Apa yang harus dilakukan sekretaris teknis? Tugas seorang sekretaris. Profesi tidak diragukan lagi memiliki keunggulan dalam keuntungan

Setiap kantor publik membutuhkan seseorang untuk menyambut pengunjung. Keterampilan telepon dan email yang sangat baik sangat penting bagi resepsionis, tetapi kemampuan untuk berkomunikasi secara langsung adalah yang membedakan sekretaris dari manajer akun. Lagi pula, ketika seseorang (pemasok, konsumen, mitra) memasuki kantor, hal pertama yang dilihatnya adalah sekretaris, dan kesan pertama selalu penting.

Langkah

Kualifikasi yang dibutuhkan

Anda harus memiliki keterampilan organisasi terbaik. Sekretaris adalah wajah perusahaan. Ini adalah orang yang pertama kali berbicara dengan klien, dan rekan kerja meminta berbagai informasi. Selain menerima panggilan dan pengunjung, sekretaris sering berkomunikasi dengan klien, mengatur acara, rapat, dan sebagainya. Untuk mengatasi semua tugas ini, sekretaris harus dapat mengatur waktunya, karena ia harus menangani beberapa kasus secara bersamaan. Seseorang tidak akan bertahan lama sebagai sekretaris jika dia tidak bisa menangani lebih dari satu tugas dalam satu waktu dan memprioritaskannya.

• Cara terbaik untuk mengatur ruang kerja Anda adalah dengan meluangkan waktu untuk mengatur dokumen Anda dalam urutan yang sesuai untuk Anda. Sangat penting untuk mengetahui jenis dokumen dan informasi apa yang mungkin dibutuhkan bos, kolega, atau klien Anda. Simpan semua dokumen dalam file terpisah. Mereka dapat berada di layar komputer Anda dan dalam bentuk kertas. Urutkan dokumen dalam urutan yang sesuai dengan Anda. Jika Anda membutuhkan stiker multi-warna, gunakanlah.
• Terorganisir juga berarti mencari motivasi untuk bekerja dalam diri Anda. Anda tidak perlu orang lain untuk mengendalikan Anda. Jika Anda terorganisir, Anda akan tahu tugas mana yang harus dilakukan setiap hari dan mana yang harus dilakukan terlebih dahulu.
• Jauhkan nomor telepon berguna. Ada sangat, sangat banyak, misalnya, nomor telepon karyawan, kontraktor, mitra, kontak mendesak, dan sebagainya. Anda akan membutuhkan mereka setiap saat. Simpan dalam program Rolodex atau program komputer lain yang sesuai.

1. Pelajari teknologi modern. Perangkat nomor satu yang digunakan sekretaris adalah telepon, jadi pelajari semua tombol dan fiturnya. Melek komputer juga penting: sebagian besar sekretaris harus dapat menggunakan email dan bekerja dengan dokumen elektronik. Hal ini juga berguna untuk mengetahui cara membuat tabel di Excel, dan dapat menggunakan program industri.

   • Perlu diingat bahwa jika mesin fotokopi, pemindai, printer terletak di sebelah desktop Anda, maka Anda akan terus menggunakannya (dan membantu rekan kerja yang memiliki masalah dalam menggunakannya). Setelah Anda mengetahui mesin mana yang digunakan di kantor Anda, biasakan diri Anda dengan fungsi utama mesin ini, serta cara memperbaiki masalah yang paling umum.

2. Jadilah karyawan yang dapat diandalkan. Semua orang selalu mengandalkan sekretaris. Jika tidak ada yang menjawab panggilan ke perusahaan atau ada banyak orang yang menunggu jawaban, maka ini adalah manifestasi dari kelemahan perusahaan. Memecahkan masalah seperti itu harus menjadi prioritas bagi Anda. Jika manajemen Anda tahu bahwa Anda dapat diandalkan dan Anda selalu ada untuk membantu, maka Anda akan menjadi sangat diperlukan.

   Mempelajari selamat mendengarkan . Sebagian besar pekerjaan sekretaris adalah mendengarkan orang. Mendengar pertanyaan klien di telepon, mendapatkan informasi yang Anda butuhkan - semua ini hanyalah manifestasi dari kemampuan untuk mendengarkan. Kemampuan mendengar informasi dengan benar akan membuat Anda lebih efektif. Anda akan dapat menyelesaikan masalah lebih cepat jika Anda memahami dengan jelas apa yang sebenarnya diminta orang tersebut kepada Anda.

   Catat semuanya. Jika atasan Anda meminta Anda melakukan sesuatu, tuliskan detailnya. Jika klien menelepon, tuliskan informasi tentang dia (nama, kontak informasi, tujuan panggilan, dan sebagainya). Catatan adalah cara yang bagus untuk tetap teratur dan akan mengingatkan Anda tentang semua hal kecil yang tanpa catatan ini akan Anda lupakan dalam beberapa jam. Buat catatan di buku catatan dan simpan bersama Anda setiap saat. Anda akan terkejut betapa membantunya mereka, terutama jika Anda mencoba mengingat apa yang diinginkan orang yang menelepon Anda lima jam yang lalu.

   • Periksa apakah Anda menuliskan pesan secara rinci dan membaca ulang apa yang Anda tulis. Dan yang paling penting - jangan takut untuk sekali lagi memeriksa pesan dan informasi kontak orang yang menelepon Anda. Ini adalah satu-satunya cara Anda dapat memastikan bahwa Anda menuliskan semuanya dengan benar.

3. Jawab telepon dengan sopan menggunakan salam standar. Misalnya: “[nama perusahaan], selamat siang. Nama saya XXX, ada yang bisa saya bantu?” Cobalah untuk menjawab setelah telepon pertama atau kedua berdering. Tidak dapat diterima untuk membuat orang menunggu lebih dari satu menit (ambil kata-kata saya untuk itu, ini jauh lebih lama dari yang Anda pikirkan).

   • Dengarkan baik-baik nama orang yang memanggil Anda. Ulangi nama pemanggil jika perlu. Ponsel sering mendistorsi suara. Tuliskan nama orang yang Anda ajak bicara jika sulit diucapkan.
   • Jika Anda mentransfer panggilan ke pelanggan lain, lakukan dengan menggunakan frasa standar: "Harap tunggu satu menit." Jika pelanggan sibuk, Anda dapat mengatakan: “Maaf, XXX sedang menelepon sekarang. Apakah Anda akan menunggu sampai gratis atau Anda ingin meninggalkan pesan? Ucapkan terima kasih dengan sopan kepada penelepon dan bertindak sesuai dengan keinginannya.

4. Sambut setiap kurir atau orang dari layanan pengiriman dengan profesionalisme dan rasa hormat yang sama seperti pengunjung lainnya. Pastikan tanda tangan Anda terbaca. Mungkin kurir akan membutuhkan instruksi di mana harus meninggalkan paket. Pastikan Anda menghubungi staf yang sesuai dengan masalah ini.

   Perlakukan klien yang datang ke kantor Anda dengan sopan. Setelah pengunjung memperkenalkan dirinya dan mengatakan kepada siapa dia datang, hubungi orang yang dikunjungi dan beri tahu bahwa mereka datang kepadanya. Ungkapan standar untuk kasus seperti itu adalah: “Tatyana Ivanovna, Tuan Petrov dari XXX Corporation telah mendatangi Anda. Anda punya janji jam 2 siang. Selalu dapatkan nama depan dan belakang pengunjung, serta perusahaan yang diwakilinya. Ini juga membantu untuk mengetahui apakah dia punya janji. Karyawan yang datang kepada pengunjung harus memberi tahu Anda ke mana harus pergi ke pengunjung dan berapa lama menunggu pertemuan. Anda dapat memberi tahu pengunjung: “Tatyana Ivanovna akan datang dalam 5 menit. Silakan duduk".

   Perilaku yang Benar

   1. Menjadi positif. Sekretaris adalah wajah perusahaan. Kliennya melihat lebih dulu, dan dia juga yang pertama menjawab panggilan. Tak seorang pun ingin disambut dengan ekspresi masam atau nada kesal. Tetapkan aturan bahwa Anda harus selalu tersenyum dan menjadi orang yang ceria dan optimis. Ingatlah untuk bersabar dengan klien yang sulit, bahkan jika kesabaran Anda sudah mencapai batasnya.

      • Bahkan jika Anda menghadapi klien yang sulit, ingatkan diri Anda bahwa Anda kuat, pria bahagia. Katakan pada diri sendiri bahwa Anda melakukan segalanya untuk membantu mereka. Lebih baik tenang dan seimbang daripada meledak dan terlihat marah dan tidak menyenangkan.

   2. Selalu siap untuk menyapa klien dengan sopan. Selalu penting untuk menyapa pelanggan dengan ramah. Bahkan jika Anda harus menyelesaikan bisnis Anda sebelum Anda dapat membantu orang tersebut, penting untuk menyapa mereka sehingga mereka merasa diperhatikan dan tahu bahwa Anda akan segera membantu mereka.

      • Yang terbaik adalah menggunakan frasa seperti "Halo! Selamat datang di [nama perusahaan]" atau " Selamat pagi! Silahkan duduk. Aku akan membantumu sebentar lagi."

   3. Menjadi sopan . Tunjukkan rasa hormat kepada orang-orang. Perlakukan semua orang sebagai orang terpenting yang memasuki kantor Anda hari itu. Itu pekerjaanmu. Tidak ada yang peduli jika Anda terjebak kemacetan di pagi hari, dompet baru Anda rusak, atau Anda kehilangan CD favorit Anda. Tinggalkan semua urusan pribadi di rumah. Bahkan jika Anda tidak menyukai klien atau sikapnya, berpura-puralah bahwa Anda senang bertemu dengannya. Pastikan orang tersebut benar-benar santai dan senang berinteraksi dengan Anda.

   4. Berpakaianlah dengan pantas. Anda mewakili perusahaan Anda, jadi Anda harus berpakaian dengan pantas. Beli pakaian yang cocok untuk ke kantor. Jika Anda seorang sekretaris di jenis perusahaan tertentu (seperti toko pakaian), Anda dapat membeli beberapa barang yang ditawarkan toko Anda. Cobalah untuk berpakaian konservatif kecuali Anda bekerja di tempat di mana mode, gaya, atau faktor lain berada di garis depan.

      • Periksa apakah perusahaan tempat Anda bekerja memiliki aturan berpakaian tertentu. Mungkin gaya kasual sudah cukup, tetapi jangan melangkah terlalu jauh dengan berpakaian informal (dalam hal apa pun, pakaian olahraga tidak boleh dipakai untuk bekerja).
   • Jangan mencampurkan urusan pribadi dengan pekerjaan. Aturan ini juga berlaku untuk penggunaan ponsel dan Surel. Departemen teknologi Informasi dapat melacak aktivitas Anda di komputer.
   • Ingat siapa yang membayar gaji Anda dan selalu hormati mereka.
   • Bersikap sopan kepada supervisor dan tanyakan apakah Anda dapat membantu mereka dengan tugas tambahan di waktu luang Anda.
   • Tulis catatan di atas kertas karbon dan berikan salinan kedua kepada orang yang dituju. Atau gunakan notepad yang mudah dirujuk untuk mengingat nama atau nomor telepon.
   • Menyortir surat biasanya merupakan bagian dari pekerjaan sekretaris. Cari tahu pada hari pertama Anda bagaimana surat tiba, siapa yang mengirimkannya, dan kapan.
   • Temukan seseorang yang dapat menggantikan Anda ketika Anda pergi ke toilet, ke pertemuan, makan siang, liburan. Dengan cara ini Anda akan menghindari munculnya orang-orang yang marah menunggu Anda kembali.
   • Tanyakan rekan kerja jika mereka membutuhkan bantuan dengan sesuatu. Lebih baik berteman dengan membantu orang daripada musuh yang akan mengeluh tentang Anda.
   • Selalu tunjukkan keinginan untuk melakukan tugas-tugas baru, serta tugas-tugas rutin. Pengetahuan datang dengan pengalaman.

Sekretaris disebut asisten yang setia dan tangan kanan bos, dan untuk alasan yang baik, karena tugas sekretaris kepala termasuk memastikan manajerial yang efektif dan kegiatan administrasi. Sekretaris kepala terlibat dalam persiapan dan pelaksanaan surat-surat dan dokumen bisnis, membantu bos dalam bisnis, dan memecahkan banyak masalah organisasi.

Posisi asisten sekretaris juga dapat dianggap representatif, karena dia adalah wajah perusahaan - dia bertemu tamu, menjawab panggilan dan surat. Pekerjaan seperti itu membutuhkan banyak ketenangan, komunikasi, dan organisasi. Untuk alasan ini, profesi sekretaris dapat menjanjikan prospek yang bagus - di masa depan, seorang spesialis dapat menjadi manajer kantor, dan kemudian menjadi salah satu direktur atau manajer puncak.

Posisi sekretaris eksekutif diperlukan di hampir setiap perusahaan yang memiliki kantor untuk klien dan pengunjung. Ini bisa menjadi perusahaan besar dan bisnis kecil.

Sejarah profesi

Seiring waktu, kekuasaan sekretaris telah berkembang secara signifikan dan hari ini mereka dapat melakukan berbagai fungsi. Jadi, ada kebutuhan akan spesialis dengan spesialisasi sempit, sebagai akibatnya muncul profesi sekretaris-rujukan, juru tulis, sekretaris-penerjemah dan manajer kantor.

Tanggung jawab sekretaris

Tanggung jawab Asisten Sekretaris meliputi:

• penerimaan pengunjung;
• menerima panggilan telepon;
• pencatatan;
• merencanakan hari kerja kepala;
• organisasi pertemuan;
• memesan tiket dan memesan hotel untuk manajer dan karyawan lainnya selama perjalanan bisnis;
• memesan alat tulis untuk kantor;
• pemenuhan permintaan manajer.

Terkadang fungsi sekretaris kepala termasuk korespondensi dalam bahasa Inggris.

persyaratan sekretaris

Persyaratan untuk sekretaris-referensi meliputi:

• pendidikan menengah atau tinggi;
• kepemilikan PC;
• pengetahuan tentang dasar-dasar pekerjaan kantor;
• pengetahuan bahasa inggris(kadang-kadang).

Juga, posisi sekretaris membutuhkan keterampilan berikut:

• ketepatan waktu;
• kemampuan berpenampilan baik (presentability);
• organisasi.

template resume sekretaris

Contoh resume

Cara menjadi sekretaris

Bagaimana cara menjadi sekretaris? Itu bisa menjadi pemilik apa saja pendidikan yang lebih tinggi yang telah lulus kursus asisten sekretaris atau menerima pelatihan langsung di tempat kerja. Sebagai aturan, pemberi kerja tidak memaksakan persyaratan khusus pada spesialisasi pelamar, tetapi fokus pada fakta bahwa pelamar memiliki persyaratan yang diperlukan. kualitas pribadi dan mampu melakukan tugas pada tingkat yang tepat.

gaji sekretaris

Gaji sekretaris bisa berbeda - dari 15 hingga 45 ribu rubel. Penghasilan tergantung pada jangkauan tugas karyawan dan wilayah tempat dia bekerja. gaji rata-rata asisten sekretaris adalah 30 ribu rubel.

Kembali ke Tanggung Jawab Kepemimpinan

Sekretaris melaksanakan tugas sebagai berikut:

- Melaksanakan pekerjaan dukungan organisasi dan teknis kegiatan administrasi dan administrasi kepala.

- Menerima surat masuk untuk dipertimbangkan oleh kepala, mentransfernya sesuai dengan keputusan di unit struktural atau pemain tertentu untuk digunakan dalam proses kerja atau persiapan jawaban.

- Menerima dokumen dan pernyataan pribadi untuk ditandatangani kepala.

- Menjawab panggilan telepon, mencatat dan mengirimkan informasi resmi ke kepala, mengatur percakapan telepon kepala.

- Atas nama kepala, membuat surat, permintaan, dan dokumen lainnya.

- Melakukan pekerjaan persiapan rapat dan rapat yang diadakan oleh kepala (mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan, memberi tahu peserta tentang waktu dan tempat rapat, agenda, pendaftaran mereka), memelihara dan membuat risalah rapat dan rapat.

— Melakukan kontrol atas pelaksanaan oleh karyawan perusahaan dari perintah dan perintah yang dikeluarkan, serta kepatuhan dengan tenggat waktu untuk pelaksanaan instruksi dan instruksi dari kepala yang diambil di bawah kendali.

- Menyediakan tempat kerja kepala dengan sarana teknologi organisasi yang diperlukan, alat tulis, menciptakan kondisi yang kondusif untuk pekerjaan kepala yang efektif.

- Mengatur penerimaan pengunjung, berkontribusi pada pertimbangan cepat permintaan dan proposal karyawan.

– Formulir kasus sesuai dengan nomenklatur yang disetujui, memastikan keamanannya dan menyerahkannya ke arsip dalam batas waktu yang ditentukan.

— Mengatur perjalanan bisnis kepala: memesan tiket pesawat dan kereta api, memesan hotel.

- Melakukan tugas resmi terpisah dari atasan langsungnya.

Sekretaris berhak:

- Menerima informasi, termasuk rahasia, sejauh yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

— Menyampaikan proposal kepada manajemen untuk meningkatkan pekerjaan mereka dan pekerjaan perusahaan.

- Meminta secara pribadi atau atas nama kepala divisi perusahaan dan spesialis lainnya informasi dan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan tugasnya.

— Mengharuskan manajemen untuk menciptakan kondisi normal untuk implementasi tugas resmi dan keamanan semua dokumen yang dihasilkan sebagai hasil dari kegiatan perusahaan.

- Membuat keputusan dalam kompetensi mereka.

Sekretaris bertanggung jawab:

— Untuk kinerja yang tidak berjalan dan/atau tidak tepat waktu, lalai dalam menjalankan tugasnya.

— Untuk ketidakpatuhan terhadap instruksi, perintah dan perintah saat ini untuk pelestarian rahasia dagang dan informasi rahasia.

— Untuk pelanggaran aturan internal Jadwal kerja, disiplin tenaga kerja, peraturan keselamatan dan keselamatan kebakaran.

Tugas Direktur
Mantan direktur
Manajemen eksternal
manajemen operasional
Sistem pengaturan

Kembali | | Ke atas

©2009-2018 Pusat Manajemen Keuangan. Seluruh hak cipta. Publikasi materi
diizinkan dengan indikasi wajib tautan ke situs.

Apa yang harus diketahui dan dapat dilakukan sekretaris diatur dalam profil kualifikasi.

Karakteristik kualifikasi- ini dokumen normatif, menetapkan apa yang harus dilakukan karyawan ini atau itu dalam pekerjaannya, apa yang harus dia ketahui dan mampu lakukan untuk ini, dan apa yang seharusnya menjadi tingkat pelatihannya.

Tanggung jawab pekerjaan(sekretaris harus bisa) Lakukan fungsi teknis untuk memastikan dan melayani pekerjaan kepala perusahaan (atau divisi), membantu merencanakan hari kerja kepala. Terima informasi yang diperlukan untuk manajer dari departemen atau pemain, hubungi karyawan atas namanya. Mengatur percakapan telepon dengan kepala, menerima dan mengirimkan pesan telepon, merekam pesan yang diterima dalam ketidakhadirannya dan membawa isinya ke perhatian kepala. Mengatur perjalanan dan perjalanan bisnis kepala. Melaksanakan pekerjaan persiapan rapat dan rapat yang diadakan oleh kepala (mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan, memberitahukan kepada peserta tentang waktu, tempat dan agenda rapat atau rapat, mendaftarkannya), menyimpan dan membuat risalah. Menyediakan tempat kerja manajer dengan alat tulis, peralatan organisasi, menciptakan kondisi yang kondusif untuk pekerjaannya yang efektif. Kirim dan terima informasi melalui interkom, cetak cepat seperti yang diarahkan oleh manajer berbagai bahan. Melakukan pekerjaan dokumentasi, menerima korespondensi yang ditujukan kepada kepala, mengaturnya sesuai dengan prosedur yang diterapkan di perusahaan dan mentransfernya setelah dipertimbangkan kepada kepala departemen atau pelaku tertentu untuk digunakan dalam proses pekerjaan mereka atau untuk menyiapkan tanggapan. Berita layanan informasi manajer dan karyawan (lisan, dokumenter, menulis ulasan pers, memberikan salinan artikel menarik). Ikuti tenggat waktu untuk memenuhi instruksi kepala pada pernyataan pribadi warga. Atur penerimaan pengunjung, sambil menunjukkan kebijaksanaan dan perhatian kepada mereka, berkontribusi pada pertimbangan cepat permintaan dan proposal karyawan, bentuk kasing sesuai dengan nomenklatur kasing yang disetujui, pastikan keselamatan mereka dan kirimkan ke arsip tepat waktu . Membuat dan menggunakan database (termasuk informasi Internet).

Sekretaris harus tahu: kegiatan perusahaan serta tugas dan kompetensi pegawai; peraturan dan instruksi untuk dukungan dokumentasi; naskah; bekerja di komputer pribadi, editor komputer modern (Word, Excel, dll.); aturan ejaan dan tanda baca; urutan susunan materi saat mencetak berbagai dokumen; aturan pengoperasian peralatan kantor (faks, mini-ATS, mesin fotokopi, perekam suara, tape recorder); aturan untuk penggunaan perangkat penerima dan interkom; standar sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi; peraturan ketenagakerjaan internal; dasar-dasar organisasi ilmiah pekerjaan kesekretariatan; psikologi orang dan hukum komunikasi yang efektif; etika kantor; aturan dan norma perlindungan tenaga kerja, langkah-langkah keselamatan, sanitasi industri dan proteksi kebakaran; bahasa asing klien dan mitra; Kode Tenaga Kerja RF

Untuk pengembangan dan spesifikasi karakteristik kualifikasi perusahaan (perusahaan) mengembangkan deskripsi pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan - dokumen organisasi dan hukum utama yang mengatur kegiatan sekretaris, mendefinisikan haknya, posisinya dalam organisasi, sifat pekerjaan. Sekretaris mengandalkan dokumen ini dalam hubungannya dengan karyawan. apa di uraian Tugas ditulis, maka akan ditanyakan hak apa yang diberikan di dalamnya, yang dimiliki sekretaris.

Uraian tugas sekretaris merupakan dokumen individu, karena jabatan sekretaris memiliki banyak gradasi. Dalam sebuah organisasi kecil (atau firma) akan ada satu sekretaris (secretary-referent). Dalam organisasi yang lebih besar, kepala dan wakilnya mungkin memiliki sekretaris di setiap unit struktural. Ada sekretaris dewan, sekretaris ilmiah dewan ilmiah, dll. Setiap sekretaris selalu, berdasarkan ruang lingkup dan kekhususan kegiatan organisasi, persyaratan kepala dan kepercayaannya pada sekretaris, mengembangkan berbagai tugas dan haknya sendiri , berbagai kombinasi jenis pekerjaan kreatif, logis, dan teknis. Pada saat yang sama, ada serangkaian operasi manajemen yang khas untuk layanan dokumenter dan non-dokumenter yang dilakukan oleh semua sekretaris. Selain itu, kekhasan dan kerumitan penyusunan uraian tugas sekretaris disebabkan oleh keserbagunaan kegiatannya. Oleh karena itu, tidak mungkin membicarakan standar tunggal deskripsi pekerjaan seorang sekretaris (secretary-referent).

Namun, seperti halnya deskripsi pekerjaan apa pun, itu tunduk pada Persyaratan Umum. Pertama-tama, ia memiliki struktur teks terpadu yang sudah mapan, yaitu bagian-bagian:

1. Ketentuan Umum;

2) fungsi;

3) tugas resmi;

5) tanggung jawab;

6) hubungan;

7) komunikasi berdasarkan posisi.

Bagian "Evaluasi pekerjaan" dapat ditambahkan, dan di tahun-tahun terakhir bagian "Organisasi kerja (rutinitas harian)" semakin sering muncul.

Bab " Ketentuan umum» berisi judul yang tepat dari posisi sesuai dengan kepegawaian, tempat dalam sistem manajemen, yaitu nama unit struktural dan subordinasi, tata cara pengangkatan dan pemberhentian serta tata cara penggantian. Dalam organisasi besar yang memiliki layanan DOW, sekretaris memiliki subordinasi ganda - langsung ke kepalanya dan kepala layanan DOW. Sekretaris diangkat dan diberhentikan atas perintah kepala (dalam organisasi besar- atas usul kepala layanan lembaga pendidikan prasekolah).

Di bagian yang sama, persyaratan untuk pelatihan profesional dan pengalaman kerja ditunjukkan. Hari ini, sikap terhadap sekretaris dan persyaratan untuknya telah berubah secara dramatis. Perusahaan mencari sekretaris dengan pendidikan khusus yang lebih tinggi atau menengah yang tahu bahasa asing dan fasih menggunakan komputer. Semakin, sekretaris, serta di luar negeri, dituntut untuk mengetahui bukan hanya satu, tetapi dua atau lebih bahasa asing, karena perusahaan memiliki banyak kontak dengan mitra asing, dan sekretaris berkomunikasi dengan mereka. Ini juga berisi indikasi dokumen legislatif, peraturan, peraturan, metodologis, organisasi, administrasi utama yang memandu sekretaris dalam pekerjaannya.

Bagian "Fungsi" mencantumkan kegiatan utama sekretaris (secretary-referent), misalnya: dukungan informasi dan dokumentasi untuk kepala, dukungan organisasi untuk pekerjaan kepala, partisipasi dalam persiapan pameran dan presentasi, dll.

Bagian "Tanggung Jawab" mencantumkan semua jenis pekerjaan, operasi, dan teknologi yang digunakan dalam implementasinya. Ini daftar dalam urutan logis pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris. Semua jenis pekerjaan dibagi menjadi operasi dengan indikasi teknologi eksekusi. Misalnya, fungsi "dukungan informasi dan dokumentasi" dibagi menjadi dua bagian: dokumentasi dan bekerja dengan dokumen. Dokumentasi, pada gilirannya, mencakup persiapan surat (surat undangan, surat peringatan, dll.), telegram, dll., atas instruksi manajer proyek; mencetak dokumen kepala di komputer; verifikasi kebenaran pelaksanaan dokumen ketika diserahkan untuk ditandatangani kepada kepala (visa, ketersediaan dan kebenaran detail sesuai dengan persyaratan standar, dll.); membuat dan mengesahkan salinan dokumen, dll. Bekerja dengan dokumen termasuk menerima dokumen masuk (jam ditunjukkan, misalnya: pukul 09 dan 16), menerima faks dan email (siang hari); pemrosesan utama dokumen yang diterima sesuai dengan persyaratan instruksi kerja kantor; pratinjau dokumen (jika dipercayakan kepada sekretaris); pendaftaran dokumen sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh organisasi; laporan dokumen ke kepala, dll.

Bagian "Hak" mungkin yang paling penting. Dia menekankan tempat sekretaris dalam sistem manajemen, pentingnya, posisinya dalam organisasi. Melalui hak-hak itulah kekuasaan yang didelegasikan oleh kepala kepada sekretaris dan derajat independensinya dapat terlihat. Bagian ini memungkinkan sekretaris untuk membebaskan waktu manajer untuk menyelesaikan tugas-tugas strategis dan taktis utama.

Bagian deskripsi pekerjaan inilah yang memberi sekretaris (secretary-referent) kekuasaan yang lebih besar atau lebih kecil dan menentukan tingkat kemampuannya.

Bagian "Tanggung jawab" disusun sesuai dengan hukum.

Bagian "Hubungan (hubungan berdasarkan posisi)" juga sangat penting untuk mengatur pekerjaan setiap karyawan aparat administrasi, dan pertama-tama, ini karena implementasi aktif sistem otomatis, yang memerlukan indikasi rinci tentang informasi apa, dalam bentuk apa, kepada siapa informasi itu dikirimkan dan dari siapa informasi itu datang.

Dalam beberapa tahun terakhir, bagian Evaluasi Pekerjaan sering muncul dalam deskripsi pekerjaan. Biasanya menunjukkan kriteria ketepatan waktu pekerjaan dan kualitasnya, misalnya: tidak adanya pengaduan, klaim dan pengaduan; tidak adanya kesalahan dalam dokumen; kepatuhan terhadap tenggat waktu pelaksanaan instruksi dari manajemen, dll.

Sebagai aturan, deskripsi pekerjaan diakhiri dengan indikasi prosedur untuk revisinya. Persyaratan untuk merevisi uraian tugas dapat berupa perubahan struktur organisasi, yang memerlukan redistribusi tugas karyawan, perubahan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris, dan pengenalan teknologi komputer. Tetapi lebih sering menunjukkan periode revisi wajib atau persetujuan ulang instruksi (3 tahun atau 5 tahun).

Bagian opsional adalah "Organisasi kerja", tetapi baru-baru ini menjadi sangat populer dan menjadi semakin umum. Ini memberikan perkiraan jadwal harian untuk pekerjaan sekretaris. Mungkin terlihat seperti ini.

PARUH PERTAMA HARI KERJA:

1) datang bekerja 10 menit sebelum kepala, untuk memeriksa keadaan tempat kerja (sendiri dan kepala), mengatur dirinya sendiri, menyusun atau mengklarifikasi rencana untuk hari yang akan datang;

2) jemput sesuai rencana dokumen yang dibutuhkan dan perbuatan;

3) menerima korespondensi, membiasakan diri dengan konten, mengesampingkan dokumen yang memerlukan keputusan prioritas kepala;

4) telegram, faksimile mendesak, dan pesan telepon untuk segera ditransfer ke kepala;

5) menyiapkan opsi untuk kemungkinan jawaban atau resolusi untuk sisa dokumen, mendistribusikan di antara para pelaksana;

6) ulasan ulasan yang diterima, laporan, undangan, dll.

d.; Catat tanggal dan waktu semua acara di kalender-buku harian Anda;

7) menyimpan dokumen yang diperlukan untuk informasi terkini dan pekerjaan referensi;

8) melaporkan kepada manajer tentang korespondensi yang diterima;

9) mengklarifikasi, bersama dengan kepala, isi kegiatan yang direncanakan untuk hari ini;

10) mentransfer melalui telepon dan secara pribadi instruksi kepala ke pelaksana terkait dan mengingatkan tentang batas waktu yang berakhir untuk pelaksanaan dokumen.

SORE:

1) pengumpulan dan persiapan untuk penandatanganan dokumen yang ditandatangani;

2) melaporkan kepada manajer tentang dokumen yang dieksekusi, mengambil dokumen yang diproses olehnya dari manajer;

3) memproses dan mengirim dokumen keluar;

4) merencanakan kegiatan untuk hari berikutnya.

Sepanjang hari kerja adalah:

a) bekerja dengan pengunjung, percakapan telepon;

b) pengajuan dokumen yang dieksekusi dalam kasus;

c) kinerja kerja di komputer;

d) mengatur penyalinan dokumen sesuai dengan instruksi kepala.

AKHIR HARI KERJA:

1) tinjau buku harian Anda dan beri tahu departemen terkait tentang perlunya mempersiapkan kegiatan tertentu;

2) jika kepala tetap bekerja setelah akhir hari kerja, perlu untuk memberinya semua informasi, bahan yang diperlukan;

3) rapikan tempat kerja Anda, keluarkan dokumen, kunci brankas dan semua lemari arsip dengan kunci, matikan peralatan elektronik dan teknis dari jaringan.

Uraian tugas merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan paket dokumen yang diperlukan untuk menyelenggarakan pekerjaan aparatur administrasi.

NASIHAT. Atur hari kerja Anda sedemikian rupa sehingga Anda dapat melakukan segalanya dan berguna bagi semua orang. Berikan diri Anda pada pekerjaan Anda, tetapi jangan lupa bahwa ada masalah yang bukan kompetensi Anda. Karena itu, lakukan hanya apa yang harus Anda lakukan.

Menyimpulkan: Perlu diperhatikan kembali bahwa uraian tugas sekretaris merupakan dokumen individu, karena jabatan sekretaris memiliki banyak gradasi. Setiap sekretaris, berdasarkan ruang lingkup dan kekhususan kegiatan organisasi, persyaratan kepala dan kepercayaannya kepada sekretaris, memiliki berbagai tugas dan haknya sendiri, berbagai kombinasi jenis pekerjaan kreatif, logis, dan teknis.

Chief engineer suatu perusahaan biasanya dianggap sebagai tangan kanan direktur, dan wakil untuk perdagangan adalah kiri, tetapi ketika tidak ada sekretaris, direktur sepenuhnya tanpa tangan.

Konsep sekretaris dan varietas
Konsep "sekretaris" cukup lebar. Diterjemahkan dari bahasa Latin, kata "secretarius" berarti "orang kepercayaan".

Biasanya hubungan antara sekretaris dan manajer cukup saling percaya, dan memang seharusnya begitu, karena. mewajibkan kekuasaan resmi.

Konsep sekretaris saat ini cukup kompleks dan memiliki banyak gradasi, saya akan memberikan contoh beberapa di antaranya:
Sekretaris Teknis- bekerja dengan peralatan kantor (faks, perangkat multifungsi, komputer pribadi), menggunakan Internet, melakukan instruksi untuk manajer dan karyawan, menelepon perusahaan dan lembaga atas nama kepala, menerima dan mengirim pesan melalui komunikasi.
resepsionis– menerima surat dan faks masuk, pesan email, menjawab panggilan telepon, meneruskannya ke departemen atau karyawan tertentu, bertemu pengunjung.
sekretaris kantor- menerima dan menganalisis korespondensi, memenuhi instruksi kepala dan wakilnya, menyusun teks dokumen, memelihara dokumentasi.
Asisten Sekretaris- tidak hanya seorang sekretaris, tetapi juga seorang spesialis yang sangat mengenal kegiatan perusahaan, yang dalam beberapa kasus dapat membuat beberapa keputusan independen. Sekretaris-rujukan menyiapkan laporan kepala, mencari dokumentasi yang diperlukan untuk manajer, merencanakan hari kerja manajer, memecahkan masalah administrasi dalam kompetensinya.
Manajer kantor– memastikan berfungsinya seluruh kantor: menyiapkan bahan untuk presentasi, memastikan layanan transportasi tidak terputus, komunikasi yang jelas, memastikan pengoperasian peralatan kantor dan ketersediaan alat tulis. Manajer kantor bertanggung jawab untuk penampilan kantor, di sebuah lembaga kecil dapat secara bersamaan menjalankan fungsi petugas personalia.
kecil organisasi komersial sekretaris, apa pun namanya, dibedakan oleh fakta bahwa mereka harus melakukan pekerjaan universal.
Profesi sekretaris mungkin paling dekat dengan profesi aktor. Kekhususan dan kompleksitas pekerjaan seorang sekretaris disebabkan oleh fakta bahwa ia selalu terlihat, di pusat komunikasi dengan manajemen, kolega, klien. Senyum, suara yang menyenangkan, penampilan yang rapi, gerak tubuh yang percaya diri, dan niat baik, terlepas dari suasana hati, menciptakan suasana khusus di kantor.

Deskripsi pekerjaan sekretaris

MENYETUJUI
CEO
Nama belakang I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Ketentuan Umum

1.1. Sekretaris termasuk dalam kategori pelaksana teknis.
1.2. Sekretaris diangkat untuk posisi tersebut dan diberhentikan darinya atas perintah direktur umum perusahaan.
1.3. Sekretaris melapor secara langsung ke CEO/ kepala divisi struktural perusahaan.
1.4. Selama sekretaris berhalangan, hak dan kewajibannya dialihkan kepada orang lain resmi, yang diumumkan dalam urutan organisasi.
1.5. Seseorang yang memenuhi persyaratan berikut diangkat ke jabatan sekretaris: pendidikan - spesialisasi yang lebih tinggi, tidak lengkap lebih tinggi atau menengah, pengalaman pekerjaan serupa dari enam bulan, pengetahuan tentang peralatan kantor (faks, mesin fotokopi, pemindai, printer), program Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Sekretaris dibimbing dalam kegiatannya oleh:
- tindakan legislatif Federasi Rusia;
— Piagam perusahaan, Peraturan Perburuhan Internal, lainnya peraturan perusahaan;
- perintah dan arahan manajemen;
- deskripsi pekerjaan ini.

2. Tugas sekretaris

Sekretaris melaksanakan tugas sebagai berikut:
2.1. Melaksanakan pekerjaan dukungan organisasi dan teknis kegiatan administrasi dan administrasi kepala.
2.2. Menerima korespondensi yang masuk untuk dipertimbangkan oleh kepala, mentransfernya sesuai dengan keputusan yang dibuat ke divisi struktural atau kontraktor tertentu untuk digunakan dalam proses pekerjaan atau persiapan jawaban.
2.3. Menerima dokumen dan pernyataan pribadi untuk ditandatangani kepala.
2.4. Menjawab panggilan telepon, mencatat dan mengirimkan informasi resmi ke kepala, mengatur percakapan telepon kepala.
2.5. Atas nama kepala, ia membuat surat, permintaan, dan dokumen lainnya.
2.6. Melakukan pekerjaan persiapan rapat dan rapat yang diadakan oleh kepala (mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan, memberi tahu peserta tentang waktu dan tempat rapat, agenda, pendaftaran mereka), memelihara dan membuat risalah rapat dan rapat.
2.7. Melakukan kontrol atas pelaksanaan oleh karyawan perusahaan dari perintah dan perintah yang dikeluarkan, serta kepatuhan dengan tenggat waktu untuk pelaksanaan instruksi dan instruksi dari kepala yang diambil di bawah kendali.
2.8. Menyediakan tempat kerja kepala dengan sarana teknologi organisasi yang diperlukan, alat tulis, menciptakan kondisi yang kondusif untuk pekerjaan kepala yang efektif.
2.9. Mengatur penerimaan pengunjung, berkontribusi pada pertimbangan cepat permintaan dan proposal karyawan.
2.10. Formulir kasus sesuai dengan nomenklatur yang disetujui, memastikan keamanannya dan menyerahkannya ke arsip pada waktunya.
2.11. Mengatur perjalanan bisnis kepala: memesan tiket pesawat dan kereta api, memesan hotel.
2.12.

Melakukan tugas resmi individu dari atasan langsungnya.

3. Hak sekretaris

Sekretaris berhak:
3.1. Menerima informasi, termasuk informasi rahasia, sejauh yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
3.2. Memberikan saran kepada manajemen untuk meningkatkan pekerjaan mereka dan pekerjaan perusahaan.
3.3. Meminta secara pribadi atau atas nama kepala divisi perusahaan dan spesialis lainnya informasi dan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan tugasnya.
3.4. Mengharuskan manajemen untuk menciptakan kondisi normal untuk pelaksanaan tugas resmi dan keamanan semua dokumen yang dihasilkan dari kegiatan perusahaan.
3.5. Buat keputusan dalam kompetensi Anda.

4. Tanggung jawab sekretaris

Sekretaris bertanggung jawab:
4.1. Untuk kinerja yang tidak berjalan dan/atau tidak tepat waktu, lalai dalam melaksanakan tugasnya.
4.2. Untuk ketidakpatuhan terhadap instruksi, perintah dan perintah saat ini untuk pelestarian rahasia dagang dan informasi rahasia.
4.3. Untuk pelanggaran peraturan perburuhan internal, disiplin kerja, peraturan keselamatan dan keselamatan kebakaran.

Jika setelah membaca artikel ini Anda belum menerima jawaban yang jelas, cari bantuan cepat.

Direktori kualifikasi posisi manajer, spesialis dan karyawan lainnya, disetujui. Keputusan Menteri Tenaga Kerja Rusia tanggal 21 Agustus 1998 No. 37, mengklasifikasikan posisi sekretaris kepala sebagai pelaksana teknis.

SEKRETARIS adalah asisten eksekutif yang bertanggung jawab atas dukungan dokumenter dari kegiatan kepala, unit struktural, organisasi secara keseluruhan, bekerja secara independen, tanpa kontrol langsung oleh kepala, membuat keputusan dan mengungkapkan penilaian tentang masalah dalam kompetensinya.

Asosiasi Sekretaris Internasional

Seorang sekretaris yang memenuhi syarat membebaskan hingga 30% dari waktu kerja manajer, memberikan informasi yang diperlukan untuk setiap pengunjung keempat dan secara mandiri menyelesaikan hingga setengah dari semua pertanyaan telepon

Tetapi tugas dan fungsi profesional sekretaris sangat ditentukan oleh arah dan kekhususan kegiatan organisasi, budaya perusahaannya, gaya kerja manajer dan beberapa faktor lainnya.

Direktori Kualifikasi untuk posisi manajer, spesialis dan pegawai lainnya memuat karakteristik kualifikasi pegawai sekretariat sebagai berikut:

juru ketik;

sekretaris-tukang ketik;

sekretaris kepala;

sekretaris-stenografer;

administrator;

Sekretaris Ilmiah.

Setiap karakteristik kualifikasi yang tercantum dalam Buku Pegangan merupakan dokumen normatif yang mengatur isi dari fungsi-fungsi yang dilakukan oleh pegawai.

Kepatuhan Pekerja persyaratan kualifikasi adalah kondisi yang diperlukan tetapi tidak cukup untuk operasi yang efektif. Tergantung pada ruang lingkup organisasi, budaya perusahaannya, struktur organisasi, ukuran, daftar kontrol gaya tugas fungsional sekretaris bisa berbeda, dan penerapannya yang efektif tidak hanya membutuhkan tingkat pengetahuan profesional yang sesuai, tetapi juga keterampilan, kemampuan, bisnis, dan kualitas pribadi tertentu.

Sekretaris di organisasi komersial

Dalam struktur komersial modern, tidak ada pembagian sekretaris yang jelas berdasarkan kualifikasi, sebagaimana diatur oleh Panduan Kualifikasi, dan istilah "sekretaris" digunakan dalam kaitannya dengan sekretaris dari tingkat yang berbeda.

Pasar tenaga kerja sekretaris saat ini diwakili oleh posisi seperti sekretaris di telepon, sekretaris-penerimaan; sekretaris kantor; sekretaris-referensi; sekretaris-petugas; manajer kantor (administrator); sekretaris-penerjemah; asisten (sekretaris pribadi) kepala; kepala sekretariat.

Pertimbangkan tanggung jawab pekerjaan utama dan persyaratan untuk kategori pekerja ini.

Sekretaris di telepon. Tanggung jawab pekerjaan utama termasuk menjawab panggilan telepon, meneruskannya, dan menerima faks. Sekretaris di telepon harus mengetahui aturan dasar untuk melakukan percakapan telepon, fasih berbicara, dan dapat menggunakan peralatan kantor. Persyaratan tambahan adalah adanya suara yang menyenangkan.

PADA perusahaan asing dan Perusahaan Rusia bekerja dengan klien asing, posisi yang serupa dalam sifat pekerjaan dapat disebut sekretaris-penerimaan. Selain menjawab panggilan telepon, tugasnya termasuk bertemu klien, mengatur negosiasi. Salah satu persyaratan utama bagi kandidat untuk lowongan ini adalah pengetahuan tentang bahasa asing pada tingkat percakapan yang baik.

Sekretaris kepala (kantor) melakukan sejumlah tugas yang cukup signifikan: menerima panggilan telepon, bertemu klien, melakukan pekerjaan kantor, memasok kantor dengan alat tulis dan bahan habis pakai. Sekretaris kepala harus mengetahui sistem dokumentasi manajemen, etika bisnis, dapat menggunakan komputer, program komputer dan sumber daya Internet.

Di antara tugas-tugas asisten sekretaris, selain yang disebutkan di atas, termasuk merencanakan waktu kerja kepala, menyiapkan dan menyelenggarakan rapat, dan memenuhi tugas yang bertanggung jawab. Dalam hal ini, asisten sekretaris harus memiliki pengetahuan yang baik tentang ruang lingkup perusahaan dan tim manajemennya, dapat bekerja dengan sistem informasi dan hukum.

PADA perusahaan besar posisi manajer kantor (administrator) sering diperkenalkan, yang tugasnya mencakup menyelesaikan semua masalah untuk memastikan kehidupan kantor (membeli alat tulis dan Perlengkapan, mengatur pembersihan tempat), mengelola kurir dan sekretaris, memantau kepatuhan dengan jadwal kerja, dll. Seorang manajer kantor harus mengetahui dasar-dasar pemasaran, manajemen, organisasi produksi, dapat mengatur pekerjaan kantor, menyiapkan presentasi, negosiasi. Keterampilan organisasi yang baik adalah suatu keharusan.

Posisi sekretaris-penerjemah disediakan di perusahaan yang aktif kegiatan ekonomi luar negeri. Selain kefasihan berbahasa asing, seorang spesialis dituntut untuk memiliki pengetahuan tentang terminologi khusus, kemampuan bernegosiasi, menguasai teknik menafsirkan dan menulis, dan kemampuan untuk menemani seorang manajer dalam perjalanan bisnis. Pengetahuan tentang etika bisnis adalah prasyarat.

Asisten (sekretaris pribadi) kepala memantau pelaksanaan instruksi, keputusan, kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan internal, membantu kepala untuk membuat keputusan yang konstruktif, mengatur pertemuan dan negosiasi, merencanakan dan mengatur hari kerja kepala. Asisten manajer harus memiliki pengetahuan di bidang manajemen, manajemen dokumentasi, harus mengetahui dasar-dasar organisasi ketenagakerjaan, ekonomi dan teknologi. Persyaratan tambahan adalah kompatibilitas psikologis dengan pemimpin, pengetahuan tentang aturan etiket.

Posisi kepala sekretariat diperkenalkan, sebagai suatu peraturan, di perusahaan besar dengan staf sekretaris di kantor setidaknya 5-8. Tanggung jawab pekerjaan utama adalah penempatan, pengorganisasian, koordinasi pekerjaan sekretaris dan kontrol atas kegiatan mereka. Di beberapa perusahaan, tugas kepala sekretariat sebagian digabungkan dengan fungsi administrator (manajer kantor).

Dalam beberapa tahun terakhir, dalam konteks realitas ekonomi dan sosial baru, persyaratan terpadu untuk sekretaris mulai terbentuk. Faktanya, banyak pengusaha mulai memberlakukan persyaratan internasional pada karyawan. standar profesional. Dasar standar profesional di Eropa dan Amerika Serikat adalah standar ISO-9000 - didasarkan pada sistem manajemen mutu, di tengahnya adalah karyawan bersertifikat.

Setiap karakteristik kualifikasi yang termasuk dalam direktori adalah dokumen peraturan yang mengatur isi fungsi yang dilakukan oleh karyawan.

Dalam struktur komersial modern tidak ada pembagian sekretaris yang jelas berdasarkan kualifikasi, sebagaimana ditentukan buku pegangan kualifikasi, dan istilah "sekretaris" digunakan dalam kaitannya dengan sekretaris dari tingkat yang berbeda

Pasar tenaga kerja sekretaris saat ini diwakili oleh posisi seperti sekretaris di telepon, sekretaris penerima tamu, sekretaris kantor, asisten sekretaris, juru tulis sekretaris, manajer kantor, sekretaris penerjemah, asisten manajer, kepala sekretariat.

Pengaturan hukum kegiatan sekretaris dilakukan dengan bantuan uraian tugas. Uraian pekerjaan sekretaris disusun untuk mencakup seluruh rentang hak dan kewajiban profesional karyawan ini. Ini mendefinisikan hak dan kewajibannya, serta tanggung jawab atas kegagalan untuk melakukan atau kinerja yang tidak tepat dari fungsi tenaga kerja.

Nilai deskripsi pekerjaan sekretaris sangat tinggi. Hal ini terutama diperlukan untuk menghindari pelanggaran hukum perburuhan dan merinci tugas-tugas pegawai yang ditentukan, karena memuat syarat-syarat pokok bagi sekretaris sehubungan dengan pengetahuan khusus, pengetahuan hukum, cara-cara dan sarana tertentu yang harus dapat diterapkan sekretaris dalam melaksanakan tugas kedinasannya.

Deskripsi pekerjaan sekretaris memiliki bentuk tertentu. Pada saat yang sama, ketika mengembangkannya, pemberi kerja harus mengandalkan ketentuan pada unit struktural organisasi. Uraian tugas dan peraturan pada unit struktural merupakan dokumen yang saling terkait yang saling melengkapi. Hubungan ini dapat ditelusuri dalam kenyataan bahwa tugas masing-masing sekretaris berasal dari tugas dan fungsi unit struktural organisasi itu sendiri.

Deskripsi pekerjaan dibuat dalam bentuk umum. Teks deskripsi pekerjaan sekretaris mencakup bagian-bagian berikut:

1. Ketentuan Umum";

2) "Fungsi";

3) "Tanggung Jawab";

4) "Hak";

5) "Tanggung Jawab".

Perlu juga dicatat bahwa efektif kerja tim kepala dan sekretaris hanya mungkin jika ada rasa saling percaya sepenuhnya di antara mereka. Kepercayaan ini didasarkan pada kesatuan pandangan, pemahaman yang sama tentang tujuan dan sasaran pekerjaan, dedikasi terhadap bisnis, keinginan untuk mencapai efisiensi tinggi dalam pekerjaan organisasi mereka, pelatihan profesional yang memadai, ketekunan dan keandalan sekretaris, asimilasi gaya kerja individu manajer, kemampuan untuk memahami dan memprediksi jalan pikirannya dan logika penilaian. , saling menghormati.

Juga faktor penting Keberhasilan pekerjaan sekretaris pribadi adalah kemampuan untuk berperilaku dengan orang-orang dan kemampuan untuk menciptakan kesan yang meningkatkan wibawa pemimpin. Sekretaris harus menjadi penghubung penting dalam sistem kontak manajernya, memastikan komunikasi yang efektif dan adopsi tepat waktu dari tindakan yang diperlukan. Sekretaris adalah perwakilan pribadi manajernya, dan kinerja peran kunci ini membutuhkan kemampuan untuk membuat kesan yang baik pada karyawan organisasi dan perwakilan perusahaan lain. Peran sekretaris eksekutif, sebagaimana didefinisikan dalam brosur Asosiasi Sekretaris Profesional Eropa, adalah untuk mengetahui esensi dari kegiatan manajernya dan dapat mengambil bagian penting dari pekerjaan ini.

Apa yang harus diketahui dan dapat dilakukan sekretaris diatur dalam profil kualifikasi.

Karakteristik kualifikasi- ini adalah dokumen peraturan yang menetapkan apa yang harus dilakukan karyawan ini atau itu dalam pekerjaannya, apa yang harus dia ketahui dan mampu lakukan untuk ini, dan apa yang seharusnya menjadi tingkat pelatihannya.

Tanggung Jawab Pekerjaan (Sekretaris harus mampu) Lakukan fungsi teknis untuk memastikan dan melayani pekerjaan kepala perusahaan (atau divisi), membantu merencanakan hari kerja kepala. Terima informasi yang diperlukan untuk manajer dari departemen atau pemain, hubungi karyawan atas namanya. Mengatur percakapan telepon dengan kepala, menerima dan mengirimkan pesan telepon, merekam pesan yang diterima dalam ketidakhadirannya dan membawa isinya ke perhatian kepala. Mengatur perjalanan dan perjalanan bisnis kepala. Melaksanakan pekerjaan persiapan rapat dan rapat yang diadakan oleh kepala (mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan, memberitahukan kepada peserta tentang waktu, tempat dan agenda rapat atau rapat, mendaftarkannya), menyimpan dan membuat risalah. Menyediakan tempat kerja manajer dengan alat tulis, peralatan organisasi, menciptakan kondisi yang kondusif untuk pekerjaannya yang efektif. Mengirim dan menerima informasi tentang perangkat penerima dan interkom, dengan cepat mencetak berbagai bahan ke arah kepala. Melakukan pekerjaan dokumentasi, menerima korespondensi yang ditujukan kepada kepala, mengaturnya sesuai dengan prosedur yang diterapkan di perusahaan dan mentransfernya setelah dipertimbangkan kepada kepala departemen atau pelaku tertentu untuk digunakan dalam proses pekerjaan mereka atau untuk menyiapkan tanggapan. Melakukan layanan informasi bagi manajer dan karyawan (lisan, dokumenter, menulis ulasan pers, memberikan salinan artikel menarik). Ikuti tenggat waktu untuk memenuhi instruksi kepala pada pernyataan pribadi warga. Atur penerimaan pengunjung, sambil menunjukkan kebijaksanaan dan perhatian kepada mereka, berkontribusi pada pertimbangan cepat permintaan dan proposal karyawan, bentuk kasing sesuai dengan nomenklatur kasing yang disetujui, pastikan keselamatan mereka dan kirimkan ke arsip tepat waktu . Membuat dan menggunakan database (termasuk informasi Internet).

Sekretaris harus tahu: kegiatan perusahaan serta tugas dan kompetensi pegawai; ketentuan dan instruksi untuk dukungan dokumentasi; naskah; bekerja di komputer pribadi, editor komputer modern (Word, Excel, dll.); aturan ejaan dan tanda baca; urutan susunan materi saat mencetak berbagai dokumen; aturan pengoperasian peralatan kantor (faks, mini-ATS, mesin fotokopi, perekam suara, tape recorder); aturan untuk penggunaan perangkat penerima dan interkom; standar sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi; peraturan ketenagakerjaan internal; dasar-dasar organisasi ilmiah pekerjaan kesekretariatan; psikologi orang dan hukum komunikasi yang efektif; etika kantor; aturan dan norma perlindungan tenaga kerja, langkah-langkah keselamatan, sanitasi industri dan perlindungan kebakaran; bahasa asing klien dan mitra; Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Untuk pengembangan dan spesifikasi karakteristik kualifikasi di perusahaan (perusahaan), deskripsi pekerjaan dikembangkan.

Deskripsi pekerjaan - dokumen organisasi dan hukum utama yang mengatur kegiatan sekretaris, mendefinisikan haknya, posisinya dalam organisasi, sifat pekerjaan. Sekretaris mengandalkan dokumen ini dalam hubungannya dengan karyawan. Apa yang tertulis dalam job description, maka akan ditanyakan hak apa saja yang diberikan di dalamnya, sekretaris memilikinya.

Uraian tugas sekretaris merupakan dokumen individu, karena jabatan sekretaris memiliki banyak gradasi. Dalam sebuah organisasi kecil (atau firma) akan ada satu sekretaris (secretary-referent). Dalam organisasi yang lebih besar, kepala dan wakilnya mungkin memiliki sekretaris di setiap unit struktural. Ada sekretaris dewan, sekretaris ilmiah dewan ilmiah, dll. Setiap sekretaris selalu, berdasarkan ruang lingkup dan kekhususan kegiatan organisasi, persyaratan kepala dan kepercayaannya pada sekretaris, mengembangkan berbagai tugas dan haknya sendiri , berbagai kombinasi jenis pekerjaan kreatif, logis, dan teknis. Pada saat yang sama, ada serangkaian operasi manajemen yang khas untuk layanan dokumenter dan non-dokumenter yang dilakukan oleh semua sekretaris. Selain itu, kekhasan dan kerumitan penyusunan uraian tugas sekretaris disebabkan oleh keserbagunaan kegiatannya. Oleh karena itu, tidak mungkin membicarakan standar tunggal deskripsi pekerjaan seorang sekretaris (secretary-referent).

Namun, seperti halnya deskripsi pekerjaan, ada persyaratan umum untuk itu. Pertama-tama, ia memiliki struktur teks terpadu yang sudah mapan, yaitu bagian-bagian:

1. Ketentuan Umum;

2) fungsi;

3) tugas resmi;

5) tanggung jawab;

6) hubungan;

7) komunikasi berdasarkan posisi.

Bagian "Evaluasi Pekerjaan" dapat ditambahkan, dan dalam beberapa tahun terakhir telah terjadi peningkatan jumlah bagian "Organisasi Kerja (Jadwal Harian)".

Bagian “Ketentuan Umum” memuat secara pasti judul jabatan sesuai dengan tabel kepegawaian, tempat dalam sistem kepengurusan yaitu nama unit struktural dan subordinasi, tata cara pengangkatan dan pemberhentian serta tata cara penggantian. Dalam organisasi besar yang memiliki layanan DOW, sekretaris memiliki subordinasi ganda - langsung ke kepalanya dan kepala layanan DOW. Sekretaris diangkat dan diberhentikan atas perintah kepala (dalam organisasi besar - atas usul kepala layanan DOW). Di bagian yang sama, persyaratan untuk pelatihan profesional dan pengalaman kerja ditunjukkan. Hari ini, sikap terhadap sekretaris dan persyaratan untuknya telah berubah secara dramatis. Perusahaan mencari sekretaris dengan pendidikan khusus yang lebih tinggi atau menengah yang tahu bahasa asing dan fasih menggunakan komputer. Semakin, sekretaris, serta di luar negeri, dituntut untuk mengetahui bukan hanya satu, tetapi dua atau lebih bahasa asing, karena perusahaan memiliki banyak kontak dengan mitra asing, dan sekretaris berkomunikasi dengan mereka. Ini juga berisi indikasi dokumen legislatif, peraturan, peraturan, metodologis, organisasi, administrasi utama yang memandu sekretaris dalam pekerjaannya.

Bagian "Fungsi" mencantumkan kegiatan utama sekretaris (secretary-referent), misalnya: dukungan informasi dan dokumentasi untuk kepala, dukungan organisasi untuk pekerjaan kepala, partisipasi dalam persiapan pameran dan presentasi, dll.

Bagian "Tanggung Jawab" mencantumkan semua jenis pekerjaan, operasi, dan teknologi yang digunakan dalam implementasinya. Ini daftar dalam urutan logis pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris. Semua jenis pekerjaan dibagi menjadi operasi dengan indikasi teknologi eksekusi. Misalnya, fungsi "dukungan informasi dan dokumentasi" dibagi menjadi dua bagian: dokumentasi dan bekerja dengan dokumen. Dokumentasi, pada gilirannya, mencakup persiapan surat (surat undangan, surat peringatan, dll.), telegram, dll., atas instruksi manajer proyek; mencetak dokumen kepala di komputer; verifikasi kebenaran pelaksanaan dokumen ketika diserahkan untuk ditandatangani kepada kepala (visa, ketersediaan dan kebenaran detail sesuai dengan persyaratan standar, dll.); membuat dan mengesahkan salinan dokumen, dll. Bekerja dengan dokumen termasuk menerima dokumen masuk (jam ditunjukkan, misalnya: pukul 09 dan 16), menerima faks dan email (siang hari); pemrosesan utama dokumen yang diterima sesuai dengan persyaratan instruksi kerja kantor; preview dokumen (jika dipercayakan kepada sekretaris); pendaftaran dokumen sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh organisasi; laporan dokumen ke kepala, dll.

Bagian "Hak" mungkin yang paling penting. Dia menekankan tempat sekretaris dalam sistem manajemen, pentingnya, posisinya dalam organisasi. Melalui hak-hak itulah kekuasaan yang didelegasikan oleh kepala kepada sekretaris dan derajat independensinya dapat terlihat. Bagian ini memungkinkan sekretaris untuk membebaskan waktu manajer untuk menyelesaikan tugas-tugas strategis dan taktis utama.

Bagian deskripsi pekerjaan inilah yang memberi sekretaris (secretary-referent) kekuasaan yang lebih besar atau lebih kecil dan menentukan tingkat kemampuannya.

Bagian "Tanggung jawab" disusun sesuai dengan hukum.

Bagian "Hubungan (hubungan berdasarkan posisi)" juga sangat penting untuk mengatur pekerjaan setiap karyawan aparat administrasi, dan pertama-tama, ini disebabkan oleh pengenalan aktif sistem otomatis yang memerlukan indikasi terperinci tentang informasi apa, di dalam bentuk apa, kepada siapa itu ditransmisikan dan dari siapa datangnya.

Dalam beberapa tahun terakhir, bagian Evaluasi Pekerjaan sering muncul dalam deskripsi pekerjaan. Biasanya menunjukkan kriteria ketepatan waktu pekerjaan dan kualitasnya, misalnya: tidak adanya pengaduan, klaim dan pengaduan; tidak adanya kesalahan dalam dokumen; kepatuhan terhadap tenggat waktu pelaksanaan instruksi dari manajemen, dll.

Sebagai aturan, deskripsi pekerjaan diakhiri dengan indikasi prosedur untuk revisinya. Persyaratan untuk merevisi uraian tugas dapat berupa perubahan struktur organisasi, yang memerlukan redistribusi tugas karyawan, perubahan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris, dan pengenalan teknologi komputer. Tetapi lebih sering menunjukkan periode revisi wajib atau persetujuan ulang instruksi (3 tahun atau 5 tahun).

Bagian opsional adalah "Organisasi kerja", tetapi baru-baru ini menjadi sangat populer dan menjadi semakin umum. Ini memberikan perkiraan jadwal harian untuk pekerjaan sekretaris. Mungkin terlihat seperti ini.

PARUH PERTAMA HARI KERJA:

1) datang bekerja 10 menit sebelum kepala, untuk memeriksa keadaan tempat kerja (sendiri dan kepala), mengatur dirinya sendiri, menyusun atau mengklarifikasi rencana untuk hari yang akan datang;

2) memilih dokumen dan kasus yang diperlukan sesuai dengan rencana;

3) menerima korespondensi, membiasakan diri dengan konten, mengesampingkan dokumen yang memerlukan keputusan prioritas kepala;

4) telegram, faksimile mendesak, dan pesan telepon untuk segera ditransfer ke kepala;

5) menyiapkan opsi untuk kemungkinan jawaban atau resolusi untuk sisa dokumen, mendistribusikan di antara para pelaksana;

6) ulasan ulasan yang diterima, laporan, undangan, dll .; Catat tanggal dan waktu semua acara di kalender-buku harian Anda;

7) menyimpan dokumen yang diperlukan untuk informasi terkini dan pekerjaan referensi;

8) melaporkan kepada manajer tentang korespondensi yang diterima;

9) mengklarifikasi, bersama dengan kepala, isi kegiatan yang direncanakan untuk hari ini;

10) mentransfer melalui telepon dan secara pribadi instruksi kepala ke pelaksana terkait dan mengingatkan tentang batas waktu yang berakhir untuk pelaksanaan dokumen.

SORE:

1) pengumpulan dan persiapan untuk penandatanganan dokumen yang ditandatangani;

2) melaporkan kepada manajer tentang dokumen yang dieksekusi, mengambil dokumen yang diproses olehnya dari manajer;

3) memproses dan mengirim dokumen keluar;

4) merencanakan kegiatan untuk hari berikutnya.

Sepanjang hari kerja adalah:

a) bekerja dengan pengunjung, percakapan telepon;

b) pengajuan dokumen yang dieksekusi dalam kasus;

c) kinerja kerja di komputer;

d) mengatur penyalinan dokumen sesuai dengan instruksi kepala.

AKHIR HARI KERJA:

1) tinjau buku harian Anda dan beri tahu departemen terkait tentang perlunya mempersiapkan kegiatan tertentu;

2) jika kepala tetap bekerja setelah akhir hari kerja, perlu untuk memberinya semua informasi, bahan yang diperlukan;

3) rapikan tempat kerja Anda, keluarkan dokumen, kunci brankas dan semua lemari arsip dengan kunci, matikan peralatan elektronik dan teknis dari jaringan.

Uraian tugas merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan paket dokumen yang diperlukan untuk menyelenggarakan pekerjaan aparatur administrasi.

NASIHAT. Atur hari kerja Anda sedemikian rupa sehingga Anda dapat melakukan segalanya dan berguna bagi semua orang. Berikan diri Anda pada pekerjaan Anda, tetapi jangan lupa bahwa ada masalah yang bukan kompetensi Anda. Karena itu, lakukan hanya apa yang harus Anda lakukan.

Menyimpulkan: Perlu diperhatikan kembali bahwa uraian tugas sekretaris merupakan dokumen individu, karena jabatan sekretaris memiliki banyak gradasi. Setiap sekretaris, berdasarkan ruang lingkup dan kekhususan kegiatan organisasi, persyaratan kepala dan kepercayaannya kepada sekretaris, memiliki berbagai tugas dan haknya sendiri, berbagai kombinasi jenis pekerjaan kreatif, logis, dan teknis.

Chief engineer suatu perusahaan biasanya dianggap sebagai tangan kanan direktur, dan wakil untuk perdagangan adalah kiri, tetapi ketika tidak ada sekretaris, direktur sepenuhnya tanpa tangan.

Sekretaris kebutuhan organisasi apa pun, dan oleh karena itu, uraian tugas sekretaris berguna untuk setiap perusahaan. Penting untuk secara jelas mendefinisikan tanggung jawab pekerjaan sekretaris, yang tidak terbatas pada menerima telepon dan senyuman manis. Kami menawarkan contoh deskripsi pekerjaan untuk sekretaris kepala - direktur umum, kepala departemen, direktur cabang, dll.

Deskripsi pekerjaan sekretaris

MENYETUJUI
CEO
Nama belakang I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Ketentuan Umum

1.1. Sekretaris termasuk dalam kategori pelaksana teknis.
1.2. Sekretaris diangkat untuk posisi tersebut dan diberhentikan darinya atas perintah direktur umum perusahaan.
1.3. Sekretaris bertanggung jawab langsung kepada direktur umum/kepala divisi struktural perusahaan.
1.4. Selama sekretaris tidak ada, hak dan kewajibannya dialihkan ke pejabat lain, yang diumumkan dalam urutan organisasi.
1.5. Seseorang yang memenuhi persyaratan berikut diangkat ke jabatan sekretaris: pendidikan - spesialisasi yang lebih tinggi, tidak lengkap lebih tinggi atau menengah, pengalaman pekerjaan serupa dari enam bulan, pengetahuan tentang peralatan kantor (faks, mesin fotokopi, pemindai, printer), program Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Sekretaris dibimbing dalam kegiatannya oleh:
- tindakan legislatif Federasi Rusia;
- Piagam perusahaan, Peraturan Ketenagakerjaan Internal, peraturan perusahaan lainnya;
- perintah dan arahan manajemen;
- deskripsi pekerjaan ini.

2. Tugas sekretaris

Sekretaris melaksanakan tugas sebagai berikut:
2.1. Melaksanakan pekerjaan dukungan organisasi dan teknis kegiatan administrasi dan administrasi kepala.
2.2. Menerima korespondensi yang masuk untuk dipertimbangkan oleh kepala, mentransfernya sesuai dengan keputusan yang dibuat ke divisi struktural atau kontraktor tertentu untuk digunakan dalam proses pekerjaan atau persiapan jawaban.
2.3. Menerima dokumen dan pernyataan pribadi untuk ditandatangani kepala.
2.4. Menjawab panggilan telepon, mencatat dan mengirimkan informasi resmi ke kepala, mengatur percakapan telepon kepala.
2.5. Atas nama kepala, ia membuat surat, permintaan, dan dokumen lainnya.
2.6. Melakukan pekerjaan persiapan rapat dan rapat yang diadakan oleh kepala (mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan, memberi tahu peserta tentang waktu dan tempat rapat, agenda, pendaftaran mereka), memelihara dan membuat risalah rapat dan rapat.
2.7. Melakukan kontrol atas pelaksanaan oleh karyawan perusahaan dari perintah dan perintah yang dikeluarkan, serta kepatuhan dengan tenggat waktu untuk pelaksanaan instruksi dan instruksi dari kepala yang diambil di bawah kendali.
2.8. Menyediakan tempat kerja kepala dengan sarana teknologi organisasi yang diperlukan, alat tulis, menciptakan kondisi yang kondusif untuk pekerjaan kepala yang efektif.
2.9. Mengatur penerimaan pengunjung, berkontribusi pada pertimbangan cepat permintaan dan proposal karyawan.
2.10. Formulir kasus sesuai dengan nomenklatur yang disetujui, memastikan keamanannya dan menyerahkannya ke arsip pada waktunya.
2.11. Mengatur perjalanan bisnis kepala: memesan tiket pesawat dan kereta api, memesan hotel.
2.12. Melakukan tugas resmi individu dari atasan langsungnya.

3. Hak sekretaris

Sekretaris berhak:
3.1. Menerima informasi, termasuk informasi rahasia, sejauh yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
3.2. Memberikan saran kepada manajemen untuk meningkatkan pekerjaan mereka dan pekerjaan perusahaan.
3.3. Meminta secara pribadi atau atas nama kepala divisi perusahaan dan spesialis lainnya informasi dan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan tugasnya.
3.4. Mengharuskan manajemen untuk menciptakan kondisi normal untuk pelaksanaan tugas resmi dan keamanan semua dokumen yang dihasilkan dari kegiatan perusahaan.
3.5. Buat keputusan dalam kompetensi Anda.

4. Tanggung jawab sekretaris

Sekretaris bertanggung jawab:
4.1. Untuk kinerja yang tidak berjalan dan/atau tidak tepat waktu, lalai dalam melaksanakan tugasnya.
4.2. Untuk ketidakpatuhan terhadap instruksi, perintah dan perintah saat ini untuk pelestarian rahasia dagang dan informasi rahasia.
4.3. Untuk pelanggaran peraturan perburuhan internal, disiplin kerja, peraturan keselamatan dan keselamatan kebakaran.