Što bi trebalo biti u odjelu ljudskih resursa. Sredili smo kadrovske papire. Posao stručnjaka za ljudske resurse

Želite li dovesti u red kadrovske poslove? Odakle krenuti u novoj tvrtki, kako posložiti stvari u postojećoj? Pridržavajte se savjeta stručnjaka. I bez panike. Uspjet ćeš.

U praksi postoje dvije situacije:

• U postojećem poduzeću kadrovska evidencija se "nekako" vodi, nema sustava, mnogo prekršaja. Ako se nađete u takvoj situaciji, prvo procijenite stanje kadrovske dokumentacije kod poslodavca i izdajte rezultate provjere. Primjeri dopisa iz članka "" pomoći će vam. Nakon provjere pristupite obnavljanju i sistematiziranju rada prema 8 koraka iz ovog članka.
• Novoosnovana organizacija tek započinje djelatnost ili pojedinačni poduzetnik ima prvog zaposlenika - bolje je odmah započeti s kadrovskim poslom.

Prvi korak...

Korak 1. Organizirajte upravljanje kadrovskim zapisima. Postoje tri načina

Odrediti osobu odgovornu ili odgovornu za stanje vođenja kadrovske evidencije kod poslodavca. Svi su poslodavci vrlo različiti. Razlikuju se po broju osoblja, području djelovanja, fluktuaciji osoblja, pristupima upravljanja, ekonomskim mogućnostima. Odgovarajući na omiljeno HR pitanje:

Postoje li standardi za broj kadrovskih službenika za broj zaposlenih?

Nažalost, ne postoji univerzalna formula koja bi odgovarala svima. Standardi za kadrovske postupke, koji su navedeni u Odluci Ministarstva rada SSSR-a od 14. studenog 1991. br. 78, zastarjeli su. U prosjeku, brojka prema standardima trenutno se kreće od 200 do 270 zaposlenika po kadrovskom službeniku. Ali u idealnom slučaju morate izračunati vrijeme za papirologiju izravno sa svojim poslodavcem.

3 načina organiziranja upravljanja kadrovskim zapisima

Odaberite odgovarajuću metodu ovisno o osoblju tvrtke, fluktuaciji osoblja, ekonomskim mogućnostima:

1. Strukturalna jedinica: na primjer, Odjel za ljudske resurse na čelu s voditeljem.
2. Jedini HR stručnjak.
3. Interna kombinacija je kada se poslovi vođenja kadrovske evidencije povjeravaju zaposleniku čija radna funkcija nije izvorno vezana uz kadrovsku evidenciju, npr. računovođi ili voditelju ureda. Ova metoda se najčešće nalazi u malim tvrtkama do 100 ljudi.

Kombinacija je ustupanje zaposleniku uz njegovu pisanu suglasnost dodatni posao na drugom položaju, profesiji, specijalnosti (članak 60.2 Zakona o radu Ruske Federacije). Da biste se prijavili za kombinaciju, uključite radno mjesto u raspored osoblja. Stopa ne mora biti cijeli broj, važno je jednostavno odražavati potrebu poslodavca za radnom funkcijom stručnjaka za vođenje evidencije ljudskih resursa.

Tipična zabluda: radno mjesto za koje se izdaje kombinacija nije uključeno u popis osoblja. U suglasnosti navesti rok, sadržaj i obujam obavljenih radova te visinu nadoplate.

U prvom koraku trebate odlučiti kako vam je dodijeljeno upravljanje kadrovskom evidencijom:

1. Vaše radno mjesto je dio strukturne jedinice, na primjer, odjela za ljudske resurse.
2. Vi ste jedini stručnjak za vođenje kadrovskih evidencija, imate ugovor o radu i vaša je odgovornost voditi kadrovske evidencije u cijelosti.
3. Kadrovska evidencija je za vas registrirana u obliku kombinacije.

Nakon provjere vaše ovlasti za organiziranje i vođenje kadrovske evidencije, pažljivo proučite sastavne dokumente.

Korak 2. Proučite temeljne dokumente

Prije svega obratite pozornost na naziv poslodavca.

Tipična greška: u kadrovskim dokumentima naziv poslodavca nije naveden u skladu s osnivačkim dokumentima. Na primjer, povelja sadrži puni i skraćeni naziv, au kadrovskim dokumentima - samo puni ili samo skraćeni naziv poslodavca.

Proučiti u osnivačkim dokumentima pitanje ovlasti za donošenje odluke o sklapanju, otkazu ugovora o radu, prema suglasnosti lokalnih propisa. Odrediti tko je ovlaštena osoba poslodavca, ako se radi o pravnoj osobi.

Tipična greška u ugovoru o radu: u osnivačkim dokumentima čelnik tvrtke upisan je kao ovlaštena osoba poslodavca, u ugovorima o radu čelnik koji djeluje na temelju statuta naveden je u preambuli, a na kraju ugovor o radu potpis poslodavca stavlja voditelj kadrovske službe ili zamjenik direktor tvrtke itd. odnosno ne sam vođa.

Pravilo: tko je na početku ugovora o radu naveden kao ovlaštena osoba poslodavca, taj ga i potpisuje.

Korak 3. Formirajte tablicu osoblja

Zašto je raspored osoblja jedan od prvih dokumenata koji se izravno odnose na radnu funkciju kadrovika? Raspored osoblja je dokument organizacijske i administrativne prirode, koji u biti odgovara na pitanje: kakve radne funkcije poslodavac treba.

Pravilo: izvan redovnog rasporeda, tj. "izvan države" nemoguće je prijaviti niti jednog zaposlenog. Tamo, "izvan države" - ​​samo ugovori građanskopravne prirode. Sve potrebe poslodavca u radnim funkcijama utvrđuju se kadrovskim rasporedom.

Radna funkcija je rad prema radnom mjestu u skladu s popisom osoblja, strukom, specijalnošću, s naznakom kvalifikacija; specifičan pogled posao koji je dodijeljen zaposleniku (članci 15, 57 Zakona o radu Ruske Federacije).

Raspored osoblja može se odobriti u jedinstvenom obliku - obrascu T-3 (odobren Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 01.05.2004. br. 1) ili razviti i odobriti vlastiti obrazac (po mogućnosti u obrazac priloga računovodstvenoj politici organizacije). U stupcu "Broj jedinica osoblja" možete navesti ne punu stopu, na primjer 0,25 ili 0,5.

Tko izrađuje tablicu osoblja?

U skladu s kvalifikacijski priručnik pozicijama, ekonomist rada bavi se izradom rasporeda osoblja. Ali nemaju svi poslodavci takvu sreću (ekonomist rada). Stoga je odgovoran za izradu rasporeda osoblja onaj u čijem je sastavu službene dužnosti uključuje izradu kadrovskog plana. Odobrava se narudžbom i održava konstantno. Ograničenja broja promjena kadrovskog rasporeda nisu zakonski utvrđena.

Korak 4. Odrediti potreban broj lokalnih propisa

Lokalni propisi- velika tema. Stručnjaci najčešće traže “čarobnu pilulu sreće” u obliku iscrpnog popisa lokalnih propisa koji su za njih obvezni. Ali ne postoji univerzalni, primjeren popis za sve poslodavce. Imajte na umu nekoliko pravila:

• Samo poslodavci razvrstani u subjekte mikropoduzetništva sukladno čl. 309.2 Zakona o radu Ruske Federacije, može djelomično ili potpuno napustiti lokalne propise. Pod uvjetom da ona pitanja koja bi trebala biti riješena lokalnim propisima prenesu na standardna forma ugovor o radu. Svi ostali poslodavci dužni su imati potreban iznos lokalni propisi.
• Postoji popis lokalnih propisa koji su obvezni za sve poslodavce: pravila internog radni raspored(Članak 189. Zakona o radu Ruske Federacije), lokalni propisi kojima se utvrđuju sustavi plaća (Članak 135. Zakona o radu Ruske Federacije), lokalni propisi kojima se utvrđuje postupak obrade osobnih podataka, prava zaposlenika, značajke prijenosa i pohranjivanje osobnih podataka (poglavlje 14 Zakona o radu Ruske Federacije, savezni zakon od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ).

Obratite pozornost na lokalni normativni akt kojim se utvrđuju sustavi nagrađivanja: kao takav ne smije postojati u samostalnom obliku, na primjer, u obliku odredbe o plaći, ako su sustavi nagrađivanja propisani internim pravilnikom o radu ili kolektivnim ugovorom poslodavca. .

Također je obavezno razviti i odobriti raspored godišnjih odmora - najkasnije dva tjedna prije početka kalendarske godine za koju je sastavljen. Ako je organizacija stvorena početkom ili sredinom kalendarske godine, ovu godinu završavate bez rasporeda godišnjih odmora. Mogu postojati lokalni propisi koji postaju obavezni nastupom određenih uvjeta: na primjer, uredba o službenim putovanjima, kolektivni ugovor, uredba o atestiranju radnika itd. Upravo u ovoj materiji potrebno je sustavno, sveobuhvatno poznavanje radnog zakonodavstva u cjelini. U naprednom tečaju "" i tečaju stručna prekvalifikacija« » lokalnim propisima data je posebna lekcija.

• Lokalni propisi donose se uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela sukladno čl. 372 Zakona o radu Ruske Federacije. Ova je stavka obavezna ako postoji predstavničko tijelo zaposlenika, ali u fazi organiziranja upravljanja kadrovskom evidencijom, najvjerojatnije, jednostavno je nema. Ako je tako, preskočite ovaj odlomak.
• Sa svim usvojenim lokalnim propisima, zaposlenik mora biti upoznat pod potpisom u skladu s dijelom 2. čl. 22 Zakona o radu Ruske Federacije. Novozaposleni radnici moraju biti upoznati s potpisom prije potpisivanja ugovora o radu (članak 68. Zakona o radu Ruske Federacije).

Korak 5. Provjerite kako je menadžer regrutiran

Lider je ključna osoba u organizaciji. Prije svega, provjerite sve dokumente za njegov dizajn. Na zahtjev mora postojati odgovor iz očevidnika diskvalificiranih osoba koji vodi Porezna uprava. To je zahtjev iz 2. dijela čl. 32.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Glava ima dvojak pravni status:

• jedini je izvršni organ pravne osobe;
• obavlja poslove namještenika funkcija rada vođa.

Menadžeru se moraju izdati dokumenti o imenovanju (izboru) njegovog generalnog direktora u skladu sa saveznim zakonima i konstitutivnim dokumentima i dokumentima u okviru radnog zakonodavstva: ugovor o radu, nalog za zapošljavanje. Obavezno izvršiti upis u radnu knjižicu.

Stručnjaci početnici, pa čak i oni iskusni, ponekad postavljaju sljedeće pitanje: kako upisati u radnu knjižicu zapošljavanje generalnog direktora? Odgovor leži na površini: radna knjižica je glavni dokument koji točno potvrđuje radni staž, te se u radnu knjižicu upisuju podaci o prijemu u radni odnos, a ne o postupku izbora ili imenovanja. Dakle, nakon sklapanja ugovora o radu, izdavanja naloga za zapošljavanje, u radnu knjižicu izvršiti upis upravo o zasnivanju radnog odnosa s vezom u stupcu 4 na podatke iz naloga za zapošljavanje.

Uobičajena pogreška u izvršavanju ugovora o radu s voditeljem: rok trajanja ugovora o radu ne odgovara trajanju njegovih ovlasti kao jedinog izvršnog tijela u skladu s osnivačkim dokumentima. U fazi sklapanja ugovora o radu pažljivo proučite sastavne dokumente kako biste spriječili takvu pogrešku.

Korak 6. Pripremite nacrt ugovora o radu

Ugovor o radu jedan je od glavnih dokumenata u reguliranju radnih odnosa sa zaposlenicima. Preporučujem da pažljivo razmotrite i izradite predloške ugovora o radu za zapošljavanje različitih kategorija radnika.

Prema rezultatima nadzora Državnog inspektorata, ugovor o radu postaje i najskuplji dokument u vođenju kadrovskih evidencija u smislu penala. Odgovornost je predviđena dijelom 4. čl. 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije za pravne osobe, na primjer, od 50.000 do 100.000 rubalja, a ponekad inspektori množe kaznu s brojem ugovora o radu.

Standardni obrazac ugovora o radu izrađen je i odobren samo za čelnike državnih (općinskih) institucija i poslodavce, male poduzetnike klasificirane kao mikropoduzetnici. U ostalim slučajevima poslodavci samostalno razvijaju obrazac ugovora o radu.

• prezime, ime, otac radnika i naziv poslodavca (prezime, ime, otac poslodavca, pojedinac) koji su sklopili ugovor o radu;
• podatke o ispravama kojima se dokazuje identitet radnika i poslodavca - fizičke osobe;
• porezni broj (za poslodavce, osim za poslodavce fizičke osobe koje nisu samostalni poduzetnici);
• podatke o predstavniku poslodavca koji je potpisao ugovor o radu i osnovu po kojoj ima odgovarajuće ovlasti;
• mjesto i datum sklapanja ugovora o radu.

Ti se podaci u pravilu unose u preambulu ugovora o radu ili dio podataka ostaje u preambuli, a dio se prenosi na posljednju stranicu ugovora o radu.

Primjer:„Društvo sa ograničenom odgovornošću„Kamata“ (PIB 1234567890), u daljnjem tekstu „Poslodavac“, koju zastupa zamjenik generalnog direktora P.S. s jedne strane i građanin Ruska Federacija Veselov Nikolaj Sergejevič (putovnica serije 0477, br. 123456 izdana od strane Federalne migracijske službe za Južni administrativni okrug Moskve 20. kolovoza 1997.), u daljnjem tekstu "Zaposlenik", s druge strane, u skladu s radnim zakonodavstvo koje je na snazi ​​na području Ruske Federacije, zaključili su ovaj ugovor o radu na sljedeće ..."

Preporuka 2 Zapamtite o obveznim uvjetima ugovora o radu - oni su navedeni u dijelu 2 čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije. Ali nisu svi uvijek potrebni! Neki su potrebni pod određenim uvjetima:

• trajanje ugovora o radu i okolnosti (razlozi) koji su poslužili kao osnova za sklapanje ugovora o radu na određeno vrijeme u skladu s Zakonom o radu ili drugim saveznim zakonom (navesti samo pri sklapanju ugovora o radu na određeno vrijeme);
• jamstva i naknade za rad sa štetnim i (ili) opasnim uvjetima rada, s naznakom karakteristika uvjeta rada na radnom mjestu (navesti samo ako zapošljavate zaposlenika sa štetnim ili opasnim uvjetima rada);
• način rada i odmora (uključiti u ugovor o radu samo ako se način razlikuje od Opća pravila poslovanje s poslodavcem);
• uvjeti koji određuju prirodu posla (putovanje, kretanje, na putu).

Preporuka 3 Razmotrite članke Zakona o radu koji utvrđuju specifičnosti reguliranja radnih odnosa s određenim kategorijama radnika ili norme saveznih zakona koji reguliraju vašu vrstu djelatnosti. Prilikom izrade nacrta ugovora o radu nemojte koristiti izvore sumnjivog podrijetla iz internetskih izvora.

Pogledajte različite izvore i, prošavši ih kroz "prizmu" članka 57. Zakona o radu Ruske Federacije, izradite vlastiti obrazac.

Ugovor o radu može uključivati ​​dodatne, navedene u dijelu 4. čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije i drugi uvjeti. Ali za njihov izostanak, poslodavac neće biti odgovoran.

Ako su aktivnosti zaposlenika vezane uz održavanje materijalnih dobara, preporučam odmah izraditi i pripremiti obrazac za ugovor o punoj odgovornosti. Tada ga možete potpisati istovremeno s radnim.

U Kontur.School postoji posebna detaljna lekcija o odgovornosti. U programu nastave:

• Odgovornost zaposlenika: razlozi, uvjeti i postupak uključivanja.
• Slučajevi pune odgovornosti zaposlenika.
• Ugovor o punoj pojedinačnoj ili kolektivnoj odgovornosti.
• Odgovornost poslodavca za kašnjenje plaće, plaća za godišnji odmor, drugi iznosi koji pripadaju zaposleniku.

Korak 7. Pripremite dokumente za vođenje evidencije o zapošljavanju novih zaposlenika

Za početak pripremite nalog kojim se imenuje posebna ovlaštena osoba za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica.

Zapamtite da je prisilni rad zabranjen. Ako poslovi vođenja, evidentiranja, čuvanja i izdavanja radnih knjižica nisu bili propisani ugovorom o radu ili opisom poslova odgovorne osobe, potrebno je sporazumno dopuniti ugovor o radu tim poslovima ili izmijeniti opis poslova. Ako će takva odgovornost biti dodijeljena zaposleniku čija funkcija ne uključuje vođenje kadrovskih evidencija, na primjer, glavnom računovodstvu, preporučujem da prvo sastavite ugovor o kombinaciji, tj. o povjeravanju dopunskog rada radniku uz njegovu pisanu suglasnost uz dodatnu naknadu sukladno čl. 151 Zakona o radu Ruske Federacije.

U ovoj fazi također provjerite je li organizacija nabavila i uknjižila u knjigu prihoda i rashoda za računovodstvo obrazaca radne knjižice i uložaka u njoj, obrazaca radnih knjižica i uložaka u njoj. Poslodavac je dužan stalno imati potreban broj obrazaca radne knjižice i uložaka u njoj (članak 44. Uredbe Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“, u daljnjem tekstu - Uredba br. 225 ).

Obrasce radnih knjižica i uloške čuvati u računovodstvu kao obrasce stroga odgovornost. Knjigu prihoda i rashoda također vodi računovodstvo (vidi točku 41. Odluke br. 225). U ovoj fazi izdajte i knjigu računovodstva za kretanje radnih knjižica i uložaka u njima. Vodi ga Odjel za ljudske resurse.

Knjiga prihoda i rashoda za obračun obrazaca radne knjižice i uložaka u njoj i knjiga za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka u njima moraju biti numerirani, prošiveni, ovjereni potpisom čelnika organizacije. , i zapečaćen voštanim pečatom ili zapečaćen.

Elektroničke radne knjižice. Izvješće SZV-TD. Promjene

Od 1. siječnja 2020. poslodavci su dužni FOJ-u dostaviti podatke o radna aktivnost u obliku SZV-TD, ako:

• zaposlenik je primljen u radni odnos, stalni premještaj, otkaz ili ako je zaposlenik podnio zahtjev da nastavi voditi papirnatu radnu knjižicu ili da izabere elektronički oblik.

O promjenama pročitajte u člancima:

Korak 8. Pripremite dokumente za obavljanje kadrovskog rada

Evidentiranje kadrovskih postupaka započinje prijavom radnika na rad.

Koji bi obvezni dokumenti trebali biti pri ruci kadrovskom službeniku u fazi prijave zaposlenika na posao?

Tipični komplet (bez značajki):

1. Skup lokalnih propisa za upoznavanje zaposlenika s njima.
2. Nacrt ugovora o radu s obvezama koje su uključene u njega ili u opis posla.
3. Obrazac naloga za zapošljavanje (članak 68. Zakona o radu Ruske Federacije). Nalog može biti na jedinstvenom obrascu - obrazac T-1 (obrazac T-1a) ili na obrascu koji je odobrio poslodavac.
4. Obrasci osobne iskaznice obrasca T-2 (za državne ili općinske službenike obrazac T-2 GS (MS). Napomena: osobna karta T-2 (T-2GS (MS)) vodi se u pisanom obliku na kartonu.

Evidencija o zaposleniku, o zapošljavanju, stalnim premještajima, otpuštanjima zaposlenika mora se unijeti pod potpisom u odgovarajuće odjeljke osobne kartice (članak 12. Rezolucije br. 225).

Što uzeti u obzir prema radnim knjižicama u ovoj fazi? Napišite zahtjev računovodstvu sa zahtjevom za izdavanje obrasca radne knjižice ako ga zaposlenik nema ili unesite podatke o radnoj knjižici koju ima u knjigu računovodstva za kretanje radnih knjižica.

Organizirajte evidenciju radnog vremena: poslodavac je dužan voditi evidenciju o vremenu koje je zaposlenik stvarno radio (članak 91. Zakona o radu Ruske Federacije). U ove svrhe možete koristiti unificirani oblici vremenski list T-12 ili T-13 ili odobrite svoj obrazac.

Kako izvršiti izmjene ugovora o radu?

Pripremite dokumente:

1. Sporazum o izmjeni uvjeta ugovora o radu / dopunski ugovor na ugovor o radu (ako do promjene uvjeta ugovora o radu dođe sporazumom stranaka u skladu s člankom 72. Zakona o radu Ruske Federacije).
2. Nalog za promjenu organizacijskih ili tehnoloških uvjeta rada, pisane obavijesti o promjenama i razlozima koji su poslužili kao temelj za promjenu uvjeta ugovora o radu, pisani prijedlozi za drugo upražnjeno radno mjesto koje odgovara stručnoj spremi radnika, kao i upražnjeno radno mjesto. niži položaj ili niže plaćeni posao (ako se uvjeti ugovora o radu mijenjaju na inicijativu poslodavca u skladu s člankom 74. Zakona o radu Ruske Federacije).

Popis dokumenata za obradu prijevoda ovisi o vrsti prijevoda:

• na privremeni prijenos sklapa se dodatni ugovor uz ugovor o radu o premještaju, izrađuje se nalog za premještaj (u pravilu na obrascu T-5 ili T-5a);
• na trajni prijevod– dodatni ugovor uz ugovor o radu o premještaju i nalog o premještaju. Upisuje se i u radnu knjižicu te u osobni karton T-2 (T-2GS (MS).

Popis dokumenata za prijavu godišnjeg odmora:

• raspored odmora (odobren najkasnije dva tjedna prije početka kalendarske godine). Pročitaj članak "";
• pisane obavijesti zaposlenicima o vremenu početka godišnjeg odmora u skladu s dijelom 3. čl. 123 Zakona o radu Ruske Federacije (vidi pismo Rostruda od 30. srpnja 2014. br. 1693-6-1);
• nalog za odsustvo (obrazac T-6, obrazac T-6a).

Ovaj popis može varirati ovisno o kategorijama radnika ili okolnostima. Na primjer, ako zaposlenik zatraži dopust ne prema rasporedu godišnjih odmora, već u prikladno vrijeme za njega na temelju svoje pisane prijave (na primjer, takav se dopust odobrava maloljetnicima, počasnim donatorima Rusije itd.). U tom slučaju neće biti obavijesti o godišnjem odmoru. Zaposlenik će napisati izjavu, a poslodavac izdati nalog.

Radno zakonodavstvo utvrđuje zahtjeve za dostupnost i izvršenje kadrovskih dokumenata u slučajevima kada poslodavac:

• privlači zaposlenike na rad izvan utvrđenog radnog vremena;
• privlači na rad vikendom i neradnim danom Praznici;
• upućuje zaposlenike na službeni put;
• daje jamstva i naknade. Ovaj blok pitanja treba proučavati zasebno. Preporučujemo da se upoznate s programom profesionalne prekvalifikacije "" u Circuit. School.

Kako podnijeti zahtjev za otpuštanje zaposlenika

U ovom slučaju potrebne su temeljne isprave čija vrsta ovisi o razlozima otkaza. Na primjer, za otkaz zaposlenika na njegovu inicijativu potrebna je njegova pisana izjava, za otkaz sporazumom stranaka - sporazum o raskidu ugovora o radu itd.

Obavezno pripremite nalog za otkaz, s kojim ćete zaposlenika upoznati pod potpisom. Ukoliko je djelatnik odsutan ili odbije pročitati nalog, isto označiti nalog.

Na temelju naloga izvršiti upis u radnu knjižicu i u osobni karton radnika. Nakon toga zaposlenik stavlja svoj potpis u radnu knjižicu, osobni karton i knjigu obračuna kretanja radnih knjižica prilikom izdavanja radne knjižice radniku.

1. Izradite tablicu osoblja, odredite potrebe poslodavca u radnim funkcijama.
2. Provjerite kako su sastavljeni dokumenti za glavu.
3. Pripremite skup potrebnih lokalnih propisa.
4. Izrada obrazaca ugovora o radu za različite kategorije radnika.
5. Pripremite dokumente potrebne za prijavu na posao.
6. Pripremite nacrte dokumenata za registraciju postupaka vezanih uz kretanje osoblja (odmor, poslovna putovanja, zapošljavanje na rad vikendom itd.).

30 602 pogleda

Za prikaz obrasca morate omogućiti JavaScript u pregledniku i osvježiti stranicu.

Važno je da svaki zaposlenik ima dokumentirane dokaze o činjenici svoje radne aktivnosti u poduzeću. Prije svega, može pomoći u potvrdi radnog staža. Što je veći, to je veća naknada za bolovanje, au budućnosti i iznos mirovine. Popis obveznih kadrovskih dokumenata koji se sastavljaju pri sklapanju radnog odnosa je sljedeći:

• ugovor o radu. Vidi materijal za izvršenje ugovora;
• povijest zapošljavanja. O pravilima punjenja pisali smo u članku;
• medicinska knjiga. Potrebno je ako je rad zaposlenika povezan sa štetnim ili opasnim radnim uvjetima. O tome, i, saznat ćete klikom na linkove;.
• isprave o stručnoj spremi kako bi se utvrdilo ispunjava li stručna sprema budućeg zaposlenika uvjete. Također predlažemo da se upoznate s materijalom o uplati;
• u obliku T-1;
• osobna karta zaposlenika (obrazac T-2). Obrazac ovog obrasca možete pronaći u našem članku.

Ne zaboravite da svakog novog zaposlenika treba upoznati s potpisom i izvršiti za njega na vrijeme!

Dokumenti u tijeku rada

Tijekom radnog odnosa zaposlenik može biti premješten na novi položaj. U tom slučaju sastavljaju se sljedeći papiri:

• nalog na temelju kojeg se radnik premješta (obrazac T-5). Kako izgleda uzorak popunjavanja ovog obrasca možete se upoznati u;
• dopunski ugovor. Na primjer, s ili .

Za otpuštanje zaposlenika na godišnji odmor, poslodavac izdaje nalog za dopust, sastavljen u obrascu T-6. Kako ga ispuniti, naučit ćete iz članka. Također predlažemo da se upoznate s informacijama o načinu izdavanja.

Dokumenti nakon otkaza

Za dokumentaciju o otkazu ugovora o radu potrebni su sljedeći dokumenti:

• pismo ostavke (ako je zaposlenik odlučio napustiti tvrtku na vlastitu inicijativu). , pročitajte u našem tekstu;
• sporazum o raskidu. Predlažemo da se upoznate, kao i da raskinete ugovor;
• rješenje o otkazu sastavljeno na obrascu T-8 ili T-8a (ako se otkazuje ugovor s više radnika). O pravilima punjenja možete naučiti iz materijala.

Lokalni akti

Svaka tvrtka može usvojiti vlastite lokalne propise koji ne bi trebali biti u suprotnosti sa zakonima Ruske Federacije. Svrha takvih dokumenata je poboljšati uvjete rada i povećati razinu discipline u poduzeću. Nedostatak lokalnih akata, kao i njihovo nepravilno izvršenje, može dovesti do štetnih posljedica za poslodavca. Koji su obvezni kadrovski dokumenti u organizaciji koji se trebaju pripremiti:

• kadrovski sastav (obrazac T-3). Više detalja u članku “;
• , temeljem kojih se vrši kontrola broja sati rada i obračuna plaća (obrasci T-12 i T-13) i dr.

Ove obvezne dokumente mora prihvatiti uprava velike organizacije budući da čine osnovu radnih odnosa.

Mikropoduzeća si mogu priuštiti pojednostavljenu kadrovsku evidenciju. Omogućeno im je korištenje standardnog ugovora o radu.

Odgovornost za nepravilno vođenje kadrovske evidencije

Ispravna i pravovremena priprema kadrovskih dokumenata izravna je odgovornost poslodavca. Ako obvezne kadrovske isprave nisu pravilno sastavljene, može se smatrati odgovornim.

Mogu se razlikovati sljedeće metode kažnjavanja vezane uz uredski rad u kadrovskoj sferi:

• stegovni postupak pod Umjetnost. 193 Zakon o radu Ruske Federacije, najveća mjera za koju je otkaz;
• u skladu s odredbama Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije - norme za dovođenje do upravne odgovornosti za nedostatak dokumenata odražavaju se u čl. 5.27, 5.27.1 Zakona o upravnim prekršajima.

Osim:

• Umjetnost. 13.20 Administrativni zakonik kažnjava 300-500 rubalja. službenici zbog kršenja pravila za pohranu dokumenata;
• Umjetnost. 5.39 izriče kaznu od 1000-3000 rubalja. o odgovornim osobama za nedavanje traženih podataka iz kadrovske evidencije zaposleniku, primjerice, za odbijanje izdavanja preslike radne knjižice.

U skladu s Kaznenim zakonom Ruske Federacije:

• Umjetnost. 137 Kaznenog zakona Ruske Federacije predviđa kaznu u obliku novčane kazne do 350.000 rubalja. ili popravni rad za širenje osobnih podataka o zaposleniku;
• Umjetnost. 183 Kaznenog zakona Ruske Federacije primjenjuje mjere u slučaju otkrivanja poslovne tajne.

Vođenje kadrovske evidencije poduzeća provodi inspektor kadrovske službe, odnosno kadrovski inspektor ili kadrovski referent. Uredba Ministarstva rada od 21. kolovoza 1998. detaljno je opisala njegove svakodnevne dužnosti. Istovremeno, specijalizirani jedinstveni imenik po kvalifikacijama označava 15-ak zanimanja, vodeći se opisom poslova kadrovika. Jasno definira granice interakcije s osobljem, glavne odgovornosti, zahtjeve i funkcije, kao i pravila i postupke za vođenje dokumentacije. Unatoč tome što mu je to glavni i temeljni zadatak, može sudjelovati i u rješavanju drugih zadataka u upravljanju zaposlenicima. Sve ovisi o zahtjevima koje stručnjaku postavlja ova ili ona organizacija u kojoj obavlja svoj posao.

Zahtjevi za radno mjesto kadrovskog službenika

Službenik za osoblje može se nazvati stručnjakom odjela za osoblje, inspektorom za osoblje, voditeljem odjela za osoblje, a također, u ovoj ili onoj mjeri, s ovim imenom povezati još desetak profesija. Ali unatoč općem fokusu u radu s kadrovskim dokumentima, postoje značajne razlike. Pogledajmo ih.

Zahtjevi za stručnjaka za ljudske resurse

Opis poslova stručnjaka u odjelu za osoblje izrađuje voditelj kadrovska služba. I to je odobreno od strane najvišeg menadžmenta organizacije. Jasno navodi dužnosti, ovlasti, funkcije stručnjaka, ukazuje na interne propise organizacije. Specijalizant može postati osoba koja ima dovoljnu stručnu spremu, jednu godinu radnog iskustva i potrebnu izobrazbu.

Budući da ova specijalnost omogućuje pristup povjerljive informacije zaposlenik je odgovoran za svoje postupke. A u slučaju da je svojim postupcima prouzročio štetu tvrtki, on će biti odgovoran u skladu s važećim zakonom.

Stručnjak za ljudske resurse obavlja sljedeće poslove:

• Registracija dokumentacije prilikom zapošljavanja ili otpuštanja osoblja, njihovo premještanje u druge jedinice osoblja u skladu s kodeksom rada i nalogom rukovoditelja.
• Obračun rada i promjena bilo kakvih podataka o zaposlenicima na svim razinama u skladu s dokumentacijskim standardima, te unošenje tih promjena u kadrovske baze podataka.
• Prikupljanje podataka za certificiranje ili za usavršavanje.
• Upravljanje mehanizmom poticanja i kažnjavanja.
• Vođenje osobnih dosjea zaposlenika, prikupljanje osobnih podataka.
• Izrada radnih knjižica i ugovora.
• Izrada rasporeda i praćenje njegove provedbe.
• Određivanje godišnjih odmora i praćenje njihove provedbe.
• Održavanje arhivske dokumentacije.

Uvjeti za kadrovskog inspektora

Odgovornosti na poslu uključuju:

• Vođenje dokumentacije o prijemu i otpuštanju radnika, promjenama radnih mjesta.
• Vođenje osobnih dosjea djelatnika, izmjena i dopuna podataka.
• Upis radnih knjižica i njihovo čuvanje.
• Rješavanje bolovanja, godišnjih odmora i isplata naknada. praćenje njihove usklađenosti.
• Obrada dokumentacije za izračun mirovina, naknada za rad i naknada.
• Unos promjena kadrovskih podataka u bazu podataka.
• Razotkrivanje mogući problemi u timu i razlozima "fluktuacije" kadrova.
• Rad s arhivom.

Na prvi pogled malo je razlika između specijalnosti "HR inspektor" i zanimanja "HR specijalist". Ali jesu: na ovo mjesto može biti primljena osoba sa srednjom stručnom spremom. Radni staž nije jedan od glavnih uvjeta i možda se uopće ne uzima u obzir.

Dužnosti inspektora uključuju odabir osoblja za otvorena radna mjesta u skladu s postavljenim stručnim zahtjevima.

Uvjeti za voditelja ljudskih resursa

posuditi vodeća pozicija samo ako imate višu stručnu spremu i najmanje tri godine radnog iskustva na sličnoj poziciji. Osoba se na položaj poglavara imenuje naredbom vrhovnog poglavara. Nakon toga ostaje izravno odgovoran samo čelniku poduzeća. Njegove aktivnosti provode se strogo u okviru interne povelje organizacije, zakona o radu, građanskog prava i drugih pravnih dokumenata, na temelju opisa posla.

Odgovornosti na poslu:

• Razvoj i praćenje usklađenosti kadrovska politika organizacije.
• Praćenje potrebe ažuriranja radnog osoblja.
• Upravljanje kadrovskim jedinicama prema raspoloživim ovlastima.
• Provođenje certifikacije i analiza njezinih rezultata.
• Poboljšanje postojećih mehanizama za otpuštanje, zapošljavanje ili premještanje osoblja na druga radna mjesta.
• Poboljšanje sustava interakcije između osoblja.
• Praćenje obavljanja poslova kadrovske službe.
• Praćenje izvršenja nagrada i poticaja.
• Provođenje mjera za uspostavu radne discipline, povećanje razine motiviranosti zaposlenika za njihove neposredne radne aktivnosti.

Voditelj odjela ljudskih potencijala priprema i pregledava interne informacije koje su namijenjene višem menadžmentu. Također je u njegovoj nadležnosti obavljanje konzultacija u skladu sa smjerom svog položaja. O visokoj razini obučenosti voditelja kadrovske službe svjedoči njegovo poznavanje pravnih dokumenata Ruske Federacije, različitih metoda procjene rada osoblja, razumijevanje strukture organizacije, poznavanje zahtjeva za ispunjavanje i obrada dokumentacije, postojeći radni standardi. Uputa, koja navodi sve dužnosti voditelja kadrovske službe, inspektora i stručnjaka za rad s osobljem, sastavlja se prema modelu za svaku kategoriju. I potpisuje se u procesu prijave za posao.

Da biste se prijavili za poziciju HR-a, morate:

• Osigurati sve Potrebni dokumenti, ovisno o odabranom radnom mjestu, uključujući: diplomu o potrebnom obrazovanju, dokumente koji potvrđuju duljinu službe i tako dalje.
• Popunjen obrazac za prijavu.

Prema općem modelu opisa poslova kadrovnik spada u specijaliste. Njegovo imenovanje ili razrješenje s dužnosti vrši se na temelju naloga generalnog direktora organizacije na prijedlog neposrednog rukovoditelja.

Ranije u članku razmotrili smo zahtjeve za kandidate za svaku moguću poziciju. Ovisno o kategoriji (inspektor, specijalist ili nadzornik), pri zapošljavanju neposredni rukovoditelj nadzire njihovo ispunjavanje.

U slučaju da kadrovik privremeno nije u mogućnosti obavljati svoje poslove, iste će obavljati osoba koja ga zamjenjuje.

Regrut treba biti svjestan sljedećeg:

• Pravni i zakonodavni dokumenti, na bilo koji način u vezi s procesom rada, procesom vođenja i vođenja osobnih dosjea radnika, izdavanjem mirovina, vođenjem radnih knjižica i sklapanjem ugovora o radu.
• Struktura poduzeća i načini interakcije osoblja unutar njega.
• važeći zakon o radu.
• Pravila za rad s osobljem i izradu izvješća.
• Pravila vođenja osobnih podataka zaposlenika.
• Postupak održavanja mirovina, godišnjih odmora, obračunavanja naknada, naknada itd.

U skladu sa zakonom, Pravilnikom o kadrovskom odjelu same organizacije, njegovim poveljama, internim propisima, nalozima uprave i opisom poslova, provode se poslovi kadrovskog službenika.

U skladu s postojećim i utvrđenim temeljnim dužnostima i pravima propisanim Uredbom Ministarstva rada od 21. kolovoza 1998. godine, organizacija izrađuje opis poslova na radnim mjestima. Može uključivati ​​dodatne klauzule o uvjetima obrade ili godišnjeg odmora, rasporedu, dodatnim zahtjevima i drugim važnim uvjetima.

Razvoj uputa provodi najviše rukovodstvo organizacije, njegovi zamjenici ili izravni nadređeni kadrovski službenici. U postupku se dogovara s odvjetnicima, potpisuje i stupa na snagu.

Evo primjera uzorka opisa posla, na temelju kojeg organizacija može izraditi vlastitu verziju:

Kao što se može vidjeti iz uputa, stručnjak za osoblje ne bi se trebao baviti samo odabirom i postavljanjem zaposlenika, već i drugim aktivnostima.

Jednako važna točka koja mora biti navedena u uputama su prava zaposlenika.

I ništa manje važan odjeljak je odgovornost stručnjaka, budući da on osrednje radi s osobnim poslovima i ima povjerljive podatke.

Prava stručnjaka za ljudske resurse

Prilikom sastavljanja uputa, ovo je važna točka, koja se ne smije izostaviti. Unatoč činjenici da koordinacija nacrta opisa poslova s ​​predstavničkim tijelima za zaštitu osoblja nije predviđena zakonodavstvom Ruske Federacije, odobrenje se obično odvija s pravnim odjelom kako bi se izbjeglo kršenje prava zaposlenika.

Kadrovski službenik ima sljedeća prava:

• Upoznati se s postojećom dokumentacijom i odlukama čelnika društva koje se odnose neposredno na njegovu djelatnost.
• Imati pristup informacijama koje su mu potrebne za obavljanje njegovih radnih dužnosti.
• Daje prijedloge za poboljšanje rada i uvjeta neposredno vezanih uz obavljanje svoje djelatnosti.
• Dobiti potpunu kvalitetnu organizaciju tehničkih i informativnih uvjeta za obavljanje poslova.

Odgovornost stručnjaka za ljudske resurse

Službenik osoblja je odgovoran u skladu sa zakonodavstvom Rusije za kršenje svojih izravnih dužnosti:

• U slučaju neispunjavanja ili nekvalitetnog obavljanja svojih neposrednih dužnosti.
• U slučaju kršenja uputa i naloga organizacije, propisa o radu i dužne discipline.
• U slučaju povrede poslovne tajne ili otkrivanja osobnih podataka osoblja.

Voditelj poduzeća ili voditelj kadrovske službe, čija je zadaća regulirati rad kadrovske službe, može biti odgovoran za:

• Nedostatak formaliziranih ugovora sa zaposlenicima.
• Nedostatak osobnih stvari.
• Nema rasporeda za godišnji odmor.
• Nedostatak dokumentacije o zaštiti na radu.

Značajke profesije s kojom se suočava kadrovski službenik

Službenik za osoblje, unatoč opsežnom popisu svojih dužnosti, prvenstveno je uključen u vođenje dokumentacije u određenoj organizaciji. To su naredbe, ugovori o radu, propisi, izjave zaposlenika, vojna registracija, mirovina, povlašteni itd.

Koje su karakteristike stručnjaka na ovom radnom mjestu?

Pozitivni uključuju:

• Način rada. U rijetkim slučajevima može doći do obrade. Uglavnom, radi se o standardnom rasporedu s fiksnim uobičajenim slobodnim danima (subota i nedjelja), kao i neradni dani na državne praznike. Najčešće rade od 9:00 do 18:00, uključujući i pauzu za ručak.
• Stabilan socijalni paket koji uključuje sva potrebna plaćanja.

U malim organizacijama mogu se kršiti prava zaposlenika, možda nema socijalnog paketa ili službene registracije. Stoga, kada se prijavljujete za posao, trebate dati prednost samo provjerenim tvrtkama koje brinu o svojim zaposlenicima.

• Rad s papirima bez velike mobilnosti.
• Mogućnost napredovanja uz visoku plaću.
• Uredski posao.

Negativne strane uključuju sljedeće:

• Uz neposredne dužnosti, velika količina dodatnih, ne uvijek izravno povezanih sa specijalnošću.
• Biti između zaposlenika i nadređenih. To može biti nedostatak kada morate riješiti negativne situacije.
• Nekima će se papirologija u uredu činiti kao minus.
• Monotonija.
• Moguće nesuglasice u radu s računovodstvom.
• Odgovornost u slučaju nepoštenosti primljenog zaposlenika.

HR zaposlenik se stalno susreće s novim ljudima, te mora imati komunikacijske vještine, biti sposoban organizirati ljude i svoj posao, biti ljubazan i istovremeno posjedovati na moderne načine procjene osoblja. Mora imati vještine međusobnog razumijevanja, a svoj rad temeljiti na međusobnoj suradnji. Osim toga, u svom radu kadrovski službenik stalno se susreće s interakcijama s organizacijama trećih strana. Kao što su Mirovinski fond, Državna inspekcija rada i drugi).

Kompetencija stručnjaka u ovom području također ovisi o njegovoj sposobnosti korištenja opreme i alata za automatizaciju.

Zaključak

Ukratko, možemo reći da je profesija kadrovskog časnika značajna i važna u sadašnjosti moderni svijet. Bavi se ne samo odabirom kadrova za tvrtku, već i velikom količinom dokumentacije. Uglavnom, ovaj posao je vezan upravo uz nju: arhivistika, osobni dosjei, dokumentiranje prijam, otpuštanje i premještanje na druga radna mjesta zaposlenika, vojna registracija, registracija mirovina, godišnjih odmora i rasporeda. Ovo zanimanje je pogodno za one koji vole neaktivan rad u udobnom uredu.

Unatoč tome, radno mjesto specijalista u kadrovskoj službi podrazumijeva sljedeće vještine: komunikativnost, dobru volju, organizacijske sposobnosti, dobro znanje zakonodavstvo, koje se na ovaj ili onaj način odnosi na rad u uredu rada.

Kadrovska služba također ima izbor slobodnih radnih mjesta: inspektor, specijalist i načelnik. Svaki uključuje vlastitu razinu određenih vještina i kvaliteta. Na primjer, samo podnositelj zahtjeva koji ima više obrazovanje i imaju iskustva na sličnoj poziciji. Bez iskustva možete postati inspektor, a zatim napredovati na ljestvici karijere.

Kao i za bilo koju drugu specijalnost, za kadrovskog službenika postoji utvrđeni uzorak opisa poslova, na temelju kojeg različite organizacije odobravaju svoje. Ujedno navode dodatne uvjete ovisno o pojedinostima tvrtke, zahtjevima za zvanje i obvezama. Također, navedena su sva prava zaposlenika, odgovornosti i uvjeti suradnje.

U ovom videu možete se upoznati sa značajkama profesije stručnjaka za osoblje, a možda i naučiti nešto novo za sebe što nije razmatrano u članku:

Bilo koji kadrovski službenik, koji dobiva posao nova organizacija, neizbježno će se suočiti s potrebom brzog uspostavljanja kadrovske evidencije. Dobro je ako prethodni stručnjak za sobom ostavi uredne dokumente. Ali postoje i slučajevi kada se kadrovski posao mora započeti gotovo od nule. Koji dokumenti reguliraju glavna pitanja kadrovskog rada? Kako provjeriti ima li dovoljno lokalnih akata u tvrtki? Zašto uzorci dizajna kadrovske odluke je li bolje uzeti iz rezolucije Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. br. 1?

Koje propise treba znati kadrovski službenik

U većini organizacija rad zaposlenika kadrovske službe nije ograničen na potrebu vođenja kadrovske evidencije (registar za prijem, premještaj, otpuštanje, odmor, poslovna putovanja itd.). Često kadrovski službenici moraju biti izravno uključeni u razvoj lokalnih propisa koji reguliraju radni odnosi između zaposlenika i poslodavca. Osim toga, kadrovskom službeniku često se dodjeljuje odgovornost za pripremu inspekcija od strane raznih tijela (državna inspekcija rada, tužiteljstvo, vojni ured za registraciju i novačenje, Roskomnadzor, mirovinski fond Rusije itd.). U tom pogledu mora znati ne samo Zakon o radu, ali i niz propisa koji se izravno ili neizravno odnose na kadrovski rad.

Sva ova djela mogu se uvjetno podijeliti u određene skupine (tablica na str. 60). Većina njih je obvezna za sve organizacije, bez obzira na pravni oblik ili oblik vlasništva. Za njihovo kršenje, poslodavac može biti administrativno odgovoran.

Koji bi lokalni akti trebali biti u organizaciji Osim akata savezne razine, aktivnosti odjela za osoblje bilo koje tvrtke regulirane su lokalnim propisima (članak 8. Zakona o radu Ruske Federacije). Zakon ne sadrži popis lokalnih akata o kadrovska evidencija, koji mora biti u organizaciji. Međutim, neki od njih navedeni su u Zakonu o radu, što ih čini obveznima.

- interni propisi o radu (stavak 3. drugog dijela članka 21., stavak 5. prvog dijela članka 22. Zakona o radu Ruske Federacije);

- osoblje (članak 15. stavak 3. dio drugi, članak 57. Zakona o radu Ruske Federacije, stavak 1. pisma Rostruda od 22. ožujka 2012. br. 428-6-1, stavak 11. pisma Rostruda od 31. listopada 2007. broj 4414-6);

- raspored godišnjeg odmora (članak 123. Zakona o radu Ruske Federacije).

Osim toga, zakon izričito navodi da poslodavac mora izraditi lokalne akte o plaćama (drugi dio članka 135. Zakona o radu Ruske Federacije), obradi osobnih podataka zaposlenika (čl. 87. Zakona o radu Ruske Federacije). Federacija) i odobrenje uputa o zaštiti na radu (stavak 23. dijela 2. 2. članka 212. Zakona o radu Ruske Federacije). Ako je potrebno, tvrtka mora imati akte kojima se utvrđuje popis zaposlenika s nepravilnim radnim vremenom (članak 101. Zakona o radu Ruske Federacije), postupak podjele zaposlenika na dodatne strukovno obrazovanje(drugi dio članka 196. Zakona o radu Ruske Federacije).

Poseban popis lokalnih normativni dokumenti svaka tvrtka utvrđuje samostalno (dijagram na stranici 63). Popis radnji navedenih u shemi nije konačan. Specifičnosti organizacije mogu podrazumijevati postojanje drugih lokalnih dokumenata. U pravilu se popis akata odobrava naredbom (uzorak na stranici 62).

Povezani dokumenti

Popis propisa na kojima se temelji kadrovski rad

Opseg propisa	Naziv normativnog akta
	Opća pitanja Zakon o radu
Osnovna pravila i načela odnosa između zaposlenika i poslodavca, postupak formalizacije kadrovskih postupaka, davanje jamstava, naknada, uključujući određene kategorije zaposlenik	Zakon o radu Ruske Federacije br. 197-FZ od 30. prosinca 2001. (u daljnjem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije)
	Upravljanje kadrovskim zapisima
Postupak obrade kadrovskih dokumenata (nalozi br. 402-FZ "O računovodstvu" za osoblje, osoblje, raspored godišnjih odmora itd.)	Članak 9. Federalnog zakona od 6. prosinca 2011. godine
	Jedinstveni obrasci primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovo plaćanje, odobreni Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. br. 1 (ako ih poslodavac nastavi primjenjivati ​​u skladu s lokalnim aktom)
	GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju”, odobren Dekretom Državnog odbora za statistiku Rusije od 3. ožujka 2003. br. 65-st
Pravila za vođenje, čuvanje i računovodstvo radnih knjižica	Pravila za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, pripremu obrazaca radnih knjižica i njihovo dostavljanje poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225
	Upute za popunjavanje radnih knjižica, odobrene Uredbom Ministarstva rada Rusije od 10. listopada 2003. br. 69
Stvaranje arhiva u organizaciji u skladu s pravilima o računovodstvu, čuvanju, nabavi i korištenju arhivskih dokumenata	Savezni zakon od 22. listopada 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji
	Popis tipičnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih tijekom rada vladine agencije, tijela lokalna uprava i organizacije, s naznakom razdoblja skladištenja, odobrenim naredbom Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558
	bolovanje
Postupak popunjavanja lista privremene nesposobnosti, registracija dopusta	Savezni zakon od 29. prosinca 2006. br. 255-FZ "O obveznom socijalnom osiguranju u slučaju privremene nesposobnosti iu vezi s majčinstvom"
	Naredba Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Rusije od 26. travnja 2011. br. 347n „O odobrenju obrasca bolovanja”
	Osobni podaci
Rad s osobnim podacima zaposlenika organizacije	Savezni zakon od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ "O osobnim podacima"
	vojna registracija
Vođenje vojnih evidencija u organizacijama, prava i obveze rukovoditelja i odgovornih osoba iz područja vojnih evidencija	Savezni zakon od 28. ožujka 1998. br. 53-FZ "O vojnoj dužnosti i vojnoj službi"
	Propisi o vojnoj registraciji, odobreni Uredbom Vlade Ruske Federacije od 27. studenog 2006. br. 719
	Smjernice o vođenju vojne evidencije u organizacijama koje je odobrio Glavni stožer Oružanih snaga Ruske Federacije 11. travnja 2008.
	Interakcija s FIU
Postupak i visina doprinosa za mirovinsko osiguranje za obvezno mirovinsko osiguranje zaposlenih	Savezni zakon od 15. prosinca 2001. br. 167-FZ "O obveznom mirovinskom osiguranju u Ruskoj Federaciji"
	Interakcija s FMS Rusije
Postupak izdavanja radne dozvole, regulacija rada sa stranim zaposlenicima	Savezni zakon od 25. srpnja 2002. br. 115-FZ „O pravni status strani državljani u Ruskoj Federaciji"
	Savezni zakon od 18. srpnja 2006. br. 109-FZ "O migracijskoj registraciji stranih državljana i osoba bez državljanstva u Ruskoj Federaciji"
	Naredba Federalne službe za migracije Rusije br. 147 od 28. lipnja 2010. Postupak i uvjeti za provedbu administrativnih propisa odobrenih nalogom inspekcije Federalne službe za migracije Ministarstva unutarnjih poslova Rusije br. 338, Savezna migracija Služba Rusije br. 97 od 30. travnja 2009
	Čekovi
Postupak provođenja inspekcijskog nadzora državnih i općinskih tijela	Savezni zakon br. 294-FZ od 26. prosinca 2008. „O zaštiti prava pravnih osoba i individualni poduzetnici u provedbi državna kontrola(nadzor) i općinska kontrola”

Lokalni akti mogu se nazvati drugačije: propisi, upute, pravila, propisi itd. Glavna stvar je da norme ovih akata ne proturječe trenutnoj Zakon o radu a nije pogoršao položaj radnika. Osim toga, važno je slijediti postupak za njihovo usvajanje (dijelovi drugi, treći, članak 8. Zakona o radu Ruske Federacije). Inače, takvi dokumenti ne podliježu primjeni (4. dio članka 8. Zakona o radu Ruske Federacije). Izmjene lokalnog normativnog akta vrše se istim redoslijedom kojim je odobren.

Bolje je povjeriti izradu lokalnih akata ne jednom zaposleniku, već radnoj skupini. Sastav grupe i njezine ovlasti trebaju biti utvrđeni u nalogu (uzorak na stranici 64). Zaposlenici moraju biti upoznati s dokumentom protiv potpisa (stavak 10, drugi dio, članak 22 Zakona o radu Ruske Federacije).

Gdje započeti reviziju lokalnih akata tvrtke

Najprije je potrebno provjeriti jesu li svi potrebni dokumenti dostupni i napraviti njihov popis. Ako poduzeće nema ni obvezne lokalne akte, onda ih prvo treba izraditi.

Drugo, važno je obratiti pozornost na ispravnost pripreme dokumenata u smislu uredskog rada i usklađenost s važećim zakonodavstvom.

Treće, potrebno je provjeriti poštuje li se redoslijed prihvaćanja lokalni akt. Dakle, ako tvrtka ima sindikalna organizacija, tada dokument mora imati oznaku o dogovoru (uzimajući u obzir mišljenja) sa sindikatom (članak 372. Zakona o radu Ruske Federacije).

Četvrto, morate saznati koji dokumenti nedostaju. Vrlo je lako odrediti takve akte ako prvo sastavite i odobrite nalogom popis dokumenata koji su obvezni za određenu organizaciju.

Provjeri podliježu ne samo odredbe, upute i naredbe, već i svi dokumenti o kadrovskoj evidenciji i upravljanju kadrovima. Ocjenjuje se prisutnost i usklađenost sa zakonodavstvom ugovora o radu, ispravnost vođenja osobnih dosjea zaposlenika, ispunjavanje radnih knjižica i uložaka u njima, časopisa registracija naloga za osoblje itd.

Ne pokušavajte pokriti cijeli opseg posla odjednom. Odredite prioritete i djelujte postupno. Radi praktičnosti, preporučuje se grupiranje standardnih dokumenata u elektroničke i papirnate mape.

Zapamtite glavnu stvar

Stručnjaci koji su sudjelovali u izradi materijala bilješka:

Alexander TIMOSHENKO, voditelj odjela za ljudske potencijale, pravni savjetnik Aral Plus CJSC (Odintsovo, Moskovska regija):

– Temeljni dokument u radu svake kadrovske službe je Zakon o radu Ruske Federacije. Uzimajući u obzir specifičnosti djelatnosti organizacije, od kadrovskog službenika može se zahtijevati poznavanje drugih zakonskih i podzakonskih akata, sposobnost praćenja i uzimanja u obzir sudska praksa te aktualne promjene radnog zakonodavstva.

Maria MASYUTINA, viši stručni suradnik, praksa radnog prava, ANKOR Human Resources Holding (Moskva):

- Službenik za osoblje treba se upoznati s rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. br. 1. Sadrži predloške za većinu primarnih kadrovskih dokumenata koji će biti korisni za obradu naloga, zapošljavanje itd.

Natalia RYZHKOVA, voditeljica dokumentacije za ljudske resurse, BDO Unicon Outsourcing (Moskva):

- Takvi lokalni akti kao što su Pravilnik o internom radu, osoblje, raspored godišnjih odmora, Pravilnik o osobnim podacima, Pravilnik o bonusima (u slučajevima kada organizacija ima sustav motivacije) imaju sve značajke regulatornih pravnih akata. Njihova prisutnost u organizaciji i znanje je obavezno.

Alena ŠEVČENKO, odvjetnica, stručnjakinja časopisa Kadrovoe Delo:

– Prilikom revizije lokalnih akata obratiti pozornost na usklađenost njihovih odredbi s važećim radnim zakonodavstvom. Lokalne norme organizacije ne primjenjuju se ako krše prava zaposlenika u usporedbi s Zakonom o radu. To znači da inspekcija rada ima pravo nalogom zahtijevati od poduzeća da takve norme izbaci iz akta poslodavca.

OBVEZNI LOKALNI PROPISI

Prije svega, morate imati na umu da trenutni Zakon o radu Ruske Federacije (u daljnjem tekstu Zakon o radu Ruske Federacije) zahtijeva stvaranje niza lokalnih (tj. lokalnih) regulatornih dokumenata u organizaciji.

Obavezni lokalni propisi su:

• Pravilnik o unutarnjem radnom redu (PWTR).
• Uredba (ili naputak) o zaštiti osobnih podataka zaposlenika.
• Sigurnosne upute.
• Raspored osoblja (objedinjeni obrazac T-3).

Svi ti dokumenti vrijede dok se ne zamijene novima.

• Raspored godišnjih odmora (jedinstveni obrazac T-7), sukladno članku 123. Zakona o radu, izrađuje se jednom godišnje, najkasnije dva tjedna prije početka kalendarske godine, i dokument je koji je obvezan i za poslodavca i za poslodavca. i zaposlenika (osim povlaštenih kategorija zaposlenika) .
• Raspored smjena je neophodan u onim organizacijama u kojima se koristi smjenski rad.
• Propis o normiranju rada i propis o normativu proizvodnje trebaju se izraditi u onim organizacijama u kojima se primjenjuje oblik nagrađivanja radnika po komadu.

NEOBVEZNI LOKALNI PROPISI

Osim navedenih dokumenata, organizacija prema vlastitom nahođenju može izraditi i druge dokumente - neobvezne lokalne propise. Konkretno, to mogu biti:

• odredbe za strukturne podjele odobrio direktor organizacije;
• opis posla za zaposlenike i radne (ili radne) upute za radnike;
• Uputa o vođenju kadrovske evidencije vrlo je koristan alat za zaposlenika koji obavlja poslove kadrovskog službenika, jer mu uvelike olakšava interakciju s linearnim i funkcionalni menadžeri;
• album obrazaca dokumenata o kadrovskoj evidenciji;
• propis o certificiranju - ako organizacija provodi periodično certificiranje ili certificiranje na temelju rezultata ispitivanja;
• pravilnik o osoblju;
• kolektivni ugovor.

Svi ti dokumenti također vrijede dok se ne zamijene novima.

DOKUMENTI KOJI VRŠE ODNOSE SA ZAPOSLENIMA I SADRŽE PODATKE O NJIMA

Ovi dokumenti uključuju:

• Prije svega, to je ugovor o radu, sastavljen u skladu s člancima 57. i 67. Zakona o radu Ruske Federacije, u pisanom obliku, u dva primjerka. Jedan primjerak ugovora o radu izdaje se radniku uz potvrdu o primitku, a drugi zadržava poslodavac - u osobnom dosjeu radnika ili u ulošku "Ugovori o radu s radnicima";
• zatim se izdaje osobna karta za svakog zaposlenika (jedinstveni obrazac T-2). Osobne karte mogu se voditi samo u posebnom dosjeu;
• osobni dosjei zaposlenika nisu potrebni, ali budući da je ovo vrlo zgodan dosje za svakog zaposlenika, većina kadrovskih službenika ih sastavlja. Ponavljamo da nismo dužni voditi osobne dosjee, ali ako je takva odluka donesena, tada ih je potrebno voditi prema strogim pravilima predviđenim za obradu osobnih dosjea. Međutim, možete jednostavno posložiti datoteke ili mape za svakog zaposlenika radi praktičnosti kadrovskog službenika. Ove mape sadrže kopije svih dokumenata koji se odnose na određene zaposlenike;
• radne knjižice zaposlenici dokumenti su strogog računovodstva i izvješćivanja, stoga se moraju čuvati u sefu, trajno zaključani ključem. Radne knjižice sastavljaju se u strogom i strogom skladu s Pravilima za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo dostavljanje poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 2003. broj 69.

NAREDBE OSOBLJA

Zaposlenik odgovoran za vođenje kadrovskih evidencija dužan je pripremiti nacrte naloga za osoblje i organizirati njihovo ovjeravanje od strane relevantnih dužnosnici i potpisan od strane čelnika organizacije. Kadrovski nalozi moraju se voditi i evidentirati odvojeno od kadrovskih naloga. To uključuje naredbe za koje je Državni odbor za statistiku razvio unificirani obrasci:

• o prijemu radnika u radni odnos - obrazac T-1;
• o prijemu radnika u radni odnos - obrazac T-1a;
• o premještaju radnika na drugo radno mjesto - obrazac T-5;
• O premještaju radnika na drugo radno mjesto - obrazac T-5a;
• o odobravanju dopusta radniku - obrazac T-6;
• o odobravanju dopusta zaposlenicima - obrazac T-6a;
• o prestanku (raskidu) ugovora o radu sa radnikom (otkaz) - obrazac T-8;
• o otkazu (otkazu) ugovora o radu zaposlenika (otkaz) - obrazac T-8a;
• o upućivanju zaposlenika na službeni put - obrazac T-9;
• o upućivanju radnika na službeni put - obrazac T-9a;
• o napredovanju radnika - obrazac T-11;
• o stimulaciji radnika - obrazac T-11a.

Uz ove naredbe, kadrovski službenici moraju sastaviti slobodan oblik(ili izradite vlastite objedinjene obrasce za njih) sljedeće vrste naloga:

• o kombiniranju poslova (struka);
• o zamjeni privremeno odsutnog radnika bez oslobađanja od osnovnih dužnosti;
• o izricanju kazni;
• o prijevremenom povlačenju kazni;
• o promjenama osobnih podataka radnika;
• o dodjeli čina;
• o privlačnosti prekovremenog rada;
• o privlačnosti za rad vikendom (praznicima);
• o dužnosti;
• o utvrđivanju ili ukidanju osobnih odbitaka;
• o promjeni načina rada.

NAREDBE O OSNOVNIM DJELATNOSTIMA I DRUGI ISPITIVANJA

Posebno bih želio reći da personalni časnici moraju pripremiti niz zapovijedi za svoju temeljnu djelatnost. Naravno, ovi nalozi će biti evidentirani i pohranjeni zajedno s ostalim nalozima ove kategorije, ali njihova priprema i daljnji rad s njima odgovornost je kadrovskog časnika. To su, posebice, nalozi:

• o odobrenju rasporeda zaposlenih;
• o promjenama u rasporedu osoblja;
• o izmjenama (dopunama) rasporeda godišnjih odmora;
• o izmjenama (dopunama) lokalnih propisa;
• o poništenju nezakonito ili pogrešno izdanih zapovijedi o osoblju i sl.

Već smo naveli neke jedinstvene obrasce za evidenciju osoblja koji bi trebali biti u svakoj organizaciji. (Imajte na umu da u članku upućenom čitateljima koji se bave kadrovski rad, ne uzimamo u obzir isprave o plaćama. Ovo je tema za razgovor s računovođama). Međutim, osim njih, bilo koji kadrovski službenik trebao bi moći sastaviti

• putna potvrda - obrazac T-10;
• raspored na posao - obrazac T-10a;
• napomena-obračun o odobravanju dopusta zaposleniku - obrazac T-60 (prednja strana);
• napomena-obračun pri prestanku (raskidu) ugovora o radu sa radnikom (otkaz) - obrazac T-61 (prednja strana);
• akt o prijemu na rad po ugovoru o radu sklopljenom za vrijeme trajanja određenog posla - obrazac T-73 (ovakav ugovor o radu na određeno vrijeme je izuzetno rijedak, stoga i iskusni kadrovici s višegodišnjim radnim iskustvom često nije imao posla s obrascem T-73 ).

REGISTRACIJA DOKUMENATA

Trenutno postoje tri načina registracije:

• najjednostavniji - u časopisima;
• savršeniji - uz pomoć ormara za datoteke;
• i to najsavršenije, zgodno, brzo - uz pomoć odgovarajućih računalnih programa.

Tajnici su slobodni odabrati najprikladniji način za svaki pojedini slučaj registracije dokumenata koji se odnose na glavne djelatnosti tvrtke. Ali registracija kadrovskih dokumenata može se provesti samo pomoću časopisa. U slučaju radnog spora, sud ili državna inspekcija rada ne smiju priznati računalnu registraciju. Ali potrebno je dokazati da je ovaj ili onaj dokument nastao stvarno na dan koji je naveden u rekvizitima "datum"! O tome ovisi ishod slučaja.

Dakle, kakvi registri registracije kadrovskih dokumenata moraju biti u organizaciji:

• Registar ugovora o radu (koji se mogu evidentirati kao nalozi - tijekom kalendarske godine, počevši od nove godine, ponovno počinju numeracije. Ili možete, kao što su registrirani, npr. tablice osoblja- za cijelo razdoblje djelovanja organizacije, tj. od prvog ugovora o radu, sklopljenog negdje s prvim zaposlenikom, pa sve do posljednjeg, koji će jednom biti sklopljen, po svemu sudeći, neposredno prije likvidacije tvrtke);
• registar osobnih karata (T-2);
• registar osobnih dosjea zaposlenika (ako se vode);
• zapisnici za registraciju naloga (broj dnevnika se određuje ovisno o veličini kadrovskog tijeka rada. Svi personalni nalozi mogu se registrirati u jednom ili više dnevnika - do točke da za registraciju različiti tipovi narudžbe, mogu se koristiti različiti časopisi);
• registar akata (o odbijanju upoznavanja s dokumentima, odsutnosti, kršenju internih radnih propisa itd.);
• knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka uz njih (čuva se, kao i radne knjižice, u sefu).

Na izbornoj osnovi (ali to je vrlo korisno sa stajališta dokaza), vode se dnevnici za registriranje izjava zaposlenika, izvješća i bilješke s objašnjenjima vezano uz kadroviranje.

Poslovne knjige potrebne su za evidentiranje:

• prekovremeni rad;
• iskorištenih i neiskorištenih dana plaćenog godišnjeg odmora
• slobodno vrijeme osigurano zaposlenicima i sl.

Kartoteka upozorenja

Zakon o radu u mnogim slučajevima nalaže pravodobno upozorenje zaposlenika o nastanku određenih događaja. Stoga je izuzetno korisno voditi datoteku upozorenja (papirnatu ili in u elektroničkom obliku) o ovim događajima:

• istek ispitnog razdoblja (otpuštanje zaposlenika koji nisu položili test moguće je samo ako su o tome pismeno upozoreni, uz navođenje razloga najmanje tri dana unaprijed - članak 71. Zakona o radu Ruske Federacije);
• istek ugovora o radu (također je potrebno pismeno obavijestiti zaposlenika najmanje tri dana prije otkaza - članak 79. Zakona o radu Ruske Federacije);
• plaćeni godišnji odmor (zaposlenik mora biti obaviješten o vremenu početka odmora najkasnije dva tjedna prije njegovog početka - članak 123. Zakona o radu Ruske Federacije);
• osim toga, možete napraviti "podsjetnike" o bilo kojim drugim događajima (rođendani zaposlenika, itd.) radi lakšeg rada.