Մենեջերի օգնականի աշխատանքային պարտականությունները. Ղեկավարի անձնական օգնական. պարտականություններ և պահանջներ Տեխնիկական տնօրենի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը

Աշխատանքային հարաբերությունները կարգավորելու նպատակով ստեղծվում է մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը: Փաստաթղթում նշվում է ֆունկցիոնալ պարտականություններ, պատասխանատվություն, աշխատողի իրավունքներ.

Տարբեր կազմակերպություններում «մենեջերի օգնականի» պաշտոնը կարելի է անվանել տարբեր կերպ՝ տնօրենի անձնական օգնական, մենեջերի օգնական, քարտուղար:

Տիպիկ աշխատանքի նկարագրության նմուշ մենեջերի օգնականի համար

1. Կազմակերպության ղեկավարի հրամանով պաշտոնում նշանակվում և ազատվում է ղեկավարի օգնականը:

2. Կառավարչի օգնականը ուղղակիորեն զեկուցում է ընկերության ղեկավարին:

3. Կառավարչի օգնականի բացակայության ընթացքում նրա իրավունքներն ու գործառնական պարտականությունները փոխանցվում են մեկ ուրիշին. պաշտոնական, ինչպես նշված է կազմակերպության կարգում։

4. Կառավարչի օգնականի պաշտոնում նշանակվում է բարձրագույն կրթություն և համանման աշխատանքի առնվազն մեկ տարվա փորձ ունեցող անձ:

5. Կառավարչի օգնականն իր գործունեության մեջ առաջնորդվում է.

• Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրությունը;
• Ներքին կանոններ աշխատանքային կանոնակարգ, ընկերության կանոնադրություն և այլ կանոնակարգեր.
• հրամաններ և հրահանգներ ղեկավարությունից;
• աշխատանքի այս նկարագրությունը.

6. Կառավարչի օգնականը պետք է իմանա.

• կազմակերպությունում փաստաթղթերի մշակման սահմանված կարգ.
• կանոնները բիզնես հաղորդակցությունև վարվելակարգ;
• հաշվետվական փաստաթղթերի պահպանման կարգը.
• գրասենյակային սարքավորումների և կապի սարքավորումների օգտագործման կանոններ.
• աշխատանքի հիմունքները տեքստի խմբագիր, աղյուսակներ;
• գրասենյակային աշխատանքի հիմունքներ;
• ընկերության կազմակերպչական կառուցվածքը;
• պայմանագրերի կնքման և կատարման կարգը.

Կառավարչի օգնականին վերապահված են հետևյալ գործառական պարտականությունները.

1. Կառավարչի աշխատանքային օրվա պլանավորում. հանդիպումների, այցելությունների, զանգերի, ընդունելությունների և այլ գործողությունների ժամանակացույցի մշակում և համակարգում:

2. Կառավարչի անձնական ուղեկցությունը հանդիպումներին, ընդունելություններին և ճամփորդություններին:

3. Տեխնիկական աջակցությունմենեջերի աշխատանքը՝ տոմսերի պատվիրում, տրանսպորտ; բանակցությունների և հանդիպումների կազմակերպում։

4. Հանդիպումների, նիստերի, բանակցությունների ընթացքն ու արդյունքներն արձանագրող արձանագրությունների և այլ փաստաթղթերի վարում:

5. Աշխատակիցների ծանուցում կառուցվածքային ստորաբաժանումներհրահանգների, կառավարման հրամանների կազմակերպում և դրանց կատարման մոնիտորինգ.

6. Տեղեկատվության հավաքագրում, վերլուծական, տեղեկատվական, տեղեկատու և այլ հաշվետվությունների պատրաստում և տրամադրում ղեկավարությանը:

7. Գրասենյակային աշխատանքների իրականացում, կառավարչին ուղարկված նամակագրության ընդունում.

8. Այցելուների գրանցում մենեջերի հետ անձնական հանդիպման, նրանց ընդունելության կազմակերպում.

9. Կառավարչի կողմից փաստաթղթերի և ստորագրության դիմումների ընդունում, դրանց գրանցում, հաշվառում և փոխանցում կառավարչին:

10. Ղեկավարության անունից նամակների, հարցումների և այլ փաստաթղթերի կազմում:

11. Կառավարչի կողմից անցկացվող հանդիպումների, հանդիպումների, հանդիպումների նախապատրաստում. Անհրաժեշտ նյութերի հավաքում, մասնակիցների ծանուցում ժամանակի, վայրի և օրակարգի մասին:

12. Կառավարչի ծառայողական հանձնարարությունների կատարում.

Կառավարչի օգնականն իրավունք ունի.

1. Ստացեք տեղեկատվություն այնքանով, որքանով անհրաժեշտ է հանձնարարված առաջադրանքները կատարելու համար:

2. Առաջարկություններ ուղարկեք ղեկավարությանը` բարելավելու իրենց աշխատանքը և ռացիոնալացնելու ընկերության գործունեությունը:

3. Կազմակերպության ստորաբաժանումներին (կառավարչի անունից կամ անձնական նախաձեռնությամբ) հարցումներ ուղարկել՝ նրա ծառայողական պարտականությունները կատարելու համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր ձեռք բերելու համար:

4. Պահանջել հիմնարկի ղեկավարությունից ստեղծել իր ծառայողական պարտականությունների կատարման համար անհրաժեշտ պայմաններ.

5. Անկախ որոշումներ կայացրեք ձեր իրավասությունների շրջանակում:

6. Մուտք գործեք գաղտնի տեղեկատվություն, երբ առաջանում է բիզնեսի կարիք։

Մենեջերի օգնականը պատասխանատու է.

1. Կազմակերպության աշխատակիցներին կեղծ տեղեկություններ տրամադրելը.

2. Սեփական ծառայողական պարտականությունների ոչ պատշաճ կատարումը.

3. Դիմում նյութական վնասկազմակերպությունը, պետությունը, նրա գործընկերները, աշխատակիցները։

4. Հանձնարարված առաջադրանքների կատարման ժամկետների խախտում.

5. Կազմակերպության կառավարման փաստաթղթերի, որոշումների, կանոնակարգերի դրույթների խախտում:

6. Առևտրային գաղտնիքների, անձնական տվյալների, գաղտնի տեղեկատվության բացահայտում:

7. Իր իրավասության շրջանակներից դուրս գործողություններ.

8. Խախտում աշխատանքային կարգապահություն, անվտանգության նախազգուշական միջոցներ, աշխատանքային ներքին կանոնակարգեր, հրդեհային պաշտպանություն։

9. Գործարար էթիկետի չափանիշների խախտում, կոպիտ վերաբերմունք բիզնես գործընկերների, այցելուների, կազմակերպության աշխատակիցների նկատմամբ։

Աշխատանքի նկարագրությունը. օգնական մենեջերի պահանջներ, նրա լիազորություններն ու իրավունքները + խորհուրդներ նրա իրավունքներից օգտվելու վերաբերյալ

Աշխատակազմ կազմելիս ցանկացած կազմակերպության ղեկավար պետք է վարձու աշխատողին տեղեկացնի իր մասին պաշտոնական պարտականությունները. Հրահանգ գրելիս ղեկավարը պետք է պահպանի իր բաժինների կարգը և կոնկրետ կառուցվածքը: b Սովորաբար նկարագրվում են մասնագիտության բնութագրերը, նշվում են կառույցում աշխատողի պաշտոնական դիրքը, պահանջները, նրա իրավունքներն ու պարտականությունները: Կառավարչի օգնականը, ինչպես կազմակերպության մյուս աշխատակիցները, պարտավոր է գործել և կատարել սույն փաստաթղթի բոլոր պահանջները:

Մենեջերի օգնականը պաշտոն է, որն առկա է ռուսական գրեթե ցանկացած խոշոր կամ միջին ձեռնարկության կադրային կառուցվածքում: Հաճախ այս պաշտոնը զբաղեցնող մասնագետները դիտվում են որպես քարտուղարներ՝ գործառույթների և պարտականությունների խիստ սահմանափակ շրջանակով: Բայց սա բոլորովին ոչ ճիշտ մոտեցում է խնդրո առարկա պաշտոնի առանձնահատկությունները հասկանալու համար։ Մենեջերի օգնականը կարող է վերապահվել լիազորությունների ամենալայն շրջանակին: Նրա որակավորումներին և կոմպետենտությանը ներկայացվող պահանջները կարող են շատ բարձր լինել։ Որո՞նք են պաշտոնի առանձնահատկությունները: մենք խոսում ենք? Որո՞նք են ռուսական ընկերությունում գործադիր օգնականի բնորոշ իրավունքներն ու պարտականությունները:

Պաշտոնի առանձնահատկությունները

Ի՞նչ պաշտոն է սա՝ «մենեջերի օգնական»: Որո՞նք են նման աշխատողի պարտականությունները: Շատ դեպքերում «մենեջերի օգնական» պաշտոնը վերաբերում է քարտուղարին: Հազվագյուտ դեպքերում այս արտահայտությունը նշանակում է փոխտնօրենի պաշտոն, բայց դա բնորոշ է, որպես կանոն, փոքր ընկերություններին։ Քիչ թե շատ մեջ խոշոր բիզնեսներԿառավարչի անձնական օգնականի պարտականությունները կրճատվում են հիմնականում քարտուղարական գործառույթների վրա: Ո՞ր մեկը կոնկրետ: Սա առաջին հերթին գրասենյակային աշխատանք է, նամակագրության հետ աշխատելը, տարբեր հանդիպումների և այլ միջոցառումների կազմակերպման հետ կապված խնդիրների լուծումը, որոնց անմիջականորեն ներգրավված է ընկերության ղեկավարը։ Մենեջերի քարտուղարի (օգնականի) պարտականությունները նույնպես գրեթե միշտ ներառում են գրասենյակում հեռախոսազանգերին պատասխանելը։

Որոշ դեպքերում համապատասխան դիրքը տարբերվում է մի քանի տեսակների. Այսպիսով, քարտուղարներ, որոնք առաջին հերթին կատարում են տեխնիկական աշխատանք- հեռախոսազանգեր ստանալը, նամակագրության մշակումը և այլն, կոչվում են ռեֆերենտներ: Իր հերթին, այն մասնագետները, ովքեր պատասխանատու են միջոցառումների կազմակերպման և գրասենյակային աշխատանքի համար, կոչվում են գրասենյակային մենեջերներ։ Տեսակետ կա, որ մենեջերի օգնականի նման պաշտոնի համար պարտականություններն ու լիազորությունները ավելի լայն են ենթադրվում՝ համեմատած տիպիկ քարտուղարության հետ: Մասնավորապես, դրանք կարող են արտահայտվել միջոցառումներին, որոնց ղեկավարը մասնակցում է անձնական ներկայության անհրաժեշտությամբ՝ կորպորատիվ երեկույթներ, գործնական բանակցություններ, տոներ: Այս դեպքում օգնականը կարող է պատասխանատու լինել մենեջերի կողմից պատրաստված շնորհանդեսների կամ միջոցառմանը իր ղեկավարի մասնակցության պատկերային բաղադրիչի համար: Կարելի է նշել, որ աշխատանքային գրքույկներում մենեջերի օգնականի պաշտոնն ամենից հաճախ նշվում է որպես «քարտուղար»:

Կառավարչի օգնականի պահանջները

Դիտարկենք նման ասպեկտը որպես «մենեջերի օգնականի» թեկնածուների համար բնորոշ պահանջներ։ Համապատասխան պաշտոնում աշխատողի կողմից ակնկալվող պարտականությունները պահանջում են որոշակի հմտություններ և որակավորում: Նրանց կոնկրետ ցուցակը մեծապես որոշվում է քարտուղարի գործունեության աշխատանքային առանձնահատկություններով: Այսպիսով, եթե մենեջերի օգնականի գործունեությունն առաջին հերթին կհամապատասխանի ղեկավարի պաշտոնին, ապա այս դեպքում պահանջներն այնքան էլ խիստ չեն լինի՝ միջնակարգ կրթություն, նվազագույն աշխատանքային փորձ, ԱՀ-ի և գրասենյակային սարքավորումների հետ աշխատելու հիմնական հմտություններ: Իր հերթին, եթե մենեջերի օգնականի իրավասությունը ներառում է կառավարչական որոշ գործառույթներ, ապա այս դեպքում պահանջների ցանկն ավելի մեծ կլինի, և աշխատանքային պարտականություններըենթադրել ավելին բարձր մակարդակքարտուղարի պաշտոնի համար թեկնածուի որակավորումը.

Տիպիկ հմտությունների շարքը, որը գործադիր օգնականը պետք է ունենա շատ դեպքերում, հետևյալն է. ընդհանուր օտար լեզուների իմացություն, հանրաճանաչ լեզուների իմացություն: համակարգչային ծրագրերփաստաթղթերի, պատկերների, շնորհանդեսների հետ աշխատելու համար: Կարևոր ասպեկտԳործադիր օգնականի որակավորումներին ներկայացվող պահանջները՝ անձնական որակներ: Դրանք ներառում են քաղաքավարություն, ուշադիրություն, բարի կամք, պատասխանատվություն և նոր խնդիրներ լուծելու պատրաստակամություն: Շատ կազմակերպություններում մենեջերի օգնականի պաշտոնի թեկնածուի համար նախընտրելի տարիքային միջակայքը 18-35 տարեկանն է։ Բայց, իհարկե, կան ձեռնարկություններ, որոնք հատկապես կարևորում են աշխատակցի փորձը և, հետևաբար, պատրաստակամորեն աշխատանքի են ընդունում շատ ավելի տարիքով մարդկանց։

Շատ ընկերություններ, միևնույն ժամանակ, նախընտրում են առանց մեծ փորձի մասնագետներ հավաքագրել աշխատանքի համար, որը ենթադրում է մենեջերի օգնականին բնորոշ գործառույթների կատարում: Դա կարող է պայմանավորված լինել բիզնես սեգմենտի առանձնահատկություններով, որտեղ գործում է ընկերությունը: Որոշ դեպքերում ավելի լավ է աշխատակցին պատրաստել այնպիսի ընկերությունում աշխատելու համար, որը, համեմատաբար ասած, բացել է սմարթֆոնների և պլանշետների համար միկրոպրոցեսորների առաջին ռուսական արտադրությունը, զրոյից, ընկղմվելով նման բարձր տեխնոլոգիական բիզնեսի բոլոր անհրաժեշտ նրբություններին: հատված, քան փորձել բացատրել փորձառու մարդուն, որ խնդիրների լուծման հին մեթոդները որոշ դեպքերում չեն աշխատում:

Հիմնական պարտականությունները

Եկեք ավելի մանրամասն քննարկենք այն պարտականությունները, որոնք բնութագրում են մենեջերի օգնականի նման պաշտոնը: Վերևում նշեցինք, որ դրանք հիմնականում հանգում են քարտուղարական գործառույթներին: Բայց միշտ չէ, որ այդպես է։ Հաճախ է պատահում, որ ընկերության ղեկավարի օգնականը, հատկապես, երբ խոսքը վերաբերում է խոշոր կազմակերպություն, մասնակցում է կառավարման հիմնական որոշումների կայացմանը: Նա կարող է ուղեկցել բանակցություններին, որոնց մասնակցում է ղեկավարը, և ոչ միայն տեխնիկական առումով, այլ նաև մասնակցել համապատասխան երկխոսություններին, արտահայտել կարծիքներ և խորհուրդներ։

Մի շարք դեպքերում մենեջերը կարող է իր որոշ գործառույթներ պատվիրակել իր օգնականին, օրինակ՝ ձեռնարկության թիմին որևէ նշանակալի մասին տեղեկացնելու առումով: կառավարման որոշումներ. Իհարկե, տվյալ պաշտոնում աշխատողը հաճախ կատարում է աշխատանք՝ կապված իր ղեկավարի գործունեության հարմարավետության ապահովման հետ. մենեջերի կողմից օգտագործվող սարքավորումները կայուն են։

Գործառնական ռեժիմ

Այսպիսով, մենք այժմ գիտենք, թե որոնք են աշխատանքային պարտականությունները, որոնք բնութագրում են մենեջերի օգնականի նման պաշտոնը: Մեր հաջորդ խնդիրն է ուսումնասիրել աշխատողի աշխատանքային ռեժիմի առանձնահատկությունները համապատասխան պաշտոնում։ Իհարկե, ընդհանուր դեպքում օգնականն իր պարտականությունները կատարում է աշխատանքային օրենսգրքով սահմանված ժամանակացույցով, այն է՝ շաբաթական 5 օր 8-ժամյա աշխատանքային օրվա շրջանակներում։ Բայց գործնականում հնարավոր են էական շեղումներ համապատասխան ռեժիմից։ Նմանատիպ սցենարները կարող են բնորոշ լինել այնպիսի պաշտոնի համար, ինչպիսին է գործադիրի օգնականը լրացուցիչ պարտականություններով:

Փաստն այն է, որ այս պաշտոնում աշխատող մասնագետը կարող է ներգրավվել ոչ միայն իր ընկերության գործերում, այլ նաև ներքին կորպորատիվ գործունեության հետ անմիջականորեն չառնչվող խնդիրների լուծմանը։ Այսպիսով, համապատասխան լիազորություններով օգնականը կարող է գործուղվել, սեմինարներ և կոնֆերանսներ: Աշխատակիցը կարող է նաև որոշակի միջնորդական պարտականություններ կատարել իր ղեկավարի և այլ կազմակերպություններում աշխատող ղեկավարների միջև, օրինակ՝ փաստաթղթերի հոսքի կամ համատեղ նախագծերի իրականացման առումով: Նման խնդիրների լուծման աշխատանքային գրաֆիկը, իհարկե, կարող է հեռու լինել աշխատանքային օրենսգրքով նախատեսվածից։ Փաստորեն, այն դառնում է անկանոն, հաճախ ավելի երկար, քան ստանդարտ 8 ժամը:

Եկեք տեսնենք, թե ինչպիսին կարող է լինել մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը: Համապատասխան փաստաթղթի կառուցվածքը, որպես կանոն, սկսվում է ընդհանուր դրույթներից։ Նրանք կարող են նշել, որ մենեջերի օգնականը պատկանում է մասնագետների կատեգորիային: Այսպիսով, արդեն տեղական իրավունքի աղբյուրի մակարդակով ընկերությունը կարող է արձանագրել այն փաստը, որ տվյալ պաշտոնում գտնվող անձը կառավարիչ չէ (ոչ փոխտնօրեն): ՀԵՏ մեծ հավանականություն- քարտուղար կամ, օրինակ, ղեկավարի անձնական օգնական՝ լրացուցիչ պարտականություններով։

Օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը. ընդհանուր դրույթներ

ՄՏՍ» Ընդհանուր դրույթներ» աշխատանքի նկարագրությունը կարող է նաև պարունակել արտացոլող լեզու որակավորման պահանջներմասնագետին։ Օրինակ, որ մենեջերի օգնականը պետք է ունենա մասնագիտական ​​կրթությունև որոշակի աշխատանքային փորձ: Երբեմն աշխատանքի նկարագրության նույն մասում նշվում է բիզնեսի այն ոլորտը, որտեղ ցանկալի է, որ անձը ունենա գործունեություն իրականացնելու փորձ:

«Ընդհանուր դրույթներում» նշվում է հիմնական իրավասություններըաշխատող. Դրանք կարող են արտահայտվել ձեռնարկության կառավարման կառուցվածքի իմացության պահանջներով, ներքին և արտաքին քաղաքականությունգործատու ընկերությունը, ընկերության և իշխանությունների և այլ կազմակերպությունների միջև հաղորդակցության սկզբունքները, գրասենյակային աշխատանքը բնութագրող չափանիշները, կանոնները. բիզնես հաղորդակցություններ, ինչպես նաև ընկերությունում աշխատանքային ներքին կանոնակարգերը։

Օգնականի աշխատանքային պարտականությունները

Հրահանգների հաջորդ հիմնական բաժինը «Աշխատանքային պարտականություններ» է: Որո՞նք են դրա առանձնահատկությունները: Այս բաժնում հիմնականում արձանագրվում են մենեջերի օգնականի գործառական պարտականությունները: Դրանք կարող են լինել՝ պետի աշխատանքային օրվա պլանավորում (հանդիպումների, զանգերի, հարցազրույցների առումով), մենեջերի աշխատանքի տեխնիկական աջակցության կազմակերպում (տրանսպորտ պատվիրելու, գործնական հանդիպումների կազմակերպում), գործուղումների, գործնական բանակցությունների մասնակցություն, արձանագրությունների պահպանում և այլն։ այլ փաստաթղթեր, որոնք ապահովում են մենեջեր ձեռնարկությունների փոխգործակցությունը ընկերության այլ կառույցների հետ, կապի պահպանում պետական ​​մարմինների հետ:

Օգնականի իրավունքներ

Աշխատանքի նկարագրությունը միշտ ներառում է այն իրավունքները, որոնք ունի մենեջերի օգնականը: Պաշտոնի առանձնահատկություններով նախատեսված պարտականությունները միշտ լրացվում են համապատասխան նախապատվություններով։ Այսպիսով, ի՞նչ իրավունքներ ունի աշխատողը տվյալ պաշտոնում։ Հետաքրքիր է, որ ձեռնարկության ղեկավարի օգնականի պարտականությունները բավականին փոխկապակցված են դրանց հետ: Օրինակ, որոշակի փաստաթղթեր ստորագրելու և վավերացնելու իրավունքը ծագում է անհրաժեշտության հետ կապված պարբերական աշխատանքնման աղբյուրներով։ Համապատասխան պաշտոնում աշխատող աշխատողի մեկ այլ իրավունքի օրինակ է անհապաղ ղեկավարությունից, ինչպես նաև ընկերության այլ մասնագետներից պահանջել անհրաժեշտ տեղեկատվություն փաստաթղթերում ներառելու համար: Մենեջերի օգնականն իրավունք ունի նաև պահանջել, որ շեֆը ապահովի հարմարավետ աշխատանքային պայմաններ։ Անձի աշխատանքային պարտականությունները կարող են ներառել փաստաթղթերի պարբերական ուղարկում և ստացում, և այդ ընթացակարգերը պետք է իրականացվեն տարբեր եղանակներով. տեխնիկական միջոցներ. Քարտուղարն իրավունք ունի ակնկալել ամբողջական մուտք դեպի այդպիսին:

Օգնականի պատասխանատվություն

Այսպիսով, մենք ուսումնասիրել ենք, թե որոնք են մենեջերի օգնականի պարտականությունները, ինչպես նաև, թե ինչպիսին կարող է լինել նրա իրավունքների շրջանակը։ Բայց խնդրո առարկա պրոֆիլի մասնագետների աշխատանքի նկարագրությունների մեծ մասում կա ևս մեկ բաժին՝ «Պատասխանատվություն»: Ի՞նչ ձևակերպում կարող է լինել դրանում: Կառավարչի օգնականը ամենից հաճախ պատասխանատու է. իրավախախտումներ, որոնք նա կատարել է իր գործունեության ընթացքում՝ կրկին՝ սահմաններում Ռուսաստանի օրենսդրությունը; ընկերությանը վնաս պատճառելու համար՝ Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային և քաղաքացիական օրենսգրքերով և օրենքի այլ աղբյուրներով սահմանված սահմաններում:

Ամփոփում

Այսպիսով, մենք ուսումնասիրել ենք մենեջերի օգնականի նման պաշտոնի առանձնահատկությունները, պարտականություններն ու պահանջները, որոնք բնութագրում են այս պաշտոնը ձեռնարկության կադրային կառուցվածքում: Համապատասխան աշխատանք կատարող մասնագետն ամենից հաճախ կատարում է քարտուղարական գործառույթներ, սակայն կարող է ունենալ զգալիորեն ավելի լայն լիազորություններ։ Հազվագյուտ դեպքերում «մենեջերի օգնական» հասկացությունը համապատասխանում է փոխտնօրենի պաշտոնին, սակայն դա բնորոշ է հիմնականում փոքր ձեռնարկություններին։

«Մենեջերի օգնական» արտահայտության «դասական» մեկնաբանության մեջ համապատասխան պաշտոնում գտնվող անձի աշխատանքը կարող է մոտ լինել օգնականի, գործավարի կամ, օրինակ, գրասենյակի ղեկավարի գործառույթներին: IN աշխատանքային գրքույկմենեջերի օգնականը, ամենայն հավանականությամբ, կգրվի որպես «քարտուղար» կամ «օգնական», թեև շատ բան, իհարկե, կախված է. կորպորատիվ ստանդարտներընդունված որոշակի կազմակերպությունում:

Տվյալ պրոֆիլի մասնագետներին աշխատանքի հրավիրելու անհրաժեշտությունը բնութագրում է մենեջերների մեծ մասի գործունեությունը Ռուսական ձեռնարկություններ. Թոփ մենեջերի արդյունավետ աշխատանքը կախված է նրանից, թե նրա օգնականը որքանով կլուծի իր խնդիրները՝ ձեռնարկության գործնական կառավարման տեսանկյունից թվացյալ երկրորդական, բայց իրականում չափազանց կարևոր կազմակերպության համար: Քարտուղարի աշխատանքը ամենակարեւորն է թիմի հաղորդակցման կառուցվածքում, որը ղեկավարում է ընկերության ղեկավարը։

Նկատենք, որ շատ ընկերություններ պրակտիկա են անում միանգամից մի քանի տնօրենների օգնականների նշանակումով: Այնուամենայնիվ, յուրաքանչյուրի կարգավիճակն ու լիազորությունները կարող են տարբեր լինել: Մի մասնագետ կարող է պատասխանատու լինել քարտուղարության գործառույթների համար, մյուսը կարող է լինել գրասենյակի ղեկավար, իսկ երրորդը կարող է ուղեկցել մենեջերին միջոցառումների ժամանակ: Միևնույն ժամանակ, HR մենեջերները կարող են կիրառել աշխատողների փոխանակելիությունը գործունեության համապատասխան ոլորտներում:

Աշխատանքային հարաբերությունները կարգավորելու նպատակով ստեղծվում է մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը: Փաստաթուղթը նախանշում է աշխատողի գործառական պարտականությունները, պարտականությունները և իրավունքները:

Տարբեր կազմակերպություններում «մենեջերի օգնականի» պաշտոնը կարելի է անվանել տարբեր կերպ՝ տնօրենի անձնական օգնական, մենեջերի օգնական, քարտուղար:

Տիպիկ աշխատանքի նկարագրության նմուշ մենեջերի օգնականի համար

Ի. Ընդհանուր դրույթներ

1. Կազմակերպության ղեկավարի հրամանով պաշտոնում նշանակվում և ազատվում է ղեկավարի օգնականը:

2. Կառավարչի օգնականը ուղղակիորեն զեկուցում է ընկերության ղեկավարին:

3. Ղեկավարի օգնականի բացակայության ընթացքում նրա իրավունքներն ու գործառական պարտականությունները փոխանցվում են այլ պաշտոնատար անձի՝ կազմակերպության համար սահմանված կարգով:

4. Կառավարչի օգնականի պաշտոնում նշանակվում է բարձրագույն կրթություն և համանման աշխատանքի առնվազն մեկ տարվա փորձ ունեցող անձ:

5. Կառավարչի օգնականն իր գործունեության մեջ առաջնորդվում է.

• Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրությունը;
• Ընկերության ներքին աշխատանքային կանոնակարգը, կանոնադրությունը և այլ կանոնակարգերը.
• հրամաններ և հրահանգներ ղեկավարությունից;
• աշխատանքի այս նկարագրությունը.

6. Կառավարչի օգնականը պետք է իմանա.

• կազմակերպությունում փաստաթղթերի մշակման սահմանված կարգ.
• գործարար հաղորդակցության և վարվելակարգի կանոններ;
• հաշվետվական փաստաթղթերի պահպանման կարգը.
• գրասենյակային սարքավորումների և կապի սարքավորումների օգտագործման կանոններ.
• տեքստային խմբագրիչում աշխատելու հիմունքներ, աղյուսակներ;
• գրասենյակային աշխատանքի հիմունքներ;
• ընկերության կազմակերպչական կառուցվածքը;
• պայմանագրերի կնքման և կատարման կարգը.

II. Մենեջերի օգնականի աշխատանքային պարտականությունները

Կառավարչի օգնականին վերապահված են հետևյալ գործառական պարտականությունները.

1. Կառավարչի աշխատանքային օրվա պլանավորում. հանդիպումների, այցելությունների, զանգերի, ընդունելությունների և այլ գործողությունների ժամանակացույցի մշակում և համակարգում:

2. Կառավարչի անձնական ուղեկցությունը հանդիպումներին, ընդունելություններին և ճամփորդություններին:

3. Տեխնիկական աջակցություն մենեջերի աշխատանքին. տոմսերի պատվիրում, տրանսպորտ; բանակցությունների և հանդիպումների կազմակերպում։

4. Հանդիպումների, նիստերի, բանակցությունների ընթացքն ու արդյունքներն արձանագրող արձանագրությունների և այլ փաստաթղթերի վարում:

5. Կազմակերպության կառուցվածքային ստորաբաժանումների աշխատակիցների ուշադրությանը ներկայացնել հրահանգները, ղեկավարության հրամանները և վերահսկել դրանց կատարումը:

6. Տեղեկատվության հավաքագրում, վերլուծական, տեղեկատվական, տեղեկատու և այլ հաշվետվությունների պատրաստում և տրամադրում ղեկավարությանը:

7. Գրասենյակային աշխատանքների իրականացում, կառավարչին ուղարկված նամակագրության ընդունում.

8. Այցելուների գրանցում մենեջերի հետ անձնական հանդիպման, նրանց ընդունելության կազմակերպում.

9. Կառավարչի կողմից փաստաթղթերի և ստորագրության դիմումների ընդունում, դրանց գրանցում, հաշվառում և փոխանցում կառավարչին:

10. Ղեկավարության անունից նամակների, հարցումների և այլ փաստաթղթերի կազմում:

11. Կառավարչի կողմից անցկացվող հանդիպումների, հանդիպումների, հանդիպումների նախապատրաստում. Անհրաժեշտ նյութերի հավաքում, մասնակիցների ծանուցում ժամանակի, վայրի և օրակարգի մասին:

12. Կառավարչի ծառայողական հանձնարարությունների կատարում.

III. Իրավունքներ

Կառավարչի օգնականն իրավունք ունի.

1. Ստացեք տեղեկատվություն այնքանով, որքանով անհրաժեշտ է հանձնարարված առաջադրանքները կատարելու համար:

2. Առաջարկություններ ուղարկեք ղեկավարությանը` բարելավելու իրենց աշխատանքը և ռացիոնալացնելու ընկերության գործունեությունը:

3. Կազմակերպության ստորաբաժանումներին (կառավարչի անունից կամ անձնական նախաձեռնությամբ) հարցումներ ուղարկել՝ նրա ծառայողական պարտականությունները կատարելու համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր ձեռք բերելու համար:

4. Պահանջել հիմնարկի ղեկավարությունից ստեղծել իր ծառայողական պարտականությունների կատարման համար անհրաժեշտ պայմաններ.

5. Անկախ որոշումներ կայացրեք ձեր իրավասությունների շրջանակում:

6. Մատչելիություն ունենալ գաղտնի տեղեկատվությանը, երբ բիզնեսի կարիք է առաջանում:

IV. Պատասխանատվություն

Մենեջերի օգնականը պատասխանատու է.

1. Կազմակերպության աշխատակիցներին կեղծ տեղեկություններ տրամադրելը.

2. Սեփական ծառայողական պարտականությունների ոչ պատշաճ կատարումը.

3. Կազմակերպությանը, պետությանը, նրա գործընկերներին, աշխատակիցներին նյութական վնաս պատճառելը.

4. Հանձնարարված առաջադրանքների կատարման ժամկետների խախտում.

5. Կազմակերպության կառավարման փաստաթղթերի, որոշումների, կանոնակարգերի դրույթների խախտում:

6. Առևտրային գաղտնիքների, անձնական տվյալների, գաղտնի տեղեկատվության բացահայտում:

7. Իր իրավասության շրջանակներից դուրս գործողություններ.

8. Աշխատանքային կարգապահության, անվտանգության կանոնների, աշխատանքային ներքին կանոնակարգի, հրդեհային պաշտպանության կանոնների խախտում.

9. Գործարար էթիկետի չափանիշների խախտում, կոպիտ վերաբերմունք բիզնես գործընկերների, այցելուների, կազմակերպության աշխատակիցների նկատմամբ։

Օգնականը ընկերության դեմքն է, արժեքավոր աշխատող, ով հսկողության տակ է պահում աշխատանքային բոլոր գործընթացները՝ չկորցնելով որևէ բան, գիտի ինչպես արագ վարվել դժվարությունների, կոնֆլիկտների, խնդիրների հետ և իր վրա է վերցնում կազմակերպչական ցանկացած գործընթաց: Աշխատանքային պարտականություններմենեջերի օգնականն իրականացնում է իր անմիջական ղեկավարի հսկողությամբ՝ լինելով նրա աջ ձեռքը։ Օգնականն իրականացնում է տարբեր բնույթի հսկայական թվով առաջադրանքներ՝ դրանով իսկ ազատելով իր ղեկավարի ժամանակը քարոզարշավում ավելի գլոբալ առաջադրանքների համար:

Աշխատանքի նկարագրություն մենեջերի օգնականի համար

Աշխատանքի նկարագրությունը փաստաթուղթ է, որը պարունակում է մի քանի հիմնական բաժիններ՝ աշխատողների պարտականությունների, իրավունքների և պարտականությունների ցանկ: Հրահանգները, որոնք օգնականի պաշտոնը զբաղեցնելու համար դիմորդը պետք է ուշադիր ուսումնասիրի և ստորագրի, մանրամասնորեն սահմանում են, թե ինչ պարտականություններ ունի օգնականի պարտականությունները:

Ընդհանուր դրույթներ

Որպես կանոն, բարձրագույն կրթություն ունեցող անձինք, առնվազն մեկ տարվա աշխատանքային փորձ, օրենսդրության հիմունքների իմացություն, գրասենյակային կառավարման հմտություններ և գիտելիքներ օտար լեզուներովքեր կարող են աշխատել համակարգչով և տպել բարձր արագություն. Տնօրենի օգնականի պարտականությունները պահանջում են որոշակի անձնական որակներ.

• ջանասիրություն, պատասխանատվություն;
• գրագիտություն, ճշգրտություն;
• սթրեսի դիմադրություն, նախաձեռնողականություն;
• սովորելու ունակություն, քրտնաջան աշխատանք;
• դրականություն, դիվանագիտություն;
• տոկունություն, համառություն;
• հաղորդակցման հմտություններ;
• ազնվություն, հավատարմություն;
• կարգապահություն, կազմակերպություն։

Սահմանվում են մենեջերի օգնականի որակավորման պահանջները մասնագիտական ​​ստանդարտ, հաստատված Աշխատանքի նախարարության 05.06.2015թ. թիվ 276ն հրամանով։ Ստանդարտը սահմանում է աշխատողների համար հետևյալ պահանջները.

• կրթություն - միջնակարգ մասնագիտացված;
• լրացուցիչ կրթություն— վերապատրաստման ծրագիր սպիտակ օձիքի մասնագիտության համար.
• Փորձի պահանջներ չկան.
• Աշխատանքի ընդունվելու համար հատուկ պայմաններ չկան։

Գործառույթներ

Մասնագիտական ​​չափորոշիչն անհրաժեշտ է, որպեսզի գործատուն հստակ հասկանա ֆունկցիոնալ պահանջներաշխատակցին. Բայց օրենքը թույլ է տալիս ընտրել ստանդարտների պահանջների և որակավորման տեղեկատուների միջև։ Աշխատանքի նախարարության 1998 թվականի օգոստոսի 21-ի թիվ 37 որոշմամբ Որակավորման գրացուցակը ներառում է ղեկավարի քարտուղարի պաշտոնը։ Դրան համապատասխան՝ մենեջերի օգնականի աշխատանքային պարտականությունները կրճատվում են հետևյալ գործառույթների վրա.

• ձեռնարկության ղեկավարի կազմակերպչական և վարչական գործունեության վրա աշխատանքների իրականացում.
• ընկերության հաշվառումների վարում, ղեկավարի հանձնարարականների կատարում.
• այցելուների ընդունման, զանգերի և նամակագրությունների դասակարգման գործընթացի կազմակերպում.

Պարտականություններ

Դժվար չէ ձևակերպել, թե որոնք են կազմակերպության տնօրենի օգնականի պարտականությունները. անկախ կազմակերպության գործունեության ուղղությունից, կառավարման գործառույթները հիմնականում նույնն են: Օգնականի պարտականությունները ներառում են.

• ղեկավարի անձնական առաջադրանքների և խնդրանքների կատարում.
• փաստաթղթերի պահպանում;
• ղեկավարին ուղեկցել ճամփորդությունների և գործնական միջոցառումների ժամանակ.
• հեռախոսազանգերի, նամակագրության և այցելուների համակարգում և բաշխում.
• մենեջերի համար զանգերի կազմակերպում;
• նամակագրության վարում ինչպես թղթային, այնպես էլ թվային.
• հրատապ իրավիճակներում արագ որոշումներ կայացնելը և ղեկավարին տեղեկատվական բազա տրամադրելը.
• մենեջերի համար աշխատանքային միջոցառումների և ճամփորդությունների կազմակերպում.
• վերահսկել աշխատողների հրամանների և վերադասի ցուցումների կատարումը.
• ապահովելով կառավարչին բոլորով անհրաժեշտ նյութեր, Գրասենյակային սարքավորումներ;
• անհրաժեշտության դեպքում մասնակցություն բանակցություններին.
• ընկերության շնորհանդեսի կազմակերպում.

Իրավունքներ

Թե ինչ պարտականություններ ունի տնօրենի օգնականը և ինչ իրավունքներ են վերապահված նրան, որոշում է տեղաբնակը նորմատիվ ակտկազմակերպություններ։ Ուղղակի աշխատանքն ավելի արդյունավետ իրականացնելու համար իմաստ ունի աշխատանքի նկարագրության մեջ ներառել իրավունքը՝

• առաջարկներ անել՝ բարելավելու իրենց աշխատանքը և ղեկավարությանը տրամադրել նախագծեր՝ բարելավելու ընկերության աշխատանքը.
• պահանջեք համապատասխանություն մուտքագրված ձեր իրավունքների հետ աշխատանքային պայմանագիրև աշխատանքի համար անհրաժեշտ պայմանների ստեղծում.
• որոշումներ կայացնել իրենց իրավասության շրջանակներում.
• ստանալ ամեն ինչ Պահանջվող փաստաթղթերև աշխատանքային պարտականությունները կատարելու համար անհրաժեշտ տեղեկատվություն:

Իրավունքների ցանկը երբեմն տարբերվում է՝ կախված գործունեության տեսակից:

Պատասխանատվություն

Յուրաքանչյուր աշխատող պարտավոր է պատշաճ կերպով կատարել իր աշխատանքը: Այն բանից հետո, երբ ընկերությունը արձանագրում է, թե ինչ պարտականություններ ունի մենեջերի օգնականը և դրանք ամրագրում է աշխատանքի նկարագրում և կազմակերպության այլ կազմակերպչական կանոնակարգերում, աշխատողը պատասխանատու է անազնվության և անգործունակության համար: Պատասխանատվության չափը սահմանված է և ենթադրում է նյութական, կարգապահական, որոշ դեպքերում՝ քրեական պատասխանատվություն՝ աշխատանք կատարելիս թույլ տված խախտումների համար։ Օգնականի պատասխանատվությունը կարող է առաջանալ հետևյալի համար.

• կազմակերպությանը նյութական վնաս պատճառելը.
• անփութություն աշխատանքում և իր պարտականությունները չկատարելը.
• անձնական բիզնեսով զբաղվել աշխատանքային ժամ;
• աշխատանքային ներքին կանոնակարգերի, աշխատանքային կարգապահության, անվտանգության և հրդեհային անվտանգության կանոնակարգերի չկատարումը.
• կոպտություն հաճախորդների, աշխատակիցների հետ և քաղաքավարության կանոնների խախտում.
• գործողություններ, որոնք դուրս են իրենց իրավասությունից: