Analiza izvođačke discipline

Podaci o napretku i rezultatima praćenja izvršenja dokumenata se periodično analiziraju. Po pravilu se mjesečno obećavaju informacije o stanju izvođačke discipline. Rezultati rada izvođača izgledaju najvizuelnije ako se u mjesečnim izvještajima koji se dostavljaju menadžmentu navode:

Ukupan broj dokumenata u radu izvođača;

Broj (%) izvršenih prije roka;

broj (%) nije završeno ili završeno kasnije od rokova;

kašnjenja u izvršenju radnih akcija;

Razlozi kašnjenja u izvršenju.

Na osnovu analize ovih podataka, menadžment preduzima mere za unapređenje discipline u radu, ubrzanje radnog toka organizacije i unapređenje ukupne kulture rada sa dokumentima.

Oblik odgovornosti za kašnjenje u izvršenju dokumenata

U skladu sa USORD-om, razlozi zbog kojih dokumenti kasne sa rokovima su:

veliki protok dokumenata, tj. višak posla zaposlenog;

Niska disciplina u radu (nemaran odnos zaposlenog);

Visoka zaposlenost menadžera, što uzrokuje slabljenje kontrole nad njihovim zaposlenima;

nedostatak tehničkih sredstava za dizajn i replikaciju.

Postoje dva oblika odgovornosti:

upravni (novčana kazna, oduzimanje bonusa, usmena i pismena primedba, opomena);

· disciplinski (privremeno degradiranje, odlaganje odsustva i otkaz u slučaju da zaposleni nije dostavio obrazloženje zbog kršenja uslova kontrole).

Analiza kontrole izvršenja dokumenata na osnovu studije - u Semenovskom okružnom sudu regije Nižnji Novgorod

Sve je počelo činjenicom da su se u Okružnom sudu Semenovsky zainteresovali za istoriju pravosudnog sistema svoje rodne zemlje. I počeli su, koliko su mogli i umeju, da prikupljaju istorijsku građu. Sam okrug Semenovski ima veliku istorijsku prošlost. Kao što je poznato iz istorije. Nakon raskola pravoslavne crkve, pristalice stare vere pobegle su u naše trans-volške šume, naselile se na obalama reke Kerženec, stvorile skitove i, zbog svog položaja, dobile ime „Keržaks“, što je značilo i značilo uporište stare vere. Istorija Semenovskog regiona, i ne samo njega, opisao je u svojoj knjizi M. Pechersky "U šumama".

Godine 1780. formirani su okružni sudovi u provinciji Nižnji Novgorod - vlastelinska sudska tijela za građanske i krivične predmete plemića, kasnije i druga imanja u ruralnim područjima i okruzima.

Godine 1787. u gradu Semenovu nije postojao okružni sud i plemićko starateljstvo, nije postojao ni magistrat, a kada su semenovci aplicirali sa zahtjevom za osnivanje savjesnog suda, jer su mogli tužiti gradonačelnika zbog malobrojnog stanovništva.

Godine 1796. stvoren je Okružni sud Semjonovskog, gdje je, kao rezultat revizije, Zhedrinsky, procjenitelj Gornjeg zemskog suda, premješten za sudiju. P. Boščanov, sudija Nižeg saveta Semenovskog okruga, izabran je za procenitelja, a D. Šnitinkov, sekretar Suda Semenovskog okruga.

Reforma pravosuđa iz 1864. godine radikalno je izmijenila sudstvo i pravni postupak, nastao na osnovu "Zavoda o pokrajinama" iz 1775. godine, likvidiran je, formirane su nove pravosudne institucije: sudovi sa imenovanim sudijama (okružni sudovi i sudovi) i sudovi sa izabranim sudijama) mirovni suci i kongresi mirovnih sudija).

Dana 23. aprila 1869. godine formiran je Okružni sud Nižnji Novgorod. Prekršajni sudovi, na čijem čelu su bili magistrati, bili su najniži sud sa skraćenim postupcima. Na odluke svjetskog suda mogla bi se uložiti žalba na okružnom kongresu mirovnih sudaca.

Počasni sudije Semenovskog okruga bili su;

Poručnik A.N. Belochovsky:

Pokrajinski sekretar N.N. Bologovski:

Princ A.M. Volkonsky;

· Kolegij sa sekretarom grofom Šalašinom.

Sudije Gradskog suda za prekršaje Semenov:

· 1835 - D. Skushovsky, F. Miledin;

· 1863. - K. Prudovski, F. Hečnev, F. Hrenov;

1864 - I. Elunov, E Milelin;

· 1854 - S. Shoronov, M. Kiselev, Bochkarev.

Nakon revolucije, Semenovski gradski sud je preimenovan u Semenovski okružni sud.

Dana 3. jula 1917. izabrani su lokalni mirovni suci i stvoreno je šest okruga lokalnih sudija, koji su služili i Semenovskom i Borskom okrugu, koji je u to vreme bio deo Semenovskog okruga. Neki podaci o onima koji su dijelili pravdu na području Semenovskog okruga pronađeni su u arhivima, ali tek od 1934. godine.

Tako je utvrđeno da je oktobra 1034. V.V. Zharinov, koji je na ovoj poziciji radio do 1040. godine, potom je prebačen na rad u Ministarstvo pravde RSFSR-a. Od 1945. do 1967. godine, pravdu u okrugu Semenovsky vršio je S.M. Sokolov, predsednik Semenovskog narodnog suda od 1960. do 1969. bio je K.E. Shevchuk. Zatim, od 1969. do 1989. godine, V.P. Zadorin. Godine 1989. za sudiju Semenovskog narodnog suda izabran je Mihail Petrovič Smirnov, koji je potom radio kao predsjedavajući Okružnog suda Semenovsky od 1993. do 1996. godine. M.P. Smirnov je prerano umro. Takođe, od 1963. do 1982. godine, D.I. Kulkov, veteran Velikog otadžbinskog rata, koji je preminuo 2006. godine.

Sudije T.A. su trenutno u penziji. Andronycheva, koja je radila od 1981. do 2001., L.I. Samo - od 1997. do 2005. godine.

Od 1986. do 1994. godine V.S. je radio kao sudija Semenovskog suda. Mjasnikova, trenutno sutkinja Okružnog suda u Nižnjem Novgorodu.

Trenutno se Okružni sud Semenovsky nalazi u zgradi koja je ranije pripadala partijskom komitetu Semenovskog okruga. Ovdje, na inicijativu bivšeg predsjednika Semenovskog suda, M.P. Smirnova, kao i sudije V.S. Mjasnikova je, savladavajući otpor nekih zvaničnika, premjestila sud iz trošne drvene zgrade, ispunjavajući naredbu predsjednika Ruske Federacije br. 32-rp od 3. septembra 1991. „O hitnim mjerama za poboljšanje rada sudova RSFSR." Useljeni objekat ne ispunjava u potpunosti uslove za prostorije suda, potrebno je izvršiti kapitalni remont zgrade.

U ovom trenutku sud se kompjuterizuje, kreirana je web stranica Semenovskog suda na internetu, što doprinosi otvorenosti i transparentnosti, dostupnosti sudskih postupaka stanovništvu regiona.

Do 2003. godine u suđenju su učestvovali narodni procjenitelji, što ukazuje na otvorenost suđenja. Sada svako može zakazati sastanak kod bilo kojeg sudije.

U 2003. godini na razmatranje je predato 190 krivičnih predmeta (još 213 građanskih), zatim 2005. godine - već 244 (248 građanskih), au devet mjeseci 2006. godine - 175 (plus 174). Ispada da po sudiji ima oko stotinu predmeta, a neki od njih traju mjesecima.

Služba za dokumentaciju Odbora svoj rad gradi na sljedećim regulatornim dokumentima:

· Naredba generalnog direktora Pravosudnog odjeljenja pri Vrhovnom sudu Ruske Federacije od 29. januara 1999. br. 8;

· Privremeno uputstvo o kancelarijskom radu u okružnom sudu (izmijenjeno i dopunjeno naredbom Vrhovnog suda Ruske Federacije od 29. januara 1999. br. 94);

· Uputstva za vođenje pravosudne statistike u sudovima opšte nadležnosti Ruske Federacije, odjeljenjima (odjelima) Sudskog odjeljenja pri Vrhovnom sudu Ruske Federacije;

· Zakonik o krivičnom postupku Ruske Federacije;

· Zakonik o građanskom postupku Ruske Federacije;

· Upravni zakonik Ruske Federacije.

U Okružnom sudu Semjonovskog, funkcije upravljanja dokumentacijom obavlja kancelarija, koja svoj rad organizuje pod rukovodstvom predsednika suda u skladu sa Privremenim uputstvima za papirologiju u Okružnom sudu i Uputstvima za vođenje pravosudne statistike . Predsjednik suda

Zbog specifičnosti organizacije, kontrola izvršenja dokumenata postoji u posebnom obliku. Pristigla dokumenta (pritužbe, prijedlozi, prijave) građana i organizacija evidentiraju se u dnevniku (obrazac br. 23) sa naznakom datuma prijema. Prijavljene žalbe se istog dana prenose predsjedavajućem suda, koji u skladu sa zakonom određuje izvršitelja, rok za razmatranje i daje konkretna uputstva izvršitelju. Odvojene žalbe (na primjer, primljene od vlasti i službenika, na koje se, nakon odobrenja, traži odgovor) može staviti pod kontrolu predsjedavajući, što se bilježi u dnevniku (obrazac br. 23). Sekretar suda, šef kancelarije, sistematski pregleda evidenciju i izvještava predsjednika suda o svim zahtjevima za koje ističe utvrđeni rok dozvole. Ako žalba ne sadrži pitanja iz nadležnosti suda, ona se šalje najkasnije u roku od pet dana od dana prijema u kancelariju organima ili službenim licima nadležnim za rješavanje po žalbi, sa porukom o tome podnosiocu zahtjeva. Žalba se smatra dopuštenom i uklanja se sa kontrole u skladu sa rješenjem predsjednika suda. Dozvoljene žalbe, zajedno sa kopijom odgovora podnosiocu zahtjeva i ostalom prepiskom o njima, podnose se u posebnom postupku. O razmatranju žalbe pravi se bilješka u dnevniku.

Subjekti kontrole su predsjedavajući suda i šef kancelarije, a objekti su vremenski rokovi razmatranja predmeta i izvršenja odluka o njima, te tehnologija rada sa njima.

Šef kancelarije je odgovoran za:

· za vođenje dokumentacije primarnog statističkog računovodstva (računovodstvene i statističke kartice za krivične i građanske predmete i dr.) 4

· za rokove za izvršenje predloga, pritužbi, molbi primljenih u sud, za izvršenje ukaza predsednika Ruske Federacije o pomilovanju;

Kontrola izvršenja sudskih naloga upućenih drugim sudovima ili primljenih od drugih sudova.

Šef kancelarije vodi registarske kartice, dnevnike obrasca br. 23 i br. 51, u kojima se navode podaci o izvršnim dokumentima.

U Okružnom sudu Semjonovskog, glavni dokumenti, rad na kojima se stalno prati, su krivični, građanski i upravni predmeti. Kontrola je podijeljena u dvije faze:

1. neposredno razmatranje predmeta na sjednicama suda - od strane predsjednika suda ili njegovih pomoćnika;

2. Izvršenje rješenja uz dobru uslugu izvršitelja ili drugih ovlaštenih lica.

Organizacija ima standardne uslove za razmatranje predmeta, koji su navedeni u Zakonu o krivičnom postupku Ruske Federacije, Zakonu o građanskom postupku Ruske Federacije i Upravnom zakoniku Ruske Federacije. Krivični predmeti se razmatraju, u skladu sa Zakonom o krivičnom postupku Ruske Federacije, 30 dana; građanski predmeti - 14 dana (sa Zakonom o građanskom postupku Ruske Federacije); upravni predmeti se mogu razmatrati do 2 mjeseca (Upravni zakonik Ruske Federacije).

Pojedinačne rokove za razmatranje može odrediti predsjedavajući suda, na primjer, kada je potrebna hitna odluka o predmetu ili žalba dolazi od viših organa.

Nakon donošenja sudske presude u konkretnom slučaju, izdaje se izvršna isprava koja se šalje odgovarajućoj jedinici izvršitelja - izvršitelju kazne, a zatim izvršiteljska služba (ili druga službena lica) stavlja na snagu sudsku presudu (rok za izvršenje kazne može biti bilo koje). Izvršna isprava po okončanju radnji izvršenja vraća se sudu. Glava ured tromjesečno provjerava vraćanje rješenja o izvršenju. Nakon što je otkrio činjenice dugog kašnjenja u vraćanju izvršnih dokumenata, vl. kancelarija priprema opomene nadležnim odjeljenjima izvršitelja kojima su navedene izvršne isprave upućene na izvršenje. Za određene slučajeve (npr. naknada štete) pokreću se kontrolni i izvršni postupci koji se evidentiraju u posebnom dnevniku (obrazac br. 51) i u kartici računa. Kontrolni postupak se vodi u kancelariji suda do potpune naplate dosuđenih iznosa (sadrži kopiju sudske presude, podatke o smeru za izvršenje izvršnih isprava, podatke o iznosima proizvodnih kazni).

Kršenje rokova za izvršenje dokumenata nastaje ne krivicom službenika, već zbog drugih struktura koje nisu poslale predmet na vrijeme, na primjer, sudski izvršitelji su odgodili vraćanje izvršnih dokumenata. U tom slučaju, predsjedavajući izdaje podsjetnik sudskim izvršiteljima.

Sve okončane žalbe (predmeti) čuvaju se u kancelariji suda, a po isteku kalendarske godine arhiviraju. Svaki fajl ima svoje periode skladištenja (najvažniji se trajno čuvaju u državnoj arhivi).

Februar je vrijeme za sumiranje rezultata obavljenih zadataka u protekloj godini. U prvi plan dolaze pitanja praćenja izvršenja zadataka i discipline u radu. Zašto je potrebna kontrola i kako je provoditi tijekom cijele godine, reći ćemo u članku.

ZAŠTO SE DISCIPLINA PERFORMANSA ANALIZIRA U FEBRUARU

Analizirati izvršenje zadataka u organizaciji u protekloj godini biće moguće najkasnije do februara. Godišnja potvrda o radnoj disciplini u organizaciji izrađuje se prvih dana februara iz dva razloga :

1. Većina zadataka na dokumentima ima tipičan rok - 30 kalendarskih dana. Ako je zadatak dat 30. decembra, onda se mora izvršiti zaključno do 30. januara. U 2018. godini posljednji radni dan bio je 29. decembar (29. januar 2019. - standardni rok za izvršavanje zadataka na dokumentima). U 2019. već će raditi 30. i 31. decembar, pa će se rokovi za izvršenje zadataka pomjeriti na posljednje dane januara.
2. Nemoguće je ne uzeti u obzir ljudski faktor i vrlo uobičajenu naviku odlaganja stvari do posljednjeg trenutka. Teško da će se među izvođačima naći neko ko će svoje izvještaje poslati 29. januara, iako je za to imao cijeli mjesec.

Dakle, ako je rok za ustupanje 29. januar, onda moramo čekati do tog dana. Ako nema izvještaja o izvršenju 30. januara, tek tada se zadatak može smatrati nerešenim.

ŠTA JE KONTROLA ZADATAKA I DISCIPLINA IZVOĐENJA

Svakog dana vođa postavlja zadatke svojim podređenima. Naravno, oni moraju biti ispunjeni. Ali ne ide uvijek tako. Dakle, postoji kontrolu izvršavanja zadataka.

ekstrakcija
iz GOST R 7.0.8-2013 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Kancelarijski rad i arhiviranje. Uslovi i definicije"

88. kontrola izvršenja dokumenata: Skup radnji koje osiguravaju blagovremeno izvršenje dokumenata.

Zaposleni odgovoran za praćenje izvršenja dokumenata je uvijek upoznat sa statusom disciplina izvođenja u organizaciji - odnos broja zadataka i broja izvršenih. U idealnom slučaju, balans bi trebao biti 1:1.

Kontrola narudžbi ne postoji sama za sebe. To je alat za upravljanje i temelj sistema motivacije u organizaciji. Na osnovu saznanja ko je i kako radio u izvještajnom periodu, dijele se bonusi i bonusi za ovaj period. Tako, na primjer, u februaru sastavljamo izvještaj o radnoj disciplini za prošlu godinu kako bismo podijelili godišnje bonuse. Ako ne postoji „plus“ sistem motivacije, onda kontrola discipline učinka služi manje ugodnoj svrsi - raspodjeli kazni za neizvršavanje zadataka (disciplinske kazne, isplata bonusa neu potpunosti). Ako nema kazni, onda kontrola gubi smisao. Na primjer, direktor je svjestan da je samo polovina od njegovih 10 naloga izvršena, ali šta ako se ne preduzmu nikakve mjere?

KO KONTROLIŠE

Odgovorni za praćenje izvršenja dokumenata najčešće se imenuju iz reda službenika službe za vođenje evidencije. Na primjer, šef službe ili jedan od njenih zaposlenika, u malim organizacijama - pomoćnik šefa.

Odgovorno lice se imenuje nalogom za osnovnu djelatnost (Primjer 1), a u opis poslova se vrše odgovarajuće dopune (Primjer 2).

ŠTA SE KONTROLIRA

Ako organizacija koristi elektronski sistem upravljanja dokumentima (SED), tada svi zadaci postavljeni u njemu automatski padaju pod kontrolu. Dnevni i godišnji sertifikati se takođe generišu automatski (detaljno). Osoba odgovorna za kontrolu ostaje da generiše izveštaj i da ga „istovari“ iz programa.

U odsustvu SED-a postoje opcije:

• organizacija može sve zadatke staviti pod kontrolu. S jedne strane, to pojednostavljuje proces: nema potrebe za donošenjem odluke o svakom zadatku, da li da se kontroliše njegovo izvršenje ili ne. S druge strane, obim posla se značajno povećava. Ono što EDMS radi automatski, odgovorna osoba je primorana da radi ručno;
• organizacija određuje zadatke koji se stavljaju pod kontrolu. Sastavlja se lista ispitanika, čije se izvršavanje pisama kontroliše; teme interne i eksterne korespondencije; vrste dokumenata. Lista je fiksirana u uputstvu za kancelarijski rad (Primjer 3). Obratite pažnju na paragraf 5.8.27 u primjeru 3: on daje organizaciji pravo da stavi pod kontrolu bilo koji nalog ako direktor smatra da je to potrebno.

VRSTE POSLOVA ČIJI SE RADI KONTROLIRA

Napisano

Većina ovih zadataka. Dijele se na vrste prema vrstama dokumenata:

• zadaci za dolazna pisma;
• zadaci za internu korespondenciju (službeni, dopisi);
• poslovi prema nalozima za osnovnu djelatnost;
• zadaci prema zapisnicima sa sastanaka;
• zadaci za koordinaciju nacrta dokumenata.

Zadaci za dolaznu poštu i internu korespondenciju navedeno u rezoluciji. Ovo su detalji dokumenta koji mora sadržavati prezime, inicijale izvođača (izvršitelja), upute za dokument, ako je potrebno - rok za izvršenje, potpis osobe koja je donijela rješenje, datum donošenja rješenja. .

Menadžeri možda neće navesti sadržaj zadatka, rok, pa čak ni ime izvođača (u zavisnosti od situacije). Sekretar koji postavlja zadatak za izvršenje mora razumjeti da:

• ako direktor nije naveo rok, onda se koristi standardni rok utvrđen u uputstvu za kancelarijski rad;
• ako direktor nije naznačio sadržaj zadatka, tada je slovo (napomena) standardno (th), a sam izvođač mora razumjeti šta treba učiniti;
• ako direktor nije naznačio izvršioca, onda je pismo (napomena) standardno (th), a sam sekretar mora razumjeti kome da pošalje zadatak, a izvršilac - da je ovo pitanje u njegovoj nadležnosti.

Posljednja opcija je van norme, ali je uobičajena.

U nalozima i protokolima u tekstu dokumenta su naznačeni zadatak, rok i izvršilac (primjeri 4, 5).

Poslovi koordinacije nacrta dokumenata različiti rokovi. Ne zahtijevaju rezolucije i izgovor u naredbama ili protokolima. Sastav koordinacionih osoba za svaku vrstu dokumenta utvrđen je uputstvima za kancelarijski rad, pravilnikom o ugovornom radu itd. Ako službenik primi nacrt dokumenta s oznakom „Za odobrenje“, onda on, ispunjavajući zahtjeve LNA, mora izvršiti ovaj zadatak bez dodatnih uputstava.

Oralni

Mnogi menadžeri, uz pomoć sekretarice, stavljaju pod kontrolu svoja usmena uputstva. Ovo je teže nego kontrolirati pismene zadatke:

• usmene instrukcije treba „uhvatiti“ i ispravno navesti u zadatku;
• usmeno uputstvo nema standardne rokove za izvršenje;
• Izvođač može dati izvještaj o realizaciji usmene nastave i usmeno, na ličnom dogovoru sa direktorom ili telefonom, ali o tome neće reći sekretaru.

Kako bi se izbjegli problemi pri praćenju izvršenja usmenih instrukcija, sekretar može:

• dogovoriti sa direktorom da ako se usmena instrukcija stavi pod kontrolu, onda direktor o tome obavještava sekretara, proglašavajući izvođača i rok;
• pozvati direktora da usmenu instrukciju pretvori u pismenu: izradi nalog za glavnu aktivnost ili kratak zapisnik sa sastanka. Tada će usmena instrukcija postati redovan zadatak dokumenta, koji je mnogo lakše kontrolisati;
• ako instrukcija i dalje ostane usmena, sekretar podsjeća izvršioca na potrebu da izvještaj o izvršenju podnese ne samo direktoru, već i kontroloru - sekretaru.

Sekretar obavještava izvršioca o izjavi zadatka putem EDMS-a ili e-mailom, odnosno, u svakom slučaju, zadatak se utvrđuje u pisanoj formi i evidentira se datum slanja izvršiocu.

ROKOVI

Rokove za izvršenje svake od vrsta poslova treba utvrditi u uputstvu za kancelarijski rad organizacije. Kao izvor vremena može poslužiti ogledno uputstvo o kancelarijskom radu u državnim organizacijama (tačke 4.6, 6.6), kao i sektorski regulatorni pravni akti.

Posebnu pažnju treba obratiti na rokove apela građana. Ovdje se primjenjuje Federalni zakon br. 59-FZ od 2. maja 2006. „O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije” (sa izmjenama i dopunama od 27. decembra 2018.; u daljem tekstu - Federalni zakon br. 59-FZ). Citiramo dva njegova članka:

ekstrakcija
iz Federalnog zakona br. 59-FZ

2. Pisani zahtjev podliježe obaveznoj registraciji u roku od tri dana od prijema državnom organu, organu lokalne samouprave ili službeniku.

ekstrakcija

iz Federalnog zakona br. 59-FZ

Član 12

1. Pismena žalba koju je primio državni organ, organ lokalne samouprave ili službeno lice u skladu sa svojom nadležnošću razmatra se u roku od 30 dana od dana registracije pismene žalbe...

Zakonodavac je organizacijama dao tri dodatna dana za ispunjavanje apela građana, u poređenju sa dopisima organizacija koje su registrovane na dan prijema. Da li će ovo koristiti, organizacija sama određuje i fiksira odluku u uputstvu za kancelarijski rad (Primjer 6).

KONTROLNI ALGORITAM

Algoritam za kontrolu izvršavanja instrukcija prikazan je na šemi.

Kako saznajemo, bez obzira na to da li je usmeno ili pismeno naređenje stavljeno pod kontrolu, sam proces kontrole se obavezno provodi „pismeno“. Šta tačno sekretar mora da popravi u svakoj od faza, razmotrićemo u tabeli.

INFORMACIJE O IZVOĐENJU DISCIPLINE

Rezultat stalnog praćenja izvršavanja zadataka rukovodioca su sertifikati o radnoj disciplini. Po odluci menadžmenta, reference mogu biti različite periodičnosti: od dnevnih do godišnjih. Princip je jednostavan: ako organizacija praktikuje mesečne bonuse na osnovu učinka, onda se sertifikat sastavlja mesečno; ako su bonusi kvartalni, onda je referenca tromjesečna. Možete češće generirati izvještaje kako biste na vrijeme otkrili neriješene zadatke. Godišnja potvrda se sastavlja u svakom slučaju: svaki menadžer želi da zna koliko je zadataka koji su mu dodijeljeni obavljeno tokom godine (Primjer 7).

Referentni obrazac se takođe razvija na nivou organizacije i fiksiran je u kancelarijskom uputstvu za rad.

SAŽETAK

1. Praćenje izvršenja instrukcija i praćenje discipline rada su funkcije menadžmenta. Oni su u osnovi motivacione politike organizacije.
2. Za praćenje izvršenja naloga odgovoran je posebno imenovan službenik. On, sa zadatom učestalošću, dostavlja upravi informacije o stanju izvođačke discipline.
3. Oba zadatka prema dokumentima i usmenim uputstvima rukovodioca stavljaju se pod kontrolu. Prema rezultatima izvršenja svakog od njih, izvođač mora dostaviti informativni izvještaj.

Član 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Organizaciona i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za papirologiju” (odobreno naredbom Rosstandarta od 08. decembra 2016. br. 2004-st).

FEDERALNA AGENCIJA ZA KULTURU I KINEMATOGRAFIJU

O jačanju kontrole nad stanjem izvođačke discipline
u aparatu Federalne agencije za kulturu i kinematografiju

Analiza stanja izvedbene discipline u Uredu Federalne agencije za kulturu i kinematografiju pokazala je da je niz uputstava sadržanih u rezolucijama i naredbama Vlade Ruske Federacije i zapisnicima sa sjednica Vlade, uputama predsjednika Ruske Federacije. Ruske Federacije, predsjedavajućeg Vlade Ruske Federacije, zamjenika predsjedavajućeg Vlade Ruske Federacije i drugih organa državne vlasti, kao i uputstva rukovodstva Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije , izvršeni su uz kršenje utvrđenih rokova.

U cilju jačanja kontrole nad blagovremenim i kvalitetnim izvršavanjem uputstava, priprema odgovora na zahtjeve i žalbe članova Vijeća Federacije, poslanika Državne dume, šefova državnih organa konstitutivnih entiteta Ruske Federacije

naručujem:

1. Rukovodioci strukturnih odjeljenja da pojačaju kontrolu nad blagovremenim i kvalitetnim izvršavanjem uputstava, imenuju iz reda svojih zamjenika odgovornih za stanje discipline rada u pododjelu.

2. Upozoriti rukovodioce odjeljenja na ličnu odgovornost za poštovanje rokova za izvršenje uputstava.

Utvrditi da, ukoliko je iz objektivnih razloga nemoguće izvršiti nalog u propisanom roku, rukovodilac jedinice će unaprijed dostaviti rukovodstvu Agencije prijedloge o produženju roka sa nacrtom odgovora organu koji je izdao ovu naredbu, sa navođenjem razloga za produženje i planiranog datuma njegovog izvršenja.

3. Upravno odjeljenje (A.D. Krasnov) da preduzme organizacione mjere za jačanje kontrole nad izvršenjem uputstava u aparatu Federalne agencije za kulturu i kinematografiju.

U ove svrhe:

a) obezbedi redovnu dnevnu dostavu službene korespondencije Ministarstva kulture Rusije;

b) prioritetno obrađuje vladina dokumenta i o njima izvještava rukovodstvo Agencije na dan prijema;

c) sedmično šalje informacije rukovodiocima strukturnih odjela o uputstvima koja su pod kontrolom sa rokovima koji ističu;

d) zahtijeva od rukovodilaca strukturnih odjeljenja objašnjenja o razlozima neispunjenja određenog zadatka, sa naznakom odgovornog službenika za njegovo izvršenje, radi naknadnog izvještavanja rukovodstva Agencije;

e) mjesečno dostavlja upravi analitičke podatke o stanju izvršne discipline u uredu Agencije.

4. Prije usvajanja Pravilnika Federalne agencije za kulturu i kinematografiju, prilikom organizovanja rada sa službenim dokumentima, rukovoditi se Modelom pravilnika o interakciji federalnih izvršnih vlasti, odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 19. januara 2005. N 30.

Odjeljenje za poslove dostavlja pododsjecima kopije pomenutog Modela pravilnika.

5. Ugovorno-pravni odjel (I.F. Ilyina), Odjeljenje za poslove (AD Krasnov) uz učešće drugih odjela Agencije kako bi osigurali provedbu stava 2. Uredbe Vlade Ruske Federacije od 19. januara, 2005 N 30 "O Standardnim propisima za međusobnu saradnju federalnih organa izvršne vlasti" .

6. Glavni informaciono-računarski centar (O.P. Neretin) da kompletira opremanje radnih mesta lica odgovornih za kancelarijski rad u odeljenjima odgovarajućim programima i po potrebi organizuje njihovu obuku.

7. Zamjenici načelnika A.A. Golutva, V.S. Malyshev da obezbijede smanjenje veličine bonusa relevantnoj strukturnoj jedinici i pojedinačnim zaposlenima, uzimajući u obzir disciplinu učinka.

8. Nametnuti kontrolu nad izvršenjem ovog naloga zamjeniku šefa V.S. Malysheva

Supervizor
M.E. Shvydkoi

U ovom članku: Kome je potreban pokazatelj discipline u radu i zašto. Šta vrednovati s tim. Kako implementirati ocjenu učinka: dva alternativna pristupa.

Praktično u svakom našem projektu o uvođenju sistema nagrađivanja zasnovanog na pokazateljima učinka, jedan od najvažnijih indikatora je „izvršna disciplina“.

Zaista, postoji mnogo pozicija čija je svrha samo striktno sprovođenje propisanog poslovanja na vrijeme. Ali nakon detaljnijeg razmatranja, ispostavlja se da kontrola discipline učinka nije ništa manje važna za šefove strukturnih odjela, kao i za takve kreativne pozicije kao što su, na primjer, menadžeri prodaje i trgovci. Gotovo svaki specijalista, pored neposrednih ciljeva svog položaja, dužan je obavljati različite rutinske operacije. Za prodajno osoblje, to je, na primjer, pravovremeno podnošenje primarnih dokumenata računovodstvenom odjelu, tačno popunjavanje podataka o drugim stranama u računovodstvenom programu i tako dalje. Za menadžere - obezbjeđivanje planova i izvještaja. Za marketing - izvršavanje projektnih zadataka na vrijeme. I tako dalje.

Menadžment treba da kontroliše vreme i kvalitet operacija. To je očigledno. Ali razumni zaposlenici koji su orijentirani na rezultate i koji cijene jasna, jedinstvena pravila igre također podržavaju uvođenje takvog indikatora. Prvo, oni razumiju da njihov učinak u određenoj mjeri zavisi od učinka drugih karika u lancu poslovnih procesa. Dakle, računovođa neće moći da priprema izjave ako ne dobije primarnu dokumentaciju na vrijeme. A menadžer prodaje neće moći da završi prodaju ako nabavka blagovremeno ne unese podatke o novim artiklima na zalihama ili ako skladište ne primi robu. Drugo, takvi zaposleni shvataju da su ista karika u poslovnim procesima kompanije i od njih zavisi rad drugih odeljenja i rezultat kompanije u celini. Treće, oni preferiraju da svi zahtjevi za njih budu jasno fiksirani, a ne da se pojavljuju iznenada u periodima vanrednih situacija, izazivajući sporove i potraživanja od strane menadžmenta.

Izvođačka disciplina: Šta ocjenjivati?

Pokazatelj radne discipline uključuje ocjenu kvaliteta i vremena izvršenja zadataka i instrukcija. U ovom slučaju možemo govoriti o ocjenjivanju na tri nivoa:

1. Izvršavanje projektnih zadataka i instrukcija menadžmenta. To su prilično veliki zadaci za koje se postavlja rok i zahtjevi za rezultatima.

Primjeri iz prakse:

• Jedan od menadžera odjela prodaje dobio je instrukcije da u roku od mjesec dana "očisti" imenik kontrastranaka u 1C, prenoseći neaktivne kupce u arhivu.
• Administratoru sistema zadužena je izrada projekta za implementaciju interfona zasnovanog na IP telefoniji.

1. Izvođenje planiranih operacija, čiji su uslovi definisani kao određeni datum.

Primjeri iz prakse:

• Rukovodioci strukturnih odjeljenja moraju dostaviti plan troškova za naredni mjesec do 25. u mjesecu.
• Odjeljenje nabavke prati cijene dobavljača dva puta godišnje prije određenog datuma.

1. Izvršavanje "procesnih" zadataka, period za koji se definiše kao period od trenutka određenog pokretačkog događaja. To su zadaci koji su dio poslovnog procesa i "pokreću" se nakon izvršenja neke prethodne operacije.

Primjer iz prakse:

• Računovodstvo vrši uplatu najkasnije narednog dana od prijema računa za plaćanje.
• Skladište evidentira prijem u računovodstvenom programu najkasnije 3 sata od trenutka istovara mašine.

Sa svakim nivoom povećavaju se zahtjevi za administriranjem sistema ocjenjivanja discipline učinka. Ako se ograničite na prvi nivo, evidenciju možete voditi ručno, procjena se može izvršiti direktno odlukom uprave. Na trećem nivou, obim evidentiranih transakcija će onemogućiti ručno potpuno računovodstvo. Moraćemo da biramo između subjektivne procene i uvođenja sistema automatizacije.

Subjektivna procjena ili potpuna kontrola

Ako se koncentrišete samo na kontrolu „u velikim razmjerima“, dovoljno je voditi evidenciju, recimo, u Excelu, uz pomoć, na primjer, kancelarijskog menadžera. Upravo je to uradio jedan od naših klijenata. U toku godišnjeg planiranja formirani su projektni zadaci i uputstva za načelnike odjeljenja i pojedine specijaliste. Zabilježeni su u Excel tabelu sa naslovom "Godišnji plan" u kojem su naznačeni planirani rokovi. Poštivanje ovih rokova pratio je posvećeni zaposlenik. Na osnovu rezultata pojedinih izvještajnih perioda, menadžment je ocjenjivao rad odgovornih.

Međutim, prvo, zadaci su zapravo imali različite težine i značenja, što je otežavalo uvođenje jednostavnog sistema nagrađivanja. Drugo, menadžment je osjećao sve veću potrebu da uzme u obzir manje, ali ništa manje značajne zadatke.

Potpuna kontrola podrazumijeva utvrđivanje planiranih i stvarnih rokova za izvršenje zadataka za sva tri navedena nivoa. Ovo je jedini način da se dobije potpuna slika o disciplini rada zaposlenog. Ručno vođenje takve evidencije nije realno. Potrebna je implementacija sistema automatizacije. Takav sistem bi trebao automatski kreirati rutinske i „procesne” zadatke za zaposlenog, fiksirati stvarne rokove, uključiti mehanizam za procjenu kvaliteta rada i, naravno, generirati odgovarajuće izvještaje.

Troškovi implementacije ovakvog softverskog rješenja za mala i srednja preduzeća su vrlo visoki. Na primjeru programa 1C-Document Management, s kojim smo se morali suočiti, riječ je o nekoliko stotina hiljada (uzimajući u obzir prilagođavanje i doradu programa potrebama kupca). Dodatno, menadžment koji je odlučio da implementira ovakav program moraće da se pomiri sa potrebom da uvede novu kadrovsku jedinicu – sistem administratora.

Alternativa implementaciji programa za praćenje zadataka i zadataka je napuštanje potpune kontrole u korist ispravljanja samo kvarova. U ovom slučaju, procjena će se zasnivati ​​na broju kršenja rokova i slučajeva lošeg izvršavanja zadataka. Informacije o malim procesnim operacijama će se morati žrtvovati. Procjena će u nekim slučajevima biti subjektivna. Obim posla na sistemskoj administraciji bit će prilično velik: morat ćete ručno bilježiti zadatke i činjenice kršenja rokova, konsolidirati podatke u jedinstvene izvještaje za zaposlenog i tako dalje.

Govorit ćemo o našem iskustvu u razvoju sistema za ocjenjivanje discipline učinka, u kojim vrijednostima ​​​mjeriti ovaj KPI, kako povezati indikator s novčanim bonusom, reći ćemo u sljedećim člancima.

Radna disciplina je jedan od najvažnijih indikatora koji osiguravaju efikasnost preduzeća. To može biti jedan od ključnih indikatora učinka. U ovom slučaju, ne samo menadžeri, već i sami zaposleni u preduzeću biće direktno zainteresovani za poboljšanje discipline rada.

Iz članka ćete naučiti:

Šta je disciplina izvođenja

Ovaj pojam se vezuje isključivo za radni odnos između zaposlenog i poslodavca. Disciplina u radu je stepen u kojem je zaposlenik jasno i blagovremeno izvršava dokumente, izvršava naređenja, uputstva, pismena i usmena uputstva koja su prihvatili oni rukovodioci u čijoj je podređenosti. Hijerarhija podređenosti zaposlenog utvrđuje se njegovim opisom posla ili uslovima ugovor o radu.

Izvršna disciplina ili izvršna disciplina

U praksi se često postavlja pitanje: izvršna ili izvođačka disciplina, kako pravilno pisati, koju formulaciju koristiti. U tom slučaju trebate se obratiti rječniku s objašnjenjima ruskog jezika. Sadrži pojam "izvođenje" odnosi se na kreativnu oblast - izvođenje umjetničkih djela. Ovaj izraz se koristi kada je u pitanju stil izvođenja, kultura, kompozicija, vještina.

U isto vrijeme, "izvršni" je povezano:

1. licu ili organu koji izvršava odluke, vrši funkcije upravljanja u praksi: izvršna vlast, izvršni sekretar;
2. osobi koja dobro radi svoj posao odgovornosti, kažu: izvršni radnik, službenik, laboratorijski asistent.

"Izvođenje" je pridjev koji se obično koristi s neživim imenicama. Dakle, odgovor na pitanje "izvođačka ili izvršna disciplina" je nedvosmislen - naravno, izvođačka disciplina. I to je razumljivo ako uzmemo u obzir odnos prema poslu, ispunjenje svog službene dužnosti. U tom smislu, unutrašnja disciplina zaposlenog ispoljava se na isti način kao i kreativni stav i predstavlja nesvjesnu unutrašnju nužnost, lično svojstvo. Ali u isto vrijeme, ova potreba se može razviti i upravljati.

Istovremeno, disciplina učinka u organizaciji može karakterizirati kako pojedinačne zaposlenike tako i cijele radne grupe i timove.

Uticaj koji disciplina učinka u organizaciji ima na efikasnost čitavog preduzeća

Svako preduzeće, bez obzira na područje njegove djelatnosti, oblik vlasništva i veličinu države, sastoji se od odjeljenja, od kojih svaka obavlja određenu funkciju. Pododjeljci se sastoje od zaposlenih čije su funkcije određene opisom poslova ili ugovorom o radu. Koliko su zaposleni savjesni izvrši dokumente obavljaju svoje radne obaveze, zavisi rad cijele jedinice i, shodno tome, djelotvoran rad poduzeća u cjelini. Disciplina učinka u organizaciji određuje koliko efikasno i blagovremeno svaki zaposleni i pojedinačni radni timovi obavljaju svoje zadatke. odgovornosti i nalozi operativnog upravljanja.

Izvedbena disciplina je ta koja osigurava pravovremeno i kvalitetno obavljanje elementarnih zadataka, iz kojih se, pak, formiraju veći programi i projekti. Neispunjavanje jednog od zadataka može proći nezapaženo u tekućem periodu, ali naknadno može dovesti do značajnih finansijskih gubitaka i prekida cjelokupnog projekta.

Loša disciplina u obavljanju poslova može se manifestovati u vidu novčanih sankcija za neispunjenje ugovornih obaveza, kao i u vidu gubitaka zbog propuštenih finansijskih prilika. Dakle, preduzeće treba da vrši upravljanje i kontrolu izvršne discipline, čime će se obezbediti sprovođenje svih planiranih planova, taktičkih i strateških zadataka koje postavi menadžment preduzeća.

Kako organizovati kontrolu i upravljanje disciplinom učinka

Kako se upravlja izvršnom disciplinom?

Nastupačka disciplina je kriterij koji je prilično upravljiv i koji se može poboljšati. U tu svrhu, na primjer, možete:

Već u fazi selekcije kandidata, radno iskustvo, ličnu efikasnost i lične kvalitete kandidata, određuju koliko se odgovorno odnose prema poslu;

Uspostaviti jedinstvene zahtjeve u organizaciji i jedinstven disciplinski postupak koji se primjenjuje na sve zaposlene. Njegovo kršenje treba kazniti.

Koristiti diferenciran pristup za procjenu discipline učinka u slučajevima kada se projekti izvode u skladu sa standardnim zahtjevima kvaliteta i kada te zahtjeve postavlja kupac;

Povećati nivo profesionalnih vještina i kvalifikacija zaposlenih, jer disciplina rada direktno zavisi od ovih pokazatelja;

Implementirati efikasan sistem stimulacije zaposlenih u organizaciji, motivirajuće da poboljšaju individualnu i kolektivnu disciplinu.

Kako organizovati kontrolu izvedbene discipline

Iako disciplina izvođenja karakteriše u većoj mjeri svrsishodnost i odnos zaposlenog prema ispunjenosti zadatka koji mu je dodeljen, može se oceniti prema kriterijumima kao što su:

• kvalitet obavljenog posla;
• efikasnost izvršenja naloga;
• pravovremenost;
• performanse.

Kvantitativnu procjenu ovog pokazatelja možete dobiti primjenom koeficijenta izvedbene discipline. U najjednostavnijem obliku, izračunava se kao omjer broja poslova koje je zaposlenik obavio i broja poslova koji su mu dodijeljeni u obračunskom periodu. Istovremeno, veoma je važno da zaposleni jasno razume postavljene zadatke i da ih poslodavac pravilno uzme u obzir.

Prilikom postavljanja zadatka, izvođaču je najpogodnije da koristi tzv. SMART format.

Kada se primeni, svaki zadatak koji se daje radniku će, u najmanju ruku:

1. imati ispravno ime koje počinje perfektivnim glagolom (pripremiti, razviti, sastaviti, itd.);
2. konkretni i što jasniji;
3. kvantitativno;
4. ostvarivo;
5. imaju specifično period izvršenja.

Kontrola izvedbene discipline treba da bude sistematska. Sasvim je moguće to organizirati postavljanjem zahtjeva, od kojih su neki obavezni, a neki samo poželjni. Lista takvih zahtjeva data je u tabeli.

Obavezni zahtjevi	Poželjni zahtjevi
Zadaci s kojima se zaposlenici susreću trebaju biti dokumentirani pomoću tabela	Svi zadaci koje primi zaposleni u zavisnosti od podređenosti moraju biti dogovoreni sa neposrednim rukovodiocem
Izjava o svakom zadatku treba biti izvedena u SMART formatu	O činjenici da je postavljen novi zadatak, zaposlenik mora biti blagovremeno obaviješten
Korištenje sistema podsjetnika o vremenu izvršavanja zadataka i obavještenja o njihovom prijenosu	Potreban nam je zgodan oblik vizualizacije zadataka sa kojima se zaposleni nalazi, uzimajući u obzir rok, važnost itd.
Primjena sistema za provjeru ispunjenosti zadataka, njihovo prihvatanje od strane rukovodilaca	Realizacija interaktivnog rada sa zadacima, mogućnost traženja dodatnih informacija, obavještenja o odgađanju rokova itd.
Razvoj algoritma za određivanje stepena izvršenja svakog zadatka postavljenog od strane zaposlenog

Ako su ovi zahtjevi ispunjeni, provjera radne i radne discipline će se provoditi u bilo kojoj fazi realizacije svakog zadatka. Menadžment preduzeća će imati priliku da donosi pravovremene upravljačke odluke koje će u potpunosti eliminisati greške nastale nepoštovanjem radne i radne discipline.

Pored toga, takva kontrola discipline rada uz dobijanje indikatora stepena izvršenja zadataka, njegove blagovremenosti i kvaliteta može se postaviti kao jedan od indikatora KPI. Tako će poslodavac moći da dobije objektivnu ocjenu rada svakog zaposlenog, njegove radne i radne discipline. U zavisnosti od ove procene, može se odrediti varijabilni udeo plata, odnosno za ovu vrednost se mogu vezati bonusi i dodaci.

Glavni razlog za nisku disciplinu učinka u organizaciji

U cilju poboljšanja radne i radne discipline, menadžment može poduzeti sve mjere i upravljačke odluke. Tako, na primjer, preduzeće može čak izdati specijalnu administrativni dokument.

Ali u isto vrijeme, izdavanje ovakvog naloga samo po sebi nije garancija poboljšanja discipline rada i promjene stava zaposlenih prema ispunjavanju svojih zadataka. radne obaveze.

Jedan od glavnih razloga za smanjenje odgovornosti zaposlenih je niska disciplina u radu top menadžera. Lideri svih nivoa takođe moraju biti svjesni svoje odgovornosti i biti primjer savjesnog odnosa prema zadatku. Samo u ovom slučaju upravljanje disciplinom učinka će biti stvarno efikasno i dati željeni rezultat.