Po přečtení této učebnice se seznámíte s organizací práce s manažerskými dokumenty v souladu s národní normou GOST R ISO 15489.1-2007 „Správa dokumentů“ a také získáte představu o moderním pojetí správy dokumentů. Kromě toho popisuje pravidla návrhu různé typy dokumenty, způsoby a způsoby operativní práce s dokumenty, jejich aktuální uložení, základy práce s korespondencí. Velká pozornost je věnována počítačovým systémům a technologiím manažerské dokumentace. Zvláštní výhodou učebnice je, že obsahuje nejen obvyklé praktické úkoly, ale také počítačové testy zveřejněné na EBS Yurait (www.site).

Krok 1. Vyberte knihy z katalogu a klikněte na tlačítko „Koupit“;

Krok 2. Přejděte do sekce „Košík“;

Krok 3. Upřesněte požadované množství, vyplňte údaje v blocích Příjemce a Dodávka;

Krok 4. Klikněte na tlačítko „Pokračovat k platbě“.

Na tento moment Na webu EBS je možné zakoupit tištěné knihy, elektronický přístup nebo knihy jako dárek do knihovny pouze se 100% platbou předem. Po zaplacení vám bude umožněn přístup k plnému znění učebnice v rámci Elektronické knihovny nebo pro vás začneme připravovat objednávku v tiskárně.

Pozornost! Neměňte prosím způsob platby u objednávek. Pokud jste si již zvolili způsob platby a nepodařilo se vám provést platbu, musíte objednávku zadat znovu a zaplatit ji jiným pohodlným způsobem.

Objednávku můžete zaplatit jedním z následujících způsobů:

1. Bezhotovostní metoda:
   • Bankovní karta: musíte vyplnit všechna pole formuláře. Některé banky vás žádají o potvrzení platby – za tímto účelem vám bude na vaše telefonní číslo zaslán SMS kód.
   • Online bankovnictví: banky spolupracující s platební službou nabídnou k vyplnění vlastní formulář. Zadejte prosím údaje správně do všech polí.
     Například pro " class="text-primary">Sberbank Online požadované číslo mobilní telefon a email. Pro " class="text-primary">banka Alfa Budete potřebovat přihlášení do služby Alfa-Click a e-mail.
   • Elektronická peněženka: pokud máte peněženku Yandex nebo peněženku Qiwi, můžete prostřednictvím nich zaplatit za objednávku. Chcete-li to provést, vyberte příslušný způsob platby a vyplňte poskytnutá pole, poté vás systém přesměruje na stránku pro potvrzení faktury.

ANOTACE

Jsou uvedeny informace o postupu při tvorbě a provádění řídící dokumentace, o organizaci služeb kancelářské práce, technologii
evidence, účetnictví a ukládání dokumentů, role, funkce a specifika práce sekretářky manažera.

Zvláštní pozornost je věnována přípravě detailů organizačních a administrativních dokumentů. Jsou uvedeny ukázky nejdůležitějších typů dokumentů řízení.

Příručka je určena pro studenty oboru 270115 - zkouška a správa nemovitostí, studium dokumentace v managementu
činnosti, tak i pro praktické řídící pracovníky.

Učebnice je elektronickou verzí knihy:
Dokumentace v manažerské činnosti: učebnice. manuál / K. A. Volkov, A. N. Prikhodko, T. A. Rasina, I. M. Shutova; SPbGASU. – Petrohrad, 2009. – 140 s.

Úvod
1. Základní požadavky na přípravu řídících (organizačních a administrativních) dokumentů
1.1. Základní ustanovení pro dokumentaci manažerských činností
1.2. Sjednocení a standardizace řídících dokumentů
1.3. Druhy dokumentů a jejich klasifikace
1.4. Pravidla pro přípravu řídících (organizačních a administrativních) dokumentů
1.5. Velikosti papíru používané v dokumentaci
1.6. Pravidla pro registraci podrobností
2. Organizace toku dokumentů a předávání korespondence. Práce s dokumenty
2.1. Koncepce a principy organizace toku dokumentů
2.2. Postup pro zpracování příchozích dokumentů
2.3. Postup při zpracování odeslaných a interních dokumentů
2.4. Účtování počtu dokladů
3. Pravidla pro evidenci a indexaci dokumentů
3.1. Koncepce a systémy evidence dokumentů
3.2. Formuláře a postup pro registraci dokumentů
3.3. Kontrola provádění dokumentů
3.4. Analýza dat o provedení dokumentu
4. Vypracování nomenklatur a aktuální ukládání souborů
4.1. Sestavování seznamů případů
5. Příprava souborů k uložení do archivu
5.1. Zkoumání hodnoty dokumentů
5.2. Evidence případů a jejich předání do archivu
6. Organizace kancelářské práce
6.1. Organizační struktura a funkce služby řízení kanceláře
6.2. Regulační úprava práce služby kancelářské práce
6.3. Pokyny pro dokumentaci manažerských činností
6.4. Tabulka formulářů dokumentů používaných v organizaci
6.5. Technické prostředky používané v kancelářské práci
7. Práce s personální dokumentací
7.1. Vyplňování žádostí o personál
7.2. Vypracování příkazu (pokynu) k zaměstnání
7.3. Vedení sešitů a osobních karet pracovníků a zaměstnanců
7.4. Registrace pracovní smlouvy
7.5. Design charakteristik
7.6. Příprava autobiografie a životopisu
8. Práce s organizační a administrativní dokumentací
8.1. Organizační dokumentace
8.2. Administrativní dokumenty
9. Dokumentace informačních a referenčních materiálů
9.1. Dotazy
9.2. Zprávy a vysvětlivky
9.3. Acts
9.4. Protokoly
10. Formátování obchodních dopisů
10.1. Obchodní dopis a jeho funkce
10.2. Typy obchodních dopisů
10.3. Obecná struktura obchodního dopisu
Doporučená četba
Aplikace

Úvod
Příprava dokumentů a implementace toku dokumentů se nazývá kancelářská práce a dokumenty odeslané nebo přijaté z jakékoli adresy se nazývají korespondence.

Účelem disciplíny „Kancelářské práce a korespondence“ je studium technologie a organizace kancelářské práce zajistit efektivní systém příprava dokumentů (korespondence), práce s nimi, jejich uchovávání a ničení (po uplynutí úložní doby).

Cíle disciplíny:
- znát základní pravidla pro přípravu dokumentů a tok dokumentů, práci s dokumenty (korespondence), jejich uchovávání a likvidaci;
- znát strukturu oddělení a funkční odpovědnostiúředníci podílející se na přípravě a práci s dokumenty;
- znát organizační a elektronickou výpočetní techniku ​​a komunikační prostředky používané při přípravě a práci s dokumenty;
- zvládnout přípravu dokumentů;
- být schopen zorganizovat včasné doručování a příjem korespondence, přesnou práci s úředními dokumenty, jejich řádné uchovávání a ničení (po uplynutí úložných lhůt), široce využívat možnosti organizační a elektronické výpočetní techniky a komunikace;
- mít představu o perspektivách rozvoje technologií a metod organizace kancelářské práce s neustálým rozšiřováním využívání nejmodernější organizační a výpočetní techniky, jakož i perspektivních komunikačních prostředků (až do vesmíru).

Vedení záznamů jako objektivní potřeba společnosti se formovalo současně s nástupem písma. Když se lidé naučili zaznamenávat své myšlenky, zejména ústní řeč, objevily se různé druhy dokumentů. Patří sem soukromé dopisy, směnky, vládní nařízení a příkazy a diplomatická korespondence.

První specializované orgány ruského státu
úřady - řády - vznikaly v 15.–16. století. kvůli potřebě centralizovaného řízení. Byly vytvořeny v Moskvě a měly řídit hospodářskou činnost moskevských správních komor a chýší, které vykonávaly státní moc místně a podléhaly centrálním příkazům. Mezi řády a výkonnými komorami a chýšemi jako orgány ústřední vlády fungovaly četné administrativní a zpravodajské dokumenty. Tak vzniklo objednávkové papírování. V čele řádů stáli bojaři a statkáři, tedy úředníci vykonávající administrativní kancelářskou práci. Pocházeli ze služebné šlechty a duchovenstva, říkalo se jim písaři, písaři a dělili se na starší, střední a mladší.

Řada zakázek se zabývala výstavbou a rekonstrukcí mnoha měst, která byla postavena za účelem konsolidace rozvíjejících se území po rozpadu tatarských chanátů (ve stepních oblastech evropského Ruska, v Povolží, na Kamě, na Uralu). a Sibiř). Hlavní roli mezi nimi měl Propouštěcí řád, který měl na starosti výstavbu opevněných měst v jižních pohraničních oblastech a Povolží a také rekonstrukci starých měst. Sibiřský řád se kvůli rozsáhlým územím této země zabýval výhradně Sibiří.

Ve zvláště závažných případech byl na dobu stavebních prací zřízen zvláštní městský řád. Urbanistické plánování a přidělování míst pro výstavbu byly prováděny místními, zemskými a detektivními řády.
Zvláštní stavební institucí v Rusku tohoto období byl Kamenný řád, založený v roce 1584, který se zabýval kamenným stavitelstvím a nákupem stavebních materiálů, uzavíráním stavebních smluv a distribucí řemeslníků všech profesí.

Nejdůležitějším úkolem řádů Razryadny, Kamenny, Sibiř bylo vytvoření kreslicího podniku, jehož rozvoj usnadnili zahraniční specialisté na ruské služby.

Na počátku 18. stol. Aby nahradil zastaralý řád řádů, schvaluje Petr I. Všeobecná nařízení státních kolegií, podle kterých v letech 1718–1720. Bylo vytvořeno 12 kolegií (vojenská, admiralita, zahraniční věci, státní příjmy, státní výdaje, důlní a tovární průmysl, duchovní - synod, audit atd.). Následně se počet desek zvýšil na 16.
(V současné době se Státní univerzita nachází v budově dvanácti vysokých škol v Petrohradě.)

Proces centralizace a byrokratizace státního aparátu probíhal po celé 18. století. Na počátku 19. stol. Petrova kolegia byla nahrazena ministerstvy.

V roce 1812 byly pod ministerstvy organizovány úřady, které měly provádět úřední korespondenci mezi ministerstvy a připravovat aktuální dokumentaci. Kancelář přijímala pro ministra korespondenci pouze od nejvyšší moci a od jiných ministerstev.

V tomto období se počet úředníků prudce zvýšil. To ovlivnilo nárůst objemu dokumentace a nárůst počtu instancí pro její průchod. Řešení důležitých vládních otázek se zpozdilo a někdy se dokonce ztratilo v papírovém proudu.

Po roce 1917 na území bývalé Ruské říše systém státní moc zastoupené Radami lidových poslanců, Sjezdem lidových poslanců a Nejvyšším sovětem SSSR. Nejvyšším výkonným orgánem státní moci byla Rada ministrů SSSR – vláda SSSR. Do roku 1991 zahrnovala Rada ministrů asi 50 ministerstev a různé výbory na úrovni ministerstev. Mnoho z nich mělo obdoby v radách ministerstev každého svazu a autonomní republiky, ve správním aparátu území, krajů a okresů
a města. To vše vedlo k vytvoření obrovské armády aparátů
vládnutí země, která vyžaduje velké finanční výdaje.
V současné době je hlavou státu (RF) prezident, zákonodárným orgánem je Státní duma, skládající se z dolní a horní komory. Výkonným orgánem je Rada ministrů v čele s předsedou vlády.

V současné době se řešení problematiky správy dokumentů ve vyspělých zemích skládá ze dvou hlavních etap. První etapa – 1970–1980. V této době se většina autorů domnívala, že tradiční metody práce s dokumenty jsou zastaralé, že papírové dokumenty budou nahrazeny dokumenty na elektronických médiích. V polovině 80. let se však ukázalo, že i přes přebytek počítačů se tok „papíru“ zvyšuje a došlo k závěru, že koexistence tradiční kancelářské práce s počítačovým zpracováním informací bude velmi dlouhá. Například ve Spojených státech se doporučuje uchovávat psané papírové dokumenty po neomezenou dobu spolu s počítačovými médii.

Elektronická verze knihy: [Stáhnout, PDF, 1,14 MB].

Pro zobrazení knihy ve formátu PDF potřebujete Adobe Acrobat Reader, jehož novou verzi si můžete zdarma stáhnout z webu Adobe.

Federální agentura pro vzdělávání

Státní vzdělávací instituce

vyšší odborné vzdělání

"Omská státní technická univerzita"

V.A. Tsygankov, N.S. Morozova dokumentace řídících činností Manuál školení

Omsk 2006

MDT 651.51.8 (075.8)

BBK 65 050 ya 73

Recenzenti:

V.A. Tsygankov, N.S. Morozová

C Dokumentace řídící činnosti: Učebnice. příspěvek. Omsk: Nakladatelství Státní technické univerzity v Omsku, 2005. 49 s.

Školicí příručka popisuje hlavní typy organizační a administrativní dokumentace, jakož i požadavky na jejich přípravu a organizaci toku dokumentů.

Metodický materiál byl zpracován v přísném souladu s legislativními akty a normativními a metodickými dokumenty platnými v Ruské federaci k problematice dokumentace a dokumentační podpory řídící činnosti podniku.

Tato učebnice je určena studentům ekonomických oborů studujících dokumentaci manažerských činností.

MDT 651.51.8 (075.8)

©Omská státní technická univerzita, 2006

1. Základní požadavky na přípravu řídících dokumentů

1.1. Základní ustanovení pro dokumentaci manažerských činností

Termín " kancelářská práce„charakterizuje obor činnosti, který zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s dokumenty.

Dokumentace– regulovaný proces záznamu informací na různá média podle stanovených pravidel.

Koncept " dokument» jsou definovány informace, které jsou jakýmkoli způsobem zaznamenány na hmotném nosiči s podrobnostmi, které umožňují jejich identifikaci.

Dopravce– hmotný předmět, sloužící k zabezpečení a ukládání informací.

Elektronický dokument– dokument, ve kterém jsou informace prezentovány v elektronické digitální podobě.

Hlavní funkce dokumentu jsou:

informační;

historický;

komunikativní;

kulturní;

právní;

sociální.

Soubor dokumentů vytvořených v podniku je určen:

rozsah problémů řešených v průběhu činnosti podniku;

povaha a rozsah působnosti instituce;

postup při řešení problémů (jednota velení nebo kolegialita);

objem a povahu vztahů s jinými institucemi.

Postup a pravidla pro dokumentaci činností managementu poskytují následující regulační materiály:

Státní systém dokumentační podpory managementu (GSDMOU), což je soubor pravidel a zásad, které stanovují jednotné požadavky na dokumentaci;

jednotný dokumentační systém (UDS), což je soubor vzájemně propojených dokumentů vytvořených podle jednotných pravidel a charakteristických pro určitý obor činnosti;

oborový klasifikátor technicko-ekonomické dokumentace (OKTED).

1.2. Sjednocení a standardizace řídících dokumentů

Unifikace- přinést něco do jednotného systému. Sjednocení dokumentů– vytvoření jednotného souboru typů a odrůd dokumentů pro podobné situace řízení a jednotných pravidel pro práci s dokumenty.

Unifikace se provádí za účelem snížení počtu dokumentů, typizace jejich forem, čímž se snižuje náročnost jejich zpracování, a efektivnější využití výpočetní techniky. Sjednocení je tedy zaměřeno na tvorbu šablonových textů.

Práce na sjednocení dokumentů zahrnují:

rozvoj (USD, který provádějí ministerstva a útvary odpovědné za příslušné dokumentační systémy;

implementace mezisektorové DSD v rámci republikové a sektorové DSD:

implementace USD a OKTED za účelem zachování spolehlivosti informací a jejich dalšího rozvoje;

vývoj komplexů oborově sjednocených forem dokumentů odrážejících specifika oboru a zahrnutých do USDD, jakož i jejich státní registrace;

vývoj odvětvových klasifikátorů technických a ekonomických informací, které odrážejí specifika odvětví.

Standardizace– proces stanovení a aplikace standardů, podle kterých se určuje standard nebo vzorek, který se bere jako výchozí pro srovnání jiných objektů s ním.

Standardizace dokumenty jsou formou právního potvrzení provedeného sjednocení a stupněm jeho závaznosti.

Byly stanoveny následující kategorie norem:

státní normy (GOST);

průmyslové standardy (OST);

republikové standardy (RST).

Účelem zavádění standardů je dosáhnout efektivní dokumentace řídících činností.

Organizační a metodické řízení sjednocování a standardizace dokumentů, koordinaci příslušných prací a kontrolu zajišťuje vedoucí organizace pro zavádění a údržbu USD a OKTED v republice a na odvětvové úrovni tyto práce zajišťuje vedoucí organizace pro implementaci a údržbu USD a OKTED v průmyslu.

Státní dozor nad dodržováním SD ve veřejném sektoru je svěřen normalizačním a metrologickým orgánům, v nestátním sektoru pak orgánům samosprávy.

-- [ Strana 1 ] --

T.A. KRÁLOVNA

DOKUMENTACE VEDENÍ

AKTIVITY

TUTORIAL

PETROHRAD

Koroleva T.A. Dokumentace řídící činnosti. Vzdělávací

příspěvek. – Petrohrad: ed. SPbSUKiT, 2013. – 94 s.

Zvládnutí této disciplíny je zaměřeno na rozvoj znalostí a

dovednosti v práci s organizační, administrativní a informační referenční dokumentací upravující činnost funkcionářů organizace, funkce a procesy personálního řízení organizace. Pro studenty fakulty masové komunikace studenti oboru 031600 „Reklama a public relations“, dále studenti Fakulty managementu obory 080500 „Management“ a 080100 „Ekonomika“.

Učebnice může být navíc užitečná i pro studenty jiných fakult při studiu oborů „Kancelářský management a korespondence“, „Manažerské informační technologie“, „Podniková kultura“ atd.

Recenzent: vedoucí katedry informačního managementu a účetnictví, Ph.D., docent A.Yu. Smirnov.

© SPbSUKiT, ÚVOD Dokumentace činnosti organizací jakékoli formy vlastnictví je upravena legislativními a regulačními zákony. Požadavky na návrh a přípravu dokumentů neustále rostou.

Řízení moderní organizace se potýká nejen s četnými druhy a rozmanitostmi dokumentů, složitostí jejich složení, požadavky na udělení právní moci dokumentům, na ukládání a archivaci dokumentů, ale také s potřebou neustále aktualizovat znalosti zaměstnanců v oblasti kanceláře. pracovat v souladu s neustále aktualizovanými legislativními a regulačními zákony.

Pod vlivem ekonomických faktorů se právní význam dokumentů zvyšuje, a proto je naléhavě nutné revidovat přístupy ke správě dokumentů. Rozvoj a implementace dokumentační podpory pro management jako efektivní systém řeší otázky úspěšnosti podniku ve vlastním segmentu trhu, přispívá k efektivitě a kvalitě řízení organizace.

Dokumentace je záznam informací na různá média podle stanovených pravidel. Článek 11 federálního zákona ze dne 27. července 2006 č. 149 federálního zákona „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“

stanoví, že „ve federálních výkonných orgánech se dokumentace informací provádí způsobem stanoveným vládou Ruská Federace. Pravidla pro kancelářskou práci a tok dokumentů stanovená jinými vládními agenturami a úřady místní samospráva v rámci svých pravomocí musí splňovat požadavky stanovené vládou Ruské federace, pokud jde o kancelářskou práci a tok dokumentů pro federální výkonné orgány.

Dokumenty jsou základem pro přijímání manažerských rozhodnutí, slouží jako doklad o jejich realizaci a zdroj pro zobecnění a analýzu, materiál pro referenční a rešeršní práce. V řídících činnostech dokument působí jako předmět práce i jako výsledek práce.

Kancelářské práce jsou odvětvím činnosti, které zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty.

Moderní kancelářská práce není souborem technických operací prováděných s dokumenty, ale systémem informační podpory řídících činností.

V poslední době se „podpora dokumentace pro management“ (DOU) stala synonymem pro termín „kancelářské práce“. Vznik tohoto pojmu je spojen s povědomím o změnách, ke kterým dochází v kancelářské práci a především v souvislosti s využíváním automatizovaných informačních technologií v systémech řízení.

1. HISTORIE VÝVOJE RUSKÉ AKCEPTACE Praxe dokumentování manažerských akcí sahá až do starověku. Údaje získané archeology a jazykovědci i písemné doklady ukazují, že již v 10. stol. Ve starém ruském státě existovala kultura psaní dokumentů. Příkladem jsou smlouvy s Byzancí z let 911 a 945, které navíc zmiňují praxi sepisování dalších dokumentů – písemných závětí a cestovních dokladů pro obchodní lodě.

Již za vlády Vladimíra Svjatoslavoviče v Kyjevě - hlavním městě staroruského státu (978 - 1015) - existoval vzdělávací instituce pro děti bojarů a starších válečníků. Z absolventů této školy byli vybráni uchazeči na pozice „tiskaři“ – strážci knížecí pečeti, dále soudní sekretáři, písaři a úředníci u knížat a dalších velkých feudálů.

Od 14. stol termín „diakon“ byl přiřazen všem osobám vykonávajícím kancelářskou práci.

Téměř do konce 14. stol. Hlavním materiálem pro psaní v Rusu byl pergamen (speciálně upravená telecí, jehněčí nebo kozí kůže), v dokumentech nazývaný „charta“ nebo jednoduše „telecí“. Nejstarší formou listiny byla listina - samostatný list pergamenu o šířce cca 15 cm.Rozměry listiny se mohly lišit nalepením následujících listů. Dokumenty, které ztratily svou hodnotu, byly vyčištěny a znovu použit drahý materiál.

Dokumenty byly uchovávány v pokladnicích spolu se šperky, stejně jako v kostelech a klášterech. Jednalo se zpravidla o centrální městské kostely zasvěcené světcům vybraným za patrony daného města. Často samotné uložení v chrámu dávalo dokumentu právní sílu. Například v Pskově byly písemné dokumenty uloženy v katedrále Nejsvětější Trojice v truhlách.

Státní nebo církevní akty, které byly schváleny na veche, byly umístěny do „Hrudníku Nejsvětější Trojice“, čímž měly právní sílu.

Gostiny dvory a kláštery byly také centry pro vedení dokumentace a její uchovávání, protože církev měla široké právní kompetence. Samotný klášter je poměrně velký ekonomický podnik dokumentoval jeho soudní a hospodářskou činnost, někdy k tomu využíval volného místa v duchovních knihách.

V těch dnech bylo velký počet listiny - statutární, zálohové, kupní smlouvy: půjčky, vinkulované hypotéky, evidence půjček peněz, hagiografické záznamy - v případě urgentního náboru pracovníků;

plné certifikáty - při prodeji do otroctví;

nechat certifikáty atd. Systém řízení kanceláře se však ještě nevyvinul.

Systém práce státního úřadu se začal formovat v polovině 15. století. při formování ruského centralizovaného státu. Moskevským velkoknížatům se podařilo vytvořit silný centralizovaný řídicí systém, ve kterém základní funkce administrativní řízení prováděla Boyar Duma a objednávky (místa se stálým personálem lidí zapojených do kancelářské práce). Vznik řádů souvisí s praxí osobních pokynů (rozkazů) velkovévody jeho nejbližšímu okruhu - knížatům a bojarům k řešení některých otázek veřejné správy. To je důvod, proč období od XV do XVII století. je zvykem nazývat objednací období - za jménem prvního vládní agentury- objednávky.

Některé zakázky byly v tomto období orgány územní správy a některé měly na starosti jednotlivá odvětví. V čele řádu stál řádový soudce, jmenovaný z řad dumy. Měl na starosti referenty od jedné do deseti. Úředníci měli na starosti referenty, kteří se podle svých pracovních zkušeností rozdělili na „starší“, „střední“ a „mladé“.

(ty mladší). Ve velkých zakázkách byli úředníci sjednoceni do „tabulek“ - strukturálních divizí na územním základě. Administrativní činnost patřila úředníkům, úředníci a úředníci se zabývali organizováním a vedením evidence. K výkonu rozhodnutí existovaly speciální pozice - tlumočníci, dýmkaři atd. Doručovali korespondenci příkazů podle příslušnosti, předvolávali strany sporu k soudu atp.

Místně byly rozkazy vojvody, kteří spravovali území a plnili pokyny ústředních orgánů. Místodržitelé měli vlastní kancelář - úřední chýši a pomocníky - „menší“ místodržitelé a písaři.Úřednická bouda byla rozdělena na stoly.

V 15. stol drahý pergamen byl nahrazen papírem, původně dováženým ze západoevropských zemí, a od 2. poloviny 15. stol. - domácí. V těch dobách se papír vyráběl z hadrů a inkoust se vyráběl ze solí železa a tříslovin extrahovaných z inkoustových ořechů – výrůstků na dubových listech.

Tento text téměř nevybledl, proto jsou archivní dokumenty z té doby stále docela čitelné.

Typ dokumentů v soudním řízení byl malý:

dopisy - královské dekrety zasílané z rozkazů na místa, rozkazy od krále guvernérům a dalším místním velitelům, formální odpovědi a zprávy obdržené rozkazy od guvernérů, vzpomínky - dopisy mezi rozkazy, petice - výzvy občanů k ústřední vládě.

V písemnostech nebyla dosud většina detailů oddělena od textu, tzn. adresa, adresát, datum, označení autora a vlastní obsah dokumentu tvořily jeden souvislý text. Dokument zpravidla začínal adresou, datem a označením autora a adresáta a poté byla uvedena podstata problému. V poslední části bylo uvedeno datum a místo, kde byl dokument napsán.

V roce 1720 schválil Petr I. Obecný řád, který se stal legislativním základem reformy řízení úřadu. Tento dokument zavedl „kolegiální“ systém kancelářské práce, který převzal svůj název podle nového typu instituce – kolegií. V radách byli: prezident, viceprezident, poradci a hodnotitelé. Rozhodnutí v těchto institucích byla přijímána převážně kolegiálně, čemuž Petr I. přikládal zvláštní význam a poznamenal, že „všechna nejlepší opatření se dějí prostřednictvím rad“.

Tento legislativní akt odděluje povinnosti přítomnosti jako rozhodovacího orgánu od práce úřadu, která je soustředěna v kanceláři v čele s tajemníkem. Pod vedením tajemníka pracovali: notář, pojistný matematik, matrikář, úředníci, opisovači, překladatelé, tlumočníci (pro tlumočení) a četař (strážný pro bezpečnost).

Notář vedl zápisy z jednání a rejstřík nevyřešených případů, pojistný matematik odpovídal za bezpečnost písemností a připravoval kancelářské potřeby, matrikářka plnila novou funkci pro kancelářskou práci - evidovala všechny došlé i odchozí písemnosti do zvláštních knih.

Každá rada měla státního zástupce, který sledoval zákonnost a postup při řešení případů. Závažnou novinkou bylo zavedení podpisu vedoucího úřadu mezi členy rady na dokument, který projednávali. Vyřešené případy byly předány archivu v čele s archivářem.

V systému kolegiálního řízení kanceláře se objevilo velké množství nových dokumentů, pozic a pojmů, které je definují. Odtud k nám přišly pojmy „vyhláška“, „předpis“, „usnesení“, „pokyn“ atd.

Na počátku devatenáctého století. došlo k nové reformě systému veřejné správy a kancelářské práce. Místo kolegií se objevily nové ministerské instituce v čele s ministry na principech jednoty velení.

Ministerstva byla rozdělena na oddělení a ta zase na tabulky.

Legislativním aktem vymezujícím celý systém ministerské struktury a práce úřadu bylo „Generální zřízení ministerstev“. Samotný pojem kancelářská práce v té době označoval činnost nejen úřadu, ale i celé instituce a „případem“ se nemyslela složka s dokumenty jako v moderní kancelářské práci, ale právě řešená problematika; označují koncept podobný moderní kancelářské práci, existoval termín „psaní“.

Autoři „Generálního zřízení ministerstev“ jasně oddělili dva aspekty kancelářské práce: formy dokumentů a pořadí jejich pohybu, jejímž základem je postup v instituci pro projednávání otázek, nebo, řečeno moderní terminologií, tzv. proces rozhodování managementu.

V období ministerské kancelářské práce se měnila i podoba dokumentů - objevily se formuláře s rohovými detaily. Formuláře se tiskly nebo psaly ručně. Soubor a uspořádání detailů se od moderní podoby liší prakticky jen málo. Objevuje se velké množství odborné literatury, včetně literatury teoretické, ve které je klasifikace dokumentů formulována poprvé. Pravidelně vycházejí speciální dopisní knihy - sbírky vzorových dokumentů určené jak úředníkům, tak soukromým osobám, které se musí obracet na orgány státní správy.

Na konci devatenáctého století. nejprve na vojenském oddělení a poté na civilních ministerstvech se začaly používat psací stroje, což vedlo ke zrychlení práce úřadu a umožnilo vytvořit několik kopií dokumentu najednou. Strojopisný text se navíc stal kompaktnějším, což má za následek zmenšení objemu dokumentů. Nástup psacích strojů byl skutečně technickou revolucí v kancelářské práci a je srovnatelný snad jen s příchodem počítače.

Říjnová revoluce roku 1917, jejímž cílem bylo radikálně zbořit starý státní aparát a zapojit do jeho činnosti široké pracující masy, radikálně změnila státní aparát ve formě.

K přímému řízení země byla vytvořena první sovětská vláda - Rada lidových komisařů (Sovnarkom) a k řízení jednotlivých odvětví - 13 lidových komisařů (Lidové komisaře).

K legislativní formalizaci činnosti mocenských struktur a zefektivnění procesů dokumentování vydala Rada lidových komisařů 30. října 1917 výnos „O postupu při schvalování a zveřejňování zákonů“ a 2. března 1918. Usnesení „O podobě forem státních institucí“. Při vývoji nové manažerské technologie byly využity pracovní zkušenosti předchůdců, např. podobný dokument z vojenského oddělení z roku 1911 byl vzat jako základ pro „Předpisy o psaní a kancelářské práci“. Velká pozornost byla věnována zjednodušení a racionalizace kancelářské práce.

Ve 20. letech 20. století byl organizován výzkum v oblasti řízení, vědecké organizace práce a kancelářské práce, nejvýznamnější předpisy v oblasti dokumentační podpory pro management.

Organizační a vědecká činnost na optimalizaci v oblasti řízení byla konsolidována regulačními dokumenty a vytvořením celé sítě veřejných organizací, ústavů a ​​laboratoří zabývajících se problematikou vědecké organizace práce a kancelářské práce. Pro koordinaci práce v celé zemi byla v roce 1923 vytvořena Rada pro vědeckou organizaci práce, výroby a řízení a v roce 1926 Státní institut technologie řízení (ITU).

ITU připravilo návrh „Všeobecných pravidel pro dokumentaci a tok dokumentů“, který využívá výsledků nejnovějšího zahraničního i domácího vývoje v této oblasti.

Ve 30. letech 20. století byl vytvořen a posílen rigidní centralizovaný administrativní a příkazový systém, který vylučoval možnost alternativních přístupů k systému řízení kanceláře. V důsledku toho jsou likvidována téměř všechna významná výzkumná centra, která se zabývala otázkami vědecké organizace práce a kancelářské práce. Maximální úsilí přitom směřuje k zotročení legální metody obyvatel země, u kterých se zdokonaluje systém evidence sovětských občanů.

Na některých velkých útvarech se pracovalo na zlepšení systému účetní a personální dokumentace a podařilo se dosáhnout určitých úspěchů. V celostátním měřítku však panovala nejednotnost v oblasti řízení a kancelářské práce.

K překonání tohoto nedostatku byla zapotřebí radikální opatření, která měla být přijata na základě výsledků 1941.

mezisektorové jednání o kancelářském vybavení. Program přijatý na tomto jednání obsahoval otázky vytvoření organizačního a metodického centra, vytvoření regulačního rámce, mechanizace práce v kancelářské práci atd.

Praktické realizaci tohoto programu zabránila Veliká Vlastenecká válka, a pak roky obnovy zničeného národního hospodářství.

V 60. letech byl zaznamenán opětovný nárůst zájmu o problematiku dokumentační podpory managementu. Od roku 1958 se stalo kompetencí Hlavní ředitelství archivu při Radě ministrů SSSR (GAU) řídit výrobu dokumentární části spisové služby podniků a organizací a v roce 1966 v rámci Archivní služby vznikla Byl vytvořen celosvazový vědeckovýzkumný ústav správy dokumentů a archivnictví (VNIIDAD).

Tato organizace spolu s dalšími resortními institucemi vyvinula Jednotný systém státní dokumentace (USDS), ve kterém jeho autoři shrnuli inovovat zkušenosti svého času a navrhli optimální technologii provádění řídících operací a jejich dokumentaci.

Nové vydání tohoto dokumentu se nazývá Systém správy státní dokumentace (GS DOU) a zaplňuje mezery v Jednotné státní databázi z hlediska nových informačních technologií. Tento dokument byl schválen vedoucím hlavního archivního oddělení v roce 1988. V 70.-80. letech 20. století byly přijaty normy GOST pro dokumenty řízení (GOST 6.38-72 atd.), celosvazové klasifikátory (OKUD, OKPO, OKONKH atd.) , jednotné systémy dokumentace ( USD) a řadu státních norem pro tyto jednotné systémy.

Publikováno v roce 1993 Všeruský klasifikátorřídící dokumentace, v roce 1997 - nový GOST R 6.30-97 (Požadavky na přípravu dokumentů), v roce 1998 - GOST R 51141-98 (Kancelářské práce a archivace.

Termíny a definice). Nejnovější regulační dokumenty odrážejí změny v dokumentaci a toku dokumentů, které byly důsledkem změn společenských vztahů a vzniku nových forem vlastnictví. V roce 2000 byly provedeny změny GOST R 6.30-97 a v roce 2003 byl nahrazen novým - GOST R 6.30-2003.

Počítačové programy pro přípravu dokumentů, které se rozšířily, obvykle obsahují sady šablon dokumentů upravených do ruštiny. Tyto šablony bohužel zcela ignorují tuzemské předpisy a tradice v oblasti tvorby a provádění dokumentů.

2. LEGISLATIVNÍ POŽADAVKY V OBLASTI DOKUMENTACE Regulační a metodickou základnu kancelářské práce tvoří soubor zákonů, předpisů a metodických dokumentů upravujících technologii tvorby, zpracování, uchovávání a používání dokumentů v aktuální aktivity institucí, jakož i těch, které upravují práci služby řízení úřadu - její struktura, funkce, personální obsazení, technická podpora a některé další aspekty.

Obecné zásady organizace dokumentační podpory pro činnosti fyzických osob (občanů) a právnických osob jsou upraveny právními předpisy Ruské federace.

Občanský zákoník Ruské federace stanoví typy dokumentů používaných při vzniku, registraci a likvidaci právnické osoby, určuje druhy a formu smluv atd.

Zákoník práce Ruské federace, který upravuje pracovněprávní vztahy, stanoví druhy a obsah pracovních smluv, nomenklaturu a postup zpracování dokumentů pro přijímání, propouštění, převody a další vzdělávání zaměstnanců organizace.

Základním úkonem při práci s dokumenty je federální zákon„O informacích, informačních technologiích a ochraně informací“ ze dne 27. července 2006 č. 149-FZ, kterým se stanoví právní režim pro tvorbu, uchovávání a využívání informačních zdrojů. Zákon stanoví postup při dokládání informací, vlastnictví jednotlivých dokumentů a souborů dokumentů v informačních systémech, kategorie informací podle úrovně přístupu k nim a postup při právní ochraně informací.

S předchozím zákonem úzce souvisí zákon Ruské federace „O archivnictví v Ruské federaci“ ze dne 22. listopadu 2004 č. 125-FZ. Zákon upravuje procesy vzniku, organizaci ukládání, účetnictví, využívání archiválií a také odpovědnost za porušení zákona.

Zákon Ruské federace „O státním tajemství“ ze dne 21. července 1993 č. 5485 (se změnami a doplňky ze dne 8. listopadu 2011 č. 309-FZ) upravuje vztahy vznikající v souvislosti se zařazením informací mezi státní tajemství, jejich odtajnění a ochranu v zájmu bezpečnosti a bezpečnosti Ruské federace.

Důvody pro klasifikaci informací jako důvěrných jsou obsaženy v čl. 139 Občanského zákoníku Ruské federace (Občanský zákoník Ruské federace): „Informace představuje úřední nebo obchodní tajemství v případě, kdy má informace skutečnou nebo potenciální obchodní hodnotu, protože není třetím stranám známa, neexistuje žádná svobodná přístup k nim na právním základě a vlastník informací přijme opatření k ochraně jejich důvěrnosti.“

Č. 5154-1 stanoví právní základ pro normalizaci v Ruské federaci, závazný pro všechny vládní orgány, podniky a podnikatele a veřejná sdružení. Zákon stanoví postup při provádění normalizačních prací, druhy normalizačních dokumentů a jejich aplikaci, výkon státní kontroly nad dodržováním státních norem a odpovědnost za porušení ustanovení zákona.

Zákon svěřil Výboru Ruské federace pro normalizaci, metrologii a certifikaci (Gosstandart Ruska) formováním a prováděním státní politiky v oblasti normalizace.

Federální zákon „O účasti na mezinárodní výměně informací“ ze dne 4. července 1996 č. 85-FZ má za cíl vytvořit podmínky pro efektivní účast Ruska na mezinárodní výměně informací v rámci jednotného světového informačního prostoru. Zákon zakládá vlastnické právo k informačním produktům, omezení mezinárodní výměny informací (exportní omezení), použití prostředků mezinárodní výměny informací (ochrana důvěrná informace) a další otázky mezinárodní výměny informací.

Zákon Ruské federace „o elektronice digitální podpis» ze dne 10. ledna 2002 č. 1-FZ vymezuje základní pojmy v oblasti správy elektronických dokumentů a požadavky na právně významný elektronický dokument.

Základní pojmy, zásady a základní pravidla vedení evidence jsou stanoveny ve Státních normách.

Existuje nezávislý soubor norem pro jednotné systémy dokumentace a Jednotný systém klasifikace a kódování technických a ekonomických informací GOST 6.01.1-87. Jednotný systém klasifikace a kódování technických a ekonomických informací.

GOST 6.10.3-83. Jednotné dokumentační systémy. Záznam informací z jednotných dokumentů v komunikativním formátu.

GOST 6.10.4-84. Jednotné dokumentační systémy. Poskytnutí právní moci dokumentům na počítačových médiích a typografii, vytvořené prostředky počítačová technologie. Základní ustanovení.

GOST 6.10.5-87. Jednotné dokumentační systémy. Požadavky na vytvoření vzorového formuláře.

GOST 6.10.6-87. Jednotný systém dokumentace zahraničního obchodu.

Vzorový formulář.

GOST 6.10.7-90. Jednotný systém dokumentace zahraničního obchodu. Šek.

GOST 7.32-91 (2000). Systém norem pro informace, knihovnictví a publikační činnost. Zpráva o výzkumu. Pravidla struktury a designu.

GOST R 6.30-2003. Jednotné dokumentační systémy. Systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci.

GOST R 51141-98. Vedení a archivace záznamů. Termíny a definice.

Za účelem snížení počtu dokumentů, snížení mzdových a časových nákladů na jejich přípravu ke zpracování a dosažení informační kompatibility automatizovaných databází vznikají jednotné dokumentační systémy (UDS) - soubor vzájemně propojených jednotných forem dokumentů, které poskytují dokumentovanou reprezentaci dat v určitých typech ekonomických činností, prostředky jejich řízení, regulační a učební materiály na jejich vývoji a aplikaci.

V současné době je v provozu osm USD:

jednotný systém organizační a administrativní dokumentace;

jednotný systém bankovní dokumentace;

jednotný systém finanční, účetní a výkaznické dokumentace rozpočtových institucí a organizací;

jednotný systém výkaznictví a statistické dokumentace;

jednotný systém účetnictví a výkaznictví účetní dokumentace podniků;

jednotný systém pracovní dokumentace;

jednotný dokumentační systém Penzijního fondu Ruské federace;

jednotný systém dokumentace zahraničního obchodu.

Zároveň jsou vyvíjeny klasifikátory technických, ekonomických a sociálních informací, které zajistí automatizované zpracování dat obsažených v USD. Klasifikátory technických, ekonomických a sociálních informací jsou normativní dokumenty obsahující systematický soubor názvů objektů prezentovaných jako klasifikační skupiny a jim přiřazené kódy.

V současné době nadále funguje 37 celoruských a celounijních klasifikátorů. V závislosti na oblasti použití se klasifikátory dělí na celoruské, průmyslové a podnikové.

Z hlediska obsahu se klasifikátory dělí do tří skupin:

1. Klasifikátory informací o řídících dokumentech, úlohy řešené v automatizovaných systémech řízení, druhy činností, ekonomické a sociální ukazatele- Všeruský klasifikátor standardů (OKS), Všeruský klasifikátor měn (OKV), Všeruský klasifikátor manažerské dokumentace (OKUD) atd.

2. Klasifikátor informací o organizačních strukturách Všeruský klasifikátor podniků a organizací (OKPO), Všeruský klasifikátor sektorů národního hospodářství (OKONKh), Všeruský klasifikátor státních orgánů a řídících orgánů (OKOGU) ad.

3. Klasifikátory informací o obyvatelstvu a personálu - Celoruský klasifikátor odborností ve školství (OKSO), Celoruský klasifikátor dělnických profesí, Zaměstnaneckých pozic a tarifní kategorie(OKPDTR) atd.

Například OKUD obsahuje informace o jednotných dokumentačních systémech a formách dokumentů povolených k použití. Kód se skládá ze sedmi číslic a zadává se v souladu s GOST R 6.30- „Jednotné systémy dokumentace. Systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů“ v jednotných formulářích dokumentů.

Nejúplnější meziodvětvový dokument o organizaci dokumentační podpory managementu je vydán v roce 1990.

Státní systém dokumentační podpory řízení - GSDOU.

GSDO je soubor principů a pravidel, které stanovují jednotné požadavky na dokumentaci řídících činností a organizaci práce s dokumenty ve státních orgánech, podnicích (sdruženích), institucích a veřejných organizacích.

Ustanovení Státního rozpočtového vzdělávacího zařízení jsou implementována do praxe dokumentační podpory prostřednictvím tvorby oborových standardů, pokynů ministerstev a resortů k vedení evidence a různých pokynů.

Příkladem takových dokumentů je pokyn uvedený v platnost nařízením Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 8. listopadu 2005 N 536 „O standardních pokynech pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech“ (registrovaný u Ministerstva spravedlnosti Ruské federace dne 27. ledna 2006 N 7418) /6/, jakož i pokyny pro řízení úřadu, vypracované přímo v organizaci.

Konkrétní operace technologie kancelářské práce a způsoby organizace služby dokumentační podpory managementu (DOU) upravují pracovní dokumenty organizace - příkaz k organizaci kancelářské práce, příkaz k klasifikaci informací jako důvěrné, pokyny ke kancelářské práci , popis práce atd.

2. DOKLAD 3.1. POŽADAVKY NA DOKUMENTY Dokumenty jsou zdroje a nosiče informací. Slouží jako podklad pro rozhodování, referenční a informační práci, mají právní sílu a jsou důkazem. Historie považuje dokument za historický pramen. V řídících činnostech je dokument předmětem práce a výsledkem práce.

Slovo „dokument“ pochází z latinského „documentum“ důkaz. Na počátku dvacátého století byl dokument považován za „obchodní papír, který slouží jako důkaz něčeho, potvrzující právo na něco“ /16/. V současné době je dokument považován především za nosič informace. Podle Oxfordského slovníku „dokument je text nebo obrázek, který má informační hodnotu“ a podle GOST R 51141-98 „dokument je informace zaznamenaná na hmotném médiu s podrobnostmi, které umožňují jeho identifikaci“ /7 /.

Dokument lze přijmout různé způsoby: prostřednictvím psaní, kresby, grafiky, fotografie, zvuku nebo videozáznamu. Zaznamenanými (zobrazenými) informacemi tak zajišťuje jejich uchování a akumulaci, možnost jejich přenosu na jinou osobu, opakované použití a návrat k informacím v čase.

Správné rozhodování vyžaduje úplné, rychlé a spolehlivé informace. Tento Obecné požadavky k dokumentu jako zdroji informací.

Úplnost informací je charakterizována jejich objemem, který by měl být dostatečný pro rozhodnutí.

Informace musí být promptní, tzn. tak, aby se při jeho předávání a zpracování stav věci neměnil.

Spolehlivost informace je dána mírou, do jaké její obsah odpovídá objektivnímu stavu věci.

Kromě toho musí být informace přijímány na pracovišti manažera nebo výkonného umělce ve formě, která usnadňuje jejich vnímání a zpracování. Ve velkých společnostech jsou informace, které obdrží manažer, zpravidla nejdůležitější a naléhavé, prezentovány ve zhuštěné podobě.

Každý dokument by měl být posuzován především podle informací, které obsahuje. Federální zákon „o informacích, informatizaci a ochraně informací“ stanoví, že „dokumentace informací je povinnou podmínkou pro zahrnutí informací do informačních zdrojů.

Dokumentace informací se provádí způsobem stanoveným vládními orgány odpovědnými za organizaci práce úřadu a standardizaci dokumentů...“

Jde o doklady, tzn. Informace zaznamenané na hmotném nosiči, který má právní sílu, slouží jako hlavní důkaz konkrétní skutečnosti při řešení ekonomických sporů s obchodními partnery u rozhodčího soudu nebo pracovněprávních sporů se zaměstnanci podniku u lidového soudu.

Aby dokument nabyl právní moci, musí splňovat následující požadavky:

Neodporujte zákonům státu;

Být v pravomoci orgánu, který jej vydal;

Forma dokumentu musí odpovídat státním normám.

Kolik ztrát utrpí podniky v důsledku náhodně nebo úmyslně nesprávně vypracovaných dokumentů? Nepořádek v ukládání dokumentů může mít za následek riziko ztráty cenných informací, což může negativně ovlivnit činnost podniku.

Chyby při vedení personální dokumentace zaznamenávající pracovněprávní vztahy zaměstnance s podnikem a potvrzující jeho mzdu a seniorita, jsou porušením požadavků zákoníku práce Ruské federace a mohou způsobit hmotné ztráty zaměstnancům (například v případě nesprávného výpočtu důchodů) nebo samotnému podniku, pokud se soud rozhodne nahradit zaměstnanci škodu z podle jeho názoru nespravedlivé propuštění.

Znalost moderních pravidel pro přípravu dokumentů a organizaci kancelářské práce vám tedy pomůže pracovat bez vnějších (se státními orgány a partnery) a vnitřních (s podřízenými) konfliktů se zaměřením na řešení problémů výrobní a ekonomické činnosti.

3.2. KLASIFIKACE DOKUMENTŮ Podle GSDO jsou dokumenty klasifikovány podle řady kritérií.

1) Podle způsobu záznamu informací se dokumenty dělí na písemné, grafické, fotografické, filmové, video a akustické dokumenty.

Psané (nebo ručně psané-tištěné) zahrnují všechny dokumenty vytvořené rukopisem nebo psacím strojem, stejně jako dokumenty vytvořené na počítači, rozmnožovacích strojích a tiskem.

Grafické dokumenty zahrnují výkresy, grafy, mapy, výkresy, schémata, plány. Foto, filmové a video dokumenty jsou zaznamenávány pomocí speciálního zařízení na speciální média. Umožňují zachytit předměty a jevy, které je obtížné nebo nemožné zachytit jinými prostředky.

Akustické dokumenty umožňují přesně zaznamenávat a přenášet zvukové informace, jsou hojně využívány v práci sekretářky při nahrávání schůzí, konferencí, porad apod.

H) Velké množství dokumentů se rozlišuje podle názvu. Jedná se o příkazy, nařízení, protokoly, instrukce, instrukce, dopisy, prohlášení atp.

4) Podle typu dokumentů jsou standardní, přibližné, individuální a šablonové.

Standardní dokumenty jsou předem vypracovány vyššími orgány pro podřízené organizace s homogenními funkcemi a jsou povinné.

Vzorové dokumenty vypracovávají i vyšší orgány pro organizace ve svém systému, ale mají přibližný, doporučující charakter.

Jednotlivé dokumenty jsou vyvíjeny konkrétními organizacemi pro interní použití.

Sítotiskové dokumenty jsou vyráběny metodou tisku, kdy konstantní část textu dokumentu je vytištěna na tiskových strojích a ponechána volná místa pro variabilní informace. Takové dokumenty šetří čas na jejich přípravu a navyšování obecná kultura a dokumentační gramotnost.

5) Podle stupně složitosti se rozlišují jednoduché dokumenty obsahující jednu otázku a složité dokumenty obsahující více otázek. Upřednostňují se jednoduché dokumenty, protože se snáze zpracovávají, řídí provádění, prohledávají a ukládají.

6) Podle místa přípravy se dokumenty dělí na interní a externí. Interní - dokumenty vypracované k řešení jejich interních problémů a nepřesahují rámec organizace. Externí - příchozí a odchozí korespondence podniku.

7) Podle lhůt pro vyřízení se písemnosti dělí na urgentní a neurgentní. Ukazatelem této charakteristiky je lhůta pro vyhotovení dokumentu, která je stanovena zákonem a příslušnými právní úkony, dále telegramy, telefonní zprávy, dokumenty označené „urgentní“. Všechny ostatní dokumenty jsou vyřizovány ve lhůtách stanovených správou a nejsou považovány za naléhavé.

8) Podle původu mohou být dokumenty úřední a úředně osobní (registrované). Do první skupiny patří ty vytvořené v institucích, organizacích a podnicích k otázkám jejich činnosti, druhá skupina se týká konkrétních jedinců, tzn. evidované (vyjádření, dopisy, stížnosti apod.) 9) Podle stupně publicity se rozlišují dokumenty běžné, tajné a pro úřední potřebu (DSP). Tajné dokumenty a dokumenty DSP jsou označeny razítkem omezujícím přístup k dokumentu. Razítko znamená, že se s tímto dokumentem může seznámit přesně vymezený okruh osob. Za vyzrazení informací z dokumentů klasifikovaných jako tajné, jakož i za jejich ztrátu, se zodpovídají pachatelé.

10) Podle právní síly rozlišují dokumenty pravé a padělané.

Doklady se považují za pravé, pokud byly vystaveny zákonem stanoveným postupem při dodržení všech pravidel, padělané jsou doklady, jejichž provedení nebo obsah neodpovídá skutečnosti.

Autentické dokumenty se zase dělí na platné a neplatné. Dokument se stává neplatným, pokud z jakéhokoli důvodu (například zánikem plné moci) pozbyl právní moci.

11) Dokumenty se podle účelu (fáze vzniku) dělí na originály (originály) a kopie.

Originál je originální dokument obsahující původní informace a řádně zpracovaný. Tvorbě dokumentu zpravidla předchází fáze návrhu - dokumentu v předběžném vydání.

Kopie je přesná reprodukce podrobností originálu, v jehož pravém rohu je v horním poli připojeno slovo „kopie“. Kopie nemá právní sílu. Aby kopie získala právní sílu, je odpovídajícím způsobem ověřena. Je nutné rozlišovat mezi typy kopií, jako je výpis a duplikát. Výpis z listiny je kopie části listiny a duplikát je druhá kopie listiny vystavená z důvodu ztráty např. originálu. Duplikát a originál mají stejnou právní sílu.

12) Na základě doby uložení se dokumenty dělí do tří hlavních skupin: trvalé uložení, doba dočasného uložení nad 10 let a doba dočasného uložení do 10 let.

Na různé podniky a v institucích složení a počet vytvořených dokumentů nejsou stejné a jsou určeny:

Rozsah problémů řešených v procesu činnosti;

Rozsah a povaha kompetence;

Postup při řešení problémů (založený na jednotě velení nebo kolegiality);

Objem a povaha vztahů s jinými entitami.

Vztahy mezi útvary podniku a jednotlivými podniky a organizacemi jsou stabilní a regulované různými právními normami, v důsledku čehož mají všechny informační toky stabilní „naprogramovaný“ charakter.

Důsledkem stability funkcí organizace je tematické omezení úkolů, které řeší. Tyto funkce lze popsat, klasifikovat a regulovat. Spektrum problémů, na kterých jsou vytvářeny řídící dokumenty, je tedy poměrně stabilní a odráží funkční aktivity organizace.

Uvažujme vliv informačních spojení podniku na objem a rozsah jeho dokumentace. Obrázek 1 ukazuje zjednodušenou strukturu obchodního podniku a jeho vnitřní a vnější informační vazby.

Dodavatelé podniků Zakladatelská rada Spoluvykonavatelé podniků Zakladatelská rada Generální ředitel Podniky Tajemník nákupčí ředitel Daň Výroba Účetní kontrola Účetní odbor Výroba Bankovní personální odbor Státní instituce Obr. 1. Zjednodušená struktura podniku a jeho informační vazby Kolegiální činnost představenstva (zakladatelů) je zaznamenána v zápisech, administrativní činnost ředitele je zaznamenána v příkazech a pokynech k hlavní činnosti a personálu. Vedení podniku navíc plánuje finanční a ekonomickou činnost, což se promítá do plánovací dokumentace. Po dokončení určitých etap prací nebo po kalendářním termínu je vypracována ohlašovací dokumentace.

Personální oddělení (nebo HR manažer) se zabývá výběrem personálu, rozvojem zaměstnanců, pobídkami, certifikací a rekvalifikací personálu. V souladu s touto činností služba připravuje předpisy, pokyny, podání, návrhy příkazů a zabývá se přípravou dalších dokumentů pro personál. Někdy tyto funkce vykonává sekretářka.

Výrobní a ekonomické činnosti prováděné výrobním oddělením se promítají do dohod, smluv, obchodní korespondence atp.

Účetnictví zpracovává finanční a účetní doklady (rozvahy, výroční zprávy, revizní a inventarizační zprávy, plány, odhady, účty, pokladní knihy atd.).

Podnik může obdržet dokumenty od státních a městských organizací, které upravují různé otázky jeho činnosti (daně, ochrana životního prostředí atd.). Tyto dokumenty tvoří samostatnou skupinu - regulační dokumenty vyšších orgánů.

Kromě toho zaměstnanci podniku píší v případě potřeby prohlášení, autobiografie, vystavují potvrzení a osobní plné moci, tzn.

vyhotovovat úřední a osobní doklady.

Všechny uvedené dokumenty se týkají řídících a organizačních a administrativních dokumentů (ORD). Výjimkou jsou finanční a účetní doklady, které mají specifické rysy přípravy a zpracování.

V závislosti na objektivním (profil podniku) a subjektivním (požadavky vedoucího podniku a obchodních partnerů) mohou faktory v kterékoli skupině dokumentů převažovat nebo být nevýznamné.

Všechny dokumenty vytvořené v podniku nebo organizaci lze tedy rozdělit do následujících skupin /14/:

1) systém ustavujících dokumentů;

2) systém organizačních dokumentů;

3) systém administrativních dokumentů;

4) systém dokumentů pro personál;

5) soustava finančních a účetních dokladů;

6) systém referenčních a informačních dokumentů;

7) systém plánovacích dokumentů;

8) systém hlášení dokumentů;

9) systém úředních a osobních dokladů.

Níže se podíváme na pravidla pro přípravu dokumentů používaná téměř v každém podniku, bez ohledu na jeho specifika.

3.3. OBECNÁ PRAVIDLA PRO FORMÁTOVÁNÍ DOKUMENTŮ Dokumenty jsou nedílnou součástí image společnosti, její vizitky. Pro příznivé působení na obchodního partnera je důležitý především moderní design formuláře, vlastní firemní styl, kvalitní papír, kompletní soubor informací o firmě a jejich správné umístění na listu papíru. Formuláře se vyrábějí tiskem nebo pomocí osobního počítače. Výjimku tvoří hlavičkové papíry organizací s vyobrazením státního znaku Ruské federace nebo erby ustavujících subjektů Ruské federace, které jsou tiskových produktů, podléhající účetnictví.

Sestavování, zpracování dokumentů a dokumentaci činnosti organizací a útvarů upravují legislativní a normativní a metodické akty. Dokument musí být věcný a obsahovat konkrétní návrhy a pokyny.

Dodržování jednotných pravidel pro přípravu dokumentů zajišťuje:

1) právní moc dokumentů;

2) rychlá a kvalitní příprava a zpracování dokumentů;

3) organizování rychlého vyhledávání dokumentů.

V kancelářské práci existují jednotné požadavky a pravidla pro přípravu dokumentů, které jsou stanoveny GOST R 6.30-2003.

Norma stanovuje dva hlavní formáty pro formuláře dokumentů - A4 (210*297 mm) a A5 (148*210 mm). Většina firemních dokumentů je vyhotovena na formulářích A4. Pro malá písmena a certifikáty se používají formuláře formátu A5. Mnohem méně se používají formuláře formátu AZ (297* mm), určené pro obchodní plány, účetní výkazy, grafy a A - pro reference /8/.

Všechny dokumenty musí mít pole. Stanoveno normou minimální velikost okraje v mm:

vlevo - vpravo - nahoře - dole - Pro usnadnění ukládání dokumentů je doporučená velikost levého okraje 30 mm.

V důsledku staletí vývoje oficiálního obchodního stylu byly vyvinuty takové jazykové prostředky a způsoby vyjádření obsahu.

které umožňují nejefektivněji zaznamenávat informace o správě. Specifika obchodní styl se vyjadřuje určitými stylistickými rysy, které jej odlišují od jiných funkčních stylů jazyka (literárního, vědeckého, hovorového) a činí z něj nejvhodnější nástroj obchodní komunikace.

Hlavní rysy obchodního stylu:

Neutrální tón prezentace;

Přesnost a jasnost prezentace;

Výstižnost textu.

Neutrální tón prezentace je normou pro oficiální obchodní komunikaci.

Manažerské informace jsou oficiální povahy, což naznačuje obchodní základ vztahu mezi autorem a adresátem dokumentu, zdůrazňuje jejich neosobní povahu a přítomnost určité vzdálenosti mezi nimi. Účastníci obchodní komunikace navíc jednají jménem institucí, organizací, podniků, tzn. jménem právnických osob.

Z tohoto důvodu by měl být osobní, subjektivní prvek v textech omezen na minimum. Slova, která mají emocionální nádech (slova se zdrobnělými a láskyplnými příponami, citoslovce atd.), jsou z jazyka dokumentů vyloučena.

Přesnost prezentace předpokládá jednoznačné pochopení obsahu dokumentu, odstranění nejednoznačnosti a zajištění adekvátnosti vnímání textu autorem dokumentu a jeho adresátem.

Preciznosti podání je dosaženo používáním terminologické slovní zásoby, používáním ustálených frází – jazykových vzorců, absencí obrazných slov a výrazů, omezenou kompatibilitou slov apod. Srozumitelnost textu je dána správností kompoziční struktury textu, absence logických chyb a srozumitelnost formulace.

Lakonického podání textu je dosaženo hospodárným využitím jazykových prostředků s vyloučením redundance řeči.

Každý dokument se skládá ze svých jednotlivých prvků, které se nazývají detaily (podpis, pečeť, text atd.). Zpočátku slovo „rekvizity“, odvozené z latinského „requisitum“ (potřeba), označovalo soubor formálních prvků dokumentu, jejichž absence jej zbavuje právní síly, a poté se označovalo všechny prvky dokumentu.

Soubor detailů umístěných v dokumentu určitým způsobem tvoří jeho formu. Formulář specifický pro určitý typ dokumentu se nazývá standardní formulář.

Vzorový formulář je vypracován při tvorbě dokumentačního systému a představuje grafický model nebo schéma konstrukce dokumentu. Nastavuje formáty, velikosti polí a umístění detailů.

GOST R 6.30-2003 stanoví maximální soubor podrobností pro jakýkoli z řídících dokumentů a jejich umístění na papíře. Bylo nainstalováno celkem 30 detailů. Protože se některé z nich vzájemně vylučují a některé detaily závisí na typu dokumentu, bude jich na konkrétním dokumentu mnohem méně.

Byly stanoveny následující podrobnosti:

01 - Státní znak Ruské federace;

02 - státní znak ustavující entity Ruské federace;

03 - znak organizace nebo ochranná známka (servisní značka);

04 - kód organizace;

05 – hlavní státní registrační číslo (OGRN) právnické osoby;

06 – daňové identifikační číslo/kód důvodu registrace (DIČ/KPP);

07 – kód formuláře dokumentu;

08 - název organizace;

09 – referenční informace o organizaci;

10 – název typu dokumentu;

11 - datum dokumentu;

12 - evidenční číslo dokumentu;

14 - místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu;

15 - adresát;

16 - razítko schválení dokumentu;

17 – usnesení;

18 - nadpis k textu;

19 - kontrolní značka;

20 – text dokumentu;

21 - značka o přítomnosti aplikace;

22 – podpis;

23 - razítko schválení dokumentu;

24 - schválení vízového dokumentu;

25 – otisk pečeti;

26 - značka na ověření kopie;

27 - značka o interpretovi;

28 - značka o provedení dokumentu a jeho odeslání do spisu;

29 - označit přijetí dokumentu organizací;

30 – identifikátor elektronické kopie dokumentu.

Umístění detailů na standardním listu papíru a velikosti polí k nim přiřazených jsou uvedeny na obr. 2 a obr. 3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 Obr. 2. Umístění detailů na rohovém formuláři formátu A4 0 801 02 07 03 16 3 1 12 13 18 18 20 21 22 22 24 40 28 30 Obr. 3. Umístění údajů na formátu A4 podélného formuláře Requisite 01 - Státní znak Ruské federace Státní znak se umísťuje na tiskopisy listin státních orgánů a institucí v souladu s federálním ústavním zákonem ze dne 25. prosince 2000 “ O státním znaku Ruské federace“. Formuláře s vyobrazením státního znaku Ruské federace lze vyrábět pouze tiskem způsobem stanoveným v nařízení vlády Ruské federace ze dne 27. prosince 1995 „O zefektivnění výroby, používání, skladování a ničení pečeti a tiskopisy s vyobrazením státního znaku Ruské federace“ (ve znění vyhlášky ze dne 8. 6. 2001 č. 450). Státní znak Ruské federace je umístěn na dokumentech ministerstev, ministerstev, jakož i vládních orgánů: soudů, státních zástupců, vyšší orgányřízení atd.

Rekvizity 02 - Znak ustavující entity Ruské federace Znak ustavující entity Ruské federace bude umístěn na tiskopisech listin v souladu s právními akty ustavujících jednotek Ruské federace. V tomto případě je vhodné uvést na formuláři dokumentu název státu - „Ruská federace“.

Na formulářích dokumentů lze dodatečně reprodukovat i řádně schválené vyobrazení (erby) území a sídel Požadavek 03 - Organizační znak nebo ochranná známka Podnikový znak je symbolický grafický obrázek. Jako znak se zpravidla používá ochranná známka. Není dovoleno nahrazovat název podniku nebo instituce znakem. Znak se umísťuje v souladu se zřizovací listinou (předpisy organizace) na úrovni názvu organizace nebo do horního pole dokumentu. Znak musí být registrován a nesmí se objevit na dokumentu, pokud k tomu organizace nemá oficiální povolení. Znak se také nereprodukuje při umístění erbů na hlavičkový papír organizace.

Požadavek 04 - Kód organizace Všechny registrované podniky mají kód podle Všeruského klasifikátoru podniků a organizací (OKPO). Jde o jakési potvrzení způsobilosti organizace – autora dokumentu.

Požadavek 05 - Hlavní státní registrační číslo právnické osoby Hlavní státní registrační číslo (OGRN) právnické osoby je umístěno v souladu s dokumenty vydanými finančními úřady.

Požadavek 06 - Identifikační číslo poplatníka/Důvod pro registraci (DIČ/KPP) Identifikační číslo poplatníka/Důvod pro registraci (DIČ/KPP) se zadává v souladu s dokumenty vydanými finančními úřady.

Požadavek 07 - Kód formy dokumentu Pro účely sjednocení a standardizace organizační a administrativní dokumentace existuje Všeruský klasifikátor manažerské dokumentace (OKUD), který stanoví klasifikaci konkrétních forem dokumentů. Kód OKUD se umisťuje pouze na jednotné dokumenty, jejichž název formuláře je obsažen v klasifikátoru řídící dokumentace. Například 0222152 - pracovní stůl, 0276030 - rozvrh dovolených atd.

Požadavek 08 - Název organizace Název organizace, která je autorem dokumentu, musí odpovídat názvu uvedenému v ustavujících dokumentech.

Nad názvem organizace uveďte zkrácený název a v případě jeho nepřítomnosti úplný název mateřské organizace (pokud existuje).

Všechna tato jména jsou uvedena v nominativním případě. Zkrácený název organizace se uvádí v případech, kdy je zakotven v ustavujících dokumentech organizace. Zkrácené jméno (v závorce) se umístí pod nebo za celé jméno, například:

MINISTERSTVO KULTURY RUSKÉ FEDERACE FEDERÁLNÍ STÁTNÍ ROZPOČTOVÉ VZDĚLÁVACÍ INSTITUCE VYSOKÉHO ODBORNÉHO ŠKOLSTVÍ "STÁTNÍ KINO A TELEVIZE ST. PETERBURG"

(SPbGUKiT) Názvy organizací ustavujících subjektů Ruské federace, které mají spolu s ruštinou jako státním jazykem národní jazyk, jsou vytištěny ve dvou jazycích.

Název organizace ve státním jazyce subjektu Ruské federace nebo v jiném jazyce je umístěn pod nebo vpravo od názvu v ruštině.

Uvádí se název pobočky, zastupitelstva, územního pracoviště, organizační jednotky organizace, pokud je autorem dokumentu, a je umístěn pod názvem organizace.

Detail 09 - Referenční informace o organizaci Tento detail je uveden pouze písmeny. Povinnými referenčními údaji jsou poštovní adresa a telefonní čísla (adresa sídla). Podle uvážení organizace mohou být uvedeny další referenční údaje - faxová čísla, adresa E-mailem atd. Bankovní údaje jsou vyžadovány pouze na hlavičkových papírech týkajících se vypořádání a peněžních transakcí, například na záručních listech.

Poštovní adresa se provádí v souladu s požadavky poštovního řádu Ministerstva spojů, tzn. je uvedena ulice, číslo domu, město, PSČ.

Atribut 10 - Název typu dokumentu Tento atribut je jedním z nejdůležitějších, protože umožňuje posoudit účel tohoto dokumentu, určuje složení detailů a strukturu textu. Název druhu dokumentu je upraven zřizovací listinou (předpisy organizace) a je připevněn ke všem dokumentům kromě dopisů.

Výjimkou je záruční list, který označuje název dokumentu. Název typu dokumentu musí odpovídat typům dokumentů, které poskytuje OKUD (třída 0200000).

Název typu dokumentu se tiskne velkými písmeny, například:

KONAT, OBJEDNAT.

Detail 11 - Datum dokumentu Datum je jedním z hlavních detailů dokumentu, který zajišťuje jeho právní platnost.

Datum dokumentu je datum jeho podpisu nebo schválení, u protokolu datum jednání (rozhodování), u úkonu datum události.

Dokumenty vydané dvěma nebo více organizacemi musí mít stejné (jedno) datum.

Datum dokumentu je psáno arabskými číslicemi v následujícím pořadí: den v měsíci, měsíc, rok. Den v měsíci a měsíc se píší dvěma páry arabských číslic oddělených tečkou;

rok – čtyřmi arabskými číslicemi. Například datum 12. února 2013 je třeba zadat jako: 02/12/2013.

Je povoleno formátovat datum v následujícím pořadí: rok, měsíc, den v měsíci. To odpovídá mezinárodní standardy a běžně se používá v mezinárodní korespondenci. Kromě toho je povolena verbálně-numerická metoda formátování data (bez uvozovek), například: 12. února 2013.

Požadavek 11 - Evidenční číslo dokumentu Evidenční číslo je symbol dokumentu, pod kterým se zadává do informačního systému organizace.

Označení může být digitální, abecední nebo kombinované.

U interních dokumentů (objednávky, protokoly, pokyny apod.) je to zpravidla pořadové číslo ze začátku roku. Ve vzdělávacích institucích mohou být interní dokumenty číslovány podle akademického roku, tzn. Od září.

Číslo dopisu se obvykle skládá z pořadového čísla samotného dopisu podle evidenčního deníku, indexu strukturní jednotky (nebo úředníka), která dokument připravila, a čísla případu, ve kterém je uložena kopie zaslaného dokumentu.

Například: č. 150/22-01, kde 150 je pořadové číslo podle registračního deníku, 22 je index jednotky, 01 je číslo případu. Pořadová čísla se přidělují zvlášť příchozím a odchozím písmenům.

Evidenční číslo dokumentu sestaveného společně několika organizacemi se skládá z evidenčních čísel dokumentu každé z těchto organizací, oddělených lomítkem v pořadí, v jakém jsou v dokumentu uvedeni autoři.

Tento detail je umístěn od okraje levého okraje pod údaji „datum dokumentu“ a „evidenční číslo dokumentu“.

Požadavek 14 - Místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu Místo sestavení nebo zveřejnění je uvedeno v každém dokumentu, s výjimkou dopisu, který má poštovní adresu.

Podrobnosti jsou uvedeny pod datem a registračním číslem dokumentu.

Při evidenci údajů se zohledňuje administrativně-územní členění země, např.: „město. Priozersk, Leningradská oblast." Je třeba si uvědomit, že před uvedením měst Moskva a Petrohrad, jakož i měst, jejichž názvy končí na „-grad“ a „-burg“, písmeno „g“. není instalován. Názvům ostatních sídel předchází zkrácené označení města, městečka atp.

Požadavek 15 - Adresát Adresátem mohou být organizace, jejich strukturální útvary, úředníci nebo jednotlivci. V nominativním případě se uvádí název organizace a její strukturální jednotka, funkce a příjmení osoby, které je dokument určen - v případě dativu se před příjmením uvádí iniciály, například:

JSC "Videotechnika"

Účetnictví nebo generální ředitel JSC "Videotekhnika"

V.A. Belov Pokud je dokument zaslán několika homogenním organizacím nebo několika strukturálním divizím jedné organizace, měly by být uvedeny obecně, například:

Správy okresů Petrohrad Dokument by neměl obsahovat více než čtyři adresy. Slovo „COPY“ není uvedeno před druhou, třetí a čtvrtou adresou. Pokud je příjemců více, vytvoří se distribuční seznam dokumentů.

V případě potřeby mohou údaje „Adresáta“ zahrnovat poštovní adresu. Prvky adresy jsou uvedeny v pořadí stanoveném poštovním řádem.

Pokud je dopis adresován organizaci, uveďte její název a poštovní adresu, například:

Všeruský vědeckovýzkumný ústav dokumentace a archivnictví Profsoyuznaya str., 25, Moskva. Při adresování jednotlivci uveďte příjmení a iniciály příjemce a poté poštovní adresu, například:

Beglov K.V.

Svatý. Sadovaya, 80 let, apt. 4, Petrohrad, Je-li dopis adresován vědecké organizaci nebo vysoké škole a adresát má akademický titul, uvádí se před příjmením, například:

rektor Petrohradu státní univerzita kina a televize profesoru A.D. Evmenov Je povoleno vycentrovat každý řádek atributu „adresát“ vzhledem k nejdelšímu řádku.

Požadavek 16 - Razítko schválení dokumentu Dokument je schválen úředníkem (úředníky) nebo speciálně vydaným dokumentem. Při schvalování dokumentu úředníkem musí schvalovací razítko obsahovat slovo SCHVÁLENO (bez uvozovek), název funkce osoby schvalující dokument, jeho podpis, iniciály, příjmení a datum schválení, například:

SCHVÁLENO ředitelem JSC Kino

A.V. Stepanov 20_ Je povoleno vycentrovat prvky podpěry vzhledem k nejdelší čáře.

Když dokument schvaluje několik úředníků, jejich podpisy jsou umístěny na stejné úrovni.

Při schvalování dokumentu usnesením, rozhodnutím, příkazem, protokolem je schvalovací razítko tvořeno slovem SCHVÁLENO (SCHVÁLENO, SCHVÁLENO, SCHVÁLENO) (bez uvozovek), názvem schvalovacího dokumentu v instrumentálním případě, jeho datem a číslem, schvalovacím razítkem. například:

SCHVÁLENO zápisem z valné hromady akcionářů ze dne 15. února 2013 č. Schvalovací razítko je umístěno v pravém horním rohu dokumentu.

Přibližný seznam dokumentů podléhajících schválení /12/:

ÚKOLY (pro projektování zařízení, technických konstrukcí, investiční výstavba technické, atd.);

POKYNY (úřední, kancelářská práce, bezpečnost, interní pracovní řád atd.);

STANDARDY (spotřeba surovin, zásob, elektřiny, počet zaměstnanců atd.);

ZPRÁVY (o výrobní činnosti, služebních cestách, vědeckých výzkumná práce Ach);

SEZNAMY (pozice zaměstnanců s nepravidelnou pracovní dobou;

standardní dokumenty generované při činnosti organizací s uvedením doby uchovávání atd.);

PLÁNY (výrobní, stavební a instalační práce, vědeckovýzkumné práce, práce vědeckotechnické rady atd.);

PŘEDPISY (o organizaci, strukturální jednotce, prémiích atd.);

CENY (za práci apod.);

ODHAD NÁKLADŮ (na údržbu řídícího aparátu, použití prostředků z podnikového fondu, na investiční výstavbu atd.);

STANDARDY (stát, průmysl, technické podmínky);

STRUKTURA A PERSONÁL;

TARIFNÍ SAZBY;

FORMULÁŘE jednotných dokumentů;

Podpěry 17 - Usnesení Usnesení se zapisuje na příchozí a interní dokumenty, zvážené vedením, v pravé horní části dokumentu mezi adresátem a textem na prvním listu dokumentu. Usnesení obsahuje příjmení a iniciály exekutorů, obsah příkazu, lhůtu pro provedení, podpis a datum, např.

N.V. Morozová, K.P. Štěpánová Připravte prosím návrh smlouvy s JSC NORD

do 15.02. Osobní podpis 02.02. Je-li v usnesení uvedeno více exekutorů, odpovídá za exekuci první exekutor uvedený v seznamu.

Pokud je nutné napsat druhé a další rozlišení, jsou umístěny na libovolném volném místě na přední straně dokumentu.

Usnesení je dovoleno zapisovat na samostatný list.

Rekvizity 18 - Nadpis k textu Nadpis k textu je stručným shrnutím hlavního významu textu dokumentu. Název je gramaticky shodný s názvem dokumentu, například:

ROZKAZ k reorganizaci podniku nebo POKYNY K PRÁCI pro sekretářku-asistentku Na dokumentech formátu A5 je dovoleno neuvádět název textu.

Detail 19 - Kontrolní značka Tento detail se umisťuje pouze na dokumenty, jejichž provedení bylo kontrolováno. Značka obsahuje písmeno „K“ nebo slovo „CONTROL“, vyražené barevnou fixou (tužkou) nebo speciálním razítkem.

Značka je umístěna v pravém horním rohu dokumentu.

Požadavek 20 - Text dokumentu Text dokumentu je vyhotoven v ruštině nebo v národním jazyce v souladu s právními předpisy Ruské federace a zakládajících subjektů Ruské federace o státních jazycích.

Texty dokumentů jsou psány pouze v ruštině při jejich zasílání federálním vládním orgánům, vládním orgánům ustavujících subjektů Ruské federace, podnikům, které nespadají pod jurisdikci daného ustavujícího subjektu Ruské federace nebo se nacházejí na území jiného ustavujícího subjektu. subjekty Ruské federace.

Text dokumentu z hlediska struktury, přijatého znění, ustálených frází a syntaktických struktur přímo souvisí s typem dokumentu. V praxi kancelářské práce se však vyvinuly obecné požadavky, které se vztahují na texty většiny manažerských dokumentů:

Stručnost a přesnost prezentace informací, eliminace dvojího výkladu;

Objektivita ohledně spolehlivosti informací;

Vypracování pokud možno jednoduchých dokumentů, t.j. obsahujících jednu otázku, pro usnadnění a urychlení práce s nimi;

Strukturování textu dokumentu, jeho rozdělení na takové sémantické části jako úvod, důkaz, závěr;

Široké použití sítotisku a standardní texty při popisu opakujících se situací řízení.

Stručnosti je dosaženo použitím jednoduchých vět, vyloučením opakování a zbytečných detailů. Texty dopisů a faxů by neměly mít více než jednu stránku. Pokud dokument obsahuje více než jednu stránku textu, jsou stránky číslovány od druhé. Číslo stránky je umístěno uprostřed horního pole bez pomlček a teček.

Přesnost prezentace podstaty dokumentu závisí na správném použití slov a frází. Při sestavování dokumentů byste se měli častěji odvolávat na slovníky (výkladové, pravopisné, cizí slova).

Velké texty jsou obvykle rozděleny do oddílů, odstavců, pododstavců pomocí arabských číslic s tečkami za nimi:

HR služby široce využívají dokumenty aplikačního formuláře, které obsahují konstantní informace ve formě otázek a prostoru pro variabilní informace o odpovědích, kde lze umístit možnosti odpovědí pro výběr.

V marketingových dokumentech se často používají dotazníkové formuláře.

Texty ve formě tabulek se používají v plánovacích, finančních, výkaznických a dalších dokumentech. Nad tabulkou je umístěn nadpis, který odráží její obsah. Sloupce a řádky tabulky musí mít nadpis vyjádřený podstatným jménem v nominativu. Pokud se tabulka tiskne na více stránek, musí být sloupce tabulky očíslovány, na dalších stránkách se tisknou pouze čísla sloupců. Pokud existuje více tabulek, pak nad tabulkou vpravo napište slovo „Tabulka“ a uveďte její sériové číslo (bez znaku č.). Text dokumentu musí obsahovat odkazy na všechny tabulky v něm obsažené.

Požadavek 21 - Značka o přítomnosti přílohy Pokud má dokument přílohu uvedenou v textu, pak se značka o přítomnosti přílohy vyhotoví ve zkrácené podobě:

Aplikace: 4l. ve 2 kopiích.

Slovo Dodatek se bez ohledu na počet přiložených dokumentů používá vždy v jednotném čísle a je umístěno za textem od okraje levého okraje.

Pokud má dokument přílohy, které nejsou v textu uvedeny, jsou uvedeny s uvedením názvu, počtu listů v každé příloze a počtu kopií, například:

Příloha: 1. Potvrzení o převzetí díla na základě smlouvy č. 1 ze dne 18. ledna 2013, 4 strany. ve 2 kopiích.

2. Potvrzení o převzetí díla dle smlouvy č. 124 ze dne 23.5.2013 na l. v 1 kopii.

Pokud je příloha dokumentu v jedné kopii, pak se počet kopií neuvádí. Pokud jsou přihlášky svázány, počet listů se neuvádí.

V příloze správního dokladu na jeho první straně v pravém horním rohu napište „Příloha č.“ s uvedením názvu správního dokladu, jeho data a evidenčního čísla, např.

Příloha č. k příkazu ředitele OJSC „Kino“ ze dne 2. 12. 2013 č. Je-li k dokumentu připojen další dokument, který má také přílohu, sepisuje se poznámka o přítomnosti přílohy takto:

Příloha: dopis Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 12. ledna 2013 č. 02-6/172 a jeho příloha, celkem 20 stran.

Pokud žádost není odeslána na všechny adresy uvedené v dokumentu, je vydána poznámka o její dostupnosti takto:

Aplikace: na 5l. v 1 kopii. na první adresu.

Je povoleno tisknout slovo „APPENDIX“ velkými písmeny a také tento výraz vycentrovat, název dokumentu, jeho datum a evidenční číslo vzhledem k nejdelšímu řádku.

Detail 22 - Podpis Atribut „Podpis“ obsahuje: název funkce osoby, která dokument podepsala (úplný, pokud dokument není vyhotoven na formuláři, a zkrácený pro dokument vyhotovený na formuláři);

osobní podpis;

dešifrování podpisu (iniciály, příjmení), například:

Ředitel JSC "Nord" Osobní podpis I.L. Sidorov Nebo na formuláři:

ředitel Osobní podpis I.L. Sidorov Při sepisování dokumentu na hlavičkovém papíře úředníka není pozice této osoby uvedena.

Při podepisování dokumentu několika úředníky jsou jejich podpisy umístěny pod sebou v pořadí odpovídajícím zastávané pozici, například:

Generální ředitel Osobní podpis A. A. Kotov Hlavní účetní Osobní podpis K. I. Bykova Při podepisování dokumentu několika úředníky stejného postavení jsou jejich podpisy umístěny na stejné úrovni, například:

Generální ředitel Generální ředitel OJSC Kino OJSC Videoservice Osobní podpis G.V. Sidorov Osobní podpis K.V. Vasiliev Při podepisování společného dokumentu se první list nevypisuje na hlavičkový papír.

Dokumenty vypracované komisí neuvádějí pozice osob, které dokument podepsaly, ale jejich odpovědnost v rámci komise, například:

Předseda komise Osobní podpis A.A. Grigoriev Členové komise Osobní podpis I.V. Golubev Osobní podpis A.S. Petrov Osobní podpis V.O. Belyakov Dokument může být podepsán úřadujícím úředníkem s uvedením jeho skutečné pozice a příjmení. Před názvem pozice není dovoleno vkládat předložku „Pro“, ručně psaný nápis „Zástupce“ nebo lomítko.

Požadavek 23 - Razítko schválení dokumentu Schválení je předběžné posouzení záležitostí obsažených v návrhu dokumentu. Koordinace může být vnější i vnitřní. Externí schválení se vydává se schvalovacím razítkem, interní schválení - s vízem.

Schvalovací razítko dokumentu se skládá ze slova DOHODNUTO, funkce osoby, se kterou je dokument schvalován (včetně názvu organizace), osobního podpisu, přepisu podpisu (iniciály, příjmení) a data schválení, popř. příklad:

SOUHLASÍM Náměstek Předseda Gosstandart Osobní podpis V.V. Kotova 05.02. Pokud se schválení provádí dopisem, protokolem atd., vyhotovuje se schvalovací razítko takto:

DOHODNUTO Zápis ze schůze odborového výboru ze dne 21.02.2013 č. Náležitost 24 - Schválení dokladu víza Interní schválení se uděluje s „vízem“, které obsahuje podpis indosanta, přepis podpisu (iniciály, příjmení) a datum . V případě potřeby uveďte pozici držitele víza, například:

Vedoucí právního oddělení Osobní podpis N.V. Gorochov 21.02. Pokud jsou nějaké připomínky, mohou být po schválení vypracovány na samostatný list s označením „Připomínky jsou připojeny“.

Víza se připevňují na poslední list první kopie administrativního dokumentu, v odchozích dokumentech - na poslední list kopie, který zůstane organizaci.

Podle uvážení organizace je povoleno schvalovat dokument a jeho přílohy stránku po stránce.

Požadavek 25 - Otisk pečeti Otisk pečeti osvědčuje pravost podpisu úřední osoby na listinách stanovených zvláštními předpisy osvědčujícími práva osob zaznamenávajících skutečnosti týkající se finančního majetku.

Otisk pečeti se nalepí tak, aby zachycoval část pracovní pozice osoby, která dokument podepsal, část jeho osobního podpisu a byla jasně čitelná.

Dokumenty jsou ověřeny pečetí organizace. V vládní organizace K tomuto účelu slouží úřední pečeť, nevládní organizace používají firemní pečeť, která je ekvivalentem úřední pečeti.

Přibližný seznam dokumentů ověřených úřední pečetí (nebo pečetí organizace) /12/:

ZÁKONY (přejímka dokončených předmětů, zařízení, provedené práce, odpis, zkouška atd.);

PLNÉ MOC (pro přijímání zásob, vedení obchodu atd.);

SMLOUVY (o finanční odpovědnosti, dodávkách, smlouvách, nájmu, práci atd.);

ÚKOLY (pro design, investiční výstavbu, technické atd.);

APLIKACE (na zařízení, vynálezy atd.);

ŽÁDOSTI (o akreditiv, odmítnutí přijetí atd.);

ZÁVĚRY A RECENZE organizací na disertační práce a abstrakty;

SLOVA POPRAVY;

CESTOVNÍ CERTIFIKÁTY;

VZORKY otisků pečetí a podpisů zaměstnanců oprávněných k provádění finančních a ekonomických činností;

PODÁNÍ a petice (pro udělení řádů a medailí Ruské federace);

DOPISY (záruka na provedení práce, služeb apod.);

OBJEDNÁVKY (bankovnictví, rozpočet, platba atd.);

PŘEDPISY (o ministerstvech, resortech);

PROTOKOLY (schválení, plány dodávek atd.);

REGISTRACE (šeky, rozpočtové příkazy);

ODHADOVANÉ (náklady na údržbu řídícího aparátu, na kalkulaci podle smlouvy, na investiční výstavbu);

CERTIFIKÁTY (o naběhlých mzdách, platbách pojistných částek, použití rozpočtových přídělů atd.);

ROZVRH ZAMĚSTNANCŮ a jeho změny.

Detail 26 - Značka na ověření kopie Při osvědčování, že kopie dokumentu odpovídá originálu, uveďte pod detail „Podpis“ ověřovací nápis „True“, pozici osoby, která kopii ověřila, vlastní podpis , přepis podpisu (iniciály, příjmení) a datum ověření, například:

Skutečný tajemník-referent Osobní podpis A.S. Sergeeva 22.02. Je povoleno potvrdit kopii dokumentu pečetí určenou podle uvážení organizace.

Požadavek 27 - Značka o vykonavateli Příjmení a iniciály vykonavatele písemnosti a jeho telefonní číslo do kanceláře se umístí na přední nebo zadní stranu posledního listu písemnosti v levém dolním rohu, např.:

S.I. Novikov 545 25 Requisite 28 - Značka na vyhotovení dokumentu a jeho odeslání do spisu Značka se umístí na vyhotovené dokumenty, které podléhají odpisu do spisu pro následné uložení a použití pro referenční účely.

Značka obsahuje: stručnou informaci o provedení (pokud neexistuje dokument dokládající provedení), pokud existuje dokument - odkaz na číslo a datum, slova „Do spisu“, číslo jednací, ve kterém bude dokument uložen . Značka musí být podepsána a datována vykonavatelem dokumentu nebo vedoucím organizační jednotky, v níž byl dokument vyhotoven, například:

V případě 4/ Problém byl vyřešen, ale telefonicky s Ch. účetní OJSC "UNI-PRINT"

22.02.2013 II podpis Requisite 29 - Označení při převzetí dokumentu organizací Označení při převzetí obsahuje pořadové číslo a datum přijetí dokumentu (v případě potřeby - hodiny a minuty) a je na došlé dokumenty nalepeno ručně nebo pomocí speciální registrační známky.

Registrační razítko obsahuje název organizace, místo pro datum přijetí dokumentu a místo pro jeho příchozí číslo, například:

JSC "Nota"

Date_In. číslo Požadavek 30 - Identifikátor elektronické kopie dokumentu Identifikátorem elektronické kopie dokumentu je značka (patička) umístěná v levém dolním rohu každé stránky dokumentu a obsahující název souboru na počítačovém médiu, datum a další vyhledávací data nainstalovaná v organizaci.

4. DOKUMENTAČNÍ SYSTÉMY 4.1. Systémová konstitutivní dokumentace Podnik začíná existovat okamžikem jeho státní registrace jako právnické osoby. Článek 51 občanského zákoníku Ruské federace uvádí, že „nesoulad ustavujících dokumentů se zákonem má za následek odmítnutí státní registrace právnické osoby“ /4/.

Jak zákon vykládá pojem „ustavující dokumenty“? Ustanovení 1 článku 52 občanského zákoníku Ruské federace pojmenovává dokumenty, na jejichž základě právnické osoby jednají.

Tyto dokumenty definují právní status právnickou osobou a nazývají se konstituční, protože jsou nezbytným předpokladem pro vznik právnických osob /4/.

Většina právnických osob působí na základě individuální zakládací listiny, například akciové společnosti, veřejné organizace atd.

Zakládací listiny mnoha právnických osob musí být vypracovány na základě podzákonných norem – standardních (vzorových) zakládacích listin schválených vládními orgány. Například existuje standardní ustanovení o vzdělávací instituce, který je základem pro vypracování stanov těchto institucí.

Pro ostatní skupiny právnických osob zákon stanoví jak přítomnost zakládající smlouvy, tak zakládací listiny, např. pro společnost s ručením omezeným (sro), sdružení, svazek apod. Některé právnické osoby jednají pouze na základě zakládací smlouvy. ustavující smlouva. Jedná se o obchodní společnosti (komanditní a komanditní společnosti) (§ 70 a 83 občanského zákoníku).

"Je uzavřena ustavující dohoda právnické osoby a charta je schválena jejími zakladateli (účastníky)," říká článek 52 občanského zákoníku Ruské federace. Rozdílné postupy pro přijímání zakládací smlouvy a zakládací listiny ukazují na různou právní povahu těchto dokumentů. Zakládající smlouva o vzniku právnické osoby je občanskoprávní smlouvou mnohostranné povahy, která se uzavírá sepsáním jednoho dokumentu podepsaného všemi jejími účastníky. Obecně je závazná pro zakladatele i pro právnickou osobu na jejím základě vytvořenou.

Listina je svou právní povahou zvláštním místním normativním aktem, který schvalují zakladatelé. Zároveň je pro každý typ organizace stanoven určitý schvalovací postup: například charta spotřební družstvo musí schválit valná hromada jejích členů, zakladatelská listina akciová společnost- ustavující zastupitelstvo se třemi čtvrtinami hlasů.

Zakládací listina je závazná nejen pro právnickou osobu samotnou a její zakladatele, ale i pro všechny třetí osoby, které s ní vstupují do občanskoprávních a jiných vztahů. Rozhodčí soudy při rozhodování vycházejí z toho, že ustanovení listiny, pokud se odchylují od podmínek ustavující smlouvy, mají větší právní sílu.

Zákonodárci přímo počítají s případy, kdy je právnická osoba vytvořena jedním zakladatelem a má jím schválenou pouze zakladatelskou listinu jako zakládající dokument.

Článek 52 občanského zákoníku Ruské federace uvádí, že ustavující dokumenty určují „název právnické osoby, její umístění (sídlo), postup pro řízení činností právnické osoby a obsahují také další informace stanovené zákonem. pro právnické osoby odpovídajícího typu.

Obsah zakládajících listin je tedy určen článkem 52 „Zakládací listiny právnických osob“, jakož i zvláštními články o právnických osobách (čl. 70 pro veřejnou společnost, čl. 83 pro komanditní společnost, čl. 89 pro komanditní společnost společnost, § 98 pro akciovou společnost, § 116 pro spotřebitelské družstvo) a příslušné zákony (zákon o bankách, zákon o burzách, zákon o veřejných organizacích atd.).

Zakládací listina právnické osoby se skládá z několika částí:

1) Obecná ustanovení (uvádí se celý název, zakladatelé a adresa právnické osoby).

2) Majetek právnické osoby.

3) Druhy činností.

4) Struktura právnické osoby.

5) Práva a povinnosti právnické osoby.

6) Řízení a kontrola finančních a ekonomických činností.

7) Reorganizace a likvidace právnické osoby.

MINISTERSTVO ZEMĚDĚLSTVÍ RUSKÉ FEDERACE

Federální státní vzdělávací instituce

vyšší odborné vzdělání

"ČELJABINSKÁ STÁTNÍ ZEMĚDĚLSKÁ UNIVERZITA"

Vzdělávací a metodické řízení

Katedra řízení zemědělské výroby

DOKUMENTACE ČINNOSTI ŘÍZENÍ

(Školící a pracovní programy, výukové materiály)

Specialita 080502 - Ekonomika a řízení podniků (agroprůmyslový komplex)

Čeljabinsk

Vzdělávací a metodický komplex pro obor „Dokumentace řídící činnosti“ je sestaven v souladu s požadavky federální složky na povinný minimální obsah a úroveň přípravy certifikovaného specialisty v cyklu všeobecných odborných disciplín státního vzdělávacího standardu. vyššího odborného vzdělávání, schváleno Ministerstvem školství Ruské federace dne 17. března 2000 č. 238 ekv/ společný podnik na základě přibližného programu disciplíny „Dokumentace řídících činností“, schváleného MŠMT ČR. Ruská federace as přihlédnutím k tomu pracovní program akademická disciplína schválená na ChSAU pro obor 080502 Ekonomika a řízení podniků (agroprůmyslový komplex) ze dne 20.3.2003.

Vzdělávací komplex je určen pro studenty získávající kvalifikaci „ekonom-manažer“.

Sestavil Čl. učitel

Katedra řízení zemědělské výroby V. A. Okunev

Vzdělávací a metodický komplex byl projednán na poradě odboru řízení zemědělského podniku „____“ ___________ 2006 (zápis č. ____).

Vzdělávací a metodický komplex byl schválen Akademickou radou Ekonomické fakulty „____“ __________ 2006 (č. protokolu _____).

	Požadavky státních standardů vyššího odborného vzdělávání na povinné minimum odborné školení …………………………………………………………………
	Tréninkový program…………………………………………………….
		Cíl a úkoly …………………………………………………
	Pracovní program ………………………………………………………….
		Rozsah disciplíny a typy akademické práce……………….
		Rozdělení studijního času podle sekcí a témat.
	Metodické materiály ………………………………………………………………….
		Vzdělávací a metodický vývoj …………………………..
		Terminologické minimum …………………………………..
		Požadavky na udělení zápočtu ………………………………………………………………
		Otázky pro testování ………………………………………………………………….
	Materiální a technické zabezpečení disciplíny ………………

1. Požadavky Státních standardů pro vyšší odborné vzdělávání na povinné minimum

odborný výcvik

Ve státním vzdělávacím standardu vyššího odborného vzdělávání (Státní vzdělávací standard pro vyšší odborné vzdělávání) odbornost 080502 - Ekonomika a řízení podniku (zemědělského komplexu) ze dne 17.3.2000. č. 238 ekv/sp je dán následující obsah disciplíny:

	Názvy disciplín a jejich hlavní sekce	Celkový počet hodin
	Dokumentace řídící činnosti: Dokumentační a dokumentační systémy; manažerská dokumentace: požadavky na sestavení a provedení, vzor formuláře, složení a umístění detailů; sepisování a vyřizování základních dokumentů: dohody, smlouvy, objednávky, memoranda, protokoly, úkony, osvědčení a doklady osobního původu; organizace toku dokumentů; systematizace dokumentů, nomenklatura pro jejich tvorbu a ukládání; moderní metody a techniky tvorby dokumentů; obchodní a obchodní dopisy: klasifikace, struktura, standardní fráze a výrazy; pravidla a formy obchodní korespondence se zahraničními partnery; korespondence související s periodickými událostmi a jiná korespondence; organizování práce s dokumenty obsahujícími důvěrné informace.

2. Učební plán

2.1. Cíl a úkoly

2.1.1. Místo akademické disciplíny ve vzdělávacím procesu

a její význam při formování ekonoma-manažera

Znalost teorie a zvládnutí dovedností tvorby a zpracování řídících dokumentů je základem oboru „Dokumentace řídících činností“ a zaujímá důležité místo v přípravě ekonoma-manažera.

2.1.2. Účel akademické disciplíny

Účelem výuky disciplíny je poskytnout znalosti potřebné pro správnou přípravu a zpracování dokumentů vzniklých v procesu tvorby a realizace manažerských rozhodnutí, osvojení si obecně uznávané slovní zásoby a stylu obchodní korespondence.

2.1.3. Cíle akademické disciplíny

Cíle studia oboru:

seznámit studenty s obecné zásady dokumentační podpora činnosti podniku agroprůmyslového komplexu s postupem pro dokumentaci informací;

naučit studenty organizovat informace do samostatných kategorií;

seznámit studenty s organizací racionálního pohybu dokumentů v podniku zemědělsko-průmyslového komplexu;

naučit studenty pravidlům a formám obchodní korespondence.

2.1.4. Požadavky na úroveň přípravy studenta

V důsledku studia oboru musí studenti:

mít nápad

o historii vývoje systému státní správy záznamů v Rusku;

o organizaci práce s dokumenty v podniku zemědělsko-průmyslového komplexu;

o organizaci pohybu dokladů v podniku zemědělsko-průmyslového komplexu.

GOST R 6,30 – 97 USD. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci. – M.: Nakladatelství Standardy, 1997;

regulační dokumenty o normalizaci v oblasti kancelářské práce platné na území Ruské federace;

dokumentační systémy, požadavky na přípravu a zpracování dokumentů, moderní metody a techniky tvorby dokumentů;

pravidla a formy obchodní korespondence.

kvalifikovaně vypracovávat řídící dokumenty používané v činnosti zemědělských podniků;

používat při svých činnostech aplikovaný software a kancelářské vybavení.

mít dovednosti

vypracování řídicích dokumentů v podniku zemědělsko-průmyslového komplexu;

práce na PC k přípravě elektronických dokumentů.

Sekce 1.Organizace práce s dokumenty v podniku agroprůmyslového komplexu

1.1. Historie vývoje systému veřejné správy v Rusku

Kancelářské práce ve starověkém ruském státě. Objednejte si papírování. Systémy správy vysokoškolských záznamů. Systém práce ministerského úřadu. Historie řízení a kancelářské práce v období po říjnu 1917 do současnosti.

1.2. Obecná pravidla pro vypracování řídících dokumentů

Dokumentační podpora pro zemědělské podniky. Klasifikace dokumentů. Státní normy pro dokumentaci. Požadavky na formuláře podnikových dokumentů. Složení detailů dokumentu, požadavky na jejich provedení.

1.3. Organizace toku dokumentů v podniku zemědělsko-průmyslového komplexu

Koncept toku dokumentů. Příjem a prvotní zpracování dokumentů. Distribuce přijatých dokumentů. Registrace dokumentů. Kontrola provádění dokumentů. Odesílání dokumentů.

1.4. Systemizace a aktuální ukládání dokumentů. Zpracování pro pozdější uložení

Názvosloví případů. Vytváření a aktuální ukládání souborů. Zkoumání hodnoty dokumentů. Evidence případů. Archivní ukládání dokumentů.

1.5. Ochrana informací o dokumentu

Skládání důvěrných informací. Pokyny pro ochranu informací o dokumentu. Třídy pro omezení přístupu k informacím. Zdroje a kanály pro zveřejnění důvěrných informací. Opatření na ochranu informací v dokumentu.

Oddíl 2. Vypracování a provedení základních řídících dokumentů

Organizační dokumenty podniku agroprůmyslového komplexu

Účel a skladba organizační dokumentace. Organizační dokumenty různých podniků organizačních forem. Personální stůl. Náplň práce zaměstnanců. Pravidla.

Administrativní dokumenty podniku agroprůmyslového komplexu

Účel a skladba administrativní dokumentace. Postup při vydávání správních dokladů. Vyhotovování a vyřizování dokumentů vystavených v kolegiálním prostředí. Vypracovávání a vyřizování dokumentů vydávaných na základě jednoty velení.

Referenční - informační a referenční - analytické dokumenty podniku Agroprůmyslového komplexu

Účel a složení referenční a analytické dokumentace. Druhy korespondence, pravidla pro přípravu úředních dopisů, telegramů, telefonních zpráv, faxů, elektronických zpráv. Registrace aktů.

Dokumenty o personálu podniku agroprůmyslového komplexu

Pracovní dokumenty (žádost, dotazník, autobiografie, životopis) a pravidla pro jejich přípravu. Pracovní smlouvy. Specifika vydávání rozkazů pro personál.

Hlavní:

1) Sbírka zákonů Ruské federace.1994 - 1997

2) GOST R 6.30 – 97. Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci. M.: Standards Publishing House, 1997

3) Změna č. 1 GOST R 6.30 – 97. Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu podkladů“ s účinností od 1.4.2000.

4) GOST 6.01.1 – 87. Jednotný systém klasifikace a kódování technických a ekonomických informací. – M.: Nakladatelství standardů, 1987.

5) GOST 6.10.4 – 84. Jednotné systémy dokumentace. Poskytnutí právní moci dokumentům na stroji psaných médiích a typogramů vytvořených počítačovou technikou. Základní ustanovení. – M.: Nakladatelství standardů, 1984.

6) GOST 6.10.5 – 87. Jednotné systémy dokumentace. Požadavky na konstrukci vzorového formuláře.- M.: Nakladatelství standardů, 1987.

7) GOST 6.10.7 – 90. Jednotný systém dokumentace zahraničního obchodu. Formulář - ukázka - M.: Nakladatelství standardů, 1990.

8) GOST 16487 –83. Vedení a archivace záznamů. Termíny a definice - M.: Standards Publishing House, 1983.

9) Celoruský klasifikátor řídící dokumentace. .- M.: Standards Publishing House, 1994.

10) Státní systém dokumentační podpory řízení. Základní ustanovení, obecné požadavky na dokumenty a služby podpory dokumentace. – M.: VNIIDAD, 1991.

11) Standardní pokyny pro kancelářskou práci na ministerstvech a útvarech Ruské federace. – M.: Rosarkhiv, 1994.

12) Andreeva V.I. Kancelářské práce: praktická příručka, 7. vydání, - M.: JSC Business School „Intel-sintez“, 2000.

13) Andreeva V.I. Kancelářské práce v personální službě. Praktická příručka se vzorovými dokumenty, 2. vydání, opraveno. doplněno.- M.: JSC Business School “Intel-sintez”, 1998.

14) Andreeva V.I. Ukázky dokumentů v kancelářské práci: požadavky na tok dokumentů společnosti (na základě GOST Ruské federace) - M. Business School „Intel-sintez“, 1997.

15) Basakov M.I. Základy kancelářské práce v otázkách a odpovědích: učebnice pro studenty vyšších a vysokých škol. – Rostov na Donu: Phoenix, 1997.

16) Basakov M.I. Kancelářské práce a korespondence v otázkách a odpovědích, učebnice pro studenty ekonomických VŠ a VOŠ - 2. vyd., přepracovaná. a doplňkové – Rostov na Donu: Phoenix, 2000.

17) Bondareva T.M. Sekretářské práce: praktické. příspěvek. – M.: Vyšší škola, 1989.

18) Verkhovtsev A.V. Kancelářské práce v personální službě. –M.: INFRA – M., 1999.

19) Kirsanová M.V. Moderní kancelářská práce v personálním servisu. – M.: INFRA – M., 2000.

20) Kuzněcovová T.V. a další Kancelářské práce (organizace a technologie podpory dokumentace pro management): učebnice pro vysoké školy. – M.: JEDNOTA – DANA, 2000.

21) Dokumenty a kancelářské práce: referenční příručka / Kuznetsova T.V. a další/ - M.: Ekonomie, 1991.

22) Koltunova M.V. Obchodní dopis: co pisatel potřebuje vědět. - M. Delo, 1998.

23) Kudryaev V.A. Organizace práce s dokumenty: učebnice M.: INFRA - M., 1998.

24) Kudryaev V.A. Organizace práce s dokumenty: učebnice M.: INFRA - M., 1999.

25) Pechnikova T.V., Pechnikova A.V., Dokumentační podpora činnosti organizace. Tutorial. – M.: „Tandem“ – EKMOS, 1999.

26) Pechníková T.V., Pechníková A.V. Procvičte si práci s dokumenty v organizaci. Tutorial. - M.: Tandem - ECMOS, 1999.

27) Stenyukov M.V. Ukázky dokumentů o kancelářské práci: Směrnice pro sestavení podle nové normy GOST R 6.30 - 97.- M.: PRIOR, 1998.

28) Stenyukov M.V. Příručka tajemníka. – M.: PRIOR, 1998.

Další:

1) Andreeva V.I., Batyuk S.N. Pokyny pro dokumentační podporu činnosti firmy: praktická práce. manuál pro nestátní aktéry. –M.: JSC "Technolux - 2", 1995.

2) Veselov P.V. Moderní obchodní psaní v průmyslu. – 3. přepracované vydání. a doplňkové – M.: Nakladatelství standardů, 1990.

3) Veselov P.V. Jste sekretářkou. - M.: Standards Publishing House, 1993

4) Jay Ross. Jak psát návrhy a zprávy, které přinášejí výsledky / přel. z angličtiny/. Mn.: Amalthea, 1997.

5) Dobson N. Jak psát obchodní dopisy: praktický průvodce pro každého. /za. z angličtiny / - Čeljabinsk: Ural LTD, 1997.

6) Náplň práce. . – M.: PŘEDCHOZÍ, 2000.

7) Zagorskaya A.P. atd. Kniha dopisů pro obchodní korespondenci: v ruštině a angličtině. jazyky - M.: Moskevský dělník, 1992.

8) Kuzněcovová A.N. Psaní a kancelářské práce. – 2. vyd. – M: DOSAAF, 1987.

9) Tepper R. Jak zvládnout umění obchodního psaní: 250 dopisů a poznámek na pomoc manažerovi: přel. z angličtiny – M.: UNITY, 1994.

10) Feller M.D., Poltorak Yu.L. Vytváření textových produkčních dokumentů. .- M.: Standards Publishing House, 1990.

11) Felser A.B., Misserman M.A. Kancelářská práce. Referenční příručka. – K.: Vyšší škola, 1990.

12) Encyklopedie kanceláře: praktická. manuál pro sekretářku /srov. I.V. Samykina/.- M.: BINOM, 1995.

3. Pracovní program

3.1. Rozsah disciplíny a typy akademické práce

Celková pracnost akademického oboru je rozložena mezi hlavní typy akademické práce a semestry v souladu s pracovním osnovy, schválené Akademickou radou ChSAU dne 10. května 2001, takto.

	Typ výchovné práce	Celkem, hodiny	Včetně podle semestru
	Celková pracnost oboru
	Sluchové lekce
	Přednášky
	Praktické lekce
	Samostatná práce
	Test
	Domácí práce
	Finální kontrola
	Test

3.2. Rozdělení studijního času podle sekcí a témat

	Název sekce a téma			Třídní lekce, hodina		Samostatná práce studenta, hod
					Prak-tich. zan.
Sekce 1. Organizace práce s dokumenty v podniku agroprůmyslového komplexu
	Historie vývoje systému veřejné správy v Rusku
	Obecná pravidla pro vypracování řídících dokumentů
	Organizace toku dokumentů v podniku zemědělsko-průmyslového komplexu
	Systemizace a aktuální ukládání dokumentů. Zpracování případů pro pozdější skladování