Akuntansi personalia di LLC dari awal - petunjuk langkah demi langkah. Manajemen catatan SDM dari awal: petunjuk langkah demi langkah Manajemen catatan SDM dari awal instruksi langkah demi langkah

Kami akan memberi tahu Anda cara mengatur pekerjaan dengan dokumen perusahaan secara kompeten, serta akuntansi dan penyimpanannya. Petunjuk langkah demi langkah untuk 2019 akan membantu Anda.

Dari artikel Anda akan belajar:

Kerangka Peraturan

Pekerjaan kantor diakui sebagai kegiatan yang menyediakan dokumentasi (pembuatan dokumen resmi) dan menentukan prosedur untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen resmi. Tentu saja, pertanyaan apakah perlu memikirkan prosedur untuk bekerja dengan dokumen muncul ketika sulit untuk menemukan dokumen tertentu. Di satu sisi, kita harus senang bahwa perusahaan berkembang dan tumbuh, tetapi di sisi lain, ada tugas baru dalam agenda - bagaimana mengatur aliran dokumen dengan benar dan nyaman.

Pakar jurnal "Buku Pegangan Sekretaris" akan berbicara tentang jenis-jenis utama surat dalam organisasi.

Lebih mudah dengan pekerjaan kantor di lembaga resmi - di sana proses ini diatur oleh khusus peraturan:

• Perintah Kementerian Kehakiman Rusia tertanggal 16 April 2014 No. 78 "Tentang Persetujuan Aturan Pekerjaan Kantor Notaris" (bersama dengan Aturan Pekerjaan Kantor Notaris disetujui oleh keputusan Dewan FNP tertanggal 17 Desember, 2012, Perintah Kementerian Kehakiman Rusia tanggal 16 April 2014 No. 78) menyetujui aturan aliran dokumen di notaris;
• Keputusan Dewan Komisi Ekonomi Eurasia tertanggal 05.05.2015 No. 46 “Tentang Aturan Manajemen Dokumen Internal di Komisi Ekonomi Eurasia” mendefinisikan aturan untuk bekerja dengan dokumen di EEC;
• Perintah Departemen Kehakiman Mahkamah Agung RF tanggal 29.04.2003 No. 36 menyetujui Instruksi tentang pencatatan peradilan di pengadilan negeri;
• Keputusan CEC Rusia No. 321/1831-6 tanggal 20 Januari 2016 mengadopsi Instruksi tentang pekerjaan kantor di Komisi Pemilihan Pusat Federasi Rusia;
• Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 15 Juni 2009 No. 477 menyetujui Aturan untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal.

Ada juga peraturan khusus di mana disebutkan bagaimana nilainya mengatur pekerjaan kantor dalam organisasi tertentu, misalnya, hukum federal tanggal 15 April 1998 No. 66-FZ “Tentang Hortikultura, Hortikultura dan Negara” asosiasi nirlaba warga negara" mengatur prosedur untuk melakukan pekerjaan kantor di entitas tersebut.

Di perusahaan swasta, semua masalah pengorganisasian pekerjaan kantor diputuskan oleh pemiliknya. Atau lebih tepatnya, untuk mengembangkan pekerjaan kantor dari awal: petunjuk langkah demi langkah 2019 dipercayakan kepada pemain tertentu - terkadang petugas personalia, terkadang sekretaris. Karena instruksi tersebut sudah matang, berarti memang perlu ada regulasi seperti itu.

Bagaimana mengatur bisnis

Pekerjaan kantor: petunjuk langkah demi langkah untuk tahun 2019 akan membantu Anda memutuskan dari mana harus memulai dan hasil apa yang harus Anda perjuangkan. Idealnya, sebuah organisasi harus mengadopsi dokumen internal- instruksi bisnis. Jika perusahaan besar, dengan subdivisi, cabang, maka penerapan beberapa tindakan lokal yang mengatur masalah ini dibenarkan.

Langkah 1.

Pertama-tama, perlu untuk memutuskan dokumen mana yang akan dicakup oleh instruksi yang dirancang untuk mengatur alur kerja. Ingatlah bahwa seluruh massa kertas dalam organisasi dibagi menjadi internal (lokal), keluar dan masuk. Urutan bekerja dengan mereka akan berbeda, jadi ada baiknya menggambarkannya di bagian yang berbeda.

Langkah 2

Instruksi penulisan (bagian-bagiannya). Secara terpisah mengatur tindakan lokal: bagaimana mereka diadopsi, bagaimana karyawan dibiasakan dengan mereka, di mana dan dengan siapa tindakan lokal disimpan. Menurut dokumentasi yang masuk, perlu untuk menjelaskan siapa dan di mana mendaftarkan dokumentasi yang masuk, dalam hal apa, bagaimana transfer dokumen untuk eksekusi dicatat, di mana dokumen yang masuk disimpan setelah jawabannya dan poin prosedural lainnya. Untuk keluar - selesaikan masalah prosedur pendaftaran, aturan pengiriman, penandatanganan.

Langkah 3

Instruksi harus menunjukkan dokumen mana yang telah disetujui bentuk standar, dan dalam persiapannya harus dipandu oleh GOST yang disetujui.

Langkah 4

Kami menentukan orang yang bertanggung jawab untuk pelaksanaan setiap bagian dari instruksi. Kami memutuskan dalam urutan apa, di mana, di bawah tanggung jawab siapa dokumen akan disimpan.

Langkah 5

Kami menentukan kebutuhan untuk bagian tambahan dari instruksi. Bergantung pada kekhasan kegiatan organisasi, mungkin perlu untuk menunjukkan prosedur untuk membuat salinan, prosedur untuk bekerja dengan stempel dan stempel, prosedur untuk bertukar dokumen antar departemen.

Sejumlah dokumen mungkin termasuk dalam lingkup tindakan lokal lainnya, misalnya, di bawah prosedur yang disetujui untuk bekerja dengan data pribadi atau prosedur untuk menjaga rahasia dagang organisasi. Hal ini diinginkan untuk membuat referensi untuk tindakan lokal ini. Selain itu, bekerja dengan dokumen di sejumlah organisasi juga dapat diatur oleh undang-undang khusus - misalnya, manajemen dokumen di lembaga kredit berada di bawah Undang-Undang Federal "Tentang Bank dan Perbankan", yang mengatur prosedur penanganan kerahasiaan bank. Poin-poin ini juga harus diperhitungkan saat menyusun instruksi.

Langkah 6

Persetujuan instruksi dan membawanya ke perhatian karyawan. Setelah tahap ini, tindakan lokal mulai berlaku, dan pelaksanaannya menjadi wajib bagi semua karyawan perusahaan.

Bagaimana mengatur SDM

Sama pentingnya bagi perusahaan untuk mempertimbangkan pekerjaan kantor personalia, petunjuk langkah demi langkah 2019 akan membantu dalam hal ini.

Tahapan pengorganisasian alur kerja personel pada prinsipnya tidak berbeda dengan tahapan pembentukan kerja kantor secara keseluruhan. Ini juga mendefinisikan daftar dokumen yang akan dikompilasi, dimodifikasi, disalin dan didistribusikan sesuai dengan instruksi untuk manajemen arsip personalia. Di sini perlu untuk mempertimbangkan bahwa organisasi memiliki lebih sedikit ruang untuk "fantasi" sehubungan dengan dokumen personel - apa yang harus ada di perusahaan untuk catatan personel ditunjukkan dalam Kode Tenaga Kerja RF dan peraturan lainnya. Dan untuk tidak adanya atau salah pelaksanaan dokumen kepegawaian, denda yang cukup besar diberikan. Oleh karena itu, persiapan instruksi ini harus didekati dengan segala keseriusan.

Bagian dari instruksi tentang manajemen catatan personel harus berisi informasi tentang dokumen standar yang dikembangkan di perusahaan (misalnya, formulir kontrak kerja yang disetujui, pesanan), serta prosedur untuk membiasakan karyawan dengan dokumen tersebut. Penting juga untuk mencerminkan aspek-aspek spesifik dari kegiatan organisasi tertentu: jika jadwal dibuat, kapan dan dalam urutan apa mereka diajukan untuk persetujuan, jika peralatan pelindung dikeluarkan, maka dalam urutan apa catatan akan disimpan, dll.

Juga harus diperhitungkan bahwa untuk organisasi pekerjaan kantor, termasuk personel, perangkat lunak khusus telah dikembangkan untuk mengotomatisasi proses ini. Perusahaan besar mereka saat ini digunakan, tetapi fakta ini tidak meniadakan kebutuhan untuk mengembangkan dan mengikuti instruksi.

Kami berbicara tentang apa itu pekerjaan kantor di organisasi kami dan memberikan contoh instruksi untuk pekerjaan kantor. Pada saat yang sama, sebagai bagian dari pekerjaan kantor umum dalam organisasi, bagian independen dapat dibedakan, salah satunya adalah pekerjaan kantor personalia.

Manajemen arsip personel dapat dipahami sebagai aktivitas yang menyediakan dokumentasi, alur kerja, penyimpanan operasional, dan penggunaan dokumen untuk masalah personel. Tergantung pada skala dan karakteristik kegiatan organisasi, baik karyawan akuntansi (misalnya, wakil kepala akuntan) dan karyawan yang secara khusus dipekerjakan untuk tujuan ini (misalnya,) dapat ditunjuk untuk bertanggung jawab atas manajemen catatan personalia.

Apakah Anda memerlukan bimbingan SDM?

Instruksi tentang manajemen arsip personel bukan merupakan dokumen wajib dalam organisasi. Pada saat yang sama, kehadirannya akan memastikan kontrol yang tepat atas kelengkapan, ketepatan waktu dan kebenaran pelaksanaan dan pemeliharaan dokumen personalia. Organisasi mengembangkan instruksi langkah demi langkah untuk manajemen arsip personel secara mandiri, dengan mempertimbangkan kekhususannya, volume dokumen personel dan jumlah karyawan yang bertanggung jawab untuk memelihara bagian manajemen arsip ini.

Manajemen catatan SDM biasanya melibatkan pemeliharaan dokumentasi untuk bagian utama berikut:

• kesimpulan dari kontrak kerja dan pekerjaan;
• perubahan kontrak kerja dan pemindahan ke pekerjaan lain;
• pemutusan kontrak kerja dan pemecatan karyawan;
• pemberian cuti kepada karyawan;
• dorongan dan tindakan disiplin;
• perlindungan data pribadi karyawan.

Prosedur untuk bekerja dengan dokumen kepegawaian dapat diberikan dalam deskripsi pekerjaan dengan karyawan yang ditunjuk bertanggung jawab untuk bagian pekerjaan kantor ini.

Organisasi juga dapat menentukan bentuk-bentuk dokumen yang digunakan untuk arsip personalia dalam peraturannya tentang manajemen arsip personalia. Selain itu, jika formulir terpadu digunakan untuk merekam personel, cukup untuk menunjukkan ini dan tidak memberikan formulir itu sendiri. Penggunaan formulir terpadu dari dokumen kepegawaian, jika memungkinkan, nyaman bukan hanya karena tidak memerlukan pengembangan independen dari bentuk dokumen serupa, tetapi juga karena formulir tersebut biasanya memberikan instruksi untuk mengisinya, yang pada dasarnya adalah langkah demi langkah. instruksi. Jadi, misalnya, untuk menyusun dokumen individu pada catatan personel (misalnya, pesanan untuk pekerjaan, kartu pribadi karyawan atau meja kepegawaian), Anda dapat merujuk pada Keputusan Komite Statistik Negara 01/05/ 2004 Nomor 1.

Dan dalam beberapa kasus, penggunaan formulir yang disetujui dan penggunaan prosedur tunggal untuk pelaksanaannya adalah wajib. Misalnya, petunjuk langkah demi langkah untuk memelihara buku kerja dalam organisasi, serta bentuk buku kerja dapat ditemukan dalam bentuk yang disetujui

Departemen Sumber Daya Manusia adalah salah satu tautan terpenting di mana pun organisasi modern. Hanya berkat spesialis layanan ini, itu mungkin manajemen yang efektif kegiatan perusahaan.

Manajemen catatan SDM dari awal, petunjuk langkah demi langkah

Tetapi untuk mengatur fungsinya dengan benar, perlu:

• mendefinisikan dengan jelas tugas resmi karyawan yang bertanggung jawab untuk pengembangan dan persiapan dokumen yang diperlukan; untuk mengetahui aturan untuk pembentukan badan eksekutif dan penunjukan;
• pemimpin;
• merekrut karyawan baru dengan benar, memindahkan dan memberhentikan mereka;
• bekerja berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang pengelolaan arsip kepegawaian;
• membuat tindakan dan peraturan yang diperlukan di tingkat perusahaan.

Untuk mengatur dengan cepat dan kompeten operasi yang efisien departemen personalia direkomendasikan untuk mengembangkan dan menggunakan algoritma khusus untuk melakukan tindakan yang diperlukan.

Siapa yang bertanggung jawab atas bisnis di perusahaan?

Sebelum Anda membuat rencana untuk mengatur alur kerja yang efektif, Anda perlu memutuskan pelaku peran spesialis personel. Bahkan di perusahaan kecil untuk alur kerja intra-organisasi di kepegawaian posisi sekretaris atau juru tulis biasanya diperkenalkan.

Ada dua alasan utama untuk ini:

• volume besar karya dokumenter yang dengannya orang yang bertanggung jawab beroperasi setiap hari;
• kebutuhan akan spesialisasi yang sempit dalam bekerja dengan dokumen, diharapkan bahwa karyawan yang ditugaskan memiliki pendidikan dalam spesialisasi asisten sekretaris, manajer personalia atau juru tulis.

Tentu saja, dalam praktiknya diperbolehkan untuk menetapkan tanggung jawab tambahan seseorang yang juga bekerja dengan dokumen, seperti pengacara atau akuntan. Namun, hal ini secara serius dapat mengurangi efisiensi aktivitas utama karyawan, karena pekerjaan kantor membutuhkan banyak perhatian.

Kelebihan orang yang bertanggung jawab dan munculnya kesalahan fatal dalam pekerjaannya adalah mungkin. Oleh karena itu, paling sering preferensi diberikan untuk memperkenalkan posisi terpisah.

Tahapan dan langkah-langkah

Organisasi sistem manajemen catatan personel apa pun akan terdiri dari tahapan berikut:

Dokumen yang dibutuhkan

Untuk membangun pekerjaan yang stabil dari layanan klerikal, Anda harus membuat dokumen-dokumen berikut:

• Jadwal staf. Berisi informasi tentang jabatan-jabatan yang ada dalam organisasi. Untuk menyusun dokumen, perlu mengacu pada undang-undang saat ini, karena bentuknya sepenuhnya terpadu untuk semua perusahaan di wilayah Federasi Rusia;
• Waktu adalah sumber daya yang berharga. Agar tidak menyia-nyiakannya untuk menyusun kontrak atau deskripsi pekerjaan baru secara manual setiap kali, Anda harus menyiapkan templat untuk setiap posisi dari daftar staf;
• Membuat nomenklatur kasus atau membuat perubahan. Nomenklatur kasus biasanya disebut daftar semua jenis dokumen yang dibuat dalam organisasi dan indikasi lokasi dan periode penyimpanannya. Biasanya berisi banyak bagian, salah satunya harus dikhususkan untuk manajemen arsip personalia;
• Aturan internal Jadwal kerja, yang menurutnya urutan kerja harian, waktu istirahat, dan banyak lagi akan diatur.

Pendaftaran kepala

Jika organisasi belum menunjuk seorang pemimpin, maka ini akan dilakukan terlebih dahulu. Dia akan:

• membentuk staf administrasi;
• mendaftarkan dokumen konstituen;
• menandatangani dokumen organisasi dan administrasi dan lainnya.

Pendaftaran ketua dilakukan sesuai dengan keputusan yang dibuat oleh pendiri secara kolegial atau sendiri-sendiri. Mereka mengeluarkan perintah sehubungan dengan orang yang ditunjuk oleh orang pertama dari perusahaan.

Peraturan

Untuk organisasi yang tepat pekerjaan layanan manajemen arsip personel, perlu menggunakan peraturan utama undang-undang saat ini:

Dokumen akuntansi

Ada beberapa jenis utama dokumen akuntansi, karena pemeliharaan yang memastikan prosedur yang tepat untuk aliran dokumen:

• Lembar akuntansi (atau buku) personel perusahaan. Itu dimasukkan informasi singkat tentang jumlah karyawan;
• Jurnal pendaftaran kontrak kerja. Memungkinkan Anda melacak kesimpulan semua kontrak dengan karyawan. Menjaga jurnal ini memastikan keandalan penyimpanan dokumen. Tidak ada yang akan hilang tanpa jejak, dapat digunakan untuk melacak ada tidaknya perjanjian kerja;
• Log pendaftaran yang diperlukan untuk pelacakan operasional perubahan personel;
• Jurnal akuntansi untuk pengiriman masuk dan keluar. Di dalamnya Anda dapat melihat sejarah berbagai korespondensi bisnis dan memperjelas pengiriman atau penerimaan berbagai surat;
• Buku akuntansi kartu pribadi, yang berisi informasi tentang formulir dengan data pribadi karyawan. Hal ini diperlukan ketika ada kebutuhan untuk mempelajari data pribadi seorang karyawan.

Buku tenaga kerja dan penyimpanannya

Bekerja dengan buku kerja memiliki dua fitur utama yang harus diperhatikan.
Seorang karyawan yang dipekerjakan harus memberikan bukunya kepada majikan. Dia akan disimpan olehnya sampai pemutusan kontrak kerja.

Jika pekerjaan di perusahaan adalah paruh waktu, maka buku itu tidak ditransfer untuk disimpan, namun, salinan resminya dari tempat kerja utama disediakan.

Dalam dokumen ini, sekretaris membuat catatan bahwa karyawan tersebut telah dipekerjakan oleh organisasi, menunjukkan bentuk dan nama organisasinya. Kemudian catatan ini disertifikasi oleh kepala perusahaan.

Pendaftaran karyawan

Untuk mendaftarkan karyawan dengan benar, cukup mengikuti algoritma sederhana:

• Ambil pernyataan dari karyawan di mana dia akan menunjukkan informasi tentang posisi apa yang dia lamar, berapa besar tarif yang dia minati, dan mulai tanggal berapa dia akan mulai bekerja.
• Dapatkan dari karyawan salinan dokumen yang diperlukan, seperti paspor, SNIL, NPWP, detail bank untuk transfer upah.
• Untuk menyimpulkan kontrak kerja dan mengeluarkan deskripsi pekerjaan dengan tanda tangan pribadi. Dokumen-dokumen ini menetapkan hubungan hukum antara karyawan dan majikan.
• Simpan file pribadi, yang akan menyertakan aplikasi dan salinan dokumen. Isi kartu dalam formulir T2, tempat untuk menuliskan semua informasi yang diperlukan.
• Mengeluarkan perintah yang dengannya karyawan tersebut dipekerjakan.

Kesimpulan

Jadi, untuk membuat layanan manajemen arsip kepegawaian, cukup menggunakan instruksi di atas untuk mengatur pekerjaannya. Hal utama saat membuat layanan semacam itu adalah mengandalkan ketentuan undang-undang saat ini dan mempertimbangkan kebutuhan perusahaan, tergantung pada fitur organisasinya.

Dalam kontak dengan

Setiap organisasi membuat dokumen yang mencerminkan berbagai aspek kegiatannya: manajemen (perencanaan, regulasi, pengendalian, dll.), memastikan sumber daya yang diperlukan(manusia, keuangan, bahan mentah, bahan, peralatan, dll.), kegiatan utama, atau produksi (perdagangan, jasa transportasi, asuransi, perbankan, dll.). Setiap organisasi melakukan pertukaran informasi dengan organisasi lain, menerima berbagai dokumen ( surat Bisnis, perjanjian, protokol, tindakan, dll.). Agar kegiatan organisasi berjalan dengan efektif, dan bekerja dengan dokumen yang tertata dan teratur, maka dibuatlah sistem kerja kantor dalam organisasi tersebut.

Mari kita definisikan istilah

Di bawah sistem kerja kantor, yang kami maksud adalah seperangkat tindakan organisasi, informasi, teknis, teknologi yang menyediakan dokumentasi kegiatan organisasi (pembuatan dokumen), penerimaan atau pengiriman dokumen, pemrosesan, penyimpanan, dan penggunaannya.

Pekerjaan kantor adalah sistem yang kompleks, oleh karena itu, untuk organisasi yang efektif Tidaklah cukup untuk meletakkan dokumen ke dalam folder dan menyimpannya di lemari atau di atas meja. Dokumen perlu disistematisasikan, didaftarkan, dikontrol pelaksanaannya, ditentukan jangka waktu penyimpanannya, dibentuk menjadi file, diarsipkan atau dimusnahkan setelah kehilangan nilainya dan jangka waktu penyimpanan yang ditetapkan oleh undang-undang yang berlaku telah berakhir. Dan semua ini harus dilakukan, dipandu oleh prinsip-prinsip tertentu, menurut aturan-aturan tertentu, sehingga setiap saat Anda dapat menemukan dokumen yang diperlukan dan bahwa dokumen ini dapat digunakan sebagai dasar hukum untuk adopsi keputusan manajemen sebagai bukti di pengadilan atau untuk tujuan lain.

Menurut definisi yang ditetapkan dalam klausa 2.1 GOST R 51141-98 “Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi, pekerjaan kantor ( dukungan dokumentasi manajemen) - cabang kegiatan yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen resmi. Definisi yang hampir serupa diabadikan dalam GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistem standar untuk informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Manajemen dokumen. Persyaratan Umum": manajemen arsip - serangkaian tindakan sistematis dan efektif untuk membuat, menggunakan, menyimpan, dan menghancurkan dokumen dalam organisasi untuk membuktikan operasi bisnis (manajemen)" (klausul 3.20).

Mendokumentasikan kegiatan organisasi (membuat dokumen) adalah kegiatan yang melibatkan hampir semua karyawan organisasi sampai tingkat tertentu. Organisasi kerja dengan dokumen (pemrosesan dokumen, penyimpanannya, penggunaannya) - ini adalah jenis kegiatan yang dilakukan oleh divisi khusus organisasi atau, jika organisasinya kecil, oleh seorang karyawan (spesialis dokumen, juru tulis) yang bertindak sebagai penyelenggara pekerjaan dengan dokumen atau pengelola dokumen.

catatan Menurut pendapat kami, dapat dikatakan bahwa suatu organisasi memiliki sistem alur kerja jika: di antara karyawan organisasi, fungsi manajemen dokumen (pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, dan penggunaan dokumen) didistribusikan dan tanggung jawab atas ketidakpatuhan mereka ditentukan; aliran dokumen terorganisir, yaitu perpindahan dokumen dari saat dibuat atau diterima oleh organisasi hingga penyelesaian eksekusi, pengiriman dokumen dan / atau transfer ke file untuk disimpan; sistem untuk mendaftarkan (akuntansi) dokumen (masuk, internal, keluar) telah ditetapkan dan pencarian dokumen disediakan; dokumen yang dieksekusi ditempatkan untuk penyimpanan dalam kasus sesuai dengan nomenklatur kasus.

Organisasi pekerjaan kantor

Jika kita berbicara tentang organisasi pekerjaan kantor sebagai urutan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu organisasi, maka langkah pertama adalah membuat divisi terpisah(sebut saja departemen manajemen kantor) atau, dengan sedikit alur kerja, penunjukan seorang karyawan yang tugasnya akan mencakup mengatur pekerjaan dengan dokumen. Dalam organisasi kecil, ini mungkin sekretaris kepala, yang selain fungsi informasi, dokumentasi, dan layanan organisasi dan teknis untuk kepala, dipercayakan dengan fungsi mengatur pekerjaan dengan dokumen.

Penciptaan unit kerja kantor khusus - departemen kerja kantor - disertai dengan sejumlah tindakan berurutan.

Langkah 1: pengembangan dan persetujuan peraturan tentang departemen pekerjaan kantor dan deskripsi pekerjaan untuk karyawan departemen.

Peraturan departemen manajemen kantor menentukan status unit ini (status hukumnya), tugas, fungsi, hak, tanggung jawab, serta sifat hubungan dengan unit lain.

Uraian pekerjaan menetapkan distribusi seluruh volume pekerjaan yang dilakukan oleh unit antara karyawan, dengan mempertimbangkan kualifikasi mereka, teknologi untuk melakukan pekerjaan kantor, dan volume mereka.

Langkah 2: penunjukan karyawan yang bertanggung jawab untuk pencatatan di divisi struktural organisasi.

Prasyarat untuk berhasil bekerja dengan dokumen adalah penunjukan karyawan yang tugasnya mencakup pencatatan di divisi struktural.

Tidak setiap unit struktural organisasi dapat mengklaim memiliki karyawan yang hanya akan menangani pencatatan (sekretaris atau juru tulis). Jika ukuran unit kecil, volume dokumen juga kecil, pekerjaan kantor unit struktural dapat dipercayakan kepada salah satu karyawan unit, sebagai aturan, menempati posisi spesialis paling junior, yang akan melaksanakan tugas pekerjaan kantor beserta tugas jabatannya. Pengangkatan karyawan yang bertanggung jawab atas pencatatan di divisi struktural dilakukan atas perintah kepala organisasi.

Langkah 3: pengembangan dan persetujuan instruksi untuk dukungan dokumenter (pekerjaan administrasi) organisasi (selanjutnya - Instruksi untuk DOW).

Instruksi untuk pendidikan prasekolah adalah yang utama dokumen normatif, mengatur prosedur dan teknologi untuk bekerja dengan dokumen sejak dibuat atau diterima oleh organisasi dan hingga dikirim ke koresponden atau dipindahkan ke penyimpanan. Instruksi untuk DOW harus mendefinisikan proses dan prosedur untuk memproses dokumen pada semua tahap lingkaran kehidupan. Instruksi adalah dokumen peraturan organisasi, disetujui oleh kepala organisasi dan wajib untuk semua karyawan.

Saat ini, satu-satunya dokumen metodologis yang menentukan prosedur untuk mengembangkan Instruksi untuk lembaga pendidikan prasekolah adalah Pedoman untuk pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal (disetujui atas perintah Arsip Federal 23 Desember 2009 No. 76). Pedoman ini ditujukan untuk otoritas eksekutif federal, namun, dokumen ini dapat digunakan oleh otoritas lain, organisasi negara bagian dan non-negara bagian, tetapi dengan penyesuaian yang sesuai.

Meskipun kehadiran rekomendasi metodologis, pengembang instruksi perlu melakukan banyak pekerjaan awal untuk memilih konfigurasi khusus dari sistem alur kerja kantor yang mencerminkan kekhasan bekerja dengan dokumen di organisasi khusus ini.

Pengembangan Instruksi untuk DOW adalah tugas departemen manajemen arsip (karyawan yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan dokumen). Tujuan pengembangan Instruksi untuk DOW adalah untuk menetapkan teknologi untuk bekerja dengan dokumen dalam organisasi.

• Aturan dokumentasi kegiatan manajemen organisasi(penyusunan dan pelaksanaan set utama dokumen manajemen, termasuk persyaratan untuk formulir, komposisi rincian dan pelaksanaannya);
• Aturan untuk mengatur alur kerja organisasi(pemindahan dokumen dalam proses pembuatan dan pelaksanaannya, penerimaan dan pengiriman dokumen, termasuk pendaftaran dokumen, kontrol atas pelaksanaan dokumen, pekerjaan referensi pada dokumen);
• Aturan untuk mengatur penyimpanan dokumen(sistematisasi dokumen yang dieksekusi sesuai dengan nomenklatur kasus, pembentukan kasus, penyimpanan kasus, pemindahan dokumen untuk penyimpanan arsip, pemusnahan dokumen dengan masa penyimpanan yang kedaluwarsa).

Saat mengembangkan Instruksi untuk DOW, perlu didasarkan pada ketentuan legislatif dan tindakan hukum pengaturan lainnya yang mengatur dukungan dan pengarsipan dokumenter, pada ketentuan dokumen konstituen organisasi, khususnya piagam atau peraturan (dalam dokumen bahwa kompetensi manajemen ditentukan, hak kepala untuk mengeluarkan dokumen tertentu ditetapkan), mengidentifikasi dan menganalisis serangkaian tindakan hukum pengaturan, dokumen administratif tentang berbagai masalah kegiatan manajemen dan organisasi kerja dengan dokumen (untuk misalnya, perintah organisasi tentang pembagian tanggung jawab antara manajemen atau pendelegasian hak untuk menandatangani, perintah tentang prosedur akuntansi, penyimpanan dan pemusnahan formulir, stempel dan stempel organisasi, dll.). Identifikasi kumpulan dokumen ini diperlukan tidak hanya untuk menganalisis norma-norma dan aturan-aturan dalam bekerja dengan dokumen-dokumen yang sudah ditetapkan dalam organisasi, tetapi juga agar setelah persetujuan instruksi (dan beberapa ketentuan dari dokumen-dokumen ini dapat termasuk dalam Instruksi pada DOW) dapat dikeluarkan perintah untuk mengakui beberapa dokumen ini sebagai tidak sah.

Langkah 4: pengembangan nomenklatur kasus, yang berfungsi sebagai dasar untuk mensistematisasikan dokumen ke dalam kasus, membentuk kasus dan melakukan pekerjaan pencarian informasi pada dokumen.

Nomenklatur kasus adalah daftar sistematis dari judul kasus yang dibentuk dalam organisasi, yang menunjukkan persyaratan penyimpanannya. Nomenklatur kasus diperlukan untuk pembentukan kualitatif dana dokumenter organisasi. Dana dokumen organisasi terdiri dari dokumen-dokumen yang dibentuk dalam kegiatannya, baik yang dibuat dalam organisasi maupun yang diterima dari organisasi lain. Nomenklatur kasus memungkinkan Anda untuk membentuk dokumen menjadi kasus sedemikian rupa sehingga di masa depan Anda dapat secara efektif mencari dokumen jika ada kebutuhan untuk menggunakannya. Selain itu, nomenklatur kasus melakukan hal lain fungsi penting- Menetapkan periode retensi.

Dalam pengembangan nomenklatur kasus, kecuali departemen klerikal, semua orang ambil bagian unit struktural organisasi. Lebih tepatnya, pertama, divisi struktural organisasi mengembangkan nomenklatur urusan divisi, kemudian departemen manajemen arsip membentuk apa yang disebut nomenklatur kasus terkonsolidasi, mis. nomenklatur urusan organisasi. Lebih baik menerapkan nomenklatur kasus mulai 1 Januari tahun ini, karena pekerjaan kantor di organisasi dilakukan dari tahun ke tahun.

Nomenklatur kasus adalah dasar untuk sistematisasi dokumen dan organisasi penyimpanan selanjutnya sebelum dipindahkan ke arsip organisasi atau dihancurkan setelah berakhirnya periode penyimpanan yang ditetapkan.

Karena pengembangan Instruksi untuk DOW sudah cukup tugas yang sulit, dan pertama kali mungkin tidak menjadi versi Instruksi yang memuaskan dari semua sudut pandang, dapat disarankan untuk terlebih dahulu mengembangkan dan menyetujui Instruksi sementara untuk lembaga pendidikan prasekolah. Bekerja dengan Instruksi sementara akan memungkinkan Anda untuk memeriksa ketentuannya, mengidentifikasi kelemahan, dan setelah revisi yang sesuai, Instruksi pada DOW sudah dapat disetujui sebagai permanen.

Amandemen Kode Tenaga Kerja yang diadopsi tahun lalu mempengaruhi banyak dokumen kepegawaian yang harus ada di organisasi pada tahun 2019. Perubahan tersebut berkaitan dengan perubahan kondisi perekrutan, remunerasi, penentuan tingkat kualifikasi pelamar untuk sejumlah posisi, memberikan beberapa jaminan sosial.

Sejumlah inovasi mempermudah dan mempermudah pengurusan dokumen kepegawaian di tahun 2019, yang seharusnya berdampak positif bagi kondisi usaha kecil. Pertimbangkan apa yang harus disiapkan untuk karyawan layanan personalia.

Manajemen SDM di 2019

Manajemen catatan personalia adalah serangkaian tindakan yang mencakup pengembangan dan pemeliharaan dokumen yang berkaitan dengan personel. Sebagian besar persyaratan untuk dokumen kepegawaian pada tahun 2019 tetap tidak berubah. Menyimpan catatan personel adalah wajib bagi semua pemberi kerja, meskipun beberapa dari mereka memiliki kesempatan untuk melakukan ini dalam bentuk yang agak terpotong.

Larangan kerja agen, diperkenalkan kembali pada tahun 2016, masih berlaku. Ini berarti bahwa dengan semua pekerja melakukan fungsi tenaga kerja kontrak kerja harus dibuat di wilayah majikan. Satu-satunya pengecualian dapat menjadi outsourcing sejumlah fungsi non-inti, yang kontrak hukum perdata disimpulkan.

Mengenai manajemen arsip personalia itu sendiri, semua dokumen yang perlu disimpan sehubungan dengan personel dibuat sesuai dengan persyaratan Kode Perburuhan, sejumlah anggaran rumah tangga dan instruksi departemen. Bertanggung jawab (atau bertanggung jawab) untuk kinerja pekerjaan tersebut ditunjuk atas perintah organisasi.

Manajemen catatan SDM pada tahun 2019: dokumen utama

Untuk memahami dokumen apa yang harus ada dalam manajemen catatan personel dalam suatu organisasi, kami menganalisis undang-undang perburuhan dan menyajikan hasil yang dihasilkan dalam bentuk tabel. Untuk sebagian besar dari mereka, ada formulir terpadu yang dikembangkan dan disetujui oleh Komite Statistik Negara. Penggunaannya tidak wajib, tetapi secara signifikan memfasilitasi pekerjaan petugas personalia.

Manajemen catatan SDM-2019: dokumen utama

Dokumen	Basis normatif
kepegawaian
Peraturan ketenagakerjaan internal	Seni. 189 Kode Perburuhan Federasi Rusia
Deskripsi pekerjaan
Peraturan tentang perlindungan data pribadi	Seni. 86 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Peraturan tentang remunerasi dan insentif bagi karyawan	Bagian 6 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Instruksi perlindungan tenaga kerja dan log briefing	Bagian 10 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Jadwal liburan	Seni. 123 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, bentuk terpadu disahkan dengan Surat Keputusan Badan Statistik Negara No. 1 Tahun 2004
Kontrak kerja	Seni. Seni. 16, 56, 67 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Kartu pribadi	Bentuk terpadu tersebut telah disahkan dengan Surat Keputusan Badan Statistik Negara No. 1 Tahun 2004.
Pesanan personel	Formulir-formulir terpadu tersebut telah disahkan dengan Surat Keputusan Badan Statistik Negara No. 1 Tahun 2004.
Buku ketenagakerjaan	Seni. 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia
Buku akuntansi buku kerja dan sisipan	Keputusan Menteri Tenaga Kerja No. 69 Tahun 2003
lembar waktu	Bentuk terpadu tersebut telah disahkan dengan Surat Keputusan Badan Statistik Negara No. 1 Tahun 2004.
Kesepakatan bersama	Bagian 2 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Daftar posisi yang hari tidak teraturnya ditetapkan	Seni. 101 Kode Perburuhan Federasi Rusia
Jadwal shift untuk pabrik produksi berkelanjutan	Seni. 103 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Kesepakatan tentang matras lengkap. tanggung jawab	Seni. 244 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Peraturan tentang rahasia komersial dan lainnya	Hukum Federal yang Relevan
Peraturan tentang sertifikasi (jika dilakukan)	Seni. 81 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Log untuk mendaftarkan pesanan, sertifikat, dll.

Perubahan SDM di 2019

Undang-undang perburuhan Rusia adalah sistem yang dinamis dan terus meningkat. Sejumlah norma dokumen ini, yang mulai berlaku pada tahun 2018, juga berlaku untuk dokumen wajib untuk pengelolaan arsip kepegawaian. Pertimbangkan apa yang sebenarnya perlu diubah dalam pekerjaan layanan personalia.

1. Meningkatkan nilai upah minimum. Mulai 1 Juli, itu akan sama dengan 7800 rubel, yang 4% lebih tinggi dari nilai sebelumnya. Bagi pemberi kerja, ini berarti meninjau ketentuan upah dan memasukkan ketentuan dalam kontrak kerja yang dibuat dengan pekerja baru yang mempertimbangkan perubahan ini. Ingatlah bahwa majikan tidak memiliki hak untuk membayar kurang dari upah minimum untuk pekerjaan penuh waktu, shift atau seminggu.
2. Penyederhanaan pencatatan kepegawaian bagi usaha kecil yang termasuk dalam kriteria usaha mikro. Di bawah ini, menggunakan contoh wirausahawan perorangan, kami akan mempertimbangkan inovasi ini secara rinci dan menyebutkan dokumen personel yang diperlukan, sampel, dan formulir 2018.
3. Penilaian independen terhadap kualifikasi. Undang-undang federal yang mengatur pelaksanaannya diadopsi pada Juli 2016 dan mulai berlaku pada 01/01/2017. Pelamar mengesahkannya dengan biaya sendiri atau atas arahan majikan. Evaluasi dilakukan dalam bentuk ujian, yang menghasilkan sertifikat yang diterbitkan. Hasil negatif tercermin dalam kesimpulan dengan rekomendasi untuk meningkatkan pengetahuan. Inisiatif Lulus evaluasi independen mungkin berasal dari majikan. Tetapi untuk mengirim seorang karyawan ke ujian, persetujuan tertulisnya diperlukan. Selama ujian, karyawan mempertahankan posisi dan gajinya, dan biaya perjalanan diganti.
4. Tenggat waktu pembayaran gaji diperketat. Jika majikan sebelumnya sendiri dapat menginstalnya, sekarang di Art. 136 dari Kode Perburuhan menetapkan tenggat waktu - selambat-lambatnya pada hari ke-15 setiap bulan setelah hari kerja.

1. Besarnya tanggung jawab pemberi kerja atas keterlambatan pembayaran yang disebabkan oleh karyawan telah meningkat. Kompensasi yang harus dibayarkan kepada karyawan untuk setiap hari melewatkan transfer atau pembayaran upah, pembayaran liburan, atau dana lainnya telah berlipat ganda dan telah mencapai 1/150 dari tingkat pembiayaan kembali Bank Sentral Federasi Rusia. Penumpukan denda tersebut dimulai pada hari setelah hari pembayaran yang ditetapkan oleh hukum atau tindakan internal dan berlanjut hingga hari pembayaran yang sebenarnya.
2. Buku ketenagakerjaan diizinkan untuk tidak disertifikasi dengan segel bundar. Perubahan yang sesuai dalam instruksi untuk mengisinya dibuat oleh Perintah Kementerian Tenaga Kerja pada 31 Oktober 2016. Untuk mengesahkan catatan penerimaan, transfer, dll., cukup menggunakan segel layanan personalia, jika tersedia.
3. Daftar alasan untuk kunjungan tak terjadwal dari perwakilan inspektorat ketenagakerjaan telah ditambahkan. Sekarang untuk melakukan pemeriksaan kepatuhan majikan hukum perburuhan inspektur Inspektorat Negara memiliki informasi yang cukup tentang penundaan yang ada dalam upah dan pembayaran lainnya atau penetapan ukurannya di bawah batas minimum yang ditentukan oleh undang-undang. Selain kompensasi yang harus dibayarkan kepada pekerja, majikan tersebut akan membayar denda yang dikenakan kepadanya oleh inspektorat ketenagakerjaan.
4. di kota dan organisasi pemerintah(lembaga dan perusahaan), gaji direktur dan kepala akuntan "diikat" dengan pendapatan karyawan lain. Pembatas "garpu" ditunjuk oleh Pemerintah Federasi Rusia dan subyek atau pemerintah daerah.
5. Daftar dokumen yang diperlukan saat membuat kontrak kerja termasuk sertifikat lain - tentang tidak adanya hukuman administratif untuk penggunaan zat yang terkait dengan narkotika atau psikotropika. Dokumen semacam itu tidak wajib untuk semua orang, tetapi hanya jika persyaratan seperti itu untuk seorang karyawan ditetapkan oleh hukum. Tambahan yang relevan termasuk dalam Art. 65 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia.
6. Bagian yang diperbolehkan untuk menarik pekerja asing di beberapa industri telah berkurang. Dengan demikian, di bidang angkutan penumpang dan barang melalui jalur darat sudah dipangkas menjadi 30%. Pengemudi asing wajib memiliki surat izin mengemudi ala Rusia. Larangan penggunaan SIM luar negeri bagi karyawan industri transportasi akan berlaku mulai 01/06/2017, sehingga pengusaha punya waktu untuk mempersiapkan diri.

1. Persyaratan klaim untuk beberapa perselisihan perburuhan telah berubah. Khususnya, sekarang adalah mungkin untuk mencapai keadilan dalam hal upah tidak dibayar atau sebagian, terutama pada saat pemecatan, tidak dalam waktu tiga bulan, seperti sebelumnya, tetapi dalam waktu satu tahun. Langkah ini dimaksudkan untuk melindungi karyawan dari kesewenang-wenangan. majikan yang tidak jujur yang menikmati pengurangan undang-undang pembatasan atas klaim tersebut.
2. Perubahan desain dan pembayaran sertifikat disabilitas. Kertas cuti sakit akan menggantikan dokumen elektronik. Ini akan mengurangi waktu untuk memproses pembayaran mereka untuk petugas personalia dan akuntan. Selain itu, hampir tidak mungkin untuk memalsukan atau kehilangan dokumen semacam itu. Pada saat yang sama, para pejabat meningkatkan masa kerja yang dibutuhkan untuk menerima tunjangan disabilitas secara penuh. Pada tahun 2017 jangka waktunya akan meningkat menjadi 9 tahun. Secara bertahap, direncanakan untuk membawanya hingga 15 tahun. Bagi mereka yang telah bekerja selama 8-15 tahun, tunjangannya adalah 80%, dan hingga 8 tahun - 60% dari penghasilan.

Petunjuk untuk administrasi SDM

Dokumen kepegawaian untuk pengusaha perorangan pada tahun 2019

Untuk pengusaha perorangan memelihara catatan personel menjadi perlu hanya ketika dia bertindak sebagai pemberi kerja. Jika dia menerima penghasilan hanya dari miliknya sendiri kegiatan wirausaha, maka tidak diperlukan dokumentasi apa pun selain akuntansi dan pajak.

Beberapa dokumen kepegawaian untuk pengusaha perorangan pada tahun 2019 tidak lagi wajib. Inovasi semacam itu diatur oleh Undang-Undang 3 Juli 2016 No. 348-FZ. Menurut ketentuannya, apa yang disebut usaha mikro dikecualikan dari kebutuhan untuk memelihara catatan personel. Kategori ini dapat mencakup pemilik tunggal dan badan hukum. Kriteria untuk merujuk secara khusus kepada usaha mikro, undang-undang menyebut fitur-fitur berikut:

• jumlah karyawan hingga 15 orang;
• total pendapatan tahunan tidak melebihi 120 juta rubel;
• untuk LLC di antara para pendiri, bagian badan hukum lainnya tidak melebihi 49%.

Kegemaran bagi usaha kecil tidak berarti kemungkinan untuk tidak memelihara catatan personel sama sekali. Kami hanya berbicara tentang sejumlah tindakan lokal, seperti PWTR, ketentuan tentang upah dan bonus, jadwal liburan dan shift, dll. Namun, semua kondisi yang biasanya disertakan dalam dokumen tersebut harus dijabarkan dalam kontrak kerja yang dibuat dengan karyawan. . Kehadiran mereka tetap dibutuhkan.

Dokumen-dokumen berikut masih diperlukan:

• kepegawaian;
• perintah personel (saat masuk, transfer, pemecatan, cuti, dll.);
• lembar waktu;
• kartu pribadi;
• buku kerja.

pecahan)

Semua perusahaan yang diatur oleh perusahaan mikro yang didirikan pada tahun 2018 dan setelahnya harus memesan larangan penggunaan Pencatatan SDM, daftar dokumen yang dapat dihilangkan. Pengusaha perorangan yang sama yang sebelumnya terdaftar juga dapat menyederhanakan pekerjaan mereka. Tetapi perintah itu juga harus menunjukkan bahwa dokumen yang diterima sebelumnya kehilangan kekuatannya.

Untuk memastikan bahwa penolakan untuk melengkapi dokumentasi personel di usaha kecil tidak mengarah pada pelanggaran besar-besaran terhadap hak-hak karyawan perusahaan tersebut, Pemerintah mengharapkan untuk mengembangkan dan menyetujui kontrak kerja standar, yang akan mempertimbangkan semua yang diperlukan. nuansa tentang kondisi kerja, remunerasi dan jaminan sosial. Amandemen yang sesuai mengenai kekhasan pekerjaan di perusahaan mikro juga akan muncul dalam Kode Perburuhan dalam bentuk bab terpisah.

Dengan pertumbuhan staf atau peningkatan laba, yaitu, ketika pindah ke kategori perusahaan kecil atau menengah, konsesi dalam hal catatan personel menjadi tidak valid. Seorang pengusaha diberi waktu empat bulan untuk meluncurkan pengelolaan catatan SDM secara penuh, praktis dari awal.

Volume perubahan yang mempengaruhi pengelolaan arsip SDM di tahun 2018 cukup besar. Hal ini menunjukkan keinginan negara untuk mengurangi jumlah pelanggaran yang dilakukan oleh pengusaha dan untuk melindungi hak-hak kedua belah pihak semaksimal mungkin. hubungan kerja. Keberhasilan inovasi akan ditunjukkan dengan praktik penegakan hukum.