Analiza disciplinei de performanță

Datele privind evoluția și rezultatele controlului asupra executării documentelor sunt analizate periodic. De regulă, informații despre starea disciplinei de performanță sunt promise lunar. Rezultatele muncii artiștilor interpreți arată cel mai clar dacă rapoartele lunare transmise conducerii indică:

· numărul total de documente din munca artiștilor interpreți;

· numărul (%) de lucrări finalizate înainte de termen;

· numărul (%) necompletat sau completat mai târziu de termenele stabilite;

· întârzieri în executarea acțiunilor de lucru;

· motivele întârzierilor în execuție.

Pe baza analizei acestor date, managementul ia măsuri pentru îmbunătățirea disciplinei executive, accelerarea fluxului de documente al organizației și creșterea cultura generala lucrul cu documente.

Forma răspunderii pentru executarea în timp util a documentelor

În conformitate cu USORD, motivele pentru care documentele sunt întârziate cu termene limită includ:

· flux mare de documente, de ex. depășirea volumului de muncă al angajatului;

· disciplină de performanță scăzută (atitudine neglijentă a angajatului);

· managerul este foarte ocupat, ceea ce determină o slăbire a controlului asupra angajaților săi;

· defect mijloace tehnice proiectare și circulație.

Există două forme de responsabilitate:

· administrativ (amenda, privarea de bonus, mustrare orală și scrisă, mustrare);

· disciplinare (retrogradarea temporară, amânarea concediului și concedierea în cazul în care salariatul nu a furnizat o notă explicativă din cauza încălcării termenelor de control).

Analiza controlului asupra executării documentelor bazate pe cercetare - în Tribunalul Semenovsky din regiunea Nijni Novgorod

Totul a început când Judecătoria Semenovsky a devenit interesată de istoria sistemului judiciar pământ natal. Și au început să strângă materiale istorice cât au putut. Districtul Semenovsky în sine are un trecut istoric lung. După cum știm din istorie. După scindarea Bisericii Ortodoxe, susținătorii vechii credințe au fugit în pădurile noastre Trans-Volga, s-au așezat pe malul râului Kerzhenets, au creat mănăstiri și, datorită locației lor, au primit numele de „Kerzhaks”, ceea ce înseamnă și înseamnă o fortăreață a vechii credințe. Istoria regiunii Semionovsky, și nu numai ea, a fost descrisă în cartea sa de M. Pechersky „În păduri”.

În 1780, s-au format tribunale districtuale în provincia Nijni Novgorod - organe judiciare imobiliare pentru cauze civile și penale ale nobililor, iar mai târziu alte moșii în zone rurale si judete.

În anul 1787, în orașul Semenov nu exista tribunal ocol și tutelă nobiliară, nu exista nici magistrat, iar când semenoviții au cerut să se înființeze o instanță conștiincioasă, deoarece din cauza populației reduse puteau da în judecată primarii.

În 1796, a fost creată curtea districtuală Semenovsky, unde, în urma auditului, evaluatorul Curții Superioare Zemstvo, Zhedrinsky, a fost transferat ca judecător. Judecător al consiliului inferior districtual Semenovskaya P. Boshchanov a fost ales asesor, iar D. Shnitinkov - secretar al tribunalului raional Semenovsk.

Reforma judiciară din 1864 a schimbat radical sistemul judiciar și procedurile judiciare create pe baza „Instituției Guvernoratelor” din 1775; acestea au fost lichidate, s-au format noi instituții judiciare: tribunale cu judecători numiți (instanțele de circumscripție și camerele judiciare) și instanțele judecătorești. cu judecători aleși) magistrați și congrese ale judecătorilor de pace).

La 23 aprilie 1869 a fost înființată Tribunalul Districtual Nijni Novgorod. Instanțele de judecată, conduse de judecători de pace, erau o instanță inferioară cu proceduri sumare. Hotărârile instanței de judecată ar putea fi atacate la congresul raional al magistraților.

Judecătorii de pace de onoare din districtul Semenovsky au fost:

· Locotenentul A.N. Belochovsky:

· Secretar provincial N.N. Bologovsky:

· Prințul A.M. Volkonsky;

· Colegiat cu secretarul contele Shalashin.

Judecătorii magistratului orașului Semenovsky:

· 1835 - D. Skushovsky, F. Miledin;

· 1863 - K. Prudovsky, F. Khehnev, F. Hrenov;

· 1864 - I. Elunov, E Milelin;

· 1854 - S. Shoronov, M. Kiselev, Bochkarev.

După revoluție, magistratul orașului Semenovsky a fost redenumit tribunalul districtual Semenovsky.

La 3 iulie 1917 au fost aleși judecătorii de pace locali și au fost create șase districte de judecători locali, care deserveau atât districtele Semenovsky, cât și districtele Borsky, care făceau parte din districtul Semenovsky la acea vreme. Câteva informații despre cei care făceau justiție pe teritoriul districtului Semenovsky au fost găsite în arhive, dar abia din 1934.

Astfel, s-a stabilit că în octombrie 1034 V.V. a fost ales judecător popular al districtului Semenovsky. Zharinov, care a lucrat în această funcție până în 1040, a fost apoi transferat să lucreze în Ministerul Justiției al RSFSR. Din 1945 până în 1967, justiția în raionul Semenovsky a fost făcută de S.M. Sokolov, președintele Curții Populare Semenovsky din 1960 până în 1969 a fost K.E. Shevchuk. Apoi, din 1969 până în 1989, V.P. a lucrat ca președinte al curții Semenovsky. Zadorina. În 1989, Mihail Petrovici Smirnov a fost ales judecător al Tribunalului Popular Semenovsky, care a lucrat apoi ca președinte al Tribunalului Districtual Semenovsky din 1993 până în 1996. M.P. Smirnov a murit prematur. De asemenea, din 1963 până în 1982, D.I. a lucrat ca judecător al tribunalului Semenovsky. Kulkov, veteran al Marelui Războiul Patriotic, care a murit în 2006.

În prezent, judecătorii pensionari T.A. Andronycheva, care a lucrat din 1981 până în 2001, L.I. Onlyova - din 1997 până în 2005.

Din 1986 până în 1994, V.S. a lucrat ca judecător al Curții Semenovsky. Myasnikova, în prezent judecător al Tribunalului Regional Nijni Novgorod.

În prezent, Tribunalul Districtual Semenovsky este situat într-o clădire care a aparținut anterior Comitetului Districtual Semenovsky de Partid. Aici la inițiativa fostului președinte al tribunalului Semenovsky M.P. Smirnova, precum și judecătorii V.S. Myasnikova, depășind rezistența unor funcționari, a mutat instanța dintr-o clădire de lemn dărăpănată, îndeplinind ordinul președintelui Federației Ruse nr. 32-rp din 3 septembrie 1991 „Cu privire la măsurile urgente de îmbunătățire a activității instanțelor din RSFSR.” Clădirea ocupată nu îndeplinește pe deplin cerințele pentru sediul unei instanțe; este necesar să se realizeze renovare majoră clădire.

ÎN timp dat Curtea este computerizată, site-ul web al Tribunalului Semenovsky a fost creat pe internet, ceea ce promovează deschiderea și transparența, precum și accesibilitatea procedurilor judiciare pentru populația regiunii.

Până în 2003, evaluatorii populari au participat la judecarea cauzelor, ceea ce indică deschiderea procedurilor judiciare. Acum oricine poate obține o întâlnire cu orice judecător.

În 2003 au fost depuse spre examinare 190 de dosare penale (alte 213 civile), apoi în 2005 - deja 244 (248 civile), iar în cele nouă luni din 2006 - 175 (plus 174). Se dovedește că există aproximativ o sută de dosare pe judecător, iar unele dintre ele durează luni de zile.

Serviciu suport de documentare Consiliul își bazează activitatea pe următoarele documente de reglementare:

· Ordin Director general Departamentul Judiciar Curtea Supremă de Justiție Federația Rusă din 29 ianuarie 1999 nr. 8;

· Instrucțiuni temporare privind păstrarea evidențelor în instanța districtuală (modificată prin ordinul Curții Supreme a Federației Ruse din 29 ianuarie 1999 nr. 94);

· Instrucțiuni pentru menținerea statisticilor judiciare în instanțele de jurisdicție generală ale Federației Ruse, departamentele (diviziunile) Departamentului Judiciar de pe lângă Curtea Supremă a Federației Ruse;

· Codul de procedură penală al Federației Ruse;

· Codul de procedură civilă al Federației Ruse;

· Cod Administrativ Federația Rusă.

În Judecătoria Semenovsky, funcțiile de sprijinire a documentației pentru management sunt îndeplinite de birou, care își organizează activitatea sub conducerea președintelui instanței, în conformitate cu Instrucțiunile temporare pentru munca de birou din Tribunalul Districtual și cu Instrucțiunile pentru Mentinerea Statisticii Judiciare. Președintele instanței

Datorita specificului organizatiei, controlul asupra executiei documentelor exista intr-o forma unica. Documentele primite (reclamații, propuneri, declarații) de la cetățeni și organizații sunt înregistrate într-un jurnal (formular nr. 23) indicând data primirii lor. Contestațiile înregistrate se transferă în aceeași zi președintelui instanței, care, în condițiile legii, stabilește executorul, termenul de examinare și dă instrucțiuni specifice executorului. Solicitările individuale (de exemplu, cele primite de la autorități și funcționari, la care este necesar un răspuns după permisiunea) pot fi puse sub control de către președinte, care este notat în jurnal (Formularul nr. 23). Șeful biroului (secretarul instanței) revizuiește sistematic jurnalul de înregistrare și raportează președintelui instanței cu privire la toate cererile pentru care termenul de soluționare stabilit a expirat. În cazul în care contestația nu conține probleme de competența instanței de judecată, aceasta se transmite autorităților sau funcționarilor abilitati să soluționeze contestația, cu notificare despre aceasta către solicitant, în cel mult cinci zile de la primirea de către birou. Contestația se consideră soluționată și se scoate de sub control în conformitate cu hotărârea președintelui instanței. Contestațiile soluționate, împreună cu o copie a întâmpinării către reclamant și altă corespondență cu privire la acestea, se depun în proceduri separate. În jurnal se face o notă cu privire la luarea în considerare a contestației.

Subiecții controlului sunt președintele instanței și șeful biroului, iar obiectele sunt momentul examinării cauzelor și executarea deciziilor asupra acestora, precum și tehnologia de lucru cu acestea.

Șeful biroului este responsabil pentru supravegherea:

· menținerea evidențelor statistice primare (înregistrări și fișe statistice pentru cauze penale și civile etc.) 4

· asupra termenelor de executare a propunerilor, plângerilor, cererilor primite de instanță, asupra executării decretelor Președintelui Federației Ruse privind grațierea;

· controlul asupra executării actelor trimise altor instanțe sau primite de la alte instanțe.

Șeful biroului deține carnete de înregistrare, jurnale din formularul nr. 23 și nr. 51, care indică informații despre documentele executive.

În Judecătoria Semenovsky, principalele documente, a căror activitate este monitorizată constant, sunt cauze penale, civile și administrative. Controlul este împărțit în două etape:

1. examinarea directă a cauzei la ședințe de judecată - de către președintele instanței sau asistenții acestuia;

2. executarea hotărârii la serviciul executorului judecătoresc sau alte persoane împuternicite.

Organizația are termene standard pentru examinarea cazurilor, care sunt specificate în Codul de procedură penală al Federației Ruse, Codul de procedură civilă al Federației Ruse și Codul administrativ al Federației Ruse. Cazurile penale sunt luate în considerare, în conformitate cu Codul de procedură penală al Federației Ruse, 30 de zile; cauze civile - 14 zile (cu Codul de procedură civilă al Federației Ruse); cazurile administrative pot fi luate în considerare până la 2 luni (Codul Administrativ al Federației Ruse).

Termenele individuale de examinare pot fi stabilite de către președintele instanței, de exemplu, atunci când este necesar să se ia o decizie urgentă asupra cazului sau recursul a venit de la autorități superioare.

După ce se pronunță o sentință judecătorească într-un anumit caz, se emite un mandat de executare, care este trimis unității competente de executori judecătorești - executorul pedepsei. Apoi, serviciul executorului judecătoresc (sau alți funcționari) pune în aplicare verdictul instanței. (durata de executare a pedepsei poate fi oricare). La finalizarea actiunilor executorii, titlul executoriu se restituie instantei. Cap Biroul verifică trimestrial returnarea titlurilor executorii. După ce a descoperit fapte de întârziere îndelungată în returnarea titlurilor executorii, șeful. Oficiul pregătește memento-uri către direcțiile competente ale executorilor judecătorești, cărora le-au fost transmise spre executare actele de executare specificate. Pentru cazuri individuale (de exemplu, compensarea prejudiciului), se inițiază proceduri de control și executare, care sunt înregistrate într-un jurnal special (formular nr. 51) și în fișa de înregistrare. Procedura de control se păstrează în sediul instanței până la recuperarea integrală a sumelor acordate (conține o copie a sentinței judecătorești, informații despre direcția de executare a actelor de executare, informații despre cuantumul penalităților de producere).

Încălcarea termenelor de executare a documentelor nu are loc din vina lucrătorilor de birou, ci din cauza altor structuri care nu au trimis cazul la timp, de exemplu, executorii judecătorești au amânat restituirea actelor de executare. În acest caz, președintele emite un memento către executorii judecătorești.

Toate contestațiile (cauzele) finalizate se păstrează în sediul instanței, iar după încheierea anului calendaristic sunt predate arhivelor. Fiecare fișier are propria sa perioadă de stocare (cele mai importante sunt păstrate permanent în arhiva de stat).

Februarie este momentul pentru a face bilanțul sarcinilor finalizate în ultimul an. Problemele de monitorizare a executării sarcinilor și disciplina performanței vin în prim-plan. De ce este necesar controlul și cum să-l desfășurăm pe tot parcursul anului, vom explica în articol.

DE CE SE ANALIZA DISCIPLINA EXECUTIVĂ ÎN FEBRUARIE

Va fi posibilă analizarea execuției sarcinilor în organizație în ultimul an nu mai devreme de februarie. Certificatul anual de disciplina de performanta in organizatie se intocmeste in primele zile ale lunii februarie din două motive :

1. Majoritatea sarcinilor de documente au un termen limită tipic de 30 de zile calendaristice. Dacă sarcina este dată pe 30 decembrie, atunci trebuie finalizată înainte de 30 ianuarie inclusiv. În 2018, ultima zi lucrătoare a fost 29 decembrie (29 ianuarie 2019 este termenul limită tipic pentru finalizarea sarcinilor pe documente). În 2019, 30 și 31 decembrie vor fi deja zile lucrătoare, prin urmare, termenele limită pentru finalizarea sarcinilor se vor schimba cu ultimele zile Ianuarie.
2. Nu poate fi ignorat factorul umanși obiceiul foarte comun de a amâna lucrurile până în ultimul moment. Este puțin probabil ca printre interpreți să nu fie cineva care să le trimită rapoartele pe 29 ianuarie, deși a avut la dispoziție o lună întreagă pentru a face acest lucru.

Astfel, dacă termenul limită pentru o sarcină este 29 ianuarie, atunci trebuie să așteptăm până în acea zi. Dacă nici măcar pe 30 ianuarie nu există un raport de finalizare, abia atunci sarcina poate fi considerată ca neîndeplinită.

CE ESTE CONTROLUL EXECUTĂRII SARCINILOR ȘI DISCIPLINA EXECUTIVĂ

În fiecare zi, un lider stabilește sarcini subordonaților săi. Desigur, acestea trebuie îndeplinite. Dar nu merge întotdeauna așa. Prin urmare, există monitorizarea executării sarcinilor.

Extracţie
din GOST R 7.0.8-2013 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și publicare. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții"

88. control asupra executării documentelor: Ansamblu de acțiuni care asigură executarea la timp a documentelor.

Angajatul responsabil cu monitorizarea executării documentelor este întotdeauna la curent cu starea disciplina de performanta într-o organizație - raportul dintre numărul de sarcini atribuite și numărul de sarcini finalizate. În mod ideal, echilibrul ar trebui să fie 1:1.

Controlul asupra executării ordinelor nu există de dragul său. Acesta este un instrument de management și fundamentul sistemului de motivare în organizație. Pe baza cunoștințelor despre cine a lucrat și cum în perioada de raportare, bonusurile și bonusurile pentru această perioadă sunt distribuite. Așa că, de exemplu, în februarie întocmim un raport privind disciplina de performanță pentru anul trecut pentru a distribui bonusuri anuale. Dacă nu există un sistem de motivare „plus”, atunci controlul disciplinei performanței servește unui scop mai puțin plăcut - de a distribui pedepse pentru neîndeplinirea sarcinilor ( acțiune disciplinară, primele nu sunt plătite integral). Dacă nu sunt prevăzute pedepse, atunci controlul își pierde sensul. De exemplu, directorul este conștient că din 10 instrucțiuni ale sale au fost îndeplinite doar jumătate, dar dacă nu se iau măsuri?

CINE CONTROLEAZĂ

Persoana responsabilă cu monitorizarea executării documentelor este de obicei desemnată dintre angajații serviciului de management al biroului. De exemplu, șeful unui serviciu sau unul dintre angajații acestuia, în organizațiile mici - un asistent manager.

Responsabilul este numit prin ordin pentru activitatea principală (Exemplul 1), iar la fișa postului se fac completări corespunzătoare (Exemplul 2).

CE ESTE CONTROLAT

Dacă o organizație folosește un sistem managementul documentelor electronice (SED), apoi toate sarcinile atribuite în acesta cad automat sub control. Certificatele zilnice și anuale sunt, de asemenea, generate automat (detaliate). Persoana responsabilă cu controlul rămâne să genereze un raport și să-l „descarce” din program.

În lipsa EDS exista optiuni:

• organizația poate controla toate sarcinile. Pe de o parte, acest lucru simplifică procesul: nu trebuie să luați o decizie cu privire la fiecare sarcină dacă să controlați sau nu execuția acesteia. Pe de altă parte, cantitatea de muncă crește semnificativ. Ceea ce face automat EDMS, responsabilul este obligat să facă manual;
• Organizația determină sarcinile care sunt puse sub control. Se întocmește o listă a respondenților, execuția scrisorilor din care se monitorizează; subiecte de corespondență internă și externă; tipuri de documente. Lista este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou (Exemplul 3). Acordați atenție clauzei 5.8.27 din Exemplul 3: dă organizației dreptul de a pune orice comandă sub control dacă directorul consideră că este necesar.

TIPURI DE SARCINI A CĂROR EXECUTARE ESTE CONTROLATĂ

Scris

Majoritatea acestor comenzi. Acestea sunt împărțite în tipuri în funcție de tipul de document:

• sarcini pentru scrisorile primite;
• sarcini pentru corespondența internă (note de birou, memorii);
• misiuni conform comenzilor pentru activitățile de bază;
• sarcini bazate pe procesele-verbale ale întâlnirilor;
• sarcini de coordonare a proiectelor de documente.

Sarcini de e-mail primite și corespondența internă sunt prevăzute în rezoluție. Acestea sunt detalii ale actului, care trebuie să conțină numele de familie, parafa executorului(lor), instrucțiuni pentru înscris, dacă este cazul, termenul de executare, semnătura celui care a emis rezoluția, data rezoluției.

Managerii nu pot indica conținutul sarcinii, termenul limită sau chiar numele executantului (în funcție de situație). Secretarul care stabilește sarcina pentru execuție trebuie să înțeleagă că:

• în cazul în care directorul nu a indicat un termen limită, atunci se folosește termenul standard stabilit în instrucțiunile de conducere a biroului;
• dacă directorul nu a indicat conținutul sarcinii, atunci litera (nota) este standard, iar executorul însuși trebuie să înțeleagă ce trebuie să facă;
• dacă directorul nu a indicat executorul, atunci scrisoarea (nota) este standard, iar secretarul însuși trebuie să înțeleagă cui să trimită sarcina, iar executorul trebuie să înțeleagă că această problemă intră în sfera atribuțiilor sale.

Ultima opțiune este în afara normei, dar este comună.

În comenzi și protocoale ordinul, termenul și executorul sunt indicate în textul documentului (Exemplele 4, respectiv 5).

Sarcini pentru aprobarea proiectelor de documente diferă în ceea ce privește execuția. Nu necesită rezoluții sau pronunție în ordine sau protocoale. Componența persoanelor avizoare pentru fiecare tip de document este stabilită în instrucțiunile de muncă de birou, regulamentele privind munca contractuală etc. Dacă oficial Dacă se primește un proiect de document marcat „Pentru aprobare”, atunci el, îndeplinind cerințele LNA, trebuie să îndeplinească această sarcină fără instrucțiuni suplimentare.

Oral

Mulți manageri, cu ajutorul unei secretare, își controlează instrucțiunile verbale. Acest lucru este mai dificil decât verificarea temelor scrise:

• o instrucțiune orală trebuie „prinsă” și menționată corect în sarcină;
• un ordin oral nu are termene standard de executare;
• Executantul poate de asemenea să dea un raport cu privire la îndeplinirea unei comenzi orale oral, la o întâlnire personală cu directorul sau telefonic, dar nu va spune secretarului despre aceasta.

Pentru a se asigura că nu apar probleme la monitorizarea executării instrucțiunilor orale, secretarul poate:

• convin cu directorul că, dacă o comandă orală este pusă sub control, atunci directorul îl anunță pe secretar, precizând atât executorul, cât și termenul;
• propune directorului să transforme o instrucțiune orală într-una scrisă: creați o ordine asupra activității principale sau un scurt proces-verbal al ședinței. Apoi, instruirea orală va deveni o sarcină de document obișnuită, care este mult mai ușor de controlat;
• dacă ordinul rămâne în continuare oral, secretarul reamintește executorului de necesitatea de a transmite un raport de execuție nu numai directorului, ci și controlorului - secretarului.

Secretarul anunță executantul despre atribuirea sarcinii fie prin EDMS, fie prin e-mail, adică, în orice caz, sarcina este declarată în scris și se consemnează data trimiterii acesteia către antreprenor.

TERMENE DE FINALIZARE A SARCINILOR

Termenele limită pentru finalizarea fiecărui tip de sarcină trebuie stabilite în instrucțiunile de management al biroului organizației. Sursa termenelor limită poate fi Exemple de instrucțiuni pe munca de birou în organizatii guvernamentale(clauzele 4.6, 6.6), precum și reglementările din industrie.

O atenție deosebită trebuie acordată termenelor limită apelurile cetăţenilor. Aici se aplică Legea federală din 2 mai 2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse” (modificată la 27 decembrie 2018; denumită în continuare Legea federală nr. 59-FZ) . Să cităm două dintre articolele sale:

Extracţie
din Lege federala Nr. 59-FZ

2. O contestație scrisă este supusă înregistrării obligatorii în termen de trei zile de la primire V agenție guvernamentală, organ administrația locală sau oficial.

Extracţie

din Legea federală nr. 59-FZ

Articolul 12. Termene pentru examinarea unei contestații scrise

1. O contestație scrisă primită de un organ de stat, de un organ administrativ local sau de un funcționar în conformitate cu competența acestora se examinează în termen de 30 de zile de la data înregistrării contestației scrise...

Legiuitorul a acordat organizațiilor trei zile suplimentare pentru a răspunde solicitărilor cetățenilor, față de scrisorile primite de la organizații care sunt înregistrate în ziua primirii. Dacă să utilizeze acest lucru, organizația se stabilește și înregistrează decizia în instrucțiunile de management al biroului (Exemplul 6).

ALGORITM DE CONTROL

Algoritmul de monitorizare a executării comenzilor este prezentat în Diagramă.

După cum am aflat, indiferent dacă comanda este verbală sau scrisă, procesul de control în sine este în mod necesar efectuat „în scris”. Ne vom uita la ce anume trebuie să înregistreze secretarul în fiecare etapă din Tabel.

CERTIFICAT DESPRE DISCIPLINA EXECUTIVĂ

Rezultatul monitorizării constante a executării sarcinilor managerului sunt certificate de disciplină de performanță. Conform deciziei conducerii, certificatele pot avea o frecvență diferită: de la zilnic la anual. Principiul este simplu: dacă o organizație practică bonusuri lunare în funcție de performanță, atunci lunar se întocmește un certificat; Dacă bonusurile sunt trimestriale, atunci certificatul este trimestrial. Puteți genera rapoarte mai frecvent pentru a identifica sarcinile nefinalizate în timp util. Raportul anual se întocmește în orice caz: fiecare manager dorește să știe câte dintre sarcinile care i-au fost atribuite în cursul anului au fost îndeplinite (Exemplu 7).

Forma certificatului este elaborată și la nivel organizatoric și este consemnată în instrucțiunile de management al biroului.

REZUMAT

1. Monitorizarea executării comenzilor și monitorizarea disciplinei performanței sunt funcții ale managementului. Ele formează baza politicii motivaționale a organizației.
2. Un angajat special desemnat monitorizează executarea comenzilor. De asemenea, oferă managementului informații despre starea disciplinei de performanță la o frecvență specificată.
3. Sunt monitorizate ambele sarcini bazate pe documente și instrucțiuni verbale de la manager. Pe baza rezultatelor fiecăreia dintre acestea, antreprenorul trebuie să depună un raport informativ.

Clauza 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru întocmirea documentelor” (aprobată prin ordinul lui Rosstandart din 8 decembrie 2016 nr. 2004-st).

AGENȚIA FEDERALĂ PENTRU CULTURĂ ȘI CINEMATOGRAFIE

Cu privire la întărirea controlului asupra stării de performanță a disciplinei
în aparatul Agenţiei Federale pentru Cultură şi Cinematografie

Analiza stării disciplinei în cadrul aparatului Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie a arătat că o serie de instrucțiuni cuprinse în decretele și ordinele Guvernului Federației Ruse și procesele-verbale ale ședințelor guvernamentale, instrucțiunile președintelui Federației Ruse. Federația Rusă, Președintele Guvernului Federației Ruse, Președintele adjunct al Guvernului Federației Ruse și alte organisme puterea statului, precum și instrucțiuni de la conducerea Ministerului Culturii și comunicatii de masa Federația Rusă a fost executată cu încălcarea termenelor stabilite.

Pentru a consolida controlul asupra executării în timp util și de înaltă calitate a instrucțiunilor, pregătirea răspunsurilor la solicitările și apelurile din partea membrilor Consiliului Federației, a deputaților Dumei de Stat, a șefilor organismelor guvernamentale ale entităților constitutive ale Federației Ruse

Eu comand:

1. Pentru manageri diviziuni structuraleÎntăriți controlul asupra executării la timp și de înaltă calitate a comenzilor, numiți dintre adjuncții dvs. responsabili de starea disciplinei executive în departament.

2. Avertizați șefii de departament cu privire la responsabilitatea personală pentru respectarea termenelor de executare a comenzilor.

Stabiliți că, în cazul în care este imposibilă îndeplinirea la timp a unui ordin din motive obiective, șeful unității va înainta în prealabil conducerii Agenției propuneri de prelungire a termenului cu un proiect de răspuns către organul care a dat acest ordin, indicând motivele prelungirii și data planificată a executării acesteia.

3. Departamentul Administrativ (A.D. Krasnov) ar trebui să ia măsuri organizatorice pentru a consolida controlul asupra executării instrucțiunilor în aparatul Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie.

În aceste scopuri:

a) asigură livrarea zilnică regulată a corespondenței oficiale din partea Ministerului Culturii al Rusiei;

b) procesează în mod prioritar documentele guvernamentale și le raportează conducerii Agenției în ziua în care sunt primite;

c) transmite săptămânal informații șefilor diviziilor structurale despre comenzile aflate sub control cu ​​termene de expirare;

d) cererea de la sefii diviziilor structurale note explicative asupra motivelor neîndeplinirii unui anumit ordin, cu indicarea salariatului responsabil de executarea acestuia, pentru un raport ulterior către conducerea Agenției;

e) furnizează lunar conducerii informații analitice privind starea disciplinei executive în aparatul Agenției.

4. Înainte de aprobarea Regulamentului Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie, atunci când se organizează lucrări cu documente oficiale, să fie ghidat de Regulamentul model pentru interacțiunea autorităților executive federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din ianuarie 19, 2005 N 30.

Departamentul de Afaceri va furniza departamentelor copii ale regulamentelor model specificate.

5. Departamentul juridic contractual (I.F. Ilyina), Administrația Afacerilor (A.D. Krasnov), cu participarea altor divizii ale agenției, asigură punerea în aplicare a paragrafului 2 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 19 ianuarie 2005 N 30 „Cu privire la regulamentele model pentru interacțiunea puterii executive a organismelor federale” .

6. Centrul Principal de Informare și Calcul (O.P. Neretin) completează dotarea locurilor de muncă ale persoanelor responsabile cu munca de birou din departamente cu programe corespunzătoare și organizează pregătirea acestora, dacă este cazul.

7. Șefii adjuncți A.A. Golutva, V.S. Malyshev ar trebui să prevadă o reducere a mărimii bonusului pentru unitatea structurală corespunzătoare și angajații individuali, ținând cont de disciplina performanței.

8. Încredințați controlul asupra executării acestui ordin directorului adjunct V.S. Malyshev

Supraveghetor
M.E. Shvydkoy

În acest articol: Cine are nevoie de un indicator al disciplinei performanței și de ce. Ce să evaluezi cu ajutorul lui. Cum se implementează evaluarea disciplinei performanței: două abordări alternative.

În aproape fiecare proiect al nostru de implementare a unui sistem de remunerare bazat pe indicatori de performanță, unul dintre cei mai cheie indicatori este „disciplina executivă”.

Într-adevăr, există multe posturi al căror scop este doar executarea strictă a operațiunilor reglementate la timp. Dar la o examinare mai atentă, se dovedește că controlul disciplinei executive nu este mai puțin important pentru șefii diviziilor structurale și pentru poziții creative precum, de exemplu, managerii de vânzări și marketerii. Aproape orice specialist, pe lângă obiectivele imediate ale funcției sale, este obligat să efectueze diverse operațiuni de reglementare. Pentru personalul de vânzări, aceasta este, de exemplu, transmiterea în timp util a documentelor primare către departamentul de contabilitate, completarea exactă a datelor despre contrapărți în programul de contabilitate și așa mai departe. Pentru manageri - furnizarea de planuri și rapoarte. Pentru marketing - executarea sarcinilor proiectului la timp. Și așa mai departe.

Conducerea trebuie să controleze timpul și calitatea operațiunilor. Este evident. Dar angajații sensibili, orientați spre rezultate și care apreciază regulile de joc clare și comune, susțin și ei introducerea unui astfel de indicator. În primul rând, ei înțeleg că performanța lor depinde într-o oarecare măsură de performanța altor verigi din lanțul proceselor de afaceri. Deci contabilul nu va putea intocmi rapoarte daca nu primeste documentele primare la timp. Și managerul de vânzări nu va putea procesa vânzarea dacă aprovizionarea nu introduce în timp util datele despre articolele de produse noi sau dacă depozitul nu procesează chitanța. În al doilea rând, astfel de angajați înțeleg că ei sunt aceeași verigă în procesele de afaceri ale companiei și munca altor departamente, iar rezultatele companiei în ansamblu depind de ei. În al treilea rând, ei preferă ca toate cerințele pentru ele să fie clar înregistrate și să nu apară brusc în perioadele de urgență, provocând dispute și reclamații din partea conducerii.

Disciplina de performanță: Ce să evaluezi?

Indicatorul de disciplină de performanță include o evaluare a calității și a calendarului de execuție a sarcinilor și a sarcinilor. În acest caz, putem vorbi despre evaluare la trei niveluri:

1. Executarea sarcinilor proiectului și a instrucțiunilor din partea conducerii. Acestea sunt sarcini destul de mari pentru care sunt stabilite termene limită și cerințe pentru rezultate.

Studii de caz:

• Unul dintre managerii departamentului de vânzări a fost instruit să „curățeze” directorul contrapărților din 1C în termen de o lună, transferând clienții inactivi în arhivă.
• Administratorul de sistem a fost însărcinat cu elaborarea unui proiect de introducere a comunicațiilor interne bazate pe telefonia IP.

1. Executarea operațiunilor de rutină, ale căror termene sunt determinate sub forma unei date specifice.

Studii de caz:

• Șefii diviziilor structurale trebuie să prezinte un plan de costuri pentru luna următoare până la data de 25 a fiecărei luni.
• Departamentul de achiziții monitorizează prețurile furnizorilor de două ori pe an până la o anumită dată.

1. Executarea sarcinilor de „proces”, termenul limită pentru care este definit ca o perioadă din momentul unui anumit eveniment declanșator. Acestea sunt sarcini care fac parte dintr-un proces de afaceri și sunt „lansate” după executarea unei operațiuni anterioare.

Studiu de caz:

• Departamentul de contabilitate execută plata cel târziu în ziua următoare de la primirea facturii de plată.
• Depozitul prelucrează chitanța în programul contabil în cel mult 3 ore din momentul punerii vehiculului la descărcare.

Cu fiecare nivel cresc cerințele pentru administrarea sistemului de evaluare a disciplinei performanței. Daca te limitezi la primul nivel, poti tine evidenta manual, iar evaluarea se poate face direct prin decizia conducerii. La al treilea nivel, volumul tranzacțiilor înregistrate va face imposibilă menținerea manuală a contabilității complete. Va trebui să alegeți între o evaluare subiectivă și implementarea unui sistem de automatizare.

Evaluare subiectivă sau control total

Dacă vă concentrați exclusiv pe control „în mare măsură”, este suficient să țineți evidența, de exemplu, Excel prin, de exemplu, un manager de birou. Este exact ceea ce a făcut una dintre organizațiile noastre clienți. În timpul planificării anuale, s-au format sarcini de proiect și instrucțiuni pentru șefii de departament și specialiști individuali. Acestea au fost înregistrate într-un tabel Excel cu rubrica „Plan anual” indicând datele de execuție planificate. Un angajat special desemnat a monitorizat respectarea acestor termene limită. Pe baza rezultatelor anumitor perioade de raportare, conducerea a evaluat activitatea celor responsabili.

Cu toate acestea, în primul rând, sarcinile aveau de fapt ponderi și semnificații diferite, ceea ce a făcut dificilă introducerea sistem simplu stimulente. În al doilea rând, managementul a simțit o nevoie tot mai mare de a lua în considerare sarcini mai mici, dar nu mai puțin semnificative.

Controlul total presupune stabilirea unor termene planificate și efective pentru îndeplinirea sarcinilor la toate cele trei niveluri menționate mai sus. Acesta este singurul mod de a obține o imagine completă a disciplinei de performanță a unui angajat. Păstrarea manuală a unor astfel de înregistrări nu este realistă. Este necesară implementarea unui sistem de automatizare. Un astfel de sistem ar trebui să creeze automat sarcini de rutină și „procesează” pentru angajat, să înregistreze termenele limită reale, să includă un mecanism de evaluare a calității execuției și, desigur, să genereze rapoarte adecvate.

Costul implementării unei astfel de soluții software pentru întreprinderile mici și mijlocii este destul de mare. Folosind exemplul programului 1C-Document Flow, cu care a trebuit să ne confruntăm, despre care vorbim aproximativ câteva sute de mii (inclusiv adaptarea și modificarea programului la nevoile clientului). În plus, conducerea care a decis să implementeze un astfel de program va trebui să se împace cu necesitatea introducerii unui nou post de personal - administratorul de sistem.

O alternativă la implementarea unui program de înregistrare a sarcinilor și a sarcinilor este abandonarea controlului complet în favoarea înregistrării numai a eșecurilor. În acest caz, evaluarea se va baza pe numărul de încălcări ale termenelor și cazurile de executare de proastă calitate a sarcinilor. Informațiile despre operațiunile de proces mici vor trebui sacrificate. Evaluarea în unele cazuri va fi subiectivă. Cantitatea de muncă pentru administrarea sistemului va fi destul de mare: va trebui să înregistrați manual sarcinile și încălcările termenelor limită, să consolidați datele în rapoarte unice pentru angajat și așa mai departe.

Vom vorbi despre experiența noastră în dezvoltarea unui sistem de evaluare a disciplinei performanței, în ce valori să măsoare acest KPI și cum să legăm indicatorul de un bonus monetar în articolele următoare.

Disciplina de performanță- unul dintre cei mai importanți indicatori asigurarea eficienţei întreprinderii. Poate fi unul dintre indicatorii cheie de performanță. În acest caz, nu numai managerii, ci și angajații întreprinderii înșiși vor fi direct interesați de îmbunătățirea disciplinei performanței.

Din articol vei afla:

Ce este disciplina de performanță

Acest termen este asociat exclusiv cu relația de muncă dintre angajat și angajator. Disciplina performanței este cât de bine un angajat este clar și în timp util execută documente, execută ordine, instrucțiuni, instrucțiuni scrise și orale acceptate de acei manageri în subordinea cărora se află. Ierarhia de subordonare a unui salariat se stabilește prin fișa postului sau condițiile acestuia contract de muncă.

Disciplina de performanță sau disciplina de performanță

În practică, se pune adesea întrebarea: disciplina executivă sau de performanță, cum să scrieți corect, ce formulare să folosiți. În acest caz, ar trebui să contactați dicţionar explicativ Limba rusă. Conține termenul "performant" clasificate în domeniul creativ – executarea de lucrări artistice. Acest termen este folosit atunci când se vorbește despre stil interpretativ, cultură, compoziție, îndemânare.

În același timp, "executiv" are de-a face cu:

1. persoanei sau organului care execută hotărârile, implementând în practică functii de management: ramură executivă, secretar executiv;
2. unei persoane care își face treaba bine responsabilități, spun ei: lucrător executiv, angajat, asistent de laborator.

„Performing” este un adjectiv care este folosit de obicei cu substantivele neînsuflețite. Prin urmare, răspunsul la întrebarea „disciplină performanță sau executivă” este clar - desigur, disciplină performantă. Și acest lucru este de înțeles dacă luăm în considerare atitudinea față de muncă, împlinire responsabilitatile locului de munca. În acest sens, disciplina internă a angajatului se manifestă și ca o atitudine creativă și este o necesitate internă inconștientă, caracteristică personală. Dar, în același timp, această nevoie poate fi dezvoltată și gestionată.

În același timp, disciplina performanței într-o organizație poate caracteriza atât angajații individuali, cât și grupurile și echipele întregi de lucru.

Impactul pe care îl are disciplina executivă într-o organizație asupra eficienței întregii întreprinderi

Orice întreprindere, indiferent de domeniul său de activitate, forma de proprietate și dimensiunea personalului, este formată din divizii, fiecare dintre acestea îndeplinește o funcție specifică. Diviziile, la rândul lor, sunt formate din angajați a căror funcționalitate este determinată descrierea postului sau contract de muncă. Despre cât de conștiincioși sunt angajații executa documentele, îndeplinesc lor responsabilitatile locului de munca, depinde de activitatea întregului departament și, în consecință, de funcționarea eficientă a întreprinderii în ansamblu. Disciplina performanței într-o organizație determină cât de eficient și de timp își îndeplinesc sarcinile fiecare angajat și echipele individuale de lucru. responsabilități, precum și ordinele de management operațional.

Este disciplina de execuție care asigură finalizarea la timp și de înaltă calitate a sarcinilor elementare, care, la rândul lor, formează programe și proiecte mai mari. Neîndeplinirea uneia dintre sarcini poate trece neobservată în perioada curentă, dar ulterior poate duce la pierderi financiareși întreruperea întregului proiect.

Disciplina de performanță scăzută se poate manifesta sub forma sancțiunilor financiare pentru nerespectarea obligațiilor contractuale, precum și sub forma unor pierderi din cauza oportunităților financiare ratate. Prin urmare, întreprinderea trebuie să exercite managementul și controlul disciplinei executive, care va asigura implementarea tuturor planurilor planificate, sarcinilor tactice și strategice stabilite de conducerea întreprinderii.

Cum se organizează controlul și managementul disciplinei performanței

Cum este gestionată disciplina performanței

Disciplina performanței este un criteriu care este complet gestionabil și poate fi îmbunătățit. În acest scop, de exemplu, puteți:

Deja în etapa de selecție a candidaților, luați în considerare experiența de muncă, eficacitatea personalăȘi calitati personale solicitanții, să stabilească cât de responsabil își iau munca;

Stabiliți cerințe uniforme și o procedură disciplinară uniformă în organizație care să se aplice tuturor angajaților. Încălcarea lui trebuie pedepsită.

Utilizați o abordare diferențiată pentru a evalua disciplina performanței în cazurile în care proiectele sunt realizate în conformitate cu cerințele standard de calitate și când aceste cerințe sunt stabilite de client;

Creșterea nivelului de competențe și calificări profesionale ale angajaților, deoarece disciplina performanței este direct dependentă de acești indicatori;

Implementați în organizație sistem eficient stimulente pentru angajati, motivant să crească disciplina performanţei individuale şi colective.

Cum se organizează controlul disciplinei performanței

Deşi disciplina performanţei caracterizează într-o măsură mai mare determinareși atitudinea angajatului față de îndeplinirea sarcinii care i-a fost atribuită, aceasta poate fi evaluată în funcție de criterii precum:

• calitatea muncii prestate;
• executarea promptă a comenzilor;
• oportunitatea;
• eficacitate.

O evaluare cantitativă a acestui indicator poate fi obținută prin aplicarea coeficientului de disciplină de performanță. În forma sa cea mai simplă, se calculează ca raportul dintre numărul de sarcini îndeplinite de un angajat și numărul de sarcini care i-au fost atribuite în perioada de facturare. În același timp, este foarte important ca sarcinile atribuite să fie clar înțelese de către angajat și corect luate în considerare de către angajator.

Atunci când setați o sarcină, cel mai convenabil este ca interpretul să folosească așa-numitul format SMART.

Când se aplică, fiecare sarcină dată unui lucrător va fi, cel puțin:

1. să aibă un nume corect începând cu un verb perfectiv (pregătiți, dezvoltați, compuneți etc.);
2. specific și pe cât posibil de înțeles;
3. susceptibil cuantificare;
4. realizabil;
5. au un specific perioada de executie.

Controlul disciplinei performanței trebuie să fie sistematic. Este foarte posibil să-l organizezi prin stabilirea unor cerințe, dintre care unele sunt obligatorii, iar altele sunt doar de dorit. Lista acestor cerințe este prezentată în tabel.

Cerințe obligatorii	Cerințe de dorit
Sarcinile angajaților ar trebui să fie documentate folosind foi de calcul	Toate sarcinile primite de un angajat în funcție de subordonare trebuie convenite cu supervizorul imediat
Fiecare sarcină trebuie să fie setată într-un format SMART	Angajatul trebuie să fie anunțat cu promptitudine că a fost atribuită o nouă sarcină.
Utilizarea unui sistem de mementouri despre termenele limită ale sarcinilor și notificări despre transferul acestora	Avem nevoie de o formă convenabilă de vizualizare a sarcinilor cu care se confruntă angajatul, ținând cont de termenul limită, importanța etc.
Aplicarea unui sistem de verificare a îndeplinirii sarcinilor atribuite și acceptarea acestora de către manageri	Implementarea muncii interactive cu sarcini, capacitatea de a face cereri Informații suplimentare, notificări despre reprogramare etc.
Dezvoltarea unui algoritm care vă permite să determinați gradul de îndeplinire a fiecărei sarcini stabilite de un angajat

Dacă aceste cerințe sunt îndeplinite, disciplina muncii și a performanței vor fi verificate în orice etapă a fiecărei sarcini. Conducerea întreprinderii va avea posibilitatea de a lua în timp util decizii de management care vor elimina complet erorile cauzate de nerespectarea disciplinei muncii și performanței.

În plus, un astfel de control al disciplinei de performanță cu obținerea de indicatori ai gradului de îndeplinire a sarcinilor, oportunitatea și calitatea acestuia poate fi stabilit ca unul dintre indicatorii KPI. În acest fel, angajatorul va putea obține o evaluare obiectivă a muncii fiecărui angajat, a muncii sale și a disciplinei de performanță. În funcție de această evaluare, se poate stabili o cotă variabilă a remunerației, adică bonusurile și indemnizațiile pot fi legate de această valoare.

Principalul motiv pentru disciplina de performanță scăzută într-o organizație

Pentru a îmbunătăți disciplina muncii și a performanței, conducerea poate lua orice măsuri și decizii de management. Deci, de exemplu, o întreprindere poate chiar publica un special document administrativ.

Dar, în același timp, emiterea unui astfel de ordin în sine nu garantează o creștere a disciplinei executive și o schimbare a atitudinii lucrătorilor față de îndeplinirea atribuțiilor lor. responsabilități de muncă.

Unul dintre principalele motive pentru scăderea responsabilității angajaților este disciplina de performanță scăzută a managerilor de top. Managerii de la toate nivelurile trebuie să fie, de asemenea, conștienți de responsabilitatea lor și să dea un exemplu de atitudine conștiincioasă față de munca atribuită. Numai în acest caz managementul disciplinei performanței va fi cu adevărat eficient și va da rezultatul dorit.