Opis posla pomoćnik menadžera daje ideju o listi obaveza zaposlenika koji se prijavljuje za određeno radno mjesto. DI je pravno značajan dokument. Sastoji se od četiri osnovna i nekoliko sporednih cjelina, a ujedno je i jedan od najvažnijih interna dokumenta preduzeća koja regulišu radne odnose.
Primjer opisa posla za pomoćnika menadžera
1. Osnovne odredbe
- Pomoćnik direktora se zapošljava i razrješava naredbom direktora preduzeća.
- Pomoćnik je operativno podređen relevantnom rukovodiocu.
- Za vrijeme prinudnog odsustva (bolest, službeni put i sl.), poslove pomoćnika privremeno se dodjeljuju sekretaru direktora preduzeća.
Pomoćnik direktora mora ispunjavati sljedeće standarde kvalifikacija:
- kompletan više obrazovanje;
- Iskustvo u radu kao asistent, sekretar ili izvršni asistent;
- poznavanje osnova kancelarijske opreme i kompjuterskih programa;
- dobro znanje poslovni engleski.
Pomoćnik menadžera mora razumjeti:
- osnovni standardi kancelarijskog rada;
- osnove pregovaranja sa partnerima kompanije;
- Računalni programi traženi u uredu;
- posao engleski jezik na nivou koji je dovoljan da pomogne direktoru u pregovorima i prepisci;
- održavanje toka dolazne i odlazne korespondencije u skladu sa opšteprihvaćenim poslovnim standardima;
- interne akte društva kojima se uređuju pitanja iz njegovog delokruga;
- hijerarhija kompanije i njena struktura;
- stenografske tehnike;
- Pravila ruskog jezika u vezi sa dokumentacijom bez grešaka;
- pravila za korištenje uredske opreme;
- standardima poslovni bonton.
Pomoćnik upravnika se rukovodi:
- važeći zakoni Ruske Federacije;
- interni dokumenti kompanije;
- tačke ovog opisa posla.
2. Funkcije
Funkcije pomoćnika direktora:
- Pomaganje menadžeru u pregovorima i sastancima.
- Koordinacija aktivnosti sa pomoćnicima drugih rukovodilaca za organizovanje zajedničkih radnih sastanaka i konferencija.
- Pregled dokumenata i prepiske zajedno sa sekretarom menadžera, kao i njena početna obrada.
- Pomaganje menadžeru u sastancima i komunikaciji sa inostranim partnerima.
- Organizacija optimalnog prijema posetilaca.
- Pomaganje menadžeru u planiranju njegovog poslovnog rasporeda.
- Priprema rezimea i drugih dokumenata na osnovu rezultata sastanaka i konferencija.
- Saopštavanje naloga direktora zaposlenima kompanije u granicama njegove nadležnosti.
- Obavljanje radnih zadataka od menadžera.
- Zamjena rukovodioca na sastancima za vrijeme njegovog prinudnog odsustva je u njegovoj nadležnosti.
- Praćenje ispravnosti toka dokumenata u okviru svoje nadležnosti.
- Prikupljanje informacija i priprema dokumentacije po nalogu rukovodioca, u okviru njegove nadležnosti.
- Obezbjeđivanje mjera za održavanje ureda upravnika i njegovog radnog mjesta u ispravnom stanju.
- Obavještavanje menadžera o mogući problemi u aktivnostima kompanije.
3. Odgovornost
Pomoćnik direktora ima sljedeće dužnosti:
- Za štetu koju je firma pretrpjela zbog njegovih nestručnih radnji - u granicama propisanim radnim zakonodavstvom.
- Za otkrivanje internih podataka kompanije i druge prekršaje poslovni standardi- u granicama utvrđenim zakonom i aktima društva.
- Za nepravilno obavljanje radnih funkcija - u granicama utvrđenim relevantnim službenim dokumentima kompanije.
- Za povrede zakona do kojih je došlo tokom obavljanja službene dužnosti - u skladu sa važećim zakonskim propisima.
4. Prava
Za obavljanje radnih funkcija pomoćnik rukovodioca ima sljedeća prava:
- Informišite menadžera o mogućnostima za optimizaciju obavljanja svojih radnih obaveza.
- Primaju službene dokumente kompanije, uključujući i povjerljive, neophodne za uspješno obavljanje svojih funkcija.
- Primajte informacije, u okviru svoje nadležnosti, od drugih zaposlenih u kompaniji.
- Daje naloge u ime rukovodioca, u slučajevima kada su dobili odgovarajuća direktna uputstva.
- Potvrdite dokumente u granicama svoje nadležnosti.
- Pratiti proces implementacije relevantnih radnih naloga rukovodioca od strane zaposlenih u kompaniji.
- Učestvujte na radnim sastancima direktora.
- Zastupanje rukovodioca na poslovnim sastancima u slučaju njegove privremene odsutnosti.
- Zahtevati od menadžmenta kompanije da stvori uslove neophodne za kvalitetno obavljanje svojih radnih obaveza.
- Primajte beneficije i nagrade u skladu sa pravilima organizacije.
FILES
Zašto vam je potreban opis posla?
Uputstvo je standardni dokument unutar kompanije koji se odnosi na izgradnju radnih odnosa između zaposlenih. Omogućava vam da jasno definirate opseg funkcija i odgovornosti pomoćnika menadžera. Osim toga, kao pravno značajan dokument, pomaže da se utvrde stavovi strana u mogućim pravnim sporovima.
Za menadžera je DI, ako je napisan ispravno, dobar alat za izgradnju radnih odnosa bez problema sa njegovim pomoćnikom. A ovaj dokument pomaže asistentu da identifikuje opseg svojih radnih obaveza i odgovornosti koje se od njega očekuju kada se zaposli.
I za pomoćnika i za rukovodioca, instrukcije imaju izuzetno važnu ulogu, koja se svodi na minimiziranje posljedica radnih sukoba.
Šta treba uzeti u obzir pri pisanju CI
Jedinstvena forma opisa poslova još uvijek nije propisana zakonima. Ovo otvara prostor firmama da budu kreativne, posebno u opisima poslova. Međutim, postoje neki općenito prihvaćeni standardi za pisanje DI, oni se uglavnom odnose na broj i nazive odjeljaka:
- Opće odredbe.
- Funkcije.
- Prava.
- Odgovornost.
Navedenim stavkama mogu se dodati i dodatne stavke koje uključuju, na primjer, opis uslova rada. Izvodljivost njihovog uključivanja utvrđuje menadžment kompanije.
Osnovne odredbe
Ovdje su navedeni kvalifikacijski zahtjevi za zaposlenog. Za poziciju asistenta bit će važno napomenuti iskustvo u rukovanju kancelarijske opreme, potreban set kompjuterskih programa, kao i po potrebi dobro poznavanje stranog jezika. U rubrici se standardno navodi i ko angažuje pomoćnika i kome odgovara, kao i čime treba da se rukovodi prilikom obavljanja svojih funkcija.
Ako direktor ima nekoliko pomoćnika, onda je bolje sastaviti DI za svakog od njih, navodeći posebne pojedinačne odgovornosti.
Funkcije
Sadržaj ovog odeljka posvećen je što detaljnijem navođenju funkcija koje se očekuju od pomoćnika menadžera. Obično opisuju niz obaveza koje su bliske sekretarskim, ali se više odnose na komunikaciju s ljudima, a manje na obradu dolaznih poziva i pisama. Također je važno uzeti u obzir posebnosti rada kompanije, jer engleski nije svugdje potreban.
U mnogim kompanijama funkcije izvršnih pomoćnika obavljaju sekretari ili pomoćnici. Stoga je potrebno jasno opisati šta sam menadžer očekuje od pomoćnika: on će biti zamjena za sekretara ili će obavljati neke dodatne dužnosti.
Odgovornost
U ovom odeljku navodi se opseg odgovornosti zaposlenih za kršenje ruskih zakona i pravila kompanije, otkrivanje podataka i druga kršenja. Obično se u odeljku ne navode konkretne mjere odgovornosti jer mogu se materijalno utvrditi samo u toku radnog i pravnog postupka.
Prava
Ovo opisuje skup prava pomoćnika menadžera. Obično je prilično standardan i razlikuje se samo zbog specifičnosti kako same kompanije, tako i odgovornosti određenog asistenta.
Nakon sastavljanja i odobravanja uputstva, ona se štampaju u količinama jednakim broju asistenata. Obično se štampaju na memorandumu kompanije, čime se poštede nepotrebnih muka vezanih za unos podataka u dokument o kompaniji i njenom direktoru. U završnoj fazi potpise i njihove transkripte stavljaju i sam upravnik i njegov pomoćnik. Mogu se dodati i potpisi osoba sa kojima je dogovoreno ovo imenovanje. Pečat kompanije nije potreban u ovom dokumentu.
Danas ćemo razmotriti temu: „opis posla pomoćnika menadžera“, pokušat ćemo istaknuti najvažniju stvar i, ako je potrebno, algoritam akcija. U isto vrijeme, imate pristup ekskluzivnim komentarima našeg stručnjaka. Sva pitanja možete postaviti u posebnom obrascu nakon članka. Imajte na umu da prije postavljanja pitanja pažljivo pročitajte članak, jer većina odgovora već postoji.
Opis posla za pomoćnika menadžera kreiran je radi racionalizacije radnih odnosa. Dokument ukazuje funkcionalne odgovornosti, odgovornost, prava zaposlenih.
Položaj „pomoćnika menadžera“ u različitim organizacijama može se nazvati različito: lični pomoćnik direktora, pomoćnik direktora, sekretar.
Uzorak tipičnog opisa posla za pomoćnika menadžera
1. Pomoćnik rukovodioca imenuje se i razrješava nalogom rukovodioca organizacije.
2. Pomoćnik direktora odgovara direktno rukovodiocu kompanije.
3. Za vreme odsustva pomoćnika upravnika, njegova prava i funkcionalne odgovornosti se prenose na drugog službeni, kako je navedeno u nalogu organizacije.
4. Za pomoćnika rukovodioca postavlja se lice sa visokom stručnom spremom i najmanje godinu dana iskustva na sličnim poslovima.
5. Pomoćnik upravnika se u svojim aktivnostima rukovodi:
- zakonodavstvo Ruske Federacije;
- Interna pravila propisi o radu, Statut i drugi propisi društva;
- naredbe i uputstva rukovodstva;
- ovaj opis posla.
6. Pomoćnik upravnika mora znati:
- utvrđena procedura za postupanje sa dokumentima u organizaciji;
- pravila poslovnu komunikaciju i bonton;
- postupak vođenja izvještajne dokumentacije;
- pravila za korištenje uredske i komunikacijske opreme;
- osnove rada u uređivač teksta, proračunske tablice;
- osnove kancelarijskog rada;
- organizaciona struktura preduzeća;
- postupak zaključivanja i izvršenja ugovora.
Pomoćniku upravnika dodeljuju se sledeće funkcionalne odgovornosti:
1. Planiranje radnog dana menadžera: izrada i koordinacija rasporeda sastanaka, posjeta, poziva, prijema i drugih radnji.
2. Lična pratnja rukovodioca na sastancima, prijemima i putovanjima.
3. Tehnička podrška poslovi menadžera: naručivanje karata, prevoz; organizacija pregovora i sastanaka.
4. Vođenje zapisnika i drugih dokumenata koji evidentiraju napredak i rezultate sastanaka, sjednica, pregovora.
5. Obavještavanje zaposlenih strukturne podjele organizovanje instrukcija, naredbi upravljanja i praćenje njihove implementacije.
6. Prikupljanje informacija, priprema i obezbjeđivanje analitičkih, informativnih, referentnih i drugih izvještaja menadžmentu.
7. Obavljanje kancelarijskog posla, primanje korespondencije upućene menadžeru.
8. Registracija posjetilaca za lični termin kod menadžera, organizovanje njihovog prijema.
9. Prijem dokumenata i prijava za potpis od strane rukovodioca, njihova registracija, računovodstvo i prenos menadžeru.
10. Sastavljanje pisama, zahtjeva i drugih dokumenata u ime uprave.
11. Priprema sastanaka, sastanaka, sastanaka koje održava menadžer. Prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu, lokaciji i dnevnom redu.
12. Obavljanje službenih zadataka rukovodioca.
Pomoćnik upravnika ima pravo:
1. Primite informacije u obimu potrebnom za obavljanje dodijeljenih zadataka.
2. Poslati prijedloge menadžmentu za unapređenje rada i racionalizaciju aktivnosti kompanije.
3. Šaljite zahtjeve odjeljenjima organizacije (u ime menadžera ili na ličnu inicijativu) za pribavljanje dokumenata neophodnih za obavljanje njegovih službenih dužnosti.
4. Zahtijeva da rukovodstvo ustanove stvori uslove neophodne za obavljanje službene dužnosti.
5. Donosite nezavisne odluke u okviru svoje nadležnosti.
6. Imajte pristup povjerljiva informacija, kada se ukaže poslovna potreba.
Pomoćnik direktora je odgovoran za:
1. Pružanje lažnih informacija zaposlenima u organizaciji.
2. Nepravilno obavljanje službene dužnosti.
3. Aplikacija materijalna šteta organizacija, država, njeni suradnici, zaposleni.
4. Kršenje rokova za izvršenje postavljenih zadataka.
5. Kršenje odredbi upravljačkih dokumenata, odluka, pravilnika organizacije.
6. Otkrivanje poslovne tajne, ličnih podataka, povjerljivih informacija.
7. Radnje izvan djelokruga njegove nadležnosti.
8. Kršenje radna disciplina, mjere opreza, interni radni propisi, zaštita od požara.
9. Kršenje standarda poslovnog bontona, nepristojan odnos prema poslovnim partnerima, posjetiocima i zaposlenima u organizaciji.
Opis posla: uslovi za pomoćnika rukovodioca, njegova ovlašćenja i prava + saveti za korišćenje njegovih prava
Prilikom formiranja osoblja, šef bilo koje organizacije mora o tome obavijestiti zaposlenog radnika službene dužnosti. Prilikom pisanja uputstva, rukovodilac mora održavati redosled njegovih delova i konkretnu strukturu.bObično se opisuju karakteristike profesije, navode se službeni položaj zaposlenog u strukturi, zahtevi, njegova prava i odgovornosti. Pomoćnik menadžera, kao i ostali zaposleni u organizaciji, dužan je da postupa i poštuje sve zahtjeve ovog dokumenta.
Pomoćnik menadžera je pozicija koja je prisutna u kadrovskoj strukturi gotovo svakog ruskog velikog ili srednjeg preduzeća. Često se na specijaliste koji zauzimaju ovu poziciju gleda kao na sekretare sa vrlo ograničenim spektrom funkcija i odgovornosti. Ali ovo je potpuno pogrešan pristup razumijevanju specifičnosti dotične pozicije. Pomoćnik menadžera može imati najširi spektar ovlasti. Zahtjevi za njegovim kvalifikacijama i kompetencijama mogu biti vrlo visoki. Koje su specifičnosti pozicije? mi pričamo o tome? Koja su tipična prava i odgovornosti izvršnog asistenta u ruskoj kompaniji?
Specifičnosti pozicije
Kakva je ovo pozicija - “pomoćnik menadžera”? Koje su obaveze takvog radnika? U većini slučajeva, pozicija “pomoćnik menadžera” se odnosi na sekretara. U rijetkim slučajevima, ova fraza označava poziciju zamjenika direktora - ali to je tipično, po pravilu, za male kompanije. U manje-više velika preduzeća Odgovornosti personalnog asistenta menadžera svode se uglavnom na sekretarske funkcije. Koji tačno? Prije svega, to je kancelarijski rad, rad s korespondencijom, rješavanje problema vezanih za organizovanje raznih sastanaka i drugih događaja u koje je direktno uključen šef kompanije. Dužnosti sekretarice (pomoćnika) menadžera također gotovo uvijek uključuju odgovaranje na telefonske pozive u kancelariji.
U nekim slučajevima, odgovarajući položaj se diferencira u nekoliko tipova. Dakle, sekretarice koje prvenstveno obavljaju tehnički rad- primanje telefonskih poziva, obrada korespondencije i sl. nazivaju se referenti. Zauzvrat, oni stručnjaci koji su odgovorni za organizaciju događaja i uredski rad nazivaju se kancelarijskim menadžerima. Postoji stajalište da se za poziciju kao što je pomoćnik menadžera pretpostavlja da su odgovornosti i ovlaštenja šire u odnosu na tipične sekretarske. Posebno se mogu izraziti u potrebi za ličnim prisustvom na događajima u kojima menadžer učestvuje - korporativne zabave, poslovni pregovori, praznici. U ovom slučaju, pomoćnik može biti odgovoran za prezentacije koje priprema menadžer, ili za komponentu imidža učešća njegovog šefa na događaju. Može se primijetiti da se u radnim knjižicama mjesto pomoćnika rukovodioca najčešće označava kao „sekretar“.
Uslovi za pomoćnika menadžera
Razmotrimo takav aspekt kao tipične zahtjeve za kandidate za poziciju „pomoćnika menadžera“. Poslovi za koje se očekuje da ih zaposleni na relevantnoj poziciji obavlja zahtijevaju određene vještine i kvalifikacije. Njihova specifična lista je u velikoj mjeri određena specifičnostima posla sekretarice. Dakle, ako će aktivnosti pomoćnika menadžera prvenstveno odgovarati poziciji supervizora, onda zahtjevi u ovom slučaju neće biti tako strogi: srednja stručna sprema, minimalno radno iskustvo, osnovne vještine rada sa računarom i kancelarijskom opremom. Zauzvrat, ako nadležnost pomoćnika menadžera uključuje neke menadžerske funkcije, tada će lista zahtjeva u ovom slučaju biti veća, a poslovne obaveze pretpostaviti više visoki nivo kvalifikacije kandidata za mjesto sekretara.
Tipičan skup vještina koje bi izvršni asistent u većini slučajeva trebao imati je: poznavanje uobičajenih stranih jezika, poznavanje popularnog kompjuterski programi za rad sa dokumentima, slikama, prezentacijama. Važan aspekt Uslovi za kvalifikaciju izvršnog asistenta - lični kvaliteti. Tu spadaju učtivost, pažnja, dobra volja, odgovornost i spremnost za rješavanje novih problema. Poželjan raspon godina za kandidata za poziciju pomoćnika menadžera u mnogim organizacijama je 18-35 godina. Ali, naravno, postoje preduzeća koja posebno cijene iskustvo zaposlenika, pa stoga rado zapošljavaju ljude koji su mnogo stariji.
Mnoge kompanije, istovremeno, radije angažuju stručnjake bez puno iskustva za posao koji uključuje obavljanje funkcija koje su tipične za pomoćnika menadžera. To može biti zbog specifičnosti poslovnog segmenta u kojem kompanija posluje. U nekim slučajevima, bolje je obučiti zaposlenika za rad u kompaniji koja je, relativno govoreći, otvorila prvu rusku proizvodnju mikroprocesora za pametne telefone i tablete, od nule, s uranjanjem u sve potrebne nijanse tako visokotehnološkog poslovanja. segmentu, nego pokušati objasniti iskusnoj osobi da stare metode rješavanja zadataka u nekim slučajevima ne funkcionišu.
Glavne odgovornosti
Razmotrimo detaljnije odgovornosti koje karakterišu takvu poziciju pomoćnika menadžera. Gore smo napomenuli da se one uglavnom svode na sekretarske funkcije. Ali nije uvijek tako. Često se dešava da je pomoćnik čelnika kompanije, posebno kada je u pitanju velika organizacija, uključen je u donošenje ključnih upravljačkih odluka. Može da prati pregovore u kojima šef učestvuje – i to ne samo u tehničkom aspektu, već i da se uključi u relevantne dijaloge, iznosi mišljenja i savete.
U određenom broju slučajeva, menadžer može delegirati neke od svojih funkcija svom pomoćniku - na primjer, u smislu informiranja poslovnog tima o bilo kakvoj značajnoj upravljačke odluke. Naravno, zaposleni na predmetnoj poziciji često obavlja poslove koji se odnose na osiguravanje udobnosti rada svog šefa – u smislu osiguravanja optimalne mikroklime u njegovoj kancelariji, tu je uvijek, da tako kažem, svježi čaj, tako da glavni oprema koju koristi menadžer je stabilna.funkcionisala.
Način rada
Dakle, sada znamo koje su radne obaveze koje karakterišu takvu poziciju pomoćnika menadžera. Naš sljedeći zadatak je proučavanje specifičnosti režima rada zaposlenika na odgovarajućoj poziciji. Naravno, u opštem slučaju asistent obavlja svoje poslove prema rasporedu utvrđenom Zakonom o radu, odnosno u okviru 8-satnog radnog dana, 5 dana u nedelji. Ali u praksi su moguća značajna odstupanja od odgovarajućeg režima. Slični scenariji mogu biti tipični za poziciju kao što je izvršni asistent s dodatnim odgovornostima.
Činjenica je da stručnjak koji radi na ovoj poziciji može biti uključen ne samo u poslove svoje kompanije, već iu rješavanje problema koji nisu direktno povezani s internim korporativnim aktivnostima. Tako se asistent sa odgovarajućim ovlastima može slati na službena putovanja, na seminare i konferencije. Zaposleni također može obavljati određene posredničke odgovornosti između svog supervizora i menadžera koji rade u drugim organizacijama – na primjer, u pogledu protoka dokumenata ili implementacije zajedničkih projekata. Raspored rada za rješavanje ovakvih problema, naravno, može biti daleko od onoga što je predviđeno Zakonom o radu. U stvari, postaje nepravilan, često duži od standardnih 8 sati.
Pogledajmo kako bi mogao izgledati opis posla pomoćnika menadžera. Struktura relevantnog dokumenta, po pravilu, počinje opštim odredbama. Oni mogu ukazivati na to da pomoćnik menadžera pripada kategoriji specijalista. Dakle, već na nivou lokalnog izvora prava, kompanija može evidentirati činjenicu da osoba na predmetnoj poziciji nije menadžer (nije zamjenik direktora). WITH velika vjerovatnoća- sekretar ili, na primjer, lični asistent menadžera sa dodatnim obavezama.
Opis posla asistenta: opšte odredbe
U " Opće odredbe» opis posla može sadržavati i jezik koji odražava kvalifikacioni zahtevi kod specijaliste. Na primjer, koji bi trebao imati pomoćnik menadžera stručno obrazovanje i određeno radno iskustvo. Ponekad se u istom dijelu opisa posla navodi oblast poslovanja u kojoj je poželjno da osoba ima iskustvo u obavljanju djelatnosti.
U “Opštim odredbama” stoji osnovne kompetencije zaposlenik. Mogu se izraziti u zahtjevima za poznavanjem upravljačke strukture preduzeća, internim i spoljna politika kompanija koja je zaposlena, principi komunikacije između kompanije i organa vlasti i drugih organizacija, standardi koji karakterišu kancelarijski rad, pravila poslovne komunikacije, kao i interni pravilnik o radu u kompaniji.
Poslovna zaduženja asistenta
Sljedeći ključni dio uputstava je “Poslovne odgovornosti”. Koje su njegove specifičnosti? Ovaj odjeljak uglavnom bilježi funkcionalne odgovornosti pomoćnika menadžera. To mogu biti: planiranje radnog dana šefa (u smislu sastanaka, poziva, intervjua), organizovanje tehničke podrške za rad menadžera (u smislu naručivanja prevoza, organizovanja poslovnih sastanaka), učešće na službenim putovanjima, poslovni pregovori, vođenje zapisnika i drugi dokumenti, obezbeđivanje interakcije između menadžera preduzeća sa drugim strukturama kompanije, održavanje komunikacije sa državnim agencijama.
Prava asistenta
Opis posla uvijek uključuje prava koja ima pomoćnik rukovodioca. Odgovornosti predviđene specifičnostima pozicije uvijek su dopunjene odgovarajućim preferencijama. Dakle, koja prava ima zaposlenik na predmetnoj poziciji? Zanimljivo je da su odgovornosti pomoćnika direktora preduzeća u priličnoj korelaciji sa njima. Na primjer, pravo na potpisivanje i overu određenih dokumenata nastaje u vezi sa potrebom periodični rad sa takvim izvorima. Primjer drugog prava zaposlenog na odgovarajućoj poziciji je da od neposrednog rukovodstva, kao i od drugih stručnjaka kompanije, zatraži potrebne informacije za uvrštavanje u dokumente. Pomoćnik direktora takođe ima pravo da zahteva od šefa udobne uslove za rad. Poslovna zaduženja neke osobe mogu uključivati periodično slanje i primanje dokumenata – a te procedure se moraju provoditi kroz različite tehnička sredstva. Sekretar ima pravo očekivati potpuni pristup takvima.
Odgovornost asistenta
Dakle, proučili smo koje su obaveze pomoćnika menadžera, kao i koliki je opseg njegovih prava. Ali u većini opisa poslova za stručnjake dotičnog profila postoji još jedan odjeljak - "Odgovornost". Koja formulacija može biti prisutna u njemu? Pomoćnik rukovodioca je najčešće odgovoran za: neispravno obavljanje poslova predviđenih predmetnim uputstvima, ali u granicama propisanim Zakonom o radu Ruske Federacije; krivična djela koja je počinio u toku svoje djelatnosti – opet u granicama rusko zakonodavstvo; za nanošenje štete kompaniji - u granicama utvrđenim Zakonom o radu i Građanskim zakonikom Ruske Federacije i drugim izvorima zakona.
Sažetak
Dakle, proučavali smo specifičnosti takve pozicije pomoćnika menadžera, odgovornosti i zahtjeve koji karakterišu ovu poziciju u kadrovskoj strukturi preduzeća. Specijalista koji obavlja relevantne poslove najčešće obavlja sekretarske funkcije, ali može imati znatno šira ovlaštenja. U rijetkim slučajevima, koncept „pomoćnika direktora“ odgovara poziciji zamjenika direktora, ali je to tipično uglavnom za mala preduzeća.
U „klasičnom“ tumačenju izraza „pomoćnik menadžera“, rad osobe na odgovarajućoj poziciji može biti blizak funkcijama pomoćnika, službenika ili, na primjer, kancelarijskog menadžera. IN radna knjižica pomoćnik menadžera će najvjerovatnije biti napisan kao “sekretar” ili “pomoćnik”, iako mnogo toga, naravno, zavisi od korporativni standardi usvojene u određenoj organizaciji.
Potreba da se na posao pozovu stručnjaci dotičnog profila karakteriše aktivnosti većine menadžera Ruska preduzeća. Efikasan rad top menadžera zavisi od toga koliko će njegov pomoćnik rešiti njegove probleme – naizgled sporedne sa stanovišta praktičnog upravljanja preduzećem, a zapravo izuzetno značajne za organizaciju. Posao sekretara je najvažniji u komunikacijskoj strukturi tima, na čijem je čelu šef kompanije.
Imajte na umu da mnoge kompanije prakticiraju imenovanje nekoliko pomoćnika direktora odjednom. Međutim, status i ovlaštenja svakog od njih mogu varirati. Jedan stručnjak može biti odgovoran za sekretarske funkcije, drugi može biti menadžer kancelarije, a treći može pratiti menadžera na događajima. Istovremeno, HR menadžeri mogu prakticirati zamjenjivost zaposlenih u okviru relevantnih područja aktivnosti.
Opis posla za pomoćnika menadžera kreiran je radi racionalizacije radnih odnosa. Dokument opisuje funkcionalne dužnosti, odgovornosti i prava zaposlenog.
Položaj „pomoćnika menadžera“ u različitim organizacijama može se nazvati različito: lični pomoćnik direktora, pomoćnik direktora, sekretar.
Uzorak tipičnog opisa posla za pomoćnika menadžera
I. Opće odredbe
1. Pomoćnik rukovodioca imenuje se i razrješava nalogom rukovodioca organizacije.
2. Pomoćnik direktora odgovara direktno rukovodiocu kompanije.
3. Za vreme odsustva pomoćnika rukovodioca, njegova prava i funkcionalne odgovornosti se prenose na drugog službenika, kako je navedeno u nalogu za organizaciju.
4. Za pomoćnika rukovodioca postavlja se lice sa visokom stručnom spremom i najmanje godinu dana iskustva na sličnim poslovima.
5. Pomoćnik upravnika se u svojim aktivnostima rukovodi:
- zakonodavstvo Ruske Federacije;
- Interni propisi o radu, Statut i drugi propisi preduzeća;
- naredbe i uputstva rukovodstva;
- ovaj opis posla.
6. Pomoćnik upravnika mora znati:
- utvrđena procedura za postupanje sa dokumentima u organizaciji;
- pravila poslovne komunikacije i bontona;
- postupak vođenja izvještajne dokumentacije;
- pravila za korištenje uredske i komunikacijske opreme;
- osnove rada u uređivaču teksta, tabele;
- osnove kancelarijskog rada;
- organizaciona struktura preduzeća;
- postupak zaključivanja i izvršenja ugovora.
II. Poslovna zaduženja pomoćnika rukovodioca
Pomoćniku upravnika dodeljuju se sledeće funkcionalne odgovornosti:
1. Planiranje radnog dana menadžera: izrada i koordinacija rasporeda sastanaka, posjeta, poziva, prijema i drugih radnji.
2. Lična pratnja rukovodioca na sastancima, prijemima i putovanjima.
3. Tehnička podrška za rad menadžera: naručivanje karata, prevoz; organizacija pregovora i sastanaka.
4. Vođenje zapisnika i drugih dokumenata koji evidentiraju napredak i rezultate sastanaka, sjednica, pregovora.
5. Dovođenje na znanje zaposlenih u strukturnim odjeljenjima organizacije uputstava, naredbi rukovodstva i praćenje njihove primjene.
6. Prikupljanje informacija, priprema i obezbjeđivanje analitičkih, informativnih, referentnih i drugih izvještaja menadžmentu.
7. Obavljanje kancelarijskog posla, primanje korespondencije upućene menadžeru.
8. Registracija posjetilaca za lični termin kod menadžera, organizovanje njihovog prijema.
9. Prijem dokumenata i prijava za potpis od strane rukovodioca, njihova registracija, računovodstvo i prenos menadžeru.
10. Sastavljanje pisama, zahtjeva i drugih dokumenata u ime uprave.
11. Priprema sastanaka, sastanaka, sastanaka koje održava menadžer. Prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu, lokaciji i dnevnom redu.
12. Obavljanje službenih zadataka rukovodioca.
III. Prava
Pomoćnik upravnika ima pravo:
1. Primite informacije u obimu potrebnom za obavljanje dodijeljenih zadataka.
2. Poslati prijedloge menadžmentu za unapređenje rada i racionalizaciju aktivnosti kompanije.
3. Šaljite zahtjeve odjeljenjima organizacije (u ime menadžera ili na ličnu inicijativu) za pribavljanje dokumenata neophodnih za obavljanje njegovih službenih dužnosti.
4. Zahtijeva da rukovodstvo ustanove stvori uslove neophodne za obavljanje službene dužnosti.
5. Donosite nezavisne odluke u okviru svoje nadležnosti.
6. Imati pristup povjerljivim informacijama kada se ukaže poslovna potreba.
IV. Odgovornost
Pomoćnik direktora je odgovoran za:
1. Pružanje lažnih informacija zaposlenima u organizaciji.
2. Nepravilno obavljanje službene dužnosti.
3. Nanošenje materijalne štete organizaciji, državi, njenim suradnicima i zaposlenima.
4. Kršenje rokova za izvršenje postavljenih zadataka.
5. Kršenje odredbi upravljačkih dokumenata, odluka, pravilnika organizacije.
6. Otkrivanje poslovne tajne, ličnih podataka, povjerljivih informacija.
7. Radnje izvan djelokruga njegove nadležnosti.
8. Kršenje radne discipline, sigurnosnih propisa, internog radnog pravilnika, zaštite od požara.
9. Kršenje standarda poslovnog bontona, nepristojan odnos prema poslovnim partnerima, posjetiocima i zaposlenima u organizaciji.
Asistent je lice kompanije, vrijedan zaposlenik koji sve radne procese drži pod kontrolom, ne gubeći ništa iz vida, zna kako se brzo izboriti sa poteškoćama, konfliktima, problemima i preuzima na sebe sve organizacione procese. Poslovna zaduženja pomoćnik rukovodioca sprovodi pod nadzorom svog neposrednog šefa, koji mu je desna ruka. Pomoćnik obavlja kolosalan broj zadataka različite prirode, oslobađajući na taj način svom šefu vrijeme za globalnije zadatke u kampanji.
Opis posla za pomoćnika menadžera
Opis posla je dokument koji sadrži nekoliko ključnih sekcija: spisak dužnosti, prava i odgovornosti zaposlenih. U uputstvima, koje kandidat za radno mjesto asistenta mora pažljivo proučiti i potpisati, detaljno je navedeno koje su obaveze pomoćnika rukovodioca.
Opće odredbe
Uglavnom, osobe sa visokim obrazovanjem, najmanje godinu dana radnog iskustva, poznavanjem osnova zakonodavstva, vještinama vođenja ureda i poznavanjem strani jezici koji zna raditi na kompjuteru i kucati velika brzina. Dužnosti pomoćnika direktora zahtijevaju određene lične kvalitete:
- marljivost, odgovornost;
- pismenost, tačnost;
- otpornost na stres, inicijativa;
- sposobnost učenja, naporan rad;
- pozitivnost, diplomatija;
- izdržljivost, upornost;
- komunikacijske vještine;
- poštenje, lojalnost;
- disciplina, organizacija.
Utvrđeni su kvalifikacioni uslovi za pomoćnika rukovodioca profesionalni standard, odobren Naredbom Ministarstva rada od 05.06.2015. br. 276n. Standard definiše sledeće zahteve za zaposlene:
- obrazovanje - srednje specijalizirano;
- dodatno obrazovanje— program obuke za profesionalce;
- Nema uslova za iskustvo;
- Ne postoje posebni uslovi za prijem na posao.
Funkcije
Profesionalni standard je neophodan da bi ga poslodavac jasno razumio funkcionalni zahtjevi zaposlenom. Ali zakon vam omogućava da birate između zahtjeva standarda i kvalifikacionih priručnika. Rešenjem Ministarstva rada br. 37 od 21. avgusta 1998. godine, u Kvalifikacioni imenik se nalazi mesto sekretara rukovodioca. U skladu sa njim, poslovi pomoćnika rukovodioca svode se na sledeće funkcije:
- obavljanje poslova na organizacionim i administrativnim poslovima rukovodioca preduzeća;
- vođenje evidencije kompanije, izvršavanje instrukcija direktora;
- organiziranje procesa prijema posjetitelja, pozivanja i sređivanja prepiske.
Odgovornosti
Nije teško formulirati koje su odgovornosti pomoćnika direktora organizacije: bez obzira na smjer aktivnosti organizacije, funkcije menadžmenta su uglavnom iste. Odgovornosti asistenta uključuju:
- izvršavanje ličnih zadataka i zahtjeva šefa;
- vođenje dokumentacije;
- pratnja šefa na putovanjima i poslovnim događajima;
- koordiniranje i distribucija telefonskih poziva, prepiske i posjetitelja;
- organiziranje poziva za menadžera;
- vođenje korespondencije na papiru i digitalno;
- donošenje brzih odluka u hitnim situacijama i pružanje baze informacija šefu;
- organiziranje radnih događaja i putovanja za rukovodioca;
- praćenje izvršavanja naloga i uputstava nadređenih zaposlenih;
- pružajući menadžeru sve neophodni materijali, ured, oprema;
- učešće u pregovorima po potrebi;
- organizovanje prezentacije kompanije.
Prava
Koje obaveze ima pomoćnik direktora i koja su mu prava dodijeljena određuje mještanin normativni akt organizacije. Za efikasnije obavljanje direktnog posla, ima smisla u opis posla uključiti pravo na:
- daju prijedloge za unapređenje svog rada i daju menadžmentu projekte za unapređenje rada kompanije;
- zahtijevati poštivanje vaših prava prijavljenih ugovor o radu i stvaranje uslova za rad;
- donose odluke iz svoje nadležnosti;
- dobiti sve Potrebni dokumenti i potrebne informacije za obavljanje poslova.
Lista prava se ponekad razlikuje u zavisnosti od vrste aktivnosti.
Odgovornost
Svaki zaposleni ima odgovornost da svoj posao radi kako treba. Nakon što kompanija evidentira koje obaveze pomoćnik rukovodioca ima i upiše ih u opis poslova i druge organizacione propise organizacije, zaposleni odgovara za nepoštenje i nestručnost. Nivo odgovornosti je propisan i podrazumijeva materijalnu, disciplinsku, au nekim slučajevima i krivičnu odgovornost za prekršaje učinjene tokom obavljanja poslova. Odgovornost asistenta može nastati za:
- nanošenje materijalne štete organizaciji;
- nemar u radu i neispunjavanje obaveza;
- bavljenje ličnim poslom u radno vrijeme;
- nepoštovanje pravilnika o internom radu, radnoj disciplini, bezbjednosti i zaštiti od požara;
- grubost prema klijentima, zaposlenima i kršenje pravila pristojnosti;
- radnje izvan nečije nadležnosti.
Profesija Direktor za razvoj Poslovna zaduženja direktora za regionalni razvoj
Predmet: Likvidnost i solventnost preduzeća, metode procene i upravljanja
Korištenje indikatora logističkih performansi
Pojam i elementi logističkog procesa
Opis poslova šefa odsjeka za autotransport Opis poslova šefa odjeljenja transportne ambalaže