"delo" je systém pro automatizaci kanceláří a správu elektronických dokumentů. Smutný případ - recenze, recenze

23.02.2023

1. Evidence dokumentů

Než začnete s dokumentem pracovat, je nutné jej zadat do systému, tzn. Registrovat. Evidují se oba dokumenty přijaté zvenčí a vytvořené v rámci organizace: dopisy, objednávky, smlouvy, výzvy občanů atd.

Při registraci se vygeneruje registrační kontrolní karta (RC), do které se zadají informace o dokladu a systém automaticky přidělí číslo podle zadané šablony. Republika Kazachstán obsahuje úplný soubor metadat a podrobností stanovených standardy ruské kancelářské práce. Ke kartě lze připojit soubory obsahující texty nebo grafické obrázky samotných dokumentů.

Pro zohlednění resortních nebo oborových specifik lze složení polí Republiky Kazachstán rozšířit vytvořením dalších detailů.

Systém umožňuje automaticky evidovat dokumenty zaslané e-mailem, včetně těch, které jsou vybaveny elektronickým digitálním podpisem (EDS). Pro dokumenty připravené pomocí MS Word a Excel byl také implementován zjednodušený registrační postup přímo z uživatelsky známého prostředí editoru.

Pro usnadnění a urychlení procesu registrace se používají následující nástroje:

určení automaticky vyplněných podrobných hodnot (ve výchozím nastavení);

vyplnění podrobností výběrem požadované hodnoty z předem nakonfigurovaného adresáře;

seznam nejčastěji používaných standardních textů;

vytváření odkazů na jiné dokumenty;

přiřazení dokumentu k tematickým nadpisům atd.

Horní

2. Práce se soubory (elektronickými dokumenty)

K registrační kartě lze připojit soubory libovolného formátu obsahující textové nebo grafické obrázky dokumentů. Soubory jsou zaznamenávány v systémové databázi "DELO", což zaručuje jejich bezpečnost, poté je lze smazat z lokálního počítače uživatele. Systém zároveň poskytuje plnohodnotnou práci se soubory: prohlížení, editaci, mazání, podepisování elektronickým digitálním podpisem, diferenciaci přístupových práv (jak na úrovni Republiky Kazachstán, tak samotného elektronického dokumentu).

Překlad dokumentů z papírové do elektronické podoby

Systém umožňuje skenovat a rozpoznávat papírové dokumenty přímo z rozhraní registrační karty a automaticky připojuje přijaté soubory k Republice Kazachstán (možnost „Skenování“).

Pro organizace s velkým tokem dokumentů byla implementována možnost hromadného vkládání papírových dokumentů do systému a rozpoznávání jejich elektronických obrázků. To výrazně snižuje mzdové náklady na zadávání informací a vytváří předpoklady pro přechod na elektronickou správu dokumentů. (Volba "Stream scan").

Technologie snímání toku je následující. Při registraci se na doklad vytiskne jedinečný čárový kód přidělený systémem (na první nebo na samostatný prázdný list). Obsahuje jedinečné identifikační číslo dokumentu a pravidla pro jeho zpracování.

Během procesu skenování a rozpoznávání systém analyzuje čárový kód a zpracovává naskenované dokumenty podle informací v něm uvedených. Výsledky skenování získané v daném formátu jsou automaticky připojeny k odpovídajícím RC.

Systém poskytuje možnost flexibilně konfigurovat parametry skenování toku:

umístění čárového kódu na dokumentu nebo prázdném listu papíru;

podpora práce s oboustranným skenerem;

způsob zpracování (vytvoření grafického obrázku, textového souboru nebo kombinace);

formáty obrázků (TIFF, GIF, JPG, PNG) a rozpoznávání (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Počínaje verzí 8.9.7 bylo možné tisknout čárový kód z dokumentu dokumentu na speciální pásku uživatelem, který má přístup k funkci „Tisk čárového kódu“. Dokument je možné otevřít načtením čárového kódu z originálního dokumentu pomocí ručního skeneru. Bylo také možné vyhledávat dokumenty podle čárového kódu.

K implementaci této funkce se používá software ABBYY - FineReader 6.0 nebo 7.0 Scripting Edition. Další podrobnosti najdete na http://www.abbyy.ru

Horní

3. Práce s objednávkami (vystavování, realizace a kontrola)

Systém umožňuje práci s několika typy zakázek:

usnesení - příkaz vydaný oprávněnou úřední osobou na základě listiny;

doložka - pokyn obsažený v textu samotného dokumentu a bez konkrétního autora;

podřízené usnesení – netýká se dokumentu jako celku, ale jeho jednotlivého odstavce nebo usnesení; systém umožňuje sledovat hierarchii rozlišení libovolné složitosti bez ohledu na jejich počet;

návrh usnesení - předběžná verze usnesení vyžadující souhlas vedení.

Manažeři mohou zadávat pokyny a automaticky je posílat výkonným umělcům, přičemž delegují kontrolní pravomoci na speciálně určené úředníky nebo kontrolní oddělení. Systém podporuje práci s libovolným počtem instrukcí na dokumentu, z nichž každá má své vlastní osoby (autory, správce a vykonavatele). Všichni zainteresovaní úředníci tak mají k dispozici účinné nástroje pro snadnou kontrolu a vyřizování dokumentů.

Po zadání instrukcí jsou dokumenty automaticky odeslány účinkujícím na jejich pracovní účty v systému "OBCHOD". Úředník, který dokument obdržel, jej může buď sám vyhotovit a vložit odpovídající zprávu do systému, nebo svým usnesením dokument dále přeposlat výkonnějším pracovníkům nižší úrovně.

U kontrolních dokumentů, na které byla zadána objednávka, jsou automaticky sledovány exekuční lhůty, zvýrazněny řízené dokumenty a dokumenty s prošlými exekučními lhůtami. Systém automaticky informuje uživatele o porušení lhůty pro kontrolu nebo vyřízení dokladů a umožňuje přijímat hlášení o vyřízení kontrolních dokladů. Kontrolu lze také provádět prohledáváním dokumentů pomocí detailů kontrolních zakázek.

K vyřazení z kontroly dochází po obdržení závěrečné zprávy od zhotovitele. Když je objednávka odebrána z kontroly, informace o ní jsou automaticky odstraněny ze všech systémových účtů.

Horní

4. Kanceláře

Systém poskytuje uživateli „virtuální pracoviště“ – jeho osobní účet, který poskytuje pohodlné nástroje pro práci s dokumenty: vydávání, sledování a vyřizování objednávek, schvalování a podepisování projektů atd.

Kancelář je soubor složek, do kterých jsou seskupeny dokumenty přijaté jménem úředníka: odeslané ke schválení nebo k podpisu, čekající na usnesení, podléhající kontrole, přijaté k provedení atd.

Distribuce do kancelářských složek umožňuje organizovat velké množství dokumentů ve vaší aktuální práci.

Skříňky:

"Přijato"

"O výkonu"

"Na kontrolu"

"U vedení"

"V úvahu"

"Řízení dokumentových projektů"

"Na dohled"

"Na podpis."

Systém poskytuje vyvinuté prostředky pro informování majitele účtu o příchodu nových dokumentů do složek nebo o změnách jejich stavu.

Díky přehlednému rozhraní, které se co nejvíce přibližuje skutečným úkolům uživatele, je velmi snadné určit, se kterými dokumenty úředník pracuje a v jaké fázi provádění se nacházejí. Rozhraní i sadu dostupných funkcí lze konfigurovat individuálně pro každého uživatele systému.

Mít vlastní „pracovní stanice“ pro zaměstnance vám umožní pohodlně organizovat spolupráci s velkým množstvím dokumentů úředníci. Kromě toho je skříň také jedním z účinných bezpečnostních nástrojů důvěrná informace, a to díky možnosti omezit uživatelská práva k přístupu k němu.

Nástroje kanceláře a principy práce v ní plně zohledňují přijímané kancelářsko-pracovní technologie i tradiční rozdělení odpovědností a „rolí“ účastníků toku dokumentů. Zejména manažeři a další odpovědní úředníci mají možnost delegovat část svých pravomocí na asistenty nebo sekretariát - například funkce vydávání pokynů, sledování jejich plnění apod. (stejně jako tomu často bývá ve skutečnosti).

Horní

5. Práce s návrhy dokumentů

Všechny odchozí dokumenty procházejí během zpracování fází návrhu. Systém podporuje celý cyklus práce s projekty: vytvoření, editaci s uložením předchozích verzí, koordinaci a schvalování (podepisování) a nakonec evidenci odchozího nebo interního dokumentu vytvořeného na základě projektu.

Pro práci s projekty se používá speciální typ registrační karty obsahující sadu speciálních detailů.

Dodavatel, který vytváří návrh dokumentu, uvádí schvalující a podepisující úředníky, jakož i trasu pohybu projektu mezi nimi (sekvenční nebo paralelní).

Úředníci, kterým je dokument zaslán, se mohou seznámit s jeho obsahem a provést úpravy. Úpravu lze provést opravou aktuální verze, připojením souboru s komentáři na kartu nebo vytvořením nové verze projektu. Systém podporuje práci s neomezeným počtem verzí, což umožňuje pohodlně organizovat kolektivní práci s projektem, efektivně sledovat a organizovat tvorbu jeho různých verzí a v případě potřeby se v jakékoli fázi schvalovacího procesu vrátit k předchozí verzi .

Pokud je úředník s obsahem projektu spokojen, může jej schválit nebo podepsat elektronicky, včetně použití osobního elektronického digitálního podpisu (EDS). Stav projektu odrážející průběh schvalování a podepisování se automaticky aktualizuje a zobrazuje na pracovišti dodavatele.

Po absolvování všech fází schvalovacího řízení se ze schváleného projektu stává výstupní nebo interní dokument, který je nutné evidovat v systému. Jeho registrační karta je automaticky vytvořena na základě RC projektu.

Horní

6. Příjem a externí distribuce dokumentů

Současná úroveň rozvoje manažerských vztahů a prostředků komunikace vede k neustálému nárůstu objemu úřední korespondence. V velké organizace s výrazným tokem dokumentů jsou pro jeho zpracování speciálně vytvořeny samostatné jednotky - expedice. V souvislosti s touto důležitou podmínkou pro tvorbu efektivní systém tok dokumentů je automatizace funkcí příjmu a odesílání příchozích a odchozích dokumentů, a to v elektronické i papírové podobě.

Pro usnadnění zpracování dokumentů přenášených e-mailem podporuje systém "DELO" práci s e-mailovými programy kompatibilními s MAPI, vč. s MS Outlookem. Uživatel má následující možnosti:

přijímání a odesílání dokumentů e-mailem z rozhraní systému;

automatizovaná evidence přijatých dokumentů;

podepsání odeslané zprávy elektronickým digitálním podpisem;

šifrování zpráv pomocí prostředků šifrovací ochrany;

kontrola nad notifikacemi o evidenci dokumentů (v systému „BUSINESS“ instalovaném v přijímající organizaci).

Papírové dokumenty lze zaslat poštou, kurýrem nebo kurýrem. Pro organizaci zasílání velkého množství odchozích dokumentů je nutné vést o nich evidenci jejich zapisováním do zvláštních evidencí, podle kterých se dokumenty předávají k odeslání (proti podpisu). U tradiční technologie se k tomu používají zavedené registrační formuláře. Dokumenty jsou mezi nimi distribuovány v závislosti na druhu a ceně zásilky, kategorii adresáta atd.

Systém „DELO“ umožňuje výrazně zjednodušit a zautomatizovat pracný proces sestavování registrů.

Všechny odchozí dokumenty k odeslání, které mají externí cíl, jsou automaticky umístěny do samostatné složky. Systém lze konfigurovat pro libovolný počet typů zasílání a kategorií příjemců i pro ně určené typy registrů.

Zaměstnanec expedice nebo sekretářka může připravit mailing elektronicky s využitím pohodlných nástrojů pro třídění dokumentů do rejstříků, formulovat obsah balíků a tisknout hotové lejstra a obálky.

Systém také poskytuje pohodlný vyhledávací mechanismus pro obsah registrů, který v případě potřeby umožňuje rychlý přístup k dříve odeslanému dokumentu.

Horní

7. Pohyb dokumentů v rámci organizace

Kromě externí distribuce lze dokument v procesu práce s ním přesouvat v rámci organizace mezi různými úředníky (odděleními). Automatický přenos dokumentů přes lokální síť výrazně zjednodušuje a zrychluje výměnu informací a interakci mezi zaměstnanci.

Systém umožňuje odeslat registrační kartu s připojenými soubory do kanceláře libovolného zaměstnance. Zároveň se samotný dokument uloží na server a ve složce office se zobrazí odkaz v podobě záznamu o dokumentu. Tímto způsobem můžete odeslat dokument na všechna oddělení, aniž byste jej fyzicky kopírovali. Smazání záznamu z účtu zároveň nevede k úplnému smazání Republiky Kazachstán.

S tradiční technologií kancelářské práce se dokument obvykle přenáší mezi odpovědnými vykonavateli proti podpisu ve speciálním deníku. Za tímto účelem systém zajišťuje vedení protokolu o odeslání, který zaznamenává, kdo a kdy obdržel originál nebo kopii dokumentu. Uvádí se také číslo případu, do kterého byl dokument zaslán, nebo skutečnost jeho zničení.

Na základě záznamů protokolu převodů může sekretářka automaticky generovat a tisknout registry převodů dokumentů v rámci organizace (včetně oddělení).
V elektronické podobě je navíc možné promítnout hromadné seznamování úředníků s dokumentem.

Skutečnost odeslání dokumentu a přenesení papírového originálu (kopie) je systémem automaticky zaznamenána do příslušných deníků, což umožňuje rychle sledovat všechny pohyby dokumentu v rámci organizace.

Horní

8. Vznik případů

V průběhu běžného roku jsou vyhotovené dokumenty „odepisovány do spisů“ a tím vzniká archivní fond organizace. Systém poskytuje pohodlné prostředky pro organizaci ukládání papírových i elektronických dokumentů (soubory připojené k RK).

Funkce „Inventarizace případů“ zajišťuje automatizaci hlavních úkolů provozního ukládání dokumentů a souborů:

podpora akceptované nomenklatury případů organizací;

mechanismus pro odepisování dokumentu;

prohlížení seznamu dokumentů odepsaných do spisu;

podpora pro práci s vícesvazkovými soubory;

automatický přepočet stránek v souboru;

schopnost otevřít a zavřít případ pro příjem nových dokumentů.

Pro usnadnění práce exekutorů a zaměstnanců předškolních vzdělávacích zařízení při správném vytváření případů je možné dokument předem odepsat do případu již ve fázi registrace nebo práce s ním umístěním do speciální složky ( „K případu“). Následně, když je dokument exekuován a práce s ním je dokončena, není potřeba jej pro odeslání do případu konkrétně vyhledávat v databázi – stačí použít pohodlný nástroj pro skupinový odpis dokumentů předem připravených na toto do případu.

Základní funkce práce s archivem poskytuje systém „BUSINESS“, ale pro hlubší práci na údržbě a evidenci archivních souborů byl vytvořen samostatný systém „ARCHIVNÍ OBCHOD“. Pro efektivní interakci mezi těmito dvěma systémy byla implementována možnost exportu a importu dat.

Horní

9. Informační a referenční práce

Systém poskytuje rozsáhlé možnosti vyhledávání pro rychlé a pohodlné získání jakýchkoli informací shromážděných a uložených v databázi. Umožňuje vám okamžitě najít dokumenty, objednávky a návrhy dokumentů podle významu jakýchkoliv detailů a jejich libovolné kombinace. Možné je i fulltextové vyhledávání obsahu souborů připojených k registračním kartám.

Uživatelé mohou vytvářet vyhledávací dotazy libovolné složitosti a ukládat je pro následné opakované použití. Vyhledávací dotaz lze generovat buď od začátku, nebo na základě dříve vytvořené šablony. Jeden požadavek může kombinovat různé typy vyhledávání: přesnou shodu, různé rozsahy hodnot atd.

Pro snadný přístup lze dokumenty vybrané na základě vyhledávání uložit do osobních složek uživatelů nebo vytisknout ve formě seznamu.

Mechanismy pro kategorizaci dokumentů (jejich přiřazení ke konkrétnímu tématu) a jejich vzájemné propojení umožňují rychle, přesně a bez dalšího úsilí najít všechny dokumenty ke konkrétnímu tématu nebo problému a v případě potřeby snadno pochopit historii problému.

Je třeba poznamenat, že možnosti vyhledávání dokumentů pro každého uživatele jsou určeny v souladu s právy pro přístup k informacím, která jsou pro něj nakonfigurovaná. Můžete například omezit přístup k dokumentům určité kartotéky, skupiny nebo bezpečnostní klasifikace.

Systém má zabudované nástroje pro získávání formalizovaných reportů, které poskytují kompletní informace o průběhu práce s dokumenty (kromě standardního vyhledávacího mechanismu).

Tato funkce umožňuje okamžitě získat statistická data o toku dokumentů, která jsou pro management zajímavá, v souladu se zadanými parametry. Systém data automaticky zpracovává a prezentuje ve formě hotového dokumentu ve formátu Word s možností tisku pomocí textového editoru.

Uživatelé mohou obdržet následující formuláře pro hlášení:

Informace o toku dokumentů.

Shrnutí výkonu.

Pomozte připomenout provádění příkazů.

Informace o toku dokumentů pro korespondenty a občany.

Informace o práci úředníků/oddělení s dokumenty.

Takto získané informace slouží k hodnocení výkonnosti jak celého řídícího aparátu, tak konkrétních funkcionářů (výkonných pracovníků) a dále k přijímání opatření ke zlepšení výkonné kázně.

Možnost flexibilně konfigurovat parametry pro každou sestavu zajišťuje maximální přesnost a kvalitu výsledků vyhledávání a snadné použití systému.

Horní

10. Vzdálený přístup k datům a funkcím

Systém "BUSINESS" implementuje plnohodnotné webové rozhraní pro přístup ke všem datům a funkcím (Volba "BUSINESS -WEB"), které umožňuje práci s dokumenty přes Internet\Intranet. Pro úspěšnou organizaci práce na dálku stačí webový prohlížeč Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (a vyšší) nebo s ním plně kompatibilní software.

"DELO-WEB" poskytuje téměř všechny základní funkce popsané výše:

registrace dokumentů (s automatickým vyplňováním některých polí Republiky Kazachstán);

evidence souvisejících dokumentů;

připojování souborů k Republice Kazachstán;

certifikace a ověřování digitálních podpisů souborů připojených k Republice Kazachstán;

rozhodování o dokumentu a sledování jeho realizace;

zadávání zpráv o provádění příkazů;

práce v kancelářských složkách (prohlížení dokumentů přijatých v kanceláři);

schvalování (vizování) a podepisování návrhů dokumentů;

vyhledávat dokumenty a pokyny podle hodnot jejich podrobností;

fulltextové vyhledávání dokumentů;

použití různých vestavěných vyhledávacích dotazů;

diferenciace přístupových práv k datům a funkcím.

Univerzální webový přístup ke všem firemním dokumentům a možnost s nimi efektivně pracovat na dálku umožňuje systému DELO stát se plnohodnotným základem pro formování jednotného informačního prostoru v organizaci jakéhokoli rozsahu a úrovně. Volba "BUSINESS-WEB" je nezbytným řešením pro podniky s geograficky distribuovanou strukturou. Díky novým možnostem se zaměstnanci vzdálené pobočky, kteří se nemohou připojit k lokální síti „hlavní společnosti“, stávají rovnocennými účastníky toku dokumentů v celém podniku.

Aktivní využívání vzdáleného přístupu vytváří předpoklady pro zvýšení mobility personálu. Manažeři a specialisté, kteří jsou mimo kancelář (na služebních cestách, pracovních cestách apod.) mají možnost podílet se na rozhodování o dokumentech, jejich vyřizování a kontrole.

Využití webových technologií umožňuje výrazně zjednodušit architekturu podnikového systému pro správu dokumentů, protože nevyžaduje instalaci hlavní klientské aplikace na pracovní stanice uživatelů. Práce samotných uživatelů systému je také zjednodušena díky intuitivnímu a snadno použitelnému rozhraní.

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Vloženo na http://www.allbest.ru/

Elektronický systém pro správu dokumentů "Delo"

1. Účel systému

2. Možnosti systému

3. Uživatelské rozhraní

Závěr

1. Účel systému

Systém elektronické správy dokumentů „Delo“ je komplexním průmyslovým řešením, které zajišťuje automatizaci procesu kancelářské práce a zároveň udržuje plně elektronický tok dokumentů organizace. Systém je efektivně využíván jak v malých obchodních společnostech, tak v distribuovaných holdingových či resortních strukturách.

Automatizovaný tok dokumentů „DELO“ má téměř neomezenou škálovatelnost – schopnost „zvýšit pokrytí“ a zahrnout nové uživatele. Může současně pracovat od několika do několika tisíc uživatelů. Specializuje se na oblast automatizace podnikových procesů a procesů správy dokumentů, tvorbu elektronických archivů řídící, finanční, projektové a konstrukční dokumentace.

Při realizaci projektů provádí práce na implementaci, úpravě, konfiguraci systémů a integruje se se stávajícími systémy v podniku.

Partneři jsou spolehliví poskytovatelé IT řešení, kteří se osvědčili nejen mezi ruskými klienty, ale i v zahraničí:

Software Alee.

Mikroinvestice.

Holemont.

Elektronické kancelářské systémy.

Základní informační systémy:

Elektronická správa dokumentů.

Řízení úkolů a kontrola výkonové kázně.

Elektronické archivy.

Systémy účtování zásob pro restaurace a obchody.

Implementace takových systémů zajišťuje transparentnost procesů a zvyšuje efektivitu podniku jako celku.

2. Možnosti systému

Elektronický systém správy dokumentů Delo zajišťuje nezbytnou úroveň důvěrnosti informací a soulad se všemi regulačními požadavky, jak pro správu ruských kanceláří, tak s mezinárodními standardy (ISO 15489 „Informace a dokumentace – Správa dokumentů“ a ISO/IEC 17799:2000 „Informační technologie – praktické pokyny pro řízení bezpečnosti informací“). Poskytuje bezpečný tok elektronických dokumentů pomocí elektronického digitálního podpisu (EDS) a speciálních kryptografických nástrojů. Společnost Electronic Office Systems disponuje všemi potřebnými certifikáty FSB pro používání nástrojů informační bezpečnosti ve svých produktech.

Poskytuje možnost hromadného převodu papírových dokumentů do elektronické podoby a jejich umístění do systémové databáze pomocí volby „Flow Scanning“. Podporuje celý cyklus práce s projekty dokumentů, včetně jejich směrování a verzování. Umožňuje pracovat s dokumenty jak v lokální síti, tak vzdáleně - přes internet (“BUSINESS-WEB”).

Má otevřenou architekturu a poskytuje možnost integrace s dalším softwarem od EOS i od jiných výrobců softwaru. Subsystém pro poskytování státních a komunálních služeb na bázi EDMS „DELO“ umožňuje převést do elektronické podoby proces poskytování státních a komunálních služeb na všech úrovních – federální, krajské i komunální. To je zajištěno integrací s „Jednotným portálem státních a komunálních služeb“ (UPGU) prostřednictvím Systému mezirezortní elektronické interakce (SMEI). Systém „BUSINESS“ také umožňuje integraci s AS „Občanská výzva“.

3. Uživatelské rozhraní

Výhody pro manažery na různých úrovních:

Rychlé vyhledávání dokumentů;

Sledování pohybu dokumentu ve všech fázích jeho životního cyklu;

Efektivní kontrola a podávání zpráv o plnění usnesení;

Zkrácení času potřebného na přípravu a schvalování dokumentů;

Pohodlná práce na návrhech dokumentů;

Příjem souhrnných zpráv a protokolů;

Možnost delegování pravomocí;

Pro zajištění přístupu k dokumentům je v systému implementováno webové rozhraní.

4. Organizace práce v oboru „Obchod“

Hlavní funkce "Case":

Poskytněte kompletní životní cyklus dokumentu v organizaci od vytvoření konceptu dokumentu až po jeho odepsání a přenesení do archivu.

Práce s příchozími a odchozími dokumenty:

Evidence, kontrola a účtování došlé a odchozí korespondence;

Registrace dokumentů odeslaných e-mailem v automatizovaném režimu, včetně chráněných digitálních podpisů;

Nastavení struktury registračního čísla v souladu s nomenklaturou případů přijatou v organizaci;

Ukládání usnesení, sledování výkonu, psaní a kontrola zpráv o usneseních;

Předávání dokumentů k provedení v rámci organizace po stanovených trasách;

Rychlé vyhledávání všech detailů Republiky Kazachstán a Občanského zákoníku Ruské federace, možnost ukládat a používat složité vyhledávací dotazy;

Odepis dokumentů k archivaci a možnost jejich přenosu do archivu;

Kontrola průchodu a vyřizování dokumentů. Byla implementována funkce role kontrolora - možnost delegovat funkci kontroly dokumentů, bodů a usnesení na osoby nebo útvary určené jako kontroloři nebo kontrolní služby;

Správa přístupu k dokumentům;

Vytváření a ukládání šablon dokumentů;

Zajištění bezpečnosti informací.

Rozlišení uživatelských přístupových práv k dokumentům. Každému uživateli jsou přidělena: přístupová práva; práva na přístup k kartotékám, ve kterých můžete pracovat; soubor kancelářských operací v souladu s funkčními odpovědnostmi.

Závěr

"OBCHOD" je první domácí systém automatizace toku dokumentů, která získala státní certifikát nejvyšší kvality TsSCR Gosstandart Ruské federace. První verze systému DELO byla vydána v roce 1996.

V současnosti „DELO“ používá 2000 společností, institucí a organizací v Rusku a zemích SNS a celkový počet instalovaných pracovních míst je více než 150 000. Dvanáct subjektů federace zavádí automatizační programy pro státní orgány na všech úrovních na základě systém „DELO“. Systém správy kanceláří je efektivně využíván jak v malých obchodních společnostech, tak v distribuovaných holdingových či resortních strukturách.

automatizace kancelářské práce účetnictví zásob

Publikováno na Allbest.ru

Podobné dokumenty

Evidence papírových a elektronických dokumentů. Moderní elektronické systémy pro správu dokumentů a klasické kancelářské automatizační systémy. Tvorba bezpapírových kancelářských prací ve frekventovaných oblastech manažerských činností.

práce v kurzu, přidáno 12.8.2010

Obchodní proces koncept. Formuláře pro automatizaci registrace dokumentů. Funkce elektronických řídicích systémů pro kancelářskou práci a tok dokumentů, zdůvodnění jejich výběru a praktické využití. Struktura trhu se softwarovými produkty v oblasti elektronických řídicích systémů.

práce v kurzu, přidáno 17.07.2013

Principy automatizace a typy architektur systémů elektronické správy dokumentů. Obchodní procesy v prostředí 1C: Enterprise 8. Struktura informační základny elektronické správy dokumentů děkanátu. Objekty a metody mechanismu podnikových procesů.

práce, přidáno 27.06.2013

Vývoj projektu pro automatizaci toku dokumentů pomocí mechanismu obchodních procesů a s využitím moderního vývoje softwaru v 1C: Enterprise. Vytvoření informační základny "děkanátu" pro zpracování dat z procesu učení studentů.

práce, přidáno 26.07.2013

Moderní elektronické systémy správa a práce s dokumenty. Problémy tradičních a elektronické technologie DOW. Výběr efektivního EDMS (klasifikace systémů elektronické správy dokumentů). Zabezpečení elektronické správy dokumentů.

práce, přidáno 12.12.2007

Klasifikace a srovnání softwarových produktů v oblasti správy elektronických dokumentů. Informační výzkum a analýza procesů, které mají být v podniku automatizovány. Implementace podnikového systému elektronické správy dokumentů.

práce, přidáno 29.06.2012

Procesy toku interních dokumentů výrobního podniku. Vedení organizační a administrativní dokumentace. Vybudování modelu TO BE na základě návrhů na zlepšení procesů v rámci systému elektronické správy dokumentů.

práce, přidáno 22.01.2016

obecné charakteristiky základní přístupy k automatizaci toku dokumentů a procesů řízení v obchodním procesu organizace. Popis, funkce a účel systému elektronické správy dokumentů (EDMS) a také analýza problémů jeho integrované implementace.

abstrakt, přidáno 12.10.2010

Principy automatizace kanceláří. Principy technologie elektronické správy dokumentů. Systémy správy dokumentů založené na webových technologiích. Používání E-mailem. Firemní elektronický archivní systém.

práce v kurzu, přidáno 17.03.2004

Analýza obchodních procesů, informačních toků a úrovně automatizace činnosti realitní kanceláře. Vývoj modulu pro podporu vztahů se zákazníky a elektronické správy dokumentů. Logické schéma navrženého informačního systému.

„Electronic BUSINESS“ je softwarový balík vyvinutý na základě platformy „BUSINESS“ (Ruská federace) a přizpůsobený regulačnímu a metodickému rámci kancelářské práce a archivace. „Electronic BUSINESS“ poskytuje jak automatizaci tradiční kancelářské práce, tak plnohodnotnou správu elektronické dokumenty(včetně předmětové osnovy organizace). To vám umožní vytvořit řešení pro komplexní automatizaci na jakékoli úrovni a také hladce a bez rizika přejít na moderní technologie řízení organizace.

„Electronic CASE“ je škálovatelný a flexibilní v konfiguraci, snadno se přizpůsobí specifikům toku dokumentů v organizaci jakékoli velikosti od několika až po tisíce pracovišť. Možnost použití konkurenční licence umožňuje organizovat efektivní přístup do systému pro uživatele zpracovávající malý počet dokumentů s úsporou peněžní prostředky pro organizaci.

Vlastnosti systému - schopnost implementovat v základním balíčku všechny hlavní úkoly organizace při správě dokumentů.

Obecné vlastnosti:

schopnost automatizovat jak manažerský, tak specializovaný tok dokumentů organizace, přizpůsobit systém požadavkům zákazníka (přizpůsobitelnost systému);

organizování vzdáleného přístupu pomocí webového rozhraní (DELO-WEB);

mobilní práce manažerů a specialistů v on-line i off-line režimu;

využití široce používaných technologických platforem (Oracle, MS SQL)

zajištění potřebné úrovně ochrany informací;

udržování celého cyklu práce s návrhy dokumentů;

možnost integrace s jinými softwarovými produkty;

možnost hromadného překladu dokumentů do elektronické podoby s připojením elektronického obrazu dokumentu k evidenční kartě (skenování, průtokové skenování);

snadné použití a intuitivní rozhraní.

Oblast použití:

automatizace práce kanceláře/sekretariátu;

organizace smíšeného toku papírových a elektronických dokumentů v rámci organizace (včetně poboček);

zavedení úplné správy elektronických dokumentů (bezpapírové technologie) pomocí digitálních podpisů;

organizace řízení fondu technické dokumentace (normy, technické předpisy apod.);

automatizace práce resortního archivu organizace.

výhody:

Pro manažery na různých úrovních:

rychlé vyhledávání dokumentů, objednávek a dalších informací;

obnovení „virtuálního pracoviště“ manažera – jeho osobního účtu, který poskytuje pohodlné nástroje pro práci s dokumenty;

organizování polí dokumentů, které vyžadují seznámení, schválení a podepsání, uložení usnesení, kontrolu provedení atd., jejich distribucí do speciálních složek v kanceláři;

sjednocení procesů pro práci s dokumenty v organizaci;

rozsáhlé možnosti omezení přístupu zaměstnanců k dokumentům, což zajišťuje pohodlí a bezpečnost práce s důvěrnými informacemi;

výrazné zkrácení doby potřebné pro schválení a průchod dokumentů a v důsledku toho výrazné zrychlení procesu přijímání nejdůležitějších manažerských rozhodnutí;

příjem souhrnu analytické zprávy, včetně výkonnostní kázně;

specializovaná mobilní řešení s přizpůsobeným rozhraním.

Pro zaměstnance kanceláře a úředníky:

Rýže. 3 „EDMS v organizaci“

Zaměstnanci společnosti jsou aktivně účast v pracovní skupině k integraci resortních elektronických systémů pro správu dokumentů s mezirezortní systém elektronické správy dokumentů.

EDMS "Electronic CASE" poskytuje celý životní cyklus dokumentu v organizaci od vytvoření návrhu dokumentu až po odepsání a přenos do archivu.

Systém DELO a na něm vytvořená řešení efektivně využívá více než 200 organizací. Systém je schopen zajistit elektronickou správu dokumentů pro jakýkoli podnik a jakoukoli organizaci a také zvýšit efektivitu a kvalitu práce zaměstnanců s dokumenty. To zase optimalizuje obchodní procesy organizací jakéhokoli profilu a rozsahu.

S pomocí systému je to možné vytvoření jednotného informačního prostoru mezi systémy, které nejsou vzájemně propojeny, založené na serveru elektronické interakce (CMEA).

Použití metod ochrany kryptografických informací ( Digitální podpis a šifrování) vám umožní organizovat bezpečný, právně významný tok dokumentů.

EDMS "Electronic BUSINESS" je jiný plná funkčnost a technická úplnost řešení, k dispozici ihned po zakoupení. Již obsahuje každou z funkcí nezbytných pro organizaci správy dokumentů na vysoké úrovni.

Dostupnost open API poskytuje možnost integrace systému „Electronic BUSINESS“ s libovolnými informačními systémy a obchodními programy používanými zákaznickou organizací.

Software a technologická platforma pro správu dokumentů LanDocs byla vyvinuta specialisty LANIT. S jeho pomocí navržená řešení informačních technologií umožňují na jednotné systémové bázi vybudovat efektivní a komfortní prostředí pro podporu celé řady kancelářských procesů moderního podniku. Základní funkčnost, skladba modulů a softwarová rozhraní umožňují poskytnout uživatelům všech kategorií nástroje, které potřebují pro práci s elektronickými dokumenty. Řešení založená na LanDocs se vyznačují dobrou škálovatelností: do okruhu toku dokumentů obsluhovaného systémem mohou být zahrnuti jak uživatelé lokální počítačové sítě centrály, tak zaměstnanci vzdálených oddělení.

Příklady kompletních podnikových řešení implementovaných v krátké době na platformě LanDocs:

schvalování dokumentů v elektronické podobě;

organizace rychlého zpracování externích požadavků;

kontrola plnění dokumentů a úkolů;

příprava vizuálních zpráv o pohybu dokumentů;

organizace koordinovaného toku dokumentů v systému geograficky rozmístěných kanceláří;

organizace bezpečného podnikového archivu elektronických dokumentů.

Systém je na trhu od roku 1997. Zákazníkovi projektu automatizace dokumentů je poskytována celá řada služeb: od prověření stavu dokumentační podpory pro správu na automatizačním zařízení až po záruční a pozáruční služby technické podpory. Software LanDocs je certifikován pro shodu s ruskými státními normami GOST R (certifikát č. ROSS RU.ME20.N 01367).

Implementace systému správy dokumentů na platformě LanDocs umožňuje zákazníkovi řešit následující problémy:

Úkol zvýšit rychlost toku dokumentů (včetně kritických obchodních procesů) na úroveň požadovanou podnikem; Řeší se to prostřednictvím rozsáhlého zavedení elektronických interakcí mezi účinkujícími (zahrnující výměnu elektronických dat fyzický pohyb dokumenty);

Úkolem dosáhnout požadované úrovně výkonnostní kázně; Řeší se zavedením automatizovaných forem sledování počínání účinkujících a přípravou specializovaných hlášení;

Úkolem zkvalitňovat rozhodování managementu na různých úrovních řízení;

Řeší se výběrem a včasným doručením podkladů nutných pro rozhodování na pracoviště rozhodovatelů, prezentací sbírek obchodních dokumentů v nejvhodnější formě;

Úkolem dosáhnout požadované úrovně automatizace a bezchybného provozu při práci performerů s dokumenty; Je to řešeno využitím předdefinovaných směrovacích technologií pro zpracování dokumentů (Workflow), promyšlenou organizací automatických a osobních (s lidskou účastí) kontrolních funkcí;

Úkolem je organizovat efektivní a bezpečný přístup zaměstnanců zákazníků ke znalostem nashromážděným ve formě hmoty firemní dokumenty; Řeší se to systematizací kolekcí dokumentů, zavedením smysluplných firemních klasifikátorů a širokým používáním moderní metody vyhledávání a ochrana elektronických dat;

Úkolem vybudovat spolehlivý systém pro ochranu firemních dokumentů před různými typy neoprávněného přístupu; Je řešen integrovaným využitím technologií elektronického digitálního podpisu a kryptografické ochrany v systému;

Úkol organizovat holistický koordinovaný tok dokumentů v systému geograficky distribuovaných jednotek; K vyřešení tohoto problému poskytuje LanDocs specializované komponenty zodpovědné za výměny mezi kancelářemi a synchronizaci dat umístěných na samostatných místech.

Dnes jsou na platformě LanDocs vyvíjeny a implementovány jak tradiční administrativní automatizační systémy, tak komplexní systémy řízení podnikových procesů, které dalece přesahují rámec skutečných kancelářských pracovních úkolů a jsou integrovány do celkového podnikového informačního prostředí.

Základní funkčnost

Registrace a vyhledávání (včetně vyhledávání podle fulltextového indexu) dokumentů

Organizace spolupráce s dokumenty (zasílání dokumentů ke kontrole, kontrole, potvrzení, podpisu, provedení atd. s kontrolou stavů kancelářské práce)

Výměna obchodních dokumentů a zpráv

Automatizovaná kontrola realizace objednávek

Příjem zpráv o toku dokumentů

Příchozí korespondence

Správa

Dokumentové zprávy

Práce s digitálním podpisem

Rýže. 4 "Pracovní oblast"

Hlavní typy dokumentů:

ORD (příkazy, pokyny, pokyny, pokyny, zápisy z jednání)

Příchozí dokument

Odchozí dokument

Interní dokument

smlouvy (dohody)

Hlavní obchodní procesy:

Vytvoření karty dokumentu

Kontrola designu

Kontrola dokumentu

Schválení dokumentu

Kontrola realizace objednávek

Podpora spolupráce na dokumentech

Funkce podpory:

Verzování
Audit všech uživatelských akcí

Další funkce:

Podpora archivu

Možnost práce na dálku (PDA)

Šifrování dat

Integrační nástroje s MS Word, generování šablon dokumentů.

Rýže. 5 „Funkční architektura systému Optima WorkFlow“

Specifikace:

Podpora výměny dat přes OLE, File Oriented Application.

Podpora OS: Windows 2000/2003/XP/Vista, MCBC

Podpora DBMS: Microsoft SQL, Oracle

Komponenty Optima WorkFlow

Seznam předložených licencí nemusí být úplný. Prezentované seskupování licencí je podmíněné a nevztahuje se na pravidla pro seskupování licencí Optima WorkFlow.

Součásti systému:

Rýže. 6 „Součásti systému Optima WorkFlow“

2.3 Analýza dokumentace. Vytvoření informačního modelu

Informační model databáze je popis objektů (entit) se sadou atributů a vztahů mezi nimi, které jsou identifikovány v procesu studia vstupních i výstupních dat.

Jak bylo uvedeno v předchozím odstavci, hlavním úkolem při provádění této závěrečné práce je vytvoření databáze. V další fázi návrhu jakékoli databáze, po nastavení problému, byste měli shromáždit a analyzovat data, na základě kterých bude vytvořena.

Databáze oddělení pro práci s fyzickými osobami v komerční bance obsahuje tabulky určené pro efektivitu banky a automatizaci zpracování výsledků její činnosti: Jednotlivci, Účty, Kreditní karty, Transakce s účty kreditních karet, Debetní karty, Transakce s účty debetních karet, bankomat, pobočka. Tabulky jsou vzájemně propojené, což zajišťuje integritu dat.

Databáze je určena především pro zaměstnance banky pro kontrolu práce oddělení.

Informace o jednotlivcích zahrnují příjmení klienta, křestní jméno klienta, příjmení klienta, číslo mobilního telefonu, adresu a údaje o pasu.

Pro zobrazení údajů o jednotlivcích byla zvýrazněna entita „Jednotlivci“ (viz tabulka 3).

Tabulka 3 – „Jednotlivci“

Název pole	Datový typ	Klíčové pole	Odkaz na jinou tabulku
			Tabulka „Účty“ pole „Počet osob“
Příjmení klienta	Text
Jméno klienta	Text
Prostřední jméno klienta	Text
Adresa klienta	Text
Telefonní číslo	Text
	Text

Informace o účtu zahrnují následující položky: individuální typ účtu, detaily účtu, individuální číslo.

Pro zobrazení údajů o účtu byla zvýrazněna entita „Účty“ (viz Tabulka 4).

Tabulka 4 – „Účty“

Název pole	Datový typ	Klíčové pole	Odkaz na jinou tabulku

Typ účtu	Text
Detaily účtu	Text
Individuální číslo	Číselné		Tabulka „Jednotlivci“ pole „Číslo“

Tabulka Kreditní karty obsahuje následující pole: číslo kreditní karty, číslo účtu, produkt, typ produktu. Pro zobrazení údajů o kreditních kartách byla zvýrazněna entita „Kreditní karty“ (viz tabulka 5).

Tabulka 5 – „Kreditní karty“

Tabulka „Transakce s účty kreditních karet“ obsahuje informace: číslo kreditní karty, datum/čas, částky, číslo bankomatu. Pro zobrazení transakcí s účty kreditních karet fyzických osob byla zvýrazněna entita „Transakce s účty kreditních karet“ (viz tabulka 6).

Tabulka 6 – „Transakce s účty kreditních karet“

Název pole	Datový typ	Klíčové pole	Odkaz na jinou tabulku
Číslo transakce
číslo kreditní karty	Číselné		Tabulka „Kreditní karty“ pole „Číslo“
Čas schůzky	Čas schůzky
	Měnový
číslo bankomatu	Číselné

Tabulka Debetní karty (bankovní platební karta sloužící k platbě za zboží a služby a k získávání hotovosti z bankomatů) obsahuje: číslo debetní karty fyzické osoby, číslo účtu (účet pro její účast v bezhotovostním peněžním oběhu a akumulace bezhotovostních prostředků na účtu pro zamýšlené použití), produkt debetní karty, typ produktu. Pro zobrazení údajů o debetních kartách byla zvýrazněna entita „Debetní karty“ (viz Tabulka 7)

Tabulka 7 – „Debetní karty“

Tabulka Transakce s účty debetními kartami obsahuje informace: číslo debetní karty, datum/čas, částky, číslo bankomatu.

Pro zobrazení údajů o transakcích s účty byla zvýrazněna entita „Transakce s debetními kartovými účty“ (viz tabulka 8).

Tabulka 8 – „Operace s účty debetních karet“

Název pole	Datový typ	Klíčové pole	Odkaz na jinou tabulku
Číslo transakce
Číslo debetní karty	Číselné		Tabulka „Debetní karty“ pole „Číslo“
Čas schůzky	Čas schůzky
	Měnový
číslo bankomatu	Číselné		Tabulka "ATM" Pole "ATM number"

Dále je zde tabulka Pobočky, která obsahuje informace o čísle pobočky, adrese a vedoucím. Subjekt - „Pobočka“ (viz Tabulka 9).

Tabulka 9 – „Pobočka“

Tabulka bankomatu obsahuje informace: číslo bankomatu, adresu a číslo pobočky. Pro zobrazení dat byla vybrána entita „ATM“ (viz Tabulka 10).

Tabulka 10 – „bankomat“

3. Implementace databáze v MS Access

3.1 Vytváření tabulek a vztahů

Po informačním modelování přejdeme k implementaci databáze v MSAccess. Vytváření tabulek je založeno na entitách a atributech zvýrazněných v předchozím odstavci.

Tabulky se vytvářejí v návrhovém režimu, kde se vytvářejí zadáním názvů polí, jejich typů a vlastností. Chcete-li vytvořit tabulku v tomto režimu, stačí najít zkratku „Vytvoření tabulky pomocí návrháře“ a dvakrát na ni kliknout levým tlačítkem myši. V okně návrháře tabulek ve sloupci „Název pole“ musíte zadat názvy polí vytvářené tabulky. Ve sloupci „Typ dat“ - pro každé pole tabulky vyberte z rozevíracího seznamu typ dat, které budou v tomto poli obsaženy. Ve sloupci "Popis" můžete zadat popis tohoto pole (volitelné). V dolní části okna Návrhář tabulek můžete zadat vlastnosti pro každé pole nebo ponechat vlastnosti na výchozích hodnotách. Při vytváření konkrétní tabulky je třeba označit jedno pole jako klíčové.

Obrázek 7 – Vytvoření tabulky „Jednotlivci“, „Účty“ v návrhovém režimu

Obrázek 8 – Vytvoření tabulky „Kreditní karty“, „Operace s účty kreditních karet“ v návrhovém režimu

Obrázek 9 – Vytvoření tabulky „Debetní karty“, „Operace s účty debetních karet“ v návrhovém režimu

Obrázek 10 – Vytvoření tabulky „ATM“, „Pobočky“ v návrhovém režimu

Po vytvoření tabulek je třeba mezi nimi vytvořit vztahy. Aby bylo možné pohodlně zobrazovat, vytvářet, odstraňovat a upravovat vztahy mezi tabulkami, aplikace Microsoft Access používá datové schéma.

Chcete-li otevřít datové schéma, musíte provést příkaz „Tools“, „Data Schema“. Ve výchozím nastavení bude schéma obsahovat všechny tabulky. Chcete-li vytvořit spojení mezi tabulkami, vyberte pole pro spojení v hlavní tabulce, klikněte levým tlačítkem myši a přetáhněte pole do druhé tabulky. Uvolněte levé tlačítko myši nad polem podtabulky, se kterou se navazuje spojení. Poté se zobrazí dialogové okno Upravit odkazy.

Po provedení výše popsaných operací bylo pro databázi vytvořenou v této práci vytvořeno datové schéma (viz obr. 11)

Obrázek 11 – Datový diagram

Po navázání spojení mezi tabulkami je nutné vyplnit všechny tabulky. V okně databáze musíte vybrat tabulku, kterou potřebujete vyplnit, a poté kliknout na tlačítko „Otevřít“. Struktura tabulky databáze se objeví na obrazovce v zobrazení tabulky. Nová tabulka se skládá z jednoho prázdného řádku. Plnění se provádí podle záznamů, tzn. informace se zadávají pro celý řádek. Podobným způsobem byly v okně návrháře vyplněny všechny tabulky vyvíjené databáze (viz obrázek 12-19).

Obrázek 12 – Vyplnění tabulky „Jednotlivci“.

Obrázek 13 – Vyplnění tabulky „Účty“.

Obrázek 14 – Vyplnění tabulky „Kreditní karty“.

Obrázek 15 – Vyplnění tabulky „Operace s účty kreditních karet“

Obrázek 16 – Vyplnění tabulky „Debetní karty“.

Obrázek 17 – Vyplnění tabulky „Operace s účty debetních karet“

Obrázek 18 – Vyplnění tabulky „ATM“.

Obrázek 19 – Vyplnění tabulky „Pobočky“.

INSTRUKCE

pro práci v EDMS "Delo"

(hustý klient)

1.Přihlaste se do EDMS „Delo“ 3

2. Práce v kanceláři 4

3.Evidence dokumentů 7

3.1 Evidence došlých dokumentů 7

3.2 Evidence odvolání občanů 14

3.3Evidence odchozích dokumentů 20

4. Sestavení návrhu usnesení 35

5Přijetí návrhu usnesení 43

7Přijetí k provedení a zápis podřízeného usnesení 47

8Realizace usnesení 56

9Vytvoření projektu odchozího dopisu 58

9.1Vytvoření konceptu odchozího dopisu v reakci na příchozí dokument 58

9.2 Vytvoření iniciativního návrhu dokumentu 65

9.3Vytváření verzí projektu 65

10Odstranění příkazů z kontroly 68

11Vize návrhu dokumentu 72

12Podpis projektu 76

^
Přihlaste se do EDMS "Delo"

Rýže. 1 – Přihlášení

Stiskněte tlačítko "Enter". Otevře se hlavní okno programu.

Rýže. 2 – Hlavní okno EDMS „Případ“

V horní části hlavního okna programu jsou pole Kartotéka A Skříň, obsahující název aktuální kartotéky a kanceláře. Ve výchozím nastavení nastavují názvy kartotéky a účtu, které jsou pro tohoto uživatele definovány.

^ Funkce modulu Dokumenty:

Registrace dokumentů– slouží k evidenci došlé a odchozí korespondence a žádostí občanů. Při registraci se vygeneruje registrační kontrolní karta (RC), do které se zadají informace o dokladu a systém automaticky přidělí číslo podle zadané šablony. Ke kartě jsou přiloženy grafické obrázky dokumentů.
^ Funkce "Skříně". – používá se pro práci s dokumenty, které vyžadují provedení, a také pro práci s návrhy dokumentů. Kancelář je systémově soubor složek, do kterých se přijímají záznamy písemností, pokynů a návrhů písemností zasílaných do zaměstnání úředníkům přiděleným na tento úřad.
^ Prohledávejte dokumenty a osobní složky – používá se k vyhledávání dokumentů/návrhů dokumentů pomocí různých kritérií. K ukládání výsledků hledání můžete použít osobní složky. Vyhledávání lze uložit pro opětovné použití.
^ Inventář případů – tuto funkci poskytuje nahlížení do dokumentů odepsaných v případech, jakož i správu případů samotných. Tato funkce navíc slouží k nahrání informací o případech do databáze systému Archivní případy.
^ Odesílání dokumentů – funkce pracuje ve dvou režimech: v režimu „Neodeslané dokumenty“ pracujete s dokumenty připravenými k odeslání a označíte odeslání dokumentů; v režimu „Kontrola evidenčních dokladů“ je sledován příjem notifikací o evidenci odeslaných dokumentů odeslaných ze systémů „BUSINESS“ přijímajících organizací.

^
Práce v kanceláři

Ve složce "Přijato". existují záznamy o dokumentech a rezolucích Republiky Kazachstán, které již kabinet obdržel, ale ještě nebyly přijaty k provedení.

Dokumenty jsou umístěny do složky, pokud:

Záznamy o Republice Kazachstán odeslané na běžný účet z jiného účtu pomocí příkazu „Forward the Republic of Kazakhstan“;
Evidence o RK, jejímž interním adresátem je majitel běžného účtu (za předpokladu, že je označeno zaslání RK tomuto adresátovi);

Rýže. 3 – Obsah skříně (1 - 4 krabice)

Záznamy o Republice Kazachstán, jejichž vykonavatelem je majitel běžného účtu. Sloupce tabulky „Autor/Číslo položky, „Text“, „Plán“, „Vykonavatel“ jsou vyplněny.

Rýže. 4 – Obsah skříně (případ 5)

^ Do složky „In Progress“. dokumenty jsou zahrnuty, pokud:

v oblasti Republiky Kazachstán „Komu“ je uveden úředník, který je majitelem běžného účtu;
pole „Komu“ označuje oddělení, jehož vedoucí je vlastníkem běžného účtu;
Záznamy o Kontrolním kódu dokumentů přijatých k provedení, ale dosud neprovedených (tj. záznamy o Kontrolním kódu přesunuty ze složky „Přijato“ pomocí příkazu „Přijmout k provedení“);
Záznamy o Republice Kazachstán zasílané majiteli běžného účtu z jiné složky na běžném účtu pomocí příkazu „Přeposlat republiku Kazachstán“;
Záznamy o Republice Kazachstán, ve které jsou autorem usnesení a vykonavateli zadání majitelé tohoto úřadu.

^ Ve složce "On control" jsou zde veškeré záznamy objednávek (kontrolních i nekontrolních), jejichž autory či správci jsou majitelé běžného účtu.

^ Ve složce "Manuál". existují záznamy dokumentů Republiky Kazachstán, pro které byly vypracovány návrhy rezolucí a zaslány ke schválení majiteli běžného účtu (osobě označené jako autor rezoluce). Přístup do této složky má zaměstnanec, který vytváří návrhy usnesení pro vedoucího a po schválení je distribuuje.

^ Ve složce „Čeká na vyřízení“. existují záznamy dokumentů Republiky Kazachstán, ke kterým byl zpracován návrh usnesení a zaslán k posouzení majiteli tohoto úřadu (osobě uvedené jako autor usnesení). Záznamy o Republice Kazachstán s návrhy usnesení zmizí z této složky po provedení příkazu „Vrátit“ v okně návrhu usnesení.

^ Ve složce "K věci" jsou uloženy záznamy Republiky Kazachstán dokumenty podléhající odpisu. Záznamy o dokumentech mohou do této složky účtu umístit pouze uživatelé, kteří jsou vlastníky tohoto účtu.

^ Složka Project Management určený pro práci s návrhy dokumentů. Všechny odchozí dokumenty procházejí během zpracování fází návrhu. EDMS "Delo" podporuje celý cyklus práce s projekty: vytváření, editaci se zachováním předchozích verzí, koordinaci a schvalování (podepisování) a evidenci odchozích nebo interních dokumentů vytvořených na základě projektu. Všechny vytvořené návrhy dokumentů jsou uloženy ve složce „Projektový management“, ve které vykonavatel sleduje stav projektů a provádí další práce.

^ Složka „Na dohled“ obsahuje seznam záznamů o RCPD zaslaných ke schválení majitelům tohoto účtu. Pokud musí být jeden návrh dokumentu potvrzen několika úředníky - majiteli běžného účtu, bude složka obsahovat několik záznamů odpovídajících jeho RKPD (podle počtu vlastníků indosovaného účtu). Tyto záznamy se budou lišit pouze obsahem sloupce „Návštěvník“.

^ Složka „K podpisu“ obsahuje seznam záznamů o RCPD zaslaných ke schválení (k podpisu) majitelům tohoto účtu. Pokud musí být jeden návrh dokumentu podepsán více úředníky - majiteli běžného účtu, bude složka obsahovat několik záznamů odpovídajících jeho RCPD (podle počtu majitelů podepisujících účtů). Tyto záznamy se budou lišit pouze obsahem sloupce „Podpis“.

^
Registrace dokumentů

3.1 Evidence došlých dokumentů

Rýže. 5 – Hlavní okno EDMS „Případ“

Rýže. 6 – Výběr skupiny dokumentů

Klikněte na tlačítko „Vybrat“.

Rýže. 7 – Evidenční karta došlého dokladu

V otevřené registrační kartě v poli "Corr.". Zadejte první písmena názvu organizace a stiskněte tlačítko „Enter“. Pole bude automaticky vyplněno názvem organizace, pokud je v adresáři přítomna.

Rýže. 8 – Oddíl „Dopisovatelé“

Pokud v adresáři „Organizace“ není žádná organizace, dojde k přechodu do tohoto adresáře. V okně „Vybrat z adresáře organizace“ klikněte na tlačítko „Přidat organizaci“.

Rýže. 9 – Přidání nové organizace do adresáře

V registračním okně nové organizace vyplňte pole „Jméno“, „Město“, „Adresa“.

Rýže. 10 – Registrace nové organizace

Rýže. 11 – Vyplnění informací o organizaci

Klikněte na tlačítko „Záznam“.
Klikněte na tlačítko „Vybrat“.
Klikněte na tlačítko „Vybrat“. Pole "Corr." a „Podepsáno“ bude vyplněno hodnotami.

Rýže. 12 – Výběr organizace

V Republice Kazachstán v sekci „Korespondenti“ vyplňte „Out. Ne."
V poli „Datum“ dvakrát klikněte.
V zobrazeném kalendáři vyberte datum a klikněte na tlačítko „Enter“.
Pomocí klávesnice vyplňte pole „Složení“.
Určete typ dodávky z navrhovaného seznamu.

Rýže. 13 – Výběr hodnoty z referenční knihy „Typ dodávky“.

Do pole „Komu“ zadejte první písmena příjmení manažera, na jehož jméno byl dokument přijat, a stiskněte tlačítko „Enter“. Pole „Komu“ bude automaticky vyplněno příjmením manažera.
Pomocí klávesnice vyplňte pole „Obsah“.
V adresáři „Categories“, který se otevře, vyberte kategorie vaší organizace.

Rýže. 14 – Adresář „Rubricator“

Klikněte na požadovanou kategorii.

Rýže. 15 – Výběr rubriky z adresáře „Rubricator“.

Klikněte na tlačítko „Vybrat“.
Klikněte na tlačítko „OK“.
Naskenujte přijatý dokument a připojte jeho elektronický obrázek k registrační kartě.
Klepněte pravým tlačítkem myši na naskenovaný dokument a z nabídky vyberte „Kopírovat“.

Rýže. 16 – Přidání elektronického obrázku dokumentu

Rýže. 17 – Evidenční karta došlého dokladu

^
Evidence odvolání občanů

Rýže. 18 – Hlavní okno EDMS „Případ“

Klikněte na požadovanou skupinu dokumentů.

Rýže. 19 – Výběr skupiny dokumentů

Klikněte na tlačítko „Vybrat“.

Rýže. 20 – Přidání elektronického obrázku dokumentu

V registrační kartě přihlášky v poli „Civil“. Zadejte první písmena příjmení žadatele a stiskněte tlačítko „Enter“. Pole bude automaticky vyplněno příjmením žadatele, pokud je v adresáři uvedeno.

Rýže. 21 – Hledejte v adresáři „Občané“.

Pokud žadatel není v adresáři „Občané“, dojde k přechodu do tohoto adresáře. V okně „Vybrat z adresáře občanů“ klikněte na tlačítko „Přidat občana“ nebo stiskněte klávesu F2.
V registračním okně nového žadatele vyplňte pole „Příjmení“.
Pomocí klávesnice vyplňte pole „Město“.
Pomocí klávesnice vyplňte pole „Index“.
Pomocí klávesnice vyplňte pole „Adresa“.
Vedle pole „Region“ klikněte na šipku.
Vyberte region a klikněte na tlačítko „Vybrat“.
Vedle pole „Stav“ klikněte na šipku.
Klikněte na požadovaný stav žadatele a stiskněte tlačítko „Vybrat“.
V části „Pohlaví“ zaškrtněte políčko u požadované hodnoty.
Klikněte na tlačítko „Záznam“.

Rýže. 22 – Zadávání údajů o občanovi

Klikněte na tlačítko „Vybrat“. Pole v sekci „Dopisovatelé“ se automaticky vyplní zadanými údaji o občanovi.
Do pole „Komu“ zadejte první písmena příjmení a stiskněte Enter. Pole bude vyplněno požadovanou hodnotou.
Uveďte stav odvolání: anonymní nebo hromadné.
Vyplňte pole „Obsah“. s velkým písmenem.
Klikněte na tlačítko „Rubr(0)“. Toto pole je vícenásobný atribut.

Rýže. 23 – Výběr rubrikátoru

Klikněte na tlačítko „Vybrat“.
Klikněte na tlačítko „OK“.
Do pole „Složení“ uveďte počet výpůjčních listů.
Vyberte typ doručení ze seznamu.
Vyplňte pole „Přístup“ požadovanou hodnotou ze seznamu.
Naskenujte žádost.
V části „Soubory“ klikněte na tlačítko „Vložit“.
Po vyplnění všech údajů klikněte v okně registrační karty aplikace na tlačítko „Záznam RK“.

Rýže. 24 – Zadávání údajů o občanovi

^
Registrace odchozích dokumentů
1. V hlavním okně programu „Věc“ pro registraci dokumentů klikněte na tlačítko „Registrace dokumentu“.

Rýže. 25 – Hlavní okno programu „Case“.

V okně, které se zobrazí, vyberte požadovanou skupinu dokumentů.

Rýže. 26 – Výběr skupiny dokumentů

V otevřené evidenční kartě odchozího dokumentu do pole „Podepsáno (0)“ zadejte první písmena příjmení vedoucího, který dokument podepsal.
Stiskněte tlačítko „Enter“. Systém zobrazí možnosti pro nalezené shody v případě, že existuje několik shod, nebo okamžitě vyplní pole „Pod.(0)“, pokud existuje pouze jedna shoda.
Vyplňte pole „Obsah“. pomocí klávesnice.
V poli "Exec." Zadejte první písmena příjmení interpreta.
Stiskněte tlačítko „Enter“. Systém zobrazí možnosti pro nalezené shody, pokud existuje několik shod, nebo okamžitě vyplní pole „Exec.“ pokud existuje pouze jedna shoda.

Rýže. 27 – Vyplnění RZ odchozího dokladu

Do pole „Přístup“ vyplňte požadovanou hodnotu.
Chcete-li uvést, kteří úředníci dokument schválili, klikněte na tlačítko „Víza (0)“.
V zobrazeném adresáři „Divisions“ vyhledejte schvalovatele.

Rýže. 28 – Výběr schvalujícího úředníka

Klikněte na nalezeného interpreta a stiskněte tlačítko „Vybrat“.
V případě potřeby uveďte datum, kdy byl dokument potvrzen.

Rýže. 29 – Zadání informací o schválení dokumentu

Klikněte na tlačítko „OK“.
Klikněte na tlačítko „RUB(0)“. Toto pole je vícenásobný atribut.
V adresáři „Categories“, který se otevře, vyberte požadovanou kategorii.

Rýže. 30 – Zadání informací o schválení dokumentu

Klikněte na tlačítko „OK“.
Naskenujte odchozí dokument a připojte jeho elektronický obrázek k registrační kartě.
Klepněte pravým tlačítkem myši na naskenovaný obrázek a z nabídky vyberte „Kopírovat“.
V části „Soubory“ klikněte na tlačítko „Vložit“.

Rýže. 31 – Zadání informací o schválení dokumentu

Pokud je odchozí dopis připraven jako odpověď na příchozí dopis, je nutné uvést vztah mezi nimi. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Odkazy (0)“. Pomocí této náležitosti vám systém umožňuje evidovat libovolný počet různých spojení mezi některými dokumenty a jinými, včetně dokumentů, které nejsou evidovány.
V okně, které se zobrazí nahoře, klikněte na tlačítko „Hledat podle čísla“.

Rýže. 32 – Zadání informací o schválení dokumentu

V okně vyhledávání podle čísla zadejte do pole „Reg.č.“ číslo došlého dokladu, se kterým chcete propojit aktuální doklad.
Zadejte rok.
Klikněte na tlačítko „Najít“.
Vyberte dokument.
Vyberte připojení „Pro spuštění“.
Klikněte na tlačítko „Link“.

Rýže. 33 – Zadání informací o schválení dokumentu

V okně připojení klikněte na tlačítko „OK“. V okně registrační karty se v poli „Odkazy (1)“ zobrazí odkaz na dokument.

Rýže. 34 – Evidenční karta odchozího dokumentu

V okně registrační karty odchozího dokumentu klikněte na tlačítko „Zapsat RC“.
V sekci „Adresáti“ můžete určit přijímající organizaci, které je odchozí dopis určen, v Republice Kazachstán klikněte na tlačítko „Adresa (0)“.

Rýže. 35 – Adresáti písemnosti

Rýže. 36 – Hledání adresy v adresáři „Organizace“.

Klikněte na tlačítko „Najít“.

Rýže. 37 – Výběr zástupce organizace

Klikněte na tlačítko „Vybrat“.
Odeslání dokumentu.

Rýže. 38 – Uvedení data odeslání a druhu odeslání

Pokud posíláte dokument do Státní dumy Běloruské republiky e-mailem, postupujte podle „Pokynů pro zasílání a registraci dokumentů v Delo EDMS prostřednictvím dopravního uzlu“. Nezapomeňte zkontrolovat svou e-mailovou adresu v poli „e-mail“.

Registrace odchozího dokumentu na základě konceptu dokumentu
1. V hlavním okně programu „Věc“ klikněte na tlačítko „Evidence dokumentů“.

Rýže. 39 – Hlavní okno EDMS „Případ“

V okně, které se objeví, klikněte na tlačítko „Storno“. Zůstane okno obsahující seznam dokumentů evidovaných během určitého časového období.

Rýže. 40 – Seznam listin evidovaných XX.XX.XX

V liště nabídek klikněte na položku „Projekty“ (pokud nejsou žádné projekty připravené k registraci, tato položka bude neaktivní). Otevře se okno se seznamem návrhů dokumentů připravených k registraci.

Pozornost!

Chcete-li upozornit zaměstnance kancelářského oddělení, měli byste nakonfigurovat podsystém „Výstrahy, oznámení a řízení procesů“. Oznámení budou zasílána e-mailem.

Rýže. 41 – Seznam projektů připravených k registraci

Dvakrát klikněte na záznam na RCPD, na základě kterého chcete zaregistrovat RC dokladu.
Podívejte se na návrh dokumentu.

Rýže. 42 – Návrh dokumentu

Rýže. 43 – Ověřování podpisů

Vraťte se na RCPD dokumentu.
Klikněte na „Zaregistrovat projekt“ v nabídce Soubor. Otevře se okno dokumentu RC, které patří do stejné skupiny dokumentů jako projekt. Některé detaily RC (hlavní a doplňkové) jsou automaticky vyplněny hodnotami nastavenými v RCPD (v nejnovější verzi projektu). RC dokumentu vytvořeného na základě projektu je spojeno s projektem pomocí odkazu, který má kategorii „Projekty“. Úplná jména a funkce osob, které podepsaly návrh dokumentu, se stanou hodnotami atributu „Podepsáno“ a osoby, které projekt podpořily, se stanou hodnotami atributu „Visa“. Soubory přiložené k RCPD realizátorem projektu jsou připojeny k RC dokumentu. Digitální podpisy souborů jsou uloženy.

Rýže. 44 – Registrace projektu

Rýže. 45 – Registrace dokumentů

Stisknutím tlačítka „Adresa(0)“ zadejte informace o adresátovi.

Rýže. 46 – Adresáti písemností

V okně, které se otevře, klikněte na tlačítko „Přidat organizaci“.

Rýže. 47 – Vyhledejte organizaci pomocí adresáře

Do vyhledávacího pole nalevo od tlačítka „Najít“ zadejte název organizace.
Klikněte na tlačítko „Najít“.
Poklepejte na prvek.
V okně, které se objeví detailní informace o adresátovi vyberte zástupce, na jehož jméno je dopis zaslán. Pokud neexistuje žádný příjemce, klikněte na tlačítko „Upravit“ a přidejte zástupce.

Rýže. 48 – Výběr zástupce

Klikněte na tlačítko „Vybrat“.
V zobrazeném okně klikněte na tlačítko „Vybrat“.
Odeslání dokumentu.

Pokud je dokument odeslán organizaci třetí strany (kromě Státní dumy Běloruské republiky), uveďte v okně „Adresáti“ datum odeslání a typ odeslání. Uložit změny.

Rýže. 49 – Registrace dokumentů

Pokud posíláte dokument do Státní dumy Běloruské republiky e-mailem, postupujte podle „Pokynů pro zasílání a registraci dokumentů v Delo EDMS prostřednictvím dopravního uzlu“.

^
Sestavení návrhu usnesení

Otevřete registrační kartu dokumentu.
V RC dokumentu v části s pokyny klikněte na tlačítko „Enter“ a z kontextové nabídky vyberte akci „Podřízené rozlišení“.

Rýže. 50 – Zadání podřízeného usnesení

V okně návrhu řešení, které se zobrazí, vyplňte pole „Autor (interní)“ výběrem

ze seznamu úředník, kterému je třeba zaslat ke schválení

Tento návrh usnesení.

Chcete-li změnit text rozlišení, umístěte kurzor myši do textového pole a stiskněte klávesu „Insert“ na klávesnici. Otevře se obecný seznam rozlišení, který konfiguruje systémový technolog. V případě potřeby si můžete vytvořit svůj vlastní osobní seznam.

Rýže. 52 – Standardní seznam rozlišení

Rýže. 53 – Zadání data z kalendáře

V kalendáři klikněte na datum a stiskněte tlačítko Enter.
V případě potřeby vyplňte pole „Kategorie instrukce“ výběrem ze seznamu

požadovaný význam (například naléhavě nebo okamžitě).

Po zadání plánovaného data realizace je objednávka automaticky umístěna pod kontrolu
.

Rýže. 55 – Výběr z adresáře „Divize“.

Stiskněte tlačítko Enter.

Rýže. 56 – Vyplnění pole „Kontrola“.

Výběr umělce

Rýže. 57 – Přidání interního exekutora

Výběr externího dodavatele

Rýže. 58 – Přidání externího umělce

Rýže. 59 – Adresář „Organizace“

Rýže. 60 – Zadání prvních písmen příjmení zaměstnance

Klikněte na tlačítko „Vybrat“. V sekci se objeví jméno zaměstnance

"Umělci".

Rýže. 61 – Návrh usnesení

První umělec v seznamu je označen červeným vykřičníkem
.

Klikněte na tlačítko „Záznam“. Dokument bude vrácen Republice Kazachstán. Záznam o RK

Dokument se automaticky zkopíruje do složek „K zvážení“ a „Správa“ účtu, jehož vlastníkem je úředník uvedený v poli „Autor“.

Rýže. 62 – Úprava návrhu usnesení

Otevře se okno návrhu usnesení. Chcete-li provést změny v návrhu usnesení, postupujte podle odstavce 4.

Rýže. 63 – Otevření okna pro schválení návrhu usnesení

Klikněte na tlačítko „Return“ – vrátíte se do okna složky „Under Review“. RC záznam dokumentu se automaticky odstraní ze složky „Uvažuje se“. Ve složce „Vedení“ se u plánovaného data (sloupec „Plán“) objeví znaménko plus, které znamená schválení návrhu usnesení vedoucím.

^
Rozeslání schváleného návrhu usnesení
1. Přejděte do složky „Správa“ v kanceláři manažera, kde jsou uloženy záznamy návrhů usnesení. Výběr skříně se provádí v pravém horním rohu skříně.
2. Umístěte ukazatel na záznam návrhu usnesení, který ve sloupci „Plán“. nastavte „+“ před plánovaným datem provedení. To znamená, že návrh usnesení schválil vedoucí.

Rýže. 64 – Symbol „+“ - značka schválení návrhu usnesení

Klikněte pravým tlačítkem na záznam o návrhu usnesení a z kontextové nabídky vyberte akci „Upravit návrh“.

Rýže. 65 – Úprava návrhu usnesení

Po provedení změn v návrhu usnesení klikněte na tlačítko „Odeslat“. Záznam o Republice Kazachstán opustí složku „Management“. Záznam o Republice Kazachstán s rozlišením se účinkujícím automaticky objeví ve složce „Received“.

^
Přijetí k provedení a zápis podřízeného usnesení

Podřízená usnesení vytvářejí vedoucí oddělení na základě usnesení nadřízeného, aby byla zachována hierarchie usnesení. Podřízené usnesení může mít svá vlastní podřízená rozlišení (na nižší úrovni v hierarchii) atd. – tento přístup umožňuje pružněji organizovat tok elektronických dokumentů a zvýšit efektivitu kontroly realizace zakázek. Když je odebráno rozlišení ovládacího prvku nejvyšší úrovně, všechna podřízená rozlišení jsou automaticky odebrána z kontroly.

V hlavním okně programu klikněte na tlačítko „Skříně“. Otevře se složka č. 1 – „Přijato“. Bude předložen seznam evidence registračních karet (RK) a pokyny v kanceláři.

Rýže. 67 - Seznam záznamů ve složce č. 1

Pro seznámení s dokumentem je potřeba poklepat na záznamy o Republice Kazachstán nebo na záznamy o objednávce. Otevře se dokument RC.

Rýže. 68 – ZK došlého dokladu

Chcete-li zobrazit naskenovaný dopis v části „Soubory“, poklepejte na název souboru. Spustí se aplikace pro prohlížení souborů.

Rýže. 69 - Sekce „Soubory“

Po zobrazení elektronického souboru aplikaci zavřete.
V RC dokumentu v části s pokyny klikněte na tlačítko „Enter“ a z kontextové nabídky vyberte akci „Podřízené rozlišení“.

Rýže. 70 – Zadání podřízeného usnesení

Rýže. 71 – Podřízené usnesení

Pro změnu textu rozlišení umístěte kurzor myši do textového pole rozlišení a stiskněte klávesu „Insert“ na klávesnici Otevře se obecný seznam rozlišení, který konfiguruje systémový technolog. V případě potřeby si můžete vytvořit svůj vlastní osobní seznam.

Rýže. 72 – Standardní seznam rozlišení

V seznamu rozlišení vyberte to, které potřebujete, a klikněte na tlačítko „Vybrat“.
Aby se objednávka stala kontrolní, je nutné zadat plánované datum. Klikněte na pole „Plánováno“. Otevře se kalendář.

Rýže. 73 – Zadání data z kalendáře

Rýže. 74 – Výběr z adresáře „Divize“.

Stiskněte tlačítko Enter.
Vyberte nalezený ovladač.
Klikněte na tlačítko „Vybrat“. V poli "Controller" se objeví název ovladače.

Rýže. 75 – Výběr ovladače

Výběr umělce

^ Výběr interního dodavatele. Tato možnost se používá, pokud se usnesení tvoří v rámci vaší organizace, tzn. pro interní tok dokumentů. Chcete-li to provést, v části „Účinníci“ klikněte na tlačítko „Přidat účinkující“ (viz dále odstavce 4.8 – 4.11).

Rýže. 76 – Přidání interního exekutora

Výběr externího dodavatele v případě mezirezortní interakce se provádí kliknutím na tlačítko „Přidat externího dodavatele“.

Rýže. 78 – Přidání externího umělce

V zobrazeném adresáři Organizations vyhledejte organizaci a poklepejte na položku.

Rýže. 79 – Adresář „Organizace“

V části „Zástupci“ vyberte zástupce organizace a klikněte na tlačítko „Vybrat“.

Rýže. 80 – Výběr zástupce organizace

Rýže. 81 – ZK došlého dokladu

Vyberte položku objednávky ve svém účtu a klikněte pravým tlačítkem.
Z kontextové nabídky vyberte „Přijmout k provedení“. Dokument bude přesunut do složky č. 2 „Probíhá“.

Rýže. 82 – Přijetí k exekuci

^
Implementace usnesení

Otevřete kancelářskou složku „On Progress“, která bude obsahovat seznam záznamů o objednávkách na účtu.

Rýže. 83 – Zadání podřízeného usnesení

Dvojitým kliknutím otevřete RK pro prohlížení. Zkontrolujte prosím registrační kartu dokumentu.
Chcete-li zadat zprávu o provedení, klikněte pravým tlačítkem myši na položku příkazu a z kontextové nabídky vyberte akci „Provést“.

Rýže. 84 – Provádění pokynů

V okně „Zpráva exekutora“ vyberte ze seznamu stav exekuce.

Konečný stav provedení volí exekutor po kompletním provedení příkazu. Je nutné zadat datum hlášení.

Stav průběžného plnění volí exekutor v případě částečného plnění příkazu. V tomto případě se datum hlášení neuvádí.

Rýže. 85 – Zadání zprávy o výkonu

Chcete-li zadat datum zprávy, dvakrát klikněte na pole „Datum“.
Vyberte datum z kalendáře a klikněte na tlačítko „Enter“.
Vyplňte textové pole pomocí klávesnice.
Chcete-li připojit výsledek provedené práce, musíte kliknout na tlačítko „Soubory“.
Zkopírujte soubor odkudkoli v počítači.
Klikněte na tlačítko „Přidat soubor“. Soubor bude přidán.

Rýže. 86 – Přiložení elektronického souboru

Klikněte na tlačítko "OK" v pravém dolním rohu okna zprávy. V případě nekontrolního usnesení po zadání protokolu záznam o příkazu opustí kancelář, v opačném případě musí být příkaz zbaven kontroly správcem, poté automaticky opustí kancelář exekutora a ovladač.

^
Vytvoření projektu odchozího dopisu

Vytvoření konceptu odchozího dopisu v reakci na příchozí dokument
1. Otevřete evidenční kartu dokladu, na který vám byla vystavena objednávka.
2. V nabídce „Soubor“ vyberte příkaz „Vytvořit RCPD“.

Rýže. 87 – Vytvoření RCPD v souladu s došlým dokumentem

V okně „Vyberte skupinu pro nový projekt“ vyberte skupinu. V části „Údaje o kopírování“ zaškrtněte políčko „Korespondenti“, abyste na kartě odchozího dokladu nemuseli vyplňovat údaje o korespondentovi.

Rýže. 88 – Výběr projektového týmu

Klikněte na tlačítko „Vybrat“. Otevře se RCPD odchozího dokumentu.

Rýže. 89 – RKPD

Do pole „Obsah“ vyplňte stručné shrnutí dokumentu.
Najděte dokument na ploše, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky vyberte příkaz „Kopírovat“.
Přejděte do části „Soubory“ a klikněte na tlačítko „Vložit soubor“.

Rýže. 90 – Sekce „Soubory“

Klikněte na tlačítko „OK“.
Pro odeslání ke schválení/podpisu klikněte na tlačítko „Přidat vízum/podpis“.

Rýže. 91 – Žádost o vízum/podpis

Vyberte příkaz „Přidat“ z nabídky „Akce“.

Důležité!!!

Přidání schvalovatele/podepisovatele se provádí v režimu úprav projektu. Pro přepnutí do tohoto režimu použijte tlačítko
.

V zobrazeném adresáři „Divisions“ zadejte do pole „Search“ první písmena interpreta. Stiskněte klávesu Enter.

Rýže. 92 – Výběr z adresáře „Divize“.

Označte podepisujícího/podepisujícího a klikněte na tlačítko „Vybrat“. Vrátíte se do okna „Přidat a doporučit ke schválení/podpis“, ve kterém se objeví záznamy vybraných schvalovatelů/podepisujících.
Z rozevíracího seznamu umístěného v levé horní části okna vyberte jednu ze dvou hodnot: „Ke schválení“ nebo „K podpisu“, čímž určíte, který seznam úředníků vytváříte: podepisující nebo podepisující.

Rýže. 93 – Odeslání ke schválení/podepsání

Systém má dvě cesty pro schvalování dokumentů: „Všechny najednou“ nebo „Po jednom“. Nastavte přepínač na požadovanou hodnotu.
V polích „Duration“ uveďte počet hodin (dní) přidělených pro schválení/podepsání projektu.
Klikněte na „Přidat a odeslat“. Vrátíte se do okna projektu (RPW). V části „Správa projektu“ budou záznamy o přidaných schvalovatelích/podepisujících a bude uvedeno datum a čas ukončení období schvalování/podepisování.

Rýže. 94 – Oddíl „Řízení projektu“

Důležité!!!

Zhotovitel zašle návrh dokumentu k podpisu manažerovi až poté, co všichni schvalující úředníci vydají víza.

V případě potřeby může schvalující (podepisující) úředník přidat další schvalující úředníky.

Rýže. 95 – Složka „Správa projektu“

Po podepsání projektu se v pravém horním rohu objeví stav „Podepsáno“. Takový dokument je třeba zaslat úřadu k registraci. Chcete-li to provést, otevřete projekt a v nabídce „Akce“ vyberte příkaz „Odeslat projekt k registraci“. Po odeslání získá dokument stav „K registraci“.

^
Vytvoření iniciativního návrhu dokumentu
1. Otevřete složku č. 7 „Project Management“.
2. Klikněte na tlačítko „Vytvořit RCPD“.

Rýže. 97 – Vytvoření iniciativního návrhu dokumentu

Otevře se okno Vybrat novou skupinu projektů dokumentu. Vyberte požadovanou skupinu a klikněte na tlačítko Vybrat.

Rýže. 98 – Výběr skupiny projektů dokumentu

Otevře se okno projektu dokumentu. Dále viz bod 5.1.5.

^
Vytváření verzí projektu

Pokud během procesu koordinace a schvalování návrh dokumentu obdržel nějaké připomínky a doplnění, musí dodavatel vytvořit novou verzi návrhu dokumentu, provést úpravy a znovu ji zaslat všem schvalujícím/podepisujícím úředníkům.

Ve složce č. 7 „Project Management“ klikněte na požadovaný dokumentový projekt.
Vyberte příkaz „Vytvořit novou verzi“ z nabídky „Akce“. Zobrazí se systémové hlášení, že při vytváření nové verze projektu bude dokončena práce s aktuální verzí. V okně se zprávou potvrďte pro pokračování ve vytváření nové verze.

Rýže. 99 – Vytvoření nové verze projektu

Na obrazovce se zobrazí RKPD nové verze projektu. Získává stav „Vytvořeno“ a je mu automaticky přiděleno další sekvenční číslo verze. RCPD nové verze zdědí některé detaily RCPD předchozí verze a také seznam schvalovatelů a signatářů přidaný realizátorem projektu. Soubory připojené schvalujícími a podepisujícími úředníky se do nové verze projektu nepřenášejí.

Rýže. 100 – Druhá verze návrhu dokumentu

Otevřete sekci „Soubory“. Chcete-li provést změny v dokumentu, klikněte na tlačítko „Upravit soubor“.

Rýže. 101 – Sekce „Soubory“

Odeslání k opětovnému schválení/podepsání

Rýže. 102 – Odeslání ke schválení

Poté, co vedoucí projektového dokumentu dokument podepíší, zašle vykonavatel projekt k registraci úřadu (viz bod 5.1.18).

^
Odstranění příkazů z kontroly

Otevřete složku č. 3 „On control“. V této složce jsou uloženy záznamy o objednávkách, jejichž správcem je majitel běžného účtu. Záznam pro stejnou registrační kartu (RC) může být uveden v seznamu vícekrát, pokud má několik instrukcí. Červeně budou zvýrazněny záznamy o objednávkách po splatnosti.

Rýže. 103 – Složka „Na ovládání“

Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný záznam o RC a z kontextové nabídky vyberte akci „Zobrazit RC“.

Rýže. 104 – Pohled RK

V nabídce RK vyberte „Objednávky“ a vyberte „Zobrazit pokyny“. Zobrazí se okno s objednávkou.

Rýže. 105 – Zobrazit pokyny

Rýže. 106 – Zobrazit zprávu

V okně „Rozlišení“ klikněte na tlačítko „Upravit“.

Rýže. 107 – Úprava rozlišení

Poklepáním na pole „Skutečný“ zadejte skutečné datum provedení. Toto bude konečný termín pro provedení objednávky.

Rýže. 108 – Zadejte aktuální datum

Klikněte na datum a stiskněte tlačítko „Enter“.
V poli „Stav provedení“ nastavte hodnotu na „Dokončeno“ (výběrem z rozevíracího seznamu).

Rýže. 109 – Zadejte stav provedení

Vyplňte pole „Důvody pro odstoupení od smlouvy“.
Klikněte na tlačítko „Záznam“. Záznam o této objednávce automaticky opustí účet. Objednávka získá stav „Odstraněno z kontroly“.

^
Schválení návrhu dokumentu
1. Otevřete kancelářskou složku č. 8 „Při pozorování“.

Rýže. 110 – Kancelář

Dvakrát klikněte na položky projektu.

Rýže. 111 – Složka „Na dohled“

Podívejte se na RCPD.

Rýže. 112 – RKPD

Pečlivě si přečtěte termín schválení projektu v části „Řízení projektu“. Po uplynutí této doby nebude možné vízum udělit a smluvní partner bude muset vízovou dobu prodloužit.

Rýže. 113 – Období schválení projektu

Rýže. 114 – Schválení projektu

Rýže. 115 – Uložení souboru na disk

Rýže. 116 – Přidání souboru

Klikněte na tlačítko „OK“.
V okně schválení projektu klikněte na tlačítko „OK“. Po schválení získá projekt status „Schváleno“. Záznam o RCPD opustí složku „On Approval“. Během procesu schvalování může odhadce přidat dalšího odhadce (viz odstavec XX).

^
Podepsání projektu
1. Otevřete kancelářskou složku č. 9 „Při podpisu“.

Rýže. 117 – Kancelář

Dvakrát klikněte na položky projektu. Podívejte se na RCPD.

Rýže. 118 – RKPD

Chcete-li zobrazit písmeno v části „Soubory“, klikněte na název souboru. Spustí se aplikace pro prohlížení souborů.
Po zobrazení elektronického souboru aplikaci zavřete.
V části „Řízení projektu“ zvýrazněte své jméno v seznamu schvalujících a podepisujících úředníků.
Pečlivě si přečtěte termín podepsání projektu v sekci „Projektový management“. Po uplynutí této doby nebude možné podepsat a dodavatel bude muset prodloužit vízovou lhůtu.

Rýže. 119 – Termín podpisu projektu

Rýže. 120 – Podpis projektu

Rýže. 121 – Uložení souboru na disk

Rýže. 122 – Přidání souboru

Klikněte na tlačítko „OK“.
V okně podepisování projektu klikněte na tlačítko „OK“. Po podpisu získá projekt status „Podepsáno“.
Podepsat elektronický dokument elektronický digitální podpis, vyberte požadovaný soubor v části „Soubor“ a klikněte na tlačítko „Podepsat soubor“.

Rýže. 123 – Podepsání elektronického obrazu dokumentu

Elektronický obraz dokumentu je označen červeným zaškrtnutím.

Rýže. 124 – Soubor s digitálním podpisem

Zavřete RCPD. Záznam o RCPD opustí složku „K podpisu“.

Systém zaměřený na automatizaci toku dokumentů (od tvorby dokumentů až po přenos do archivního úložiště) s možností end-to-end automatizace toku dokumentů geograficky distribuovaných společností, podporující integraci se stávajícími podnikovými informačními systémy. Systém je zaměřen na automatizaci souvisejících dokumentově orientovaných procesů (finanční, tok smluvních dokumentů, automatizace interních obchodních procesů, práce s požadavky občanů, poskytování veřejných služeb atd.), se schopností organizovat právně významný tok dokumentů společnost.

Systém elektronické správy dokumentů „DELO“, vyvinutý společností Electronic Office Systems (EOS), je komplexním průmyslovým řešením, které poskytuje jak podporu pro tradiční tok dokumentů organizace, tak i údržbu plně elektronického toku dokumentů pro organizaci.

Systém „DELO“ je efektivně využíván jak ve státní správě, tak i ve státní správě komerční organizace, a to jak v malých firmách, tak i v distribuovaných holdingových či resortních strukturách.

Dnes „DELO“ používá více než 5 700 společností, institucí, organizací v Rusku a zemích SNS a celkový počet instalovaných pracovních míst přesahuje 400 000. 25 subjektů Ruská Federace implementovat automatizační programy pro státní orgány na všech úrovních založené na systému „DELO“. Dnes je systém toku dokumentů „DELO“ ve skutečnosti průmyslovým standardem pro automatizaci toku dokumentů v Rusku.

Spolu s EDMS „DELO“ spolupracují integrační moduly speciálně vyvinuté společností EOS se systémy elektronické meziútvarové interakce (IEIC) a meziútvarové elektronické správy dokumentů (EDF).

„Certifikát nejvyšší kvality“ od CSCR Státního standardu Ruska získaný systémem „DELO“ a dlouholeté zkušenosti specialistů EOS zaručují úspěšnou implementaci systému a absenci problémů s jeho dalším úkon.

Funkčnost systému

Systém zajišťuje celý životní cyklus dokumentu v organizaci od vytvoření konceptu dokumentu až po odepsání a přesun do archivu.

Práce s příchozími a odchozími dokumenty

Evidence, kontrola a účtování došlé a odchozí korespondence
Automatická evidence dokumentů zasílaných e-mailem, včetně dokumentů chráněných elektronickým podpisem
Nastavení struktury evidenčního čísla v souladu s nomenklaturou případů přijatou v organizaci
Ukládání usnesení, sledování výkonu, psaní a prohlížení zpráv o usneseních
Předávání dokumentů k provedení v rámci organizace po stanovených trasách
Koordinace dokumentů jakéhokoli druhu včetně smluv
Rychlé vyhledávání všech detailů evidenční karty dokumentu, možnost ukládat a používat složité vyhledávací dotazy
Odepis dokumentů k archivaci a možnost jejich předání k archivaci
Automatizace odesílání odchozí korespondence

Pracovat s interní dokumenty organizací

Je podporován celý cyklus práce s návrhy dokumentů:
- vytvoření evidenční karty pro návrh dokumentu, včetně „na základě“ správního dokumentu
- úprava projektu při zachování předchozích verzí
- schválení návrhu dokumentu
- schválení návrhu dokumentu
- automatická registrace dokumentu vytvořeného na základě projektu
- vyhledávání všech detailů RKPD, možnost ukládat a používat složité vyhledávací dotazy
- nastavení trasy pohybu projektu dokumentu a jeho řízení
- použití elektronického podpisu při odsouhlasení a schvalování návrhu dokumentu
Tvorba pokynů na základě dokumentů.
Předání podepsaných dokumentů zaměstnancům ke kontrole a provedení.
Kontrola průchodu a vyřizování dokumentů.
Správa přístupu k dokumentům.
Práce se šablonami dokumentů.
Rychlé vyhledávání všech detailů registrační karty, možnost používat a ukládat složité vyhledávací dotazy.

Výhody pro vládní organizace

Pro manažery na různých úrovních:

sledování pohybu dokumentu ve všech fázích jeho životního cyklu
efektivní kontrola a podávání zpráv o provádění pokynů (usnesení)
zkrácení času na přípravu a schvalování dokumentů
Pohodlná práce s návrhy dokumentů
rychlé vyhledávání dokumentů
příjem souhrnných zpráv
možnost delegování pravomocí

Pro zaměstnance úřadů, sekretariátů a referenty:

rychlá a pohodlná evidence dokumentů pomocí rozsáhlého systému různých adresářů
příjem, registrace a odesílání dokumentů prostřednictvím e-mailu
sledování průběhu provádění instrukcí (rozlišení)
pohodlné a rychlé vyhledávání podle jakýchkoli detailů registrační karty (RC) dokumentů i návrhů dokumentů (RDKD)
protokoly převodů, seznamování a předávání dokumentů, interní a externí expediční registry, schvalovací listy
generování zpráv

Výhody pro obchodní společnosti

Pro manažery:

efektivní kontrola a řízení toku dokumentů společnosti
rychlé vyhledávání a přístup k dokumentům v jakékoli fázi jejich životního cyklu
efektivní kontrolu nad prováděním zakázek v obchodních strukturách společnosti
Pohodlná práce na návrzích dokumentů včetně přípravy a schvalování smluv
rychlé vyhledávání dokumentů a snadné hodnocení práce společnosti pomocí reportingu toku dokumentů, včetně analýzy informací o dokumentech
mobilní a vzdálený (včetně offline) přístup k dokumentům

Pro asistenty manažera, asistenty sekretariátu a zaměstnance sekretariátu:

rychlá a pohodlná registrace dokumentů
efektivní kontrola realizace zakázek, automatizovaná technologie pro práci s objednávkami včetně upozornění všech účastníků spolupráce o stavu práce s dokumenty
automatická distribuce dokumentů s pokyny do kanceláří zaměstnanců, včetně oznamovacích mechanismů o přijetí nových dokumentů do kancelářských složek, zasílání upomínek na pokyny
informování o porušení lhůt k posouzení nebo vyřízení dokumentů
pohodlná práce s elektronickými dokumenty
zjednodušení postupů pro příjem, odesílání a evidenci dokumentů, včetně používání elektronického podpisu a šifrování zpráv
schopnost pracovat se všemi informacemi o systému přes internet

Výhody pro manažery a zaměstnance firem pracujících s dokumenty:

plně funkční pracoviště pro práci s objednávkami a návrhy dokumentů včetně smluv
distribuce velkého množství dokumentů do speciálních složek v dílnách pro organizaci a pohodlí dalšího zpracování
distribuce přístupových práv k dokumentům a funkcím
pokročilé vyhledávání pomocí libovolné kombinace detailů výrazně zjednodušuje práci s dokumenty a používání vyhledávacích dotazů jakékoli složitosti
efektivní kontrola pohybu dokumentů, organizace ukládání dokumentů
informační sekce a odkazy mezi dokumenty na konkrétní témata
automaticky generované reporty o stavu práce s dokumenty umožňují okamžitě získat data o různých parametrech pro následnou analýzu a reportování managementu

Výhody pro IT profesionály:

snadné přizpůsobení pro úkoly jakékoli organizace, vestavěné mechanismy přizpůsobení charakteristikám konkrétní organizace umožňují splnit požadavky stávajících předpisů a norem
integrace přes API rozhraní s libovolnými informačními systémy a podnikovými aplikacemi
rovnováhu mezi zajištěním uživatelského pohodlí a spolehlivou ochranou proti neoprávněným zásahům do provozu systému
automatické protokolování nejdůležitějších uživatelských akcí při práci s dokumenty umožňuje rychlé řešení případných nepředvídaných situací

Systém „DELO“ je replikovaný „krabicový“ produkt, který bez jakýchkoliv zákaznických úprav řeší problémy správy elektronických dokumentů, automatizace kancelářských procesů i obchodních procesů souvisejících s tokem dokumentů jakékoli organizace.

Pomocí flexibilního adresářového systému jej mohou specialisté zákazníků snadno nainstalovat a nakonfigurovat.

Doplňkové moduly pro systém "DELO":

1. DELO-WEB – plný přístup k dokumentům a práci vzdáleného uživatele v EDMS (přístup k informacím uloženým v databázi v souladu s udělenými právy) přes Internet/Intranet přes webové rozhraní. Zaměstnanci mohou plnohodnotně pracovat s dokumenty na služební cestě, mimo kancelář nebo u svého stolu.

2. Podsystém upozornění a upozornění - určený pro automatickou distribuci upozornění (informace o transakci provedené v systému) a upozornění (informace o blížících se termínech pro určitou operaci v systému) na e-mail uživatelů o různých událostech systému. "BUSINESS" systém.

3. „Elektronický podpis a šifrování“ – možnost podepisovat a ověřovat pravost souborů dokumentů i jejich šifrování, pomocí elektronického podpisu lze podepisovat soubory dokumentů i usnesení.

4. „KARMA“ - navržená k aplikaci funkcí kryptografické ochrany informací a elektronických podpisů, jakož i k ochraně souborů a dokumentů před neoprávněným přístupem a změnami.
„KARMA“ maximálně usnadňuje používání elektronických podpisů pro různé zaměstnance, jak uživatele EDMS, tak programátory jakékoli kvalifikace. Pro uživatele dává možnost pracovat s elektronickým podpisem souborů přímo z Windows Exploreru. Programátoři mohou rychle a snadno integrovat práci s elektronickým podpisem do nových programů nebo upravit stávající programy. Všechny tyto programy budou moci využívat elektronické podpisy.

5. Průtokové skenování – automatické skenování a evidence velkého množství dokumentů.

6. Ochrana před neoprávněným přístupem - vytváří vnější bezpečnostní smyčku, zabraňující neoprávněnému použití dokumentů.

7. DELO-1C – integrační řešení pro nejoblíbenější ERP systémy a DOU, který umožňuje automatizovat workflow finančních dokumentů v papírové podobě a organizovat právně významnou elektronickou správu dokumentů finančních dokumentů.

8. „Password Master“ je určen k autorizaci uživatelů v systému „DELO“. Při přihlašování se navíc poskytuje autorizace firemní síť a internet, stejně jako téměř všechny aplikace Windows, které používají autorizaci (například Word, Excel atd.).

9. Sledování dokumentů - produkt je navržen tak, aby informoval úředníky o příjmu dokumentů a usnesení, stejně jako proaktivní oznamování lhůt pro vyřízení, schválení a podepsání dokumentů. Ve srovnání se standardním „Cabinet Annunciator“ v EDMS poskytuje „Cabinet Monitoring“ uživatelům řadu dalších funkcí.

10. Možnost „Vyhledat podle čárového kódu“. Možnost vytisknout čárový kód z registrační karty dokumentu na speciální pásku uživatelem, který má přístup k funkci „Tisk čárového kódu“. Registrační kartu je možné otevřít načtením čárového kódu z originálního dokumentu pomocí ručního skeneru. Kromě toho je možné vyhledávat dokumenty podle čárového kódu.

11. Subsystém „Řízení procesů“

Poskytuje dostatek příležitostí k popisu komplexních procesů zpracování informací v organizaci;
Poskytuje příležitosti pro implementaci aplikací, které automatizují různé procesy zpracování informací v organizacích, a také příležitosti pro implementaci technologií řízení procesů;
Implementováno na základě Microsoft Workflow Foundation, standardního runtime prostředí zahrnutého v Microsoft .NET Frameworku počínaje verzí 3.0. Fyzicky se subsystém skládá z následujících komponent: služba řízení procesů, úložiště procesních dat, aplikace pro konfiguraci a sledování provádění procesů;
Subsystém také obsahuje knihovnu standardních operací, které umožňují automaticky provádět téměř jakoukoli akci na objektech systému „BUSINESS“ a standardní schvalovací procesy;
Přítomnost standardních schvalovacích procesů umožní uživatelům začít pracovat se subsystémem ihned po instalaci a minimální konfiguraci. Pokud standardní procesy nevyhovují potřebám organizace, může klient samostatně (nebo se zapojením specialistů EOS) implementovat proces na míru.

Schopnosti subsystému jsou také:

Synchronizace procesu zpracování dokumentů podle času a událostí;
Možnost kombinace prvků pevného a volného směrování elektronických dokumentů;
Dynamická změna procesu zpracování v závislosti na podmínkách vzniklých během procesu zpracování;
Vytvoření knihovny šablon pro procesy zpracování informací v organizaci.

12. Nástroj EOS Desktop Service - rozšiřuje možnosti práce v podsystému „BUSINESS-WEB“:

zajišťuje komunikaci se skenovacím systémem (volba „Skenování“), umožňuje skenovat a okamžitě přikládat elektronické obrazy dokumentů k registračním kartám přímo v online režimu v podsystému „BUSINESS-WEB“. Skenování do "DELO-WEB" lze provádět buď pomocí programu FineReader nebo přímo ze skeneru (pomocí ovladačů twain),
umožňuje připojit několik obrazů dokumentů současně k jedné kartě dokumentu nebo projektu dokumentu prostřednictvím rozhraní subsystému „DELO-WEB“,
poskytuje možnost editace souborů dokumentů přímo v databázi systému „BUSINESS“ prostřednictvím rozhraní subsystému „BUSINESS-WEB“.

13. Modul rozhraní „DELO-MEDO“ a elektronický interakční server (SEV).

EDMS "DELO" pracuje v meziresortním systému elektronické správy dokumentů (MEDO). Pomocí modulu pro rozhraní s mezirezortním systémem elektronické správy dokumentů (IEDO) nebo pomocí serveru elektronické interakce (CMEA) je v organizacích s geograficky distribuovanou strukturou vybudován efektivní tok dokumentů.

Tyto subsystémy řeší následující úlohy:

automatická evidence a zpracování dokumentů v EDMS přijatých od jiných organizací – uživatelů meziresortního nebo mezipodnikového systému toku dokumentů. Automatická registrace a zpracování zároveň znamená, že jsou plně prováděny systémem MEDO nebo CMEA bez účasti uživatele EDMS,
automatický příjem informace o průchodu a provedení odesílaného dokumentu do EDMS jiných organizací - uživatelů systému MEDO nebo CMEA a prezentace těchto informací ve vhodné formě,
také subsystémy MEDO a CMEA umožňují část operací plně automatizovat: budou tedy prováděny subsystémy MEDO nebo CMEA bez účasti uživatelů systému „DELO“. Mezi tyto automatizované operace patří především: příjem dokumentu, kontrola opakování (pokud se dokument opakuje, pak jej subsystémy MEDO a RVHP převedou k ruční registraci nebo jej odmítnou zaregistrovat; pokud se dokument neopakuje, pak systém nezávisle zaregistruje jeho). Tyto dva subsystémy také automatizují propojování dokumentů, vytváření externích usnesení, generování a odesílání reportů, příjem reportů korespondentem a zpracování reportů v EDMS korespondenta.

14. Doručovací systém veřejné služby(SOGU) a SED "DELO"

Systém pro poskytování státních a komunálních služeb v elektronické podobě (SOGU) na bázi EDMS „DELO“ umožňuje převést proces poskytování do elektronické podoby elektronické služby na všech úrovních – federální, krajské i komunální. To je zajištěno integrací s „Jednotným portálem státních a komunálních služeb“ (UPGU) prostřednictvím Systému mezirezortní elektronické interakce (SMEI).

EDMS "DELO" spolu se subsystémem SOGU automatizuje následující specifické funkce nezbytné pro poskytování veřejných služeb v elektronické podobě:

automatická registrace žádostí o poskytování veřejných služeb přijatých z „Jednotného portálu státních a komunálních služeb“ (EPGU), www.gosuslugi.ru;
přijímání žádostí o poskytování služeb prostřednictvím multifunkčních center služeb (MFC);
posuzování a vyřizování žádostí;
kontrola plnění příkazů (vydávání příkazů a sledování jejich plnění);
vytváření požadavků na jiná oddělení o získání informací nezbytných k poskytování služby;
přijímání odpovědí na mezirezortní požadavky automatizovaným způsobem;
sledování průběhu zpracování žádosti (přizpůsobitelné pohledy na data a formuláře pro hlášení);
vytvoření historie zpracování žádosti;
automatická aktualizace stavu žádosti a zaslání odpovědi žadateli elektronickou formou - prostřednictvím jediný portál veřejné služby;
možnost použití elektronického podpisu v jakýchkoli procesech meziresortní interakce.

15. Mobilní řešení: „Mobile Office“, „Executive Workstation“, řešení pro tablety iPad („Executive Portfolio“ a iSelf).

Mobilní řešení EOS poskytují manažerům na různých úrovních technologii pro práci s dokumenty, která jim umožňuje používat mobilní zařízení a tablety.

„Mobilní kancelář“ vám umožňuje pracovat s dokumenty pomocí mobilních zařízení (iPad, iPhone, chytré telefony, komunikátory, Mobily) na jakékoli platformě prostřednictvím e-mailu. Tento subsystém je užitečný pro širokou škálu zaměstnanců, kteří často pracují mimo kancelář a nacházejí se na různých místech. V kanceláři takoví zaměstnanci používají účet systému "BUSINESS" a mimo kancelář - subsystém "Mobilní účet" na svém mobilním zařízení. Při práci v „Mobilním účtu“ prostřednictvím e-mailového rozhraní má zaměstnanec možnost přijímat a odesílat dokumenty přímo na svém mobilním zařízení, prohlížet data přijatého dokumentu, číst soubory dokumentů a provádět potřebné akce s dokumenty. Poté, co server obdrží e-mail z mobilního zařízení, systém „BUSINESS“ zaznamená všechny změny, ke kterým došlo v dokumentu.

Subsystém "Manager's Workstation" implementuje všechny scénáře pro práci s dokumentem pro manažery používající tablety a jakákoli mobilní zařízení s Windows (včetně tabletů, notebooků atd. s Windows 7 a vyšší). Manažeři využívající „Automatizované pracoviště manažera“ dostávají dokumenty ke kontrole (s usneseními), ke schválení a schválení, jakož i ke schválení a podpisu. Díky použití speciálního odlehčeného rozhraní pracoviště se manažer plně soustředí na samotný dokument, nikoli na kancelářskou práci. Důležitými vlastnostmi subsystému je možnost přestat pracovat na dokumentu a uložit změny v jakékoli fázi práce, stejně jako pokračovat v práci ve stejném režimu při absenci internetu. Klíčová je schopnost pracovat na stejném zařízení a také využití technických možností samotných zařízení (možnost pracovat bez klávesnice, použití dotykové obrazovky, stylusu, zadávání zvukových a obrazových informací, např. stejně jako tradiční metody zadávání informací).

Řešení "Manager's Portfolio" vyvinuté společností Business-IT na bázi serverové komponenty řešení "Manager's Workstation" implementuje funkcionalitu mobilní práce s dokumenty a umožňuje rychle přijímat dokumenty ke schválení, schválení a podpisu. , ukládat potřebná rozlišení (včetně hlasu), vyhledávat mezi již přijatými dokumenty a v případě potřeby používat elektronický podpis k potvrzování a podepisování dokumentů. Použití Portfolia manažera je možné jak při připojení k místní síti nebo internetu, tak offline.

Řešení iSelf, společný vývoj EOS a Flexis, poskytuje vizuální a intuitivní rozhraní známé uživatelům iPadu a poskytuje možnost implementovat všechny typické scénáře pro zpracování elektronických dokumentů s jednoduchostí a pohodlím papírových dokumentů, včetně úprav dokumentů pomocí možností ručního psaní. , uložením rozlišení (včetně grafiky a hlasu a také výběrem standardních rozlišení ze seznamu). Promyšlené rozhraní aplikace umožňuje rychle získat potřebné analytické informace o dokumentu, provést výběr potřebných informací pomocí filtračního systému, vybrat vhodné vykonavatele zakázek a seznámit se s výsledky jejich realizace.

Řešení pro tablety iPad vám umožňují:

přijímat elektronické dokumenty ke kontrole, podpisu, schválení,
uložit do dokumentů rozlišení textu a zvuku,
používat standardní texty a vybírat účinkující ze seznamu s fotografiemi,
schvalovat a podepisovat elektronické dokumenty,
provádět úpravy konceptů dokumentů pomocí funkce iPadu (přeškrtnout, podtrhnout v textu dokumentu, zadat své komentáře, včetně zvukového záznamu),
rychle vyhledat potřebné dokumenty (z těch dokumentů, které již byly přijaty manažerem v podsystému) pomocí fulltextového vyhledávání nebo pomocí filtrů.

Výhody řešení iPad pro vedoucí pracovníky.

Jednoduchost a pohodlí rozhraní. Díky použití speciálního rozhraní na tabletu iPad se manažer plně soustředí na samotný dokument, nikoli na kancelářskou práci.

Snadnost použití. Možnost pracovat na tabletu iPad v kanceláři i mimo ni.

Pohodlí zadávání informací. Řešení na iPadu podporují všechny obvyklé možnosti práce na tabletu.

Schopnost pracovat offline. V jakékoli fázi práce můžete přerušit práci na dokumentu a uložit změny a také pokračovat v práci ve stejném režimu bez internetu. Absence sítě bude pro uživatele zcela neviditelná a jakmile se síť objeví, informace zadané správcem budou automaticky odeslány na server systému „BUSINESS“.

V roce 2016 společnost URALGAZREMONT LLC (Ufa, Republika Bashkortostan) dokončila implementaci systému elektronické správy dokumentů „DELO“. Software dodal partner EOS Medialux (Ufa). Zákazník provedl nasazení EDMS a uvedl jej do provozu svépomocí.

Postupný vývoj systému správy dokumentů vytvořeného na bázi EDMS „DELO“ ve správě města Rjazaň probíhá již tři roky. Konečným cílem tohoto projektu je vytvoření jednotného systému elektronické správy dokumentů pro celou „vertikálu“ orgánů místní samosprávy v Rjazani a také organizace meziresortního toku dokumentů.

Společnost Gazprom Kyrgyzstan, monopolní postavení v dovozu zemního plynu do Kyrgyzské republiky, dokončila koncem března 2016 implementaci systému správy dokumentů „DELO“ v centrále a pobočkách. Projekt realizovala společnost KS-Consulting (Barnaul), partner EOS.

Koncem roku 2015 dokončila Správa městské části Leninskij Moskevské oblasti projekt přechodu z dříve používaného systému správy dokumentů na EDMS „DELO“ společnosti EOS.

Systém DIRECTUM nahradil Delo EDMS ve společnosti Gazprom Gas Engine Fuel LLC. Specialisté DIRECTUM zautomatizovali klíčové obchodní procesy organizace a připojili k práci zaměstnance 9 poboček společnosti umístěných v různých časových pásmech. Projekt probíhal ve dvou etapách, v jedné z nich byl testován nový přístup k implementaci systému ECM.

Od začátku roku 2016 přešla Okresní klinická nemocnice (DCH) města Chanty-Mansijsk zcela na elektronickou správu dokumentů. V současné době je nasazen v instituci založené na vlajkovém produktu společnosti EOS – EDMS „DELO“ na 250 pracovních stanicích.

OCR používá „DELO“ EDMS ve svém přístroji od roku 2013. Jednou z nejdůležitějších oblastí automatizace je překlad dokumentů do elektronické podoby. Za tímto účelem si zákazník zakoupil licence na další možnosti pro EDMS – „Skenování“, „Flow Scanning“, „Tisk čárových kódů“, jakož i související zařízení.

Společnost Office-Doc, partner EOS v Petrohradě, dokončila projekt implementace systému elektronické správy dokumentů v kanceláři zmocněnce pro lidská práva v Petrohradě. Projekt byl realizován na bázi EDMS "DELO".

Od srpna 2014 se Správa městské části města Sibay připojila k řadě orgánů místní samosprávy Republiky Bashkortostan, které si pro udržování interního toku dokumentů zvolily EDMS „DELO“. V této organizaci jsou s pomocí EDMS „DELO“ automatizovány registrační procesy, formalizovány postupy pro sledování a přípravu analytických informací o provádění dokumentů. Projekt realizovala společnost Medialux, partner EOS v tomto regionu.

V orgánech státní moc Republiky Severní Osetie-Alanie (RON-A) od roku 2011 díky úsilí odborníků z Výboru RNO-A na informační technologie a masové komunikace se zavádí „DELO“ EDMS.

Jedno z největších ruských letišť OJSC Kazan International Airport (Tatarská republika) využívá od roku 2010 systém elektronické správy dokumentů DELO a subsystém DELO-WEB, vyvinutý společností Electronic Office Systems. K dnešnímu dni má systém správy dokumentů letiště Kazaň 75 uživatelů, což umožnilo plně automatizovat standardní operace interního toku dokumentů.

Výkonný výbor největší ruské koalice společensko-politických organizací „LIDOVÁ FRONTA PRO RUSKO“ dokončil pilotní implementaci systému elektronické správy dokumentů „DELO“. Projekt se dotkl centrály výkonného výboru a vyřešil problémy s automatizací dokumentační podpory obchodních procesů a vytvořením elektronického archivu.

Území Trans-Bajkal pokračuje ve vývoji regionálního systému elektronické správy dokumentů vytvořeného na základě EDMS „DELO“, vlajkového produktu společnosti Electronic Office Systems. Na podzim tohoto roku byla referentům obecních správ na úrovni sídel poskytnuta pracoviště subsystému DELO-Web.

Důvodem zavedení EDMS v PromServisBank byla potřeba zavedení výměny elektronických dokumentů v centrále. Starý režim, podle kterého byly dokumenty tištěny a přenášeny v papírové podobě, nesplňoval v první řadě kritéria účinnosti a byl také náročný na zdroje z hlediska nákladů na tisk. EDMS DELO byl vybrán jako kanál pro přenos dokumentů, ideální pro organizace s formalizovaným tokem dokumentů, testovaný s tisíci klienty v Rusku a SNS.

Automatizace správy dokumentů, vytvoření jednotného informačního prostoru, poskytování přístupu obyvatel města k informacím o činnosti magistrátu s možností „zpětné vazby“ - to jsou tři součásti projektu realizovaného ve Správě městské části Strezhevoy (Tomská oblast) společností KS-Consulting, partnerem EOS na Sibiři a dále Dálný východ. Tyto úkoly byly vyřešeny modernizací oficiálního webu městské samosprávy a také integrací elektronických systémů pro správu dokumentů DELO a eDocLib instalovaných v organizaci s aktualizovanými webovými stránkami.

Důvodem zavedení elektronického systému správy dokumentů byl nárůst objemu dokumentů a z toho vyplývající problémy se zjišťováním potřebných informací. Naléhavým se stal také úkol organizovat řádnou kontrolu provádění dokumentů a pokynů k nim. Zároveň bylo nutné automatizovat proces přípravy a schvalování návrhů dokumentů – objednávek, pokynů a smluv.

Kontrolní a účetní komora Petrohradu se připojila k řadě státních finančních kontrolních orgánů využívajících systém elektronické správy dokumentů „DELO“. Na podzim letošního roku společnost Office-Doc, Zlatý partner EOS v Petrohradě a Severozápadním federálním okruhu, v rámci první etapy projektu automatizace workflow dokumentů dodala a implementovala software v účetní komoře - EDMS pracovní stanice "DELO", subsystém "DELO-Web" .

V Republice Khakassia je od roku 2001 realizován projekt vytvoření systému elektronické správy dokumentů ve výkonných orgánech. Jako základní systém pro automatizaci toku dokumentů ve Vládě ČR a krajských ministerstvech a resortech byl zvolen EDMS „DELO“, vyvinutý společností EOS.

Před více než rokem se vláda Republiky Severní Osetie-Alanie rozhodla použít systém „DELO“ vyvinutý společností EOS jako jednotnou softwarovou platformu pro automatizaci toku dokumentů v republikových úřadech. V první fázi projektu byly do systému připojeny všechny odbory Správy hlavy a vlády republiky a všechny výkonné orgány.

Správa městského sídla Solnechnogorsk se brzy připojí k řadě obcí v Moskevské oblasti, které využívají systém DELO k automatizaci toku dokumentů. Obec začala předprojektový průzkum toku dokumentů, vyvíjí se schéma EDMS a probíhají přípravy na instalaci pracovních stanic systému „BUSINESS“ a dalších subsystémů.

Před implementací systému „DELO“ Správa používala program vyvinutý organizací třetí strany. Již ve fázi výběru systému byly funkční výhody EDMS „DELO“ zřejmé, což se potvrdilo při vývoji projektu. Velmi důležité bylo, že systém vývojáři neustále vylepšují s ohledem nejen na aktuální změny tuzemské legislativy, ale také na rostoucí potřeby zákazníků.

Byly instalovány první pracovní stanice EDMS "DELO". obecné oddělení Krajská správa, Hlavní ředitelství zemědělství a Hlavní ředitelství ekonomiky a investic. Následně docházelo k postupnému rozšiřování počtu úřadů pokrytých EDMS, zvyšoval se počet úloh a byly zavedeny další možnosti a subsystémy („Flow Scanning“, „Archive BUSINESS“ atd.).

Úřad Federální služby pro dohled nad ochranou práv spotřebitelů a lidským blahobytem v regionu Tula pracuje v systému elektronické správy dokumentů „DELO“ od roku 2011. Nástroje systému automatizují účtování došlých dokladů i specifické procesy správy dokladů odboru - projednávání odvolání občanů a evidence regulačních dokladů o kontrolách.

Od začátku roku 2013 je tok dokumentů Dumy městského obvodu Tolyatti prováděn v elektronickém systému správy dokumentů „DELO“. Při výběru systému správy dokumentů, který nahradí v té době platný program, specialisté Dumy studovali projekty implementace DELO EDMS v regionu Samara a také zkušenosti kolegů ze zastupitelských orgánů jiných regionů. Togliatti City Hall aktivně rozvíjí tok dokumentů založený na DELO EDMS již 10 let a specialisté Dumy se mohli velmi dobře seznámit se systémem, vyhodnotit jeho schopnosti a rozhraní.

Další běloruská univerzita zavedla systém pro automatizaci kanceláří a elektronické správy dokumentů „Electronic CASE“. O implementaci produktu v soukromé vzdělávací instituci „BIP-Institut of Law“ a jejích pobočkách v Grodnu a Mogilevu informoval partner EOS – Electronic Business LLC.

Poslední články

2023-03-06 13:22:30
Realizace plánu je volitelná činnost
2023-03-06 13:22:30
Pojem a účel standardizace práce Standardizovaný čas
2023-03-06 13:22:30
Kdy a jak vznikl management Kdy vznikl management?

Populární články

Výběr redakce

2023-03-06 13:22:30

Pracovní proces, jeho druhy
Téma 4. Pracovní proces. Pracovní metoda. Pojem „pracovní proces“ úzce souvisí s pojmem „práce“. Často se nerozlišují: práce jako proces...
2023-03-06 13:22:30

Kritéria hodnocení personálu
Hodnocení kandidátů Analýza činnosti (viz Příloha 3) by měla poskytnout odpovědi na následující otázky: kolik času potřebuje zaměstnanec k dokončení...
2023-03-06 13:22:30

Vývoj nového produktu na příkladu Sweet Life LLC
V moderním světě, v podmínkách neustále se měnících požadavků, požadavků a vážné konkurence, se nemůžete spoléhat na stávající produkty. Společnosti...
2023-03-06 13:22:30

Volba politiky integrovaného operativního řízení oběžných aktiv a krátkodobých závazků
Jedním z hlavních úkolů společnosti je volba politiky pro správu oběžných aktiv s cílem zlepšit jejich efektivitu...
2023-03-06 13:22:30

Základní ustanovení antimonopolní legislativy Jednání v rozporu s antimonopolní legislativou
Prezidium Federální antimonopolní služby schválilo Vysvětlení „O stanovení výše ztrát způsobených v důsledku porušení antimonopolního...

"delo" je systém pro automatizaci kanceláří a správu elektronických dokumentů. Smutný případ - recenze, recenze

Horní

2. Práce se soubory (elektronickými dokumenty)

Horní

3. Práce s objednávkami (vystavování, realizace a kontrola)

Horní

4. Kanceláře

Horní

5. Práce s návrhy dokumentů

Horní

6. Příjem a externí distribuce dokumentů

Horní

7. Pohyb dokumentů v rámci organizace

Horní

8. Vznik případů

Horní

9. Informační a referenční práce

Horní

10. Vzdálený přístup k datům a funkcím

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Podobné dokumenty

Přihlaste se do EDMS "Delo"

Práce v kanceláři

Registrace dokumentů

3.1 Evidence došlých dokumentů

Evidence odvolání občanů

Registrace odchozích dokumentů

Sestavení návrhu usnesení

Rozeslání schváleného návrhu usnesení

Přijetí k provedení a zápis podřízeného usnesení

Implementace usnesení

Vytvoření projektu odchozího dopisu

Vytvoření konceptu odchozího dopisu v reakci na příchozí dokument

Vytvoření iniciativního návrhu dokumentu

Vytváření verzí projektu

Odstranění příkazů z kontroly

Schválení návrhu dokumentu

Podepsání projektu