Դասախոսություն 1. Ժամանակակից տեխնոլոգիաներ և գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպում. Կառավարման համար փաստաթղթային աջակցության (DOE) ներկա վիճակի գնահատում:

«Կառավարման փաստաթղթային աջակցության կազմակերպում և տեխնոլոգիա» դասընթացը բաղկացած է երկու բաժնից՝ «Գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման պատմությունը Ռուսաստանում» և «Կառավարման փաստաթղթային աջակցության ժամանակակից կազմակերպում և տեխնոլոգիա»:

Դասընթացի նպատակն է ուսանողներին պատկերացում տալ պատմական տարբեր ժամանակաշրջաններում ազգային հաշվառման համակարգերի ձևավորման և զարգացման առանձնահատկությունների մասին և նրանց ծանոթացնել գիտականորեն հիմնավորված սկզբունքների և մեթոդների վրա հիմնված ժամանակակից փաստաթղթային աջակցության կազմակերպման տեսությանը և պրակտիկային: դրա բարելավումը։

Դասընթացի նպատակները.

կարևորում է կառավարման փաստաթղթային աջակցության տեղը կառավարման գործընթացներում.

ծանոթանալ պետական ​​հաշվառման համակարգի զարգացման պատմությանը.

ձևավորել ուսանողների ռացիոնալ մոտեցումները հաստատությունում փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպման խնդիրների լուծմանը.

ուսանողներին ծանոթացնել ժամանակակիցին բնորոշ կառույցներ DOW ծառայություններ;

ուսումնասիրել ժամանակակից տեխնոլոգիաներփաստաթղթերի կառավարման աջակցություն:

Փաստաթղթերը կառավարման տեխնոլոգիայի հիմքն են

Գրասենյակային աշխատանք-գործունեության ճյուղ, որն ապահովում է պաշտոնական փաստաթղթերի հետ փաստաթղթավորում և աշխատանքի կազմակերպում:.

Ի սկզբանե տերմինը հայտնվել է բանավոր խոսքում (ենթադրաբար 17-րդ դարում) և նշանակում է գործի լուծման (արտադրման) գործընթաց՝ «գործ արտադրել»՝ խնդիր լուծել։ Որոշման ընթացքում անհրաժեշտություն առաջացավ կոնսոլիդացնել արդյունքը, օրինակ՝ ձեռք բերված պայմանավորվածությունը։ Դրա համար փաստաթղթեր են ստեղծվել հնագույն ժամանակներից, քանի որ ասված խոսքը կարճատև է, կարող է մոռանալ, փոխանցման ընթացքում աղավաղվել կամ այնքան էլ չհասկանալ: Արդեն XVI դ. բառն օգտագործվում է բիզնեսորպես ցանկացած գործի, հարցի հետ կապված փաստաթղթերի հավաքածու. Այս հայեցակարգում առաջին անգամ «գործ» բառը փաստաթղթերում գրանցվել է 1584 թվականին։

Ժամանակակից գրասենյակային աշխատանքը ներառում է.

փաստաթղթերի (փաստաթղթերի) ժամանակին և ճիշտ ստեղծման ապահովում.

փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպում (ստացում, փոխանցում, մշակում, հաշվառում, գրանցում, վերահսկում, պահպանում, համակարգում, արխիվացման համար փաստաթղթերի պատրաստում, ոչնչացում):

«Գրասենյակային աշխատանք» տերմինին զուգահեռ Վերջին տասնամյակներում տերմինն օգտագործվում է կառավարման փաստաթղթեր(DOE): Դրա տեսքը կապված է կառավարման մեջ համակարգչային համակարգերի ներդրման և դրանց կազմակերպչական, ծրագրային և տեղեկատվական աջակցության հետ՝ կիրառվող տերմինաբանությանը մոտավորելու համար: համակարգչային ծրագրերև գրականություն։ Ներկայումս «գործավարություն» և «փաստաթղթային կառավարում» տերմինները հոմանիշ են և օգտագործվում են նույն գործունեությանը վերաբերելու համար։

Կառավարման փաստաթղթային աջակցությունը (DOE) կազմակերպության կառավարման աջակցության տեսակ է, որը ներառում է կազմակերպության վիճակի մասին տեղեկատվության ամրագրում, փոխանցում և պահպանում և դրա վիճակը փոխելու վերահսկման գործողություններ: DOW-ը ներառում է հետևյալ հիմնական գործընթացները.

Պաշտոնական լրատվամիջոցների վրա կազմակերպության գործերի վիճակի վերաբերյալ հսկողական գործողությունների կամ տվյալների ամրագրում, այսինքն. « փաստաթղթեր«կամ «փաստաթղթի պատրաստում»;

Տեղեկատվության ժամանակին տրամադրումը պաշտոնական ձևով, այսինքն. փաստաթղթերի փոխանցում կամ փաստաթղթերի հոսք";

փաստաթղթերի արագ և երկարաժամկետ պահպանում, այսինքն. «արխիվային պահոց».

Կառավարման փաստաթղթերի աջակցությունը գործունեության մի ճյուղ է, որի հիմնական նպատակն է ղեկավարությանը տեղեկատվություն տրամադրել Կազմակերպության գործերի վիճակի մասին՝ տեղեկացված կառավարման որոշումներ կայացնելու և դրանց կատարմանը վերահսկելու համար:

Փաստաթղթեր փաստաթղթի ստեղծման և մշակման գործընթացն է: Պետական ​​ստանդարտը փաստաթղթավորումը սահմանում է որպես «սահմանված կանոնների համաձայն տարբեր լրատվամիջոցների վրա տեղեկատվության գրանցում»:

Այսօր նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունը ծառայում է և որպես արդյունավետ կառավարման գործիք, և հաղորդակցման կարևորագույն գործիք պետական ​​մարմինների և երկրի բնակչության, քաղաքացիական հասարակության կառույցների և բիզնեսի միջև հարաբերություններում:Մեր կարծիքով, ազգային մակարդակով բարեփոխումների ընթացքում անհրաժեշտ է սահմանել նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների ծառայությունների և տեխնոլոգիաների միավորման և ստանդարտացման միասնական սկզբունքներ, ինչպես նաև փաստաթղթավորում՝ պետական ​​մարմինների միջև ավելի լավ փոխգործակցության համար: Էլեկտրոնային փաստաթղթերի և էլեկտրոնային հաղորդակցության միջոցների օգտագործման հետ կապված փաստաթղթային ապահովման ոլորտում պետական ​​կարգավորումն առանձնահատուկ նշանակություն է ձեռք բերում։ Իշխանություններում տեղեկատվության և փաստաթղթավորման ծավալների աճն առաջ է քաշում պետության կողմից այդ գործընթացների մշտական ​​մոնիտորինգի և կառավարման անհրաժեշտությունը։

Ներքին ավանդույթները, համաշխարհային փորձը, Արխիվների միջազգային խորհրդի առաջարկությունները հստակ մատնանշում են փաստաթղթերի կառավարման պետական ​​կարգավորման անհրաժեշտությունը, ինչպես նաև երկրում փաստաթղթաշրջանառության ծավալի ողջամիտ կրճատումը։

Պետական ​​արխիվային ծառայությունը ավանդաբար զբաղվում է Ռուսաստանում կառավարման փաստաթղթերի պարզեցմամբ:

Օրինակ, Ռուսաստանի Դաշնային արխիվային ծառայության վերաբերյալ վերջին Կանոնակարգը, թվագրված 1998 թվականի դեկտեմբերի 28-ի թիվ 1562, ներառում էր հետևյալ խնդիրը. Ռուսաստանի Դաշնությունարխիվային և գրասենյակային աշխատանք, ներառյալ գրասենյակային աշխատանքի պետական ​​համակարգը և փաստաթղթային միասնական համակարգերը»:

Կառավարման նոր մարմինը` Դաշնային արխիվային գործակալությունը (տես Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2004 թվականի հունիսի 17-ի թիվ 290 որոշումը) վարչական բարեփոխումների մասին որոշումներին համապատասխան, օժտված չէ փաստաթղթերի կառավարման գործառույթներով: Նրան վերապահված է միայն գործերի օրինակելի անվանացանկերի համակարգման գործառույթը, դաշնային գործադիր մարմինների գրասենյակային աշխատանքի հրահանգները, ինչպես նաև դաշնային կառավարման մարմինների և նրանց ենթակա կազմակերպությունների գործունեության ընթացքում ստեղծված փաստաթղթերի ցուցակները՝ նշելով դրանց պահպանման ժամկետները։ . Ինչպես տեսնում եք, նույնիսկ գրասենյակային աշխատանքի «զարգացման» շատ վերացական խնդիրը դուրս է եկել Կանոնակարգից։ Այս իրավիճակը անորոշություն է մտցնում պետական ​​մակարդակով նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների հետագա բարելավման հեռանկարների մեջ։ Ընդ որում, բոլոր զարգացած երկրներում այս կամ այն ​​ձևով փաստաթղթերի կառավարման գործառույթները վերապահված են համապատասխան պետական ​​մարմիններին, և այդ պրակտիկան իրեն արդարացնում է։

Ռուսաստանը պետք է ուշադրություն դարձնի փորձին օտար երկրներ. Չէ՞ որ այսօր՝ վարչական փոփոխությունների իրականացումից հետո, վերջին երեք դարում առաջին անգամ փաստաթղթաշրջանառության պետական ​​գործառույթը (DOM) դուրս է եկել պետության տեսադաշտից։ Արխիվային գործակալությունը չի կարող համակարգող, վերահսկիչ, վերահսկիչ գործառույթներ կատարել նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների ոլորտում։ Այս գործը պետական ​​այլ մարմնի չի վստահվել։ Իհարկե, այս իրավիճակը բացասաբար կանդրադառնա երկրի նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների վիճակի վրա։

Ներկա պայմաններում խոչընդոտվում է վերջին տարիների ընթացքում մշակված «Կառավարման գործունեության փաստաթղթային աջակցության մասին» դաշնային օրենքի նախագծի վերաբերյալ կարևոր աշխատանքը։ Պետական ​​կառույցների բարեփոխումը պահանջում է նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների կուտակված իրավամեթոդական բազայի լայնածավալ մշակում։

Մասնավորապես, պահանջվում է վերանայել փաստաթղթային աջակցության ստանդարտները, որոնք գործում են կառավարման միջպետական, նահանգային և միջոլորտային մակարդակներում՝ հաշվի առնելով «Էլեկտրոնային Ռուսաստան (2002-2010թթ.)» դաշնային թիրախային ծրագրի վրա շարունակվող աշխատանքը: մի շարք միջազգային պայմանագրեր և ստանդարտներ տեղեկատվության փոխանակման ոլորտներում: Միաժամանակ անհրաժեշտ է կասեցնել փաստաթղթաշրջանառության ծավալների անվերահսկելի աճը։

Պետական ​​մարմինների գործունեության ընթացքում գոյացած փաստաթղթերի ծավալը տարեկան կազմում է մոտավորապես 250 միլիարդ թերթ փաստաթուղթ։ Միաժամանակ սարքի սելեկտիվ հետազոտություններ կառավարությունը վերահսկում էՊարզվել է, որ տարեկան գրանցվում է փաստաթղթերի ծավալի աճ 8-15%-ով։

Հատկանշական է պետական ​​մարմինների համակարգչայինացման մակարդակի բարձրացումը. սա լրացուցիչ գործոն է, որն ազդում է նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների վիճակի վրա:

Կառավարչական գործողությունների փաստաթղթավորման ուղղակի ծախսերի գնահատումը ցույց է տալիս գումարների զգալի տատանումներ՝ կախված պետական ​​կառավարման շրջանակից և մակարդակից:

Փաստաթղթերի փաստաթղթավորման և մշակման արժեքը մեկ փաստաթղթի առումով միջինում կազմում է մոտ 50 ռուբլի: Այս առումով, միավորման և ստանդարտացման միջոցով փաստաթղթերի կոնկրետ կազմի 10% կրճատումը թույլ է տալիս ակնկալել ուղղակի տնտեսական էֆեկտ՝ նվազեցնելով փաստաթղթերի փաստաթղթավորման և մշակման ծախսերը: Խնայողությունները կազմում են մոտ 12,5 միլիարդ ռուբլի:

Պետական ​​մարմինների գործառույթների և դրանց փաստաթղթային ապահովման ընթացակարգերի կարգավորումը թույլ է տալիս փաստաթղթերի փաստաթղթավորման և մշակման վրա ծախսվող ժամանակը (միջինում 15–20 րոպեից մինչև 3–4 րոպե) նվազեցնելով, խնայել մինչև 40–50%։ փաստաթղթային գործընթացների վրա ծախսված ընդհանուր ժամանակից: Սա, իր հերթին, հնարավորություն կտա ուղղակի տնտեսական էֆեկտ ստանալ առնվազն 2,5–3,0 միլիարդ ռուբլու չափով։

Ներկայումս Ռուսաստանի տնտեսությունը գերակշռող հումքից տեղափոխվում է բարձր տեխնոլոգիական գիտատար արտադրանքի արտադրության ընդլայնում, որն օգտագործում է գիտական ​​և տեխնոլոգիական բարձրագույն նվաճումները և երկրի ինտելեկտուալ ներուժը: Ռուսաստանի Դաշնության Նախագահին առընթեր Անվտանգության խորհրդի (ԱԽ) ավելի վաղ ընդունած որոշումների համաձայն՝ հիմնական ուշադրությունը պետք է դարձնել հայրենական արտադրանքի մրցունակության ապահովմանը, հատկապես արտաքին շուկայում։ Սա պահանջում է փաստաթղթային և տեղեկատվական աջակցություն արտադրանքի կյանքի ցիկլի բոլոր փուլերում, որոնք համապատասխանում են համաշխարհային չափանիշներին, ինչը գրանցված է «Տեխնիկական կարգավորման մասին» 2002 թվականի դեկտեմբերի 27-ի թիվ 184-FZ դաշնային օրենքում:

2003 թվականի մարտին Ռուսաստանի Դաշնության Անվտանգության խորհրդի տեղեկատվական անվտանգության հանձնաժողովը, ուշադրություն հրավիրելով էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման խնդրի վրա, որոշեց այս ոլորտում կարգավորող իրավական ակտերի մի շարք ստեղծելու անհրաժեշտության մասին:

պետական ​​կառույցներում նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների միասնական միասնական կանոնների և մեթոդների սահմանումը՝ անկախ դրանց գերատեսչական ենթակայությունից.

միջգերատեսչական փաստաթղթերի հոսքի, փաստաթղթերի ձևավորման գործընթացների և փաստաթղթաշրջանառության ծավալների կանոններին և նորմերին համապատասխանության մոնիտորինգ և վերահսկում.

գիտական ​​և մեթոդական աշխատանք փաստաթղթային աջակցության և կառավարությունում փաստաթղթերի հետ աշխատանքի առավել ռացիոնալ մեթոդների ներդրման ոլորտում պետական ​​կազմակերպություններ;

պետական ​​կազմակերպությունների կառավարչական խնդիրների լուծման ստանդարտ կանոնակարգերի կենտրոնացված մշակում.

պետական ​​մարմիններում փաստաթղթերի անվտանգության ապահովումը, փաստաթղթային ֆոնդերի ձևավորումը որպես տեղեկատվություն կազմակերպության ռեսուրսներըփաստաթղթերի պահպանման ժամկետների սահմանում, ինչպես նաև պետական ​​մարմինների և կազմակերպությունների փաստաթղթերին հասանելիության մասին օրենքով սահմանված դրույթներին համապատասխանելը.

Էլեկտրոնային փաստաթղթային հաղորդակցության համար իշխանություններում և պետական ​​կազմակերպություններում օգտագործվող ծրագրային ապահովման և այլ տեղեկատվական գործիքների փորձաքննություն.

նախադպրոցական կրթության ոլորտում մասնագետների մասնագիտական ​​վերապատրաստում և խորացված պատրաստում.

Փաստաթղթերի կառավարման հիմք հանդիսացող այս խնդիրների իրականացումը կբարելավի Ռուսաստանի սոցիալ-տնտեսական ոլորտում որակի և պրոֆեսիոնալիզմի մակարդակը և կապահովի վարչական ապարատի գործունեության բարելավմամբ, ընդհանուր ուղղակի տնտեսական էֆեկտի չափով: 13,75–14,25 միլիարդ ռուբլի: Իսկ էֆեկտը, որը շատ ավելի մեծ է, քան ուղղակիը, անուղղակի տնտեսական էֆեկտ է, որն արտահայտվում է համախառն ազգային արդյունքի աճով և ռուս արտադրողների մրցունակությամբ։

Իհարկե, վերոնշյալ խնդիրները լուծելու համար մակարդակի հատուկ պետական ​​մարմին դաշնային ծառայություն. Այդ նպատակների համար լավագույնը արխիվների կառավարման մարմինն է՝ օժտված համապատասխան լիազորություններով։

Գրասենյակային աշխատանքն այսօր ստանդարտով սահմանվում է որպես «գործունեության ճյուղ», որն ապահովում է փաստաթղթերի փաստաթղթավորում և աշխատանքի կազմակերպում «2, այսինքն՝ ամբողջ գործընթացը փաստաթղթի ստեղծման պահից մինչև դրա ոչնչացումը կամ տեղափոխումը արխիվում»:

Տերմինն ի սկզբանե հանդիպում է բանավոր խոսքում (ենթադրաբար 17-րդ դարում) և նշանակում է բուն որոշման գործընթացը (գործի արտադրություն՝ «գործը արտադրել» (հարցը լուծելու համար)։ Քանի որ ցանկացած հարցի լուծման ընթացքում. փաստաթղթեր են առաջացել՝ ամրապնդելու ձեռք բերված համաձայնությունը, կայացված որոշումը (քանի որ բանավոր խոսքը կարճատև է, կարող է մոռացվել, խեղաթյուրվել փոխանցման ժամանակ կամ այնքան էլ հասկանալի չէ արդեն 16-րդ դարում, գործ բառն օգտագործվում է որպես «փաստաթղթերի հավաքածու». ցանկացած գործի հետ կապված, հարց» 3. Առաջին անգամ սրանում հասկացվում է «գործ» բառը՝ փաստաթղթերում արձանագրված 1584 թ.

Վերջին տասնամյակների ընթացքում «գրասենյակային կառավարում» տերմինին զուգահեռ օգտագործվում է «կառավարման փաստաթղթերի աջակցություն» տերմինը։ Այս տերմինի տեսքը կապված է համակարգչային համակարգերի ներդրման հետ մեջկառավարումը, դրանց կազմակերպչական, ծրագրային և տեղեկատվական անվտանգություն։Գրասենյակային աշխատանքի բնագավառում համակարգչային ծրագրերում և գրականության մեջ օգտագործվող տերմինաբանությունը մոտավորելու համար նմանապես օգտագործվել է «փաստաթղթերի կառավարում» տերմինը, որն, ըստ էության, «գրասենյակային աշխատանք» տերմինի հոմանիշն է։ Օրինակ, փաստաթղթերի ստանդարտի վերնագրերում «Կառավարման փաստաթղթային աջակցության պետական ​​համակարգ» և «Ռուսաստանի Դաշնության նախարարություններում և գերատեսչություններում գրասենյակային աշխատանքի բնորոշ հրահանգներ»:

Այսօր օգտագործվող ավելի լայն տերմինը՝ տեղեկատվության և փաստաթղթերի կառավարում, ներառում է փաստաթղթերի և տեղեկատվական ծառայությունների հետ ավանդական աշխատանքից բացի, տվյալների բազաների ստեղծումը, պահպանումը և աշխատանքը:

Ե՛վ փաստաթղթերի ստեղծման գործընթացը, և՛ դրանց հետ աշխատանքի կազմակերպումը մշտապես կարգավորվել է հատուկ օրենսդրական և կարգավորող և կարգավորող և մեթոդական ակտերով։ Նախահեղափոխական շրջանում գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպումը որոշող ամենամեծ օրենսդրական ակտերն էին 1720 թվականի փետրվարի 28-ին Պետրոս I-ի կողմից հաստատված «Ընդհանուր կանոնակարգը» 4, Եկատերինա II-ի 1775 թվականի «Գավառի կառավարման ինստիտուտը»։ , և «Նախարարությունների ընդհանուր հաստատությունը» 1811 թ. Այս ակտերով սահմանվել են այսօր գործող փաստաթղթերի հետ աշխատելու հիմնական սկզբունքները (օրինակ՝ փաստաթղթերի պարտադիր հաշվառում, գրանցում, հսկողություն, ֆայլերի ձևավորում, հիմնարկի արխիվի ստեղծում և այլն):

Գրասենյակային աշխատանքի կարգավորող և մեթոդական ակտեր.

Փաստաթղթերի աջակցության պետական ​​համակարգը կառավարվում էեւ ես.Հիմնական դրույթներ. Փաստաթղթերի և փաստաթղթերի աջակցման ծառայությունների ընդհանուր պահանջներ: - Մ.,1991.

Ներկայումս, դաշնային նպատակային ծրագրի համաձայն, ավարտվում է GSDOU-ի նոր տարբերակի մշակումը` դրույթների համակարգ, որը սահմանում է կազմակերպություններում փաստաթղթերի հետ աշխատելու հիմնական կանոնները: Համակարգը ուղղված է նաև առևտրային կառույցներին։ Այն բաղկացած է լինելու երկու մասից՝ նորմատիվ և մեթոդական։ Նորմատիվային մասում, ինչպես նաև ընթացիկ փաստաթղթում սահմանված են հիմնական խնդիրներն ու գործառույթները, կազմակերպությունում փաստաթղթաշրջանառության աջակցության ծառայության գործունեության իրավական կարգավորումը, դրա մոտավոր կառուցվածքը. փաստաթղթերի պատրաստման և կատարման կարգը. նրանց հետ աշխատելու բոլոր փուլերը՝ առաքում, անցում, մշակում, հաշվառում, գրանցում, կատարման հսկողություն, տեղեկատվական և տեղեկատու աշխատանք, փաստաթղթերի գործառնական պահպանում, փաստաթղթերի և տեղեկատվության որոնում. տեղեկատվության որոնման համակարգերի պաշտպանություն; փաստաթղթերի պատրաստում արխիվի համար. փաստաթղթերի արժեքի փորձաքննության անցկացման կարգը. փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպում.

Հիմնական տարբերությունը նոր համակարգկայանում է նրանում, որ դա կլինի ավտոմատացված փաստաթղթերի միասնական համալիր, որը հիմնված է ժամանակակից տեքստային խմբագրիչների, փաստաթղթերի ավտոմատ կառավարման (ներառյալ. էլ), տվյալների բազաները և փաստաթղթերի ավտոմատացված պահպանումն ու օգտագործումը (ներառյալ գործերի ավտոմատ նոմենկլատուրաները, գործերի գույքագրումները և այլն) 9.

Ստանդարտ հրահանգ Ռուսաստանի Դաշնության դաշնային գործադիր իշխանությունների գրասենյակային աշխատանքի վերաբերյալ: - Մ., .2005 թ.

Հրահանգների նոր հրատարակություն: Այն ներառում է ինչպես փաստաթղթերի պատրաստման և կատարման ընդհանուր ընթացակարգը, այնպես էլ որոշակի տեսակի փաստաթղթերի պատրաստման առանձնահատկությունները՝ հրամաններ, հրահանգներ, հրահանգներ, արձանագրություններ: Այն նկարագրում է փաստաթղթերի գրանցման, տեղեկատու աշխատանքի համար որոնման համակարգերի կառուցման, փաստաթղթերի կատարման վերահսկողության կազմակերպման, ֆայլերի անվանացանկի կազմման և աշխատանքի, ֆայլերի ձևավորման, փաստաթղթերի արժեքի քննության, ֆայլերի մշակման կարգը, գույքագրումներ կազմելը, ֆայլերի արագ պահպանումը, դրանք արխիվային պահեստ տեղափոխելը: Հավելվածը պարունակում է գործերի անվանացանկի ձևեր, ոչնչացման փաստաթղթերի հատկացման, գույքագրման և այլնի վերաբերյալ ակտ: Ինչպես երևում է հրահանգի բովանդակության համառոտ ցանկից, այն արտացոլում է գրասենյակային աշխատանքների կազմակերպման գրեթե բոլոր խնդիրները: Թեև այն նախատեսված է հիմնականում նախարարությունների և գերատեսչությունների համար, այն կարող է օգտագործվել և կգտնի շատ օգտակար գրասենյակային ծառայություններ ցանկացած սեփականության ձևի կազմակերպությունների համար: Այն կարող է օգտագործվել որպես որոշակի կազմակերպության գրասենյակային աշխատանքի հրահանգների մշակման հիմք:

Գերատեսչական արխիվների աշխատանքի հիմնական կանոնները. - Մ., 1988:

Կանոնները պայմանականորեն կարելի է բաժանել երկու մասի. Առաջինը (բաժին 2-4) մանրամասնորեն ընդգրկում է գրասենյակային աշխատանքի խնդիրները.

գործերի անվանացանկի, դրանց տեսակների, դրանց պատրաստման, լրացման, պահպանման կարգի պահանջները.

գրասենյակային աշխատանքում գործերի ձևավորման կարգը.

գրասենյակային աշխատանքում փաստաթղթերի արժեքի ստուգման կազմակերպումը և կարգը.

ոչնչացման համար փաստաթղթերի տրամադրման կարգը. 4 ֆայլերի պատրաստում արխիվ փոխանցելու համար՝ ֆայլերի գրանցում (համարակալում, լրացում, կազմի լրացուցիչ ձևավորում և այլն), գույքագրում, փոխանցում արխիվ։

Կանոնների մեկ այլ մասում (բաժին 5-14) մանրամասն նկարագրված է արխիվում փաստաթղթերի հետ աշխատանքը:

Առևտրային կազմակերպությունների համար, որոնք փաստաթղթեր չեն ներկայացնում պետական ​​պահպանման համար, այլ դրանք պահում են տանը, կանոններն անփոխարինելի գործիք են իրենց արխիվը կազմակերպելու համար:

Պահպանման ժամկետները նշող փաստաթղթերի ցանկ (Տիպիկ><ми ведомственный) 10 .

Պետական ​​մարմիններում քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և բողոքների վերաբերյալ գրասենյակային աշխատանքների կատարման ստանդարտ կանոնակարգ. ձեռնարկություններ, հիմնարկներ և կազմակերպություններ։

Այս ակտը նկարագրում է այս կատեգորիայի փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպման հիմնարար դրույթները՝ գրանցման առանձնահատկությունները, ժամկետները, տեղեկատու ֆայլի վարումը, ֆայլերի ստեղծումը, ֆայլերի պահպանումը, բողոքարկման վերաբերյալ վերլուծական տեղեկատվության պահպանումը: Կանոնակարգով սահմանված մեթոդաբանությունը կարող է օգտագործվել ֆիզիկական անձանց ցանկացած փաստաթղթի հետ աշխատանք կազմակերպելու համար:

Դասախոսություն 2. Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության կազմակերպում. DOW ծառայության առաջադրանքներն ու գործառույթները.

Փաստաթղթային աջակցության կազմակերպչական ձևեր (գրասենյակային աշխատանք).

DOW ծառայություն՝ նպատակը և տեղը կազմակերպության կառուցվածքում

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների սպասարկման տիպիկ կառույցներ կառավարման տարբեր մակարդակների կազմակերպություններում.

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության աշխատողների գործառույթները

Աշխատողների աշխատանքի ռացիոնալացում

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության անձնակազմի պաշտոնական և թվային կազմը.

DOW ծառայության գործունեության կարգավորումը.

1. Փաստաթղթային աջակցությունը որպես կառավարման գործառույթ առկա է ցանկացած կազմակերպությունում՝ անկախ դրա կազմակերպաիրավական ձևից, գործունեության բնույթից և բովանդակությունից, իրավասությունից և այլ գործոններից: ԳՕՍՏ Ռ 51141-98-ում ամրագրված սահմանման համաձայն, կառավարման համար փաստաթղթային աջակցությունը գործունեության ճյուղ է, որն ապահովում է փաստաթղթեր և աշխատանքի կազմակերպում պաշտոնական փաստաթղթերով:

Փաստաթուղթը կառավարման համակարգում կառավարչական և այլ տեղեկատվության ամրագրման և փոխանցման հիմնական միջոցն է, և ընդունված որոշումների որակը և, հետևաբար, հաստատության գործունեության արդյունավետությունը մեծապես կախված են փաստաթղթերի հետ աշխատանքի արդյունավետ կազմակերպումից: Այդ իսկ պատճառով ցանկացած կազմակերպությունում չափազանց կարևոր է հատուկ ուշադրություն դարձնել գրասենյակային աշխատանքի ծառայության կազմակերպմանը և փաստաթղթերի հետ աշխատանքի առավել ռացիոնալ կազմակերպմանը հասնելու համար:

Դրա համար առաջին հերթին անհրաժեշտ է կազմակերպչական մակարդակով լուծել հետևյալ խնդիրները.

գրասենյակային աշխատանքի օպտիմալ կազմակերպչական ձևի ընտրություն.

Գրասենյակային աշխատանքի ծառայության կազմակերպչական և գործառական կառուցվածքի մշակում և դրա հատուկ անվան ընտրություն.

Արձանագրությունների պահպանման ծառայության առանձին կառուցվածքային ստորաբաժանումների և աշխատողների միջև գործառույթների, պարտականությունների, իրավունքների և պարտականությունների սահմանազատում և դրանց համախմբում համապատասխան կազմակերպչական և իրավական փաստաթղթերում.

Գրասենյակային աշխատողների աշխատանքի ռացիոնալացում;

Գրառումների կառավարման ծառայության թվային և պաշտոնական կազմի որոշում.

Ընտրելով փաստաթղթերի հետ աշխատելու օպտիմալ տեխնոլոգիա և այն ամրագրելով Գրասենյակի աշխատանքային հրահանգներում.

Աշխատատեղերի ռացիոնալ կազմակերպում և բարենպաստ աշխատանքային պայմանների ստեղծում.

Աշխատակիցների հմտությունների և փաստաթղթերի հետ աշխատելու մշակույթի կատարելագործում.

Առաջին հարցը՝ գրասենյակային աշխատանքի օպտիմալ կազմակերպչական ձևի ընտրությունը, որոշվում է գրասենյակային աշխատանքի ծառայության կազմակերպման սկզբնական փուլում: Այս հարցը լուծելիս պետք է ելնել նրանից, որ պատմականորեն եղել է գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման երեք հիմնական ձև՝ կենտրոնացված, ապակենտրոնացված և խառը։

Կենտրոնացված ձևը ներառում է փաստաթղթերի մշակման բոլոր գործողությունների իրականացում (փաստաթղթերի ստացումից և գրանցումից մինչև փաստաթղթեր ուղարկելը, դեպքերի ստեղծումը և դրանց պահպանումը) մեկ միավորում` գրասենյակային աշխատանքի ծառայություն:

Գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման ապակենտրոնացված ձևը ներառում է գրասենյակային աշխատանքի անկախ ծառայության ստեղծում յուրաքանչյուր կառուցվածքային ստորաբաժանումում և ներկայումս հազվադեպ է օգտագործվում: Գրասենյակային աշխատանքի ապակենտրոնացված ձևը կիրառվում է միայն տարածքային ցրված կազմակերպություններում, ինչպես նաև հատուկ փաստաթղթերով աշխատող առանձին ստորաբաժանումներում:

սահմանափակ մուտքի փաստաթղթերով, որոնք պետք է առանձնացված լինեն բաց հաշվառման փաստաթղթերից։

Գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման խառը ձևը ներառում է գրասենյակային որոշ գործառնությունների կատարում գրասենյակային աշխատանքի ծառայությունում, մյուսները բաժիններում: Գործավարական ծառայությունը, որպես կանոն, իր վրա է վերցնում փաստաթղթերի ստացումն ու ուղարկումը, դրանց գրանցումը, աշխատանքային հոսքի կազմակերպումը, փաստաթղթերի կատարման հսկողությունը, իսկ փաստաթղթերի ստեղծումն ու կատարումը, դրանց համակարգումը, գործերի ձևավորումը և պահպանումն իրականացվում են: կառուցվածքային ստորաբաժանումներում։ Բացի այդ, գրասենյակային աշխատանքի խառը ձևով նույն տեխնոլոգիական գործողությունը (օրինակ՝ մուտքային և ելքային փաստաթղթերի գրանցում) կարող է իրականացվել գրասենյակի կառավարման ծառայությունում և կառուցվածքային ստորաբաժանումներում՝ կախված փաստաթղթերի կատեգորիայից: Ղեկավարությանը հասցեագրված փաստաթղթերը գրանցվում են հաշվառման կառավարման ծառայությունում՝ ուղղված համապատասխան ստորաբաժանումների կառուցվածքային ստորաբաժանումներին:

Կազմակերպությունների մեծ մասն օգտագործում է գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման խառը ձև, ավելի քիչ՝ կենտրոնացված ձև, թեև, իհարկե, վերջինս ունի մի շարք առավելություններ։ Գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման կենտրոնացված ձևը թույլ է տալիս կենտրոնացնել փաստաթղթերի մշակման բոլոր տեխնիկական գործողությունները մեկ միավորում, թողնելով մյուս կառուցվածքային ստորաբաժանումներին ստեղծագործական աշխատանք կատարել փաստաթղթերի հետ, ինչը հնարավորություն է տալիս ձևավորել միասնական տվյալների բազա՝ ստացված և ստեղծված բոլոր փաստաթղթերի համար: կազմակերպություն՝ այդպիսով ապահովելով փաստաթղթերի ավելի հուսալի որոնում և, համապատասխանաբար, փաստաթղթերի վերաբերյալ տեղեկատու աշխատանք: Կենտրոնացված ձևը ազատում է կառուցվածքային ստորաբաժանումները կատարված փաստաթղթերը գործերի մեջ ձևավորելու և դրանք պահելու անհրաժեշտությունից, քանի որ այս աշխատանքն իրականացնում է գործավարությունը: Բացի այդ, կենտրոնացված ձևը թույլ է տալիս գրասենյակային սարքավորումների և համակարգչային սարքավորումների առավել արդյունավետ և համապարփակ օգտագործումը փաստաթղթերի մշակման գրասենյակային գործողություններ կատարելու համար:

Բնականաբար, կենտրոնացված ձևով գործավարությունը շատ ավելի մեծ աշխատանք է կատարում, քան խառը, և դա, իհարկե, պահանջում է աշխատողների ավելի մեծ անձնակազմ, և քանի որ բոլոր գործերը քննվում, ձևավորվում և պահվում են գործավարության մեջ: , ապա, համապատասխանաբար, ավելի մեծ թվով հատուկ գրասենյակային տարածքներ, որոնք նախատեսված են փաստաթղթերի մշակման, կազմակերպության ընթացիկ արխիվի ձևավորման և պահպանման համար: Միևնույն ժամանակ, պետք է հիշել, որ ժամանակակից համակարգչային, մասնավորապես ցանցային փաստաթղթերի մշակման տեխնոլոգիաների ներդրումը թույլ է տալիս ստեղծել կազմակերպության փաստաթղթերի միասնական տվյալների բազա և, խառը ձևով, գրասենյակային աշխատանք:

Գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման ընտրված ձևը մեծապես որոշում է փաստաթղթերի հետ աշխատելու տեխնոլոգիան, որն ամրագրված է գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներում:

2. Կարևոր է ընդգծել, որ ժամանակակից պայմաններում, երբ բազմաթիվ հաստատություններում կառավարման փաստաթղթերի հետ աշխատանքը հիմնված է համակարգչային տեխնիկայի վրա, գրասենյակի կառավարման ծառայության գործառույթները չեն սահմանափակվում հաստատության փաստաթղթային հոսքի կազմակերպմամբ, փաստաթղթերի հաշվառմամբ, մոնիտորինգով: դրանց կատարման և փաստաթղթերի պահպանումը. Գրառումների կառավարման ծառայությունն անմիջականորեն ներգրավված է փաստաթղթերի հետ աշխատելու ավտոմատացված տեղեկատվական տեխնոլոգիաների մշակման, տեղեկատվության հասանելիության ապահովման և տեղեկատվության պաշտպանության, ինչպես նաև փաստաթղթերի հետ աշխատանքի բարելավման մեջ առաջադրանքների սահմանման մեջ:

Գրառումների կառավարման ծառայություն՝ գործերի կառավարում, գրասենյակ, գլխավոր վարչություն, քարտուղարություն, գրասենյակի կառավարման բաժին՝ կազմակերպության, հիմնարկի, ձեռնարկության (այսուհետ՝ կազմակերպություն) անկախ կառուցվածքային ստորաբաժանում, որն իրականացնում է կառավարման գործունեության փաստաթղթային աջակցության գործառույթը (DOE): ) և ուղղակիորեն զեկուցում է կազմակերպության ղեկավարին: Արձանագրությունների պահպանման ծառայության հատուկ անվանումն ընտրվում է կախված կազմակերպության տեսակից, նրա կազմակերպչական կառուցվածքից, կառավարման մարմինների հիերարխիայում տեղից, գործունեության շրջանակից և այլ հատկանիշներից: Փոքր կազմակերպություններում գրասենյակային աշխատանքի գործառույթները սովորաբար կատարում է մեկ քարտուղար:

3. Գրասենյակային աշխատանքի ծառայության կոնկրետ անվանման ընտրությունն իրականացվում է ծառայության կազմակերպչական և գործառական կառուցվածքի մշակման հետ միաժամանակ: Կառավարման պետական ​​փաստաթղթերի աջակցության համակարգը (GSDM) պարունակում է առաջարկություններ, որոնք թույլ են տալիս ընտրել ծառայության և դրա կառուցվածքի առավել համապատասխան անվանումը:

Կախված կազմակերպության կարգավիճակից, նպատակներից, խնդիրներից, կառուցվածքային ստորաբաժանումների և պաշտոնատար անձանց թվից, PEI ծառայությունն ունի կազմակերպչական ձևերի, կառուցվածքի և պաշտոնական կազմի տարբեր անվանումներ:

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների համար կազմակերպություններում ստեղծում են.

գործերի կառավարում;

գրասենյակ;

Ընդհանուր բաժին;

նախադպրոցական ուսումնական հաստատության կամ նախադպրոցական ուսումնական հաստատության բաժնի ծառայություն.

Դաշնային գործադիր մարմիններում (նախարարություններ, գերատեսչություններ) - սա գործերի կառավարումն է, որը, որպես կանոն, ունի բարդ կառուցվածք: Այն ներառում է՝ քարտուղարություն, նախարարին առընթեր տեսչություն, կոլեգիայի քարտուղարություն, գրասենյակ։

Քարտուղարություն կազմված է Նախարարի ընդունարանից, նախարարի քարտուղարությունից, փոխնախարարների ընդունարանից և քարտուղարություններից։ Քարտուղարությունը հաշվետվության համար պատրաստում է փաստաթղթեր և կազմակերպում ղեկավարության կողմից ստացված փաստաթղթերի հետ աշխատանքը:

Ստուգում նախարարի մոտ վերահսկում է պետական ​​փաստաթղթերի, լիազորությունների վարչական փաստաթղթերի, նախարարի հրամանների կատարումը.

Քարտուղարություն Խորհուրդը պատասխանատու է խորհրդի նիստերի տեխնիկական և փաստաթղթային ապահովման համար:

գրասենյակ կազմված է կառուցվածքային ստորաբաժանումներից։

Դրանք ներառում են՝ արշավախումբ, պետական ​​նամակագրության բյուրո, փաստաթղթերի հաշվառման և գրանցման բյուրո, հսկիչ խումբ, գրամեքենայի բյուրո կամ փաստաթղթերի մշակման համակարգչային կենտրոն, պատճենահանման և պատճենահանման բյուրո, հեռուստատեսային սենյակ և կենտրոնական արխիվ։ .

Տարբեր ձեռնարկություններում՝ պետական, ոչ պետական, գիտահետազոտական, նախագծային, ճարտարագիտական, բարձրագույն ուսումնական հաստատություններում ստեղծվում է փաստաթղթային ապահովման բաժին կամ գրասենյակ։ Նրանք կարող են ունենալ կառուցվածքային ստորաբաժանումներ (ոլորտ, խումբ), կամ աշխատանքի որոշակի տարածքի պահպանումը կարող է վստահվել կոնկրետ կատարողների (կատարողի):

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության գրասենյակում կամ բաժնում ստեղծվում են ստորաբաժանումներ, որոնք իրականացնում են փաստաթղթերի հաշվառում և գրանցում, հսկողություն, բարելավում, փաստաթղթերի հետ աշխատանք և տեխնիկական միջոցների ներդրում, քաղաքացիների դիմումների քննարկում: Դրանք կարող են ներառել քարտուղարություն, արշավախումբ, գրամեքենայի բյուրո, լուսապատճենահանման բյուրո և արխիվ։

Գործադիր իշխանություններում տեղական ինքնակառավարումը ստեղծում է ընդհանուր վարչություն։ Գլխավոր վարչության կառուցվածքը ներառում է նույն ստորաբաժանումները, ինչ գրասենյակը։ Այնուամենայնիվ, դրա կառուցվածքը անպայման պարունակում է այնպիսի միավորներ, ինչպիսիք են արարողակարգի բաժինը, նամակների խումբը, ընդունելությունը: Արձանագրության բաժինը ղեկավարության անունից պատրաստում է փաստաթղթերի նախագծեր, վերլուծում կառուցվածքային ստորաբաժանումներում պատրաստված փաստաթղթերը, իսկ նրա աշխատակիցները պատրաստում են կառավարման մարմնի նիստերը: Խումբը (բյուրո, վարչություն) աշխատանքներ է տանում քաղաքացիների դիմումներով։ Ընդունարանն ընդունում է դիմող քաղաքացիներին անձնական բնույթի առաջարկներով, հայտարարություններով, բողոքներով։

Դրական փաստ պետք է համարել DOW ծառայության կառուցվածքում մի միավորի ընդգրկումը, որը բարելավում է փաստաթղթերի հետ աշխատելու ձևերն ու մեթոդները: Այս ստորաբաժանումը կարելի է անվանել փաստաթղթերի հետ աշխատանքի բարելավման և տեխնիկական միջոցների ներդրման բաժին կամ փաստաթղթերի հետ աշխատանքի բարելավման խումբ (ոլորտ, բյուրո):

Գրասենյակում և ընդհանուր բաժնում (նախադպրոցական ուսումնական հաստատության բաժին), ինչպես նաև որպես ինքնուրույն ստորաբաժանում կարող է ստեղծվել քարտուղարություն, որը ներառում է կազմակերպության ղեկավարների բոլոր քարտուղարները։

Այս ծառայության ստեղծման հիմնական պայմանը, անկախ դրա անվանումից, որը պետք է խստորեն պահպանվի, հետևյալն է. , անմիջականորեն ենթակա կազմակերպության ղեկավարին»։

Նախարարություններում և գերատեսչություններում՝ գործերի կառավարում.Գործերի վարչարարությունը, որպես կանոն, ներառում է. նամակագրություն, հաշվապահական հաշվառման և գրանցման բյուրո, արշավախումբ, մեքենագրական բյուրո (պատճենահանման բյուրո, հեռատիպ գրասենյակ և այլն), նամակների բաժին (բողոքներ), փաստաթղթերի հետ աշխատանքի բարելավման և տեխնիկական միջոցների ներդրման բաժին, կենտրոնական արխիվ.

Ձեռնարկություններում (միավորումներում), գիտահետազոտական, նախագծային, նախագծային կազմակերպություններում և համակարգչային կենտրոններում, բարձրագույն ուսումնական հաստատություններում և այլ կազմակերպություններում՝ սկսած. կառավարման կամ գրասենյակի փաստաթղթերի պահպանման գործերը.Նրանց մեջ բարդ,որպես կանոն, այն ներառում է.

Իշխանության գործադիր մարմիններում (վարչակազմեր, քաղաքապետարաններ, պրեֆեկտուրաներ և այլն) և հասարակական կազմակերպությունների վարչական ապարատում. Ընդհանուր բաժին.Ընդհանուր բաժինը ներառում է՝ քարտուղարությունը, գրասենյակը, հսկիչ խումբը, արձանագրային խումբը, փաստաթղթերի հետ աշխատանքի բարելավման խումբը, նամակների (բողոքների) խումբը, տպագրական բյուրոն, պատճենահանման և վերարտադրման բյուրոն, արխիվը.

Կառույցում գրասենյակային աշխատանք չունեցող կազմակերպություններում նրա գործառույթներն իրականացնում են գլխավոր գործավար,կառուցվածքային ստորաբաժանումներում - միավորի քարտուղարկամ նշանակված այլ անձ:

4. Գրառումների կառավարման ծառայությունը լուծում է երկու հիմնական առաջադրանք.

Կառավարման գործունեության փաստաթղթավորման և փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպման միասնական ընթացակարգի ապահովում.

Փաստաթղթերի հետ աշխատելու ձևերի և մեթոդների կատարելագործում.

Գործավարության առջեւ ծառացած խնդիրները որոշում են նրա գործառույթները: Կառավարման գործունեության փաստաթղթավորման միասնական ընթացակարգի ապահովումը լուծվում է հետևյալ գործառույթների կատարմամբ.

բլանկների մշակում և ձևավորում՝ ապահովելով դրանց արտադրությունը.

փաստաթղթերի պատրաստման, փաստաթղթերի պատճենման և կրկնօրինակման ապահովում.

փաստաթղթերի պատրաստման և կատարման որակի հսկողություն, փաստաթղթերի հաստատման և վավերացման սահմանված կարգի պահպանում.

Փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպման խնդիրը լուծվում է՝ կատարելով հետևյալ գործառույթները.

փաստաթղթերի ընդունման միասնական ընթացակարգի ստեղծում (հաստատության փաստաթղթային հոսք).

մուտքային և ելքային փաստաթղթերի վերամշակում;

կազմակերպության մուտքային, ելքային և ներքին փաստաթղթերի գրանցում և հաշվառում.

փաստաթղթերի կատարման հսկողություն;

փաստաթղթերի համակարգում, ապահովելով դրանց պահպանումը և հետագա օգտագործումը կառավարման գործունեության մեջ.

քաղաքացիների դիմումների հետ աշխատանքի կազմակերպում.

փաստաթղթային տեղեկատվության պաշտպանության ապահովումը.

Փաստաթղթերի հետ աշխատելու ձևերի և մեթոդների կատարելագործման խնդիրը ներառում է.

գրասենյակային աշխատանքի վերաբերյալ նորմատիվ, հրահանգչական, մեթոդական փաստաթղթերի մշակում և մշակում (գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներ, գործերի անվանակարգ և այլն);

մեթոդական ուղղորդում և վերահսկողություն կազմակերպության կառուցվածքային ստորաբաժանումներում փաստաթղթերի հետ աշխատելու սահմանված կանոնների պահպանման նկատմամբ.

հաստատության աշխատողների խորացված ուսուցում, նրանց խորհրդատվություն փաստաթղթերի հետ աշխատելու վերաբերյալ.

Հաստատության փաստաթղթերի պարզեցում, փաստաթղթերի միավորման, կազմակերպության գործունեության մեջ օգտագործվող փաստաթղթերի ձևաթղթերի և հաշվետվական քարտի մշակման աշխատանքներ իրականացնելը.

Փաստաթղթերի հետ աշխատելու նոր ձևերի և մեթոդների մշակում և ներդրում, հաստատության փաստաթղթային հոսքի բարելավում, փաստաթղթերի հետ աշխատելիս կատարողականի կարգապահության բարելավում.

փաստաթղթերի հետ աշխատելիս օգտագործվող ավտոմատացված տեղեկատվական տեխնոլոգիաների մշակման կամ կատարելագործման համար առաջադրանքների սահմանում:

5. Աշխատանքի աշխարհում ստանդարտները մշակվում են հետազոտության հիման վրա և նախատեսված են աշխատանքի հատուկ ծախսերը որոշելու համար կրկին օգտագործելու համար:

Ըստ իրենց նպատակի՝ աշխատողների աշխատանքի ստանդարտացման համար օգտագործվող նյութերը բաժանվում են.

ժամանակային սահմանափակումներ- որոշակի կազմակերպչական և տեխնիկական պայմաններում ստանդարտացված տեսակի աշխատանքի միավորի կամ դրա տարրի կատարման վրա ծախսված կարգավորվող ժամանակը.

բնակչության ստանդարտները- որոշակի կազմակերպչական և տեխնիկական պայմաններում որոշակի գործառույթի բարձրորակ կատարման համար անհրաժեշտ մասնագիտական ​​և որակավորում ունեցող անձնակազմի աշխատողների կարգավորվող թիվը.

աշխատանքի կենտրոնացման ստանդարտներ- կառավարման ապարատի աշխատողների թվի կարգավորվող հարաբերակցությունը ձեռնարկության աշխատողների ընդհանուր թվին ըստ կառավարման գործառույթների կամ ընդհանրապես ձեռնարկության համար.

կառավարելիության ստանդարտներ- ենթակա (կամ սպասարկվող) աշխատողների թվի ստանդարտներ.

սպասարկման ստանդարտներ- կառավարվող (կամ սպասարկվող) աշխատողների (ստորաբաժանումների) կարգավորվող թվաքանակը, որոնք որոշակի կազմակերպչական և տեխնիկական պայմաններով պետք է կառավարվեն (կամ սպասարկվեն) մեկ աշխատողի կողմից. տարբեր կատեգորիաների աշխատողների թվի հարաբերակցությունը- կարգավորվող արժեք, որն ապահովում է ստանդարտացված աշխատողների լավագույն օգտագործումը որոշակի կազմակերպչական և տեխնիկական պայմաններում նրանց հմտությունների մակարդակին համապատասխան. նորմալացված առաջադրանքներ- սահմանված ժամկետների հիման վրա աշխատանքի ծավալը, որը կատարողները պետք է կատարեն որոշակի օրացուցային ժամանակահատվածում՝ աշխատանքի արդյունքների որակի համար սահմանված պահանջներին համապատասխան: Ըստ կիրառման շրջանակի՝ աշխատանքային ստանդարտները բաժանվում են միջոլորտային, ոլորտային և տեղական (օգտագործվում են առանձին ձեռնարկությունում): Միջոլորտային ստանդարտները նախատեսված են տարբեր ձեռնարկություններում միատարր տեխնոլոգիական գործընթացների իրականացման մեջ զբաղվող միևնույն մասնագիտությունների կամ մասնագիտությունների աշխատողների աշխատանքը ստանդարտացնելու համար: Այս ստանդարտները մշակվել են տիպիկ աշխատանքային պայմաններով նույն տեսակի աշխատանքի համար առավել բնորոշ տեխնոլոգիական գործընթացների համար և, հետևաբար, միասնական են: Օրինակ, գրասենյակային անձնակազմի աշխատանքը ստանդարտացնելու համար մշակվել և կիրառվում են կառավարման փաստաթղթային աջակցության վրա աշխատանքի ժամանակի միջոլորտային ագրեգացված նորմեր (Մ., 1995):

Համախառն ժամանակի ստանդարտներնախագծված են տեխնոլոգիական և կազմակերպականորեն փոխկապակցված աշխատանքային մեթոդների (գործառնությունների) համալիր կատարելու համար:

Առանձին գործառնությունների կատարման համախառն ստանդարտները հաշվարկվում են բանաձևով.

Ստանդարտները հիմնված են աշխատանքային ստանդարտների վրա, որոնք որոշում են աշխատաժամանակի ծախսերի չափն ու կառուցվածքը և այն չափանիշն է, որի հետ համեմատվում են իրական ժամանակի ծախսերը՝ դրանց ռացիոնալությունը հաստատելու համար: Աշխատուժը ռացիոնալավորելիս կիրառվում են հետևյալը.

ժամանակի նորմեր;

արտադրության ստանդարտներ;

սպասարկման ստանդարտներ;

բնակչության նորմեր;

կառավարելիության ստանդարտներ;

ստանդարտացված առաջադրանքներ.

Եթե ​​ժամանակի չափորոշիչները հիմնականում նախատեսված են աշխատանքի միավորի կատարման ժամանակի նորմը որոշելու համար, ապա ծառայության ստանդարտները և աշխատողների թիվը համապատասխանաբար նախատեսված են սպասարկման ստանդարտները և որոշակի քանակությամբ աշխատանք կատարող աշխատողների ընդհանուր թիվը հաշվարկելու համար: տարվա ընթացքում։

Ժամանակի չափորոշիչները կազմելիս նախ հաշվարկվում են անհատական ​​կրկնվող գործողությունների (աշխատանքների) ժամանակի չափորոշիչները, այնուհետև որոշվում է բոլոր աշխատանքների աշխատանքի ինտենսիվությունը՝ որպես առանձին աշխատանքների կատարման աշխատանքի ինտենսիվության արտադրանքի գումար իրենց քանակով: Դրանից հետո որոշվում է աշխատողների թիվը։

Դասախոսություն 3. Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության աշխատողների պաշտոնատեխնիկական կազմը. Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության աշխատողների գործառական պարտականությունները. Հաստատության գործունեության տեղեկատվական և փաստաթղթային աջակցության կազմակերպումն ու տեխնոլոգիան կարգավորող կարգավորող դաշտը:

Փաստաթղթերի կառավարման կարգավորող և մեթոդական շրջանակ (DOE) - օրենքների, կարգավորող իրավական ակտերի, մեթոդական փաստաթղթերի, պետական ​​ստանդարտների մի շարք, որոնք կարգավորում են կազմակերպության ընթացիկ գործունեության մեջ փաստաթղթերի ստեղծման, մշակման, պահպանման և օգտագործման տեխնոլոգիան, ինչպես նաև. գրասենյակային ծառայության գործունեությունը. դրա կառուցվածքը, գործառույթները, անձնակազմը, տեխնիկական աջակցությունը և մի շարք այլ ասպեկտներ:

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների կարգավորող և մեթոդական փաստաթղթերը մշակվում են տարբեր պետական ​​մարմինների և վարչակազմերի կողմից՝ իրենց իրավասությանը համապատասխան:

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության նորմատիվ-մեթոդական բազան ներառում է.

Պետական ​​իշխանության և կառավարման բարձրագույն մարմինների կողմից ընդունված իրավական ակտեր.

Դաշնային գործադիր մարմինների կողմից թողարկված իրավական ակտեր.

Ռուսաստանի Դաշնության հիմնադիր սուբյեկտների և նրանց տարածքային սուբյեկտների օրենսդիր և գործադիր իշխանությունների կողմից թողարկված իրավական ակտերը, որոնք կարգավորում են գրասենյակային աշխատանքի խնդիրները.

Ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների ղեկավարության կողմից հրապարակված կարգավորող և ուսուցողական բնույթի իրավական ակտեր, ինչպես նաև կառավարման փաստաթղթային ապահովման վերաբերյալ մեթոդական փաստաթղթեր:

Անկախ հաշվառման ծառայության կոնկրետ անվանումից և կառուցվածքից, նրա գործունեության իրավական հիմքը ծառայության կանոնակարգն է և դրա կառուցվածքային մասերի դրույթները, ինչպես նաև յուրաքանչյուր կազմակերպության համար պարտադիր աշխատողների աշխատանքի նկարագրությունները: Այս փաստաթղթերը սահմանում են գործառույթների, պարտականությունների, իրավունքների և պարտականությունների սահմանազատում հաշվառման ծառայության առանձին կառուցվածքային ստորաբաժանումների և աշխատողների միջև:

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության կանոնակարգ- իրավական ակտ, որը սահմանում է ստորաբաժանման կազմակերպաիրավական դիրքը հիմնարկի կառուցվածքում, նրա խնդիրները, գործառույթները, իրավունքները, պարտականությունները, ինչպես նաև հարաբերությունները այլ ստորաբաժանումների և հիմնարկների հետ.

Աշխատանքի նկարագրություն- իրավական ակտ, որը սահմանում է աշխատողի կազմակերպաիրավական դիրքը հիմնարկի և ստորաբաժանման կառուցվածքում. իր գործառնական պարտականությունները, իրավունքները, պարտականությունները և հարաբերությունները այլ աշխատակիցների և ստորաբաժանումների հետ:

Արձանագրությունների պահպանման ծառայության կանոնակարգը և դրա կառուցվածքային մասերի վերաբերյալ դրույթները, եթե այդպիսիք կան, մշակվում են նրա ղեկավարի կողմից՝ ներգրավված որակավորված մասնագետների, որոնք քաջատեղյակ են ինչպես ստորաբաժանման, այնպես էլ ամբողջ կազմակերպության աշխատանքին և հաստատվում են: գլխի կողմից։

Գրասենյակային աշխատանքի ծառայության գործառույթներից մեկն է ընտրել փաստաթղթերի հետ աշխատելու օպտիմալ տեխնոլոգիան և ամրագրել այն Office Work Instructions-ում: Գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներ- իրավական ակտ, որը սահմանում է փաստաթղթերի ստեղծման կամ ստացման, դրանց մշակման, պահպանման և կազմակերպության գործունեության մեջ օգտագործման տեխնոլոգիա. Գրասենյակային աշխատանքի հրահանգը սահմանում է գործունեության փաստաթղթավորման, աշխատանքային հոսքի կազմակերպման, հաշվառման, գրանցման, փաստաթղթերի կատարման մոնիտորինգի և պահպանման միասնական կանոններ: Հրահանգը հաստատվում է կազմակերպության ղեկավարի կողմից և պարտադիր է բոլոր աշխատողների համար:

Հրահանգի նպատակն է բարելավել փաստաթղթերի հետ աշխատանքը, նվազեցնել դրանց քանակը և բարելավել փաստաթղթերի պատրաստման որակը, կատարելագործել աշխատանքային հոսքը և օպտիմալացնել կառավարչական աշխատանքը:

Գրասենյակային աշխատանքի հրահանգը մշակվում է Փաստաթղթերի պետական ​​կառավարման համակարգի դրույթների, փաստաթղթերի պետական ​​ստանդարտների հիման վրա: Նախարարությունները և գերատեսչությունները մշակում են գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներ դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի ստանդարտ հրահանգի հիման վրա: հրահանգները հետևողականորեն արտացոլում էին փաստաթղթերի հետ աշխատանքի բոլոր փուլերը՝ դրանց ստեղծումից կամ ստացումից մինչև կատարում, ուղարկում և (կամ) արխիվ առաքում:

Հրահանգը պետք է ներառի բաժիններ՝ ընդհանուր դրույթներ; գործունեության փաստաթղթեր (ձևաթղթերի պահանջներ, փաստաթղթերի մանրամասների գրանցում, որոշակի տեսակի փաստաթղթերի կատարում); փաստաթղթաշրջանառության կազմակերպում (մուտքային և ելքային փաստաթղթերի մշակում, փաստաթղթերի գրանցում, փաստաթղթերի կատարման վերահսկողություն); փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպում (գործերի անվանացանկի կազմում, գործերի ձևավորում և կատարում, գործերի տեղափոխում արխիվային պահեստ): Բացի այդ, հրահանգում խորհուրդ է տրվում ներառել բաժիններ, որոնք վերաբերում են համակարգչային տեխնոլոգիայի օգտագործմամբ փաստաթղթերի արտադրությանը. ձևաթղթերի, կնիքների, դրոշմանիշերի պահպանում, հաշվառում և օգտագործում. ֆաքսիմիլային սարքավորումների և էլ. փոստի օգտագործում; փաստաթղթերի պատճենահանում և կրկնօրինակում և մի շարք այլ փաստաթղթեր: Կախված հիմնարկի գործունեության առանձնահատկություններից, կառուցվածքից, փաստաթղթերի հանձնման կարգից, աշխատանքի առանձին ոլորտների առկայությունից, օգտագործվող տեխնիկական միջոցներից և այլ գործոններից: Գրասենյակային աշխատանքի հրահանգը կարող է համալրվել այլ բաժիններով, օրինակ՝ կոլեգիալ մարմնի (կոլեգիա, տնօրենների խորհուրդ, գիտական ​​խորհուրդ և այլն) աշխատանքի փաստաթղթավորում. արտասահման ուղարկված նամակների պատրաստում և այլն։

Հրահանգների կարգավորող դրույթները լրացվում են դիմումներով (բլանկի նմուշներ ; փաստաթղթերի հիմնական տեսակները; դասակարգիչներ, գրանցման ձևեր և այլն):

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունը կարգավորող նորմատիվ-մեթոդական փաստաթղթերը ներառում են.

Պահպանման պայմաններով փաստաթղթերի ցանկ (ստանդարտ և գերատեսչական):

Արխիվային հաստատությունների կողմից մշակված մոդելային ցուցակները սահմանում են հաստատությունների, կազմակերպությունների և ձեռնարկությունների մեծամասնությանը բնորոշ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները: Ստանդարտ ցուցակների հիման վրա մշակվում են գերատեսչական ցուցակներ, ներառյալ իրենց համակարգի կազմակերպությունների և ձեռնարկությունների փաստաթղթերի առավել ամբողջական և համակարգված թվարկումը:

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության կանոնակարգմշակվում են ստանդարտների հիման վրա, որոնք պարունակում են գործառույթների առավելագույն փաթեթ։ Առանձին դրույթներ մշակելիս ծառայության առաջադրանքների և գործառույթների կազմը սահմանվում է՝ կախված նրա գործունեության փաստացի պայմաններից: Օրինակ՝ տիպիկ տեխնոլոգիական գործառույթներին կարելի է ավելացնել փաստաթղթային ապահովման զարգացման կանխատեսման, փաստաթղթերի միավորման, կառուցվածքային ստորաբաժանումներում գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման մեթոդական ուղղորդման գործառույթները և այլն: Ընդհակառակը, կոնկրետ դրույթում հնարավոր է. բացառել բնորոշ գործառույթներից այն գործառույթները, որոնք չեն իրականացվում այս կազմակերպությունում DOW ծառայության կողմից կամ ամրագրված են այլ կառուցվածքային ստորաբաժանումների համար:

Դիրքի ձևը և տեքստի կառուցվածքը միավորված են USORD-ում:

Եթե ​​միավորը չունի ներքին կառուցվածք՝ ոլորտների, գերատեսչությունների, խմբերի, բյուրոների և այլնի տեսքով, ապա «Կառուցվածք» բաժինը ներառված չէ կանոնակարգում։ Եթե ​​միավորն ունի ներքին կառուցվածք, ապա յուրաքանչյուր կառուցվածքային միավորի համար մշակվում է անկախ դրույթ:

«Ընդհանուր դրույթներ» առաջին պարբերությունը սահմանում է նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության ստույգ անվանումը, նրա տեղը կազմակերպության կազմակերպական կառուցվածքում, ծառայության անկախության աստիճանը: Դիտարկենք այս պարբերության երկու ձևակերպումները.

«Գրասենյակը ԲԸ-ի կառուցվածքային անկախ ստորաբաժանումն է և անմիջականորեն հաշվետու է գլխավոր տնօրենին»:

«Գրասենյակը մտնում է ԱՕ գլխավոր վարչության մեջ և զեկուցում է նրա պետին»։

Առաջին դեպքում ամրագրված է գրասենյակի անկախությունը, երկրորդում՝ նրա օժանդակ արժեքը։

Ավելին, Կանոնակարգում նշվում է ծառայության պետի պաշտոնի անվանումը՝ պետ, կտակարար, կառավարիչ. պաշտոնի նշանակման և ազատման կարգը, նրա որակավորման պահանջները և գործնական աշխատանքի տևողությունը.

Հաջորդ պարբերությունը ներկայացնում է հիմնական իրավական, հրահանգիչ, կարգավորող և հրահանգիչ փաստաթղթերի ցանկը, որոնցով առաջնորդվում է PEI ծառայությունն իր աշխատանքում: Նախ թվարկվում են օրենսդրական և ազգային, նորմատիվ-մեթոդական և նորմատիվ-տեխնիկական փաստաթղթերը, ապա՝ ներքին կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերը։

Եթե ​​գրասենյակն ունի իր սեփական կնիքը (կնիքները), ապա Կանոնակարգը տալիս է դրա նկարագրությունները, պահպանման և օգտագործման պայմանները:

«Հիմնական առաջադրանքներ» բաժինը նախատեսված է ձևակերպելու միավորի առջեւ ծառացած նպատակները, այլ կերպ ասած՝ խնդիրները, որոնք միավորը պետք է լուծի:

«Գործառույթներ» բաժնում թվարկվում են ստորաբաժանման կողմից իրականացվող աշխատանքների կամ գործունեության տեսակները՝ հիմնվելով նրա առջեւ ծառացած խնդիրների վրա:

Իրեն վերապահված գործառույթներն իրականացնելու համար գործավար ծառայությունն օժտված է որոշակի իրավունքներով և չկատարելու համար. գործառույթները կրում է կանոնակարգով սահմանված պատասխանատվությունը:

«Իրավունքներ» բաժնում թվարկված են այն գործողությունները, որոնք ստորաբաժանումը` ի դեմս իր ղեկավարի, պարտավոր է իրականացնել իրեն վերապահված գործառույթները կատարելու համար: Այս բաժինը կազմելիս դուք պետք է հետևեք նույն կանոններին, ինչ աշխատանքի նկարագրության համապատասխան բաժինը կազմելիս (տես ստորև), բայց միավորի հետ կապված:

«Պատասխանատվություն» բաժնում սահմանվում են պատասխանատվության տեսակները, որոնք կարող են կրել ստորաբաժանման ղեկավարը, եթե ստորաբաժանմանն իր գործառույթները չկատարի: Գրառումների կառավարման ծառայությունը պատասխանատու է հաստատությունում փաստաթղթերի հետ աշխատելու սահմանված կարգի խախտման, փաստաթղթերի կորստի կամ վնասման, փաստաթղթերի հետ աշխատելու գաղտնիության կամ գաղտնիության ռեժիմին չպահպանելու, հրահանգներին և հրահանգներին չկատարելու համար: ղեկավարության.

Գրառումների կառավարման ծառայությանը վերապահված գործառույթների կատարման գործընթացում այն ​​շփվում է հաստատության ղեկավարության, բոլոր ֆունկցիոնալ ստորաբաժանումների և օժանդակ ծառայությունների և առանձին աշխատողների, բարձրագույն կազմակերպության գրառումների կառավարման ծառայության, արխիվային իշխանությունների, հետազոտական ​​կամ այլ հիմնարկների հետ: փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպում և կատարելագործում. «Հարաբերություններ» բաժնում կարգավորվում են ստորաբաժանման տեղեկատվական և փաստաթղթային հաղորդակցությունները. նրա կողմից ստեղծված կամ ստացված հիմնական փաստաթղթերը. նշվում է, թե որ ստորաբաժանումների և կազմակերպությունների հետ է փոխգործակցությունն իրականացվում, ինչ տեղեկատվություն է ստանում և ներկայացնում ստորաբաժանումը, ներկայացման հաճախականությունն ու ժամկետները, ինչ կարգով և ում կողմից են դիտարկվում ստորաբաժանման աշխատանքում ծագած տարաձայնությունները:

Նմանապես, դրույթներ են մշակվում Արձանագրությունների կառավարման ծառայության կառուցվածքային ստորաբաժանումներ՝ քարտուղարության կանոնակարգ, արձանագրային բյուրոյի կանոնակարգ, արխիվի կանոնակարգ և այլն։

Արձանագրությունների վարման ծառայության կանոնակարգի և դրա ֆիզիկական անձի վերաբերյալ դրույթների հետ մեկտեղ Կառուցվածքային մասերը գործավարության յուրաքանչյուր աշխատողի համար, մշակվում են աշխատանքի նկարագրությունները: Աշխատանքի նկարագրությունները կարգավորում են աշխատողների կազմակերպաիրավական կարգավիճակը և ապահովում արդյունավետ աշխատանքի համար պայմաններ: Դրանք հնարավորություն են տալիս օբյեկտիվորեն գնահատել աշխատողների գործունեությունը և հանդիսանում են աշխատողների նկատմամբ վարչական միջոցներ կիրառելու նորմատիվ հիմք: Աշխատանքի նկարագրությունները թույլ են տալիս իրականացնել աշխատանքի ռացիոնալ կազմակերպման հիմնական սկզբունքը՝ աշխատանքի բաժանման և համագործակցության սկզբունքը:

Բարձրորակ աշխատանքի նկարագրություն կազմելու համար անհրաժեշտ է ուշադիր և խորը վերլուծել որոշակի պաշտոն զբաղեցնող աշխատողի կատարած աշխատանքի տեսակները, այլ կերպ ասած՝ կազմել պաշտոնի կամ աշխատավայրի նկարագրությունը: Կատարված աշխատանքի մանրամասն նկարագրությունը թույլ է տալիս ձևակերպել պահանջների մի շարք կոնկրետ պաշտոնի կամ աշխատավայրի համար, պահանջներ այն գիտելիքներին, որոնք պետք է ունենա աշխատողը, նրա հմտությունները, փորձը և այլն:

Գրասենյակային աշխատողների համար աշխատանքի նկարագրություններ մշակելիս պետք է առաջնորդվել «Աշխատողների պաշտոնների համար սակագին և որակավորման բնութագրերով» (հաստատված է Աշխատանքի նախարարության որոշմամբ. գործադիր մարմիններ» (Ռուսաստանի Աշխատանքի նախարարության մարտ ամսի նամակը. 13, 1996 թիվ 482-ԲԿ), եթե գործավարության աշխատողները դասվում են որպես քաղաքացիական ծառայողներ. Սակագնային և որակավորման բնութագրերը նույնպես հրապարակվում են գրեթե ամեն տարի՝ ղեկավարների, մասնագետների և այլ աշխատակիցների պաշտոնների համար որակավորման գրացուցակի տեսքով (M.: Mintrud Rossii, 2001):

Սակագնային և որակավորման բնութագրերը ներառում են վարչության աշխատողների հիմնական կատեգորիաները՝ ղեկավարներ, մասնագետներ, տեխնիկական կատարողներ և սահմանում են պարտականությունների շրջանակը, որակավորման և կրթության պահանջները, հատուկ գիտելիքների և հմտությունների առկայությունը:

Գրասենյակային աշխատողների աշխատանքի նկարագրության տեքստի մոտավոր կառուցվածքը տրված է GSDOU-ում. ընդհանուր դրույթներ, աշխատողների գործառույթներ. պաշտոնական պարտականություններ; աշխատողի իրավունքներ; հարաբերություններ (կապեր ըստ դիրքի); աշխատակիցների պատասխանատվություն, կատարողականի գնահատում:

Հաստատության ղեկավարին հաշվառման կառավարման ծառայության ենթակայության դեպքում նրա աշխատողների ծառայողական բնութագրերը հաստատում է հիմնարկի ղեկավարը կամ աշխատակազմի ղեկավարի տեղակալը: Եթե ​​գործավարությունը զեկուցում է պատգամավորներից մեկին

Դասախոսություն 4. Աշխատանքային հոսքի կազմակերպման ընդհանուր սկզբունքներ և մեթոդական հիմունքներ:Տեղեկատվական և փաստաթղթային աջակցությունը, հանդիսանալով կառավարման կարևորագույն սպասարկման գործառույթը, կարիք ունի զգույշ, մտածված կազմակերպման:

Որոշում կայացնելու համար անհրաժեշտ տեղեկատվության ստացման արագությունը կախված է փաստաթղթի մշակման և շարժման հստակությունից և արագությունից: Փաստաթղթերի, հատկապես ֆինանսականի ուշ մշակումը կարող է հանգեցնել բացասական տնտեսական հետևանքների։ Հետևաբար, աշխատանքի հոսքի ռացիոնալ կազմակերպումը, փաստաթղթերի մշակման և կատարման համար փոխանցման արագությունն ու ճշգրտությունը միշտ մեծ ուշադրություն է դարձնում:

«Փաստաթղթերի տեղաշարժը կազմակերպությունում՝ ստեղծման կամ ստացման պահից մինչև կատարման կամ առաքման ավարտը» 1 կոչվում է աշխատանքային հոսք։

Հաստատության բոլոր փաստաթղթերը բաժանված են երեք փաստաթղթային հոսքերի

մուտքային (մուտքային) փաստաթղթեր;

ելքային (ուղարկված) փաստաթղթեր;

ներքին փաստաթղթեր.

Փաստաթղթերի հոսքերից յուրաքանչյուրն ունի իր յուրահատկությունը քանակի, մշակման և շարժման առումով։

Տարվա բոլոր հոսքերի փաստաթղթերի քանակը կլինի հաստատության փաստաթղթային հոսքի ծավալը: Աշխատանքային հոսքի արժեքը անհրաժեշտ է գրասենյակային անձնակազմի պահանջվող թվաքանակը հաշվարկելու համար՝ մեքենայացման և գրասենյակային աշխատանքի ավտոմատացման օգտագործման արդյունավետությունը հաշվարկելու համար: Ընդհանուր առմամբ, դա ցույց է տալիս նաև ողջ վարչական ապարատի ծանրաբեռնվածությունը։ նրա բոլոր աշխատակիցները պետք է գործ ունենան փաստաթղթերով։

Փաստաթղթերի մշակման և շարժման տեխնոլոգիական շղթայում կարելի է առանձնացնել հետևյալ փուլերը.

փաստաթղթերի ընդունում և առաջնային մշակում;

փաստաթղթերի նախնական քննարկում և բաշխում.

Գրանցում;

կատարման հսկողություն;

տեղեկատվական և տեղեկատու աշխատանք;

փաստաթղթերի կատարում և ուղարկում.

GOU SPO «Մոսկվայի կոշիկի մոդելավորման և շուկայավարման պետական ​​քոլեջ»

Դասախոսության նշումներ

ըստ կարգապահության:

«Կառավարման փաստաթղթային աջակցություն».

մասնագիտությունների համար՝ 080110, 080112, 080113

Ներածություն

Ցանկացած ձեռնարկության կամ կազմակերպության գործունեության հիմքը տեղեկատվության հետ աշխատանքն է՝ դրա ստացումը, մշակումը, ցանկացած որոշումների ընդունումը և դրանց իրականացումը։

Տեղեկատվությունը տեղեկատվություն է անձանց, փաստերի, իրադարձությունների և երևույթների մասին՝ անկախ դրա ներկայացման ձևից։

Փաստաթուղթը (լատիներեն «documentum»-ից՝ ապացույց) իրենից ներկայացնում է նյութական տվյալների կրիչ, որի վրա գրանցված է տեղեկատվություն, որը նախատեսված է ժամանակի և տարածության մեջ դրա փոխանցման համար: Փաստաթղթերը կարող են պարունակել պատկերներ, տեքստեր, ձայներ և այլ տեղեկություններ:

Փաստաթղթերի կառավարումը գործունեության այն ճյուղն է, որն ապահովում է պաշտոնական փաստաթղթերի հետ փաստաթղթավորում և աշխատանքի կազմակերպում:

Անտիկ ժամանակներից մինչև 19-րդ դարը «փաստաթուղթ» հասկացությունն օգտագործվում էր «գրավոր ապացույց» իմաստով և հիմնականում կիրառվում էր իրավագիտության և դիվանագիտության մեջ։ Այնուամենայնիվ, այս հայեցակարգը ավելի լայն է: Իսկ 20-րդ դարի սկզբից բելգիացի գիտնական Փոլ Օտլետը Փաստաթղթերի միջազգային ինստիտուտում արդեն օգտագործում է «փաստաթուղթ» հասկացությունը՝ որպես տերմին, որը միավորում է տարբեր լրատվամիջոցներում գրանցված ողջ տեղեկատվությունը։ Նա այստեղ վերագրել է ձեռագրեր, տպագիր հրատարակություններ, փորագրություններ, գծագրեր, ֆիլմերի և լուսանկարչական փաստաթղթեր, սկավառակներ, քարտեզներ, ձայնագրություններ, գրառումներ, մեդալներ, բացիկներ և այլն։ և նույնիսկ քանդակագործություն, գեղանկարչություն և ճարտարապետություն: Այսինքն՝ նյութական ձևով մարմնավորված տեղեկատվության ցանկացած աղբյուր։

Փաստաթուղթն ունի երկու սուբյեկտ՝ տեղեկատվական և նյութական, որոնք որոշում են դրա հատկությունները՝ տեղեկատվական և գործառնական:

Փաստաթղթի տեղեկատվական հատկությունը տեղեկատվություն փոխանցելու կարողությունն է: Սա ներառում է տեղեկատվության համապատասխանությունը, հավաստիությունը, ամբողջականությունը, հասանելիությունը և այլն:

Փաստաթղթի գործառնական հատկությունները ներառում են փաստաթղթի երկարակեցությունը և տարբեր ազդեցություններին դիմակայելու ունակությունը՝ մեխանիկական, թեթև, կենսաբանական, շրջակա միջավայրի անբարենպաստ գործոններ: Գործառնական հատկությունները որոշում են փաստաթղթի անվտանգությունը, որը կախված է նյութական միջավայրից և գրելու միջոցներից:

Փաստաթղթերի գործառույթները բաժանվում են ընդհանուր և հատուկ:

Փաստաթղթերի ընդհանուր գործառույթներն են.

• տեղեկատվական - տեղեկատվության ամրագրում, պահպանում և փոխանցում.
• հաղորդակցական - փոխանցում, տեղեկատվության փոխանակում;
• սոցիալ-մշակութային - սոցիալական և մշակութային նշանակությունը ներկայացնող փաստաթղթեր, որոնք փոխանցում են մշակութային ավանդույթները և արժեքային համակարգերը:

Փաստաթղթերի հատուկ գործառույթներն են.

Իրավական - որոշ փաստաթղթեր օրենքի աղբյուր են, մյուսները կարող են ապացույց լինել իրավական դաշտում.

• կազմակերպչական - իրավահարաբերությունների հաստատում.
• մենեջերական - կառավարչական խնդիրների լուծում և որոշումներ կայացնել՝ հիմնվելով փաստաթղթավորված տեղեկատվության վրա.
• կրթական - գիտելիքների փոխանցում մարդկանց և սերունդների միջև.
• ճանաչողական - գործընթացների և երևույթների հետագա ուսումնասիրության համար գիտելիքների ձեռքբերում և փոխանցում.
• հուշահամալիր - անհատների կամ հասարակության մասին պատմական տեղեկատվության փոխանցում, փաստաթղթեր, որոնք պատմական ժառանգություն են:

Բաժին 1. Կառավարման գործունեության փաստաթղթավորում

Թեմա 1.1. Նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների պետական ​​համակարգ. Փաստաթղթային համակարգեր

Կառավարման պետական ​​փաստաթղթերի աջակցության համակարգը (GSDM) սկզբունքների և կանոնների մի շարք է, որոնք սահմանում են միասնական պահանջներ կառավարման գործունեության փաստաթղթավորման և փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպման համար պետական ​​մարմիններում, ձեռնարկություններում (ասոցիացիաներում), հիմնարկներում և հասարակական կազմակերպություններում:

GSDOU-ի հիմնական նպատակն է պարզեցնել աշխատանքային հոսքը, նվազեցնել փաստաթղթերի քանակը և բարելավել փաստաթղթերի որակը, ստեղծել պայմաններ տեղեկատվության հավաքագրման, մշակման և վերլուծության համար առաջադեմ տեխնոլոգիական գործիքների և տեխնոլոգիաների արդյունավետ օգտագործման համար, ինչպես նաև բարելավել կառավարման ապարատի աշխատանքը: . Փաստաթղթերի և փաստաթղթերի աջակցության ծառայությունների ընդհանուր պահանջները կարգավորող և մեթոդական հիմք են կառավարման փաստաթղթային աջակցությունը միասնական հիմունքներով բարելավելու և դրա արդյունավետությունը բարձրացնելու համար փաստաթղթերի կազմը և ձևերը միավորելու, դրանց որակի բարելավման, փաստաթղթերի աջակցության ծառայության աշխատանքի հիման վրա: աշխատանքի գիտական ​​կազմակերպման և նորագույն տեխնիկական միջոցների ներդրման մասին.

Փաստաթղթային համակարգը փոխկապակցված փաստաթղթերի մի շարք է, որն օգտագործվում է գործունեության որոշակի ոլորտում:

Ցանկացած կազմակերպություն կամ ձեռնարկություն ղեկավարելիս մշակվում են նմանատիպ և կրկնվող փաստաթղթեր:

Համակարգերի համալիրում ամենաընդհանուր և ինտեգրալայինը, զբաղեցնելով առաջատար դիրքը, պետք է համարել համակարգերի համալիրի առաջատար դիրքը, այն պետք է համարել համազգային փաստաթղթային համակարգը, որը ներառում է երկրում առաջացող և շրջանառվող բոլոր փաստաթղթերը. դրանք, իրենց հերթին, կարող են դասակարգվել ըստ տարբեր չափանիշների.

Ֆունկցիոնալ փաստաթղթերի համակարգերը սահմանում են այնպիսիք, որոնք այս կամ այն ​​չափով բնորոշ են բոլոր կազմակերպություններին, օրինակ՝ հաշվապահական, կադրային, արխիվային, կազմակերպչական:

Արդյունաբերության փաստաթղթերի համակարգերը սահմանում են այնպիսիք, որոնք այս կամ այն ​​չափով բնորոշ են միայն տնտեսական և սոցիալական գործունեության միասնությամբ կապված կազմակերպությունների որոշակի խմբերին, օրինակ՝ բժշկական, կրթական, հետազոտական:

Լուծման ենթակա խնդիրների զգալի քանակի միատեսակությունը, դրանց փաստաթղթավորման միասնական տեխնոլոգիաները, պարտադիր տեղեկատվության զգալի քանակի կրկնելիությունը հնարավորություն են տվել գործնական նպատակներով բացահայտել մի շարք փաստաթղթային համակարգեր և ձևակերպել միասնական պահանջներ։ այս փաստաթղթային համակարգերի համար:

Այդ համակարգերից առաջինը պետք է լինի Ստանդարտների և տեխնիկական պայմանների պետական ​​համակարգը (ՍՍՍ): Կառավարության որոշմամբ 1965 թվականին մշակված համակարգը ներառում է պետական ​​ստանդարտներ, որոնք սահմանում են ստանդարտացման հիմնական նպատակներն ու խնդիրները. երկրում ստանդարտացման աշխատանքների կազմակերպում և մեթոդաբանություն. ստանդարտների և այլ կարգավորող և տեխնիկական փաստաթղթերի մշակման, ներդրման, շրջանառության, դրանցում փոփոխություններ կատարելու, ինչպես նաև դրանց կատարման և համապատասխանության նկատմամբ պետական ​​վերահսկողության և գերատեսչական վերահսկողության կարգը:

1971 թվականին մշակվել է տեխնոլոգիական փաստաթղթերի միասնական համակարգ, որը բաղկացած է ավելի քան 20 ստանդարտներից և ուղեցույցներից։ Այս համակարգը կարող է լուծել խնդիրներ ձեռնարկություններում և կազմակերպություններում ինչպես ընդհանուր, այնպես էլ մասնագիտացված տեխնոլոգիական փաստաթղթերի գրանցման և շրջանառության ոլորտում, անկախ դրանց արտադրության տեսակից և բնույթից:

Զուգահեռաբար, միջազգային պահանջների հիման վրա ստեղծվել է նախագծային փաստաթղթերի միասնական համակարգ։

Թեմա 1.2. Կառավարման գործունեության միավորում և ստանդարտացում

Փաստաթղթերի միասնական համակարգը միատեսակ կանոնների և պահանջների համաձայն ստեղծված փաստաթղթերի ձևերի մի շարք է, որոնք գործում են գործունեության որոշակի ոլորտում (կառավարում, ֆինանսներ և այլն): Միավորման խնդիրն է նվազեցնել օգտագործվող փաստաթղթերի բազմազանությունը, մեկ ձևի բերել դրանց ձևերը, կառուցվածքը, լեզուն և ոճը, ինչպես նաև դրանց մշակման և պահպանման գործընթացները:

Փաստաթղթերի միավորումը ապահովում է փաստաթղթերի մշակման բարդության կրճատում, տարբեր փաստաթղթային համակարգերի տեղեկատվական համատեղելիության ձեռքբերում նույնանուն և հարակից կառավարման գործառույթների համար և համակարգչային տեխնոլոգիաների ավելի արդյունավետ օգտագործում:

Փաստաթղթերի ստանդարտացումը իրականացվող միավորման և դրա պարտադրանքի մակարդակի իրավական համախմբման ձև է: Ստանդարտացման խնդիրը DOW-ում ընդունված պարտադիր նորմերի, կանոնների և պահանջների մշակումն ու ընդունումն է:

Սահմանվել են ստանդարտների հետևյալ կատեգորիաները.

• պետական ​​ստանդարտներ (ԳՕՍՏ);
• արդյունաբերության ստանդարտներ (OST);
• հանրապետական ​​ստանդարտներ (PCT):

Փաստաթղթերին ներկայացվող պահանջները սահմանվում են պետական ​​ստանդարտով՝ ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003 «Միասնական փաստաթղթային համակարգեր. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ. Փաստաթղթերին ներկայացվող պահանջները Ստանդարտի դրույթները սահմանում են.

• փաստաթղթերի մանրամասների կազմը;
• փաստաթղթերի մանրամասների գրանցման պահանջներ.
• փաստաթղթերի պահանջներ.

ԳՕՍՏ-ը սահմանել է փաստաթղթերի հետևյալ մանրամասները.

01 - Ռուսաստանի Դաշնության պետական ​​զինանշան;

02 - Ռուսաստանի Դաշնության սուբյեկտի զինանշան;

03 - կազմակերպության զինանշանը կամ ապրանքային նշանը (սպասարկման նշանը).

04 - կազմակերպության կոդը;

05 - իրավաբանական անձի հիմնական պետական ​​գրանցման համարը (OGRN).

06 - հարկ վճարողի նույնականացման համարը / գրանցման պատճառի ծածկագիրը (TIN / KPP);

07 - փաստաթղթի ձևի կոդը;

08 - կազմակերպության անվանումը;

09 - կազմակերպության մասին տեղեկատու տվյալներ.

10 - փաստաթղթի տեսակի անվանումը.

11 – փաստաթղթի ամսաթիվ;

12 - փաստաթղթի գրանցման համարը.

14 - փաստաթղթի կազմման կամ հրապարակման վայրը.

15 - հասցեատեր;

16 - փաստաթղթի հաստատման կնիք;

17 - բանաձեւ;

18 - տեքստի վերնագիր;

19 - հսկողության նշան;

20 – փաստաթղթի տեքստ;

21 - հայտի առկայության նշում.

22 - ստորագրություն;

23 - փաստաթղթի հաստատման կնիք;

24 – փաստաթղթերի հաստատման վիզաներ;

25 - տպագիր տպագիր;

26 - պատճենի վավերացման նշան.

27 - նշան կատարողի մասին;

28 - փաստաթղթի կատարման և գործին ուղարկելու նշան.

29 - նշում կազմակերպության կողմից փաստաթղթի ստացման վրա.

30 – փաստաթղթի էլեկտրոնային պատճենի նույնացուցիչը:

Մանրամասների օգտագործումն անհրաժեշտ է առաջին հերթին փաստաթղթին օրինական ուժ տալու համար։ Ստանդարտի պահանջների խախտմամբ կազմված փաստաթուղթը իրավական ուժ չունի: Բացի այդ, մանրամասների օգտագործումը արագացնում և հեշտացնում է ոչ միայն փաստաթղթի պատրաստման ընթացակարգը, այլև կապալառուի հետագա աշխատանքը փաստաթղթերով: Չպետք է մոռանալ, որ դրանց նախագծման մանրամասների և միասնական կանոնների առկայությունն է, որը հնարավորություն է տալիս ավելի արդյունավետ օգտագործել համակարգչային տեխնոլոգիաները փաստաթղթերի արտադրության և մշակման համար:

Փաստաթղթի մանրամասները համարժեք չեն. որոշ մանրամասներ անհրաժեշտ են փաստաթղթին օրինական ուժ տալու համար (կազմակերպության անվանումը՝ փաստաթղթի հեղինակ, փաստաթղթի ամսաթիվ, փաստաթղթի գրանցման համար, ստորագրություն, հաստատման կնիք, կնիք) , մյուսները զուտ պաշտոնական են և անհրաժեշտ են փաստաթղթի հետ աշխատանքը կազմակերպելու համար, մյուսները կատարում են հաշվապահական գործառույթ և այլն։ Փաստաթղթի որոշ մանրամասներ ձևի մանրամասներն են, որոշ մանրամասներ օգտագործվում են փաստաթղթի պատրաստման և կատարման մեջ, կան մանրամասներ, որոնք կազմվում են փաստաթղթի կատարման փուլում:

Դատարկ փաստաթուղթը ստանդարտ թղթի թերթիկ է՝ պաշտոնական փաստաթղթի հեղինակին նույնականացնող մանրամասներով:

Փաստաթղթերի ձևաթղթերի արտադրության համար օգտագործվում են թղթի երկու չափսեր՝ A4 և A5: Թղթի ձևաչափերը սահմանվում են ԳՕՍՏ 9327-60 «Թուղթ և թղթե արտադրանք. Սպառողական ձևաչափեր» և ունեն չափսեր (մմ-ով).

ԳՕՍՏ-ը ձևաթղթում մանրամասների գտնվելու վայրի երկու տարբերակ է սահմանում.

• անկյուն (մանրամասները գտնվում են վերին ձախ անկյունում)
• երկայնական (փաստաթղթի վերին եզրագծի երկայնքով)

Օրինակ:

Նամակ՝ անկյունային մանրամասներով

ՌՈՍԱՐԽԻՎ

պետական ​​գործակալություն

Համառուսական գիտահետազոտական ​​ինստիտուտ

Ներածություն

Երկրի տնտեսության գործունեության սկզբունքների փոփոխությունները, որոնք տեղի են ունեցել վերջին 10-15 տարիներին, ազդել են ոչ միայն փաստացի արտադրական և տնտեսական գործընթացների վրա, այլև էականորեն ազդել դրանց կառավարման մեթոդների և տեխնոլոգիաների վրա, կազմակերպելով համապատասխան տեղեկատվական աջակցություն։ Այս պատճառներով, կառավարման գործունեության ոլորտը, որը կապված է փաստաթղթերի պատրաստման, մշակման և օգտագործման հետ (կառավարման փաստաթղթային աջակցություն), նույնպես պետք է ենթարկվեր օբյեկտիվորեն անհրաժեշտ փոփոխություններին թե՛ մեթոդաբանության, թե՛ կոնկրետ մեթոդական աջակցության ոլորտում։ փաստաթղթերի հետ աշխատելու գործնական գործողություններ.

Այս առումով ժամանակին էր ԳՕՍՏ ԻՍՕ 15489-1-2007 «Փաստաթղթերի կառավարում» ազգային ստանդարտի մշակման և ներդրման մասին որոշման ընդունումն ու իրականացումը: Սույն ստանդարտի դրույթները փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի ստեղծման և արդյունավետ կիրառման մեթոդական հիմքն են՝ անկախ տրամադրված կառավարման գործունեության իրականացման հատուկ պայմաններից և օգտագործվող փաստաթղթերի մշակման տեխնոլոգիաներից՝ անկախ լրատվամիջոցների տեսակներից և տեղեկատվության ձևերից։ ներկայացում.

Բացի այդ, համակարգչային և հեռահաղորդակցության համակարգերի և տեխնոլոգիաների ինտենսիվ զարգացումը էական ազդեցություն ունեցավ կառավարման փաստաթղթային աջակցության կազմակերպման վրա:

Դա նկատի ունենալով` անհրաժեշտություն առաջացավ պատրաստել դասագիրք, որի նյութը կարտացոլի փաստաթղթերի հետ աշխատելու մեթոդական և տեխնիկական և տեխնոլոգիական աջակցության նշված փոփոխությունները:

Դասագրքի նյութը լրացվում է յուրաքանչյուր հիմնական բաժնի համար նախատեսված համակարգչային թեստերով, որոնց առանձնահատկությունները նկարագրված են հավելվածում: Թեստավորման ծրագիրը և թեստերը դրված են դասագրքին կից սկավառակի վրա։

Դասախոսություն 1

1. Փաստաթղթերի կառավարման հիմնական հասկացությունները

Փաստաթուղթը և դրա բնութագրերը

Տակփաստաթուղթ վերաբերում է շոշափելի միջավայրի վրա գրանցված ճանաչելի տեղեկատվությանը, որը ստեղծվում, ստացվում և պահպանվում է կազմակերպության կամ անհատի կողմից՝ որպես ապացույց իրավական պարտավորությունները կամ ձեռնարկատիրական գործունեությունը հաստատելիս: Միևնույն ժամանակ, փաստաթղթի ամենակարևոր հատկանիշն այն է նույնականացում, տրամադրվում է համապատասխան մանրամասներով։

կազմակերպության արդյունավետ և կազմակերպված գործունեության իրականացումը՝ ենթադրելով անհրաժեշտ պատասխանատվություն.

կազմակերպչական և կառավարչական որոշումների ձևավորում և փաստաթղթային ամրագրում.

կառավարչական և վարչական գործունեության հետևողականության ապահովում.

արտակարգ իրավիճակներում կազմակերպության գործունեության շարունակականության ապահովում.

կազմակերպության գործունեության շրջանակը կարգավորող կարգավորող իրավական ակտերի պահանջներին համապատասխանությունն իր բոլոր դրսեւորումներով.

կազմակերպության գործունեության հետ կապված հնարավոր դատավարությունների ժամանակ պաշտպանություն և աջակցություն.

կազմակերպության շահերի և նրա աշխատակիցների և հաճախորդների, ինչպես նաև այլ շահագրգիռ կողմերի իրավունքները պաշտպանելը.

կազմակերպության և նրա աշխատակիցների ձեռքբերումների և զարգացումների և հարակից մտավոր սեփականության իրավունքների ապահովումն ու փաստաթղթավորումը.

Կազմակերպության և նրա աշխատակիցների ձեռնարկատիրական, անձնական և սոցիալական գործունեության իրականացման ապացույցների փաստաթղթային գրանցում` իր բոլոր բազմազանությամբ և տարբերակիչ հատկանիշներով.

կորպորատիվ, անհատական ​​հիշողության, հասարակության հիշողության ձևավորում և պահպանում։

Իրավաբանորեն հաստատված է, որ փաստաթղթերը և փաստաթղթերի զանգվածները, հանդիսանալով տեղեկատվական ռեսուրսներ, ֆիզիկական, իրավաբանական անձանց, պետության միջև հարաբերությունների օբյեկտ են և այլ ռեսուրսների հետ միասին պաշտպանված են օրենքով: Բացի այդ, տեղեկատվության փաստաթղթավորումը նախապայման է տեղեկատվական ռեսուրսներում դրա ընդգրկման համար:

Անհրաժեշտ է պահպանել ստեղծված փաստաթղթերը հետևյալի համար.

ա) գործողությունների շարունակականության և համահունչության ապահովում ինչպես ընթացիկ կառավարման որոշումներ կայացնելիս, այնպես էլ դրանց հետագա հետևանքները գնահատելիս և համապատասխան որոշումներ մշակելիս՝

կառավարման անցյալ և ներկա որոշումների և ընթացիկ գործունեության մասին տեղեկատվության պահպանում (որպես կորպորատիվ հիշողության մաս)՝ ներկա և ապագա որոշումների և գործողությունների համար տեղեկատվական աջակցություն տրամադրելու համար.

հաշվետվողականությունը պահպանելու համար անցյալ և ներկա գործունեության ապացույցների պահպանում.

բ) կարգավորող իրավական ակտերի պահանջներին համապատասխանելը` ապահովելով, որ փաստաթղթերի կառավարման համար կիրառվող կարգավորող դաշտը փաստաթղթավորվի, հստակեցվի և իրականացվի` հաշվի առնելով կազմակերպության գործունեության առանձնահատկությունները.

գ) բավարարելով շահագրգիռ կողմերի ընթացիկ և ապագա կարիքները՝

օրինական շահերի բացահայտում, որոնք շահագրգիռ կողմերը (աշխատակիցներ, բիզնես գործընկերներ, հաճախորդներ և այլք) կարող են ունենալ փաստաթղթերի պահպանման հետ կապված ավելի երկար ժամկետով, քան անհրաժեշտ է հենց կազմակերպության համար: Շահագրգիռ կողմերը կարող են ներառել նաև նրանց, ում կազմակերպությունը պետք է հասանելիություն ապահովի իր գրառումներին հաշվետվողականության նպատակներով (աուդիտորներ, կարգավորողներ, քննիչներ, արխիվներ կամ հետազոտողներ).

հետազոտողների և ընդհանուր առմամբ հասարակության շահերի համար փաստաթղթերի պահպանման իրավական, ֆինանսական, քաղաքական, սոցիալական կամ այլ արդյունքների բացահայտում և գնահատում.

համապատասխան արխիվային կազմակերպության իրավաբանորեն հիմնավորված պահանջներին համապատասխանելը.

Գործողությունը շարունակելու, կանոնակարգերին համապատասխանելու և պատասխանատվություն կրելու համար կազմակերպությունները պետք է ստեղծեն և պահպանեն վավերական, հուսալի, օգտագործելի գրառումներ և պահպանեն դրանց ամբողջականությունը այնքան ժամանակ, որքան պահանջվում է:

Փաստաթուղթը համարվում է իսկական,եթե կարելի է ապացուցել, որ դա այն է, ինչ պնդում է, որ դա այն է, ինչի մասին վկայում է դրա մանրամասների արժեքների հավաստիությունը, մասնավորապես, որ այն ստեղծվել կամ ուղարկվել է այն անձի կողմից, ով իրականում ստեղծել կամ ուղարկել է այն. և նույնպես ստեղծվել կամ ուղարկվել է նշված ժամանակին: «Իրական փաստաթուղթ» տերմինը համարժեք է «բնօրինակ փաստաթուղթ» տերմինին:

վստահելի(հուսալի) փաստաթուղթ է, որի բովանդակությունը կարելի է համարել ցուցադրված որոշումների, գործողությունների կամ փաստերի ամբողջական և ճշգրիտ ներկայացում, և որը, որպես հետևանք, կարող է անշուշտ օգտագործվել հետագա որոշումների կամ գործողությունների ժամանակ:

Անարատությունփաստաթուղթը որոշվում է դրա ամբողջականությամբ և անփոփոխությամբ:

օգտագործելիփաստաթուղթ է, որը կարող է տեղակայվել (տեղայնացվել), մուտք գործել, վերարտադրվել և մեկնաբանվել: Երբ մատուցվում է, այն պետք է ուղղակիորեն կապված լինի այն գործունեության կամ որոշման հետ, որը ստեղծել է այն:

Փաստաթուղթն ունի բովանդակություն, ենթատեքստ և կառուցվածք:

Կառուցվածք- սա բովանդակության մասերի տեսքն ու դասավորությունն է (օրինակ՝ մեդիայի տեսակը, պահպանման ձևաչափը, տվյալների կազմակերպումը, մանրամասների գտնվելու վայրը, օգտագործված տառատեսակները, նշումները, աղյուսակները և այլն), ինչպես նաև հղումների առկայությունը։ փաստաթուղթը այլ փաստաթղթերով (հղումներ):

Համատեքստ (արտաքին միջավայր) -դա փաստաթղթում կամ դրան կից պարունակվող տեղեկատվությունն է, որը նկարագրում է փաստաթղթի կապը կազմակերպության գործունեության և այլ փաստաթղթերի հետ: Սա տվյալներ է հենց փաստաթղթի մասին (օրինակ՝ անվանումը, հեղինակը, ստեղծման ամսաթիվը), փաստաթուղթը ստեղծողի և նպատակի մասին (օրինակ՝ կառավարչական գործառույթի կամ գործունեության մասին, ստեղծող հաստատություն), փաստաթղթի օգտագործման մասին։ փաստաթուղթ (ում կողմից, երբ, ինչու):

Փաստաթղթի նշված բաղադրիչների նկարագրությունը կատարվում է այսպես կոչված ձեւով մետատվյալներ,որոնք պարունակում են նաև փաստաթղթերի կառավարման հետ կապված տվյալներ: Այսպիսով, մետատվյալները ներառում են ոչ միայն փաստաթղթի մանրամասները (դիզայնի տարրերը), այլ նաև փաստաթղթին ուղեկցող տվյալները (օրինակ՝ պարունակվող գրանցման և հսկողության մատյաններում, հաշվապահական ֆայլերում):

Մետատվյալներ. փաստաթղթի մասին; կառավարման գործունեության սկզբունքներն ու կանոնները. անձինք, որոնք ներգրավված են կառավարման գործընթացում և կառավարման փաստաթղթային աջակցություն. կառավարչական գործունեությունը և դրա գործընթացները. կառավարման փաստաթղթային աջակցության գործընթացները:

Փաստաթղթերի կառավարում

Վերահսկողություն փաստաթղթերսահմանվում է որպես գործունեության ոլորտ, որը ներառում է փաստաթղթերի ստեղծման, ստացման, պահպանման, օգտագործման և ընտրության (փոխանցման) արդյունավետ և համակարգված հսկողություն, ներառյալ համակարգում ներառելու և պահպանելու գործընթացները (փաստաթղթերի տեսքով) ապացույցներ և տեղեկատվություն կազմակերպության բիզնեսի և կառավարման գործունեության մասին:

Փաստաթղթերի կառավարումը ներառում է.

փաստաթղթերի կառավարման ոլորտում հիմնական կազմակերպչական դրույթների, զարգացման ուղղությունների և չափորոշիչների ընդունում.

Կազմակերպությունում փաստաթղթերի կառավարման պատասխանատվության և լիազորությունների բաշխում.

գրառումների կառավարման մանրամասն ընթացակարգերի և ուղեցույցների սահմանում և տարածում.

գրառումների կառավարման և փաստաթղթերի օգտագործման հետ կապված ծառայությունների մատուցում (կազմակերպության և նրա հաճախորդների կարիքները բավարարելու և շահերը պաշտպանելու համար).

փաստաթղթերի կառավարման մասնագիտացված համակարգերի նախագծում, ներդրում և կառավարում.

Գրառումների կառավարման ինտեգրում կառավարման համակարգերում և գործընթացներում:

Գրառումների կառավարման ռազմավարությունը հիմնված է հիմնական կազմակերպչական դրույթների, զարգացման ուղղությունների և ստանդարտների, ընթացակարգերի և պրակտիկայի մշակման և ընդունման վրա, ինչպես նաև գրանցումների կառավարման համակարգերի նախագծման և ներդրման վրա՝ կազմակերպության կարիքներին և կարգավորող մարմինների պահանջներին համապատասխան: իրավական ակտեր։

Կազմակերպության գրառումների կառավարման ռազմավարությունը պետք է պարունակի և՛ կազմակերպության գործունեության փաստաթղթավորման ռազմավարություն (ինչ փաստաթղթեր են պահանջվում, երբ, ինչպես և որտեղ դրանք պետք է ներառվեն համակարգում), և՛ համապատասխան գրառումների կառավարման համակարգի ներդրման ռազմավարություն:

Կազմակերպությունները պետք է սահմանեն, փաստաթղթավորեն, պահպանեն և տարածեն կազմակերպչական քաղաքականությունը, ուղղությունները, ստանդարտները, ընթացակարգերը և գրառումների կառավարման պրակտիկան՝ իրենց գործունեության համար անհրաժեշտ ապացույցներ, հաշվետվողականություն և տեղեկատվություն տրամադրելու համար:

Կազմակերպչական ուղեցույցները, զարգացման ուղղությունները, ստանդարտները, ընթացակարգերը և գրառումների կառավարման պրակտիկան պետք է հանգեցնեն պաշտոնական, վավերական, ամբողջական և օգտագործելի փաստաթղթերի:

Փաստաթղթերի կառավարման գործունեություն

Կազմակերպությունները պետք է սահմանեն և փաստաթղթավորեն փաստաթղթերի կառավարման հիմնական կազմակերպչական դրույթները, զարգացման ուղղությունները, ստանդարտները, ընթացակարգերը և գործելակերպը (ընդհանուր առմամբ քաղաքականությունը): Դրա նպատակն է ստեղծել և կառավարել վավերական, հուսալի և օգտագործելի փաստաթղթեր, որոնք կարող են աջակցել կառավարմանը և հիմնական բիզնեսին այնքան ժամանակ, որքան անհրաժեշտ է: Կազմակերպությունը պետք է ապահովի, որ այդ գործողությունները հաղորդվեն բոլոր կազմակերպչական մակարդակներում:

Փաստաթղթերի կառավարման հիմնական կազմակերպչական դրույթները, զարգացման ուղղությունները, ստանդարտները, ընթացակարգերը և գործելակերպը պետք է ընդունվեն և հաստատվեն կառավարման որոշումների կայացման ամենաբարձր մակարդակում և տարածվեն ամբողջ կազմակերպությունում: Դրանց իրականացման պատասխանատվությունը պետք է վերապահվի։

Փաստաթղթերի կառավարման կազմակերպման նշված բաղադրիչները մշակվում են կառավարման գործունեության վերլուծության հիման վրա: Նրանք բացահայտում են ոլորտները, որտեղ կանոնակարգերը, ստանդարտները և լավագույն փորձը առավել կիրառելի են բիզնեսի հետ կապված փաստաթղթերի ստեղծման համար: Միաժամանակ կազմակերպությունները պետք է հաշվի առնեն իրենց հիմնական գործունեության առանձնահատկությունները, ինչպես նաև տնտեսական ասպեկտները։ Գրառումների կառավարման կազմակերպությունը պետք է պարբերաբար վերանայվի՝ համոզվելու համար, որ այն արտացոլում է կառավարման փոփոխվող պահանջները:

Փաստաթղթերի կառավարման պատասխանատվություն և իրավասություն

Փաստաթղթերի կառավարումն իրականացվում է ինչպես փաստաթղթերը ղեկավարող աշխատողների, այնպես էլ այլ անձանց կողմից, ովքեր ստեղծում կամ օգտագործում են փաստաթղթեր իրենց գործունեության ընթացքում: Այս առումով անհրաժեշտ է դառնում որոշել փաստաթղթերի համար պատասխանատվությունը և այն բաշխել կազմակերպության առանձին աշխատակիցների միջև:

Գրառումների կառավարման ոլորտում պարտականությունները և լիազորությունները պետք է բաշխվեն կազմակերպության հետևյալ աշխատակիցների միջև.

փաստաթղթերի կառավարիչներ;

տեղեկատվական համակարգերի և տեխնոլոգիաների ոլորտի մասնագետներ;

կազմակերպության ղեկավարություն;

բաժնի պետեր;

համակարգի ադմինիստրատորներ;

այլ աշխատողներ, որոնց համար փաստաթղթերի ստեղծումը իրենց աշխատանքի մի մասն է:

Պահանջվում է բաշխել փաստաթղթերի կառավարման համար պարտականություններ և իրավունքներ և այդ մասին տեղեկացնել կազմակերպության բոլոր աշխատակիցներին, որպեսզի փաստաթղթերի ստեղծման և դրանց հետագա մշակման կոնկրետ անհրաժեշտության դեպքում պարզ լինի, թե ով է պատասխանատու համապատասխան գործողությունների իրականացման համար: .

Փաստաթղթերի հետ աշխատելու ոլորտում պարտականությունների, լիազորությունների և հարաբերությունների սահմանման կարևորագույն նպատակը փաստաթղթերի կառավարման կանոնների համակարգի մշակումն ու ներդրումն է: Կանոններ:

Աշխատակիցներից պահանջել փաստաթղթեր ստեղծել կառավարման կարիքներին և գործընթացներին համապատասխան,

դրանք. փաստաթղթերում պատշաճ կերպով գրանցել կառավարման այն գործունեությունը, որին նրանք մասնակցում են.

ապահովել, որ տեղեկատվական համակարգերը և տեխնոլոգիաները, որոնք աջակցում են կառավարման գործունեությանը, ստեղծում են համապատասխան փաստաթղթեր.

երաշխավորում է փաստաթղթերի պահպանումը դրանց օգտակար օգտագործման ողջ ընթացքում ոչ միայն կազմակերպության կողմից, այլ նաև արտաքին շահագրգիռ կողմերի (արխիվային հաստատություններ, հետազոտողներ, աուդիտորներ).

ապահովել, որ փաստաթղթերը ոչնչացվեն կամ ի պահ հանձնվեն միայն սահմանված կարգով:

Գրառումների կառավարման պարտականությունները ներառում են հետևյալը.

Գրառումների կառավարման ոլորտում հատուկ պատասխանատվություն և հաշվետվողականություն վերապահված է կազմակերպության ներսում անհրաժեշտ լիազորություններ ունեցող ավագ անձին.

Ղեկավարության պարտականությունն է աջակցել կազմակերպչական քաղաքականության, զարգացման ուղղությունների, ստանդարտների, ընթացակարգերի և գրառումների կառավարման պրակտիկայի կիրառմանը ամբողջ կազմակերպությունում.

Գրառումների կառավարման մասնագետները պատասխանատու են գրառումների կառավարման բոլոր բաղադրիչների համար, ներառյալ գրառումների համակարգերի նախագծումը, ներդրումը և սպասարկումը և դրանց կատարումը, ինչպես նաև կազմակերպության բոլոր աշխատակիցների վերապատրաստումը փաստաթղթերի կառավարման և առանձին գրառումների համակարգերի շահագործման համար: պրակտիկա;

համակարգի ադմինիստրատորները պատասխանատու են ապահովելու համար, որ բոլոր փաստաթղթերը, երբ պահանջվում և օգտագործվում են կազմակերպության անձնակազմի կողմից, պարունակում են ճշգրիտ տեղեկատվություն, հասանելի և ընթեռնելի են.

Կազմակերպության բոլոր աշխատակիցները պատասխանատու և հաշվետու են իրենց գործունեությունը արտացոլող ամբողջական, հուսալի, իսկական, օգտագործելի փաստաթղթերի ստեղծման և պահպանման համար:

Այսպիսով, կազմակերպության բարձրագույն ղեկավարությունը ամենամեծ պատասխանատվությունն է կրում գրառումների արդյունավետ կառավարումն ապահովելու համար: Այն նպաստում է փաստաթղթերի կառավարման ընթացակարգերին համապատասխանությանը ամբողջ կազմակերպությունում:

Գրառումների կառավարման մասնագետները հաստատում են փաստաթղթերի կառավարման միասնական քաղաքականություն, ընթացակարգեր և ստանդարտներ ամբողջ կազմակերպությունում և ապահովում են փաստաթղթերի կառավարման գործընթացների և ստանդարտների առկայությունը:

Կազմակերպության բոլոր աշխատակիցները, ովքեր իրենց ամենօրյա աշխատանքի ընթացքում ստեղծում, ստանում և պահպանում են փաստաթղթեր, պետք է դա անեն սահմանված ընթացակարգերի և ստանդարտների համաձայն: Եվ եթե ժամանակավոր աշխատողները ներգրավված են կազմակերպության գրառումների կառավարման մեջ, ապա կարևոր է ապահովել, որ նրանք համապատասխանեն համապատասխան ընթացակարգերին և չափանիշներին:

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգ

Փաստաթղթերի կառավարումը կազմակերպությունում պետք է ներառի կառավարման համակարգի և կառավարման գործընթացների հետ ինտեգրված հատուկ համակարգերի ստեղծում, կիրառում և կառավարում:

Նման կառավարումն իրականացվում է «փաստաթղթային համակարգ» կամ «փաստաթղթերի կառավարման համակարգ» կոչվող համակարգի շրջանակներում և սահմանվում է որպես տեղեկատվական համակարգ, որն ապահովում է փաստաթղթերի հավաքագրում (փաստաթղթերի ներառումը համակարգում), փաստաթղթերի կառավարում և հասանելիություն: նրանց.

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգը պետք է ունենա հետևյալ հատկությունները.

փաստաթղթերի իսկության, հուսալիության, ամբողջականության, ինչպես նաև դրանց օգտագործման պիտանիության ապահովում.

փաստաթղթերի կառավարման հուսալիության ապահովում, այսինքն. փաստաթղթեր ստեղծելու, օգտագործելու և պահպանելու ունակությունը երկար ժամանակ և ճիշտ՝ սահմանված ընթացակարգերին համապատասխան.

փաստաթղթերի կառավարման գործողությունների և ընթացակարգերի ամբողջականության և միասնության ապահովում.

ապահովելով, որ բոլոր գրառումների կառավարման գործողությունները համապատասխանում են սահմանված պահանջներին (արտաքին և ներքին).

փաստաթղթերի կառավարման համապարփակության (բարդության) ապահովում՝ ընդգրկելով բոլոր տեսակի գործողությունները, փաստաթղթերում տվյալների ներկայացման բոլոր ձևաչափերը, տեղեկատվության բոլոր տեսակները:

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգը պետք է իրականացնի հետևյալ գործառույթները.

փաստաթղթերի ներառումը փաստաթղթերի կառավարման համակարգում.

Գրանցում;

դասակարգում;

մուտք և պաշտպանություն;

փաստաթղթերի պահպանում և պահպանում;

փաստաթղթերի օգտագործում, դրանց տեղաշարժի և օգտագործման վերահսկում.

փաստաթղթերի արժեքի ուսումնասիրություն;

փաստաթղթերի ընտրություն (փոխանցում) պահպանման կամ ոչնչացման համար.

Գրառումների կառավարման համակարգերի ստեղծումը և կիրառումը, որոնք բավարարում են կառավարման կարիքները և կարգավորող պահանջները, կարող են ներառել.

փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի նախագծում;

համակարգի փաստաթղթեր;

կազմակերպության աշխատակիցների վերապատրաստում;

փաստաթղթերի փոխակերպում փաստաթղթերի կառավարման նոր համակարգերի;

ստանդարտների սահմանում, դրանց համապատասխանության և դրանց պահպանման գնահատման մեթոդաբանության ձևավորում.

երկարաժամկետ արժեք ունեցող փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների որոշում.

Գրառումների կառավարման համակարգերի նախագծման և ներդրման հետ կապված որոշումներ կայացնելիս պետք է հաշվի առնել կազմակերպությունում արդեն իսկ գործող համակարգերը:

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր ստեղծելիս և կիրառելիս պետք է հաշվի առնել հետևյալ պահանջները՝ որոշելով, որ համակարգը պետք է.

ունեն ֆունկցիոնալ բնութագրեր, որոնք թույլ են տալիս իրականացնել և պահպանել փաստաթղթերի կառավարման գործընթացները.

փաստաթղթերով տրամադրել գործառնությունների փաստաթղթավորում, որը ենթադրում է առանձին փաստաթղթով կամ կոնկրետ փաստաթղթի հետ կապված բոլոր գործողությունների ամբողջական և ճշգրիտ փաստաթղթային արձանագրում.

ապահովել, որ փաստաթղթերին տրվեն տեղեկատվություն դրանց կառուցվածքի և ամբողջականության, լիազորված կարգավիճակի վերահսկման, այլ փաստաթղթերի հետ կապերի (այսպես կոչված մետատվյալների) մասին.

ապահովել մոնիտորինգի համակարգի գործընթացների արձանագրությունների պահպանումը, որոնցում մանրամասն արձանագրվում են առանձին փաստաթղթով կատարված գործողությունները.

ապահովել փաստաթղթերը պահելու և ֆիզիկապես պաշտպանելու հուսալի և արդյունավետ միջոցներ.

ապահովել փաստաթղթերի հատկությունների անփոփոխությունը (իսկականությունը, հուսալիությունը և օգտագործման հարմարությունը) համակարգի ցանկացած փոփոխության հետ (պահեստավորման և ներկայացման ձևաչափերի փոփոխություն, նոր ապարատային և ծրագրային հարթակի անցում, կիրառական ծրագրերի փոխարինում կամ ընդլայնում և այլն) և նույնիսկ երբ այն դադարում է գործել;

տրամադրել ժամանակին, արդյունավետ և անվտանգ միջոցներ փաստաթղթեր մուտք գործելու, առբերելու և օգտագործելու համար.

ապահովել փաստաթղթերի պահպանման և, անհրաժեշտության դեպքում, ոչնչացման արդյունավետ ընթացակարգեր:

Այս թեմայի վերաբերյալ ավելի շատ շարադրություններ, կուրսային աշխատանքներ, թեզեր.

Հոգեախտորոշում. Դասախոսության նշումներ դասախոսություն. Հոգեախտորոշիչ հոգեախտորոշման ծագումը. դասախոսությունների նշումներ
Հոգեախտորոշման դասախոսության նոտաներ .. և Լուչինինի հետ ..

Անշարժ գույքի տնտեսագիտության կարգապահության վերաբերյալ դասախոսությունների ամփոփագիր
Պետական ​​բյուջետային ուսումնական հաստատություն.. բարձրագույն մասնագիտական ​​կրթություն.. Ուրալի պետական ​​տնտեսագիտական ​​համալսարան..

Դասախոսությունը նշում է անձնակազմի կառավարման պատմությունը կադրերի կառավարման գիտության զարգացման պատմությունը
Անձնակազմի կառավարման գիտության զարգացման պատմությունը .. Ժամանակակից կառավարման տեսություններ ..

Կառավարման հայեցակարգը. Կառավարման տեսակները. Կառավարման աշխատանքը և դրա առանձնահատկությունները: ԿԱՌԱՎԱՐՄԱՆ ՄՈԴԵԼՆԵՐ. ԿԱՌԱՎԱՐՄԱՆ ՄՈՏԵՑՈՒՄՆԵՐ
F W-ի հիմնադիր Թեյլոր Ուգը թողարկեց առաջին տպագիր աշխատանքը, որը .. Հիմնական գաղափարը, օգտագործելով կատարողների աշխատանքի չափումները և դիտարկումները, կարող է օպտիմալացնել աշխատանքի կատարման տեխնոլոգիան:

Դասախոսության նշումներ Կորպորատիվ կառավարում Տնտեսագիտություն և ձեռնարկությունների կառավարում կարգապահության վերաբերյալ
Կրթության դաշնային գործակալություն.. Ռուսաստանի Դաշնության կրթության և գիտության նախարարություն.. Բարձրագույն մասնագիտական ​​կրթության պետական ​​ուսումնական հաստատություն..

Ընդհանուր հոգեախտաբանություն. Հոգեբուժություն. դասախոսությունների նշումներ
Հոգեբուժության դասախոսության նոտաներ Տեքստը տրամադրված է litagent http liters ru..

ճարտարապետական ​​նյութերի գիտություն
Դասախոսության նշումներ Ճարտարապետական ​​նյութագիտություն դասընթացի համար: Բարձրագույն մասնագիտական ​​կրթության դաշնային պետական ​​ուսումնական հաստատություն Հարավային դաշնային համալսարան.. Ճարտարապետության և արվեստի ինստիտուտ.. Ճարտարագիտության և շինարարական առարկաների բաժին..

Համաշխարհային կրոնների պատմություն. դասախոսությունների նշումներ Համաշխարհային կրոնների պատմություն. Կրոնը որպես կրոնների մշակութային երևույթ դասակարգում
Համաշխարհային կրոնների պատմություն դասախոսական նոտաներ.. ֆ Պանկինով..

Կառավարման փաստաթղթերի աջակցության ծառայություն (DOE)
Դիտարկենք SDOU-ի կողմից իրականացված հիմնական գործառնությունները. Հաշվապահական հաշվառում և տեղեկանք և փաստաթղթերի գրանցում: հիմնարկների վարչական փաստաթղթերի կազմում և տրամադրում. Ստուգում .. Սա պահանջում է SDOU-ի հստակ կազմակերպչական կառուցվածք, նախապատվություն՝ աշխատելու ավելի ռացիոնալ ձևի ..

Կորպորատիվ կառավարման տնտեսագիտության և ձեռնարկությունների կառավարման կարգապահության դասախոսությունների ամփոփագիր
Կրթության դաշնային գործակալություն.. Ռուսաստանի Դաշնության կրթության և գիտության նախարարություն.. Բարձրագույն մասնագիտական ​​կրթության պետական ​​ուսումնական հաստատություն..

0.056

) - կազմակերպության կառավարման աջակցության տեսակ, որը ներառում է կազմակերպության վիճակի մասին տեղեկատվության ամրագրում, փոխանցում և պահպանում և դրա վիճակը փոխելու վերահսկման գործողություններ: Գործունեության այն ճյուղը, որն ապահովում է փաստաթղթեր և աշխատանքի կազմակերպում պաշտոնական փաստաթղթերով, ցանկացած ձեռնարկության աշխատանքի կարևոր կողմն է. կազմակերպություններում ստեղծվում են փաստաթղթեր, որոնք արտացոլում են արտադրական գործունեության արդյունքներն ու անցկացումը, ֆինանսական վիճակը, անձնակազմի հետ աշխատանքը, լոգիստիկա և այլն: . Հենց փաստաթղթերն են ապահովում կառավարման գործառույթների իրականացումը, դրանք սահմանում են պլաններ, գրանցում են հաշվառման և հաշվետվության ցուցանիշները և այլ տեղեկություններ։ Այս առումով կարելի է ասել, որ ընդունված որոշումների արդյունավետությունն ու որակը, դրանց կատարման արդյունավետությունը և կազմակերպության գործունեությունն ամբողջությամբ կախված են նրանից, թե ինչպես է կազմակերպվում աշխատանքը փաստաթղթերի հետ:

Փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպումը կառավարման գործընթացների և կառավարման որոշումների կայացման կարևոր մասն է, ինչը էականորեն ազդում է կառավարման արդյունավետության և որակի վրա:

Կառավարչական որոշում կայացնելու գործընթացը ներառում է տեղեկատվության ստացում. դրա մշակումը; վերլուծություն, պատրաստում և որոշումների կայացում։

Այս բաղադրիչները սերտորեն կապված են փաստաթղթերի կառավարման հետ: Տնտեսական էֆեկտ ստանալու համար առաջին հերթին կարևոր է տեղեկատվության որակը, որը որոշվում է դրա քանակով, արդյունավետությամբ, բարդության աստիճանով և ինքնարժեքով։ Եթե ​​ձեռնարկությունը չունի փաստաթղթերի հետ հստակ աշխատանք, ապա դրա արդյունքում այն ​​վատթարանում է, քանի որ դա կախված է որակից և հուսալիությունից, տեղեկատվության ստացման և փոխանցման արդյունավետությունից, տեղեկանքի և տեղեկատվական ծառայության ճիշտ կարգավորումից, պարզից. փաստաթղթերի որոնման, պահպանման և օգտագործման կազմակերպում.

Գրասենյակային աշխատանքում (DOE) պետք է լուծել երեք հիմնական խնդիր.

1. Փաստաթղթեր (փաստաթղթերի կազմում, կատարում, համակարգում և պատրաստում):
2. Կառավարման գործընթացում փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպում (փաստաթղթերի տեղաշարժի ապահովում, կատարման վերահսկողություն, պահպանում և օգտագործում).
3. Փաստաթղթերի արխիվի կազմակերպում.

Կառավարման փաստաթղթային ապահովումն իրականացվում է հատուկ ծառայության կողմից, որը գործում է որպես անկախ կառուցվածքային ստորաբաժանում: Դա կարող է լինել՝ գործերի վարչակազմը, գլխավոր վարչությունը, գրասենյակը կամ քարտուղարությունը։

DOW ծառայությունը լուծում է առաջադրանքների երեք հիմնական շարք.

1. կառավարման գործունեության փաստաթղթերի ապահովում.
2. հաստատությունում փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպում.
3. փաստաթղթերի հետ աշխատանքի ձևերի և մեթոդների կատարելագործում.

DOW ծառայության առջեւ ծառացած խնդիրները որոշում են նրա գործառույթները

1. Կառավարման գործունեության փաստաթղթավորման ապահովման խնդիրները կարող են լուծվել՝ կատարելով հետևյալ գործառույթները.
   • ձևերի մշակում և ձևավորում՝ ապահովելով դրանց արտադրությունը.
   • փաստաթղթերի պատրաստման, պատճենահանման և կրկնօրինակման ապահովում.
   • փաստաթղթերի պատրաստման և կատարման որակը, փաստաթղթերի հաստատման և վավերացման սահմանված կարգին համապատասխանելը.
2. Հաստատությունում փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպման խնդիրները լուծվում են հետևյալ գործառույթների կատարմամբ.
   • Փաստաթղթերի ընդունման միասնական ընթացակարգի (հաստատության փաստաթղթային հոսքի) հաստատում.
   • Մուտքային և ելքային փաստաթղթերի վերահասցեավորում;
   • մուտքային, ելքային և ներքին փաստաթղթերի գրանցում և հաշվառում;
   • Փաստաթղթերի կատարման վերահսկում;
   • Փաստաթղթերի համակարգում, դրանց պահպանման և օգտագործման ապահովում. քաղաքացիների դիմումների հետ աշխատանքի կազմակերպում.
   • Տեղեկատվության պաշտպանության ապահովում.
3. Փաստաթղթերի հետ աշխատելու ձևերի և մեթոդների կատարելագործման խնդիրները ներառում են հետևյալ գործառույթները.
   • նորմատիվ, հրահանգչական, մեթոդական փաստաթղթերի մշակում և մշակում և դրանք կազմակերպության աշխատակիցների ուշադրությանը ներկայացնելը.
   • մեթոդական ուղղորդում և վերահսկողություն կազմակերպության կառուցվածքային ստորաբաժանումներում փաստաթղթերի հետ աշխատելու սահմանված կանոնների պահպանման նկատմամբ.
   • կազմակերպության աշխատակիցների խորացված ուսուցում և նրանց խորհրդատվություն փաստաթղթերի հետ աշխատելու վերաբերյալ.
   • Կազմակերպության փաստաթղթերի պարզեցում, փաստաթղթերի միավորման աշխատանքների իրականացում, Հաշվետվության քարտի և կազմակերպության գործունեության մեջ օգտագործվող փաստաթղթերի ձևերի ալբոմի մշակում.
   • փաստաթղթերի հետ աշխատանքի նոր ձևերի և մեթոդների մշակում և ներդրում, կազմակերպության աշխատանքային հոսքի բարելավում, գործադիր կարգապահության բարելավում.
   • փաստաթղթերի հետ աշխատելու համար ավտոմատացված տեղեկատվական համակարգերի և տվյալների բազաների մշակման և կատարելագործման առաջադրանքներ:

Տեղեկատվության մշակման և կառավարման որակի բարելավման համար արդյունավետ միջավայր ստեղծելու ձգտող ձեռնարկությունը կանգնած է հետևյալ խնդիրների առաջ.

1. Փաստաթղթային տեղեկատվության պատրաստման և մշակման բոլոր աշխատանքների կատարելագործում ձեռնարկության փաստաթղթային աջակցության մեխանիզմի (DOE) ստեղծման միջոցով:
2. Ավտոմատացման ճիշտ ռազմավարության ընտրություն, ներառյալ ծրագրային ապահովման արտադրանքի ճիշտ ընտրությունը:

Նման թվացող պարզ առարկան ավտոմատացնելու համար, ինչպիսին է փաստաթղթերի հետ աշխատելը, դուք պետք է օգտագործեք վերջին տեխնոլոգիական առաջընթացները.

1. տվյալների բազայի կառավարման համակարգեր;
2. փաստաթղթերի որոնման և տեքստի վերլուծության համակարգեր;
3. փաստաթղթերի սկանավորման և ճանաչման համակարգեր (տպագիր և ձեռագիր);
4. հաճախորդ-սերվեր միջավայր;
5. Ինտերնետ/ինտրանետ.

Անկախ ձեռնարկության առանձնահատկություններից, կարելի է առանձնացնել փաստաթղթերի հետևյալ հիմնական խմբերը.

• կազմակերպչական փաստաթղթերձեռնարկություններ (կանոնադրություն, կանոնակարգ, ասոցիացիայի հուշագիր, կառուցվածք և անձնակազմ, անձնակազմ, աշխատանքի նկարագրություն, աշխատանքային ներքին կանոնակարգ);
• վարչական փաստաթղթերձեռնարկություններ (հիմնական գործունեության պատվերներ, հրամաններ, որոշումներ);
• անձնակազմի փաստաթղթերձեռնարկություններ (կադրերի վերաբերյալ պատվերներ, աշխատանքային պայմանագրեր (պայմանագրեր), անձնական գործեր, անձնական քարտեր զ. T-2, անձնական աշխատավարձի հաշիվներ, աշխատանքային գրքույկներ);
• ֆինանսական և հաշվապահական փաստաթղթերձեռնարկություններ (գլխավոր գրքույկ, տարեկան հաշվետվություններ, հաշվեկշիռներ, շահույթի և վնասի հաշիվներ, աուդիտի ակտեր, գույքագրումներ, պլաններ, հաշվետվություններ, գնահատումներ, հաշիվներ, դրամարկղային գրքեր և այլն);
• տեղեկատվություն և տեղեկատու փաստաթղթերձեռնարկություններ (ակտեր, նամակներ, ֆաքսեր, վկայագրեր, հեռախոսային հաղորդագրություններ, հուշագրեր, բացատրական նշումներ, արձանագրություններ և այլն):

Ձեռնարկություն պետական ​​և մունիցիպալ կազմակերպություններից կարող են ուղարկվել ձեռնարկություն իր գործունեության տարբեր հարցեր (հարկեր, շրջակա միջավայրի պահպանություն և այլն) կարգավորող փաստաթղթեր: Այս փաստաթղթերը կազմում են առանձին խումբ. բարձրագույն մարմինների կարգավորող փաստաթղթեր.

Անկախ խմբում կարելի է առանձնացնել առևտրային պայմանագրերը (համաձայնագրերը), որոնք ձեռնարկատիրական գործունեության հիմնական փաստաթղթերն են։

Այս բոլոր փաստաթղթերը վերաբերում են կառավարման կամ կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերին (ORD): Բացառություն են կազմում ֆինանսական և հաշվապահական փաստաթղթերը, որոնք ունեն կազմման և մշակման հատուկ առանձնահատկություններ:

Ռուսաստանի պետական ​​արխիվային ծառայությունը (Ռոսարխիվ) և նրա մարմինները զբաղվում են իր ժողովուրդների նյութական և հոգևոր կյանքն արտացոլող փաստաթղթերի հավաքագրմամբ և պահպանմամբ, որոնք ունեն պատմական, գիտական, սոցիալական, տնտեսական կամ մշակութային նշանակություն: Նրանք ստեղծում են հասարակության «հիշողությունը», պահպանում են տեղեկություններ երկրի կյանքի մասին։ Բացի այդ, Ռոսարխիվը, որպես դաշնային գործադիր իշխանության կենտրոնական մարմին, պատասխանատու է երկրում գրասենյակային աշխատանքների կազմակերպման և պարզեցման համար: Նա մշակում է ստանդարտներ և առաջարկություններ գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման համար: Ռոսարխիվը պատասխանատու է կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի (ORD) համար՝ որպես մշակող գործակալություն, որը ներառում է ORD-ի համար ընդհանուր պահանջների մշակում, փաստաթղթերի հատուկ ձևեր, գործունեության տարբեր ոլորտներում ORD-ի օգտագործման վերահսկում, փաստաթղթերի ձևերի միավորում։ Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ (USORD) ստեղծելով: Ռուսաստանի Դաշնության Ստանդարտացման, չափագիտության և սերտիֆիկացման կոմիտեն (Ռուսաստանի Գոստանդարտ) պատասխանատու է փաստաթղթերի հատուկ պահանջների կարգավորող համախմբման և միավորման համար՝ ստեղծելով ԳՕՍՏ-ներ, ինչպես նաև մասնակցություն փաստաթղթերի միջազգային միավորմանը և ստանդարտացմանը: Աշխատանքի նախարարությունը փաստաթղթեր է մշակում աշխատանքի և աշխատանքի պաշտպանության վերաբերյալ։ Այսպիսով, եթե իշխանությունները գրասենյակային աշխատանքի նորմատիվ կարգավորման բարձրագույն մարմինն են, ապա Պետական ​​արխիվային ծառայությունը.

Գործավարության գործունեությունը կարգավորելու գործում էական դեր է խաղում կազմակերպության կանոնադրությունը` իրավական ակտ, որը սահմանում է կազմակերպության ձևավորման կարգը, իրավասությունը, նրա գործառույթները, խնդիրները և աշխատանքի կարգը: Կանոնադրության մշակումն ազդում է գրասենյակային աշխատանքի ընդհանուր կազմակերպման վրա։ Կանոնադրությամբ սահմանված կազմակերպչական կառուցվածքը հնարավորություն է տալիս որոշել փաստաթղթերի այն փաթեթները, որոնք կօգտագործվեն կառավարման գործունեության մեջ:

Կազմակերպության DOW ծառայության գործունեությունը կարգավորող հիմնական կարգավորող փաստաթղթերը:

Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության կանոնակարգ- սա իրավական ակտ է, որը սահմանում է այս ստորաբաժանման ձևավորման, պարտականությունների և աշխատանքի կազմակերպման կարգը, ինչպես նաև նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության մեջ աշխատող պաշտոնատար անձանց իրավական կարգավիճակը և իրավասությունը: Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության սպասարկման կանոնակարգը մշակում և ստորագրում է ծառայության ղեկավարը, որը հաստատում է կազմակերպության ղեկավարը: Կանոնակարգը համաձայնեցվում է այն կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարների հետ, որոնց հետ հարաբերությունները ամրագրված են դրանում:

Աշխատանքի նկարագրություն- Սա հիմնական կազմակերպչական փաստաթուղթն է, որը կարգավորում է աշխատողների միջև պարտականությունների և իրավունքների սահմանազատումը, որը հիմք է ծառայում առանձին գործողությունների կատարման մեջ զուգահեռության և կրկնակի վերացման համար:

Գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներ- Սա հիմնական կարգավորող փաստաթուղթն է, որը կարգավորում է փաստաթղթերի ստեղծման կանոնները, տեխնիկան, գործընթացները, փաստաթղթերի հետ աշխատելու տեխնոլոգիան: DOW ծառայության և կազմակերպության բոլոր ստորաբաժանումների արդյունավետ գործունեության համար, յուրաքանչյուր կազմակերպությունում փաստաթղթերի հետ աշխատելու բոլոր փուլերը հստակ հասկանալու և ներկայացնելու համար պետք է կազմվի գրասենյակային աշխատանքի վերաբերյալ հրահանգ՝ հաշվի առնելով դրա գործունեության առանձնահատկությունները: .

Տիպիկ կառավարման իրավիճակների համար փաստաթղթերի ձևերի աղյուսակ. Ժամանակի թերթիկը փաստաթղթերի միասնական ձևերի ցանկ է, որոնք անհրաժեշտ և բավարար են ընկերության կողմից լուծված գործառույթների և խնդիրների փաստաթղթային աջակցության իրականացման համար: Այն պարունակում է յուրաքանչյուր փաստաթղթի նկարագրությունը, նրա իրավական կարգավիճակը և փաստաթղթավորման փուլերը: Հաշվետվության քարտը նորմատիվ կերպով ամրագրելու միջոց է ինչպես ապարատում օգտագործվող փաստաթղթերի կազմը, այնպես էլ դրանց պատրաստման կարգը:

Կազմակերպության փաստաթղթերի ձևերի ալբոմ. Փաստաթղթերի ձևերի աղյուսակի հետ մեկտեղ ցանկացած կազմակերպություն պետք է ունենա փաստաթղթերի ձևերի ալբոմ, որը Թերթում ներառված փաստաթղթերի ձևերի ստանդարտների հավաքածու է:

Մինչ օրս տարբերակել Նախադպրոցական ծառայության չորս հիմնական կազմակերպչական կառույցներ:

1. Գործի կառավարում.
2. Ընդհանուր բաժին.
3. Գրասենյակ.
4. քարտուղար.

Գործերի կառավարումն իր հերթին բաժանված է հետևյալ կառուցվածքային մոդելային միավորների.

1. Քարտուղարությունը կառուցվածքային ստորաբաժանում է, որը ստեղծված է կազմակերպության ղեկավարությանը սպասարկելու համար: Այն բաղկացած է.
   • ընդունելություն;
   • պետի քարտուղարություն և պետի տեղակալների քարտուղարություններ.
   • խորհրդի քարտուղարություն;
   • արձանագրության բյուրո։
2. Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ռացիոնալացման բաժինը նախադպրոցական ուսումնական հաստատության կատարելագործման կենտրոն է, մեթոդական կենտրոն։ Նրա գործառույթները ներառում են.
   • գրասենյակային տեխնոլոգիաների բարելավմանն ուղղված միջոցառումների մշակում և իրականացում.
   • գրասենյակային աշխատանքի համար նորմատիվային և մեթոդական աջակցության մշակում (կանոնակարգեր, հրահանգներ, կանոններ, կանոնակարգեր, միասնական ձևերի ժամանակացույց և այլն);
   • դասակարգման տեղեկատուների մշակում (գործերի նոմենկլատուրա, դասակարգիչներ, պահպանման ժամկետներով փաստաթղթերի ցուցակներ):
3. Գրասենյակ, որն իր հերթին բաժանվում է.
   • արշավախումբ;
   • նամակագրության բյուրո;
   • հաշվապահական հաշվառման և փաստաթղթերի գրանցման բյուրո;
   • փաստաթղթերի տեքստերի մշակման և վերարտադրման համակարգչային կենտրոն:
4. Նամակների բաժին.
5. Կենտրոնական արխիվ.
6. Ստուգում.