Какво трябва да има в отдел "Човешки ресурси". Подреждаме кадровите документи. Длъжностни отговорности на специалист по човешки ресурси

Искате ли да сложите ред в работата с персонала? Откъде да започнете в нова компания, как да подредите нещата в съществуваща? Следвайте експертните съвети. И то без паника. Ти ще успееш.

На практика има две ситуации:

• В съществуваща фирма управлението на досиета на персонала "някак" се провежда, няма система, много нарушения. Ако се окажете в такава ситуация, първо оценете състоянието на документацията за персонала от работодателя и издайте резултатите от одита. Примери за бележки от статията "" ще ви помогнат. След като проверите, започнете да възстановявате и систематизирате работата според 8-те стъпки от тази статия.
• Новосъздадена организациятоку-що започва дейност или индивидуален предприемач има първия служител - по-добре е веднага да започнете правилно работа с персонала.

Първа стъпка...

Стъпка 1. Организирайте управлението на HR записи. Има три начина

Определете лицето, отговорно или отговорно за състоянието на управлението на досиетата на персонала при работодателя. Всички работодатели са много различни. Различават се по численост на персонала, сфера на дейност, текучество на персонала, управленски подходи, икономически възможности. Отговор на любим въпрос за HR:

Има ли стандарти за броя на служителите по персонала за броя на служителите?

Уви, няма универсална формула, която да подхожда на всички. Стандартите за кадрови процедури, които са дадени в Постановление на Министерството на труда на СССР от 14 ноември 1991 г. № 78, са остарели. Средно цифрата според стандартите в момента варира от 200 до 270 служители на служител по персонала. Но в идеалния случай трябва да изчислите времето за документация директно с вашия работодател.

3 начина за организиране на управлението на HR записи

Изберете подходящия метод в зависимост от персонала на компанията, текучеството на персонала, икономическите възможности:

1. Структурна единица: например отделът за персонал, ръководен от ръководителя.
2. Единственият HR специалист.
3. Вътрешна комбинация е, когато работата по управлението на документите за персонала е поверена на служител, чиято трудова функция първоначално не е свързана с архивите за персонала, например счетоводител или офис мениджър. Този метод най-често се среща в малки компании до 100 души.

Комбинацията е възлагане на работа на служител с неговото писмено съгласие допълнителна работана друга длъжност, професия, специалност (член 60.2 от Кодекса на труда на Руската федерация). За да кандидатствате за комбинация, включете позицията в щатното разписание. Ставката може да не е цяло число, важно е просто да отразява нуждата на работодателя от трудовата функция на специалист по водене на HR.

Типично погрешно схващане: длъжността, за която се издава съчетанието, не е включена в щатното разписание. В съгласието запишете срока, съдържанието и обема на извършената работа и размера на допълнителното заплащане.

На първата стъпка трябва да решите как ви е възложено да управлявате досиета на персонала:

1. Вашата длъжност е част от структурно звено, например отдел „Човешки ресурси“.
2. Вие сте единственият специалист по управление на личните досиета, имате трудов договор и е ваша отговорност да водите пълното управление на личните досиета.
3. Управлението на човешките ресурси е регистрирано за вас под формата на комбинация.

След като бъде проверено вашето правомощие да организирате и поддържате досиета на персонала, внимателно проучете учредителните документи.

Стъпка 2. Проучете учредителните документи

На първо място, обърнете внимание на името на работодателя.

Типична грешка:в документите за персонала името на работодателя не е посочено в съответствие с учредителните документи. Например хартата съдържа пълното и съкратеното име, а в документите за персонала - само пълното или само съкратеното име на работодателя.

Проучете в учредителните документи въпроса за правомощията за вземане на решение за сключване, прекратяване на трудови договори, в съответствие с одобрението на местните разпоредби. Определете кой е упълномощеното лице на работодателя, ако е юридическо лице.

Типична грешка в трудовия договор: в учредителните документи ръководителят на дружеството е регистриран като упълномощено лице на работодателя, в трудовите договори ръководителят, действащ въз основа на устава, е посочен в преамбюла, а в края трудов договорподписът на работодателя се полага от ръководителя на отдела по персонала или заместник изпълнителен директори т.н., тоест не самия лидер.

Правило: който е посочен като упълномощено лице на работодателя в началото на трудовия договор, той го подписва.

Стъпка 3. Формирайте таблица с персонал

Защо таблицата с персонала е един от първите документи, пряко свързани с трудовата функция на служител по персонала? Таблицата с персонала е документ от организационен и административен характер, който по същество отговаря на въпроса: от какви трудови функции се нуждае работодателят.

Правило: извън редовния график, т.е. "извън държавата" е невъзможно да се регистрира нито един служител. Там "извън държавата" - само договори от гражданскоправен характер. Всички нужди на работодателя от трудови функции се определят от таблицата с персонала.

Трудова функция е работа по длъжност в съответствие с щатното разписание, професия, специалност, посочваща квалификация; специфичен изгледработата, възложена на служителя (членове 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Таблицата с персонала може да бъде одобрена в унифицирана форма - формуляр T-3 (одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1) или да разработите и одобрите свой собствен формуляр (за предпочитане в форма на приложение към счетоводната политика на организацията). В колоната "Брой щатни единици" можете да посочите не пълната ставка, например 0,25 или 0,5.

Кой разработва щатното разписание?

В съответствие със наръчник за квалификацияпозиции, икономистът по труда се занимава с разработването на щатното разписание. Но не всички работодатели имат такова щастие (икономист по труда). Следователно отговорният за разработването на щатното разписание е този, в чието служебни задължениявключва разработване на щатно разписание. Одобрява се със заповед и се поддържа постоянно. Ограниченията за броя на промените в щатното разписание не са законово установени.

Стъпка 4. Определете необходимия брой местни разпоредби

Местен регламенти- голяма тема. Най-често експертите искат „вълшебно хапче за щастие“ под формата на изчерпателен списък от местни разпоредби, които са задължителни за тях. Но няма универсален, подходящ списък за всички работодатели. Трябва да имате предвид няколко правила:

• Само работодатели, класифицирани като микропредприемачески субекти съгласно чл. 309.2 от Кодекса на труда на Руската федерация, може частично или напълно да се откаже от местните разпоредби. При условие, че те прехвърлят онези въпроси, които трябва да бъдат решени в местните разпоредби стандартна форматрудов договор. Всички останали работодатели са длъжни да имат необходимо количествоместни разпоредби.
• Има списък с местни разпоредби, които са задължителни за всички работодатели: вътрешните правила работен график(Член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация), местни разпоредби, установяващи системи за заплати (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация), местни разпоредби, установяващи процедурата за обработка на лични данни, права на служителите, характеристики на прехвърлянето и съхранение на лични данни (глава 14 от Кодекса на труда на Руската федерация, федералният законот 27 юли 2006 г. № 152-FZ).

Обърнете внимание на местния нормативен акт, установяващ системите за възнаграждение: като такъв той може да не съществува в собствена форма, например под формата на разпоредба за заплата, ако системите за възнаграждение са предписани във вътрешния трудов правилник на работодателя или в колективния договор .

Също така е задължително да се разработи и одобри график за ваканции - не по-късно от две седмици преди началото на календарната година, за която е съставен. Ако организацията е създадена в началото или средата на календарната година, вие финализирате тази година без график за отпуск. Може да има местни разпоредби, които стават задължителни при настъпване на определени условия: например наредбата за командировките, колективният трудов договор, наредбата за атестирането на служителите и др. Именно по този въпрос е необходимо системно, цялостно познаване на трудовото законодателство като цяло. В курса за напреднали "" и курса професионална преквалификация« » Местните разпоредби са дадени в отделен урок.

• Местните разпоредби се приемат, като се вземе предвид становището на представителния орган в съответствие с чл. 372 от Кодекса на труда на Руската федерация. Този елемент е задължителен, ако има представителен орган на служителите, но на етапа на организиране на управлението на досиетата на персонала най-вероятно той просто отсъства. Ако е така, пропуснете този параграф.
• С всички приети местни разпоредби служителят трябва да бъде запознат под подписа си в съответствие с част 2 на чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация. Новонаетите работници трябва да бъдат запознати с подпис преди подписване на трудов договор (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Стъпка 5. Проверете как е назначен мениджърът

Лидерът е ключовият човек в организацията. Преди всичко проверете всички документи за неговия дизайн. Трябва да има отговор на искане от регистъра на неправоспособните лица, поддържан от данъчни власти. Това е изискване на част 2 на чл. 32.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Ръководителят има двоен правен статут:

• е едноличен изпълнителен орган на юридическо лице;
• изпълнява задълженията на служител трудова функциялидер.

На управителя трябва да бъдат издадени документи за назначаване (избор) на неговия генерален директор в съответствие с федералните закони и учредителни документи и документи в рамките на трудовото законодателство: трудов договор, заповед за наемане на работа. Трябва да се направи запис в трудовата книжка.

Начинаещите специалисти и дори опитните понякога задават следния въпрос: как да направите запис в трудовата книга за наемане на генерален директор? Отговорът е на повърхността: трудовата книжка е основният документ, потвърждаващ точно старшинство, като в трудовата книжка се вписва информация за заетостта, а не за реда за избор или назначаване. Следователно, след сключване на трудов договор, издаване на заповед за работа, направете запис в трудовата книжка специално за работа с връзка в колона 4 към подробностите на заповедта за работа.

Често срещана грешкапри изпълнение на трудов договор с ръководителя: срокът на трудовия договор не съответства на срока на неговите правомощия като едноличен изпълнителен орган в съответствие с учредителните документи. На етапа на сключване на трудов договор внимателно проучете учредителните документи, за да предотвратите подобна грешка.

Стъпка 6. Подгответе проект на трудов договор

Трудовият договор е един от основните документи за регулиране на трудовите отношения с работниците и служителите. Препоръчвам ви внимателно да обмислите и разработите образци на трудови договори за наемане на различни категории работници.

Според резултатите от проверките на ДАИ трудовият договор се превръща и в най-скъпия документ в кадровото деловодство от гледна точка на санкции. Отговорността е предвидена по част 4 на чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация за юридически лица, например от 50 000 до 100 000 рубли, а понякога инспекторите умножават глобата по броя на трудовите договори.

Разработена е и е утвърдена типова форма на трудов договор само за ръководители на държавни (общински) институции и работодатели, малки предприятия, класифицирани като микропредприемачи. В други случаи работодателите самостоятелно разработват формата на трудов договор.

• фамилия, име, бащино име на служителя и име на работодателя (фамилия, име, бащино име на работодателя- индивидуален) които са сключили трудов договор;
• информация за документите, удостоверяващи самоличността на служителя и работодателя - физическо лице;
• идентификационен номер на данъкоплатеца (за работодатели, с изключение на работодатели, които са физически лица, които не са индивидуални предприемачи);
• информация за представителя на работодателя, който е подписал трудовия договор, и основанието, по силата на което той е надарен със съответните правомощия;
• място и дата на сключване на трудовия договор.

По правило тази информация се въвежда в преамбюла на трудовия договор или част от информацията остава в преамбюла, а част се прехвърля на последната страница на трудовия договор.

Пример:„Обществото с ограничена отговорност„Интерес“ (TIN 1234567890), наричан по-долу „Работодател“, представляван от заместник генералния директор П.С., от една страна, и гражданин Руска федерацияВеселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, издаден от Федералната миграционна служба за Южния административен окръг на Москва на 20 август 1997 г.), наричан по-долу „Служител“, от друга страна, в съответствие с трудовия действащото законодателство на територията на Руската федерация, са сключили този трудов договор на следното ..."

Препоръка 2Не забравяйте за задължителните условия на трудовия договор - те са изброени в част 2 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация. Но не всички от тях винаги са необходими! Някои са необходими при определени условия:

• срокът на трудовия договор и обстоятелствата (причините), послужили като основа за сключване на срочен трудов договор в съответствие с Кодекса на труда или друг федерален закон (посочете само при сключване на срочен трудов договор);
• гаранции и обезщетения за работа с вредни и (или) опасни условиятруд, като се посочват характеристиките на условията на труд на работното място (посочете само ако наемате служител с вредни или опасни условия на труд);
• режим на работно време и време за почивка (включете в трудовия договор само ако режимът се различава от Общи правиларабота с работодателя);
• условия, които определят характера на работата (пътуване, мобилност, на път).

Препоръка 3Помислете за членовете на Кодекса на труда, които установяват спецификата на регулиране на трудовите отношения с определени категории работници или нормите на федералните закони, които регулират вашия вид дейност. Когато разработвате проект на трудов договор, не използвайте източници със съмнителен произход от интернет ресурси.

Разгледайте различни източници и, като ги прекарате през „призмата“ на член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, разработете своя собствена форма.

Трудовият договор може да включва допълнителни, посочени в част 4 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация и други условия. Но за тяхното отсъствие работодателят няма да носи отговорност.

Ако дейностите на служителите са свързани с поддръжката на материални активи, препоръчвам незабавно да разработите и подготвите образец за споразумение за пълна отговорност. Тогава можете да го подпишете едновременно с трудовия.

В Kontur.School има отделен подробен урок за отговорността. В програмата на урока:

• Отговорност на служител: основания, условия и ред за участие.
• Случаи на пълна имуществена отговорност на служителя.
• Споразумение за пълна индивидуална или колективна отговорност.
• Отговорност на работодателя за забава заплати, заплащане за отпуск, други дължими суми на служителя.

Стъпка 7. Подгответе документи за поддържане на трудови досиета на новите служители

За да започнете, изгответе заповед за назначаване на специално упълномощено лице, отговорно за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки.

Не забравяйте, че принудителният труд е забранен. Ако задълженията за поддържане, отчитане, съхраняване и издаване на трудови книжки не са предвидени в трудовия договор или длъжностната характеристика на отговорното лице, е необходимо да се допълни трудовият договор с тези задължения по споразумение или да се промени длъжностната характеристика. Ако такава отговорност ще бъде възложена на служител, чиято функция не включва управление на досиета на персонала, например на главния счетоводител, препоръчвам първо да съставите споразумение за комбиниране, т.е. за възлагане на допълнителна работа на служителя с негово писмено съгласие с допълнително заплащане по чл. 151 от Кодекса на труда на Руската федерация.

На този етап проверете също така дали организацията е закупила и отчела в книгата за приходи и разходи за отчитане на формулярите на трудовата книга и вложката в нея, формулярите на работните книги и вложките в нея. Работодателят е длъжен постоянно да разполага с необходимия брой формуляри на трудови книжки и вложки в тях (клауза 44 от Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“, по-нататък - Указ № 225 ).

Съхранявайте формуляри на трудови книжки и вложки в счетоводния отдел като формуляри строга отчетност. Книгата за приходите и разходите също се съхранява от счетоводния отдел (виж клауза 41 от Резолюция № 225). На този етап издайте и книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях. Той се управлява от отдел „Човешки ресурси“.

Книгата за приходите и разходите за отчитане на формулярите на трудовата книга и вложката в нея и книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях трябва да бъдат номерирани, зашнуровани, заверени с подписа на ръководителя на организацията. , и запечатани с восъчен печат или запечатани.

Електронни трудови книжки. Доклад СЗВ-ТД. Промени

От 1 януари 2020 г. работодателите са задължени да предоставят на ЗФР информация за трудова дейностпод формата на SZV-TD, ако:

• служителят е бил нает, постоянно преместван, уволнен или ако служителят е подал заявление, че продължава да води трудова книжка на хартиен носител или че избира електронна форма.

Прочетете за промените в статиите:

Стъпка 8. Подгответе документи за провеждане на работа с персонала

Регистрацията на кадровите процедури започва с регистрацията на служителите за работа.

Какви задължителни документи трябва да има под ръка служителя по персонала на етапа на регистрация на служителите за работа?

Типичен комплект (с изключение на функции):

1. Набор от местни разпоредби за запознаване на служителите с тях.
2. Проект на трудов договор с включени в него или в длъжностната характеристика длъжностни задължения.
3. Форма на заповед за работа (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация). Заповедта може да бъде в унифициран образец - образец Т-1 (образец Т-1а) или по образец, утвърден от работодателя.
4. Формуляри на лична карта във формуляр T-2 (за държавни или общински служители, формуляр T-2 GS (MS). Моля, обърнете внимание: лична карта T-2 (T-2GS (MS) се съхранява в писмен вид на картон.

Записи за служителя, за наемане, постоянни трансфери, уволнения на служителя трябва да бъдат въведени под подпис в съответните раздели на личната карта (клауза 12 от Резолюция № 225).

Какво да вземете предвид според трудовите книжки на този етап? Напишете заявление до счетоводния отдел с искане за издаване на формуляр за трудова книжка, ако служителят няма такъв, или въведете информация за трудовата книжка, която има, в счетоводната книга за движението на трудовите книжки.

Организирайте запис на работното време: работодателят е длъжен да води записи на действително отработеното време от служителя (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). За тези цели можете да използвате унифицирани формиграфик за работно време T-12 или T-13 или одобри вашия формуляр.

Как да направите промени в трудовия договор?

Подгответе документи:

1. Споразумение за промяна на условията на трудовия договор / допълнително споразумениекъм трудовия договор (ако промяната в условията на трудовия договор става по споразумение на страните в съответствие с член 72 от Кодекса на труда на Руската федерация).
2. Заповед за промяна на организационните или технологичните условия на труд, писмени уведомления за промени и причини, послужили като основание за промяна на условията на трудовия договор, писмени предложения за друга свободна работа, съответстваща на квалификацията на служителя, както и вакантна работа. по-ниска длъжност или по-ниско платена работа (ако промяната в условията на трудовия договор се извършва по инициатива на работодателя в съответствие с член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Списъкът с документи за обработка на превод зависи от вида на превода:

• при временно прехвърлянесключва се допълнително споразумение към трудовия договор за прехвърляне, изготвя се заповед за прехвърляне (като правило във формата T-5 или T-5a);
• при постоянен превод– допълнително споразумение към трудовия договор за преместване и заповед за преместване. Вписване се прави и в трудовата книжка и в личната карта T-2 (T-2GS (MS).

Списък на документите за регистрация на ваканции:

• график за отпуск (одобрен не по-късно от две седмици преди началото на календарната година). Прочети статията "";
• писмени известия до служителите за началния час на ваканцията в съответствие с част 3 на чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация (вижте писмото на Rostrud от 30 юли 2014 г. № 1693-6-1);
• заповед за напускане (формуляр Т-6, формуляр Т-6а).

Този списък може да варира в зависимост от категориите работници или обстоятелствата. Например, ако служител поиска отпуск не според графика на отпуските, а в удобно за него време въз основа на писмено заявление (например такъв отпуск се предоставя на непълнолетни, почетни дарители на Русия и др.). В този случай няма да има предизвестие за ваканция. Служителят ще напише изявление, а работодателят ще издаде заповед.

Трудовото законодателство установява изисквания за наличието и изпълнението на документи за персонала в случаите, когато работодателят:

• привлича служители за работа извън установеното работно време;
• привлича към работа през почивните и неработни дни почивни дни;
• изпраща служители в командировки;
• предоставя гаранции и обезщетения. Този блок от въпроси трябва да се изучава отделно. Препоръчваме ви да се запознаете с програмата за професионална преквалификация "" в Circuit. School.

Как да подадете молба за уволнение на служител

В този случай са необходими документи за основание, чийто вид зависи от основанието за уволнение. Например, за уволнението на служител по негова инициатива е необходимо неговото писмено изявление, за уволнение по споразумение на страните - споразумение за прекратяване на трудовия договор и др.

Непременно изгответе заповед за уволнение, с която запознавате служителя под подпис. Ако служителят отсъства или откаже да прочете заповедта, отбележете заповедта съответно.

Въз основа на заповедта направете запис в трудовата книжка и в личната карта на служителя. След това служителят полага подписа си в трудовата книжка, личната карта и в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки при издаване на трудова книжка на служителя.

1. Разработете таблица за персонала, определете нуждите на работодателя от трудови функции.
2. Проверете как са съставени документите за главата.
3. Подгответе набор от необходими местни разпоредби.
4. Разработване на образци на трудов договор за различни категории работници.
5. Подгответе необходимите документи за кандидатстване за работа.
6. Подгответе проекти на документи за регистриране на процедури, свързани с движението на персонал (отпуски, командировки, набиране на работа през почивните дни и др.).

30 602 гледания

За да се покаже формулярът, трябва да активирате JavaScript в браузъра си и да опресните страницата.

Важно е всеки служител да има документално потвърждение за факта на трудовата си дейност в предприятието. На първо място, това може да помогне за потвърждаване на трудовия стаж. Колкото по-голямо е, толкова по-високо е плащането за отпуск по болест, а в бъдеще - размерът на пенсията. Списъкът на задължителните документи за персонала, съставен при сключване на трудово правоотношение, е както следва:

• трудов договор. Вижте материала за изпълнение на договора;
• История на заетостта. Писахме за правилата за попълване в статията;
• медицинска книжка. Необходимо е, ако работата на служител е свързана с вредни или опасни условия на труд. За това и ще научите, като кликнете върху връзките;.
• документи за образование, за да се установи дали образованието на бъдещия служител отговаря на изискванията. Също така ви предлагаме да се запознаете с материала за това как да депозирате;
• под формата на Т-1;
• лична карта на служителя (формуляр T-2). Формата на този формуляр можете да намерите в нашата статия.

Не забравяйте, че всеки нов служител трябва да бъде запознат с подписа и да бъде извършен за него своевременно!

Документи в хода на работа

В хода на работа служител може да бъде преместен на нова позиция. В този случай се изготвят следните документи:

• заповед, въз основа на която служителят се прехвърля (формуляр Т-5). Можете да се запознаете с това как изглежда пример за попълване на този формуляр в;
• допълнително споразумение. Например с или .

За да освободи служител за ваканция, работодателят издава заповед за отпуск, съставена във формуляра T-6. Как да го попълните, ще научите от статията. Също така ви предлагаме да се запознаете с информация за начина на издаване.

Документи при уволнение

За документиране на прекратяване на трудов договор са необходими следните документи:

• писмо за напускане (ако служителят реши да напусне компанията по собствена инициатива). , прочетете в нашия текст;
• договор за прекратяване. Предлагаме Ви да се запознаете, както и да прекратите договора;
• заповед за уволнение, съставена под формата T-8 или T-8a (ако договорът с няколко служители е прекратен). Можете да научите за правилата за пълнене от материала.

Местни актове

Всяка компания може да приеме свои собствени местни разпоредби, които не трябва да противоречат на законите на Руската федерация. Целта на тези документи е да подобрят условията на труд и да повишат нивото на дисциплина в предприятието. Липсата на местни актове, както и неправилното им изпълнение може да доведе до неблагоприятни последици за работодателя. Какви са задължителните документи за персонала в организацията, които трябва да бъдат изготвени:

• персонал (формуляр Т-3). Повече подробности в статията “;
• , въз основа на които се извършва контролът на броя на отработените часове и изчисляването на заплатите (формуляри Т-12 и Т-13) и др.

Тези задължителни документи трябва да бъдат приети от ръководството големи организациитъй като те формират основата на трудовите отношения.

Микропредприятията могат да си позволят опростено досие на персонала. Имат право да използват стандартен трудов договор.

Отговорност за неправилно поддържане на досиета на персонала

Правилното и навременно изготвяне на документи за персонала е пряка отговорност на работодателя. Ако задължителните документи за персонала не са правилно изпълнени, той може да бъде подведен под отговорност.

Могат да се разграничат следните методи на наказание, свързани с офис работа в сферата на персонала:

• дисциплинарно наказание под Изкуство. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация, чиято максимална мярка е уволнение;
• в съответствие с разпоредбите на Кодекса за административните нарушения на Руската федерация - нормите за привличане към административна отговорност за липсата на документи са отразени в чл. 5.27, 5.27.1 от Кодекса за административните нарушения.

Освен това:

• Изкуство. 13.20 Административен кодекс наказва 300-500 рубли. длъжностни лица за нарушаване на правилата за съхранение на документи;
• Изкуство. 5.39 налага глоба от 1000-3000 рубли. на отговорни лица за непредоставяне на исканата информация за личните записи на служител, например за отказ да се издаде копие от трудовата книжка.

В съответствие с Наказателния кодекс на Руската федерация:

• Изкуство. 137 от Наказателния кодекс на Руската федерация предвижда наказание под формата на глоба до 350 000 рубли. или поправителен труд за разпространение на лична информация за служител;
• Изкуство. 183 от Наказателния кодекс на Руската федерация прилага мерки в случай на разкриване на търговска тайна.

Управлението на досиетата на персонала на компанията се извършва от инспектора на отдела по персонала, с други думи инспекторът по персонала или служител по персонала. Постановление на Министерството на труда от 21 август 1998 г. подробно описва ежедневните му задължения. В същото време специализирани единична директорияпо квалификация посочва около 15 професии, като се ръководи от длъжностната характеристика на кадровика. Той ясно определя границите на взаимодействие с персонала, основните отговорности, изисквания и функции, както и правилата и процедурите за поддържане на документация. Въпреки факта, че това е неговата основна и основна задача, той може да участва и в решаването на други задачи в управлението на служителите. Всичко зависи от изискванията, които специалистът поставя от тази или онази организация, в която той извършва своята работа.

Изисквания за работа на служител Човешки ресурси

Служител по персонала може да се нарече специалист по персонала, инспектор по персонала, началник на отдела по персонала, а също така в една или друга степен да свържете още дузина професии с това име. Но въпреки общия фокус при работата с документи за персонала, има значителни разлики. Нека да ги разгледаме.

Изисквания към специалист Човешки ресурси

Длъжностната характеристика на специалист в отдела по персонала се разработва от ръководителя кадрово обслужване. И се одобрява от висшето ръководство на организацията. Той ясно разписва задълженията, правомощията, функциите на специалист, посочва вътрешните разпоредби на организацията. Специалист може да стане лице, което има достатъчна професионална подготовка, една година трудов стаж и необходимото образование.

Тъй като тази специалност осигурява достъп до конфиденциална информацияслужителят носи отговорност за своите действия. И в случай, че неговите действия са причинили щети на компанията, той ще носи отговорност в съответствие с действащото законодателство.

Специалистът Човешки ресурси изпълнява следните задачи:

• Регистриране на документация при наемане или освобождаване на персонал, прехвърлянето му в други звена на персонала в съответствие с кодекса на труда и заповедта на ръководителите.
• Отчитане на работата и промяна на всякакви данни на служители на всички нива в съответствие с документалните стандарти и извършване на тези промени в базите данни за персонала.
• Събиране на данни за сертифициране или за повишаване на квалификацията.
• Управление на механизма за насърчаване и наказание.
• Водене на лични досиета на служители, събиране на лична информация.
• Изготвяне на трудови книжки и договори.
• Разработване на график и наблюдение на изпълнението му.
• Определяне на периоди на отпуски и контрол върху тяхното изпълнение.
• Поддържане на архивна документация.

Изисквания към инспектор Човешки ресурси

Длъжностните отговорности включват:

• Поддържане на документация за приемане и освобождаване на служители, промени в работата.
• Поддържане на лични досиета на персонала, извършване на промени и допълнителни данни.
• Регистрация на трудови книжки и тяхното съхранение.
• Справяне с отпуски по болест, отпуски и плащания на обезщетения. мониторинг на тяхното съответствие.
• Обработка на документация за изчисляване на пенсии, трудови обезщетения и обезщетения.
• Въвеждане на промени в данните за персонала в базата данни.
• Разкриващи възможни проблемив екипа и причините за "текучеството" на кадри.
• Работа с архива.

На пръв поглед има малко разлики между специалността „Инспектор ЧР” и професията „ЧР специалист”. Но те са: за тази длъжност може да бъде приет човек със средно образование. Стажът не е едно от основните изисквания и може изобщо да не се зачита.

Задълженията на инспектора включват подбор на персонал за открити свободни позиции в съответствие с поставените професионални изисквания.

Изисквания към Ръководител Човешки ресурси

взимам на заем лидерска позициясамо ако имате висше образование и поне три години трудов стаж на подобна позиция. Човек се назначава на поста началник със заповед на върховния лидер. След това той остава пряко отговорен само пред ръководителя на компанията. Дейностите му се извършват стриктно в рамките на вътрешния устав на организацията, кодекса на труда, гражданското законодателство и други правни документи, въз основа на длъжностната характеристика.

Длъжностни отговорности:

• Разработване и мониторинг на съответствието кадрова политикаорганизации.
• Следене на необходимостта от актуализиране на работния състав.
• Управление на щатни звена според наличните правомощия.
• Провеждане на сертификация и анализ на резултатите от нея.
• Подобряване на съществуващите механизми за уволнение, наемане или преместване на персонал на други позиции.
• Подобряване на системата за взаимодействие между персонала.
• Следи за изпълнението на задълженията на отдела за персонал.
• Следи за изпълнението на наградите и поощренията.
• Прилагане на мерки за установяване на трудова дисциплина, повишаване нивото на мотивация на служителите за тяхната пряка трудова дейност.

Ръководителят на отдел Човешки ресурси подготвя и преглежда вътрешна информация, която е предназначена за висшето ръководство. В неговата компетентност е и провеждането на консултации в съответствие с насоките на длъжността му. Високото ниво на обучение на ръководителя на отдела по персонала се доказва от познаването на правните документи на Руската федерация, различни методи за оценка на работата на персонала, разбиране на структурата на организацията, познаване на изискванията за попълване и обработка на документация, съществуващи трудови стандарти. Инструкцията, в която са посочени всички задължения на ръководителя на отдела по персонала, инспектора и специалиста по работа с персонала, се изготвя според модела за всяка категория. И подписи в процеса на кандидатстване за работа.

За да кандидатствате за позиция HR, трябва:

• Осигурете всичко Задължителни документи, в зависимост от избраната позиция, включително: диплома за необходимото образование, документи, потвърждаващи трудовия стаж и др.
• Попълнен формуляр за кандидатстване.

Според общия образец на длъжностната характеристика служителят по персонала принадлежи към специалистите. Неговото назначаване или освобождаване от длъжност се извършва въз основа на заповед на генералния директор на организацията по предложение на прекия началник.

По-рано в статията разгледахме изискванията към кандидатите за всяка възможна позиция. В зависимост от категорията (инспектор, специалист или ръководител), при наемане на работа, непосредственият ръководител следи за тяхното съответствие.

В случай, че служителят по персонала временно не може да изпълнява задълженията си, те се изпълняват от заместващо го лице.

Рекрутерът трябва да е наясно със следното:

• Правни и законодателни документи, по какъвто и да е начин свързан с трудовия процес, процеса по поддържане и управление на личните досиета на служителите, издаване на пенсии, поддържане на трудови книжки и сключване на трудови договори.
• Структурата на компанията и начините, по които персоналът взаимодейства в нея.
• действащото трудово законодателство.
• Правила за работа с персонала и изготвяне на отчети.
• Правила за поддържане на личните данни на служителите.
• Процедурата за поддържане на пенсии, ваканции, начисляване на обезщетения, обезщетения и др.

В съответствие със закона, Правилника за отдела за персонала на самата организация, нейния устав, вътрешни правила, заповеди на ръководството и длъжностна характеристика се извършват дейностите на служителя по персонала.

В съответствие със съществуващите и установени основни задължения и права, разписани в Наредбата на Министерството на труда от 21 август 1998 г., организацията съставя длъжностна характеристика на заеманите длъжности. Може да включва допълнителни клаузи относно условията за обработка или отпуск, график, допълнителни изисквания и други важни условия.

Разработването на инструкции се извършва от висшето ръководство на организацията, неговите заместници или преки началници на служители по персонала. В процеса се съгласува с юристи, подписва се и влиза в сила.

Ето пример за примерна длъжностна характеристика, въз основа на която организацията може да състави свой собствен вариант:

Както се вижда от инструкциите, специалистът по персонала трябва да се занимава не само с подбора и назначаването на служители, но и с други дейности.

Също толкова важен момент, който трябва да бъде посочен в инструкциите, са правата на служителя.

И не по-малко важен раздел е отговорността на специалист, тъй като той работи посредствено с личните дела и има поверителна информация.

Права на специалист по човешки ресурси

При съставянето на инструкции това е важен момент, който не бива да се пропуска. Въпреки факта, че съгласуването на изготвената длъжностна характеристика с представителните органи за защита на персонала не е предвидено от законодателството на Руската федерация, одобрението обикновено се извършва от правния отдел, за да се избегне нарушаване на правата на служителите.

Служителят по персонала има следните права:

• Да се ​​запознае със съществуващата документация и решенията на ръководителите на дружеството, пряко свързани с дейността му.
• Да има достъп до информация, необходима за изпълнение на служебните му задължения.
• Прави предложения за подобряване на работата и условията, пряко свързани с изпълнението на дейността му.
• Получава пълна качествена организация на технически и информационни условия за изпълнение на задълженията.

Отговорност на специалист Човешки ресурси

Служителят по персонала носи отговорност в съответствие със законодателството на Русия за нарушение на преките си задължения:

• При неизпълнение или некачествено изпълнение на непосредствените си задължения.
• В случай на нарушение на инструкциите и заповедите на организацията, трудовите разпоредби и дисциплината.
• В случай на нарушаване на търговска тайна или разкриване на лични данни на персонал.

Ръководителят на компанията или ръководителят на отдела по персонала, чиято задача е да регулира дейността на отдела по персонала, може да носи отговорност за:

• Липса на формализирани договори със служителите.
• Липса на лични въпроси.
• Няма график за отпуск.
• Липса на документация за защита на труда.

Характеристики на професията, пред която е изправен служителят по персонала

Служителят по персонала, въпреки обширния списък от неговите задължения, се занимава предимно с поддържането на документация в определена организация. Това са заповеди, трудови договори, разпоредби, декларации на служители, военна регистрация, пенсия, преференции и др.

Какви са характеристиките на специалист на тази позиция?

Положителните включват:

• Режим на труд. В редки случаи може да се извърши обработка. По принцип това е стандартен график с фиксирани обичайни почивни дни (събота и неделя), както и неработни днина официални празници. Най-често работят от 9:00 до 18:00, включително обедна почивка.
• Стабилен социален пакет, който включва всички необходими плащания.

В малки организации правата на служителите могат да бъдат нарушени, може да няма социален пакет или официална регистрация. Ето защо, когато кандидатствате за работа, трябва да дадете предпочитание само на надеждни компании, които се грижат за своите служители.

• Работа с хартия без много мобилност.
• Възможност за напредък и високо заплащане.
• Офис работа.

Негативите включват следното:

• В допълнение към непосредствените задължения, голямо количество допълнителни, не винаги пряко свързани със специалността.
• Да бъдеш между служители и началници. Това може да е недостатък, когато трябва да разрешите негативни ситуации.
• За някои документите в офиса ще изглеждат като минус.
• Монотонен.
• Възможни разногласия в работата със счетоводството.
• Отговорност при некоректност на приетия служител.

Служителят в областта на човешките ресурси непрекъснато се сблъсква с нови хора и трябва да притежава комуникативни умения, да може да организира хората и работата си, да бъде приятелски настроен и в същото време да притежава по модерни начиниоценки на персонала. Той трябва да притежава умения за взаимно разбиране и да основава работата си на взаимно сътрудничество. Освен това в работата си служителят по персонала постоянно се сблъсква с взаимодействия с организации на трети страни. Като Пенсионния фонд, Държавната инспекция по труда и други).

Компетентността на специалист в тази област също зависи от способността му да използва оборудване и инструменти за автоматизация.

Заключение

Обобщавайки, можем да кажем, че професията на служител по персонала е значима и важна в настоящето модерен свят. Занимава се не само с подбора на персонал за фирмата, но и с голямо количество документация. Основно тази работа е свързана именно с нея: архивиране, лични досиета, документиранеприемане, освобождаване и преместване на други длъжности на служители, военна регистрация, регистрация на пенсии, отпуски и графици. Тази професия е подходяща за тези, които обичат неактивната работа в уютен офис.

Въпреки това позицията на специалист в отдела по персонала предполага следните умения: комуникативност, добра воля, организационни умения, добри познаниязаконодателство, което по един или друг начин има отношение към работата в бюрото по труда.

Отделът за персонал също има избор от свободни позиции: инспектор, специалист и началник. Всеки включва собствено ниво на определени умения и качества. Например само кандидат, който има висше образованиеи имат опит на подобна позиция. Без опит можете да станете инспектор и след това да се придвижите нагоре по кариерната стълбица.

Както за всяка друга специалност, за служител по персонала има установен образец за длъжностна характеристика, въз основа на който различни организации одобряват свои собствени. В същото време се посочват допълнителни условия в зависимост от детайлите на фирмата, изискванията към професията и задълженията. Освен това те изписаха всички права на служителя, отговорност и условия за сътрудничество.

В това видео можете да се запознаете с характеристиките на професията на специалист по персонала и може би да научите нещо ново за себе си, което не е разгледано в статията:

Всеки служител по персонала, който получава работа нова организация, неизбежно ще се изправи пред необходимостта от бързо създаване на досиета на персонала. Добре е предишният специалист да остави документите в ред. Но има и случаи, когато работата с персонала трябва да започне почти от нулата. Какви документи регулират основните въпроси на работата с персонала? Как да проверите дали има достатъчно местни актове в компанията? Защо мостри на дизайн кадрови решенияпо-добре ли е да се вземе от резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1?

Какви разпоредби трябва да знае един служител по персонала

В повечето организации работата на служител на отдела за персонал не се ограничава до необходимостта от управление на досиета на персонала (регистър за приемане, преместване, уволнение, ваканции, командировки и др.). Често служителите по персонала трябва да участват пряко в разработването на местни разпоредби, управляващи трудови отношениямежду служител и работодател. Освен това на служителя по персонала често се възлага отговорността за подготовка за проверки от различни органи (държавната инспекция по труда, прокуратурата, службата за военна регистрация и вписване, Роскомнадзор, Пенсионният фонд на Руската федерация и др.). В това отношение той трябва да знае не само Кодекс на труда, но и редица разпоредби, които пряко или косвено се отнасят до работата с персонала.

Всички тези деяния могат условно да бъдат разделени на определени групи (таблица на стр. 60). Повечето от тях са задължителни за всички организации, независимо от правната им форма или форма на собственост. За нарушението им работодателят може да носи административна отговорност.

Какви местни актове трябва да има в организацията В допълнение към актовете на федерално ниво, дейностите на отдела по персонала на всяка компания се регулират от местни разпоредби (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Законът не съдържа списък на местните актове за кадрови досиета, които трябва да са в организация. Някои от тях обаче са посочени в Кодекса на труда, което ги прави задължителни.

- правила за вътрешния трудов ред (параграф 3 от втората част на член 21, параграф 5 от първата част на член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- персонал (член 15, параграф 3, част втора, член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, параграф 1 от писмото на Rostrud от 22 март 2012 г. № 428-6-1, параграф 11 от писмото на Rostrud от 31 октомври 2007 г. № 4414-6);

- график на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Освен това законът изрично посочва, че работодателят трябва да разработи местни актове относно заплатите (част втора на член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация), обработката на лични данни на служителите (чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация). Федерация) и одобрение на инструкции за защита на труда (параграф 23 от част 2, член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако е необходимо, компанията трябва да има актове, определящи списъка на служителите с ненормирано работно време (член 101 от Кодекса на труда на Руската федерация), процедурата за разделяне на служителите на допълнителни професионално образование(част втора на член 196 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Конкретен списък на местните нормативни документивсяка фирма определя самостоятелно (диаграма на стр. 63). Списъкът на деянията, предвиден в схемата, не е изчерпателен. Спецификата на организацията може да предполага наличието на други местни документи. По правило списъкът с актове се одобрява със заповед (образец на страница 62).

Свързани документи

Списък на разпоредбите, на които се основава работата на персонала

Обхват на регулиране	Наименование на нормативния акт
	Общи въпроси трудовото законодателство
Основни правила и принципи на отношенията между служител и работодател, процедурата за формализиране на кадрови процедури, предоставяне на гаранции, компенсации, в т.ч. определени категориислужител	Кодекс на труда на Руската федерация № 197-FZ от 30 декември 2001 г. (наричан по-долу Кодекс на труда на Руската федерация)
	Управление на HR записи
Процедурата за обработка на документи за персонала (заповеди № 402-FZ „Относно счетоводството“ за персонал, персонал, график на ваканции и др.)	Член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г
	Единни форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 (ако работодателят продължи да ги прилага в съответствие с местния закон)
	GOST R 6.30-2003 „Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация”, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 3 март 2003 г. № 65-ви
Правила за поддържане, съхранение и отчитане на трудовите книжки	Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225
	Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69
Създаване на архив в организацията в съответствие с правилата за отчитане, съхранение, придобиване и използване на архивни документи	Федерален закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руската федерация
	Списък на типови управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността правителствени агенции, органи местно управлениеи организации, посочващи периодите на съхранение, одобрени със заповед на Русия от 25 август 2010 г. № 558
	отпуск по болест
Процедурата за попълване на лист за временна неработоспособност, регистрация на отпуск	Федерален закон от 29 декември 2006 г. № 255-FZ „За задължителното социално осигуряване в случай на временна нетрудоспособност и във връзка с майчинството“
	Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 26 април 2011 г. № 347n „За утвърждаване на формата на формуляра за отпуск по болест“
	Лични данни
Работа с лични данни на служители на организацията	Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 152-FZ "За личните данни"
	военна регистрация
Поддържане на военен отчет в организациите, правата и задълженията на ръководителите и отговорните лица в областта на военния отчет	Федерален закон от 28 март 1998 г. № 53-FZ „За военен дълг и военна служба“
	Правила за военна регистрация, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 27 ноември 2006 г. № 719
	Насокиза поддържане на военна отчетност в организации, одобрени от Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация на 11 април 2008 г.
	Взаимодействие с FIU
Редът и размерът на осигурителните вноски в пенсионния фонд за задължително пенсионно осигуряване на служителите	Федерален закон от 15 декември 2001 г. № 167-FZ „За задължителното пенсионно осигуряване в Руската федерация“
	Взаимодействие с FMS на Русия
Процедурата за издаване на разрешение за работа, регулиране на труда с чуждестранни служители	Федерален закон от 25 юли 2002 г. № 115-FZ „За легален статутчужди граждани в Руската федерация"
	Федерален закон от 18 юли 2006 г. № 109-FZ „За миграционната регистрация на чужди граждани и лица без гражданство в Руската федерация“
	Заповед на Федералната миграционна служба на Русия № 147 от 28 юни 2010 г. Редът и условията за изпълнение на административните разпоредби, одобрени със заповед за проверка на Федералната миграционна служба на Министерството на вътрешните работи на Русия № 338, Федералната миграция Услуга на Русия № 97 от 30 април 2009 г
	Проверки
Редът за извършване на проверки от държавни и общински органи	Федерален закон № 294-FZ от 26 декември 2008 г. „За защита на правата на юридическите лица и индивидуални предприемачив изпълнението държавен контрол(надзор) и общински контрол”

Местните актове могат да се наричат ​​​​по различни начини: наредби, инструкции, правила, разпоредби и т.н. Основното е, че нормите на тези актове не противоречат на действащите трудовото законодателствои не влоши положението на работниците. Освен това е важно да се спазва процедурата за тяхното приемане (част втора, трета, член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). В противен случай такива документи не подлежат на прилагане (част четвърта от член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Промените в местния нормативен акт се извършват по същия ред, в който е одобрен.

По-добре е да поверите разработването на местни актове не на един служител, а на работна група. Съставът на групата и нейните правомощия трябва да бъдат фиксирани в заповедта (образец на стр. 64). Служителите трябва да бъдат запознати с документа срещу подпис (параграф 10, част втора, член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Къде да започнете одита на местните актове на компанията

Първо трябва да проверите дали всички необходими документи са налични и да направите списък с тях. Ако компанията дори няма задължителни местни актове, те трябва първо да бъдат разработени.

На второ място, важно е да се обърне внимание на правилността на подготовката на документите по отношение на офис работата и спазването на действащото законодателство.

На трето място, необходимо е да се провери дали се спазва редът за приемане местен акт. Така че, ако компанията има синдикална организация, тогава документът трябва да има знак за съгласие (като се вземат предвид мненията) със синдиката (член 372 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Четвърто, трябва да разберете какви документи липсват. Много е лесно да се определят такива актове, ако първо съставите и одобрите със заповед списък от документи, които са задължителни за определена организация.

На проверка подлежат не само разпоредби, инструкции и заповеди, но и всички документи за досиета на персонала и управлението на персонала. Оценява се наличието и съответствието със законодателството на трудовите договори, правилността на воденето на лични досиета на служителите, попълването на трудови книжки и вложки в тях, списания. регистрация на заповеди за персонал и др.

Не се опитвайте да покриете целия обем на работа наведнъж. Подредете приоритетите и действайте прогресивно. За удобство се препоръчва стандартните документи да се групират в електронни и хартиени папки.

Запомнете основното

Експертите, участвали в изготвянето на материала, отбелязват:

Александър ТИМОШЕНКО, ръководител на отдел „Човешки ресурси“, юрисконсулт на ЗАО „Арал Плюс“ (Одинцово, Московска област):

– Основният документ в работата на всяка кадрова служба е Кодексът на труда на Руската федерация. Като се вземат предвид спецификите на дейността на организацията, служителят по персонала може да се нуждае от познаване на други законови и подзаконови актове, способността да проследява и взема предвид съдебна практикаи текущи промени в трудовото законодателство.

Мария МАСЮТИНА, старши сътрудник, практика по трудово право, Холдинг за човешки ресурси АНКОР (Москва):

- Служителят по персонала трябва да се запознае с резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1. Той съдържа шаблони за повечето първични документи за персонала, които ще бъдат полезни за обработка на поръчки, персонал и др.

Наталия РИЖКОВА, мениджър „Човешки ресурси и документация по човешки ресурси“, БДО Юникон Аутсорсинг (Москва):

- Такива местни актове като правилата за вътрешния трудов ред, персонала, графика на отпуските, правилата за личните данни, правилата за бонусите (в случаите, когато организацията има система за мотивация) имат всички характеристики на регулаторни правни актове. Тяхното присъствие в организацията и знанията е задължително.

Алена ШЕВЧЕНКО, адвокат, експерт на сп. "Кадровое дело":

– При одит на местни актове, обърнете внимание на съответствието на техните разпоредби с действащото трудово законодателство. Местните норми на организацията не се прилагат, ако нарушават правата на служителите в сравнение с Кодекса на труда. Това означава, че инспекцията по труда има право да изиска със заповед фирмата да изключи такива норми от документа на работодателя.

ЗАДЪЛЖИТЕЛНИ МЕСТНИ РАЗПОРЕДБИ

На първо място, трябва да запомните, че действащият Кодекс на труда на Руската федерация (наричан по-долу Кодекс на труда на Руската федерация) изисква в организацията да бъдат създадени редица местни (т.е. местни) регулаторни документи.

Задължителните местни разпоредби са:

• Правилник за вътрешния трудов ред (PWTR).
• Наредба (или инструкция) за защита на личните данни на служител.
• Инструкции за безопасност.
• Таблица на персонала (унифициран формуляр Т-3).

Всички тези документи са валидни до подмяната им с нови.

• Графикът за отпуск (унифициран формуляр T-7), в съответствие с член 123 от Кодекса на труда, се изготвя ежегодно, не по-късно от две седмици преди началото на календарната година, и е документ, който е задължителен както за работодателя и служителя (с изключение на привилегированите категории служители).
• График на смени е необходим в онези организации, където се използва работа на смени.
• Наредбата за нормиране на труда и наредбата за производствените стандарти трябва да бъдат изготвени в онези организации, където се използва формата на заплащане на работниците на парче.

НЕЗАДЪЛЖИТЕЛНИ МЕСТНИ РАЗПОРЕДБИ

В допълнение към изброените документи, организацията по свое усмотрение може да създаде други документи - незадължителни местни разпоредби. По-специално, това могат да бъдат:

• разпоредби за структурни подразделенияодобрени от директора на организацията;
• длъжностни характеристикиза служителите и трудови (или работни) инструкции за работниците;
• Инструкцията за управление на досиета на персонала е много полезен инструмент за служител, изпълняващ функциите на служител по персонала, тъй като значително улеснява взаимодействието му с линейни и функционални мениджъри;
• албум на формуляри на документи за досиета на персонала;
• регламент за сертифициране - ако организацията провежда периодично сертифициране или сертифициране въз основа на резултати от изпитване;
• правилник за персонала;
• колективен договор.

Всички тези документи също са валидни до замяната им с нови.

ДОКУМЕНТИ, ОГРАЖДАВАЩИ ОТНОШЕНИЯ СЪС СЛУЖИТЕЛИТЕ И СЪДЪРЖАЩИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА ТЯХ

Тези документи включват:

• на първо място, това е трудов договор, съставен в съответствие с членове 57 и 67 от Кодекса на труда на Руската федерация в писмена форма в два екземпляра. Единият екземпляр от трудовия договор се издава на работника или служителя срещу разписка, а вторият екземпляр се съхранява от работодателя – или в личното досие на служителя, или в досие „Трудови договори с работниците и служителите”;
• след това се издава лична карта за всеки служител (унифициран формуляр Т-2). Личните карти могат да се съхраняват само в отделен файл;
• личните досиета на служителите не се изискват, но тъй като това е много удобно досие за всеки служител, повечето служители по персонала ги съставят. Повтаряме, че не сме длъжни да съхраняваме лични досиета, но ако бъде взето такова решение, то е необходимо те да се съхраняват според строгите правила, предвидени за обработка на лични досиета. Можете обаче просто да подредите файлове или папки за всеки служител за удобство на служителя по персонала. Тези папки съдържат копия на всички документи, свързани с конкретни служители;
• трудови книжкислужители са документи за стриктно счетоводство и отчетност, поради което трябва да се съхраняват в сейф, постоянно заключен с ключ. Работните книжки се съставят в строго и строго съответствие с Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 2003. № 69.

ПОРЪЧКИ НА ПЕРСОНАЛА

Служителят, отговорен за управлението на досиетата на персонала, е длъжен да изготви проекти на заповеди за персонала и да организира тяхното одобрение от съответните длъжностни лицаи подписан от ръководителя на организацията. Заповедите за личния състав трябва да се съхраняват и регистрират отделно от заповедите за личния състав. Те включват поръчки, за които Държавният статистически комитет е разработил унифицирани форми:

• при наемане на служител - формуляр Т-1;
• за наемане на работници - формуляр Т-1а;
• при преместване на служител на друга работа - формуляр Т-5;
• При прехвърляне на служители на друга работа - формуляр Т-5а;
• при предоставяне на отпуск на служител - формуляр Т-6;
• за предоставяне на отпуск на служителите - образец Т-6а;
• при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение) - формуляр Т-8;
• при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служители (уволнение) - образец Т-8а;
• за изпращане на служител в командировка - формуляр T-9;
• за изпращане на служители в командировка - формуляр T-9a;
• за повишаване на служител - формуляр Т-11;
• относно стимулите на служителите - формуляр T-11a.

В допълнение към тези заповеди служителите на персонала трябва да изготвят свободна форма(или създайте свои собствени унифицирани формуляри за тях) следните видове поръчки:

• при съвместяване на длъжности (професии);
• при заместване на временно отсъстващ служител без освобождаване от основни задължения;
• по налагане на наказания;
• при предсрочно оттегляне на наказания;
• при промени в личните данни на служителя;
• по присвояване на ранг;
• относно влечението към извънреден труд;
• относно привличането към работа през почивните дни (празници);
• относно задължението;
• относно установяването или премахването на лични надбавки;
• за промяна на режима на работа.

ЗАПОВЕДИ ПО ОСНОВНАТА ДЕЙНОСТ И ДРУГИ ДОКУМЕНТИ

Бих искал специално да кажа, че служителите по персонала трябва да изготвят редица заповеди за основната си дейност. Разбира се, тези заповеди ще бъдат регистрирани и съхранявани заедно с други заповеди от тази категория, но тяхната подготовка и по-нататъшната работа с тях е отговорност на служителя по персонала. Това са по-специално поръчките:

• относно одобряването на щатното разписание;
• относно промени в щатното разписание;
• за извършване на промени (допълнения) към графика на ваканциите;
• относно измененията (допълненията) на местните разпоредби;
• за отмяна на незаконно или погрешно издадени заповеди по персонала и др.

Вече назовахме някои унифицирани форми за досиета на персонала, които трябва да бъдат във всяка организация. (Имайте предвид, че в статия, адресирана до читатели, които се занимават с кадрова работа, не разглеждаме документи за заплати. Това е тема за разговор със счетоводители). Въпреки това, в допълнение към тях, всеки служител по персонала трябва да може да състави

• удостоверение за пътуване - образец Т-10;
• длъжностно разпределение - образец Т-10а;
• бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служител - формуляр T-60 (предна страна);
• бележка-изчисление при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение) - формуляр Т-61 (предна страна);
• акт за приемане на извършената работа по трудов договор, сключен за срока на определена работа - формуляр T-73 (този вид срочен трудов договор е изключително рядък, поради което дори опитни кадрови служители с дългогодишен трудов стаж често не е трябвало да се занимава с формуляр T-73 ).

РЕГИСТРАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ

В момента има три начина за регистрация:

• най-простият - в списанията;
• по-съвършен - с помощта на шкаф за файлове;
• и най-съвършено, удобно, бързо - с помощта на подходящи компютърни програми.

Секретарите са свободни да изберат най-подходящия за тях във всеки конкретен случай метод за регистриране на документи, свързани с основната дейност на компанията. Но регистрацията на документи за персонала може да се извърши само с помощта на списания. При трудов спор съдът или държавната инспекция по труда може да не признае компютърна регистрация. Но е необходимо да се докаже, че този или онзи документ е създаден наистина в деня, посочен в реквизита "дата"! От това зависи изходът на делото.

И така, какви регистри за регистрация на документи за персонал трябва да има в организацията:

• Регистърът на трудовите договори (които могат да се регистрират като заповеди - през календарната година, като се започне от новата година, започвайки отново номерацията. Или можете, както се регистрират, напр. щатни таблици- за целия период на дейност на организацията, т.е. от първия трудов договор, сключен някога с първия служител, и до последния, който някой ден ще бъде сключен, очевидно, малко преди ликвидацията на компанията);
• регистър на личните карти (Т-2);
• регистър на личните досиета на служителите (ако се водят);
• дневници за регистриране на поръчки (броят на дневниците се определя в зависимост от размера на работния процес на персонала. Всички поръчки на персонала могат да бъдат регистрирани в един или повече дневници - до момента, в който за регистрация различни видовепоръчки, могат да се използват различни списания);
• дневник за регистрация на актове (за откази за запознаване с документи, за отсъствия, за нарушения на вътрешните трудови разпоредби и др.);
• книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях (съхранява се, подобно на трудовите книжки, в сейф).

По избор (но това е много полезно от гледна точка на доказването) се водят регистрационни файлове на изявленията, докладите и обяснителни бележкисвързани с персонала.

Необходими са счетоводни книги за записване на:

• извънреден труд;
• ползвани и неизползвани дни платен годишен отпуск
• отпуск, предоставен на служителите и др.

Картотека на предупрежденията

В много случаи Кодексът на труда изисква служителите да бъдат предупреждавани навреме за настъпване на определени събития. Ето защо е изключително полезно да поддържате файл с предупреждения (на хартия или в в електронен формат) за тези събития:

• изтичане на тестовия период (уволнението на служители, които не са издържали теста, е възможно само ако са били предупредени за това писмено, като се посочват причините поне три дни предварително - член 71 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• изтичане на трудовия договор (също така е необходимо служителят да бъде уведомен писмено най-малко три дни преди уволнението - член 79 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• годишни платени отпуски (служителят трябва да бъде уведомен за началния час на отпуската не по-късно от две седмици преди началото му - член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• освен това можете да правите "напомняния" за всякакви други събития (рождени дни на служители и т.н.) за удобство на работа.