Ce ar trebui să fie în departamentul de resurse umane. Punem ordine în actele de personal. Responsabilitățile postului de specialist în resurse umane

Vrei să pui lucrurile în ordine în munca de personal? De unde să începi într-o companie nouă, cum să pui lucrurile în ordine într-una existentă? Urmați sfaturile experților. Și fără panică. Vei reusi.

În practică, există două situații:

• Într-o companie existentă managementul evidențelor de personal „cumva” se realizează, nici un sistem, multe încălcări. Dacă vă aflați într-o astfel de situație, mai întâi evaluați starea documentației de personal de la angajator și emiteți rezultatele verificării. Exemple de memorii din articolul „” vă vor ajuta. După verificare, începeți restaurarea și sistematizarea lucrării conform celor 8 pași din acest articol.
• Organizație nou înființată tocmai începe o activitate sau un antreprenor individual are primul angajat - este mai bine să începeți imediat munca corectă a personalului.

Primul pas...

Pasul 1. Organizați managementul înregistrărilor HR. Există trei moduri

Determinați persoana responsabilă sau responsabilă pentru starea gestionării evidenței personalului la angajator. Toți angajatorii sunt foarte diferiți. Acestea diferă prin numărul de personal, domeniul de activitate, fluctuația personalului, abordările manageriale, oportunitățile economice. Răspuns la o întrebare preferată de resurse umane:

Există standarde pentru numărul de ofițeri de personal pentru numărul de angajați?

Din păcate, nu există o formulă universală care să se potrivească tuturor. Standardele pentru procedurile de personal, care sunt date în Decretul Ministerului Muncii al URSS din 14 noiembrie 1991 nr. 78, sunt depășite. În medie, cifra conform standardelor variază în prezent între 200 și 270 de angajați per ofițer de personal. Dar, în mod ideal, trebuie să calculați timpul pentru documente direct cu angajatorul.

3 moduri de a organiza managementul înregistrărilor HR

Alegeți metoda potrivită în funcție de personalul companiei, fluctuația personalului, oportunitățile economice:

1. Unitate structurală: de exemplu, departamentul de personal condus de șef.
2. Singurul specialist HR.
3. Combinația internă este atunci când munca de gestionare a înregistrărilor de personal este încredințată unui angajat a cărui funcție de muncă nu este inițial legată de evidențele de personal, de exemplu, unui contabil sau director de birou. Această metodă se găsește cel mai adesea în companiile mici de până la 100 de persoane.

Combinarea este o atribuire a unui angajat cu acordul său scris muncă în plusîntr-o altă funcție, profesie, specialitate (articolul 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pentru a aplica pentru o combinație, includeți postul în tabelul de personal. Rata poate să nu fie un număr întreg, este important să reflectăm pur și simplu nevoia angajatorului pentru funcția de muncă a unui specialist în evidența resurselor umane.

Concepție greșită tipică: functia pentru care se emite combinatia nu este inclusa in lista de personal. În consimțământ, notați termenul, conținutul și volumul lucrării efectuate și cuantumul plății suplimentare.

La primul pas, trebuie să decideți cum ați fost desemnat să conduceți gestionarea înregistrărilor de personal:

1. Poziția dvs. face parte dintr-o unitate structurală, de exemplu, departamentul de resurse umane.
2. Sunteți singurul specialist în gestionarea evidenței personalului, aveți un contract de muncă și este responsabilitatea dumneavoastră să conduceți gestionarea evidenței personalului în totalitate.
3. Gestionarea înregistrărilor HR este înregistrată pentru dvs. sub forma unei combinații.

După ce a fost verificată autoritatea dumneavoastră de a organiza și menține evidența personalului, studiați cu atenție documentele constitutive.

Pasul 2. Studiază actele fondatoare

În primul rând, acordați atenție numelui angajatorului.

Greseala tipica:în actele de personal nu este indicată numele angajatorului în conformitate cu actele constitutive. De exemplu, carta conține numele complet și prescurtat, iar în documentele de personal - doar numele complet sau singurul prescurtat al angajatorului.

Studiați în actele constitutive problema autorității de a lua o decizie privind încheierea, încetarea contractelor de muncă, conform aprobării reglementărilor locale. Stabiliți cine este persoana autorizată a angajatorului, dacă este o persoană juridică.

Greșeală tipică într-un contract de muncă: in actele constitutive, conducatorul societatii este inscris ca persoana imputernicita a angajatorului, in contractele de munca, in preambul este indicat conducatorul care actioneaza in baza statutului, iar la final. contract de muncă semnătura angajatorului se aplică de către şeful compartimentului personal sau adjunctul CEO etc., adică nu liderul însuși.

Regula: cine este indicat ca persoana autorizata a angajatorului la inceputul contractului de munca, il semneaza.

Pasul 3. Formați un tabel de personal

De ce este masa de personal unul dintre primele documente direct legate de funcția de muncă a unui ofițer de personal? Tabelul de personal este un document de natură organizatorică și administrativă, care răspunde în esență la întrebarea: de ce fel de funcții de muncă are nevoie angajatorul.

Regula: in afara programului obisnuit, i.e. „în afara statului” este imposibil să înregistrezi un singur salariat. Acolo, „în afara statului” – doar contracte de natură civilă. Toate nevoile angajatorului în funcțiile de muncă sunt determinate de tabelul de personal.

O funcție de muncă este munca în funcție de post conform listei de personal, profesie, specialitate, cu indicarea calificărilor; vedere specifică munca atribuită angajatului (articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Tabelul de personal poate fi aprobat într-o formă unificată - formularul T-3 (aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004 nr. 1) sau să dezvolte și să aprobe propriul formular (de preferință în forma unei anexe la politica contabilă a organizaţiei). În coloana „Număr de unități de personal” puteți indica nu rata completă, de exemplu 0,25 sau 0,5.

Cine dezvoltă tabelul de personal?

În conformitate cu manual de calificare posturi, economistul muncii este angajat în elaborarea tabloului de personal. Dar nu toți angajatorii au o asemenea fericire (un economist de muncă). Așadar, cel responsabil de dezvoltarea tabelului de personal este cel în a cărui atributii oficiale include elaborarea unui plan de personal. Este aprobat prin ordin și menținut constant. Restricțiile privind numărul de modificări ale tabloului de personal nu sunt stabilite legal.

Pasul 4. Determinați numărul necesar de reglementări locale

Local reguli- subiect mare. Cel mai adesea, experții cer o „pilulă magică a fericirii” sub forma unei liste exhaustive de reglementări locale care sunt obligatorii pentru ei. Dar nu există o listă universală, potrivită pentru toți angajatorii. Există câteva reguli de reținut:

• Doar angajatorii clasificați ca entități de micro-antreprenoriat în conformitate cu art. 309.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, poate abandona parțial sau complet reglementările locale. Cu condiția să transfere acele probleme care ar trebui rezolvate în reglementările locale către forma standard contract de munca. Toți ceilalți angajatori sunt obligați să aibă suma necesară reglementările locale.
• Există o listă de reglementări locale care sunt obligatorii pentru toți angajatorii: regulile interne program de lucru(Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse), reglementările locale de stabilire a sistemelor de salarizare (Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), reglementările locale care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal, drepturile angajaților, caracteristicile transferului și stocarea datelor cu caracter personal (Capitolul 14 din Codul Muncii al Federației Ruse, legea federală din 27 iulie 2006 Nr. 152-FZ).

Atenție la actul normativ local de stabilire a sistemelor de salarizare: ca atare, acesta poate să nu existe sub formă proprie, de exemplu, sub forma unei prevederi salariale, dacă sistemele de remunerare sunt prevăzute în regulamentul intern de muncă al angajatorului sau în contractul colectiv. .

De asemenea, este obligatorie elaborarea și aprobarea unui program de vacanță - cel târziu cu două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic pentru care este întocmit. Dacă organizația a fost creată la începutul sau la jumătatea anului calendaristic, finalizați anul acesta fără un program de vacanță. Pot exista reglementări locale care devin obligatorii la apariția anumitor condiții: de exemplu, regulamentul privind călătoriile de afaceri, contractul colectiv, regulamentul privind atestarea angajaților etc. În această chestiune este necesară cunoașterea sistemică și cuprinzătoare a legislației muncii în ansamblu. În cursul de perfecţionare „” şi cursul recalificare profesională«» reglementărilor locale primesc o lecție separată.

• Reglementările locale se adoptă ținând cont de opinia organului reprezentativ în conformitate cu art. 372 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acest articol este obligatoriu dacă există un corp reprezentativ al angajaților, dar în etapa de organizare a managementului evidenței personalului, cel mai probabil, este pur și simplu absent. Dacă da, sări peste acest paragraf.
• Cu toate reglementările locale adoptate, angajatul trebuie să fie familiarizat sub semnătură în conformitate cu partea 2 a art. 22 din Codul Muncii al Federației Ruse. Lucrătorii nou angajați trebuie să fie familiarizați cu semnătura înainte de a semna un contract de muncă (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pasul 5. Verificați cum este recrutat managerul

Liderul este persoana cheie în organizație. În primul rând, verificați toate documentele pentru designul său. Trebuie să existe un răspuns la o solicitare din registrul persoanelor descalificate ținut de autoritățile fiscale. Aceasta este o cerință a părții 2 a art. 32.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Șeful are un dublu statut juridic:

• este unicul organ executiv al unei persoane juridice;
• îndeplinește atribuțiile de angajat functia muncii lider.

Managerului trebuie să i se elibereze documente privind numirea (alegerea) directorului său general în conformitate cu legile federale și documentele constitutive și documentele în cadrul legislației muncii: un contract de muncă, un ordin de angajare. O înscriere trebuie făcută în cartea de muncă.

Specialiștii începători, și chiar cei cu experiență, pun uneori următoarea întrebare: cum să faci o înscriere în cartea de muncă despre angajarea unui director general? Răspunsul se află la suprafață: o carte de lucru este principalul document care confirmă exact vechime in munca, iar informațiile despre angajare se înscriu în carnetul de muncă, și nu despre procedurile de alegere sau numire. Prin urmare, după încheierea unui contract de muncă, emiterea unui ordin de angajare, faceți o înscriere în carnetul de muncă specific despre angajare cu un link în coloana 4 la detaliile ordinului de angajare.

Greseala comunaîn executarea unui contract de muncă cu şeful: durata contractului de muncă nu corespunde cu durata atribuţiilor acestuia de organ executiv unic în conformitate cu actele constitutive. În etapa încheierii unui contract de muncă, studiați cu atenție actele constitutive pentru a preveni o astfel de greșeală.

Pasul 6. Pregătește un proiect de contract de muncă

Contractul de muncă este unul dintre principalele documente în reglementarea relațiilor de muncă cu angajații. Vă recomand să luați în considerare cu atenție și să dezvoltați modele de contracte de muncă pentru angajarea diferitelor categorii de lucrători.

Pe baza rezultatelor inspecțiilor efectuate de Inspectoratul de Stat, contractul de muncă devine și cel mai scump document în gestionarea evidenței personalului din punct de vedere al sancțiunilor. Responsabilitatea este prevăzută în partea 4 a art. 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse pentru entitati legale, de exemplu, de la 50.000 la 100.000 de ruble, iar uneori inspectorii înmulțesc amenda cu numărul de contracte de muncă.

Un formular tip de contract de muncă a fost elaborat și aprobat doar pentru șefii de stat (municipali) și angajatori, întreprinderile mici clasificate ca microîntreprinzători. În alte cazuri, angajatorii dezvoltă în mod independent forma unui contract de muncă.

• numele, numele, patronimul angajatului și numele angajatorului (numele, numele, patronimul angajatorului- individual) care au încheiat un contract de muncă;
• informații despre documentele care dovedesc identitatea salariatului și a angajatorului - persoană fizică;
• numărul de identificare a contribuabilului (pentru angajatori, cu excepția angajatorilor care sunt persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali);
• informații despre reprezentantul angajatorului care a semnat contractul de muncă și baza în temeiul căreia este înzestrat cu autoritatea corespunzătoare;
• locul si data incheierii contractului de munca.

De regulă, aceste informații sunt introduse în preambulul contractului de muncă, sau unele dintre informații rămân în preambul, iar unele sunt transferate pe ultima pagină a contractului de muncă.

Exemplu:„Societatea cu răspundere limitată„Dobânzi” (TIN 1234567890), denumit în continuare „Angajatorul”, reprezentat de directorul general adjunct P.S., pe de o parte, și un cetățean Federația Rusă Veselov Nikolai Sergeevich (pașaport seria 0477, nr. 123456 eliberat de Serviciul Federal de Migrație pentru Districtul Administrativ de Sud al Moscovei la 20 august 1997), denumit în continuare „Angajat”, pe de altă parte, în conformitate cu munca legislația în vigoare pe teritoriul Federației Ruse, au încheiat prezentul contract de muncă la următoarele..."

Recomandarea 2 Amintiți-vă despre termenii obligatorii ai contractului de muncă - aceștia sunt enumerați în partea 2 a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse. Dar nu toate sunt întotdeauna necesare! Unele sunt necesare în anumite condiții:

• durata contractului de muncă și circumstanțele (motivele) care au stat la baza încheierii unui contract de muncă pe durată determinată în conformitate cu Codul Muncii sau cu altă lege federală (specificați numai la încheierea unui contract de muncă pe perioadă determinată);
• garanții și compensații pentru munca cu nocive și (sau) conditii periculoase forța de muncă, cu indicarea caracteristicilor condițiilor de muncă la locul de muncă (indicați numai dacă angajați un angajat cu condiții de muncă dăunătoare sau periculoase);
• modul de lucru și timpul de odihnă (includeți în contractul de muncă numai dacă modul diferă de reguli generale functioneaza cu angajatorul);
• condiții care determină natura lucrării (de călătorie, mobilă, pe drum).

Recomandarea 3 Luați în considerare articolele din Codul Muncii care stabilesc specificul reglementării relațiilor de muncă cu anumite categorii de lucrători, sau normele legilor federale care reglementează tipul dvs. de activitate. La elaborarea unui proiect de contract de muncă, nu utilizați surse de proveniență dubioasă din resursele de pe Internet.

Priviți diferite surse și, după ce le-ați trecut prin „prisma” articolului 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, dezvoltați-vă propria formă.

Contractul de muncă poate include suplimentar, denumit în Partea 4 a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse și alte condiții. Dar pentru lipsa acestora, angajatorul nu va fi tras la răspundere.

Dacă activitățile angajaților sunt legate de întreținerea activelor materiale, recomand imediat elaborarea și pregătirea unui model pentru un acord privind răspunderea integrală. Apoi îl poți semna în același timp cu cel de muncă.

Există o lecție detaliată separată despre răspundere în Kontur.School. În programul lecției:

• Răspunderea unui angajat: motive, termeni și procedura de implicare.
• Cazuri de răspundere integrală a salariatului.
• Acord privind răspunderea individuală sau colectivă deplină.
• Răspunderea angajatorului pentru întârziere salariile, plata concediului de odihna, alte sume datorate angajatului.

Pasul 7. Pregătiți documentele pentru menținerea evidențelor de angajare ale noilor angajați

Pentru a începe, pregătiți o comandă prin care numiți o persoană specială autorizată responsabilă cu menținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă.

Amintiți-vă că munca forțată este interzisă. În cazul în care atribuțiile de menținere, contabilizare, păstrare și eliberare a carnetelor de muncă nu au fost prevăzute în contractul de muncă sau în fișa postului persoanei responsabile, este necesară completarea contractului de muncă cu aceste atribuții prin acord sau modificarea fișei postului. Dacă o astfel de responsabilitate va fi atribuită unui angajat a cărui funcție nu include gestionarea evidenței personalului, de exemplu, contabilului șef, vă recomand să întocmiți mai întâi un acord de combinare, de ex. la încredințarea salariatului cu muncă suplimentară cu acordul său scris cu o plată suplimentară în conformitate cu art. 151 din Codul Muncii al Federației Ruse.

În această etapă, verificați, de asemenea, dacă organizația a achiziționat și contabilizat în carnetul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formelor carnetului de muncă și a inserției din acesta, a formularelor de cărți de muncă și a inserțiilor din acesta. Angajatorul este obligat să aibă în mod constant numărul necesar de formulare de carte de muncă și inserții în el (clauza 44 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, în continuare - Decretul nr. 225 ).

Păstrați formulare de cărți de lucru și inserții în departamentul de contabilitate ca formulare responsabilitate strictă. Registrul de venituri și cheltuieli se ține și de către departamentul de contabilitate (a se vedea clauza 41 din Hotărârea nr. 225). În această etapă, emiteți, de asemenea, o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și a inserărilor în acestea. Este condus de Departamentul de Resurse Umane.

Caietul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formelor carnetului de muncă și inserția din acesta și registrul de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și inserțiile în acestea trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului organizației. , și sigilat cu un sigiliu de ceară sau sigilat.

Cărți de muncă electronice. Raportul SZV-TD. Schimbări

De la 1 ianuarie 2020, angajatorii au obligația de a furniza UIF informații despre activitatea muncii sub formă de SZV-TD, dacă:

• angajatul a fost angajat, transferat constant, concediat sau dacă angajatul a depus o cerere că a continuat să țină un carnet de muncă pe hârtie sau că alege un formular electronic.

Citiți despre modificările din articole:

Pasul 8. Pregătiți documentele pentru efectuarea lucrărilor de personal

Procedurile de înregistrare a personalului începe cu înregistrarea angajaților pentru muncă.

Ce documente obligatorii ar trebui să fie la îndemână la ofițerul de personal în etapa de înregistrare a angajaților pentru muncă?

Kit tipic (cu excepția caracteristicilor):

1. Un set de reglementări locale pentru familiarizarea angajaților cu acestea.
2. Un proiect de contract de muncă cu responsabilitățile postului incluse în acesta sau în fișa postului.
3. Forma unui ordin de angajare (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse). Comanda poate fi într-o formă unificată - formularul T-1 (formularul T-1a) sau într-o formă aprobată de angajator.
4. Formularele unui card personal în formularul T-2 (pentru angajații de stat sau municipali, formularul T-2 GS (MS). Vă rugăm să rețineți: un card personal T-2 (T-2GS (MS) se păstrează în scris pe carton.

Înregistrările despre angajat, despre angajare, transferuri permanente, concedieri ale salariatului trebuie introduse sub semnătură în secțiunile relevante ale cardului personal (clauza 12 din Hotărârea nr. 225).

Ce să iei în considerare conform cărților de muncă în această etapă? Scrieți o cerere către departamentul de contabilitate cu cerere de eliberare a unui formular de carte de muncă dacă angajatul nu are unul sau introduceți informații despre carnetul de muncă pe care îl are în cartea de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă.

Organizați o evidență a timpului de lucru: angajatorul este obligat să păstreze evidența timpului efectiv lucrat de angajat (articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). În aceste scopuri, puteți utiliza forme unificate fișa de pontaj T-12 sau T-13 sau aprobați formularul dvs.

Cum se modifică contractul de muncă?

Pregateste documentele:

1. Acord privind modificarea termenilor contractului de munca / acord suplimentar la contractul de muncă (dacă modificarea termenilor contractului de muncă are loc prin acordul părților în conformitate cu articolul 72 din Codul Muncii al Federației Ruse).
2. Un ordin de modificare a condițiilor organizatorice sau tehnologice de muncă, notificări scrise cu privire la modificări și motive care au servit ca bază pentru modificarea termenilor contractului de muncă, propuneri scrise pentru un alt loc de muncă vacant corespunzător calificărilor angajatului, precum și un vacant poziție inferioară sau loc de muncă prost plătit (dacă modificarea termenilor contractului de muncă are loc conform inițiativei angajatorului, în conformitate cu articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Lista documentelor pentru procesarea unei traduceri depinde de tipul de traducere:

• la transfer temporar se încheie un acord suplimentar la contractul de muncă cu privire la transfer, se pregătește o comandă de transfer (de regulă, în forma T-5 sau T-5a);
• la traducere permanentă– un acord adițional la contractul de muncă la transfer și un ordin de transfer. Se face o înscriere și în carnetul de muncă și în carnetul personal T-2 (T-2GS (MS).

Lista documentelor pentru înregistrarea vacanțelor:

• programul de vacanță (aprobat cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic). Citește articolul "";
• notificări scrise către angajați cu privire la ora de începere a concediului de odihnă în conformitate cu partea 3 a art. 123 din Codul Muncii al Federației Ruse (vezi Scrisoarea lui Rostrud din 30 iulie 2014 nr. 1693-6-1);
• Ordinea de plecare (formularul T-6, formularul T-6a).

Această listă poate varia în funcție de categoriile de lucrători sau de circumstanțe. De exemplu, dacă un angajat cere concediu nu conform programului de vacanță, ci la un moment convenabil pentru el pe baza cererii sale scrise (de exemplu, un astfel de concediu este acordat minorilor, donatorilor onorifici ai Rusiei etc.). În acest caz, nu va exista nicio notificare de concediu. Angajatul va scrie o declarație, iar angajatorul va emite un ordin.

Legislația muncii stabilește cerințe pentru disponibilitatea și executarea documentelor de personal în cazurile în care angajatorul:

• atrage angajații să lucreze în afara programului de lucru stabilit;
• atrage la muncă în weekend și zile nelucrătoare sărbători;
• trimite angajații în călătorii de afaceri;
• oferă garanții și compensații. Acest bloc de întrebări ar trebui studiat separat. Vă recomandăm să vă familiarizați cu programul de recalificare profesională „” din Circuit.Școală.

Cum să depuneți o concediere a unui angajat

În acest caz, sunt necesare documente de bază, al căror tip depinde de motivele concedierii. De exemplu, pentru concedierea unui angajat din inițiativa acestuia, este necesară declarația sa scrisă, pentru concedierea prin acordul părților - un acord privind încetarea contractului de muncă etc.

Fără greș, pregătiți un ordin de concediere, cu care îl familiarizați pe angajat sub semnătură. Dacă angajatul lipsește sau refuză să citească comanda, marcați comanda în consecință.

Pe baza comenzii, faceti o consemnare in carnetul de munca si in cardul personal al angajatului. După aceea, angajatul își pune semnătura în carnetul de muncă, cartea personală și în cartea de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă la eliberarea unui carnet de muncă către angajat.

1. Elaborați un tablou de personal, determinați nevoile angajatorului în funcțiile de muncă.
2. Verificați cum sunt întocmite actele pentru șef.
3. Pregătiți un set de reglementări locale necesare.
4. Elaborați modele de contracte de muncă pentru diferite categorii de lucrători.
5. Pregătiți documentele necesare pentru a aplica pentru un loc de muncă.
6. Întocmește proiecte de documente pentru înregistrarea procedurilor legate de circulația personalului (vacanțe, călătorii de afaceri, recrutare la muncă în weekend etc.).

30 602 vizualizări

Pentru a afișa formularul, trebuie să activați JavaScript în browser și să reîmprospătați pagina.

Este important ca fiecare angajat să aibă confirmarea documentară a faptului activității sale de muncă la întreprindere. În primul rând, poate ajuta la confirmarea duratei serviciului. Cu cât este mai mare, cu atât este mai mare plata concediului medical, iar pe viitor - cuantumul pensiei. Lista actelor de personal obligatorii întocmite la încheierea unei relații de muncă este următoarea:

• contract de munca. Vezi materialul pentru executarea contractului;
• Istoria Angajărilor. Despre regulile de umplere am scris în articol;
• carte medicala. Este necesar dacă munca unui angajat este asociată cu condiții de muncă dăunătoare sau periculoase. Despre asta și, veți afla făcând clic pe link-uri;.
• documente privind educația pentru a stabili dacă educația viitorului angajat îndeplinește cerințele. De asemenea, vă sugerăm să vă familiarizați cu materialul despre cum să depuneți;
• sub formă de T-1;
• cardul personal al angajatului (formular T-2). Forma acestui formular poate fi găsită în articolul nostru.

Nu uitați că fiecare nou angajat ar trebui să fie familiarizat cu semnătura și realizat pentru el în timp util!

Documente în cursul muncii

În timpul angajării, un angajat poate fi transferat la Pozitie noua. În acest caz, se întocmesc următoarele acte:

• ordin în baza căruia este transferat salariatul (formular T-5). Vă puteți familiariza cu cum arată un exemplu de completare a acestui formular în;
• acord suplimentar. De exemplu, cu sau .

Pentru eliberarea unui angajat în concediu, angajatorul emite un ordin de concediu, întocmit în formularul T-6. Cum să-l completezi, vei învăța din articol. De asemenea, vă sugerăm să vă familiarizați cu informațiile despre cum să emitați.

Acte la concediere

Pentru a documenta încetarea unui contract de muncă, sunt necesare următoarele documente:

• scrisoare de demisie (dacă angajatul a decis să părăsească compania din proprie inițiativă). , citiți în textul nostru;
• acord de reziliere. Vă sugerăm să vă familiarizați cu, precum și să reziliați contractul;
• un ordin de concediere întocmit în formularul T-8 sau T-8a (dacă se reziliază contractul cu mai mulți salariați). Puteți afla despre regulile de umplere din material.

Acte locale

Orice companie poate adopta propriile reglementări locale, care nu ar trebui să contravină legile Federației Ruse. Scopul unor astfel de documente este îmbunătățirea condițiilor de muncă și creșterea nivelului de disciplină la întreprindere. Absența actelor locale, precum și executarea lor incorectă, pot duce la consecințe negative pentru angajator. Care sunt documentele obligatorii de personal din organizație care trebuie pregătite:

• personal (formular T-3). Mai multe detalii în articolul „;
• , pe baza cărora are loc controlul numărului de ore lucrate și calculul salariilor (formulare T-12 și T-13) etc.

Aceste documente obligatorii trebuie să fie acceptate de conducere organizații mariîntrucât formează baza relaţiilor de muncă.

Microîntreprinderile își pot permite evidențe simplificate ale personalului. Aceștia au voie să utilizeze un contract standard de muncă,.

Răspunderea pentru întreținerea necorespunzătoare a evidenței personalului

Întocmirea corectă și la timp a documentelor de personal este responsabilitatea directă a angajatorului. În cazul în care actele de personal obligatorii nu sunt executate corespunzător, acesta poate fi tras la răspundere.

Se pot distinge următoarele metode de pedeapsă legate de munca de birou în sfera personalului:

• acţiune disciplinară în temeiul Artă. 193 Codul Muncii al Federației Ruse, măsura maximă pentru care este concedierea;
• în conformitate cu prevederile Codului de infracțiuni administrative al Federației Ruse - normele de tragere la răspundere administrativă pentru lipsa documentelor sunt reflectate în art. 5.27, 5.27.1 din Codul contravențiilor administrative.

In afara de asta:

• Artă. 13.20 Cod administrativ pedepsește 300-500 de ruble. oficiali pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor;
• Artă. 5.39 impune o amendă de 1000-3000 de ruble. asupra persoanelor responsabile pentru nefurnizarea informațiilor solicitate în evidența personalului unui angajat, de exemplu, pentru refuzul de a emite o copie a cărții de muncă.

În conformitate cu Codul Penal al Federației Ruse:

• Artă. 137 din Codul penal al Federației Ruse prevede pedepse sub forma unei amenzi de până la 350.000 de ruble. sau munca corecțională pentru diseminarea informațiilor personale despre un angajat;
• Artă. 183 din Codul penal al Federației Ruse aplică măsuri în cazul dezvăluirii secretelor comerciale.

Gestionarea evidențelor de personal ale companiei este efectuată de inspectorul departamentului de personal, cu alte cuvinte, inspectorul de personal sau ofițerul de personal. Un decret al Ministerului Muncii din 21 august 1998 detalia atribuțiile sale de zi cu zi. În același timp, specializat director unic după calificare indică aproximativ 15 profesii, ghidate de fișa postului a ofițerului de personal. Acesta definește clar limitele interacțiunii cu personalul, principalele responsabilități, cerințe și funcții, precum și regulile și procedurile de păstrare a documentației. În ciuda faptului că aceasta este sarcina sa principală și fundamentală, el poate participa și la rezolvarea altor sarcini în managementul angajaților. Totul depinde de cerințele pe care specialistul le propune cutare sau cutare organizație în care își desfășoară activitatea.

Cerințele postului pentru un ofițer de resurse umane

Un ofițer de personal poate fi numit specialist în departamentul de personal, inspector de personal, șef al departamentului de personal și, de asemenea, într-o măsură sau alta, conectează încă o duzină de profesii cu acest nume. Dar, în ciuda concentrării generale în lucrul cu documentele de personal, există diferențe semnificative. Să aruncăm o privire la ele.

Cerințe pentru un specialist în resurse umane

Fișa postului unui specialist în departamentul de personal este elaborată de șef serviciul de personal. Și este aprobat de conducerea de vârf a organizației. Prezintă în mod clar îndatoririle, puterile, funcțiile unui specialist, indică regulamentele interne ale organizației. O persoană care are suficientă pregătire profesională, un an de experiență în muncă și educația necesară poate deveni specialist.

Deoarece această specialitate oferă acces la informații confidențiale angajatul este responsabil pentru acțiunile lor. Și în cazul în care acțiunile sale au cauzat prejudicii companiei, acesta va fi răspunzător în conformitate cu legea aplicabilă.

Specialistul în resurse umane îndeplinește următoarele sarcini:

• Înregistrarea documentației la angajarea sau concedierea personalului, transferarea acestora către alte unități de personal în conformitate cu codul muncii și ordinea conducătorilor.
• Contabilitatea muncii și modificarea oricăror date ale angajaților la toate nivelurile în conformitate cu standardele documentare și efectuarea acestor modificări în bazele de date de personal.
• Colectarea datelor pentru certificare sau pentru formare avansată.
• Managementul mecanismului de încurajare și pedeapsă.
• Efectuarea dosarelor personale ale angajaților, colectarea informațiilor personale.
• Intocmirea carnetelor de munca si a contractelor.
• Elaborarea unui calendar și monitorizarea implementării acestuia.
• Determinarea perioadelor de vacanță și monitorizarea implementării acestora.
• Mentinerea documentatiei de arhiva.

Cerințe pentru un inspector de resurse umane

Responsabilitățile postului includ:

• Mentinerea documentatiei privind acceptarea si concedierea angajatilor, schimbari de post.
• Mentinerea dosarelor personale ale personalului, efectuarea modificarilor si a datelor suplimentare.
• Înregistrarea cărților de muncă și păstrarea acestora.
• Se ocupă de concediile medicale, concediile și plățile de beneficii. monitorizarea conformității acestora.
• Prelucrarea documentației pentru calcularea pensiilor, indemnizațiilor de muncă și compensațiilor.
• Introducerea modificărilor în datele de personal în baza de date.
• Dezvăluind posibile problemeîn echipă şi motivele „cifrarii” de personal.
• Lucrul cu arhiva.

La prima vedere, există puține diferențe între specialitatea „inspector HR” și profesia „specialist HR”. Dar ei sunt: ​​o persoană cu studii medii poate fi acceptată pentru acest post. Vechimea nu este una dintre cerințele principale și poate să nu fie luată în considerare deloc.

Atribuțiile inspectorului includ selecția personalului pentru posturile vacante, în conformitate cu cerințele profesionale propuse.

Cerințe pentru șeful Resurse Umane

împrumuta poziție de conducere numai dacă ai studii superioare și cel puțin trei ani de experiență în muncă într-o poziție similară. O persoană este numită în funcția de șef prin ordinul conducătorului suprem. După aceea, el rămâne răspunzător direct doar în fața șefului companiei. Activitățile sale se desfășoară strict în cadrul cartei interne a organizației, codului muncii, dreptului civil și altor documente legale, pe baza fișei postului.

Responsabilitatile locului de munca:

• Dezvoltarea și monitorizarea conformității politica de personal organizatii.
• Monitorizarea necesității de actualizare a personalului de lucru.
• Conducerea unitatilor de personal conform puterilor disponibile.
• Efectuarea certificării și analizei rezultatelor acesteia.
• Îmbunătățirea mecanismelor existente de concediere, angajare sau mutare a personalului în alte posturi.
• Îmbunătățirea sistemului de interacțiune între personal.
• Monitorizarea indeplinirii atributiilor departamentului de personal.
• Monitorizarea executării premiilor și stimulentelor.
• Implementarea măsurilor de stabilire a disciplinei muncii, creșterea nivelului de motivare a angajaților pentru activitățile lor directe de muncă.

Șeful departamentului de resurse umane pregătește și revizuiește informațiile interne care sunt destinate conducerii superioare. De asemenea, este de competența sa să conducă consultări în conformitate cu direcția funcției sale. Nivelul ridicat de pregătire al șefului departamentului de personal este evidențiat de cunoștințele sale cu privire la documentele legale ale Federației Ruse, diferite metode de evaluare a muncii personalului, înțelegerea structurii organizației, cunoașterea cerințelor de completare și procesare documentatie, standardele de munca existente. Instrucțiunea, care precizează toate atribuțiile șefului departamentului de personal, inspectorului și specialistului în lucrul cu personalul, se întocmește după modelul fiecărei categorii. Și semnează în procesul de aplicare pentru un loc de muncă.

Pentru a aplica pentru un post de HR, trebuie să:

• Oferă totul Documente necesare, în funcție de postul ales, inclusiv: o diplomă de studii necesare, documente care confirmă vechimea în muncă etc.
• Un formular de cerere completat.

Conform modelului general al fișei postului, ofițerul de personal aparține specialiștilor. Numirea sau demiterea acestuia din functie are loc pe baza ordinului directorului general al organizatiei la propunerea superiorului imediat.

Mai devreme în articol, am luat în considerare cerințele pentru candidați pentru fiecare poziție posibilă. În funcție de categorie (inspector, specialist sau supervizor), la angajare, supervizorul imediat urmărește respectarea acestora.

În cazul în care ofițerul de cadre se află în imposibilitatea temporară de a-și îndeplini atribuțiile, acestea vor fi îndeplinite de o persoană care îl înlocuiește.

Recruitorul ar trebui să fie conștient de următoarele:

• Legal și documentele legislative, în orice mod legat de procesul de muncă, procesul de menținere și gestionare a dosarelor personale ale salariaților, emiterea de pensii, menținerea carnetelor de muncă și încheierea contractelor de muncă.
• Structura companiei și modurile în care personalul interacționează în cadrul acesteia.
• legislatia muncii actuala.
• Reguli pentru lucrul cu personalul și întocmirea rapoartelor.
• Reguli de păstrare a datelor personale ale angajaților.
• Procedura de mentinere a pensiilor, concediilor de odihna, acumularii beneficiilor, compensatiilor etc.

În conformitate cu legea, se desfășoară Regulamentul cu privire la departamentul de personal al organizației în sine, statutul acesteia, regulamentul intern, ordinele conducerii și fișa postului, activitățile ofițerului de personal.

În conformitate cu îndatoririle și drepturile de bază existente și stabilite, prevăzute în Decretul Ministerului Muncii din 21 august 1998, organizația întocmește fișa postului pentru funcțiile ocupate. Poate include clauze suplimentare privind condițiile de procesare sau de vacanță, un program, cerințe suplimentare și alte condiții importante.

Elaborarea instrucțiunilor este realizată de conducerea de vârf a organizației, adjuncții săi sau superiorii direcți ai ofițerilor de personal. În acest proces, este convenit cu avocații, semnat și intră în vigoare.

Iată un exemplu de exemplu de fișă a postului, pe baza căruia o organizație își poate elabora propria versiune:

După cum se poate vedea din instrucțiuni, specialistul de personal nu ar trebui să fie angajat doar în selecția și plasarea angajaților, ci și în alte activități.

Un punct la fel de important care trebuie indicat în instrucțiuni îl reprezintă drepturile angajatului.

Și o secțiune nu mai puțin importantă este responsabilitatea unui specialist, deoarece lucrează mediocru cu afacerile personale și are informații confidențiale.

Drepturile specialistului în resurse umane

La compilarea instrucțiunilor, acesta este un punct important, care nu trebuie omis. În ciuda faptului că coordonarea fișei postului întocmite cu organele reprezentative pentru protecția personalului nu este prevăzută de legislația Federației Ruse, aprobarea are loc de obicei cu departamentul juridic pentru a evita încălcarea drepturilor angajaților.

Ofițerul de personal are următoarele drepturi:

• Să se familiarizeze cu documentația existentă și deciziile conducătorilor companiei direct legate de activitățile acesteia.
• Să aibă acces la informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.
• Face propuneri de îmbunătățire a muncii și a condițiilor legate direct de desfășurarea activităților sale.
• Primiți organizarea de calitate deplină a condițiilor tehnice și informative pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Responsabilitatea specialistului în resurse umane

Ofițerul de personal este răspunzător în conformitate cu legislația Rusiei pentru încălcarea îndatoririlor sale directe:

• În cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii de proastă calitate a sarcinilor lor imediate.
• În caz de încălcare a instrucțiunilor și ordinelor organizației, a regulamentului de muncă și a disciplinei cuvenite.
• În cazul încălcării secretelor comerciale sau dezvăluirii datelor personale ale personalului.

Șeful companiei sau șeful departamentului de personal, a cărui sarcină este de a reglementa activitățile departamentului de personal, poate fi tras la răspundere pentru:

• Lipsa contractelor formalizate cu angajatii.
• Lipsa de chestiuni personale.
• Fără program de vacanță.
• Lipsa documentatiei privind protectia muncii.

Caracteristicile profesiei cu care se confruntă ofițerul de cadre

Ofițerul de personal, în ciuda listei extinse a îndatoririlor sale, este implicat în primul rând în menținerea documentației într-o anumită organizație. Acestea sunt ordine, contracte de muncă, regulamente, declarații ale angajaților, înmatriculare militară, pensie, preferențială etc.

Care sunt caracteristicile unui specialist în acest post?

Cele pozitive includ:

• Modul de muncă. În cazuri rare, poate avea loc procesarea. Practic, acesta este un program standard cu zile libere obișnuite fixe (sâmbătă și duminică), precum și zile nelucrătoare de sărbătorile legale. Cel mai adesea se lucrează de la 9:00 la 18:00, inclusiv o pauză de masă.
• Un pachet social stabil care include toate plățile necesare.

În organizațiile mici, drepturile angajaților pot fi încălcate, este posibil să nu existe pachet social sau înregistrare oficială. Prin urmare, atunci când aplici pentru un loc de muncă, trebuie să dai preferință doar companiilor de încredere cărora le pasă de angajații lor.

• Hârtii fără prea multă mobilitate.
• Oportunitate de avansare și salarizare mare.
• Munca de birou.

Negativele includ următoarele:

• Pe lângă sarcinile imediate, o cantitate mare de suplimentare, nu întotdeauna direct legate de specialitate.
• A fi între angajați și superiori. Acest lucru poate fi un dezavantaj atunci când trebuie să rezolvați situații negative.
• Pentru unii, documentele de la birou vor părea un minus.
• Monoton.
• Posibile neînțelegeri în lucrul cu contabilitatea.
• Răspunderea în caz de necinste a angajatului acceptat.

Un angajat HR întâlnește constant oameni noi și trebuie să aibă abilități de comunicare, să fie capabil să organizeze oamenii și munca sa, să fie prietenos și, în același timp, să posede în moduri moderne evaluări ale personalului. El trebuie să aibă abilitățile de înțelegere reciprocă și să își bazeze munca pe cooperare reciprocă. În plus, în munca sa, ofițerul de personal întâlnește constant interacțiuni cu organizații terțe. Cum ar fi Fondul de pensii, Inspectoratul de Stat al Muncii și altele).

Competența unui specialist în acest domeniu depinde și de capacitatea sa de a utiliza echipamente și instrumente de automatizare.

Concluzie

În concluzie, putem spune că profesia de ofițer de cadre este semnificativă și importantă în prezent lumea modernă. Se ocupă nu doar de selecția personalului pentru companie, ci și de o mare cantitate de documentație. Practic, această lucrare este legată tocmai de ea: arhivare, fișiere personale, documentarea admiterea, concedierea și mutarea în alte funcții a salariaților, înregistrarea militară, înregistrarea pensiilor, concediilor și programelor. Această profesie este potrivită pentru cei cărora le place munca inactivă într-un birou confortabil.

Cu toate acestea, postul de specialist în departamentul de personal presupune următoarele abilități: abilități de comunicare, bunăvoință, abilități organizatorice, cunoștințe bune legislație, care într-un fel sau altul se referă la munca de birou.

Departamentul de personal are, de asemenea, o gamă de posturi vacante: inspector, specialist și șef. Fiecare implică propriul său nivel de anumite abilități și calități. De exemplu, doar un solicitant care are educatie inaltași au experiență într-o poziție similară. Fără experiență, poți deveni inspector și apoi să urci pe scara carierei.

Ca și pentru orice altă specialitate, pentru un ofițer de personal există un șablon stabilit pentru o fișă a postului, pe baza căruia diferite organizații își aprobă propria lor. Totodată, ele indică condiții suplimentare în funcție de detaliul companiei, cerințele pentru profesie și obligații. De asemenea, au precizat toate drepturile angajatului, responsabilitatea și condițiile de cooperare.

În acest videoclip, puteți face cunoștință cu caracteristicile profesiei de specialist în personal și, poate, puteți afla ceva nou pentru dvs., care nu a fost luat în considerare în articol:

Orice ofițer de personal, care se angajează noua organizare, se va confrunta inevitabil cu nevoia de a stabili rapid evidența personalului. Este bine dacă specialistul anterior lasă în urmă documentele în ordine. Dar există și cazuri când munca personalului trebuie începută aproape de la zero. Ce documente reglementează principalele probleme ale muncii personalului? Cum să verific dacă există suficiente acte locale în companie? De ce Design Samples decizii de personal este mai bine să luăm din rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1?

Ce reglementări ar trebui să știe un ofițer de personal

În majoritatea organizațiilor, munca unui angajat al departamentului de personal nu se limitează la necesitatea de a gestiona înregistrările personalului (registru pentru admitere, transfer, concediere, vacanțe, călătorii de afaceri etc.). Adesea, ofițerii de personal trebuie să fie implicați direct în elaborarea reglementărilor locale care guvernează Relatii de munca intre angajat si angajator. În plus, ofițerului de personal i se atribuie adesea responsabilitatea pregătirii pentru inspecții de către diferite organisme (inspectoratul de stat de muncă, parchetul, biroul de înregistrare și înrolare militară, Roskomnadzor, Fondul de pensii al Federației Ruse etc.). În acest sens, el trebuie să știe nu numai Codul Muncii, dar și o serie de reglementări care se referă direct sau indirect la munca personalului.

Toate aceste acte pot fi împărțite condiționat în anumite grupuri (tabel de la pagina 60). Cele mai multe dintre ele sunt obligatorii pentru toate organizațiile, indiferent de forma juridică sau forma de proprietate. Pentru încălcarea acestora, angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă.

Ce acte locale ar trebui să fie în organizație În plus față de actele la nivel federal, activitățile departamentului de personal al oricărei companii sunt reglementate de reglementările locale (Articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Legea nu conține o listă a actelor locale privind evidența personalului, care trebuie să fie într-o organizație. Cu toate acestea, unele dintre ele sunt menționate în Codul Muncii, ceea ce le face obligatorii.

- reglementările interne ale muncii (paragraful 3 din a doua parte a articolului 21, alineatul 5 din prima parte a articolului 22 din Codul Muncii al Federației Ruse);

- personalul (articolul 15, alineatul 3, partea a doua, articolul 57 din Codul muncii al Federației Ruse, alineatul 1 din scrisoarea lui Rostrud din 22 martie 2012 nr. 428-6-1, alineatul 11 ​​din scrisoarea lui Rostrud din 31 octombrie 2007 Nr. 4414-6);

- programul de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse).

În plus, legea prevede în mod expres că angajatorul trebuie să elaboreze acte locale privind salariile (partea a doua a articolului 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților (art. 87 din Codul Muncii al Rusiei). Federația Rusă) și aprobarea instrucțiunilor de protecție a muncii (paragraful 23 din partea 2 articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă este necesar, compania trebuie să aibă acte care să stabilească lista angajaților cu program neregulat (articolul 101 din Codul Muncii al Federației Ruse), procedura de împărțire a angajaților suplimentari. învăţământul profesional(partea a doua a articolului 196 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Lista specifică locală documente normative fiecare companie determină independent (diagrama de la pagina 63). Lista actelor prevăzute în schemă nu este exhaustivă. Specificul organizației poate presupune existența altor documente locale. De regulă, lista actelor este aprobată prin ordin (exemplu la pagina 62).

Documente relatate

Lista reglementărilor pe care se bazează munca personalului

Domeniul de aplicare al reglementării	Denumirea actului normativ
	Probleme generale dreptul muncii
Reguli și principii de bază ale relațiilor dintre un angajat și un angajator, procedura de formalizare a procedurilor de personal, acordarea de garanții, compensații, inclusiv anumite categorii angajat	Codul Muncii al Federației Ruse nr. 197-FZ din 30 decembrie 2001 (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse)
	Managementul înregistrărilor HR
Procedura de procesare a documentelor de personal (comenzile nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” pentru personal, personal, program de concediu etc.)	Articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011
	Forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 (dacă angajatorul continuă să le aplice în conformitate cu actul local)
	GOST R 6.30-2003 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 3 martie 2003 nr. 65-st
Reguli pentru întreținerea, păstrarea și contabilitatea carnetelor de muncă	Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, pregătirea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225
	Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69
Crearea unei arhive în organizație în conformitate cu regulile de contabilitate, stocare, achiziție și utilizare a documentelor de arhivă	Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivare în Federația Rusă
	Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordinul Rusiei din 25 august 2010 nr. 558
	concediu medical
Procedura de completare a unei fișe de invaliditate temporară, înregistrarea concediului	Legea federală din 29 decembrie 2006 nr. 255-FZ „Cu privire la asigurările sociale obligatorii în caz de invaliditate temporară și în legătură cu maternitatea”
	Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 26 aprilie 2011 nr. 347n „Cu privire la aprobarea formularului de formular de concediu medical”
	Date personale
Lucrul cu datele personale ale angajaților organizației	Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal”
	înregistrare militară
Menținerea evidențelor militare în organizații, a drepturilor și obligațiilor managerilor și persoanelor responsabile în domeniul evidențelor militare	Legea federală din 28 martie 1998 nr. 53-FZ „Cu privire la serviciul militar și serviciul militar”
	Reglementări privind înregistrarea militară, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 noiembrie 2006 nr. 719
	Instrucțiuni privind menținerea evidențelor militare în organizațiile aprobate de Statul Major al Forțelor Armate ale Federației Ruse la 11 aprilie 2008.
	Interacțiunea cu UIF
Procedura și cuantumul contribuțiilor de asigurare la Fondul de pensii pentru asigurarea obligatorie de pensie a salariaților	Legea federală din 15 decembrie 2001 nr. 167-FZ „Cu privire la asigurarea obligatorie de pensie în Federația Rusă”
	Interacțiunea cu FMS din Rusia
Procedura de eliberare a permisului de munca, reglementarea muncii cu salariati straini	Legea federală din 25 iulie 2002 nr. 115-FZ „On statut juridic cetățeni străini în Federația Rusă"
	Legea federală din 18 iulie 2006 nr. 109-FZ „Cu privire la înregistrarea migrației cetățenilor străini și apatrizilor în Federația Rusă”
	Ordinul Serviciului Federal de Migrație al Rusiei nr. 147 din 28 iunie 2010 Procedura și termenii de aplicare a Reglementărilor administrative aprobate prin ordinul de inspecție de către Serviciul Federal de Migrație al Ministerului Afacerilor Interne al Rusiei nr. 338, Federal Migrație Serviciul Rusiei nr. 97 din 30 aprilie 2009
	Cecuri
Procedura de efectuare a inspecțiilor de către autoritățile de stat și municipale	Legea federală nr. 294-FZ din 26 decembrie 2008 „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și antreprenori individualiîn implementare controlul statului(supraveghere) și control municipal”

Actele locale pot fi numite în diferite moduri: regulamente, instrucțiuni, reguli, regulamente etc. Principalul lucru este că normele acestor acte nu contrazic actualul dreptul munciiși nu a înrăutățit situația muncitorilor. În plus, este important să urmați procedura de adoptare a acestora (părțile a doua, trei, articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). În caz contrar, astfel de documente nu pot fi aplicate (partea a patra a articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Modificările actului normativ local se fac în aceeași ordine în care a fost aprobat.

Este mai bine să încredințați dezvoltarea actelor locale nu unui angajat, ci unui grup de lucru. Compoziția grupului și puterile acestuia ar trebui stabilite în ordine (exemplul de la pagina 64). Angajații trebuie să fie familiarizați cu documentul contra semnăturii (paragraful 10, partea a doua, articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse).

De unde să începeți auditul actelor locale ale companiei

În primul rând, trebuie să verificați dacă toate documentele necesare sunt disponibile și să faceți o listă a acestora. Dacă firma nu are nici măcar acte locale obligatorii, atunci acestea trebuie dezvoltate mai întâi.

În al doilea rând, este important să se acorde atenție corectitudinii întocmirii documentelor în ceea ce privește munca de birou și respectarea legislației în vigoare.

În al treilea rând, este necesar să se verifice dacă ordinea de acceptare este respectată act local. Deci, dacă firma are organizatie sindicala, atunci documentul trebuie să aibă un semn de acord (ținând cont de opiniile) cu sindicatul (articolul 372 din Codul Muncii al Federației Ruse).

În al patrulea rând, trebuie să aflați ce documente lipsesc. Este foarte ușor să determinați astfel de acte dacă mai întâi întocmiți și aprobați prin ordin o listă de documente care sunt obligatorii pentru o anumită organizație.

Nu doar dispozițiile, instrucțiunile și comenzile sunt supuse verificării, ci și toate documentele privind evidența personalului și managementul personalului. Se evaluează prezența și respectarea legislației privind contractele de muncă, corectitudinea păstrării dosarelor personale ale angajaților, completarea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea, reviste. înregistrarea comenzilor pentru personal etc.

Nu încercați să acoperiți întregul domeniu de activitate deodată. Prioritizează și acționează progresiv. Pentru comoditate, se recomandă gruparea documentelor standard în dosare electronice și de hârtie.

Amintește-ți principalul lucru

Experții care au participat la pregătirea notei materiale:

Alexander TIMOSHENKO, șeful departamentului de resurse umane, consilier juridic al CJSC Aral Plus (Odintsovo, regiunea Moscova):

– Documentul fundamental în activitatea oricărui serviciu de personal este Codul Muncii al Federației Ruse. Ținând cont de specificul activităților organizației, ofițerului de personal i se poate cere să cunoască alte legi și regulamente, capacitatea de a urmări și ține cont practica judiciarași modificările actuale ale legislației muncii.

Maria MASYUTINA, Senior Associate, Practica Dreptul Muncii, ANKOR Human Resources Holding (Moscova):

- Ofițerul de personal trebuie să se familiarizeze cu rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1. Acesta conține șabloane pentru majoritatea documentelor de personal primare care vor fi utile pentru procesarea comenzilor, personalului etc.

Natalia RYZHKOVA, HR and HR Documentation Manager, BDO Unicon Outsourcing (Moscova):

- Asemenea acte locale precum Regulamentul Intern de Muncă, personalul, programul de concediu, Reglementările privind datele personale, Regulamentele privind sporurile (în cazurile în care organizația are un sistem de motivare) au toate caracteristicile actelor juridice de reglementare. Prezența lor în organizație și cunoștințele sunt obligatorii.

Alena SHEVCHENKO, avocat, expert al revistei Kadrovoe Delo:

– La auditarea actelor locale, acordați atenție respectării prevederilor acestora cu legislația muncii în vigoare. Normele locale ale organizației nu se aplică dacă încalcă drepturile angajaților în comparație cu Codul Muncii. Aceasta înseamnă că inspectoratul de muncă are dreptul să ceară printr-un ordin ca societatea să excludă astfel de norme din documentul angajatorului.

REGLEMENTĂRI LOCALE OBLIGATORII

În primul rând, trebuie să rețineți că actualul Cod al Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) impune crearea unui număr de documente de reglementare locale (adică locale) în organizație.

Reglementările locale obligatorii sunt:

• Regulile regulamentelor interne de muncă (PWTR).
• Regulamentul (sau instrucțiunea) privind protecția datelor cu caracter personal ale unui angajat.
• Instructiuni de siguranta.
• Tabloul de personal (formular unificat T-3).

Toate aceste documente sunt valabile până când sunt înlocuite cu altele noi.

• Programul de concediu (formular unificat T-7), în conformitate cu art. 123 din Codul muncii, se întocmește anual, cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic, și este un document obligatoriu atât pentru angajator. si salariatul (cu exceptia categoriilor privilegiate de salariati) .
• Un program de schimburi este necesar în acele organizații în care se utilizează munca în schimburi.
• Regulamentul privind raționalizarea forței de muncă și regulamentul privind standardele de producție ar trebui elaborate în acele organizații în care este utilizată forma de remunerare a lucrătorilor la bucată.

REGLEMENTĂRI LOCALE OPȚIONALE

Pe lângă documentele enumerate, organizația, la discreția sa, poate crea și alte documente - reglementări locale opționale. În special, acestea pot fi:

• prevederi pentru diviziuni structurale aprobat de directorul organizației;
• descrierea postului pentru angajați și instrucțiuni de muncă (sau de muncă) pentru lucrători;
• instruirea privind gestionarea evidențelor de personal este un instrument foarte util pentru un angajat care îndeplinește funcțiile de ofițer de personal, deoarece îi facilitează foarte mult interacțiunea cu manageri funcţionali;
• album de formulare de documente din evidențele de personal;
• reglementare privind certificarea - dacă organizația efectuează certificare periodică sau certificare pe baza rezultatelor testelor;
• statutul personalului;
• acord comun.

Toate aceste documente sunt valabile și până la înlocuire cu altele noi.

DOCUMENTE CARE FORMEAZĂ RELATII CU ANGAJAȚII ȘI CUIN INFORMAȚII DESPRE EI

Aceste documente includ:

• în primul rând, este un contract de muncă, întocmit, în conformitate cu articolele 57 și 67 din Codul Muncii al Federației Ruse, în scris, în două exemplare. Un exemplar al contractului de munca se elibereaza salariatului contra chitanta, iar al doilea exemplar se pastreaza de catre angajator - fie in dosarul personal al salariatului, fie in dosarul „Contracte de munca cu salariatii”;
• apoi se eliberează un card personal pentru fiecare angajat (formular unificat T-2). Cardurile personale pot fi păstrate doar într-un dosar separat;
• Dosarele personale ale angajaților nu sunt necesare, dar deoarece acesta este un dosar foarte convenabil pentru fiecare angajat, majoritatea ofițerilor de personal le întocmesc. Repetăm ​​că nu suntem obligați să păstrăm dosarele personale, dar dacă se ia o astfel de decizie, atunci este necesară păstrarea acestora conform regulilor stricte prevăzute pentru prelucrarea dosarelor personale. Cu toate acestea, puteți aranja pur și simplu fișiere sau dosare pentru fiecare angajat pentru confortul ofițerului de personal. Aceste dosare conțin copii ale tuturor documentelor legate de anumiți angajați;
• cărți de muncă angajații sunt documente de strictă contabilitate și raportare, prin urmare, acestea trebuie păstrate într-un seif, încuiate permanent cu cheie. Carnetele de muncă sunt întocmite în strictă și strictă conformitate cu Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, pregătirea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 2003. nr. 69.

COMANDE DE PERSONAL

Angajatul responsabil cu gestionarea evidențelor de personal este obligat să întocmească proiecte de ordine pentru personal și să organizeze aprobarea acestora de către organele relevante. oficialiși semnat de șeful organizației. Ordinele de personal trebuie păstrate și înregistrate separat de ordinele de personal. Acestea includ ordinele pentru care a elaborat Comitetul de Stat pentru Statistică forme unificate:

• la angajarea unui angajat - formular T-1;
• privind angajarea lucrătorilor - formular T-1a;
• privind transferul unui salariat la un alt loc de muncă - formularul T-5;
• Cu privire la trecerea salariaților la un alt loc de muncă - formular T-5a;
• privind acordarea concediului unui salariat - formular T-6;
• privind acordarea concediului salariaților - formular T-6a;
• la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) - formular T-8;
• la încetarea (anularea) unui contract de muncă cu salariații (concediere) - formular T-8a;
• despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri - formularul T-9;
• privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri - formular T-9a;
• privind promovarea unui salariat - formular T-11;
• privind stimulentele angajaților - formularul T-11a.

Pe lângă aceste ordine, ofițerii de cadre trebuie să întocmească liber de la(sau creați-vă propriile formulare unificate pentru ele) următoarele tipuri de comenzi:

• privind combinarea posturilor (profesiilor);
• privind înlocuirea unui salariat temporar absent fără eliberare de sarcinile de bază;
• privind impunerea de sancțiuni;
• privind retragerea anticipată a penalităților;
• privind modificările în datele personale ale angajatului;
• privind atribuirea unui grad;
• despre atracția pentru munca suplimentară;
• asupra atracției pentru muncă în weekend (sărbători);
• despre datorie;
• privind stabilirea sau eliminarea alocațiilor personale;
• despre schimbarea modului de operare.

COMENZI PRIVIND PRINCIPALELE ACTIVITĂȚI ȘI ALTE DOCUMENTE

Aș dori în special să spun că ofițerii de personal trebuie să pregătească o serie de comenzi pentru activitățile lor de bază. Desigur, aceste comenzi vor fi înregistrate și stocate împreună cu alte comenzi din această categorie, dar pregătirea lor și colaborarea ulterioară cu acestea este responsabilitatea ofițerului de personal. Acestea sunt, în special, comenzi:

• privind aprobarea tabloului de personal;
• privind modificările aduse tabloului de personal;
• privind efectuarea de modificări (completări) la programul de vacanță;
• privind modificările (completările) la reglementările locale;
• privind anularea ordinelor emise ilegal sau eronat asupra personalului etc.

Am denumit deja câteva formulare unificate pentru evidențele de personal care ar trebui să fie în fiecare organizație. (Rețineți că într-un articol adresat cititorilor care sunt implicați în munca de personal, nu luăm în considerare documentele de salarizare. Acesta este un subiect de conversație cu contabilii). Cu toate acestea, pe lângă acestea, orice ofițer de personal ar trebui să poată elabora

• certificat de călătorie - formular T-10;
• repartizare loc de muncă - formular T-10a;
• o notă-calcul privind acordarea concediului unui angajat - formularul T-60 (față);
• o notă-calcul la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un angajat (concediere) - formularul T-61 (față);
• un act privind acceptarea muncii prestate în baza unui contract de muncă încheiat pe durata unei anumite lucrări - formularul T-73 (acest tip de contract de muncă pe durată determinată este extrem de rar, prin urmare chiar și ofițerii de personal cu experiență cu mulți ani de experiență de muncă adesea nu a avut de-a face cu formularul T-73).

ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

În prezent, există trei moduri de înregistrare:

• cel mai simplu - în reviste;
• mai perfect - cu ajutorul unui dulap de fișiere;
• și cel mai perfect, convenabil, rapid - cu ajutorul programelor de calculator adecvate.

Secretarii sunt liberi să aleagă cea mai potrivită pentru ei în fiecare caz particular, metoda de înregistrare a documentelor referitoare la principalele activități ale companiei. Însă înregistrarea documentelor de personal poate fi efectuată numai folosind jurnalele. În cazul unui conflict de muncă, o instanță sau inspectoratul de stat de muncă poate să nu recunoască înregistrarea informatică. Dar este necesar să se dovedească că acest document sau acela a fost creat într-adevăr în ziua indicată în recuzita „date”! De asta depinde rezultatul cazului.

Deci, ce fel de registre de înregistrare a documentelor de personal trebuie să existe în organizație:

• Registrul contractelor de muncă (care pot fi înregistrate ca comenzi - în cursul anului calendaristic, începând din noul an, începând din nou numerotarea. Sau puteți, după cum sunt înregistrate, de exemplu, tabele de personal- pe toata perioada de activitate a organizatiei, i.е. de la primul contract de munca, incheiat candva cu primul angajat, si pana la ultimul, care va fi incheiat candva, se pare, cu putin timp inainte de lichidarea societatii);
• registrul cardurilor personale (T-2);
• registrul dosarelor personale ale angajaților (dacă sunt păstrate);
• jurnalele pentru înregistrarea comenzilor (numărul de jurnale este determinat în funcție de mărimea fluxului de lucru al personalului. Toate comenzile de personal pot fi înregistrate într-unul sau mai multe jurnale - până la punctul în care pentru înregistrare tipuri diferite comenzi, pot fi folosite diferite reviste);
• jurnalul de înregistrare a actelor (despre refuzurile de a se familiariza cu documente, despre absenteism, despre încălcări ale regulamentelor interne de muncă etc.);
• o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții în acestea (este depozitată, ca și cărțile de muncă, într-un seif).

Opțional (dar acest lucru este foarte util din punct de vedere al dovezii), se păstrează jurnalele declarațiilor, rapoartelor și rapoartelor angajaților. note explicative legate de personal.

Cărțile de cont sunt necesare pentru a înregistra:

• muncă peste program;
• zile utilizate și neutilizate de concediu anual plătit
• concediu acordat angajaților etc.

Indexul cardului de avertismente

În multe cazuri, Codul Muncii impune angajaților să fie avertizați din timp cu privire la producerea anumitor evenimente. Prin urmare, este extrem de util să păstrați un fișier de avertismente (în hârtie sau în în format electronic) despre aceste evenimente:

• expirarea perioadei de testare (concedierea angajaților care nu au promovat testul este posibilă numai dacă au fost avertizați în scris despre acest lucru, indicând motivele cu cel puțin trei zile în avans - articolul 71 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• expirarea contractului de muncă (de asemenea, este necesar să se informeze angajatul în scris cu cel puțin trei zile înainte de concediere - articolul 79 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• concedii anuale plătite (angajatul trebuie să fie anunțat cu privire la ora de începere a vacanței cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia - articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• în plus, puteți face „memento-uri” despre orice alte evenimente (ziua de naștere a angajaților etc.) pentru confortul muncii.