Setiap tempat kerja Anda, serta durasi tinggal di posisi tertentu, dicatat dalam buku kerja. Dokumen inilah yang akan dibahas dalam artikel ini. Namun sebelum berbicara tentang fitur desain dan isi dokumen, perlu diberikan definisi.

Buku kerja adalah dokumen resmi yang berisi informasi tentang tempat kerja. Secara khusus, majikan, masa kerja dan alasan pemecatan.

Pentingnya dokumen ini terletak pada kebutuhan pemberi kerja untuk memperoleh informasi yang lengkap dan dapat diandalkan tentang kandidat yang baru dibentuk untuk posisi tertentu. sumpah wawancara sukses adalah pengalaman kerja dan sejarah "tenaga kerja" yang positif.

Penampilan dokumen

Dokumen ini memiliki bentuk standar, sama untuk semua. Secara eksternal, TC dapat terdiri dari dua jenis:

• Ukuran 10x14 cm - ini menunjukkan rilis pada tahun 1977.
• Ukurannya 8,8x12,5 cm, yang menunjukkan sampel baru tahun 2003, disetujui oleh Keputusan Pemerintah "Pada buku kerja".

Akibatnya, perbedaan warna mungkin ada: TC abu-abu, biru tua, dan hijau tua.

Dibawah ini penampilan TK, serta halaman judul:

Undang-undang Rusia tentang buku kerja

Perlu dicatat Keputusan terpisah dari Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 N 225 "Tentang buku kerja" (lihat tautan www.consultant.ru), yang mengatur urutan umum tindakan dengan dokumen ini (urutan pendaftaran, aturan perilaku, serta penerbitan setelah pemecatan), serta Art. 2-3, bentuk TC dan sisipan di TC ditetapkan.

Selain itu, Kode Perburuhan Federasi Rusia menentukan signifikansi praktis dari buku ketenagakerjaan. Apa Seni. 63, pasal. 66, pasal. 77. (lihat tautan rulaws.ru)

Legislator secara terpisah memilih instruksi untuk mengisi dokumen, yang disetujui oleh Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia pada 10.10.03, No. 69 (lihat tautan normativ.kontur.ru)

parameter utama

Masalah yang ditakuti pengusaha adalah dokumen ketenagakerjaan palsu. Jadi, pada dokumen asli ada fitur pembeda- tanda air di setiap halaman.

• Untuk pusat perbelanjaan gaya lama, ini adalah tanda serpentine yang dapat dilihat melalui cahaya.
• TK sampel baru memiliki kombinasi huruf "TK", yang juga terlihat melalui cahaya.

Perbedaan berikutnya antara sampel lama dan baru adalah pada jumlah halaman. Ada 40 di antaranya di mal lama, dan 46 di mal baru.

Sebagai aturan, ada tiga bagian di TC:

• Informasi tentang karyawan (nama, tanggal lahir, tempat tinggal - semua informasi diisi pada halaman judul dan didukung oleh stempel).
• Data pekerjaan. Secara khusus, perekrutan, serta transfer, pemecatan dan alasannya. Setiap entri harus berisi nama posisi, perusahaan dan, tentu saja, tanggalnya. Informasi yang diberikan dikonfirmasi oleh segel organisasi dan nomor pesanan.
• Penghargaan dan prestasi (secara terpisah mencatat fakta penerimaan penghargaan untuk setiap pencapaian dalam posisi yang dipegang, didukung oleh tanggal dan nomor pesanan).

Setiap entri memiliki nomor seri sendiri. Jika salah satu bagian terisi penuh dalam buku kerja utama, maka seorang spesialis di departemen personalia membuat dan menempelkan sisipan.

Perlu dicatat kekhasan desain tanggal: mereka ditulis secara eksklusif angka arab. Aturan penulisan:

• Tahun - XXXX.
• Bulan dan hari - XX.

Akibatnya, kami mendapatkan bahwa karyawan yang dipekerjakan pada 1 Maret 2017 akan memiliki yang berikut ini tertulis di buku kerja: 03/01/2017

Bahasa isian adalah bahasa resmi negara/republik.

Penting! Ada persyaratan terpisah untuk pena yang digunakan untuk mengisi dokumen: itu harus pulpen ungu, biru atau hitam. Pena gel tidak diperbolehkan!

Selain itu, tidak boleh ada singkatan dalam dokumen, setiap kata dieja secara lengkap, untuk akurasi pemahaman.

Anda juga harus mengetahui persyaratan untuk menerbitkan buku kerja:

• Setelah 5 hari karyawan memenuhi tugas langsungnya, majikan wajib memasukkan informasi yang relevan ke dalam Kode Perburuhan.
• Jika karyawan pertama kali mendapat pekerjaan, majikan diberi waktu 7 hari untuk mengeluarkan buku kerja.

Validitas buku kerja itu sendiri tidak terbatas. Sepanjang waktu karyawan memenuhi nya tugas resmi TK disimpan oleh majikan dan dikeluarkan hanya setelah pemecatan. Namun, sering di badan pemerintah atau bank memerlukan salinan Kode Perburuhan untuk mengonfirmasi aktivitas perburuhan warga negara. Dalam hal ini, periode berikut berlaku:

• Total masa berlaku salinan TC adalah 1 bulan.
• Pengecualian adalah salinan resmi dari buku kerja untuk bank - persyaratan dalam hal ini dibatasi hingga dua minggu.

Di tingkat legislatif, usia minimum juga ditetapkan ketika memungkinkan untuk menerbitkan buku kerja.

Oleh peraturan umum, dokumen dibuat oleh majikan setelah 5 hari ketika karyawan memenuhi tugas resminya.

Secara umum diterima bahwa pekerjaan resmi hanya dimungkinkan setelah mencapai usia 18 tahun. Tetapi undang-undang perburuhan menetapkan bahwa seorang remaja yang telah mencapai usia 14 tahun dapat memperoleh pekerjaan, dan karenanya menyusun buku kerja, tetapi dalam kondisi berikut:

• persetujuan tertulis dari salah satu orang tua.
• pekerjaan tidak akan mengganggu studi.

Sejak usia 15 tahun, seorang remaja bisa mendapatkan pekerjaan sendiri, tanpa persetujuan khusus dari orang tuanya, tetapi untuk pekerjaan yang diakui mudah.

Sejak usia 16 tahun, seorang warga negara memiliki hak untuk membuat kontrak kerja secara mandiri dan, bersama dengan itu, membuat kontrak kerja.

Penerbitan formulir kosong (unduh di doc)

Mengikuti paragraf 3 Keputusan Pemerintah No. 225 (lihat tautan di atas), organisasi harus menyediakan formulir kosong dari buku kerja dari formulir yang ditetapkan kepada karyawan. Oleh karena itu, perusahaan memperoleh dokumen ini dengan biaya sendiri dan menariknya untuk karyawan baru dalam kasus-kasus berikut:

• jika seorang warga negara mendapat pekerjaan untuk pertama kalinya.
• jika mereka sebelumnya telah kehilangan buku kerja mereka.

Seperti inilah bentuk TK yang bersih:

Penting! Formulir tidak dapat digunakan dalam karya sebagai dokumen, hanya untuk tujuan informasi.

Memasukkan data ke dalam dokumen

Informasi tentang tempat kerja baru dimasukkan oleh spesialis di departemen personalia sesuai dengan klausul 8 Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia No. 69 (lihat tautan di atas). Karyawan hanya berkewajiban untuk memberikan dokumen yang diperlukan dan dapat diandalkan.

Perlu dicatat bahwa mempekerjakan seorang karyawan untuk posisi baru dimulai bukan dengan pelaksanaan entri dalam buku pekerjaannya, tetapi dengan penerbitan perintah untuk kesimpulan kontrak kerja. Selanjutnya, jumlah pesanan ini akan dicatat di pusat perbelanjaan.

Penting! Buku kerja tidak diisi oleh individu itu sendiri, yaitu pemiliknya. Ini dilakukan secara eksklusif oleh orang yang berwenang dari organisasi tempatnya bekerja.

• Pendidikan.
• Tanggal lahir.
• Spesialisasi diberikan setelah lulus.
• Tanggal penyelesaian.
• Tanda tangan.

Dokumen yang harus diisi

Seperti disebutkan di atas, pendaftaran buku kerja dilakukan oleh spesialis di departemen personalia. Untuk melakukan ini, Anda harus memberikan daftar dokumen:

• Paspor Karyawan.
• Dokumen tentang pendidikan tinggi atau menengah.

Berdasarkan dokumen-dokumen ini, halaman judul diisi.

Templat halaman judul

Tidak perlu menulis aplikasi untuk menerbitkan formulir buku kerja, karena dibuat menurut undang-undang, dan bukan atas permintaan pribadi karyawan. Pengecualian ketika pernyataan diperlukan adalah situasi ketika dokumen sebelumnya telah hilang.

Daftar di atas sudah lengkap. Daftar dokumen tambahan dapat ditambahkan jika TC hilang jika perlu untuk memulihkan data di tempat kerja sebelumnya.

Buku kerja elektronik

Hari ini, dengan perkembangan teknologi dan pengenalan ke dalam kehidupan kita teknologi elektronik Kementerian Tenaga Kerja sedang mengembangkan rencana untuk e-TC. Ini adalah database aktivitas tenaga kerja penduduk.

Kami menyoroti fitur pembeda utama dari buku kerja elektronik:

Ini juga harus menjadi contoh praktis untuk membedakan antara TC dalam bentuk elektronik dan kertas:

• Versi elektronik melibatkan penyimpanan informasi dalam database tertentu tanpa memerlukan media fisik, sedangkan versi kertas hanya mengasumsikan keberadaan buku itu sendiri.
• Informasi dalam buku elektronik disimpan dalam bentuk cetak. Sedangkan di atas kertas - secara eksklusif tertulis, dengan tangan.
• Hubungan dengan orang lain pelayanan publik mungkin hanya di pusat perbelanjaan elektronik.
• Otomatisasi proses juga digunakan secara eksklusif dalam bentuk elektronik.

Apa keuntungan yang signifikan? dokumen elektronik? Itu tidak tunduk pada keausan material, serta kemungkinan hilang atau dicuri. Risiko tindakan ilegal juga berkurang secara signifikan.

Harus dikatakan bahwa rencana sedang dikembangkan secara aktif untuk pengenalan buku kerja elektronik. Namun, belum ada rancangan tindakan hukum terkait yang diajukan untuk dipertimbangkan.

Dengan demikian, buku kerja adalah atribut penting dan esensial yang mengonfirmasi aktivitas tenaga kerja warga. Penyelesaian yang benar dari semua bagian membantu majikan untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang karyawan baru.

Pendapat ahli

Pengacara spesialisasi hukum perdata. Bekerja di pengadilan distrik Kinelsky di wilayah Samara - sekretaris sesi pengadilan.

Kementerian Tenaga Kerja berbicara tentang pengenalan buku kerja elektronik tahun lalu. Tahun ini, transisi bertahap ke format baru direncanakan, sambil mempertahankan versi kertas biasa.

Mulai pertengahan tahun ini, aturan baru tentang sertifikasi salinan buku kerja (GOST-2016) mulai berlaku, tetapi bersifat sukarela.

Inovasi lain adalah kemungkinan menyelesaikan kontrak kerja elektronik menggunakan portal www.gosuslugi.ru, dengan spesialis jarak jauh, dengan persetujuan bersama antara majikan dan karyawan. Penandatanganan perjanjian tersebut akan dilakukan melalui peningkatan tanda tangan elektronik. Untuk mendapatkan salinan kertas dari dokumen tersebut, Anda harus menghubungi MFC.

Sementara itu, banyak yang membicarakan pro dan kontra dari beralih ke manajemen dokumen elektronik, saya mengusulkan untuk mengingat inovasi apa yang terjadi pada tahun 2017: pada bulan Februari, Kementerian Tenaga Kerja mengizinkan pemberi kerja untuk mengirim slip gaji elektronik kepada karyawan mereka, dan mulai bulan Juli, cuti sakit elektronik mulai digunakan.

Saat ini, buku kerja dikeluarkan untuk seorang karyawan tidak hanya pada saat pemecatan. Karyawan berhak untuk menerima yang asli, dan bukan salinan atau ekstrak dari buku kerja, seperti sebelumnya, untuk mengajukan permohonan pensiun. Dalam hal ini, perlu untuk membuat aplikasi dalam bentuk apa pun.

Cara mengisi buku kerja agar baik Anda maupun karyawan tidak mengalami masalah di kemudian hari.

Dari artikel Anda akan belajar:

Bentuk buku kerja

Bentuk buku kerja modern, yang disetujui oleh Keputusan Pemerintah Rusia No. 225 tanggal 16 April 2003, telah beredar sejak tahun 2004. Saat ini, siapa pun dapat mengunduh bentuk buku kerja dalam format kata dan membiasakan diri dengannya secara detail. Halaman judul berisi informasi tentang karyawan:

Jangan lewatkan: artikel utama bulan ini dari spesialis terkemuka Kementerian Tenaga Kerja dan Rostrud

Ensiklopedia tentang desain buku kerja secara turnkey dari Sistem Kadra.

data paspor;

tingkat pendidikan, profesi dan spesialisasi;

contoh tanda tangan pribadi.

Unduh dokumen terkait:

Nomor seri entri dalam sisipan harus melanjutkan urutan yang sebelumnya ditentukan dalam buku kerja. Tidak diperbolehkan untuk memulai penomoran lagi.

Jika formulir itu palsu ...

Prosedur bagi majikan yang menemukan formulir palsu di antara buku-buku yang disimpan, secara langsung tergantung pada keadaan penemuan mereka. Jika palsu ditemukan mempekerjakan karyawan baru negara, tindakan segera harus diambil.

Jika pada formulir palsu yang dikeluarkan oleh mantan majikan pada pekerjaan pertama karyawan tersebut, catatan pekerjaan yang asli dan benar dibuat, Anda perlu memulai buku baru.

Untuk mentransfer informasi secara sah tentang pengalaman profesional pemiliknya ke salinan baru, Anda harus mengumpulkan dokumen pendukung dari tempat kerja sebelumnya (klausul 33 "Aturan", pasal 65 Kode Perburuhan Federasi Rusia) . Prosedur ini tidak mencegah pekerjaan dengan cara apa pun.

Jika organisasi telah berhasil mempekerjakan karyawan yang menyediakan tenaga kerja palsu, Anda masih harus mengganti dokumen. Tetapi jangan buru-buru memecat karyawan "berdasarkan pasal" (klausul 11, bagian 1, pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia) - pertama-tama Anda perlu memahami apakah dia benar-benar terlibat dalam fakta pemalsuan. Jika kesalahan sepenuhnya ada pada pihak ketiga, tidak ada alasan untuk pemecatan.

Seorang karyawan yang dengan sengaja memberikan dokumen palsu dapat dipecat, tetapi hanya berdasarkan hasil penyelidikan resmi.

Akuntansi dan penyimpanan formulir

Prinsip-prinsip umum untuk menangani formulir yang telah diisi dan formulir kosong diabadikan dalam "Aturan" yang sama. Untuk memastikan catatan dokumentasi yang akurat, perlu untuk memiliki:

Buku pendapatan dan pengeluaran mencatat informasi tentang setiap operasi yang terkait dengan penerimaan dan pengeluaran formulir yang tidak diisi (dengan menunjukkan nomor dan serinya). Tanggung jawab untuk pelaksanaannya biasanya diberikan kepada staf akuntansi, sedangkan buku akuntansi untuk pergerakan tenaga kerja lebih sering dikelola oleh layanan personalia. (formulir, siap pakai, atau dokumen lengkap) dalam brankas atau lemari khusus - terkunci dengan aman dan memberikan perlindungan dari kerusakan (kelembaban, serangga, api, dll.). Orang yang bertanggung jawab atas pencatatan layanan personel Melaporkan setiap bulan ke bagian akuntansi.

Semua formulir yang tidak cocok untuk penggunaan lebih lanjut, khususnya, rusak selama pengisian, dihancurkan sesuai dengan undang-undang. Ini menunjukkan jumlah pasti dokumen yang dihancurkan dengan daftar seri dan nomor, serta informasi tentang komposisi komisi yang mengkonfirmasi ketidaksesuaiannya.

Unduh di.doc

Unduh di.doc

Prosedur untuk memperoleh, menyimpan, dan mengisi formulir buku kerja (nuansa)

Formulir buku kerja adalah dokumen pribadi yang mencerminkan semua informasi tentang aktivitas kerja seseorang. Bagaimana formulir buku kerja diperoleh dan apa saja fitur penyimpanan dan pengisiannya, kami akan memberi tahu di artikel kami.

Buku Ketenagakerjaan (tempat mengunduh formulir secara gratis)

Entri dalam buku kerja dibuat untuk setiap karyawan yang telah bekerja di perusahaan selama lebih dari 5 hari (Pasal 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Selain itu, perlu untuk menyusun dokumen ini untuk seorang karyawan yang baru saja memulai kegiatan profesionalnya, yaitu, yang telah menemukan pekerjaan untuk pertama kalinya.

Contoh dokumen yang ditetapkan secara hukum diberikan dalam Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 (selanjutnya disebut Aturan), terdiri dari 44 halaman berisi tanda air pelindung khusus. Halaman-halamannya diikat bersama dengan jahitan khusus untuk mencegah pemalsuan dokumen.

Tujuan utama dari buku kerja:

1. Fiksasi aktivitas manusia. Semua data yang dimasukkan ke dalam buku harus disertifikasi dengan cap dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab, yang, pada gilirannya, menjamin keaslian informasi yang diberikan di sana.
2. Pengungkapan informasi tentang hubungan karyawan sebelumnya dengan majikan, yaitu, pengalaman, prestasi, rasa terima kasih, serta alasan pemecatan, yang merupakan kriteria yang menentukan untuk pekerjaan lebih lanjut.
3. Memastikan masa depan pensiun. Buku kerja adalah satu-satunya dokumen yang dapat mengkonfirmasi pengalaman nyata.

Tindakan yang mengatur peredaran dokumen ini adalah sebagai berikut:

• Kode Tenaga Kerja RF;
• Keputusan Pemerintah Federasi Rusia "Tentang buku kerja" tertanggal 16 April 2003 No. 225;
• instruksi untuk mengisi buku kerja, disetujui oleh Keputusan Menteri Tenaga Kerja Rusia tanggal 10 September 2003 No. 69;
• Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia di bagian menetapkan tanggung jawab atas pelanggaran undang-undang perburuhan.

Pembelian buku kerja

Sesuai dengan Seni. 45 Aturan, majikan bertanggung jawab untuk menerbitkan formulir buku.

Perintah Kementerian Keuangan Rusia tanggal 22 Desember 2003 No. 117n pesanan yang disetujui penyediaan administrasi perusahaan formulir buku kerja, serta sisipan untuk mereka (hanya di perusahaan asosiasi Goznak).

Badan hukum dan pengusaha dapat diberikan formulir berdasarkan kesepakatan yang dibuat antara mereka dan organisasi distribusi yang memenuhi persyaratan pabrikan (klausul 3, 4 pesanan No. 117n).

Juga, sesuai dengan pesanan No. 117n, dimungkinkan untuk mengirimkan buku ke organisasi menggunakan perusahaan pengiriman khusus. produk percetakan dengan perlindungan.

Saat menerbitkan buku atau sisipan, administrasi memiliki hak untuk memulihkan dari karyawan jumlah yang dihabiskan untuk pembeliannya, dengan pengecualian beberapa situasi:

1. Ada banyak dokumen yang hilang karena keadaan darurat.
2. Formulir rusak bukan karena kesalahan karyawan (misalnya, karyawan departemen personalia melakukan kesalahan saat mengisinya).

Klausul 44 Aturan menyatakan bahwa setiap majikan diharuskan memiliki jumlah tenaga kerja yang cukup untuk bekerja. Namun dalam praktiknya, ketentuan ini sangat sering dilanggar, dan saat pertama kali melamar, pihak administrasi hanya menawarkan kepada karyawan untuk membeli formulir sendiri.

Pesan penyimpanan buku

Semua periode aktivitas profesional buku karyawan disimpan oleh majikannya. Dilarang memberikan aslinya ke tangan warga negara selama ia terdaftar bekerja di perusahaan. Pengecualian adalah kasus pendaftaran pensiun setelah mencapai usia tertentu.

Dalam semua situasi lain, majikan berkewajiban, atas permintaan karyawan, untuk mengeluarkan kutipan dari dokumen atau salinannya.

Kondisi untuk menyimpan formulir juga diabadikan dalam undang-undang saat ini, yang menjadi dasar pemberi kerja diharuskan untuk mempertahankan:

1. Buku akun, yang mencerminkan semua operasi yang terkait dengan penerimaan, pengeluaran formulir buku kerja.
2. Buku pembukuan buku kerja dan sisipan. Ini mencerminkan semua informasi mengenai tenaga kerja yang berasal dari karyawan yang dipekerjakan, serta yang baru terdaftar, ketika dipekerjakan untuk pertama kalinya.

Petunjuk pengisian buku kerja berisi: bentuk terpadu majalah ini direkomendasikan untuk diisi.

Saat bekerja dengan mereka, Anda harus memperhatikan desain yang benar. Log harus:

• dijahit;
• dengan halaman bernomor;
• harus disertifikasi dengan tanda tangan kepala;
• disegel dengan segel lilin atau segel (jika tidak ada segel lilin, diizinkan untuk membuat segel sendiri, persyaratan utamanya adalah ketidakmungkinan pelanggaran yang tidak terlihat).

Kegagalan untuk mematuhi aturan untuk memelihara dokumen-dokumen ini dapat mengakibatkan pengenaan denda besar pada administrasi perusahaan (Pasal 5.27 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia).

Jika tenaga kerja itu tidak diterima oleh pekerja karena kematian, itu harus disimpan di perusahaan sampai diklaim.

Fitur mengisi tenaga kerja

Ketentuan dasar untuk pengisian dan perawatan yang benar formulir buku kerja diatur dalam Peraturan.

Daftar fitur yang harus diikuti adalah sebagai berikut:

1. Tanggal ditulis dengan angka Arab. Hari dan bulan - dua digit, tahun - empat.
2. Isi tinta bisa hitam, biru, ungu. Diperbolehkan menggunakan gel, bolpoin, pulpen dengan tinta tahan cahaya.
3. Semua entri harus dibuat tanpa singkatan. Koreksi, blot, coretan tidak diperbolehkan, selain yang ditetapkan dalam bagian III Aturan (misalnya, saat mengubah nama keluarga).
4. Semua entri dibuat dalam bahasa Rusia.
5. Informasi dimasukkan hanya berdasarkan urutan yang relevan.
6. Seorang karyawan yang melamar suatu posisi untuk pertama kali harus memiliki izin kerja dalam waktu 1 minggu setelah dipekerjakan.
7. Data dimasukkan secara berurutan dengan pemberian nomor.

Klausul 20 Aturan menyatakan bahwa, atas permintaan karyawan, informasi tentang pekerjaan paruh waktu dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja (Pasal 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Ada beberapa fitur pemeliharaan buku kerja untuk pengusaha:

1. Pengusaha perorangan termasuk dalam kategori pengusaha, yang artinya harus menyusun, memelihara dan menyimpan template buku kerja pada semua karyawannya sesuai dengan hukum.
2. IP tidak membuat entri apa pun dalam bukunya sendiri. Ini tidak dapat dilakukan hanya karena itu mencakup informasi tentang tenaga kerja (Pasal 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia), dan bukan tentang kegiatan wirausaha.

Buku ketenagakerjaan - dokumen akuntabilitas yang ketat, yang mencerminkan semua informasi mengenai aktivitas kerja karyawan, oleh karena itu, aturan ketat untuk pemeliharaan, pengisian, dan penyimpanannya, yang diabadikan di tingkat legislatif, ditetapkan.

Dalam artikel tersebut, menggunakan contoh Selena LLC, penulis akan berbicara tentang prosedur penerbitan buku kerja untuk seorang karyawan yang memasuki pekerjaan untuk pertama kalinya, serta atas dasar dokumen apa dan bagaimana majikan harus menyimpan catatan buku kerja dan menghapus formulir buku kerja yang rusak (sisipan dalam buku kerja).

Kewajiban pemberi kerja untuk menerbitkan buku kerja

Buku kerja adalah dokumen utama tentang aktivitas kerja dan pengalaman kerja karyawan. Bentuk buku kerja dan bentuk sisipan dalam buku kerja merupakan dokumen pertanggungjawaban yang ketat.

Majikan (dengan pengecualian majikan - individu) wajib menyimpan buku kerja untuk setiap karyawan yang telah bekerja di suatu organisasi selama lebih dari lima hari, jika pekerjaan di organisasi ini adalah pekerjaan utama untuk karyawan tersebut (Pasal 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Saat membuat kontrak kerja, seseorang yang memasuki pekerjaan untuk posisi tertentu (berdasarkan profesi) memberi majikan buku kerja, kecuali dalam kasus pekerjaan paruh waktu atau ketika seorang karyawan memasuki pekerjaan berdasarkan kontrak kerja untuk pertama kali (bagian 1 pasal 65 Kode Perburuhan Federasi Rusia) .

Peraturan dan dokumen metodologis mengatur desain dan penghapusan formulir pelaporan yang ketat

1. Perintah Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 22 Desember 2003 No. 117n “Tentang buku kerja (bersama dengan Prosedur untuk menyediakan formulir buku kerja dan sisipan dalam buku kerja kepada pemberi kerja).

2. Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 (sebagaimana diubah pada 19 Mei 2008) "Tentang buku kerja" (bersama dengan Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, menyiapkan formulir buku kerja dan menyediakan majikan dengan mereka).

3. Instruksi untuk mengisi buku kerja (disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia tertanggal 10/10 2003 No. 69).

4. Surat Menteri Kesehatan dan Pembangunan Sosial Rusia tanggal 30 Agustus 2006 No. 5140-17 “Tentang Tata Cara Pemeliharaan Buku Kerja Pengusaha Perorangan Setelah Berlaku hukum federal tanggal 30 Juni 2006 No. 90-FZ.

Artikel Kode Perburuhan Federasi Rusia yang mengatur desain dan penghapusan formulir pelaporan yang ketat

Pendaftaran buku kerja untuk karyawan yang pertama kali masuk kerja

Sesuai dengan Bagian 5 Seni. 65 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, menyiapkan buku kerja kosong dan menyediakannya kepada majikan (disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225; selanjutnya disebut sebagai Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja) dan Instruksi untuk mengisi buku kerja (disetujui dengan keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia tertanggal 10/10 2003 No. 69) untuk karyawan yang dipekerjakan untuk pertama kalinya, majikan harus mengeluarkan sebuah buku kerja.

Pada 12 Agustus 2009, Arutyunov I. B. diterima di Selena LLC sebagai pengatur mesin CNC dari kategori ke-3. Arutyunov I.B. pergi bekerja untuk pertama kalinya, setelah lulus lembaga pendidikan dan dia tidak memiliki catatan pekerjaan. Pendaftaran buku kerja untuk karyawan yang direkrut untuk pertama kali dilakukan di hadapan karyawan selambat-lambatnya satu minggu sejak tanggal kerja. Seorang karyawan layanan personalia menyusun buku kerja berdasarkan dokumen yang diserahkan (asli) - paspor dan dokumen pendidikan.

Saat menyusun buku kerja (serta sisipan di dalamnya), majikan membebankan biaya kepada karyawan, yang jumlahnya ditentukan oleh jumlah biaya untuk pembelian formulir. Pembayaran dilakukan melalui meja kas organisasi, atau biaya formulir dikurangkan dari upah pekerja. Pemotongan biaya formulir dari gaji karyawan hanya dimungkinkan atas permohonan tertulisnya. Entri dibuat dalam buku pendapatan dan pengeluaran untuk akuntansi untuk bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya tentang penerbitan buku kerja kepada karyawan (atau sisipan dalam buku kerja), dan dengan demikian formulir pelaporan yang ketat dihapuskan.

Akuntansi untuk formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya di perusahaan

Akuntansi untuk penerimaan, pengeluaran dan pemindahan buku kerja dan sisipan di dalamnya dikelola oleh masing-masing pemberi kerja.

Sampai saat ini pengusaha perorangan mereka tidak memiliki hak untuk menyimpan buku kerja karyawan, namun, sejak 6 Oktober 2006, pasal 309 Kode Perburuhan Federasi Rusia memberikan kewajiban ini kepada mereka.

Untuk mencatat buku kerja, serta formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya, pengusaha harus menyimpan:

1) buku pendapatan dan pengeluaran untuk akuntansi untuk bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya;

2) buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya.

Formulir-formulir buku ini terdapat pada Lampiran No. 2 dan 3 pada Petunjuk Pengisian Buku Kerja.

Buku pendapatan dan pengeluaran untuk formulir akuntansi buku kerja dan sisipan di dalamnya pembukuan dilakukan. Tanggung jawab untuk pemeliharaan, penyimpanan, pembukuan, dan penerbitan buku kerja terletak pada orang yang diberi wewenang khusus yang ditunjuk atas perintah majikan (contoh 1). Formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya disimpan di departemen akuntansi sebagai dokumen pertanggungjawaban yang ketat dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab untuk memelihara buku kerja, atas permintaannya. Majikan harus selalu tersedia jumlah yang dibutuhkan bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya.

PADA buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya dipelihara oleh layanan personalia, semua buku kerja yang diterima dari karyawan saat masuk kerja, serta buku kerja dan sisipan di dalamnya yang dikeluarkan untuk karyawan terdaftar, menunjukkan seri dan nomor formulir. Setelah pemecatan, karyawan menandatangani dalam buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan memasukkan di dalamnya bahwa buku kerja telah diterima olehnya (klausul 41 Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja).

Jika pada hari pemecatan karyawan (pemutusan kontrak kerja) tidak mungkin untuk mengeluarkan buku kerja karena ketidakhadiran karyawan atau penolakannya untuk menerima buku kerja di tangannya, petugas personalia membuat tindakan penolakan untuk menerima buku kerja oleh karyawan dan mengirimkan karyawan surat berharga (dengan deskripsi lampiran dan pemberitahuan saat pengiriman) tentang perlunya muncul untuk buku kerja atau memberikan persetujuan Anda untuk mengirimkannya melalui pos (klausul 36 dari Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja dan pasal 84.1 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Sejak tanggal pengiriman pemberitahuan tersebut, pemberi kerja dibebaskan dari tanggung jawab atas keterlambatan penerbitan buku kerja (contoh 2-4).

Penghapusan formulir buku kerja yang rusak

Bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya yang rusak selama pengisian dapat dimusnahkan dengan pembuatan tindakan yang sesuai (contoh 5).

Dalam hal pengisian awal yang salah dari buku kerja atau sisipan di dalamnya, serta jika kerusakan bukan karena kesalahan karyawan, biaya formulir yang rusak dibayar oleh majikan (klausul 48 Aturan untuk pemeliharaan dan menyimpan buku kerja).

Menyimpulkan

1. Buku ketenagakerjaan dan sisipan di dalamnya harus dibeli oleh majikan.

2. Perusahaan harus menyimpan catatan yang ketat dan menghapus formulir buku kerja dengan benar, karena ini adalah formulir pelaporan yang ketat.

3. Dalam hal pendaftaran buku kerja untuk pertama kali, biaya formulir dibebankan dari karyawan.

4. Jika formulir itu rusak saat pendaftaran oleh karyawan layanan personalia, maka itu dihapuskan atas biaya majikan.

E.N. Malkova, spesialis dalam pekerjaan personel OOO "Algoritma"

Riwayat pekerjaan - Ini adalah dokumen utama yang mengkonfirmasi aktivitas kerja dan masa kerja karyawan.. Dari waktu ke waktu, diskusi dimulai tentang perlunya membatalkannya karena fakta bahwa karyawan sekarang terdaftar secara individual, dan informasi tentang premi asuransi yang ditransfer untuk mereka disimpan di Dana Pensiun Federasi Rusia dan Dana Asuransi Sosial. Banyak pertanyaan muncul karena buku kerja palsu, entri yang tidak akurat di dalamnya, kerumitan pemeliharaannya. Namun, dokumen ini terus beroperasi, serta peraturan mengatur tata cara pengisian dan penyimpanan buku kerja.

Kami ingin menarik perhatian Anda pada fakta bahwa sampai tahun 2006 pengusaha perorangan yang mempekerjakan karyawan tidak dapat membuat entri dalam buku catatan ketenagakerjaan. Sekarang mereka memiliki kewajiban dan hak majikan yang hampir sama dengan organisasi, oleh karena itu mereka menyimpan buku kerja sesuai dengan aturan umum.

Menurut Pasal 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia, prosedur untuk memelihara buku kerja ditetapkan oleh badan eksekutif federal yang berwenang. Dokumen utama yang mengatur prosedur ini adalah Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 N 225, yang menyetujui bentuk dan contoh buku kerja dan sisipan di dalamnya, instruksi untuk mengisinya, aturan pemeliharaannya, prosedur untuk memperoleh dan menghitung.

Tanggung jawab untuk memelihara buku kerja terletak pada pemberi kerja, dan dapat berupa:

• administratif di bawah Seni. 5.27 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia (dari 1 hingga 5 ribu rubel untuk pejabat; dari 30 hingga 50 ribu rubel untuk organisasi; penangguhan administratif kegiatan hingga 90 hari);
• disiplin (diskualifikasi kepala untuk jangka waktu satu sampai tiga tahun);
• materi, jika karyawan terkena kerusakan material karena penerbitan buku kerja yang tidak tepat waktu.

Dalam hal apa perlu menyimpan buku kerja?

Buku kerja harus disimpan untuk setiap karyawan yang telah bekerja untuk majikan selama lebih dari lima hari, dan pekerjaan ini adalah pekerjaan utama baginya, sedangkan karyawan harus dipekerjakan. Jika ya, maka mereka tidak membuat entri di buku kerja.

Adapun catatan pekerjaan, mereka dimasukkan atas permintaan karyawan di buku kerja di tempat kerja utama. Misalnya, pekerjaan utama di perusahaan kecil adalah penasihat hukum, dan karyawan paruh waktu internal juga menjalankan fungsi manajer kantor. Kemudian, pertama, entri dibuat tentang pekerjaan utama, dan setelah itu, entri tentang mengambil pekerjaan paruh waktu.

Buku kerja adalah dokumen yang ditentukan dalam daftar wajib saat melamar pekerjaan. Jika seorang karyawan tidak dapat menunjukkan buku kerja (hilang, rusak, tidak dikeluarkan oleh majikan sebelumnya, dll.), maka ia harus mengajukan duplikatnya ke tempat kerja sebelumnya. Jika ini tidak memungkinkan (misalnya, organisasi atau pengusaha perorangan telah berhenti beroperasi atau dibubarkan), majikan harus mengeluarkan buku kerja baru atas permintaan tertulis dari karyawan yang menunjukkan alasan ketidakhadirannya. Majikan tidak dapat memasukkan informasi tentang tempat kerja sebelumnya di buku baru dari kata-kata karyawan. Catatan kerja pertama akan menjadi tempat kerja di mana buku kerja baru diterbitkan.

Jika tiba-tiba seorang karyawan menemukan buku kerja yang hilang dengan catatan tempat kerja sebelumnya dan meminta untuk membatalkan buku baru, maka Anda harus tahu bahwa itu akan bermasalah bagi majikan untuk melakukan ini. Buku ketenagakerjaan diklasifikasikan sebagai dokumen pelaporan yang ketat, dan catatan pergerakannya dimasukkan ke dalam buku akuntansi khusus. Tata cara pembatalan buku kerja tidak diatur dengan cara apapun.

Tidak ada konsekuensi negatif untuk seorang pekerja seperti tidak terhitung senioritas, kehadiran dua buku kerja tidak membawa. Informasi tentang premi asuransi yang ditransfer untuknya dari semua majikan sebelumnya ada di database PFR, MHIF dan FSS. Buku baru tidak membatalkan buku kerja sebelumnya. Anda cukup memberikan salinan aplikasinya untuk buku kerja baru yang disertifikasi oleh majikan, jika dia harus menjelaskan di tempat kerja lain mengapa ada dua buku.

Bentuk buku kerja saat ini

Keputusan Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225, mulai 1 Januari 2004, buku kerja baru diperkenalkan. Bersamaan dengan ini bentuk baru buku kerja yang masih berlaku, yang bentuknya disetujui:

• Dekrit Dewan Komisaris Rakyat Uni Soviet tertanggal 20 Desember 1938 No. 1320 "Tentang pengenalan buku kerja";
• Dekrit Dewan Menteri Uni Soviet, Dewan Pusat Serikat Buruh Seluruh Serikat 6 September 1973 No. 656 "Tentang pembukuan buruh dan pekerja";
• Keputusan Dewan Menteri Uni Soviet No. 310 tanggal 21 April 1975 "Tentang buku kerja petani kolektif";

Buku kerja sampel ini, yang sudah dimulai oleh karyawan, tetap valid, dan tidak perlu diubah. Jika karyawan menerima buku kerja pertamanya setelah tahun 2004, maka hanya formulir baru yang dapat digunakan saat melamarnya.

Membuat entri di buku kerja

Menurut Instruksi yang disetujui dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja 10 Oktober 2003 No. 69, entri dalam buku kerja dapat dibuat dengan tinta hitam, biru atau ungu dengan air mancur, gel atau pulpen. Singkatan seperti "pr." tidak diperbolehkan. bukannya "pesanan", "st." alih-alih "Pasal", "TK" alih-alih "Kode Tenaga Kerja", dll. Tanggal ditunjukkan dalam angka Arab dalam format: hari dan bulan - dua digit, tahun - empat digit.

Di bagian buku kerja "Informasi tentang pekerjaan" dan "Informasi tentang penghargaan" tidak dapat diterima untuk mencoret entri yang tidak akurat, salah, atau tidak valid. Jika perlu, setelah entri terakhir dalam buku, masukkan "Entri untuk nomor ini dan itu tidak valid", dan kemudian buat entri yang benar. Jika entri dalam buku kerja tentang pemecatan atau transfer ke yang lain pekerjaan tetap, kemudian atas permintaan tertulis dari karyawan tersebut, dia diberikan duplikat buku kerja tanpa membuat entri seperti itu di dalamnya.

Ketika orang dengan siapa mereka menyimpulkan telah bekerja sebelumnya, dia membawa buku kerja, yang halaman judulnya diisi. Dalam hal buku kerja diisi untuk pertama kalinya, itu harus dikeluarkan dalam waktu seminggu.

Informasi tentang karyawan di halaman judul dimasukkan sesuai dengan aturan:

• nama keluarga, nama dan patronimik ditulis secara lengkap, tanpa inisial, sebagaimana tercantum dalam dokumen identitas;
• informasi tentang pendidikan: umum, kejuruan menengah, tinggi, pascasarjana dimasukkan berdasarkan dokumen pendidikan (sertifikat, sertifikat, diploma, dll.);
• jika karyawan masih belajar, maka entri tentang pendidikan tidak lengkap dibuat berdasarkan sertifikat lembaga pendidikan, buku catatan, kartu pelajar.

Setelah memasukkan data ini dan menunjukkan tanggal pengisian buku kerja, karyawan harus menyatakan dengan tanda tangannya di halaman judul keakuratan informasi tentang dia, kemudian halaman judul ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab untuk menerbitkan buku kerja dan stempel organisasi atau layanan personel ditempel. Buku kerja tanpa segel pada halaman judul akan batal.

Perubahan lebih lanjut dalam informasi dasar tentang karyawan dibuat berdasarkan dokumen (paspor, akta nikah atau cerai, perubahan nama belakang, nama depan, patronimik, dll.) dengan mengacu pada nomor dan tanggal mereka. Nama belakang, nama, patronimik, tanggal lahir sebelumnya dicoret dengan satu baris dan data baru dicatat. Tautan ke dokumen yang menjadi dasar perubahan dibuat dimasukkan di sampul bagian dalam buku kerja dan disertifikasi oleh tanda tangan majikan atau orang yang diberi wewenang olehnya dan stempel organisasi (layanan personel). Saat melengkapi catatan pendidikan, profesi, spesialisasi pada halaman judul, catatan sebelumnya tidak dihapus, tetapi hanya dilengkapi dengan yang baru. Tautan ke dokumen baru tentang pendidikan tidak boleh dibuat di halaman internal, ini tidak diatur oleh aturan.

Saat memasukkan informasi tentang pekerjaan menunjukkan nama lengkap dan singkatan organisasi. Selanjutnya, catatan pekerjaan dibuat di subdivisi struktural majikan, posisi (profesi, spesialisasi), serta tanggal dan nomor pesanan atau keputusan lain di mana karyawan tersebut dipekerjakan.

Nama posisi, spesialisasi, profesi harus sesuai kepegawaian pemberi pekerjaan. Jika kondisi kerja menyiratkan manfaat atau batasan, maka nama ini harus dicatat seperti yang ditunjukkan dalam panduan kualifikasi. Entri yang sesuai dibuat dalam buku kerja seorang karyawan yang menerima kategori baru (kelas, kategori) atau profesi kedua (spesialisasi, kualifikasi) selama masa kerja.

Buku kerja dan sisipan di dalamnya adalah dokumen pertanggungjawaban yang ketat, oleh karena itu harus disimpan di brankas, lemari logam atau kondisi lain yang menjamin keamanannya. Undang-undang tidak melarang penerbitan buku kerja kepada karyawan, tetapi majikan akan bertanggung jawab atas kerugian tersebut.

Penerbitan buku kerja kepada karyawan pada saat pemecatan

Buku kerja harus diberikan kepada karyawan pada hari pemutusan hubungan kerja. Jika ini tidak mungkin, karena karyawan menolak untuk menerimanya atau sama sekali tidak ada di tempat kerja, pemberi kerja harus mengirimkan pemberitahuan tertulis tentang perlunya muncul di buku kerja atau setuju untuk mengirimkannya melalui pos. Pemberitahuan semacam itu membebaskan majikan dari tanggung jawab atas keterlambatan penerbitan buku kerja. Saat mengeluarkan buku kerja di tangannya, karyawan harus menandatangani di kartu pribadinya dan di buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya. Buku kerja, sisipan, dan duplikatnya yang tidak diterima oleh karyawan pada saat pemecatan disimpan oleh majikan sesuai permintaan, dan tidak diklaim - 75 tahun.