Elektronskim upravljanjem dokumentima. SED: uvod. Jednostavan ili nekvalifikovan potpis

Dragi čitaoci! Zbog činjenice da je prilikom prikupljanja materijala za ovu studiju funkcionalnost sistema MOTIVE predstavljenog u recenziji pogrešno procijenjena, urednici su po vlastitom nahođenju korigirali dijagrame kako bi što preciznije odražavali funkcionalnost navedenog proizvoda. Ispravljeni dijagrami ukazuju na funkcionalnost MOTIV sistema verzije 1.1, koji je postojao u vrijeme selekcije učesnika testa (mart 2010.). Moguće je da su i neki parametri drugih sistema pogrešno procenjeni.

Na to vas također podsjećamo ovog trenutka materijal je veoma zastareo i ne može biti osnova za procenu funkcionalnosti savremenih verzija ovih sistema ili odnosa između njih.

AT moderna organizacija Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS) postaju nezaobilazni element IT infrastrukture. Uz njihovu pomoć, povećati efikasnost komercijalnih kompanija i industrijska preduzeća, au javnim ustanovama na bazi tehnologija elektronskog upravljanja dokumentima rješavaju se zadaci interno upravljanje, međuresorna interakcija i interakcija sa stanovništvom. Općenito prihvaćena skraćenica je EDMS, iako se uz nju koriste i CAD (Sistem za automatizaciju ureda), EDMS (Electronic Document Management System) i SADO (Document Management System).

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS) - organizacioni i tehnički sistem koji obezbeđuje proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribucije elektronskih dokumenata u kompjuterske mreže, kao i obezbjeđivanje kontrole toka dokumenata u organizaciji.

U početku su se sistemi ove klase smatrali samo alatom za automatizaciju zadataka klasičnog kancelarijskog rada, ali su vremenom počeli da pokrivaju sve širi spektar zadataka. Danas, EDMS programeri orijentišu svoje proizvode na rad ne samo sa korespondencijom i ORD (organizacioni i administrativni dokumenti), već i sa raznim interna dokumenta(ugovori, normativni, referentni i projektnu dokumentaciju, dokumenti o kadrovskim aktivnostima itd.). EDMS se koriste i za rješavanje primijenjenih problema u kojima je rad sa elektronskim dokumentima bitna komponenta: upravljanje interakcijom sa kupcima, obrada žalbi građana, automatizacija rada službe, organizovanje projektnog toka itd. Zapravo, elektronsko upravljanje dokumentima Sistemom se naziva svaki informacioni sistem koji omogućava rad sa elektronskim dokumentima.

Tržište EDMS-a je posljednjih godina jedan od najdinamičnijih segmenata domaće IT industrije. U 2009. godini, prema IDC-u, u pozadini skoro 50% smanjenja obima ukupnog softverskog tržišta u Rusiji, ovaj segment je pokazao visoku stabilnost. Prema podacima za 2009. godinu, njegov pad nije bio veći od 20-25%. Brojčano, obim tržišta EDMS-a danas je, prema CNews Analytics-u, oko 220-250 miliona dolara.

Potrošači tehnologija elektronskog upravljanja dokumentima su organizacije različitih veličina i specifičnosti. Tradicionalno, javni sektor ostaje ključni potrošač EDMS-a. Prema procjenama stručnjaka, oko 30% projekata za uvođenje tehnologija elektronskog upravljanja dokumentima otpada na državne agencije. Istovremeno, važno je da je upravo interes države postao osnova za održivost tržišta EDMS-a, koje je iu vremenima krize dobilo značajan razvojni zamah. Elektronsko upravljanje dokumentima nazvano je ključnim elementom koncepta "elektronske uprave", čija bi implementacija trebala pomoći da se otklone birokratske prepreke u interakciji između države, stanovništva i biznisa, kao i da se smanji korupcija. Kao odlika realizacije projekata u organima državna vlast i major državne institucije Vrijedi napomenuti povećane zahtjeve za sigurnošću informacija. Riječ je o izgradnji (razvoju) na bazi repliciranih softverskih proizvoda sigurnih sistema za upravljanje elektronskim dokumentima.

O EDMS programerima

Prilikom odabira rješenja klase EDMS, kupac razmatra različite opcije: rješenje u kutiji, rješenje bazirano na platformi ili prilagođeni razvoj. Ruski programeri uglavnom nude gotova rješenja, dok zapadni programeri djeluju kao dobavljači platformi, na osnovu kojih se implementiraju dizajnerska rješenja i prilagođeni razvoji. Prema statistikama, u strukturi tržišta ruski programeri čine oko 95% ukupnog broja projekata za implementaciju EDMS-a. Jedno od objašnjenja je da je u Rusiji i dalje jaka specifičnost rada sa dokumentima, zasnovana na domaćim tradicijama upravljanja.

Vrijedi napomenuti da je jedan broj dobavljača počeo da pruža EDMS kupcima u SaaS (Softver kao usluga) načinu rada, ali do sada ovakav pristup, iz više razloga (povjerenje u provajdera, kvaliteta i pouzdanost komunikacijskih kanala) , vjerovatnije će se smatrati oblikom upoznavanja sa mogućnostima sistema, a ne pravim pristupom automatizaciji toka posla.

Jedan od trendova u nastajanju je upotreba sistema klasa ECM (Enterprise content management) za rad sa dokumentima.

Prema slobodnoj enciklopediji (Wikipedia):
Upravljanje sadržajem preduzeća (ECM) - upravljanje informacionih resursa upravljanje poslovnim ili korporativnim informacijama.

U okviru ECM koncepta, upravljanje dokumentima se smatra jednim od zadataka osiguranja rada sa korporativnim informacijama. Ovaj pristup uglavnom podržavaju zapadni programeri. I iako je u Rusiji potražnja za takvim tehnologijama još uvijek u fazi formiranja, mnogi domaći EDMS su već implementirali različite ECM komponente: upravljanje dokumentima, upravljanje slikom dokumenata, dugotrajno skladištenje dokumenata, upravljanje tokovima rada (Workflow), kolektivni rad s dokumentima. . U osnovi, ECM tehnologije se razlikuju od EDMS-a po dubljoj razradi pitanja upravljanja web sadržajem i multimedijalnim sadržajem.

Državne inicijative oko "Elektronskog dokumenta"

U periodu 2009-2010, u Rusiji je počelo da se sprovodi nekoliko inicijativa globalne vlade u vezi sa organizacijom zvanične elektronske interakcije između države, stanovništva i biznisa, sa ciljem povećanja nivoa prodora informacionih tehnologija u različite aspekte državnog i javnog života. . To uključuje odobrenje liste javne usluge stanovništvu putem interneta, te usvajanje odredbi o sistemu interresornog upravljanja dokumentima, što je postalo prvi važni koraci ka implementaciji koncepta „elektronske uprave“.

Važno je napomenuti da je pitanje pravnog osnova elektronskog dokumenta i dalje otvoreno. Danas su aktivnosti učesnika u elektronskom upravljanju dokumentima regulisane zakonima i propisima o korišćenju elektronski- digitalni potpis(EDS), GOST i uputstva za kancelarijski rad i arhiviranje, zakoni i propisi o informacione tehnologije. Ispada da su pravila i procedure za rad sa dokumentima definisani na državnom nivou, postoje bezbednosni zahtevi za informacione sisteme, ali zakon još uvek nije definisan. legalni status elektronski dokument.

EDMS standardi

Danas aktivnosti programera EDMS-a praktično nisu regulirane. U razvoju softverskih proizvoda i implementirajući projekte implementacije, programeri i dobavljači, u ovoj ili drugoj mjeri, rukovode se sljedećim regulatornim i pravnim dokumentima:

• GOST R 51141-98. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije (odobreni Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. februara 1998. br. 28);
• Federalni zakon od 10. januara 2002. br. 1-FZ "O elektronskom digitalnom potpisu" (sa izmjenama i dopunama od 8. novembra 2007.);
• GOST R 6.30-2003. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju (odobreni Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 3. marta 2003. N 65-st);
• Uredba Vlade Ruske Federacije od 22. septembra 2009. br. 754 "O odobravanju Pravilnika o sistemu međuresornog elektronskog upravljanja dokumentima";
• Federalni zakon od 27. jula 2006. br. 149-FZ “O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija”.

Prilikom implementacije projekata za implementaciju EDMS-a, u slučaju rada s ličnim podacima, potrebno je voditi se zahtjevima federalnih zakona od 27. jula 2006. N 152-FZ "O ličnim podacima" i od 27. decembra 2006. 2009 N 363-FZ "O izmjenama i dopunama članova 19. i 25. savezni zakon"O ličnim podacima".

Budući da su GOST-ovi savjetodavne prirode, programeri uključuju maksimalnu fleksibilnost u svoja rješenja tako da se, ovisno o kupcu, na osnovu sistema mogu implementirati različite šeme za rad s dokumentima. Često arhitektura i logika sistema moraju da obezbede različite, a ponekad i suprotne pristupe automatizaciji toka dokumenata. Nedostatak općeprihvaćenih standarda je problem ne samo za programere, već i za kupce, jer izbor zahtjeva za EDMS postaje previše subjektivan. Preduzeća se često ne mogu fokusirati ni na industrijske prakse (ovaj pristup se dobro pokazao pri izboru dobavljača IT sistema klase ERP, CRM, HRM itd.). Pravila i propisi za rad sa dokumentima mogu se razlikovati od preduzeća do preduzeća, ne samo unutar iste industrije, već čak i unutar iste grupe kompanija. Nekoliko jednostavnih primjera: radi li preduzeće prema GOST-ovima ili ne? Koliko dobro rad s dokumentima odgovara GOST-ovima? Da li je viši menadžment spreman za rad u sistemu ili će pomoćnici i sekretari raditi za top menadžment? Da li preduzeće koristi neku od zapadnih praksi upravljanja? Koje alate za automatizaciju zaposleni koriste na poslu? I iako je općenito kompleks zadataka elektronskog upravljanja dokumentima prilično jasan, metode njihove implementacije uvelike se razlikuju. Ispostavilo se da je jedan od osnovnih zahtjeva za programere modernog EDMS-a ponuditi rješenje koje je adekvatno po cijeni, kvaliteti i vremenu implementacije, bez obzira na specifičnosti posla korisnika (drugim riječima, zadovoljavanje bilo kakvih specifičnosti) .

Tehničke mogućnosti savremenih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima

Pregled razmatra devet najčešćih EDMS-a u Rusiji: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Upravljanje dokumentima (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT grupa) , DELO (EOS), EUFRATS (kognitivne tehnologije), MOTIVE (motiv). Namjerno u njega nismo uključili rješenja ruskih programera zasnovana na platformi Documentum (EMC Documentum), jer je u ovom slučaju nemoguće govoriti o nekoj specifičnoj funkcionalnosti i replikaciji. Za pripremu pregleda korištene su informacije iz otvorenih izvora: informativni materijali i demo verzije softverskih proizvoda. Prikazani pogled na EDMS je pokušaj da se procijene mogućnosti i spremnost softverskih proizvoda za rješavanje aktuelnih zadataka organizacije elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću.

Kriterijumi istaknuti u pregledu pomoći će vam da analizirate mogućnosti razmatranih rješenja sa stanovišta tehničke implementacije određenih zadataka EDMS-a. Sve mogućnosti su podijeljene u sedam funkcionalnih krugova:

• registracija i unos dokumenata;
• rad sa dokumentima;
• upravljanje i kontrola toka posla;
• pretraga i analiza informacija;
• Sigurnost informacija;
• podrška za rad na papiru;
• standardne postavke.

Opće karakteristike sistema stavljene su u posebnu tabelu.

Pregled daje niz očiglednih kriterijuma koji su inherentni svim sistemima koji se razmatraju (i svim sistemima klase EDMS, u principu), i kriterijumima koji omogućavaju razlikovanje rešenja jedno od drugog. Općenito, funkcionalne mogućnosti sistema su iste, a samo detaljna specifikacija nekih od glavnih zadataka toka posla i karakteristike njihove implementacije omogućavaju poređenje različitih rješenja. Treba napomenuti da za sve sisteme predstavljene u pregledu postoji prilično velika praksa implementacije. Ove sisteme koriste stotine organizacija za automatizaciju toka posla. Osim ove odluke, na tržištu postoji više od 50 softverskih proizvoda koji nisu u širokoj upotrebi.

Ako analiziramo nove verzije sistema koji zauzimaju vodeće pozicije na tržištu, vrijedi napomenuti da je u posljednje tri godine njihov razvoj uglavnom bio usmjeren na poboljšanje servisnih mogućnosti, budući da su osnovne mogućnosti u ovom ili onom obliku već ranije implementirane. . Ako govorimo o novim tehničkim mogućnostima, može se uočiti potencijal za razvoj EDMS-a u pravcu upravljanja različite vrste sadržaja (multimedija), upotreba tehnologija auto-obrade i analiza sadržaja dokumenta. Ali do sada takva funkcionalnost za EDMS nije obavezna, a što je najvažnije, potražnja za njom u Rusiji nije u potpunosti formirana.

Kada se poredi funkcionalnost Za SED su usvojene sljedeće oznake:

• "+" - prilika je implementirana;
• «+/−» - funkcija je dostupna sa ograničenom funkcionalnošću ili je potrebno kupiti dodatni softver;
• "−" - mogućnost nije implementirana.

Tabela 1. Opće karakteristike najpopularniji EDMS

Rice. 1. Opće karakteristike najpopularnijeg EDMS-a

Tabela 2. Registracija i unos dokumenata

Rice. 2. Registracija i unos dokumenata

Tabela 3. Rad sa dokumentima

Rice. 3. Rad sa dokumentima

Tabela 4. Upravljanje i kontrola toka posla

Rice. 4. Upravljanje i kontrola toka rada

Tabela 5. Pretraga i analiza informacija

Rice. 5. Pretraga i analiza informacija

Tabela 6. Sigurnost informacija

Rice. 6. Sigurnost informacija

Tabela 7. Podrška za radni tok papira

Rice. 7. Podrška za radni tok papira

Tabela 8. Standardni alati za podešavanje

Rice. 8. Standardni alati za podešavanje

Tabela 9. Sažetak funkcionalnosti ERMS-a

Rice. 9. Konačna evaluacija funkcionalnosti ERMS-a

Da bismo izvršili sveobuhvatnu procjenu, razmotrićemo predstavljeni EDMS prema omjeru “cijena/funkcionalnost” koji je svima razumljiv. Ne uzimamo u obzir treći važan kriterij – „Vrijeme implementacije“ – jer on jako zavisi ne samo od konfiguracijskih alata koje pruža sistem, već i od kvalifikacija i motivacije projektnog tima. Položaj sistema u smislu „optimalne cijene/funkcionalnosti“ za male projekte (za 20 korisnika) i za prilično velike projekte (za 100 korisnika) prikazan je u nastavku.

Dijagram 1. "Optimalna cijena/funkcionalnost" EDMS (20 korisnika)

Rice. 10. "Optimalna cijena/funkcionalnost" EDMS (20 korisnika)

Dijagram 2. "Optimalna cijena/funkcionalnost" EDMS (100 korisnika)

Rice. 11. "Optimalna cijena/funkcionalnost" EDMS (100 korisnika)

Ovi dijagrami su izgrađeni prema principu Gartner Magic Quadrant, u kojem sistemi koji se nalaze u kvadrantu I imaju optimalan omjer prema kriteriju “optimalna cijena/funkcionalnost”. U II i IV kvadrantima dijagrama nalaze se sistemi koji nemaju uravnotežene pokazatelje cijene i funkcionalnosti.

Kriterijum odabran za studiju omogućava procenu različitih EDMS-a sa stanovišta njihove spremnosti da reše realne probleme upravljanja elektronskim dokumentima u savremenom preduzeću. Grupa lidera kako za male projekte (dijagram 1) tako i za velike projekte (dijagram 2) uključivala je Directum, DocsVision, MOTIV i EUFRATS sisteme. Preostali sistemi se nalaze u II i IV kvadrantu. Jedini izuzetak je bio DELO sistem, koji je takođe spadao u prvi kvadrant dijagrama za EDMS za 20 korisnika. Rezultati dobijeni od strane EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Upravljanje dokumentima, Boss Referent, DELO pokazuju da ovi sistemi ne nude integrisani pristup za automatizaciju rada sa dokumentima, već predstavljaju nišne ponude usmerene na rešavanje samo određene klase elektronskih dokumenata. zadaci upravljanja. Nedostatak sistema u III kvadrantu objašnjava se činjenicom da je u pregledu razmatran najčešći EDMS u Rusiji, a ne svi sistemi koji se trenutno nude kupcima.

Nadamo se da će vam predstavljeni pregled biti od koristi prilikom odabira sistema. Napominjem da današnjom implementacijom EDMS-a organizacija ne samo da povećava efikasnost svojih aktivnosti, već i, što je veoma važno, stiče dragocjeno iskustvo i praksu u novim uslovima – u uslovima elektronskog upravljanja dokumentima.

P.S. Za izradu recenzije korišteni su samo javno dostupni materijali sa službenih web stranica proizvođača EDMS-a. Nakon objavljivanja članka, ispostavilo se da zbog nepotpunog opisa proizvoda od strane Industrije informacioni sistemi“, podaci o njihovoj odluci su netačni. Detaljno ćemo proučiti ovo pitanje i opisati rezultate u sljedećem članku.

"," Teza "i 1C: Upravljanje dokumentima. Udio ovih rješenja u bazi TAdviser-a prelazi 60%.

Istovremeno, za Prošle godine sadrži informacije o 600 novih projekata. U 2019. godini baza TAdviser-a se najčešće popunjavala informacijama o implementaciji sistema Elma, "Thesis", DirectumRX i "1C: Document Management".

Ako uzmemo u obzir implementacije od strane dobavljača, uzimajući u obzir sva rješenja određene kompanije vezana za EDMS/ECM, tada će u ovom slučaju Top 5, na kraju 2019. godine, izgledati ovako: Directum, Elma,, Docsvizhn i Haulmont.

2018

Od decembra 2018. TAdviser-ova baza podataka EDMS/ECM projekata uključivala je informacije o više od 5,1 hiljadu implementacija. Od decembra 2017. godine, tj. Od objavljivanja prethodnog izvještaja, dopunjen je sa skoro 700 novih i arhivskih projekata.

Polovica svih projekata, o kojima su informacije dostupne na stranici, pada na 5 domaći sistemi- Directum, Elma, Docsvision, "Case" i "Thesis".

Ako pogledate implementaciju svih proizvoda EDMS / ECM klase određenih dobavljača, onda će po broju projekata prvih pet izgledati ovako: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn i Haulmont.

2017

Najpopularniji EDMS/ECM sistemi

Početkom decembra 2017. TAdviser-ova baza podataka o EDMS/ECM projektima uključivala je informacije o približno 4.440.000 implementacija. Od novembra 2016. godine, tj. od objavljivanja prethodnog izvještaja, dopunjen je sa 460 novih i arhivskih projekata.

Više od polovine svih projekata, o kojima su informacije dostupne na sajtu, otpada na 5 domaćih sistema - Directum, Docsvision, ELMA, Delo i 1C: Upravljanje dokumentima.

Ako pogledate implementaciju svih proizvoda klase EDMS/ECM od strane određenih dobavljača, onda će po broju projekata prvih pet, kao i prije godinu dana, izgledati ovako: Directum, Electronic Office Systems (EOS) , ELMA, Docsvizhn i 1C.

2016

Najpopularniji EDMS/ECM sistemi

Od početka novembra 2016. TAdviser projektna baza je uključivala informacije o 3980 implementacija EDMS/ECM sistema u različitim industrijama. Prema ovim podacima, najveći broj projekata realizovan je korišćenjem sistema Directum (677 projekata), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) i 1C: Upravljanje dokumentima (164).

Naravno, ove brojke su daleko od stvarnog broja implementacija, jer, na primjer, samo na web stranici kompanije 1C postoje informacije o više od 1,5 hiljada implementacija 1C: Upravljanje dokumentima. Ipak, glasovni podaci omogućavaju razumijevanje koji se sistemi najčešće koriste u Rusiji.

U prvih deset najčešće implementiranih sistema zastupljena su samo dva strana rješenja - Documentum i SharePoint. To se prije svega objašnjava činjenicom da se projekti u kojima se koriste strani proizvodi uzimaju po obimu, a ne po količini.

Dobavljači prema broju EDMS/ECM implementacija

Gornji grafikon prikazuje ukupne implementacije svih sistema određenih dobavljača koji pripadaju klasi EDMS/ECM. Ako su u jednom projektu korištena dva ili više rješenja istog proizvođača, koja su u bazi podataka TAdviser klasifikovana kao EDMS (ECM), tada je implementacija svakog rješenja uzeta u obzir posebno.

2015

Najpopularniji EDMS/ECM sistemi

Prema TAdviser-u, sistem elektronskog upravljanja dokumentima Dela je lider po broju implementacija. U bazi podataka TAdviser-a za čitav period posmatranja, koristi se 418 realizovanih projekata ovu odluku. Nešto manje projekata implementirano je korištenjem DocsVisiona - 416 implementacija. Takođe u prvih pet u kvantitativnom smislu su sistemi ELMA, Directum i "1C: Upravljanje dokumentima 8" - 393, 368 i 124, respektivno. Ukupno, baza podataka TAdviser od novembra 2015. godine sadrži informacije o više od 3,3 hiljade projekata.

Od svih projekata koji su završeni u 2014. godini, a ima ih oko 500 u bazi podataka TAdviser, najveći broj implementacija pao je na ELMA, Directum, Delo, DocsVision i "

Obavezni element "digitalne" infrastrukture modernog preduzeća ili organizacije je sistem upravljanja dokumentima. Rad sa eksternim i internim dokumentima smatra se najsloženijim, radno intenzivnim i „problematičnijim“ područjem aktivnosti preduzeća. Electronic Solutions omogućavaju njegovo značajno pojednostavljenje i optimizaciju.

Upotreba specijalizovanih sistema je relevantna kako za kompanije u komercijalnom sektoru, tako i za vladine agencije. Za prvu otvaraju izglede za povećanje profitabilnosti, povrata na rad, a za drugu hoće efikasno rešenje zadaci optimizacije protoka informacija i papirologije, međuresorna interakcija i rad sa .

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS) je neophodnost, a ne opcija. Većina današnjih kompanija izrađuje kancelarijske papire u digitalnom obliku, ali, zbog nesavršenosti procesa razmjene informacija, zaposleni su primorani da ih štampaju, prenose u „fizičkom“ obliku i gube vrijeme i trud na nepotrebnu rutinu. Neefikasan format može biti teško promijeniti - za to je potrebno automatizirati aktivnosti kompanije na sveobuhvatan način, ali rezultat će premašiti sva očekivanja. Dobro organizovan EDMS ili ECM sistem (sistem za upravljanje sadržajem organizacija) pomoći će u upravljanju tokovima informacija i dokumenata na svim nivoima i fazama postojanja.

Opće informacije o elementima i strukturi EDMS-a

Prvobitno kreiran kao alat za tradicionalni uredski rad i njegovu automatizaciju, danas je EDMS evoluirao u multifunkcionalne, složene proizvode. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima je rešenje koje:

• pruža proces kreiranja i premeštanja interne dokumentacije kompanije u elektronskom formatu;
• obrađuje dolaznu korespondenciju i vanjske regulatorne i administrativne dokumente;
• pojednostavljuje kontrolu tokova dokumenata;
• pomaže u efikasnom upravljanju odnosima sa partnerima, kupcima i tako dalje.

U kompaniji SED obezbeđuje rad sa svim dokumentima u elektronski oblik- bilo koji skup informacija pohranjenih ili prenesenih na PC. Moraju biti praćeni atributima na svojevrsnim "karticama" koje identifikuju jedinicu.

Upravljanje dokumentima u elektronskoj formi je način da se centralizovano organizuje rad sa papirima, gde se većina registara i transakcija prikazuje u elektronskom obliku. Shodno tome, sistem koji njime upravlja predstavlja rešenje sa alatima za implementaciju svih procedura za kreiranje, modifikovanje, traženje dokumenata i podršku interakciji između zaposlenih u kompaniji.

Ponekad se naziva EDMS (Electronic Document Management System) ili već spomenuti ECM, ali su ti pojmovi nešto širi od EDMS-a – ovom potonjem je potrebno dodati sredstva za osiguranje sigurnosti informacija, unos papirnih dokumenata u digitalno okruženje, obrada multimedijalnog sadržaja i tako dalje. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima zasniva se na tokovima posla - Workflow, koji su radnje zaposlenih u okviru namenskog poslovnog procesa.

Prednosti EDMS-a

Postojeća osnovna struktura EDMS-a se pokazala kao efikasan, efikasan mehanizam koji je pogodan za preduzeća i institucije bilo koje veličine. Tržište EDMS-a se aktivno razvija, jer su i javni sektor (aktivni potrošač) i poslovne strukture zainteresirani za softverske proizvode koji pojednostavljuju upravljanje dokumentima. Takođe, razvoj sistema je olakšan proširenjem obima elektronskih potpisa i povećanom pažnjom na pitanja informacione bezbednosti. Možete ih efikasno riješiti uz pomoć kvalitetnih i dobro osmišljenih programa.

Savremeni sistem za upravljanje dokumentima ima mnoge prednosti - to su:

• osigurava transparentnost toka dokumenata i svih poslovnih procesa kompanije - sve radnje i kretanja papira mogu se pratiti i kontrolisati;
• poboljšava disciplinu rada i izvršavanja zadataka - transparentni sistemi su pogodni za fiksiranje rezultata i činjenice da se odgovori na zahtjev;
• smanjuje vrijeme provedeno na svakodnevnim rutinskim poslovima - ne morate dugo tražiti, koordinirati papire, njihov promet se ubrzava;
• štiti informacije od curenja, osiguravajući sigurnost podataka i striktno razgraničenje prava pristupa;
• zasniva se na principima navedenim u ISO standardima kvaliteta;
• jednostavan za implementaciju među zaposlenima - podložan dobro organizovanom sistemu obuke osoblja;
• daje preduzeću konkurentske prednosti pomaže u održavanju i razvoju interne korporativne kulture i tako dalje.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) uključuje, između ostalog, upravljanje regulatornim registrima. Stoga njen rad mora biti organizovan u skladu sa zahtjevima zakona.

Standardi i pravni okvir za EDMS

Postoji nekoliko specifičnih standarda ili zakona za sisteme elektronskog poslovanja u domaćem pravnom polju, a prilikom razvoja EDMS-a, njegovi kreatori se rukovode različitim pravila za "klasični" kancelarijski rad. Među glavnim regulatornim aktima vrijedi spomenuti:

• savezno zakonodavstvo o elektronskom digitalnom potpisu (1-FZ od 10. januara 2002.), o informacijama i njihovoj zaštiti (149-FZ), o ličnim podacima (152 i 363-FZ) i tako dalje;
• Uredbe savezne i regionalne vlade, pravila i zahtjevi industrije;
• GOST-ovi za kancelarijski rad, arhive, sisteme administrativne dokumentacije - R 51141-98, R 6.30-2003 i drugi.

Ponekad pravila međusobno su u suprotnosti, a pravila su savjetodavne prirode, a programeri se trude da EDMS kompanije učine što prilagodljivijim i fleksibilnijim. Također morate uzeti u obzir pravila koja se stalno mijenjaju za rad s elektronskim potpisima, "kompatibilnost" sistema sa pravno značajnim tokom rada. Neophodno je da svi službeni elektronski papiri organizacije budu legitimni, njihova pouzdanost se može lako utvrditi. Sve ovo se mora uzeti u obzir pri odabiru EDMS-a za korporativnu upotrebu.

EDMS funkcionalnost

Da bi se sistem za upravljanje elektronskim dokumentima mogao nazvati potpunim, u njemu se moraju implementirati mnoge funkcije. Među glavnim su:

• upravljanje dokumentacijom - unos i registracija, dnevni rad, kontrola toka;
• komunikacija s papirnim dokumentima;
• organizovano pretraživanje i pronalaženje podataka i dokumenata - brzo, u skladu sa stepenom provjere;
• praćenje relevantnosti dokumentacije (posebno eksterne, dolazne) i arhiviranje zastarjelih dokumenata;
• održavanje odgovarajućeg nivoa sigurnosti informacija;
• jednostavna, transparentna, intuitivna komunikacija između programa i krajnjih korisnika.

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima treba da bude opremljen zgodni alati postavke, lokalizacija, dobro skaliranje. Važno je da programer predvidi mogućnost organizovanja jedinstvenog EDMS-a u geografski udaljenim delovima kompanije. Neophodno je organizovati uređenu elektronsku razmenu informacija između hijerarhijskih nivoa u sistemu, kao i kompetentno implementirati je u realnom preduzeću.

Implementacija EDMS-a i procjena njegove djelotvornosti

Docsvision nudi visokokvalitetne i moderne softverske proizvode za rješavanje problema organizacije i podrške elektronskom upravljanju dokumentima. Naša razlika je integrirani pristup: zajedno sa samim proizvodom, pružamo punu podršku za implementaciju rješenja, obuku osoblja i EDMS uslugu. Implementacija sistema u preduzeću je važna faza, to je završno „poliranje“ sistema i njegovo prilagođavanje potrebama korisnika. Implementacija se obično sastoji od:

• istraživanja trenutna situacija u kompaniji izrada plana implementacije;
• transfer projektovanog proizvoda u realne kapacitete preduzeća - njima se prilagođava EDMS sistem;
• testiranje performansi konfigurisanog proizvoda;
• obuka rukovodstva i osoblja - metodom "šok terapije" ili postepeno;
• rad i prilagođavanja u njegovom procesu, skaliranje, rješavanje tekućih problema.

Sistem upravljanja dokumentima mora biti efikasan i nadoknaditi uloženo u njega. Da biste procenili efikasnost EDMS-a, možete koristiti metode obračuna za IT projekte i, u principu, bilo koju nematerijalnu imovinu. Potrebno je uzeti u obzir koliko su aktivno stručnjaci trećih strana bili uključeni u posao, koliki je povrat od njihove intervencije, kakvi su izgledi za dalju profitabilnost. Možete se susresti sa situacijom u kojoj će proračun efikasnosti koštati kupca više od samog EDMS-a, ali to se mora uraditi.

Vrijedi uzeti u obzir da tradicionalne metode evaluacije ne određuju točno rezultat - obraćaju pažnju na troškove kupovine i implementacije, ne uzimajući u obzir optimizaciju rada različitih odjela, ubrzavanje prometa dokumenata i pojednostavljivanje odlučivanja. izradu. Neophodno je procijeniti efikasnost EDMS-a u kompleksu, neko vrijeme nakon njegove implementacije, i tada će rezultati ugodno zadovoljiti kupce.

Možete odabrati optimalno izdanje Docsvision, upoznati se sa troškovima modula i opcijama licenciranja na stranici

Nije tajna da uspješno vođenje svakog posla prije svega ovisi o tome kako funkcionira mehanizam za racionalizaciju dokumentacije. Uostalom, rad s papirologijom, iako ne donosi zadovoljstvo, važna je karika u upravljanju kompanijom.

Osim toga, dokumentacijom treba postupati na vrijeme, inače će se početi gomilati i gubiti. Kako bi se izbjegli mogući gubici, uveden je sistem elektronskog upravljanja dokumentima.

U ovom članku ćemo objasniti: Šta je EDMS? Koje su njegove vrste, prednosti i mane?

Sa razvojem interneta, vrijeme debelih fascikli i prašnjavih arhiva je prošlost. Sada je proces rada sa dokumentima potpuno automatizovan. Potrebni papiri se mogu pronaći jednim klikom, a arhiviranje se vrši bez ljudske intervencije. EDMS otvara takve mogućnosti preduzećima.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) je a softver putem kojih se dokumenti obrađuju elektronski. Drugim riječima, zahvaljujući EDMS-u moguće je prenositi dokumente između zaposlenih, izdavati pojedinačne zadatke, arhivirati itd.

Sigurno je da su mnoge organizacije u stanju da stvaraju elektronski dokumenti, pohraniti i prenijeti ih. Međutim, običan elektronski format neće imati nikakav pravni učinak. Da bi elektronski papir dobio na težini, važno je da ga potpišu obje strane. U tom slučaju dokumenti moraju biti zapečaćeni posebnim elektronskim potpisom.

Stoga se SED može podijeliti u dvije vrste:

1. Protok dokumenata unutar kompanije između zaposlenih;
2. Protok dokumenata između različitih preduzeća i organizacija putem posebnih komunikacijskih kanala.

Za korištenje EDMS-a unutar organizacije potreban je poseban softver. Obično se takav program naziva EDI platforma. Osim toga, za nesmetan rad takvog softvera potreban je dodatni hardver. Na primjer, serveri, mrežni kanali i tako dalje.

Operater za elektronsko upravljanje dokumentima će vam biti potreban ako trebate raditi s papirima između dvije različite kompanije. Takav operater će biti dobar pomoćnik. Na kraju krajeva, ume da dostavlja poruke, provjerava format u kojem se šalju dokumenti, zahtijeva i kontroliše stavljanje elektronskog potpisa, samostalno čuva i arhivira papire itd.

Dakle, EDMS je "cirkulacijski sistem" cjelokupnog poslovanja. Štedi dosta vremena, a naravno i pozitivno utiče na rad organizacije u cjelini. Ali da li ova vrsta obrade informacija uvijek ima koristi? I da li je EDMS sposoban naštetiti poslovanju? Da biste odgovorili na ova pitanja, morate razmotriti pozitivne i negativne aspekte elektronskog upravljanja dokumentima.

Prednosti i nedostaci EDI-ja

Kao i svaki drugi proces, EDI ima i prednosti i nedostatke. Glavni parametri su prikazani u tabeli ispod.

Prednosti

Nedostaci

Naručivanje . Sistem automatski stavlja brojeve na dokumente, što eliminiše sve vrste grešaka Praćenje . U svakom trenutku možete saznati ko radi sa dokumentom Preservation. Zaposleni neće moći da izgubi ili ošteti elektronski dokument Oporavak . Izbrisani dokument se može vratiti u bilo koje vrijeme Očuvanje privremenih resursa. Elektronska forma dokumenta dolazi do svakog zaposlenog za nekoliko sekundi, bez obzira na njegovu lokaciju. Pogodan za rad. Ako je potrebno, zaposlenik može promijeniti originalnu verziju dokumenta. EDO omogućava obnavljanje svakog od njih. Osim toga, možete pratiti imena onih stručnjaka koji su radili na papiru. Dostupnost . EDI sistem radi 24/7. Štaviše, kada je na njega povezan putem interneta, zaposlenik može raditi s dokumentacijom u bilo koje vrijeme, čak i ako je u bolnici ili na godišnjem odmoru. Planiranje. Sistem omogućava stručnjaku da planira tok rada sa papirima. Možete podesiti datum, vrijeme izvršenja, kao i nalog. I u pravo vrijeme, sam program će obavijestiti zaposlenika o potrebi da završi svoj posao. Zgodna pretraga. Program je dizajniran tako da omogućava pronalaženje potreban dokument ne samo po imenu, već i po ključnoj riječi. Ušteda papira. Nema potrebe da štampate dokumentaciju, uvezujete je u fascikle i pravite inventar. Sve informacije se pohranjuju elektronski iu svakom trenutku željeni dokument može se štampati na papiru.

Potrošnja novca. Stvaranje EDI-ja će zahtijevati određene finansijske troškove. Novac je potreban za softver i hardver. Visina troškova zavisiće od broja povezanih zaposlenih. U prosjeku, ovaj iznos će biti oko 100.000 rubalja (*). Odmah koristite SED - neće raditi. Nakon nabavke traje instalacija, implementacija i otklanjanje grešaka programa veliki broj vrijeme i posebne vještine. Trening. Da bi pravilno koristili EDMS, svi uključeni zaposleni moraju proći posebnu obuku. Sigurnost. Zbog sigurnosti informacija, čelnici kompanije moraju platiti Posebna pažnja sigurnost. Naime, izdati elektronski potpis, odrediti ko će od zaposlenih i kakav pristup papirima imati, a biće potrebno i zaštititi program od prodora spolja. Potreban administrator. Osoblje organizacije mora imati osobu koja će moći rješavati tekuće zadatke rada u EDMS-u. Naime, za otklanjanje grešaka na serveru, za pomoć korisnicima, za praćenje funkcionisanja sistema. Potrebna je stalna sigurnosna kopija. Da bi sačuvali informacije, korisnici moraju trajno čuvati dokumente. U nekim slučajevima potrebno je postojanje elektronskog i papirnog dokumenta. Ako, na primjer, partner nema instaliran EDMS, onda kada radite s njim, dokumentacija mora biti u elektronskom i papirnom obliku.

Pravi trošak elektronskog upravljanja dokumentima za mala preduzeća

(*) Ako je preduzeće malo, a vlasnik preduzeća (ili sam preduzetnik) lično potpisuje dokumente, onda će troškovi biti minimalni. Sastoje se od kupovine elektronskog digitalnog potpisa - 1.500 rubalja i pristupa usluzi elektronskog upravljanja dokumentima - od 100 rubalja.

Za male količine, naši urednici preporučuju uslugu Kontur.Diadoc. Ako odaberete tarifu Universal“, tada će troškovi biti samo 9 rubalja po poslanom dokumentu. U poređenju sa slanjem originalnih dokumenata poštom, slanje jednog preporučenog pisma unutar regije koštat će najmanje 50 rubalja. Razlika je očigledna:

Sistem svim novim korisnicima daje 50 bonusa dobrodošlice transfera elektronskih dokumenata.

Kao što se vidi iz tabele, uprkos pozitivne strane, SED također ima negativne poene. U osnovi se svode na materijalne troškove, koji, kako se pokazalo, možda i nisu mali.

Kompanija će snositi značajne troškove ne samo za instaliranje softvera i nabavku potrebne opreme, već će morati i zaposliti zaposlenika, bez čijih posebnih vještina, sistem elektronskog upravljanja dokumentima jednostavno neće raditi. Takav radnik takođe treba da isplati platu. A ovo je još jedna stavka troškova.

Ali ne zaboravite da će se uloženi napori isplatiti u budućnosti, a firme koje rade s EDMS-om će imati samo koristi. Uostalom, oni će uštedjeti ne samo na vremenu obrade informacija, već će i značajno smanjiti troškove plaćanja usluga, na primjer, arhivista. Uz sve ostalo, za elektronsku arhivu nisu potrebni dodatni prostori, nabavka dodatne dopisnice i drugi punktovi.

Šta je sistem elektronskog upravljanja dokumentima?

U pravilu se radi o elektronskom sistemu za upravljanje dokumentima (EDM), u kojem možete generirati, slati, primati i potpisivati ​​elektronske dokumente. Oni su ekvivalentni papiru sa svojeručnim potpisom. Za obavljanje elektronskog upravljanja dokumentima potreban vam je certifikat za elektronski potpis.

Interfejs se obično sastoji od 2-3 kartice, uključujući izvođače (vaše partnere i klijente koji učestvuju u EDI) i glavnu karticu - Dokumenti. U ovoj kartici, odjeljci Dolazni i Odlazni će sadržavati dokumente koje ste poslali i primili.

Vrste EDI

Bez sumnje, prilikom uvođenja elektronskog upravljanja dokumentima, organizacije veliki naglasak stavljaju na efikasnost. Teško je reći koji će tip EDI za određenu organizaciju biti najefikasniji. Sve zavisi od pravca preduzeća i njegovih poslovnih procesa.

Međutim, postoji opšta kvalifikacija EDI-ja u smislu funkcionalnosti, tehnologije upravljanja, sastavnih komponenti, itd. S tim u vezi, mogu se razlikovati glavne vrste SED-a:

• Uredski sistem. Ova vrsta je namenjena za obavljanje kancelarijskih poslova preduzeća. Štaviše, rad se izvodi prema svim prihvaćenim pravilima uz vertikalnu kontrolu, tj. od nadređenog ka podređenom;
• Elektronske arhive. glavni cilj takav sistem je organizacija rada na čuvanju dokumentacije. Između ostalog, program omogućava korisniku da lako pronađe potreban papir. Međutim, prijenos dokumentacije u takvom sistemu ne bi bio moguć;
• Sistemi toka rada. Ova vrsta sistema je široko rasprostranjena među korisnicima zbog činjenice da je njegov glavni zadatak organizacija i automatizacija poslovnih procesa. Sa takvim softverom je lako poslovati, a tok posla je samo izgovor za postojanje radnih trenutaka;
• ECM sistemi. Softver omogućava korisniku da uvede novine u sistem upravljanja organizacijom. Uz pomoć složenih sistema moguće je upravljati: dokumentima, potpisima, tokovima posla, znanjem zaposlenih itd. Ova vrsta EDI-ja će biti mnogo skuplja, jer korisniku nudi naprednu funkcionalnost.

Vrijedi napomenuti da svaki tip EDMS-a postaje veći od prethodnog i daje više mogućnosti korisnicima. Međutim, da biste cijenili sve prednosti elektronskog upravljanja dokumentima, morate napraviti pravi izbor.

Kako odabrati pravi SED

Kao što je već napomenuto, izbor EDMS-a je složen proces koji zahtijeva posebnu pažnju. Između ostalog, menadžment kompanije treba da uzme u obzir ogroman broj odlučujućih faktora, kao što su pravac poslovanja, osoblje itd.

Na primjer, za komercijalna organizacija biće ispravno instalirati EDMS i između zaposlenih i između partnera. Samo na taj način preduzeće će moći da ostvari potrebne ekonomske koristi.

Za javna ustanova bolje je fokusirati se na specifičnosti njegovog rada, a više pažnje posvetiti kreiranju elektronskih arhiva. Takođe je potrebno obučiti zaposlene za rad sa njima.

Prilikom odabira jednog ili drugog EDMS-a važno je uzeti u obzir da li sistem ispunjava navedene zahtjeve. To uključuje:

• Kompletnost funkcionalnosti;
• Jednostavnost upotrebe;
• Kolikom brzinom će ovaj sistem biti uveden u radni tok;
• Prisustvo postavki, koje moraju biti fleksibilne;
• Da li sistem ima mogućnost proširenja funkcionalnosti;
• Da li je moguće prilagoditi EDMS postojećem softveru preduzeća;
• Lakoća prilagođavanja;
• Dostupnost tehnička podrška. Važno je da takva pomoć bude na visokom nivou;
• Reputacija proizvođača, itd.

Uzimajući u obzir ovu činjenicu, korisnik se treba pridržavati sljedećih radnji:

1. Istražite funkcionalnost. Posebnu pažnju treba obratiti na poglavlje „Mogućnosti“. Važno je da proizvođač posebno navede listu zadataka koje izvršava program. Ako nema specifičnosti, onda je vrijedno napustiti takav EDMS sistem;
2. Dostupnost tematskih prezentacija. Važno je da program sadrži demo materijal, čime se objašnjava korisniku kako da koristi funkcionalnost;
3. Proučite snimke ekrana. Tako će menadžer moći da se uveri da li je funkcionalnost zaista jednostavna i da li ima navedene zahteve;
4. Obavezno pročitajte recenzije stvarnih korisnika. Većina najbolja opcija- gleda video zapise na YouTube-u;
5. Mnogi proizvođači nude rukovodiocima besplatne probne verzije. Tako će korisnik moći razumjeti da li je odabrani proizvod prikladan ili ne;
6. Što se tiče cijene robe, očigledno je da ova stavka ne može a da ne oduševi kupca. Teško je odrediti kolika bi trebala biti stvarna cijena EDMS-a, ali vrijedi istražiti što ova ili ona brojka daje. Stoga će detaljna studija cjenovnika pomoći kupcu da izbjegne neočekivane troškove i izdatke.

Vrijedno je zapamtiti da će vam samo stručnjak pomoći da napravite pravi izbor. Stoga, odabir i instalaciju EDMS-a treba obavljati samo pod pažnjom osobe koja ima posebne vještine.

Zbog visoke cijene, ne rade sve organizacije u našoj zemlji sa EDMS. Trenutno samo velike firme obavljaju obradu papira u elektronskom obliku. Ali stvari se mijenjaju i vjerovatno je da će u bliskoj budućnosti potreba za radom uz pomoć EDMS-a biti cijenjena, a mnoge firme će sebi moći priuštiti elektronsko poslovanje. Dakle, oni će postati najefikasniji i najuspješniji!