Analýza současného stavu globálního trhu EDMS - NT1300: Systémy elektronické správy dokumentů - Obchodní informatika. Trh EDMS se stává trhem ruských výrobců Světový trh systémů pro správu elektronických dokumentů

Základní požadavky, které musí systém splňovat elektronická správa dokumentů:

• Spolehlivé uložení a snadné vyhledávání dokumentace.
• Podpora a plnění administrativních úkolů.
• Včasná kontrola provádění dokumentů a jejich směrování.
• Tvorba analytických zpráv.
• Zajištění bezpečnosti informací.

Moderní EDMS mají také funkce pro interakci se zákazníky, zpracování jejich požadavků a další užitečné nástroje, které vám umožní vyřešit mnoho aplikovaných problémů.

Typy systémů elektronické správy dokumentů

Existují různé typy klasifikace systémů správy elektronických dokumentů, ale nejindikativnější klasifikací je rozdělení EDMS podle funkcionality názvu. Každý EDMS je svým vývojářem nastaven tak, aby byl primárně navržen k provádění určitého typu úkolu. To neznamená, že neposkytuje žádné další technologie vlastní většině „bratrů“. Právě sada nástrojů každého systému elektronické správy dokumentů má své silné a slabé stránky. V klasifikaci podle titulu funkcionální se s tím akorát počítá silné stránky SEDov.

Takže to vypadá takto:

• EDMS navržený k vytváření a práci s elektronická dokumentace, stejně jako digitální analogy papírových dokumentů.
• Účetní systémy, které automatizují evidenci událostí a dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu (elektronické kartotéky).
• EDMS, jehož hlavním úkolem je automatizace práce s velkými podnikovými informačními úložišti.
• Systémy spravující elektronické archivy s dokumentací.
• EDMS, jehož funkcionalita se specializuje na extrakci potřebných informací z archivů a dalších elektronických zdrojů.
• Systémy, které řídí podnikové procesy, zpracování dokumentů a činnosti zaměstnanců organizace, kteří se podílejí na práci s obchodními dokumenty.
• Informační EDMS, které spravují zařízení pro ukládání dat.

Existuje také stručná klasifikace EDMS podle země původu, používá se pouze v Rusku. Podle ní se elektronické systémy pro správu dokumentů u nás dělí na domácí, importované a ruské, vyvinuté na zahraniční platformě Lotus / Domino. Naše recenze obsahuje příklady pouze dvou zahraničních EDMS - EMC Documentum a Lotus Domino.Doc. Všechny ostatní EDMS mají „občanství“ Ruska.

TOP-10 elektronických systémů pro správu dokumentů

Hodnotili jsme systémy elektronické správy dokumentů se zaměřením na srovnání pěti parametrů, které jsou rozhodující při výběru EDMS pro automatizaci správy dokumentů v podniku. Stupnice je desetibodová.

Místo	Program/služba	Cena	Snadnost učení	Funkčnost	Účtování podle ruské legislativy	Technický Podpěra, podpora	Celkové hodnocení
1	Byznys	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Archiv	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logika	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Eufrat	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Poznámka: Konečné hodnocení systému v tabulce si nečiní nárok na 100% objektivitu a odráží názor autora na základě hloubkové analýzy tohoto tématu. Tento přehled elektronických systémů pro správu dokumentů se provádí pouze mezi vysoce kvalitními softwarovými produkty, které lze bezpečně vybrat pro použití v různých typech podnikání.

BYZNYS

Tento systém elektronické správy dokumentů je uznávaným lídrem ve svém segmentu v celém postsovětském prostoru. Oběh dokumentů a kancelářské práce v něm úspěšně provádějí jak největší holdingy, tak korporace a malé podniky. Ve vztahu k tomuto systému je vhodné uplatnit tautologii: „DELO“ zná svůj byznys. Tento software je skutečně ideální pro hlubokou automatizaci kancelářské práce a workflow.

profesionálové

• Schopnost sledovat všechny fáze pohybu jakéhokoli elektronického dokumentu.
• Jednoduchost a pohodlí při vytváření dokumentačních projektů.
• Obecné ladění a funkčnost systému.

Mínusy

• Mezi „natažené“ mínusy patří poněkud archaické rozhraní a určitá obtížnost zvládnutí.

Jaká je cena?

Cena licence na používání systému "DELO" v rámci jednoho pracoviště (DBMS - Oracle) závisí na plánovaném celkovém počtu těchto míst a pohybuje se od 11 000 rublů (201-500 r / m) do 13 400 rublů (1-5 r /m). Pokud organizace používá Microsoft SQL Server DBMS, pak licence pro jeden pracoviště bude stát od 7200 do 9500 rublů.

Logika

Program EDMS Logic se do roku 2012 jmenoval Boss-Referent a byl jedním z nejpopulárnějších ruských systémů elektronické správy dokumentů, vážným konkurentem Delo EDMS. Změna názvu neovlivnila kvalitu tohoto softwarového produktu a stále se jedná o spolehlivý a funkční systém pro správu kanceláří v podnicích jakéhokoli typu a velikosti.

profesionálové

• Schopnost vytvářet složité víceúrovňové trasy pro schvalování dokumentů.
• Vysoký stupeň ochrany uživatelských dat.
• Relativní snadnost zvládnutí hlavních součástí systému.
• Flexibilní a přizpůsobitelné procesy zpracování dokumentů.

Mínusy

• Nepohodlná diferenciace přístupových práv při velké fluktuaci zaměstnanců.
• Ne nejsvědomitější práce technické podpory.
• Archaické rozhraní.

Jaká je cena?

Cena jedné licence k používání tohoto programu závisí na počtu zaměstnanců, kteří jsou k němu připojeni. Pokud jejich počet nepřesáhne 49 osob, pak bude cena 5900 za každé pracoviště; od 50 do 199 připojených pracovníků - 5 200 rublů; a pokud existuje více než 200 pracovních míst, pak cena jedné licence bude minimální - 4900 rublů.

Eufrat

Tento systém elektronické správy dokumentů byl vyvinut plně v souladu s požadavky normy kvality ISO 9000 a ruských GOST v oblasti kancelářské práce. Od svých „kolegů“ se „EUFRATS“ liší přítomností mnoha vlastních unikátních softwarových vývojů, které nelze nalézt v konkurenčním EDMS. Čistě technologický tento systém je jedním z „nejpokročilejších“ EDMS na moderním ruském trhu.

profesionálové

• Dodávka tohoto systému obsahuje vestavěný Nika DBMS, který automaticky osvobozuje uživatelskou organizaci od nákupu dalšího software.
• Přátelské rozhraní s pěkným zapamatovatelným designem.
• Vestavěný mechanismus rolí pro správu přístupových práv.

Mínusy

• Docela pomalá rychlost, zvláště na slabých počítačích.
• Pravidelné výpadky v práci a pomalá technická podpora.

Jaká je cena?

Standardní licence s instalací systému na vlastním serveru organizace stojí od 5200 do 7300 rublů na pracovní stanici, více uživatelů - cena je nižší. Existuje však také možnost umístění serverové komponenty na zařízení výrobce. V tomto případě se použije systém poplatků za předplatné - čtyři tarify, které stojí od 10 000 do 95 000 rublů měsíčně.

1C: Archiv

Jedná se o jeden z nejlepších a jistě nejuniverzálnějších programů pro správu podnikových dokumentů. 1C:Archive poskytuje spolehlivé a hlavně centralizované ukládání obchodní dokumentace různých formátů, s přístupem k ní oprávněným osobám, které mohou upravovat soubory.

profesionálové

• Odladěný algoritmus pro rychlé nalezení potřebných dat.
• Možnost ukládat dokumenty jakéhokoli typu – od textu a grafiky až po audio a video soubory.
• Nejširší škálovatelnost, která vám umožní úspěšně používat tento software ve velkých i malých podnicích.
• Hlavní výhodou 1C:Archive, která tento program odlišuje od konkurence, je optimální kombinace ceny produktu a schopností jeho funkčnosti.
• Podpora integrace s externími aplikacemi.

Mínusy

• Spotřeba velkého množství systémových prostředků.
• Zvýšená obtížnost zvládnutí i pro zkušené uživatele.

Jaká je cena?

Cena „sestavení“ tohoto programu se pohybuje od 12 000 do 57 000 rublů a první částka bude muset být zaplacena výhradně za upgrade předchozí verze 1C: Archive.

DIRECTUM

Jednoduché a funkční EDMS DIRECTUM bude vynikajícím řešením pro malé a střední podniky. Díky tomuto systému lze elektronickou správu dokumentů úspěšně kombinovat s tradičním papírovým workflow a následně „bezbolestně“ zcela převést organizaci na práci v DIRECTUM. Pokročilá technologie workflow poskytuje efektivní automatizaci podnikové procesy.

profesionálové

• Dostupnost specializovaných softwarových nástrojů, které co nejvíce zjednodušují vyhledávání a identifikaci dokumentace.
• Dostatek příležitostí pro samostatnou úpravu systému pro konkrétní úkoly.
• Rozšířené možnosti integrace s dalšími programy.

Mínusy

• Orientace systému na řízení podniku - pro běžného úředníka je v něm obtížnější pracovat.
• Poněkud nepřehledná a neprůhledná cenová politika.

Jaká je cena?

Licence k používání tohoto EDMS se kupují samostatně i jako součást nabídky balíčků. Nejlevnější základní klientská licence stojí 7 800 rublů. Náklady na licenční balíčky začínají od 148 200 rublů (základní pro 20 zaměstnanců) a dosahují až 2 010 000 rublů (pro 200 zaměstnanců).

OPTIMA-WorkFlow

Tento systém elektronické správy dokumentů je ve svém segmentu silným středním rolníkem. Je v neustálém vývoji a zatím nemůže konkurovat uznávaným mastodontům na trhu. OPTIMA-WorkFlow má však v rukávu řadu „triků“ – unikátní technologie, díky kterým vyčnívá z davu.

profesionálové

• Implementace funkce sériového zadávání stejných typů dokumentů a jejich evidenčních informací.
• Skenování pomocí antivirového programu.
• Indexování běžných a šifrovaných dokumentů dle vašeho výběru.
• Vícejazyčné uživatelské rozhraní.

Mínusy

• Nevýhody typických funkčnost, které jsou trvale odstraněny odchozími aktualizacemi.

Jaká je cena?

Typická řešení založená na této platformě stojí od 55 000 do 75 000 rublů.

EMC Documentum

Tato platforma pro automatizaci pracovních procesů byla vyvinuta světovým lídrem v IT průmyslu, společností EMC. Výkonná funkčnost spojená s flexibilním přizpůsobením jednotlivých nástrojů dělá z EMC Documentum nejlepší zahraniční EDMS dostupný na ruském trhu.

profesionálové

• Vysoký stupeň pohodlí při správě návrhových dokumentů.
• Implementace mechanismu check-in/check-out, který umožňuje řídit distribuci přístupových práv.
• Přítomnost funkce, která umožňuje implementovat schvalovací postup na několika úrovních.
• Podpora zařízení pro skenování a rozpoznávání dokumentů.

Mínusy

• Funguje pouze s prohlížečem Internet Explorer.
• Nedostatek veřejně dostupné technické a praktické dokumentace k systému.
• Časté „brzdy“ a lagy při vysokém zatížení systému.

Jaká je cena?

Neexistují žádné pevné ceny za používání této platformy. Náklady na jeho realizaci jsou sjednávány individuálně s každým zákazníkem.

LanDocs

Tato platforma pro automatizaci správy dokumentů, vyvinutá v roce 1997 tuzemskou společností LANIT, je dodnes žádaná mnoha podniky a institucemi. LanDocs vám umožňuje vytvořit pohodlný pracovní postup a prostředí pracovních postupů a poskytuje všem kategoriím uživatelů nezbytnou sadu nástrojů pro jeho správu.

profesionálové

• Dostupnost integrovaných nástrojů kryptografické ochrany.
• Možnost zahrnout zaměstnance ze vzdálených poboček do procesu workflow.
• Přítomnost funkce dávkového skenování papírové dokumentace.

Mínusy

• Docela běžné problémy s výkonem.
• Slabé možnosti rozšíření funkčnosti.
• Obtížné zvládnutí systému od začátku.

Jaká je cena?

Cena serverové licence se pohybuje od 30 000 do 216 000 rublů. Uživatelské licence lze zakoupit za cenu 5 600 až 8 400 rublů.

CompanyMedia

CompanyMedia je celá sada softwarových řešení navržených pro automatizaci obchodních procesů, workflow a kancelářské práce. Tento EDMS se od konkurence liší svou nepřekonatelnou flexibilitou nastavení a přítomností nezávislých modulů, které lze instalovat samostatně.

profesionálové

• Možnost úspěšná práce systémů v podnicích se složitou podnikovou strukturou a územní strukturou.
• Bezprecedentní spolehlivost systému, která mu umožňuje aktivní provoz 24 hodin denně, 365 dní v roce.
• Automatizovaná podpora pro práci s několika typy úloh.
• Diferenciace přístupových práv, podle hierarchické struktury organizace.

Mínusy

• Webové rozhraní má omezenou podporu pro některé prohlížeče, zejména FireFox.
• Zaměření systému je především na střední a velké podniky.

Jaká je cena?

Konečná cena tohoto softwaru se skládá z mnoha komponent, včetně zaškolení personálu, instalace doplňkových modulů a převodu práv k užívání systému. Horní hranice celkové částky je 99 000 rublů. Nejlevnější tematický modul bude stát 4 000 rublů.

Lotus Domino.Doc

Tento EDMS je aplikace pro známou platformu Notes/Domino, která má systém zabezpečení dat na vysoké úrovni. Lotus Domino.Doc má také pokročilý elektronický archiv, který umožňuje implementovat velké úložiště podnikové dokumentace.

profesionálové

• Dostupnost unikátních replikačních systémů určených pro komplexní řešení úloh řízení toku dokumentů v distribuovaném prostředí.
• Možnost vyhledávání dokumentů v oddělených částech informačního úložiště.
• Adresáře LDAP lze rozšířit až na podnikovou úroveň.

Mínusy

• Nevýhody tohoto systému vyplývají především z jeho západního původu – existují určité otázky ohledně rozhraní a implementace některých funkcí.

Jaká je cena?

Cena uživatelských a serverových licencí se vypočítává individuálně na webových stránkách platformy.

Nakonec

Shrnu-li určitou linii pod recenzí, rád bych poznamenal důležitou nuanci: zavedení elektronického systému správy dokumentů do vašeho podnikání vůbec nezaručuje okamžité zvýšení jeho ziskovosti a v některých případech může poškodit. Pokud vaše organizace úspěšně funguje a vytváří zisk, pracujete bez EDMS, pak si tisíckrát promyslete, než se rozhodnete je implementovat. Není třeba honit „progresivní módou“ a instalovat tyto systémy, aniž byste je vážně potřebovali. S expanzí podnikání a vysokým vytížením zaměstnanců se však elektronický systém správy dokumentů může stát jakousi záchrannou brzdou, která firmě pomůže vyplavat z víru papírování.

Analytici IDC upozorňují na následující vývojové trendy globálního trhu EDMS :

1. Další vývoj trhu, jeho konsolidace, vznik nových účastníků na trhu, diferenciace nabídek od účastníků trhu. Na trhu EDMS pokračují fúze a akvizice, a to do značné míry světově proslulými IT společnostmi (Oracle, Microsoft, SAP, Baan atd.), které vstoupily do nového pole působnosti.

2. Integrace EDMS s běžnými podnikovými aplikacemi. Integrace podnikových dat a aplikací je jednou z největších výzev, kterým dnes podniky čelí, a bude i nadále problémem iv budoucnosti. Podle analytiků IDC uspějí v éře e-businessu jen ty podniky, které co nejpromyšleněji formulují strategii pro správu svých podnikových informací (Enterprise Information Management - EIM). Cílem strategie EIM pro jakýkoli podnik je poskytnout snadný a rychlý přístup ke všem podnikovým znalostem a datům a možnost spravovat podnikové informace odkudkoli (musí být aktuální a dostupné v jakémkoli kontextu). Tyto podniky budou potřebovat hlubokou integraci všech svých podnikových aplikací, které spolu komunikují.

V tomto ohledu je zvláště důležitá možnost integrace EDMS s dalšími podnikovými aplikacemi (jak vlastními, tak jinými vývojáři). Navzdory současnému hospodářskému poklesu se analytici IDC domnívají, že podniky se budou i nadále účastnit integračních projektů z následujících důvodů:

integrace podnikových aplikací umožňuje lepší využití komplexní systémy;

· byla zachována potřeba společné práce starších systémů s novými aplikacemi;

· Probíhající fúze a akvizice na globálním trhu IT nutí podniky integrovat aplikace do svých podnikových informačních systémů.

IT průmysl aktivně řeší problémy sjednocení vývoje EDMS a jejich integraci se společnými operační systémy, aplikace, různá prostředí rozhraní. Mění se i způsoby integrace, které nabízejí poskytovatelé integračních řešení. V současné době je hlavní integrační vrstvou (virtualizace) API poskytované jediným poskytovatelem infrastruktury pro správu podnikového obsahu. V budoucnu se však očekává přechod od integrace prostřednictvím rozhraní API k všudypřítomné integraci prostřednictvím webových služeb založených na komunikaci prostřednictvím zpráv XML pomocí systémově nezávislých slovníků a protokolů. Tím se odstraní závislost podniku na jediném dodavateli, i když to bude vyžadovat vytvoření nových standardů.

3. Stálá poptávka po systémech OMS. Poptávka po OMS systémech ve střednědobém horizontu zůstane silná, protože většina uživatelů ERP systémů nechce mít problémy s tvorbou a výstupem různých reportů a dokumentů. Určitý impuls pro rozvoj systémů OMS dá další šíření elektronického podnikání, které je velmi náročné na dostupnost distribuovaného generování výstupních dokumentů v informačních systémech podniků.

4. Technologické změny v IT průmyslu:

EDMS s dvouvrstvou architekturou "klient-server" byl nyní nahrazen systémy s třívrstvou architekturou, které se mnohem snadněji integrují s jinými podnikovými aplikacemi přes API (ačkoli možnosti rozhraní CORBA, COM / DCOM atd. zůstávají zachovány),

Zjednodušená správa dokumentů v mnoha EDMS.

IDC předpovídá, že v budoucnu dojde k posunu zaměření od čistého EDMS k technologiím spolupráce s elektronickým řízením dokumentů, řízením znalostí a řešeními pro správu obsahu a informací (portály). Nyní, v naprosté většině EDMS, aby bylo dosaženo atraktivity trhu, mnohojazyčnost.

5. Změny spotřebitelských preferencí. Zvýšenou funkčnost EDMS nyní spotřebitelé v mnoha případech jednoduše nepožadují. Poměrně velké množství EDMS je jednoduše přesyceno funkcemi, které v typickém podniku často nejsou potřeba. V souvislosti s touto okolností, levná základní funkce správy dokumentů(implementovaný např. v řadě softwarových produktů Microsoft, Lotus, Oracle aj.) je pro spotřebitele stále atraktivnější.

Zároveň trh nadále vyžaduje komplexní vertikální EDMS řešení pro farmacii, stavebnictví, pojišťovnictví a další průmyslová odvětví. Řada průmyslových odvětví (např. výroba lékařského vybavení, letectví, doprava, právo atd.) obecně vyžaduje zvláště přísnou kontrolu některých dokumentů a jejich obsahu.

Analytici předpovídají intenzivní poptávka po technologii workflow, především pro jejich využití při integraci aplikací a automatizaci obchodních procesů.

Myšlenka pořízení EDMS firemními uživateli z malých společností je stále méně populární. Výsledkem jsou příznivé příležitosti pro rychlý rozvoj velkých a známých prodejců v odvětví vývoje softwaru na tomto trhu.

6. Vývoj internetově orientovaného EDMS. Klíčovou podmínkou úspěchu EDMS na světovém trhu je jejich webová orientace. Systémy pro správu obsahu webu začínají hrát ústřední roli a jejich funkčnost se bude v budoucnu jen zvyšovat. K rozvoji webově orientovaného EDMS přispěje rostoucí obliba mobilního přístupu k internetu – k doručování nejrůznějšího obsahu prostřednictvím těchto systémů do mobilních zařízení. Proto jsou nyní do těchto systémů implementovány funkce mobilního přístupu. Kromě toho bude vývoj systémů pro správu webového obsahu urychlen pokračující specializací a integrací tohoto odvětví.

Dochází také k postupnému přechodu od technologií správy obsahu k technologiím správy znalostí.

7. Rychlá změna v tržní orientaci vývojářů EDMS. Dynamická změna tržní orientace vývojářů EDMS se stala na denním pořádku, ale jejich hlavním úkolem zůstává řešení problémů správy kritických podnikových informací.

8. Nabídka předních vývojářů EDMS univerzální řešení pro velké podniky spravovat všechny jejich firemní informace. Prodejci EDMS nabízejí služby od dodávek kancelářských řešení až po implementaci kompletního podnikového řešení (od zpracování příchozích E-mailem do intranetu/extranetu a obsahu internetu). Oboroví analytici poznamenávají, že nápaditý projekt vytvoření „plně kolaborativního“ podniku (jehož všichni zaměstnanci využívají možnosti EDS) je stále na úrovni krásné myšlenky. Nejblíže k jeho realizaci je nyní západní Evropa.

9. Zvýšení intenzity aktivit softwarových vývojářů na vytváření a propagaci společných řešení

10. Společný rozvoj průmyslové standardy. Jde o udržitelný trend ve vývoji IT průmyslu. Zejména můžeme zaznamenat práci na vytvoření otevřeného protokolu synchronizace dat SyncML, na kterém se podílejí společnosti jako IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion a Starfish Software.

11. Další vývoj konceptu ECM- Enterprise Content Management („správa podnikového obsahu“, nikoli správa podnikových elektronických dokumentů), která je od roku 2001 stále populárnější.

Z pohledu analytika nabízí koncept ECM mnoho obchodních výhod. Systém ECM, který integruje veškerý obsah a procesně orientované technologie v rámci podniku, poskytuje společnou infrastrukturu pro správu toku dokumentů a minimalizuje potřebu nasazení a podpory více technologií pro implementaci různých obchodních funkcí. .

Podstatou tohoto přístupu (říká se mu infrastrukturní) je, že firemní obsah by neměl patřit pouze jedné aplikaci nebo systému – měl by být dostupný mnoha aplikacím a volně distribuován mezi nimi.

ECM je strategická infrastruktura a technická architektura pro podporu jednotného životního cyklu nestrukturovaných informací (obsahu) různých typů a formátů. Systémy ECM se skládají z aplikací, které se mohou vzájemně ovlivňovat a také je lze používat a prodávat samostatně. V moderních systémech ECM jsou implementovány následující klíčové komponenty:

· správa dokumentů - export/import, kontrola verzí, bezpečnostní a knihovní služby pro obchodní dokumenty;

· správa obrazů dokumentů (Document Imaging) - zachycení, transformace a správa papírových dokumentů;

správa záznamů (nebo v souladu s nejnovějším překladem normy IEEE 15489 - GOST R ISO 15489-1-2007, "správa dokumentů") - dlouhodobá archivace, automatizace zásad uchovávání a dodržování regulačních úřadů, zajištění souladu s legislativní a průmyslové normy;

Workflow management - podpora podnikových procesů, přenos obsahu po trasách, přidělování pracovních úkolů a stavů, tvorba auditních protokolů;

· správa obsahu webu (WCM) - automatizace role webmastera, správa dynamického obsahu a interakce uživatele;

· správa multimediálního obsahu (DAM) - správa grafických, video a audio souborů, různých marketingových materiálů, jako jsou flash bannery, reklamy;

· management znalostí (Knowledge Management) – podpůrné systémy pro shromažďování a dodávání informací relevantních pro obchod;

· dokumentově orientovaná interakce (Collaboration) - sdílení dokumentů uživateli a podpora projektových týmů.

Důležitou vlastností infrastruktury ECM je její nezávislost na jediném univerzálním úložišti obsahu. Infrastruktura ECM integruje mnoho specializovaných datových úložišť, včetně, ale nejen, úložiště elektronické dokumenty informace o produktech, e-mail, úložiště webového obsahu, systémy souborů a dokonce i DBMS.

Kromě toho jsou pomocí infrastruktury ECM implementovány takové služby správy podnikového obsahu, jako je personalizace, řízení přístupu, správa uživatelských oprávnění atd. (což zjednodušuje správu a údržbu systému ECM).

Možnosti ECM systémů lze rozdělit do několika hlavních kategorií:

· obecné funkce správy obsahu, což se týká schopnosti spravovat různé elektronické objekty (obrázky, kancelářské dokumenty, grafiku, kresby, webový obsah, e-mail, video, zvuk a multimédia). Systém ECM poskytuje úložiště pro všechny tyto typy elektronických objektů s různými knihovními službami (profilování obsahu, kontrola verzí, historie revizí, zabezpečení přístupu k dokumentům atd.), jakož i možnost spravovat tyto objekty v průběhu celého jejich životního cyklu;

· funkcí řízení procesu, což se týká schopnosti automatizovat a řídit obchodní procesy a pracovní postupy;

· integrace s jinými ECM systémy, což znamená schopnost integrovat systém ECM s externími systémy ERP, kancelářskými aplikacemi, úložišti obsahu a dalšími EDMS. Integraci lze provést pomocí různých přístupů, včetně použití objektově orientovaných rozhraní (jako jsou EJB), konektorů, rozhraní API, technologií integrace podnikových aplikací. EAI (integrace podnikových aplikací) atd.

ECM dosud existuje pouze jako koncept a infrastruktura ECM je dnes do značné míry pouze pohledem na vyhlídky rozvoje trhu EDMS.

12. Vývoj technologií pro správu dokumentů a znalostí. Koncept systémů řízení znalostí podle IDC zahrnuje vývoj a využití známých a nových technologií pro řízení informací a znalostí (v sestupném pořadí důležitosti):

odesílání zpráv,

· E-mailem,

správa dokumentů,

vyhledávací nástroje,

firemní informační portály,

datové úložiště,

nástroje pro týmovou práci

technologie workflow,

Web školení.

Směr vývoje technologií správy dokumentů a znalostí je prezentován následovně (ve vzestupném pořadí implementace):

komunikační infrastruktura (poskytuje zasílání zpráv, databáze pro hromadné použití, katalogy, adresáře, elektronické formy dokumentů, bezpečnost),

správa workflow (pro směrování formulářů a vstupních dokumentů přes e-mail, monitorování podnikové procesy, poskytování nástrojů pro spolupráci),

vyhledávací nástroje a správa dokumentů (pro vyhledávání a extrahování dokumentů z interních a externích informačních zdrojů),

· nástroje pro řízení interakce se zákazníky - CRM-systémy (pro implementaci řízení prodeje, zákaznické podpory, pracovníků v terénu, marketingu, e-commerce).

EDMS a EMIS jsou tedy součástí širšího konceptu managementu znalostí, který s sebou nese neustálé posilování role informací a odborných znalostí při dosahování čtyř obchodních cílů: inovace, kompetence, efektivita, schopnost reagovat. Dokumenty představují významnou část znalostí organizace a jejich správa zajišťuje efektivní využití znalostí a zkušeností.

Ruský trh EDMS má také své vlastní charakteristiky: Potřeba ruských podniků a organizací optimalizovat jejich workflow zůstává vysoká a neustále roste. V posledních letech se v Rusku objevily desítky společností zabývajících se vývojem a dodávkami EDMS, a to jak zahraničních, tak i vlastních konstrukcí. První rozsáhlá implementace EDMS (většinou pilotní) v Rusku již existuje. Můžeme předpokládat, že byly vytvořeny základy ruského trhu se softwarem pro správu dokumentů.

Vyhlídky na ruský trh EDMS se zlepšily přijetím zákona o elektronice digitální podpis, vytváření právní základ pro distribuci EDMS při mezipodnikové interakci.

Je třeba poznamenat, že v současnosti pozorovaná malá velikost ruského trhu EDMS souvisí v neposlední řadě s relativní nevýznamností podílu elektronické správy dokumentů na celkovém oběhu dokumentů ruských podniků a organizací (které si mohou dovolit pořídit EDMS kalkulaci od několik desítek až stovek tisíc dolarů). V drtivé většině případů dominují ruským podnikům papírové dokumenty. Tato okolnost se vysvětluje nejen tradicemi a jistým konzervatismem, ale také obtížným finančním a technickým stavem většiny ruských podniků a organizací.

Podle klasifikace IDC patří většina tuzemských EDMS do třídy systémů zaměřených na obchodní procesy (často s řízením workflow). Různé zdroje uvádějí, že ve většině domácích EDMS jsou implementovány následující funkce:

zpracování/ukládání dokumentů;

Řízení pracovního toku (přenos dokumentů mezi účinkujícími);

kontrola provádění dokumentů;

vyhledávání dokumentů podle atributů a fulltextové vyhledávání;

práce se souvisejícími dokumenty;

regulace přístupových práv;

odpis dokumentů;

integrace s externími e-mailovými systémy atd.

Hlavní výhodou tuzemského EDMS je zohlednění ruských specifik a tradic práce s dokumenty, které byly původně začleněny do jejich obchodní logiky.

Hlavní vývojové trendy ruského trhu EDMS :

1. vstup na tuzemský trh EDMS diverzifikovaných IT společností(tabulka 5) .

Tabulka 5 - Systémy elektronické správy dokumentů

Produkt	Společnost	Stručný popis
Zahraniční systémy
documentum	Documentum (divize EMC), www.documentum.ru	Platforma pro vytváření podnikových aplikací pro vytváření, ukládání a používání nestrukturovaných informací a automatizaci podnikových procesů
DOCS Fusion		Elektronický archiv s možností směrování dokumentů a kontroly provádění
DOCS Open	Kolibřík www.hummingbirdsolutions.com	Systém elektronické správy dokumentů klient-server
Ruské systémy vytvořené pomocí zahraničních produktů
CompanyMedia		Elektronický systém správy dokumentů, automatizace obchodních procesů a informační podpora výrobní a ekonomické činnosti v organizacích jakékoli velikosti
OfficeMedia	InterTrust, www.intertrust.ru	Hotové řešení pro pracovní skupiny do 70 uživatelů
BOSS-Referent	IT, www.it.ru	Systém elektronické správy dokumentů a automatizace kanceláří pro velké geograficky rozmístěné podniky a pro středně velké podniky
Popelka	STC IRM, www.mdi.ru	Sada modulů pro automatizaci workflow v organizacích jakékoli velikosti

Pokračování tabulky 5.

ESCADO	InterProcomLan, www.interprocom.ru	Kompletní systém automatizace workflow pro velké i malé firmy
Ruské systémy vytvořené bez použití zahraničních produktů
DocsVision	Digitální design, www.digdes.ru, www.docsvision.com	Systém pro automatizaci kancelářské a kancelářské práce, vytváření elektronických archivů, správu projektové a projektové dokumentace
LanDocs	LANIT, www.landocs.ru	Program pro integrovanou automatizaci kancelářských pracovních procesů a tvorbu elektronických archivů v organizacích různých velikostí
Lotsia PLM	Lotsia Soft, www.lotsia.ru	Řízení inženýrských dokumentů a systém řízení podnikových procesů
OPTiMA-WorkFlow	Optima www.optima.ru	Program pro automatizaci hlavních postupů kancelářské práce, organizaci workflow, řízení procesů vytváření, zpracování, replikace a ukládání dokumentů nebo jiných informačních objektů
Velký doc	Centrum žuly, www.granit.ru	Specializovaný systém pro automatizaci kancelářské práce a workflow ve státní správě a obecních strukturřízení
Byznys	Elektronické kancelářské systémy (EOS), www.eos.ru	Komplexní řešení, které implementuje smíšený papírově-elektronický pracovní postup a automatizuje všechny aspekty dokumentační podporařídící činnosti podniků a organizací
DockManager	SoftIntegro, www.softintegro.ru	Systém pro automatizaci práce kanceláře: evidence dokumentů, organizace jejich pohybu, sledování vyřizování a správa dokumentů (ukládání, vyhledávání, koordinace přístupu, mazání)

Konec tabulky 5.

Eufrat – správa dokumentů		Univerzální systém pro organizaci ukládání, účetnictví a údržby jakéhokoli typu elektronických a papírových dokumentů, určený pro práci v malém oddělení a obecně v organizaci se složitým schématem informačních toků.
Elektronický archiv Eufrat	Cognitive Technologies, www.cognitive.ru	Program pro organizaci ukládání, účtování a údržbu všech typů elektronických a papírových dokumentů
Správa kódů a dokumentů	Kód, www.kodeks.net	Systém elektronické správy dokumentů a kancelářské práce, zaměřený na tradice ruské kancelářské práce
1C: Archiv	1С, www.1c.ru	Program pro kolektivní práci s archivy elektronických dokumentů a kontrolu výkonnostní kázně v podnikovém měřítku

Mezi stovkami ruských IT společností, které pevně zaujímají své místo na domácím IT trhu, řada velkých diverzifikovaných firem bere trh EDMS vážně a diverzifikuje své aktivity nabídkou vlastní řešení v oblasti automatizace workflow. Zde můžeme zmínit takové společnosti jako IBS, Aquarius (její dceřiná společnost Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT atd.;

2. společné práce na standardizaci EDMS.

Řádek ruské společnosti(STC IRM, InterTrust, EOS) spolupracují v oblasti standardizace interakčních protokolů EDMS. V dubnu 2002 za tímto účelem vytvořili zvláštní stálou „pracovní skupinu pro standardizaci protokolu“;

3. růst zájmu o ruský trh zahraničních vývojářů a dodavatelů EDMS . Tento zájem se projevuje vstupem zahraničních prodejců EDMS na ruský trh prostřednictvím partnerských společností. Příkladem je kanadská společnost Hummingbird, která prostřednictvím svého partnera, ruské společnosti HBS, propaguje systém DOCS Open/Fusion, znalostní systém Fulcrum, nástroj pro integraci dat Genio a portál Hummingbird EIP. FileNet také vstoupil na ruský trh (zejména s pomocí společnosti Galaktika, která se stala partnerem FileNet při propagaci Panagon EDMS na ruský trh);

4. vývoj integrovaných řešení. Přítomnost několika desítek EDMS na ruském trhu nutí vývojáře vytvářet nástroje pro jejich integraci. Příkladem toho je vydání brány XML společností IT Co. v jejím BOSS-Referent EDMS, které umožní integraci EDMS postaveného na různých platformách a využívajících různé datové formáty do jediného informačního prostoru;

5. spolupráce a společné prosazování integrovaných řešení. Některé ruské společnosti nabízejí své EDMS ve formě OEM verzí předinstalovaných na počítačích sestavených jejich partnerem. Příkladem toho je spolupráce ruských společností IT Co. a Inel-Data, které svým zákazníkům nabízejí integrované řešení, kterým je OEM verze BOSS-Referent EDMS předinstalovaná na osobním počítači Excimer.

Alexander Glinskikh (PhD)

• Úvod
• Základní pojmy systémů elektronické správy dokumentů
  • Účel EDMS
  • Hlavní vlastnosti EDMS
  • Obecná klasifikace EDMS
• Analýza současného stavu globálního trhu EDMS
  • obecný přehled
• Ruský trh EDMS
  • obecný přehled
• Příklady použití EDMS ve světě
  • EDMS ve zdravotnictví
  • EDMS ve farmacii
  • EDMS v oblasti půjček
  • EDMS v oblasti patentování
  • EDMS v oblasti designu
  • Příklady aplikací pro systémy OMS
• Integrace EDMS s jinými aplikacemi
• Vlastnosti výběru a implementace EDMS
• závěry

Úvod

Rozvoj lidská civilizace doprovázené úžasným nárůstem objemu vytvářených, zpracovávaných a ukládaných informací. Například podle magazínu ASAP se na světě ročně objeví asi 6 miliard nových dokumentů. Podle Delphi Consulting Group je v současnosti jen ve Spojených státech denně vytvořeno více než 1 miliarda stránek dokumentů a více než 1,3 bilionu je již uloženo v archivech. různé dokumenty.

Je třeba poznamenat, že podnikové informační toky jsou velmi rozmanité, pokud jde o zdroje a formy jejich prezentace. Lze je však podmíněně klasifikovat podle formy uložení: elektronické a papírové dokumenty. Existují odhady, že v současné době je uloženo pouze asi 30 % všech firemních informací v elektronické podobě(jak strukturované - v databázích, tak nestrukturované). Všechny ostatní informace (asi 70 %) jsou uloženy na papíře, což způsobuje značné potíže při jejich hledání. Tento poměr se však postupně mění ve prospěch elektronické formy ukládání (zejména rozvojem elektronických archivních systémů). Podle Delphi Consulting Group se objem podnikových elektronických textových informací každé 3 roky zdvojnásobí. Podle prognózy téhož časopisu ASAP zůstane do roku 2004 pouze asi 30 % podnikových informací v papírové podobě a 70 % informací bude uloženo v elektronické podobě. Je samozřejmě nepravděpodobné, že se jednou všechny dokumenty stanou pouze elektronickými, ale není pochyb o tom, že elektronická forma ukládání dokumentů bude v budoucnu převládat.

Tato působivá čísla a data pouze říkají, že pro každý podnik nebo organizaci jsou otázky optimalizace toku dokumentů a kontroly nad zpracováním informací klíčové. Toto tvrzení lze potvrdit následujícími údaji. Podle Siemens Business Services tráví manažer až 80 % své pracovní doby prací s informacemi, až 30 % pracovní doby zaměstnanců stráví vytvářením, vyhledáváním, schvalováním a odesíláním dokumentů, každý interní dokument je v průměru zkopírován , až 20krát a až 15 % firemních dokumentů je nenávratně ztraceno (přitom průměrný zaměstnanec stráví podle časopisu ASAP ročně až 150 hodin své pracovní doby hledáním ztracených informací). Existují také odhady, že za práci s dokumenty musíte utratit až 40 %. pracovní zdroje a až 15 % příjmů právnických osob.

Proto efektivnost řízení podniků a organizací V neposlední řadě záleží na správném řešení problémů rychlého a kvalitního vytváření elektronických dokumentů, kontroly jejich provádění a také na promyšlené organizaci jejich ukládání, vyhledávání a používání. K vytvoření vedla potřeba efektivní správy elektronických dokumentů elektronické systémy pro správu dokumentů (EDMS) kterému je věnován tento článek. Hlavním účelem článku je poskytnout čtenářům Jet Info retrospektivu současného stavu globálního trhu EDMS, perspektiv jeho rozvoje a také poměrně velké množství příkladů využití EDMS ve světě. Můžete se dozvědět více o všech problémech souvisejících s EDMS pomocí poměrně velkého množství specializovaných webových zdrojů (jak v ruštině, tak v angličtině), například www.document.ru, www.docflow.ru, webové stránky vývojářů EDMS atd. .

Základní pojmy systémů elektronické správy dokumentů

Účel EDMS

Podle oborových analytiků zahrnuje elektronická správa dokumentů: vytváření dokumentů, jejich zpracování, přenos, ukládání, výstup informací obíhajících v organizaci nebo podniku na základě využití počítačových sítí. Pod správou elektronické správy dokumentů je v obecném případě obvyklé rozumět organizaci pohybu dokumentů mezi odděleními podniku nebo organizace, skupinami uživatelů nebo jednotlivými uživateli. Pohyb dokladů přitom neznamená jejich fyzický pohyb, ale převod práv k jejich užívání s upozorněním konkrétních uživatelů a kontrolou nad jejich prováděním.

IDC definuje koncept ERMS následovně (s odkazem na EDMS - Systémy elektronické správy dokumentů): "EDMS zajišťuje proces vytváření, správy přístupu a distribuce velkých objemů dokumentů v počítačové sítě a také poskytují kontrolu nad tokem dokumentů v organizaci. Často jsou tyto dokumenty uloženy ve speciálních úložištích nebo v hierarchii souborového systému. Typy souborů běžně podporované ERMS zahrnují: textové dokumenty, obrázky, tabulky, zvuková data, video data a webové dokumenty. Mezi běžné funkce EDMS patří vytváření dokumentů, řízení přístupu, konverze dat a zabezpečení dat.

Hlavním účelem EDMS je organizace ukládání elektronických dokumentů a práce s nimi.(zejména jejich vyhledávání jak podle atributů, tak podle obsahu). EDMS by měl automaticky sledovat změny v dokumentech, termíny vyřízení dokumentů, pohyb dokumentů a také kontrolovat všechny jejich verze a podverze. Komplexní EDMS by měl pokrýt celý cyklus kancelářské práce podniku nebo organizace – od zadání úkolu vytvořit dokument až po jeho odepsání do archivu, zajistit centralizované ukládání dokumentů v jakémkoli formátu, včetně složitých kompozitních dokumentů. EDMS by měl spojovat různé toky dokumentů z geograficky vzdálených podniků do jediného systému. Musí poskytovat flexibilní správu dokumentů, a to jak prostřednictvím pevné definice dopravních cest, tak prostřednictvím volného směrování dokumentů. EDMS musí zavést přísné vymezení přístupu uživatelů k různým dokumentům v závislosti na jejich kompetenci, postavení a pravomocích, které jsou jim přiděleny. Kromě toho musí být EDMS vyladěn na stávající organizační strukturu a systém kancelářské práce podniku a také musí být integrován se stávajícími podnikovými systémy.

Hlavní uživatelé EDMS jsou velcí státní organizace, podniky, banky, vel průmyslové podniky a všechny další struktury, jejichž činnost je doprovázena velkým objemem vytvářených, zpracovávaných a uchovávaných dokumentů.

Hlavní vlastnosti EDMS

otevřenost

Všechny EDMS jsou postaveny na modulární bázi a jejich API jsou otevřená. To vám umožní přidávat nové funkce do EDMS nebo vylepšovat ty stávající. V současné době se vývoj aplikací integrovaných s EDMS stal samostatný pohled podnikání v průmyslu výroby softwaru a mnoho společností třetích stran je připraveno nabídnout své služby v tomto segmentu trhu. Možnost relativně snadno přidat do EDMS mnoho modulů od třetích stran značně rozšiřuje jejich funkčnost. Pro EDMS byly vyvinuty například moduly pro zadávání dokumentů ze skeneru, komunikaci s e-mailem, programy pro přeposílání faxů atd.

Vysoký stupeň integrace s aplikačním softwarem

Klíčovou vlastností EDMS je vysoký stupeň jejich integrace s různými softwarovými aplikacemi pomocí technologií Automatizace OLE, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI a další A přímo při práci s dokumenty není potřeba vůbec používat nástroje EDMS. Uživatelé řeší pouze běžné aplikační programy: v době instalace klientské části EDMS jsou aplikační programy doplněny o nové funkce a položky menu. Například uživatel textového procesoru MS Word při otevření souboru okamžitě vidí knihovny a složky s dokumenty EDMS (odkud si vybere dokument, který potřebuje). Když dokument uložíte, automaticky se umístí do databáze EDMS. Totéž platí pro ostatní kancelářské a specializované programy.

Je třeba také poznamenat, že ve většině běžných EDMS je implementována integrace s nejznámějšími systémy ERP (zejména se SAP R / 3, Oracle Applications atd.). Právě schopnost integrace s různými aplikacemi je jednou z charakteristických vlastností EDMS. Díky němu může EDMS fungovat jako spojovací článek mezi různými podnikovými aplikacemi a vytvořit tak základnu pro organizaci kancelářské práce v podniku. Někteří průmysloví analytici se dokonce domnívají, že EDMS se může stát základem podnikového informačního systému podniku nebo organizace (existují i ​​jiné názory).

Vlastnosti ukládání dokumentů

EDMS fungují především na bázi distribuovaných architektur a využívají různé kombinace technologií pro shromažďování, indexování, ukládání, vyhledávání a prohlížení elektronických dokumentů. Většina EDMS implementuje hierarchický systém ukládání dokumentů (podle principu „skříň/police/složka“). Každý dokument je umístěn ve složce, která je zase umístěna na polici atd. Počet úrovní vnoření při ukládání dokumentů není omezen. Stejný dokument může být zahrnut do několika složek a polic díky použití spojovacího mechanismu ( zdrojový dokument v tomto případě zůstává nezměněn a je uložen na místě určeném správcem ERMS). Řada EDMS implementuje ještě výkonnější možnosti ukládání organizováním odkazů mezi dokumenty (tyto odkazy lze nastavit a upravit graficky).

Jakýkoli dokument v EDMS má určitou sadu atributů (například svůj název, autora dokumentu, čas jeho vytvoření atd.). Sada atributů se může měnit z jednoho typu dokumentu na jiný (v rámci jednoho typu dokumentu zůstává nezměněna). V EDMS jsou atributy dokumentu uloženy v relační databázi. Pro každý typ dokumentu je pomocí vizuálních nástrojů vytvořena šablona karty, kde jsou názvy atributů dokumentu prezentovány srozumitelnou grafickou formou. Po zadání dokumentu do EDMS se vezme požadovaná šablona a karta se vyplní (zadají se hodnoty atributů). Po dokončení je karta propojena se samotným dokumentem.

Ve většině případů se serverová část EDMS skládá z následujících logických komponent (které mohou být umístěny na jednom nebo několika serverech):

• Sklady atributů dokumentů (karty);
• Ukládání dokumentů;
• Fulltextové indexační služby.

Úložiště dokumentů je obvykle chápáno jako úložiště obsahu dokumentu. Úložiště atributů a úložiště dokumentů jsou často kombinovány pod obecným názvem „archiv dokumentů“. K ukládání atributů ve většině EDMS se používají Oracle, Sybase, MS SQL Server a Informix DBMS, které umožňují vyhledávání dokumentů podle atributů.

Pro uložení vlastního obsahu dokumentů ve většině EDMS se používají souborové servery MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX atd. V tomto případě lze realizovat i heterogenní kombinace síťových prostředí. Například databáze s atributy dokumentu může používat UNIX v síti TCP/IP, zatímco samotné dokumenty mohou být uloženy v OS Novell NetWare v síti IPX/SPX. Je třeba poznamenat, že velkými výhodami EDMS je ukládání dokumentů v jejich původním formátu a automatické rozpoznávání mnoha formátů souborů.

V poslední době je stále oblíbenější ukládání dokumentů spolu s atributy do databáze. Tento přístup má své výhody i nevýhody. Výhodou je výrazné zvýšení bezpečnosti přístupu k dokumentům a hlavní nevýhodou je nízká efektivita práce s dokumenty s velkým množstvím uložených informací. Tento přístup také vyžaduje použití výkonných serverů s velkými objemy. paměť s náhodným přístupem a pevné disky. Navíc v případě výpadku databáze bude velmi obtížné obnovit dokumenty v ní uložené. Je také nutné být striktně připojen ke konkrétnímu DBMS.

Vlastnosti směrování dokumentů

Moduly EDMS odpovědné za tok dokumentů se běžně nazývají moduly směrování dokumentů. V obecném případě se používají pojmy „volné“ a „tvrdé“ směrování dokumentů. S „bezplatným“ směrováním může každý uživatel účastnící se workflow dle vlastního uvážení změnit stávající trasu pro předávání dokumentů (nebo nastavit novou trasu). U „tvrdého“ směrování jsou cesty pro předávání dokumentů přísně regulovány a uživatelé nemají právo je měnit. S „tvrdým“ směrováním však lze zpracovat logické operace, když se cesta změní, když jsou splněny některé předem definované podmínky (například odeslání dokumentu vedení, když konkrétní uživatel překročí své oficiální oprávnění). U většiny EDMS je směrovací modul součástí balení, u některých EDMS je nutné jej zakoupit samostatně. Plně funkční moduly směrování jsou vyvíjeny a dodávány třetími stranami.

Řízení přístupu

EDMS zavádí spolehlivé prostředky pro vymezení pravomocí a kontrolu přístupu k dokumentům. Ve většině případů jsou s jejich pomocí definovány následující typy přístupu (sada přidělených oprávnění závisí na konkrétním EDMS):

• Plná kontrola nad dokumentem;
• Právo upravit, ale nezničit dokument;
• Právo vytvářet nové verze dokumentu, ale ne jej upravovat;
• Právo anotovat dokument, ale neupravovat jej ani vytvářet nové verze;
• Právo číst dokument, ale ne jej upravovat;
• Právo na přístup ke kartě, nikoli však k obsahu dokumentu;
• Naprostá absence přístupových práv k dokumentu (při práci s EDMS se protokoluje každá akce uživatele a lze tak snadno ovládat celou historii jeho práce s dokumenty).

Sledování verzí a podvracení dokumentů

Když s dokumentem pracuje více uživatelů najednou (zejména když je třeba jej koordinovat v různých případech), je velmi pohodlnou funkcí EDMS použití verzí dokumentu a podverzí. Předpokládejme, že interpret vytvořil první verzi dokumentu a předal ji dalšímu uživateli ke kontrole. Druhý uživatel upravil dokument a vytvořil na jeho základě novou verzi. Poté předal svou verzi dokumentu další instanci třetímu uživateli, který vytvořil třetí verzi. Po určité době, po přečtení komentářů a oprav, se první zpracovatel dokumentu rozhodne upravit původní verzi a na jejím základě vytvoří subverzi první verze dokumentu. Výhodou EDMS je schopnost automaticky sledovat verze a podverze dokumentů (uživatelé mohou vždy určit, která verze / podverze dokumentu je nejrelevantnější v pořadí nebo době jejich vytvoření).

Nástroje pro prohlížení dokumentů různých formátů

Většina EDMS obsahuje nástroje pro prohlížení dokumentů (tzv. prohlížeče), které rozumí mnoha desítkám formátů souborů. S jejich pomocí je velmi pohodlné pracovat zejména s grafickými soubory (například s výkresovými soubory v CAD systémech). Kromě základní sady prohlížecích nástrojů (součástí každého EDMS) lze od třetích stran zakoupit další nástroje, které se dobře integrují s EDMS.

Anotace dokumentu

Při organizaci skupinové práce na dokumentech je obvykle velmi užitečná možnost je komentovat. Vzhledem k tomu, že v některých případech jsou uživatelé zbaveni práva provádět jakékoli změny dokumentu v procesu jeho schvalování, mohou využít příležitosti anotovat jej. Ve většině EDMS je anotace implementována zahrnutím atributu pro anotaci do karty dokumentu a přenesením práv k úpravě takového pole karty na uživatele. Ne vždy je ale takové řešení přijatelné (zejména při anotaci grafického dokumentu). V tomto ohledu je v některých EDMS funkce tzv. "červená tužka", pomocí které můžete graficky naznačit nedostatky v samotném obrázku. Softwarové nástroje, které implementují funkci „červené tužky“, jsou široce dostupné od třetích stran.

Podpora různých klientských programů

Většina klientů EDMS může být PC s operačním systémem MS Windows, Windows NT. Některé EDMS také používají platformy UNIX a Macintosh. Všechny moderní EDMS navíc umožňují pracovat s dokumenty prostřednictvím standardních webových navigátorů. Protože webové prohlížeče mohou být hostovány na různých klientských platformách, usnadňuje to řešení problému podpory ERMS v heterogenních síťových prostředích. Při používání internetových technologií má EDMS další serverovou komponentu odpovědnou za přístup k dokumentům prostřednictvím webových navigátorů.

Obecná klasifikace EDMS

Koncept ECM

Problematika klasifikace EDMS je poměrně komplikovaná vzhledem k rychlému rozvoji trhu s těmito systémy. Navíc od roku 2001 je koncept "Enterprise Content Management (ECM)", nikoli elektronická správa dokumentů (podle „Forrester TechRankings“). Období ECM objevil se lehkou rukou obchodního sdružení AIIM International a pokrývá všechny podnikové informační systémy.

Zároveň, pokud Forrester Research definuje ECM jako integrovaný přístup ke správě dokumentů a webového obsahu, pak je pro konzultační společnost Doculabs ECM správa podnikového obsahu „kategorií, která spojuje možnosti systémů pro správu firemní dokumenty a systémy pro správu obsahu se schopností řídit celý životní cyklus podnikového obsahu (s pokračujícím růstem počtu typů obsahu)“ .

Z pohledu oborových analytiků nabízí koncept ECM mnoho obchodních výhod. Systém ECM, který integruje veškerý obsah a procesně orientované technologie v rámci podniku, poskytuje společnou infrastrukturu pro řízení toku dokumentů a minimalizuje potřebu nasazení a podpory více technologií pro implementaci různých obchodních funkcí. Podstatou tohoto přístupu (říká se mu také infrastruktura) je, že firemní obsah by neměl patřit pouze jedné aplikaci nebo systému. Měl by být dostupný mnoha aplikacím a volně distribuován mezi nimi. Důležitou vlastností infrastruktury ECM (která zahrnuje odpovídající aplikace většiny prodejců v oboru) je její nezávislost na jediném univerzálním úložišti obsahu. Infrastruktura ECM integruje mnoho specializovaných (nebo starších) datových úložišť (dokonce i od konkurenčních prodejců), včetně, ale bez omezení, elektronických úložišť produktových dokumentů, e-mailu, úložišť webového obsahu, souborových systémů a dokonce i DBMS. Takto, Infrastruktura ECM poskytuje společnou integrační (nebo virtualizační) vrstvu pro každé datové úložiště(což umožňuje dotazovat se na ně odkudkoli v rámci podniku), čímž se minimalizuje potřeba integrovat systémy elektronické správy dokumentů a systémy správy obsahu od více dodavatelů. Kromě toho jsou pomocí infrastruktury ECM implementovány takové služby správy podnikového obsahu, jako je personalizace, řízení přístupu, správa uživatelských oprávnění atd. (což zjednodušuje správu a údržbu systému ECM).

Možnosti ECM systémů lze rozdělit do několika hlavních kategorií:

Obecné funkce správy obsahu, což se týká schopnosti spravovat různé elektronické objekty (obrázky, kancelářské dokumenty, grafiku, kresby, webový obsah, e-mail, video, zvuk a multimédia). Systém ECM poskytuje úložiště pro všechny tyto typy elektronických objektů s různými knihovními službami (profilování obsahu, funkce check-in/check-out, kontrola verzí, historie revizí, zabezpečení přístupu k dokumentům atd.), jakož i možnost spravovat datové objekty během celého jejich životního cyklu.

Funkce řízení procesů, což se týká schopnosti automatizovat a řídit obchodní procesy a pracovní postupy.

Integrace s jinými systémy ECM, což znamená schopnost integrovat systém ECM s externími systémy ERP, kancelářskými aplikacemi, úložišti obsahu a dalšími EDMS. Integraci lze provést pomocí různých přístupů, včetně použití objektově orientovaných rozhraní (jako jsou EJB), konektorů, rozhraní API, technologií integrace podnikových aplikací. EAI (integrace podnikových aplikací) atd.

Je třeba poznamenat, že ECM dosud existovalo pouze jako koncept, a Infrastruktura ECM dnes do značné míry je pouze pohledem na vyhlídky rozvoje trhu EDMS. Někteří průmysloví prodejci například hodně mluví o správě obsahu, ale své systémy zaměřují pouze na správu webového obsahu nebo kancelářských dokumentů. Chybí jim také jasná vize, jak vytvořit otevřenou infrastrukturu ECM, která integruje specializovaná úložiště napříč celým podnikem. Podle analytiků společnosti Doculabs (kteří studovali řešení od předních vývojářů EDMS), ačkoli dodavatelé uznávají důležitost konceptu ECM, stále jsou daleko od jeho plné implementace do svých systémů.

EDMS klasifikace

Podle analytiků IDC existují v současné době následující hlavní typy EDMS (některé z EDMS mohou současně patřit k několika typům, protože mají funkce, které jim odpovídají):

EDMS zaměřené na obchodní procesy (business-process EDM). Jsou jádrem konceptu ECM. Systémy tohoto typu (EDMS) jsou navrženy pro specifické vertikální a horizontální aplikace (někdy mají i průmyslové aplikace). Systémy EDMS poskytují kompletní životní cyklus dokumentů, včetně zobrazování, správy záznamů a workflow, správy obsahu atd. Systémy EDMS poskytují ukládání a vyhledávání 2D dokumentů v nativních formátech (obrázky, soubory CAD, tabulky atd.) s možností seskupování do složek. Někteří průmysloví analytici se domnívají, že (v závislosti na indexačním schématu a použitých aplikacích) může tento dokumentově orientovaný přístup poskytnout až 80 % funkčnosti systému PDM v řadě systémů EDMS při nižších nákladech na implementaci. Nejznámějšími vývojáři EDMS jsou Documentum (systém Dokumentum), FileNet (systémy Panagon a Watermark), Hummingbird (systém PC DOCS) a další.její aktivity na implementaci takových funkcí v EDMS, jako je správa šablon, správa dynamických prezentací a publikování webového obsahu. Je třeba poznamenat, že zatímco téměř všechny systémy EDMS poskytují dobrou úroveň implementace úložišť a služeb knihoven pro správu elektronického obsahu (například obrázků a kancelářských dokumentů), každý z nich je ve své oblasti nejsilnější. Například v systémech od společností Open Text a iManage je správa kancelářských dokumentů nejpropracovanější. Systémy od Tower Technology, FileNet, IBM a Identitech jsou zase obzvláště silné při správě velkoobjemových obrazů produktů.

Firemní EDMS (Enterprise-centric EDM). Systémy tohoto typu poskytují podnikovou infrastrukturu (dostupnou všem podnikovým uživatelům) pro vytváření dokumentů, spolupráci na nich a jejich publikování. Základní funkce podnikového EDMS jsou podobné funkcím EDMS zaměřeným na podnikové procesy. Firemní EDMS se zpravidla nezaměřují na použití pouze v určitém odvětví nebo na řešení úzkého problému. Jsou implementovány jako celopodnikové technologie. Vývojem a propagací podnikového EDMS se zabývají Lotus (systém Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (systém LiveLink), Keyfile, Oracle (kontextový systém), iManage atd. Například Open Text Systém Livelink zajišťuje kolektivní práci na projektových dokumentech pro externí i interní uživatele, online diskuse, distribuované plánování a směrování dokumentů atd.

Redakční systémy. Systémy tohoto typu zajistit tvorbu obsahu, přístup a správu obsahu, doručování obsahu (až do úrovně sekcí dokumentů a objektů pro jejich následné opětovné použití a sestavení). Dostupnost informací nikoli ve formě dokumentů, ale ve formě menších objektů usnadňuje proces výměny informací mezi aplikacemi. Správa webového obsahu vyžaduje schopnost spravovat různé objekty obsahu, které mohou být zahrnuty do webové prezentace (např. stránky HTML a webová grafika). Správa webového obsahu navíc vyžaduje možnost vytvářet prezentační šablony, které umožňují prezentaci dynamického obsahu a jeho personalizaci (na základě uživatelských preferencí, profilů apod.). Na světovém trhu jsou známé redakční systémy Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette aj. Určitou úroveň správy webového obsahu nabízí také FileNet, Tower a Identitech. IBM zase implementuje funkce správy webového obsahu založené na řešeních Interwoven a Open Market (prostřednictvím partnerství s nimi) a společnost Tower integrovala svůj software pro správu elektronických dokumentů s řešeními pro správu webového obsahu společnosti Stellent.

Informační systémy pro správu - portály. Tyto systémy zajišťují agregaci informací, správu informací a jejich doručování prostřednictvím internetu/intranetu/extranetu. S jejich pomocí je realizována schopnost akumulovat (a aplikovat) zkušenosti v distribuovaném podnikovém prostředí na základě využití obchodních pravidel, kontextu a metadat. Portály také poskytují přístup prostřednictvím standardního webového prohlížeče k řadě aplikací elektronického obchodování (obvykle prostřednictvím rozhraní ERP systému). Příklady portálů jsou systémy Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Systémy pro správu obrazu/obrazu (zobrazovací systémy). S jejich pomocí jsou informace naskenované z papírových médií převedeny do elektronické podoby (obvykle ve formátu TIFF). Tato technologie je základem digitalizace informací ze všech starších papírových dokumentů a mikrofilmů. Mezi základní funkce standardního zobrazovacího systému patří skenování, ukládání, řada možností vyhledávání obrázků a další.

Systémy řízení pracovního toku. Systémy tohoto typu jsou navrženy tak, aby poskytovaly směrování pracovních postupů jakéhokoli typu (určující cesty směrování souborů) v rámci podnikových strukturovaných i nestrukturovaných obchodních procesů. Používají se ke zlepšení efektivity a ovladatelnosti podnikových podnikových procesů. Workflow systémy se obvykle nakupují jako součást řešení (např. EDMS nebo PDM systémy). Zde můžeme zmínit takové vývojáře jako Lotus (Domino / Notes a Domino Workflow systémy), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware atd. Dobrou úroveň správy workflow ve svých řešeních poskytují také FileNet, IBM (prostřednictvím integrace s MQ Series Workflow), Identitech, Tower (prostřednictvím integrace se softwarem Plexus a Staffware), Gauss (prostřednictvím integrace se softwarem Staffware) atd.

Klasifikace EDMS navržená IDC může být doplněna stejně jako podnikové systémy elektronické správy záznamů. Segment trhu se softwarem pro správu podnikových záznamů je asi 5 let starý. Firemní záznamy jsou pevné v čase a neměnné. Jsou doklady o obchodních transakcích, různých právech a povinnostech atd. Firemní uživatelé si musí sami určit, jaký obsah má být podnikovým záznamem (takové rozhodnutí vyžaduje posouzení budoucích potřeb jejich podnikání). Podniková řešení vyžadující uchování obsahu zahrnují hlavní obchodní systémy, včetně ERP a účetních systémů, poštovní systémy (jako je MS Exchange), systémy pro správu zpráv a výstupů, systémy elektronického obchodování, software pro spolupráci (systémy pro řízení projektů, online konference atd.) . Příklady systémů správy záznamů zahrnují software zachytit od společnosti Tower Software iRIMS z OpenText a Především od TrueArc.

Mnoho důležitých funkcí správy dokumentů v EDMS dříve neexistovalo (například funkce klasifikace). Nebyly implementovány ani metody pro fyzické mazání záznamů a indexů na konci jejich životního cyklu (v případě potřeby). Podle Gartner Group potřebují firemní uživatelé rozšířit své webové stránky o funkce systémů pro správu záznamů. Řada vývojářů systémů pro správu webového obsahu pro podporu záznamů webových stránek již rozšiřuje jejich funkčnost pomocí systémů správy záznamů. Práce v tomto směru se projevily zejména v roce 2002. Například společnost Stellent integrovala svůj software pro správu obsahu se systémem správy záznamů Foremost od TrueArc (nutno podotknout, že integrace softwaru pro správu záznamů s EDMS je velmi obtížná, protože je nutné řešit tzv. problémy duplikace funkcí a úložišť). Díky této integraci bylo možné pořizovat „snímky“ webové stránky a spravovat je jako záznamy. Jsou také implementovány zajímavé funkce, jako je záznam obrazovek, se kterými se setkáte během online transakce (například v softwaru WebCapture od Tower Technology). Společnost Open Text získala společnost PS Software (vývojář systémů správy záznamů) a vybudovala svůj software iRIMS jako modul ve svém softwaru LiveLink. Documentum, IBM a Interwoven (mezi jinými prodejci obsahu pro správu obsahu, mimo jiné prodejci softwaru pro správu obsahu) také doplňují svůj software pro správu obsahu o funkce systémů pro správu dokumentů.

Mnoho podnikových uživatelů chce shromažďovat data z různých aplikací běžících v heterogenním prostředí a generovat zprávy elektronicky. Tato možnost je nezbytná zejména pro společnosti využívající ERP systémy (které vždy shromažďují a ukládají velké množství informací, ale ne vždy mají možnost flexibilně generovat všechny potřebné reporty).

Proto tzv systémy pro řízení výstupu (OMS), jejímž hlavním účelem je generování výstupních dokumentů. V některých OMS-systémech je navíc implementována možnost archivace a dlouhodobého uchovávání výstupních sestav a dokumentů. V tomto ohledu je mnoho systémů OMS klasifikováno skupinou Gartner jako integrované systémy pro archivaci a vyhledávání dokumentů (IDARS). Hlavním důvodem popularity systémů OMS je však stále mezera na trhu, kterou zaujímají - generování dokumentů a sestav v informačních systémech podniků a organizací vybudovaných pomocí systémů ERP. Podle analytiků Gartner Group je jednou ze slabin moderních ERP systémů právě špatná správa generování výstupních dokumentů (vývojáři ERP systémů se více zaměřují na zlepšování funkčnosti klíčových modulů svého softwaru než na „drobné“ problémy zajištění generování výstupních zpráv, které podle jejich názoru nemají dobré tržní vyhlídky). Tento nedostatek ERP systémů sloužil jako hlavní faktor při vzniku a rychlém rozvoji trhu s OMS systémy. Řada OMS-systémů je zodpovědná pouze za distribuci a dodání výstupních dokumentů (v elektronické podobě - ​​ve formátech HTML, XML a PDF). Systémy OMS jsou velmi často integrovány se softwarovými balíčky pro skenování dokumentů a obrázků. Užitečnou vlastností některých systémů OMS je interakce se staršími podnikovými systémy.

Lze také poznamenat speciální moduly pro správu elektronických dokumentů zabudované do ERP systémů (SAP R/3, Baan atd.). Možnosti těchto modulů jsou však značně omezené, protože vytvořit univerzální a plně funkční ERP systém je téměř nemožné.

Výhody použití EDMS

Podle Forrester Research se 38 % společností z žebříčku Fortune 500 domnívá, že nákup moderního EDMS je zásadní pro úspěch jejich podnikání. V souladu s názorem oborových analytiků (takových názorů, které se od sebe v určitých bodech liší, je poměrně hodně) jsou přínosy pro podnikové uživatele při implementaci EDMS značně různorodé. Například podle Siemens Business Services při používání EDMS:

• Produktivita zaměstnanců se zvyšuje o 20–25 %;
• Náklady na archivní uložení elektronických dokumentů jsou o 80 % nižší ve srovnání s náklady na uložení papírových archiválií.

Je také obecně přijímáno, že při implementaci EDMS se získávají taktické a strategické výhody. Taktické výhody jsou určeny snížením nákladů při implementaci EDMS spojené s: uvolněním fyzického prostoru pro ukládání dokumentů; snížení nákladů na kopírování a doručování dokumentů v papírové podobě; snížení nákladů na personál a vybavení atd. K strategický zahrnují výhody spojené se zlepšením efektivity podniku nebo organizace. Mezi tyto výhody patří:

• Vznik možnosti kolektivní práce na dokumentech (což je u papírové kancelářské práce nemožné);
• Výrazné zrychlení vyhledávání a výběru dokumentů (podle různých atributů);
• Zvýšení bezpečnosti informací z důvodu nemožnosti práce v EDMS z neregistrované pracovní stanice a každý uživatel EDMS má přidělena vlastní přístupová práva k informacím;
• Zvýšení bezpečnosti dokumentů a pohodlí jejich uložení, protože jsou uloženy elektronicky na serveru;
• Zlepšení kontroly nad prováděním dokumentů.

Analýza současného stavu globálního trhu EDMS

obecný přehled

Globálnímu trhu EDMS bude brzy 20 let. Je velmi roztříštěný, protože zahrnuje jak světově proslulé diverzifikované IT společnosti, tak i relativně málo známé (nebo známé pouze ve svém tržním výklenku). Podle různé odhady na světě jich je nyní několik stovek softwarových aplikací(které lze zařadit pod EDMS), lišící se od sebe jak funkčností, tak technologickým řešením. Ve světě vyvíjejí aplikace v oblasti elektronické správy dokumentů stovky společností, mezi nejznámější patří (v abecedním pořadí): ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax Technologie, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Ixos Software, Jetform , Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, OIT, OpenText, Optio Software, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, SER Solutions, Saperion, Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Tower Software, Tower Technology, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies atd.

Analytici společnosti IDC zvažují vyhlídky na globální trh s technologiemi pro správu dokumentů a obsahu ( dokumentové a obsahové technologie - DCT) poměrně příznivé (zpráva „Prognóza a analýza aplikací dokumentových a obsahových technologií, 2000-2004“) vzhledem k pokračujícímu růstu potřeby firemních uživatelů zefektivnit jejich kolektivní práci s firemními dokumenty (podle GartnerGroup ke konci v roce 2001 bylo asi 40 milionů uživatelů EDMS). V této zprávě IDC zdůrazňuje následující segmenty trhu DCT: samotný EDMS; systémy pro správu obsahu pro podnikové portály a systémy pro správu obsahu pro elektronický obchod. Podle prognózy IDC by se velikost globálního trhu DCT měla zvýšit z 1,1 miliardy USD v roce 1999 na téměř 4,4 miliardy USD v roce 2004 s průměrnou roční mírou růstu 32 % (pro srovnání podle zprávy IDC „Document Management Market Review“). and Forecast: 1998-2003“, v roce 1998 byl objem světového trhu EDMS asi 750 milionů $, včetně 200 milionů $ pro západoevropský trh). Rozvoj trhu DCT je také řízen pokračujícím šířením elektronického obchodování a rostoucí potřebou podniků po integrovaných nástrojích pro přístup k informacím kompatibilním s webem. Zároveň obzvláště rychle roste poptávka spotřebitelů po nástrojích pro sběr, vyhledávání a analýzu informací, s jejichž pomocí je možné rychleji zpracovávat heterogenní kolekce textových souborů, grafických souborů, video a audio souborů. Podle IDC tvoří v současnosti prodeje EDS základ příjmů na trhu DCT. Segment e-commerce aplikací však stále roste rychleji. V letech 1998-1999 objem tohoto segmentu vzrostl o 143,1 %. Pro srovnání, objem segmentu EDMS ve sledovaném období vzrostl pouze o 19,5 % a objem segmentu aplikací pro podnikové portály - o 64,6 %.

Novější prognóza IDC ("Document and Content Technologies Market Forecast and Analysis Summary, 2001-2005") hodnotí výhled pro globální trh se systémy správy dokumentů a obsahu během hospodářského poklesu (a s přehodnocením po 11. září). A přestože globální trh s těmito systémy nezopakoval svůj mimořádný růst o 89 % (jako v roce 2000), IDC mu předpovídá dobré vyhlídky na rozvoj. Původní prognóza IDC je založena na údajích shromážděných v roce 2000 a prvním čtvrtletí roku 2001. Předpokládá se, že tento trh poroste ročním tempem 47,2 % (z 2 miliard USD v roce 2000 na více než 14 miliard USD v roce 2005). Po tragédii z 11. září byla předpověď revidována směrem dolů. Analytici společnosti IDC se domnívají, že plány pro podnikové uživatele na pořízení systémů pro správu dokumentů a obsahu budou na první tři čtvrtletí roku 2002 pozastaveny. Očekává se, že se trh zotaví do konce roku 2002 a během let 2003-2005. Podle společnosti Gartner Group bude poptávka po systémech pro správu podnikových dokumentů pokračovat, ale jejich vývojáři jsou pod tlakem tržních podmínek (vyžadujících další snižování cen), pokračující diferenciace produktů a potřeby schopností VAR. Obliba portálů bude nadále růst. Podle prognózy IDC (zpráva "Worldwide Enterprise Information Portal Software Forecast and Analysis, 2001-2006") se velikost světového trhu se softwarem pro vytváření podnikových informačních portálů ( podnikový informační portál - EIP) vzroste z 550,4 milionu USD v roce 2001 na 3,1 miliardy USD v roce 2006. Podle prognózy Gartner Group bude průměrná roční míra růstu tržního segmentu portálů v příštích 5 letech činit 30 % (zatímco analytici společnosti Ovum se domnívají, že v současné obtížné situaci v globální ekonomice bude mnoho „portálových“ iniciativ prostě „na polici“). Roste také zájem o systémy pro správu obrázků.

Analytici IDC neobešli ani trh služeb v oblasti správy obsahu a dokumentů (zpráva "Content and Document Management Service Market Forecast, 2001-2006"). Podle předpovědi IDC poroste tento trh ročně průměrným tempem růstu 44 % a do roku 2006 dosáhne 24,4 miliardy USD. Seznam těchto služeb společnosti IDC zahrnuje plánovací a návrhářské služby, jakož i implementační, školicí a podpůrné služby poskytované zákazníkům. pomáhat jim v efektivní správě podnikového obsahu.

Podle obecného mínění analytiků význam zavedení moderních EDMS pro zajištění úspěšného podnikání zůstal a v dohledné době bude jejich význam jen narůstat.

Hlavní trendy ve vývoji globálního trhu EDMS

Další vývoj trhu, jeho konsolidace, vznik nových účastníků na trhu, diferenciace nabídek od účastníků trhu

Na trhu EDMS pokračují fúze a akvizice, a to do značné míry světově proslulými IT společnostmi (Oracle, Microsoft, SAP, Baan atd.), které vstoupily do nového pole působnosti. Proces přebírání vývojářů EDMS velkými IT firmami a začleňování jejich technologií do vlastních řešení se stal patrným. Například v dubnu 2001 Microsoft koupil Ncompass Labs z Vancouveru v Kanadě, vývojáře redakčního systému Resolution Web, který se stal základem pro Microsoft Content Management Server 2001, vydaný počátkem srpna 2001. Dodavatelé Web Management System – obsah spojenectví s vývojáři portálu (nebo je získat). Vzniká tak určitá synergie mezi systémy pro správu obsahu webu a portály (toto sbližování systémů pro správu obsahu webu a portálů vytváří novou formu týmové práce). Začala se také vytvářet partnerství mezi vývojáři systémů pro správu dokumentů a obsahu a prodejci systémů pro správu obrázků (například Artesia a Vignette).

Mnoho prodejců rozlišuje své nabídky, vyvíjí nebo zdokonaluje své vlastní komponenty workflow. Takto funguje například společnost Oracle, která do softwaru Oracle Applications Suite přidala komponentu workflow. JBA International (www.jbaworld.com), vývojář ERP systémů pro střední podniky, také přidal do svého systému modul workflow. Lotus Development zároveň nabízí systém workflow, který lze použít k automatizaci aplikací zákaznických služeb založených na Domino. V září 2001 společnost Vignette vydala sadu Vignette Content Suite V6, která spojuje dříve samostatnou správu webového obsahu, personalizaci, integraci aplikací, agregaci a syndikaci obsahu a analýzu a reportování návštěvnosti webových stránek.

Integrace EDMS s běžnými podnikovými aplikacemi

Integrace podnikových dat a aplikací je jednou z největších výzev, kterým dnes podniky čelí, a bude i nadále problémem iv budoucnosti. Podle analytiků IDC (Zpráva „Přežití přechodu eBusiness: Strategie pro správu podnikových informací“) v éře elektronického podnikání uspějí pouze ty podniky, které nejpromyšleněji formulují strategii pro správu svých podnikových informací ( Enterprise Information Management - EIM). Cílem strategie EIM pro jakýkoli podnik je poskytnout snadný a rychlý přístup ke všem podnikovým znalostem a datům a možnost spravovat podnikové informace odkudkoli (musí být aktuální a dostupné v jakémkoli kontextu). Tyto podniky budou potřebovat hlubokou integraci všech svých podnikových aplikací, které spolu komunikují.

V tomto ohledu je zvláště důležitá možnost integrace EDMS s dalšími podnikovými aplikacemi (jak vlastními, tak jinými vývojáři). Podle IDC (zpráva "Enterprise Integration Software Forecast & Analysis, 2001-2005") vzrostl celosvětový trh se softwarem pro podnikovou integraci od roku 1999 do roku 2000 o 88,4 %, což potvrzuje důležitost integrovaných řešení pro podniky. I když tempo jeho růstu bude během příštích 5 let klesat kvůli náročným globálním ekonomickým podmínkám, IDC věří, že tento trh bude i nadále překonávat celý průmysl vývoje softwaru až do roku 2005 (s roční mírou růstu 43,9 %).

Navzdory současnému hospodářskému poklesu se analytici IDC domnívají, že podniky se budou i nadále účastnit integračních projektů z následujících důvodů:

• Integrace podnikových aplikací umožňuje lepší využití složitých heterogenních systémů;
• Potřeba starších systémů pracovat s novými aplikacemi zůstala;
• Probíhající fúze a akvizice na globálním trhu IT nutí podniky integrovat aplikace do svých heterogenních podnikových informačních systémů.

Je třeba říci, že průmysl aktivně řeší otázky sjednocení vývoje EDMS a jejich integraci s běžnými operačními systémy, aplikacemi, různými prostředími rozhraní (zejména to činí konsorcium Workflow Management Coalition tvrdě pracovat na vytvoření vhodných standardů). V současné době nabízejí desítky IT společností svá řešení integrace podnikových aplikací založená na různých (a někdy nekompatibilních) technologiích. Tato rozmanitost nabídek často ztěžuje podnikovým uživatelům výběr správné integrační strategie a poskytovatelů integračních řešení.

Je zajímavé, že se mění i integrační metody nabízené poskytovateli integračních řešení. V současné době je primární integrační (virtualizační) vrstva primárně rozhraní API poskytované jediným dodavatelem infrastruktury pro správu podnikového obsahu. To znamená, že i když jsou integrována úložiště obsahu od mnoha společností, poskytovatel API se stává primárním dodavatelem infrastruktury pro celý podnik. nicméně v budoucnu se plánuje přechod od integrace prostřednictvím rozhraní API(které jsou závislé na systému) k integraci prostřednictvím webových služeb založených na komunikaci prostřednictvím zpráv XML pomocí systémově nezávislých slovníků a protokolů (jeden z prvních – v roce 2000 – myšlenku webových služeb propagoval Microsoft ve svém .NET řešení , tuto myšlenku nyní podporují společnosti Sun Microsystems, HP a Oracle, které zahrnují nástroje a komponenty webových služeb ve svých vlastních platformách J2EE). Tím se odstraní závislost podniku na jediném dodavateli (v případě potřeby integrace podnikových aplikací), i když to bude vyžadovat vytvoření nových standardů. Vývojáři infrastruktury pro správu podnikového obsahu plánují od roku 2002 vystavit svůj software jako webové služby pomocí standardů jako SOAP, ebXML nebo UDDI. Oboroví analytici se domnívají, že IBM a Documentum se mohou v budoucnu stát předními poskytovateli infrastruktury podnikového obsahu. Obě společnosti již implementovaly integrované funkce vyhledávání a správy obsahu pro více úložišť. Například Documentum integrovalo software Lotus Domino, zatímco IBM integrovalo jak software Documentum 4i, tak software FileNet Panagon.

Příkladem integrace je spolupráce mezi Documentum a PricewaterhouseCoopers. Zabudovali všechny funkce softwaru Documentum 4i eBusiness Edition do systému SAP/R3 ERP a softwaru mySAP.com. Tato integrace umožňuje uživatelům SAP R/3 vytvářet obousměrné informační a obsahové odkazy mezi softwarem SAP R/3 a podnikovou webovou stránkou. Kromě toho integrace umožňuje uživatelům SAP R/3 archivovat obsah pro platformu Documentum 4i za účelem optimalizace výkonu SAP R/3. Software používaný pro integraci eConnector pro SAP vyvinutá společností Documentum - integrovaná sada služeb správy obsahu pro prostředí SAP R / 3. Existuje také příklad „bezproblémové“ softwarové integrace Platforma eBusiness Documentum 4i se softwarem Aplikace Siebel eBusiness 7, který umožňuje poskytovat jednotný pohled na údaje o klientovi a dokumenty odrážející historii vztahů s ním (jako jsou dopisy, obchodní nabídky, smlouvy, finanční dokumenty atd.), jakož i správu těchto distribuovaných informací.

Informativní grafika zase integrovala Brava! (Java Viewing and Annotation Solution) se softwarem Documentum 4i eBusiness Edition, který vám umožní prohlížet dokumenty a výkresy uložené v databázi Documentum prostřednictvím standardních webových prohlížečů. A IBM integrovala svou aplikaci pro zpracování hovorů Corepoint se softwarem MQSeries Workflow.

IDC věří, že vývojáři softwaru pro integraci podnikových aplikací budou mít na tomto trhu v příštích 5 letech i nadále silné příležitosti k růstu příjmů. Lídry mezi nimi budou prodejci podnikového softwaru, aplikačních serverů a databází.

Stálá poptávka po systémech OMS

Protože většina uživatelů ERP systémů nechce mít problémy s tvorbou a výstupem různých reportů a dokumentů, tak poptávka po systémech OMS zůstane ve střednědobém horizontu silná. Podle prognózy Gartner Group bude v nadcházejících letech průměrná roční míra růstu tržního segmentu systémů pro správu reportů a systémů pro správu výstupů činit 30 %. Určitý impuls pro rozvoj systémů OMS dá další šíření elektronického podnikání, které je velmi náročné na dostupnost distribuovaného generování výstupních dokumentů v informačních systémech podniků.

Technologické změny v průmyslu

Společnost EDS v posledních několika letech zaznamenala určité technologické změny. Například EDMS s dvouvrstvou architekturou „klient-server“ je nyní nahrazován systémy s třívrstvou architekturou. Takové systémy se mnohem snáze integrují s jinými podnikovými aplikacemi přes API (ačkoli možnosti rozhraní CORBA, COM/DCOM atd. zůstávají).

Další výrazná změna je zjednodušení správy dokumentů v mnoha SED. Tento trend začal před několika lety, když společnost Lotus Development vydala software Domino, který poskytuje nízkonákladovou správu revizí základních dokumentů. V roce 2000 totéž začala dělat společnost Microsoft, která pracovala na vylepšení funkčnosti správy dokumentů a znalostí (v rámci projektu Tahoe). V důsledku implementace projektu byla zdarma poskytnuta základní funkcionalita správy dokumentů pro kancelářské aplikace Microsoft (stejná funkcionalita je implementována v software MS Site Server a MS Exchange). Na druhé straně software Oracle iFS (Internet File System) také poskytuje bezplatnou základní kontrolu verzí a funkci přihlášení/odhlášení na základě Oracle8i DBMS.

Podle analytiků IDC a GartnerGroup budou tradiční EDMS v blízké budoucnosti čelit určitým potížím kvůli skutečnosti, že dodavatelé infrastrukturního softwaru (Lotus a/nebo Microsoft) budou nabízet funkce EDMS založené na svých základních technologiích bez nutnosti dalších investic do implementace aplikací pro správu dokumentů (s vlastními náklady). IDC navíc předpovídá (zpráva „Collaborative ApplicationsMarket Forecast and Analysis, 2000-2004“), že v budoucnu dojde k přesunu zaměření od „čistého“ EDMS k technologiím pro kolaborativní práci s prvky elektronické správy dokumentů, řízením znalostí a obsahem. řešení pro správu a informace (portály).

Je třeba také poznamenat, že nyní ve velké většině EDS, aby bylo dosaženo atraktivity trhu, mnohojazyčnost.

Změny v preferencích spotřebitelů

Zvýšenou funkčnost EDMS nyní spotřebitelé v mnoha případech jednoduše nepožadují. Poměrně velké množství EDMS je jednoduše přesyceno funkcemi, které v typickém podniku často nejsou potřeba. Vzhledem k této okolnosti (jak je uvedeno výše), levná základní funkce správy dokumentů(implementováno např. v řadě softwarových produktů Microsoft, Lotus, Oracle atd.) stále atraktivnější pro spotřebitele.

Ve stejné době, na trhu pokračující poptávka po komplexních vertikálních řešeních EDMS pro farmacii, stavebnictví, pojišťovnictví a další průmyslová odvětví. Řada průmyslových odvětví (např. výroba lékařského vybavení, letectví, doprava, právo atd.) obecně vyžaduje zvláště přísnou kontrolu některých dokumentů a jejich obsahu.

Analytici předpovídají intenzivní poptávka po technologii workflow, především pro jejich využití při integraci aplikací a automatizaci obchodních procesů.

Myšlenka pořízení EDMS firemními uživateli z malých společností je stále méně populární. Výsledkem jsou příznivé příležitosti pro rychlý rozvoj velkých a známých prodejců v odvětví vývoje softwaru na tomto trhu.

Vývoj internetově orientovaného EDMS

Klíčovou podmínkou úspěchu EDMS na světovém trhu je jejich webová orientace. Systémy pro správu obsahu webu začínají hrát ústřední roli a jejich funkčnost se bude v budoucnu jen zvyšovat. Analytici Gartner Group předpovídají, že globální trh se softwarem pro správu webového obsahu vzroste ze 4 miliard USD v roce 2001 na 6 miliard USD v roce 2003. Do konce roku 2002 bude mít systémy pro správu webového obsahu 80 % společností z globálního žebříčku 2000. -content.

Rozvoj webově orientovaného EDMS bude také podporován rostoucí oblibou mobilního přístupu k internetu – k doručování různého obsahu prostřednictvím těchto systémů do mobilních zařízení. Proto jsou nyní do těchto systémů implementovány funkce mobilního přístupu. Kromě toho bude vývoj systémů pro správu webového obsahu urychlen pokračující specializací a integrací tohoto odvětví. Dochází také k postupnému přechodu od technologií správy obsahu k technologiím správy znalostí.

Rychlá změna v tržní orientaci vývojářů EDMS

Dynamická změna tržní orientace vývojářů EDMS se stala na denním pořádku. Například společnost Documentum začínala jako společnost zabývající se systémem správy dokumentů, poté se vyvinula ve společnost se systémem správy znalostí a poté systémy správy obsahu (dalším krokem je implementace konceptu ECM). A všechny tyto metamorfózy nastaly během pouhých 18 měsíců. Je třeba poznamenat, že samotný pojem „správa dokumentů“ lze nyní nalézt na webových stránkách pouze několika dodavatelů EDMS (většina vývojářů EDMS již tuto terminologii nepoužívá). Ale bez ohledu na to, jak se tyto systémy nazývají - správa dokumentů, správa znalostí nebo obsah (s předponou "e" před nimi), jejich hlavním úkolem zůstává vyřešit problémy se správou kritických podnikových informací.

Tradiční prodejci EDMS nyní přehodnocují své postavení na trhu. Některé společnosti začaly produkovat řešení pro vertikální trhy, jiné pokračují ve vývoji jádra svých systémů a nabízejí dalším softwarovým vývojářům, aby jej zabudovali do svých produktů, další se zabývají vývojem middlewaru, který zajišťuje integraci různých aplikací (systémů účetnictví, různé MRP/ERP systémy, CAD systémy atd.). Řada známých prodejců EDMS se může vrátit zpět na vertikální specializované trhy. Další prodejci rozšíří funkčnost svých systémů rozšířením na internet.

Nabídka předních vývojářů EDMS univerzálních řešení pro velké podniky pro správu všech jejich podnikových informací

Dodavatelé EDMS vycházejí ze svých vertikálních výklenků a snaží se nabídnout společné řešení pro správu podnikového obsahu. Přecházejí od poskytování kancelářských řešení (pro ně stále poměrně ziskových) k implementaci kompletního podnikového řešení (od zpracování příchozích e-mailů po obsah intranetu/extranetu a internetu). Oboroví analytici poznamenávají, že nápaditý projekt vytvoření „plně kolaborativního“ podniku (jehož všichni zaměstnanci využívají možnosti EDS) je stále jen na úrovni krásné myšlenky. Nejblíže k jeho realizaci je nyní západní Evropa.

Zvýšení intenzity aktivit softwarových vývojářů na vytváření a propagaci společných řešení

Příkladem toho je vydání společného řešení pro správu informačního obsahu v B2B řešeních již v roce 2000, založené na Documentum 4i eBusiness Edition a softwaru ATG Dynamo (vyvinuté Art Technology Group).

Společný vývoj průmyslových standardů

Jedná se o udržitelný trend ve vývoji odvětví. Zejména můžeme zaznamenat práci na vytvoření otevřeného protokolu synchronizace dat SyncML, na kterém se podílejí společnosti jako IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion a Starfish Software.

Vývoj konceptu ECM

Jde o nový trend ve vývoji celého odvětví (zejména patrný v roce 2002). Zároveň se ECM stává spíše technologií na podnikové úrovni než technologií oddělení. Nejpreferovanějším způsobem, jak oslovit uživatele (doručit jim informace) při implementaci technologií ECM, budou portály.

Ruský trh EDMS

obecný přehled

Potřeba ruských podniků a organizací optimalizovat své pracovní postupy zůstává vysoká a neustále roste. V posledních letech se v Rusku objevily desítky společností zabývajících se vývojem a dodávkami EDMS, a to jak zahraničních, tak i vlastních konstrukcí. První rozsáhlé implementace EDMS (i když z velké části pilotní) jsou již v Rusku. Můžeme předpokládat, že byly vytvořeny základy ruského trhu se softwarem pro správu dokumentů. Podle IDC činil objem ruského trhu EDMS (domácí EDMS spolu se zahraničními EDMS) v roce 1999 asi 2 miliony USD.Podle analytiků je od roku 1999 roční tempo růstu ruského trhu EDMS minimálně 30 %. Existuje také názor, že od roku 1998 došlo k téměř dvojnásobnému ročnímu nárůstu objemu ruského trhu EDMS. Vyhlídky pro ruský trh EDMS zlepšuje přijetí zákona o elektronickém digitálním podpisu, který vytváří právní základ pro distribuci EDMS v mezipodnikové interakci. Existuje názor řady průmyslových analytiků, že potenciální objem ruského trhu EDMS je stovky milionů dolarů (při úspěšném rozvoji ruské ekonomiky).

Je třeba poznamenat, že v současnosti pozorovaná malá velikost ruského trhu EDMS souvisí v neposlední řadě s relativní nevýznamností podílu elektronické správy dokumentů na celkovém oběhu dokumentů ruských podniků a organizací (které si mohou dovolit pořídit EDMS kalkulaci od několik desítek až stovek tisíc dolarů). V drtivé většině případů dominují ruským podnikům papírové dokumenty. Tato okolnost se vysvětluje nejen tradicemi a jistým konzervatismem, ale také obtížným finančním a technickým stavem většiny ruských podniků a organizací. Je třeba říci, že na ruském trhu působí řada známých zahraničních systémů (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes atd.). Z doma vyvinutého softwaru jsou v Rusku nejznámější tyto: softwarových systémů a jejich dodavatelé: BOSS-Referent (IT); Kód: Tok dokumentů (Konsorcium "Kód"); Grand Dock (žula), Eufrat (Сognitive Technologies); Pouzdro (EOS); LanDocs (Lanit); Kron (Ankey); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Garant International); N.System (Computer Technology Center), LS Flow (Lotsiya-Soft), Optima (Optima Workflow), ESKADO (InterprocomLan), 1C:Document Management a 1C:Archive (1C), Circular a VisualDOC (CentreInvest Soft), Document- 2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) a řada dalších.

Je třeba poznamenat, že některé domácí EDMS jsou vytvářeny v prostředí Lotus Domino/Notes (z různých objektivních i subjektivních důvodů, které se v Rusku značně rozšířilo): BOSS-Referent (IT), rodina produktů Cinderella a DIS-Assistant ( Moskevský vývojový institut), CompanyMedia a OfficemMedia (InterTrust), N.System (Centrum počítačových technologií), Papírování (KSK) atd.

Podle klasifikace IDC patří většina tuzemských EDMS do třídy systémů zaměřených na obchodní procesy (často s řízením workflow). Různé zdroje uvádějí, že ve většině domácích EDMS jsou implementovány následující funkce:

• Zpracování/uložení dokumentů;
• Řízení pracovního toku (přenos dokumentů mezi účinkujícími);
• Kontrola provádění dokumentů;
• Vyhledávání dokumentů podle atributů a fulltextové vyhledávání;
• Práce se souvisejícími dokumenty;
• Regulace přístupových práv;
• Odepisování dokumentů;
• Integrace s externími e-mailovými systémy atd.

Hlavní výhodou tuzemského EDMS je určité zohlednění ruských specifik a tradic práce s dokumenty (zpočátku stanovené v jejich obchodní logice).

Hlavní trendy ve vývoji ruského trhu EDMS

Vstup na tuzemský trh EDMS diverzifikovaných IT společností

Mezi stovkami ruských IT společností, které pevně zaujímají své místo na domácím IT trhu, řada velkých diverzifikovaných firem bere trh EDMS vážně a diverzifikuje své aktivity nabídkou vlastních řešení v oblasti automatizace workflow. Zde můžeme zmínit takové společnosti jako IBS, Aquarius (jeho dceřiná společnost Aquarius Consulting), R-Style, Lanit a další (nemluvě o IT Co.).

Společná práce na standardizaci EDMS

Řada ruských společností (STC IRM, InterTrust, EOS) spolupracuje v oblasti standardizace interakčních protokolů EDMS. V dubnu 2002 za tímto účelem vytvořili speciální stálou „pracovní skupinu pro standardizaci protokolů“.

Růst zájmu o ruský trh zahraničních vývojářů a dodavatelů EDMS

Tento zájem se projevuje vstupem zahraničních prodejců EDMS na ruský trh prostřednictvím partnerských společností. Příkladem je kanadská společnost Hummingbird, která prostřednictvím svého partnera, ruské společnosti HBS, propaguje systém DOCS Open/Fusion, znalostní systém Fulcrum, nástroj pro integraci dat Genio a portál Hummingbird EIP. Společnost FileNet se také rozhodla vstoupit na ruský trh (zejména s pomocí společnosti Galaktika, která se stala partnerem FileNet při propagaci Panagon EDMS na ruský trh).

Vývoj integrovaných řešení

Přítomnost několika desítek EDMS na ruském trhu nutí vývojáře vytvářet nástroje pro jejich integraci. Příkladem toho je vydání brány XML společností IT Co. v březnu 2002 ve svém EDMS BOSS-Referent, která umožní integraci EDMS postaveného na různých platformách a využívajících různé datové formáty do jediného informačního prostoru.

Spolupráce a společná propagace integrovaných řešení

Zajímavostí je, že některé ruské společnosti nabízejí své EDMS ve formě OEM verzí předinstalovaných na počítačích sestavených jejich partnerem. Příkladem toho je spolupráce ruských společností IT Co. a Inel-Data, které svým zákazníkům nabízejí integrované řešení, kterým je OEM verze BOSS-Referent EDMS předinstalovaná na Excimer PC.

Příklady použití EDMS ve světě

EDMS ve zdravotnictví

Geisinger Health System se sídlem v Danville poskytuje zdravotní péči 2 milionům lidí v 31 okresech Pennsylvánie, od první pomoci na venkově až po složité diagnostické a léčebné postupy v Geisinger Medical Center.

Geisinger Health System implementoval EDMS VĚŽ IDM(místo Document Imaging System) vyvinutý společností Technologie TOWER, který je integrován s ambulantním systémem nasazeným v síti klinik Geisinger Health System v západní, střední a severovýchodní Pensylvánii. Příslušné služby Geisinger získaly stabilní a spolehlivý přístup k finančním, lékařským, pojišťovacím a reportovacím dokumentům. Před zavedením softwaru TOWER systém Geisinger zpracovával a ukládal ročně až 2 miliony obrázků dokumentů a 12 000 zpráv COLD. Po implementaci softwaru TOWER se očekává zvýšení zátěže systému na 4 miliony snímků (již v prvním roce). Je zdokumentována práce více než 7 000 zaměstnanců Geisinger, téměř 24 000 ročních hospitalizací a 1,4 milionu návštěv pacientů u lékařů.

Geisinger Health System navíc implementoval software Portál dokumentů TOWER, jehož prostřednictvím lékaři získali webový přístup k datům o mnoha tisících pacientech. Od doby, kdy byl systém rozšířen na web, byly tradiční papírové dokumenty sloučeny s webovými informacemi. A to Geisingerovi umožňuje sjednotit postupy pro ukládání a používání informací.

EDMS ve farmacii

Novartis je velká farmaceutická společnost, která vznikla v roce 1996 jako výsledek fúze světově proslulých švýcarských společností Sandoz a Ciba. Jednou z hlavních aktivit Novartisu je výzkum výroby nových léků (Novartis ročně investuje do této oblasti více než 2,9 miliardy švýcarských franků).

Po fúzi měl Novartis problém – potřebu spojit informační zdroje a znalosti dvou dříve samostatných společností a efektivně je řídit. Je třeba poznamenat, že pro každou farmaceutickou společnost vyžaduje otázka správy dokumentů pro vytvořené léky zvláštní pozornost. Pro Novartis byla cena emise ještě vyšší, protože vedení Novartisu se oprávněně obávalo, že po fúzi společností může dojít ke ztrátě (nebo nadměrné duplikaci) informačních zdrojů velkého objemu (zejména při absenci interakce mezi geograficky vzdálenými projekty týmy, které spolu předtím nespolupracovaly).

Před sloučením zaměstnanci Sandoz uchovávali výzkumnou dokumentaci na papíře, počítačích a serverech firemní síť, stejně jako v aplikacích běžících pod OS VMS. Mnoho zaměstnanců Sandozu nebylo schopno efektivně pracovat s VMS kvůli složitosti jeho uživatelského rozhraní. Za účelem získání přístupu k informacím jiného vědce nebo skupiny výzkumníků byli proto tito zaměstnanci nuceni kontaktovat její autory telefonicky, zasílat žádosti e-mailem nebo si tyto údaje vyžádat faxem. Často projektová dokumentace duplikované. Navíc, když zaměstnanci z jakéhokoli důvodu firmu opustili, jimi vytvořené informace (znalosti) byly obtížně pochopitelné (nebo se dokonce ztratily).

Podobná situace je na Cibě. Její zaměstnanci také využívali papírové i elektronické dokumenty uložené na lokálních počítačích. Když bylo nutné popsat nový lék, museli jsme strávit celé dny hledáním relevantních informací (nebo jejich vytvářením nově). Výrazně se tak prodloužila celková doba vstupu nového léku na trh, což snížilo jeho konkurenceschopnost.

Novartis tedy chtěl najít prostředky, jak spojit a spravovat informační aktiva dvou dříve nezávislých společností. Kromě úložiště znalostí potřeboval Novartis EDMS, který by top managementu umožnil prohlížet informace o výzkumu a rozhodovat o tom, kolik bude financovat. Kromě toho by měl být EDMS pro zaměstnance společnosti snadno použitelný.

Novartis si jako řešení svých problémů vybral EDMS documentum(který začala používat již v roce 1994 jako prototyp pro SED). Uspořádáním společného podnikového úložiště - docbase- (pro všechny výzkumné a designové dokumenty) Documentum EDMS poskytuje přístup k firemním výzkumným informacím pro divize Novartisu po celém světě. Po sloučení obou společností byly všechny dokumenty týkající se Ciba a Sandoz převedeny do úložiště Docbase. V Docbase je aktuálně uloženo mnoho desítek tisíc dokumentů. Do konce roku 1998 dosáhl počet uživatelů Documentum ve společnosti Novartis 1000.

Když je nový lék připraven k popisu, všechny potřebné informace od vývojářů jsou již katalogizovány a uloženy v Docbase (je třeba je pouze přenést do obecného systému předplatného). Všechny výzkumné zprávy jsou také předkládány standardním způsobem prostřednictvím Docbase (což výrazně usnadňuje přístup k nim). Když je třeba revidovat výzkumné práce, lze zkontrolovat všechny předchozí verze dokumentů, aby se zabránilo zdvojování práce.

Novartis má ze zavedení Documentum EDMS velký prospěch. Za prvé odpadá samotná možnost duplikace zpráv a snižují se náklady na distribuci dokumentů a správu informací související s vývojem ročních výzkumných programů. Za druhé, k úsporám došlo také díky vyřazení staršího systému VMS z provozu, což si vyžádalo nemalé náklady na jeho údržbu (i když vezmeme v úvahu, že jeho schopností neustále využíval relativně malý počet zaměstnanců společnosti). Největší přínos Novartisu však pochází z celkového zvýšení produktivity výzkumných a vývojových pracovníků společnosti a manažerů výzkumných programů, kteří mají okamžitý přístup k informacím, které potřebují.

Vedení společnosti Novartis odhadlo plnou návratnost investic do Documentum EDMS na tři roky.

EDMS v oblasti půjček

GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) poskytuje zajištěné komerční úvěry a je jedním z největších ve svém oboru činnosti v USA (60 kanceláří, obsluhujících více než 47 000 úvěrů). Nastal okamžik, kdy se GMACCM rozhodlo zavést EDMS, neboť zpracování velkého množství dokumentů v papírové i elektronické podobě značně znesnadnilo jejich kontrolu.

K vyřešení problémů se správou dokumentů GMACCM nainstaloval EDMS na základně vývoj společnosti Software Hyland, který spravuje veškeré podnikové informace (dokumenty MS Word a jejich obrázky, excelové tabulky, e-mailové zprávy, soubory PDF a více než 1800 typů sestav AS/400). Kromě toho, že společnost GMACCM poskytuje globální webový přístup k její síti datových skladů v OnBase, vytvořila vlastní vrstvu pro přístup k datům (s vlastním rozhraním) pro řadu svých speciálních oddělení. Přístup do systému má po celém světě cca 2000 zaměstnanců společnosti (jejich autentizace probíhá v prostředí Windows NT).

V současné době společnost zpracovává cca 100 000 dokumentů denně (více než 20 pracovních postupů). V den přijetí a zaevidování je přitom naskenováno a zpracováno cca 3 600 typů dokumentů (90 % přijatých dokumentů). Software se používá ke skenování, čištění obrázků dokumentů, čtení čárových kódů, rozpoznávání znaků a indexování Zachycení výstupu vývoj společnosti Kofax. Technologie elektronického podpisu se používá v každé fázi schvalování dokumentů ApproveIt od společnosti Silanis. Již v srpnu 2001 bylo pomocí OnBase EDMS spravováno více než 2,3 milionu elektronických dokumentů (celkem více než 16 milionů stran).

EDMS v oblasti utilit

Alliant Energy (se sídlem v Madisonu ve Virginii) poskytuje utility a obsluhuje více než 1 milion zákazníků na středozápadě USA. Pro efektivní řízení informace nezbytné k provádění základních obchodních operací, Alliant Energy získala EDMS documentum, na jehož základě vzniklo společné firemní úložiště.

S Documentum EDMS Alliant Energy centralizovala správu informací a kritických obchodních dokumentů. Před zavedením Documentum nebyla Alliant Energy schopna indexovat online vyhledávání. V mnoha případech byli její zaměstnanci nuceni hledat papírové kopie dokumentů. Pro šíření změn v dokumentech Alliant Energy implementovala vlastní pracovní postup (navržený ve Visual Basic), pomocí kterého lze kontrolovat, označovat a směrovat příchozí a odchozí dokumenty. Revidované dokumenty jsou vykresleny ke schválení. Schválené dokumenty jsou uloženy v databázi Documentum a následně distribuovány elektronicky.

Budoucí plány Alliant Energy na používání Documentum zahrnují správu smluv, korespondence, různých popisů práce a jakýchkoli dalších dokumentů, které vyžadují pravidelnou kontrolu.

EDMS v oblasti patentování

Seed Intellectual Property Law Group se sídlem v Seattlu se zabývá patenty. Jedním z důvodů zavádění nových technologií, jako je spolupráce (kolaborace) a zpracování obrazů dokumentů (zobrazování dokumentů), byla potřeba snížit náklady na kopírování a faxování. Je třeba říci, že dříve, aby snížila svou závislost na papírových dokumentech, investovala Seed Law Group již stovky tisíc dolarů do redakčního systému. iManage WorkSite for Legal vývoj společnosti iManage. Z bezpečnostních důvodů (a řady dalších důvodů) však hlavní firemní klientelu Seed Law Group stále preferuje zasílání některých dokumentů (jako jsou patenty a ochranné známky) v papírové podobě. Pro zlepšení efektivity zpracování těchto dokumentů se společnost Seed rozhodla zpřístupnit své digitálně naskenované obrázky na webu kdekoli (pomocí softwaru iManage). K tomu byly použity digitální kopírky. Canon Image Runner spolu s technologií skenování eCopy, jehož součástí je maloformátový dotykový panel, který se přímo připojuje k ImageRunneru. Pomocí tohoto panelu je možné zobrazit náhled a nahradit špatně naskenované digitální obrázky a také spravovat (prostřednictvím nabídky) kopírování, práci s e-mailem a/nebo export obrázků dokumentů do back-endového úložiště (Lotus Domino.Doc, PC Docs nebo iManage). Po naskenování jsou digitální obrázky dokumentů dostupné na webu všem uživatelům iManage EDMS (právníkům společnosti, jejím klientům atd.). Dokumenty v aplikaci iManage jsou indexovány a prohledávány podle jména klienta a čísla případu.

Správa obsahu pomocí iManage zajistila bezpečnost elektronické interakce firemních uživatelů (pro prohlížení dokumentů - často po obdržení e-mailu s odkazem na dokument - uživatelé zadávají EDMS přes heslo), snížila počet problémů spojených s verzí kontrola dokumentů a odesílání / přijímání e-mailů. Po přijetí jsou dokumenty naskenovány na zařízeních ImageRunner vybavených technologií eCopy. Po naskenování jsou papírové originály dokumentů odeslány do speciálních prostor k jejich uložení a digitální obrazy dokumentů jsou okamžitě dostupné (přes webový prohlížeč) všem firemním uživatelům s příslušnými přístupovými právy.

Pomocí dvou digitálních kopírek s možností skenování nyní Seed Law Group zpracovává 500 až 800 dokumentů denně, některé až 300 stran. V budoucnu se také plánuje integrace iManage EDMS se softwarem pro správu podnikových záznamů. Je třeba také poznamenat, že zavedení eCopy poskytlo společnosti Seed pohodlnou a levnou alternativu k elektronickému vyúčtování. Seed již měl řešení pro generování tištěných faktur podle specifikace zákazníka. Duplikace tohoto řešení elektronickým fakturačním systémem se stejným stupněm přizpůsobení by se značně prodražila a zabrala by spoustu času. Místo toho Seed skenuje všechny vytištěné faktury a ukládá je jako soubory PDF a posílá (na vyžádání) elektronické faktury e-mailem svým zákazníkům.

EDMS v oblasti designu

BOC Gases se sídlem v Murray Hill v New Yorku navrhuje a staví závody na zpracování zemního plynu v 60 zemích. V roce 1997 se BOC Gases rozhodl standardizovat svou práci. Firmě se podařilo snížit náklady na výstavbu pomocí tzv výrobní balíčky("balíčky dokumentů potřebných ke stavbě"). Každý takový „balíček" obsahuje stovky položek obsahu, včetně 2-D a 3-D CAD souborů, fotografií, standardních provozních postupů, finančních a marketingových dokumentů, prezentací a dalších. Ke správě složitého procesu montáže takového „balíčku" "Pro každý nový závod, jeho směrování a schvalování zavedla BOC Documentum EDMS. Již před zavedením Documentum existovala většina informací potřebných pro návrh a výstavbu továren v elektronické podobě, ale byly rozptýleny na mnoha místech a uloženy na různých platformách. Celopodniková implementace Documentum pomohla standardizovat workflow, zlepšit workflow a správu revizí dokumentů a znovu použít informace v novém designu závodu.

Od začátku byla představena webová verze Documentum. Na jaře roku 2000 byl upgradován na Documentum 4i EDMS s operačním systémem MS Windows NT. V roce 2000 bylo v úložišti (databáze Oracle) uloženo více než 90 000 dokumentů (asi 30 GB).

V důsledku zavedení Documentum EDMS snížila BOC své mzdové náklady na vývoj středně velkého projektu asi o 50 % (ze 4140 hodin na 2033 hodin). Standardizace projekčních a stavebních prací snížila náklady na BOC při výstavbě závodů v průměru o 20 %.

Příklady aplikací pro systémy OMS

Pilot Travel Centers spravuje 235 turistická centra a 70 skladů různého zboží. Pilotní cestovní centra musela lépe reagovat na potřeby cen a zásob. Pilot Travel Centers přitom musel ze svého ERP systému generovat každý měsíc 250 až 350 reportů. Lawson, který byl integrován se specializovanými vertikálními aplikacemi. Pilot Travel Centers potřeboval řešení, které by usnadnilo generování zpráv pomocí internetu k poskytování informací.

Pro generování zpráv byl implementován software ViewDirect vývoj společnosti Systémy řízení Mobius. Pomocí softwaru ViewDirect nyní Pilot Travel Centers generuje dvě velké zprávy, automaticky odděluje konkrétní části těchto zpráv (na základě předem definovaných podmínek přístupu uživatelů) a odesílá uživatelům e-maily s hypertextovými odkazy na části zpráv, které potřebují. Díky eliminaci velkého množství práce s reportováním, tříděním dat, tiskem a doručováním papírových kopií reportů (distribuce) šetří Pilot Travel Centers značné finanční a časové zdroje (odhaduje se, že za 3 roky bude úspora až 200 000 $ ). Přehledy jsou přístupné pomocí standardních webových prohlížečů.

Professional Service Industries se sídlem v Oakbrook Terrace ve státě Illinois poskytuje služby geoinženýrství a ověřování stavebních návrhů. Vzhledem k tomu, že společnost má více než 140 poboček v USA a Kanadě, společnost Professional Service Industries (PSI) zjistila, že je příliš plýtvání a časově náročné, aby společnost téměř ručně každý týden generovala různé zprávy (na základě informací z jejího ERP systému). tisknout a distribuovat ve všech svých kancelářích. K vyřešení tohoto problému PSI implementoval software Portál zpráv Monarch/ES vývoj společnosti datawatch. Stovky zaměstnanců a desítky regionální manažeři společnosti prostřednictvím standardních webových navigátorů získaly přístup k reportům z různých míst (kanceláře, stavební přívěsy, domácí počítače, hotely atd.). Software Monarch/ES Report Portal také poskytoval přístup k archivovaným uživatelským souborům, analytickým a účetním informacím uloženým ve starší aplikaci od Texas Instruments. Software Monarch/ES Report Portal navíc poskytuje přístup k informacím o pracovní době a umožňuje manažerům společností analyzovat čas strávený na konkrétním projektu inženýry a subdodavateli s různými pracovními zkušenostmi (můžete také sledovat dynamiku samotné práce) . Data jsou uživatelům k dispozici v Excelu nebo Seagate Crystal Reports (bez zvýšení zátěže ERP systému).

Professional Service Industries nyní mohou generovat prozatímní faktury, které lze zkontrolovat a opravit před jejich odesláním zákazníkům. Je velmi pohodlné, aby se data přenášela do systému Monarch/ES Report Portal z ERP systému každou noc, což uživatelům poskytuje - aktuální informace. Návratnost investic (ROI) Professional Service Industries se odhaduje na 800 000 USD (v důsledku snížení nákladů na řízení projektu, odstranění nákladů na dopravu papírových zpráv atd.).

Newport News Shipbuilding je největší soukromě vlastněná loďařská společnost ve Spojených státech pro americké ministerstvo obrany. Při zavádění ERP systému SAP R/3 ve společnosti v roce 1998 bylo zjištěno, že je nutné zlepšit technologii pro generování a distribuci podnikových reportů. Ve skutečnosti bylo nutné vytvořit firemní prostředí pro generování a distribuci reportů. Kromě toho se objevila řada dalších problémů. Za prvé, některé potřebné informace byly stále ve starších systémech. Dlouholetí zaměstnanci společnosti byli na přístup k těmto informacím zvyklí, noví zaměstnanci preferovali práci pouze se systémem SAP R/3. Navíc bylo zjištěno, že reportovací nástroje v SAP R/3 nezajišťují všechny potřeby společnosti.

To je důvod, proč v roce 1999 společnost Newport News Shipbuilding začala implementovat software pro správu výstupů a reporting od společnosti. Cypřiš(Rochester Hills, Michigan), jejímž prostřednictvím se společnost Newport News chystala odstranit ruční tisk a distribuci zpráv. Jestliže v listopadu 1999 pracovalo se systémem Cypress 2000 zaměstnanců z různých divizí společnosti, pak v říjnu 2001 jejich počet dosáhl 3700.

Prostřednictvím jediného rozhraní získají zaměstnanci společnosti přístup ke všem generovaným firemním reportům bez ohledu na jejich zdroj. Tisíce zpráv jsou automaticky generovány v systému (pouze jednou) a jsou dodávány uživatelům podle plánu pomocí softwaru Cypress. Software Cypress během své práce zachycuje proud tištěných sestav a umožňuje určit příjemce každé konkrétní zprávy a způsob jejího doručení uživateli (vzdálená tiskárna nebo fax, fronta úloh, e-mail atd. .). Implementací Cypress ušetří Newport News až 500 000 $ ročně (v důsledku eliminace nákladů na tisk a distribuci zpráv). Newport News Shipbuilding v současné době přechází na MS Windows NT a Cypřišový web, modul pro doručování webových dokumentů, který uživatelům poskytuje personalizovanou portálovou stránku (přístupnou přes webový prohlížeč MS Internet Explorer). Dokončení celého realizačního projektu se předpokládá do července 2002.

Velká americká společnost Hill's Pet Nutrition (Topeka, Kansas), která má více než 250 distribučních center, postavila své podnikání na dodávkách nejrůznějších produktů pro domácí mazlíčky na veterinární stanice po celé zemi. Důležitou roli v úspěchu Obchodní model Hill's Pet Nutrition hraje na včasné dodání produktů a žádné prostoje vozidla. Software pro správu výstupů dokumentů vyvinutý společností se používá k informování distribučních center o načítání objednávek HP/Dazel, který má standardní rozhraní s ERP systémy (pokud podnik nepoužívá ERP systém, pak jsou dokumenty zasílány e-mailem nebo faxem). Podle společnosti HP / Dazel dochází k přibližně 30 % selhání podnikových procesů v podnicích a organizacích právě kvůli problémům s doručováním dokumentů. Tato selhání téměř vždy vedou k plýtvání časem a penězi.

Použití tohoto softwaru zabrání selhání tiskárny (tisk objednávky vyzvednutí) v kterémkoli z 250 distribučních středisek Hill's Pet Nutrition, aby si centrála nevšimla, že se do tohoto centra příští den chystá poslat dodávku pro objednávku. Pokud by se ukázalo, že porucha tiskárny je Pokud si toho nevšimnete, objednávka by nebyla připravena včas a let by byl prázdný (s odpovídajícími ztrátami pro společnost). Software HP / Dazel má funkci odeslání potvrzení na centrále o skutečném vytištění objednávky na síťové tiskárně distribučního centra centrum selhalo, pak je objednávka odeslána do faxového centra.Pokud není objednávka odeslána také faxem, pak je vytištěna na centrále kanceláři s poznámkou o nutnosti zaslání objednávky e-mailem.

Na druhé straně software e.ComPresent Web Portal vyvinutý společností Software Optio umožňuje zákazníkům a obchodním partnerům řídit proces doručování dokumentů (včetně doručování dokumentů v elektronické podobě). Klient definuje nejen e-mailovou adresu příjemce, ale také formát doručení a také autentizační pravidla. Informace z ERP systému následují prostřednictvím softwaru Web Portal. Jakmile je identifikován cíl, informace jsou směrovány podle pokynů odesílatele. Optio Software také nabízí systém OMS Optio což výrazně usnadňuje práci s dokumenty. Dokáže například generovat inventární seznamy, které jsou srozumitelné i uživatelům, kteří neznají kódy položek nebo čísla účtů (Optio tyto seznamy doplňuje o popisy položek získané z jiných aplikací a připravuje plně srozumitelný dokument). Často dochází k situacím, kdy firma – velkoobchodní dodavatel – potřebuje na žádost odběratelů-odběratelů, kteří chtějí tyto doklady vyhotovit v způsobem, který je pro ně pohodlný (a jak to bylo dříve). S touto situací se často potýkají společnosti se spotřebním zbožím, které dodávají své výrobky velkému počtu zákazníků maloobchodní. Prodejce může například trvat na tom, aby doprovodná (doručovací) nálepka byla navržena tak, jak chce. ERP systém dodavatele takovou možnost v naprosté většině případů neposkytuje. V tomto případě funkce spojování a vytváření všech potřebných informací na přepravním štítku (na základě dat extrahovaných z ERP systému a dalších aplikací) přebírá systém OMS (zejména Optio).

Systémy jako e.ComPresent Web Portal poskytují nové příležitosti pro vytváření webových uživatelských aplikací založených na zákaznické samoobsluze. Webové doručování se již ukázalo jako efektivní při snižování nákladů na tisk a poštovné. Namísto zasílání vícestránkové zprávy e-mailem stovkám kanceláří mohou uživatelé zprávu zobrazit prostřednictvím internetu/intranetu. Některé systémy pro správu výstupu také umožňují definovat konkrétní stránky nebo sekce, které si uživatel přeje. Kromě toho, protože uživatelé obvykle nepotřebují zobrazit celou zprávu, pomocí softwaru Cypřišový web můžete odeslat informace stránku po stránce v komprimované podobě. Podobnou techniku ​​lze použít pro distribuované hlášení prostřednictvím e-mailu. Místo samotné sestavy obdrží příjemce upozornění, že je připravena k nahlédnutí. Kliknutím na odkaz HTML zahájí relaci se softwarem Cypress Docuvault a zobrazit zprávu.

Informace, které chce uživatel do výkazu uvést, může získat nejen z ERP systému. Před zobrazením zprávy si uživatelé mohou vyžádat ze systému OMS (včetně prostřednictvím internetu) jakékoli indexované informace uložené ve společném úložišti. Pokud uživatelé potřebují pravidelně generovat sestavy, mohou generovat dotazy, aby byly požadované informace automaticky shromažďovány, ukládány a dodávány do počítače uživatele (tato funkce systémů OMS se často označuje jako „dávkové zpracování“). NEN Life Science Products, společnost dodávající chemikálie výrobcům léků, využívá tuto funkci (zejména v systému Optio OMS) k monitorování úložiště a hledání tzv. „trigger points“ (trigger-points), což vede ke generování některých požadavků (např. o radiační bezpečnosti dodávané chemické látky). Takový požadavek je generován, pokud celková radioaktivita dodané chemikálie překročí určitou prahovou hodnotu. Podobně software Optio mohou využít pojišťovny, které shromažďují statistická data o nemocech svých potenciálních zákazníků.

Integrace EDMS s jinými aplikacemi

Když už mluvíme o praktické aplikaci EDMS, nelze se podrobněji zabývat problémem jejich integrace s jinými podnikovými aplikacemi. Řešení tohoto problému je pro moderní podnik velmi důležité, zvláště pokud využívá několik podnikových aplikací současně. V současné době je EDMS nejčastěji integrován s následujícími typy aplikací: ERP systémy, kancelářské aplikace a front-end aplikace (například CRM).

U ERP systémů je jednou z jejich slabin určitá redundance dokumentů generovaných v hlavních modulech ERP systému (kromě výše zmíněných nedostatečně vyvinutých možností flexibilního generování reportů). Nasazení centralizovaného úložiště (na bázi EDMS), které poskytuje každému modulu ERP systému potřebné dokumenty, pomáhá snižovat provozní náklady podniku a urychluje návratnost investic. To znamená, že integrace EDMS a ERP systému poskytuje vyšší hodnotu IRR, než kterou lze získat při samostatném použití těchto systémů. Pro zajištění této integrace uzavírá řada vývojářů EDMS (například FileNet, IBM, Hyland, Identitech atd.) partnerství s vývojáři předních ERP systémů (SAP R / 3, PeopleSoft a Oracle).

Když je EDMS integrován s kancelářskými aplikacemi, uživatelům se nabízí možnost přístupu ke knihovním službám přímo z běžných kancelářských aplikací (například MS Word, MS Excel a MS PowerPoint). Téměř ve všech běžných EDMS je navíc možnost práce přes webový navigátor MS Internet Explorer.

Poměrně běžná je také integrace s aplikacemi front office. Příklady zahrnují Documentum a IBM, které nabízejí integraci s vývojovým systémem CRM společnosti Siebel.

Průmysloví analytici poznamenávají, že některé architektonické přístupy implementované v řadě moderních EDMS zjednodušují integraci. Například EDMS založené na objektových modelech Java nebo COM poskytují nejlepší řešení pro integraci s podnikovými aplikacemi na více platformách. Kromě toho lze ERMS kompatibilní s J2EE nasadit na aplikační servery J2EE (například BEA WebLogic nebo IBM WebSphere), což zjednodušuje integraci ERMS s aplikacemi elektronického obchodování nasazenými v prostředí aplikačního serveru. Objektově orientovaný přístup usnadňuje použití serverů EAI (např. od Tibco, Vitria a webMethods), které minimalizují integraci point-to-point při komunikaci s mnoha samostatnými aplikacemi. Podpora průmyslových standardů (jako je XML) může také usnadnit sdílení obsahu a výměnu dat mezi podnikovými aplikacemi, a to jak uvnitř podniku, tak mimo něj.

Je třeba poznamenat, že většina EDMS ve svém vývoji směřuje k otevřeným standardům. Společnost FileNet se například zavázala poskytovat ve svém Panagon EDMS API založené na Javě. iManage se zaměřuje také na Javu, která mu umožní provozovat EDMS na více platformách. Podpora XML je nativně zabudována do aplikace Open Text. Společnost OTG implementovala do svého softwaru API orientované na COM a nedávno začala pracovat na poskytování možností XML ve svých softwarových nástrojích. Identitech také plánuje do svého softwaru v budoucnu implementovat rozhraní API a XML založené na Javě. Software vyvinutý OIT byl původně vytvořen v C, ale má schopnost integrace pomocí XML. Většina ostatních EDMS má C API, která lze také použít k integraci s podnikovými aplikacemi, ale objektově orientované přístupy jsou méně náročné na zdroje.

Integrace EDMS s ERP systémy

Podle analytiků je v současnosti více než 80 % informačních aktiv podniků a organizací uloženo ve formě nestrukturovaných dokumentů, které jsou pro moderní ERP systémy nedostupné (tj. většina ERP systémů pokrývá pouze asi 20 % všech aspektů podnikových aktivit). s jejich funkčností). Se zpracováním nestrukturovaných informací se nyní nejlépe pracuje s EDMS.

Integrace ERP systémů s EDMS poskytuje podporu pro podnikové procesy celého podniku – prostřednictvím operativní správy dokumentů, obrázků, pracovních postupů, podnikových reportů atd. Pomocí EDMS jsou uvnitř ERP systémů dostupné všechny potřebné informace a data – faktury , požadavky zákazníků (dokumenty, faxy a e-maily), výkresy atd. V tomto případě EDMS funguje jako jakýsi koncentrátor, který uživatelům poskytuje přístup k potřebným informacím. Velkou výhodou integrace EDMS s ERP systémy je možnost pro uživatele pracovat v prostředí jejich známých aplikací.

V současné době je již řada zahraničních EDMS integrována prostřednictvím API s nejběžnějšími zahraničními ERP systémy (včetně SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan atd.). Zároveň někteří vývojáři ERP systémů nabízejí vlastní rozhraní pro integraci (například SAP AG - standardní rozhraní SAP ArchiveLink, poskytující přístup k úložištím SAP R / 3) a dokonce certifikovat EDMS pro integrovatelnost s jejich systémy.

Existují různé přístupy k implementaci a sdílení systémů EDMS a ERP. Jestliže některé podniky integrují technologie elektronické správy dokumentů po zavedení systémů ERP, pak mnoho dalších nasazuje systémy ERP již využívající různé EDMS. Když se však podnik rozhodne implementovat systém ERP, často zůstávají tyto starší aplikace pro správu dokumentů (obvykle na úrovni oddělení). Například přesně to udělala společnost Sherwin-Williams z města Cleveland, zabývající se výrobou barev. Software zůstal v Sherwin-Williams Hyland OnBase, jehož schopnosti byly využity pro správu generování podnikových reportů v nově instalovaném ERP systému SAP R/3(nahrazuje starší systém zpracování dat). Sherwin-Williams si tak zachoval výhodu používání jednoho EDMS pro přístup ke všem dokumentům (bez nutnosti dalšího školení svých zaměstnanců v práci se SAP R / 3).

Téměř stejná situace je ve společnosti Průmyslová keramika Kyocera z Vancouveru. Před implementací SAP R/3 společnost také hojně využívala OnBase (zejména účetní oddělení využívalo OnBase ke skenování příchozích faktur a jejich ukládání na podnikový server). Po zavedení SAP R/3 (jehož cílem byla automatizace výrobních a back-office procesů společnosti) rozšířilo účetní oddělení své možnosti o funkce řízení podnikového reportingu. Současně byl pro software OnBase přidělen samostatný server. Odchozí kontroly plateb se nyní provádějí v účetní aplikaci SAP R/3 a zapisují se do souboru, který se nahraje do OnBase. Při zpracování v OnBase lze faxový obraz původní účtenky znovu vygenerovat pro tisk nebo odeslání e-mailem.

Společnost ostrá elektronika nahradila starší systémy ve všech svých kancelářích ERP systémem SAP R/3. Během tohoto projektu Sharp Electronics přepracovala operace pronájmu/leasingu, aby zlepšila efektivitu fakturačních postupů. Fakturační procesy společnosti Sharp byly přepracovány tak, aby všechny podepsané dokumenty byly propojeny se záznamy uloženými v systému ERP pro automatizované účtování zákazníků a sledování plateb dealerů. Zaměstnanci Sharpu k tomu vytvořili speciální systém (s pomocí společností Accenture, IBM a Obrazové produkty Kofax). Byl vyvinut automatizovaný postup, který zpracovává příchozí finanční dokumenty na základě podepsaných smluv. Po zadání objednávky se vygenerují pokyny a dokument s čárovým kódem SAP R/3. Jakmile je dokument podepsán zákazníkem, je zaslán zpět společnosti Sharp faxem nebo e-mailem. Tyto dokumenty (faxované i naskenované) jsou spravovány softwarem Kofax Ascent Capture, který čte čárové kódy dokumentu a ověřuje je s informacemi uloženými v databázi. Obrázky dokumentů a indexovaná data jsou poté odeslány pomocí softwaru Ascent prostřednictvím systému správy obsahu IBM Common Store v datovém skladu SAP R/3, kde probíhá jejich dávkové zpracování. Dokumenty v SAP R/3 jsou v mnoha případech přístupné za méně než 3 sekundy. Sharp investoval do ERP systému velké investice a software IBM Common Store je relativně levný doplněk, který šetří investice.

křesťan nezisková organizace Zaměřte se na rodinu(se sídlem v Colorado Springs) produkuje rozhlasové programy, vydává knihy, časopisy, videa a filmy souvisejícího obsahu (s celkovým počtem předplatitelů asi 2,5 milionu lidí) a také aktivně spolupracuje s různými vládními organizacemi. Focus on the Family implementoval technologie pro správu obsahu a skupinovou práci současně s ERP systémem pro zvýšení efektivity svých operací. J.D. Edwards OneWorld. ERP systém OneWorld se stará o předplatné a plnění objednávek, sledování předplatitelů a přijatých darů, protokolování událostí a také generování účetních sestav back office a správu různých obchodních funkcí. Na druhé straně podíl softwaru pro správu obsahu Acorde(vývoj společnosti Optika) musí kontrolovat příchozí papírovou korespondenci, e-mail a telefonní provoz.

Pro Focus on the Family nejde primárně o finanční úsporu (i když ta je také důležitá), ale o co nejefektivnější využití jejích lidských zdrojů (zejména pracovníků horké linky), kteří se musí vypořádat s vysokým objemem příchozích hovorů a dotazy. Mějte na paměti, že lidé, kteří volají nebo píší do Focus on the Family, si ne vždy objednávají předplatné nebo knihu. Velmi často prostě hledají pomoc, radu nebo obyčejné lidské sympatie pro své problémy.

V tomto příkladu spojení možností správy obsahu a směrování hovorů vedlo k výraznému zvýšení efektivity zaměstnanců Focus on the Family. Při zpracování příchozího hovoru software Acorde přečte telefonní číslo a vyhledá všechny informace s ním spojené (možná to není první hovor z tohoto telefonního čísla) v databázi, kterou také spravuje Acorde. Pokud taková informace existuje, okamžitě se zobrazí na obrazovce monitoru počítače zaměstnance Zaměřeno na rodinu, který hovor vyřizuje. Software Acorde tak zbavuje zaměstnance Focus on the Family nutnosti dlouhého hledání dokumentů při řešení problému člověka, který zavolal křesťanskou organizaci. Při použití softwaru Acorde navíc trvá zpracování jednoho telefonního hovoru v průměru 30 sekund. Díky až 5 000 hovorům denně přináší Focus on the Family svým zaměstnancům významnou úsporu času.

Níže si stručně zopakujeme obecné informace o integrovatelnosti některých zahraničních EDMS s běžnými ERP systémy.

Technologie Datamax

SED VisiFlow(vývoj společnosti Technologie Datamax) je distribuované řešení, které se škáluje od malých pracovních skupin až po velké podniky. Je integrován s většinou zahraničních ERP systémů a je certifikován pro rozhraní SAP ArchiveLink. Integruje následující funkce: správu pracovních toků, správu dokumentů, COLD-ERM, CTI a rozpoznávání formulářů zpráv.

Po integraci s ERP systémem spravuje VisiFlow všechny typy dokumentů jak mimo, tak uvnitř ERP systému. Nasazuje se relační databáze (úložiště), zpracování informací probíhá paralelně s ERP systémem. Dokumenty lze vyhledávat a prohlížet z klienta ERP systému pomocí speciálních programů (od Datamaxu). Prostřednictvím Windows a webového rozhraní je také možné vyhledávat a prohlížet informace mimo ERP systém. Podporováno je fulltextové indexování a vyhledávání.

FileNet

Společnost FileNet také integroval svůj EDMS Panagon s předními ERP systémy a vyvinutými vlastními integračními řešeními. Tato řešení zahrnují software Panagon Document Warehouse pro SAP R/3 a orientovaný na web Software Panagon pro J.D Edwards OneWorld.

Software Panagon Document Warehouse je samostatný softwarový produkt, který běží společně s ERP systémem. Software Panagon Document Warehouse pro SAP R/3 poskytuje přístup k jakémukoli dokumentu z libovolného počítače ve vaší organizaci. Poskytuje zachycení, indexování, archivaci a správu všech objektů R/3, včetně dokumentů generovaných v SAP R/3, a také různých typů obrázků (včetně faxovaných a naskenovaných).

Uživatelé Panagon Document Warehouse se mohou propojit s obchodními toky SAP R/3 a distribuovat dokumenty v rámci daného ERP systému. Systém poskytuje jednotné rozhraní pro správu externích a interních dokumentů (generovaných v rámci ERP systému) jak pro klient-server, tak pro webově orientované uživatele R/3. Pro uživatele MS Office, Lotus Notes a dalších podnikových aplikací je k dispozici řada funkcí (přihlášení/odhlášení, úprava a distribuce dokumentů v rámci celého podniku).

Systém neukládá informace do databáze ERP systému. Úložiště dokumentů jsou přístupná prostřednictvím spravované relační databáze (Oracle nebo MS SQL Server) spravované v Panagon Document Warehouse. Díky tomu mohou uživatelé flexibilně spravovat dokumenty a objekty mimo ERP systém. Data v ERP systému lze propojit s relevantními dokumenty. Panagon Document Warehouse také podporuje fulltextové indexování a vyhledávání dokumentů.

Snadný software

Integrace s ERP systémy je hlavním předmětem podnikání společnosti Snadný software. SED Snadný archiv jeho vývoj je integrován prostřednictvím certifikovaného rozhraní SAP ArchiveLink a také prostřednictvím rozhraní API (se systémy Baan, Sage, J.D. Edwards a Navision ERP). Systém Easy Archive je navíc integrován se softwarem Lotus Notes a softwarem Staffware.

Po integraci se SAP R / 3 vám Easy Archive EDMS umožňuje vyhledávat data a dokumenty v kterémkoli z modulů tohoto ERP systému (včetně správy materiálů, prodeje a distribuce a výroby a plánování). Easy Archive nabízí úplné zachycení dat a dokumentů, archivaci, správu dokumentů a skupinovou práci přes internet. Prostřednictvím Easy Archive je také možné přistupovat k dokumentům z mobilních zařízení přes protokol WAP.

Dokumenty a data (vně i uvnitř ERP systému) jsou dostupné prostřednictvím klientského programu ERP systému. Úložiště je fulltextová databáze od Verity. Externí dokumenty (naskenované, faxované, elektronické) jsou automaticky indexovány a korelovány s konkrétními transakcemi v rámci ERP systému (což eliminuje potřebu ručního indexování). Easy Archive EDMS lze integrovat SAP Business Workflow(pro přiřazení dokumentů jejich příjemcům).

Software Hyland

V SED na základně firemní produkce Software Hyland implementovaná správa obrázků, COLD-ERM, správa workflow a webový přístup. Může být integrován s většinou ERP systémů prostřednictvím jejich API. Hyland navíc nedávno vydal software Archivní server OnBase pro SAP R/3, integrovaný do tohoto ERP systému prostřednictvím rozhraní SAP ArchiveLink a navržený tak, aby poskytoval archivační a vyhledávací funkce v SAP R/3 (pomocí schopností OnBase EDMS).

Při použití softwaru Archive Server lze dokumenty generované v rámci SAP R/3 (tiskové seznamy, odchozí dokumenty, archivovaná data atd.) spravovat prostřednictvím OnBase EDMS stejným způsobem jako naskenované dokumenty, soubory aplikací pro stolní počítače a e-maily. OnBase poskytuje možnost pracovat se všemi typy dokumentů v rámci ERP systému. Všechna data a dokumenty jsou dostupné prostřednictvím jediného rozhraní jak pro externí aplikace, tak pro aplikace v ERP systému.

Na základě OnBase EDMS lze implementovat plnou správu workflow v ERP systému. Může být také použit jako vyhledávač pro front-end aplikace. Na základě OnBase je nasazeno úložiště, které podporuje MS SQL Server, Oracle a Sybase SQL Anywhere. Úložiště je integrováno s ERP systémem prostřednictvím OnBase API a uživatelé mohou přistupovat k distribuci, ukládání a získávání informací uvnitř i vně ERP systému. Jako klientské rozhraní se používají nástroje OnBase nebo klientský program v ERP systému. Podporováno je také fulltextové indexování a vyhledávání dokumentů.

IBM

Společnost IBM nabízí řešení Manažer obsahu, určený pro správu elektronických dokumentů v SAP R / 3 a umožňující archivaci, distribuci a správu dat. IBM Content Manager CommonStore for SAP je certifikován pro nejnovější verzi rozhraní SAP ArchiveLink. S pomocí CommonStore se zefektivňuje velikost databáze SAP R / 3, zrychluje se přístup k obchodním dokumentům, zlepšují se obchodní procesy, automatizují se rutinní úkoly a distribuce dokumentů. Obchodní dokumenty pocházející ze SAP R/3 a dalších podnikových aplikací (faktury, objednávky, dodací listy, dopisy, faxy, tabulky, e-maily atd.) lze propojit, indexovat a uložit do sdílených elektronických složek, aby k nim měli přístup. všichni uživatelé podniku. Implementována je také možnost ukládat data z jiných aplikací.

CommonStore archivuje data pomocí softwaru Tivoli Storage Manager. Existuje také možnost ukládání obrázků a dokumentů přímo do IBM Content Manager. Jakmile je dokument archivován pomocí CommonStore, lze jej kdykoli načíst prostřednictvím SAP R/3 nebo CommonStore Content Manager. Uložené informace jsou také dostupné prostřednictvím Lotus Notes, internetových/intranetových navigátorů nebo jakýchkoli jiných podnikových aplikací integrovaných s IBM Content Manager.

Úložiště (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand nebo Tivoli Storage Manager) běží paralelně se systémem ERP. Na straně klienta se dokumenty prohledávají prostřednictvím GUI SAP R/3, IBM Content Manager nebo Content Manager OnDemand. Systém podporuje fulltextové vyhledávání.

Software Ixos

Předním dodavatelem technologií pro archivaci dat a dokumentů pro SAP R/3 je společnost Software Ixos. Zejména je třeba poznamenat, že rozhraní SAP ArchiveLink (rozhraní mezi systémem R/3 ERP a úložišti dokumentů a dat třetích stran) bylo vyvinuto společně společnostmi Ixos a SAP AG. NA Archiv Ixos byl vytvořen speciálně pro zvýšení funkčnosti R/3. Namísto integrace těchto dvou systémů prostřednictvím API (jak je tomu u řady EDMS), podporuje SAP ArchiveLink rychlou integraci mezi R/3 a Ixos Archive. V důsledku toho Ixos Archive nevyžaduje vyhrazený prohlížeč, další kódování pracovních postupů a systému správy dokumentů ani další programování.

Software Ixos Archive poskytuje řešení správy dokumentů na podnikové úrovni pro standardní klienty, servery a intranety. Automatizuje zpracování obrazu a dokumentů, archivaci, vyhledávání, distribuci, doručení a opětovné použití. Na druhé straně pomocí softwaru Ixos-Mobile/3 Implementován vzdálený přístup k dokumentům v SAP R/3.

Ixos Archive poskytuje možnost pracovat s papírovými dokumenty, elektronickými soubory, standardními zprávami R/3, externě generovanými objekty a objekty R/3. Dokumenty jsou směrovány pomocí softwaru R/3 Business Workflow, prohlíženy v jeho prohlížeči a spravovány přímo z R/3. Prostřednictvím Ixos Archive můžete také spravovat archivaci dat a konverzi R/3 objektů pro webové prezentace.

Ixos také nabízí řadu aplikačních enginů, které lze integrovat jak do groupwaru (Lotus, MS Exchange), tak do dalších integrovaných EDMS. K dokumentům se přistupuje a jsou spravovány prostřednictvím klientského rozhraní SAP R/3. Nechybí ani možnost synchronizace konkrétních podmnožin dat z ERP systému s externí aplikací pro zpracování dokumentů.

Samotný Ixos Archive EDMS nepodporuje fulltextové vyhledávání dokumentů, ale tuto funkci lze implementovat integrací se softwarem Verity.

Integrace EDMS s aplikacemi CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) také zaujímají přední místo na moderním trhu podnikových aplikací. CRM aplikace nabízejí zejména společnosti jako Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems atd. I vývojáři ERP systémů (například Oracle, SAP, Peoplesoft a Baan) vydávají (nebo plánují vydat) CRM aplikace jako doplněk k jejich systémům.

Vývojáři EDMS samozřejmě tento slibný segment trhu neignorovali. Podle převládajícího názoru na trhu by EDMS měl fungovat jako speciální integrační vrstva, která umožní různým datovým skladům a back-end aplikacím, aby byly spojeny se stejnými obchodními procesy, se kterými komunikuje front-office CRM aplikace. ERMS musí podporovat širokou škálu datových formátů a komunikačních standardů, které lze použít v aplikacích CRM. Pro uživatele není důležité, jak komunikuje s prodávajícím: registrací na stránce, odesláním e-mailové zprávy, použitím automatizovaného telefonního systému, odesláním faxu nebo písemné žádosti nebo rozhovorem se zástupcem prodávajícího v call centru. .

K integraci aplikací EDMS a CRM se používají různé metody. Rozšířené použití modelů součástí(COM, CORBA a JavaBeans). Fungují tak například Staffware, Identitech a Plexus. Jiný přístup je vytváření šablon aplikací, které lze použít v různých scénářích. FileNet a Lucent (www.mosaix.com) takto nabízejí šablonové aplikace, které lze znovu použít v různých systémech – od CRM po ERP.

EDMS používané ve spojení s aplikacemi CRM musí také poskytovat spolehlivé zpracování velkého množství informací a škálovatelnost v aplikacích elektronického obchodování. Řada společností (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM a Oracle) implementovala tento požadavek prostřednictvím aplikace middlewarových komponent(Webové aplikační servery, monitory zpracování transakcí a služby řazení zpráv do fronty). Například společnost Keyfile (www.keyfile.com) integrovala svůj EDMS se softwarem MS Commerce Server. Plexus a Staffware integrovaly své produkty s transakčními platformami Tuxedo a WebLogic od BEA Systems. Oracle integroval svůj modul workflow se svými službami pro zasílání zpráv Advanced Queues. IBM integrovala své řešení workflow MQSeries Workflow do vlastního middlewaru MQSeries.

V blízké budoucnosti se očekává, že EDMS bude více integrován s aplikacemi CRM. Mnoho vývojářů EDMS obecně věří, že trh CRM je hlavní příležitostí pro jejich rozvoj. Své systémy proto buď „otevřou“ třetím stranám, nebo navážou partnerství s dodavateli CRM. Například společnosti FileNet a Siebel Systems podepsaly dohodu, podle níž software Panagon VisualWorkFlo společnosti FileNet řídí pracovní toky mezi různými moduly společnosti Siebel Systems (výroba, call centrum a zákaznický servis). Staffware má také smlouvy s mnoha dodavateli CRM (včetně Siebel a Vantive), které začleňují funkce softwaru Staffware do těchto aplikací CRM.

Vlastnosti výběru a implementace EDMS

Hlavní rysy výběru EDMS

Podle oborových analytiků se EDMS stává nezbytným, když celkový objem dokumentů zpracovávaných ročně v podniku nebo organizaci dosáhne 4000–5000. Je třeba říci, že zavedení EDMS není všelékem na všechny problémy podniku. Hlavním cílem jeho implementace je zvýšit efektivitu pracovního postupu podniku nebo organizace, a tedy do určité míry i efektivitu jejich práce jako celku. Existuje také názor, že hlavní cíl implementace EDMS je vytvoření efektivního prostředí pro řízení a fungování podniku nebo organizace.

Před výběrem EDMS je nutné formulovat seznam úkolů, které by měly pomoci vyřešit jeho implementaci. Kromě toho je nutné vypracovat podrobný organizační plán pro jeho realizaci. Dodávku a implementaci EDMS by měla provádět externí společnost, která nese plnou právní odpovědnost vůči podniku za úspěch implementačního projektu. K výběru dodavatelské společnosti a implementátora EDMS je třeba přistupovat velmi pečlivě, protože po podpisu smlouvy, zaplacení případných finančních prostředků a zahájení implementace EDMS nebude snadné ukončit vztahy s touto společností, pokud společnost plně nevyhoví kvalitu její práce. V případě špatného výběru zhotovitele totiž přijdou peníze, čas i nervy nazmar. Při výběru EDMS je samozřejmě nutné pečlivě prostudovat všechny nabídky dostupné na trhu a zajistit výběrové řízení. Je také velmi důležité zvážit, zda má dodavatel EDMS zkušenosti s úspěšnými implementacemi a jak to odpovídá specifikům podniku nebo organizace. Při výběru EDMS je nutné vzít v úvahu řadu následujících důležitých bodů:

• Dost velká rozmanitost EDMS (domácí i zahraniční vývoj) prezentované na ruském trhu;
• Spolehlivost dodavatele EDMS a jím nabízené podmínky dodání, implementace a údržby (za pár let existence tuzemského IT trhu se již vyskytly případy, kdy z trhu odešly poměrně známé a navenek prosperující firmy - příkladem je odchod na jaře 2002 z tuzemského trhu podnikového softwaru NikosSoft - nebo zastavení vývoje a modernizace jeho softwaru, což znamená fakticky odchod z trhu - příkladem je zastavení vývoje software BOSS-Corporation od IT Co. na jaře 2002);
• Možnost finalizace EDMS v přiměřené době (s přijatelnými cenovými podmínkami) pro specifika podniku.

Obecně platí, že při výběru dodavatele a implementátora EDMS je třeba vzít v úvahu následující požadavky:

• Serióznost společnosti (přítomnost známého jména na trhu, její stálá kancelář, touha udržet a posílit svou image na trhu úspěšnou implementací dalšího projektu implementace EDMS atd.);
• Velikost společnosti, dostupnost dostatečných zdrojů pro realizaci implementačního projektu v rámci smluvních podmínek;
• Přítomnost dostatečně velkého a stabilního týmu vývojářů a implementátorů EDMS ve společnosti;
• Zkušenosti společnosti s vývojem a implementací EDMS v podobných podnicích a organizacích (nejlépe, pokud je možné implementované EDMS vidět v provozu a komunikovat s jejich uživateli);
• Má vývojářská společnost technologické a programové standardy, jak jsou formalizovány (legalizovány) a podporovány?
• Má prováděcí společnost implementační technologii a jak je zdokumentována?

EDMS vybraný pro implementaci musí zároveň splňovat následující obecné požadavky:

• Architektura systému je založena na obchodních procesech(pracovní postupy), v jejichž průběhu se vytvářejí a přesouvají dokumenty;
• SED musí mít jsou zohledněna specifika ruského toku dokumentů a kancelářské práce(vertikální organizace pracovního postupu, soulad s ruskými GOST atd.);
• SED by měl mít implementovány možnosti spolupráce(skupinové plánování, sdílení informací, nástěnky, fóra atd.);
• Musí být implementovaly funkce operativní kontroly provádění dokumentů a prací(převod práce mezi účinkujícími v souladu s určitou technologií, sledování stavu probíhajícího procesu, zjišťování odchylek procesu od jeho normativního průběhu, predikce dopadu těchto odchylek na pravděpodobný termín ukončení celého procesu jako celku atd.). );
• Jednoduchost a flexibilita při instalaci, konfiguraci a provozu;
• Využití společných platforem pro organizaci skupinové práce s dokumenty;
• Dostupnost finančních prostředků pro organizaci důvěrného pracovního postupu s ochranou informací před neoprávněným přístupem;
• Kompatibilita s certifikovanými nástroji pro bezpečnost informací;
• Možnost současného používání elektronických a papírových dokumentů;
• Schopnost integrace s běžnými platformami;
• Dobrá škálovatelnost;
• Dostupnost automatizovaného sběru a analýzy statistických dat o pohybu dokumentů;
• EDMS je založen na otevřené architektuře klient-server;
• Schopnost integrace s dalšími aplikacemi (CAD systémy, MRP / ERP systémy, finanční a manažerské účetní systémy, e-mailové systémy atd.);
• Dostupnost databáze EDMS pro jiné aplikace;
• Modularita EDMS a možnost rozšíření jeho základních schopností pomocí vestavěných nástrojů;
• Možnost distribuovaného zpracování dokumentů, „transparentní“ pro všechny uživatele EDMS;
• Přítomnost modulů pro skenování dokumentů v EDMS (nebo schopnost integrace s profesionálními systémy správy obrazu);
• Schopnost pracovat přes internet/intranet;
• Schopnost pracovat s mobilními (vzdálenými) uživateli a skupinami uživatelů;
• Podpora ruského jazyka, včetně zpráv a tipů na obrazovce, třídění dat a vyhledávání informací o různých slovech a výrazech;
• Cenová dostupnost z hlediska dodávky, implementace a údržby.

Hlavní rysy implementace EDMS

Při implementaci EDMS je zase třeba čelit následujícím hlavním problémům, jejichž řešení rozhoduje o úspěchu celého implementačního projektu:

• ve většině případů potřeba rozsáhlé reorganizace podniku;
• slabá formalizace obchodních procesů a nedostatek podnikových standardů;
• EDMS musí být implementován a používán v celém podniku (všude, kde se vytvářejí, opravují a ukládají informace), jinak bude úspěšnost jeho implementace minimální (pokud vůbec);
• přítomnost určitého odporu vůči zavedení EDMS ze strany zaměstnanců podniku ( "odolnost vůči změně"), často způsobené neochotou jakékoli „transparentnosti“ jejich činnosti;
• nedostatek potřebné úrovně školení mezi zaměstnanci podniku (včetně manažerů nižší, střední a vyšší úrovně) pro práci s EDMS.

Zavádění EDMS by mělo být prováděno postupně, počínaje nejdůležitějším článkem v pracovním postupu (dobře popsaným a srozumitelným), jehož automatizace se rychle pozitivně projeví. V procesu zavádění EDMS je nutné zajistit možnost práce s novou i se starou technologií tak, aby nenarušovala každodenní činnosti podniku. Hraje velmi důležitou roli skutečnou podporu podnikové řízení implementačního projektu (tzv "faktor první osoby"). Při absenci takové podpory (například i při organizaci získávání všech potřebných informací při průzkumu podniku) bude systém v nejlepším případě implementován pouze v jednotlivé divize podniky (je nepravděpodobné, že by z toho bylo možné očekávat nějakou výraznou návratnost investic).

Problém „odolnosti vůči změnám“ lze řešit postupným a systematickým zaváděním prvků elektronické správy dokumentů, počínaje těmi nejjednoduššími (například školení zaměstnanců pro práci s e-mailem a intranetem, organizování elektronického archivu atd.). ) a provedení nezbytných vysvětlovacích prací. Při zavádění EDMS je bezpodmínečně nutné organizovat školení pro zaměstnance podniku a také konzultace pro jeho vedení o organizaci přechodu na elektronickou formu kancelářské práce.

Rozsáhlé implementaci EDMS nezbytně musí předcházet pilotní projekt, během kterého se vyjasní hlavní problémy, se kterými se lze setkat přímo při implementaci. Hlavním cílem pilotního projektu je určit, zda existuje (nebo se předpokládá) hmatatelný účinek implementace EDMS či nikoli. V případě úspěchu pilotního projektu (tzv. "pilot"), konečné rozhodnutí o implementaci EDMS se zároveň vyvíjí skutečný implementační projekt úplný plán implementace. Náklady na pilotní projekt obvykle dosahují 10 % nákladů skutečného projektu.

Implementace EDMS v podniku zpravidla zahrnuje následující hlavní fáze:

1. Důkladná analýza obchodních procesů podniku, stavu použitého zařízení a technologií;
2. Vývoj informačně-funkčního modelu podniku, reengineering jeho podnikových procesů;
3. Analýza možné konfigurace hardwaru a softwaru potřebného pro implementaci EDMS.
4. Realizace pilotního projektu;
5. Schválení výsledků pilotního projektu a vypracování implementačního plánu pro EDMS;
6. Výběr a dodávka hardwaru a softwaru nezbytného pro implementaci EDMS;
7. Dodávka a instalace EDMS;
8. Přizpůsobení a přizpůsobení EDMS;
9. Přenos a konverze dat ze starších systémů;
10. Vzdělání správci systému a uživatelé pracující s EDMS;
11. Příprava příkladu řízení, programů a testovacích metod, úplné testování EDMS;
12. Vývoj designové, softwarové, technické a uživatelské dokumentace.
13. Dokončení implementace EDMS, uvedení do komerčního provozu;
14. Doprovodný SED.

závěry

1. Budoucnost je pro EDMS, ve kterém je koncept ECM plně implementován. Podle analytiků přitom řešení, která se konceptu ECM nejvíce blíží, nyní nabízejí společnosti Documentum a FileNet.
2. V dalších letech budou pokračovat příznivé vyhlídky dalšího rozvoje trhu s redakčními systémy. Podle studie Forrester Research z roku 1999 uvedlo 38 % společností z Fortune 500, že nákup systému pro správu obsahu je pro jejich podnikání nezbytný. Podle Meta Group vzroste trh systémů pro správu obsahu do roku 2004 na 10 miliard USD (s roční mírou růstu 20 %).
3. Zároveň podle analytiků Ovum technologie pro správu papírových dokumentů budou na trhu poptávány ještě mnoho let.
4. I nadále budou vyvíjeny aplikace, které integrují schopnost generovat zprávy a vyhledávat informace v podnikových databázích s publikováním dokumentů a grafických obrázků na internetu.
5. Příležitosti pro progresivní vývoj si udrží pouze největší a tržně prozíraví vývojáři EDMS. Společnosti, které se nedokážou přizpůsobit novým tržním podmínkám, budou buď stagnovat, nebo budou vytlačeny z trhu úplně.

Mnoho z vás využívá EDMS ve své práci již dlouhou dobu, někteří jsou v procesu implementace, ale jsou tací, kteří stále pokukují. Přesto se znalost moderních firemních záznamů a systémů pro správu informací bude hodit jak začínajícím, tak zkušeným uživatelům. Kritéria výběru EDMS

Není žádným tajemstvím, že dobře navržené a optimalizované obchodní procesy jsou klíčem k úspěchu společnosti. Jedním z nejdůležitějších a na zdroje náročných procesů je proces podpory správy dokumentace. V první řadě jsou to časové náklady (koordinace, schvalování, podepisování, kontrola provedení), mzdové náklady (nutnost mít specialistu odpovědného za správu dokumentů na zaměstnancích), nemluvě o nákladech na spotřební materiál a vybavení kanceláře. EDMS jsou navrženy tak, aby optimalizovaly tento proces, a tím výrazně snížily náklady na jeho poskytování.

Navzdory obtížným ekonomickým podmínkám zůstávají EDMS na trhu informačních technologií mezi nejoblíbenějšími systémy, protože umožňují:

• zvýšit efektivitu řízení společnosti tím, že managementu poskytneme všechny potřebné informace pro rozhodování;
• optimalizovat práci zaměstnanců s dokumenty;
• chránit kritické informace a nehmotný majetek společnosti (informace, které mohou být ztraceny v důsledku propouštění nebo snižování počtu zaměstnanců), tj. zajistit kontinuitu obchodních nebo obchodních procesů.

Informace o užitečnosti moderních technologií pro úředníky samozřejmě nejsou nové. Pokud čtete tyto řádky, pak je vám toto téma blízké. Možná mnozí z vás EDMS ve své práci používáte již delší dobu, někdo je v procesu implementace, ale jsou i tací, kteří stále pokukují.

Přesto se znalost moderních firemních záznamů a systémů pro správu informací bude hodit jak začínajícím, tak zkušeným uživatelům.

Trh se aktivně rozvíjí, existuje mnoho produktů, obchodních řešení, další možnosti navržený k řešení různých problémů. A i když vaše společnost již má řešení pro automatizaci kanceláře a týmovou práci zaměstnanců, pak pravděpodobně nyní přemýšlíte, jak jej optimalizovat.

Je důležité si uvědomit, že systémy elektronické správy dokumentů implementované ve společnosti nejsou zmrazeným subjektem, ale živým organismem, který vyžaduje značnou pozornost, kontrolu a rozvoj. Pokud se systém nevyvine včas, velmi brzy zastará a zaměstnanci jej již nebudou používat.

Služba DOW - zákazník EDMS

Možná si nyní kladete otázku: „Proč my – úředníci – rozumíme trhu EDMS, když existují „IT lidé“ a jejich chlebem je výběr programů?“.

Je naivní věřit, že IT specialisté tento problém vyřeší za vás! Většina dokumentů se dnes vytváří, zpracovává a ukládá elektronicky. Zaměstnanci koordinují spoustu dokumentů pomocí ICQ, Skype, e-mailu. Kromě toho jsou dokumenty vytvářeny a ukládány v různých formátech. A je úkolem úředníků tyto informace spravovat.

Znám mnoho případů, kdy se úředníci skutečně stali vývojáři elektronických systémů pro správu dokumentů a předepisovali požadavky na systém od nuly. To byl začátek jejich cesty přes utrpení a dlouhé procesy vývoje, zdokonalování a implementace systému.

Nejprve působili jako obchodní analytici – popisovali všechny procesy oběhu dokumentů. Poté v roli testerů, přebírání výsledků. No a pak v roli učitelů, kteří učí zaměstnance své organizace, jak se systémem pracovat. Všechny tyto procesy jsou přirozeně velmi zdlouhavé a zaberou značné množství času – v lepším případě několik měsíců, v horším případě roky. Později se mi přiznali, že kdyby se mohli zúčastnit výběrového řízení dříve, ušetřili by si spoustu námahy a času a slušné peníze pro svou firmu! Ale nejdůležitější je, že by se zorganizovali už dávno společná práce v systému - vlastní i zaměstnanci firmy.

Vývojáři vlastních řešení se ve většině případů řídí požadavky uživatelů. Jen neberou v úvahu, že uživatelé často nevědí, jaké požadavky prezentovat a jaké jsou způsoby realizace jejich úkolů.

Seznámení s produkty prezentovanými na trhu, pochopení principů jejich práce dává výhodu při výběru a v konečném důsledku umožňuje zvolit nejefektivnější řešení a ušetřit firmě síly, nervy a peníze.

Jaké řešení zvolit?

Rozhodli jste se tedy pochopit situaci na trhu EDMS a najít vhodný systém pro řešení vašich problémů. Otevřeš internet a tam...

A existuje tolik jmen, popisů, žebříčků analytických společností, různých srovnání, že se můžete jednoduše utopit v tomto moři informací. Zde jsou jen některé údaje o počtu produktů na ruském trhu.

Za únor 2010 bylo v katalogu elektronických systémů pro správu dokumentů na webu TAdviser cca 179 jmen, seznam katalogu Docflow obsahuje 170 produktů, dále existují různé nezávislé portály o systémech pro správu dokumentů, kde seznam řešení obsahuje 45 jména. DSS Consulting vyzdvihuje řešení asi 15-20 společností, které mají za sebou několik úspěšných implementačních projektů v několika obdobích.

Jak vidíte, ruský trh má širokou škálu řešení souvisejících s třídou systémů elektronické správy dokumentů.

Systémy lze nazývat různě: „kancelářský automatizační systém“, „elektronická kancelář“, „systém provozního řízení společnosti“, „systém správy obsahu“, „systém ECM“ atd.

Zdálo by se, jaký je v tom rozdíl? Všechny systémy totiž dělají téměř to samé – poskytují elektronickou správu dokumentů. A správa dokumentů je poměrně formalizovaná oblast a všechna řešení pro její automatizaci by si měla být velmi podobná.

Trh se softwarovými produkty je však velmi rozmanitý - existují drahé systémy a řešení ekonomické třídy, existují vysoce specializované systémy a návrháři, kteří vám umožní realizovat jakékoli nápady klienta. Celá tato rozmanitost trhu pramení ze skutečnosti, že stejné funkční požadavky jsou implementovány různými způsoby, na různých platformách, za použití různých technologií.

V současné době trh dosáhl určité fáze zralosti, mezi EDMS se objevili jejich lídři, stále se objevují nová řešení, což naznačuje, že proces vývoje systému pokračuje. Na rozdíl od trhu účetního softwaru, kde je 1C bezpochyby lídrem, není trh EDMS tak polarizovaný, kupující má extrémně široký výběr: od předních světových výrobců až po zakázkový vývoj, který zohledňuje specifika konkrétního zákazníka. Je těžké na to přijít, že?

Problém výběru EDMS

Velké množství nabídek na trhu kancelářského softwaru vytváří problém s výběrem. Ale kvůli nedostatku objektivních kritérií a obecně uznávaných metod pro hodnocení kvality navrhovaného EDMS a jejich souladu se skutečnými potřebami organizace existuje riziko získání „špatného“ systému: příliš slabého nebo naopak , redundantní pro řešení konkrétních problémů. Riziko může být během implementační fáze ještě prohloubeno dobrý systém lze nakonfigurovat tak, že práce v něm nebude efektivní.

V důsledku toho si většina organizací vybírá softwarová řešení v oblasti elektronické správy dokumentů na vlastní riziko, řídí se vlastními kritérii, intuicí nebo důvěřuje slibům vývojářů a specialistů implementujících systém.

Nejčastěji není důvodem neúspěchu ani tak kvalita softwarového řešení, ale jeho nesprávná volba a chyby vzniklé při implementaci kvůli nedostatku dobře formulovaných požadavků na EDMS.

Koncem roku 2008 - začátkem roku 2009. Společnost DSS Consulting provedla studii mezi společnostmi - uživateli EDMS, které implementovaly EDMS v roce 2008. Na otázku: "Jak si společnosti vybírají EDMS?" nejoblíbenější odpovědi byly:

• vybrány podle doporučení;
• analyzované informace na internetu;
• zvolil první dostupné řešení;
• rozhodnutí „sníženo shora“.

Zkušenosti mnoha firem ukazují, že důsledkem neúspěšné volby EDMS jsou nejen materiální, dočasné, organizační ztráty, ale především nedosažení cílů organizace a zaostávání ve vývoji.

Existuje tedy skutečná potřeba informací, které by umožnily: na základě analýzy systému dokumentační podpory řídících a obchodních procesů organizace formulovat požadavky na EDMS, na základě objektivních kritérií pro hodnocení a porovnávání prezentovaných EDMS na trhu vybrat vhodný produkt a zajistit jeho efektivní použití.

Kritéria výběru EDMS

Než se pustíme do poměrně rozsáhlého recenzního tématu Současná situace na ruském a mezinárodním trhu informačních řešení této třídy, stejně jako u analýzy konkrétních řešení, se budeme zabývat hlavními kritérii, kterým je třeba věnovat pozornost bez ohledu na třídu softwarového produktu a obsazený podíl na trhu .

EDMS organizace musí řešit širokou škálu úkolů a zároveň být pohodlný a flexibilní v přizpůsobení tak, aby jej mohl podporovat zákazník. Samozřejmě můžete vzít platformu ECM a získat jemně vyladěné řešení, které zohledňuje všechny podnikové procesy společnosti, ale implementace takových systémů zpravidla trvá několik měsíců až rok nebo více a vyžaduje značné finanční náklady. . Vždy však chcete, aby doba implementace byla minimální a školení zaměstnanců bylo rychlé a pokud možno bez přerušení výrobních činností.

Nejčastěji se výběr EDMS provádí na základě následujících kritérií:

• náklady na licence EDMS a další potřebné komponenty (hardware, DBMS);
• náklady na implementaci a podporu EDMS;
• možnost rozšíření systému o další moduly a integraci s dalšími produkty;
• informační bezpečnost;
• použitá platforma a technologie;
• pověst vývojáře a dodavatele (organizace implementující systém);
• funkční úplnost.

Zvažte význam výše uvedených kritérií.

Cena licencí byla vždy jedním z hlavních kritérií při výběru systému. Zákazníci EDS již dávno vědí, že levný produkt není vždy dobrý.

Systém by měl být přístupný, aby si zákazník mohl sám provádět některá nastavení systému, například samostatně připojovat a konfigurovat slovníky, adresáře, standardní cesty dokumentů atd., aniž by se znovu uchyloval ke službám vývojářů nebo systémových integrátorů. Náklady na provoz systému budou nižší.

Systém by měl být řešením, které zajistí jeho další rozšiřování přidáním nových modulů a schopností.

Rozsah možností rozšířených o další moduly může zahrnovat jak integraci s určitými aplikacemi, tak rozšíření funkcionality systému.

Při výběru systému je zvláštní pozornost věnována jeho informační bezpečnosti, jak jsou implementovány zásady ochrany důvěrných dat, jak je organizován systém řízení přístupu, zda systém podporuje používání elektronického podpisu a šifrování.

Při výběru systému se zpravidla bere v úvahu, na jaké platformě je postaven a jaké technologie jsou použity. A zde není upřednostněna novinka, ale stabilita a spolehlivost. Ne poslední roli při výběru hraje použitý databázový systém (DBMS) a vývojové nástroje.

Pokud již organizace má podnikový standard pro DBMS, pak je logičtější, pokud se jím EDMS řídí. Je nežádoucí rozšiřovat seznam podporovaných DBMS, pokud to není nezbytně nutné. Totéž platí pro vývojové nástroje. Čím slavnější a rozšířenější budou, tím více specialistů je vlastní a bude schopen vyvinout další komponenty pro EDMS, a tím menší bude riziko selhání projektu kvůli nedostatku takových specialistů.

Při výběru vývojáře EDMS se zpravidla hodnotí faktory, jako je doba působení na trhu EDMS, pověst mezi uživateli a konkurenty, kvalita technické podpory a frekvence vydávání aktualizací systému. Neméně důležitý je výběr spolehlivé firmy – dodavatele EDMS, pokud developerská firma nespolupracuje přímo se zákazníky.

Ve fázi výběru je nutné detailně zhodnotit zkušenosti z úspěšných projektů a realizací, úroveň kvalifikace personálu. Právě od dodavatelské firmy závisí možnost dopracování informačního systému v rozumném čase (s přijatelnými cenovými podmínkami) na specifikách podniku.

Snad nejdůležitějším kritériem je funkční úplnost systému. Bez ohledu na to, jak dobrý je systém ve všech ostatních ohledech, jeho hlavním úkolem je zajistit výkon funkcí elektronické správy dokumentů.

Zákazníci dosud jen zřídka využívali systematický přístup k posuzování funkční úplnosti EDMS a spoléhali na svůj subjektivní názor na základě studia marketingových materiálů nebo v lepším případě na zběžné seznámení s produktem na experimentálním stánku. Pro úspěšné praktické využití EDMS to nestačí.

Správný výběr je prakticky nemožné bez provedení komplexního posouzení a porovnání systémů především z hlediska funkčních parametrů, bez zohlednění strategických cílů a aktuálních úkolů zákazníka.

Při řešení tohoto problému může pomoci předběžná analýza trhu: prvotní seznámení s jeho hlavními účastníky, produkty na trhu, klíčovými technologiemi a systematizací podle hlavních parametrů.

RUSKÝ TRH EDMS: PROBLÉMY A PERSPEKTIVY VÝVOJE ZNAČKY SYSTÉMU ELEKTRONICKÉHO OBRATU: PROBLÉMY A PERSPEKTIVY VÝVOJE

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Jihoruský institut managementu - pobočka Ruské akademie národního hospodářství a veřejné správy

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South-Russia Institute of Management - pobočka ruského prezidenta

Národní hospodářství a veřejná správa

Abstrakt: Článek analyzuje problémy a perspektivy rozvoje trhu EDMS v Rusku. Jsou zvažovány koncepty systémů elektronické správy dokumentů, jejich účel a aktualizace v moderním světě, jsou prezentovány statistické údaje o vývoji a využívání konkrétních systémů elektronické správy dokumentů jak v komerční struktuře, tak ve veřejném sektoru. Jsou vyvozeny závěry o problémech EDMS a potřebě jejich rozvoje, zdokonalování a využívání v organizacích a státních úřadech za účelem zvýšení jejich účinnosti a efektivity.

Klíčová slova: správa elektronických dokumentů, systém správy elektronických dokumentů, trh EDMS, funkcionalita EDMS, EDMS ve veřejném sektoru.

Anotace: Článek analyzuje problémy a perspektivy rozvoje trhu systému elektronického obratu v Rusku. Jedná se o následující pojmy: systémy elektronického obratu dokumentů, jejich cíle a aktualizace v moderním světě, statistické údaje o vývoji a používání konkrétních systémů obratu elektronických dokumentů jsou uváděny jak v komerčním sektoru, tak ve veřejném sektoru. Jsou učiněny závěry k problematice systémů elektronického obratu nezbytnosti jejich rozvoje a využití v organizaci a státních organizacích pro zvýšení jejich účinnosti a efektivity.

Klíčová slova: elektronický obrat dokumentů, systém elektronického obratu dokumentů, trh systémů obratu elektronických dokumentů, systémy obratu elektronických dokumentů ve veřejném sektoru.

Rozvoj technologií a jejich plošné zavádění vedly v moderním světě k tomu, že elektronická správa dokumentů a archivní práce zaujímá přední místo ve srovnání s jejich papírovým protějškem. Dnes můžeme pozorovat nárůst počtu a objemu dokumentů používaných ve světě. Poměr elektronických a papírových dokumentů se navíc v průběhu času mění ve prospěch papírových dokumentů.

V roce 2014 oslavil trh EDMS své 20. výročí. Jeho vznik a vznik byl způsoben především potřebou automatizovat práci státních orgánů – první domácí systémy elektronická správa dokumentů vznikla jejich objednávkami.

Elektronický systém správy dokumentů (EDMS) je organizační a technický systém, který zajišťuje proces vytváření, řízení přístupu a distribuce elektronických dokumentů v počítačových sítích a také zajišťuje kontrolu toku dokumentů v organizaci.

EDMS na trhu informačních technologií zůstávají mezi nejoblíbenějšími systémy, protože umožňují:

Zvýšit efektivitu řízení společnosti tím, že managementu poskytneme všechny potřebné informace pro rozhodování;

Optimalizovat práci zaměstnanců s dokumenty;

majetek společnosti (informace, které mohou být ztraceny v důsledku propouštění nebo snižování počtu zaměstnanců), t.j. zajistit kontinuitu obchodních nebo obchodních procesů.

V roce 2013 ruský trh EDMS, včetně služeb v implementaci, vzrostl o 20 % na objem roku 2012 na 30,72 miliard rublů. V období 2011 až 2013 si udržela vysoká tempa růstu: od 20 do 35 %.Na rozdíl od jiných segmentů trhu podnikového softwaru, kde podle TLöyBer začal mírný pokles (systémy B1) nebo se růst zastavil (systémy BIR) , trh EDMS a na konci roku 2014 by měl vykázat dvouciferný růst: hlavním tahounem tohoto trhu je veřejný sektor, kde jsou s vysokou intenzitou realizovány projekty v oblasti automatizace správy elektronických dokumentů. V počtu projektů je podíl veřejného sektoru na trhu EDMS do 25 %, v peněžní podmínky- až 40 %. .

Pozitivní dynamiku trhu v roce 2013 potvrzují údaje o tržbách integrátorů. Mezi společnostmi, které předložily údaje o příjmech na trhu EDMS, včetně implementačních služeb (v rublech s DPH), byl nárůst v roce 2013 ve srovnání s předchozím rokem u většiny společností o 15 % nebo více. (Stůl 1) .

Tabulka 1. Příjmy systémových integrátorů na trhu EDMS v

Rusko, 2012-2013, tisíc rublů

Společnost V a ruchka 2013 Projekty 2013 Tržby 2012 Projekty 2012 Růst tržeb 2012-2013

1С (u všech franšízantů) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1 %

Obchodní logika 760 000 88 534 900 86 42,1 %

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3 %

EOS 516 029 777 3 263 997 – 95,5 %

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5 %

ID Control Technologies 380 970 – 238 035 – 60 %

Lani t 188 000 80 180 000 70 4,4 %

ELM A 56 000 105 38 000 – 47,4 %

Vytáhnout 50 54 28 49 73,6 %

mont (Holemont) 000 800

0 FTS (FTS) 38 000 9 34 500 5 10,1 %

1 ZEPTEJTE SE 23 200 57 17 600 35 31,8 %

Celkem 4 219 775 3 257 835 29,5 %

Nejaktivnější zavádění EDMS v Rusku je realizováno ve veřejném sektoru, to se týká především úřadů, ale i společností s účastí státu.

Mezi státními firmami za období od začátku roku 2013 do září 2014 byl zaveden elektronický systém správy dokumentů v rámci GAS Justice, který funguje na bázi platformy Delo (EOS) (více než 67 tisíc uživatelů), dále implementace EMC Documentum v Rosatomu (30 tis.) a zavedení Etlasu (EDO) na odboru zdravotnictví a sociálního rozvoje Orelska pro 10 tis. pracovních stanic. V komerčním sektoru je největším projektem EDMS implementace DocsVision v Sberbank Ruské federace, replikace systému stále probíhá: podle vlastních odhadů banky již nyní v EDMS na této platformě pracuje 100 000 zaměstnanců banky (Tabulka 2) .

Tabulka 2. 5 nejlepších projektů EDMS/ESM v ruském veřejném sektoru podle počtu uživatelů v roce 2013 – první tři čtvrtletí roku 2014

GAS Justice Case EOS 67 835

Customer System Integrator Počet uživatelů

Rosatom EMC Documentum 30 000 CROC

Ministerstvo zdravotnictví a sociálního rozvoje regionu Oryol Etlas (EDO) Atlas-Soft (AtlasSoft) 10 000

Generální prokuratura Ruské federace AIK Supervision EOS 9 123

Vláda Rostovské oblasti Delo (EOS) EOS 7 639

V odvětví EDMS se vyvinula paradoxní situace: obvykle

legislativa je brzdou aplikace nových technologií. Dnes legislativního rámce před technickými možnostmi většiny implementovaných systémů. Na druhou stranu schopnosti samotných platforem ECM, na kterých jsou EDMS postaveny (importované i domácí), v zásadě umožňují řešit všechny nové úkoly. Rozvoji dnes brání nejčastěji nekompetentnost funkčních zákazníků, kteří se stále drží konzervativních názorů na správu dokumentů.

Je zřejmé, že na systémové úrovni existuje pochopení důležitosti tohoto úkolu: Nařízení vlády Ruské federace ze dne 6. září 2012 N 890 „O opatřeních ke zlepšení správy elektronických dokumentů v orgánech státní moc» stanovil, že přechod na EDF v úřadech musí být dokončen do 31. prosince 2017

Současný stav ale nechává prostor pro pochybnosti – rozsáhlé investice do ICT ve veřejném sektoru, více než 1 bilion. rub., dokud neposkytnou hmatatelný praktický výsledek.

Bohužel dnes neexistuje jediná právně významná veřejná služba, která by obnášela provedení nějakých právně významných úkonů - vydání dokladu, změna stavu občana apod. - převedené do elektronické podoby. Všechny služby poskytované na EPGU mají informační charakter.

Systémy EDMS jsou zaměřeny na zlepšení činnosti organizace, ale každý z nich má svou vlastní širokou funkčnost, která zahrnuje řadu charakteristik. Během výzkumu jsme byli

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Správa dokumentů* Referent šéfa

■ PŘÍPAD ■ EUFRA T ■ MOTIV

Bylo identifikováno 9 systémů. Ukážeme si jejich funkční vybavení, na jehož základě vyzdvihneme výhody a nevýhody systémů (obr. 1.2). Rýže. 1. Technické možnosti moderního EDMS

Rýže. 2. Náklady na licence pro 100 uživatelů, kromě nákladů na DBMS, další moduly a slevy

Při porovnávání funkčnosti EDMS se akceptují následující označení: "+" - možnost je implementována; "+/-" - funkce je k dispozici s omezenou funkčností nebo je třeba zakoupit další software; "-" - možnost není implementována.

Podle funkce "Práce s dokumenty" zaujímají přední pozice takové EDMS jako: Boss-referent, Delo a Efrat. Základní úroveň obsadil PayDox (tabulka 3).

PRÁCE S DOKUMENTY S Directum DocsVision Globus PayDox 1С: MOTIV BOSA CASE EUPHRATS

Vestavěné nástroje

zobrazit přiložené soubory

Změna příloh

Práce s návrhy dokumentů /- /- /-

Tabulka 3. Práce s dokumenty

Podle vývoje funkce "Vyhledávání a analýza informací" jsou vedoucími takové EDMS jako: Efrat, Delo a DocsVision. Poslední pozice jsou obsazeny 1C, Directum, GlobusProfessional (tabulka 4).

VYHLEDÁVÁNÍ A ANALÝZA INFORMACÍ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Documentoo

Hledání atributů (vyhledávání podle podrobností dokumentu)

Vyhledávání úkolů a pokynů (včetně termínů, účinkujících, kontrolorů)

Fulltextové vyhledávání s přihlédnutím k morfologii ruského jazyka /- /- /- /- /-

Provádění různých typů vyhledávání v jednom dotazu /-

Tabulka 4. Hledání analýzy informací

Tabulka 5. Informační bezpečnost

BEZPEČNOST INFORMACÍ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Documento

Podpěra, podpora různé cesty ověření /- /- /- /- /- /- /-

Přidělování uživatelských práv

Přidělování práv skupinám uživatelů

Podpora uživatelských rolí

Podle vývoje funkce „Information Security“ jsou na předních pozicích Boss-Referent, Eufrat, Delo a DocsVision. Na posledních pozicích: 1C a Globus Professional (tabulka 5).

Na základě analýzy lze rozlišit několik EDMS s nejvyšší funkční výbavou. Patří mezi ně: Euphrates, který je nezpochybnitelným vůdcem, také Delo a DocsVision. Z 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox se vyznačovaly nedostatečnou funkční výbavou. Zbytek EDMS obsadil prostřední místo.

Závěrem lze říci, že EDMS je v moderním světě nezbytný a jeho neustálé zlepšování je také důležitým kritériem. Elektronické systémy pro správu dokumentů jsou na ruském trhu dobře známé. Dnes se jejich implementace rozšířila a dosáhla vrcholu produktivity. Další růst

trhu je možné nikoli díky růstu počtu uživatelů ECM, ale díky zlepšení jejich funkčnosti. Mezi hlavní důvody náhrady stávajících řešení dnes patří problémy s výkonem, nedostatečná funkčnost, vysoké náklady na vývoj a podporu současného řešení, kód uzavřené platformy, nepohodlné rozhraní, problémy s územní distribucí a integrací a také vazba na zastaralý software. a hardwarové platformy.

Bibliografie:

1. Mansurova N.A., Veselov P.S. Předpoklady a etapy implementace systému elektronické správy dokumentů pro malé a střední podniky / / Ekonomický výzkum 2010 č. 1 - S. 2

2. Gaisinský I.E., Vostříková T.V., Pérová M.V. Elektronická správa dokumentů v systému vzdělávání a dalšího vzdělávání specialistů // Státní a obecní samospráva. Vědecké poznámky SKAGS. 2009. č. 4. S. 66-75

3. [Elektronický zdroj]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Elektronický zdroj]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Elektronický zdroj]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Khasheva I. A. Praxe využívání informačních a komunikačních technologií při poskytování veřejné služby// Řízení státu a obcí. Vědecké poznámky SKAGS. 2009. č. 4. S. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Elektronické technologie ve státně-politických a systémových řídících činnostech aparátů: posouzení předpokladů // Řízení státu a obcí. Vědecké poznámky SKAGS. 2009. č. 1. S. 56-61.

8. [Elektronický zdroj]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php