Pismo o slanju nacrta ugovora na odobrenje. Zdravo, neprocjenjiva Katerina Matvejevna, ili razgovarajmo o poslovnim pismima

Pravila poslovne korespondencije predviđaju razmjenu dokumenata s partnerima e-mailom ili kurirskom službom, često ugovore koji moraju biti potpisani. U takvoj situaciji uobičajeno je priložiti popratno pismo, koji ne samo da navodi poslane radove, već i objašnjava koje se radnje očekuju od primatelja. Na primjer, propratno pismo za dodatni dogovor na ugovor ili jednostavno na ugovor koji treba potpisati i vratiti pošiljatelju. Važno je upamtiti da ne postoji zakonska obveza za pripremu popratnih dokumenata, ali preporučujemo da to uvijek činite jer oni pomažu u izbjegavanju netočnosti i mogućih nesporazuma.

Dvije su glavne funkcije propratnog pisma (ili, kako ga zaposlenici često među sobom nazivaju, "pratnje"):

• popis poslanih dokumenata (ako je ugovor, onda njegov naziv, na koliko listova je sastavljen, koliko primjeraka);
• upute za djelovanje (na primjer, potpišite ugovor i vratite jedan od primjeraka pošiljatelju).

Budući da tekst pratećih papira sadrži popis, preporuča se izraditi ih u dva primjerka: jedan primatelj zadržava za sebe, a na drugom potpisuje potvrdu o primitku i vraća ga pošiljatelju. Nakon toga, propratno pismo treba registrirati i pohraniti kao i svaku važnu korespondenciju. Ovaj pristup pomaže u rješavanju mnogih kontroverznih situacija.

Za računovodstvo je činjenica slanja samo informativna u smislu izrade planova prihoda i rashoda. Odraz činjenica ekonomska aktivnost nije izrađen na temelju takvog papira.

Struktura propratnog pisma

Budući da nije obvezan, zahtjevi za dizajnom i sadržajem nisu normativno utvrđeni. Ali treba imati na umu da u 2019. godini pravila za pisanje slova podliježu standardu GOST R 6.30-2003 od 03.03.2003. Možete stvoriti sljedeću strukturu:

1. Policajac.
2. Broj i datum.
3. Apel.
4. Tekst.
5. Primjena.
6. Potpisi i pečat.

Pogledajmo neke od njih detaljnije.

Policajac

Obično dopisivanje proračunske organizacije izdaje se na memorandumu tvrtke. U zaglavlju je potrebno navesti ime primatelja i njegove podatke, kao i konkretnog primatelja - odgovornu osobu. Možete se obratiti dvama ili više primatelja istovremeno. U tom slučaju možete navesti ili popis imena ili popis pozicija. Nije potrebno pisati svoje prezime i inicijale, ali je preporučljivo sa stajališta poslovnog bontona.

Broj i datum

Numeriranje slova provodi se u skladu s pravilima uredskog rada organizacije koja su utvrđena lokalnim aktima. Papirologija nekih područja regulirana je industrijskim zakonima (bilježnici, oružane snage). U pravilu je potrebno naznačiti dolazni ili odlazni broj te datum primitka ili odlaska.

Tekst

Preporučamo započeti tekst frazama: „Šaljemo Vam...“, „Predstavljamo Vam...“, kako biste istaknuli ključne riječi. Nakon toga navedite dokumente koje šaljete, bilježeći njihov broj i datum (ako postoje). U završnom dijelu potrebno je obratiti pozornost na namjenu pošiljke. Prikladne su sljedeće formulacije:

• molimo potvrdite primitak;
• Molim Vas da potpišete ugovor i vratite ga u roku;
• Molim vas da usuglasite tekst ugovora i vratite ga s komentarima (pošaljite protokol neslaganja);
• koristite ga u skladu s njegovom namjenom;
• Molimo osigurajte sigurnost povjerljivih informacija.

U tekstu je moguće podebljanim ili podcrtanim slovima istaknuti izraze koji imaju najvažnije značenje.

Primjena

Svakako napravite popis svih dokumenata koje šaljete. Istodobno, kako bi se izbjegla moguća neslaganja u budućnosti, preporuča se objediniti svaki element popisa, navesti puni naziv, broj kopija i listova svakog dokumenta. Na primjer, „Ugovor o nabavi uredskog materijala br. 4 od 01.06.2017. u 2 primjerka. na po 5 listova ». U zaključku se preporuča navesti broj bodova u prijavi i ukupan broj listova: „Ukupno su poslana 2 dokumenta na 13 listova.“

Potpis

Popratne dokumente potpisuje voditelj odn odgovorna osoba, ako je to predviđeno pravilima uredskog rada. Potpis glavnog računovođe ili druge osobe financijska služba nije potrebno. Međutim, preporučamo da uredski pravilnik predvidi shemu obavješćivanja računovodstvenog odjela kako bi se izbjegla situacija u kojoj nedostaju potrebne suglasnosti.

Što se tiče pečata, u 2019. godini pravne osobe nisu dužne imati okrugli pečat za ovjeru izdanih dokumenata, uključujući pisma (82-FZ od 06.04.2015.). Stoga, njegova prisutnost na obrascu ostaje diskrecijsko pravo službenika.

Popratno pismo za ugovor- ovo su upute za ugovor koji se šalje ili njegov nacrt.

Kako napisati propratno pismo za ugovor

Popratno pismo za ugovor ima istu strukturu kao što je: naslov dokumenta označava poziciju, naziv organizacije i puno ime primatelja, ispod je datum, broj dokumenta i, ako je potrebno, naslov pisma .

Nakon toga slijedi obraćanje primatelju.

Ugovor obično počinje sljedećim rečenicama:

• Poslat ćemo na Vašu adresu...
• Predstavljamo vam…
• Šaljemo vam…

Zatim slijedi ime, broj ugovora i daljnje radnje primatelja: koje primjerke treba potpisati, zapečatiti, koje vratiti.

Pismo završava potpisom pošiljatelja u kojem se navodi njegov položaj i puno ime.

Uzorak propratnog pisma za ugovor

izvršnom direktoru
Svetlitsa LLC
E.V. Filippova

29.07.2013 № 29

Draga Elena Vladimirovna!

Na Vašu adresu dostavljamo potpisan i zapečaćen Ugovor o isporuci br. 2013-26-07 od 26.07.2013. Molimo Vas da isti potpišete, opečatite i pošaljete nam jedan primjerak u roku od 7 dana.

Dodatak: ugovor u 2 primjerka (ukupno 6 listova).

Preporučljivo je sastaviti propratno pismo za ugovor na memorandumu organizacije.

Slike i tablice ne smiju se umetati u tijelo pisma: takvi materijali su oblikovani kao prilozi sa svojim brojem i nazivom. Na kraju dopisa nalazi se popis svih priloga s naznakom njihovog rednog broja, naslova, broja stranica i broja primjeraka. Moderna sredstva Provjera pravopisa (uključujući one ugrađene u MS Word) omogućuje vam da pripremite apsolutno pismene dokumente. Sve pravopisne, interpunkcijske ili stilske pogreške u poslovno dopisivanje nije dozvoljeno. Nekoliko točaka na koje bi dizajner trebao obratiti pozornost kako bi ispravno napisao pismo kupcu Još je Yamamoto Tsunetomo u 17. stoljeću u svojoj zbirci samurajskih kodeksa ponašanja rekao da pismo mora biti napisano na način da adresat želi ga objesiti na zid, kao umjetničko djelo.

Pismo suglasnosti

Primjeri potvrdnih pisama Pismo kojim se potvrđuje preliminarni ugovor Pismo kojim se potvrđuje plaćanje robe Pismo podsjetnika je pismo koje se koristi kada partnerska organizacija ne ispuni svoje obveze ili prihvaćene sporazume. Ključne fraze takva pisma su: Tekst opomene može sadržavati dva dijela: poveznice na službeni dokument koji bilježi obveze stranaka ili okolnosti u vezi s kojima je organizacija dužna poduzeti određene radnje te zahtjev za poduzimanje određenih radnji u veza s ovim.

Vrlo često takva pisma sadrže samo stvarni podsjetnik.

Kako napisati službeni zahtjev - uzorak

Pismo odgovora (uzorak) Pojedinosti pisma odgovora Pomoć Ova kategorija pisama sadrži iste detalje kao i sva druga službena pisma. Glavni detalji uključuju:

1. ime kompanije;
2. referentne informacije o organizaciji;
3. kod organizacije;
4. glavni državni matični broj (OGRN) pravna osoba;
5. identifikacijski broj poreznog obveznika/šifra razloga za registraciju;
6. Datum od;
7. Matični broj;
8. poveznica na registarski broj i datum ulaznog dokumenta;
9. odredište;
10. naslov teksta (pri pisanju pisma na formatu A4);
11. potpis.

Važno je razumjeti da svaki odgovor mora sadržavati broj dokumenta u kojem je zahtjev poslan i njegov datum.
U tom slučaju pismo odgovora potpisuje zaposlenik na čije ime je zahtjev poslan.

Kako dizajner može ispravno napisati pismo kupcu?

Brojna korespondencija koju organizacija primi zahtijeva slanje odgovora na određena pitanja. U ovom članku ćemo detaljno pogledati kako pravilno sastaviti pismo kao odgovor na zahtjev.

Iz članka ćete naučiti:

• u kojim slučajevima je potrebno pismo odgovora;
• kakvo bi moglo biti pismo odgovora;
• detalji pisma odgovora.

U kojim slučajevima je potrebno pismo odgovora Dolazna korespondencija svake organizacije sastoji se od različitih dokumenata, od kojih određene vrste zahtijevaju slanje poruka odgovora. Istodobno, potrebno je dobro razumjeti vrste ulazne dokumentacije i pisma koja zahtijevaju odgovor.

Važno

Pozivamo vas da se detaljno upoznate s vrstama dolaznih pisama na koje trebate poslati odgovor. Zamolnica Već iz naziva ovog dokumenta postaje očito da sadrži neku vrstu zahtjeva upućenog primatelju.

Uzorak pisma odgovora

Kupac mora biti razumno informiran o mogućim posljedicama takve zamjene Kako pravilno napisati pismo kupcu: savjeti o oblikovanju Pismo se sastavlja na memorandumu u skladu s osnovnim pravilima uredskog rada: tvrtka kupca, pozicija , kao primatelj navodi se prezime i inicijali osobe ovlaštene za vođenje poslovne korespondencije. Ovo je službena isprava (koju, između ostalog, može razmatrati i sud), stoga mora imati datum, broj i biti ovjerena potpisom ovlaštene osobe (direktor, Glavni inženjer, glavni inženjer projekta itd.) Pismo sastavljeno na memorandumu tvrtke ne zahtijeva dodatno mokro žigosanje.

U pismu mora biti naznačena tema: "O napretku dizajna", "O plaćanju" i tako dalje.

Odgovorna pisma

Pažnja

Pismo treba započeti standardnom adresom, na primjer, "Dragi Igore Petroviču!" Obraćanje klijentu imenom i patronimom je važno. Ukoliko pripremate odgovor na dopis, a nemate podatke o osobi kojoj se obraćate, potrebno je to saznati (nazvati recepciju ili neposrednog izvršitelja dopisa).

U pismu se navodi naziv organizacije i osoba na koju je pismo naslovljeno. Primatelja treba osloviti imenom i patronimom.Na kraju pisma, ispod potpisa, potrebno je navesti izvođača i njegove podatke za kontakt.

Na primjer, ako je materijal pisma koje je potpisao glavni inženjer ili glavni inženjer pripremio projektant, predstavnik kupca bi trebao imati mogućnost da ga izravno kontaktira kako bi pojasnio tehničke detalje.

Kako napisati odgovor na pismo

Trebat će vam

• — tiskani tekst ugovora;
• - računalo s printerom;
• - pečat.

Upute 1 Započnite pismo s “zaglavljem” koje se nalazi u gornjem lijevom kutu obrasca. Ovdje navedite položaj, prezime i inicijale osobe kojoj se šalje ugovor, naziv organizacije u kojoj radi i pravnu adresu organizacije. Ako se ugovor šalje pojedinačnom poduzetniku, u "zaglavlju" navedite njegov status (IP), prezime, inicijale, adresu. 2 U uvodu teksta teksta navedite pozdrav. Može započeti riječju "dragi", nakon koje slijedi adresa imenom i patronimom.
Na primjer, "Dragi Ivane Ivanoviču!" Pozdrav se ispisuje ispod zaglavlja u sredini lista i obično je podebljan. 3 Zatim prijeđite na glavni dio propratnog pisma. Najvažnija stvar koju treba odraziti jest činjenica da je ugovor poslan.

Koristite izraze poput: "Šaljemo nacrt ugovora o pružanju usluge na pregled i potpisivanje." Ako govorimo o o već sklopljenom ugovoru navesti njegov broj i datum.

4 Zatim po potrebi napišite na što želite skrenuti pozornost primatelja, navedite svoj prijedlog ili zahtjev vezan uz ugovor koji šaljete. Izbjegavajte spominjanje stvari koje nisu povezane s ugovorom koji se šalje. 5 Iza glavnog teksta napisati riječ „Dodatak:” i navesti ugovor koji se šalje, navesti broj listova i primjeraka. 6 Dodijelite datum i broj propratnom pismu i registrirajte ga u dnevniku odlazne korespondencije. Sukladno tome, mora ga potpisati voditelj organizacije ili individualni poduzetnik, a potpis je ovjeren pečatom.
Nikome, a posebno kupcu, neće se svidjeti ako pismo počinje riječima “Obavještavamo Vas...”, “Još jednom obavještavamo...”, čak i ako je svrha pisma informiranje ili podsjećanje. Takve izraze treba ublažiti ako je moguće i premjestiti ih u drugi ili treći odlomak. Primjer rasporeda semantičkih blokova. Ovisno o njegovom sadržaju, pismo možete započeti sljedećim uvodnim frazama:

• Hvala na pozivu za suradnju...
• Ovim Vam iskazujemo naše poštovanje...
• Nastavak telefonskog razgovora...
• Po dogovoru, obavještavam vas...
• Zahvaljujemo na pravovremenom odgovoru na naše pismo br....

Glavni dio pisma, koji sadrži pitanja, opise problema i vaše viđenje njihovog rješenja, treba biti predstavljen u jasnom i sažetom obliku, bez nepotrebnih informacija.

Kako napisati pismo za odobrenje važnog pitanja

Pismo odgovora (uzorak) Pročitajte također:

• Pismo isprike
• Kako napisati pismo preporuke
• Sastavljamo propratno pismo za dokumente

Negativan odgovor Ako zahtjevu ili zahtjevu nije moguće udovoljiti, potrebno je što točnije iskomunicirati odbijanje. U ovom slučaju, kao u gore opisanoj opciji, odbijanje mora biti napisano u istom stilu kao i zahtjev za pokretanje.

Negativni odgovor mora biti što točniji i sadržavati objektivne razloge odbijanja. Ukoliko postoje preduvjeti za donošenje pozitivne odluke o zahtjevu, u odgovoru možete navesti uvjete koji su za to potrebni.

Imajte na umu da je neprihvatljivo formulirati negativan odgovor na pismo (uzorak je prikazan u nastavku) u nepristojnom tonu. Štoviše, bilo bi sasvim prikladno izraziti iskreno žaljenje zbog nemogućnosti udovoljavanja zahtjevu.
To mogu biti novi uvjeti ili želje kupca, koji zahtijevaju manje prilagodbe ili značajne izmjene dokumentacije; može postojati novi posao čija se potreba nije mogla utvrditi u fazi sklapanja ugovora; mogu postojati i drugi slučajevi. O tome je kupca potrebno pismeno obavijestiti, uz potvrdu potrebe izvršenja dodatni posao i njegovu spremnost za sklapanje dodatnog sporazuma;

• ako se u projektu utvrdi pogreška, potrebno je, osim njezinog ispravljanja, dopisom ispravno i jasno obrazložiti razloge zbog kojih je do nje došlo;
• kupac može zahtijevati korištenje određenih marki opreme i građevinskih materijala u projektu. Često klijent odlučuje koristiti jeftinije analoge u usporedbi s onima koje je ponudio dizajner.

Hajde da shvatimo kako je odobrenje formalizirano. Svaka organizacija, naravno, ima svoje mogućnosti i kombinacije. Pokušat ćemo prikazati moguće.

Vanjsko odobrenje

Za vanjsko odobrenje, GOST R 6.30-2003 preporučuje korištenje pečata odobrenja na nacrtu dokumenta. Podsjećam da je žig odobrenja rekvizit koji izražava suglasnost druge organizacije koja nije autor dokumenta s njegovim sadržajem (GOST R 7.0.8-2013, definicija 56).

Fragment dokumenta

Sažmi emisiju

3.23. Pečat odobrenja dokumenta sastoji se od riječi SUGLASNO, funkcije osobe s kojom je dokument odobren (uključujući naziv organizacije), osobnog potpisa, prijepisa potpisa (inicijali, prezime) i datuma odobrenja, npr. :

DOGOVOREN

rektor Financijske akademije
pod Vladom Ruska Federacija
Osobni potpis A.G. Gryaznova
datum

Ako se odobrenje provodi pismom, protokolom i sl., žig odobrenja se sastavlja na sljedeći način:

DOGOVOREN

Pismo Ruskoj akademiji
medicinske znanosti
od 05.06.2003., broj 430-162

DOGOVOREN

Zapisnik sa sjednice Upravnog odbora
ruska država
osiguravajuće društvo "Rosgosstrakh"
od 05.06.2003 br.10

Primjer 1

Sažmi emisiju

Primjer 2

Sažmi emisiju

Unutarnja dosljednost

1. Ovjera dokumenta (viza za odobrenje)

Ovaj oblik odobrenja najčešće koriste male organizacije gdje je popis osoba koje odobravaju prilično ograničen ili za dokumente koje odobrava nekoliko ljudi.

Međutim ovu metodu nimalo zgodno za velike tvrtke, čiji popis dogovora seže do desetak (možda i više) dužnosnika.

GOST R 6.30-2003 preporučuje izradu odobrenje vize slično pečatu odobrenja, ali bez navođenja riječi „USGOVORENO” i naziva organizacije kao dijela pozicije odobravatelja (uz interno odobrenje već je jasno da taj službenik radi u organizaciji koja je autor dokumenta). Sljedeća razlika: interno odobrenje projekta moguće je ako na njega postoje primjedbe koje je potrebno priložiti.

Fragment dokumenta

Sažmi emisiju

GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata"

3.24. Odobrenje isprave izdaje se vizom za odobrenje isprave (u daljnjem tekstu: viza) koja sadrži potpis i funkciju osobe koja odobrava ispravu, prijepis potpisa (inicijali, prezime) i datum potpisivanja. Na primjer:

Osobni potpis A.S. Orlov
datum

Ako postoje komentari na dokument, viza se izdaje na sljedeći način:

Komentari su u prilogu
Šef pravnog odjela
Osobni potpis A.S. Orlov
datum

Komentari se navode na posebnom listu, potpisuju se i prilažu uz dokument.

Za dokument, čiji izvornik ostaje u organizaciji, vize se stavljaju na dno obrnuta strana posljednja stranica izvornog dokumenta.

Za dokument čiji se izvornik šalje iz organizacije, vize se lijepe na dnu prednje strane kopije dokumenta koji se šalje.

Moguće je izdati dokumente za vizu na posebnom listu odobrenja.

Dopušteno je, prema nahođenju organizacije, potvrditi dokument i njegove priloge stranicu po stranicu.

Primjer 3

Sažmi emisiju

2. List odobrenja

U praksi vrlo često možete pronaći zbirku viza za odobrenje nacrta dokumenta ne na samom dokumentu, već na njegovom listu za odobrenje.

List za odobrenje (viziju) dokumenta je dio službenog dokumenta s oznakama odobrenja (vizama) (GOST R 7.0.8-2013).

Njegov oblik može se uvelike razlikovati u različitim organizacijama. Uzimajući u obzir ovu definiciju, napominjemo da je dopušteno koristiti točno oznake o odobrenju, a ne o vizi osobe koja odobrava. Stoga ispisi iz EDMS-a i MS Outlook-a (više o tome kasnije, vidi sliku 4 i primjer 6) nisu ništa više od listova odobrenja.

Napominjem da je odobravanje samog nacrta dokumenta ili prikupljanje „živih“ potpisa na papirnatom obrascu najpouzdanija opcija, jer osoba koja odobrava vjerojatno kasnije neće odbiti njegov osobni potpis.

Primjer 4

Sažmi emisiju

Primjer 5

Sažmi emisiju

3. Koordinacija putem e-pošte (npr. u MS Outlooku)

Prikupljanje "živih" potpisa na nacrtu dokumenta ili na obrascu odobrenja oduzima puno vremena. A sama bit procesa odobravanja nije jednostavna. Stoga usluge upravljanja uredom pokušavaju pojednostaviti život i sebi i onima koji to odobravaju. Jedna od opcija za ovo pojednostavljenje je korištenje elektroničkog odobrenja. Čak i ako nemate EDMS s posebnim funkcijama za uredski rad, onda uobičajeni E-mail najvjerojatnije instaliran na računalima svih osoba koje odobravaju. I, usput, korištenjem MS Outlooka sasvim je moguće organizirati elektroničko odobravanje datoteka poslanih kroz njega.

Dopustite mi da vam ukratko objasnim kako ovo možete koristiti:

Međutim, želim napomenuti da ova opcija također ima nedostatke. Osoba koja pristaje uvijek može reći da je netko drugi glasovao s njegovog računala u njegovoj odsutnosti. Tvrtke pokušavaju riješiti takve nesporazume:

• ili korištenjem elektroničkih digitalni potpis svaki sudionik u procesu (vrlo skup mehanizam),
• bilo u interni propisi(primjerice, “o sigurnosti”, “o korištenju automatizirane radne stanice” itd.) nastoje obvezati zaposlenike da za rad koriste samo svoje računalo, a pri odlasku ga blokiraju lozinkom.

4. Odobrenje u EDMS

Još progresivniji način koordiniranja dokumenata je korištenje raznih sustava upravljanje elektroničkim dokumentima Princip rada je jednostavan:

1. Inicijator unosi određenu prijavu u EDMS (BUSINESS, Boss-referent, Directum itd.) i prilaže nacrt dokumenta.
2. Odobravatelji, nakon pregleda nacrta, ostavljaju svoje komentare i glasuju.
3. Inicijator može rezultat glasovanja ispisati i priložiti nacrtu dokumenta na potpisivanje. U pravilu ovaj „rezultat“ (oglasni list) potpisom potvrđuje odgovorni djelatnik uredske službe.

U našoj organizaciji uobičajeno je koristiti dva oblika odobrenja prema nahođenju inicijatora:

• prikupljanje “živih” viza na papirnatom odobrenju ili
• odobrenje u EDMS-u - u ovom slučaju također se generira list odobrenja, ali se automatski popunjava (prikazano u primjeru 6).

Međutim, kombinacija ovih metoda pri odobravanju jednog dokumenta je zabranjena, jer Neki odobravatelji neće vidjeti komentare drugih. List odobrenja ispisan iz EDMS mora biti ovjeren potpisom voditelja EDMS.

Primjer 6

Sažmi emisiju

“...Dobar dan, zabavite se. Zdravo, neprocjenjiva Katerina Matveevna.

Nemojte me kriviti za prošlo kašnjenje. Očigledno je to moja sudbina. Međutim, ništa od toga se više ne očekuje. Stoga vas žurno obavještavam da sam živ i zdrav, a to želim i vama...”

Iz pisma vojnika Crvene armije, druga Suhova

(film “Bijelo sunce pustinje”)

Tko se od nas ne sjeća dirljivog pisma svojoj ženi, "neprocjenjivoj Katerini Matvejevnoj", koje je vojnik Crvene armije Fjodor Ivanovič Suhov mentalno pisao kroz film? Ovo je pismo, naravno, bilo osobno, a ne poslovno. Ali zbog životna situacija, u kojem su se nalazili likovi, imao je temeljitost, strukturiranost i individualne značajke karakteristične za poslovnu korespondenciju.

Zaposlenik službe za upravljanje uredom, poput vojnika Crvene armije Sukhova, često mora odlučiti raznolike zadatke i sastaviti pisma o ponekad najneočekivanijim temama. Čini se, što bi moglo biti jednostavnije? Ali ispada da upraviteljeva uputa da "napiše pismo" može izazvati oluju zbunjenosti u duši i umu tajnice: "Pismo?!.. Kako to napisati?! Što napisati?! Kako formatirati i kako poslati primatelju?! Užasno!!!"

Zapravo, u ovom zadatku nema ništa strašno ili teško. A ako ste ikad (a svakako jeste) pisali eseje u školi, pisanje pisma od vas neće zahtijevati nadljudske napore. Trebat će vam pažljivost, ustrajnost, poznavanje poslovnih procesa vaše organizacije, sposobnost razumijevanja tema i okolnosti koje su vam ponekad nepoznate, sposobnost dobivanja potrebnih informacija od drugih odjela, službi i zaposlenika te pismenost u prezentaciji .

Počnimo, možda, s Opći zahtjevi za pisanje poslovnih pisama.

Naučiti više

Struktura teksta poslovnog pisma

U najopćenitijem slučaju, tekst poslovnog pisma sastoji se od:

• obraćanje (uvodna formula bontona);
• uvodni dio;
• glavni dio;
• završni dio;
• konačna formula bontona.

Pogledajmo ih pobliže.

Apel, ili uvodna formula bontona (formula uljudnosti):“Zdravo, neprocjenjiva Ekaterina Matveevna!”

Obraćanje (uvodna bontonska formula, uljudna formula itd.) ima za cilj izraziti poštovanje prema primatelju, skrenuti pozornost primatelja na predmet pisma i može sadržavati položaj, prezime, ime i patronim osobe kojoj je ovo pismo upućeno. je adresiran: Dragi Vladimire Petroviču!

Pri obraćanju najznačajnijim i najvažnijim osobama primjenjuje se pozdrav “Najdraži”.

Na primjer:

• Poštovani gospodine ministre!
• Poštovani gospodine guverneru!
• Poštovani gospodine Vakhrushin!

Ako se pismo obraća osoblju organizacije ili određenoj skupini zaposlenika, tada formula bontona izgleda ovako: Draga gospodo!

Familijarnost u komunikaciji je neprihvatljiva. Fraza “Poštovani...” ili “Poštovani...” i slično nije prikladno u poslovnom pismu.

Bilješka

Na kraju obraćanja treba stajati uskličnik. Zarez, iako je gramatički prihvatljiv, u ovom bi slučaju bio neprikladan.

Poruka je poravnata sa središtem dokumenta.

Usput

Žalba nije obavezan element pisma. U službenim dopisima standardnog sadržaja, u popratnim dopisima koji ne sadrže zahtjeve i drugim dopisima beznačajne prirode koji ne zahtijevaju osobno razmatranje upravitelja, žalba se može izostaviti. Na primjer: Molimo pošaljite izvješće o usklađivanju s Amethyst LLC na dan 30. prosinca 2014. na adresu: ul. Tverskaya, kuća 1, ured 23, Ensk, 123645.

Uvodni dio. Može sadržavati:

• razlog i svrha pisanja ovog pisma. Na primjer: Vaša organizacija je sudjelovala u natječajnom postupku br. 118-SAZHKKH za kupnju komunalne opreme za potrebe općinskih službi teritorijalnog okruga Ensk;
• poveznica na dokument koji se odnosi na predmet pisma. Na primjer: Kao odgovor na Vaše pismo br. broj 125/1 od 13. srpnja 2015. godine obavještavamo...;
• kratak sažetak situacije, činjenice ili događaja. Na primjer: U okviru ugovora o nabavi br. 251 od 17. studenog 2014. sklopljenog s Amethyst LLC isporučena je oprema za izgradnju cesta u iznosu od 2.250.000 rubalja;
• bontonske fraze koje izražavaju zahvalnost, žaljenje, čestitke, sućut itd., ovisno o situaciji. Na primjer: Zahvaljujem specijalistima tehnički odjel Amethyst LLC za brzo i kvalificirano rješavanje problema tehničkih komunikacija koje osiguravaju opskrbu energijom upravna zgrada DOO "Elegija"

Također, uvodni dio može opisati opću situaciju (poput druga Suhova, koji, zahvaljujući svom urođenom talentu pripovjedača, također nije mogao bez uvoda): Znajte, draga Katerina Matvevna, da su klasne bitke danas uglavnom završene i da dolazi čas oslobođenja svijeta. I bio je moj red da se vratim kući da gradim s tobom novi život u mom dragom rodnom kraju.

Glavni dio. Sadrži prikaz problema, situacije, s relevantnim činjenicama, argumentima i dokazima. Trebao bi biti smisaono vezan uz uvodni dio i logično voditi do zaključaka iznesenih u završnom dijelu. Ovo je najteži i najteži dio poslovnog pisma. Potrebno je pažljivo i odgovorno pristupiti njegovoj pripremi, pripremiti odgovarajuću dokaznu i dokumentacijsku bazu.

Tu će dobro doći poznavanje poslovnih procesa i sposobnost dobivanja potrebnih informacija.

Ovisno o temi pisma, glavni dio može biti kratak ili složen (sastoji se od odlomaka i podstavaka). Prilikom formuliranja fraza, odlučite se za jednostavnost prezentacije.

Uvijek biste trebali imati na umu da se jednostavne uobičajene rečenice percipiraju puno lakše od složenih i složenih rečenica s obiljem interpunkcijskih znakova. Na primjer, bit pitanja može se izraziti na sljedeći način:

U travnju 2015. Izumrud LLC proizveo je set opreme za rezanje metala koji je poslan tvrtki Amethyst LLC prijevozničko poduzeće"Business Lines" koju je Amethyst LLC primio 14 dana kasnije od utvrđenog roka, što potvrđuje faktura br. 1125/245 od 23.04.2015., čiji original nam je dostavila prijevoznička tvrtka "Business Lines", u vezi s kojim je Izumrud LLC dužan platiti Amethyst LLC kaznu u iznosu od...

Ili možete učiniti ovo:

Dana 2. travnja 2015. Izumrud LLC je poslao opremu za rezanje metala u Amethyst LLC. Oprema je zaprimljena 23.04.2015. Ovu činjenicu potvrđuje tovarni list br. 1125/245 od 23. travnja 2015. koji je dostavila prijevoznička tvrtka Delovye Linii LLC.

Predviđeno vrijeme isporuke opreme prema ugovoru br. 12 od 29. ožujka 2015. je 7 kalendarskih dana od datuma otpreme. U ovom slučaju sastoji se od 21 kalendarskog dana. Dakle, za kršenje rokova isporuke opreme u skladu s klauzulom 3.12 gore navedenog ugovora, Izumrud LLC je dužan platiti kaznu u iznosu od...

Općenito, na prezentaciju se nameću sljedeći zahtjevi:

• usklađenost s važećim zakonodavstvom;
• neutralan, poslovni ton prezentacije;
• dopušteno je koristiti kratice (LLC, Ministarstvo za izvanredne situacije, Ministarstvo unutarnjih poslova, Državna distriktna elektrana, Državna inspekcija za sigurnost prometa itd.) i uobičajeno korištene kratice (m2, kg, gr-n, str., itd., poštanski pretinac itd.);
• korištenje pasiva (na primjer, trebali biste napisati " proizvodit ćemo mi…", ali ne " proizvodit ćemo...”, fokusirajući se na radnju koja se izvodi, a ne na objekt koji je proizvodi);
• korištenje fraza predložaka (tzv. jezičnih formula) karakterističnih za industriju ili vrstu djelatnosti kojoj vaše poduzeće pripada. Kao primjer njihove majstorske i organske primjene može se navesti isto pismo druga Suhova: „ Međutim, imali smo mali zastoj. Mislim oko tri dana, ne više. Naime, meni, kao svjestan borac, upućeni ispratiti grupu drugova sa bratskog istoka... Također vam želim reći: dislokacija naš radi glatko, u ozračju bratskog zajedništva i sloge." Kao što vidimo, aktivno je koristio stabilne izraze revolucionarnog i ratnog vremena.

Općenito, poslovno pismo može sadržavati sljedeće predloške izraza:

• Na odobrenje Vam dostavljamo sljedeće dokumente...;
• U sklopu realizacije postignutih dogovora...;
• Kao odgovor na Vaše pismo br. br.... od... obavijestiti...;
• Sukladno sklopljenom sporazumu br....;
• Obavještavamo vas da će u razdoblju od... do...;
• Izražavamo duboku zahvalnost... itd.

Takve leksičke konstrukcije ponekad mogu nositi dodatno pravno značenje, na primjer jamstveno pismo neće biti takav ako tekst ne sadrži izraz “Jamčimo plaćanje.”

Posebnost poslovnog pisma je i jasnoća i kratkoća teksta (podjela na odlomke, upotreba jednostavnih uobičajenih rečenica);

• argumentacija;
• objektivnost (tekst pisma mora sadržavati objektivne informacije o događajima i činjenicama;
• jednoznačnost terminologije i formulacija.

Završni dio je konačan i može sadržavati:

Zaključci koji slijede iz navedenog: Dakle, iz gore navedenih činjenica proizlazi da ovaj slučaj kvara mehanizma nije pokriven jamstvom, budući da su pravila rada prekršena;

Zahtjev: Slijedom navedenog, molimo Vas da razmotrite mogućnost ispravljanja nedostataka uočenih tijekom rada proizvoda;

Zahtjev: Zahtijevamo da se postojeći dug vrati do 1. listopada 2015. godine;

Upozorenje: U slučaju nepoštivanja uvjeta iz ugovora, zadržavamo pravo obratiti se Arbitražnom sudu radi zaštite naših interesa;

Ponuda: Nudimo da zadovoljimo naše zahtjeve povrata Novac u iznosu od 15 000 (petnaest tisuća) rubalja;

Odbijanje: Na temelju navedenih činjenica, prisiljeni smo odbiti udovoljiti Vašim zahtjevima.;

Podsjetnik: Podsjećamo da sukladno točki 17. natječajne dokumentacije morate položiti jamstvo po ugovoru itd.

Konačna formula bontona, ili formula uljudnosti. Poslovno pismo obično se zaključuje završnom bontonskom formulom - stabilnim izrazom poštovanja, nade u daljnju suradnju ili žaljenja zbog prekida suradnje ili gubitka određenih prilika, na primjer:

• Radujemo se daljnjoj suradnji;
• Žao nam je zbog poteškoća na koje smo naišli.

Poslovno pismo može završiti frazom koja sadrži izraz poštovanja, naziv radnog mjesta odgovorne osobe koja potpisuje pismo, njezin vlastoručni potpis i prijepis potpisa:

Iskreno,

Šef turkestanske carine Vereščagina godišnje Vereščagina

Bilješka

Završna formula uljudnosti “S poštovanjem” primjenjuje se samo ako je pismo počelo adresom “Poštovani (puno ime ili pozicija)!”, ali nije obavezna. Ovisno o situaciji, ponavljani izrazi poštovanja mogu biti neprikladni i djelovati podređeno, pogrdno ili ironično. Iz istih razloga u poslovnoj korespondenciji nije preporučljivo koristiti pridjeve u superlativu ili riječi koje pojačavaju emocionalnu konotaciju rečenice. Na primjer:

Nažalost, nismo primili Vaš katalog;

poštovani…;

S našim dubokim žaljenjem obavještavamo vas da nismo u mogućnosti udovoljiti vašem zahtjevu..

Dekor

Poslovna pisma moraju biti izdana isključivo na memorandumu organizacije i sadržavati potrebne podatke. Uzorak obrasca dan je u Dodatku B GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju."

U praksi, dovoljni podaci za pripremu poslovnih pisama su:

• logo organizacije ili zaštitni znak(logotip), ako je dostupan (1);
• OKPO (2);
• glavni državni registarski broj (OGRN) pravne osobe (3);
• identifikacijski broj poreznog obveznika/šifra razloga prijave (PIB/KPP) (4);
• naziv organizacije (5);
• referentne informacije o organizaciji (uključuje poštansku adresu, telefonski broj i druge podatke prema nahođenju organizacije) (6);
• datum dokumenta (7);
• registarski broj dokumenta (8);
• poziv na matični broj i datum dokumenta (9);
• odredište(10);
• naslov teksta (11);
• tekst dokumenta (12);
• oznaka o prisutnosti aplikacije (13);
• potpis (14);
• oznaka o izvođaču (15).

Položaj detalja dat je u primjeru 1.

Klasifikacija

Poslovna pisma možemo podijeliti prema namjeni i sadržaju.

Prateći. Propratna pisma namijenjena su slanju dokumenata koji nemaju adresni dio. Tekst propratnog pisma mora sadržavati poveznicu na priloge – dokumente koji se šalju uz ovo pismo. Takva pisma mogu sadržavati zahtjeve, objašnjenja itd.

Popratna pisma organizaciji na višoj razini trebaju započeti izrazom "Predstavljamo vam...", organizaciji niže razine - s "Šaljemo vam...", organizaciji treće strane - s “Šaljemo Vam...” (Primjer 2).

Bilješka

Popratno pismo nije jamstvo da će kuverta koju dobijete sadržavati upravo te dokumente i u količini navedenoj u popratnom pismu. Drugim riječima, pismo nije popis i ne može se predati pravosudnim tijelima kao potvrda slanja određenih dokumenata.

Pri slanju dokumenata nije potrebno popratno pismo.

Jamstvo. U pravilu se sastoji od dva dijela: zahtjeva za ispunjenje, uvjerenja o ispunjenju obveze s njezine strane i pravno predstavlja priznanje duga (primjer 3).

Čestitajući. Takva su pisma sastavljena u relativno slobodnom obliku i posvećena su nekoj proslavi - nezaboravnom datumu, službenom državnom prazniku, događaju značajnom za određenu organizaciju ili osobu. Čestitke se mogu izdati i na memorandumu organizacije i na umjetničkim obrascima, papiru u boji, a također sadrže ukrasne i grafičke elemente.

Hvala vam. Građaninu se upućuje pismo zahvalnosti, službeno ili organizacija koja izražava zahvalnost za poduzete radnje (Primjer 4).

Takva pisma mogu koristiti sljedeće fraze:

• Izražavamo Vam našu iskrenu zahvalnost...;
• Hvala na pomoći...;
• Dopustite mi da vam izrazim svoju zahvalnost...

Obavijest - poslovno pismo koje obavještava ili obavještava primatelja o bilo kakvim događajima. Može sadržavati pojašnjenja u vezi s postupkom sudjelovanja na događanju, prijavama (upitnik za sudionike, program događanja, pravilnik, promidžbeni materijal) itd.

Ako je pismo obavijesti namijenjeno distribuciji širokom krugu ljudi, tada se pojedinost "Primatelj" na pismu ne sastavlja ili se sastavlja na općeniti način. Takvo pismo mora potpisati čelnik organizacije ili voditelj odgovoran za provođenje ovog događaja (vidi pismo obavijesti u Primjeru 1).

zahtjev (zahtjev) - ovo je poslovno pismo poslano radi dobivanja bilo kakvih informacija ili dokumenata (Primjer 5). Pisma upita zahtijevaju obavezan odgovor u obliku pisma odgovora. Tekst zamolnice mora sadržavati obrazloženje potrebe davanja podataka ili dokumenata o kojima je riječ.

Poruka. Ovo je vrsta poslovnog pisma kojim se primatelj obavještava o svim činjenicama ili događajima koji utječu na interese obiju strana – autora i primatelja (Primjer 6). Pismo s porukom može biti kratko i započeti odmah rečenicom „Obavještavamo Vas da...“, ili može biti detaljnije i sadržavati obrazloženje: „S obzirom da...“.

U gornjem primjeru, promijenjeni detalji već su sadržani u tijelu pisma, ali, iskreno, odgovorite iskreno: kada primite pismo, koliko često gledate ove retke brojeva i uspoređujete ih s prethodnima? Zato je pismo potrebno - da skrene pozornost primatelja na ovu činjenicu.

U praksi se obavijest i poruka malo razlikuju. Stoga, panika oko teme: “Kakva noćna mora, poslao sam izvođača obavijest, ali bilo je potrebno poruka!!!» nema potrebe. Nema ništa strašno u tome što ste u tekstu dopisa napisali “obavještavamo” umjesto “obavještavamo”.

Ponuda. Poslano potencijalnom partneru ili ugovornoj strani i sadrži ponudu suradnje (Primjer 7). Ova vrsta uključuje komercijalne ponude(ponude). Pismo ponude može sadržavati općenite i detaljne informacije o organizaciji i proizvodu koji se predstavlja:

• kratka povijest i opće informacije o vašoj organizaciji (godina osnutka, proizvodna i skladišna baza, postignuća, sudjelovanje u značajnim događajima, nagrade, diplome, naslovi itd.);
• detalji organizacije;
• cjenik s naznakom na koji datum vrijedi (ako želite predstaviti sve proizvode svoje tvrtke u cjelini i pokazati potencijalnom partneru razinu cijena za njih);
• točan naziv proizvoda koji se predstavlja (ako je prijedlog napravljen na specifičan tip proizvoda ili usluga);
• imidž proizvoda;
• glavne i najvažnije karakteristike predstavljenog proizvoda;
• cijenu prikazane robe ili usluge i njezin rok valjanosti, uz naznaku novčane jedinice i navođenje u kojem je formatu navedena cijena (sa ili bez PDV-a);
• uvjeti i troškovi isporuke;
• uvjete za ostvarivanje popusta itd.

Pismo ponude može se poslati jednom određenom primatelju ili se može poslati masovno širokom rasponu drugih strana.

Rezultat razmatranja pisma ponude od strane primatelja može biti Poslovni sastanak ili sklapanje ugovora, stoga budući profit vaše organizacije može ovisiti o pismenosti njegove pripreme i točnosti podataka koji su u njemu prikazani.

Potvrda. Vrsta poslovnog pisma s kojim se dosta rijetko susrećem u praksi, u kojem primatelj potvrđuje primitak bilo koje informacije ili dokumenta (Primjer 8). Obično se izdaje kao odgovor na propratno pismo ili komunikacijsko pismo. Potvrdno pismo koristi sljedeće fraze:

• Potvrđujemo primitak sljedećih dokumenata:…;
• Potvrđujemo primitak poruke o promjeni podataka... .

Pismo zahtjeva. Ova vrsta poslovnog pisma piše se kako bi potaknula primatelja da ispuni svoje obveze. Odlikuje se prilično kategoričnim tonom prezentacije, što se postiže korištenjem konstrukcija poput:

• Hitno zahtijevamo isplatu duga;
• Zahtijevamo da se roba odmah otpremi na... itd.

Pismo zahtjeva mora nužno sadržavati izjavu o uvjetima prethodno prihvaćenih sporazuma, poveznice na dokumente (ugovore, sporazume itd.), Bit trenutne situacije, zahtjev za ispunjavanje obveza, kao i posljedice za primatelja ako obveze nisu ispunjene, npr. Ako ne izvršite svoje obveze, slučaj će biti proslijeđen Arbitražnom sudu.

Poseban slučaj zamolnice je pismo pritužbe. Razlikuje se od običnog pisma zahtjeva po tome što opisuje suštinu kvara proizvoda, lošu kvalitetu usluge itd. Završni dio postavlja zahtjev: zamijenite proizvod pod jamstvom, izvršite jamstvene popravke, vratite novac itd. Zahtjev može sadržavati fotografije neispravnog proizvoda, dokumente koji potvrđuju dodatne troškove koje je pretrpjela strana inicijator (na primjer, za liječenje, prisilno korištenje usluga organizacija trećih strana, itd.) (Primjer 9).

Pismo odgovora. Ovo pismo se sastavlja kao odgovor na zahtjev, zahtjev ili pritužbu (Primjer 10).

Druge vrste pisama u pravilu ne zahtijevaju odgovor.

Prilikom sastavljanja odgovora ne morate u tekstu napisati: “Kao odgovor na Vaš dopis br.... od...”, budući da primljeni podaci izvorno pismo upisuju se u detalje „Poveznica na datum i broj zaprimljenog dokumenta“.

Stil vašeg odgovora treba odgovarati stilu pisma na koje odgovarate. Međutim, to ne znači da trebate ponavljati stilske i gramatičke pogreške sadržane u njemu.

Pa, podijelio sam s vama svoje iskustvo u skladu s osnovnim načelima sastavljanja poslovnih pisama o najrazličitijim temama.

Zapravo, tema pisanja pisama je neiscrpna! U svakom konkretnom slučaju, izradi poslovnog pisma treba pristupiti odgovorno i kreativno, a onda ćete imati sreće na ovom trnovitom putu!

Dopustite mi da se ovdje oprostim ili, kako je zapisao nezaboravni drug Suhov: “Ostajem svjedok ovoga, borca ​​za sreću radnih ljudi cijele zemlje, Transkaspijskog međunarodnog revolucionarnog proleterskog puka nazvanog po drugu Augustu. Bebel, crvenoarmejac Fjodor Ivanovič Suhov.