Функция (лат. fundio- изпълнение, изпълнение). Същността на всяко явление се изразява в неговите функции, т.е. задачите, за които е предназначен. Съдържанието на всяка управленска функция се определя от спецификата на задачите, изпълнявани в рамките на тази функция. Следователно сложността на производството и неговите задачи определят сложността на управлението и неговите функции.
Тази разпоредба има голямо методическо значение за разкриване на същността и ролята на отделните управленски функции, които в съвременни условияса се разширили, усложнили и диференцирали поради нарастването на мащаба на икономическата дейност, диверсификацията и интернационализацията на производството.
Функциите за управление на дейността на компанията и съответно методите за тяхното изпълнение не остават непроменени, те непрекъснато се променят и задълбочават, поради което съдържанието на работата, извършвана в съответствие с техните изисквания, се усложнява. Развитието и задълбочаването на всяка управленска функция става не само под въздействието на вътрешните закони на тяхното усъвършенстване, но и под влияние на изискванията за развитие на други функции. Като част от цялостната система за управление, всяка от функциите трябва да се усъвършенства в посока, определена от общите цели и задачи на функционирането и развитието на фирмата в конкретни условия. Това води до промяна в съдържанието на всяка функция.
За първи път функциите на управление са формулирани в книгата на А. Файол "Общо и индустриално управление", публикувана през 1916 г. А. Файол разглежда управлението като последователна поредица от операции или функции, които са разделени на шест групи:
- 1. Технически операции - производство, изработка, преработка.
- 2. Търговски сделки - покупка, продажба, замяна.
- 3. Финансови транзакции - набиране и управление на капитал.
- 4. Охранителна дейност - охрана на имущество и личност.
- 5. Счетоводни операции - баланс, разходи, статистика.
- 6. Административна дейност - предвиждане, организация, командване, координация и контрол.
Администрирането е само една от шестте операции-функции, с които ръководството е длъжно да осигури нормалното протичане на производството. А. Файол смята, че администрацията заема специално място в управлението.
Нека разгледаме по-отблизо административните функции.
Форсайтът е изследване на бъдещето, дефиниране на програма за действие, обхваща предишните пет операции. Тук А. Файол обърна внимание на факта, че за да разработи ефективна програма за действие, лидерът трябва да притежава: способност да управлява хора, активност, морален кураж, достатъчна издръжливост, необходимата компетентност в тази област на дейност.
Организация - осигуряване на предприятието с материали, капитал, персонал. Тук се открояват два аспекта – материален и социален, тоест осигуреност с всичко необходимо материални ресурсиперсоналът трябва социалнода може да изпълни задачата.
Управление - пуска в действие персонала на предприятието, след създаването на социален организъм. Това е задачата на ръководството. Целта на ръководството е да извлече максимална полза от служителите. Във всички области производствени дейностиуправлението е съществен елемент от работата, която изисква определени качества.
Координацията има за цел да даде възможност на всеки елемент от социалния организъм да изпълнява своята част от работата във взаимодействие с други елементи, т.е. свързват и обединяват всички действия и всички усилия.
Контрол - необходимо е да се гарантира, че всичко се случва според установените правила и дадени заповеди. Изисква се да се отбележат недостатъците и грешките, за да могат да бъдат коригирани и да се предотврати повторната им поява в бъдеще. Контрольорът трябва да бъде: компетентен, да има чувство за дълг, да има независима позиция по отношение на контролирания обект, да бъде разумен и тактичен.
Контролът трябва да е ефективен, т.е. извършват се своевременно и имат практически последици; ако нарушенията не бъдат адресирани, тогава такъв контрол ще бъде неефективен.
По този начин петте функции, изброени по-горе, бяха в основата на административната доктрина на А. Файол и в основата на всички следващи автори по проблемите на процеса на управление. М. Мескон смята, че „процесът на управление е общата сума на всички процеси“.
Прегледът на литературата разкрива следните функции: планиране, организация, управление, мотивация, лидерство, координация, контрол, комуникация, проучване, оценка, вземане на решения, набиране на персонал, представителство и преговори, сключване на сделки.
М. Мескон идентифицира четири основни управленски функции: планиране, организация, мотивация и контрол. Тези функции имат две Основни характеристики: всички те изискват вземане на решения и за всички е необходим обмен на информация, т.е. тези две характеристики свързват и четирите управленски функцииосигуряване на тяхната взаимозависимост.
Функцията за планиране, според М. Мескон, предлага решение за това какви трябва да бъдат целите на организацията и какво трябва да направят членовете на организацията, за да постигнат тези цели. Функцията за планиране отговаря на следните три въпроса: къде се намираме в момента? къде искаме да отидем? и как ще го направим?
Функцията на организацията включва формирането на структурата на организацията, първо разпределението и координирането на работата на служителите, а след това проектирането на структурата на организацията като цяло.
Мотивационната функция е процесът, чрез който ръководството насърчава служителите да действат планирано и организирано.
Контролната функция е процесът, чрез който ръководството определя дали организацията постига целите си, подчертава проблемите и предприема коригиращи действия, преди да настъпи сериозна вреда. Контролът позволява на ръководството да определи дали плановете трябва да бъдат преразгледани, защото не са осъществими или вече са завършени. Тази връзка между планиране и контрол завършва цикъла, който прави управлението на процеса взаимосвързани функции.
И. Н. Герчикова подхожда към съдържанието и развитието на управленските функции във връзка с дейността на ТНК. Всяка от функциите е насочена към решаване на специфични и сложни проблеми на взаимодействие между отделните подразделения на компанията, изискващи изпълнението на голям набор от специфични дейности.
Всяка от управленските функции се определя от влиянието на обективни изисквания. Като част от цялостната система за управление, всяка от функциите трябва да се усъвършенства в посока, определена от общите цели и задачи на функционирането и развитието на фирмата в конкретни условия. Това води до промяна в съдържанието на всяка функция.
И. Н. Герчикова разграничава три управленски функции: вътрешнофирмено планиране, маркетинг и контрол. Интерес представлява функцията на маркетинга, чиято цел е да осигури дейността на фирмата въз основа на цялостно, задълбочено проучване и внимателно отчитане на търсенето на пазара, нуждите и изискванията на конкретните потребители към продукта, т. че става наистина възможно да се получат най-високите резултати: максимална и устойчива печалба.
За по-задълбочено разбиране на същността на тази управленска функция трябва да се подчертае, че най-важната интегрална характеристика на маркетинга е определен начин на мислене, подход за вземане на дизайнерски, производствени и маркетингови решения от гледна точка на най-пълното удовлетворение на потребителски изисквания, пазарно търсене. Оттук и маркетингът – не само принципите, функциите, методите, структурите на организацията, но и задължителното маркетингово мислене. Без това е невъзможно да се постигне висококачествена конкурентоспособност на продуктите, да се консолидират позиции на пазарите. Следователно маркетингът като теория, начин на мислене, философия предприемаческа дейностизисква научно изследване и реалистичен подход за използване в управленската практика.
Вътрешният живот на една организация е Голям бройразлични дейности и процеси. В зависимост от вида на организацията, нейния размер и вида на дейност, някои процеси и дейности могат да заемат водещо място в нея, докато някои, широко разпространени в други организации, могат да отсъстват или да се изпълняват минимално. Въпреки огромното разнообразие от действия и процеси обаче е възможно да се разграничат определено количество отгрупи. О. С. Вихански, А. И. Наумов предлагат пет групи функционални процеси, които според тях обхващат дейността на всяка организация и които са обект на управление от ръководството. Тези функции са; производство, маркетинг, финанси, работа с персонала, счетоводство и анализ на стопанската дейност.
Производствената функция предполага, че съответните служби, мениджъри на определено ниво управляват процеса на преработка на суровини, материали и полуготови продукти в продукт, който организацията предлага на външната среда.
Маркетинговата функция се извиква чрез маркетингови дейностиза внедряване на създадения продукт, да свърже в единен процес задоволяването на нуждите на клиентите на организацията и постигането на целите на организацията.
Финансовата функция е да управлява процеса на движение финансови ресурсиВ организацията.
Функцията на управлението на персонала е свързана с използването на способностите на служителите за постигане на целите на организацията.
Функцията за счетоводство и анализ на икономическите дейности включва управление на процеса на обработка и анализ на информация за работата на организацията, за да се сравнят действителните дейности на организацията с нейните възможности, както и с дейностите на други организации. Това позволява на организацията да разкрие проблемите, на които трябва да обърне голямо внимание и да избере най-добрите начини за осъществяване на своята дейност.
Някои автори също идентифицират пет общи управленски функции: планиране, организиране, координиране, контролиране и мотивиране. Тук интерес представлява организиращата функция, чиято задача е да формира структурата на организацията, както и да осигури всичко необходимо за нормално функциониране - персонал, материали, оборудване, сгради, в бройи т.н. В план, изготвен в една организация, винаги има етап на организация, т.е. създаване на реални условия за постигане на планираните цели.
Втората, не по-малко важна задача на организиращата функция е да създаде условия за формиране на такава култура в организацията, която се характеризира с висока чувствителност към промените, научно-техническия прогрес и общи ценности за цялата организация. Основното тук е работата с персонала, развитието на стратегическото и икономическо мислене в съзнанието на мениджърите, подкрепата на служителите на предприемаческия склад, които са склонни към творчество, иновации и не се страхуват да поемат рискове и да поемат отговорност за решаването на определени проблеми.
Авторите смятат, че централната функция на управленския процес е координацията, която осигурява неговото непрекъснато и непрекъснато протичане. Основната задача на координацията е да се постигне последователност в работата на всички части на организацията чрез установяване на рационални връзки между тях. Естеството на тези връзки може да бъде много различно, тъй като зависи от координираните процеси.
Б. Р. Веснин също идентифицира пет управленски функции - планиране, организация, координация, мотивация и контрол. Всички тези функции не просто образуват едно цяло, те са преплетени помежду си, проникват една в друга, така че понякога е трудно да се разделят.
С. У. Олейники и др. разграничават 4 управленски функции: планиране, организация, мотивация и контрол.
Малко по-различен подход към управленските функции е представен от С. Г. Попов. При изпълнение на всяка управленска функция се извършва синтез (асоциация) на служители за изпълнение на поставените задачи и техните дейности се координират. Именно този елемент на синтез в управленската дейност отличава управленските функции от изпълнителските. Функциите по управление на производството са относително самостоятелен вид синтезираща дейност, поради наличието на разделение на труда в управлението на производството. Относителността на тази независимост се състои в това, че всяка управленски решенияи действията са подчинени на крайната цел на управлението.
Управленските функции се разделят на общи и специализирани управленски функции.
Функции общо управлениеса предназначени да осигурят основния ред на функциониране на производството, както и взаимодействието на това предприятие с външни организации и институции. Тези функции се изпълняват от органи за управление на производството, надарени с права на линейно управление.
Функциите на специализираното управление се разделят на три групи: технологични, осигуряващи, координиращи.
Технологичните функции включват разработването на рационални системи за производство на продукти, технологии за тяхното създаване, обработка, съхранение и транспортиране.
Функциите за осигуряване осигуряват изпълнението на изискванията на производствената технология, като я осигуряват с всичко необходимо. Това включва инженерно, логистично, културно-битово и стопанско обслужване.
Координиращите функции осигуряват прогнозиране на развитието на предприятието; производствено-икономическо и оперативно-техническо планиране; организация производствени процесии труда на хората; контрол и регулиране на производствения процес.
Маркетинговата функция се разглежда отделно. Тя включва изучаване на пазарните условия (търсене, конкуренция, потребители), разработване на стокови, маркетингови, ценови и комуникационни стратегии за поведение на пазарите. Маркетингът ви позволява да свържете интересите на производителите и потребителите на продукти. Тъй като всеки е потребител, маркетингът ви позволява да вземете решение за освобождаването само на онези стоки, които са необходими на обществото.
Своеобразен подход към функциите на управлението на производството е представен от В. В. Глухов. Той предлага разделение на функциите в следните области. На базата на управляван обект - предприятие, цех, обект, екип, звено (работник); по признак на дейност - икономически, организационни, социални; по признак на еднородност – общи, специфични; според съдържанието на труда - научни изследвания, подготовка на производството, оперативно управление, снабдяване и маркетинг, технико-икономическо планиране и анализ, счетоводство, управление на персонала, планиране и отчитане на труда и работната заплата, планиране и отчитане на финансите; по характер на задачите - планиране, организация, регулиране, контрол, отчетност и анализ, стимулиране.
Описаните функции на вътрешнофирменото управление ни позволяват да заключим, че няма единна схема, единно съдържание на функции. Въпреки това, всичките девет опции за функции имат много общо. Характерна черта на всички варианти е, че функции като планиране, организация и контрол се срещат почти навсякъде. Функцията на мотивацията е широко разпространена, в някои случаи има малко по-различно име. Функциите, предложени от С. Г. Попов, стоят отделно, въпреки че зад конкретните имена стои обичайното съдържание.
ФУНКЦИИ И МЕТОДИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ
Разглеждани въпроси:
Избор в управление индивидуален функции- обективен процес, генериран от сложността на производството и управлението. Възникването на управленските функции е резултат от обособяването на целенасочените въздействия, разделението и специализацията на труда в областта на управлението.
AT общ форма под контролна функциясе разбира като съвкупност от обективно необходими, постоянно повтарящи се действия, обединени от едно и също съдържание и целева насоченост. .
AT настоящето време съществувамного квалификации на управленски функции. Въпреки това, управлението винаги е набор от цикли, взаимосвързани, в много случаи повтарящи се, които могат да бъдат идентифицирани като общи управленски функции. Те включват: планиране, организация, мотивация (включително подбор и разположение на персонала), контрол и координация. Освен това произведенията, свързани с координационната функция, са присъщи на произведенията на други функции в една или друга степен, сякаш вплетени в тях. Ето защо е целесъобразно изброените функции да бъдат изобразени графично, както е показано на фиг. 6.1.
До известна степен, изолирайки тези функции, трябва да се помни, че:
В процеса на изпълнение на един от тях, останалите задължително се изпълняват;
Без прилагането на нито един от тях процесът на контрол се нарушава.
Нека разгледаме по-отблизо тези функции и дейностите, които ги съставят..
Планиране - проектиране на постигането на целите на организацията при съществуващи ограничения (определяне какво и кога трябва и може да се направи). Планирането обикновено включва следните дейности:
1) прогнозиране - оценка на перспективите за развитие на ситуацията, в която се намира управляваната организация и възможностите за осъществяване на нейната дейност в тази ситуация;
2) Поставяне на цели означава дефинирането на желаните резултати от дейността на управляваната организация, като определена реакция на нейното въздействие външна среда(превъзходен, взаимодействащ и обществени организации, както и социални групи и отделни членове на обществото), поради съвременните икономически, политически, научно-технически, социални и други условия за развитие на обществото. Определяне на характера и обхвата на работата за в бъдеще;
3) уточняване на целите - формулиране на конкретни цели на дейността на управляваната организация с конкретизиране на необходимите за това ресурси;
4) разработване на работен план (програмиране) - формиране на план за действие за постигане на целите, извършван, като правило, въз основа на предварително разработен стратегии. Оценка на разходите за ресурси и време за отделните етапи на работа. Определяне на времевата последователност на работа за постигане на целта. Изчисляване на обема на разходите и разпределението на ресурсите за етапите на тези работи с обвързване с всички други съществуващи планове.
Организация- определяне на форми, правила и методи за извършване на работа за постигане на целите, създаване на организационна среда. Организацията обикновено включва следните работи (действия):
1) структуриране - разбивка (диференциация) на работата за постигане на целта по елементи и съответно разпределение на наличните ресурси. Изясняване на изпълняваните от тях функции. Технологично групиране на тези ресурси по подцели и в съответствие с изпълняваните функции;
2) формиране на процедури - разработване на целесъобразни и систематизирани методи за изпълнение на работата;
3) определяне на организационна политика - окончателно формиране на управленската структура (проверка на съответствието на текущата управленска структура на организацията с планирания план за дейност), установяване Общи правиладействия, изготвяне на ръководни документи (формализация на управленската структура).
Мотивация- създаване на условия за извършване от екипи и отделни служители на действията, необходими за постигане на целите на организацията, което обикновено включва извършването на следните работи (действия):
1) подбор и разположение на персонала . Анализ на произведенията и определяне на изискванията към техните изпълнители. Идентифициране и назначаване на лица с необходимата квалификация;
2) обучение на персонала - обучение в методи и техники на работа. Създаване на условия за професионално развитие на служителите;
3) целенасочено въздействие върху персонала е да организира работните места и работата на отделните изпълнители, за да осигури необходимата ефективност на тяхната дейност. Въздействие върху хората с цел извършване на желаните от организацията действия;
4) формирането на благоприятна вътрешна култура екипът е свързан с развитието на междуличностните отношения, стереотипите на поведение на работниците и техните благоприятни неформални отношения, единството по отношение на производствените, икономическите и социалните цели.
контрол- съпоставка на действителното състояние или функциониране с поставените цели, идентифициране на причините за отклоненията и вариантите за тяхното отстраняване. Обикновено изпълнението на контролната функция включва следните работи (действия):
1) създаване на критерии за оценка насочени към определяне на записаните и оценени параметри (показатели) на дейността на организацията и изпълнението на работата за постигане на целите, за установяване на методи за оценка и формиране на скала за измерване на резултатите от тази работа;
2) измерване на работни параметри - оценка на съответствието на действителните резултати от работата с установените в плановите цели и други нормативни документи;
3) коригиращи действия - идентифициране на причините за възникващите отклонения и разработване на предложения за подобряване на параметрите на работа за постигане на целите.
Координация- установяване на хармония между участниците в изпълнението на работата, което обикновено включва изпълнението на следната работа (действия):
1) осигуряване на комуникации - създаване на социално-психологически климат и условия за обмен на информация за ефективно съвместна работавзаимосвързани организирани единици;
2) разпределение на задачите - възлагане на отговорност на конкретни изпълнители за поверената им работа;
3) созвучаване - предотвратяване на диспропорции в работата, насочена към постигане на групови цели.
функция координация разпределяне всички автори (например, концепцията му присъства в учебника на V.R. Vesnin "Управление"). Всъщност функцията „координация“ е, така да се каже, спомагателна и, очевидно, нейната роля и място са по-правилно отразени, както е показано на фиг. 4.1. Нещо повече, известният учебник на М. Мескон, М. Алберт и Ф. Хедури „Основи на мениджмънта” разглежда само четирите основни функции на мениджмънта, а един от най-популярните учебници в САЩ на С. Робинс и П. Култър "Управление" е разделено на 6 части, от които 4 части са посветени на функциите: планиране, организация, ръководство ("координация" в него), контрол.
Тема 6
Контролни функции
В тази тема заинтересованият читател ще намери отговори на следните въпроси:
понятието и значението на управленската функция;
мястото на управленската функция сред категориите управление;
видове управленски функции;
общи (основни) управленски функции;
специфични (специфични) управленски функции;
специални контролни функции;
планирането като управленска функция;
организацията като управленска функция;
лидерството като управленска функция;
мотивацията като функция на управлението;
контролът като функция на управлението;
носители на общи и специфични управленски функции;
взаимосвързаност на управленските функции;
ролята на конкретна управленска функция при създаване на управителен орган;
контролна функция като обект икономически анализ контролна система.
В производствената и икономическата практика (и в икономическата литература) често срещаме изрази: такъв и такъв специалист изпълнява функциите си добре, специалистът не се справя с изпълнението на задълженията си, отделът по персонала изпълнява функциите (разработване на текущи и дългосрочни планове за персонал на предприятието, изучаване на бизнес качествата на специалистите на предприятието с цел набиране на персонал за заемане на вакантни длъжности на мениджъри, издаване на удостоверения за текуща и минала трудова дейност на служителите и др.).
Оказва се, че определени функции се изпълняват както от специалиста, така и от отдела. Освен това в единия случай служителят на административния апарат изпълнява функции, а в другия случай служебни задължения. Какво е това, неточност в израза или някакво противоречие? Нека се опитаме да разберем защо разглеждаме концептуалния апарат на изследваната категория.
6.1. Понятие и значение на контролната функция
Преди да се обърнем към концепцията за контролна функция, нека разгледаме концепцията за функция като цяло.
функция(от лат. functio - изпълнение, изпълнение) има редица значения
дейност, задължение, работа;
работа, извършвана от орган, тяло (функция на черния дроб, слюнчената жлеза);
задължение, кръг от дейности (длъжностни задължения на икономист по труда);
предназначение, роля на един или друг конструктивен елемент (функция на колесника на самолета, скоростна кутия на автомобила);
ролята, която играе определена социална институцияпо отношение на цялото (функция на държавата, семейството в обществото);
зависима променлива (в математиката, физиката).
От разглеждането на концепцията за функция следва, че всяка работа, извършена от отделен служител или звено, може съвсем разумно да се нарече функция. Но поради установените норми и правила, при изготвянето на организационни документи (правила за подразделения и длъжностни характеристики на служителите), списъкът на работата, извършена от подразделение, се нарича функции, а списъкът на работата, извършена от служител, се нарича длъжностни задължения . В последния случай се подчертава, че на длъжностното лице се възлага набор от задължения, за които служителят отговаря, тъй като длъжностната характеристика определя правния статут на служителя.
Сега за контролната функция като специална изследвана категория, общата концепция на която вече сме дали. Остава само да се подчертае спецификата на управленската работа, където се изпълняват управленски функции.
Контролна функция - вид управленска дейност, с помощта на която субектът на управление въздейства върху управлявания обект.
Всички функции, изпълнявани от служителите на предприятието, са разделени на две групи (фиг. 6.1.1.):
Ориз. 6.1.1.
Или иначе контролните функции се изпълняват в управляващата система, а производствените функции - в управляваната система.
Контролната функция отговаря на въпроса кой какво прави или трябва да прави в системата за управление на производството.
Производствени функции - това е дейността на производствения персонал за производство на продукти и услуги.
Стойността на контролната функция.В теорията на управлението на производството въпросът за управленските функции е един от централните. Разкрива същността и съдържанието на управленската дейност на всички нива на управление.
Възникването на управленските функции е резултат от обособяването на целенасочените въздействия, разделението и специализацията на труда в областта на управлението. Съдържанието на управлението е свързано със съдържанието на производството, определя се от него и произтича от него.
Мястото на управленската функция в редица основни категории на науката за управление се определя от следната схема (фиг. 6.1.2.):
Фиг. 6.1.1
Съдейки по схемата на разпределение (виж фигура 6.1.1.), управленската функция заема ключово място сред основните категории на науката за управление. Това предполага, че развитието на структурата, прилагането на методи и инструменти за управление, подборът и разположението на персонала и т.н. трябва да се извършват, като се вземат предвид съставът и съдържанието на управленските функции и ефективността на тяхното изпълнение, т.е. използването на повечето управленски категории включва свързването им с управленски функции.
Контролна функция - специален виддейност, изразяваща посоката на осъществяване на целенасочено въздействие върху контролирания обект.
Два начина за реализиране на контролната функция. Формирането на контролната система и въздействието върху управляваната система са две направления за осъществяване на контролната функция.
Ориз. 6.2.1.
Тези две области са в постоянна комуникация и взаимодействие, тяхното единство характеризира стабилността и корелацията на производствения процес и процеса на управление.
Дефиниране на обекта на управление. AT общ изгледвсяка конкретна съвместна производствена и стопанска дейност може да служи като обект на управление. Но тъй като видовете дейности в отделна производствена система са много разнообразни и техният брой е голям, препоръчително е да се отделят само структурно отделни производствени връзки като обект на управление.
Контролният обект е структурно обособена производствена единица, която изпълнява един от етапите или част от етапа на производствения и икономически процес и е приемник на целенасочено контролно действие.
Производствено-стопанската дейност на предприятието може да бъде разделена на три етапа и осем етапа (обекта):
1. Подготвителният етап включва три етапа (обекти):
1) научно-техническа подготовка на производството;
2) икономическа подготовка на производството;
3) социална подготовка на производството;
2. Производственият етап се състои от три етапа (обекта):
1) основно производство;
2) спомагателно производство;
3) производство на услуги.
3. Последният етап се състои от два етапа (обекта):
1) продажби на продукти;
2) финансова дейност.
Етапите на производствената и икономическата дейност са структурно изолирани и са обект на управление.
От своя страна всеки от етапите може да бъде разделен на по-малки структурно обособени обекти на управление в съответствие с различните нива на системата за управление.
Например, на етапа на научно-техническата подготовка на производството могат да се разграничат следните обекти на управление:
Проучвателна и проектантска работа;
Разработване на технологии за производство на продукти;
Експериментално производство.
6.3. Класификация на контролните функции
Всички контролни функции са разделени на три групи (фиг. 6.3.1.):
Ориз. 6.3.1.
Общи (основни) управленски функции.Те включват:
1) планиране;
2) организация;
3) лидерство;
4) мотивация;
5) контрол.
В управленската литература няма единна класификация на общите (базови) управленски функции. Различните автори наричат тези функции по различен начин и ги номерират от четири до седем. Така функцията "лидерство" се нарича координация и регулиране, а функцията "мотивация" - стимулиране. Освен това счетоводството и анализът често се наричат общи функции. Но счетоводството, както ще видим по-долу, има специфична функция, а анализът е един от методите за изследване на икономическите процеси.
И петте общи (основни) контролни функции са подредени в логическа последователност.
Общите управленски функции се изпълняват от ръководителите на управленски звена (отдели, служби) заедно с подчинените им специалисти, както и ръководителите на производствени звена с техните седалища. С други думи, без изключение всички мениджъри и управленски звена изпълняват общи (основни) управленски функции.
Конкретни (специфични) контролни функции. Съдържанието на специфичните управленски функции в различни предприятия отразява спецификата на производството (вид, сложност на производството и продуктите, специализация, мащаб и др.).
Всяка специфична функция е тясно свързана със специален контролен обект. Следователно установяването на количествения състав на обектите на управление служи като основа за определяне на специфични функции на управление, съответстващи на всеки избран обект на управление.
Конкретните функции и присвоените им контроли се формират съгласно следната логическа верига (6.3.2.):
Ориз. 6.3.2.
Броят на специфичните управленски функции в предприятието ще бъде толкова, колкото областите (видовете) производствени и икономически дейности, които служат като обекти на управление. За управление на определена област на дейност се създава ръководен орган (отдел, служба, бюро).
Формулирането на конкретна управленска функция започва с думата "управление". Специфичните управленски функции включват:
научно управление техническо обучениепроизводство;
основно управление на производството;
управление на спомагателни и обслужващи производства;
управление на качеството на продукта;
управление на труда и заплатите;
управление на персонала;
управление на логистиката;
финансово и кредитно управление;
управление на продуктов маркетинг;
управление на капиталното строителство;
управление на социалното развитие на екипа.
Конкретна функция се възлага на управленски орган (счетоводство, отдел "Личен състав", финансов отдел, планово-икономически отдел и др.), чийто екип е ангажиран с изпълнението на тази функция заедно с участието в изпълнението на всичките пет общи (основни) управленски функции.
Всяка конкретна функция в предприятието е сложна по съдържание и включва пет общи управленски функции (планиране, организация, лидерство, мотивация и контрол) за въздействие върху организационно обособени обекти на управление.
Носители на общи и специфични управленски функции. Носител на общи (основни) управленски функции е цялата система за управление, а носител на специфични (специфични) управленски функции са части (отдели, служби) на системата за управление (фиг. 6.3.3.).
Ориз. 6.3.3.
Функциите на връзките (отдели, служби) на системата за управление, разпределени по отношение на конкретни обекти на управление (области на дейност), представляват съдържанието на конкретни функции, а тези, разпределени по отношение на цялата система за управление, представляват съдържанието на общите функции. По този начин управлението на всеки от избраните обекти се състои от общи и специфични функции.
Специални контролни функции.Това са подфункции (части) на специфични контролни функции. Всяка конкретна функция има възможност да бъде разделена на компоненти (фиг. 6.3.4.):
Ориз. 6.3.4.
От всички компоненти на определена контролна функция засега ще се интересуваме само от подфункция (или отделна работа). Например, конкретна функция "Управление на счетоводството и отчитането" може да бъде разделена на следните подфункции:
Отчитане на предметите на труда;
Счетоводно отчитане на ДМА;
Отчитане на оборотния капитал;
Отчитане на заплатите;
Сметки със служители.
Подфункциите на конкретна функция (специални функции) са отделни области на работа, които характеризират разделението на труда в рамките на управленското звено. Във всяко подразделение на системата за управление се изпълняват специални функции от специалисти и технически изпълнители.
6.4. Връзката на контролните функции
Всички общи (основни) функции се проникват взаимно. Така например планирането е организирано, мотивирано, контролирано и управлявано. Организацията е планирана, мотивирана, контролирана и т.н. Всяка специфична функция включва всички общи функции. Оказва се, че във всяка управленска единица се изпълняват и трите групи управленски функции (общи, специфични и специални), които тясно взаимодействат помежду си във времето и пространството и образуват комплекс от дейности, извършвани от субекта на управление при въздействие върху него. обекта на управление.
Съвкупността от всички управленски функции, изпълнявани от ръководителите, специалистите и техническите ръководители в системата за управление, формира съдържанието на управленския процес, което ще бъде разгледано в отделна тема.
Връзката между общите и специфичните функции на управление може да се види на диаграмата по-долу (Фигура 6.4.1).
Фиг. 6.4.1.
Както може да се види на диаграмата, всяка конкретна функция, изпълнявана от конкретно звено за управление, включва всички общи (основни) функции за управление. Този фундаментален момент трябва да се има предвид при регулирането и анализа на управленската работа, както и при изграждането на организационна структура и формирането на управленския процес.
Всички изброени от нас контролни функции „работят в един екип“, подготвяйки контролно действие, насочено към конкретен контролен обект. Много управленски звена на различни нива на управление, изпълнявайки всички групи управленски функции, участват в подготовката на контролното действие.
Нека да разгледаме картината на подготовката на контролното действие по различни въпроси на производствените и икономически дейности на примера на монтажния цех на завода за перални машини (фиг. 6.4.2.).
Фиг. 6.4.2.
Броят на участниците в подготовката на контролното действие зависи от характера на действието (носител на информация). Ако въздействието е трудовите стандарти, тогава неговите участници са: отделът по труда и заплатите, регулаторната изследователска лаборатория (бюро) и цехово бюро по труда и заплатите. Ако въздействието е технологията и режимите на работа на оборудването, то се изготвя от службата на главния технолог (CDP). За да се подготви набор от контролни действия за такъв контролен обект като цех, който е част от производството, участват почти всички управленски отдели на различни нива на управление.
6.5. Контролната функция като обект на регулиране и анализ
Управленската работа, както и работата по производството на продукти и услуги, трябва да бъдат организирани на научна основа. Само при това условие може да се осигури рентабилността на предприятието и неговата конкурентоспособност. Най-важният принцип на научната организация на труда в управлението на производството е регулирането на управленските функции или управленската работа.
Принципът на регулиране означава установяването и стриктното спазване на определени правила, разпоредби, инструкции, инструкции, стандарти, основани не на произвола на лица, натоварени с власт, а на обективните закони, присъщи на научната организация на труда.
Работата на всеки служител на административния апарат (служител) се състои от функции, работи и операции и трябва да говорим за регулиране на такава работа в три области (обекти на регулиране), които са:
Резултати;
Разходи за труд.
Регулирането на съдържанието на труда е предназначено да решава следните задачи:
Определете списъка с функции, работи и операции, които трябва да бъдат възложени на служителите в съответствие с целите и задачите на предприятието;
Определя съдържанието, обема, честотата и формите на информацията, необходима на служителите за изпълнение на техните функции, работа и операции;
Разпределя функциите, работата и операциите между управленските звена в съответствие с принципите на рационалното разделение на труда и изграждането на организационни структури и ги определя в правилника за звената;
Установете конкретни трудови задължения на всеки служител за изпълнение на определени функции, работи и операции въз основа на изискванията за рационално разделение на труда и използване на квалификацията на служителите с консолидация в длъжностните характеристики.
Регулирането на резултатите от труда решава следните основни задачи:
Създайте списък от показатели, които характеризират най-важните резултати от дейността на служителите на предприятието като цяло и всяка структурна единица, въз основа на основния критерий - степента на влияние на разглежданите частни резултати върху изпълнението на крайните цели на организацията;
Задайте ред количествено определяневсеки показател, който характеризира резултатите от колективната и индивидуалната работа на служителите;
Създаване на основа за обективна оценка на резултатите от работата на служителите, развитието на тяхната творческа дейност, определяне на приноса на всеки екип и служител за постигането на общите резултати на предприятието.
За решаването на тези проблеми е препоръчително да се разработят стандартни списъци с показатели за резултатите от работата на служителите, методи за тяхната количествена оценка.
Регулирането на разходите за труд има за цел да установи нормите за количеството и качеството на труда, необходим за изпълнение на функциите, работата и операциите, възложени на служителите, както и за постигане на необходимите резултати. Тази наредба се основава на създаването и използването на стандартни и разработени въз основа на стандарти за време, стандарти за обслужване, стандарти за персонал, наръчници за квалификация и други нормативни материали за управленската работа.
За да се определи сложността на управлението в структурна единица, е необходимо да се вземат предвид разходите за всички специални функции (работи) и всички общи (основни) функции и да се изчисли по формулата
, (6.5.1)
къде е сложността управленска работа, час; е сложността на специалната функция от i-ти тип, h; - сложността на основната функция й-ти вид, h; аз = 1, 2, … н– брой специални функции; i = 1, 2, … м- броя на основните функции.
Въз основа на сложността на функциите, работите и операциите, извършвани в звеното за определен период (месец), е възможно да се изчисли необходимия брой управленски персонал. Директният метод за изчисляване на разходите за труд за управленска работа е свързан с определени трудности. Следователно косвените методи са най-приемливи.
Анализ на управляващите функции.Целта на анализа на управленските функции е:
При установяване на връзки между елементите на системата, изпълняващи функции на управление и техните свойства;
При определяне на посоката, интензивността и броя на връзките, разходите за тяхното изпълнение.
При извършване на анализ е необходимо да се вземат предвид изискванията за формиране и регулиране на управленската функция. Те включват:
Ясно дефиниране и структурно разделяне на обектите на управление и структурно разделяне на обектите на управление въз основа на разработените критерии;
Разпределяне на конкретни управленски функции, видове работа и операции;
Ясно разпределение на труда между функционалните и линейните органи на системата за управление;
Наличието на разпоредби относно структурни подразделениясистема за управление и длъжностни характеристики на служителите.
6.6. Планирането като управленска функция
Планиране е процесът на подготовка за бъдещи решения за това какво, от кого, как, кога трябва да се направи.
А. Файол дефинира планирането по следния начин: „Планът за действие е както очакван резултат, така и курс на действие, който трябва да се следва, както и етапи, които трябва да се преминат, и методи, които да се приложат. Това е своеобразна картина на бъдещето, в която предстоящите събития се очертават с известна сигурност, докато далечните се появяват все по-малко ясно. Той обхваща сферата на дейност, както може да се предвиди и какво може да бъде на разположение в рамките на определен период от време.
За значението на планирането А. Файол пише: „Изразът „да управляваш означава да предвидиш“ дава представа за значението, придавано на планирането в света на бизнеса. И това е вярно, тъй като предвидливостта е ако не всичко в управлението, то поне най-важната му част.
Помислете за етапите на планиране (фиг. 6.6.1.):
Ориз. 6.6.1.
За мениджъра е важно да знае компонентите на плановете, ние ще ги покажем (6.6.2.):
Ориз. 6.6.2.
Най-важните цели, които се преследват при планирането на дейността на предприятието са:
Обем на продажбите на стокова маса;
печалба;
Пазарен дял.
програма - това е част от плана, която определя набор от действия на изпълнителите за постигане на поставените цели, договорени за срокове, резултати и ресурсно осигуряване.
Програмата може да включва следните видове дейности:
подаване на поръчки за доставка на допълнителни суровини;
закупуване на нови машини за увеличаване на производството;
наемане на допълнителен персонал за работа с ново оборудване и др.
Регламенти - това са прогнозните стойности на разходите за работно време, парични и материални ресурси, използвани за планиране на икономическите дейности на организацията (предприятието).
Правилата определят посоката и общите граници на действията на административния апарат.
Процедура - това е строго установена последователност от действия в конкретни, често повтарящи се ситуации.
Метод - начин за постигане на цел, решаване на конкретен проблем, определен инструментариум за извършване на действия.
Планирането включва набор от всички методи на тактики и процедури, които мениджърите използват за планиране, прогнозиране и контрол на бъдещи събития. Всички видове техники за планираневарират от традиционни методи като бюджетиране (план за приходи и разходи) до по-сложни методи като моделиране, разработване на планове или отделни раздели на егото, базирани на теория на игрите и сценарни проекти. Използването на тази техника за планиране намалява несигурността, подобрява точността на прогнозата и помага на мениджърите да проследяват или анализират факторите, които влияят на плана.
оценки Това са плановете за харчене на средства, необходими за успеха на всяко предприятие.
При планирането се използват следните видове оценки:
оценка на текущите разходи;
оценка на разходите за закупуване на материали, компоненти;
оценка на приходите от продажби;
инвестиционна оценка;
касов план (приемане и разходване на парични средства).
Задачи за планиране.Разработените планове трябва да предвиждат:
комплексно решаване на социални и икономически проблеми;
ускоряване внедряването на научно-технически иновации;
рационално използване на производствените фондове, материалния труд и финансовите ресурси, засилване на режима на икономии и премахване на загубите във всички етапи на производството;
формирането на материални и финансови ресурси, необходими за пропорционалното и балансирано развитие на производството.
Принципи на планиране.Те включват:
пълнота на планирането – отчитане на всички събития и ситуации, които могат да бъдат важни за развитието на организацията;
точност на планиране – използването на съвременни методи, инструменти, тактики и процедури, които гарантират точността на прогнозите;
приемственост на планирането – това не е еднократен акт, но непрекъснат процес;
икономичност на планирането – разходите за планиране трябва да бъдат съизмерими с печалбите от планирането.
Видове планиране.Планирането се определя от задачите, които предприятието си поставя в бъдеще. Съответно планирането може да бъде дългосрочен, средносрочен и краткосрочен план.
Дългосрочен план(3-5 години) е описателен и определя цялостната стратегия на предприятието, тъй като е трудно да се предвидят всички възможни изчисления за толкова дълъг период. Като част от дългосрочното планиране се разработват нови продуктово-пазарни стратегии, които включват анализ на възможностите за развитие на нови индустрии, създаване на клонове и др.
средносрочен плансе съставя за 2–3 години и съдържа доста конкурентни цели и количествени характеристики. Въз основа на промените в номенклатурата и конкурентната стратегия за всяка продуктова група се изготвят планове за разширяване на продуктовата гама.
Краткосрочен план(за година, шест месеца, месец) включва обема на производството, планирането на печалбата и т.н. Краткосрочното планиране тясно свързва плановете на различни партньори и доставчици и следователно тези планове могат да бъдат или координирани, или определени точки от план са общи за производствената компания и нейните партньори.
Има два вида вътрешнофабрично (вътрешнофирмено) планиране:
Технико-икономически;
Оперативно-производствени;
Технико-икономическо планиранеразделена на обещаващ(дългосрочно) и текущ.Формата на текущото планиране е годишният план – модел на стопански и социално развитиепредприятие (или бизнес план), което отразява всички аспекти на производствената и икономическата дейност на екипа на предприятието.
Оперативно и производствено планиранепредвижда разработването на базата на икономически и социален план за развитие на производството на оперативни планове и графици (месечни, десетдневни, дневни, сменен и почасов) за отделните цехове, а в цеховете - за производствените обекти, работни места.
6.7. Организацията като функция на управлението
Организационна функция – това е предварителна подготовка на всичко необходимо за изпълнение на плана.
Целта на организацията като функция (организационна дейност) е:
При създаване на формална организационна структура;
В правилния подбор на персонал;
В разпределението на служителите по длъжности, професии и квалификация;
При определяне на производствените цели.
Освен това е необходимо да се гарантира, че инструменти, оборудване, материали, работни помещенияи много други неща, необходими за изпълнение на плана.
Много време и пари се изразходват непродуктивно поради неспособността на отделните ръководители да организират правилно работния процес. За да предотвратите подобни загуби, когато започнете да изпълнявате плана, трябва да предвидите следното:
Наличие на служители с необходимия брой, състав и квалификация;
Всеки работник трябва да знае своята роля в производствения процес и връзката на неговата работа със задачите на другите;
Всеки работник трябва да бъде обучен да изпълнява частта от плана, за която отговаря;
За изпълнение на плана служителите трябва да бъдат осигурени с всичко необходимо (инструменти, оборудване, материали, помещения) в необходимото време и на определеното място.
Организационни принципи:
1. Набиране на персонал. Успехът на всяка организация зависи от правилен изборрамки повече от всичко друго. Почти всички бизнес проблеми се свеждат до човешки проблем.
2. Задължения на служителите. Съгласявайки се с предложените условия на работа, служителят се задължава да изпълнява задълженията си по предписания начин. служебни задълженияпод наблюдението на пряк ръководител.
3. Правомощия на управителя. Ръководителите имат право да изпълняват задълженията си и да дават нареждания на своите подчинени. Правомощията и отговорностите се прехвърлят от шефа на подчинения, образувайки отношения на подчинение.
4. Делегиране на правомощия - това е овластяване на правата и задълженията на всяко лице в сферата на компетентност на съответния ръководител.
Принципи на делегиране на правомощия.Има пет принципа, които повишават ефективността на делегирането на правомощия:
1) принципът на обхвата на управление;
2) принципът на фиксираната отговорност;
3) принципът на съответствие на правата и задълженията;
4) принципът на прехвърляне на отговорността за работата на най-ниското ниво на управление;
5) принципът на докладване на отклоненията.
Контролен диапазон.Има оптимален брой служители, пряко подчинени на един ръководител (нормата на контролируемост или подчинение). Има ограничение за обема на работата и броя на подчинените, които един човек може ефективно да управлява. Тази граница се нарича контролен диапазон. Определя се от фактори като способностите на шефа, способностите на подчинените служители, вида работа, териториалното разпределение на служителите, мотивацията на служителите, важността на работата.
Принцип на фиксирана отговорност. Делегирането на отговорност на подчинен не премахва тази отговорност от лицето, което я е прехвърлило.Делегирането е процес на споделяне на отговорност с подчинените. Отговорността остава фиксирана (или възложена) на тези мениджъри, които първоначално са я имали.
Принципът на съответствие на правата и задълженията.Обхватът на делегираните права трябва да съответства на обхвата на делегираните отговорности. При делегиране на правомощия често срещана грешка е, че на подчинения не се дават правата, необходими за успешното изпълнение на възложените му задължения.
Принципът на прехвърляне на отговорността за работата на най-ниското ниво на управление.Всяка задача трябва да бъде прехвърлена на най-ниското ниво на йерархията на производството и управлението, което може да я изпълни успешно. Човешката природа е да избягват творческата работа, защото тя винаги е трудна.
Принцип на дисперсионно отчитане.Всички действителни или очаквани отклонения от плана трябва да бъдат докладвани незабавно. При нормални обстоятелства няма нужда да докладвате, че всичко върви по план.
И така, функцията на организацията е да установи постоянни и временни връзки между всички отдели на предприятието, определяйки реда и условията за неговото функциониране. Това е процес на обединяване на хора и средства за постигане на целите, поставени от предприятието.
6.8. Управлението като функция на управлението
Използваме термина "лидерство", за да опишем една от функциите на управлението, която се свързва с управлението на хората при решаването на проблем. Повечето от изследванията, направени върху теорията на лидерството, показват, че опитът да се даде ясна дефиниция на "лидерство" не е бил по-успешен.
Концепцията за лидерство.Когато се дефинира управлението, често има четири компонента:
Личностни качества и характеристики на лидера;
Стил на лидерство;
комуникация;
Функции на мениджъра (общи или основни управленски функции).
Някои дефиниции на ръководството вземат предвид един или друг от изброените компоненти.
Управление е процес на използване на лично влияние и комуникации от мениджъра.
Характеристики на лидерите.Повечето проучвания подчертават следните важни характеристики на лидера.
Разузнавателни способностинад средното, в идеалния случай лидерът трябва да е малко по-умен от своите подчинени.
Инициативностили способността да се разбере необходимостта от действие и след това да се действа. Тази характеристика изглежда е тясно свързана с енергията и жизнеността, като в много случаи последната намалява с възрастта.
Увереностили способността да вярваш в това, което правиш. Тази черта на характера е свързана с разбирането на човек за неговото място в обществото, със силно желание за постигане на цел. Тази увереност обаче не трябва да бъде агресивна, а по-скоро незабележима.
Способността да се гледа на ситуацията "птичи поглед"е способността на успешния мениджър да се „издигне“ над дадена ситуация и да я разгледа в по-широк контекст, а след това да се „спусне“ назад и да направи по-малки, но по-конкретни неща.
Принципи на лидерство.Нека назовем два основни принципа:
Първият принцип е ориентацията на лидерството към крайната цел. Основната задача на мениджъра е да насочи действията на служителите към ясно определени и ясно разбрани цели на организацията.
Вторият принцип е единство на целта. Състои се в координиране на целите на компанията и нейните служители. Една организация функционира най-добре, когато нейните цели и тези на индивида са съгласувани.
Ролята на лидера.Какъв трябва да бъде добър лидер:
той се отличава със способността а) да вдъхновява своите подчинени и б) да засилва желанието им да постигнат целите на организацията;
знае накъде води и умее да насърчава подчинените да го следват;
характеризира се с високи резултати;
да се гордеят с високото качество на работата си и че тя отговаря на позицията им.
Ефективност на лидерството.Оценява се по резултатите от работата на неговите подчинени. Следователно мениджърът трябва да се стреми към:
за ефективното използване на способностите и енергията на подчинените;
доказват способността си да стимулират постигането на високи резултати от всеки служител;
формират ефективно звено, привличайки и задържайки добри служители.
Стил на лидерство.Стана тема на дискусия след К Левинпубликува своето изследване на различни лидерски стилове през 1938 г. Той изследва три вида стилове:
диктаторски - лидерът сам решава какво трябва да се направи и как;
демократичен - решенията се вземат след обсъждане;
подчиняване - членовете на групата работят независимо, самият лидер е член на групата.
В експериментите на Левин най-продуктивна беше работата с диктаторскиуправление, но присъствието на ръководителя беше необходимо, в противен случай работата се спираше. Членовете на тази група проявяваха агресивност един към друг и обичаха да търсят "изкупителни жертви". Демократиченръководството беше най-популярното и даде постоянни резултати както по отношение на качеството, така и на производителността. коварстволидерският стил беше най-лошият във всички отношения.
Стил на лидерство – това е твърдото мнение на лидера относно степента на свобода, която трябва да се даде на подчинените при подготовката на решенията.
Р. Ликерт(1961) развива подхода на K. Lewin, като предлага четири стила на лидерство:
Съвещателното (консултативното) ръководство взема решение, но първо се консултира с цялата група;
Колегиален , което означава съвместно вземане на решения от ръководството и служителите (фиг. 6.8.2.).
Фиг. 6.8.1.
Избор на стил на лидерство.В „Как да изберем стил на лидерство“ Таненбаум и Шмид (1958) предлагат подход за обяснение на стила на лидерство, който зависи от баланса на лидерската власт и свободата на действие на подчинените (Фигура 6.8.2). Тяхната теория гласи, че прилаганият лидерски стил отразява и зависи от четири променливи.
лидер – неговата личност и предпочитания от него стил;
подчинени – потребностите, нагласите и уменията на подчинените или служителите;
задача - изискванията и целите на работата, която трябва да се извърши;
ситуация – организация, нейните ценности и предразсъдъци.
Фиг. 6.8.2.
добри комуникации – необходимо условие за успешно лидерство. Комуникация е процес на двустранен обмен на мисли и информация, водещ до взаимно разбиране.
За повечето хора комуникационните процеси отнемат до 70% от времето. Способност за общуване (способността да се говори, слуша, пише и чете) очевидно е една от най-важните способности на човек.
Тъй като мениджърите трябва да могат да накарат другите да работят, те трябва да владеят изкуството на комуникацията. Оценките показват, че до 80% от времето на мениджърите на всички нива се изразходват за различни видовекомуникации.
Има две основни области на разпространение на бизнес информация:
1) вертикална (нагоре и надолу по нивата на йерархията);
2) хоризонтални (на същото ниво на йерархията).
Ефективността на комуникацията и обратната връзка в тези области е значително различна. Ефективността на хоризонталните потоци достига 80–90%. Това е така, защото работещите на същото управленско ниво са добре запознати с естеството на работата на колегите си, познават проблемите им и до голяма степен се досещат за съдържанието на полученото съобщение.
Вертикалните комуникации са по-малко ефективни от хоризонталните. Проучванията показват, че само 20-25% от информацията, идваща от ръководството на предприятието, достига до работниците и се разбира правилно от тях.
6.9. Мотивацията като функция на управлението
мотиви са активни движещи сили, които определят поведението на живите същества.
Човешкото поведение винаги е мотивирано. Той може да работи много, с ентусиазъм и ентусиазъм, а може и да се отдръпва от работа „в знак на протест“. Личното поведение може да има всякакви други прояви. Във всички случаи трябва да търсите мотива на поведение.
Мотивация – това е процес на мотивиране на себе си и другите да действат, за да постигнат лични и организационни цели.
Мениджърите винаги са се интересували от условията, при които човек е мотивиран да работи по чужда задача. Този интерес нараства с разширяването на личните свободи на подчинения и той става частично съпредприемач. Колкото по-свободен става човек, толкова по-важно е осъзнаването на това, което го движи, какво го прави по-полезен.
Желанието на човек да се реализира в своя бизнес е неоспоримо. Там, където управлението и организацията на труда предоставя на служителите такива възможности, тяхната работа ще бъде ефективна, а мотивите им за работа - високи. И така, да мотивираш служителите означава да засегнеш техните важни интереси, да им дадеш шанс да се реализират в процеса на работа.
Съвременни теории за мотивацията.Различните теории за мотивацията на психологическото и организационно-икономическото направление могат да бъдат разделени на две групи:
2) процедурни теории за мотивацията - по-модерни, базирани предимно на това как се държат хората, като се вземат предвид образованието и познанието (теория на очакванията, теория на справедливостта и моделът на мотивацията на Портър-Лоулър).
1) физиологични нужди (храна, вода, облекло, подслон, възпроизводство);
2) потребности от сигурност (защита от престъпници и външни врагове, защита от бедност и помощ в случай на болест);
3) социални потребности (потребност от приятелство, общуване с хора, принадлежност към екип);
4) потребности от уважение;
5) потребности от себеизразяване.
Според теорията на Маслоу всички нужди могат да бъдат подредени в строга йерархична структура (Фигура 6.9.1).
Фиг. 6.9.1.
С такава йерархия Маслоу искаше да покаже, че нуждите на по-ниските нива изискват задоволяване и следователно влияят на човешкото поведение, преди нуждите на по-високите нива да започнат да влияят върху мотивацията.
В резултат на това изводът е: мениджърът трябва да реши какви активни потребности управляват хората в даден период от време и да се съсредоточи върху тях, когато решава проблемите на мотивирането на служителите.
Двуфакторната теория на Херцберг.През втората половина на 50-те години. Ф. Херцберг разработи мотивационен модел, основан на потребностите.
Херцберг идентифицира две групи фактори (Фигура 6.9.2):
мотивация -успех, повишение, признание и одобрение на резултатите от работата, висока степен на отговорност и възможности за творческо и бизнес израстване;
хигиена- фирмена политика, условия на труд, доходи, междуличностни отношения, степен на пряк контрол върху работата.
Теорията за мотивацията на Херцберг има много общо с теорията на Маслоу.Неговите мотивации са сравними с нуждите на по-високите нива на Маслоу.
Фиг. 6.9.2.
Процесни теории за мотивация.(теория на очакванията, теория на собствения капитал и модел на Партер на Лоулър). Основната идея на теорията на очакванията е надеждата на човек, че избраният от него тип поведение ще доведе до задоволяване на желаното. Теорията на очакванията подчертава значението на три връзки между вложения труд и продукцията; резултати - възнаграждение, възнаграждение - удовлетвореност от възнаграждението.
Начинът, по който хората разпределят и насочват усилията си за постигане на целите си, отговаря на теорията за справедливостта. Говорим за факта, че хората субективно определят съотношението на полученото възнаграждение към изразходваните усилия и след това го съпоставят с възнаграждението на други хора, извършващи подобна работа.
Ако сравнението показва дисбаланс и несправедливост, тогава човек изпитва психологически стрес. В този случай е необходимо да мотивирате този служител, да облекчите напрежението и да коригирате дисбаланса, за да възстановите справедливостта.
Поради факта, че има различни начинимотивация, мениджърът трябва:
Установете набор от критерии (принципи), които силно влияят върху поведението на служителя;
Създайте атмосфера, благоприятна за мотивиране на работниците;
Комуникирайте активно със служителите си.
6.10. Контролът като функция на управлението
контрол - Това е процесът на измерване (сравняване) на действително постигнатите резултати с планираните.
Контролът осигурява обратна връзка между очакванията, дефинирани от първоначалните планове за управление, и действителното представяне на организацията. Крайната цел на контрола е да служи на различните планове и цели на управлението.
Създаването на всички системи за управление трябва да се основава на следните основни изисквания-критерии:
1) контрол ефективност -определя се успехът, полезността на контрола (намаляване на разходите, свързани с откриването и отстраняването на недостатъците, установени в процеса на контрол, намаляване на разходите за контрол, разходите за персонал и оборудване за контрол);
2) ефект върху хоратаизяснява се въпросът дали прилаганата технология за контрол предизвиква положителни стимули или отрицателни, стресови реакции (трудова демотивация) у работниците;
3) изпълнение на контролни задачи -контролът трябва да идентифицира съвпадения или отклонения в системата за управление на производството, да помогне за премахване на отклоненията, да разработи ефективни решения;
4) определяне на границите на контрол -контролните мерки не могат да се извършват без ограничения Дължината на проверяваните участъци трябва да позволява откриване на отклонения на възможно най-ранен етап.
Има следните видове контрол.
1. Предварителен контрол. Наподобява айсберг, по-голямата част от който е скрит под водата. Това е така, защото някои аспекти на контрола могат да бъдат маскирани сред други контролни функции. Предварителен контрол се нарича, защото се извършва преди реалното започване на работата. Основното средство за упражняване на предварителен контрол е прилагането (а не създаването) на определени правила, процедури и линии на поведение.
В организацията предварителният контрол се използва в три ключови области: човешки, материални и финансови ресурси. В областта на човешките ресурси контролът се постига чрез анализ на онези бизнес и професионални знания и умения, които са необходими за изпълнение на специфични задачи на организацията, в областта на материалите – контрол върху качеството на суровините, за да се направи отличен продукт . В областта на финансовите ресурси механизмът за предварителен контрол е бюджетът в смисъл, че той дава отговор на въпроса кога, колко и какви средства (парични и безналични) ще са необходими на организацията.
В процеса на предварителен контрол е възможно да се идентифицират и предвидят отклонения от стандартите в различни точки. Има две разновидности: диагностична и терапевтична.
Диагностичен контролвключва категории като измерители, бенчмаркове, предупредителни сигнали и т.н., показващи, че нещо не е наред в организацията.
Терапевтичен контролпозволява не само да се идентифицират отклонения от стандартите, но и да се предприемат предварителни мерки.
2. Текущ контрол.Извършва се по време на работа. Най-често неговият обект са служителите, а самият той е прерогатив на прекия им началник. Тя ви позволява да изключите отклонения от планираните планове и инструкции.
За извършване на текущо управление е необходим контролният апарат Обратна връзка. Всички системи за обратна връзка имат цели, използват външни ресурси за вътрешна употреба, наблюдават отклоненията от предвидените цели, коригират отклоненията за постигане на тези цели.
3. Заключителен контрол.Целта на този контрол е да помогне за предотвратяване на грешки в бъдеще. Като част от окончателния контрол се използва обратна връзка след свършената работа (с текущата - в процеса на нейното изпълнение).
Въпреки че окончателният контрол се извършва твърде късно, за да се фокусира върху проблемите в момента на тяхното възникване, той:
1) предоставя на ръководството информация за планиране, ако се очаква подобна работа да бъде извършена в бъдеще;
2) насърчава мотивацията.
На всички нива на управление мениджърите изпълняват всичките пет управленски функции на планиране, организиране, насочване, мотивиране и контрол.
Въведение
Заключение
Въведение
Днес се случват сложни промени в обществото, в политиката, в икономиката, във всички сфери на нашия живот. Насочването на тези промени в правилната посока ще помогне да се разбере изкуството на управлението. В тази статия ще бъдат разгледани функциите на управление и подобряването на тяхното приложение.
Русинов Ф.М. и М.Л. Някога управленската функция се определяше като определен вид управленска дейност или обективно необходим тип взаимоотношения между хората.
Максимцова М.М. приписани управленски функции на отделен вид дейност. Които са необходими за осъществяване на целите на функциониране и се постигат чрез вземане на решения.
М. Мескон смята, че управленската функция е специален вид управленска дейност от същия тип, обособена според определен признак.
Вихански О.С. и Наумов А.И. в своя учебник те определят управленските функции като относително самостоятелни, специализирани и изолирани области на управленска дейност, възникнали в процеса на разделението на труда в управлението.
Уместността на тази работа според мен е следната:
.Без проявление на управленски функции е невъзможно нормалното функциониране на организацията.
2.Управленските функции играят важна роля в системата на индустриалните отношения на всички етапи на управление. Те са определящи при формирането на управленската структура.
.Функциите заемат специално място в системата за управление и играят ключова роля в нейното формиране.
Целта на този курсов проект е да разкрие същността на управленските функции и да подобри тяхното приложение.
1.1 Същност и съдържание на управленските функции
Управленските функции са определен вид управленска дейност, която се осъществява чрез специални методи и методи, както и съответната организация на работа.
Един от основните компоненти, съставляващи съдържанието на управлението, са функциите. Следователно, за да се извърши тази или онази работа, е необходимо предварително да се определи какво трябва да се получи в резултат, как да се организира работният процес, да се мотивира и контролира неговото изпълнение. Това са контролните функции.
Всяка функция на управление представлява обхват определен процесуправление, а системата за управление на дейността е набор от функции, свързани с общ цикъл на управление.
Функция е доста често срещана дума, която има много значения. Функцията е задължение, набор от дейности, назначение, роля. Тази концепцияизползвани във всички области на знанието и във всички области на дейност.
Управлението трябва да се разглежда като цикличен процес, състоящ се от определени видове управленска работа, наречени управленски функции. Функцията се разглежда като необходима област от процеса на управление, която има крайната ефективност, тоест постигането на ясно определена цел.
§организация
§координация
§мотивация
§нормиране
§планиране
§регулация
§контрол
Но много често се говори само за четири управленски функции – планиране, организация, мотивация и контрол.
В пазарни условия не само функциите трябва да бъдат фиксирани, но и ресурсите, свързани с изпълнението на тези функции и вземането на решения, специфични видовеотговорност за ефективността на управлението.
Управленските функции имат специфичен характер, специално съдържание и могат да се изпълняват самостоятелно, да бъдат както несвързани, така и неразривно свързани, освен това те сякаш се проникват взаимно. С други думи, в системата за управление всички управленски функции са обединени в един интегрален процес.
1.2 Класификация на контролните функции
Всеки вид човешка дейност може да бъде представена като набор от отделни операции, извършвани от участниците в тази дейност. И в управленските дейности такива операции обикновено се наричат функции, които имат за цел осигуряването на работата на организацията като цяло или нейно подразделение. Понятието "функция" е тясно свързано с такава управленска категория като задача, задача във връзка с технологията за нейното изпълнение. Те формират функциите и апарата на управление.
Управленските функции са разнообразни. Има различни подходи към тяхната класификация. Един от тези подходи може да бъде разделянето на функциите на общи и специализирани. Обичайно е да се говори за общите: планиране, организация, или по-правилно организирани, мотивация и контрол. Понякога тези функции включват координация, но по-често се счита за подфункция, която осигурява координацията и взаимодействието на други функции.
Специализираните функции включват управление на:
производство;
2.Икономика и финанси;
от персонала;
маркетинг;
.Техническа политика и иновации .
Специализираните функции в по-голяма степен от общите зависят от естеството на дейността на организацията - предприемаческа или бюджетна. В публичния сектор има различия във функциите, като например образователни, лечебни заведения.
Основните функции на управлението на организацията са:
· Планиране
·Организация
· Мотивация
· Контрол
· Координация
·Регулация
Нормиране
Нека разгледаме по-подробно същността на всяка от контролните функции.
Функция на планиране. Изпълнявайки го, лидерът формулира целите и задачите, които стоят пред нея, разработва стратегия за действие, изготвя необходимите плановеи програми. Планирането осигурява по-ясна координация на усилията на структурните звена и по този начин укрепва връзката между ръководителите на различни отдели на организацията. Поради това плановете не трябва да бъдат предписващи, а трябва да се променят според конкретната ситуация.
Най-важното при планирането е изборът на целта на организацията. За да допринесат целите ефективна работаорганизации, те трябва да отговарят на редица изисквания.
Началото на функцията на планиране е поставянето на цели. Тя включва следните стъпки:
Избор на цел;
2.Търсене и идентифициране на алтернативи за вземане на решения;
.Избор на най-добрата алтернатива сред наличните;
.Изпълнение на плана.
При изпълнение на функцията на планиране, като правило, ефективни решения.
При изпълнение на функцията на планиране се изпълнява принципът на поемане на задължения, който се счита, като се вземе предвид гъвкавостта на самото планиране, за да се намали рискът от загуби (финансови, материални.)
Надеждността на планирането зависи от точността на действителните показатели от миналото. За целта се използват различни видове отчети (производствени, статистически), като най-достоверните от тях са счетоводните. Качеството на планирането до голяма степен зависи от опита на служителите, техните дълбоки познания и интуиция. Системата от планове намалява рисковете, но не е гаранция за постигане на целта.
Организационна функция- това е формирането на структурата на организацията, както и осигуряването на всичко необходимо за нейната работа - персонал, материали, оборудване, средства. Организацията на управлението осигурява създаването на най-благоприятни условия за постигане на целите. Организацията има четири подфункции:
· формиране на субекта и обекта на управление;
· организационно въздействие на субекта върху обекта на управление;
· повишаване на адаптивността на организацията и структурата към промени във външната среда.
А. Файол говори за организацията като една от функциите на управление: "Да организираш предприятие означава да му осигуриш всичко необходимо за функционирането му: суровини, оборудване, пари, персонал."
Същността на организационната работа е установяването и поддържането на определен ред в дейностите. Организацията в областта на управлението е работа с персонал, маркетинг, информация и стопанска дейностекип. За да може една организация да постигне своите цели, нейните цели трябва да бъдат приведени в съответствие чрез вертикално разделение на труда.
Функцията на мотивацията е въздействие под формата на стимулиращи мотиви за ефективна работа, колективни и индивидуални мерки за стимулиране. Мотивацията на служителите е един от основни функции контролирани от правителството. Изисква специални умения, постоянство и разбиране на човешката природа. В края на краищата определени мотиви са в основата на поведението на всеки човек; вътрешни стремежи, ценности, които определят посоката на тяхната дейност и нейната форма. Тяхното разбиране допринася за обяснението на поведението на всеки човек и възможностите за въздействие върху него.
Мотивацията в организационната комуникация е процесът на насърчаване на себе си и на другите служители да бъдат активни, за да посрещнат личните нужди и да постигнат целите на организацията.
Опростеният модел на процеса на мотивация изглежда се състои от три елемента: потребности, целенасочено поведение, задоволяване на потребностите.
Функцията на мотивацията в процеса на управление на дейността на организацията е една от най-трудните, тъй като главното действащо лице е личността на служителя.
За насочване на стремежа на служителя към постигане на поставените цели често се използва терминът "стимулиране на труда", който се отнася до широк арсенал от методи за постигане на взети решенияи планирана работа.
Контролната функция се изразява под формата на въздействие върху екип от хора чрез идентифициране, обобщаване, отчитане и анализиране на резултатите от производствената дейност на всяка индустрия и довеждането им до ръководителите, за да се изготвят управленски решения. Тази функциясе изпълнява на базата на оперативни, статистически, счетоводство. Контролът се характеризира с проверка на съответствието на процеса на функциониране на обекта и субекта на управление с целите и други критерии. В процеса на контрол се разкриват: съответствието на целите и резултатите, резултатите и плановете, както и резултатите от въздействието, хода на изпълнение на конкретни решения, идентифициране на причините и виновниците за тяхното неизпълнение. -изпълнение, степента на отклонения. Основната функция на крайното управление е запазването, поддържането и подобряването на благоприятния режим на функциониране на системата за управление. Именно на този етап се идентифицират проблеми, които изискват нови управленски решения, нови организационни усилия.
Контролът е една от основните функции за осигуряване на управленския процес. Отнема голяма част от времето на мениджъра. Контролната функция трябва да се изпълнява ежедневно.
Изпълнението на контролната функция е постоянно сравнение на това, което е и какво трябва да бъде. И само този, който знае какво наистина трябва да бъде, може да контролира.
Мониторингът на изпълнението е много важен, защото определя успеха на организацията. Оценката на основните резултати от изпълнението на поставените от организацията задачи е предпоставка за целенасочен контрол.
Координационна функция- насочени към постигане на последователност в работата на всички звена на организацията чрез установяване на рационалност между тях. Установява се взаимодействието между подсистемите на организацията, осигурява се единството и координацията на всички етапи на процеса на управление, както и действията на мениджърите. Благодарение на него се осигурява динамиката на производствената система, създава се хармония на взаимовръзките на производствените единици и се извършва маневриране на технологични и трудови ресурси в предприятието във връзка с промените в техническите и икономическите задачи. Обект на координационната функция е както управляваната, така и управляващата подсистема. По този начин координацията на дейностите означава синхронизиране на положените усилия, тяхното интегриране в едно цяло, което би позволило най-ефективно и ефикасно постигане на поставените цели. Основната задача на координацията е да се постигне последователност в работата на всички части на организацията чрез установяване на подходящи връзки (комуникации) и обмен на информация между тях.
Контролна функцияосигурява поддържането на динамичния баланс на системата в процеса на осигуряване на нейната жизнена дейност. Допринася за адаптирането на системата към постоянно променящи се ситуации. Регулирането е предназначено да осигури нормален и плавен ход на дейността.
Необходимостта от регулиране на системата не се дължи само на негативни явления. Най-често това се дължи на необходимостта от естествено динамично развитие на организацията, с появата на нови управленски задачи, с прехода на системата към ново състояние под въздействието на вътрешни и външни фактори. Процесът на регулиране е последният етап от вземането на управленско решение.
регулиране -Това е дейност, която представлява влиянието на лидера върху подчинените по такъв начин, че те да извършват работа за постигане на целите на организацията.
Само динамично стабилно предприятие може да отговори на въздействието на външната среда. Своевременно предотвратяване на удара вътрешни фактори, функцията за регулиране помага да се премахнат техните последствия.
Всички други функции (планиране, организация, мотивация, контрол) няма да постигнат целта си, ако регулаторната функция не се изпълнява ефективно.
Обикновено взетите управленски решения определят какво трябва да правят хората в организацията, каква работа да се върши и кой ще я върши. Следователно вземането на решение е началото на осъществяването на регулативната функция.
Регулиращата функция има и стимулираща цел. Ако интересите на служителя съвпадат с работата, това повишава ефективността на нейното изпълнение. Следователно поведението му ще зависи от стимулиращия ефект върху служителя.
В резултат на правилното функциониране на регулаторната функция, организацията е в състояние да елиминира различни несигурности в системата, е в състояние да поддържа "динамичен баланс" по отношение на различни влияния.
Следователно целта регулацията еподдържане на стабилността на организацията чрез поддържане на необходимото съотношение между различните й елементи, своевременно отстраняване на възможните им отклонения от установените норми при функционирането на обектите на управление.
Функцията за нормализиране трябва да се разглежда като процес на разработване на научно обосновани изчислени стойности, които установяват количеството и качеството на оценката на разработените елементи, използвани в процеса на производство и управление. Тази функция влияе върху поведението на обекта с ясни и строги норми, дисциплинира разработката и изпълнението производствени задачи, осигуряваща равномерен и ритмичен ход на производството, неговата висока ефективност. Изчислени според тази функция, календарните и планови стандарти служат като основа за планиране, определят продължителността, реда на движение на плановете в производствения процес.
В една организация, в подразделения, се създават и действат стандарти, които определят техническото ниво на продуктите, нормативни документи, които характеризират правата и задълженията на различни нива на управление и формират правила за поведение. В този смисъл нормирането се отнася до функцията за организиране на система.
В тази връзка функциите на организация и регулиране имат двойствен характер. И така, функцията на организацията характеризира създаването (усъвършенстването) на системата за управление и се осъществява чрез прякото управление на производството. Функцията за нормализиране се реализира с помощта на нормативни документи, инструкции за създаване на системата.
управление на функция общинско управление
2.1 кратко описание наобщинска държавна институция „Администрация на Вахитовски и Приволжски райони на изпълнителния комитет общинаград Казан"
Общинската държавна институция „Администрация на Вахитовски и Приволжски райони на Изпълнителния комитет на общинската формация на град Казан“ (наричана по-долу Администрация) е създадена в съответствие с член 31
Администрацията е териториален орган на Изпълнителния комитет на общинското образувание на град Казан (наричан по-нататък Изпълнителният комитет на град Казан), има статут на юридическо лице от момента на неговото държавна регистрацияв съответствие със законодателството за регистрация юридически лицадобре.
Учредител на администрацията е общината на град Казан, представлявана от представителния орган на общината на град Казан - Казанската градска дума (наричана по-нататък Казанската градска дума).
Общинският район включва 2 района на град Казан, това са Вахитовски район и Приволжски район.
Пълно име на администрацията: общинска държавна институция „Администрация на Вахитовски и Приволжски райони на Изпълнителния комитет на общинската формация на град Казан“. Съкратено наименование: MKU „Администрация на Вахитовски и Приволжски райони на град Казан“.
Предметът и целта на дейността на администрацията е осъществяване на управленски функции в областта на изпълнението на въпроси от местно значение, изпълнението на прехвърлени по законов ред държавни правомощия, определени от общинските правни актовеоргани на местното самоуправление на град Казан на територията на Вахитовски и Приволжски райони на община Казан в рамките на своята компетентност, в границите, установени в съответствие със законодателството, Хартата на общината на града на Казан, този правилник и други общински правни актове.
Администрацията е изпълнителен и административен орган на местното самоуправление на град Казан, надарен с тази харта с правомощия да решава въпроси от местно значение, както и да упражнява определени държавни правомощия, прехвърлени на органите на местното самоуправление на град Казан федерални законии законите на Република Татарстан.
За постигане на основната цел администрацията си поставя редица задачи. Основните задачи са:
създаване на благоприятни условия за живот на населението;
провеждане на единна регионална политика и прилагане на нормативни актове за интегрирано развитие на региона;
укрепване икономически основии стабилността на района;
осигуряване на цялостно решаване на въпросите за обслужване на населението, като по този начин се постига политическа и социална стабилност в региона;
Организационната структура на управлението на администрацията на Вахитовски и Приволжски райони е линейно-функционална. Линейните мениджъри са единични шефове и се подпомагат от функционални органи. Линейните ръководители от по-ниските нива не са административно подчинени на функционалните ръководители от по-високите нива на управление. Резултатите от работата на всяка служба на административния апарат се оценяват чрез показатели, които характеризират изпълнението на техните цели и задачи.
Структурата на градската администрация включва:
· началник на градската администрация;
· заместник-началници на градската администрация;
· началник на администрацията на града;
· териториални органи - администрации на райони на града, създадени за осигуряване на управлението на вътрешноградските райони.
· функционални органи на градската администрация: отдели, комисии, администрации - юридически лица.
Организационната култура трябва да включва нормите и ценностите, споделяни от членовете на организацията, което от своя страна ще допринесе за стабилност във функционирането и развитието на организацията. Той влияе върху поведението на членовете на организацията, тяхната трудова дейност, нивото на мотивация и следователно съществуващата организационна култура в известен смисъл помага на ръководството на организацията в управлението.
Персоналът на администрацията се състои от общински служители, които са граждани, които изпълняват по начина, предвиден от общинските правни актове в съответствие с федералните закони и законите на съставния субект на Руската федерация, задълженията на длъжност на общинска служба за парична помощ, изплатена за сметка на фондовете местен бюджет, които са обединени в структурни подразделения и върху които е насочено управленско въздействие.
Ще дам информация за динамиката на възрастово-половия състав на служителите в държавна (общинска) институция за 2012 - 2014 г., души.
Състав на служителите 201220132014Мужини - Общо 756983V, включително на възраст под 25 години246 до 35 до 35 години262212ОТ 35 до 50 години 353543 стомана 50 години121625 - Общо 404654v, включително на възраст 25, 25 до 35 години1114165от 35 до 17 години -години -стар 9 години 9 години 9 години 9 години 9 години 9 години 9 години 9 години 9 години 9 години 91117
От тази таблица можем да заключим, че най-много служители, работещи в администрацията, са на възраст от 35 до 50 години. Минималният брой служители на възраст над 50 години.
Ще дам и данни за определяне на показателите за движението на персонала на държавна (общинска) институция за 2011-2013 г., души.
Показатели 201120122013Наличност в началото на годината162138154Постъпили743Пенсиониран536Наличност в края на годината160153141
В началото на 2013 г. заетите лица са 154 души, което е с 2% повече от заетите в началото на 2012 г. Към края на 2013 г. броят на служителите е намалял с малко над 4% и възлиза на 141 души
Бих искал да предоставя информация за числеността и заплатата на администрацията на Вахитовски и Приволжски райони на Изпълнителния комитет на Казан за 3 години.
№ п/пПериодОбщ брой на служителите, хора Фонд за заплати на служителите - хиляди рубли през 12011 г. 160 20 23122012 153 24 14332013 141 26 07741 кв. 2014 г 137 27 538
2.2 Приложение на управленските функции в организацията
Управлението е цикличен цикъл на изпълнение на функциите и взетите решения. Това е непрекъснат процес на целенасочено действие. Плановете не винаги работят по начина, по който са били първоначално проектирани; хората не винаги точно и правилно изпълняват задачите; Външната среда се променя и организацията трябва да се адаптира към нея.
Определянето дали организацията е постигнала целите си, кога да започне процеса на адаптиране, се постига чрез контрол. С други думи, мениджърите използват контрола, за да проверят доколко реалността съответства на това, което трябва да бъде.
Под контрол се разбира процес, насочен към откриване на количествени и качествени отклонения от планираните показатели.
В администрацията на Вахитовски и Приволжски райони контролната функция се изпълнява от ръководителя на администрацията, първия заместник на администрацията, началника на администрацията, както и всички ръководители на отдели.
Функцията на контрол се изпълнява от всеки лидер, това е присъща част от него служебни задължения. Обект на контрол е организацията. В рамките на организацията протичащите в нея процеси и отделни елементи на системата подлежат на контрол. А предметът на контрол е количеството и качеството на продуктите, спазването на нормите и правилата, времето на работа.
Има няколко вида контрол, които се използват многократно в администрацията. Това е предварителен контрол, текущ и окончателен.
Използва се предварителен контрол по отношение на човешки, материални и финансови ресурси. Например анализират се бизнес и професионални знания и умения, необходими за изпълнение на определени длъжностни задължения, установява се минимално приемливото ниво на образование или трудов стаж в тази област. При кандидатстване за работа се провежда интервю с кандидата, разкрива се доколко характеристиките му отговарят необходими изисквания.
Задачата на текущия контрол е своевременното идентифициране и коригиране на отклоненията, възникващи в процеса на работа, от зададените параметри. Негов обект са подчинените, а субект техните началници. Например началник на отдел открива грешки в работата на подчинените и ги информира, че работата им е незадоволителна. В резултат на това подчинените коригираха грешките и увеличиха вниманието си към задачата. По този начин контролът дава възможност да се реагира своевременно на променящите се фактори.
Финален контролизвършва се след приключване на работата. Получените действителни резултати се сравняват с предварително установените. Показва какви резултати са постигнали служителите, показва пропуски и недостатъци в работата.
За да бъде контролът ефективен, ръководителите на отдели съобщават на своите служители както установените стандарти, така и постигнатите резултати.
Бих искал да разгледам как функцията за мотивация намира своето приложение и как се прилага в администрацията на Вахитовски и Приволжски райони. мотивация -това е процес на мотивиране на себе си и другите за постигане на лични и организационни цели. В този случай мотивацията се разглежда като мотивация за работа.
Има няколко начина за възнаграждение на служителите за тяхната работа:
- Материалната награда за по-интензивна работа е нейното качество.
- Повишаване, ранг.
- повишение свободно времеили предоставяне на възможност на служителя самостоятелно да планира работния си ден.
- Обществено и лично признание на заслугите на служителя чрез награди, признания, грамоти, преса, похвали, доверие, придобивки и привилегии за най-добра работа.
Ясно проектирани работни процеси и добри заплатане винаги води до повишаване на ефективността на труда. По принцип нуждите на хората се задоволяват с пари. За целта администрацията използва материални стимули, като повишени заплати, бонуси. Те също така използват стимули като награди, награди и благодарност. Например в Администрацията служител, който е взел допълнителна работаслужител, който е в отпуск, се награждава с почивен ден. Или, ръководители на отдели, изберете служител, който е показал трудова дейност този месец, получава сертификат и поощрение под формата на сладкиши или торта. По този начин служителите имат не само финансов стимулно и морален. Те искат да се открояват, да бъдат по-добри и да покажат стойността си.
Както знаете, планирането е началният етап от процеса на управление.
Планирането включва заетост с това, което може да се случи в бъдеще и подготовка на мерки за предотвратяване на тези нежелани събития, които могат да бъдат избегнати.
Планирането е преди всичко процес на вземане на решения, който позволява да се осигури ефективното функциониране и развитие на организацията в бъдеще, да се намали неяснотата.
При вземането на такива решения е процесът на планиране. В тесен смисъл планирането е изготвянето на специални документи – планове, които определят конкретните стъпки на организацията при изпълнението на взетите решения.
Същността на планирането е да се определят основните цели на организацията и е насочено към определяне на очакваните крайни резултати.
Що се отнася до администрацията, която обмислям, този моментОсновната цел на дейността е създаване на благоприятни условия за живот на населението, благоприятно развитие на региона и укрепване на икономическите основи и стабилност на региона.
Смятам, че на администрацията липсва дългосрочно планиране, което е задължително условие на стратегическото планиране. Краткосрочни плановесъставя се период от 1-2 години, не повече. Това говори за сериозни пропуски в дейността на ръководството.
3.1 Подобряване на приложението на управленските функции
Успехът на всяка организация до голяма степен зависи от нейния персонал: от квалификацията, дисциплината и качеството на изпълнение на задачите. А за да насърчи служителите да постигнат целите и задачите на компанията, служи системата за мотивация на персонала.
В управлението на персонала мотивацията се разглежда като процес на активиране на мотивите на служителите и създаване на стимули, които ги насърчават да работят ефективно. Значителна роля в системата за материално стимулиране играят редовните бонуси, изплащани за резултати.
Помислете на какви изисквания трябва да отговаря системата за материално стимулиране на персонала, за да бъде ефективна.
На първо място, трябва да насърчава служителите на администрацията да постигат конкретни цели на дейност, тоест да стимулира ефективната работа на всеки служител.
В повечето случаи индикаторите за бонуси се определят само за организацията като цяло и не са фокусирани върху отделни структурни звена и длъжностни лица. По този начин не е възможно да се оцени приносът на отделно звено или служител.
Подобряването на функцията на мотивацията, според мен, ще бъде решаващият фактор, който повлия на икономическите резултати на организацията. Това може да бъде улеснено от добре изградена система за мотивация, която включва както материални, така и нематериални фактори. Както вече споменахме, материалът е заплатите. Необходимо е радикално преразглеждане на съществуващата система за организация на заплатите.
Смятам, че за да се повиши ефективността на мотивацията на персонала, мениджърите трябва да преразгледат структурата на плащанията на персонала. Например служебна заплата, бонус за лично представяне, бонус за представяне на звеното.
Също така смятам, че трябва да се обърне внимание на поддържането на корпоративния дух, съвместното провеждане на празници и събития, съвместни пътувания за отдих в свободното време.
Ако системата за материално стимулиране е добре развита, тогава ефектът от нейното прилагане ще бъде положителен. За да бъде ефективна мотивационната функция, материалните стимули за персонала трябва да отговарят на следните изисквания: да насърчават служителите на администрацията да постигат нужните резултати (конкретни цели за изпълнение), т.е. да стимулират ефективната работа на всеки служител; осигурява наемането на висококвалифицирани служители.
Контролът е ефективен, ако е насочен към постигане на определени резултати, навременни, гъвкави, прости и икономични.
Администрацията използва две форми на контрол: финансов и административен.
Финансов контролреализирани на базата на сравнение с финансов планорганизация на постигнатите резултати, тя се осъществява чрез получаване от всеки отдел на Администрацията на финансов отчет за най-важните икономически показателидейности.
Административният контрол се извършва в съответствие с резултатите от планираните в текущия бюджет показатели; Разгледаните по-горе функции на планиране и организация спомагат за осъществяването на предварителния контрол. Основното средство за осъществяване на предварителен контрол е прилагането на определени правила, процедури и линии на поведение. Тъй като правилата и линиите на поведение са разработени, за да гарантират изпълнението на плановете, тяхното стриктно спазване е начин да се гарантира, че работата се движи в правилната посока. Като форми на предварителен контрол се използват длъжностни характеристики, наредби за структурните подразделения, правила работен графики т.н. В администрацията се прилага предварителен контрол в три основни направления – по отношение на човешки, материални и финансови ресурси. Предварителният контрол в областта на човешките ресурси се осъществява чрез задълбочен анализ на онези бизнес и професионални знания и умения, които са необходими за изпълнение на определени длъжностни задължения и подбор на най-подготвените и квалифицирани хора.
Вярвам, че крайната цел на контрола е да се решат проблемите, пред които е изправена организацията. За да бъде ефективен, контролът трябва да бъде интегриран с други управленски функции. Контролът ще бъде ефективен само когато организацията постигне желаните цели и е в състояние да определи нови цели.
Считам, че е необходимо да се използват нови технологии за контрол. Това е единственият начин да се централизира управлението на организацията. Например, създаване компютърна системаконтрол. Това ще разкрие финансовите и информационните потоци в организацията, което от своя страна ще определи нейната оптимална структура.
Началниците на отдели в администрацията представят ежеседмични отчети на началника на щаба за дейността на отделите си и резултатите от тяхната работа.
Ръководителите на отдели получават от началника на щаба следните видове управленски решения: заповеди и препоръки.
Окончателният контрол се извършва веднага след приключване на работата. Веднага след завършване на контролираната дейност или след предварително определен период от време действително получените резултати се сравняват с изискваните. Тук има сравнение на планирания размер на печалбата с получената, планираното ниво на производителност на труда, текучеството на персонала, обема на продажбите, разходите и др.
В администрацията крайният контрол изпълнява две основни функции: ръководителите анализират реално получените резултати и необходимите резултати и оценяват доколко реалистично са направили плановете. Тази процедура също ви позволява да получавате информация за възникналите проблеми и да формулирате нови планове, за да избегнете тези проблеми в бъдеще. Втората функция на крайния контрол е да насърчава мотивацията.
Както споменахме по-рано, администрацията има добре установен процес на краткосрочно, оперативно планиране, но няма дългосрочно и стратегическо. Това предполага, че администрацията няма ясно дефинирана стратегия за по-нататъшно развитие, няма стратегическа визия, няма мисия.
Формулирането на мисията е важна част, тъй като мисията е обща цел, чието развитие означава определяне на посоката на организацията.
Мисията на организацията дава субектите на външната среда Главна идеяза това какво представлява организацията, към какво се стреми, какви средства използва в дейността си, каква е нейната философия.
Една добре формулирана мисия трябва да изясни, първо, какво е предприятието и какво се стреми да бъде, и второ, да покаже разликата между организацията и други подобни.
Така, в резултат на разглеждане на основните управленски функции в администрацията, можем да заключим, че най-"куците" от тях са мотивация, контрол и планиране, на които обърнах специално внимание в третата част на тази работа, опитвайки се да дам препоръки за отстраняване на съществуващи недостатъци.
Заключение
Обобщавайки горното, могат да се направят редица изводи. Управленските функции играят решаваща роля в системата на индустриалните отношения на всички нива на управление, те също са решаващи при формирането на управленската структура на организацията, следователно функциите заемат специално място в системата за управление и играят ключова роля в нейното формиране .
Управленските функции са един от основните компоненти, съставляващи съдържанието на управлението. Всяка функция на управление е обхватът на конкретен процес на управление, а системата за управление на конкретен обект или вид дейност е набор от функции, свързани с един цикъл на управление.
Автор на класификацията на управленските функции по отношение на самото управление е Анри Файол. Той избра фактора време като основен критерий за класификация и функциите в неговата класификация са представени като последователни етапи: предвиждане, организация, командване, съгласие, контрол.
Управленските функции имат специфичен характер, те са неразривно свързани и обединени в единен интегрален процес.
Управленските функции влияят върху ефективността на организацията. Те играят решаваща роля в системата на индустриалните отношения на всички нива на управление и са определящи при формирането на управленската структура; без проявление на функции нормалното функциониране на организацията е невъзможно.
Списък на използваната литература
1.Binkin B.A., Черняк V.I. Ефективност на управлението: наука и практика. - М.: Наука, 2012.
2.Брас А.А. Основи на управлението: Учебник. - Мн.: IP "Експерспектива", 2010.
.Вихански O.S., Наумов A.I. Управление: личност, стратегия, организация, процес: Учебник - 2-ро изд. добавете. - М.: МГУ, 2011.
.Гражданите В.Д. Теория на управлението: Учебник. - М.: Гардарики, 2014.
.Кабушкин Н.И. Основи на управлението. - М.: Финанси, счетоводство, одит, 2013.
.Козлова О.В., Кузнецов И.Н. Научни основи на производствения мениджмънт: Учебник за инженерни и икономически университети. - М.: Икономика, 2010.
.Коротков Е.М. Концепции за управление. - М.: Дека, 2014.
.Левина С.Ш. Мениджмънт: Учебник. - Пенза: PGASA, 2012.
.Максимцова М.М. Мениджмънт: Учебник за ВУЗ / изд. . - М:, ЮНИТИ, 2011г.
.Мескон М.Х., Алберт М., Хедури Ф. Основи на управлението: Пер. от английски. - 2-ро изд. - М.: Дело, 2014.
.Милнър Б.З. Организационни структуриуправление на производството, - М.: Икономика, 2010.
.Павлова Л.Н. Финансово управление: Учебник за ВУЗ - прер. и допълнителни - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2013.
.Попов Г.Ч., Ю.И. Червен пояс. Организация на управлението обществено производство: Учебник. - 2-ро изд. - М.: МГУ, 2014.
.Попов Г.Ч. Проблеми на теорията на управлението. - 2-ро изд., преработено. и допълнителни - М.: Икономика, 2014.
.Попов Г.Ч. Ефективно управление. - 2-ро изд., преработено. и допълнителни - М.: Икономика, 2012.
.Разу М.Л., Русинова Ф.М. Мениджмънт / ред., - М .: FBK - Press, 2011.
.Смирнов С.В. Организация на управлението на предприятието. С.-П.: Икономпрес, 2013.
.Цуглевич В.Н. Корпоративно управление на нестабилен пазар / изд. Н.П. Тихомирова - М.: Изпитно издателство, 2013 г.
.Ръководство на дизайнера на автоматизирана система за управление - М .: Икономика, 2014 г.
.Указател на директора на предприятието. - М.: Инфа - М, 2010.
Ключови функции за управление
Изследването на процеса на управление по отношение на неговите функции ви позволява да зададете обхвата на работа за всяка от функциите, да определите необходимостта от трудови ресурси и в резултат на това да формирате структурата и организацията на системата за управление.
Процесът на управление се състои от четири взаимосвързани функции:планиране, организация, мотивация и контрол.
1. Организация като управленска функция осигурява подреждането на техническите, икономическите, социално-психологическите и правните аспекти на дейността на контролираната система на всички нейни йерархични нива. В същото време друго значение на тази дума е екип, чиито усилия са насочени към постигане на конкретни цели, общи за всички членове на този екип. Но всяка организация трябва да разполага с такива важни ресурси като капитал, информация, материали, оборудване и технологии. Успехът на неговото функциониране зависи от сложни, променливи фактори на околната среда. Организация - група от хора, чиито дейности са съзнателно координирани за постигане на обща цел или цели за всички.
2. Най-важната задачапланиране е прогнозиране или, както често се нарича стратегическо планиране. Прогнозирането трябва да осигури решаването на поставената стратегическа задача, постигането на определена цел с помощта на научно предвиждане, основано на анализ на вътрешните и външните отношения на организацията и изследване на икономическите тенденции. Прогнозирането е основен инструментвземане на стратегически решения.
Функция на планираневключва вземане на решение какви да бъдат целите на организацията и какво трябва да направят членовете на организацията, за да постигнат тези цели. В основата си функцията за планиране отговаря на три основни въпроса:
1)
Къде сме в момента?Мениджърите трябва да оценят силните страни и слаби страниорганизации във важни области като финанси, маркетинг, производство, изследвания и развитие, трудови ресурси. Всичко се извършва с цел да се определи какво реално може да постигне организацията.
2)
Къде искаме да отидем?Чрез оценка на възможностите и заплахите в средата на организацията, като конкуренция, клиенти, закони, икономически условия, технология, предлагане, социални и културни промени, ръководството определя какви трябва да бъдат целите на организацията и какво може да попречи на организацията да постигне тези цели.
3) Как ще го направим?Лидерите трябва да решат, както широко, така и конкретно, какво трябва да направят членовете на организацията, за да постигнат целите на организацията.
Планиране - това е един от начините, чрез който ръководството осигурява единно насочване на усилията на всички членове на организацията към постигане на нейните общи цели. Поради промени в околен святили грешки в преценката, събитията може да не се развият така, както ръководството е предвидило, когато е правило планове. Следователно плановете трябва да бъдат преразгледани, така че да съответстват на реалността.
3. Мотивация - процесът на стимулиране на дейността на човек или екип, насочен към постигане на индивидуални или общи цели на организацията.
Лидерът винаги трябва да помни, че дори най-добрите планове и най-съвършената организационна структура са безполезни, ако някой не ги следва. реална работаорганизации. Всеки член на групата, получил конкретна задача, ще отговори най-много на нея по различен начинпонякога непредсказуем. Действията на хората зависят не само от необходимостта или техните изрични желания, но и от множество сложни субективни фактори, скрити в подсъзнанието или придобити в резултат на възпитание. Задачамотивационни функциие, че членовете на организацията изпълняват работата в съответствие с делегираните им задължения и в съответствие с плана.
Мениджърите винаги са изпълнявали функцията да мотивират своите служители, независимо дали самите те го осъзнават или не. От края на 18 век до 20 век е широко разпространено мнението, че хоратавинаги ще работят повече, ако имат възможност да печелят повече. По този начин се смяташе, че мотивацията е просто въпрос на предлагане на подходящи парични награди в замяна на усилията. Това беше основата на подхода към мотивацията на училището за научно управление.
Изследванията в поведенческите науки показаха провала на чисто икономическия подход. Мениджърите са научили, че мотивацията, т.е. създаване вътрешен подтиккъм действие е резултат от сложен набор от потребности, които непрекъснато се променят. Сега разбираме, че за дамотивирам на своите служители ефективно, мениджърът трябва да определи какви са тези нужди в действителност и да предостави начин на служителите да посрещнат тези нужди чрез Добра работа. За ефективно стимулиране на активността е необходимо да се познават желанията на човек, неговите надежди, страхове. Ако лидерът не познава потребностите, опитът му да осигури мотивация за човешката дейност е обречен на провал. В същото време е важно да се разбере, че човек не се ръководи от една изолирана нужда, а от комбинация от тях и приоритетите могат да се променят.
Процесът на управление протича в постоянно променяща се среда и се характеризира с различна степен на несигурност. Контролното действие постигна ли целта си? Трябва ли да се коригират управленските решения? На тези въпроси отговаря контролът, който се осъществява в системата за управление с помощта на обратна връзка.
4. Контролна функция е един от основните лостове за влияние.
Почти всичко, което прави лидерът, е насочено към бъдещето. Лидерът планира да постигне целта в някакъв момент, фиксиран като ден, седмица или месец, година или по-далечна точка в бъдещето. През този период може да се случи много, включително много неблагоприятни промени. Служителите могат да откажат да изпълняват задълженията си в съответствие с плана. Може да бъдат приети закони, които да забранят подхода, възприет от ръководството. Силен нов конкурент може да навлезе на пазара и да направи много по-трудно за организацията да постигне целите си, или хората може просто да допуснат грешка при изпълнение на задълженията си.
Такива непредвидени обстоятелства могат да накарат организацията да се отклони от основния курс, първоначално определен от ръководството. И ако ръководството не успее да открие и коригира тези отклонения от първоначалните планове, преди да бъдат нанесени сериозни щети на организацията, постигането на целите, може би дори оцеляването, ще бъде застрашено.
контрол е процесът на гарантиране, че една организация действително постига своите цели. Има три аспекта на управленския контрол.Определяне на стандарти- това е точно определение на целите, които трябва да бъдат постигнати за определен период от време. Базира се на плановете, разработени по време на процеса на планиране. Вторият аспект еизмерение какво действително е постигнато за даден период, исравнение постигнати с очаквани резултати. Ако и двете от тези фази са изпълнени правилно, тогава ръководството на организацията знае не само, че има проблем в организацията, но и за източника на този проблем. Тези познания са необходими за успешното изпълнение на третата фаза, а именно етапа, на койтосе предприемат действия, ако е необходимо, за коригиране на големи отклонения от първоначалния план. Едно възможно действие е да прегледате целите, за да ги направите по-реалистични и подходящи за ситуацията. Вашият учител, например, чрез система от тестове, която е начин за наблюдение на напредъка ви в ученето в сравнение с установените норми, видя, че вашата група може да усвои повече материал, отколкото беше първоначално определено. В резултат на това той може да преразгледа образователни плановеза да позволи преминаването на повече материал.
Четирите функции на управлението – планиране, организиране, мотивиране и контрол – имат две общи характеристики: всички те изискват вземане на решения и всички изискват комуникация, обмен на информация, за да се получи информация за вземане на решения. правилно решениеи изяснете това решение на другите членове на организацията. Поради това, както и поради факта, че тези две характеристики свързват всичките четири управленски функции, осигурявайки тяхната взаимозависимост, комуникацията и вземането на решения често се наричамостови процеси.
Библиография
1 Волмянская О.А., Волмянски Е.И. Практическо ръководство за управление: Международен опит за постигане на успех / Пер. от английски. Минск, ООО "Нови знания", 1998 г.
2 Knoring V.I. Изкуството на управление: М.: Издателство "БЕК", 1997 г.
3 Колодяжная Т.П. Управление на съвременна предучилищна образователна институция: Концептуална, програмна и методическа подкрепа. Ростов-н / Д, Издателство за учители, 2002 г.
4 Панова Н.В. Изпълнителен коучинг: урок. Санкт Петербург, Санкт Петербург IVESEP, 2011.
5 Лосев П.Н. контрол методическа работав модерна предучилищна образователна институция Москва, търговски център "Сфера", 2005 г.
6 Mayer A.A. контрол иновационни процесив DOW: Методическо ръководство. Москва, търговски център "Сфера", 2008 г
7 Троян А.Н. Управление на предучилищното образование. М, ТЦ "Сфера", 2006г
8 Фалюшина Л.И. Управление на качеството на образователния процес в предучилищна възраст образователна институция: Ръководство за ръководители на предучилищни образователни институции. М., "Аркти", 2003 г.
За начинаещи: отглеждане на бройлери у дома Преварена вода за бройлери
Само влюбените ще оцелеят
Характеристики на рекламата, насочена към деца
ретуширане на стари снимки във photoshop ретуширане на стари снимки
Какво е НПО: декодиране, дефиниране на цели, видове дейности Има ли право организация с нестопанска цел