Documente pentru specialistul departamentului de personal. Lista documentelor de personal necesare. Reglementări locale obligatorii

REGLEMENTĂRI LOCALE OBLIGATORII

În primul rând, trebuie să rețineți că actualul Cod al Muncii Federația Rusă(denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) impune crearea unui număr de documente de reglementare locale (adică locale) în organizație.

Reglementările locale obligatorii sunt:

• Regulile interne program de lucru(PVTR).
• Regulamentul (sau instrucțiunea) privind protecția datelor cu caracter personal ale unui angajat.
• Instructiuni de siguranta.
• Tabloul de personal (formular unificat T-3).

Toate aceste documente sunt valabile până când sunt înlocuite cu altele noi.

• Programul de concediu (formular unificat T-7), în conformitate cu art. 123 din Codul muncii, se întocmește anual, cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic, și este un document obligatoriu atât pentru angajator. si salariatul (cu exceptia categoriilor privilegiate de salariati) .
• Un program de schimburi este necesar în acele organizații în care se utilizează munca în schimburi.
• Regulamentul privind raționalizarea forței de muncă și regulamentul privind standardele de producție ar trebui elaborate în acele organizații în care este utilizată forma de remunerare a lucrătorilor la bucată.

REGLEMENTĂRI LOCALE OPȚIONALE

Pe lângă documentele enumerate, organizația, la discreția sa, poate crea și alte documente - opțional locale reguli. În special, acestea pot fi:

• reglementări privind diviziunile structurale aprobate de directorul organizației;
• fișele postului pentru angajați și instrucțiunile de muncă (sau de lucru) pentru lucrători;
• instruirea privind gestionarea evidențelor de personal este un instrument foarte util pentru un angajat care îndeplinește funcțiile de ofițer de personal, deoarece îi facilitează foarte mult interacțiunea cu manageri funcţionali;
• album de formulare de documente din evidențele de personal;
• reglementare privind certificarea - dacă organizația efectuează certificare periodică sau certificare pe baza rezultatelor testelor;
• statutul personalului;
• acord comun.

Toate aceste documente sunt valabile și până la înlocuire cu altele noi.

DOCUMENTE CARE FORMEAZĂ RELATII CU ANGAJAȚII ȘI CUIN INFORMAȚII DESPRE EI

Aceste documente includ:

• în primul rând, este un contract de muncă, întocmit, în conformitate cu articolele 57 și 67 din Codul Muncii al Federației Ruse, în scris, în două exemplare. Un exemplar al contractului de munca se elibereaza salariatului contra chitanta, iar al doilea exemplar se pastreaza de catre angajator - fie in dosarul personal al salariatului, fie in dosarul „Contracte de munca cu salariatii”;
• apoi se eliberează un card personal pentru fiecare angajat (formular unificat T-2). Cardurile personale pot fi păstrate doar într-un dosar separat;
• Dosarele personale ale angajaților nu sunt necesare, dar deoarece acesta este un dosar foarte convenabil pentru fiecare angajat, majoritatea ofițerilor de personal le întocmesc. Repetăm ​​că nu suntem obligați să păstrăm dosarele personale, dar dacă se ia o astfel de decizie, atunci este necesară păstrarea acestora conform regulilor stricte prevăzute pentru prelucrarea dosarelor personale. Cu toate acestea, puteți aranja pur și simplu fișiere sau dosare pentru fiecare angajat pentru confortul ofițerului de personal. Aceste dosare conțin copii ale tuturor documentelor legate de anumiți angajați;
• carnetele de muncă ale angajaților sunt documente de strictă contabilitate și raportare, de aceea trebuie păstrate într-un seif, încuiat permanent. Carnetele de muncă se întocmesc în strictă și strictă conformitate cu Regulile de întreținere și păstrare a cărților de muncă, producerea formularelor cartea de muncași furnizarea acestora angajatorilor, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 și Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie, 2003. nr. 69.

COMANDE DE PERSONAL

Angajatul responsabil cu gestionarea evidențelor de personal este obligat să întocmească proiecte de ordine pentru personal și să organizeze aprobarea acestora de către organele relevante. oficialiși semnat de șeful organizației. Ordinele de personal trebuie păstrate și înregistrate separat de ordinele de personal. Acestea includ ordinele pentru care a elaborat Comitetul de Stat pentru Statistică forme unificate:

• la angajarea unui angajat - formular T-1;
• privind angajarea muncitorilor - formular T-1a;
• privind transferul unui salariat la un alt loc de muncă - formularul T-5;
• Cu privire la trecerea salariaților la un alt loc de muncă - formular T-5a;
• privind acordarea concediului unui salariat - formular T-6;
• privind acordarea concediului salariaților - formular T-6a;
• la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) - formular T-8;
• la încetarea (anularea) unui contract de muncă cu salariații (concediere) - formular T-8a;
• despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri - formularul T-9;
• privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri - formular T-9a;
• privind promovarea unui salariat - formular T-11;
• privind stimulentele angajaților - formularul T-11a.

Pe lângă aceste ordine, ofițerii de cadre trebuie să întocmească liber de la(sau creați-vă propriile formulare unificate pentru ele) următoarele tipuri de comenzi:

• privind combinarea posturilor (profesiilor);
• privind înlocuirea unui salariat temporar absent fără eliberare de sarcinile de bază;
• privind impunerea de sancțiuni;
• privind retragerea anticipată a penalităților;
• privind modificările în datele personale ale angajatului;
• privind atribuirea unui grad;
• despre atragere muncă peste program;
• asupra atracției pentru muncă în weekend (sărbători);
• despre datorie;
• privind stabilirea sau eliminarea alocațiilor personale;
• despre schimbarea modului de operare.

COMENZI PRIVIND PRINCIPALELE ACTIVITĂȚI ȘI ALTE DOCUMENTE

Aș dori în special să spun că ofițerii de personal trebuie să pregătească o serie de comenzi pentru activitățile lor de bază. Desigur, aceste comenzi vor fi înregistrate și stocate împreună cu alte comenzi din această categorie, dar pregătirea lor și colaborarea ulterioară cu acestea este responsabilitatea ofițerului de personal. Acestea sunt, în special, comenzi:

• privind aprobarea tabloului de personal;
• asupra amendamentelor la personal;
• privind efectuarea de modificări (completări) la programul de vacanță;
• privind modificările (completările) la reglementările locale;
• privind anularea ordinelor emise ilegal sau eronat asupra personalului etc.

Am denumit deja câteva formulare unificate pentru evidențele de personal care ar trebui să fie în fiecare organizație. (Rețineți că într-un articol adresat cititorilor care sunt angajați în munca de personal, nu luăm în considerare documentele de salarizare. Acesta este un subiect de conversație cu contabilii). Cu toate acestea, pe lângă acestea, orice ofițer de personal ar trebui să poată elabora

• certificat de călătorie - formular T-10;
• repartizare loc de muncă - formular T-10a;
• o notă-calcul privind acordarea concediului unui angajat - formularul T-60 (față);
• o notă-calcul la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un angajat (concediere) - formularul T-61 (față);
• un act privind acceptarea muncii prestate în baza unui contract de muncă încheiat pe durata unei anumite lucrări - formularul T-73 (acest tip de contract de muncă pe durată determinată este extrem de rar, prin urmare chiar și ofițerii de personal cu experiență cu mulți ani de experiență de muncă adesea nu a avut de-a face cu formularul T-73).

ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

În prezent, există trei moduri de înregistrare:

• cel mai simplu - în reviste;
• mai perfect - cu ajutorul unui dulap de fișiere;
• și cel mai perfect, convenabil, rapid - cu ajutorul programelor de calculator adecvate.

Secretarii sunt liberi să aleagă cea mai potrivită pentru ei în fiecare caz particular, metoda de înregistrare a documentelor referitoare la principalele activități ale companiei. Dar înregistrarea documentelor de personal poate fi efectuată numai cu ajutorul revistelor. În cazul unui conflict de muncă, o instanță sau inspectoratul de stat de muncă poate să nu recunoască înregistrarea informatică. Dar este necesar să se dovedească că acest document sau acela a fost creat într-adevăr în ziua indicată în recuzita „date”! De asta depinde rezultatul cazului.

Deci, ce fel de registre de înregistrare a documentelor de personal trebuie să existe în organizație:

• Jurnal de înregistrare contracte de munca(care pot fi înregistrate ca comenzi - în cursul anului calendaristic, reîncepând numerotarea din noul an. Sau puteți, așa cum, de exemplu, se înregistrează tabele de personal - pe toată perioada de activitate a organizației, adică din prima contract de munca incheiat o data apoi cu primul angajat, si pana la ultimul, care va fi incheiat candva, se pare, cu putin timp inainte de lichidarea societatii);
• registrul cardurilor personale (T-2);
• registrul dosarelor personale ale angajaților (dacă sunt păstrate);
• jurnalele pentru înregistrarea comenzilor (numărul de jurnale este determinat în funcție de mărimea fluxului de lucru al personalului. Toate comenzile de personal pot fi înregistrate într-unul sau mai multe jurnale - până la punctul în care pentru înregistrare tipuri diferite comenzi, pot fi folosite diferite reviste);
• jurnalul de înregistrare a actelor (despre refuzurile de a se familiariza cu documente, despre absenteism, despre încălcări ale regulamentelor interne de muncă etc.);
• o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții în acestea (este depozitată, ca și cărțile de muncă, într-un seif).

Opțional (dar acest lucru este foarte util din punct de vedere al dovezii), se păstrează jurnalele pentru înregistrarea declarațiilor angajaților, memoriilor și note explicative legate de munca personalului.

Cărțile de cont sunt necesare pentru a înregistra:

• muncă peste program;
• zile utilizate și neutilizate de concediu anual plătit
• concediu acordat angajaților etc.

Indexul cardului de avertismente

În multe cazuri, Codul Muncii impune angajaților să fie avertizați din timp cu privire la producerea anumitor evenimente. Prin urmare, este extrem de util să păstrați un fișier de avertismente (în hârtie sau în în format electronic) despre aceste evenimente:

• expirarea perioadei de testare (concedierea angajaților care nu au promovat testul este posibilă numai dacă au fost avertizați în scris despre acest lucru, indicând motivele cu cel puțin trei zile în avans - articolul 71 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• expirarea contractului de muncă (de asemenea, este necesar să se informeze angajatul în scris cu cel puțin trei zile înainte de concediere - articolul 79 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• concedii anuale plătite (angajatul trebuie să fie anunțat cu privire la ora de începere a vacanței cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia - articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• în plus, puteți face „memento-uri” despre orice alte evenimente (ziua de naștere a angajaților etc.) pentru confortul muncii.

Din acest articol veți învăța:

• Care este funcția departamentului HR?
• Ce documente sunt necesare pentru activitățile departamentului de personal
• Care sunt caracteristicile planificarii ca tip de activitate a departamentului de personal

Departamentele de resurse umane din organizații sunt de obicei incluse în serviciile de management al personalului și își îndeplinesc funcțiile. Dar sarcinile lor nu se limitează doar la lucrările de proiectare legate de relația dintre angajator și personal: păstrarea evidenței, munca de birou etc. Poate că așa era în vremea sovietică, dar acum activitatea departamentului de personal este diversă. și munca cu mai multe fațete. Să o luăm în considerare mai detaliat.

Funcțiile și activitățile departamentului de personal

Departamentul de resurse umane joaca un rol important in companie si pozitia acesteia in structura organizationalaîntreprinderea reflectă importanța activităților sale. Unii chiar cred că HR este... carte de vizită organizația, fața ei, deoarece toți se confruntă cu această unitate angajat nou fiind angajat.
Funcția principală a departamentelor de personal este căutarea, angajarea de personal și interacțiunea continuă cu forța de muncă. Limitarea activităților departamentului de personal doar la selectarea noilor angajați și la înregistrarea acestora la muncă este o decizie nefericită pentru afaceri. Fără o interacțiune strânsă cu echipa existentă și cunoașterea specificului funcționării companiei, este imposibil să recrutați corect un nou personal.

În timpul nostru, lucrul cu personalul este un set de măsuri și acțiuni organizatorice și de altă natură care sunt necesare pentru utilizarea la maximum a abilităților, aptitudinilor și abilităților de afaceri ale personalului. Personalul competent, motivat și interesat de muncă fructuoasă este scopul oricărui departament de resurse umane. Este greu de imaginat funcționarea unei organizații moderne de succes fără această unitate care selectează, înregistrează și însoțește angajații.

Activitățile departamentului de personal din cadrul întreprinderii au ca scop îndeplinirea următoarelor funcții:

• identifică nevoia de noi angajați, caută și angajează angajați împreună cu șefii de departamente;
• analizează fluctuația angajaților și caută modalități de reducere a acesteia;
• întocmește grafice de personal pentru specialiști;
• întocmește dosarele personale ale angajaților, la cererea acestora, eliberează adeverințele necesare, fotocopii de documente;
• efectuați toate operațiunile cu cărți de muncă: acceptați, stocați și emiteți, completați-le în conformitate cu standardele și normele de înregistrare în vigoare conform Codului Muncii al Federației Ruse;
• să creeze un program de vacanță, să se ocupe de contabilitatea acestora (tot în conformitate cu legislația muncii);
• organizează evaluări pentru personal, elaborează planuri de dezvoltare a carierei;
• să creeze planuri de dezvoltare a personalului.

Documentatia necesara activitatilor departamentului de personal

1. Personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Inainte de a incepe recrutarea personalului, departamentul de personal este obligat sa formeze si sa aprobe tabloul de personal cu conducerea societatii. Pe baza acestuia, numărul posturilor vacante actuale este deja determinat. Vă puteți baza pe acest document atunci când argumentați în instanță legalitatea concedierii unui angajat pentru reducerea personalului. Personalul va fi solicitat de către instanță în orice caz legat de relaţiile de muncă, iar dacă ignorați această solicitare sau depuneți un program greșit întocmit, atunci angajatorul pierde șansa de a câștiga litigiul.

1. Contract de munca.

Întocmirea unui pachet de acte de personal începe cu un contract de muncă încheiat cu un angajat în scris, semnat de ambele părți. Ar trebui să reflecte condițiile activitatea munciiși remunerație conformă cu legislația muncii și care să satisfacă atât angajatorul, cât și angajatul. Executarea acestor lucrări este una dintre sarcini critice, pe care departamentul de resurse umane o decide în activitățile sale curente.

1. Reglementari de munca.

Acest regulament intern este obligatoriu pentru orice companie. Stabilește procedura de angajare și concediere a personalului, liste de drepturi și obligații, responsabilitatea angajatorului și a salariatului, modul de muncă și odihnă, modalitățile de motivare a angajaților, tipurile de sancțiuni disciplinare și multe alte aspecte ale relațiilor de muncă.

1. Ordin (instruire) privind angajarea.

Pe baza acestui document, unui nou angajat i se alocă un loc de muncă, i se atribuie proprietatea necesară. Departamentul de personal îl întocmește împreună cu un contract de muncă pe numele salariatului. HR și supervizorul imediat al noului angajat îl prezintă Corespondență de afaceri, acte necesare etc.

1. Cărți de muncă.

Acesta este documentul principal care reflectă activitatea și experiența de muncă a unui cetățean. Atunci când aplică pentru un loc de muncă într-o companie, o persoană este obligată să-l prezinte (cu excepția cazului în care este angajată pentru prima dată sau contractul său de muncă nu presupune un loc de muncă cu normă întreagă cu normă parțială). Angajatorul, reprezentat de angajații departamentului de personal, trebuie să păstreze carnetele de muncă pentru fiecare salariat care a lucrat la întreprindere timp de cinci zile sau mai mult. Depozitarea cărților de muncă are și propriile cerințe: este permisă numai în seifuri sau dulapuri metalice, la care are acces doar un specialist responsabil (desemnat prin comandă specială).

1. Cartea de contabilitate a cărților de muncă și inserții în acestea.

În această carte, lucrătorul semnează la concediere și la primirea muncii. Trebuie să fie dantelat și numerotat, să conțină sigilii și o semnătură. Acest lucru este supravegheat de Departamentul de Resurse Umane.

1. Acord de răspundere integrală.

Activitățile departamentului de personal includ semnarea de contracte cu angajații pe răspundere integrală. Acest lucru se face în cazurile în care un angajat primește orice bunuri materiale pentru depozitare, prelucrare, vânzare (vacanță), transport, utilizare în cursul producției. Doar un cetățean adult poate fi responsabil financiar.

1. Program de vacanță.

Angajatorii sunt obligați să mențină un program de vacanță pentru angajați în conformitate cu formularul nr. T-7 (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1 din 01/05/2004). Pe lângă cerințele formale, acestui document se aplică norme legislative. Aceasta este respectarea dreptului anumitor categorii de lucrători de a pleca la un moment dat sau ales; acordarea concediului persoanelor care lucrează cu normă parțială, concomitent cu concediul la locul principal de muncă etc. Documentarea timpului de odihnă face parte din activitățile departamentului de personal, precum și contabilizarea orelor lucrate.

1. Reglementarea salariilor.

Unul dintre scopurile departamentului HR este utilizarea rațională a resurselor umane disponibile, ținând cont de specificul activităților companiei și de situația actuală a pieței. Pentru aceasta se folosesc de obicei sisteme de raționalizare și remunerare. Procedura de remunerare acceptată este stabilită în actul de reglementare intern al întreprinderii - Regulamentul privind remunerarea.

1. Regulamentul de atribuire.

Este alta document intern companii care reglementează salariile. Este pregătit de departamentul de personal și aprobat de șeful organizației prin ordin special. Bonusurile - suplimentare, peste salariul standard, plăți în numerar către angajați - sunt necesare pentru a-i încuraja pentru o muncă productivă de înaltă calitate și pentru a-i motiva pentru dezvoltarea profesională ulterioară.
Acestea se acordă acelor angajați care îndeplinesc condiții de bonusare preaprobate. Acest cerc de persoane, precum și condițiile de acordare a bonusurilor și respectiv mărimea acestora pentru fiecare post sau specialitate (sau valoare limită) sunt descrise de Regulamentul privind bonusurile.

1. Foile de pontaj.

Sunt utilizate activ în activitățile departamentului de personal privind angajații cu program flexibil, pentru care este necesar să se calculeze constant totalul timpul de lucru. Documentele de acest tip iau în considerare timpul efectiv lucrat pe lună pentru fiecare astfel de angajat (pentru fiecare zi a lunii), indică numele complet și numărul de personal al acestuia.
Aceste pontaje sunt ținute de un cronometru sau alt angajat care este obligat să se angajeze în această activitate din ordinul conducerii companiei. Contabilitatea orelor lucrate este necesară pentru activitatea cu drepturi depline a departamentului de contabilitate care calculează salariile și a departamentului de personal care controlează munca personalului.

1. Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.

Acest document conține informații despre scopurile și obiectivele companiei în domeniul protecției datelor cu caracter personal, în ce departamente și pe ce medii sunt stocate aceste informații, în ce modalități sunt colectate și prelucrate, ce angajați au acces la acestea, ce activități sunt efectuate pentru a proteja datele de accesul neautorizat al personalului companiei și al terților. Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților întocmit de departamentul de personal trebuie semnat de șeful companiei.

Planificarea ca activitate a departamentului de personal

Planificarea are două aspecte. În sens general, acesta este denumirea activității care vizează dezvoltarea strategiei și politicii companiei, precum și selectarea metodelor de implementare a acestora. De fapt, această muncă se reduce la redactarea planurilor - documente oficiale de un anumit tip.
O componentă importantă a acestei activități a companiei este planificarea personalului. Sarcinile sale sunt să ofere companiei resurse umane în cantitatea și calitatea potrivită, să utilizeze în mod optim forța de muncă disponibilă, să îmbunătățească relatii sociale la întreprindere.

Există două abordări ale planificării resurselor umane:

1. Independent (la companiile care gatesc, selecteaza personal).
2. Subordonat principalelor planuri - financiar, comercial, de producție (pentru toate celelalte organizații).

Așadar, planificarea personalului, de regulă, este secundară și este determinată de sistemul general de întocmire a unui plan corporativ, iar implementarea măsurilor legate de personal sunt incluse în alte programe, fiind completarea și concretizarea acestora.


Activități precum planificarea personalului fac posibilă determinarea:

• nevoia companiei de completare a personalului: de câți angajați vor fi necesari, unde și când, ce pregătire ar trebui să aibă;
• scheme de calificare profesională pentru orice post din fiecare departament (cerințe pentru diferite categorii de angajați);
• modalități de a reduce lucrătorii care nu sunt necesari și de a-i atrage pe cei necesari;
• utilizarea optimă a personalului în funcție de potențialul acestora;
• strategii de dezvoltare a personalului, perfecţionarea calificărilor acestora;
• modele de salarizare corectă, metode de motivare a angajaților, acordarea acestora de bonusuri sociale;
• costurile pentru setul de măsuri luate.

Ca orice altă planificare, personalul este supus unui număr de principii.

Regula cheie astăzi este să implici cât mai mulți oameni din companie în procesul de planificare și cât mai devreme, încă de la începutul planului. Pentru proiecte sociale format din departamente de personal, acest principiu este primordial, pentru toate celelalte este de dorit.

A doua regulă de planificare a activităților pentru managementul personalului este constanța. Activitatea economică compania este continuă, personalul este, de asemenea, în mișcare constantă, așa că planificarea ar trebui să fie proces în desfășurare mai degrabă decât o acţiune unică. În plus, acest principiu conține cerința de a lua în considerare perspectivele și continuitatea (că planurile de viitor se bazează pe cele anterioare). Rezultatele executării proiectelor anterioare ar trebui să fie luate în considerare la construirea altora noi.


Principiul constanței planificării, căruia îi sunt supuse departamentele de personal din întreprindere în activitățile lor, se asigură implementarea celei de-a treia reguli: flexibilitatea. Planurile flexibile (inclusiv planurile de personal) sunt cele în care orice decizie poate fi ajustată în orice moment dacă este necesar. Această calitate se realizează prin prezența așa-numitelor perne care oferă libertate de manevră (în limite rezonabile, desigur).
Un alt principiu important al planificării personalului este economia: costurile activităților departamentului de personal pentru analiza și pregătirea planurilor nu trebuie să depășească efectul implementării acestora.
Formarea condițiilor necesare pentru implementarea planului este o regulă la fel de importantă a oricărei planificari.
Toate aceste prevederi sunt universale și se aplică la orice nivel managerial, nu numai în ceea ce privește personalul. Și în fiecare caz, desigur, vor exista propriile sale specificități.
Deci, atunci când planificăm activitățile oricărui departament al companiei, trebuie să ținem cont de principiul blocajelor: productivitatea generală a echipei corespunde performanței celui mai leneș și mai lent muncitor. Totuși, la un nivel superior, când vine vorba de activitățile întregii companii, acest principiu nu funcționează.
Unul dintre obiectivele departamentului de resurse umane, care realizează planificarea forței de muncă, este acela de a asigura cea mai bună dezvăluire posibilă a potențialului și utilizare deplină abilitățile angajaților, motivația acestora, ținând cont de consecințe decizii de management luate în companie (sociale, financiare etc.).
În prezent, personalul este principalul factor care influențează eficiența întreprinderii. Succesul planificării poate fi apreciat dacă obiectivele strategice ale companiei au fost atinse.

În procesul de apariție și documentare a relațiilor de muncă, o mulțime de documente se formează sub denumirea generală „documentație personală”. În literatura de specialitate, un set de documente de personal este sistematizat după diverse criterii.

De exemplu, după afilierea țintă, doi grupuri mari acte de personal:

1. Documente privind contabilitatea personalului salariaților, care includ comenzi de angajare, trecere la un alt loc de muncă, acordare de concedii, concedieri, carnet personal de angajat și altele. Partea principală a documentelor privind personalul a fost inclusă în formele unificate ale documentației contabile primare pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „La aprobare de forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii și plata acesteia.”

2. A doua grupă este formată din documente referitoare la implementarea funcțiilor de management al personalului și organizarea muncii (Regulamentul intern al muncii, Regulamentul unității structurale, fișele postului, Structura și numărul de angajați, personal). la " Clasificator integral rusesc documentație de management" OK 011-93, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299, aceste documente sunt numite "documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților unei organizații, întreprinderi. "

Se aplică și un alt principiu de sistematizare a documentației de personal și anume conform procedurilor tipice de personal, se disting următoarele tipuri de documente de personal:

1. Documentatie pentru angajare:

· Aplicație pentru un job;

· Contract de numire;

· Ordinea de acceptare la muncă;

Procesul-verbal al adunării generale colectiv de muncă despre angajare.

2. Documentație pentru transferul la un alt loc de muncă:

· Cerere de transfer la un alt loc de muncă;

· Reprezentarea transferului la alt loc de muncă;

· Comanda de transfer la un alt loc de munca.

3. Documentatia pentru concedierea de la munca:

· Scrisoare de demisie;

· Ordin de concediere;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea.

4. Documentatie pentru inregistrarea concediilor:

· Program de vacanță;

· Cerere de concediu;

· Ordin de concediu.

5. Documentație privind proiectarea stimulentelor:

· Prezentarea promovării;

· Ordine de încurajare;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă de promovare.

6. Documentație privind înregistrarea sancțiunilor disciplinare:

· Raport privind încălcarea disciplinei muncii;

· Notă explicativă privind încălcarea disciplinei muncii;

・Ordinul de impunere acțiune disciplinară;

· Proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind impunerea unei sancțiuni disciplinare.

În realitate, componența documentelor de personal poate fi mult mai largă sau poate fi adaptată la specificul muncii pentru un anumit angajator.

În plus, documentarea relațiilor de muncă ocupă un loc important în legislația muncii.

Codul Muncii al Federației Ruse stabilește necesitatea documentării relațiilor de muncă:

Contractul de muncă trebuie încheiat în scris (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Angajarea se formalizează prin ordinul (instrucțiunile) angajatorului, cu care angajatul ia cunoștință împotriva semnăturii (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· cărțile de muncă sunt păstrate pentru toți angajații (articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse);

la cererea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii acestei cereri, să elibereze salariatului copii ale documentelor legate de muncă (copii după ordinul de angajare, ordinele de transfer). la un alt loc de muncă, ordin de concediere; extrase din carnetul de muncă certificate de salariu, prime de asigurare acumulate și efectiv plătite pentru asigurarea obligatorie de pensie, perioada de muncă la acest angajator etc.) (articolul 62 din Codul muncii al Federația Rusă);

Emiterea obligatorie a unui ordin (instrucțiune) privind aplicarea unei sancțiuni disciplinare (articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Încetarea unui contract de muncă este oficializată printr-un ordin (instrucțiune) al angajatorului (Articolul 84.1. Codul Muncii al Federației Ruse).

Aceasta include, de asemenea, forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, a căror întreținere, în conformitate cu paragraful 2 din Decretul Goskomstat al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „La aprobarea unificată forme de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia”, este obligatorie pentru toate organizațiile care își desfășoară activitatea pe teritoriul Federației Ruse, indiferent de forma de proprietate.

În prezent, sunt în vigoare următoarele formulare unificate pentru contabilitatea personalului:

Nr. T-1 „Ordin (instrucțiune) privind angajarea unui angajat”, Nr. T-1a „Ordin (instrucțiune) privind angajarea angajaților”, Nr. T-2 „Cartea personală a unui angajat”, Nr. T-2GS ( MS) „Cartea personală a unui angajat de stat (municipal)”, Nr. T-3 „Personal”, Nr. T-4 „Cartea de evidență a unui lucrător științific, științific și pedagogic”, Nr. T-5 „Ordin (instruire) ) privind trecerea unui salariat la un alt loc de muncă", Nr. T-5a "Ordinul (instrucțiunea) privind transferul salariaților la alt loc de muncă", Nr. T-6 "Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului salariatului „, Nr. T-6a „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului salariaților”, Nr. T- 7 „Program de vacanță”, Nr. T-8 „Ordinul (ordonanța) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă. cu un angajat (concediere)”, Nr. T-8a „Ordin (ordin) privind încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu salariații (concediere)”, Nr. T-9 „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui salariat pe o călătorie de afaceri”, Nr. T-9a „Ordin (instrucțiuni) privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-10 „Certificat de călătorie e", Nr. T-10a „Sarcina de serviciu pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”, Nr. T-11 „Ordin (comanda) privind promovarea unui angajat”, Nr. T-11a „Ordin (ordin) privind încurajarea salariaților”.

În plus, Decretul Goskomstat al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 a aprobat formulare unificate de inregistrare a timpului de lucru si decontari cu personalul in schimbul remuneratiei:

Nr. T-12 „Fișă de pontaj și salarizare”, Nr. T-13 „Fișă de pontaj”, Nr. T-49 „Fișă de salarizare”, Nr. T-51 „Stalari de plată”, Nr. T-53a „Jurnal de înregistrare a statelor de plată”, Nr. T-54 „Cont personal”, Nr. T-54a „Cont personal (svt)”, Nr. T-60 „Notă-calcul privind acordarea concediului salariatului „ , Nr. T-61 „Notă-calcul la încetarea (încetarea) contractului de muncă cu un salariat (concediere)”, Nr. T-73 „Lege privind acceptarea muncii prestate în baza unui contract de muncă pe durată determinată încheiat pt. durata unei anumite lucrări”.

Reglementări locale- acte care contin norme dreptul muncii dezvoltat pentru a reglementa relațiile de muncă, ținând cont de specificul muncii pentru un anumit angajator și de stabilirea de către angajator a condițiilor de muncă din competența sa în conformitate cu dreptul munciiși alte reglementări acte juridice care conțin norme de drept al muncii, contracte colective, acorduri.

Compoziția reglementărilor locale care sunt obligatorii pentru fiecare angajator, conform interpretării normelor Codului Muncii al Federației Ruse, include:

Personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Reglementări interne ale muncii (articolele 56, 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Documente care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (articolele 86, 87, 88 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· În timpul lucrului în schimburi, fiecare grup de lucrători trebuie să presteze munca în timpul programului de lucru stabilit în conformitate cu programul de schimb (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Programul de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Reguli și instrucțiuni pentru protecția muncii. Angajatorul este obligat să asigure condiții de siguranță și protecția muncii, regulile și instrucțiunile pentru protecția muncii trebuie elaborate și aduse la cunoștința angajaților împotriva semnării (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Aceste documente de personal sunt printre cele care, în primul rând, sunt verificate de inspectorii inspectoratului federal de muncă.

Pe baza prevederilor de mai sus, întregul set de documente de personal poate fi împărțit in doua tipuri:

1. Documente obligatorii de personal, a căror disponibilitate este prevăzută în mod expres de Codul Muncii al Federației Ruse pentru toți angajatorii ( entitati legaleși antreprenori individuali).

Acest tip de documente de personal include reglementări locale prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse (articolele 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212 din Codul Muncii al Federației Ruse) și, prin urmare, obligatorii pentru fiecare angajator și documentele create în procesul de apariție și documentarea relațiilor de muncă în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse (articolele 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Primele sunt asociate cu reglementarea organizatorică și de reglementare a relațiilor de muncă și stabilirea regimului și condițiilor de muncă pentru un anumit angajator, cele din urmă servesc la înregistrarea personalului angajaților.

2. Documente facultative de personal pe care angajatorul le poate accepta în cadrul reglementării locale, lista acestora, procedura de menținere a angajatorului le determină în mod independent.

Documentele facultative de personal au caracter consultativ, conțin și norme de drept al muncii și sunt necesare pentru reglementarea raporturilor de muncă. Astfel de documente de personal includ, de exemplu, reglementări privind diviziunile structurale, reglementările privind personalul, fișele postului, reglementările privind atestarea angajaților și altele.

Astfel, componența generală a documentelor de personal este determinată direct de către angajator, ținând cont de cerințele legislației în vigoare, de domeniul de aplicare și de specificul organizării muncii, cu excepția acelor documente și forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitate. pentru munca si plata acesteia, care sunt obligatorii pentru fiecare angajator.

Gestionarea evidențelor de personal ale companiei este efectuată de inspectorul departamentului de personal, cu alte cuvinte, inspectorul de personal sau ofițerul de personal. Un decret al Ministerului Muncii din 21 august 1998 detalia atribuțiile sale de zi cu zi. În același timp, specializat director unic după calificare, indică aproximativ 15 profesii, cu accent pe Descrierea postului ofițer personal. Acesta definește clar limitele interacțiunii cu personalul, principalele responsabilități, cerințe și funcții, precum și regulile și procedurile de păstrare a documentației. În ciuda faptului că aceasta este sarcina sa principală și fundamentală, el poate participa și la rezolvarea altor sarcini în managementul angajaților. Totul depinde de cerințele pe care specialistul le propune cutare sau cutare organizație în care își desfășoară activitatea.

Cerințele postului pentru un ofițer de resurse umane

Un ofițer de personal poate fi numit specialist în departamentul de personal, inspector de personal, șef al departamentului de personal și, de asemenea, într-o măsură sau alta, conectează încă o duzină de profesii cu acest nume. Dar, în ciuda concentrării generale în lucrul cu documentele de personal, există diferențe semnificative. Să aruncăm o privire la ele.

Cerințe pentru un specialist în resurse umane

Fișa postului unui specialist în departamentul de personal este elaborată de șef serviciul de personal. Și este aprobat de conducerea de vârf a organizației. Prezintă în mod clar îndatoririle, puterile, funcțiile unui specialist, indică regulamentele interne ale organizației. O persoană care are suficientă pregătire profesională, un an de experiență în muncă și educația necesară poate deveni specialist.

Deoarece această specialitate oferă acces la informații confidențiale angajatul este responsabil pentru acțiunile lor. Și în cazul în care acțiunile sale au cauzat prejudicii companiei, acesta va fi răspunzător în conformitate cu legea aplicabilă.

Specialistul în resurse umane îndeplinește următoarele sarcini:

• Înregistrarea documentației la angajarea sau concedierea personalului, transferarea acestora către alte unități de personal în conformitate cu codul muncii și ordinea conducătorilor.
• Contabilitatea muncii și modificarea oricăror date ale angajaților la toate nivelurile în conformitate cu standardele documentare și efectuarea acestor modificări în bazele de date de personal.
• Colectarea datelor pentru certificare sau pentru formare avansată.
• Managementul mecanismului de încurajare și pedeapsă.
• Efectuarea dosarelor personale ale angajaților, colectarea informațiilor personale.
• Intocmirea carnetelor de munca si a contractelor.
• Elaborarea unui calendar și monitorizarea implementării acestuia.
• Determinarea perioadelor de vacanță și monitorizarea implementării acestora.
• Mentinerea documentatiei de arhiva.

Cerințe pentru un inspector de resurse umane

Responsabilitățile postului includ:

• Mentinerea documentatiei privind acceptarea si concedierea angajatilor, schimbari de post.
• Mentinerea dosarelor personale ale personalului, efectuarea modificarilor si a datelor suplimentare.
• Înregistrarea cărților de muncă și păstrarea acestora.
• Se ocupă de concediile medicale, concediile și plățile de beneficii. monitorizarea conformității acestora.
• Prelucrarea documentației pentru calcularea pensiilor, indemnizațiilor de muncă și compensațiilor.
• Introducerea modificărilor în datele de personal în baza de date.
• Dezvăluind posibile problemeîn echipă şi motivele „cifrarii” de personal.
• Lucrul cu arhiva.

La prima vedere, există puține diferențe între specialitatea „inspector HR” și profesia „specialist HR”. Dar ei sunt: ​​o persoană cu studii medii poate fi acceptată pentru acest post. Vechimea nu este una dintre cerințele principale și poate să nu fie luată în considerare deloc.

Atribuțiile inspectorului includ selecția personalului pentru posturile vacante, în conformitate cu cerințele profesionale propuse.

Cerințe pentru șeful Resurse Umane

împrumuta poziție de conducere numai dacă ai studii superioare și cel puțin trei ani de experiență în muncă într-o poziție similară. O persoană este numită în funcția de șef prin ordinul conducătorului suprem. După aceea, el rămâne răspunzător direct doar în fața șefului companiei. Activitățile sale se desfășoară strict în cadrul cartei interne a organizației, codului muncii, dreptului civil și altor documente legale, pe baza fișei postului.

Responsabilitatile locului de munca:

• Dezvoltarea și monitorizarea conformității politica de personal organizatii.
• Monitorizarea necesității de actualizare a personalului de lucru.
• Conducerea unitatilor de personal conform puterilor disponibile.
• Efectuarea certificării și analizei rezultatelor acesteia.
• Îmbunătățirea mecanismelor existente de concediere, angajare sau mutare a personalului în alte posturi.
• Îmbunătățirea sistemului de interacțiune între personal.
• Monitorizarea indeplinirii atributiilor departamentului de personal.
• Monitorizarea executării premiilor și stimulentelor.
• Implementarea măsurilor de stabilire a disciplinei muncii, creșterea nivelului de motivare a angajaților pentru activitățile lor directe de muncă.

Șeful departamentului de resurse umane pregătește și revizuiește informațiile interne care sunt destinate conducerii superioare. De asemenea, este de competența sa să conducă consultări în conformitate cu direcția funcției sale. Nivelul ridicat de pregătire al șefului departamentului de personal este evidențiat de cunoștințele sale cu privire la documentele legale ale Federației Ruse, diferite metode de evaluare a muncii personalului, înțelegerea structurii organizației, cunoașterea cerințelor de completare și procesare documentatie, standardele de munca existente. Instrucțiunea, care precizează toate atribuțiile șefului departamentului de personal, inspectorului și specialistului în lucrul cu personalul, se întocmește după modelul fiecărei categorii. Și semnează în procesul de aplicare pentru un loc de muncă.

Pentru a aplica pentru un post de HR, trebuie să:

• Oferă totul Documente necesare, in functie de postul ales, inclusiv: diploma de studii necesare, acte de confirmare vechime in munca Si asa mai departe.
• Un formular de cerere completat.

Conform modelului general al fișei postului, ofițerul de personal aparține specialiștilor. Numirea sau demiterea acestuia din functie are loc pe baza ordinului directorului general al organizatiei la propunerea superiorului imediat.

Mai devreme în articol, am luat în considerare cerințele pentru candidați pentru fiecare poziție posibilă. În funcție de categorie (inspector, specialist sau supervizor), la angajare, supervizorul imediat urmărește respectarea acestora.

În cazul în care ofițerul de cadre se află în imposibilitatea temporară de a-și îndeplini atribuțiile, acestea vor fi îndeplinite de o persoană care îl înlocuiește.

Recruitorul ar trebui să fie conștient de următoarele:

• Legal și documentele legislative, în orice mod legat de procesul de muncă, procesul de menținere și gestionare a dosarelor personale ale salariaților, emiterea de pensii, menținerea carnetelor de muncă și încheierea contractelor de muncă.
• Structura companiei și modurile în care personalul interacționează în cadrul acesteia.
• legislatia muncii actuala.
• Reguli pentru lucrul cu personalul și întocmirea rapoartelor.
• Reguli de păstrare a datelor personale ale angajaților.
• Procedura de mentinere a pensiilor, concediilor de odihna, acumularii beneficiilor, compensatiilor etc.

În conformitate cu legea, se desfășoară Regulamentul privind departamentul de personal al organizației în sine, statutul acesteia, regulamentele interne, ordinele conducerii și fișa postului, activitățile ofițerului de personal.

În conformitate cu îndatoririle și drepturile de bază existente și stabilite, prevăzute în Decretul Ministerului Muncii din 21 august 1998, organizația întocmește fișa postului pentru funcțiile ocupate. Poate include clauze suplimentare privind condițiile de procesare sau de vacanță, un program, cerințe suplimentare și alte condiții importante.

Elaborarea instrucțiunilor este efectuată de conducerea de vârf a organizației, adjuncții săi sau superiorii direcți ai ofițerilor de personal. În acest proces, este convenit cu avocații, semnat și intră în vigoare.

Iată un exemplu de exemplu de fișă a postului, pe baza căruia o organizație își poate elabora propria versiune:

După cum se poate vedea din instrucțiuni, specialistul de personal nu ar trebui să fie angajat doar în selecția și plasarea angajaților, ci și în alte activități.

Un punct la fel de important care trebuie indicat în instrucțiuni îl reprezintă drepturile angajatului.

Și o secțiune nu mai puțin importantă este responsabilitatea unui specialist, deoarece lucrează mediocru cu afacerile personale și are informații confidențiale.

Drepturile specialistului în resurse umane

La compilarea instrucțiunilor, acesta este un punct important, care nu trebuie omis. În ciuda faptului că coordonarea fișei postului întocmite cu organele reprezentative pentru protecția personalului nu este prevăzută de legislația Federației Ruse, aprobarea are loc de obicei cu departamentul juridic pentru a evita încălcarea drepturilor angajaților.

Ofițerul de personal are următoarele drepturi:

• Să se familiarizeze cu documentația existentă și deciziile conducătorilor companiei direct legate de activitățile acesteia.
• Să aibă acces la informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.
• Face propuneri de îmbunătățire a muncii și a condițiilor legate direct de desfășurarea activităților sale.
• Primiți organizarea de calitate deplină a condițiilor tehnice și informative pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Responsabilitatea specialistului în resurse umane

Ofițerul de personal este răspunzător în conformitate cu legislația Rusiei pentru încălcarea îndatoririlor sale directe:

• În cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii de proastă calitate a sarcinilor lor imediate.
• În caz de încălcare a instrucțiunilor și ordinelor organizației, a regulamentului de muncă și a disciplinei cuvenite.
• În cazul încălcării secretelor comerciale sau dezvăluirii datelor personale ale personalului.

Șeful companiei sau șeful departamentului de personal, a cărui sarcină este de a reglementa activitățile departamentului de personal, poate fi tras la răspundere pentru:

• Lipsa contractelor formalizate cu angajatii.
• Lipsa de chestiuni personale.
• Fără program de vacanță.
• Lipsa documentatiei privind protectia muncii.

Caracteristicile profesiei cu care se confruntă ofițerul de cadre

Ofițerul de personal, în ciuda listei extinse a îndatoririlor sale, este implicat în primul rând în menținerea documentației într-o anumită organizație. Acestea sunt ordine, contracte de muncă, regulamente, declarații ale angajaților, înmatriculare militară, pensie, preferențială etc.

Care sunt caracteristicile unui specialist în acest post?

Cele pozitive includ:

• Modul de muncă. În cazuri rare, poate avea loc procesarea. Practic, acesta este un program standard cu zile libere obișnuite fixe (sâmbătă și duminică), precum și zile nelucrătoare de sărbătorile legale. Cel mai adesea se lucrează de la 9:00 la 18:00, inclusiv o pauză de masă.
• Un pachet social stabil care include toate plățile necesare.

În organizațiile mici, drepturile angajaților pot fi încălcate, este posibil să nu existe pachet social sau înregistrare oficială. Prin urmare, atunci când aplici pentru un loc de muncă, trebuie să dai preferință doar companiilor de încredere cărora le pasă de angajații lor.

• Hârtii fără prea multă mobilitate.
• Oportunitate de creștere în carieră și mare salariile.
• Munca de birou.

Negativele includ următoarele:

• Pe lângă sarcinile imediate, o cantitate mare de suplimentare, nu întotdeauna direct legate de specialitate.
• A fi între angajați și superiori. Acest lucru poate fi un dezavantaj atunci când trebuie să rezolvați situații negative.
• Pentru unii, documentele de la birou vor părea un minus.
• Monoton.
• Posibile neînțelegeri în lucrul cu contabilitatea.
• Răspunderea în caz de necinste a angajatului acceptat.

Un angajat HR întâlnește constant oameni noi și trebuie să aibă abilități de comunicare, să fie capabil să organizeze oamenii și munca sa, să fie prietenos și, în același timp, să posede în moduri moderne evaluări ale personalului. El trebuie să aibă abilitățile de înțelegere reciprocă și să își bazeze munca pe cooperare reciprocă. În plus, în activitatea sa, ofițerul de personal întâlnește constant interacțiuni cu organizații terțe. Cum ar fi Fondul de pensii, Inspectoratul de Stat al Muncii și altele).

Competența unui specialist în acest domeniu depinde și de capacitatea sa de a utiliza echipamente și instrumente de automatizare.

Concluzie

În concluzie, putem spune că profesia de ofițer de cadre este semnificativă și importantă în prezent lumea modernă. Se ocupă nu doar de selecția personalului pentru companie, ci și de o mare cantitate de documentație. Practic, această lucrare este legată tocmai de ea: arhivare, fișiere personale, documentarea admiterea, concedierea și mutarea în alte funcții a salariaților, înregistrarea militară, înregistrarea pensiilor, concediilor și programelor. Această profesie este potrivită pentru cei cărora le place munca inactivă într-un birou confortabil.

În ciuda acestui fapt, postul de specialist în departamentul de personal presupune următoarele abilități: abilități de comunicare, bunăvoință, abilități organizatorice, cunoștințe bune legislație, care într-un fel sau altul se referă la munca de birou.

Departamentul de personal are, de asemenea, o gamă de posturi vacante: inspector, specialist și șef. Fiecare implică propriul său nivel de anumite abilități și calități. De exemplu, doar un solicitant care are educatie inaltași au experiență într-o poziție similară. Fără experiență, poți deveni inspector și apoi să urci pe scara carierei.

Ca și pentru orice altă specialitate, pentru un ofițer de personal există un șablon stabilit pentru o fișă a postului, pe baza căruia diferite organizații își aprobă propria lor. Totodată, ele indică condiții suplimentare în funcție de detaliile companiei, cerințele pentru profesie și obligații. De asemenea, au precizat toate drepturile angajatului, responsabilitatea și condițiile de cooperare.

În acest videoclip vă puteți familiariza cu caracteristicile profesiei specialist de personalși, poate, învață ceva nou pentru tine, care nu a fost luat în considerare în articol:

Vrei să pui lucrurile în ordine în munca de personal? De unde să începi într-o companie nouă, cum să pui lucrurile în ordine într-una existentă? Urmați sfaturile experților. Și fără panică. Vei reusi.

În practică, există două situații:

• Într-o companie existentă managementul evidențelor de personal „cumva” se realizează, nici un sistem, multe încălcări. Dacă vă aflați într-o astfel de situație, mai întâi evaluați starea documentației de personal de la angajator și emiteți rezultatele auditului. Exemple de memorii din articolul „” vă vor ajuta. După verificare, începeți restaurarea și sistematizarea lucrării conform celor 8 pași din acest articol.
• Organizație nou înființată tocmai începe o activitate sau IP-ul are primul său angajat - este mai bine să începeți imediat munca de personal dreapta.

Primul pas...

Pasul 1. Organizați managementul înregistrărilor HR. Există trei moduri

Determinați persoana responsabilă sau responsabilă pentru starea gestionării evidenței personalului la angajator. Toți angajatorii sunt foarte diferiți. Acestea diferă prin numărul de personal, domeniul de activitate, fluctuația personalului, abordările manageriale, oportunitățile economice. Răspunzând la o întrebare preferată de resurse umane:

Există standarde pentru numărul de ofițeri de personal pentru numărul de angajați?

Din păcate, nu există o formulă universală care să se potrivească tuturor. Standardele pentru procedurile de personal, care sunt date în Decretul Ministerului Muncii al URSS din 14 noiembrie 1991 nr. 78, sunt depășite. În medie, cifra conform standardelor variază în prezent între 200 și 270 de angajați per ofițer de personal. Dar, în mod ideal, trebuie să calculați timpul pentru documente direct cu angajatorul.

3 moduri de a organiza managementul înregistrărilor HR

Alegeți metoda potrivită în funcție de personalul companiei, fluctuația personalului, oportunitățile economice:

1. Unitate structurală: de exemplu, departamentul de personal condus de șef.
2. Singurul specialist HR.
3. Combinația internă este atunci când munca de menținere a managementului evidenței personalului este încredințată unui angajat a cărui funcție de muncă nu este inițial legată de evidența personalului cum ar fi un contabil sau un manager de birou. Această metodă se găsește cel mai adesea în companiile mici de până la 100 de persoane.

Combinarea este o atribuire a unui angajat cu acordul său scris muncă în plusîntr-o altă funcție, profesie, specialitate (articolul 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pentru a aplica pentru o combinație, includeți postul în tabelul de personal. Rata poate să nu fie un număr întreg, este important să reflectăm pur și simplu nevoia angajatorului pentru funcția de muncă a unui specialist în evidența resurselor umane.

Concepție greșită tipică: functia pentru care se emite combinatia nu este inclusa in lista de personal. În consimțământ, notați termenul, conținutul și volumul lucrării efectuate și cuantumul plății suplimentare.

La primul pas, trebuie să decideți cum ați fost desemnat să conduceți gestionarea înregistrărilor de personal:

1. Poziția ta face parte unitate structurală precum departamentul de resurse umane.
2. Sunteți singurul specialist în gestionarea evidenței personalului, aveți un contract de muncă și este responsabilitatea dumneavoastră să conduceți gestionarea evidenței personalului în totalitate.
3. Gestionarea înregistrărilor HR este înregistrată pentru dvs. sub forma unei combinații.

După ce a fost verificată autoritatea dumneavoastră de a organiza și menține evidența personalului, studiați cu atenție documentele constitutive.

Pasul 2. Studiază actele fondatoare

În primul rând, acordați atenție numelui angajatorului.

Greseala tipica:în actele de personal nu este indicată numele angajatorului în conformitate cu actele constitutive. De exemplu, carta conține numele complet și prescurtat, iar în documentele de personal - doar numele complet sau singurul prescurtat al angajatorului.

Studiați în actele constitutive problema autorității de a lua o decizie privind încheierea, încetarea contractelor de muncă, conform aprobării reglementărilor locale. Stabiliți cine este persoana autorizată a angajatorului, dacă este o persoană juridică.

Greșeală tipică într-un contract de muncă: in actele constitutive se inregistreaza conducatorul societatii ca persoana imputernicita a angajatorului, in preambulul contractelor de munca este indicat conducatorul care actioneaza in baza statutului, iar la sfarsitul contractului de munca, semnatura. al angajatorului se aplică de către şeful departamentului de personal sau adjunctul CEO etc., adică nu liderul însuși.

Regula: cine este indicat ca persoana autorizata a angajatorului la inceputul contractului de munca, il semneaza.

Pasul 3. Formați un tabel de personal

De ce este masa de personal unul dintre primele documente direct legate de funcția de muncă a unui ofițer de personal? Tabelul de personal este un document de natură organizatorică și administrativă, care răspunde în esență la întrebarea: de ce fel de funcții de muncă are nevoie angajatorul.

Regula: in afara programului obisnuit, i.e. „în afara statului” este imposibil să înregistrezi un singur salariat. Acolo, „în afara statului” – doar contracte de natură civilă. Toate nevoile angajatorului în funcțiile de muncă sunt determinate de tabelul de personal.

O funcție de muncă este munca în funcție de post conform listei de personal, profesie, specialitate, cu indicarea calificărilor; vedere specifică munca atribuită angajatului (articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Tabelul de personal poate fi aprobat într-o formă unificată - formularul T-3 (aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004 nr. 1) sau să dezvolte și să aprobe propriul formular (de preferință în forma unei anexe la politica contabilă a organizaţiei). În coloana „Număr de unități de personal” puteți indica nu rata completă, de exemplu 0,25 sau 0,5.

Cine dezvoltă tabelul de personal?

În conformitate cu manual de calificare posturi, economistul muncii este angajat în elaborarea tabloului de personal. Dar nu toți angajatorii au o asemenea fericire (un economist de muncă). Prin urmare, cel responsabil cu elaborarea tabloului de personal este cel ale cărui responsabilități de serviciu includ elaborarea unui proiect de tablou de personal. Este aprobat prin ordin și menținut constant. Restricțiile privind numărul de modificări ale tabloului de personal nu sunt stabilite legal.

Pasul 4. Determinați numărul necesar de reglementări locale

Reglementările locale sunt un subiect important. Cel mai adesea, experții cer o „pilulă magică a fericirii” sub forma unei liste exhaustive de reglementări locale care sunt obligatorii pentru ei. Dar nu există o listă universală, potrivită pentru toți angajatorii. Există câteva reguli de reținut:

• Doar angajatorii clasificați ca entități de micro-antreprenoriat în conformitate cu art. 309.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, poate abandona parțial sau complet reglementările locale. Cu condiția să transfere acele probleme care ar trebui rezolvate în reglementările locale către forma standard contract de munca. Toți ceilalți angajatori sunt obligați să aibă suma necesară reglementările locale.
• Există o listă de reglementări locale care sunt obligatorii pentru toți angajatorii: reglementări interne ale muncii (Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse), reglementări locale care stabilesc sistemele de salarizare (Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), reglementări locale stabilirea procedurii de prelucrare a datelor cu caracter personal, drepturile angajaților, caracteristicile transferului și stocării datelor cu caracter personal (Capitolul 14 din Codul Muncii al Federației Ruse, Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ).

Atenție la actul normativ local de stabilire a sistemelor de salarizare: ca atare, acesta poate să nu existe sub formă proprie, de exemplu, sub forma unei prevederi salariale, dacă sistemele de remunerare sunt prevăzute în regulamentul intern de muncă al angajatorului sau în contractul colectiv. .

De asemenea, este obligatorie elaborarea și aprobarea unui program de vacanță - cel târziu cu două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic pentru care este întocmit. Dacă organizația a fost creată la începutul sau la jumătatea anului calendaristic, finalizați anul acesta fără un program de vacanță. Pot exista reglementări locale care devin obligatorii la apariția anumitor condiții: de exemplu, regulamentul privind călătoriile de afaceri, contractul colectiv, regulamentul privind atestarea salariaților etc. În această chestiune este necesară cunoașterea sistemică și cuprinzătoare a legislației muncii în ansamblu. În cursul de perfecţionare „” şi cursul recalificare profesională" " local reguli dedicat unei lecții separate.

• Reglementările locale se adoptă ținând cont de opinia organului reprezentativ în conformitate cu art. 372 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acest articol este obligatoriu dacă există un corp reprezentativ al angajaților, dar în etapa de organizare a managementului evidenței personalului, cel mai probabil, este pur și simplu absent. Dacă da, sări peste acest paragraf.
• Cu toate reglementările locale adoptate, angajatul trebuie să fie familiarizat sub semnătură în conformitate cu partea 2 a art. 22 din Codul Muncii al Federației Ruse. Lucrătorii nou angajați trebuie să fie familiarizați cu semnătura înainte de a semna un contract de muncă (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pasul 5. Verificați cum este recrutat managerul

Liderul este persoana cheie în organizație. În primul rând, verificați toate documentele pentru designul său. Trebuie să existe un răspuns la o solicitare din registrul persoanelor descalificate ținut de autoritățile fiscale. Aceasta este o cerință a părții 2 a art. 32.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Șeful are un dublu statut juridic:

• este unicul organ executiv al unei persoane juridice;
• îndeplinește atribuțiile de angajat functia muncii lider.

Managerului trebuie să i se elibereze documente privind numirea (alegerea) directorului său general în conformitate cu legile federale și documentele constitutive și documentele în cadrul legislației muncii: un contract de muncă, un ordin de angajare. Trebuie făcută o înscriere în cartea de muncă.

Specialiștii începători, și chiar cei cu experiență, pun uneori următoarea întrebare: cum să faci o înscriere în cartea de muncă despre angajarea unui director general? Răspunsul este la suprafață: cartea de muncă este documentul principal care confirmă vechimea în muncă, iar informațiile despre angajare, și nu despre procedurile de alegere sau numire, sunt introduse în carnetul de muncă. Prin urmare, după încheierea unui contract de muncă, emiterea unui ordin de angajare, faceți o înscriere în carnetul de muncă specific despre angajare cu un link în coloana 4 la detaliile ordinului de angajare.

Greseala comunaîn executarea unui contract de muncă cu şeful: durata contractului de muncă nu corespunde cu durata atribuţiilor acestuia de organ executiv unic în conformitate cu actele constitutive. În etapa încheierii unui contract de muncă, studiați cu atenție actele constitutive pentru a preveni o astfel de greșeală.

Pasul 6. Pregătește un proiect de contract de muncă

Contractul de muncă este unul dintre principalele documente în reglementarea relațiilor de muncă cu angajații. Vă recomand să luați în considerare cu atenție și să dezvoltați modele de contracte de muncă pentru angajarea diferitelor categorii de lucrători.

Pe baza rezultatelor inspecțiilor efectuate de Inspectoratul de Stat, contractul de muncă devine și cel mai scump document în gestionarea evidenței personalului din punct de vedere al sancțiunilor. Responsabilitatea este prevăzută în partea 4 a art. 5.27 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse pentru persoanele juridice, de exemplu, de la 50.000 la 100.000 de ruble, iar uneori inspectorii înmulțesc amenda cu numărul de contracte de muncă.

Un formular tip de contract de muncă a fost elaborat și aprobat doar pentru șefii de stat (municipali) și angajatori, întreprinderile mici clasificate ca microîntreprinzători. În alte cazuri, angajatorii dezvoltă în mod independent forma unui contract de muncă.

• numele, numele, patronimul angajatului și numele angajatorului (numele, numele, patronimul angajatorului- individual) care au încheiat un contract de muncă;
• informații despre documentele care dovedesc identitatea salariatului și a angajatorului - persoană fizică;
• numărul de identificare a contribuabilului (pentru angajatori, cu excepția angajatorilor care sunt persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali);
• informații despre reprezentantul angajatorului care a semnat contractul de muncă și baza în temeiul căreia este înzestrat cu autoritatea corespunzătoare;
• locul si data incheierii contractului de munca.

De regulă, aceste informații sunt introduse în preambulul contractului de muncă, sau unele dintre informații rămân în preambul, iar unele sunt transferate pe ultima pagină a contractului de muncă.

Exemplu:„Societatea cu răspundere limitată„Dobândă” (TIN 1234567890), denumit în continuare „Angajator”, reprezentat de directorul general adjunct P.S., pe de o parte, și un cetățean al Federației Ruse Nikolai Sergeevich Veselov (pașaport seria 0477, nr. 123456 eliberat de Federal Serviciul de Migrație pentru Districtul Administrativ de Sud al Moscovei la 20.08.1997), denumit în continuare „Lucătorul”, pe de altă parte, în conformitate cu legislația muncii actuală pe teritoriul Federației Ruse, au încheiat acest contract de muncă la data de ca urmare a ... "

Recomandarea 2 Amintiți-vă despre termenii obligatorii ai contractului de muncă - aceștia sunt enumerați în partea 2 a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse. Dar nu toate sunt întotdeauna necesare! Unele sunt necesare în anumite condiții:

• durata contractului de muncă și circumstanțele (motivele) care au stat la baza încheierii unui contract de muncă pe durată determinată în conformitate cu Codul Muncii sau cu altă lege federală (specificați numai la încheierea unui contract de muncă pe perioadă determinată);
• garanții și compensații pentru munca cu nocive și (sau) conditii periculoase forța de muncă, cu indicarea caracteristicilor condițiilor de muncă la locul de muncă (indicați numai dacă angajați un angajat cu condiții de muncă dăunătoare sau periculoase);
• modul de lucru și timpul de odihnă (includeți în contractul de muncă numai dacă modul diferă de reguli generale functioneaza cu angajatorul);
• condiții care determină natura lucrării (de călătorie, mobilă, pe drum).

Recomandarea 3 Luați în considerare articolele Codul Muncii, stabilindu-se trăsăturile reglementării raporturilor de muncă cu anumite categorii de lucrători, sau norme legi federale care guvernează activitatea dumneavoastră. La elaborarea unui proiect de contract de muncă, nu utilizați surse de proveniență dubioasă din resursele de pe Internet.

Priviți diferite surse și, după ce le-ați trecut prin „prisma” articolului 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, dezvoltați-vă propria formă.

Contractul de muncă poate include suplimentar, denumit în Partea 4 a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse și alte condiții. Dar pentru lipsa acestora, angajatorul nu va fi tras la răspundere.

Dacă activitățile angajaților sunt legate de întreținerea activelor materiale, recomand imediat elaborarea și pregătirea unui model pentru un acord privind răspunderea integrală. Apoi îl poți semna în același timp cu cel de muncă.

Există o lecție detaliată separată despre răspundere în Kontur.School. În programul lecției:

• Răspunderea unui angajat: motive, termeni și procedura de implicare.
• Cazuri de răspundere integrală a salariatului.
• Acord privind răspunderea individuală sau colectivă deplină.
• Răspunderea angajatorului pentru întârzierea salariului, plata concediului de odihnă și alte sume datorate angajatului.

Pasul 7. Pregătiți documentele pentru menținerea evidențelor de angajare ale noilor angajați

Pentru a începe, pregătiți o comandă prin care numiți o persoană specială autorizată responsabilă cu menținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă.

Amintiți-vă că munca forțată este interzisă. În cazul în care atribuțiile de menținere, contabilizare, păstrare și eliberare a carnetelor de muncă nu au fost prevăzute în contractul de muncă sau în fișa postului persoanei responsabile, este necesară completarea contractului de muncă cu aceste atribuții prin acord sau modificarea fișei postului. Dacă o astfel de responsabilitate va fi atribuită unui angajat a cărui funcție nu include gestionarea evidenței personalului, de exemplu, contabilului șef, vă recomand să întocmiți mai întâi un acord de combinare, de ex. la încredințarea salariatului cu muncă suplimentară cu acordul său scris cu o plată suplimentară în conformitate cu art. 151 din Codul Muncii al Federației Ruse.

În această etapă, verificați, de asemenea, dacă organizația a achiziționat și contabilizat în carnetul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formelor carnetului de muncă și a inserției din acesta, a formularelor de cărți de muncă și a inserțiilor din acesta. Angajatorul este obligat să aibă în mod constant numărul necesar de formulare de carte de muncă și inserții în el (clauza 44 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, în continuare - Decretul nr. 225 ).

Păstrați formulare de cărți de lucru și inserții în departamentul de contabilitate ca formulare responsabilitate strictă. Registrul de venituri și cheltuieli se ține și de către departamentul de contabilitate (a se vedea clauza 41 din Hotărârea nr. 225). În această etapă, emiteți, de asemenea, o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și a inserărilor în acestea. Este condus de Departamentul de Resurse Umane.

Caietul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formelor carnetului de muncă și inserția din acesta și registrul de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și inserțiile în acestea trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului organizației. , și sigilat cu un sigiliu de ceară sau sigilat.

Cărți de muncă electronice. Raportul SZV-TD. Schimbări

De la 1 ianuarie 2020, angajatorii au obligația de a furniza informații despre activitatea de muncă către UIF sub forma SZV-TD dacă:

• angajatul a fost angajat, transferat constant, concediat sau dacă angajatul a depus o cerere că a continuat să țină un carnet de muncă pe hârtie sau că alege un formular electronic.

Citiți despre modificările din articole:

Pasul 8. Pregătiți documentele pentru efectuarea lucrărilor de personal

Procedurile de înregistrare a personalului începe cu înregistrarea angajaților pentru muncă.

Ce documente obligatorii ar trebui să fie la îndemână la ofițerul de personal în etapa de înregistrare a angajaților pentru muncă?

Kit tipic (cu excepția caracteristicilor):

1. Un set de reglementări locale pentru familiarizarea angajaților cu acestea.
2. Un proiect de contract de muncă cu responsabilitățile postului incluse în acesta sau în fișa postului.
3. Forma unui ordin de angajare (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse). Comanda poate fi într-o formă unificată - formularul T-1 (formularul T-1a) sau într-o formă aprobată de angajator.
4. Formularele unui card personal în formularul T-2 (pentru angajații de stat sau municipali, formularul T-2 GS (MS). Vă rugăm să rețineți: un card personal T-2 (T-2GS (MS) se păstrează în scris pe carton.

Înregistrările despre angajat, despre angajare, transferuri permanente, concedieri ale salariatului trebuie introduse sub semnătură în secțiunile relevante ale cardului personal (clauza 12 din Hotărârea nr. 225).

Ce să iei în considerare conform cărților de muncă în această etapă? Scrieți o cerere către departamentul de contabilitate cu cerere de eliberare a unui formular de carte de muncă dacă angajatul nu are unul sau introduceți informații despre carnetul de muncă pe care îl are în cartea de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă.

Organizați o evidență a timpului de lucru: angajatorul este obligat să păstreze evidența timpului efectiv lucrat de angajat (articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). În aceste scopuri, puteți utiliza formularele unificate ale fișei de pontaj T-12 sau T-13 sau puteți aproba propriul formular.

Cum se modifică contractul de muncă?

Pregateste documentele:

1. Acord privind modificarea termenilor contractului de munca / acord suplimentar la contractul de muncă (dacă modificarea termenilor contractului de muncă are loc prin acordul părților în conformitate cu articolul 72 din Codul Muncii al Federației Ruse).
2. Un ordin de modificare a condițiilor organizatorice sau tehnologice de muncă, notificări scrise cu privire la modificări și motive care au servit ca bază pentru modificarea termenilor contractului de muncă, propuneri scrise pentru un alt loc de muncă vacant corespunzător calificărilor angajatului, precum și un vacant poziție inferioară sau loc de muncă prost plătit (dacă modificarea termenilor contractului de muncă are loc conform inițiativei angajatorului, în conformitate cu articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Lista documentelor pentru procesarea unei traduceri depinde de tipul de traducere:

• la transfer temporar se încheie un acord suplimentar la contractul de muncă cu privire la transfer, se pregătește o comandă de transfer (de regulă, în forma T-5 sau T-5a);
• cu transfer permanent - un acord suplimentar la contractul de muncă privind transferul și o comandă privind transferul. Se face o înscriere și în carnetul de muncă și în carnetul personal T-2 (T-2GS (MS).

Lista documentelor pentru înregistrarea vacanțelor:

• programul de vacanță (aprobat cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic). Citește articolul "";
• notificări scrise către angajați cu privire la ora de începere a concediului de odihnă în conformitate cu partea 3 a art. 123 din Codul Muncii al Federației Ruse (vezi Scrisoarea lui Rostrud din 30 iulie 2014 nr. 1693-6-1);
• Ordinea de plecare (formularul T-6, formularul T-6a).

Această listă poate varia în funcție de categoriile de lucrători sau de circumstanțe. De exemplu, dacă un angajat cere concediu nu conform programului de vacanță, ci la un moment convenabil pentru el pe baza cererii sale scrise (de exemplu, un astfel de concediu este acordat minorilor, donatorilor onorifici ai Rusiei etc.). În acest caz, nu va exista nicio notificare de concediu. Angajatul va scrie o declarație, iar angajatorul va emite un ordin.

Legislația muncii stabilește cerințe pentru disponibilitatea și executarea documentelor de personal în cazurile în care angajatorul:

• atrage angajații să lucreze în afara programului de lucru stabilit;
• atrage la muncă în weekend și zile nelucrătoare sărbători;
• trimite angajații în călătorii de afaceri;
• oferă garanții și compensații. Acest bloc de întrebări ar trebui studiat separat. Vă recomandăm să vă familiarizați cu programul de recalificare profesională „” din Circuit.Școală.

Cum să depuneți o concediere a unui angajat

În acest caz, sunt necesare documente de bază, al căror tip depinde de motivele concedierii. De exemplu, pentru concedierea unui angajat din inițiativa acestuia, este necesară declarația sa scrisă, pentru concedierea prin acordul părților - un acord privind încetarea contractului de muncă etc.

Fără greș, pregătiți un ordin de concediere, cu care îl familiarizați pe angajat sub semnătură. Dacă angajatul lipsește sau refuză să citească comanda, marcați comanda în consecință.

Pe baza comenzii, faceti o consemnare in carnetul de munca si in cardul personal al angajatului. După aceea, angajatul își pune semnătura în carnetul de muncă, cartea personală și în cartea de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă la eliberarea unui carnet de muncă către angajat.

1. Elaborați un tablou de personal, determinați nevoile angajatorului în funcțiile de muncă.
2. Verificați cum sunt întocmite actele pentru șef.
3. Pregătiți un set de reglementări locale necesare.
4. Elaborați modele de contracte de muncă pentru diferite categorii de lucrători.
5. Pregătiți documentele necesare pentru a aplica pentru un loc de muncă.
6. Întocmește proiecte de documente pentru înregistrarea procedurilor legate de circulația personalului (vacanțe, călătorii de afaceri, recrutare la muncă în weekend etc.).

30 602 vizualizări

Pentru a afișa formularul, trebuie să activați JavaScript în browser și să reîmprospătați pagina.