Upitnik za ispitivanje itd. Anketa prije projekta: primjer izvođenja, izvještaj. Automatizovani sistemi projektovanja

Izradi projekta za novu izgradnju, strukturu ili rekonstrukciju objekta nužno prethodi niz pripremnih mjera koje vam omogućavaju da uzmete u obzir sve karakteristike i početne podatke strukture, zemljište i inženjerske komunikacije. Početna faza faze idejnog projektovanja je pred-projektna anketa, koja omogućava, u procesu daljeg razvoja dizajnerskih i tehničkih rješenja, da se u potpunosti ispoštuju zahtjevi važećeg SNiP-a i propisa, svi uslovi Kupca i njegove želje. Preliminarne aktivnosti će zavisiti spoj nacrt dizajna , vremenski rok izrade projektno-tehničke dokumentacije i složenost radova.

Karakteristike postupka i njegove karakteristike

Predprojektno snimanje - kompleks specijalizovanih radova na prikupljanju, obradi i sistemskoj analizi objekata različite namene. Na osnovu prikupljenih podataka sastavlja se sveobuhvatna opravdanost izgradnje ili rekonstrukcije, njihova izvodljivost, pojava moguće poteškoće i probleme. Za postizanje najpouzdanijih i najefikasnijih rezultata u procesu provođenja istraživanja koriste se različite vrste visokotehnoloških alata i opreme.

Profesionalci koji nastupaju istraživački rad mora imati specijalizovano obrazovanje, imati službene dozvole državnih organa i struktura SRO sistema.

Zašto se vrši anketa prije projekta:

1. Procijeniti stvarno stanje objekta prije njegove rekonstrukcije, proširenja, završetka ili modernizacije.
2. U slučaju gubitka projektne i tehničke dokumentacije.
3. Prilikom greške u pripremi projekta.
4. Prilikom izvođenja podešavanja tokom procesa izgradnje, koja se nisu odrazila na crtežima iu samom radu.
5. Prilikom procjene fizičkog i moralnog dotrajalosti objekata i inženjerskih mreža.

Danas se često naručuje predprojektnu dokumentaciju u predinvesticionoj fazi u svrhu obrazloženog opravdanja finansijske investicije, njihovu svrsishodnost i sistematičnost realizacije projekta.

Glavne faze rada:

• Pripremna faza: proučavanje želja Kupca, prikupljanje potrebnu dokumentaciju i druge podatke.
• Upoznavanje sa objektom, usaglašavanje uslova i cene usluga, izrada programa aktivnosti i priprema TOR (detaljno projektni zadatak).
• Sveobuhvatan vizuelni i instrumentalni pregled objekta.
• Analiza dobijenih rezultata i izvođenje potrebnih proračuna.
• Izrada zaključka o stanju objekta.

Gdje naručiti predprojektnu inspekciju?

Diverzificirana kompanija "Region" pruža pojedincima, građevinskim i izvođačkim organizacijama, investicionim i razvojnim firmama punu paletu usluga za preliminarni pregled objekata, gradilišta, građevinskih radova u toku i inženjerski sistemi. Vrijeme predprojektnog rada i trošak dizajna nacrta zavisi od konstruktivne složenosti objekta, količine radova koje treba obaviti i njihovog sastava, lokacije gradilištu i dostupnost pouzdanih podataka o stvarnom stanju tla, inženjerskih autoputeva i komunikacija.

Informativna anketa je važan korak u optimizaciji predškolske obrazovne ustanove i implementaciji EDMS-a. Uostalom, kvalitet odluka donesenih za optimizaciju procesa i razvoj zahtjeva za funkcionalnost EDMS-a direktno ovisi o primljenim informacijama i kvaliteti njihove prezentacije.

S tim u vezi, potrebno je pridržavati se glavnog principa ankete - dobiti potpunu, pouzdanu i ažurne informacije o procesima koji se planiraju automatizirati.

Anketa prije projekta

Sa stanovišta konsultantske kuće koja nudi svoje usluge konsaltinga i implementacije EDMS na tržištu, tj. implementacija EDMS-a za analitičara je vanjski projekta, pretprojektno istraživanje se smatra dijelom metodologije prodaje (kao jedna od faza „pretprodaje“). Međutim, najveći dio posla u ovoj fazi obavlja analitičar, kao iu fazi analize koja je predviđena metodologijom implementacije. Iz tog razloga, anketa prije projekta se također smatra dijelom metodologije implementacije.

Provođenje ankete prije projekta može biti korisno i za analitičare koji rade na implementaciji EDMS-a kao interni projekat preduzeća (organizacije), tj. analitičar je zaposlenik kompanije u kojoj se implementira EDMS.

Šema rezultata pretprojektne ankete

Ciljevi ankete prije projekta su:

• primanje opće informacije o predmetu implementacije EDMS-a;
• definisanje ciljeva implementacije;
• definisanje opštih ključnih zahteva za EDMS i granice projekta;
• utvrđivanje opšteg stanja organizacije prometa dokumenata i kancelarijskog rada;
• identifikacija glavnih korisnika (činovnici, menadžeri, itd.);
• utvrđivanje ukupnog nivoa složenosti potencijalnog projekta;
• procjena potreba za migracijom podataka i integracijom sa drugim softverom;
• prikupljanje informacija potrebnih za pripremu efektivnog i pobjedničkog komercijalnu ponudu[ukoliko radove izvodi kompanija van objekta realizacije] .

Kako bi se dobile potrebne informacije o projektu, vrši se anketa i intervju glavnih korisnika (Kupac, menadžer projekta, šefovi odjeljenja, glavni korisnici).

uzorci pitanja Upitnici, čiji će odgovori omogućiti dobijanje primarnih informacija od Kupca i budućih korisnika EDMS-a, predstavljeni su u odeljku „Pitanja za upitnike i intervjue“.

Kao rezultat pred-projektno istraživanje se vrši:

• procjena obima posla potrebnih za implementaciju EDMS-a;
• izrada izvještaja o pretprojektnoj anketi;
• priprema i demonstracija prototipa rješenja (po potrebi);
• priprema komercijalne ponude.

1. Ciljevi i zadaci implementacije EDMS-a;
2. Granice projekta za implementaciju EDMS-a;
3. Ostale primljene informacije.

Nakon sprovođenja pretprojektne ankete, postaje moguće procijeniti obim analitičkog i tehnički rad koje će morati da se sprovedu, kao i koje rezultate treba postići.

Kao rezultat, razvija se dokument koji sadrži opis glavnih zahteva za ESUD, granice projekta i druge identifikovane informacije. Ako informativnu anketu provodi organizacija vanjska za Kupca, priprema se i prototip rješenja za demonstraciju Kupcu (ako je potrebno) i komercijalnu ponudu.

U ovoj fazi, na osnovu primljenih primarnih informacija, menadžer projekta (PM) izrađuje osnovni plan rada, hijerarhijsku strukturu rada (WBS), kao i Povelju projekta. U ovoj fazi može se izvršiti i izbor platforme na kojoj će se EDMS razvijati.

Informaciono istraživanje i analiza

Koristeći rezultate predprojektnog istraživanja kao polazna tačka, tokom Informativnog istraživanja, razjašnjavaju se ranije primljene informacije, istražuju se i opisuju postojeći poslovni procesi (“kao što je” - “kao što je”), predlažu se budući, optimizirani poslovni procesi (“da budu” - “kako bi trebali biti ”), a opisuje i sve potrebne modifikacije u sistemu za podršku ovih poslovnih procesa i EDMS interfejsa.

Šema rezultata informativne ankete

Ciljevi informativna anketa su:

• proučavanje i tačan opis poslovnih procesa koje treba automatizovati;
• definicija i opis modifikacija sistema, interfejsa, uklj. interfejsi sa eksternim sistemima i sredstvima za prenos podataka iz postojećih programa koji se razvijaju i implementiraju tokom projekta;
• razvoj projektnog zadatka (TOR);
• izrada preporuka za reinženjering (optimizaciju) tokova dokumenata i organizaciju cirkulacije dokumenata i kancelarijskog rada.

Svrha ove faze je da se identifikuju zahtjevi Kupca prema rezultatima implementacije, dakle, blizu timski rad Kupci, ključni korisnici i analitičari tokom cijele faze istraživanja i analize informacija. Obično je Informacijska anketa sljedeći korak nakon Due Diligence-a i uključuje detaljnu studiju svih područja poslovanja na koje će se utjecati tokom projekta, a ne identificira samo glavna funkcionalna područja i vitalne aplikacije (" ubojite aplikacije"), kao što se radi u fazi Due Diligence.

U cilju dobijanja potrebnih informacija, anketa i intervju glavnih korisnika (Kupac, menadžer projekta, šefovi odeljenja, glavni korisnici) sprovodi se slično kao i pretprojektna anketa, ali na detaljnijem nivou. Primeri pitanja Upitnika, čiji će odgovori omogućiti dobijanje informacija od Kupca i budućih korisnika EDMS-a, predstavljeni su u odeljku „Pitanja za upitnike i intervjue“.

rezultate radovi se ogledaju u dokumentu "Funkcionalni zahtjevi" (FT) ili Izvještaju, odnosno projektnom zadatku (u zavisnosti od složenosti projekta).

Završni dokument mora sadržavati:

1. Funkcionalni zahtjevi za EDMS;
2. Opis EDMS sučelja;
3. Opis poslovnih procesa;
4. Preporuke za reinženjering (optimizaciju) toka posla;
5. Ostale informacije dobijene tokom ankete i analize.

Kao rezultat obavljenog rada na organizaciji efikasnog kancelarijskog rada i toka rada i odluka o implementaciji sistema elektronsko upravljanje dokumentima projektni tim formuliše zahteve za automatizovani sistem, sačinjava listu procesa koji se automatizuju, određuje prioritete i redosled njihove automatizacije.

Nakon definisanja ciljeva, zadataka, granica projekta za implementaciju EDMS-a, počinje rad na razvoju i implementaciji automatizovani sistem elektronsko upravljanje dokumentima.

Sa ciljem da efikasna automatizacija Preporučuje se rad sa dokumentima:

1. Napravite listu postojećih vrste dokumenata U organizaciji
2. Uradi ispitivanje svake vrste dokument (vidi dolje)*
3. Compose spisak odgovornih zaposlenih za izradu dokumenata (ko kreira koje vrste dokumenata)
4. Compose spisak zaposlenih koji odobravaju, potpisuju, odobravaju dokumenta (ko, koje vrste dokumenata; uslovi pod kojima je potrebna viza, potpis)
5. Na osnovu ovih lista napraviti opšti plan puta prolaz dokumenata sa uslovima prolaska - algoritam (Operogram ili Šema grafičkog toka rada)
6. Odredite potrebno računovodstvene isprave(izvještaji): uslovi za izradu izvještaja i njihove forme
7. Odrediti koje vrste dokumenata treba staviti pod kontrolu (odrediti uslove, oblike obaveštenja, obrazac kontrolne kartice, uslove za skidanje kontrole)
8. Na osnovu anketa napisati uputstva za DOE ako je potrebno
9. Napraviti nomenklaturu predmeta(sa naznakom perioda zadržavanja i principa za formiranje predmeta) ako je potrebno
10. Napravite listu, koja odražava mehanizam pristupa razne vrste dokumenti (u zavisnosti od pozicije)

Pregled svake vrste dokumenta:

• opisati tehnologiju dokumentacije (sastavljanje): skup detalja, njihovu lokaciju, metode popunjavanja (ako je potrebno);
• opisati oblike registracionih i kontrolnih kartica (RCC): skup i raspored polja u kartici;
• pokazati uslove za kretanje dokumenata (prisustvo potpisa, vize, ovjere itd.);
• prikazati šemu kretanja dokumenata (putu) ili spisak glavnih odobravatelja, potpisnika itd.;
• opisati način registracije, šifre koje se dodeljuju raznim vrstama dokumenata

Pitanja za upitnike i intervjue

Ovdje su navedena pitanja koja se mogu koristiti u upitnicima ili prilikom intervjuisanja korisnika prilikom provođenja ankete na lokaciji ESUD-a. Pitanja su savjetodavna. Ne postoje jasni zahtjevi za sprovođenje ankete, tako da analitičar mora biti kreativan u pribavljanju potrebnih informacija, strukturiranju i prikazivanju.

Potrebno je automatizirati proces upravljanja dokumentima:

1. Koji su dugoročni i kratkoročni ciljevi implementacije sistema?
2. Koji su glavni kriterijumi za uspeh projekta implementacije sistema upravljanja dokumentima?
3. Kada je poželjno implementirati sistem? Koji su razlozi ovih rokova?
4. Ko je glavni inicijator projekta: u interesu kojeg odjela ili rukovodioca (menadžera) se planira implementacija sistema?
5. Ko su glavni kupci EDMS-a (koji odjeli) i glavni učesnici EDMS-a?
6. Da li se prilikom implementacije sistema planira potpuno ili djelimično prelazak na bezpapirnu tehnologiju kancelarijskog rada i toka dokumenata? Opišite kako to vidite.
7. Da li se planira korištenje sistema kriptografske zaštite informacija i elektronskih digitalni potpis(SKZI i EDS)? Ako DA, molimo navedite naziv ili tip sistema prioriteta.
8. Obrada, koje vrste dokumenata, formata i tipova se planira automatizovati putem sistema?
8.1. Ukratko opišite glavne parametre svakog od njih, navedite razlike.
8.2. Navedite prioritete
9. Koliko poslova je planirano da se odmah instalira?
10. Koliko poslova je planirano da bude povezano na sistem kao rezultat (općenito)?
11. U kojim odjelima se planira implementacija EDMS-a?
12. Opišite glavne funkcionalne odgovornosti odjela - glavni učesnici EDS-a.

Organizaciona pitanja:

13. Da li postoje tehnički stručnjaci koji će voditi projekat od Kupca?
14. Da li postoje PEI stručnjaci koji će voditi projekat od Kupca?

Pitanja o predškolskom obrazovanju:

15. Da li postoje odobreni propisi, uputstva, propisi ili drugi regulatorni dokumenti koji regulišu rad sa dokumentima (opisi kancelarijskog rada i toka dokumenata)?
15.1. Koliko su razvijeni i relevantni?
15.2. Da li se planiraju promijeniti?
15.3. Ukoliko takvi dokumenti postoje, dostavite ih na analizu.
16. Ukoliko ovakva pravila (propisi, uputstva, metode) ne postoje ili nisu relevantna, da li je potrebno izvršiti anketu, opis i optimizaciju postojećih procesa?
16.1. Postoji li razumijevanje potrebe i blagovremenosti takvih akcija?
16.2. Ili se planira automatizacija procesa "kao što je"?
16.3. Ako je potrebno provesti istraživanje i optimizaciju, definirajte područja istraživanja, ciljeve i kriterije optimizacije.
17. Kako je vođenje evidencije?
17.1. centralno;
17.2. decentralizovano;
17.3. Miješano.
18. Koji odjel ili zaposlenik je odgovoran za rukovanje dokumentima?
19. Ko organizuje rad sa dokumentima u preduzeću (koje odeljenje)?
20. Koje funkcije (procese, rad) treba automatizirati za navedene vrste dokumenata? Opišite ih (ukratko)
21. Koliki je približni obim toka dokumenata godišnje/mjesečno za svaku određenu vrstu dokumenata?
22. Navedite vrste dokumenata za koje se koriste obrasci i šabloni, rad sa kojima se planira automatizovati?
23. Koji oblici računovodstva i registracije se koriste za svaku vrstu dokumenata? Opišite njihovu strukturu, pravila popunjavanja, pravila za generisanje registarskih brojeva.
24. Koja dokumenta zahtijevaju dodatnu kontrolu? Opišite njihove karakteristike i zahtjeve kontrole.
25. Koje vrste i vrste izvještavanja treba implementirati za svaku vrstu dokumenata?
26. Vrste obavljenog posla na svakoj vrsti dokumenta. Promjene koje se dešavaju na dokumentu tokom poslovnog procesa.
27. Opišite službene dužnosti o obradi dokumenata zaposlenih - učesnika u dokumentacionom toku.
28. Opisati postojeću tehnologiju za rad sa dokumentima u organizaciji, odjeljenju:
28.1. postupak prosljeđivanja obrade i registracije ulaznih dokumenata;
28.2. postupak razmatranja od strane uprave pristigle dokumentacije i donošenja rješenja;
28.3. struktura rezolucije;
28.4. postupak za stavljanje dokumenata pod kontrolu;
28.5. vrste kontrole;
28.6. rokovi;
28.7. spisak dokumenata čiji je napredak podložan kontroli;
28.8. tehnologija za praćenje izvršenja dokumenata;
28.9. postupak računovodstva dokumenata primljenih na izvršenje u strukturnim odjeljenjima;
28.10. postupak za skidanje dokumenata iz kontrole;
28.11. postupak za razmatranje nacrta dokumenata od strane menadžmenta, njihovo usvajanje raznim odjelima i izjave;
28.12. postupak registracije i obrade odlaznih dokumenata;
28.13. razvojni red interna dokumenta;
28.14. organizovanje čuvanja dokumenata u strukturnim odeljenjima iu centralnom arhivu organizacije.
29. Šta treba promijeniti u radu sa dokumentima?
30. Koji se oblici računovodstva i registracije koriste za svaku vrstu dokumenata?
30.1. Opišite njihovu strukturu i pravila popunjavanja (ako postoje).
30.2. Pravila formiranja registracijskog broja
31. Koje vrste i vrste izvještavanja treba implementirati za svaku vrstu dokumenata?
31.1. tekući poslovni izvještaji;
31.2. završni izvještaji o poslovanju;
31.3. Statistički poslovni izvještaji;
32. Sposobnost uspostavljanja i praćenja veza između dokumenata

Pitanja o arhiviranju:

33. Postoji li arhiva kao strukturna podjela?
34. Ko je odgovoran za brzo skladištenje dokumenata?
35. Da li postoje uputstva za čuvanje dokumenata? U prisustvu normativni dokumenti molimo da ih dostavite.
36. Da li se Nomenklatura predmeta izrađuje (svake godine)?
37. Koja divizija ( izvršni) odgovoran je za sastavljanje i odobravanje konsolidovane nomenklature predmeta.
38. Da li se vrši ispitivanje vrijednosti dokumenata i uništavanje dokumenata?
39. Postoji li naučni referentni aparat? Ko ga vodi? Opišite njegovu strukturu.
40. Postoji li politika pristupa dokumentima, posebno povjerljivim?
41. Da li se planira prebacivanje arhive "papirnih" dokumenata u sistem?
41.1. Navedite približan broj, format i vrste dokumenata.
41.2. Da li je arhiva dokumenata geografski raspoređena? Ako DA, gdje se nalaze lokacije za skladištenje dokumenata?
41.3. Odredite potreban vremenski okvir za prijenos informacija u sistem.
42. Koja se pravila primjenjuju za otpis dokumenata u predmetima, njihovo prenošenje u arhivu, koji su standardi čuvanja?
43. Pravila za rad sa Nomenklaturom predmeta jedinice, njenom strukturom i organizacijom skladištenja dokumenata u jedinici, rad sa kojima je predmet automatizacije.

Opis strukture organizacije:

Da bi se izvršila početna procjena zahtjeva, potrebne su informacije o organizacionoj strukturi kompanije. Opis organizacione strukture mora biti dijagram (u Visio, ARIS formatu ili u drugom sličnom formatu). Moguć je i tekstualni opis. Šema (ili tekstualni opis) organizacione strukture treba da odražava:

44. Spisak organizacija najvišeg nivoa ( Društvo za upravljanje, spisak kompleksa, filijala, pojedinačnih pravnih lica. lica (na primjer, kancelarije kompanije), itd.), uključujući:
44.1. naziv organizacije;
44.2. geografski položaj organizacija;
44.3. odnosi između organizacija (hijerarhija);
44.4. sfere aktivnosti organizacija.
45. Organizacione strukture organizacija najvišeg nivoa, koje treba da sadrže:
45.1. struktura odjeljenja;
45.2. međusobni odnosi podjela;
45.3. funkcije odjeljenja;
45.4. divizijske odgovornosti.

Prije svega, zanimaju nas informacije o strukturnim jedinicama koje će biti uključene u implementaciju sistema elektronskog upravljanja dokumentima.

IT infrastruktura organizacije:

46. ​​Šta tehnička podrška dostupno: karakteristike servera, klijentska mjesta?
47. Da li se informacioni sistem(i) trenutno koristi za automatizaciju tekućih zadataka?
47.1. Ako DA, koje funkcije su implementirane u njemu?
47.2. Šta ne odgovara / trenutni problemi?
47.3. Da li je planirana njegova potpuna ili djelimična zamjena?
47.4. Migracija podataka: kako se planira izvršiti prijenos akumuliranih informacija:
- ne izdrži
- ručni prijenos
- automatski transfer.
47.5. Ukoliko se planira automatizovani prenos „starih“ podataka u novi sistem, potrebno je dati informacije o strukturi i formatima skladištenja i formulisati zahteve za konverziju podataka.
48. Da li je potrebna integracija sa drugim sistemima?
49. Koja je tipična konfiguracija klijentskih radnih stanica (procesor, RAM, operativni sistem itd.)?
50. Je lista standarda softver instaliran na kancelarijskim računarima? Ako DA, navedite ovu listu.
51. Koje su karakteristike osnovnog serverskog hardvera?
52. Da li zaposleni u preduzeću koriste korporativnu e-poštu u svom svakodnevnom radu? Koji mail server i klijent koristite?
53. Navedite verziju i programera serverskog softvera kompanije Email.
54. Koja je vaša mrežna topologija:
1.1. Da li je lokalna mreža zasnovana na Windows NT domeni?
1.2. Koliko radnih stanica ima u vašem lokalna mreža?
1.3. Postoji li teritorijalna distribucija mreže? Ako ima:
1.3.1. Kakva je distribucija radnih stanica po filijalama (kancelarijama)?
1.3.2. Koja je propusnost komunikacijskih kanala između segmenata mreže?
55. Postoji li namjenski server datoteka dizajniran za skladištenje dokumenata? Koja je približna količina dokumenata pohranjenih na ovom serveru?
56. Postoji li strategija za pohranjivanje nestrukturiranih informacija (računari, namjenski serveri datoteka, podsistemi za skladištenje, itd.)
57. Koja je prosječna količina dokumenata pohranjenih na radnim stanicama klijenata?
58. Kakva korporativna informacioni sistemi(CIS) se koriste u preduzeću?
59. Postoje li licencirani DBMS i kako se koriste? Navedite programere i verzije DBMS-a koji se koriste u preduzeću.
60. Da li se usluge imenika koriste za identifikaciju korisnika? Ako DA, navedite koje.
61. Postoji li usluga tehnička podrška korisnici (helpdesk)? Postoji li propis za ovu uslugu?
62. Koliko zaposlenih ima odjel (odjel, uprava). informacione tehnologije? Koji su glavni zadaci ove divizije?
63. Navedite sisteme sa kojima sistem upravljanja dokumentima treba da bude integrisan.
64. Navesti približni odnos zaposlenih koji imaju pristup dokumentima samo za upoznavanje sa brojem zaposlenih koji imaju pravo da menjaju i vrše određene radnje.

SED zahtjevi:

65. Šta funkcionalni zahtjevi to novi sistem Smatrate najvažnije, navedite i opišite.
66. Sastav atributa svake kartice dokumenta:
- Ime
- Opis
- Oznaka na obrascu (ime na obrascu)
- Tip podataka
- Način popunjavanja (ručno, iz imenika,...)
67. Pretraga dokumenata po atributima registracionih kartica Lista detalja kartice za pretragu
68. Potreba formiranja istorije rada sa dokumentima, praćenja toka izvršenja i procesa odobravanja itd.
69. Potrebni filteri u sistemu
70. Zahtjevi za informacijama koje sistem mora zadovoljiti

Predlažemo da informacije dobijene kao rezultat ankete objavimo u obrascu operogrami ili u formi algoritam. Kao primjer, predlažemo da razmotrimo životni ciklus narudžbi za glavnu djelatnost. Tehnologija rada sa ovom vrstom dokumenata je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim preduzećima.

Primjeri procesa rada sa dokumentom

Predlažemo da se informacije dobijene kao rezultat ankete izdaju u obliku operograma ili u obliku algoritma. Kao primjer, predlažemo da razmotrimo životni ciklus narudžbi za glavnu djelatnost. Tehnologija rada sa ovom vrstom dokumenata je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim preduzećima.

Operagram životni ciklus nalog za osnovnu djelatnost

Kliknite mišem na sliku da biste je uvećali

Algoritam za obradu naloga za glavnu djelatnost

Razvoj funkcionalnih zahtjeva

Na osnovu gore navedenih informacija, analitičar razvija funkcionalne zahtjeve za EDMS ili TOR za razvoj EDMS-a. Konkretno, analitičar mora izraditi zahtjeve za format i sastav registracionih i kontrolnih kartica (set i raspored polja u kartici, način popunjavanja EDMS-a, itd.), rute za kretanje dokumenata i druge potrebne zahtjeve za postavljanje i razvoj EDMS-a.

Automatizaciju rada i, shodno tome, postavljanje zadataka za razvoj softvera treba izvršiti uz prisustvo regulatornih dokumenata koji regulišu rad sa dokumentima: uputstva, propisi, albumi obrazaca itd.

U nedostatku takvih dokumenata, potrebno je izraditi dokument(e) koji fiksira osnovna pravila za rad s dokumentima, rad s kojima se planira automatizirati.

Dokumentacija

Tokom anketiranja priprema se sljedeća dokumentacija:

1. Izvještaj o informativnom istraživanju (infološki model)

Svrha:
Snimanje informacija dobijenih tokom ankete, intervjuisanje zaposlenika Kupca u cilju izrade tehničkih specifikacija za kreiranje i konfiguraciju automatizovanog sistema

Uključuje:

• Opis opšte karakteristike Kupac;
• Opis organizacijske strukture;
• Opis tehničke opreme;
• Opis poslovnih procesa za automatizaciju;
• Opis zahtjeva korisnika;
• Preporuke za unapređenje poslovnih procesa.

2. Projektni zadatak za kreiranje automatizovanog sistema (model podataka)

Svrha:
Razvoj tehničkih uslova za funkcionalnost automatizovanog sistema, njegovu arhitekturu

Uključuje opis:

• radne stanice;
• funkcije sistema;
• atributi kartice;
• interfejsi;
• imenici;
• akcijski gumbi;
• uslovi obaveštenja;
• ostalo tehnički zahtjevi to SED.

Odjeljci gore opisane dokumentacije mogu se dodati i mijenjati kao Izrada dokumentacije je kreativan proces, a zavisi i od profesionalizma analitičara koji razvija ove dokumente.

KONSALTING

Prilikom automatizacije poslovnih procesa korisnika, IT kompanija vrlo često treba da sprovede anketu prije projekta. Ovaj problem automatski otvara niz međusobno povezanih pitanja.

1. Da li je uopšte potrebno sprovesti ovakvo istraživanje? Šta će to dati kupcu i samoj IT kompaniji?

2. Koji su ciljevi istraživanja prije projekta?

3. Kakav bi trebao biti njegov rezultat?

4. Da li da uradim anketu prije projekta besplatno ili da uzmem novac za to?

5. Kako opravdati efikasnost ovakvog istraživanja za kupca, može li se isplatiti?

Ovdje svaka četa donosi odluku na svoj način: neko općenito smatra takvo ispitivanje neprikladnim („ući ćemo u bitku, pa ćemo vidjeti...“); drugi, koji ga sprovode tokom implementacije, ne izdvajaju ovaj rad u poseban članak; drugi ga izvode kao samostalnu fazu rada, ali ne uzimaju novac za to; četvrti s pravom smatraju da je pred-projektno istraživanje poseban komercijalni proizvod. Moje iskustvo kao menadžera i konsultanta pokazuje da je pred-projektna anketa neophodna komponenta rada gotovo svake IT kompanije koja se odnosi na implementaciju sistema automatizacije. I od pravilnu organizaciju a realizacija ove faze ponekad zavisi od uspjeha cijelog projekta.

U okviru ovog članka pokušat ću odgovoriti na navedena pitanja, kako na temelju vlastite prakse, tako i na iskustvu klijenata s kojima sam morao komunicirati, uvodeći tehnologiju provođenja ankete prije projekta od nule.

Potreba za anketom prije projekta

Pristup nekih IT kompanija automatizaciji poslovanja dobro je ilustrovan ovom anegdotom.

Pronalazač dolazi na komisiju i nudi novu mašinu za brijanje na ulici.

"Ali kako vaš uređaj radi?" - pitaju njegovi članovi komisije.

„Vrlo jednostavno“, odgovara pronalazač. „Ubaciš novčić u otvor, staviš glavu u mašinu i dve oštrice počnu da te briju.”

„Izvinite, kolega, ali ljudi imaju različite oblike lica!“ - daju mu primjedbe članovi komisije.

"Da", kaže pronalazač, "ali ovo je samo prije prvog brijanja..."

Glavni zadatak svake automatizacije je zadržati jedinstvenost konkurentske prednosti automatizovana kompanija. Ne smijemo dozvoliti da, kao u ovoj šali, sve kompanije nakon automatizacije postanu ista osoba. Stoga, ako želimo zadržati jedinstvene konkurentske prednosti poslovanja kupca, onda je uz bilo kakvu modernizaciju poslovnih procesa imperativ provesti pred-projektno istraživanje.

Naravno, može se napraviti duboka analiza razloga koji određuju takvu potrebu. To mogu biti visoka procijenjena cijena projekta, potreba za promjenom postojećih poslovnih procesa tokom automatizacije, uključivanje posla u projekat čiji se obim ne može unaprijed odrediti itd. Međutim, sjetite se kako u jednoj vrlo poučnoj priči komandant je prekinuo generalov izveštaj o uzroku poraza:

Naš poraz je bio iz više razloga, počeo je general. - Prvo, barut je bio sirov...

Dosta, - zaustavi ga komandant.

I ovdje je slična situacija, jer je za pretprojektno istraživanje sasvim dovoljno da kupac ima jedinstvene poslovne karakteristike (a svaka kompanija bi ih trebala imati, inače jednostavno ne bi opstala na tržištu i ustupila mjesto konkurenciji).

Dakle, globalno gledano, pitanje potrebe za ovakvim poslovima rješava se prilično lako – oni se moraju obavljati ako je automatizirana kompanija na konkurentnom tržištu.

Šta anketa prije projekta daje kupcu i samoj IT kompaniji

Kao što svi dobro znamo, svaki posao ili usluga će biti traženi na tržištu samo kada je od koristi i kupcu i izvođaču. Stoga, hajde da ukratko razmotrimo šta, u stvari, obojici daje pred-projektno istraživanje.

Tokom istraživanja prije projekta, kupac može:

Get Detaljan opis postojeće poslovne procese u kompaniji i uporedi pravi posao sa njegovom idejom o njemu;

Optimizirati postojeće poslovne procese koristeći praktično iskustvo koje su konsultanti iz IT kompanije stekli tokom prethodnih implementacija u sličnim kompanijama;

Procijenite stepen usklađenosti funkcionalnost predloženi sistem stvarnim poslovnim procesima kupca;

Pravovremeno istaknite svoje jedinstvene prednosti i uzmite ih u obzir u fazi implementacije sistema, a ne nakon puštanja u komercijalnu upotrebu;

Pojasniti budžet i rokove za implementaciju projekta automatizacije, uzimajući u obzir moguća poboljšanja sistema za jedinstvene karakteristike svojih poslovnih procesa;

Procijenite resurse (tehničke i ljudske) koji će biti potrebni tokom faze implementacije sistema. Zakažite raspodjelu ovih resursa na vrijeme kako biste završili projekat optimalno tajming i bez prekoračenja budžeta;

Procijeniti moguće rizike koji mogu uticati na kvalitet rada;

Optimizirati troškove implementacije sistema zbog moguće realizacije dijela posla samostalno;

Dobijte bolju procjenu ekonomski efekat i povrat ulaganja.

Prednosti due diligence-a za IT kompaniju:

Povećanje nivoa zadovoljstva kupaca usklađivanjem njegovih očekivanja formiranih u fazi pretprodaje (kada prodavci nude „san“) sa stvarnim mogućnostima sistema da podrži specifične poslovne procese;

Pojašnjenje vremena implementacije sistema i resursa potrebnih za to, što vam omogućava da unaprijed planirate njihovu dodjelu;

Pravovremeno pojašnjenje jedinstvenih prednosti kupca kako bi se one uzele u obzir prilikom konfigurisanja ili finalizacije sistema automatizacije;

Smanjite vrijeme implementacije i smanjite rizik izvršenja besplatni radovi. Neophodna poboljšanja sistema će se vršiti prije ili uporedo sa njegovom implementacijom, a ne nakon završetka faze probnog rada, koja obično otkriva nedostatke. Situacija kada se u fazi završetka projekta otkrije neusklađenost u funkcionalnosti automatski povlači dodatne neplanirane radove. Istovremeno, naručilac obično ima poteškoća sa finansiranjem takvih radova, a da bi se projekat uspešno završio, često moraju da se urade besplatno;

Identifikacija vjerovatnih rizika koji mogu uticati na kvalitet i vrijeme implementacije. Pravovremeno obezbjeđivanje mjera neophodnih za minimiziranje uticaja ovih rizika na uspjeh projekta;

Pribavljanje podataka za opravdanje broja licenci i strukture projekta;

Popravljanje postojećeg stanja u automatizovanim jedinicama i glavnih parametara njihovog rada opravdaće efikasnost predloženog sistema;

Uspostavljanje ličnih kontakata konsultanata sa glavnim izvršiocima naručioca na projektu dodatno će pojednostaviti njihov zajednički rad;

Proširivanje baze znanja (ako postoji) o glavnim poslovnim procesima kupaca u ovoj industriji.

Naravno, ovdje nisu navedeni svi argumenti u prilog ankete prije projekta, međutim, kako praksa pokazuje, to je sasvim dovoljno da se kupac uvjeri u njegovu neophodnost.

Glavni zadaci pretprojektne ankete

Svaka kompanija ima svoje viđenje prioriteta zadataka vezanih za pretprojektno istraživanje, ali najvažniji od njih je, po mom mišljenju, proučavanje osnovnih poslovnih procesa kupca i razjašnjavanje glavnih problema koji želi riješiti uz pomoć sistema automatizacije. Najefikasniji alat za ovo je obično posebno dizajniran upitnik zasnovan na stvarnoj praksi sprovođenja anketa prije projekta. Omogućava konsultantu da zaposlenima korisnika postavi sva potrebna pitanja u vezi sa glavnim aktivnostima automatizovanih jedinica, a da pritom ništa ne zaboravlja. Toplo preporučujem da intervjuišete zaposlenike različitih rangova za svaku stavku – od izvođača do top menadžmenta. Vrlo često sam se morao suočiti sa situacijom u kojoj je top menadžment vjerovao da se konkretni poslovni procesi odvijaju onako kako su prvobitno zamišljeni, ali se u stvarnosti posao u kompaniji odvijao na potpuno drugačiji način. Istovremeno, srednji menadžeri su imali svoje mišljenje o funkcionisanju procesa, koje se razlikovalo kako od ideja top menadžera, tako i od stvarnih aktivnosti pojedinih izvođača koji učestvuju u ovim radovima. Ovakvo stanje obično izaziva mnogo emocija kada se čita izvještaj o dubinskoj pažnji. Saznavanje prave situacije i njeno iznošenje u obliku jasnog dokumenta pomaže u izgradnji povjerenja u eksterne konsultante i uspostavljanju odnosa povjerenja kako sa menadžmentom klijenta tako i sa običnim zaposlenima.

Očigledno, sljedeći najvažniji zadatak ankete prije projekta je identificiranje jedinstvenih konkurentskih prednosti kupaca. Kao što pokazuje praksa, oko 75% poslovnih procesa koje koristi kupac poklapa se sa procesima u sličnim kompanijama u istoj industriji, 10% ostvaruje svoje jedinstvene konkurentske prednosti, a preostalih 15% rezultat je drugog zakona termodinamike: ) (posledica „prirodnog rasta haosa“) i treba ga eliminisati tokom projekta. Ali onih konkurentskih 10% koji su toliko važni za poslovanje jednostavno treba sačuvati bilo kakvom automatizacijom (naravno, pod uslovom da se te prednosti mogu formalizirati). Najčešće se ovaj problem rješava konfiguracijom sistema za kupca, ali ponekad su potrebne usluge programera kako bi se uzele u obzir jedinstvene karakteristike poslovanja. Napominjem da ovdje ne govorimo o izradi po narudžbi, već o uvođenju sistema automatizacije cirkulacije.

Razumijevanjem načina na koji će se podržati konkurentska prednost kupca, IT kompanija će moći procijeniti potrebu i troškove usavršavanja proizvoda, kao i razumjeti koji dodatni resursi mogu biti potrebni za to.

Važan cilj pretprojektne ankete je dijagnosticiranje stanja IT okruženja kupca, odnosno procjena računarske opreme, softvera, komunikacija koje koristi, nivoa vještina IT stručnjaka itd. U ovoj fazi se potrebno je razumjeti da li korisnik ima dovoljno resursa za uspješnu implementaciju automatizacije sistema. Ovdje dolazimo do još jednog zadatka pretprojektne ankete – analize potencijalnih rizika projekta i opisa njihovih vjerovatnih posljedica. Istovremeno, konsultanti treba da ne samo da evidentiraju sve moguće rizike, već i da kupcu ponude načine za smanjenje svakog od njih.

Svaki CIS uključuje akumulaciju informacija o operativnim aktivnostima odjela, tako da bi sljedeća tema pretprojektne ankete trebala biti prikupljanje zahtjeva za automatizirane odjele.

Informacije akumulirane u sistemu ostat će mrtvi teret ako ih nije moguće analizirati, stoga je veoma važno da se tokom pretprojektne ankete sazna koje vrste i forme izvještavanja su potrebne korisniku. Obično alati za automatizaciju već uključuju standardni skup izvještaja, ali svaki kupac s pravom smatra da je njegovo poslovanje jedinstveno, te stoga zahtijeva jedinstveni sistem ove vrste, implementiran, po pravilu, pomoću posebnog generatora izvještaja.

Hitan zadatak pretprojektne ankete je da se razjasni konačni budžet projekta i vrijeme njegove implementacije, uzimajući u obzir sve primljene podatke. Na ove uslove mogu uticati različiti faktori, kao što su spremnost upravljačkog aparata klijenta da učestvuje u projektu, motivacija predstavnika naručioca i izvođača, verovatnoća sabotaže od strane zaposlenih u automatizovanim odeljenjima, moguće otpuštanje (ili, obrnuto, zapošljavanje) key manager nakon nekog vremena nakon početka projekta, nedostatak postojećeg kompjuterskog parka i tehnološke baze za postizanje svih ciljeva automatizacije, nedostatak budžeta za nabavku potrebnu opremu i mnogo više. Stoga konsultant mora detaljno saznati sve ove okolnosti i prikazati ih u izvještaju, uključujući i za internu upotrebu. Sastavljanje drugog - internog - izvještaja omogućit će vam da detaljno oslikate sve nijanse odnosa i preporuke za stručnjake odjela za implementaciju i integraciju.

Još jedno važno pitanje koje treba riješiti u fazi pred-projektne ankete je izrada preporuka o izboru metoda implementacije projekta. Ovdje je važno jasno utvrditi koji od problema koje je prethodno formulirao kupac ne može riješiti uz pomoć predloženog sistema automatizacije, te predložiti organizacione ili druge načine izlaska iz ove situacije.

Svaka kompanija lako može dodati još desetak zadataka koje bi željela riješiti u fazi anketiranja, ali, kako pokazuje stvarna praksa, dobijanje odgovora na gore navedena pitanja već čini anketu prije projekta prilično efikasnom.

Ono što je obično rezultat ankete prije projekta

Glavni rezultat je konačni izvještaj o obavljenom poslu, dogovoren i potpisan od strane naručioca i izvođača. Pogledajmo potrebne dijelove takvog izvještaja. Ako se ne zadržavate na standardnim odjeljcima na uvodne riječi, spisak skraćenica, akronima i skraćenica, onda se u izvještaju mogu izdvojiti sljedeće osnovne komponente:

- opis postojećih poslovnih procesa kupca;

- spisak glavnih zadataka koje je potrebno riješiti korištenjem sistema automatizacije;

- procjena poslovnih procesa korisnika i preporuke za promjenu ili optimizaciju rada odjela, uzimajući u obzir pogodnosti koje pruža IS;

- jedinstvene konkurentske prednosti kupca, koje se moraju uzeti u obzir prilikom implementacije sistema;

- analiza postojećeg IT okruženja u skladu sa zahtjevima sistema korporativno upravljanje, preporuke za njegovu promjenu;

- procjena rada na integraciji CIS-a u postojeću IT infrastrukturu naručioca;

- opis a u automatizovanim jedinicama i zahtevi za analitiku;

- procjena mogućih rizika u realizaciji projekta i određivanje mjera neophodnih za minimiziranje njihovog uticaja;

- opis želja kupca koje se ne mogu implementirati u predloženi sistem kontrole i koje će zahtijevati poboljšanje, procjenu vremena i troškova takvog poboljšanja;

- prijedlog za implementaciju projekta sa obrazloženjem za predloženu opciju, određivanjem broja radnih stanica potrebnih za kupca i pojašnjenjem budžeta projekta.

Poseban dokument pretprojektne ankete trebao bi biti preliminarni raspored rada, uključujući, između ostalog, dogovorenu listu odgovornih osoba (kako od naručitelja tako i od izvođača), njihove oblasti odgovornosti i osnovna pravila interakcije između njima. Za efikasnu implementaciju sistema preporučljivo je izraditi propis o razmjeni informacija između zaposlenika korisnika i stručnjaka IT kompanije koja provodi anketu, i, što je još važnije, propisati vrijeme i postupak praćenja izvršenja posla. .

Neke kompanije (najčešće one koje se bave razvojem po narudžbini) po završetku pred-projektne ankete daju kupcu nacrt specifikacije.

Uradite anketu prije projekta besplatno ili uzmite novac za to?

Odgovor na ovo pitanje u velikoj mjeri zavisi od ciljeva ankete. Ako je ta svrha brza anketa kako bi se "namamio" klijent (obično tako što bi klijent ispunio upitnik), onda se čini razumnim učiniti to besplatno.

Ako svrha ankete odgovara gore opisanim zadacima, onda će to zahtijevati preusmjeravanje značajnih resursa kompanije i nužno mora biti plaćeno. Ova anketa prije projekta je potpuna konsultantska usluga koja omogućava ne samo procjenu potreba, vremena i budžeta za automatizaciju, već i optimizaciju postojećih poslovnih procesa korisnika.

Kao što je praksa pokazala, nije teško prodati usluge anketiranja prije projekta ako je kompanija implementirala odgovarajuću tehnologiju i prodavci jasno znaju (i mogu jasno objasniti klijentu) svrhu ankete i koje koristi će kupac dobiti od toga.

Kako za kupca opravdati efikasnost ankete prije projekta

Pitanje procjene djelotvornosti ankete prije projekta, kao i bilo koje druge usluge, jedno je od najtežih u poslovanju, jer njegov rezultat nije uvijek očigledan korisniku i često se percipira vrlo subjektivno. Da bi se opravdao ekonomski efekat konsultantskih usluga – a pretprojektno istraživanje, kao što je već pomenuto, jeste upravo konsultantska usluga – svaki segment poslovanja ima svoje jedinstvene algoritme i metode. Međutim, ovdje ćemo razmotriti druge, jednostavnije i univerzalnije metode koje omogućavaju kupcu da grubo procijeni učinkovitost ankete prije projekta.

Razmotrite potencijalne kanale uštede, čije razmatranje može pomoći da se opravda potreba za anketom prije projekta.

1. Ušteda radne snage i vremena:

Prilikom finalizacije sistema za jedinstvene konkurentske prednosti kupca u početnoj fazi implementacije, a ne nakon puštanja u rad;

U fazi integracije sistema u IT infrastrukturu korisnika, zbog činjenice da se sve informacije o stanju IT okruženja preduzeća i nijansama integracije razjašnjavaju pre početka, a ne tokom implementacije;

Zahvaljujući blagovremenoj alokaciji materijalnih i ljudskih resursa kako sa strane izvođača tako i sa strane naručioca;

Zbog rane procjene mogućih rizika koji mogu uticati na proces implementacije sistema, te razvoja mjera neophodnih za minimiziranje njihovih negativnih posljedica.

Svako kašnjenje u napretku projekta se pretvara u ozbiljne dodatne troškove za kupca, koji se u svakom konkretnom slučaju prilično lako mogu izračunati.

2. Moguće smanjenje troškova implementacije:

Identifikovanjem usluga i radova koje kupac može samostalno izvršiti;

Prilagođavanjem vremena nekog posla nakon pojašnjenja njihovog stvarnog intenziteta rada.

3. Poboljšanje efikasnosti CIS-a i produktivnosti zaposlenih optimizacijom poslovnih procesa, uzimajući u obzir jedinstvene karakteristike korisnika.

4. Odbijanje korišćenja automatizovanog sistema, ako se u fazi pred-projektne ankete pokaže da neće dozvoliti rešavanje zadataka kupca ili će njegovo završetak koštati previše.

U mojoj praksi je postojao slučaj kada je klijentu sa vrlo specifičnim poslovnim procesima, na osnovu rezultata pretprojektne ankete, preporučeno da ne implementira CIS, već da sprovede organizacione promjene i optimizuju tehnologiju rada sa svojim kupcima, jer efekat implementacije sistema (zahtevala je skupu reviziju) ne bi isplatio troškove. Kao rezultat toga, klijent je uštedio desetine hiljada dolara, a pretprojektna anketa se isplatila samo poboljšanjem efikasnosti odjela, koji je promijenio tehnologiju rada zaposlenih po preporuci konsultanata.

Nedostatak faze pred-projektne ankete u većini slučajeva dovodi do značajnog kašnjenja u realizaciji projekata i povećanja njihove cijene, kako zbog organizacionih tako i tehničkih problema koji se javljaju tokom realizacije. Često se takvi projekti uglavnom završavaju potpunim neuspjehom. Prema studiji Standish grupe, skoro trećina od 2,5 hiljada IT projekata koje su analizirali nisu bili samo neuspešni * 1, već uopšte nisu bili završeni. U Rusiji je do takvih podataka mnogo teže doći, ali sam siguran da udio neuspješnih implementacija neće biti ništa manji.

*1 Neuspješnim projektima smatraju se projekti u kojima su propušteni rokovi, prekršen budžet ili nisu postignuti očekivani rezultati.

Stoga, ako konsultantska kompanija ne želi da ima nerealizovane projekte u svojoj evidenciji, onda jednostavno treba da sprovede pre-projektno istraživanje poslovanja klijenata. Bolje je odbiti ugovor u početnoj fazi nego se zaglaviti u poslu i završiti sa mrljom na svojoj reputaciji.

Ključne riječi: anketa preduzeća, intervjuisanje i ispitivanje, registar ulaznih informacija, registar internih informacija, registar izlaznih informacija, izveštaj ekspresne ankete preduzeća, referentni model, potpuni poslovni model organizacije, model funkcionalnog domena.

Zadaci i faze predprojektne inspekcije objekta automatizacije

Anketa preduzeća je važna i određujuća faza u dizajnu IS-a. Trajanje pregleda je obično 1-2 sedmice. Za to vrijeme, sistemski analitičar treba da ispita najviše 2-3 vrste aktivnosti (kadrovsko računovodstvo, računovodstvo, transport, marketing, itd.).

Prikupljanje informacija za izgradnju kompletan poslovni model organizaciječesto se svodi na proučavanje dokumentiranih tokova informacija i funkcija odjela, a provodi se i kroz intervjue i upitnike.

Do početka ankete, organizacija obično daje skup dokumenata, koji obično uključuje:

Sažetak informacija o delatnosti preduzeća.

Podaci o administrativnoj, finansijsko-ekonomskoj, proizvodnoj djelatnosti preduzeća.

Informacije o računovodstvenoj politici i izvještavanju.

Redovni tok dokumenata preduzeća.

Registar ulaznih informacija.

Registar internih informacija.

Registar odlaznih informacija.

Informacije o informaciono-računarskoj infrastrukturi preduzeća.

Podaci o odgovornim licima.

REGISTAR DOLAZNIH INFORMACIJA
(ime firme)		(naziv odjela)
		Ko upravlja	Odakle dolazi	Intenzitet rada	Periodičnost, regulacija	Kako dobiti
REGISTAR INTERNIH INFORMACIJA
(ime firme)		(naziv odjela)		Karakteristike obrade dokumenata
	Naziv i svrha dokumenta	Ko upravlja	Kome	Intenzitet rada	Periodičnost, regulacija	Kako dobiti

REGISTAR IZLAZNIH INFORMACIJA
(ime firme)		(naziv odjela)		Karakteristike obrade dokumenata
	Naziv i svrha dokumenta	Ko upravlja	Gde ide	Intenzitet rada	Periodičnost, regulacija	Kako dobiti

Liste pitanja za intervjue i upitnike sastavljeno za svaku ispitanu jedinicu i odobreno od strane rukovodioca kompanije. Ovo se radi kako bi se:

sprečavanje pristupa povjerljivim informacijama;

jačanje ciljanosti istraživanja;

minimiziranje ometanja zaposlenih u preduzećima od obavljanja njihovih dužnosti.

Opšta lista pitanja(sa njihovim naknadnim detaljima) uključuje sljedeće stavke:

glavni zadaci jedinica;

prikupljene i registrovane informacije;

izvještavanje;

interakciju sa drugim odeljenjima.

Upitnici za menadžere i stručnjake može uključivati ​​sljedeća pitanja:

Koji bi (sa stanovišta Vašeg odjeljenja) trebali biti ciljevi stvaranja integrisanog sistema upravljanja preduzećem?

Organizaciona struktura jedinice.

Zadaci odjela.

Redoslijed radnji prilikom obavljanja zadataka.

S kojim tipovima eksternih organizacija (banka, klijent, dobavljač, itd.) jedinica komunicira i koje informacije se razmjenjuju?

Koji referentni materijal koristite?

Koliko vremena (u minutama) provodite obavljajući osnovne operacije? Koji su dani vrhunca? (periodičnost po mjesecu, kvartalu, godini itd.) Tehnička opremljenost jedinice (računari, mreža, modem itd.). Koristi se softverskih proizvoda za automatizaciju poslovnih procesa.

Koje izvještaje i koliko često pripremate za menadžment? Ključni stručnjaci divizije koji su u mogućnosti da odgovore na sva pitanja o poslovnim procesima koji se koriste u diviziji.

Karakteristike objekata daljinskog upravljanja.

Dokumentacija na radnom mjestu.

Ovako prikupljeni podaci po pravilu ne pokrivaju sve bitne aspekte organizacione aktivnosti i imaju visok stepen subjektivnost. I što je najvažnije, ovakva istraživanja ne otkrivaju stabilne faktore povezane sa specifičnim karakteristikama organizacije, na koje se može uticati samo metodama funkcionalnog prilagođavanja organizacionog sistema.

Analiza anketa rukovodilaca anketiranih organizacija i preduzeća pokazuje da su njihove ideje o strukturi organizacije, opštim i lokalnim ciljevima funkcionisanja, zadacima i funkcijama odeljenja, kao i subordinaciji zaposlenih, ponekad veoma izražene. kontradiktorno. Osim toga, ove ideje ponekad odstupaju od službeno deklariranih ciljeva i pravila ili su u suprotnosti sa stvarnim aktivnostima.

Ako se struktura tokova informacija može identificirati prema uzorcima dokumenata i konfiguracija kompjuterske mreže i bazama podataka, struktura stvarnih mikroprocesa koje sprovodi osoblje u informacionim kontaktima (uglavnom nedokumentovana) ostaje nepoznata.

Odgovore na ova pitanja može dati strukturno-funkcionalna dijagnostika zasnovana na metodama kontinuiranog (ili selektivnog) fotografisanja radnog vremena osoblja. Svrha dijagnostike je dobijanje pouzdanih saznanja o organizaciji i organizacionim odnosima njenih funkcionalnih elemenata.

U tom smislu, najvažniji zadaci funkcionalne dijagnostike organizacionih struktura su:

klasifikacija subjekata funkcionisanja (kategorije i grupe radnika);

klasifikacija elemenata procesa funkcionisanja (radnje, procedure);

klasifikacija pravaca (problema koji se rešavaju), ciljeva funkcionisanja;

klasifikacija elemenata tokova informacija;

sprovođenje ankete o aktivnostima osoblja organizacije;

proučavanje distribucije (u vremenu i učestalosti) organizacionih karakteristika: procedura, kadrovskih kontakata, aktivnosti, elemenata tokova informacija - pojedinačno i u kombinaciji jedni s drugima prema kategorije radnika, vrste postupaka i njihovi pravci (prema rezultatima i logici istraživanja);

identifikaciju stvarne strukture funkcionalnih, informacionih, hijerarhijskih, privremenih, problematičnih odnosa između menadžera, zaposlenih i odeljenja;

uspostavljanje strukture za raspodjelu radnog vremena za rukovodioce i osoblje u odnosu na funkcije, probleme i ciljeve organizacije;

identifikacija glavnih tehnologija funkcionisanja organizacije ( informacionih procesa, uključujući i nedokumentovane), njihovo postavljanje ciljeva u poređenju sa deklarisanim ciljevima organizacije;

identifikacija homogenih po specifičnoj delatnosti, ciljnoj orijentaciji i realnoj podređenosti grupa radnika, formiranje realnog modela organizacione strukture i njeno poređenje sa deklarisanim;

utvrđivanje razloga neslaganja između deklarisane i stvarne strukture organizacionih odnosa.

Kontinuirana "fotografija" radnog vremena je kontinuirano posmatranje i bilježenje karakteristika radnika u procesu funkcionisanja tokom cijelog radnog dana. U tom slučaju, prikazani parametri se sekvencijalno unose u unaprijed pripremljeni radni list. Ispod je obrazac radnog lista sistemskog analitičara:

Odmah po završetku ispitne procedure, tabela se popunjava dodatnim karakteristikama: tehnološka grana, funkcija sistema, predmet, aspekt, emocionalna pozadina itd.

Dio indikatora, koji su označeni zvjezdicom, popunjavaju se tokom pregleda, ostatak - nakon. Sadržaj prijava je sljedeći:

broj (po redu);

agent (položaj ispitanog radnika);

vrijeme tokom kojeg je postupak obavljen;

postupak (naziv sadržaja skupa elementarnih radnji ujedinjenih opštošću konkretnog zadatka koji se rješava);

informacije (smjer protoka informacija između agenta i druge ugovorne strane);

inicijativa (inicijator pokretanja ovog postupka);

druga strana (položaj zaposlenog koji je u kontaktu sa subjektom);

odnos (koji odražava podređenost agenta i druge strane, oblik interakcije u ovom postupku);

problem (verbalni opis problema koji se rješava).

Rezultat ankete prije projekta trebao bi doći" Izveštaj o ekspresnoj anketi preduzeća», čija je struktura data u nastavku.

Kratak šematski opis poslovnih procesa, na primjer:

upravljanje nabavkom i zalihama;

kontrola proizvodnje;

upravljanje prodajom;

upravljanje finansijskim sredstvima.

Osnovni zahtjevi i prioriteti automatizacije.

Procjena resursa korisnika potrebnih za osiguranje projekta.

Ocjena mogućnosti automatizacije, prijedlozi za stvaranje automatiziranog sistema sa procjenom okvirnog vremena i troškova.

Dokumenti uključeni u izvještaj o anketi mogu biti predstavljeni u obliku tekstualnog opisa ili tabela, čija je približna forma data u nastavku.

Glavni poslovni procesi preduzeća

	B-P Naziv poslovnog procesa
	Prodaja: mreža, veleprodaja
	Plan nabavke
	Narudžba za proizvodnju
	Vlastita proizvodnja
	Kupovina sirovina