Curs 1. Tehnologia modernă și organizarea muncii de birou. Evaluarea stării actuale a documentației suport pentru management (DOE).

Cursul „Organizarea și tehnologia suportului documentar al managementului” constă din două secțiuni: „Istoria organizării muncii de birou în Rusia” și „Organizarea și tehnologia modernă a suportului documentar al managementului”.

Scopul cursului este de a oferi studenților o idee despre trăsăturile formării și dezvoltării sistemelor naționale de evidență în diverse perioade istorice și de a le familiariza cu teoria și practica organizării suportului de documentare modern pe baza principiilor și metodelor bazate științific pentru ameliorarea acestuia.

Obiectivele cursului:

evidențiază locul suportului documentar al managementului în procesele de management;

să cunoască istoria dezvoltării sistemului de evidență a statului;

să formeze abordări raționale ale elevilor în rezolvarea problemelor de organizare a muncii cu documente într-o instituție;

familiarizați elevii cu modernul structuri tipice Servicii DOW;

explora tehnologii moderne suport pentru managementul documentației.

Documentarea este baza tehnologiei de control

munca de birou-ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale..

Inițial, termenul a apărut în vorbirea orală (probabil în secolul al XVII-lea) și însemna procesul de rezolvare (producere) a unui caz: „a produce un caz” - a rezolva o problemă. În cursul deciziei, a devenit necesară consolidarea rezultatului, de exemplu, un acord la care sa ajuns. Pentru aceasta, documentele au fost create din cele mai vechi timpuri, deoarece cuvântul rostit este de scurtă durată, poate fi uitat, distorsionat în timpul transmiterii sau nu atât de înțeles. Deja în secolul al XVI-lea. cuvântul este folosit o afacere ca o culegere de documente legate de orice caz, emite. Pentru prima dată în acest concept, cuvântul „caz” a fost consemnat în documente în 1584.

Lucrările moderne de birou includ:

asigurarea realizării în timp util și corecte a documentelor (documentației);

organizarea muncii cu documente (primire, transfer, prelucrare, contabilitate, înregistrare, control, depozitare, sistematizare, pregătire documente pentru arhivare, distrugere).

În paralel cu termenul „muncă de birou” În ultimele decenii, termenul a fost folosit documentatia de management(CĂPRIOARĂ). Apariția sa este asociată cu introducerea sistemelor informatice în management și suportul lor organizatoric, software și informațional pentru aproximarea terminologiei utilizate în programe de calculatorși literatură. În prezent, termenii „muncă de birou” și „management documentar” sunt sinonimi și sunt folosiți pentru a face referire la aceeași activitate.

Suportul documentar al managementului (DOE) este un tip de suport al managementului organizației care include fixarea, transferul și stocarea informațiilor despre starea organizației și acțiunile de control pentru schimbarea stării acesteia. DOW include următoarele procese principale:

stabilirea acțiunilor de control sau a datelor privind starea de fapt a Organizației pe mass-media oficiale, i.e. " documentație„ sau „producerea documentelor”;

furnizarea la timp a informațiilor într-o manieră oficială, de ex. transfer de documente sau fluxul documentelor";

stocarea promptă și pe termen lung a documentelor, de ex. „depozitare arhivă”.

Suportul documentației de management este o ramură de activitate, al cărei scop principal este de a oferi conducerii informații despre starea de fapt din Organizație pentru a lua decizii informate de management și a monitoriza implementarea acestora.

Documentație este procesul de creare și procesare a unui document. Standardul de stat definește documentația ca fiind „înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite”.

Astăzi, instituția de învățământ preșcolar servește atât ca instrument de management eficient, cât și cel mai important instrument de comunicare în relația dintre agențiile guvernamentale și populația țării, structurile societății civile și afaceri.În opinia noastră, în cursul reformei la nivel național, este necesară stabilirea unor principii uniforme pentru unificarea și standardizarea serviciilor și tehnologiilor instituțiilor de învățământ preșcolar, precum și documentarea - pentru o mai bună interacțiune între organele guvernamentale. Reglementarea de stat în domeniul suportului documentației capătă o importanță deosebită în legătură cu utilizarea documentelor electronice și a mijloacelor de comunicații electronice. Creșterea volumului de informare și documentare în autorități ridică necesitatea monitorizării și gestionării constante a acestor procese de către stat.

Tradițiile interne, experiența mondială, recomandările Consiliului Internațional al Arhivelor indică clar necesitatea reglementării de stat a gestionării documentației, precum și o reducere rezonabilă a volumului circulației documentelor în țară.

Serviciul de arhivă de stat a fost implicat în mod tradițional în eficientizarea documentației de management în Rusia.

De exemplu, cele mai recente Regulamente ale Serviciului Federal de Arhivă din Rusia din 28 decembrie 1998 nr. 1562 au inclus următoarea sarcină: „dezvoltare și îmbunătățire, împreună cu autoritățile guvernamentale federale și autoritățile guvernamentale ale Federația Rusă arhive și munca de birou, inclusiv sistemul de stat al muncii de birou și sistemele unificate de documentare”.

Noul organism de conducere - Agenția Federală de Arhivă (a se vedea Decretul Guvernului Federației Ruse din 17 iunie 2004 nr. 290) în conformitate cu deciziile privind reforma administrativă, nu este înzestrat cu funcțiile de gestionare a documentației. Îi este atribuită numai funcția de coordonare a nomenclatoarelor exemplare de cazuri, a instrucțiunilor pentru activitatea de birou a organelor executive federale, precum și a listelor de documente generate în cursul activităților organismelor guvernamentale federale și ale organizațiilor lor subordonate, indicând perioadele lor. depozitare. După cum puteți vedea, chiar și sarcina foarte abstractă de „dezvoltare” a muncii de birou a căzut din Regulamente. Această situație introduce incertitudine în perspectivele de îmbunătățire în continuare a instituțiilor de învățământ preșcolar la nivel de stat. În același timp, în toate țările dezvoltate, într-o formă sau alta, funcțiile de gestionare a documentelor sunt atribuite organelor de stat relevante, iar această practică se justifică.

Rusia ar trebui să acorde atenție experienței țări străine. La urma urmei, astăzi, după implementarea reformelor administrative, funcția de stat a managementului documentelor (DOM) pentru prima dată în ultimele trei secole a căzut din vizorul statului. Agenția arhivistică nu poate îndeplini funcții de coordonare, control, supraveghere în domeniul instituțiilor de învățământ preșcolar. Această sarcină nu a fost încredințată unui alt organism de stat. Desigur, această situație va afecta negativ starea instituțiilor de învățământ preșcolar din țară.

În condițiile actuale, lucrările importante privind proiectul de lege federală „Cu privire la suportul documentației pentru activitățile de management”, care a fost elaborat în ultimii ani, sunt îngreunate. Reforma structurilor statului necesită o revizuire pe scară largă a bazei juridice și metodologice acumulate a instituțiilor de învățământ preșcolar.

În special, este necesară revizuirea standardelor pentru suportul documentației care sunt în vigoare la nivelurile guvernamentale interstatale, statale și intersectoriale, ținând cont de lucrările în curs privind programul țintă federal „Rusia electronică (2002-2010)”, o număr de acorduri și standarde internaționale în domeniile schimbului de informații. În același timp, este necesară stoparea creșterii necontrolate a volumelor de circulație a documentelor.

Volumul de documentație generat în activitățile organelor guvernamentale este de aproximativ 250 de miliarde de foi de documente anual. În același timp, examinări selective ale dispozitivului controlat de guvern s-a constatat că anual are loc o creștere a volumului documentației cu 8–15%.

De remarcat în special este nivelul crescut de informatizare a organismelor guvernamentale - acesta este un factor suplimentar care afectează starea instituțiilor de învățământ preșcolar.

Evaluarea costurilor directe ale documentării acțiunilor manageriale arată fluctuații semnificative de sume în funcție de sfera și nivelul administrației publice.

Costul documentării și procesării documentelor în ceea ce privește un singur document este în medie de aproximativ 50 de ruble. În acest sens, o reducere cu 10% a compoziției specifice a documentelor prin unificare și standardizare ne permite să ne așteptăm la un efect economic direct prin reducerea costului documentării și procesării documentelor. Economiile se ridică la aproximativ 12,5 miliarde de ruble.

Reglementarea funcțiilor organelor guvernamentale și a procedurilor pentru suportul documentației acestora permite, prin reducerea timpului alocat documentării și procesării documentelor (în medie de la 15-20 de minute la 3-4 minute), să economisiți până la 40-50% din timpul total alocat proceselor de documentare. Acest lucru, la rândul său, va face posibilă obținerea unui efect economic direct în valoare de cel puțin 2,5-3,0 miliarde de ruble.

În prezent, economia Rusiei trece de la o economie preponderent de materii prime la extinderea producției de produse de înaltă tehnologie, intensivă în știință, care utilizează cele mai înalte realizări științifice și tehnologice și potențialul intelectual al țării. În conformitate cu deciziile anterioare ale Consiliului de Securitate (CS) sub președintele Federației Ruse, atenția principală ar trebui acordată asigurării competitivității produselor interne, în special pe piața externă. Acest lucru necesită documentare și suport informațional al produselor în toate etapele ciclului de viață, care îndeplinește standardele internaționale, care este consemnat în Legea federală „Cu privire la reglementarea tehnică” din 27 decembrie 2002 nr. 184-FZ.

În martie 2003, Comisia pentru Securitatea Informațională a Consiliului de Securitate al Federației Ruse, atrăgând atenția asupra problemei gestionării documentelor electronice, a decis asupra necesității creării unui set de acte juridice de reglementare în acest domeniu.

stabilirea regulilor și metodelor unificate unificate ale instituțiilor de învățământ preșcolar din structurile de stat, indiferent de subordonarea lor departamentală;

monitorizarea și controlul asupra respectării regulilor și normelor de circulație interdepartamentală a documentelor, proceselor de formare a documentelor și volumelor de circulație a documentelor;

munca științifică și metodologică în domeniul suportului documentației și introducerea celor mai raționale metode de lucru cu documentele în guvern și organizatii guvernamentale;

elaborarea centralizată a reglementărilor standard pentru rezolvarea sarcinilor manageriale ale organizațiilor de stat;

asigurarea securității documentelor în organele guvernamentale, formarea fondurilor documentare ca informații resursele organizației, stabilirea unor perioade de păstrare a documentelor, precum și respectarea prevederilor legal stabilite privind accesul la documentele organelor și organizațiilor guvernamentale;

examinarea software-ului și a altor instrumente de informare utilizate în autorități și organizații de stat pentru comunicații documentare electronice;

pregătirea profesională şi perfecţionarea specialiştilor în domeniul învăţământului preşcolar.

Implementarea acestor sarcini, care stau la baza managementului documentației, va îmbunătăți nivelul de calitate și profesionalism în sfera socio-economică a Rusiei și va obține, prin îmbunătățirea activităților aparatului administrativ, un efect economic total direct în cuantum de 13,75–14,25 miliarde de ruble. Iar efectul, care este mult mai mare decât cel direct, este un efect economic indirect reflectat în creșterea produsului național brut și în competitivitatea producătorilor ruși.

Desigur, pentru a rezolva problemele de mai sus, un organism de stat special al nivelului serviciu federal. Cel mai bun în aceste scopuri este organul de conducere al arhivelor, dotat cu competențe corespunzătoare.

Munca de birou astăzi este definită de standard ca o „ramură de activitate” care furnizează documentarea și organizarea muncii cu documente „2, adică întregul proces din momentul în care un document este creat și până la distrugerea lui sau transferul în stocarea într-o arhivă”.

Termenul apare inițial în vorbirea orală (probabil în secolul al XVII-lea) și înseamnă procesul de decizie în sine (producerea unui caz - „cazul de a produce” (pentru a rezolva problema). Deoarece în cursul rezolvării oricărei probleme, documentele au apărut pentru a consolida acordul la care sa ajuns, decizia luată (deoarece cuvântul oral este de scurtă durată, poate fi uitat, distorsionat în timpul transmiterii, sau nu așa este înțeles deja în secolul al XVI-lea, cuvântul caz este folosit ca „o colecție de documente legat de orice caz, problema" 3. Pentru prima data se intelege in aceasta cuvantul "caz", consemnat in documente la 1584.

În paralel cu termenul de „management de birou” în ultimele decenii, a fost folosit termenul de „suport documentație de management”. Apariția acestui termen este asociată cu introducerea sistemelor informatice în management, organizarea, programul și informațiile acestora Securitate. Pentru a aproxima terminologia folosită în programele de calculator și în literatura de specialitate în domeniul muncii de birou, a ajuns, în mod similar, să fie folosit și termenul „managementul documentației”, care, în esență, este un sinonim pentru termenul „muncă de birou”. De exemplu, în titlurile standardului de documente „Sistemul de stat de suport documentar pentru management” și „Instrucțiuni tipice pentru munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse”.

Termenul mai larg folosit astăzi - managementul informațiilor și documentației, include, pe lângă munca tradițională cu documente și servicii de informare, crearea, întreținerea și lucrul cu baze de date.

Atât procesul de creare a documentelor, cât și organizarea lucrului cu acestea au fost întotdeauna reglementate prin acte legislative și de reglementare speciale și de reglementare și metodologice. În perioada prerevoluționară, cele mai mari acte legislative care au determinat organizarea muncii de birou au fost „Regulamentele generale” aprobate de Petru I la 28 februarie 1720 4 , „Instituția de administrare a provinciei” din 1775 de către Ecaterina a II-a. , și „Stadiul general al ministerelor” din 1811. Aceste acte au stabilit principiile de bază ale lucrului cu documentele care sunt în vigoare astăzi (de exemplu, contabilizarea obligatorie a documentelor, înregistrarea, controlul, formarea dosarelor, crearea unei arhive a unei instituții etc.).

Acte normative și metodologice privind munca de birou:

Sistemul de stat de suport documentar este gestionatși eu.Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. - M.,1991.

În prezent, în conformitate cu programul țintă federal, se finalizează dezvoltarea unei noi versiuni a GSDOU - un sistem de prevederi care definesc regulile de bază pentru lucrul cu documente în organizații. Sistemul este orientat si catre structuri comerciale. Acesta va consta din două părți: normativă și metodică. În partea normativă, ca și în prezentul document, sunt definite principalele sarcini și funcții, reglementarea legală a activităților serviciului suport documentație în organizație, structura aproximativă a acestuia; procedura de intocmire si executare a documentelor; toate etapele de lucru cu acestea: livrarea, trecerea, prelucrarea, contabilitatea, înregistrarea, controlul execuției, munca de informare și referință, stocarea operațională a documentelor, căutarea documentelor și informațiilor; protecția sistemelor de regăsire a informațiilor; pregătirea documentelor pentru arhivă; procedura de efectuare a unei examinări a valorii documentelor; organizarea depozitării documentelor.

Diferența principală sistem nou constă în faptul că va fi un singur complex de documentare automatizată bazat pe editori de text modern, management automatizat de documente (inclusiv e-mail), baze de date și stocarea și utilizarea automată a documentelor (inclusiv nomenclaturi automate de cazuri, inventare de cazuri etc.) 9 .

Instrucțiuni standard privind munca de birou ale autorităților executive federale ale Federației Ruse. - M., .2005.

Noua ediție a Instrucțiunilor. Include atât procedura generală de întocmire și execuție a documentelor, cât și specificul întocmirii anumitor tipuri de documente: ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, protocoale. Descrie procedura de înregistrare a documentelor, construirea de motoare de căutare pentru lucrări de referință, organizarea controlului asupra execuției documentelor, procedura de întocmire și lucru cu nomenclatorul dosarelor, formarea dosarelor, efectuarea unei examinări a valorii documentelor, procesarea dosarelor, compilarea inventarelor, stocarea promptă a fișierelor, transferarea lor în depozitul de arhivă. Anexa conține formulare pentru nomenclatorul cauzelor, un act privind alocarea documentelor pentru distrugere, inventare etc. După cum se poate observa dintr-o scurtă enumerare a conținutului instrucțiunii, reflectă aproape toate problemele de organizare a muncii de birou. Deși este destinat în primul rând ministerelor și departamentelor, poate fi utilizat și va găsi o mulțime de servicii de birou utile pentru organizații de orice formă de proprietate. Poate fi folosit ca bază pentru dezvoltarea instrucțiunilor pentru munca de birou a unei anumite organizații.

Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale. - M., 1988.

Regulile pot fi împărțite condiționat în două părți. Prima (secțiunile 2-4) acoperă în detaliu problemele muncii de birou:

cerințe pentru nomenclatorul cazurilor, tipurile acestora, procedura de pregătire, completare, întreținere a acestora;

procedura de formare a dosarelor în munca de birou;

organizarea și procedura de examinare a valorii documentelor în munca de birou;

procedura de repartizare a documentelor pentru distrugere; 4 pregătirea dosarelor pentru transferul în arhivă: înregistrarea dosarelor (numerotarea, clasarea, proiectarea suplimentară a copertei etc.), întocmirea inventarelor, transferul în arhivă.

Într-o altă parte a regulilor (Secțiunea 5-14), lucrul cu documentele din arhivă este descris în detaliu.

Pentru organizațiile comerciale care nu depun documente pentru depozitarea de stat, dar le păstrează acasă, regulile sunt un instrument indispensabil în organizarea arhivei lor.

Lista documentelor care indică perioadele de păstrare (Tipic><ми ведомственный) 10 .

Model de regulament privind desfășurarea activității de birou cu privire la propunerile, cererile și reclamațiile cetățenilor în organele de stat, întreprinderi, instituții și organizații.

Acest act descrie prevederile fundamentale pentru organizarea muncii cu această categorie de documente: caracteristici de înregistrare, termene de executare, menținerea unui dosar de referință, crearea dosarelor, păstrarea dosarelor, păstrarea informațiilor analitice privind contestațiile. Metodologia prevăzută în Regulament poate fi utilizată pentru organizarea muncii cu orice documente ale persoanelor fizice.

Curs 2. Organizarea instituţiei de învăţământ preşcolar. Sarcini și funcții ale serviciului DOW.

Forme organizatorice de suport de documentare (munca de birou).

Serviciul DOW: scop și loc în structura organizației

Structuri tipice ale serviciului instituțiilor de învățământ preșcolar în organizații de diferite niveluri de conducere.

Funcțiile angajaților instituției de învățământ preșcolar

Raționalizarea forței de muncă a muncitorilor

Componența oficială și numerică a personalului serviciului instituției de învățământ preșcolar.

Reglementarea activităților serviciului DOW.

1. Suportul documentar ca functie de management este prezent in orice organizatie, indiferent de forma organizatorica si juridica a acesteia, natura si continutul activitatilor, competenta si alti factori. Conform definiției consacrate în GOST R 51141-98, suportul documentației pentru management este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Documentul este principala modalitate de fixare și transmitere a informațiilor manageriale și de altă natură în sistemul de management, iar calitatea deciziilor luate și, în consecință, eficacitatea activităților instituției depind în mare măsură de cât de eficient este organizată munca cu documente. De aceea, în orice organizație este extrem de important să se acorde o atenție deosebită organizării serviciului de birou și să se realizeze cea mai rațională organizare a muncii cu documente.

Pentru a face acest lucru, în primul rând, este necesar să se rezolve următoarele probleme la nivel organizațional:

Alegerea formei optime de organizare a muncii de birou;

Dezvoltarea structurii organizatorice și funcționale a serviciului de birou și alegerea denumirii sale specifice;

Delimitarea funcțiilor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între unitățile structurale individuale ale serviciului de evidență și angajați și consolidarea acestora în documentele organizatorice și juridice relevante;

Raționalizarea muncii lucrătorilor de birou;

Determinarea componenței numerice și oficiale a serviciului de gestionare a evidenței;

Alegerea tehnologiei optime pentru lucrul cu documente și fixarea acesteia în Instrucțiunile de lucru Office;

Organizarea rațională a locurilor de muncă și crearea condițiilor favorabile de muncă;

Îmbunătățirea abilităților angajaților și a culturii de lucru cu documente.

Prima întrebare - alegerea formei optime de organizare a muncii de birou - este decisă în etapa inițială a organizării serviciului de birou. Atunci când rezolvăm această problemă, trebuie să plecăm de la faptul că istoricul au existat trei forme principale de organizare a muncii de birou: centralizată, descentralizată și mixtă.

Formularul centralizat presupune implementarea tuturor operațiunilor de procesare a documentelor (de la primirea documentelor și înregistrarea acestora până la trimiterea documentelor, crearea fișierelor și stocarea lor) într-o singură unitate - serviciul de birou.

Forma descentralizată de organizare a muncii de birou presupune crearea unui serviciu independent de muncă de birou în fiecare unitate structurală și în prezent este rar utilizată. Forma descentralizată a muncii de birou este utilizată numai în organizații dispersate teritorial, precum și în departamente separate care lucrează cu documentație specifică.

cu documente cu acces restricționat, care trebuie separate de documentele de evidență deschisă.

O formă mixtă de organizare a muncii de birou presupune efectuarea unor operațiuni de birou în serviciul de birou, altele în departamente. De regulă, serviciul de birou își asumă primirea și trimiterea documentelor, înregistrarea acestora, organizarea fluxului de lucru, controlul execuției documentelor, în timp ce se realizează crearea și executarea documentelor, sistematizarea acestora, formarea dosarelor și stocarea acestora. în diviziuni structurale. În plus, cu o formă mixtă de muncă de birou, aceeași operațiune tehnologică (de exemplu, înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire) poate fi efectuată în serviciul de management al biroului și în diviziile structurale, în funcție de categoria documentelor. Documentele adresate conducerii se înregistrează în serviciul de evidență, adresat direcțiilor structurale din direcțiile relevante.

Majoritatea organizațiilor folosesc o formă mixtă de organizare a muncii de birou, mai rar o formă centralizată, deși, desigur, cea din urmă are o serie de avantaje. Forma centralizată de organizare a muncii de birou vă permite să concentrați toate operațiunile tehnice pentru procesarea documentelor într-o singură unitate, lăsând alte unități structurale să lucreze creative cu documente, face posibilă formarea unei baze de date unice pentru toate documentele primite și create în organizație, oferind astfel o căutare mai fiabilă a documentelor și, în consecință, lucrări de referință pe documente. Formularul centralizat eliberează diviziunile structurale de necesitatea de a forma documente executate în cutii și de a le stoca, deoarece această lucrare este efectuată de serviciul de birou. În plus, formularul centralizat permite utilizarea mai eficientă și cuprinzătoare a echipamentelor de birou și a echipamentelor informatice pentru a efectua operațiuni de birou pentru prelucrarea documentelor.

Desigur, cu o formă centralizată, serviciul de birou efectuează o cantitate mult mai mare de muncă decât cu o formă mixtă, iar aceasta, desigur, necesită un personal mai mare de muncitori, iar din moment ce toate cazurile sunt procesate, formate și stocate în serviciul de birou. , apoi, în consecință, mai multe spații speciale de birou destinate procesării documentelor, formării și păstrării arhivei curente a organizației. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că introducerea computerelor moderne, în special a tehnologiilor de procesare a documentelor de rețea, vă permite să creați o bază de date unică de documente ale organizației și, într-o formă mixtă, munca de birou.

Forma aleasă de organizare a muncii de birou determină în mare măsură tehnologia de lucru cu documente, care este fixată în instrucțiunile de lucru de birou.

2. Este important de subliniat că în condițiile moderne, când munca cu documentația de management în multe instituții se bazează pe tehnologie informatică, funcțiile serviciului de management de birou nu se limitează la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor, monitorizare. execuţia acestora şi păstrarea documentelor. Serviciul de management al înregistrărilor este direct implicat în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea tehnologiilor informaționale automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și protejarea informațiilor și în îmbunătățirea lucrului cu documente.

Serviciul de management al înregistrărilor - management de caz, birou, departament general, secretariat, departament de management al biroului - o unitate structurală independentă a unei organizații, instituții, întreprinderi (denumită în continuare organizație), care îndeplinește funcția de suport documentar pentru activitățile de management (DOE). ) și raportează direct șefului organizației. Denumirea specifică a serviciului de evidență se alege în funcție de tipul de organizație, structura organizatorică a acesteia, locul în ierarhia organelor de conducere, domeniul de activitate și alte caracteristici. În organizațiile mici, funcțiile de birou sunt de obicei îndeplinite de un singur lucrător secretar.

3. Alegerea unei denumiri specifice a serviciului de birou se realizează concomitent cu dezvoltarea structurii organizatorice și funcționale a serviciului. Sistemul de suport al documentației de stat pentru management (GSDM) conține recomandări care vă permit să alegeți cel mai potrivit nume al serviciului și structura acestuia.

În funcție de statutul organizației, de scopurile, obiectivele acesteia, de numărul de unități structurale și de funcționari, serviciul PEI are diferite denumiri de forme organizaționale, structură și compoziție oficială.

Pentru instituțiile de învățământ preșcolar din organizații creați:

Management de caz;

birou;

Departamentul comun;

serviciul instituţiei de învăţământ preşcolar sau compartiment al instituţiei de învăţământ preşcolar.

În autoritățile executive federale (ministere, departamente) - aceasta este gestionarea afacerilor, care, de regulă, are o structură complexă. Include: secretariatul, inspecția în subordinea ministrului, secretariatul consiliului, biroul.

Secretariat este format din Recepția Ministrului, Secretariatul Ministrului, Recepția și Secretariatele Viceminiștrilor. Secretariatul întocmește documente pentru raport și organizează lucrul cu documentele primite de conducere.

Inspecție în subordinea ministrului supraveghează executarea actelor guvernamentale, actelor administrative ale autorităților, ordinelor ministrului.

Secretariat Consiliul este responsabil de suportul tehnic și de documentare al ședințelor consiliului.

birou constă din diviziuni structurale.

Acestea includ: o expediție, un birou de corespondență guvernamentală, un birou de contabilitate și înregistrare a documentelor, un grup de control, un birou de dactilografiere sau un centru de prelucrare a documentelor pe computer, un birou de copiere și copiere, o cameră de teletip și o arhivă centrală.

La diferite întreprinderi - de stat, nestatale, de cercetare, proiectare, inginerie, instituții de învățământ superior - se creează un departament de suport documentar sau un birou. Acestea pot avea subdiviziuni structurale (sector, grup), sau întreținerea unei anumite zone de lucru poate fi încredințată unor anumiți executanți (interpreți).

În biroul sau departamentul instituției de învățământ preșcolar se creează divizii care efectuează contabilitatea și înregistrarea documentelor, controlul, îmbunătățirea, lucrul cu documentele și introducerea mijloacelor tehnice, luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor. Acestea pot include un secretariat, o expediție, un birou de dactilografiere, un birou de fotocopiere și o arhivă.

În autoritățile executive, autoguvernarea locală creează un departament comun. Structura departamentului general include subdiviziuni la fel ca biroul. Cu toate acestea, structura sa conține în mod necesar unități precum departamentul de protocol, grupul de scrisori, recepția. Departamentul de protocol întocmește proiecte de documente în numele conducerii, analizează documentele întocmite în diviziile structurale, iar angajații săi pregătesc ședințe ale organului de conducere. Grupul (birou, departament) desfășoară lucrări cu apelurile cetățenilor. Recepția acceptă cetățeni care aplică cu propuneri, declarații, reclamații cu caracter personal.

Un fapt pozitiv ar trebui considerat includerea în structura serviciului DOW a unei unități care îmbunătățește formele și metodele de lucru cu documentele. Această subdiviziune poate fi numită un departament pentru îmbunătățirea muncii cu documente și introducerea mijloacelor tehnice sau un grup (sector, birou) pentru îmbunătățirea muncii cu documente.

În birou și în departamentul general (departamentul instituției de învățământ preșcolar), precum și ca unitate independentă, poate fi creat un secretariat, care include toți secretarii șefilor organizației.

Condiția principală pentru crearea acestui serviciu, indiferent de denumirea acestuia, care trebuie respectată cu strictețe, este următoarea: „Suportul documentar pentru management în organizații, instituții și întreprinderi este realizat de un serviciu special, care acționează ca unitate structurală independentă. , în subordinea directă conducătorului organizaţiei”.

În ministere și departamente - Management de caz. De regulă, administrarea afacerilor cuprinde: secretariatul (biroul de primire, secretariatul ministrului, secretariatele viceminiștrilor, secretariatul colegiului, biroul de protocol), inspecția în subordinea ministrului (șeful departamentului), biroul (biroul guvernului). corespondență, birou contabilitate și evidență, expediție, birou dactilografiat (birou copiere, birou teletip etc.), compartiment scrisori (reclamații), compartiment îmbunătățire a lucrărilor cu documente și introducere mijloace tehnice, arhivă centrală);

La întreprinderi (asociații), în organizații de cercetare, proiectare, proiectare și centre de calcul, instituții de învățământ superior și alte organizații - de la afaceri de întreţinere documentară a conducerii sau biroului.În lor compus, de regulă, cuprinde: subdiviziuni de contabilitate și înregistrare a documentelor, controlul execuției, îmbunătățirea lucrărilor cu documente și introducerea mijloacelor tehnice, luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor, secretariat, expediție, birou dactilografiere, birou copiere și reproducere, arhivă;

În organele executive ale puterii (administrații, primării, prefecturi etc.) și în aparatul administrativ al organizațiilor publice - Departamentul comun. Compartimentul general cuprinde: secretariatul, biroul, grupul de control, grupul de protocol, grupul de perfecţionare a lucrărilor cu documente, grupul de scrisori (reclamaţii), biroul de dactilografiere, biroul de copiere şi reproducere, arhiva;

În organizațiile care nu au muncă de birou în structură, funcțiile acesteia sunt îndeplinite de grefier șef,în diviziuni structurale - secretar de unitate sau altă persoană desemnată.

4. Serviciul de gestionare a înregistrărilor rezolvă două seturi principale de sarcini:

Asigurarea unei proceduri unificate de documentare a activitatilor de management si organizare a muncii cu documente;

Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente.

Sarcinile cu care se confruntă serviciul clerical determină funcțiile acestuia. Asigurarea unei proceduri unificate de documentare a activităților de management se rezolvă prin îndeplinirea următoarelor funcții:

dezvoltarea si proiectarea antetelor, asigurand producerea acestora;

asigurarea producerii documentelor, copierea si replicarea documentelor;

controlul asupra calității întocmirii și executării documentelor, respectarea procedurii stabilite de aprobare și certificare a documentelor.

Sarcina de a organiza munca cu documente este rezolvată prin îndeplinirea următoarelor funcții:

stabilirea unei proceduri unificate de trecere a documentelor (fluxul de documente al instituției);

transmiterea procesării documentelor de intrare și de ieșire;

înregistrarea și contabilitatea documentelor de intrare, ieșire și interne ale organizației;

controlul executării documentelor;

sistematizarea documentelor, asigurarea păstrării și utilizării ulterioare a acestora în activități de management;

organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor;

asigurarea protectiei informatiilor documentare.

Sarcina de a îmbunătăți formele și metodele de lucru cu documente include:

elaborarea și prelucrarea documentelor normative, instructive, metodologice privind munca de birou (Instrucțiuni privind munca de birou, nomenclatorul cazurilor etc.);

îndrumarea metodologică și controlul asupra respectării regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale organizației;

pregătirea avansată a angajaților instituției, sfaturile acestora cu privire la lucrul cu documente;

Eficientizarea documentației instituției, desfășurarea lucrărilor de unificare a documentelor, elaborarea buletinului de evaluare și a Albumului formularelor de documente utilizate în activitățile organizației;

Dezvoltarea și implementarea de noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea fluxului de lucru al instituției, îmbunătățirea disciplinei de performanță în lucrul cu documente;

stabilirea sarcinilor pentru dezvoltarea sau îmbunătățirea tehnologiilor informaționale automatizate utilizate atunci când se lucrează cu documente.

5. Standardele în lumea muncii sunt elaborate pe baza cercetărilor și sunt concepute pentru a fi reutilizate la determinarea costurilor specifice cu forța de muncă.

În funcție de scopul lor, materialele utilizate pentru standardizarea muncii angajaților sunt împărțite în:

limite de timp- timpul reglementat petrecut pentru efectuarea unei unități de tip standardizat de muncă sau a elementului acesteia în anumite condiții organizatorice și tehnice;

standardele populației- numărul reglementat de angajați ai personalului profesional și de calificare necesar pentru îndeplinirea de înaltă calitate a unei anumite funcții în anumite condiții organizatorice și tehnice;

standardele de centralizare a muncii- raportul reglementat dintre numărul de angajați ai aparatului de conducere și numărul total de salariați ai întreprinderii pe funcții de conducere sau în general pentru întreprindere;

standarde de gestionare- standarde pentru numărul de lucrători subordonați (sau deserviți);

standarde de servicii- numărul reglementat de angajați (subdiviziuni) administrați (sau deserviți), care, în anumite condiții organizatorice și tehnice, trebuie să fie administrați (sau deserviți) de un singur angajat; rapoarte ale numărului de diferite categorii de salariaţi- o valoare reglementată care asigură cea mai bună utilizare a lucrătorilor standardizați în conformitate cu nivelul de calificare al acestora în anumite condiții organizatorice și tehnice; sarcini normalizate- stabilite pe baza standardelor de timp, cantitatea de munca pe care executantii trebuie sa o presteze pe o anumita perioada calendaristica cu respectarea cerintelor stabilite pentru calitatea rezultatelor muncii. În funcție de domeniul de aplicare, standardele de muncă sunt împărțite în intersectoriale, sectoriale și locale (utilizate la o întreprindere separată). Standardele intersectoriale sunt concepute pentru a standardiza munca lucrătorilor din aceleași profesii sau specialități implicate în implementarea proceselor tehnologice omogene la diferite întreprinderi. Aceste standarde sunt dezvoltate pentru cele mai tipice procese tehnologice pentru aceleași tipuri de muncă cu condiții tipice de lucru și, prin urmare, sunt unificate. De exemplu, pentru standardizarea muncii personalului de birou, au fost elaborate și sunt aplicate norme agregate intersectoriale de timp pentru lucrul pe suport documentar al managementului (M., 1995).

Standarde de timp agregate sunt concepute pentru a efectua un complex de metode de muncă (operații) interconectate din punct de vedere tehnologic și organizatoric.

Standardele agregate pentru efectuarea operațiunilor individuale sunt calculate prin formula:

Standardele se bazează pe standarde de muncă care determină cuantumul și structura costurilor cu timpul de lucru și sunt standardul cu care se compară costurile efective ale timpului pentru a le stabili raționalitatea. La raționalizarea forței de muncă se aplică următoarele:

norme de timp;

standarde de producție;

standarde de servicii;

normele populației;

standarde de gestionare;

sarcini standardizate.

Dacă standardele de timp sunt destinate în primul rând să determine norma de timp pentru efectuarea unei unități de muncă, atunci standardele de serviciu și, respectiv, numărul de angajați sunt menite să calculeze standardele de serviciu și numărul total de angajați care efectuează o anumită cantitate de muncă. In cursul anului.

La alcătuirea standardelor de timp, se calculează mai întâi standardele de timp pentru operațiuni repetitive individuale (lucrări), apoi se determină intensitatea muncii tuturor lucrărilor - ca suma produselor intensității muncii de efectuare a lucrărilor individuale după numărul lor. După aceea, se stabilește numărul de angajați.

Cursul 3. Componența oficială și tehnică a salariaților instituției de învățământ preșcolar. Atribuțiile funcționale ale angajaților serviciului instituției de învățământ preșcolar. Cadrul de reglementare care reglementează organizarea și tehnologia suportului informațional și documentar pentru activitățile instituției.

Cadrul de reglementare și metodologie pentru suport pentru managementul documentelor (DOE) - un set de legi, acte juridice de reglementare, documente metodologice, standarde de stat care reglementează tehnologia de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale organizației, precum și activitățile serviciului de muncă de birou: structura acestuia, funcții, personal, suport tehnic și alte aspecte.

Documentele normative și metodologice pentru instituțiile de învățământ preșcolar sunt elaborate de diferite autorități și administrații ale statului în conformitate cu competența acestora.

Baza normativă și metodologică a instituției de învățământ preșcolar cuprinde:

Acte juridice emise de cele mai înalte organe ale puterii și administrației de stat;

Acte juridice emise de organele executive federale: ministere, comitete, departamente atât de natură sectorială, cât și departamentală;

Acte juridice emise de autoritățile legislative și executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora, care reglementează problemele muncii de birou;

Acte juridice cu caracter normativ și instructiv, precum și documente metodologice privind suportul documentației conducerii, publicate de conducerea întreprinderilor și organizațiilor.

Indiferent de denumirea specifică a serviciului de evidență și de structura acestuia, temeiul juridic al activităților acestuia îl constituie regulamentul privind serviciul și prevederile privind părțile sale structurale, precum și fișele postului angajaților care sunt obligatorii pentru fiecare organizație. Aceste documente stabilesc delimitarea funcțiilor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între unitățile structurale individuale ale serviciului de evidență și angajați.

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar- un act juridic care definește poziția organizatorică și juridică a unei unități în structura unei instituții, sarcinile, funcțiile, drepturile, responsabilitățile acesteia, precum și relațiile cu alte unități și instituții.

Descrierea postului- un act juridic care determină poziția organizatorică și juridică a salariatului în structura instituției și unității. îndatoririle sale funcționale, drepturile, responsabilitățile și relațiile cu alți angajați și departamente.

Regulamentul privind serviciul de evidență și prevederile privind părțile sale structurale, dacă există, sunt elaborate de către conducătorul acestuia cu implicarea specialiștilor calificați, care cunosc bine atât activitatea unității, cât și a organizației în ansamblu și sunt aprobate. de cap.

Una dintre funcțiile serviciului de lucru de birou este de a selecta tehnologia optimă pentru lucrul cu documente și de a o fixa în Instrucțiunile de lucru de birou. Instructiuni de lucru la birou- un act juridic care stabilește tehnologia de creare sau primire a documentelor, prelucrarea, stocarea și utilizarea acestora în activitățile organizației. Instrucțiunea de lucru de birou stabilește reguli uniforme pentru documentarea activităților, organizarea fluxului de lucru, ținerea evidenței, înregistrarea, monitorizarea execuției documentelor și stocarea acestora. Instrucțiunea este aprobată de șeful organizației și este obligatorie pentru toți angajații.

Scopul instrucțiunii este de a îmbunătăți munca cu documente, de a reduce numărul și de a îmbunătăți calitatea pregătirii documentelor, de a eficientiza fluxul de lucru și de a optimiza munca managerială.

Instrucțiunea de lucru de birou este elaborată pe baza prevederilor Sistemului de management al documentației de stat, standardelor de stat pentru documente. Ministerele și departamentele elaborează instrucțiuni pentru munca de birou pe baza Instrucțiunii standard pentru munca de birou în organele executive federale. instrucțiunile au reflectat în mod constant toate etapele de lucru cu documentele de la crearea sau primirea acestora până la execuție, trimitere și/sau livrare la arhivă.

Instrucțiunea trebuie să cuprindă secțiuni: dispoziții generale; documentarea activităților (cerințe pentru formulare, înregistrarea detaliilor documentelor, executarea anumitor tipuri de documente); organizarea circulației documentelor (prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire, înregistrarea documentelor, controlul executării documentelor); organizarea depozitării documentelor (întocmirea unui nomenclator de dosare, formarea și executarea dosarelor, transferarea dosarelor în depozitul arhivistic). În plus, este recomandabil să se includă în instrucțiunea secțiuni privind producerea documentelor folosind tehnologia informatică; depozitarea, contabilizarea și utilizarea formularelor, sigiliilor, ștampilelor: utilizarea echipamentelor de fax și e-mail; fotocopierea si duplicarea documentelor si altele. În funcție de specificul activităților instituției, de structura acesteia, de procedura de transmitere a documentelor, de prezența unor zone separate de lucru, de mijloacele tehnice utilizate și de alți factori. Instruirea muncii de birou poate fi completată cu alte secțiuni, de exemplu: documentarea activității unui organism colegial (colegiu, consiliu de administrație, consiliu academic etc.); pregătirea scrisorilor trimise în străinătate etc.

Prevederile de reglementare ale instrucțiunilor sunt completate de cereri (eșantioane de antet ; principalele tipuri de documente; clasificatoare, formulare de înregistrare etc.).

Documentele normative și metodologice care reglementează instituția de învățământ preșcolar includ:

Lista documentelor cu termene de stocare (standard și departamentale).

Listele model elaborate de instituțiile de arhivă stabilesc perioadele de păstrare a documentației tipice pentru majoritatea instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor. Pe baza listelor standard, sunt elaborate liste departamentale, inclusiv cea mai completă și sistematică enumerare a documentației organizațiilor și întreprinderilor din sistemul lor.

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar sunt dezvoltate pe baza celor standard, care conțin setul maxim de funcții. La elaborarea prevederilor individuale, componența sarcinilor și funcțiilor serviciului este specificată în funcție de condițiile reale ale activității acestuia. De exemplu, la funcțiile tehnologice tipice pot fi adăugate funcțiile de prognozare a dezvoltării suportului de documentare, unificarea documentelor, îndrumarea metodologică privind organizarea muncii de birou în diviziile structurale etc.. Dimpotrivă, într-o prevedere specifică, este posibilă excludeți din funcțiile tipice pe cele care nu sunt îndeplinite de serviciul DOW din această organizație sau sunt fixate pentru alte unități structurale.

Forma poziției și structura textului sunt unificate în USORD.

În cazul în care unitatea nu are o structură internă sub formă de sectoare, departamente, grupuri, birouri etc., secțiunea „Structură” nu este inclusă în regulament. Dacă unitatea are o structură internă, se elaborează o prevedere independentă pentru fiecare unitate structurală.

Primul paragraf „Dispoziții generale” stabilește denumirea exactă a serviciului instituției de învățământ preșcolar, locul acestuia în structura organizatorică a organizației, gradul de independență al serviciului. Luați în considerare două formulări ale acestui paragraf:

„Oficiul este o subdiviziune structurală independentă a SA și raportează direct directorului general”.

„Oficiul face parte din departamentul general al AO și raportează șefului său”.

În primul caz, independența biroului este fixă, în al doilea - valoarea sa auxiliară.

În continuare, Regulamentul indică denumirea funcției de șef de serviciu - șef, testator, manager; procedura de numire și eliberare din funcție, cerințele privind calificările sale și durata lucrărilor practice.

Următorul paragraf oferă o listă a principalelor documente legale, directive, de reglementare și instructive după care se ghidează serviciul PEI în activitatea sa. În primul rând sunt enumerate documentele legislative și naționale, normativ-metodice și normativ-tehnice, apoi documentele interne organizatorice și administrative.

În cazul în care biroul are propriul sigiliu (sigilii), Regulamentul îi oferă descrierile, condițiile de depozitare și utilizare.

Secțiunea „Sarcini principale” are scopul de a formula obiectivele cu care se confruntă unitatea, cu alte cuvinte, problemele pe care trebuie să le rezolve unitatea.

Secțiunea „Funcții” enumeră tipurile de muncă sau activități efectuate de unitate în funcție de sarcinile cu care se confruntă.

Pentru a implementa funcțiile care îi sunt atribuite, serviciul clerical este înzestrat cu un anumit set de drepturi, iar pentru neexecutarea funcţii poartă responsabilitatea stabilită în regulament.

În secțiunea „Drepturi” sunt enumerate acțiunile pe care unitatea, reprezentată de șeful acesteia, este obligată să le desfășoare pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt atribuite. La alcătuirea acestei secțiuni, trebuie să urmați aceleași reguli ca și la alcătuirea secțiunii corespunzătoare din fișa postului (vezi mai jos), dar în raport cu unitatea.

Secțiunea „Răspunderea” stabilește tipurile de responsabilitate pe care le poate suporta șeful unității în cazul în care unitatea nu își îndeplinește funcțiile. Serviciul de gestionare a evidențelor răspunde de încălcarea procedurii stabilite de lucru cu documentele într-o instituție, pierderea sau deteriorarea documentelor, pentru nerespectarea regimului de secret sau de confidențialitate în lucrul cu documentele, pentru nerespectarea instrucțiunilor și instrucțiunilor. a conducerii.

În procesul îndeplinirii funcțiilor atribuite serviciului de gestionare a evidenței, acesta interacționează cu conducerea instituției, cu toate unitățile funcționale și serviciile suport și cu angajații individuali, cu serviciul de gestionare a evidenței al unei organizații superioare, cu autoritățile arhivistice, cu alte instituții de cercetare sau cu alte instituții de organizarea si imbunatatirea muncii cu documente. Secțiunea „Relații” reglementează legăturile de informare și documentare ale unității; principalele documente create sau primite de acesta; se indică cu ce divizii și organizații se realizează interacțiunea, ce informații primește și prezintă divizia, frecvența și momentul depunerii, în ce ordine și de către cine sunt luate în considerare dezacordurile apărute în activitatea diviziei.

În mod similar, sunt în curs de elaborare prevederi pentru divizii structurale ale serviciului de evidenta: regulament privind secretariatul, regulament privind biroul de protocol, regulament privind arhiva etc.

Alături de regulamentul cu privire la serviciul de clerică și de dispozițiile privind individualul acestuia piese structurale pentru fiecare angajat al serviciului de muncă de birou, sunt elaborate fișele postului. Fișele postului reglementează statutul organizatoric și juridic al angajaților și oferă condiții pentru o muncă eficientă. Acestea permit evaluarea obiectivă a activităților angajaților și reprezintă baza normativă pentru aplicarea măsurilor administrative salariaților. Fișele postului vă permit să implementați principiul de bază al organizării raționale a muncii - principiul diviziunii și cooperării muncii.

Pentru a compila o fișă a postului de înaltă calitate, este necesar să se analizeze cu atenție și profund tipurile de muncă efectuate de un angajat care ocupă o anumită funcție, cu alte cuvinte, să se întocmească o descriere a funcției sau a locului de muncă. O descriere detaliată a muncii prestate ne permite să formulăm un set de cerințe pentru o anumită funcție sau loc de muncă, cerințe pentru cunoștințele pe care trebuie să le aibă un angajat, abilitățile, experiența acestuia etc.

Atunci când se elaborează fișele posturilor pentru lucrătorii de birou, ar trebui să se ghideze după „Caracteristicile de tarifare și calificare pentru posturile angajaților” (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii. autorități executive” (scrisoare a Ministerului Muncii din Rusia din martie). 13, 1996 Nr. 482-BK), dacă lucrătorii de birou sunt încadrați în calitate de funcționari publici. Caracteristicile de tarifare și de calificare sunt publicate și aproape anual sub forma unui Director de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (M.: Mintrud Rossii, 2001).

Caracteristicile tarifare și de calificare acoperă principalele categorii de angajați de conducere - manageri, specialiști, executanți tehnici și stabilesc gama de responsabilități ale postului, cerințele de calificare și educație, disponibilitatea cunoștințelor și aptitudinilor speciale.

O structură aproximativă a textului fișei postului pentru lucrătorii de birou este dată în GSDOU: prevederi generale, funcții ale angajaților; sarcini oficiale; drepturile angajaților; relații (legături după poziție); responsabilitatea angajaților, evaluarea performanței.

În cazul subordonării serviciului de gestiune a evidenței conducătorului instituției, fișele de post ale angajaților acesteia se aprobă de către șeful instituției sau șeful adjunct al personalului. În cazul în care serviciul clerical se raportează la unul dintre adjuncţi

Curs 4. Principii generale și fundamente metodologice ale organizării fluxului de lucru. Suportul de informare și documentare, fiind cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, necesită o organizare atentă, atentă.

Viteza de obținere a informațiilor necesare pentru a lua o decizie depinde de claritatea și viteza de procesare și deplasare a documentului. Prelucrarea tardivă a documentelor, în special a celor financiare, poate duce la consecințe economice negative. Prin urmare, se acordă întotdeauna o mare atenție organizării raționale a fluxului de lucru, vitezei și acurateței procesării și transferului documentelor pentru execuție.

„Mișcarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii” 1 se numește flux de lucru.

Toată documentația instituției este împărțită în trei fluxuri de documente

documente primite (incoming);

documente de ieșire (trimise);

documente interne.

Fiecare dintre fluxurile de documente are propria sa particularitate în ceea ce privește cantitatea, procesarea și mișcarea.

Numărul de documente al tuturor fluxurilor pentru anul va fi volumul fluxului de documente al instituției. Valoarea fluxului de lucru este necesară pentru a calcula numărul necesar de personal de birou pentru a calcula eficiența utilizării instrumentelor de mecanizare și automatizare de birou. În general, arată volumul de muncă al întregului aparat administrativ, de asemenea. toți angajații lui trebuie să se ocupe de documente.

În lanțul tehnologic de prelucrare și deplasare a documentelor se pot distinge următoarele etape:

recepția și prelucrarea primară a documentelor;

examinarea prealabilă și distribuirea documentelor;

înregistrare;

controlul executiei;

informații și lucrări de referință;

executarea documentelor si expedierea.

GOU SPO „Colegiul de Stat de Modelare și Marketing de Pantofi din Moscova”

Note de curs

dupa disciplina:

„Suport documentar al managementului”

pentru specialitățile 080110, 080112, 080113

Introducere

Baza activității oricărei întreprinderi sau organizații este munca cu informații - primirea, prelucrarea acesteia, luarea oricăror decizii și implementarea lor.

Informația este informații despre persoane, fapte, evenimente și fenomene, indiferent de forma de prezentare a acesteia.

Un document (din latinescul „documentum” - dovezi) este un suport de date material cu informații înregistrate pe el, destinat transmiterii acestuia în timp și spațiu. Documentele pot conține imagini, texte, sunete și alte informații.

Managementul documentației este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Din antichitate și până în secolul al XIX-lea, conceptul de „document” a fost folosit în sensul de „dovadă scrisă” și a fost folosit mai ales în jurisprudență și diplomație. Cu toate acestea, acest concept este mai larg. Și încă de la începutul secolului XX, omul de știință belgian Paul Otlet de la Institutul Internațional de Documentare a folosit deja conceptul de „document” ca termen care îmbină toate informațiile înregistrate pe diverse medii. A atribuit aici manuscrise, publicații tipărite, gravuri, diagrame, documente de film și fotografice, discuri, hărți, înregistrări vocale, note, medalii, cărți poștale etc. și chiar sculptură, pictură și arhitectură. Adică orice sursă de informație întruchipată într-o formă materială.

Documentul are două entități - informațional și material, care îi determină proprietățile - informativ și operațional.

Proprietatea informativă a unui document este capacitatea de a transmite informații. Aceasta include relevanța, fiabilitatea, caracterul complet al informațiilor, disponibilitatea acesteia și altele.

Proprietățile operaționale ale documentului includ durabilitatea documentului și capacitatea de a rezista la diferite influențe - factori mecanici, ușoare, biologici, de mediu adversi. Proprietățile operaționale determină siguranța documentului, care depinde de suportul material și de mijloacele de scriere.

Funcțiile documentelor sunt împărțite în generale și speciale.

Funcțiile generale ale documentelor sunt:

• informațional - fixarea, stocarea și transmiterea informațiilor;
• comunicativ - transfer, schimb de informații;
• socio-culturale - documente care reprezintă semnificația socială și culturală, care transmit tradiții culturale și sisteme de valori.

Funcțiile speciale ale documentelor sunt:

Juridic - unele documente sunt izvor de drept, altele pot constitui probe in domeniul juridic;

• organizatoric – stabilirea raporturilor juridice;
• manageriale - rezolvarea problemelor manageriale și luarea deciziilor pe baza informațiilor documentate;
• educațional - transferul de cunoștințe între oameni și generații;
• cognitiv - obținerea și transferul de cunoștințe pentru studiul ulterioar al proceselor și fenomenelor;
• memorial - transferul de informații istorice despre indivizi sau societate, documente care sunt moștenire istorică.

Secțiunea 1. Documentarea activităților de management

Subiectul 1.1. Sistemul de stat al instituțiilor de învățământ preșcolar. Sisteme de documentare

Sistemul de Susținere a Documentației de Stat pentru Management (GSDM) este un set de principii și reguli care stabilesc cerințe uniforme pentru documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organele guvernamentale, întreprinderi (asociații), instituții și organizații publice.

Scopul principal al GSDOU este de a eficientiza fluxul de lucru, de a reduce numărul și de a îmbunătăți calitatea documentelor, de a crea condiții pentru utilizarea eficientă a instrumentelor și tehnologiilor tehnologice avansate pentru colectarea, procesarea și analizarea informațiilor și îmbunătățirea activității aparatului de management. . Cerințele generale pentru documentele și serviciile de suport pentru documentație reprezintă baza normativă și metodologică pentru îmbunătățirea suportului documentativ al conducerii pe o bază unificată și creșterea eficienței acestuia prin unificarea compoziției și formelor documentelor, îmbunătățirea calității acestora, a activității serviciului de suport a documentației pe bază de privind organizarea stiintifica a muncii si introducerea celor mai noi mijloace tehnice .

Un sistem de documentare este un set de documente interdependente utilizate într-un anumit domeniu de activitate.

Atunci când gestionați orice organizație sau întreprindere, sunt elaborate documente similare și repetitive.

Cea mai generală și integrală, ocupând poziția de vârf în complexul de sisteme, trebuie considerată poziția de vârf în complexul de sisteme, trebuie considerat sistemul de documentare la nivel național, acoperind toate documentele care apar și circulă în țară; ele, la rândul lor, pot fi clasificate după diferite criterii:

Sistemele de documentare funcțională le definesc pe cele care sunt inerente tuturor organizațiilor într-o măsură sau alta, de exemplu, contabilitate, personal, arhivistic, organizațional.

Sistemele de documentare din industrie le definesc pe acelea care, într-o măsură sau alta, sunt inerente doar anumitor grupuri de organizații legate de unitatea activităților economice și sociale, de exemplu, medical, educațional, de cercetare.

Uniformitatea unui număr semnificativ de sarcini de rezolvat, tehnologiile uniforme pentru documentarea acestora, repetabilitatea unei cantități semnificative de informații obligatorii au făcut posibilă, în scopuri practice, identificarea unui număr de sisteme de documentare și formularea unui set de cerințe uniforme pentru acestea. sisteme de documentare.

Primul dintre aceste sisteme ar trebui să fie Sistemul de stat de standarde și specificații (SSS). Dezvoltat prin hotărâre de guvern în 1965, sistemul include standarde de stat care definesc principalele scopuri și obiective ale standardizării; organizarea și metodologia de lucru privind standardizarea în țară; procedura de elaborare, implementare, circulație a standardelor și a altor documentații de reglementare și tehnică, modificări ale acestora, precum și supravegherea de stat și controlul departamental asupra implementării și respectării acestora.

Un sistem unificat de documentare tehnologică a fost dezvoltat în 1971, constând din peste 20 de standarde și linii directoare. Acest sistem poate rezolva probleme din domeniul înregistrării și circulației documentației tehnologice, atât de uz general, cât și de specialitate pe tip de muncă la întreprinderi și organizații, indiferent de tipul și natura producției acestora.

În paralel, pe baza cerințelor internaționale, a fost creat un sistem unificat de documentație de proiectare.

Subiectul 1.2. Unificarea si standardizarea activitatilor de management

Un sistem unificat de documentare este un ansamblu de forme de documente create după reguli și cerințe uniforme, care funcționează într-un anumit domeniu de activitate (management, finanțe etc.). Sarcina unificării este de a reduce varietatea documentelor utilizate, de a aduce într-o singură formă formele, structura, limbajul și stilul acestora, precum și procesele de prelucrare și stocare a acestora.

Unificarea documentelor asigură o reducere a complexității procesării documentelor, realizarea compatibilității informaționale a diferitelor sisteme de documentare pentru funcții de management similare și conexe și o utilizare mai eficientă a tehnologiei informatice.

Standardizarea documentelor este o formă de consolidare juridică a unificării efectuate și a nivelului de constrângere a acesteia. Sarcina standardizării este elaborarea și adoptarea normelor, regulilor și cerințelor obligatorii adoptate în DOW.

Au fost stabilite următoarele categorii de standarde:

• standardele de stat (GOST);
• standarde industriale (OST);
• standardele republicane (PCT).

Cerințele pentru documente sunt stabilite de standardul de stat - GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente.Prevederile standardului definesc:

• alcătuirea detaliilor documentelor;
• cerințe pentru înregistrarea detaliilor documentelor;
• cerințe pentru documente.

GOST a stabilit următoarele detalii ale documentelor;

01 - Emblema de stat a Federației Ruse;

02 - emblema subiectului Federației Ruse;

03 - emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);

04 - cod de organizare;

05 - numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice;

06 - numărul de identificare a contribuabilului / codul motivului de înregistrare (TIN / KPP);

07 - cod formular document;

08 - denumirea organizației;

09 - date de referință despre organizație;

10 - denumirea tipului de document;

11 – data documentului;

12 - numărul de înregistrare al documentului;

14 - locul întocmirii sau publicării documentului;

15 - destinatar;

16 - ștampila de aprobare a documentului;

17 - rezoluție;

18 - titlul textului;

19 - marca de control;

20 – textul documentului;

21 - un marcaj privind prezența aplicației;

22 - semnătură;

23 - ștampila de aprobare a documentului;

24 – vize de aprobare a documentelor;

25 - imprimare amprentă;

26 - o marcă pe certificarea unei copii;

27 - nota despre interpret;

28 - o marca pe executarea actului si trimiterea acestuia in cauza;

29 - un marcaj pe primirea documentului de către organizație;

30 – identificatorul copiei electronice a documentului.

Utilizarea detaliilor este necesară, în primul rând, pentru a conferi forță juridică documentului. Un document întocmit cu încălcarea cerințelor standardului nu are forță juridică. În plus, utilizarea detaliilor accelerează și facilitează nu numai procedura de pregătire a unui document, ci și munca ulterioară a contractantului cu documente. Nu trebuie să uităm că prezența unui singur set de detalii și reguli uniforme pentru proiectarea lor face posibilă utilizarea mai eficientă a tehnologiei informatice pentru producerea și procesarea documentelor.

Detaliile documentului nu sunt echivalente: unele detalii sunt necesare pentru a da documentului forță juridică (numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentului, semnătura, ștampila de aprobare, sigiliul) , altele sunt pur oficiale și necesare pentru organizarea lucrului cu documentul, altele îndeplinesc funcție de contabilitate etc. Unele dintre detaliile documentului sunt detaliile formularului, unele dintre detaliile sunt folosite la intocmirea si executarea documentului, sunt detalii care se intocmesc la etapa de executie a documentului.

Un document alb este o foaie standard de hârtie cu detalii care identifică autorul unui document oficial.

Pentru fabricarea formularelor de documente se folosesc două dimensiuni de hârtie - A4 și A5. Formatele de hârtie sunt stabilite de GOST 9327-60 „Hârtie și produse din hârtie. Formate de consum" și au dimensiuni (în mm):

GOST stabilește două opțiuni pentru localizarea detaliilor pe formular:

• colț (detaliile se află în colțul din stânga sus)
• longitudinal (de-a lungul marginii superioare a documentului)

De exemplu:

Antet cu detalii de colț

ROSARHIVE

agenție guvernamentală

Institutul de Cercetare din întreaga Rusie

Introducere

Schimbările în principiile de funcționare a economiei țării survenite în ultimii 10-15 ani au afectat nu numai procesele de producție și economice efective, ci au afectat semnificativ și metodele și tehnologiile de gestionare a acestora, organizând suportul informațional corespunzător. Din aceste considerente, aria de activitate de management care este asociata cu intocmirea, prelucrarea si utilizarea documentelor (suport documentar pentru management) a trebuit sa sufere si modificari obiectiv necesare atat in ceea ce priveste metodologia cat si in domeniul suportului metodologic pentru acţiuni practice de lucru cu documente.

În acest sens, adoptarea și punerea în aplicare a deciziei privind dezvoltarea și implementarea standardului național GOST ISO 15489-1-2007 „Managementul documentelor” a fost oportună. Prevederile acestui standard constituie baza metodologica pentru crearea si aplicarea eficienta a sistemelor de management al documentelor, indiferent de conditiile specifice de implementare a activitatilor de management prevazute si de tehnologiile de prelucrare a documentelor utilizate, indiferent de tipurile de suporturi si formele de informare. prezentare.

În plus, dezvoltarea intensivă a sistemelor și tehnologiilor informatice și de telecomunicații a avut un impact semnificativ asupra organizării suportului documentației de management.

Având în vedere acest lucru, a devenit necesară pregătirea unui manual, al cărui material să reflecte modificările indicate în suportul metodologic și tehnic și tehnologic pentru lucrul cu documente.

Materialul manual este completat cu teste computerizate pentru fiecare secțiune majoră, ale căror caracteristici sunt descrise în anexă. Programul de testare și testele se află pe discul atașat manualului.

Cursul 1

1. Concepte de bază ale managementului documentelor

Documentul și caracteristicile acestuia

Subdocument se referă la informații identificabile înregistrate pe un suport tangibil creat, primit și reținut de o organizație sau persoană ca dovadă în confirmarea obligațiilor legale sau a activităților de afaceri. În același timp, cea mai importantă caracteristică a documentului este sa identificabilitatea, furnizate cu detaliile corespunzătoare.

implementarea unei activități eficiente și ordonate a organizației, implicând responsabilitatea necesară;

formarea și fixarea documentară a deciziilor organizatorice și manageriale;

asigurarea consecvenței activităților manageriale și administrative;

asigurarea continuității activităților organizației în situații de urgență;

respectarea cerințelor actelor juridice de reglementare care reglementează sfera activităților organizației în toate manifestările acesteia;

oferirea de protecție și sprijin în eventualele litigii legate de activitățile organizației;

protejarea intereselor organizației și a drepturilor angajaților și clienților acesteia, precum și ale altor părți interesate;

asigurarea și documentarea realizărilor și evoluțiilor și a drepturilor de proprietate intelectuală aferente organizației și angajaților săi;

înregistrarea documentară a dovezilor implementării activităților de afaceri, personale și sociale ale organizației și ale angajaților acesteia în toată diversitatea și trăsăturile sale distinctive;

formarea și păstrarea memoriei corporative, individuale, a memoriei societății.

Este legal stabilit că documentele și rețelele de documente, fiind resurse informaționale, sunt obiecte ale relațiilor dintre persoane fizice, persoane juridice, stat și sunt protejate prin lege alături de alte resurse. În plus, documentarea informațiilor este o condiție prealabilă pentru includerea lor în resursele informaționale.

Este necesar să salvați documentele create pentru:

a) asigurarea continuității și coordonării acțiunilor atât la luarea deciziilor actuale de management, cât și la evaluarea consecințelor viitoare ale acestora și la elaborarea deciziilor adecvate prin:

stocarea informațiilor despre deciziile de management trecute și prezente și activitățile în desfășurare (ca parte a memoriei corporative) pentru a oferi suport informațional pentru deciziile și activitățile din prezent și viitor;

menținerea dovezilor activităților trecute și prezente pentru a menține responsabilitatea;

b) respectarea cerințelor actelor juridice de reglementare prin asigurarea faptului că cadrul de reglementare aplicabil gestionării documentelor este documentat, clarificat și implementat, ținând cont de specificul activităților organizației;

c) satisfacerea nevoilor actuale și viitoare ale părților interesate prin:

identificarea intereselor legitime pe care părțile interesate (angajați, parteneri de afaceri, clienți și alții) le pot avea în legătură cu păstrarea documentelor pe o perioadă mai lungă decât este necesară organizației în sine. Părțile interesate pot include, de asemenea, cei cărora o organizație trebuie să le ofere acces la înregistrările sale în scopuri de responsabilitate (auditori, autorități de reglementare, anchetatori, arhive sau cercetători);

identificarea și evaluarea rezultatelor juridice, financiare, politice, sociale sau de altă natură din conservarea documentelor în interesul cercetătorilor și al societății în ansamblu;

respectarea cerințelor justificate legal ale organizației arhivistice relevante.

Pentru a desfășura afaceri în mod continuu, pentru a respecta cerințele de reglementare și pentru a menține responsabilitatea necesară, organizațiile trebuie să creeze și să mențină înregistrări autentice, fiabile și utilizabile și să își protejeze integritatea pentru timpul necesar.

Documentul este luat în considerare autentic, dacă se poate dovedi că este ceea ce pretinde a fi, fapt dovedit de fiabilitatea valorilor detaliilor sale, în special, că a fost creat sau trimis de persoana care l-a creat sau a trimis efectiv; și a fost, de asemenea, creat sau trimis la ora indicată. Termenul „document autentic” este echivalent cu termenul „document original”.

credibil(de încredere) este un document al cărui conținut poate fi considerat o reprezentare completă și exactă a deciziilor, activităților sau faptelor afișate și care, în consecință, poate fi folosit cu siguranță în decizii sau activități ulterioare.

Integritate documentul este determinat de caracterul complet și imuabil al acestuia.

utilizabil este un document care poate fi localizat (localizat), accesat, reprodus și interpretat. Când este redat, trebuie să fie conectat direct la activitatea sau decizia care a creat-o.

Un document are conținut, context și structură.

Structura- aceasta este aspectul și aranjarea unor părți ale conținutului (de exemplu, tipul suportului media, formatul de stocare, organizarea datelor, locația detaliilor, fonturile utilizate, note, tabele etc.), precum și prezența legăturilor în documentul cu alte documente (hyperlink-uri).

Context (mediu extern) - este informația cuprinsă în document sau care îl însoțește, care descrie relația documentului cu activitățile organizației și cu alte documente. Acestea sunt date despre documentul în sine (de exemplu, titlul, autorul, data creării), despre creatorul și scopul creării documentului (de exemplu, despre funcția sau activitatea managerială, instituția creatoare), despre utilizarea document (de către cine, când, de ce).

Descrierea componentelor menționate ale documentului se realizează sub forma așa-numitelor metadate, care conțin și date legate de managementul documentelor. Astfel, metadatele includ nu numai detaliile (elementele de proiectare) ale documentului, ci și datele care însoțesc documentul (de exemplu, conținute în jurnalele de înregistrare și control, fișierele contabile).

Metadate despre: documentul în sine; principiile si regulile activitatii de conducere; persoanele implicate în procesul de management și documentare suport al conducerii; activitatea managerială și procesele acesteia; procesele de suport documentar al managementului.

Managementul documentelor

Control documente este definită ca un domeniu de activitate care include controlul eficient și sistematic al creării, primirii, păstrării, utilizării și selecției (transferului) documentelor, inclusiv procesele de încorporare în sistem și păstrare (sub formă de documente) a dovezilor; și informații despre activitățile de afaceri și de management ale organizației.

Managementul documentelor include:

adoptarea principalelor prevederi organizatorice, directii de dezvoltare si standarde in domeniul managementului documentelor;

repartizarea responsabilitatii si a autoritatii pentru managementul documentelor in organizatie;

stabilirea și diseminarea procedurilor și liniilor directoare detaliate pentru gestionarea înregistrărilor;

furnizarea de servicii legate de gestionarea înregistrărilor și utilizarea documentelor (pentru a răspunde nevoilor și a proteja interesele organizației și ale clienților săi);

proiectarea, implementarea si administrarea sistemelor specializate pentru managementul documentelor;

Integrarea managementului înregistrărilor în sistemele și procesele de management.

Strategia de management al înregistrărilor se bazează pe elaborarea și adoptarea principalelor prevederi organizaționale, direcții și standarde de dezvoltare, proceduri și practici, precum și pe proiectarea și implementarea sistemelor de management al înregistrărilor în conformitate cu nevoile organizației și cerințele reglementărilor. acte juridice.

Strategia de management al înregistrărilor unei organizații trebuie să conțină atât o strategie de documentare a activităților organizației (ce documente sunt necesare, când, cum și unde ar trebui incluse în sistem), cât și o strategie pentru implementarea unui sistem adecvat de management al înregistrărilor.

Organizațiile ar trebui să stabilească, să documenteze, să mențină și să difuzeze politici organizaționale, tendințe, standarde, proceduri și practici de gestionare a înregistrărilor pentru a furniza dovezile, responsabilitatea și informațiile necesare pentru activitatea lor.

Orientările organizaționale, direcțiile de dezvoltare, standardele, procedurile și practicile pentru gestionarea înregistrărilor ar trebui să aibă ca rezultat înregistrări oficiale care sunt autentice, valide, complete și utilizabile.

Activități de gestionare a documentelor

Organizațiile ar trebui să definească și să documenteze principalele prevederi organizaționale, direcțiile de dezvoltare, standardele, procedurile și practicile (în general, politica) de gestionare a documentelor. Scopul acestui lucru este de a crea și gestiona documente autentice, fiabile și utilizabile, capabile să sprijine managementul și activitatea de bază pentru timpul necesar. Organizația trebuie să se asigure că aceste activități sunt comunicate la toate nivelurile organizaționale.

Principalele prevederi organizaționale, direcțiile de dezvoltare, standardele, procedurile și practicile de management al documentelor ar trebui acceptate și aprobate la cel mai înalt nivel de luare a deciziilor manageriale și diseminate în întreaga organizație. Ar trebui atribuită responsabilitatea pentru implementarea lor.

Componentele menționate ale organizării managementului documentelor sunt dezvoltate pe baza analizei activităților de management. Ele identifică domeniile în care reglementările, standardele și cele mai bune practici sunt cele mai aplicabile pentru crearea de documente legate de afaceri. În același timp, organizațiile ar trebui să țină cont de particularitățile activităților lor de bază, precum și de aspectele economice. Organizația de gestionare a înregistrărilor trebuie revizuită în mod regulat pentru a se asigura că reflectă cerințele de management în schimbare.

Responsabilitate și autoritate pentru managementul documentelor

Gestionarea documentelor este realizată atât de angajații care gestionează documente, cât și de către alte persoane care creează sau utilizează documente în cursul activităților lor. În acest sens, devine necesar să se determine responsabilitatea pentru documente și să o distribuie între angajații individuali ai organizației.

Responsabilitățile și autoritățile în domeniul managementului înregistrărilor ar trebui distribuite între următorii angajați ai organizației:

manageri de documente;

specialişti în domeniul sistemelor şi tehnologiilor informaţionale;

conducerea organizației;

șefi de departament;

administratori de sistem;

alți angajați pentru care crearea de documente face parte din munca lor.

Este necesar să aloce responsabilități și drepturi pentru gestionarea documentelor și să informeze toți angajații organizației despre acest lucru, astfel încât, dacă este determinată o nevoie specifică de creare a documentelor și procesarea lor ulterioară, să fie clar cine este responsabil pentru implementarea acțiunilor relevante. .

Cel mai important obiectiv al definirii responsabilităților, autorităților și relațiilor în domeniul lucrului cu documente este dezvoltarea și implementarea unui sistem de reguli de gestionare a documentelor. Reguli:

Solicitați angajaților să creeze documente în conformitate cu nevoile și procesele managementului,

acestea. consemnează în mod adecvat în documente activitățile de management la care participă;

să se asigure că sistemele și tehnologiile informaționale care susțin activitățile de management creează documente adecvate;

să garanteze păstrarea documentelor pe toată perioada de utilizare utilă a acestora, nu numai de către organizație în sine, ci și de către părțile interesate externe (instituții de arhivă, cercetători, auditori);

se asigură că documentele sunt distruse sau depuse numai în conformitate cu procedurile stabilite.

Responsabilitățile de gestionare a înregistrărilor includ următoarele:

responsabilitatea și responsabilitatea specială în domeniul managementului înregistrărilor este atribuită unei persoane de rang înalt cu autoritatea necesară în cadrul organizației;

responsabilitatea conducerii este de a sprijini aplicarea politicilor organizaționale, direcțiilor de dezvoltare, standardelor, procedurilor și practicilor de gestionare a înregistrărilor în întreaga organizație;

Profesioniștii în managementul înregistrărilor sunt responsabili pentru toate componentele managementului înregistrărilor, inclusiv proiectarea, implementarea și întreținerea sistemelor de înregistrări și performanța acestora, precum și formarea tuturor angajaților organizației în gestionarea documentelor și operarea sistemelor de înregistrări în mod individual. practică;

administratorii de sistem sunt responsabili pentru a se asigura că toate documentele, atunci când sunt solicitate și utilizate de personalul organizației, sunt exacte, accesibile și lizibile;

toți angajații organizației sunt responsabili și răspunzători pentru crearea și întreținerea documentelor complete, fiabile, autentice și utilizabile care reflectă activitățile lor.

Astfel, conducerea de vârf a unei organizații are cea mai mare responsabilitate pentru asigurarea unui management eficient al înregistrărilor. Promovează conformitatea cu procedurile de gestionare a documentelor în întreaga organizație.

Profesioniștii în managementul înregistrărilor stabilesc politici, proceduri și standarde uniforme de gestionare a documentelor în întreaga organizație și asigură implementarea proceselor de management al documentelor.Șefii de departamente sunt responsabili pentru a se asigura că angajații lor creează și stochează documente, care este parte integrantă a activității lor, în conformitate cu cu proceduri stabilite.şi standarde.

Toți angajații organizației care creează, primesc și stochează documente în timpul activității lor zilnice trebuie să facă acest lucru în conformitate cu procedurile și standardele stabilite. Și dacă lucrătorii temporari sunt implicați în gestionarea evidențelor organizației, este important să ne asigurăm că respectă procedurile și standardele relevante.

Sistem de management al documentelor

Managementul documentelor într-o organizație ar trebui să includă crearea, aplicarea și administrarea de sisteme speciale integrate cu sistemul de management și procesele de management.

Un astfel de management se realizează în cadrul unui sistem numit „sistem de documente” sau „sistem de management al documentelor” și definit ca un sistem informațional care asigură colectarea documentelor (includerea documentelor în sistem), gestionarea documentelor și accesul la lor.

Un sistem de management al documentelor trebuie să aibă următoarele proprietăți:

asigurarea autenticității, fiabilității, integrității documentelor, precum și a caracterului adecvat pentru utilizare a acestora;

asigurarea fiabilității managementului documentelor, i.e. capacitatea de a crea, utiliza și stoca documente pentru o perioadă lungă de timp și corect în conformitate cu procedurile stabilite;

asigurarea integrității și unității întregului set de acțiuni și proceduri de gestionare a documentelor;

asigurarea faptului că toate activitățile de gestionare a înregistrărilor respectă cerințele stabilite (externe și interne);

asigurarea exhaustivității (complexității) managementului documentelor prin acoperirea tuturor tipurilor de activități, a tuturor formatelor de prezentare a datelor în documente, a tuturor tipurilor de purtători de informații.

Sistemul de management al documentelor trebuie să implementeze următoarele funcții:

includerea documentelor în sistemul de management al documentelor;

înregistrare;

clasificare;

acces și protecție;

pastrarea si conservarea documentelor;

utilizarea documentelor, controlul mișcării și utilizării acestora;

examinarea valorii documentelor;

selectarea (transferul) documentelor pentru depozitare sau distrugere.

Stabilirea și aplicarea sistemelor de gestionare a înregistrărilor care satisfac nevoile de management și cerințele de reglementare pot include:

proiectarea sistemelor de management al documentelor;

documentația sistemului;

instruirea angajaților organizației;

conversia documentelor în noi sisteme de gestionare a documentelor;

stabilirea standardelor, formarea unei metodologii de evaluare a conformității cu acestea și a respectării acestora;

determinarea perioadelor de păstrare a documentelor cu valoare pe termen lung.

Atunci când se iau decizii legate de proiectarea și implementarea sistemelor de management al înregistrărilor, ar trebui luate în considerare sistemele deja existente în organizație.

La crearea și aplicarea sistemelor de management al documentelor trebuie să se țină seama de următoarele cerințe, determinând ca sistemul să:

au caracteristici funcționale care vă permit să efectuați și să mențineți procese de management al documentelor;

asigura documentarea operațiunilor cu documente, ceea ce presupune o înregistrare documentară completă și exactă a tuturor operațiunilor efectuate cu un document separat sau legate de un anumit document;

asigurați-vă că documentelor li se atribuie informații despre structura și integritatea lor, controlul stării autorizate, legături cu alte documente (așa-numitele metadate);

asigură menținerea protocoalelor de monitorizare a proceselor sistemului, în care se consemnează în detaliu acțiunile efectuate cu un document separat;

să ofere mijloace fiabile și eficiente de stocare și protejare fizică a documentelor;

asigurarea invarianței proprietăților documentelor (autenticitate, fiabilitate și adecvare pentru utilizare) cu orice modificări ale sistemului (schimbarea formatelor de stocare și prezentare, trecerea la o nouă platformă hardware și software, înlocuirea sau extinderea programelor de aplicație etc.) și chiar când nu mai funcționează;

să ofere mijloace oportune, eficiente și sigure de accesare, preluare și utilizare a documentelor;

asigura proceduri eficiente de pastrare si, daca este cazul, de distrugere a documentelor.

Mai multe eseuri, referate, teze pe această temă:

Psihodiagnostic. Note de curs prelegere. Originile psihodiagnosticului psihodiagnostic: note de curs
Note de curs de psihodiagnostic .. și cu Luchinin ..

Rezumat al prelegerilor pe disciplina economiei imobiliare
Instituție de învățământ bugetară de stat.. învățământ profesional superior.. Universitatea de Stat de Economie din Ural..

Prezentarea notează istoria managementului personalului a dezvoltării științei managementului personalului
Istoria dezvoltării științei managementului personalului .. Teorii moderne de management ..

Conceptul de management. Tipuri de management. Munca de management și caracteristicile acesteia. MODELE DE MANAGEMENT. ABORDĂRI DE MANAGEMENT
Fondatorul F W Taylor Wg a lansat prima lucrare tipărită care .. Ideea principală este de a optimiza tehnologia de efectuare a lucrărilor folosind măsurători și observații ale muncii artiștilor interpreți.

Note de curs pe disciplina Guvernanța corporativă Economie și managementul întreprinderilor
Agenția Federală pentru Educație.. Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse.. Instituție de învățământ de stat de învățământ profesional superior..

Psihopatologie generală. Psihiatrie: note de curs
Note de curs de psihiatrie. Text furnizat de litagent http liters ru..

știința materialelor arhitecturale
Note de curs pentru cursul Știința materialelor arhitecturale. Instituția de Învățământ de Stat Federal de Învățământ Profesional Superior Universitatea Federală de Sud.. Institutul de Arhitectură și Arte.. Departamentul de Inginerie și Discipline în Construcții..

Istoria religiilor lumii: Note de curs Istoria religiilor lumii. Religia ca fenomen cultural clasificarea religiilor
Note de curs Istoria religiilor lumii.. cu f pankin..

Serviciul de suport pentru documentația de management (DOE)
Luați în considerare principalele operațiuni efectuate de SDOU: Contabilitate și lucrări de referință și înregistrarea documentelor. Intocmirea si emiterea actelor administrative ale institutiilor. Verificarea .. Acest lucru necesită o structură organizațională clară a SDOU, o preferință pentru o formă mai rațională de lucru cu ..

Rezumat al prelegerilor pe disciplina economiei guvernanței corporative și managementul întreprinderilor
Agenția Federală pentru Educație.. Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse.. Instituție de învățământ de stat de învățământ profesional superior..

0.056

) - un tip de suport de management al organizației, care include fixarea, transferul și stocarea informațiilor despre starea organizației și acțiuni de control pentru schimbarea stării acesteia. Ramura de activitate care furnizează documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale este un aspect important al activității oricărei întreprinderi: documentele sunt create în organizații care reflectă rezultatele și desfășurarea activităților de producție, starea financiară, lucrul cu personalul, logistica etc. . Sunt documentele care asigură implementarea funcțiilor de management, ele definesc planuri, înregistrează indicatorii contabili și de raportare și alte informații. În acest sens, putem spune că eficiența și calitatea deciziilor luate, eficacitatea implementării acestora și activitățile organizației în ansamblu depind în mare măsură de modul în care este organizată munca cu documente.

Organizarea muncii cu documente este o parte importantă a proceselor de management și a luării deciziilor de management, ceea ce afectează semnificativ eficiența și calitatea managementului.

Procesul de luare a unei decizii manageriale include obținerea de informații; prelucrarea acestuia; analiza, pregatirea si luarea deciziilor.

Aceste componente sunt strâns legate de gestionarea documentației. Pentru a obține un efect economic este importantă în primul rând calitatea informației, care este determinată de cantitatea, eficiența, gradul de complexitate și costul acesteia. Dacă întreprinderea nu are o lucrare clară cu documentele, atunci, ca urmare, se înrăutățește, deoarece depinde de calitate și fiabilitate, eficiența primirii și transmiterii informațiilor, setarea corectă a serviciului de referință și informare, claritatea organizarea căutării, păstrării și utilizării documentelor.

Există trei sarcini principale care trebuie rezolvate în munca de birou (DOE):

1. Documentare (redactarea, executarea, coordonarea si producerea documentelor).
2. Organizarea muncii cu documente în procesul de gestiune (asigurarea deplasării, controlul execuției, păstrarea și utilizarea documentelor).
3. Organizarea arhivei documentelor.

Suportul de documentare a managementului este realizat de un serviciu special care acționează ca unitate structurală independentă. Poate fi: administrația afacerilor, departamentul general, biroul sau secretariatul.

Serviciul DOW rezolvă trei seturi principale de sarcini:

1. asigurarea documentarii activitatilor de management;
2. organizarea muncii cu documente în instituție;
3. perfecţionarea formelor şi metodelor de lucru cu documentele.

Sarcinile cu care se confruntă serviciul DOW determină funcțiile acestuia

1. Sarcinile de asigurare a documentării activităților de management pot fi rezolvate prin îndeplinirea următoarelor funcții:
   • dezvoltarea si proiectarea formularelor, asigurarea producerii acestora;
   • asigurarea producerii documentelor, copiere si replicare;
   • calitatea întocmirii și executării documentelor, respectarea procedurii stabilite de aprobare și certificare a documentelor.
2. Sarcinile de organizare a muncii cu documente într-o instituție sunt rezolvate prin îndeplinirea următoarelor funcții:
   • Stabilirea unei proceduri unificate de trecere a documentelor (fluxul de documente al institutiei);
   • Prelucrarea expedierii documentelor de intrare și de ieșire;
   • Inregistrarea si contabilizarea documentelor de intrare, iesire si interne;
   • Controlul executării documentelor;
   • Sistematizarea documentelor, asigurarea depozitării și utilizării acestora; organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor.
   • Asigurarea protectiei informatiilor.
3. Sarcinile de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documente includ următoarele funcții:
   • elaborarea și revizuirea documentelor normative, instructive, metodologice și aducerea lor în atenția angajaților organizației;
   • îndrumarea metodologică și controlul asupra respectării regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale organizației;
   • pregătirea avansată a angajaților organizației și consilierea acestora cu privire la lucrul cu documente;
   • eficientizarea documentației organizației, desfășurarea lucrărilor de unificare a documentelor, elaborarea buletinului de evaluare și a Albumului formularelor de documente utilizate în activitățile organizației;
   • dezvoltarea și implementarea de noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea fluxului de lucru al organizației, îmbunătățirea disciplinei executive;
   • stabilirea sarcinilor pentru dezvoltarea și îmbunătățirea sistemelor informatice automatizate și a bazelor de date pentru lucrul cu documente.

O întreprindere care urmărește să creeze un mediu eficient pentru procesarea informațiilor și îmbunătățirea calității managementului se confruntă cu următoarele sarcini:

1. Îmbunătățirea tuturor lucrărilor de pregătire și prelucrare a informațiilor documentare prin crearea unui mecanism de sprijin documentar al întreprinderii (DOE).
2. Alegerea strategiei corecte de automatizare, inclusiv alegerea corectă a produselor software.

Pentru a automatiza un subiect atât de simplu, cum ar fi lucrul cu documente, trebuie să utilizați cele mai recente progrese tehnologice:

1. sisteme de gestionare a bazelor de date;
2. sisteme de căutare a documentelor și de analiză a textului;
3. sisteme de scanare și recunoaștere a documentelor (tipărite și scrise de mână);
4. mediu client-server;
5. Internet/intranet.

Indiferent de specificul întreprinderii, se pot distinge următoarele grupuri principale de documente:

• documente organizatoriceîntreprinderi (cartă, regulamente, act constitutiv, structură și personal, personal, fișe de post, regulamente interne de muncă);
• acte administrativeîntreprinderi (comenzi privind activitățile de bază, comenzi, decizii);
• documentele de personalîntreprinderi (comenzi de personal, contracte de muncă (contracte), dosare personale, legitimații personale f. T-2, conturi personale de salarii, carnete de muncă);
• documente financiare si contabileîntreprinderi (registru general, rapoarte anuale, bilanţuri, conturi de profit şi pierdere, acte de audit, inventariere, planuri, rapoarte, estimări, conturi, registre de casă etc.);
• informații și documente de referințăîntreprinderi (acte, scrisori, faxuri, certificate, mesaje telefonice, memorii, note explicative, protocoale etc.).

Documentele care reglementează diverse aspecte ale activităților sale (taxe, protecția mediului etc.) pot fi trimise întreprinderii de la organizațiile de stat și municipale. Aceste documente formează un grup separat - documentele de reglementare ale autorităților superioare.

Într-un grup independent se pot distinge contractele comerciale (acordurile), care sunt principalele documente ale activității antreprenoriale.

Toate aceste documente se referă la documente de management sau organizatorice și administrative (ORD). O excepție o constituie documentele financiare și contabile care au caracteristici specifice de compilare și prelucrare.

Serviciul de Arhivă de Stat al Rusiei (Rosarchiv) și organismele sale sunt angajate în colectarea și stocarea documentelor care reflectă viața materială și spirituală a popoarelor sale, care au o semnificație istorică, științifică, socială, economică sau culturală. Ei creează „memoria” societății, stochează informații despre viața țării. În plus, Rosarkhiv, ca organism central al puterii executive federale, este responsabil pentru organizarea și eficientizarea activității de birou în țară. El elaborează standarde și recomandări pentru organizarea muncii de birou. Rosarchive este responsabilă de documentația organizatorică și administrativă (ORD) în calitate de agenție de dezvoltare, ceea ce presupune elaborarea cerințelor generale pentru ORD, forme specifice de documente, control asupra utilizării ORD în diverse domenii de activitate, unificarea formularelor de documente. prin crearea unui Sistem Unificat de Documentație Organizațională și Administrativă (USORD). Comitetul Federației Ruse pentru Standardizare, Metrologie și Certificare (Gosstandart al Rusiei) este responsabil pentru consolidarea reglementară a cerințelor specifice pentru documente și unificare prin crearea de GOST, precum și participarea la unificarea internațională și standardizarea documentelor. Ministerul Muncii elaborează documente privind munca și protecția muncii. Astfel, dacă autoritățile sunt cea mai înaltă autoritate pentru reglementarea normativă a muncii de birou, atunci Serviciul de Arhivă de Stat,

În reglementarea activităților serviciului clerical, un rol semnificativ îl joacă Carta organizației - un act juridic care determină procedura de formare, competența organizației, funcțiile, sarcinile și procedura de lucru. Dezvoltarea cartei afectează organizarea generală a muncii de birou. Structura organizatorică stabilită în cartă face posibilă determinarea seturilor de documente care vor fi utilizate în activitățile de management.

Principalele documente de reglementare care reglementează activitățile serviciului DOW al organizației:

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar- este un act juridic care determină procedura de formare, atribuții și organizare a activității acestei unități, precum și statutul juridic și competența funcționarilor care lucrează în serviciul instituției de învățământ preșcolar. Regulamentul privind serviciul instituției de învățământ preșcolar se elaborează și se semnează de șeful serviciului, aprobat de șeful organizației. Regulamentul este convenit cu conducătorii acelor unități structurale cu care se stabilește relația în el.

Descrierea postului- Acesta este principalul document organizatoric care reglementează delimitarea îndatoririlor și drepturilor între angajați, care servește drept bază pentru eliminarea paralelismului și duplicării în efectuarea operațiunilor individuale.

Instructiuni de lucru la birou- Acesta este principalul document de reglementare care reglementează regulile, tehnicile, procesele de creare a documentelor, tehnologia de lucru cu documente. Pentru funcționarea eficientă a serviciului DOW și a tuturor departamentelor organizației, pentru o înțelegere clară și prezentare a tuturor etapelor de lucru cu documentele din fiecare organizație, ar trebui elaborată o instrucțiune privind munca de birou, ținând cont de specificul activităților sale. .

Tabel de formulare de documente pentru situații tipice de management. Fișa de pontaj este o listă de forme unificate de documente necesare și suficiente pentru implementarea suportului documentar pentru funcțiile și sarcinile rezolvate de companie. Conține o descriere a fiecărui document, statutul său juridic și etapele documentării. Bilanțul este o modalitate de fixare normativă atât a compoziției documentelor utilizate în aparat, cât și a procedurii de întocmire a acestora.

Album de formulare de documente ale organizației. Alături de Tabelul de formulare de documente, orice organizație trebuie să aibă un Album de formulare de documente, care este o colecție de standarde de formulare de documente incluse în Fișă.

Până în prezent, distingeți patru structuri organizatorice principale ale serviciului preşcolar:

1. Management de caz.
2. Departamentul comun.
3. Birou.
4. Secretar.

Managementul cazurilor, la rândul său, este împărțit în următoarele unități de model structural:

1. Secretariatul este o unitate structurală creată pentru a deservi conducerea organizației. Se compune din:
   • recepţie;
   • secretariatul șefului și secretariatele adjuncților;
   • secretariatul consiliului;
   • birou de protocol.
2. Departamentul de raționalizare a instituției de învățământ preșcolar este un centru de perfecționare a instituției de învățământ preșcolar, un centru metodologic. Funcțiile sale includ:
   • dezvoltarea și implementarea măsurilor de îmbunătățire a tehnologiei de birou;
   • elaborarea suportului normativ și metodologic pentru munca de birou (regulamente, instrucțiuni, reguli, regulamente, fișe de pontaj a formularelor unificate etc.);
   • elaborarea cărților de referință de clasificare (nomenclator de cazuri, clasificatoare, liste de documente cu perioade de păstrare).
3. Biroul, care, la rândul său, este împărțit în:
   • expediție;
   • birou de corespondență;
   • birou de contabilitate și înregistrare a documentelor;
   • centru informatic de prelucrare si reproducere a textelor documentelor.
4. Departamentul de Litere.
5. Arhiva centrală.
6. Inspecţie.