Kuliah 1. Teknologi modern dan organisasi pekerjaan kantor. Penilaian status dukungan dokumentasi untuk manajemen (DOE) saat ini.

Kursus "Organisasi dan teknologi dukungan dokumenter manajemen" terdiri dari dua bagian: "Sejarah organisasi pekerjaan kantor di Rusia" dan "Organisasi modern dan teknologi dukungan dokumenter manajemen".

Tujuan dari kursus ini adalah untuk memberikan gambaran kepada siswa tentang ciri-ciri pembentukan dan perkembangan sistem pencatatan nasional di berbagai periode sejarah dan untuk memperkenalkan mereka dengan teori dan praktik pengorganisasian dukungan dokumentasi modern berdasarkan prinsip dan metode berbasis ilmiah untuk perbaikannya.

Tujuan kursus:

menyoroti tempat dukungan dokumenter manajemen dalam proses manajemen;

untuk mengetahui sejarah perkembangan sistem pencatatan negara;

untuk membentuk pendekatan rasional siswa untuk memecahkan masalah mengatur pekerjaan dengan dokumen di suatu institusi;

membiasakan siswa dengan modern struktur khas layanan DOW;

mengeksplorasi teknologi modern dukungan manajemen dokumentasi.

Dokumentasi adalah dasar dari teknologi kontrol

kantor Kerja-cabang kegiatan yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen resmi..

Awalnya, istilah itu muncul dalam pidato lisan (mungkin pada abad ke-17) dan berarti proses pemecahan (memproduksi) kasus: "untuk menghasilkan kasus" - untuk menyelesaikan masalah. Dalam perjalanan keputusan, menjadi perlu untuk mengkonsolidasikan hasilnya, misalnya, kesepakatan yang dicapai. Untuk ini, dokumen dibuat dari zaman kuno, karena kata yang diucapkan berumur pendek, dapat dilupakan, terdistorsi selama transmisi, atau tidak begitu dipahami. Sudah di abad XVI. kata yang digunakan bisnis sebagai kumpulan dokumen yang terkait dengan setiap kasus, masalah. Untuk pertama kalinya dalam konsep ini, kata "kasus" dicatat dalam dokumen pada tahun 1584.

Pekerjaan kantor modern meliputi:

memastikan pembuatan dokumen (dokumentasi) yang tepat waktu dan benar;

organisasi kerja dengan dokumen (penerimaan, transfer, pemrosesan, akuntansi, pendaftaran, kontrol, penyimpanan, sistematisasi, persiapan dokumen untuk pengarsipan, pemusnahan).

Sejalan dengan istilah "pekerjaan kantor" Dalam beberapa dekade terakhir, istilah tersebut telah digunakan dokumentasi manajemen(KELINCI BETINA). Penampilannya dikaitkan dengan pengenalan sistem komputer ke dalam manajemen dan dukungan organisasi, perangkat lunak, dan informasinya untuk mendekati terminologi yang digunakan dalam program komputer dan sastra. Saat ini, istilah "pekerjaan klerikal" dan "manajemen dokumenter" adalah sinonim dan digunakan untuk merujuk pada aktivitas yang sama.

Dukungan manajemen dokumenter (DOE) adalah jenis dukungan manajemen organisasi yang mencakup memperbaiki, mentransfer, dan menyimpan informasi tentang keadaan organisasi dan tindakan kontrol untuk mengubah keadaannya. DOW mencakup proses utama berikut:

memperbaiki tindakan kontrol atau data tentang keadaan Organisasi di media resmi, mis. " dokumentasi" atau "produksi dokumen";

penyediaan informasi yang tepat waktu secara resmi, yaitu transfer dokumen atau aliran dokumen";

penyimpanan dokumen yang cepat dan jangka panjang, mis. "penyimpanan arsip".

Dukungan dokumentasi manajemen adalah cabang kegiatan, tujuan utamanya adalah untuk memberikan informasi kepada manajemen tentang keadaan dalam Organisasi untuk membuat keputusan manajemen yang terinformasi dan memantau implementasinya.

Dokumentasi adalah proses membuat dan memproses dokumen. Standar negara mendefinisikan dokumentasi sebagai "merekam informasi di berbagai media sesuai dengan aturan yang ditetapkan."

Saat ini, lembaga pendidikan prasekolah berfungsi sebagai alat manajemen yang efektif dan alat komunikasi terpenting dalam hubungan antara lembaga pemerintah dan penduduk negara, struktur masyarakat sipil, dan bisnis. Menurut pendapat kami, selama reformasi di tingkat nasional, perlu untuk menetapkan prinsip-prinsip seragam untuk penyatuan dan standarisasi layanan dan teknologi lembaga pendidikan prasekolah, serta dokumentasi - untuk interaksi yang lebih baik antara badan-badan pemerintah. Pengaturan negara di bidang penunjang dokumentasi memperoleh arti khusus sehubungan dengan penggunaan dokumen elektronik dan sarana komunikasi elektronik. Pertumbuhan volume informasi dan dokumentasi di pihak berwenang mengedepankan perlunya pemantauan dan pengelolaan proses-proses ini oleh negara secara terus-menerus.

Tradisi domestik, pengalaman dunia, rekomendasi Dewan Arsip Internasional dengan jelas menunjukkan perlunya peraturan negara tentang manajemen dokumentasi, serta pengurangan yang wajar dalam volume sirkulasi dokumen di negara tersebut.

Layanan arsip negara secara tradisional terlibat dalam perampingan dokumentasi manajemen di Rusia.

Misalnya, Peraturan terbaru tentang Layanan Kearsipan Federal Rusia tanggal 28 Desember 1998 No. 1562 mencakup tugas berikut: “pembangunan dan peningkatan, bersama dengan otoritas pemerintah federal dan otoritas pemerintah Federasi Rusia arsip dan pekerjaan kantor, termasuk sistem negara pekerjaan kantor dan sistem dokumentasi terpadu”.

Badan manajemen baru - Badan Kearsipan Federal (lihat Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 17 Juni 2004 No. 290) sesuai dengan keputusan tentang reformasi administrasi, tidak diberkahi dengan fungsi pengelolaan dokumentasi. Ini hanya ditugaskan fungsi mengoordinasikan tata nama contoh kasus, instruksi untuk pekerjaan kantor badan eksekutif federal, serta daftar dokumen yang dihasilkan selama kegiatan badan pemerintah federal dan organisasi bawahannya, yang menunjukkan periode mereka penyimpanan. Seperti yang Anda lihat, bahkan tugas "pengembangan" pekerjaan kantor yang sangat abstrak pun keluar dari Peraturan. Situasi ini memperkenalkan ketidakpastian ke dalam prospek perbaikan lebih lanjut dari lembaga pendidikan prasekolah di tingkat negara bagian. Pada saat yang sama, di semua negara maju, dalam satu atau lain bentuk, fungsi manajemen dokumen ditugaskan ke badan-badan negara yang relevan, dan praktik ini membenarkan dirinya sendiri.

Rusia harus memperhatikan pengalaman negara asing. Lagi pula, hari ini, setelah pelaksanaan reformasi administrasi, fungsi pengelolaan dokumen negara (DOM) untuk pertama kalinya dalam tiga abad terakhir telah hilang dari pandangan negara. Lembaga kearsipan tidak dapat melakukan fungsi koordinasi, pengendalian, pengawasan di bidang lembaga pendidikan prasekolah. Tugas ini belum dipercayakan kepada badan negara lain. Tentu saja, situasi ini akan berdampak negatif pada keadaan lembaga pendidikan prasekolah di negara itu.

Dalam kondisi saat ini, pekerjaan penting pada rancangan undang-undang federal “Tentang Dukungan Dokumentasi untuk Kegiatan Manajemen”, yang telah dikembangkan selama beberapa tahun terakhir, terhambat. Reformasi struktur negara memerlukan revisi skala besar dari akumulasi dasar hukum dan metodologis lembaga pendidikan prasekolah.

Secara khusus, diperlukan untuk merevisi standar untuk dukungan dokumentasi yang berlaku di tingkat pemerintahan antar negara bagian, negara bagian dan lintas sektoral, dengan mempertimbangkan pekerjaan yang sedang berlangsung pada program target federal "Rusia Elektronik (2002-2010)", a sejumlah perjanjian dan standar internasional di bidang pertukaran informasi. Pada saat yang sama, perlu untuk menghentikan pertumbuhan volume sirkulasi dokumen yang tidak terkendali.

Volume dokumentasi yang dihasilkan dalam kegiatan badan-badan pemerintah adalah sekitar 250 miliar lembar dokumen setiap tahunnya. Pada saat yang sama, pemeriksaan selektif perangkat dikendalikan pemerintah ditemukan bahwa setiap tahun ada peningkatan volume dokumentasi sebesar 8-15%.

Dari catatan khusus adalah peningkatan tingkat komputerisasi badan-badan pemerintah - ini merupakan faktor tambahan yang mempengaruhi keadaan lembaga pendidikan prasekolah.

Penilaian biaya langsung untuk mendokumentasikan tindakan manajerial menunjukkan fluktuasi yang signifikan dalam jumlah tergantung pada ruang lingkup dan tingkat administrasi publik.

Biaya mendokumentasikan dan memproses dokumen dalam satu dokumen rata-rata sekitar 50 rubel. Dalam hal ini, pengurangan 10% dalam komposisi spesifik dokumen melalui penyatuan dan standardisasi memungkinkan kita untuk mengharapkan efek ekonomi langsung dengan mengurangi biaya pendokumentasian dan pemrosesan dokumen. Penghematan berjumlah sekitar 12,5 miliar rubel.

Pengaturan fungsi badan pemerintah dan prosedur untuk dukungan dokumentasi mereka memungkinkan, dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mendokumentasikan dan memproses dokumen (rata-rata dari 15-20 menit menjadi 3-4 menit), menghemat hingga 40-50% dari total waktu yang dihabiskan untuk proses dokumentasi. Ini, pada gilirannya, akan memungkinkan untuk memperoleh efek ekonomi langsung dalam jumlah setidaknya 2,5–3,0 miliar rubel.

Saat ini, ekonomi Rusia sedang bergeser dari ekonomi bahan mentah yang dominan menuju perluasan produksi produk-produk intensif sains berteknologi tinggi yang menggunakan pencapaian ilmiah dan teknologi tertinggi dan potensi intelektual negara. Sesuai dengan keputusan Dewan Keamanan (SC) sebelumnya di bawah Presiden Federasi Rusia, perhatian utama harus diberikan untuk memastikan daya saing produk dalam negeri, terutama di pasar luar negeri. Ini memerlukan dukungan dokumentasi dan informasi produk di semua tahap siklus hidup yang memenuhi standar internasional, yang dicatat dalam Undang-Undang Federal “Tentang Regulasi Teknis” tertanggal 27 Desember 2002 No. 184-FZ.

Pada bulan Maret 2003, Komisi Keamanan Informasi Dewan Keamanan Federasi Rusia, yang memperhatikan masalah manajemen dokumen elektronik, memutuskan perlunya membuat serangkaian tindakan hukum pengaturan di bidang ini.

pembentukan aturan dan metode terpadu terpadu dari lembaga pendidikan prasekolah dalam struktur negara, terlepas dari subordinasi departemen mereka;

pemantauan dan pengendalian kepatuhan terhadap aturan dan norma peredaran dokumen antar departemen, proses pembentukan dokumen dan volume sirkulasi dokumen;

karya ilmiah dan metodologis di bidang dukungan dokumentasi dan pengenalan metode paling rasional untuk bekerja dengan dokumen di pemerintahan dan organisasi pemerintah;

pengembangan terpusat peraturan standar untuk menyelesaikan tugas manajerial organisasi negara;

memastikan keamanan dokumen di badan pemerintah, pembentukan dana dokumenter sebagai informasi sumber daya organisasi, penetapan periode penyimpanan dokumen, serta kepatuhan terhadap ketentuan yang ditetapkan secara hukum tentang akses ke dokumen badan dan organisasi pemerintah;

pemeriksaan perangkat lunak dan alat informasi lainnya yang digunakan dalam otoritas dan organisasi negara untuk komunikasi dokumenter elektronik;

pelatihan profesional dan pelatihan lanjutan spesialis di bidang pendidikan prasekolah.

Pelaksanaan tugas-tugas ini, yang menjadi dasar manajemen dokumentasi, akan meningkatkan tingkat kualitas dan profesionalisme di bidang sosial-ekonomi Rusia dan memperoleh, dengan meningkatkan kegiatan aparat administrasi, efek ekonomi langsung total dalam jumlah 13,75–14,25 miliar rubel. Dan efeknya, yang jauh lebih besar daripada efek langsung, adalah efek ekonomi tidak langsung yang tercermin dalam pertumbuhan produk nasional bruto dan daya saing produsen Rusia.

Tentu saja, untuk menyelesaikan masalah di atas, badan negara khusus dari level layanan federal. Yang terbaik untuk tujuan ini adalah badan pengelola arsip, yang diberi wewenang yang sesuai.

Pekerjaan kantor hari ini didefinisikan oleh standar sebagai "cabang kegiatan" yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen "2, yaitu seluruh proses dari saat dokumen dibuat hingga penghancurannya atau transfer ke penyimpanan dalam arsip."

Istilah awalnya muncul dalam pidato lisan (mungkin pada abad ke-17) dan berarti proses keputusan itu sendiri (produksi kasus - "kasus untuk menghasilkan" (untuk menyelesaikan masalah). dokumen muncul untuk mengkonsolidasikan kesepakatan yang dicapai, keputusan dibuat (karena kata lisan berumur pendek, mungkin dilupakan, terdistorsi selama transmisi, atau tidak begitu dipahami pada abad ke-16, kata kasus digunakan sebagai "kumpulan dokumen terkait dengan kasus apa pun, masalah" 3. Untuk pertama kalinya, kata "kasus" dipahami dalam hal ini, dicatat dalam dokumen pada tahun 1584

Sejalan dengan istilah "manajemen kantor" dalam beberapa dekade terakhir, istilah "dukungan dokumentasi manajemen" telah digunakan. Munculnya istilah ini dikaitkan dengan pengenalan sistem komputer di manajemen, organisasi mereka, program dan informasi keamanan. Untuk mendekati terminologi yang digunakan dalam program komputer dan literatur di bidang pekerjaan kantor, istilah "manajemen dokumentasi" juga digunakan, yang pada dasarnya adalah sinonim untuk istilah "pekerjaan kantor". Misalnya, dalam judul dokumen standar "Sistem negara dukungan dokumenter untuk manajemen" dan "Instruksi khas untuk pekerjaan kantor di kementerian dan departemen Federasi Rusia".

Istilah yang lebih luas yang digunakan saat ini - manajemen informasi dan dokumentasi, termasuk, selain pekerjaan tradisional dengan dokumen dan layanan informasi, pembuatan, pemeliharaan, dan pekerjaan dengan database.

Baik proses pembuatan dokumen dan organisasi kerja dengan mereka selalu diatur oleh undang-undang khusus dan peraturan dan tindakan peraturan dan metodologis. Pada periode pra-revolusioner, tindakan legislatif terbesar yang menentukan organisasi pekerjaan kantor adalah "Peraturan Umum" yang disetujui oleh Peter I pada 28 Februari 1720 4 , "Lembaga Administrasi Provinsi" tahun 1775 oleh Catherine II , dan "Pembentukan Umum Kementerian" tahun 1811. Tindakan ini menetapkan prinsip-prinsip dasar bekerja dengan dokumen yang berlaku saat ini (misalnya, akuntansi wajib dokumen, pendaftaran, kontrol, pembentukan file, pembuatan arsip lembaga, dll.).

Tindakan pengaturan dan metodologis pada pekerjaan kantor:

Sistem dukungan dokumenter negara dikeloladan saya.Ketentuan dasar. Persyaratan umum untuk dokumen dan layanan dukungan dokumentasi. - M.,1991.

Saat ini, sesuai dengan program target federal, pengembangan versi baru GSDOU sedang diselesaikan - sistem ketentuan yang menentukan aturan dasar untuk bekerja dengan dokumen dalam organisasi. Sistem ini juga berorientasi pada struktur komersial. Ini akan terdiri dari dua bagian: normatif dan metodis. Di bagian normatif, seperti dalam dokumen saat ini, tugas dan fungsi utama ditentukan, peraturan hukum kegiatan layanan dukungan dokumentasi dalam organisasi, struktur perkiraannya; tata cara penyiapan dan pelaksanaan dokumen; semua tahap bekerja dengan mereka: pengiriman, pengiriman, pemrosesan, akuntansi, pendaftaran, kontrol pelaksanaan, informasi dan pekerjaan referensi, penyimpanan dokumen operasional, pencarian dokumen dan informasi; perlindungan sistem temu kembali informasi; penyiapan dokumen untuk arsip; tata cara pelaksanaan pemeriksaan nilai dokumen; organisasi penyimpanan dokumen.

Perbedaan utama sistem baru terletak pada kenyataan bahwa itu akan menjadi satu kompleks dokumentasi otomatis berdasarkan editor teks modern, manajemen dokumen otomatis (termasuk surel), database dan penyimpanan otomatis dan penggunaan dokumen (termasuk nomenklatur otomatis kasus, inventarisasi kasus, dll.) 9 .

Instruksi standar tentang pekerjaan kantor otoritas eksekutif federal Federasi Rusia. - M., .2005.

Edisi baru dari Instruksi. Ini mencakup prosedur umum untuk persiapan dan pelaksanaan dokumen, dan spesifikasi persiapan jenis dokumen tertentu: perintah, instruksi, instruksi, protokol. Ini menjelaskan prosedur untuk mendaftarkan dokumen, membangun mesin pencari untuk pekerjaan referensi, mengatur kontrol atas pelaksanaan dokumen, prosedur untuk menyusun dan bekerja dengan nomenklatur file, membentuk file, melakukan pemeriksaan nilai dokumen, memproses file, mengkompilasi inventaris, penyimpanan file yang cepat, mentransfernya ke penyimpanan arsip. Lampiran berisi formulir untuk nomenklatur kasus, tindakan tentang alokasi dokumen untuk pemusnahan, inventaris, dll. Seperti dapat dilihat dari daftar singkat isi instruksi, itu mencerminkan hampir semua masalah pengorganisasian pekerjaan kantor. Meskipun ditujukan terutama untuk kementerian dan departemen, ini dapat digunakan dan akan menemukan banyak layanan pekerjaan kantor yang berguna untuk organisasi dalam bentuk kepemilikan apa pun. Ini dapat digunakan sebagai dasar untuk pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor organisasi tertentu.

Aturan dasar untuk pekerjaan arsip departemen. -M., 1988.

Aturan secara kondisional dapat dibagi menjadi dua bagian. Yang pertama (bagian 2-4) membahas secara rinci masalah pekerjaan kantor:

persyaratan untuk nomenklatur kasus, jenisnya, prosedur persiapan, pengisian, pemeliharaannya;

prosedur pembentukan kasus dalam pekerjaan kantor;

organisasi dan tata cara pemeriksaan nilai dokumen dalam pekerjaan kantor;

tata cara pengalokasian dokumen pemusnahan; 4 persiapan file untuk transfer ke arsip: pendaftaran file (penomoran, pengarsipan, desain sampul tambahan, dll.), kompilasi inventaris, transfer ke arsip.

Di bagian lain dari aturan (Bagian 5-14), bekerja dengan dokumen dalam arsip dijelaskan secara rinci.

Untuk organisasi komersial yang tidak menyerahkan dokumen untuk penyimpanan negara, tetapi menyimpannya di rumah, aturan merupakan alat yang sangat diperlukan dalam mengatur arsip mereka.

Daftar dokumen yang menunjukkan periode penyimpanan (Khas><ми ведомственный) 10 .

Model regulasi tentang pelaksanaan pekerjaan kantor pada proposal, aplikasi, dan keluhan warga negara di badan-badan negara, perusahaan, lembaga dan organisasi.

Tindakan ini menjelaskan ketentuan dasar untuk mengatur pekerjaan dengan kategori dokumen ini: fitur pendaftaran, tenggat waktu untuk eksekusi, memelihara file referensi, membuat file, menyimpan file, memelihara informasi analitis tentang banding. Metodologi yang ditetapkan dalam Peraturan dapat digunakan untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen individu apa pun.

Kuliah 2. Organisasi lembaga pendidikan prasekolah. Tugas dan fungsi layanan DOW.

Bentuk organisasi dukungan dokumentasi (pekerjaan kantor).

Layanan DOW: tujuan dan tempat dalam struktur organisasi

Struktur khas layanan lembaga pendidikan prasekolah dalam organisasi dari berbagai tingkat manajemen.

Fungsi karyawan lembaga pendidikan prasekolah

Penjatahan tenaga kerja

Komposisi resmi dan numerik personel layanan lembaga pendidikan prasekolah.

Pengaturan kegiatan layanan DOW.

1. Dukungan dokumentasi sebagai fungsi manajemen ada di setiap organisasi, terlepas dari bentuk organisasi dan hukumnya, sifat dan isi kegiatan, kompetensi, dan faktor lainnya. Menurut definisi yang diabadikan dalam GOST R 51141-98, dukungan dokumentasi untuk manajemen adalah cabang kegiatan yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen resmi.

Dokumen adalah cara utama untuk memperbaiki dan mentransmisikan informasi manajerial dan lainnya dalam sistem manajemen, dan kualitas keputusan yang dibuat dan, akibatnya, efektivitas kegiatan lembaga sangat bergantung pada seberapa efisien pekerjaan dengan dokumen diatur. Itulah sebabnya dalam organisasi mana pun, sangat penting untuk memberikan perhatian khusus pada organisasi layanan pekerjaan kantor dan untuk mencapai organisasi kerja yang paling rasional dengan dokumen.

Untuk melakukan ini, pertama-tama, perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah berikut di tingkat organisasi:

Pilihan bentuk organisasi kerja kantor yang optimal;

Pengembangan struktur organisasi dan fungsional layanan pekerjaan kantor dan pilihan nama spesifiknya;

Pembatasan fungsi, tugas, hak dan tanggung jawab antara unit struktural individu dari layanan pencatatan dan karyawan dan konsolidasi mereka dalam dokumen organisasi dan hukum yang relevan;

Penjatahan pekerjaan pekerja kantoran;

Penetapan jumlah dan susunan resmi dinas pengelolaan arsip;

Memilih teknologi optimal untuk bekerja dengan dokumen dan memperbaikinya di Instruksi Kerja Office;

Organisasi pekerjaan yang rasional dan penciptaan kondisi kerja yang menguntungkan;

Meningkatkan keterampilan karyawan dan budaya bekerja dengan dokumen.

Pertanyaan pertama - pilihan bentuk organisasi kerja kantor yang optimal - diputuskan pada tahap awal pengorganisasian layanan pekerjaan kantor. Ketika memecahkan masalah ini, seseorang harus melanjutkan dari fakta bahwa secara historis ada tiga bentuk utama organisasi pekerjaan kantor: terpusat, terdesentralisasi dan campuran.

Formulir terpusat melibatkan implementasi semua operasi pemrosesan dokumen (dari menerima dokumen dan mendaftarkannya hingga mengirim dokumen, membuat file, dan menyimpannya) dalam satu unit - layanan pekerjaan kantor.

Bentuk organisasi pekerjaan kantor yang terdesentralisasi melibatkan penciptaan layanan pekerjaan kantor yang independen di setiap unit struktural dan saat ini jarang digunakan. Bentuk pekerjaan kantor yang terdesentralisasi hanya digunakan di organisasi yang tersebar secara teritorial, serta di departemen terpisah yang bekerja dengan dokumentasi khusus.

dengan dokumen akses terbatas, yang harus dipisahkan dari dokumen penyimpanan catatan terbuka.

Bentuk campuran organisasi kerja kantor melibatkan kinerja beberapa operasi kantor di layanan pekerjaan kantor, yang lain di departemen. Sebagai aturan, layanan administrasi mengambil sendiri penerimaan dan pengiriman dokumen, pendaftarannya, pengaturan alur kerja, kontrol atas pelaksanaan dokumen, sementara pembuatan dan pelaksanaan dokumen, sistematisasi, pembentukan file, dan penyimpanan dilakukan. dalam divisi struktural. Selain itu, dengan bentuk pekerjaan kantor campuran, operasi teknologi yang sama (misalnya, pendaftaran dokumen masuk dan keluar) dapat dilakukan di layanan manajemen kantor dan di divisi struktural, tergantung pada kategori dokumen. Dokumen yang ditujukan kepada manajemen didaftarkan pada dinas manajemen arsip, ditujukan kepada divisi struktural pada divisi terkait.

Sebagian besar organisasi menggunakan bentuk campuran organisasi kerja kantor, lebih jarang bentuk terpusat, meskipun, tentu saja, yang terakhir memiliki sejumlah keunggulan. Bentuk organisasi kerja kantor terpusat memungkinkan Anda untuk memusatkan semua operasi teknis untuk memproses dokumen dalam satu unit, meninggalkan unit struktural lain bekerja kreatif dengan dokumen, memungkinkan untuk membentuk database tunggal untuk semua dokumen yang diterima dan dibuat dalam organisasi, sehingga memberikan dokumen pencarian yang lebih andal dan, karenanya, pekerjaan referensi pada dokumen. Bentuk terpusat membebaskan divisi struktural dari kebutuhan untuk membentuk dokumen yang dieksekusi ke dalam kotak dan menyimpannya, karena pekerjaan ini dilakukan oleh layanan administrasi. Selain itu, bentuk terpusat memungkinkan penggunaan peralatan kantor dan komputer yang lebih efisien dan komprehensif untuk melakukan operasi kantor untuk memproses dokumen.

Secara alami, dengan bentuk terpusat, layanan klerikal melakukan jumlah pekerjaan yang jauh lebih besar daripada dengan bentuk campuran, dan ini, tentu saja, membutuhkan staf pekerja yang lebih besar, dan karena semua kasus diproses, dibentuk, dan disimpan di layanan klerikal. , maka, karenanya, lebih banyak tempat kantor khusus yang ditujukan untuk pemrosesan dokumen, pembentukan dan penyimpanan arsip organisasi saat ini. Pada saat yang sama, harus diingat bahwa pengenalan komputer modern, khususnya teknologi pemrosesan dokumen jaringan, memungkinkan Anda untuk membuat satu database dokumen organisasi dan, dalam bentuk campuran, pekerjaan kantor.

Bentuk organisasi kerja kantor yang dipilih sangat menentukan teknologi untuk bekerja dengan dokumen, yang ditetapkan dalam instruksi kerja kantor.

2. Penting untuk ditekankan bahwa dalam kondisi modern, ketika bekerja dengan dokumentasi manajemen di banyak institusi didasarkan pada teknologi komputer, fungsi layanan manajemen kantor tidak terbatas pada mengatur aliran dokumen institusi, akuntansi dokumen, pemantauan eksekusi mereka dan menyimpan dokumen. Layanan manajemen arsip terlibat langsung dalam menetapkan tugas dalam pengembangan teknologi informasi otomatis untuk bekerja dengan dokumen, dalam menyediakan akses ke informasi dan melindungi informasi, dan dalam meningkatkan pekerjaan dengan dokumen.

Layanan manajemen arsip - manajemen kasus, kantor, departemen umum, sekretariat, departemen manajemen kantor - unit struktural independen dari suatu organisasi, lembaga, perusahaan (selanjutnya disebut organisasi), yang menjalankan fungsi dukungan dokumenter untuk kegiatan manajemen (DOE ) dan melapor langsung kepada pimpinan organisasi. Nama spesifik dari layanan penyimpanan arsip dipilih tergantung pada jenis organisasi, struktur organisasinya, tempat dalam hierarki badan pengatur, ruang lingkup kegiatan, dan fitur lainnya. Dalam organisasi kecil, fungsi pekerjaan kantor biasanya dilakukan oleh satu orang sekretaris.

3. Pemilihan nama khusus dinas pekerjaan kantor dilakukan bersamaan dengan perkembangan struktur organisasi dan fungsional dinas. State Documentation Support System for Management (GSDM) berisi rekomendasi yang memungkinkan Anda memilih nama layanan yang paling sesuai dan strukturnya.

Tergantung pada status organisasi, tujuan, sasaran, jumlah unit struktural dan pejabat, layanan PEI memiliki berbagai nama bentuk organisasi, struktur, dan susunan resmi.

Untuk lembaga pendidikan prasekolah dalam organisasi buat:

manajemen kasus;

kantor;

departemen umum;

layanan lembaga pendidikan prasekolah atau departemen lembaga pendidikan prasekolah.

Di otoritas eksekutif federal (kementerian, departemen) - ini adalah pengelolaan urusan, yang, sebagai suatu peraturan, memiliki struktur yang kompleks. Ini termasuk: sekretariat, inspeksi di bawah menteri, sekretariat dewan, kantor.

Sekretariat terdiri dari Resepsi Menteri, Sekretariat Menteri, Resepsi dan Sekretariat Wakil Menteri. Sekretariat menyiapkan dokumen untuk laporan dan mengatur pekerjaan dengan dokumen yang diterima oleh manajemen.

Inspeksi di bawah Menteri mengawasi pelaksanaan dokumen pemerintah, dokumen administrasi kewenangan, perintah menteri.

Sekretariat Dewan bertanggung jawab atas dukungan teknis dan dokumentasi rapat dewan.

kantor terdiri dari divisi struktural.

Mereka termasuk: ekspedisi, biro korespondensi pemerintah, biro akuntansi dan pendaftaran dokumen, kelompok kontrol, biro mesin ketik atau pusat pemrosesan dokumen komputer, biro penyalinan dan penyalinan, ruang teletype, dan arsip pusat.

Di berbagai perusahaan - negara bagian, non-negara bagian, penelitian, desain, teknik, lembaga pendidikan tinggi - departemen dukungan dokumentasi atau kantor sedang dibuat. Mereka mungkin memiliki subdivisi struktural (sektor, kelompok), atau pemeliharaan area kerja tertentu dapat dipercayakan kepada pemain tertentu (pemain).

Di kantor atau departemen lembaga pendidikan prasekolah, divisi dibuat yang melakukan akuntansi dan pendaftaran dokumen, kontrol, peningkatan, bekerja dengan dokumen dan pengenalan sarana teknis, pertimbangan banding warga. Mereka mungkin termasuk sekretariat, ekspedisi, biro mesin ketik, biro fotokopi, dan arsip.

Dalam otoritas eksekutif, pemerintahan sendiri lokal membuat departemen umum. Struktur departemen umum mencakup subdivisi yang sama dengan kantor. Namun, strukturnya tentu berisi unit-unit seperti departemen protokol, kelompok surat, penerimaan. Departemen protokol menyiapkan draf dokumen atas nama manajemen, menganalisis dokumen yang disiapkan di divisi struktural, dan karyawannya menyiapkan rapat badan manajemen. Kelompok (biro, departemen) melakukan pekerjaan dengan seruan warga. Penerimaan menerima warga yang mengajukan proposal, pernyataan, keluhan yang bersifat pribadi.

Fakta positif harus dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam struktur layanan DOW unit yang meningkatkan bentuk dan metode bekerja dengan dokumen. Subdivisi ini dapat disebut departemen untuk meningkatkan pekerjaan dengan dokumen dan memperkenalkan sarana teknis atau kelompok (sektor, biro) untuk meningkatkan pekerjaan dengan dokumen.

Di kantor dan di departemen umum (departemen lembaga pendidikan prasekolah), serta sebagai unit independen, sekretariat dapat dibuat, yang mencakup semua sekretaris kepala organisasi.

Kondisi utama untuk pembuatan layanan ini, terlepas dari namanya, yang harus diperhatikan dengan ketat, adalah sebagai berikut: “Dukungan dokumenter untuk manajemen dalam organisasi, lembaga, dan perusahaan dilakukan oleh layanan khusus, bertindak sebagai unit struktural independen. , secara langsung berada di bawah pimpinan organisasi”.

Di kementerian dan departemen - manajemen kasus. Penyelenggaraan urusan pemerintahan pada umumnya meliputi: sekretariat (kantor resepsi, sekretariat menteri, sekretariat wakil menteri, sekretariat kolegium, biro protokol), pemeriksaan di bawah menteri (kepala departemen), kantor (biro pemerintahan). korespondensi, biro akuntansi dan pendaftaran, ekspedisi, biro ketik (biro fotokopi, kantor teletype, dll.), departemen surat (keluhan), departemen untuk meningkatkan pekerjaan dengan dokumen dan memperkenalkan sarana teknis, arsip pusat);

Di perusahaan (asosiasi), dalam penelitian, desain, organisasi desain dan pusat komputer, lembaga pendidikan tinggi dan organisasi lain - dari urusan dokumen pendukung manajemen atau kantor. Dalam mereka menggabungkan, sebagai aturan, ini mencakup: subdivisi untuk akuntansi dan pendaftaran dokumen, kontrol eksekusi, peningkatan pekerjaan dengan dokumen dan pengenalan sarana teknis, pertimbangan permohonan warga, sekretariat, ekspedisi, biro pengetikan, biro penyalinan dan reproduksi, arsip;

Di badan eksekutif kekuasaan (administrasi, balai kota, prefektur, dll.) Dan aparat administrasi organisasi publik - departemen umum. Bagian umum meliputi: sekretariat, kantor, kelompok kontrol, kelompok protokol, kelompok perbaikan kerja dengan dokumen, kelompok surat (pengaduan), biro pengetikan, biro fotokopi dan reproduksi, arsip;

Dalam organisasi yang tidak memiliki struktur pekerjaan kantor, fungsinya dilakukan oleh: petugas kepala, dalam divisi struktural - sekretaris unit atau orang lain yang ditunjuk.

4. Layanan manajemen arsip menyelesaikan dua rangkaian tugas utama:

Memastikan prosedur terpadu untuk mendokumentasikan kegiatan manajemen dan mengatur pekerjaan dengan dokumen;

Memperbaiki bentuk dan metode bekerja dengan dokumen.

Tugas yang dihadapi layanan klerikal menentukan fungsinya. Memastikan prosedur terpadu untuk mendokumentasikan kegiatan manajemen diselesaikan dengan melakukan fungsi-fungsi berikut:

pengembangan dan desain kop surat, memastikan produksinya;

memastikan pembuatan dokumen, penyalinan dan penggandaan dokumen;

kontrol atas kualitas persiapan dan pelaksanaan dokumen, kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan untuk persetujuan dan sertifikasi dokumen.

Tugas mengatur pekerjaan dengan dokumen diselesaikan dengan melakukan fungsi-fungsi berikut:

penetapan prosedur terpadu untuk pengesahan dokumen (alur dokumen lembaga);

pemrosesan penerusan dokumen masuk dan keluar;

pendaftaran dan pembukuan dokumen masuk, keluar dan internal organisasi;

kontrol atas pelaksanaan dokumen;

sistematisasi dokumen, memastikan penyimpanannya dan penggunaan selanjutnya dalam kegiatan manajemen;

organisasi kerja dengan seruan warga;

memastikan perlindungan informasi dokumenter.

Tugas meningkatkan bentuk dan metode bekerja dengan dokumen meliputi:

pengembangan dan pemrosesan dokumen normatif, instruktif, metodologis tentang pekerjaan kantor (Petunjuk tentang pekerjaan kantor, nomenklatur kasus, dll.);

bimbingan metodologis dan kontrol atas kepatuhan terhadap aturan yang ditetapkan untuk bekerja dengan dokumen di divisi struktural organisasi;

pelatihan lanjutan karyawan lembaga, saran mereka untuk bekerja dengan dokumen;

Perampingan pendokumentasian lembaga, pelaksanaan pekerjaan penyatuan dokumen, pengembangan Raport dan Album bentuk-bentuk dokumen yang digunakan dalam kegiatan organisasi;

Pengembangan dan implementasi bentuk dan metode baru untuk bekerja dengan dokumen, meningkatkan alur kerja institusi, meningkatkan disiplin kinerja saat bekerja dengan dokumen;

menetapkan tugas untuk pengembangan atau peningkatan teknologi informasi otomatis yang digunakan saat bekerja dengan dokumen.

5. Standar dalam dunia kerja dikembangkan atas dasar penelitian dan dirancang untuk digunakan kembali dalam menentukan biaya tenaga kerja tertentu.

Menurut tujuannya, bahan yang digunakan untuk membakukan pekerjaan karyawan dibagi menjadi:

standar waktu- waktu yang diatur yang dihabiskan untuk kinerja unit jenis pekerjaan standar atau elemennya dalam kondisi organisasi dan teknis tertentu;

standar populasi- jumlah karyawan yang diatur dari staf profesional dan kualifikasi yang diperlukan untuk kinerja berkualitas tinggi dari fungsi tertentu dalam kondisi organisasi dan teknis tertentu;

standar sentralisasi kerja- rasio yang diatur dari jumlah karyawan aparat manajemen dengan jumlah total karyawan perusahaan menurut fungsi manajemen atau secara umum untuk perusahaan;

standar pengelolaan- standar untuk jumlah pekerja bawahan (atau yang dilayani);

standar pelayanan- jumlah diatur (atau dilayani) karyawan (subdivisi), yang, dalam kondisi organisasi dan teknis tertentu, harus dikelola (atau dilayani) oleh satu karyawan; rasio jumlah kategori yang berbeda dari karyawan- nilai yang diatur yang memastikan penggunaan terbaik dari pekerja standar sesuai dengan tingkat keahlian mereka dalam kondisi organisasi dan teknis tertentu; tugas yang dinormalisasi- ditetapkan berdasarkan standar waktu, jumlah pekerjaan yang harus dilakukan oleh pelaku untuk jangka waktu kalender tertentu sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan untuk kualitas hasil kerja. Menurut ruang lingkup penerapannya, standar ketenagakerjaan dibagi menjadi lintas sektoral, sektoral dan lokal (digunakan di perusahaan terpisah). Standar lintas sektor dirancang untuk menstandardisasi pekerjaan pekerja dari profesi atau spesialisasi yang sama yang terlibat dalam penerapan proses teknologi homogen di berbagai perusahaan. Standar ini dikembangkan untuk proses teknologi yang paling umum untuk jenis pekerjaan yang sama dengan kondisi kerja yang khas dan oleh karena itu disatukan. Misalnya, untuk menstandardisasi pekerjaan personel kantor, norma-norma agregat lintas sektoral waktu untuk bekerja pada dukungan dokumenter manajemen telah dikembangkan dan diterapkan (M., 1995).

Standar waktu gabungan dirancang untuk melakukan metode kerja (operasi) yang saling berhubungan secara teknologi dan organisasi.

Standar gabungan untuk kinerja operasi individual dihitung dengan rumus:

Standar tersebut didasarkan pada standar tenaga kerja yang menentukan jumlah dan struktur biaya waktu kerja dan merupakan standar yang dengannya biaya waktu aktual dibandingkan untuk menetapkan rasionalitasnya. Saat penjatahan tenaga kerja, berikut ini berlaku:

norma waktu;

standar produksi;

standar pelayanan;

norma kependudukan;

standar pengelolaan;

tugas standar.

Jika standar waktu terutama dimaksudkan untuk menentukan norma waktu untuk melakukan suatu unit kerja, maka standar pelayanan dan jumlah karyawan dimaksudkan untuk masing-masing untuk menghitung standar pelayanan dan jumlah total karyawan yang melakukan sejumlah pekerjaan tertentu. saat tahun ini.

Ketika menyusun standar waktu, pertama-tama standar waktu untuk operasi berulang individu (pekerjaan) dihitung, kemudian intensitas tenaga kerja dari semua pekerjaan ditentukan - sebagai jumlah produk dari intensitas tenaga kerja untuk melakukan pekerjaan individu dengan jumlahnya. Setelah itu ditentukan jumlah pegawainya.

Kuliah 3. Komposisi resmi dan teknis karyawan lembaga pendidikan prasekolah. Tugas fungsional karyawan layanan lembaga pendidikan prasekolah. Kerangka regulasi yang mengatur organisasi dan dukungan teknologi informasi dan dokumentasi untuk kegiatan lembaga.

Kerangka peraturan dan metodologis untuk dukungan manajemen dokumen (DOE) - seperangkat undang-undang, tindakan hukum pengaturan, dokumen metodologis, standar negara yang mengatur teknologi untuk membuat, memproses, menyimpan, dan menggunakan dokumen dalam aktivitas organisasi saat ini, serta kegiatan pelayanan pekerjaan kantor: struktur, fungsi, kepegawaian, dukungan teknis dan beberapa aspek lainnya.

Dokumen peraturan dan metodologi untuk lembaga pendidikan prasekolah dikembangkan oleh berbagai otoritas dan administrasi negara sesuai dengan kompetensinya.

Basis normatif dan metodologis lembaga pendidikan prasekolah meliputi:

Perbuatan hukum yang dikeluarkan oleh badan tertinggi kekuasaan dan administrasi negara;

Tindakan hukum yang dikeluarkan oleh badan eksekutif federal: kementerian, komite, departemen baik yang bersifat industri maupun departemen;

Tindakan hukum yang dikeluarkan oleh otoritas legislatif dan eksekutif dari entitas konstituen Federasi Rusia dan entitas teritorial mereka, yang mengatur masalah pekerjaan kantor;

Tindakan hukum yang bersifat peraturan dan instruktif, serta dokumen metodologis tentang dukungan dokumentasi manajemen, diterbitkan oleh manajemen perusahaan dan organisasi.

Terlepas dari nama khusus jasa kearsipan dan strukturnya, dasar hukum kegiatannya adalah pengaturan tentang layanan dan ketentuan bagian strukturalnya, serta uraian tugas karyawan yang wajib bagi setiap organisasi. Dokumen-dokumen ini menetapkan batasan fungsi, tugas, hak dan tanggung jawab antara unit struktural individu dari layanan penyimpanan catatan dan karyawan.

Peraturan tentang layanan lembaga pendidikan prasekolah- perbuatan hukum yang menetapkan kedudukan organisasi dan kedudukan hukum suatu unit dalam struktur institusi, tugas, fungsi, hak, tanggung jawab, serta hubungan dengan unit dan institusi lain.

Uraian Tugas- perbuatan hukum yang menentukan kedudukan organisasi dan kedudukan hukum pegawai dalam struktur lembaga dan unit. tugas fungsionalnya, hak, tanggung jawab dan hubungannya dengan karyawan dan departemen lain.

Peraturan tentang layanan penyimpanan catatan dan ketentuan tentang bagian strukturalnya, jika ada, dikembangkan oleh kepala dengan melibatkan spesialis yang memenuhi syarat yang sangat memahami pekerjaan unit dan organisasi secara keseluruhan, dan disetujui. oleh kepala.

Salah satu fungsi layanan pekerjaan kantor adalah memilih teknologi optimal untuk bekerja dengan dokumen dan memperbaikinya dalam Instruksi Kerja Kantor. Instruksi kerja kantor- tindakan hukum yang menetapkan teknologi untuk membuat atau menerima dokumen, pemrosesan, penyimpanan, dan penggunaannya dalam kegiatan organisasi. Instruksi kerja kantor menetapkan aturan seragam untuk mendokumentasikan kegiatan, mengatur alur kerja, menyimpan catatan, mendaftar, memantau pelaksanaan dokumen dan menyimpannya. Instruksi tersebut disetujui oleh kepala organisasi dan mengikat semua karyawan.

Tujuan dari instruksi ini adalah untuk meningkatkan pekerjaan dengan dokumen, mengurangi jumlah dan meningkatkan kualitas persiapan dokumen, merampingkan alur kerja dan mengoptimalkan pekerjaan manajerial.

Instruksi kerja kantor dikembangkan berdasarkan ketentuan Sistem Manajemen Dokumentasi Negara, standar negara untuk dokumen. Kementerian dan departemen mengembangkan instruksi untuk pekerjaan kantor berdasarkan Instruksi Standar untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal. instruksi secara konsisten mencerminkan semua tahapan pekerjaan dengan dokumen mulai dari pembuatan atau penerimaannya hingga eksekusi, pengiriman dan / atau pengiriman ke arsip.

Instruksi harus mencakup bagian: ketentuan umum; dokumentasi kegiatan (persyaratan formulir, pendaftaran rincian dokumen, pelaksanaan jenis dokumen tertentu); organisasi peredaran dokumen (pengolahan dokumen masuk dan keluar, pendaftaran dokumen, kontrol atas pelaksanaan dokumen); mengatur penyimpanan dokumen (membuat nomenklatur kasus, pembentukan dan eksekusi kasus, mentransfer kasus ke penyimpanan arsip). Selain itu, disarankan untuk memasukkan bagian dalam instruksi mengenai produksi dokumen menggunakan teknologi komputer; penyimpanan, pembukuan dan penggunaan formulir, stempel, stempel: penggunaan peralatan faksimili dan email; fotokopi dan duplikasi dokumen dan beberapa lainnya. Bergantung pada kekhasan kegiatan lembaga, strukturnya, prosedur pengesahan dokumen, keberadaan area kerja yang terpisah, sarana teknis yang digunakan, dan faktor lainnya. Instruksi kerja kantor dapat dilengkapi dengan bagian lain, misalnya: mendokumentasikan pekerjaan badan kolegial (kollegium, dewan direksi, dewan akademik, dll); persiapan surat yang dikirim ke luar negeri, dll.

Ketentuan peraturan dari instruksi dilengkapi dengan aplikasi (contoh kop surat ; jenis dokumen utama; pengklasifikasi, formulir pendaftaran, dll.).

Dokumen normatif dan metodologis yang mengatur lembaga pendidikan prasekolah meliputi:

Daftar dokumen dengan persyaratan penyimpanan (standar dan departemen).

Daftar model yang dikembangkan oleh lembaga kearsipan menetapkan periode penyimpanan untuk dokumentasi yang khas dari sebagian besar lembaga, organisasi, dan perusahaan. Berdasarkan daftar standar, daftar departemen dikembangkan, termasuk enumerasi paling lengkap dan sistematis dari dokumentasi organisasi dan perusahaan dari sistem mereka.

Peraturan tentang layanan lembaga pendidikan prasekolah dikembangkan atas dasar yang standar, yang berisi set fungsi maksimum. Saat mengembangkan ketentuan individu, komposisi tugas dan fungsi layanan ditentukan tergantung pada kondisi aktual kegiatannya. Misalnya, fungsi peramalan pengembangan dukungan dokumentasi, penyatuan dokumen, panduan metodologis pada organisasi pekerjaan kantor di divisi struktural, dll. Dapat ditambahkan ke fungsi teknologi yang khas.Sebaliknya, dalam ketentuan khusus dimungkinkan untuk mengecualikan dari fungsi khas yang tidak dilakukan oleh layanan DOW di organisasi ini atau diperbaiki untuk unit struktural lainnya.

Bentuk posisi dan struktur teks menyatu dalam USORD.

Jika unit tersebut tidak memiliki struktur internal berupa sektor, departemen, kelompok, biro, dan lain-lain, maka bagian “Struktur” tidak termasuk dalam peraturan tersebut. Jika unit memiliki struktur internal, ketentuan independen dikembangkan untuk setiap unit struktural.

Paragraf pertama "Ketentuan Umum" menetapkan nama pasti layanan lembaga pendidikan prasekolah, tempatnya dalam struktur organisasi organisasi, tingkat independensi layanan. Pertimbangkan dua formulasi paragraf ini:

"Kantor tersebut merupakan subdivisi struktural independen dari JSC dan bertanggung jawab langsung kepada direktur umum."

"Kantor itu adalah bagian dari departemen umum AO dan melapor kepada pimpinannya."

Dalam kasus pertama, independensi kantor ditetapkan, dalam kasus kedua - nilai tambahannya.

Selanjutnya, Peraturan menunjukkan nama posisi kepala layanan - kepala, pewaris, manajer; tata cara pengangkatan dan pemberhentian, persyaratan kualifikasi dan lama kerja praktek.

Paragraf berikutnya memberikan daftar dokumen hukum, arahan, peraturan, dan instruksi utama yang dipandu oleh layanan PEI dalam pekerjaannya. Pertama, daftar dokumen legislatif dan nasional, normatif-metodis dan normatif-teknis, kemudian dokumen internal organisasi dan administrasi.

Jika kantor memiliki segel (stempel) sendiri, Peraturan memberikan deskripsi, penyimpanan, dan kondisi penggunaannya.

Bagian "Tugas Utama" dimaksudkan untuk merumuskan tujuan yang dihadapi unit, dengan kata lain, masalah yang harus diselesaikan unit.

Bagian "Fungsi" mencantumkan jenis pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan oleh unit berdasarkan tugas yang dihadapinya.

Untuk melaksanakan fungsi yang ditugaskan padanya, layanan klerikal diberkahi dengan serangkaian hak tertentu, dan untuk kegagalan untuk melakukan fungsi memikul tanggung jawab yang ditetapkan dalam peraturan.

Bagian "Hak" mencantumkan tindakan yang harus dilakukan oleh unit, yang diwakili oleh kepalanya, untuk memenuhi fungsi yang ditugaskan padanya. Saat menyusun bagian ini, Anda harus mengikuti aturan yang sama seperti saat menyusun bagian yang sesuai dari deskripsi pekerjaan (lihat di bawah), tetapi dalam kaitannya dengan unit.

Bagian "Tanggung Jawab" menetapkan jenis tanggung jawab yang dapat dipikul oleh kepala unit jika unit gagal memenuhi fungsinya. Layanan manajemen arsip bertanggung jawab atas pelanggaran prosedur yang ditetapkan untuk bekerja dengan dokumen di suatu institusi, kehilangan atau kerusakan dokumen, untuk ketidakpatuhan terhadap rezim kerahasiaan atau kerahasiaan dalam bekerja dengan dokumen, karena kegagalan untuk mengikuti instruksi dan instruksi. dari manajemen.

Dalam proses menjalankan fungsi yang ditugaskan ke layanan manajemen arsip, ia berinteraksi dengan manajemen lembaga, semua unit fungsional dan layanan pendukung dan karyawan individu, layanan manajemen arsip dari organisasi yang lebih tinggi, otoritas kearsipan, penelitian atau lembaga lain di mengatur dan meningkatkan pekerjaan dengan dokumen. Bagian "Hubungan" mengatur tautan informasi dan dokumentasi unit; dokumen utama yang dibuat atau diterima olehnya; itu ditunjukkan dengan divisi dan organisasi mana interaksi dilakukan, informasi apa yang diterima dan disajikan divisi, frekuensi dan waktu pengiriman, dalam urutan apa dan oleh siapa perselisihan yang timbul dalam pekerjaan divisi dipertimbangkan.

Demikian pula, ketentuan sedang dikembangkan untuk divisi struktural pelayanan kearsipan: regulasi kesekretariatan, regulasi biro protokol, regulasi kearsipan, dll.

Seiring dengan pengaturan tentang layanan klerikal dan ketentuan tentang individunya bagian struktural untuk setiap karyawan layanan pekerjaan kantor, deskripsi pekerjaan dikembangkan. Deskripsi pekerjaan mengatur status organisasi dan hukum karyawan dan menyediakan kondisi untuk pekerjaan yang efektif. Mereka memungkinkan untuk menilai secara objektif aktivitas karyawan dan merupakan dasar normatif untuk menerapkan tindakan administratif kepada karyawan. Deskripsi pekerjaan memungkinkan Anda untuk menerapkan prinsip dasar organisasi kerja yang rasional - prinsip pembagian dan kerja sama tenaga kerja.

Untuk menyusun deskripsi pekerjaan yang berkualitas, perlu dilakukan analisis yang cermat dan mendalam terhadap jenis-jenis pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pegawai yang menduduki suatu jabatan tertentu, dengan kata lain menyusun deskripsi jabatan atau tempat kerja tersebut. Deskripsi terperinci tentang pekerjaan yang dilakukan memungkinkan kami untuk merumuskan serangkaian persyaratan untuk posisi atau tempat kerja tertentu, persyaratan untuk pengetahuan yang harus dimiliki seorang karyawan, keterampilan, pengalamannya, dll.

Saat mengembangkan deskripsi pekerjaan untuk pekerja kantoran, seseorang harus dipandu oleh "Tarif dan karakteristik kualifikasi untuk posisi karyawan" (disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja. otoritas eksekutif" (surat Kementerian Tenaga Kerja Rusia tertanggal Maret 13 Tahun 1996 No. 482-BK), jika pekerja kantoran tergolong pegawai negeri sipil. Karakteristik tarif dan kualifikasi juga diterbitkan hampir setiap tahun dalam bentuk Direktori Kualifikasi untuk posisi manajer, spesialis dan karyawan lainnya (M.: Mintrud Rossii, 2001).

Karakteristik tarif dan kualifikasi mencakup kategori utama karyawan manajemen - manajer, spesialis, pelaksana teknis dan menetapkan berbagai tanggung jawab pekerjaan, persyaratan untuk kualifikasi dan pendidikan, ketersediaan pengetahuan dan keterampilan khusus.

Struktur perkiraan teks deskripsi pekerjaan untuk pekerja kantoran diberikan dalam GSDOU: ketentuan umum, fungsi karyawan; tugas resmi; hak karyawan; hubungan (hubungan berdasarkan posisi); tanggung jawab karyawan, penilaian kinerja.

Dalam hal subordinasi pelayanan pengelolaan arsip kepada pimpinan lembaga, uraian tugas pegawainya disetujui oleh pimpinan lembaga atau wakil kepala bagian personalia. Jika layanan klerikal melapor ke salah satu deputi

Kuliah 4. Prinsip-prinsip umum dan landasan metodologis organisasi alur kerja. Dukungan informasi dan dokumentasi, sebagai fungsi layanan manajemen yang paling penting, membutuhkan organisasi yang cermat dan bijaksana.

Kecepatan memperoleh informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan tergantung pada kejelasan dan kecepatan pemrosesan dan pergerakan dokumen. Pemrosesan dokumen yang terlambat, terutama dokumen keuangan, dapat menyebabkan konsekuensi ekonomi yang negatif. Oleh karena itu, organisasi alur kerja yang rasional, kecepatan dan keakuratan pemrosesan dan transfer dokumen untuk dieksekusi selalu mendapat perhatian besar.

"Pergerakan dokumen dalam sebuah organisasi dari saat mereka dibuat atau diterima hingga penyelesaian eksekusi atau pengiriman" 1 disebut alur kerja.

Semua dokumentasi institusi dibagi menjadi tiga aliran dokumen

dokumen masuk (masuk);

dokumen keluar (dikirim);

dokumen internal.

Masing-masing aliran dokumen memiliki kekhasan tersendiri dalam hal kuantitas, pemrosesan dan pergerakan.

Jumlah dokumen dari semua aliran untuk tahun ini akan menjadi volume aliran dokumen institusi. Nilai alur kerja diperlukan untuk menghitung jumlah personel kantor yang dibutuhkan untuk menghitung efektivitas penggunaan alat mekanisasi dan otomasi kantor. Secara umum juga menunjukkan beban kerja seluruh aparatur administrasi. semua karyawannya harus berurusan dengan dokumen.

Dalam rantai teknologi pemrosesan dan pergerakan dokumen, tahapan berikut dapat dibedakan:

penerimaan dan pemrosesan utama dokumen;

pertimbangan awal dan distribusi dokumen;

Registrasi;

kontrol eksekusi;

pekerjaan informasi dan referensi;

pelaksanaan dokumen dan pengiriman.

GOU SPO "Moscow State College of Shoe Modeling and Marketing"

Catatan kuliah

dengan disiplin:

"Dukungan dokumenter manajemen"

untuk spesialisasi 080110, 080112, 080113

pengantar

Dasar dari aktivitas perusahaan atau organisasi apa pun adalah pekerjaan dengan informasi - penerimaan, pemrosesan, pengambilan keputusan, dan implementasinya.

Informasi adalah informasi tentang orang, fakta, peristiwa dan fenomena, terlepas dari bentuk penyajiannya.

Dokumen (dari bahasa Latin "documentum" - bukti) adalah pembawa data material dengan informasi yang direkam di dalamnya, yang dimaksudkan untuk transmisi dalam ruang dan waktu. Dokumen dapat berisi gambar, teks, suara, dan informasi lainnya.

Manajemen dokumentasi adalah cabang kegiatan yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen resmi.

Dari zaman kuno sampai abad ke-19, konsep "dokumen" digunakan dalam arti "bukti tertulis" dan terutama digunakan dalam yurisprudensi dan diplomasi. Namun, konsep ini lebih luas. Dan sejak awal abad ke-20, ilmuwan Belgia Paul Otlet di International Documentation Institute telah menggunakan konsep "dokumen" sebagai istilah yang menggabungkan semua informasi yang direkam di berbagai media. Dia menghubungkan di sini manuskrip, publikasi cetak, ukiran, diagram, film dan dokumen fotografi, disk, peta, rekaman suara, catatan, medali, kartu pos, dll. dan bahkan patung, lukisan dan arsitektur. Artinya, setiap sumber informasi diwujudkan dalam bentuk materi.

Dokumen tersebut memiliki dua entitas - informasional dan material, yang menentukan sifatnya - informatif dan operasional.

Properti informatif dokumen adalah kemampuan untuk menyampaikan informasi. Ini termasuk relevansi, keandalan, kelengkapan informasi, ketersediaannya, dan lain-lain.

Sifat operasional dokumen termasuk daya tahan dokumen dan kemampuan untuk menahan berbagai pengaruh - mekanis, cahaya, biologis, faktor lingkungan yang merugikan. Sifat operasional menentukan keamanan dokumen, yang bergantung pada media bahan dan sarana penulisan.

Fungsi dokumen dibagi menjadi umum dan khusus.

Fungsi umum dari dokumen adalah:

• informasional - fiksasi, penyimpanan dan transmisi informasi;
• komunikatif - transfer, pertukaran informasi;
• sosio-budaya - dokumen yang mewakili signifikansi sosial dan budaya, menyampaikan tradisi budaya dan sistem nilai.

Fungsi khusus dari dokumen adalah:

Hukum - beberapa dokumen adalah sumber hukum, yang lain dapat menjadi bukti di bidang hukum;

• organisasi – pembentukan hubungan hukum;
• manajerial - memecahkan masalah manajerial dan membuat keputusan berdasarkan informasi terdokumentasi;
• pendidikan - transfer pengetahuan antara orang-orang dan generasi;
• kognitif - memperoleh dan mentransfer pengetahuan untuk studi lebih lanjut tentang proses dan fenomena;
• memorial - transfer informasi sejarah tentang individu atau masyarakat, dokumen yang merupakan warisan sejarah.

Bagian 1. Dokumentasi kegiatan pengelolaan

Topik 1.1. Sistem negara bagian lembaga pendidikan prasekolah. Sistem dokumentasi

Sistem Pendukung Dokumentasi Negara untuk Manajemen (GSDM) adalah seperangkat prinsip dan aturan yang menetapkan persyaratan seragam untuk mendokumentasikan kegiatan manajemen dan mengatur pekerjaan dengan dokumen di badan pemerintah, perusahaan (asosiasi), lembaga dan organisasi publik.

Tujuan utama GSDOU adalah untuk merampingkan alur kerja, mengurangi jumlah dan meningkatkan kualitas dokumen, menciptakan kondisi untuk penggunaan yang efektif dari alat dan teknologi canggih untuk mengumpulkan, memproses dan menganalisis informasi, dan meningkatkan pekerjaan aparatur manajemen. . Persyaratan umum untuk layanan dukungan dokumen dan dokumentasi adalah dasar regulasi dan metodologis untuk meningkatkan dukungan dokumentasi manajemen secara terpadu dan meningkatkan efisiensinya dengan menyatukan komposisi dan bentuk dokumen, meningkatkan kualitasnya, pekerjaan layanan dukungan dokumentasi berbasis tentang organisasi ilmiah tenaga kerja dan memperkenalkan cara-cara teknis terbaru.

Sistem dokumentasi adalah seperangkat dokumen yang saling terkait yang digunakan dalam bidang kegiatan tertentu.

Saat mengelola organisasi atau perusahaan apa pun, dokumen serupa dan berulang dikembangkan.

Yang paling umum dan integral, menempati posisi teratas dalam kompleks sistem, harus dianggap sebagai posisi teratas dalam kompleks sistem, harus dipertimbangkan sistem dokumentasi nasional, mencakup semua dokumen yang muncul dan beredar di negara ini; mereka, pada gilirannya, dapat diklasifikasikan menurut kriteria yang berbeda:

Sistem dokumentasi fungsional mendefinisikan mereka yang melekat di semua organisasi sampai batas tertentu, misalnya, akuntansi, personalia, arsip, organisasi.

Sistem dokumentasi industri mendefinisikan sistem yang, sampai batas tertentu, hanya melekat pada kelompok organisasi tertentu yang dihubungkan oleh kesatuan kegiatan ekonomi dan sosial, misalnya, medis, pendidikan, penelitian.

Keseragaman sejumlah besar tugas yang harus diselesaikan, teknologi seragam untuk dokumentasinya, pengulangan sejumlah besar informasi wajib memungkinkan tujuan praktis untuk mengidentifikasi sejumlah sistem dokumentasi dan merumuskan serangkaian persyaratan seragam untuk ini. sistem dokumentasi.

Yang pertama dari sistem ini adalah Sistem Standar dan Spesifikasi Negara (SSS). Dikembangkan oleh keputusan pemerintah pada tahun 1965, sistem ini mencakup standar negara yang menentukan tujuan dan sasaran utama standardisasi; organisasi dan metodologi kerja standardisasi di dalam negeri; prosedur untuk pengembangan, implementasi, sirkulasi standar dan dokumentasi peraturan dan teknis lainnya, amandemennya, serta pengawasan negara dan kontrol departemen atas implementasi dan kepatuhannya.

Sistem terpadu dokumentasi teknologi dikembangkan pada tahun 1971, yang terdiri dari lebih dari 20 standar dan pedoman. Sistem ini dapat memecahkan masalah di bidang pendaftaran dan sirkulasi dokumentasi teknologi, baik untuk tujuan umum maupun khusus berdasarkan jenis pekerjaan di perusahaan dan organisasi, terlepas dari jenis dan sifat produksinya.

Secara paralel, berdasarkan persyaratan internasional, sistem dokumentasi desain terpadu dibuat.

Topik 1.2. Penyatuan dan standarisasi kegiatan manajemen

Sistem dokumentasi terpadu adalah seperangkat bentuk dokumen yang dibuat sesuai dengan aturan dan persyaratan yang seragam, berfungsi dalam bidang kegiatan tertentu (manajemen, keuangan, dll.). Tugas penyatuan adalah untuk mengurangi keragaman dokumen yang digunakan, untuk membawa ke satu bentuk bentuk, struktur, bahasa dan gaya, serta proses pemrosesan dan penyimpanannya.

Penyatuan dokumen memberikan pengurangan kompleksitas pemrosesan dokumen, pencapaian kompatibilitas informasi dari berbagai sistem dokumentasi untuk fungsi manajemen yang serupa dan terkait, dan penggunaan teknologi komputer yang lebih efisien.

Standardisasi dokumen merupakan bentuk konsolidasi hukum dari unifikasi yang dilakukan dan tingkat pemaksaannya. Tugas standardisasi adalah mengembangkan dan mengadopsi norma, aturan, dan persyaratan wajib yang diadopsi dalam DOW.

Kategori standar berikut telah ditetapkan:

• standar negara (GOST);
• standar industri (OST);
• standar republik (PCT).

Persyaratan untuk dokumen ditetapkan oleh standar negara bagian - GOST R 6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen Ketentuan standar mendefinisikan:

• komposisi rincian dokumen;
• persyaratan pendaftaran rincian dokumen;
• persyaratan untuk kertas kerja.

GOST menetapkan perincian dokumen berikut;

01 - Lambang Negara Federasi Rusia;

02 - lambang subjek Federasi Rusia;

03 - lambang organisasi atau merek dagang (merek layanan);

04 - kode organisasi;

05 - nomor pendaftaran negara bagian utama (OGRN) dari badan hukum;

06 - nomor pokok wajib pajak / kode alasan pendaftaran (NPWP / KPP);

07 - kode formulir dokumen;

08 - nama organisasi;

09 - data referensi tentang organisasi;

10 - nama jenis dokumen;

11 – tanggal dokumen;

12 - nomor pendaftaran dokumen;

14 - tempat kompilasi atau publikasi dokumen;

15 - penerima;

16 - cap persetujuan dokumen;

17 - resolusi;

18 - judul teks;

19 - tanda kontrol;

20 – teks dokumen;

21 - tanda pada keberadaan aplikasi;

22 - tanda tangan;

23 - cap persetujuan dokumen;

24 – visa persetujuan dokumen;

25 - cetak jejak;

26 - tanda pada sertifikasi salinan;

27 - tandai tentang pemain;

28 - tanda pada eksekusi dokumen dan mengirimkannya ke kasing;

29 - tanda pada penerimaan dokumen oleh organisasi;

30 – pengenal salinan elektronik dokumen.

Penggunaan detail diperlukan, pertama-tama, untuk memberikan kekuatan hukum pada dokumen tersebut. Dokumen yang dibuat dengan melanggar persyaratan standar tidak memiliki kekuatan hukum. Selain itu, penggunaan detail mempercepat dan memfasilitasi tidak hanya prosedur untuk menyiapkan dokumen, tetapi juga pekerjaan kontraktor selanjutnya dengan dokumen. Kita tidak boleh lupa bahwa kehadiran satu set detail dan aturan seragam untuk desainnya memungkinkan penggunaan teknologi komputer secara lebih efektif untuk produksi dan pemrosesan dokumen.

Detail dokumen tidak setara: beberapa detail diperlukan untuk memberikan kekuatan hukum dokumen (nama organisasi - penulis dokumen, tanggal dokumen, nomor registrasi dokumen, tanda tangan, stempel persetujuan, stempel) , yang lain murni resmi dan diperlukan untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen, yang lain melakukan fungsi akuntansi, dll. Beberapa rincian dokumen adalah rincian formulir, beberapa rincian digunakan dalam penyusunan dan pelaksanaan dokumen, ada rincian yang disusun pada tahap pelaksanaan dokumen.

Dokumen kosong adalah selembar kertas standar dengan detail yang mengidentifikasi penulis dokumen resmi.

Untuk pembuatan formulir dokumen, dua ukuran kertas digunakan - A4 dan A5. Format kertas ditetapkan oleh GOST 9327-60 “Kertas dan produk kertas. Format konsumen" dan memiliki dimensi (dalam mm):

GOST menetapkan dua opsi untuk lokasi detail pada formulir:

• pojok (detail ada di pojok kiri atas)
• longitudinal (sepanjang margin atas dokumen)

Sebagai contoh:

Kop surat dengan detail sudut

ROSARCHIVE

agen pemerintah

Institut Penelitian Seluruh Rusia

pengantar

Perubahan prinsip-prinsip fungsi ekonomi negara yang telah terjadi dalam 10-15 tahun terakhir tidak hanya mempengaruhi produksi aktual dan proses ekonomi, tetapi juga secara signifikan mempengaruhi metode dan teknologi untuk mengelolanya, mengatur dukungan informasi yang tepat. Untuk alasan ini, bidang kegiatan manajemen yang terkait dengan persiapan, pemrosesan, dan penggunaan dokumen (dukungan dokumenter untuk manajemen) juga harus mengalami perubahan yang diperlukan secara objektif baik dari segi metodologi maupun di bidang dukungan metodologis untuk tujuan tertentu. tindakan praktis untuk bekerja dengan dokumen.

Dalam hal ini, adopsi dan implementasi keputusan tentang pengembangan dan penerapan standar nasional GOST ISO 15489-1-2007 "Manajemen Dokumen" tepat waktu. Ketentuan standar ini adalah dasar metodologis untuk pembuatan dan penerapan sistem manajemen dokumen yang efektif, terlepas dari kondisi spesifik untuk pelaksanaan kegiatan manajemen yang disediakan dan teknologi pemrosesan dokumen yang digunakan, terlepas dari jenis media dan bentuk informasi. presentasi.

Selain itu, perkembangan intensif sistem dan teknologi komputer dan telekomunikasi berdampak signifikan pada penyelenggaraan dukungan dokumentasi manajemen.

Dengan pemikiran ini, menjadi perlu untuk menyiapkan buku teks, yang materinya akan mencerminkan perubahan yang ditunjukkan dalam dukungan metodologis dan teknis dan teknologi untuk bekerja dengan dokumen.

Materi buku teks dilengkapi dengan tes komputer untuk setiap bagian utama, fitur-fiturnya dijelaskan dalam lampiran. Program pengujian dan tes ada di disk yang dilampirkan ke buku teks.

Kuliah 1

1. Konsep dasar manajemen dokumen

Dokumen dan karakteristiknya

Dibawahdokumen mengacu pada informasi yang dapat diidentifikasi yang direkam pada media nyata yang dibuat, diterima, dan disimpan oleh organisasi atau individu sebagai bukti dalam konfirmasi kewajiban hukum atau kegiatan bisnis. Pada saat yang sama, karakteristik dokumen yang paling penting adalah dapat diidentifikasi, diberikan dengan rincian yang sesuai.

pelaksanaan kegiatan organisasi yang efektif dan teratur, menyiratkan tanggung jawab yang diperlukan;

pembentukan dan fiksasi dokumenter keputusan organisasi dan manajerial;

memastikan konsistensi kegiatan manajerial dan administratif;

memastikan kelangsungan kegiatan organisasi dalam situasi darurat;

kepatuhan terhadap persyaratan tindakan hukum pengaturan yang mengatur ruang lingkup kegiatan organisasi dalam semua manifestasinya;

memberikan perlindungan dan dukungan dalam kemungkinan litigasi terkait dengan kegiatan organisasi;

melindungi kepentingan organisasi dan hak-hak karyawan dan pelanggannya, serta pihak berkepentingan lainnya;

mengamankan dan mendokumentasikan pencapaian dan perkembangan serta hak kekayaan intelektual terkait organisasi dan karyawannya;

rekaman dokumenter bukti pelaksanaan bisnis, kegiatan pribadi dan sosial organisasi dan karyawannya dalam semua keragaman dan ciri khasnya;

pembentukan dan pelestarian perusahaan, memori individu, memori masyarakat.

Secara hukum ditetapkan bahwa dokumen dan susunan dokumen, sebagai sumber informasi, adalah objek hubungan antara individu, badan hukum, negara dan dilindungi oleh hukum bersama dengan sumber daya lainnya. Selain itu, mendokumentasikan informasi merupakan prasyarat untuk dimasukkan dalam sumber daya informasi.

Penting untuk menyimpan dokumen yang dibuat untuk:

a) memastikan kesinambungan dan koordinasi tindakan ketika membuat keputusan manajemen saat ini dan menilai konsekuensi masa depan mereka dan mengembangkan keputusan yang tepat melalui:

menyimpan informasi tentang keputusan manajemen masa lalu dan sekarang dan kegiatan yang sedang berlangsung (sebagai bagian dari memori perusahaan) untuk memberikan dukungan informasi untuk keputusan dan kegiatan di masa sekarang dan masa depan;

memelihara bukti kegiatan masa lalu dan sekarang untuk menjaga akuntabilitas;

b) kepatuhan terhadap persyaratan tindakan hukum pengaturan dengan memastikan bahwa kerangka peraturan yang berlaku untuk pengelolaan dokumen didokumentasikan, diklarifikasi dan diimplementasikan, dengan mempertimbangkan kekhususan kegiatan organisasi;

c) memenuhi kebutuhan saat ini dan masa depan pihak yang berkepentingan dengan:

identifikasi kepentingan sah yang mungkin dimiliki pihak berkepentingan (karyawan, mitra bisnis, pelanggan, dan lainnya) sehubungan dengan penyimpanan dokumen untuk jangka waktu yang lebih lama daripada yang diperlukan untuk organisasi itu sendiri. Pemangku kepentingan juga dapat mencakup mereka yang organisasi harus berikan akses ke catatannya untuk tujuan akuntabilitas (auditor, regulator, penyelidik, arsip, atau peneliti);

identifikasi dan evaluasi hasil hukum, keuangan, politik, sosial atau lainnya dari pelestarian dokumen untuk kepentingan peneliti dan masyarakat secara keseluruhan;

kepatuhan dengan persyaratan yang dibenarkan secara hukum dari organisasi arsip yang relevan.

Untuk menjalankan bisnis secara berkelanjutan, mematuhi persyaratan peraturan, dan mempertahankan akuntabilitas yang diperlukan, organisasi harus membuat dan memelihara arsip yang otentik, andal, dan dapat digunakan, serta melindungi integritasnya selama waktu yang diperlukan.

Dokumen dianggap autentik, jika dapat dibuktikan bahwa itu adalah apa yang diklaimnya, sebagaimana dibuktikan oleh keandalan nilai detailnya, khususnya, bahwa itu dibuat atau dikirim oleh orang yang benar-benar menciptakan atau mengirimnya; dan juga dibuat atau dikirim pada waktu yang ditentukan. Istilah "dokumen asli" sama dengan istilah "dokumen asli".

kredibel(terpercaya) adalah dokumen yang isinya dapat dianggap sebagai representasi yang lengkap dan akurat dari keputusan, kegiatan atau fakta yang ditampilkan dan yang, sebagai akibatnya, pasti dapat digunakan dalam keputusan atau kegiatan selanjutnya.

Integritas dokumen ditentukan oleh kelengkapan dan kekekalannya.

dapat digunakan adalah dokumen yang dapat ditemukan (dilokalkan), diakses, direproduksi, dan ditafsirkan. Saat dirender, itu harus terhubung langsung ke aktivitas atau keputusan yang membuatnya.

Sebuah dokumen memiliki konten, konteks, dan struktur.

Struktur- ini adalah tampilan dan pengaturan bagian konten (misalnya, jenis media, format penyimpanan, organisasi data, lokasi detail, font yang digunakan, catatan, tabel, dll.), serta keberadaan tautan di dokumen dengan dokumen lain (hyperlink).

Konteks (lingkungan eksternal) - itu adalah informasi yang terkandung dalam dokumen atau yang menyertainya, yang menggambarkan hubungan dokumen dengan kegiatan organisasi dan dengan dokumen lain. Ini adalah data tentang dokumen itu sendiri (misalnya, judul, penulis, tanggal pembuatan), tentang pembuat dan tujuan pembuatan dokumen (misalnya, tentang fungsi atau kegiatan manajerial, lembaga pembuat), tentang penggunaan dokumen. dokumen (oleh siapa, kapan, mengapa).

Penjabaran dari komponen-komponen dokumen tersebut dilakukan dalam bentuk yang disebut metadata, yang juga berisi data-data yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen. Dengan demikian, metadata tidak hanya mencakup detail (elemen desain) dokumen, tetapi juga data yang menyertai dokumen (misalnya, yang terkandung dalam log pendaftaran dan kontrol, file akuntansi).

Metadata tentang: dokumen itu sendiri; prinsip dan aturan kegiatan pengelolaan; orang yang terlibat dalam proses manajemen dan dukungan dokumentasi manajemen; aktivitas manajerial dan prosesnya; proses dukungan dokumenter manajemen.

Manajemen dokumen

Kontrol dokumen didefinisikan sebagai suatu bidang kegiatan yang mencakup pengendalian yang efektif dan sistematis terhadap pembuatan, penerimaan, penyimpanan, penggunaan dan pemilihan (transfer) dokumen, termasuk proses penggabungan ke dalam sistem dan pelestarian (dalam bentuk dokumen) barang bukti. dan informasi tentang bisnis dan aktivitas manajemen organisasi.

Manajemen dokumen meliputi:

penerapan ketentuan organisasi utama, arah pengembangan dan standar di bidang manajemen dokumen;

pembagian tanggung jawab dan wewenang pengelolaan dokumen dalam organisasi;

menetapkan dan menyebarluaskan prosedur dan pedoman rinci untuk pengelolaan arsip;

penyediaan layanan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dan penggunaan dokumen (untuk memenuhi kebutuhan dan melindungi kepentingan organisasi dan pelanggannya);

desain, implementasi dan administrasi sistem khusus untuk manajemen dokumen;

Mengintegrasikan manajemen arsip ke dalam sistem dan proses manajemen.

Strategi manajemen arsip didasarkan pada pengembangan dan penerapan ketentuan organisasi utama, arah dan standar pengembangan, prosedur dan praktik, serta desain dan implementasi sistem manajemen arsip sesuai dengan kebutuhan organisasi dan persyaratan peraturan. tindakan hukum.

Strategi manajemen arsip organisasi harus berisi baik strategi untuk mendokumentasikan kegiatan organisasi (dokumen apa yang diperlukan, kapan, bagaimana dan di mana dokumen tersebut harus dimasukkan dalam sistem) dan strategi untuk menerapkan sistem manajemen arsip yang sesuai.

Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, memelihara, dan menyebarluaskan kebijakan, tren, standar, prosedur, dan praktik manajemen arsip organisasi untuk memberikan bukti, akuntabilitas, dan informasi yang diperlukan untuk pekerjaan mereka.

Pedoman organisasi, arahan pengembangan, standar, prosedur, dan praktik pengelolaan arsip harus menghasilkan arsip resmi yang autentik, valid, lengkap, dan dapat digunakan.

Kegiatan pengelolaan dokumen

Organisasi harus menetapkan dan mendokumentasikan ketentuan organisasi utama, arah pengembangan, standar, prosedur dan praktik (umumnya kebijakan) manajemen dokumen. Tujuannya adalah untuk membuat dan mengelola dokumen yang otentik, andal, dan dapat digunakan yang mampu mendukung manajemen dan bisnis inti untuk waktu yang diperlukan. Organisasi perlu memastikan bahwa kegiatan ini dikomunikasikan di semua tingkat organisasi.

Ketentuan organisasi utama, arah pengembangan, standar, prosedur, dan praktik manajemen dokumen harus diterima dan disetujui pada tingkat pengambilan keputusan manajemen tertinggi dan disebarluaskan ke seluruh organisasi. Tanggung jawab untuk implementasinya harus diberikan.

Komponen-komponen organisasi manajemen dokumen tersebut dikembangkan berdasarkan analisis kegiatan manajemen. Mereka mengidentifikasi area di mana peraturan, standar, dan praktik terbaik paling dapat diterapkan untuk pembuatan dokumen terkait bisnis. Pada saat yang sama, organisasi harus mempertimbangkan kekhasan kegiatan inti mereka, serta aspek ekonomi. Organisasi manajemen arsip perlu ditinjau secara teratur untuk memastikan bahwa itu mencerminkan perubahan persyaratan manajemen.

Tanggung jawab dan wewenang untuk pengelolaan dokumen

Pengelolaan dokumen dilakukan baik oleh pegawai yang mengelola dokumen maupun oleh orang lain yang membuat atau menggunakan dokumen dalam kegiatannya. Dalam hal ini, menjadi perlu untuk menentukan tanggung jawab atas dokumen dan mendistribusikannya di antara masing-masing karyawan organisasi.

Tanggung jawab dan wewenang di bidang manajemen arsip harus didistribusikan di antara karyawan organisasi berikut:

manajer dokumen;

spesialis di bidang sistem dan teknologi informasi;

kepemimpinan organisasi;

kepala Departemen;

administrator sistem;

karyawan lain yang membuat dokumen adalah bagian dari pekerjaan mereka.

Diperlukan untuk mengalokasikan tanggung jawab dan hak untuk mengelola dokumen dan memberi tahu semua karyawan organisasi tentang hal ini sehingga, jika kebutuhan khusus untuk membuat dokumen dan pemrosesan lebih lanjut ditentukan, jelas siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tindakan yang relevan. .

Tujuan paling penting dari mendefinisikan tanggung jawab, wewenang, dan hubungan di bidang pekerjaan dengan dokumen adalah pengembangan dan penerapan sistem aturan untuk mengelola dokumen. Aturan:

Mengharuskan karyawan untuk membuat dokumen sesuai dengan kebutuhan dan proses manajemen,

itu. mencatat secara memadai dalam dokumen kegiatan manajemen di mana mereka berpartisipasi;

memastikan bahwa sistem dan teknologi informasi yang mendukung aktivitas manajemen membuat dokumen yang sesuai;

menjamin pelestarian dokumen selama seluruh periode penggunaannya yang bermanfaat, tidak hanya oleh organisasi itu sendiri, tetapi juga oleh pihak berkepentingan eksternal (lembaga arsip, peneliti, auditor);

memastikan bahwa dokumen dimusnahkan atau disimpan hanya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Tanggung jawab manajemen arsip meliputi hal-hal berikut:

tanggung jawab dan akuntabilitas khusus di bidang manajemen arsip diserahkan kepada seorang senior dengan wewenang yang diperlukan dalam organisasi;

tanggung jawab manajemen adalah untuk mendukung penerapan kebijakan organisasi, arah pengembangan, standar, prosedur dan praktik manajemen arsip di seluruh organisasi;

profesional manajemen arsip bertanggung jawab atas semua komponen manajemen arsip, termasuk desain, implementasi dan pemeliharaan sistem arsip dan kinerjanya, serta pelatihan semua karyawan organisasi dalam pengelolaan dokumen dan pengoperasian sistem arsip secara individu. praktek;

administrator sistem bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua dokumen, ketika diminta dan digunakan oleh personel organisasi, akurat, dapat diakses, dan dapat dibaca;

semua karyawan organisasi bertanggung jawab dan bertanggung jawab atas pembuatan dan pemeliharaan dokumen yang lengkap, andal, otentik, dan dapat digunakan yang mencerminkan aktivitas mereka.

Dengan demikian, manajemen puncak organisasi memiliki tanggung jawab terbesar untuk memastikan manajemen arsip yang efektif. Ini mempromosikan kepatuhan dengan prosedur manajemen dokumen di seluruh organisasi.

Profesional manajemen arsip menetapkan kebijakan, prosedur, dan standar manajemen dokumen yang seragam di seluruh organisasi, dan memastikan penerapan proses manajemen dokumen. Kepala departemen bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan mereka membuat dan menyimpan dokumen, yang merupakan bagian integral dari pekerjaan mereka, sesuai dengan prosedur dan standar yang telah ditetapkan.

Semua karyawan organisasi yang membuat, menerima, dan menyimpan dokumen dalam pekerjaan sehari-hari mereka harus melakukannya sesuai dengan prosedur dan standar yang ditetapkan. Dan jika pekerja sementara terlibat dalam manajemen arsip organisasi, penting untuk memastikan bahwa mereka mematuhi prosedur dan standar yang relevan.

Sistem manajemen dokumen

Manajemen dokumen dalam suatu organisasi harus mencakup pembuatan, penerapan dan administrasi sistem khusus yang terintegrasi dengan sistem manajemen dan proses manajemen.

Manajemen tersebut dilakukan dalam kerangka sistem yang disebut "sistem dokumen" atau "sistem manajemen dokumen" dan didefinisikan sebagai sistem informasi yang menyediakan pengumpulan dokumen (penyertaan dokumen dalam sistem), pengelolaan dokumen dan akses ke mereka.

Sistem manajemen dokumen harus memiliki properti berikut:

memastikan keaslian, keandalan, integritas dokumen, serta kelayakan untuk digunakan;

memastikan keandalan manajemen dokumen, yaitu kemampuan untuk membuat, menggunakan dan menyimpan dokumen dalam waktu yang lama dan benar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan;

memastikan integritas dan kesatuan seluruh rangkaian tindakan dan prosedur pengelolaan dokumen;

memastikan bahwa semua kegiatan pengelolaan arsip sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan (eksternal dan internal);

memastikan kelengkapan (kompleksitas) pengelolaan dokumen dengan mencakup semua jenis kegiatan, semua format penyajian data dalam dokumen, semua jenis pembawa informasi.

Sistem manajemen dokumen harus menerapkan fungsi-fungsi berikut:

pencantuman dokumen dalam sistem manajemen dokumen;

Registrasi;

klasifikasi;

akses dan perlindungan;

penyimpanan dan pelestarian dokumen;

penggunaan dokumen, kontrol pergerakan dan penggunaannya;

pemeriksaan nilai dokumen;

pemilihan (transfer) dokumen untuk penyimpanan atau pemusnahan.

Pembentukan dan penerapan sistem manajemen arsip yang memenuhi kebutuhan manajemen dan persyaratan peraturan dapat mencakup:

desain sistem manajemen dokumen;

dokumentasi sistem;

pelatihan karyawan organisasi;

mengonversi dokumen ke sistem manajemen dokumen baru;

penetapan standar, pembentukan metodologi untuk menilai kepatuhan terhadapnya dan kepatuhannya;

menentukan jangka waktu penyimpanan untuk dokumen yang bernilai jangka panjang.

Ketika membuat keputusan yang berkaitan dengan desain dan implementasi sistem manajemen arsip, sistem yang sudah ada di organisasi harus diperhitungkan.

Saat membuat dan menerapkan sistem manajemen dokumen, persyaratan berikut harus diperhitungkan, menentukan bahwa sistem harus:

memiliki karakteristik fungsional yang memungkinkan Anda untuk melakukan dan memelihara proses manajemen dokumen;

memastikan dokumentasi operasi dengan dokumen, yang menyiratkan rekaman dokumenter yang lengkap dan akurat dari semua operasi yang dilakukan dengan dokumen terpisah atau terkait dengan dokumen tertentu;

memastikan bahwa dokumen diberi informasi tentang struktur dan integritasnya, kontrol status resmi, tautan dengan dokumen lain (yang disebut metadata);

memastikan pemeliharaan protokol untuk memantau proses sistem, di mana tindakan yang dilakukan dengan dokumen terpisah dicatat secara rinci;

menyediakan sarana yang andal dan efisien untuk menyimpan dan melindungi dokumen secara fisik;

memastikan ketidakvariasian properti dokumen (keaslian, keandalan, dan kesesuaian untuk digunakan) dengan setiap perubahan dalam sistem (mengubah format penyimpanan dan presentasi, beralih ke platform perangkat keras dan perangkat lunak baru, mengganti atau memperluas program aplikasi, dll.) dan bahkan ketika berhenti berfungsi;

menyediakan sarana yang tepat waktu, efisien dan aman untuk mengakses, mengambil dan menggunakan dokumen;

memastikan prosedur yang efisien untuk penyimpanan dan, jika perlu, pemusnahan dokumen.

Lebih banyak esai, makalah, tesis tentang topik ini:

Psikodiagnostik. Kuliah catatan kuliah. Asal usul psikodiagnostik psikodiagnostik: catatan kuliah
Catatan kuliah psikodiagnostik .. dan dengan Luchinin ..

Abstrak kuliah tentang disiplin ilmu ekonomi real estate
Lembaga pendidikan anggaran negara.. pendidikan tinggi profesi.. Universitas Ekonomi Negeri Ural..

Catatan kuliah sejarah manajemen personalia perkembangan ilmu manajemen personalia
Sejarah perkembangan ilmu manajemen personalia.. Teori manajemen modern..

Konsep manajemen. Jenis manajemen. Pekerjaan manajemen dan fitur-fiturnya. MODEL MANAJEMEN. PENDEKATAN MANAJEMEN
Pendiri FW Taylor Wg merilis karya cetak pertama yang .. Ide utamanya adalah untuk mengoptimalkan teknologi dalam melakukan pekerjaan menggunakan pengukuran dan pengamatan terhadap karya para pelaku..

Catatan kuliah tentang disiplin Tata kelola perusahaan Ekonomi dan manajemen perusahaan
Badan Federal untuk Pendidikan.. Kementerian Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan Federasi Rusia.. Lembaga pendidikan negara bagian pendidikan profesional yang lebih tinggi..

Psikopatologi umum. Psikiatri: catatan kuliah
Catatan kuliah psikiatri Teks disediakan oleh litagent http liters ru..

ilmu material arsitektur
Catatan kuliah untuk mata kuliah Ilmu Material Arsitektur. Lembaga Pendidikan Negara Federal Pendidikan Profesional Tinggi Universitas Federal Selatan.. Institut Arsitektur dan Seni.. Departemen Disiplin Teknik dan Konstruksi..

Sejarah Agama-Agama Dunia: Catatan Kuliah Sejarah Agama-Agama Dunia. Agama sebagai fenomena budaya klasifikasi agama
Catatan kuliah sejarah agama-agama dunia.. dengan f pankin..

Layanan Dukungan Dokumentasi Manajemen (DOE)
Pertimbangkan operasi utama yang dilakukan oleh SDOU: Akuntansi dan pekerjaan referensi dan pendaftaran dokumen. Penyiapan dan penerbitan dokumen administrasi lembaga. Memeriksa .. Ini membutuhkan struktur organisasi SDOU yang jelas, preferensi untuk bentuk kerja sama yang lebih rasional ..

Abstrak kuliah tentang disiplin ilmu ekonomi tata kelola perusahaan dan manajemen perusahaan
Badan Federal untuk Pendidikan.. Kementerian Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan Federasi Rusia.. Lembaga pendidikan negara bagian pendidikan profesional yang lebih tinggi..

0.056

) - jenis dukungan manajemen organisasi, yang mencakup memperbaiki, mentransfer, dan menyimpan informasi tentang keadaan organisasi dan tindakan kontrol untuk mengubah keadaannya. Cabang kegiatan yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen resmi adalah aspek penting dari pekerjaan perusahaan mana pun: dokumen dibuat dalam organisasi yang mencerminkan hasil dan pelaksanaan kegiatan produksi, kondisi keuangan, pekerjaan dengan personel, logistik, dll. . Ini adalah dokumen yang memastikan pelaksanaan fungsi manajemen, mereka menentukan rencana, mencatat indikator akuntansi dan pelaporan dan informasi lainnya. Dalam hal ini, kita dapat mengatakan bahwa efisiensi dan kualitas keputusan yang dibuat, efektivitas implementasinya dan kegiatan organisasi secara keseluruhan sangat tergantung pada bagaimana pekerjaan dengan dokumen diatur.

Organisasi kerja dengan dokumen adalah bagian penting dari proses manajemen dan pengambilan keputusan manajemen, yang secara signifikan mempengaruhi efisiensi dan kualitas manajemen.

Proses pengambilan keputusan manajerial meliputi perolehan informasi; pengolahannya; analisis, persiapan dan pengambilan keputusan.

Komponen-komponen ini erat kaitannya dengan manajemen dokumentasi. Untuk mendapatkan efek ekonomi, pertama-tama, kualitas informasi penting, yang ditentukan oleh kuantitas, efisiensi, tingkat kerumitan dan biayanya. Jika perusahaan tidak memiliki pekerjaan yang jelas dengan dokumen, maka, akibatnya, itu memburuk, karena itu tergantung pada kualitas dan keandalan, efisiensi penerimaan dan pengiriman informasi, pengaturan referensi dan layanan informasi yang benar, kejelasan organisasi pencarian, penyimpanan dan penggunaan dokumen.

Ada tiga tugas utama yang harus diselesaikan dalam pekerjaan kantor (DOE):

1. Dokumentasi (penyusunan, pelaksanaan, koordinasi dan produksi dokumen).
2. Organisasi kerja dengan dokumen dalam proses manajemen (memastikan pergerakan, kontrol eksekusi, penyimpanan dan penggunaan dokumen).
3. Menyelenggarakan arsip dokumen.

Dukungan dokumentasi manajemen dilakukan oleh dinas khusus yang bertindak sebagai unit struktural independen. Bisa berupa: administrasi urusan, departemen umum, kantor atau sekretariat.

Layanan DOW menyelesaikan tiga rangkaian tugas utama:

1. memastikan dokumentasi kegiatan pengelolaan;
2. organisasi kerja dengan dokumen di institusi;
3. perbaikan bentuk dan metode kerja dengan dokumen.

Tugas yang dihadapi layanan DOW menentukan fungsinya

1. Tugas memastikan dokumentasi kegiatan manajemen dapat diselesaikan dengan melakukan fungsi-fungsi berikut:
   • pengembangan dan desain formulir, memastikan produksinya;
   • memastikan produksi dokumen, menyalin dan replikasi;
   • kualitas persiapan dan pelaksanaan dokumen, kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan untuk persetujuan dan sertifikasi dokumen.
2. Tugas mengatur pekerjaan dengan dokumen di suatu institusi diselesaikan dengan melakukan fungsi-fungsi berikut:
   • Pembentukan prosedur terpadu untuk berlalunya dokumen (alur dokumen lembaga);
   • Proses penerusan dokumen masuk dan keluar;
   • Registrasi dan pembukuan dokumen masuk, keluar dan internal;
   • Kontrol atas pelaksanaan dokumen;
   • Sistematisasi dokumen, memastikan penyimpanan dan penggunaannya; organisasi kerja dengan seruan warga.
   • Memastikan perlindungan informasi.
3. Tugas meningkatkan bentuk dan metode bekerja dengan dokumen meliputi fungsi-fungsi berikut:
   • pengembangan dan revisi dokumen peraturan, instruksional, metodologis dan membawanya ke perhatian karyawan organisasi;
   • bimbingan metodologis dan kontrol atas kepatuhan terhadap aturan yang ditetapkan untuk bekerja dengan dokumen di divisi struktural organisasi;
   • pelatihan lanjutan karyawan organisasi dan saran mereka untuk bekerja dengan dokumen;
   • perampingan pendokumentasian organisasi, pelaksanaan pekerjaan penyatuan dokumen, penyusunan Rapor dan Album bentuk-bentuk dokumen yang digunakan dalam kegiatan organisasi;
   • pengembangan dan implementasi bentuk dan metode baru dengan dokumen, peningkatan alur kerja organisasi, peningkatan disiplin eksekutif;
   • pengaturan tugas untuk pengembangan dan peningkatan sistem informasi otomatis dan database untuk bekerja dengan dokumen.

Perusahaan yang berusaha menciptakan lingkungan yang efektif untuk memproses informasi dan meningkatkan kualitas manajemen menghadapi tugas-tugas berikut:

1. Meningkatkan semua pekerjaan dalam persiapan dan pemrosesan informasi dokumenter dengan membuat mekanisme dukungan dokumenter perusahaan (DOE).
2. Memilih strategi otomatisasi yang tepat, termasuk pilihan produk perangkat lunak yang tepat.

Untuk mengotomatisasi subjek yang tampaknya sederhana seperti bekerja dengan dokumen, Anda harus menggunakan kemajuan teknologi terbaru:

1. sistem manajemen basis data;
2. sistem pencarian dokumen dan analisis teks;
3. sistem pemindaian dan pengenalan dokumen (tercetak dan tulisan tangan);
4. lingkungan klien-server;
5. Internet/ intranet.

Terlepas dari spesifikasi perusahaan, kelompok dokumen utama berikut dapat dibedakan:

• dokumen organisasi perusahaan (piagam, peraturan, nota asosiasi, struktur dan kepegawaian, kepegawaian, uraian tugas, peraturan perburuhan internal);
• dokumen administrasi perusahaan (pesanan pada kegiatan inti, pesanan, keputusan);
• dokumen personel perusahaan (pesanan personel, kontrak kerja (kontrak), arsip pribadi, kartu pribadi f. T-2, rekening gaji pribadi, buku kerja);
• dokumen keuangan dan akuntansi perusahaan (buku besar, laporan tahunan, neraca, laporan laba rugi, tindakan audit, inventaris, rencana, laporan, perkiraan, akun, buku kas, dll.);
• informasi dan dokumen referensi perusahaan (akta, surat, faks, sertifikat, pesan telepon, memorandum, catatan penjelasan, protokol, dll.).

Dokumen yang mengatur berbagai masalah kegiatannya (pajak, perlindungan lingkungan, dll.) Dapat dikirim ke perusahaan dari organisasi negara bagian dan kota. Dokumen-dokumen ini membentuk kelompok terpisah - dokumen peraturan dari otoritas yang lebih tinggi.

Dalam kelompok independen, kontrak komersial (perjanjian) dapat dibedakan, yang merupakan dokumen utama kegiatan wirausaha.

Semua dokumen tersebut mengacu pada manajemen atau dokumen organisasi dan administrasi (ORD). Pengecualian adalah dokumen keuangan dan akuntansi yang memiliki fitur khusus untuk kompilasi dan pemrosesan.

Layanan Kearsipan Negara Rusia (Rosarchiv) dan badan-badannya terlibat dalam pengumpulan dan penyimpanan dokumen yang mencerminkan kehidupan material dan spiritual masyarakatnya, yang memiliki signifikansi sejarah, ilmiah, sosial, ekonomi atau budaya. Mereka menciptakan "memori" masyarakat, menyimpan informasi tentang kehidupan negara. Selain itu, Rosarkhiv, sebagai badan pusat kekuasaan eksekutif federal, bertanggung jawab untuk mengatur dan merampingkan pekerjaan kantor di negara tersebut. Dia mengembangkan standar dan rekomendasi untuk organisasi pekerjaan kantor. Rosarchive bertanggung jawab atas dokumentasi organisasi dan administrasi (ORD) sebagai agen pengembang, yang melibatkan pengembangan persyaratan umum untuk ORD, bentuk dokumen khusus, kontrol penggunaan ORD di berbagai bidang kegiatan, penyatuan formulir dokumen dengan membuat Unified System of Organizational and Administrative Documentation (USORD). Komite Federasi Rusia untuk Standardisasi, Metrologi, dan Sertifikasi (Gosstandart Rusia) bertanggung jawab atas konsolidasi peraturan persyaratan khusus untuk dokumen dan penyatuan dengan membuat GOST, serta partisipasi dalam penyatuan internasional dan standardisasi dokumen. Kementerian Tenaga Kerja mengembangkan dokumen tentang tenaga kerja dan perlindungan tenaga kerja. Dengan demikian, jika kewenangan tersebut merupakan kewenangan tertinggi untuk pengaturan normatif pekerjaan kantor, maka Badan Kearsipan Negara,

Dalam mengatur kegiatan kepegawaian, Piagam organisasi memainkan peran penting - suatu tindakan hukum yang menentukan tata cara pembentukan, kompetensi organisasi, fungsi, tugas, dan tata cara kerjanya. Perkembangan piagam mempengaruhi keseluruhan organisasi pekerjaan kantor. Struktur organisasi yang tertuang dalam piagam memungkinkan untuk menentukan kumpulan dokumen yang akan digunakan dalam kegiatan manajemen.

Dokumen peraturan utama yang mengatur kegiatan layanan DOW organisasi:

Peraturan tentang layanan lembaga pendidikan prasekolah- ini adalah tindakan hukum yang menentukan prosedur pembentukan, tugas, dan organisasi kerja unit ini, serta status hukum dan kompetensi pejabat yang bekerja di layanan lembaga pendidikan prasekolah. Peraturan tentang layanan lembaga pendidikan prasekolah dikembangkan dan ditandatangani oleh kepala layanan, disetujui oleh kepala organisasi. Peraturan tersebut disepakati dengan para kepala unit struktural yang dengannya hubungan itu ditetapkan di dalamnya.

Uraian Tugas- Ini adalah dokumen organisasi utama yang mengatur pembatasan tugas dan hak antara karyawan, yang berfungsi sebagai dasar untuk menghilangkan paralelisme dan duplikasi dalam kinerja operasi individu.

Instruksi kerja kantor- Ini adalah dokumen peraturan utama yang mengatur aturan, teknik, proses untuk membuat dokumen, teknologi untuk bekerja dengan dokumen. Untuk operasi yang efektif dari layanan DOW dan semua departemen organisasi, untuk pemahaman yang jelas dan presentasi dari semua tahap bekerja dengan dokumen di setiap organisasi, instruksi tentang pekerjaan kantor harus dibuat, dengan mempertimbangkan kekhususan kegiatannya. .

Tabel bentuk dokumen untuk situasi manajemen yang khas. Lembar waktu adalah daftar kesatuan bentuk dokumen yang diperlukan dan cukup untuk pelaksanaan dukungan dokumen untuk fungsi dan tugas yang diselesaikan oleh perusahaan. Ini berisi deskripsi setiap dokumen, status hukumnya, dan tahapan dokumentasi. Raport merupakan cara penetapan normatif baik komposisi dokumen yang digunakan dalam perangkat maupun tata cara penyusunannya.

Album formulir dokumen organisasi. Bersamaan dengan Tabel formulir dokumen, setiap organisasi harus memiliki Album formulir dokumen, yang merupakan kumpulan standar formulir dokumen yang termasuk dalam Lembar.

Sampai saat ini, bedakan empat struktur organisasi utama dari layanan prasekolah:

1. Manajemen kasus.
2. departemen umum.
3. Kantor.
4. Sekretaris.

Manajemen kasus, pada gilirannya, dibagi menjadi unit model struktural berikut:

1. Sekretariat adalah unit struktural yang dibentuk untuk melayani pengelolaan organisasi. Terdiri dari:
   • penerimaan;
   • sekretariat kepala dan sekretariat wakil kepala;
   • sekretariat dewan;
   • kantor protokol.
2. Departemen rasionalisasi lembaga pendidikan prasekolah adalah pusat untuk meningkatkan lembaga pendidikan prasekolah, pusat metodologis. Fungsinya antara lain:
   • pengembangan dan penerapan langkah-langkah untuk meningkatkan teknologi perkantoran;
   • pengembangan dukungan normatif dan metodologis untuk pekerjaan kantor (peraturan, instruksi, aturan, peraturan, lembar waktu formulir terpadu, dll.);
   • pengembangan buku referensi klasifikasi (nomenklatur kasus, pengklasifikasi, daftar dokumen dengan periode retensi).
3. Kantor, yang, pada gilirannya, dibagi menjadi:
   • ekspedisi;
   • biro korespondensi;
   • biro akuntansi dan pendaftaran dokumen;
   • pusat komputer untuk pemrosesan dan reproduksi teks dokumen.
4. Jurusan Sastra.
5. Arsip pusat.
6. Inspeksi.