Чрез електронен документооборот. SED: въведение. Обикновен или неквалифициран подпис

Уважаеми читатели! Поради факта, че при събирането на материал за това проучване функционалността на системата MOTIVE, представена в рецензията, беше оценена неправилно, редакторите по свое усмотрение коригираха диаграмите, за да отразяват по-точно функционалността на посочения продукт. Коригираните диаграми показват функционалността на системата MOTIV версия 1.1, която съществуваше към момента на избора на участниците в теста (март 2010 г.). Възможно е някои параметри на други системи също да бъдат оценени неправилно.

Напомняме ви и това този моментматериалът е много остарял и не може да бъде основа за оценка на функционалността на съвременните версии на тези системи или връзката между тях.

AT модерна организациясистемите за управление на електронни документи (EDMS) се превръщат в незаменим елемент от ИТ инфраструктурата. С тяхна помощ повишете ефективността на търговските дружества и индустриални предприятия, а в публичните институции на базата на технологии за електронно управление на документи се решават задачи вътрешно управление, междуведомствено взаимодействие и взаимодействие с населението. Общоприетото съкращение е EDMS, въпреки че заедно с него се използват и CAD (система за автоматизация на офиси), EDMS (система за управление на електронни документи) и SADO (система за управление на документи).

Система за управление на електронни документи (EDMS) - организационна и техническа система, която осигурява процеса на създаване, управление на достъпа и разпространение на електронни документи в компютърни мрежи, както и осигуряване на контрол върху документооборота в организацията.

Първоначално системите от този клас се разглеждат само като средство за автоматизиране на задачите на класическата офис работа, но с времето започват да покриват все по-широк спектър от задачи. Днес разработчиците на EDMS ориентират своите продукти да работят не само с кореспонденция и ORD (организационни и административни документи), но и с различни вътрешни документи(договори, нормативни, справочни и проектна документация, документи за дейностите на персонала и др.). EDMS се използват и за решаване на приложни проблеми, в които работата с електронни документи е важен компонент: управление на взаимодействието с клиенти, обработка на жалби на граждани, автоматизиране на работата на сервизен отдел, организиране на работния процес на проекта и т.н. Всъщност управлението на електронни документи система се нарича всяка информационна система, която осигурява работа с електронни документи.

Пазарът на EDMS през последните години е един от най-динамично развиващите се сегменти на местната ИТ индустрия. През 2009 г., според IDC, на фона на почти 50% намаление на обема на общия софтуерен пазар в Русия, този сегмент показа висока стабилност. По данни за 2009 г. спадът му е не повече от 20-25%. В цифрово изражение обемът на пазара на EDMS днес, според CNews Analytics, е около 220-250 милиона долара.

Потребители на технологии за управление на електронни документи са организации с различна големина и специфика. Традиционно публичният сектор остава основният потребител на EDMS. Според експерти около 30% от проектите за въвеждане на технологии за електронно управление на документи се отчитат от държавни агенции. В същото време е важно, че интересът от страна на държавата стана основата за устойчивостта на пазара на EDMS, който дори по време на криза получи значителен тласък за развитие. Електронното управление на документи беше наречено ключов елемент от концепцията за „електронно правителство“, чието прилагане трябва да помогне за премахване на бюрократичните пречки във взаимодействието между държавата, населението и бизнеса, както и за намаляване на корупцията. Като особеност на изпълнението на проекти в органите държавна власти майор държавни институцииСтрува си да се отбележат повишените изисквания за информационна сигурност. Става дума за изграждане (разработване) на базата на тиражирани софтуерни продукти на защитени системи за електронен документооборот.

Относно разработчиците на EDMS

Когато избира решение от клас EDMS, клиентът обмисля различни опции: решение в кутия, базирано на платформа решение или разработка по поръчка. Руските разработчици предлагат предимно готови решения, докато западните разработчици действат като доставчици на платформа, въз основа на които се изпълняват дизайнерски решения и разработки по поръчка. Според статистиката в структурата на пазара руските разработчици представляват около 95% от общия брой проекти за внедряване на EDMS. Едно от обясненията е, че в Русия все още е силна спецификата на работата с документи, основана на местните управленски традиции.

Струва си да се отбележи, че редица доставчици са започнали да предоставят EDMS на клиенти в режим SaaS (софтуер като услуга), но досега този подход поради редица причини (доверие в доставчика, качество и надеждност на комуникационните канали) , е по-вероятно да се разглежда като форма на запознаване с възможностите на системата, а не като реален подход за автоматизация на работния процес.

Една от нововъзникващите тенденции е използването на системи от клас ECM (Enterprise content management) за работа с документи.

Според свободната енциклопедия (Уикипедия):
Enterprise content management (ECM) – управление информационни ресурсиуправление на корпоративна или корпоративна информация.

В рамките на концепцията ECM управлението на документи се разглежда като една от задачите за осигуряване на работа с корпоративна информация. Този подход се поддържа предимно от западни разработчици. И въпреки че в Русия търсенето на такива технологии все още е в етап на формиране, много местни EDMS вече са внедрили различни ECM компоненти: управление на документи, управление на изображения на документи, дългосрочно съхранение на документи, управление на работния процес (Workflow), колективна работа с документи . Основно ECM технологиите се различават от EDMS чрез по-задълбочено разработване на въпросите за управление на уеб съдържание и мултимедийно съдържание.

Държавни инициативи около "Електронния документ"

През 2009-2010 г. в Русия започнаха да се изпълняват няколко глобални правителствени инициативи, свързани с организирането на официално електронно взаимодействие между държавата, населението и бизнеса, насочени към повишаване на нивото на проникване на информационните технологии в различни аспекти на държавния и обществен живот . Те включват одобрение на списъка обществени услугипредоставяни на населението чрез интернет, и одобряването на разпоредби относно системата за междуведомствено управление на документи, което стана първата важна стъпка към прилагането на концепцията за „електронно правителство“.

Важно е да се отбележи, че все още остава открит въпросът за правното основание на електронния документ. Днес дейностите на участниците в електронното управление на документи се регулират от закони и разпоредби относно използването на електронен- цифров подпис(EDS), GOST и инструкции за деловодство и архивиране, закони и разпоредби относно информационни технологии. Оказва се, че правилата и процедурите за работа с документи са определени на държавно ниво, има изисквания за сигурност на информационните системи, но законодателството все още не е определило легален статутелектронен документ.

EDMS стандарти

Днес дейностите на разработчиците на EDMS практически не са регулирани. Развиване софтуерни продуктии изпълнявайки проекти за внедряване, разработчиците и доставчиците в една или друга степен се ръководят от следните регулаторни и правни документи:

• ГОСТ Р 51141-98. Офис работа и архивиране. Термини и определения (одобрени с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 27 февруари 1998 г. № 28);
• Федерален закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ „За електронния цифров подпис“ (с измененията на 8 ноември 2007 г.);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за документи (одобрени с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 3 март 2003 г. N 65-st);
• Указ на правителството на Руската федерация от 22 септември 2009 г. № 754 „За одобряване на Правилника за системата за междуведомствено управление на електронни документи“;
• Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“.

При изпълнение на проекти за внедряване на EDMS, в случай на работа с лични данни, е необходимо да се ръководите от изискванията на федералните закони от 27 юли 2006 г. N 152-FZ „За личните данни“ и от 27 декември, 2009 N 363-FZ „За изменения на членове 19 и 25 федерален закон„Относно личните данни“.

Тъй като GOST имат консултативен характер, разработчиците включват максимална гъвкавост в своите решения, така че в зависимост от клиента да могат да се изпълняват различни схеми за работа с документи на базата на системата. Често архитектурата и логиката на системата трябва да предоставят различни и понякога противоположни подходи за автоматизиране на документния поток. Липсата на общоприети стандарти е проблем не само за разработчиците, но и за клиентите, тъй като изборът на изисквания за EDMS става твърде субективен. Предприятията често дори не могат да се съсредоточат върху индустриалните практики (този подход се е доказал добре при избора на доставчик на ИТ системи от клас ERP, CRM, HRM и др.). Правилата и разпоредбите за работа с документи могат да се различават от предприятие до предприятие, не само в рамките на една и съща индустрия, но дори в рамките на една и съща група компании. Няколко прости примера: предприятието работи ли според GOST или не? Колко добре работата с документи отговаря на GOSTs? Висшият мениджмънт готов ли е да работи в системата или асистентите и секретарите ще работят за топ мениджмънта? Използва ли предприятието някоя от западните управленски практики? Какви инструменти за автоматизация използват служителите на работа? И въпреки че като цяло комплексът от задачи на електронното управление на документи е доста ясен, методите за тяхното изпълнение се различават значително. Оказва се, че едно от основните изисквания към разработчиците на съвременните EDMS е да предложат решение, което е адекватно като цена, качество и време за изпълнение, независимо от спецификата на работата на клиента (с други думи, задоволяващо всякакви специфики) .

Технически възможности на съвременните системи за електронен документооборот

Прегледът разглежда деветте най-разпространени EDMS в Русия: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Управление на документи (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Cognitive Technologies), MOTIVE (Мотив). Съзнателно не включихме в него решенията на руски разработчици, базирани на платформата Documentum (EMC Documentum), тъй като в този случай е невъзможно да се говори за някаква конкретна функционалност и възпроизводимост. За подготовката на прегледа е използвана информация от отворени източници: информационни материали и демонстрационни версии на софтуерни продукти. Представеният изглед на EDMS е опит да се оцени възможностите и готовността на софтуерните продукти за решаване на действителните задачи за организиране на електронно управление на документи в предприятието.

Критериите, посочени в прегледа, ще ви помогнат да анализирате възможностите на разглежданите решения от гледна точка на техническото изпълнение на определени задачи на EDMS. Всички възможности са разделени на седем функционални вериги:

• регистрация и въвеждане на документи;
• работа с документи;
• управление и контрол на работния процес;
• търсене и анализ на информация;
• Информационна сигурност;
• поддръжка на хартиен работен процес;
• стандартни настройки.

Общите характеристики на системите бяха поставени в отделна таблица.

Прегледът предоставя редица очевидни критерии, които са присъщи на всички разглеждани системи (и на всички системи от класа EDMS по принцип) и критерии, които позволяват да се разграничат решенията едно от друго. Като цяло функционалните възможности на системите са еднакви и само подробното уточняване на някои от основните задачи на работния процес и характеристиките на тяхното изпълнение позволяват да се сравняват различни решения. Трябва да се отбележи, че за всички системи, представени в прегледа, има доста голяма практика на внедряване. Тези системи се използват от стотици организации за автоматизиране на работния процес. С изключение тези решения, на пазара има повече от 50 софтуерни продукта, които не се използват широко.

Ако анализираме нови версии на системи, които заемат водещи позиции на пазара, заслужава да се отбележи, че през последните три години тяхното развитие е насочено главно към подобряване на възможностите за обслужване, тъй като основните възможности под една или друга форма вече са били внедрени по-рано . Ако говорим за нови технически възможности, можем да отбележим потенциала за развитие на EDMS в посока на управление различен видсъдържание (мултимедия), използването на технологии за автоматична обработка и анализ на съдържанието на документа. Но досега такава функционалност за EDMS не е задължителна и най-важното е, че търсенето за нея в Русия не е напълно формирано.

При сравнение функционалностЗа SED са приети следните обозначения:

• "+" - възможността е реализирана;
• «+/−» - функцията е достъпна с ограничена функционалност или трябва да бъде закупен допълнителен софтуер;
• "−" - възможността не е реализирана.

Маса 1. Основни характеристикинай-популярният EDMS

Ориз. 1. Обща характеристика на най-популярните EDMS

Таблица 2. Регистрация и въвеждане на документи

Ориз. 2. Регистрация и въвеждане на документи

Таблица 3. Работа с документи

Ориз. 3. Работа с документи

Таблица 4. Управление и контрол на работния процес

Ориз. 4. Управление и контрол на работния процес

Таблица 5. Търсене и анализ на информация

Ориз. 5. Търсене и анализ на информация

Таблица 6. Информационна сигурност

Ориз. 6. Информационна сигурност

Таблица 7. Поддръжка за работен процес на хартия

Ориз. 7. Поддръжка за работен процес на хартия

Таблица 8. Стандартни инструменти за настройка

Ориз. 8. Стандартни инструменти за настройка

Таблица 9. Обобщение на функционалността на ERMS

Ориз. 9. Крайна оценка на функционалността на ERMS

За да извършим цялостна оценка, ще разгледаме представените EDMS според съотношението „цена / функционалност“, което е разбираемо за всички. Не разглеждаме третия важен критерий – „Време за внедряване” – тъй като той силно зависи не само от инструментите за конфигуриране, предоставени от системата, но и от квалификацията и мотивацията на екипа по проекта. Позицията на системите по отношение на "оптимална цена / функционалност" за малки проекти (за 20 потребители) и за сравнително големи проекти (за 100 потребители) е показана по-долу.

Диаграма 1. "Оптимална цена / функционалност" EDMS (20 потребители)

Ориз. 10. "Оптимална цена / функционалност" EDMS (20 потребители)

Диаграма 2. "Оптимална цена / функционалност" EDMS (100 потребители)

Ориз. 11. "Оптимална цена / функционалност" EDMS (100 потребители)

Тези диаграми са изградени на принципа на Gartner Magic Quadrant, при който системите, разположени в квадрант I, имат оптимално съотношение по критерия „оптимална цена/функционалност”. Във II и IV квадрант на диаграмата има системи, които нямат балансирани показатели цена и функционалност.

Критерият, избран за изследването, позволява да се оценят различни EDMS от гледна точка на тяхната готовност да решават реални проблеми на електронното управление на документи в модерно предприятие. Групата лидери както при малките проекти (Диаграма 1), така и при големите проекти (Диаграма 2) включваше системите Directum, DocsVision, MOTIV и EUFRATS. Останалите системи са разположени във II и IV квадранти. Единственото изключение беше системата DELO, която също попада в първия квадрант на диаграмата за EDMS за 20 потребители. Резултатите, получени от EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Управление на документи, Boss Referent, DELO показват, че тези системи не предлагат интегриран подход за автоматизиране на работата с документи, а са нишови предложения, фокусирани върху решаването само на определен клас електронен документ управленски задачи. Липсата на системи в III квадрант се обяснява с факта, че прегледът разглежда най-често срещаните EDMS в Русия, а не всички системи, предлагани в момента на клиентите.

Надяваме се, че представеният преглед ще ви бъде полезен при избора на система. Бих искал да отбележа, че с внедряването на EDMS днес организацията не само повишава ефективността на своята дейност, но и, което е много важно, придобива ценен опит и практика в нови условия - в условията на електронно управление на документи.

P.S. За подготовката на прегледа са използвани само публично достъпни материали от официалните уебсайтове на производителите на EDMS. След публикуването на статията се оказа, че поради непълното описание на продуктите от страна на Industrial Информационни системи”, информацията за тяхното решение е неточна. Ще проучим подробно този въпрос и ще опишем резултатите в следващата статия.

"," Теза "и 1C: Управление на документи. Делът на тези решения в базата на TAdviser надхвърля 60%.

В същото време за Миналата годинасъдържа информация за 600 нови проекта. През 2019 г. базата на TAdviser най-често се попълва с информация за внедряването на системите Elma, "Thesis", DirectumRX и "1C: Управление на документи".

Ако разгледаме внедряването от доставчици, като вземем предвид всички решения на конкретна компания, свързани с EDMS / ECM, тогава в този случай Топ 5, към края на 2019 г., ще изглежда така: Directum, Elma,, Docsvizhn и Халмонт.

2018

Към декември 2018 г. базата данни на EDMS/ECM проекти на TAdviser включва информация за повече от 5,1 хиляди внедрявания. От декември 2017 г., т.е. От публикуването на предишния доклад той е попълнен с почти 700 нови и архивни проекта.

Половината от всички проекти, информацията за които е достъпна на сайта, се пада на 5 домашни системи- Directum, Elma, Docsvision, "Case" и "Thesis".

Ако погледнете внедряването на всички продукти от класа EDMS / ECM на конкретни доставчици, тогава по броя на проектите първите пет ще изглеждат така: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn и Haulmont.

2017

Най-популярните EDMS/ECM системи

Към началото на декември 2017 г. базата данни на TAdviser за EDMS/ECM проекти включваше информация за приблизително 4 440 000 внедрявания. От ноември 2016 г., т.е. след публикуването на предишния доклад той е попълнен с 460 нови и архивни проекта.

Повече от половината от всички проекти, информацията за които е достъпна на сайта, попадат в 5 домашни системи - Directum, Docsvision, ELMA, Delo и 1C: Управление на документи.

Ако погледнете внедряването на всички продукти от класа EDMS / ECM от конкретни доставчици, тогава по отношение на броя на проектите първите пет, както и преди година, ще изглеждат така: Directum, Electronic Office Systems (EOS) , ELMA, Docsvizhn и 1C.

2016

Най-популярните EDMS/ECM системи

Към началото на ноември 2016 г. проектната база на TAdviser включва информация за 3980 внедрявания на EDMS / ECM системи в различни индустрии. Според тези данни най-голям брой проекти са изпълнени с помощта на системите Directum (677 проекта), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) и 1C: Управление на документи (164).

Разбира се, тези цифри са далеч от реалния брой внедрявания, тъй като например само на уебсайта на компанията 1C има информация за повече от 1,5 хиляди внедрявания на 1C: Управление на документи. Въпреки това, изразените данни позволяват да се разбере кои системи се използват най-често в Русия.

В десетте най-често прилагани системи са представени само две чуждестранни решения - Documentum и SharePoint. Това се обяснява преди всичко с факта, че проектите, в които се използват чужди продукти, се вземат по обем, а не по количество.

Доставчици по брой внедрявания на EDMS/ECM

Графиката по-горе показва общите реализации на всички системи на конкретни доставчици, които принадлежат към класа EDMS /ECM. Ако един проект използва две или повече решения на един и същи доставчик, които са класифицирани като EDMS (ECM) в базата данни на TAdviser, тогава внедряването на всяко решение се взема предвид отделно.

2015

Най-популярните EDMS/ECM системи

Според TAdviser системата за управление на електронни документи Delo е лидер по брой внедрявания. В базата данни на TAdviser за целия период на наблюдение има 418 завършени проекта с помощта на това решение. Малко по-малко проекти са изпълнени с помощта на DocsVision - 416 реализации. Също така в челната петица в количествено отношение са системите ELMA, Directum и "1C: Управление на документи 8" - съответно 393, 368 и 124. Общо базата данни TAdviser към ноември 2015 г. съдържа информация за повече от 3,3 хиляди проекта.

Сред всички проекти, завършени през 2014 г., а има около 500 от тях в базата данни на TAdviser, най-голям брой внедрявания паднаха на ELMA, Directum, Delo, DocsVision и "

Задължителен елемент от "дигиталната" инфраструктура на едно модерно предприятие или организация е системата за управление на документи. Работата с външни и вътрешни документи се счита за най-сложната, трудоемка и „проблемна“ област от дейността на предприятието. Електронни решенияправят възможно значителното му опростяване и оптимизиране.

Използването на специализирани системи е актуално както за фирми от търговския сектор, така и за държавни институции. За първото те отварят перспективи за увеличаване на рентабилността, възвръщаемостта на работата, а за второто ще го направят ефективно решениезадачи за оптимизиране на потока от информация и документи, междуведомствено взаимодействие и работа с .

Електронната система за управление на документи (EDMS) е необходимост, а не опция. Повечето от днешните компании създават офис документи в цифров вид, но поради несъвършенството на процесите за обмен на информация, служителите са принудени да ги разпечатват, прехвърлят във „физическа“ форма и губят време и усилия в ненужна рутина. Неефективният формат може да бъде труден за промяна - за това е необходимо да се автоматизират дейностите на компанията по цялостен начин, но резултатът ще надмине всички очаквания. Една добре организирана EDMS или ECM система (система за управление на съдържанието на организациите) ще помогне да се управляват информационните и документните потоци на всички нива и етапи на съществуване.

Общи сведения за елементите и структурата на EDMS

Първоначално създаден като инструмент за традиционна офис работа и нейната автоматизация, днес EDMS еволюира в многофункционални, сложни продукти. Електронната система за управление на документи е решение, което:

• осигурява процес за създаване и преместване на вътрешнофирмена документация към в електронен формат;
• обработва входяща кореспонденция и външни нормативни и административни документи;
• опростява контрола върху документните потоци;
• помага за ефективно управление на взаимоотношенията с партньори, клиенти и т.н.

Във фирмата СЕД осигурява работа с всички документи в електронен формуляр- всеки набор от информация, съхранявана или прехвърлена на компютър. Те трябва да бъдат придружени от атрибути на един вид "карти", които идентифицират единицата.

Управлението на документи в електронен вид е начин за централизирано организиране на работата с книжата, при което голяма част от регистрите и транзакциите се представят в електронен вид. Съответно системата, която го управлява е решение с инструменти за реализиране на всички процедури по създаване, модифициране, търсене на документи и поддържане на взаимодействието между служителите на компанията.

Понякога се нарича EDMS (система за управление на електронни документи) или гореспоменатата ECM, но тези термини са малко по-широки от EDMS - към последното е необходимо да се добавят средствата за гарантиране на безопасността на информацията, въвеждане на хартиени документи в цифрова среда, обработка на мултимедийно съдържание и т.н. Системата за управление на електронни документи е базирана на работни потоци - Workflow, които представляват действията на служителите в границите на обособен бизнес процес.

Предимства на EDMS

Съществуващата основна структура на EDMS се е доказала като ефикасен, ефективен механизъм, който е удобен за предприятия и институции от всякакъв размер. Пазарът на EDMS се развива активно, тъй като както публичният сектор (активен потребител), така и бизнес структурите се интересуват от софтуерни продукти, които опростяват управлението на документи. Също така, развитието на системите се улеснява от разширяването на обхвата на електронните подписи и повишеното внимание към въпросите на информационната сигурност. Можете ефективно да ги разрешите с помощта на висококачествени и добре обмислени програми.

Съвременната система за управление на документи има много предимства - тя:

• осигурява прозрачност на документооборота и всички бизнес процеси на компанията - всички действия и движения на книжа могат да бъдат проследени и контролирани;
• подобрява дисциплината на работа и изпълнение на задачите - прозрачните системи са удобни за фиксиране на резултатите и факта на отговаряне на изискването;
• намалява времето, прекарано в ежедневната рутинна работа - не е необходимо да търсите, координирате документи дълго време, техният оборот се ускорява;
• защитава информацията от изтичане, като осигурява сигурност на данните и стриктно разграничаване на правата за достъп;
• се основава на принципите, посочени в стандартите за качество ISO;
• лесна за внедряване сред служителите – при добре организирана система за обучение на персонала;
• дава предприятието конкурентни предимствапомага за поддържане и развитие на вътрешната корпоративна култура и др.

Системата за управление на електронни документи (EDMS) включва, наред с други неща, управление на регулаторни регистри. Следователно работата му трябва да бъде организирана в съответствие с изискванията на закона.

Стандарти и правна рамка за EDMS

Има малко специфични стандарти или закони за електронните бизнес системи във вътрешното правно поле и когато разработват EDMS, създателите му се ръководят от различни регламентиза "класическа" офис работа. Сред основните регулаторни актове си струва да се спомене:

• федерално законодателство относно електронния цифров подпис (1-FZ от 10 януари 2002 г.), информацията и нейната защита (149-FZ), личните данни (152 и 363-FZ) и т.н.;
• Укази на федералните и регионалните правителства, индустриални правила и изисквания;
• GOSTs за деловодство, архиви, системи за административна документация - R 51141-98, R 6.30-2003 и др.

Понякога регламентиси противоречат, а правилата имат препоръчителен характер и разработчиците се опитват да направят EDMS на компанията възможно най-адаптивна и гъвкава. Трябва също така да вземете предвид постоянно променящите се правила за работа с електронни подписи, „съвместимостта“ на системата с правно значим работен процес. Необходимо е всички официални електронни документи на организацията да са легитимни, тяхната надеждност може лесно да се определи. Всичко това трябва да се има предвид при избора на EDMS за корпоративна употреба.

EDMS функционалност

За да се нарече една система за електронно управление на документи завършена, в нея трябва да бъдат внедрени много функции. Основните включват:

• управление на документацията - въвеждане и регистрация, ежедневна работа, контрол на потока;
• комуникация с хартиени документи;
• организирано търсене и извличане на данни и документи - бързо, в съответствие с нивото на достъпност;
• проследяване на релевантността на документацията (особено външна, входяща) и архивиране на остарели документи;
• поддържане на подходящо ниво на информационна сигурност;
• проста, прозрачна, интуитивна комуникация между програмата и крайните потребители.

Системата за електронен документооборот трябва да бъде оборудвана с подръчни инструментинастройки, локализация, мащаб добре. Важно е разработчикът да предвиди възможността за организиране на единна EDMS в географски отдалечени подразделения на компанията. Необходимо е да се организира подреден електронен обмен на информация между йерархичните нива в системата, както и компетентното му прилагане в реално предприятие.

Внедряване на EDMS и оценка на нейната ефективност

Docsvision предлага висококачествени и модерни софтуерни продукти за решаване на проблемите по организиране и поддържане на електронния документооборот. Нашата разлика е интегриран подход: заедно със самия продукт, ние предоставяме пълна гама от поддръжка за внедряване на решения, обучение на персонала и EDMS услуга. Внедряването на системата в предприятието е важен етап, това е окончателното „полиране“ на системата и нейното приспособяване към нуждите на клиента. Реализацията обикновено се състои от:

• изследвания текущо състояниевъв фирмата, създаване на план за изпълнение;
• трансфер на проектирания продукт към реалните мощности на фирмата - системата EDMS се адаптира към тях;
• тестване на производителността на конфигурирания продукт;
• обучение на ръководството и персонала - по метода на "шоковата терапия" или постепенно;
• работа и корекции в нейния процес, мащабиране, решаване на текущи проблеми.

Системата за управление на документи трябва да е ефективна и да възвръща инвестицията в нея. За да оцените ефективността на EDMS, можете да използвате методите за изчисление за ИТ проекти и по принцип всички нематериални активи. Необходимо е да се вземе предвид колко активно в работата са участвали експерти от трети страни, каква е възвръщаемостта от тяхната намеса, какви са перспективите за по-нататъшна печалба. Може да срещнете ситуация, при която изчисляването на ефективността ще струва на клиента повече от самата EDMS, но това трябва да се направи.

Струва си да се има предвид, че традиционните методи за оценка не определят точно резултата - те обръщат внимание на разходите за покупка и внедряване, без да вземат предвид оптимизирането на работата на различните отдели, ускоряване на оборота на документи и опростяване на решенията- правене. Необходимо е да се оцени ефективността на EDMS в комплекса известно време след внедряването му и тогава резултатите приятно ще зарадват клиентите.

Можете да изберете оптималното издание на Docsvision, да се запознаете с цената на модулите и опциите за лицензиране на страницата

Не е тайна, че успешното провеждане на всеки бизнес зависи преди всичко от това как работи механизмът за рационализиране на документацията. В крайна сметка работата с документи, въпреки че не носи удоволствие, е важна връзка в управлението на една компания.

Освен това документацията трябва да се разглежда своевременно, в противен случай тя ще започне да се натрупва и да се губи. За да се избегнат евентуални загуби, е въведена система за електронен документооборот.

В тази статия ще обясним: Какво е EDMS? Какви са неговите видове, предимства и недостатъци?

С развитието на Интернет времето на дебелите папки и прашните архиви е нещо от миналото. Сега процесът на работа с документи е напълно автоматизиран. Необходимите документи се намират с един клик, а архивирането става без човешка намеса. EDMS отваря такива възможности за предприятията.

Електронната система за управление на документи (EDMS) е a софтуерчрез които се обработват документи по електронен път. С други думи, благодарение на EDMS е възможно прехвърляне на документи между служители, издаване на индивидуални задачи, архивиране и др.

Със сигурност много организации могат да създават електронни документи, съхранявайте и ги прехвърляйте. Въпреки това обикновеният електронен формат няма да има правно действие. За да придобие тежест една електронна хартия, е важно тя да бъде подписана и от двете страни. В този случай документите трябва да бъдат подпечатани със специален електронен подпис.

Следователно SED може да бъде разделен на два вида:

1. Документооборот във фирмата между служителите;
2. Документопоток между различни предприятия и организации чрез специални комуникационни канали.

За да използвате EDMS в организацията, е необходим специален софтуер. Обикновено такава програма се нарича EDI платформа. В допълнение, за безпроблемната работа на такъв софтуер е необходим допълнителен хардуер. Например сървъри, мрежови канали и т.н.

Оператор за електронно управление на документи ще е необходим, ако трябва да работите с документи между две различни компании. Такъв оператор ще бъде добър помощник. В крайна сметка той знае как да доставя съобщения, проверява формата, в който се изпращат документите, изисква и контролира поставянето на електронен подпис, сам съхранява и архивира документи и т.н.

Така EDMS е „кръвоносната система“ на целия бизнес. Това спестява много време и, разбира се, има положителен ефект върху работата на организацията като цяло. Но винаги ли има полза от този тип обработка на информация? И дали EDMS може да навреди на бизнеса? За да отговорите на тези въпроси, трябва да разгледате положителните и отрицателните аспекти на електронното управление на документи.

Плюсове и минуси на EDI

Както всеки друг процес, EDI има както плюсове, така и минуси. Основните параметри са представени в таблицата по-долу.

Предимства

недостатъци

Поръчване . Системата автоматично поставя номера на документите, което елиминира всякакви грешки Проследяване. По всяко време можете да разберете кой работи с документа Запазване. Служителят няма да може да загуби или повреди електронния документ Възстановяване. Изтритият документ може да бъде възстановен по всяко време Запазване на временни ресурси. Електронната форма на документа достига до всеки служител за секунди, независимо от местоположението му. Удобен за работа. Ако е необходимо, служителят може да промени оригиналната версия на документа. EDO дава възможност за възстановяване на всеки от тях. Освен това можете да проследите имената на онези специалисти, които са работили върху хартията. Наличност. EDI системата работи 24/7. Освен това, когато е свързан с него чрез интернет, служителят може да работи с документация по всяко време, дори ако е в болница или на почивка. Планиране. Системата позволява на специалиста да планира хода на работата с документите. Можете да зададете дата, час на изпълнение, както и поръчката. И в точното време самата програма ще подкани служителя за необходимостта да завърши работата си. Удобно търсене. Програмата е проектирана по такъв начин, че да позволява намирането необходим документне само по име, но и по ключова дума. Спестяване на хартия. Няма нужда да разпечатвате документация, да я подвързвате в папки и да правите опис. Цялата информация се съхранява електронно и по всяко време желан документможе да се отпечата на хартия.

Парични разходи. Създаването на EDI ще изисква определени финансови разходи. Необходими са пари за софтуер и хардуер. Размерът на разходите ще зависи от броя на свързаните служители. Средно тази сума ще бъде около 100 000 рубли (*). Незабавно използвайте SED - няма да работи. След придобиването, инсталирането, внедряването и отстраняването на грешки на програмата отнема голям бройвреме и специални умения. обучение. За да използват правилно EDMS, всички участващи служители трябва да преминат специално обучение. Сигурност. За безопасността на информацията ръководителите на компании трябва да плащат Специално вниманиесигурност. А именно да се издаде електронен подпис, да се определи кой от служителите и какъв достъп до книжата ще има, а също така ще е необходимо да се защити програмата от проникване отвън. Необходим е администратор. В персонала на организацията трябва да има човек, който да може да решава текущи задачи за работа в EDMS. А именно, за отстраняване на грешки в сървъра, за подпомагане на потребителите, за наблюдение на функционирането на системата. Изисква се постоянно архивиране. За да запазят информацията, потребителите трябва постоянно да съхраняват документи. В някои случаи се изисква наличието на електронен и хартиен документ. Ако, например, партньорът няма инсталиран EDMS, тогава когато работите с него, документацията трябва да бъде както на електронен, така и на хартиен носител.

Реалната цена на електронното управление на документи за малкия бизнес

(*) Ако компанията е малка и собственикът на бизнеса (или самият индивидуален предприемач) ще подпише документите лично, тогава разходите ще бъдат минимални. Те се състоят от закупуване на електронен цифров подпис - 1500 рубли и достъп до услуга за електронно управление на документи - от 100 рубли.

За малки обеми нашите редактори препоръчват услугата Kontur.Diadoc. Ако изберете тарифата Универсален“, тогава разходите ще бъдат само 9 рубли на изпратен документ. В сравнение с изпращането на оригинални документи по пощата, изпращането на едно препоръчано писмо в рамките на региона ще струва най-малко 50 рубли. Разликата е очевидна:

Системата дава на всички нови потребители 50 добре дошли бонус прехвърляния на електронни документи.

Както се вижда от таблицата, въпреки положителни страни, SED също има отрицателни точки. Основно те се свеждат до материални разходи, които, както се оказа, може и да не са малко.

Компанията ще понесе значителни разходи не само за инсталиране на софтуер и закупуване на необходимото оборудване, но също така трябва да наеме служител, без чиито специални умения системата за електронно управление на документи просто няма да работи. Такъв служител също трябва да плаща заплата. И това е друга разходна позиция.

Но не забравяйте, че изразходваните усилия ще се отплатят в бъдеще и фирмите, работещи с EDMS, ще се възползват само. В края на краищата те ще спестят не само времето за обработка на информация, но и значително ще намалят разходите за плащане на услуги, например архивист. В допълнение към всичко останало, електронният архив не изисква допълнителни помещения, закупуване на допълнителни канцеларски материали и други точки.

Какво е електронна система за управление на документи?

По правило това е система за управление на електронни документи (EDM), в която можете да генерирате, изпращате, получавате и подписвате електронни документи. Те са еквивалентни на хартия със собственоръчен подпис. За извършване на електронен документооборот се нуждаете от сертификат за електронен подпис.

Интерфейсът обикновено се състои от 2-3 раздела, включително изпълнители (вашите партньори и клиенти, участващи в EDI) и основния раздел - Документи. В този раздел секциите Входящи и Изходящи ще съдържат документи, изпратени и получени от вас.

Видове EDI

Несъмнено при въвеждането на електронен документооборот организациите наблягат много на ефективността. Трудно е да се каже кой тип EDI за определена организация ще бъде най-ефективен. Всичко зависи от посоката на предприятието и от неговите бизнес процеси.

Съществува обаче обща квалификация на EDI по отношение на функционалност, технология за управление, съставни компоненти и т.н. В тази връзка могат да се разграничат основните видове SED:

• Офис система. Този тип е предназначен за водене на офис работа на предприятието. Освен това работата се извършва по всички приети правила с вертикален контрол, т.е. от началник към подчинен;
• Електронни архиви. основната целтакава система е организацията на работата по съхранението на документацията. Освен всичко друго, програмата позволява на потребителя лесно да намери необходимата хартия. Прехвърлянето на документация в такава система обаче не би било възможно;
• Системи за работни процеси. Този тип система е широко разпространена сред потребителите поради факта, че основната й задача е организацията и автоматизацията на бизнес процесите. Лесно е да се прави бизнес с такъв софтуер, а работният процес е само извинение за съществуването на работни моменти;
• ECM системи. Софтуерът позволява на потребителя да въведе новости в системата за управление на организацията. С помощта на сложни системи е възможно да се управляват: документи, подписи, работни процеси, знания на служителите и др. Този тип EDI ще бъде много по-скъп, тъй като предлага на потребителя разширена функционалност.

Струва си да се отбележи, че всеки тип EDMS става по-голям от предишния и дава повече възможности на потребителите. Въпреки това, за да оцените всички предимства на електронното управление на документи, трябва да направите правилния избор.

Как да изберем правилния SED

Както вече беше отбелязано, изборът на EDMS е сложен процес, който изисква специално внимание. Освен всичко друго, ръководството на компанията трябва да вземе предвид огромен брой решаващи фактори, като посоката на предприятието, персонала и др.

Например за търговска организацияще бъде правилно да инсталирате EDMS както между служители, така и между партньори. Само по този начин предприятието ще може да получи необходимите икономически ползи.

За обществена институцияпо-добре е да се съсредоточите върху спецификата на работата му и да обърнете повече внимание на създаването на електронни архиви. И също така се изисква обучение на служителите за работа с тях.

При избора на една или друга EDMS е важно да се вземе предвид дали системата отговаря на посочените изисквания. Те включват:

• Пълнота на функционалността;
• Лекота на използване;
• С каква скорост тази система ще бъде въведена в работния процес;
• Наличието на настройки и те трябва да бъдат гъвкави;
• Има ли системата възможност за разширяване на функционалността;
• Възможно ли е адаптиране на EDMS към съществуващия софтуер на предприятието;
• Лекота на адаптация;
• Наличност техническа поддръжка. Важно е тази помощ да бъде на високо ниво;
• Репутация на производителя и др.

Като се има предвид този факт, потребителят трябва да се придържа към следните действия:

1. Разгледайте функционалността. Особено внимание трябва да се обърне на глава „Възможности“. Важно е производителят конкретно да посочи списъка със задачи, изпълнявани от програмата. Ако няма специфика, тогава си струва да изоставите такава EDMS система;
2. Наличие на тематични презентации. Важно е програмата да съдържа демонстрационен материал, като по този начин обяснява на потребителя как да използва функционалността;
3. Проучване на екранни снимки. Така мениджърът ще може да се увери дали функционалността е наистина проста и дали отговаря на посочените изисквания;
4. Не забравяйте да прочетете отзиви от реални потребители. Повечето най-добрият вариант- гледа видеоклипове в YouTube;
5. Много производители предлагат на ръководителите безплатни изпробвания. Така потребителят ще може да разбере дали избраният продукт е подходящ или не;
6. Що се отнася до цената на стоките, очевидно е, че този артикул не може да не вълнува купувача. Трудно е да се определи каква трябва да бъде реалната цена на EDMS, но си струва да се проучи какво добавя тази или онази цифра. Следователно подробното проучване на ценовата листа ще помогне на купувача да избегне неочаквани разходи и разходи.

Струва си да запомните, че само специалист ще ви помогне да направите правилния избор. Следователно изборът и инсталирането на EDMS трябва да се извършва само под внимателното внимание на лице, което има специални умения.

Поради високата цена не всички организации в нашата страна работят с EDMS. В момента само големи фирми извършват обработка на документи в електронен вид. Но нещата се променят и е вероятно в близко бъдеще необходимостта от работа с помощта на EDMS да бъде оценена и много фирми ще могат да си позволят да извършват електронен бизнес. Така че те ще станат най-ефективни и успешни!