-- [ Pagina 1 ] --

T.A. REGINĂ

DOCUMENTAREA MANAGEMENTULUI

ACTIVITĂȚI

TUTORIAL

SAINT PETERSBURG

Koroleva T.A. Documentație activitati de management. Educational

indemnizatie. - Sankt Petersburg: ed. SPbGUKiT, 2013. - 94 p.

Dezvoltarea acestei discipline vizează formarea cunoștințelor și

abilități de lucru cu activități organizatorice și administrative și de reglementare a documentației de informare și de referință oficiali organizarea, funcţiile şi procesele de management al personalului organizaţiei. Pentru studenții Facultății de Comunicații de Masă care studiază la specialitatea 031600 „Publicitate și Relații Publice”, precum și studenții Facultății de Management care studiază la specialitatea 080500 „Management” și 080100 „Economie”.

In afara de asta, tutorial poate fi util pentru studenții altor facultăți atunci când studiază disciplinele „Munca de birou și corespondența”, „Managementul tehnologiei informației”, „Cultura de afaceri” etc.

Referent: șef al Departamentului de Management al Informației și contabilitate, Candidat la Economie, Conferentiar A.Yu. Smirnov.

© SPbGUKiT, INTRODUCERE Documentarea activităților organizațiilor de orice formă de proprietate este reglementată de acte legislative și de reglementare. Cerințele pentru proiectarea și pregătirea documentelor sunt în continuă creștere.

Conducerea organizațiilor moderne se confruntă nu numai cu multitudinea de tipuri și varietăți de documente, complexitatea compoziției acestora, cerințele de a da forță juridică documentelor, de stocare și arhivare a documentelor, ci și de nevoia de a actualiza constant cunoștințele. a angajaţilor din domeniul muncii de birou în conformitate cu legile şi reglementările permanent actualizate .

Sub influența factorilor economici, semnificația juridică a documentelor crește, ceea ce determină relevanța revizuirii abordărilor privind managementul documentelor. Elaborarea și implementarea documentației suport pentru management ca sistem eficient rezolvă problemele succesului întreprinderii pe propriul segment de piață, contribuie la eficiența și calitatea managementului organizației.

Documentarea este înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite. Articolul 11 ​​din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149 FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”

stabilește că „în organele executive federale, documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de Guvern Federația Rusă. Reguli pentru munca de birou și fluxul de documente stabilite de alții organisme guvernamentale, organe administrația localăîn competența lor, trebuie să respecte cerințele stabilite de Guvernul Federației Ruse în ceea ce privește munca de birou și fluxul de documente pentru autoritățile executive federale.

Documentele stau la baza acceptării decizii de management, servesc drept dovadă a performanței lor și o sursă de generalizare și analiză, material de referință și de cercetare. În activitățile de conducere, documentul acționează atât ca obiect al muncii, cât și ca rezultat al muncii.

Munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Munca modernă de birou nu este un set de operațiuni tehnice efectuate cu documente, ci un sistem de suport informațional pentru activitățile de management.

Recent, sinonimul termenului de „management de birou” a devenit „suport pentru documentația de management” (DOE). Apariția acestui termen este asociată cu conștientizarea schimbărilor care au loc în munca de birou și, mai ales, în legătură cu utilizarea tehnologiilor informaționale automatizate în sistemele de management.

1. ISTORIA DEZVOLTĂRII MUNCII DE BIROU RUSĂ Practica documentării acțiunilor manageriale datează din cele mai vechi timpuri. Datele obținute de arheologi și lingviști, precum și documentele scrise arată că deja în secolul al X-lea. în vechiul stat rus exista o cultură a scrierii documentelor. Un exemplu sunt acordurile cu Bizanțul din 911 și 945, care menționează și practica întocmirii altor documente - testamente scrise și scrisori de călătorie pentru nave comerciale.

Deja în timpul domniei lui Vladimir Svyatoslavovich la Kiev - capitala vechiului stat rus (978 - 1015) - a existat instituție educațională pentru copiii boierilor şi ai combatanţilor seniori. Dintre absolvenții acestei școli, candidații au fost selectați pentru funcțiile de „tipografi” - păstrători ai sigiliului princiar, precum și secretari judiciari, scribi și grefieri sub prinți și alți mari feudali.

Din secolul al XIV-lea termenul de „funcționar” a fost atribuit tuturor persoanelor care desfășoară activități de birou.

Aproape până la sfârșitul secolului al XIV-lea. Materialul principal pentru scris în Rusia a fost pergamentul (piei de vițel, de oaie sau de capră special îmbrăcată), care se numește „charter” sau pur și simplu „vițel” în documente. Cea mai veche formă a documentului a fost o scrisoare - o foaie separată de pergament de aproximativ 15 cm lățime.Dimensiunile documentului puteau fi diferite prin lipirea următoarelor foi. Documentele care și-au pierdut valoarea au fost curățate și au fost folosite din nou materiale scumpe.

Documentele erau păstrate în vistierie împreună cu bijuterii, precum și în biserici și mănăstiri. Acestea erau, de regulă, bisericile centrale ale orașului dedicate sfinților aleși ca patroni ai orașului. Adesea însăși depozitarea în templu a dat documentului forță legală. De exemplu, în Pskov, documentele scrise erau păstrate la Catedrala Trinității în cufere.

Actele de stat sau bisericești care au fost aprobate la veche au fost plasate în „Sicriul Sfintei Treimi”, dându-le astfel forță juridică.

Curțile și mănăstirile Gostiny au fost și centre de documentare și depozitare a acesteia, deoarece biserica avea o competență juridică largă. Mănăstirea în sine este destul de mare. întreprindere economicăși-a documentat activitățile judiciare și economice, folosind uneori spațiul liber din cărțile spirituale pentru aceasta.

În acele vremuri, existau un număr mare de acte – statutare, contributive, acte de vânzare: împrumut, robie ipotecară, fixare împrumut de bani, evidențe de viață – cu angajare urgentă de muncitori;

charte complete - când sunt vândute ca sclavie;

certificate de vacanță etc. Cu toate acestea, sistemul de muncă de birou nu s-a dezvoltat încă.

Sistemul muncii birourilor de stat începe să se contureze de la mijlocul secolului al XV-lea. în timpul formării statului centralizat rus. Marii Duci de la Moscova au reușit să creeze un puternic sistem centralizat de guvernare, în care funcții esențiale conducerea administrativă era efectuată de Duma Boierească și comenzi (locuri cu personal permanent de persoane implicate în munca de birou). Originea ordinelor este legată de practicarea sarcinilor personale (ordinelor) ale Marelui Duce către cel mai apropiat cerc - prinții și boierii pentru a rezolva anumite probleme. controlat de guvern. De aceea perioada cuprinsă între secolul XV până în secolul XVII. Se obișnuiește să se numească perioada de ordine - după numele primelor instituții ale statului - ordine.

În această perioadă, o parte din ordine erau organe de administrație teritorială, iar o parte s-au ocupat de industrii individuale. În fruntea ordinului era un judecător ordonator, numit din rândurile Dumei. În sarcina lui erau funcţionari de la unu la zece. Grefierii erau în sarcina grefierilor, care, în funcție de vechimea în muncă, erau împărțiți în „senior”, „mijlociu” și „tiner”

(juniori). La comenzile mari, funcționarii erau uniți în „mese” – unități structurale pe bază teritorială. Activitatea managerială aparținea judecătorilor de ordine, grefierii cu grefierii erau angajați în organizarea și desfășurarea muncii de birou. Pentru executarea hotărârilor existau funcții speciale - interpreți, trompetiști etc. Ei predau corespondența ordinelor în funcție de apartenența lor, chemau justițiabilii în judecată etc.

Pe teren, ordinele erau administrate de guvernanți care controlau teritoriul și executau instrucțiunile autorităților centrale. Guvernatorii aveau propriul birou – coliba de comandă și asistenții – guvernatori și funcționari „mai mici”.Cabana de comandă era împărțită în tabele.

În secolul al XV-lea pergamentul scump a fost înlocuit cu hârtie, importată inițial din țările vest-europene și din a doua jumătate a secolului al XV-lea. - domestică. În acele vremuri, hârtia se făcea din cârpe, iar cerneala se făcea din săruri de fier și taninuri extrase din nuci de cerneală - creșteri pe frunze de stejar.

Un astfel de text aproape că nu s-a estompat, prin urmare și acum documentele de arhivă ale vremii sunt destul de bine citite.

Compoziția specifică a documentelor lucrării de birou de comandă a fost mică:

scrisori - decrete regale trimise din ordine în locuri, ordine ale regelui către guvernanți și alți șefi locali, răspunsuri și rapoarte primite în ordine de la guvernatori, amintiri - scrisori între ordine, petiții - apeluri ale cetățenilor la guvernul central.

Majoritatea cerințelor nu au fost încă separate de text din documentele lucrării de birou de comandă; adresa, destinatarul, data, desemnarea autorului și conținutul propriu-zis al documentului constituiau un text continuu. De regulă, documentul începea cu adresa, data și desemnarea autorului și a destinatarului, apoi a fost precizată esența problemei. În partea finală au fost indicate data și locul redactării documentului.

În 1720, Petru I a aprobat Regulamentul General, care a devenit baza legislativă pentru reforma muncii de birou. Acest document a introdus un sistem „colegiu” de muncă de birou, luându-și numele de la un nou tip de instituție - colegiile. Componența colegiilor includea: președintele, vicepreședintele, consilierii și evaluatorii. Deciziile în aceste instituții au fost luate în mod predominant colectiv, cărora Petru I le-a acordat o importanță deosebită, remarcând că „toată cea mai bună dispensare se întâmplă prin consilii”.

Acest act legislativ separă atribuțiile prezenței ca organ decizional de afaceri activitati de productie, care este concentrat în biroul condus de secretar. Sub îndrumarea secretarului au lucrat: un notar, un actuar, un registrator, grefieri, copişti, traducători, interpreţi (pentru interpretare) şi un paznic (garda pentru protecţie).

Notarul ținea procesele verbale ale ședințelor și registrul cazurilor restante, actuarul era responsabil de siguranța documentelor și pregătea papetărie, registratorul îndeplini o nouă funcție pentru munca de birou - înregistra toate documentele primite și ieșite în cărți speciale.

La fiecare colegiu exista un procuror care supraveghea legalitatea si ordinea solutionarii cauzelor. O inovație serioasă a fost introducerea semnăturii șefului biroului guvernamental în membrii consiliului de administrație pe documentul pe care l-au discutat. Cazurile rezolvate au fost predate arhivei conduse de arhivar.

În sistemul de lucru al biroului colegial, au apărut un număr mare de noi documente, posturi și termeni care le definesc. De acolo au venit la noi conceptele de „decret”, „regulament”, „rezoluție”, „instrucțiune” etc.

La începutul secolului al XIX-lea. a avut loc o nouă reformă în sistemul administraţiei publice şi a muncii de birou. În locul colegiilor au apărut noi instituții ale ministerului, conduse de miniștri pe principiile unității de comandă.

Ministerele au fost împărțite în departamente, iar acestea, la rândul lor, în tabele.

Actul legislativ de definire a întregului sistem de structură ministerială și de muncă de birou a fost „Înstituția generală a ministerelor”. Însuși conceptul de muncă de birou în acea vreme însemna activitatea nu numai a biroului, ci a întregii instituții, iar „cazul” era înțeles nu ca un dosar cu documente, ca în munca modernă de birou, ci problema fiind rezolvată, pentru a denotă un concept asemănător cu munca modernă de birou, a existat termenul de „scriere”.

Autorii „Instituției generale a ministerelor” au separat în mod clar două aspecte ale muncii de birou: formele documentelor și procedura de deplasare a acestora, a cărei bază este procedura de examinare a problemelor adoptate în instituție sau, în terminologia modernă, procesul de luare a deciziilor manageriale.

În perioada lucrărilor de birou ministeriale, s-a schimbat și forma documentelor - au apărut forme cu o aranjare unghiulară a detaliilor. Formularele erau tipărite în mod tipografic sau scrise de mână. Setul și aranjamentul recuzitei diferă puțin de forma modernă. Apare o mare cantitate de literatură de specialitate, inclusiv literatură teoretică, în care se formulează pentru prima dată clasificarea documentelor. Scrisorile speciale sunt publicate în mod regulat - colecții de documente eșantion destinate atât funcționarilor, cât și persoanelor fizice care trebuie să solicite agențiilor guvernamentale.

La sfârşitul secolului al XIX-lea. mai întâi în departamentul militar, iar apoi în ministerele civile, au început să fie folosite mașini de scris, ceea ce a dus la accelerarea biroului și a făcut posibilă realizarea mai multor copii ale documentului deodată. În plus, textul dactilografiat a devenit mai compact, rezultând o reducere a volumului documentelor. Apariția mașinilor de scris a fost o cu adevărat revoluție tehnică în munca de birou și este comparabilă doar, poate, cu apariția computerului.

Revoluția din Octombrie din 1917, care a vizat demolarea radicală a vechiului aparat de stat, implicarea largilor mase muncitoare în activitățile sale, a schimbat radical forma aparatului de stat.

Pentru controlul direct al țării, a fost creat primul guvern sovietic - Consiliul Comisarilor Poporului (Sovnarkom) și 13 comisariate ale Poporului (Comisariatele Poporului) - pentru a gestiona industriile individuale.

Pentru a legifera activitățile structurilor de putere și a eficientiza procesele de documentare, la 30 octombrie 1917, Consiliul Comisarilor Poporului emite un decret „Cu privire la procedura de aprobare și publicare a legilor”, iar la 2 martie 1918. Decretul „Cu privire la forma formelor instituțiilor statului”. La dezvoltare tehnologie nouă conducerea s-a folosit de experiența predecesorilor, de exemplu, un document similar al departamentului militar din 1911 a fost luat ca bază pentru „Regulamentul privind scrierea și hârtiile”.Se acordă multă atenție simplificării și eficientizării muncii de birou.

În anii 1920 s-au organizat cercetări în domeniul managementului, organizării științifice a muncii și a muncii de birou, fiind publicate cele mai importante documente de reglementare în domeniul documentației suport pentru management.

Activitatea organizatorică și științifică de optimizare în domeniul managementului a fost asigurată prin acte normative și prin crearea unei întregi rețele de organizații publice, institute și laboratoare implicate în problemele organizării științifice a muncii și a muncii de birou. Pentru a coordona activitatea în toată țara, în 1923 s-a format Consiliul pentru Organizarea Științifică a Muncii, Producției și Managementului, iar în 1926 Institutul de Stat pentru Tehnologia Controlului (ITU).

ITU a pregătit un proiect al „Regulilor generale pentru documentare și flux de lucru”, care utilizează rezultatele celor mai recente evoluții externe și interne în acest domeniu.

În anii 1930 a fost format și consolidat un sistem rigid de control administrativ-comandă centralizat, excluzând posibilitatea unor abordări alternative ale sistemului de lucru de birou. Ca urmare, aproape toate centrele importante de cercetare implicate în organizarea științifică a muncii și a muncii de birou sunt în curs de lichidare. În același timp, eforturile maxime sunt îndreptate spre înrobire metode legale populația țării, pentru care sistemul de înregistrare a cetățenilor sovietici este în curs de îmbunătățire.

În unele departamente mari s-a lucrat pentru îmbunătățirea sistemului de contabilitate și documentație de personal și s-a obținut un anumit succes. Cu toate acestea, la scară națională, a existat discordie în domeniul managementului și al muncii de birou.

Pentru a depăși acest neajuns, au fost necesare măsuri radicale, care trebuiau luate în urma rezultatelor sondajului din 1941.

întâlnire intersectorială privind echipamentele de birou. Programul adoptat la această întâlnire a cuprins problemele creării unui centru organizatoric și metodologic, în curs de dezvoltare cadrul de reglementare, mecanizarea muncii în munca de birou etc.

Implementarea practică a acestui program a fost împiedicată de către Mare Războiul Patriotic, și apoi ani de restabilire a economiei naționale distruse.

Din nou, se observă o creștere a interesului pentru problemele suportului documentar al managementului în anii 1960. Din 1958, Administrația Principală a Arhivelor din cadrul Consiliului de Miniștri al URSS (GAU) a devenit autorizată să controleze producția părții documentare a muncii de birou a întreprinderilor și organizațiilor, iar în 1966, All-Union Scientific Institut de cercetare documentare şi arhivare (VNIIDAD).

Această organizație, împreună cu alte instituții departamentale, a dezvoltat Sistemul Unificat de Documentare de Stat (USSD), în care autorii săi au rezumat experiență inovatoare a timpului lor şi a propus tehnologia optimă pentru efectuarea operaţiunilor de management şi documentarea acestora.

Noua ediție a acestui document se numește Sistemul de management al documentației de stat (GS DOW) și completează lacunele din USSD în ceea ce privește noile tehnologii informaționale. Acest document a fost aprobat de șeful Departamentului Arhivei Principale în 1988. În anii 1970 și 1980, GOST-urile pentru documentele de management (GOST 6.38-72 etc.), clasificatorii tuturor Uniunii (OKUD, OKPO, OKONH etc.), sisteme de documentare unificate (USD) și o serie de standarde de stat pentru aceste sisteme unificate.

Publicat în 1993 Clasificator integral rusesc documentație de management, în 1997 - noul GOST R 6.30-97 (Cerințe pentru documente), în 1998 - GOST R 51141-98 (Munca de birou și arhivare.

Termeni și definiții). Cele mai recente documente de reglementare reflectă schimbări în documentație și fluxul de lucru, care au fost rezultatul schimbărilor în relațiile sociale și a apariției unor noi forme de proprietate. În 2000, au fost făcute modificări la GOST R 6.30-97, iar în 2003 a fost înlocuit cu unul nou - GOST R 6.30-2003.

Răspândit programe de calculator pregătirea documentelor, de regulă, acestea includ seturi de șabloane de documente adaptate în limba rusă. Din păcate, aceste șabloane ignoră complet standardele și tradițiile interne în domeniul creării și procesării documentelor.

2. CERINȚE ALE LEGISLAȚIEI ÎN DOMENIUL DOCUMENTĂRII documente metodologice reglementarea tehnologiei de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitati curente instituțiilor, precum și reglementarea activității serviciului de birou - structura acestuia, funcțiile, personalul, suport tehnic si alte cateva aspecte.

Principiile generale de organizare a suportului de documentare pentru activitățile persoanelor fizice (cetățenilor) și persoanelor juridice sunt reglementate de legislația Federației Ruse.

Codul civil al Federației Ruse stabilește tipurile de documente utilizate la crearea, înregistrarea și lichidarea entitate legală, determină tipurile și forma contractelor etc.

Codul Muncii al Federației Ruse, care reglementează Relatii de munca, stabilește tipurile și conținutul contractelor de muncă, nomenclatorul și procedura de prelucrare a documentelor de admitere, concediere, transfer, pregătire avansată a angajaților organizației.

Actul fundamental în lucrul cu documentele este legea federală„Cu privire la informație, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” din 27 iulie 2006 Nr. 149-FZ, care stabilește regimul juridic pentru crearea, stocarea și utilizarea resurselor informaționale. Legea stabilește procedura de documentare a informațiilor, deținerea documentelor individuale și a rețelelor de documente în sistemele informaționale, categoriile de informații în funcție de nivelul de acces la acestea, procedura de protecție juridică a informațiilor.

Legea Federației Ruse „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” din 22 noiembrie 2004 nr. 125-FZ este strâns legată de legea anterioară. Legea reglementează procesele de formare, organizare a depozitării, contabilitate, utilizarea arhivelor, precum și răspunderea pentru încălcarea legii.

Legea Federației Ruse „Cu privire la secretele de stat” din 21 iulie 1993 nr. 5485 (modificată și completată la 8 noiembrie 2011 nr. 309-FZ) reglementează relațiile care apar în legătură cu clasificarea informațiilor ca secrete de stat, a acestora declasificare și protecție în interesul asigurării securității Federației Ruse.

Motivele pentru clasificarea informațiilor ca fiind confidențiale sunt cuprinse în art. 139 din Codul civil al Federației Ruse (CC RF): „Informația constituie un secret oficial sau comercial în cazul în care informațiile au valoare comercială reală sau potențială din cauza necunoașterii acesteia față de terți, nu există acces liber la acestea pe un temei legal, iar proprietarul informațiilor ia măsuri pentru a le proteja confidențialitatea.”

Nr. 5154-1 stabilește cadrul legal pentru standardizare în Federația Rusă, obligatoriu pentru toate organismele guvernamentale, întreprinderile și antreprenorii, asociaţiile obşteşti. Legea stabilește procedura de desfășurare a lucrărilor de standardizare, tipurile de documente de standardizare și aplicarea acestora, implementarea controlului statului asupra respectării standardelor de stat și răspunderea pentru încălcarea prevederilor legii.

Legea a încredințat Comitetului Federației Ruse pentru Standardizare, Metrologie și Certificare (Gosstandart al Rusiei) formarea și implementarea politicii de stat în domeniul standardizării.

Legea federală „Cu privire la participarea la schimbul internațional de informații” din 4 iulie 1996 nr. 85-FZ are ca scop crearea condițiilor pentru participarea efectivă a Rusiei la schimbul internațional de informații în cadrul unui spațiu informațional global unic. Legea stabilește dreptul de proprietate asupra produselor informaționale, restricții privind schimbul internațional de informații (restricții la export), utilizarea facilităților de schimb internațional de informații (protecție informații confidențiale) și alte aspecte legate de schimbul internațional de informații.

Legea Federației Ruse „Cu privire la semnătura digitală electronică” din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ definește conceptele de bază în domeniu managementul documentelor electroniceși cerințele pentru un document electronic semnificativ din punct de vedere juridic.

Conceptele de bază, principiile și regulile de bază pentru desfășurarea muncii de birou sunt stabilite în Standardele de stat.

Există un set independent de standarde pentru sistemele de documentare unificate și un sistem unificat pentru clasificarea și codificarea documentelor tehnice informatii economice GOST 6.01.1-87. Sistem unificat de clasificare și codificare a informațiilor tehnice și economice.

GOST 6.10.3-83. Sisteme de documentare unificate. Înregistrarea informațiilor documentelor unificate într-un format comunicativ.

GOST 6.10.4-84. Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor de pe un suport de mașină și mașină-gramă, creat prin mijloace tehnologia calculatoarelor. Dispoziții de bază.

GOST 6.10.5-87. Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru construirea unui formular eșantion.

GOST 6.10.6-87. Sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

Exemplu de formular.

GOST 6.10.7-90. Sistem unificat de documentare a comerțului exterior. Verifica.

GOST 7.32-91 (2000). Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Raport de cercetare. Structura și regulile de înregistrare.

GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții.

Pentru a reduce numărul de documente, a reduce costurile cu forța de muncă și timp pentru pregătirea lor pentru prelucrare, pentru a realiza compatibilitatea informațională a bazelor de date automatizate, sunt create sisteme de documentare unificate (UDS) pentru un set de interconectate. forme unificate documente care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activitate economică, mijloace de întreținere a acestora, materiale normative și metodologice pentru dezvoltarea și aplicarea acestora.

În prezent, există opt DRD-uri:

sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

sistem unificat de documentație bancară;

sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare instituţiile bugetareși organizații;

sistem unificat de raportare și documentare statistică;

sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor;

sistem unificat de documentație de muncă;

sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse;

sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

În același timp, sunt în curs de dezvoltare clasificatoare de informații tehnice, economice și sociale care asigură prelucrarea automată a datelor conținute în DDD. Clasificatorii documentelor normative de informare tehnică, economică și socială care conțin un set sistematizat de denumiri de obiecte prezentate ca grupe de clasificare și coduri alocate acestora.

În prezent, există 37 de clasificatoare întregi din Rusia și din Uniunea care continuă să funcționeze. În funcție de domeniul de aplicare, clasificatoarele sunt împărțite în clasificatoare întregi rusești, sectoriale și de întreprindere.

În ceea ce privește conținutul, clasificatorii sunt împărțiți în trei grupuri:

1. Clasificatori de informații despre documentele de management, sarcini rezolvate în sisteme de control automatizate, tipuri de activități, economice și indicatori sociali- Clasificatorul de standarde din întreaga Rusie (OKS), Clasificatorul de monede din întreaga Rusie (OKV), Clasificatorul de documente de gestiune din întreaga Rusie (OKUD) etc.

2. Clasificator al informațiilor privind structurile organizaționale Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO), Clasificatorul integral rusesc al ramurilor economiei naționale (OKONH), Clasificatorul întreg rusesc al autorităților și administrației publice (OKOGU) etc.

3. Clasificatori ai informațiilor despre populație și personal - clasificatorul pantus rus al specialităților în educație (OKSO), clasificatorul întreg rusesc al profesiilor muncitorilor, posturilor angajaților și categorii tarifare(OKPDTR), etc.

De exemplu, OKUD conține informații despre sisteme de documentare unificate și forme de documente permise pentru utilizare. Codul este format din șapte cifre și este aplicat în conformitate cu GOST R 6.30- „Sisteme de documentare unificate. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente” în forme unificate de documente.

Cel mai complet document intersectorial privind organizarea suportului de documentare pentru management este publicat în 1990.

Sistemul de stat suport management documentatie - GSDOU.

GSDOU este un set de principii și reguli care stabilesc cerințe uniforme pentru documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organele guvernamentale, întreprinderi (asociații), instituții și organizatii publice.

Prevederile GSDOU sunt introduse în practica suportului de documentare prin dezvoltarea standardelor industriale, instrucțiuni de la ministere și departamente cu privire la munca de birou și diverse instrucțiuni.

Un exemplu de astfel de documente este instrucțiunea pusă în aplicare prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 08.11.2005 N 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru documentele în organele executive federale” (înregistrată la Ministerul Justiției din Federația Rusă la 27.01.2006 N 7418) /6/, precum și instrucțiuni pentru munca de birou elaborate direct în organizație.

Operațiunile specifice ale tehnologiei de lucru de birou și metodele de organizare a serviciului de gestionare a documentelor (DOW) sunt reglementate de documentele de lucru ale organizației - un ordin privind organizarea muncii de birou, un ordin privind clasificarea informațiilor ca fiind confidențiale, instrucțiuni pentru munca de birou, fișele postului etc.

2. DOCUMENT 3.1. Cerințe pentru document Documentele sunt surse și purtători de informații. Ele servesc drept bază pentru luarea deciziilor, lucrările de referință și informare, având forță juridică, sunt dovezi. Documentul istoric este privit ca o sursă istorică. În activitățile de management, documentul este subiectul muncii și rezultatul muncii.

Cuvântul „document” provine din latinescul „documentum” proof. La începutul secolului al XX-lea, documentul era considerat „o hârtie de afaceri care servește drept dovadă a ceva, confirmând dreptul la ceva” /16/. În prezent, documentul este considerat în primul rând un purtător de informații. În conformitate cu Dicționarul Oxford, „un document este un text sau o imagine care are valoare informațională”, iar conform GOST R 51141-98, „un document este o informație înregistrată pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acestuia” / 7/.

Documentul poate fi primit căi diferite: prin scriere, desen, grafică, fotografie, înregistrare audio sau video. Având informații fixe (afișate), el asigură astfel păstrarea și acumularea acestora, posibilitatea de a le transfera unei alte persoane, utilizare multiplă, revenirea la informație în timp.

Luarea corectă a deciziilor necesită informații complete, în timp util și de încredere. aceasta Cerințe generale la document ca sursă de informare.

Completitudinea informațiilor caracterizează volumul acesteia, care ar trebui să fie suficient pentru a lua o decizie.

Informațiile trebuie să fie operaționale, adică astfel încât în ​​timpul transmiterii și prelucrării sale starea de fapt nu s-a schimbat.

Fiabilitatea informațiilor este determinată de gradul în care conținutul acesteia corespunde stării obiective a lucrurilor.

În plus, pe la locul de muncă informațiile despre șeful sau interpretul ar trebui să vină într-o formă care să faciliteze percepția și prelucrarea acesteia. În firmele mari, informațiile primite de manager, de regulă, cele mai importante și urgente, sunt prezentate într-o formă comprimată.

Fiecare document trebuie evaluat în primul rând pe baza informațiilor pe care le conține. Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecție a informațiilor” stabilește că „documentarea informațiilor este o condiție prealabilă pentru includerea informațiilor în resursele de informații.

Documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de autoritățile de stat responsabile cu organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor...”.

Este vorba de documente, i.e. informațiile valabile din punct de vedere juridic înregistrate pe un suport de materiale servesc drept principală dovadă a unui fapt particular în soluționarea disputelor economice cu partenerii de afaceri într-o instanță de arbitraj sau a conflictelor de muncă cu angajații unei întreprinderi într-o instanță populară.

Pentru ca un document să fie valabil, acesta trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

Nu contraziceți legile statului;

Să fie în autoritatea autorității care l-a emis;

Forma documentului trebuie să respecte standardele de stat.

Câte pierderi sunt suportate de întreprinderi din cauza unor documente întocmite accidental sau deliberat incorect. Dezordinea în stocarea documentelor poate duce la riscul de a pierde informații valoroase, ceea ce poate afecta negativ activitățile întreprinderii.

Erori în ținerea evidenței personalului care înregistrează relațiile de muncă ale unui angajat cu o întreprindere și confirmă salariul acestuia și vechime in munca, reprezintă o încălcare a cerințelor Codul Muncii Federația Rusă și poate provoca pierderi materiale angajaților (de exemplu, în cazul calculării incorecte a pensiilor) sau întreprinderii însăși, atunci când o instanță decide să despăgubească angajatul pentru daunele cauzate, în opinia sa, de concediere nedreptă.

Astfel, cunoașterea regulilor moderne de documentare și organizare a muncii de birou va ajuta să se lucreze fără conflicte externe (cu agențiile guvernamentale și partenerii) și interne (cu subordonații), concentrându-se pe rezolvarea problemelor de producție și activitate economică.

3.2. Clasificarea documentelor Conform GSDOU, documentele sunt clasificate după o serie de criterii.

1) Conform metodei de fixare a informațiilor, documentele se împart în documente scrise, grafice, foto, film, video, acustice.

Scris (sau tipărit manual) include toate documentele create prin scriere de mână sau dactilografiere, precum și realizate pe computer, mașini de duplicat și metoda tipografică.

Documentele grafice includ desene, grafice, hărți, desene, diagrame, planuri. Documentele foto, film și video sunt înregistrate cu echipamente speciale pe suporturi speciale. Acestea vă permit să capturați obiecte și fenomene greu sau imposibil de capturat prin alte mijloace.

Documentele acustice permit înregistrarea și transmiterea corectă a informațiilor sonore, sunt utilizate pe scară largă în munca unui secretar atunci când se întocmesc procese-verbale ale întâlnirilor, întâlnirilor, întâlnirilor etc.

H) Un număr mare de documente se disting după nume. Acestea sunt ordine, regulamente, protocoale, ordine, instrucțiuni, scrisori, declarații etc.

4) După tip, documentele sunt tipice, exemplare, individuale și șablon.

Documentele model sunt elaborate în prealabil de autoritățile superioare pentru organizațiile subordonate cu funcții omogene și sunt obligatorii.

Documentele exemplare sunt elaborate și de autoritățile superioare pentru organizațiile din sistemul lor, dar sunt de natură exemplară, consultativă.

Documentele individuale sunt elaborate de organizații specifice pentru uz intern.

Documentele serigrafiate sunt produse în mod tipografic, iar partea permanentă a textului documentului este tipărită pe mașini de tipărit, iar pentru informații variabile se lasă spații libere. Astfel de documente economisesc timp la pregătirea lor și măresc cultura generală și alfabetizarea documentelor.

5) După gradul de complexitate, se disting documentele simple care conțin o singură întrebare și documentele complexe care conțin mai multe întrebări. Documentele simple sunt de preferat, deoarece sunt mai ușor de procesat, controlat execuția, căutat, stocat.

6) După locul de întocmire, documentele se clasifică în interne și externe. Intern - documente întocmite pentru a-și rezolva problemele interne și nu depășesc organizația. Externă - corespondența de intrare și de ieșire a întreprinderii.

7) Conform termenelor de executare, documentele se împart în urgente și neurgente. Un indicator al acestei caracteristici este termenul limită de execuție a documentului, care este stabilit prin lege și cu cele relevante acte juridice, precum și telegrame, mesaje telefonice, documente marcate „urgent”. Toate celelalte documente se întocmesc în termenele stabilite de administrație și sunt considerate neurgente.

8) După origine, documentele sunt oficiale și oficial personale (nominale). Prima grupă le include pe cele create în instituții, organizații și întreprinderi pe problemele activităților lor, a doua grupă se referă la indivizi specifici, i.e. nominale (declarații, scrisori, reclamații etc.) 9) După gradul de publicitate, se disting documentele ordinare, secrete și de uz oficial (DSP). Documentele secrete și documentele din PAL sunt ștampilate cu o restricție de acces la document. Ştampila înseamnă că un cerc de persoane strict definit poate fi familiarizat cu acest document. Pentru dezvăluirea informațiilor din documente clasificate, precum și pentru pierderea acestora, făptuitorii sunt trași la răspundere.

10) După forța juridică se disting documentele autentice și cele false.

Documentele autentice se consideră a fi emise în conformitate cu procedura stabilită de lege cu respectarea tuturor regulilor, falsificate - documente, al căror design sau conținut nu corespunde adevărului.

Documentele autentice sunt împărțite la rândul lor în valabile și invalide. Un document devine nul dacă și-a pierdut puterea juridică din orice motiv (de exemplu, expirarea unei împuterniciri).

11) După scop (etape de creare), documentele sunt împărțite în originale (originale) și copii.

Originalul este documentul original care conține informațiile originale și este executat corespunzător. De regulă, crearea unui document este precedată de o etapă de proiect - un document într-o versiune preliminară.

O copie este o reproducere exactă a detaliilor originalului, în colțul din dreapta al câmpului superior al căruia este pus cuvântul „copie”. Copia nu are forță juridică. Pentru a da o copie a puterii juridice, se certifică în mod corespunzător. Este necesar să se facă distincția între astfel de tipuri de copii precum un extras și un duplicat. Un extras dintr-un document este o copie a unei părți a documentului, iar un duplicat este a doua copie a documentului emis în legătură cu pierderea, de exemplu, a originalului. Duplicatul și originalul au aceeași forță juridică.

12) În funcție de perioadele de păstrare, documentele se împart în trei grupe principale: depozitare permanentă, perioadă de depozitare temporară peste 10 ani și perioadă de depozitare temporară până la 10 ani.

La diferite întreprinderi și instituții, componența și numărul documentelor create nu sunt aceleași și sunt determinate de:

O serie de probleme de rezolvat în procesul de activitate;

Volumul și natura competenței;

Procedura de rezolvare a problemelor (pe baza unității de comandă sau colegialitate);

Volumul și natura relațiilor cu alte subiecte.

Relația dintre diviziile întreprinderii și întreprinderile și organizațiile individuale este stabilă și reglementată de diverse reglementarile legale, drept urmare toate fluxurile de informații au un caracter stabil „programat”.

O consecință a stabilității funcțiilor organizației este limitarea tematică a sarcinilor pe care le rezolvă. Aceste funcții sunt susceptibile de descriere, clasificare, reglementare. Astfel, gama de probleme pe care sunt create documentele de management este destul de stabilă, reflectând activitățile funcționale ale organizației.

Să luăm în considerare influența legăturilor de informații ale întreprinderii asupra volumului și nomenclatorului documentației sale. Figura 1 prezintă o structură simplificată a unei întreprinderi comerciale și legăturile sale de informații interne și externe.

Întreprinderi Furnizori Consiliul Fondatorilor Întreprinderi Co-executori Consiliul Fondatorilor Întreprinderi Generale Director General Secretar Director Cumpărători Producție Fiscală Compartiment Inspecție Contabilă Compartiment Contabilitate Banca Producție Departament Personal Instituții de Stat Pic. 1. Structura simplificată a întreprinderii și legăturile sale de informare Activitățile colegiale ale consiliului de administrație (fondatorii) sunt consemnate în procesul-verbal, activitățile administrative ale directorului - în ordine și instrucțiuni pentru principalele activități și personal. În plus, conducerea întreprinderii planifică activități financiare și economice, ceea ce este reflectat în documentația de planificare. După finalizarea anumitor etape de lucru sau după termenul limită calendaristic, se întocmește documentația de raportare.

Departamentul de personal (sau managerul de personal) este implicat în selecția personalului, dezvoltarea personalului, stimulente, certificarea și recalificarea personalului. În conformitate cu această activitate, serviciul întocmește regulamente, instrucțiuni, depuneri, proiecte de ordine și se ocupă cu executarea altor documente asupra personalului. Uneori, aceste funcții sunt îndeplinite de secretar.

Activitățile de producție și economice desfășurate de departamentul de producție se reflectă în acorduri, contracte, corespondență comercială etc.

Compartimentul de contabilitate întocmește documente financiare și contabile (bilanţuri, rapoarte anuale, rapoarte de audit și inventariere, planuri, deviz, conturi, registre de casă etc.).

De la organizațiile de stat și municipale, întreprinderea poate primi documente care reglementează diverse aspecte ale activităților sale (taxe, securitate mediu inconjurator etc.). Aceste documente formează un grup separat - documentele normative ale autorităților superioare.

În plus, angajații întreprinderii scriu, dacă este necesar, declarații, autobiografii, eliberează chitanțe și împuterniciri personale, i.e.

intocmeste acte oficiale.

Toate aceste documente se referă la documente de management și organizatorice și administrative (ORD). O excepție o constituie documentele financiare și contabile care au caracteristici specifice de compilare și prelucrare.

În funcție de obiectivul (profilul companiei) și subiectiv (cerințele șefului întreprinderii și ale partenerilor de afaceri), factorii din orice grup de documente pot predomina sau pot fi nesemnificativi.

Astfel, toate documentele create la o întreprindere sau organizație pot fi împărțite condiționat în următoarele grupuri /14/:

1) sistemul actelor constitutive;

2) sistemul de documente organizatorice;

3) sistemul de documente administrative;

4) un sistem de documente privind personalul;

5) sistemul de documente financiar-contabile;

6) sistem de documente de referință și informare;

7) sistemul documentelor de planificare;

8) sistemul de documente de raportare;

9) sistemul documentelor oficiale-personale.

Mai jos vom lua în considerare regulile de procesare a documentelor utilizate în aproape fiecare întreprindere, indiferent de specificul acesteia.

3.3. REGULI GENERALE PENTRU FORMULAREA DOCUMENTELOR Documentele sunt parte integrantă a imaginii unei întreprinderi, a acesteia carte de vizită. Design modern proiectarea formei, stilul formei, hârtie de înaltă calitate, un set complet de informații despre întreprindere, aranjarea corectă a acestora pe o coală de hârtie sunt deosebit de importante pentru un impact favorabil asupra unui partener de afaceri. Formularele sunt realizate în mod tipografic sau folosind un computer personal. Excepție fac antetele organizațiilor cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse sau stemele entităților constitutive ale Federației Ruse, care sunt produse de imprimare a fi contabilizat.

Întocmirea, executarea documentelor și documentarea activităților organizațiilor și diviziilor sunt reglementate prin acte legislative și de reglementare și metodologice. Documentul ar trebui să se bazeze pe fapte și să conțină sugestii și îndrumări specifice.

Respectarea regulilor uniforme pentru documente asigură:

1) puterea juridică a documentelor;

2) pregătirea și executarea promptă și de înaltă calitate a documentelor;

3) organizarea unei căutări rapide a documentelor.

În munca de birou, există cerințe și reguli uniforme pentru procesarea documentelor, care sunt stabilite prin GOST R 6.30-2003.

Standardul stabilește două formate principale de formulare de document - A4 (210 * 297 mm) și A5 (148 * 210 mm). Majoritatea documentelor companiei sunt întocmite pe formulare A4. Pentru litere mici, referințe, se folosesc formulare în format A5. Formele formatului AZ (297 * mm) sunt folosite mult mai rar, destinate planurilor de afaceri, rapoarte contabile, diagrame și A - pentru referințele /8/.

Toate documentele trebuie să aibă margini. Standardul este stabilit dimensiune minimă câmpuri în mm:

stânga - dreapta - sus - jos - Pentru comoditatea înregistrării documentelor, dimensiunea recomandată a marginii din stânga este de 30 mm.

Ca urmare a dezvoltării de secole în stilul oficial de afaceri, au fost dezvoltate astfel de mijloace lingvistice și moduri de exprimare a conținutului.

care permit înregistrarea cât mai eficientă a informaţiilor de management. Specificitate stilul de afaceri se exprimă în anumite trăsături de stil care îl deosebesc de alte stiluri funcționale ale limbii (literar, științific, colocvial) și îl fac cel mai mult instrument la îndemână comunicare de afaceri.

Principalele caracteristici ale stilului de afaceri:

Tonul neutru al prezentării;

Acuratețea și claritatea prezentării;

Concizia textului.

Un ton neutru de prezentare este norma pentru comunicarea oficială de afaceri.

Informațiile de management sunt de natură oficială, ceea ce indică baza de afaceri a relației dintre autor și destinatarul documentului, subliniază natura lor impersonală, prezența unei anumite distanțe între ele. În plus, participanții la comunicarea de afaceri acționează în numele instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor, de ex. în numele persoanelor juridice.

Din acest motiv, momentul personal, subiectiv din texte ar trebui minimizat. Cuvintele care au o colorare emoțională (cuvinte care au sufixe diminutive și afectuoase, interjecții etc.) sunt excluse din limbajul documentelor.

Acuratețea prezentării presupune neambiguitatea înțelegerii conținutului documentului, eliminarea ambiguității și asigurarea adecvării percepției textului de către autorul documentului și destinatarul acestuia.

Acuratețea prezentării se realizează prin utilizarea vocabularului terminologic, utilizarea unor ture stabile - formule de limbaj, absența cuvintelor și expresiilor figurative, compatibilitatea limitată a cuvintelor etc. Claritatea textului este determinată de structura compozițională corectă. a textului, absența erorilor logice și claritatea formulării.

Concizia prezentării textului se realizează prin utilizarea economică instrumente lingvistice, cu excepția redundanței vorbirii.

Fiecare document este format din elemente individuale care îl compun, care se numesc detalii (semnătură, sigiliu, text etc.). Inițial, cuvântul „recuzită”, derivat din latinescul „requisitum” (nevoie), însemna un set de elemente formale ale unui document, a căror absență îl privează de forță juridică, iar apoi a început să desemneze toate elementele documentului. .

Ansamblul detaliilor aflate într-un anumit fel în document alcătuiește forma acestuia. Un formular specific unui anumit tip de document se numește formular standard.

Cheia Layout este dezvoltată la crearea unui sistem de documentare și este un model grafic sau o schemă pentru construirea unui document. Setează formate, dimensiunile câmpurilor, locația detaliilor.

GOST R 6. 30-2003 stabilește setul maxim de detalii pentru oricare dintre documentele de gestiune și localizarea acestora pe hârtie. Sunt 30 de elemente de recuzită în total. Deoarece unele dintre ele se exclud reciproc și unele detalii depind de tipul de document, vor fi mult mai puține pe un anumit document.

A fost stabilită următoarea listă de elemente de recuzită:

01 - Emblema de stat a Federației Ruse;

02 - emblema subiectului Federației Ruse;

03 - emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);

04 - cod de organizare;

05 - numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice;

06 - numărul de identificare a contribuabilului / codul motivului de înregistrare (TIN / KPP);

07 - cod formular document;

08 - denumirea organizației;

09 - date de referință despre organizație;

10 - denumirea tipului de document;

11 - data documentului;

12 - numărul de înregistrare al documentului;

14 - locul întocmirii sau publicării documentului;

15 - destinatar;

16 - ștampila de aprobare a documentului;

17 - rezoluție;

18 - titlul textului;

19 - marca de control;

20 – textul documentului;

21 - un marcaj privind prezența aplicației;

22 - semnătură;

23 - ștampila de aprobare a documentului;

24 - vize de aprobare a documentelor;

25 - imprimare amprentă;

26 - o marcă pe certificarea unei copii;

27 - nota despre interpret;

28 - o marca pe executarea actului si trimiterea acestuia in cauza;

29 - un marcaj pe primirea documentului de către organizație;

30 – identificatorul copiei electronice a documentului.

Locația detaliilor pe o foaie standard de hârtie și dimensiunea câmpurilor rezervate acestora sunt prezentate în Fig. 2 și Fig. 3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 18 20 21 22 22 24 40 28 30 3. Localizarea detaliilor pe formatul A4 al formularului longitudinal Cerința 01 - Emblema de stat a Federației Ruse Emblema de stat este plasată pe formularele documentelor organelor și instituțiilor de stat, în conformitate cu Legea constituțională federală din 25 decembrie 2000 " Pe emblema de stat a Federației Ruse”. Formularele cu imaginea stemei Federației Ruse pot fi realizate numai prin imprimare în modul stabilit în Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 „Cu privire la eficientizarea fabricării, utilizării, depozitării și distrugerii sigilii și formulare cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse” (versiunea decretului din 08.06 .2001 nr. 450). Emblema de stat a Federației Ruse este plasată pe documentele ministerelor, departamentelor, precum și autorităților: instanțe, procurori, corpuri supreme management, etc.

Cerința 02 - Stema unei entități constitutive a Federației Ruse Stema unei entități constitutive a Federației Ruse va fi plasată pe antet în conformitate cu actele juridice ale entităților constitutive ale Federației Ruse. În acest caz, este recomandabil să se indice pe formularul documentului și numele statului - „Federația Rusă”.

Pe formulare de documente, imagini (stemele) ale teritoriilor şi aşezări Recuzită 03 - Emblema organizației sau mărcii Emblema întreprinderii este o imagine grafică simbolică. De regulă, o marcă comercială este folosită ca emblemă. Nu este permisă înlocuirea denumirii unei întreprinderi sau instituții cu o emblemă. Emblema este plasată în conformitate cu cartea (regulamentele privind organizația) la nivelul denumirii organizației sau în câmpul superior al documentului. Emblema trebuie să fie înregistrată și nu trebuie să fie afișată pe document decât dacă organizația are permisiunea oficială. De asemenea, emblema nu este reprodusă la plasarea stemelor pe antetul organizației.

Cerința 04 - Codul organizației Toate întreprinderile înregistrate au un cod conform Clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO). Este un fel de confirmare a competenței organizației - autorul documentului.

Cerința 05 - Numărul principal de înregistrare de stat al unei persoane juridice Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice se aplică în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.

Cerința 06 - Numărul de identificare fiscală / Codul motivului de înregistrare (TIN / KPP) Numărul de identificare fiscală / Codul motivului de înregistrare (TIN / KPP) este înscris în conformitate cu documentele emise de autoritățile fiscale.

Cerința 07 - Codul formularului de document În scopul unificării și standardizării documentației organizaționale și administrative, există Clasificatorul întreg rusesc al documentelor de gestiune (OKUD), care stabilește clasificarea formelor specifice de documente. Codul conform OKUD este aplicat numai pe documentele unificate, al căror denumire a formularelor este inclusă în clasificatorul documentației de gestiune. De exemplu, 0222152 - personal, 0276030 - program de concediu etc.

Cerința 08 - Denumirea organizației Numele organizației care este autorul documentului trebuie să corespundă cu numele stabilit în actele constitutive.

Deasupra numelui organizației indicați prescurtarea, iar în absența acesteia - numele complet al organizației-mamă (dacă există).

Toate aceste nume sunt date la caz nominativ. Numele prescurtat al organizației este dat în cazurile în care este consacrat în actele constitutive ale organizației. Numele prescurtat (în paranteze) este plasat sub sau după numele complet, de exemplu:

MINISTERUL CULTURII AL FEDERATIEI RUSĂ BUGET FEDERAL DE STAT INSTITUȚIA DE ÎNVĂȚĂMÂNTUL SUPERIOR PROFESIONAL „UNIVERSITATEA DE STAT DE FILM ȘI TELEVISIONARE SAN PETERSBURG”

(SPbGUKiT) Numele organizațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse, care au, împreună cu limba rusă ca limbă națională de stat, sunt tipărite în două limbi.

Numele organizației în limba de stat a subiectului Federației Ruse sau într-o altă limbă este plasat sub sau în dreapta numelui în rusă.

Denumirea sucursalei, reprezentanței, biroului teritorial, unitate structurală organizațiile sunt indicate dacă este autorul documentului și plasate sub numele organizației.

Cerința 09 - Date de referință despre organizație Acest atribut este indicat doar cu litere. Datele de referință obligatorii sunt adresa poștală și numerele de telefon (adresa legală). La discreția organizației, pot fi indicate date de referință suplimentare - numere de fax, adresă E-mail etc. Detaliile bancare sunt solicitate numai pe formularele scrisorilor privind decontarea și tranzacțiile monetare, de exemplu, pe scrisorile de garanție.

Adresa poștală se efectuează în conformitate cu cerințele reglementărilor poștale ale Ministerului Comunicațiilor, i.e. sunt indicate strada, numarul locuintei, orasul, codul postal.

Cerința 10 - Numele tipului de document Acest atribut este unul dintre cele mai importante, deoarece vă permite să judecați scopul acestui document, determină compoziția detaliilor și structura textului. Denumirea tipului de document este reglementată de cartă (regulamente privind organizarea) și este aplicată pe toate documentele, cu excepția literelor.

Excepția este scrisoare de garantie, care specifică numele documentului. Denumirea tipului de document trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de OKUD (clasa 0200000).

Numele tipului de document este tipărit cu majuscule, de exemplu:

ACȚI, ORDINE.

Condiția 11 - Data documentului Data este unul dintre principalele detalii ale documentului, asigurându-i forța juridică.

Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru protocol - data ședinței (luarea deciziei), pentru act - data evenimentului.

Documentele emise de două sau mai multe organizații trebuie să aibă o singură dată.

Data documentului este întocmită cu cifre arabe în următoarea succesiune: ziua lunii, luna, anul. Ziua lunii și luna se întocmesc cu două perechi de cifre arabe separate printr-un punct;

anul cu patru cifre arabe. De exemplu, data de 12 februarie 2013 trebuie completată: 02/12/2013.

Este permisă aranjarea datei în următoarea ordine: an, luna, ziua lunii. Corespunde standarde internaționaleși este folosit în mod obișnuit în corespondența internațională. În plus, este permisă o modalitate verbal-numerică de formatare a datei (fără ghilimele), de exemplu: 12 februarie 2013.

Cerința 11 - Numărul de înregistrare al documentului Numărul de înregistrare este un simbol al documentului sub care este introdus în sistemul de regăsire a informațiilor al organizației.

Denumirea poate fi numerică, alfabetică sau o combinație.

Pentru documente interne(comenzi, protocoale, comenzi etc.) acesta este de obicei un număr de serie de la începutul anului. În instituţiile de învăţământ numerotarea documentelor interne se poate efectua conform anii academici, adică Din septembrie.

Numărul scrisorii constă, de obicei, din numărul de serie al scrisorii în sine conform jurnalului de înregistrare, indexul unității structurale (sau funcționarului) care a întocmit documentul și numărul cazului în care este depusă o copie a documentului trimis.

De exemplu: Nr. 150/22-01, unde 150 este numărul de serie conform jurnalului de înregistrare, 22 este indicele de subdiviziune, 01 este numărul cazului. Numerele de ordine sunt atribuite separat literelor de intrare și de ieșire.

Numărul de înregistrare al unui document întocmit în comun de mai multe organizații este format din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea autorilor din document.

Acest atribut este plasat de la marginea câmpului din stânga sub detaliile „data documentului” și „număr de înregistrare document”.

Condiția 14 - Locul întocmirii sau publicării documentului Locul întocmirii sau publicării este indicat în fiecare document, cu excepția unei scrisori care are o adresă poștală.

Cerința se află sub data și numărul de înregistrare a documentului.

La înregistrarea rechizitului se ține cont de împărțirea administrativ-teritorială a țării, de exemplu: „Dl. Priozersk, Regiunea Leningrad. Trebuie amintit că înainte de a indica orașele Moscova și Sankt Petersburg, precum și orașele ale căror nume se termină cu „-grad” și „-burg”, litera „g”. nu setat. Înaintea denumirilor altor așezări, este pusă denumirea prescurtată a orașului, orașului etc.

Cerința 15 - Destinatar Destinatarul poate fi organizații, subdiviziunile lor structurale, funcționari sau persoane fizice. Numele organizației și unitatea sa structurală sunt indicate în cazul nominativ, funcția și prenumele persoanei căreia i se adresează documentul - în dativ, inițialele sunt indicate înaintea numelui, de exemplu:

SA „Videotehnika”

Contabilitate Sau către directorul general al Videotechnika JSC

V.A. Belov Dacă documentul este trimis către mai multe organizații omogene sau către mai multe divizii structurale ale unei organizații, atunci acestea ar trebui să fie indicate în general, de exemplu:

Administrațiile districtelor din Sankt Petersburg Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru adrese. Cuvântul „COPIE” înainte de a doua, a treia, a patra adresă nu este indicat. Cu un număr mai mare de destinatari, se întocmește o listă de corespondență a documentului.

Componența „Adresei”, dacă este necesar, poate include o adresă poștală. Elementele adresei sunt specificate în ordinea stabilită prin Regulile Poștale.

Dacă scrisoarea este adresată unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, de exemplu:

Institutul rusesc de cercetare de documentare și arhivare Str. Profsoyuznaya, 25, Moscova, Adresare unui individ indicați numele și inițialele destinatarului, apoi adresa poștală, de exemplu:

Beglov K.V.

Sf. Sadovaya, d. 80, ap. 4, Sankt Petersburg, În cazul în care scrisoarea este adresată unei organizații științifice sau unei instituții de învățământ superior și destinatarul are un titlu academic, se indică înaintea numelui de familie, de exemplu:

rector al Sankt Petersburgului universitate de stat cinema și televiziune către profesorul A.D. Evmenov Este permisă centrarea fiecărei linii a atributului „destinatar” în raport cu cea mai lungă linie.

Cerinţa 16 - Ştampila de aprobare a documentului Documentul este aprobat de un oficial (funcţionari) sau de un document special eliberat. Atunci când un document este aprobat de un funcționar, ștampila de aprobare trebuie să fie compusă din cuvântul APROB (fără ghilimele), titlul persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării, de exemplu:

Director APROBAT SA „Kino”

A.V. Stepanov 20_ Este permisă centrarea elementelor de recuzită în raport cu cea mai lungă linie.

Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel.

Atunci când un document este aprobat prin rezoluție, decizie, ordin, protocol, ștampila de aprobare constă în cuvântul APROBAT (APROBAT, APROBAT, APROBAT) (fără ghilimele), denumirea actului de aprobare în cazul instrumental, data acestuia și număr, de exemplu:

APROBAT prin procesul verbal al adunarii generale a actionarilor din data de 15 februarie 2013 Nr. Ștampila de aprobare se află în colțul din dreapta sus al documentului.

Lista aproximativă a documentelor care urmează să fie aprobate /12/:

SARCINI (pentru proiectarea instalațiilor, structurilor tehnice, construcție capitală, tehnic etc.);

INSTRUCȚIUNI (oficiale, muncă de birou, siguranță, reglementări interne de muncă etc.);

STANDARDE (consum de materii prime, materiale, energie electrică, număr de angajați etc.);

RAPOARTE (pe activități de producție, călătorii de afaceri, lucrări de cercetare);

LISTE (posturile angajaților cu program de lucru neregulat;

documente standard generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare etc.);

PLANURI (lucrări de producție, construcție și instalare, lucrări de cercetare, lucrări ale consiliului științific și tehnic etc.);

REGULAMENTE (cu privire la organizare, unitate structurală, bonusuri etc.);

PREȚURI (pentru producția de lucrări etc.);

COST ESTIMARE (pentru întreținerea aparatului de management, utilizarea fondurilor din fondul întreprinderii, pentru construcția capitalului etc.);

STANDARDE (stat, industrie, conditii tehnice);

STRUCTURA SI PERSONALUL;

TARIFE TARIFARE;

FORME de documente unificate;

Prop 17 - Rezoluție Rezoluția se înscrie pe documentele primite și interne luate în considerare de conducere, în partea dreaptă sus a documentului, între destinatar și textul de pe prima foaie a documentului. Hotărârea cuprinde numele și parafa executorilor, conținutul ordinului, data scadenței, semnătura și data, de exemplu:

N.V. Morozova, K.P. Stepanova vă rog să pregătiți un proiect de acord cu OJSC „NORD”

până la 15.02. Semnătura personală 02.02. Dacă în rezoluție sunt indicați mai mulți executori, primul executor specificat în listă este responsabil de executare.

Dacă este necesar să scrieți a doua rezoluție și următoarele, acestea sunt situate pe orice spațiu liber din fața documentului.

Este permis să scrieți rezoluția pe o foaie separată.

Recuzită 18 - Titlu la text Titlu la text - un rezumat al sensului principal al textului documentului. Titlul este în concordanță gramatical cu titlul documentului, de exemplu:

ORDIN privind reorganizarea intreprinderii sau INSTRUCTIUNI DE MUNCĂ ale secretarului asistent Pe documentele de format A5 este permisă neindicarea antetului textului.

Cerința 19 - Marca de control Acest atribut este aplicat numai pe documente, a căror execuție este luată sub control. Marca include litera „K” sau cuvântul „CONTROL”, aplicată cu un creion colorat sau cu o ștampilă specială.

Marcajul este plasat în colțul din dreapta sus al documentului.

Cerința 20 - Textul documentului Textul documentului este redactat în limba rusă sau în limba națională, în conformitate cu legislația Federației Ruse și a subiectelor Federației Ruse privind limbile de stat.

Textele documentelor sunt scrise numai în limba rusă atunci când sunt trimise organismelor guvernamentale federale, organismelor guvernamentale ale entităților constitutive ale Federației Ruse, întreprinderilor care nu se află sub jurisdicția acestei entități constitutive a Federației Ruse sau care nu se află pe teritoriu. a altor entități constitutive ale Federației Ruse.

Textul documentului din punct de vedere al structurii, al redactării acceptate, al sintagmelor stabilite și al construcțiilor sintactice este direct legat de tipul documentului. Cu toate acestea, în practica muncii de birou, s-au dezvoltat cerințe generale care sunt aplicabile textelor majorității documentelor de management:

Concizia și acuratețea prezentării informațiilor, excluderea interpretării ambigue;

Obiectivitate în ceea ce privește fiabilitatea informațiilor;

Întocmirea, dacă este posibil, simplă, adică să conțină o singură întrebare, documente care să faciliteze și să accelereze lucrul cu acestea;

Structurarea textului documentului, împărțirea acestuia în părți semantice precum introducerea, dovada, concluzia;

Utilizarea pe scară largă a șablonului și texte tipice atunci când descriu situaţii manageriale repetitive.

Concizia se realizează prin folosirea de propoziții simple, evitând repetarea și detaliile inutile. Textele scrisorilor și faxurilor nu trebuie să depășească o pagină. Dacă documentul conține mai mult de o pagină de text, paginile sunt numerotate începând cu a doua. Numărul paginii este plasat în mijlocul marginii de sus, fără liniuțe sau puncte.

Acuratețea prezentării esenței documentului depinde de utilizarea corectă a cuvintelor și expresiilor. Când compilați documente, ar trebui să vă referiți adesea la dicționare (explicative, ortografice, cuvinte străine).

Se obișnuiește să se împartă textele de volum mare în secțiuni, paragrafe, subparagrafe, folosind numerotarea în cifre arabe cu puncte după ele:

În serviciile de personal, formularele de chestionare sunt utilizate pe scară largă, care conțin informații constante sub formă de întrebări și un loc pentru informații variabile de răspuns, unde opțiunile de răspuns pot fi plasate pentru selecție.

Formularele de chestionar sunt adesea folosite în documentele de marketing.

Textele sub formă de tabele sunt utilizate în documente de planificare, financiare, de raportare și alte documente. Un titlu este plasat deasupra tabelului, reflectând conținutul acestuia. Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Daca tabelul este tiparit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate, pe paginile urmatoare fiind tiparite doar numerele coloanelor. Dacă există mai multe tabele, atunci cuvântul „Tabel” este scris deasupra tabelului din dreapta și este indicat numărul său de serie (fără semnul numărului). Textul documentului ar trebui să conțină legături către toate tabelele conținute în acesta.

Cerința 21 - O marcă privind prezența unei cereri Dacă documentul are o cerere indicată în text, atunci se eliberează un marcaj privind prezența unei cereri într-o formă prescurtată:

Aplicare: pentru 4 l. in 2 exemplare.

Cuvântul Anexă, indiferent de numărul de documente atașate, se folosește întotdeauna la singular și se află după textul de la marginea marginii din stânga.

Dacă documentul are aplicații care nu sunt denumite în text, acestea sunt enumerate cu numele, numărul de foi din fiecare cerere și numărul de copii, de exemplu:

Anexă: 1. Certificat de acceptare a lucrării conform contractului nr. 1 din 18 ianuarie 2013 pentru 4 file. in 2 exemplare.

2. Certificat de recepție a lucrării în baza contractului nr. 124 din data de 23.05.2013 la l. în 1 exemplar.

Dacă anexa la document este într-un singur exemplar, atunci numărul de copii nu este indicat. Dacă anexele sunt legate, numărul de foi nu este indicat.

În anexa la documentul administrativ de pe prima foaie din colțul din dreapta sus, se scrie „Nr. apendice”, indicând numele documentului administrativ, data și numărul de înregistrare, de exemplu:

Anexa Nr. la Ordinul Directorului OAO Kino din 12 februarie 2013 Nr. În cazul în care la document se atașează un alt document, care are și o anexă, se întocmește o notă privind prezența unei cereri, după cum urmează:

Anexă: scrisoarea Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 02-6/172 din 12 ianuarie 2013 și anexa acesteia, 20 de file în total.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 litri. în 1 exemplar. la prima adresă.

Este permisă tipărirea cuvântului „ANEXĂ” cu majuscule, precum și centrarea acestei expresii, a denumirii documentului, a datei și a numărului de înregistrare raportat la cel mai lung rând.

Cerința 22 - Semnătura În componența „Semnăturii” obligatorii sunt incluse: denumirea funcției persoanei care a semnat documentul (complet, dacă documentul nu este întocmit pe antet, și prescurtat pe un document întocmit pe antet). );

semnătura personală;

decodificarea semnăturii (inițiale, prenume), de exemplu:

Director OAO Nord Semnătura personală I.L. Sidorov Sau pe formular:

Director Semnătura personală I.L. Sidorov La întocmirea unui document pe antetul unui funcționar, nu este indicată poziția acestei persoane.

Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute, de exemplu:

Director general Semnătură personală A. A. Kotov Contabil șef Semnătură personală K. I. Bykov Când un document este semnat de mai mulți funcționari cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel, de exemplu:

Director General Director General OAO „Kino” OAO „Videoservice” Semnătură personală G.V. Sidorov Semnătura personală K.V. Vasiliev La semnarea unui document comun, prima foaie este întocmită nu pe antet.

Documentele întocmite de comisie indică nu funcțiile persoanelor care au semnat documentul, ci atribuțiile acestora în calitate de membri ai comisiei, de exemplu:

Președintele comisiei Semnătură personală A.A.Grigoriev Membrii comisiei Semnătură personală I.V.Golubev Semnătură personală A.S. Petrov Semnătura personală V.O. Belyakov Documentul poate fi semnat de un funcționar în exercițiu, indicând funcția și numele de familie. Nu este permisă introducerea prepoziției „Pentru”, inscripția scrisă de mână „Zam” sau o bară oblică înaintea titlului postului.

Cerința 23 - Coordonarea mărcii de aprobare a documentului este o examinare preliminară a problemelor conținute în proiectul de document. Coordonarea poate fi externă și internă. Aprobarea externă se formalizează cu ștampilă de aprobare, internă - cu viză.

Ștampila de aprobare a documentului constă în cuvântul ACORD, poziția persoanei cu care este aprobat documentul (inclusiv numele organizației), semnătura personală, decodificarea semnăturii (inițiale, prenume) și data aprobării, de exemplu:

DE ACORD Președintele Gosstandart Semnătură personală VV Kotov 05.02. În cazul în care aprobarea se realizează prin scrisoare, protocol etc., ștampila de aprobare se întocmește după cum urmează:

ACORDAT Proces-verbal al ședinței comitetului sindical din data de 21 februarie 2013 Nr. Prop 24 - Vize de aprobare document Avizul intern se eliberează cu „viză”, care conține semnătura aprobatorului, decodarea semnăturii (inițiale, prenume). ) și data. Dacă este necesar, este indicată poziția autorizatorului, de exemplu:

Șef Departament Juridic Semnătură personală N.V. Gorohov 21.02. Dacă există comentarii, acestea pot fi întocmite pe o fișă separată cu mențiunea „Comentariile sunt atașate” în timpul aprobării.

Vizele se aplică pe ultima pagină a primului exemplar al documentului administrativ, în documentele de ieșire - pe ultima pagină a exemplarului care va rămâne în organizație.

Este permisă, la discreția organizației, aprobarea foaie cu foaie a documentului și aplicarea acestuia.

Condiția 25 - Amprenta sigiliului Amprenta sigiliului atestă autenticitatea semnăturii funcționarului pe documentele prevăzute de reglementări speciale, care atestă drepturile persoanelor care consemnează fapte legate de resurse financiare.

Amprenta sigiliului este aplicată în așa fel încât să surprindă o parte din titlul persoanei care a semnat documentul, o parte din semnătura sa personală și să fie bine lizibilă.

Documentele sunt certificate de sigiliul organizației. În organizațiile de stat, sigiliul de ștampilă servește în acest scop, în organizațiile nestatale se folosește un sigiliu de companie, care este echivalat cu o ștampilă.

Exemplu de listă de documente care trebuie certificate sigiliu oficial(sau sigiliul companiei) /12/:

ACTE (acceptarea obiectelor finalizate, echipamentelor, lucrărilor efectuate, anulări, examinări etc.);

PROCURA (pentru primirea obiectelor de inventar, desfasurarea afacerilor etc.);

CONTRACTE (de răspundere, bunuri, contracte, închiriere, executare a lucrărilor etc.);

SARCINI (pentru proiectare, construcție capitală, tehnice etc.);

APLICAȚII (pentru echipamente, invenții etc.);

APLICAȚII (pentru acreditiv, pentru refuz de acceptare etc.);

CONCLUZII ȘI RECENZII ale organizațiilor pe disertații și rezumate;

FIȘE EXECUTIVE;

PERMISE DE CĂLĂTORIE;

MOSTRE de sigilii și semnături ale angajaților îndreptățiți să desfășoare activități financiare și economice;

DECLARAȚII și petiții (pentru acordarea de ordine și medalii ale Federației Ruse);

SCRISORI (garanție asupra executării lucrărilor, serviciilor etc.);

COMENZI (bancare, bugetare, de plată etc.);

REGULAMENTE (cu privire la ministere, departamente);

PROTOCOLE (coordonare, planuri de aprovizionare etc.);

REGISTRE (cecuri, comenzi bugetare);

DEVIS (costuri pentru întreținerea aparatului administrativ, pentru costurile în baza contractului, pentru construcția capitalului);

INFORMAȚII (despre salariul acumulat, plata sumelor de asigurare, utilizarea alocațiilor bugetare etc.);

ORARE DE STAT și modificări ale acestuia.

Cerința 26 - Marca de certificare a copiei La certificarea conformității unei copii a unui document cu originalul, sub cerințele „Semnătură”, se înscrie inscripția de certificare „Corect”, poziția persoanei care a certificat copia, personal semnătura, decodarea semnăturii (inițiale, prenume), data certificării, de exemplu:

Corect Secretar-referent Semnatura personala A.S. Sergheev 22.02. Este permisă certificarea unei copii a documentului cu sigiliu, determinată la discreția organizației.

Recuzită 27 - Marcaj despre executor Numele și inițialele executorului înscrisului și telefonul său de la birou sunt plasate pe față sau reversul ultima foaie a documentului din colțul din stânga jos, de exemplu:

SI. Novikov 545 25 Cerința 28 - O marcare pe execuția documentului și trimiterea acestuia la caz. Marca este pusă pe documentele executate pentru a fi trecute pe carcasă pentru stocare și utilizare ulterioară în scopuri de referință.

Nota cuprinde: scurte informații despre executare (dacă nu există un document care să ateste executarea), dacă există un document, o referire la numărul și data, mențiunea „La dosar”, numărul dosarului în care documentul va fi stocat. Marca trebuie să fie semnată și datată de către executantul documentului sau șeful unității structurale în care a fost executat documentul, de exemplu:

In cazul 4/ Problema este rezolvata dar telefonic cu Ch. contabil al SA UNI-PRINT

22.02.2013 IIsemnătura Props 29 - Marca de primire a documentului de către organizație Marca de primire conține numărul de serie și data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute) și se aplică pe documentele primite manual sau folosind o ștampilă specială de înregistrare.

Ștampila de înregistrare include numele organizației, locul pentru data primirii documentului și locul pentru numărul său de intrare, de exemplu:

SA „Nota”

Data in. numărul Cerința 30 - Identificatorul copiei electronice a documentului Identificatorul copiei electronice a documentului este un marcaj (subsol) plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține numele fișierului pe suportul mașinii , data și alte date de căutare stabilite în organizație.

4. SISTEME DE DOCUMENTARE 4.1. Sistemul documentaţiei constitutive Întreprinderea îşi începe existenţa din momentul ei înregistrare de stat ca persoană juridică. Articolul 51 din Codul civil al Federației Ruse prevede că „nerespectarea actelor constitutive cu legea implică refuzul înregistrării de stat a unei persoane juridice” /4/.

Cum interpretează legea conceptul de „acte constitutive”? Clauza 1 a articolului 52 din Codul civil al Federației Ruse denumește documentele pe baza cărora operează entitățile juridice.

Aceste documente determină statutul juridic al unei persoane juridice și se numesc acte constitutive, deoarece reprezintă o condiție prealabilă necesară pentru apariția persoanelor juridice /4/.

Majoritatea persoanelor juridice funcționează pe baza unei carte individuale, de exemplu, societăți pe acțiuni, organizații publice etc.

Statutele multor persoane juridice ar trebui elaborate pe baza statutelor - model de statute (exemplare) aprobate de agențiile guvernamentale. De exemplu, există un standard instituție educațională, care stă la baza elaborării statutelor unor astfel de instituții.

Pentru alte grupuri de persoane juridice, legea prevede existența simultană a unui act constitutiv și a unui statut, de exemplu, pentru o societate cu răspundere limitată (LLC), asociere, uniune etc. Unele persoane juridice funcționează numai pe baza de un act de asociere. Aceasta - parteneriate de afaceri(deplină și pe credință) (Art. 70 și 83 C. civ.).

„Acordul constitutiv al unei persoane juridice este încheiat, iar carta este aprobată de fondatorii (participanții) acesteia”, spune articolul 52 din Codul civil al Federației Ruse. Procedura diferită de adoptare a acordului constitutiv și a cartei demonstrează natura juridică diferită a acestor documente. Acordul fondator privind înființarea unei persoane juridice este un acord de drept civil cu caracter multilateral, care se încheie prin întocmirea unui singur document semnat de toți participanții săi. De regula generala este obligatoriu pentru fondatori, precum și pentru persoana juridică creată pe baza acesteia.

Carta prin natura sa juridică este un local special act normativ, care este aprobat de fondatori. În același timp, a fost stabilită o anumită procedură de aprobare pentru fiecare tip de organizație: de exemplu, statutul unei cooperative de consum trebuie să fie aprobat de adunarea generală a membrilor săi, statutul societate pe acţiuni- Adunarea Constituantă cu trei sferturi de voturi.

Carta este obligatorie nu numai pentru persoana juridică în sine și fondatorii acesteia, ci și pentru toți terții care intră în relații civile și de altă natură cu aceasta. Instanțele de arbitraj în hotărârile lor pornesc din faptul că prevederile cartei, în cazul neconcordanței acestora cu termenii actului constitutiv, au forță juridică mai mare.

Legiuitorii prevăd direct cazurile în care o entitate juridică este creată de un fondator și are doar o carte aprobată de acesta ca document constitutiv.

Articolul 52 din Codul civil al Federației Ruse prevede că documentele constitutive determină „numele persoanei juridice, locația acesteia (adresa juridică), procedura de gestionare a activităților persoanei juridice și, de asemenea, conțin alte informații prevăzute de lege. pentru persoanele juridice de tipul corespunzător.

Astfel, conținutul actelor constitutive este determinat de articolul 52 „Actele constitutive ale persoanelor juridice”, precum și articolele speciale privind persoanele juridice (articolul 70 pentru parteneriat deplin, art.83 pentru o societate în comandită, art.89 pentru o societate cu răspundere limitată, art.98 pentru o societate pe acțiuni, art. 116 pentru o cooperativă de consum) și legile conexe (Legea bancară, Legea Bursei de Valori, Legea Organizațiilor Publice etc.).

Carta unei persoane juridice constă din mai multe secțiuni:

1) Dispoziții generale(indicați numele complet, fondatorii și adresa persoanei juridice).

2) Proprietatea unei persoane juridice.

3) Tipuri de activitate.

4) Structura persoanei juridice.

5) Drepturile și obligațiile unei persoane juridice.

6) Managementul și controlul asupra activităților financiare și economice.

7) Reorganizarea si lichidarea unei persoane juridice.

După ce ați citit acest manual, vă veți familiariza în detaliu cu organizarea muncii cu documente de management în conformitate cu standardul național GOST R ISO 15489.1-2007 „Managementul documentelor” și, de asemenea, vă veți face o idee despre concept modern managementul documentelor. În plus, descrie regulile pentru diferite feluri documente, modalități și metode de lucru operațional cu documente, stocarea lor curentă, elementele de bază ale lucrului cu corespondența. S-a acordat o atenție deosebită sisteme informaticeși tehnologii de suport documentar al managementului. Un avantaj deosebit al manualului este că conține nu numai sarcinile practice obișnuite, ci și atașate teste pe calculator plasat în EBS Urayt (www.site).

Pasul 1. Alegeți cărțile din catalog și faceți clic pe butonul „Cumpărați”;

Pasul 2. Accesați secțiunea „Coș”;

Pasul 3. Specificați suma necesară, completați datele în blocurile Destinatar și Livrare;

Pasul 4. Faceți clic pe butonul „Continuați cu plata”.

Pe acest moment Este posibil să achiziționați cărți tipărite, accese electronice sau cărți cadou bibliotecii de pe site-ul EBS doar cu plata în avans de 100%. După plată, vi se va acorda acces la textul integral al manualului din cadrul Bibliotecii Digitale sau vom începe pregătirea unei comenzi pentru dvs. la tipografie.

Atenţie! Vă rugăm să nu schimbați metoda de plată pentru comenzi. Dacă ați ales deja o metodă de plată și nu ați reușit să finalizați plata, trebuie să reînregistrați comanda și să plătiți pentru aceasta într-un alt mod convenabil.

Puteți plăti pentru comanda dvs. folosind una dintre următoarele metode:

1. Mod fără numerar:
   • card bancar: Toate câmpurile formularului trebuie completate. Unele bănci vă cer să confirmați plata - pentru aceasta, un cod SMS va fi trimis la numărul dvs. de telefon.
   • Servicii bancare online: băncile care cooperează cu serviciul de plată vor oferi propriul formular de completat. Vă rugăm să introduceți datele corecte în toate câmpurile.
     De exemplu, pentru " class="text-primary">Sberbank Online numărul necesar telefon mobilși e-mail. Pentru " class="text-primary">Alpha Bank veți avea nevoie de o autentificare în serviciul Alfa-Click și de e-mail.
   • Portofel electronic: dacă aveți un portofel Yandex sau un portofel Qiwi, puteți plăti comanda prin intermediul acestora. Pentru a face acest lucru, selectați metoda de plată adecvată și completați câmpurile propuse, apoi sistemul vă va redirecționa către pagina pentru a confirma factura.

ADNOTARE

Sunt prezentate informații despre procedura de elaborare și execuție a documentației de gestiune, despre organizarea serviciului de birou, tehnologie
înregistrarea, contabilitatea și păstrarea documentelor, cu privire la rolul, funcțiile și specificul activității secretarului șefului.

Atentie speciala plătit la proiectarea detaliilor documentelor organizatorice și administrative. Sunt oferite mostre ale celor mai importante tipuri de documente de management.

Manualul este destinat studenților specialității 270115 - examinarea și gestionarea bunurilor imobiliare, studierea documentației în management
activități, precum și pentru lucrătorii practicieni de management.

Tutorialul este o versiune electronică a cărții:
Documentare in activitati de management: manual. indemnizație / K. A. Volkov, A. N. Prikhodko, T. A. Rasina, I. M. Shutova; SPbGASU. - Sankt Petersburg, 2009. - 140 p.

Introducere
1. Cerințe de bază pentru executarea documentelor de gestiune (organizatorice și administrative).
1.1. Prevederi de bază pentru documentarea activităților de management
1.2. Unificarea si standardizarea documentelor de management
1.3. Tipuri de documente și clasificarea acestora
1.4. Reguli de executare a documentelor de gestiune (organizatorice si administrative).
1.5. Dimensiunile hârtiei utilizate în documentație
1.6. Reguli pentru eliberarea detaliilor
2. Organizarea fluxului de lucru și transmiterea corespondenței. Lucrați cu documente
2.1. Conceptul și principiile organizării fluxului de lucru
2.2. Procedura de procesare a documentelor primite
2.3. Procedura de procesare a documentelor de ieșire și interne
2.4. Contabilizarea numărului de documente
3. Reguli de înregistrare și indexare a documentelor
3.1. Conceptul și sistemele de înregistrare a documentelor
3.2. Formulare și procedura de înregistrare a documentelor
3.3. Controlul execuției documentelor
3.4. Analiza datelor privind executarea documentelor
4. Întocmirea nomenclatoarelor și stocarea curentă a fișierelor
4.1. Întocmirea nomenclatoarelor de cazuri
5. Pregatirea fisierelor pentru arhivare
5.1. Examinarea valorii documentelor
5.2. Înregistrarea cazurilor și transferul lor în arhivă
6. Organizarea muncii de birou
6.1. Structura organizatorică și funcțiile serviciului de birou
6.2. Reglementarea normativă a muncii serviciului clerical
6.3. Instrucțiuni pentru documentarea activităților de management
6.4. Fișa de formulare a documentelor utilizate în organizație
6.5. Mijloace tehnice folosit în afaceri
7. Lucrați cu documentația personalului
7.1. Pregatirea aplicatiilor pentru personal
7.2. Executarea unui ordin (instrucțiune) privind angajarea
7.3. Face cartea de muncași cardurile personale ale lucrătorilor și angajaților
7.4. Decor contract de muncă
7.5. Caracteristici de înregistrare
7.6. Curriculum Vitae și CV
8. Lucrați cu documentația organizatorică și administrativă
8.1. Documentatia organizatorica
8.2. Documente administrative
9. Documentarea informațiilor și a materialelor de referință
9.1. Referințe
9.2. Raportare și note explicative
9.3. Acte
9.4. Protocoale
10. Scrierea scrisorilor de afaceri
10.1. Scrisoarea de afaceri și funcțiile acesteia
10.2. Soiuri de scrisori de afaceri
10.3. Structura generală scrisoare de afaceri
Lectură recomandată
Aplicații

Introducere
Pregătirea documentelor și implementarea managementului documentelor se numește muncă de birou, iar documentele trimise sau primite de la orice adresă se numesc corespondență.

Scopul disciplinei „Munca de birou și corespondența” este de a studia tehnologia și organizarea muncii de birou pentru a asigura un sistem eficient de pregătire a documentelor (corespondență), lucrul cu acestea, stocarea și distrugerea lor (după expirarea perioadei de depozitare) .

Sarcini de disciplina:
- cunoaște regulile de bază pentru pregătirea documentelor și fluxul de lucru, lucrul cu documente (corespondența), păstrarea și distrugerea acestora;
- cunoaște structura departamentelor și responsabilitățile funcționale ale funcționarilor implicați în pregătirea și lucrul cu documente;
- cunoaste calculatoarele organizatorice si electronice si mijloacele de comunicare utilizate la intocmirea si lucrul cu documente;
- stapaneste pregatirea documentelor;
- să poată organiza livrarea și primirea la timp a corespondenței, lucrul precis cu documentele funcționarilor, depozitarea și distrugerea lor corespunzătoare (după expirarea perioadei de stocare), folosind pe scară largă capacitățile computerelor și comunicațiilor organizaționale și electronice;
- să aibă o idee despre perspectivele de dezvoltare a tehnologiei și a metodelor de organizare a muncii de birou cu extinderea constantă a utilizării celei mai noi tehnologii organizatorice și informatice, precum și a mijloacelor de comunicare promițătoare (până la spațiu).

Munca de birou ca nevoie obiectivă a societății s-a format concomitent cu apariția scrisului. Când oamenii au învățat să-și stabilească gândurile, în special vorbire orală, au apărut diverse tipuri de documente. Acestea includ scrisori private, IOU, decrete și ordine guvernamentale, corespondență diplomatică.

Primele organisme specializate ale statului rus
autorităţile – ordinele – s-au format în secolele XV-XVI. datorită necesităţii unui control centralizat. Ele au fost create la Moscova si au fost destinate conducerii activitatilor economice Existau camere si colibe ale grefierilor, care exercitau puterea de stat in localitati si se supuneau ordinelor centrale. Numeroase documente administrative și de raportare au funcționat între ordine și camere de ordine și bordeie ca autorități centrale. Așa a apărut funcționarea. În fruntea ordinelor se aflau boierii și moșierii, adică funcționarii care îndeplineau actele de comandă. Ei proveneau din nobilimea de serviciu și clerul, se numeau grefieri, funcționari și erau împărțiți în seniori, mijlocii, juniori.

O serie de comenzi au fost angajate în construirea și reconstrucția a numeroase orașe care au fost construite pentru a asigura terenurile dezvoltate după prăbușirea hanatelor tătare (în regiunile de stepă ale Rusiei europene, în regiunea Volga, pe Kama, în Urali și Siberia). Rolul principal dintre aceștia a aparținut Ordinului de descărcare de gestiune, care era responsabil de construcția orașelor cetăți din regiunile de graniță de sud și regiunile din regiunea Volga, precum și de restructurarea orașelor vechi. Ordinul siberian s-a ocupat exclusiv de Siberia din cauza vastelor teritorii ale acestui ținut.

În cazuri deosebit de importante în momentul executării lucrari de constructie a stabilit un ordin special al orașului. Planificarea urbană și alocarea parcelelor pentru construcție au fost efectuate de ordinele Local, Zemsky și Detective.
O instituție specială de construcție în Rusia a acestei perioade a fost Ordinul Pietrei, înființat în 1584, care s-a angajat în construcția din piatră și achiziționarea de materiale de construcție, încheierea contractelor de construcție și distribuirea meșterilor de toate profesiile.

Cea mai importantă sarcină a comenzilor de descărcare, piatră, siberian a fost crearea unei afaceri de desen, a cărei dezvoltare a fost facilitată de specialiști străini în serviciul rus.

La începutul secolului al XVIII-lea. pentru a înlocui sistemul de ordine învechit, Petru I aprobă Regulamentul general al colegiilor de stat, conform căruia în 1718-1720. Au fost create 12 colegii (militare, amiralităţi, afaceri externe, venituri ale statului, cheltuieli ale statului, industrie minieră şi fabrică, spiritual - sinod, revizuire etc.). Ulterior, numărul colegiilor a crescut la 16.
(În prezent, clădirea celor douăsprezece colegii din Sankt Petersburg găzduiește Universitatea de Stat.)

Procesul de centralizare și birocratizare a aparatului de stat a avut loc pe tot parcursul secolului al XVIII-lea. La începutul secolului al XIX-lea. Colegiile petrine au fost înlocuite cu ministere.

În 1812 s-au organizat birouri în subordinea ministerelor, efectuând corespondența oficială a ministerelor și întocmirea documentației curente. Biroul accepta corespondența pentru ministru numai de la autoritatea supremă și de la alte ministere.

În această perioadă, numărul funcționarilor a crescut brusc. Acest lucru a influențat creșterea volumului documentației, creșterea numărului de cazuri de trecere a acesteia. Soluționarea problemelor importante de stat a fost întârziată și uneori chiar pierdută în fluxul de hârtie.

După 1917, pe teritoriul fostului Imperiu Rus, sistemul puterii de stat a fost reprezentat de Sovietele Deputaților Poporului, Congresul Deputaților Poporului și Sovietul Suprem al URSS. Cel mai înalt organ executiv al puterii de stat a fost Consiliul de Miniștri al URSS - Guvernul URSS. Până în 1991, Consiliul de Miniștri cuprindea aproximativ 50 de ministere și diferite comitete în rang de ministere. Mulți dintre ei au avut analogi în consiliile de ministere ale fiecărei uniuni și republici autonome, în administrarea teritoriilor, regiunilor, districtelor
și orașe. Toate acestea au dus la formarea unei armate uriașe de aparate
guvernarea unei ţări care necesită cheltuieli financiare mari.
În prezent, șeful statului (RF) este președintele, organul legislativ este Duma de Stat, formată din camerele inferioare și superioare. Organul executiv este Consiliul de Miniștri condus de Prim-ministru.

În prezent, soluția problemei managementului documentelor în țările dezvoltate constă în două etape principale. Prima etapă - 1970-1980. La acea vreme, majoritatea autorilor credeau că metodele tradiționale de lucru cu documentele erau depășite, că documentele pe hârtie vor fi înlocuite cu documente pe suport electronic. Cu toate acestea, la mijlocul anilor 1980, a devenit clar că, în ciuda abundenței computerelor, fluxul de „hârtie” era în creștere și s-a ajuns la concluzia că coexistența muncii tradiționale de birou cu procesarea informațiilor pe un computer va fi foarte lungă. În Statele Unite, de exemplu, se recomandă ca un document scris pe hârtie să fie păstrat pe o perioadă nedeterminată împreună cu suportul aparatului.

Versiunea electronică a cărții: [Descărcare, PDF, 1,14 MB].

Vizualizarea cărții în format PDF necesită Adobe Acrobat Reader, a cărui versiune nouă poate fi descărcată gratuit de pe site-ul Adobe.

Agenția Federală pentru Educație

Instituție de învățământ de stat

superior învăţământul profesional

„Universitatea Tehnică de Stat din Omsk”

V.A. Tsygankov, N.S. Documentarea Morozova a activitatilor de management Tutorial

Omsk 2006

UDC 651.51.8 (075.8)

BBK 65.050ya 73

Recenzători:

V.A. Tsygankov, N.S. Morozova

C Documentarea activitatilor de management: Proc. indemnizatie. Omsk: Editura OmGTU, 2005. 49 p.

Manualul de instruire descrie principalele tipuri de documentație organizatorică și administrativă, precum și cerințele pentru pregătirea acestora și organizarea fluxului de lucru.

Materialul metodologic a fost pregătit în strictă conformitate cu actele legislative și documentele de reglementare și metodologice în vigoare în Federația Rusă cu privire la problemele de documentare și documentare a activităților de management ale întreprinderii.

Acest manual este destinat studenților specialităților economice care studiază documentarea activităților de management.

UDC 651.51.8 (075.8)

© Universitatea Tehnică de Stat din Omsk, 2006

1. Cerințe de bază pentru executarea documentelor de gestiune

1.1. Prevederi de bază pentru documentarea activităților de management

Termenul " munca de birou» caracterizează ramura de activitate care asigură documentarea şi organizarea muncii cu documente.

Documentație- un proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite.

Conceptul " document» definește informațiile înregistrate în orice mod pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia.

Purtător- un obiect material folosit pentru fixarea și stocarea informațiilor.

Document electronic- un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică digitală.

Principalele funcții ale documentului sunt:

informativ;

istoric;

comunicativ;

cultural;

legal;

social.

Setul de documente creat la întreprindere este determinat de:

o serie de probleme care trebuie rezolvate în cursul activităților întreprinderii;

natura și întinderea competenței instituției;

procedura de rezolvare a problemelor (management unic sau colegialitate);

amploarea și natura relației cu alte instituții.

Procedura și regulile de documentare a acțiunilor de management sunt prevăzute de următoarele materiale de reglementare:

Sistemul de suport pentru documentare de stat pentru management (GSDM), care este un set de reguli și principii care stabilesc cerințe uniforme pentru documentare;

un sistem unificat de documentare (UDS), care este un ansamblu de documente interdependente create după reguli uniforme și care sunt caracteristice unui anumit domeniu de activitate;

clasificator industrial al documentației tehnice și economice (OKTED).

1.2. Unificarea si standardizarea documentelor de management

Unificare- aducerea ceva la un singur sistem. Unificarea documentelor- stabilirea unui set unic de tipuri și varietăți de documente pentru situații similare de management și reguli uniforme de lucru cu documentele.

Unificarea se realizează în scopul reducerii numărului de documente, tipificării formelor acestora, ceea ce reduce complexitatea prelucrării acestora, utilizarea mai eficientă a tehnologiei informatice. Astfel, unificarea are ca scop crearea de texte șablon.

Lucrările privind unificarea documentelor includ:

dezvoltare (DRD), care se realizează de către ministerele și departamentele responsabile cu sistemele de documentare relevante;

introducerea DDD intersectorială în cadrul DDD republican și filial:

introducerea DDD și OKTED pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acesteia;

elaborarea de complexe de forme unificate sectoriale de documente care reflectă specificul industriei și incluse în DUR, precum și înregistrarea lor de stat;

elaborarea de clasificatoare sectoriale a informaţiilor tehnice şi economice care să reflecte specificul industriei.

Standardizare- procesul de stabilire și aplicare a standardelor prin care se determină un etalon sau un eșantion, luat ca referință pentru compararea altor obiecte cu acesta.

Standardizare documentele este o formă de consolidare juridică a unificării efectuate și a nivelului de constrângere a acesteia.

Au fost stabilite următoarele categorii de standarde:

standardele de stat (GOST);

standarde industriale (OST);

standardele republicane (PCT).

Scopul implementării standardelor este de a atinge eficacitatea documentării activităților de management.

Managementul organizatoric și metodologic al unificării și standardizării documentelor, coordonarea lucrărilor relevante și controlul este efectuat de către organizația principală pentru introducerea și întreținerea DDD și OKTED în republică, iar la nivel de industrie această activitate este efectuată de către organizație șef pentru introducerea și întreținerea DDD și OKTED în industrie.

Supravegherea de stat asupra respectării DDD în sectorul public este încredințată organismelor de standardizare și metrologie, iar în sectorul non-statal - autorităților executive locale.

MINISTERUL AGRICULTURII AL FEDERATIEI RUSE

Instituția de învățământ de stat federală

studii profesionale superioare

„UNIVERSITATEA DE STAT DE INGINERIE AGRICOLĂ CHELYABINSK”

Management educațional și metodologic

Departamentul Managementul Productiei Agricole

DOCUMENTAREA ACTIVITĂȚILOR DE MANAGEMENT

(Programe educaționale și de lucru, materiale didactice)

Specialitatea 080502 - Economie si management la intreprindere (complex agroindustrial)

Celiabinsk

Complexul educațional și metodologic pentru disciplina „Documentarea activităților de management” a fost întocmit în conformitate cu cerințele componentei federale la conținutul minim obligatoriu și nivelul de pregătire al unui absolvent în ciclul disciplinelor profesionale generale ale standardului educațional de stat al învățământ profesional superior, aprobat de Ministerul Educației al Federației Ruse la 17 martie 2000 Nr. 238 ek / asociere în participație pe baza unui program exemplar al disciplinei „Documentarea activităților de management”, aprobat de Ministerul Educației din Federația Rusă și ținând cont program de lucru disciplina academica, avizat in ChSAU pentru specialitatea 080502 Economie si management la intreprindere (complex agroindustrial) din data de 20.03.2003

UMK este destinat studenților care primesc calificarea de „economist-manager”.

Întocmit de art. profesor

Departamentul de Management SHP V. A. Okunev

Complexul educațional și metodologic a fost discutat în cadrul unei ședințe a Departamentului de Management al SHP „____” ___________ 2006 (proces verbal Nr. ____).

Complexul educațional și metodologic a fost aprobat de Consiliul Academic al Facultății de Științe Economice „____” __________ 2006 (protocol Nr. _____).

	Cerințe ale standardului educațional de stat al VPO la minimum obligatoriu pregătire de specialitate ……………………………………………
	Program de antrenament…………………………………………………….
		Scopul și sarcinile……………………………………………………
	Program de lucru…………………………………………………….
		Domeniul disciplinei și tipuri lucrare academica……………….
		Repartizarea timpului de studiu pe secțiuni și subiecte.
	Materiale metodologice…………………………………………………….
		Evoluții educaționale și metodologice ..................................................
		Minimum terminologic ………………………………..
		Cerințe pentru compensare ………………………………………………………………………………………………
		Întrebări de testare…………………………………………….
	Logistica disciplinei……………

1. Cerințe ale SES VPO la minimum obligatoriu

pregătire de specialitate

În standardul educațional de stat al învățământului profesional superior (GOS VPO) specialitatea 080502 - Economie și management la întreprindere (complex agroindustrial) din data de 17.03.2000. Nr. 238 ek/sp dă următorul cuprins al disciplinei:

	Numele disciplinelor și secțiunile lor principale	Total ore
	Documentatia activitatilor de management: Sisteme de documentare și documentare; documentația de management: cerințe de compilare și execuție, cheie de formular, compoziția și localizarea detaliilor; intocmirea si executarea documentelor de baza: acorduri, contracte, ordine, memorii, protocoale, acte, certificate si documente de provenienta personala; organizarea circulatiei documentelor; sistematizarea documentelor, nomenclatorul pentru formarea și păstrarea acestora; moduri moderneși tehnica de creare a documentelor; scrisori de afaceri și comerciale: clasificare, structură, fraze și expresii standard; reguli și forme de corespondență comercială cu partenerii străini; corespondență legată de evenimente periodice și alte corespondențe; organizarea muncii cu documente care conțin informații confidențiale.

2. Curriculum

2.1. Scop și sarcini

2.1.1. Locul disciplinei academice în procesul de învățământ

şi importanţa acesteia în formarea unui economist-manager

Cunoașterea teoriei și stăpânirea abilităților de compilare și formalizare a documentelor de management stă la baza disciplinei „Documentarea activităților de management” și ocupă un loc important în pregătirea unui economist-manager.

2.1.2. Scopul disciplinei

Scopul predării disciplinei este de a oferi cunoștințele necesare întocmirii și executării corecte a documentelor create în procesul de luare și implementare a deciziilor manageriale, de a stăpâni vocabularul și stilul general acceptat de corespondență de afaceri.

2.1.3. Sarcinile disciplinei

Sarcinile studierii disciplinei:

familiarizați elevii cu principii generale suport de documentare pentru activitățile complexului agroindustrial, cu procedura de documentare a informațiilor;

să-i învețe pe elevi să sistematizeze informațiile în categorii separate;

familiarizarea elevilor cu organizarea mișcării raționale a documentelor la complexul agroindustrial;

învață elevii regulile și formele corespondenței de afaceri.

2.1.4. Cerințe pentru nivelul de pregătire al elevilor

Ca urmare a studierii disciplinei, studenții ar trebui:

am o idee

despre istoria dezvoltării sistemului de muncă de birou de stat în Rusia;

privind organizarea muncii cu documente la întreprinderea complexului agroindustrial;

privind organizarea deplasării documentelor la întreprinderea complexului agroindustrial.

GOST R 6,30 - 97. USD. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - M.: Editura de standarde, 1997;

documente normative privind standardizarea în domeniul muncii de birou în vigoare pe teritoriul Federației Ruse;

sisteme de documentare, cerințe pentru întocmirea și executarea documentelor, metode și tehnici moderne de creare a documentelor;

reguli și forme de corespondență comercială.

să elaboreze în mod competent documentele de management utilizate în activitățile întreprinderilor din agrobusiness;

să utilizeze aplicații software și echipamente de birou în activitățile lor.

stăpânește abilitățile

intocmirea actelor de conducere la intreprinderea complexului agroindustrial;

lucru pe un PC pentru pregătirea documentelor electronice.

Sectiunea 1. Organizarea muncii cu acte la intreprinderea complexului agroindustrial

1.1. Istoria dezvoltării sistemului de muncă de birou de stat în Rusia

Munca de birou în statul rus antic. Comandă afaceri. Sisteme de lucru de birou colegial. Sistemul de afaceri ministerial. Istoria muncii de conducere și de birou în perioada - după octombrie 1917 până în prezent.

1.2. Reguli generale executarea documentelor de gestiune

Suport de documentare pentru întreprinderile complexe agroindustriale. Clasificarea documentelor. Standardele de stat pentru documentare. Cerințe pentru formularele de documente ale întreprinderii. Compoziția detaliilor documentelor, cerințele pentru executarea acestora.

1.3. Organizarea fluxului de documente la întreprinderea complexului agroindustrial

Conceptul de flux de lucru. Recepția și procesarea inițială a documentelor. Distribuirea documentelor primite. Înregistrarea documentelor. Controlul asupra executării documentelor. Trimiterea documentelor.

1.4. Sistematizarea și stocarea curentă a documentelor. Procesare pentru stocare ulterioară

Nomenclatura de caz. Formarea și depozitarea curentă a cazurilor. Examinarea valorii documentelor. Realizarea cazurilor. Arhivarea documentelor.

1.5. Protecția informațiilor din document

Componența informațiilor confidențiale. Instructiuni pentru protectia informatiilor documentare. Vulturi de restricție a accesului la informații. Surse și canale de dezvăluire a informațiilor confidențiale. Măsuri de protecție a informațiilor documentare.

Sectiunea 2. Intocmirea si executarea documentelor de baza de management

Documentele organizatorice ale intreprinderii complexului agroindustrial

Scopul și componența documentației organizaționale. Documentele organizatorice ale întreprinderilor de diferite forme organizatorice. personal. Descrierea postului muncitorii. Reguli.

Acte administrative ale intreprinderii complexului agroindustrial

Scopul și componența documentației administrative. Procedura de emitere a regulamentelor. Redactarea si executarea documentelor publicate in mediu colegial. Întocmirea și executarea documentelor emise în baza unității de comandă.

Documente de referință - informare și de referință - analitice ale întreprinderii complexului agroindustrial

Scopul și componența documentației de referință și analitică. Tipuri de corespondență, reguli de oficializare a scrisorilor oficiale, telegrame, mesaje telefonice, mesaje fax, mesaje electronice. Înregistrarea actelor.

Documente privind personalul complexului agroindustrial

Documente de angajare (cerere, chestionar, curriculum vitae, CV) si reguli de executare a acestora. Contracte de munca. Specificul emiterii ordinelor pentru personal.

Principal:

1) Culegere de legislație a Federației Ruse.1994 - 1997

2) GOST R 6.30 - 97. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. M.: Editura de standarde, 1997

3) Amendamentul nr. 1 GOST R 6.30 - 97. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru acte” cu data intrării în vigoare de la 1 aprilie 2000.

4) GOST 6.01.1 - 87. Un sistem unificat pentru clasificarea și codificarea informațiilor tehnice și economice. - M .: Editura de standarde, 1987.

5) GOST 6.10.4 - 84. Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței juridice documentelor pe un suport dactilografiat și dactilografiate create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază. - M.: Editura Standarde, 1984.

6) GOST 6.10.5 - 87. Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru construirea unui formular - eșantion.- M .: Editura Standarde, 1987.

7) GOST 6.10.7 - 90. Sistem unificat de documentare a comerțului exterior. Formular - eșantion.- M .: Editura de standarde, 1990.

8) GOST 16487-83. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții.- M .: Editura de standarde, 1983.

9) Clasificator integral rus al documentației de management. .- M.: Editura de standarde, 1994.

10) Sistemul de stat de suport documentar al conducerii. Prevederi de bază, cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. – M.: VNIIDAD, 1991.

11) Instrucțiune tipică munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse. – M.: Rosarhiv, 1994.

12) Andreeva V.I. Munca de birou: un ghid practic, ediția a VII-a, - M .: CJSC Business School „Intel-sintez”, 2000.

13) Andreeva V.I. munca de birou in serviciul de personal. Ghid practic cu modele de documente, editia 2, corectata. completat.- M .: CJSC Business School „Intel-sintez”, 1998.

14) Andreeva V.I. Exemple de documente în munca de birou: cerințe pentru fluxul de lucru al companiei (pe baza GOST-urilor Federației Ruse) .- M. Business School "Intel-Sintez", 1997.

15) Basakov M.I. Fundamentele muncii de birou în întrebări și răspunsuri: un manual pentru studenții colegiilor și universităților. - Rostov-pe-Don: Phoenix, 1997.

16) Basakov M.I. Munca de birou și corespondența în întrebări și răspunsuri, un manual pentru studenții universităților și colegiilor economice - ed. a II-a, revizuit. si suplimentare - Rostov-pe-Don: Phoenix, 2000.

17) Bondareva T.M. Afaceri de secretariat: practică. indemnizatie. - M .: Liceu, 1989.

18) Verkhovtsev A.V. Munca de birou in departamentul de personal. -M.: INFRA - M., 1999.

19) Kirsanova M.V. Lucru modern de birou în serviciul de personal. - M. : INFRA - M., 2000.

20) Kuznetsova T.V. et al. Hârtii (organizarea și tehnologia suportului de documentare pentru management): un manual pentru universități. - M.: UNITI - DANA, 2000.

21) Documente și documente: un ghid de referință / Kuznetsova T.V. şi alţii / - M .: Economie, 1991.

22) Koltunova M.V. Scrisoare de afaceri: ceea ce trebuie să știe compilatorul. - M. Delo, 1998.

23) Kudryaev V.A. Organizarea muncii cu documente: manual M .: INFRA - M., 1998.

24) Kudryaev V.A. Organizarea muncii cu documente: manual M .: INFRA - M., 1999.

25) Pechnikova T.V., Pechnikova A.V., Suport documentar pentru activitățile organizației. Tutorial. - M .: „Tandem” - EKMOS, 1999.

26) Pechnikova T.V., Pechnikova A.V. Practica lucrului cu documente în organizație. Tutorial. - M.: Tandem - EKMOS, 1999.

27) Stenyukov M.V. Exemple de documente pentru munca de birou: Orientări pentru compilarea conform noului standard GOST R 6.30 - 97.- M .: PRIOR, 1998.

28) Stenyukov M.V. Manualul Secretarului. – M.: ANTERIOR, 1998.

Adiţional:

1) Andreeva V.I., Batyuk S.N. Instructiuni de sustinere documentara a activitatilor firmei: pract. manual pentru structurile nestatale. -M.: SA „Technolux - 2”, 1995.

2) Veselov P.V. Scrierea modernă de afaceri în industrie. – Ediția a 3-a revizuită. si suplimentare - M .: Editura de standarde, 1990.

3) Veselov P.V. Sunteți secretar. - M .: Editura Standarde, 1993

4) Jay Ros. Cum se scriu propuneri și rapoarte care aduc rezultate / per. din engleza/. Mn.: Amalfeya, 1997.

5) Dobson N. Cum să scrieți scrisori de afaceri: un ghid practic pentru toată lumea. / per. din engleză / -Chelyabinsk: Ural LTD, 1997.

6) Fișele postului. . – M.: ANTERIOR, 2000.

7) Zagorskaya A.P. etc. Carte de scrisori pentru corespondența de afaceri: în rusă și engleză. limbi - M.: muncitor Moskovsky, 1992.

8) Kuznetsova A.N. Dactilografia și documentele. - Ed. a II-a. - M: DOSAAF, 1987.

9) Tepper R. Cum să stăpânești arta scrierii în afaceri: 250 de scrisori și note pentru a ajuta managerul: per. din engleza. – M.: UNITI, 1994.

10) Feller M.D., Poltorak Yu.L. Redactarea documentelor de producere a textului. .- M.: Editura de standarde, 1990.

11) Felzer A.B., Misserman M.A. Munca de birou. Manual de referință. - K .: Liceu, 1990.

12) Enciclopedia de birou: pract. ghid pentru secretar / comp. I.V. Samykina / .- M .: BINOM, 1995.

3. Program de lucru

3.1. Volumul disciplinei și tipurile de muncă educațională

Intensitatea totală de muncă a disciplinei academice este repartizată între principalele tipuri de muncă educațională și semestre în conformitate cu curriculum, aprobată de Consiliul Academic al ChSAU la 10 mai 2001, după cum urmează.

	Tipul muncii de studiu	Total ore	Inclusiv semestre
	Complexitatea totală a disciplinei
	Lecții auditive
	Prelegeri
	Ateliere
	Muncă independentă
	Test
	Teme pentru acasă
	Controlul final
	decalaj

3.2. Repartizarea timpului de studiu pe secțiuni și subiecte

	Numele secțiunii și subiectul			Lecții la clasă, oră		Munca independentă a studenților, oră
					Praktich. zan.
Sectiunea 1. Organizarea muncii cu acte la intreprinderea complexului agroindustrial
	Istoria dezvoltării sistemului de muncă de birou de stat în Rusia
	Reguli generale de executare a documentelor de gestiune
	Organizarea fluxului de documente la întreprinderea complexului agroindustrial
	Sistematizarea și stocarea curentă a documentelor. Procesarea carcasei pentru stocare ulterioară