Счетоводство на персонала в LLC от нулата - инструкции стъпка по стъпка. Управление на HR записи от нулата: инструкции стъпка по стъпка Управление на HR записи от нулата инструкции стъпка по стъпка

Ще ви кажем как компетентно да организирате работата с фирмените документи, както и тяхното счетоводство и съхранение. Инструкциите стъпка по стъпка за 2019 г. ще ви помогнат.

От статията ще научите:

Нормативна рамка

Офис делото се признава като такава дейност, която осигурява документиране (създаване на официални документи) и определя процедурата за организиране на работа с официални документи. Разбира се, въпросът дали е необходимо да се обмисли процедурата за работа с документи възниква, когато е трудно да се намери конкретен документ. От една страна, трябва да се радваме, че компанията се развива и расте, но от друга, на дневен ред стои нова задача - как правилно и удобно да организираме документооборота.

Експертът на списанието "Наръчник на секретаря" ще говори за основните видове писма в организацията.

По-лесно е с офис работата в официални институции - там този процес се регулира от специални регламенти:

• Заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78 „За одобряване на Правилата за работа в нотариалната кантора“ (заедно с Правилата за работа в нотариалната кантора, одобрени с решение на Управителния съвет на FNP от 17 декември, 2012 г., Заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78) одобри правилата за документооборот при нотариусите;
• Решение на Управителния съвет на Евразийската икономическа комисия от 05.05.2015 г. № 46 „За правилата за вътрешно управление на документи в Евразийската икономическа комисия“ определя правилата за работа с документи в ЕИО;
• Заповед на съдебния отдел върховен съд RF от 29.04.2003 г. № 36 одобри Инструкцията за водене на съдебно деловодство в окръжния съд;
• С постановление на ЦИК на Русия от 20.01.2016 г. № 321/1831-6 е приета Инструкция за деловодството в Централната избирателна комисия на Руската федерация;
• Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477 одобри Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи.

Има и конкретни наредби, където се упоменава колко си струва организиране на офис работав определени организации, напр. федералният законот 15 април 1998 г. № 66-FZ „За градинарството, градинарството и страната сдружения с нестопанска целграждани” предписва реда за извършване на деловодство в такива образувания.

В частните компании всички въпроси за организиране на офис работа се решават от собствениците. Или по-скоро да развиете офис работа от нулата: инструкции стъпка по стъпка 2019 г. е поверена на конкретни изпълнители – ту кадровици, ту секретарки. Тъй като такава инструкция е узряла, това означава, че наистина има нужда от такава регулация.

Как да организираме бизнес

Офис работа: инструкциите стъпка по стъпка за 2019 г. ще ви помогнат да решите откъде да започнете и към какъв резултат трябва да се стремите. В идеалния случай една организация трябва да приеме вътрешен документ- бизнес инструкции. Ако компанията е голяма, с подразделения, клонове, тогава е оправдано приемането на няколко местни акта, регулиращи тези въпроси.

Етап 1.

На първо място е необходимо да се реши кои документи ще бъдат обхванати от инструкциите, предназначени да регулират работния процес. Спомнете си, че цялата маса документи в организацията е разделена на вътрешни (местни), изходящи и входящи. Редът на работа с тях ще бъде различен, така че си струва да го опишете в различни раздели.

Стъпка 2

Инструкции за писане (неговите раздели). Отделно предвидете местните актове: как се приемат, как служителите се запознават с тях, къде и при кого се съхраняват местните актове. Според входящата документация е необходимо да се опише кой и къде регистрира входящата документация, в какви срокове, как се отразява предаването на документа за изпълнение, къде се съхранява входящият документ след отговора на него и други процедурни моменти. За изходящи - по подобен начин решете въпроса с процедурата за регистрация, правилата за изпращане, подписване.

Стъпка 3

Инструкциите трябва да посочват кои документи са одобрени стандартна форма, и при подготовката на които трябва да се ръководи от одобрения GOST.

Стъпка 4

Определяме отговорниците за изпълнението на всеки раздел от инструкцията. Ние решаваме по какъв ред, къде, на чия отговорност ще се съхраняват документите.

Стъпка 5

Ние определяме необходимостта от допълнителни раздели на инструкциите. В зависимост от спецификата на дейността на организацията може да е необходимо да се посочи процедурата за изготвяне на копия, процедурата за работа с печати и печати, процедурата за обмен на документи между отделите.

Редица документи могат да попаднат в обхвата на други местни актове, например съгласно одобрената процедура за работа с лични данни или процедурата за запазване на търговската тайна на организацията. Желателно е да се направят препратки към тези местни актове. Освен това работата с документи в редица организации може да се регулира и от специално законодателство - например управлението на документи в кредитна институцияпопада под Федералния закон „За банките и банковото дело“, който урежда процедурата за работа с банковата тайна. Тези точки също трябва да се вземат предвид при изготвянето на инструкции.

Стъпка 6

Одобряване на инструкциите и предоставянето им на вниманието на служителите. След този етап местният акт влиза в сила и неговото изпълнение става задължително за всички служители на дружеството.

Как да организираме HR

Също толкова важно е една компания да вземе предвид кадрова деловодна работа, инструкции стъпка по стъпка 2019 ще помогнат за това.

Етапите на организацията на работния процес на персонала по принцип не се различават от етапите на формиране на работата в офиса като цяло. Той също така определя списък от документи, които ще бъдат съставени, модифицирани, копирани и разпространявани в съответствие с инструкциите за управление на досиетата на персонала. Тук е необходимо да се вземе предвид, че организацията има много по-малко място за "фантазия" по отношение на документите за персонала - това, което трябва да присъства във фирмата за досиета на персонала, е посочено в Кодекс на труда RF и други разпоредби. А за липсата или неправилното изпълнение на документите за персонала са предвидени значителни глоби. Ето защо към подготовката на тази инструкция трябва да се подходи с цялата сериозност.

Разделите на инструкцията за управление на досиетата на персонала трябва да съдържат информация за разработените стандартни документи във фирмата (например одобрената форма на трудов договор, заповеди), както и процедурата за запознаване на служителите с документите. Необходимо е също така да се отразят специфичните аспекти на дейността на конкретна организация: ако се изготвят графици, тогава кога и в какъв ред те се представят за одобрение, ако се издава защитно оборудване, тогава в какъв ред ще се водят записи, и т.н.

Трябва също така да се има предвид, че за организация на деловодството, включително персонал, са разработени специални софтуерни инструменти за автоматизиране на тези процеси. Големи компаниите се използват в момента, но този факт не отменя необходимостта от разработване и следване на инструкции.

Говорихме какво е офис работа в една организация в нашата и дадохме примерни инструкции за работа в офис. В същото време, като част от общата офис работа в организацията, могат да се разграничат независими раздели, една от които е персонална офис работа.

Управлението на досиета на персонала може да се разбира като дейност, която осигурява документация, работен процес, оперативно съхранение и използване на документи за кадрови въпроси. В зависимост от мащаба и характеристиките на дейността на организацията, както счетоводни служители (например заместник-главен счетоводител), така и служители, специално наети за тези цели (например), могат да бъдат назначени отговорни за управлението на документите за персонала.

Имате ли нужда от HR насоки?

Инструкцията за управление на досиетата на персонала не е задължителен документ в организацията. В същото време неговото присъствие ще осигури правилен контрол върху пълнотата, навременността и правилността на изпълнението и поддържането на документите за персонала. Организацията разработва самостоятелно стъпка по стъпка инструкции за управление на досиета на персонала, като взема предвид спецификата му, обема на документите за персонала и броя на служителите, отговорни за поддържането на този раздел от управлението на досиета.

Управлението на HR записи обикновено включва поддържане на документация за следните основни раздели:

• сключване на трудов договор и наемане на работа;
• промяна на трудов договор и преместване на друга работа;
• прекратяване на трудовия договор и освобождаване на служители;
• предоставяне на почивки на служителите;
• насърчаване и дисциплинарни мерки;
• защита на личните данни на служителите.

Процедурата за работа с документи за персонала може да бъде предвидена в длъжностната характеристика на служителя, назначен отговорен за този раздел от офисната работа.

Организацията може също така да предпише формите на документите, използвани за досиета на персонала, в своя регламент за управление на досиета на персонала. Освен това, ако се използват унифицирани формуляри за регистриране на персонала, достатъчно е да се посочи това, а не да се дават самите формуляри. Използването на унифицирани формуляри на документи за персонала, където е възможно, е удобно не само защото не изисква самостоятелно разработване на подобни форми на документи, но и защото такива формуляри обикновено предоставят инструкции за попълването им, които по същество са стъпка по стъпка инструкции. Така например, за да изготвите индивидуални документи в досиетата на персонала (например заповед за работа, лична карта на служител или таблица с персонал), можете да се обърнете към Постановлението на Държавния комитет по статистика от 01/05/ 2004 г. № 1.

А в някои случаи използването на утвърдени формуляри и използването на единна процедура за тяхното изпълнение е задължително. Например инструкции стъпка по стъпка за поддръжка трудови книжкив организацията, както и самата форма на трудовата книжка можете да намерите в одобрената форма

Отдел „Човешки ресурси“ е едно от най-важните звена във всеки модерна организация. Това е възможно само благодарение на специалистите от този сервиз ефективно управлениедейността на предприятието.

Управление на HR записи от нулата, инструкции стъпка по стъпка

Но за да се организира правилно функционирането му, е необходимо:

• ясно дефинирайте служебни задълженияслужители, отговорни за разработването и подготовката на необходимите документи; да познават правилата за формиране на изпълнителни органи и назначаването
• лидери;
• правилно да набира нови служители, да ги прехвърля и освобождава;
• работа на базата на приложимото законодателство в областта на управлението на кадровите досиета;
• създаване на необходимите актове и разпоредби на ниво предприятие.

Да организира бързо и компетентно ефективна работана отдела за персонал се препоръчва да разработи и използва специален алгоритъм за извършване на необходимите действия.

Кой отговаря за бизнеса в компанията?

Преди да създадете план за организиране на ефективен работен процес, трябва да вземете решение за изпълнителя на ролята специалист по персонала. Дори в малко предприятие за вътрешноорганизационен работен процес в персоналобикновено се въвежда длъжността секретар или деловодител.

Има две основни причини за това:

• големи обеми документална работа, с която отговорното лице работи ежедневно;
• необходимостта от тясна специализация в работата с документи, желателно е назначеният служител да има образование по специалността секретар-референт, мениджър персонал или деловодител.

Разбира се, на практика е допустимо възлагане допълнителни отговорностинякой, който също работи с документи, като адвокат или счетоводител. Това обаче може сериозно да намали ефективността на основната дейност на служителя, тъй като работата в офиса изисква много внимание.

Възможно е претоварване на отговорното лице и поява на фатални грешки в работата му. Ето защо най-често се дава предпочитание на въвеждането на отделна позиция.

Етапи и упътвания

Организацията на всяка система за управление на досиета на персонала ще се състои от следните етапи:

Задължителни документи

За да установите стабилна работа на канцеларската служба, ще трябва да създадете следните документи:

• Щатно разписание. Съдържа информация за позициите, които съществуват в организацията. За да съставите документ, е необходимо да се обърнете към действащото законодателство, тъй като неговата форма е напълно унифицирана за всички предприятия на територията на Руската федерация;
• Времето е ценен ресурс. За да не се губите в ръчно съставяне на нов договор или длъжностна характеристика всеки път, трябва да подготвите шаблони за всяка длъжност от щатното разписание;
• Създаване на номенклатура на делата или извършване на промени. Номенклатурата на делата обикновено се нарича списък на всички видове документи, създадени в организацията, и посочване на тяхното местоположение и периоди на съхранение. Обикновено съдържа много раздели, един от които трябва да бъде посветен на управлението на досиета на персонала;
• Правила на вътрешния работен график, според който ще се организира дневния работен ред, времето за почивка и много други.

Регистрация на главата

Ако организацията все още не е назначила лидер, тогава това ще бъде направено първо. Той ще бъде:

• формират административен персонал;
• регистрирайте учредителни документи;
• подписва организационно-разпорядителни и други документи.

Регистрацията на ръководителя се извършва в съответствие с решението, което основателят взема колегиално или индивидуално. Те издават заповед по отношение на лицето, назначено от първото лице на предприятието.

Регламенти

За правилна организацияработата на службата за управление на досиета на персонала ще е необходимо да се използват основните разпоредби на действащото законодателство:

Счетоводни документи

Има няколко основни вида счетоводни документи, благодарение на поддържането на които се осигурява правилната процедура за документооборот:

• Счетоводен лист (или книга) на персонала на предприятието. Въведено е кратка информациявърху броя на служителите;
• Журнал за регистрация на трудовите договори. Позволява ви да проследите сключването на всички договори със служители. Воденето на този дневник гарантира надеждността на съхранението на документи. Нищо няма да се загуби безследно, може да се използва за проследяване на наличието или липсата на трудови договори;
• Регистрационният дневник, необходим за оперативното проследяване на промените в персонала;
• Журнали за отчитане на входящи и изходящи пратки. В тях можете да видите историята на различни делова кореспонденцияи изясняване на изпращането или получаването на различни писма;
• Счетоводна книга на лични карти, която съдържа информация за формуляри с лични данни на служителите. Необходимо е, когато има нужда от проучване на личните данни на служител.

Трудови книжки и тяхното съхранение

Работата с трудови книжки има две основни характеристики, които трябва да се имат предвид.
Служител, който е назначен, трябва да предостави книжката си на работодателя. Тя ще остане при него до прекратяване на трудовия договор.

Ако работата в предприятието е на непълно работно време, тогава книгата не се прехвърля за съхранение, но се предоставят нейните заверени копия от основното място на работа.

В този документ секретарят отбелязва, че служителят е нает от организацията, посочва нейната организационна форма и име. След това този запис се заверява от ръководителя на предприятието.

Регистрация на служители

За да регистрирате правилно служител, достатъчно е да следвате прост алгоритъм:

• Вземете изявление от служителя, в което той ще посочи информация за каква позиция кандидатства, какъв размер на ставката го интересува и от коя дата ще започне работа.
• Получете от служителя необходимите копия на документи, като паспорт, SNILS, TIN, банкови данни за превод заплати.
• За заключение трудов договори издава длъжностна характеристика с личен подпис. Тези документи установяват правоотношение между служителя и работодателя.
• Съхранявайте лично досие, което ще включва заявление и копия на документи. Попълнете карта във формуляр Т2, в която да запишете цялата необходима информация.
• Издайте заповед, съгласно която служителят е нает.

Заключение

По този начин, за да създадете услуга за управление на записи на персонала, достатъчно е да използвате горните инструкции за организиране на нейната работа. Основното при създаването на такава услуга е да се разчита на разпоредбите на действащото законодателство и да се вземат предвид нуждите на предприятието в зависимост от неговите организационни характеристики.

Във връзка с

Всяка организация създава документи, които отразяват различни аспекти на нейната дейност: управление (планиране, регулиране, контрол и др.), осигуряване на необходими ресурси(човешки, финансови, суровини, материали, оборудване и др.), основна или производствена дейност (търговия, транспортни услуги, застраховане, банково дело и др.). Всяка организация извършва обмен на информация с други организации, получава различни документи ( бизнес писма, споразумения, протоколи, актове и др.). За да бъде дейността на организацията ефективна, а работата с документи подредена и организирана, в организацията е създадена система за деловодство.

Нека дефинираме термините

Под системата за работа в офиса разбираме набор от организационни, информационни, технически, технологични мерки, които осигуряват документиране на дейността на организацията (създаване на документи), получаване или изпращане на документи, тяхната обработка, съхранение и използване.

Офис работата е сложна система, следователно, за ефективна организацияНе е достатъчно работа да поставяте документи в папки и да ги съхранявате в шкафове или на маси. Документите трябва да бъдат систематизирани, регистрирани, да се следи за тяхното изпълнение, да се определят сроковете им за съхранение, да се архивират, да се архивират, да се архивират или унищожават, след като са загубили своята стойност и е изтекъл срокът на тяхното съхранение, установен с нормативни актове. И всичко това трябва да се прави, ръководено от определени принципи, според определени правила, така че по всяко време да можете да намерите необходим документи че този документ може да се използва като правно основание за осиновяването управленски решениякато доказателство в съда или за друга цел.

Съгласно определението, посочено в точка 2.1 от GOST R 51141-98 „Офис дело и архивиране. Термини и определения, офис работа ( документална поддръжкауправление) - клон на дейност, който осигурява документация и организация на работа с официални документи. Почти подобно определение е заложено в GOST R ISO 15489-1-2007 „Система от стандарти за информация, библиотечно дело и издателска дейност. Управление на документи. Общи изисквания": управление на записи - набор от систематични и ефективни действия за създаване, използване, съхраняване и унищожаване на документи в организации с цел доказване на бизнес (управление) операции" (клауза 3.20).

Документирането на дейността на организацията (създаване на документи) е дейност, в която са ангажирани в една или друга степен почти всички служители на организацията. Организация на работата с документи (обработка на документи, тяхното съхранение, използване) - това са видовете дейности, които се извършват от специализирано подразделение на организацията или, ако организацията е малка, от служител (специалист по документи, служител), който действа като организатор на работа с документи или мениджър на документи.

Забележка Според нас е възможно да се каже, че една организация има система за работен процес, ако: между служителите на организацията се разпределят функциите по управление на документи (създаване, обработка, съхранение и използване на документи) и се определя отговорността за тяхното неспазване; организиран документооборот, т.е. движението на документи от момента на тяхното създаване или получаване от организацията до завършване на изпълнението, изпращане на документа и / или прехвърляне в делото за съхранение; изградена е система за регистриране (отчитане) на документи (входящи, вътрешни, изходящи) и е осигурено търсене на документи; изпълнените документи се поставят за съхранение в дела съгласно номенклатурата на делата.

Организация на деловодството

Ако говорим за организацията на офис работата като последователност от действия, които трябва да бъдат извършени в една организация, тогава първата стъпка е да се създаде отделно подразделение(да го наречем отдел за управление на офис) или, с малък обем на работа, назначаването на служител, чиито задължения ще включват организиране на работа с документи. В малка организация това може да бъде секретарят на ръководителя, който в допълнение към функциите на информация, документация и организационно-техническо обслужване на ръководителя, е натоварен с функциите за организиране на работа с документи.

Създаването на специализирано деловодно звено - отдел "Деловодство" е съпроводено с редица последователни действия.

Стъпка 1: разработване и одобрение на правилника за отдела за деловодство и длъжностните характеристики на служителите на отдела.

Наредбата за отдела за архивиране определя статута на това звено (правния му статут), задачите, функциите, правата, отговорностите, както и естеството на взаимоотношенията с други звена.

Длъжностните характеристики установяват разпределението на целия обем работа, извършена от звеното, между служителите, като се вземат предвид тяхната квалификация, технологията за извършване на офис работа и техният обем.

Стъпка 2: назначаване на служители, отговорни за воденето на документация в структурните подразделения на организацията.

Предпоставка за успешна работа с документи е назначаването на служители, чиито задължения включват водене на деловодство в структурните подразделения.

Не всяка структурна единица на организация може да претендира, че има служител, който ще се занимава само с водене на документация (секретар или чиновник). Ако размерът на звеното е малък, обемът на документите също е малък, офисната работа на структурното звено може да бъде поверена на един от служителите на звеното, като правило, заемащ най-младата длъжност на специалист, който ще изпълнява служебни задължения наред със задълженията по длъжността. Назначаването на служители, отговорни за воденето на документация в структурните подразделения, се извършва със заповед на ръководителя на организацията.

Стъпка 3: разработване и одобрение на инструкции за документална поддръжка (канцеларска работа) на организацията (по-нататък - Инструкции за DOW).

Инструкциите за предучилищно образование са основните нормативен документ, регламентиращ процедурата и технологията за работа с документи от момента на тяхното създаване или получаване от организацията и до изпращането им на кореспонденти или прехвърляне на съхранение. Инструкциите за DOW трябва да определят процесите и процедурите за обработка на документи на всички етапи от тях кръговат на живота. Инструкцията е регулаторен документ на организацията, одобрен от ръководителя на организацията и е задължителен за всички служители.

Понастоящем единственият методически документ, който определя процедурата за разработване на инструкции за предучилищна образователна институция, е Указанията за разработване на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи (одобрени със заповед на Федералния архив от 23 декември 2009 г. 76). Насоките са предназначени за федералните изпълнителни органи, но този документ може да се използва от други органи, държавни и недържавни организации, но със съответните корекции.

Въпреки присъствието методически препоръки, разработчикът на инструкцията трябва да извърши много предварителна работа, за да избере конкретна конфигурация на системата за работни процеси в офиса, която отразява особеностите на работата с документи в тази конкретна организация.

Разработването на Инструкциите за DOW е задача на отдела за управление на записи (служителят, отговорен за работа с документи). Целта на разработването на Инструкцията за DOW е да се установи технологията за работа с документи в организацията.

• Правила за документиране управленски дейностиорганизации(съставяне и изпълнение на основните набори от управленски документи, включително изисквания за формуляри, състав на реквизитите и тяхното изпълнение);
• Правила за организиране на работния процес на организацията(движение на документи в процеса на тяхното създаване и изпълнение, получаване и изпращане на документи, включително регистрация на документи, контрол върху изпълнението на документи, справочна работа по документи);
• Правила за организиране на съхранението на документи(систематизиране на изпълнените документи по номенклатурата на делата, образуване на дела, съхраняване на делата, предаване на документи за архивно съхранение, унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение).

При разработването на Инструкциите за DOW е необходимо да се основава на разпоредбите на законодателни и други регулаторни правни актове, уреждащи документална поддръжка и архивиране, на разпоредбите на учредителните документи на организацията, по-специално на устава или регламента (това е в тези документи, че се определя компетентността на ръководството, правото на ръководителя да издава определени документи е фиксирано) , идентифицирайте и анализирайте набор от регулаторни правни актове, административни документи, посветени на различни въпроси на управленските дейности и организацията на работа с документи ( например заповед на организацията за разпределяне на отговорностите между ръководството или за делегиране на правото на подпис, заповед относно реда за отчитане, съхранение и унищожаване на формуляри, печати и печати на организацията и др.). Идентифицирането на този набор от документи е необходимо не само за анализа на тези норми и правила за работа с документи, които вече са установени в организацията, но и за да след одобрението на инструкцията (и някои от разпоредбите на тези документи) може да бъде включено в Инструкцията за DOW) може да бъде издадена заповед за признаване на някои от тези документи за невалидни.

Стъпка 4: разработване на номенклатура на делата, която служи като основа за организиране на документи в дела, формиране на дела и извършване на информационно-издирвателна работа по документи.

Номенклатурата на делата е систематизиран списък на заглавията на делата, образувани в организацията, като се посочват условията за тяхното съхранение. Номенклатурата на делата е необходима за качественото формиране на документалния фонд на организацията. Документалният фонд на организацията се състои от документи, образувани в нейната дейност, както създадени в организацията, така и получени от други организации. Номенклатурата на делата ви позволява да формирате документи в случаи по такъв начин, че в бъдеще да можете ефективно да търсите документи, ако има нужда да ги използвате. Освен това номенклатурата на делата изпълнява и друго основна функция- Установява периоди на съхранение.

В разработването на номенклатурата на делата, с изключение на деловодството, участват всички структурни звенаорганизации. По-точно, първо структурните подразделения на организацията разработват номенклатурите на делата на отделите, след това отделът за деловодство формира така наречената консолидирана номенклатура на делата, т.е. номенклатурата на делата на организацията. По-добре е номенклатурата на делата да влезе в сила от 1 януари на текущата година, тъй като офисната работа в организациите се извършва по години.

Номенклатурата на делата е основата за систематизирането на документите и организирането на последващото им съхранение преди прехвърляне в архива на организацията или унищожаване след изтичане на установените срокове за съхранение.

Тъй като разработването на Инструкции за DOW е достатъчно трудна задача, и за първи път може да не се окаже задоволителна версия на инструкцията от всички гледни точки, може да се препоръча първо да се разработи и одобри временна инструкция за предучилищната образователна институция. Работата с временната инструкция ще ви позволи да проверите нейните разпоредби, да идентифицирате слабостите и след подходящо преразглеждане инструкцията за DOW вече може да бъде одобрена като постоянна.

Измененията в Кодекса на труда, приети миналата година, засегнаха много документи за персонала, които трябва да бъдат в организацията през 2019 г. Те се отнасят до промяна на условията за наемане, възнаграждение, определяне на нивото на квалификация на кандидатите за редица длъжности, предоставяне на някои социални гаранции.

Редица нововъведения улесняват и опростяват поддържането на документите за персонала през 2019 г., което трябва да има положително въздействие върху състоянието на малкия бизнес. Помислете какво трябва да се подготви за служителите на службите за персонал.

Управление на човешките ресурси през 2019 г

Управлението на досиетата на персонала е набор от мерки, които включват разработването и поддържането на документи, свързани с персонала. Повечето от изискванията към документите за персонала през 2019 г. остават непроменени. Воденето на досиета на персонала е задължително за абсолютно всички работодатели, въпреки че някои от тях имат възможност да направят това в малко съкратена форма.

Забраната за агентска работа, въведена още през 2016 г., все още е в сила. Това означава, че с всички работещи работници трудова функциятрябва да е сключен трудов договор на територията на работодателя. Единственото изключение може да бъде възлагането на редица неосновни функции, за които се сключва гражданскоправен договор.

Що се отнася до самото управление на кадровото деловодство, всички документи, които трябва да се водят във връзка с персонала, се съставят в съответствие с изискванията на Кодекса на труда, редица подзаконови нормативни актове и ведомствени инструкции. Отговорният (или отговорният) за изпълнението на такава работа се назначава със заповед на организацията.

Управление на човешките досиета през 2019 г.: ключови документи

За да разберем какви документи за управление на досиета на персонала трябва да има в една организация, анализираме трудовото законодателство и представяме получения резултат под формата на таблица. За повечето от тях има унифицирани формуляри, разработени и одобрени от Държавния статистически комитет. Използването им не е задължително, но значително улеснява работата на кадровиците.

Управление на човешките ресурси-2019: основни документи

Документ	Нормативна база
персонал
Правилник за вътрешния трудов ред	Изкуство. 189 Кодекса на труда на Руската федерация
Длъжностни характеристики
Наредба за защита на личните данни	Изкуство. 86 от Кодекса на труда на Руската федерация
Правилник за възнагражденията и стимулите на служителите	Раздел 6 от Кодекса на труда на Руската федерация
Инструкции за защита на труда и дневници за инструктаж	Раздел 10 от Кодекса на труда на Руската федерация
График на отпуските	Изкуство. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация, унифицирана формаодобрен с постановление на Държавния комитет по статистика № 1 през 2004 г
Трудови договори	Изкуство. Изкуство. 16, 56, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация
Лични карти	Единният формуляр е одобрен с постановление № 1 на Държавния статистически комитет през 2004 г.
Заповеди по личен състав	Унифицираните формуляри са одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика № 1 през 2004 г.
Трудови книжки	Изкуство. 66 Кодекса на труда на Руската федерация
Книга за отчитане на трудови книжки и вложки	Постановление на Министерството на труда № 69 от 2003 г
график за време	Единният формуляр е одобрен с постановление № 1 на Държавния статистически комитет през 2004 г.
Колективен договор	Раздел 2 от Кодекса на труда на Руската федерация
Списък с позиции, за които е зададен нередовен ден	Изкуство. 101 от Кодекса на труда на Руската федерация
График на смени за непрекъснати производствени предприятия	Изкуство. 103 от Кодекса на труда на Руската федерация
Споразумения за пълен мат. отговорност	Изкуство. 244 от Кодекса на труда на Руската федерация
Правилник за търговската и друга тайна	Съответни федерални закони
Правила за сертифициране (ако се извършват)	Изкуство. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация
Дневници за регистриране на поръчки, сертификати и др.

Промени в човешките ресурси през 2019 г

Руското трудово законодателство е динамична и непрекъснато подобряваща се система. Редица норми на този документ, който влезе в сила през 2018 г., се прилагат и за задължителните документи за управление на досиета на персонала. Помислете какво точно трябва да се промени в работата на службата за персонал.

1. Увеличаване на стойността на минималната работна заплата. От 1 юли тя ще бъде равна на 7800 рубли, което е с 4% по-високо от предишната стойност. За работодателите това ще означава преразглеждане на условията за заплащане и включване на разпоредби в трудовите договори, сключени с новоназначените работници, които да отчитат тази промяна. Припомняме, че работодателят няма право да плаща по-малко от минималната работна заплата за пълно работно време, смяна или седмица.
2. Опростяване на досиета на персонала за малки предприятия, които попадат в критериите за микро предприятия. По-долу, като използваме примера на индивидуален предприемач, ще разгледаме подробно тази иновация и ще посочим необходимите документи за персонала, образци и формуляри за 2018 г.
3. Независима оценка на квалификациите. Федералният закон, регулиращ прилагането му, беше приет през юли 2016 г. и влезе в сила на 01.01.2017 г. Кандидатите го преминават или за своя сметка, или по указание на работодателя. Оценяването се извършва под формата на изпит, който завършва с издаване на сертификат. Отрицателните резултати се отразяват в заключението с препоръки за подобряване на знанията. Инициатива за преминаване независима оценкаможе да дойде от работодателя. Но за да изпратите служител на изпит, е необходимо неговото писмено съгласие. По време на изпита служителят запазва длъжността и заплатата си, като му се възстановяват пътните разходи.
4. Сроковете за изплащане на заплатите са затегнати. Ако по-рано работодателите сами можеха да ги инсталират, сега в чл. 136 от КТ са установени срокове - не по-късно от 15-о число на месеца, следващ отработения.

1. Увеличава се размерът на отговорността на работодателя за забавяне на дължимите плащания на служителите. Обезщетението, което се дължи на служителите за всеки ден пропускане на превода или изплащането на заплати, отпуск или други средства, се удвои и вече възлиза на 1/150 от ставката на рефинансиране на Централната банка на Руската федерация. Начисляването на такава глоба започва от деня, следващ деня на плащането, установен със закон или вътрешен акт, и продължава до действителния ден на плащане.
2. Разрешава се трудовите книжки да не се заверяват с кръгъл печат. Съответната промяна в инструкциите за попълването им е направена със заповед на Министерството на труда от 31 октомври 2016 г. За да удостоверите записите за приемане, преместване и т.н., е достатъчно да използвате печата на службата за персонал, ако на разположение.
3. Допълнен е списъкът с основания за извънпланово посещение на представители на инспекцията по труда. Сега да извършим проверка на съответствието на работодателя трудовото законодателствоинспекторите на Държавния инспекторат разполагат с достатъчно информация за съществуващите закъснения на заплати и други плащания или установяването на техния размер под минималната граница, предвидена в закона. Освен дължимото обезщетение на работниците, такъв работодател ще плати и глоба, наложена му от инспекцията по труда.
4. в общински и държавни организации(учреждения и предприятия), заплатите на директорите и главните счетоводители бяха "обвързани" с доходите на другите служители. Ограничителната "вилица" се назначава от правителството на Руската федерация и субектите или местните власти.
5. Списъкът с документи, необходими при сключване на трудов договор, включва още едно удостоверение - за липсата на административни наказания за употреба на вещества, свързани с наркотични или психотропни. Такъв документ не е задължителен за всички, но само ако такова изискване за служител е установено със закон. Съответните допълнения са включени в чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация.
6. Намален е допустимият дял за привличане на чуждестранни работници в някои отрасли. Така в областта на превоза на пътници и товари по суша той е съкратен до 30%. чуждестранните шофьори трябва да имат шофьорски книжки в руски образец. Забраната за използване на шофьорски книжки на чужди държави за служители в транспортния бранш ще влезе в сила от 01.06.2017 г., така че работодателите имат време да се подготвят.

1. Сроковете за искове по някои трудови спорове са променени. По-специално, сега е възможно да се постигне справедливост в случай на неплащане на заплати или част от тях, особено при уволнение, не в рамките на три месеца, както беше преди, а в рамките на една година. Тази мярка има за цел да защити служителите от произвол. некоректни работодателикоито се ползваха с намалена давност по такива искове.
2. Промени в оформлението и плащането на удостоверения за инвалидност. Хартия отпуск по болестще замени електронен документ. Това ще намали времето за обработка на плащанията по тях за кадрови служители и счетоводители. Освен това е почти невъзможно да се фалшифицира или загуби такъв документ. В същото време чиновниците увеличават трудовия стаж, необходим за получаване на обезщетения за инвалидност в пълен размер. През 2017г срокът му ще се увеличи на 9 години. Постепенно се планира да се доведе до 15 години. За тези, които са работили 8-15 години, надбавката ще бъде 80%, а до 8 години - 60% от печалбата.

Указания за HR администрация

Документи за персонала за индивидуални предприемачи през 2019 г

За индивидуален предприемачподдържането на кадрови досиета става необходимо само когато той действа като работодател. Ако получава доходи само от собствените си предприемаческа дейност, тогава няма нужда от никаква друга документация освен счетоводна и данъчна.

някои документи за персонала за индивидуални предприемачи през 2019 гвече не са необходими. Такова нововъведение е предвидено в Закон от 3 юли 2016 г. № 348-FZ. Съгласно неговите разпоредби т. нар. микропредприятия са освободени от необходимостта да водят кадрови досиета. Тази категория може да включва както еднолични търговци, така и юридически лица. Критериите за конкретно отнасяне на микропредприятията законът нарича следните характеристики:

• брой служители до 15 души;
• общият годишен доход не надвишава 120 милиона рубли;
• за LLC сред учредителите, делът на други юридически лица не надвишава 49%.

Снизхождението за малкия бизнес не означава възможност изобщо да не се поддържат досиета на персонала. Говорим само за редица местни актове, като например PWTR, разпоредби относно заплатите и бонусите, графици за ваканции и смени и т.н. Въпреки това, всички условия, които обикновено се включват в такива документи, трябва да бъдат посочени в трудовите договори, сключени със служителите . Тяхното присъствие все още е задължително.

Все още са необходими следните документи:

• персонал;
• заповеди за персонал (при приемане, преместване, уволнение, отпуск и др.);
• график за време;
• лични карти;
• трудови книжки.

фрагмент)

Всички регулирани микропредприятия компании, основани през 2018 г. и по-късно, трябва да наредят забрана за използване HR деловодство, списък с документикоито могат да бъдат пропуснати. Същите индивидуални предприемачи, които са били регистрирани преди това, също могат да опростят работата си. Но в заповедта ще трябва да се посочи и че приетите по-рано документи губят силата си.

За да се гарантира, че отказът от попълване на документация за персонала в малкия бизнес не води до масово нарушаване на правата на служителите в такива предприятия, правителството очаква да разработи и одобри стандартен трудов договор, който ще вземе предвид всички необходими нюанси по отношение на условията на труд, неговото възнаграждение и социални гаранции. Съответни промени относно особеностите на заетостта в микропредприятията ще влязат и в Кодекса на труда под формата на отделна глава.

С нарастването на персонала или увеличаването на печалбите, тоест при преминаване в категорията на малко или средно предприятие, отстъпките по отношение на досиетата на персонала стават невалидни. На предприемача се дават четири месеца, за да стартира изцяло управлението на досиетата на персонала, практически от нулата.

Обемът на промените, засягащи управлението на HR записите през 2018 г., е доста голям. Това говори за желанието на държавата да намали злоупотребите от страна на работодателите и да защити максимално правата и на двете страни. трудови отношения. Колко успешни ще бъдат нововъведенията, ще покаже практиката на правоприлагането.