Kontakti

Šta treba da radi tehnički sekretar? Dužnosti sekretara. Profesija nesumnjivo ima prevagu u prednostima

  • 05.06.2020

Svakom javnom uredu potrebna je osoba koja će pozdraviti posjetioce. Odlične vještine telefoniranja i e-pošte neophodne su za recepcionere, ali sposobnost osobne komunikacije je ono što razlikuje sekretaricu od menadžera naloga. Uostalom, kada osoba (dobavljač, potrošač, partner) uđe u kancelariju, prvo što vidi je sekretarica, a prvi utisak je uvijek važan.

Koraci

Potrebne kvalifikacije

    Morate imati vrhunske organizacione sposobnosti. Sekretar je lice kompanije. To je osoba s kojom klijent prvo razgovara, a kolege se obraćaju za raznim informacijama. Osim što primaju pozive i posjetioce, sekretarice često komuniciraju sa klijentima, organiziraju događaje, sastanke i tako dalje. Da bi se nosio sa svim ovim dužnostima, sekretar mora biti u stanju organizirati svoje vrijeme, jer mora kontrolirati nekoliko predmeta istovremeno. Osoba neće dugo trajati kao sekretarica ako ne može žonglirati s više od jednog zadatka istovremeno i odrediti im prioritete.

    • Odličan način da organizujete svoj radni prostor je da odvojite vreme da organizujete svoje dokumente onim redosledom koji vam odgovara. Veoma je važno znati koja vrsta dokumenata i informacija može biti potrebna vašem šefu, kolegama ili klijentima. Čuvajte sve dokumente u zasebnim fajlovima. Mogu biti i na ekranu vašeg računara i u papirnoj formi. Poređajte dokumente onim redosledom koji Vama odgovara. Ako su vam potrebne višebojne naljepnice, upotrijebite ih.
    • Biti organizovan znači i tražiti motivaciju za rad u sebi. Ne treba vam neko drugi da vas kontroliše. Ako ste organizirani, znat ćete koje zadatke raditi dnevno, a koje prve.
    • Držite brojeve telefona pri ruci. Ima ih jako, jako puno, na primjer brojevi telefona zaposlenih, izvođača radova, partnera, hitni kontakti i tako dalje. Biće vam potrebni u bilo kom trenutku. Čuvajte ih u Rolodex programu ili drugom odgovarajućem kompjuterskom programu.

  1. Naučite moderne tehnologije. Uređaj broj jedan sa kojim sekretarica radi je telefon, pa naučite sva dugmad i funkcije. Kompjuterska pismenost je takođe važna: većina sekretarica treba da bude u stanju da koristi e-poštu i da radi sa njom elektronski dokumenti. Takođe je korisno znati kako napraviti tabelu u Excelu i biti u stanju koristiti industrijske programe.

    • Imajte na umu da ako se fotokopir aparat, skener, štampač nalaze pored vaše radne površine, onda ćete ih stalno koristiti (i pomagati kolegama koji imaju problema sa korišćenjem). Kada saznate koje mašine se koriste u vašoj kancelariji, upoznajte se sa glavnim funkcijama ovih mašina, kao i kako da rešite najčešće probleme.

  2. Budite pouzdani zaposlenici. Svi uvijek računaju na sekretaricu. Ako se niko ne javlja na pozive kompaniji ili postoji čitav red ljudi koji čekaju odgovor, onda je to manifestacija slabosti kompanije. Rješavanje takvih problema trebalo bi da vam bude prioritet. Ako vaš menadžment zna da se na vas može osloniti i da ste uvijek tu da pomognete, tada ćete postati nezamjenjivi.

    Naučite dobro slušaj . Veliki dio posla sekretarice je da sluša ljude. Čuti pitanje klijenta telefonom, dobiti informacije koje su vam potrebne - sve je to samo manifestacija sposobnosti slušanja. Sposobnost da pravilno čujete informacije učiniće vas efikasnijim. Probleme ćete moći brže rješavati ako jasno razumijete šta tačno osoba traži od vas.

    Vodite beleške o svemu. Ako vas šef zamoli da nešto učinite, zapišite detalje. Ako klijent nazove, zapišite podatke o njemu (ime, kontakt informacije, svrha poziva i tako dalje). Bilješke su odličan način da ostanete organizirani i podsjetit će vas na sve sitnice koje ćete bez ovih bilješki zaboraviti za nekoliko sati. Vodite beleške u beležnici i držite je sa sobom sve vreme. Iznenadit ćete se koliko su od pomoći, pogotovo ako pokušavate da se setite šta je osoba koja vas je zvala pre pet sati htela.

    • Provjerite jeste li detaljno zapisali poruku i ponovo pročitajte ono što ste napisali. I što je najvažnije - nemojte se bojati još jednom provjeriti poruku i kontakt podatke osobe koja vas zove. Jedino tako možete biti sigurni da ste sve ispravno napisali.

  3. Odgovorite na telefon pristojno koristeći standardne pozdrave. Na primjer: „[ime kompanije], dobar dan. Moje ime je XXX, kako vam mogu pomoći?" Pokušajte odgovoriti nakon prvog ili drugog zvona telefona. Neprihvatljivo je tjerati ljude da čekaju duže od jednog minuta (vjerujte mi na riječ, ovo je mnogo duže nego što mislite).

    • Pažljivo slušajte imena onih koji vas zovu. Ponovite ime pozivaoca ako je potrebno. Mobilni telefoni često izobličavaju zvuk. Zapišite ime osobe s kojom razgovarate ako je teško izgovoriti.
    • Ako prebacujete poziv na drugog pretplatnika, učinite to koristeći standardne fraze: "Molimo pričekajte jedan minut." Ako je pretplatnik zauzet, možete reći: „Izvinite, XXX je na telefonu. Hoćete li pričekati dok ne bude besplatno ili želite ostaviti poruku? Ljubazno zahvalite pozivaocu i postupite u skladu sa njegovim željama.

  4. Pozdravite sve kurire ili ljude iz dostavne službe sa istim profesionalizmom i poštovanjem kao i sve druge posjetitelje. Provjerite je li vaš potpis čitljiv. Možda će kuririma biti potrebna uputstva gde da ostave pakete. Obavezno kontaktirajte odgovarajuće osoblje s ovim problemom.

    Ponašajte se ljubazno prema klijentima koji dolaze u vašu kancelariju. Nakon što se posjetilac predstavi i kaže kome je došao, kontaktirajte onoga kome je posjetilac došao i obavijestite ga da je došao kod njega. Standardna fraza za takav slučaj je: „Tatjana Ivanovna, došao vam je gospodin Petrov iz XXX Corporation. Imate zakazani termin u 14 sati. Uvek navedite ime i prezime posetioca, kao i firmu koju predstavlja. Takođe je korisno znati da li ima zakazan sastanak. Zaposlenik kome je posjetilac došao mora vam reći gdje da posjetite posjetitelja i koliko dugo čekate na sastanak. Posjetiocu možete reći: „Tatjana Ivanovna će doći za 5 minuta. Sjednite molim vas".

    Pravilno ponašanje

    1. Budite pozitivni. Sekretar je zaštitno lice kompanije. Njegov klijent prvi vidi, a on takođe prvi odgovara na poziv. Niko ne želi da bude dočekan kiselim izrazom lica ili iznerviranim tonom. Postavite pravilo da se uvijek smijete i budete vedra i optimistična osoba. Ne zaboravite biti strpljivi s teškim klijentima, čak i ako je vaše strpljenje na granici.

      • Čak i ako se suočite sa teškim klijentom, podsjetite se da ste jaki, srećan čovek. Recite sebi da činite sve da im pomognete. Bolje je biti miran i uravnotežen nego eksplodirati i izgledati ljutito i neugodno.

    2. Uvijek budite spremni ljubazno pozdraviti klijenta. Uvijek je važno pozdraviti kupce na prijateljski način. Čak i ako morate završiti posao prije nego što možete pomoći osobi, važno je da je pozdravite kako bi se osjećala primijećenom i znala da ćete joj uskoro pomoći.

      • Najbolje je koristiti fraze poput "Zdravo! Dobrodošli u [ime kompanije]" ili " Dobro jutro! Sjedni. Pomoći ću ti za minut."

    3. Budi pristojan . Pokažite poštovanje prema ljudima. Tretirajte sve kao najvažniju osobu koja je tog dana ušla u vašu kancelariju. To je tvoj posao. Nikoga nije briga da li ste ujutro zapeli u saobraćaju, pokvarila vam se nova torbica ili ste izgubili omiljeni CD. Ostavite sve lične stvari kod kuće. Čak i ako vam se ne sviđa klijent ili njegovo držanje, pretvarajte se da ste sretni što ga vidite. Uvjerite se da je osoba potpuno opuštena i da je sretna u interakciji s vama.

    4. Obucite se prikladno. Vi predstavljate svoju kompaniju, tako da se morate prikladno obući. Kupite odeću prikladnu za kancelariju. Ako ste sekretarica u određenoj vrsti kompanije (kao što je prodavnica odjeće), možete kupiti neke od stvari koje vaša trgovina nudi. Pokušajte da se oblačite konzervativno osim ako ne radite na mestu gde su moda, stil ili drugi faktori u prvom planu.

      • Provjerite ima li kompanija u kojoj radite određeni kodeks oblačenja. Možda će ležerni stil biti dovoljan, ali nemojte ići predaleko u neformalnom oblačenju (trenirku ni u kom slučaju ne treba nositi na posao).
    • Nemojte miješati lično sa poslom. Ovo pravilo važi i za upotrebu mobilni telefoni I Email. Odjel informacione tehnologije može pratiti vašu aktivnost na računaru.
    • Zapamtite ko vam plaća platu i uvijek ih poštujte.
    • Budite ljubazni prema nadređenima i pitajte ih možete li im pomoći oko dodatnih zadataka u slobodno vrijeme.
    • Napišite bilješke na karbonskom papiru i dajte drugu kopiju osobi kojoj je namijenjena. Ili koristite bilježnicu koja je laka za referencu da zapamtite ime ili broj telefona.
    • Razvrstavanje pošte obično je dio posla sekretarice. Prvog dana saznajte kako stiže pošta, ko je dostavlja i kada.
    • Pronađite nekoga ko može da vas zameni kada idete u toalet, na sastanak, ručak, odmor. Tako ćete izbjeći pojavu ljutitih ljudi koji čekaju vaš povratak.
    • Pitajte kolege da li im treba pomoć oko nečega. Bolje je steći prijatelje pomažući ljudima nego neprijatelje koji će se žaliti na tebe.
    • Uvijek pokažite želju za obavljanjem novih zadataka, kao i rutinskih zadataka. Znanje dolazi sa iskustvom.

Sekretar je pozvan vjerni asistent i desna ruka šefa, i to sa dobrim razlogom, jer dužnosti sekretara šefa uključuju osiguravanje efektivnog rukovođenja i administrativne aktivnosti. Sekretar direktora se bavi pripremanjem i izradom poslovnih papira i dokumenata, pomaže šefu u poslovanju, rješava mnoga organizaciona pitanja.

Položaj pomoćnika sekretara može se smatrati i reprezentativnim, jer je on zaštitno lice kompanije - upoznaje goste, odgovara na pozive i pisma. Takav rad zahtijeva mnogo pribranosti, komunikacije i organizacije. Iz tog razloga, profesija sekretara može obećati velike izglede - u budućnosti specijalist može postati menadžer ureda, a zatim jedan od direktora ili top menadžera.

Pozicija izvršnog sekretara je neophodna u gotovo svakoj kompaniji koja ima ured za klijente i posjetioce. To mogu biti i velika preduzeća i mala preduzeća.

Istorija profesije

S vremenom su se ovlasti sekretara značajno proširile i danas mogu obavljati različite funkcije. Dakle, pojavila se potreba za specijalistima uže specijalizacije, usled čega se pojavila profesija sekretar-referent, referent, sekretar-prevodilac i rukovodilac kancelarije.

Odgovornosti sekretara

Odgovornosti pomoćnika sekretara uključuju:

  • prijem posjetitelja;
  • primanje telefonskih poziva;
  • evidencije;
  • planiranje radnog dana rukovodioca;
  • organizacija sastanaka;
  • naručivanje karata i rezervacija hotela za rukovodioca i ostale zaposlene tokom službenog putovanja;
  • naručivanje kancelarijskog materijala;
  • ispunjenje zahtjeva menadžera.

Ponekad funkcije šefa uključuju korespondenciju na engleskom jeziku.

uslovi za sekretara

Uslovi za sekretara-referenta uključuju:

  • srednje ili visoko obrazovanje;
  • posjedovanje računara;
  • poznavanje osnova kancelarijskog rada;
  • znanje na engleskom(Ponekad).

Takođe, pozicija sekretara zahteva sledeće veštine:

  • tačnost;
  • sposobnost dobrog izgleda (prezentabilnost);
  • organizacija.

obrazac biografije sekretara

Uzorak životopisa

Kako postati sekretarica

Kako postati sekretarica? Može biti vlasnik bilo kojeg više obrazovanje koji je prošao kurseve pomoćnika sekretara ili prošao obuku direktno na radnom mestu. Poslodavci u pravilu ne postavljaju posebne zahtjeve za specijalnost kandidata, već se fokusiraju na to da podnosilac zahtjeva ima potrebne lični kvaliteti i bio u stanju da obavlja dužnosti na odgovarajućem nivou.

sekretarska plata

Plata sekretara može biti različita - od 15 do 45 hiljada rubalja. Prihodi zavise od obima dužnosti zaposlenog i regije u kojoj radi. prosečna plata pomoćnik sekretara je 30 hiljada rubalja.

Nazad na Liderske odgovornosti

Sekretar obavlja sljedeće poslove:

- Obavlja poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova rukovodioca.

- Prihvata dolaznu korespondenciju na razmatranje od strane rukovodioca, prenosi je u skladu sa odluka V strukturne jedinice ili određenog izvođača za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.

- Prihvata dokumenta i lične izjave na potpis rukovodioca.

- Odgovara na telefonske pozive, snima i prenosi službene informacije rukovodiocu, organizuje telefonske razgovore rukovodioca.

- U ime rukovodioca sastavlja pisma, molbe i druga dokumenta.

— Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava rukovodilac (zbir potrebni materijali, obavještavanje učesnika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.

— Vrši kontrolu izvršenja od strane zaposlenih u preduzeću izdatih naredbi i naredbi, kao i poštovanje rokova za sprovođenje uputstava i instrukcija rukovodioca uzetih pod kontrolu.

- Obezbeđuje radno mjesto rukovodioca sa potrebnim sredstvima organizacione tehnologije, kancelarijskim materijalom, stvara uslove pogodne za efikasan rad rukovodioca.

- Organizuje prijem posetilaca, doprinosi blagovremenom razmatranju zahteva i predloga zaposlenih.

– Formira predmete u skladu sa odobrenom nomenklaturom, obezbjeđuje njihovu sigurnost i dostavlja ih arhivi u utvrđenim rokovima.

— Organizuje službena putovanja šefa: naručuje avionske i željezničke karte, rezervira hotele.

- Obavlja posebne službene poslove svog neposrednog rukovodioca.

Sekretar ima pravo:

— Primati informacije, uključujući povjerljive informacije, u obimu potrebnom za rješavanje dodijeljenih zadataka.

— Podnošenje predloga menadžmentu za unapređenje njihovog rada i rada kompanije.

- Zatražiti lično ili u ime rukovodioca od odjeljenja preduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.

— Zahtevati od menadžmenta da stvori normalne uslove za implementaciju službene dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti kompanije.

- Donosi odluke iz svoje nadležnosti.

Sekretar je odgovoran:

— Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nesavjesno obavljanje svojih dužnosti.

— Za nepoštivanje važećih uputstava, naredbi i naloga za čuvanje poslovne tajne i povjerljivih informacija.

— Za kršenje internih pravila raspored rada, radna disciplina, sigurnosnih propisa i zaštite od požara.

Dužnosti direktora
Bivši direktor
Eksterna kontrola
operativni menadžment
Sistem kontrole

Natrag | | Gore

©2009-2018 Centar za finansijski menadžment. Sva prava zadržana. Objavljivanje materijala
dozvoljeno uz obaveznu naznaku linka na stranicu.

Šta sekretar treba da zna i ume da uradi je navedeno u kvalifikacionom profilu.

Kvalifikaciona karakteristika- Ovo normativni dokument, utvrđivanje šta ovaj ili onaj zaposleni treba da radi na svom poslu, šta za to treba da zna i ume da uradi i koji treba da bude stepen njegove obuke.

Poslove odgovornosti(sekretar mora biti u stanju) Ispuni tehničke funkcije da osigura i servisira rad rukovodioca preduzeća (ili odeljenja), da pomogne u planiranju radnog dana rukovodioca. Primajte informacije potrebne za menadžera od odjela ili izvođača, pozovite zaposlene u njegovo ime. Organizovati telefonske razgovore sa rukovodiocem, primati i prenositi telefonske poruke, snimati primljene poruke u njegovom odsustvu i saopštavati njihov sadržaj načelniku. Organizujte putovanja i poslovna putovanja rukovodioca. Vrši rad na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obaveštavanje učesnika o vremenu, mestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, njihovo evidentiranje), vođenje i sastavljanje zapisnika. Omogućiti radnom mjestu menadžera kancelarijski materijal, organizacionu opremu, stvoriti uslove pogodne za njegov efikasan rad. Prenosite i primajte informacije putem interfona, brzo štampajte po uputstvu menadžera razni materijali. Voditi dokumentacioni rad, primati prepisku upućenu rukovodiocu, organizovati je u skladu sa procedurom koja je usvojena u preduzeću i nakon razmatranja je preneti rukovodiocima odeljenja ili određenim izvođačima na korišćenje u procesu njihovog rada ili za pripremu odgovora. Vijesti informativna služba menadžer i zaposleni (usmeno, dokumentarno, pisati kritike za štampu, dati kopije zanimljivih članaka). Poštujte rokove za ispunjavanje uputstava načelnika o ličnim izjavama građana. Organizovati prijem posetilaca, pokazujući takt i pažnju prema njima, doprineti blagovremenom razmatranju zahteva i predloga zaposlenih, formirati predmete u skladu sa odobrenom nomenklaturom predmeta, obezbediti njihovu bezbednost i blagovremeno ih dostavljati u arhiv. . Kreirajte i koristite baze podataka (uključujući informacije o Internetu).

Sekretar mora znati: delatnosti preduzeća i dužnosti i nadležnosti zaposlenih; propisi i uputstva za podrška dokumentaciji; strojopis; rad na personalnom računaru, savremeni kompjuterski uređivači (Word, Excel, itd.); pravila pravopisa i interpunkcije; redosled rasporeda materijala pri štampanju raznih dokumenata; pravila za rad kancelarijske opreme (faksovi, mini-ATS, fotokopir aparati, diktafoni, kasetofoni); pravila za upotrebu prijemnih i interfonskih uređaja; standarde jedinstvenog sistema organizacione i administrativne dokumentacije; interni propisi o radu; osnove naučna organizacija tajnički posao; psihologija ljudi i zakoni efektivne komunikacije; uredski bonton; pravila i norme zaštite na radu, mjera sigurnosti, industrijske sanitacije i zaštita od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu RF.

Za razvoj i specifikaciju kvalifikaciona karakteristika preduzeća (firme) razvijaju opise poslova.

Opis poslova - glavni organizacioni i pravni dokument koji reguliše delatnost sekretara, definiše njegova prava, položaj u organizaciji, prirodu posla. Sekretar se oslanja na ovaj dokument u svojim odnosima sa zaposlenima. Šta u opis posla zapisano, onda će se pitati koja su prava u njemu data, koja sekretarica ima.

Opis poslova sekretara je individualan dokument, budući da radno mjesto sekretara ima mnogo gradacija. U maloj organizaciji (ili firmi) biće jedan sekretar (sekretar-referent). U većim organizacijama, direktor i njegovi zamjenici mogu imati sekretare u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje sekretari odbora, naučni sekretari naučnih veća itd. Svaki sekretar uvek, na osnovu obima i specifičnosti delatnosti organizacije, zahteva predsednika i poverenja u sekretara, razvija sopstveni niz dužnosti i prava. , razne kombinacije kreativnog, logičnog i tehnički tipovi radi. Istovremeno, postoji tipičan skup poslova upravljanja dokumentarnim i nedokumentarnim uslugama koje obavljaju svi sekretari. Osim toga, posebnost i složenost sastavljanja opisa poslova sekretara su posljedica svestranosti njegovih aktivnosti. Dakle, nemoguće je govoriti ni o jednom standardu opisa poslova sekretara (sekretara-referenta).

Međutim, kao i svaki opis posla, podliježe Opšti zahtjevi. Prije svega, ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, odnosno odjeljke:

1. Opšte odredbe;

2) funkcije;

3) službene dužnosti;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) komunikacije po položaju.

Može se dodati rubrika "Evaluacija rada" i u poslednjih godina sve češće se pojavljuje rubrika „Organizacija posla (dnevna rutina)“.

poglavlje " Opće odredbe» sadrži tačan naziv radnog mjesta u skladu sa osoblje, mjesto u sistemu upravljanja, odnosno naziv strukturne jedinice i potčinjenosti, postupak imenovanja i razrješenja i postupak zamjene. U velikim organizacijama koje imaju DOW službu, sekretar ima dvostruku podređenost – direktno svom šefu i šefu DOW službe. Sekretari se imenuju i razrješavaju nalogom načelnika (u velika organizacija- na prijedlog rukovodioca službe predškolske vaspitne ustanove).

U istom odeljku navedeni su uslovi za stručno osposobljavanje i radno iskustvo. Danas su se odnos prema sekretaru i zahtjevi prema njemu drastično promijenili. Firme traže sekretaricu sa višom ili srednjom stručnom spremom koja zna strani jezik i tečno koristi računar. Sve češće se od sekretara, kao iu inostranstvu, traži da poznaje ne jednog, već dva ili više strani jezici, jer firme imaju brojne kontakte sa inostranim partnerima, a sekretarica sa njima komunicira. Sadrži i naznake glavnih zakonodavnih, regulatornih, regulatornih, metodoloških, organizacionih, administrativnih dokumenata kojima se sekretar rukovodi u svom radu.

U odeljku „Funkcije“ navedene su glavne aktivnosti sekretara (sekretara-referenta), na primer: informaciono-dokumentaciona podrška rukovodiocu, organizaciona podrška radu rukovodioca, učešće u pripremi izložbi i prezentacija itd.

U odeljku "Odgovornosti" navedene su sve vrste poslova, operacija i tehnologija koje se koriste u njihovoj implementaciji. U njemu su logičnim redoslijedom navedeni poslovi koje obavlja sekretar. Sve vrste radova podijeljene su na operacije s naznakom tehnologije izvođenja. Na primjer, funkcija "informaciono-dokumentacijska podrška" podijeljena je na dva dijela: dokumentaciju i rad s dokumentima. Dokumentacija, zauzvrat, uključuje pripremu pisama (pozivna pisma, pisma podsjetnika, itd.), telegrama itd., po uputama voditelja projekta; štampanje dokumenata glave na kompjuteru; provjeru ispravnosti izvršenja dokumenata kada se podnose na potpis šefu (vize, dostupnost i ispravnost detalja u skladu sa zahtjevima standarda, itd.); izrada i ovjera kopija dokumenata i sl. Rad sa dokumentima uključuje prijem ulaznih dokumenata (navedeno je radno vrijeme npr. u 09 i 16 sati), primanje faksova i e-mailova (tokom dana); primarna obrada primljene dokumentacije u skladu sa zahtjevima kancelarijskog uputstva; preview dokumenti (ako su povjereni sekretaru); registraciju dokumenata u skladu sa pravilima koje je ustanovila organizacija; izvještaj o dokumentima šefu itd.

Odjeljak „Prava“ je možda najvažniji. Ističe mjesto sekretara u sistemu upravljanja, njegov značaj, poziciju u organizaciji. Kroz prava su vidljiva ovlašćenja koja je načelnik delegirao sekretaru i stepen njegove nezavisnosti. Ovaj odjeljak omogućava sekretaru da oslobodi vrijeme menadžera za rješavanje glavnih strateških i taktičkih zadataka.

Upravo ovaj dio opisa poslova daje sekretaru (sekretaru-referentu) veća ili manja ovlaštenja i određuje stepen njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je u skladu sa zakonom.

Odjeljak „Odnosi (veze po pozicijama)” također je vrlo važan za organizaciju rada svakog službenika administrativnog aparata, a prije svega zbog aktivne implementacije automatizovani sistemi, koji zahtijevaju detaljnu naznaku koje informacije, u kom obliku, kome se prenose i od koga dolaze.

Posljednjih godina u opisima poslova često se pojavljuje odjeljak za evaluaciju posla. Obično ukazuje na kriterijume blagovremenosti rada i njegovog kvaliteta, na primer: odsustvo pritužbi, reklamacija i pritužbi; odsustvo grešaka u dokumentima; poštivanje rokova za izvršenje uputstava uprave i dr.

Opis posla se po pravilu završava naznakom postupka njegove revizije. Uvjeti za reviziju opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije koje su podrazumijevale preraspodjelu dužnosti zaposlenih, promjenu vrste poslova koje obavlja sekretar i uvođenje računarske tehnologije. Ali mnogo češće ukazuje na period obavezne revizije ili ponovnog odobrenja uputstva (3 godine ili 5 godina).

Fakultativni dio je „Organizacija rada“, ali je u posljednje vrijeme veoma popularan i sve je češći. Daje okvirni dnevni raspored rada sekretara. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVINA RADNOG DANA:

1) dođe na posao 10 minuta prije rukovodioca, kako bi provjerio stanje na radnom mjestu (svoje i rukovodioca), doveo se u red, izradio ili razjasnio plan za naredni dan;

2) preuzimanje prema planu potrebna dokumenta i djela;

3) prima prepisku, upoznaje se sa sadržajem, ostavlja na stranu dokumenta za koja je potrebna prioritetna odluka rukovodioca;

4) telegrame, hitne faksove i telefonske poruke da se odmah prenesu rukovodiocu;

5) pripremi opcije mogućih odgovora ili rešenja za ostale dokumente, distribuira izvršiocima;

6) pregleda primljene recenzije, izvještaje, pozive i sl.

d.; Zabilježite datume i vremena svih događaja u svoj dnevnik-kalendar;

7) čuva dokumentaciju potrebnu za tekući informativni i referentni rad;

8) izveštava rukovodioca o primljenoj prepisci;

9) zajedno sa rukovodiocem pojašnjava sadržaj planiranih aktivnosti za tekući dan;

10) dostavlja telefonom i lično uputstva rukovodioca nadležnim izvršiocima i podseća na istekle rokove za izvršenje dokumenata.

popodne:

1) prikupljanje i priprema za potpisivanje izvršenih dokumenata;

2) izvještava rukovodioca o izvršenim dokumentima, preuzima od upravnika dokumente koje obrađuje;

3) obrađuje i šalje izlaznu dokumentaciju;

4) planirati aktivnosti za naredni dan.

Tokom radnog dana su:

a) rad sa posjetiocima, telefonski razgovori;

b) dostavljanje izvršenih dokumenata u predmete;

c) obavljanje poslova na računaru;

d) organizovanje kopiranja dokumenata u skladu sa uputstvima rukovodioca.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledate svoj dnevnik i obavestite nadležne službe o potrebi pripreme za određene aktivnosti;

2) ako rukovodilac ostane da radi po isteku radnog dana, potrebno mu je dati sve potrebne informacije, materijale;

3) srediti svoje radno mesto, ukloniti dokumente, ključem zaključati sef i sve ormare za spise, isključiti elektronsku i tehničku opremu iz mreže.

Opis poslova je sastavni dio cjelokupnog paketa dokumenata neophodnih za organizovanje rada administrativnog aparata.

SAVJET. Organizujte svoj radni dan tako da možete sve i da budete svima korisni. Prepustite se svom poslu, ali ne zaboravite da postoje pitanja koja nisu u vašoj nadležnosti. Stoga, radite samo ono što morate.

Sažimanje: još jednom treba napomenuti da je opis poslova sekretara individualan dokument, budući da pozicija sekretara ima mnogo gradacija. Svaki sekretar, na osnovu obima i specifičnosti aktivnosti organizacije, zahtjeva rukovodioca i njegovog povjerenja u sekretara, ima svoj niz dužnosti i prava, različite kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta posla.

Glavni inženjer preduzeća obično se smatra desnom rukom direktora, a zamjenikom za trgovinu lijevom, ali kada nema sekretara, direktor je potpuno bez ruku.

Koncept sekretarice i sorte
Koncept "sekretara" dovoljno širok. Prevedeno s latinskog, riječ "secretarius" znači "povjerljiva osoba".

Obično je odnos između sekretarice i menadžera prilično povjerljiv, a tako bi i trebalo biti, jer. obavezuju službena ovlašćenja.

Koncept sekretarice danas je prilično složen i ima mnogo gradacija, navest ću primjer nekih od njih:
tehnički sekretar- radi sa kancelarijskom opremom (faks, multifunkcionalni uređaj, personalni računar), koristi internet, obavlja instrukcije za rukovodioce i zaposlene, zove preduzeća i ustanove u ime rukovodioca, prima i šalje poruke komunikacijskim sredstvima.
recepcionar– prima pristigla pisma i faksove, e-mail poruke, odgovara na telefonske pozive, prosljeđuje ih odjeljenjima ili određenim zaposlenima, izlazi u susret posjetiteljima.
sekretarica kancelarije- prima i analizira korespondenciju, ispunjava uputstva rukovodioca i njegovih zamenika, kuca tekstove dokumenata, vodi dokumentaciju.
pomoćnik sekretara- ne samo sekretar, već i specijalista koji je dobro upoznat sa aktivnostima kompanije, koji u nekim slučajevima može samostalno donositi odluke. Sekretar-referent priprema izvještaje rukovodioca, traži potrebnu dokumentaciju za rukovodioca, planira radni dan rukovodioca, rešava administrativna pitanja iz njegove nadležnosti.
Office Manager– osigurava funkcionisanje cjelokupnog ureda: priprema materijale za prezentacije, osigurava nesmetanu uslugu transporta, jasnu komunikaciju, osigurava rad kancelarijske opreme i dostupnost kancelarijskog materijala. Voditelj kancelarije je odgovoran za izgled kancelariji, u maloj instituciji može istovremeno obavljati i funkcije kadrovskog službenika.
U malom komercijalne organizacije sekretarice, kako god da se zovu, odlikuju se činjenicom da moraju obavljati univerzalni posao.
Profesija sekretara je možda najbliža profesiji glumca. Specifičnost i složenost rada sekretara je zbog činjenice da je on uvijek na vidiku, u centru komunikacije sa menadžmentom, kolegama, klijentima. Osmijeh, prijatan glas, uredan izgled, samouvjereni gestovi i dobra volja, bez obzira na raspoloženje, stvaraju posebnu atmosferu u kancelariji.

Opis poslova sekretara

ODOBRI
CEO
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opšte odredbe

1.1. Sekretar spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Sekretar se imenuje i razrješava nalogom generalnog direktora društva.
1.3. Sekretar direktno izveštava generalnom direktoru/ rukovodilac strukturne divizije kompanije.
1.4. Za vrijeme odsutnosti sekretara, njegova prava i dužnosti se prenose na drugog službeni, koji se objavljuje u nalogu za organizaciju.
1.5. Na radno mjesto sekretara postavlja se lice koje ispunjava sljedeće uslove: stručna sprema - viša, nepotpuna viša ili srednja specijalna, iskustvo na sličnim poslovima od šest mjeseci, znanje kancelarijska oprema(faks, fotokopir, skener, štampač), Microsoft Office programi (Word, Excel).
1.6. Sekretara u svojim aktivnostima rukovodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
— Statut preduzeća, Pravilnik o radu, drugo pravila kompanije;
- naredbe i direktive uprave;
- ovaj opis posla.

2. Dužnosti sekretara

Sekretar obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova rukovodioca.
2.2. Prima pristiglu korespondenciju na razmatranje od strane rukovodioca, prenosi je u skladu sa odlukom strukturnim odeljenjima ili određenom izvođaču radi korišćenja u procesu rada ili pripreme odgovora.
2.3. Prihvata dokumenta i lične izjave na potpis šefa.
2.4. Odgovara na telefonske pozive, snima i prenosi službene informacije rukovodiocu, organizuje telefonske razgovore rukovodioca.
2.5. U ime načelnika sastavlja pisma, molbe i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Vrši kontrolu izvršenja od strane zaposlenih u preduzeću izdatih naredbi i uputstava, kao i poštovanje rokova za sprovođenje uputstava i instrukcija rukovodioca uzetih pod kontrolu.
2.8. Osigurava radno mjesto rukovodioca potrebnim sredstvima organizacione tehnologije, kancelarijskim materijalom, stvara uslove pogodne za efikasan rad rukovodioca.
2.9. Organizuje prijem posetilaca, doprinosi brzom razmatranju zahteva i predloga zaposlenih.
2.10. Formira predmete u skladu sa odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i blagovremeno ih dostavlja u arhiv.
2.11. Organizuje službena putovanja šefa: naručuje avionske i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12.

Obavlja pojedinačne službene poslove svog neposrednog rukovodioca.

3. Prava sekretara

Sekretar ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u obimu potrebnom za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Dati menadžmentu prijedloge za poboljšanje njihovog rada i rada kompanije.
3.3. Tražiti lično ili u ime rukovodioca od odjeljenja preduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.
3.4. Zahtevati od menadžmenta da stvori normalne uslove za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata koji proizilaze iz aktivnosti kompanije.
3.5. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti.

4. Odgovornost sekretara

Sekretar je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nesavjesno obavljanje svojih dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputstava, naloga i naloga za čuvanje poslovne tajne i povjerljivih informacija.
4.3. Za kršenje pravilnika o radu, radne discipline, pravila sigurnosti i zaštite od požara.

Ako nakon čitanja ovog članka niste dobili jasan odgovor, potražite brzu pomoć.

Kvalifikacioni imenik pozicija rukovodilaca, specijalista i drugih zaposlenih, odobren. Uredba Ministarstva rada Rusije od 21. avgusta 1998. br. 37, klasificira poziciju sekretara šefa kao tehničkog izvođača.

SEKRETAR je izvršni pomoćnik odgovoran za dokumentarnu podršku poslova rukovodioca, strukturne jedinice, organizacije u cjelini, radi samostalno, bez neposredne kontrole rukovodioca, donosi odluke i iznosi mišljenja o pitanjima iz njegove nadležnosti.

Međunarodno udruženje sekretara

Kvalifikovana sekretarica oslobađa do 30% radnog vremena menadžera, daje potrebne informacije svakom četvrtom posjetiocu i samostalno rješava do polovine svih telefonskih upita

Ali profesionalni zadaci i funkcije sekretara su u velikoj mjeri determinirani smjerom i specifičnostima aktivnosti organizacije, njenom korporativnom kulturom, stilom rada menadžera i nekim drugim faktorima.

Kvalifikacioni imenik za radna mesta rukovodilaca, specijalista i drugih zaposlenih sadrži kvalifikacione karakteristike sledećih radnika sekretarijata:

daktilografi;

sekretar-daktilograf;

sekretar načelnika;

sekretar-stenograf;

administrator;

naučni sekretar.

Svaka kvalifikaciona karakteristika sadržana u Priručniku je normativni dokument koji reguliše sadržaj funkcija koje obavlja zaposleni.

Usklađenost radnika kvalifikacioni zahtevi je neophodan, ali ne i dovoljan uslov za njegovo efikasno funkcionisanje. U zavisnosti od oblasti delatnosti organizacije, njen korporativne kulture, organizacijske strukture, veličina, stilska kontrolna lista funkcionalne dužnosti sekretara mogu biti različiti, a njihova efikasna implementacija zahtijeva ne samo odgovarajući nivo stručnog znanja, već i određene vještine, sposobnosti, poslovne i lične kvalitete.

Sekretar u komercijalnoj organizaciji

U savremenim privrednim strukturama ne postoji jasna podjela sekretara po kvalifikacijama, kako je to predviđeno Kvalifikacionim vodičem, a termin „sekretar“ se koristi u odnosu na sekretare različitih nivoa.

Tržište rada sekretara danas je predstavljeno pozicijama kao što su sekretarica na telefonu, sekretarica-prijemnica; kancelarijski sekretar; sekretar-referent; sekretar-službenik; voditelj kancelarije (administrator); sekretar-prevodilac; pomoćnik (lični sekretar) načelnika; šef sekretarijata.

Razmotrite glavne obaveze posla i zahtjeve za ove kategorije radnika.

Sekretarica na telefonu. Ključne poslovne odgovornosti uključuju odgovaranje na telefonske pozive, njihovo prosljeđivanje i primanje faksova. Telefonski sekretar mora da poznaje osnovna pravila za vođenje telefonskih razgovora, da tečno govori i da zna da koristi kancelarijsku opremu. Dodatni uslov je prisustvo prijatnog glasa.

IN strane kompanije I Ruske firme rad sa stranim klijentima, radno mjesto slična po prirodi posla može se nazvati sekretar-prijemnica. Pored odgovaranja na telefonske pozive, njene dužnosti uključuju sastanke sa klijentima, organizaciju pregovora. Jedan od osnovnih uslova za kandidate za ovaj konkurs je poznavanje stranog jezika na dobrom konverzacijskom nivou.

Sekretar šefa (kancelarije) obavlja prilično značajan broj dužnosti: prima telefonske pozive, sastaje se sa klijentima, obavlja kancelarijski posao, snabdijeva kancelariju kancelarijskim materijalom i potrošnim materijalom. Sekretar direktora mora poznavati sistem dokumentarne podrške menadžmentu, Poslovni bonton moći koristiti računar, kompjuterski programi i Internet resurse.

Među dužnostima pomoćnika sekretara, pored gore navedenih, spadaju i planiranje radnog vremena načelnika, pripremanje i organizovanje sastanaka, te izvršavanje odgovornih zadataka. S tim u vezi, pomoćnik sekretara treba da dobro poznaje delokrug kompanije i njenog menadžment tima, da bude sposoban da radi sa informacionim i pravnim sistemima.

IN velike kompanijeČesto se uvodi i pozicija kancelarijskog menadžera (administratora) u čije dužnosti spada i rješavanje svih pitanja osiguranja života kancelarije (nabavka kancelarijskog materijala i Zalihe, organizovanje čišćenja prostorija), vođenje kurira i sekretara, praćenje poštovanja rasporeda rada i dr. Kancelarijski menadžer mora poznavati osnove marketinga, menadžmenta, organizacije proizvodnje, biti sposoban da organizuje rad kancelarije, priprema prezentacije, pregovore. Obavezni uslov su dobre organizacione sposobnosti.

Radno mjesto sekretara-prevodioca predviđeno je u kompanijama koje su aktivno inostrane ekonomske aktivnosti. Uz tečno poznavanje stranog jezika, od specijaliste se traži poznavanje posebne terminologije, sposobnost pregovaranja, savladavanje tehnike prevođenja i pisanja, kao i sposobnost pratnje menadžera na službenim putovanjima. Poznavanje poslovnog bontona je preduslov.

Pomoćnik (lični sekretar) rukovodioca prati izvršavanje uputstava, odluka, poštovanje pravilnika o radu, pomaže načelniku u donošenju konstruktivnih odluka, organizuje sastanke i pregovore, planira i organizuje radni dan načelnika. Pomoćnik rukovodioca mora imati znanja iz oblasti menadžmenta, upravljanja dokumentacijom, mora poznavati osnove organizacije rada, ekonomije i tehnologije. Dodatni zahtjevi su psihološka kompatibilnost s vođom, poznavanje pravila bontona.

Pozicija šefa sekretarijata se uvodi, po pravilu, u velikim kompanijama sa osobljem sekretara u kancelariji od najmanje 5-8. Glavne obaveze posla su postavljanje, organizacija, koordinacija rada sekretara i kontrola njihovog rada. U nekim kompanijama, dužnosti šefa sekretarijata su djelimično kombinovane sa funkcijama administratora (kancelarijskog menadžera).

Poslednjih godina, u kontekstu nove ekonomske i društvene realnosti, počeli su da se formiraju integrisani zahtevi za sekretarima. U stvari, mnogi poslodavci počinju da nameću međunarodne zahtjeve zaposlenima. profesionalnim standardima. Osnova profesionalnih standarda u Evropi i SAD je standard ISO-9000 - zasnovan je na sistemima upravljanja kvalitetom, u čijem središtu je sertifikovani radnik.

Svaka kvalifikaciona karakteristika uključena u imenik je regulatorni dokument koji reguliše sadržaj funkcija koje obavlja zaposlenik.

U savremenim komercijalnim strukturama ne postoji jasna podjela sekretara po kvalifikacijama, kako je predviđeno kvalifikacioni priručnik, a termin "sekretar" se koristi u odnosu na sekretare različitih nivoa

Tržište rada sekretara danas je predstavljeno pozicijama sekretara na telefonu, sekretarice recepcije, sekretarice kancelarije, pomoćnika sekretara, sekretara službenika, rukovodioca kancelarije, sekretara prevodioca, pomoćnika rukovodioca, šefa sekretarijata.

Zakonsko regulisanje poslova sekretara vrši se uz pomoć opisa poslova. Opis poslova sekretara sastavlja se tako da obuhvati čitav niz profesionalnih prava i obaveza ovog radnika. Njime se definišu njegova prava i dužnosti, kao i odgovornost za neobavljanje ili nepravilno obavljanje radne funkcije.

Vrijednost opisa poslova sekretara je veoma visoka. Prije svega je potrebno izbjegavati prekršaje radno pravo i specifikacija odgovornosti navedenog radnika, jer sadrži osnovne uslove za sekretara u pogledu posebnih znanja, poznavanja zakona, određenih metoda i sredstava koje sekretar mora moći da primeni u obavljanju svojih poslova.

Opis poslova sekretara ima posebnu formu. Istovremeno, kada ga razvija, poslodavac treba da se osloni na odredbu o strukturnoj jedinici organizacije. Opis poslova i pravilnik o strukturnoj jedinici su međusobno povezani dokumenti koji se međusobno dopunjuju. Ovaj odnos se može pratiti u činjenici da dužnosti svakog sekretara proizilaze iz zadataka i funkcija same strukturne jedinice organizacije.

Opis posla se sastavlja na uobičajenom obrascu. Tekst opisa poslova sekretara uključuje sljedeće dijelove:

1. Opšte odredbe";

2) "Funkcije";

3) "Odgovornosti";

4) "Prava";

5) "Odgovornost".

Takođe treba napomenuti da je efikasan timski radšef i sekretar je moguće samo ako postoji potpuno međusobno povjerenje između njih. Ovo povjerenje se zasniva na jedinstvu pogleda, zajedničkom razumijevanju ciljeva i zadataka rada, posvećenosti poslu, želji za postizanjem visoke efikasnosti u radu svoje organizacije, dovoljnoj stručnoj osposobljenosti, marljivosti i pouzdanosti sekretara, asimilacija individualnog stila rada menadžera, sposobnost razumijevanja i predviđanja toka njegovih misli i logike prosuđivanja. , međusobno poštovanje.

Također važni faktori Uspjeh rada ličnog sekretara je sposobnost ponašanja prema ljudima i sposobnost stvaranja utiska koji jača autoritet vođe. Sekretar treba da bude važna karika u sistemu kontakata svog menadžera, osiguravajući efikasnu komunikaciju i blagovremeno donošenje potrebnih radnji. Sekretar je lični predstavnik svog menadžera, a obavljanje ove ključne uloge zahteva sposobnost da se ostavi povoljan utisak na zaposlene u organizaciji i predstavnike drugih firmi. Uloga izvršnog sekretara, kako je definisana u brošuri Evropskog udruženja profesionalnih sekretara, jeste da poznaje suštinu aktivnosti svog menadžera i da bude u stanju da preuzme značajan deo ovog posla.

Šta sekretar treba da zna i ume da uradi je navedeno u kvalifikacionom profilu.

Kvalifikaciona karakteristika- ovo je regulatorni dokument koji utvrđuje šta ovaj ili onaj zaposleni treba da radi na svom poslu, šta treba da zna i ume da radi za to i koji treba da bude stepen njegove obuke.

Poslovna zaduženja (sekretar mora biti sposoban) Obavlja tehničke funkcije za osiguranje i servisiranje rada rukovodioca preduzeća (ili odjeljenja), pomaže planiranje radnog dana šefa. Primajte informacije potrebne za menadžera od odjela ili izvođača, pozovite zaposlene u njegovo ime. Organizovati telefonske razgovore sa rukovodiocem, primati i prenositi telefonske poruke, snimati primljene poruke u njegovom odsustvu i saopštavati njihov sadržaj načelniku. Organizujte putovanja i poslovna putovanja rukovodioca. Vrši rad na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obaveštavanje učesnika o vremenu, mestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, njihovo evidentiranje), vođenje i sastavljanje zapisnika. Omogućiti radnom mjestu menadžera kancelarijski materijal, organizacionu opremu, stvoriti uslove pogodne za njegov efikasan rad. Prenosite i primajte informacije o prijemnim i interfonskim uređajima, brzo štampajte razne materijale u pravcu glave. Voditi dokumentacioni rad, primati prepisku upućenu rukovodiocu, organizovati je u skladu sa procedurom koja je usvojena u preduzeću i nakon razmatranja je preneti rukovodiocima odeljenja ili određenim izvođačima na korišćenje u procesu njihovog rada ili za pripremu odgovora. Obavljati informativne usluge za menadžera i zaposlene (usmene, dokumentarne, pisati recenzije štampe, obezbijediti kopije zanimljivih članaka). Poštujte rokove za ispunjavanje uputstava načelnika o ličnim izjavama građana. Organizovati prijem posetilaca, pokazujući takt i pažnju prema njima, doprineti blagovremenom razmatranju zahteva i predloga zaposlenih, formirati predmete u skladu sa odobrenom nomenklaturom predmeta, obezbediti njihovu bezbednost i blagovremeno ih dostavljati u arhiv. . Kreirajte i koristite baze podataka (uključujući informacije o Internetu).

Sekretar mora znati: delatnosti preduzeća i dužnosti i nadležnosti zaposlenih; odredbe i uputstva za dokumentaciju; strojopis; rad na personalnom računaru, savremeni kompjuterski uređivači (Word, Excel, itd.); pravila pravopisa i interpunkcije; redosled rasporeda materijala pri štampanju raznih dokumenata; pravila za rad kancelarijske opreme (faksovi, mini-ATS, fotokopir aparati, diktafoni, kasetofoni); pravila za upotrebu prijemnih i interfonskih uređaja; standarde jedinstvenog sistema organizacione i administrativne dokumentacije; interni propisi o radu; osnove naučne organizacije sekretarskog rada; psihologija ljudi i zakoni efektivne komunikacije; uredski bonton; pravila i norme zaštite na radu, mjera sigurnosti, industrijske sanitacije i zaštite od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu Ruske Federacije.

Za razvoj i specifikaciju kvalifikacionih karakteristika u preduzećima (firmi) izrađuju se opisi poslova.

Opis poslova - glavni organizacioni i pravni dokument koji reguliše delatnost sekretara, definiše njegova prava, položaj u organizaciji, prirodu posla. Sekretar se oslanja na ovaj dokument u svojim odnosima sa zaposlenima. Šta piše u opisu posla, onda će se pitati koja su prava u njemu data, sekretarica ih ima.

Opis poslova sekretara je individualan dokument, budući da radno mjesto sekretara ima mnogo gradacija. U maloj organizaciji (ili firmi) biće jedan sekretar (sekretar-referent). U većim organizacijama, direktor i njegovi zamjenici mogu imati sekretare u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje sekretari odbora, naučni sekretari naučnih saveta itd. Svaki sekretar uvek, na osnovu obima i specifičnosti delatnosti organizacije, zahteva predsednika i poverenja u sekretara, razvija sopstveni niz dužnosti i prava. , razne kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta rada. Istovremeno, postoji tipičan skup poslova upravljanja dokumentarnim i nedokumentarnim uslugama koje obavljaju svi sekretari. Osim toga, posebnost i složenost sastavljanja opisa poslova sekretara su posljedica svestranosti njegovih aktivnosti. Dakle, nemoguće je govoriti ni o jednom standardu opisa poslova sekretara (sekretara-referenta).

Međutim, kao i za svaki opis posla, za njega postoje opći zahtjevi. Prije svega, ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, odnosno odjeljke:

1. Opšte odredbe;

2) funkcije;

3) službene dužnosti;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) komunikacije po položaju.

Može se dodati i odjeljak "Evaluacija posla", a posljednjih godina sve je veći broj odjeljaka "Organizacija rada (dnevni raspored)".

Odjeljak „Opšte odredbe“ sadrži tačan naziv radnog mjesta u skladu sa kadrovskim rasporedom, mjesto u sistemu upravljanja, odnosno naziv strukturne jedinice i podređenosti, postupak imenovanja i razrješenja i postupak zamjene. U velikim organizacijama koje imaju DOW službu, sekretar ima dvostruku podređenost – direktno svom šefu i šefu DOW službe. Sekretari se imenuju i razrješavaju naredbom načelnika (u velikoj organizaciji - na prijedlog šefa službe DOW-a). U istom odeljku navedeni su uslovi za stručno osposobljavanje i radno iskustvo. Danas su se odnos prema sekretaru i zahtjevi prema njemu drastično promijenili. Firme traže sekretaricu sa višom ili srednjom stručnom spremom koja zna strani jezik i tečno koristi računar. Sve češće se od sekretara, kao iu inostranstvu, traži da zna ne jedan, već dva ili više stranih jezika, budući da firme imaju brojne kontakte sa stranim partnerima, a sekretar komunicira sa njima. Sadrži i naznake glavnih zakonodavnih, regulatornih, regulatornih, metodoloških, organizacionih, administrativnih dokumenata kojima se sekretar rukovodi u svom radu.

U odeljku „Funkcije“ navedene su glavne aktivnosti sekretara (sekretara-referenta), na primer: informaciono-dokumentaciona podrška rukovodiocu, organizaciona podrška radu rukovodioca, učešće u pripremi izložbi i prezentacija itd.

U odeljku "Odgovornosti" navedene su sve vrste poslova, operacija i tehnologija koje se koriste u njihovoj implementaciji. U njemu su logičnim redoslijedom navedeni poslovi koje obavlja sekretar. Sve vrste radova podijeljene su na operacije s naznakom tehnologije izvođenja. Na primjer, funkcija "informaciono-dokumentacijska podrška" podijeljena je na dva dijela: dokumentaciju i rad s dokumentima. Dokumentacija, zauzvrat, uključuje pripremu pisama (pozivna pisma, pisma podsjetnika, itd.), telegrama itd., po uputama voditelja projekta; štampanje dokumenata glave na kompjuteru; provjeru ispravnosti izvršenja dokumenata kada se podnose na potpis šefu (vize, dostupnost i ispravnost detalja u skladu sa zahtjevima standarda, itd.); izrada i ovjera kopija dokumenata i sl. Rad sa dokumentima uključuje prijem ulaznih dokumenata (navedeno je radno vrijeme npr. u 09 i 16 sati), primanje faksova i e-mailova (tokom dana); primarna obrada primljene dokumentacije u skladu sa zahtjevima kancelarijskog uputstva; pregled dokumenata (ako je poveren sekretaru); registraciju dokumenata u skladu sa pravilima koje je ustanovila organizacija; izvještaj o dokumentima šefu itd.

Odjeljak „Prava“ je možda najvažniji. Ističe mjesto sekretara u sistemu upravljanja, njegov značaj, poziciju u organizaciji. Kroz prava su vidljiva ovlašćenja koja je načelnik delegirao sekretaru i stepen njegove nezavisnosti. Ovaj odjeljak omogućava sekretaru da oslobodi vrijeme menadžera za rješavanje glavnih strateških i taktičkih zadataka.

Upravo ovaj dio opisa poslova daje sekretaru (sekretaru-referentu) veća ili manja ovlaštenja i određuje stepen njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je u skladu sa zakonom.

Odeljak „Odnosi (veze po pozicijama)” takođe je veoma važan za organizaciju rada svakog službenika administrativnog aparata, a to je prvenstveno zbog aktivnog uvođenja automatizovanih sistema koji zahtevaju detaljnu naznaku koje informacije, u u kom obliku, kome se prenosi i od koga dolazi.

Posljednjih godina u opisima poslova često se pojavljuje odjeljak za evaluaciju posla. Obično ukazuje na kriterijume blagovremenosti rada i njegovog kvaliteta, na primer: odsustvo pritužbi, reklamacija i pritužbi; odsustvo grešaka u dokumentima; poštivanje rokova za izvršenje uputstava uprave i dr.

Opis posla se po pravilu završava naznakom postupka njegove revizije. Uvjeti za reviziju opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije koje su podrazumijevale preraspodjelu dužnosti zaposlenih, promjenu vrste poslova koje obavlja sekretar i uvođenje računarske tehnologije. Ali mnogo češće ukazuje na period obavezne revizije ili ponovnog odobrenja uputstva (3 godine ili 5 godina).

Fakultativni dio je „Organizacija rada“, ali je u posljednje vrijeme veoma popularan i sve je češći. Daje okvirni dnevni raspored rada sekretara. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVINA RADNOG DANA:

1) dođe na posao 10 minuta prije rukovodioca, kako bi provjerio stanje na radnom mjestu (svoje i rukovodioca), doveo se u red, izradio ili razjasnio plan za naredni dan;

2) bira potrebnu dokumentaciju i predmete u skladu sa planom;

3) prima prepisku, upoznaje se sa sadržajem, ostavlja na stranu dokumenta za koja je potrebna prioritetna odluka rukovodioca;

4) telegrame, hitne faksove i telefonske poruke da se odmah prenesu rukovodiocu;

5) pripremi opcije mogućih odgovora ili rešenja za ostale dokumente, distribuira izvršiocima;

6) pregleda primljene recenzije, izvještaje, pozive i sl.; Zabilježite datume i vremena svih događaja u svoj dnevnik-kalendar;

7) čuva dokumentaciju potrebnu za tekući informativni i referentni rad;

8) izveštava rukovodioca o primljenoj prepisci;

9) zajedno sa rukovodiocem pojašnjava sadržaj planiranih aktivnosti za tekući dan;

10) dostavlja telefonom i lično uputstva rukovodioca nadležnim izvršiocima i podseća na istekle rokove za izvršenje dokumenata.

popodne:

1) prikupljanje i priprema za potpisivanje izvršenih dokumenata;

2) izvještava rukovodioca o izvršenim dokumentima, preuzima od upravnika dokumente koje obrađuje;

3) obrađuje i šalje izlaznu dokumentaciju;

4) planirati aktivnosti za naredni dan.

Tokom radnog dana su:

a) rad sa posjetiocima, telefonski razgovori;

b) dostavljanje izvršenih dokumenata u predmete;

c) obavljanje poslova na računaru;

d) organizovanje kopiranja dokumenata u skladu sa uputstvima rukovodioca.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledate svoj dnevnik i obavestite nadležne službe o potrebi pripreme za određene aktivnosti;

2) ako rukovodilac ostane da radi po isteku radnog dana, potrebno mu je dati sve potrebne informacije, materijale;

3) srediti svoje radno mesto, ukloniti dokumente, ključem zaključati sef i sve ormare za spise, isključiti elektronsku i tehničku opremu iz mreže.

Opis poslova je sastavni dio cjelokupnog paketa dokumenata neophodnih za organizovanje rada administrativnog aparata.

SAVJET. Organizujte svoj radni dan tako da možete sve i da budete svima korisni. Prepustite se svom poslu, ali ne zaboravite da postoje pitanja koja nisu u vašoj nadležnosti. Stoga, radite samo ono što morate.

Sažimanje: još jednom treba napomenuti da je opis poslova sekretara individualan dokument, budući da pozicija sekretara ima mnogo gradacija. Svaki sekretar, na osnovu obima i specifičnosti aktivnosti organizacije, zahtjeva rukovodioca i njegovog povjerenja u sekretara, ima svoj niz dužnosti i prava, različite kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta posla.

Glavni inženjer preduzeća obično se smatra desnom rukom direktora, a zamjenikom za trgovinu lijevom, ali kada nema sekretara, direktor je potpuno bez ruku.

sekretar svakoj organizaciji treba, pa je opis posla sekretarice koristan svakoj kompaniji. Važno je jasno definisati obaveze sekretarice, koje se ne svode samo na primanje poziva i slatke osmijehe. Nudimo vam uzorak opisa poslova za sekretara direktora - generalnog direktora, šefa odjeljenja, direktora filijale itd.

Opis poslova sekretara

ODOBRI
CEO
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opšte odredbe

1.1. Sekretar spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Sekretar se imenuje i razrješava nalogom generalnog direktora društva.
1.3. Sekretar odgovara direktno generalnom direktoru / rukovodiocu strukturnog odjeljenja kompanije.
1.4. Za vrijeme odsustva sekretara, njegova prava i dužnosti se prenose na drugog službenika, što se objavljuje u nalogu za organizaciju.
1.5. Na radno mesto sekretara postavlja se lice koje ispunjava sledeće uslove: stručna sprema - viša, nepotpuna viša ili srednja stručna, iskustvo na sličnim poslovima od šest meseci, poznavanje kancelarijske opreme (faks, fotokopir aparat, skener, štampač), Microsoft Office programi (Word, Excel).
1.6. Sekretara u svojim aktivnostima rukovodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
- Statut društva, Pravilnik o radu, drugi regulatorni akti društva;
- naredbe i direktive uprave;
- ovaj opis posla.

2. Dužnosti sekretara

Sekretar obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova rukovodioca.
2.2. Prima pristiglu korespondenciju na razmatranje od strane rukovodioca, prenosi je u skladu sa odlukom strukturnim odeljenjima ili određenom izvođaču radi korišćenja u procesu rada ili pripreme odgovora.
2.3. Prihvata dokumenta i lične izjave na potpis šefa.
2.4. Odgovara na telefonske pozive, snima i prenosi službene informacije rukovodiocu, organizuje telefonske razgovore rukovodioca.
2.5. U ime načelnika sastavlja pisma, molbe i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Vrši kontrolu izvršenja od strane zaposlenih u preduzeću izdatih naredbi i uputstava, kao i poštovanje rokova za sprovođenje uputstava i instrukcija rukovodioca uzetih pod kontrolu.
2.8. Osigurava radno mjesto rukovodioca potrebnim sredstvima organizacione tehnologije, kancelarijskim materijalom, stvara uslove pogodne za efikasan rad rukovodioca.
2.9. Organizuje prijem posetilaca, doprinosi brzom razmatranju zahteva i predloga zaposlenih.
2.10. Formira predmete u skladu sa odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i blagovremeno ih dostavlja u arhiv.
2.11. Organizuje službena putovanja šefa: naručuje avionske i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12. Obavlja pojedinačne službene poslove svog neposrednog rukovodioca.

3. Prava sekretara

Sekretar ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u obimu potrebnom za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Dati menadžmentu prijedloge za poboljšanje njihovog rada i rada kompanije.
3.3. Tražiti lično ili u ime rukovodioca od odjeljenja preduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.
3.4. Zahtevati od menadžmenta da stvori normalne uslove za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata koji proizilaze iz aktivnosti kompanije.
3.5. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti.

4. Odgovornost sekretara

Sekretar je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nesavjesno obavljanje svojih dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputstava, naloga i naloga za čuvanje poslovne tajne i povjerljivih informacija.
4.3. Za kršenje pravilnika o radu, radne discipline, pravila sigurnosti i zaštite od požara.




povezani članci

Najnoviji članci
Popularni članci
Izbor urednika
rin-tek.ru