Analiza izvedbene discipline

Periodički se analiziraju podaci o tijeku i rezultatima kontrole izvršenja dokumenata. U pravilu se mjesečno obećavaju informacije o stanju izvedbene discipline. Rezultati rada izvođača najjasnije izgledaju ako se u mjesečnim izvješćima koja se dostavljaju menadžmentu vidi:

· ukupan broj dokumenata u radu izvođača;

· broj (%) radova završenih prije roka;

· broj (%) neizvršenih ili dovršenih kasnije od utvrđenih rokova;

· kašnjenja u izvršenju u radnim udjelima;

· razlozi kašnjenja u izvršenju.

Na temelju analize ovih podataka, menadžment poduzima mjere za poboljšanje izvršne discipline, ubrzanje protoka dokumenata organizacije i povećanje opća kultura rad s dokumentima.

Oblik odgovornosti za neblagovremeno izvršenje dokumenata

U skladu s USORD-om, razlozi zbog kojih dokumenti kasne s rokovima uključuju:

· veliki protok dokumenata, tj. prekoračenje radnog opterećenja zaposlenika;

· niska disciplina u radu (nemaran odnos zaposlenika);

· voditelj je vrlo zaposlen, što uzrokuje slabljenje kontrole nad njegovim zaposlenicima;

· mana tehnička sredstva dizajn i naklada.

Postoje dva oblika odgovornosti:

· upravni (novčana kazna, oduzimanje bonusa, usmena i pismena opomena, ukor);

· stegovni (privremeno degradiranje, odgoda dopusta i otkaz ako zaposlenik nije dostavio objašnjenje zbog kršenja rokova kontrole).

Analiza kontrole nad izvršenjem dokumenata na temelju istraživanja - u Okružnom sudu Semenovsky regije Nižnji Novgorod

Sve je počelo kada se Okružni sud Semenovski zainteresirao za povijest pravosudnog sustava rodna zemlja. I počeli su skupljati povijesnu građu koliko su znali. Sam okrug Semenovski ima dugu povijesnu prošlost. Kao što znamo iz povijesti. Nakon raskola pravoslavne crkve, pristaše stare vjere pobjegle su u naše transvolške šume, nastanile se na obalama rijeke Kerženec, stvorile manastire i zbog svog položaja dobile naziv “Keržaci”, što je značilo i znači uporište stare vjere. Povijest regije Semyonovsky, i ne samo nje, opisao je u svojoj knjizi M. Pechersky "U šumama".

Godine 1780. u Nižnjenovgorodskoj guberniji formirani su okružni sudovi - staleška sudbena tijela za građanske i kaznene slučajeve plemića, a kasnije i drugi posjedi u ruralna područja i županije.

Godine 1787. u gradu Semenovu nije bilo okružnog suda i plemićkog starateljstva, također nije bilo magistrata, a kada su Semenovci tražili da se osnuje savjestan sud, jer su zbog malog stanovništva mogli tužiti gradonačelnike.

Godine 1796. stvoren je Semenovski okružni sud, gdje je, kao rezultat revizije, procjenitelj Gornjeg zematskog suda Zhedrinsky premješten za suca. Sudac nižeg vijeća okruga Semenovskaya P. Boshchanov izabran je za procjenitelja, a D. Shnitinkov - za tajnika okružnog suda Semenovsk.

Reforma pravosuđa iz 1864. radikalno je promijenila sudstvo i sudstvo nastalo na temelju “Ustanove o namjesništima” iz 1775., ona su likvidirana, formirane su nove pravosudne institucije: sudovi s imenovanim sucima (kotarski sudovi i sudbene komore) i sudovi. s izabranim sucima) magistrati i kongresi mirovnih sudaca).

23. travnja 1869. osnovan je Okružni sud u Nižnjem Novgorodu. Prekršajni sudovi, na čelu s mirovnim sucima, bili su niži sudovi s skraćenim postupkom. Protiv odluka magistratskog suda mogla se uložiti žalba okružnom kongresu magistrata.

Počasni mirovni suci Semenovskog okruga bili su:

· Poručnik A.N. Belochovski:

· Provincijski tajnik N.N. Bologovski:

· Princ A.M. Volkonski;

· Kolegijal s tajnikom grofom Šalašinom.

Suci Semenovskog gradskog magistrata:

· 1835 - D. Skushovsky, F. Miledin;

· 1863 - K. Prudovski, F. Khekhnev, F. Khrenov;

· 1864 - I. Elunov, E Milelin;

· 1854 - S. Shoronov, M. Kiselev, Bochkarev.

Nakon revolucije, gradski sudac Semenovski preimenovan je u Okružni sud Semenovski.

Dana 3. srpnja 1917. izabrani su lokalni mirovni suci i stvoreno je šest okruga lokalnih sudaca, koji su opsluživali okruge Semenovski i Borski okrug, koji su u to vrijeme bili dio okruga Semenovski. Neki podaci o onima koji su dijelili pravdu na području Semenovskog okruga pronađeni su u arhivama, ali tek od 1934. godine.

Tako je utvrđeno da je u listopadu 1034. V. V. izabran za narodnog suca Semenovskog okruga. Zharinov, koji je na tom položaju radio do 1040. godine, zatim je premješten na rad u Ministarstvo pravde RSFSR-a. Od 1945. do 1967. godine pravdu u okrugu Semenovsky provodio je S.M. Sokolov, predsjednik Semenovskog narodnog suda od 1960. do 1969. bio je K.E. Ševčuk. Zatim, od 1969. do 1989., V.P. je radio kao predsjednik Semenovskog suda. Zadorina. Godine 1989. Mihail Petrovič Smirnov izabran je za suca Semenovskog narodnog suda, koji je zatim radio kao predsjednik Semenovskog okružnog suda od 1993. do 1996. godine. M.P. Smirnov je prerano umro. Također, od 1963. do 1982., D.I. je radio kao sudac Semenovskog suda. Kulkov, veteran Velike Domovinski rat, koji je preminuo 2006. godine.

Trenutno umirovljeni suci T.A. Andronycheva, koja je radila od 1981. do 2001., L.I. Onlyova - od 1997. do 2005. godine.

Od 1986. do 1994. V.S. je radio kao sudac Semenovskog suda. Mjasnikova, trenutno sutkinja Regionalnog suda u Nižnjem Novgorodu.

Trenutno se Okružni sud Semenovski nalazi u zgradi koja je prije pripadala Partijskom komitetu Semenovskog okruga. Ovdje na inicijativu bivšeg predsjednika Semenovskog suda M.P. Smirnova, kao i suci V.S. Mjasnikova je, svladavši otpor nekih dužnosnika, preselila sud iz trošne drvene zgrade, ispunjavajući nalog predsjednika Ruske Federacije br. 32-rp od 3. rujna 1991. „O hitnim mjerama za poboljšanje rada sudova u RSFSR." Zauzeta zgrada ne ispunjava u potpunosti uvjete za sudski prostor, potrebno je izvršiti velika obnova zgrada.

U dano vrijeme Sud se informatizira, na Internetu je napravljena web stranica Semenovskog suda koja promiče otvorenost i transparentnost te dostupnost pravnih postupaka za stanovništvo regije.

Do 2003. godine u suđenju predmeta sudjelovali su narodni sudnici, što ukazuje na otvorenost sudskih postupaka. Sada svatko može dobiti termin kod bilo kojeg suca.

U 2003. godini predano je na razmatranje 190 kaznenih predmeta (još 213 građanskih), zatim u 2005. - već 244 (248 građanskih), au devet mjeseci 2006. - 175 (plus 174). Ispada da po sucu ide stotinjak predmeta, a neki traju i mjesecima.

Servis dokumentacijska podrška Odbor svoj rad temelji na sljedećem regulatorni dokumenti:

· Narudžba Generalni direktor Sudski odjel Vrhovni sud Ruska Federacija od 29. siječnja 1999. broj 8;

· Privremene upute o vođenju evidencije u okružnom sudu (izmijenjene i dopunjene nalogom Vrhovnog suda Ruske Federacije od 29. siječnja 1999. br. 94);

· Upute za vođenje pravosudne statistike u sudovima opće nadležnosti Ruske Federacije, odjelima (odjelima) Sudskog odjela pri Vrhovnom sudu Ruske Federacije;

· Zakon o kaznenom postupku Ruske Federacije;

· Zakon o građanskom postupku Ruske Federacije;

· Upravni zakonik Ruska Federacija.

U Okružnom sudu Semenovsky, funkcije dokumentacijske potpore za upravljanje obavlja ured, koji organizira svoj rad pod vodstvom predsjednika suda u skladu s Privremenim uputama za uredski rad u Okružnom sudu i Uputama za Vođenje pravosudne statistike. Predsjednik suda

Zbog specifičnosti organizacije, kontrola izvršenja dokumenata postoji u jedinstvenom obliku. Ulazni dokumenti (žalbe, prijedlozi, očitovanja) građana i organizacija vode se u dnevnik (obrazac br. 23) uz naznaku datuma njihova primitka. Prijavljene žalbe isti se dan prosljeđuju predsjedniku suda, koji u skladu sa zakonom određuje izvršitelja, rok za razmatranje i daje posebne upute izvršitelju. Pojedinačne zahtjeve (npr. one zaprimljene od nadležnih i službenih osoba, na koje je potrebno odgovoriti nakon dopuštenja) predsjedatelj može staviti na kontrolu, što se upisuje u dnevnik (obrazac br. 23). Voditelj ureda (tajnik suda) sustavno pregledava upisnik i izvješćuje predsjednika suda o svim zahtjevima za koje je istekao utvrđeni rok rješavanja. Ako žalba ne sadrži pitanja iz nadležnosti suda, šalje se tijelima, odnosno službenim osobama ovlaštenim za rješavanje žalbe, uz obavijest podnositelju o tome, najkasnije u roku od pet dana od primitka u uredu. Žalba se smatra riješenom i povlači se iz postupka rješenjem predsjednika suda. Riješene žalbe, zajedno s preslikom odgovora podnositelju i ostalim dopisima u vezi s njima, vode se u posebnom postupku. O razmatranju žalbe upisuje se bilješka u dnevnik.

Subjekti kontrole su predsjednik suda i voditelj ureda, a objekti vrijeme razmatranja predmeta i izvršenja rješenja o njima te tehnologija rada s njima.

Voditelj ureda odgovoran je za nadzor:

· vođenje primarnih statističkih evidencija (upisni i statistički kartoni za kaznene i građanske predmete i dr.) 4

· nad rokovima za izvršenje prijedloga, žalbi, molbi koje je primio sud, nad izvršenjem dekreta predsjednika Ruske Federacije o pomilovanju;

· nadzor nad izvršenjem naloga upućenih drugim sudovima ili primljenih od drugih sudova.

Voditelj ureda vodi registracijske kartice, dnevnike obrasca br. 23 i br. 51, u kojima se navode podaci o izvršnim dokumentima.

U Okružnom sudu Semenovsky glavni dokumenti, čiji se rad stalno prati, su kazneni, građanski i upravni predmeti. Kontrola je podijeljena u dvije faze:

1. neposredno razmatranje predmeta na sudskim ročištima - od strane predsjednika suda ili njegovih pomoćnika;

2. izvršenje rješenja kod službe sudskog ovršitelja ili drugih ovlaštenih osoba.

Organizacija ima standardne rokove za razmatranje predmeta, koji su navedeni u Zakonu o kaznenom postupku Ruske Federacije, Zakonu o građanskom postupku Ruske Federacije i Upravnom zakoniku Ruske Federacije. Kazneni predmeti se razmatraju, u skladu sa Zakonom o kaznenom postupku Ruske Federacije, 30 dana; građanski predmeti - 14 dana (sa Zakonom o građanskom postupku Ruske Federacije); upravni predmeti mogu se razmatrati do 2 mjeseca (Administrativni zakonik Ruske Federacije).

Pojedinačne rokove za razmatranje može odrediti predsjednik suda, na primjer, kada je potrebno donijeti hitnu odluku o predmetu ili je žalba stigla od viših tijela.

Nakon donošenja sudske presude u pojedinom predmetu izdaje se rješenje o ovrsi koje se šalje nadležnoj jedinici ovršitelja – izvršitelju kazne.Sljedeće ovršiteljska služba (ili drugi službenici) provode sudsku presudu. (razdoblje izvršenja kazne može biti bilo koje). Po završetku ovršnih radnji rješenje o ovrsi se vraća sudu. glava Ured tromjesečno provjerava povrat rješenja o ovrsi. Nakon što je otkrio činjenice dugog kašnjenja u povratu rješenja o ovrsi, glava. Ured priprema opomene nadležnim odjelima ovršenika, kojima su navedene ovršne isprave poslane na izvršenje. Za pojedine predmete (npr. naknada štete) pokreću se kontrolni i ovršni postupci koji se evidentiraju u posebnom dnevniku (obrazac br. 51) i u evidencijskoj kartici. Kontrolni postupak se čuva u pisarnici suda do potpunog povrata dosuđenih iznosa (sadrži presliku sudske presude, podatke o smjernici za izvršenje ovršnih isprava, podatke o iznosima proizvodnih kazni).

Kršenje rokova za izvršenje dokumenata ne događa se krivnjom uredskih radnika, već zbog drugih struktura koje nisu poslale predmet na vrijeme, na primjer, ovršitelji su odgodili povrat ovršnih dokumenata. U tom slučaju, predsjednik izdaje opomenu sudskim izvršiteljima.

Sve završene žalbe (predmeti) pohranjuju se u pisarnici suda, a nakon isteka kalendarske godine predaju se arhivi. Svaki spis ima svoj rok čuvanja (najvažniji se trajno čuvaju u državnom arhivu).

Veljača je vrijeme za pregled zadataka obavljenih u protekloj godini. U prvi plan dolaze pitanja praćenja izvršavanja zadataka i izvedbene discipline. Zašto je potrebna kontrola i kako je provoditi tijekom cijele godine, objasnit ćemo u članku.

ZAŠTO SE U VELJAČI ANALIZIRA IZVRŠALNA DISCIPLINA

Najranije u veljači bit će moguće analizirati izvršenje zadataka u organizaciji u protekloj godini. Godišnja potvrda o disciplini rada u organizaciji priprema se prvih dana veljače iz dva razloga :

1. Većina zadataka s dokumentima ima uobičajeni rok od 30 kalendarskih dana. Ako je zadatak dan 30. prosinca, onda se mora izvršiti do uključivo 30. siječnja. U 2018. zadnji radni dan bio je 29. prosinca (29. siječnja 2019. tipičan je rok za dovršavanje zadataka na dokumentima). U 2019. godini već će 30. i 31. prosinca biti radni dani, stoga će se rokovi za izvršenje zadataka pomaknuti za posljednjih dana siječnja.
2. Ne može se ignorirati ljudski faktor i vrlo česta navika odgađanja stvari za posljednji trenutak. Malo je vjerojatno da se među izvođačima neće naći netko tko će svoja izvješća poslati 29. siječnja, iako je za to imao cijeli mjesec.

Dakle, ako je rok za zadatak 29. siječnja, onda moramo čekati do tog dana. Ako niti 30. siječnja nema izvješća o izvršenju, tek tada se zadatak može smatrati neizvršenim.

ŠTO JE KONTROLA IZVRŠENJA ZADATAKA I IZVRŠAVALNA DISCIPLINA

Svaki dan vođa postavlja zadatke svojim podređenima. Naravno, moraju se ispuniti. Ali ne ide uvijek tako. Stoga postoji praćenje izvršenja zadataka.

Izvlačenje
iz GOST R 7.0.8-2013 „Sustav standarda za informacije, knjižnice i izdavaštvo. Vođenje evidencije i arhiviranje. Pojmovi i definicije"

88. kontrola izvršenja dokumenata: Skup radnji kojima se osigurava pravodobno izvršenje dokumenata.

Zaposlenik zadužen za praćenje izvršenja dokumenata uvijek je upoznat sa statusom izvedbena disciplina u organizaciji - omjer broja dodijeljenih zadataka i broja obavljenih. Idealno, ravnoteža bi trebala biti 1:1.

Kontrola nad izvršavanjem naloga ne postoji sama za sebe. Ovo je upravljački alat i temelj sustava motivacije u organizaciji. Na temelju saznanja tko je i kako radio u izvještajnom razdoblju raspodjeljuju se bonusi i bonusi za ovo razdoblje. Tako, primjerice, u veljači sastavljamo izvješće o radnoj disciplini za prošlu godinu kako bismo podijelili godišnje nagrade. Ako ne postoji "plus" sustav motivacije, tada kontrola discipline izvedbe služi manje ugodnoj svrsi - raspodjeli kazni za neispunjavanje zadataka ( disciplinski postupak, premije nisu plaćene u cijelosti). Ako nisu predviđene kazne, onda kontrola gubi smisao. Primjerice, ravnatelj je svjestan da je od 10 njegovih uputa samo pola izvršeno, ali što ako se ne poduzmu nikakve mjere?

TKO KONTROLIRA

Osoba odgovorna za praćenje izvršenja dokumenata u pravilu se imenuje iz reda djelatnika uredske službe. Na primjer, voditelj službe ili jedan od njezinih zaposlenika, u malim organizacijama - pomoćnik upravitelja.

Nalogom se imenuje odgovorna osoba za osnovnu djelatnost (Primjer 1), te se u opis poslova unose odgovarajuće dopune (Primjer 2).

ŠTO SE KONTROLIRA

Ako organizacija koristi sustav upravljanje elektroničkim dokumentima (SED), tada svi zadaci dodijeljeni u njemu automatski padaju pod kontrolu. Dnevni i godišnji certifikati također se automatski generiraju (detaljno). Osoba odgovorna za kontrolu ostaje generirati izvješće i “istovariti” ga iz programa.

U nedostatku EDS-a postoje opcije:

• organizacija može kontrolirati sve zadatke. S jedne strane, to pojednostavljuje proces: ne morate donositi odluku o svakom zadatku hoćete li kontrolirati njegovo izvršenje ili ne. S druge strane, količina posla se značajno povećava. Ono što EDMS radi automatski, odgovorna osoba je prisiljena raditi ručno;
• Organizacija određuje zadatke koji se stavljaju pod kontrolu. Sastavlja se popis ispitanika iz kojeg se prati izvršenje pisama; teme interne i vanjske korespondencije; vrste dokumenata. Popis je utvrđen u uputama za uredski rad (Primjer 3). Obratite pozornost na klauzulu 5.8.27 u primjeru 3: ona daje organizaciji pravo da stavi bilo koji nalog pod kontrolu ako direktor to smatra potrebnim.

VRSTE ZADATAKA ČIJE SE IZVRŠAVANJE KONTROLIRA

Napisano

Većina takvih naloga. Dijele se na vrste prema vrsti dokumenta:

• zadaci za dolazna pisma;
• zadaci za internu korespondenciju (uredski dopisi, dopisi);
• zaduženja prema nalozima za osnovne djelatnosti;
• zadaci na temelju zapisnika sa sastanaka;
• zadatke koordiniranja nacrta dokumenata.

Zadaci dolazne e-pošte i interna korespondencija navedeni su u rezoluciji. To su podaci o ispravi koji moraju sadržavati prezime, inicijale ovrhovoditelja, upute za ispravu, po potrebi i rok izvršenja, potpis osobe koja je donijela rješenje, datum rješenja.

Voditelji možda neće navesti sadržaj zadatka, rok, pa čak ni ime izvođača (ovisno o situaciji). Tajnik koji postavlja zadatak za izvršenje mora razumjeti da:

• ako ravnatelj nije odredio rok, tada se koristi standardni rok utvrđen uredskim uputama;
• ako direktor nije naznačio sadržaj zadatka, tada je pismo (napomena) standardno, a sam izvršitelj mora razumjeti što učiniti;
• ako direktor nije naznačio izvršitelja, tada je pismo (napomena) standardno, a sam tajnik mora razumjeti kome poslati zadatak, a izvršitelj mora shvatiti da je ovo pitanje u okviru njegovih dužnosti.

Posljednja opcija je izvan norme, ali je uobičajena.

U naredbama i protokolima nalog, rok i izvršitelj navedeni su u tekstu dokumenta (Primjeri 4, odnosno 5).

Zadaci za odobrenje nacrta dokumenata razlikuju u pogledu izvedbe. Oni ne zahtijevaju rezolucije ili izgovor u naredbama ili protokolima. Sastav odobravatelja za svaku vrstu dokumenta određen je u uputama za uredski rad, propisima o ugovornom radu itd. Ako službeno Ako se primi nacrt dokumenta s oznakom "Za odobrenje", tada on, ispunjavajući zahtjeve LNA, mora izvršiti ovaj zadatak bez dodatnih uputa.

Oralno

Mnogi menadžeri uz pomoć tajnice kontroliraju svoje usmene upute. Ovo je teže od provjere pismenih zadataka:

• usmena uputa mora biti „uhvaćena“ i točno navedena u zadatku;
• usmeni nalog nema standardne rokove za izvršenje;
• Izvršitelj može izvješće o izvršenju usmenog naloga podnijeti i usmeno, na osobnom sastanku s ravnateljem ili telefonom, ali o tome neće obavijestiti tajnicu.

Kako ne bi došlo do problema pri praćenju izvršavanja usmenih uputa, tajnik može:

• dogovoriti s ravnateljem da ako usmena naredba bude stavljena na kontrolu, onda ravnatelj o tome obavijesti tajnicu uz navođenje izvršitelja i roka;
• predložiti ravnatelju da usmenu uputu pretvori u pisanu: izraditi naredbu o glavnoj djelatnosti ili kratki zapisnik sa sastanka. Tada će usmena nastava postati redoviti dokumentarni zadatak, što je puno lakše kontrolirati;
• ako nalog i dalje ostane usmen, tajnik podsjeća izvršitelja na potrebu podnošenja izvješća o izvršenju ne samo ravnatelju, već i kontroloru – tajniku.

Tajnik obavještava izvođača o dodjeli zadatka putem EDMS ili putem e-pošta, odnosno u svakom slučaju zadatak se navodi u pisanom obliku i bilježi datum slanja izvođaču.

ROKOVI IZVRŠENJA ZADATAKA

Rokovi za dovršetak svake vrste zadatka moraju biti utvrđeni u uputama za upravljanje uredom organizacije. Izvor rokova može biti Uzorak uputa na uredskom poslu u vladine organizacije(članci 4.6, 6.6), kao i industrijskim propisima.

Posebnu pozornost treba obratiti na rokove apeli građana. Ovdje se primjenjuje Savezni zakon od 2. svibnja 2006. br. 59-FZ „O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije” (s izmjenama i dopunama 27. prosinca 2018.; dalje u tekstu Savezni zakon br. 59-FZ). . Citirajmo dva njegova članka:

Izvlačenje
iz Savezni zakon broj 59-FZ

2. Pisana žalba podliježe obveznoj registraciji u roku od tri dana od prijema V Vladina agencija, orgulje lokalna uprava ili službeni.

Izvlačenje

iz Saveznog zakona broj 59-FZ

Članak 12. Rokovi za razmatranje pismene žalbe

1. Pisani prigovor koji zaprimi državno tijelo, tijelo lokalne samouprave ili dužnosnik u skladu sa svojom nadležnošću razmatra se u roku od 30 dana od dana zaprimanja pisanog prigovora...

Zakonodavac je organizacijama dao još tri dana da ispune zahtjeve građana u odnosu na dopise organizacija koje su registrirane na dan primitka. Hoće li to koristiti, organizacija sama odlučuje i bilježi odluku u uputama za upravljanje uredom (Primjer 6).

KONTROLNI ALGORITAM

Algoritam za praćenje izvršenja naloga prikazan je na dijagramu.

Kako doznajemo, bez obzira da li je nalog usmeni ili pismeni, sam postupak kontrole nužno se provodi “pismeno”. Pogledat ćemo što točno tajnik mora evidentirati u svakoj fazi u Tablici.

POTVRDA O IZVRŠAČKOJ DISCIPL

Rezultat stalnog praćenja izvršavanja zadataka voditelja su potvrde o radnoj disciplini. Prema odluci uprave, certifikati mogu biti različite učestalosti: od dnevnih do godišnjih. Princip je jednostavan: ako organizacija prakticira mjesečne bonuse na temelju učinka, tada se potvrda sastavlja mjesečno; Ako su bonusi tromjesečni, onda je i certifikat tromjesečni. Možete češće generirati izvješća kako biste na vrijeme identificirali nedovršene zadatke. Godišnje izvješće sastavlja se u svakom slučaju: svaki rukovoditelj želi znati koliko je zadataka koji su mu dodijeljeni tijekom godine izvršeno (Primjer 7).

Obrazac potvrde također se izrađuje na organizacijskoj razini i evidentira u uputama za uredsko vođenje.

SAŽETAK

1. Praćenje izvršenja naloga i nadzor izvedbene discipline su funkcije menadžmenta. Oni čine temelj motivacijske politike organizacije.
2. Posebno imenovani djelatnik prati izvršenje naloga. On također daje menadžmentu informacije o stanju izvedbene discipline određenom učestalošću.
3. Prate se i zadaci na temelju dokumenata i usmenih uputa voditelja. Na temelju rezultata svake od njih izvođač mora dostaviti informativno izvješće.

Klauzula 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Sustav standarda za informacije, knjižnice i izdavaštvo. Organizacijska i upravna dokumentacija. Zahtjevi za pripremu dokumenata" (odobren nalogom Rosstandarta od 8. prosinca 2016. br. 2004-st).

FEDERALNA AGENCIJA ZA KULTURU I KINEMATOGRAFIJU

O jačanju kontrole nad stanjem izvedbene discipline
u aparatu Federalne agencije za kulturu i kinematografiju

Analiza stanja izvođačke discipline u aparatu Savezne agencije za kulturu i kinematografiju pokazala je da niz uputa sadržanih u uredbama i naredbama Vlade Ruske Federacije i zapisnicima sa sjednica Vlade, uputama predsjednika Ruske Federacije Ruska Federacija, predsjednik Vlade Ruske Federacije, zamjenik predsjednika Vlade Ruske Federacije i druga tijela državna vlast, kao i upute vodstva Ministarstva kulture i masovne komunikacije Ruske Federacije izvršena je uz kršenje utvrđenih rokova.

Kako bi se ojačao nadzor nad pravodobnim i kvalitetnim izvršavanjem uputa, priprema odgovora na zahtjeve i žalbe članova Vijeća Federacije, zastupnika Državne dume, čelnika državnih tijela konstitutivnih entiteta Ruske Federacije

Naručujem:

1. Za menadžere strukturne podjele Pojačati kontrolu pravodobnog i kvalitetnog izvršavanja naloga, između svojih zamjenika imenovati odgovorne za stanje izvršne discipline u odjelu.

2. Upozoriti voditelje odjela na osobnu odgovornost za poštivanje rokova za izvršenje naloga.

Utvrditi da će, ako je iz objektivnih razloga nalog nemoguće izvršiti na vrijeme, voditelj jedinice unaprijed dostaviti upravi Agencije prijedloge za produženje roka s nacrtom odgovora tijelu koje je nalog dalo, s naznakom razloge za produljenje i planirani datum njegovog izvršenja.

3. Upravni odjel (A.D. Krasnov) treba poduzeti organizacijske mjere za jačanje kontrole nad izvršavanjem uputa u aparatu Federalne agencije za kulturu i kinematografiju.

U ove svrhe:

a) osigurati redovitu dnevnu dostavu službene korespondencije Ministarstva kulture Rusije;

b) prioritetno obrađivati ​​državne dokumente i o njima izvještavati upravu Agencije na dan zaprimanja;

c) slati tjedne informacije voditeljima strukturnih odjela o nalozima koji su u kontroli s istjecajućim rokovima;

d) zahtjev od voditelja strukturnih odjela bilješke s objašnjenjima o razlozima neizvršenja konkretnog naloga, s naznakom djelatnika odgovornog za njegovo izvršenje, o čemu će naknadno izvješćivati ​​upravu Agencije;

e) mjesečno dostavlja upravi analitičke podatke o stanju izvršne discipline u aparatu Agencije.

4. Prije odobrenja Pravilnika Savezne agencije za kulturu i kinematografiju, pri organiziranju rada sa službenim dokumentima, vodite se Modelom propisa za interakciju saveznih izvršnih tijela, odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od siječnja 19, 2005 N 30.

Odjel za poslove će odjelima dostaviti primjerke navedenog modela pravilnika.

5. Ugovorno-pravni odjel (I.F. Ilyina), Poslovna administracija (A.D. Krasnov), uz sudjelovanje drugih odjela Agencije, osiguravaju provedbu stavka 2. Uredbe Vlade Ruske Federacije od 19. siječnja 2005. N 30 „O modelu propisa za interakciju izvršne vlasti saveznih tijela” .

6. Glavni informacijsko-računski centar (O.P. Neretin) dovršiti opremanje radnih mjesta osoba odgovornih za uredske poslove u odjelima odgovarajućim programima i po potrebi organizirati njihovo osposobljavanje.

7. Zamjenici načelnika A.A. Golutva, V.S. Malyshev trebali bi predvidjeti smanjenje veličine bonusa za odgovarajuću strukturnu jedinicu i pojedinačne zaposlenike, uzimajući u obzir disciplinu učinka.

8. Kontrolu nad izvršenjem ove naredbe povjeriti zamjeniku voditelja V.S.Malyshevu

Nadglednik
M.E. Shvydkoy

U ovom članku: Kome treba pokazatelj izvedbene discipline i zašto. Što uz njegovu pomoć ocijeniti. Kako provesti ocjenu izvedbene discipline: dva alternativna pristupa.

U gotovo svakom našem projektu implementacije sustava nagrađivanja temeljenog na pokazateljima uspješnosti, jedan od najvažnijih pokazatelja je “izvršna disciplina”.

Doista, postoje mnoge pozicije čiji je cilj samo striktno izvršavanje propisanih operacija na vrijeme. Ali nakon detaljnijeg ispitivanja ispada da kontrola izvršne discipline nije ništa manje važna za voditelje strukturnih odjela i za takve kreativne pozicije kao što su, na primjer, menadžeri prodaje i trgovci. Gotovo svaki stručnjak, pored neposrednih ciljeva svog položaja, mora obavljati razne regulatorne radnje. Za prodajno osoblje to je, na primjer, pravodobno podnošenje primarnih dokumenata u računovodstvo, točno popunjavanje podataka o ugovornim stranama u računovodstvenom programu i tako dalje. Za menadžere - izrada planova i izvješća. Za marketing - izvršenje projektnih zadataka na vrijeme. I tako dalje.

Uprava mora kontrolirati vrijeme i kvalitetu operacija. Očito je. Ali razumni zaposlenici koji su orijentirani na rezultate i koji cijene jasna, zajednička pravila igre također podržavaju uvođenje takvog pokazatelja. Prvo, razumiju da njihova izvedba u određenoj mjeri ovisi o izvedbi drugih karika u lancu poslovnih procesa. Dakle, računovođa neće moći pripremiti izvješća ako ne primi primarne dokumente na vrijeme. A voditelj prodaje neće moći obraditi prodaju ako nabava na vrijeme ne unese podatke o novim stavkama proizvoda ili ako skladište ne obradi račun. Drugo, takvi zaposlenici shvaćaju da su ista karika u poslovnim procesima tvrtke te da o njima ovisi rad ostalih odjela i rezultati tvrtke u cjelini. Treće, preferiraju da svi zahtjevi za njih budu jasno zabilježeni, a ne da se pojavljuju iznenada tijekom razdoblja nužde, uzrokujući sporove i potraživanja od strane uprave.

Disciplina izvedbe: Što ocjenjivati?

Pokazatelj izvedbene discipline uključuje ocjenu kvalitete i vremena izvršenja zadataka i zadataka. U ovom slučaju možemo govoriti o ocjenjivanju na tri razine:

1. Izvršenje projektnih zadataka i uputa menadžmenta. To su prilično veliki zadaci za koje su utvrđeni rokovi i zahtjevi za rezultate.

Studije slučaja:

• Jednom od voditelja odjela prodaje naloženo je da u roku od mjesec dana "očisti" imenik ugovornih strana u 1C, prebacujući neaktivne kupce u arhivu.
• Administrator sustava zadužen je za izradu projekta uvođenja internih komunikacija temeljenih na IP telefoniji.

1. Izvršenje rutinskih operacija čiji su rokovi određeni u obliku određenog datuma.

Studije slučaja:

• Voditelji ustrojstvenih odjela dužni su do 25. u mjesecu dostaviti plan troškova za naredni mjesec.
• Odjel nabave prati cijene dobavljača dva puta godišnje do određenog datuma.

1. Izvršenje „procesnih“ zadataka čiji je rok definiran kao razdoblje od trenutka određenog pokretačkog događaja. To su zadaci koji su dio poslovnog procesa i “lansiraju” se nakon izvršenja neke prethodne operacije.

Studija slučaja:

• Računovodstvo izvršava plaćanje najkasnije sljedeći dan po primitku računa za plaćanje.
• Skladište obrađuje primitak u računovodstvenom programu najkasnije 3 sata od trenutka stavljanja vozila na istovar.

Sa svakom razinom, zahtjevi za administriranje sustava ocjenjivanja radne discipline rastu. Ako se ograničite na prvu razinu, evidenciju možete voditi ručno, a procjena se može izvršiti izravno odlukom uprave. Na trećoj razini, obujam evidentiranih transakcija onemogućit će ručno vođenje potpunog računovodstva. Morat ćete birati između subjektivne procjene i implementacije sustava automatizacije.

Subjektivna procjena ili potpuna kontrola

Ako se koncentrirate isključivo na kontrolu “naveliko”, dovoljno je voditi evidenciju npr. Excel by, na primjer, voditelj ureda. Upravo je to učinila jedna od naših organizacija klijenata. Tijekom godišnjeg planiranja oblikovani su projektni zadaci i upute za voditelje odjela i pojedine specijaliste. Evidentirani su u Excel tablicu s naslovom “Godišnji plan” s naznačenim planiranim datumima izvršenja. Poštivanje ovih rokova pratio je posebno imenovani djelatnik. Uprava je na temelju rezultata pojedinih izvještajnih razdoblja ocijenila rad odgovornih.

No, prvo, zadaci su zapravo imali različite težine i značenja, što je otežavalo uvođenje jednostavan sustav poticaje. Drugo, menadžment je osjećao sve veću potrebu da uzme u obzir manje, ali ne manje značajne zadatke.

Potpuna kontrola podrazumijeva fiksiranje planiranih i stvarnih rokova za izvršenje zadataka na sve tri gore navedene razine. To je jedini način da dobijete potpunu sliku o disciplini rada zaposlenika. Ručno vođenje takve evidencije nije realno. Potrebna je implementacija sustava automatizacije. Takav sustav bi trebao automatski kreirati rutinu i “procesirati” zadatke za zaposlenika, bilježiti stvarne rokove, uključiti neki mehanizam za ocjenu kvalitete izvršenja i, naravno, generirati odgovarajuća izvješća.

Trošak implementacije ovakvog softverskog rješenja za mala i srednja poduzeća prilično je visok. Na primjeru programa 1C-Document Flow, s kojim smo se morali suočiti, govorimo o oko nekoliko stotina tisuća (uključujući prilagodbu i modifikaciju programa prema potrebama naručitelja). Dodatno, menadžment koji je odlučio implementirati ovakav program morat će se pomiriti s potrebom uvođenja novog kadrovskog mjesta - administratora sustava.

Alternativa implementaciji programa za bilježenje zadataka i zadataka je napuštanje potpune kontrole u korist bilježenja samo neuspjeha. U tom slučaju, ocjena će se temeljiti na broju kršenja rokova i slučajeva nekvalitetnog izvršenja zadataka. Informacije o malim procesnim operacijama morat će se žrtvovati. Procjena će u nekim slučajevima biti subjektivna. Količina posla za administriranje sustava bit će prilično velika: morat ćete ručno bilježiti zadatke i kršenja rokova, objediniti podatke u jedinstvena izvješća za zaposlenika i tako dalje.

O našem iskustvu u razvoju sustava za procjenu discipline performansi, u kojim vrijednostima mjeriti ovaj KPI i kako povezati indikator s novčanim bonusom, govorit ćemo u sljedećim člancima.

Izvedbena disciplina- jedan od najvažniji pokazatelji osiguranje učinkovitosti poduzeća. To može biti jedan od ključnih pokazatelja uspješnosti. U ovom slučaju, ne samo menadžeri, već i sami zaposlenici poduzeća bit će izravno zainteresirani za poboljšanje discipline rada.

Iz članka ćete naučiti:

Što je izvedbena disciplina

Ovaj pojam veže se isključivo uz radni odnos između zaposlenika i poslodavca. Izvedba disciplina je koliko dobro zaposlenik jasno i pravovremeno izvršava dokumente, izvršava naredbe, upute, pisane i usmene upute prihvaćene od onih rukovoditelja kojima je podređen. Hijerarhija podređenosti zaposlenika utvrđuje se njegovim opisom poslova ili uvjetima ugovor o radu.

Izvedbena disciplina ili izvedbena disciplina

U praksi se često postavlja pitanje: izvršna ili izvedbena disciplina, kako pravilno pisati, koje formulacije koristiti. U tom slučaju trebate kontaktirati objasnidbeni rječnik Ruski jezik. Sadrži pojam "izvođenje" razvrstava u kreativno područje – izvođenje umjetničkih djela. Ovaj se pojam koristi kada se govori o izvođačkom stilu, kulturi, kompoziciji, vještini.

U isto vrijeme, "izvršni" ima veze sa:

1. osobi ili tijelu koje izvršava odluke, provodi ih u praksi funkcije upravljanja: izvršna vlast, izvršni tajnik;
2. osobi koja dobro radi svoj posao odgovornosti, kažu: izvršni radnik, namještenik, laborant.

"Izvođački" je pridjev koji se obično koristi uz nežive imenice. Dakle, odgovor na pitanje “izvođačka ili izvršna disciplina” je jasan - naravno, izvođačka disciplina. I to je razumljivo ako uzmemo u obzir odnos prema poslu, ispunjenje Odgovornosti na poslu. S tim u vezi, unutarnja disciplina zaposlenika očituje se i kao kreativan stav i nesvjesna je unutarnja nužnost, osobna karakteristika. Ali u isto vrijeme, ovu potrebu je moguće razviti i upravljati njome.

Ujedno, disciplina izvedbe u organizaciji može karakterizirati kako pojedine zaposlenike tako i cijele radne grupe i timove.

Utjecaj izvršne discipline u organizaciji na učinkovitost cijelog poduzeća

Svako poduzeće, bez obzira na opseg djelatnosti, oblik vlasništva i broj zaposlenih, sastoji se od odjela, od kojih svaki obavlja određenu funkciju. Divizije se pak sastoje od zaposlenika čija je funkcionalnost određena opis posla ili ugovor o radu. O tome koliko su zaposlenici savjesni izvršiti dokumente, ispuniti svoje Odgovornosti na poslu, ovisi o radu cijelog odjela i, sukladno tome, o učinkovitom radu poduzeća u cjelini. Disciplina rada u organizaciji određuje koliko učinkovito i pravodobno svaki zaposlenik i pojedini radni timovi izvršavaju svoje zadatke. odgovornosti, kao i naloge operativnog rukovodstva.

Upravo je izvedbena disciplina ta koja osigurava pravodobno i kvalitetno izvršavanje elementarnih zadataka, koji pak tvore veće programe i projekte. Neispunjavanje jednog od zadataka može proći nezapaženo u tekućem razdoblju, ali kasnije može dovesti do značajnih financijski gubici i prekid cijelog projekta.

Niska disciplina učinka može se manifestirati u obliku financijskih sankcija za nepoštivanje ugovornih obveza, kao iu obliku gubitaka zbog propuštenih financijskih prilika. Dakle, poduzeće mora provoditi upravljanje i kontrolu izvršne discipline, koja će osigurati provedbu svih planiranih planova, taktičkih i strateških zadataka koje postavlja uprava poduzeća.

Kako organizirati kontrolu i upravljanje izvedbenom disciplinom

Kako se upravlja disciplinom izvedbe

Izvođačka disciplina je kriterij koji je potpuno savladiv i koji se može poboljšati. U tu svrhu, na primjer, možete:

Već u fazi odabira kandidata uzeti u obzir radno iskustvo, osobna učinkovitost I osobne kvalitete kandidati, odrediti koliko odgovorno shvaćaju svoj rad;

Uspostaviti jedinstvene zahtjeve i jedinstveni disciplinski postupak u organizaciji koji se odnosi na sve zaposlenike. Njegovo kršenje mora biti kažnjeno.

Koristite diferencirani pristup za procjenu discipline izvedbe u slučajevima kada se projekti provode u skladu sa standardnim zahtjevima kvalitete i kada te zahtjeve postavlja kupac;

Povećati razinu profesionalnih vještina i kvalifikacija zaposlenika, budući da disciplina učinka izravno ovisi o ovim pokazateljima;

Implementirati u organizaciji učinkovit sustav stimulacije zaposlenika, motivirajući povećati individualnu i kolektivnu disciplinu izvedbe.

Kako organizirati kontrolu izvedbene discipline

Iako izvedbena disciplina karakterizira u većoj mjeri odlučnost i stav zaposlenika prema izvršavanju zadatka koji mu je dodijeljen, može se procijeniti prema kriterijima kao što su:

• kvaliteta obavljenog posla;
• brzo izvršavanje naloga;
• pravovremenost;
• djelotvornost.

Kvantitativnu ocjenu ovog pokazatelja moguće je dobiti primjenom koeficijenta izvedbene discipline. U svom najjednostavnijem obliku, izračunava se kao omjer broja zadataka koje je izvršio zaposlenik i broja zadataka koji su mu dodijeljeni u razdoblje naplate. Pritom je vrlo važno da zaposlenik jasno razumije dodijeljene zadatke i da ih poslodavac ispravno uzme u obzir.

Prilikom postavljanja zadatka, izvođaču je najprikladnije koristiti takozvani SMART format.

Kada se primijeni, svaki zadatak dan radniku bit će najmanje:

1. imati ispravan naziv koji počinje svršenim glagolom (pripremiti, razviti, sastaviti itd.);
2. konkretan i razumljiv što je više moguće;
3. podložan kvantifikacija;
4. ostvariv;
5. imaju specifičan rok izvršenja.

Kontrola izvedbene discipline mora biti sustavna. Sasvim ga je moguće organizirati postavljanjem zahtjeva od kojih su neki obvezni, a neki samo poželjni. Popis takvih zahtjeva naveden je u tablici.

Obavezni zahtjevi	Poželjni zahtjevi
Zadaci zaposlenika trebaju biti dokumentirani pomoću proračunskih tablica	Svi zadaci koje prima zaposlenik ovisno o podređenosti moraju biti dogovoreni s neposrednim rukovoditeljem
Svaki zadatak mora biti postavljen u SMART formatu	Zaposlenik mora biti odmah obaviješten da mu je dodijeljen novi zadatak.
Korištenje sustava podsjetnika o rokovima zadataka i obavijesti o njihovom prijenosu	Potreban nam je prikladan oblik vizualizacije zadataka s kojima se zaposlenik suočava, uzimajući u obzir rok, važnost itd.
Primjena sustava za provjeru izvršenja dodijeljenih zadataka i njihovo prihvaćanje od strane rukovoditelja	Provedba interaktivnog rada sa zadacima, mogućnost postavljanja zahtjeva dodatne informacije, obavijesti o pomicanju termina itd.
Razvoj algoritma koji vam omogućuje određivanje stupnja dovršenosti svakog zadatka koji je postavio zaposlenik

Ako su ovi zahtjevi ispunjeni, disciplina rada i izvedbe će se provjeravati u bilo kojoj fazi svakog zadatka. Uprava poduzeća imat će priliku donositi pravovremene upravljačke odluke koje će u potpunosti eliminirati pogreške uzrokovane nepoštivanjem radne i radne discipline.

Osim toga, takva kontrola izvedbene discipline uz dobivanje pokazatelja stupnja izvršenja zadataka, njegove pravodobnosti i kvalitete može se uspostaviti kao jedan od KPI pokazatelja. Na ovaj način poslodavac će moći dobiti objektivnu ocjenu rada svakog zaposlenika, njegove radne i izvedbene discipline. Ovisno o toj procjeni može se odrediti varijabilni udio primitka, odnosno uz tu se vrijednost mogu vezati bonusi i dodaci.

Glavni razlog niske izvedbe discipline u organizaciji

U cilju poboljšanja radne i izvedbene discipline, menadžment može poduzeti bilo koje mjere i upravljačke odluke. Tako, na primjer, poduzeće može čak objaviti poseban oglas upravni dokument.

No, u isto vrijeme, izdavanje takve naredbe samo po sebi ne jamči povećanje izvršne discipline i promjenu stava radnika prema ispunjavanju njihovih dužnosti. radne obveze.

Jedan od glavnih razloga za smanjenje odgovornosti zaposlenika je niska disciplina vrhunskih menadžera. Rukovoditelji na svim razinama također moraju biti svjesni svoje odgovornosti i biti primjerom savjesnog odnosa prema dodijeljenom poslu. Samo u ovom slučaju će upravljanje disciplinom izvedbe biti uistinu učinkovito i dati željeni rezultat.