"delo" е система за автоматизация на офиса и електронен документооборот. Тъжен случай - рецензия, рецензии

23.02.2023

1. Регистрация на документи

Преди да започнете работа с документ, той трябва да бъде въведен в системата, т.е. регистрирам. Регистрират се както получените отвън, така и създадените в организацията документи: писма, заповеди, договори, жалби на граждани и др.

По време на регистрацията се генерира регистрационна контролна карта (РК), в която се въвежда информация за документа, а системата автоматично присвоява номер в съответствие с зададения шаблон. Република Казахстан съдържа пълен набор от метаданни и подробности, предвидени от стандартите за руското офис дело. Към картата могат да се прикачват файлове, съдържащи текстове или графични изображения на самите документи.

За да се отразят ведомствените или отраслови специфики, съставът на полетата на Република Казахстан може да бъде разширен чрез създаване на допълнителни подробности.

Системата ви позволява автоматично да регистрирате документи, изпратени по имейл, включително такива, снабдени с електронен цифров подпис (EDS). За документи, изготвени с помощта на MS Word и Excel, е въведена и опростена процедура за регистрация директно от средата на редактора, позната на потребителя.

За улесняване и ускоряване на процедурата по регистрация се използват следните инструменти:

определяне на автоматично попълнени подробни стойности (по подразбиране);

попълване на детайли чрез избиране на желаната стойност от предварително конфигурирана директория;

списък на най-често използваните стандартни текстове;

създаване на връзки към други документи;

присвояване на документ на тематични рубрики и др.

Връх

2. Работа с файлове (електронни документи)

Към регистрационната карта могат да бъдат прикачени файлове във всякакъв формат, съдържащи текстови или графични изображения на документи. Файловете се записват в базата данни на системата "DELO", което гарантира тяхната безопасност, след което могат да бъдат изтрити от локалния компютър на потребителя. В същото време системата осигурява пълноценна работа с файлове: преглед, редактиране, изтриване, подписване с електронен цифров подпис, разграничаване на правата за достъп (както на ниво Република Казахстан, така и на самия електронен документ).

Превод на документи от хартиен носител в електронен вид

Системата предоставя възможност за сканиране и разпознаване на хартиени документи директно от интерфейса на регистрационната карта и автоматично прикачва получените файлове към Република Казахстан (опция „Сканиране“).

За организации с голям документопоток е въведена възможност за масово въвеждане на хартиени документи в системата и разпознаване на техните електронни изображения. Това значително намалява разходите за труд за въвеждане на информация и създава предпоставки за преминаване към електронен документооборот. (Опция „Поточно сканиране“).

Технологията за сканиране на потока е следната. При регистрация върху документа (на първия или на отделен празен лист) се отпечатва уникален баркод, зададен от системата. Съдържа уникален идентификационен номер на документа и правила за неговата обработка.

По време на процеса на сканиране и разпознаване системата анализира баркода и обработва сканираните документи в съответствие с посочената в него информация. Резултатите от сканиране, получени в даден формат, автоматично се прикачват към съответните RC.

Системата предоставя възможност за гъвкаво конфигуриране на параметрите за сканиране на потока:

местоположението на баркода върху документ или празен лист хартия;

поддръжка за работа с двустранен скенер;

метод на обработка (създаване на графично изображение, текстов файл или комбинация);

формати на изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG) и разпознаване (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Започвайки с версия 8.9.7, стана възможно отпечатването на баркод от документ на документ върху специална лента от потребител, който има достъп до функцията „Печат на баркод“. Възможно е да отворите документ чрез четене на баркод от оригиналния документ с помощта на ръчен скенер. Стана възможно и търсенето на документи по баркод.

За реализиране на тази функция се използва софтуерът на ABBYY - FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition. За повече подробности вижте http://www.abbyy.ru

Връх

3. Работа с поръчки (издаване, изпълнение и контрол)

Системата осигурява работа с няколко вида поръчки:

резолюция - заповед, издадена от упълномощено длъжностно лице въз основа на документ;

клауза - указание, съдържащо се в текста на самия документ и без конкретен автор;

подчинена резолюция - отнася се не до документа като цяло, а до негов отделен параграф или резолюция; системата ви позволява да проследявате йерархията на резолюциите с всякаква сложност, независимо от техния брой;

проекторезолюция - предварителен вариант на решение, изискващ одобрение от ръководството.

Мениджърите могат да въвеждат инструкции и автоматично да ги изпращат на изпълнителите, като делегират контролни правомощия на специално определени служители или контролни отдели. Системата поддържа работа с произволен брой инструкции върху документ, всяка от които има свои участващи лица (автори, контрольори и изпълнители). Така на всички заинтересовани служители се предоставят ефективни инструменти за лесен контрол и изпълнение на документите.

След въвеждане на инструкции, документите автоматично се изпращат на изпълнителите по работните им сметки в система "БИЗНЕС". Длъжностното лице, което е получило документа, може или да го изпълни сам и да въведе съответния отчет в системата, или по свое решение да препрати документа на по-нискостоящи изпълнители.

За контролни документи, за които е въведена поръчка, сроковете за изпълнение се проследяват автоматично, контролираните документи и документите с изтекъл срок на изпълнение се маркират. Системата автоматично информира потребителя за нарушаване на срока за преглед или изпълнение на документи и ви позволява да получавате отчети за изпълнението на контролни документи. Контролът може да се извърши и чрез търсене на документи, като се използват данните от контролните поръчки.

Отнемането от контрол става след получаване на окончателния доклад от изпълнителя. Когато поръчка бъде премахната от контрол, информацията за нея автоматично се изтрива от всички системни акаунти.

Връх

4. Офиси

Системата предоставя на потребителя „виртуално работно място“ - неговия личен акаунт, който предоставя удобни инструменти за работа с документи: издаване, наблюдение и изпълнение на поръчки, одобряване и подписване на проекти и др.

Канцеларията е набор от папки, в които се групират документи, получени на името на длъжностно лице: изпратени за одобрение или подписване, очакващи решение, подлежащи на контрол, приети за изпълнение и др.

Разпределението в офис папки ви позволява да организирате голям брой документи в текущата си работа.

Папки за шкафове:

"Получено"

"На изпълнение"

"На контрола"

"В управлението"

"В процес на разглеждане"

"Управление на проекти с документи"

"На око"

— На подписа.

Системата предоставя разработени средства за информиране на собственика на акаунта за пристигането на нови документи в папки или промени в техния статус.

Благодарение на ясния интерфейс, който е максимално близък до реалните задачи на потребителя, е изключително лесно да се определи с кои документи работи длъжностното лице и на какъв етап на изпълнение са. Както интерфейсът, така и наборът от налични функции могат да бъдат конфигурирани индивидуално за всеки потребител на системата.

Наличието на собствени „работни станции“ за служители ви позволява удобно да организирате сътрудничество с голям брой документи длъжностни лица. В допълнение, шкафът е и един от ефективните инструменти за сигурност конфиденциална информация, благодарение на възможността за ограничаване на потребителските права за достъп до него.

Инструментите на офиса и принципите на работа в него напълно отчитат приетите технологии за офис работа, както и традиционното разпределение на отговорностите и „ролите“ на участниците в документния поток. По-специално, ръководителите и другите отговорни длъжностни лица имат възможност да делегират част от правомощията си на сътрудници или секретариат - например функциите по издаване на инструкции, контрол на тяхното изпълнение и т.н. (както често се случва в действителност).

Връх

5. Работа с проекти на документи

Всички изходящи документи преминават през етапа на чернова по време на обработка. Системата поддържа пълния цикъл на работа с проекти: създаване, редактиране със запазване на предишни версии, координиране и одобрение (подписване) и накрая регистрация на изходящ или вътрешен документ, създаден въз основа на проекта.

За работа с проекти се използва специален тип регистрационна карта, съдържаща набор от специални данни.

Изпълнителят, създаващ проекта на документа, посочва одобряващите и подписващите длъжностни лица, както и маршрута на движение на проекта между тях (последователно или паралелно).

Длъжностните лица, до които се изпраща документът, могат да се запознаят със съдържанието му и да направят корекции. Редактирането може да се извърши чрез коригиране на текущата версия, прикачване на файл с коментари към картата или създаване на нова версия на проекта. Системата поддържа работа с неограничен брой версии, което ви позволява удобно да организирате колективна работа с проект, ефективно да проследявате и организирате създаването на различните му версии и, ако е необходимо, да се върнете към предишната версия на всеки етап от процеса на одобрение .

Ако длъжностното лице е удовлетворено от съдържанието на проекта, то може да го завери или да го подпише по електронен път, включително с личен електронен цифров подпис (ЕЦП). Статусът на проекта, отразяващ напредъка на одобрението и подписването, се актуализира автоматично и се показва на работното място на изпълнителя.

След преминаване през всички етапи на процедурата по одобрение, одобреният проект става изходящ или вътрешен документ, който трябва да бъде регистриран в системата. Неговата регистрационна карта се създава автоматично въз основа на RC на проекта.

Връх

6. Приемане и изнасяне на документи

Съвременното ниво на развитие на управленските отношения и средствата за комуникация води до постоянно увеличаване на обема на официалната кореспонденция. IN големи организациисъс значителен документооборот, за обработката му са специално създадени отделни звена - експедиции. Във връзка с това важно условие за създаване ефективна системадокументооборот е автоматизиране на функциите за получаване и изпращане на входящи и изходящи документи, както в електронен, така и в хартиен вид.

За улесняване на обработката на документи, предавани по електронна поща, системата "ДЕЛО" поддържа работа с MAPI-съвместими имейл програми, вкл. с MS Outlook. Потребителят има следните опции:

получаване и изпращане на документи по имейл от интерфейса на системата;

автоматизирана регистрация на получените документи;

подписване на изпратеното съобщение с електронен цифров подпис;

криптиране на съобщения чрез средства за криптографска защита;

контрол върху уведомленията за регистрация на документи (в системата "БИЗНЕС", инсталирана в организацията получател).

Хартиените документи могат да се изпращат по пощата, куриер или куриер. За да се организира изпращането на голям брой изходящи документи, е необходимо да се водят записи за тях, като се въвеждат в специални регистри, в съответствие с които документите се прехвърлят за изпращане (срещу подпис). При традиционната технология за това се използват установени регистрационни форми. Документите се разпределят между тях в зависимост от вида и цената на пратката, категорията на адресата и др.

Системата "DELO" ви позволява значително да опростите и автоматизирате трудоемкия процес на съставяне на регистри.

Всички изходящи документи за изпращане, които имат външна дестинация, автоматично се поставят в отделна папка. Системата може да бъде конфигурирана за произволен брой видове изпращане и категории получатели, както и видовете регистри, предназначени за тях.

Служител или секретар на експедиция може да подготви поща по електронен път, като използва удобни инструменти за сортиране на документи в регистри, да формулира съдържанието на пакети и да отпечата готови регистри и пликове.

Системата предоставя и удобен механизъм за търсене на съдържанието на регистрите, който позволява при необходимост бърз достъп до предварително изпратен документ.

Връх

7. Движение на документи в рамките на организацията

В допълнение към външното разпространение, документ в процеса на работа с него може да се премества в рамките на организацията между различни длъжностни лица (подразделения). Автоматично предаване на документи чрез локална мрежазначително опростява и ускорява обмена на информация и взаимодействието между служителите.

Системата ви позволява да изпратите регистрационна карта с прикачени към нея файлове до офиса на всеки служител. В същото време самият документ се съхранява на сървъра, а в папката на офиса се показва връзка под формата на запис за документа. По този начин можете да изпратите документ до всички отдели, без да го копирате физически. В същото време изтриването на запис от акаунта не води до пълно изтриване на Република Казахстан.

При традиционната технология за деловодство документът обикновено се предава между отговорните изпълнители срещу подпис в специален дневник. За целта системата предвижда поддържане на предавателен дневник, в който се записва кой и кога е получил оригинала или копието на документа. Посочва се и номерът на делото, към което е изпратен документът, или фактът на унищожаването му.

Въз основа на записите в дневника за прехвърляне, секретарят може автоматично да генерира и отпечатва регистри за прехвърляне на документи в рамките на организацията (включително по отдел).
Освен това е възможно да се отрази в електронен вид масовото запознаване на длъжностните лица с документа.

Фактът на изпращане на документа и прехвърляне на хартиения оригинал (копие) автоматично се записва от системата в съответните дневници, което ви позволява бързо да проследявате всички движения на документа в рамките на организацията.

Връх

8. Оформяне на дела

През текущата година изпълнените документи се „отписват като досиета“ и по този начин се формира архивният фонд на организацията. Системата предоставя удобни средства за организиране на съхранението както на хартиени, така и на електронни документи (файлове, прикачени към RK).

Функцията „инвентаризация на делата“ осигурява автоматизиране на основните задачи на оперативното съхранение на документи и файлове:

поддръжка на приетата от организацията номенклатура на случаите;

механизъм за отписване на документ;

преглед на списъка с документи, отписани за файла;

поддръжка за работа с многотомни файлове;

автоматично преизчисляване на страници във файла;

възможност за отваряне и затваряне на случай за получаване на нови документи.

За да се улесни работата на изпълнителите и служителите на предучилищните образователни институции при правилното формиране на дела, е възможно предварително да се отпише документ в случай още на етапа на регистрация или работа с него, като се постави в специална папка ( „Към случая“). Впоследствие, когато документът е изпълнен и работата с него е завършена, няма нужда да го търсите специално в базата данни, за да го изпратите в случая - достатъчно е да използвате удобен инструмент за групово отписване на документи, предварително подготвени за това в случая.

Системата "БИЗНЕС" осигурява основните функции за работа с архива, но за по-задълбочена работа по поддържане и документиране на архивни дела е създадена отделна система "АРХИВ БИЗНЕС". За ефективно взаимодействие между двете системи е внедрена възможност за експорт и импорт на данни.

Връх

9. Информационно-справочна работа

Системата предоставя широки възможности за търсене за бързо и удобно получаване на всяка информация, натрупана и съхранявана в базата данни. Тя ви позволява незабавно да намирате документи, поръчки и проекти на документи по смисъла на всякакви детайли и произволната им комбинация. Възможно е и пълнотекстово търсене на съдържанието на файловете, прикачени към регистрационните карти.

Потребителите могат да създават заявки за търсене с всякаква сложност и да ги запазват за последващо многократно използване. Заявка за търсене може да бъде генерирана от нулата или въз основа на предварително създаден шаблон. Една заявка може да комбинира различни видове търсене: точно съвпадение, различни диапазони от стойности и др.

За по-лесен достъп документите, избрани в резултат на търсенето, могат да се съхраняват в личните папки на потребителите или да се отпечатат под формата на списък.

Механизмите за категоризиране на документи (приписването им на конкретна тема) и свързването им помежду им ви позволяват бързо, точно и без допълнителни усилия да намерите всички документи по конкретна тема или проблем и, ако е необходимо, лесно да разберете историята на проблема.

Трябва да се отбележи, че възможностите за търсене на документи за всеки потребител се определят в съответствие с конфигурираните за него права за достъп до информация. Например, можете да ограничите достъпа до документи от определен картотечен шкаф, група или класификация за сигурност.

Системата има вградени инструменти за получаване на формализирани отчети, които предоставят пълна информация за напредъка на работата с документи (в допълнение към стандартния механизъм за търсене).

Тази функция ви позволява незабавно да получите статистически данни за потока от документи, които представляват интерес за ръководството в съответствие с определени параметри. Системата автоматично обработва данните и ги представя под формата на готов документ в Word формат с възможност за печат с помощта на текстов редактор.

Потребителите могат да получат следните отчетни формуляри:

Информация за документооборота.

Резюме на ефективността.

Помощ напомняне за изпълнение на поръчки.

Информация за документооборота за кореспонденти и граждани.

Информация за работата на длъжностни лица/подразделения с документи.

Получената по този начин информация служи за оценка на работата както на целия управленски апарат, така и на конкретни служители (изпълнители) и по-нататъшно предприемане на мерки за подобряване на изпълнителската дисциплина.

Възможността за гъвкаво конфигуриране на параметри за всеки отчет гарантира максимална точност и качество на резултатите от търсенето и лекота на използване на системата.

Връх

10. Отдалечен достъп до данни и функции

В системата "БИЗНЕС" е реализиран пълноценен уеб интерфейс за достъп до всички данни и функции (Опция "БИЗНЕС -WEB"), който позволява работа с документи през Интернет\Интранет. За успешна организация на дистанционна работа е достатъчен уеб браузър Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и по-нов) или напълно съвместим с него софтуер.

"DELO-WEB" предоставя почти цялата основна функционалност, описана по-горе:

регистрация на документи (с автоматично попълване на някои полета на Република Казахстан);

регистрация на свързани документи;

прикачване на файлове към Република Казахстан;

удостоверяване и проверка на цифрови подписи на файлове, прикачени към Република Казахстан;

вземане на решения по документа и наблюдение на изпълнението;

въвеждане на отчети за изпълнение на поръчки;

работа в офис папки (преглед на документи, получени в офиса);

одобряване (визиране) и подписване на проекти на документи;

търсене на документи и инструкции по стойностите на техните детайли;

търсене на пълнотекстови документи;

използване на различни вградени заявки за търсене;

разграничаване на правата за достъп до данни и функции.

Универсалният уеб достъп до всички корпоративни документи и възможността за ефективна дистанционна работа с тях позволяват на системата DELO да се превърне в пълноценна основа за формиране на единно информационно пространство в организация от всякакъв мащаб и ниво. Опцията "BUSINESS-WEB" е необходимо решение за предприятия с географски разпределена структура. Благодарение на новите възможности служителите на отдалечен клон, които не могат да се свържат с локалната мрежа на „основната компания“, стават равноправни участници в документооборота в цялото предприятие.

Активното използване на отдалечения достъп създава предпоставки за повишаване на мобилността на персонала. Ръководителите и специалистите, които са извън офиса (в командировки, командировки и др.), имат възможност да участват във вземането на решения по документи, тяхното изпълнение и контрол.

Използването на уеб технологии прави възможно значително опростяване на архитектурата на корпоративната система за управление на документи, тъй като не изисква инсталиране на основното клиентско приложение на работните станции на потребителите. Работата на самите потребители на системата също е опростена, благодарение на интуитивен и лесен за използване интерфейс.

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

Система за електронен документооборот “Дело”

1. Предназначение на системата

2. Възможности на системата

3. Потребителски интерфейс

Заключение

1. Предназначение на системата

Системата за електронен документооборот „Дело” е цялостно индустриално решение, което осигурява автоматизация на работния процес в офиса, както и поддържане на изцяло електронен документооборот на организацията. Системата се използва ефективно както в малки търговски компании, така и в разпределени холдингови или ведомствени структури.

Автоматизираният документооборот „ДЕЛО” има почти неограничена мащабируемост – възможност за „увеличаване на покритието” и включване на нови потребители. Може да работи едновременно от няколко до няколко хиляди потребители. Специализира в областта на автоматизацията на бизнес процеси и процеси по управление на документи, създаване на електронни архиви на управленска, финансова, проектна и строителна документация.

По време на изпълнението на проекти той извършва работа по внедряване, модификация, конфигуриране на системи и интегрира със съществуващи системи в предприятието.

Партньорите са надеждни доставчици на ИТ решения, доказали се не само сред руски клиенти, но и в чужбина:

Alee софтуер.

Микроинвест.

Холмонт.

Електронни офис системи.

Основни информационни системи:

Електронен документооборот.

Управление на задачите и контрол на изпълнителската дисциплина.

Електронни архиви.

Системи за инвентаризация на ресторанти и магазини.

Внедряването на такива системи осигурява прозрачност на процесите и подобрява ефективността на предприятието като цяло.

2. Възможности на системата

Електронната система за управление на документи Delo осигурява необходимото ниво на поверителност на информацията и съответствие с всички регулаторни изисквания, както руски офис управление, така и международни стандарти (ISO 15489 „Информация и документация - Управление на документи“ и ISO/IEC 17799:2000 „Информационни технологии - Практически насоки за управление на информационната сигурност“). Осигурява защитен електронен документооборот с помощта на електронен цифров подпис (ЕЦП) и специални криптографски средства. Компанията Electronic Office Systems притежава всички необходими FSB сертификати за използване на средства за информационна сигурност в своите продукти.

Осигурява възможност за масово конвертиране на хартиени документи в електронен вид и поставянето им в системната база данни с помощта на опцията „Сканиране на потока“. Поддържа пълния цикъл на работа с документни проекти, включително тяхното маршрутизиране и версиониране. Позволява ви да работите с документи както в локална мрежа, така и отдалечено - през интернет („BUSINESS-WEB“).

Той има отворена архитектура и предоставя възможност за интеграция с друг софтуер, както от EOS, така и от други производители на софтуер. Подсистемата за предоставяне на държавни и общински услуги, базирана на EDMS "DELO", ви позволява да прехвърлите в електронна форма процеса на предоставяне на държавни и общински услуги на всички нива - федерално, регионално и общинско. Това се осигурява чрез интеграция с „Единен портал на държавни и общински услуги“ (УПГУ) чрез Системата за междуведомствено електронно взаимодействие (SMEI). В системата „БИЗНЕС” е предвидена и интеграция с АС „Обръщение на граждани”.

3. Потребителски интерфейс

Ползи за мениджъри на различни нива:

Бързо търсене на документи;

Проследяване на движението на документ на всички етапи от неговия жизнен цикъл;

Ефективен контрол и отчитане на изпълнението на решенията;

Намаляване на времето, необходимо за подготовка и одобрение на документи;

Удобна работа по проекти на документи;

Получаване на обобщени справки и дневници;

Възможност за делегиране на правомощия;

За осигуряване на достъп до документи системата реализира уеб интерфейс.

4. Организация на работа в направление „Бизнес”

Основна функция на "Case":

Осигурете пълно жизнен цикълдокумент в организация от създаването на проектодокумент до отписването му и прехвърлянето му в архива.

Работа с входящи и изходящи документи:

Регистрация, контрол и отчитане на входяща и изходяща кореспонденция;

Регистрация на документи, изпратени по електронна поща в автоматизиран режим, включително защитени цифрови подписи;

Изграждане на структурата на регистрационния номер в съответствие с приетата в организацията номенклатура на делата;

Налагане на решения, наблюдение на изпълнението, писане и преглед на доклади за решения;

Препращане на документи за изпълнение в рамките на организацията по зададени маршрути;

Бързо търсене на всички подробности за Република Казахстан и Гражданския кодекс на Руската федерация, възможност за запазване и използване на сложни заявки за търсене;

Отписване на документи за архивиране и възможност за прехвърлянето им в архивно съхранение;

Контрол на преминаването и изпълнението на документи. Реализирана е ролевата функция на контрольора - възможност за делегиране на функцията по контрол на документи, вещи и решения на лица или отдели, определени като контрольори или служби за контрол;

Управление на достъпа до документи;

Създаване и съхранение на шаблони на документи;

Осигуряване на информационна сигурност.

Разграничаване на правата за достъп на потребителите до документи. На всеки потребител се присвояват: права за достъп; права за достъп до картотеки, в които можете да работите; набор от офис операции в съответствие с функционалните отговорности.

Заключение

"БИЗНЕСЪТ" е първият домашна системаавтоматизация на документооборота, която получи държавен сертификат за най-високо качество TsSCR Gosstandart на Руската федерация. Първата версия на системата DELO е пусната през 1996 г.

В момента „DELO“ се използва от 2000 компании, институции и организации в Русия и страните от ОНД, а общият брой инсталирани работни места е повече от 150 000. Дванадесет субекта на Федерацията прилагат програми за автоматизация за държавни органи на всички нива въз основа на системата “ДЕЛО”. Системата за управление на офиси се използва ефективно както в малки търговски компании, така и в разпределени холдингови или ведомствени структури.

автоматизация на офис работа счетоводство на материалните запаси

Публикувано на Allbest.ru

Подобни документи

Деловодство на хартиени и електронни документи. Съвременни системи за електронен документооборот и класически системи за офис автоматизация. Създаване на безхартиена офис работа в натоварените зони на управленската дейност.

курсова работа, добавена на 12/08/2010

Концепция за бизнес процес. Формуляри за автоматизирана регистрация на документи. Функции на електронните системи за управление на деловодството и документооборота, обосновка на избора им и практическо приложение. Структура на пазара на софтуерни продукти в областта на електронните системи за управление.

курсова работа, добавена на 17.07.2013 г

Принципи на автоматизация и видове архитектури на системи за управление на електронни документи. Бизнес процеси в среда 1C: Enterprise 8. Структура на информационната база на електронния документооборот на деканата. Обекти и методи на механизма на бизнес процесите.

дисертация, добавена на 27.06.2013 г

Разработване на проект за автоматизиране на документооборота с помощта на механизма на бизнес процесите и с помощта на съвременни софтуерни разработки в 1C: Enterprise. Създаване на информационна база "Деканат" за обработка на данни от учебния процес на студентите.

дисертация, добавена на 26.07.2013 г

Модерен електронни системиуправление и работа с документи. Проблеми на традиционните и електронни технологии DOW. Избор на ефективна EDMS (класификация на системи за управление на електронни документи). Сигурност на електронния документооборот.

теза, добавена на 12/12/2007

Класификация и сравнение на програмни продукти в областта на електронния документооборот. Информационно проучване и анализ на процесите, които се автоматизират в предприятието. Внедряване на корпоративна система за електронен документооборот.

дисертация, добавена на 29.06.2012 г

Процеси на вътрешен документооборот на производствено предприятие. Водене на организационна и разпоредителна документация. Изграждане на модел TO BE на базата на предложения за подобряване на процесите в рамките на системата за електронен документооборот.

дисертация, добавена на 22.01.2016 г

основни характеристикиосновни подходи за автоматизация на документооборота и процесите на управление в бизнес процеса на организацията. Описание, функции и предназначение на системата за управление на електронни документи (EDMS), както и анализ на проблемите на нейното интегрирано внедряване.

резюме, добавено на 12.10.2010 г

Принципи на автоматизацията на офиса. Принципи на технологията за управление на електронни документи. Системи за управление на документи, базирани на уеб технологии. Използване електронна поща. Корпоративна система за електронен архив.

курсова работа, добавена на 17.03.2004 г

Анализ на бизнес процеси, информационни потоци и степен на автоматизация на дейността на агенцията за недвижими имоти. Разработване на модул за поддръжка на взаимоотношения с клиенти и електронен документооборот. Логическа схема на проектираната информационна система.

„Електронен бизнес“ е софтуерен пакет, разработен на базата на платформата „БИЗНЕС“ (Руска федерация) и адаптиран към регулаторната и методическа рамка на деловодството и архивирането. „Електронен бизнес” осигурява както автоматизация на традиционната офис работа, така и пълноценно управление електронни документи(включително тематиката на организацията). Това ви позволява да създадете решение за комплексна автоматизация на всяко ниво, както и плавно и без риск да направите преход към модерни технологии за управление на организацията.

“Electronic CASE” е мащабируем и гъвкав като конфигурация, лесно се адаптира към спецификата на документооборота в организация с всякакъв размер от няколко до хиляди работни места. Възможност за ползване конкурентни лицензиви позволява да организирате ефективен достъп до системата за потребители, обработващи малък брой документи с спестявания парични средстваза организацията.

Характеристики на системата – способността да се реализират в основния пакет всички основни задачи на организацията в управлението на документи.

Основни характеристики:

способността за автоматизиране както на управленския, така и на специализирания документооборот на организацията, адаптиране на системата към изискванията на клиента (система за персонализиране);

организиране на отдалечен достъп чрез уеб интерфейс (DELO-WEB);

мобилна работа на мениджъри и специалисти в режим on-line и off-line;

използване на широко използвани технологични платформи (Oracle, MS SQL)

осигуряване на необходимото ниво на защита на информацията;

поддържане на пълен цикъл на работа с проекти на документи;

възможност за интеграция с други софтуерни продукти;

възможността за масов превод на документи в електронна форма с прикачване на електронно изображение на документа към регистрационната карта (сканиране, сканиране на потока);

лесен за използване и интуитивен интерфейс.

Област на приложение:

автоматизация на офис/секретариатска работа;

организиране на смесен хартиено-електронен документооборот в цялата организация (включително клонове);

въвеждане на пълен електронен документооборот (безхартиени технологии) с цифрови подписи;

организация на управлението на фонда от техническа документация (стандарти, технически регламенти и др.);

автоматизация на работата на ведомствения архив на организацията.

Предимства:

За мениджъри на различни нива:

бързо търсене на документи, инструкции и друга информация;

възстановяване на „виртуалното работно място“ на мениджъра - неговия личен акаунт, който предоставя удобни инструменти за работа с документи;

организиране на масиви от документи, изискващи запознаване, одобрение и подписване, налагане на решения, контрол на изпълнението и др., чрез разпределянето им в специални папки вътре в офиса;

унифициране на процесите за работа с документи в организацията;

широки възможности за ограничаване на достъпа на служителите до документи, което гарантира удобство и сигурност при работа с поверителна информация;

значително намаляване на времето, необходимо за одобрение и преминаване на документи и в резултат на това значително ускоряване на процеса на вземане на най-важните управленски решения;

получаване на резюме аналитични доклади, включително изпълнителска дисциплина;

специализирани мобилни решения с адаптиран интерфейс.

За офис служители и чиновници:

Ориз. 3 „EDMS в организацията“

Служителите на фирмата са активни участие в работна група по интегриране на ведомствени системи за електронен документооборот смеждуведомствена система за електронен документооборот.

EDMS "Electronic CASE" осигурява пълния жизнен цикъл на документ в организация от създаването на проектодокумент до отписване и прехвърляне в архива.

Системата DELO и създадените върху нея решения се използват ефективно от повече от 200 организации. Системата е в състояние да осигури електронно управление на документи за всяко предприятие и всяка организация, както и да повиши ефективността и качеството на работата на служителите с документи. Това от своя страна оптимизира бизнес процесите на организации от всякакъв профил и мащаб.

С помощта на системата е възможно създаване на единно информационно пространство между системи, които не са свързани помежду си,на базата на сървър за електронно взаимодействие (CMEA).

Използване на криптографски методи за защита на информацията ( Цифров подпис и криптиране) ще ви позволи да организирате сигурен, правно значим документооборот.

EDMS "Електронен бизнес" е различен пълна функционалност и техническа завършеност на решението, налични веднага след закупуване. Той вече съдържа всяка от функциите, необходими за организиране на управление на документи на високо ниво.

Наличие на отворени APIпредоставя възможност за интегриране на системата „Електронен БИЗНЕС” с всякакви информационни системи и бизнес програми, използвани от клиентската организация.

Софтуерът и технологичната платформа за управление на документи LanDocs е разработена от специалисти на LANIT. Решенията за информационни технологии, проектирани с тях, позволяват на базата на единна система да се изгради ефективна и удобна среда за поддържане на целия набор от офис процеси на едно модерно предприятие. Основната функционалност, съставът на модулите и софтуерните интерфейси позволяват да се предоставят на потребителите от всички категории необходимите инструменти за работа с електронни документи. Решенията, базирани на LanDocs, се отличават с добра мащабируемост: както потребителите на локалната компютърна мрежа на главния офис, така и служителите на отдалечените отдели могат да бъдат включени във веригата на документооборота, обслужвана от системата.

Примери за цялостни бизнес решения, внедрени за кратко време в платформата LanDocs:

одобрение на документи в електронен вид;

организиране на бърза обработка на външни заявки;

контрол върху изпълнението на документите и задачите;

изготвяне на визуална отчетност за движението на документи;

организиране на координиран документооборот в система от географски разпределени офиси;

организиране на защитен корпоративен архив на електронни документи.

Системата е на пазара от 1997г. На клиента на проект за автоматизация на документи се предоставя пълен набор от услуги: от проверка на състоянието на документационната поддръжка за управление в съоръжението за автоматизация до гаранционни и следгаранционни услуги за техническа поддръжка. Софтуерът LanDocs е сертифициран за съответствие с руските държавни стандарти GOST R (сертификат № ROSS RU.ME20.N 01367).

Внедряването на система за управление на документи на платформата LanDocs позволява на клиента да реши следните проблеми:

Задачата за увеличаване на скоростта на документооборота (включително в критични бизнес процеси) до нивото, изисквано от предприятието; Решава се чрез широкото въвеждане на електронни взаимодействия между изпълнителите (включващи трансфер на електронни данни в обмен на физическо движениедокументи);

Задачата за постигане на необходимото ниво на изпълнителска дисциплина; Решава се чрез въвеждане на автоматизирани форми за наблюдение на действията на изпълнителите и изготвяне на специализирана отчетност;

Задачата за подобряване на качеството на управленските решения на различни нива на управление;

Решава се чрез подбор и своевременно доставяне на документи, необходими за вземане на решения, до работните места на вземащите решения, представяне на колекции от бизнес документи в най-удобната форма;

Задачата за постигане на необходимото ниво на автоматизация и безпроблемна работа при работа на изпълнителите с документи; Решава се чрез използване на предварително дефинирани технологии за маршрутизиране за обработка на документи (Workflow), обмислена организация на автоматични и персонални (с човешко участие) контролни функции;

Задачата за организиране на ефективен и безопасен достъп на служителите на клиентите до знания, натрупани под формата на маса корпоративни документи; Той се решава чрез систематизиране на колекции от документи, създаване на значими корпоративни класификатори и широко използване съвременни методитърсене и защита на електронни данни;

Задачата за изграждане на надеждна система за защита на корпоративни документи от различни видове неоторизиран достъп; Решава се чрез интегрирано използване на технологии за електронен цифров подпис и криптографска защита в системата;

Задачата за организиране на холистичен координиран документооборот в система от географски разпределени единици; За да реши този проблем, LanDocs предоставя специализирани компоненти, отговорни за междуофисния обмен и синхронизиране на данни, разположени на отделни сайтове.

Днес на платформата LanDocs се разработват и внедряват както традиционни системи за административна автоматизация, така и сложни системи за управление на бизнес процеси, които далеч надхвърлят обхвата на реалните офис задачи и са интегрирани в цялостната корпоративна информационна среда.

Основна функционалност

Регистрация и търсене (включително търсене по индекс на пълен текст) на документи

Организация сътрудничествос документи (изпращане на документи за преглед, преглед, заверка, подписване, изпълнение и др. с контрол на статусите на офис работа)

Размяна на бизнес документи и съобщения

Автоматизиран контрол върху изпълнението на поръчките

Получаване на отчети за документооборота

Входяща кореспонденция

Администрация

Съобщения за документи

Работа с цифров подпис

Ориз. 4 "Работна зона"

Основни видове документи:

ОРД (заповеди, инструкции, инструкции, указания, протоколи от заседания)

Входящ документ

Изходящ документ

Вътрешен документ

Договори (споразумения)

Основни бизнес процеси:

Създаване на карта за документи

Проверка на дизайна

Преглед на документи

Одобрение на документ

Контрол на изпълнението на поръчките

Поддръжка за съвместна работа по документи

Функции за поддръжка:

Версиониране
Одит на всички потребителски действия

Допълнителни функции:

Архивна поддръжка

Възможност за дистанционна работа (PDA)

Криптиране на данни

Инструменти за интеграция с MS Word, генериране на шаблони на документи.

Ориз. 5 „Функционална архитектура на системата Optima WorkFlow“

Спецификации:

Поддръжка за обмен на данни чрез OLE, File Oriented Application.

Поддръжка на ОС: Windows 2000/2003/XP/Vista, MCBC

Поддръжка на СУБД: Microsoft SQL, Oracle

Компоненти на Optima WorkFlow

Представеният списък с лицензи може да не е пълен. Представеното групиране на лицензи е условно и не се отнася за правилата за групиране на лицензи Optima WorkFlow.

Системни компоненти:

Ориз. 6 „Компоненти на системата Optima WorkFlow“

2.3 Анализ на документацията. Създаване на информационен модел

Информационният модел на база данни е описание на обекти (същности), с набор от атрибути и връзки между тях, които се идентифицират в процеса на изучаване както на входните, така и на изходните данни.

Както беше отбелязано в предишния параграф, основната задача при изпълнението на тази последна работа е създаването на база данни. На следващия етап от проектирането на всяка база данни, след поставяне на проблема, трябва да съберете и анализирате данните, въз основа на които ще бъде създадена.

Базата данни на отдела за работа с физически лица в търговска банка включва таблици, предназначени за ефективността на банката и автоматизирането на обработката на резултатите от нейната дейност: Физически лица, Сметки, Кредитни карти, Транзакции със сметки с кредитни карти, Дебитни карти, Транзакции със сметки с дебитни карти, банкомат, клон. Таблиците са свързани помежду си, което гарантира целостта на данните.

Базата данни е предназначена предимно за банкови служители за контрол върху работата на отдела.

Информацията за физическите лица включва фамилията на клиента, собственото име на клиента, бащиното име на клиента, номер на мобилен телефон, адрес и паспортни данни.

За да се покажат данни за физически лица, обектът „Физически лица“ беше маркиран (вижте Таблица 3).

Таблица 3 – „Физически лица“

Име на полето	Тип данни	Ключово поле	Връзка към друга маса
			Таблица „Сметки” поле „Брой лица”
Фамилия на клиента	Текст
Име на клиента	Текст
Бащино име на клиента	Текст
Адрес на клиента	Текст
Телефонен номер	Текст
	Текст

Информацията за сметката включва следните елементи: тип индивидуална сметка, данни за сметка, индивидуален номер.

За да се покажат данните за акаунта, обектът „Акаунти“ беше маркиран (вижте Таблица 4).

Таблица 4 – „Сметки“

Име на полето	Тип данни	Ключово поле	Връзка към друга маса

Тип на профила	Текст
Детайли за акаунта	Текст
Индивидуален номер	Числен		Таблица „Физически лица” поле „Брой”

Таблицата Кредитни карти съдържа следните полета: номер на кредитна карта, номер на сметка, продукт, тип продукт. За да се покажат данни за кредитни карти, обектът „Кредитни карти“ беше маркиран (вижте Таблица 5).

Таблица 5 – „Кредитни карти“

Таблицата „Транзакции със сметки с кредитни карти” съдържа информация: номер на кредитна карта, дата/час, суми, номер на банкомат. За да се покажат транзакциите със сметки с кредитни карти на физически лица, обектът „Транзакции със сметки с кредитни карти“ беше маркиран (виж Таблица 6).

Таблица 6 – „Транзакции със сметки с кредитни карти“

Име на полето	Тип данни	Ключово поле	Връзка към друга маса
Номер на транзакцията
номер на кредитната карта	Числен		Таблица „Кредитни карти“ поле „Номер“
Време за среща	Време за среща
	Парични
номер на банкомат	Числен

Таблицата Дебитни карти (банкова разплащателна карта, използвана за плащане на стоки и услуги и получаване на пари в брой от банкомати) съдържа: номер на дебитна карта на физическо лице, номер на сметка (сметка за участието му в безналичното парично обращение и натрупване на безналични средства в сметката за целево използване) , продукт с дебитна карта, тип продукт. За да се покажат данни за дебитни карти, обектът „Дебитни карти“ беше маркиран (вижте Таблица 7)

Таблица 7 – „Дебитни карти“

Таблицата Транзакции със сметки с дебитни карти съдържа информация: номер на дебитна карта, дата/час, суми, номер на банкомат.

За да се покажат данни за транзакции със сметки, обектът „Транзакции със сметки с дебитни карти“ беше маркиран (виж Таблица 8).

Таблица 8 – „Операции със сметки с дебитни карти“

Име на полето	Тип данни	Ключово поле	Връзка към друга маса
Номер на транзакцията
Номер на дебитна карта	Числен		Таблица „Дебитни карти“ поле „Номер“
Време за среща	Време за среща
	Парични
номер на банкомат	Числен		Таблица "АТМ" Поле "Номер на банкомат"

Има и таблица Клонове, която съдържа информация за номера на клона, адреса и управителя. Субект - „Клон“ (виж Таблица 9).

Таблица 9 – „Клон“

Таблицата на банкоматите съдържа информация: номер на банкомат, адрес и номер на клон. За показване на данните е избран обектът „АТМ“ (виж Таблица 10).

Таблица 10 – „Банкомат“

3. Внедряване на база данни в MS Access

3.1 Създаване на таблици и релации

След информационното моделиране преминаваме към внедряване на базата данни в MSAccess. Създаването на таблици се основава на обектите и атрибутите, подчертани в предходния параграф.

Таблиците се създават в режим на проектиране, където се създават чрез указване на имена на полета, техните типове и свойства. За да създадете таблица в този режим, просто намерете прекия път „Създаване на таблица с помощта на дизайнера“ и щракнете двукратно върху него с левия бутон на мишката. В прозореца на дизайнера на таблици в колоната „Име на поле“ трябва да въведете имената на полетата на създаваната таблица. В колона “Тип данни” - за всяко поле на таблица изберете от падащия списък типа данни, които ще се съдържат в това поле. В колоната „Описание“ можете да въведете описание на това поле (по избор). В долната част на прозореца на дизайнера на таблици можете да въведете свойства за всяко поле или да оставите свойствата на техните стойности по подразбиране. Когато създавате конкретна таблица, трябва да посочите едно поле като ключ.

Фигура 7 – Създаване на таблица „Физически лица“, „Сметки“ в режим на проектиране

Фигура 8 – Създаване на таблица „Кредитни карти“, „Операции със сметки с кредитни карти“ в режим на проектиране

Фигура 9 – Създаване на таблица „Дебитни карти“, „Операции със сметки с дебитни карти“ в режим на проектиране

Фигура 10 – Създаване на таблица „Банкомати“, „Клонове“ в режим на проектиране

След като създадете таблици, трябва да създадете релации между тях. За да направи удобно преглеждането, създаването, изтриването и модифицирането на връзки между таблици, Microsoft Access използва схема на данни.

За да отворите схемата на данните, трябва да изпълните командата „Инструменти“, „Схема на данни“. По подразбиране схемата ще съдържа всички таблици. За да създадете връзки между таблици, изберете поле за връзка в главната таблица, щракнете с левия бутон на мишката и плъзнете полето към втората таблица. Отпуснете левия бутон на мишката върху полето на подтаблицата, с която се осъществява връзката. След това ще се появи диалоговият прозорец Редактиране на връзки.

След извършване на операциите, описани по-горе, беше създадена схема на данни за базата данни, създадена в тази работа (вижте Фиг. 11)

Фигура 11 – Диаграма на данните

След установяване на връзки между таблици е необходимо да се попълнят всички таблици. В прозореца на базата данни трябва да изберете таблицата, която трябва да попълните, след което щракнете върху бутона „Отвори“. Структурата на таблицата на базата данни ще се появи на екрана в табличен изглед. Новата таблица се състои от един празен ред. Попълването се извършва по записи, т.е. въвежда се информация за цялата линия. По подобен начин всички таблици на разработваната база данни бяха попълнени в прозореца на дизайнера (виж Фигура 12-19).

Фигура 12 – Попълване на таблица „Физически лица“.

Фигура 13 – Попълване на таблицата „Акаунти“.

Фигура 14 – Попълване на таблицата „Кредитни карти“.

Фигура 15 – Попълване на таблица „Операции със сметки с кредитни карти“

Фигура 16 – Попълване на таблицата „Дебитни карти“.

Фигура 17 – Попълване на таблица „Операции със сметки с дебитни карти“

Фигура 18 – Попълване на таблицата „Банкомати“.

Фигура 19 – Попълване на таблица „Клонове“.

ИНСТРУКЦИИ

за работа в EDMS "Дело"

(дебел клиент)

1. Влезте в EDMS “Delo” 3

2.Работа в офис 4

3.Регистриране на документи 7

3.1 Регистрация на входящи документи 7

3.2 Регистриране на жалби на граждани 14

3.3 Регистриране на изходящи документи 20

4.Оформяне на проекторешение 35

5 Приемане на проекторешение 43

7 Приемане за изпълнение и вписване на подчинено решение 47

8 Изпълнение на резолюция 56

9 Създаване на проект за изходящо писмо 58

9.1 Създаване на чернова на изходящо писмо в отговор на входящ документ 58

9.2 Създаване на инициативен проектодокумент 65

9.3 Създаване на версии на проекта 65

10 Премахване на поръчки от контрола 68

11 Визификация на проектодокумента 72

12 Подписване на проекта 76

^
Вход в EDMS "Delo"

Ориз. 1 – Вход

Натиснете бутона "Enter". Ще се отвори основният прозорец на програмата.

Ориз. 2 – Основен прозорец на EDMS „Case“

В горната част на главния прозорец на програмата има полета КартотекаИ Кабинет, съдържащ името на текущия картотека и офис. По подразбиране те задават имената на файловия шкаф и акаунта, които са дефинирани за този потребител.

^ Функции на модул Документи:

Регистрация на документи– служи за регистриране на входяща и изходяща кореспонденция и заявки на граждани. По време на регистрацията се генерира регистрационна контролна карта (РК), в която се въвежда информация за документа, а системата автоматично присвоява номер в съответствие с зададения шаблон. Към картата са приложени графични изображения на документи.
^ Функция "Шкафове". – използва се за работа с документи, които изискват изпълнение, както и за работа с проекти на документи. От гледна точка на системата, офисът е набор от папки, които получават записи на документи, инструкции и проекти на документи, изпратени за работа на длъжностни лица, назначени в този офис.
^ Търсете документи и лични папки – използва се за търсене на документи/чернови документи по различни критерии. Можете да използвате лични папки, за да съхранявате резултатите от търсенето. Търсенията могат да бъдат запазени за повторна употреба.
^ Опис на делата – тази функцияосигурява преглед на отписани документи по дела, както и поддържане на самите дела. Освен това тази функция се използва за качване на информация за дела в базата данни на системата Архив на делата.
^ Изпращане на документи – функцията работи в два режима: в режим „Неизпратени документи“ работите с готови за изпращане документи и отбелязвате изпращането на документи; в режим „Контрол на регистрационните разписки“ се следи получаването на известия за регистрация на изпратени документи, изпратени от системите „БИЗНЕС“ на организациите получатели.

^
Работа в офиса

В папката "Получени".има записи на документи и резолюции на Република Казахстан, които вече са получени от кабинета, но все още не са приети за изпълнение.

Документите се поставят в папката, ако:

Записи за Република Казахстан, изпратени до текущата сметка от друга сметка с помощта на командата „Препращане на Република Казахстан“;
Записи за РК, чийто вътрешен адресат е титуляр на разплащателната сметка (при условие, че е отбелязано изпращане на РК до този адресат);

Ориз. 3 – Съдържание на шкафа (1 - 4 кутии)

Записи за Република Казахстан, чийто изпълнител е собственик на текущата сметка. Попълват се колоните на таблицата „Автор/Б.№, „Текст”, „План”, „Изпълнител”.

Ориз. 4 – Съдържание на шкафа (случай 5)

^ Към папката „В процес“. документи се включват, ако:

в полето на Република Казахстан „До“ се посочва длъжностното лице, което е собственик на текущата сметка;
в полето „До“ се посочва отделът, чийто ръководител е собственик на разплащателната сметка;
Записи за контролния код на документи, приети за изпълнение, но все още неизпълнени (т.е. записи за контролния код, преместени от папка „Получени“ с помощта на командата „Приемане за изпълнение“);
Записи за Република Казахстан, изпратени до собственика на текущия акаунт от друга папка в текущия акаунт с помощта на командата „Препращане на Република Казахстан“;
Записи за Република Казахстан, в които авторът на решението и изпълнителите на заданието са собственици на този офис.

^ В папка "На контрол" има всички записи на нареждания (както контролни, така и неконтролни), чиито автори или контрольори са собственици на разплащателната сметка.

^ В папката "Ръководство". има записи на документи на Република Казахстан, за които са изготвени проекторезолюции и изпратени за одобрение на собственика на разплащателната сметка (лицето, посочено като автор на резолюцията). Достъп до тази папка има служител, който създава проекторешения за управителя и след одобрение ги разпространява.

^ В папката "В изчакване". има записи на документи на Република Казахстан, за които е изготвен проект на решение и е изпратен за разглеждане на собственика на този офис (лицето, посочено като автор на решението). Записите за Република Казахстан с проекторезолюции изчезват от тази папка, когато се изпълни командата „Връщане“ в прозореца на проекторезолюцията.

^ В папка "По същество"съхраняват се документи на Република Казахстан, подлежащи на отписване. Само потребители, които са собственици на този акаунт, могат да поставят записи за документи в тази папка на акаунта.

^ Папка за управление на проекти предназначен за работа с чернови на документи. Всички изходящи документи преминават през етапа на чернова по време на обработка. EDMS "Delo" поддържа пълния цикъл на работа с проекти: създаване, редактиране със запазване на предишни версии, координиране и одобрение (подписване) и регистрация на изходящ или вътрешен документ, създаден въз основа на проекта. Всички създадени проекти на документи се съхраняват в папката „Управление на проекти“, в която изпълнителят следи състоянието на проектите и извършва по-нататъшна работа.

^ Папка "На виждане" съдържа списък със записи относно RCPD, изпратени за одобрение на собствениците на този акаунт. Ако един проектодокумент трябва да бъде одобрен от няколко длъжностни лица - собственици на текущата сметка, тогава папката ще съдържа няколко записа, съответстващи на нейния RKPD (по броя на одобрените собственици на сметка). Тези записи ще се различават само по съдържанието на колоната „Посетител“.

^ Папка "За подпис" съдържа списък със записи относно RCPD, изпратени за одобрение (за подпис) на собствениците на този акаунт. Ако един проектодокумент трябва да бъде подписан от няколко длъжностни лица - собственици на текущата сметка, тогава папката ще съдържа няколко записа, съответстващи на нейния RCPD (според броя на подписващите собственици на сметката). Тези записи ще се различават само по съдържанието на колоната „Подпис“.

^
Регистрация на документи

3.1 Регистрация на входящи документи

Ориз. 5 – Главен прозорец на EDMS „Case“

Ориз. 6 – Избор на група документи

Щракнете върху бутона „Избор“.

Ориз. 7 – Регистрационна карта на входящия документ

В отворената регистрационна карта, в полето „Кор. Въведете първите букви от името на организацията и натиснете бутона „Въвеждане“. Полето ще се попълни автоматично с името на организацията, ако тя присъства в указателя.

Ориз. 8 – Раздел „Кореспонденти“

Ако в директорията „Организации“ няма организация, ще се извърши преход към тази директория. В прозореца „Избор от директорията на организацията“ щракнете върху бутона „Добавяне на организация“.

Ориз. 9 – Добавяне на нова организация към директорията

В прозореца за регистрация на нова организация попълнете полетата „Име“, „Град“, „Адрес“.

Ориз. 10 – Регистрация на нова организация

Ориз. 11 – Попълване на информация за организацията

Щракнете върху бутона „Запис“.
Щракнете върху бутона „Избор“.
Щракнете върху бутона „Избор“. Полета "Кор." и „Подписано“ ще бъде попълнено със стойности.

Ориз. 12 – Избор на организация

В Република Казахстан в секцията „Кореспонденти“ попълнете полето „Изх. Не."
В полето „Дата“ щракнете двукратно.
В календара, който се показва, изберете дата и щракнете върху бутона „Въвеждане“.
Попълнете полето „Състав“ с помощта на клавиатурата.
Посочете вида на доставката от предложения списък.

Ориз. 13 – Избор на стойност от справочника „Вид доставка”.

В полето „До“ въведете първите букви от фамилията на ръководителя, на чието име е получен документът и натиснете бутона „Въвеждане“. Полето „До“ автоматично ще бъде попълнено с фамилното име на мениджъра.
Попълнете полето „Съдържание“ с помощта на клавиатурата.
В директорията „Категории“, която се отваря, изберете категориите на вашата организация.

Ориз. 14 – Справочник „Рубрикатор”

Кликнете върху желаната категория.

Ориз. 15 – Избор на рубрика от директория „Рубрикатор”.

Щракнете върху бутона „Избор“.
Щракнете върху бутона „OK“.
Сканирайте получения документ, за да прикачите електронния му образ към регистрационната карта.
Щракнете с десния бутон върху сканирания документ и изберете „Копиране“ от менюто.

Ориз. 16 – Добавяне на електронен образ на документ

Ориз. 17 – Регистрационна карта на входящия документ

^
Регистрация на жалби на граждани

Ориз. 18 – Главен прозорец на EDMS „Case“

Кликнете върху желаната група документи.

Ориз. 19 – Избор на група документи

Щракнете върху бутона „Избор“.

Ориз. 20 – Добавяне на електронен образ на документ

В регистрационната карта на заявлението в полето „Гражданско“. Въведете първите букви от фамилията на кандидата и натиснете бутона „Въвеждане“. Полето ще се попълни автоматично с фамилното име на заявителя, ако то присъства в указателя.

Ориз. 21 – Търсене в директория „Граждани“.

Ако кандидатът не е в директорията „Граждани“, ще се извърши преход към тази директория. В прозореца „Избор от директорията на гражданите“ щракнете върху бутона „Добавяне на гражданин“ или натиснете клавиша F2.
В прозореца за регистрация на нов кандидат попълнете полето „Фамилия“.
Попълнете полето „Град“ с помощта на клавиатурата.
Попълнете полето „Индекс“ с помощта на клавиатурата.
Попълнете полето „Адрес“ с помощта на клавиатурата.
Кликнете върху стрелката до полето „Регион“.
Изберете регион и щракнете върху бутона „Избор“.
Кликнете върху стрелката до полето „Състояние“.
Кликнете върху желания статус на кандидата и натиснете бутона „Избор“.
В секцията „Пол“ поставете отметка в квадратчето за желаната стойност.
Щракнете върху бутона „Запис“.

Ориз. 22 – Въвеждане на информация за гражданин

Щракнете върху бутона „Избор“. Полетата в секция „Кореспонденти” ще се попълват автоматично с въведената информация за гражданина.
Въведете първите букви от фамилното име в полето „До“ и натиснете Enter. Полето ще бъде попълнено с необходимата стойност.
Посочете статуса на жалбата: анонимна или колективна.
Попълнете полето „Съдържание“. с главна буква.
Кликнете върху бутона „Rubr(0)“. Това поле е множествен атрибут.

Ориз. 23 – Избор на рубрикатор

Щракнете върху бутона „Избор“.
Щракнете върху бутона „OK“.
Посочете броя на тиражните листове в полето „Състав“.
Изберете вида на доставката от списъка.
Попълнете полето “Достъп” с желаната стойност от списъка.
Сканирайте заявката.
В секцията „Файлове“ щракнете върху бутона „Вмъкване“.
След като всички данни са попълнени, в прозореца на регистрационната карта на приложението щракнете върху бутона „Запис на RK“.

Ориз. 24 – Въвеждане на информация за гражданин

^
Регистрация на изходящи документи
1. В главния прозорец на програмата „Дело“, за да регистрирате документи, щракнете върху бутона „Регистрация на документи“.

Ориз. 25 – Главен прозорец на програма “Казас”.

В прозореца, който се показва, изберете желаната група документи.

Ориз. 26 – Избор на група документи

В отворената регистрационна карта на изходящия документ в полето „Подписано (0)” въведете първите букви от фамилията на ръководителя, подписал документа.
Натиснете бутона "Enter". Системата ще покаже опции за намерени съвпадения в случай, че има няколко съвпадения, или веднага ще попълни полето „Под(0)“, ако има само едно съвпадение.
Попълнете полето „Съдържание“. с помощта на клавиатурата.
В полето "Изпълнител." Въведете първите букви от фамилията на изпълнителя.
Натиснете бутона "Enter". Системата ще покаже опции за намерените съвпадения, ако има няколко съвпадения, или незабавно ще попълни полето „Exec.“, ако има само едно съвпадение.

Ориз. 27 – Попълване на РК на изходящия документ

Попълнете полето „Достъп“ с необходимата стойност.
За да посочите кои служители са заверили документа, щракнете върху бутона „Визи (0)“.
В директорията „Отдели“, която се появява, намерете одобряващия.

Ориз. 28 – Избор на одобряващ служител

Кликнете върху намерения изпълнител и натиснете бутона „Избор“.
Ако е необходимо, посочете датата, на която е заверен документът.

Ориз. 29 – Въвеждане на информация за одобрение на документ

Щракнете върху бутона „OK“.
Кликнете върху бутона „RUB(0)“. Това поле е множествен атрибут.
В директорията „Категории“, която се отваря, изберете желаната категория.

Ориз. 30 – Въвеждане на информация за одобрение на документ

Щракнете върху бутона „OK“.
Сканирайте изходящия документ, за да прикачите електронния му образ към регистрационната карта.
Щракнете с десния бутон върху сканираното изображение и изберете „Копиране“ от менюто.
В секцията „Файлове“ щракнете върху бутона „Вмъкване“.

Ориз. 31 – Въвеждане на информация за одобрение на документ

Ако изходящото писмо се изготвя в отговор на входящо писмо, е необходимо да се посочи връзката между тях. За да направите това, щракнете върху бутона „Връзки (0)“. Използвайки този реквизит, системата ви позволява да записвате произволен брой различни връзки между едни документи и други, включително документи, които не са регистрирани.
В прозореца, който се показва в горната част, щракнете върху бутона „Търсене по номер“.

Ориз. 32 – Въвеждане на информация за одобрение на документ

В прозореца за търсене по номер в полето “Рег.№” въведете номера на входящия документ, с който искате да свържете текущия документ.
Въведете годината.
Щракнете върху бутона „Намери“.
Изберете документ.
Изберете връзката „За изпълнение“.
Щракнете върху бутона „Връзка“.

Ориз. 33 – Въвеждане на информация за одобрение на документ

В прозореца за връзки щракнете върху бутона „OK“. В прозореца на регистрационната карта връзката към документа ще се покаже в полето „Връзки (1)“.

Ориз. 34 – Регистрационна карта на изходящ документ

В прозореца на регистрационната карта на изходящия документ щракнете върху бутона „Напиши RC“.
Можете да посочите организацията получател, до която е адресирано изходящото писмо, в раздела „Адресати“, за да направите това, в Република Казахстан щракнете върху бутона „Адрес (0)“.

Ориз. 35 – Адресати на документа

Ориз. 36 – Търсене на адрес в директория „Организации“.

Щракнете върху бутона „Намери“.

Ориз. 37 – Избор на представител на организацията

Щракнете върху бутона „Избор“.
Изпращане на документ.

Ориз. 38 – Посочване на датата на изпращане и вида на изпращането

Ако изпратите документ до Държавната дума на Република Беларус по електронна поща, следвайте „Инструкции за изпращане и регистриране на документи в EDMS на Delo чрез транспортен център“. Не забравяйте да проверите имейл адреса си в полето „имейл“.

Регистрация на изходящ документ по проект на документ
1. В главния прозорец на програмата „Дело“ щракнете върху бутона „Регистрация на документи“.

Ориз. 39 – Главен прозорец на EDMS „Case“

В прозореца, който се показва, щракнете върху бутона „Отказ“. Ще остане прозорец, съдържащ списък на документите, регистрирани през определен период от време.

Ориз. 40 – Списък на документите, регистрирани XX.XX.XX

В лентата с менюта щракнете върху елемента „Проекти“ (ако няма проекти, готови за регистрация, този елемент ще бъде неактивен). Ще се отвори прозорец, съдържащ списък с проекти на документи, готови за регистрация.

внимание!

За да уведомите служител на офис отдела, трябва да конфигурирате подсистемата „Сигнали, известия и управление на процеси“. Известията ще се изпращат по имейл.

Ориз. 41 – Списък с готови за регистрация проекти

Щракнете двукратно върху записа в RCPD, въз основа на който искате да регистрирате RC на документа.
Вижте черновата на документа.

Ориз. 42 – Проектодокумент

Ориз. 43 – Проверка на подписи

Върнете се към RCPD на документа.
Щракнете върху „Регистриране на проект“ в менюто „Файл“. Ще се отвори прозорецът на RC документа, принадлежащ към същата група документи като проекта. Някои от детайлите на RC (основни и допълнителни) се попълват автоматично със стойностите, зададени в RCPD (в последната версия на проекта). RC на документ, създаден въз основа на проект, се свързва с проекта чрез връзка, която има категорията „Проекти“. Пълните имена и длъжности на лицата, подписали проекта на документа, стават стойностите на атрибута „Подписано“, а тези, които са одобрили проекта, стават стойностите на атрибута „Виза“. Към РК на документа се прилагат файлове, приложени към РКЗД от изпълнителя на проекта. Цифровите подписи на файловете се запазват.

Ориз. 44 – Регистрация на проекта

Ориз. 45 – Регистрация на документи

Натиснете бутона “Адрес(0)” за въвеждане на информация за адресата.

Ориз. 46 – Адресати на документи

В прозореца, който се отваря, щракнете върху бутона „Добавяне на организация“.

Ориз. 47 – Търсене на организация с помощта на указател

В полето за търсене отляво на бутона „Намери“ въведете името на организацията.
Щракнете върху бутона „Намери“.
Щракнете двукратно върху елемента.
В прозореца, който се появява подробна информацияотносно адресата изберете представител, на чието име се изпраща писмото. Ако няма получател, щракнете върху бутона „Редактиране“ и добавете представител.

Ориз. 48 – Избор на представител

Щракнете върху бутона „Избор“.
В прозореца, който се показва, щракнете върху бутона „Избор“.
Изпращане на документ.

Ако документът е изпратен до трета организация (с изключение на Държавната дума на Република Беларус), тогава в прозореца „Адресати“ посочете датата на изпращане и вида на изпращането. Запазите промените.

Ориз. 49 – Регистрация на документи

Ако изпратите документ до Държавната дума на Република Беларус по електронна поща, следвайте „Инструкции за изпращане и регистриране на документи в EDMS на Delo чрез транспортен център“.

^
Оформяне на проекта за решение

Отворете регистрационната карта на документа.
В RC на документа, в секцията с инструкции, щракнете върху бутона „Enter“ и изберете действието „Подчинено разрешаване“ от контекстното меню.

Ориз. 50 – Въвеждане на подчинена резолюция

В прозореца на черновата на резолюцията, който се показва, попълнете полето „Автор (вътрешен)“, като изберете

от списъка длъжностното лице, на което е необходимо да се изпрати за одобрение

Тази проекторезолюция.

За да промените текста на резолюцията, поставете курсора на мишката в текстовото поле и натиснете клавиша „Вмъкване“ на клавиатурата. Ще се отвори общ списък с резолюции, който се конфигурира от системния технолог. Ако е необходимо, можете да създадете свой собствен личен списък.

Ориз. 52 – Стандартен списък с решения

Ориз. 53 – Въвеждане на дата от календара

В календара щракнете върху датата и натиснете бутона Enter.
Ако е необходимо, попълнете полето „Категория на инструкциите“, като изберете от списъка

желаното значение (например спешно или незабавно).

След въвеждане на планираната дата за изпълнение поръчката автоматично се поставя под контрол
.

Ориз. 55 – Избор от директория „Деления“.

Натиснете бутона Enter.

Ориз. 56 – Попълване на полето „Контрол“.

Избор на изпълнител

Ориз. 57 – Добавяне на вътрешен изпълнител

Избор на външен изпълнител

Ориз. 58 – Добавяне на външен изпълнител

Ориз. 59 – Справочник „Организации“

Ориз. 60 – Въвеждане на първите букви от фамилията на служителя

Щракнете върху бутона „Избор“. Името на служителя ще се появи в секцията

„Изпълнители“.

Ориз. 61 – Проект за решение

Първият изпълнител в списъка е маркиран с червен удивителен знак
.

Щракнете върху бутона „Запис“. Документът ще бъде върнат на Република Казахстан. Запис за РК

Документът автоматично се копира в папките „За разглеждане“ и „Управление“ на акаунта, чийто собственик е длъжностното лице, посочено в полето „Автор“.

Ориз. 62 – Редактиране на проекторезолюция

Ще се отвори прозорецът за чернова на резолюция. За да направите промени в проекторезолюцията, следвайте параграф 4.

Ориз. 63 – Отваряне на прозореца за одобрение на проекторезолюцията

Щракнете върху бутона „Връщане“ – ще се върнете към прозореца на папката „В процес на проверка“. RC записът на документа се изтрива автоматично от папката „В процес на разглеждане“. В папката „Управление“ се появява знак плюс близо до планираната дата (колона „План“), което означава одобрение на проекторезолюцията от мениджъра.

^
Разпространение на одобрения проект за решение
1. Отидете в папката „Управление“ в офиса на мениджъра, където се съхраняват записи на проекторезолюции. Изборът на шкаф се прави в горния десен ъгъл на шкафа.
2. Поставете показалец върху записа на проекторезолюцията, който е в колоната „План“. задайте “+” преди планираната дата на изпълнение. Това показва, че проекторезолюцията е одобрена от лидера.

Ориз. 64 – Символ „+” – знак за одобрение на проекта за решение

Щракнете с десния бутон върху записа за проекторезолюцията и изберете действието „Редактиране на черновата“ от контекстното меню.

Ориз. 65 – Редактиране на проекторезолюция

След като направите промени в проекторезолюцията, щракнете върху бутона „Изпращане“. Записът за Република Казахстан ще напусне папката „Управление“. Запис за Република Казахстан с резолюция автоматично ще се появи в папката „Получени“ за изпълнителите.

^
Приемане за изпълнение и вписване на второстепенно решение

Подчинените резолюции се създават от ръководителите на отдели въз основа на резолюцията на мениджъра от по-високо ниво, за да се поддържа йерархията на резолюциите. Подчинена резолюция може да има свои собствени подчинени резолюции (на по-ниско ниво в йерархията) и т.н. – този подход ви позволява по-гъвкаво да организирате електронния документооборот и да увеличите ефективността на контрола върху изпълнението на поръчките. Когато бъде премахната контролна резолюция от най-високо ниво, всички подчинени резолюции се премахват автоматично от контрола.

В главния прозорец на програмата щракнете върху бутона „Шкафове“. Ще се отвори папка № 1 - “Получени”. Ще бъде представен списък на регистрационните карти (РК) и инструкции в офиса.

Ориз. 67 - Списък на записите в папка No1

За да се запознаете с документа, трябва да щракнете двукратно върху записите за Република Казахстан или върху записите за поръчката. Ще се отвори RC за документи.

Ориз. 68 – РК на входящия документ

За да видите сканирано писмо в секцията „Файлове“, щракнете двукратно върху името на файла. Ще се стартира приложението за преглед на файлове.

Ориз. 69 - Раздел „Файлове“

След като прегледате електронния файл, затворете приложението.
В RC на документа, в секцията с инструкции, щракнете върху бутона „Enter“ и изберете действието „Подчинено разрешаване“ от контекстното меню.

Ориз. 70 – Въвеждане на подчинена резолюция

Ориз. 71 – Подчинено решение

За да промените текста на резолюцията, поставете курсора на мишката в текстовото поле на резолюцията и натиснете клавиша „Вмъкване“ на клавиатурата.Ще се отвори общ списък с резолюции, който се конфигурира от системния технолог. Ако е необходимо, можете да създадете свой собствен личен списък.

Ориз. 72 – Стандартен списък с решения

В списъка с резолюции изберете тази, от която се нуждаете, и щракнете върху бутона „Избор“.
За да стане поръчката контролна е необходимо да се въведе планирана дата. Кликнете върху полето „Планирано“. Календарът ще се отвори.

Ориз. 73 – Въвеждане на дата от календара

Ориз. 74 – Избор от директория „Деления“.

Натиснете бутона Enter.
Изберете намерения контролер.
Щракнете върху бутона „Избор“. Името на контролера ще се появи в полето „Контролер“.

Ориз. 75 – Избор на контролер

Избор на изпълнител

^ Избор на вътрешен изпълнител. Тази опция се използва, ако резолюцията се формира във вашата организация, т.е. за вътрешен документооборот. За да направите това, в секцията „Изпълнители“ кликнете върху бутона „Добавяне на изпълнител“ (по-нататък вижте параграфи 4.8 – 4.11).

Ориз. 76 – Добавяне на вътрешен изпълнител

Избор на външен изпълнителв случай на междуведомствено взаимодействие, то се осъществява чрез натискане на бутона „Добавяне на външен изпълнител“.

Ориз. 78 – Добавяне на външен изпълнител

В директорията на организациите, която се показва, намерете организацията и щракнете двукратно върху записа.

Ориз. 79 – Справочник „Организации“

В секцията „Представители“ изберете представител на организацията и щракнете върху бутона „Избор“.

Ориз. 80 – Избор на представител на организацията

Ориз. 81 – РК на входящия документ

Изберете записа на поръчката във вашия акаунт и щракнете с десния бутон.
Изберете „Приемане за изпълнение“ от контекстното меню. Документът ще бъде преместен в папка № 2 „В процес на работа”.

Ориз. 82 – Приемане за изпълнение

^
Изпълнение на резолюцията

Отворете офис папката „В ход“, която ще съдържа списък със записи за поръчки в акаунта.

Ориз. 83 – Въвеждане на подчинена резолюция

Щракнете двукратно, за да отворите RK за преглед. Моля, прегледайте регистрационната карта на документа.
За да въведете отчет за изпълнение, щракнете с десния бутон върху записа на поръчката и изберете действието „Изпълнение“ от контекстното меню.

Ориз. 84 – Изпълнение на инструкции

В прозореца „Отчет на изпълнителя“ изберете състоянието на изпълнение от списъка.

Крайното състояние на изпълнение се избира от изпълнителя при пълното изпълнение на поръчката. Трябва да се въведе датата на отчета.

Междинното състояние на изпълнение се избира от изпълнителя в случай на частично изпълнение на поръчката. В този случай датата на отчета не е посочена.

Ориз. 85 – Въвеждане на отчет за изпълнение

За да посочите датата на отчета, щракнете двукратно върху полето „Дата“.
Изберете дата от календара и щракнете върху бутона „Въвеждане“.
Попълнете текстовото поле с помощта на клавиатурата.
За да прикачите резултата от свършената работа, трябва да кликнете върху бутона „Файлове“.
Копирайте файла от всяко място на вашия компютър.
Кликнете върху бутона „Добавяне на файл“. Файлът ще бъде добавен.

Ориз. 86 – Прикачване на електронен файл

Щракнете върху бутона „OK“ в долния десен ъгъл на прозореца на отчета. В случай на неконтролно решение, след въвеждане на отчета, записът на поръчката ще напусне офиса, в противен случай поръчката трябва да бъде премахната от контрол от контрольора, след което автоматично ще напусне офиса на изпълнителя и контролера.

^
Създаване на проект за изходящо писмо

Създаване на чернова на изходящо писмо в отговор на входящ документ
1. Отворете регистрационната карта на документа, по който Ви е издадена поръчката.
2. В менюто „Файл“ изберете командата „Създаване на RCPD“.

Ориз. 87 – Създаване на РУП по входящ документ

В прозореца „Избор на група за нов проект“ изберете група. В секцията „Копиране на подробности“ поставете отметка в квадратчето „Кореспонденти“, за да не се налага да попълвате информация за кореспондента в изходящата карта на документа.

Ориз. 88 – Избор на екип по проекта

Щракнете върху бутона „Избор“. Ще се отвори RCPD на изходящия документ.

Ориз. 89 – РКПД

Попълнете кратко резюме на документа в полето „Съдържание“.
Намерете документа на работния плот, щракнете с десния бутон върху него и изберете командата „Копиране“ от контекстното меню.
Отидете в секцията „Файлове“ и щракнете върху бутона „Вмъкване на файл“.

Ориз. 90 – Раздел „Файлове“

Щракнете върху бутона „OK“.
За да изпратите за одобрение/подпис, щракнете върху бутона „Добавяне на виза/подпис“.

Ориз. 91 – Подаване за виза/подпис

Изберете командата „Добавяне“ от менюто „Действия“.

важно!!!

Добавянето на джирант/подписал се извършва в режим на редактиране на проекта. За да преминете към този режим, използвайте бутона
.

В появилата се директория „Раздели“ въведете първите букви на художника в полето „Търсене“. Натиснете клавиша Enter.

Ориз. 92 – Избор от директория “Деления”.

Маркирайте джиранта/подписалия и щракнете върху бутона „Избор“. Ще бъдете върнати в прозореца „Добавяне и препращане за одобрение/подпис“, в който ще се появят записите на избраните поръчители/подписали.
От падащия списък, разположен в горната лява част на прозореца, изберете една от двете стойности: „За одобрение“ или „За подпис“, като по този начин определяте кой списък от длъжностни лица създавате: джиранти или подписващи.

Ориз. 93 – Изпращане за одобрение/подпис

Системата има два начина за одобрение на документи: „Всички наведнъж” или „Един по един”. Поставете превключвателя на желаната стойност.
В полетата „Продължителност“ посочете броя на часовете (дни), отпуснати за одобрение/подписване на проекта.
Кликнете върху „Добавяне и изпращане“. Ще се върнете в прозореца на проекта (RPW). В раздела „Управление на проекти“ ще има записи на добавени поръчители/подписали и ще бъдат посочени крайната дата и час на периода на потвърждение/подписване.

Ориз. 94 – Раздел „Управление на проекти“

важно!!!

Изпълнителят изпраща проектодокумента за подпис на управителя едва след като всички одобрители издадат визи.

При необходимост одобряващото (подписващото) длъжностно лице може да добави и допълнителни одобряващи длъжностни лица.

Ориз. 95 – Папка „Управление на проекти“

След подписване на проекта в горния десен ъгъл се появява статус „Подписан“. Такъв документ трябва да бъде изпратен в офиса за регистрация. За да направите това, отворете проекта и в менюто „Действия“ изберете командата „Изпратете проект за регистрация“. След изпращане документът ще придобие статус „За регистрация“.

^
Изготвяне на инициативен проектодокумент
1. Отворете папка № 7 “Управление на проекти”.
2. Щракнете върху бутона „Създаване на RCPD“.

Ориз. 97 – Създаване на инициативен проектодокумент

Отваря се прозорецът Избор на група проект за нов документ. Изберете желаната група и щракнете върху бутона Избор.

Ориз. 98 – Избор на група проекти за документи

Ще се отвори прозорецът на проекта на документа. По-нататък вижте точка 5.1.5.

^
Създаване на версии на проекта

Ако по време на процеса на съгласуване и одобрение проектодокументът получи някакви коментари и допълнения, изпълнителят трябва да създаде нова версия на проекта на документа, да направи корекции и да го изпрати отново на всички одобряващи/подписващи служители.

Докато сте в папка № 7 „Управление на проекти“, щракнете върху желания проект на документ.
Изберете командата „Създаване на нова версия“ от менюто „Действия“. Ще се появи системно съобщение, че при създаване на нова версия на проекта работата с текущата версия ще бъде завършена. В полето за съобщение потвърдете, за да продължите създаването на новата версия.

Ориз. 99 – Създаване на нова версия на проекта

На екрана ще се покаже RKPD на новата версия на проекта. Той получава статус „Създаден“ и автоматично му се присвоява следващият пореден номер на версията. RCPD на новата версия наследява някои от детайлите на RCPD на предишната версия, както и списъка с поръчители и подписващи, добавен от изпълнителя на проекта. Файловете, прикачени от одобряващи и подписващи служители, не се прехвърлят в новата версия на проекта.

Ориз. 100 – Втора версия на проектодокумента

Отворете секцията „Файлове“. За да направите промени в документа, щракнете върху бутона „Редактиране на файл“.

Ориз. 101 – Раздел „Файлове“

Изпращане за преодобряване/подписване

Ориз. 102 – Изпращане за одобрение

След като ръководителите на проектния документ са подписали документа, изпълнителят изпраща проекта за регистрация в офиса (виж клауза 5.1.18).

^
Премахване на поръчки от контрол

Отворете папка № 3 “На контрол”. В тази папка се съхраняват записи на поръчки, чийто администратор е собственик на текущия акаунт. Запис за една и съща регистрационна карта (RC) може да бъде представен в списъка няколко пъти, ако има няколко инструкции. Записите на просрочените поръчки ще бъдат маркирани в червено.

Ориз. 103 – Папка “На контрол”

Щракнете с десния бутон върху желания запис за RC и изберете действието „Преглед на RC“ от контекстното меню.

Ориз. 104 – Изглед RK

В менюто RK изберете „Поръчки“ и изберете „Преглед на инструкциите“. Ще се появи прозорец с поръчка.

Ориз. 105 – Вижте инструкциите

Ориз. 106 – Преглед на отчета

В прозореца „Резолюция“ щракнете върху бутона „Редактиране“.

Ориз. 107 – Редактиране на резолюция

Щракнете два пъти в полето „Действително“, за да въведете действителната дата на изпълнение. Това ще бъде крайната дата за изпълнение на поръчката.

Ориз. 108 – Въведете действителна дата

Кликнете върху датата и натиснете бутона „Въвеждане“.
В полето „Състояние на изпълнение“ задайте стойността на „Завършено“ (като изберете от падащия списък).

Ориз. 109 – Въведете статус на изпълнение

Попълнете полето „Основания за отказ“.
Щракнете върху бутона „Запис“. Записът на тази поръчка автоматично ще напусне акаунта. Поръчката ще придобие статус „Премахната от контрол“.

^
Одобрение на проектодокумента
1. Отворена служебна папка № 8 “На оглед”.

Ориз. 110 – Офис

Щракнете двукратно върху записите на проекта.

Ориз. 111 – Папка „На виждане“

Вижте RCPD.

Ориз. 112 – РКПД

Внимателно прочетете крайния срок за одобрение на проекта в раздел „Управление на проекта“. След този период ще бъде невъзможно издаването на виза и изпълнителят ще трябва да удължи периода на визата.

Ориз. 113 – Период на одобрение на проекта

Ориз. 114 – Одобрение на проекта

Ориз. 115 – Запазване на файл на диск

Ориз. 116 – Добавяне на файл

Щракнете върху бутона „OK“.
В прозореца за одобрение на проекта щракнете върху бутона „OK“. След одобрение проектът придобива статус „Одобрен”. Записът за RCPD ще напусне папката „При одобрение“. По време на процеса на одобрение оценителят може да добави допълнителен оценител (вижте параграф XX).

^
Подписване на проекта
1. Отворете служебна папка No 9 “На подпис”.

Ориз. 117 – Офис

Щракнете двукратно върху записите на проекта. Вижте RCPD.

Ориз. 118 – РКПД

За да видите писмото в секцията „Файлове“, щракнете върху името на файла. Ще се стартира приложението за преглед на файлове.
Затворете приложението, след като прегледате електронния файл.
В секцията „Управление на проекти“ маркирайте името си в списъка с одобряващи и подписващи служители.
Прочетете внимателно крайния срок за подписване на проекта в секция „Управление на проекта“. След този период подписването ще бъде невъзможно и изпълнителят ще трябва да удължи периода на визата.

Ориз. 119 – Срок за подписване на проекта

Ориз. 120 – Подписване на проекта

Ориз. 121 – Запазване на файл на диск

Ориз. 122 – Добавяне на файл

Щракнете върху бутона „OK“.
В прозореца за подписване на проекта щракнете върху бутона „OK“. След подписване проектът придобива статус „Подписан“.
За подписване на електронен документ електронен цифров подпис, изберете желания файл в секцията „Файл“ и щракнете върху бутона „Подпис на файл“.

Ориз. 123 – Подписване на електронен образ на документ

Електронният образ на документа е отбелязан с червена отметка.

Ориз. 124 – Файл с електронен подпис

Затворете RCPD. Записът за RCPD ще напусне папката "За подпис".

Система, насочена към автоматизация на документооборота (от създаване на документ до трансфер до архивно съхранение) с възможност за цялостна автоматизация на документооборота на географски разпределени компании, поддържаща интеграция със съществуващи корпоративни информационни системи. Системата е насочена към автоматизиране на свързани документо-ориентирани процеси (финансов, договорен документооборот, автоматизация на вътрешни бизнес процеси, работа със заявки на граждани, предоставяне на обществени услуги и др.), с възможност за организиране на правно значим документооборот на компания.

Системата за управление на електронни документи „DELO“, разработена от компанията Electronic Office Systems (EOS), е цялостно индустриално решение, което осигурява както поддръжка на традиционния документооборот на организацията, така и поддържането на изцяло електронен документооборот на организацията.

Системата "ДЕЛО" се използва ефективно както в правителството, така и в търговски организации, както в малки компании, така и в разпределени холдингови или ведомствени структури.

Днес "ДЕЛО" се използва от повече от 5700 компании, институции, организации в Русия и страните от ОНД, а общият брой инсталирани работни места надхвърля 400 000. Двадесет и пет предмета Руска федерациявнедряване на програми за автоматизация на държавни органи на всички нива на базата на системата „ДЕЛО”. Днес системата за документооборот „DELO“ всъщност е индустриалният стандарт за автоматизация на документооборота в Русия.

Съвместно с EDMS "DELO" работят интеграционни модули, специално разработени от EOS със системите за електронно междуведомствено взаимодействие (IEIC) и междуведомствено електронно управление на документи (EDF).

„Сертификатът за най-високо качество“ от CSCR на Държавния стандарт на Русия, получен от системата „ДЕЛО“, и дългогодишният опит на специалистите на EOS гарантират успешното внедряване на системата и липсата на проблеми с по-нататъшното й операция.

Функционалност на системата

Системата осигурява пълния жизнен цикъл на документ в една организация от създаването на проектодокумент до отписването и предаването му в архива.

Работа с входящи и изходящи документи

Регистрация, контрол и отчитане на входяща и изходяща кореспонденция
Автоматизирано регистриране на документи, изпратени по имейл, включително защитени с електронен подпис
Създаване на структурата на регистрационния номер в съответствие с приетата в организацията номенклатура на делата
Налагане на решения, наблюдение на изпълнението, писане и преглед на доклади за решения
Препращане на документи за изпълнение в рамките на организацията по зададени маршрути
Съгласуване на документи от всякакъв вид, включително договори
Бързо търсене на всички детайли на регистрационната карта на документа, възможност за запазване и използване на сложни заявки за търсене
Отписване на документи за архивиране и възможност за предаването им за архивно съхранение
Автоматизация на изпращане на изходяща кореспонденция

Работи с вътрешни документиорганизации

Поддържа се пълният цикъл на работа с проекти на документи:
- създаване на регистрационна карта за проект на документ, включително "по изпълнение" на административен акт
- модифициране на проект при запазване на предишни версии
- одобрение на проектодокумента
- одобрение на проектодокумента
- автоматично регистриране на документ, създаден по проект
- търсене на всички подробности за RKPD, възможност за запазване и използване на сложни заявки за търсене
- задаване на маршрута на движение на проекта на документа и неговото управление
- използване на електронен подпис при съгласуване и одобряване на проект на документ
Формиране на инструкции по документи.
Предаване на подписаните документи на служителите за преглед и изпълнение.
Контрол на преминаването и изпълнението на документи.
Управление на достъпа до документи.
Работа с шаблони на документи.
Бързо търсене на всички данни за регистрационна карта, възможност за използване и запазване на сложни заявки за търсене.

Ползи за държавните организации

За мениджъри на различни нива:

проследяване на движението на документ на всички етапи от неговия жизнен цикъл
ефективен контрол и отчитане на изпълнението на предписания (резолюции)
намаляване на времето за подготовка и одобрение на документи
Удобна работа по проекти на документи
бързо търсене на документи
получаване на обобщени отчети
възможност за делегиране на правомощия

За служители на офиси, секретариати и чиновници:

бърза и удобна регистрация на документи с помощта на обширна система от различни директории
получаване, регистриране и изпращане на документи по имейл
проследяване на напредъка на изпълнение на инструкции (резолюции)
удобно и бързо търсене по всякакви данни от регистрационната карта (RC) както на документи, така и на проекти на документи (RDKD)
дневници за предаване, запознаване и изпращане на документи, вътрешни и външни диспечерски регистри, листове за одобрение
генериране на отчети

Ползи за търговски дружества

За мениджъри:

ефективен контрол и управление на фирмения документооборот
бързо търсене и достъп до документи на всеки етап от жизнения им цикъл
ефективен контрол върху изпълнението на поръчките в бизнес структурите на компанията
Удобна работа по проекти на документи, включително подготовка и одобрение на договори
бързо търсене на документи и лесна оценка на работата на компанията чрез отчитане на документооборота, включително информационен анализ на документи
мобилен и отдалечен (включително офлайн) достъп до документи

За помощник-мениджъри, секретарски асистенти и секретарски служители:

бързо и удобно регистриране на документи
ефективен контрол върху изпълнението на поръчките, автоматизирана технология за работа с поръчки, включително уведомяване на всички участници в сътрудничеството за състоянието на работата с документи
автоматично разпространение на документи с инструкции до офисите на служителите, включително механизми за уведомяване за получаване на нови документи в офис папки, изпращане на напомняния за инструкции
информиране за нарушаване на сроковете за разглеждане или изпълнение на документи
удобна работа с електронни документи
опростяване на процедурите за получаване, изпращане и регистриране на документи, включително използването на електронни подписи и криптиране на съобщения
възможност за работа с цялата системна информация през Интернет

Ползи за мениджъри и служители на компании, работещи с документи:

пълноценно работно място за работа с поръчки и проекти на документи, включително договори
разпределяне на големи количества документи в специални папки в работните стаи за организиране и удобство на по-нататъшната им обработка
разпределение на правата за достъп до документи и функции
разширеното търсене с произволна комбинация от детайли значително опростява работата с документи и използването на заявки за търсене с всякаква сложност
ефективен контрол на движението на документи, организация на съхранението на документи
информационни раздели и връзки между документи по конкретни теми
автоматично генерираните отчети за състоянието на работата с документи ви позволяват незабавно да получавате данни за различни параметри за последващ анализ и докладване на ръководството

Ползи за ИТ специалистите:

лесно персонализиране за задачите на всяка организация, вградените механизми за адаптиране към характеристиките на конкретна организация ви позволяват да спазвате изискванията на съществуващите разпоредби и стандарти
интеграция чрез API интерфейс с всякакви информационни системи и бизнес приложения
баланс между осигуряване на удобство за потребителя и надеждна защита срещу неоторизирана намеса в работата на системата
автоматичното регистриране на най-важните потребителски действия при работа с документи ви позволява бързо да разрешавате възможни непредвидени ситуации

Системата „DELO” е репликиран „кутиен” продукт, който без никакви персонализирани модификации решава проблемите на електронното управление на документи, автоматизацията на офис процесите, както и бизнес процесите, свързани с документооборота на всяка организация.

Използвайки гъвкава система от директории, той може лесно да бъде инсталиран и конфигуриран от специалисти на клиента.

Допълнителни модули към системата "ДЕЛО":

1. DELO-WEB – пълен достъп до документи и работа на отдалечен потребител в EDMS (достъп до информация, съхранявана в базата данни в съответствие с предоставените права) през Интернет/Интранет чрез уеб интерфейс. Служителите могат пълноценно да работят с документи, докато са в командировка или извън офиса, или на бюрото си.

2. Подсистема за предупреждения и известия - предназначена за автоматично разпределяне на известия (информация за извършена транзакция в системата) и известия (информация за наближаване на крайните срокове за определена операция в системата) до електронната поща на потребителите за различни събития от Система "БИЗНЕС".

3. „Електронен подпис и криптиране“ – възможност за подписване и проверка на автентичността на файлове с документи, както и тяхното криптиране, като с помощта на електронен подпис можете да подписвате както файлове с документи, така и резолюции.

4. “KARMA” - предназначен за прилагане на функциите за криптографска защита на информация и електронни подписи, както и за защита на файлове и документи от неоторизиран достъп и промени.
"KARMA" прави използването на електронни подписи възможно най-удобно за различни служители, както потребители на EDMS, така и програмисти с всякаква квалификация. За потребителите дава възможност за работа с електронен подпис на файлове директно от Windows Explorer. Програмистите могат бързо и лесно да интегрират работата с електронни подписи в нови програми или да модифицират съществуващи програми. Всички тези програми ще могат да използват електронни подписи.

5. Поточно сканиране – автоматизирано сканиране и регистриране на голям брой документи.

6. Защита срещу неоторизиран достъп - създава външен защитен контур, предотвратяващ неоторизирано използване на документи.

7. DELO-1C – интеграционно решение за най-популярните ERP системии DOU, което ви позволява да автоматизирате работния процес на финансови документи на хартиен носител и да организирате правно значимо електронно управление на документи на финансови документи.

8. “Password Master” е предназначен за оторизиране на потребители в системата “DELO”. Освен това се предоставя разрешение при влизане корпоративна мрежаи интернет, както и почти всяко приложение на Windows, което използва оторизация (например Word, Excel и др.).

9. Мониторинг на документи - продуктът е предназначен за уведомяване на длъжностни лица за постъпили документи и решения, както и проактивно уведомяване за срокове за изпълнение, одобрение и подписване на документи. В сравнение със стандартния „Cabinet Annunciator“ в EDMS, „Cabinet Monitoring“ предоставя на потребителите редица допълнителни възможности.

10. Опция “Търсене по баркод”. Възможност за отпечатване на баркод от регистрационна карта на документ на специална лента от потребител, който има достъп до функцията „Печат на баркод“. Възможно е да отворите регистрационна карта чрез разчитане на баркода от оригиналния документ с помощта на ръчен скенер. Освен това има възможност за търсене на документи по баркод.

11. Подсистема “Управление на процеси”

Предоставя широки възможности за описание на сложни процеси на обработка на информация в една организация;
Предоставя възможности за внедряване в организации на приложения, автоматизиращи различни процеси за обработка на информация, както и възможности за внедряване на технологии за управление на процеси;
Внедрено на базата на Microsoft Workflow Foundation, стандартна среда за изпълнение, включена в Microsoft .NET Framework, започваща с версия 3.0. Физически подсистемата се състои от следните компоненти: услуга за управление на процеси, съхранение на процесни данни, приложение за конфигуриране и наблюдение на изпълнението на процеси;
Подсистемата включва също библиотека от стандартни операции, които ви позволяват автоматично да извършвате почти всяко действие върху обекти на системата „БИЗНЕС“ и стандартни процеси на одобрение;
Наличието на стандартни процеси за одобрение ще позволи на потребителите да започнат работа с подсистемата веднага след инсталирането и минималната конфигурация. Ако стандартните процеси не отговарят на нуждите на организацията, клиентът самостоятелно (или с участието на специалисти на EOS) може да внедри персонализиран процес.

Възможностите на подсистемата са още:

Синхронизиране на процеса на обработка на документи по време и събития;
Възможност за комбиниране на елементи на твърдо и свободно маршрутизиране на електронни документи;
Динамично изменение на процеса на обработка в зависимост от условията, възникващи по време на процеса на обработка;
Създаване на библиотека от шаблони за процеси на обработка на информация в организация.

12. Помощна програма EOS Desktop Service - разширява възможностите за работа в подсистемата "BUSINESS-WEB":

осигурява комуникация със системата за сканиране (опцията „Сканиране“), което ви позволява да сканирате и незабавно да прикачите електронни изображения на документи към регистрационните карти директно в онлайн режим в подсистемата „BUSINESS-WEB“. Сканирането към "DELO-WEB" може да се извърши или с помощта на програмата FineReader, или директно от скенера (с помощта на два драйвера),
ви позволява да прикачите няколко изображения на документи едновременно към една документна карта или документен проект чрез интерфейса на подсистемата „DELO-WEB“,
предоставя възможност за редактиране на файлове с документи директно в базата данни на системата “BUSINESS” чрез интерфейса на подсистемата “BUSINESS-WEB”.

13. Интерфейсен модул “ДЕЛО-МЕДО” и Сървър за електронно взаимодействие (СЕВ).

EDMS "ДЕЛО" работи в междуведомствената система за електронен документооборот (МЕДО). С помощта на модул за интерфейс с междуведомствената система за електронен документооборот (IEDO) или чрез сървър за електронно взаимодействие (CMEA) се изгражда ефективен документооборот в организации с географски разпределена структура.

Тези подсистеми решават следните задачи:

автоматична регистрация и обработка на документи в EDMS, получени от други организации - потребители на системата за междуведомствен или вътрешнокорпоративен документооборот. В същото време автоматичната регистрация и обработка означава, че те се извършват изцяло от системата MEDO или CMEA без участието на потребителя на EDMS,
автоматично получаване на информация за преминаването и изпълнението на изпратен документ в EDMS на други организации - потребители на системата MEDO или CMEA и представяне на тази информация в удобна форма,
също така подсистемите MEDO и CMEA позволяват напълно автоматизиране на част от операциите: по този начин те ще се извършват от подсистемите MEDO или CMEA без участието на потребителите на системата „DELO“. Такива автоматизирани операции включват на първо място следното: получаване на документ, проверка за повторение (ако документът се повтаря, тогава подсистемите MEDO и CMEA го прехвърлят за ръчна регистрация или отказват да го регистрират; ако документът не се повтаря, тогава системата самостоятелно регистрира неговите). Освен това тези две подсистеми автоматизират свързването на документи, създаването на външни резолюции, генерирането и изпращането на отчети, получаването на отчети от кореспондента и обработката на отчети в EDMS на кореспондента.

14. Система за доставка обществени услуги(СОГУ) и СЕД "ДЕЛО"

Системата за предоставяне на държавни и общински услуги в електронна форма (SOGU), базирана на EDMS "DELO", ви позволява да прехвърлите процеса на предоставяне в електронна форма електронни услугина всички нива - федерално, регионално и общинско. Това се осигурява чрез интеграция с „Единен портал на държавни и общински услуги“ (УПГУ) чрез Системата за междуведомствено електронно взаимодействие (SMEI).

EDMS "DELO" заедно с подсистемата SOGU автоматизира следните специфични функции, необходими за предоставяне на обществени услуги в електронен вид:

автоматична регистрация на заявления за предоставяне на обществени услуги, получени от „Единен портал за държавни и общински услуги“ (EPGU), www.gosuslugi.ru;
приемане на заявления за предоставяне на услуги чрез многофункционални центрове за услуги (MFC);
разглеждане и изпълнение на заявления;
контрол върху изпълнението на нареждания (издаване на нареждания и наблюдение на тяхното изпълнение);
създаване на заявки към други отдели за получаване на информация, необходима за предоставяне на услугата;
получаване на отговори на междуведомствени заявки по автоматизиран начин;
наблюдение на напредъка на обработката на заявлението (персонализирани изгледи на данни и формуляри за отчитане);
създаване на история на обработката на заявлението;
автоматично актуализиране на статуса на заявлението и изпращане на отговор до заявителя в електронен вид - чрез единен порталобществени услуги;
възможността за използване на електронен подпис във всякакви процеси на междуведомствено взаимодействие.

15. Мобилни решения: “Mobile Office”, “Executive Workstation”, решения за iPad таблети (“Executive Portfolio” и iSelf).

Мобилните решения на EOS предоставят на мениджърите на различни нива технология за работа с документи, която им позволява да използват мобилни и таблетни устройства.

„Мобилен офис“ ви позволява да работите с документи с помощта на мобилни устройства (iPad, iPhone, смартфони, комуникатори, Мобилни телефони) на всяка платформа чрез имейл. Тази подсистема е полезна за широк кръг служители, които често работят извън офиса, разположени на различни обекти. В офиса такива служители използват акаунта на системата "БИЗНЕС", а извън офиса - подсистемата "Мобилен акаунт" на мобилното си устройство. Работейки в „Мобилен акаунт“ чрез имейл интерфейса, служителят има възможност да получава и изпраща документи директно на мобилното си устройство, да преглежда данните на получен документ, да чете файлове с документи и да извършва необходимите действия върху документи. След като сървърът получи имейл от мобилно устройство, системата „БИЗНЕС“ записва всички промени, настъпили с документа.

Подсистемата „Работна станция на мениджъра“ изпълнява всички сценарии за работа с документ за мениджъри, използващи таблети и всякакви мобилни устройства с Windows (включително таблетни компютри, лаптопи и др., Работещи с Windows 7 и по-нова версия). Ръководителите, използващи „Автоматизираното работно място на мениджъра”, получават документи за преглед (с резолюции), за одобрение и одобрение, както и за одобрение и подпис. Благодарение на използването на специален лек интерфейс на работното място, мениджърът е напълно фокусиран върху самия документ, а не върху работата в офиса. Важни характеристики на подсистемата са възможността да спрете работата по документ и да запазите промените на всеки етап от работата, както и да продължите да работите в същия режим при липса на интернет. Ключово е възможността за работа на едно и също устройство, както и използването на техническите възможности на самите устройства (възможност за работа без клавиатура, използване на тъчскрийн, стилус, въвеждане на аудио и видео информация, т.к. както и традиционни методи за въвеждане на информация).

Решението "Портфолио на мениджъра", разработено от компанията Business-IT на базата на сървърния компонент на решението "Работна станция на мениджъра", реализира функционалността на мобилната работа с документи и ви позволява бързо да получавате документи за одобрение, одобрение и подписване , налагане на необходимите резолюции (включително гласово), търсене сред вече получени документи и, ако е необходимо, използване на електронен подпис за заверка и подписване на документи. Използването на портфолиото на мениджъра е възможно както при връзка с локална мрежа или интернет, така и офлайн.

Решението iSelf, съвместна разработка на EOS и Flexis, предоставя визуален и интуитивен интерфейс, познат на потребителите на iPad, предоставящ възможност за прилагане на всички типични сценарии за обработка на електронни документи с простотата и удобството на хартиените, включително редактиране на документи с помощта на възможности за ръкописен текст. , налагане на разделителни способности (включително графични и гласови, както и чрез избиране на стандартни разделителни способности от списъка). Добре обмисленият интерфейс на приложението ви позволява бързо да получите необходимата аналитична информация за документ, да направите подбор на необходимата информация с помощта на филтърна система, да изберете подходящи изпълнители на поръчки и да се запознаете с резултатите от тяхното изпълнение.

Решенията за таблет iPad ви позволяват да:

получават електронни документи за преглед, подписване, одобрение,
налагане на текстови и аудио резолюции върху документи,
използвайте стандартни текстове и изберете изпълнители от списък със снимки,
заверява и подписва електронни документи,
правете редакции на чернови на документи с помощта на функционалността на iPad (зачертайте, подчертайте в текста на документа, въведете вашите коментари, включително аудиозапис),
бързо търсене на необходимите документи (от тези документи, които вече са получени от мениджъра в подсистемата) чрез пълнотекстово търсене или използване на филтри.

Предимствата на iPad решенията за ръководители.

Простота и удобство на интерфейса. Благодарение на използването на специален интерфейс на таблета iPad, мениджърът е напълно фокусиран върху самия документ, а не върху работата в офиса.

Лекота на използване. Възможност за работа на таблет iPad както в офиса, така и извън него.

Удобство при въвеждане на информация. Решенията на iPad поддържат всички обичайни опции за работа на таблет.

Възможност за работа офлайн. Можете да прекъснете работата по документ и да запазите промените на всеки етап от работата, както и да продължите да работите в същия режим при липса на интернет. Липсата на мрежа ще бъде напълно невидима за потребителя и когато мрежата се появи, въведената от мениджъра информация ще бъде автоматично изпратена до сървъра на системата „БИЗНЕС“.

През 2016 г. URALGAZREMONT LLC (Уфа, Република Башкортостан) завърши внедряването на системата за управление на електронни документи „DELO“. Софтуерът е доставен от партньора на EOS Medialux (Ufa). Клиентът извърши внедряването на EDMS и го пусна в експлоатация самостоятелно.

Постепенното развитие на системата за управление на документи, създадена на базата на EDMS "DELO" в градската администрация на Рязан, продължава вече три години. Крайната цел на този проект е да се създаде единна система за електронно управление на документи за цялата „вертикала“ на органите на местната власт в Рязан, както и да се организира междуведомственият документооборот.

В края на март 2016 г. компанията Gazprom Kyrgyzstan, монополист във вноса на природен газ в Киргизката република, завърши внедряването на системата за управление на документи „DELO“ в централния офис и клоновете. Проектът е реализиран от KS-Consulting (Барнаул), партньор на EOS.

В края на 2015 г. администрацията на Ленински общински район на Московска област завърши проект за преход от използваната по-рано система за управление на документи към EDMS "DELO" на компанията EOS.

Системата DIRECTUM замени Delo EDMS в Gazprom Gas Engine Fuel LLC. Специалистите на DIRECTUM автоматизираха ключови бизнес процеси на организацията и свързаха към работа служители от 9 клона на компанията, разположени в различни часови зони. Проектът протече на два етапа, в единия от които беше тестван нов подходкъм внедряването на ECM система.

От началото на 2016 г. Окръжната клинична болница (DCH) на град Ханти-Мансийск премина изцяло към електронно управление на документи. В момента тя е внедрена в институция, базирана на водещия продукт на компанията EOS - EDMS "DELO" на 250 работни станции.

OCR използва EDMS “DELO” в своята апаратура от 2013 г. Една от най-важните области на автоматизацията е преводът на документи в електронен вид. За целта клиентът закупи лицензи за допълнителни опции за EDMS - „Сканиране“, „Поточно сканиране“, „Печат на баркод“, както и свързано оборудване.

Компанията Office-Doc, партньор на EOS в Санкт Петербург, завърши проект за внедряване на система за електронно управление на документи в офиса на комисаря по правата на човека в Санкт Петербург. Проектът е реализиран на базата на EDMS "ДЕЛО".

От август 2014 г. администрацията на градския район на град Сибай се присъедини към броя на органите на местното управление на Република Башкортостан, които избраха EDMS „DELO“ за поддържане на вътрешния документооборот. В тази организация, с помощта на EDMS "DELO", процесите на регистрация са автоматизирани, процедурите за наблюдение и изготвяне на аналитична информация за изпълнението на документите са формализирани. Проектът е реализиран от Medialux, партньор на EOS в този регион.

В органи държавна властна Република Северна Осетия-Алания (RON-A) от 2011 г., с усилията на специалисти от Комитета RNO-A по информационни технологиии масовите комуникации се въвежда EDMS “DELO”.

Едно от най-големите руски летища, OJSC International Airport Kazan (Република Татарстан), от 2010 г. използва системата за електронно управление на документи DELO и подсистемата DELO-WEB, разработена от компанията Electronic Office Systems от 2010 г. Към днешна дата системата за управление на документи на летище Казан има 75 потребители, което направи възможно напълно автоматизиране на стандартните вътрешни операции за документооборот.

Изпълнителният комитет на най-голямата руска коалиция от обществено-политически организации „НАРОДЕН ФРОНТ ЗА РУСИЯ“ завърши пилотно внедряване на системата за управление на електронни документи „ДЕЛО“. Проектът засегна централния офис на Изпълнителния комитет и реши проблемите с автоматизирането на документалната поддръжка на бизнес процесите, както и създаването на електронен архив.

Забайкалската територия продължава да развива регионална система за електронно управление на документи, създадена на базата на EDMS „DELO“, водещият продукт на компанията Electronic Office Systems. През есента на тази година служителите от общинските администрации на ниво населено място получиха работни места от подсистемата DELO-Web.

Причината за въвеждането на EDMS в PromServisBank беше необходимостта от установяване на обмен на електронни документи в централния офис. Старата схема, по която документите се отпечатваха и предаваха на хартиен носител, не отговаряше на първо място на критериите за ефективност, а също така беше ресурсоемка от гледна точка на разходите за печат. EDMS DELO беше избран като канал за предаване на документи, идеален за организации с формализиран документооборот, тестван с хиляди клиенти в Русия и ОНД.

Автоматизиране на управлението на документи, създаване на единно информационно пространство, предоставяне на жителите на града на достъп до информация за дейността на общината с възможност за „обратна връзка“ - това са трите компонента на проекта, реализиран в администрацията на градски район Стрежевой (Томска област) от компанията KS-Consulting, партньор EOS в Сибир и нататък Далеч на изток. Тези задачи бяха решени чрез модернизиране на официалния уебсайт на местната управа на града, както и чрез интегриране на инсталираните в организацията системи за електронен документооборот „ДЕЛО“ и eDocLib с актуализирания уебсайт.

Причината за въвеждането на система за електронен документооборот е увеличаването на обема на документите и произтичащите от това проблеми с намирането на необходимата информация. Неотложна е и задачата за организиране на правилен контрол върху изпълнението на документите и инструкциите по тях. В същото време беше необходимо да се автоматизира процесът на подготовка и одобряване на проекти на документи - заповеди, инструкции и договори.

Контролно-сметната палата на Санкт Петербург се присъедини към броя на органите за държавен финансов контрол, използващи системата за електронен документооборот „ДЕЛО“. През есента на тази година компанията Office-Doc, златният партньор на EOS в Санкт Петербург и Северозападния федерален окръг, като част от първия етап на проекта за автоматизация на документния поток, достави и внедри софтуер в Сметките Камера - EDMS работни станции "DELO", подсистема "DELO-Web".

В Република Хакасия от 2001 г. се изпълнява проект за създаване на електронна система за управление на документи в органите на изпълнителната власт. EDMS „DELO“, разработена от компанията EOS, беше избрана като основна система за автоматизиране на документооборота в правителството на републиката и регионалните министерства и ведомства.

Преди малко повече от година правителството на Република Северна Осетия-Алания реши да използва системата „DELO“, разработена от EOS, като единна софтуерна платформа за автоматизиране на документооборота в републиканските власти. На първия етап от проекта към системата бяха свързани всички отдели на администрацията на главата и правителството на републиката, както и всички органи на изпълнителната власт.

Администрацията на градското селище Солнечногорск скоро ще се присъедини към броя на общините в Московска област, които използват системата DELO за автоматизиране на документооборота. Общината започна предпроектно проучванедокументооборот, разработва се схемата на EDMS и се извършва подготовка за инсталиране на работни станции на системата “БИЗНЕС” и допълнителни подсистеми.

Преди внедряването на системата „ДЕЛО” Администрацията използва програма, разработена от трета организация. Още на етапа на избор на система функционалните предимства на EDMS „DELO“ бяха очевидни и това беше потвърдено по време на разработването на проекта. От голямо значение беше, че системата непрекъснато се подобрява от разработчиците, като се вземат предвид не само текущите промени във вътрешното законодателство, но и нарастващите нужди на клиентите.

Първите работни станции на EDMS "ДЕЛО" са инсталирани през г общ отделОбластна администрация, Главна дирекция „Земеделие“ и Главна дирекция „Икономика и инвестиции“. Впоследствие се наблюдава постепенно разширяване на броя на органите, обхванати от EDMS, увеличаване на броя на работните места и въвеждане на допълнителни опции и подсистеми („Сканиране на потока“, „Архивен БИЗНЕС“ и др.).

Службата на Федералната служба за надзор на защитата на правата на потребителите и благосъстоянието на хората в Тулска област работи в системата за електронно управление на документи „DELO“ от 2011 г. Средствата на системата автоматизират отчитането на входящите документи, както и специфичните документи за управление на отдела - разглеждане на жалби на граждани и регистриране на нормативни документи за проверки.

От началото на 2013 г. документооборотът на Думата на градския окръг Толиати се извършва в електронната система за управление на документи „ДЕЛО“. При избора на система за управление на документи, която да замени действащата по това време програма, специалистите на Duma проучиха проекти за внедряване на DELO EDMS в Самарска област, както и опита на колеги от представителни органи на други региони. Кметството на Толиати активно развива документооборота на базата на DELO EDMS в продължение на 10 години и специалистите на Duma успяха да се запознаят добре със системата, да оценят нейните възможности и интерфейс.

Друг белоруски университет е внедрил система за автоматизация на офиса и управление на електронни документи „Електронен БИЗНЕС“. Внедряването на продукта в частната образователна институция „BIP-Институт по право“ и нейните филиали в Гродно и Могильов беше докладвано от партньора на EOS – Electronic Business LLC.

Последни статии

2023-03-06 13:22:30
Изпълнението на плана е незадължителна дейност
2023-03-06 13:22:30
Концепцията и целта на нормирането на труда Нормирано време
2023-03-06 13:22:30
Кога и как се появи управлението Кога се появи управлението?

Популярни статии

Избор на редакторите

2023-03-06 13:22:30

Трудов процес, неговите видове
Тема 4. Трудов процес. Трудов метод. Понятието „трудов процес” е тясно свързано с понятието „труд”. Често те не се разграничават: трудът като процес...
2023-03-06 13:22:30

Критерии за оценка на персонала
Оценки на кандидатите Анализът на дейността (вижте Приложение 3) трябва да даде отговори на следните въпроси: колко време е необходимо на служителя, за да завърши...
2023-03-06 13:22:30

Разработване на нов продукт по примера на Sweet Life LLC
В съвременния свят, в условията на постоянно променящи се изисквания, изисквания и сериозна конкуренция, не можете да разчитате на съществуващи продукти. Компании...
2023-03-06 13:22:30

Избор на политика за интегрирано оперативно управление на текущи активи и краткосрочни задължения
Една от основните задачи пред компанията е избор на политика за управление на текущите активи с цел подобряване на тяхната ефективност...
2023-03-06 13:22:30

Основни разпоредби на антимонополното законодателство Действия, противоречащи на антимонополното законодателство
Президиумът на Федералната антимонополна служба одобри Разяснение „За определяне на размера на загубите, причинени в резултат на нарушение на антимонополния...

"delo" е система за автоматизация на офиса и електронен документооборот. Тъжен случай - рецензия, рецензии

Връх

2. Работа с файлове (електронни документи)

Връх

3. Работа с поръчки (издаване, изпълнение и контрол)

Връх

4. Офиси

Връх

5. Работа с проекти на документи

Връх

6. Приемане и изнасяне на документи

Връх

7. Движение на документи в рамките на организацията

Връх

8. Оформяне на дела

Връх

9. Информационно-справочна работа

Връх

10. Отдалечен достъп до данни и функции

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Подобни документи

Вход в EDMS "Delo"

Работа в офиса

Регистрация на документи

3.1 Регистрация на входящи документи

Регистрация на жалби на граждани

Регистрация на изходящи документи

Оформяне на проекта за решение

Разпространение на одобрения проект за решение

Приемане за изпълнение и вписване на второстепенно решение

Изпълнение на резолюцията

Създаване на проект за изходящо писмо

Създаване на чернова на изходящо писмо в отговор на входящ документ

Изготвяне на инициативен проектодокумент

Създаване на версии на проекта

Премахване на поръчки от контрол

Одобрение на проектодокумента

Подписване на проекта