1. Înregistrarea documentelor
Înainte de a începe să lucrați cu un document, acesta trebuie introdus în sistem, adică. Inregistreaza-te. Sunt înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și cele create în cadrul organizației: scrisori, comenzi, contracte, contestații ale cetățenilor etc.
În timpul înregistrării, este generată un card de control al înregistrării (RC), în care sunt introduse informații despre document, iar sistemul atribuie automat un număr în conformitate cu șablonul specificat. Republica Kazahstan conține un set complet de metadate și detalii prevăzute de standardele muncii de birou din Rusia. Fișierele care conțin texte sau imagini grafice ale documentelor în sine pot fi atașate cardului.
Pentru a reflecta specificul departamental sau al industriei, compoziția domeniilor Republicii Kazahstan poate fi extinsă prin crearea de detalii suplimentare.
Sistemul vă permite să înregistrați automat documentele trimise prin e-mail, inclusiv cele echipate cu semnătură digitală electronică (EDS). Pentru documentele pregătite folosind MS Word și Excel, a fost implementată și o procedură simplificată de înregistrare direct din mediul editor familiar utilizatorului.
Pentru a facilita și accelera procedura de înregistrare, sunt utilizate următoarele instrumente:
specificarea valorilor de detaliu completate automat (implicit);
completarea detaliilor prin selectarea valorii dorite dintr-un director preconfigurat;
o listă a celor mai frecvent utilizate texte standard;
stabilirea de legături către alte documente;
atribuirea unui document unor rubrici tematice etc.
Top
2. Lucrul cu fișiere (documente electronice)
Fișierele de orice format care conțin text sau imagini grafice ale documentelor pot fi atașate cardului de înregistrare. Fișierele sunt înregistrate în baza de date a sistemului „DELO”, ceea ce garantează siguranța acestora, după care pot fi șterse de pe computerul local al utilizatorului. În același timp, sistemul asigură lucrări cu drepturi depline cu fișierele: vizualizare, editare, ștergere, semnare cu semnătură digitală electronică, diferențiere a drepturilor de acces (atât la nivelul Republicii Kazahstan, cât și documentul electronic în sine).
Traducerea documentelor de pe hârtie în format electronic
Sistemul oferă posibilitatea de a scana și recunoaște documente pe hârtie direct din interfața cardului de înregistrare și atașează automat fișierele primite în Republica Kazahstan (opțiunea „Scanare”).
Pentru organizațiile cu un flux mare de documente, a fost implementată capacitatea de a introduce în masă documente pe hârtie în sistem și de a le recunoaște imaginile electronice. Acest lucru reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru introducerea informațiilor și creează premisele pentru tranziția la gestionarea electronică a documentelor. (Opțiunea „Scanare în flux”).
Tehnologia de scanare a fluxului este după cum urmează. La înregistrare, pe document este tipărit un cod de bare unic atribuit de sistem (pe prima sau pe o foaie goală separată). Conține un număr unic de identificare a documentului și reguli de prelucrare a acestuia.
În timpul procesului de scanare și recunoaștere, sistemul analizează codul de bare și procesează documentele scanate în conformitate cu informațiile specificate în acesta. Rezultatele scanării obținute într-un format dat sunt atașate automat la RC-urile corespunzătoare.
Sistemul oferă posibilitatea de a configura în mod flexibil parametrii de scanare a fluxului:
locația codului de bare pe un document sau o foaie de hârtie goală;
suport pentru lucrul cu un scanner pe două fețe;
metoda de procesare (crearea unei imagini grafice, a unui fișier text sau a unei combinații);
formate de imagine (TIFF, GIF, JPG, PNG) și recunoaștere (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);
Începând cu versiunea 8.9.7, a devenit posibilă tipărirea unui cod de bare din documentul unui document pe o bandă specială de către un utilizator care are acces la funcția „Imprimare cod de bare”. Este posibil să deschideți un document citind un cod de bare din documentul original folosind un scaner de mână. De asemenea, a devenit posibilă căutarea documentelor prin cod de bare.
Pentru a implementa această funcție, se utilizează software-ul ABBYY - FineReader 6.0 sau 7.0 Scripting Edition. Pentru mai multe detalii vezi http://www.abbyy.ru
Top
3. Lucrați cu ordine (emitere, execuție și control)
Sistemul oferă lucru cu mai multe tipuri de comenzi:
rezoluție - ordin emis de un funcționar autorizat pe baza unui document;
clauză - o instrucțiune conținută în textul documentului în sine și fără un autor anume;
rezoluție subordonată - nu se referă la documentul în ansamblu, ci la paragraful sau rezoluția sa individuală; sistemul vă permite să urmăriți ierarhia rezoluțiilor de orice complexitate, indiferent de numărul acestora;
proiect de rezoluție - o versiune preliminară a unei rezoluții care necesită aprobarea conducerii.
Managerii pot introduce instrucțiuni și le pot trimite automat artiștilor executanți, delegând puteri de control unor funcționari special desemnați sau departamentelor de control. Sistemul acceptă lucrul cu orice număr de instrucțiuni pe un document, fiecare având propriile sale persoane implicate (autori, controlori și executori). Astfel, tuturor funcționarilor interesați li se pun la dispoziție instrumente eficiente pentru controlul și executarea ușoară a documentelor.
După introducerea instrucțiunilor, documentele sunt trimise automat artiștilor interpreți în conturile lor de lucru în sistemul „BUSINESS”. Funcționarul care a primit documentul poate fie să-l execute el însuși și să introducă raportul corespunzător în sistem, fie, prin rezoluția sa, să transmită documentul în continuare unor interpreți de nivel inferior.
Pentru documentele de control pentru care a fost introdus o comandă, termenele de execuție sunt urmărite automat; documentele controlate și documentele cu termene de execuție expirate sunt evidențiate. Sistemul informează automat utilizatorul despre încălcarea termenului limită de revizuire sau executare a documentelor și vă permite să primiți rapoarte privind executarea documentelor de control. Controlul poate fi efectuat și prin căutarea documentelor folosind detaliile ordinelor de control.
Scoaterea de sub control are loc după primirea raportului final de la antreprenor. Când o comandă este eliminată de sub control, informațiile despre aceasta sunt șterse automat din toate conturile de sistem.
Top
4. Birouri
Sistemul oferă utilizatorului un „loc de muncă virtual” - contul său personal, care oferă instrumente convenabile pentru lucrul cu documente: emiterea, monitorizarea și executarea comenzilor, aprobarea și semnarea proiectelor etc.
Biroul este un set de dosare în care sunt grupate documentele primite pe numele unui funcționar: trimise spre aprobare sau semnare, în așteptarea unei rezoluții, supuse controlului, acceptate spre executare etc.
Distribuția în foldere de birou vă permite să organizați un număr mare de documente în munca dvs. curentă.
Dosare de cabinet:
„Managementul proiectelor de documente”
"La vedere"
— Pe semnătură.
"Primit"
„La performanță”
"La control"
"La conducere"
„În considerare”
Sistemul oferă mijloace dezvoltate de informare a proprietarului contului cu privire la sosirea de noi documente în dosare sau modificările stării acestora.
Datorită unei interfețe clare, care este cât mai apropiată de sarcinile reale ale utilizatorului, este extrem de ușor să determinați cu ce documente lucrează un funcționar și în ce stadiu de execuție se află acestea. Atât interfața, cât și setul de funcții disponibile pot fi configurate individual pentru fiecare utilizator al sistemului.
Având propriile „stații de lucru” pentru angajați, vă permite să organizați convenabil colaborarea cu un număr mare de documente oficiali. În plus, dulapul este și unul dintre instrumentele eficiente de securitate informații confidențiale, datorită capacității de a limita drepturile utilizatorilor de a-l accesa.
Instrumentele biroului și principiile de lucru din acesta iau în considerare pe deplin tehnologiile acceptate de lucru în birou, precum și distribuția tradițională a responsabilităților și „rolurilor” participanților la fluxul de documente. În special, managerii și alți funcționari responsabili au posibilitatea de a delega o parte din atribuțiile lor asistenților sau secretariatului - de exemplu, funcțiile de emitere a instrucțiunilor, de monitorizare a executării acestora etc. (la fel cum este adesea cazul în realitate).
Top
5. Lucrul cu proiecte de documente
Toate documentele trimise trec prin etapa de proiect în timpul procesării. Sistemul suportă întregul ciclu de lucru cu proiecte: crearea, editarea cu salvarea versiunilor anterioare, coordonarea și aprobarea (semnarea) și, în final, înregistrarea unui document de ieșire sau intern creat pe baza proiectului.
Pentru a lucra cu proiecte, se folosește un tip special de card de înregistrare, care conține un set de detalii speciale.
Antreprenorul care elaborează proiectul de document indică oficialii de aprobare și semnare, precum și traseul de deplasare a proiectului între aceștia (secvențial sau paralel).
Funcționarii cărora le este trimis documentul se pot familiariza cu conținutul acestuia și pot face ajustări. Editarea se poate face prin corectarea versiunii curente, atașarea unui fișier cu comentarii la card sau prin crearea unei noi versiuni a proiectului. Sistemul acceptă lucrul cu un număr nelimitat de versiuni, ceea ce vă permite să organizați convenabil munca colectivă cu un proiect, să urmăriți și să organizați eficient crearea diferitelor sale versiuni și, dacă este necesar, să reveniți la versiunea anterioară în orice etapă a procesului de aprobare. .
În cazul în care funcționarul este mulțumit de conținutul proiectului, acesta îl poate aviza sau semna electronic, inclusiv folosind o semnătură digitală electronică personală (EDS). Starea proiectului, care reflectă progresul aprobării și semnării, este actualizată automat și afișată la locul de muncă al contractantului.
După ce a parcurs toate etapele procedurii de aprobare, proiectul aprobat devine un document de ieșire sau intern care trebuie înregistrat în sistem. Cardul lui de înregistrare este creat automat pe baza RC al proiectului.
Top
6. Recepția și distribuirea externă a documentelor
Nivelul actual de dezvoltare a relațiilor de conducere și a mijloacelor de comunicare duce la o creștere constantă a volumului corespondenței oficiale. ÎN organizații mari cu un flux semnificativ de documente, unități separate - expediții - sunt special create pentru prelucrarea acestuia. În legătură cu această condiție importantă pentru creare sistem eficient fluxul de documente este automatizarea funcțiilor de primire și trimitere a documentelor de intrare și de ieșire, atât în format electronic, cât și pe hârtie.
Pentru a facilita procesarea documentelor transmise prin e-mail, sistemul „DELO” acceptă lucrul cu programe de e-mail compatibile cu MAPI, incl. cu MS Outlook. Utilizatorul are următoarele opțiuni:
primirea și trimiterea documentelor prin e-mail din interfața sistemului;
înregistrarea automată a documentelor primite;
semnarea mesajului trimis cu o semnătură digitală electronică;
criptarea mesajelor folosind mijloace criptografice de protecție;
control asupra notificărilor de înregistrare a documentelor (în sistemul „BUSINESS” instalat în organizația destinatară).
Documentele pe hârtie pot fi trimise prin poștă, curier sau curier. Pentru a organiza expedierea unui număr mare de documente de ieșire, este necesar să se țină evidența acestora prin înscrierea lor în registre speciale, în conformitate cu care documentele sunt transferate pentru trimitere (contra semnături). Cu tehnologia tradițională, se folosesc formulare de registru stabilite pentru aceasta. Documentele sunt distribuite între ele în funcție de tipul și costul articolului, de categoria destinatarului etc.
Sistemul „DELO” vă permite să simplificați și să automatizați semnificativ procesul de compilare a registrelor, care necesită multă muncă.
Toate documentele trimise care urmează să fie trimise și care au o destinație externă sunt plasate automat într-un folder separat. Sistemul poate fi configurat pentru orice număr de tipuri de expediere și categorii de destinatari, precum și pentru tipurile de registre destinate acestora.
Un angajat sau un secretar al expediției poate pregăti o corespondență electronic, folosind instrumente convenabile pentru sortarea documentelor în registre, poate formula conținutul pachetelor și poate tipări registre și plicuri gata făcute.
Sistemul oferă, de asemenea, un mecanism convenabil de căutare pentru conținutul registrelor, care permite, dacă este necesar, accesarea rapidă a unui document trimis anterior.
Top
7. Mișcarea documentelor în cadrul organizației
Pe lângă distribuția externă, un document în proces de lucru cu acesta poate fi mutat în cadrul organizației între diverși oficiali (divizii). Transmiterea automată a documentelor prin retea locala simplifică și accelerează semnificativ schimbul de informații și interacțiunea dintre angajați.
Sistemul vă permite să trimiteți un card de înregistrare cu fișiere atașate la biroul oricărui angajat. În același timp, documentul în sine este stocat pe server și un link sub forma unei înregistrări despre document este afișat în folderul de birou. În acest fel, puteți trimite un document către toate departamentele fără a-l copia fizic. În același timp, ștergerea unei înregistrări din cont nu duce la ștergerea completă a Republicii Kazahstan.
Cu tehnologia tradițională de birou, un document este de obicei transferat între executorii responsabili împotriva semnăturii într-un jurnal special. În acest scop, sistemul prevede menținerea unui jurnal de transmitere, care înregistrează cine a primit originalul sau o copie a documentului și când. Se mai indică numărul cazului la care a fost trimis documentul sau faptul distrugerii acestuia.
Pe baza intrărilor din jurnalul de transfer, secretarul poate genera și tipări automat registre de transfer de documente în cadrul organizației (inclusiv pe departamente).
În plus, este posibilă reflectarea în formă electronică a familiarizării în masă a oficialilor cu documentul.
Faptul de a trimite documentul și de a transfera originalul de hârtie (copie) este înregistrat automat de sistem în jurnalele corespunzătoare, ceea ce vă permite să urmăriți rapid toate mișcările documentului în cadrul organizației.
Top
8. Formarea cazurilor
În cursul anului în curs, documentele executate sunt „șterse ca dosare” și astfel se formează fondul de arhivă al organizației. Sistemul oferă mijloace convenabile pentru organizarea stocării atât a documentelor pe hârtie, cât și a celor electronice (fișiere atașate la RK).
Funcția „inventar de cazuri” asigură automatizarea principalelor sarcini de stocare operațională a documentelor și fișierelor:
sprijinirea nomenclatorului de cazuri acceptat de organizație;
mecanism pentru anularea unui document;
vizualizarea listei de documente scoase la dosar;
suport pentru lucrul cu fișiere cu mai multe volume;
recalcularea automată a paginilor din dosar;
capacitatea de a deschide și închide un caz pentru a primi documente noi.
Pentru a facilita munca executorilor și a angajaților instituțiilor de învățământ preșcolar în formarea corectă a cazurilor, este posibil să ștergeți în prealabil un document într-un caz aflat deja în stadiul de înregistrare sau lucrând cu acesta, plasându-l într-un folder special ( „La caz”). Ulterior, când documentul este executat și lucrul cu acesta este finalizat, nu este nevoie să îl căutați în mod specific în baza de date pentru a-l trimite la caz - este suficient să utilizați un instrument convenabil pentru anularea în grup a documentelor pregătite în prealabil pentru asta în caz.
Sistemul „BUSINESS” oferă funcțiile de bază de lucru cu arhiva, dar pentru o muncă mai aprofundată privind întreținerea și înregistrarea fișierelor de arhivă, a fost creat un sistem separat „ARHIVE BUSINESS”. Pentru o interacțiune eficientă între cele două sisteme, a fost implementată capacitatea de a exporta și importa date.
Top
9. Informare și lucrări de referință
Sistemul oferă capabilități extinse de căutare pentru obținerea rapidă și convenabilă a oricărei informații acumulate și stocate în baza de date. Vă permite să găsiți instantaneu documente, comenzi și proiecte de documente prin semnificația oricăror detalii și combinația lor arbitrară. De asemenea, este posibilă căutarea integrală a conținutului fișierelor atașate la cardurile de înregistrare.
Utilizatorii pot crea interogări de căutare de orice complexitate și le pot salva pentru o utilizare repetată ulterioară. O interogare de căutare poate fi generată fie de la zero, fie pe baza unui șablon creat anterior. O singură solicitare poate combina diferite tipuri de căutare: potrivire exactă, diferite intervale de valori etc.
Pentru ușurință de acces, documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite sub forma unei liste.
Mecanismele de clasificare a documentelor (atribuirea acestora unui anumit subiect) și legarea lor între ele vă permit să găsiți rapid, precis și fără efort suplimentar toate documentele pe un anumit subiect sau problemă și, dacă este necesar, să înțelegeți cu ușurință istoricul problemei.
Trebuie remarcat faptul că capacitățile de căutare a documentelor pentru fiecare utilizator sunt determinate în conformitate cu drepturile de acces la informații configurate pentru acesta. De exemplu, puteți restricționa accesul la documentele unui anumit dulap de fișiere, grup sau clasificare de securitate.
Sistemul are instrumente încorporate pentru obținerea de rapoarte oficializate care oferă informații complete despre progresul lucrului cu documente (pe lângă mecanismul standard de căutare).
Această funcție vă permite să obțineți instantaneu date statistice despre fluxul de documente care sunt de interes pentru management în conformitate cu parametrii specificați. Sistemul prelucrează automat datele și le prezintă sub forma unui document finit în format Word cu posibilitatea de a imprima folosind un editor de text.
Utilizatorii pot primi următoarele formulare de raportare:
Informații despre fluxul de documente.
Rezumatul performanței.
Ajutor pentru reamintire despre executarea comenzilor.
Informații despre fluxul documentelor pentru corespondenți și cetățeni.
Informații despre activitatea funcționarilor/diviziunilor cu documente.
Informațiile obținute în acest fel servesc la evaluarea performanței atât a întregului aparat de conducere, cât și a anumitor funcționari (interpreți) și, în continuare, luarea de măsuri pentru îmbunătățirea disciplinei executive.
Abilitatea de a configura în mod flexibil parametrii pentru fiecare raport asigură acuratețea și calitatea maximă a rezultatelor căutării și ușurința de utilizare a sistemului.
Top
10. Acces de la distanță la date și funcții
Sistemul „BUSINESS” implementează o interfață web cu drepturi depline pentru accesul la toate datele și funcțiile (Opțiunea „BUSINESS -WEB”), care vă permite să lucrați cu documente prin Internet\Intranet. Pentru a organiza cu succes munca de la distanță, este suficient un browser web Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (și o versiune ulterioară) sau pe deplin compatibil cu acesta. software.
„DELO-WEB” oferă aproape toate funcționalitățile de bază descrise mai sus:
înregistrarea documentelor (cu completarea automată a unor domenii ale Republicii Kazahstan);
înregistrarea documentelor aferente;
atașarea fișierelor Republicii Kazahstan;
certificarea și verificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate Republicii Kazahstan;
luarea de rezoluții asupra documentului și monitorizarea execuției;
introducerea de rapoarte privind executarea comenzilor;
lucrul în dosare de birou (vizualizarea documentelor primite în birou);
aprobarea (vizualizarea) și semnarea proiectelor de documente;
căutarea documentelor și instrucțiunilor după valorile detaliilor acestora;
căutarea documentelor full-text;
utilizarea diferitelor interogări de căutare încorporate;
diferențierea drepturilor de acces la date și funcții.
Accesul web universal la toate documentele corporative și capacitatea de a lucra eficient de la distanță cu acestea permit sistemului DELO să devină o bază cu drepturi depline pentru formarea unui spațiu informațional unificat într-o organizație de orice scară și nivel. Opțiunea „BUSINESS-WEB” este o soluție necesară pentru întreprinderile cu o structură distribuită geografic. Datorită noilor capabilități, angajații unei sucursale de la distanță care nu se pot conecta la rețeaua locală a „companiei principale” devin participanți egali la fluxul de documente în întreaga întreprindere.
Utilizarea activă a accesului la distanță creează premisele pentru creșterea mobilității personalului. Managerii și specialiștii aflați în afara biroului (în călătorii de afaceri, călătorii de afaceri etc.) au posibilitatea de a participa la luarea deciziilor privind documentele, execuția și controlul acestora.
Utilizarea tehnologiilor web face posibilă simplificarea semnificativă a arhitecturii unui sistem de management al documentelor corporative, deoarece nu necesită instalarea aplicației client principal pe stațiile de lucru ale utilizatorilor. Munca utilizatorilor sistemului înșiși este, de asemenea, simplificată, datorită unei interfețe intuitive și ușor de utilizat.
Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
postat pe http://www.allbest.ru/
Sistem electronic de gestionare a documentelor „Delo”
1. Scopul sistemului
2. Capacitățile sistemului
3. Interfata utilizator
Concluzie
1. Scopul sistemului
Sistemul electronic de management al documentelor „Delo” este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea procesului de lucru de birou, precum și menținerea unui flux de documente complet electronic al organizației. Sistemul este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.
Fluxul automat de documente „DELO” are o scalabilitate aproape nelimitată - capacitatea de a „crește acoperirea” și de a include noi utilizatori. Poate funcționa simultan de la câțiva până la câteva mii de utilizatori. Specializată în domeniul automatizării proceselor de afaceri și a proceselor de gestionare a documentelor, crearea de arhive electronice de documentație de gestiune, financiară, de proiectare și construcție.
În timpul implementării proiectelor, el efectuează lucrări de implementare, modificare, configurare a sistemelor și se integrează cu sistemele existente în întreprindere.
Partenerii sunt furnizori de soluții IT de încredere care s-au dovedit nu numai în rândul clienților ruși, ci și în străinătate:
Software-ul Alee.
Microinvestește.
Holemont.
Sisteme electronice de birou.
Sisteme informatice de baza:
Gestionarea electronică a documentelor.
Managementul sarcinilor și controlul disciplinei performanței.
Arhivele electronice.
Sisteme de contabilitate a stocurilor pentru restaurante și magazine.
Implementarea unor astfel de sisteme asigură transparența proceselor și îmbunătățește eficiența întreprinderii în ansamblu.
2. Capacitățile sistemului
Sistemul electronic de gestionare a documentelor Delo asigură nivelul necesar de confidențialitate a informațiilor și conformitatea cu toate cerințele de reglementare, atât managementul biroului rusesc, cât și standardele internaționale (ISO 15489 „Informații și documentații - Managementul documentelor” și ISO/IEC 17799:2000 „Tehnologia informației - Practic îndrumări privind managementul securității informațiilor”). Oferă un flux securizat de documente electronice folosind o semnătură digitală electronică (EDS) și instrumente criptografice speciale. Compania Electronic Office Systems deține toate certificatele FSB necesare pentru utilizarea instrumentelor de securitate a informațiilor în produsele sale.
Oferă posibilitatea de a converti în masă documentele de hârtie în formă electronică și de a le plasa în baza de date a sistemului utilizând opțiunea „Scanare în flux”. Acceptă întregul ciclu de lucru cu proiecte de documente, inclusiv rutarea și versiunea acestora. Vă permite să lucrați cu documente atât într-o rețea locală, cât și de la distanță - prin Internet („BUSINESS-WEB”).
Are o arhitectură deschisă și oferă posibilitatea de a se integra cu alt software, atât de la EOS, cât și de la alți producători de software. Subsistemul pentru furnizarea de servicii de stat și municipale bazat pe EDMS „DELO” vă permite să transferați în formă electronică procesul de furnizare a serviciilor de stat și municipale la toate nivelurile - federal, regional și municipal. Acest lucru este asigurat prin integrarea cu „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (UPGU) prin Sistemul de Interacțiune Electronică Interdepartamentală (SMEI). Sistemul „BUSINESS” prevede și integrarea cu AS „Apelul cetățenilor”.
3. Interfata utilizator
Beneficii pentru manageri la diferite niveluri:
Căutare rapidă a documentelor;
Urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață;
Controlul și raportarea eficientă asupra implementării rezoluțiilor;
Reducerea timpului necesar pentru pregătirea și aprobarea documentelor;
Lucru convenabil asupra proiectelor de documente;
Primirea rapoartelor rezumative și a jurnalelor;
Posibilitatea delegării de competențe;
Pentru a oferi acces la documente, sistemul implementează o interfață web.
4. Organizarea muncii în domeniul „Afaceri”
Funcția principală a „Case”:
Furnizați complet ciclu de viață document într-o organizație de la crearea unui proiect de document până la anularea acestuia și transferarea lui în arhivă.
Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire:
Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire;
Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv semnături digitale protejate;
Stabilirea structurii numărului de înregistrare în conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizație;
Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și revizuirea rapoartelor privind rezoluțiile;
Predarea documentelor pentru execuție în cadrul organizației pe rute specificate;
Căutare rapidă pentru toate detaliile Republicii Kazahstan și Codul civil al Federației Ruse, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare;
Ștergerea documentelor pentru depozitare și posibilitatea de a le transfera în depozitul de arhivă;
Controlul trecerii și executării documentelor. A fost implementată funcția de rol al controlorului - capacitatea de a delega funcția de control al documentelor, articolelor și rezoluțiilor unor persoane sau departamente desemnate ca controlori sau servicii de control;
Gestionarea accesului la documente;
Creare și stocare de șabloane de documente;
Asigurarea securității informațiilor.
Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Fiecărui utilizator i se atribuie: drepturi de acces; drepturi de acces la dulapuri în care puteți lucra; un set de operațiuni de birou în conformitate cu responsabilitățile funcționale.
Concluzie
„AFACEREA” este prima sistem casnic automatizarea fluxului de documente, care a primit certificatul de stat de cea mai înaltă calitate TsSCR Gosstandart al Federației Ruse. Prima versiune a sistemului DELO a fost lansată în 1996.
În prezent, „DELO” este folosit de 2 000 de companii, instituții și organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate este de peste 150 000. Douăsprezece subiecți ai Federației implementează programe de automatizare pentru organismele guvernamentale la toate nivelurile, bazate pe sistemul „DELO”. Sistemul de management al biroului este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.
automatizare birou contabilitate inventar
Postat pe Allbest.ru
Documente similare
Evidența documentelor pe hârtie și electronice. Sisteme electronice moderne de gestionare a documentelor și sisteme clasice de automatizare de birou. Crearea de lucrări de birou fără hârtie în zonele aglomerate ale activităților de management.
lucrare de curs, adăugată 12.08.2010
Concept de proces de afaceri. Formulare pentru automatizarea înregistrării documentelor. Funcțiile sistemelor electronice de management pentru munca de birou și fluxul de documente, justificarea alegerii lor și aplicarea practică. Structura pieței pentru produse software în domeniul sistemelor electronice de control.
lucrare curs, adaugat 17.07.2013
Principii de automatizare și tipuri de arhitecturi ale sistemelor electronice de management al documentelor. Procese de afaceri în mediul 1C: Enterprise 8. Structura bazei informaționale de gestionare a documentelor electronice a decanatului. Obiecte și metode ale mecanismului procesului de afaceri.
teză, adăugată 27.06.2013
Dezvoltarea unui proiect de automatizare a fluxului de documente folosind mecanismul procesului de afaceri și folosind dezvoltări software moderne în 1C: Enterprise. Crearea bazei de informații „Decanatul” pentru prelucrarea datelor din procesul de învățare a elevilor.
teză, adăugată 26.07.2013
Modern sisteme electronice gestionarea și lucrul cu documente. Problemele tradiționale și tehnologii electronice DOW. Selectarea unui EDMS eficient (clasificarea sistemelor electronice de management al documentelor). Securitatea managementului documentelor electronice.
teză, adăugată 12.12.2007
Clasificarea si compararea produselor software din domeniul managementului documentelor electronice. Cercetarea informațiilor și analiza proceselor care urmează să fie automatizate la întreprindere. Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor corporative.
teză, adăugată 29.06.2012
Procese de flux de documente interne ale unei întreprinderi de producție. Gestionarea documentatiei organizatorice si administrative. Construirea unui model TO BE bazat pe propuneri de îmbunătățire a proceselor din cadrul sistemului electronic de management al documentelor.
teză, adăugată 22.01.2016
caracteristici generale abordări de bază pentru automatizarea fluxului de documente și a proceselor de management în procesul de afaceri al organizației. Descrierea, funcțiile și scopul sistemului electronic de management al documentelor (EDMS), precum și analiza problemelor implementării sale integrate.
rezumat, adăugat 10.12.2010
Principii de automatizare de birou. Principiile tehnologiei de gestionare a documentelor electronice. Sisteme de gestionare a documentelor bazate pe tehnologii web. Utilizare E-mail. Sistem electronic de arhivare corporativă.
lucrare curs, adaugat 17.03.2004
Analiza proceselor de afaceri, a fluxurilor de informații și a nivelului de automatizare a activităților agențiilor imobiliare. Dezvoltarea unui modul pentru a sprijini relațiile cu clienții și gestionarea documentelor electronice. Schema logica a sistemului informatic proiectat.
„Electronic BUSINESS” este un pachet software dezvoltat pe baza platformei „BUSINESS” (Federația Rusă) și adaptat cadrului de reglementare și metodologic al muncii de birou și arhivare. „Electronic BUSINESS” oferă atât automatizarea muncii tradiționale de birou, cât și management cu drepturi depline documente electronice(inclusiv schița subiectului organizației). Acest lucru vă permite să creați o soluție de automatizare complexă la orice nivel, precum și să faceți tranziția fără probleme și fără riscuri la tehnologiile moderne de management al organizației.
„Electronic CASE” este scalabil și flexibil în configurație, se adaptează cu ușurință la specificul fluxului de documente într-o organizație de orice dimensiune, de la câteva până la mii de locuri de muncă. Posibilitate de utilizare licențe competitive vă permite să organizați accesul efectiv la sistem pentru utilizatorii care procesează un număr mic de documente cu economii resurse monetare pentru organizatie.
Caracteristicile sistemului - capacitatea de a implementa în pachetul de bază toate sarcinile principale ale unei organizații în managementul documentelor.
Caracteristici generale:
capacitatea de a automatiza atât fluxul de documente manageriale, cât și de specialitate al organizației, adaptarea sistemului la cerințele clienților (personalizarea sistemului);
organizarea accesului la distanță folosind o interfață web (DELO-WEB);
munca mobilă a managerilor și specialiștilor în modul on-line și off-line;
utilizarea platformelor tehnologice utilizate pe scară largă (Oracle, MS SQL)
asigurarea nivelului necesar de protecție a informațiilor;
menținerea unui ciclu complet de lucru cu proiecte de documente;
posibilitatea de integrare cu alte produse software;
posibilitatea traducerii în masă a documentelor în formă electronică cu atașarea unei imagini electronice a documentului la cardul de înregistrare (scanare, scanare în flux);
interfață ușor de utilizat și intuitivă.
Zona de aplicare:
automatizarea muncii de birou/secretariat;
organizarea fluxului mixt de documente hârtie-electronic în întreaga organizație (inclusiv sucursale);
introducerea managementului complet electronic al documentelor (tehnologii fără hârtie) folosind semnături digitale;
organizarea managementului fondului de documentație tehnică (standarde, reglementări tehnice etc.);
automatizarea activității arhivei departamentale a organizației.
Avantaje:
Pentru manageri la diferite niveluri:
căutare rapidă de documente, instrucțiuni și alte informații;
recrearea „locului de muncă virtual” al unui manager - contul său personal, care oferă instrumente convenabile pentru lucrul cu documente;
organizarea de matrice de documente care necesită familiarizare, aprobare și semnare, impunerea de hotărâri, controlul executării etc., prin distribuirea lor în mape speciale în interiorul biroului;
unificarea proceselor de lucru cu documentele din organizație;
oportunități ample de a restricționa accesul angajaților la documente, ceea ce asigură confortul și securitatea lucrului cu informații confidențiale;
o reducere semnificativă a timpului necesar pentru aprobarea și trecerea documentelor și, ca urmare, o accelerare semnificativă a procesului de luare a celor mai importante decizii de management;
primirea rezumatului rapoarte analitice, inclusiv disciplina de performanță;
soluții mobile specializate cu o interfață adaptată.
Pentru personalul de birou și funcționarii:
Orez. 3 „EDMS în organizație”
Angajații companiei sunt activi participarea la grupul de lucru privind integrarea sistemelor de management electronic al documentelor departamentale cu sistem electronic de management al documentelor interdepartamentale.
EDMS „Electronic CASE” oferă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui proiect de document până la anulare și transfer în arhivă.
Sistemul DELO și soluțiile create pe acesta sunt utilizate efectiv de peste 200 de organizații. Sistemul este capabil să ofere gestionarea electronică a documentelor pentru orice întreprindere și orice organizație, precum și să crească eficiența și calitatea lucrului angajaților cu documentele. Aceasta, la rândul său, optimizează procesele de afaceri ale organizațiilor de orice profil și scară.
Cu ajutorul sistemului este posibil crearea unui singur spațiu informațional între sisteme care nu sunt conectate între ele, bazat pe serverul de interacțiune electronică (CMEA).
Utilizarea metodelor de protecție a informațiilor criptografice ( Semnătură digitală și criptare) vă va permite să organizați un flux de documente sigur, semnificativ din punct de vedere legal.
EDMS „Electronic BUSINESS” este diferit funcționalitatea completă și completitudinea tehnică a soluției, disponibil imediat după cumpărare. Acesta conține deja fiecare dintre funcțiile necesare organizării managementului documentelor la nivel înalt.
Disponibilitatea deschis API oferă posibilitatea de a integra sistemul „Electronic BUSINESS” cu orice sisteme informatice și programe de afaceri utilizate de organizația client.
Software-ul și platforma tehnologică pentru managementul documentelor LanDocs a fost dezvoltată de specialiștii LANIT. Soluțiile de tehnologie a informației concepute folosindu-l fac posibilă, pe o bază de sistem unificat, construirea unui mediu eficient și confortabil pentru susținerea întregii game de procese de birou ale unei întreprinderi moderne. Funcționalitatea de bază, compoziția modulelor și a interfețelor software fac posibilă furnizarea utilizatorilor de toate categoriile cu instrumentele de care au nevoie pentru a lucra cu documente electronice. Soluțiile bazate pe LanDocs se disting printr-o scalabilitate bună: atât utilizatorii rețelei de calculatoare locale a biroului principal, cât și angajații departamentelor la distanță pot fi incluși în circuitul de flux de documente deservit de sistem.
Exemple de soluții complete de afaceri implementate într-un timp scurt pe platforma LanDocs:
aprobarea documentelor în formă electronică;
organizarea procesării prompte a cererilor externe;
controlul asupra executării documentelor și sarcinilor;
întocmirea de raportări vizuale privind mișcarea documentelor;
organizarea fluxului coordonat de documente într-un sistem de birouri distribuite geografic;
organizarea unei arhive corporative securizate de documente electronice.
Sistemul este pe piață din 1997. Clientului unui proiect de automatizare a documentelor i se oferă o gamă completă de servicii: de la examinarea stării suportului documentației pentru management la unitatea de automatizare până la servicii de asistență tehnică în garanție și postgaranție. Software-ul LanDocs este certificat pentru conformitatea cu standardele de stat ruse GOST R (certificat nr. ROSS RU.ME20.N 01367).
Implementarea unui sistem de management al documentelor pe platforma LanDocs permite clientului să rezolve următoarele probleme:
Sarcina de a crește ritmul fluxului de documente (inclusiv în procesele critice de afaceri) la nivelul cerut de întreprindere; Se rezolvă prin introducerea pe scară largă a interacțiunilor electronice între interpreți (care implică transferul de date electronice în schimb miscarea fizica documente);
Sarcina de a atinge nivelul cerut de disciplină de performanță; Se rezolvă prin introducerea unor forme automatizate de monitorizare a acțiunilor executanților și întocmirea de raportări de specialitate;
Sarcina de a îmbunătăți calitatea deciziilor de management la diferite niveluri de management;
Se rezolvă prin selectarea și livrarea la timp a documentelor necesare pentru luarea deciziilor la locurile de muncă ale factorilor de decizie, prezentarea colecțiilor de documente de afaceri în forma cea mai convenabilă;
Sarcina de a atinge nivelul necesar de automatizare și funcționare fără erori atunci când executanții lucrează cu documente; Se rezolvă prin utilizarea tehnologiilor de rutare predefinite pentru procesarea documentelor (Workflow), organizarea atentă a funcțiilor de control automate și personale (cu participare umană);
Sarcina de a organiza accesul eficient și sigur pentru angajații clienților la cunoștințele acumulate sub formă de masă documente corporative; Se rezolvă prin sistematizarea colecțiilor de documente, stabilirea unor clasificatoare corporative semnificative și utilizarea pe scară largă metode moderne căutarea și protecția datelor electronice;
Sarcina de a construi un sistem de încredere pentru protejarea documentelor corporative de diferite tipuri de acces neautorizat; Se rezolvă prin utilizarea integrată a semnăturii digitale electronice și a tehnologiilor de protecție criptografică în sistem;
Sarcina de a organiza un flux de documente coordonat holistic într-un sistem de unități distribuite geografic; Pentru a rezolva această problemă, LanDocs furnizează componente specializate responsabile de schimburile între birouri și sincronizarea datelor aflate pe site-uri separate.
Astăzi, pe platforma LanDocs, sunt dezvoltate și implementate atât sistemele tradiționale de automatizare administrativă, cât și sistemele complexe de management al proceselor de afaceri, care depășesc cu mult sfera sarcinilor efective de lucru de birou și sunt integrate în mediul global de informații corporative.
Funcționalitate de bază
Înregistrarea și căutarea (inclusiv căutarea prin index full-text) a documentelor
Organizare colaborare cu documente (trimiterea documentelor spre revizuire, revizuire, avizare, semnare, executare etc. cu controlul stărilor muncii de birou)
Schimb de documente și mesaje de afaceri
Control automat asupra executării comenzilor
Primirea rapoartelor privind fluxul documentelor
|
Corespondență primită
|
Administrare
|
|
Documentați mesajele
|
Lucrul cu semnătura digitală
|
Orez. 4 „Zona de lucru”
Principalele tipuri de documente:
ORD (comenzi, instrucțiuni, instrucțiuni, instrucțiuni, procese-verbale ale întâlnirilor)
Document de intrare
Document de ieșire
Document intern
Tratate (acorduri)
Principalele procese de afaceri:
Crearea unui card de document
Verificarea designului
Revizuirea documentelor
Aprobarea documentului
Aprobarea documentului
Controlul executării comenzilor
Sprijin pentru lucrul colaborativ pe documente
Caracteristici de suport:
Versiune
Auditul tuturor acțiunilor utilizatorului
Funcții suplimentare:
Suport pentru arhivare
Posibilitate de lucru la distanță (PDA)
Criptarea datelor
Instrumente de integrare cu MS Word, generare de șabloane de documente.
Orez. 5 „Arhitectura funcțională a sistemului Optima WorkFlow”
Specificații:
Suport pentru schimbul de date prin OLE, aplicație orientată pe fișiere.
Suport OS: Windows 2000/2003/XP/Vista, MCBC
Suport DBMS: Microsoft SQL, Oracle
Componentele Optima WorkFlow
Este posibil ca lista de licențe prezentată să nu fie completă. Gruparea de licențe prezentată este condiționată și nu se aplică regulilor de grupare a licențelor Optima WorkFlow.
Componentele sistemului: 
Orez. 6 „Componentele sistemului Optima WorkFlow”
2.3 Analiza documentatiei. Crearea unui model de informare
Modelul informațional al unei baze de date este o descriere a obiectelor (entităților), cu un set de atribute și relații între acestea, care sunt identificate în procesul de studiu atât a datelor de intrare cât și de ieșire.
După cum sa menționat în paragraful anterior, sarcina principală în realizarea acestei lucrări finale este crearea unei baze de date. La următoarea etapă de proiectare a oricărei baze de date, după stabilirea problemei, ar trebui să colectați și să analizați datele pe baza cărora vor fi create.
Baza de date a departamentului de lucru cu persoane fizice într-o bancă comercială include tabele concepute pentru eficiența băncii și automatizarea procesării rezultatelor activităților sale: Persoane fizice, Conturi, Cărți de credit, Tranzacții cu conturi de card de credit, Carduri de debit, Tranzacții cu conturi de card de debit, bancomat, sucursala. Tabelele sunt interconectate, ceea ce asigură integritatea datelor.
Baza de date este destinată în primul rând angajaților băncii pentru a controla activitatea departamentului.
Informațiile despre persoane includ numele clientului, prenumele clientului, patronimul clientului, numărul de telefon mobil, adresa și detaliile pașaportului.
Pentru a afișa date despre persoane fizice, a fost evidențiată entitatea „Persoane fizice” (vezi Tabelul 3).
Tabelul 3 – „Persoane fizice”
|
Numele domeniului |
Tip de date |
Câmp cheie |
Link către alt tabel |
|
|
Tabelul „Conturi” câmpul „Număr de persoane” |
||||
|
Numele de familie al clientului |
Text | |||
|
Numele clientului |
Text | |||
|
Numele de mijloc al clientului |
Text | |||
|
Adresa clientului |
Text | |||
|
Număr de telefon |
Text | |||
|
Text |
Informațiile despre cont includ următoarele elemente: tipul contului individual, detaliile contului, numărul individual.
Pentru a afișa datele contului, a fost evidențiată entitatea „Conturi” (vezi Tabelul 4).
Tabelul 4 – „Conturi”
|
Numele domeniului |
Tip de date |
Câmp cheie |
Link către alt tabel |
|
|
Tip de cont |
Text | |||
|
Detalii cont |
Text | |||
|
Număr individual |
Numeric |
Tabelul „Persoane fizice” câmpul „Număr” |
Tabelul Cărți de credit conține următoarele câmpuri: număr card de credit, număr de cont, produs, tip de produs. Pentru a afișa datele de pe cărțile de credit, a fost evidențiată entitatea „Cărți de credit” (vezi Tabelul 5).
Tabelul 5 – „Cărți de credit”
Tabelul „Tranzacții cu conturi de card de credit” conține informații: numărul cardului de credit, data/ora, sume, număr bancomat. Pentru afișarea tranzacțiilor cu conturile de card de credit ale persoanelor fizice, a fost evidențiată entitatea „Tranzacții cu conturi de card de credit” (vezi Tabelul 6).
Tabelul 6 – „Tranzacții cu conturi de card de credit”
|
Numele domeniului |
Tip de date |
Câmp cheie |
Link către alt tabel |
|
|
Numarul tranzactiei | ||||
|
Numărul cărții de credit |
Numeric |
Tabelul „Cărți de credit” câmpul „Număr” |
||
|
Data Ora |
Data Ora | |||
|
Monetar | ||||
|
Număr ATM |
Numeric |
Tabelul Carduri de debit (un card bancar de plată folosit pentru a plăti bunuri și servicii și pentru a obține numerar de la bancomate) conține: numărul cardului de debit al unei persoane fizice, numărul de cont (un cont pentru participarea acesteia la circulația monetară fără numerar și acumularea de fonduri non-cash în cont pentru utilizarea prevăzută), produs card de debit, tip de produs. Pentru a afișa date despre cardurile de debit, a fost evidențiată entitatea „Carduri de debit” (vezi Tabelul 7)
Tabelul 7 – „Carduri de debit”
Tabelul Tranzacții cu conturi de card de debit conține informații: numărul cardului de debit, data/ora, sume, număr bancomat.
Pentru afișarea datelor privind tranzacțiile cu conturi, a fost evidențiată entitatea „Tranzacții cu conturi cu card de debit” (vezi Tabelul 8).
Tabelul 8 – „Operațiuni cu conturi de card de debit”
|
Numele domeniului |
Tip de date |
Câmp cheie |
Link către alt tabel |
|
|
Numarul tranzactiei | ||||
|
Numărul cardului de debit |
Numeric |
Tabelul „Carti de debit” câmpul „Număr” |
||
|
Data Ora |
Data Ora | |||
|
Monetar | ||||
|
Număr ATM |
Numeric |
Tabel „ATM” Câmp „ATM number” |
Există, de asemenea, un tabel Filiale, care conține informații despre numărul sucursalei, adresa și managerul. Entitate - „Sucursală” (vezi Tabelul 9).
Tabelul 9 – „Filială”
Tabelul ATM conține informații: numărul ATM, adresa și numărul sucursalei. Pentru afișarea datelor, a fost selectată entitatea „ATM” (vezi Tabelul 10).
Tabelul 10 – „ATM”
3. Implementarea unei baze de date în MS Access
3.1 Crearea de tabele și relații
După modelarea informațiilor, trecem la implementarea bazei de date în MSAccess. Crearea tabelelor se bazează pe entitățile și atributele evidențiate în paragraful anterior.
Tabelele sunt create în modul proiectare, unde sunt create prin specificarea numelor câmpurilor, a tipurilor și proprietăților acestora. Pentru a crea un tabel în acest mod, doar găsiți comanda rapidă „Crearea unui tabel utilizând designerul” și faceți dublu clic pe ea cu butonul stâng al mouse-ului. În fereastra de proiectare a tabelului, în coloana „Nume câmp”, trebuie să introduceți numele câmpurilor tabelului care se creează. În coloana „Tip de date” - pentru fiecare câmp de tabel, selectați din lista derulantă tipul de date care vor fi conținute în acest câmp. În coloana „Descriere”, puteți introduce o descriere a acestui câmp (opțional). În partea de jos a ferestrei Table Designer, puteți introduce proprietăți pentru fiecare câmp sau puteți lăsa proprietățile la valorile implicite. Când creați un anumit tabel, trebuie să desemnați un câmp ca cheie.
Figura 7 – Crearea unui tabel „Persoane fizice”, „Conturi” în modul proiectare
Figura 8 – Crearea unui tabel „Card de credit”, „Operațiuni cu conturi de card de credit” în modul proiectare
Figura 9 – Crearea unui tabel „Carti de debit”, „Operațiuni cu conturi de card de debit” în modul proiectare
Figura 10 – Crearea tabelului „ATM-uri”, „Sucursale” în modul proiectare
După crearea tabelelor, trebuie să creați relații între ele. Pentru a facilita vizualizarea, crearea, ștergerea și modificarea relațiilor dintre tabele, Microsoft Access utilizează o schemă de date.
Pentru a deschide schema de date, trebuie să executați comanda „Tools”, „Data Schema”. În mod implicit, schema va conține toate tabelele. Pentru a crea conexiuni între tabele, selectați un câmp pentru conexiunea din tabelul principal, faceți clic pe butonul stâng al mouse-ului și trageți câmpul în al doilea tabel. Eliberați butonul stâng al mouse-ului peste câmpul subtabelului cu care se stabilește conexiunea. Va apărea apoi caseta de dialog Editare legături.
După efectuarea operațiunilor descrise mai sus, a fost creată o schemă de date pentru baza de date creată în această lucrare (vezi Fig. 11)
Figura 11 – Diagrama de date
După stabilirea conexiunilor între tabele, este necesar să completați toate tabelele. În fereastra bazei de date, trebuie să selectați tabelul pe care trebuie să îl completați, apoi faceți clic pe butonul „Deschidere”. Structura tabelului bazei de date va apărea pe ecran în vizualizarea tabelului. Noul tabel constă dintr-un rând gol. Umplerea se face conform înregistrărilor, adică. informațiile sunt introduse pentru întreaga linie. În mod similar, toate tabelele bazei de date în curs de dezvoltare au fost completate în fereastra de proiectare (vezi Figura 12-19).
Figura 12 – Completarea tabelului „Persoane fizice”.
Figura 13 – Completarea tabelului „Conturi”.
Figura 14 – Completarea tabelului „Cărți de credit”.
Figura 15 – Completarea tabelului „Operațiuni cu conturi de card de credit”
Figura 16 – Completarea tabelului „Carduri de debit”.
Figura 17 – Completarea tabelului „Operațiuni cu conturi de card de debit”
Figura 18 – Completarea tabelului „ATM-uri”.
Figura 19 – Completarea tabelului „Sucursale”.
INSTRUCȚIUNI
pentru munca în EDMS „Delo”
(client gros)
1. Conectați-vă la EDMS „Delo” 3
2. Lucrul la birou 4
3.Înregistrarea documentelor 7
3.1 Înregistrarea documentelor primite 7
3.2 Înregistrarea contestațiilor cetățenilor 14
3.3 Înregistrarea documentelor de ieșire 20
4.Formarea proiectului de rezoluție 35
5 Adoptarea proiectului de rezoluție 43
7 Acceptarea spre executare și intrarea unei rezoluții subordonate 47
8 Punerea în aplicare a rezoluției 56
9Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire 58
9.1 Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire ca răspuns la un document primit 58
9.2 Crearea unui proiect de document de inițiativă 65
9.3 Crearea versiunilor de proiect 65
10 Eliminarea comenzilor de sub control 68
11Vizualizarea proiectului de document 72
12 Semnarea proiectului 76
- ^
Conectați-vă la EDMS „Delo”
Orez. 1 – Autentificare
Apăsați butonul „Enter”. Se va deschide fereastra principală a programului.
Orez. 2 – Fereastra principală a „Cazului” EDMS
În partea de sus a ferestrei principale a programului există câmpuri Indexul carduluiȘi Cabinet, care conține numele cabinetului și biroului actual. În mod implicit, ei setează numele cabinetului de fișiere și contului care sunt definite pentru acest utilizator.
^ Funcțiile modulului Documente:
Înregistrarea documentelor– folosit pentru a înregistra corespondența de intrare și de ieșire și cererile cetățenilor. În timpul înregistrării, este generată un card de control al înregistrării (RC), în care sunt introduse informații despre document, iar sistemul atribuie automat un număr în conformitate cu șablonul specificat. Imaginile grafice ale documentelor sunt atașate cardului.
^ Funcția „Dulapuri”. – folosit pentru lucrul cu documente care necesită executare, precum și pentru lucrul cu proiecte de documente. Din punct de vedere al sistemului, un birou este un set de dosare care primesc înregistrări ale documentelor, instrucțiunilor și proiectelor de documente trimise pentru lucru funcționarilor desemnați în acest birou.
^ Căutați documente și dosare personale – folosit pentru a căuta documente/schițe de documente folosind diverse criterii. Puteți utiliza foldere personale pentru a stoca rezultatele căutării. Căutările pot fi salvate pentru reutilizare.
^ Inventarul cazurilor – această funcție oferă vizualizarea documentelor anulate în cazuri, precum și menținerea dosarelor în sine. În plus, această funcție este utilizată pentru a încărca informații despre cazuri în baza de date a sistemului Arhive Case.
^ Trimiterea documentelor – funcția funcționează în două moduri: în modul „Documente netrimise” se lucrează cu documente pregătite pentru trimitere și se marchează expedierea documentelor; în modul „Controlul chitanțelor de înregistrare” este monitorizată primirea notificărilor despre înregistrarea documentelor trimise trimise din sistemele „BUSINESS” ale organizațiilor destinatare.
- ^
Lucrați la birou
Documentele sunt plasate în folder dacă:
Înregistrări despre Republica Kazahstan trimise în contul curent dintr-un alt cont folosind comanda „Redirecționează Republica Kazahstan”;
Înregistrări despre CR, al cărui destinatar intern este proprietarul contului curent (cu condiția să fi fost marcat pentru a trimite CR către acest destinatar);
Orez. 3 – Conținutul dulapului (1 - 4 cutii)
Înregistrări despre Republica Kazahstan, al cărei executor este proprietarul contului curent. Se completează coloanele din tabelul „Autor/Nr. articol, „Text”, „Plan”, „Executor”.
Orez. 4 – Conținutul dulapului (cazul 5)
^ În folderul „În curs”. documentele sunt incluse dacă:
în domeniul Republicii Kazahstan „Către” este indicat funcționarul care este proprietarul contului curent;
câmpul „Către” indică departamentul al cărui șef este proprietarul contului curent;
Înregistrări despre Codul de control ale documentelor acceptate pentru executare, dar neexecutate încă (adică înregistrări despre Codul de control mutate din folderul „Primit” folosind comanda „Accept pentru executare”);
Înregistrări despre Republica Kazahstan trimise proprietarului contului curent dintr-un alt folder din contul curent folosind comanda „Redirecționează Republica Kazahstan”;
Înregistrări despre Republica Kazahstan, în care autorul rezoluției și executorii misiunii sunt proprietarii acestui birou.
^ În folderul „Manual”. există înregistrări ale documentelor Republicii Kazahstan pentru care au fost întocmite proiecte de rezoluție și trimise spre aprobare proprietarului contului curent (persoana indicată ca autor al rezoluției). Accesul la acest dosar este acordat unui angajat care creează proiecte de rezoluție pentru manager și, după aprobare, le distribuie.
^ În folderul „În așteptare”. există înregistrări ale documentelor Republicii Kazahstan pentru care a fost pregătit un proiect de rezoluție și trimis spre examinare proprietarului acestui birou (persoana indicată ca autor al rezoluției). Înregistrările despre Republica Kazahstan cu proiecte de rezoluție dispar din acest dosar atunci când comanda „Return” este executată în fereastra de proiect de rezoluție.
^ În dosarul „La obiect”înregistrările Republicii Kazahstan sunt stocate documentele care fac obiectul anulării. Numai utilizatorii care sunt proprietarii acestui cont pot plasa înregistrări despre documente în acest dosar de cont.
^ Dosarul de management de proiect concepute pentru lucrul cu proiecte de documente. Toate documentele trimise trec prin etapa de proiect în timpul procesării. EDMS „Delo” sprijină întregul ciclu de lucru cu proiecte: crearea, editarea cu păstrarea versiunilor anterioare, coordonarea și aprobarea (semnarea) și înregistrarea documentelor de ieșire sau interne create pe baza proiectului. Toate proiectele de documente create sunt stocate în folderul „Managementul proiectelor”, în care executantul monitorizează starea proiectelor și efectuează lucrări ulterioare.
^ Dosarul „La vedere” conține o listă de înregistrări despre RCPD trimisă spre aprobare proprietarilor acestui cont. Dacă un proiect de document trebuie să fie avizat de mai mulți funcționari - proprietari ai contului curent, atunci folderul va conține mai multe înregistrări corespunzătoare RKPD-ului său (după numărul deținătorilor de conturi avizați). Aceste intrări vor diferi numai în conținutul coloanei „Vizitator”.
^ Dosarul „Pentru semnătură” conține o listă de înregistrări despre RCPD trimisă spre aprobare (pentru semnătură) proprietarilor acestui cont. Dacă un proiect de document trebuie să fie semnat de mai mulți funcționari - deținători ai contului curent, atunci folderul va conține mai multe înregistrări corespunzătoare RCPD-ului său (în funcție de numărul deținătorilor de conturi semnatari). Aceste intrări vor diferi numai în conținutul coloanei „Semnătură”.
- ^
Înregistrarea documentelor
3.1 Înregistrarea documentelor primite
Orez. 5 – Fereastra principală a „Cazului” EDMS
Orez. 6 – Selectarea unui grup de documente
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Orez. 7 – Cartea de înregistrare a documentului de intrare
În cardul de înregistrare deschis, în câmpul „Corr.” Introduceți primele litere ale numelui organizației și apăsați butonul „Enter”. Câmpul va fi completat automat cu numele organizației dacă aceasta este prezentă în director.
Orez. 8 – Secțiunea „Corespondenți”
Dacă nu există nicio organizație în directorul „Organizații”, va avea loc o tranziție la acest director. În fereastra „Selectați din directorul organizației”, faceți clic pe butonul „Adăugați organizație”.
Orez. 9 – Adăugarea unei noi organizații în director
În fereastra de înregistrare pentru o nouă organizație, completați câmpurile „Nume”, „Oraș”, „Adresă”.
Orez. 10 – Înregistrarea unei noi organizații 
Orez. 11 – Completarea informațiilor despre organizație
Faceți clic pe butonul „Înregistrare”.
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Câmpurile „Corr”. iar „Semnat” va fi completat cu valori.
Orez. 12 – Alegerea unei organizații
În Republica Kazahstan, în secțiunea „Corespondenți”, completați „Out. Nu."
În câmpul „Dată”, faceți dublu clic.
În calendarul care apare, selectați o dată și faceți clic pe butonul „Enter”.
Completați câmpul „Compoziție” folosind tastatura.
Specificați tipul de livrare din lista propusă.
Orez. 13 – Selectarea unei valori din cartea de referință „Tipul de livrare”.
În câmpul „Către”, introduceți primele litere ale numelui de familie al managerului pe numele căruia a fost primit documentul și apăsați butonul „Enter”. Câmpul „Către” va fi completat automat cu numele de familie al managerului.
Completați câmpul „Conținut” folosind tastatura.
În directorul „Categorii” care se deschide, selectați categoriile organizației dvs.
Orez. 14 – Director „Rubricator”
Faceți clic pe categoria dorită.
Orez. 15 – Selectarea unei rubrici din directorul „Rubricator”.
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Faceți clic pe butonul „OK”.
Scanați documentul primit pentru a atașa imaginea electronică a acestuia pe cardul de înregistrare.
Faceți clic dreapta pe documentul scanat și selectați „Copiere” din meniu.
Orez. 16 – Adăugarea unei imagini electronice a unui document 
Orez. 17 – Cartea de înregistrare a documentului de intrare
- ^
Înregistrarea contestațiilor cetățenilor
Orez. 18 – Fereastra principală a „Cazului” EDMS
Faceți clic pe grupul de documente dorit.
Orez. 19 – Selectarea unui grup de documente
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Orez. 20 – Adăugarea unei imagini electronice a unui document
În fișa de înregistrare a cererii în câmpul „Civil”. Introduceți primele litere ale numelui de familie al solicitantului și apăsați butonul „Enter”. Câmpul va fi completat automat cu numele de familie al solicitantului, dacă acesta este prezent în director.
Orez. 21 – Căutați în directorul „Cetățeni”.
Dacă solicitantul nu se află în directorul „Cetățeni”, va avea loc o tranziție la acest director. În fereastra „Selectați din directorul cetățenilor”, faceți clic pe butonul „Adăugați cetățean” sau apăsați tasta F2.
În fereastra de înregistrare pentru un nou solicitant, completați câmpul „Nume”.
Completați câmpul „Oraș” folosind tastatura.
Completați câmpul „Index” folosind tastatura.
Completați câmpul „Adresă” folosind tastatura.
Lângă câmpul „Regiune”, faceți clic pe săgeată.
Selectați o regiune și faceți clic pe butonul „Selectați”.
Lângă câmpul „Stare”, faceți clic pe săgeată.
Faceți clic pe statutul dorit al solicitantului și apăsați butonul „Selectați”.
În secțiunea „Sex”, bifați caseta pentru valoarea dorită.
Faceți clic pe butonul „Înregistrare”.
Orez. 22 – Introducerea informațiilor despre un cetățean
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Câmpurile din secțiunea „Corespondenți” vor fi completate automat cu informațiile introduse despre cetățean.
Introduceți primele litere ale numelui de familie în câmpul „Către” și apăsați Enter. Câmpul va fi completat cu valoarea necesară.
Indicați stadiul contestației: anonim sau colectiv.
Completați câmpul „Conținut”. cu literă mare.
Faceți clic pe butonul „Rubr(0)”. Acest câmp este un atribut multiplu.
Orez. 23 – Alegerea unui rubricator
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Faceți clic pe butonul „OK”.
Indicați numărul de foi de circulație în câmpul „Compoziție”.
Selectați tipul de livrare din listă.
Completați câmpul „Acces” cu valoarea dorită din listă.
Scanați cererea.
În secțiunea „Fișiere”, faceți clic pe butonul „Inserați”.
După ce au fost completate toate detaliile, în fereastra cardului de înregistrare a aplicației, faceți clic pe butonul „Înregistrare RK”.
Orez. 24 – Introducerea informațiilor despre un cetățean
- ^
Înregistrarea documentelor de ieșire
În fereastra principală a programului „Caz”, pentru a înregistra documente, faceți clic pe butonul „Înregistrare document”.
Orez. 25 – Fereastra principală a programului „Case”.
În fereastra care apare, selectați grupul de documente dorit.
Orez. 26 – Selectarea unui grup de documente
În fișa de înregistrare deschisă a documentului de ieșire, în câmpul „Semnat (0)”, introduceți primele litere ale numelui de familie al managerului care a semnat documentul.
Apăsați butonul „Enter”. Sistemul va afișa opțiuni pentru potrivirile găsite în cazul în care există mai multe potriviri sau va completa imediat câmpul „Sub.(0)” dacă există o singură potrivire.
Completați câmpul „Conținut”. folosind tastatura.
În câmpul „Exec”. Introduceți primele litere ale numelui de familie al interpretului.
Apăsați butonul „Enter”. Sistemul va afișa opțiuni pentru potrivirile găsite dacă există mai multe potriviri sau va completa imediat câmpul „Exec.” dacă există o singură potrivire.
Orez. 27 – Completarea RC a documentului de ieșire
Completați câmpul „Acces” cu valoarea necesară.
Pentru a indica ce oficiali au aprobat documentul, faceți clic pe butonul „Vize (0)”.
În directorul „Divizii” care apare, găsiți aprobatorul.
Orez. 28 – Alegerea ofițerului de aprobare
Faceți clic pe artistul găsit și apăsați butonul „Selectați”.
Dacă este necesar, indicați data la care documentul a fost vizat.
Orez. 29 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
Faceți clic pe butonul „OK”.
Faceți clic pe butonul „RUB(0)”. Acest câmp este un atribut multiplu.
În directorul „Categorii” care se deschide, selectați categoria dorită.
Orez. 30 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
Faceți clic pe butonul „OK”.
Scanați documentul de ieșire pentru a atașa imaginea electronică a acestuia la cardul de înregistrare.
Faceți clic dreapta pe imaginea scanată și selectați „Copiere” din meniu.
În secțiunea „Fișiere”, faceți clic pe butonul „Inserați”.
Orez. 31 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
Dacă scrisoarea de ieșire este pregătită ca răspuns la o scrisoare de intrare, este necesar să se indice relația dintre ele. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Legături (0)”. Folosind această cerință, sistemul vă permite să înregistrați un număr arbitrar de conexiuni diferite între unele documente și altele, inclusiv documente care nu sunt înregistrate.
În fereastra care apare în partea de sus, faceți clic pe butonul „Căutare după număr”.
Orez. 32 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
În fereastra de căutare după număr, în câmpul „Nr. reg.”, introduceți numărul documentului primit cu care doriți să legați documentul curent.
Introduceți anul.
Faceți clic pe butonul „Găsiți”.
Selectați un document.
Selectați conexiunea „Pentru execuție”.
Faceți clic pe butonul „Link”.
Orez. 33 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
În fereastra de conexiuni, faceți clic pe butonul „OK”. În fereastra cardului de înregistrare, linkul către document va fi afișat în câmpul „Links (1)”.
Orez. 34 – Cartea de înregistrare a documentului de ieșire
În fereastra cardului de înregistrare a documentului de ieșire, faceți clic pe butonul „Scrieți RC”.
Puteți specifica organizația destinatară căreia i se adresează scrisoarea trimisă în secțiunea „Destinatari”; pentru a face acest lucru, în Republica Kazahstan faceți clic pe butonul „Adresă (0)”.
Orez. 35 – Destinatarii documentului
Orez. 36 – Căutarea unei adrese în directorul „Organizații”.
Faceți clic pe butonul „Găsiți”.
Orez. 37 – Selectarea unui reprezentant al organizației
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Trimiterea unui document.
Orez. 38 – Indicarea datei de expediere și a tipului de expediere
Dacă trimiteți un document către Duma de Stat a Republicii Belarus prin e-mail, urmați „Instrucțiunile pentru trimiterea și înregistrarea documentelor în Delo EDMS printr-un hub de transport”. Nu uitați să verificați adresa dvs. de e-mail în câmpul „e-mail”.
Înregistrarea unui document de ieșire pe baza unui proiect de document
În fereastra principală a programului „Caz”, faceți clic pe butonul „Înregistrarea documentelor”.
Orez. 39 – Fereastra principală a „Cazului” EDMS
În fereastra care apare, faceți clic pe butonul „Anulare”. Va rămâne o fereastră care conține o listă de documente înregistrate într-o anumită perioadă de timp.
Orez. 40 – Lista documentelor înregistrate XX.XX.XX
În bara de meniu, faceți clic pe elementul „Proiecte” (dacă nu există proiecte pregătite pentru înregistrare, acest element va fi inactiv). Se va deschide o fereastră care conține o listă cu proiectele de documente gata de înregistrare.
Pentru a notifica un angajat al departamentului de birou, ar trebui să configurați subsistemul „Alerte, notificări și management proces”. Notificările vor fi trimise prin e-mail.
Orez. 41 – Lista proiectelor pregătite pentru înregistrare
Faceți dublu clic pe intrarea din RCPD, pe baza căreia doriți să înregistrați RC-ul documentului.
Consultați proiectul de document.
Orez. 42 – Proiect de document
Orez. 43 – Verificarea semnăturilor
Reveniți la RCPD-ul documentului.
Faceți clic pe „Înregistrare proiect” în meniul Fișier. Se va deschide fereastra documentului RC, aparținând aceluiași grup de documente ca și proiectul. Unele dintre detaliile RC (principale și suplimentare) sunt completate automat cu valorile stabilite în RCPD (în cea mai recentă versiune a proiectului). RC-ul unui document creat pe baza unui proiect este asociat cu proiectul folosind un link care are categoria „Proiecte”. Numele și funcțiile complete ale persoanelor care au semnat proiectul de document devin valorile atributului „Semnat”, iar cei care au susținut proiectul devin valorile atributului „Viză”. Dosarele atașate RCPD de către executantul proiectului sunt atașate RC-ului documentului. Semnăturile digitale ale fișierelor sunt salvate.
Orez. 44 – Înregistrarea proiectului
Orez. 45 – Înregistrarea documentului
Apăsați butonul „Adresă(0)” pentru a introduce informații despre destinatar.
Orez. 46 – Destinatari documentului
În fereastra care se deschide, faceți clic pe butonul „Adăugați organizație”.
Orez. 47 – Căutați o organizație folosind un director
În câmpul de căutare din stânga butonului „Găsiți”, introduceți numele organizației.
Faceți clic pe butonul „Găsiți”.
Faceți dublu clic pe element.
În fereastra care apare informatii detaliate despre destinatar, selectați un reprezentant al cărui nume este trimisă scrisoarea. Dacă nu există niciun destinatar, faceți clic pe butonul „Editați” și adăugați un reprezentant.
Orez. 48 – Alegerea unui reprezentant
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
În fereastra care apare, faceți clic pe butonul „Selectați”.
Trimiterea unui document.
Dacă documentul este trimis unei organizații terțe (cu excepția Dumei de Stat a Republicii Belarus), atunci în fereastra „Destinatari” indicați data trimiterii și tipul de trimitere. Salvează modificările.
Orez. 49 – Înregistrarea documentului
Dacă trimiteți un document către Duma de Stat a Republicii Belarus prin e-mail, urmați „Instrucțiunile pentru trimiterea și înregistrarea documentelor în Delo EDMS printr-un hub de transport”.
- ^
Formarea proiectului de hotărâre
Deschideți cardul de înregistrare a documentului.
În RC al documentului, în secțiunea de instrucțiuni, faceți clic pe butonul „Enter” și selectați acțiunea „Rezoluție subordonată” din meniul contextual.
Orez. 50 – Introducerea unei rezoluții subordonate
În fereastra de rezoluție a schiței care apare, completați câmpul „Autor (intern)” selectând
Acest proiect de rezoluție.
Pentru a modifica textul rezoluției, plasați cursorul mouse-ului în câmpul de text și apăsați tasta „Inserare” de pe tastatură. Se va deschide o listă generală de rezoluții, care este configurată de tehnologul de sistem. Dacă este necesar, vă puteți crea propria listă personală.
Orez. 52 – Lista standard de rezoluții
Orez. 53 – Introducerea unei date din calendar
În calendar, faceți clic pe dată și apăsați butonul Enter.
Dacă este necesar, completați câmpul „Categoria de instrucție” selectând din listă
După introducerea datei de execuție planificată, comanda este plasată automat sub control 
.
Orez. 55 – Selectare din directorul „Diviziuni”.
Apăsați butonul Enter.
Orez. 56 – Completarea câmpului „Control”.
Selectarea artistului
Orez. 57 – Adăugarea unui executor intern
Selectarea unui contractant extern
Orez. 58 – Adăugarea unui artist extern
Orez. 59 – Director „Organizații”
Orez. 60 – Introducerea primelor litere ale numelui de familie al salariatului
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Numele angajatului va apărea în secțiune
Orez. 61 – Proiect de rezoluție
Primul artist din listă este marcat cu un semn de exclamare roșu 
.
Faceți clic pe butonul „Înregistrare”. Documentul va fi returnat Republicii Kazahstan. Înregistrare despre RK
Orez. 62 – Editarea unui proiect de rezoluție
Se va deschide fereastra pentru proiectul de rezoluție. Pentru a aduce modificări proiectului de rezoluție, urmați paragraful 4.
Orez. 63 – Deschiderea ferestrei pentru aprobarea proiectului de hotărâre
Faceți clic pe butonul „Întoarcere” – veți reveni la fereastra folderului „În evaluare”. Înregistrarea RC a documentului este ștearsă automat din folderul „În considerare”. În folderul „Management”, în apropierea datei planificate apare un semn plus (coloana „Plan”), ceea ce înseamnă aprobarea proiectului de rezoluție de către manager.- ^
Distribuirea proiectului de hotărâre aprobat
Accesați folderul „Management” din biroul managerului, care stochează înregistrările proiectelor de rezoluție. Selecția dulapului se face în colțul din dreapta sus al dulapului.
Plasați un indicator la intrarea proiectului de rezoluție, care în coloana „Plan”. setați „+” înainte de data de execuție planificată. Acest lucru indică faptul că proiectul de rezoluție a fost aprobat de lider.
Orez. 64 – Simbol „+” - marca de aprobare a proiectului de rezoluție
Faceți clic dreapta pe intrarea despre proiectul de rezoluție și selectați acțiunea „Editați schița” din meniul contextual.
Orez. 65 – Editarea unui proiect de rezoluție
După ce ați făcut modificări în proiectul de rezoluție, faceți clic pe butonul „Trimite”. Înregistrarea despre Republica Kazahstan va părăsi folderul „Management”. O înregistrare despre Republica Kazahstan cu o rezoluție va apărea automat în folderul „Primite” pentru interpreți.
- ^
Acceptarea spre executare și intrarea unei rezoluții subordonate
În fereastra principală a programului, faceți clic pe butonul „Dulapuri”. Dosarul nr. 1 se va deschide - „Primit”. Va fi prezentată o listă cu înregistrările cardurilor de înregistrare (RC) și instrucțiunile din birou.
Orez. 67 - Lista înregistrărilor din dosarul nr. 1
Pentru a vă familiariza cu documentul, trebuie să faceți dublu clic pe înregistrările despre Republica Kazahstan sau pe înregistrările despre comandă. Documentul RC se va deschide.
Orez. 68 – RC din documentul primit
Pentru a vizualiza o scrisoare scanată în secțiunea „Fișiere”, faceți dublu clic pe numele fișierului. Se va lansa aplicația de vizualizare a fișierelor.
Orez. 69 - Secțiunea „Fișiere”
După vizualizarea fișierului electronic, închideți aplicația.
În RC al documentului, în secțiunea de instrucțiuni, faceți clic pe butonul „Enter” și selectați acțiunea „Rezoluție subordonată” din meniul contextual.
Orez. 70 – Introducerea unei rezoluții subordonate
Orez. 71 – Rezoluție subordonată
Pentru a modifica textul rezoluției, plasați cursorul mouse-ului în câmpul de text al rezoluției și apăsați tasta „Insert” de pe tastatură.Se va deschide o listă generală de rezoluții, care este configurată de tehnologul de sistem. Dacă este necesar, vă puteți crea propria listă personală.
Orez. 72 – Lista standard de rezoluții
În lista de rezoluții, selectați-o pe cea de care aveți nevoie și faceți clic pe butonul „Selectați”.
Pentru ca ordinul să devină un ordin de control, este necesar să introduceți o dată planificată. Faceți clic pe câmpul „Planificat”. Calendarul se va deschide.
Orez. 73 – Introducerea unei date din calendar 
Orez. 74 – Selectare din directorul „Diviziuni”.
Apăsați butonul Enter.
Selectați controlerul găsit.
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Numele controlerului va apărea în câmpul „Controller”.
Orez. 75 – Selectarea controlerului
Selectarea artistului
Orez. 76 – Adăugarea unui executor intern
Selectarea unui contractant externîn cazul interacțiunii interdepartamentale, aceasta se realizează făcând clic pe butonul „Adăugați contractant extern”.
Orez. 78 – Adăugarea unui artist extern
În directorul Organizații care apare, găsiți organizația și faceți dublu clic pe intrare.
Orez. 79 – Director „Organizații”
În secțiunea „Reprezentanți”, selectați un reprezentant al organizației și faceți clic pe butonul „Selectați”.
Orez. 80 – Selectarea unui reprezentant al organizației
Orez. 81 – RC din documentul primit
Selectați intrarea comenzii în contul dvs. și faceți clic dreapta.
Selectați „Accept pentru execuție” din meniul contextual. Documentul va fi mutat în folderul nr. 2 „În curs”.
Orez. 82 – Acceptarea spre executare
- ^
Implementarea rezoluției
Deschideți folderul de birou „On Progress”, care va conține o listă de înregistrări despre comenzile din cont.
Orez. 83 – Introducerea unei rezoluții subordonate
Faceți dublu clic pentru a deschide RK pentru vizualizare. Vă rugăm să examinați cardul de înregistrare a documentului.
Pentru a introduce un raport de execuție, faceți clic dreapta pe intrarea comenzii și selectați acțiunea „Execută” din meniul contextual.
Orez. 84 – Executarea instructiunilor
În fereastra „Executor Report”, selectați starea execuției din listă.
Starea intermediară de execuție este selectată de către executant în cazul executării parțiale a ordinului. În acest caz, data raportului nu este indicată.
Orez. 85 – Introducerea unui raport de performanță
Pentru a specifica data raportului, faceți dublu clic în câmpul „Date”.
Selectați o dată din calendar și faceți clic pe butonul „Enter”.
Completați câmpul de text folosind tastatura.
Pentru a atașa rezultatul lucrării efectuate, trebuie să faceți clic pe butonul „Fișiere”.
Copiați fișierul de oriunde pe computer.
Faceți clic pe butonul „Adăugați fișier”. Fișierul va fi adăugat.
Orez. 86 – Anexarea unui dosar electronic
Faceți clic pe butonul „OK” din colțul din dreapta jos al ferestrei de raport. În cazul unei rezoluții de necontrol, după introducerea procesului-verbal, evidența ordinului va părăsi biroul; în caz contrar, ordinul trebuie scos de sub control de către controlor, după care va părăsi automat biroul executorului și controlorul.- ^
Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire
Crearea unei schițe de scrisoare de ieșire ca răspuns la un document primit
Deschideți cardul de înregistrare a documentului pe care v-a fost emisă comanda.
În meniul „Fișier”, selectați comanda „Creare RCPD”.
Orez. 87 – Crearea RCPD în urma documentului primit
În fereastra „Selectați un grup pentru un proiect nou”, selectați un grup. În secțiunea „Copiere detalii”, bifați caseta de selectare „Corespondenți” pentru a nu fi necesar să completați informații despre corespondent în cardul documentului de ieșire.
Orez. 88 – Selectarea unei echipe de proiect
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Se va deschide RCPD a documentului de ieșire.
Orez. 89 – RKPD
Completați un scurt rezumat al documentului în câmpul „Conținut”.
Găsiți documentul pe desktop, faceți clic dreapta pe el și selectați comanda „Copiere” din meniul contextual.
Accesați secțiunea „Fișiere” și faceți clic pe butonul „Inserați fișierul”.
Orez. 90 – Secțiunea „Fișiere”
Faceți clic pe butonul „OK”.
Pentru a trimite spre aprobare/semnătură, faceți clic pe butonul „Adăugați viză/semnătură”.
Orez. 91 – Depunerea pentru viză/semnătură
Selectați comanda „Adăugați” din meniul „Acțiuni”.
Adăugarea unui susținător/semnatar se realizează în modul de editare a proiectului. Pentru a comuta la acest mod, utilizați butonul 
.
În directorul „Diviziuni” care apare, introduceți primele litere ale artistului în câmpul „Căutare”. Apăsați tasta Enter.
Orez. 92 – Selectare din directorul „Divizii”.
Marcați susținătorul/semnatarul și faceți clic pe butonul „Selectați”. Veți fi returnat la fereastra „Adăugați și trimitere pentru aprobare/semnătură”, în care vor apărea înregistrările susținătorilor/semnatorilor selectați.
Din lista derulantă situată în partea din stânga sus a ferestrei, selectați una dintre cele două valori: „Pentru aprobare” sau „Pentru semnătură”, determinând astfel ce listă de funcționari o creați: susținători sau semnatari.
Orez. 93 – Trimiterea spre aprobare/semnare
Sistemul are două căi de aprobare a documentelor: „Toate o dată” sau „Unul câte unul”. Setați comutatorul la valoarea dorită.
În câmpurile „Durata”, indicați numărul de ore (zile) alocat pentru aprobarea/semnarea proiectului.
Faceți clic pe „Adăugați și trimiteți”. Veți reveni la fereastra de proiect (RPW). În secțiunea „Managementul proiectului” vor exista înregistrări ale susținătorilor/semnatorilor adăugați, iar data și ora de încheiere a perioadei de aprobare/semnare vor fi indicate.
Orez. 94 – Secțiunea „Managementul proiectului”
Important!!!
Antreprenorul trimite proiectul de document spre semnare managerului numai după ce toți oficialii autorizați au eliberat vize.
Dacă este necesar, oficialul de aprobare (semnând) poate adăuga, de asemenea, oficiali de aprobare suplimentari. 
Orez. 95 – Folder „Managementul proiectului”
După semnarea proiectului, starea „Semnat” apare în colțul din dreapta sus. Un astfel de document trebuie trimis la birou pentru înregistrare. Pentru a face acest lucru, deschideți proiectul și în meniul „Acțiuni” selectați comanda „Trimite proiectul pentru înregistrare”. După trimitere, documentul va dobândi statutul „Pentru înregistrare”.
- ^
Crearea unui proiect de document de inițiativă
Deschideți folderul nr. 7 „Managementul proiectului”.
Faceți clic pe butonul „Creați RCPD”.
Orez. 97 – Crearea unui proiect de document de inițiativă
Se deschide fereastra Select New Document Project Group. Selectați grupul dorit și faceți clic pe butonul Selectați.
Orez. 98 – Selectarea unui grup de proiecte de documente
Se va deschide fereastra proiectului documentului. A se vedea în continuare clauza 5.1.5.- ^
Crearea versiunilor de proiect
În folderul nr. 7 „Project Management”, faceți clic pe proiectul de document dorit.
Selectați comanda „Creați o versiune nouă” din meniul „Acțiuni”. Va apărea un mesaj de sistem care afirmă că la crearea unei noi versiuni a proiectului, lucrul cu versiunea curentă va fi finalizat. În caseta de mesaj, confirmați pentru a continua crearea noii versiuni.
Orez. 99 – Crearea unei noi versiuni a proiectului
RKPD-ul noii versiuni a proiectului va fi afișat pe ecran. Primește statutul „Creat” și i se atribuie automat următorul număr de versiune secvențială. RCPD din noua versiune moștenește unele dintre detaliile RCPD din versiunea anterioară, precum și lista de avizori și semnatari adăugați de executantul proiectului. Fișierele atașate de oficialii de aprobare și semnare nu sunt transferate în noua versiune a proiectului.
Orez. 100 – A doua versiune a proiectului de document
Deschideți secțiunea „Fișiere”. Pentru a face modificări documentului, faceți clic pe butonul „Editați fișierul”.
Orez. 101 – Secțiunea „Fișiere”
Se trimite spre reaprobare/semnare
Orez. 102 – Trimiterea spre aprobare
După ce șefii documentului de proiect au semnat documentul, executantul trimite proiectul spre înregistrare la birou (vezi clauza 5.1.18).- ^
Eliminarea comenzilor de sub control
Deschideți folderul nr. 3 „La control”. Acest folder stochează înregistrările comenzilor, controlorul cărora este proprietarul contului curent. O înregistrare pentru aceeași carte de înregistrare (RC) poate fi prezentată în listă de mai multe ori dacă are mai multe instrucțiuni. Înregistrările comenzilor restante vor fi evidențiate cu roșu.
Orez. 103 – Folder „Pe control”
Faceți clic dreapta pe înregistrarea dorită despre RC și selectați acțiunea „Vizualizare RC” din meniul contextual.
Orez. 104 – Vedeți RK
În meniul RK, selectați „Comenzi” și selectați „Vizualizare instrucțiuni”. Va apărea o fereastră cu o comandă.
Orez. 105 – Vizualizați instrucțiuni
Orez. 106 – Vizualizare raport
În fereastra „Rezoluție”, faceți clic pe butonul „Editare”.
Orez. 107 – Editarea unei rezoluții
Faceți dublu clic în câmpul „Actual” pentru a introduce data reală de execuție. Aceasta va fi data finală pentru executarea comenzii.
Orez. 108 – Introduceți data reală
Faceți clic pe dată și apăsați butonul „Enter”.
În câmpul „Stare execuție”, setați valoarea la „Terminat” (prin selectarea din lista derulantă).
Orez. 109 – Introduceți starea de execuție
Completați câmpul „Motive pentru retragere”.
Faceți clic pe butonul „Înregistrare”. O înregistrare a acestei comenzi va părăsi automat contul. Comanda va dobândi starea „Eliminată de sub control”.- ^
Aprobarea proiectului de document
Deschideți folderul de birou nr. 8 „On sighting”.
Orez. 110 – Birou
Faceți dublu clic pe intrările proiectului.
Orez. 111 – Dosarul „La vedere”
Consultați RCPD.
Orez. 112 – RKPD
Citiți cu atenție termenul limită de aprobare a proiectului în secțiunea „Managementul proiectului”. După această perioadă, va fi imposibilă eliberarea vizei, iar contractantul va trebui să prelungească perioada de viză.
Orez. 113 – Perioada de aprobare a proiectului 
Orez. 114 – Aprobarea proiectului 
Orez. 115 – Salvarea unui fișier pe disc
Orez. 116 – Adăugarea unui fișier
Faceți clic pe butonul „OK”.
În fereastra de aprobare a proiectului, faceți clic pe butonul „OK”. După aprobare, proiectul capătă statutul „Aprobat”. Înregistrarea despre RCPD va părăsi folderul „On Approval”. În timpul procesului de avizare, evaluatorul poate adăuga un evaluator suplimentar (a se vedea paragraful XX).
- ^
Semnarea proiectului
Deschideți folderul de birou nr. 9 „Pe semnătură”.
Orez. 117 – Birou
Faceți dublu clic pe intrările proiectului. Consultați RCPD.
Orez. 118 – RKPD
Pentru a vizualiza scrisoarea în secțiunea „Fișiere”, faceți clic pe numele fișierului. Se va lansa aplicația de vizualizare a fișierelor.
Închideți aplicația după vizualizarea fișierului electronic.
În secțiunea „Managementul de proiect”, evidențiați numele dvs. în lista oficialilor de aprobare și semnare.
Citiți cu atenție termenul limită pentru semnarea proiectului în secțiunea „Managementul proiectului”. După această perioadă, va fi imposibil de semnat, iar contractantul va trebui să prelungească perioada de viză.
Orez. 119 – Termenul limită pentru semnarea proiectului 
Orez. 120 – Semnarea proiectului
Orez. 121 – Salvarea unui fișier pe disc
Orez. 122 – Adăugarea unui fișier
Faceți clic pe butonul „OK”.
În fereastra de semnare a proiectului, faceți clic pe butonul „OK”. După semnare, proiectul capătă statutul „Semnat”.
Pentru a semna un document electronic semnătură digitală electronică, selectați fișierul dorit în secțiunea „Fișier” și faceți clic pe butonul „Semnați fișierul”.
Orez. 123 – Semnarea unei imagini electronice a unui document
Imaginea electronică a documentului este marcată cu o bifă roșie.
Orez. 124 – Fișier cu semnătură digitală
Închideți RCPD. Înregistrarea despre RCPD va părăsi folderul „Pentru semnătură”.
Un sistem axat pe automatizarea fluxului de documente (de la crearea documentului la transfer la stocarea arhivei) cu posibilitatea de automatizare end-to-end a fluxului de documente ale companiilor distribuite geografic, susținând integrarea cu sistemele informaționale existente ale întreprinderii. Sistemul este axat pe automatizarea proceselor conexe orientate către documente (financiare, fluxul documentelor contractuale, automatizarea proceselor interne de afaceri, lucrul cu solicitările cetățenilor, furnizarea de servicii publice etc.), cu capacitatea de a organiza fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic al companie.
Sistemul electronic de management al documentelor „DELO”, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care oferă atât suport pentru fluxul tradițional de documente al organizației, cât și menținerea unui flux de documente complet electronic pentru organizație.
Sistemul „DELO” este utilizat în mod eficient atât în guvern, cât și organizatii comerciale, atât în companii mici, cât și în structuri de holding sau departamentale distribuite.
Astăzi, „DELO” este folosit de peste 5.700 de companii, instituții, organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate depășește 400.000. Douăzeci și cinci de subiecte Federația Rusă implementarea programelor de automatizare pentru organele guvernamentale la toate nivelurile pe baza sistemului „DELO”. Astăzi, sistemul de flux de documente „DELO” este de fapt standardul industrial pentru automatizarea fluxului de documente în Rusia.
Conlucrează cu EDMS „DELO” module de integrare special dezvoltate de EOS cu sistemele de Interacțiune Interdepartamentală Electronică (IEIC) și Managementul Documentelor Electronice Interdepartamentale (EDF).
„Certificatul de cea mai înaltă calitate” de la CSCR al standardului de stat al Rusiei, obținut prin sistemul „DELO”, și mulți ani de experiență a specialiștilor EOS garantează implementarea cu succes a sistemului și absența problemelor cu acesta. Operațiune.
Funcționalitatea sistemului
Sistemul oferă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui proiect de document până la anulare și transfer în arhivă.
Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire
- Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire
- Înregistrarea automată a documentelor trimise prin e-mail, inclusiv a celor protejate printr-o semnătură electronică
- Stabilirea structurii numărului de înregistrare în conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizație
- Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și vizualizarea rapoartelor privind rezoluțiile
- Transmiterea documentelor pentru execuție în cadrul organizației pe rute specificate
- Coordonarea documentelor de orice tip, inclusiv a contractelor
- Căutare rapidă pentru toate detaliile cardului de înregistrare a documentului, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare
- Ștergerea documentelor pentru arhivare și posibilitatea de a le transfera pentru depozitare în arhivă
- Automatizarea trimiterii corespondenței de ieșire
Lucreaza cu documente interne organizatii
- Ciclul complet de lucru cu proiectele de documente este acceptat:
- crearea unui card de înregistrare pentru un proiect de document, inclusiv „în urma” unui document administrativ
- modificarea unui proiect păstrând în același timp versiunile anterioare
- aprobarea proiectului de document
- aprobarea proiectului de document
- înregistrarea automată a unui document creat pe baza unui proiect
- căutați toate detaliile RKPD, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare
- stabilirea rutei de mișcare a proiectului documentului și gestionarea acestuia
- utilizarea unei semnături electronice la acordul și aprobarea unui proiect de document
- Formarea instrucțiunilor pe baza documentelor.
- Transferul documentelor semnate către angajați pentru revizuire și executare.
- Controlul trecerii și executării documentelor.
- Gestionarea accesului la documente.
- Lucrul cu șabloane de documente.
- Căutare rapidă pentru toate detaliile cardului de înregistrare, capacitatea de a utiliza și salva interogări complexe de căutare.
Beneficii pentru organizațiile guvernamentale
Pentru manageri la diferite niveluri:
- urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață
- control eficient și raportare asupra executării instrucțiunilor (rezoluțiilor)
- reducerea timpului de pregătire și aprobare a documentelor
- Lucru convenabil pe proiecte de documente
- căutare rapidă a documentelor
- primirea rapoartelor de sinteză
- posibilitatea delegării de competențe
Pentru angajații birourilor, secretariatelor și funcționarilor:
- înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem extins de diverse directoare
- primirea, înregistrarea și trimiterea documentelor prin e-mail
- urmărirea progresului executării instrucțiunilor (rezoluțiilor)
- căutare comodă și rapidă după orice detalii ale cardului de înregistrare (RC) atât a documentelor, cât și a proiectelor de documente (RDKD)
- jurnalele de transfer, familiarizarea si transmiterea documentelor, registre de expediere interne si externe, fise de aprobare
- generare de raportare
Beneficii pentru companiile comerciale
Pentru manageri:
- controlul și managementul eficient al fluxului de documente al companiei
- căutare și acces rapid la documente în orice etapă a ciclului său de viață
- control efectiv asupra executării comenzilor în structurile de afaceri ale companiei
- Lucru convenabil la proiectele de documente, inclusiv pregătirea și aprobarea contractelor
- căutarea rapidă a documentelor și evaluarea ușoară a activității companiei folosind raportarea fluxului de documente, inclusiv analiza informațiilor despre documente
- acces mobil și de la distanță (inclusiv offline) la documente
Pentru asistenți manageri, asistenți de secretariat și angajați de secretariat:
- înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor
- control eficient asupra executării comenzilor, tehnologie automatizată pentru lucrul cu comenzi, inclusiv notificarea tuturor participanților în colaborare cu privire la starea lucrărilor cu documente
- distribuirea automată a documentelor cu instrucțiuni către birourile angajaților, inclusiv mecanisme de notificare cu privire la primirea de noi documente în dosarele biroului, trimiterea de mementouri pe instrucțiuni
- informarea cu privire la încălcarea termenelor de examinare sau de executare a documentelor
- lucru convenabil cu documente electronice
- simplificarea procedurilor de primire, trimitere și înregistrare a documentelor, inclusiv utilizarea semnăturilor electronice și criptarea mesajelor
- capacitatea de a lucra cu toate informațiile de sistem prin Internet
Beneficii pentru managerii și angajații companiilor care lucrează cu documente:
- un loc de muncă complet funcțional pentru lucrul cu comenzi și proiecte de documente, inclusiv contracte
- distribuirea unor cantități mari de documente în dosare speciale în sălile de lucru pentru organizarea și confortul prelucrării ulterioare
- distribuirea drepturilor de acces la documente și funcții
- căutarea avansată folosind o combinație arbitrară de detalii simplifică foarte mult lucrul cu documente și utilizarea interogărilor de căutare de orice complexitate
- controlul eficient al mișcării documentelor, organizarea stocării documentelor
- secțiuni de informații și legături între documente pe teme specifice
- rapoartele generate automat privind starea lucrărilor cu documente vă permit să obțineți instantaneu date despre diferiți parametri pentru analiza și raportarea ulterioară către conducere
Beneficii pentru profesioniștii IT:
- Personalizare ușoară pentru sarcinile oricărei organizații, mecanismele de adaptare încorporate la caracteristicile unei anumite organizații vă permit să respectați cerințele reglementărilor și standardelor existente
- integrare prin interfață API cu orice sisteme informatice și aplicații de afaceri
- echilibru între asigurarea confortului utilizatorului și protecție fiabilă împotriva interferențelor neautorizate în funcționarea sistemului
- înregistrarea automată a celor mai importante acțiuni ale utilizatorului în timpul lucrului cu documente vă permite să rezolvați rapid posibilele situații neprevăzute
Sistemul „DELO” este un produs „cutie” replicat care, fără modificări personalizate, rezolvă problemele de gestionare electronică a documentelor, automatizarea proceselor de birou, precum și procesele de afaceri legate de fluxul de documente al oricărei organizații.
Folosind un sistem de directoare flexibil, acesta poate fi instalat și configurat cu ușurință de către specialiștii clienți.
Module suplimentare pentru sistemul „DELO”:
1. DELO-WEB – acces complet la documentele și munca unui utilizator la distanță în EDMS (acces la informațiile stocate în baza de date în conformitate cu drepturile acordate) prin Internet/Intranet printr-o interfață web. Angajații pot lucra pe deplin cu documente în timpul unei călătorii de afaceri sau în afara biroului sau la birou.
2. Subsistemul Alerte și notificări - conceput pentru distribuirea automată a notificărilor (informații despre o tranzacție finalizată în sistem) și alertelor (informații despre termenele limită apropiate pentru o anumită operațiune în sistem) către e-mailul utilizatorilor despre diverse evenimente ale Sistemul „BUSINESS”.
3. „Semnătură și criptare electronică” – capacitatea de a semna și verifica autenticitatea fișierelor documentelor, precum și criptarea acestora; folosind o semnătură electronică, puteți semna atât fișierele documentelor, cât și rezoluțiile.
4. „KARMA” - conceput pentru a aplica funcțiile de protecție criptografică a informațiilor și a semnăturilor electronice, precum și pentru a proteja fișierele și documentele împotriva accesului și modificărilor neautorizate.
„KARMA” face ca utilizarea semnăturilor electronice să fie cât mai convenabilă pentru diverși angajați, atât utilizatori EDMS, cât și programatori de orice calificare. Pentru utilizatori, oferă posibilitatea de a lucra cu semnătura electronică a fișierelor direct din Windows Explorer. Programatorii pot integra rapid și ușor munca cu semnături electronice în programe noi sau pot modifica programele existente. Toate aceste programe vor putea folosi semnături electronice.
5. Scanare în flux – scanarea automată și înregistrarea unui număr mare de documente.
6. Protecție împotriva accesului neautorizat – creează o buclă externă de securitate, prevenind utilizarea neautorizată a documentelor.
7. DELO-1C – soluție de integrare pentru cei mai populari sisteme ERPși DOU, care vă permite să automatizați fluxul de lucru al documentelor financiare în formă de hârtie și să organizați gestionarea documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic al documentelor financiare.
8. „Password Master” este conceput pentru a autoriza utilizatorii în sistemul „DELO”. În plus, autorizarea este furnizată la conectare rețeaua corporativăși Internetul, precum și aproape orice aplicație Windows care utilizează autorizare (de exemplu, Word, Excel etc.).
9. Monitorizarea documentelor - produsul este conceput pentru a anunța oficialii despre primirea documentelor și rezoluțiilor, precum și notificarea proactivă a termenelor de executare, aprobare și semnare a documentelor. În comparație cu „Anuntor de cabinet” standard din EDMS, „Monitorizare cabinet” oferă utilizatorilor o serie de capabilități suplimentare.
10. Opțiunea „Căutare după cod de bare”. Posibilitatea de a imprima un cod de bare de pe un card de înregistrare a documentului pe o bandă specială de către un utilizator care are acces la funcția „Imprimare cod de bare”. Este posibil să deschideți un card de înregistrare citind codul de bare din documentul original folosind un scaner de mână. În plus, este posibil să căutați documente prin cod de bare.
11. Subsistemul „Managementul proceselor”
- Oferă oportunități ample de a descrie procese complexe de procesare a informațiilor într-o organizație;
- Oferă oportunități de implementare în organizații a aplicațiilor care automatizează diverse procese de prelucrare a informațiilor, precum și oportunități de implementare a tehnologiilor de management al proceselor;
- Implementat pe baza Microsoft Workflow Foundation, un mediu de rulare standard inclus în Microsoft .NET Framework începând cu versiunea 3.0. Din punct de vedere fizic, subsistemul este alcătuit din următoarele componente: serviciul de management al procesului, stocarea datelor procesului, aplicație de configurare și monitorizare a execuției procesului;
- Subsistemul include, de asemenea, o bibliotecă de operațiuni standard care vă permit să efectuați automat aproape orice acțiune asupra obiectelor sistemului „BUSINESS” și procese standard de aprobare;
- Prezența proceselor standard de aprobare va permite utilizatorilor să înceapă să lucreze cu subsistemul imediat după instalare și configurare minimă. Dacă procesele standard nu răspund nevoilor organizației, clientul în mod independent (sau cu implicarea specialiștilor EOS) poate implementa un proces personalizat.
Capacitățile subsistemului sunt, de asemenea:
- Sincronizarea procesului de prelucrare a documentelor în funcție de timp și evenimente;
- Posibilitatea de a combina elemente de rutare rigidă și liberă a documentelor electronice;
- Modificarea dinamică a procesului de prelucrare în funcție de condițiile apărute în timpul procesului de prelucrare;
- Crearea unei biblioteci de șabloane pentru procesele de prelucrare a informațiilor într-o organizație.
12. Utilitarul EOS Desktop Service - extinde capacitățile de lucru în subsistemul „BUSINESS-WEB”:
- asigură comunicarea cu sistemul de scanare (opțiunea „Scanare”), permițându-vă să scanați și să atașați imediat imagini electronice ale documentelor la cardurile de înregistrare direct în modul online în subsistemul „BUSINESS-WEB”. Scanarea către „DELO-WEB” poate fi efectuată fie folosind programul FineReader, fie direct din scaner (folosind două drivere),
- vă permite să atașați mai multe imagini de document simultan la un card de document sau proiect de document prin interfața subsistemului „DELO-WEB”,
- oferă posibilitatea de a edita fișiere de document direct în baza de date a sistemului „BUSINESS” prin interfața subsistemului „BUSINESS-WEB”.
13. Modulul de interfață „DELO-MEDO” și Electronic Interaction Server (SEV).
EDMS „DELO” lucrează în sistemul interdepartamental de management electronic al documentelor (MEDO). Folosind un modul pentru interfața cu sistemul interdepartamental de gestionare a documentelor electronice (IEDO) sau folosind un server de interacțiune electronică (CMEA), fluxul eficient de documente este construit în organizațiile cu o structură distribuită geografic.
Aceste subsisteme rezolvă următoarele sarcini:
- înregistrarea și prelucrarea automată a documentelor în EDMS primite de la alte organizații - utilizatori ai sistemului de flux de documente interdepartamental sau intercorporativ. În același timp, înregistrarea și procesarea automată înseamnă că acestea sunt efectuate în întregime de sistemul MEDO sau CMEA fără participarea utilizatorului EDMS,
- primirea automată a informațiilor despre trecerea și executarea unui document trimis în EDMS ale altor organizații - utilizatori ai sistemului MEDO sau CMEA și prezentarea acestor informații într-o formă convenabilă,
- de asemenea, subsistemele MEDO și CMEA fac posibilă automatizarea completă a unei părți a operațiunilor: astfel, acestea vor fi efectuate de subsistemele MEDO sau CMEA fără nicio participare a utilizatorilor sistemului „DELO”. Astfel de operațiuni automate includ, în primul rând, următoarele: primirea unui document, verificarea repetății (dacă documentul este repetat, atunci subsistemele MEDO și CMEA îl transferă pentru înregistrare manuală sau refuză înregistrarea acestuia; dacă documentul nu este repetat, apoi sistemul îl înregistrează independent pe a lui). De asemenea, aceste două subsisteme automatizează legarea documentelor, crearea rezoluțiilor externe, generarea și transmiterea rapoartelor, primirea rapoartelor de către corespondent și prelucrarea rapoartelor în EDMS al corespondentului.
14. Sistem de livrare servicii publice(SOGU) și SED „DELO”
Sistemul de furnizare a serviciilor de stat și municipale în formă electronică (SOGU) bazat pe EDMS „DELO” vă permite să transferați procesul de furnizare în formă electronică servicii electronice la toate nivelurile - federal, regional și municipal. Acest lucru este asigurat prin integrarea cu „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (UPGU) prin Sistemul de Interacțiune Electronică Interdepartamentală (SMEI).
EDMS „DELO” împreună cu subsistemul SOGU automatizează următoarele funcții specifice necesare prestării serviciilor publice în formă electronică:
- înregistrarea automată a cererilor de prestare a serviciilor publice primite de la „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (EPGU), www.gosuslugi.ru;
- acceptarea cererilor de prestare a serviciilor prin centre de servicii multifuncționale (MFC);
- examinarea și executarea aplicațiilor;
- controlul asupra executării ordinelor (emiterea ordinelor și monitorizarea executării acestora);
- crearea de solicitări către alte departamente pentru a obține informațiile necesare prestării serviciului;
- primirea de răspunsuri la solicitările interdepartamentale în mod automat;
- monitorizarea progresului procesării aplicației (viziuni de date personalizabile și formulare de raportare);
- crearea unui istoric al procesării cererii;
- actualizarea automată a stării cererii și trimiterea unui răspuns către solicitant în formă electronică - prin portal unic servicii publice;
- posibilitatea utilizării unei semnături electronice în orice procese de interacțiune interdepartamentală.
15. Soluții mobile: „Mobile Office”, „Executive Workstation”, soluții pentru tablete iPad („Executive Portfolio” și iSelf).
Soluțiile mobile EOS oferă managerilor de la diferite niveluri tehnologie pentru lucrul cu documente, permițându-le să utilizeze dispozitive mobile și tablete.
„Biroul mobil” vă permite să lucrați cu documente folosind dispozitive mobile (iPad, iPhone, smartphone-uri, comunicatoare, Celulare) pe orice platformă prin e-mail. Acest subsistem este util pentru o gamă largă de angajați care lucrează adesea în afara biroului, situate în diferite locații. La birou, astfel de angajați folosesc contul sistemului „BUSINESS”, iar în afara biroului - subsistemul „Cont mobil” pe dispozitivul lor mobil. Lucrând în „Contul mobil” prin interfața de e-mail, un angajat are posibilitatea de a primi și trimite documente direct pe dispozitivul său mobil, de a vizualiza datele unui document primit, de a citi fișierele de document și de a efectua acțiunile necesare asupra documentelor. După ce serverul primește un e-mail de la un dispozitiv mobil, sistemul „BUSINESS” înregistrează toate modificările care au avut loc cu documentul.
Subsistemul „Manager’s Workstation” implementează toate scenariile pentru lucrul cu un document pentru managerii care utilizează tablete și orice dispozitive mobile Windows (inclusiv tablete, laptopuri etc., care rulează Windows 7 și o versiune ulterioară). Managerii care utilizează „Locul de muncă automatizat al managerului” primesc documente pentru revizuire (cu rezoluții), pentru aprobare și avizare, precum și pentru aprobare și semnare. Datorită utilizării unei interfețe speciale ușoare la locul de muncă, managerul este complet concentrat pe documentul în sine, și nu pe munca de birou. Caracteristicile importante ale subsistemului sunt capacitatea de a opri lucrul la un document și de a salva modificările în orice etapă de lucru, precum și de a continua să lucreze în același mod în absența Internetului. Cheia este capacitatea de a lucra pe același dispozitiv, precum și utilizarea capacităților tehnice ale dispozitivelor în sine (capacitatea de a lucra fără tastatură, utilizarea unui ecran tactil, stilou, introducerea de informații audio și video, ca precum și metodele tradiționale de introducere a informațiilor).
Soluția „Manager’s Portfolio”, dezvoltată de compania Business-IT pe baza componentei server a soluției „Manager’s Workstation”, implementează funcționalitatea muncii mobile cu documente și vă permite să primiți rapid documente pentru aprobare, aprobare și semnare , impuneți rezoluțiile necesare (inclusiv vocea), căutați printre documentele deja primite și, dacă este necesar, utilizați o semnătură electronică pentru a viza și semna documentele. Utilizarea Portofoliului Managerului este posibilă atât atunci când este conectat la o rețea locală sau la Internet, cât și offline.
Soluția iSelf, o dezvoltare comună a EOS și Flexis, oferă o interfață vizuală și intuitivă familiară utilizatorilor de iPad, oferind posibilitatea de a implementa toate scenariile tipice pentru procesarea documentelor electronice cu simplitatea și comoditatea celor pe hârtie, inclusiv editarea documentelor folosind capabilitățile de scriere de mână. , impunând rezoluții (inclusiv grafică și voce, precum și prin selectarea rezoluțiilor standard din listă). Interfața bine gândită a aplicației vă permite să obțineți rapid informațiile analitice necesare pe un document, să faceți o selecție a informațiilor necesare folosind un sistem de filtrare, să selectați executanții potriviți de ordine și să vă familiarizați cu rezultatele implementării acestora.
Soluțiile pentru tablete iPad vă permit să:
- primi documente electronice pentru revizuire, semnare, aprobare,
- impune rezoluții text și audio pe documente,
- utilizați texte standard și selectați interpreți dintr-o listă cu fotografii,
- avizează și semnează documente electronice,
- efectuați modificări ale documentelor nefinalizate folosind funcționalitatea iPad (barat, subliniați în textul documentului, introduceți comentariile dvs., inclusiv înregistrarea audio);
- căutați rapid documentele necesare (din acele documente care au fost deja primite de manager în subsistem) folosind căutarea full-text sau folosind filtre.
Beneficiile soluțiilor iPad pentru directori.
Simplitatea și comoditatea interfeței. Datorită utilizării unei interfețe speciale pe tableta iPad, managerul este complet concentrat pe documentul în sine, și nu pe munca de birou.
Ușurință în utilizare. Abilitatea de a lucra pe o tabletă iPad atât la birou, cât și în afara acesteia.
Comoditatea introducerii informațiilor. Soluțiile de pe iPad acceptă toate opțiunile obișnuite pentru lucrul pe o tabletă.
Abilitatea de a lucra offline. Puteți întrerupe lucrul la un document și salva modificările în orice etapă de lucru și, de asemenea, puteți continua să lucrați în același mod în absența Internetului. Absența unei rețele va fi complet invizibilă pentru utilizator, iar la apariția rețelei, informațiile introduse de manager vor fi trimise automat către serverul sistemului „BUSINESS”.
În 2016, URALGAZREMONT LLC (Ufa, Republica Bashkortostan) a finalizat implementarea sistemului electronic de gestionare a documentelor „DELO”. Software-ul a fost furnizat de partenerul EOS Medialux (Ufa). Clientul a efectuat implementarea EDMS și l-a pus în funcțiune pe cont propriu.
Dezvoltarea treptată a sistemului de management al documentelor creat pe baza EDMS „DELO” în administrația orașului Ryazan este în curs de trei ani. Scopul final al acestui proiect este de a crea un sistem electronic unificat de gestionare a documentelor pentru întreaga „verticală” a organismelor guvernamentale locale din Ryazan, precum și de a organiza fluxul de documente interdepartamental.
La sfârșitul lunii martie 2016, compania Gazprom Kârgâzstan, monopolist în importul de gaze naturale în Republica Kârgâzstan, a finalizat implementarea sistemului de management al documentelor „DELO” la sediul central și la sucursale. Proiectul a fost implementat de KS-Consulting (Barnaul), partener al EOS.
La sfârșitul anului 2015, Administrația Districtului Municipal Leninsky din Regiunea Moscova a finalizat un proiect pentru trecerea de la sistemul de gestionare a documentelor utilizat anterior la EDMS „DELO” al companiei EOS.
Sistemul DIRECTUM a înlocuit Delo EDMS la Gazprom Gas Engine Fuel LLC. Specialiștii DIRECTUM au automatizat procesele cheie de afaceri ale organizației și au conectat angajații a 9 sucursale ale companiei situate în fusuri orare diferite pentru a lucra. Proiectul s-a desfășurat în două etape, în una dintre acestea a fost testat noua abordare la implementarea unui sistem ECM.
De la începutul anului 2016, Spitalul Clinic Districtual (DCH) din orașul Khanty-Mansiysk a trecut complet la gestionarea electronică a documentelor. În prezent, este desfășurat într-o instituție bazată pe produsul emblematic al companiei EOS - EDMS „DELO” la 250 de stații de lucru.
OCR folosește EDMS „DELO” în aparatul său din 2013. Una dintre cele mai importante domenii ale automatizării este traducerea documentelor în formă electronică. În acest scop, clientul a achiziționat licențe pentru opțiuni suplimentare pentru EDMS - „Scanare”, „Scanare în flux”, „Imprimare cod de bare”, precum și echipamente aferente.
Compania Office-Doc, partener EOS din Sankt Petersburg, a finalizat un proiect de implementare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în biroul Comisarului pentru Drepturile Omului din Sankt Petersburg. Proiectul a fost implementat pe baza EDMS „DELO”.
Din august 2014, administrația districtului orașului Sibay s-a alăturat numărului de organisme guvernamentale locale din Republica Bashkortostan care au ales EDMS „DELO” pentru menținerea fluxului intern de documente. În această organizație, cu ajutorul EDMS „DELO”, procesele de înregistrare sunt automatizate, se formalizează proceduri de monitorizare și pregătire a informațiilor analitice privind execuția documentelor. Proiectul a fost implementat de Medialux, partener EOS în această regiune.
În organe puterea statului al Republicii Osetia de Nord-Alania (RON-A) din 2011, prin eforturile specialistilor din Comitetul RNO-A privind tehnologia de informațieși comunicațiile de masă, se introduce EDMS „DELO”.
Unul dintre cele mai mari aeroporturi rusești, Aeroportul Internațional OJSC Kazan (Republica Tatarstan), folosește din 2010 sistemul electronic de gestionare a documentelor DELO și subsistemul DELO-WEB, dezvoltat de compania Electronic Office Systems. Până în prezent, sistemul de management al documentelor din Kazan Airport are 75 de utilizatori, ceea ce a făcut posibilă automatizarea completă a operațiunilor standard de flux de documente interne.
Comitetul executiv al celei mai mari coaliții de organizații socio-politice din Rusia „FRONTUL POPORULUI PENTRU RUSIA” a finalizat implementarea pilot a sistemului electronic de gestionare a documentelor „DELO”. Proiectul a afectat biroul central al Comitetului Executiv și a rezolvat problemele de automatizare a suportului documentar al proceselor de afaceri, precum și crearea unei arhive electronice.
Teritoriul Trans-Baikal continuă să dezvolte un sistem regional de gestionare a documentelor electronice creat pe baza EDMS „DELO”, produsul emblematic al companiei Electronic Office Systems. În toamna acestui an, funcționarilor administrațiilor municipale de la nivel de decontare li s-au asigurat locuri de muncă ale subsistemului DELO-Web.
Motivul introducerii EDMS la PromServisBank a fost necesitatea stabilirii schimbului de documente electronice în sediul central. Vechea schemă, conform căreia documentele erau tipărite și transmise pe hârtie, nu îndeplinea criteriile de eficiență în primul rând și era, de asemenea, consumatoare de resurse în ceea ce privește costurile de imprimare. EDMS DELO a fost ales ca canal de transmitere a documentelor, ideal pentru organizațiile cu flux de documente formalizat, testat cu mii de clienți din Rusia și CSI.
Automatizarea managementului documentelor, crearea unui spațiu informațional unificat, oferind locuitorilor orașului acces la informații despre activitățile municipalității cu posibilitatea de „feedback” - acestea sunt cele trei componente ale proiectului implementat în Administrația districtului urban Strezhevoy (regiunea Tomsk) de către compania KS-Consulting, un partener EOS în Siberia și mai departe Orientul îndepărtat. Aceste sarcini au fost rezolvate prin modernizarea site-ului oficial al administrației locale a orașului, precum și prin integrarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor „DELO” și eDocLib instalate în organizație cu site-ul actualizat.
Motivul introducerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor a fost creșterea volumului documentelor și problemele rezultate în găsirea informațiilor necesare. Sarcina de a organiza un control adecvat asupra executării documentelor și instrucțiunilor asupra acestora a devenit, de asemenea, urgentă. În același timp, a fost necesară automatizarea procesului de pregătire și aprobare a proiectelor de documente - comenzi, instrucțiuni și contracte.
Camera de Control și Conturi din Sankt Petersburg s-a alăturat numărului de organe de control financiar de stat care utilizează sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO”. În toamna acestui an, compania Office-Doc, Partenerul de Aur al EOS din Sankt Petersburg și Districtul Federal de Nord-Vest, ca parte a primei etape a proiectului de automatizare a fluxului de documente, a furnizat și implementat software în Conturi. Camera - stațiile de lucru EDMS „DELO”, subsistemul „DELO-Web” .
În Republica Khakassia, din 2001, a fost implementat un proiect de creare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în autoritățile executive. EDMS „DELO”, dezvoltat de compania EOS, a fost ales ca sistem de bază pentru automatizarea fluxului de documente în Guvernul Republicii și ministerele și departamentele regionale.
În urmă cu puțin peste un an, guvernul Republicii Osetia de Nord-Alania a decis să folosească sistemul „DELO”, dezvoltat de EOS, ca platformă software unificată pentru automatizarea fluxului de documente în autoritățile republicane. În prima etapă a proiectului, toate direcțiile Administrației șefului și Guvernului Republicii, precum și toate autoritățile executive, au fost conectate la sistem.
Administrația așezării urbane Solnechnogorsk se va alătura în curând numărului de municipalități din regiunea Moscovei care utilizează sistemul DELO pentru a automatiza fluxul de documente. Municipalitatea a început sondaj pre-proiect fluxul documentelor, schema EDMS este în curs de dezvoltare și sunt în curs de pregătire pentru instalarea stațiilor de lucru ale sistemului „BUSINESS” și subsisteme suplimentare.
Înainte de implementarea sistemului „DELO”, Administrația a folosit un program dezvoltat de o organizație terță. Chiar și în etapa de alegere a unui sistem, avantajele funcționale ale EDMS „DELO” au fost evidente, iar acest lucru a fost confirmat pe parcursul dezvoltării proiectului. A fost de mare importanță faptul că sistemul este îmbunătățit constant de către dezvoltatori, ținând cont nu numai de modificările actuale ale legislației interne, ci și de nevoile tot mai mari ale clienților.
Primele stații de lucru ale EDMS „DELO” au fost instalate în departamentul general Administrația Regională, Direcția Principală Agricultură și Direcția Principală Economie și Investiții. Ulterior, a avut loc o extindere treptată a numărului de autorități acoperite de EDMS, numărul de locuri de muncă a crescut și au fost introduse opțiuni și subsisteme suplimentare („Flow Scanning”, „Arhive BUSINESS,” etc.).
Oficiul Serviciului Federal pentru Supravegherea Protecției Drepturilor Consumatorului și Bunăstarea Umanului din Regiunea Tula lucrează în sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO” din 2011. Mijloacele sistemului automatizează contabilizarea documentelor primite, precum și procesele specifice de gestionare a documentelor ale Departamentului - luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor și înregistrarea documentelor de reglementare privind inspecțiile.
De la începutul anului 2013, fluxul de documente al Dumei din districtul orașului Tolyatti a fost realizat în sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO”. La alegerea unui sistem de management al documentelor care să înlocuiască programul în vigoare la acea vreme, specialiștii Dumei au studiat proiecte de implementare a EDMS DELO în regiunea Samara, precum și experiența colegilor din organele reprezentative ale altor regiuni. Primăria Tolyatti a dezvoltat în mod activ fluxul de documente bazat pe DELO EDMS de 10 ani, iar specialiștii Duma au putut să se familiarizeze foarte bine cu sistemul, să-i evalueze capacitățile și interfața.
O altă universitate din Belarus a implementat un sistem de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor „Afaceri electronice”. Implementarea produsului în Instituția de Învățământ Privată „BIP-Institutul de Drept” și filialele sale din Grodno și Mogilev a fost raportată de partenerul EOS – Electronic Business LLC.
Profesie Director de Dezvoltare Responsabilitățile postului de Director de Dezvoltare Regională
Curs: Lichiditatea și solvabilitatea unei întreprinderi, metode de evaluare și management
Utilizarea indicatorilor de performanță logistică
Conceptul și elementele procesului logistic
Fișa postului șefului secției transport auto Fișa postului șefului compartimentului ambalaje transport