Dengan manajemen dokumen elektronik. SED: pengantar. Tanda tangan sederhana atau tanpa pengecualian

Pembaca yang budiman! Karena fakta bahwa ketika mengumpulkan materi untuk penelitian ini, fungsionalitas sistem MOTIF yang disajikan dalam ulasan dinilai secara tidak benar, editor, atas kebijaksanaan mereka sendiri, mengoreksi diagram untuk lebih akurat mencerminkan fungsionalitas produk yang ditentukan. Diagram yang dikoreksi menunjukkan fungsionalitas sistem MOTIV versi 1.1, yang ada pada saat pemilihan peserta tes (Maret 2010). Ada kemungkinan bahwa beberapa parameter sistem lain juga diperkirakan salah.

Kami juga mengingatkan Anda bahwa saat ini materinya sangat usang dan tidak dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi fungsionalitas versi modern dari sistem ini atau hubungan di antara mereka.

PADA organisasi modern sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) menjadi elemen tak terpisahkan dari infrastruktur TI. Dengan bantuan mereka, tingkatkan efisiensi perusahaan komersial dan perusahaan industri, dan di lembaga publik berdasarkan teknologi manajemen dokumen elektronik, tugas diselesaikan manajemen internal, interaksi antar departemen dan interaksi dengan penduduk. Singkatan yang diterima secara umum adalah EDMS, meskipun CAD (Sistem Otomasi Kantor), EDMS (Sistem Manajemen Dokumen Elektronik) dan SADO (Sistem Manajemen Dokumen) juga digunakan bersamanya.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) - sistem organisasi dan teknis yang menyediakan proses pembuatan, pengelolaan akses, dan pendistribusian dokumen elektronik di jaringan komputer, serta memberikan kontrol atas aliran dokumen dalam organisasi.

Awalnya, sistem kelas ini dianggap hanya sebagai alat untuk mengotomatisasi tugas-tugas pekerjaan kantor klasik, tetapi seiring waktu mereka mulai mencakup berbagai tugas yang semakin luas. Saat ini, pengembang EDMS mengarahkan produk mereka untuk bekerja tidak hanya dengan korespondensi dan ORD (dokumen organisasi dan administrasi), tetapi juga dengan berbagai dokumen internal(kontrak, normatif, referensi dan dokumentasi proyek, dokumen tentang aktivitas personalia, dll.). EDMS juga digunakan untuk memecahkan masalah terapan di mana bekerja dengan dokumen elektronik merupakan komponen penting: mengelola interaksi dengan pelanggan, memproses permohonan warga, mengotomatisasi pekerjaan departemen layanan, mengatur alur kerja proyek, dll. Bahkan, manajemen dokumen elektronik Sistem ini disebut sistem informasi apa pun yang menyediakan pekerjaan dengan dokumen elektronik.

Pasar EDMS dalam beberapa tahun terakhir telah menjadi salah satu segmen industri TI domestik yang berkembang paling dinamis. Pada tahun 2009, menurut IDC, dengan latar belakang penurunan hampir 50% dalam volume pasar perangkat lunak secara keseluruhan di Rusia, segmen ini menunjukkan stabilitas yang tinggi. Menurut data tahun 2009, penurunannya tidak lebih dari 20-25%. Dalam hal numerik, volume pasar EDMS saat ini, menurut CNews Analytics, adalah sekitar 220-250 juta dolar.

Konsumen teknologi manajemen dokumen elektronik adalah organisasi dengan berbagai ukuran dan spesifikasi. Secara tradisional, sektor publik tetap menjadi konsumen utama EDMS. Menurut para ahli, sekitar 30% proyek untuk pengenalan teknologi manajemen dokumen elektronik dilakukan oleh lembaga pemerintah. Pada saat yang sama, adalah penting bahwa kepentingan negara yang menjadi dasar keberlanjutan pasar EDMS, yang bahkan di saat krisis menerima dorongan pembangunan yang signifikan. Manajemen dokumen elektronik disebut sebagai elemen kunci dari konsep "pemerintahan elektronik", yang implementasinya harus membantu menghilangkan hambatan birokrasi dalam interaksi antara negara, penduduk dan bisnis, serta mengurangi korupsi. Sebagai fitur implementasi proyek di badan kekuasaan negara dan utama lembaga negara Perlu dicatat peningkatan persyaratan untuk keamanan informasi. Kita berbicara tentang konstruksi (pengembangan) berdasarkan produk perangkat lunak yang direplikasi dari sistem manajemen dokumen elektronik yang aman.

Tentang Pengembang EDMS

Saat memilih solusi kelas EDMS, pelanggan mempertimbangkan berbagai opsi: solusi kotak, solusi berbasis platform, atau pengembangan kustom. Pengembang Rusia terutama menawarkan solusi yang sudah jadi, sementara pengembang Barat bertindak sebagai penyedia platform, atas dasar di mana solusi desain dan pengembangan kustom diimplementasikan. Menurut statistik, dalam struktur pasar, pengembang Rusia menyumbang sekitar 95% dari total jumlah proyek untuk implementasi EDMS. Salah satu penjelasannya adalah bahwa di Rusia kekhususan bekerja dengan dokumen, berdasarkan tradisi manajemen domestik, masih kuat.

Perlu dicatat bahwa sejumlah vendor telah mulai menyediakan EDMS kepada pelanggan dalam mode SaaS (Software as a Service), tetapi sejauh ini pendekatan ini, karena sejumlah alasan (kepercayaan pada penyedia, kualitas dan keandalan saluran komunikasi) , lebih mungkin dianggap sebagai bentuk pengenalan dengan kemampuan sistem, dan bukan sebagai pendekatan nyata untuk otomatisasi alur kerja.

Salah satu tren yang muncul adalah penggunaan sistem kelas ECM (Enterprise content management) untuk bekerja dengan dokumen.

Menurut ensiklopedia gratis (Wikipedia):
Manajemen konten perusahaan (ECM) - manajemen sumber informasi perusahaan atau manajemen informasi perusahaan.

Dalam kerangka konsep ECM, manajemen dokumen dianggap sebagai salah satu tugas untuk memastikan bekerja dengan informasi perusahaan. Pendekatan ini didukung terutama oleh pengembang Barat. Dan meskipun di Rusia permintaan untuk teknologi semacam itu masih dalam tahap pembentukan, banyak EDMS domestik telah menerapkan berbagai komponen ECM: manajemen dokumen, manajemen gambar dokumen, penyimpanan dokumen jangka panjang, manajemen alur kerja (Alur kerja), kerja kolektif dengan dokumen . Pada dasarnya, teknologi ECM berbeda dari EDMS dengan elaborasi yang lebih dalam tentang masalah pengelolaan konten web dan konten multimedia.

Inisiatif negara seputar "Dokumen Elektronik"

Pada 2009-2010, beberapa inisiatif pemerintah global mulai diterapkan di Rusia terkait dengan organisasi interaksi elektronik resmi antara negara, populasi, dan bisnis, yang bertujuan untuk meningkatkan tingkat penetrasi teknologi informasi ke berbagai aspek kehidupan bernegara dan publik. . Ini termasuk persetujuan daftar pelayanan publik diberikan kepada penduduk melalui Internet, dan persetujuan ketentuan tentang sistem pengelolaan dokumen antar departemen, yang menjadi langkah penting pertama menuju implementasi konsep "pemerintahan elektronik".

Penting untuk dicatat bahwa masalah dasar hukum dokumen elektronik masih terbuka. Saat ini, kegiatan peserta dalam pengelolaan dokumen elektronik diatur oleh peraturan perundang-undangan tentang penggunaan elektronik- tanda tangan digital(EDS), GOST dan instruksi untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan, undang-undang dan peraturan tentang teknologi Informasi. Ternyata aturan dan prosedur untuk bekerja dengan dokumen ditentukan di tingkat negara bagian, ada persyaratan keamanan untuk sistem informasi, tetapi undang-undangnya belum ditentukan status resmi dokumen elektronik.

standar EDMS

Saat ini, aktivitas pengembang EDMS praktis tidak diatur. Mengembangkan produk perangkat lunak dan melaksanakan proyek implementasi, pengembang dan pemasok, sampai tingkat tertentu, dipandu oleh dokumen peraturan dan hukum berikut:

• GOST R 51141-98. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia 27 Februari 1998 No. 28);
• Undang-Undang Federal 10 Januari 2002 No. 1-FZ "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" (sebagaimana diubah pada 8 November 2007);
• GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia 3 Maret 2003 N 65-st);
• Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 22 September 2009 No. 754 "Tentang persetujuan Peraturan tentang sistem manajemen dokumen elektronik antardepartemen";
• Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 149-FZ "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi".

Saat mengimplementasikan proyek untuk implementasi EDMS, dalam hal bekerja dengan data pribadi, perlu dipandu oleh persyaratan Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 N 152-FZ "Tentang Data Pribadi" dan 27 Desember, 2009 N 363-FZ "Tentang Perubahan Pasal 19 dan 25 hukum federal"Tentang data pribadi".

Karena GOST bersifat penasihat, pengembang menyertakan fleksibilitas maksimum dalam solusi mereka sehingga, tergantung pada pelanggan, berbagai skema untuk bekerja dengan dokumen dapat diimplementasikan berdasarkan sistem. Seringkali, arsitektur dan logika sistem harus menyediakan pendekatan yang berbeda dan terkadang berlawanan untuk otomatisasi aliran dokumen. Kurangnya standar yang diterima secara umum merupakan masalah tidak hanya bagi pengembang, tetapi juga bagi pelanggan, karena pilihan persyaratan untuk EDMS menjadi terlalu subjektif. Perusahaan seringkali bahkan tidak dapat fokus pada praktik industri (pendekatan ini telah membuktikan dirinya dengan baik ketika memilih pemasok sistem TI dari kelas ERP, CRM, HRM, dll.). Aturan dan peraturan untuk bekerja dengan dokumen mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tidak hanya dalam industri yang sama, tetapi bahkan dalam kelompok perusahaan yang sama. Beberapa contoh sederhana: apakah perusahaan bekerja sesuai dengan GOST atau tidak? Seberapa baik pekerjaan dengan dokumen sesuai dengan GOST? Apakah manajemen senior siap bekerja dalam sistem atau akankah asisten dan sekretaris bekerja untuk manajemen puncak? Apakah perusahaan menggunakan salah satu praktik manajemen Barat? Alat otomatisasi apa yang digunakan karyawan di tempat kerja? Dan meskipun secara umum kompleks tugas pengelolaan dokumen elektronik cukup jelas, metode pelaksanaannya sangat bervariasi. Ternyata salah satu persyaratan utama pengembang EDMS modern adalah menawarkan solusi yang memadai dari segi harga, kualitas, dan waktu implementasi, terlepas dari spesifikasi pekerjaan pelanggan (dengan kata lain, memenuhi spesifikasi apa pun) .

Kemampuan teknis sistem manajemen dokumen elektronik modern

Tinjauan ini mempertimbangkan sembilan EDMS paling umum di Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Manajemen Dokumen (1C), Referensi Bos (BOSS - Referensi, Grup IT) , DELO (EOS), EUFRATS (Teknologi Kognitif), MOTIF (Motif). Kami sengaja tidak memasukkan di dalamnya solusi pengembang Rusia berdasarkan platform Documentum (EMC Documentum), karena dalam hal ini tidak mungkin untuk berbicara tentang fungsionalitas dan replikabilitas tertentu. Untuk menyiapkan tinjauan, informasi dari sumber terbuka digunakan: materi informasi dan versi demo produk perangkat lunak. Tampilan EDMS yang disajikan adalah upaya untuk menilai kemampuan dan kesiapan produk perangkat lunak untuk menyelesaikan tugas-tugas aktual dalam mengatur manajemen dokumen elektronik di suatu perusahaan.

Kriteria yang disorot dalam tinjauan akan membantu Anda menganalisis kemungkinan solusi yang dipertimbangkan dari sudut pandang implementasi teknis tugas EDMS tertentu. Semua kemungkinan dibagi menjadi tujuh sirkuit fungsional:

• pendaftaran dan pemasukan dokumen;
• bekerja dengan dokumen;
• manajemen dan kontrol alur kerja;
• pencarian dan analisis informasi;
• Informasi keamanan;
• dukungan untuk alur kerja kertas;
• pengaturan standar.

Karakteristik umum dari sistem ditempatkan dalam tabel terpisah.

Tinjauan tersebut memberikan sejumlah kriteria jelas yang melekat pada semua sistem yang dipertimbangkan (dan semua sistem kelas EDMS, pada prinsipnya), dan kriteria yang memungkinkan untuk membedakan solusi satu sama lain. Secara umum, kemampuan fungsional sistem adalah sama, dan hanya spesifikasi terperinci dari beberapa tugas utama alur kerja dan fitur implementasinya yang memungkinkan untuk membandingkan solusi yang berbeda. Perlu dicatat bahwa untuk semua sistem yang disajikan dalam tinjauan, ada praktik implementasi yang cukup besar. Sistem ini digunakan oleh ratusan organisasi untuk mengotomatisasi alur kerja. Kecuali keputusan ini, ada lebih dari 50 produk perangkat lunak di pasaran yang tidak banyak digunakan.

Jika kita menganalisis versi baru dari sistem yang menempati posisi terdepan di pasar, perlu dicatat bahwa selama tiga tahun terakhir pengembangannya terutama ditujukan untuk meningkatkan kemampuan layanan, karena kemampuan dasar dalam satu atau lain bentuk telah diterapkan sebelumnya. . Jika kita berbicara tentang kemampuan teknis baru, kita dapat mencatat potensi pengembangan EDMS ke arah manajemen berbeda jenis konten (multimedia), penggunaan teknologi pemrosesan otomatis dan analisis konten dokumen. Namun sejauh ini, fungsionalitas seperti itu untuk EDMS tidak wajib, dan yang paling penting, permintaan untuk itu di Rusia belum sepenuhnya terbentuk.

Saat membandingkan Kegunaan Sebutan berikut telah diadopsi untuk SED:

• "+" - peluang diterapkan;
• «+/−» - fitur ini tersedia dengan fungsionalitas terbatas atau perangkat lunak tambahan perlu dibeli;
• "−" - kemungkinan tidak diterapkan.

Tabel 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Beras. 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Tabel 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Beras. 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Tabel 3. Bekerja dengan dokumen

Beras. 3. Bekerja dengan dokumen

Tabel 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Beras. 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Tabel 5. Pencarian dan Analisis Informasi

Beras. 5. Pencarian dan analisis informasi

Tabel 6. Keamanan informasi

Beras. 6. Keamanan informasi

Tabel 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Beras. 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Tabel 8. Alat pengaturan standar

Beras. 8. Alat pengaturan standar

Tabel 9. Ringkasan fungsionalitas ERMS

Beras. 9. Evaluasi Akhir Fungsi ERMS

Untuk melakukan penilaian yang komprehensif, kami akan mempertimbangkan EDMS yang disajikan sesuai dengan rasio "harga / fungsionalitas" yang dapat dipahami oleh semua orang. Kami tidak mempertimbangkan kriteria penting ketiga - "Waktu implementasi" - karena sangat bergantung tidak hanya pada alat konfigurasi yang disediakan oleh sistem, tetapi juga pada kualifikasi dan motivasi tim proyek. Posisi sistem dalam hal "harga / fungsionalitas optimal" untuk proyek kecil (untuk 20 pengguna) dan untuk proyek yang cukup besar (untuk 100 pengguna) ditunjukkan di bawah ini.

Diagram 1. "Harga/fungsi optimal" EDMS (20 pengguna)

Beras. 10. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (20 pengguna)

Diagram 2. "Harga/fungsi optimal" EDMS (100 pengguna)

Beras. 11. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (100 pengguna)

Diagram ini dibangun sesuai dengan prinsip Gartner Magic Quadrant, di mana sistem yang terletak di Kuadran I memiliki rasio optimal sesuai dengan kriteria “harga/fungsi optimal”. Pada diagram kuadran II dan IV terdapat sistem yang tidak memiliki indikator harga dan fungsionalitas yang seimbang.

Kriteria yang dipilih untuk penelitian ini memungkinkan untuk mengevaluasi berbagai EDMS dari sudut pandang kesiapan mereka untuk memecahkan masalah nyata manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern. Kelompok pemimpin baik dalam kasus proyek kecil (Diagram 1) dan proyek besar (Diagram 2) termasuk sistem Directum, DocsVision, MOTIV dan EUFRATS. Sistem yang tersisa terletak di kuadran II dan IV. Satu-satunya pengecualian adalah sistem DELO, yang juga termasuk dalam kuadran pertama diagram untuk EDMS untuk 20 pengguna. Hasil yang diperoleh oleh EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO menunjukkan bahwa sistem ini tidak menawarkan pendekatan terintegrasi untuk mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumen, tetapi merupakan penawaran khusus yang berfokus pada pemecahan hanya kelas tertentu dari dokumen elektronik tugas-tugas manajemen. Tidak adanya sistem di kuadran III dijelaskan oleh fakta bahwa tinjauan tersebut dianggap sebagai EDMS paling umum di Rusia, dan tidak semua sistem saat ini ditawarkan kepada pelanggan.

Kami berharap gambaran umum yang disajikan akan berguna bagi Anda ketika memilih sistem. Saya ingin mencatat bahwa dengan menerapkan EDMS hari ini, organisasi tidak hanya meningkatkan efisiensi kegiatannya, tetapi juga, yang sangat penting, memperoleh pengalaman dan praktik berharga dalam kondisi baru - dalam kondisi manajemen dokumen elektronik.

P.S. Untuk persiapan tinjauan, hanya bahan yang tersedia untuk umum dari situs web resmi produsen EDMS yang digunakan. Setelah artikel diterbitkan, ternyata karena deskripsi produk yang tidak lengkap oleh Industri Sistem Informasi”, informasi tentang keputusan mereka tidak akurat. Kami akan mempelajari masalah ini secara rinci dan menjelaskan hasilnya di artikel berikutnya.

"," Tesis "dan 1C: Manajemen dokumen. Pangsa solusi ini di basis TAdviser melebihi 60%.

Pada saat yang sama, untuk Tahun lalu itu berisi informasi tentang 600 proyek baru. Pada tahun 2019, basis TAdviser paling sering diisi ulang dengan informasi tentang implementasi sistem Elma, "Thesis", DirectumRX dan "1C: Document Management".

Jika kami mempertimbangkan implementasi oleh vendor, dengan mempertimbangkan semua solusi dari perusahaan tertentu yang terkait dengan EDMS / ECM, maka dalam hal ini, 5 Teratas, pada akhir 2019, akan terlihat seperti ini: Directum, Elma,, Docsvizhn dan Haulmont.

2018

Pada Desember 2018, basis data proyek EDMS/ECM TAdviser mencakup informasi tentang lebih dari 5,1 ribu implementasi. Sejak Desember 2017, yaitu Sejak publikasi laporan sebelumnya, telah diisi ulang dengan hampir 700 proyek baru dan arsip.

Setengah dari semua proyek, informasi tentang yang tersedia di situs, jatuh pada 5 sistem domestik- Directum, Elma, Docsvision, "Kasus" dan "Skripsi".

Jika Anda melihat implementasi semua produk dari vendor tertentu kelas EDMS / ECM, maka dengan jumlah proyek lima besar akan terlihat seperti ini: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn dan Haulmont.

2017

Sistem EDMS/ECM paling populer

Pada awal Desember 2017, basis data proyek EDMS/ECM TAdviser mencakup informasi tentang sekitar 4.440.000 implementasi. Sejak November 2016, yaitu sejak publikasi laporan sebelumnya, telah diisi ulang dengan 460 proyek baru dan arsip.

Lebih dari setengah dari semua proyek, informasi tentang yang tersedia di situs, jatuh pada 5 sistem domestik - Directum, Docsvision, ELMA, Delo dan 1C: Manajemen Dokumen.

Jika melihat implementasi semua produk kelas EDMS / ECM oleh vendor tertentu, maka dari segi jumlah proyek, lima besar, seperti setahun yang lalu, akan terlihat seperti ini: Directum, Electronic Office Systems (EOS) , ELMA, Docsvizhn dan 1C.

2016

Sistem EDMS/ECM paling populer

Pada awal November 2016, basis proyek TAdviser mencakup informasi tentang 3980 implementasi sistem EDMS / ECM di berbagai industri. Menurut data ini, sebagian besar proyek diselesaikan menggunakan sistem Directum (677 proyek), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) dan 1C: Document Management (164).

Tentu angka tersebut jauh dari jumlah implementasi yang sebenarnya, karena misalnya hanya di website perusahaan 1C terdapat informasi lebih dari 1,5 ribu implementasi 1C: Document Management. Namun demikian, data bersuara memungkinkan untuk memahami sistem mana yang paling sering digunakan di Rusia.

Dalam sepuluh besar sistem yang paling sering diterapkan, hanya dua solusi asing yang diwakili - Documentum dan SharePoint. Ini dijelaskan, pertama-tama, oleh fakta bahwa proyek-proyek di mana produk asing digunakan diambil berdasarkan volume, dan bukan kuantitas.

Vendor berdasarkan jumlah implementasi EDMS/ECM

Grafik di atas menunjukkan implementasi total dari semua sistem vendor tertentu yang termasuk dalam kelas EDMS/ECM. Jika satu proyek menggunakan dua atau lebih solusi dari vendor yang sama, yang diklasifikasikan sebagai EDMS (ECM) dalam database TAdviser, maka implementasi setiap solusi diperhitungkan secara terpisah.

2015

Sistem EDMS/ECM paling populer

Menurut TAdviser, sistem manajemen dokumen elektronik Delo adalah yang terdepan dalam jumlah implementasi. Dalam database TAdviser untuk seluruh periode pengamatan, ada 418 proyek yang diselesaikan menggunakan keputusan ini. Sedikit lebih sedikit proyek yang diimplementasikan menggunakan DocsVision - 416 implementasi. Juga dalam lima besar dalam hal kuantitatif adalah sistem ELMA, Directum dan "1C: Manajemen Dokumen 8" - 393, 368 dan 124, masing-masing. Secara total, database TAdviser, per November 2015, berisi informasi tentang lebih dari 3,3 ribu proyek.

Di antara semua proyek yang diselesaikan pada tahun 2014, dan ada sekitar 500 di antaranya di database TAdviser, jumlah implementasi terbesar jatuh pada ELMA, Directum, Delo, DocsVision dan "

Elemen wajib dari infrastruktur "digital" dari perusahaan atau organisasi modern adalah sistem manajemen dokumen. Bekerja dengan dokumen eksternal dan internal dianggap sebagai area aktivitas perusahaan yang paling kompleks, padat karya, dan "bermasalah". Solusi Elektronik memungkinkan untuk menyederhanakan dan mengoptimalkannya secara signifikan.

Penggunaan sistem khusus relevan baik untuk perusahaan di sektor komersial dan instansi pemerintah. Untuk yang pertama, mereka membuka prospek untuk meningkatkan profitabilitas, hasil kerja, dan untuk yang kedua mereka akan solusi efektif tugas untuk mengoptimalkan aliran informasi dan dokumen, interaksi antardepartemen dan bekerja dengan .

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah kebutuhan, bukan pilihan. Sebagian besar perusahaan saat ini membuat kertas kantor dalam bentuk digital, tetapi, karena ketidaksempurnaan proses pertukaran informasi, karyawan terpaksa mencetaknya, mentransfernya dalam bentuk "fisik" dan membuang waktu dan tenaga untuk rutinitas yang tidak perlu. Format yang tidak efisien mungkin sulit diubah - untuk ini perlu untuk mengotomatisasi kegiatan perusahaan secara komprehensif, tetapi hasilnya akan melebihi semua harapan. Sistem EDMS atau ECM (sistem manajemen konten organisasi) yang terorganisir dengan baik akan membantu mengelola arus informasi dan dokumen di semua tingkat dan tahapan keberadaan.

Informasi umum tentang elemen dan struktur EDMS

Awalnya dibuat sebagai alat untuk pekerjaan kantor tradisional dan otomatisasinya, hari ini EDMS telah berkembang menjadi produk multifungsi yang kompleks. Sistem manajemen dokumen elektronik adalah solusi yang:

• menyediakan proses untuk membuat dan memindahkan dokumentasi internal perusahaan ke dalam format elektronik;
• memproses korespondensi yang masuk dan dokumen peraturan dan administrasi eksternal;
• menyederhanakan kontrol atas aliran dokumen;
• membantu mengelola hubungan secara efektif dengan mitra, pelanggan, dan sebagainya.

Di perusahaan, SED menyediakan pekerjaan dengan semua dokumen di bentuk elektronik- setiap set informasi yang disimpan atau ditransfer ke PC. Mereka harus disertai dengan atribut pada semacam "kartu" yang mengidentifikasi unit.

Manajemen dokumen dalam bentuk elektronik adalah cara untuk mengatur pekerjaan dengan kertas secara terpusat, di mana sebagian besar register dan transaksi disajikan dalam bentuk elektronik. Dengan demikian, sistem yang mengelolanya adalah solusi dengan alat untuk menerapkan semua prosedur untuk membuat, memodifikasi, mencari dokumen, dan mendukung interaksi antar karyawan perusahaan.

Kadang-kadang disebut EDMS (Electronic Document Management System) atau ECM yang disebutkan di atas, tetapi istilah ini agak lebih luas daripada EDMS - perlu ditambahkan ke yang terakhir sarana untuk memastikan keamanan informasi, memasukkan dokumen kertas ke dalam lingkungan digital, memproses konten multimedia, dan sebagainya. Sistem manajemen dokumen elektronik didasarkan pada alur kerja - Alur kerja, yang merupakan tindakan karyawan dalam batas-batas proses bisnis khusus.

Keuntungan dari EDMS

Struktur dasar EDMS yang ada telah membuktikan dirinya sebagai mekanisme yang efisien dan efektif yang nyaman bagi perusahaan dan institusi dari berbagai ukuran. Pasar EDMS berkembang secara aktif, karena sektor publik (konsumen aktif) dan struktur bisnis tertarik pada produk perangkat lunak yang menyederhanakan manajemen dokumen. Selain itu, pengembangan sistem difasilitasi oleh perluasan cakupan tanda tangan elektronik dan peningkatan perhatian pada masalah keamanan informasi. Anda dapat menyelesaikannya secara efektif dengan bantuan program berkualitas tinggi dan dipikirkan dengan matang.

Sistem manajemen dokumen modern memiliki banyak keuntungan - ini:

• memastikan transparansi aliran dokumen dan semua proses bisnis perusahaan - semua tindakan dan pergerakan kertas dapat dilacak dan dikendalikan;
• meningkatkan disiplin kerja dan pelaksanaan tugas - sistem transparan nyaman untuk memperbaiki hasil dan fakta menanggapi persyaratan;
• mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan rutin sehari-hari - Anda tidak perlu mencari, mengoordinasikan makalah untuk waktu yang lama, perputarannya semakin cepat;
• melindungi informasi dari kebocoran, memastikan keamanan data dan pembatasan hak akses yang ketat;
• didasarkan pada prinsip-prinsip yang ditentukan dalam standar kualitas ISO;
• mudah diterapkan di antara karyawan - tunduk pada sistem pelatihan staf yang terorganisir dengan baik;
• memberikan perusahaan keunggulan kompetitif membantu memelihara dan mengembangkan budaya internal perusahaan dan sebagainya.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) mencakup, antara lain, pengelolaan register peraturan. Oleh karena itu, pekerjaannya harus diatur sesuai dengan persyaratan undang-undang.

Standar dan kerangka hukum untuk EDMS

Ada beberapa standar atau undang-undang khusus untuk sistem bisnis elektronik di bidang hukum domestik, dan ketika mengembangkan EDMS, pembuatnya dipandu oleh berbagai peraturan untuk pekerjaan kantor "klasik". Di antara tindakan pengaturan utama, perlu disebutkan:

• undang-undang federal tentang tanda tangan digital elektronik (1-FZ 10 Januari 2002), tentang informasi dan perlindungannya (149-FZ), tentang data pribadi (152 dan 363-FZ), dan seterusnya;
• Keputusan pemerintah federal dan regional, aturan dan persyaratan industri;
• GOST untuk pekerjaan kantor, arsip, sistem dokumentasi administrasi - R 51141-98, R 6.30-2003 dan lainnya.

Kadang-kadang peraturan bertentangan satu sama lain, dan aturannya bersifat nasihat, dan pengembang berusaha membuat EDMS perusahaan adaptif dan sefleksibel mungkin. Anda juga perlu mempertimbangkan aturan yang terus berubah untuk bekerja dengan tanda tangan elektronik, "kompatibilitas" sistem dengan alur kerja yang signifikan secara hukum. Semua surat elektronik resmi organisasi harus sah, keandalannya dapat dengan mudah ditentukan. Semua ini harus dipertimbangkan ketika memilih EDMS untuk penggunaan perusahaan.

fungsi EDMS

Agar sistem pengelolaan dokumen elektronik disebut lengkap, banyak fungsi yang harus diterapkan di dalamnya. Yang utama meliputi:

• manajemen dokumentasi - input dan registrasi, pekerjaan sehari-hari, kontrol aliran;
• komunikasi dengan dokumen kertas;
• pencarian dan pengambilan data dan dokumen yang terorganisir - cepat, sesuai dengan tingkat izin;
• melacak relevansi dokumentasi (terutama eksternal, masuk) dan pengarsipan dokumen usang;
• mempertahankan tingkat keamanan informasi yang sesuai;
• komunikasi yang sederhana, transparan, intuitif antara program dan pengguna akhir.

Sistem manajemen dokumen elektronik harus dilengkapi dengan: alat yang berguna pengaturan, lokalisasi, skala dengan baik. Adalah penting bahwa pengembang menyediakan kemungkinan untuk mengatur EDMS tunggal di divisi perusahaan yang jauh secara geografis. Penting untuk mengatur pertukaran informasi elektronik yang teratur antara tingkat hierarkis dalam sistem, serta mengimplementasikannya secara kompeten di perusahaan nyata.

Implementasi EDMS dan evaluasi efektivitasnya

Docsvision menawarkan produk perangkat lunak modern dan berkualitas tinggi untuk memecahkan masalah pengorganisasian dan mendukung manajemen dokumen elektronik. Perbedaan kami adalah pendekatan terpadu: bersama dengan produk itu sendiri, kami menyediakan berbagai dukungan untuk implementasi solusi, pelatihan staf, dan layanan EDMS. Implementasi sistem di perusahaan merupakan tahap penting, ini adalah "pemolesan" terakhir dari sistem dan penyesuaiannya dengan kebutuhan pelanggan. Sebuah implementasi biasanya terdiri dari:

• riset Situasi saat ini di perusahaan, membuat rencana implementasi;
• transfer produk yang dirancang ke kapasitas nyata perusahaan - sistem EDMS beradaptasi dengannya;
• pengujian kinerja produk yang dikonfigurasi;
• pelatihan manajemen dan staf - dengan metode "terapi kejut" atau secara bertahap;
• operasi dan penyesuaian dalam prosesnya, penskalaan, pemecahan masalah saat ini.

Sistem manajemen dokumen harus efisien dan mengembalikan investasi di dalamnya. Untuk mengevaluasi efektivitas EDMS, Anda dapat menggunakan metode perhitungan untuk proyek TI dan, pada prinsipnya, aset tidak berwujud apa pun. Penting untuk mempertimbangkan seberapa aktif para ahli pihak ketiga terlibat dalam pekerjaan, apa pengembalian atas intervensi mereka, apa prospek untuk profitabilitas lebih lanjut. Anda mungkin menghadapi situasi di mana perhitungan efisiensi akan membebani pelanggan lebih dari EDMS itu sendiri, tetapi ini harus dilakukan.

Perlu dipertimbangkan bahwa metode evaluasi tradisional tidak secara akurat menentukan hasil - mereka memperhatikan biaya pembelian dan implementasi, tidak memperhitungkan optimalisasi pekerjaan berbagai departemen, mempercepat perputaran dokumen, dan menyederhanakan keputusan- membuat. Penting untuk mengevaluasi efektivitas EDMS di kompleks, beberapa saat setelah implementasinya, dan kemudian hasilnya akan menyenangkan pelanggan.

Anda dapat memilih edisi optimal Docsvision, berkenalan dengan biaya modul dan opsi lisensi di halaman

Bukan rahasia lagi bahwa keberhasilan pelaksanaan bisnis apa pun terutama bergantung pada bagaimana mekanisme perampingan dokumentasi bekerja. Bagaimanapun, bekerja dengan dokumen, meskipun tidak membawa kesenangan, merupakan mata rantai penting dalam manajemen perusahaan.

Selain itu, dokumentasi harus ditangani tepat waktu, jika tidak maka akan mulai menumpuk dan hilang. Untuk menghindari kemungkinan kerugian, sistem manajemen dokumen elektronik diperkenalkan.

Pada artikel ini kami akan menjelaskan: Apa itu EDMS? Apa saja jenis, kelebihan dan kekurangannya?

Dengan perkembangan Internet, waktu folder tebal dan arsip berdebu adalah sesuatu dari masa lalu. Sekarang proses bekerja dengan dokumen sepenuhnya otomatis. Makalah yang diperlukan dapat ditemukan dalam satu klik, dan pengarsipan dilakukan tanpa campur tangan manusia sama sekali. EDMS membuka peluang tersebut untuk perusahaan.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah perangkat lunak melalui mana dokumen diproses secara elektronik. Dengan kata lain, berkat EDMS, dimungkinkan untuk mentransfer dokumen antar karyawan, mengeluarkan tugas individu, arsip, dll.

Pasti banyak organisasi yang mampu membuat dokumen elektronik, menyimpan dan mentransfernya. Namun, format elektronik belaka tidak akan memiliki efek hukum. Agar kertas elektronik bertambah berat, penting untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak. Dalam hal ini, dokumen harus disegel dengan tanda tangan elektronik khusus.

Oleh karena itu, SED dapat dibagi menjadi dua jenis:

1. Aliran dokumen di dalam perusahaan antar karyawan;
2. Aliran dokumen antara berbagai perusahaan dan organisasi melalui saluran komunikasi khusus.

Untuk menggunakan EDMS dalam organisasi memerlukan perangkat lunak khusus. Biasanya program seperti itu disebut platform EDI. Selain itu, untuk kelancaran pengoperasian perangkat lunak tersebut, diperlukan perangkat keras tambahan. Misalnya server, saluran jaringan, dan sebagainya.

Operator manajemen dokumen elektronik akan diperlukan jika Anda perlu bekerja dengan kertas antara dua perusahaan yang berbeda. Operator seperti itu akan menjadi penolong yang baik. Lagi pula, dia tahu cara menyampaikan pesan, memeriksa format pengiriman dokumen, membutuhkan dan mengontrol pembubuhan tanda tangan elektronik, menyimpan dan mengarsipkan kertas sendiri, dll.

Dengan demikian, EDMS adalah "sistem peredaran darah" dari seluruh bisnis. Ini menghemat banyak waktu, dan, tentu saja, memiliki efek positif pada pekerjaan organisasi secara keseluruhan. Tetapi apakah selalu ada manfaat untuk jenis pemrosesan informasi ini? Dan apakah EDMS mampu merugikan bisnis? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda perlu mempertimbangkan aspek positif dan negatif dari pengelolaan dokumen elektronik.

Pro dan kontra dari EDI

Seperti proses lainnya, EDI memiliki pro dan kontra. Parameter utama disajikan dalam tabel di bawah ini.

Keuntungan

Kekurangan

Memerintah . Sistem secara otomatis menempelkan nomor ke dokumen, yang menghilangkan segala macam kesalahan Pelacakan . Kapan saja, Anda dapat mengetahui siapa yang bekerja dengan dokumen Kelestarian. Karyawan tidak akan dapat kehilangan atau merusak dokumen elektronik Pemulihan . Dokumen yang dihapus dapat dikembalikan kapan saja Pelestarian sumber daya sementara. Bentuk elektronik dokumen sampai ke setiap karyawan dalam hitungan detik, terlepas dari lokasi mereka. Nyaman untuk bekerja. Jika perlu, karyawan dapat mengubah versi asli dokumen. EDO memungkinkan untuk memulihkan masing-masing. Selain itu, Anda dapat melacak nama-nama spesialis yang mengerjakan makalah tersebut. Ketersediaan . Sistem EDI beroperasi 24/7. Terlebih lagi, ketika terhubung melalui Internet, seorang karyawan dapat bekerja dengan dokumentasi kapan saja, bahkan jika dia sedang berada di rumah sakit atau sedang berlibur. Perencanaan. Sistem ini memungkinkan spesialis untuk merencanakan kemajuan pekerjaan dengan kertas. Anda dapat mengatur tanggal, waktu pelaksanaan, serta urutannya. Dan pada waktu yang tepat, program itu sendiri akan mendorong karyawan tentang perlunya menyelesaikan pekerjaannya. Pencarian yang nyaman. Program ini dirancang sedemikian rupa sehingga memungkinkan untuk menemukan dokumen yang diperlukan tidak hanya dengan nama, tetapi juga dengan kata kunci. Menghemat kertas. Tidak perlu mencetak dokumentasi, mengikatnya ke dalam folder dan membuat inventaris. Semua informasi disimpan secara elektronik, dan setiap saat dokumen yang diinginkan dapat dicetak di atas kertas.

Pengeluaran uang. Pembuatan EDI akan membutuhkan biaya keuangan tertentu. Uang diperlukan untuk perangkat lunak dan perangkat keras. Jumlah biaya akan tergantung pada jumlah karyawan yang terhubung. Rata-rata, jumlah ini akan menjadi sekitar 100.000 rubel (*). Segera gunakan SED - itu tidak akan berfungsi. Setelah akuisisi, instalasi, implementasi dan debugging program membutuhkan sejumlah besar waktu dan keterampilan khusus. Pelatihan. Untuk menggunakan EDMS dengan benar, semua karyawan yang terlibat harus menjalani pelatihan khusus. Keamanan. Demi keamanan informasi, pemimpin perusahaan harus membayar Perhatian khusus keamanan. Yaitu, untuk mengeluarkan tanda tangan elektronik, untuk menentukan karyawan mana, dan akses apa yang akan dimiliki surat-surat itu, dan juga perlu untuk melindungi program dari penetrasi dari luar. Diperlukan administrator. Staf organisasi harus memiliki seseorang yang akan mampu menyelesaikan tugas-tugas saat ini bekerja di EDMS. Yaitu, untuk men-debug server, untuk membantu pengguna, untuk memantau fungsi sistem. Diperlukan cadangan permanen. Untuk menyimpan informasi, pengguna harus menyimpan dokumen secara permanen. Dalam beberapa kasus, keberadaan dokumen elektronik dan kertas diperlukan. Jika, misalnya, mitra tidak memasang EDMS, maka saat bekerja dengannya, dokumentasi harus dalam bentuk elektronik dan kertas.

Biaya sebenarnya dari manajemen dokumen elektronik untuk usaha kecil

(*) Jika perusahaan kecil, dan pemilik bisnis (atau pengusaha perorangan itu sendiri) akan menandatangani dokumen secara pribadi, maka biayanya akan minimal. Mereka terdiri dari pembelian tanda tangan digital elektronik - 1.500 rubel dan akses ke layanan manajemen dokumen elektronik - dari 100 rubel.

Untuk volume kecil, editor kami merekomendasikan layanan Kontur.Diadoc. Jika Anda memilih tarif Universal“, maka biayanya hanya 9 rubel per dokumen yang dikirim. Dibandingkan dengan mengirim dokumen asli melalui surat, mengirim satu surat terdaftar di wilayah tersebut akan menelan biaya setidaknya 50 rubel. Perbedaannya jelas:

Sistem memberi semua pengguna baru 50 bonus transfer dokumen elektronik.

Seperti yang bisa dilihat dari tabel, meskipun sisi positif, SED juga memiliki poin negatif. Pada dasarnya, mereka turun ke biaya material, yang, ternyata, mungkin tidak kecil.

Perusahaan akan mengeluarkan biaya yang signifikan tidak hanya untuk menginstal perangkat lunak dan membeli peralatan yang diperlukan, tetapi juga harus mempekerjakan seorang karyawan, yang tanpa keahlian khusus, sistem manajemen dokumen elektronik tidak akan berfungsi. Karyawan seperti itu juga perlu membayar gaji. Dan ini adalah item biaya lainnya.

Tetapi jangan lupa bahwa upaya yang dikeluarkan akan membuahkan hasil di masa depan, dan perusahaan yang bekerja dengan EDMS hanya akan mendapat manfaat. Bagaimanapun, mereka akan menghemat tidak hanya pada waktu pemrosesan informasi, tetapi juga secara signifikan akan mengurangi biaya membayar layanan, misalnya, seorang arsiparis. Selain yang lainnya, arsip elektronik tidak memerlukan tempat tambahan, pembelian alat tulis tambahan, dan poin lainnya.

Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen dokumen elektronik?

Sebagai aturan, ini adalah sistem manajemen dokumen elektronik (EDM), di mana Anda dapat membuat, mengirim, menerima, dan menandatangani dokumen elektronik. Mereka setara dengan kertas dengan tanda tangan tulisan tangan. Untuk melakukan pengelolaan dokumen elektronik, Anda memerlukan sertifikat tanda tangan elektronik.

Antarmuka biasanya terdiri dari 2-3 tab, termasuk kontraktor (mitra dan klien Anda yang berpartisipasi dalam EDI) dan tab utama - Dokumen. Di tab ini, bagian Masuk dan Keluar akan berisi dokumen yang dikirim dan diterima oleh Anda.

Jenis EDI

Tidak diragukan lagi, ketika memperkenalkan manajemen dokumen elektronik, organisasi sangat menekankan efisiensi. Sulit untuk mengatakan jenis EDI mana untuk organisasi tertentu yang paling efektif. Itu semua tergantung pada arah perusahaan dan pada proses bisnisnya.

Namun, ada kualifikasi umum EDI dalam hal fungsionalitas, teknologi kontrol, komponen penyusun, dll. Dalam hal ini, jenis utama SED dapat dibedakan:

• Sistem kantor. Jenis ini dimaksudkan untuk melakukan pekerjaan kantor perusahaan. Selain itu, pekerjaan dilakukan sesuai dengan semua aturan yang diterima dengan kontrol vertikal, mis. dari atasan ke bawahan;
• Arsip elektronik. tujuan utamanya sistem seperti itu adalah organisasi kerja pada penyimpanan dokumentasi. Antara lain, program ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menemukan kertas yang diperlukan. Namun, transfer dokumentasi dalam sistem seperti itu tidak akan mungkin;
• Sistem alur kerja. Jenis sistem ini tersebar luas di kalangan pengguna karena fakta bahwa tugas utamanya adalah organisasi dan otomatisasi proses bisnis. Sangat mudah untuk melakukan bisnis dengan perangkat lunak seperti itu, dan alur kerja hanyalah alasan untuk keberadaan momen kerja;
• sistem ECM. Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk memperkenalkan hal baru ke dalam sistem manajemen organisasi. Dengan bantuan sistem yang kompleks, dimungkinkan untuk mengelola: dokumen, tanda tangan, alur kerja, pengetahuan karyawan, dan sebagainya. Jenis EDI ini akan jauh lebih mahal, karena menawarkan fungsionalitas tingkat lanjut kepada pengguna.

Perlu dicatat bahwa setiap jenis EDMS menjadi lebih besar dari yang sebelumnya, dan memberikan lebih banyak peluang kepada pengguna. Namun, untuk menghargai manfaat penuh dari manajemen dokumen elektronik, Anda harus membuat pilihan yang tepat.

Bagaimana memilih SED yang tepat

Seperti yang telah disebutkan, pilihan EDMS adalah proses kompleks yang membutuhkan perhatian khusus. Antara lain, manajemen perusahaan perlu memperhitungkan sejumlah besar faktor penentu, seperti arah perusahaan, staf, dll.

Misalnya untuk organisasi komersial sudah benar pemasangan EDMS baik antar karyawan maupun antar rekanan. Hanya dengan cara ini perusahaan akan dapat memperoleh manfaat ekonomi yang diperlukan.

Untuk lembaga publik lebih baik fokus pada kekhasan karyanya, dan lebih memperhatikan pembuatan arsip elektronik. Dan itu juga diperlukan untuk melatih karyawan untuk bekerja dengan mereka.

Saat memilih satu atau EDMS lainnya, penting untuk mempertimbangkan apakah sistem memenuhi persyaratan yang disebutkan. Ini termasuk:

• Kelengkapan fungsionalitas;
• Kemudahan penggunaan;
• Dengan kecepatan berapa sistem ini akan diperkenalkan ke dalam alur kerja;
• Kehadiran pengaturan, dan mereka harus fleksibel;
• Apakah sistem memiliki kemampuan untuk memperluas fungsionalitas;
• Apakah mungkin untuk menyesuaikan EDMS dengan perangkat lunak perusahaan yang ada;
• Kemudahan adaptasi;
• Ketersediaan dukungan teknis. Adalah penting bahwa bantuan semacam itu berada pada tingkat yang tinggi;
• Reputasi produsen, dll.

Dengan mempertimbangkan fakta ini, pengguna harus mematuhi tindakan berikut:

1. Jelajahi fungsionalitas. Perhatian khusus harus diberikan pada bab "Peluang". Adalah penting bahwa pabrikan secara khusus menentukan daftar tugas yang dilakukan oleh program. Jika tidak ada spesifikasi, maka ada baiknya meninggalkan sistem EDMS seperti itu;
2. Ketersediaan presentasi tematik. Penting bahwa program berisi materi demo, sehingga menjelaskan kepada pengguna cara menggunakan fungsionalitas;
3. Studi screenshot. Jadi manajer akan dapat memastikan apakah fungsinya benar-benar sederhana, dan apakah ia memiliki persyaratan yang disebutkan;
4. Pastikan untuk membaca ulasan dari pengguna nyata. Paling pilihan terbaik- sedang menonton video di YouTube;
5. Banyak produsen menawarkan uji coba gratis kepada eksekutif. Sehingga pengguna akan dapat memahami apakah produk yang dipilih cocok atau tidak;
6. Adapun biaya barang, jelas bahwa barang ini tidak bisa tidak menggairahkan pembeli. Sulit untuk menentukan berapa biaya sebenarnya dari EDMS, tetapi perlu ditelusuri apa yang ditambahkan oleh angka ini atau itu. Oleh karena itu, studi rinci tentang daftar harga akan membantu pembeli untuk menghindari biaya dan pengeluaran yang tidak terduga.

Perlu diingat bahwa hanya spesialis yang akan membantu Anda membuat pilihan yang tepat. Oleh karena itu, pemilihan dan pemasangan EDMS harus dilakukan hanya di bawah perhatian orang yang memiliki keahlian khusus.

Karena biaya tinggi, tidak semua organisasi di negara kita bekerja dengan EDMS. Saat ini, hanya perusahaan besar yang melakukan pengolahan kertas dalam bentuk elektronik. Tetapi banyak hal berubah, dan kemungkinan dalam waktu dekat kebutuhan untuk bekerja dengan bantuan EDMS akan dihargai, dan banyak perusahaan akan mampu melakukan bisnis elektronik. Jadi, mereka akan menjadi yang paling efektif dan sukses!