-- [ Страница 1 ] --

Т.А. КРАЛИЦА

ДОКУМЕНТАЦИЯ НА УПРАВЛЕНИЕТО

ДЕЙНОСТИ

РУКОВОДСТВО

САНКТ ПЕТЕРБУРГ

Королева Т.А. Документация управленски дейности. Образователни

надбавка. - Санкт Петербург: изд. СПбГУКиТ, 2013. - 94 с.

Развитието на тази дисциплина е насочено към формирането на знания и

умения за работа с организационно-административна и информационно-справочна документация, регламентираща дейности длъжностни лицаорганизация, функции и процеси на управление на персонала на организацията. За студенти от Факултет по масови комуникации, обучаващи се в специалност 031600 „Реклама и връзки с обществеността“, както и студенти от Факултет по мениджмънт, обучаващи се в специалност 080500 „Мениджмънт“ и 080100 „Икономика“.

Освен това, урокможе да бъде полезна за студенти от други факултети при изучаване на дисциплините "Деловодство и кореспонденция", "Управление на информационните технологии", "Бизнес култура" и др.

Рецензент: Ръководител на катедра Информационен мениджмънт и счетоводство, кандидат по икономика, доцент А.Ю. Смирнов.

© SPbGUKiT, ВЪВЕДЕНИЕ Документирането на дейностите на организации от всякаква форма на собственост се регулира от законодателни и подзаконови актове. Изискванията към дизайна и подготовката на документите непрекъснато нарастват.

Ръководството на съвременните организации е изправено не само пред многообразието от видове и разновидности на документите, сложността на техния състав, изискванията за придаване на юридическа сила на документите, за съхранение и архивиране на документите, но и пред необходимостта от постоянно актуализиране на знанията на служителите в сферата на деловодството в съответствие с постоянно актуализираните закони и разпоредби.

Под въздействието на икономически фактори правната значимост на документите се увеличава, което определя уместността на преразглеждането на подходите за управление на документи. Разработване и внедряване на документационна поддръжка за управление на ас ефективна системарешава проблемите на успеха на предприятието в собствения пазарен сегмент, допринася за ефективността и качеството на управлението на организацията.

Документирането е записването на информация на различни носители по установени правила. Член 11 от Федералния закон от 27 юли 2006 г. № 149 FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“

установява, че „във федералните изпълнителни органи документирането на информацията се извършва по начина, установен от правителството Руска федерация. Правила за деловодство и документооборот, установени от др държавни органи, органи местно управлениев рамките на своята компетентност трябва да отговарят на изискванията, установени от правителството на Руската федерация по отношение на деловодството и документооборота за федералните изпълнителни органи.

Основание за приемане са документите управленски решения, служат като доказателство за тяхното изпълнение и източник за обобщение и анализ, материал за справочно-издирвателна работа. В управленските дейности документът действа както като предмет на труда, така и като резултат от труда.

Деловодството е отрасъл от дейност, който осигурява документиране и организация на работа с официални документи.

Съвременната офис работа не е набор от технически операции, извършвани с документи, а система за информационна поддръжка на управленските дейности.

Напоследък синонимът на термина „офис мениджмънт“ стана „поддръжка на документация за управление“ (DOE). Появата на този термин е свързана с осъзнаването на промените, настъпващи в деловодството и най-вече във връзка с използването на автоматизирани информационни технологии в системите за управление.

1. ИСТОРИЯ НА РАЗВИТИЕТО НА РУСКАТА ОФИСНА РАБОТА Практиката на документиране на управленски действия датира от древни времена. Данните, получени от археолози и лингвисти, както и писмени документи показват, че още през Х век. в староруската държава имаше култура на писане на документи. Пример са споразуменията с Византия от 911 и 945 г., в които се споменава и практиката да се съставят и други документи – писмени завещания и пътни писма за търговските кораби.

Още по време на управлението на Владимир Святославович в Киев - столицата на староруската държава (978 - 1015 г.) - е имало образователна институцияза деца на боляри и старши бойци. От възпитаниците на това училище бяха избрани кандидати за длъжностите на „печатари“ - пазители на княжеския печат, както и на съдебни секретари, писари и чиновници при принцове и други големи феодали.

От 14 век терминът "чиновник" е назначен за всички лица, извършващи деловодство.

Почти до края на XIV век. Основният материал за писане в Русия беше пергаментът (специално облечена телешка, овнешка или козя кожа), който в документите се нарича „харта“ или просто „телешко“. Най-древната форма на документа е писмо - отделен лист пергамент с ширина около 15 см. Размерите на документа могат да бъдат различни чрез залепване на следващите листове. Загубилите стойността си документи бяха изчистени и отново бяха използвани скъпи материали.

Документи се съхраняват в съкровищници заедно с бижута, както и в църкви и манастири. Това били по правило централните градски църкви, посветени на светците, избрани за покровители на града. Често самото съхранение в храма придавало на документа юридическа сила. Например в Псков писмените документи се съхраняват в катедралата Троица в сандъци.

Държавните или църковните актове, одобрени на вечето, бяха поставени в „Ковчегът на Светата Троица“, като по този начин им се придаде законна сила.

Гостинните дворове и манастирите също бяха центрове на документация и нейното съхранение, тъй като църквата имаше широка правна компетентност. Самият манастир е доста голям. икономическо предприятиедокументира своята съдебна и икономическа дейност, като понякога използва свободно място в духовните книги за това.

В онези дни имаше голям брой документи - уставни, контрибуционни, актове за продажба: заем, ипотечно обвързване, определяне на паричния заем, житейски записи - със спешно наемане на работници;

пълни харти - при продажба в робство;

сертификати за почивка и др. Системата на деловодството обаче все още не е развита.

Системата на държавната служба започва да се оформя от средата на 15 век. по време на формирането на руската централизирана държава. Московските велики князе успяха да създадат силна централизирана система на управление, в която основни функцииадминистративното управление се извършваше от Болярската дума и заповеди (места с постоянен персонал от хора, участващи в офис работа). Произходът на заповедите е свързан с практиката на лични задачи (заповеди) на великия херцог до най-близкия кръг - князете и болярите за решаване на определени въпроси. контролирани от правителството. Ето защо периодът от XV до XVIIв. Прието е периодът на поръчката да се нарича - по името на първите държавни институции - поръчки.

През този период част от поръчките са органи на териториална администрация, а част отговарят за отделни отрасли. Начело на ордена стоеше приказен съдия, назначен от думските редици. На негово ръководство бяха чиновници от един до десет. Чиновниците отговаряха за чиновниците, които в съответствие с трудовия стаж се разделяха на „старши“, „средни“ и „млади“.

(юноши). В големите поръчки чиновниците бяха обединени в "маси" - структурни единици на териториален принцип. Управленската дейност принадлежеше на заповедните съдии, чиновниците и чиновниците се занимаваха с организиране и водене на деловодство. За изпълнение на решенията имало специални длъжности - тълкуватели, тръбачи и др. Те разнасяли кореспонденцията на заповеди според принадлежността си, призовавали страните в съда и др.

На място заповедите се администрират от губернатори, които контролират територията и изпълняват инструкциите на централните власти. Губернаторите имаха собствена канцелария - командна колиба и помощници - "малки" управители и писари.Командната колиба беше разделена на маси.

През ХV век скъпият пергамент е заменен от хартия, първоначално внесена от западноевропейските страни, а от втората половина на 15в. - домашни. В онези дни хартията се правеше от парцали, а мастилото се правеше от железни соли и танини, извлечени от мастилени ядки - израстъци върху дъбови листа.

Такъв текст почти не избледня, така че дори и сега архивните документи от онова време са доста добре прочетени.

Специфичният състав на документите на заповедната деловодна работа беше малък:

писма - кралски укази, изпратени от заповеди до места, заповеди на царя до управители и други местни вождове, отговори и доклади, получени в заповеди от управители, спомени - писма между заповеди, петиции - жалби на граждани до централната власт.

Повечето от реквизитите все още не са отделени от текста в документите на заповедното деловодство; адресът, адресатът, датата, обозначението на автора и действителното съдържание на документа представляват един непрекъснат текст. По правило документът започва с адреса, датата и обозначението на автора и адресата, след което се излага същността на въпроса. В заключителната част са посочени датата и мястото на написване на документа.

През 1720 г. Петър I одобри Общия правилник, който стана законодателна основа за реформата на деловодството. Този документ въвежда "колегиална" система на деловодство, като носи името си от нов тип институция - колегиуми. Съставът на колегиите включваше: председател, заместник-председател, съветници и заседатели. Решенията в тези институции се вземат предимно колективно, на което Петър I придава особено значение, като отбелязва, че „всички най-добри разпореждания се случват чрез съвети“.

Този законодателен акт разделя задълженията на присъствието като орган за вземане на решения от бизнеса производствени дейности, която е съсредоточена в офиса начело със секретаря. Под ръководството на секретаря работеха: нотариус, актюер, регистратор, деловодители, преписвачи, преводачи, устни преводачи (за устен превод) и пазач (пазач за охрана).

Нотариусът водеше протоколите от заседанията и регистъра на неуредените дела, актюерът отговаряше за безопасността на документите и подготвяше канцеларски материали, секретарят изпълняваше нова функция за деловодството - регистрираше всички входящи и изходящи документи в специални книги.

Във всяка колегия имаше прокурор, който следеше за законността и реда на решаване на делата. Сериозно нововъведение е въвеждането на подписа на ръководителя на правителствената служба в членовете на колегията върху документа, който те обсъждат. Разкритите дела са предадени в архива, ръководен от архивиста.

В системата на колегиалното деловодство се появиха голям брой нови документи, длъжности и термини, които ги определят. Оттам до нас дойдоха понятията „указ“, „наредба“, „резолюция“, „инструкция“ и др.

В началото на деветнадесети век. настъпи нова реформа в системата на държавната администрация и деловодството. Вместо колегиуми се появиха нови институции на министерството, ръководени от министри на принципите на единоначалието.

Министерствата бяха разделени на отдели, а те от своя страна на таблици.

Законодателният акт, определящ цялостната система на министерско устройство и деловодство, е "Общото устройство на министерствата". Самото понятие за деловодство по онова време означаваше дейността не само на офиса, но и на цялата институция, а „случаят“ се разбираше не като папка с документи, както в съвременното деловодство, а въпросът, който се решава, да за обозначаване на понятие, подобно на съвременната офис работа, имаше терминът „писане“ .

Авторите на „Общата институция на министерствата“ ясно разделят два аспекта на деловодството: формите на документите и процедурата за тяхното движение, в основата на която е процедурата за разглеждане на въпроси, приети в институцията, или, в съвременната терминология, процес на вземане на управленски решения.

През периода на министерската деловодна работа формата на документите също се промени - появиха се формуляри с ъглово разположение на детайлите. Формулярите са отпечатани по типографски начин или написани на ръка. Комплектът и разположението на реквизита се различава малко от съвременната форма. Появява се голямо количество специализирана литература, включително теоретична, в която за първи път се формулира класификацията на документите. Редовно се публикуват специални писма - сборници с образци на документи, предназначени както за длъжностни лица, така и за частни лица, които трябва да се обърнат към държавни органи.

В края на деветнадесети век. първо във военното ведомство, а след това и в цивилните министерства, започнаха да се използват пишещи машини, което доведе до ускоряване на деловодството и даде възможност да се направят няколко копия на документа наведнъж. Освен това машинописният текст стана по-компактен, което доведе до намаляване на обема на документите. Появата на пишещите машини беше истинска техническа революция в офисната работа и може би е сравнима само с появата на компютъра.

Октомврийската революция от 1917 г., насочена към радикалното разрушаване на стария държавен апарат, към привличането на широките трудещи се маси в неговата дейност, коренно промени формата на държавния апарат.

За пряко управление на страната е създадено първото съветско правителство - Съветът на народните комисари (Совнарком) и 13 народни комисариата (народни комисариати) - за управление на отделни отрасли.

За да узакони дейността на силовите структури и да рационализира процесите на документация, на 30 октомври 1917 г. Съветът на народните комисари издава указ „За реда за приемане и публикуване на закони“, а на 2 март 1918 г. Указ „За формата на формулярите на държавните институции“. При разработване нова технологияръководството използва опита на предшествениците си, например подобен документ на военния отдел от 1911 г. е взет като основа за „Правилника за писане и деловодство“ Много внимание се обръща на опростяването и рационализирането на офисната работа.

През 20-те години на миналия век се организират изследвания в областта на управлението, научната организация на труда и деловодството и са публикувани най-важните нормативни документи в областта на документацията за управление.

Организационната и научна дейност за оптимизация в областта на управлението беше осигурена от нормативни документи и създаването на цяла мрежа от обществени организации, институти и лаборатории, ангажирани с въпросите на научната организация на труда и деловодството. За координиране на работата в цялата страна през 1923 г. е създаден Съветът за научна организация на труда, производството и управлението, а през 1926 г. Държавният институт за контролна техника (ITU).

ITU е подготвил проект на „Общи правила за документация и работни процеси“, който използва резултатите от най-новите чуждестранни и местни разработки в тази област.

През 30-те години на миналия век се формира и укрепва твърда централизирана административно-командна система за управление, която изключва възможността за алтернативни подходи към системата на деловодството. В резултат на това се ликвидират почти всички големи научни центрове, занимаващи се с научната организация на труда и деловодството. В същото време максимални усилия са насочени към заробването легални методинаселение на страната, за което се усъвършенства системата за регистрация на съветските граждани.

В някои големи отдели беше извършена работа за подобряване на системата за счетоводство и документация на персонала и бяха постигнати известни успехи. В национален мащаб обаче имаше разногласия в областта на управлението и деловодството.

За да се преодолее този недостатък, бяха необходими радикални мерки, които трябваше да бъдат предприети след резултатите от проучването от 1941 г.

междусекторна среща по офис техника. Програмата, приета на тази среща, съдържаше въпросите за създаване на организационен и методически център, развиващ се нормативна уредба, механизация на труда в деловодството и др.

Практическото изпълнение на тази програма беше възпрепятствано от Великия Отечествена война, а след това години на възстановяване на разрушената национална икономика.

Отново нарастване на интереса към въпросите на документалното осигуряване на управлението се наблюдава през 60-те години. От 1958 г. Главното архивно управление към Министерския съвет на СССР (ГАУ) става упълномощено да контролира производството на документалната част от деловодството на предприятията и организациите, а през 1966 г. Всесъюзният научен Изследователски институтдокументация и архивиране (ВНИИДАД).

Тази организация, заедно с други ведомствени институции, разработи Единната система за държавна документация (USSD), в която нейните автори обобщиха иновативен опитна своето време и предложи оптимална технология за извършване на управленски операции и тяхното документиране.

Новото издание на този документ се нарича Държавна система за управление на документацията (GS DOW) и запълва празнините в USSD по отношение на новите информационни технологии. Този документ е одобрен от началника на Главния архивен отдел през 1988 г. През 1970-те и 1980-те години GOSTs за управленски документи (GOST 6.38-72 и др.), Всесъюзни класификатори (OKUD, OKPO, OKONH и др.), унифицирани системи за документация (USD) и серия от държавни стандарти за тези унифицирани системи.

Публикувана през 1993 г Всеруски класификаторуправленска документация, през 1997 г. - нов GOST R 6.30-97 (Изисквания за документация), през 1998 г. - GOST R 51141-98 (Офис дело и архивиране.

Термини и определения). Последните регулаторни документи отразяват промени в документацията и работния процес, които са резултат от промени в социалните отношения и появата на нови форми на собственост. През 2000 г. бяха направени промени в GOST R 6.30-97, а през 2003 г. той беше заменен с нов - GOST R 6.30-2003.

Широко разпространен компютърни програмиподготовка на документи, като правило, те включват набори от шаблони на документи, адаптирани на руски език. За съжаление, тези шаблони напълно игнорират местните стандарти и традиции в областта на създаването и обработката на документи.

2. ИЗИСКВАНИЯ НА ЗАКОНОДАТЕЛСТВОТО В ОБЛАСТТА НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА методически документирегламентиране на технологията за създаване, обработка, съхраняване и използване на документи в текущи дейностиинституции, както и регламентиране работата на службата за деловодство - нейната структура, функции, персонал, техническа поддръжкаи някои други аспекти.

Общите принципи за организиране на документация за дейността на физически (граждани) и юридически лица се регулират от законодателството на Руската федерация.

Гражданският кодекс на Руската федерация установява видовете документи, използвани при създаването, регистрацията и ликвидацията юридическо лице, определя видовете и формата на договорите и др.

Кодексът на труда на Руската федерация, който регламентира трудови отношения, установява видовете и съдържанието на трудовите договори, номенклатурата и процедурата за обработка на документи за приемане, уволнение, прехвърляне, повишаване на квалификацията на служители на организацията.

Основният акт при работа с документи е федералният закон„За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ от 27 юли 2006 г. № 149-FZ, който установява правния режим за създаване, съхранение и използване на информационни ресурси. Законът установява реда за документиране на информацията, собствеността на отделни документи и масиви от документи в информационните системи, категориите информация според нивото на достъп до нея, реда за правна защита на информацията.

Законът на Руската федерация „За архивирането в Руската федерация“ от 22 ноември 2004 г. № 125-FZ е тясно свързан с предишния закон. Законът урежда процесите на формиране, организация на съхранението, отчитането, използването на архивите, както и отговорността за нарушаване на закона.

Законът на Руската федерация „За държавната тайна“ от 21 юли 1993 г. № 5485 (с измененията и допълненията от 8 ноември 2011 г. № 309-FZ) урежда отношенията, възникващи във връзка с класифицирането на информация като държавна тайна, тяхната разсекретяване и защита в интерес на гарантиране на сигурността на Руската федерация.

Основанията за класифициране на информацията като поверителна се съдържат в чл. 139 от Гражданския кодекс на Руската федерация (ГК на Руската федерация): „Информацията представлява официална или търговска тайна в случай, че информацията има действителна или потенциална търговска стойност поради неизвестността й на трети лица, няма свободен достъп до нея на правно основание и собственикът на информацията предприема мерки за защита на нейната поверителност."

№ 5154-1 установява правната рамка за стандартизация в Руската федерация, задължителна за всички държавни органи, предприятия и предприемачи, обществени сдружения. Законът установява реда за извършване на работа по стандартизация, видовете стандартизационни документи и тяхното прилагане, осъществяването на държавен контрол върху спазването на държавните стандарти и отговорността за нарушаване на разпоредбите на закона.

Законът възлага на Комитета на Руската федерация по стандартизация, метрология и сертификация (Госстандарт на Русия) формирането и прилагането на държавната политика в областта на стандартизацията.

Федералният закон „За участие в международния обмен на информация“ от 4 юли 1996 г. № 85-ФЗ е насочен към създаване на условия за ефективно участие на Русия в международния обмен на информация в рамките на единното глобално информационно пространство. Законът установява собственост върху информационни продукти, ограничения върху международния обмен на информация (ограничения за износ), използването на международни съоръжения за обмен на информация (защита конфиденциална информация) и други въпроси на международния обмен на информация.

Законът на Руската федерация "За електронния цифров подпис" от 10 януари 2002 г. № 1-FZ определя основните понятия в областта електронен документообороти изисквания за правно значим електронен документ.

Основните понятия, принципи и основни правила за извършване на деловодството са изложени в държавните стандарти.

Съществува независим набор от стандарти за унифицирани системи за документация и единна система за класификация и кодиране на технически икономическа информацияГОСТ 6.01.1-87. Единна система за класификация и кодиране на технико-икономическа информация.

ГОСТ 6.10.3-83. Единни системи за документация. Записване на информация от унифицирани документи в комуникативен формат.

ГОСТ 6.10.4-84. Единни системи за документация. Придаване на правна сила на документи върху машинен носител и машинограм, създаден със средствакомпютърна технология. Основни положения.

ГОСТ 6.10.5-87. Единни системи за документация. Изисквания за изграждане на формуляр-образец.

ГОСТ 6.10.6-87. Единна система за външнотърговска документация.

Примерен формуляр.

ГОСТ 6.10.7-90. Единна система за външнотърговска документация. Проверете.

ГОСТ 7.32-91 (2000). Система от стандарти по информация, библиотечно дело и издателска дейност. Доклад за изследване. Структура и правила за регистрация.

ГОСТ Р 6.30-2003. Единни системи за документация. Система от организационно-административна документация. Изисквания към документацията.

ГОСТ Р 51141-98. Офис работа и архивиране. Термини и дефиниции.

За да се намали броят на документите, да се намалят разходите за труд и време за тяхната подготовка за обработка, да се постигне информационна съвместимост на автоматизираните бази данни, се създават единни документационни системи (UDS) за набор от взаимосвързани унифицирани формидокументи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове икономическа дейност, средства за тяхното поддържане, нормативни и методически материали за тяхното разработване и прилагане.

В момента има осем DRD:

единна система от организационна и разпоредителна документация;

единна система за банкова документация;

единна система за финансово-счетоводна и отчетно-счетоводна документация бюджетни институциии организации;

единна система за отчетност и статистическа документация;

единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;

единна система за трудова документация;

Единна документна система на Пенсионния фонд на Руската федерация;

единна система за външнотърговска документация.

В същото време се разработват класификатори на техническа, икономическа и социална информация, които осигуряват автоматизирана обработка на данните, съдържащи се в DDD. Класификатори на нормативни документи за техническа, икономическа и социална информация, съдържащи систематизиран набор от имена на обекти, представени като класификационни групи и присвоени им кодове.

В момента има 37 общоруски и общосъюзни класификатори, които продължават да работят. В зависимост от областта на приложение класификаторите се разделят на общоруски, секторни и корпоративни класификатори.

По съдържание класификаторите се разделят на три групи:

1. Класификатори на информация за управленски документи, задачи, решавани в автоматизирани системи за управление, видове дейности, икономически и социални показатели- Общоруският класификатор на стандартите (OKS), Общоруският класификатор на валутите (OKV), Общоруският класификатор на управленските документи (OKUD) и др.

2. Класификатор на информацията за организационните структури Всеруски класификатор на предприятията и организациите (ОКПО), Всеруски класификатор на отраслите на националната икономика (ОКОНХ), Всеруски класификатор на публичните органи и администрация (ОКОГУ) и др.

3. Класификатори на информация за населението и персонала - Всеруският класификатор на специалностите в образованието (ОКСО), Всеруският класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и тарифни категории(OKPDTR) и др.

Например OKUD съдържа информация за унифицирани системи за документация и формуляри на документи, разрешени за използване. Кодът се състои от седем цифри и се поставя в съответствие с GOST R 6.30- „Унифицирани системи за документация. Система от организационно-административна документация. Изисквания към документацията” в унифицирани форми на документи.

Най-пълният междусекторен документ за организацията на документацията за управление е публикуван през 1990 г.

Държавно устройствоподдръжка на документацията - ГСДОУ.

GSDOU е набор от принципи и правила, които установяват единни изисквания за документиране на управленската дейност и организиране на работата с документи в държавни органи, предприятия (сдружения), институции и обществени организации.

Разпоредбите на GSDOU се въвеждат в практиката на документационната поддръжка чрез разработването на индустриални стандарти, инструкции от министерства и ведомства за офис работа и различни инструкции.

Пример за такива документи е инструкцията, въведена в сила със Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 08.11.2005 г. N 536 „За стандартните инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи“ (регистрирана в Министерството на правосъдието на Руската федерация от 27.01.2006 N 7418) /6/, както и инструкции за работа в офиса, разработени директно в организацията.

Специфичните операции на технологията за работа в офиса и методите за организиране на услугата за управление на документи (DOW) се регулират от работните документи на организацията - заповед за организацията на работата в офиса, заповед за класифициране на информация като поверителна, инструкции за работа в офиса, длъжностни характеристики и др.

2. ДОКУМЕНТ 3.1. Изисквания към документа Документите са източници и носители на информация. Те служат като основа за вземане на решения, справочна и информационна работа, имаща юридическа сила, са доказателства. Историческият документ се счита за исторически източник. В управленската дейност документът е предметът на труда и резултатът от труда.

Думата "документ" идва от латинското "documentum" доказателство. В началото на 20-ти век документът се е разглеждал като „бизнес документ, който служи като доказателство за нещо, потвърждаващ правото на нещо” /16/. В момента документът се разглежда предимно като носител на информация. В съответствие с Оксфордския речник „документът е текст или изображение, което има информационна стойност“, а според GOST R 51141-98 „документът е информация, записана на материален носител с подробности, които позволяват да бъде идентифициран“ / 7/.

Документът може да бъде получен различни начини: чрез писане, рисунка, графика, фотография, звук или видеозапис. Като фиксира (показва) информация, той осигурява нейното запазване и натрупване, възможността за прехвърлянето й на друго лице, многократна употреба, връщане към информация във времето.

Вземането на правилно решение изисква пълна, навременна и надеждна информация. то Общи изискваниякъм документа като източник на информация.

Пълнотата на информацията характеризира нейния обем, който трябва да е достатъчен за вземане на решение.

Информацията трябва да е оперативна, т.е. така че по време на предаването и обработката му състоянието не се е променило.

Достоверността на информацията се определя от степента, в която нейното съдържание съответства на обективното състояние на нещата.

Освен това на работно мястоинформацията за ръководителя или изпълнителя трябва да бъде във форма, която улеснява нейното възприемане и обработка. В големите фирми информацията, получена от мениджъра, като правило, най-важната и спешна, се представя в компресирана форма.

Всеки документ трябва да се преценява преди всичко по информацията, която съдържа. Федералният закон „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“ определя, че „документирането на информация е предпоставка за включването на информация в информационните ресурси.

Документирането на информацията се извършва по начина, установен от държавните органи, отговорни за организирането на деловодството, стандартизирането на документи ... ".

Именно документите, т.е. правно валидна информация, записана на материален носител, служи като основно доказателство за определен факт при разрешаване на икономически спорове с бизнес партньори в арбитражен съд или трудови конфликти със служители на предприятие в народен съд.

За да бъде валиден един документ, той трябва да отговаря на следните изисквания:

Не противоречат на законите на държавата;

Да е в правомощията на органа, който го е издал;

Формата на документа трябва да отговаря на държавните стандарти.

Колко загуби са понесени от предприятията поради случайно или умишлено неправилно съставени документи. Нередовното съхранение на документи може да доведе до риск от загуба на ценна информация, което може да се отрази неблагоприятно на дейността на предприятието.

Грешки при поддържането на досиета на персонала, които записват трудовите отношения на служител с предприятие и потвърждават неговата заплата и старшинство, са нарушение на изискванията Кодекс на трудаРуската федерация и може да причини материални загуби на служителите (например в случай на неправилно изчисляване на пенсиите) или на самото предприятие, когато съдът реши да обезщети служителя за щети от несправедливо, според него, уволнение.

По този начин познаването на съвременните правила за документооборот и организация на офис работата ще помогне да се работи без външни (с държавни агенции и партньори) и вътрешни (с подчинени) конфликти, като се фокусира върху решаването на проблеми на производството и икономическата дейност.

3.2. Класификация на документите Според GSDOU документите се класифицират по редица критерии.

1) Според метода на фиксиране на информация документите се делят на писмени, графични, фото, филмови, видео документи, акустични.

Под писмени (или ръкописни) се включват всички документи, създадени ръкописно или машинописно, както и направени на компютър, размножителни машини и типографски метод.

Графичните документи включват чертежи, графики, карти, чертежи, диаграми, планове. Фото, филмови и видео документи се записват с помощта на специално оборудване на специални носители. Те ви позволяват да заснемете обекти и явления, които са трудни или невъзможни за заснемане с други средства.

Акустичните документи позволяват прецизно записване и предаване на звукова информация, намират широко приложение в работата на секретар при водене на протоколи от срещи, съвещания, съвещания и др.

З) Голям брой документи се отличават по име. Това са заповеди, правилници, протоколи, заповеди, инструкции, писма, становища и др.

4) По вид документите са типови, примерни, индивидуални и по образец.

Типовите документи се разработват предварително от висши органи за подчинени организации с хомогенни функции и са задължителни.

Примерни документи се разработват и от висшестоящите органи за организациите в тяхната система, но те са с примерен, консултативен характер.

Индивидуалните документи се разработват от конкретни организации за вътрешно ползване.

Ситопечатните документи се произвеждат по типографски начин, като постоянната част от текста на документа се отпечатва на печатни машини, а за променлива информация се оставят свободни места. Такива документи спестяват време за изготвянето им и повишават общата култура и грамотност на документите.

5) Според степента на сложност се разграничават прости документи, съдържащи един въпрос, и сложни документи, съдържащи няколко въпроса. Простите документи са за предпочитане, тъй като са по-лесни за обработка, контрол на изпълнението, търсене, съхранение.

6) Според мястото на съставяне документите се класифицират на вътрешни и външни. Вътрешни - документи, съставени за решаване на техните вътрешни проблеми и не излизат извън организацията. Външна - входяща и изходяща кореспонденция на предприятието.

7) Според сроковете на изпълнение документите се делят на спешни и неспешни. Показател за тази характеристика е срокът за изпълнение на документа, който е установен със закон и съотв правни актове, както и телеграми, телефонограми, документи с гриф "спешно". Всички останали документи се изпълняват в сроковете, определени от администрацията, и се считат за неспешни.

8) По произход документите биват официални и служебно лични (именни). Първата група включва създадените в институции, организации и предприятия по въпросите на тяхната дейност, втората група засяга конкретни лица, т.е. поименни (заявления, писма, жалби и др.) 9) Според степента на публичност се разграничават обикновени, секретни документи и за служебно ползване (ДСП). Секретни документи и документи от ПДЧ са с печат с ограничение за достъп до документа. Печатът означава, че с този документ могат да бъдат запознати строго определен кръг лица. За разкриването на информация в класифицирани документи, както и за изгубването им, виновните носят отговорност.

10) Според юридическата сила се разграничават автентични и неистински документи.

Автентични документи се считат за издадени по установения от закона ред при спазване на всички правила, подправени - документи, чийто дизайн или съдържание не отговарят на истината.

Истинските документи се делят на валидни и невалидни. Документът става невалиден, ако е загубил правната си сила по някаква причина (например изтичане на пълномощно).

11) По предназначение (етапи на създаване) документите се разделят на оригинали (оригинали) и копия.

Оригиналът е оригиналният документ, съдържащ оригиналната информация и надлежно оформен. По правило създаването на документ се предшества от етап на проект - документ в предварителен вариант.

Копие е точно възпроизвеждане на детайлите на оригинала, в десния ъгъл на горното поле на което е изписана думата "копие". Копието няма юридическа сила. За да даде копие на законна сила, то е съответно заверено. Необходимо е да се прави разлика между такива видове копия като извлечение и дубликат. Извлечение от документ е копие на част от документа, а дубликатът е второто копие на документа, издадено във връзка със загубата, например на оригинала. Дубликат и оригинал имат еднаква правна сила.

12) Според сроковете на съхранение документите се делят на три основни групи: постоянно съхранение, временно съхранение над 10 години и временно съхранение до 10 години.

В различните предприятия и институции съставът и броят на създадените документи не са еднакви и се определят от:

Набор от проблеми за решаване в процеса на дейността;

Обемът и характерът на компетентността;

Процедурата за решаване на въпроси (на базата на единоначалие или колегиалност);

Обемът и характерът на връзките с други субекти.

Връзката между отделите на предприятието и отделните предприятия и организации е стабилна и се регулира от различни законови разпоредби, в резултат на което всички информационни потоци имат устойчив "програмиран" характер.

Следствие от стабилността на функциите на организацията е тематичната ограниченост на задачите, които решава. Тези функции подлежат на описание, класификация, регулиране. По този начин кръгът от въпроси, по които се създават управленски документи, е доста стабилен, отразявайки функционалните дейности на организацията.

Нека разгледаме влиянието на информационните връзки на предприятието върху обема и номенклатурата на неговата документация. Фигура 1 показва опростена структура на търговско предприятие и неговите вътрешни и външни информационни връзки.

Предприятия Доставчици Учредителен съвет Предприятия Съизпълнители Учредителен съвет Генерални предприятия Генерален директор Секретар Купувачи Директор Данъчно производство Счетоводство Инспекция Отдел Счетоводство Производство Банка Отдел Персонал Държавни институции Фиг. 1. Опростена структура на предприятието и неговите информационни връзки Колегиалната дейност на съвета на директорите (учредителите) се записва в протокол, административната дейност на директора - в заповеди и инструкции за основните дейности и персонал. Освен това ръководството на предприятието планира финансови и икономически дейности, което е отразено в плановата документация. След приключване на определени етапи от работата или след изтичане на календарния срок се съставя отчетна документация.

Отделът по персонала (или мениджърът по персонала) се занимава с подбор на персонал, развитие на персонала, стимули, сертифициране и преквалификация на персонала. В съответствие с тази дейност службата изготвя наредби, инструкции, становища, проекти на заповеди и се занимава с изпълнението на други документи по личния състав. Понякога тези функции се изпълняват от секретаря.

Производствените и икономически дейности, извършвани от производствения отдел, се отразяват в споразумения, договори, търговска кореспонденция и др.

Счетоводният отдел съставя финансово-счетоводни документи (баланси, годишни отчети, ревизионни и инвентаризационни протоколи, планове, сметки, сметки, касови книги и др.).

От държавни и общински организации предприятието може да получи документи, регулиращи различни въпроси от неговата дейност (данъци, сигурност околен святи т.н.). Тези документи образуват отделна група - нормативни документи на висши органи.

Освен това служителите на предприятието пишат, ако е необходимо, изявления, автобиографии, издават разписки и лични пълномощни, т.е.

изготвят официални документи.

Всички тези документи се отнасят до управленски и организационно-разпоредителни документи (ОРД). Изключение правят финансовите и счетоводните документи, които имат специфични особености на съставяне и обработка.

В зависимост от обективните (фирмен профил) и субективните (изискванията на ръководителя на предприятието и бизнес партньорите) фактори във всяка група документи могат да преобладават или да са незначителни.

По този начин всички документи, създадени в предприятие или организация, могат условно да бъдат разделени на следните групи /14/:

1) системата от учредителни документи;

2) система от организационни документи;

3) система от административни документи;

4) система от документи за персонала;

5) система от финансово-счетоводни документи;

6) система от справочни и информационни документи;

7) система от планови документи;

8) система от отчетни документи;

9) системата на официално-личните документи.

По-долу ще разгледаме правилата за обработка на документи, използвани в почти всяко предприятие, независимо от неговата специфика.

3.3. ОБЩИ ПРАВИЛА ЗА ОФОРМЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ Документите са неразделна част от имиджа на предприятието, неговия телефонна карта. Модерен дизайндизайн на формата, стил на форма, висококачествена хартия, пълен набор от информация за предприятието, правилното им подреждане върху лист хартия са особено важни за благоприятното въздействие върху бизнес партньора. Формулярите се изработват типографски или на персонален компютър. Изключение правят бланки на организации с изображението на държавния герб на Руската федерация или гербовете на съставните образувания на Руската федерация, които са продукти за печатда се отчете.

Съставянето, изпълнението на документи и документирането на дейността на организациите и отделите се регулират от законодателни и подзаконови и методически актове. Документът трябва да се основава на факти и да съдържа конкретни предложения и насоки.

Спазването на единни правила за документация гарантира:

1) правна сила на документите;

2) бърза и качествена подготовка и изпълнение на документи;

3) организиране на бързо търсене на документи.

В офис работата има единни изисквания и правила за обработка на документи, които са установени от GOST R 6.30-2003.

Стандартът установява два основни формата на формуляри за документи - A4 (210 * 297 mm) и A5 (148 * 210 mm). Повечето документи на фирмата се съставят на бланки А4. За малки букви се използват препратки, бланки формат А5. Много по-рядко се използват формуляри във формат AZ (297 * mm), предназначени за бизнес планове, счетоводни отчети, диаграми и A - за справки /8/.

Всички документи трябва да имат полета. Стандартът е определен минимален размерполета в mm:

ляво - дясно - горе - долу - За удобство при подаване на документи препоръчителният размер на лявото поле е 30 mm.

В резултат на вековно развитие в официалния бизнес стил са разработени такива езикови средства и начини за изразяване на съдържание.

които позволяват най-ефективно записване на управленска информация. Специфичност бизнес стилсе изразява в определени стилови характеристики, които го отличават от другите функционални стилове на езика (книжовен, научен, разговорен) и го правят най- удобен инструмент бизнес комуникация.

Основните характеристики на бизнес стила:

Неутрален тон на представяне;

Точност и яснота на изложението;

Лаконичност на текста.

Неутралният тон на представяне е норма за официална бизнес комуникация.

Управленската информация има официален характер, което показва бизнес основата на отношенията между автора и адресата на документа, подчертава техния безличен характер, наличието на определена дистанция между тях. Освен това участниците в бизнес комуникацията действат от името на институции, организации, предприятия, т.е. от името на юридически лица.

Поради това личният, субективен момент в текстовете трябва да бъде сведен до минимум. Думите, които имат емоционална окраска (думи, които имат умалителни и нежни наставки, междуметия и т.н.), са изключени от езика на документите.

Точността на представянето предполага недвусмисленост на разбирането на съдържанието на документа, премахване на неяснотата и осигуряване на адекватност на възприемането на текста от автора на документа и неговия адресат.

Точността на изложението се постига чрез използването на терминологичен речник, използването на стабилни обороти - езикови формули, липсата на фигуративни думи и изрази, ограничената съвместимост на думите и др. Яснотата на текста се определя от правилната композиционна структура на текста, липсата на логически грешки и яснотата на формулировката.

Лаконичността на представянето на текста се постига чрез икономична употреба езикови инструменти, с изключение на излишъка на речта.

Всеки документ се състои от съставящи го отделни елементи, които се наричат ​​реквизити (подпис, печат, текст и др.). Първоначално думата "реквизит", произлизаща от латинското "requisitum" (нужда), означава набор от формални елементи на документ, липсата на които го лишава от юридическа сила, а след това започва да обозначава всички елементи на документа .

Наборът от детайли, разположени в документа по определен начин, съставлява неговата форма. Формуляр, специфичен за определен вид документ, се нарича стандартен формуляр.

Ключът за оформление се разработва при създаване на документационна система и представлява графичен модел или схема за конструиране на документ. Той задава формати, размери на полета, местоположение на детайлите.

GOST R 6. 30-2003 установява максималния набор от подробности за всеки от документите за управление и тяхното местоположение на хартия. Има общо 30 реквизита. Тъй като някои от тях са взаимно изключващи се и някои от подробностите зависят от вида на документа, ще има много по-малко от тях в конкретен документ.

Създаден е следният списък с подпори:

01 - Държавна емблема на Руската федерация;

02 - емблема на субекта на Руската федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - код на организацията;

05 - основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице;

06 - идентификационен номер на данъкоплатеца / код на причината за регистрация (TIN / KPP);

07 - код на формата на документа;

08 - име на организацията;

09 - справочни данни за организацията;

10 - име на вида документ;

11 - дата на документа;

12 - регистрационен номер на документа;

14 - място на съставяне или публикуване на документа;

15 - адресат;

16 - печат за одобрение на документа;

17 - резолюция;

18 - заглавие към текста;

19 - контролен знак;

20 – текст на документа;

21 - маркировка за наличието на приложението;

22 - подпис;

23 - печат за одобрение на документа;

24 - визи за одобрение на документи;

25 - печатен отпечатък;

26 - знак за заверка на копие;

27 - маркировка за изпълнителя;

28 - маркировка за изпълнението на документа и изпращането му в делото;

29 - знак за получаване на документа от организацията;

30 – идентификатор на електронното копие на документа.

Местоположението на детайлите върху стандартен лист хартия и размерът на полетата, предназначени за тях, са показани на фиг. 2 и фиг. 3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 18 20 21 22 22 24 40 28 30 3. Местоположение на детайлите във формат А4 на надлъжната форма Реквизит 01 - Държавна емблема на Руската федерация Държавната емблема се поставя върху формулярите на документи на държавни органи и институции в съответствие с Федералния конституционен закон от 25 декември 2000 г. " За държавния герб на Руската федерация“. Формуляри с изображение на герба на Руската федерация могат да бъдат направени само чрез отпечатване по начина, установен в постановлението на правителството на Руската федерация от 27 декември 1995 г. „За рационализиране на производството, употребата, съхранението и унищожаването на печати и формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация" (версия на указ от 08.06.2001 г. № 450). Държавният герб на Руската федерация се поставя върху документи на министерства, ведомства, както и органи: съдилища, прокуратури, върховни органиуправление и др.

Реквизит 02 - Герб на съставен субект на Руската федерация Гербът на съставен субект на Руската федерация ще бъде поставен върху бланки в съответствие с правните актове на съставните образувания на Руската федерация. В този случай е препоръчително да посочите във формуляра на документа и името на държавата - "Руска федерация".

На формуляри на документи, надлежно одобрени изображения (гербове) на териториите и селищаРеквизит 03 - Емблема на организацията или търговска марка Емблемата на предприятието е символично графично изображение. По правило като емблема се използва търговска марка. Не се допуска замяна на името на предприятие или учреждение с емблема. Емблемата се поставя в съответствие с устава (правилника на организацията) на нивото на името на организацията или в горното поле на документа. Емблемата трябва да бъде регистрирана и не трябва да се показва в документа, освен ако организацията няма официално разрешение. Емблемата също не се възпроизвежда при поставяне на гербове върху бланката на организацията.

Реквизит 04 - Код на организацията Всички регистрирани предприятия имат код съгласно Общоруския класификатор на предприятията и организациите (ОКПО). Това е един вид потвърждение на компетентността на организацията - автор на документа.

Реквизит 05 - Основният държавен регистрационен номер на юридическо лице Основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.

Реквизит 06 – Идентификационен номер на данъкоплатеца / Код на причината за регистрация (TIN / KPP) Идентификационният номер на данъкоплатеца / Код на причината за регистрация (TIN / KPP) се записва в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.

Реквизит 07 - Код на формата на документа За целите на унификацията и стандартизацията на организационната и административната документация съществува Всеруският класификатор на управленските документи (OKUD), който установява класификацията на специфични форми на документи. Кодът съгласно OKUD се поставя само върху унифицирани документи, чието име на формулярите е включено в класификатора на управленската документация. Например 0222152 - персонал, 0276030 - график за отпуски и т.н.

Реквизит 08 - Име на организацията Името на организацията, която е автор на документа, трябва да съответства на името, фиксирано в учредителните документи.

Над името на организацията посочете съкратеното, а при липса на него - пълното име на организацията майка (ако има такава).

Всички тези имена са дадени в именителен падеж. Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е заложено в учредителните документи на организацията. Съкратеното име (в скоби) се поставя под или след пълното име, например:

МИНИСТЕРСТВО НА КУЛТУРАТА НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ ФЕДЕРАЛЕН ДЪРЖАВЕН БЮДЖЕТ ОБРАЗОВАТЕЛНА ИНСТИТУЦИЯ ЗА ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ "САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИ ДЪРЖАВЕН УНИВЕРСИТЕТ ЗА КИНО И ТЕЛЕВИЗИЯ"

(SPbGUKiT) Имената на организациите на съставните образувания на Руската федерация, които освен руския език имат държавен национален език, се отпечатват на два езика.

Името на организацията на държавния език на субекта на Руската федерация или на друг език се поставя под или вдясно от името на руски език.

Име на клон, представителство, териториален офис, структурна единицаорганизации се посочват, ако това е авторът на документа, и се поставят под името на организацията.

Реквизит 09 - Справочни данни за организацията Този атрибут се посочва само с букви. Задължителни справочни данни са пощенският адрес и телефонните номера (юридически адрес). По преценка на организацията могат да бъдат посочени допълнителни справочни данни - номера на факс, адрес електронна пощаи т.н. Банкови данни се изискват само във формулярите на писма за сетълмент и парични транзакции, например на гаранционни писма.

Пощенският адрес се извършва в съответствие с изискванията на пощенските разпоредби на Министерството на съобщенията, т.е. посочват се улица, номер на къща, град, пощенски код.

Реквизит 10 - Име на типа документ Този атрибут е един от най-важните, тъй като ви позволява да прецените целта на този документ, определя състава на детайлите и структурата на текста. Името на вида документ се регулира от устава (правилника за организацията) и се поставя върху всички документи, с изключение на писмата.

Изключение е гаранция, който указва името на документа. Името на вида на документа трябва да съответства на видовете документи, предвидени от OKUD (клас 0200000).

Наименованието на вида документ се изписва с главни букви, например:

ДЕЙСТВАЙ, ПОРЪЧАЙ.

Реквизит 11 - Дата на документа Датата е един от основните реквизити на документа, осигуряващи неговата юридическа сила.

Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземане на решение), за акта - датата на събитието.

Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една (една) дата.

Датата на документа се изготвя с арабски цифри в следната последователност: ден от месеца, месец, година. Денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка;

година с четири арабски цифри. Например, датата 12 февруари 2013 г. трябва да бъде попълнена: 02/12/2013.

Допуска се датата да се подрежда в следната последователност: година, месец, ден от месеца. Съответства международни стандартии обикновено се използва в международната кореспонденция. Освен това се допуска словесно-цифров начин на форматиране на датата (без кавички), например: 12 февруари 2013 г.

Реквизит 11 - Регистрационен номер на документа Регистрационният номер е символ на документа, под който той е въведен в информационно-извличащата система на организацията.

Обозначението може да бъде цифрово, буквено или комбинирано.

За вътрешни документи(заповеди, протоколи, заповеди и др.) обикновено това е пореден номер от началото на годината. В образователните институции номерирането на вътрешните документи може да се извършва според учебни години, т.е. От септември.

Номерът на писмото обикновено се състои от поредния номер на самото писмо според регистрационния дневник, индекса на структурното звено (или длъжностно лице), изготвило документа, и номера на делото, в което се съхранява копие от изпратения документ.

Например: № 150/22-01, където 150 е поредният номер по регистрационния дневник, 22 е индексът на подразделението, 01 е номерът на делото. Поредните номера се присвояват отделно на входящите и изходящите писма.

Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от няколко организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда на авторите в документа.

Този атрибут се поставя от границата на лявото поле под детайлите "дата на документа" и "регистрационен номер на документа".

Реквизит 14 - Място на съставяне или публикуване на документа Мястото на съставяне или публикуване се посочва във всеки документ, с изключение на писмо, което има пощенски адрес.

Реквизитът се намира под датата и регистрационния номер на документа.

При регистриране на реквизита се взема предвид административно-териториалното деление на страната, например: „г. Приозерск, Ленинградска област. Трябва да се помни, че преди да се посочат градовете Москва и Санкт Петербург, както и градове, чиито имена завършват на „-grad“ и „-burg“, буквата „g.“ не е зададено. Преди имената на другите населени места се изписва съкратеното обозначение на град, град и др.

Реквизит 15 - Адресат Адресат могат да бъдат организации, техни структурни подразделения, длъжностни лица или физически лица. Името на организацията и нейното структурно звено се посочва в именителен падеж, длъжността и фамилното име на лицето, до което е адресиран документът - в дателен падеж, инициалите се посочват преди фамилното име, например:

АД "Видеотехника"

Счетоводство Или до генералния директор на Видеотехника АД

В.А. Белов Ако документът е изпратен до няколко хомогенни организации или до няколко структурни подразделения на една организация, те трябва да бъдат посочени общо, например:

Администрации на райони на Санкт Петербург Документът не трябва да съдържа повече от четири адреса. Думата "КОПИРАНЕ" преди втория, третия, четвъртия адрес не се посочва. При по-голям брой получатели се съставя пощенски списък на документа.

В състава на реквизита „Адрес” при необходимост може да бъде включен и пощенски адрес. Елементите на адреса са посочени в последователността, установена от Пощенските правила.

Ако писмото е адресирано до организация, посочете нейното име, след това пощенския адрес, например:

Всеруски научноизследователски институт по документация и архивиране, ул. Профсоюзная, 25, Москва, адрес на физическо лицепосочете фамилията и инициалите на получателя, след това пощенския адрес, например:

Беглов К.В.

ул. Садовая, д. 80, ап. 4, Санкт Петербург, Ако писмото е адресирано до научна организация или висше учебно заведение и адресатът има научна титла, то се посочва пред фамилията, например:

Ректор на Санкт Петербург държавен университеткино и телевизия на професор А.Д. Евменов Допуска се центриране на всеки ред от атрибута "адресат" спрямо най-дългия ред.

Реквизит 16 - Печат за одобрение на документа Документът е одобрен от длъжностно лице (длъжностни лица) или специално издаден документ. Когато документът е одобрен от длъжностно лице, печатът за одобрение трябва да се състои от думата ОДОБРЯВАМ (без кавички), длъжността на лицето, което одобрява документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобрение, например:

УТВЪРЖДАВА директор на АД "Кино"

А.В. Степанов 20_ Позволено е центриране на подпорни елементи спрямо най-дългата линия.

Когато един документ се одобрява от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно ниво.

Когато документът е одобрен с резолюция, решение, заповед, протокол, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕНО (УТВЪРЖДАВАМ, ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО) (без кавички), наименованието на одобрителния документ в инструментален падеж, неговата дата и номер, например:

ОДОБРЕНО с протокол от общо събрание на акционерите от 15.02.2013 г. №. Печатът за одобрение се намира в горния десен ъгъл на документа.

Приблизителен списък на документите за одобрение /12/:

ЗАДАЧИ (за проектиране на съоръжения, технически конструкции, капитално строителство, технически и др.);

ИНСТРУКЦИИ (служебни, деловодни, безопасност, правила за вътрешния трудов ред и др.);

СТАНДАРТИ (разход на суровини, материали, електроенергия, брой служители и др.);

ДОКЛАДИ (за производствена дейност, командировки, изследователска работа);

СПИСЪЦИ (длъжности на служители с ненормиран работен ден);

стандартни документи, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение и др.);

ПЛАНОВЕ (производствени, СМР, проучвателни работи, работа на научно-техническия съвет и др.);

ПРАВИЛНИЦИ (относно организацията, структурното звено, бонусите и др.);

ЦЕНИ (за производство на работи и др.);

ОЦЕНКА НА РАЗХОДИТЕ (за издръжката на управленския апарат, използването на средства от фонда на предприятието, за капитално строителство и др.);

СТАНДАРТИ (държавни, отраслови, технически условия);

СТРУКТУРА И ЩАТ;

ТАРИФНИ СТАВКИ;

ФОРМУЛЯРИ на унифицирани документи;

Реквизит 17 - Резолюция Резолюцията се изписва върху разглежданите от ръководството входящи и вътрешни документи, в горната дясна част на документа между адресата и текста на първия лист на документа. Резолюцията включва имената и инициалите на изпълнителите, съдържанието на поръчката, датата на падежа, подпис и дата, напр.

Н.В. Морозова, К.П. Степанова Моля ви да подготвите проект на споразумение с OJSC "NORD"

до 15.02. Лично подпис 02.02. Ако в решението са посочени няколко изпълнители, отговорен за изпълнението е първият изпълнител, посочен в списъка.

Ако е необходимо да се напише втората и следващите резолюции, те се намират на всяко свободно място от лицевата страна на документа.

Допуска се записването на резолюцията на отделен лист.

Реквизит 18 – Заглавие към текста Заглавие към текста – обобщение на основния смисъл на текста на документа. Заглавието е граматически съвместимо със заглавието на документа, например:

ЗАПОВЕД за реорганизация на предприятието или ДЛЪЖНОСТНИ ИНСТРУКЦИИ на помощник-секретар На документи с формат А5 е разрешено да не се посочва заглавието на текста.

Реквизит 19 - Знак за контрол Този атрибут се поставя само върху документи, чието изпълнение е взето под контрол. Знакът включва буквата „К” или думата „КОНТРОЛ”, поставени с цветен флумастер (молив) или специален печат.

Знакът се поставя в горния десен ъгъл на документа.

Реквизит 20 - Текст на документа Текстът на документа е съставен на руски или на националния език в съответствие със законодателството на Руската федерация и субектите на Руската федерация относно държавните езици.

Текстовете на документите се изписват само на руски език, когато се изпращат до федерални държавни органи, държавни органи на съставните образувания на Руската федерация, до предприятия, които не са под юрисдикцията на този съставен субект на Руската федерация или се намират на територията на други съставни образувания на Руската федерация.

Текстът на документа от гледна точка на структура, приета формулировка, набор от фрази и синтактични конструкции е пряко свързан с вида на документа. Въпреки това, в практиката на офис работата са разработени общи изисквания, които са приложими към текстовете на повечето документи за управление:

Краткостта и точността на представянето на информацията, изключването на двусмислено тълкуване;

Обективност относно достоверността на информацията;

Изготвяне по възможност на прости, т.е. съдържащи един въпрос, документи за улесняване и ускоряване на работата с тях;

Структуриране на текста на документа, разделянето му на семантични части като въведение, доказателство, заключение;

Широко разпространено използване на шаблон и типични текстовекогато описвате повтарящи се управленски ситуации.

Краткостта се постига чрез използване на прости изречения, избягване на повторения и ненужни подробности. Текстовете на писмата и факсовете не трябва да надвишават една страница. Ако документът съдържа повече от една страница текст, страниците се номерират от втората. Номерът на страницата се поставя в средата на горното поле без тирета и точки.

Точността на представяне на същността на документа зависи от правилното използване на думи и фрази. Когато съставяте документи, трябва често да се обръщате към речници (обяснителни, правописни, чужди думи).

Обичайно е текстове с голям обем да се разделят на раздели, параграфи, подпараграфи, като се използва номериране с арабски цифри с точки след тях:

В службите за персонал широко се използват анкетни формуляри, съдържащи постоянна информация под формата на въпроси и място за информация за променливи отговори, където могат да бъдат поставени опции за отговор за избор.

Формулярите на въпросниците често се използват в маркетинговите документи.

Текстове под формата на таблици се използват в планови, финансови, отчетни и други документи. Над таблицата се поставя заглавие, отразяващо нейното съдържание. Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително име в именителен падеж. Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани, на следващите страници се отпечатват само номерата на колоните. Ако има няколко таблици, над таблицата вдясно се изписва думата „Таблица“ и се посочва нейният пореден номер (без знака за номер). Текстът на документа трябва да съдържа връзки към всички съдържащи се в него таблици.

Реквизит 21 - Знак за наличието на приложение Ако документът има приложение, посочено в текста, тогава знакът за наличието на приложение се издава в съкратена форма:

Приложение: за 4л. в 2 екземпляра.

Думата Приложение, независимо от броя на приложените документи, винаги се използва в единствено число и се намира след текста от границата на лявото поле.

Ако документът има приложения, които не са посочени в текста, те се изброяват с името, броя на листовете във всяко приложение и броя на копията, например:

Приложение: 1. Удостоверение за приемане на работа по договор № 1 от 18.01.2013 г. за 4 листа. в 2 екземпляра.

2. Удостоверение за приемане на работа по договор № 124 от 23.05.2013 г. на л. в 1 екземпляр.

Ако приложението към документа е в един екземпляр, тогава броят на екземплярите не се посочва. Ако приложенията са подвързани, броят на листата не се посочва.

В приложението към административния документ на първия му лист в горния десен ъгъл се изписва „Приложение №“, като се посочва наименованието на административния документ, неговата дата и регистрационен номер, например:

Приложение № към заповедта на директора на ОАО Кино от 12 февруари 2013 г. № Ако към документа е приложен друг документ, който също има приложение, се изготвя бележка за наличието на заявление, както следва:

Приложение: писмо на Министерството на културата на Руската федерация № 02-6/172 от 12 януари 2013 г. и приложението към него, общо 20 листа.

Ако заявлението не е изпратено на всички адреси, посочени в документа, тогава се прави маркировка за неговото присъствие, както следва:

Приложение: за 5л. в 1 екземпляр. до първи адрес.

Допуска се отпечатването на думата "ПРИЛОЖЕНИЕ" с главни букви, както и центрирането на този израз, името на документа, неговата дата и регистрационен номер спрямо най-дългия ред.

Реквизит 22 - Подпис Съставът на реквизита „Подпис“ включва: името на длъжността на лицето, подписало документа (пълно, ако документът не е съставен на бланка, и съкратено на документ, съставен на бланка );

личен подпис;

декодиране на подпис (инициали, фамилия), например:

Директор на ОАО "Норд" Лично подпис И.Л. Сидоров Или във формата:

Директор Лично подпис И.Л. Сидоров При съставянето на документ върху бланката на длъжностно лице не се посочва длъжността на това лице.

Когато документът е подписан от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят един под друг в последователност, съответстваща на заеманата длъжност, например:

Генерален директор Личен подпис А. А. Котов Главен счетоводител Личен подпис К. И. Биков Когато документът е подписан от няколко длъжностни лица с равни длъжности, подписите им се поставят на едно и също ниво, например:

Генерален директор Генерален директор на ОАО "Кино" ОАО "Видеосервиз" Личен подпис G.V. Сидоров Лично подпис К.В. Василиев При подписване на общ документ първият лист се съставя не на бланка.

В изготвените от комисията документи се посочват не длъжностите на лицата, подписали документа, а техните задължения като членове на комисията, например:

Председател на комисията Лично подпис А.А.Григориев Членове на комисията Лично подпис И.В. Голубев Лично подпис А.С. Петров Лично подпис В.О. Беляков Документът може да бъде подписан от действащо длъжностно лице с посочване на неговата действителна длъжност и фамилия. Не се допуска поставянето на предлога "За", ръкописния надпис "Зам" или наклонена черта пред наименованието на длъжността.

Реквизит 23 – Знак за одобрение на документа Координацията е предварително разглеждане на въпросите, съдържащи се в проекта на документа. Координацията може да бъде външна и вътрешна. Външното одобрение се формализира с печат за одобрение, вътрешно - с виза.

Печатът за одобрение на документа се състои от думата СОГЛАСЕН, длъжността на лицето, с което е одобрен документът (включително името на организацията), личен подпис, декодиране на подписа (инициали, фамилия) и датата на одобрение, например:

ДОГОВОРЕНО Председател на Госстандарт Лично подпис В. В. Котов 05.02. Ако одобрението се извършва с писмо, протокол и др., печатът за одобрение се съставя, както следва:

ДОГОВОРЕНО Протокол от заседание на профсъюзния комитет от 21 февруари 2013 г. № Реквизит 24 - Визи за одобрение на документи Вътрешното одобрение се издава с „виза“, която съдържа подписа на одобряващия, декодирането на подписа (инициали, фамилия ) и датата. Ако е необходимо, се посочва длъжността на одобряващия, например:

Ръководител Правен отдел Лично подпис Н.В. Горохов 21.02. Ако има забележки, те могат да бъдат оформени на отделен лист с указание „Коментарите са приложени“ по време на одобрението.

Визите се поставят на последната страница на първия екземпляр на административния документ, в изходящи документи - на последната страница на екземпляра, който ще остане в организацията.

Допуска се, по преценка на организацията, лист по лист одобрение на документа и неговото приложение.

Реквизит 25 - Отпечатък от печат. Отпечатъкът от печат удостоверява автентичността на подписа на длъжностното лице върху документите, предвидени в специални наредби, удостоверяващи правата на лицата, отразяващи факти, свързани с финансови средства.

Отпечатъкът на печата се поставя така, че да обхваща част от длъжността на лицето, подписало документа, част от личния му подпис и да се чете добре.

Документите се заверяват с печата на организацията. В държавните организации за тази цел служи печатът, в недържавните организации се използва фирмен печат, който се приравнява на печат.

Примерен списък на документите за заверка официален печат(или фирмен печат) /12/:

АКТ (приемане на завършени обекти, оборудване, извършена работа, отписване, прегледи и др.);

ПЪЛНОМОЩНО (за получаване на стоково-материални ценности, извършване на дейност и др.);

ДОГОВОРИ (за отговорност, доставки, договори, лизинг, изпълнение на работа и др.);

ЗАДАЧИ (за проектиране, капитално строителство, технически и др.);

ПРИЛОЖЕНИЯ (за оборудване, изобретения и др.);

ЗАЯВКИ (за акредитив, за отказ от приемане и др.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И РЕЦЕНЗИИ на организации на дисертации и автореферати;

ИЗПЪЛНИТЕЛНИ ЛИСТОВЕ;

РАЗРЕШИТЕЛНИ ЗА ПЪТУВАНЕ;

ОБРАЗЦИ на печати и подписи на служители, имащи право да извършват финансово-стопанска дейност;

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и петиции (за награждаване с ордени и медали на Руската федерация);

ПИСМА (гаранция за изпълнение на работа, услуги и др.);

ПОРЪЧКИ (банкови, бюджетни, платежни и др.);

ПРАВИЛНИЦИ (за министерства, ведомства);

ПРОТОКОЛИ (съгласуване, планове за доставки и др.);

РЕГИСТРИ (чекове, бюджетни поръчки);

ОЦЕНКА (разходи за поддръжка на административния апарат, за остойностяване по договор, за капитално строителство);

ИНФОРМАЦИЯ (за начислени трудови възнаграждения, изплащане на осигурителни суми, използване на бюджетни средства и др.);

ДЪРЖАВЕН ПЛАН и промени в него.

Реквизит 26 - Знак за заверка на копието При удостоверяване на съответствието на копие от документ с оригинала под реквизита „Подпис“ се поставя заверителен надпис „Верно“, длъжността на лицето, заверило копието, личните данни. подпис, декодиране на подписа (инициали, фамилия), дата на заверка, например:

Коректно Секретар-референт Личен подпис А.С. Сергеев 22.02. Допуска се заверка на копие от документа с печат, определен по преценка на организацията.

Реквизит 27 - Знак за изпълнителя Фамилията и инициалите на изпълнителя на документа и служебния му телефон се поставят на предната или обратна странапоследния лист на документа в долния ляв ъгъл, например:

С.И. Новиков 545 25 Реквизит 28 - Маркировка за изпълнението на документа и изпращането му в делото Маркировката се поставя върху изпълнените документи, за да бъдат отписани в делото за последващо съхранение и използване за справочни цели.

Бележката включва: кратка информация за изпълнението (ако няма документ, удостоверяващ изпълнението), ако има документ, препратка към номер и дата, думите „Към преписката“, номера на преписката, в която е документът ще бъде съхранен. Знакът трябва да бъде подписан и датиран от изпълнителя на документа или ръководителя на структурното звено, в което е съставен документът, например:

В случай 4 / Въпросът е решен но по телефона с гл. счетоводител на АД УНИ-ПРИНТ

22.02.2013 г. IIподпис Реквизит 29 - Знак за получаване на документа от организацията Знакът за получаване съдържа поредния номер и датата на получаване на документа (ако е необходимо - часове и минути) и се поставя върху входящите документи на ръка или с помощта на специален регистрационен печат.

Печатът за регистрация включва името на организацията, мястото за датата на получаване на документа и мястото за входящия му номер, например:

АД "Нота"

Дата_ в. номер Реквизит 30 - Идентификатор на електронното копие на документа Идентификаторът на електронното копие на документа е знак (футер), поставен в долния ляв ъгъл на всяка страница от документа и съдържащ името на файла на машинния носител. , датата и други данни за търсене, установени в организацията.

4. ДОКУМЕНТАЦИОННИ СИСТЕМИ 4.1. Системата на учредителната документация Предприятието започва своето съществуване от момента на неговото създаване държавна регистрациякато юридическо лице. Член 51 от Гражданския кодекс на Руската федерация гласи, че „несъответствието на учредителните документи със закона води до отказ от държавна регистрация на юридическо лице“ /4/.

Как законът тълкува понятието „учредителни документи“? Член 52, параграф 1 от Гражданския кодекс на Руската федерация посочва документите, въз основа на които действат юридическите лица.

Тези документи определят правния статут на юридическото лице и се наричат ​​учредителни документи, защото са необходима предпоставка за възникване на юридическите лица /4/.

Повечето юридически лица работят въз основа на индивидуален устав, например акционерни дружества, обществени организации и др.

Уставите на много юридически лица трябва да бъдат разработени въз основа на подзаконови актове - примерни (примерни) устави, одобрени от държавните агенции. Например, има стандарт образователна институция, което е основа за разработването на уставите на такива институции.

За други групи юридически лица законът предвижда едновременното съществуване на учредителен договор и устав, например за дружество с ограничена отговорност (ООД), асоциация, съюз и др. Някои юридически лица работят само въз основа на учредителен договор. То - бизнес партньорства(пълно и на вяра) (чл. 70 и 83 от Гражданския кодекс).

„Учредителният договор на юридическо лице се сключва и уставът се одобрява от неговите учредители (участници)“, гласи член 52 от Гражданския кодекс на Руската федерация. Различната процедура за приемане на учредителния договор и хартата свидетелства за различното правно естество на тези документи. Учредителният договор за създаване на юридическо лице е гражданскоправно споразумение от многостранен характер, което се сключва чрез изготвяне на един документ, подписан от всички негови участници. от общо правилото е задължително за учредителите, както и за създаденото въз основа на него юридическо лице.

Хартата по своята правна природа е специална местна нормативен акт, което е одобрено от учредителите. В същото време е установена определена процедура за одобрение за всеки тип организация: например уставът на потребителска кооперация трябва да бъде одобрен от общото събрание на нейните членове, уставът акционерно дружество- Учредително събрание с три четвърти от гласовете.

Хартата е задължителна не само за самото юридическо лице и неговите учредители, но и за всички трети лица, които влизат в граждански и други отношения с него. Арбитражните съдилища в своите решения изхождат от факта, че разпоредбите на устава, в случай на несъответствие с условията на учредителния договор, имат по-голяма правна сила.

Законодателите директно предвиждат случаи, когато юридическо лице е създадено от един учредител и има само устав, одобрен от него като учредителен документ.

Член 52 от Гражданския кодекс на Руската федерация гласи, че учредителните документи определят „наименованието на юридическото лице, неговото местоположение (юридически адрес), процедурата за управление на дейността на юридическото лице, както и съдържат друга информация, предвидена от закона за юридически лица от съответния вид.

По този начин съдържанието на учредителните документи се определя от член 52 „Учредителни документи на юридически лица“, както и специални статии за юридическите лица (член 70 за пълно съдружие, чл.83 за командитно дружество, чл.89 за дружество с ограничена отговорност, чл.98 за акционерно дружество, чл. 116 за потребителска кооперация) и свързаните с тях закони (Закон за банките, Закон за фондовата борса, Закон за обществените организации и др.).

Уставът на юридическо лице се състои от няколко раздела:

1) Общи положения(посочете пълното наименование, учредителите и адреса на юридическото лице).

2) Имущество на юридическо лице.

3) Видове дейност.

4) Структурата на юридическото лице.

5) Права и задължения на юридическото лице.

6) Управление и контрол върху финансово-стопанската дейност.

7) Реорганизация и ликвидация на юридическо лице.

След като прочетете този учебник, вие ще се запознаете подробно с организацията на работа с управленски документи в съответствие с националния стандарт GOST R ISO 15489.1-2007 "Управление на документи", а също така ще получите представа за модерна концепцияуправление на документи. Освен това се описват правилата за различни видоведокументи, начини и методи за оперативна работа с документи, текущото им съхранение, основите на работа с кореспонденция. Обърнато е голямо внимание компютърни системии технологии за документална поддръжка на управлението. Особено предимство на учебника е, че съдържа не само обичайните практически задачи, но и приложени компютърни тестовепоставен в EBS Urayt (www.site).

Стъпка 1. Изберете книги от каталога и натиснете бутона "Купи";

Стъпка 2. Отидете в секцията "Кошница";

Стъпка 3. Посочете необходимо количество, попълнете данните в блоковете Получател и Доставка;

Стъпка 4. Щракнете върху бутона „Продължи към плащане“.

На този моментВ сайта на EBS можете да закупите печатни книги, електронни издания или книги като подарък за библиотеката само със 100% авансово плащане. След плащане ще получите достъп до пълния текст на учебника в рамките на Дигиталната библиотека или ще започнем да изготвяме поръчка за вас в печатницата.

внимание! Моля, не променяйте начина на плащане за поръчки. Ако вече сте избрали начин на плащане и не сте успели да извършите плащането, е необходимо да регистрирате отново поръчката и да я заплатите по друг удобен начин.

Можете да заплатите поръчката си по един от следните методи:

1. Безкасов начин:
   • банкова карта: Всички полета на формуляра трябва да бъдат попълнени. Някои банки ви молят да потвърдите плащането - за това на вашия телефонен номер ще бъде изпратен SMS код.
   • Онлайн банкиране: банките, които си сътрудничат с платежната услуга, ще предложат собствен формуляр за попълване. Моля, въведете коректни данни във всички полета.
     Например за " class="text-primary">Sberbank Onlineнеобходим номер мобилен телефони имейл. За " class="text-primary">Alpha Bankще ви е необходим вход в услугата Alfa-Click и имейл.
   • Електронен портфейл: ако имате портфейл Yandex или Qiwi Wallet, можете да платите за поръчката чрез тях. За да направите това, изберете подходящия метод на плащане и попълнете предложените полета, след което системата ще ви пренасочи към страницата за потвърждение на фактурата.

АНОТАЦИЯ

Представена е информация за процедурата за разработване и изпълнение на управленска документация, за организацията на деловодството, технологията
регистрация, отчитане и съхранение на документи, за ролята, функциите и спецификата на работата на секретаря на ръководителя.

Специално вниманиеплатени за проектиране на детайлите на организационни и административни документи. Дадени са образци на най-важните видове управленски документи.

Помагалото е предназначено за студенти от специалност 270115 - експертиза и управление на недвижими имоти, изучаващи документацията в управлението
дейности, както и за практически управленски работници.

Урокът е електронен вариант на книгата:
Документацията в управленската дейност: учеб. помощ / К. А. Волков, А. Н. Приходко, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. - Санкт Петербург, 2009. - 140 с.

Въведение
1. Основни изисквания за изпълнение на управленски (организационни и административни) документи
1.1. Основни положения за документиране на управленската дейност
1.2. Унификация и стандартизация на управленските документи
1.3. Видове документи и тяхната класификация
1.4. Правила за изпълнение на управленски (организационни и административни) документи
1.5. Размери на хартията, използвани в документацията
1.6. Правила за издаване на детайли
2. Организация на работния процес и предаване на кореспонденция. Работа с документи
2.1. Концепцията и принципите на организиране на работния процес
2.2. Процедурата за обработка на входящи документи
2.3. Процедурата за обработка на изходящи и вътрешни документи
2.4. Отчитане на броя на документите
3. Правила за регистриране и индексиране на документи
3.1. Концепцията и системите за регистрация на документи
3.2. Формуляри и процедура за регистрация на документи
3.3. Контрол на изпълнението на документите
3.4. Анализ на данни за изпълнение на документи
4. Съставяне на номенклатури и текущо съхраняване на файлове
4.1. Съставяне на номенклатури на делата
5. Подготовка на файлове за архивиране
5.1. Експертиза на стойността на документи
5.2. Регистриране на делата и предаването им на архивно съхранение
6. Организация на деловодството
6.1. Организационна структура и функции на службата за деловодство
6.2. Нормативна уредба на работата на деловодната служба
6.3. Указания за документиране на управленската дейност
6.4. Лист с формуляри на документи, използвани в организацията
6.5. Технически средстваизползвани в бизнеса
7. Работа с кадрова документация
7.1. Изготвяне на заявления за персонал
7.2. Изпълнение на заповед (инструкция) за работа
7.3. Правене трудова книжкаи лични карти на работници и служители
7.4. Декор трудов договор
7.5. Регистрационни характеристики
7.6. Автобиография и автобиография
8. Работа с организационна и разпоредителна документация
8.1. Организационна документация
8.2. Административни документи
9. Документиране на информационни и справочни материали
9.1. Препратки
9.2. Докладване и обяснителни бележки
9.3. действа
9.4. протоколи
10. Писане на бизнес писма
10.1. Бизнес писмо и неговите функции
10.2. Разновидности на бизнес писма
10.3. Обща структура бизнес писмо
Препоръчителна литература
Приложения

Въведение
Подготовката на документи и осъществяването на документооборот се нарича деловодство, а документите, изпратени или получени от произволен адрес, се наричат ​​кореспонденция.

Целта на дисциплината „Деловодство и кореспонденция” е изучаване на технологията и организацията на деловодството за осигуряване на ефективна система за оформяне на документи (кореспонденция), работа с тях, съхраняването и унищожаването им (след изтичане на срока за съхранение) .

Дисциплинарни задачи:
- познава основните правила за подготовка на документи и документооборот, работа с документи (кореспонденция), тяхното съхранение и унищожаване;
- познава структурата на отделите и функционалните отговорности на длъжностните лица, участващи в подготовката и работата с документите;
- познава организационните и електронни компютри и средства за комуникация, използвани при подготовката и работата с документи;
- владеят подготовката на документи;
- да умее да организира своевременното доставяне и получаване на кореспонденция, точната работа с документите на длъжностните лица, правилното им съхранение и унищожаване (след изтичане на срока за съхранение), широко използвайки възможностите на организационните и електронни компютри и комуникации;
- имат представа за перспективите за развитие на технологиите и методите за организиране на офис работа с постоянното разширяване на използването на най-новите организационни и компютърни технологии, както и обещаващи средства за комуникация (до космоса).

Офисната работа като обективна потребност на обществото се формира едновременно с появата на писмеността. Когато хората се научиха да коригират мислите си, по-специално устна реч, се появиха различни видове документи. Те включват частни писма, дългови разписки, правителствени постановления и заповеди, дипломатическа кореспонденция.

Първите специализирани органи на руската държава
органи - ордени - се формират през XV-XVI век. поради необходимостта от централизиран контрол. Те са създадени в Москва и са били предназначени за управление на стопанската дейност.Имаше чиновнически камери и колиби, които упражняваха държавната власт в местностите и се подчиняваха на централните заповеди. Множество административни и отчетни документи функционираха между заповедите и заповедните камери и колиби като централни органи. Така възниква чиновничеството. Начело на заповедите бяха болярите и земевладелците, т.е. длъжностните лица, които извършваха документацията за заповеди. Те идват от служебното благородство и духовенството, наричат ​​се чиновници, чиновници и се делят на висши, средни, младши.

Редица поръчки бяха ангажирани в изграждането и реконструкцията на множество градове, които бяха построени, за да осигурят земите, които се разработват след разпадането на татарските ханства (в степните райони на Европейска Русия, в района на Волга, на Кама, в Урал и Сибир). Основната роля сред тях принадлежеше на Заповедта за освобождаване от отговорност, която отговаряше за изграждането на градове-крепости в южните гранични райони и районите на Поволжието, както и за преустройството на старите градове. Сибирският орден се занимаваше изключително със Сибир поради огромните територии на тази земя.

В особено важни случаи по време на изпълнение строителни работиустановява специален градски ред. Градоустройството и разпределянето на парцели за строителство се извършват от местните, земските и детективските заповеди.
Специална строителна институция в Русия от този период е Каменният орден, сформиран през 1584 г., който се занимава с каменно строителство и снабдяване със строителни материали, сключване на строителни договори и разпространение на занаятчии от всички професии.

Най-важната задача на разрядните, каменни, сибирски ордени беше създаването на чертожен бизнес, чието развитие беше улеснено от чуждестранни специалисти в руската служба.

В началото на XVIIIв. за да замени остарялата система от ордени, Петър I одобрява Общия правилник на държавните колежи, според който през 1718-1720 г. Създадени са 12 колегии (военни, адмиралтейства, външни работи, държавни приходи, държавни разходи, минна и фабрична индустрия, духовно - синод, ревизия и др.). Впоследствие броят на колежите нараства до 16.
(В момента в сградата на дванадесетте колегиума на Санкт Петербург се помещава Държавният университет.)

Процесът на централизация и бюрократизация на държавния апарат протича през целия 18 век. В началото на XIXв. Петровите колегии бяха заменени от министерства.

През 1812 г. към министерствата се организират кантори, които осъществяват официалната кореспонденция на министерствата и изготвянето на текущата документация. Канцеларията приемаше кореспонденция за министъра само от върховната власт и от други министерства.

През този период броят на чиновниците рязко нараства. Това повлия на нарастването на обема на документацията, увеличаването на броя на случаите на нейното преминаване. Решаването на важни държавни въпроси се забавяше, а понякога дори се губеше в книжния поток.

След 1917 г. на територията на бившата Руска империя системата на държавната власт е представена от Съветите на народните депутати, Конгреса на народните депутати и Върховния съвет на СССР. Най-висшият изпълнителен орган на държавната власт беше Съветът на министрите на СССР - правителството на СССР. До 1991 г. Министерският съвет включва около 50 министерства и различни комитети от ранг на министерства. Много от тях имаха аналози в съветите на министерствата на всяка съюзна и автономна република, в администрацията на територии, региони, области
и градове. Всичко това доведе до формирането на огромна армия от апарати
управление на държава, което изисква големи финансови разходи.
В момента държавен глава (RF) е президентът, законодателният орган е Държавната дума, състояща се от долна и горна камара. Изпълнителен орган е Министерският съвет, ръководен от министър-председателя.

В момента решаването на проблема с управлението на документи в развитите страни се състои от два основни етапа. Първият етап - 1970-1980 г. По това време повечето автори смятаха, че традиционните методи за работа с документи са остарели, че хартиените документи ще бъдат заменени от документи на електронен носител. Въпреки това, в средата на 80-те години на миналия век стана ясно, че въпреки изобилието от компютри, потокът от „хартии“ се увеличава и се стигна до заключението, че съвместното съществуване на традиционната офис работа с обработката на информация на компютър ще бъде много дълго. В Съединените щати например се препоръчва писмен хартиен документ да се съхранява за неопределено време заедно с машинния носител.

Електронна версия на книгата: [Изтегляне, PDF, 1.14 MB].

Прегледът на книгата в PDF формат изисква Adobe Acrobat Reader, чиято нова версия може да бъде изтеглена безплатно от уебсайта на Adobe.

Федерална агенция за образование

Държавно учебно заведение

по-висок професионално образование

"Омски държавен технически университет"

В.А. Циганков, Н.С. Морозова документиране на управленски дейности Урок

Омск 2006 г

UDC 651.51.8 (075.8)

BBK 65.050ya 73

Рецензенти:

В.А. Циганков, Н.С. Морозова

° С Документиране на управленската дейност: Proc. надбавка. Омск: Издателство на OmGTU, 2005. 49 с.

Ръководството за обучение описва основните видове организационна и административна документация, както и изискванията за тяхното изготвяне и организация на работния процес.

Методическият материал е изготвен в строго съответствие с действащите в Руската федерация законодателни актове и нормативни и методически документи по въпросите на документирането и документирането на управленските дейности на предприятието.

Учебникът е предназначен за студенти от икономически специалности, изучаващи документирането на управленската дейност.

UDC 651.51.8 (075.8)

© Омски държавен технически университет, 2006

1. Основни изисквания за изпълнение на управленски документи

1.1. Основни положения за документиране на управленската дейност

Терминът " офис работа» характеризира отрасъла на дейност, който осигурява документация и организация на работа с документи.

Документация- регламентиран процес на записване на информация на различни носители по установени правила.

Концепцията " документ» дефинира информация, записана по какъвто и да е начин върху материален носител с подробности, които позволяват да бъде идентифицирана.

Превозвач- материален обект, използван за фиксиране и съхраняване на информация.

Електронен документ- документ, в който информацията е представена в електронен цифров вид.

Основните функции на документа са:

информационни;

исторически;

комуникативен;

културни;

юридически;

социални.

Наборът от документи, създадени в предприятието, се определя от:

набор от въпроси, които трябва да бъдат решени в хода на дейността на предприятието;

естеството и обхвата на компетентността на институцията;

процедурата за решаване на въпроси (еднолично управление или колегиалност);

обхвата и характера на взаимоотношенията с други институции.

Процедурата и правилата за документиране на управленските действия се осигуряват от следните нормативни материали:

Държавната система за документация за управление (GSDM), която е набор от правила и принципи, които установяват единни изисквания за документация;

Единна документационна система (UDS), която е набор от взаимосвързани документи, създадени по единни правила и са характерни за определена област на дейност;

отраслов класификатор на технико-икономическата документация (ОКТЕД).

1.2. Унификация и стандартизация на управленските документи

Обединение- привеждане на нещо в единна система. Унифициране на документи- създаване на единен набор от видове и разновидности документи за подобни управленски ситуации и единни правила за работа с документи.

Унификацията се извършва с цел намаляване на броя на документите, типизиране на техните форми, което намалява сложността на тяхната обработка, по-ефективно използване на компютърните технологии. По този начин унификацията е насочена към създаване на шаблонни текстове.

Работата по унифицирането на документите включва:

разработване (DRD), което се извършва от министерства и ведомства, отговарящи за съответните документационни системи;

въвеждане на междусекторни ДДД в рамките на републиканските и браншовите ДДД:

въвеждане на ДДД и ОКТЕД с цел поддържане на достоверността на информацията и нейното по-нататъшно развитие;

разработване на комплекси от секторни унифицирани форми на документи, отразяващи спецификата на индустрията и включени в ДУР, както и тяхната държавна регистрация;

разработване на секторни класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на индустрията.

Стандартизация- процесът на установяване и прилагане на стандарти, чрез които се определя стандарт или образец, взет като еталон за сравнение на други обекти с него.

Стандартизациядокументи е форма на правно консолидиране на извършената унификация и нивото на нейната задължителност.

Установени са следните категории стандарти:

държавни стандарти (GOST);

индустриални стандарти (OST);

републикански стандарти (РСТ).

Целта на прилагането на стандартите е да се постигне ефективност на документирането на управленските дейности.

Организационното и методологическото управление на унификацията и стандартизацията на документите, координацията на съответната работа и контролът се извършва от главната организация за въвеждане и поддържане на DDD и OKTED в републиката, а на ниво индустрия тази работа се извършва от ръководна организация за въвеждане и поддръжка на ДДД и ОКТЕД в бранша.

Държавният надзор върху спазването на DDD в публичния сектор се възлага на органите по стандартизация и метрология, а в недържавния сектор - на местните изпълнителни органи.

МИНИСТЕРСТВО НА ЗЕМЕДЕЛИЕТО НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

Федерална държавна образователна институция

висше професионално образование

"ЧЕЛЯБИНСК ДЪРЖАВЕН АГРАРЕН ИНЖЕНЕРЕН УНИВЕРСИТЕТ"

Учебно-методически мениджмънт

Катедра Управление на земеделското производство

ДОКУМЕНТИРАНЕ НА УПРАВЛЕНСКАТА ДЕЙНОСТ

(Учебни и работни програми, учебни материали)

Специалност 080502 - Икономика и управление в предприятието (агропромишлен комплекс)

Челябинск

Учебно-методическият комплекс за дисциплината "Документиране на управленските дейности" е съставен в съответствие с изискванията на федералния компонент към задължителното минимално съдържание и ниво на обучение на завършил цикъла на общите професионални дисциплини на държавния образователен стандарт на висше професионално образование, одобрено от Министерството на образованието на Руската федерация на 17 март 2000 г. № 238 ek / съвместно предприятие въз основа на примерна програма на дисциплината „Документация на управленските дейности“, одобрена от Министерството на образованието на Руската федерация и като се вземе предвид работна програма учебна дисциплина, одобрен в ChSAU за специалност 080502 Икономика и управление в предприятието (агропромишлен комплекс) от 20.03.2003 г.

УМК е предназначен за студенти, които получават квалификация "икономист-мениджър".

Съставен по чл. учител

Катедра по управление SHP V. A. Okunev

Учебно-методическият комплекс беше обсъден на заседание на катедрата по управление на SHP "____" ___________ 2006 г. (протокол № ____).

Учебно-методическият комплекс е одобрен от Академичния съвет на Стопански факултет "____" __________ 2006 г. (протокол № _____).

	Изисквания на Държавния образователен стандарт на ВПО към задължителния минимум специализирано обучение ……………………………………………...
	Програма за обучение……………………………………………………….
		Цел и задачи………………………………………………………
	Работна програма…………………………………………………….
		Обхват на дисциплината и видове академична работа……………….
		Разпределение на учебното време по раздели и теми.
	Методически материали…………………………………………….
		Учебно-методически разработки …………………………..
		Терминологичен минимум ………………………………..
		Изисквания за компенсиране ……………………………………………………………………………………………
		Тестови въпроси……………………………………………….
	Логистика на дисциплината……………

1. Изисквания на SES VPO към задължителния минимум

специализирано обучение

В държавния образователен стандарт за висше професионално образование (GOS VPO) специалност 080502 - Икономика и управление в предприятието (агропромишлен комплекс) от 17.03.2000 г. № 238 ек/сп дава следното съдържание на дисциплината:

	Име на дисциплините и техните основни раздели	Общо часове
	Документиране на управленските дейности: Документ и документационни системи; управленска документация: изисквания за съставяне и изпълнение, ключ на формуляра, състав и местоположение на детайлите; съставяне и оформяне на основни документи: споразумения, договори, заповеди, бележки, протоколи, актове, удостоверения и документи от личен произход; организация на документооборота; систематизиране на документи, номенклатура за тяхното оформяне и съхранение; модерни начинии техника за създаване на документи; бизнес и търговски писма: класификация, структура, стандартни фрази и изрази; правила и форми на търговска кореспонденция с чуждестранни партньори; кореспонденция, свързана с периодични събития и друга кореспонденция; организация на работа с документи, съдържащи поверителна информация.

2. Учебна програма

2.1. Цел и задачи

2.1.1. Мястото на учебната дисциплина в учебния процес

и значението му при формирането на икономист-мениджър

Познаването на теорията и овладяването на умения за съставяне и формализиране на управленски документи е в основата на дисциплината "Документиране на управленската дейност" и заема важно място в подготовката на икономист-мениджър.

2.1.2. Целта на дисциплината

Целта на обучението по дисциплината е да даде знания, необходими за правилното съставяне и изпълнение на документи, създадени в процеса на вземане и изпълнение на управленски решения, да овладее общоприетия речник и стил на делова кореспонденция.

2.1.3. Задачи на дисциплината

Задачите на изучаване на дисциплината:

запознават учениците с основни принципидокументация за дейностите на агропромишления комплекс, с процедурата за документиране на информация;

да научи учениците да систематизират информацията в отделни категории;

да запознае студентите с организацията на рационалното движение на документи в агропромишления комплекс;

учат студентите на правилата и формите на бизнес кореспонденция.

2.1.4. Изисквания към нивото на подготовка на студентите

В резултат на изучаването на дисциплината студентите трябва:

имам идея

за историята на развитието на системата на държавното деловодство в Русия;

относно организацията на работата с документи в предприятието на агропромишления комплекс;

относно организацията на движението на документи в предприятието на агропромишления комплекс.

GOST R 6.30 - 97. USD. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията. - М.: Издателство за стандарти, 1997 г.;

нормативни документи за стандартизация в областта на деловодството, действащи на територията на Руската федерация;

документационни системи, изисквания към подготовката и оформянето на документи, съвременни методи и техники за създаване на документи;

правила и форми на делова кореспонденция.

компетентно да разработва управленски документи, използвани в дейността на агробизнес предприятията;

използват приложен софтуер и офис оборудване в дейността си.

овладеят уменията

изготвяне на управленски документи в предприятието на агропромишления комплекс;

работа на компютър за изготвяне на електронни документи.

Раздел 1. Организация на работата с документи в предприятието на агропромишления комплекс

1.1. Историята на развитието на системата на държавното деловодство в Русия

Офис делото в древната руска държава. Поръчайте бизнес. Системи за колегиална офис работа. Министерска бизнес система. История на управлението и деловодството в периода – след октомври 1917 г. до днес.

1.2. Общи правилаизпълнение на управленски документи

Документация за предприятия от агропромишления комплекс. Класификация на документите. Държавни стандартиза документация. Изисквания за формуляри на документи на предприятието. Съставът на детайлите на документите, изискванията за тяхното изпълнение.

1.3. Организация на документооборота в предприятието на агропромишления комплекс

Концепцията за работния процес. Прием и първоначална обработка на документи. Раздаване на входящи документи. Регистрация на документи. Контрол върху изпълнението на документите. Изпращане на документи.

1.4. Систематизиране и текущо съхранение на документи. Обработка за по-късно съхранение

Номенклатура на делата. Оформяне и текущо съхраняване на дела. Експертиза на стойността на документи. Изработка на калъфи. Архивно съхранение на документи.

1.5. Защита на документната информация

Състав на поверителна информация. Указания за защита на документната информация. Лешояди на ограничаване на достъпа до информация. Източници и канали за разкриване на поверителна информация. Мерки за защита на документната информация.

Раздел 2. Съставяне и изпълнение на основни управленски документи

Организационни документи на предприятието на агропромишления комплекс

Предназначение и състав на организационната документация. Организационни документи на предприятия от различни организационни форми. персонал. Длъжностни характеристикиработници. правила.

Административни документи на предприятието на агропромишления комплекс

Предназначение и състав на административната документация. Ред за издаване на наредби. Изготвяне и оформяне на публикувани документи в колегиална среда. Съставяне и изпълнение на документи, издадени на базата на единоначалието.

Справочно-информационни и справочно-аналитични документи на предприятието на агропромишления комплекс

Предназначение и състав на справочна и аналитична документация. Видове кореспонденция, правила за оформяне на официални писма, телеграми, телефонни съобщения, факс съобщения, електронни съобщения. Регистрация на актове.

Документи за персонала на агропромишления комплекс

Документи за работа (заявление, въпросник, автобиография, автобиография) и правила за тяхното изпълнение. Трудови договори. Спецификата на издаване на заповеди за персонала.

Основен:

1) Сборник на законодателството на Руската федерация. 1994 - 1997 г

2) GOST R 6.30 - 97. Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията. М.: Издателство за стандарти, 1997 г

3) Изменение № 1 GOST R 6.30 - 97. Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията” с дата на влизане в сила от 1 април 2000 г.

4) GOST 6.01.1 - 87. Единна система за класификация и кодиране на техническа и икономическа информация. - М .: Издателство на стандартите, 1987 г.

5) GOST 6.10.4 - 84. Единни системи за документация. Придаване на правна сила на документи на машинописен носител и машинопис, създадени с компютърна техника. Основни положения. - М .: Издателство на стандартите, 1984 г.

6) GOST 6.10.5 - 87. Единни системи за документация. Изисквания за изграждане на формуляр - образец - М .: Издателство на стандартите, 1987 г.

7) GOST 6.10.7 - 90. Единна система за външнотърговска документация. Формуляр - образец - М .: Издателство на стандартите, 1990 г.

8) ГОСТ 16487-83. Офис работа и архивиране. Термини и определения - М .: Издателство на стандартите, 1983 г.

9) Всеруски класификатор на управленската документация. .- М.: Издателство за стандарти, 1994.

10) Държавна система за документална поддръжка на управлението. Основни положения, общи изисквания към документите и документационните услуги. – М.: ВНИИДАД, 1991.

11) Типична инструкцияофис работа в министерствата и ведомствата на Руската федерация. – М.: Росархив, 1994.

12) Андреева V.I. Офис работа: практическо ръководство, 7-мо издание, - М .: CJSC Business School "Intel-sintez", 2000.

13) Андреева V.I. офис работа в кадрово обслужване. Практическо ръководство с примерни документи, 2 издание, коригирано. допълнено - М .: CJSC Business School "Intel-sintez", 1998.

14) Андреева V.I. Примерни документи в офис работата: изисквания към работния процес на компанията (въз основа на ГОСТ на Руската федерация) .- М. Бизнес училище "Интел-Синтез", 1997 г.

15) Басаков M.I. Основи на деловодството във въпроси и отговори: учебник за студенти от колежи и университети. - Ростов на Дон: Феникс, 1997.

16) Басаков M.I. Делопроизводство и кореспонденция във въпроси и отговори, Учебник за студенти от икономическите университети и колежи - 2-ро изд., преработ. и допълнителни - Ростов на Дон: Феникс, 2000.

17) Бондарева Т.М. Секретарски бизнес: практ. надбавка. - М .: Висше училище, 1989.

18) Верховцев А.В. Офис работа в отдел персонал. -М.: ИНФРА - М., 1999.

19) Кирсанова М.В. Модерна офис работа в службата за персонал. - М. : ИНФРА - М., 2000.

20) Кузнецова Т.В. и др.. Документация (организация и технология на документационна поддръжка за управление): учебник за университети. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000.

21) Документи и документация: справочник / Кузнецова Т.В. и други / - М .: Икономика, 1991.

22) Колтунова М.В. Бизнес писмо: какво трябва да знае съставителят - М. Дело, 1998 г.

23) Кудряев В.А. Организация на работата с документи: учебник M .: INFRA - M., 1998.

24) Кудряев В.А. Организация на работата с документи: учебник M .: INFRA - M., 1999.

25) Печникова Т.В., Печникова А.В., Документална подкрепа за дейността на организацията. Урок. - М .: "Тандем" - ЕКМОС, 1999 г.

26) Печникова Т.В., Печникова А.В. Практиката на работа с документи в организацията. Урок. - М.: Тандем - ЕКМОС, 1999.

27) Стенюков М.В. Примерни документи за офис работа: Указания за съставяне съгласно новия стандарт GOST R 6.30 - 97.- M .: PRIOR, 1998.

28) Стенюков М.В. Наръчник на секретаря. – М.: ПРИОР, 1998.

Допълнителен:

1) Андреева В.И., Батюк С.Н. Указания за документално осигуряване на дейността на фирмата: практ. ръководство за недържавни структури. -М .: АО "Технолукс - 2", 1995 г.

2) Веселов П.В. Съвременно бизнес писане в индустрията. – 3-то издание преработено. и допълнителни - М .: Издателство на стандартите, 1990 г.

3) Веселов П.В. Вие сте секретар. - М .: Издателство на стандартите, 1993 г

4) Джей Рос. Как се пишат предложения и доклади, които носят резултати / пер. от английски/. Мн.: Амалфея, 1997.

5) Добсън Н. Как да пишем бизнес писма: практическо ръководство за всеки. / пер. от английски / -Челябинск: Урал ЛТД, 1997.

6) Длъжностни характеристики. . – М.: ПРИОР, 2000.

7) Загорская А.П. и др. Писменник за делова кореспонденция: на руски и английски език. езици - М .: Московски работник, 1992.

8) Кузнецова A.N. Машинопис и документация. - 2-ро изд. - М: ДОСААФ, 1987.

9) Tepper R. Как да овладеем изкуството на бизнес писане: 250 писма и бележки в помощ на мениджъра: per. от английски. – М.: ЮНИТИ, 1994.

10) Feller M.D., Poltorak Yu.L. Изготвяне на текстови производствени документи. .- М.: Издателство за стандарти, 1990.

11) Felzer A.B., Misserman M.A. Офис работа. Справочно ръководство. - К .: Висше училище, 1990.

12) Служебна енциклопедия: практ. ръководство за секретаря / съст. И.В. Samykina / .- М .: БИНОМ, 1995.

3. Работна програма

3.1. Обем на дисциплината и видове учебна работа

Общата интензивност на учебната дисциплина се разпределя между основните видове учебна работа и семестри в съответствие с работната учебна програма, одобрен от Академичния съвет на ChSAU на 10 май 2001 г., както следва.

	Вид учебна работа	Общо часове	Включително семестри
	Общата сложност на дисциплината
	Аудиторни уроци
	Лекции
	Работилници
	Самостоятелна работа
	Тест
	Домашна работа
	Финален контрол
	изместване

3.2. Разпределение на учебното време по раздели и теми

	Име на раздела и тема			Уроци в класната стая, час		Самостоятелна работа на учениците, час
					Практич. зан.
Раздел 1. Организация на работата с документи в предприятието на агропромишления комплекс
	Историята на развитието на системата на държавното деловодство в Русия
	Общи правила за изпълнение на управленски документи
	Организация на документооборота в предприятието на агропромишления комплекс
	Систематизиране и текущо съхранение на документи. Обработка на случая за по-късно съхранение