Унифициран формуляр т 14

Кодексът на труда на Руската федерация задължава работодателите да водят записи за времето, отработено от служителите (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Точно за това е предвиден унифицираният формуляр T-13 „Лист за работно време“ (одобрен с решение на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. N 1). Отразява информация за присъствието и отсъствието на служителите (по различни причини) на работа, както и времето, което те действително са работили. Благодарение на графика, работодателят може да проследи спазването на установеното работно време от служителя.

Ако повечето от служителите работят в едно и също работно време, тогава службата за персонал на организацията (или счетоводният отдел) може да поддържа единен график за всички служители. Ако отделите на компанията работят в различни режими, тогава всеки от тях може да поддържа свой собствен счетоводен лист. Това се извършва от упълномощено лице, след което информацията се предава на отдел Човешки ресурси и/или счетоводен отдел. Заплатите на служителите трябва да се изчисляват, като се вземат предвид данните, посочени в графика.

Имайте предвид, че използването на формуляр T-13 търговски организациине е задължително. Компанията може да разработи своя собствена форма, но трябва да бъде одобрена от ръководителя (Писмо на Rostrud от 14.02.2013 г. N PG/1487-6-1, част 4, член 9 от закона от 06.12.2011 г. N 402 -FZ).

Попълване на формуляр T-13

Формуляр T-13 може да бъде попълнен по два начина: или записва всички изяви и отсъствия на служители, като се използва методът на непрекъсната регистрация, или се посочват само отклонения от общоприетия работен график (неявяване, извънреден труд и др.). За тази цел се използват специални кодове (Инструкции за отчитане на работното време и разплащания с персонала за заплати, одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. N 1).

В колона 4 на графика се разпределят 2 клетки за всяка дата от месеца: в горната се въвежда код, указващ присъствието или отсъствието на служителя, в долната - времето, което е работил през този ден. Ако служителят е отсъствал от работа (на почивка, командировка и т.н.), тогава долната клетка остава празна.

Символи - кодове - са дадени на заглавната страница на формуляр N T-12. Те се предлагат в два вида: буквени и цифрови. Работодателят може да използва едното или другото по свое усмотрение. Например, продължителността на работа през деня се обозначава с код „I” или „01”, годишният основен платен отпуск се обозначава с код „ОТ” или „09”, а командировката се обозначава с код „K“ или „06“.

Ако в допълнение към информацията за присъствието и работното време, по мнението на работодателя, е необходимо да се посочи друга информация във формуляра, тогава към графика могат да се добавят допълнителни редове.

Във всяка организация е задължително да се води график за работното време. Правилата за дизайна на този документ, неговата цел и готов пример, който може да се използва като проба - всичко това е разгледано по-долу.

Главна цел

Планираната продължителност на смяната и общият брой работни дни в месеца почти винаги ще се различават от реално отработените часове и дни. За да се запише фактът, се води лист за време: той ви позволява да съберете цялата информация за действително отработеното работно време.

Целта на този документ е двойна:

1. Получете информация за целия период на работа.
2. Получаване на данни за неявяванията за същия период.

Такава информация ще бъде полезна преди всичко за счетоводител. Някои инспектори също ще се нуждаят от информация - съответното описание е дадено в таблицата.

касиер счетоводител	изчисляване на всички плащания, които трябва да бъдат преведени на служителите: заплата, отпуск, надбавка за пътуване и др.
представител на Федералната данъчна служба	инспекторите се интересуват от правилността на изчисляване на плащанията и данъците върху тях: често компанията се проверява дали данъчната основа е подценена
Служител на FSS	отработеното време представлява интерес за фонда във връзка с изчисляването на социалните обезщетения (например грижи за деца)
инспектор по труда	инспекторите се интересуват дали са нарушени правата на работниците
Представител на Росстат	Служителите на Росстат събират статистически данни - например, използвайки информация от отчетната карта, те съставят единична

Формуляр: формуляр и образец

Всяка компания има право да използва собствена извадка или да следи работното време чрез специален формуляр Т-12. Можете да вземете формата му за основа (дадена е по-долу) и да я адаптирате към нуждите на компанията.

Документът се състои от 3 основни части:

1. Заглавната страница съдържа единна система от кодове, които се използват за обозначаване например на допълнителни почивни дни (за извънреден труд), отпуск по болест, престой по вина на работодателя и др. Всяко обстоятелство има буквен и цифров код.
2. Втората (таблична) част е фактическото отчитане на работното време. Извършва се ежедневно (включително почивни и празнични дни).
3. И третата част също е представена под формата на таблица. Предоставя информация за плащания на заплати (суми, часове и дни, процент).

Ето как изглежда празен формуляр T-12.

Заедно с формуляр T-12 има и T-13. Липсва последната (трета) част - тоест този документ е обикновен график за отчитане на работното време, без изчисления на заплатите. Готов примердокумент е показан по-долу.

Процедура

Документът се поддържа от специално назначени служители: те записват работно времевсеки ден. По правило лицето, отговорно за правилната регистрация, е директорът на структурно звено (например отдел продажби). Неговият заместник също може да сподели отговорността. Ако фирмата е достатъчно голяма, въвеждат специална позиция на хронометрист, който записва цялата информация.

Във всеки случай отговорните лица винаги се назначават от управителя, за което се издава съответна заповед (безплатен образец) - например документът, показан по-долу.

ЗАБЕЛЕЖКА. Всички отговорни лица трябва да прочетат текста на заповедта и да я подпишат и датират.

Най-общо редът изглежда така:

1. Отговорното лице записва информация за всеки ден.
2. След попълване (след месец) документът се изпраща в отдел Човешки ресурси.
3. След отдел "Човешки ресурси" влиза в счетоводството.
4. Последният подпис остава при ръководителя на структурното звено.

ЗАБЕЛЕЖКА. Когато документът е попълнен и подписан от всички отговорни лица, той се архивира и изпраща в архива за съхранение. Минималният срок на годност е 5 години. Но ако работата в предприятието се извършва в опасни и вредни условия, времето за съхранение се увеличава значително - най-малко 75 години.

Как да попълните график: инструкции стъпка по стъпка

При попълване се използва унифицирана система за означение. В графика се записва отработеното време в съответствие с правилото „една позиция се назначава на една позиция“. Вземат се предвид само онези служители, които имат трудов договор, включително вътрешните работници на непълно работно време - за тях по-специално информацията трябва да се въвежда два пъти.

Не се вземат предвид данни за следните служители:

• работници неофициално;
• външни работници на непълно работно време;
• работи на граждански договор.

Процедурата по попълване изисква правилен дизайн на заглавната страница и действителната таблична част.

Заглавна страница

Тук се записва следната информация:

1. Име на компанията (разрешена е кратка версия, например Alpha LLC).
2. Кодове за OKUD и OKPO.
3. Номер – фирмата избира собствена система за номериране. Например, често срещана опция е да се задават номера последователно през цялата календарна година.
4. Отчетен период – т.е. месец с начална и крайна дата на поддържане на документи.
5. Под дата на съставяне разбираме последния ден, след който трябва да бъде подписан от всички отговорни служители. След това документът отива в архива.

Таблична част

Тук трябва да попълните всички полета:

Информация за изчисляване на заплата

Ако се поддържа формуляр T-12, този раздел също се попълва. Тук се записва информация основно за 2 форми на плащане:

1. Действителната заплата (обозначена с 4-цифрен код 2000).
2. Плащания за ваканционни дни(посочен с код 2012).

Всички суми се дебитират от така наречената кореспондентска сметка - тя ще бъде една и съща, независимо от вида на плащането.

Както обикновено, работните часове се записват въз основа на общия брой дни и часове.

В края на документа всички упълномощени служители подписват:

• лице, поддържащо документа (ако има такова)
• HR представител;
• началник отдел.

Видео инструкции за регистрация

Видео коментар за попълване:

Допълнителен лист

Има няколко случая, когато самият график не е достатъчен, тъй като счетоводството включва записване Допълнителна информация. След това трябва да съставите друг лист:

1. Ако служител напусне в средата на месеца или в началото. В този случай всички действително отработени дни и часове се записват на допълнителен лист. И във формуляра записват „Уволнен” точно на датата, на която е уволнението. След това документът се предава заедно с допълнителен лист.
2. Ще е необходимо и когато служителят не е работил, но не е осъществил контакт и не е уведомил причините за отсъствието си. Ако той никога не се е явил (или не е взел документи, потвърждаващи основателната причина) и е настъпил моментът за предаване на документа, се въвежда код 30 (буквено обозначение „NN“).

В такива случаи е по-добре да направите всички маркировки с молив. Ако по-късно се окаже, че служителят например е получил отпуск по болест, той трябва да постави знак на код 19 (буква „B“).

Обобщено счетоводство: особености на изчисление

Ако нормалният брой часове (8 часа на ден и 40 часа седмично) не може да бъде спазен, тогава общото количество действително отработено време се определя като проста сума. Тази процедура съществува в предприятия, които:

• работа денонощно, на смени;
• използвайте гъвкав график;
• организирам метод на смянаработа.

След това основното понятие става счетоводният период. – календарен месец, 1-во тримесечие или цяла година. Конкретният интервал се избира в зависимост от характеристиките на предприятието. Например, ако се очаква работа в опасни и вредни условия, тогава за основа се взема период от 1 тримесечие.

Ако за определен период от време служител не полага работа съгл основателни причини, тогава това време не се взема предвид (т.е. изключва се напълно).

Нестандартни ситуации: какво да правя

В повечето случаи изготвянето на документ е доста просто, тъй като счетоводството се основава на равномерно, равномерно разпределение на работното време за всеки служител. Този ред обаче често се нарушава поради определени обстоятелства, например:

1. Ако колега поиска отпуск и ръководителят не възрази, тогава се записват само действително отработените часове (в цели числа). Отсъствието се обозначава със знака „I” или две цифри „01”.
2. Ако е болен, тогава те поставят "B" и оставят полетата в долната част празни. Разбира се, наличието на отпуск по болест - задължително изискванеза такава бележка.
3. Ако е планирано и служителят го е взел по споразумение, в съответствие с настоящата процедура, те поставят обозначението „NV“ (в цифровата версия, код „28“). Има моменти, когато истинските причини за отсъствието са временно неизвестни. След това можете да поставите „NN“, но ако ситуацията стане ясна, се избира подходящото обозначение и „NN“ се зачертава.
4. Ако колега е бил в командировка, отбележете „К“. Когато той официално се завръща и започва обичайните си задължения, те поставят буквата "I".

Как да направите промени

Записването на работното време включва записване на информация, която може да се промени през деня или седмицата, поради което графикът за работно време предвижда възможност за извършване на промени. Трябва да се направят корекции, за да се отрази фактическата ситуация, чиято истинност е документирана.

Времевият лист е предназначен за въвеждане на информация за действително отработеното време от служители на организации. Трябва да се каже, че формулярът за отчитане на работното време не е строго задължителен - по принцип той може да бъде произволен, тоест всяко предприятие е свободно да използва свой собствен формуляр за отчитане на работното време, ако възникне такава необходимост. Въпреки това формулярът е разработен и препоръчан за използване от Държавния статистически комитет на Руската федерация и е за предпочитане.

ФАЙЛОВЕ

Кой попълва графика?

Формулярът се попълва или от служител на отдел "Човешки ресурси", или от ръководител на структурно звено, или от специално нает за тази функция хронометрист. Въз основа на въведената в него информация специалистите от счетоводния отдел начисляват на служителите на организацията заплатии други плащания. Всъщност ведомостта е един от най-важните счетоводни документи. И ако малките компании лесно могат да се справят без него, тогава големи предприятияЗадължително е да се водят такива табели.

В зависимост от системата за досиета на персонала, приета в предприятието, графикът може да се генерира или един за всички служители на организацията, или да се поддържа отделно във всеки отдел.

Графикът е обикновен документ, т.е. всеки месец трябва да се съставя ново копие, така че серийният номер на графика ще бъде равен на серийния номер на месеца, в който е създаден. Периодът на изготвяне на графика обхваща всички дни от месеца.

Можете да попълните графика по електронен път или писмено. Въпреки това, след въвеждане на цялата необходима информация, тя все още ще трябва да бъде разпечатана за подписите на отговорните лица.

Формуляр Т-13. Характеристики на формата

Нека започнем с формуляра T-13, който сега се използва много по-често за поддържане на листове за време.

Унифицираният формуляр T-13 или електронният лист за време е добре познат на служителите в отдела за човешки ресурси. Не е единственият, но определено най-много стандартен начинвземете предвид отработените часове. Ако водите записи ръчно, трябва да използвате формуляр T-12.

Графиците са обичаен инструмент за проследяване на присъствието на служителите. Формуляр T-13 ви позволява да записвате подробно причините за отсъствие от работа, включително студентски отпуск по време на сесията, усъвършенствано обучение и няколко вида отпуск за инвалидност. Срокът, за който се попълва документът, може да бъде по-малък от 31 дни.

Попълненият T-13 е основата за изчисляване на заплатите.

Формат за попълване на лист за работно време в T-13

За разлика от произволни таблици с подобно съдържание, T-13 съдържа данни за предприятието, включително формата на собственост и OKPO. Номерът на документа се въвежда в съответствие с вътрешни изискванияза водене на разписания.

Името на отдела също се показва в горната част. Трябва да се помни, че ръководителят на този отдел (дори ако попълването на графика не е негова или нейна отговорност) трябва да подпише попълнения формуляр.

Редът на служителите се определя с решение отговорно лице. Най-често се среща сортиране по азбучен ред, както в нашия пример, но е възможна опцията за подреждане по персонален номер (колона 3).

В колона 4 поставяме марки по дни:

аз— (присъствен) работен ден,
IN- почивен ден,
ОТ- ваканция,
RP— присъствие в почивен ден (работа),
ДА СЕ- командировка,
настолен компютър- обучение,
U — учебен отпускс обаждане от учебно заведение,
б- отпуск по болест с отпуск по болест,
T- неплатен болничен без болничен.

Под знака I поставяме броя на отработените часове през този ден. В колона 5 обобщаваме номера на I в реда и броя на часовете. Получаваме 4 стойности за 2 половини на месеца. В колона 6 сумираме стойностите и получаваме крайната цифра за работата за месеца.

В четвъртата колона не се посочва броят на часовете за Б, ОТ, К, Б и други случаи. За това има колони 10-13.

Отчитане на болнични, отпуски или отсъствия по други причини

Кодовете за обозначение могат да бъдат различни (например цифрови). Няма конкретен формат, изискван от закона.

Нотацията X показва, че не вземаме предвид този ден: за удобство месецът е разделен на два реда с различни стойности. За месеци с 30 дни (например ноември, колоната ще изглежда така (за удобство „несъществуващото“ 31-во число е маркирано в червено):

Т-13 за ноември

По аналогия, T-13 се попълва за посещения през февруари.

В колони 7-9 се посочва кодът на плащането, броят на дните и видът на таксите. Нашият пример използва следните кодове:

• 2000 - общ работен ден,
• 2300 – отпуск по болест (обезщетение за инвалидност),
• 2012 - ваканция.

Алтернативно решение

Някои предприятия одобряват леко опростена версия на графика, без да посочват подробно причините за пропуските. Колона 4 показва само 2 кода:

• аз- работен ден,
• н- неработен ден.

Този метод може да е неудобен, тъй като не записва отпуск по болест.

Особени случаи

1. Как да попълните T-13 за служители, участващи в конференции и други обучения?

Зависи от позицията на предприятието. Тези дни могат да се броят като работни дни (I) или като усъвършенствано обучение (PC). Ставките за заплащане също могат да варират.

2. Може ли кодът ми да има стойност над 8 часа?

да Може, ако има специална заповед за удължено работно време. Часовете извънреден труд могат да бъдат маркирани със символ C.

3. Каква е разликата между отчетните карти T-12 и T-13?

Първият е ръчен формуляр за присъствие. второ - по електронен път. Много счетоводни отдели днес са преминали към T-13, тъй като той може да се събира автоматично с помощта на специална програма.

Формуляр Т-12

На първо място, както във всеки друг документ за досиета на персонала, първо трябва да въведете данните за организацията в графика: пълното й име, посочващо кода OKPO (трябва да бъде взет от документите за регистрация), организационен и правен статут (IP, LLC, CJSC, JSC), както и структурното звено (отдел), за което се поддържа този график (ако е необходимо).

След това трябва да въведете номера на документа за вътрешен документооборот в съответната колона, както и да посочите отчетния период, който този график взема предвид.

Цифрови и буквени кодове в ведомостта

Тази част от графика включва буквени и цифрови кодове, използвани за попълване на необходимата информация за служителите, както и тяхното декодиране. Те трябва да бъдат въведени в основната част на графика, за да отразяват кратко и ясно времето, действително прекарано от един или друг служител на работното място, както и причините за отсъствието му от работа. В случай, че специалистите отдел Човешки ресурсиАко има нужда да въведете допълнителни кодове в тази форма на отчетната карта, можете сами да ги разработите и да ги въведете в тази таблица.

Отчитане на работното време в Т-12

Този раздел в графика е основният - там се отчита работното време. Първо, трябва да въведете серийния номер на служителя в първата колона на този раздел, след това във втората - пълното му име (за предпочитане пълното му име и бащино име, за да избегнете объркване и грешки). В третата колона трябва да вмъкнете Личен номерслужител, който му е назначен при постъпване на работа (то е индивидуално и никога не се повтаря).

За всеки служител графикът има два реда - те съдържат криптирана информация за присъствие или отсъствие на работното място за всеки календарен ден от месеца. Освен това е необходимо незабавно да се посочи причината за неявяването. работно място, ако има инсталиран такъв.

Причината е посочена в горния ред срещу пълното име на служителя, а в долния ред - броят на действително отработените часове и ако служителят не се е появил на работното място, долната клетка може да остане празна.

Следващата стъпка е да се изчисли общият брой реално отработени часове и дни за двуседмични периоди, а в края на таблицата - резултатът от изчисленията за месеца.

В този случай трябва внимателно да следите дали общият брой календарни дни в месеца съвпада с броя на работните дни, почивните дни и празниците, посочени за всеки служител.

Трябва да се каже, че понякога отговорните за попълването на графика въвеждат само информация, която се отнася до дните, в които служителят е отсъствал от работното място. Тази опция обаче може да доведе до кадрови и счетоводни грешки, така че не е препоръчително да я използвате.

Дата и подписи на отговорните лица

След попълване на графика служителят, който отговаря за него, трябва да посочи позицията си, както и да постави подпис в съответните клетки, които трябва да бъдат дешифрирани. Отчетната карта трябва да бъде одобрена и от ръководителя на структурното звено или директора на предприятието - също като се посочва длъжността и подписът с препис. Последното нещо, което трябва да поставите, е датата за попълване на графика.

Всяка фирма и предприемач, действащ като работодател, когато използва труда на служителите, трябва да вземе предвид работното им време. Законодателството предвижда използването на специален формуляр за тези цели, наречен лист за работно време. Отговорността за попълването му е на отговорните длъжностни лица.

Кодексът на труда на Руската федерация установява, че всеки работодател, независимо от формата на собственост, е длъжен да води отчет за отработените часове от своите служители. За липсата на графици се предвиждат административни санкции както за самата организация, така и за нейните отговорни служители.

Графикът на работното време е формуляр, който съдържа информация за работните дни за всеки служител, както и отсъствията от работа по уважителни или неважни причини. Може да се направи по два начина:

1. Всички данни за присъствие или отсъствие на служители се поддържат ежедневно.
2. Данните се въвеждат в разписанието в случай на отклонение, т.е. при отсъствие, неявяване, закъснение и др.

Въз основа на информацията в този документ се изчисляват заплатите за целия персонал на компанията. Позволява ви да наблюдавате съответствието трудова дисциплина, както и стандартната продължителност на работната седмица, продължителността, изпълнението на задълженията през почивните дни.

Законодателството установява 40-часова седмица за петдневна работа и 36-часова седмица за шестдневна работа.При обобщено счетоводство нормата може да бъде нарушена, основното изискване е тя да съответства на определена сума за отчетния период, например тримесечие.

Когато една фирма получи проверка от инспекцията по труда, основният документ, който изискват, е лист за работно време. Той е и основният източник за образуването статистическа отчетностпо труда и персонала.

Процедура за използване на отчетната карта

Разписанията се възлагат на определен служител, който се контролира от ръководителя на неговото структурно звено. Записите в отчета се правят всеки ден.

Съгласно нормите на закона, стопански субект има право да използва формуляр във формуляр Т-12 или формуляр Т-13, одобрен от Росстат. Първият вариант се използва както за отчитане на периода на работа, така и за изчисляване на заплатите. Вторият документ може да се използва, ако работното време се отразява автоматично.

Компанията може също да разработи свой собствен документ, като вземе предвид съществуващите нужди. В същото време той трябва да съдържа редица задължителни подробности. Програми за кадрови досиетасъдържат стандартизирани формуляри.

Попълването на графика може да се извърши ръчно или с помощта на компютър. В последния случай цялата информация се въвежда в програмата, а самият формуляр се отпечатва в края на месеца.

В този случай в отчета се използват специални обозначения. Те са азбучни и цифрови. Например, работата на служител в рамките на нормалния диапазон се отразява с буквата Y или код 01. Документът се въвежда първо с кода, а след това с продължителността на работа. Шифрите не могат да се използват просто така, те трябва да бъдат попълнени въз основа на подкрепящи документи или по друг начин.

В ведомостта се отразява цялото време, включително командировки, отпуски, болнични и др. Можете да въведете кода за вида на възнаграждението в ведомостта, който е четирицифрен цифров код. Например код 2000 се използва за заплати, 2010 за граждански договори, 2012 за отпуски и обезщетения, 2300 за болнични и др.

Графикът се затваря в последния ден от месеца или на следващия ден. Отговорното лице го предава на началника на отдела за проверка и подпис, след което го препраща към отдела за персонал. Отдел "Личен състав".сверява информацията от предоставената табела с кадрови документи. След това графикът се изпраща в счетоводния отдел за изчисляване на заплатите.

Трябва да се има предвид, че графикът трябва да бъде предоставен на две части, от които първата половина на месеца е предвидена за изчисляване на авансовата заплата, а втората половина за изчисляване на пълната заплата въз основа на резултатите от отработения месец .

Разходваният документ се архивира в специални папки, а в края на годината се изпраща в архива, където може да се съхранява до пет години. Ако компанията в съответствие с специална оценкаима вредни и опасни условиятруд, тази форма трябва да се запази до 75-годишна възраст.

Примерен лист за време

Моля, имайте предвид, че за удобство и по-добра информативност на примера ние леко модифицирахме графика - някои редове бяха премахнати, а други добавени, но общото значение не е променено. В края на страницата можете да изтеглите примерни разписания във формат Excel.

Трябва да започнете да попълвате от заглавката на документа. Тук се посочва пълното име на компанията и нейният код според указателя OKPO, на следващия ред - за коя структурна единица се съставя тази отчетна карта.

След това се записват поредният номер на документа, датата на изготвяне, както и периодът, който обхваща (обикновено календарен месец).

След това се попълва основната част на документа.

Колона 1 - номер по ред в тази таблица

Колона 2 и 3 - Пълно име. служител, неговата длъжност, присвоен персонален номер.

Колона 4 се използва за ежедневно записване на присъствието или отсъствието на служителя. За всеки ден се отделят две клетки една под друга - горната съдържа кодово обозначение, обикновено под формата на буква или цифра, долната съдържа броя на отработените часове или може да се остави празна.

Основни кодове за попълване на присъствие:

• I – ако служителят е работил пълен работен ден.
• К – ако служителят е в командировка.
• B – този код маркира почивните дни и почивни дни.
• ПР – когато служителят е в основен годишен платен отпуск.
• B – При болест на служител (отпуск по болест) или временна неработоспособност.
• ПРЕДИ - ако служителят е ползвал отпуск без заплащане (за своя сметка).
• П – отпуск, предоставен на служителка по повод бременност и раждане.
• ОЖ – отпуск за отглеждане на дете до 3 години.
• NN - в случай на неявяване на служител на работното място по неизвестни причини. Можете или да оставите празно място, или да посочите този код до изясняване на причината за отсъствието, ако те са валидни, тогава ще трябва да въведете код, съответстващ на причината.

Колона 5 показва колко дни и часове са отработени за всяка половина от месеца - дни отгоре, часове отдолу.

В колона 6 се посочват същите данни, но за целия месец.

Колони 7-9се използват за посочване на информация, предназначена за изчисляване на заплатите. Ако всички служители, включени в графика, използват един и същ код на заплатите и съответна сметка, тогава в заглавката на тази таблица трябва да попълните съответните колони със същото име. В този случай колони 7-8 директно в реда на служителя остават празни и трябва само да посочите данни в колона 9.

Ако през месеца кодовете и сметките на служителите се различават, тогава в колона 7 се посочва цифровият код, съответстващ на необходимия вид възнаграждение. След това в колона 8 е необходимо да въведете номера на сметката съгласно Сметкоплана, която съответства на този вид плащане. В колона 9 се посочва броят на отработените дни или часове според записания вид плащане.

Основни кодове на заплатите:

• 2000 г. – при изплащане на трудови възнаграждения по типови трудови договори и командировъчни.
• 2010 г. – при заплащане на труд по граждански договор.
• 2012 г. – ако на служителя е изплатен отпуск.
• 2300 – при изплащане на болнични и обезщетения за временна нетрудоспособност.

В колони 10-13 се въвежда информация за отсъствието на служителя от работното място - тук трябва да посочите кода, съответстващ на причината, както и за колко дни или часове се отнася.

В долната част на графика отляво има фамилия, длъжност и личен подпис на лицето, което го е попълнило. Срещу него вдясно документът е подписан от ръководителя на отдела, за който е съставена отчетната карта, и служителя на отдела за персонал, посочващ техните данни. Тук е посочена датата на подписване от всяко от отговорните лица.

Нюанси

Към основния график може да се добави допълнителен лист, който трябва да бъде попълнен за служителя при уволнението му. В края на месеца той се прикрепя към общия график, в който се прави запис за пенсионирания служител „Уволнен“.

Отсъствие на служител от работа

Ако служител не се яви на работа по неизвестна причина, тогава в колона 4 на графика трябва да въведете кода „NN“ или „30“ - „Отсъствие по неизвестни причини“. След като служителят потвърди причината за отсъствието - отпуск по болест, неявяване и др., се правят корекции в отчета и се променя кодът „NN” на този, съответстващ на причината за неявяване.

Болест по време на почивка

Ако служител се разболее, докато е в годишен отпуски при завръщането си от него е донесъл болничен, като в този случай посочените дни на заболяване в талона са отбелязани с код (В) вместо отбелязаните дни отпуск (ОТ). В този случай отпускът се удължава за времето на заболяването на служителя.

Празненство по време на ваканция

Ако в съответствие с производствен календарАко има празници по време на ваканционния период, например майската ваканция, тогава тези дни не се включват във ваканцията - вместо това трябва да се въведе код (B). Останалите дни също са отбелязани със съответния код (OT). Така например ваканцията може да падне на Деня на Русия, ако е взета от 11 до 18 юни. В този случай 13 юни е отбелязан с код (B).

Кодексът на труда на Руската федерация (член 91) установява задължението на работодателя да води записи за времето, отработено от служителите. За тази цел има унифицирани формилист за работно време за 2019 г. (TURV), одобрен с Решение № 1 на Държавния комитет по статистика от 01.05.2004 г. Използването на тези формуляри не е задължително, така че работодателят може да разработи свой собствен. Формуляр № T-13 се използва най-често, тъй като се използва за автоматизирана обработка на пълномощията. По-долу е формата на листа за работно време за 2019 г.

Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 март 2015 г. № 52n одобри формуляра OKUD 0504421 за използване от властите държавна власт (правителствени агенции), органи местно управление, органи на управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни (общински) институции. Със същата заповед се определя редът за попълването и прилагането му. Предлагаме ви да изберете подходящия и да изтеглите графика за време (прост формуляр).

Формуляр Т-12

Формуляр Т-13

Формуляр OKUD 0504421

Как да запишете отработеното време

За всякаква продължителност работен ден, независимо от установените режими, работното време може да бъде отразено в счетоводната таблица по два начина:

• метод за непрекъснато регистриране на явяване и отсъствие от работа;
• като се записват само отклонения (неявяване, извънреден труд и др.).

Ако продължителността на работния ден (смяна) е непроменена, могат да се записват само отклонения, тъй като условията трудов договорили вътрешни правила трудови разпоредбиопределя се броят на работните часове за всеки работен ден.

В случай, че броят на отработените часове в различни дни (смени) може да е различен, например при записване на общото отработено време трябва да се използва методът на непрекъсната регистрация. Това ще позволи след края на отчетния период да се идентифицира евентуален извънреден труд, както и да се коригира по-нататъшното участие на служителя в работата в рамките на нормата за продължителността на отработеното време, установена за тази категория.

Отбелязва в листа за работно време причините за отсъствие от работа, работа в работно време полудневнаили по инициатива на служителя или работодателя, намаленото работно време и др. се извършват въз основа на надлежно оформени документи (лист за неработоспособност, удостоверение за изпълнение на държавна или обществени задължения, писмено предупреждение за престой, заявление за работа на непълно работно време, писмено съгласие на служителя в случаите, установени със закон и др.).

Как да попълните календар (лист) на работното време за 2019 г

При съставянето трябва да се ръководите от Инструкциите за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрени с Решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 (наричано по-долу като инструкциите). В този случай те се използват. Така че, когато се отразява количеството отработено време, срещу фамилията на служителя се въвежда буквен (I) или цифров (01) код, а в долните редове се посочва продължителността на работата. Ако работата по график пада през нощта, тогава е възможно да се допълни формулярът с колони, за да се посочат необходимите подробности.

Пример за попълване на формуляр OKUD 0504421

Кой попълва графика?

Табельът за работно време, чийто празен формуляр можете да изтеглите по-горе, се попълва от упълномощено лице. Ако TURV за всяко подразделение на организацията се поддържа отделно, тогава е препоръчително при назначаване на отговорно лице да се издаде заповед, в която се посочва длъжността, фамилията, собственото име, бащиното име на служителя, отговорен за изготвянето на графика за всеки структурна единица, и лицето, което го замества по време на отсъствието му.

Образец на заповед за назначаване на отговорник

Почивни дни и празници в отчета за 2019 г

Те се отразяват в съответствие с, което отчита всички установени празници и техните трансфери в съответствие с правителствените постановления. Почивните дни за различните категории служители варират в зависимост от работния график, установен за тях. Счетоводният код на празниците в документа може да е различен. Зависи как организацията заплаща тези дни и на каква база са предоставени.

Почивен ден в съответствие с графика на служителя се обозначава с буквен (B) или цифров (26) код. Не засяга установените заплати.

Ако по инициатива на компанията служителите получат допълнителен почивен ден и компанията намали месечната норма на работа за тях, тогава служителите получават пълна заплата и тези дни не се заплащат от компанията. За такива дни графикът съдържа буквен (B) или цифров (26) код.

Друг случай на установяване на допълнителен почивен ден от фирма е, когато служителите излизат на почивен ден и компанията заплаща тези дни според средната стойност. Оказва се, че работниците получават заплата за отработени дни и средна заплата за допълнителни платени почивни дни. За такъв случай отчетната карта предоставя буквен (OB) или цифров (27) код.

Срок на съхранение на листовете за време

Такава счетоводна таблица е документ за персонала, свързан с организацията на труда, за който чл. 22.1 от Закона за архивното дело установява специален срок на съхранение, а именно:

• пет години от края на годината, в която е съставен, ако графикът за работното време отчита само работата на тези служители, които работят при нормални условия на труд;
• 50 години от датата на изготвяне на TURV, ако отчита работата на служители, заети с вредна или опасна работа.

Счетоводство и данъци

Въз основа на данните, посочени в таблицата, счетоводният отдел изчислява заплати и различни обезщетения. Тези данни се отразяват и върху плащането на данъци. Нека обърнем внимание на основните рискове.

При преминаване на данъчни проверки, включително данък върху доходите, компанията трябва да предостави надеждни данни за броя на дните и часовете, отработени от всеки служител, за да потвърди правилността на начисленията. Ако бъдат установени нарушения, размерът на данъка върху доходите, посочен в отчетите, ще се счита за неправилен, което ще доведе до налагане на санкции.

Въз основа на доходите на служителя организацията, като данъчен агент, трябва да разбере дали това лице е данъчен резидент на Руската федерация, за да използва правилната данъчна ставка при изчислението. Именно отчетът ще може да потвърди реалното присъствие на служителя в страната. Особено трябва да се вземе предвид тази функциятези работодатели, които изпращат служители в командировки в Беларус или Казахстан, тъй като при преминаване на тези граници не се правят бележки в паспорта на гражданина. Ако възникне спор, компанията ще може да докаже, че е приложила правилната ставка, удържала и начислила данък върху доходите на физическите лица в пълен размер.

Правилното попълване на графика гарантира на компанията възможността на Фонда за социално осигуряване да отчита разходите за отпуск по болест, тъй като няма да е възможно официално да се потвърди броят на отработените дни, които са изключително важни при изчисляването на тези суми.