Dotazník k vyšetření atd. Předprojektový průzkum: příklad provedení, zpráva. Automatizované konstrukční systémy

Vytvoření projektu nové budovy, stavby nebo rekonstrukce objektu nutně předchází řada přípravných opatření, která umožňují zohlednit všechny vlastnosti a výchozí údaje stavby, Pozemek a inženýrské komunikace. Počáteční fází fáze předběžného návrhu je předprojektový průzkum, který umožňuje v procesu dalšího vývoje konstrukčních a technických řešení plně vyhovět požadavkům aktuálního SNiP a předpisů, všem podmínkám Zákazníka a jeho přání. Předběžné činnosti budou záviset sloučenina návrh návrhu , načasování přípravy projektové a technické dokumentace a náročnosti práce.

Charakteristika procedury a její vlastnosti

Předprojektový průzkum - komplex specializovaných prací na sběr, zpracování a systémovou analýzu předmětů pro různé účely. Na základě nasbíraných dat komplexní zdůvodnění stavby či rekonstrukce, jejich proveditelnost, výskyt možné obtíže a problémy. Pro dosažení co nejspolehlivějších a nejefektivnějších výsledků v procesu provádění průzkumu se používají různé typy high-tech nástrojů a zařízení.

Profesionálové, kteří vystupují výzkumná práce musí mít specializované vzdělání, mít úřední povolení od státních orgánů a struktur systému SRO.

Proč se provádí předprojektový průzkum:

1. Posoudit skutečný stav objektu před jeho rekonstrukcí, rozšířením, dostavbou nebo modernizací.
2. V případě ztráty projektové a technické dokumentace.
3. Při chybách při přípravě projektu.
4. Při provádění úprav v průběhu stavby, které se nepromítly do výkresů a do skutečné práce.
5. Při posuzování fyzického a mravního chátrání staveb a inženýrských sítí.

Dnes často objednávané předprojektová dokumentace v předinvestiční fázi za účelem odůvodněného odůvodnění finanční investice, jejich účelnost a systematická realizace projektu.

Hlavní fáze práce:

• Přípravná fáze: prostudování přání zákazníka, vyzvednutí potřebnou dokumentaci a další údaje.
• Seznámení s objektem, koordinace podmínek a ceny služeb, vypracování programu činností a příprava TOR (podrobně podmínky zadání).
• Komplexní vizuální a přístrojová kontrola objektu.
• Analýza získaných výsledků a provedení potřebných výpočtů.
• Vypracování závěru o stavu objektu.

Kde objednat předprojektovou kontrolu?

Diversifikovaná společnost „Region“ poskytuje jednotlivcům, stavebním a zadavatelským organizacím, investičním a developerským firmám celou řadu služeb pro předběžný průzkum objektů, stavenišť, probíhající výstavby a inženýrské systémy. Doba předprojektových prací a návrh nákladů na návrh závisí na konstrukční složitosti objektu, množství práce, kterou je třeba provést a jejich složení, umístění staveniště a dostupnost spolehlivých údajů o skutečném stavu půd, inženýrských silnic a komunikací.

Informační průzkum je důležitým krokem k optimalizaci předškolní vzdělávací instituce a implementaci EDMS. Kvalita rozhodnutí přijatých k optimalizaci procesů a vývoji požadavků na funkčnost EDMS totiž přímo závisí na přijatých informacích a kvalitě jejich prezentace.

V tomto ohledu je nutné dodržet hlavní zásadu průzkumu – získat úplné, spolehlivé a aktuální informace o procesech, které mají být automatizovány.

Předprojektový průzkum

Z pohledu poradenské společnosti nabízející své poradenské a implementační služby EDMS na trhu, tzn. implementace EDMS pro analytika je externí projektu je předprojektový průzkum považován za součást metodiky prodeje (jako jedna z „předprodejních“ fází). Většinu práce v této fázi však provádí analytik, stejně jako ve fázi analýzy stanovené implementační metodikou. Z tohoto důvodu je předprojektové šetření považováno také za součást implementační metodiky.

Provádění předprojektového průzkumu může být užitečné také pro analytiky provádějící práci na implementaci EDMS jako vnitřní projekt podniku (organizace), tzn. analytik je zaměstnancem společnosti, kde je EDMS implementován.

Schéma výsledků předprojektového šetření

Cíle předprojektové průzkumy jsou:

• přijímání obecná informace o předmětu implementace EDMS;
• definice cílů implementace;
• definice obecných klíčových požadavků na EDMS a hranice projektu;
• stanovení celkového stavu organizace oběhu dokumentů a kancelářské práce;
• identifikace hlavních uživatelů (úředníci, manažeři atd.);
• stanovení celkové úrovně složitosti potenciálního projektu;
• posouzení potřeb pro migraci dat a integraci s jiným softwarem;
• sběr informací nezbytných pro přípravu efektivní a výherní komerční nabídka[pokud dílo provádí firma mimo předmět realizace] .

Pro získání potřebných informací o projektu se provádí průzkum a rozhovor hlavních uživatelů (Zákazník, projektový manažer, vedoucí oddělení, hlavní uživatelé).

vzorové otázky Dotazníky, jejichž zodpovězení umožní získat primární informace od Zákazníka a budoucích uživatelů EDMS, jsou uvedeny v sekci „Otázky k dotazníkům a rozhovorům“.

Jako výsledek předprojektový průzkum se provádí:

• posouzení rozsahu práce potřebné pro implementaci EDMS;
• zpracování zprávy o předprojektovém průzkumu;
• příprava a demonstrace prototypového řešení (v případě potřeby);
• příprava obchodní nabídky.

1. Cíle a cíle implementace EDMS;
2. Hranice projektu pro implementaci EDMS;
3. Další obdržené informace.

Po provedení předprojektového průzkumu je možné posoudit rozsah analytických a technické práce které bude třeba provést a jakých výsledků by mělo být dosaženo.

Výsledkem je vytvoření dokumentu, který obsahuje popis hlavních požadavků na ERMS, hranice projektu a další identifikované informace. V případě, že informační průzkum provádí organizace mimo zákazníka, je připraven i prototyp řešení k předvedení zákazníkovi (v případě potřeby) a obchodní nabídka.

V této fázi na základě obdržených primárních informací projektový manažer (PM) sestaví základní pracovní plán, hierarchickou pracovní strukturu (WBS) a také projektovou chartu. V této fázi může také proběhnout volba platformy, na které bude EDMS vyvíjen.

Informační průzkum a analýza

Pomocí výsledků průzkumu před návrhem as výchozí bod, během Informačního průzkumu jsou objasněny dříve obdržené informace, jsou prozkoumány a popsány stávající obchodní procesy („jak jsou“ – „jak jsou“), jsou navrženy budoucí optimalizované obchodní procesy („být“ – „jak by mělo být“ “), a také popisuje všechny nezbytné úpravy v systému pro podporu těchto obchodních procesů a rozhraní EDMS.

Schéma výsledků informačního průzkumu

Cíle informační průzkum jsou:

• studium a přesný popis obchodních procesů, které mají být automatizovány;
• definice a popis úprav systému, rozhraní vč. rozhraní s externími systémy a prostředky pro přenos dat ze stávajících programů, které mají být vyvinuty a implementovány během projektu;
• vývoj zadání (TOR);
• vypracování doporučení pro reengineering (optimalizaci) toků dokumentů a organizaci oběhu dokumentů a kancelářské práce.

Účelem této fáze je identifikace požadavků zákazníka na výsledky implementace, tedy v blízkosti týmová práce Zákazník, klíčoví uživatelé a analytik během fáze průzkumu informací a analýzy. Informační průzkum je obvykle dalším krokem po due diligence a zahrnuje podrobnou studii všech oblastí podnikání, které budou v průběhu projektu ovlivněny, a neidentifikuje pouze hlavní funkční oblasti a životně důležité aplikace („killer aplikace"), jak se to děje ve fázi Due Diligence. .

Pro získání potřebných informací jsou prováděny dotazníky a rozhovory hlavních uživatelů (Zákazník, projektový manažer, vedoucí oddělení, hlavní uživatelé) obdobně jako předprojektové šetření, ale na podrobnější úrovni. Vzorové otázky Dotazníku, jejichž zodpovězení umožní získat informace od Zákazníka a budoucích uživatelů EDMS, jsou uvedeny v sekci „Otázky k dotazníkům a rozhovorům“.

Výsledek práce jsou promítnuty do dokumentu „Functional requirements“ (FT) nebo Report, případně zadání (v závislosti na složitosti projektu).

Konečný dokument musí obsahovat:

1. Funkční požadavky na EDMS;
2. Popis rozhraní EDMS;
3. Popis obchodních procesů;
4. Doporučení pro reengineering (optimalizaci) workflow;
5. Další informace získané během průzkumu a analýzy.

V důsledku práce provedené za účelem organizace efektivní kancelářské práce a pracovního postupu a rozhodnutí o implementaci systému elektronická správa dokumentů projektový tým formuluje požadavky na automatizovaný systém, sestavuje seznam procesů k automatizaci, určuje priority a posloupnost jejich automatizace.

Po definování cílů, záměrů, hranic projektu pro implementaci EDMS začíná práce na vývoji a implementaci automatizovaný systém elektronická správa dokumentů.

S cílem efektivní automatizaci práce s dokumenty se doporučuje:

1. Udělejte si seznam stávajících typy dokumentů V organizaci
2. Dělat vyšetření každého typu dokument (viz níže)*
3. Komponovat seznam odpovědných zaměstnanců pro tvorbu dokumentů (kdo vytváří jaké typy dokumentů)
4. Komponovat seznam zaměstnanců, kteří schvalují, podepisují, schvalují dokumenty (kdo, jaké typy dokumentů; podmínky, za kterých je vízum vyžadováno, podpis)
5. Na základě těchto seznamů vytvořit obecný itinerář průchod dokumentů s podmínkami průchodu - algoritmus (Operogram nebo Schéma grafického workflow)
6. Určete potřebné účetní doklady(sestavy): podmínky pro tvorbu sestav a jejich formulářů
7. Určit, jaké typy dokumentů je třeba dát pod kontrolu (určit podmínky, formuláře oznámení, formu kontrolní karty, podmínky pro odebrání kontroly)
8. Na základě průzkumů napsat pokyny pro DOE Pokud je potřeba
9. Sestavte nomenklaturu případů(s uvedením doby uchovávání a zásad pro vytváření případů), je-li to nutné
10. Vytvořte seznam, který odráží mechanismus přístupu k různé typy dokumenty (v závislosti na pozici)

Kontrola každého typu dokumentu:

• popsat technologii dokumentace (kompilace): soubor detailů, jejich umístění, způsoby plnění (je-li to nutné);
• popsat formy evidenčních a kontrolních karet (RCC): soubor a uspořádání polí na kartě;
• ukázat podmínky pro pohyb dokumentů (přítomnost podpisů, víz, ověření atd.);
• zobrazit schéma pohybu dokumentů (trasu) nebo seznam hlavních schvalovatelů, podepisujících atd.;
• popisují způsob evidence, kódy, které se přidělují různým typům dokumentů

Otázky k dotazníkům a rozhovorům

Zde jsou uvedeny otázky, které lze použít v dotaznících nebo při dotazování uživatelů při provádění průzkumu implementace ERMS na místě. Otázky jsou poradní. Neexistují žádné jasné požadavky na provádění průzkumu, takže analytik musí být kreativní při získávání potřebných informací, jejich strukturování a zobrazování.

Potřebuje automatizovat proces správy dokumentů:

1. Jaké jsou dlouhodobé a krátkodobé cíle implementace systému?
2. Jaká jsou hlavní kritéria úspěchu projektu implementace systému správy dokumentů?
3. Kdy je žádoucí systém zavést? Jaké jsou důvody těchto lhůt?
4. Kdo je hlavním iniciátorem projektu: v zájmu kterého oddělení nebo vedoucího (manažerů) se plánuje implementace systému?
5. Kdo jsou hlavní zákazníci EDMS (jaké divize) a hlavní účastníci EDMS?
6. Plánuje se při implementaci systému zcela nebo částečně přejít na bezpapírovou technologii kancelářské práce a toku dokumentů? Popište, jak to vidíte.
7. Plánuje se využití systémů kryptografické ochrany informací a elektroniky digitální podpis(SKZI a EDS)? Pokud ANO, uveďte název nebo typ prioritních systémů.
8. Zpracování, jaké typy dokumentů, formátů a typů plánujete automatizovat pomocí systému?
8.1. Stručně popište hlavní parametry každého z nich, uveďte rozdíly.
8.2. Určete priority
9. Kolik úloh je plánováno k okamžité instalaci?
10. Kolik pracovních míst se v důsledku toho plánuje připojit k systému (obecně)?
11. Ve kterých odděleních se plánuje implementace EDMS?
12. Popište hlavní funkční odpovědnosti divize - hlavní účastníci EDS.

Organizační záležitosti:

13. Existují techničtí specialisté, kteří povedou projekt od Zákazníka?
14. Existují specialisté PEI, kteří povedou projekt od Zákazníka?

Dotazy k předškolnímu vzdělávání:

15. Existují schválené předpisy, pokyny, předpisy nebo jiné regulační dokumenty upravující práci s dokumenty (popisy kancelářské práce a toku dokumentů)?
15.1. Jak dobře jsou propracované a relevantní?
15.2. Plánují se změnit?
15.3. Pokud takové dokumenty existují, poskytněte je k analýze.
16. Pokud taková pravidla (předpisy, pokyny, metody) neexistují nebo nejsou relevantní, je nutné provést průzkum, popis a optimalizaci stávajících procesů?
16.1. Existuje pochopení pro potřebu a včasnost takových akcí?
16.2. Nebo se plánuje automatizace procesů „tak jak jsou“?
16.3. Pokud má být prováděn průzkum a optimalizace, definujte oblasti průzkumu, cíle a optimalizační kritéria.
17. Jak probíhá vedení záznamů?
17.1. centrálně;
17.2. decentralizované;
17.3. Smíšený.
18. Které oddělení nebo zaměstnanec je odpovědný za nakládání s dokumenty?
19. Kdo organizuje práci s dokumenty ve firmě (které oddělení)?
20. Jaké funkce (procesy, práce) je třeba u uvedených typů dokumentů automatizovat? Popište je (stručně)
21. Jaký je přibližný objem toku dokumentů za rok/měsíc pro každý zadaný typ dokumentů?
22. Uveďte typy dokumentů, pro které se používají formuláře a šablony, práce s nimiž se plánuje automatizace?
23. Jaké formy účtování a evidence se používají pro jednotlivé typy dokladů? Popište jejich strukturu, pravidla vyplňování, pravidla pro generování evidenčních čísel.
24. Jaké dokumenty vyžadují další kontrolu? Popište jejich vlastnosti a požadavky na ovládání.
25. Jaké typy a typy hlášení by měly být implementovány pro každý typ dokumentů?
26. Typy práce prováděné na každém typu dokumentu. Změny, ke kterým dojde v dokumentu během obchodního procesu.
27. Popište úřední povinnosti o zpracování dokladů zaměstnanců - účastníků toku dokladů.
28. Popište stávající technologii pro práci s dokumenty v organizaci, oddělení:
28.1. postup pro spediční zpracování a evidenci došlých dokumentů;
28.2. postup při posuzování došlých dokumentů správou a vydávání usnesení;
28.3. struktura usnesení;
28.4. postup pro uvádění dokumentů pod kontrolu;
28.5. typy ovládání;
28.6. termíny;
28.7. seznam dokumentů, jejichž průběh podléhá kontrole;
28.8. technologie pro sledování provádění dokumentů;
28.9. postup účtování dokumentů přijatých k provedení ve strukturálních divizích;
28.10. postup pro odebrání dokumentů z kontroly;
28.11. postup při posuzování návrhů dokumentů vedením, jejich schvalování různé divize a prohlášení;
28.12. postup pro registraci a spediční zpracování odchozích dokumentů;
28.13. vývojový řád interní dokumenty;
28.14. organizování uložení dokumentů ve strukturních útvarech a v ústředním archivu organizace.
29. Co je potřeba změnit v práci s dokumenty?
30. Jaké formy účtování a evidence se používají pro jednotlivé typy dokladů?
30.1. Popište jejich strukturu a pravidla plnění (pokud existují).
30.2. Pravidla tvorby registračního čísla
31. Jaké typy a typy hlášení by měly být implementovány pro každý typ dokumentů?
31.1. aktuální obchodní zprávy;
31.2. závěrečné obchodní zprávy;
31.3. statistické obchodní zprávy;
32. Schopnost vytvářet a sledovat vazby mezi dokumenty

Dotazy k archivaci:

33. Existuje nějaký archiv jako strukturální členění?
34. Kdo je odpovědný za rychlé uložení dokumentů?
35. Existují nějaké pokyny pro ukládání dokumentů? V přítomnosti normativní dokumenty prosím poskytněte je.
36. Je vypracována nomenklatura případů (každý rok)?
37. Která divize ( výkonný) odpovídá za sestavení a schválení konsolidované nomenklatury případů.
38. Provádí se zkoumání hodnoty dokumentů a zničení dokumentů?
39. Existuje vědecký referenční přístroj? kdo to vede? Popište jeho strukturu.
40. Existuje politika pro přístup k dokumentům, zejména důvěrným?
41. Plánuje se převedení archivu „papírových“ dokumentů do systému?
41.1. Zadejte přibližný počet, formát a typy dokumentů.
41.2. Je archiv dokumentů geograficky distribuován? Pokud ANO, kde se nacházejí místa pro ukládání dokumentů?
41.3. Zadejte požadovaný časový rámec pro přenos informací do systému.
42. Jaká pravidla platí pro odepisování dokumentů v případech, jejich předávání do archivu, jaké jsou standardy uchovávání?
43. Pravidla pro práci s Číselníkem případů útvaru, jeho strukturou a organizací uložení dokumentů v útvaru, práce s nimiž podléhá automatizaci.

Popis struktury organizace:

Pro provedení prvotního posouzení požadavků jsou nutné informace o organizační struktuře společnosti. Popis organizační struktury musí být diagram (ve Visiu, formátu ARIS nebo v jiném podobném formátu). Je možný i textový popis. Schéma (nebo textový popis) organizační struktury by mělo odrážet:

44. Seznam organizací na nejvyšší úrovni ( správcovská společnost, seznam areálů, poboček, jednotlivých právnických osob. osoby (například kanceláře společnosti) atd.), včetně:
44.1. název organizací;
44,2. geografické umístění organizací;
44,3. vztahy mezi organizacemi (hierarchie);
44.4. sféry činnosti organizací.
45. Organizační struktury organizací na nejvyšší úrovni, které by měly obsahovat:
45.1. struktura oddělení;
45.2. vzájemné vztahy divizí;
45.3. funkce divizí;
45.4. divizní odpovědnosti.

V první řadě nás zajímají informace o konstrukčních celcích, které se budou na implementaci systému elektronické správy dokumentů podílet.

IT infrastruktura organizace:

46.Co technická podpora je k dispozici: vlastnosti serveru, klientská místa?
47. Používá se informační systém (systémy) v současnosti k automatizaci aktuálních úkolů?
47.1. Pokud ANO, jaké funkce jsou v něm implementovány?
47,2. Co nevyhovuje / aktuální problémy?
47,3. Plánuje se jeho úplná nebo částečná výměna?
47.4. Migrace dat: jak se plánuje provádět přenos nashromážděných informací:
- nevydržet
- přenos ručně
- převod automaticky.
47,5. Pokud se plánuje automatizovaný přenos „starých“ dat do nového systému, je nutné poskytnout informace o struktuře a formátech úložiště a formulovat požadavky na konverzi dat.
48. Je nutná integrace s jinými systémy?
49. Jaká je typická konfigurace klientských pracovních stanic (procesor, RAM, operační systém atd.)?
50. Je seznam standardů software nainstalováno na kancelářských počítačích? Pokud ANO, uveďte tento seznam.
51. Jaké jsou vlastnosti základního hardwaru serveru?
52. Používají zaměstnanci podniku firemní e-mail ve své každodenní práci? Jaký poštovní server a klienta používáte?
53. Zadejte verzi a vývojáře podnikového serverového softwaru E-mailem.
54. Jaká je topologie vaší sítě:
1.1. Je místní síť založena na doméně Windows NT?
1.2. Kolik pracovních stanic je ve vašem lokální síť?
1.3. Existuje územní rozložení sítě? Pokud existuje:
1.3.1. Jaké je rozložení pracovních stanic podle poboček (kancelářů)?
1.3.2. Jaká je šířka pásma komunikačních kanálů mezi segmenty sítě?
55. Existuje vyhrazený souborový server určený k ukládání dokumentů? Jaký je přibližný objem dokumentů uložených na tomto serveru?
56. Existuje strategie pro ukládání nestrukturovaných informací (PC, vyhrazené souborové servery, úložné subsystémy atd.)
57. Jaký je průměrný objem dokumentů uložených na klientských pracovních stanicích?
58. Jaký podnikový Informační systémy(CIS) se v podniku používají?
59. Existují nějaké licencované DBMS a jak se používají? Zadejte vývojáře a verze DBMS používané v podniku.
60. Používají se adresářové služby k identifikaci uživatelů? Pokud ANO, uveďte jaké.
61. Existuje služba? technická podpora uživatelé (helpdesk)? Existuje pro tuto službu nějaký předpis?
62. Kolik zaměstnanců má oddělení (oddělení, administrativa). informační technologie? Jaké jsou hlavní úkoly této divize?
63. Specifikujte systémy, se kterými by měl být systém správy dokumentů integrován.
64. Uveďte přibližný poměr zaměstnanců, kteří mají přístup k dokumentům pouze pro seznámení, k počtu zaměstnanců, kteří mají právo upravovat a provádět určité úkony.

Požadavky SED:

65. Cože funkční požadavky na nový systém Ty považuješ za nejdůležitější, vyjmenuj a popiš.
66. Složení atributů každé karty dokumentu:
- Název
- Popis
- Štítek na formuláři (jméno na formuláři)
- Datový typ
- Způsob plnění (ručně, z adresáře, ...)
67. Vyhledávání dokumentů podle atributů registračních karet Seznam detailů vyhledávací karty
68. Potřeba tvořit historii práce s dokumenty, sledovat průběh exekuce a schvalovacího procesu atd.
69. Nezbytné filtry v systému
70. Požadavky na informace, kterým musí systém vyhovět

Informace získané z průzkumu navrhujeme vydat ve formuláři operogramy nebo ve formě algoritmus. Jako příklad navrhujeme uvažovat životní cyklus zakázek pro hlavní činnost. Technologie práce s tímto typem dokumentů je nejvíce jednotná a lze ji použít v různých podnicích.

Příklady postupu práce s dokumentem

Navrhujeme vydat informace získané jako výsledek průzkumu ve formě operogramu nebo ve formě algoritmu. Jako příklad navrhujeme uvažovat životní cyklus zakázek pro hlavní činnost. Technologie práce s tímto typem dokumentů je nejvíce jednotná a lze ji použít v různých podnicích.

Operaogram životní cyklus objednávka na hlavní činnost

Kliknutím na obrázek myší jej zvětšíte

Algoritmus pro zpracování objednávek pro hlavní činnost

Vývoj funkčních požadavků

Na základě výše uvedených informací vypracuje analytik funkční požadavky na EDMS nebo TOR pro vývoj EDMS. Analytik musí vypracovat zejména požadavky na formát a složení registračních a kontrolních karet (nastavení a uspořádání polí na kartě, způsoby vyplňování EDMS atd.), trasy pro pohyb dokumentů a další potřebné náležitosti. pro nastavení a rozvoj EDMS.

Automatizace práce, a tedy i zadávání úkolů pro vývoj softwaru, by měla být prováděna za přítomnosti regulačních dokumentů upravujících práci s dokumenty: pokyny, předpisy, alba formulářů atd.

Pokud takové dokumenty neexistují, je nutné vypracovat dokument (dokumenty), který stanoví základní pravidla pro práci s dokumenty, jejichž práce se plánuje automatizovat.

Dokumentace

Během průzkumu je připravena následující dokumentace:

1. Zpráva z informačního průzkumu (infoologický model)

Účel:
Záznam informací získaných během průzkumu, dotazování zaměstnanců Zákazníka za účelem vypracování technických specifikací pro vytvoření a konfiguraci automatizovaného systému

Zahrnuje:

• Popis obecné charakteristiky Zákazník;
• Popis Organizační struktura;
• Popis technického vybavení;
• Popis obchodních procesů, které mají být automatizovány;
• Popis požadavků uživatele;
• Doporučení pro zlepšení podnikových procesů.

2. Zadání pro vytvoření automatizovaného systému (datový model)

Účel:
Vývoj technických požadavků na funkčnost automatizovaného systému, jeho architektury

Zahrnuje popis:

• pracovní stanice;
• funkce systému;
• atributy karty;
• rozhraní;
• adresáře;
• akční tlačítka;
• podmínky oznámení;
• jiný technické požadavky do SED.

Části dokumentace popsané výše lze přidávat a měnit tvorba dokumentace je kreativní proces a závisí také na profesionalitě analytika, který tyto dokumenty vytváří.

PORADENSTVÍ

Při automatizaci podnikových procesů zákazníka potřebuje IT společnost velmi často provést předprojektový průzkum. Tento problém automaticky vyvolává řadu vzájemně souvisejících otázek.

1. Je vůbec nutné provádět takový průzkum? Co to dá zákazníkovi a samotné IT firmě?

2. Jaké jsou cíle předprojektového průzkumu?

3. Jaký by měl být jeho výsledek?

4. Mám udělat předprojektový průzkum zdarma nebo si za něj vzít peníze?

5. Jak zdůvodnit efektivitu takového průzkumu pro zákazníka, může se vyplatit?

Zde se každá společnost rozhoduje svým vlastním způsobem: někdo obecně považuje takové vyšetření za nevhodné („dostaneme se do bitvy a pak uvidíme...“); jiní, kteří ji provádějí během implementace, tuto práci nevyčleňují v samostatném článku; další ji provádějí jako samostatnou etapu práce, ale neberou za ni peníze; čtvrtý právem považuje předprojektový průzkum za samostatný komerční produkt. Moje zkušenost manažera a konzultanta ukazuje, že předprojektový průzkum je nezbytnou součástí práce téměř každé IT společnosti související s implementací automatizačních systémů. A od správná organizace a realizace této etapy někdy závisí na úspěchu celého projektu.

V tomto článku se pokusím odpovědět na výše položené otázky, a to jak na základě vlastní praxe, tak i na základě zkušeností klientů, se kterými jsem musel komunikovat, a zavést technologii provádění předprojektového průzkumu od nuly.

Nutnost předprojektového průzkumu

Přístup některých IT společností k automatizaci podnikání dobře ilustruje tato anekdota.

Do komise přichází vynálezce a nabízí nový holicí strojek na ulici.

"Ale jak vaše zařízení funguje?" - zeptejte se jeho členů komise.

"Velmi jednoduché," odpovídá vynálezce. "Vhodíš minci do štěrbiny, strčíš hlavu do stroje a dvě čepele tě začnou holit."

"Promiňte, kolego, ale lidé mají různé tvary obličejů!" - členové komise k němu vznášejí připomínky.

"Ano," říká vynálezce, "ale pouze před prvním oholením..."

Hlavním úkolem každé automatizace je zachovat jedinečnost soutěžní výhody automatizovaná společnost. Nesmíme dopustit, aby se jako v tomto vtipu všechny firmy po automatizaci staly stejnou osobou. Pokud tedy chceme zachovat jedinečné konkurenční výhody podnikání zákazníka, pak při jakékoli modernizaci podnikových procesů je bezpodmínečně nutné provést předprojektový průzkum.

Samozřejmě lze provést hlubokou analýzu důvodů, které určují takovou potřebu. Mohou to být vysoké odhadované náklady projektu, nutnost změny stávajících podnikových procesů při automatizaci, zahrnutí prací do projektu, jejichž rozsah nelze předem určit atd. Pamatujte však, jak v jednom velmi poučném kole velitel přerušil hlášení generála o příčině porážky:

Naše porážka byla způsobena řadou důvodů, začala generálka. - Za prvé, střelný prach byl surový...

Dost, - zastavil ho velitel.

Zde je situace podobná, protože pro předprojektový průzkum zcela stačí, aby měl zákazník unikátní obchodní vlastnosti (a ty by měla mít každá firma, jinak by na trhu prostě nepřežila a ustoupila konkurenci).

Globálně je tedy otázka potřeby tohoto druhu práce vyřešena poměrně jednoduše – musí být provedeny, pokud je automatizovaná společnost na konkurenčním trhu.

Co dává předprojektový průzkum zákazníkovi a samotné IT firmě

Jak všichni dobře víme, jakákoliv práce nebo služba bude na trhu žádaná pouze tehdy, když bude výhodná pro zákazníka i zhotovitele. Pojďme se proto krátce zamyslet nad tím, co vlastně oběma dává předprojektový průzkum.

Během předprojektového průzkumu může zákazník:

Dostat Detailní popis stávající podnikové procesy ve firmě a porovnat skutečný byznys s jeho představou o něm;

Optimalizujte stávající obchodní procesy využitím praktických zkušeností, které konzultanti z IT společnosti získali během předchozích implementací v podobných společnostech;

Posuďte míru shody funkčnost navržený systém k reálným obchodním procesům zákazníka;

Zvýrazněte své jedinečné výhody včas a zohledněte je ve fázi implementace systému, nikoli až po jeho uvedení do komerčního provozu;

Vyjasnit rozpočet a termíny pro implementaci projektu automatizace s ohledem na možná vylepšení systému pro jedinečné vlastnosti jejich obchodních procesů;

Posoudit zdroje (technické i lidské), které budou potřeba během fáze implementace systému. Naplánujte alokaci těchto zdrojů včas, aby byl projekt dokončen optimální načasování a bez překročení rozpočtu;

Posoudit možná rizika, která mohou ovlivnit kvalitu práce;

Optimalizovat náklady na nasazení systému z důvodu možné realizace části práce vlastními silami;

Získejte lepší odhad ekonomický efekt a návratnost investice.

Výhody due diligence pro IT společnost:

Zvýšení úrovně spokojenosti zákazníka sladěním jeho očekávání vytvořených ve fázi předprodeje (kdy prodejci nabízejí „sen“) se skutečnými schopnostmi systému podporovat specifické obchodní procesy;

Vyjasnění načasování implementace systému a zdrojů potřebných k tomu, což vám umožní plánovat jejich alokaci předem;

Včasné objasnění jedinečných výhod zákazníka, které je zohlední při konfiguraci nebo finalizaci automatizačního systému;

Zkraťte dobu implementace a snižte riziko provedení volná díla. Potřebná vylepšení systému budou provedena před nebo souběžně s jeho nasazením, nikoli po skončení fáze zkušebního provozu, která obvykle odhalí nedostatky. Situace, kdy je zjištěna nesrovnalost ve funkčnosti ve fázi dokončení projektu, s sebou automaticky nese další neplánované práce. Zákazník má přitom většinou potíže s financováním takových prací a pro úspěšné dokončení projektu je často musí dělat zdarma;

Identifikace pravděpodobných rizik, která mohou ovlivnit kvalitu a načasování implementace. včasné zajištění opatření nezbytných k minimalizaci dopadu těchto rizik na úspěšnost projektu;

Získání údajů pro zdůvodnění počtu licencí a struktury projektu;

Oprava současného stavu v automatizovaných jednotkách a hlavních parametrů jejich práce ospravedlní účinnost navrhovaného systému;

Navázání osobních kontaktů konzultantů s hlavními realizátory zákazníka na projektu dále zjednoduší jejich společnou práci;

Rozšíření znalostní základny (pokud existuje) o hlavních obchodních procesech zákazníků v tomto odvětví.

Samozřejmě zde nejsou uvedeny všechny argumenty ve prospěch předprojektového průzkumu, nicméně jak ukazuje praxe, k přesvědčení zákazníka o jeho nezbytnosti to stačí.

Hlavní úkoly předprojektového průzkumu

Každá společnost má svůj pohled na prioritu úkolů spojených s předprojektovým průzkumem, ale nejdůležitějším z nich je podle mého názoru nastudování základních podnikových procesů zákazníka a objasnění hlavních problémů, které by chtěl řešit pomocí automatizačního systému. Nejúčinnějším nástrojem k tomu je obvykle speciálně navržený dotazník vycházející z reálné praxe provádění předprojektových šetření. Umožňuje konzultantovi klást zaměstnancům zákazníka všechny potřebné otázky týkající se hlavních činností automatizovaných jednotek, aniž by na cokoli zapomněl. Důrazně doporučuji, abyste ke každé položce provedli rozhovory se zaměstnanci různých pozic – od účinkujících až po top management. Velmi často jsem musel řešit situaci, kdy se top management domníval, že konkrétní podnikové procesy probíhají tak, jak byly původně koncipovány, ale ve skutečnosti se ve firmě pracovalo úplně jinak. Střední manažeři přitom měli na fungování procesu vlastní názor, který se lišil jak od představ vrcholových manažerů, tak od skutečných aktivit konkrétních interpretů podílejících se na těchto pracích. Tento stav obvykle vyvolává hodně emocí při čtení zprávy o due diligence. Zjištění skutečného stavu a jeho uvedení ve formě jasného dokumentu pomáhá budovat důvěru v externí konzultanty a navázat důvěryhodný vztah jak s vedením klienta, tak s řadovými zaměstnanci.

Je zřejmé, že dalším nejdůležitějším úkolem předprojektového průzkumu je identifikovat jedinečné konkurenční výhody zákazníka. Jak ukazuje praxe, asi 75 % obchodních procesů používaných zákazníkem se shoduje s procesy v podobných společnostech ve stejném odvětví, 10 % si uvědomuje své jedinečné konkurenční výhody a zbývajících 15 % je výsledkem druhého termodynamického zákona: ) (důsledek „přirozeného růstu chaosu“) a musí být během projektu odstraněny. Ale těch konkurenčních 10 %, které jsou pro podnikání tak důležité, je prostě potřeba zachovat pomocí jakékoli automatizace (samozřejmě za předpokladu, že lze tyto výhody formalizovat). Nejčastěji se tento problém řeší konfigurací systému pro zákazníka, ale někdy jsou služby programátorů vyžadovány, aby zohlednily jedinečné vlastnosti podniku. Podotýkám, že se zde nebavíme o zakázkovém vývoji, ale o zavádění systémů automatizace oběhu.

Díky pochopení toho, jak bude podporována konkurenční výhoda zákazníka, bude IT společnost schopna posoudit potřebu a náklady na zdokonalení produktu a také porozumět tomu, jaké dodatečné zdroje k tomu mohou být zapotřebí.

Důležitým cílem předprojektového průzkumu je diagnostikovat stav IT prostředí zákazníka, tedy posoudit jím používané počítačové vybavení, software, komunikaci, úroveň dovedností IT specialistů atd. V této fázi se je nutné pochopit, zda má zákazník dostatek zdrojů pro úspěšnou implementaci automatizace systému. Zde se dostáváme k dalšímu úkolu předprojektového průzkumu - analýze potenciálních rizik projektu a popisu jejich pravděpodobných důsledků. Konzultanti by přitom měli nejen zaznamenávat všechna možná rizika, ale také nabízet zákazníkovi způsoby, jak každé z nich snížit.

V každém CIS dochází ke shromažďování informací o provozní činnosti útvarů, proto by dalším tématem předprojektového průzkumu měl být sběr požadavků na automatizovaná útvary.

Informace nashromážděné v systému zůstanou mrtvou váhou, pokud je nebude možné analyzovat, proto je velmi důležité při předprojektovém průzkumu zjistit, jaké typy a formy reportingu zákazník potřebuje. Nástroje automatizace již obvykle obsahují standardní sadu reportů, ale každý zákazník právem považuje své podnikání za jedinečné, a proto vyžaduje unikátní systém tohoto druhu, implementovaný zpravidla pomocí speciálního generátoru reportů.

Naléhavým úkolem předprojektového průzkumu je ujasnit konečný rozpočet projektu a načasování jeho realizace s přihlédnutím ke všem obdrženým údajům. Tyto termíny mohou být ovlivněny širokou škálou faktorů, jako je připravenost řídícího aparátu objednatele k účasti na projektu, motivace zástupců objednatele a zhotovitele, pravděpodobnost sabotáže ze strany zaměstnanců automatizovaných oddělení, případné propuštění (příp. naopak najímání) klíčový manažer nějaký čas po zahájení projektu, nedostatek stávajícího počítačového parku a technologické základny pro dosažení všech cílů automatizace, nedostatek rozpočtu na pořízení potřebné vybavení a mnohem víc. Proto musí konzultant všechny tyto okolnosti podrobně zjistit a promítnout do zprávy, včetně pro domácí použití. Vypracování druhé - interní - zprávy vám umožní podrobně reflektovat všechny nuance vztahu a doporučení pro specialisty oddělení implementace a integrace.

Další důležitou otázkou, kterou je třeba řešit ve fázi předprojektového průzkumu, je vypracování doporučení pro volbu metod realizace projektu. Zde je důležité jasně stanovit, který z problémů dříve formulovaných zákazníkem nelze řešit pomocí navrženého automatizačního systému a navrhnout organizační či jiná východiska z této situace.

Každá společnost může snadno přidat tucet dalších úkolů, které by chtěla vyřešit ve fázi průzkumu, ale jak ukazuje skutečná praxe, získání odpovědí na výše uvedené otázky již činí předprojektový průzkum poměrně efektivním.

Co bývá výsledkem předprojektového průzkumu

Hlavním výsledkem je závěrečná zpráva o provedené práci, odsouhlasená a podepsaná objednatelem a zhotovitelem. Podívejme se na potřebné části takové zprávy. Pokud se nebudete zabývat standardními sekcemi na úvodní slova, seznam zkratek, akronymů a zkratek, pak lze v přehledu rozlišit tyto základní součásti:

- popis stávajících obchodních procesů zákazníka;

- seznam hlavních úkolů, které je třeba vyřešit pomocí automatizačního systému;

- posouzení podnikových procesů zákazníka a doporučení pro změnu či optimalizaci práce oddělení s přihlédnutím k výhodám poskytovaným IS;

- jedinečné konkurenční výhody zákazníka, které je nutné zohlednit při implementaci systému;

- analýza stávajícího IT prostředí z hlediska souladu s požadavky systému corporate governance, doporučení pro jeho změnu;

- posouzení prací na integraci CIS do stávající IT infrastruktury zákazníka;

- popis v automatizovaných jednotkách a požadavky na analytiku;

- posouzení možných rizik při realizaci projektu a stanovení opatření nutných k minimalizaci jejich dopadu;

- popis přání zákazníka, které nelze implementovat do navrhovaného řídicího systému a bude vyžadovat zlepšení, odhad času a nákladů na takové zlepšení;

- návrh realizace projektu se zdůvodněním navrhované varianty, stanovením počtu požadovaných pracovních stanic pro zákazníka a upřesněním rozpočtu projektu.

Samostatným dokumentem předprojektového průzkumu by měl být předběžný harmonogram prací zahrnující mimo jiné dohodnutý seznam odpovědných osob (jak od objednatele, tak od zhotovitele), jejich oblasti odpovědnosti a základní pravidla interakce mezi jim. Pro efektivní implementaci systému je doporučeno vypracovat předpis o výměně informací mezi zaměstnanci zákazníka a specialisty IT společnosti provádějící průzkum, a co je důležité, stanovit načasování a postup sledování výkonu práce.

Některé společnosti (nejčastěji ty, které se zabývají zakázkovým vývojem) po dokončení předprojektového průzkumu poskytnou zákazníkovi návrh specifikace.

Udělat předprojektový průzkum zdarma nebo si za něj vzít peníze?

Odpověď na tuto otázku do značné míry závisí na cílech průzkumu. Pokud je tímto účelem rychlý průzkum k „nalákání“ klienta (obvykle tím, že klient vyplní dotazník), pak se zdá rozumné udělat to zdarma.

Pokud účel průzkumu odpovídá výše popsaným úkolům, bude vyžadovat odklon významných zdrojů společnosti a musí být nutně zaplacen. Tento předprojektový průzkum je plnohodnotnou poradenskou službou, která umožňuje nejen posoudit potřebu, načasování a rozpočet automatizace, ale také optimalizovat stávající podnikové procesy zákazníka.

Jak ukázala praxe, není těžké prodávat služby předprojektového průzkumu, pokud společnost implementovala odpovídající technologii a prodejci jasně znají (a dokážou klientovi srozumitelně vysvětlit) účel průzkumu a jaké výhody zákazník získá. z toho.

Jak zákazníkovi zdůvodnit efektivitu předprojektového průzkumu

Problematika vyhodnocení efektivity předprojektového průzkumu, jako ostatně každé jiné služby, je jednou z nejobtížnějších v podnikání, protože jeho výsledek není zákazníkovi vždy zřejmý a je často vnímán velmi subjektivně. Abychom zdůvodnili ekonomický efekt poradenských služeb – a předprojektový průzkum, jak bylo zmíněno výše, je právě poradenská služba – má každý obchodní segment své vlastní unikátní algoritmy a techniky. Zde však zvážíme jiné, jednodušší a univerzálnější metody, které zákazníkovi umožňují zhruba posoudit efektivitu předprojektového průzkumu.

Zvažte potenciální kanály úspor, jejichž zvážení může pomoci ospravedlnit potřebu předprojektového průzkumu.

1. Úspora pracovní síly a času:

Při finalizaci systému pro jedinečné konkurenční výhody zákazníka v počáteční fázi implementace, nikoli po uvedení do provozu;

ve fázi integrace systému do IT infrastruktury zákazníka vzhledem k tomu, že veškeré informace o stavu podnikového IT prostředí a nuance integrace jsou vyjasněny před zahájením, nikoli až v průběhu implementace;

Díky včasnému přidělení materiálových a lidských zdrojů jak ze strany zhotovitele, tak ze strany zákazníka;

Z důvodu včasného vyhodnocení možných rizik, která mohou ovlivnit proces zavádění systému, a vypracování opatření nutných k minimalizaci jejich negativních důsledků.

Jakékoli zpoždění v průběhu projektu se pro zákazníka promítá do vážných dodatečných nákladů, které lze v každém konkrétním případě poměrně snadno vypočítat.

2. Možné snížení nákladů na realizaci:

Identifikací služeb a prací, které může zákazník provést sám;

Úpravou načasování některých prací po vyjasnění jejich skutečné pracnosti.

3. Zlepšení efektivity CIS a produktivity zaměstnanců optimalizací obchodních procesů s přihlédnutím k jedinečným vlastnostem zákazníka.

4. Odmítnutí použití automatizovaného systému, pokud se ve fázi předprojektového průzkumu ukáže, že neumožní vyřešit úkoly zákazníka nebo jeho dokončení bude stát příliš mnoho.

V mé praxi se vyskytl případ, kdy klientovi s velmi specifickými obchodními procesy bylo na základě výsledků předprojektového průzkumu doporučeno CIS nenasazovat, ale provádět organizační změny a optimalizovat technologii práce se svými zákazníky, protože efekt implementace systému (vyžadoval nákladnou revizi) by se jim náklady nevyplatily. Klient tak ušetřil desítky tisíc dolarů a předprojektový průzkum se vyplatil pouze zefektivněním oddělení, které na doporučení konzultantů změnilo technologii práce zaměstnanců.

Absence předprojektového průzkumu ve většině případů vede k výraznému zpoždění realizace projektů a zvýšení jejich nákladů, a to jak z důvodu organizačních, tak i technických problémů, které při realizaci vznikají. Dost často takové projekty většinou končí úplným neúspěchem. Podle studie Standish Group byla téměř třetina z 2,5 tisíce IT projektů, které analyzovali, nejen neúspěšné * 1, ale nebyly dokončeny vůbec. V Rusku je získání takových údajů mnohem obtížnější, ale jsem si jist, že podíl neúspěšných implementací nebude o nic menší.

*1 Za neúspěšné projekty jsou považovány projekty, u kterých nebyly dodrženy termíny, byl porušen rozpočet nebo nebylo dosaženo očekávaných výsledků.

Pokud tedy poradenská společnost nechce mít ve svých záznamech neuskutečněné projekty, pak jednoduše potřebuje provést předprojektový průzkum podnikání zákazníků. Je lepší odmítnout smlouvu v počáteční fázi, než se zabřednout do práce a skončit se skvrnou na vaší pověsti.

Klíčová slova: podnikový průzkum, dotazování a dotazování, registr příchozích informací, interní registr informací, registr odchozích informací, zpráva z podnikového expresního průzkumu, referenční model, úplný obchodní model organizace, model funkční domény.

Úkoly a fáze předprojektové kontroly objektu automatizace

Podnikový průzkum je důležitou a určující fází při návrhu IS. Délka vyšetření je obvykle 1-2 týdny. Během této doby by měl systémový analytik zkoumat maximálně 2-3 typy činností (personální účetnictví, účetnictví, doprava, marketing atd.).

Sběr informací pro stavbu kompletní obchodní model organizacečasto jde o studium zdokumentovaných informačních toků a funkcí oddělení a provádí se také prostřednictvím rozhovorů a dotazníků.

Na začátku průzkumu organizace obvykle poskytne soubor dokumentů, který obvykle obsahuje:

Souhrnné informace o činnosti podniku.

Informace o administrativní, finančně-ekonomické, výrobní činnosti podniku.

Informace o účetní politice a výkaznictví.

Pravidelný tok dokumentů podniku.

Registr příchozích informací.

Registr interních informací.

Registr odchozích informací.

Informace o informační a výpočetní infrastruktuře podniku.

Informace o odpovědných osobách.

REGISTRUJTE PŘÍCHOZÍ INFORMACE
(Obchodní jméno)		(název oddělení)
		Kdo ovládá	Odkud to pochází	Intenzita práce	Periodicita, regulace	Jak získat
REGISTR INTERNÍCH INFORMACÍ
(Obchodní jméno)		(název oddělení)		Vlastnosti zpracování dokumentu
	Název a účel dokumentu	Kdo ovládá	Komu	Intenzita práce	Periodicita, regulace	Jak získat

REGISTR ODCHOZÍCH INFORMACÍ
(Obchodní jméno)		(název oddělení)		Vlastnosti zpracování dokumentu
	Název a účel dokumentu	Kdo ovládá	kam to jde	Intenzita práce	Periodicita, regulace	Jak získat

Seznamy otázek pro rozhovory a dotazníky sestavené pro každou zkoumanou jednotku a schválené vedoucím společnosti. To se provádí za účelem:

zamezení přístupu k důvěrným informacím;

posílení zacílení průzkumu;

minimalizace odvádění pozornosti zaměstnanců podniků od plnění jejich povinností.

Obecný seznam otázek(s jejich následnými detaily) obsahuje následující položky:

hlavní úkoly jednotek;

shromážděné a registrované informace;

podávání zpráv;

interakce s ostatními odděleními.

Dotazníky pro manažery a specialisty může zahrnovat následující otázky:

Jaké (z pohledu vaší divize) by měly být cíle vytvoření integrovaného systému řízení podniku?

Organizační struktura jednotky.

Úkoly oddělení.

Posloupnost akcí při plnění úkolů.

S jakými typy externích organizací (banka, zákazník, dodavatel atd.) jednotka komunikuje a jaké informace si vyměňuje?

Jaký referenční materiál používáte?

Kolik času (v minutách) strávíte prováděním základních operací? Jaké jsou vrcholné dny? (periodicita za měsíc, čtvrtletí, rok atd.) Technické vybavení jednotky (počítače, síť, modem atd.). Použitý softwarových produktů k automatizaci obchodních procesů.

Jaké reporty a jak často na management připravujete? Klíčoví specialisté divize, kteří jsou schopni zodpovědět případné dotazy k podnikovým procesům používaným v divizi.

Charakteristika objektů dálkového ovládání.

Dokumentace na pracovišti.

Takto shromážděná data zpravidla nepokrývají všechny významné aspekty organizační činnosti a mají vysoký stupeň subjektivita. A co je nejdůležitější, taková šetření neodhalují stabilní faktory spojené se specifickými charakteristikami organizace, které lze ovlivnit pouze metodami funkčního přizpůsobení organizačního systému.

Z rozboru průzkumů vedoucích zkoumaných organizací a podniků vyplývá, že jejich představy o struktuře organizace, obecných a lokálních cílech fungování, úkolech a funkcích útvarů, ale i podřízenosti zaměstnanců, jsou někdy v rozporu. rozporuplné. Navíc se tyto představy někdy rozcházejí s oficiálně deklarovanými cíli a pravidly nebo jsou v rozporu se skutečnými aktivitami.

Pokud lze strukturu informačních toků identifikovat pomocí vzorových dokumentů a konfigurací počítačové sítě a databází, struktura skutečných mikroprocesů prováděných pracovníky v informačních kontaktech (z velké části nezdokumentovaná) zůstává neznámá.

Odpovědi na tyto otázky může dát strukturně-funkční diagnostika založená na metodách průběžného (resp. selektivního) fotografování pracovní doby personálu. Účelem diagnostiky je získat spolehlivé poznatky o organizaci a organizačních vztazích jejích funkčních prvků.

V tomto ohledu mezi nejdůležitější úkoly funkční diagnostiky organizačních struktur patří:

klasifikace subjektů fungování (kategorie a skupiny pracovníků);

klasifikace prvků fungujícího procesu (akce, procedury);

klasifikace směrů (problémy k řešení), cíle fungování;

klasifikace prvků informačních toků;

provedení průzkumu činnosti personálu organizace;

studium rozložení (v čase a četnosti) organizačních charakteristik: postupy, personální kontakty, činnosti, prvky informačních toků - jednotlivě i ve vzájemných kombinacích dle kategorie pracovníků, typy postupů a jejich směry (podle výsledků a logiky výzkumu);

identifikace skutečné struktury funkčních, informačních, hierarchických, dočasných, problematických vztahů mezi manažery, zaměstnanci a útvary;

stanovení struktury pro rozvržení pracovní doby pro manažery a zaměstnance ve vztahu k funkcím, problémům a cílům organizace;

identifikace hlavních technologií fungování organizace ( informační procesy, včetně nezdokumentovaných), jejich stanovení cílů v porovnání s deklarovanými cíli organizace;

identifikace homogenních z hlediska činnosti, cílové orientace a reálné podřízenosti skupin pracovníků, utváření reálného modelu organizační struktury a jeho srovnání s deklarovanou;

stanovení důvodů nesouladu mezi deklarovanou a skutečnou strukturou organizačních vztahů.

Souvislá „fotka“ pracovní doby je průběžné sledování a zaznamenávání vlastností pracovníků v procesu fungování po celý pracovní den. V tomto případě se zobrazené parametry postupně zapisují do předem připraveného listu. Níže je formulář pracovního listu systémového analytika:

Ihned po ukončení zkušebního postupu je tabulka doplněna o další charakteristiky: technologická větev, funkce systému, předmět, aspekt, emoční pozadí atd.

Část indikátorů, ty označené hvězdičkou, se vyplní během vyšetření, zbytek - po. Obsah příspěvků je následující:

číslo (v pořadí);

agent (pozice vyšetřovaného pracovníka);

doba, po kterou byl postup proveden;

procedura (název obsahu množiny elementárních akcí spojených obecností konkrétního řešeného úkolu);

informace (směrování toku informací mezi agentem a protistranou);

iniciativa (iniciátor zahájení tohoto postupu);

protistrana (pozice zaměstnance, který je v kontaktu se subjektem);

vztah (odráží podřízenost agenta a protistrany, formu interakce v tomto postupu);

problém (slovní popis řešeného problému).

Výsledek předprojektového průzkumu měl by přijít" Zpráva o expresním průzkumu podniku», jehož struktura je uvedena níže.

Stručný schematický popis obchodních procesů, například:

řízení nákupu a zásob;

kontrola výroby;

vedení prodeje;

řízení finančních zdrojů.

Základní požadavky a priority automatizace.

Vyhodnocení zdrojů zákazníka potřebných k podpoře projektu.

Školní známka možnosti automatizace, návrhy na vytvoření automatizovaného systému s odhadem přibližného načasování a nákladů.

Dokumenty obsažené ve zprávě o výměře mohou být prezentovány formou textového popisu nebo tabulek, jejichž přibližná podoba je uvedena níže.

Hlavní obchodní procesy podniku

	B-P Název obchodního procesu
	Prodej: síť, velkoobchod
	Plán nákupu
	Zadání objednávky na výrobu
	Vlastní výroba
	Nákup surovin