Анализ на изпълнението на дисциплината

Данните за хода и резултатите от контрола върху изпълнението на документите се анализират периодично. По правило информация за състоянието на изпълнителската дисциплина се обещава ежемесечно. Резултатите от работата на изпълнителите изглеждат най-ясно, ако месечните отчети, представяни на ръководството, показват:

· общия брой документи в работата на изпълнителите;

· брой (%) на работата, завършена предсрочно;

· брой (%) незавършени или изпълнени по-късно от установените срокове;

· забавяне на изпълнението на работни акции;

· причини за забавяне на изпълнението.

Въз основа на анализа на тези данни ръководството предприема мерки за подобряване на изпълнителската дисциплина, ускоряване на документооборота на организацията и увеличаване обща култураработа с документи.

Форма на отговорност за ненавременно изпълнение на документи

В съответствие с USORD причините, поради които документите се забавят с крайните срокове, включват:

· голям документооборот, т.е. превишаване на натоварването на служителя;

· ниска изпълнителска дисциплина (немарливо отношение на служителя);

· ръководителят е много зает, което предизвиква отслабване на контрола върху служителите му;

· недостатък технически средствадизайн и тираж.

Има две форми на отговорност:

· административни (глоба, лишаване от премия, устна и писмена забележка, порицание);

· дисциплинарни (временно понижаване, отлагане на отпуск и уволнение, ако служителят не е предоставил обяснителна бележка поради нарушение на контролните срокове).

Анализ на контрола върху изпълнението на документи въз основа на проучване - в Семеновския районен съд на Нижни Новгородска област

Всичко започна, когато Семеновският районен съд се заинтересува от историята на съдебната система родна земя. И започнаха да събират исторически материали според силите си. Самият район Семеновски има дълго историческо минало. Както знаем от историята. След разцеплението на православната църква привържениците на старата вяра избягаха в нашите отвъдволжки гори, заселиха се по бреговете на река Керженец, създадоха манастири и поради местоположението си получиха името „кержаки“, което означаваше и означава крепост на старата вяра. Историята на Семьоновския регион, а и не само него, е описана в книгата му на М. Печерски „В горите“.

През 1780 г. в провинция Нижни Новгород са сформирани окръжни съдилища - имоти съдебни органи за граждански и наказателни дела на благородници, а по-късно и други имоти в селски районии окръзи.

През 1787 г. в град Семенов няма окръжен съд и дворянско попечителство, няма и магистрат, а когато семеновците поискат да се създаде съвестен съд, тъй като поради малкото население те могат да съдят кметовете.

През 1796 г. е създаден Семеновският окръжен съд, където в резултат на одита заседателят на Горния земски съд Жедрински е преместен като съдия. Съдията на Семеновския районен нисш съвет П. Бошчанов е избран за заседател, а Д. Шнитинков - секретар на Семеновския районен съд.

Съдебната реформа от 1864 г. коренно промени съдебната система и съдебните производства, създадени въз основа на „Институцията за губернаторствата“ от 1775 г.; те бяха ликвидирани, сформирани бяха нови съдебни институции: съдилища с назначени съдии (окръжни съдилища и съдебни палати) и съдилища с избрани съдии) магистрати и конгреси на мировите съдии).

На 23 април 1869 г. е образуван Нижегородският окръжен съд. Магистратските съдилища, оглавявани от мирови съдии, бяха по-долни съдебни инстанции със съкратено производство. Решенията на магистратския съд могат да бъдат обжалвани пред окръжния конгрес на магистратите.

Почетните мирови съдии на Семеновски окръг бяха:

· Лейтенант А.Н. Белоховски:

· Провинциален секретар Н.Н. Бологовски:

· Принц А.М. Волконски;

· Колегиален със секретар граф Шалашин.

Съдии от градския магистрат на Семеновски:

· 1835 - Д. Скушовски, Ф. Миледин;

· 1863 - К. Прудовски, Ф. Хехнев, Ф. Хренов;

· 1864 - И. Елунов, Е. Милелин;

· 1854 - С. Шоронов, М. Киселев, Бочкарев.

След революцията градският магистрат на Семеновски е преименуван на Семеновски районен съд.

На 3 юли 1917 г. са избрани местни мирови съдии и са създадени шест района на местни съдии, които обслужват както районите Семеновски, така и района Борски, които по това време са били част от района на Семеновски. В архивите са открити някои сведения за онези, които са раздавали правосъдие на територията на Семеновски район, но едва от 1934 г.

Така беше установено, че през октомври 1034 г. В. В. е избран за народен съдия на Семеновски окръг. Жаринов, който работи на тази позиция до 1040 г., след това е преместен на работа в Министерството на правосъдието на RSFSR. От 1945 до 1967 г. правосъдието в Семеновски район се извършва от С.М. Соколов, председател на Семеновския народен съд от 1960 до 1969 г. е К.Е. Шевчук. След това, от 1969 до 1989 г., В. П. работи като председател на Семеновския съд. Задорина. През 1989 г. Михаил Петрович Смирнов е избран за съдия в Семеновския народен съд, който след това работи като председател на Семеновския районен съд от 1993 до 1996 г. М.П. Смирнов почина преждевременно. Също така от 1963 до 1982 г. Д. И. работи като съдия в Семеновския съд. Кулков, ветеран от Великия Отечествена война, който почина през 2006 г.

В момента пенсионираните съдии Т.А. Андроничева, работила от 1981 до 2001 г., L.I. Единственова – от 1997 до 2005г.

От 1986 г. до 1994 г. В. С. работи като съдия в Семеновския съд. Мясникова, в момента съдия в Областния съд в Нижни Новгород.

В момента Семеновският окръжен съд се намира в сграда, която преди е принадлежала на Семеновския районен партиен комитет. Тук по инициатива на бившия председател на Семеновския съд М.П. Смирнова, както и съдиите V.S. Мясникова, преодолявайки съпротивата на някои длъжностни лица, премества съда от порутена дървена сграда, изпълнявайки заповед на президента на Руската федерация № 32-rp от 3 септември 1991 г. „За спешни мерки за подобряване на работата на съдилищата на РСФСР”. Обитаваната сграда не отговаря напълно на изискванията за съдебно помещение, необходимо е изпълнение основен ремонтсграда.

IN дадено времеСъдът се компютъризира, уебсайтът на Семеновския съд е създаден в Интернет, което насърчава откритостта и прозрачността и достъпността на съдебните производства за населението на региона.

До 2003 г. народните заседатели участваха в разглеждането на делата, което говори за откритост на съдебното производство. Вече всеки може да си уреди час при всеки съдия.

През 2003 г. са внесени за разглеждане 190 наказателни дела (още 213 граждански), след това през 2005 г. - вече 244 (248 граждански), а за деветте месеца на 2006 г. - 175 (плюс 174). Оказва се, че на съдия се падат по стотина дела, като някои от тях продължават с месеци.

Обслужване документална поддръжкаБордът основава своята работа на следното нормативни документи:

· Поръчка Генералният директорСъдебно отделение върховен съд Руска федерацияот 29 януари 1999 г. № 8;

· Временни инструкции за водене на деловодство в окръжния съд (изменени с постановление на Върховния съд на Руската федерация от 29 януари 1999 г. № 94);

· Инструкции за поддържане на съдебна статистика в съдилища с обща юрисдикция на Руската федерация, отдели (отдели) на Съдебния департамент към Върховния съд на Руската федерация;

· Наказателно-процесуалния кодекс на Руската федерация;

· Граждански процесуален кодекс на Руската федерация;

· Административен кодексРуска федерация.

В Семеновския районен съд функциите на документация за управление се изпълняват от канцеларията, която организира работата си под ръководството на председателя на съда в съответствие с Временните инструкции за канцеларска работа в Окръжния съд и Инструкциите за Водене на съдебна статистика. Председател на съда

Поради спецификата на организацията, контролът върху изпълнението на документите съществува в уникална форма. Входящите документи (жалби, предложения, изявления) от граждани и организации се регистрират в дневник (формуляр № 23), като се посочва датата на тяхното получаване. Регистрираните жалби се предават в същия ден на председателя на съда, който в съответствие със закона определя изпълнителя, срока за разглеждане и дава конкретни указания на изпълнителя. Индивидуални искания (например получени от органи и длъжностни лица, на които се изисква отговор след разрешение) могат да бъдат поставени под контрол от председателя, което се отбелязва в дневника (формуляр № 23). Началникът на канцеларията (съдебен секретар) системно преглежда регистрационния дневник и докладва на председателя на съда за всички заявления, за които е изтекъл установеният срок за решаване. Ако жалбата не съдържа въпроси от компетентността на съда, тя се изпраща не по-късно от пет дни след получаването й от канцеларията на органите или длъжностните лица, упълномощени да решават жалбата, с уведомление до заявителя. Жалбата се счита за решена и се отстранява от контрол с решение на председателя на съда. Решените жалби, заедно с копие от отговора до жалбоподателя и друга кореспонденция по тях, се образуват в отделно производство. В дневника се прави бележка относно разглеждането на жалбата.

Субекти на контрол са председателят на съда и началникът на канцеларията, а обекти - сроковете за разглеждане на делата и изпълнението на решенията по тях и технологията на работа с тях.

Ръководителят на офиса отговаря за надзора на:

· поддържане на първична статистическа отчетност (регистрационни и статистически картони за наказателни и граждански дела и др.) 4

· за сроковете за изпълнение на предложения, жалби, молби, постъпили в съда, за изпълнението на укази на президента на Руската федерация за помилване;

· контрол по изпълнението на заповеди, изпратени до други съдилища или получени от други съдилища.

Ръководителят на офиса поддържа регистрационни карти, дневници на формуляри № 23 и № 51, които показват информация за изпълнителни документи.

В Семеновския районен съд основните документи, работата по които се наблюдава постоянно, са наказателни, граждански и административни дела. Контролът е разделен на два етапа:

1. непосредствено разглеждане на делото в съдебни заседания - от председателя на съда или негови помощници;

2. изпълнение на решението със службата на съдебен изпълнител или други упълномощени лица.

Организацията има стандартни срокове за разглеждане на дела, които са посочени в Наказателно-процесуалния кодекс на Руската федерация, Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация и Административния кодекс на Руската федерация. Наказателните дела се разглеждат в съответствие с Наказателно-процесуалния кодекс на Руската федерация 30 дни; граждански дела - 14 дни (с Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация); административни дела могат да се разглеждат до 2 месеца (Административен кодекс на Руската федерация).

Индивидуалните срокове за разглеждане могат да бъдат определени от председателя на съда, например, когато е необходимо да се вземе спешно решение по делото или жалбата е дошла от по-висши органи.

След постановяване на съдебна присъда по конкретно дело се издава изпълнителен лист, който се изпраща на съответното звено на съдебните изпълнители - изпълнителя на присъдата.След това съдебната служба (или други длъжностни лица) привежда в сила съдебната присъда. (срокът за изпълнение на присъдата може да бъде произволен). След приключване на изпълнителните действия, изпълнителният лист се връща в съда. Глава Службата проверява връщането на изпълнителни листове на тримесечие. След като установи факти за дълго забавяне на връщането на изпълнителни листове, ръководителят. Службата подготвя напомняния до съответните отдели на съдебните изпълнители, на които са изпратени за изпълнение посочените изпълнителни документи. За отделни случаи (например обезщетение за щети) се образуват контролно-изпълнителни производства, които се регистрират в специален дневник (образец № 51) и в регистрационната карта. Контролното производство се съхранява в канцеларията на съда до пълното възстановяване на присъдените суми (съдържа копие от съдебната присъда, информация за направление за изпълнение на изпълнителни документи, информация за размерите на производствените санкции).

Нарушаването на сроковете за изпълнение на документите се случва не по вина на служителите в офиса, а поради други структури, които не са изпратили случая навреме, например съдебните изпълнители забавиха връщането на изпълнителните документи. В този случай председателят издава напомняне на съдебните изпълнители.

Всички приключили жалби (дела) се съхраняват в канцеларията на съда, а след изтичане на календарната година се предават на архив. Всеки файл има свой собствен срок на съхранение (най-важните се съхраняват постоянно в държавния архив).

Февруари е времето за равносметка на свършените задачи през изминалата година. На преден план излизат въпросите за контрола върху изпълнението на задачите и изпълнителската дисциплина. Защо е необходим контрол и как да го провеждаме през цялата година, ще обясним в статията.

ЗАЩО ИЗПЪЛНИТЕЛСКАТА ДИСЦИПЛИНА СЕ АНАЛИЗИРА ПРЕЗ ФЕВРУАРИ

Ще бъде възможно да се анализира изпълнението на задачите в организацията през изминалата година не по-рано от февруари. Годишната справка за изпълнителската дисциплина в организацията се изготвя в първите дни на февруари поради две причини :

1. Повечето задачи с документи имат типичен краен срок от 30 календарни дни. Ако задачата е дадена на 30 декември, то тя трябва да бъде изпълнена преди 30 януари включително. През 2018 г. последният работен ден беше 29 декември (29 януари 2019 г. е типичният краен срок за изпълнение на задачи по документи). През 2019 г. 30 и 31 декември вече ще бъдат работни дни, следователно сроковете за изпълнение на задачите ще се изместят с последните дниянуари.
2. Не може да се пренебрегне човешки фактори много често срещания навик да се отлагат нещата за последния момент. Малко вероятно е сред изпълнителите да няма някой, който да изпрати отчетите си на 29 януари, въпреки че имаше цял месец за това.

Така, ако крайният срок за задача е 29 януари, тогава трябва да изчакаме до този ден. Ако дори на 30 януари няма отчет за изпълнение, едва тогава задачата може да се счита за неизпълнена.

КАКВО Е КОНТРОЛ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ЗАДАЧИТЕ И ИЗПЪЛНИТЕЛСКА ДИСЦИПЛИНА

Всеки ден лидерът поставя задачи на своите подчинени. Разбира се, те трябва да бъдат изпълнени. Но не винаги се получава така. Следователно има наблюдение на изпълнението на задачите.

Екстракция
от GOST R 7.0.8-2013 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателство. Деловодство и архивиране. Термини и определения"

88. контрол върху изпълнението на документите: Набор от действия, които осигуряват навременното изпълнение на документите.

Служителят, отговорен за наблюдение на изпълнението на документите, винаги е наясно със статуса изпълнителска дисциплина в една организация - съотношението на броя на възложените задачи към броя на изпълнените. В идеалния случай балансът трябва да бъде 1:1.

Контролът върху изпълнението на поръчките не съществува сам по себе си. Това е инструмент за управление и основа на мотивационната система в организацията. Въз основа на знанието кой и как е работил през отчетния период се разпределят премии и бонуси за този период. Така например през февруари изготвяме отчет за дисциплината на представяне за изминалата година, за да разпределим годишни бонуси. Ако няма система за мотивация „плюс“, тогава контролът върху дисциплината на изпълнение служи за по-малко приятна цел - да разпределя наказания за неизпълнение на задачите ( дисциплинарни мерки, премиите не са изплатени изцяло). Ако не се предвидят наказания, контролът губи смисъл. Например директорът е наясно, че от 10 негови предписания само половината са изпълнени, но какво като не се вземат мерки?

КОЙ КОНТРОЛИРА

Лицето, отговорно за наблюдението на изпълнението на документите, обикновено се назначава измежду служителите на службата за управление на офиса. Например, ръководител на служба или един от нейните служители, в малки организации - помощник-мениджър.

Отговорникът се назначава със заповед за основната дейност (Пример 1), като в длъжностната характеристика се правят съответни допълнения (Пример 2).

КАКВОТО СЕ КОНТРОЛИРА

Ако една организация използва система електронен документооборот (SED), тогава всички възложени в него задачи автоматично попадат под контрол. Ежедневните и годишните сертификати също се генерират автоматично (подробно). Остава отговорникът за контрола да генерира справка и да я „разтовари” от програмата.

При липса на EDS има опции:

• организацията може да контролира всички задачи. От една страна, това опростява процеса: не е необходимо да вземате решение за всяка задача дали да контролирате нейното изпълнение или не. От друга страна, количеството работа се увеличава значително. Това, което EDMS прави автоматично, отговорното лице е принудено да прави ръчно;
• Организацията определя задачите, които се поставят под контрол. Съставя се списък на респондентите, изпълнението на писмата от които се следи; теми за вътрешна и външна кореспонденция; видове документи. Списъкът е фиксиран в инструкциите за работа в офиса (Пример 3). Обърнете внимание на клауза 5.8.27 в Пример 3: тя дава на организацията правото да постави всяка поръчка под контрол, ако директорът сметне за необходимо.

ВИДОВЕ ЗАДАЧИ, ЧИЕТО ИЗПЪЛНЕНИЕ СЕ КОНТРОЛИРА

Написано

Повечето от тези поръчки. Те са разделени на видове според вида на документа:

• задачи за входящи писма;
• задания за вътрешна кореспонденция (служебни бележки, бележки);
• възлагане по заповеди за основна дейност;
• задачи по протоколи от срещи;
• задачи за координиране на проекти на документи.

Входящи задачи по имейл и вътрешна кореспонденция са посочени в резолюцията. Това са реквизити на документа, които трябва да съдържат фамилия, инициали на изпълнителя/изпълнителите, указания за документа, ако е необходимо, срок за изпълнение, подпис на лицето, издало резолюцията, дата на резолюцията.

Ръководителите може да не посочват съдържанието на задачата, крайния срок или дори името на изпълнителя (в зависимост от ситуацията). Секретарят, който поставя задачата за изпълнение, трябва да разбере, че:

• ако директорът не е посочил срок, тогава се използва стандартният срок, установен в инструкциите за управление на офиса;
• ако директорът не е посочил съдържанието на задачата, тогава писмото (бележката) е стандартно и самият изпълнител трябва да разбере какво да прави;
• ако директорът не е посочил изпълнителя, тогава писмото (бележката) е стандартно и самият секретар трябва да разбере на кого да изпрати задачата, а изпълнителят трябва да разбере, че този въпрос е в обхвата на неговите задължения.

Последният вариант е извън нормата, но е често срещан.

В заповеди и протоколи поръчката, срокът и изпълнителят са посочени в текста на документа (съответно примери 4, 5).

Задачи за съгласуване на проекти на документи се различават по начин на изпълнение. Те не изискват резолюции или произношение в заповеди или протоколи. Съставът на одобряващите лица за всеки вид документ е фиксиран в инструкциите за деловодство, правилата за договорна работа и др. Ако официаленАко бъде получен проект на документ с надпис „За одобрение“, тогава той, изпълнявайки изискванията на LNA, трябва да изпълни тази задача без допълнителни инструкции.

Орален

Много мениджъри, с помощта на секретарка, контролират своите устни инструкции. Това е по-трудно от проверката на писмени задачи:

• устната инструкция трябва да бъде „уловена” и правилно заявена в задачата;
• устната поръчка няма стандартни срокове за изпълнение;
• Изпълнителят може също да даде отчет за изпълнението на устна поръчка устно, на лична среща с директора или по телефона, но няма да съобщава на секретаря за това.

За да се гарантира, че няма да възникнат проблеми при наблюдение на изпълнението на устни инструкции, секретарят може:

• съгласува се с директора, че ако устна заповед бъде поставена под контрол, тогава директорът уведомява секретаря за това, като посочва както изпълнителя, така и крайния срок;
• предложи на директора да превърне устна инструкция в писмена: създайте заповед за основната дейност или кратък протокол от срещата. Тогава устното обучение ще се превърне в редовна документна задача, която се контролира много по-лесно;
• ако заповедта все още остава устна, секретарят напомня на изпълнителя за необходимостта да представи доклад за изпълнение не само на директора, но и на контрольора - секретаря.

Секретарят уведомява изпълнителя за възлагането на задачата от EDMS или от електронна поща, т.е. във всеки случай заданието се посочва в писмен вид и се записва датата на изпращането му на изпълнителя.

СРОКОВЕ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ЗАДАЧИТЕ

Крайните срокове за изпълнение на всеки тип задача трябва да бъдат определени в инструкциите за управление на офиса на организацията. Източникът на крайните срокове може да бъде Примерни инструкциина работа в офиса държавни организации(клаузи 4.6, 6.6), както и индустриални разпоредби.

Особено внимание трябва да се обърне на сроковете жалби на граждани. Тук се прилага Федералният закон от 2 май 2006 г. № 59-FZ „За реда за разглеждане на жалби от граждани на Руската федерация“ (изменен на 27 декември 2018 г.; наричан по-долу Федерален закон № 59-FZ) . Нека цитираме две негови статии:

Екстракция
от Федерален закон№ 59-ФЗ

2. Писмената жалба подлежи на задължителна регистрация в рамките на три дни от получаването V държавна агенция, орган местно управлениеили официален.

Екстракция

от Федерален закон № 59-FZ

Член 12. Срокове за разглеждане на писмена жалба

1. Писмена жалба, постъпила от държавен орган, орган на местното самоуправление или длъжностно лице в съответствие с тяхната компетентност, се разглежда в 30-дневен срок от датата на регистриране на писмената жалба...

Законодателят даде на организациите три допълнителни дни за изпълнение на исканията на гражданите в сравнение с писмата, получени от организации, които са регистрирани в деня на получаване. Дали да използва това, организацията определя сама и записва решението в инструкциите за управление на офиса (Пример 6).

АЛГОРИТЪМ ЗА УПРАВЛЕНИЕ

Алгоритъмът за наблюдение на изпълнението на поръчките е представен на Диаграмата.

Както разбрахме, независимо дали поръчката е устна или писмена, самият контролен процес задължително се извършва „писмено“. Ще разгледаме какво точно трябва да записва секретарят на всеки етап в Таблицата.

СВИДЕТЕЛСТВО ЗА ИЗПЪЛНИТЕЛСКА ДИСЦИПЛИНА

Резултатът от постоянния мониторинг на изпълнението на задачите на мениджъра са сертификати за дисциплина на изпълнение. По решение на ръководството сертификатите могат да бъдат с различна честота: от ежедневни до годишни. Принципът е прост: ако една организация практикува месечни бонуси въз основа на резултатите, тогава се изготвя сертификат ежемесечно; Ако бонусите са тримесечни, то сертификатът е тримесечен. Можете да генерирате отчети по-често, за да идентифицирате незавършените задачи своевременно. Годишният отчет се съставя във всеки случай: всеки ръководител иска да знае колко от задачите, възложени му през годината, са изпълнени (Пример 7).

Формата на удостоверението също се разработва на организационно ниво и се записва в инструкциите за управление на офиса.

РЕЗЮМЕ

1. Контролът върху изпълнението на поръчките и контролът върху изпълнителската дисциплина са функции на ръководството. Те са в основата на мотивационната политика на организацията.
2. Специално назначен служител следи за изпълнението на поръчките. Той също така предоставя на ръководството информация за състоянието на дисциплината на изпълнение на определена честота.
3. Следят се както задачите по документи, така и устни указания от ръководителя. Въз основа на резултатите от всеки един от тях изпълнителят трябва да представи информативен доклад.

Клауза 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателство. Организационно-разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи" (одобрен със заповед на Росстандарт от 8 декември 2016 г. № 2004-st).

ФЕДЕРАЛНА АГЕНЦИЯ ЗА КУЛТУРА И КИНЕМАТОГРАФИЯ

За засилване на контрола върху състоянието на изпълнителската дисциплина
в апарата на Федералната агенция за култура и кинематография

Анализът на състоянието на изпълнителската дисциплина в апарата на Федералната агенция за култура и кинематография показа, че редица инструкции, съдържащи се в постановления и заповеди на правителството на Руската федерация и протоколи от заседания на правителството, инструкции на президента на Руската федерация Руската федерация, председателят на правителството на Руската федерация, заместник-председателят на правителството на Руската федерация и други органи държавна власт, както и указания от ръководството на Министерството на културата и масови комуникацииРуската федерация е изпълнена в нарушение на установените срокове.

С цел засилване на контрола върху навременното и качествено изпълнение на инструкциите, изготвянето на отговори на искания и жалби от членове на Съвета на федерацията, депутати от Държавната дума, ръководители на държавни органи на съставните образувания на Руската федерация

Заповядвам:

1. За мениджъри структурни подразделенияЗасилете контрола върху навременното и качествено изпълнение на заповедите, назначете измежду своите заместници отговорните за състоянието на изпълнителската дисциплина в отдела.

2. Предупреждавайте ръководителите на отдели за личната отговорност за спазване на сроковете за изпълнение на поръчките.

Установява, че при невъзможност да се изпълни дадена поръчка навреме по обективни причини, ръководителят на отдела предварително представя на ръководството на Агенцията предложения за удължаване на срока с проект за отговор до органа, издал тази поръчка, като посочва причини за удължаването и планираната дата за неговото изпълнение.

3. Административният отдел (А. Д. Краснов) да предприеме организационни мерки за засилване на контрола върху изпълнението на инструкциите в апарата на Федералната агенция за култура и кинематография.

За тези цели:

а) осигурява редовно ежедневно доставяне на официална кореспонденция от Министерството на културата на Русия;

б) обработва приоритетно държавни документи и ги докладва на ръководството на агенцията в деня на получаването им;

в) изпраща ежеседмична информация до ръководителите на структурни звена за поръчки под контрол с изтичащи срокове;

г) изискване от ръководители на структурни подразделения обяснителни бележкиза причините за неизпълнение на конкретна поръчка, като се посочи служителят, отговорен за нейното изпълнение, за последващ доклад до ръководството на агенцията;

д) ежемесечно предоставя на ръководството аналитична информация за състоянието на изпълнителската дисциплина в апарата на агенцията.

4. Преди одобряването на Правилника на Федералната агенция за култура и кинематография, когато организирате работа с официални документи, се ръководете от Примерните правила за взаимодействие на федералните изпълнителни органи, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от януари 19, 2005 N 30.

Отделът по въпросите предоставя на отделите копия от посочения примерен правилник.

5. Договорно-правният отдел (I.F. Ilyina), Бизнес администрацията (A.D. Краснов), с участието на други подразделения на Агенцията, осигуряват изпълнението на параграф 2 от Постановлението на правителството на Руската федерация от 19 януари 2005 г. N 30 „За примерните правила за взаимодействие на федералните органи с изпълнителната власт“ .

6. Главният информационен и изчислителен център (O.P. Neretin) завърши оборудването на работните места на лицата, отговорни за деловодството в отделите, с подходящи програми и организира обучението им, ако е необходимо.

7. Заместник-ръководителите А. А. Голутва, В. С. Малишев трябва да предвидят намаляване на размера на премията за съответното структурно звено и отделни служители, като се вземе предвид дисциплината на изпълнение.

8. Поверете контрола върху изпълнението на тази заповед на заместник-ръководителя В. С. Малишев

Ръководител
М. Е. Швидкой

В тази статия: Кой се нуждае от показател за дисциплина на изпълнение и защо. Какво да оценим с негова помощ. Как да приложим оценка на дисциплината на изпълнение: два алтернативни подхода.

В почти всеки наш проект за внедряване на система за възнаграждение, базирана на показатели за изпълнение, един от най-ключовите показатели е „изпълнителска дисциплина“.

Наистина има много позиции, чиято цел е само стриктното изпълнение на регламентираните операции навреме. Но при по-внимателно разглеждане се оказва, че контролът върху изпълнителската дисциплина е не по-малко важен за ръководителите на структурни подразделения и за такива креативни позиции като например мениджъри по продажбите и търговци. Почти всеки специалист, в допълнение към непосредствените цели на своята длъжност, е длъжен да извършва различни регулаторни операции. За персонала по продажбите това е например навременно подаване на първични документи в счетоводния отдел, точно попълване на данни за контрагентите в счетоводната програма и т.н. За ръководители - предоставяне на планове и отчети. За маркетинг - изпълнение на проектните задачи в срок. И така нататък.

Ръководството трябва да контролира времето и качеството на операциите. Очевидно е. Но разумните служители, които са ориентирани към резултатите и ценят ясните общи правила на играта, също подкрепят въвеждането на такъв индикатор. Първо, те разбират, че тяхното представяне зависи до известна степен от представянето на други връзки във веригата на бизнес процесите. Така че счетоводителят няма да може да изготвя отчети, ако не получи първичните документи навреме. И мениджърът по продажбите няма да може да обработи продажбата, ако доставката не въведе своевременно данни за нови артикули на продукта или ако складът не обработи разписката. Второ, такива служители разбират, че са една и съща връзка в бизнес процесите на компанията и от тях зависи работата на други отдели и резултатите на компанията като цяло. Трето, те предпочитат всички изисквания към тях да бъдат ясно записани, а не да се появяват внезапно в периоди на извънредни ситуации, предизвиквайки спорове и искове от страна на ръководството.

Дисциплина на изпълнение: Какво да оценяваме?

Показателят за изпълнителска дисциплина включва оценка на качеството и сроковете на изпълнение на задачите и заданията. В този случай можем да говорим за оценка на три нива:

1. Изпълнение на проектни задачи и указания от ръководството. Това са доста големи задачи, за които се установяват срокове и изисквания за резултати.

Казуси от практиката:

• Един от мениджърите на отдела за продажби е инструктиран да „почисти“ директорията на контрагентите в 1C в рамките на един месец, като прехвърли неактивните клиенти в архива.
• На системния администратор е възложено да разработи проект за въвеждане на вътрешни комуникации на базата на IP телефония.

1. Извършване на рутинни операции, чиито срокове се определят под формата на конкретна дата.

Казуси от практиката:

• Ръководителите на структурни поделения трябва да представят план за разходите за следващия месец до 25-то число на всеки месец.
• Отделът за доставки следи цените на доставчиците два пъти годишно до определена дата.

1. Изпълнение на „процесни“ задачи, чийто краен срок се определя като период от момента на определено задействащо събитие. Това са задачи, които са част от бизнес процес и се „стартират“ след изпълнението на някаква предишна операция.

Казус:

• Счетоводството извършва плащането не по-късно от следващия ден след получаване на фактурата за плащане.
• Складът обработва разписката в счетоводната програма не по-късно от 3 часа от момента на поставяне на автомобила за разтоварване.

С всяко ниво се повишават изискванията за администриране на системата за оценка на изпълнителската дисциплина. Ако се ограничите до първото ниво, можете да водите записи ръчно, а оценката може да се извърши директно с решение на ръководството. На трето ниво обемът на записаните транзакции ще направи невъзможно ръчното поддържане на пълно счетоводство. Ще трябва да избирате между субективна оценка и внедряване на система за автоматизация.

Субективна оценка или тотален контрол

Ако се концентрирате изключително върху контрола „в голям смисъл“, достатъчно е да водите записи за, да речем, Excel от, например офис мениджър. Точно това направи една наша клиентска организация. По време на годишното планиране бяха формирани проектни задачи и инструкции за ръководители на отдели и отделни специалисти. Те бяха записани в таблица на Excel със заглавие „Годишен план“, посочващо планираните дати за изпълнение. Специално назначен служител следеше за спазването на тези срокове. Въз основа на резултатите от определени отчетни периоди ръководството оцени работата на отговорните лица.

Но първо, задачите всъщност имаха различна тежест и значение, което затрудни въвеждането проста системастимули. На второ място, ръководството чувстваше нарастваща необходимост да вземе предвид по-малки, но не по-малко значими задачи.

Пълният контрол включва фиксиране на планирани и действителни срокове за изпълнение на задачите и на трите горепосочени нива. Това е единственият начин да получите пълна картина на дисциплината на изпълнение на даден служител. Воденето на такива записи ръчно не е реалистично. Необходимо е внедряване на система за автоматизация. Такава система трябва автоматично да създава рутинни и „процесни“ задачи за служителя, да записва действителните срокове, да включва някакъв механизъм за оценка на качеството на изпълнение и, разбира се, да генерира подходящи отчети.

Цената за внедряване на подобно софтуерно решение за малкия и среден бизнес е доста висока. Използвайки примера на програмата 1C-Document Flow, с която трябваше да се справим, ние говорим заоколо няколкостотин хиляди (включително адаптиране и модификация на програмата към нуждите на клиента). Освен това ръководството, което е решило да реализира подобна програма, ще трябва да се примири с необходимостта от въвеждане на нова длъжност - системен администратор.

Алтернатива на прилагането на програма за записване на задачи и задания е да се откаже от пълния контрол в полза на записването само на неуспехите. В този случай оценката ще се основава на броя на нарушенията на сроковете и случаите на некачествено изпълнение на задачите. Информацията за малки операции на процеса ще трябва да бъде пожертвана. Оценката в някои случаи ще бъде субективна. Обемът на работа за администриране на системата ще бъде доста голям: ще трябва ръчно да записвате задачи и нарушения на сроковете, да консолидирате данните в единични отчети за служителя и т.н.

Ще говорим за нашия опит в разработването на система за оценка на дисциплината на изпълнение, в какви стойности да измерваме този KPI и как да свържем индикатора с паричен бонус в следващите статии.

Изпълнителска дисциплина- един от най-важните показателиосигуряване на ефективността на предприятието. Това може да бъде един от ключовите показатели за ефективност. В този случай не само мениджърите, но и самите служители на предприятието ще бъдат пряко заинтересовани от подобряване на дисциплината на изпълнение.

От статията ще научите:

Какво е изпълнителска дисциплина

Този термин се свързва изключително с трудовото правоотношение между служителя и работодателя. Дисциплината на изпълнение е колко добре един служител ясно и навременно изпълнява документи, изпълнява заповеди, инструкции, писмени и устни указания, приети от тези ръководители, на чието подчинение е. Йерархията на подчиненост на служителя се установява от неговата длъжностна характеристика или условия трудов договор.

Изпълнителска дисциплина или изпълнителска дисциплина

На практика често възниква въпросът: изпълнителска или изпълнителска дисциплина, как да пишем правилно, каква формулировка да използваме. В този случай трябва да се свържете тълковен речникРуски език. Той съдържа термина "изпълнение" класифицирани в творческата област - изпълнение на художествени произведения. Този термин се използва, когато говорим за изпълнителски стил, култура, композиция, умение.

В същото време, "изпълнителен" има общо с:

1. на лицето или органа, изпълняващи решения, прилагащи на практика управленски функции: изпълнителна власт, отговорен секретар;
2. на човек, който си върши добре работата отговорности, казват: изпълнителен работник, служител, лаборант.

„Изпълняващ“ е прилагателно, което обикновено се използва с неодушевени съществителни. Следователно отговорът на въпроса „изпълнителска или изпълнителска дисциплина” е ясен – разбира се, изпълнителска дисциплина. И това е разбираемо, ако вземем предвид отношението към работата, реализация служебни задължения. В това отношение вътрешната дисциплина на служителя се проявява и като творческо отношение и е несъзнавана вътрешна необходимост, личностна характеристика. Но в същото време тази потребност може да бъде развита и управлявана.

В същото време дисциплината на изпълнение в една организация може да характеризира както отделни служители, така и цели работни групи и екипи.

Въздействието на изпълнителната дисциплина в една организация върху ефективността на цялото предприятие

Всяко предприятие, независимо от неговия обхват на дейност, форма на собственост и численост на персонала, се състои от подразделения, всяко от които изпълнява специфична функция. Подразделенията от своя страна се състоят от служители, чиято функционалност е определена длъжностни характеристикиили трудов договор. От това колко съвестни са служителите изпълнява документи, изпълняват техните служебни задължения, зависи от работата на целия отдел и съответно от ефективната работа на предприятието като цяло. Дисциплината на изпълнението в една организация определя колко ефективно и навременно всеки служител и отделни работни екипи изпълняват своите задачи. отговорности, както и заповеди за оперативно ръководство.

Именно изпълнителската дисциплина осигурява навременно и качествено изпълнение на елементарни задачи, които от своя страна формират по-големи програми и проекти. Неизпълнението на една от задачите може да остане незабелязано в текущия период, но впоследствие може да доведе до значителни финансови загубии прекъсване на целия проект.

Ниската дисциплина на изпълнение може да се прояви под формата на финансови санкции за неспазване на договорните задължения, както и под формата на загуби поради пропуснати финансови възможности. Следователно предприятието трябва да упражнява управление и контрол на изпълнителската дисциплина, което ще гарантира изпълнението на всички планирани планове, тактически и стратегически задачи, поставени от ръководството на предприятието.

Как да организираме контрола и управлението на изпълнителската дисциплина

Как се управлява дисциплината на изпълнение

Изпълнителната дисциплина е критерий, който е напълно управляем и може да бъде подобрен. За тази цел можете например:

Още на етапа на подбор на кандидати вземете предвид трудовия опит, лична ефективностИ лични качествакандидатите определят колко отговорно приемат работата си;

Установете единни изисквания и единна дисциплинарна процедура в организацията, която да се прилага за всички служители. Нарушаването му трябва да се наказва.

Използвайте диференциран подход за оценка на дисциплината на изпълнение в случаите, когато проектите се изпълняват в съответствие със стандартните изисквания за качество и когато тези изисквания са установени от клиента;

Повишаване на нивото на професионални умения и квалификация на служителите, тъй като дисциплината на изпълнение е пряко зависима от тези показатели;

Внедрете в организацията ефективна системастимули на служителите, мотивиращоте да повишат индивидуалната и колективната дисциплина на изпълнение.

Как да организираме контрола на изпълнителската дисциплина

Въпреки че дисциплината на изпълнение характеризира в по-голяма степен решителности отношението на служителя към изпълнение на възложената му задача, може да се оцени по критерии като:

• качество на извършената работа;
• бързо изпълнение на поръчките;
• своевременност;
• ефикасност.

Количествена оценка на този показател може да се получи чрез прилагане на коефициента на изпълнителска дисциплина. В най-простата си форма се изчислява като съотношението на броя на задачите, изпълнени от даден служител, към броя на задачите, които са му възложени в период на фактуриране. В същото време е много важно възложените задачи да бъдат ясно разбрани от служителя и правилно взети предвид от работодателя.

При поставяне на задача е най-удобно за изпълнителя да използва така наречения SMART формат.

Когато се приложи, всяка задача, дадена на работник, ще бъде най-малко:

1. имат правилно име, започващо с глагол в свършен вид (подготвям, разработвам, композирам и т.н.);
2. възможно най-конкретни и разбираеми;
3. податлив количествено определяне;
4. постижимо;
5. имат специфичен период на изпълнение.

Контролът върху изпълнителската дисциплина трябва да бъде систематичен. Напълно възможно е да се организира чрез установяване на изисквания, някои от които задължителни, а други само желателни. Списъкът с такива изисквания е даден в таблицата.

Задължителни изисквания	Желани изисквания
Задачите на служителите трябва да бъдат документирани с помощта на електронни таблици	Всички задачи, получени от служител в зависимост от подчинението, трябва да бъдат съгласувани с прекия ръководител
Всяка задача трябва да бъде зададена в SMART формат	Служителят трябва да бъде своевременно уведомен, че е възложена нова задача.
Използване на система от напомняния за крайни срокове на задачите и известия за тяхното прехвърляне	Нуждаем се от удобна форма за визуализация на задачите пред служителя, съобразени със срок, важност и др.
Прилагане на система за проверка на изпълнението на възложените задачи и тяхното приемане от ръководителите	Осъществяване на интерактивна работа със задачи, възможност за отправяне на заявки Допълнителна информация, известия за разсрочване и др.
Разработване на алгоритъм, който ви позволява да определите степента на изпълнение на всяка задача, поставена от служител

При спазване на тези изисквания ще се проверява трудовата и изпълнителската дисциплина на всеки етап от всяка задача. Ръководството на предприятието ще има възможност да взема навременни управленски решения, които напълно ще елиминират грешките, причинени от неспазване на трудовата и изпълнителската дисциплина.

В допълнение, такъв контрол на дисциплината на изпълнение с получаване на показатели за степента на изпълнение на задачите, нейната навременност и качество може да се установи като един от показателите на KPI. По този начин работодателят ще може да получи обективна оценка за работата на всеки служител, неговата трудова и изпълнителска дисциплина. В зависимост от тази оценка може да се определи променлив дял от възнаграждението, тоест към тази стойност да се обвържат бонуси и надбавки.

Основната причина за ниската дисциплина на изпълнение в една организация

За да подобри трудовата и изпълнителската дисциплина, ръководството може да предприеме всякакви мерки и управленски решения. Така например едно предприятие може дори да публикува специален административен документ.

Но в същото време издаването на такава заповед само по себе си не гарантира повишаване на изпълнителската дисциплина и промяна в отношението на работниците към изпълнението на техните задължения. трудови задължения.

Една от основните причини за намаляване на отговорността на служителите е ниската дисциплина на изпълнение на топ мениджърите. Ръководителите на всички нива също трябва да осъзнават своята отговорност и да дават пример за съвестно отношение към възложената работа. Само в този случай управлението на изпълнителската дисциплина ще бъде наистина ефективно и ще даде желания резултат.