Կոնտակտներ

Համաշխարհային EDMS շուկայի ներկա վիճակի վերլուծություն - NT1300. Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգեր - Բիզնես ինֆորմատիկա: EDMS շուկան դառնում է ռուս արտադրողների շուկա Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի համաշխարհային շուկա

  • 12.04.2020

Հիմնական պահանջները, որոնք պետք է համապատասխանի համակարգը էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում:

  • Հուսալի պահեստավորում և փաստաթղթերի հեշտ որոնում:
  • Աջակցություն և գործավարական առաջադրանքների կատարում:
  • Փաստաթղթերի կատարման և դրանց երթուղիների ժամանակին վերահսկողություն:
  • Վերլուծական հաշվետվությունների ստեղծում:
  • Տեղեկատվական անվտանգության ապահովում.

Ժամանակակից EDMS-ն ունի նաև հաճախորդների հետ շփվելու, նրանց հարցումները մշակելու գործառույթներ և լրացուցիչ օգտակար գործիքներ, որոնք թույլ են տալիս լուծել բազմաթիվ կիրառական խնդիրներ:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի տեսակները

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի դասակարգման տարբեր տեսակներ կան, սակայն առավել ցուցիչ դասակարգումը EDMS-ի բաժանումն է ըստ վերնագրի ֆունկցիոնալության: Ցանկացած EDMS տեղադրվում է իր մշակողի կողմից այնպես, ինչպես նախատեսված է հիմնականում որոշակի տեսակի առաջադրանք կատարելու համար: Սա չի նշանակում, որ այն չի նախատեսում «եղբայրների» մեծ մասին բնորոշ որևէ լրացուցիչ տեխնոլոգիա։ Փաստաթղթերի կառավարման յուրաքանչյուր էլեկտրոնային համակարգի ընդամենը գործիքների հավաքածուն ունի իր ուժեղ և թույլ կողմերը: Դասակարգման մեջ ըստ վերնագրի ֆունկցիոնալ, դա պարզապես հաշվի է առնվում ուժեղ կողմերըՍԵԴով.

Այսպիսով, այն կարծես հետևյալն է.

  • EDMS-ը նախատեսված է ստեղծելու և աշխատելու համար էլեկտրոնային փաստաթղթեր, ինչպես նաև թղթային փաստաթղթերի թվային անալոգներ։
  • Հաշվապահական հաշվառման համակարգեր, որոնք ավտոմատացնում են իրադարձությունների և փաստաթղթերի գրանցումը դրանց ողջ կյանքի ընթացքում (էլեկտրոնային ֆայլերի պահարաններ):
  • EDMS, որի հիմնական խնդիրն է ավտոմատացնել աշխատանքը խոշոր կորպորատիվ տեղեկատվության պահեստների հետ։
  • Էլեկտրոնային արխիվները փաստաթղթերով կառավարող համակարգեր:
  • EDMS-ը, որի ֆունկցիոնալությունը մասնագիտացված է արխիվներից և էլեկտրոնային այլ աղբյուրներից անհրաժեշտ տեղեկատվության դուրսբերման մեջ:
  • Համակարգեր, որոնք կառավարում են կորպորատիվ գործընթացները, փաստաթղթերի մշակումը և կազմակերպության աշխատակիցների գործունեությունը, որոնք ներգրավված են բիզնես փաստաթղթերի հետ աշխատելու մեջ:
  • Տեղեկատվական EDMS, որը կառավարում է տվյալների պահպանման սարքերը:

Կա նաեւ համառոտ դասակարգում EDMS ըստ ծագման երկրի, որն օգտագործվում է միայն Ռուսաստանում: Ըստ այդմ, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը մեր երկրում բաժանվում են ներքին, ներմուծված և ռուսական՝ մշակված արտասահմանյան Lotus/Domino հարթակի վրա։ Մեր վերանայումը ներառում է միայն երկու արտասահմանյան EDMS-ի օրինակներ՝ EMC Documentum և Lotus Domino.Doc: Մնացած բոլոր EDMS-ներն ունեն Ռուսաստանի «քաղաքացիություն»:

TOP-10 էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր

Մենք գնահատեցինք էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը՝ կենտրոնանալով հինգ պարամետրերի համեմատության վրա, որոնք որոշիչ են ձեռնարկությունում փաստաթղթերի կառավարման ավտոմատացման համար EDMS ընտրելու ժամանակ: Սանդղակը տասը բալանոց է։

Տեղ Ծրագիր/ծառայություն Գին Զարգացման հեշտություն Ֆունկցիոնալություն Ռուսաստանի օրենսդրության հաշվառում Տեխնիկական
աջակցություն 		Ընդհանուր վարկանիշ
1 Բիզնես 8 8 10 10 10 9,2
2-4 1C: Արխիվ 9 7 10 10 9 9
2-4 Ընկերության Մեդիա 9 9 9 10 8 9
4-6 EMC փաստաթուղթ – 9 10 8 8 8,8
4-6 Տրամաբանություններ 9 10 9 10 6 8,8
4-6 Եփրատ 9 10 9 10 6 8,8
7 ՈՒՂԻՂ 10 8 8 10 7 8,6
8 Lotus Domino.Doc – 8 8 9 9 8,5
9 OPTIMA-WorkFlow 10 8 8 9 7 8.4
10 LandDocs 8 7 7 10 8 8

Նշում. աղյուսակում ներկայացված համակարգի վերջնական գնահատականը չի հավակնում 100% օբյեկտիվ լինելուն և արտացոլում է հեղինակի կարծիքը՝ հիմնված այս թեմայի խորը վերլուծության վրա: Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի այս վերանայումը կատարվում է միայն բարձրորակ ծրագրային ապահովման արտադրանքների շարքում, որոնք կարող են ապահով ընտրվել տարբեր տեսակի բիզնեսում օգտագործելու համար:

ԲԻԶՆԵՍ

Փաստաթղթերի կառավարման այս էլեկտրոնային համակարգը ճանաչված առաջատար է իր հատվածում ողջ հետխորհրդային տարածքում: Թե՛ խոշորագույն հոլդինգները, թե՛ կորպորացիաները, թե՛ փոքր բիզնեսը հաջողությամբ իրականացնում են փաստաթղթաշրջանառություն և գրասենյակային աշխատանք դրանում։ Այս համակարգի հետ կապված, տեղին է կիրառել տավտոլոգիա. «ԴԵԼՈ»-ն գիտի իր գործը։ Իրոք, այս ծրագրաշարը իդեալական է գրասենյակային աշխատանքի և աշխատանքային հոսքի խորը ավտոմատացման համար:

կողմ

  • Ցանկացած էլեկտրոնային փաստաթղթի շարժման բոլոր փուլերին հետևելու ունակություն:
  • Փաստաթղթային նախագծերի ստեղծման պարզություն և հարմարավետություն:
  • Համակարգի ընդհանուր կարգաբերում և ֆունկցիոնալություն:

Մինուսներ

  • «Ձգված» մինուսները ներառում են որոշակի արխայիկ ինտերֆեյս և որոշակի դժվարություն յուրացման մեջ:

Որն է գինը:

«DELO» համակարգը մեկ աշխատավայրում (DBMS - Oracle) օգտագործելու լիցենզիայի գինը կախված է այդ վայրերի ծրագրված ընդհանուր թվից և տատանվում է 11,000 ռուբլուց (201-500 ռ / մ) մինչև 13,400 ռուբլի (1-5 ռ): / մ): Եթե ​​կազմակերպությունն օգտագործում է Microsoft SQL Server DBMS-ը, ապա մեկ աշխատավայրի լիցենզիան կարժենա համապատասխանաբար 7200-ից մինչև 9500 ռուբլի:

Տրամաբանություններ

EDMS Logic ծրագիրը մինչև 2012 թվականը կոչվում էր Boss-Referent և հանդիսանում էր էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ռուսական ամենահայտնի համակարգերից մեկը՝ Delo EDMS-ի լուրջ մրցակիցը: Անվան փոփոխությունը չի ազդել այս ծրագրային արտադրանքի որակի վրա, և այն դեռ հուսալի և ֆունկցիոնալ համակարգ է ցանկացած տեսակի և չափի ձեռնարկություններում գրասենյակային կառավարման համար:

կողմ

  • Փաստաթղթերի հաստատման համար բարդ բազմաստիճան երթուղիներ կառուցելու ունակություն:
  • Օգտագործողի տվյալների պաշտպանության բարձր աստիճան:
  • Համակարգի հիմնական բաղադրիչներին տիրապետելու հարաբերական հեշտություն:
  • Փաստաթղթերի մշակման ճկուն և հարմարեցված գործընթացներ:

Մինուսներ

  • Մուտքի իրավունքների անհարմար տարբերակում կադրերի լուրջ շրջանառությամբ.
  • Տեխնիկական աջակցության ամենաբարեխիղճ աշխատանքը չէ։
  • Արխայիկ ինտերֆեյս.

Որն է գինը:

Այս ծրագրից օգտվելու մեկ լիցենզիայի արժեքը կախված է դրան միացած աշխատողների թվից: Եթե ​​նրանց թիվը չի գերազանցում 49 հոգին, ապա յուրաքանչյուր աշխատավայրի համար գինը կկազմի 5900; 50-ից 199 միացված աշխատողներ `5200 ռուբլի; իսկ եթե կա ավելի քան 200 աշխատատեղ, ապա մեկ լիցենզիայի գինը կլինի նվազագույն՝ 4900 ռուբլի։

Եփրատ

Փաստաթղթերի կառավարման այս էլեկտրոնային համակարգը մշակվել է գրասենյակային աշխատանքի ոլորտում ISO 9000 որակի ստանդարտի և ռուսական ԳՕՍՏ-ների պահանջներին լիովին համապատասխան: Եփրատը տարբերվում է իր «խանութի գործընկերներից» իր եզակի ծրագրային մշակումների առկայությամբ, որոնք հնարավոր չէ գտնել մրցակցող EDMS-ում: Զուտ տեխնոլոգիական այս համակարգըժամանակակից ռուսական շուկայում ամենաառաջադեմ EDMS-ներից մեկն է:

կողմ

  • Այս համակարգի առաքման հավաքածուն ներառում է ներկառուցված Nika DBMS, որն ավտոմատ կերպով ազատում է օգտատեր կազմակերպությանը հավելյալ գնելուց: ծրագրային ապահովում.
  • Ընկերական ինտերֆեյս՝ գեղեցիկ հիշվող դիզայնով:
  • Ներկառուցված դերային մեխանիզմ՝ մուտքի իրավունքները կառավարելու համար:

Մինուսներ

  • Բավականին դանդաղ արագություն, հատկապես թույլ համակարգիչների վրա:
  • Աշխատանքի պարբերական ձախողումներ և դանդաղ տեխնիկական աջակցություն:

Որն է գինը:

Կազմակերպության սեփական սերվերի վրա համակարգի տեղադրմամբ ստանդարտ լիցենզիան արժե 5200-ից 7300 ռուբլի մեկ աշխատակայանի համար, ավելի շատ օգտվողներ՝ գինը ավելի ցածր է: Այնուամենայնիվ, կա նաև սերվերի բաղադրիչը արտադրողի սարքավորումների վրա տեղադրելու տարբերակ: Այս դեպքում կիրառվում է բաժանորդային վճարների համակարգ՝ չորս սակագին, ամսական 10,000-ից 95,000 ռուբլի:

1C: Արխիվ

Սա ձեռնարկության փաստաթղթերի կառավարման լավագույն և, անշուշտ, ամենաբազմակողմանի ծրագրերից մեկն է: 1C:Archive-ն ապահովում է տարբեր ձևաչափերի բիզնես փաստաթղթերի հուսալի և կենտրոնացված պահպանում` լիազորված անձնակազմի կողմից, որը կարող է խմբագրել ֆայլերը:

կողմ

  • Վրիպազերծված ալգորիթմ՝ անհրաժեշտ տվյալները արագ գտնելու համար:
  • Ցանկացած տիպի փաստաթղթեր պահելու հնարավորություն՝ սկսած տեքստից և գրաֆիկայից մինչև աուդիո և վիդեո ֆայլեր:
  • Ամենալայն ընդլայնելիությունը, որը թույլ է տալիս հաջողությամբ օգտագործել այս ծրագրաշարը ինչպես խոշոր, այնպես էլ փոքր ձեռնարկություններում:
  • 1C:Archive-ի հիմնական առավելությունը, որն այս ծրագիրը տարբերում է մրցակիցներից, ապրանքի գնի և դրա ֆունկցիոնալ հնարավորությունների օպտիմալ համադրությունն է։
  • Արտաքին հավելվածների հետ ինտեգրման աջակցություն:

Մինուսներ

  • Համակարգի մեծ ռեսուրսների սպառում:
  • Ուսուցման դժվարության բարձրացում նույնիսկ փորձառու օգտատերերի համար:

Որն է գինը:

Այս ծրագրի «հավաքման» գինը տատանվում է 12,000-ից մինչև 57,000 ռուբլի, և առաջին գումարը պետք է վճարվի բացառապես 1C-ի նախորդ տարբերակի թարմացման համար՝ արխիվ:

ՈՒՂԻՂ

Պարզ և ֆունկցիոնալ EDMS DIRECTUM-ը հիանալի լուծում կլինի փոքր և միջին բիզնեսի համար: Այս համակարգի շնորհիվ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը կարող է հաջողությամբ զուգակցվել ավանդական թղթային աշխատանքի հետ, որպեսզի հետագայում «անցավ» կազմակերպությունը ամբողջությամբ տեղափոխվի DIRECTUM-ում աշխատելու: Աշխատանքի առաջադեմ տեխնոլոգիան ապահովում է արդյունավետ ավտոմատացումբիզնես գործընթացներ.

կողմ

  • Մասնագիտացված ծրագրային գործիքների առկայություն, որոնք հնարավորինս պարզեցնում են փաստաթղթերի որոնումն ու նույնականացումը:
  • Հատուկ առաջադրանքների համար համակարգի անկախ փոփոխության լայն հնարավորություններ:
  • Այլ ծրագրերի հետ ինտեգրվելու ընդլայնված հնարավորություններ:

Մինուսներ

  • Համակարգի կողմնորոշում ձեռնարկության կառավարմանը. սովորական գործավարների համար ավելի դժվար է աշխատել դրանում:
  • Որոշակի շփոթեցնող և անթափանց գնային քաղաքականություն:

Որն է գինը:

Այս EDMS-ի օգտագործման լիցենզիաները ձեռք են բերվում ինչպես առանձին, այնպես էլ որպես մաս փաթեթային առաջարկներ. Ամենաէժան հիմնական հաճախորդի լիցենզիան արժե 7800 ռուբլի: Լիցենզիայի փաթեթների արժեքը սկսվում է 148200 ռուբլուց (հիմնական 20 աշխատողի համար) և հասնում մինչև 2010000 ռուբլի (200 աշխատողի համար):

OPTIMA-WorkFlow

Փաստաթղթերի կառավարման այս էլեկտրոնային համակարգը ուժեղ միջին գյուղացի է իր հատվածում: Այն մշտական ​​զարգացման մեջ է և առայժմ չի կարող հավասար պայմաններում մրցակցել շուկայի ճանաչված մաստոդոնների հետ։ Այնուամենայնիվ, OPTIMA-WorkFlow-ն ունի մի շարք «հնարքներ»՝ եզակի տեխնոլոգիաներ, որոնք այն տարբերում են ընդհանուր ֆոնից:

կողմ

  • Նույն տեսակի փաստաթղթերի սերիական մուտքագրման և դրանց գրանցման տեղեկատվության գործառույթի իրականացում.
  • Սկանավորում հակավիրուսային ծրագրով։
  • Ձեր ընտրությամբ սովորական և կոդավորված փաստաթղթերի ինդեքսավորում:
  • Բազմալեզու օգտագործողի միջերես:

Մինուսներ

Որն է գինը:

Այս հարթակի վրա հիմնված տիպիկ լուծումներն արժեն 55,000-ից մինչև 75,000 ռուբլի:

EMC փաստաթուղթ

Աշխատանքային հոսքի գործընթացների ավտոմատացման այս հարթակը մշակվել է ՏՏ ոլորտի համաշխարհային առաջատար EMC-ի կողմից: Հզոր ֆունկցիոնալությունը, որը զուգորդվում է անհատական ​​գործիքների ճկուն հարմարեցմամբ, EMC Documentum-ը դարձնում է լավագույն արտասահմանյան EDMS-ը, որը հասանելի է ռուսական շուկայում:

կողմ

  • Դիզայնի փաստաթղթերի կառավարման բարձր հարմարավետություն:
  • Check-in/check-out մեխանիզմի ներդրում, որը թույլ է տալիս կառավարել մուտքի իրավունքների բաշխումը:
  • Գործառույթի առկայությունը, որը թույլ է տալիս իրականացնել հաստատման ընթացակարգը մի քանի մակարդակներում:
  • Աջակցություն սկանավորման և փաստաթղթերի ճանաչման սարքերին:

Մինուսներ

  • Աշխատում է միայն Internet Explorer բրաուզերի հետ:
  • Համակարգի վերաբերյալ հանրությանը հասանելի տեխնիկական և գործնական փաստաթղթերի բացակայություն:
  • Հաճախակի «արգելակներ» և ուշացումներ համակարգային բարձր բեռով:

Որն է գինը:

Այս հարթակի օգտագործման համար ֆիքսված գներ չկան: Դրա իրականացման արժեքը յուրաքանչյուր հաճախորդի հետ սակարկվում է անհատապես:

LandDocs

1997 թվականին մշակված LANIT հայրենական ընկերության կողմից, փաստաթղթերի կառավարման ավտոմատացման այս հարթակը մինչ օրս պահանջված է բազմաթիվ ձեռնարկությունների և հաստատությունների կողմից: LanDocs-ը թույլ է տալիս ստեղծել հարմարավետ աշխատանքային հոսք և աշխատանքային միջավայր՝ տրամադրելով բոլոր կատեգորիաների օգտատերերի անհրաժեշտ գործիքները՝ այն կառավարելու համար:

կողմ

  • Ինտեգրված ծածկագրային պաշտպանության գործիքների առկայություն:
  • Աշխատանքային գործընթացում հեռավոր մասնաճյուղերի աշխատակիցներին ներգրավելու ունակություն:
  • Թղթային փաստաթղթերի խմբաքանակային սկանավորման գործառույթի առկայությունը:

Մինուսներ

  • Կատարման բավականին տարածված խնդիրներ:
  • Ֆունկցիոնալությունը ընդլայնելու թույլ հնարավորություններ:
  • Համակարգը զրոյից յուրացնելու դժվարություն:

Որն է գինը:

Սերվերի լիցենզիայի գինը տատանվում է 30,000-ից մինչև 216,000 ռուբլի: Օգտատիրոջ լիցենզիաները կարելի է ձեռք բերել 5600-ից 8400 ռուբլի գնով:

Ընկերության Մեդիա

CompanyMedia-ն ծրագրային լուծումների մի ամբողջ շարք է, որը նախատեսված է բիզնես գործընթացների, աշխատանքային հոսքի և գրասենյակային աշխատանքի ավտոմատացման համար: Այս EDMS-ը մրցակիցներից տարբերվում է պարամետրերի իր անգերազանցելի ճկունությամբ և անկախ մոդուլների առկայությամբ, որոնք կարող են առանձին տեղադրվել:

կողմ

  • Հնարավորություն հաջողված աշխատանքհամակարգեր ձեռնարկություններում բարդ կորպորատիվ կառուցվածքով և տարածքային կառուցվածքով:
  • Համակարգի աննախադեպ հուսալիություն, որը թույլ է տալիս ակտիվորեն աշխատել շուրջօրյա՝ տարին 365 օր:
  • Ավտոմատացված աջակցություն մի քանի տեսակի աշխատանքների հետ աշխատելու համար:
  • Մուտքի իրավունքների տարբերակումը` ըստ կազմակերպության հիերարխիկ կառուցվածքի.

Մինուսներ

  • Վեբ ինտերֆեյսը սահմանափակ աջակցություն ունի որոշ բրաուզերների, մասնավորապես FireFox-ի համար:
  • Համակարգի ուշադրության կենտրոնում են հիմնականում միջին և խոշոր բիզնեսները։

Որն է գինը:

Այս ծրագրաշարի վերջնական գինը բաղկացած է բազմաթիվ բաղադրիչներից, ներառյալ անձնակազմի վերապատրաստումը, լրացուցիչ մոդուլների տեղադրումը և համակարգից օգտվելու իրավունքների փոխանցումը: Ընդհանուր գումարի վերին սահմանը 99,000 ռուբլի է: Ամենաէժան թեմատիկ մոդուլը կարժենա 4000 ռուբլի:

Lotus Domino.Doc

Այս EDMS-ը հավելված է հայտնի Notes/Domino հարթակի համար, որն ունի տվյալների անվտանգության բարձր մակարդակի համակարգ: Lotus Domino.Doc-ն ունի նաև առաջադեմ էլեկտրոնային արխիվ, որը թույլ է տալիս իրականացնել կորպորատիվ փաստաթղթերի մեծ պահեստ:

կողմ

  • Բաշխված միջավայրում փաստաթղթերի հոսքի կառավարման խնդիրների համալիր լուծման համար նախատեսված եզակի կրկնօրինակման համակարգերի առկայությունը:
  • Տեղեկատվության պահպանման առանձին հատվածներում փաստաթղթերի որոնման հնարավորություն։
  • LDAP դիրեկտորիաները մեծանում են մինչև կորպորատիվ մակարդակ:

Մինուսներ

  • Այս համակարգի թերությունները հիմնականում բխում են նրա արևմտյան ծագումից. կան որոշակի հարցեր ինտերֆեյսի և որոշ գործառույթների իրականացման վերաբերյալ:

Որն է գինը:

Օգտագործողի և սերվերի լիցենզիաների արժեքը հաշվարկվում է անհատապես հարթակի կայքում:

Ի վերջո

Ամփոփելով վերանայման տակ գտնվող որոշակի գիծ, ​​ես կցանկանայի նշել մի կարևոր նրբերանգ. էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրումը ձեր բիզնեսում ամենևին էլ չի երաշխավորում դրա շահութաբերության ակնթարթային աճը, և որոշ դեպքերում դա կարող է անել: վնաս. Եթե ​​ձեր կազմակերպությունը հաջողությամբ գործում է և շահույթ է ստանում՝ աշխատելով առանց EDMS-ի, ապա հազար անգամ մտածեք դրանք իրականացնելու որոշում կայացնելուց առաջ: Կարիք չկա հետապնդել «առաջադեմ նորաձևությունը» և տեղադրել այս համակարգերը՝ առանց դրանց լուրջ անհրաժեշտության: Այնուամենայնիվ, բիզնեսի ընդլայնման և աշխատողների մեծ ծանրաբեռնվածության պայմաններում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը կարող է դառնալ մի տեսակ փրկօղակ, որը կօգնի ընկերությանը դուրս գալ թղթաբանության հորձանուտից:

IDC-ի վերլուծաբանները նշում են հետևյալը EDMS համաշխարհային շուկայի զարգացման միտումները :

1. Շուկայի հետագա զարգացումը, դրա համախմբումը, շուկայում նոր մասնակիցների ի հայտ գալը, առաջարկների տարբերակումը շուկայի մասնակիցներից: EDMS շուկայում շարունակվում են միաձուլումները և ձեռքբերումները, ընդ որում, մեծ մասամբ՝ աշխարհահռչակ ՏՏ ընկերությունների կողմից (Oracle, Microsoft, SAP, Baan և այլն), որոնք թեւակոխել են գործունեության նոր ոլորտ։

2. EDMS-ի ինտեգրում ընդհանուր կորպորատիվ հավելվածների հետ:Ձեռնարկությունների տվյալների և հավելվածների ինտեգրումն այսօր բիզնեսի առջև ծառացած ամենամեծ մարտահրավերներից մեկն է և ապագայում կշարունակի մնալ խնդիր: Ըստ IDC-ի վերլուծաբանների, էլեկտրոնային բիզնեսի դարաշրջանում հաջողության կհասնեն միայն այն ձեռնարկությունները, որոնք կունենան իրենց Ձեռնարկությունների տեղեկատվական կառավարման (EIM) ռազմավարության առավել մտածված ձևակերպումը: Ցանկացած ձեռնարկության համար EIM ռազմավարության նպատակն է ապահովել բոլոր կորպորատիվ գիտելիքներին և տվյալներին հեշտ և արագ հասանելիություն, ինչպես նաև ցանկացած վայրից կորպորատիվ տեղեկատվությունը կառավարելու ունակություն (այն պետք է լինի արդի և հասանելի ցանկացած համատեքստում): Այս ձեռնարկությունները կարիք կունենան միմյանց հետ շփվող իրենց բոլոր ձեռնարկությունների հավելվածների խորը ինտեգրման:

Այս առումով առանձնահատուկ արդիական է EDMS-ի այլ կորպորատիվ հավելվածների (ինչպես սեփական, այնպես էլ այլ մշակողների) ինտեգրման հնարավորությունը: Չնայած ներկայիս տնտեսական անկմանը, IDC-ի վերլուծաբանները կարծում են, որ ձեռնարկությունները կշարունակեն մասնակցել ինտեգրացիոն նախագծերին հետևյալ պատճառներով.

ձեռնարկության հավելվածների ինտեգրումը թույլ է տալիս ավելի լավ օգտագործել բարդ համակարգեր;

· պահպանվել է ժառանգական համակարգերի համատեղ աշխատանքի անհրաժեշտությունը նոր հավելվածներով.

· ՏՏ համաշխարհային շուկայում շարունակվող միաձուլումները և ձեռքբերումները ստիպում են ձեռնարկություններին ինտեգրել հավելվածներն իրենց կորպորատիվ տեղեկատվական համակարգերում:

ՏՏ ոլորտը ակտիվորեն լուծում է EDMS-ի մշակման միավորման և դրանք ընդհանուրի հետ ինտեգրելու խնդիրները: օպերացիոն համակարգեր, հավելվածներ, ինտերֆեյսի տարբեր միջավայրեր։ Փոխվում են նաև ինտեգրացիոն լուծումներ մատակարարողների կողմից առաջարկվող ինտեգրման ուղիները։ Ներկայումս հիմնական ինտեգրացիոն շերտը (վիրտուալացում) API է, որը տրամադրվում է ձեռնարկության բովանդակության կառավարման ենթակառուցվածքի մեկ մատակարարի կողմից: Այնուամենայնիվ, ապագայում ակնկալվում է, որ այն կանցնի API-ների միջոցով ինտեգրումից դեպի վեբ ծառայությունների միջոցով համատարած ինտեգրում, որը հիմնված է XML հաղորդագրությունների միջոցով հաղորդակցման վրա՝ օգտագործելով համակարգից անկախ բառապաշարներ և արձանագրություններ: Սա կվերացնի ձեռնարկության կախվածությունը մեկ վաճառողից, թեև դա կպահանջի նոր ստանդարտների ստեղծում:

3. OMS համակարգերի կայուն պահանջարկ: OMS-համակարգերի պահանջարկը միջնաժամկետ հեռանկարում կմնա ուժեղ, քանի որ ERP-համակարգերի օգտագործողների մեծ մասը չի ցանկանում խնդիրներ ունենալ տարբեր հաշվետվությունների և փաստաթղթերի ձևավորման և թողարկման հետ: OMS համակարգերի զարգացմանը որոշակի խթան կհաղորդի էլեկտրոնային բիզնեսի հետագա տարածումը, որը շատ պահանջկոտ է ձեռնարկությունների տեղեկատվական համակարգերում ելքային փաստաթղթերի բաշխված գեներացիայի առկայության հարցում:

4. Տեխնոլոգիական փոփոխություններ ՏՏ ոլորտում.

Երկաստիճան «հաճախորդ-սերվեր» ճարտարապետությամբ EDMS-ն այժմ փոխարինվել է եռաստիճան ճարտարապետությամբ համակարգեր,որոնք շատ ավելի հեշտ է ինտեգրվել այլ կորպորատիվ հավելվածների հետ API-ի միջոցով (չնայած CORBA, COM/DCOM միջերեսների և այլնի հնարավորությունները մնում են),

Փաստաթղթերի պարզեցված կառավարում շատ EDMS-ներում:

IDC-ն կանխատեսում է, որ ապագայում ուշադրությունը կփոխվի «մաքուր» EDMS-ից դեպի էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տարրերի, գիտելիքի կառավարման և բովանդակության և տեղեկատվության կառավարման լուծումների (պորտալների) հետ համատեղ աշխատանքի տեխնոլոգիաներ: Այժմ, EDMS-ի ճնշող մեծամասնությունում, շուկայի գրավչության հասնելու համար, բազմալեզուություն.

5. Սպառողների նախասիրությունների փոփոխություններ. EDMS-ի բարձրացված ֆունկցիոնալությունն այժմ շատ դեպքերում պարզապես պահանջարկ չունի սպառողների կողմից: Բավականին մեծ թվով EDMS-ներ պարզապես գերհագեցված են ֆունկցիոնալությամբ, որը հաճախ անհրաժեշտ չէ տիպիկ ձեռնարկությունում: Այս հանգամանքի հետ կապված՝ 2018թ. փաստաթղթերի կառավարման էժան հիմնական գործառույթ(ներդրված, օրինակ, Microsoft-ի, Lotus-ի, Oracle-ի և այլնի մի շարք ծրագրային արտադրանքներում) գնալով ավելի գրավիչ է դառնում սպառողների համար:

Միևնույն ժամանակ, շուկան շարունակում է պահանջել բարդ ուղղահայաց EDMS լուծումներ դեղագործության, շինարարության, ապահովագրության և այլ ոլորտների համար: Արդյունաբերության մի շարք ճյուղեր (օրինակ՝ բժշկական սարքավորումների, օդատիեզերական, տրանսպորտի, իրավունքի և այլնի արտադրությունը) հիմնականում պահանջում են հատուկ խիստ վերահսկողություն որոշակի փաստաթղթերի և դրանց բովանդակության նկատմամբ:

Վերլուծաբանները կանխատեսում են աշխատանքային հոսքի տեխնոլոգիայի ինտենսիվ պահանջարկ, հիմնականում՝ հավելվածների ինտեգրման և բիզնես գործընթացների ավտոմատացման մեջ դրանց օգտագործման համար։

Փոքր ընկերություններից կորպորատիվ օգտվողների կողմից EDMS ձեռք բերելու գաղափարը գնալով ավելի քիչ տարածված է դառնում: Արդյունքում կան բարենպաստ հնարավորություններ այս շուկայում ծրագրային ապահովման մշակման ոլորտում խոշոր և հայտնի վաճառողների արագ զարգացման համար:

6. Համացանցին ուղղված EDMS-ի մշակում:Համաշխարհային շուկայում EDMS-ի հաջողության առանցքային պայմանը վեբ-կողմնորոշումն է: Վեբ բովանդակության կառավարման համակարգերը սկսում են կենտրոնական դեր խաղալ, և դրանց ֆունկցիոնալությունը միայն կավելանա ապագայում: Վեբ-ուղղված EDMS-ի զարգացմանը նպաստելու է դեպի Ինտերնետ բջջային հասանելիության աճող ժողովրդականությունը՝ այս համակարգերի միջոցով տարատեսակ բովանդակություն հասցնել շարժական սարքերին: Հետևաբար, այս համակարգերում այժմ իրականացվում են բջջային մուտքի գործառույթներ: Բացի այդ, վեբ բովանդակության կառավարման համակարգերի զարգացումը կարագացվի ոլորտի շարունակական մասնագիտացման և ինտեգրման շնորհիվ:

Կա նաև աստիճանական անցում բովանդակության կառավարման տեխնոլոգիաներից դեպի գիտելիքների կառավարման տեխնոլոգիաներ:

7. EDMS մշակողների շուկայական կողմնորոշման արագ փոփոխություն: EDMS ծրագրավորողների շուկայական կողմնորոշման դինամիկ փոփոխությունը դարձել է օրվա կարգը, սակայն նրանց հիմնական խնդիրը մնում է լուծել կորպորատիվ կարևոր տեղեկատվության կառավարման խնդիրները:

8. Առաջարկ EDMS առաջատար մշակողների կողմից ունիվերսալ լուծումների համար խոշոր ձեռնարկություններկառավարել իրենց ամբողջ կորպորատիվ տեղեկատվությունը: EDMS վաճառողները առաջարկում են ծառայություններ՝ սկսած գրասենյակային լուծումներ տրամադրելուց մինչև ձեռնարկության ամբողջական լուծումների իրականացում (մուտքային էլփոստի մշակումից մինչև Ինտրանետ/Էքստրանետ և ինտերնետ բովանդակություն): Ոլորտի վերլուծաբանները նշում են, որ «լիովին համագործակցող» ձեռնարկություն ստեղծելու երևակայական նախագիծը (որի բոլոր աշխատակիցներն օգտագործում են EDS-ի հնարավորությունները) դեռևս գեղեցիկ գաղափարի մակարդակում է։ Դրա իրականացմանն ամենամոտն այժմ Արևմտյան Եվրոպան է։

9. Ծրագրային ապահովման մշակողների գործունեության ինտենսիվության բարձրացում՝ համատեղ լուծումներ ստեղծելու և խթանելու համար

10. Արդյունաբերության ստանդարտների համատեղ մշակում.Սա ՏՏ ոլորտի զարգացման կայուն միտում է։ Մասնավորապես, կարելի է նշել SyncML բաց տվյալների համաժամացման արձանագրության ստեղծման աշխատանքները, որին մասնակցում են այնպիսի ընկերություններ, ինչպիսիք են IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion և Starfish Software:

11. ECM հայեցակարգի հետագա զարգացում- Ձեռնարկությունների բովանդակության կառավարում («ձեռնարկության բովանդակության կառավարում», ոչ թե կորպորատիվ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում), որը գնալով ավելի տարածված է դարձել 2001 թվականից:

Վերլուծաբանի տեսանկյունից ECM հայեցակարգն առաջարկում է բազմաթիվ բիզնես առավելություններ: ECM համակարգը, որն ինտեգրում է բովանդակության և գործընթացին ուղղված բոլոր տեխնոլոգիաները ձեռնարկության ներսում, ապահովում է ընդհանուր ենթակառուցվածք՝ իր փաստաթղթերի հոսքը կառավարելու համար՝ նվազագույնի հասցնելով բազմաթիվ տեխնոլոգիաներ տեղակայելու և աջակցելու անհրաժեշտությունը՝ տարբեր բիզնես գործառույթներ իրականացնելու համար: .

Այս մոտեցման էությունը (այն կոչվում է ենթակառուցվածքային) այն է, որ կորպորատիվ բովանդակությունը չպետք է պատկանի միայն մեկ հավելվածին կամ համակարգին, այն պետք է հասանելի լինի բազմաթիվ հավելվածների և ազատորեն բաշխվի նրանց միջև:

ECM-ը ռազմավարական ենթակառուցվածք և տեխնիկական ճարտարապետություն է՝ աջակցելու տարբեր տեսակների և ձևաչափերի չկառուցված տեղեկատվության (բովանդակության) միասնական կյանքի ցիկլին: ECM համակարգերը բաղկացած են հավելվածներից, որոնք կարող են փոխազդել միմյանց հետ, ինչպես նաև կարող են օգտագործվել և վաճառվել ինքնուրույն: Ժամանակակից ECM համակարգերում ներդրված են հետևյալ հիմնական բաղադրիչները.

· Փաստաթղթերի կառավարում - արտահանում/ներմուծում, տարբերակների վերահսկում, բիզնես փաստաթղթերի անվտանգության և գրադարանային ծառայություններ;

· Փաստաթղթերի պատկերների կառավարում (Document Imaging) - թղթային փաստաթղթերի նկարում, վերափոխում և կառավարում;

գրառումների կառավարում (կամ IEEE 15489 ստանդարտի վերջին թարգմանության համաձայն՝ ԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 15489-1-2007, «փաստաթղթերի կառավարում») - երկարաժամկետ արխիվացում, պահպանման քաղաքականության ավտոմատացում և համապատասխանություն կարգավորող մարմինների հետ՝ ապահովելով համապատասխանությունը. օրենսդրական և արդյունաբերական ստանդարտներ;

Աշխատանքային հոսքի կառավարում - բիզնես գործընթացների աջակցություն, երթուղիներով բովանդակության փոխանցում, աշխատանքային առաջադրանքների և վիճակների նշանակում, աուդիտի մատյանների ստեղծում;

· վեբ բովանդակության կառավարում (WCM) - ավտոմատացնել վեբ վարպետի դերը, կառավարել դինամիկ բովանդակությունը և օգտատերերի փոխազդեցությունը;

· մուլտիմեդիա բովանդակության կառավարում (DAM) - գրաֆիկական, վիդեո և աուդիո ֆայլերի, տարբեր մարքեթինգային նյութերի կառավարում, ինչպիսիք են ֆլեշ բաններները, գովազդները;

· Գիտելիքների կառավարում (Գիտելիքի կառավարում) - օժանդակ համակարգեր բիզնեսին առնչվող տեղեկատվության կուտակման և առաքման համար;

· Փաստաթղթերի վրա հիմնված փոխազդեցություն (Համագործակցություն) - օգտատերերի կողմից փաստաթղթերի փոխանակում և ծրագրի թիմերի աջակցություն:

ECM ենթակառուցվածքի կարևոր հատկությունն այն է անկախություն մեկ ունիվերսալ բովանդակության խանութից: ECM ենթակառուցվածքը միավորում է բազմաթիվ մասնագիտացված տվյալների պահեստներ, ներառյալ, բայց չսահմանափակվելով, պահեստավորում էլեկտրոնային փաստաթղթերարտադրանքի մասին տեղեկատվություն, էլ. փոստ, վեբ բովանդակության պահոցներ, ֆայլային համակարգեր և նույնիսկ DBMS-ներ:

Բացի այդ, օգտագործելով ECM ենթակառուցվածքը, իրականացվում են ձեռնարկության բովանդակության կառավարման այնպիսի ծառայություններ, ինչպիսիք են անհատականացումը, մուտքի վերահսկումը, օգտվողների թույլտվությունների կառավարումը և այլն (ինչը հեշտացնում է ECM համակարգի կառավարումը և սպասարկումը):

ECM համակարգերի հնարավորությունները կարելի է բաժանել մի քանի հիմնական կատեգորիաների.

· բովանդակության կառավարման ընդհանուր գործառույթներ, որը վերաբերում է տարբեր էլեկտրոնային օբյեկտների (պատկերներ, գրասենյակային փաստաթղթեր, գրաֆիկա, գծագրեր, վեբ բովանդակություն, էլ. փոստ, վիդեո, աուդիո և մուլտիմեդիա) կառավարելու ունակությանը: ECM համակարգը տրամադրում է շտեմարան այս բոլոր տեսակի էլեկտրոնային օբյեկտների համար տարբեր գրադարանային ծառայություններով (բովանդակության պրոֆիլավորում, տարբերակների վերահսկում, վերանայման պատմություն, փաստաթղթերի մուտքի անվտանգություն և այլն), ինչպես նաև այդ օբյեկտները կառավարելու հնարավորություն իրենց ողջ կյանքի ցիկլի ընթացքում.

· գործառույթները գործընթացի կառավարում, որը վերաբերում է բիզնես գործընթացներն ու աշխատանքային հոսքերը ավտոմատացնելու և կառավարելու ունակությանը.

· ինտեգրում այլ ECM համակարգերի հետ, որը ենթադրում է ECM համակարգը արտաքին ERP համակարգերի, գրասենյակային հավելվածների, բովանդակության պահոցների և այլ EDMS-ների հետ ինտեգրելու ունակություն: Ինտեգրումը կարող է իրականացվել՝ օգտագործելով տարբեր մոտեցումներ, ներառյալ՝ օբյեկտի վրա հիմնված ինտերֆեյսների (օրինակ՝ EJBs), միակցիչների, API-ների, ձեռնարկությունների հավելվածների ինտեգրման տեխնոլոգիաների օգտագործումը: EAI (Ձեռնարկությունների հավելվածների ինտեգրում)և այլն։

Մինչ այժմ ECM-ը գոյություն ունի միայն որպես հայեցակարգ, և ECM ենթակառուցվածքն այսօր մեծ մասամբ միայն հայացք է EDMS շուկայի զարգացման հեռանկարներին:

12. Փաստաթղթերի և գիտելիքների կառավարման տեխնոլոգիաների մշակում.Գիտելիքի կառավարման համակարգերի հայեցակարգը, ըստ IDC-ի, ներառում է տեղեկատվության և գիտելիքի կառավարման հայտնի և նոր տեխնոլոգիաների մշակում և օգտագործում (կարևորության նվազման կարգով).

հաղորդագրություններ ուղարկելը,

· Էլ.փոստ,

փաստաթղթերի կառավարում,

որոնման գործիքներ,

կորպորատիվ տեղեկատվական պորտալներ,

տվյալների պահպանում,

գործիքներ թիմային աշխատանքի համար

աշխատանքային հոսքի տեխնոլոգիաներ,

Վեբ թրեյնինգ.

Փաստաթղթերի և գիտելիքների կառավարման տեխնոլոգիաների զարգացման ուղղությունը ներկայացված է հետևյալ կերպ (իրականացման աճման կարգով).

կապի ենթակառուցվածք (ապահովում է հաղորդագրություններ, տվյալների բազաներ կոլեկտիվ օգտագործման համար, կատալոգներ, գրացուցակներ, փաստաթղթերի էլեկտրոնային ձևեր, անվտանգություն),

աշխատանքային հոսքի կառավարում (ձևաթղթերի երթուղման և էլեկտրոնային փոստի միջոցով մուտքագրված փաստաթղթերի համար, մոնիտորինգ բիզնես գործընթացներհամագործակցության գործիքների տրամադրում),

որոնման գործիքներ և փաստաթղթերի կառավարում (տեղեկատվության ներքին և արտաքին աղբյուրներից փաստաթղթեր որոնելու և հանելու համար),

· Հաճախորդների փոխազդեցության կառավարման գործիքներ - CRM-համակարգեր (վաճառքի կառավարման, հաճախորդների սպասարկման, դաշտային անձնակազմի, մարքեթինգի, էլեկտրոնային առևտրի իրականացման համար):

Այսպիսով, EDMS-ը և EMIS-ը գիտելիքի կառավարման ավելի լայն հայեցակարգի մի մասն են, որը ենթադրում է տեղեկատվության և փորձագիտության դերի մշտական ​​ուժեղացում չորս բիզնես նպատակներին հասնելու համար՝ նորարարություն, իրավասություն, արդյունավետություն, արձագանքողություն: Փաստաթղթերը ներկայացնում են կազմակերպության գիտելիքների զգալի մասը, և դրանց կառավարումն ապահովում է գիտելիքների և փորձի արդյունավետ օգտագործումը:

Ռուսական EDMS շուկաՆաև ունի իր առանձնահատկությունները Ռուսական ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների կողմից իրենց աշխատանքային հոսքի օպտիմալացման անհրաժեշտությունը մնում է բարձր և շարունակում է աճել: Վերջին տարիներին Ռուսաստանում հայտնվել են տասնյակ ընկերություններ, որոնք զբաղվում են EDMS-ի մշակմամբ և մատակարարմամբ՝ ինչպես արտասահմանյան, այնպես էլ սեփական դիզայնով։ EDMS-ի առաջին լայնածավալ ներդրումը (հիմնականում փորձնական) Ռուսաստանում արդեն գոյություն ունի: Կարելի է ենթադրել, որ ձեւավորվել են փաստաթղթերի կառավարման ռուսական ծրագրային ապահովման շուկայի հիմքերը։

Ռուսական EDMS շուկայի հեռանկարները բարելավվում են էլեկտրոնային օրենքի ընդունմամբ թվային ստորագրություն, ստեղծելով իրավական հիմքը EDMS-ի բաշխման համար միջկորպորատիվ փոխազդեցության ժամանակ:

Հարկ է նշել, որ ներկայումս նկատվող ռուսական EDMS շուկայի փոքր չափը կապված է նաև ռուսական ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների ընդհանուր փաստաթղթային հոսքում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման մասնաբաժնի հարաբերական աննշանության հետ (որոնք կարող են իրենց թույլ տալ մի քանի ընկերություններից գնել EDMS արժողությամբ տասնյակից մի քանի հարյուր հազար դոլար): Դեպքերի ճնշող մեծամասնությունում ռուսական ձեռնարկություններում գերակշռում են թղթային փաստաթղթերը։ Այս հանգամանքը բացատրվում է ոչ միայն ավանդույթներով և որոշակի պահպանողականությամբ, այլև ռուսական ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների մեծ մասի ֆինանսական և տեխնիկական ծանր վիճակով։

Համաձայն IDC դասակարգման, ներքին EDMS-ների մեծ մասը պատկանում է բիզնես գործընթացների վրա կենտրոնացած համակարգերի դասին (հաճախ աշխատանքային հոսքի վերահսկումներով): Տարբեր աղբյուրներ նշում են, որ ներքին EDMS-ների մեծ մասում իրականացվում են հետևյալ գործառույթները.

փաստաթղթերի մշակում/պահպանում;

Աշխատանքային հոսքի կառավարում (փաստաթղթերի փոխանցում կատարողների միջև);

փաստաթղթերի կատարման վերահսկում;

փաստաթղթերի որոնում ըստ ատրիբուտների և ամբողջական տեքստի որոնում;

աշխատել հարակից փաստաթղթերի հետ;

մուտքի իրավունքների կարգավորում;

փաստաթղթերի դուրսգրում;

ինտեգրում արտաքին էլփոստի համակարգերին և այլն:

Ներքին EDMS-ի հիմնական առավելությունը փաստաթղթերի հետ աշխատելու ռուսական առանձնահատկությունների և ավանդույթների դիտարկումն է, որոնք ի սկզբանե ներառվել են նրանց բիզնես տրամաբանության մեջ:

Հիմնական Ռուսաստանի EDMS շուկայի զարգացման միտումները :

1. մուտք գործել դիվերսիֆիկացված ՏՏ ընկերությունների EDMS-ի ներքին շուկա(աղյուսակ 5) .

Աղյուսակ 5 - Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգեր

Արտադրանք Ընկերություն Կարճ նկարագրություն
Օտար համակարգեր
փաստաթուղթ Documentum (EMC-ի ստորաբաժանում), www.documentum.ru Բիզնես հավելվածներ ստեղծելու հարթակ՝ չկառուցված տեղեկատվության ստեղծման, պահպանման և օգտագործման և բիզնես գործընթացների ավտոմատացման համար
DOCS Fusion Էլեկտրոնային արխիվ՝ փաստաթղթերը ուղղորդելու և կատարումը վերահսկելու ունակությամբ
DOCS բաց Hummingbird www.hummingbirdsolutions.com Հաճախորդ-սերվեր էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ
Ռուսական համակարգերստեղծված արտասահմանյան արտադրանքի օգտագործմամբ
Ընկերության Մեդիա Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ, բիզնես գործընթացների ավտոմատացում և տեղեկատվական աջակցությունարտադրական և տնտեսական գործունեություն ցանկացած չափի կազմակերպություններում
OfficeMedia InterTrust, www.intertrust.ru Մինչև 70 օգտատերերի աշխատանքային խմբերի համար նախատեսված լուծում
BOSS-Ռեֆերենտ ՏՏ, www.it.ru Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարման և գրասենյակային ավտոմատացման համակարգ մեծ աշխարհագրական բաշխված ձեռնարկությունների և միջին բիզնեսի համար
Մոխրոտը STC IRM, www.mdi.ru Ցանկացած չափի կազմակերպություններում աշխատանքային հոսքի ավտոմատացման մոդուլների մի շարք

Աղյուսակ 5-ի շարունակությունը.

ԷՍԿԱԴՈ InterProcomLan, www.interprocom.ru Ամբողջական աշխատանքային հոսքի ավտոմատացման համակարգ մեծ կամ փոքր բիզնեսի համար
Ռուսական համակարգեր, որոնք ստեղծվել են առանց արտասահմանյան արտադրանքի օգտագործման
DocsVision Թվային դիզայն, www.digdes.ru, www.docsvision.com Գրասենյակային և գրասենյակային աշխատանքի ավտոմատացման, էլեկտրոնային արխիվների ստեղծման, նախագծային և նախագծային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ
LandDocs ԼԱՆԻՏ, www.landocs.ru Գրասենյակային աշխատանքի գործընթացների ինտեգրված ավտոմատացման և տարբեր չափերի կազմակերպություններում էլեկտրոնային արխիվների ստեղծման ծրագիր
Lotsia PLM Lotsia Soft, www.lotsia.ru Ինժեներական փաստաթղթերի կառավարման և բիզնես գործընթացների կառավարման համակարգ
OPTiMA-WorkFlow Օպտիմա www.optima.ru Գրասենյակային աշխատանքի հիմնական ընթացակարգերի ավտոմատացման, աշխատանքային հոսքի կազմակերպման, փաստաթղթերի կամ այլ տեղեկատվական օբյեկտների ստեղծման, մշակման, կրկնօրինակման և պահպանման գործընթացները կառավարելու ծրագիր.
Մեծ Դոկ Գրանիտ կենտրոն, www.granit.ru Կառավարությունում գրասենյակային աշխատանքի և աշխատանքի հոսքի ավտոմատացման մասնագիտացված համակարգ և քաղաքային կառույցներկառավարում
Բիզնես Էլեկտրոնային գրասենյակային համակարգեր (EOS), www.eos.ru Համապարփակ լուծում, որն իրականացնում է խառը, թղթային-էլեկտրոնային աշխատանքային հոսք և ավտոմատացնում է բոլոր ասպեկտները փաստաթղթերի աջակցությունձեռնարկությունների և կազմակերպությունների կառավարման գործունեությունը
DockManager SoftIntegro, www.softintegro.ru Գրասենյակի աշխատանքի ավտոմատացման համակարգ՝ փաստաթղթերի գրանցում, դրանց տեղաշարժի կազմակերպում, կատարման մոնիտորինգ և փաստաթղթերի կառավարում (պահպանում, որոնում, մուտքի համակարգում, ջնջում)

Աղյուսակ 5-ի վերջ.

Եփրատ-Փաստաթղթերի կառավարում Ցանկացած տեսակի էլեկտրոնային և թղթային փաստաթղթերի պահպանման, հաշվառման և պահպանման կազմակերպման ունիվերսալ համակարգ, որը նախատեսված է փոքր բաժանմունքում և ընդհանրապես տեղեկատվական հոսքերի բարդ սխեմայով կազմակերպությունում աշխատելու համար:
Էլեկտրոնային արխիվ Եփրատ Cognitive Technologies, www.cognitive.ru Ցանկացած տեսակի էլեկտրոնային և թղթային փաստաթղթերի պահպանման, հաշվառման և պահպանման կազմակերպման ծրագիր
Code-Document Management Կոդ, www.kodeks.net Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման և գրասենյակային աշխատանքի համակարգը, որը կենտրոնացած է ռուսական գրասենյակային աշխատանքի ավանդույթների վրա
1C: Արխիվ 1С, www.1c.ru Էլեկտրոնային փաստաթղթերի արխիվների հետ կոլեկտիվ աշխատանքի և ձեռնարկության մասշտաբով գործադիր կարգապահության վերահսկման ծրագիր

Ռուսական ՏՏ հարյուրավոր ընկերությունների շարքում, որոնք հաստատապես իրենց տեղն են զբաղեցնում ՏՏ ներքին շուկայում, մի շարք խոշոր դիվերսիֆիկացված ընկերություններ լրջորեն են վերաբերվում EDMS շուկային և դիվերսիֆիկացնում են իրենց գործունեությունը` առաջարկելով. սեփական լուծումներաշխատանքային հոսքի ավտոմատացման ոլորտում։ Այստեղ կարելի է նշել այնպիսի ընկերություններ, ինչպիսիք են IBS, Aquarius (նրա դուստր ձեռնարկությունը Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT և այլն;

2. համատեղ աշխատանք EDMS-ի ստանդարտացման ուղղությամբ:

Շարք Ռուսական ընկերություններ(STC IRM, InterTrust, EOS) միասին աշխատում են EDMS փոխազդեցության արձանագրությունների ստանդարտացման ոլորտում: 2002 թվականի ապրիլին նրանք ստեղծեցին հատուկ մշտական ​​«Արձանագրությունների ստանդարտացման աշխատանքային խումբ» այդ նպատակով;

3. EDMS արտասահմանյան մշակողների և մատակարարների ռուսական շուկայի նկատմամբ հետաքրքրության աճ . Այս հետաքրքրությունը դրսևորվում է գործընկեր ընկերությունների միջոցով արտասահմանյան EDMS վաճառողների մուտքով ռուսական շուկա: Օրինակ՝ կանադական Hummingbird ընկերությունը, որն իր գործընկեր ռուսական HBS ընկերության միջոցով խթանում է DOCS Open/Fusion համակարգը, Fulcrum գիտելիքների կառավարման համակարգը, Genio տվյալների ինտեգրման գործիքը և Hummingbird EIP պորտալը: FileNet-ը մտավ նաև ռուսական շուկա (մասնավորապես, Galaktika-ի օգնությամբ, որը դարձավ FileNet-ի գործընկերը Panagon EDMS-ը ռուսական շուկայում առաջ մղելու գործում);

4. ինտեգրված լուծումների մշակում:Ռուսական շուկայում մի քանի տասնյակ EDMS-ի առկայությունը ստիպում է մշակողներին ստեղծել գործիքներ իրենց ինտեգրման համար: Դրա օրինակն է IT Co.-ի կողմից XML դարպասի թողարկումն իր BOSS-Referent EDMS-ում, որը թույլ կտա ինտեգրել տարբեր հարթակներում կառուցված EDMS և օգտագործել տվյալների տարբեր ձևաչափեր մեկ տեղեկատվական տարածքում.

5. համագործակցություն և ինտեգրված լուծումների համատեղ առաջմղում։Որոշ ռուսական ընկերություններ առաջարկում են իրենց EDMS-ը OEM տարբերակների տեսքով, որոնք նախապես տեղադրված են իրենց գործընկերոջ կողմից հավաքված համակարգիչների վրա: Դրա օրինակն է ռուսական IT Co. և Inel-Dat ընկերությունների համագործակցությունը՝ առաջարկելով իրենց հաճախորդներին ինտեգրված լուծում, որը Excimer անհատական ​​համակարգչի վրա նախապես տեղադրված BOSS-Referent EDMS-ի OEM տարբերակն է:

Ալեքսանդր Գլինսկիխ (բ.գ.թ.)

  • Ներածություն
  • Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի հիմնական հասկացությունները
    • EDMS-ի նպատակը
    • EDMS-ի հիմնական հատկությունները
    • EDMS-ի ընդհանուր դասակարգում
  • Համաշխարհային EDMS շուկայի ներկա վիճակի վերլուծություն
    • ընդհանուր վերանայում
  • Ռուսական EDMS շուկա
    • ընդհանուր վերանայում
  • Աշխարհում EDMS-ի օգտագործման օրինակներ
    • EDMS առողջապահության ոլորտում
    • EDMS դեղագործության մեջ
    • EDMS վարկերի ոլորտում
    • EDMS արտոնագրման ոլորտում
    • EDMS դիզայնի ոլորտում
    • OMS համակարգերի կիրառման օրինակներ
  • EDMS-ի ինտեգրում այլ հավելվածների հետ
  • EDMS-ի ընտրության և իրականացման առանձնահատկությունները
  • եզրակացություններ

Ներածություն

Զարգացում մարդկային քաղաքակրթությունուղեկցվում է ստեղծված, մշակված և պահվող տեղեկատվության ծավալի զարմանալի աճով։ Օրինակ, ըստ ASAP ամսագրի, աշխարհում տարեկան հայտնվում է մոտ 6 միլիարդ նոր փաստաթուղթ։ Delphi Consulting Group-ի տվյալներով՝ ներկայումս միայն ԱՄՆ-ում օրական ստեղծվում է ավելի քան 1 միլիարդ էջ փաստաթուղթ, իսկ ավելի քան 1,3 տրիլիոնն արդեն պահվում է արխիվներում։ տարբեր փաստաթղթեր.

Հարկ է նշել, որ կորպորատիվ տեղեկատվական հոսքերը չափազանց բազմազան են դրա ներկայացման աղբյուրների և ձևերի առումով։ Այնուամենայնիվ, դրանք կարող են պայմանականորեն դասակարգվել ըստ պահպանման ձևի՝ էլեկտրոնային և թղթային փաստաթղթեր: Կան հաշվարկներ, որ ներկայումս կորպորատիվ տեղեկատվության միայն մոտ 30%-ն է պահվում էլեկտրոնային ձևով (և՛ կառուցվածքային՝ տվյալների շտեմարաններում, և՛ ոչ կառուցվածքային): Մնացած բոլոր տեղեկությունները (մոտ 70%) պահվում են թղթի վրա՝ զգալի դժվարություններ ստեղծելով այն գտնելու հարցում։ Այնուամենայնիվ, այս հարաբերակցությունը աստիճանաբար փոխվում է հօգուտ պահպանման էլեկտրոնային ձևի (մասնավորապես, էլեկտրոնային արխիվային համակարգերի մշակման միջոցով): Ըստ Delphi Consulting Group-ի՝ ​​կորպորատիվ էլեկտրոնային տեքստային տեղեկատվության ծավալը կրկնապատկվում է 3 տարին մեկ։ Նույն ամսագրի ASAP կանխատեսման համաձայն, մինչև 2004 թվականը կորպորատիվ տեղեկատվության միայն մոտ 30%-ը կմնա թղթային տեսքով, իսկ տեղեկատվության 70%-ը կպահվի էլեկտրոնային ձևով։ Դժվար թե, իհարկե, մի օր բոլոր փաստաթղթերը միայն էլեկտրոնային դառնան, բայց կասկած չկա, որ ապագայում փաստաթղթերի պահպանման էլեկտրոնային ձևը կգերակայի։

Այս տպավորիչ թվերն ու տվյալները միայն ասում են, որ ցանկացած ձեռնարկության կամ կազմակերպության համար առանցքային նշանակություն ունեն փաստաթղթերի հոսքի օպտիմալացման և տեղեկատվության մշակման վերահսկողության խնդիրները։ Այս հայտարարությունը կարող է հաստատվել հետևյալ տվյալներով. Ըստ Siemens Business Services-ի՝ մենեջերն իր աշխատանքային ժամանակի մինչև 80%-ը ծախսում է տեղեկատվության հետ աշխատելու վրա, աշխատակիցների աշխատաժամանակի մինչև 30%-ը ծախսվում է փաստաթղթեր ստեղծելու, որոնելու, հաստատելու և ուղարկելու վրա, յուրաքանչյուր ներքին փաստաթուղթ միջինում պատճենվում է։ , կորպորատիվ փաստաթղթերի մինչև 20 անգամ և մինչև 15% անդառնալիորեն կորչում են (միևնույն ժամանակ, ըստ ASAP ամսագրի, միջին աշխատողը տարեկան ծախսում է իր աշխատանքային ժամանակից մինչև 150 ժամը՝ կորցրած տեղեկություններ փնտրելու համար): Կան նաև հաշվարկներ, որ փաստաթղթերի հետ աշխատելու վրա պետք է ծախսեք մինչև 40%: աշխատանքային ռեսուրսներև կորպորատիվ եկամտի մինչև 15%-ը:

Ահա թե ինչու ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների կառավարման արդյունավետությունըՎերջին, բայց ոչ պակաս կարևորը, դա կախված է էլեկտրոնային փաստաթղթերի արագ և որակյալ ձևավորման, դրանց կատարման վերահսկման, ինչպես նաև դրանց պահպանման, որոնման և օգտագործման հիմնախնդիրների ճիշտ լուծումից: Էլեկտրոնային փաստաթղթերի արդյունավետ կառավարման անհրաժեշտությունը հանգեցրել է ստեղծմանը էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր (EDMS)որին նվիրված է այս հոդվածը։ Հոդվածի հիմնական նպատակն է Jet Info-ի ընթերցողներին տրամադրել համաշխարհային EDMS շուկայի ներկա վիճակի, դրա զարգացման հեռանկարների, ինչպես նաև աշխարհում EDMS-ի օգտագործման բավականին մեծ թվով օրինակների հետադարձ հայացք: Դուք կարող եք ավելին իմանալ EDMS-ի հետ կապված բոլոր հարցերի մասին՝ օգտագործելով բավականին մեծ թվով մասնագիտացված վեբ ռեսուրսներ (ինչպես ռուսերեն, այնպես էլ անգլերեն), օրինակ՝ www.document.ru, www.docflow.ru, EDMS մշակողների կայքերը և այլն:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի հիմնական հասկացությունները

EDMS-ի նպատակը

Ըստ ոլորտի վերլուծաբանների՝ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը ներառում է՝ փաստաթղթերի ստեղծում, դրանց մշակում, փոխանցում, պահպանում, կազմակերպությունում կամ ձեռնարկությունում շրջանառվող տեղեկատվության ելք՝ համակարգչային ցանցերի օգտագործման հիման վրա: Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման կառավարման ներքո, ընդհանուր դեպքում, ընդունված է հասկանալ փաստաթղթերի տեղաշարժի կազմակերպումը ձեռնարկության կամ կազմակերպության ստորաբաժանումների, օգտագործողների խմբերի կամ անհատ օգտագործողների միջև: Միևնույն ժամանակ, փաստաթղթերի տեղաշարժը չի նշանակում դրանց ֆիզիկական շարժում, սակայն դրանց օգտագործման իրավունքների փոխանցումը կոնկրետ օգտատերերի ծանուցմամբ և դրանց կատարման նկատմամբ հսկողությամբ:

IDC-ն սահմանում է ERMS հասկացությունը հետևյալ կերպ (նկատի ունենալով EDMS - Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգեր«EDMS-ն ապահովում է մուտքի ստեղծման, կառավարման և մեծ ծավալի փաստաթղթերի բաշխման գործընթացը համակարգչային ցանցեր, ինչպես նաև ապահովել կազմակերպությունում փաստաթղթերի հոսքի նկատմամբ վերահսկողություն: Հաճախ այդ փաստաթղթերը պահվում են հատուկ պահոցներում կամ ֆայլային համակարգի հիերարխիայում: ERMS-ի կողմից սովորաբար աջակցվող ֆայլերի տեսակներն են՝ տեքստային փաստաթղթեր, պատկերներ, աղյուսակներ, աուդիո տվյալներ, վիդեո տվյալներ և վեբ փաստաթղթեր: EDMS-ի ընդհանուր հատկանիշները ներառում են փաստաթղթերի ստեղծում, մուտքի վերահսկում, տվյալների փոխակերպում և տվյալների անվտանգություն:

EDMS-ի հիմնական նպատակը էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպումն է, ինչպես նաև դրանց հետ աշխատանքը:(մասնավորապես՝ դրանց որոնումը թե՛ ըստ հատկանիշների, թե՛ ըստ բովանդակության)։ EDMS-ը պետք է ավտոմատ կերպով հետևի փաստաթղթերի փոփոխություններին, փաստաթղթերի կատարման վերջնաժամկետներին, փաստաթղթերի տեղաշարժին, ինչպես նաև վերահսկի դրանց բոլոր տարբերակներն ու ենթատարբերակները: Համապարփակ EDMS-ը պետք է ընդգրկի ձեռնարկության կամ կազմակերպության գրասենյակային աշխատանքի ողջ ցիկլը՝ փաստաթուղթ ստեղծելու առաջադրանք դնելուց մինչև այն արխիվ գրելը, ցանկացած ձևաչափով փաստաթղթերի կենտրոնացված պահպանում, ներառյալ բարդ կոմպոզիտային փաստաթղթերը: EDMS-ը պետք է միավորի փաստաթղթերի անհամաչափ հոսքերը աշխարհագրորեն հեռավոր ձեռնարկություններից մեկ միասնական համակարգի մեջ: Նրանք պետք է ապահովեն փաստաթղթերի ճկուն կառավարում՝ ինչպես երթևեկության ուղիների կոշտ սահմանման, այնպես էլ փաստաթղթերի ազատ երթուղիների միջոցով: EDMS-ը պետք է իրականացնի տարբեր փաստաթղթերի օգտատերերի հասանելիության խիստ սահմանազատում՝ կախված նրանց իրավասությունից, դիրքից և նրանց վերապահված լիազորություններից: Բացի այդ, EDMS-ը պետք է կազմաձևվի ձեռնարկության գոյություն ունեցող կազմակերպչական կառուցվածքի և գրասենյակային համակարգի համար, ինչպես նաև ինտեգրված լինի գործող կորպորատիվ համակարգերին:

EDMS-ի հիմնական օգտագործողները մեծ են պետական ​​կազմակերպություններ, ձեռնարկություններ, բանկեր, խոշոր արդյունաբերական ձեռնարկություններև բոլոր մյուս կառույցները, որոնց գործունեությունը ուղեկցվում է ստեղծված, մշակված և պահվող փաստաթղթերի մեծ ծավալով։

EDMS-ի հիմնական հատկությունները

Բացություն

Բոլոր EDMS-ները կառուցված են մոդուլային հիմունքներով, և դրանց API-ները բաց են: Սա թույլ է տալիս նոր հնարավորություններ ավելացնել EDMS-ին կամ բարելավել գոյություն ունեցողները: Ներկայումս EDMS-ի հետ ինտեգրված հավելվածների մշակումը դարձել է առանձին տեսարանբիզնեսը ծրագրային ապահովման արտադրության ոլորտում, և շատ երրորդ կողմ ընկերություններ պատրաստ են իրենց ծառայություններն առաջարկել շուկայի այս հատվածում: Երրորդ կողմերից շատ մոդուլներ EDMS-ին համեմատաբար հեշտությամբ ավելացնելու հնարավորությունը մեծապես ընդլայնում է դրանց ֆունկցիոնալությունը: Օրինակ, EDMS-ի համար մշակվել են փաստաթղթերի մուտքագրման մոդուլներ, էլեկտրոնային փոստի հետ հաղորդակցություն, ֆաքսի վերահասցեավորման ծրագրեր և այլն:

Կիրառական ծրագրերի հետ ինտեգրման բարձր աստիճան

EDMS-ի հիմնական առանձնահատկությունն է բարձր աստիճանդրանց ինտեգրումը տարբեր ծրագրային հավելվածների հետ տեխնոլոգիաների կիրառման միջոցով OLE ավտոմատացում, DDE, ActiveX, ODMA, MAPIԵվ ուղղակիորեն փաստաթղթերի հետ աշխատելիս ընդհանրապես կարիք չկա օգտվել EDMS կոմունալ ծառայություններից: Օգտատերերը գործ ունեն միայն սովորական կիրառական ծրագրերի հետ. EDMS-ի հաճախորդային մասի տեղադրման պահին կիրառական ծրագրերը համալրվում են նոր գործառույթներով և ընտրացանկի տարրերով: Օրինակ, MS Word բառային պրոցեսորի օգտագործողը, բացելով ֆայլ, անմիջապես տեսնում է գրադարաններ և թղթապանակներ EDMS փաստաթղթերով (որտեղից էլ ընտրում է իրեն անհրաժեշտ փաստաթուղթը): Երբ փաստաթուղթ եք պահում, այն ավտոմատ կերպով տեղադրվում է EDMS տվյալների բազայում: Նույնը վերաբերում է այլ գրասենյակային և մասնագիտացված ծրագրերին:

Հարկ է նաև նշել, որ ամենատարածված EDMS-ներում իրականացվում է ինտեգրում ամենահայտնի ERP համակարգերի հետ (մասնավորապես, SAP R / 3, Oracle Applications և այլն): Դա տարբեր հավելվածների հետ ինտեգրվելու ունակությունն է, որը EDMS-ի բնորոշ հատկություններից է: Նրա շնորհիվ EDMS-ը կարող է կապող օղակ հանդես գալ տարբեր կորպորատիվ հավելվածների միջև՝ այդպիսով հիմք ստեղծելով ձեռնարկությունում գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման համար։ Արդյունաբերության որոշ վերլուծաբաններ նույնիսկ կարծում են, որ EDMS-ը կարող է դառնալ ձեռնարկության կամ կազմակերպության կորպորատիվ տեղեկատվական համակարգի հիմքը (կան այլ կարծիքներ):

Փաստաթղթերի պահպանման առանձնահատկությունները

EDMS-ը գործում է հիմնականում բաշխված ճարտարապետությունների հիման վրա և օգտագործում է տեխնոլոգիաների տարբեր համակցություններ էլեկտրոնային փաստաթղթեր հավաքելու, ինդեքսավորելու, պահելու, որոնելու և դիտելու համար: EDMS-ների մեծ մասը իրականացնում է փաստաթղթերի պահպանման հիերարխիկ համակարգ (ըստ «կաբինետ/դարակ/թղթապանակ» սկզբունքի): Յուրաքանչյուր փաստաթուղթ տեղադրվում է թղթապանակում, որն, իր հերթին, գտնվում է դարակում և այլն: Փաստաթղթերը պահելու ժամանակ բնադրվող մակարդակների քանակը սահմանափակված չէ: Նույն փաստաթուղթը կարող է ներառվել մի քանի թղթապանակներում և դարակներում՝ կապի մեխանիզմի օգտագործման շնորհիվ ( սկզբնաղբյուր փաստաթուղթայս դեպքում այն ​​մնում է անփոփոխ և պահվում է ERMS ադմինիստրատորի կողմից նշված վայրում): Մի շարք EDMS-ներ իրականացնում են նույնիսկ ավելի հզոր պահեստավորման հնարավորություններ՝ կազմակերպելով փաստաթղթերի միջև կապեր (այս հղումները կարող են տեղադրվել և խմբագրվել գրաֆիկորեն):

EDMS-ում ցանկացած փաստաթուղթ ունի ատրիբուտների որոշակի փաթեթ (օրինակ՝ անունը, փաստաթղթի հեղինակը, ստեղծման ժամանակը և այլն): Հատկանիշների հավաքածուն կարող է փոխվել փաստաթղթի մի տեսակից մյուսը (այն մնում է անփոփոխ մի տեսակի փաստաթղթում): EDMS-ում փաստաթղթի ատրիբուտները պահվում են հարաբերական տվյալների բազայում: Փաստաթղթի յուրաքանչյուր տեսակի համար վիզուալ գործիքների միջոցով ստեղծվում է քարտի ձևանմուշ, որտեղ փաստաթղթի ատրիբուտների անվանումները ներկայացված են հասկանալի գրաֆիկական ձևով: Երբ փաստաթուղթը մուտքագրվում է EDMS, վերցվում է պահանջվող ձևանմուշը և լրացվում է քարտը (մուտքագրվում են հատկանիշի արժեքները): Ավարտելուց հետո քարտը կցվում է հենց փաստաթղթին:

Շատ դեպքերում EDMS-ի սերվերային մասը բաղկացած է հետևյալ տրամաբանական բաղադրիչներից (որոնք կարող են տեղակայվել մեկ կամ մի քանի սերվերների վրա).

  • Փաստաթղթերի (քարտերի) հատկանիշների պահեստներ.
  • Փաստաթղթերի պահպանում;
  • Ամբողջական տեքստի ինդեքսավորման ծառայություններ:

Փաստաթղթերի պահեստը սովորաբար հասկացվում է որպես փաստաթղթերի բովանդակության պահեստ: Հատկանիշների պահեստը և փաստաթղթերի պահեստը հաճախ միավորվում են «փաստաթղթերի արխիվ» ընդհանուր անվան տակ։ EDMS-ի մեծ մասում ատրիբուտները պահելու համար օգտագործվում են Oracle, Sybase, MS SQL Server և Informix DBMS, որոնք ապահովում են փաստաթղթերի որոնում ըստ ատրիբուտների:

Փաստաթղթերի փաստացի բովանդակությունը EDMS-ի մեծ մասում պահելու համար օգտագործվում են MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX և այլն ֆայլային սերվերներ: Այս դեպքում կարող են իրականացվել նաև ցանցային միջավայրերի տարասեռ համակցություններ: Օրինակ, փաստաթղթերի ատրիբուտներով տվյալների բազան կարող է գործարկել UNIX-ը TCP/IP ցանցում, մինչդեռ փաստաթղթերն իրենք կարող են պահվել Novell NetWare OS-ում IPX/SPX ցանցում: Հարկ է նշել, որ EDMS-ի մեծ առավելություններն են փաստաթղթերի պահպանումն իրենց սկզբնական ձևաչափով և բազմաթիվ ֆայլերի ձևաչափերի ավտոմատ ճանաչում:

Վերջերս տվյալների բազայում ատրիբուտների հետ փաստաթղթերի պահպանումն ավելի ու ավելի տարածված է դարձել: Այս մոտեցումն ունի իր առավելություններն ու թերությունները: Առավելությունը փաստաթղթերի հասանելիության անվտանգության զգալի բարձրացումն է, իսկ հիմնական թերությունը մեծ քանակությամբ պահվող տեղեկություններով փաստաթղթերի հետ աշխատելու ցածր արդյունավետությունն է: Այս մոտեցումը պահանջում է նաև մեծ ծավալներով հզոր սերվերների օգտագործում։ պատահական մուտքի հիշողությունև կոշտ սկավառակներ: Բացի այդ, տվյալների բազայի խափանման դեպքում շատ դժվար կլինի վերականգնել այնտեղ պահված փաստաթղթերը։ Անհրաժեշտ է նաև խստորեն կցվել կոնկրետ DBMS-ին:

Փաստաթղթերի ուղղորդման առանձնահատկությունները

Փաստաթղթերի հոսքի համար պատասխանատու EDMS մոդուլները սովորաբար կոչվում են փաստաթղթերի երթուղային մոդուլներ: Ընդհանուր դեպքում օգտագործվում են փաստաթղթերի «անվճար» և «կոշտ» երթուղի հասկացությունները։ «Անվճար» երթուղիով աշխատանքային հոսքին մասնակցող ցանկացած օգտվող կարող է իր հայեցողությամբ փոխել փաստաթղթերի փոխանցման գոյություն ունեցող երթուղին (կամ սահմանել նոր երթուղի): «Դժվար» երթուղիներով փաստաթղթերի փոխանցման երթուղիները խստորեն կարգավորվում են, և օգտվողներն իրավունք չունեն դրանք փոխելու։ Այնուամենայնիվ, «կոշտ» երթուղղման դեպքում տրամաբանական գործողությունները կարող են մշակվել, երբ երթուղին փոխվում է, երբ որոշ կանխորոշված ​​պայմաններ են պահպանվում (օրինակ, փաստաթուղթ ուղարկելը ղեկավարությանը, երբ կոնկրետ օգտվողը գերազանցում է իր պաշտոնական լիազորությունները): EDMS-ների մեծ մասում երթուղային մոդուլը ներառված է փաթեթում, որոշ EDMS-ներում այն ​​պետք է առանձին գնել: Լիովին ֆունկցիոնալ երթուղային մոդուլները մշակվում և մատակարարվում են երրորդ կողմերի կողմից:

Մուտքի վերահսկում

EDMS-ն իրականացնում է լիազորությունների սահմանազատման և փաստաթղթերի հասանելիության վերահսկողության հուսալի միջոցներ: Շատ դեպքերում նրանց օգնությամբ սահմանվում են մուտքի հետևյալ տեսակները (նշանակված թույլտվությունների շարքը կախված է կոնկրետ EDMS-ից).

  • Փաստաթղթի ամբողջական վերահսկողություն;
  • Փաստաթուղթը խմբագրելու, բայց չոչնչացնելու իրավունք.
  • Փաստաթղթի նոր տարբերակներ ստեղծելու, բայց ոչ այն խմբագրելու իրավունք.
  • Փաստաթղթին ծանոթագրելու, բայց ոչ այն խմբագրելու կամ նոր տարբերակներ ստեղծելու իրավունք.
  • Փաստաթուղթը կարդալու, բայց ոչ խմբագրելու իրավունք.
  • Քարտին մուտք գործելու իրավունք, բայց ոչ փաստաթղթի բովանդակություն.
  • Փաստաթղթի նկատմամբ մուտքի իրավունքի իսպառ բացակայություն (EDMS-ի հետ աշխատելիս յուրաքանչյուր օգտվողի գործողություն գրանցվում է, և, հետևաբար, փաստաթղթերի հետ նրա աշխատանքի ողջ պատմությունը կարելի է հեշտությամբ վերահսկել):

Փաստաթղթերի տարբերակի և դիվերսիոն հետևում

Երբ մի քանի օգտատերեր միանգամից աշխատում են փաստաթղթի հետ (հատկապես երբ այն պետք է համակարգել տարբեր ատյաններում), EDMS-ի շատ հարմար գործառույթը փաստաթղթերի տարբերակների և դիվերսիաների օգտագործումն է: Ենթադրենք, որ կատարողը ստեղծել է փաստաթղթի առաջին տարբերակը և այն փոխանցել հաջորդ օգտագործողին՝ վերանայման համար։ Երկրորդ օգտատերը փոփոխել է փաստաթուղթը և դրա հիման վրա ստեղծել նոր տարբերակ։ Այնուհետև նա փոխանցեց փաստաթղթի իր տարբերակը հաջորդ օրինակին երրորդ օգտատիրոջը, ով ստեղծել է երրորդ տարբերակը: Որոշ ժամանակ անց, կարդալով մեկնաբանությունները և ուղղումները, փաստաթղթի առաջին կատարողը որոշում է փոփոխել սկզբնական տարբերակը և դրա հիման վրա ստեղծում է փաստաթղթի առաջին տարբերակի դիվերսիա: EDMS-ի առավելությունը փաստաթղթերի տարբերակներին և ենթատարբերակներին ավտոմատ կերպով հետևելու հնարավորությունն է (օգտատերերը միշտ կարող են որոշել, թե փաստաթղթի որ տարբերակն է/ենթատարբերակն է առավել համապատասխան՝ դրանց ստեղծման կարգով կամ ժամանակով):

Տարբեր ձևաչափերի փաստաթղթեր դիտելու կոմունալ ծառայություններ

EDMS-ի մեծ մասը ներառում է փաստաթղթեր դիտելու կոմունալ ծառայություններ (այսպես կոչված դիտողներ), որոնք հասկանում են բազմաթիվ ֆայլերի ձևաչափեր: Նրանց օգնությամբ շատ հարմար է աշխատել, մասնավորապես, գրաֆիկական ֆայլերի հետ (օրինակ՝ CAD համակարգերում ֆայլեր նկարելու հետ): Ի լրումն դիտման կոմունալ ծառայությունների հիմնական փաթեթի (ներառված է յուրաքանչյուր EDMS-ում), լրացուցիչ կոմունալ ծառայություններ կարելի է ձեռք բերել երրորդ կողմերից, որոնք լավ են ինտեգրվում EDMS-ին:

Փաստաթղթի անոտացիա

Փաստաթղթերի վրա խմբային աշխատանք կազմակերպելիս սովորաբար շատ օգտակար է դրանք ծանոթագրելու հնարավորությունը: Քանի որ որոշ դեպքերում օգտատերերը զրկվում են փաստաթղթում որևէ փոփոխություն կատարելու իրավունքից դրա հաստատման գործընթացում, նրանք կարող են օգտվել այն ծանոթագրելու հնարավորությունից: EDMS-ի մեծ մասում անոտացիան իրականացվում է՝ փաստաթղթի քարտում ծանոթագրության հատկանիշ ներառելով և նման քարտի դաշտը խմբագրելու իրավունքները օգտվողներին փոխանցելով: Բայց նման լուծումը միշտ չէ, որ ընդունելի է (հատկապես գրաֆիկական փաստաթուղթը ծանոթագրելիս): Այս առումով որոշ EDMS-ներում կա այսպես կոչված «կարմիր մատիտ» ֆունկցիա, որով կարելի է գրաֆիկորեն նշել բուն պատկերի թերությունները։ Ծրագրային գործիքները, որոնք իրականացնում են «կարմիր մատիտ» գործառույթը, լայնորեն հասանելի են երրորդ կողմերից:

Աջակցություն հաճախորդի տարբեր ծրագրերին

EDMS հաճախորդների մեծ մասը կարող է լինել MS Windows, Windows NT-ով աշխատող համակարգիչներ: Որոշ EDMS-ներ օգտագործում են նաև UNIX և Macintosh հարթակներ: Բացի այդ, բոլոր ժամանակակից EDMS-ները թույլ են տալիս աշխատել փաստաթղթերի հետ ստանդարտ վեբ-նավիգատորների միջոցով: Քանի որ վեբ բրաուզերները կարող են տեղակայվել հաճախորդի տարբեր հարթակներում, դա հեշտացնում է տարասեռ ցանցային միջավայրերում ERMS-ի աջակցման խնդիրը լուծելը: Ինտերնետային տեխնոլոգիաներ օգտագործելիս EDMS-ն ունի մեկ այլ սերվերի բաղադրիչ, որը պատասխանատու է վեբ նավիգատորների միջոցով փաստաթղթեր մուտք գործելու համար:

EDMS-ի ընդհանուր դասակարգում

ECM հայեցակարգ

EDMS դասակարգման հարցը բավականին բարդ է այս համակարգերի շուկայի արագ զարգացման պատճառով: Ավելին, 2001 թվականից հայեցակարգը «Ձեռնարկությունների բովանդակության կառավարում (ECM)», ոչ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում (ըստ «Forrester TechRankings»-ի): Ժամկետ ECMհայտնվեց առեւտրային ասոցիացիայի թեթեւ ձեռքով AIIM միջազգայինև ընդգրկում է կորպորատիվ տեղեկատվության կառավարման բոլոր համակարգերը:

Միևնույն ժամանակ, եթե Forrester Research-ը սահմանում է ECM որպես փաստաթղթերի և վեբ բովանդակության կառավարման ինտեգրված մոտեցում, ապա Doculabs խորհրդատվական ընկերության համար ECM ձեռնարկության բովանդակության կառավարումը «կատեգորիա է, որը համատեղում է կառավարման համակարգերի հնարավորությունները կորպորատիվ փաստաթղթերև բովանդակության կառավարման համակարգեր՝ ձեռնարկության բովանդակության ողջ կյանքի ցիկլը կառավարելու ունակությամբ (բովանդակության տեսակների թվի շարունակական աճով)»:

Արդյունաբերության վերլուծաբանների տեսանկյունից ECM հայեցակարգն առաջարկում է բազմաթիվ բիզնես առավելություններ: ECM համակարգը, որը միավորում է բովանդակության և գործընթացին ուղղված բոլոր տեխնոլոգիաները ձեռնարկության ներսում, ապահովում է ընդհանուր ենթակառուցվածք՝ իր աշխատանքային հոսքը կառավարելու համար՝ նվազագույնի հասցնելով բազմաթիվ տեխնոլոգիաներ տեղակայելու և աջակցելու անհրաժեշտությունը՝ տարբեր բիզնես գործառույթներ իրականացնելու համար: Այս մոտեցման էությունը (այն նաև կոչվում է ենթակառուցվածք) այն է, որ կորպորատիվ բովանդակությունը չպետք է պատկանի միայն մեկ հավելվածին կամ համակարգին։ Այն պետք է հասանելի լինի բազմաթիվ հավելվածների և ազատորեն տարածվի նրանց միջև: ECM ենթակառուցվածքի կարևոր հատկությունը (որը ներառում է արդյունաբերության վաճառողների մեծ մասի համապատասխան հավելվածները) անկախություն մեկ ունիվերսալ բովանդակության խանութից. ECM ենթակառուցվածքը միավորում է բազմաթիվ մասնագիտացված (կամ ժառանգական) տվյալների պահոցներ (նույնիսկ մրցակցող վաճառողներից), ներառյալ, բայց չսահմանափակվելով դրանցով, էլեկտրոնային արտադրանքի փաստաթղթերի պահեստարաններ, էլ.փոստ, վեբ բովանդակության պահոցներ, ֆայլային համակարգեր և նույնիսկ DBMS: Այս կերպ, ECM ենթակառուցվածքն ապահովում է ընդհանուր ինտեգրման (կամ վիրտուալացման) շերտ յուրաքանչյուր տվյալների պահեստի համար(թույլ տալով նրանց հարցումներ կատարել ձեռնարկության ցանկացած վայրից), դրանով իսկ նվազագույնի հասցնելով բազմաթիվ վաճառողներից էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի և բովանդակության կառավարման համակարգերի ինտեգրման անհրաժեշտությունը: Բացի այդ, օգտագործելով ECM ենթակառուցվածքը, իրականացվում են ձեռնարկության բովանդակության կառավարման այնպիսի ծառայություններ, ինչպիսիք են անհատականացումը, մուտքի վերահսկումը, օգտվողների թույլտվությունների կառավարումը և այլն (ինչը հեշտացնում է ECM համակարգի կառավարումը և սպասարկումը):

ECM համակարգերի հնարավորությունները կարելի է բաժանել մի քանի հիմնական կատեգորիաների.

    Բովանդակության կառավարման ընդհանուր առանձնահատկություններ, որը վերաբերում է տարբեր էլեկտրոնային օբյեկտների (պատկերներ, գրասենյակային փաստաթղթեր, գրաֆիկա, գծագրեր, վեբ բովանդակություն, էլ. փոստ, վիդեո, աուդիո և մուլտիմեդիա) կառավարելու ունակությանը: ECM համակարգը տրամադրում է շտեմարան այս բոլոր տեսակի էլեկտրոնային օբյեկտների համար տարբեր գրադարանային ծառայություններով (բովանդակության պրոֆիլավորում, մուտքի/ստուգման գործառույթներ, տարբերակների վերահսկում, վերանայման պատմություն, փաստաթղթերի մուտքի անվտանգություն և այլն), ինչպես նաև հնարավորություն կառավարել տվյալների օբյեկտները իրենց ողջ կյանքի ցիկլի ընթացքում:

    Գործընթացի վերահսկման գործառույթներ, որը վերաբերում է բիզնես գործընթացներն ու աշխատանքային հոսքերը ավտոմատացնելու և կառավարելու ունակությանը:

    Ինտեգրում այլ ECM համակարգերի հետ, որը ենթադրում է ECM համակարգը արտաքին ERP համակարգերի, գրասենյակային հավելվածների, բովանդակության պահոցների և այլ EDMS-ների հետ ինտեգրելու ունակություն: Ինտեգրումը կարող է իրականացվել՝ օգտագործելով տարբեր մոտեցումներ, ներառյալ՝ օբյեկտի վրա հիմնված ինտերֆեյսների (օրինակ՝ EJBs), միակցիչների, API-ների, ձեռնարկությունների հավելվածների ինտեգրման տեխնոլոգիաների օգտագործումը: EAI (Ձեռնարկությունների հավելվածների ինտեգրում)և այլն։

Հարկ է նշել, որ ECM-ն մինչ այժմ գոյություն է ունեցել միայն որպես հայեցակարգ, և ECM ենթակառուցվածքն այսօրմեծ չափով միայն հայացք է EDMS շուկայի զարգացման հեռանկարներին. Օրինակ, արդյունաբերության որոշ վաճառողներ շատ են խոսում բովանդակության կառավարման մասին, բայց նրանք կենտրոնացնում են իրենց համակարգերը միայն վեբ բովանդակության կամ գրասենյակային փաստաթղթերի կառավարման վրա: Նրանք նաև չունեն հստակ տեսլական, թե ինչպես ստեղծել բաց ECM ենթակառուցվածք, որը միավորում է մասնագիտացված պահեստները ձեռնարկության ողջ տարածքում: Ըստ Doculabs-ի վերլուծաբանների (ով ուսումնասիրել է լուծումներ առաջատար EDMS մշակողների կողմից), թեև վաճառողները գիտակցում են ECM հայեցակարգի կարևորությունը, նրանք դեռ հեռու են այն իրենց համակարգերում ամբողջությամբ կիրառելուց:

EDMS դասակարգում

Ըստ IDC-ի վերլուծաբանների՝ ներկայումս գոյություն ունեն EDMS-ի հետևյալ հիմնական տեսակները (միևնույն ժամանակ, EDMS-ներից մի քանիսը կարող են միաժամանակ պատկանել մի քանի տեսակների, քանի որ դրանք ունեն դրանց համապատասխան գործառույթներ).

    EDMS-ը կենտրոնացած է բիզնես գործընթացների վրա (business-process EDM):Նրանք գտնվում են ECM հայեցակարգի հիմքում: Այս տիպի համակարգերը (EDMS) նախատեսված են ուղղահայաց և հորիզոնական հատուկ կիրառությունների համար (երբեմն դրանք ունեն նաև արդյունաբերական կիրառություններ): EDMS համակարգերը ապահովում են փաստաթղթերի ամբողջական կյանքի ցիկլ, ներառյալ պատկերավորումը, գրառումների և աշխատանքային հոսքի կառավարումը, բովանդակության կառավարումը և այլն: EDMS համակարգերը ապահովում են 2-D փաստաթղթերի պահեստավորում և առբերում բնիկ ձևաչափերով (պատկերներ, CAD ֆայլեր, աղյուսակներ և այլն) հնարավորությամբ: դրանք խմբավորելով թղթապանակների մեջ: Արդյունաբերության որոշ վերլուծաբանների կարծիք կա, որ (կախված ինդեքսավորման սխեմայից և օգտագործվող հավելվածներից) այս փաստաթղթային մոտեցումը կարող է ապահովել PDM համակարգի ֆունկցիոնալության մինչև 80%-ը մի շարք EDMS համակարգերում՝ իրականացման ավելի ցածր գնով: EDMS-ի ամենահայտնի ծրագրավորողներն են Documentum (Documentum համակարգ), FileNet (Panagon և Watermark համակարգեր), Hummingbird (PC DOCS համակարգ) և այլք: Նրա գործունեությունը EDMS-ում այնպիսի գործառույթների ներդրման վերաբերյալ, ինչպիսիք են ձևանմուշների կառավարումը, դինամիկ ներկայացման կառավարումը: և վեբ բովանդակության հրապարակում: Պետք է նշել, որ թեև գրեթե բոլոր EDMS համակարգերը ապահովում են էլեկտրոնային բովանդակության (օրինակ՝ պատկերների և գրասենյակային փաստաթղթերի) կառավարման համար պահեստների և գրադարանային ծառայությունների լավ մակարդակ, դրանցից յուրաքանչյուրն ամենաուժեղն է իր տարածքում: Օրինակ, Open Text և iManage ընկերությունների համակարգերում գրասենյակային փաստաթղթերի կառավարումն առավել լավ զարգացած է: Իր հերթին, Tower Technology-ի, FileNet-ի, IBM-ի և Identitech-ի համակարգերը հատկապես ուժեղ են արտադրանքի մեծածավալ պատկերները կառավարելու գործում:

    Կորպորատիվ EDMS (ձեռնարկակենտրոն EDM):Այս տեսակի համակարգերն ապահովում են կորպորատիվ ենթակառուցվածք (հասանելի բոլոր կորպորատիվ օգտագործողներին) փաստաթղթեր ստեղծելու, դրանց շուրջ համագործակցելու և դրանք հրապարակելու համար: Կորպորատիվ EDMS-ի հիմնական գործառույթները նման են բիզնես գործընթացների վրա կենտրոնացած EDMS-ի գործառույթներին: Որպես կանոն, կորպորատիվ EDMS-ները կենտրոնացած չեն միայն կոնկրետ ոլորտում օգտագործելու կամ նեղ խնդրի լուծման վրա: Դրանք ներդրվում են որպես ամբողջ ընկերության տեխնոլոգիաներ։ Lotus (Domino.Doc համակարգ), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink համակարգ), Keyfile, Oracle (Համատեքստ համակարգ), iManage և այլն զբաղվում են կորպորատիվ EDMS-ի մշակմամբ և առաջմղմամբ։ Օրինակ՝ Open Text-ը։ Livelink համակարգը ապահովում է կոլեկտիվ աշխատանք նախագծային փաստաթղթերի վրա արտաքին և ներքին օգտատերերի համար, առցանց քննարկումներ, փաստաթղթերի բաշխված պլանավորում և ուղղորդում և այլն:

    Բովանդակության կառավարման համակարգեր.Համակարգեր այս տեսակիապահովել բովանդակության ստեղծում, մուտքի և բովանդակության կառավարում, բովանդակության առաքում (մինչև փաստաթղթերի և առարկաների բաժինների մակարդակը դրանց հետագա վերաօգտագործման և կազմման համար): Տեղեկատվության առկայությունը ոչ թե փաստաթղթերի, այլ ավելի փոքր օբյեկտների տեսքով հեշտացնում է դիմումների միջև տեղեկատվության փոխանակման գործընթացը։ Վեբ բովանդակության կառավարումը պահանջում է տարբեր բովանդակության օբյեկտներ կառավարելու ունակություն, որոնք կարող են ներառվել վեբ ներկայացման մեջ (օրինակ՝ HTML էջեր և վեբ գրաֆիկա): Բացի այդ, վեբ բովանդակության կառավարումը պահանջում է դինամիկ բովանդակություն ներկայացնող ներկայացման ձևանմուշներ ստեղծելու և այն անհատականացնելու հնարավորություն (օգտվողի նախասիրությունների, պրոֆիլների և այլնի հիման վրա): Համաշխարհային շուկայում հայտնի են Adobe-ի, Excalibur-ի, BroadVision-ի, Documentum-ի, Stellent-ի, Microsoft-ի, Divine-ի, Vignette-ի և այլ բովանդակության կառավարման համակարգեր: FileNet-ը, Tower-ը և Identitech-ն առաջարկում են նաև վեբ բովանդակության կառավարման որոշակի մակարդակ: Իր հերթին, IBM-ն իրականացնում է վեբ բովանդակության կառավարման գործառույթներ՝ հիմնված Interwoven-ի և Open Market-ի լուծումների վրա (նրանց հետ համագործակցության միջոցով), իսկ Tower-ն իր էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ծրագիրը ինտեգրել է Stellent-ի վեբ բովանդակության կառավարման լուծումներին:

    Տեղեկատվական կառավարման համակարգեր՝ պորտալներ.Նման համակարգերը ապահովում են տեղեկատվության համախմբում, տեղեկատվության կառավարում և դրա առաքում ինտերնետի/ինտրանետի/ էքստրանետի միջոցով: Նրանց օգնությամբ բաշխված կորպորատիվ միջավայրում փորձ կուտակելու (և կիրառելու) կարողությունը իրականացվում է բիզնեսի կանոնների, համատեքստի և մետատվյալների օգտագործման հիման վրա: Պորտալները նաև ստանդարտ վեբ բրաուզերի միջոցով ապահովում են մուտք դեպի էլեկտրոնային առևտրի մի շարք հավելվածներ (սովորաբար ERP համակարգի ինտերֆեյսի միջոցով): Պորտալների օրինակներն են Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) համակարգերը:

    Պատկերի/պատկերի կառավարման համակարգեր (պատկերային համակարգեր):Նրանց օգնությամբ թղթի կրիչներից սկանավորված տեղեկատվությունը վերածվում է էլեկտրոնային ձև(սովորաբար TIFF ձևաչափով): Այս տեխնոլոգիան ընկած է բոլոր թղթային փաստաթղթերից և միկրոֆիլմերից ստացված տեղեկատվության թվայնացման հիմքում: Ստանդարտ պատկերային համակարգի հիմնական գործառույթները ներառում են սկանավորում, պահեստավորում, պատկերների որոնման մի շարք հնարավորություններ և այլն:

    Աշխատանքային հոսքերի կառավարման համակարգեր:Այս տիպի համակարգերը նախագծված են ցանկացած տեսակի աշխատանքային հոսքերի երթուղավորում ապահովելու համար (ֆայլերի երթուղման ուղիների որոշում) կորպորատիվ կառուցվածքային և չկառուցված բիզնես գործընթացներում: Դրանք օգտագործվում են կորպորատիվ բիզնես գործընթացների արդյունավետությունն ու վերահսկելիությունը բարելավելու համար: Աշխատանքային հոսքի համակարգերը սովորաբար ձեռք են բերվում որպես լուծման մաս (օրինակ՝ EDMS կամ PDM համակարգեր): Այստեղ մենք կարող ենք նշել այնպիսի մշակողների, ինչպիսիք են Lotus (Domino / Notes և Domino Workflow համակարգեր), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware և այլն: Աշխատանքային հոսքի կառավարման լավ մակարդակը տրամադրվում է նաև FileNet-ի, IBM-ի լուծումներում (MQ-ի հետ ինտեգրման միջոցով): ծրագրակազմ): Series Workflow), Identitech, Tower (Plexus և Staffware ծրագրերի հետ ինտեգրման միջոցով), Gauss (Staffware ծրագրաշարի հետ ինտեգրման միջոցով) և այլն:

IDC-ի կողմից առաջարկված EDMS-ի դասակարգումը կարող է լրացվել ինչպես նաև կորպորատիվ էլեկտրոնային գրառումների կառավարման համակարգեր. Ձեռնարկությունների գրառումների կառավարման ծրագրային ապահովման շուկայի սեգմենտը մոտ 5 տարեկան է: Կորպորատիվ գրառումները ժամանակին ամրագրված են և անփոփոխ: Դրանք վկայում են բիզնես գործարքների, տարբեր իրավունքների և պարտավորությունների և այլնի մասին: Կորպորատիվ օգտատերերը պետք է ինքնուրույն որոշեն, թե ինչ բովանդակություն պետք է կազմվի որպես կորպորատիվ գրառում (նման որոշումը պահանջում է իրենց բիզնեսի ապագա կարիքների գնահատում): Ձեռնարկությունների լուծումները, որոնք պահանջում են բովանդակության պահպանում, ներառում են խոշոր բիզնես համակարգեր, ներառյալ ERP և հաշվապահական համակարգեր, էլփոստի համակարգեր (օրինակ, MS Exchange), հաշվետվությունների և արդյունքների կառավարման համակարգեր, էլեկտրոնային առևտրի համակարգեր, համագործակցության ծրագրեր (նախագծերի կառավարման համակարգեր, առցանց կոնֆերանսներ և այլն): . Գրառումների կառավարման համակարգերի օրինակները ներառում են ծրագրային ապահովում գրավել Tower Software-ի կողմից iRIMS OpenText-ից և Ամենից առաջ TrueArc-ից:

EDMS-ում գրառումների կառավարման շատ կարևոր գործառույթներ նախկինում գոյություն չունեին (օրինակ, դասակարգման գործառույթները): Գրառումների և ինդեքսների ֆիզիկապես ջնջման մեթոդները դրանց կյանքի ցիկլի վերջում (անհրաժեշտության դեպքում) նույնպես չեն իրականացվել: Ըստ Gartner Group-ի, կորպորատիվ օգտատերերը պետք է ընդլայնեն իրենց վեբ կայքերը գրառումների կառավարման համակարգերի առանձնահատկություններով: Վեբ բովանդակության կառավարման համակարգերի մի շարք մշակողներ՝ վեբ կայքերի գրառումներին աջակցելու համար, արդեն ընդլայնում են իրենց ֆունկցիոնալությունը գրառումների կառավարման համակարգերի օգնությամբ: Այս ուղղությամբ աշխատանքը հատկապես նկատելի դարձավ 2002 թվականին: Օրինակ, Stellent-ը ինտեգրեց իր բովանդակության կառավարման ծրագրակազմը TrueArc-ի Foremost գրառումների կառավարման համակարգի հետ (հարկ է նշել, որ գրառումների կառավարման ծրագրակազմի ինտեգրումը EDMS-ին շատ դժվար է, քանի որ անհրաժեշտ է լուծել խնդիրը. գործառույթների և պահեստների կրկնօրինակման խնդիրներ): Այս ինտեգրման շնորհիվ հնարավոր դարձավ վեբ կայքի «պատկերապատկերներ» վերցնել և դրանք կառավարել գրառումների նման: Ներդրված են նաև հետաքրքիր առանձնահատկություններ, ինչպիսիք են առցանց գործարքի ժամանակ հանդիպող էկրանների ձայնագրումը (օրինակ՝ Tower Technology-ի WebCapture ծրագրաշարում): Open Text-ը ձեռք բերեց PS Software-ը (գրառումների կառավարման համակարգերի մշակող) և կառուցեց իր iRIMS ծրագրակազմը որպես մոդուլ իր LiveLink ծրագրաշարում: Documentum-ը, IBM-ը և Interwoven-ը (ի թիվս բովանդակության կառավարման այլ վաճառողների, ի թիվս այլ բովանդակության կառավարման ծրագրային ապահովման վաճառողների) նույնպես լրացնում են իրենց բովանդակության կառավարման ծրագրակազմը գրառումների կառավարման համակարգերի ֆունկցիոնալությամբ:

Շատ ձեռնարկատիրական օգտատերեր ցանկանում են տվյալներ հավաքել տարասեռ միջավայրում աշխատող տարբեր հավելվածներից և հաշվետվություններ ստեղծել էլեկտրոնային եղանակով: Այս հնարավորությունը հատկապես անհրաժեշտ է ERP համակարգեր օգտագործող ընկերությունների համար (որոնք միշտ հավաքում և պահում են շատ տեղեկատվություն, բայց ոչ միշտ ունեն բոլոր անհրաժեշտ հաշվետվությունները ճկուն ձևով ստեղծելու հնարավորություն):

Այդ պատճառով էլ այսպես կոչված Արդյունքների կառավարման համակարգեր (OMS), որի հիմնական նպատակը ելքային փաստաթղթերի ստեղծումն է։ Որոշ OMS համակարգերում լրացուցիչ իրականացվում է ելքային հաշվետվությունների և փաստաթղթերի արխիվացման և երկարաժամկետ պահպանման հնարավորությունը: Այս առումով, OMS համակարգերից շատերը դասակարգվում են Gartner Group-ի կողմից որպես փաստաթղթերի արխիվացման և որոնման ինտեգրված համակարգեր (IDARS). Այնուամենայնիվ, OMS համակարգերի ժողովրդականության հիմնական պատճառը դեռևս նրանց զբաղեցրած շուկայական տեղը է՝ փաստաթղթերի և հաշվետվությունների ստեղծումը ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների տեղեկատվական համակարգերում, որոնք կառուցված են ERP համակարգերի միջոցով: Ըստ Gartner Group-ի վերլուծաբանների, ժամանակակից ERP համակարգերի թույլ կողմերից մեկը հենց ելքային փաստաթղթերի ստեղծման վատ կառավարումն է (ERP համակարգերի մշակողները ավելի շատ կենտրոնացած են իրենց ծրագրաշարի հիմնական մոդուլների ֆունկցիոնալությունը բարելավելու վրա, քան «փոքր» խնդիրների վրա։ ապահովելով արտադրանքի հաշվետվությունների ստեղծում, որոնք իրենց կարծիքով չունեն լավ շուկայական հեռանկարներ): ERP-համակարգերի այս բացակայությունը ծառայեց որպես OMS-համակարգերի շուկայի առաջացման և արագ զարգացման հիմնական գործոն: Մի շարք OMS-համակարգեր պատասխանատու են միայն ելքային փաստաթղթերի բաշխման և առաքման համար (էլեկտրոնային ձևով՝ HTML, XML և PDF ձևաչափերով): Շատ հաճախ OMS համակարգերը ինտեգրված են փաստաթղթերի և պատկերների սկանավորման ծրագրային փաթեթների հետ: Որոշ OMS համակարգերի օգտակար առանձնահատկությունն այն է, որ փոխգործակցությունը ժառանգական կորպորատիվ համակարգերի հետ է:

Կարելի է նաև նշել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հատուկ մոդուլներներդրված ERP համակարգերում (SAP R/3, Baan և այլն): Այնուամենայնիվ, այս մոդուլների հնարավորությունները բավականին սահմանափակ են, քանի որ գրեթե անհնար է ստեղծել ունիվերսալ և լիովին ֆունկցիոնալ ERP համակարգ:

EDMS-ի օգտագործման առավելությունները

Forrester Research-ի համաձայն՝ Fortune 500 ընկերությունների 38%-ը կարծում է, որ ժամանակակից EDMS-ի գնումը չափազանց կարևոր է իրենց բիզնեսի հաջողության համար: Համաձայն ոլորտի վերլուծաբանների կարծիքի (այդպիսի կարծիքներ կան բավականին շատ, որոնք տարբերվում են միմյանցից որոշակի կետերում), կորպորատիվ օգտագործողների համար EDMS-ի ներդրման ժամանակ օգուտները բավականին բազմազան են: Օրինակ, ըստ Siemens Business Services-ի, EDMS-ն օգտագործելիս.

  • Աշխատակազմի արտադրողականությունը բարձրանում է 20-25%-ով;
  • Էլեկտրոնային փաստաթղթերի արխիվային պահպանման արժեքը 80%-ով ցածր է թղթային արխիվների պահպանման արժեքից:

Նաև ընդհանուր առմամբ ընդունված է, որ մարտավարական և ռազմավարական օգուտներ են ձեռք բերվում EDMS-ի ներդրման ժամանակ: Մարտավարական առավելություններորոշվում են EDMS-ի իրականացման ծախսերի կրճատմամբ՝ կապված փաստաթղթերի պահպանման համար ֆիզիկական տարածքի ազատման հետ. նվազեցնելով փաստաթղթերի պատճենման և թղթային ձևով առաքման ծախսերը. անձնակազմի և սարքավորումների ծախսերի կրճատում և այլն Կ ռազմավարականներառում են օգուտները՝ կապված ձեռնարկության կամ կազմակերպության արդյունավետության բարձրացման հետ: Այս առավելությունները ներառում են.

  • Փաստաթղթերի վրա կոլեկտիվ աշխատանքի հնարավորության առաջացումը (ինչն անհնար է թղթային գրասենյակային աշխատանքով);
  • Փաստաթղթերի որոնման և ընտրության զգալի արագացում (տարբեր հատկանիշներով);
  • Տեղեկատվության անվտանգության բարձրացում՝ պայմանավորված այն հանգամանքով, որ EDMS-ում աշխատանքը չգրանցված աշխատանքային կայանից անհնար է, և EDMS-ի յուրաքանչյուր օգտագործողին վերապահված է տեղեկատվության մուտքի իր իրավունքը.
  • Փաստաթղթերի անվտանգության և դրանց պահպանման հարմարավետության բարձրացում, քանի որ դրանք էլեկտրոնային եղանակով պահվում են սերվերում.
  • Փաստաթղթերի կատարման նկատմամբ վերահսկողության բարելավում.

Համաշխարհային EDMS շուկայի ներկա վիճակի վերլուծություն

ընդհանուր վերանայում

EDMS-ի համաշխարհային շուկան շուտով կդառնա 20 տարեկան: Այն շատ մասնատված է, քանի որ ներառում է ինչպես աշխարհահռչակ դիվերսիֆիկացված ՏՏ ընկերություններ, այնպես էլ համեմատաբար քիչ հայտնի (կամ հայտնի միայն իրենց շուկայական տեղամասում) ընկերությունները: Ըստ տարբեր գնահատականներաշխարհում այժմ կան մի քանի հարյուր ծրագրային հավելվածներ(որը կարելի է դասակարգել որպես EDMS), որոնք տարբերվում են միմյանցից թե՛ ֆունկցիոնալությամբ, թե՛ տեխնոլոգիական լուծումներով։ Աշխարհում կան էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ոլորտում հավելվածներ մշակող հարյուրավոր ընկերություններ, որոնցից ամենահայտնիներն են (այբբենական կարգով)՝ ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax Technologies, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Ixo Software Jetform, Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, OIT, OpenText, Optio Software, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, SER Solutions, Saperion, Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Tower Software, Tower Technology, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies և այլն:

IDC-ի վերլուծաբանները դիտարկում են փաստաթղթերի և բովանդակության կառավարման տեխնոլոգիաների համաշխարհային շուկայի հեռանկարները ( փաստաթղթերի և բովանդակության տեխնոլոգիաներ - DCT) բավականին բարենպաստ (զեկույց «Փաստաթղթերի և բովանդակության տեխնոլոգիաների կիրառման կանխատեսում և վերլուծություն, 2000-2004 թթ.») պայմանավորված է կորպորատիվ օգտագործողների կողմից կորպորատիվ փաստաթղթերով իրենց հավաքական աշխատանքի արդյունավետությունը բարելավելու անհրաժեշտության շարունակական աճով (ըստ GartnerGroup-ի՝ ​​մինչև վերջ: 2001 թվականին կար մոտ 40 միլիոն EDMS օգտագործող): Այս զեկույցում IDC-ն ընդգծում է DCT շուկայի հետևյալ հատվածները. բովանդակության կառավարման համակարգեր ձեռնարկությունների պորտալների համար և բովանդակության կառավարման համակարգեր էլեկտրոնային առևտրի համար: Ըստ IDC-ի կանխատեսումների, DCT-ի համաշխարհային շուկայի չափը 1999-ին 1,1 միլիարդ դոլարից պետք է ավելանա մինչև 2004-ին գրեթե 4,4 միլիարդ դոլար՝ 32% միջին տարեկան աճով (համեմատության համար՝ համաձայն IDC-ի «Փաստաթղթերի կառավարման շուկայի վերանայման» զեկույցի): և կանխատեսում. 1998-2003թթ.», 1998 թվականին համաշխարհային EDMS շուկայի ծավալը կազմում էր մոտ 750 միլիոն դոլար, այդ թվում՝ 200 միլիոն դոլար արևմտաեվրոպական շուկայի համար): DCT շուկայի զարգացումը պայմանավորված է նաև էլեկտրոնային առևտրի շարունակական տարածմամբ և ձեռնարկությունների՝ վեբ-համատեղելի տեղեկատվական հասանելիության ինտեգրված գործիքների աճող կարիքով: Միևնույն ժամանակ, հատկապես արագորեն աճում է սպառողների պահանջարկը տեղեկատվության հավաքագրման, որոնման և վերլուծության գործիքների նկատմամբ, որոնց օգնությամբ հնարավոր է ավելի արագ մշակել տեքստային ֆայլերի, գրաֆիկական ֆայլերի, վիդեո և աուդիո ֆայլերի տարասեռ հավաքածուներ: Ըստ IDC-ի, EDS-ի վաճառքը ներկայումս կազմում է DCT շուկայում եկամտի հիմքը: Այնուամենայնիվ, էլեկտրոնային առևտրի հավելվածների հատվածը դեռ ավելի արագ է աճում: 1998-1999 թթ Այս հատվածի ծավալն աճել է 143,1%-ով։ Համեմատության համար նշենք, որ EDMS հատվածի ծավալը դիտարկվող ժամանակահատվածում աճել է ընդամենը 19,5%-ով, իսկ ձեռնարկությունների պորտալների համար դիմումների հատվածի ծավալը՝ 64,6%-ով։

IDC-ի ավելի վերջին կանխատեսումը (Document and Content Technologies Market Forecast and Analysis Summary, 2001-2005) գնահատում է փաստաթղթերի և բովանդակության կառավարման համակարգերի համաշխարհային շուկայի հեռանկարը տնտեսական անկման ժամանակ (և սեպտեմբերի 11-ից հետո վերագնահատումով): Եվ չնայած այս համակարգերի համաշխարհային շուկան չի կրկնել իր արտասովոր աճը՝ 89% (ինչպես 2000թ.), IDC-ն դրա համար զարգացման լավ հեռանկարներ է կանխատեսում։ IDC-ի նախնական կանխատեսումը հիմնված է 2000թ. և 2001թ. առաջին եռամսյակում հավաքագրված տվյալների վրա: Կանխատեսվում է, որ այս շուկան կաճի տարեկան 47,2% (2000թ. 2 մլրդ դոլարից մինչև 2005թ. ավելի քան 14 մլրդ դոլար): Սեպտեմբերի 11-ի ողբերգությունից հետո կանխատեսումը վերանայվեց դեպի նվազ։ IDC-ի վերլուծաբանները կարծում են, որ կորպորատիվ օգտատերերի կողմից փաստաթղթերի և բովանդակության կառավարման համակարգեր ձեռք բերելու ծրագրերը կասեցվելու են 2002 թվականի առաջին երեք եռամսյակների ընթացքում: Ակնկալվում է, որ շուկան կվերականգնվի մինչև 2002 թվականի վերջը և 2003-2005 թվականներին: Ըստ Gartner Group-ի, ձեռնարկության փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի պահանջարկը կշարունակվի, սակայն դրանց մշակողները գտնվում են շուկայական պայմանների ճնշման տակ (պահանջում են գների հետագա կրճատում), արտադրանքի շարունակական տարբերակումը և VAR հնարավորությունների անհրաժեշտությունը: Պորտալների ժողովրդականությունը կշարունակի աճել: Ըստ IDC-ի կանխատեսման (զեկույց «Worldwide Enterprise Information Portal Software Forecast and Analysis, 2001-2006»), կորպորատիվ տեղեկատվական պորտալների ստեղծման համար ծրագրային ապահովման համաշխարհային շուկայի չափը ( ձեռնարկության տեղեկատվական պորտալ - EIP 2001 թվականին 550,4 միլիոն դոլարից 2006 թվականին կհասնի 3,1 միլիարդ դոլարի: Իր հերթին, Gartner Group-ի կանխատեսումների համաձայն, պորտալների շուկայական հատվածի միջին տարեկան աճի տեմպը առաջիկա 5 տարիների ընթացքում կկազմի 30% (մինչ Ovum-ի վերլուծաբանները կարծում են, որ. Համաշխարհային տնտեսության ներկայիս բարդ իրավիճակում շատ «պորտալային» նախաձեռնություններ պարզապես «դարակ» են լինելու): Աճում է հետաքրքրությունը նաև պատկերների կառավարման համակարգերի նկատմամբ:

IDC-ի վերլուծաբանները չշրջանցեցին բովանդակության և փաստաթղթերի կառավարման ոլորտում ծառայությունների շուկան (զեկույց «Բովանդակության և փաստաթղթերի կառավարման ծառայությունների շուկայի կանխատեսում, 2001-2006 թթ.»): Ըստ IDC-ի կանխատեսումների՝ այս շուկան տարեկան կաճի 44% աճի միջին տեմպերով՝ մինչև 2006թ. հասնելով 24,4 մլրդ դոլարի: IDC-ի նման ծառայությունների ցանկը ներառում է պլանավորման և նախագծման ծառայություններ, ինչպես նաև հաճախորդներին տրամադրվող իրականացում, վերապատրաստում և աջակցության ծառայություններ: օգնել նրանց ձեռնարկության բովանդակության արդյունավետ կառավարման գործում:

Վերլուծաբանների ընդհանուր կարծիքով՝ բիզնեսի հաջող վարումն ապահովելու համար ժամանակակից EDMS-ի ներդրման կարևորությունը պահպանվել է, և տեսանելի ապագայում դրանց նշանակությունը միայն կավելանա։

EDMS համաշխարհային շուկայի զարգացման հիմնական միտումները

Շուկայի հետագա զարգացումը, դրա համախմբումը, շուկայում նոր մասնակիցների ի հայտ գալը, առաջարկների տարբերակումը շուկայի մասնակիցներից.

EDMS շուկայում շարունակվում են միաձուլումները և ձեռքբերումները, ընդ որում, մեծ մասամբ՝ աշխարհահռչակ ՏՏ ընկերությունների կողմից (Oracle, Microsoft, SAP, Baan և այլն), որոնք թեւակոխել են գործունեության նոր ոլորտ։ Խոշոր ՏՏ ընկերությունների կողմից EDMS ծրագրավորողներին տիրանալու և նրանց տեխնոլոգիաները սեփական լուծումների մեջ ներդնելու գործընթացը նկատելի է դարձել: Օրինակ, 2001 թվականի ապրիլին Microsoft-ը գնեց Կանադայի Վանկուվեր քաղաքի Ncompass Labs-ը՝ Resolution Web բովանդակության կառավարման համակարգի մշակողը, որը հիմք հանդիսացավ 2001 թվականի օգոստոսի սկզբին թողարկված Microsoft Content Management Server 2001-ի համար: դաշինքներ պորտալի մշակողների հետ (կամ ձեռք բերել դրանք): Սա մի տեսակ սիներգիա է ստեղծում վեբ բովանդակության կառավարման համակարգերի և պորտալների միջև (վեբ բովանդակության կառավարման համակարգերի և պորտալների այս սերտաճումը թիմային աշխատանքի նոր ձև է ստեղծում): Գործընկերություններ են սկսվել նաև փաստաթղթերի և բովանդակության կառավարման համակարգերի մշակողների և պատկերների կառավարման համակարգերի վաճառողների միջև (օրինակ՝ Artesia և Vignette):

Շատ վաճառողներ տարբերում են իրենց առաջարկները, մշակում կամ բարելավում են իրենց սեփական աշխատանքային հոսքի բաղադրիչները: Այսպես է գործում, օրինակ, Oracle ընկերությունը, որը Oracle Applications Suite ծրագրաշարին ավելացրել է աշխատանքային հոսքի բաղադրիչ: JBA International-ը (www.jbaworld.com), որը մշակում է ERP համակարգեր միջին ձեռնարկությունների համար, իր համակարգում ավելացրել է նաև աշխատանքային հոսքի մոդուլ: Միևնույն ժամանակ, Lotus Development-ն առաջարկում է աշխատանքային հոսքի համակարգ, որը կարող է օգտագործվել Domino-ի վրա հիմնված հաճախորդների սպասարկման հավելվածների ավտոմատացման համար: 2001 թվականի սեպտեմբերին Vignette-ը թողարկեց Vignette Content Suite V6-ը, որը միավորում է նախկինում առանձին վեբ բովանդակության կառավարում, անհատականացում, հավելվածների ինտեգրում, բովանդակության համախմբում և սինդիկացում, ինչպես նաև վեբ կայքի տրաֆիկի վերլուծություն և հաշվետվություն:

EDMS-ի ինտեգրում ընդհանուր կորպորատիվ հավելվածների հետ

Ձեռնարկությունների տվյալների և հավելվածների ինտեգրումն այսօր բիզնեսի առջև ծառացած ամենամեծ մարտահրավերներից մեկն է և ապագայում կշարունակի մնալ խնդիր: Ըստ IDC-ի վերլուծաբանների (Report «Surviving the eBusiness Transition. Strategies for Enterprise Information Management»), էլեկտրոնային բիզնեսի դարաշրջանում հաջողության կհասնեն միայն այն ձեռնարկությունները, որոնք առավել մտածված ձևակերպեն իրենց կորպորատիվ տեղեկատվության կառավարման ռազմավարությունը ( Ձեռնարկությունների տեղեկատվության կառավարում - EIM) Ցանկացած ձեռնարկության համար EIM ռազմավարության նպատակն է ապահովել բոլոր կորպորատիվ գիտելիքներին և տվյալներին հեշտ և արագ հասանելիություն, ինչպես նաև ցանկացած վայրից կորպորատիվ տեղեկատվությունը կառավարելու ունակություն (այն պետք է լինի արդի և հասանելի ցանկացած համատեքստում): Այս ձեռնարկությունները կարիք կունենան միմյանց հետ շփվող իրենց բոլոր ձեռնարկությունների հավելվածների խորը ինտեգրման:

Այս առումով առանձնահատուկ արդիական է EDMS-ի այլ կորպորատիվ հավելվածների (ինչպես սեփական, այնպես էլ այլ մշակողների) ինտեգրման հնարավորությունը: Ըստ IDC-ի (զեկույց «Ձեռնարկությունների ինտեգրման ծրագրային ապահովման կանխատեսում և վերլուծություն, 2001-2005թթ.»), ձեռնարկությունների ինտեգրման ծրագրային ապահովման համաշխարհային շուկան 1999-ից 2000 թվականներին աճել է 88,4%-ով, այդպիսով հաստատելով ձեռնարկությունների համար ինտեգրված լուծումների կարևորությունը: Թեև նրա աճի տեմպը կնվազի հաջորդ 5 տարիների ընթացքում՝ կապված բարդ համաշխարհային տնտեսական պայմանների հետ, IDC-ն կարծում է, որ այս շուկան կշարունակի գերազանցել ծրագրային ապահովման մշակման ամբողջ արդյունաբերությունը մինչև 2005 թվականը (տարեկան 43,9% աճի տեմպերով):

Չնայած ներկայիս տնտեսական անկմանը, IDC-ի վերլուծաբանները կարծում են, որ ձեռնարկությունները կշարունակեն մասնակցել ինտեգրացիոն նախագծերին հետևյալ պատճառներով.

  • Ձեռնարկությունների հավելվածների ինտեգրումը թույլ է տալիս ավելի լավ օգտագործել բարդ տարասեռ համակարգերը.
  • Նոր հավելվածների հետ աշխատելու ժառանգական համակարգերի անհրաժեշտությունը մնաց.
  • Համաշխարհային ՏՏ շուկայում շարունակվող միաձուլումները և ձեռքբերումները ստիպում են ձեռնարկություններին ինտեգրել հավելվածներն իրենց տարասեռ կորպորատիվ տեղեկատվական համակարգերում:

Պետք է ասել, որ արդյունաբերությունը ակտիվորեն լուծում է EDMS-ի մշակման միավորման և ընդհանուր օպերացիոն համակարգերի, հավելվածների, տարբեր ինտերֆեյս միջավայրերի հետ դրանց ինտեգրման հարցերը (մասնավորապես, դա անում է կոնսորցիումը. Աշխատանքային հոսքերի կառավարման կոալիցիաջանասիրաբար աշխատել համապատասխան չափորոշիչներ ստեղծելու համար): Ներկայումս տասնյակ ՏՏ ընկերություններ առաջարկում են իրենց ձեռնարկատիրական հավելվածների ինտեգրման լուծումները՝ հիմնված տարբեր (և երբեմն անհամատեղելի) տեխնոլոգիաների վրա։ Առաջարկների այս բազմազանությունը հաճախ դժվարացնում է ձեռնարկատիրական օգտատերերի համար ճիշտ ինտեգրման ռազմավարության և ինտեգրացիոն լուծումների մատակարարների ընտրությունը:

Հետաքրքիր է նշել, որ փոխվում են նաև ինտեգրացիոն լուծումներ մատակարարողների կողմից առաջարկվող ինտեգրացիոն մեթոդները: Ներկայումս առաջնային ինտեգրման (վիրտուալացման) շերտը հիմնականում API է, որը տրամադրվում է մեկ ձեռնարկության բովանդակության կառավարման ենթակառուցվածքի վաճառողի կողմից: Այսինքն, նույնիսկ եթե բազմաթիվ ընկերությունների բովանդակության պահոցները ինտեգրված են, API մատակարարը դառնում է ենթակառուցվածքի առաջնային վաճառողը ամբողջ ձեռնարկության համար: Այնուամենայնիվ ապագայում նախատեսվում է API-ների միջոցով ինտեգրումից անցում կատարել(որոնք կախված են համակարգից) ինտեգրվել վեբ ծառայությունների միջոցով՝ հիմնված XML հաղորդագրությունների միջոցով համակարգից անկախ բառարանների և արձանագրությունների միջոցով (առաջիններից մեկը՝ դեռևս 2000 թվականին, Microsoft-ի կողմից իր .NET-ում առաջ քաշվեց վեբ ծառայությունների գաղափարը։ լուծումը, այս գաղափարն այժմ աջակցվում է Sun Microsystems-ի, HP-ի և Oracle-ի կողմից, որոնք ներառում են վեբ ծառայությունների գործիքներ և բաղադրիչներ իրենց J2EE հարթակներում): Սա կվերացնի ձեռնարկության կախվածությունը մեկ վաճառողից (անհրաժեշտության դեպքում՝ ինտեգրել կորպորատիվ հավելվածները), թեև դա կպահանջի նոր ստանդարտների ստեղծում։ Ձեռնարկությունների բովանդակության կառավարման ենթակառուցվածքի մշակողները նախատեսում են իրենց ծրագրակազմը ներկայացնել որպես վեբ ծառայություններ՝ սկսած 2002 թվականից՝ օգտագործելով ստանդարտներ, ինչպիսիք են SOAP, ebXML կամ UDDI: Ոլորտի վերլուծաբանները կարծում են, որ IBM-ը և Documentum-ը կարող են ապագայում դառնալ ձեռնարկությունների բովանդակության ենթակառուցվածքի առաջատար մատակարարները։ Երկու ընկերություններն արդեն ներդրել են ինտեգրված որոնման և բովանդակության կառավարման գործառույթ մի քանի պահեստների համար: Օրինակ, Documentum-ը ինտեգրել է Lotus Domino ծրագրակազմը, մինչդեռ IBM-ն ինտեգրել է ինչպես Documentum 4i ծրագրակազմը, այնպես էլ FileNet Panagon ծրագրակազմը:

Ինտեգրման օրինակ է Documentum-ի և PricewaterhouseCoopers-ի համագործակցությունը: Նրանք ներկառուցեցին Documentum 4i eBusiness Edition ծրագրաշարի ողջ ֆունկցիոնալությունը SAP/R3 ERP համակարգի և mySAP.com ծրագրային ապահովման մեջ: Այս ինտեգրումը թույլ է տալիս SAP R/3 օգտվողներին ստեղծել երկկողմանի տեղեկատվության և բովանդակության կապեր SAP R/3 ծրագրաշարի և կորպորատիվ վեբ կայքի միջև: Բացի այդ, ինտեգրումը թույլ է տալիս SAP R/3 օգտատերերին արխիվացնել բովանդակությունը Documentum 4i հարթակի համար՝ SAP R/3 կատարումը օպտիմալացնելու համար: Ծրագրային ապահովում, որն օգտագործվում է ինտեգրման համար eConnector SAP-ի համարմշակված Documentum-ի կողմից՝ SAP R/3 միջավայրի համար բովանդակության կառավարման ծառայությունների ինտեգրված հավաքածու: Կա նաև «անխափան» ծրագրային ապահովման ինտեգրման օրինակ Փաստաթղթեր 4i էլեկտրոնային բիզնեսի հարթակծրագրային ապահովման հետ Siebel էլեկտրոնային բիզնեսի հավելվածներ 7, որը թույլ է տալիս տրամադրել հաճախորդի մասին տվյալների և նրա հետ հարաբերությունների պատմությունն արտացոլող փաստաթղթերի միասնական տեսք (օրինակ՝ նամակներ, առևտրային առաջարկներ, պայմանագրեր, ֆինանսական փաստաթղթեր և այլն), ինչպես նաև այս բաշխված տեղեկատվության կառավարումը։

Իր հերթին, Informative Graphics-ը ինտեգրել է Brava! (Java Viewing and Annotation Solution) Documentum 4i eBusiness Edition ծրագրաշարով, որը թույլ է տալիս ստանդարտ վեբ բրաուզերների միջոցով դիտել Documentum տվյալների բազայում պահված փաստաթղթերն ու գծագրերը: Իսկ IBM-ը ինտեգրել է իր Corepoint զանգերի մշակման հավելվածը MQSeries Workflow ծրագրային ապահովման հետ:

IDC-ն կարծում է, որ ձեռնարկությունների հավելվածների ինտեգրման ծրագրային ապահովման մշակողները կշարունակեն այս շուկայում եկամուտների աճի հզոր հնարավորություններ ունենալ առաջիկա 5 տարիների ընթացքում: Դրանցից առաջատարները կլինեն բիզնես ծրագրերի, հավելվածների սերվերների և տվյալների բազաների մատակարարները։

OMS համակարգերի կայուն պահանջարկ

Քանի որ ERP համակարգերի օգտատերերի մեծ մասը չի ցանկանում խնդիրներ ունենալ տարբեր հաշվետվությունների և փաստաթղթերի ձևավորման և թողարկման հետ կապված, ապա OMS համակարգերի պահանջարկը միջնաժամկետ հեռանկարում կմնա ուժեղ. Gartner Group-ի կանխատեսման համաձայն, առաջիկա տարիներին հաշվետվության կառավարման համակարգերի և արտադրանքի կառավարման համակարգերի շուկայական հատվածի միջին տարեկան աճի տեմպը կկազմի 30%: OMS համակարգերի զարգացմանը որոշակի խթան կհաղորդի էլեկտրոնային բիզնեսի հետագա տարածումը, որը շատ պահանջկոտ է ձեռնարկությունների տեղեկատվական համակարգերում ելքային փաստաթղթերի բաշխված գեներացիայի առկայության հարցում:

Արդյունաբերության տեխնոլոգիական փոփոխություններ

EDS-ը տեսել է որոշ տեխնոլոգիական փոփոխություններ վերջին մի քանի տարիների ընթացքում: Օրինակ, EDMS-ը երկաստիճան «հաճախորդ-սերվեր» ճարտարապետությամբ այժմ փոխարինվում է եռաստիճան ճարտարապետությամբ համակարգեր. Նման համակարգերը շատ ավելի հեշտ է ինտեգրվել այլ կորպորատիվ հավելվածների հետ API-ի միջոցով (չնայած CORBA, COM/DCOM և այլն ինտերֆեյսների հնարավորությունները մնում են):

Մեկ այլ ուշագրավ փոփոխություն է փաստաթղթերի կառավարման պարզեցումշատ SED-ներում: Այս միտումը սկսվեց մի քանի տարի առաջ, երբ Lotus Development-ը թողարկեց Domino ծրագրակազմը, որն ապահովում է բազային փաստաթղթերի էժան վերանայման կառավարում: 2000 թվականին Microsoft ընկերությունը սկսեց նույն կերպ վարվել՝ աշխատելով փաստաթղթերի և գիտելիքների կառավարման ֆունկցիոնալության բարելավման վրա (որպես Tahoe նախագծի մաս): Ծրագրի իրականացման արդյունքում Microsoft Office հավելվածների համար անվճար տրամադրվեց փաստաթղթերի կառավարման հիմնական գործառույթը (նույն գործառույթն իրականացվում է MS Site Server և MS Exchange ծրագրերում): Իր հերթին, Oracle iFS (Ինտերնետ Ֆայլային Համակարգ) ծրագրաշարը տրամադրում է նաև անվճար հիմնական տարբերակի ստուգում և մուտքի/ստուգման գործառույթ՝ հիմնված Oracle8i DBMS-ի վրա:

Ըստ IDC-ի և GartnerGroup-ի վերլուծաբանների, մոտ ապագայում ավանդական EDMS-ը կկանգնի որոշակի դժվարությունների՝ կապված այն բանի հետ, որ ենթակառուցվածքների ծրագրային ապահովման վաճառողները (Lotus և/կամ Microsoft) կառաջարկեն EDMS ֆունկցիոնալություն՝ հիմնված իրենց հիմնական տեխնոլոգիաների վրա՝ առանց լրացուցիչ ներդրումների անհրաժեշտության: փաստաթղթերի կառավարման հավելվածների իրականացում (ունենալով իրենց սեփական ծախսերը): Բացի այդ, IDC-ն կանխատեսում է (զեկույց «Colaborative ApplicationsMarket Forecast and Analysis, 2000-2004»), որ ապագայում ուշադրության կենտրոնում կլինի «մաքուր» EDMS-ից դեպի տեխնոլոգիաներ՝ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տարրերի, գիտելիքների կառավարման և բովանդակության հետ համատեղ աշխատանքի համար: կառավարման լուծումներ և տեղեկատվություն (պորտալներ):

Հարկ է նաև նշել, որ այժմ EDS-ի ճնշող մեծամասնությունում, շուկայական գրավչության հասնելու համար, բազմալեզուություն.

Սպառողների նախասիրությունների փոփոխություններ

EDMS-ի բարձրացված ֆունկցիոնալությունն այժմ շատ դեպքերում պարզապես պահանջարկ չունի սպառողների կողմից: Բավականին մեծ թվով EDMS-ներ պարզապես գերհագեցված են ֆունկցիոնալությամբ, որը հաճախ անհրաժեշտ չէ տիպիկ ձեռնարկությունում: Ելնելով այս հանգամանքից (ինչպես նշվեց վերևում) փաստաթղթերի կառավարման էժան հիմնական գործառույթ(իրականացված, օրինակ, Microsoft-ի, Lotus-ի, Oracle-ի և այլնի մի շարք ծրագրային արտադրանքներում) դառնում է ավելի ու ավելի գրավիչ սպառողների համար.

Միաժամանակ շուկա բարդ ուղղահայաց EDMS լուծումների շարունակական պահանջարկըդեղագործության, շինարարության, ապահովագրության և այլ ոլորտների համար։ Արդյունաբերության մի շարք ճյուղեր (օրինակ՝ բժշկական սարքավորումների, օդատիեզերական, տրանսպորտի, իրավունքի և այլնի արտադրությունը) հիմնականում պահանջում են հատուկ խիստ վերահսկողություն որոշակի փաստաթղթերի և դրանց բովանդակության նկատմամբ:

Վերլուծաբանները կանխատեսում են աշխատանքային հոսքի տեխնոլոգիայի ինտենսիվ պահանջարկ, հիմնականում՝ հավելվածների ինտեգրման և բիզնես գործընթացների ավտոմատացման մեջ դրանց օգտագործման համար։

Փոքր ընկերություններից կորպորատիվ օգտվողների կողմից EDMS ձեռք բերելու գաղափարը գնալով ավելի քիչ տարածված է դառնում:Արդյունքում կան բարենպաստ հնարավորություններ այս շուկայում ծրագրային ապահովման մշակման ոլորտում խոշոր և հայտնի վաճառողների արագ զարգացման համար:

Համացանցին ուղղված EDMS-ի մշակում

Համաշխարհային շուկայում EDMS-ի հաջողության առանցքային պայմանը վեբ-կողմնորոշումն է: Վեբ բովանդակության կառավարման համակարգերը սկսում են կենտրոնական դեր խաղալ, և դրանց ֆունկցիոնալությունը միայն կավելանա ապագայում: Gartner Group-ի վերլուծաբանները կանխատեսում են, որ վեբ բովանդակության կառավարման ծրագրային ապահովման համաշխարհային շուկան կաճի 4 միլիարդ դոլարից 2001 թվականին մինչև 6 միլիարդ դոլար 2003 թվականին:

Վեբ կողմնորոշված ​​EDMS-ի զարգացումը կնպաստի նաև ինտերնետ շարժական կապի հասանելիության աճող հանրաճանաչությանը. տարբեր բովանդակություն այս համակարգերի միջոցով շարժական սարքերին հասցնելու համար: Հետևաբար, այս համակարգերում այժմ իրականացվում են բջջային մուտքի գործառույթներ: Բացի այդ, վեբ բովանդակության կառավարման համակարգերի զարգացումը կարագացվի ոլորտի շարունակական մասնագիտացման և ինտեգրման շնորհիվ: Կա նաև աստիճանական անցում բովանդակության կառավարման տեխնոլոգիաներից դեպի գիտելիքների կառավարման տեխնոլոգիաներ:

EDMS մշակողների շուկայական կողմնորոշման արագ փոփոխություն

EDMS մշակողների շուկայական կողմնորոշման դինամիկ փոփոխությունը դարձել է օրվա կարգը:Օրինակ, Documentum-ը սկսեց գործել որպես փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ընկերություն, այնուհետև այն վերածվեց գիտելիքի կառավարման համակարգի ընկերության, այնուհետև բովանդակության կառավարման համակարգերի (հաջորդ քայլը ECM հայեցակարգի իրականացումն է): Եվ այս բոլոր մետամորֆոզները տեղի են ունեցել ընդամենը 18 ամսվա ընթացքում։ Հարկ է նշել, որ ինքնին «փաստաթղթերի կառավարում» տերմինն այժմ կարելի է գտնել միայն մի քանի EDMS վաճառողների կայքերում (EDMS մշակողների մեծ մասն այլևս չի օգտագործում այս տերմինաբանությունը): Բայց, անկախ նրանից, թե ինչպես են այս համակարգերը կոչվում՝ փաստաթղթերի կառավարում, գիտելիքի կառավարում կամ բովանդակություն (դրանց առջևում «e» նախածանցով), նրանց հիմնական խնդիրը մնում է լուծել կորպորատիվ տեղեկատվության կառավարման խնդիրները:

Ավանդական EDMS վաճառողները այժմ վերանայում են իրենց դիրքերը շուկայում:Որոշ ընկերություններ սկսել են լուծումներ արտադրել ուղղահայաց շուկաների համար, մյուսները շարունակում են զարգացնել իրենց համակարգերի առանցքը և առաջարկել այլ ծրագրային ապահովման մշակողների՝ դրանք ներդնել իրենց արտադրանքներում, մյուսները զբաղվում են միջին ծրագրերի մշակմամբ, որն ապահովում է տարբեր հավելվածների (համակարգերի) ինտեգրում։ հաշվառում, տարբեր MRP/ERP համակարգեր, CAD համակարգեր և այլն): Մի շարք հայտնի EDMS վաճառողներ կարող են վերադառնալ ուղղահայաց խորշ շուկաներ: Այլ վաճառողներ կընդլայնեն իրենց համակարգերի ֆունկցիոնալությունը՝ այն ընդլայնելով դեպի ինտերնետ:

Առաջարկ EDMS առաջատար մշակողների կողմից ունիվերսալ լուծումներ խոշոր ձեռնարկությունների համար՝ կառավարելու իրենց ամբողջ կորպորատիվ տեղեկատվությունը

EDMS վաճառողները դուրս են գալիս իրենց ուղղահայաց նիշերից և փորձում են ընդհանուր լուծում առաջարկել ձեռնարկության բովանդակության կառավարման համար: Նրանք գրասենյակային լուծումներ տրամադրելուց (դեռևս բավականին շահավետ իրենց համար) տեղափոխվում են ձեռնարկության ամբողջական լուծում (սկսած մուտքային էլփոստի մշակումից մինչև ներցանց/էքստրանետ բովանդակություն և ինտերնետ): Ոլորտի վերլուծաբանները նշում են, որ «լիովին համագործակցող» ձեռնարկություն ստեղծելու երևակայական նախագիծը (որի բոլոր աշխատակիցներն օգտագործում են EDS-ի հնարավորությունները) դեռ միայն գեղեցիկ գաղափարի մակարդակում է։ Դրա իրականացմանն ամենամոտն այժմ Արևմտյան Եվրոպան է։

Ծրագրային ապահովման մշակողների գործունեության ինտենսիվության բարձրացում՝ համատեղ լուծումներ ստեղծելու և առաջ մղելու համար

Դրա օրինակն է 2000 թվականին B2B լուծումներում տեղեկատվական բովանդակության կառավարման համատեղ լուծման թողարկումը՝ հիմնված Documentum 4i eBusiness Edition-ի և ATG Dynamo ծրագրաշարի վրա (մշակված Art Technology Group-ի կողմից):

Արդյունաբերության ստանդարտների համատեղ մշակում

Սա արդյունաբերության զարգացման կայուն միտում է։ Մասնավորապես, կարելի է նշել SyncML բաց տվյալների համաժամացման արձանագրության ստեղծման աշխատանքները, որին մասնակցում են այնպիսի ընկերություններ, ինչպիսիք են IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion և Starfish Software:

ECM հայեցակարգի մշակում

Սա ամբողջ արդյունաբերության զարգացման նոր միտում է (հատկապես նկատելի դարձավ 2002թ.): Միևնույն ժամանակ, ECM-ը դառնում է ոչ թե գերատեսչական, այլ ձեռնարկության մակարդակի տեխնոլոգիա: ECM տեխնոլոգիաների ներդրման ժամանակ օգտատերերին հասնելու (նրանց տեղեկատվություն տրամադրելու) առավել նախընտրելի միջոցը կլինեն պորտալները:

Ռուսական EDMS շուկա

ընդհանուր վերանայում

Ռուսական ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների՝ իրենց աշխատանքային հոսքը օպտիմալացնելու կարիքը մնում է բարձր և շարունակում է աճել: Վերջին տարիներին Ռուսաստանում հայտնվել են տասնյակ ընկերություններ, որոնք զբաղվում են EDMS-ի մշակմամբ և մատակարարմամբ՝ ինչպես արտասահմանյան, այնպես էլ սեփական դիզայնով։ EDMS-ի առաջին լայնածավալ իրականացումները (չնայած, մեծ մասամբ՝ փորձնական) արդեն Ռուսաստանում են։ Կարելի է ենթադրել, որ ձեւավորվել են փաստաթղթերի կառավարման ռուսական ծրագրային ապահովման շուկայի հիմքերը։ Ըստ IDC-ի՝ ռուսական EDMS շուկայի ծավալը (ներքին EDMS արտասահմանյան EDMS-ի հետ միասին) 1999 թվականին կազմել է մոտ 2 միլիոն դոլար։Վերլուծաբանների կարծիքով՝ 1999 թվականից ի վեր ռուսական EDMS շուկայի տարեկան աճը կազմել է առնվազն 30%։ Կարծիք կա նաև, որ 1998 թվականից ի վեր ռուսական EDMS շուկայի ծավալների տարեկան աճը գրեթե կրկնապատկվել է։ Ռուսական EDMS շուկայի հեռանկարները բարելավվում են էլեկտրոնային թվային ստորագրության մասին օրենքի ընդունմամբ, որը իրավական հիմք է ստեղծում միջկորպորատիվ փոխգործակցության մեջ EDMS-ի բաշխման համար: Արդյունաբերության մի շարք վերլուծաբանների կարծիք կա, որ ռուսական EDMS շուկայի պոտենցիալ ծավալը հարյուր միլիոնավոր դոլարներ է (ռուսական տնտեսության հաջող զարգացմամբ):

Հարկ է նշել, որ ներկայումս նկատվող ռուսական EDMS շուկայի փոքր չափը կապված է նաև ռուսական ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների ընդհանուր փաստաթղթային հոսքում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման մասնաբաժնի հարաբերական աննշանության հետ (որոնք կարող են իրենց թույլ տալ մի քանի ընկերություններից գնել EDMS արժողությամբ տասնյակից մի քանի հարյուր հազար դոլար): Դեպքերի ճնշող մեծամասնությունում ռուսական ձեռնարկություններում գերակշռում են թղթային փաստաթղթերը։ Այս հանգամանքը բացատրվում է ոչ միայն ավանդույթներով և որոշակի պահպանողականությամբ, այլև ռուսական ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների մեծ մասի ֆինանսական և տեխնիկական ծանր վիճակով։ Պետք է ասել, որ ռուսական շուկայում կան մի շարք հայտնի արտասահմանյան համակարգեր (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes և այլն)։ Ներքին մշակված ծրագրերից Ռուսաստանում ամենահայտնին հետևյալն են. ծրագրային համակարգերև դրանց մատակարարները՝ BOSS-Referent (IT); Կոդ՝ Փաստաթղթերի հոսք (Կոնսորցիում «Կոդ»); Grand Dock (Գրանիտ), Եփրատ (Сognitive Technologies); Պատյան (EOS); LanDocs (Lanit); Kron (Ankey); OfficeMedia (InterTrust); Էֆեկտի գրասենյակ (Garant International); N.System (Computer Technology Center), LS Flow (Lotsiya-Soft), Optima (Optima Workflow), ESKADO (InterprocomLan), 1C:Document Management and 1C:Archive (1C), Circular and VisualDOC (CentreInvest Soft), Document- 2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) և մի շարք այլ:

Հարկ է նշել, որ որոշ կենցաղային EDMS-ներ ստեղծվում են Lotus Domino / Notes միջավայրում (տարբեր օբյեկտիվ և սուբյեկտիվ պատճառներով, որոնք բավականին տարածված են Ռուսաստանում). Մոսկվայի զարգացման ինստիտուտ), CompanyMedia և OfficemMedia (InterTrust), N.System (Համակարգչային տեխնոլոգիաների կենտրոն), Paperwork (KSK) և այլն:

Համաձայն IDC դասակարգման, ներքին EDMS-ների մեծ մասը պատկանում է բիզնես գործընթացների վրա կենտրոնացած համակարգերի դասին (հաճախ աշխատանքային հոսքի վերահսկումներով): Տարբեր աղբյուրներ նշում են, որ ներքին EDMS-ների մեծ մասում իրականացվում են հետևյալ գործառույթները.

  • Փաստաթղթերի մշակում/պահպանում;
  • Աշխատանքային հոսքի կառավարում (փաստաթղթերի փոխանցում կատարողների միջև);
  • Փաստաթղթերի կատարման վերահսկում;
  • Փաստաթղթերի որոնում ըստ հատկանիշների և ամբողջական տեքստի որոնում;
  • Համապատասխան փաստաթղթերի հետ աշխատելը;
  • Մուտքի իրավունքների կարգավորում;
  • Փաստաթղթերի դուրսգրում;
  • Ինտեգրում արտաքին էլփոստի համակարգերի հետ և այլն:

Ներքին EDMS-ի հիմնական առավելությունը փաստաթղթերի հետ աշխատելու ռուսական առանձնահատկությունների և ավանդույթների որոշակի նկատառումն է (ի սկզբանե դրված էր նրանց բիզնես տրամաբանության մեջ):

Ռուսական EDMS շուկայի զարգացման հիմնական միտումները

Դուրս գալով դիվերսիֆիկացված ՏՏ ընկերությունների EDMS-ի ներքին շուկա

Ռուսական ՏՏ հարյուրավոր ընկերությունների շարքում, որոնք հաստատապես իրենց տեղն են զբաղեցնում ՏՏ ներքին շուկայում, մի շարք խոշոր դիվերսիֆիկացված ընկերություններ լրջորեն են վերաբերվում EDMS շուկային և դիվերսիֆիկացնում են իրենց գործունեությունը՝ առաջարկելով իրենց լուծումները աշխատանքային հոսքի ավտոմատացման ոլորտում: Այստեղ կարելի է նշել այնպիսի ընկերություններ, ինչպիսիք են IBS-ը, Aquarius-ը (նրա դուստր ձեռնարկությունը Aquarius Consulting), R-Style-ը, Lanit-ը և այլք (էլ չենք խոսում IT Co.-ի մասին):

Համատեղ աշխատանք EDMS-ի ստանդարտացման ուղղությամբ

Ռուսական մի շարք ընկերություններ (STC IRM, InterTrust, EOS) համատեղ աշխատում են EDMS փոխազդեցության արձանագրությունների ստանդարտացման ոլորտում։ 2002 թվականի ապրիլին նրանք այդ նպատակով ստեղծեցին հատուկ մշտական ​​«Արձանագրությունների ստանդարտացման աշխատանքային խումբ»:

EDMS արտասահմանյան մշակողների և մատակարարների ռուսական շուկայում հետաքրքրության աճ

Այս հետաքրքրությունը դրսևորվում է գործընկեր ընկերությունների միջոցով արտասահմանյան EDMS վաճառողների մուտքով ռուսական շուկա: Օրինակ՝ կանադական Hummingbird ընկերությունը, որն իր գործընկեր ռուսական HBS ընկերության միջոցով խթանում է DOCS Open/Fusion համակարգը, Fulcrum գիտելիքների կառավարման համակարգը, Genio տվյալների ինտեգրման գործիքը և Hummingbird EIP պորտալը: FileNet-ը նույնպես որոշեց մուտք գործել ռուսական շուկա (մասնավորապես Galaktika-ի օգնությամբ, որը դարձավ FileNet-ի գործընկերը Panagon EDMS-ը ռուսական շուկայում առաջ մղելու գործում):

Ինտեգրված լուծումների մշակում

Ռուսական շուկայում մի քանի տասնյակ EDMS-ի առկայությունը ստիպում է մշակողներին ստեղծել գործիքներ իրենց ինտեգրման համար: Դրա օրինակն է IT Co.-ի կողմից 2002թ. մարտին XML դարպասի թողարկումն իր BOSS-Referent EDMS-ում, որը թույլ կտա EDMS-ին, որը կառուցված է տարբեր հարթակներում և օգտագործելով տվյալների տարբեր ձևաչափեր, միավորել մեկ տեղեկատվական տարածքում:

Համագործակցություն և ինտեգրված լուծումների համատեղ առաջմղում

Հետաքրքիր է, որ որոշ ռուսական ընկերություններ իրենց EDMS-ն առաջարկում են իրենց գործընկերոջ կողմից հավաքված համակարգիչների վրա նախապես տեղադրված OEM տարբերակների տեսքով։ Դրա օրինակն է ռուսական IT Co. և Inel-Data ընկերությունների համագործակցությունը, որոնք իրենց հաճախորդներին առաջարկում են ինտեգրված լուծում, որը Excimer PC-ում նախապես տեղադրված BOSS-Referent EDMS-ի OEM տարբերակն է:

Աշխարհում EDMS-ի օգտագործման օրինակներ

EDMS առողջապահության ոլորտում

Գեյզինգեր Առողջապահական Համակարգը, որը հիմնված է Դանվիլում, ապահովում է առողջապահություն 2 միլիոն մարդու Փենսիլվանիայի 31 շրջաններում՝ գյուղական առաջին օգնությունից մինչև Գեյզինգեր բժշկական կենտրոնում բարդ ախտորոշիչ և բուժման ընթացակարգեր:

Geisinger Health System-ը ներդրել է EDMS TOWER IDM(Document Imaging System-ի փոխարեն), որը մշակվել է ընկերության կողմից TOWER տեխնոլոգիա, որը ինտեգրված է Արևմտյան, Կենտրոնական և Հյուսիսարևելյան Փենսիլվանիայի կլինիկաների Geisinger Առողջապահական Համակարգի կլինիկաների ցանցի ամբուլատոր համակարգի հետ: Համապատասխան Geisinger ծառայությունները ստացել են կայուն և հուսալի հասանելիություն ֆինանսական, բժշկական, ապահովագրական և հաշվետվական փաստաթղթերին: Մինչ TOWER ծրագրաշարի ներդրումը, Geisinger-ի համակարգը մշակում և պահում էր տարեկան մինչև 2 միլիոն փաստաթղթի պատկեր և 12000 COLD զեկույց: TOWER ծրագրային ապահովման ներդրումից հետո նախատեսվում է համակարգի ծանրաբեռնվածությունը հասցնել 4 միլիոն պատկերի (արդեն առաջին տարում): Փաստագրվել է Geisinger-ի ավելի քան 7000 աշխատակիցների աշխատանքը, տարեկան գրեթե 24000 հոսպիտալացումները և 1,4 միլիոն հիվանդների այցելությունները բժիշկներին:

Բացի այդ, Geisinger Health System-ը ներդրել է ծրագրային ապահովում TOWER Փաստաթղթերի պորտալ, որի միջոցով բժիշկները վեբ հասանելիություն ձեռք բերեցին բազմաթիվ հազարավոր հիվանդների վերաբերյալ տվյալներին: Քանի որ համակարգը տարածվել է համացանցի վրա, ավանդական թղթային փաստաթղթերը միաձուլվել են վեբ տեղեկատվության հետ: Եվ սա Գեյզինգերին հնարավորություն է տալիս միավորել տեղեկատվության պահպանման և օգտագործման ընթացակարգերը:

EDMS դեղագործության մեջ

Novartis-ը խոշոր դեղագործական ընկերություն է, որը ձևավորվել է 1996 թվականին աշխարհահռչակ շվեյցարական Sandoz և Ciba ընկերությունների միաձուլման արդյունքում։ Novartis-ի հիմնական գործունեություններից մեկը նոր դեղամիջոցների ստեղծման հետազոտություններն են (Տարեկան Novartis-ը այդ ոլորտում ներդնում է ավելի քան 2,9 միլիարդ շվեյցարական ֆրանկ):

Միաձուլումից հետո Novartis-ը խնդիր ուներ՝ նախկինում անկախ երկու ընկերությունների տեղեկատվական ռեսուրսներն ու գիտելիքները համատեղելու և դրանք արդյունավետ կառավարելու անհրաժեշտություն։ Հարկ է նշել, որ ցանկացած դեղագործական ընկերության համար հատուկ ուշադրություն է պահանջում ստեղծված դեղերի փաստաթղթերի կառավարման հարցը։ Novartis-ի համար թողարկման գինը նույնիսկ ավելի բարձր էր, քանի որ Novartis-ի ղեկավարությունը իրավամբ վախենում էր, որ ընկերությունների միաձուլումից հետո մեծ ծավալի տեղեկատվական ռեսուրսները կարող են կորցնել (կամ չափից դուրս կրկնօրինակվել) (հատկապես աշխարհագրորեն հեռավոր նախագծի միջև փոխգործակցության բացակայության դեպքում: թիմեր, որոնք նախկինում չեն համագործակցել միմյանց հետ):

Մինչ միաձուլումը Sandoz-ի աշխատակիցները հետազոտական ​​փաստաթղթերը պահում էին թղթի, ԱՀ-ների, սերվերների վրա կորպորատիվ ցանց, ինչպես նաև VMS OS-ով աշխատող հավելվածներում: Sandoz-ի շատ աշխատակիցներ չեն կարողացել արդյունավետ աշխատել VMS-ի հետ՝ օգտատիրոջ միջերեսի բարդության պատճառով: Հետևաբար, մեկ այլ գիտնականի կամ հետազոտողների խմբի տեղեկատվությանը հասանելիություն ստանալու համար այս աշխատակիցները ստիպված էին հեռախոսով կապ հաստատել դրա հեղինակների հետ, էլեկտրոնային փոստով հարցումներ ուղարկել կամ ֆաքսով խնդրել այդ տվյալները: Հաճախակի նախագծային փաստաթղթերկրկնօրինակված. Բացի այդ, երբ աշխատակիցները ինչ-ինչ պատճառներով հեռանում էին ընկերությունից, նրանց ստեղծած տեղեկատվությունը (գիտելիքը) դառնում էր դժվար ընկալելի (կամ նույնիսկ կորչում):

Նմանատիպ իրավիճակ է Ciba-ում։ Նրա աշխատակիցները նաև օգտագործում էին ինչպես թղթային, այնպես էլ էլեկտրոնային փաստաթղթեր, որոնք պահվում էին տեղական ԱՀ-ներում: Երբ նոր դեղամիջոց նկարագրելու անհրաժեշտություն առաջացավ, մենք պետք է ամբողջ օրեր անցկացնեինք համապատասխան տեղեկատվություն փնտրելու (կամ այն ​​նորովի ստեղծելու համար): Այսպիսով, նոր դեղամիջոցի շուկա մուտք գործելու ընդհանուր ժամանակը զգալիորեն ավելացավ, ինչը նվազեցրեց նրա մրցունակությունը։

Այսպիսով, Novartis-ը ցանկանում էր գտնել միջոցներ՝ միավորելու և կառավարելու նախկինում անկախ երկու ընկերությունների տեղեկատվական ակտիվները: Բացի գիտելիքի շտեմարանից, Novartis-ին անհրաժեշտ էր EDMS, որը թույլ կտար բարձրագույն ղեկավարությանը դիտել հետազոտությունների մասին տեղեկատվությունը և որոշումներ կայացնել ֆինանսավորման չափի վերաբերյալ: Բացի այդ, EDMS-ը պետք է հեշտ օգտագործվի ընկերության աշխատակիցների համար:

Novartis-ը որպես խնդիրների լուծում ընտրել է EDMS-ը փաստաթուղթ(որը նա սկսեց օգտագործել արդեն 1994 թվականին որպես SED-ի նախատիպ): Ընդհանուր կորպորատիվ պահոց կազմակերպելով՝ docbase- (բոլոր հետազոտական ​​և նախագծային փաստաթղթերի համար) Documentum EDMS-ը հասանելիություն է տրամադրել կորպորատիվ հետազոտական ​​տեղեկատվությանը Novartis-ի ստորաբաժանումների համար ամբողջ աշխարհում: Երկու ընկերությունների միաձուլումից հետո Ciba-ի և Sandoz-ի հետ կապված բոլոր փաստաթղթերը փոխանցվել են Docbase շտեմարան։ Տասնյակ հազարավոր փաստաթղթեր ներկայումս պահվում են Docbase-ում: 1998-ի վերջին Novartis-ում Documentum օգտվողների թիվը հասել էր 1000-ի:

Երբ նոր դեղամիջոցը պատրաստ է նկարագրության, դրա համար անհրաժեշտ բոլոր տեղեկությունները մշակողների կողմից արդեն կատալոգացված և պահվում են Docbase-ում (այն միայն պետք է փոխանցվի ընդհանուր բաժանորդային համակարգին): Բոլոր հետազոտական ​​հաշվետվությունները ներկայացվում են նաև ստանդարտ ձևով Docbase-ի միջոցով (որը մեծապես հեշտացնում է դրանց հասանելիությունը): Երբ անհրաժեշտ է վերանայել հետազոտական ​​աշխատանքները, աշխատությունների բոլոր նախորդ տարբերակները կարող են վերանայվել՝ աշխատանքների կրկնօրինակումից խուսափելու համար:

Novartis-ը մեծ օգուտ է քաղել Documentum EDMS-ի ներդրումից: Նախ, վերացվում է հաշվետվությունների կրկնօրինակման հնարավորությունը և կրճատվում են տարեկան հետազոտական ​​ծրագրերի մշակման հետ կապված փաստաթղթերի բաշխման և տեղեկատվության կառավարման ծախսերը: Երկրորդ, խնայողություններ են ձեռք բերվել նաև ժառանգական VMS համակարգի շահագործումից հանելու պատճառով, որը զգալի ծախսեր էր պահանջում դրա պահպանման համար (հաշվի առնելով նաև, որ ընկերության աշխատակիցների համեմատաբար փոքր մասը մշտապես օգտագործում էր դրա հնարավորությունները): Այնուամենայնիվ, Novartis-ի ամենամեծ օգուտը գալիս է ընկերության գիտահետազոտական ​​և մշակման անձնակազմի և հետազոտական ​​ծրագրերի ղեկավարների արտադրողականության ընդհանուր աճից, ովքեր ունեն ակնթարթային հասանելիություն իրենց անհրաժեշտ տեղեկատվությանը:

Novartis-ի ղեկավարությունը Documentum EDMS-ում ներդրումների ամբողջական վերադարձը գնահատել է երեք տարի:

EDMS վարկերի ոլորտում

GMAC Commercial Mortgage-ը (GMACCM) տրամադրում է երաշխավորված առևտրային վարկեր և իր գործունեության ոլորտում ամենամեծերից մեկն է ԱՄՆ-ում (60 գրասենյակ, սպասարկում է ավելի քան 47,000 վարկ): Եկավ պահը, երբ GMACCM-ը որոշեց իրականացնել EDMS, քանի որ փաստաթղթերի մեծ ծավալի մշակումը, ինչպես թղթային, այնպես էլ էլեկտրոնային ձևով, շատ ավելի դժվարացրեց դրանց վերահսկումը:

Փաստաթղթերի կառավարման խնդիրները լուծելու համար GMACCM-ը տեղադրեց EDMS հիմքի վրաընկերության զարգացումները Hyland Software, որը կառավարում է ամբողջ կորպորատիվ տեղեկատվությունը (MS Word փաստաթղթերը և դրանց պատկերները, Excel աղյուսակները, էլ. փոստի հաղորդագրությունները, PDF ֆայլերը և AS/400 հաշվետվությունների ավելի քան 1800 տեսակ): Ի հավելումն ընկերությանը գլոբալ վեբ հասանելիություն OnBase-ում գտնվող իր տվյալների պահեստային ցանցին, GMACCM-ը ստեղծել է տվյալների հասանելիության սեփական շերտը (հարմարեցված ինտերֆեյսով) ​​իր մի շարք մասնագիտացված բաժինների համար: Ընկերության մոտ 2000 աշխատակիցներ մուտք ունեն համակարգ ամբողջ աշխարհում (նրանց իսկորոշումն իրականացվում է Windows NT միջավայրում)։

Ներկայումս ընկերությունն օրական մշակում է մոտ 100000 փաստաթուղթ (ավելի քան 20 աշխատանքային հոսք): Միաժամանակ շուրջ 3600 տեսակի փաստաթղթեր (ստացված փաստաթղթերի 90%-ը) սկանավորվում և մշակվում են ստացման և գրանցման օրը։ Ծրագրային ապահովումն օգտագործվում է փաստաթղթերի պատկերները սկանավորելու, մաքրելու, շտրիխ կոդեր կարդալու, նիշերի ճանաչման և ինդեքսավորման համար Վերելքի գրավումընկերության զարգացումները Կոֆաքս. Էլեկտրոնային ստորագրության տեխնոլոգիան օգտագործվում է փաստաթղթերի հաստատման յուրաքանչյուր փուլում Հաստատելընկերությունից Սիլանիս. Արդեն 2001 թվականի օգոստոսին ավելի քան 2,3 միլիոն էլեկտրոնային փաստաթուղթ (ընդհանուր առմամբ ավելի քան 16 միլիոն էջ) կառավարվում էր OnBase EDMS-ի միջոցով:

EDMS կոմունալ ծառայությունների ոլորտում

Alliant Energy-ը (գլխավոր գրասենյակը գտնվում է Մեդիսոնում, Վիրջինիա) ապահովում է կոմունալ ծառայություններև սպասարկում է ավելի քան 1 միլիոն հաճախորդի ԱՄՆ Միջին Արևմուտքում: Համար արդյունավետ կառավարումՀիմնական բիզնես գործառնություններ իրականացնելու համար անհրաժեշտ տեղեկատվություն Alliant Energy-ն ձեռք է բերել EDMS փաստաթուղթ, որի հիման վրա ստեղծվել է ընդհանուր կորպորատիվ շտեմարան։

Documentum EDMS-ի միջոցով Alliant Energy-ն կենտրոնացրել է տեղեկատվության և կարևոր բիզնես փաստաթղթերի կառավարումը: Մինչ Documentum-ի ներդրումը Alliant Energy-ին չէր հաջողվում ինդեքսավորել առցանց որոնումը: Շատ դեպքերում նրա աշխատակիցները ստիպված են եղել փնտրել փաստաթղթերի թղթային պատճենները։ Փաստաթղթերում փոփոխություններ տարածելու համար Alliant Energy-ն իրականացրեց հատուկ աշխատանքային հոսք (նախագծված Visual Basic-ում), որի միջոցով մուտքային և ելքային փաստաթղթերը կարող են ստուգվել, պիտակավորվել և ուղղորդվել: Վերանայված փաստաթղթերը ներկայացվում են հաստատման համար: Հաստատված փաստաթղթերը պահվում են Documentum տվյալների բազայում և այնուհետև բաժանվում են էլեկտրոնային եղանակով:

Documentum-ի օգտագործման համար Alliant Energy-ի ապագա ծրագրերը ներառում են պայմանագրերի, նամակագրության, աշխատանքի տարբեր նկարագրությունների կառավարում և կանոնավոր վերանայում պահանջող այլ փաստաթղթեր:

EDMS արտոնագրման ոլորտում

Seed Intellectual Property Law Group-ը, որը հիմնված է Սիեթլում, զբաղվում է արտոնագրերով: Նոր տեխնոլոգիաների ներդրման պատճառներից մեկը, ինչպիսիք են համագործակցությունը (համագործակցությունը) և փաստաթղթերի պատկերների մշակումը (փաստաթղթային պատկերավորում), պատճենահանման և ֆաքսի ծախսերը նվազեցնելու անհրաժեշտությունն էր: Պետք է ասել, որ ավելի վաղ Seed Law Group-ը թղթային փաստաթղթերից իր կախվածությունը նվազեցնելու համար արդեն հարյուր հազարավոր դոլարներ է ներդրել բովանդակության կառավարման համակարգում։ iManage WorkSite for Legalընկերության զարգացումները iManage. Այնուամենայնիվ, անվտանգության նկատառումներից ելնելով (և մի շարք այլ պատճառներով) մայոր կորպորատիվ հաճախորդներ Seed Law Group-ը դեռ նախընտրում է որոշ փաստաթղթեր (օրինակ՝ արտոնագրեր և ապրանքանիշեր) ուղարկել թղթային ձևով: Այս փաստաթղթերի մշակման արդյունավետությունը բարելավելու համար Seed-ը որոշեց իրենց թվային սկանավորված պատկերները հասանելի դարձնել համացանցում ամենուր (օգտագործելով iManage ծրագրաշարը): Դրա համար օգտագործվել են թվային պատճենահանող սարքեր։ Canon Image Runnerսկանավորման տեխնոլոգիայի հետ միասին eCopy, որը ներառում է փոքր ձևաչափի սենսորային վահանակ, որն ուղղակիորեն միանում է ImageRunner-ին: Օգտագործելով այս վահանակը, հնարավոր է նախադիտել և փոխարինել վատ սկանավորված թվային պատկերները, ինչպես նաև կառավարել (մենյուի միջոցով) պատճենումը, աշխատել էլ. փոստի հետ և/կամ փաստաթղթերի պատկերները արտահանել հետին պահոց (Lotus Domino.Doc, PC Docs կամ iManage): Սկանավորումից հետո փաստաթղթերի թվային պատկերները համացանցում հասանելի են դառնում iManage EDMS-ի բոլոր օգտատերերին (ընկերության իրավաբաններին, նրա հաճախորդներին և այլն): iManage-ում փաստաթղթերը ինդեքսավորվում և որոնվում են հաճախորդի անունով և գործի համարով:

iManage-ի միջոցով բովանդակության կառավարումն ապահովել է կորպորատիվ օգտատերերի էլեկտրոնային փոխգործակցության անվտանգությունը (փաստաթղթերը դիտելու համար՝ հաճախ փաստաթղթի հղումով էլ․ նամակ ստանալուց հետո՝ օգտվողները մուտքագրում են EDMS գաղտնաբառի միջոցով), նվազեցրել է փաստաթղթի հետ կապված խնդիրների քանակը։ տարբերակի վերահսկում և էլ. փոստի ուղարկում/ստացում: Ստանալուց հետո փաստաթղթերը սկանավորվում են eCopy տեխնոլոգիայով հագեցած ImageRunner սարքերում: Սկանավորումից հետո փաստաթղթերի թղթային բնօրինակներն ուղարկվում են հատուկ տարածքներ՝ դրանց պահպանման համար, և փաստաթղթերի թվային պատկերներն անմիջապես հասանելի են դառնում (վեբ նավիգատորի միջոցով) բոլոր կորպորատիվ օգտատերերին, որոնք ունեն համապատասխան մուտքի իրավունքներ:

Օգտագործելով սկանավորման հնարավորությամբ երկու թվային պատճենահանող սարք՝ Seed Law Group-ն այժմ մշակում է օրական 500-ից 800 փաստաթուղթ, որոնցից մի քանիսը մինչև 300 էջ: Ապագայում նախատեսվում է նաև ինտեգրել iManage EDMS-ը ձեռնարկությունների գրառումների կառավարման ծրագրային ապահովման հետ։ Հարկ է նաև նշել, որ eCopy-ի ներդրումը Seed-ին տրամադրել է էլեկտրոնային բիլինգի հարմար և էժան այլընտրանք: Seed-ն արդեն լուծում ուներ տպագիր հաշիվ-ապրանքագրեր ստեղծելու համար՝ ըստ հաճախորդների բնութագրերի: Այս լուծման կրկնօրինակումը էլեկտրոնային հաշվարկային համակարգի կողմից նույն աստիճանի հարմարեցվածությամբ կդառնա բավականին թանկ և շատ ժամանակ կխլի: Փոխարենը, Seed-ը սկանավորում է բոլոր տպագրված հաշիվ-ապրանքագրերը և պահպանում դրանք որպես PDF ֆայլեր՝ էլեկտրոնային փոստով (ըստ պահանջի) իր հաճախորդներին ուղարկելով հաշիվ-ապրանքագրեր:

EDMS դիզայնի ոլորտում

BOC Gases-ը, որը տեղակայված է Նյու Յորքի Մյուրեյ Հիլ քաղաքում, նախագծում և կառուցում է բնական գազի վերամշակման գործարաններ 60 երկրներում: 1997 թվականին BOC Gases-ը որոշեց ստանդարտացնել իրենց աշխատանքը: Ընկերությանը հաջողվել է նվազեցնել շինարարության արժեքը՝ օգտագործելով այսպես կոչված «պատրաստման փաթեթներ»(«շինարարության համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի փաթեթներ»): Յուրաքանչյուր «փաթեթ» ներառում է բովանդակության հարյուրավոր տարրեր, ներառյալ 2-D և 3-D CAD ֆայլեր, լուսանկարներ, ստանդարտ գործառնական ընթացակարգեր, ֆինանսական և շուկայավարման փաստաթղթեր, շնորհանդեսներ և այլն: Նման «փաթեթի» հավաքման բարդ գործընթացը կառավարելու համար: յուրաքանչյուր նոր կայանի, դրա երթուղիների և հաստատման համար BOC-ն իրականացրել է Documentum EDMS: Նույնիսկ մինչև Documentum-ի ներդրումը, գործարանների նախագծման և կառուցման համար անհրաժեշտ տեղեկատվության մեծ մասը գոյություն ուներ էլեկտրոնային ձևով, բայց այն ցրված էր շատ վայրերում և պահվում էր տարբեր հարթակներում: Documentum-ի ամբողջ ընկերության ներդրումն ունի ստանդարտացված աշխատանքային հոսք, բարելավված աշխատանքային հոսք և փաստաթղթերի տարբերակում և տեղեկատվության վերօգտագործում նոր կայանների նախագծման մեջ:

Սկզբից ներկայացվել է Documentum-ի վեբ տարբերակը: 2000 թվականի գարնանը այն թարմացվել է Documentum 4i EDMS-ի, որն աշխատում է MS Windows NT-ով: 2000 թվականին ավելի քան 90000 փաստաթուղթ (մոտ 30 ԳԲ) պահվել է պահեստում (Oracle տվյալների բազա):

Documentum EDMS-ի ներդրման արդյունքում BOC-ը նվազեցրեց իր աշխատուժի ծախսերը միջին չափի նախագծի մշակման համար մոտ 50%-ով (4140 ժամից մինչև 2033 ժամ): Նախագծային և շինարարական աշխատանքների ստանդարտացումը կրճատել է BOC-ի ծախսերը գործարանների կառուցման մեջ միջինը 20%-ով:

OMS համակարգերի կիրառման օրինակներ

Pilot Travel Centres-ը գործում է 235 տուրիստական ​​կենտրոն և տարբեր ապրանքների 70 պահեստ: Փորձնական ճամփորդական կենտրոնները պետք է ավելի շատ արձագանքեին գնագոյացման և գույքագրման կարիքներին: Միևնույն ժամանակ, Pilot Travel Centres-ը պետք է ամեն ամիս ստեղծեր 250-ից մինչև 350 հաշվետվություն իր ERP համակարգից: Lawson, որը ինտեգրվել է մասնագիտացված ուղղահայաց հավելվածների հետ։ Փորձնական ճամփորդական կենտրոններին անհրաժեշտ էր լուծում, որը կհեշտացներ հաշվետվություններ ստեղծել ինտերնետի միջոցով տեղեկատվություն տրամադրելու համար:

Ծրագրային ապահովումը ներդրվել է հաշվետվություններ ստեղծելու համար ViewDirectընկերության զարգացումները Mobius կառավարման համակարգեր. ViewDirect ծրագրային ապահովման միջոցով Pilot Travel Centres-ն այժմ ստեղծում է երկու մեծ հաշվետվություն, ավտոմատ կերպով առանձնացնում է այդ հաշվետվությունների որոշակի հատվածներ (հիմնված օգտատերերի մուտքի նախապես սահմանված պայմանների վրա) և օգտատերերին ուղարկում է էլ. Վերացնելով հաշվետվության, տվյալների տեսակավորման, տպագրության և հաշվետվությունների տպագրության (բաշխման) մեծ ծավալի աշխատանքը՝ Pilot Travel Centers-ը խնայում է զգալի ֆինանսական և ժամանակային ռեսուրսներ (հաշվարկվում է, որ 3 տարվա ընթացքում խնայողությունները կկազմեն մինչև $200,000: ) Հաշվետվությունները հասանելի են ստանդարտ վեբ բրաուզերների միջոցով:

Professional Service Industries-ը, որը հիմնված է Oakbrook Terrace-ում, Իլինոյս, գեոինժեներական և շինարարական նախագծերի ստուգման ընկերություն է: Քանի որ ընկերությունն ունի ավելի քան 140 գրասենյակ ԱՄՆ-ում և Կանադայում, Professional Service Industries-ը (PSI) համարեց, որ ընկերության համար չափազանց անիմաստ և ժամանակատար է շաբաթական գրեթե ձեռքով տարբեր հաշվետվություններ ստեղծելը (հիմնվելով իր ERP համակարգի տեղեկատվության վրա), ինչպես նաև: ինչպես տպել և տարածել դրանք իրենց բոլոր գրասենյակներում: Այս խնդիրը լուծելու համար PSI-ն ներդրեց ծրագրակազմ Monarch/ES Report Portalընկերության զարգացումները տվյալների ժամացույց. Հարյուրավոր աշխատակիցներ և տասնյակ տարածաշրջանային մենեջերներընկերությունները ստանդարտ վեբ-նավիգատորների միջոցով ստացել են տարբեր վայրերից (գրասենյակներ, շինարարական թրեյլերներ, տնային համակարգիչներ, հյուրանոցներ և այլն) հասանելի հաշվետվություններ: Monarch/ES Report Portal ծրագրաշարը նաև տրամադրեց մուտք դեպի արխիվացված օգտատերերի ֆայլեր, վերլուծական և հաշվապահական տեղեկատվություն, որոնք պահվում էին Texas Instruments-ի ժառանգական հավելվածում: Բացի այդ, Monarch/ES Report Portal ծրագիրը ապահովում է աշխատանքային ժամերի մասին տեղեկատվության հասանելիություն՝ թույլ տալով ընկերության ղեկավարներին վերլուծել աշխատանքային տարբեր փորձ ունեցող ինժեներների և ենթակապալառուների կողմից կոնկրետ նախագծի վրա ծախսված ժամանակը (կարող եք նաև հետևել աշխատանքի դինամիկային): . Տվյալները հասանելի են օգտատերերին Excel-ում կամ Seagate Crystal Reports-ում (առանց ERP համակարգի բեռի ավելացման):

Professional Service Industries-ն այժմ կարող է առաջացնել ժամանակավոր հաշիվ-ապրանքագրեր, որոնք կարող են վերանայվել և ճշգրտվել նախքան դրանք փոստով ուղարկել իրենց հաճախորդներին: Շատ հարմար է, որ տվյալները փոխանցվեն Monarch/ES Report Portal համակարգին ERP համակարգից ամեն երեկո՝ տրամադրելով օգտվողներին մինչև առօրյա տեղեկատվություն: Professional Service Industries-ի ներդրումների վերադարձը (ROI) գնահատվում է $800,000 (ծրագրի կառավարման ծախսերի կրճատման, թղթային հաշվետվությունների առաքման ծախսերի վերացման և այլնի պատճառով):

Newport News Shipbuilding-ը ԱՄՆ պաշտպանության նախարարության ամենամեծ մասնավոր նավաշինական ընկերությունն է ԱՄՆ-ում: 1998 թվականին ընկերությունում SAP R/3 ERP համակարգը ներմուծելիս պարզվեց, որ անհրաժեշտ է կատարելագործել կորպորատիվ հաշվետվությունների ստեղծման և տարածման տեխնոլոգիան: Փաստորեն, անհրաժեշտ էր կորպորատիվ միջավայր ստեղծել հաշվետվությունների ստեղծման և տարածման համար։ Բացի այդ, առաջացան մի շարք այլ խնդիրներ։ Նախ, անհրաժեշտ տեղեկատվության մի մասը դեռևս եղել է ժառանգական համակարգերում: Ընկերության երկարաժամկետ աշխատակիցները սովոր էին օգտվել այս տեղեկատվությանը, սակայն նոր աշխատակիցները գերադասեցին աշխատել միայն SAP R/3 համակարգով։ Բացի այդ, պարզվել է, որ SAP R / 3-ում հաշվետվության գործիքները չեն ապահովել ընկերության բոլոր կարիքները:

Այդ իսկ պատճառով 1999թ.-ին Newport News Shipbuilding-ը սկսեց ներդնել ընկերության արտադրանքի կառավարման և հաշվետվությունների ծրագրային ապահովում: Cypress(Rochester Hills, Michigan), որի միջոցով Newport News-ը պատրաստվում էր վերացնել հաշվետվությունների ձեռքով տպագրությունն ու տարածումը։ Եթե ​​1999 թվականի նոյեմբերին Cypress համակարգով աշխատում էին ընկերության տարբեր ստորաբաժանումների 2000 աշխատակիցներ, ապա 2001 թվականի հոկտեմբերին նրանց թիվը հասել էր 3700-ի։

Մեկ ինտերֆեյսի միջոցով ընկերության աշխատակիցները մուտք են ստանում բոլոր ստեղծվող կորպորատիվ հաշվետվությունները՝ անկախ դրանց աղբյուրից: Հազարավոր հաշվետվություններ ավտոմատ կերպով ստեղծվում են համակարգում (միայն մեկ անգամ) և ուղարկվում օգտատերերին ըստ ժամանակացույցի՝ Cypress ծրագրաշարի միջոցով: Cypress ծրագրաշարն իր աշխատանքի ընթացքում ֆիքսում է տպագրվող հաշվետվությունների հոսքը և թույլ է տալիս որոշել յուրաքանչյուր կոնկրետ զեկույցի ստացողին և օգտագործողին դրա առաքման եղանակը (հեռավոր տպիչ կամ ֆաքս, աշխատանքի հերթ, էլ. փոստ և այլն): .). Cypress-ի ներդրմամբ՝ Newport News-ը տարեկան խնայում է մինչև $500,000 (հաշվետվությունների տպագրության և բաշխման ծախսերի վերացման պատճառով): Newport News Shipbuilding-ը ներկայումս տեղափոխվում է MS Windows NT և Cypress Web, վեբ փաստաթղթերի առաքման մոդուլ, որն ապահովում է օգտատերերի համար անհատականացված պորտալի էջ (հասանելի է MS Internet Explorer վեբ բրաուզերի միջոցով): Նախատեսվում է, որ իրականացման ողջ ծրագիրը կավարտվի մինչև 2002թ.

Ամերիկյան խոշոր Hill's Pet Nutrition ընկերությունը (Տոպեկա, Կանզաս), որն ունի ավելի քան 250 բաշխիչ կենտրոն, իր բիզնեսը կառուցել է կենդանիների տարբեր ապրանքներ երկրի անասնաբուժական կայաններ առաքելու վրա: Բնականաբար, կարևոր դեր է խաղում հաջողության մեջ: Hill's բիզնես մոդելի «Pet Nutrition»-ն իրականացնում է արտադրանքի ժամանակին առաքում և առանց մեքենայի պարապուրդի: Ընկերության կողմից մշակված փաստաթղթերի թողարկման կառավարման ծրագրակազմն օգտագործվում է բաշխիչ կենտրոններին բեռնման պատվերների մասին ծանուցելու համար HP/Dazel, որն ունի ստանդարտ ինտերֆեյս ERP համակարգերի հետ (եթե ձեռնարկությունը չի օգտագործում ERP համակարգ, ապա փաստաթղթերն ուղարկվում են էլեկտրոնային փոստով կամ ֆաքսով): Ըստ HP/Dazel-ի՝ ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների բիզնես գործընթացների խափանումների մոտ 30%-ը տեղի է ունենում հենց փաստաթղթերի առաքման խնդիրների պատճառով: Այս անհաջողությունները գրեթե միշտ հանգեցնում են ժամանակի և գումարի վատնման:

Այս ծրագրաշարի օգտագործումը կանխում է տպիչի խափանումը (պիկապի պատվեր տպելը) Hill's Pet Nutrition-ի 250 բաշխիչ կենտրոններից որևէ մեկում կենտրոնական գրասենյակի կողմից աննկատ մնալու համար, որը հաջորդ օրը պատրաստվում է առաքման ֆուրգոն ուղարկել այս կենտրոն պատվերի համար: Եթե ​​տպիչի խափանումը պարզվեր, եթե չնկատվեր, պատվերը ժամանակին չէր պատրաստվի, և թռիչքը դատարկ կլիներ (ընկերության համար համապատասխան կորուստներով): HP / Dazel ծրագրակազմն ունի հաստատում ուղարկելու գործառույթ: կենտրոնական գրասենյակ բաշխիչ կենտրոնի ցանցային տպիչի վրա պատվերի փաստացի տպագրության մասին: Կենտրոնը ձախողվեց, այնուհետև պատվերը ուղարկվում է ֆաքսի կենտրոն: Եթե պատվերը նույնպես ֆաքսով չի ուղարկվում, ապա այն տպվում է կենտրոնական գրասենյակում պատվերը էլեկտրոնային փոստով ուղարկելու անհրաժեշտության մասին նշումով։

Իր հերթին ընկերության կողմից մշակված e.ComPresent Web Portal ծրագրակազմը Optio Softwareթույլ է տալիս հաճախորդներին և բիզնես գործընկերներին կառավարել փաստաթղթերի առաքման գործընթացը (ներառյալ էլեկտրոնային ձևով փաստաթղթերի առաքումը): Հաճախորդը սահմանում է ոչ միայն ստացողի էլ.փոստի հասցեն, այլև առաքման ձևաչափը, ինչպես նաև նույնականացման կանոնները: ERP համակարգից ստացված տեղեկատվությունը հետևում է Web Portal ծրագրային ապահովման միջոցով: Հենց որ նպատակակետը նույնականացվի, տեղեկատվությունը ուղղորդվում է ըստ ուղարկողի ցուցումների: Optio Software-ն առաջարկում է նաև OMS համակարգ Տարբերակինչը մեծապես հեշտացնում է փաստաթղթերի հետ աշխատանքը։ Օրինակ, այն կարող է ստեղծել գույքագրման ցուցակներ, որոնք հասկանալի են նույնիսկ այն օգտատերերին, ովքեր ծանոթ չեն ապրանքների կոդերին կամ հաշվի համարներին (Optio-ն լրացնում է այս ցուցակները այլ հավելվածներից վերցված ապրանքների նկարագրություններով և պատրաստում լիովին հասկանալի փաստաթուղթ): Հաճախ լինում են իրավիճակներ, երբ ընկերությունը՝ մեծածախ մատակարարը, պետք է որոշակի ձևով փոփոխի որոշ ստանդարտ ելքային փաստաթղթեր (օրինակ՝ հաշիվ-ապրանքագրեր, ուղեկցող փաստաթղթեր և այլն) գնորդների խնդրանքով, ովքեր ցանկանում են այդ փաստաթղթերը ձևակերպել: դա նրանց հարմար է (և ինչպես էին նրանք նախկինում): Այս իրավիճակին հաճախ բախվում են սպառողական ապրանքների ընկերությունները, որոնք իրենց արտադրանքը մատակարարում են մեծ թվով հաճախորդների մանրածախ. Օրինակ, մանրածախ վաճառողը կարող է պնդել, որ ուղեկցող (առաքման) կպչուն ձևավորվի այնպես, ինչպես ինքն է ցանկանում: Դեպքերի ճնշող մեծամասնությունում մատակարարի ERP համակարգը նման հնարավորություն չի տալիս։ Այս դեպքում առաքման պիտակի վրա բոլոր անհրաժեշտ տեղեկատվության համադրման և ձևավորման գործառույթները (հիմնված ERP համակարգից և այլ հավելվածներից ստացված տվյալների վրա) ստանձնում է OMS համակարգը (մասնավորապես, Optio):

Համակարգերը, ինչպիսին e.ComPresent վեբ պորտալն է, նոր հնարավորություններ են ընձեռում հաճախորդների ինքնասպասարկման վրա հիմնված վեբ-հավելվածներ ստեղծելու համար: Վեբ առաքումն արդեն ապացուցել է, որ արդյունավետ է տպագրության և փոստային առաքման ծախսերը նվազեցնելու համար: Բազմէջանոց հաշվետվություն հարյուրավոր գրասենյակներ էլեկտրոնային փոստով ուղարկելու փոխարեն, օգտվողները կարող են դիտել զեկույցը ինտերնետի/ինտրանետի միջոցով: Արդյունքների կառավարման որոշ համակարգեր նաև թույլ են տալիս սահմանել կոնկրետ էջեր կամ բաժիններ, որոնք օգտատերը ցանկանում է: Բացի այդ, քանի որ օգտվողները սովորաբար կարիք չունեն դիտելու ամբողջ հաշվետվությունը՝ օգտագործելով ծրագրաշարը Cypress Webդուք կարող եք էջ առ էջ ուղարկել տեղեկատվությունը սեղմված ձևով: Նմանատիպ տեխնիկա կարող է օգտագործվել էլեկտրոնային փոստով բաշխված հաշվետվությունների համար: Բուն զեկույցի փոխարեն ստացողը ծանուցում է ստանում այն ​​մասին, որ այն պատրաստ է դիտման: Սեղմելով HTML հղման վրա՝ նա նախաձեռնում է ծրագրային ապահովման նիստ Cypress Docuvaultև դիտեք զեկույցը:

Տեղեկատվությունը, որը օգտատերը ցանկանում է ներառել զեկույցում, կարելի է ստանալ ոչ միայն ERP համակարգից։ Հաշվետվություն ցուցադրելուց առաջ օգտատերերը կարող են OMS համակարգից (ներառյալ ինտերնետի միջոցով) պահանջել ընդհանուր շտեմարանում պահվող ցանկացած ինդեքսավորված տեղեկատվություն: Եթե ​​օգտատերերը պետք է կանոնավոր կերպով հաշվետվություններ գեներացնեն, նրանք կարող են հարցումներ առաջացնել, որպեսզի պահանջվող տեղեկատվությունը ավտոմատ կերպով հավաքվի, պահվի և առաքվի օգտագործողի համակարգչին (OMS համակարգերի այս հատկությունը հաճախ կոչվում է «խմբաքանակի մշակում»): NEN Life Science Products ընկերությունը, որը քիմիական նյութեր է մատակարարում դեղարտադրողներին, օգտագործում է այս գործառույթը (մասնավորապես, Optio OMS համակարգում)՝ վերահսկելու պահեստը և որոնելու այսպես կոչված «trigger points» (trigger-points), ինչը հանգեցնում է. որոշակի պահանջների առաջացում (օրինակ՝ մատակարարվող քիմիական նյութի ճառագայթային անվտանգության վերաբերյալ): Նման հարցում է առաջանում, եթե մատակարարվող քիմիական նյութի ընդհանուր ռադիոակտիվությունը գերազանցում է որոշակի շեմային արժեքը: Նմանապես, Optio ծրագրակազմը կարող է օգտագործվել ապահովագրական ընկերությունների կողմից, որոնք հավաքում են վիճակագրական տվյալներ իրենց պոտենցիալ հաճախորդների հիվանդությունների վերաբերյալ:

EDMS-ի ինտեգրում այլ հավելվածների հետ

Խոսելով EDMS-ի գործնական կիրառման մասին՝ չի կարելի ավելի մանրամասն չանդրադառնալ այլ կորպորատիվ հավելվածների հետ դրանց ինտեգրման խնդրին։ Այս խնդրի լուծումը շատ կարևոր է ժամանակակից ձեռնարկության համար, հատկապես, եթե այն միաժամանակ օգտագործում է մի քանի կորպորատիվ հավելվածներ։ Ներկայումս EDMS-ն ամենից հաճախ ինտեգրված է հետևյալ տեսակի հավելվածների հետ՝ ERP համակարգեր, գրասենյակային հավելվածներ և ֆրոնտ-end հավելվածներ (օրինակ՝ CRM):

Ինչ վերաբերում է ERP համակարգերին, ապա դրանց թույլ կողմերից մեկը ERP համակարգի հիմնական մոդուլներում ստեղծվող փաստաթղթերի որոշ ավելորդությունն է (ի լրումն վերը նշված ճկուն հաշվետվությունների ստեղծման թերզարգացած հնարավորությունների): Կենտրոնացված պահեստի (EDMS-ի հիման վրա) տեղակայումը, որն ապահովում է ERP համակարգի յուրաքանչյուր մոդուլ իրեն անհրաժեշտ փաստաթղթերով, օգնում է նվազեցնել ձեռնարկության գործառնական ծախսերը և արագացնել ներդրումների վերադարձը: Այսինքն, EDMS-ի և ERP համակարգի ինտեգրումն ապահովում է ավելի բարձր IRR արժեք, քան կարելի է ձեռք բերել այս համակարգերի առանձին օգտագործման դեպքում: Այս ինտեգրումն ապահովելու համար մի շարք EDMS մշակողներ (օրինակ՝ FileNet, IBM, Hyland, Identitech և այլն) համագործակցում են առաջատար ERP համակարգերի մշակողների հետ (SAP R / 3, PeopleSoft և Oracle):

Երբ EDMS-ը ինտեգրված է գրասենյակային հավելվածների հետ, օգտվողներին առաջարկվում է գրադարանային ծառայություններ մուտք գործել անմիջապես սովորական գրասենյակային հավելվածներից (օրինակ՝ MS Word, MS Excel և MS PowerPoint): Բացի այդ, գրեթե բոլոր ընդհանուր EDMS-ներում կա MS Internet Explorer վեբ նավիգատորի միջոցով աշխատելու հնարավորություն:

Ինտեգրումը front office հավելվածների հետ նույնպես բավականին տարածված է: Օրինակները ներառում են Documentum-ը և IBM-ը, որոնք առաջարկում են ինտեգրում Siebel-ի CRM զարգացման համակարգի հետ:

Ոլորտի վերլուծաբանները նշում են, որ մի շարք ժամանակակից EDMS-ներում ներդրված որոշ ճարտարապետական ​​մոտեցումներ պարզեցնում են ինտեգրումը: Օրինակ, Java կամ COM օբյեկտների մոդելների վրա հիմնված EDMS-ը լավագույն լուծումն է տալիս բազմաթիվ հարթակներում ձեռնարկության հավելվածների հետ ինտեգրվելու համար: Բացի այդ, J2EE-ին համապատասխան ERMS-ը կարող է տեղակայվել J2EE հավելվածի սերվերների վրա (օրինակ՝ BEA WebLogic կամ IBM WebSphere), որը հեշտացնում է ERMS-ի ինտեգրումը էլեկտրոնային բիզնեսի հավելվածների հետ, որոնք տեղակայված են հավելվածի սերվերի միջավայրում: Օբյեկտ-կողմնորոշված ​​մոտեցումը հեշտացնում է EAI սերվերների օգտագործումը (օրինակ՝ Tibco-ից, Vitria-ից և webMethods-ից), որոնք նվազագույնի են հասցնում կետ առ կետ ինտեգրումը բազմաթիվ անհատական ​​հավելվածների հետ շփվելիս: Արդյունաբերության ստանդարտների (օրինակ՝ XML) աջակցությունը կարող է նաև հեշտացնել բովանդակության փոխանակումը և տվյալների փոխանակումը ձեռնարկության հավելվածների միջև՝ ինչպես ձեռնարկության ներսում, այնպես էլ դրա սահմաններից դուրս:

Հարկ է նշել, որ EDMS-ների մեծ մասն իր մշակման ընթացքում շարժվում է դեպի բաց ստանդարտներ: Օրինակ, FileNet-ը պարտավորվում է ապահովել Java-ի վրա հիմնված API իր Panagon EDMS-ում: iManage-ը նաև կենտրոնանում է Java-ի վրա, ինչը թույլ կտա նրան գործարկել իր EDMS-ը բազմաթիվ հարթակներում: XML-ի աջակցությունը բնիկորեն ներկառուցված է Open Text հավելվածում: OTG-ն իր ծրագրային ապահովման մեջ ներդրել է COM ուղղված API և վերջերս սկսել է աշխատել իր ծրագրային գործիքներում XML հնարավորություններ ապահովելու ուղղությամբ: Identitech-ը նաև մտադիր է ապագայում իր ծրագրաշարում ներդնել Java-ի վրա հիմնված API և XML հնարավորություններ: OIT-ի կողմից մշակված ծրագրակազմն ի սկզբանե ստեղծվել է C-ով, սակայն այն ունի XML-ի միջոցով ինտեգրվելու հնարավորություն: Այլ EDMS-ների մեծամասնությունն ունի C API-ներ, որոնք կարող են օգտագործվել նաև ձեռնարկության հավելվածների հետ ինտեգրվելու համար, սակայն օբյեկտի վրա հիմնված մոտեցումներն ավելի քիչ ռեսուրսներ են պահանջում:

EDMS-ի ինտեգրում ERP համակարգերի հետ

Ըստ վերլուծաբանների, ներկայումս ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների տեղեկատվական ակտիվների ավելի քան 80% -ը պահվում է չկառուցված փաստաթղթերի տեսքով, որոնք անհասանելի են ժամանակակից ERP համակարգերին (այսինքն, ERP համակարգերի մեծ մասն ընդգրկում է ձեռնարկության գործունեության բոլոր ասպեկտների միայն մոտ 20% -ը: իրենց ֆունկցիոնալությամբ): Չկառուցված տեղեկատվության մշակման դեպքում EDMS-ն այժմ լավագույնս կարգավորվում է:

ERP համակարգերի ինտեգրումը EDMS-ի հետ ապահովում է աջակցություն ամբողջ ձեռնարկության բիզնես գործընթացներին՝ փաստաթղթերի, պատկերների, աշխատանքային հոսքերի, կորպորատիվ հաշվետվությունների և այլնի գործառնական կառավարման միջոցով: EDMS-ի օգնությամբ բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները և տվյալները հասանելի են դառնում ERP համակարգերի ներսում՝ հաշիվ-ապրանքագրեր: , հաճախորդների հարցումներ (փաստաթղթեր, ֆաքսեր և էլ. նամակներ), գծագրեր և այլն: Այս դեպքում EDMS-ը հանդես է գալիս որպես մի տեսակ կենտրոնացնող, որն օգտատերերին ապահովում է անհրաժեշտ տեղեկատվության հասանելիություն: ERP համակարգերի հետ EDMS-ի ինտեգրման մեծ առավելությունը օգտվողների համար իրենց ծանոթ հավելվածների միջավայրում աշխատելու հնարավորությունն է:

Ներկայումս մի շարք արտասահմանյան EDMS արդեն ինտեգրված են API-ի միջոցով ամենատարածված արտասահմանյան ERP համակարգերի հետ (ներառյալ SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan և այլն): Միևնույն ժամանակ, ERP համակարգերի որոշ մշակողներ առաջարկում են իրենց ինտերֆեյսը ինտեգրման համար (օրինակ, SAP AG - ստանդարտ ինտերֆեյս SAP ArchiveLink, ապահովելով մուտք դեպի SAP R / 3 պահեստներ) և նույնիսկ վավերացնել EDMS-ը իրենց համակարգերի հետ ինտեգրվելու համար:

EDMS և ERP համակարգերի ներդրման և փոխանակման տարբեր մոտեցումներ կան: Եթե ​​որոշ ձեռնարկություններ ինտեգրում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեխնոլոգիաները ERP համակարգերի ներդրումից հետո, ապա շատ ուրիշներ տեղակայում են ERP համակարգեր արդեն իսկ օգտագործելով տարբեր EDMS: Այնուամենայնիվ, հաճախ, երբ ձեռնարկությունը որոշում է ներդնել ERP համակարգ, փաստաթղթերի կառավարման այս հին հավելվածները մնում են (սովորաբար բաժնի մակարդակում): Օրինակ, սա հենց այն է, ինչ արել է ընկերությունը Շերվին-ՈւիլյամսՔլիվլենդ քաղաքից, որը զբաղվում է ներկերի արտադրությամբ։ Ծրագրակազմը մնացել է Sherwin-Williams-ում Hyland OnBase, որի հնարավորություններն օգտագործվել են նոր տեղադրված ERP համակարգում կորպորատիվ հաշվետվությունների ստեղծումը կառավարելու համար SAP R/3(որը փոխարինեց ժառանգական տվյալների մշակման համակարգը): Այսպիսով, Sherwin-Williams-ը պահպանեց բոլոր փաստաթղթերը մուտք գործելու համար մեկ EDMS օգտագործելու առավելությունը (առանց SAP R / 3-ի հետ աշխատելու համար իր աշխատակիցների լրացուցիչ վերապատրաստման անհրաժեշտության):

Գրեթե նույն իրավիճակն է նկատվում ընկերությունում Kyocera Industrial CeramicsՎանկուվերից։ Նախքան SAP R/3-ի ներդրումը, ընկերությունը նաև լայնորեն օգտագործում էր OnBase-ը (մասնավորապես, հաշվապահական հաշվառման բաժինն օգտագործում էր OnBase մուտքային հաշիվ-ապրանքագրերը սկանավորելու և դրանք կորպորատիվ սերվերում պահելու համար): SAP R / 3-ի ներդրումից հետո (որի նպատակն էր ավտոմատացնել ընկերության արտադրական և back-office գործընթացները), հաշվապահական հաշվառման բաժինը ընդլայնեց իր հնարավորությունները՝ ավելացնելով կորպորատիվ հաշվետվությունների կառավարման գործառույթներ: Միաժամանակ առանձին սերվեր է հատկացվել OnBase ծրագրային ապահովման համար։ Վճարումների համար ելքային չեկերն այժմ կատարվում են SAP R/3 հաշվապահական հավելվածում՝ գրված ֆայլում, որը վերբեռնվում է OnBase: Երբ մշակվում է OnBase-ում, բնօրինակ չեկի ֆաքսիմիլային պատկերը կարող է վերականգնվել տպագրության կամ էլփոստով ուղարկելու համար:

Ընկերություն սուր էլեկտրոնիկաիր բոլոր գրասենյակներում հին համակարգերը փոխարինեց SAP R/3 ERP-ով: Այս ծրագրի ընթացքում Sharp Electronics-ը վերամշակել է վարձակալության/լիզինգի գործառնությունները՝ բարելավելու հաշվարկային ընթացակարգերի արդյունավետությունը: Sharp-ի հաշվարկային գործընթացները վերանախագծվել են այնպես, որ բոլոր ստորագրված փաստաթղթերը կապված են ERP համակարգում պահվող գրառումների հետ՝ հաճախորդների ավտոմատացված հաշվարկների և դիլերային վճարումների հետևման համար: Դրա համար Sharp-ի աշխատակիցները ստեղծել են հատուկ համակարգ (Accenture-ի, IBM-ի և Kofax Image Products) Մշակվել է ավտոմատացված ընթացակարգ, որը մշակում է մուտքային ֆինանսական փաստաթղթերը ստորագրված պայմանագրերի հիման վրա: Երբ պատվերը տեղադրվում է, հրահանգները և շտրիխ կոդով փաստաթուղթ են ստեղծվում SAP R/3. Երբ փաստաթուղթը ստորագրվում է հաճախորդի կողմից, այն հետ է ուղարկվում Sharp-ին ֆաքսի կամ էլ.փոստի միջոցով: Այս փաստաթղթերը (և՛ ֆաքսով, և՛ սկանավորված) կառավարվում են Kofax Ascent Capture ծրագրաշարի կողմից, որը կարդում է փաստաթղթի շտրիխ կոդերը և ստուգում դրանք տվյալների բազայում պահվող տեղեկատվության համեմատ: Փաստաթղթերի պատկերները և ինդեքսավորված տվյալները այնուհետև ուղարկվում են Ascent ծրագրաշարի միջոցով բովանդակության կառավարման համակարգի միջոցով IBM Common Storeտվյալների պահեստում SAP R/3, որտեղ տեղի է ունենում դրանց խմբաքանակի մշակումը։ SAP R/3-ի փաստաթղթերը շատ դեպքերում հասանելի են դառնում 3 վայրկյանից պակաս ժամանակում: Sharp-ը մեծ ներդրում է կատարել ERP համակարգում, և IBM Common Store ծրագրաշարը համեմատաբար էժան հավելում է, որը խնայում է ներդրումները:

Քրիստոնյա ոչ առեւտրային կազմակերպություն Կենտրոնացեք ընտանիքի վրա(գլխավոր գրասենյակը գտնվում է Կոլորադո Սփրինգսում) արտադրում է ռադիոհաղորդումներ, հրատարակում է գրքեր, ամսագրեր, տեսանյութեր և հարակից բովանդակության ֆիլմեր (մոտ 2,5 միլիոն մարդ ընդհանուր թվով բաժանորդներով), ինչպես նաև ակտիվորեն համագործակցում է տարբեր պետական ​​կազմակերպությունների հետ: Կենտրոնացեք ERP համակարգի հետ միաժամանակ բովանդակության կառավարման և խմբային աշխատանքի տեխնոլոգիաների վրա՝ բարձրացնելու իր գործունեության արդյունավետությունը: Ջ.Դ. Edwards OneWorld. OneWorld-ի ERP համակարգը իրականացնում է պատվերների բաժանորդագրումը և կատարումը, բաժանորդների և ստացված նվիրատվությունների հետևումը, իրադարձությունների գրանցումը, ինչպես նաև հաշվապահական հաշվետվությունների ստեղծումը և տարբեր բիզնես գործառույթների կառավարումը: Իր հերթին, մասնաբաժինը բովանդակության կառավարման ծրագրային ապահովման Ակորդե(ընկերության զարգացումները Օպտիկա) պետք է վերահսկի մուտքային թղթային նամակագրությունը, էլեկտրոնային փոստը և հեռախոսային տրաֆիկը:

Focus on the Family-ի համար առաջնային խնդիրն է ոչ թե ֆինանսական խնայողությունները (թեև դա նույնպես կարևոր է), այլ մարդկային ռեսուրսների (հատկապես թեժ գծի աշխատակիցների) ամենաարդյունավետ օգտագործումը, որը պետք է զբաղվի մուտքային զանգերի և զանգերի մեծ ծավալի հետ։ հարցումներ։ Հիշեք, որ մարդիկ, ովքեր զանգահարում կամ գրում են Focus on the Family-ին, միշտ չէ, որ պատվիրում են բաժանորդագրություն կամ գիրք: Շատ հաճախ նրանք պարզապես օգնություն, խորհուրդ կամ սովորական մարդկային համակրանք են փնտրում իրենց խնդիրների համար։

Այս օրինակում բովանդակության կառավարման և զանգերի երթուղավորման հնարավորությունների համատեղումը հանգեցրեց Focus on the Family անձնակազմի արդյունավետության զգալի աճին: Մուտքային զանգը մշակելիս Acorde ծրագիրը կարդում է հեռախոսահամարը և որոնում է դրա հետ կապված ողջ տեղեկատվությունը (գուցե սա առաջին զանգը չէ այս հեռախոսահամարից) տվյալների բազայում, որը նույնպես կառավարվում է Acorde-ի կողմից: Եթե ​​այդպիսի տեղեկություն կա, ապա այն անմիջապես կցուցադրվի «Focus on the Family» աշխատակցի ԱՀ-ի մոնիտորի էկրանին, որը վարում է զանգը: Այսպիսով, Acorde ծրագիրը ազատում է Focus on the Family-ի աշխատակիցներին փաստաթղթերի երկար որոնման անհրաժեշտությունից՝ քրիստոնեական կազմակերպություն զանգահարած անձի հարցը լուծելիս: Բացի այդ, Acorde ծրագրաշարից օգտվելիս մեկ հեռախոսազանգը մշակելու համար պահանջվում է միջինը 30 վայրկյան: Օրական մինչև 5000 զանգերի դեպքում Focus on the Family-ն իր աշխատակիցների համար ժամանակի զգալի խնայողություն է ապահովում:

Ստորև մենք համառոտ կվերանայենք ընդհանուր տեղեկություններ որոշ արտասահմանյան EDMS-ների համատեղելիության մասին ընդհանուր ERP համակարգերի հետ:

Datamax Technologies

SED VisiFlow(ընկերության զարգացումները Datamax Technologies) բաշխված լուծում է, որը ծավալվում է փոքր աշխատանքային խմբերից մինչև խոշոր ձեռնարկություններ: Այն ինտեգրված է արտասահմանյան ERP համակարգերի մեծ մասի հետ և հավաստագրված է SAP ArchiveLink ինտերֆեյսի համար: Այն ինտեգրում է հետևյալ գործառույթները՝ աշխատանքային հոսքի կառավարում, փաստաթղթերի կառավարում, COLD-ERM, CTI և հաշվետվությունների ձևերի ճանաչում:

Երբ ինտեգրված է ERP համակարգին, VisiFlow-ը կառավարում է բոլոր տեսակի փաստաթղթերը ինչպես ERP համակարգից դուրս, այնպես էլ ներսում: Տեղակայվում է հարաբերական տվյալների բազա (պահեստ), որի տեղեկատվության մշակումն ընթանում է ERP համակարգին զուգահեռ: Փաստաթղթերը կարելի է փնտրել և դիտել ERP համակարգի հաճախորդից՝ օգտագործելով հատուկ ծրագրեր (Datamax-ից): Հնարավոր է նաև որոնել և դիտել տեղեկատվություն ERP համակարգից դուրս Windows-ի և վեբ ինտերֆեյսների միջոցով: Ամբողջական տեքստի ինդեքսավորումն ու որոնումն ապահովված են:

FileNet

Ընկերություն FileNetնաև ինտեգրվել է իր EDMS-ին Պանագոնառաջատար ERP համակարգերով և մշակված անհատական ​​ինտեգրացիոն լուծումներով: Այս լուծումները ներառում են ծրագրային ապահովում Panagon փաստաթղթերի պահեստ SAP R/3-ի համարև վեբ կողմնորոշված Panagon J.D. ծրագրային ապահովման համար Edwards OneWorld.

Panagon Document Warehouse ծրագրաշարը ինքնուրույն ծրագրային արտադրանք է, որն աշխատում է ERP համակարգի կողքին: Panagon Document Warehouse Software-ը SAP R/3-ի համար ապահովում է ցանկացած փաստաթղթի հասանելիություն կազմակերպության ցանկացած աշխատասեղանի համակարգչից: Այն ապահովում է բոլոր R/3 օբյեկտների գրավում, ինդեքսավորում, արխիվացում և կառավարում, ներառյալ SAP R/3-ում ստեղծված փաստաթղթերը, ինչպես նաև տարբեր տեսակի պատկերներ (ներառյալ ֆաքսով և սկանավորված):

Panagon Document Warehouse-ի օգտվողները կարող են կապել SAP R/3 բիզնես հոսքերին՝ փաստաթղթերը տվյալ ERP համակարգում բաշխելու համար: Համակարգն ապահովում է մեկ ինտերֆեյս արտաքին և ներքին փաստաթղթերի կառավարման համար (ստեղծված ERP համակարգում) ինչպես հաճախորդ-սերվերի, այնպես էլ վեբ-կողմնորոշված ​​R/3 օգտագործողների համար: MS Office-ի, Lotus Notes-ի և այլ բիզնես հավելվածների օգտատերերի համար հասանելի են մի շարք գործառույթներ (ստուգում/ստուգում, փաստաթղթերի խմբագրում և բաշխում ամբողջ ձեռնարկությունում):

Համակարգը տեղեկատվություն չի պահում ERP համակարգի տվյալների բազայում: Փաստաթղթերի պահեստները հասանելի են կառավարվող հարաբերական տվյալների բազայի միջոցով (Oracle կամ MS SQL Server), որը պահպանվում է Panagon Document Warehouse-ում: Արդյունքում օգտվողները կարող են ճկուն կերպով կառավարել փաստաթղթերն ու օբյեկտները ERP համակարգից դուրս: ERP համակարգում տվյալները կարող են կապված լինել համապատասխան փաստաթղթերի հետ: Panagon Document Warehouse-ն աջակցում է նաև ամբողջական տեքստի ինդեքսավորմանը և փաստաթղթերի որոնմանը:

Հեշտ ծրագրակազմ

ERP համակարգերի հետ ինտեգրումը ընկերության հիմնական գործն է Հեշտ ծրագրակազմ. SED Հեշտ արխիվդրա զարգացումը ինտեգրված է վավերացված SAP ArchiveLink ինտերֆեյսի միջոցով, ինչպես նաև API ինտերֆեյսի միջոցով (Baan, Sage, J.D. Edwards և Navision ERP համակարգերով): Բացի այդ, Easy Archive համակարգը ինտեգրված է Lotus Notes և Staffware ծրագրերի հետ:

Երբ ինտեգրված է SAP R / 3-ին, Easy Archive EDMS-ը թույլ է տալիս որոնել տվյալներ և փաստաթղթեր այս ERP համակարգի ցանկացած մոդուլում (ներառյալ Նյութերի կառավարում, վաճառք և բաշխում և արտադրություն և պլանավորում): Easy Archive-ն առաջարկում է ամբողջական տվյալների և փաստաթղթերի հավաքում, արխիվացում, փաստաթղթերի կառավարում և խմբային աշխատանք ինտերնետում: Easy Archive-ի միջոցով հնարավոր է նաև շարժական սարքերից փաստաթղթեր մուտք գործել WAP արձանագրության միջոցով:

Փաստաթղթերը և տվյալները (ինչպես ERP համակարգից դուրս, այնպես էլ ներսում) հասանելի են ERP համակարգի հաճախորդի ծրագրի միջոցով: Պահեստը ամբողջական տեքստային տվյալների բազա է Verity-ից: Արտաքին փաստաթղթերը (սկանավորված, ֆաքսով, էլեկտրոնային) ավտոմատ կերպով ինդեքսավորվում և փոխկապակցվում են ERP համակարգի որոշակի գործարքների հետ (ինչը վերացնում է ձեռքով ինդեքսավորման անհրաժեշտությունը): Easy Archive EDMS-ը կարող է ինտեգրվել SAP Business Workflow(նրանց ստացողներին փաստաթղթեր հանձնելու համար):

Hyland Software

SED-ում հիմքի վրաընկերության արտադրությունը Hyland Softwareիրականացված պատկերների կառավարում, COLD-ERM, աշխատանքային հոսքի կառավարում և վեբ հասանելիություն: Այն կարող է ինտեգրվել ERP համակարգերի մեծ մասի հետ իրենց API-ների միջոցով: Բացի այդ, Hyland-ը վերջերս թողարկեց ծրագրակազմ OnBase արխիվի սերվեր SAP R/3-ի համար՝ ինտեգրված այս ERP համակարգի հետ SAP ArchiveLink ինտերֆեյսի միջոցով և նախագծված է SAP R/3-ում արխիվային և որոնման գործառույթներ ապահովելու համար (օգտագործելով OnBase EDMS-ի հնարավորությունները):

Արխիվային սերվերի ծրագրաշարն օգտագործելիս SAP R/3-ում ստեղծված փաստաթղթերը (տպման ցուցակներ, ելքային փաստաթղթեր, արխիվացված տվյալներ և այլն) կարող են կառավարվել OnBase EDMS-ի կողմից այնպես, ինչպես սկանավորված փաստաթղթերը, աշխատասեղանի հավելվածի ֆայլերը և էլ. OnBase-ն ապահովում է ERP համակարգի բոլոր տեսակի փաստաթղթերի հետ աշխատելու հնարավորություն: Բոլոր տվյալները և փաստաթղթերը հասանելի են մեկ ինտերֆեյսի միջոցով ինչպես արտաքին հավելվածների, այնպես էլ ERP համակարգի հավելվածների համար:

OnBase EDMS-ի հիման վրա կարող է իրականացվել ERP համակարգում աշխատանքային հոսքի ամբողջական կառավարում: Այն կարող է օգտագործվել նաև որպես որոնման համակարգճակատային հավելվածների համար: OnBase-ի հիման վրա տեղակայված է պահոց, որն աջակցում է MS SQL Server-ին, Oracle-ին և Sybase SQL Anywhere-ին: Պահեստը ինտեգրված է ERP համակարգի հետ OnBase API-ի միջոցով, և օգտվողները կարող են մուտք գործել տեղեկատվության բաշխում, պահպանում և առբերում ինչպես ERP համակարգի ներսում, այնպես էլ դրսում: OnBase գործիքները կամ հաճախորդի ծրագիրը ERP համակարգում օգտագործվում են որպես հաճախորդի միջերես: Աջակցվում է նաև ամբողջական տեքստի ինդեքսավորումը և փաստաթղթերի որոնումը:

IBM

Ընկերություն IBMլուծում է առաջարկում Բովանդակության կառավարիչ, որը նախատեսված է SAP R / 3-ում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համար և թույլ է տալիս արխիվացնել, տարածել և կառավարել տվյալները: IBM Content Manager CommonStore-ը SAP-ի համար հավաստագրված է SAP ArchiveLink ինտերֆեյսի վերջին տարբերակի համար: CommonStore-ի օգնությամբ SAP R / 3 տվյալների բազայի չափը պարզեցվում է, արագացված է մուտքը բիզնես փաստաթղթեր, բարելավվում են բիզնես գործընթացները, ավտոմատացված են սովորական առաջադրանքները և փաստաթղթերի բաշխումը: SAP R/3-ից և այլ բիզնես հավելվածներից ստացվող բիզնես փաստաթղթերը (հաշիվներ, պատվերներ, առաքման նշումներ, նամակներ, ֆաքսեր, աղյուսակներ, էլ. փոստ և այլն) կարող են կապվել, ինդեքսավորվել և պահվել ընդհանուր էլեկտրոնային թղթապանակներում՝ դրանց մուտքն ապահովելու համար ձեռնարկության բոլոր օգտվողները. Իրականացված է նաև այլ հավելվածներից տվյալների պահպանման հնարավորությունը:

CommonStore-ը արխիվացնում է տվյալները՝ օգտագործելով Tivoli Storage Manager ծրագրաշարը: Կա նաև պատկերները և փաստաթղթերը անմիջապես IBM Content Manager-ում պահելու հնարավորություն: Երբ փաստաթուղթը արխիվացվում է CommonStore-ի միջոցով, այն կարող է ցանկացած պահի առբերվել SAP R/3-ի կամ CommonStore-ի բովանդակության կառավարչի միջոցով: Պահված տեղեկատվությունը հասանելի է նաև Lotus Notes-ի, ինտերնետ/ինտրանետ նավիգատորների կամ IBM Content Manager-ի հետ ինտեգրված ցանկացած այլ բիզնես հավելվածի միջոցով:

Պահեստը (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand կամ Tivoli Storage Manager) աշխատում է ERP համակարգի հետ զուգահեռ: Հաճախորդի կողմից փաստաթղթերը որոնվում են SAP R/3 GUI-ների, IBM Content Manager-ի կամ Content Manager OnDemand-ի միջոցով: Համակարգն աջակցում է ամբողջական տեքստի որոնմանը:

Ixos Software

SAP R/3-ի տվյալների և փաստաթղթերի արխիվացման տեխնոլոգիաների առաջատար մատակարարը ընկերությունն է Ixos Software. Մասնավորապես, պետք է նշել, որ SAP ArchiveLink ինտերֆեյսը (ինտերֆեյսը R/3 ERP համակարգի և երրորդ կողմի փաստաթղթերի ու տվյալների պահեստների միջև) մշակվել է համատեղ Ixos-ի և SAP AG-ի կողմից։ ՎՐԱ Ixos արխիվստեղծվել է հատուկ R/3-ի ֆունկցիոնալությունը բարձրացնելու համար: Երկու համակարգերը API-ի միջոցով ինտեգրելու փոխարեն (ինչպես արվում է մի շարք EDMS-ների համար), SAP ArchiveLink-ն աջակցում է R/3-ի և Ixos արխիվի միջև արագ ինտեգրմանը: Արդյունքում, Ixos Archive-ը չի պահանջում հատուկ դիտող, լրացուցիչ աշխատանքային հոսքի և փաստաթղթերի կառավարման համակարգի կոդավորում կամ լրացուցիչ ծրագրավորում:

Ixos Archive ծրագիրը տրամադրում է ձեռնարկության մակարդակի փաստաթղթերի կառավարման լուծումներ ստանդարտ հաճախորդների, սերվերների և ներցանցերի համար: Այն ավտոմատացնում է պատկերների և փաստաթղթերի մշակումը, արխիվացումը, որոնումը, բաշխումը, առաքումը և վերաօգտագործումը: Իր հերթին, օգտագործելով ծրագրային ապահովում Ixos-Mobile/3 SAP R/3-ում իրականացրել է փաստաթղթերի հեռահար մուտք:

Ixos Archive-ը հնարավորություն է տալիս աշխատել թղթային փաստաթղթերի, էլեկտրոնային ֆայլերի, ստանդարտ R/3 հաշվետվությունների, արտաքինից ստեղծված օբյեկտների և R/3 օբյեկտների հետ: Փաստաթղթերը ուղղորդվում են R/3 Business Workflow ծրագրաշարով, դիտվում են դիտողի միջոցով և կառավարվում անմիջապես R/3-ից: Ixos Archive-ի միջոցով դուք կարող եք նաև կառավարել տվյալների արխիվացումը և R/3 օբյեկտների փոխակերպումը վեբ ներկայացումների համար:

Ixos-ն առաջարկում է նաև մի շարք կիրառական շարժիչներ, որոնք կարող են ինտեգրվել ինչպես խմբակային ծրագրերում (Lotus, MS Exchange), այնպես էլ այլ ինտեգրված EDMS: Փաստաթղթերը հասանելի և կառավարվում են SAP R/3 հաճախորդի միջերեսի միջոցով: Գոյություն ունի նաև ERP համակարգից տվյալների հատուկ ենթաբազմությունները համաժամեցնելու տարբերակ արտաքին փաստաթղթերի մշակման հավելվածի հետ:

Ixos Archive EDMS-ն ինքնին չի աջակցում ամբողջական տեքստային փաստաթղթերի որոնմանը, սակայն այս հատկությունը կարող է իրականացվել Verity ծրագրաշարի հետ ինտեգրվելու միջոցով:

EDMS ինտեգրում CRM հավելվածների հետ

Ժամանակակից բիզնես հավելվածների շուկայում առաջնակարգ տեղ են զբաղեցնում հաճախորդների հետ հարաբերությունների կառավարման համակարգերը (CRM): Մասնավորապես, CRM հավելվածներն առաջարկում են այնպիսի ընկերություններ, ինչպիսիք են Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems և այլն: Նույնիսկ ERP համակարգերի մշակողները (օրինակ՝ Oracle, SAP, Peoplesoft և Baan) թողարկում են (կամ նախատեսում են թողարկել) CRM հավելվածները: որպես իրենց համակարգերի հավելում:

Բնականաբար, EDMS-ի մշակողները չանտեսեցին շուկայի այս խոստումնալից հատվածը: Շուկայում գերակշռող կարծիքի համաձայն, EDMS-ը պետք է գործի որպես հատուկ ինտեգրացիոն շերտ, որը թույլ է տալիս մի շարք տվյալների պահեստներ և հետին պլանային հավելվածներ կապված լինել նույն բիզնես գործընթացների հետ, որոնց հետ շփվում է առջևի CRM հավելվածը: ERMS-ը պետք է աջակցի տվյալների ձևաչափերի և հաղորդակցության ստանդարտների լայն տեսականի, որոնք կարող են օգտագործվել CRM հավելվածներում: Օգտագործողի համար կարևոր չէ, թե ինչպես է նա շփվում վաճառողի հետ՝ գրանցվելով կայքում, էլեկտրոնային փոստով հաղորդագրություն ուղարկելով, օգտագործելով ավտոմատ հեռախոսային համակարգ, ուղարկելով ֆաքս կամ գրավոր հարցում, կամ զրուցելով վաճառողի ներկայացուցչի հետ զանգերի կենտրոնում: .

EDMS և CRM հավելվածները ինտեգրելու համար օգտագործվում են տարբեր մեթոդներ: Տարածված բաղադրիչների մոդելների օգտագործումը(COM, CORBA և JavaBeans): Այսպես, օրինակ, գործում են Staffware, Identitech և Plexus: Մեկ այլ մոտեցում է կաղապարային հավելվածների ստեղծում, որը կարող է օգտագործվել տարբեր սցենարներում: Ահա թե ինչպես են FileNet-ը և Lucent-ը (www.mosaix.com) առաջարկում կաղապարային հավելվածներ, որոնք կարող են կրկին օգտագործվել տարբեր համակարգերում՝ CRM-ից մինչև ERP:

EDMS-ը, որն օգտագործվում է CRM հավելվածների հետ համատեղ, պետք է նաև ապահովի մեծ քանակությամբ տեղեկատվության հուսալի մշակում և ընդլայնելիություն էլեկտրոնային առևտրի հավելվածներում: Մի շարք ընկերություններ (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM և Oracle) իրականացրել են այս պահանջը. միջին ծրագրերի բաղադրիչների կիրառում(Վեբ հավելվածների սերվերներ, գործարքների մշակման մոնիտորներ և հաղորդագրությունների հերթերի պատվիրման ծառայություններ): Օրինակ, Keyfile-ը (www.keyfile.com) ինտեգրել է իր EDMS-ը MS Commerce Server ծրագրաշարի հետ: Plexus-ը և Staffware-ը ինտեգրել են իրենց արտադրանքը BEA Systems-ի Tuxedo և WebLogic գործարքների հարթակների հետ: Oracle-ը ինտեգրել է իր աշխատանքային հոսքի մոդուլը Advanced Queues հաղորդագրությունների ծառայությունների հետ: IBM-ն ինտեգրել է իր MQSeries Workflow լուծումը իր սեփական MQSeries միջին ծրագրի մեջ:

Մոտ ապագայում ակնկալվում է, որ EDMS-ն ավելի ինտեգրված կլինի CRM հավելվածների հետ: EDMS-ի շատ մշակողներ հիմնականում կարծում են, որ CRM շուկան իրենց զարգացման հիմնական հնարավորությունն է: Հետևաբար, նրանք կամ «բացում» են իրենց համակարգերը երրորդ կողմերի համար, կամ համագործակցում են CRM վաճառողների հետ: Օրինակ, FileNet-ը և Siebel Systems-ը պայմանագիր են կնքել, ըստ որի FileNet-ի Panagon VisualWorkFlo ծրագրակազմը կառավարում է Siebel Systems-ի տարբեր մոդուլների միջև աշխատանքային հոսքը (արտադրություն, զանգերի կենտրոն և հաճախորդների սպասարկում): Staffware-ը նաև համաձայնագրեր ունի բազմաթիվ CRM վաճառողների հետ (ներառյալ Siebel և Vantive), որոնք ներառում են Staffware ծրագրաշարի ֆունկցիոնալությունը այս CRM հավելվածներում:

EDMS-ի ընտրության և իրականացման առանձնահատկությունները

EDMS-ի ընտրության հիմնական առանձնահատկությունները

Ըստ ոլորտի վերլուծաբանների՝ EDMS-ն անհրաժեշտ է դառնում, երբ ձեռնարկությունում կամ կազմակերպությունում տարեկան մշակվող փաստաթղթերի ընդհանուր ծավալը հասնում է 4000-5000-ի։ Պետք է ասել, որ EDMS-ի ներդրումը ձեռնարկության բոլոր խնդիրների համադարման միջոց չէ։ Դրա իրականացման հիմնական նպատակն է բարձրացնել ձեռնարկության կամ կազմակերպության աշխատանքային հոսքի արդյունավետությունը և, հետևաբար, որոշ չափով և ընդհանուր առմամբ նրանց աշխատանքի արդյունավետությունը: Կարծիք կա նաև, որ հիմնական նպատակը EDMS-ի իրականացումը ձեռնարկության կամ կազմակերպության կառավարման և գործունեության համար արդյունավետ միջավայրի ստեղծումն է:

Նախքան EDMS ընտրելը, հրամայական է ձևակերպել առաջադրանքների ցանկ, որոնք պետք է օգնեն լուծել դրա իրականացմանը: Բացի այդ, անհրաժեշտ է մշակել դրա իրականացման մանրամասն կազմակերպչական պլան: EDMS-ի մատակարարումը և իրականացումը պետք է իրականացվի արտաքին ընկերության կողմից, որը ձեռնարկության համար կրում է ամբողջական իրավական պատասխանատվություն իրականացման ծրագրի հաջողության համար: Մատակարարի և EDMS իրականացնողի ընտրությանը պետք է մոտենալ շատ բծախնդիր, քանի որ պայմանագիր կնքելուց, ցանկացած գումար վճարելուց և EDMS-ի ներդրումը սկսելուց հետո հեշտ չի լինի դադարեցնել հարաբերությունները այս ընկերության հետ, եթե ընկերությունը լիովին չի բավարարում պահանջները: իր աշխատանքի որակը։ Փաստորեն, կապալառուի սխալ ընտրության դեպքում փողը, ժամանակն ու նյարդերը վատնվելու են։ Իհարկե, EDMS ընտրելիս պետք է ուշադիր ուսումնասիրել շուկայում առկա բոլոր առաջարկները, անպայման մրցույթ անցկացնել։ Շատ կարևոր է նաև հաշվի առնել, թե արդյոք EDMS մատակարարն ունի հաջող ներդրման փորձ և որքանով է այն համապատասխանում ձեռնարկության կամ կազմակերպության առանձնահատկություններին: EDMS-ի ընտրության ժամանակ անհրաժեշտ է հաշվի առնել մի շարք հետևյալ կարևոր կետերը.

  • Բավական մեծ բազմազանություն EDMS (ինչպես ներքին, այնպես էլ արտաքին զարգացում) ներկայացված ռուսական շուկայում;
  • EDMS մատակարարի հուսալիությունը և նրա կողմից առաջարկվող առաքման, իրականացման և սպասարկման պայմանները (ՏՏ ներքին շուկայի գոյության մի քանի տարիների ընթացքում արդեն եղել են դեպքեր, երբ բավականին հայտնի և արտաքուստ բարգավաճ ընկերությունները լքել են շուկան. Օրինակ՝ 2002 թվականի գարնանը մեկնելն է NikosSoft ծրագրային ապահովման բիզնեսի ներքին շուկայից, կամ դրա ծրագրային ապահովման մշակման և արդիականացման դադարեցումը, ինչը նշանակում է, փաստորեն, շուկայից դուրս գալը, օրինակ՝ զարգացման դադարեցումը: BOSS-Corporation ծրագրային ապահովում IT Co.-ի կողմից 2002 թվականի գարնանը);
  • Ձեռնարկության առանձնահատկությունների համար EDMS-ը ողջամիտ ժամկետում (ընդունելի գնային պայմաններով) վերջնական տեսքի բերելու հնարավորությունը:

Ընդհանուր առմամբ, մատակարար և EDMS իրականացնող ընտրելիս պետք է հաշվի առնել հետևյալ պահանջները.

  • Ընկերության լրջությունը (շուկայում հայտնի անվան առկայությունը, մշտական ​​գրասենյակը, շուկայական իմիջը պահպանելու և ամրապնդելու ցանկությունը EDMS-ի իրականացման հաջորդ նախագծի հաջող իրականացման միջոցով և այլն);
  • Ընկերության չափը, պայմանագրային պայմաններով իրականացվող ծրագրի իրականացման համար բավարար ռեսուրսների առկայությունը.
  • EDMS մշակողների և իրականացնողների բավականաչափ մեծ և կայուն թիմի ներկայությունը.
  • Ընկերության փորձը նմանատիպ ձեռնարկություններում և կազմակերպություններում EDMS-ի մշակման և ներդրման գործում (ամենից լավը, եթե հնարավոր է տեսնել իրականացված EDMS-ը գործողության մեջ և շփվել դրանց օգտագործողների հետ);
  • Արդյո՞ք մշակող ընկերությունն ունի տեխնոլոգիաների և ծրագրավորման ստանդարտներ, ինչպես են դրանք ձևակերպվում (օրինականացվում) և աջակցվում.
  • Արդյո՞ք իրականացնող ընկերությունն ունի իրականացման տեխնոլոգիա և ինչպես է այն փաստաթղթավորված:

Միևնույն ժամանակ, իրականացման համար ընտրված EDMS-ը պետք է համապատասխանի հետևյալ ընդհանուր պահանջներին.

  • Համակարգի ճարտարապետությունը հիմնված է բիզնես գործընթացների վրա(աշխատանքային հոսքեր), որոնց ընթացքում ստեղծվում և տեղափոխվում են փաստաթղթեր.
  • SED-ը պետք է ունենա հաշվի են առնվում ռուսական փաստաթղթերի հոսքի և գրասենյակային աշխատանքի առանձնահատկությունները(աշխատանքային հոսքի ուղղահայաց կազմակերպում, համապատասխանություն ռուսական ԳՕՍՏ-ներին և այլն);
  • SED-ը պետք է ունենա իրականացված համագործակցության հնարավորությունները(խմբային ժամանակացույց, տեղեկատվության փոխանակում, տեղեկատուների տախտակներ, ֆորումներ և այլն);
  • Պետք է լինի իրականացրել է փաստաթղթերի և աշխատանքների կատարման օպերատիվ վերահսկողության գործառույթները(կատարողների միջև աշխատանքի փոխանցում որոշակի տեխնոլոգիայի համաձայն, ընթացիկ գործընթացի վիճակի մոնիտորինգ, գործընթացի շեղումների հայտնաբերում դրա նորմատիվ ընթացքից, կանխատեսում է այդ շեղումների ազդեցությունը ամբողջ գործընթացի հավանական ավարտի ամսաթվի վրա և այլն): );
  • Տեղադրման, կազմաձևման և շահագործման պարզություն և ճկունություն;
  • փաստաթղթերի հետ խմբային աշխատանքի կազմակերպման համար ընդհանուր հարթակների օգտագործումը.
  • Գաղտնի փաստաթղթերի կառավարման կազմակերպման համար միջոցների առկայություն՝ տեղեկատվության չարտոնված մուտքից պաշտպանելու համար.
  • Համատեղելիություն հավաստագրված տեղեկատվական անվտանգության գործիքների հետ;
  • էլեկտրոնային և թղթային փաստաթղթերի միաժամանակյա օգտագործման հնարավորությունը;
  • Ընդհանուր հարթակների հետ ինտեգրվելու ունակություն;
  • Լավ մասշտաբայնություն;
  • Փաստաթղթերի տեղաշարժի վերաբերյալ վիճակագրական տվյալների ավտոմատացված հավաքագրման և վերլուծության առկայություն.
  • EDMS-ը հիմնված է բաց հաճախորդ-սերվեր ճարտարապետության վրա.
  • Այլ հավելվածների հետ ինտեգրվելու ունակություն (CAD համակարգեր, MRP / ERP համակարգեր, ֆինանսական և կառավարման հաշվապահական համակարգեր, էլփոստի համակարգեր և այլն);
  • EDMS տվյալների բազայի առկայությունը այլ հավելվածների համար;
  • EDMS-ի մոդուլյարությունը և դրա հիմնական հնարավորությունները ներկառուցված գործիքների միջոցով մեծացնելու հնարավորությունը.
  • EDMS-ի բոլոր օգտագործողների համար «թափանցիկ» փաստաթղթերի բաշխված մշակման հնարավորությունը.
  • Փաստաթղթերի սկանավորման համար մոդուլների EDMS-ում առկայություն (կամ պատկերների կառավարման պրոֆեսիոնալ համակարգերի հետ ինտեգրվելու ունակություն);
  • Ինտերնետ/ինտրանետով աշխատելու ունակություն;
  • Բջջային (հեռավոր) օգտվողների և օգտագործողների խմբերի հետ աշխատելու ունակություն;
  • Աջակցություն ռուսաց լեզվին, ներառյալ էկրանի հաղորդագրությունները և խորհուրդները, տվյալների տեսակավորումը և տարբեր բառերի և արտահայտությունների վերաբերյալ տեղեկատվության որոնումը.
  • Մատչելիություն առաքման, իրականացման և պահպանման առումով:

EDMS-ի իրականացման հիմնական առանձնահատկությունները

Իր հերթին, EDMS-ն իրականացնելիս պետք է բախվել հետևյալ հիմնական խնդիրների հետ, որոնց լուծումը որոշում է իրականացման ողջ ծրագրի հաջողությունը.

  • շատ դեպքերում ձեռնարկության լայնածավալ վերակազմավորման անհրաժեշտությունը.
  • բիզնես գործընթացների թույլ պաշտոնականացում և կորպորատիվ ստանդարտների բացակայություն;
  • EDMS-ը պետք է իրականացվի և օգտագործվի ամբողջ ձեռնարկությունում (ամենուր, որտեղ տեղեկատվություն է ստեղծվում, ուղղվում և պահպանվում), հակառակ դեպքում դրա իրականացման հաջողությունը կլինի նվազագույն (եթե ընդհանրապես լինի);
  • ձեռնարկության աշխատակիցների կողմից EDMS-ի ներդրման նկատմամբ որոշակի դիմադրության առկայություն ( «Փոփոխություններին դիմադրություն».), հաճախ պայմանավորված նրանց գործունեության որևէ «թափանցիկության» չկամությամբ.
  • EDMS-ի հետ աշխատելու համար ձեռնարկության աշխատակիցների (ներառյալ ստորին, միջին և վերին մակարդակների ղեկավարները) անհրաժեշտ մակարդակի վերապատրաստման բացակայություն:

EDMS-ի ներդրումը պետք է իրականացվի աստիճանաբար՝ սկսած աշխատանքային գործընթացի ամենակարևոր օղակից (լավ նկարագրված և հասկանալի), որի ավտոմատացումը արագ դրական ազդեցություն կունենա: EDMS-ի ներդրման գործընթացում անհրաժեշտ է ապահովել ինչպես նոր, այնպես էլ հին տեխնոլոգիայով աշխատելու հնարավորություն՝ ձեռնարկության առօրյա գործունեությանը չխանգարելու համար։ Շատ կարևոր դեր է խաղում ձեռնարկության ղեկավարության իրական աջակցությունը իրականացման նախագծի (այսպես կոչված «առաջին անձի գործոն».) Նման աջակցության բացակայության դեպքում (օրինակ, նույնիսկ ձեռնարկության հարցումների ընթացքում անհրաժեշտ բոլոր տեղեկությունները ստանալու կազմակերպման մեջ), լավագույն դեպքում համակարգը կներդրվի միայն ք. առանձին բաժիններձեռնարկություններ (քիչ հավանական է, որ դրանից կարելի է ակնկալել ներդրումների նկատելի վերադարձ):

«Փոփոխություններին դիմակայելու» խնդիրը կարող է լուծվել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տարրերի աստիճանական և համակարգված ներդրման միջոցով՝ սկսած ամենապարզից (օրինակ՝ աշխատակիցներին պատրաստել էլեկտրոնային փոստով և ինտրանետով աշխատելու, էլեկտրոնային արխիվի կազմակերպում և այլն): ) և անհրաժեշտ բացատրական աշխատանքների կատարումը։ EDMS-ի իրականացման ընթացքում հրամայական է կազմակերպել վերապատրաստումներ ձեռնարկության աշխատակիցների համար, ինչպես նաև խորհրդատվություններ նրա ղեկավարության համար գրասենյակային աշխատանքի էլեկտրոնային ձևի անցումը կազմակերպելու վերաբերյալ:

EDMS-ի լայնածավալ իրականացմանը պետք է անպայման նախորդի փորձնական ծրագիր, որի ընթացքում պարզաբանվեն հիմնական խնդիրները, որոնք կարող են բախվել անմիջականորեն իրականացման ընթացքում: Փորձնական ծրագրի հիմնական նպատակն է որոշել, թե արդյոք կա (կամ ենթադրվում է, որ) շոշափելի ազդեցություն EDMS-ի իրականացումից: Փորձնական ծրագրի (այսպես կոչված՝ «պիլոտային») հաջողության դեպքում կայացվում է EDMS-ի իրականացման վերջնական որոշումը, մշակվում է իրական իրականացման նախագիծ՝ իրականացման ամբողջական պլանի հետ մեկտեղ։ Սովորաբար, փորձնական ծրագրի արժեքը հասնում է իրական նախագծի արժեքի 10%-ին:

Որպես կանոն, ձեռնարկությունում EDMS-ի իրականացումը ներառում է հետևյալ հիմնական փուլերը.

  1. ձեռնարկության բիզնես գործընթացների, օգտագործվող սարքավորումների և տեխնոլոգիաների վիճակի մանրակրկիտ վերլուծություն.
  2. Ձեռնարկության տեղեկատվական-ֆունկցիոնալ մոդելի մշակում, նրա բիզնես գործընթացների վերաճարտարագիտություն.
  3. EDMS-ի իրականացման համար անհրաժեշտ ապարատային և ծրագրային ապահովման հնարավոր կոնֆիգուրացիայի վերլուծություն:
  4. Փորձնական ծրագրի իրականացում;
  5. Փորձնական ծրագրի արդյունքների հաստատում և EDMS-ի իրականացման պլանի մշակում;
  6. EDMS-ի իրականացման համար անհրաժեշտ ապարատային և ծրագրային ապահովման ընտրություն և մատակարարում.
  7. EDMS-ի մատակարարում և տեղադրում;
  8. EDMS-ի հարմարեցում և ճշգրտում;
  9. Տվյալների փոխանցում և փոխակերպում ժառանգական համակարգերից;
  10. Կրթություն համակարգի ադմինիստրատորներև EDMS-ի հետ աշխատող օգտվողներ;
  11. Վերահսկիչ օրինակի, ծրագրերի և փորձարկման մեթոդների պատրաստում, EDMS-ի ամբողջական փորձարկում;
  12. Դիզայնի, ծրագրային ապահովման, տեխնիկական և օգտագործողի փաստաթղթերի մշակում:
  13. EDMS-ի իրականացման ավարտը, այն կոմերցիոն շահագործման հանձնելը.
  14. Ուղեկցող SED.

եզրակացություններ

  1. Ապագան EDMS-ի համար է, որտեղ ECM-ի հայեցակարգն առավելագույնս իրականացվում է:Միևնույն ժամանակ, ըստ վերլուծաբանների, լուծումներ, որոնք ամենամոտ են ECM հայեցակարգին, այժմ առաջարկում են Documentum-ը և FileNet-ը:
  2. Առաջիկա մի քանի տարիներին բովանդակության կառավարման համակարգերի շուկայի հետագա զարգացման բարենպաստ հեռանկարները կշարունակվեն։ 1999 թվականին Forrester Research-ի ուսումնասիրության համաձայն՝ Fortune 500 ընկերությունների 38%-ն ասել է, որ բովանդակության կառավարման համակարգ գնելը կարևոր է իրենց բիզնեսի համար: Ըստ Meta Group-ի, բովանդակության կառավարման համակարգի շուկան մինչև 2004 թվականը կաճի մինչև 10 միլիարդ դոլար (տարեկան 20 տոկոս աճի տեմպերով):
  3. Միևնույն ժամանակ, ըստ Ovum-ի վերլուծաբանների. թղթային փաստաթղթերի կառավարման տեխնոլոգիաները դեռ երկար տարիներ շուկայում պահանջարկ կունենան.
  4. Կշարունակեն մշակվել հավելվածներ, որոնք ինտեգրում են հաշվետվություններ ստեղծելու և կորպորատիվ տվյալների բազաներում տեղեկատվության որոնման կարողությունը ինտերնետում փաստաթղթերի և գրաֆիկական պատկերների հրապարակման հետ:
  5. Առաջադիմական զարգացման հնարավորությունները կպահպանվեն միայն խոշորագույն և շուկայավարող EDMS մշակողների կողմից: Ընկերությունները, որոնք չեն կարողանում հարմարվել շուկայական նոր պայմաններին, կա՛մ լճանալու են, կա՛մ ընդհանրապես դուրս են մղվելու շուկայից:

Ձեզանից շատերը երկար ժամանակ օգտագործում են EDMS-ն իրենց աշխատանքում, ոմանք իրականացման փուլում են, բայց կան այնպիսիք, ովքեր դեռ աչք են ծակում։ Այնուամենայնիվ, ընկերության ժամանակակից գրառումների և տեղեկատվական կառավարման համակարգերի իմացությունը օգտակար կլինի ինչպես սկսնակ, այնպես էլ փորձառու օգտատերերի համար: EDS ընտրության չափանիշներ

Գաղտնիք չէ, որ լավ մշակված և օպտիմալացված բիզնես գործընթացները ընկերության հաջողության գրավականն են: Ամենակարևոր և ռեսուրսներ պահանջող գործընթացներից մեկը փաստաթղթերի կառավարման աջակցության գործընթացն է: Նախևառաջ, դրանք ժամանակի ծախսերն են (համակարգում, հաստատում, ստորագրում, կատարման հսկողություն), աշխատուժի ծախսերը (անձնակազմի փաստաթղթերի կառավարման համար պատասխանատու մասնագետ ունենալու անհրաժեշտությունը), էլ չենք խոսում սպառվող նյութերի և գրասենյակային սարքավորումների ծախսերի մասին: EDMS-ները նախատեսված են այս գործընթացը օպտիմալացնելու և, հետևաբար, դրա տրամադրման ծախսերը զգալիորեն նվազեցնելու համար:

Չնայած բարդ տնտեսական պայմաններին, EDMS-ը տեղեկատվական տեխնոլոգիաների շուկայում մնում է ամենատարածված համակարգերից, քանի որ դրանք թույլ են տալիս.

  • բարձրացնել ընկերության կառավարման արդյունավետությունը՝ ղեկավարությանը տրամադրելով որոշումների կայացման համար անհրաժեշտ բոլոր տեղեկությունները.
  • օպտիմիզացնել աշխատողների աշխատանքը փաստաթղթերով.
  • պահպանել ընկերության կարևոր տեղեկատվությունը և ոչ նյութական ակտիվները (տեղեկատվությունը, որը կարող է կորչել աշխատողների աշխատանքից ազատվելու կամ աշխատանքից հեռացնելու հետևանքով), այսինքն՝ ապահովել բիզնեսի կամ բիզնես գործընթացների շարունակականությունը.

Բնականաբար, գործավարության մասնագետների համար ժամանակակից տեխնոլոգիաների օգտակարության մասին տեղեկատվությունը նորություն չէ։ Եթե ​​դուք կարդում եք այս տողերը, ապա այս թեման ձեզ մոտ է։ Երևի ձեզնից շատերը վաղուց են օգտագործում EDMS-ը ձեր աշխատանքում, ինչ-որ մեկը իրականացման փուլում է, բայց կան այնպիսիք, ովքեր դեռ աչք են ծակում։

Այնուամենայնիվ, ընկերության ժամանակակից գրառումների և տեղեկատվական կառավարման համակարգերի իմացությունը օգտակար կլինի ինչպես սկսնակ, այնպես էլ փորձառու օգտատերերի համար:

Շուկան ակտիվորեն զարգանում է, կան բազմաթիվ ապրանքներ, բիզնես լուծումներ, լրացուցիչ ընտրանքներնախատեսված է տարբեր խնդիրներ լուծելու համար: Եվ նույնիսկ եթե ձեր ընկերությունն արդեն ունի գրասենյակային ավտոմատացման և աշխատակիցների թիմային աշխատանքի լուծում, ապա հավանաբար հիմա մտածում եք, թե ինչպես այն օպտիմալացնել:

Կարևոր է հասկանալ, որ ընկերությունում ներդրված էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը սառեցված առարկա չեն, այլ կենդանի օրգանիզմ, որը պահանջում է զգալի ուշադրություն, վերահսկողություն և զարգացում: Եթե ​​համակարգը ժամանակին չմշակվի, ապա շատ շուտով այն կհնանա և այլևս չի օգտագործվի աշխատակիցների կողմից։

DOW ծառայություն - EDMS հաճախորդ

Երևի հիմա հարց եք տալիս. «Ինչո՞ւ ենք մենք՝ գործավարներս, հասկանում ենք EDMS շուկան, եթե կան «ՏՏ մարդիկ», և նրանց հացն է ծրագրեր ընտրելը։

Միամտություն է հավատալ, որ ՏՏ մասնագետները կլուծեն այս խնդիրը ձեզ համար։ Փաստաթղթերի մեծ մասն այսօր ստեղծվում, մշակվում և պահպանվում է էլեկտրոնային եղանակով: Աշխատակիցները համակարգում են բազմաթիվ փաստաթղթեր՝ օգտագործելով ICQ, Skype, էլ. Բացի այդ, փաստաթղթերը ստեղծվում և պահպանվում են տարբեր ձևաչափերով: Եվ գործավարների խնդիրն է կառավարել այդ տեղեկատվությունը։

Ես գիտեմ բազմաթիվ դեպքեր, երբ գործավարներն իրականում դարձել են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր մշակողներ՝ զրոյից սահմանելով համակարգի պահանջները։ Սա նրանց ճանապարհի սկիզբն էր տագնապների և համակարգի զարգացման, կատարելագործման և ներդրման երկար գործընթացների միջով:

Սկզբում նրանք հանդես էին գալիս որպես բիզնես վերլուծաբաններ՝ նկարագրելով փաստաթղթաշրջանառության բոլոր գործընթացները։ Հետո փորձարկողների դերում՝ ընդունելով արդյունքները։ Դե, իսկ հետո ուսուցիչների դերում, որոնք իրենց կազմակերպության աշխատակիցներին սովորեցնում են, թե ինչպես աշխատել համակարգի հետ: Բնականաբար, այս բոլոր գործընթացները շատ երկար են և զգալի ժամանակ են պահանջում՝ լավագույն դեպքում՝ մի քանի ամիս, վատագույն դեպքում՝ տարիներ: Ավելի ուշ նրանք ինձ խոստովանեցին, որ եթե կարողանան ավելի վաղ մասնակցել ընտրության գործընթացին, իրենք իրենց շատ ժամանակ և ջանք կխնայեին, և իրենց ընկերության համար արժանապատիվ գումար կխնայեին: Բայց ամենակարեւորն այն է, որ վաղուց կազմակերպված կլինեին համատեղ աշխատանքհամակարգում՝ ձեր սեփական և ընկերության աշխատակիցները:

Պատվերով լուծումներ մշակողները շատ դեպքերում առաջնորդվում են օգտագործողների պահանջներով: Միայն նրանք հաշվի չեն առնում, որ օգտատերերը հաճախ չգիտեն, թե ինչ պահանջներ պետք է ներկայացնեն, և որոնք են իրենց առաջադրանքների իրականացման ուղիները։

Շուկայում ներկայացված ապրանքների հետ ծանոթությունը, դրանց աշխատանքի սկզբունքները հասկանալը առավելություն է տալիս ընտրության ժամանակ և, ի վերջո, թույլ է տալիս ընտրել ամենաարդյունավետ լուծումը և խնայել ձեր ուժը, նյարդերն ու գումարը ընկերության համար:

Ո՞ր լուծումն ընտրել:

Այսպիսով, դուք որոշեցիք հասկանալ իրավիճակը EDMS շուկայում և գտնել ձեր խնդիրները լուծելու համապատասխան համակարգ: Դուք բացում եք ինտերնետը, և այնտեղ ...

Եվ կան այնքան շատ անուններ, նկարագրություններ, վերլուծական ընկերությունների գծապատկերներ, տարբեր համեմատություններ, որ դուք կարող եք պարզապես խեղդվել տեղեկատվության այս ծովում: Ահա միայն որոշ թվեր ռուսական շուկայում ապրանքների քանակի վերաբերյալ:

2010 թվականի փետրվարի համար փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգերի կատալոգում TAdviser-ի կայքում կար մոտ 179 անուն, Docflow կատալոգի ցանկը պարունակում է 170 ապրանք, ինչպես նաև կան տարբեր անկախ պորտալներ փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի մասին, որտեղ լուծումների ցանկը պարունակում է 45: անունները. DSS Consulting-ը ընդգծում է մոտ 15-20 ընկերությունների լուծումները, որոնք ունեն բազմաթիվ և հաջողված ծրագրեր մի քանի ժամանակահատվածների ընթացքում:

Ինչպես տեսնում եք, ռուսական շուկան ունի լուծումների լայն տեսականի՝ կապված էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի դասի հետ:

Համակարգերը կարելի է անվանել այլ կերպ՝ «գրասենյակային ավտոմատացման համակարգ», «էլեկտրոնային գրասենյակ», «ընկերության գործառնական կառավարման համակարգ», «բովանդակության կառավարման համակարգ», «ECM համակարգ» և այլն։

Թվում է, թե ո՞րն է տարբերությունը: Ի վերջո, բոլոր համակարգերը գրեթե նույն բանն են անում՝ ապահովում են փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարում: Իսկ փաստաթղթերի կառավարումը բավականին ֆորմալացված ոլորտ է, և դրա ավտոմատացման բոլոր լուծումները պետք է շատ նման լինեն միմյանց:

Այնուամենայնիվ, ծրագրային արտադրանքների շուկան շատ բազմազան է. կան թանկարժեք համակարգեր և էկոնոմ կարգի լուծումներ, կան բարձր մասնագիտացված համակարգեր և կոնստրուկտորներ, որոնք թույլ են տալիս իրականացնել հաճախորդի ցանկացած գաղափար: Շուկայական այս ամբողջ բազմազանությունը բխում է նրանից, որ նույն գործառական պահանջներն իրականացվում են տարբեր ձևերով, տարբեր հարթակներում, օգտագործելով տարբեր տեխնոլոգիաներ:

Ներկայումս շուկան հասել է հասունության որոշակի փուլի, EDMS-ների շարքում հայտնվել են դրանց առաջատարները, շարունակում են հայտնվել նոր լուծումներ, ինչը վկայում է այն մասին, որ համակարգի զարգացման գործընթացը շարունակվում է։ Ի տարբերություն հաշվապահական ծրագրերի շուկայի, որտեղ 1C-ն, անկասկած, առաջատարն է, EDMS շուկան այնքան էլ բևեռացված չէ, գնորդն ունի չափազանց լայն ընտրություն՝ աշխարհի առաջատար արտադրողներից մինչև պատվերով մշակումներ, որոնք հաշվի են առնում որոշակի հաճախորդի առանձնահատկությունները: Դժվար է դա պարզել, այնպես չէ՞:

EDMS-ի ընտրության խնդիրը

Գրասենյակային ծրագրերի շուկայում առաջարկների առատությունը ընտրության խնդիր է ստեղծում: Բայց առաջարկվող EDMS-ի որակը և դրանց համապատասխանությունը կազմակերպության իրական կարիքներին գնահատելու օբյեկտիվ չափանիշների և ընդհանուր ընդունված մեթոդների բացակայության պատճառով կա «սխալ» համակարգ ձեռք բերելու վտանգ. չափազանց թույլ կամ, ընդհակառակը, , ավելորդ է կոնկրետ խնդիրների լուծման համար։ Ռիսկը կարող է սրվել իրականացման փուլում, քանի որ նույնիսկ լավ համակարգկարող է կարգավորվել այնպես, որ դրանում աշխատանքը արդյունավետ չլինի:

Արդյունքում, կազմակերպությունների մեծ մասն ընտրում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ոլորտում ծրագրային լուծումներ՝ իրենց ռիսկով, առաջնորդվելով սեփական չափանիշներով, ինտուիցիայով կամ վստահելով համակարգն իրականացնող մշակողների և մասնագետների խոստումներին:

Ամենից հաճախ ձախողման պատճառը ոչ այնքան ծրագրային լուծման որակն է, որքան դրա սխալ ընտրությունը և իրականացման ընթացքում թույլ տրված սխալները՝ EDMS-ի համար լավ ձևակերպված պահանջների բացակայության պատճառով:

2008 թվականի վերջ - 2009 թվականի սկիզբ: DSS Consulting-ը հետազոտություն է անցկացրել EDMS-ից օգտվող ընկերությունների շրջանում, որոնք իրականացրել են EDMS-ը 2008 թվականին: Հարցին՝ ինչպե՞ս են ընկերությունները ընտրում EDMS-ը: ամենատարածված պատասխաններն էին.

  • ընտրված առաջարկությունների համաձայն;
  • վերլուծել տեղեկատվությունը ինտերնետում;
  • ընտրեց առաջին հասանելի լուծումը;
  • «վերևից իջեցված» որոշումը.

Բազմաթիվ ընկերությունների փորձը ցույց է տալիս, որ EDMS-ի անհաջող ընտրության հետևանքները ոչ միայն նյութական, ժամանակավոր, կազմակերպչական կորուստներն են, այլև, ամենակարևորը, կազմակերպության ձախողումը իր նպատակներին հասնելու և զարգացումից հետ մնալը:

Հետևաբար, իրականում կա տեղեկատվության կարիք, որը թույլ կտա. հիմնվելով կազմակերպության կառավարման և բիզնես գործընթացների փաստաթղթային աջակցության համակարգի վերլուծության վրա, ձևակերպել EDMS-ի պահանջները՝ հիմնվելով ներկայացված EDMS-ի գնահատման և համեմատման օբյեկտիվ չափանիշների վրա: շուկայում, ընտրել համապատասխան արտադրանքը և ապահովել դրա արդյունավետ օգտագործումը:

EDS ընտրության չափանիշներ

Նախքան ձեռնամուխ լինել բավականին ընդարձակ վերանայման թեմայի ներկա իրավիճակըԱյս դասի տեղեկատվական լուծումների ռուսական և միջազգային շուկաներում, ինչպես նաև կոնկրետ լուծումների վերլուծության վրա, մենք կանդրադառնանք այն հիմնական չափանիշներին, որոնց վրա պետք է ուշադրություն դարձնել՝ անկախ ծրագրային արտադրանքի դասից և զբաղեցրած շուկայի մասնաբաժնից: .

Կազմակերպության EDMS-ը պետք է լուծի խնդիրների լայն շրջանակ և միևնույն ժամանակ լինի հարմար և ճկուն հարմարեցման մեջ, որպեսզի այն կարողանա սպասարկվել հաճախորդի կողմից: Իհարկե, դուք կարող եք վերցնել ECM հարթակ և ստանալ նուրբ լուծում, որը հաշվի է առնում ընկերության բոլոր բիզնես գործընթացները, բայց նման համակարգերի ներդրումը, որպես կանոն, տևում է մի քանի ամսից մինչև մեկ տարի կամ ավելի և պահանջում է զգալի ֆինանսական ծախսեր: . Այնուամենայնիվ, դուք միշտ ցանկանում եք, որ իրականացման ժամանակը լինի նվազագույն, իսկ անձնակազմի վերապատրաստումը լինի արագ և գերադասելի է առանց արտադրական գործունեության ընդհատումների:

Ամենից հաճախ EDMS-ի ընտրությունը կատարվում է հետևյալ չափանիշների հիման վրա.

  • EDMS լիցենզիաների և այլ անհրաժեշտ բաղադրիչների արժեքը (ապարատ, DBMS);
  • EDMS-ի իրականացման և աջակցության արժեքը.
  • համակարգի ընդլայնման հնարավորությունը լրացուցիչ մոդուլների և այլ ապրանքների հետ ինտեգրվելու միջոցով.
  • Տեղեկատվական անվտանգություն;
  • օգտագործվող հարթակ և տեխնոլոգիաներ;
  • մշակողի և մատակարարի համբավը (համակարգն իրականացնող կազմակերպությունը).
  • ֆունկցիոնալ ամբողջականություն.

Հաշվի առեք վերը նշված չափանիշների իմաստը:

Լիցենզիաների արժեքը միշտ եղել է համակարգի ընտրության հիմնական չափանիշներից մեկը: EDS-ի հաճախորդները վաղուց գիտեին, որ էժան ապրանքը միշտ չէ, որ լավն է:

Համակարգը պետք է հասանելի լինի այնպես, որ հաճախորդը կարողանա ինքնուրույն իրականացնել որոշ համակարգի կարգավորումներ, օրինակ՝ ինքնուրույն միացնել և կարգավորել բառարանները, տեղեկատու գրքերը, փաստաթղթերի ստանդարտ երթուղիները և այլն, առանց ևս մեկ անգամ դիմելու մշակողների կամ համակարգի ինտեգրատորների ծառայություններին: Համակարգի շահագործման արժեքը կլինի ավելի ցածր:

Համակարգը պետք է լինի լուծում, որը նախատեսում է դրա հետագա ընդլայնումը՝ ավելացնելով նոր մոդուլներ և հնարավորություններ։

Լրացուցիչ մոդուլներով ընդլայնված հնարավորությունների շրջանակը կարող է ներառել ինչպես որոշակի հավելվածների հետ ինտեգրում, այնպես էլ համակարգի ֆունկցիոնալության ընդլայնում:

Համակարգ ընտրելիս հատուկ ուշադրություն է դարձվում դրա տեղեկատվական անվտանգությանը, ինչպես են իրականացվում գաղտնի տվյալների պաշտպանության սկզբունքները, ինչպես է կազմակերպված մուտքի վերահսկման համակարգը, արդյո՞ք համակարգը աջակցում է էլեկտրոնային ստորագրության և գաղտնագրման օգտագործմանը:

Համակարգ ընտրելիս, որպես կանոն, հաշվի է առնվում, թե ինչ հարթակի վրա է այն կառուցված, ինչ տեխնոլոգիաներ են կիրառվում։ Եվ այստեղ առաջնահերթությունը տրվում է ոչ թե նորությանը, այլ կայունությանը և հուսալիությանը։ Ընտրության մեջ վերջին դերը չեն խաղում օգտագործված տվյալների բազայի կառավարման համակարգը (DBMS) և մշակման գործիքները:

Եթե ​​կազմակերպությունն արդեն ունի DBMS-ի կորպորատիվ ստանդարտ, ապա ավելի տրամաբանական է, եթե EDMS-ը հետևի դրան: Ցանկալի է ընդլայնել աջակցվող DBMS-ների ցանկը, եթե խիստ անհրաժեշտ չէ: Նույնը վերաբերում է զարգացման գործիքներին: Որքան հայտնի և տարածված լինեն դրանք, այնքան ավելի շատ մասնագետներ, ովքեր տիրապետում են դրանց և կկարողանան մշակել լրացուցիչ բաղադրիչներ EDMS-ի համար, և այնքան փոքր է նախագծի խափանման ռիսկը նման մասնագետների բացակայության պատճառով:

EDMS ծրագրավորող ընտրելիս, որպես կանոն, գնահատվում են այնպիսի գործոններ, ինչպիսիք են EDMS շուկայում աշխատանքի ժամկետը, օգտվողների և մրցակիցների հեղինակությունը, տեխնիկական աջակցության որակը և համակարգի թարմացումների թողարկման հաճախականությունը: Ոչ պակաս կարևոր է վստահելի ընկերության՝ EDMS մատակարարի ընտրությունը, եթե մշակող ընկերությունը ուղղակիորեն չի աշխատում հաճախորդների հետ:

Ընտրության փուլում անհրաժեշտ է մանրամասն գնահատել հաջողված նախագծերի և իրականացման փորձը, անձնակազմի որակավորման մակարդակը։ Մատակարար ընկերության վրա է, որ ողջամիտ ժամկետում (ընդունելի գնային պայմաններով) տեղեկատվական համակարգը վերջնական տեսքի բերելու հնարավորությունը կախված է ձեռնարկության առանձնահատկություններից:

Թերևս ամենակարևոր չափանիշը համակարգի ֆունկցիոնալ ամբողջականությունն է։ Անկախ նրանից, թե որքան լավ է համակարգը մյուս բոլոր առումներով, նրա հիմնական խնդիրն է ապահովել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման գործառույթների կատարումը:

Մինչ այժմ հաճախորդները հազվադեպ են օգտագործել EDMS-ի ֆունկցիոնալ ամբողջականությունը գնահատելու համակարգված մոտեցում՝ հենվելով մարքեթինգային նյութերի ուսումնասիրության վրա հիմնված իրենց սուբյեկտիվ կարծիքի վրա կամ, լավագույն դեպքում, փորձարարական տակդիրի վրա արտադրանքի հպանցիկ ծանոթության վրա: Սա բավարար չէ EDMS-ի հաջող գործնական օգտագործման համար:

Գործնականում անհնար է ճիշտ ընտրություն կատարել առանց համակարգերի համապարփակ գնահատման և համեմատության, առաջին հերթին ֆունկցիոնալ պարամետրերի առումով, առանց հաշվի առնելու հաճախորդի ռազմավարական նպատակներն ու ընթացիկ խնդիրները:

Շուկայի նախնական վերլուծությունը կարող է օգնել լուծելու այս խնդիրը՝ նախնական ծանոթություն նրա հիմնական մասնակիցների, շուկայում առկա ապրանքների, հիմնական տեխնոլոգիաների և հիմնական պարամետրերի համաձայն համակարգում:

ՌՈՒՍԱԿԱՆ ԷԴՄՍ ՇՈՒԿԱ.

Մաշչենկո Ի.Ս., Չերնիշևա Ն.Վ.

Հարավային Ռուսաստանի կառավարման ինստիտուտ - Ռուսաստանի ազգային տնտեսության և պետական ​​կառավարման ակադեմիայի մասնաճյուղ

Մաշչենկո Ի.Ս., Չերնիշևա Ն.Վ.

Հարավ-Ռուսաստանի կառավարման ինստիտուտ - Ռուսաստանի նախագահի մասնաճյուղ

Ազգային տնտեսություն և պետական ​​կառավարում

Համառոտ հոդվածում վերլուծվում են Ռուսաստանում EDMS շուկայի զարգացման խնդիրներն ու հեռանկարները: Դիտարկված են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի հայեցակարգերը, դրանց նպատակը և արդիականացումը ժամանակակից աշխարհում, ներկայացված են վիճակագրական տվյալներ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման կոնկրետ համակարգերի մշակման և օգտագործման վերաբերյալ՝ ինչպես առևտրային կառուցվածքում, այնպես էլ հանրային հատվածում: Եզրակացություններ են արվում EDMS-ի խնդիրների և կազմակերպություններում և պետական ​​կառույցներում դրանց մշակման, կատարելագործման և օգտագործման անհրաժեշտության մասին՝ արդյունավետությունն ու արդյունավետությունը բարձրացնելու նպատակով:

Հիմնաբառերէլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ, EDMS շուկա, EDMS ֆունկցիոնալություն, EDMS հանրային հատվածում:

Անոտացիա. Հոդվածում վերլուծվում են Ռուսաստանում էլեկտրոնային շրջանառության համակարգի շուկայի զարգացման խնդիրներն ու հեռանկարները: Խոսքը վերաբերում է հետևյալ հասկացություններին. էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության համակարգերը, դրանց նպատակներն ու արդիականացումը ժամանակակից աշխարհում, էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության կոնկրետ համակարգերի մշակման և օգտագործման վերաբերյալ վիճակագրական տվյալներ բերված են ինչպես առևտրային, այնպես էլ պետական ​​հատվածում: Եզրակացություններ են արվում էլեկտրոնային շրջանառության համակարգերի հիմնախնդիրների վերաբերյալ դրանց զարգացման անհրաժեշտության կատարելագործման և կազմակերպությունում և պետական ​​մարմիններում դրանց արդյունավետության և արդյունավետության բարձրացման համար օգտագործելու անհրաժեշտության մասին:

Բանալի բառեր՝ էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառություն, էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության համակարգ, էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության համակարգերի շուկա, էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության համակարգեր պետական ​​հատվածում:

Ժամանակակից աշխարհում տեխնոլոգիաների զարգացումը և դրանց համատարած ներդրումը հանգեցրել են նրան, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը և արխիվային աշխատանքը առաջատար դիրք են զբաղեցնում իրենց թղթային գործընկերների համեմատ: Այսօր մենք կարող ենք նկատել աշխարհում օգտագործվող փաստաթղթերի քանակի և ծավալի աճ։ Ավելին, էլեկտրոնային և թղթային փաստաթղթերի հարաբերակցությունը ժամանակի ընթացքում փոխվում է հօգուտ վերջիններիս։

2014 թվականին EDMS շուկան նշեց իր 20-ամյակը: Դրա ծագումն ու ձևավորումը հիմնականում պայմանավորված էին պետական ​​մարմինների աշխատանքի ավտոմատացման անհրաժեշտությամբ. կենցաղային համակարգերՆրանց պատվերով ստեղծվել են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը (EDMS) կազմակերպչական և տեխնիկական համակարգ է, որն ապահովում է համակարգչային ցանցերում էլեկտրոնային փաստաթղթերի մուտքի ստեղծման, կառավարման և բաշխման գործընթացը, ինչպես նաև ապահովում է կազմակերպությունում փաստաթղթերի հոսքի վերահսկում:

Տեղեկատվական տեխնոլոգիաների շուկայում EDMS-ը մնում է ամենատարածված համակարգերից, քանի որ դրանք թույլ են տալիս.

Բարձրացնել ընկերության կառավարման արդյունավետությունը՝ տրամադրելով ղեկավարությանը որոշումների կայացման համար անհրաժեշտ բոլոր տեղեկությունները.

Օպտիմալացնել աշխատողների աշխատանքը փաստաթղթերով.

ընկերության ակտիվները (տեղեկատվություն, որը կարող է կորցնել աշխատողների աշխատանքից ազատման կամ կրճատման արդյունքում), այսինքն՝ ապահովել բիզնեսի կամ բիզնես գործընթացների շարունակականությունը:

2013 թվականին EDMS-ի ռուսական շուկան, ներառյալ իրականացվող ծառայությունները, աճել է 20%-ով՝ հասնելով 2012 թվականի ծավալի՝ մինչև 30,72 մլրդ ռուբլի: Այն պահպանել է աճի բարձր տեմպեր 2011-ից 2013 թվականներին՝ 20-ից 35%։ EDMS շուկան և 2014 թվականի վերջին պետք է երկնիշ աճ ցույց տա. այս շուկայի հիմնական շարժիչ ուժը հանրային հատվածն է, որտեղ բարձր ինտենսիվությամբ իրականացվում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ավտոմատացման ոլորտում նախագծեր։ Նախագծերի քանակով հանրային հատվածի մասնաբաժինը EDMS շուկայում կազմում է մինչև 25%, մ դրամական պայմաններ- մինչև 40%: .

2013 թվականին շուկայի դրական դինամիկան հաստատում են ինտեգրատորների եկամուտների տվյալները։ Այն ընկերությունների թվում, որոնք ներկայացրել են տվյալներ EDMS-ի շուկայում եկամուտների մասին, ներառյալ իրականացման ծառայությունները (ռուբլով ԱԱՀ-ով), 2013-ին նախորդ տարվա համեմատ աճը կազմել է 15% կամ ավելի ընկերությունների մեծ մասի համար: (Աղյուսակ 1):

Աղյուսակ 1. Համակարգային ինտեգրատորների եկամուտները EDMS շուկայում

Ռուսաստան, 2012-2013, հազար ռուբլի

Ընկերություն V a ruchka 2013 Ծրագրեր 2013 Եկամուտներ 2012 Ծրագրեր 2012 Եկամուտների աճ 2012-2013 թթ.

1С (բոլոր ֆրանչայզերում) 1,240,742,103 3 1,041,691,948 19.1%

Բիզնես տրամաբանություն 760,000 88,534,900 86 42.1%

KRO K 545,970 51,473,553 50 15.3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3.5%

ID Control Technologies 380,970 - 238,035 - 60%

Լանի տ 188,000 80 180,000 70 4.4%

ELM A 56,000 105 38,000 - 47,4%

Բեռնափոխադրումներ 50 54 28 49 73.6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS (FTS) 38,000 9 34,500 5 10.1%

1 ՀԱՐՑՐԵԼ 23,200 57 17,600 35 31.8%

Ընդամենը 4,219,775 3,257,835 29.5%

Ռուսաստանում EDMS-ի ամենաակտիվ ներդրումն իրականացվում է պետական ​​հատվածում, առաջին հերթին դա վերաբերում է իշխանություններին, բայց նաև պետական ​​մասնակցությամբ ընկերություններին:

Պետական ​​ընկերությունների թվում 2013 թվականի սկզբից մինչև 2014 թվականի սեպտեմբեր ընկած ժամանակահատվածում GAS Justice-ի շրջանակներում փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարման համակարգը, որը գործում է Delo (EOS) հարթակի հիման վրա (ավելի քան 67 հազար օգտվող), ինչպես նաև. EMC Documentum-ի ներդրումը Rosatom-ում (30 հազար) և Etlas-ի (EDO) ներդրումը Օրելի շրջանի առողջապահության և սոցիալական զարգացման դեպարտամենտում 10 հազար աշխատատեղերի համար: Առևտրային հատվածում ամենամեծ EDMS նախագիծը DocsVision-ի իրականացումն է Ռուսաստանի Դաշնության Սբերբանկում, համակարգի վերարտադրությունը դեռ շարունակվում է. բանկի սեփական գնահատականների համաձայն՝ այժմ այս հարթակում EDMS-ում արդեն աշխատում է 100,000 բանկի աշխատակից: (Աղյուսակ 2):

Աղյուսակ 2. Ռուսաստանի պետական ​​հատվածում EDMS/ESM լավագույն 5 նախագծերն ըստ օգտատերերի թվի 2013 թվականին - 2014 թվականի առաջին երեք եռամսյակներ

GAS Justice Case EOS 67 835

Հաճախորդների համակարգի ինտեգրատոր Օգտագործողների թիվը

Rosatom EMC Documentum CROC 30,000

Օրյոլի շրջանի առողջապահության և սոցիալական զարգացման վարչություն Etlas (EDO) Atlas-Soft (AtlasSoft) 10,000

Ռուսաստանի Դաշնության Գլխավոր դատախազություն AIK վերահսկողություն EOS 9 123

Ռոստովի շրջանի կառավարություն Delo (EOS) EOS 7,639

Պարադոքսալ իրավիճակ է ստեղծվել EDMS արդյունաբերության մեջ. սովորաբար

օրենսդրությունը արգելակ է նոր տեխնոլոգիաների կիրառման համար։ Այսօր իրավական դաշտը գերազանցում է ներդրված համակարգերի մեծ մասի տեխնիկական հնարավորությունները: Մյուս կողմից, հենց ECM հարթակների հնարավորությունները, որոնց վրա կառուցված են EDMS-ը (ինչպես ներմուծված, այնպես էլ ներքին), սկզբունքորեն թույլ են տալիս լուծել բոլոր նոր խնդիրները: Այսօր զարգացմանը ամենից հաճախ խոչընդոտում է ֆունկցիոնալ հաճախորդների կոմպետենտության բացակայությունը, որոնք դեռևս հավատարիմ են փաստաթղթերի կառավարման պահպանողական հայացքներին:

Ակնհայտ է, որ համակարգի մակարդակում կա այս առաջադրանքի կարևորության ըմբռնումը. Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2012 թվականի սեպտեմբերի 6-ի N 890 որոշումը «Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման բարելավման միջոցառումների մասին»: պետական ​​իշխանություն» սահմանվել է, որ իշխանություններում EDF-ին անցումը պետք է ավարտվի մինչև 2017 թվականի դեկտեմբերի 31-ը

Բայց գործերի ներկա վիճակը կասկածի տեղիք է տալիս՝ պետական ​​հատվածում ՏՀՏ-ում մեծածավալ ներդրումներ՝ ավելի քան 1 տրլն. ռուբ., քանի դեռ չեն տալիս շոշափելի գործնական արդյունք։

Ցավոք, այսօր չկա իրավական առումով նշանակալի մեկ հանրային ծառայություն, որը ենթադրում է իրավաբանական նշանակություն ունեցող որոշ գործողությունների կատարում՝ փաստաթղթի տրամադրում, քաղաքացու կարգավիճակի փոփոխություն և այլն, թարգմանված էլեկտրոնային ձևով։ EPGU-ում մատուցվող բոլոր ծառայությունները տեղեկատվական բնույթ են կրում:

EDMS համակարգերը ուղղված են կազմակերպության գործունեության բարելավմանը, սակայն դրանցից յուրաքանչյուրն ունի իր լայն ֆունկցիոնալությունը, որն իր մեջ ներառում է մի շարք բնութագրեր: Հետազոտության ընթացքում մենք եղել ենք

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Փաստաթղթերի կառավարում* Բոսս ռեֆերենտ

■ CASE ■ EUFRA T ■ ՄՈՏԻՎ

Հայտնաբերվել է 9 համակարգ։ Մենք ցույց կտանք դրանց ֆունկցիոնալ սարքավորումները, որոնց հիման վրա կառանձնացնենք համակարգերի առավելություններն ու թերությունները (նկ. 1.2): Բրինձ. 1. Ժամանակակից EDMS-ի տեխնիկական հնարավորությունները

Բրինձ. 2. Լիցենզիաների արժեքը 100 օգտագործողների համար՝ առանց DBMS-ի, լրացուցիչ մոդուլների և զեղչերի արժեքի

EDMS-ի ֆունկցիոնալությունը համեմատելիս ընդունվում են հետևյալ անվանումները. «+» - հնարավորությունն իրականացվում է. «+/-» - գործառույթը հասանելի է սահմանափակ ֆունկցիոնալությամբ կամ անհրաժեշտ է ձեռք բերել լրացուցիչ ծրագրակազմ. «-» - հնարավորությունը չի իրականացվում:

«Փաստաթղթերի հետ աշխատելու» գործառույթի համաձայն, առաջատար դիրքերը զբաղեցնում են այնպիսի EDMS, ինչպիսիք են՝ Boss-referent, Delo և Efrat: Հիմնական մակարդակը զբաղեցրել է PayDox-ը (Աղյուսակ 3):

ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՀԵՏ ԱՇԽԱՏԱՆՔ Directum DocsVision Globus PayDox 1С-ով. Document Boss-CASE EUPHRATS MOTIV

Ներկառուցված գործիքներ

դիտել կցված ֆայլերը

Կցորդների փոփոխություն

Աշխատանքային փաստաթղթերի նախագծերի հետ /- /- /-

Աղյուսակ 3. Փաստաթղթերի հետ աշխատանք

Համաձայն «Տեղեկատվության որոնում և վերլուծություն» գործառույթի մշակման, առաջատարներն են այնպիսի EDMS, ինչպիսիք են՝ Efrat, Delo և DocsVision: Վերջին դիրքերը զբաղեցնում են 1C, Directum, GlobusProfessional (Աղյուսակ 4):

ՏԵՂԵԿԱՏՎՈՒԹՅԱՆ ՈՐՈՆՈՒՄ ԵՎ ՎԵՐԼՈՒԾՈՒՄ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Documentoo

Հատկանիշների որոնում (որոնում ըստ փաստաթղթի մանրամասների)

Առաջադրանքների և հրահանգների որոնում (այդ թվում՝ ըստ վերջնաժամկետների, կատարողների, վերահսկիչների)

Ամբողջական տեքստի որոնում՝ հաշվի առնելով ռուսաց լեզվի ձևաբանությունը /- /- /- /- /-

Տարբեր տեսակի որոնումների կատարում մեկ հարցման մեջ /-

Աղյուսակ 4. Տեղեկատվության վերլուծության որոնում

Աղյուսակ 5. Տեղեկատվական անվտանգություն

ՏԵՂԵԿԱՏՎԱԿԱՆ ԱՆՎՏԱՆԳՈՒԹՅՈՒՆ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Documento

Աջակցություն նույնականացման տարբեր մեթոդներին /- /- /- /- /- /- /-

Օգտագործողի իրավունքների վերագրում

Օգտատերերի խմբերին իրավունքների վերագրում

Աջակցություն օգտվողների դերերին

Ըստ «Տեղեկատվական անվտանգություն» գործառույթի մշակման՝ առաջատար դիրքերում են Boss-Referent, Eufrat, Delo և DocsVision ընկերությունները։ Վերջին դիրքերում՝ 1C և Globus Professional (Աղյուսակ 5):

Վերլուծության հիման վրա կարելի է առանձնացնել ամենաբարձր ֆունկցիոնալ սարքավորումներով մի քանի EDMS: Դրանց թվում են՝ Եփրատը, ով անառարկելի առաջնորդն է, նաև Delo-ն և DocsVision-ը: 9 EDMS-ից 1C-ն, Globus Professional-ը, PayDox-ն աչքի են ընկել անբավարար ֆունկցիոնալ սարքավորումներով: EDMS-ի մնացած մասը զբաղեցնում էր միջին տեղը:

Ամփոփելով կարելի է ասել, որ EDMS-ն անհրաժեշտ է ժամանակակից աշխարհում, և դրա շարունակական կատարելագործումը նույնպես կարևոր չափանիշ է։ Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը հայտնի են ռուսական շուկայում: Այսօր դրանց իրականացումը լայն տարածում է գտել և հասել արտադրողականության գագաթնակետին։ Հետագա աճ

շուկան հնարավոր է ոչ թե ECM օգտագործողների թվի աճի, այլ դրանց ֆունկցիոնալության բարելավման շնորհիվ: Այսօր գոյություն ունեցող լուծումները փոխարինելու հիմնական պատճառներից են՝ կատարողականի խնդիրները, ֆունկցիոնալության բացակայությունը, ընթացիկ լուծման մշակման և աջակցության բարձր արժեքը, փակ հարթակի կոդը, անհարմար ինտերֆեյսը, տարածքային բաշխման և ինտեգրման հետ կապված խնդիրները, ինչպես նաև հնացած ծրագրակազմին կապելը: և ապարատային հարթակներ:

Մատենագիտություն:

1. Mansurova N.A., Veselov P.S. Փոքր և միջին բիզնեսի համար էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման նախադրյալներ և փուլեր / / Տնտեսական հետազոտություն 2010 թ. թիվ 1 - էջ 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում մասնագետների վերապատրաստման և խորացված վերապատրաստման համակարգում // Պետական ​​և քաղաքային կառավարում. SKAGS-ի գիտական ​​նշումներ. 2009. No 4. S. 66-75

3. [Էլեկտրոնային ռեսուրս]: URL՝ http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Էլեկտրոնային ռեսուրս]: URL՝ http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Էլեկտրոնային ռեսուրս]: URL՝ http://www.tadviser.ru/index.php

6. Khasheva I. A. Տրամադրման մեջ տեղեկատվական և հաղորդակցական տեխնոլոգիաների օգտագործման պրակտիկան հանրային ծառայություններ// Պետական ​​և քաղաքային կառավարում. SKAGS-ի գիտական ​​նշումներ. 2009. No 4. S. 99-108

7. Բակուշև Վ.Վ., Գրիգորիև Է.Ս. Էլեկտրոնային տեխնոլոգիաները ապարատների պետական-քաղաքական և համակարգային կառավարման գործունեության մեջ. նախադրյալների գնահատում // Պետական ​​և քաղաքային կառավարում. SKAGS-ի գիտական ​​նշումներ. 2009. No 1. S. 56-61.

8. [Էլեկտրոնային ռեսուրս]: URL՝ http://www.tadviser.ru/index.php




Առնչվող հոդվածներ

Վերջին հոդվածներ
Հանրաճանաչ հոդվածներ
Խմբագրի ընտրություն
rin-tek.ru