Prostřednictvím elektronické správy dokumentů. SED: úvod. Jednoduchý nebo nekvalifikovaný podpis

Vážení čtenáři! Vzhledem k tomu, že při shromažďování podkladů pro tuto studii byla nesprávně posouzena funkčnost systému MOTIV prezentovaného v recenzi, redakce dle svého uvážení opravila schémata tak, aby přesněji odrážela funkčnost zadaného produktu. Opravená schémata vypovídají o funkčnosti systému MOTIV verze 1.1, který existoval v době výběru účastníků testu (březen 2010). Je možné, že některé parametry jiných systémů jsou také odhadnuty špatně.

To vám také připomínáme tento moment materiál je velmi zastaralý a nemůže být podkladem pro hodnocení funkčnosti moderních verzí těchto systémů ani vztahu mezi nimi.

V moderní organizace elektronické systémy pro správu dokumentů (EDMS) se stávají nepostradatelným prvkem IT infrastruktury. S jejich pomocí zvýšit efektivitu obchodních společností a průmyslové podniky, a ve veřejných institucích na bázi technologií elektronické správy dokumentů jsou řešeny úkoly vnitřní řízení, meziresortní interakce a interakce s populací. Obecně přijímaná zkratka je EDMS, ačkoli se spolu s ní používají také CAD (Office Automation System), EDMS (Electronic Document Management System) a SADO (Document Management System).

Elektronický systém správy dokumentů (EDMS) - organizační a technický systém, který zajišťuje proces vytváření, řízení přístupu a distribuce elektronických dokumentů v počítačové sítě, jakož i poskytování kontroly nad tokem dokumentů v organizaci.

Zpočátku byly systémy této třídy považovány pouze za nástroj pro automatizaci úloh klasické kancelářské práce, postupem času však začaly pokrývat stále širší spektrum úloh. Vývojáři EDMS dnes orientují své produkty na práci nejen s korespondencí a ORD (organizační a administrativní dokumenty), ale také s různými interní dokumenty(smlouvy, normativní, referenční a projektová dokumentace, doklady o personální činnosti apod.). EDMS se také používají k řešení aplikovaných problémů, ve kterých je práce s elektronickými dokumenty důležitou složkou: řízení interakce se zákazníky, zpracování žádostí občanů, automatizace práce servisního oddělení, organizace projektového workflow atd. Ve skutečnosti je elektronická správa dokumentů systémem se nazývá každý informační systém, který zajišťuje práci s elektronickými dokumenty.

Trh EDMS je v posledních letech jedním z nejdynamičtěji se rozvíjejících segmentů tuzemského IT průmyslu. V roce 2009, podle IDC, na pozadí téměř 50% snížení objemu celkového softwarového trhu v Rusku, vykazoval tento segment vysokou stabilitu. Podle údajů za rok 2009 její pokles nebyl větší než 20-25 %. V číselném vyjádření je dnes objem trhu EDMS podle CNews Analytics asi 220-250 milionů dolarů.

Spotřebiteli technologií elektronické správy dokumentů jsou organizace různých velikostí a specifik. Veřejný sektor zůstává tradičně klíčovým spotřebitelem EDMS. Podle odborníků asi 30 % projektů na zavádění technologií elektronické správy dokumentů připadá na vládní agentury. Důležité přitom je, že právě zájem ze strany státu se stal základem udržitelnosti trhu EDMS, který i v době krize dostal výrazný rozvojový impuls. Elektronická správa dokumentů byla označována za klíčový prvek konceptu „elektronické vlády“, jejíž implementace by měla přispět k odstranění byrokratických překážek v interakci mezi státem, obyvatelstvem a byznysem a také omezit korupci. Jako znak realizace projektů v orgánech státní moc a hlavní státní instituce Za povšimnutí stojí zvýšené požadavky na informační bezpečnost. Hovoříme o konstrukci (vývoji) na bázi replikovaných softwarových produktů bezpečných systémů elektronické správy dokumentů.

O EDMS Developers

Při výběru řešení třídy EDMS zákazník zvažuje různé možnosti: krabicové řešení, řešení založené na platformě nebo vlastní vývoj. Ruští vývojáři nabízejí především hotová řešení, zatímco západní vývojáři působí jako poskytovatelé platforem, na jejichž základě jsou implementována designová řešení a zakázkový vývoj. Podle statistik tvoří ruští vývojáři ve struktuře trhu asi 95 % z celkového počtu projektů na implementaci EDMS. Jedním z vysvětlení je, že v Rusku je specifičnost práce s dokumenty, vycházející z domácích manažerských tradic, stále silná.

Stojí za zmínku, že řada prodejců začala poskytovat EDMS zákazníkům v režimu SaaS (Software as a Service), ale zatím tento přístup z mnoha důvodů (důvěra v poskytovatele, kvalita a spolehlivost komunikačních kanálů) , je pravděpodobnější považovat za formu seznámení se s možnostmi systému, a nikoli za skutečný přístup k automatizaci workflow.

Jedním z nastupujících trendů je používání třídních systémů ECM (Enterprise content management) pro práci s dokumenty.

Podle bezplatné encyklopedie (Wikipedia):
Správa podnikového obsahu (ECM) - správa informační zdroje podnikový nebo podnikový informační management.

Správa dokumentů je v rámci koncepce ECM považována za jeden z úkolů zajištění práce s podnikovými informacemi. Tento přístup podporují především západní vývojáři. A přestože v Rusku je poptávka po takových technologiích stále ve fázi formování, mnoho domácích EDMS již implementovalo různé komponenty ECM: správu dokumentů, správu obrázků dokumentů, dlouhodobé ukládání dokumentů, správu pracovních toků (Workflow), kolektivní práci s dokumenty . Technologie ECM se od EDMS zásadně liší hlubším propracováním problematiky správy webového obsahu a multimediálního obsahu.

Státní iniciativy kolem „elektronického dokumentu“

V letech 2009-2010 se v Rusku začalo realizovat několik globálních vládních iniciativ souvisejících s organizací oficiální elektronické interakce mezi státem, obyvatelstvem a byznysem, s cílem zvýšit úroveň pronikání informačních technologií do různých aspektů státního a veřejného života. . Patří mezi ně schválení seznamu veřejné služby poskytovaných obyvatelstvu prostřednictvím internetu a schválení ustanovení o systému meziresortní správy dokumentů, které se stalo prvními důležitými kroky k realizaci koncepce „elektronické správy“.

Je důležité poznamenat, že otázka právního základu elektronického dokumentu je stále otevřená. Činnost účastníků elektronické správy dokumentů je dnes upravena zákony a předpisy o používání elektronický- digitální podpis(EDS), GOST a pokyny pro kancelářskou práci a archivaci, zákony a předpisy o informační technologie. Ukazuje se, že pravidla a postupy pro práci s dokumenty jsou definovány na úrovni státu, existují bezpečnostní požadavky na informační systémy, ale legislativa dosud nedefinovala právní status elektronický dokument.

EDMS standardy

Činnost vývojářů EDMS dnes prakticky není regulována. Rozvíjející se softwarových produktů a implementace implementačních projektů se vývojáři a dodavatelé v té či oné míře řídí následujícími regulačními a právními dokumenty:

• GOST R 51141-98. Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice (schváleno vyhláškou o státní normě Ruské federace ze dne 27. února 1998 č. 28);
• federální zákon ze dne 10. ledna 2002 č. 1-FZ „O elektronickém digitálním podpisu“ (ve znění ze dne 8. listopadu 2007);
• GOST R 6.30-2003. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování (schváleno vyhláškou o státní normě Ruské federace ze dne 3. března 2003 N 65-st);
• Nařízení vlády Ruské federace ze dne 22. září 2009 č. 754 „O schválení Nařízení o systému mezirezortní správy elektronických dokumentů“;
• Federální zákon ze dne 27. července 2006 č. 149-FZ „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“.

Při realizaci projektů na implementaci EDMS je nutné se v případě práce s osobními údaji řídit požadavky federálních zákonů ze dne 27. července 2006 N 152-FZ „O osobních údajích“ a ze dne 27. prosince, 2009 N 363-FZ „O změnách článků 19 a 25 federální zákon"O osobních údajích".

Vzhledem k tomu, že GOST mají poradenský charakter, vývojáři zahrnují maximální flexibilitu svých řešení, takže v závislosti na zákazníkovi lze na základě systému implementovat různá schémata pro práci s dokumenty. Často musí architektura a logika systému poskytovat různé a někdy opačné přístupy k automatizaci toku dokumentů. Nedostatek obecně uznávaných standardů je problémem nejen pro vývojáře, ale také pro zákazníky, protože výběr požadavků na EDMS se stává příliš subjektivním. Podniky se často ani nemohou zaměřit na oborové zvyklosti (tento přístup se osvědčil při výběru dodavatele IT systémů třídy ERP, CRM, HRM atd.). Pravidla a předpisy pro práci s dokumenty se mohou lišit podnik od podniku, a to nejen v rámci stejného odvětví, ale dokonce i v rámci stejné skupiny společností. Několik jednoduchých příkladů: funguje podnik podle GOST nebo ne? Jak dobře odpovídá práce s dokumenty GOST? Je vyšší management připraven pracovat v systému nebo budou asistenti a sekretářky pracovat pro top management? Používá podnik některé ze západních manažerských postupů? Jaké nástroje automatizace používají zaměstnanci v práci? A přestože je obecně komplex úkolů správy elektronických dokumentů zcela jasný, způsoby jejich implementace se velmi liší. Ukazuje se, že jedním z hlavních požadavků na vývojáře moderního EDMS je nabídnout adekvátní řešení z hlediska ceny, kvality a doby realizace bez ohledu na specifika práce zákazníka (jinými slovy uspokojující jakákoli specifika).

Technické možnosti moderních elektronických systémů pro správu dokumentů

Recenze se zabývá devíti nejběžnějšími EDMS v Rusku: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Správa dokumentů (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (kognitivní technologie), MOTIVE (motiv). Záměrně jsme do něj nezahrnuli řešení ruských vývojářů na platformě Documentum (EMC Documentum), jelikož v tomto případě nelze hovořit o nějaké konkrétní funkčnosti a replikovatelnosti. K přípravě recenze byly použity informace z otevřených zdrojů: informační materiály a demoverze softwarových produktů. Prezentovaný pohled na EDMS je pokusem o posouzení schopností a připravenosti softwarových produktů řešit aktuální úkoly organizace správy elektronických dokumentů v podniku.

Kritéria zvýrazněná v přehledu vám pomohou analyzovat možnosti uvažovaných řešení z hlediska technické implementace určitých úloh EDMS. Všechny možnosti jsou rozděleny do sedmi funkčních okruhů:

• registrace a vkládání dokumentů;
• práce s dokumenty;
• řízení a kontrola pracovních toků;
• vyhledávání a analýza informací;
• informační bezpečnost;
• podpora pro práci s papírem;
• standardní nastavení.

Obecné charakteristiky systémů byly umístěny v samostatné tabulce.

Přehled poskytuje řadu zřejmých kritérií, která jsou vlastní všem uvažovaným systémům (a v zásadě všem systémům třídy EDMS), a kritériím, která umožňují vzájemně odlišit řešení. Funkční možnosti systémů jsou obecně stejné a pouze detailní specifikace některých hlavních úkolů workflow a vlastností jejich implementace umožňuje porovnávat různá řešení. Je třeba poznamenat, že u všech systémů prezentovaných v přehledu existuje poměrně rozsáhlá implementační praxe. Tyto systémy používají stovky organizací k automatizaci workflow. Až na tato rozhodnutí, na trhu je více než 50 softwarových produktů, které nejsou široce používány.

Pokud analyzujeme nové verze systémů, které zaujímají přední pozice na trhu, stojí za zmínku, že v posledních třech letech byl jejich vývoj zaměřen především na zlepšování schopností služeb, protože základní schopnosti v té či oné podobě již byly implementovány dříve. . Pokud mluvíme o nových technických možnostech, můžeme zaznamenat potenciál pro rozvoj EDMS ve směru řízení jiný druh obsahu (multimédia), využití technologií automatického zpracování a analýzy obsahu dokumentu. Ale zatím taková funkce pro EDMS není povinná, a co je nejdůležitější, poptávka po ní v Rusku nebyla plně vytvořena.

Při porovnávání funkčnost Pro SED byla přijata následující označení:

• "+" - příležitost je implementována;
• «+/−» - funkce je k dispozici s omezenou funkčností nebo je třeba zakoupit další software;
• "−" - možnost není implementována.

Stůl 1. Obecná charakteristika nejoblíbenější EDMS

Rýže. 1. Obecná charakteristika nejpopulárnějších EDMS

Tabulka 2. Registrace a zadávání dokumentů

Rýže. 2. Registrace a vkládání dokumentů

Tabulka 3. Práce s dokumenty

Rýže. 3. Práce s dokumenty

Tabulka 4. Řízení a kontrola pracovního postupu

Rýže. 4. Řízení a kontrola workflow

Tabulka 5. Vyhledávání a analýza informací

Rýže. 5. Vyhledávání a analýza informací

Tabulka 6. Informační bezpečnost

Rýže. 6. Informační bezpečnost

Tabulka 7. Podpora pro práci s papírem

Rýže. 7. Podpora pro práci s papírem

Tabulka 8. Standardní nástroje pro nastavení

Rýže. 8. Standardní nástroje pro nastavení

Tabulka 9. Souhrn funkcí ERMS

Rýže. 9. Závěrečné hodnocení funkčnosti ERMS

Abychom provedli komplexní posouzení, zvážíme předložený EDMS podle poměru „cena / funkčnost“, který je srozumitelný pro každého. Třetí důležité kritérium – „Čas implementace“ – nepovažujeme za důležité, protože silně závisí nejen na konfiguračních nástrojích poskytovaných systémem, ale také na kvalifikaci a motivaci projektového týmu. Pozice systémů z hlediska "optimální cena / funkčnost" pro malé projekty (pro 20 uživatelů) a pro poměrně velké projekty (pro 100 uživatelů) je uvedena níže.

Diagram 1. "Optimální cena / funkčnost" EDMS (20 uživatelů)

Rýže. 10. "Optimální cena / funkčnost" EDMS (20 uživatelů)

Diagram 2. "Optimální cena / funkčnost" EDMS (100 uživatelů)

Rýže. 11. "Optimální cena / funkčnost" EDMS (100 uživatelů)

Tyto diagramy jsou sestaveny na principu Gartner Magic Quadrant, ve kterém systémy umístěné v Kvadrantu I mají optimální poměr podle kritéria „optimální cena/funkčnost“. V II a IV kvadrantech diagramu jsou systémy, které nemají vyvážené ukazatele ceny a funkčnosti.

Kritérium zvolené pro studii umožňuje hodnotit různé EDMS z hlediska jejich připravenosti řešit reálné problémy správy elektronických dokumentů v moderním podniku. Do skupiny lídrů jak v případě malých projektů (Schéma 1), tak velkých projektů (Schéma 2) patřily systémy Directum, DocsVision, MOTIV a EUFRATS. Zbývající systémy jsou umístěny ve II a IV kvadrantech. Jedinou výjimkou byl systém DELO, který také spadal do prvního kvadrantu diagramu pro EDMS pro 20 uživatelů. Výsledky získané EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO ukazují, že tyto systémy nenabízejí integrovaný přístup pro automatizaci práce s dokumenty, ale jsou specializovanou nabídkou zaměřenou na řešení pouze určité třídy elektronických dokumentů. manažerské úkoly. Absence systémů v kvadrantu III je vysvětlena skutečností, že přezkum považoval za nejběžnější EDMS v Rusku a ne všechny systémy v současné době nabízené zákazníkům.

Doufáme, že uvedený přehled Vám bude užitečný při výběru systému. Rád bych poznamenal, že zavedením EDMS dnes organizace nejen zvyšuje efektivitu své činnosti, ale také, což je velmi důležité, získává cenné zkušenosti a praxi v nových podmínkách - v podmínkách elektronické správy dokumentů.

P.S. Pro přípravu recenze byly použity pouze veřejně dostupné materiály z oficiálních stránek výrobců EDMS. Po zveřejnění článku se ukázalo, že kvůli neúplnému popisu produktů ze strany Industrial Informační systémy“, informace o jejich rozhodnutí jsou nepřesné. Tuto problematiku podrobně prostudujeme a výsledky popíšeme v dalším článku.

"," Diplomová práce "a 1C: Správa dokumentů. Podíl těchto řešení na bázi TAdviser přesahuje 60 %.

Zároveň pro Minulý rok obsahuje informace o 600 nových projektech. V roce 2019 byla základna TAdviseru nejčastěji doplňována informacemi o implementacích systémů Elma, „Thesis“, DirectumRX a „1C: Document Management“.

Pokud vezmeme v úvahu implementace ze strany prodejců, s ohledem na všechna řešení konkrétní společnosti související s EDMS / ECM, pak v tomto případě bude Top 5 ke konci roku 2019 vypadat takto: Directum, Elma,, Docsvizhn a Haulmont.

2018

K prosinci 2018 obsahovala databáze projektů EDMS/ECM společnosti TAdviser informace o více než 5,1 tisících implementací. Od prosince 2017, tzn. Od zveřejnění předchozí zprávy byla doplněna o téměř 700 nových a archivních projektů.

Polovina všech projektů, o kterých jsou informace dostupné na webu, připadá na 5 domácí systémy- Directum, Elma, Docsvision, "Case" a "Thesis".

Pokud se podíváte na implementaci všech produktů třídy EDMS / ECM konkrétních dodavatelů, pak podle počtu projektů bude prvních pět vypadat takto: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn a Haulmont.

2017

Nejoblíbenější systémy EDMS/ECM

K počátku prosince 2017 obsahovala databáze projektů EDMS/ECM společnosti TAdviser informace o přibližně 4 440 000 implementacích. Od listopadu 2016, tzn. od zveřejnění předchozí zprávy byla doplněna o 460 nových a archivních projektů.

Více než polovina všech projektů, o kterých jsou informace dostupné na webu, připadá na 5 tuzemských systémů – Directum, Docsvision, ELMA, Delo a 1C: Document Management.

Pokud se podíváte na implementaci všech produktů třídy EDMS / ECM u konkrétních prodejců, pak z hlediska počtu projektů bude prvních pět stejně jako před rokem vypadat takto: Directum, Electronic Office Systems (EOS) , ELMA, Docsvizhn a 1C.

2016

Nejoblíbenější systémy EDMS/ECM

K začátku listopadu 2016 obsahovala základna projektu TAdviser informace o 3980 implementacích systémů EDMS / ECM v různých odvětvích. Podle těchto údajů byl největší počet projektů dokončen pomocí systémů Directum (677 projektů), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) a 1C: Document Management (164).

Tato čísla jsou samozřejmě daleko od skutečného počtu implementací, protože například pouze na webu společnosti 1C jsou informace o více než 1,5 tisících implementací 1C: Document Management. Nicméně vyjádřená data umožňují pochopit, které systémy jsou v Rusku nejčastěji používány.

V první desítce nejčastěji implementovaných systémů jsou zastoupena pouze dvě zahraniční řešení - Documentum a SharePoint. To je vysvětleno především tím, že projekty, kde se používají zahraniční produkty, jsou brány podle objemu, a nikoli podle množství.

Prodejci podle počtu implementací EDMS/ECM

Výše uvedený graf ukazuje celkové implementace všech systémů konkrétních prodejců, kteří patří do třídy EDMS / ECM. Pokud jeden projekt používal dvě nebo více řešení stejného dodavatele, která jsou v databázi TAdviser klasifikována jako EDMS (ECM), pak byla implementace každého řešení brána v úvahu samostatně.

2015

Nejoblíbenější systémy EDMS/ECM

V počtu implementací je podle TAdviser lídrem systém elektronické správy dokumentů Delo. V databázi TAdviser je za celé sledované období evidováno 418 projektů ukončených s využitím toto rozhodnutí. O něco méně projektů bylo realizováno pomocí DocsVision – 416 implementací. V první pětici z kvantitativního hlediska jsou také systémy ELMA, Directum a "1C: Document Management 8" - 393, 368 a 124. Celkem databáze TAdviser k listopadu 2015 obsahuje informace o více než 3,3 tisících projektech.

Mezi všemi projekty dokončenými v roce 2014 a v databázi TAdviser je jich asi 500, připadlo největší množství implementací na ELMA, Directum, Delo, DocsVision a „

Povinným prvkem „digitální“ infrastruktury moderního podniku nebo organizace je systém správy dokumentů. Práce s externími a interními dokumenty je považována za nejsložitější, pracnější a „problémovou“ oblast podnikové činnosti. Elektronická řešení umožňují jej výrazně zjednodušit a optimalizovat.

Použití specializovaných systémů je relevantní jak pro společnosti v komerčním sektoru, tak pro vládní agentury. Za prvé otevírají vyhlídky na zvýšení ziskovosti, návratnosti práce a za druhé ano efektivní řešeníúkoly k optimalizaci toku informací a papírování, mezirezortní interakce a práce s .

Elektronický systém správy dokumentů (EDMS) je nutností, nikoli možností. Většina dnešních společností vytváří kancelářské papíry v digitální podobě, ale kvůli nedokonalosti procesů výměny informací jsou zaměstnanci nuceni je tisknout, přenášet ve „fyzické“ podobě a ztrácet čas a úsilí zbytečnou rutinou. Neefektivní formát může být obtížné změnit - k tomu je nutné komplexně automatizovat činnosti společnosti, ale výsledek předčí všechna očekávání. Dobře organizovaný EDMS nebo ECM systém (systém správy obsahu organizací) pomůže řídit toky informací a dokumentů na všech úrovních a fázích existence.

Obecné informace o prvcích a struktuře EDMS

Původně byl EDMS vytvořen jako nástroj pro tradiční kancelářskou práci a její automatizaci, dnes se vyvinul v multifunkční, komplexní produkty. Elektronický systém správy dokumentů je řešení, které:

• zajišťuje proces tvorby a přesunu vnitropodnikové dokumentace v elektronické podobě;
• zpracovává příchozí korespondenci a externí regulační a administrativní dokumenty;
• zjednodušuje kontrolu nad tokem dokumentů;
• pomáhá efektivně řídit vztahy s partnery, zákazníky a tak dále.

SED ve firmě zajišťuje práci se všemi dokumenty v elektronické podobě- jakýkoli soubor informací uložených nebo přenesených do počítače. Musí být doprovázeny atributy na jakýchsi „kartách“, které identifikují jednotku.

Správa dokumentů v elektronické podobě je způsob, jak centrálně organizovat práci s papíry, kde je většina registrů a transakcí prezentována v elektronické podobě. Systém, který jej spravuje, je tedy řešením s nástroji pro implementaci všech postupů pro vytváření, úpravy, vyhledávání dokumentů a podporu interakce mezi zaměstnanci společnosti.

Někdy se mu říká EDMS (Electronic Document Management System) nebo již zmíněný ECM, ale tyto pojmy jsou poněkud širší než EDMS – k poslednímu jmenovanému je nutné připočíst prostředky zajišťující bezpečnost informací, zadávání papírových dokumentů do digitálního prostředí, e-mailové zprávy, e-maily, dokumenty a další informace. zpracování multimediálního obsahu a tak dále. Systém správy elektronických dokumentů je založen na pracovních tocích – Workflow, což jsou akce zaměstnanců v rámci vyhrazeného obchodního procesu.

Výhody EDMS

Stávající základní struktura EDMS se osvědčila jako účinný a efektivní mechanismus, který je vhodný pro podniky a instituce jakékoli velikosti. Trh EDMS se aktivně rozvíjí, protože jak veřejný sektor (aktivní spotřebitel), tak obchodní struktury mají zájem o softwarové produkty, které zjednodušují správu dokumentů. Rozvoji systémů napomáhá také rozšiřování působnosti elektronického podpisu a zvýšená pozornost věnovaná otázkám bezpečnosti informací. Efektivně je vyřešíte pomocí kvalitních a promyšlených programů.

Moderní systém správy dokumentů má mnoho výhod - to:

• zajišťuje transparentnost toku dokumentů a všech obchodních procesů společnosti - všechny akce a pohyby papírů lze sledovat a kontrolovat;
• zlepšuje kázeň práce a provádění úkolů - transparentní systémy jsou vhodné pro fixaci výsledků a faktu reagovat na požadavek;
• snižuje čas strávený každodenní rutinní prací - nemusíte zdlouhavě hledat, koordinovat papíry, zrychluje se jejich obrátka;
• chrání informace před únikem, zajišťuje bezpečnost dat a přísné vymezení přístupových práv;
• vychází ze zásad uvedených v normách kvality ISO;
• snadná implementace mezi zaměstnanci – podléhá dobře organizovanému systému školení zaměstnanců;
• dává podniku soutěžní výhody pomáhá udržovat a rozvíjet vnitřní firemní kulturu a tak dále.

Systém elektronické správy dokumentů (EDMS) zahrnuje mimo jiné správu regulačních registrů. Proto musí být její práce organizována v souladu s požadavky zákona.

Standardy a právní rámec pro EDMS

V tuzemské právní oblasti existuje jen málo specifických norem nebo zákonů pro elektronické obchodní systémy a při vývoji EDMS se jeho tvůrci řídí různými předpisy pro „klasickou“ kancelářskou práci. Mezi hlavní regulační akty stojí za zmínku:

• federální zákon o elektronickém digitálním podpisu (1-FZ z 10. ledna 2002), o informacích a jejich ochraně (149-FZ), o osobních údajích (152 a 363-FZ) atd.;
• Vyhlášky federálních a regionálních vlád, průmyslová pravidla a požadavky;
• GOST pro kancelářskou práci, archivy, systémy administrativní dokumentace - R 51141-98, R 6.30-2003 a další.

Někdy předpisy si vzájemně odporují a pravidla mají poradní charakter a vývojáři se snaží, aby byl firemní EDMS maximálně přizpůsobivý a flexibilní. Také je potřeba počítat s neustále se měnícími pravidly pro práci s elektronickým podpisem, „kompatibilitou“ systému s právně významným workflow. Je nutné, aby všechny úřední elektronické dokumenty organizace byly legitimní, jejich spolehlivost lze snadno určit. To vše je třeba vzít v úvahu při výběru EDMS pro firemní použití.

Funkce EDMS

Aby mohl být systém elektronické správy dokumentů nazván kompletní, musí v něm být implementováno mnoho funkcí. Mezi hlavní patří:

• správa dokumentace - zadávání a evidence, každodenní práce, řízení toku;
• komunikace s papírovými dokumenty;
• organizované vyhledávání a získávání dat a dokumentů - rychlé, v souladu s úrovní prověřování;
• sledování relevance dokumentace (zejména externí, příchozí) a archivace neaktuálních dokumentů;
• udržování přiměřené úrovně informační bezpečnosti;
• jednoduchá, transparentní, intuitivní komunikace mezi programem a koncovými uživateli.

Elektronický systém správy dokumentů by měl být vybaven šikovné nástroje nastavení, lokalizace, dobře měřítko. Je důležité, aby developer zajistil možnost organizovat jednotný EDMS v geograficky vzdálených divizích společnosti. Je nutné organizovat uspořádanou elektronickou výměnu informací mezi hierarchickými úrovněmi v systému a také ji kompetentně implementovat v reálném podniku.

Implementace EDMS a hodnocení jeho účinnosti

Docsvision nabízí vysoce kvalitní a moderní softwarové produkty pro řešení problémů organizace a podpory elektronické správy dokumentů. Naší odlišností je integrovaný přístup: společně s produktem samotným poskytujeme celou řadu podpory pro implementaci řešení, školení zaměstnanců a služby EDMS. Implementace systému v podniku je důležitou fází, jde o konečné „vyleštění“ systému a jeho přizpůsobení potřebám zákazníka. Implementace se obvykle skládá z:

• výzkum Současná situace ve firmě vytvoření plánu realizace;
• přenos navrženého produktu do reálných kapacit firmy - systém EDMS se jim přizpůsobí;
• testování výkonu nakonfigurovaného produktu;
• školení managementu a personálu – metodou „šokové terapie“ nebo postupně;
• provozu a úprav v jeho procesu, škálování, řešení aktuálních problémů.

Systém správy dokumentů musí být efektivní a musí se vracet investice do něj. Pro vyhodnocení efektivity EDMS můžete použít kalkulační metody pro IT projekty a v zásadě jakýkoli nehmotný majetek. Je třeba vzít v úvahu, jak aktivně byli do práce zapojeni odborníci třetích stran, jaká je návratnost jejich zásahu, jaké jsou vyhlídky na další ziskovost. Můžete se setkat se situací, kdy kalkulace efektivity bude stát zákazníka více než samotný EDMS, ale to je nutné udělat.

Stojí za zvážení, že tradiční metody hodnocení neurčují přesně výsledek - věnují pozornost nákladům na nákup a implementaci, neberou v úvahu optimalizaci práce různých oddělení, urychlení obratu dokumentů a zjednodušení rozhodování. tvorba. Je nutné vyhodnotit efektivitu EDMS v komplexu, nějaký čas po jeho implementaci, a výsledky pak zákazníky příjemně potěší.

Na stránce si můžete vybrat optimální edici Docsvision, seznámit se s cenou modulů a možnostmi licencí

Není žádným tajemstvím, že úspěšné vedení jakéhokoli podnikání závisí především na tom, jak funguje mechanismus zefektivnění dokumentace. Práce s papírováním, ač nepřináší potěšení, je totiž důležitým článkem v řízení firmy.

Kromě toho by měla být dokumentace vyřízena včas, jinak se začne hromadit a ztrácet. Aby se předešlo případným ztrátám, byl zaveden systém elektronické správy dokumentů.

V tomto článku vysvětlíme: Co je EDMS? Jaké jsou jeho druhy, výhody a nevýhody?

S rozvojem internetu je doba tlustých složek a zaprášených archivů minulostí. Nyní je proces práce s dokumenty plně automatizován. Potřebné papíry lze najít jedním kliknutím a archivace probíhá zcela bez lidského zásahu. EDMS takové příležitosti pro podniky otevírá.

Elektronický systém správy dokumentů (EDMS) je a software prostřednictvím kterého jsou dokumenty zpracovávány elektronicky. Jinými slovy, díky EDMS je možné přenášet dokumenty mezi zaměstnanci, vydávat jednotlivé úkoly, archivovat atp.

Tvořit umí jistě mnoho organizací elektronické dokumenty uložte a přeneste je. Pouhý elektronický formát však nebude mít žádný právní účinek. Aby elektronický papír nabral na váze, je důležité, aby byl podepsán oběma stranami. V tomto případě musí být dokumenty opatřeny speciálním elektronickým podpisem.

Proto lze SED rozdělit do dvou typů:

1. Tok dokumentů v rámci společnosti mezi zaměstnanci;
2. Tok dokumentů mezi různými podniky a organizacemi prostřednictvím speciálních komunikačních kanálů.

Použití EDMS v rámci organizace vyžaduje speciální software. Obvykle se takový program nazývá platforma EDI. Pro bezproblémový provoz takového softwaru je navíc zapotřebí další hardware. Například servery, síťové kanály a tak dále.

Pokud potřebujete pracovat s papíry mezi dvěma různými společnostmi, budete potřebovat operátora elektronické správy dokumentů. Takový operátor bude dobrým pomocníkem. Vždyť ví, jak doručovat zprávy, kontroluje formát, v jakém se dokumenty zasílají, vyžaduje a kontroluje opatřování elektronickým podpisem, sám ukládá a archivuje písemnosti atd.

EDMS je tedy „oběhovým systémem“ celého podnikání. Šetří to spoustu času a má to samozřejmě pozitivní vliv na práci organizace jako celku. Existuje však vždy výhoda tohoto typu zpracování informací? A je EDMS schopen poškodit podnikání? Abychom na tyto otázky odpověděli, musíme zvážit pozitivní a negativní stránky elektronická správa dokumentů.

Výhody a nevýhody EDI

Jako každý jiný proces má EDI své klady i zápory. Hlavní parametry jsou uvedeny v tabulce níže.

Výhody

Nedostatky

Objednávání . Systém automaticky připojuje čísla k dokumentům, což eliminuje nejrůznější chyby Sledování . Kdykoli můžete zjistit, kdo s dokumentem pracuje Zachování. Zaměstnanec nebude moci elektronický dokument ztratit ani poškodit Obnova . Smazaný dokument lze kdykoli obnovit Zachování dočasných zdrojů. Elektronická podoba dokumentu se dostane ke každému zaměstnanci během několika sekund bez ohledu na to, kde se nachází. Pohodlné do práce. V případě potřeby může zaměstnanec změnit původní verzi dokumentu. EDO umožňuje obnovit každý z nich. Kromě toho můžete sledovat jména těch specialistů, kteří pracovali na papíru. Dostupnost . EDI systém funguje 24/7. Navíc po připojení přes internet může zaměstnanec s dokumentací pracovat kdykoli, i když je v nemocnici nebo na dovolené. Plánování. Systém umožňuje specialistovi plánovat postup práce s papíry. Můžete nastavit datum, čas provedení a také objednávku. A ve správný čas samotný program zaměstnance upozorní na nutnost dokončit svou práci. Pohodlné vyhledávání. Program je navržen tak, aby umožňoval vyhledání požadovaný dokument nejen podle názvu, ale také podle klíčových slov. Úspora papíru. Není potřeba tisknout dokumentaci, vázat ji do složek a dělat inventuru. Všechny informace jsou uloženy elektronicky a kdykoli požadovaný dokument lze vytisknout na papír.

Utrácení peněz. Vytvoření EDI bude vyžadovat určité finanční náklady. Peníze jsou potřeba na software a hardware. Výše nákladů bude záviset na počtu připojených zaměstnanců. V průměru bude tato částka asi 100 000 rublů (*). Okamžitě použijte SED - nebude to fungovat. Po akvizici trvá instalace, implementace a odladění programu velký početčas a speciální dovednosti. Výcvik. Aby mohli EDMS správně používat, musí všichni zúčastnění zaměstnanci projít speciálním školením. Bezpečnostní. Za bezpečnost informací musí vedoucí společnosti platit Speciální pozornost bezpečnostní. Totiž uvolnit elektronický podpis, určit, kdo ze zaměstnanců a jaký bude mít přístup k papírům, a také bude nutné chránit program před průnikem zvenčí. Je vyžadován správce. Zaměstnanci organizace musí mít osobu, která bude schopna řešit aktuální úkoly práce v EDMS. Konkrétně ladit server, pomáhat uživatelům, sledovat fungování systému. Je vyžadována trvalá záloha. Aby uživatelé uchovali informace, musí dokumenty trvale ukládat. V některých případech je vyžadována existence elektronického a papírového dokumentu. Pokud např. partner nemá nainstalovaný EDMS, pak při práci s ním musí být dokumentace v elektronické i papírové podobě.

Skutečné náklady na správu elektronických dokumentů pro malé podniky

(*) Pokud je společnost malá a majitel podniku (nebo jednotlivý podnikatel sám) bude dokumenty podepisovat osobně, budou náklady minimální. Skládají se z nákupu elektronického digitálního podpisu - 1 500 rublů a přístupu ke službě elektronické správy dokumentů - od 100 rublů.

Pro malé objemy naše redakce doporučuje službu Kontur.Diadoc. Pokud zvolíte tarif Univerzální“, pak budou náklady pouze 9 rublů na zaslaný dokument. V porovnání se zasíláním originálních dokumentů poštou bude zaslání jednoho doporučeného dopisu v rámci regionu stát minimálně 50 rublů. Rozdíl je zřejmý:

Systém poskytuje všem novým uživatelům 50 uvítacích bonusových převodů elektronických dokumentů.

Jak je patrné z tabulky, i přes pozitivní stránky má SED také negativní stránky. V zásadě se snižují náklady na materiál, které, jak se ukázalo, nemusí být malé.

Společnosti vzniknou značné náklady nejen na instalaci softwaru a nákup potřebného vybavení, ale také musí najmout zaměstnance, bez jehož speciálních dovedností systém elektronické správy dokumentů prostě nebude fungovat. Takový zaměstnanec musí také platit mzdu. A to je další nákladová položka.

Nezapomínejte však, že vynaložené úsilí se v budoucnu vyplatí a firmy pracující s EDMS budou jen těžit. Ušetří totiž nejen čas na zpracování informací, ale také výrazně sníží náklady na placení služeb například archiváře. Kromě všeho ostatního elektronický archiv nevyžaduje další prostory, nákup dalších psacích potřeb a další body.

Co je elektronický systém správy dokumentů?

Zpravidla se jedná o elektronický systém správy dokumentů (EDM), ve kterém můžete generovat, odesílat, přijímat a podepisovat elektronické dokumenty. Jsou ekvivalentní papíru s vlastnoručním podpisem. Pro správu elektronických dokumentů potřebujete certifikát pro elektronický podpis.

Rozhraní se obvykle skládá ze 2-3 záložek včetně dodavatelů (vašich partnerů a klientů účastnících se EDI) a hlavní záložky – Dokumenty. Na této záložce budou sekce Příchozí a Odchozí obsahovat vámi odeslané a přijaté dokumenty.

Typy EDI

Při zavádění elektronické správy dokumentů organizace nepochybně kladou velký důraz na efektivitu. Je těžké říci, který typ EDI pro konkrétní organizaci bude nejúčinnější. Vše závisí na směřování podniku a na jeho obchodních procesech.

Existuje však všeobecná kvalifikace EDI z hlediska funkčnosti, řídicí technologie, základních komponent atd. V tomto ohledu lze rozlišit hlavní typy SED:

• Kancelářský systém. Tento typ je určen pro provádění kancelářských prací podniku. Navíc se práce provádí podle všech přijatých pravidel s vertikální kontrolou, tzn. od nadřízeného k podřízenému;
• Elektronické archivy. hlavním cílem takovým systémem je organizace práce na ukládání dokumentace. Program mimo jiné umožňuje uživateli snadno najít potřebný papír. Přenos dokumentace v takovém systému by však nebyl možný;
• Systémy pracovních postupů. Tento typ systému je mezi uživateli rozšířený díky tomu, že jeho hlavním úkolem je organizace a automatizace obchodních procesů. S takovým softwarem je snadné obchodovat a pracovní postup je jen záminkou pro existenci pracovních chvil;
• ECM systémy. Software umožňuje uživateli zavádět novinky do systému řízení organizace. Pomocí komplexních systémů je možné spravovat: dokumenty, podpisy, pracovní postupy, znalosti zaměstnanců a tak dále. Tento typ EDI bude mnohem dražší, protože uživateli nabízí pokročilé funkce.

Stojí za zmínku, že každý typ EDMS je větší než ten předchozí a dává uživatelům více příležitostí. Abyste však mohli plně ocenit výhody elektronické správy dokumentů, musíte se správně rozhodnout.

Jak vybrat správný SED

Jak již bylo uvedeno, výběr EDMS je složitý proces, který vyžaduje zvláštní pozornost. Vedení společnosti musí mimo jiné vzít v úvahu velké množství rozhodujících faktorů, jako je směřování podniku, zaměstnanci atd.

Například pro obchodní organizace bude správné instalovat EDMS jak mezi zaměstnanci, tak mezi partnery. Jen tak bude podnik schopen získat potřebné ekonomické výhody.

Pro veřejné instituce je lepší se zaměřit na specifika jeho práce a více se věnovat tvorbě elektronických archivů. A také je nutné proškolit zaměstnance, aby s nimi pracovali.

Při výběru toho či onoho EDMS je důležité zvážit, zda systém splňuje uvedené požadavky. Tyto zahrnují:

• Úplnost funkčnosti;
• Snadnost použití;
• S jakou rychlostí bude tento systém zaveden do pracovního postupu;
• Přítomnost nastavení a musí být flexibilní;
• Má systém schopnost rozšířit funkčnost;
• Je možné přizpůsobit EDMS stávajícímu softwaru podniku;
• Snadná adaptace;
• Dostupnost technická podpora. Je důležité, aby tato pomoc byla na vysoké úrovni;
• Pověst výrobce atd.

S ohledem na tuto skutečnost by měl uživatel dodržovat následující akce:

1. Prozkoumejte funkčnost. Zvláštní pozornost by měla být věnována kapitole „Příležitosti“. Je důležité, aby výrobce konkrétně specifikoval seznam úkolů prováděných programem. Pokud neexistují žádná specifika, pak stojí za to opustit takový systém EDMS;
2. Dostupnost tematických prezentací. Je důležité, aby program obsahoval demo materiál, který uživateli vysvětluje, jak funkci používat;
3. Prostudujte si snímky obrazovky. Manažer se tak bude moci ujistit, zda je funkčnost opravdu jednoduchá a zda má stanovené požadavky;
4. Nezapomeňte si přečíst recenze od skutečných uživatelů. Většina nejlepší možnost- sleduje videa na YouTube;
5. Mnoho výrobců nabízí manažerům bezplatné zkušební verze. Uživatel tak bude schopen pochopit, zda je vybraný produkt vhodný nebo ne;
6. Pokud jde o cenu zboží, je zřejmé, že tato položka nemůže kupujícího jen nadchnout. Je obtížné určit, jaké by měly být skutečné náklady na EDMS, ale stojí za to prozkoumat, co to či ono číslo dohromady přináší. Podrobné prostudování ceníku proto kupujícímu pomůže vyhnout se neočekávaným nákladům a výdajům.

Stojí za to pamatovat, že pouze odborník vám pomůže udělat správnou volbu. Výběr a instalace EDMS by proto měla být prováděna pouze pod pečlivou pozorností osoby se speciálními dovednostmi.

Vzhledem k vysoké ceně ne všechny organizace u nás s EDMS pracují. Zpracování písemností v elektronické podobě v současnosti provádějí pouze velké firmy. Ale věci se mění a je pravděpodobné, že v blízké budoucnosti oceníme potřebu pracovat s pomocí EDMS a mnoho firem si bude moci dovolit e-business. Takže se stanou nejúčinnějšími a nejúspěšnějšími!