Документи за специалист от отдела по персонала. Списък на необходимите документи за персонала. Задължителни местни разпоредби

ЗАДЪЛЖИТЕЛНИ МЕСТНИ РАЗПОРЕДБИ

На първо място, трябва да запомните, че действащият Кодекс на труда Руска федерация(наричан по-нататък Кодексът на труда на Руската федерация) изисква в организацията да бъдат създадени редица местни (т.е. местни) регулаторни документи.

Задължителните местни разпоредби са:

• Правила на вътрешния работен график(PVTR).
• Наредба (или инструкция) за защита на личните данни на служител.
• Инструкции за безопасност.
• Таблица на персонала (унифициран формуляр Т-3).

Всички тези документи са валидни до подмяната им с нови.

• Графикът за отпуск (унифициран формуляр T-7), в съответствие с член 123 от Кодекса на труда, се изготвя ежегодно, не по-късно от две седмици преди началото на календарната година, и е документ, който е задължителен както за работодателя и служителя (с изключение на привилегированите категории служители).
• График на смени е необходим в онези организации, където се използва работа на смени.
• Наредбата за нормиране на труда и наредбата за производствените стандарти трябва да бъдат изготвени в онези организации, където се използва формата на заплащане на работниците на парче.

НЕЗАДЪЛЖИТЕЛНИ МЕСТНИ РАЗПОРЕДБИ

Освен изброените документи, организацията по свое усмотрение може да създаде и други документи - по желание местни регламенти. По-специално, това могат да бъдат:

• правила за структурни подразделения, одобрени от директора на организацията;
• длъжностни характеристики на служителите и трудови (или работни) инструкции за работниците;
• Инструкцията за управление на досиета на персонала е много полезен инструмент за служител, изпълняващ функциите на служител по персонала, тъй като значително улеснява взаимодействието му с линейни и функционални мениджъри;
• албум на формуляри на документи за досиета на персонала;
• регламент за сертифициране - ако организацията провежда периодично сертифициране или сертифициране въз основа на резултати от изпитване;
• правилник за персонала;
• колективен договор.

Всички тези документи също са валидни до замяната им с нови.

ДОКУМЕНТИ, ОГРАЖДАВАЩИ ОТНОШЕНИЯ СЪС СЛУЖИТЕЛИТЕ И СЪДЪРЖАЩИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА ТЯХ

Тези документи включват:

• на първо място, това е трудов договор, съставен в съответствие с членове 57 и 67 от Кодекса на труда на Руската федерация в писмена форма в два екземпляра. Единият екземпляр от трудовия договор се издава на работника или служителя срещу разписка, а вторият екземпляр се съхранява от работодателя – или в личното досие на служителя, или в досие „Трудови договори с работниците и служителите”;
• след това се издава лична карта за всеки служител (унифициран формуляр Т-2). Личните карти могат да се съхраняват само в отделен файл;
• личните досиета на служителите не се изискват, но тъй като това е много удобно досие за всеки служител, повечето служители по персонала ги съставят. Повтаряме, че не сме длъжни да съхраняваме лични досиета, но ако бъде взето такова решение, то е необходимо те да се съхраняват според строгите правила, предвидени за обработка на лични досиета. Можете обаче просто да подредите файлове или папки за всеки служител за удобство на служителя по персонала. Тези папки съдържат копия на всички документи, свързани с конкретни служители;
• трудовите книжки на служителите са документи за строго счетоводство и отчетност, поради което те трябва да се съхраняват в сейф, постоянно заключени. Работните книжки се съставят в строго и строго съответствие с Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри трудова книжкаи предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225, и Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври, 2003 г. № 69.

ПОРЪЧКИ НА ПЕРСОНАЛА

Служителят, отговорен за управлението на досиетата на персонала, е длъжен да изготви проекти на заповеди за персонала и да организира тяхното одобрение от съответните длъжностни лицаи подписан от ръководителя на организацията. Заповедите за личния състав трябва да се съхраняват и регистрират отделно от заповедите за личния състав. Те включват поръчки, за които Държавният статистически комитет е разработил унифицирани форми:

• при наемане на служител - формуляр Т-1;
• за наемане на работници - формуляр Т-1а;
• при преместване на служител на друга работа - формуляр Т-5;
• При прехвърляне на служители на друга работа - формуляр Т-5а;
• при предоставяне на отпуск на служител - формуляр Т-6;
• за предоставяне на отпуск на служителите - образец Т-6а;
• при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение) - формуляр Т-8;
• при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служители (уволнение) - образец Т-8а;
• за изпращане на служител в командировка - формуляр T-9;
• за изпращане на служители в командировка - формуляр T-9a;
• за повишаване на служител - формуляр Т-11;
• относно стимулите на служителите - формуляр T-11a.

В допълнение към тези заповеди служителите на персонала трябва да изготвят свободна форма(или създайте свои собствени унифицирани формуляри за тях) следните видове поръчки:

• при съвместяване на длъжности (професии);
• при заместване на временно отсъстващ служител без освобождаване от основни задължения;
• по налагане на наказания;
• при предсрочно оттегляне на наказания;
• при промени в личните данни на служителя;
• по присвояване на ранг;
• относно привличането извънреден труд;
• относно привличането към работа през почивните дни (празници);
• относно задължението;
• относно установяването или премахването на лични надбавки;
• за промяна на режима на работа.

ЗАПОВЕДИ ПО ОСНОВНАТА ДЕЙНОСТ И ДРУГИ ДОКУМЕНТИ

Бих искал специално да кажа, че служителите по персонала трябва да изготвят редица заповеди за основната си дейност. Разбира се, тези заповеди ще бъдат регистрирани и съхранявани заедно с други заповеди от тази категория, но тяхната подготовка и по-нататъшната работа с тях е отговорност на служителя по персонала. Това са по-специално поръчките:

• относно одобряването на щатното разписание;
• относно измененията на персонал;
• за извършване на промени (допълнения) към графика на ваканциите;
• относно измененията (допълненията) на местните разпоредби;
• за отмяна на незаконно или погрешно издадени заповеди по персонала и др.

Вече назовахме някои унифицирани форми за досиета на персонала, които трябва да бъдат във всяка организация. (Имайте предвид, че в статия, адресирана до читатели, които се занимават с работа с персонала, ние не разглеждаме документи за заплати. Това е тема за разговор със счетоводители). Въпреки това, в допълнение към тях, всеки служител по персонала трябва да може да състави

• удостоверение за пътуване - образец Т-10;
• длъжностно разпределение - образец Т-10а;
• бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служител - формуляр T-60 (предна страна);
• бележка-изчисление при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение) - формуляр Т-61 (предна страна);
• акт за приемане на извършената работа по трудов договор, сключен за срока на определена работа - формуляр T-73 (този вид срочен трудов договор е изключително рядък, поради което дори опитни кадрови служители с дългогодишен трудов стаж често не е трябвало да се занимава с формуляр T-73 ).

РЕГИСТРАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ

В момента има три начина за регистрация:

• най-простият - в списанията;
• по-съвършен - с помощта на шкаф за файлове;
• и най-съвършено, удобно, бързо - с помощта на подходящи компютърни програми.

Секретарите са свободни да изберат най-подходящия за тях във всеки конкретен случай метод за регистриране на документи, свързани с основната дейност на компанията. Но регистрацията на документи за персонала може да се извърши само с помощта на списания. При трудов спор съдът или държавната инспекция по труда може да не признае компютърна регистрация. Но е необходимо да се докаже, че този или онзи документ е създаден наистина в деня, посочен в реквизита "дата"! От това зависи изходът на делото.

И така, какви регистри за регистрация на документи за персонал трябва да има в организацията:

• Регистрационен дневник трудови договори(които могат да бъдат регистрирани като заповеди - през календарната година, като се започне номерирането отново от новата година. Или можете, като например да се регистрират таблици за персонал - за целия период на дейност на организацията, т.е. от първия трудов договор, сключен веднъж след това с първия служител и до последния, който някой ден ще бъде сключен, очевидно, малко преди ликвидацията на компанията);
• регистър на личните карти (Т-2);
• регистър на личните досиета на служителите (ако се поддържат);
• дневници за регистриране на поръчки (броят на дневниците се определя в зависимост от размера на работния процес на персонала. Всички поръчки на персонала могат да бъдат регистрирани в един или повече дневници - до момента, в който за регистрация различни видовепоръчки, могат да се използват различни списания);
• дневник за регистрация на актове (за откази за запознаване с документи, за отсъствия, за нарушения на вътрешните трудови разпоредби и др.);
• книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях (съхранява се, подобно на трудовите книжки, в сейф).

По желание (но това е много полезно от гледна точка на доказване) се водят дневници за регистриране на изявления на служителите, меморандуми и обяснителни бележки, свързани с работата на персонала.

Необходими са счетоводни книги за записване на:

• извънреден труд;
• ползвани и неизползвани дни платен годишен отпуск
• отпуск, предоставен на служителите и др.

Картотека на предупрежденията

В много случаи Кодексът на труда изисква служителите да бъдат предупреждавани навреме за настъпване на определени събития. Ето защо е изключително полезно да поддържате файл с предупреждения (на хартия или в в електронен формат) за тези събития:

• изтичане на тестовия период (уволнението на служители, които не са издържали теста, е възможно само ако са били предупредени за това писмено, като се посочват причините поне три дни предварително - член 71 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• изтичане на трудовия договор (също така е необходимо служителят да бъде уведомен писмено най-малко три дни преди уволнението - член 79 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• годишни платени отпуски (служителят трябва да бъде уведомен за началния час на отпуската не по-късно от две седмици преди началото му - член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• освен това можете да правите "напомняния" за всякакви други събития (рождени дни на служители и т.н.) за удобство на работа.

От тази статия ще научите:

• Каква е функцията на отдел "Човешки ресурси"?
• Какви документи са необходими за дейността на отдела за персонал
• Какви са особеностите на планирането като вид дейност на отдела по персонала

Отделите по човешки ресурси в организациите обикновено са включени в службите за управление на персонала и изпълняват техните функции. Но техните задължения не се ограничават само до проектантската работа, свързана с взаимоотношенията между работодателя и персонала: водене на документация, офис работа и т.н. Може би така е било в съветските времена, но сега дейността на отдела по персонала е разнообразна и многостранна работа. Нека го разгледаме по-подробно.

Функции и дейности на отдел "Личен състав".

Отделът за човешки ресурси играе важна роля в компанията и нейната позиция в организационна структурапредприятието отразява важността на неговите дейности. Някои дори вярват, че HR е - визиткаорганизация, нейното лице, тъй като именно с това звено се сблъскват всички нов служителсе наема.
Основната функция на отделите по персонала е търсенето, наемането на персонал и непрекъснатото взаимодействие с работната сила. Ограничаването на дейността на отдел „Личен състав“ само до подбор на нови служители и регистрацията им за работа е неудачно решение за бизнеса. Без тясно взаимодействие със съществуващия екип и познаване на спецификата на функциониране на компанията е невъзможно правилното набиране на нов персонал.

В наше време работата с персонала е набор от организационни и други мерки и действия, които са необходими за най-пълното използване на бизнес способностите, уменията и способностите на персонала. Компетентен, мотивиран и заинтересован от ползотворна работа персонал е целта на всеки отдел човешки ресурси. Трудно е да си представим функционирането на една успешна съвременна организация без това звено, което подбира, регистрира и придружава служителите.

Дейностите на отдела за персонал в предприятието са насочени към изпълнение на следните функции:

• идентифицира нуждата от нови служители, търси и наема служители заедно с ръководителите на отдели;
• анализирайте текучеството на служителите и търсете начини за намаляването му;
• изготвя щатни графици за специалисти;
• съставя личните досиета на служителите, по тяхно искане издава необходимите удостоверения, фотокопия на документи;
• извършва всички операции с трудови книжки: приема, съхранява и издава, попълва в съответствие с действащите стандарти и норми за регистрация съгласно Кодекса на труда на Руската федерация;
• съставяне на график за ваканции, справяне с тяхното счетоводство (също в съответствие с трудовото законодателство);
• организира атестиране на персонала, изготвя планове за кариерно развитие;
• създаване на планове за развитие на персонала.

Необходима документация за дейността на отдел "Личен състав".

1. Персонал (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Преди да започне набирането на персонал, отделът по персонала е длъжен да формира и одобри таблицата с персонала с ръководството на компанията. Въз основа на него вече е определен броят на актуалните свободни позиции. Можете да разчитате на този документ, когато оспорвате в съда законността на уволнението на служител с цел намаляване на персонала. Съдът ще изисква персонал във всеки случай, свързан с трудови отношения, и ако пренебрегнете това искане или подадете неправилно съставен график, тогава работодателят губи шанса да спечели спора.

1. Трудов договор.

Изготвянето на пакет от документи за персонала започва с трудов договор, сключен със служител в писмена форма, подписан от двете страни. Тя трябва да отразява условията трудова дейности възнаграждение, съобразено с трудовото законодателство и удовлетворяващо както работодателя, така и служителя. Изпълнението на тези книжа е едно от критични задачи, които отдел "Човешки ресурси" решава в текущата си дейност.

1. Правила на труда.

Тази вътрешна наредба е задължителна за всяко дружество. Той установява процедурата за наемане и освобождаване на персонал, списъци с права и задължения, отговорността на работодателя и служителя, режима на работа и почивка, начините за мотивиране на служителите, видовете дисциплинарни наказания и много други аспекти на трудовите отношения.

1. Заповед (инструкция) за работа.

Въз основа на този документ на нов служител се разпределя работно място, на него се определя необходимото имущество. Отделът по персонала го изготвя заедно с трудов договор на името на служителя. HR и прекият ръководител на новия служител го запознават делова кореспонденция, необходими актове и др.

1. Трудови книжки.

Това е основният документ, отразяващ трудовата дейност и опит на гражданин. При кандидатстване за работа във фирма лицето е длъжно да я представи (освен когато е наето за първи път или трудовият му договор не предполага пълно работно време на непълен работен ден). Работодателят, представляван от служители на отдела за персонал, трябва да води трудови книжки за всеки служител, който е работил в предприятието пет или повече дни. Съхранението на трудовите книжки също има свои собствени изисквания: разрешено е само в метални сейфове или шкафове, до които има достъп само отговорен специалист (назначен със специална заповед).

1. Книга за отчитане на трудовите книжки и вложките към тях.

В тази книга работникът се подписва при уволнение и получаване на труд. Тя трябва да бъде прошита и номерирана, да съдържа печати и подпис. Това се контролира от отдел „Човешки ресурси“.

1. Договор за пълна отговорност.

Дейностите на отдел "Личен състав" включват сключване на договори за пълна гражданска отговорност със служителите. Това се прави в случаите, когато служителят получава материални активи за съхранение, обработка, продажба (ваканция), транспортиране, използване в процеса на производство. Само пълнолетен гражданин може да носи финансова отговорност.

1. График на отпуските.

Работодателите са длъжни да поддържат график за почивка на служителите в съответствие с формуляр № T-7 (одобрен с Резолюция на Държавния статистически комитет № 1 от 01.05.2004 г.). В допълнение към формалните изисквания към този документ се прилагат законови норми. Това е спазването на правото на определени категории работници на напускане в определено или избрано време; предоставяне на отпуск на лица, работещи на непълно работно време, едновременно с отпуска им на основното място на работа и др. Документирането на времето за почивка е част от дейността на отдела за персонал, както и отчитането на отработените часове.

1. Наредба за заплатите.

Една от целите на отдел „Човешки ресурси” е рационалното използване на наличните човешки ресурси, съобразено със спецификата на дейността на компанията и текущата пазарна ситуация. За това обикновено се използват системи за нормиране и възнаграждение. Приетата процедура за възнаграждение е фиксирана във вътрешния нормативен акт на предприятието - Наредбата за възнагражденията.

1. Правила за награждаване.

Това е още един вътрешен документкомпании, които регулират заплатите. Изготвя се от отдела по персонала и се одобрява от ръководителя на организацията със специална заповед. Бонусите - допълнителни, над стандартната заплата, парични плащания на служителите - са необходими, за да ги стимулират за висококачествена продуктивна работа и да ги мотивират за по-нататъшно професионално развитие.
Те се присъждат на тези служители, които отговарят на предварително одобрени условия за бонуси. Този кръг от лица, както и условията за издаване на бонуси и техния размер, съответно, за всяка длъжност или специалност (или гранична стойност) са описани в Правилника за бонусите.

1. Разписания.

Те се използват активно в дейностите на отдела за персонал по отношение на служители с гъвкави графици, за които е необходимо постоянно да се изчислява общата работно време. Документите от този тип отчитат действително отработеното време на месец за всеки такъв служител (за всеки ден от месеца), посочват пълното му име и номера на персонала.
Тези разписания се поддържат от хронометрист или друг служител, който е длъжен да извършва тази дейност по нареждане на ръководството на дружеството. Отчитането на отработените часове е необходимо за пълноценната дейност на счетоводния отдел, който изчислява заплатите, и отдела за персонал, който контролира работата на персонала.

1. Правила за защита на личните данни на служителите.

Този документ съдържа информация за целите и задачите на компанията в областта на защитата на личните данни, в кои отдели и на какви носители се съхранява тази информация, по какви начини се събира и обработва, кои служители имат достъп до нея, какви дейности се извършват, за да се защитят данните от неоторизиран достъп от служители на компанията и трети страни. Регламентът за защита на личните данни на служителите, изготвен от отдела по персонала, трябва да бъде подписан от ръководителя на компанията.

Планирането като дейност на отдела по персонала

Планирането има два аспекта. В общ смисъл това е името на дейността, насочена към разработване на стратегията и политиката на компанията, както и избора на методи за тяхното прилагане. Всъщност тази работа се свежда до писане на планове – официални документи от определен вид.
Важен компонент от тази дейност на фирмата е планирането на персонала. Неговите задачи са да осигурява на компанията човешки ресурси в необходимото количество и качество, да използва оптимално наличната работна сила, да подобрява социални отношенияв предприятието.

Има два подхода към планирането на човешките ресурси:

1. Независим (във фирмите, които готвят, те подбират персонал).
2. Подчинени на основните планове - финансови, търговски, производствени (за всички останали организации).

Следователно планирането на персонала по правило е вторично и се определя от общата система за изготвяне на корпоративен план, а изпълнението на мерки, свързани с персонала, е включено в други програми, като тяхното допълнение и конкретизация.


Дейности като планиране на персонала позволяват да се определи:

• необходимостта на компанията от попълване на персонала: колко служители ще са необходими, къде и кога, какво обучение трябва да имат;
• схеми за професионална квалификация за всяка длъжност във всеки отдел (изисквания към различните категории служители);
• начини за намаляване на ненужните работници и привличане на необходимите;
• оптимално използване на персонала според потенциала му;
• стратегии за развитие на персонала, повишаване на квалификацията му;
• модели на справедливо заплащане, методи за мотивиране на служителите, осигуряване на социални бонуси;
• разходи за комплекса от предприети мерки.

Както всяко друго планиране, персоналът се подчинява на редица принципи.

Основното правило днес е да включите възможно най-много хора в компанията в процеса на планиране и възможно най-рано, от самото начало на плана. За социални проектиформирани от отдели за персонал, този принцип е първостепенен, за всички останали е желателен.

Второто правило за планиране на дейности за управление на персонала е постоянството. Стопанска дейносткомпанията е непрекъсната, персоналът също е в постоянно движение, така че планирането трябва да бъде продължаващ процеса не еднократно действие. Освен това този принцип съдържа изискването за отчитане на перспективите и приемствеността (че бъдещите планове се основават на предишни). Резултатите от изпълнението на минали проекти трябва да се вземат предвид при изграждането на нови.


Принципът на постоянство на планирането, на който се подчиняват отделите по персонала в предприятието в своята дейност, осигурява прилагането на третото правило: гъвкавост. Гъвкавите планове (включително плановете за персонал) са тези, при които всяко решение може да бъде коригирано по всяко време, ако е необходимо. Това качество се постига чрез наличието на така наречените възглавници, които осигуряват свобода на маневриране (в разумни граници, разбира се).
Друг важен принцип на планирането на персонала е икономичността: разходите за дейностите на отдела по персонала за анализ и изготвяне на планове не трябва да надвишават ефекта от тяхното изпълнение.
Формирането на необходимите условия за изпълнение на плана е също толкова важно правило на всяко планиране.
Всички тези разпоредби са универсални и се прилагат на всички управленски нива, не само по отношение на персонала. И във всеки случай, разбира се, ще има своя специфика.
Така че, когато планираме дейността на всеки отдел на компанията, трябва да вземем предвид принципа на тесните места: общата производителност на екипа съответства на работата на най-мързеливия и най-бавния работник. Но на по-високо ниво, когато става въпрос за дейността на цялата компания, този принцип не работи.
Една от целите на отдела за човешки ресурси, който извършва планирането на работната сила, е да осигури възможно най-доброто разкриване на потенциала и пълно използванеспособностите на служителите, тяхната мотивация, като се вземат предвид последствията управленски решениявзети в компанията (социални, финансови и др.).
В днешно време персоналът е основният фактор, който влияе върху ефективността на предприятието. За успеха на планирането може да се съди по това дали са постигнати стратегическите цели на компанията.

В процеса на възникване и документиране на трудовите правоотношения се формират множество документи под общото наименование „кадрова документация“. В специализираната литература набор от документи за персонала е систематизиран по различни критерии.

Например, според целевата принадлежност двама големи групидокументи за персонала:

1. Документи за отчитане на персонала на служителите, които включват заповеди за наемане, преместване на друга работа, предоставяне на отпуск, уволнение, лична карта на служителя и други. Основната част от документите за персонала бяха включени в унифицираните форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрени с Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За одобряване унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане."

2. Втората група се състои от документи, свързани с изпълнението на функциите по управление на персонала и организация на труда (Правилник за вътрешния трудов ред, Правилник за структурното звено, длъжностни характеристики, структура и численост на персонала, персонал). В " Всеруски класификаторуправленска документация" OK 011-93, одобрена с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 декември 1993 г. № 299, тези документи се наричат ​​"документация за организационно и нормативно регулиране на дейността на организация, предприятие. "

Приложен е и друг принцип на систематизиране на кадровата документация, а именно според типичните процедури за персонала се разграничават следните видове документи за персонала:

1. Документация за постъпване на работа:

· Кандидатстване за работа;

· Договор за назначаване;

· Редът за приемане на работа;

Протокол от общото събрание трудов колективотносно наемането.

2. Документация за преместване на друга работа:

· Молба за преместване на друга работа;

· Представяне на преместване на друга работа;

· Заповед за преместване на друга работа.

3. Документация за освобождаване от работа:

· Оставка;

· Заповед за уволнение;

· Протокол от общото събрание на трудовия колектив при уволнение.

4. Документация за регистрация на празници:

· График на отпуските;

· Молба за отпуск;

· Заповед за отпуск.

5. Документация за дизайна на стимулите:

· Представяне на промоция;

· Заповед за поощрение;

· Протокол от общото събрание на трудовия колектив за повишаване.

6. Документация за регистриране на дисциплинарни наказания:

· Доклад за нарушение на трудовата дисциплина;

· Обяснителна бележказа нарушение на трудовата дисциплина;

・Ред на налагане дисциплинарни мерки;

· Протокол от общо събрание на трудовия колектив за налагане на дисциплинарно наказание.

В действителност съставът на документите за персонала може да бъде много по-широк или може да бъде адаптиран към спецификата на работа за конкретен работодател.

Освен това документирането на трудовите отношения заема важно място в трудовото законодателство.

Кодексът на труда на Руската федерация установява необходимостта от документиране на трудовите отношения:

Трудовият договор трябва да бъде сключен в писмена форма (член 67 от Кодекса на труда на Руската федерация);

Заетостта се формализира със заповед (инструкция) на работодателя, с която служителят се запознава срещу подпис (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация);

· водят се трудови книжки за всички служители (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация);

по писмено заявление на служителя работодателят е длъжен не по-късно от три работни дни от датата на подаване на това заявление да издаде на служителя копия от документи, свързани с работата (копия от заповедта за наемане на работа, заповеди за преместване). на друга работа, заповед за освобождаване от работа; извлечения от трудовата книжка удостоверения за заплати, начислени и действително внесени осигурителни вноски за задължително пенсионно осигуряване, периода на работа при този работодател и др.) (чл. 62 от Кодекса на труда на Руска федерация);

Задължително издаване на заповед (инструкция) за прилагане на дисциплинарно наказание (член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация);

Прекратяването на трудовия договор се формализира със заповед (инструкция) на работодателя (член 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Това включва и унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, чието поддържане в съответствие с параграф 2 от Постановлението на Goskomstat на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане” е задължително за всички организации, работещи на територията на Руската федерация, независимо от формата на собственост.

В момента са в сила следните унифицирани форми за отчитане на персонала:

№ T-1 "Заповед (инструкция) за наемане на служител", № T-1a "Заповед (инструкция) за наемане на служители", № T-2 "Лична карта на служител", № T-2GS ( МС) „ Лична карта на държавен (общински) служител“, № Т-3 „Щатно разписание“, № Т-4 „Диспертна карта на научен, научно-педагогически работник“, № Т-5 „Заповед (инструкция). ) за прехвърляне на служител на друга работа", № Т-5а "Заповед (инструкция) за прехвърляне на служители на друга работа", № Т-6 "Заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служителя ", № Т-6а „Заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служителите", № Т-7 „График за ваканции“, № Т-8 „Заповед (заповед) за прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение)“, № Т-8а „Заповед (заповед) за прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служители (уволнение)“, № Т-9 „Заповед (инструкция) за изпращане на служител на командировка”, № Т-9а „Заповед (инструкция) за изпращане на служители в командировка”, № Т-10 „Удостоверение за командировка д", № Т-10а "Служебна задача за изпращане в командировка и отчет за нейното изпълнение", № Т-11 "Заповед (заповед) за повишаване на служител", № Т-11а "Заповед (заповед) за насърчаване на служителите“.

В допълнение, постановление на Goskomstat на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 одобрен унифицирани форми за отчитане на работното време и разчети с персонала за възнаграждение:

№ Т-12 "Разчет за работна заплата и ведомост", № Т-13 "Разчет за работна заплата", № Т-49 "Разчет за заплати", № Т-51 "Разчет за заплати", № Т-53 "Разчет за заплати", № , T-53a "Дневник за регистрация на заплатите", № T-54 "Лична сметка", № T-54a "Лична сметка (svt)", № T-60 "Бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служителя " , № Т-61 „Бележка-изчисление при прекратяване (анулиране) на трудов договор със служител (уволнение)", № Т-73 „Акт за приемане на работа, извършена по срочен трудов договор, сключен за продължителността на определена работа”.

Местни разпоредби- актове, съдържащи норми трудовото законодателстворазработен за регулиране на трудовите отношения, като се вземат предвид спецификите на труда за конкретен работодател и установяването от работодателя на условия на труд в рамките на неговата компетентност в съответствие с трудовото законодателствои други регулаторни правни актовесъдържащи норми на трудовото право, колективни договори, споразумения.

Съставът на местните разпоредби, които са задължителни за всеки работодател, съгласно тълкуването на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация, включва:

Персонал (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация);

· Правила за вътрешния трудов ред (членове 56, 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация);

Документи, установяващи процедурата за обработка на лични данни на служителите, техните права и задължения в тази област (членове 86, 87, 88 от Кодекса на труда на Руската федерация);

· По време на работа на смени всяка група работници трябва да извършва работа през установеното работно време в съответствие с графика на смени (член 103 от Кодекса на труда на Руската федерация);

График на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);

· Правила и инструкции за охрана на труда. Работодателят е длъжен да осигури безопасни условия и защита на труда, правилата и инструкциите за защита на труда трябва да бъдат съставени и доведени до знанието на служителите срещу подпис (член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Тези документи за персонала са сред онези, които преди всичко се проверяват от инспекторите на федералната инспекция по труда.

Въз основа на горните разпоредби целият набор от документи за персонала може да бъде разделен на два вида:

1. Задължителни документи за персонала, наличието на които е изрично предвидено от Кодекса на труда на Руската федерация за всички работодатели ( юридически лицаи индивидуални предприемачи).

Този тип документи за персонала включва местни разпоредби, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация (членове 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212 от Кодекса на труда на Руската федерация) и следователно са задължителни за всеки работодател и документи, създадени в процеса на възникване и документиране на трудовите отношения в съответствие с изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация (членове 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 от Кодекса на труда на Руската федерация). Първите са свързани с организационното и нормативно регулиране на трудовите отношения и установяването на режима и условията на труд за конкретен работодател, вторите служат за регистриране на персонала на служителите.

2. Незадължителни документи за персонала, които работодателят може да приеме в рамките на местното нормотворчество, техният списък, процедурата за поддържане на работодателя определя самостоятелно.

Незадължителните документи за персонала имат консултативен характер, съдържат и норми на трудовото право и са необходими за регулиране на трудовите отношения. Такива документи за персонала включват например наредби за структурни подразделения, наредби за персонала, длъжностни характеристики, наредби за атестиране на служители и други.

По този начин общият състав на документите за персонала се определя директно от работодателя, като се вземат предвид изискванията на действащото законодателство, обхвата и спецификата на организацията на труда, с изключение на тези документи и унифицирани форми на първична счетоводна документация за счетоводството. за труда и заплащането му, които са задължителни за всеки работодател.

Управлението на досиетата на персонала на компанията се извършва от инспектора на отдела по персонала, с други думи инспекторът по персонала или служител по персонала. Постановление на Министерството на труда от 21 август 1998 г. подробно описва ежедневните му задължения. В същото време специализирани единична директорияспоред квалификацията, посочва около 15 професии, като се фокусира върху описание на работатаслужител по персонала. Той ясно определя границите на взаимодействие с персонала, основните отговорности, изисквания и функции, както и правилата и процедурите за поддържане на документация. Въпреки факта, че това е неговата основна и основна задача, той може да участва и в решаването на други задачи в управлението на служителите. Всичко зависи от изискванията, които специалистът поставя от тази или онази организация, в която той извършва своята работа.

Изисквания за работа на служител Човешки ресурси

Служител по персонала може да се нарече специалист по персонала, инспектор по персонала, началник на отдела по персонала, а също така в една или друга степен да свържете още дузина професии с това име. Но въпреки общия фокус при работата с документи за персонала, има значителни разлики. Нека да ги разгледаме.

Изисквания към специалист Човешки ресурси

Длъжностната характеристика на специалист в отдела по персонала се разработва от ръководителя кадрово обслужване. И се одобрява от висшето ръководство на организацията. Той ясно разписва задълженията, правомощията, функциите на специалист, посочва вътрешните разпоредби на организацията. Специалист може да стане лице, което има достатъчна професионална подготовка, една година трудов стаж и необходимото образование.

Тъй като тази специалност осигурява достъп до конфиденциална информацияслужителят носи отговорност за своите действия. И в случай, че неговите действия са причинили щети на компанията, той ще носи отговорност в съответствие с действащото законодателство.

Специалистът Човешки ресурси изпълнява следните задачи:

• Регистриране на документация при наемане или освобождаване на персонал, прехвърлянето му в други звена на персонала в съответствие с кодекса на труда и заповедта на ръководителите.
• Отчитане на работата и промяна на всякакви данни на служители на всички нива в съответствие с документалните стандарти и извършване на тези промени в базите данни за персонала.
• Събиране на данни за сертифициране или за повишаване на квалификацията.
• Управление на механизма за насърчаване и наказание.
• Водене на лични досиета на служители, събиране на лична информация.
• Изготвяне на трудови книжки и договори.
• Разработване на график и наблюдение на изпълнението му.
• Определяне на периоди на отпуски и контрол върху тяхното изпълнение.
• Поддържане на архивна документация.

Изисквания към инспектор Човешки ресурси

Длъжностните отговорности включват:

• Поддържане на документация за приемане и освобождаване на служители, промени в работата.
• Поддържане на лични досиета на персонала, извършване на промени и допълнителни данни.
• Регистрация на трудови книжки и тяхното съхранение.
• Справяне с отпуски по болест, отпуски и плащания на обезщетения. мониторинг на тяхното съответствие.
• Обработка на документация за изчисляване на пенсии, трудови обезщетения и обезщетения.
• Въвеждане на промени в данните за персонала в базата данни.
• Разкриващи възможни проблемив екипа и причините за "текучеството" на кадри.
• Работа с архива.

На пръв поглед има малко разлики между специалността „Инспектор ЧР” и професията „ЧР специалист”. Но те са: за тази длъжност може да бъде приет човек със средно образование. Стажът не е едно от основните изисквания и може изобщо да не се зачита.

Задълженията на инспектора включват подбор на персонал за открити свободни позиции в съответствие с поставените професионални изисквания.

Изисквания към Ръководител Човешки ресурси

взимам на заем лидерска позициясамо ако имате висше образование и поне три години трудов стаж на подобна позиция. Човек се назначава на поста началник със заповед на върховния лидер. След това той остава пряко отговорен само пред ръководителя на компанията. Дейностите му се извършват стриктно в рамките на вътрешния устав на организацията, кодекса на труда, гражданското законодателство и други правни документи, въз основа на длъжностната характеристика.

Длъжностни отговорности:

• Разработване и мониторинг на съответствието кадрова политикаорганизации.
• Следене на необходимостта от актуализиране на работния състав.
• Управление на щатни звена според наличните правомощия.
• Провеждане на сертификация и анализ на резултатите от нея.
• Подобряване на съществуващите механизми за уволнение, наемане или преместване на персонал на други позиции.
• Подобряване на системата за взаимодействие между персонала.
• Следи за изпълнението на задълженията на отдела за персонал.
• Следи за изпълнението на наградите и поощренията.
• Прилагане на мерки за установяване на трудова дисциплина, повишаване нивото на мотивация на служителите за тяхната пряка трудова дейност.

Ръководителят на отдел Човешки ресурси подготвя и преглежда вътрешна информация, която е предназначена за висшето ръководство. В неговата компетентност е и провеждането на консултации в съответствие с насоките на длъжността му. Високото ниво на обучение на ръководителя на отдела по персонала се доказва от познаването на правните документи на Руската федерация, различни методи за оценка на работата на персонала, разбиране на структурата на организацията, познаване на изискванията за попълване и обработка на документация, съществуващи трудови стандарти. Инструкцията, в която са посочени всички задължения на ръководителя на отдела по персонала, инспектора и специалиста по работа с персонала, се изготвя според модела за всяка категория. И подписи в процеса на кандидатстване за работа.

За да кандидатствате за позиция HR, трябва:

• Осигурете всичко Задължителни документи, в зависимост от избраната позиция, включително: диплома за необходимото образование, документи, потвърждаващи старшинствоИ така нататък.
• Попълнен формуляр за кандидатстване.

Според общия образец на длъжностната характеристика служителят по персонала принадлежи към специалистите. Неговото назначаване или освобождаване от длъжност се извършва въз основа на заповед на генералния директор на организацията по предложение на прекия началник.

По-рано в статията разгледахме изискванията към кандидатите за всяка възможна позиция. В зависимост от категорията (инспектор, специалист или ръководител), при наемане на работа, непосредственият ръководител следи за тяхното съответствие.

В случай, че служителят по персонала временно не може да изпълнява задълженията си, те се изпълняват от заместващо го лице.

Рекрутерът трябва да е наясно със следното:

• Правни и законодателни документи, по какъвто и да е начин свързан с трудовия процес, процеса по поддържане и управление на личните досиета на служителите, издаване на пенсии, поддържане на трудови книжки и сключване на трудови договори.
• Структурата на компанията и начините, по които персоналът взаимодейства в нея.
• действащото трудово законодателство.
• Правила за работа с персонала и изготвяне на отчети.
• Правила за поддържане на личните данни на служителите.
• Процедурата за поддържане на пенсии, ваканции, начисляване на обезщетения, обезщетения и др.

В съответствие със закона, Правилника за отдела за персонала на самата организация, нейния устав, вътрешни правила, заповеди на ръководството и длъжностна характеристика се извършват дейностите на служителя по персонала.

В съответствие със съществуващите и установени основни задължения и права, разписани в Наредбата на Министерството на труда от 21 август 1998 г., организацията съставя длъжностна характеристика на заеманите длъжности. Може да включва допълнителни клаузи относно условията за обработка или отпуск, график, допълнителни изисквания и други важни условия.

Разработването на инструкции се извършва от висшето ръководство на организацията, неговите заместници или преки началници на служители по персонала. В процеса се съгласува с юристи, подписва се и влиза в сила.

Ето пример за примерна длъжностна характеристика, въз основа на която организацията може да състави свой собствен вариант:

Както се вижда от инструкциите, специалистът по персонала трябва да се занимава не само с подбора и назначаването на служители, но и с други дейности.

Също толкова важен момент, който трябва да бъде посочен в инструкциите, са правата на служителя.

И не по-малко важен раздел е отговорността на специалист, тъй като той работи посредствено с личните дела и има поверителна информация.

Права на специалист по човешки ресурси

При съставянето на инструкции това е важен момент, който не бива да се пропуска. Въпреки факта, че съгласуването на изготвената длъжностна характеристика с представителните органи за защита на персонала не е предвидено от законодателството на Руската федерация, одобрението обикновено се извършва от правния отдел, за да се избегне нарушаване на правата на служителите.

Служителят по персонала има следните права:

• Да се ​​запознае със съществуващата документация и решенията на ръководителите на дружеството, пряко свързани с дейността му.
• Да има достъп до информация, необходима за изпълнение на служебните му задължения.
• Прави предложения за подобряване на работата и условията, пряко свързани с изпълнението на дейността му.
• Получава пълна качествена организация на технически и информационни условия за изпълнение на задълженията.

Отговорност на специалист Човешки ресурси

Служителят по персонала носи отговорност в съответствие със законодателството на Русия за нарушение на преките си задължения:

• При неизпълнение или некачествено изпълнение на непосредствените си задължения.
• В случай на нарушение на инструкциите и заповедите на организацията, трудовите разпоредби и дисциплината.
• В случай на нарушаване на търговска тайна или разкриване на лични данни на персонал.

Ръководителят на компанията или ръководителят на отдела по персонала, чиято задача е да регулира дейността на отдела по персонала, може да носи отговорност за:

• Липса на формализирани договори със служителите.
• Липса на лични въпроси.
• Няма график за отпуск.
• Липса на документация за защита на труда.

Характеристики на професията, пред която е изправен служителят по персонала

Служителят по персонала, въпреки обширния списък от неговите задължения, се занимава предимно с поддържането на документация в определена организация. Това са заповеди, трудови договори, разпоредби, декларации на служители, военна регистрация, пенсия, преференции и др.

Какви са характеристиките на специалист на тази позиция?

Положителните включват:

• Режим на труд. В редки случаи може да се извърши обработка. По принцип това е стандартен график с фиксирани обичайни почивни дни (събота и неделя), както и неработни дни на официални празници. Най-често работят от 9:00 до 18:00, включително обедна почивка.
• Стабилен социален пакет, който включва всички необходими плащания.

В малки организации правата на служителите могат да бъдат нарушени, може да няма социален пакет или официална регистрация. Ето защо, когато кандидатствате за работа, трябва да дадете предпочитание само на надеждни компании, които се грижат за своите служители.

• Работа с хартия без много мобилност.
• Възможност за кариерно израстване и високо заплати.
• Офис работа.

Негативите включват следното:

• В допълнение към непосредствените задължения, голямо количество допълнителни, не винаги пряко свързани със специалността.
• Да бъдеш между служители и началници. Това може да е недостатък, когато трябва да разрешите негативни ситуации.
• За някои документите в офиса ще изглеждат като минус.
• Монотонен.
• Възможни разногласия в работата със счетоводството.
• Отговорност при некоректност на приетия служител.

Служителят в областта на човешките ресурси непрекъснато се сблъсква с нови хора и трябва да притежава комуникативни умения, да може да организира хората и работата си, да бъде приятелски настроен и в същото време да притежава по модерни начиниоценки на персонала. Той трябва да притежава умения за взаимно разбиране и да основава работата си на взаимно сътрудничество. Освен това в работата си служителят по персонала постоянно се сблъсква с взаимодействия с организации на трети страни. Като Пенсионния фонд, Държавната инспекция по труда и други).

Компетентността на специалист в тази област също зависи от способността му да използва оборудване и инструменти за автоматизация.

Заключение

Обобщавайки, можем да кажем, че професията на служител по персонала е значима и важна в настоящето модерен свят. Занимава се не само с подбора на персонал за фирмата, но и с голямо количество документация. Основно тази работа е свързана именно с нея: архивиране, лични досиета, документиранеприемане, освобождаване и преместване на други длъжности на служители, военна регистрация, регистрация на пенсии, отпуски и графици. Тази професия е подходяща за тези, които обичат неактивната работа в уютен офис.

Въпреки това позицията на специалист в отдела по персонала предполага следните умения: комуникативност, добра воля, организационни умения, добри познаниязаконодателство, което по един или друг начин има отношение към работата в бюрото по труда.

Отделът за персонал също има избор от свободни позиции: инспектор, специалист и началник. Всеки включва собствено ниво на определени умения и качества. Например само кандидат, който има висше образованиеи имат опит на подобна позиция. Без опит можете да станете инспектор и след това да се придвижите нагоре по кариерната стълбица.

Както за всяка друга специалност, за служител по персонала има установен образец за длъжностна характеристика, въз основа на който различни организации одобряват свои собствени. В същото време се посочват допълнителни условия в зависимост от детайлите на фирмата, изискванията към професията и задълженията. Освен това те изписаха всички права на служителя, отговорност и условия за сътрудничество.

В това видео можете да се запознаете с особеностите на професията специалист по персонала, и може би ще научите нещо ново за себе си, което не е разгледано в статията:

Искате ли да сложите ред в работата с персонала? Откъде да започнете в нова компания, как да подредите нещата в съществуваща? Следвайте експертните съвети. И то без паника. Ти ще успееш.

На практика има две ситуации:

• В съществуваща фирма управлението на досиета на персонала "някак" се провежда, няма система, много нарушения. Ако се окажете в такава ситуация, първо преценете състоянието на документацията за персонала от работодателя и издайте резултатите от одита. Примери за бележки от статията "" ще ви помогнат. След като проверите, започнете да възстановявате и систематизирате работата според 8-те стъпки от тази статия.
• Новосъздадена организациятоку-що започва дейност или IP има първия си служител - по-добре е да започнете веднага кадрова работаточно.

Първа стъпка...

Стъпка 1. Организирайте управлението на HR записи. Има три начина

Определете лицето, отговорно или отговорно за състоянието на управлението на досиетата на персонала при работодателя. Всички работодатели са много различни. Различават се по численост на персонала, сфера на дейност, текучество на персонала, управленски подходи, икономически възможности. Отговор на любим въпрос за HR:

Има ли стандарти за броя на служителите по персонала за броя на служителите?

Уви, няма универсална формула, която да подхожда на всички. Стандартите за кадрови процедури, които са дадени в Постановление на Министерството на труда на СССР от 14 ноември 1991 г. № 78, са остарели. Средно цифрата според стандартите в момента варира от 200 до 270 служители на служител по персонала. Но в идеалния случай трябва да изчислите времето за документация директно с вашия работодател.

3 начина за организиране на управлението на HR записи

Изберете подходящия метод в зависимост от персонала на компанията, текучеството на персонала, икономическите възможности:

1. Структурна единица: например отделът за персонал, ръководен от ръководителя.
2. Единственият HR специалист.
3. Вътрешна комбинация е, когато работата по поддържане на управлението на досиета на персонала е поверена на служител, чиято трудова функция първоначално не е свързана с кадрови досиетакато счетоводител или офис мениджър. Този метод най-често се среща в малки компании до 100 души.

Комбинацията е възлагане на работа на служител с неговото писмено съгласие допълнителна работана друга длъжност, професия, специалност (член 60.2 от Кодекса на труда на Руската федерация). За да кандидатствате за комбинация, включете позицията в щатното разписание. Ставката може да не е цяло число, важно е просто да отразява нуждата на работодателя от трудовата функция на специалист по водене на HR.

Типично погрешно схващане: длъжността, за която се издава съчетанието, не е включена в щатното разписание. В съгласието запишете срока, съдържанието и обема на извършената работа и размера на допълнителното заплащане.

На първата стъпка трябва да решите как ви е възложено да управлявате досиета на персонала:

1. Вашата позиция е част от структурна единицакато отдел "Човешки ресурси".
2. Вие сте единственият специалист по управление на личните досиета, имате трудов договор и е ваша отговорност да водите пълното управление на личните досиета.
3. Управлението на човешките ресурси е регистрирано за вас под формата на комбинация.

След като бъде проверено вашето правомощие да организирате и поддържате досиета на персонала, внимателно проучете учредителните документи.

Стъпка 2. Проучете учредителните документи

На първо място, обърнете внимание на името на работодателя.

Типична грешка:в документите за персонала името на работодателя не е посочено в съответствие с учредителните документи. Например хартата съдържа пълното и съкратеното име, а в документите за персонала - само пълното или само съкратеното име на работодателя.

Проучете в учредителните документи въпроса за правомощията за вземане на решение за сключване, прекратяване на трудови договори, в съответствие с одобрението на местните разпоредби. Определете кой е упълномощеното лице на работодателя, ако е юридическо лице.

Типична грешка в трудовия договор: в учредителните документи ръководителят на дружеството е регистриран като упълномощено лице на работодателя, в преамбюла на трудовите договори е посочен ръководителят, действащ въз основа на устава, а в края на трудовия договор подписът на работодателя се поставя от ръководителя на отдела по персонала или зам изпълнителен директори т.н., тоест не самия лидер.

Правило: който е посочен като упълномощено лице на работодателя в началото на трудовия договор, той го подписва.

Стъпка 3. Формирайте таблица с персонал

Защо таблицата с персонала е един от първите документи, пряко свързани с трудовата функция на служител по персонала? Таблицата с персонала е документ от организационен и административен характер, който по същество отговаря на въпроса: от какви трудови функции се нуждае работодателят.

Правило: извън редовния график, т.е. "извън държавата" е невъзможно да се регистрира нито един служител. Там "извън държавата" - само договори от гражданскоправен характер. Всички нужди на работодателя от трудови функции се определят от таблицата с персонала.

Трудова функция е работа по длъжност в съответствие с щатното разписание, професия, специалност, посочваща квалификация; специфичен изгледработата, възложена на служителя (членове 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Таблицата с персонала може да бъде одобрена в унифицирана форма - формуляр T-3 (одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1) или да разработите и одобрите свой собствен формуляр (за предпочитане в форма на приложение към счетоводната политика на организацията). В колоната "Брой щатни единици" можете да посочите не пълната ставка, например 0,25 или 0,5.

Кой разработва щатното разписание?

В съответствие със наръчник за квалификацияпозиции, икономистът по труда се занимава с разработването на щатното разписание. Но не всички работодатели имат такова щастие (икономист по труда). Следователно този, който отговаря за разработването на щатното разписание, е този, чиито длъжностни задължения включват разработването на проект на щатното разписание. Одобрява се със заповед и се поддържа постоянно. Ограниченията за броя на промените в щатното разписание не са законово установени.

Стъпка 4. Определете необходимия брой местни разпоредби

Местните разпоредби са голяма тема. Най-често експертите искат „вълшебно хапче за щастие“ под формата на изчерпателен списък от местни разпоредби, които са задължителни за тях. Но няма универсален, подходящ списък за всички работодатели. Трябва да имате предвид няколко правила:

• Само работодатели, класифицирани като микропредприемачески субекти съгласно чл. 309.2 от Кодекса на труда на Руската федерация, може частично или напълно да се откаже от местните разпоредби. При условие, че те прехвърлят онези въпроси, които трябва да бъдат решени в местните разпоредби стандартна форматрудов договор. Всички останали работодатели са длъжни да имат необходимо количествоместни разпоредби.
• Има списък с местни разпоредби, които са задължителни за всички работодатели: вътрешни трудови разпоредби (член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация), местни разпоредби, установяващи системи за заплащане (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация), местни разпоредби установяване на процедурата за обработка на лични данни, правата на служителите, характеристиките на трансфера и съхранението на лични данни (глава 14 от Кодекса на труда на Руската федерация, Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 152-FZ).

Обърнете внимание на местния нормативен акт, установяващ системите за възнаграждение: като такъв той може да не съществува в собствена форма, например под формата на разпоредба за заплата, ако системите за възнаграждение са предписани във вътрешния трудов правилник на работодателя или в колективния договор .

Също така е задължително да се разработи и одобри график за ваканции - не по-късно от две седмици преди началото на календарната година, за която е съставен. Ако организацията е създадена в началото или средата на календарната година, вие финализирате тази година без график за отпуск. Може да има местни разпоредби, които стават задължителни при настъпване на определени условия: например наредбата за командировките, колективният трудов договор, наредбата за атестирането на служителите и др. Именно по този въпрос е необходимо системно, цялостно познаване на трудовото законодателство като цяло. В курса за напреднали "" и курса професионална преквалификация" " местен регламентипосветен на отделен урок.

• Местните разпоредби се приемат, като се вземе предвид становището на представителния орган в съответствие с чл. 372 от Кодекса на труда на Руската федерация. Този елемент е задължителен, ако има представителен орган на служителите, но на етапа на организиране на управлението на досиетата на персонала най-вероятно той просто отсъства. Ако е така, пропуснете този параграф.
• С всички приети местни разпоредби служителят трябва да бъде запознат под подписа си в съответствие с част 2 на чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация. Новонаетите работници трябва да бъдат запознати с подпис преди подписване на трудов договор (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Стъпка 5. Проверете как е назначен мениджърът

Лидерът е ключовият човек в организацията. Преди всичко проверете всички документи за неговия дизайн. Трябва да има отговор на искане от регистъра на неправоспособните лица, поддържан от данъчни власти. Това е изискване на част 2 на чл. 32.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Ръководителят има двоен правен статут:

• е едноличен изпълнителен орган на юридическо лице;
• изпълнява задълженията на служител трудова функциялидер.

На управителя трябва да бъдат издадени документи за назначаване (избор) на неговия генерален директор в съответствие с федералните закони и учредителни документи и документи в рамките на трудовото законодателство: трудов договор, заповед за наемане на работа. Трябва да се направи запис в трудовата книжка.

Начинаещите специалисти и дори опитните понякога задават следния въпрос: как да направите запис в трудовата книга за наемане на генерален директор? Отговорът лежи на повърхността: трудовата книжка е основният документ, потвърждаващ трудовия стаж, и в трудовата книжка се вписва информация за наемане, а не за процедурите за избор или назначаване. Следователно, след сключване на трудов договор, издаване на заповед за работа, направете запис в трудовата книжка специално за работа с връзка в колона 4 към подробностите на заповедта за работа.

Често срещана грешкапри изпълнение на трудов договор с ръководителя: срокът на трудовия договор не съответства на срока на неговите правомощия като едноличен изпълнителен орган в съответствие с учредителните документи. На етапа на сключване на трудов договор внимателно проучете учредителните документи, за да предотвратите подобна грешка.

Стъпка 6. Подгответе проект на трудов договор

Трудовият договор е един от основните документи за регулиране на трудовите отношения с работниците и служителите. Препоръчвам ви внимателно да обмислите и разработите образци на трудови договори за наемане на различни категории работници.

Според резултатите от проверките на ДАИ трудовият договор се превръща и в най-скъпия документ в кадровото деловодство от гледна точка на санкции. Отговорността е предвидена по част 4 на чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация за юридически лица, например от 50 000 до 100 000 рубли, а понякога инспекторите умножават глобата по броя на трудовите договори.

Разработена е и е утвърдена типова форма на трудов договор само за ръководители на държавни (общински) институции и работодатели, малки предприятия, класифицирани като микропредприемачи. В други случаи работодателите самостоятелно разработват формата на трудов договор.

• фамилия, име, бащино име на служителя и име на работодателя (фамилия, име, бащино име на работодателя- индивидуален) които са сключили трудов договор;
• информация за документите, удостоверяващи самоличността на служителя и работодателя - физическо лице;
• идентификационен номер на данъкоплатеца (за работодатели, с изключение на работодатели физически лица, които не са индивидуални предприемачи);
• информация за представителя на работодателя, който е подписал трудовия договор, и основанието, по силата на което той е надарен със съответните правомощия;
• място и дата на сключване на трудовия договор.

По правило тази информация се въвежда в преамбюла на трудовия договор или част от информацията остава в преамбюла, а част се прехвърля на последната страница на трудовия договор.

Пример:„Обществото с ограничена отговорност„Интерес“ (TIN 1234567890), наричан по-долу „Работодател“, представляван от заместник генералния директор P.S., от една страна, и гражданин на Руската федерация Николай Сергеевич Веселов (паспорт серия 0477, № 123456, издаден от Федералния Миграционната служба за Южния административен окръг на Москва на 20.08.1997 г.), наричан по-долу „Работник“, от друга страна, в съответствие с действащото на територията на Руската федерация трудово законодателство са сключили този трудов договор на след..."

Препоръка 2Не забравяйте за задължителните условия на трудовия договор - те са изброени в част 2 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация. Но не всички от тях винаги са необходими! Някои са необходими при определени условия:

• срокът на трудовия договор и обстоятелствата (причините), послужили като основа за сключване на срочен трудов договор в съответствие с Кодекса на труда или друг федерален закон (посочете само при сключване на срочен трудов договор);
• гаранции и обезщетения за работа с вредни и (или) опасни условиятруд, като се посочват характеристиките на условията на труд на работното място (посочете само ако наемате служител с вредни или опасни условия на труд);
• режим на работно време и време за почивка (включете в трудовия договор само ако режимът се различава от Общи правиларабота с работодателя);
• условия, които определят характера на работата (пътуване, мобилност, на път).

Препоръка 3Помислете за статии Кодекс на труда, установяващи характеристиките на регулирането на трудовите отношения с определени категории работници или норми федерални закониуправляващ вашата дейност. Когато разработвате проект на трудов договор, не използвайте източници със съмнителен произход от интернет ресурси.

Разгледайте различни източници и, като ги прекарате през „призмата“ на член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, разработете своя собствена форма.

Трудовият договор може да включва допълнителни, посочени в част 4 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация и други условия. Но за тяхното отсъствие работодателят няма да носи отговорност.

Ако дейностите на служителите са свързани с поддръжката на материални активи, препоръчвам незабавно да разработите и подготвите образец за споразумение за пълна отговорност. Тогава можете да го подпишете едновременно с трудовия.

В Kontur.School има отделен подробен урок за отговорността. В програмата на урока:

• Отговорност на служител: основания, условия и ред за участие.
• Случаи на пълна имуществена отговорност на служителя.
• Споразумение за пълна индивидуална или колективна отговорност.
• Отговорността на работодателя за забавяне на заплати, ваканционни плащания и други суми, дължими на служителя.

Стъпка 7. Подгответе документи за поддържане на трудови досиета на новите служители

За да започнете, изгответе заповед за назначаване на специално упълномощено лице, отговорно за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки.

Не забравяйте, че принудителният труд е забранен. Ако задълженията за поддържане, отчитане, съхраняване и издаване на трудови книжки не са предвидени в трудовия договор или длъжностната характеристика на отговорното лице, е необходимо да се допълни трудовият договор с тези задължения по споразумение или да се промени длъжностната характеристика. Ако такава отговорност ще бъде възложена на служител, чиято функция не включва управление на досиета на персонала, например на главния счетоводител, препоръчвам първо да съставите споразумение за комбиниране, т.е. за възлагане на допълнителна работа на служителя с негово писмено съгласие с допълнително заплащане по чл. 151 от Кодекса на труда на Руската федерация.

На този етап проверете също така дали организацията е закупила и отчела в книгата за приходи и разходи за отчитане на формулярите на трудовата книга и вложката в нея, формулярите на работните книги и вложките в нея. Работодателят е длъжен постоянно да разполага с необходимия брой формуляри на трудови книжки и вложки в тях (клауза 44 от Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“, по-нататък - Указ № 225 ).

Съхранявайте формуляри на трудови книжки и вложки в счетоводния отдел като формуляри строга отчетност. Книгата за приходите и разходите също се съхранява от счетоводния отдел (виж клауза 41 от Резолюция № 225). На този етап издайте и книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях. Той се управлява от отдел „Човешки ресурси“.

Книгата за приходите и разходите за отчитане на формулярите на трудовата книга и вложката в нея и книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях трябва да бъдат номерирани, зашнуровани, заверени с подписа на ръководителя на организацията. , и запечатани с восъчен печат или запечатани.

Електронни трудови книжки. Доклад СЗВ-ТД. Промени

От 1 януари 2020 г. работодателите са длъжни да предоставят информация за трудовата дейност на ЗФР под формата на SZV-TD, ако:

• служителят е бил нает, постоянно преместван, уволнен или ако служителят е подал заявление, че продължава да води трудова книжка на хартиен носител или че избира електронна форма.

Прочетете за промените в статиите:

Стъпка 8. Подгответе документи за провеждане на работа с персонала

Регистрацията на кадровите процедури започва с регистрацията на служителите за работа.

Какви задължителни документи трябва да има под ръка служителя по персонала на етапа на регистрация на служителите за работа?

Типичен комплект (с изключение на функции):

1. Набор от местни разпоредби за запознаване на служителите с тях.
2. Проект на трудов договор с включени в него или в длъжностната характеристика длъжностни задължения.
3. Форма на заповед за работа (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация). Заповедта може да бъде в унифициран образец - образец Т-1 (образец Т-1а) или по образец, утвърден от работодателя.
4. Формуляри на лична карта във формуляр T-2 (за държавни или общински служители, формуляр T-2 GS (MS). Моля, обърнете внимание: лична карта T-2 (T-2GS (MS) се съхранява в писмен вид на картон.

Записи за служителя, за наемане, постоянни трансфери, уволнения на служителя трябва да бъдат въведени под подпис в съответните раздели на личната карта (клауза 12 от Резолюция № 225).

Какво да вземете предвид според трудовите книжки на този етап? Напишете заявление до счетоводния отдел с искане за издаване на формуляр за трудова книжка, ако служителят няма такъв, или въведете информация за трудовата книжка, която има, в счетоводната книга за движението на трудовите книжки.

Организирайте запис на работното време: работодателят е длъжен да води записи на действително отработеното време от служителя (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). За тези цели можете да използвате унифицираните формуляри на графика за време T-12 или T-13 или да одобрите свой собствен формуляр.

Как да направите промени в трудовия договор?

Подгответе документи:

1. Споразумение за промяна на условията на трудовия договор / допълнително споразумениекъм трудовия договор (ако промяната в условията на трудовия договор става по споразумение на страните в съответствие с член 72 от Кодекса на труда на Руската федерация).
2. Заповед за промяна на организационните или технологичните условия на труд, писмени уведомления за промени и причини, послужили като основание за промяна на условията на трудовия договор, писмени предложения за друга свободна работа, съответстваща на квалификацията на служителя, както и вакантна работа. по-ниска длъжност или по-ниско платена работа (ако промяната в условията на трудовия договор се извършва по инициатива на работодателя в съответствие с член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Списъкът с документи за обработка на превод зависи от вида на превода:

• при временно прехвърлянесключва се допълнително споразумение към трудовия договор за прехвърляне, изготвя се заповед за прехвърляне (като правило във формата T-5 или T-5a);
• с постоянен трансфер - допълнително споразумение към трудовия договор за преместване и заповед за преместване. Вписване се прави и в трудовата книжка и в личната карта T-2 (T-2GS (MS).

Списък на документите за регистрация на ваканции:

• график за отпуск (одобрен не по-късно от две седмици преди началото на календарната година). Прочети статията "";
• писмени известия до служителите за началния час на ваканцията в съответствие с част 3 на чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация (вижте писмото на Rostrud от 30 юли 2014 г. № 1693-6-1);
• заповед за напускане (формуляр Т-6, формуляр Т-6а).

Този списък може да варира в зависимост от категориите работници или обстоятелствата. Например, ако служител поиска отпуск не според графика на отпуските, а в удобно за него време въз основа на писмено заявление (например такъв отпуск се предоставя на непълнолетни, почетни дарители на Русия и др.). В този случай няма да има предизвестие за ваканция. Служителят ще напише изявление, а работодателят ще издаде заповед.

Трудовото законодателство установява изисквания за наличието и изпълнението на документи за персонала в случаите, когато работодателят:

• привлича служители за работа извън установеното работно време;
• привлича към работа през почивните и неработни дни почивни дни;
• изпраща служители в командировки;
• предоставя гаранции и обезщетения. Този блок от въпроси трябва да се изучава отделно. Препоръчваме ви да се запознаете с програмата за професионална преквалификация "" в Circuit. School.

Как да подадете молба за уволнение на служител

В този случай са необходими документи за основание, чийто вид зависи от основанието за уволнение. Например, за уволнението на служител по негова инициатива е необходимо неговото писмено изявление, за уволнение по споразумение на страните - споразумение за прекратяване на трудовия договор и др.

Непременно изгответе заповед за уволнение, с която запознавате служителя под подпис. Ако служителят отсъства или откаже да прочете заповедта, отбележете заповедта съответно.

Въз основа на заповедта направете запис в трудовата книжка и в личната карта на служителя. След това служителят полага подписа си в трудовата книжка, личната карта и в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки при издаване на трудова книжка на служителя.

1. Разработете таблица за персонала, определете нуждите на работодателя от трудови функции.
2. Проверете как са съставени документите за главата.
3. Подгответе набор от необходими местни разпоредби.
4. Разработване на образци на трудов договор за различни категории работници.
5. Подгответе необходимите документи за кандидатстване за работа.
6. Подгответе проекти на документи за регистриране на процедури, свързани с движението на персонал (отпуски, командировки, набиране на работа през почивните дни и др.).

30 602 гледания

За да се покаже формулярът, трябва да активирате JavaScript в браузъра си и да опресните страницата.