Popis práce asistent manažera dává představu o seznamu povinností zaměstnance, který se uchází o určenou pozici. DI je právně významný dokument. Skládá se ze čtyř základních a několika menších oddílů a je také jedním z nejdůležitějších interní dokumenty společnosti upravující pracovněprávní vztahy.
Vzorový popis práce pro asistenta manažera
1. Základní ustanovení
- Zástupce vedoucího je přijímán a odvoláván z příkazu vedoucího společnosti.
- Asistent je operativně podřízen příslušnému vedoucímu.
- V době nucené nepřítomnosti (nemoc, pracovní cesta apod.) jsou povinnosti asistenta dočasně přiděleny tajemníkovi ředitele společnosti.
Asistent manažera musí splňovat následující kvalifikační standardy:
- kompletní vysokoškolské vzdělání;
- Zkušenosti s prací asistenta, sekretářky nebo výkonného asistenta;
- znalost základů kancelářského vybavení a počítačových programů;
- dobrá znalost obchodní angličtina.
Zástupce manažera musí rozumět:
- základní standardy kancelářské práce;
- základy vyjednávání s partnery společnosti;
- počítačové programy žádané v kanceláři;
- podnikání anglický jazyk na úrovni dostatečné k tomu, aby pomáhala řediteli při jednáních a korespondenci;
- udržování toku příchozí a odchozí korespondence v souladu s obecně uznávanými obchodními standardy;
- vnitřní dokumenty společnosti upravující problematiku v její působnosti;
- hierarchie společnosti a její struktura;
- těsnopisné techniky;
- pravidla ruského jazyka týkající se bezchybné dokumentace;
- pravidla pro používání kancelářského vybavení;
- standardy obchodní etiketa.
Asistent manažera se řídí:
- současné zákony Ruské federace;
- interní dokumenty společnosti;
- body tohoto popisu práce.
2. Funkce
Funkce asistenta manažera:
- Asistence manažerovi při jednáních a poradách.
- Koordinace činností s asistenty dalších manažerů za účelem organizování společných pracovních setkání a konferencí.
- Kontrola dokumentů a korespondence společně se sekretářkou manažera a její prvotní zpracování.
- Asistence manažerovi při jednáních a komunikaci se zahraničními partnery.
- Organizace optimálního příjmu návštěvníků.
- Pomoc manažerovi při plánování jeho obchodního plánu.
- Příprava shrnutí a dalších dokumentů na základě výsledků jednání a konferencí.
- Sdělování příkazů manažera zaměstnancům společnosti v mezích jeho působnosti.
- Plnění pracovních úkolů od vedoucího.
- Zastupování manažera na poradách v době jeho nucené nepřítomnosti je v jeho kompetenci.
- Sledování správnosti toku dokumentů ve vlastní kompetenci.
- Shromažďování informací a příprava podkladů na příkaz vedoucího v jeho působnosti.
- Zajištění opatření k udržení kanceláře vedoucího a jeho pracoviště v provozuschopném stavu.
- Informování manažera o možné problémy v činnosti společnosti.
3. Odpovědnost
Zástupce manažera má následující povinnosti:
- Za škodu, kterou společnost utrpěla jeho nekompetentním jednáním - v mezích stanovených pracovněprávními předpisy.
- Za zveřejnění vnitrofiremních dat a jiná porušení obchodní standardy- v mezích stanovených zákonem a firemními dokumenty.
- Za nesprávný výkon pracovních funkcí - v mezích stanovených příslušnými úředními dokumenty společnosti.
- Za porušení zákonů, ke kterým došlo při plnění služebních povinností – v souladu s aktuálními články právních předpisů.
4. Práva
K výkonu pracovních funkcí má asistent manažera následující práva:
- Informujte manažera o možnostech optimalizace plnění svých pracovních povinností.
- Přijímat úřední dokumenty společnosti, včetně důvěrných, nezbytné pro úspěšný výkon jejich funkcí.
- Přijímejte informace v rámci své kompetence od ostatních zaměstnanců společnosti.
- Vydávat příkazy jménem vedoucího v případech, kdy jim byly dány příslušné přímé pokyny.
- Schvalujte dokumenty v mezích své kompetence.
- Sledovat proces realizace příslušných pracovních příkazů manažera zaměstnanci společnosti.
- Účastnit se pracovních schůzek vedoucího.
- Zastupovat manažera na obchodních jednáních v případě jeho dočasné nepřítomnosti.
- Požadovat po vedení společnosti vytvoření podmínek nezbytných pro kvalitní plnění pracovních povinností.
- Získejte výhody a odměny v souladu s pravidly organizace.
SOUBORY
Proč potřebujete popis práce?
Pokyn je standardním vnitropodnikovým dokumentem souvisejícím s budováním pracovních vztahů mezi zaměstnanci. Umožňuje jasně definovat rozsah funkcí a odpovědnosti asistenta manažera. Jako právně významný dokument navíc pomáhá určit postavení stran v případných soudních sporech.
Pro manažera je DI, pokud je napsáno správně, dobrým nástrojem pro budování bezproblémových pracovních vztahů s jeho asistentem. A tento dokument pomáhá asistentovi identifikovat rozsah jeho pracovních povinností a odpovědností, které se od něj po přijetí do zaměstnání očekávají.
Pro asistenta i manažera hrají pokyny nesmírně důležitou roli, která se scvrkává na minimalizaci následků pracovních konfliktů.
Co je třeba vzít v úvahu při psaní CI
Jednotná forma popisu práce není dosud legislativně předepsána. Firmám se tak otevírá prostor pro kreativitu, zejména v popisu práce. Existují však některé obecně uznávané normy pro psaní DI, týkají se především počtu a názvů sekcí:
- Obecná ustanovení.
- Funkce.
- Práva.
- Odpovědnost.
K uvedeným položkám mohou být přidány další položky, které zahrnují např. popis pracovních podmínek. O proveditelnosti jejich zařazení rozhoduje vedení společnosti.
Základní ustanovení
Zde jsou uvedeny kvalifikační požadavky na zaměstnance. U pozice asistenta bude důležité zmínit zkušenosti s manipulací kancelářská technika, potřebnou sadu počítačových programů a v případě potřeby i dobrou znalost cizího jazyka. Sekce také standardně uvádí, kdo asistenta přijímá a komu se podřizuje a čím se má při výkonu svých funkcí řídit.
Pokud má ředitel několik asistentů, je lepší vypracovat DI pro každého z nich s uvedením konkrétních individuálních odpovědností.
Funkce
Obsah této části je věnován co nejpodrobnějšímu seznamu funkcí, které se od asistenta manažera očekávají. Obvykle popisují řadu povinností, které se blíží těm sekretářským, ale souvisejí spíše s komunikací s lidmi a méně s vyřizováním příchozích hovorů a dopisů. Je také důležité vzít v úvahu zvláštnosti práce společnosti, protože angličtina není všude vyžadována.
V mnoha společnostech vykonávají funkce výkonných asistentů sekretářky nebo asistentky. Proto je potřeba jasně popsat, co od asistenta očekává sám manažer: bude náhradou za sekretářku nebo bude plnit nějaké další povinnosti.
Odpovědnost
Tato část nastiňuje rozsah odpovědnosti zaměstnanců za porušení ruských zákonů a pravidel společnosti, zveřejnění údajů a další porušení. Část obvykle neuvádí konkrétní opatření odpovědnosti, protože věcně je lze určit pouze v průběhu pracovně právního řízení.
Práva
Popisuje sadu práv asistenta manažera. Obvykle je zcela standardní a liší se pouze specifiky jak samotné společnosti, tak odpovědností konkrétního asistenta.
Po vypracování a schválení pokynů jsou vytištěny v množství rovnajícím se počtu asistentů. Obvykle se tisknou na firemní hlavičkové papíry, čímž se ušetříte zbytečným potížím spojeným se zadáváním údajů do dokumentu o firmě a jejím řediteli. V konečné fázi podpisy a jejich přepisy připojuje jak samotný manažer, tak jeho asistent. Lze připojit i podpisy osob, se kterými je toto jmenování dohodnuto. V tomto dokumentu není vyžadována pečeť společnosti.
Dnes se budeme zabývat tématem: „popis práce asistenta manažera“, pokusíme se zdůraznit nejdůležitější věc a v případě potřeby algoritmus akcí. Zároveň máte přístup k exkluzivním komentářům našeho odborníka. Všechny otázky můžete pokládat ve speciálním formuláři za článkem. Vezměte prosím na vědomí, že před kladením otázek byste si měli pozorně přečíst článek, protože většina odpovědí již existuje.
Pro zefektivnění pracovněprávních vztahů je vytvořen popis práce pro asistenta manažera. Dokument uvádí funkční odpovědnosti, odpovědnost, práva zaměstnanců.
Pozici „asistenta manažera“ v různých organizacích lze nazvat různě: osobní asistent ředitele, asistent manažera, sekretářka.
Ukázka typického popisu práce pro asistenta manažera
1. Do funkce je jmenován a z ní odvolán asistent vedoucího zaměstnance na příkaz vedoucího organizace.
2. Zástupce vedoucího je podřízen přímo vedoucímu společnosti.
3. V době nepřítomnosti asistenta vedoucího přecházejí jeho práva a funkční povinnosti na někoho jiného oficiální, jak je uvedeno v organizačním řádu.
4. Do funkce asistenta vedoucího je jmenována osoba s vysokoškolským vzděláním a minimálně roční praxí v obdobné práci.
5. Asistent vedoucího se ve své činnosti řídí:
- legislativa Ruské federace;
- Vnitřní pravidla pracovní řád, zakládací listiny a dalších předpisů společnosti;
- příkazy a pokyny vedení;
- tento popis práce.
6. Asistent manažera musí vědět:
- stanovený postup pro nakládání s dokumenty v organizaci;
- pravidla obchodní komunikace a etiketa;
- postup pro vedení hlášení;
- pravidla pro používání kancelářského vybavení a komunikačního vybavení;
- základy práce v textový editor, tabulky;
- základy kancelářské práce;
- organizační struktura společnosti;
- postup při uzavírání a plnění smluv.
Asistentovi manažera jsou přiděleny následující funkční odpovědnosti:
1. Plánování pracovního dne manažera: vypracování a koordinace harmonogramu schůzek, návštěv, hovorů, recepcí a dalších akcí.
2. Osobní doprovod manažera na poradách, recepcích a výletech.
3. Technická podpora manažerská práce: objednávání jízdenek, doprava; organizace jednání a setkání.
4. Vedení zápisů a jiných dokumentů zaznamenávajících průběh a výsledky schůzí, jednání, jednání.
5. Vyrozumění zaměstnanců strukturální dělení organizování pokynů, příkazů řízení a sledování jejich plnění.
6. Shromažďování informací, příprava a poskytování analytických, informačních, referenčních a jiných zpráv vedení.
7. Provádění kancelářských prací, přijímání korespondence zaslané vedoucímu.
8. Přihlašování návštěv na osobní schůzku s manažerem, organizace jejich recepce.
9. Příjem písemností a žádostí o podpis vedoucím, jejich evidence, zaúčtování a předání vedoucímu.
10. Sepisování dopisů, žádostí a jiných dokumentů jménem vedení.
11. Příprava porad, porad, porad vedených manažerem. Shromažďování potřebných materiálů, informování účastníků o čase, místě a programu.
12. Plnění úředních úkolů vedoucího.
Asistent manažera má právo:
1. Přijímat informace v rozsahu nezbytném pro splnění zadaných úkolů.
2. Zasílejte managementu návrhy na zlepšení jejich práce a racionalizaci činnosti společnosti.
3. Zasílat požadavky na oddělení organizace (jménem vedoucího nebo z osobní iniciativy) o získání dokumentů nezbytných pro plnění jeho úředních povinností.
4. Požadovat, aby vedení instituce vytvořilo podmínky nezbytné pro výkon jeho služebních povinností.
5. Čiňte samostatná rozhodnutí ve své kompetenci.
6. Mít přístup k důvěrná informace, když vznikne potřeba podnikání.
Zástupce manažera je zodpovědný za:
1. Poskytování nepravdivých informací zaměstnancům organizace.
2. Nesprávné plnění služebních povinností.
3. Aplikace materiální škody organizace, stát, jeho protistrany, zaměstnanci.
4. Porušení termínů plnění zadaných úkolů.
5. Porušení ustanovení řídících dokumentů organizace, rozhodnutí, předpisů.
6. Zpřístupnění obchodního tajemství, osobních údajů, důvěrných informací.
7. Jednání nad rámec jeho působnosti.
8. Porušení pracovní kázeň, bezpečnostní opatření, vnitřní pracovní předpisy, požární ochrana.
9. Porušování standardů obchodní etikety, hrubé zacházení s obchodními partnery, návštěvníky a zaměstnanci organizace.
Náplň práce: požadavky na asistenta manažera, jeho pravomoci a práva + tipy na využití jeho práv
Při sestavování personálu musí vedoucí jakékoli organizace informovat přijatého zaměstnance o svém úřední povinnosti. Vedoucí musí při psaní pokynu dodržet pořadí jeho úseků a konkrétní strukturu.bObvykle je popsána charakteristika profese, uvedena oficiální pozice zaměstnance ve struktuře, požadavky, jeho práva a povinnosti. Asistent vedoucího je stejně jako ostatní zaměstnanci organizace povinen jednat a dodržovat všechny náležitosti tohoto dokumentu.
Asistent manažera je pozice, která je přítomna v personální struktuře téměř každého ruského velkého nebo středního podniku. Často jsou specialisté zastávající tuto pozici považováni za sekretářky s velmi omezeným rozsahem funkcí a odpovědností. To je ale zcela nesprávný přístup k pochopení specifik dané pozice. Asistentovi manažera může být svěřena nejširší škála pravomocí. Požadavky na jeho kvalifikaci a způsobilost mohou být velmi vysoké. Jaká jsou specifika pozice? mluvíme o? Jaká jsou typická práva a povinnosti výkonného asistenta v ruské společnosti?
Specifika pozice
O jakou pozici se jedná – „asistent manažera“? Jaké jsou povinnosti takového zaměstnance? Ve většině případů se pozice „asistent manažera“ vztahuje na sekretářku. V ojedinělých případech tato fráze označuje pozici zástupce ředitele - ale to je typické pro malé společnosti. Ve více či méně velké podniky Povinnosti osobního asistenta vedoucího jsou redukovány především na sekretářské funkce. Který přesně? V prvé řadě se jedná o kancelářskou práci, práci s korespondencí, řešení problémů spojených s pořádáním různých schůzek a dalších akcí, na kterých se přímo podílí šéf firmy. K povinnostem sekretářky (asistenta) manažera také téměř vždy patří vyřizování telefonních hovorů v kanceláři.
V některých případech je odpovídající pozice rozlišena do několika typů. Tedy sekretářky, které primárně vystupují technické práce- přijímání telefonních hovorů, vyřizování korespondence atd. se nazývají referenti. Specialisté, kteří jsou zodpovědní za organizaci akcí a kancelářskou práci, se zase nazývají office manažeři. Existuje názor, že u pozice, jako je asistent manažera, se předpokládá, že odpovědnosti a pravomoci jsou širší ve srovnání s typickými sekretářkami. Zejména mohou být vyjádřeny potřebou osobní přítomnosti na akcích, kterých se manažer účastní – firemní večírky, obchodní jednání, dovolené. V tomto případě může být asistent zodpovědný za prezentace připravené manažerem nebo za imageovou složku účasti jeho šéfa na akci. Lze poznamenat, že v pracovních sešitech je pozice asistenta vedoucího nejčastěji označována jako „sekretářka“.
Požadavky na asistenta manažera
Vezměme si takový aspekt jako typické požadavky na kandidáty na pozici „asistent manažera“. Povinnosti, které má zaměstnanec na příslušné pozici vykonávat, vyžadují určité dovednosti a kvalifikaci. Jejich konkrétní seznam je do značné míry určen pracovními specifiky činností sekretářky. Pokud tedy činnost asistenta manažera bude primárně odpovídat pozici supervizora, pak požadavky v tomto případě nebudou tak přísné: středoškolské vzdělání, minimální praxe, základní dovednosti práce s PC a kancelářskou technikou. Pokud zase kompetence asistenta manažera zahrnují některé manažerské funkce, pak bude seznam požadavků v tomto případě větší a pracovní povinnosti předpokládat více vysoká úroveň kvalifikace kandidáta na pozici tajemníka.
Typický soubor dovedností, které by výkonný asistent měl mít ve většině případů, je: znalost běžných cizích jazyků, znalost populárních počítačové programy pro práci s dokumenty, obrázky, prezentacemi. Důležitý aspekt Požadavky na kvalifikaci výkonného asistenta - osobnostní kvality. Patří mezi ně zdvořilost, pozornost, dobrá vůle, zodpovědnost a připravenost řešit nové problémy. Preferované věkové rozmezí kandidáta na pozici asistenta manažera v mnoha organizacích je 18–35 let. Ale samozřejmě existují podniky, které oceňují zejména zkušenosti zaměstnance, a proto ochotně najímají lidi mnohem starší.
Mnoho společností zároveň dává přednost náboru specialistů bez velkých zkušeností na práci, která zahrnuje vykonávání funkcí, které jsou typické pro asistenta manažera. To může být způsobeno specifiky obchodního segmentu, ve kterém společnost působí. V některých případech je lepší vyškolit zaměstnance pro práci ve společnosti, která relativně vzato otevřela první ruskou výrobu mikroprocesorů pro smartphony a tablety od nuly, s ponořením do všech nezbytných nuancí takového high-tech podnikání. segmentu, než se pokusit zkušenému vysvětlit, že staré metody řešení úloh v některých případech nefungují.
Hlavní odpovědnosti
Podívejme se podrobněji na povinnosti, které charakterizují takovou pozici asistenta manažera. Výše jsme poznamenali, že se to z velké části scvrkává na sekretářské funkce. Ale není tomu tak vždy. Často se stává, že asistent šéfa společnosti, zejména pokud jde o velká organizace, se podílí na přijímání klíčových manažerských rozhodnutí. Dokáže doprovázet jednání, kterých se šéf účastní – a to nejen po technické stránce, ale také se zapojit do příslušných dialogů, vyjadřovat názory a rady.
V řadě případů může manažer delegovat některé ze svých funkcí na svého asistenta – například pokud jde o informování podnikového týmu o všech významných manažerská rozhodnutí. Zaměstnanec na dané pozici samozřejmě často vykonává práce související se zajištěním komfortu činnosti jeho šéfa – z hlediska zajištění optimálního mikroklimatu v jeho kanceláři je vždy takříkajíc čerstvý čaj, aby hlavní zařízení používané manažerem funguje stabilně.
Pracovní režim
Nyní tedy víme, jaké jsou pracovní povinnosti, které charakterizují takovou pozici asistenta manažera. Naším dalším úkolem je prostudovat specifika pracovního plánu zaměstnance na odpovídající pozici. Samozřejmě v obecném případě asistent plní své povinnosti podle rozvrhu stanoveného zákoníkem práce, tedy v rámci 8hodinové pracovní doby, 5 dní v týdnu. V praxi jsou však možné výrazné odchylky od odpovídajícího režimu. Podobné scénáře mohou být typické pro pozici, jako je výkonný asistent s dalšími odpovědnostmi.
Specialista pracující na této pozici se totiž může zapojit nejen do záležitostí své firmy, ale i do řešení problémů, které přímo nesouvisejí s interními firemními aktivitami. Na služební cesty, semináře a konference tak může být vyslán asistent s příslušnými pravomocemi. Zaměstnanec může také vykonávat určité zprostředkovatelské povinnosti mezi svým nadřízeným a manažery působícími v jiných organizacích – například pokud jde o tok dokumentů nebo realizaci společných projektů. Harmonogram práce pro řešení takových problémů samozřejmě může být daleko od toho, co stanoví zákoník práce. Ve skutečnosti se stává nepravidelným, často delším než standardních 8 hodin.
Podívejme se, jak by mohla vypadat náplň práce asistenta manažera. Struktura příslušného dokumentu zpravidla začíná obecnými ustanoveními. Mohou naznačovat, že asistent manažera patří do kategorie specialistů. Již na úrovni místního pramene práva tak může společnost zaznamenat skutečnost, že osoba na dané pozici není vedoucím zaměstnancem (nikoli zástupcem ředitele). S vysoká pravděpodobnost- sekretářka nebo např. osobní asistentka vedoucího s dalšími povinnostmi.
Náplň práce asistenta: obecná ustanovení
V " Obecná ustanovení» popis práce může také obsahovat jazykové odrazy kvalifikační požadavky ke specialistovi. Například, které by měl mít asistent manažera odborné vzdělání a nějaké pracovní zkušenosti. Někdy stejná část popisu práce specifikuje oblast podnikání, ve které je žádoucí, aby osoba měla zkušenosti s prováděním činností.
Stav „Obecná ustanovení“. klíčové kompetence zaměstnanec. Mohou být vyjádřeny v požadavcích na znalost struktury řízení podniku, vnitřní a zahraniční politika zaměstnavatelská společnost, zásady komunikace mezi společností a úřady a jinými organizacemi, normy charakterizující kancelářskou práci, pravidla obchodní komunikace, jakož i vnitřní pracovní předpisy ve společnosti.
Pracovní povinnosti asistenta
Další klíčovou částí pokynů je „Pracovní povinnosti“. Jaká jsou jeho specifika? Tato sekce zaznamenává především funkční povinnosti asistenta vedoucího. Mohou to být: plánování pracovního dne šéfa (ve smyslu schůzek, hovorů, pohovorů), organizování technické podpory práce manažera (ve smyslu objednávání dopravy, organizování obchodních jednání), účast na pracovních cestách, obchodních jednáních, vedení zápisů a další dokumenty, zajištění interakce mezi manažery podniků s jinými strukturami společnosti, udržování komunikace s vládními úřady.
Práva asistenta
V popisu práce jsou vždy uvedena práva, která má asistent manažera. Odpovědnosti dané specifikou pozice jsou vždy doplněny odpovídajícími preferencemi. Jaká práva má tedy zaměstnanec na dané pozici? Je zajímavé, že povinnosti asistenta vedoucího podniku s nimi docela korelují. Například právo podepisovat a schvalovat určité dokumenty vzniká v souvislosti s potřebou periodická práce s takovými zdroji. Příkladem dalšího práva zaměstnance na odpovídající pozici je vyžádat si od bezprostředního vedení, ale i od dalších specialistů společnosti potřebné informace pro zařazení do dokumentů. Asistent manažera má také právo požadovat, aby šéf poskytl pohodlné pracovní podmínky. Pracovní povinnosti osoby mohou zahrnovat pravidelné odesílání a přijímání dokumentů - a tyto postupy musí být prováděny různými způsoby technické prostředky. Tajemník má právo očekávat plný přístup k těmto informacím.
Zodpovědnost asistenta
Prostudovali jsme tedy, jaké jsou povinnosti asistenta manažera a jaký může být rozsah jeho práv. Ve většině popisů práce pro specialisty v příslušném profilu je však ještě jedna sekce - „Odpovědnost“. Jaké znění v něm může být? Asistent vedoucího je nejčastěji odpovědný za: nesprávné plnění povinností stanovených příslušnými pokyny, avšak v mezích stanovených v zákoníku práce Ruské federace; přestupky, kterých se dopustil při své činnosti – opět v mezích Ruská legislativa; za způsobení škody společnosti - v mezích stanovených v zákoníku práce a občanském zákoníku Ruské federace a dalších pramenech práva.
souhrn
Studovali jsme tedy specifika takové pozice asistenta manažera, odpovědnosti a požadavky, které charakterizují tuto pozici v personální struktuře podniku. Specialista vykonávající příslušnou práci nejčastěji vykonává sekretářské funkce, ale může mít výrazně širší pravomoci. V ojedinělých případech pojem „asistent manažera“ odpovídá pozici zástupce ředitele, ale to je typické především pro malé podniky.
V „klasickém“ výkladu slovního spojení „asistent manažera“ se práce člověka na odpovídající pozici může blížit funkcím asistenta, úředníka nebo například office managera. V pracovní sešit asistent manažera bude s největší pravděpodobností napsán jako „sekretářka“ nebo „asistent“, i když hodně, samozřejmě, závisí na podnikové standardy přijaté v konkrétní organizaci.
Potřeba přizvat k práci specialisty daného profilu charakterizuje činnost většiny manažerů ruské podniky. Efektivní práce vrcholového manažera závisí na tom, jak dobře bude jeho asistent řešit jeho problémy – zdánlivě podružné z pohledu praktického řízení podniku, ale ve skutečnosti pro organizaci nesmírně významné. Práce sekretářky je nejdůležitější v komunikační struktuře týmu, v jehož čele stojí šéf společnosti.
Všimněte si, že mnoho společností praktikuje jmenování několika asistentů ředitele najednou. Stav a pravomoci každého z nich se však mohou lišit. Jeden specialista může být zodpovědný za sekretářské funkce, další může být vedoucí kanceláře a třetí může doprovázet manažera na akcích. HR manažeři si zároveň mohou procvičit zaměnitelnost zaměstnanců v rámci příslušných oblastí činnosti.
Pro zefektivnění pracovněprávních vztahů je vytvořen popis práce pro asistenta manažera. Dokument popisuje funkční povinnosti, odpovědnosti a práva zaměstnance.
Pozici „asistenta manažera“ v různých organizacích lze nazvat různě: osobní asistent ředitele, asistent manažera, sekretářka.
Ukázka typického popisu práce pro asistenta manažera
já Obecná ustanovení
1. Do funkce je jmenován a z ní odvolán asistent vedoucího zaměstnance na příkaz vedoucího organizace.
2. Zástupce vedoucího je podřízen přímo vedoucímu společnosti.
3. V době nepřítomnosti asistenta vedoucího přecházejí jeho práva a funkční povinnosti na jiného funkcionáře, jak je uvedeno v objednávce pro organizaci.
4. Do funkce asistenta vedoucího je jmenována osoba s vysokoškolským vzděláním a minimálně roční praxí v obdobné práci.
5. Asistent vedoucího se ve své činnosti řídí:
- legislativa Ruské federace;
- Vnitřní pracovní předpisy, Charta a další předpisy společnosti;
- příkazy a pokyny vedení;
- tento popis práce.
6. Asistent manažera musí vědět:
- stanovený postup pro nakládání s dokumenty v organizaci;
- pravidla obchodní komunikace a etikety;
- postup pro vedení hlášení;
- pravidla pro používání kancelářského vybavení a komunikačního vybavení;
- základy práce v textovém editoru, tabulkové procesory;
- základy kancelářské práce;
- organizační struktura společnosti;
- postup při uzavírání a plnění smluv.
II. Pracovní povinnosti asistenta manažera
Asistentovi manažera jsou přiděleny následující funkční odpovědnosti:
1. Plánování pracovního dne manažera: vypracování a koordinace harmonogramu schůzek, návštěv, hovorů, recepcí a dalších akcí.
2. Osobní doprovod manažera na poradách, recepcích a výletech.
3. Technická podpora práce manažera: objednávání jízdenek, doprava; organizace jednání a setkání.
4. Vedení zápisů a jiných dokumentů zaznamenávajících průběh a výsledky schůzí, jednání, jednání.
5. Upozorňování pracovníků strukturních úseků organizace na pokyny, příkazy vedení a sledování jejich plnění.
6. Shromažďování informací, příprava a poskytování analytických, informačních, referenčních a jiných zpráv vedení.
7. Provádění kancelářských prací, přijímání korespondence zaslané vedoucímu.
8. Přihlašování návštěv na osobní schůzku s manažerem, organizace jejich recepce.
9. Příjem písemností a žádostí o podpis vedoucím, jejich evidence, zaúčtování a předání vedoucímu.
10. Sepisování dopisů, žádostí a jiných dokumentů jménem vedení.
11. Příprava porad, porad, porad vedených manažerem. Shromažďování potřebných materiálů, informování účastníků o čase, místě a programu.
12. Plnění úředních úkolů vedoucího.
III. Práva
Asistent manažera má právo:
1. Přijímat informace v rozsahu nezbytném pro splnění zadaných úkolů.
2. Zasílejte managementu návrhy na zlepšení jejich práce a racionalizaci činnosti společnosti.
3. Zasílat požadavky na oddělení organizace (jménem vedoucího nebo z osobní iniciativy) o získání dokumentů nezbytných pro plnění jeho úředních povinností.
4. Požadovat, aby vedení instituce vytvořilo podmínky nezbytné pro výkon jeho služebních povinností.
5. Čiňte samostatná rozhodnutí ve své kompetenci.
6. Mít přístup k důvěrným informacím, když vznikne obchodní potřeba.
IV. Odpovědnost
Zástupce manažera je zodpovědný za:
1. Poskytování nepravdivých informací zaměstnancům organizace.
2. Nesprávné plnění služebních povinností.
3. Způsobování materiálních škod organizaci, státu, jeho protistranám a zaměstnancům.
4. Porušení termínů plnění zadaných úkolů.
5. Porušení ustanovení řídících dokumentů organizace, rozhodnutí, předpisů.
6. Zpřístupnění obchodního tajemství, osobních údajů, důvěrných informací.
7. Jednání nad rámec jeho působnosti.
8. Porušování pracovní kázně, bezpečnostní předpisy, vnitřní pracovní předpisy, požární ochrana.
9. Porušování standardů obchodní etikety, hrubé zacházení s obchodními partnery, návštěvníky a zaměstnanci organizace.
Asistent je tváří společnosti, cenný zaměstnanec, který má všechny pracovní procesy pod kontrolou, aniž by cokoli ztrácel ze zřetele, umí rychle řešit potíže, konflikty, problémy a ujme se jakýchkoli organizačních procesů. Pracovní povinnosti asistent manažera implementuje pod dohledem svého přímého šéfa, který je jeho pravou rukou. Asistent plní obrovské množství úkolů různé povahy, čímž uvolňuje čas svému šéfovi na globálnější úkoly v kampani.
Popis práce pro asistenta manažera
Popis práce je dokument, který obsahuje několik klíčových částí: seznam povinností, práv a odpovědností zaměstnanců. V pokynech, které si uchazeč o pozici asistenta musí pečlivě prostudovat a podepsat, je podrobně stanoveno, jaké jsou povinnosti asistenta manažera.
Obecná ustanovení
Obvykle se jedná o osoby s vysokoškolským vzděláním, minimálně roční praxí, znalostmi základů legislativy, dovednostmi v řízení kanceláře a znalostí cizí jazyky kdo umí pracovat na počítači a psát vysoká rychlost. Povinnosti asistenta ředitele vyžadují určité osobní vlastnosti:
- pečlivost, zodpovědnost;
- gramotnost, přesnost;
- odolnost vůči stresu, iniciativa;
- schopnost učení, tvrdá práce;
- pozitivita, diplomacie;
- vytrvalost, vytrvalost;
- komunikační dovednosti;
- poctivost, loajalita;
- disciplína, organizace.
Jsou stanoveny kvalifikační požadavky na asistenta manažera profesionální standard, schváleného nařízením Ministerstva práce ze dne 05.06.2015 č. 276n. Norma definuje následující požadavky na zaměstnance:
- vzdělání - střední odborné;
- Další vzdělávání— vzdělávací program pro bílé límečky;
- Neexistují žádné požadavky na zkušenosti;
- Pro přijetí do zaměstnání nejsou stanoveny žádné zvláštní podmínky.
Funkce
Profesní standard je nezbytný pro to, aby mu zaměstnavatel porozuměl jasně funkční požadavky na zaměstnance. Zákon ale umožňuje vybrat si mezi požadavky norem a kvalifikačních příruček. Usnesením Ministerstva práce č. 37 ze dne 21. srpna 1998 je v Kvalifikačním seznamu zařazena funkce tajemníka vedoucího zaměstnance. V souladu s ní jsou pracovní povinnosti asistenta vedoucího redukovány na tyto funkce:
- provádění prací na organizační a administrativní činnosti vedoucího podniku;
- vedení evidence společnosti, provádění pokynů vedoucího;
- organizování procesu přijímání návštěv, telefonování a třídění korespondence.
Odpovědnosti
Není těžké formulovat, jaké jsou povinnosti asistenta ředitele organizace: bez ohledu na směr činnosti organizace jsou funkce managementu obecně stejné. Mezi povinnosti asistenta patří:
- plnění osobních úkolů a požadavků od šéfa;
- vedení dokumentace;
- doprovázet šéfa na cestách a na obchodních akcích;
- koordinace a distribuce telefonních hovorů, korespondence a návštěv;
- organizování hovorů pro manažera;
- udržování korespondence na papíře i digitálně;
- rychle se rozhodovat v naléhavých situacích a poskytovat šéfovi informační základnu;
- organizování pracovních akcí a výletů pro manažera;
- sledování plnění příkazů a pokynů zaměstnanců od jejich nadřízených;
- poskytuje manažerovi vše potřebné materiály, kancelářská technika;
- účast na jednáních podle potřeby;
- pořádání firemní prezentace.
Práva
Jaké povinnosti má asistent ředitele a jaká práva jsou mu přidělena, určuje místní normativní akt organizací. Pro efektivnější výkon přímé práce má smysl zahrnout do popisu práce právo:
- předkládat návrhy na zlepšení své práce a poskytovat managementu projekty na zlepšení práce společnosti;
- požadovat dodržování vašich práv přihlášeni zaměstnanecká smlouva a vytváření podmínek nezbytných pro práci;
- rozhodovat v rámci své kompetence;
- dostat všechno Požadované dokumenty a nezbytné informace nezbytné k plnění pracovních povinností.
Seznam práv se někdy liší v závislosti na typu činnosti.
Odpovědnost
Každý zaměstnanec má povinnost vykonávat svou práci správně. Poté, co společnost zaznamená, jaké povinnosti má asistent vedoucího a zakotvila je v pracovní náplni a dalších organizačních předpisech organizace, odpovídá za nepoctivost a nekompetentnost zaměstnanec. Míra odpovědnosti je stanovena a zahrnuje hmotnou, kázeňskou a v některých případech i trestní odpovědnost za přestupky spáchané při výkonu práce. Odpovědnost asistenta může vzniknout za:
- způsobení hmotné škody organizaci;
- nedbalost v práci a neplnění povinností;
- osobní podnikání v pracovní doba;
- nedodržování vnitřních pracovněprávních předpisů, pracovní kázně, bezpečnostních a požárních předpisů;
- hrubost ke klientům, zaměstnancům a porušování pravidel slušnosti;
- jednání mimo vlastní kompetenci.
Profesní ředitel pro rozvoj Pracovní náplň ředitele pro regionální rozvoj
Cvičení: Likvidita a solventnost podniku, metody hodnocení a řízení
Využití ukazatelů výkonnosti logistiky
Koncepce a prvky logistického procesu
Pracovní náplň vedoucího úseku autodopravy Náplň práce vedoucího oddělení přepravních obalů