След като прочетете този учебник, ще се запознаете с организацията на работа с управленски документи в съответствие с националния стандарт GOST R ISO 15489.1-2007 „Управление на документи“, а също така ще получите представа за съвременната концепция за управление на документи. Освен това той описва правилата за проектиране различни видоведокументи, начини и методи за оперативна работа с документи, текущото им съхранение, основите на работа с кореспонденция. Особено внимание се обръща на компютърните системи и технологиите за документиране на управление. Особено предимство на учебника е, че съдържа не само обичайните практически задачи, но и компютърни тестове, публикувани в EBS Yurait (www.site).

Стъпка 1. Изберете книги от каталога и натиснете бутона „Купи”;

Стъпка 2. Отидете в секцията „Количка“;

Стъпка 3. Посочете необходимото количество, попълнете данните в блокове Получател и Доставка;

Стъпка 4. Щракнете върху бутона „Продължете към плащане“.

На този моментВъзможно е закупуване на печатни книги, електронен достъп или книги като подарък за библиотеката от сайта на EBS само при 100% авансово плащане. След плащане ще получите достъп до пълния текст на учебника в Електронната библиотека или ще започнем да изготвяме поръчка за Вас в печатницата.

внимание! Моля, не променяйте начина си на плащане за поръчки. Ако вече сте избрали метод на плащане и не сте успели да извършите плащането, трябва да направите поръчката си отново и да я платите с друг удобен метод.

Можете да заплатите поръчката си по един от следните методи:

1. Безкасов метод:
   • Банкова карта: трябва да попълните всички полета на формуляра. Някои банки ви молят да потвърдите плащането - за това на вашия телефонен номер ще бъде изпратен SMS код.
   • Онлайн банкиране: банките, които си сътрудничат с платежната услуга, ще предложат свой собствен формуляр за попълване. Моля, въведете коректно данните във всички полета.
     Например за " class="text-primary">Sberbank Onlineнеобходим номер мобилен телефони имейл. За " class="text-primary">Алфа БанкЩе ви трябва влизане в услугата Alfa-Click и имейл.
   • Електронен портфейл: ако имате портфейл Yandex или Qiwi Wallet, можете да платите поръчката си чрез тях. За да направите това, изберете подходящия метод на плащане и попълнете предоставените полета, след което системата ще ви пренасочи към страница за потвърждение на фактурата.

АНОТАЦИЯ

Представена е информация за процедурата за разработване и изпълнение на управленска документация, за организацията на услугите за офис работа, технологията
регистрация, отчитане и съхранение на документи, ролята, функциите и спецификата на работата на секретаря на управителя.

Особено внимание се обръща на изготвянето на подробни организационни и разпоредителни документи. Предоставени са образци на най-важните видове управленски документи.

Помагалото е предназначено за студенти от специалност 270115 - експертиза и управление на недвижими имоти, изучаващи документацията в управлението
дейности, както и за практически управленски работници.

Учебникът е електронен вариант на книгата:
Документацията в управленската дейност: учеб. ръководство / К. А. Волков, А. Н. Приходко, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – Санкт Петербург, 2009. – 140 с.

Въведение
1. Основни изисквания към изготвянето на управленски (организационно-разпорядителни) документи
1.1. Основни положения за документиране на управленската дейност
1.2. Унификация и стандартизация на управленските документи
1.3. Видове документи и тяхната класификация
1.4. Правила за изготвяне на управленски (организационни и административни) документи
1.5. Размери на хартията, използвани в документацията
1.6. Правила за регистрация на подробности
2. Организация на документооборота и предаване на кореспонденция. Работа с документи
2.1. Понятие и принципи на организация на документооборота
2.2. Процедурата за обработка на входящи документи
2.3. Процедурата за обработка на изпратени и вътрешни документи
2.4. Отчитане на броя на документите
3. Правила за регистриране и индексиране на документи
3.1. Концепция и системи за регистрация на документи
3.2. Формуляри и процедура за регистриране на документи
3.3. Контрол на изпълнението на документите
3.4. Анализ на данни за изпълнение на документи
4. Съставяне на номенклатури и текущо съхранение на файлове
4.1. Съставяне на списъци с дела
5. Подготовка на делата за архивиране
5.1. Експертиза на стойността на документи
5.2. Регистриране на дела и предаването им в архив
6. Организация на деловодството
6.1. Организационна структура и функции на службата за деловодство
6.2. Нормативна уредба на работата на службата за деловодство
6.3. Указания за документиране на управленската дейност
6.4. Таблица с формуляри на документи, използвани в организацията
6.5. Технически средства, използвани в деловодството
7. Работа с кадрова документация
7.1. Попълване на заявления за персонал
7.2. Съставяне на заповед (инструкция) за приемане на работа
7.3. Поддържане на трудови книжки и лични картони на работници и служители
7.4. Регистрация на трудов договор
7.5. Дизайн на характеристиките
7.6. Изготвяне на автобиография и автобиография
8. Работа с организационна и разпоредителна документация
8.1. Организационна документация
8.2. Административни документи
9. Документиране на информационни и справочни материали
9.1. Запитвания
9.2. Доклади и обяснителни записки
9.3. действа
9.4. протоколи
10. Оформяне на бизнес писма
10.1. Бизнес писмо и неговите функции
10.2. Видове бизнес писма
10.3. Обща структура на бизнес писмо
Препоръчителна литература
Приложения

Въведение
Подготовката на документи и осъществяването на документооборота се нарича деловодство, а документите, изпратени или получени от произволен адрес, се наричат ​​кореспонденция.

Целта на дисциплината „Деловодство и кореспонденция” е изучаване на технологията и организацията на деловодството за осигуряване ефективна системаизготвяне на документи (кореспонденция), работа с тях, съхраняване и унищожаване (след изтичане на срока за съхранение).

Цели на дисциплината:
- познава основните правила за оформяне на документи и документооборот, работа с документи (кореспонденция), тяхното съхранение и унищожаване;
- познава структурата на отделите и функционални отговорностидлъжностни лица, участващи в подготовката и работата с документите;
- познава организационната и електронно-изчислителната техника и комуникационните средства, използвани при подготовката и работата с документи;
- владеят подготовката на документи;
- да умее да организира навременна доставка и получаване на кореспонденция, точна работа с документите на длъжностните лица, правилното им съхранение и унищожаване (след изтичане на сроковете за съхранение), като използва широко възможностите на организационната и електронна компютърна техника и комуникации;
- имат представа за перспективите за развитие на технологиите и методите за организиране на офис работа с постоянното разширяване на използването на най-новите организационни и компютърни технологии, както и обещаващи средства за комуникация (до космоса).

Деловодството като обективна потребност на обществото се формира едновременно с появата на писмеността. Когато хората се научиха да записват мислите си, по-специално устната реч, се появиха различни видове документи. Те включват частни писма, записи на заповед, правителствени постановления и заповеди и дипломатическа кореспонденция.

Първите специализирани органи на руската държава
власти - ордени - се формират през 15-16 век. поради необходимостта от централизирано управление. Те са създадени в Москва и са предназначени да управляват стопанската дейност на московските административни камери и колиби, които упражняват държавна власт на местно ниво и се подчиняват на централни заповеди. Множество административни и отчетни документи функционираха между заповедите и изпълнителните камари и хижи като органи на централната власт. Така възниква документацията за поръчки. Начело на заповедите бяха болярите и земевладелците, тоест длъжностни лица, извършващи административна работа. Те идвали от служещото благородство и духовенство, наричали се чиновници, чиновници и се разделяли на висши, средни и младши.

Редица заповеди се занимават с изграждането и реконструкцията на множество градове, които са построени за консолидиране на земите, които се развиват след разпадането на татарските ханства (в степните райони на Европейска Русия, в района на Волга, на Кама, в Урал и Сибир). Основната роля сред тях принадлежеше на Разрядния орден, който отговаряше за изграждането на укрепени градове в южните гранични райони и Поволжието, както и за реконструкцията на стари градове. Сибирският орден се занимаваше изключително със Сибир поради огромните територии на тази земя.

В особено важни случаи беше създаден специален градски ред за продължителността на строителните работи. Градоустройството и разпределението на обектите за строителство се извършват от местните, земските и детективските заповеди.
Специална строителна институция в Русия от този период е Каменният орден, сформиран през 1584 г., който се занимава с каменно строителство и снабдяване със строителни материали, сключва строителни договори и разпространява занаятчии от всички професии.

Най-важната задача на Разрядни, Каменни, Сибирски ордени беше създаването на чертожен бизнес, чието развитие беше улеснено от чуждестранни специалисти в руска служба.

В началото на 18в. За да замени остарялата система от заповеди, Петър I одобрява Общия правилник на държавните колегии, според който през 1718–1720 г. Създадени са 12 колегии (военна, адмиралтейска, на външните работи, на държавните приходи, на държавните разходи, на рудодобивната и фабричната промишленост, духовно - синодална, ревизионна и др.). Впоследствие броят на дъските се увеличи до 16.
(В момента Държавният университет се намира в сградата на дванадесет колежа в Санкт Петербург.)

Процесът на централизация и бюрократизация на държавния апарат протича през целия 18 век. В началото на 19в. Колегиумите на Петър бяха заменени от министерства.

През 1812 г. към министерствата са организирани служби за осъществяване на официална кореспонденция между министерствата и изготвяне на текуща документация. Канцеларията приемаше кореспонденция за министъра само от върховната власт и от други министерства.

През този период броят на чиновниците рязко нараства. Това повлия на увеличаването на обема на документацията и увеличаването на броя на инстанциите за нейното преминаване. Разрешаването на важни държавни въпроси се забавяше, а понякога дори се губеше в книжния поток.

След 1917 г. на територията на бившата Руска империя системата държавна властпредставлявано от Съветите на народните депутати, Конгреса на народните депутати и Върховния съвет на СССР. Най-висшият изпълнителен орган на държавната власт беше Съветът на министрите на СССР - правителството на СССР. До 1991 г. Министерският съвет включва около 50 министерства и различни комисии от ранг на министерства. Много от тях имаха аналози в съветите на министерствата на всяка съюзна и автономна република, в административния апарат на територии, региони и области.
и градове. Всичко това доведе до формирането на огромна армия от апарати
управление на държава, което изисква големи финансови разходи.
В момента държавен глава (RF) е президентът, законодателният орган е Държавната дума, състояща се от долната и горната камари. Изпълнителен орган е Министерският съвет, ръководен от министър-председателя.

В момента решаването на проблема с управлението на документи в развитите страни се състои от два основни етапа. Първият етап – 1970–1980 г. По това време повечето автори смятат, че традиционните методи за работа с документи са остарели, че хартиените документи ще бъдат заменени от документи на електронен носител. Въпреки това, в средата на 80-те години на миналия век стана ясно, че въпреки изобилието от компютри, потокът от „хартии“ се увеличава и се стигна до заключението, че съвместното съществуване на традиционната офис работа с компютърната обработка на информация ще бъде много дълго. В Съединените щати например се препоръчва писмените хартиени документи да се съхраняват за неопределено време заедно с компютърните носители.

Електронна версия на книгата: [Изтегляне, PDF, 1.14 MB].

За да видите книгата в PDF формат, ви е необходим Adobe Acrobat Reader, чиято нова версия можете да изтеглите безплатно от сайта на Adobe.

Федерална агенция за образование

Държавно учебно заведение

по-висок професионално образование

"Омски държавен технически университет"

В.А. Циганков, Н.С. Морозова документация на управленските дейности Наръчник за обучение

Омск 2006 г

UDC 651.51.8 (075.8)

BBK 65.050ya 73

Рецензенти:

В.А. Циганков, Н.С. Морозова

° С Документиране на управленската дейност: Учебник. надбавка. Омск: Издателство на Омския държавен технически университет, 2005. 49 с.

В ръководството за обучение са описани основните видове организационна и разпоредителна документация, както и изискванията за тяхното оформяне и организация на документооборота.

Методическият материал е изготвен в строго съответствие с действащите в Руската федерация законодателни актове и нормативни и методически документи по въпросите на документацията и документацията за управленската дейност на предприятието.

Учебникът е предназначен за студенти от икономически специалности, изучаващи документиране на управленската дейност.

UDC 651.51.8 (075.8)

© Омски държавен технически университет, 2006

1. Основни изисквания към изготвянето на управленските документи

1.1. Основни положения за документиране на управленската дейност

Терминът " офис работа„характеризира отрасъла на дейност, който осигурява документация и организация на работа с документи.

Документация– регламентиран процес на записване на информация на различни носители по установени правила.

Концепцията " документ» дефинирана е информация, която е записана по какъвто и да е начин върху материален носител с подробности, които позволяват да бъде идентифицирана.

Превозвач– материален обект, използвани за защита и съхраняване на информация.

Електронен документ– документ, в който информацията е представена в електронен цифров вид.

Основните функции на документа са:

информационни;

исторически;

комуникативен;

културни;

юридически;

социални.

Наборът от документи, създадени в предприятието, се определя от:

набор от въпроси, разрешени в хода на дейността на предприятието;

естеството и обхвата на компетентността на институцията;

процедурата за решаване на въпроси (единоначалие или колегиалност);

обема и характера на взаимоотношенията с други институции.

Процедурата и правилата за документиране на управленските действия се осигуряват от следните нормативни материали:

Държавната система за документация за управление (GSDMOU), която е набор от правила и принципи, които установяват единни изисквания за документация;

единна документационна система (UDS), която е набор от взаимосвързани документи, създадени по единни правила и характерни за определена сфера на дейност;

отраслов класификатор на технико-икономическата документация (ОКТЕД).

1.2. Унификация и стандартизация на управленските документи

Обединение- привеждане на нещо в единна система. Унифициране на документи– създаване на единен набор от видове и разновидности документи за сходни управленски ситуации и единни правила за работа с документи.

Унификацията се извършва с цел намаляване на броя на документите, типизиране на техните форми, което намалява сложността на тяхната обработка и по-ефективно използване на компютърните технологии. По този начин обединението е насочено към създаване на трафаретни текстове.

Работата по унифицирането на документи включва:

развитие (USD, което се извършва от министерства и ведомства, отговарящи за съответните документационни системи;

прилагане на междусекторни DSD в рамките на републиканските и секторни DSD:

внедряване на USD и OKTED с цел поддържане на надеждността на информацията и нейното по-нататъшно развитие;

разработване на комплекси от индустриални унифицирани форми на документи, отразяващи спецификата на индустрията и включени в USDD, както и тяхната държавна регистрация;

разработване на отраслови класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на отрасъла.

Стандартизация– процесът на установяване и прилагане на стандарти, чрез които се определя стандарт или образец, взет като изходен за сравнение на други обекти с него.

Стандартизациядокументите са форма на правно потвърждение на извършената унификация и степента на нейния задължителен характер.

Установени са следните категории стандарти:

държавни стандарти (GOST);

индустриални стандарти (OST);

републикански стандарти (РСТ).

Целта на прилагането на стандартите е да се постигне ефективно документиране на управленските дейности.

Организационното и методическото управление на унификацията и стандартизацията на документите, координацията на съответната работа и контролът се извършва от главната организация за внедряване и поддръжка на USD и OKTED в републиката, а на ниво индустрия тази работа се извършва от водеща организация за внедряване и поддръжка на УСД и ОКТЕД в бранша.

Държавният надзор върху спазването на SD в публичния сектор е поверен на органите по стандартизация и метрология, а в недържавния сектор - на местните изпълнителни органи.

-- [ Страница 1 ] --

Т.А. КРАЛИЦА

ДОКУМЕНТАЦИЯ ЗА УПРАВЛЕНИЕ

ДЕЙНОСТИ

РУКОВОДСТВО

САНКТ ПЕТЕРБУРГ

Королева Т.А. Документиране на управленската дейност. Образователни

надбавка. – Санкт Петербург: изд. СПбСУКиТ, 2013. – 94 с.

Овладяването на тази дисциплина е насочено към развитие на знания и

умения за работа с организационна, административна и информационна справочна документация, регулираща дейността на служителите на организацията, функциите и процесите на управление на персонала на организацията. За студенти от факултета масови комуникациистуденти от специалност 031600 „Реклама и връзки с обществеността”, както и студенти от факултет „Управление” от специалност 080500 „Мениджмънт” и 080100 „Икономика”.

В допълнение, учебникът може да бъде полезен за студенти от други факултети при изучаване на дисциплините „Офисмениджмънт и кореспонденция“, „Управленски информационни технологии“, „Бизнес култура“ и др.

Рецензент: Ръководител на катедра „Управление на информацията и счетоводство“, д-р, доцент А.Ю. Смирнов.

© SPbSUKiT, ВЪВЕДЕНИЕ Документирането на дейностите на организации от всякаква форма на собственост се регулира от законодателни и подзаконови актове. Изискванията към дизайна и подготовката на документите непрекъснато нарастват.

контрол модерни организациисе сблъсква не само с многобройните видове и разновидности на документите, сложността на техния състав, изискванията за придаване на правна сила на документите, за съхранение и архивиране на документи, но и с необходимостта от непрекъснато актуализиране на знанията на служителите в областта на деловодството в в съответствие с постоянно актуализираните законови и подзаконови актове.

Под въздействието на икономически фактори правната значимост на документите се увеличава, което налага спешно преразглеждане на подходите за управление на документи. Разработването и внедряването на документационна поддръжка за управление като ефективна система решава проблемите на успеха на предприятието в собствения пазарен сегмент, допринася за ефективността и качеството на управлението на организацията.

Документирането е записването на информация на различни носители по установени правила. Член 11 от Федералния закон от 27 юли 2006 г. № 149 Федерален закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“

установява, че „във федералните изпълнителни органи документирането на информацията се извършва по начина, установен от правителството Руска федерация. Правила за деловодство и документооборот, установени от други държавни органи и органи местно управлениев рамките на своята компетентност трябва да спазват изискванията, установени от правителството на Руската федерация по отношение на деловодството и документооборота за федералните изпълнителни органи.

Документите са основа за вземане на управленски решения, служат като доказателство за тяхното изпълнение и източник за обобщение и анализ, материал за справочна и търсеща работа. В управленските дейности документът действа както като предмет на труда, така и като резултат от труда.

Деловодството е отрасъл от дейност, който осигурява документиране и организация на работа с официални документи.

Съвременната офис работа не е набор от технически операции, извършвани с документи, а система за информационна поддръжка на управленските дейности.

Напоследък „документационна поддръжка за управление“ (DOU) стана синоним на термина „офис работа“. Появата на този термин е свързана с осъзнаването на промените, настъпващи в деловодството и най-вече във връзка с използването на автоматизирани информационни технологии в системите за управление.

1. ИСТОРИЯ НА РАЗВИТИЕТО НА РУСКАТА ПРИЕМАНЕ Практиката за документиране на управленските действия датира от древни времена. Данни, получени от археолози и лингвисти, както и писмени документи показват, че още през 10в. В старата руска държава имаше култура на писане на документи. Пример са договорите с Византия от 911 и 945 г., в които освен това се споменава за практиката да се съставят и други документи – писмени завещания и документи за пътуване на търговски кораби.

Още по време на управлението на Владимир Святославович в Киев - столицата на староруската държава (978 - 1015 г.) - е имало образователна институцияза деца на боляри и старши воини. От възпитаниците на това училище бяха избрани кандидати за длъжностите на „печатари“ - пазители на княжеския печат, както и съдебни секретари, писари и писари за принцове и други големи феодали.

От 14 век терминът „дякон“ се приписва на всички лица, извършващи офис работа.

Почти до края на 14в. Основният материал за писане в Русия е пергаментът (специално приготвена телешка, агнешка или ярешка кожа), наричан в документите „харта“ или просто „телешко“. Най-старата форма на документ е грамота - отделен лист пергамент с ширина около 15 см. Размерите на документа могат да бъдат различни чрез залепване на следващите листове. Загубилите стойността си документи бяха изчистени и отново бяха използвани скъпи материали.

Документи се съхраняват в съкровищници заедно с бижута, както и в църкви и манастири. Това били по правило централни градски църкви, посветени на светци, избрани за покровители на даден град. Често самото съхранение в храма придавало на документа юридическа сила. Например в Псков писмените документи се съхраняват в катедралата Троица в сандъци.

Държавните или църковните актове, които бяха одобрени на вечето, бяха поставени в „Сандъка на Света Троица“, като по този начин им придадоха юридическа сила.

Гостинните дворове и манастирите също бяха центрове за поддържане и съхранение на документация, тъй като църквата имаше широка правна компетентност. Самият манастир е доста голям икономическо предприятиедокументира своята съдебна и икономическа дейност, като понякога използва свободно място в духовните книги за това.

В онези дни имаше голям бройдокументи - уставни, депозитни, купчини: заеми, облигационни ипотеки, вписване на паричен заем, агиографски записи - при спешно наемане на работници;

пълни свидетелства - при продажба в робство;

удостоверения за отпуск и др. Системата за управление на офиса обаче все още не е развита.

Системата на държавната служба започва да се оформя в средата на 15 век. по време на формирането на руската централизирана държава. Московските велики князе успяха да създадат силна централизирана система за управление, в която основни функцииадминистративното управление се извършваше от Болярската дума и заповеди (места с постоянен персонал от хора, участващи в офис работа). Произходът на заповедите е свързан с практиката на лични инструкции (заповеди) от великия херцог до неговия близък кръг - князе и боляри за решаване на определени въпроси на държавното управление. Ето защо периодът от XV до XVIIв. обичайно е периодът на поръчката да се нарича - след името на първия правителствени агенции- поръчки.

През този период някои от ордените са органи на териториална администрация, а други отговарят за отделни отрасли. Начело на ордена стоеше орден съдия, назначен от думските редици. Той отговаряше за чиновници от един до десет. Чиновниците отговаряха за чиновници, които в съответствие с трудовия си стаж бяха разделени на „старши“, „средни“ и „млади“.

(по-младите). В големи поръчки чиновниците бяха обединени в „маси“ - структурни подразделения на териториална основа. Административните дейности принадлежаха на чиновниците, чиновниците и чиновниците се занимаваха с организиране и поддържане на записи. За изпълнение на решенията имаше специални длъжности - преводачи, майстори на тръби и др. Те доставяха кореспонденция на поръчки според принадлежността им, призоваваха страните в съда и др.

На местно ниво ордените били войводи, които управлявали територията и изпълнявали инструкциите на централната власт. Губернаторите имаха свой собствен офис - официалната хижа и помощници - „по-малки“ управители и чиновници.Официалната хижа беше разделена на маси.

През 15 век скъпият пергамент е заменен от хартия, първоначално внесена от западноевропейските страни, а от втората половина на 15в. - домашни. В онези дни хартията се правеше от парцали, а мастилото се правеше от железни соли и танини, извлечени от мастилени ядки - израстъци върху дъбови листа.

Този текст почти не е избледнял, поради което архивните документи от това време са все още доста четливи.

Видът документи в съдебното производство е малък:

писма - кралски укази, изпратени от заповеди до места, заповеди от краля до управители и други местни командири, официални отговори и доклади, получени със заповеди от управители, спомени - писма между заповеди, петиции - жалби на граждани до централната власт.

В писмените документи повечето реквизити все още не са отделени от текста, т.е. адресът, адресатът, датата, името на автора и действителното съдържание на документа представляват един непрекъснат текст. По правило документът започва с адреса, датата и обозначението на автора и адресата, след което се излага същността на въпроса. Последната част посочва датата и мястото, където е написан документът.

През 1720 г. Петър I одобри Общия правилник, който стана законодателна основа за реформата на офис управлението. Този документ въвежда „колегиална“ система на деловодство, като носи името си от нов тип институция – колегиуми. Бордовете включваха: президент, вицепрезидент, съветници и оценители. Решенията в тези институции се вземат предимно колегиално, на което Петър I придава особено значение, като отбелязва, че „всички най-добри договорености стават чрез съвети“.

Този нормативен акт разделя задълженията на присъствието като орган за вземане на решения от деловодството, което е съсредоточено в офиса, ръководен от секретаря. Под ръководството на секретаря работеха: нотариус, актюер, регистратор, деловодители, преписвачи, преводачи, устни преводачи (за устен превод) и старшина (охранител).

Нотариусът водел протоколи от заседанията и регистър на нерешените дела, актюерът отговарял за опазването на документите и подготвените канцеларски материали, секретарят изпълнявал нова функция за деловодството - регистрирал всички входящи и изходящи документи в специални книги.

Всяка колегия имаше прокурор, който следеше за законността и реда за решаване на делата. Сериозно нововъведение беше въвеждането на подписа на ръководителя на кабинета сред членовете на борда върху документа, който те обсъждат. Разкритите случаи са предадени в архива, ръководен от архивист.

В системата за колегиално деловодство се появиха голям брой нови документи, длъжности и термини, които ги дефинират. Оттам до нас дойдоха понятията „указ“, „наредба“, „резолюция“, „инструкция“ и др.

В началото на деветнадесети век. се извършва нова реформа в системата на държавната администрация и деловодството. Вместо колегиуми се появиха нови министерски институции, ръководени от министри на принципите на единоначалието.

Министерствата бяха разделени на отдели, а те от своя страна на таблици.

Законодателният акт, определящ цялата система на министерска структура и деловодство, беше „Общото устройство на министерствата“. Самата концепция за офис работа по това време обозначава дейността не само на офиса, но и на цялата институция, а под „дело“ се разбира не папка с документи, както в съвременната офис работа, а проблемът, който се решава; за обозначаване на понятие, подобно на съвременната офис работа, имаше терминът „писане“ .

Авторите на „Общото постановление на министерствата“ ясно разграничават два аспекта на деловодството: формите на документите и реда на тяхното движение, в основата на който е възприетата в институцията процедура за разглеждане на въпроси или, в съвременната терминология, процес на вземане на управленски решения.

През периода на министерското деловодство формата на документите също се промени - появиха се формуляри с ъглови детайли. Формулярите са отпечатани или написани на ръка. Комплектът и разположението на детайлите се различават практически малко от съвременната форма. Появява се голямо количество специализирана литература, включително теоретична, в която за първи път се формулира класификацията на документите. Редовно се издават специални писемници - сборници с примерни документи, предназначени както за длъжностни лица, така и за частни лица, които трябва да се свържат с държавни органи.

В края на деветнадесети век. първо във военното ведомство, а след това и в цивилните министерства, започнаха да се използват пишещи машини, което доведе до ускоряване на работата на офиса и даде възможност да се направят няколко копия на документ наведнъж. Освен това машинописният текст стана по-компактен, което доведе до намаляване на обема на документите. Появата на пишещите машини беше истинска техническа революция в офис работата и може би е сравнима само с появата на компютъра.

Октомврийската революция от 1917 г., насочена към коренно разрушаване на стария държавен апарат и въвличане в неговата дейност на широките трудещи се маси, коренно промени формата на държавния апарат.

За пряко управление на страната е създадено първото съветско правителство - Съвет на народните комисари (Совнарком), а за управление на отделни отрасли - 13 народни комисариата (народни комисариати).

За законодателно формализиране на дейността на силовите структури и рационализиране на процесите на документиране, на 30 октомври 1917 г. Съветът на народните комисари издава указ „За процедурата за одобряване и публикуване на закони“, а на 2 март 1918 г. Резолюция „За формата на формулярите на държавните институции“. При разработването на нова технология за управление е използван трудовият опит на предшествениците, например, подобен документ от военния отдел от 1911 г. е взет като основа за „Правилника за писане и деловодство.“ Много внимание се обръща на опростяването и рационализиране на работата в офиса.

През 20-те години на ХХ век се организират изследвания в областта на управлението, научната организация на труда и деловодството, най-важните регламентив областта на документацията за управление.

Организационните и научните дейности за оптимизация в областта на управлението бяха обединени от нормативни документи и създаването на цяла мрежа от обществени организации, институти и лаборатории, занимаващи се с въпроси на научната организация на труда и деловодството. За координиране на работата в цялата страна през 1923 г. е създаден Съветът за научна организация на труда, производството и управлението, а през 1926 г. - Държавният институт по технология на управлението (ITU).

ITU подготви проект на „Общи правила за документация и документооборот“, който използва резултатите от най-новите чуждестранни и местни разработки в тази област.

През 30-те години на миналия век се формира и укрепва твърда централизирана административно-командна система за управление, която изключва възможността за алтернативни подходи към системата за управление на офиса. В резултат на това се ликвидират почти всички големи изследователски центрове, занимаващи се с въпросите на научната организация на труда и деловодството. В същото време максимални усилия са насочени към поробването легални методинаселение на страната, за което се усъвършенства системата за регистрация на съветските граждани.

В някои големи отдели беше извършена работа за подобряване на системата за счетоводство и документация на персонала и бяха постигнати известни успехи. В национален мащаб обаче имаше несъответствие в областта на управлението и деловодството.

За да се преодолее този недостатък, бяха необходими радикални мерки, които трябваше да бъдат взети въз основа на резултатите от 1941 г.

междусекторна среща по офис техника. Програмата, приета на тази среща, съдържаше въпроси за създаване на организационен и методически център, разработване на нормативна база, механизиране на труда в офис работата и др.

Практическото изпълнение на тази програма беше възпрепятствано от Великия Отечествена война, а след това години на възстановяване на разрушената национална икономика.

През 60-те години на миналия век се наблюдава подновен ръст на интереса към въпросите на документацията за управление. От 1958 г. Главното архивно управление към Министерския съвет на СССР (ГАУ) става компетентно да контролира производството на документалната част от деловодството на предприятията и организациите, а през 1966 г. в рамките на Архивната служба Създаден е Всесъюзният научноизследователски институт по управление на документите и архивното дело (ВНИИДАД).

Тази организация, заедно с други ведомствени институции, разработи Единната система за държавна документация (USDS), в която нейните автори обобщиха иновативен опитна своето време и предложи оптимална технология за извършване на управленски операции и тяхното документиране.

Новото издание на този документ се нарича Държавна система за управление на документацията (GS DOU) и запълва празнините в Единната държавна база данни по отношение на новите информационни технологии. Този документ е одобрен от ръководителя на Главния архивен отдел през 1988 г. През 1970-1980 г. стандартите GOST за документи за управление (GOST 6.38-72 и др.), Всесъюзните класификатори (OKUD, OKPO, OKONH и др.) , унифицирани системи за документация (USD) и серия от държавни стандарти за тези унифицирани системи.

Публикувана през 1993 г Всеруски класификаторуправленска документация, през 1997 г. - новият GOST R 6.30-97 (Изисквания за подготовка на документи), през 1998 г. - GOST R 51141-98 (Офис дело и архивиране.

Термини и определения). Последните нормативни документи отразяват промените в документацията и документооборота, които са резултат от промени в социалните отношения и появата на нови форми на собственост. През 2000 г. бяха направени промени в GOST R 6.30-97, а през 2003 г. той беше заменен с нов - GOST R 6.30-2003.

Компютърните програми за подготовка на документи, които станаха широко разпространени, обикновено включват набори от шаблони на документи, адаптирани на руски език. За съжаление, тези шаблони напълно игнорират вътрешните разпоредби и традиции в областта на създаването и изпълнението на документи.

2. ИЗИСКВАНИЯ НА ЗАКОНОДАТЕЛСТВОТО В ОБЛАСТТА НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА Нормативната и методическа база на деловодството е набор от закони, наредби и методически документи, регулиращи технологията за създаване, обработка, съхранение и използване на документи в текущи дейностиинституции, както и тези, регламентиращи работата на службата за деловодство - нейната структура, функции, персонал, техническа поддръжкаи някои други аспекти.

Общите принципи за организиране на документация за дейността на физически (граждани) и юридически лица се регулират от законодателството на Руската федерация.

Гражданският кодекс на Руската федерация установява видовете документи, използвани при създаването, регистрацията и ликвидацията на юридическо лице, определя видовете и формата на договорите и др.

Кодексът на труда на Руската федерация, който регулира трудовите отношения, установява видовете и съдържанието на трудовите договори, номенклатурата и реда за обработка на документи за наемане, уволнение, прехвърляне и повишаване на квалификацията на служителите на организацията.

Основният акт при работа с документи е федералният закон„За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ от 27 юли 2006 г. № 149-FZ, който установява правния режим за създаване, съхранение и използване на информационни ресурси. Законът установява реда за документиране на информацията, собствеността върху отделните документи и масиви от документи в информационните системи, категориите информация според нивото на достъп до нея и реда за правна защита на информацията.

Законът на Руската федерация „За архивирането в Руската федерация“ от 22 ноември 2004 г. № 125-FZ е тясно свързан с предишния закон. Законът урежда процесите на формиране, организация на съхранението, отчитането, използването на архивите, както и отговорността за нарушаване на закона.

Законът на Руската федерация „За държавните тайни“ от 21 юли 1993 г. № 5485 (с изменения и допълнения от 8 ноември 2011 г. № 309-FZ) урежда отношенията, възникващи във връзка с класифицирането на информация като държавна тайна, тяхната разсекретяване и защита в интерес на сигурността на Руската федерация.

Основанията за класифициране на информацията като поверителна се съдържат в чл. 139 от Гражданския кодекс на Руската федерация (Гражданския кодекс на Руската федерация): „Информацията представлява официална или търговска тайна в случай, че информацията има действителна или потенциална търговска стойност поради неизвестността й на трети страни, няма свобода достъп до нея на законово основание и собственикът на информацията предприема мерки за защита на нейната поверителност.“

№ 5154-1 установява правната основа за стандартизация в Руската федерация, задължителна за всички държавни органи, предприятия и предприемачи и обществени сдружения. Законът установява реда за извършване на работа по стандартизация, видовете стандартизационни документи и тяхното прилагане, упражняването на държавен контрол върху спазването на държавните стандарти и отговорността за нарушаване на разпоредбите на закона.

Законът възлага на Комитета по стандартизация, метрология и сертификация на Руската федерация (Госстандарт на Русия) формирането и прилагането на държавната политика в областта на стандартизацията.

Федералният закон „За участие в международния обмен на информация“ от 4 юли 1996 г. № 85-FZ е насочен към създаване на условия за ефективно участие на Русия в международния обмен на информация в рамките на единното световно информационно пространство. Законът установява правото на собственост върху информационни продукти, ограничения върху международния обмен на информация (ограничения за износ), използването на средства за международен обмен на информация (защита конфиденциална информация) и други въпроси на международния обмен на информация.

Законът на Руската федерация „За електрониката цифров подпис» от 10 януари 2002 г. № 1-FZ определя основните понятия в областта на електронното управление на документи и изискванията за правно значим електронен документ.

Основните понятия, принципи и основни правила за водене на записи са изложени в държавните стандарти.

Съществува независим набор от стандарти за унифицирани системи за документация и Единна система за класификация и кодиране на техническа и икономическа информация GOST 6.01.1-87. Единна система за класификация и кодиране на технико-икономическа информация.

ГОСТ 6.10.3-83. Единни системи за документация. Записване на информация от унифицирани документи в комуникативен формат.

ГОСТ 6.10.4-84. Единни системи за документация. Придаване на правна сила на документи на компютърен носител и типография, създаден със средствакомпютърна технология. Основни положения.

ГОСТ 6.10.5-87. Единни системи за документация. Изисквания за създаване на образец на формуляр.

ГОСТ 6.10.6-87. Единна система за външнотърговска документация.

Примерен формуляр.

ГОСТ 6.10.7-90. Единна система за външнотърговска документация. Проверете.

ГОСТ 7.32-91 (2000). Система от стандарти по информация, библиотечно дело и издателска дейност. Доклад за изследване. Структура и правила за проектиране.

ГОСТ Р 6.30-2003. Единни системи за документация. Система от организационно-административна документация. Изисквания към документацията.

ГОСТ Р 51141-98. Деловодство и архивиране. Термини и дефиниции.

За да се намали броят на документите, да се намалят разходите за труд и време за тяхната подготовка за обработка и да се постигне информационна съвместимост на автоматизираните бази данни, се създават унифицирани документационни системи (UDS) - набор от взаимосвързани унифицирани форми на документи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове икономически дейности, средства за тяхното управление, регулаторни и учебни материаливърху тяхното развитие и приложение.

В момента има осем USD в експлоатация:

единна система от организационна и разпоредителна документация;

единна система за банкова документация;

единна система за финансово-счетоводна и отчетна документация на бюджетните институции и организации;

единна система за отчетност и статистическа документация;

единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;

единна система за трудова документация;

Единна документна система на Пенсионния фонд на Руската федерация;

единна система за външнотърговска документация.

В същото време се разработват класификатори на техническа, икономическа и социална информация, за да се осигури автоматизирана обработка на данните, съдържащи се в USD. Класификаторите на техническата, икономическата и социалната информация са нормативни документи, съдържащи систематичен набор от наименования на обекти, представени като класификационни групи и присвоени им кодове.

В момента има 37 общоруски и общосъюзни класификатори, които продължават да работят. В зависимост от областта на приложение класификаторите се разделят на общоруски, индустриални и корпоративни класификатори.

По съдържание класификаторите се разделят на три групи:

1. Класификатори на информация за управленски документи, задачи, решавани в автоматизирани системи за управление, видове дейности, икономически и социални показатели- Общоруски класификатор на стандартите (ОКС), Общоруски класификатор на валутите (ОКВ), Общоруски класификатор на управленската документация (ОКУД) и др.

2. Класификатор на информация за организационните структури Всеруски класификатор на предприятията и организациите (ОКПО), Всеруски класификатор на секторите на националната икономика (ОКОНХ), Всеруски класификатор на държавните органи и органи за управление (ОКОГУ) и др.

3. Класификатори на информация за населението и персонала - Всеруски класификатор на специалностите в образованието (ОКСО), Всеруски класификатор на работническите професии, длъжности на служителите и тарифни категории(OKPDTR) и др.

Например OKUD съдържа информация за унифицирани системи за документация и формуляри на документи, разрешени за използване. Кодът се състои от седем цифри и се въвежда в съответствие с GOST R 6.30- „Единни системи за документация. Система от организационно-административна документация. Изисквания за оформяне на документите” в унифицирани документи.

Най-пълният междусекторен документ за организацията на документацията за управление е публикуван през 1990 г.

Държавна система за документация за управление - GSDOU.

GSDO е набор от принципи и правила, които установяват единни изисквания за документиране на управленските дейности и организиране на работа с документи в държавни органи, предприятия (асоциации), институции и обществени организации.

Разпоредбите на Държавната бюджетна образователна институция се прилагат в практиката на документационната поддръжка чрез разработването на индустриални стандарти, инструкции от министерства и ведомства за водене на документация и различни инструкции.

Пример за такива документи е инструкцията, въведена в сила със Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 8 ноември 2005 г. N 536 „За стандартните инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи“ (регистрирана в Министерството на правосъдието на Руската федерация от 27 януари 2006 г. N 7418) /6/, както и инструкции за управление на офиса, разработени директно в организацията.

Специфичните операции на технологията за работа в офиса и методите за организиране на службата за поддръжка на документация на управлението (DOU) се регулират от работните документи на организацията - заповед за организацията на работата в офиса, заповед за класифициране на информацията като поверителна, инструкции за работа в офиса , длъжностни характеристики и др.

2. ДОКУМЕНТ 3.1. ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ДОКУМЕНТИТЕ Документите са източници и носители на информация. Те служат като основа за вземане на решения, справочна и информационна работа, имат юридическа сила и са доказателства. Историята разглежда документа като исторически източник. В управленските дейности документът е предметът на труда и резултатът от труда.

Думата "документ" идва от латинското "documentum" доказателство. В началото на ХХ век документът се е считал за „бизнес документ, който служи като доказателство за нещо, потвърждаващ правото върху нещо” /16/. Понастоящем документът се разглежда предимно като носител на информация. Според Оксфордския речник „документът е текст или изображение, което има информационна стойност“, а според GOST R 51141-98 „документът е информация, записана на материален носител с подробности, които позволяват да бъде идентифицирана“ /7 /.

Документът може да бъде получен различни начини: чрез писане, рисунка, графика, фотография, звук или видеозапис. След като записва (показва) информация, той осигурява нейното запазване и натрупване, възможността за прехвърляне на друго лице, многократно използване и връщане към информация във времето.

Вземането на правилно решение изисква пълна, бърза и надеждна информация. Това Общи изискваниякъм документа като източник на информация.

Пълнотата на информацията се характеризира с нейния обем, който трябва да е достатъчен за вземане на решение.

Информацията трябва да бъде бърза, т.е. така че по време на предаването и обработката му състоянието да не се променя.

Достоверността на информацията се определя от степента, в която нейното съдържание съответства на обективното състояние на нещата.

Освен това информацията трябва да бъде получена на работното място на ръководител или изпълнител във форма, която улеснява нейното възприемане и обработка. В големите компании информацията, получена от мениджъра, като правило, най-важната и спешна, се представя в съкратена форма.

Всеки документ трябва да се преценява преди всичко по информацията, която съдържа. Федералният закон „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“ определя, че „документирането на информация е задължително условие за включването на информация в информационните ресурси.

Документирането на информацията се извършва по начина, установен от държавните органи, отговорни за организирането на деловодството и стандартизирането на документите..."

Именно документите, т.е. Информация, записана на материален носител, който има юридическа сила, служи като основно доказателство за конкретен факт при разрешаване на икономически спорове с бизнес партньори в арбитражен съд или трудови конфликти със служители на предприятието в народен съд.

За да има документ юридическа сила, той трябва да отговаря на следните изисквания:

Не противоречат на законите на държавата;

Да е в правомощията на органа, който го е издал;

Формата на документа трябва да отговаря на държавните стандарти.

Колко загуби имат предприятията поради случайно или умишлено неправилно съставени документи? Нередностите в съхранението на документи могат да доведат до риск от загуба на ценна информация, което може да се отрази негативно на дейността на предприятието.

Грешки при поддържането на документация за персонала, записваща трудовите отношения на служителя с предприятието и потвърждаваща неговата заплата и старшинство, са нарушение на изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация и могат да причинят материални загуби на служителите (например в случай на неправилно изчисляване на пенсиите) или на самото предприятие, ако съдът реши да обезщети служителя за вреди от несправедливо, според него, уволнение.

По този начин познаването на съвременните правила за подготовка на документи и организиране на работа в офиса ще ви помогне да работите без външни (с държавни агенции и партньори) и вътрешни (с подчинени) конфликти, като се фокусирате върху решаването на проблемите на производствената и икономическата дейност.

3.2. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ Според GSDO документите се класифицират по редица критерии.

1) Според метода на записване на информация документите се делят на писмени, графични, фото, филмови, видео и акустични документи.

Писмени (или ръкописно-печатни) са всички документи, създадени чрез ръкописно или машинописно писане, както и тези, създадени на компютър, размножителни машини и печат.

Графичните документи включват чертежи, графики, карти, чертежи, диаграми, планове. Фото, филмови и видео документи се записват с помощта на специално оборудване на специални носители. Те ви позволяват да заснемете обекти и явления, които са трудни или невъзможни за заснемане с други средства.

Акустичните документи позволяват прецизно записване и предаване на аудио информация, те се използват широко в работата на секретар при запис на срещи, конференции, срещи и др.

З) Голям брой документи се отличават по име. Това са заповеди, наредби, протоколи, инструкции, инструкции, писма, становища и др.

4) По вид документите биват стандартни, ориентировъчни, индивидуални и трафаретни.

Стандартните документи се разработват предварително от по-висши органи за подчинени организации с хомогенни функции и са задължителни.

Примерни документи също се разработват от висши органи за организациите в тяхната система, но имат приблизителен, препоръчителен характер.

Индивидуалните документи се разработват от конкретни организации за вътрешно ползване.

Ситодокументите се изработват по печатен метод, като постоянната част от текста на документа се отпечатва на печатни машини и се оставят свободни места за променлива информация. Такива документи спестяват време за тяхното изготвяне и увеличаване обща култураи документационна грамотност.

5) Според степента на сложност се разграничават прости документи, съдържащи един въпрос, и сложни, съдържащи няколко въпроса. Простите документи са за предпочитане, тъй като те са по-лесни за обработка, контрол на изпълнението, търсене и съхранение.

6) Според мястото на изготвяне документите се класифицират на вътрешни и външни. Вътрешни - документи, съставени за решаване на техните вътрешни проблеми и не излизат извън организацията. Външна - входяща и изходяща кореспонденция на предприятието.

7) Според сроковете за изпълнение документите се делят на спешни и неспешни. Показател за тази характеристика е срокът за изпълнение на документа, който е установен със закон и съответните правни актове, както и телеграми, телефонни съобщения, документи с гриф „спешно“. Всички останали документи се изпълняват в определените от администрацията срокове и се считат за неспешни.

8) По произход документите биват официални и служебно лични (поименни). Първата група включва създадените в институции, организации и предприятия по въпроси от тяхната дейност, втората група се отнася до конкретни лица, т.е. регистрирани (декларации, писма, жалби и др.) 9) Според степента на публичност се разграничават обикновени, секретни документи и за служебно ползване (ДСП). Секретните документи и документите на ДСП се маркират с печат за ограничаване на достъпа до документа. Печатът означава, че строго определен кръг лица могат да се запознаят с този документ. За разгласяване на информация от документи с гриф за секретност, както и за изгубването им, виновните носят отговорност.

10) Според юридическата им сила те разграничават истински и подправени документи.

Документите се считат за автентични, ако са издадени по установения от закона ред при спазване на всички правила; подправени са документи, чийто дизайн или съдържание не отговарят на истината.

Автентичните документи от своя страна се делят на валидни и невалидни. Документът става невалиден, ако е загубил правна сила по някаква причина (например изтичане на пълномощно).

11) Според тяхното предназначение (етапи на създаване) документите се делят на оригинали (оригинали) и копия.

Оригиналът е оригинален документ, съдържащ оригинална информация и надлежно оформен. По правило създаването на документ се предшества от етап на проект - документ в предварителна редакция.

Копие е точно възпроизвеждане на детайлите на оригинала, в десния ъгъл на горното поле на което е поставена думата „копие“. Копието няма юридическа сила. За да придаде на копието законна сила, то се заверява съответно. Необходимо е да се прави разлика между такива видове копия като извлечение и дубликат. Извлечение от документ е копие на част от документ, а дубликатът е второ копие на документ, издадено поради загуба, например на оригинала. Дубликатът и оригиналът имат еднаква правна сила.

12) Според сроковете на съхранение документите се разделят на три основни групи: постоянно съхранение, временно съхранение над 10 години и временно съхранение до 10 години.

На различни предприятияи в институциите съставът и броят на създадените документи не са еднакви и се определят от:

Обхватът на проблемите, решавани в процеса на дейността;

Обхватът и характерът на компетентността;

Процедурата за решаване на въпроси (въз основа на единоначалие или колегиалност);

Обемът и характерът на взаимоотношенията с други субекти.

Връзките между отделите на предприятието и отделните предприятия и организации са стабилни и регулирани от различни правни норми, в резултат на което всички информационни потоци имат стабилен „програмиран“ характер.

Следствие от стабилността на функциите на организацията е тематичната ограниченост на задачите, които решава. Тези функции могат да бъдат описани, класифицирани и регулирани. По този начин кръгът от въпроси, по които се създават управленски документи, е доста стабилен, отразявайки функционалните дейности на организацията.

Нека разгледаме влиянието на информационните връзки на предприятието върху обема и обхвата на неговата документация. Фигура 1 показва опростената структура на търговско предприятие и неговите вътрешни и външни информационни връзки.

Предприятия доставчици Съвет на учредителите Предприятия съизпълнители Съвет на учредителите Общи предприятия Генерален директор Секретар купувачи директор Данъчно Производство Счетоводна инспекция Счетоводен отдел Производство Банков отдел Персонал Държавни институции Фиг. 1. Опростена структура на предприятието и неговите информационни връзки. Колегиалните дейности на съвета на директорите (учредителите) се записват в протоколи, административните дейности на директора се записват в заповеди и инструкции за основните дейности и персонал. Освен това ръководството на предприятието планира финансови и икономически дейности, което е отразено в плановата документация. След приключване на определени етапи от работа или след изтичане на календарния срок се съставя отчетна документация.

Отделът по човешки ресурси (или мениджърът по човешки ресурси) се занимава с подбор на персонал, развитие на служителите, стимули, сертифициране и преквалификация на персонала. В съответствие с тази дейност службата изготвя наредби, инструкции, становища, проекти на заповеди и се занимава с подготовката на други документи за персонала. Понякога тези функции се изпълняват от секретар.

Производствените и икономически дейности, извършвани от производствения отдел, се отразяват в споразумения, договори, търговска кореспонденция и др.

Счетоводството изготвя финансово-счетоводни документи (баланси, годишни отчети, ревизионни и инвентаризационни протоколи, планове, сметки, сметки, касови книги и др.).

Предприятието може да получи документи от държавни и общински организации, които регулират различни въпроси от неговата дейност (данъци, опазване на околната среда и др.). Тези документи образуват отделна група - нормативни документи на висши органи.

Освен това служителите на предприятието пишат, ако е необходимо, изявления, автобиографии, издават разписки и лични пълномощни, т.е.

изготвя официални и лични документи.

Всички изброени документи се отнасят до управленски и организационно-разпоредителни документи (ОРД). Изключение правят финансово-счетоводните документи, които имат специфични особености на подготовка и обработка.

В зависимост от обективните (профил на предприятието) и субективните (изискванията на ръководителя на предприятието и бизнес партньорите) факторите във всяка група документи могат да преобладават или да бъдат незначителни.

По този начин всички документи, създадени в предприятие или организация, могат да бъдат разделени на следните групи /14/:

1) система от учредителни документи;

2) система от организационни документи;

3) система от административни документи;

4) система от документи за персонала;

5) система от финансово-счетоводни документи;

6) система от справочни и информационни документи;

7) система от планови документи;

8) система от отчетни документи;

9) система от официални и лични документи.

По-долу ще разгледаме правилата за изготвяне на документи, използвани в почти всяко предприятие, независимо от неговата специфика.

3.3. ОБЩИ ПРАВИЛА ЗА ОФОРМЯНЕ НА ДОКУМЕНТИ Документите са неразделна част от имиджа на компанията, нейната визитна картичка. Модерен дизайн на формуляра, собствен фирмен стил, висококачествена хартия, пълен набор от информация за компанията и правилното им разположение върху лист хартия са особено важни за благоприятното въздействие върху бизнес партньора. Формулярите се произвеждат чрез печат или използване на персонален компютър. Изключение прави бланката на организациите с изображението на държавния герб на Руската федерация или гербовете на съставните образувания на Руската федерация, които са продукти за печат, предмет на осчетоводяване.

Съставянето, обработката на документи и документирането на дейността на организациите и отделите се регулират от законодателни и нормативни и методически актове. Документът трябва да е фактологичен и да съдържа конкретни предложения и указания.

Спазването на единни правила за подготовка на документи гарантира:

1) правна сила на документите;

2) бърза и качествена подготовка и изпълнение на документи;

3) организиране на бързо търсене на документи.

В офис работата има единни изисквания и правила за подготовка на документи, които са установени от GOST R 6.30-2003.

Стандартът установява два основни формата за формуляри на документи - А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Повечето документи на фирмата се съставят на бланки А4. За малки писма и сертификати се използват бланки формат А5. Значително по-рядко се използват формуляри от формат AZ (297* mm), предназначени за бизнес планове, счетоводни отчети, графики и A - за справки /8/.

Всички документи трябва да имат полета. Определени от стандарта минимален размерполета в mm:

ляво - дясно - горе - долу - За удобство при подаване на документи препоръчителният размер на лявото поле е 30 mm.

В резултат на вековно развитие на официалния бизнес стил са разработени такива езикови средства и начини за изразяване на съдържание.

които ви позволяват най-ефективно да записвате управленска информация. Специфика бизнес стилсе изразява в определени стилистични характеристики, които го отличават от другите функционални стилове на езика (книжовен, научен, разговорен) и го правят най-удобното средство за делово общуване.

Основни характеристики на бизнес стила:

Неутрален тон на представяне;

Точност и яснота на изложението;

Лаконичност на текста.

Неутралният тон на представяне е норма за официална бизнес комуникация.

Управленската информация има официален характер, което показва бизнес основата на взаимоотношенията между автора и адресата на документа, подчертава техния неличен характер и наличието на определена дистанция между тях. Освен това участниците в бизнес комуникацията действат от името на институции, организации, предприятия, т.е. от името на юридически лица.

Поради това личният, субективен елемент в текстовете трябва да бъде сведен до минимум. От езика на документите се изключват думи, които имат емоционална конотация (думи с умалителни и нежни наставки, междуметия и др.).

Точността на представянето предполага недвусмислено разбиране на съдържанието на документа, премахване на неяснотата и осигуряване на адекватност на възприемането на текста от автора на документа и неговия адресат.

Прецизността на изложението се постига чрез използването на терминологичен речник, използването на стабилни фрази - езикови формули, липсата на фигуративни думи и изрази, ограничената съвместимост на думите и др. Яснотата на текста се определя от правилността на композиционната структура на текста, липса на логически грешки и яснота на формулировката.

Лаконичното представяне на текста се постига чрез пестеливото използване на езикови средства, изключвайки излишъка на речта.

Всеки документ се състои от отделни съставни елементи, които се наричат ​​реквизити (подпис, печат, текст и др.). Първоначално думата „реквизити“, произлизаща от латинското „requisitum“ (нужда), означава набор от формални елементи на документа, липсата на които го лишава от юридическа сила, а след това започва да означава всички елементи на документа.

Наборът от детайли, разположени в документа по определен начин, съставлява неговата форма. Формуляр, специфичен за определен вид документ, се нарича стандартен формуляр.

Примерен формуляр се разработва при създаване на документационна система и представлява графичен модел или схема на изграждане на документ. Той задава формати, размери на полета и местоположение на детайлите.

GOST R 6.30-2003 установява максималния набор от подробности за всеки от документите за управление и тяхното местоположение на хартия. Монтирани са общо 30 детайла. Тъй като някои от тях са взаимно изключващи се и някои от подробностите зависят от вида на документа, ще има много по-малко от тях в конкретен документ.

Установени са следните данни:

01 - Държавна емблема на Руската федерация;

02 - герб на съставно образувание на Руската федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - код на организацията;

05 - основен държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице;

06 – идентификационен номер на данъкоплатеца/код на основание за регистрация (TIN/KPP);

07 – код на формата на документа;

08 - име на организацията;

09 – справочна информация за организацията;

10 – наименование на вида документ;

11 - дата на документа;

12 - регистрационен номер на документа;

14 - място на съставяне или публикуване на документа;

15 - адресат;

16 - печат за одобрение на документа;

17 – резолюция;

18 - заглавие към текста;

19 - контролен знак;

20 – текст на документа;

21 - маркировка за наличието на приложението;

22 – подпис;

23 - печат за одобрение на документа;

24 - одобрение на документ за виза;

25 – печатен отпечатък;

26 - знак за заверка на копието;

27 - маркировка за изпълнителя;

28 - маркировка за изпълнение на документа и изпращането му във файла;

29 - маркировка за получаване на документа от организацията;

30 – идентификатор на електронното копие на документа.

Местоположението на детайлите върху стандартен лист хартия и размерите на полетата, предназначени за тях, са показани на фиг. 2 и фиг. 3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 Фиг. 2. Разположение на детайлите върху ъглова форма формат А4 20 01 02 03 16 17 01 73 08 09 04 05 0 6 11 12 13 18 18 20 21 22 22 24 40 28 30 Фиг. 3. Местоположение на детайлите във формат А4 на надлъжен формуляр Реквизит 01 - Държавна емблема на Руската федерация Държавната емблема се поставя върху бланките на документи на държавни органи и институции в съответствие с Федералния конституционен закон от 25 декември 2000 г. За държавния герб на Руската федерация”. Формуляри с изображение на герба на Руската федерация могат да бъдат произведени само чрез отпечатване по начина, установен в постановлението на правителството на Руската федерация от 27 декември 1995 г. „За рационализиране на производството, използването, съхранението и унищожаването на печати и бланки с изображение на държавния герб на Руската федерация” (изменен с постановление от 08.06.2001 г. № 450). Държавният герб на Руската федерация се поставя върху документи на министерства, ведомства, както и на държавни органи: съдилища, прокуратури, висши органиуправление и др.

Реквизит 02 - Герб на съставен субект на Руската федерация Гербът на съставен субект на Руската федерация ще бъде поставен върху формуляри на документи в съответствие с правните актове на съставните образувания на Руската федерация. В този случай е препоръчително да посочите във формуляра на документа името на държавата - „Руска федерация“.

На формуляри за документи могат допълнително да се възпроизвеждат надлежно утвърдени изображения (гербове) на територии и населени места Реквизит 03 - Емблема на организация или търговска марка Емблемата на предприятието е символична графично изображение. По правило като емблема се използва търговска марка. Не се допуска замяна на името на предприятие или учреждение с емблема. Емблемата се поставя в съответствие с устава (правилника на организацията) на нивото на името на организацията или в горното поле на документа. Емблемата трябва да бъде регистрирана и не трябва да фигурира в документ, освен ако организацията няма официално разрешение. Емблемата също не се възпроизвежда при поставяне на гербове върху бланката на организацията.

Реквизит 04 - Код на организацията Всички регистрирани предприятия имат код съгласно Общоруския класификатор на предприятията и организациите (ОКПО). Това е един вид потвърждение на компетентността на организацията - автор на документа.

Реквизит 05 - Основен държавен регистрационен номер на юридическо лице Основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.

Реквизит 06 – Идентификационен номер на данъкоплатеца/Код на основание за регистрация (TIN/KPP) Идентификационният номер на данъкоплатец/Код на основание за регистрация (TIN/KPP) се въвежда в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.

Реквизит 07 - Код на формата на документа За целите на унификацията и стандартизацията на организационната и административната документация съществува Общоруски класификатор на управленската документация (OKUD), който установява класификацията на специфични форми на документи. Кодът OKUD се поставя само върху унифицирани документи, чието име на формулярите е включено в класификатора на управленската документация. Например 0222152 - таблица с персонал, 0276030 - график за отпуски и др.

Реквизит 08 - Име на организацията Името на организацията, която е автор на документа, трябва да съответства на името, заложено в учредителните документи.

Над името на организацията посочете съкратеното наименование, а при липса на него - пълното име на организацията майка (ако има такава).

Всички тези имена са дадени в именителен падеж. Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е заложено в учредителните документи на организацията. Съкратеното име (в скоби) се поставя под или след пълното име, например:

МИНИСТЕРСТВО НА КУЛТУРАТА НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ ФЕДЕРАЛНА ДЪРЖАВНА БЮДЖЕТНА ОБРАЗОВАТЕЛНА ИНСТИТУЦИЯ ЗА ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ "САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИ ДЪРЖАВЕН УНИВЕРСИТЕТ ЗА КИНО И ТЕЛЕВИЗИЯ"

(SPbGUKiT) Имената на организациите на съставните образувания на Руската федерация, които имат, наред с руския като държавен език, национален език, се отпечатват на два езика.

Името на организацията на държавния език на субекта на Руската федерация или на друг език се намира под или вдясно от името на руски език.

Името на клона, представителството, териториалния офис, структурното звено на организацията се посочва, ако е авторът на документа, и се намира под името на организацията.

Детайл 09 - Справочна информация за организацията Този детайл се посочва само с букви. Задължителни справочни данни са пощенски адрес и телефонни номера (юридически адрес). По преценка на организацията могат да бъдат посочени допълнителни справочни данни - номера на факс, адрес електронна пощаи т.н. Банкови данни се изискват само на бланки относно сетълмент и парични транзакции, например на гаранционни писма.

Пощенският адрес се извършва в съответствие с изискванията на пощенските разпоредби на Министерството на съобщенията, т.е. посочват се улица, номер на къща, град, пощенски код.

Атрибут 10 - Име на типа документ Този атрибут е един от най-важните, тъй като позволява да се прецени целта на този документ, определя състава на детайлите и структурата на текста. Името на вида документ се регулира от устава (правилника на организацията) и се поставя върху всички документи, с изключение на писмата.

Изключение е гаранция, което указва името на документа. Името на типа документ трябва да съответства на видовете документи, предвидени от OKUD (клас 0200000).

Името на типа документ се изписва с главни букви, например:

ДЕЙСТВАЙ, ПОРЪЧАЙ.

Детайл 11 - Дата на документа Датата е един от основните детайли на документа, който осигурява неговата правна сила.

Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземане на решение), за акта - датата на събитието.

Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една и съща (една) дата.

Датата на документа се изписва с арабски цифри в следната последователност: ден от месеца, месец, година. Денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка;

година – с четири арабски цифри. Например датата 12 февруари 2013 г. трябва да бъде въведена като: 02/12/2013.

Разрешено е форматирането на датата в следната последователност: година, месец, ден от месеца. Съответства международни стандартии обикновено се използва в международната кореспонденция. Освен това е разрешен словесно-цифров метод за форматиране на датата (без кавички), например: 12 февруари 2013 г.

Реквизит 11 - Регистрационен номер на документа Регистрационният номер е символът на документа, под който той е въведен в информационно-извличащата система на организацията.

Обозначението може да бъде цифрово, буквено или комбинирано.

За вътрешни документи (заповеди, протоколи, указания и др.) обикновено това е пореден номер от началото на годината. В учебните заведения вътрешните документи могат да бъдат номерирани по учебна година, т.е. От септември.

Номерът на писмото обикновено се състои от поредния номер на самото писмо според регистрационния дневник, индекса на структурното звено (или длъжностно лице), изготвило документа, и номера на делото, в което е подадено копие от изпратения документ.

Например: № 150/22-01, където 150 е поредният номер в регистрационния дневник, 22 е индексът на единицата, 01 е номерът на делото. Поредните номера се присвояват отделно на входящите и изходящите писма.

Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от няколко организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който авторите са посочени в документа.

Този детайл се поставя от границата на лявото поле под детайлите „дата на документа“ и „регистрационен номер на документа“.

Реквизит 14 - Място на съставяне или публикуване на документа Мястото на съставяне или публикуване се посочва във всеки документ, с изключение на писмо, което има пощенски адрес.

Данните се намират под датата и регистрационния номер на документа.

При регистриране на данните се взема предвид административно-териториалното деление на страната, например: „гр. Приозерск, Ленинградска област. Трябва да се помни, че преди да се посочат градовете Москва и Санкт Петербург, както и градове, чиито имена завършват на „-grad“ и „-burg“, буквата „g.“ не е инсталирано. Имената на другите населени места се предхождат от съкратеното обозначение на града, населеното място и др.

Реквизит 15 - Адресат Адресат могат да бъдат организации, техни структурни подразделения, длъжностни лица или физически лица. Името на организацията и нейното структурно звено се посочва в именителен падеж, длъжността и фамилното име на лицето, до което е адресиран документът - в дателния падеж инициалите се посочват пред фамилното име, например:

АД "Видеотехника"

Счетоводство или генерален директор на АД "Видеотехника"

В.А. Белов Ако документът е изпратен до няколко хомогенни организации или до няколко структурни подразделения на една организация, те трябва да бъдат посочени общо, например:

Администрациите на областите на Санкт Петербург Документът не трябва да съдържа повече от четири адреса. Думата „КОПИРАНЕ” не се посочва пред втория, третия, четвъртия адрес. Ако има повече получатели, се създава списък за разпределяне на документи.

Ако е необходимо, данните за „Адресат“ могат да включват пощенски адрес. Елементите на адреса се посочват в последователността, установена от Пощенските правила.

Ако писмото е адресирано до организация, посочете нейното име, след това пощенския адрес, например:

Всеруски научноизследователски институт по документация и архивно дело, ул. Профсоюзная, Москва, 25. Когато е адресирано до физическо лице, посочете фамилията и инициалите на получателя, след това пощенския адрес, например:

Беглов К.В.

ул. Садовая, 80, ап. 4, Санкт Петербург, Ако писмото е адресирано до научна организация или висше учебно заведение и адресатът има научна титла, то се посочва преди фамилията, например:

Ректор на Санкт Петербург държавен университеткино и телевизия на професор А.Д. Евменов Допуска се центриране на всеки ред от атрибута „адресат” спрямо най-дългия ред.

Реквизит 16 - Печат за одобрение на документа Документът е одобрен от длъжностно лице (длъжностни лица) или специално издаден документ. При одобряване на документ от длъжностно лице печатът за одобрение трябва да се състои от думата ОДОБРЕНО (без кавички), наименованието на длъжността на лицето, което одобрява документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобряване, например:

УТВЪРЖДАВА от директора на АД Кино

А.В. Степанов 20_ Позволено е центриране на подпорни елементи спрямо най-дългата линия.

Когато един документ се одобрява от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно ниво.

При одобряване на документ с резолюция, решение, заповед, протокол, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕНО (ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО) (без кавички), името на одобрителния документ в инструментален падеж, неговата дата и номер, например:

ПРИЕТО с протокол от общо събрание на акционерите от 15 февруари 2013 г. № Печатът за одобрение се намира в горния десен ъгъл на документа.

Приблизителен списък на документите, подлежащи на одобрение /12/:

ЗАДАЧИ (за проектиране на съоръжения, технически конструкции, капитално строителство, технически и др.);

ИНСТРУКЦИИ (официални, деловодни, безопасност, вътрешни трудови разпоредбии т.н.);

СТАНДАРТИ (разход на суровини, консумативи, електроенергия, брой служители и др.);

ДОКЛАДИ (за производствена дейност, командировки, научни изследователска работаО);

СПИСЪЦИ (длъжности на служители с ненормиран работен ден);

стандартни документи, генерирани в дейността на организациите, посочващи периоди на съхранение и др.);

ПЛАНОВЕ (производство, строително-монтажни работи, научноизследователска работа, работа на научно-техническия съвет и др.);

ПРАВИЛНИЦИ (за организация, структурно звено, бонуси и др.);

ЦЕНИ (за работа и др.);

ОЦЕНКА НА РАЗХОДИТЕ (за издръжката на управленския апарат, използването на средства от фонда на предприятието, за капитално строителство и др.);

СТАНДАРТИ (държавни, отраслови, технически условия);

СТРУКТУРА И ПЕРСОНАЛ;

ТАРИФНИ СТАВКИ;

ФОРМУЛЯРИ на унифицирани документи;

Реквизит 17 - Резолюция Резолюцията е написана на входящи и вътрешни документи, считано от ръководството, в горната дясна част на документа между адресата и текста на първия лист от документа. Резолюцията включва фамилните имена и инициалите на изпълнителите, съдържанието на поръчката, срока за изпълнение, подпис и дата, напр.

Н.В. Морозова, К.П. Степанова Моля, изгответе проект на договор с АО НОРД

до 15.02. Лично подпис 02.02. Ако в решението са посочени няколко изпълнители, отговорен за изпълнението е първият посочен в списъка изпълнител.

Ако е необходимо да се напише втората и следващите резолюции, те се намират на всяко свободно място от лицевата страна на документа.

Допуска се записването на резолюцията на отделен лист.

Реквизит 18 – Заглавие на текста Заглавието на текста е кратко изложение на основния смисъл на текста на документа. Заглавието е граматически съвместимо със заглавието на документа, например:

ЗАПОВЕД за реорганизация на предприятие или ДЛЪЖНОСТНИ ИНСТРУКЦИИ за секретар-помощник На документи във формат А5 е разрешено да не се посочва заглавието на текста.

Реквизит 19 - Контролен знак Този реквизит се нанася само върху документи, чието изпълнение е взето под контрол. Знакът включва буквата „К” или думата „КОНТРОЛ”, щампована с цветен флумастер (молив) или специален печат.

Знакът се поставя в горния десен ъгъл на документа.

Реквизит 20 - Текст на документа Текстът на документа е съставен на руски или на националния език в съответствие със законодателството на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация относно държавните езици.

Текстовете на документите се изписват само на руски език, когато се изпращат до федерални държавни органи, държавни органи на съставните образувания на Руската федерация, на предприятия, които не са под юрисдикцията на даден съставен субект на Руската федерация или се намират на територията на друг съставен субект. субекти на Руската федерация.

Текстът на документа по отношение на структурата, приетите формулировки, устойчиви фрази и синтактични структури е пряко свързан с вида на документа. В практиката на работа в офиса обаче са разработени общи изисквания, които се прилагат към текстовете на повечето документи за управление:

Краткост и точност на представяне на информацията, премахване на двойното тълкуване;

Обективност относно достоверността на информацията;

Изготвяне по възможност на прости документи, т.е. съдържащи един въпрос, за улесняване и ускоряване на работата с тях;

Структуриране на текста на документа, разделянето му на семантични части като въведение, доказателство, заключение;

Широкото използване на ситопечат и стандартни текстовекогато описвате повтарящи се управленски ситуации.

Краткостта се постига чрез използване на прости изречения, с изключение на повторения и ненужни подробности. Текстовете на писма и факсове не трябва да са повече от една страница. Ако документът съдържа повече от една страница с текст, страниците се номерират, като се започне от втората. Номерът на страницата се поставя в средата на горното поле без тирета и точки.

Точността на представяне на същността на документа зависи от правилното използване на думи и фрази. Когато съставяте документи, трябва по-често да се обръщате към речници (обяснителни, правописни, чужди думи).

Големите текстове обикновено се разделят на секции, параграфи, подпараграфи, като се използват арабски цифри с точки след тях:

Службите за човешки ресурси широко използват документи с формуляри за кандидатстване, които съдържат постоянна информация под формата на въпроси и място за информация с променливи отговори, където могат да бъдат поставени опции за отговор за избор.

Формулярите на въпросниците често се използват в маркетинговите документи.

Текстове под формата на таблици се използват в планови, финансови, отчетни и други документи. Над таблицата е поставено заглавие, отразяващо нейното съдържание. Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително име в именителен падеж. Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани; на следващите страници се отпечатват само номерата на колоните. Ако има няколко таблици, над таблицата вдясно напишете думата „Таблица“ и посочете нейния сериен номер (без знака №). Текстът на документа трябва да съдържа връзки към всички съдържащи се в него таблици.

Реквизит 21 - Знак за наличие на прикачен файл Ако документът има прикачен файл, посочен в текста, тогава се изготвя знак за наличието на прикачен файл в съкратена форма:

Приложение: 4л. в 2 екземпляра.

Думата Приложение, независимо от броя на приложените документи, винаги се използва в единствено число и се намира след текста от границата на лявото поле.

Ако документът има прикачени файлове, които не са посочени в текста, те се изброяват, като се посочва името, броя на листовете във всеки прикачен файл и броя на копията, например:

Приложение: 1. Удостоверение за приемане на работа по договор № 1 от 18.01.2013 г. 4 стр. в 2 екземпляра.

2. Удостоверение за приемане на работа по договор № 124 от 23.05.2013 г. на л. в 1 екземпляр.

Ако приложението към документа е в един екземпляр, тогава броят на екземплярите не се посочва. Ако приложенията са подвързани, броят на листата не се посочва.

В приложението към разпоредителния акт на първата му страница в горния десен ъгъл се изписва „Приложение №“ с посочване на наименованието на разпоредителния акт, неговата дата и регистрационен номер, например:

Приложение № към заповедта на директора на OJSC „Кино“ от 02.12.2013 г. №. Ако към документа е приложен друг документ, който също има прикачен файл, се съставя бележка за наличието на прикачен файл, както следва:

Приложение: писмо на Министерството на културата на Руската федерация от 12 януари 2013 г. № 02-6/172 и приложението към него, общо 20 страници.

Ако заявлението не е изпратено до всички адреси, посочени в документа, тогава се издава бележка за неговата наличност, както следва:

Приложение: за 5л. в 1 екземпляр. до първи адрес.

Допуска се отпечатването на думата „ПРИЛОЖЕНИЕ“ с главни букви, както и центрирането на този израз, името на документа, неговата дата и регистрационен номер спрямо най-дългия ред.

Реквизит 22 - Подпис Реквизитът “Подпис” включва: наименование на длъжността на лицето, подписало документа (пълно, ако документът не е съставен на формуляр, и съкратено за документ, съставен на формуляр);

личен подпис;

дешифриране на подписа (инициали, фамилия), например:

Директор на АД "Норд" Лично подпис И.Л. Сидоров Или във формата:

Директор Лично подпис И.Л. Сидоров При съставяне на документ на бланка на длъжностно лице длъжността на това лице не се посочва.

При подписване на документ от няколко длъжностни лица подписите им се поставят един под друг в последователност, съответстваща на заеманата длъжност, например:

Генерален директор Лично подпис А. А. Котов Главен счетоводителЛичен подпис на К. И. Биков При подписване на документ от няколко длъжностни лица с равни длъжности подписите им се поставят на едно и също ниво, например:

Генерален директор Генерален директор на OJSC Kino OJSC Videoservice Личен подпис G.V. Сидоров Лично подпис К.В. Василиев При подписване на общ документ първият лист не се съставя на бланка.

В изготвените от комисията документи не се посочват длъжностите на лицата, подписали документа, а техните отговорности като част от комисията, например:

Председател на комисията Лично подпис А. А. Григориев Членове на комисията Лично подпис И. В. Голубев Лично подпис А. С. Петров Лично подпис В.О. Беляков Документът може да бъде подписан от действащо длъжностно лице с посочване на неговата действителна длъжност и фамилия. Не се допуска поставянето на предлога „За“, ръкописния надпис „заместник“ или наклонена черта пред наименованието на длъжността.

Реквизит 23 - Печат за одобрение на документа Одобрението е предварително разглеждане на въпросите, съдържащи се в проекта на документа. Координацията може да бъде външна и вътрешна. Външното одобрение се издава с печат за одобрение, вътрешното одобрение - с виза.

Печатът за одобрение на документа се състои от думата СОГЛАСЕН, длъжността на лицето, с което се одобрява документът (включително името на организацията), личен подпис, препис от подписа (инициали, фамилия) и датата на одобрение, за пример:

ДОГОВОРЕНО Зам Председател на Госстандарт Лично подпис на В. В. Котов 05.02. Ако одобрението се извършва с писмо, протокол и др., печатът за одобрение се съставя, както следва:

ДОГОВОРЕНО Протокол от заседание на синдикалния комитет от 21.02.2013 г. № Реквизит 24 - Визи за одобрение на документи Вътрешното одобрение се издава с „виза“, която съдържа подпис на джиранта, препис от подписа (инициали, фамилия) и дата . Ако е необходимо, посочете длъжността на притежателя на визата, например:

Ръководител Правен отдел Лично подпис Н.В. Горохов 21.02. Ако има забележки, те могат да бъдат оформени на отделен лист с обозначение „Коментарите са приложени“, когато бъдат одобрени.

Визите се поставят на последния лист на първия екземпляр на административния документ, в изходящите документи - на последния лист на екземпляра, който ще бъде оставен в организацията.

Разрешено е, по преценка на организацията, да заверява документа и неговите приложения страница по страница.

Реквизит 25 - Печат Печатът удостоверява автентичността на подписа на длъжностно лице върху документите, предвидени в специални разпоредби, удостоверяващи правата на лицата, вписващи факти, свързани с финансови активи.

Печатът се поставя така, че да обхваща част от длъжността на лицето, подписало документа, част от личния му подпис и да се чете ясно.

Документите се заверяват с печата на организацията. IN държавни организацииЗа целта се използва официалният печат, а неправителствените организации използват фирмен печат, който е еквивалентен на официалния печат.

Приблизителен списък на документите, заверени с официалния печат (или печат на организацията) /12/:

АКТОВЕ (приемане на завършени обекти, оборудване, извършена работа, отписване, преглед и др.);

ПЪЛНОМОЩНИ (за получаване на инвентар, извършване на дейност и др.);

ДОГОВОРИ (за финансова отговорност, доставки, договори, наем, работа и др.);

ЗАДАЧИ (за проектиране, капитално строителство, технически и др.);

ПРИЛОЖЕНИЯ (за оборудване, изобретения и др.);

ЗАЯВКИ (за акредитив, отказ от приемане и др.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И РЕЦЕНЗИИ на организации на дисертации и автореферати;

ИЗПЪЛНИТЕЛНИ ДУМИ;

СЕРТИФИКАТИ ЗА ПЪТУВАНЕ;

ОБРАЗЦИ от отпечатъци от печати и подписи на служители, имащи право да извършват финансово-стопанска дейност;

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и петиции (за награждаване с ордени и медали на Руската федерация);

ПИСМА (гаранция за изпълнение на работа, услуги и др.);

ПОРЪЧКИ (банкови, бюджетни, платежни и др.);

ПРАВИЛНИЦИ (за министерства, ведомства);

ПРОТОКОЛИ (одобрения, планове за доставки и др.);

РЕГИСТРИ (чекове, бюджетни поръчки);

ПРОГНОЗНИ (разходи за поддържане на управленския апарат, за остойностяване по договора, за капитално строителство);

УДОСТОВЕРЕНИЯ (за начислени трудови възнаграждения, внесени осигуровки, усвояване на бюджетни средства и др.);

ЩАТНО РАЗПИСАНИЕ и промени в него.

Реквизит 26 - Знак за заверка на копието При удостоверяване, че копие от документ съответства на оригинала, под реквизита „Подпис” се поставя заверителен надпис „Вярно”, длъжността на лицето, заверило копието, личен подпис. , препис от подписа (инициали, фамилия) и датата на заверка, напр.

Верен Секретар-референт Лично подпис А.С. Сергеева 22.02. Допуска се заверка на копие от документа с печат, определен по преценка на организацията.

Реквизит 27 - Знак за изпълнителя На лицевата или задната страна на последния лист на документа в долния ляв ъгъл се поставят фамилията и инициалите на изпълнителя на документа и неговия служебен телефонен номер, например:

С.И. Новиков 545 25 Реквизит 28 - Маркиране на изпълнението на документа и изпращането му във файла Маркировка се поставя върху изпълнени документи, които подлежат на отписване във файла за последващо съхранение и използване за справочни цели.

Знакът включва: кратка информация за изпълнението (ако няма документ за изпълнение), ако има документ - връзка към номер и дата, надпис „За досие“, номер на делото, в което ще се съхранява документът. . Знакът трябва да бъде подписан и датиран от изпълнителя на документа или ръководителя на структурното звено, в което е съставен документът, например:

По случай 4/ Въпросът е решен, но по телефона с гл. счетоводител на OJSC "UNI-PRINT"

22.02.2013 г. II подпис Реквизит 29 - Знак за получаване на документ от организацията Знакът за получаване съдържа поредния номер и датата на получаване на документа (ако е необходимо - часове и минути) и се поставя на ръка върху входящите документи или с помощта на специален регистрационен печат.

Печатът за регистрация включва името на организацията, място за датата на получаване на документа и място за входящия му номер, например:

АД "Нота"

Дата_влизане. номер Реквизит 30 - Идентификатор на електронното копие на документа Идентификаторът на електронното копие на документа е знак (футер), поставен в долния ляв ъгъл на всяка страница от документа и съдържащ името на файла на компютърен носител, датата и други данни за търсене, инсталирани в организацията.

4. ДОКУМЕНТАЦИОННИ СИСТЕМИ 4.1. Учредителна документация на системата Предприятието започва да съществува от момента на държавната му регистрация като юридическо лице. Член 51 от Гражданския кодекс на Руската федерация гласи, че „несъответствието на учредителните документи със закона води до отказ от държавна регистрация на юридическо лице“ /4/.

Как законът тълкува понятието „учредителни документи“? Член 52, параграф 1 от Гражданския кодекс на Руската федерация посочва документите, въз основа на които действат юридическите лица.

Тези документи определят легален статутюридическо лице и се наричат ​​учредителни, тъй като са необходима предпоставка за възникване на юридическите лица /4/.

Повечето юридически лица работят въз основа на индивидуален устав, например акционерни дружества, обществени организации и др.

Хартите на много юридически лица трябва да бъдат разработени въз основа на подзаконови актове - стандартни (моделни) харти, одобрени от държавните органи. Например, има стандартна разпоредба относно образователна институция, което е в основата на разработването на харти на такива институции.

За други групи юридически лица законът предвижда наличието както на учредителен договор, така и на устав, например за дружество с ограничена отговорност (ООД), асоциация, съюз и др. Някои юридически лица действат само въз основа на учредителен договор. Това са търговски дружества (пълни и командитни дружества) (чл. 70 и 83 от Гражданския кодекс).

„Учредителният договор на юридическо лице се сключва и уставът се одобрява от неговите учредители (участници)“, гласи член 52 от Гражданския кодекс на Руската федерация. Различните процедури за приемане на учредителния договор и устава показват различното правно естество на тези документи. Учредителният договор за създаване на юридическо лице е гражданскоправно споразумение от многостранен характер, което се сключва чрез изготвяне на един документ, подписан от всички негови участници. Като общо правило той е задължителен за учредителите, както и за юридическото лице, създадено на негова основа.

Уставът по своята правна природа е специален местен нормативен акт, който се одобрява от учредителите. В същото време за всеки тип организация се установява определена процедура за одобрение: например харта потребителска кооперациятрябва да бъде одобрен от общото събрание на неговите членове, уставът акционерно дружество- от учредителното събрание с три четвърти от гласовете.

Хартата е задължителна не само за самото юридическо лице и неговите учредители, но и за всички трети лица, които влизат в граждански и други отношения с него. Арбитражните съдилища в своите решения изхождат от факта, че разпоредбите на хартата, ако се отклоняват от условията на учредителното споразумение, имат по-голяма правна сила.

Законодателите директно предвиждат случаи, когато юридическо лице е създадено от един учредител и има само устав, одобрен от него като учредителен документ.

Член 52 от Гражданския кодекс на Руската федерация гласи, че учредителните документи определят „наименованието на юридическото лице, неговото местоположение (юридически адрес), процедурата за управление на дейността на юридическото лице, както и съдържат друга информация, предвидена от закона за юридически лица от съответния вид.

По този начин съдържанието на учредителните документи се определя от член 52 „Учредителни документи на юридически лица“, както и специални членове за юридическите лица (член 70 за събирателно дружество, член 83 за командитно дружество, член 89 за ограничена отговорност дружество, чл.98 за акционерно дружество, чл.116 за потребителска кооперация) и съответните закони (Закон за банките, Закон за борсите, Закон за обществените организации и др.).

Уставът на юридическо лице се състои от няколко раздела:

1) Общи разпоредби (посочват се пълното наименование, учредителите и адресът на юридическото лице).

2) Имущество на юридическо лице.

3) Видове дейности.

4) Структура на юридическото лице.

5) Права и задължения на юридическото лице.

6) Управление и контрол на финансово-стопанската дейност.

7) Реорганизация и ликвидация на юридическо лице.

МИНИСТЕРСТВО НА ЗЕМЕДЕЛИЕТО НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

Федерална държавна образователна институция

висше професионално образование

"ЧЕЛЯБИНСК ДЪРЖАВЕН АГРАРЕН ИНЖЕНЕРЕН УНИВЕРСИТЕТ"

Учебно-методически мениджмънт

Катедра Управление на земеделското производство

ДОКУМЕНТИРАНЕ НА УПРАВЛЕНСКАТА ДЕЙНОСТ

(Програми за обучение и работа, учебни материали)

Специалност 080502 - Икономика и управление на предприятията (АПК)

Челябинск

Учебно-методическият комплекс за дисциплината „Документиране на управленските дейности“ е съставен в съответствие с изискванията на федералния компонент за задължителното минимално съдържание и ниво на обучение на сертифициран специалист в цикъла на общите професионални дисциплини на държавния образователен стандарт висше професионално образование, одобрено от Министерството на образованието на Руската федерация на 17 март 2000 г. № 238 eq/ съвместно предприятие въз основа на приблизителната програма на дисциплината „Документация на управленските дейности“, одобрена от Министерството на образованието на Руската федерация и като се вземе предвид работна програмаакадемична дисциплина, одобрена в ChSAU за специалност 080502 Икономика и управление на предприятия (агропромишлен комплекс) от 20 март 2003 г.

Учебният комплекс е предназначен за студенти, придобиващи квалификация “икономист-мениджър”.

Съставен по чл. учител

Катедра "Управление на селскостопанското производство" В. А. Окунев

Учебно-методическият комплекс беше обсъден на заседание на отдела по управление на земеделско предприятие „____” ___________ 2006 г. (протокол № ____).

Учебно-методическият комплекс е одобрен от Академичния съвет на Стопански факултет “____” __________ 2006 г. (протокол № _____).

	Държавните стандарти за висше професионално образование изискват задължителния минимум специализирано обучение………………………………………………………………...
	Програма за обучение……………………………………………………….
		Цел и задачи………………………………………………………
	Работна програма…………………………………………………….
		Обхват на дисциплината и видове учебна работа……………….
		Разпределение на учебното време по раздели и теми.
	Методически материали……………………………………………………………….
		Учебно-методически разработки…………………………..
		Терминологичен минимум……………………………..
		Изисквания за кредит…………………………………………………………...
		Въпроси за изпитване……………………………………………………………….
	Материално-техническо осигуряване на дисциплината…………...

1. Държавни стандарти за висше професионално образование изисквания за задължителния минимум

специализирано обучение

В държавния образователен стандарт за висше професионално образование (Държавен образователен стандарт за висше професионално образование) специалност 080502 - Икономика и управление на предприятие (селскостопански комплекс) от 17 март 2000 г. № 238 eq/sp е дадено следното съдържание на дисциплината:

	Име на дисциплините и техните основни раздели	Общо часове
	Документиране на управленските дейности: Документ и документационни системи; управленска документация: изисквания за съставяне и изпълнение, образец на формуляр, състав и местоположение на детайлите; съставяне и оформяне на основни документи: споразумения, договори, заповеди, бележки, протоколи, актове, удостоверения и документи от личен произход; организация на документооборота; систематизиране на документи, номенклатура за тяхното оформяне и съхранение; съвременни методии техники за създаване на документи; бизнес и търговски писма: класификация, структура, стандартни фрази и изрази; правила и форми на търговска кореспонденция с чуждестранни партньори; кореспонденция, свързана с периодични събития и друга кореспонденция; организиране на работа с документи, съдържащи поверителна информация.

2. Учебна програма

2.1. Цел и задачи

2.1.1. Място на учебната дисциплина в учебния процес

и значението му при формирането на икономист-мениджър

Познаването на теорията и овладяването на уменията за съставяне и обработка на управленски документи е в основата на дисциплината „Документиране на управленските дейности“ и заема важно място в подготовката на икономист-мениджър.

2.1.2. Целта на учебната дисциплина

Целта на обучението по дисциплината е да даде знанията, необходими за правилното изготвяне и оформяне на документи, създавани в процеса на вземане и изпълнение на управленски решения, да овладее общоприетата лексика и стил на делова кореспонденция.

2.1.3. Цели на учебната дисциплина

Цели на изучаване на дисциплината:

запознайте учениците с основни принципидокументация за дейността на предприятието на агропромишления комплекс, с процедурата за документиране на информация;

учат учениците да организират информацията в отделни категории;

да запознае студентите с организацията на рационалното движение на документи в предприятието на агропромишления комплекс;

учат студентите на правилата и формите на бизнес кореспонденция.

2.1.4. Изисквания към нивото на подготовка на студентите

В резултат на изучаването на дисциплината студентите трябва:

имам идея

за историята на развитието на системата за управление на държавните записи в Русия;

относно организацията на работа с документи в предприятието на агропромишления комплекс;

относно организацията на движението на документи в предприятието на агропромишления комплекс.

GOST R 6.30 – 97. USD. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията. – М.: Издателство „Стандарти“, 1997 г.;

регулаторни документи за стандартизация в областта на деловодството, валидни на територията на Руската федерация;

документационни системи, изисквания към подготовката и оформянето на документи, съвременни методи и техники за създаване на документи;

правила и форми на делова кореспонденция.

компетентно да разработва управленски документи, използвани в дейността на селскостопанските предприятия;

използвате приложен софтуер и офис оборудване в дейността си.

имат умения

изготвяне на управленски документи в предприятие на агропромишления комплекс;

работа на компютър за изготвяне на електронни документи.

Раздел 1. Организация на работата с документи в предприятие на агропромишления комплекс

1.1. История на развитието на системата на публичните служби в Русия

Офис делото в древната руска държава. Поръчайте документи. Системи за управление на записи на колежа. Система на министерско деловодство. История на управлението и деловодството в периода след октомври 1917 г. до днес.

1.2. Общи правила за съставяне на управленски документи

Документация за селскостопански предприятия. Класификация на документите. Държавни стандарти за документация. Изисквания към формите на корпоративни документи. Състав на документните реквизити, изисквания за тяхното изпълнение.

1.3. Организация на документооборота в предприятието на агропромишления комплекс

Понятието документооборот. Прием и първична обработка на документи. Разпределение на получените документи. Регистрация на документи. Контрол върху изпълнението на документите. Изпращане на документи.

1.4. Систематизиране и текущо съхранение на документи. Обработка за по-късно съхранение

Номенклатура на делата. Формиране и текущо съхранение на файлове. Експертиза на стойността на документи. Регистрация на дела. Архивно съхранение на документи.

1.5. Защита на документната информация

Състав на поверителна информация. Указания за защита на информацията в документа. Класове за ограничаване на достъпа до информация. Източници и канали за разкриване на поверителна информация. Мерки за защита на документната информация.

Раздел 2. Съставяне и изпълнение на основни управленски документи

Организационни документи на предприятието на агропромишления комплекс

Предназначение и състав на организационната документация. Организационни документи на различни предприятия организационни форми. Щатна маса. Длъжностни характеристики на служителите. правила.

Административни документи на предприятието на агропромишления комплекс

Предназначение и състав на административната документация. Процедурата за издаване на административни документи. Съставяне и оформяне на документи, издадени в колегиална среда. Съставяне и изпълнение на документи, издадени на база единоначалие.

Справочно-информационни и справочно-аналитични документи на предприятието на агропромишления комплекс

Предназначение и състав на справочна и аналитична документация. Видове кореспонденция, правила за изготвяне на официални писма, телеграми, телефонни съобщения, факсове, електронни съобщения. Регистрация на актове.

Документи за персонала на предприятието на агропромишления комплекс

Документи за работа (заявление, въпросник, автобиография, автобиография) и правила за тяхното изготвяне. Трудови договори. Специфика на издаване на заповеди за персонала.

Основен:

1) Сборник на законодателството на Руската федерация. 1994 - 1997 г

2) GOST R 6.30 – 97. Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията. М .: Издателство "Стандарти", 1997 г

3) Промяна № 1 GOST R 6.30 – 97. Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за оформяне на документите” с влязла в сила от 01.04.2000г.

4) GOST 6.01.1 – 87. Единна система за класификация и кодиране на техническа и икономическа информация. – М.: Издателство на стандартите, 1987 г.

5) GOST 6.10.4 – 84. Единни системи за документация. Придаване на правна сила на документи върху машинописни носители и типограми, създадени с компютърна техника. Основни положения. – М.: Издателство „Стандарти“, 1984 г.

6) GOST 6.10.5 – 87. Единни системи за документация. Изисквания за изграждане на образец на формуляр - М.: Издателство на стандартите, 1987 г.

7) GOST 6.10.7 – 90. Единна система за външнотърговска документация. Формуляр - образец - М.: Издателство на стандартите, 1990 г.

8) ГОСТ 16487-83. Деловодство и архивиране. Термини и определения , - М.: Издателство на стандартите, 1983 г.

9) Всеруски класификатор на управленската документация. .- М .: Издателство на стандартите, 1994 г.

10) Държавна система за документация за управление. Основни положения, общи изисквания към документите и документационните услуги. – М.: ВНИИДАД, 1991.

11) Стандартни инструкции за деловодство в министерствата и ведомствата на Руската федерация. – М.: Росархив, 1994.

12) Андреева V.I. Офис работа: практическо ръководство, 7-мо издание, - М .: JSC Business School “Intel-Sintez”, 2000.

13) Андреева В.И. Офис работа в службата за персонал. Практическо ръководство с примерни документи, 2-ро издание, коригирано. допълнен.- М .: АД Бизнес училище „Интел-синтез“, 1998 г.

14) Андреева V.I. Образци на документи в деловодството: изисквания за документооборот на фирма (въз основа на ГОСТ на Руската федерация) - M. Business School "Intel-sintez", 1997 г.

15) Басаков M.I. Основи на деловодството във въпроси и отговори: учебник за студенти от колежи и университети. – Ростов на Дон: Феникс, 1997.

16) Басаков M.I. Деловодство и кореспонденция във въпроси и отговори, учебник за студенти от икономическите университети и колежи - 2-ро изд., преработ. и допълнителни – Ростов на Дон: Феникс, 2000.

17) Бондарева Т.М. Секретарска работа: практическа. надбавка. – М.: Висше училище, 1989.

18) Верховцев А.В. Офис работа в службата за персонал. – М.: ИНФРА – М., 1999.

19) Кирсанова М.В. Модерна офис работа в службата за персонал. – М.: ИНФРА – М., 2000.

20) Кузнецова Т.В. и др.. Офис дело (организация и технология на документационна поддръжка за управление): учебник за университети. – М.: ЕДИНСТВО – ДАНА, 2000.

21) Документи и деловодство: справочник / Кузнецова Т.В. и др./ - М.: Икономика, 1991г.

22) Колтунова М.В. Бизнес писмо: какво трябва да знае писателят - М. Дело, 1998.

23) Кудряев В.А. Организация на работата с документи: учебник М.: ИНФРА - М., 1998 г.

24) Кудряев В.А. Организация на работата с документи: учебник М.: ИНФРА - М., 1999 г.

25) Печникова Т.В., Печникова А.В., Документална подкрепа за дейността на организацията. Урок. – М.: „Тандем” – ЕКМОС, 1999.

26) Печникова Т.В., Печникова А.В. Практикувайте работа с документи в организация. Урок. - М.: Тандем - ECMOS, 1999.

27) Стенюков М.В. Образци на документи за деловодство: Указания за съставяне съгласно новия стандарт GOST R 6.30 - 97.- М.: PRIOR, 1998.

28) Стенюков М.В. Наръчник на секретаря. – М.: ПРИОР, 1998.

Допълнителен:

1) Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкции за документално обезпечаване на фирмената дейност: практическа работа. ръководство за недържавни участници. – М .: АД "Технолукс - 2", 1995 г.

2) Веселов П.В. Съвременно бизнес писане в индустрията. – 3-то издание преработено. и допълнителни – М.: Издателство на стандартите, 1990 г.

3) Веселов П.В. Вие сте секретар - М.: Издателство на стандартите, 1993 г

4) Джей Рос. Как се пишат предложения и доклади, които носят резултати / прев. от английски/. Мн.: Амалтея, 1997.

5) Добсън Н. Как да пишем бизнес писма: практическо ръководство за всеки. /пер. от английски / - Челябинск: Урал ЛТД, 1997.

6) Длъжностни характеристики. . – М.: ПРИОР, 2000.

7) Загорская А.П. и др. Писменник за делова кореспонденция: на руски и английски език. езици - М.: Московски работник, 1992.

8) Кузнецова A.N. Машинопис и офис работа. – 2-ро изд. – М: ДОСААФ, 1987.

9) Tepper R. Как да овладеем изкуството на бизнес писане: 250 писма и бележки в помощ на мениджъра: прев. от английски – М.: ЕДИНСТВО, 1994.

10) Feller M.D., Poltorak Yu.L. Съставяне на текстови производствени документи. .- М .: Издателство на стандартите, 1990 г.

11) Felser A.B., Misserman M.A. Офис работа. Справочно ръководство. – К.: Висше училище, 1990.

12) Енциклопедия на офиса: практич. наръчник за секретаря /съст. И.В. Самыкина/.- М.: БИНОМ, 1995г.

3. Работна програма

3.1. Обхват на дисциплината и видове учебна работа

Общата интензивност на учебната дисциплина се разпределя между основните видове учебна работа и семестри в съответствие с работната учебна програма, одобрен от Академичния съвет на ChSAU на 10 май 2001 г., както следва.

	Вид възпитателна работа	Общо, часове	Включително и по семестри
	Обща трудоемкост на дисциплината
	Аудиторни уроци
	Лекции
	Практически уроци
	Самостоятелна работа
	Тест
	Домашна работа
	Финален контрол
	Тест

3.2. Разпределение на учебното време по раздели и теми

	Име на раздел и тема			Уроци в класната стая, час		Самостоятелна работа студент, час
					Прак-тич. зан.
Раздел 1. Организация на работата с документи в предприятието на агропромишления комплекс
	История на развитието на системата на публичните служби в Русия
	Общи правила за съставяне на управленски документи
	Организация на документооборота в предприятието на агропромишления комплекс
	Систематизиране и текущо съхранение на документи. Обработка на случаи за по-късно съхранение