Analýza výkonové disciplíny

Údaje o průběhu a výsledcích kontroly vyřizování dokumentů jsou pravidelně analyzovány. Informace o stavu výkonnostní kázně jsou přislíbeny zpravidla měsíčně. Výsledky práce výkonných umělců vypadají nejzřetelněji, pokud měsíční zprávy předkládané vedení uvádějí:

· celkový počet dokumentů v práci výkonných umělců;

· počet (%) prací dokončených v předstihu;

· počet (%) nevyplněných nebo dokončených později než ve stanovených termínech;

· zpoždění při provádění pracovních podílů;

· důvody prodlení při realizaci.

Na základě analýzy těchto dat management přijímá opatření ke zlepšení výkonné disciplíny, urychlení toku dokumentů v organizaci a zvýšení obecná kultura práci s dokumenty.

Forma odpovědnosti za předčasné vyhotovení dokumentů

V souladu s USORD důvody, proč jsou dokumenty zpožděny s termíny, zahrnují:

· velký tok dokumentů, tzn. překročení pracovní zátěže zaměstnance;

· nízká výkonnostní kázeň (nedbalý přístup zaměstnance);

· manažer je velmi zaneprázdněn, což způsobuje oslabení kontroly nad jeho zaměstnanci;

· vada technické prostředky design a oběh.

Existují dvě formy odpovědnosti:

· administrativní (pokuta, odnětí prémie, ústní a písemné napomenutí, důtka);

· kázeňské (dočasné snížení funkce, odklad dovolené a výpověď, pokud zaměstnanec nedodal vysvětlivku z důvodu porušení kontrolních lhůt).

Analýza kontroly provádění dokumentů na základě výzkumu - u Okresního soudu Semenovskij v oblasti Nižnij Novgorod

Vše začalo, když se Okresní soud Semenovský začal zajímat o historii soudního systému vlast. A začali sbírat historické materiály, jak nejlépe uměli. Samotný okres Semenovský má dlouhou historickou minulost. Jak známe z historie. Po rozdělení pravoslavné církve příznivci staré víry uprchli do našich transvolžských lesů, usadili se na březích řeky Kerzhenets, vytvořili kláštery a díky své poloze dostali jméno „Kerzhaks“, což znamenalo a znamená pevnost staré víry. Historii Semjonovského regionu, a nejen jeho, popsal ve své knize M. Pečerskij „V lesích“.

V roce 1780 vznikly okresní soudy v gubernii Nižnij Novgorod - stavovské soudní orgány pro civilní a trestní případy šlechticů, později další panství v r. venkovských oblastí a okresy.

V roce 1787 ve městě Semenov nebyl okresní soud a vrchnostenské poručnictví, nebyl zde ani rychtář, a když Semenovci požádali o zřízení svědomitého soudu, protože pro malý počet obyvatel mohli žalovat starosty.

V roce 1796 byl vytvořen okresní soud Semenovský, kam byl v důsledku auditu přeložen jako soudce přísedící soudce Horního zemského soudu Zhedrinsky. Hodnotitelem byl zvolen soudce nižší rady okresu Semenovskaja P. Boshchanov a tajemníkem okresního soudu v Semenovsku D. Shnitinkov.

Soudní reforma z roku 1864 radikálně změnila soudní systém a soudní řízení vzniklá na základě „Instituce o guberniích“ z roku 1775, došlo k jejich likvidaci, vznikly nové soudní instituce: soudy s jmenovanými soudci (okresní soudy a soudní senáty) a soudy se zvolenými soudci) magistráty a sjezdy smírčích soudců).

23. dubna 1869 byl vytvořen Okresní soud v Nižním Novgorodu. Smírčí soudy, v jejichž čele stáli smírčí soudci, byly nižším soudem se zkráceným řízením. Proti rozhodnutím magistrátního soudu bylo možné se odvolat na okresním sjezdu magistrátů.

Čestnými soudci míru Semenovského okresu byli:

· Poručík A.N. Bělochovský:

· Provinční tajemník N.N. Bologovský:

· Prince A.M. Volkonskij;

· Kolegiát se sekretářem hrabětem Shalashinem.

Soudci městského magistrátu Semenovského:

· 1835 - D. Skushovsky, F. Miledin;

· 1863 - K. Prudovský, F. Chechněv, F. Khrenov;

· 1864 - I. Elunov, E Milelin;

· 1854 - S. Shoronov, M. Kiselev, Bochkarev.

Po revoluci se Semenovský městský magistrát přejmenoval na Semenovský okresní soud.

Dne 3. července 1917 byli zvoleni místní smírčí soudci a bylo vytvořeno šest obvodů místních soudců, které sloužily pro obvod Semenovský i Borský, které byly v té době součástí okresu Semenovského. Některé informace o těch, kteří vykonávali spravedlnost na území okresu Semenovsky, byly nalezeny v archivech, ale až od roku 1934.

Tak bylo zjištěno, že v říjnu 1034 byl V. V. zvolen lidovým soudcem okresu Semenovského. Zharinov, který pracoval v této pozici až do roku 1040, byl poté převeden do práce na ministerstvu spravedlnosti RSFSR. Od roku 1945 do roku 1967 vykonával spravedlnost v okrese Semenovsky S.M. Sokolov, předsedou Semenovského lidového soudu v letech 1960 až 1969 byl K.E. Ševčuk. Poté, od roku 1969 do roku 1989, V.P. působil jako předseda soudu Semenovského. Zadorina. V roce 1989 byl soudcem Semenovského lidového soudu zvolen Michail Petrovič Smirnov, který pak v letech 1993 až 1996 působil jako předseda okresního soudu Semenovský. M.P. Smirnov zemřel předčasně. Také od roku 1963 do roku 1982 pracoval D.I. jako soudce soudu Semenovského. Kulkov, veterán Velké Vlastenecká válka, který zemřel v roce 2006.

V současnosti vysloužilí soudci T.A. Andronycheva, který pracoval v letech 1981 až 2001, L.I. Onlyova - od roku 1997 do roku 2005.

V letech 1986 až 1994 působil V.S. jako soudce Semenovského soudu. Myasnikovová, v současnosti soudkyně Krajského soudu v Nižním Novgorodu.

V současné době sídlí Okresní soud Semenovský v budově, která dříve patřila okresnímu výboru strany Semenovský. Zde z iniciativy bývalého předsedy soudu Semenovského M.P. Smirnova, stejně jako rozhodčí V.S. Myasnikova, překonávající odpor některých úředníků, přestěhovala soud z polorozpadlé dřevěné budovy, čímž splnila příkaz prezidenta Ruské federace č. 32-rp ze dne 3. září 1991 „O naléhavých opatřeních ke zlepšení práce soudů hl. RSFSR." Obydlená budova zcela nesplňuje požadavky na prostory soudu, je nutné provést velká rekonstrukce budova.

V daný čas Soud se elektronizuje, na internetu vznikl web Semenovský soud, který podporuje otevřenost a transparentnost a dostupnost soudních řízení pro obyvatele regionu.

Do roku 2003 se lidoví přísedící účastnili projednávání případů, což svědčí o otevřenosti soudního řízení. Nyní si kdokoli může domluvit schůzku s jakýmkoli soudcem.

V roce 2003 bylo předloženo k posouzení 190 trestních věcí (dalších 213 občanskoprávních), v roce 2005 již 244 (248 občanskoprávních) a za devět měsíců roku 2006 175 (plus 174). Ukazuje se, že na jednoho soudce připadá asi sto případů a některé trvají i měsíce.

Servis dokumentační podpora Rada svou práci zakládá na následujícím regulační dokumenty:

· Objednat Generální ředitel Soudní oddělení nejvyšší soud Ruská Federace ze dne 29. ledna 1999 č. 8;

· Dočasné pokyny k vedení záznamů u okresního soudu (ve znění usnesení Nejvyššího soudu Ruské federace ze dne 29. ledna 1999 č. 94);

· Pokyny pro vedení soudní statistiky u soudů obecné jurisdikce Ruské federace, oddělení (oddělení) soudního oddělení pod Nejvyšším soudem Ruské federace;

· Trestní řád Ruské federace;

· Občanský soudní řád Ruské federace;

· správní řád Ruská Federace.

V Okresním soudu Semenovský vykonává funkce dokumentační podpory pro řízení kancelář, která organizuje svou práci pod vedením předsedy soudu v souladu s Dočasnými pokyny pro kancelářskou práci u okresního soudu a Pokyny pro Vedení soudní statistiky. předseda soudu

Vzhledem ke specifikům organizace existuje kontrola nad prováděním dokumentů v jedinečné podobě. Došlé písemnosti (stížnosti, návrhy, vyjádření) od občanů a organizací jsou evidovány ve věstníku (formulář č. 23) s uvedením data jejich přijetí. Zapsaná odvolání se týž den postoupí předsedovi soudu, který v souladu se zákonem určí exekutorovi, lhůtu k posouzení a udělí exekutorovi konkrétní pokyny. Jednotlivé žádosti (například žádosti obdržené od úřadů a úředníků, na které je vyžadována odpověď po povolení) může podřídit kontrole předsedajícího, což se zaznamená do deníku (formulář č. 23). Vedoucí kanceláře (soudní tajemník) systematicky kontroluje evidenční deník a podává předsedovi soudu zprávu o všech žádostech, u kterých uplynula stanovená lhůta pro řešení. Pokud odvolání neobsahuje otázky v působnosti soudu, je zasláno nejpozději do pěti dnů po obdržení úřadu orgánům nebo úředníkům oprávněným k řešení odvolání s vyrozuměním žadatele. Odvolání se považuje za vyřešené a je zbaveno kontroly v souladu s usnesením předsedy soudu. Vyřízená odvolání se spolu s kopií odpovědi žadateli a další korespondence k nim podávají v samostatném řízení. O posouzení odvolání je učiněna poznámka ve věstníku.

Subjekty kontroly jsou předseda soudu a vedoucí kanceláře a objekty jsou načasování projednávání případů a výkon rozhodnutí o nich a technologie pro práci s nimi.

Vedoucí kanceláře je odpovědný za dohled nad:

· vedení primárních statistických záznamů (evidenční a statistické karty pro trestní a občanskoprávní případy atd.) 4

· nad lhůtami pro vyřízení návrhů, stížností, žádostí doručených soudu, nad výkonem dekretů prezidenta Ruské federace o milostech;

· kontrola výkonu soudních příkazů zaslaných jiným soudům nebo obdržených od jiných soudů.

Vedoucí kanceláře vede evidenční karty, deníky tiskopisu č. 23 a č. 51, které uvádějí informace o prováděcích dokumentech.

U okresního soudu Semenovského jsou hlavními dokumenty, jejichž práce je neustále sledována, trestní, občanskoprávní a správní případy. Ovládání je rozděleno do dvou fází:

1. přímé projednání věci při soudních jednáních - předsedou soudu nebo jeho asistenty;

2. výkon rozhodnutí u služeb soudního exekutora nebo jiných oprávněných osob.

Organizace má standardní lhůty pro posouzení případů, které jsou uvedeny v Trestním řádu Ruské federace, Občanském soudním řádu Ruské federace a Správním řádu Ruské federace. Trestní případy se posuzují v souladu s trestním řádem Ruské federace 30 dnů; občanskoprávní případy - 14 dní (podle občanského soudního řádu Ruské federace); správní případy lze posuzovat až 2 měsíce (správní řád Ruské federace).

Jednotlivé lhůty k posouzení může předseda soudu stanovit např. v případě, kdy je třeba ve věci neodkladně rozhodnout nebo přijde odvolání z vyšších orgánů.

Po vynesení rozsudku soudu v konkrétním případě je vydán exekuční titul, který je zaslán příslušnému útvaru soudních exekutorů - vykonavateli trestu. Dále soudní služba (nebo další úředníci) učiní soudní verdikt v právní moci. (doba výkonu trestu může být libovolná). Po dokončení exekučních úkonů se exekuční titul vrátí soudu. Hlava Úřad čtvrtletně kontroluje vrácení exekučních titulů. Po zjištění skutečností dlouhého zpoždění vrácení exekučních titulů vedoucí. Úřad připravuje upomínky příslušným odborům soudních exekutorů, kterým byly zasílány uvedené exekuční listiny k exekuci. Pro jednotlivé případy (například náhrada škody) jsou zahajována kontrolní a vykonávací řízení, která se evidují ve zvláštním deníku (formulář č. 51) a v evidenční kartě. Kontrolní řízení probíhá v soudní kanceláři až do úplného vymožení přiznaných částek (obsahuje kopii soudního verdiktu, informace o směru provádění exekučních dokumentů, informace o výši výrobních sankcí).

K porušení lhůt pro vyřízení dokumentů nedochází vinou pracovníků úřadu, ale kvůli jiným strukturám, které případ neodeslaly včas, například soudní exekutoři zdržovali vrácení exekučních dokumentů. V tomto případě předseda vydá soudním exekutorům upomínku.

Všechna vyplněná odvolání (případy) jsou uložena v kanceláři soudu a po skončení kalendářního roku jsou předána do archivu. Každý spis má svou dobu uložení (nejdůležitější jsou trvale uloženy ve státním archivu).

Únor je čas na bilancování úkolů splněných za uplynulý rok. Do popředí se dostávají otázky sledování plnění úkolů a výkonnostní disciplíny. Proč je kontrola potřeba a jak ji provádět v průběhu roku, vysvětlíme v článku.

PROČ JE VÝKONNÁ DISCIPLÍNA ANALÝZA V ÚNORU

Analyzovat plnění úkolů v organizaci za uplynulý rok bude možné nejdříve v únoru. Roční potvrzení o výkonnostní kázni v organizaci se připravuje v prvních únorových dnech ze dvou důvodů :

1. Většina úloh s dokumenty má typickou lhůtu 30 kalendářních dnů. Pokud je úkol zadán 30. prosince, musí být dokončen do 30. ledna včetně. V roce 2018 byl posledním pracovním dnem 29. prosinec (29. ledna 2019 je typickým termínem plnění úkolů na dokumentech). V roce 2019 budou 30. a 31. prosince již pracovní dny, proto se termíny plnění úkolů posouvají o poslední dny Leden.
2. Nelze ignorovat lidský faktor a velmi častý zvyk odkládat věci na poslední chvíli. Je nepravděpodobné, že by se mezi účinkujícími nenašel někdo, kdo pošle své reporty 29. ledna, ačkoli na to měl celý měsíc.

Pokud je tedy uzávěrka úkolu 29. ledna, musíme do tohoto dne počkat. Pokud ani k 30. lednu není zpráva o dokončení, teprve potom lze úkol považovat za nesplněný.

CO JE KONTROLA PROVÁDĚNÍ ÚKOLŮ A VÝKONNÁ DISCIPLÍNA

Vedoucí každý den stanovuje úkoly pro své podřízené. Samozřejmě musí být splněny. Ale ne vždy to tak vyjde. Proto existuje sledování plnění úkolů.

Extrakce
z GOST R 7.0.8-2013 „Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování. Vedení a archivace záznamů. Termíny a definice"

88. kontrola vyřizování dokumentů: Soubor úkonů, které zajišťují včasné vyřízení dokumentů.

Zaměstnanec odpovědný za sledování provádění dokumentů je vždy informován o stavu výkonnostní disciplína v organizaci - poměr počtu přidělených úkolů k počtu splněných. V ideálním případě by měl být poměr 1:1.

Kontrola nad prováděním příkazů neexistuje sama o sobě. Jedná se o nástroj řízení a základ motivačního systému v organizaci. Na základě znalosti toho, kdo a jak během vykazovaného období pracoval, se rozdělují prémie a prémie za toto období. Takže například v únoru zpracováváme zprávu o výkonnostní kázni za uplynulý rok, abychom rozdělili roční odměny. Pokud neexistuje „plusový“ motivační systém, pak kontrola výkonnostní disciplíny slouží méně příjemnému účelu – rozdávat tresty za neplnění úkolů ( disciplinární řízení, pojistné se neplatí v plné výši). Pokud nejsou tresty poskytovány, ztrácí kontrola smysl. Ředitel si například uvědomuje, že z 10 jeho pokynů byla splněna pouze polovina, ale co když nebudou přijata žádná opatření?

KDO OVLÁDÁ

Osoba odpovědná za kontrolu vyřizování dokumentů je zpravidla jmenována z řad zaměstnanců služeb řízení úřadu. Například vedoucí služby nebo jeden z jejích zaměstnanců v malých organizacích - asistent manažera.

Odpovědná osoba je jmenována příkazem pro hlavní činnost (příklad 1) a popis práce se odpovídajícím způsobem doplňuje (příklad 2).

CO SE ŘÍDÍ

Pokud organizace používá systém elektronická správa dokumentů (SED), pak všechny úkoly v něm přiřazené automaticky spadají pod kontrolu. Denní a roční certifikáty jsou také generovány automaticky (podrobné). Osoba odpovědná za kontrolu zůstává generovat zprávu a „vyjmout“ ji z programu.

V nepřítomnosti EDS jsou možnosti:

• organizace může kontrolovat všechny úkoly. Na jedné straně to zjednodušuje proces: nemusíte se o každém úkolu rozhodovat, zda budete řídit jeho provádění nebo ne. Na druhou stranu se výrazně zvyšuje množství práce. Co EDMS dělá automaticky, je odpovědná osoba nucena dělat ručně;
• Organizace určuje úkoly, které jsou pod kontrolou. Je sestaven seznam respondentů, z něhož se sleduje provedení dopisů; témata interní a externí korespondence; typy dokumentů. Seznam je pevně stanoven v pokynech pro kancelářskou práci (Příklad 3). Věnujte pozornost bodu 5.8.27 v příkladu 3: dává organizaci právo dát pod kontrolu jakýkoli příkaz, pokud to ředitel považuje za nutné.

TYPY ÚKOLŮ, JEJICHŽ PROVÁDĚNÍ JE ŘÍZENO

Psaný

Většina takových zakázek. Jsou rozděleny do typů podle typu dokumentu:

• úkoly pro příchozí dopisy;
• úkoly pro interní korespondenci (kancelářské poznámky, poznámky);
• zadání dle zakázek pro stěžejní činnosti;
• úkoly založené na zápisech z jednání;
• úkoly koordinovat návrhy dokumentů.

Příchozí e-mailové úkoly a vnitřní korespondence jsou uvedeny v usnesení. Jedná se o náležitosti listiny, která musí obsahovat příjmení, iniciály exekutora (exekutorů), poučení o listině, případně lhůtu pro provedení, podpis toho, kdo usnesení vydal, datum usnesení.

Manažeři nesmějí uvádět obsah úkolu, termín a dokonce ani jméno vystupujícího (v závislosti na situaci). Tajemník, který stanoví úkol k provedení, musí pochopit, že:

• pokud ředitel neuvedl lhůtu, použije se standardní lhůta stanovená v pokynech pro vedení kanceláře;
• pokud ředitel neuvedl obsah úkolu, pak je dopis (poznámka) standardní a sám vykonavatel musí pochopit, co má dělat;
• pokud ředitel neoznačil vykonavatele, pak je dopis (poznámka) standardní a tajemník sám musí pochopit, komu úkol poslat, a vykonavatel musí pochopit, že tato otázka je v rozsahu jeho povinností.

Poslední možnost je mimo normu, ale je běžná.

V objednávkách a protokolech příkaz, lhůta a vykonavatel jsou uvedeny v textu dokumentu (příklady 4, resp. 5).

Úkoly pro schvalování návrhů dokumentů se liší provedením. Nevyžadují rozlišení ani výslovnost v objednávkách nebo protokolech. Složení schvalujících osob pro každý typ dokumentu je stanoveno v pokynech pro kancelářskou práci, předpisech o smluvní práci atd. Li oficiální Je-li obdržen návrh dokumentu označený „Ke schválení“, musí splnit požadavky LNA tento úkol bez dalších pokynů.

Ústní

Mnoho manažerů s pomocí sekretářky kontroluje své verbální pokyny. To je obtížnější než kontrola písemných úkolů:

• ústní pokyn musí být „zachycen“ a správně uveden v úkolu;
• ústní příkaz nemá standardní lhůty pro provedení;
• Hlášení o splnění ústního příkazu může interpret podat i ústně, při osobním jednání s ředitelem nebo telefonicky, ale nesdělí to sekretářce.

Aby se zajistilo, že při sledování provádění ústních pokynů nevzniknou žádné problémy, tajemník může:

• dohodnout se s ředitelem, že je-li podán ústní příkaz ke kontrole, vyrozumí o tom ředitel tajemníka s uvedením vykonavatele a lhůty;
• navrhnout řediteli přeměnu ústního pokynu na písemný: vytvořit objednávku na hlavní činnost nebo krátký zápis z jednání. Ústní výuka se pak stane běžným dokumentovým úkolem, který je mnohem snazší ovládat;
• zůstane-li příkaz stále ústní, upozorní tajemník vykonavatele na nutnost podat zprávu o provedení nejen řediteli, ale i kontrolorovi - tajemníkovi.

Tajemník oznámí vykonávajícímu zadání úkolu buď EDMS, nebo prostřednictvím e-mailem, to znamená, že v každém případě je úkol uveden písemně a zaznamenáno datum jeho odeslání zhotoviteli.

TERMÍNY PRO SPLNĚNÍ ÚKOLŮ

Termíny pro dokončení každého typu úkolu musí být stanoveny v pokynech pro vedení kanceláře organizace. Zdrojem termínů může být Vzorový návod o kancelářské práci v vládní organizace(články 4.6, 6.6), stejně jako průmyslové předpisy.

Zvláštní pozornost by měla být věnována lhůtám výzvy občanů. Platí zde federální zákon ze dne 2. května 2006 č. 59-FZ „O postupu při posuzování odvolání občanů Ruské federace“ (ve znění ze dne 27. prosince 2018; dále jen federální zákon č. 59-FZ). . Citujme dva jeho články:

Extrakce
z Federální zákonč. 59-FZ

2. Písemné odvolání podléhá povinné registraci do tří dnů od obdržení PROTI vládní agentura, varhany místní samospráva nebo úřední.

Extrakce

z federálního zákona č. 59-FZ

Článek 12. Lhůty pro posouzení písemného odvolání

1. Písemné odvolání doručené státnímu orgánu, orgánu územní samosprávy nebo úředníkovi v souladu s jejich působností se posuzuje do 30 dnů ode dne zaevidování písemného odvolání...

Zákonodárce poskytl organizacím tři dny navíc na vyřízení žádostí občanů ve srovnání s dopisy obdrženými od organizací, které jsou registrovány v den přijetí. Zda toto použít, si organizace určí sama a rozhodnutí zaznamená do pokynů pro vedení kanceláře (Příklad 6).

ŘÍDÍCÍ ALGORITHM

Algoritmus pro sledování realizace příkazů je uveden v Diagramu.

Jak jsme zjistili, bez ohledu na to, zda je příkaz ústní nebo písemný, samotný proces kontroly je nutně prováděn „písemně“. Podíváme se na to, co přesně musí sekretářka zaznamenat v každé fázi do tabulky.

CERTIFIKÁT O VÝKONNÉ DISCIPLÍNĚ

Výsledkem neustálého sledování plnění úkolů manažera jsou certifikáty výkonnostní kázně. Podle rozhodnutí managementu mohou být certifikáty různé frekvence: od denních po roční. Princip je jednoduchý: pokud organizace praktikuje měsíční bonusy na základě výkonu, pak se certifikát vystavuje měsíčně; Pokud jsou bonusy čtvrtletní, pak je certifikát čtvrtletní. Zprávy můžete generovat častěji, abyste včas identifikovali nedokončené úkoly. Výroční zpráva se vypracovává v každém případě: každý manažer chce vědět, kolik úkolů, které mu byly v průběhu roku přiděleny, bylo splněno (Příklad 7).

Podoba certifikátu je vypracována i na organizační úrovni a je zaznamenána v pokynech vedení úřadu.

SOUHRN

1. Sledování plnění objednávek a sledování výkonové disciplíny jsou funkcemi managementu. Tvoří základ motivační politiky organizace.
2. Na plnění zakázek dohlíží speciálně určený zaměstnanec. Vedení také ve stanovené frekvenci poskytuje informace o stavu výkonnostní kázně.
3. Sledují se jak úkoly vycházející z podkladů, tak ústních pokynů vedoucího. Na základě výsledků každého z nich musí zhotovitel podat informativní zprávu.

Ustanovení 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Systém norem pro informace, knihovny a publikování. Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu podkladů“ (schváleno nařízením Rosstandartu ze dne 8. prosince 2016 č. 2004-st).

FEDERÁLNÍ AGENTURA PRO KULTURU A KINEMATOGRAFII

Na posílení kontroly nad stavem výkonu disciplíny
v aparátu Spolkové agentury pro kulturu a kinematografii

Analýza stavu výkonu kázně v aparátu Federální agentury pro kulturu a kinematografii ukázala, že řada pokynů obsažených ve vyhláškách a nařízeních vlády Ruské federace a zápisech z jednání vlády, pokynech prezidenta Ruské federace Ruská federace, předseda vlády Ruské federace, místopředseda vlády Ruské federace a další orgány státní moc, dále pokyny vedení Ministerstva kultury a masové komunikace Ruská federace byla popravena v rozporu se stanovenými lhůtami.

Za účelem posílení kontroly včasného a kvalitního provádění pokynů, přípravy odpovědí na žádosti a odvolání členů Rady federace, poslanců Státní dumy, předsedů vládních orgánů ustavujících subjektů Ruské federace

Objednávám:

1. Pro manažery strukturální dělení Posílit kontrolu nad včasným a kvalitním prováděním zakázek, jmenovat z řad svých náměstků odpovědné za stav výkonné kázně v resortu.

2. Upozornit vedoucí oddělení na osobní odpovědnost za dodržování termínů realizace zakázek.

stanovit, že není-li z objektivních důvodů možné splnit příkaz včas, vedoucí oddělení předem předloží vedení Agentury návrhy na prodloužení lhůty s návrhem odpovědi orgánu, který tento příkaz vydal, s uvedením důvody prodloužení a plánovaný termín jeho provedení.

3. Správní odbor (A.D. Krasnov) by měl přijmout organizační opatření k posílení kontroly nad prováděním pokynů v aparátu Federální agentury pro kulturu a kinematografii.

Pro tyto účely:

a) zajistit pravidelné denní doručování úřední korespondence Ministerstva kultury Ruska;

b) přednostně zpracovávat vládní dokumenty a oznamovat je vedení Agentury v den jejich obdržení;

c) zasílat týdenní informace vedoucím strukturálních divizí o řízených zakázkách s končícími termíny;

d) poptávka od vedoucích strukturálních divizí vysvětlivky o důvodech nesplnění konkrétního příkazu s uvedením zaměstnance odpovědného za jeho provedení, pro následnou zprávu vedení agentury;

e) měsíčně poskytovat vedení analytické informace o stavu výkonné kázně v aparátu Agentury.

4. Před schválením Předpisů Federální agentury pro kulturu a kinematografii se při organizování práce s oficiálními dokumenty řídit Vzorovými předpisy pro interakci federálních výkonných orgánů, schválenými nařízením vlády Ruské federace z ledna 19, 2005 N 30.

Ministerstvo pro záležitosti poskytne oddělením kopie specifikovaných vzorových předpisů.

5. Smluvní právní oddělení (IF. Iljina), Obchodní administrativa (A.D. Krasnov) za účasti dalších útvarů Agentury zajišťují realizaci odstavce 2 nařízení vlády Ruské federace ze dne 19. ledna 2005. N 30 „O vzorových předpisech pro součinnost výkonné moci federálních orgánů“ .

6. Hlavní informační a výpočetní středisko (O.P. Neretin) doplňuje vybavení pracovišť osob odpovědných za kancelářskou práci na odděleních příslušnými programy a v případě potřeby organizuje jejich školení.

7. Zástupci vedoucího A.A. Golutva, V.S. Malyshev by měli zajistit snížení výše bonusu pro odpovídající strukturální jednotku a jednotlivé zaměstnance s přihlédnutím k výkonnostní kázni.

8. Svěřit kontrolu nad provedením tohoto příkazu zástupce vedoucího V.S. Malyshev

Dozorce
M.E. Shvydkoy

V tomto článku: Kdo potřebuje ukazatel výkonnostní disciplíny a proč. Co s jeho pomocí hodnotit. Jak implementovat hodnocení výkonnostní disciplíny: dva alternativní přístupy.

Téměř v každém našem projektu zavádění systému odměňování na základě výkonnostních ukazatelů je jedním z nejdůležitějších ukazatelů „výkonná disciplína“.

Existuje skutečně mnoho pozic, jejichž cílem je pouze striktní provádění regulovaných operací na čas. Při bližším zkoumání se ale ukazuje, že kontrola výkonné disciplíny je neméně důležitá pro vedoucí strukturálních divizí a pro takové kreativní pozice, jako jsou například obchodní manažeři a marketéři. Téměř každý specialista musí kromě bezprostředních cílů své pozice provádět různé regulační operace. Pro obchodníky se jedná například o včasné předání primárních dokladů účetnímu oddělení, přesné vyplnění údajů o protistranách v účetním programu a podobně. Pro manažery - poskytování plánů a zpráv. Pro marketing - provádění projektových úkolů včas. A tak dále.

Management musí kontrolovat načasování a kvalitu operací. To je jasné. Zavedení takového ukazatele ale podporují i ​​rozumní zaměstnanci, kteří jsou orientovaní na výsledky a oceňují jasná, společná pravidla hry. Za prvé chápou, že jejich výkon závisí do určité míry na výkonu ostatních článků v řetězci obchodních procesů. Účetní tedy nebude moci připravovat výkazy, pokud včas neobdrží prvotní doklady. A manažer prodeje nebude moci zpracovat prodej, pokud dodávka včas nezadá údaje o nových položkách produktu nebo pokud sklad nezpracuje příjem. Za druhé, tito zaměstnanci chápou, že jsou stejným článkem v obchodních procesech společnosti a závisí na nich práce ostatních oddělení a výsledky společnosti jako celku. Za třetí upřednostňují, aby všechny požadavky na ně byly jasně zaznamenány a neobjevovaly se náhle během období nouze, což by způsobovalo spory a nároky ze strany vedení.

Výkonnostní disciplína: Co hodnotit?

Ukazatel výkonnostní disciplíny zahrnuje hodnocení kvality a načasování plnění úkolů a zadání. V tomto případě můžeme mluvit o hodnocení na třech úrovních:

1. Provádění projektových úkolů a pokynů od vedení. Jedná se o poměrně rozsáhlé úkoly, pro které jsou stanoveny termíny a požadavky na výsledky.

Případové studie:

• Jeden z manažerů obchodního oddělení dostal pokyn, aby do měsíce „vyčistil“ adresář protistran v 1C a převedl neaktivní zákazníky do archivu.
• Správce systému dostal za úkol vypracovat projekt pro zavedení interní komunikace založené na IP telefonii.

1. Provádění běžných operací, jejichž termíny jsou stanoveny formou konkrétního termínu.

Případové studie:

• Vedoucí strukturálních divizí musí předložit plán nákladů na další měsíc do 25. dne každého měsíce.
• Oddělení nákupu sleduje ceny dodavatelů dvakrát ročně do určitého data.

1. Provádění „procesních“ úkolů, jejichž termín je definován jako doba od okamžiku určité spouštěcí události. Jedná se o úkoly, které jsou součástí podnikového procesu a jsou „spouštěny“ po provedení nějaké předchozí operace.

Případová studie:

• Účtárna provede platbu nejpozději následující den po obdržení faktury k úhradě.
• Sklad zpracuje příjem v účetním programu nejpozději do 3 hodin od přistavení vozidla k vykládce.

S každou úrovní se zvyšují požadavky na správu systému hodnocení výkonnostní disciplíny. Pokud se omezíte na první úroveň, můžete vést záznamy ručně a posouzení lze provést přímo rozhodnutím vedení. Na třetí úrovni objem zaznamenaných transakcí znemožní manuální vedení úplného účetnictví. Budete si muset vybrat mezi subjektivním hodnocením a implementací automatizačního systému.

Subjektivní hodnocení nebo úplná kontrola

Pokud se soustředíte výhradně na kontrolu „ve velkém“, stačí si vést záznamy např. Excel podle, například vedoucí kanceláře. Přesně to udělala jedna z našich klientských organizací. V rámci ročního plánování se tvořily projektové úkoly a pokyny pro vedoucí oddělení a jednotlivé specialisty. Byly zaznamenány v excelové tabulce s nadpisem „Roční plán“ s uvedením plánovaných termínů realizace. Na dodržování těchto lhůt dohlížel speciálně určený zaměstnanec. Na základě výsledků určitých sledovaných období vedení posoudilo práci odpovědných osob.

Zaprvé však úkoly měly ve skutečnosti různou váhu a význam, což ztěžovalo zavedení jednoduchý systém pobídky. Za druhé, management pociťoval stále větší potřebu brát v úvahu menší, ale neméně významné úkoly.

Úplná kontrola zahrnuje stanovení plánovaných a skutečných termínů plnění úkolů na všech třech výše uvedených úrovních. To je jediný způsob, jak získat úplný obrázek o výkonnostní disciplíně zaměstnance. Ruční vedení takových záznamů není reálné. Vyžaduje se implementace automatizačního systému. Takový systém by měl pro zaměstnance automaticky vytvářet rutinní a „procesní“ úkoly, zaznamenávat skutečné termíny, obsahovat nějaký mechanismus pro hodnocení kvality provedení a samozřejmě generovat příslušné reporty.

Náklady na implementaci takového softwarového řešení pro malé a střední podniky jsou poměrně vysoké. Na příkladu programu 1C-Document Flow, se kterým jsme se museli vypořádat, mluvíme o tom cca několik set tisíc (včetně přizpůsobení a úpravy programu potřebám zákazníka). Vedení, které se rozhodlo takový program zavést, se navíc bude muset vyrovnat s nutností zavedení nové personální pozice – správce systému.

Alternativou k implementaci programu pro zaznamenávání úkolů a zadání je opustit úplnou kontrolu ve prospěch zaznamenávání pouze selhání. V tomto případě bude hodnocení vycházet z počtu porušení termínů a případů nekvalitního provedení úkolů. Informace o malých procesních operacích budou muset být obětovány. Hodnocení bude v některých případech subjektivní. Množství práce se správou systému bude poměrně velké: budete muset ručně evidovat úkoly a překročení termínů, konsolidovat data do jednotlivých reportů pro zaměstnance a tak dále.

O našich zkušenostech s vývojem systému pro hodnocení výkonnostní disciplíny, v jakých hodnotách tento KPI měřit a jak propojit ukazatel s peněžním bonusem si povíme v následujících článcích.

Výkonnostní disciplína- jeden z nejdůležitější ukazatele zajištění efektivnosti podniku. Může to být jeden z klíčových ukazatelů výkonnosti. V tomto případě budou mít nejen manažeři, ale i samotní zaměstnanci podniku přímý zájem na zlepšení výkonnostní disciplíny.

Z článku se dozvíte:

Co je výkonnostní disciplína

Tento pojem je spojen výhradně s pracovněprávním vztahem mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Výkonnostní kázeň je to, jak dobře je zaměstnanec jasně a včas provádí dokumenty, provádí příkazy, pokyny, písemné a ústní pokyny přijaté těmi vedoucími, v jejichž podřízenosti je. Hierarchie podřízenosti zaměstnance je dána jeho pracovní náplní nebo podmínkami zaměstnanecká smlouva.

Výkonnostní disciplína nebo výkonnostní disciplína

V praxi často vyvstává otázka: výkonná nebo výkonová kázeň, jak správně psát, jaké formulace použít. V tomto případě byste měli kontaktovat výkladový slovník Ruský jazyk. Obsahuje termín "předvádění" zařazen do tvůrčí oblasti - provádění uměleckých děl. Tento termín se používá, když se mluví o stylu vystupování, kultuře, kompozici, dovednosti.

Ve stejný čas, "výkonný" má co do činění s:

1. osobě nebo orgánu provádějícímu rozhodnutí v praxi řídící funkce: výkonná pobočka, výkonný tajemník;
2. na člověka, který svou práci dělá dobře odpovědnosti, říkají: výkonný pracovník, zaměstnanec, laborant.

„Performing“ je přídavné jméno, které se obvykle používá u neživých podstatných jmen. Proto je odpověď na otázku „výkonová nebo výkonná disciplína“ jasná – samozřejmě výkonná disciplína. A to je pochopitelné, uvážíme-li postoj k práci, naplnění pracovní povinnosti. Vnitřní kázeň zaměstnance se v tomto ohledu projevuje i jako kreativní přístup a je nevědomou vnitřní nutností, osobní charakteristika. Ale zároveň lze tuto potřebu rozvíjet a zvládat.

Výkonová kázeň v organizaci přitom může charakterizovat jak jednotlivé zaměstnance, tak celé pracovní skupiny a týmy.

Dopad výkonné disciplíny v organizaci na efektivitu celého podniku

Každý podnik, bez ohledu na jeho předmět činnosti, formu vlastnictví a velikost zaměstnanců, se skládá z divizí, z nichž každá plní specifickou funkci. Divize se zase skládají ze zaměstnanců, jejichž funkčnost je určena popis práce nebo zaměstnanecká smlouva. Na to, jak jsou zaměstnanci svědomití provádět dokumenty, splnit jejich pracovní povinnosti, závisí na práci celého oddělení a tím i na efektivním fungování podniku jako celku. Výkonnostní disciplína v organizaci určuje, jak efektivně a včas každý zaměstnanec a jednotlivé pracovní týmy plní své úkoly. odpovědnosti, stejně jako příkazy operativního řízení.

Právě prováděcí disciplína zajišťuje včasné a kvalitní plnění elementárních úkolů, které následně tvoří rozsáhlejší programy a projekty. Neplnění některého z úkolů může v aktuálním období zůstat nepovšimnuto, ale následně může vést k významným finanční ztráty a narušení celého projektu.

Nízká výkonnostní kázeň se může projevit jak v podobě finančních sankcí za nedodržení smluvních závazků, tak i v podobě ztrát z důvodu promarněných finančních příležitostí. Proto musí podnik vykonávat řízení a kontrolu výkonné kázně, která zajistí realizaci všech plánovaných plánů, taktických a strategických úkolů stanovených vedením podniku.

Jak organizovat kontrolu a řízení výkonnostní kázně

Jak se řídí výkonnostní disciplína

Provádění disciplíny je kritériem, které je zcela zvládnutelné a lze jej zlepšit. Za tímto účelem můžete například:

Již ve fázi výběru kandidátů zohledněte pracovní zkušenosti, osobní efektivita A osobní kvalityžadatelé, určit, jak zodpovědně berou svou práci;

Zavést jednotné požadavky a jednotný disciplinární postup v organizaci, který se vztahuje na všechny zaměstnance. Jeho porušení musí být potrestáno.

Použijte diferencovaný přístup k posouzení výkonnostní disciplíny v případech, kdy jsou projekty prováděny v souladu se standardními požadavky na kvalitu a kdy tyto požadavky stanoví zákazník;

Zvýšit úroveň odborných dovedností a kvalifikace zaměstnanců, neboť výkonnostní kázeň je přímo závislá na těchto ukazatelích;

Implementovat v organizaci efektivní systém zaměstnanecké pobídky, motivující ke zvýšení individuální a kolektivní výkonnostní disciplíny.

Jak organizovat kontrolu výkonové kázně

I když výkonnostní disciplína charakterizuje ve větší míře odhodlání a postoj zaměstnance k dokončení úkolu, který mu byl přidělen, lze hodnotit podle takových kritérií, jako jsou:

• kvalita provedené práce;
• rychlé provádění objednávek;
• včasnost;
• účinnost.

Kvantitativní hodnocení tohoto ukazatele lze získat použitím koeficientu výkonnostní disciplíny. V nejjednodušší podobě se vypočítá jako poměr počtu úkolů splněných zaměstnancem k počtu úkolů, které mu byly zadány v r. zúčtovací období. Zároveň je velmi důležité, aby zadaným úkolům zaměstnanec jasně porozuměl a zaměstnavatel je správně zohlednil.

Při zadávání úkolu je pro interpreta nejvýhodnější použít tzv. SMART formát.

Při použití bude každý úkol přidělený pracovníkovi minimálně:

1. mít správné jméno začínající dokonavým slovesem (připravovat, rozvíjet, skládat atd.);
2. co nejvíce konkrétní a srozumitelné;
3. přístupný kvantifikace;
4. dosažitelný;
5. mít konkrétní dobu provádění.

Kontrola výkonové kázně musí být systematická. Je docela možné jej uspořádat stanovením požadavků, z nichž některé jsou povinné a některé pouze žádoucí. Seznam těchto požadavků je uveden v tabulce.

Povinné požadavky	Žádoucí požadavky
Úkoly zaměstnanců by měly být dokumentovány pomocí tabulek	Všechny úkoly, které obdrží zaměstnanec v závislosti na podřízenosti, musí být dohodnuty s přímým nadřízeným
Každá úloha musí být nastavena ve formátu SMART	Zaměstnanec musí být neprodleně informován, že byl přidělen nový úkol.
Používání systému připomenutí termínů úkolů a upozornění na jejich předání	Potřebujeme pohodlnou formu vizualizace úkolů, před kterými zaměstnanec stojí, s přihlédnutím k termínu, důležitosti atd.
Aplikace systému pro ověřování plnění zadaných úkolů a jejich akceptace manažery	Provádění interaktivní práce s úkoly, schopnost zadávat požadavky dodatečné informace, upozornění na změnu termínu atd.
Vývoj algoritmu, který vám umožní určit stupeň dokončení každého úkolu stanoveného zaměstnancem

Pokud jsou tyto požadavky splněny, pracovní a výkonnostní kázeň bude kontrolována v jakékoli fázi každého úkolu. Vedení podniku bude mít příležitost přijímat včasná manažerská rozhodnutí, která zcela eliminují chyby způsobené nedodržováním pracovní a výkonnostní kázně.

Navíc takovou kontrolu výkonové kázně se získáváním ukazatelů stupně plnění úkolů, jeho včasnosti a kvality lze stanovit jako jeden z ukazatelů KPI. Zaměstnavatel tak bude moci získat objektivní posouzení práce každého zaměstnance, jeho pracovní a výkonnostní kázně. V závislosti na tomto posouzení lze nastavit variabilní podíl odměny, tj. na tuto hodnotu lze vázat prémie a příplatky.

Hlavní důvod nízké výkonnostní disciplíny v organizaci

Za účelem zlepšení pracovní a výkonové kázně může management přijmout jakákoli opatření a manažerská rozhodnutí. Takže například podnik může dokonce vydávat speciál administrativní dokument.

Ale zároveň vydání takového příkazu samo o sobě nezaručuje zvýšení výkonné kázně a změnu přístupu pracovníků k plnění jejich povinností. pracovní povinnosti.

Jedním z hlavních důvodů poklesu odpovědnosti zaměstnanců je nízká výkonnostní kázeň vrcholových manažerů. Manažeři na všech úrovních si také musí být vědomi své odpovědnosti a jít příkladem svědomitého přístupu k zadané práci. Pouze v tomto případě bude řízení výkonnostní disciplíny skutečně efektivní a přinese požadovaný výsledek.