După ce ați citit acest manual, vă veți familiariza cu organizarea muncii cu documentele de management în conformitate cu standardul național GOST R ISO 15489.1-2007 „Managementul documentelor” și, de asemenea, vă veți face o idee despre conceptul modern de management al documentelor. În plus, descrie regulile de proiectare tipuri variate documente, modalități și metode de lucru operațional cu documente, stocarea lor curentă, elementele de bază ale lucrului cu corespondența. O atenție deosebită este acordată sistemelor informatice și tehnologiilor de documentare de management. Un avantaj deosebit al manualului este că nu conține doar sarcinile practice obișnuite, ci include și teste pe computer postate pe EBS Yurait (www.site).

Pasul 1. Selectați cărțile din catalog și faceți clic pe butonul „Cumpărați”;

Pasul 2. Accesați secțiunea „Coș”;

Pasul 3. Specificați cantitatea necesară, completați datele în blocurile Destinatar și Livrare;

Pasul 4. Faceți clic pe butonul „Continuați cu plata”.

Pe acest moment Este posibil să achiziționați cărți tipărite, acces electronic sau cărți cadou bibliotecii de pe site-ul EBS doar cu plata în avans de 100%. După plată, vi se va oferi acces la textul integral al manualului din cadrul Bibliotecii Electronice sau vom începe pregătirea unei comenzi pentru dvs. la tipografie.

Atenţie! Vă rugăm să nu vă schimbați metoda de plată pentru comenzi. Dacă ați ales deja o metodă de plată și nu ați reușit să finalizați plata, trebuie să plasați din nou comanda și să plătiți folosind o altă metodă convenabilă.

Puteți plăti pentru comanda dvs. folosind una dintre următoarele metode:

1. Metoda fără numerar:
   • Card bancar: trebuie să completați toate câmpurile formularului. Unele bănci vă cer să confirmați plata - pentru aceasta, un cod SMS va fi trimis la numărul dvs. de telefon.
   • Servicii bancare online: băncile care cooperează cu serviciul de plată vor oferi propriul formular de completat. Vă rugăm să introduceți datele corect în toate câmpurile.
     De exemplu, pentru " class="text-primary">Sberbank Online numărul necesar telefon mobilși e-mail. Pentru " class="text-primary">Alfa Bank Veți avea nevoie de o autentificare la serviciul Alfa-Click și de un e-mail.
   • Portofel electronic: dacă aveți un portofel Yandex sau un portofel Qiwi, puteți plăti comanda prin intermediul acestora. Pentru a face acest lucru, selectați metoda de plată adecvată și completați câmpurile furnizate, apoi sistemul vă va redirecționa către o pagină pentru a confirma factura.

ADNOTARE

Sunt prezentate informații despre procedura de elaborare și execuție a documentației de management, privind organizarea serviciilor de birou, tehnologie
înregistrarea, contabilitatea și păstrarea documentelor, rolul, funcțiile și specificul activității secretarului managerului.

O atenție deosebită este acordată pregătirii detaliilor documentelor organizatorice și administrative. Sunt furnizate mostre ale celor mai importante tipuri de documente de management.

Manualul este destinat studenților specialității 270115 - examinarea și gestionarea bunurilor imobiliare, studierea documentației în management
activități, precum și pentru lucrătorii practicieni de management.

Manualul este o versiune electronică a cărții:
Documentare in activitati de management: manual. manual / K. A. Volkov, A. N. Prihodko, T. A. Rasina, I. M. Shutova; SPbGASU. – Sankt Petersburg, 2009. – 140 p.

Introducere
1. Cerințe de bază pentru întocmirea documentelor de management (organizatorice și administrative).
1.1. Prevederi de bază pentru documentarea activităților de management
1.2. Unificarea si standardizarea documentelor de management
1.3. Tipuri de documente și clasificarea acestora
1.4. Reguli pentru întocmirea documentelor de management (organizatorice și administrative).
1.5. Dimensiunile hârtiei utilizate în documentație
1.6. Reguli pentru detaliile de înregistrare
2. Organizarea fluxului de documente și transmiterea corespondenței. Lucrați cu documente
2.1. Conceptul și principiile organizării fluxului de documente
2.2. Procedura de procesare a documentelor primite
2.3. Procedura de procesare a documentelor trimise și interne
2.4. Contabilizarea numărului de documente
3. Reguli de înregistrare și indexare a documentelor
3.1. Concept și sisteme de înregistrare a documentelor
3.2. Formulare și procedura de înregistrare a documentelor
3.3. Controlul execuției documentelor
3.4. Analiza datelor privind executarea documentelor
4. Întocmirea nomenclatoarelor și stocarea curentă a dosarelor
4.1. Întocmirea listelor de cazuri
5. Pregatirea dosarelor pentru depunerea in arhive
5.1. Examinarea valorii documentelor
5.2. Înregistrarea cazurilor și transferarea lor în arhivă
6. Organizarea muncii de birou
6.1. Structura organizatorică și funcțiile serviciului de management al biroului
6.2. Reglementare de reglementare a muncii serviciului de birou
6.3. Instrucțiuni pentru documentarea activităților de management
6.4. Tabelul formularelor de document utilizate în organizație
6.5. Mijloace tehnice utilizate în munca de birou
7. Lucrați cu documentația personalului
7.1. Completarea cererilor pentru personal
7.2. Întocmirea unui ordin (instrucțiune) de angajare
7.3. Mentinerea carnetelor de munca si a cardurilor personale ale lucratorilor si angajatilor
7.4. Înregistrarea unui contract de muncă
7.5. Designul caracteristicilor
7.6. Pregătirea autobiografiei și a CV-ului
8. Lucrați cu documentația organizatorică și administrativă
8.1. Documentatia organizatorica
8.2. Documente administrative
9. Documentarea informațiilor și a materialelor de referință
9.1. Întrebări
9.2. Rapoarte și note explicative
9.3. Acte
9.4. Protocoale
10. Formatarea scrisorilor de afaceri
10.1. Scrisoarea de afaceri și funcțiile acesteia
10.2. Tipuri de scrisori de afaceri
10.3. Structura generală a unei scrisori de afaceri
Lectură recomandată
Aplicații

Introducere
Pregătirea documentelor și implementarea fluxului de documente se numește muncă de birou, iar documentele trimise sau primite de la orice adresă se numesc corespondență.

Scopul disciplinei „Munca de birou și corespondența” este de a studia tehnologia și organizarea muncii de birou pentru a asigura sistem eficient intocmirea documentelor (corespondenta), lucrul cu acestea, depozitarea si distrugerea lor (dupa expirarea perioadei de depozitare).

Obiectivele disciplinei:
- cunoaște regulile de bază pentru pregătirea documentelor și fluxul documentelor, lucrul cu documentele (corespondența), păstrarea și distrugerea acestora;
- cunoaște structura departamentelor și responsabilități funcționale funcționarii implicați în pregătirea și lucrul cu documentele;
- cunoaste tehnologia informatica organizatorica si electronica si mijloacele de comunicare utilizate la intocmirea si lucrul cu documente;
- stapaneste pregatirea documentelor;
- să poată organiza livrarea și recepția la timp a corespondenței, lucrul corect cu documentele funcționarilor, depozitarea și distrugerea lor corespunzătoare (după expirarea perioadelor de depozitare), utilizând pe scară largă capacitățile tehnologiei și comunicațiilor informatice organizaționale și electronice;
- să aibă o idee despre perspectivele de dezvoltare a tehnologiei și a metodelor de organizare a muncii de birou cu extinderea constantă a utilizării celor mai noi tehnologii organizaționale și informatice, precum și a mijloacelor de comunicare promițătoare (până la spațiu).

Păstrarea evidenței ca nevoie obiectivă a societății s-a format concomitent cu apariția scrisului. Când oamenii au învățat să-și înregistreze gândurile, în special vorbirea orală, au apărut diverse tipuri de documente. Acestea includ scrisori private, bilete la ordin, decrete și ordine guvernamentale și corespondență diplomatică.

Primele organisme specializate ale statului rus
autoritățile – ordinele – s-au format în secolele XV–XVI. din cauza necesităţii unui management centralizat. Ele au fost create la Moscova și au fost destinate să gestioneze activitățile economice ale camerelor și colibelor administrative din Moscova, care exercitau puterea de stat la nivel local și erau supuse ordinelor centrale. Numeroase documente administrative și de raportare au funcționat între ordine și camere executive și cabane ca organe ale guvernului central. Așa au apărut actele de comandă. În fruntea ordinelor se aflau boierii și moșierii, adică funcționarii care desfășurau lucrări administrative de birou. Ei proveneau din nobilimea și clerul slujitor, erau numiți funcționari, funcționari și erau împărțiți în seniori, mijlocii și juniori.

O serie de comenzi s-au ocupat de construcția și reconstrucția a numeroase orașe care au fost construite pentru consolidarea terenurilor în curs de dezvoltare după prăbușirea hanatelor tătare (în regiunile de stepă ale Rusiei europene, în regiunea Volga, pe Kama, în Urali). și Siberia). Rolul principal dintre aceștia a aparținut Ordinului de descărcare, care era responsabil de construcția orașelor fortificate în regiunile de frontieră de sud și regiunea Volga, precum și de reconstrucția orașelor vechi. Ordinul siberian s-a ocupat exclusiv de Siberia datorită vastelor teritorii ale acestui ținut.

În cazuri deosebit de importante, a fost instituit un ordin special al orașului pe durata lucrărilor de construcție. Planificarea urbană și alocarea de locuri pentru construcție au fost efectuate de ordinele locale, Zemsky și Detective.
O instituție specială de construcții în Rusia a acestei perioade a fost Ordinul Pietrei, înființat în 1584, care s-a angajat în construcția de piatră și achiziționarea de materiale de construcție, încheierea contractelor de construcție și distribuirea meșterilor de toate profesiile.

Cea mai importantă sarcină a comenzilor Razryadny, Kamenny, Siberia a fost crearea unei afaceri de desen, a cărei dezvoltare a fost facilitată de specialiști străini în serviciul rusesc.

La începutul secolului al XVIII-lea. Pentru a înlocui sistemul de ordine învechit, Petru I aprobă Regulamentul general al colegiilor de stat, conform căruia în 1718–1720. Au fost create 12 colegii (militare, amiralitate, afaceri externe, venituri ale statului, cheltuieli ale statului, industria minieră și fabrică, spiritual - sinod, audit etc.). Ulterior, numărul de panouri a crescut la 16.
(În prezent, Universitatea de Stat este situată în clădirea a douăsprezece colegii din Sankt Petersburg.)

Procesul de centralizare și birocratizare a aparatului de stat a avut loc pe tot parcursul secolului al XVIII-lea. La începutul secolului al XIX-lea. Colegiile lui Petru au fost înlocuite cu ministere.

În 1812 au fost organizate birouri pe lângă ministere pentru a efectua corespondența oficială între ministere și a pregăti documentația curentă. Biroul accepta corespondența pentru ministru doar de la puterea supremă și de la alte ministere.

În această perioadă, numărul funcționarilor a crescut brusc. Aceasta a influențat creșterea volumului documentației și creșterea numărului de instanțe pentru trecerea acesteia. Rezolvarea problemelor guvernamentale importante a fost amânată și uneori chiar pierdută în fluxul de hârtie.

După 1917, pe teritoriul fostului Imperiu Rus, sistemul puterea statului reprezentată de Consiliile Deputaților Poporului, Congresul Deputaților Poporului și Sovietul Suprem al URSS. Cel mai înalt organ executiv al puterii de stat a fost Consiliul de Miniștri al URSS - Guvernul URSS. Până în 1991, Consiliul de Miniștri cuprindea aproximativ 50 de ministere și diferite comitete la rang de ministere. Mulți dintre ei aveau analogi în consiliile de ministere ale fiecărei uniuni și republici autonome, în aparatul administrativ al teritoriilor, regiunilor și districtelor.
și orașe. Toate acestea au dus la formarea unei armate uriașe de aparate
guvernarea unei ţări care necesită cheltuieli financiare mari.
În prezent, șeful statului (RF) este președintele, organul legislativ este Duma de Stat, formată din camerele inferioare și superioare. Organul executiv este Consiliul de Miniștri, condus de Prim-ministru.

În prezent, rezolvarea problemei managementului documentelor în țările dezvoltate constă în două etape principale. Prima etapă – 1970–1980. În acest moment, majoritatea autorilor credeau că metodele tradiționale de lucru cu documentele sunt depășite, că documentele pe hârtie vor fi înlocuite cu documente pe suport electronic. Cu toate acestea, la mijlocul anilor 1980 a devenit clar că, în ciuda abundenței calculatoarelor, fluxul de „hârtie” era în creștere și s-a ajuns la concluzia că coexistența muncii tradiționale de birou cu prelucrarea informațiilor pe computer va fi foarte lungă. În Statele Unite, de exemplu, se recomandă ca documentele scrise pe hârtie să fie păstrate pe o perioadă nedeterminată împreună cu mediile computerizate.

Versiunea electronică a cărții: [Descărcare, PDF, 1,14 MB].

Pentru a vizualiza cartea în format PDF, aveți nevoie de Adobe Acrobat Reader, a cărui versiune nouă poate fi descărcată gratuit de pe site-ul Adobe.

Agenția Federală pentru Educație

Instituție de învățământ de stat

superior învăţământul profesional

„Universitatea Tehnică de Stat din Omsk”

V.A. Tsygankov, N.S. Documentarea Morozova a activităților de management Manual de instruire

Omsk 2006

UDC 651.51.8 (075.8)

BBK 65.050ya 73

Recenzători:

V.A. Tsygankov, N.S. Morozova

C Documentarea activitatilor de management: Manual. indemnizatie. Omsk: Editura Universității Tehnice de Stat din Omsk, 2005. 49 p.

Manualul de instruire descrie principalele tipuri de documentație organizatorică și administrativă, precum și cerințele pentru pregătirea acestora și organizarea fluxului de documente.

Materialul metodologic a fost pregătit în strictă conformitate cu actele legislative și documentele normative și metodologice în vigoare în Federația Rusă cu privire la problemele de documentare și suport de documentare pentru activitățile de management ale unei întreprinderi.

Acest manual este destinat studenților specialităților economice care studiază documentarea activităților de management.

UDC 651.51.8 (075.8)

© Universitatea Tehnică de Stat din Omsk, 2006

1. Cerințe de bază pentru întocmirea documentelor de management

1.1. Prevederi de bază pentru documentarea activităților de management

Termenul " munca de birou„caracterizează ramura de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente.

Documentație– un proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite.

Conceptul " document» se definesc informatii care sunt inregistrate in orice mod pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia.

Purtător– obiect material, folosit pentru a securiza și stoca informații.

Document electronic– un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică digitală.

Principalele funcții ale documentului sunt:

informativ;

istoric;

comunicativ;

cultural;

legal;

social.

Setul de documente creat la întreprindere este determinat de:

serie de probleme rezolvate în cursul activităților întreprinderii;

natura și domeniul de aplicare a competenței instituției;

procedura de rezolvare a problemelor (unitate de comandă sau colegialitate);

volumul şi natura relaţiilor cu alte instituţii.

Procedura și regulile de documentare a acțiunilor de management sunt prevăzute de următoarele materiale de reglementare:

Sistemul de stat de suport pentru documentare pentru management (GSDMOU), care este un set de reguli și principii care stabilesc cerințe uniforme pentru documentare;

un sistem unificat de documentare (UDS), care este un ansamblu de documente interconectate create după reguli uniforme și caracteristice unui anumit domeniu de activitate;

clasificator industrial al documentației tehnice și economice (OKTED).

1.2. Unificarea si standardizarea documentelor de management

Unificare- aducerea ceva la un sistem unificat. Unificarea documentelor– stabilirea unui set unificat de tipuri și varietăți de documente pentru situații similare de management și reguli uniforme de lucru cu documentele.

Unificarea se realizează în scopul reducerii numărului de documente, tipificării formelor acestora, ceea ce reduce complexitatea prelucrării acestora și utilizarea mai eficientă a tehnologiei informatice. Astfel, unificarea are ca scop crearea de texte stencil.

Lucrările privind unificarea documentelor includ:

dezvoltare (USD, care este realizat de ministerele și departamentele responsabile cu sistemele de documentare relevante;

implementarea DSD intersectorială în cadrul DSD republican și sectorial:

implementarea USD și OKTED pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acesteia;

dezvoltarea complexelor de forme de documente unificate ale industriei care reflectă specificul industriei și incluse în USDD, precum și înregistrarea lor de stat;

dezvoltarea unor clasificatoare industriale de informații tehnice și economice care reflectă specificul industriei.

Standardizare– procesul de stabilire și aplicare a standardelor prin care se determină un etalon sau un eșantion, luat ca fiind inițial pentru compararea altor obiecte cu acesta.

Standardizare documentele constituie o formă de confirmare juridică a unificării efectuate și a nivelului caracterului obligatoriu al acesteia.

Au fost stabilite următoarele categorii de standarde:

standardele de stat (GOST);

standarde industriale (OST);

standardele republicane (RST).

Scopul implementării standardelor este de a realiza o documentare eficientă a activităților de management.

Managementul organizatoric și metodologic al unificării și standardizării documentelor, coordonarea lucrărilor relevante și controlul este efectuat de către organizația principală pentru implementarea și întreținerea USD și OKTED în republică, iar la nivel de industrie această activitate este efectuată de către organizație principală pentru implementarea și întreținerea USD și OKTED în industrie.

Supravegherea de stat a conformării cu SD în sectorul public este încredințată organismelor de standardizare și metrologie, iar în sectorul non-statal - autorităților executive locale.

-- [ Pagina 1 ] --

T.A. REGINĂ

DOCUMENTAREA MANAGEMENTULUI

ACTIVITĂȚI

TUTORIAL

SAINT PETERSBURG

Koroleva T.A. Documentarea activitatilor de management. Educational

indemnizatie. – Sankt Petersburg: ed. SPbSUKiT, 2013. – 94 p.

Stăpânirea acestei discipline are ca scop dezvoltarea cunoştinţelor şi

abilități în lucrul cu documentația de referință organizatorică, administrativă și informațională care reglementează activitățile funcționarilor organizației, funcțiile și procesele de management al personalului organizației. Pentru studenții facultății comunicatii de masa studenții care studiază la specialitatea 031600 „Publicitate și relații publice”, precum și studenții Facultății de Management care studiază la specialitatea 080500 „Management” și 080100 „Economie”.

În plus, manualul poate fi util studenților altor facultăți atunci când studiază disciplinele „Management de birou și corespondență”, „Tehnologii informaționale de management”, „Cultura de afaceri”, etc.

Revizor: Șef al Departamentului de Management al Informației și Contabilitate, Ph.D., Profesor asociat A.Yu. Smirnov.

© SPbSUKiT, INTRODUCERE Documentarea activităților organizațiilor de orice formă de proprietate este reglementată de acte legislative și de reglementare. Cerințele pentru proiectarea și pregătirea documentelor sunt în continuă creștere.

Control organizatii moderne se confruntă nu numai cu numeroasele tipuri și varietăți de documente, cu complexitatea compoziției acestora, cu cerințele de conferire a forței legale a documentelor, de stocare și arhivare a documentelor, dar și cu nevoia de a actualiza constant cunoștințele angajaților în domeniul muncii de birou în în conformitate cu actele legislative și de reglementare actualizate permanent.

Sub influența factorilor economici, semnificația juridică a documentelor crește, ceea ce face urgentă revizuirea abordărilor în managementul documentelor. Dezvoltarea și implementarea documentației suport pentru management ca sistem eficient rezolvă problemele succesului întreprinderii pe propriul segment de piață, contribuie la eficiența și calitatea managementului organizației.

Documentarea este înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite. Articolul 11 ​​din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149 Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”

stabilește că „în autoritățile executive federale, documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de Guvern Federația Rusă. Reguli pentru munca de birou și fluxul de documente stabilite de alte agenții și autorități guvernamentale administrația localăîn limitele competenței lor, trebuie să respecte cerințele stabilite de Guvernul Federației Ruse în ceea ce privește munca de birou și fluxul de documente pentru autoritățile executive federale.”

Documentele stau la baza luării deciziilor de management, servesc ca dovadă a implementării lor și o sursă de generalizare și analiză, material de referință și de cercetare. În activitățile de management, un document acționează atât ca obiect al muncii, cât și ca rezultat al muncii.

Munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Munca modernă de birou nu este un set de operațiuni tehnice efectuate cu documente, ci un sistem de suport informațional pentru activitățile de management.

Recent, „suport de documentare pentru management” (DOU) a devenit sinonim cu termenul „muncă de birou”. Apariția acestui termen este asociată cu conștientizarea schimbărilor care apar în munca de birou și, mai ales, în legătură cu utilizarea tehnologiilor informaționale automatizate în sistemele de management.

1. ISTORIA DEZVOLTĂRII ACCEPTĂRII RUSEI Practica documentării acțiunilor de management datează din cele mai vechi timpuri. Datele obținute de arheologi și lingviști, precum și documentele scrise, arată că deja în secolul al X-lea. În vechiul stat rus exista o cultură a scrierii documentelor. Un exemplu sunt tratatele cu Bizanțul din 911 și 945, care, în plus, menționează și practica întocmirii altor documente - testamente scrise și documente de călătorie pentru nave comerciale.

Deja în timpul domniei lui Vladimir Svyatoslavovich la Kiev - capitala vechiului stat rus (978 - 1015) - a existat instituție educațională pentru copiii boierilor şi ai războinicilor seniori. Dintre absolvenții acestei școli, candidații au fost selectați pentru funcțiile de „tipografi” - custozi ai sigiliului princiar, precum și secretari judiciari, scribi și grefieri pentru prinți și alți mari feudali.

Din secolul al XIV-lea termenul „diacon” a fost atribuit tuturor persoanelor care desfășoară activități de birou.

Aproape până la sfârșitul secolului al XIV-lea. Principalul material de scris în Rus' era pergamentul (piei special pregătite de viţel, miel sau capră), numit în documente „hărţuire” sau pur şi simplu „viţel”. Cea mai veche formă de document a fost o carte - o foaie separată de pergament de aproximativ 15 cm lățime.Dimensiunile documentului puteau fi diferite prin lipirea următoarelor foi. Documentele care și-au pierdut valoarea au fost curățate și au fost folosite din nou materiale scumpe.

Documentele erau păstrate în vistierie împreună cu bijuterii, precum și în biserici și mănăstiri. Acestea erau, de regulă, biserici centrale ale orașului dedicate sfinților aleși ca patroni ai unui oraș dat. Adesea însăși depozitarea în templu a dat documentului forță legală. De exemplu, în Pskov, documentele scrise erau păstrate la Catedrala Trinității în cufere.

Actele statului sau bisericii care au fost aprobate la veche au fost plasate în „Cufărul Sfintei Treimi”, dându-le astfel forță legală.

Gostiny dvors și mănăstiri erau, de asemenea, centre de păstrare a documentației și depozitare a acesteia, deoarece biserica avea o competență juridică largă. Mănăstirea în sine este destul de mare întreprindere economicăși-a documentat activitățile judiciare și economice, folosind uneori spațiul liber din cărțile spirituale pentru aceasta.

În acele zile a existat un numar mare de acte - statutare, depozit, acte de vânzare: împrumuturi, ipoteci garantate, evidența împrumutului de bani, evidențe hagiografice - în cazul angajării urgente a lucrătorilor;

certificate complete - atunci când sunt vândute ca sclavie;

lasa certificate etc. Cu toate acestea, sistemul de management al biroului nu s-a dezvoltat încă.

Sistemul de muncă de birou de stat a început să prindă contur la mijlocul secolului al XV-lea. în timpul formării statului centralizat rus. Marii Duci de la Moscova au reușit să creeze un sistem puternic de control centralizat, în care funcții esențiale conducerea administrativă era efectuată de Duma Boierească și comenzi (locuri cu personal permanent de persoane implicate în munca de birou). Originea ordinelor este legată de practicarea instrucțiunilor personale (ordinelor) de la Marele Duce către cercul său imediat - prinți și boieri pentru a rezolva anumite probleme ale administrației publice. De aceea perioada de la secolele XV până în secolele XVII. se obișnuiește să se numească perioada de comandă - după numele primului agentii guvernamentale- Comenzi.

În această perioadă, unele dintre ordine erau organe de administrație teritorială, iar unele se ocupau de industrii individuale. În fruntea ordinului era un judecător de ordine, numit din rândurile Dumei. Era responsabil de funcţionari de la unu la zece. Grefierii erau responsabili de funcționari, care, în funcție de experiența lor de muncă, erau împărțiți în „senior”, „mediu” și „tiner”

(cei mai tineri). În comenzile mari, funcționarii erau uniți în „mese” - diviziuni structurale pe o bază teritorială. Activitățile administrative aparțineau grefierilor, grefierii și grefierii erau angajați în organizarea și ținerea evidenței. Pentru executarea hotărârilor existau posturi speciale - interpreți, confecționari etc. Ei predau corespondența ordinelor în funcție de apartenența lor, chemau justițiabilii în instanță etc.

Pe plan local, ordinele erau voievozi, care guvernau teritoriul și executau instrucțiunile autorităților centrale. Guvernatorii aveau propriul birou - coliba oficială și asistenții - guvernatorii și funcționarii „mai mici”, coliba oficială era împărțită în mese.

În secolul al XV-lea pergamentul scump a fost înlocuit cu hârtie, importată inițial din țările vest-europene și din a doua jumătate a secolului al XV-lea. - domestică. În acele vremuri, hârtia se făcea din cârpe, iar cerneala se făcea din săruri de fier și taninuri extrase din nuci de cerneală - creșteri pe frunze de stejar.

Acest text cu greu s-a estompat, motiv pentru care documentele de arhivă din acea vreme sunt încă destul de lizibile.

Tipul de documente în procedurile scrise a fost mic:

scrisori - decrete regale trimise de la ordine la locuri, ordine de la rege către guvernanți și alți comandanți locali, răspunsuri formale și rapoarte primite prin ordine de la guvernatori, amintiri - scrisori între ordine, petiții - apeluri ale cetățenilor la guvernul central.

În documentele scrise, majoritatea detaliilor nu au fost încă separate de text, adică. adresa, destinatarul, data, denumirea autorului și conținutul real al documentului constituiau un text continuu. De regulă, documentul începea cu adresa, data și desemnarea autorului și a destinatarului, apoi a fost precizată esența problemei. Partea finală a indicat data și locul unde a fost redactat documentul.

În 1720, Petru I a aprobat Regulamentul General, care a devenit baza legislativă pentru reforma conducerii birourilor. Acest document a introdus un sistem „colegial” de muncă de birou, luându-și numele de la un nou tip de instituție - colegiile. Consiliile au inclus: președinte, vicepreședinte, consilieri și evaluatori. Deciziile în aceste instituții au fost luate preponderent colegial, căruia Petru I a acordat o importanță deosebită, menționând că „toate cele mai bune aranjamente au loc prin consilii”.

Acest act legislativ separă atribuțiile prezenței ca organ decizional de munca de birou, care este concentrată în biroul condus de secretar. Sub conducerea secretarului au lucrat: un notar, un actuar, un registrator, grefieri, copiști, traducători, interpreți (pentru interpretare) și un sergent (un paznic pentru securitate).

Notarul ținea procesele-verbale ale ședințelor și un registru al cazurilor nerezolvate, actuarul era responsabil pentru siguranța documentelor și pregătea rechizite de birou, registratorul îndeplini o nouă funcție pentru munca de birou - înregistra toate documentele primite și ieșite în cărți speciale.

Fiecare comisie avea un procuror care monitoriza legalitatea și procedura de soluționare a cauzelor. O inovație serioasă a fost introducerea semnăturii șefului de birou în rândul membrilor consiliului de administrație pe documentul pe care l-au discutat. Cazurile rezolvate au fost predate arhivei, condusa de un arhivar.

Un număr mare de noi documente, funcții și termeni care le definesc au apărut în sistemul de management al biroului colegial. De acolo au venit la noi conceptele de „decret”, „regulament”, „rezoluție”, „instrucțiune” etc.

La începutul secolului al XIX-lea. a avut loc o nouă reformă în sistemul administraţiei publice şi a muncii de birou. În locul colegiilor au apărut noi instituții de minister, conduse de miniștri pe principiile unității de comandă.

Ministerele au fost împărțite în departamente, iar acestea, la rândul lor, în tabele.

Actul legislativ de definire a întregului sistem de structură ministerială și de muncă de birou a fost „Înființarea generală a ministerelor”. Însuși conceptul de muncă de birou la acea vreme denota activitățile nu numai ale biroului, ci și ale întregii instituții, iar prin „caz” se înțelegea nu un dosar cu documente, ca în munca modernă de birou, ci problema în curs de rezolvare; denotă un concept asemănător cu munca modernă de birou, a existat termenul de „scriere”.

Autorii „Înstituirii generale a ministerelor” au separat în mod clar două aspecte ale muncii de birou: formele documentelor și ordinea deplasării acestora, la baza cărora se află procedura adoptată în instituție pentru examinarea problemelor sau, în terminologia modernă, procesul de luare a deciziilor de management.

În perioada lucrărilor de birou ministerial s-a schimbat și forma documentelor - au apărut formulare cu detalii de colț. Formularele au fost tipărite sau scrise de mână. Setul și aranjamentul detaliilor diferă practic puțin de forma modernă. Apare o mare cantitate de literatură de specialitate, inclusiv literatură teoretică, în care se formulează pentru prima dată clasificarea documentelor. Se publică periodic cărți de scrisori speciale - colecții de documente eșantion destinate atât funcționarilor, cât și persoanelor fizice care trebuie să contacteze agențiile guvernamentale.

La sfârşitul secolului al XIX-lea. mai întâi în departamentul militar și apoi în ministerele civile, au început să fie folosite mașinile de scris, ceea ce a dus la accelerarea activității biroului și a făcut posibilă realizarea mai multor copii ale unui document deodată. În plus, textul dactilografiat a devenit mai compact, rezultând o reducere a volumului documentelor. Apariția mașinilor de scris a fost cu adevărat o revoluție tehnică în munca de birou și este comparabilă doar, poate, cu apariția computerului.

Revoluția din octombrie 1917, care a vizat demolarea radicală a vechiului aparat de stat și implicarea largilor mase muncitoare în activitățile sale, a schimbat radical aparatul de stat în formă.

Pentru a guverna direct țara, a fost creat primul guvern sovietic - Consiliul Comisarilor Poporului (Sovnarkom) și pentru a gestiona industriile individuale - 13 comisariate ale poporului (Comisariatele Poporului).

Pentru oficializarea legislativă a activităților structurilor de putere și eficientizarea proceselor de documentare, la 30 octombrie 1917, Consiliul Comisarilor Poporului a emis un decret „Cu privire la procedura de aprobare și publicare a legilor”, iar la 2 martie 1918. Rezoluția „Cu privire la forma formelor instituțiilor statului”. La dezvoltarea unei noi tehnologii de management, a fost folosită experiența de lucru a predecesorilor, de exemplu, un document similar de la departamentul militar din 1911 a fost luat ca bază pentru „Regulamentul privind scrierea și munca de birou”. S-a acordat multă atenție simplificării și raționalizarea muncii de birou.

În anii 1920 s-au organizat cercetări în domeniul managementului, organizării științifice a muncii și a muncii de birou, cel mai important reguliîn domeniul documentării suport pentru management.

Activitățile organizatorice și științifice de optimizare în domeniul managementului au fost consolidate prin documente de reglementare și prin crearea unei întregi rețele de organizații publice, institute și laboratoare care se ocupă cu probleme de organizare științifică a muncii și a muncii de birou. Pentru a coordona activitatea în toată țara, Consiliul pentru Organizația Științifică a Muncii, Producției și Managementului a fost format în 1923, iar în 1926, Institutul de Stat pentru Tehnologia Managementului (ITU).

UIT a pregătit un proiect de „Reguli generale pentru documentare și flux de documente”, care utilizează rezultatele celor mai recente evoluții externe și interne în acest domeniu.

În anii 1930 a fost format și consolidat un sistem rigid de management administrativ-comandă centralizat, excluzând posibilitatea unor abordări alternative ale sistemului de management al biroului. Ca urmare, aproape toate centrele mari de cercetare care s-au ocupat de probleme de organizare științifică a muncii și a muncii de birou sunt în curs de lichidare. În același timp, eforturile maxime sunt îndreptate spre înrobire metode legale populația țării, pentru care sistemul de înregistrare a cetățenilor sovietici este în curs de îmbunătățire.

În unele departamente mari s-a lucrat pentru îmbunătățirea sistemului de contabilitate și documentație de personal și s-a obținut un anumit succes. Cu toate acestea, la scară națională, a existat inconsecvență în domeniul managementului și al muncii de birou.

Pentru a depăși acest neajuns, au fost necesare măsuri radicale, care trebuiau luate pe baza rezultatelor din 1941.

întâlnire intersectorială privind echipamentele de birou. Programul adoptat la această întâlnire a cuprins probleme de creare a unui centru organizatoric și metodologic, dezvoltarea unui cadru de reglementare, mecanizarea muncii în munca de birou etc.

Implementarea practică a acestui program a fost împiedicată de către Mare Războiul Patriotic, și apoi ani de restabilire a economiei naționale distruse.

O creștere reînnoită a interesului pentru problemele de documentare a suportului pentru management a fost observată în anii 1960. Din 1958, Direcția Arhivă Principală din cadrul Consiliului de Miniștri al URSS (GAU) a devenit competentă să controleze producția părții documentare a gestionării evidențelor întreprinderilor și organizațiilor, iar în 1966, în cadrul Serviciului de Arhive, A fost creat Institutul de Cercetare Științifică pentru Managementul Documentelor și Afaceri de Arhivă (VNIIDAD).

Această organizație, împreună cu alte instituții departamentale, a dezvoltat Sistemul Unificat de Documentare de Stat (USDS), în care autorii săi au rezumat experiență inovatoare a timpului lor şi a propus tehnologia optimă pentru efectuarea operaţiunilor de management şi documentarea acestora.

Noua ediție a acestui document se numește Sistemul de management al documentației de stat (GS DOU) și completează golurile din Baza de date unificată de stat în ceea ce privește noile tehnologii informaționale. Acest document a fost aprobat de șeful Departamentului principal de arhivă în 1988. În anii 1970-1980, standardele GOST pentru documentele de gestionare (GOST 6.38-72 etc.), clasificatorii tuturor Uniunii (OKUD, OKPO, OKONKH etc.) , sisteme de documentare unificate (USD) și o serie de standarde de stat pentru aceste sisteme unificate.

Publicat în 1993 Clasificator integral rusesc documentație de management, în 1997 - noul GOST R 6.30-97 (Cerințe pentru pregătirea documentelor), în 1998 - GOST R 51141-98 (Munca de birou și arhivare.

Termeni și definiții). Cele mai recente documente de reglementare reflectă schimbări în documentație și fluxul documentelor, care au fost rezultatul schimbărilor în relațiile sociale și a apariției unor noi forme de proprietate. În 2000, au fost făcute modificări la GOST R 6.30-97, iar în 2003 a fost înlocuit cu unul nou - GOST R 6.30-2003.

Programele de calculator pentru pregătirea documentelor care au devenit răspândite includ de obicei seturi de șabloane de documente adaptate în limba rusă. Din păcate, aceste șabloane ignoră complet reglementările și tradițiile interne în domeniul creării și executării documentelor.

2. CERINȚE LEGISLAȚII ÎN DOMENIUL DOCUMENTĂRII Baza reglementară și metodologică a muncii de birou este un ansamblu de legi, reglementări și documente metodologice care reglementează tehnologia de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitati curente instituțiile, precum și cele care reglementează activitatea serviciului de management al biroului - structura acestuia, funcțiile, personalul, suport tehnic si alte cateva aspecte.

Principiile generale de organizare a suportului de documentare pentru activitățile persoanelor fizice (cetățenilor) și persoanelor juridice sunt reglementate de legislația Federației Ruse.

Codul civil al Federației Ruse stabilește tipurile de documente utilizate la crearea, înregistrarea și lichidarea unei persoane juridice, determină tipurile și forma contractelor etc.

Codul Muncii al Federației Ruse, care reglementează relațiile de muncă, stabilește tipurile și conținutul contractelor de muncă, nomenclatorul și procedura de procesare a documentelor pentru angajarea, concedierea, transferul și formarea avansată a angajaților organizației.

Actul fundamental în lucrul cu documentele este legea federală„Cu privire la informație, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” din 27 iulie 2006 Nr. 149-FZ, care stabilește regimul juridic pentru crearea, stocarea și utilizarea resurselor informaționale. Legea stabilește procedura de documentare a informațiilor, proprietatea asupra documentelor individuale și a rețelelor de documente în sistemele informaționale, categoriile de informații în funcție de nivelul de acces la acestea și procedura de protecție juridică a informațiilor.

Legea Federației Ruse „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” din 22 noiembrie 2004 nr. 125-FZ este strâns legată de legea anterioară. Legea reglementează procesele de formare, organizare a depozitării, contabilitate, utilizarea arhivelor, precum și răspunderea pentru încălcarea legii.

Legea Federației Ruse „Cu privire la secretele de stat” din 21 iulie 1993 nr. 5485 (cu modificări și completări din 8 noiembrie 2011 nr. 309-FZ) reglementează relațiile care apar în legătură cu clasificarea informațiilor ca secrete de stat, a acestora declasificare și protecție în interesul securității securității Federației Ruse.

Motivele pentru clasificarea informațiilor ca fiind confidențiale sunt cuprinse în art. 139 din Codul civil al Federației Ruse (Codul civil al Federației Ruse): „Informația constituie un secret oficial sau comercial în cazul în care informațiile au valoare comercială reală sau potențială din cauza necunoscutei de către terți, nu există nicio libertate accesul la acesta în temeiul legal, iar proprietarul informațiilor ia măsuri pentru a le proteja confidențialitatea.”

Nr. 5154-1 stabilește baza legală pentru standardizare în Federația Rusă, obligatorie pentru toate organismele guvernamentale, întreprinderile și antreprenorii și asociațiile publice. Legea stabilește procedura de desfășurare a lucrărilor de standardizare, tipurile de documente de standardizare și aplicarea acestora, exercitarea controlului statului asupra respectării standardelor de stat și răspunderea pentru încălcarea prevederilor legii.

Legea a încredințat Comitetului Federației Ruse pentru Standardizare, Metrologie și Certificare (Gosstandart al Rusiei) formarea și implementarea politicii de stat în domeniul standardizării.

Legea federală „Cu privire la participarea la schimbul internațional de informații” din 4 iulie 1996 nr. 85-FZ are ca scop crearea condițiilor pentru participarea efectivă a Rusiei la schimbul internațional de informații în cadrul unui spațiu informațional unic mondial. Legea stabilește dreptul de proprietate asupra produselor informaționale, restricții privind schimbul internațional de informații (restricții la export), utilizarea mijloacelor de schimb internațional de informații (protecția informații confidențiale) și alte aspecte legate de schimbul internațional de informații.

Legea Federației Ruse „Cu privire la electronică semnatura digitala» din 10 ianuarie 2002 Nr. 1-FZ definește conceptele de bază în domeniul gestiunii documentelor electronice și cerințele pentru un document electronic semnificativ din punct de vedere juridic.

Conceptele de bază, principiile și regulile de bază ale păstrării înregistrărilor sunt stabilite în Standardele de stat.

Există un set independent de standarde pentru sistemele de documentare unificate și Sistemul unificat de clasificare și codificare a informațiilor tehnice și economice GOST 6.01.1-87. Sistem unificat de clasificare și codificare a informațiilor tehnice și economice.

GOST 6.10.3-83. Sisteme de documentare unificate. Înregistrarea informațiilor din documente unificate într-un format comunicativ.

GOST 6.10.4-84. Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor pe suport informatic și tipografie, creat prin mijloace tehnologia calculatoarelor. Dispoziții de bază.

GOST 6.10.5-87. Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru crearea unui formular eșantion.

GOST 6.10.6-87. Sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

Exemplu de formular.

GOST 6.10.7-90. Sistem unificat de documentare a comerțului exterior. Verifica.

GOST 7.32-91 (2000). Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Raport de cercetare. Reguli de structură și proiectare.

GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

GOST R 51141-98. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții.

Pentru a reduce numărul de documente, a reduce costurile cu forța de muncă și timp pentru pregătirea lor pentru procesare și pentru a realiza compatibilitatea informațiilor a bazelor de date automate, sunt create sisteme de documentare unificate (UDS) - un set de forme unificate de documente interconectate care oferă reprezentare documentată. a datelor în anumite tipuri de activități economice, mijloace de gestionare a acestora, reglementare și materiale didactice asupra dezvoltării și aplicării lor.

În prezent, există opt USD în funcțiune:

sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

sistem unificat de documentație bancară;

un sistem unificat de documentație financiară, contabilă și de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare;

sistem unificat de raportare și documentare statistică;

sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor;

sistem unificat de documentație de muncă;

sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse;

sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

În același timp, sunt în curs de dezvoltare clasificatoare de informații tehnice, economice și sociale pentru a asigura prelucrarea automată a datelor conținute în USD. Clasificatorii informațiilor tehnice, economice și sociale sunt documente normative care conțin un set sistematic de nume de obiecte prezentate ca grupe de clasificare și coduri atribuite acestora.

În prezent, există 37 de clasificatoare întregi din Rusia și din Uniunea care continuă să funcționeze. În funcție de domeniul de aplicare, clasificatorii sunt împărțiți în clasificatori întregi din Rusia, industrie și întreprinderi.

În ceea ce privește conținutul, clasificatorii sunt împărțiți în trei grupuri:

1. Clasificatori de informații despre documentele de management, sarcini rezolvate în sisteme de control automatizate, tipuri de activități, economice și indicatori sociali- Clasificatorul de standarde în întregime rusă (OKS), Clasificator de monede în întregime rusesc (OKV), Clasificator de documentație de management în întregime rusă (OKUD), etc.

2. Clasificator de informații despre structurile organizaționale Clasificatorul integral rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO), Clasificatorul integral rusesc al sectoarelor economiei naționale (OKONKh), Clasificatorul întreg rusesc al autorităților de stat și al organismelor de conducere (OKOGU) etc.

3. Clasificatori ai informațiilor despre populație și personal - Clasificatorul întreg rusesc al specialităților în educație (OKSO), Clasificatorul întreg rusesc al profesiilor muncitorilor, pozițiile angajaților și categorii tarifare(OKPDTR), etc.

De exemplu, OKUD conține informații despre sisteme de documentare unificate și forme de documente permise pentru utilizare. Codul este format din șapte cifre și este introdus în conformitate cu GOST R 6.30- „Sisteme de documentare unificate. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor” în formulare de documente unificate.

Cel mai complet document intersectorial privind organizarea suportului documentației pentru management este publicat în 1990.

Sistemul de stat de documentare suport pentru management - GSDOU.

GSDO este un set de principii și reguli care stabilesc cerințe uniforme pentru documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organele guvernamentale, întreprinderi (asociații), instituții și organizații publice.

Prevederile instituției de învățământ de la bugetul de stat sunt implementate în practica suportului de documentare prin elaborarea standardelor industriei, instrucțiuni de la ministere și departamente privind păstrarea evidenței și diverse instrucțiuni.

Un exemplu de astfel de documente este instrucțiunea pusă în aplicare prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 N 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale” (înregistrată la Ministerul Justiției din Federația Rusă la 27 ianuarie 2006 N 7418) /6/, precum și instrucțiuni pentru managementul biroului, elaborate direct în organizație.

Operațiunile specifice ale tehnologiei muncii de birou și metodele de organizare a serviciului de documentare suport al managementului (DOU) sunt reglementate de documentele de lucru ale organizației - un ordin privind organizarea muncii de birou, un ordin privind clasificarea informațiilor ca fiind confidențiale, instrucțiuni privind munca de birou. , fișele postului etc.

2. DOCUMENT 3.1. CERINȚE DE DOCUMENTE Documentele sunt surse și purtători de informații. Ele servesc drept bază pentru luarea deciziilor, lucrările de referință și informare, având forță juridică și sunt dovezi. Istoria consideră un document ca o sursă istorică. În activitățile de management, un document este subiectul muncii și rezultatul muncii.

Cuvântul „document” provine din latinescul „documentum” proof. La începutul secolului al XX-lea, un document era considerat „o hârtie de afaceri care servește drept dovadă a ceva, confirmând dreptul la ceva” /16/. În prezent, un document este considerat în primul rând un purtător de informații. Potrivit Dicționarului Oxford, „un document este un text sau o imagine care are valoare informațională”, iar conform GOST R 51141-98, „un document este o informație înregistrată pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acestuia” /7 /.

Documentul poate fi primit căi diferite: prin scriere, desen, grafică, fotografie, înregistrare audio sau video. După ce a înregistrat (afișat) informațiile, el asigură astfel păstrarea și acumularea acestora, posibilitatea de a le transfera unei alte persoane, utilizarea repetată și revenirea la informații în timp.

Luarea corectă a deciziilor necesită informații complete, prompte și de încredere. Acest Cerințe generale la document ca sursă de informare.

Completitudinea informațiilor este caracterizată de volumul acesteia, care ar trebui să fie suficient pentru a lua o decizie.

Informațiile trebuie să fie prompte, de ex. astfel încât în ​​timpul transmiterii și procesării sale starea de fapt să nu se modifice.

Fiabilitatea informației este determinată de gradul în care conținutul acesteia corespunde stării obiective a lucrurilor.

În plus, informațiile trebuie primite la locul de muncă al unui manager sau executant într-o formă care să faciliteze percepția și prelucrarea acesteia. În companiile mari, informațiile primite de manager, de regulă, cele mai importante și urgente, sunt prezentate într-o formă condensată.

Fiecare document trebuie evaluat în primul rând pe baza informațiilor pe care le conține. Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” stabilește că „documentarea informațiilor este o condiție obligatorie pentru includerea informațiilor în resursele informaționale.

Documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de organele guvernamentale responsabile cu organizarea muncii de birou și standardizarea documentelor...”

Este vorba de documente, i.e. Informațiile înregistrate pe un suport tangibil care au forță juridică servesc drept principală dovadă a unui fapt particular în soluționarea litigiilor economice cu partenerii de afaceri într-o instanță de arbitraj sau a conflictelor de muncă cu angajații întreprinderii într-un tribunal popular.

Pentru ca un document să aibă forță juridică, acesta trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

Nu contraziceți legile statului;

Să fie în competențele autorității care l-a emis;

Forma documentului trebuie să respecte standardele de stat.

Câte pierderi suferă întreprinderile din cauza unor documente întocmite greșit accidental sau intenționat? Dezordinea în stocarea documentelor poate duce la riscul de a pierde informații valoroase, ceea ce poate afecta negativ activitățile întreprinderii.

Erori în păstrarea documentației de personal care consemnează relațiile de muncă ale salariatului cu întreprinderea și confirmă salariul acestuia și vechime in munca, reprezintă o încălcare a cerințelor Codului Muncii al Federației Ruse și pot cauza pierderi materiale angajaților (de exemplu, în cazul calculării incorecte a pensiilor) sau întreprinderii însăși, dacă instanța decide să despăgubească angajatul pentru daunele cauzate de concediere nedreaptă, în opinia sa.

Astfel, cunoașterea regulilor moderne de pregătire a documentelor și de organizare a muncii de birou vă va ajuta să lucrați fără conflicte externe (cu agențiile guvernamentale și partenerii) și interne (cu subordonații), concentrându-vă pe rezolvarea problemelor de producție și activități economice.

3.2. CLASIFICAREA DOCUMENTELOR Conform GSDO, documentele sunt clasificate după o serie de criterii.

1) Conform metodei de înregistrare a informațiilor, documentele sunt împărțite în documente scrise, grafice, foto, film, video și acustice.

Scrisele (sau scrise de mână-tipărite) includ toate documentele create prin scriere de mână sau dactilografiere, precum și cele produse pe un computer, mașini de duplicat și imprimare.

Documentele grafice includ desene, grafice, hărți, desene, diagrame, planuri. Documentele foto, film și video sunt înregistrate cu echipamente speciale pe suporturi speciale. Acestea vă permit să capturați obiecte și fenomene greu sau imposibil de capturat prin alte mijloace.

Documentele acustice fac posibilă înregistrarea și transmiterea cu acuratețe a informațiilor audio; ele sunt utilizate pe scară largă în munca unui secretar atunci când înregistrează întâlniri, conferințe, întâlniri etc.

H) Un număr mare de documente se disting după nume. Acestea sunt ordine, regulamente, protocoale, instrucțiuni, instrucțiuni, scrisori, declarații etc.

4) După tipul de documente sunt standard, aproximative, individuale și stencil.

Documentele standard sunt elaborate în prealabil de autoritățile superioare pentru organizațiile subordonate cu funcții omogene și sunt obligatorii.

Exemple de documente sunt elaborate și de autoritățile superioare pentru organizațiile din sistemul lor, dar sunt de natură aproximativă, de recomandare.

Documentele individuale sunt elaborate de organizații specifice pentru uz intern.

Documentele ecranate sunt produse folosind o metodă de tipărire, cu partea constantă a textului documentului tipărită pe mașini de tipărit și spații libere lăsate pentru informații variabile. Astfel de documente economisesc timp la pregătirea și creșterea lor cultura generalași alfabetizare în documentare.

5) După gradul de complexitate, se face distincție între documentele simple care conțin o singură întrebare și cele complexe care conțin mai multe întrebări. Documentele simple sunt de preferat, deoarece sunt mai ușor de procesat, controlat execuția, căutare și stocare.

6) În funcție de locul de întocmire, documentele se clasifică în interne și externe. Intern - documente întocmite pentru a-și rezolva problemele interne și nu depășesc organizația. Externă - corespondența de intrare și de ieșire a întreprinderii.

7) În funcție de termenele de executare, documentele se împart în urgente și neurgente. Un indicator al acestei caracteristici este termenul limită de executare a documentului, care este stabilit de lege și de relevante acte juridice, precum și telegrame, mesaje telefonice, documente marcate „urgent”. Toate celelalte documente se execută în termenele stabilite de administrație și sunt considerate neurgente.

8) După proveniență, documentele pot fi oficiale și oficial personale (înregistrate). Prima grupă le include pe cele create în instituții, organizații și întreprinderi pe probleme ale activităților lor, a doua grupă se referă la indivizi specifici, i.e. înregistrate (declarații, scrisori, reclamații etc.) 9) După gradul de publicitate se disting documentele ordinare, secrete și de uz oficial (DSP). Documentele secrete și documentele DSP sunt marcate cu o ștampilă care restricționează accesul la document. Ștampila înseamnă că un cerc de persoane strict definit se poate familiariza cu acest document. Pentru dezvăluirea de informații din documente clasificate ca secrete, precum și pentru pierderea acestora, făptuitorii sunt trași la răspundere.

10) În funcție de forța lor juridică, ele disting între documentele autentice și cele falsificate.

Documentele sunt considerate autentice dacă sunt emise în conformitate cu procedura stabilită de lege cu respectarea tuturor regulilor; falsificate sunt documentele al căror design sau conținut nu corespunde adevărului.

Documentele autentice sunt la rândul lor împărțite în valabile și invalide. Un document devine nul dacă și-a pierdut puterea juridică din orice motiv (de exemplu, expirarea unei împuterniciri).

11) După scopul lor (etapele de realizare), documentele se împart în originale (originale) și copii.

Un original este un document original care conține informații originale și este executat corespunzător. De regulă, crearea unui document este precedată de o etapă de proiect - un document într-o ediție preliminară.

O copie este o reproducere exactă a detaliilor originalului, în colțul din dreapta al câmpului superior căruia este atașat cuvântul „copie”. Copia nu are forță juridică. Pentru a da forță legală copiei, aceasta este certificată în mod corespunzător. Este necesar să se facă distincția între astfel de tipuri de copii precum extras și duplicat. Un extras dintr-un document este o copie a unei părți a unui document, iar un duplicat este o a doua copie a unui document emis din cauza pierderii, de exemplu, a originalului. Duplicatul și originalul au aceeași forță juridică.

12) Pe baza perioadelor de depozitare, documentele sunt împărțite în trei grupe principale: depozitare permanentă, perioadă de depozitare temporară de peste 10 ani și perioadă de depozitare temporară de până la 10 ani.

Pe diverse intreprinderi iar în instituții, componența și numărul documentelor create nu sunt aceleași și sunt determinate de:

Gama de probleme rezolvate în procesul de activitate;

Sfera și natura competenței;

Procedura de rezolvare a problemelor (pe baza unității de comandă sau colegialitate);

Volumul și natura relațiilor cu alte entități.

Relațiile dintre diviziile unei întreprinderi și întreprinderile și organizațiile individuale sunt stabile și reglementate de diverse norme legale, drept urmare toate fluxurile de informații au un caracter stabil „programat”.

O consecință a stabilității funcțiilor organizației este limitarea tematică a sarcinilor pe care le rezolvă. Aceste funcții pot fi descrise, clasificate și reglementate. Astfel, gama de probleme pe care sunt create documentele de management este destul de stabilă, reflectând activitățile funcționale ale organizației.

Să luăm în considerare influența conexiunilor informaționale ale unei întreprinderi asupra volumului și domeniului documentației sale. Figura 1 prezintă structura simplificată a unei întreprinderi comerciale și conexiunile sale informaționale interne și externe.

Întreprinderi furnizori Consiliu fondatori Întreprinderi co-executori Consiliu fondatori Întreprinderi generale Director general Secretar director cumpărători Tax Producție Compartiment inspecție contabilă Compartiment contabilitate Producție Compartiment personal bancar Instituții guvernamentale Fig. 1. Structura simplificată a întreprinderii și legăturile sale informative Activitățile colegiale ale consiliului de administrație (fondatorii) sunt consemnate în procese-verbale, activitățile administrative ale directorului sunt consemnate în ordine și instrucțiuni privind principalele activități și personal. În plus, conducerea întreprinderii planifică activități financiare și economice, ceea ce este reflectat în documentația de planificare. După parcurgerea anumitor etape de lucru sau după termenul calendaristic, se întocmește documentația de raportare.

Departamentul HR (sau managerul HR) se ocupă cu selecția personalului, dezvoltarea angajaților, stimulente, certificarea și recalificarea personalului. În conformitate cu această activitate, serviciul întocmește regulamente, instrucțiuni, depuneri, proiecte de comenzi și se ocupă de întocmirea altor documente pentru personal. Uneori, aceste funcții sunt îndeplinite de un secretar.

Activitățile de producție și economice desfășurate de departamentul de producție se reflectă în acorduri, contracte, corespondență comercială etc.

Contabilitatea întocmește documente financiare și contabile (bilanţuri, rapoarte anuale, rapoarte de audit și inventariere, planuri, deviz, conturi, registre de casă etc.).

O întreprindere poate primi documente de la organizații de stat și municipale care reglementează diverse aspecte ale activităților sale (taxe, protecția mediului etc.). Aceste documente formează un grup separat - documentele de reglementare ale autorităților superioare.

În plus, angajații întreprinderii scriu, dacă este necesar, declarații, autobiografii, eliberează chitanțe și împuterniciri personale, i.e.

întocmește documente oficiale și personale.

Toate documentele enumerate se referă la documente de management și organizatorice și administrative (ORD). Excepție fac documentele financiare și contabile care au caracteristici specifice de întocmire și prelucrare.

În funcție de obiectivul (profilul întreprinderii) și subiectiv (cerințele șefului întreprinderii și ale partenerilor de afaceri) factorii din orice grup de documente pot predomina sau pot fi nesemnificativi.

Astfel, toate documentele create la o întreprindere sau organizație pot fi împărțite în următoarele grupe /14/:

1) sistemul actelor constitutive;

2) un sistem de documente organizatorice;

3) sistemul de documente administrative;

4) sistem de documente pentru personal;

5) sistemul de documente financiar-contabile;

6) sistem de documente de referință și informare;

7) sistemul documentelor de planificare;

8) sistemul de documente de raportare;

9) sistemul de documente oficiale și personale.

Mai jos ne vom uita la regulile de pregătire a documentelor utilizate în aproape fiecare întreprindere, indiferent de specificul acesteia.

3.3. REGULI GENERALE PENTRU FORMAREA DOCUMENTELOR Documentele sunt parte integrantă a imaginii companiei, cartea de vizită a acesteia. Un design modern al formularului, propriul stil corporativ, hârtie de înaltă calitate, un set complet de informații despre companie și amplasarea corectă a acestora pe o coală de hârtie sunt deosebit de importante pentru un impact favorabil asupra partenerului de afaceri. Formularele sunt produse prin imprimare sau folosind un computer personal. Excepție este antetul organizațiilor cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse sau stemele entităților constitutive ale Federației Ruse, care sunt produse de imprimare, supuse contabilității.

Întocmirea, prelucrarea documentelor și documentarea activităților organizațiilor și departamentelor sunt reglementate prin acte legislative și normative și metodologice. Documentul trebuie să fie concret și să conțină propuneri și instrucțiuni specifice.

Respectarea regulilor uniforme pentru pregătirea documentelor asigură:

1) puterea juridică a documentelor;

2) pregătirea și executarea promptă și de înaltă calitate a documentelor;

3) organizarea unei căutări rapide a documentelor.

În munca de birou, există cerințe și reguli uniforme pentru pregătirea documentelor, care sunt stabilite prin GOST R 6.30-2003.

Standardul stabilește două formate principale pentru formularele de document - A4 (210*297 mm) și A5 (148*210 mm). Majoritatea documentelor companiei sunt întocmite pe formulare A4. Pentru litere mici și certificate se folosesc formulare în format A5. Formele formatului AZ (297* mm) sunt folosite mult mai rar, destinate planurilor de afaceri, rapoarte contabile, grafice și A - pentru referințele /8/.

Toate documentele trebuie să aibă câmpuri. Specificat de standard dimensiune minimă margini în mm:

stânga - dreapta - sus - jos - Pentru comoditatea înregistrării documentelor, dimensiunea recomandată a marginii din stânga este de 30 mm.

Ca urmare a secolelor de dezvoltare a stilului oficial de afaceri, au fost dezvoltate astfel de mijloace lingvistice și moduri de exprimare a conținutului.

care vă permit să înregistrați cel mai eficient informații de management. Specificații stilul de afaceri se exprimă în anumite trăsături stilistice care îl deosebesc de alte stiluri funcționale de limbaj (literar, științific, colocvial) și îl fac cel mai convenabil instrument de comunicare în afaceri.

Principalele caracteristici ale stilului de afaceri:

Tonul neutru al prezentării;

Acuratețea și claritatea prezentării;

Concizia textului.

Un ton neutru de prezentare este norma pentru comunicarea oficială de afaceri.

Informațiile de management sunt de natură oficială, ceea ce indică baza de afaceri a relației dintre autor și destinatarul documentului, subliniază natura lor non-personală și prezența unei anumite distanțe între ele. În plus, participanții la comunicarea de afaceri acționează în numele instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor, de ex. în numele persoanelor juridice.

Din acest motiv, elementul personal, subiectiv din texte ar trebui redus la minimum. Cuvintele care au o conotație emoțională (cuvinte cu sufixe diminutive și afectuoase, interjecții etc.) sunt excluse din limbajul documentelor.

Acuratețea prezentării presupune o înțelegere neechivocă a conținutului documentului, eliminând ambiguitatea și asigurând caracterul adecvat al percepției textului de către autorul documentului și destinatarul acestuia.

Precizia prezentării este obținută prin utilizarea vocabularului terminologic, utilizarea de fraze stabile - formule de limbaj, absența cuvintelor și expresiilor figurative, compatibilitatea limitată a cuvintelor etc. Claritatea textului este determinată de corectitudinea structurii compoziționale. a textului, absența erorilor logice și claritatea formulării.

Prezentarea laconică a textului se realizează prin utilizarea economică a mijloacelor lingvistice, excluzând redundanța vorbirii.

Fiecare document este format din elementele sale constitutive individuale, care se numesc detalii (semnătură, sigiliu, text etc.). Inițial, cuvântul „requisite”, derivat din latinescul „requisitum” (nevoie), însemna un set de elemente formale ale unui document, a căror absență îl privează de forță juridică, apoi a ajuns să însemne toate elementele documentului.

Ansamblul detaliilor aflate într-un document într-un anumit fel constituie forma acestuia. Un formular specific unui anumit tip de document se numește formular standard.

Un exemplu de formular este dezvoltat la crearea unui sistem de documentare și reprezintă un model grafic sau diagramă de construcție a documentului. Setează formatele, dimensiunile câmpurilor și locația detaliilor.

GOST R 6.30-2003 stabilește setul maxim de detalii pentru oricare dintre documentele de management și localizarea acestora pe hârtie. Au fost instalate un total de 30 de detalii. Deoarece unele dintre ele se exclud reciproc și unele detalii depind de tipul de document, vor fi mult mai puține pe un anumit document.

Au fost stabilite următoarele detalii:

01 - Emblema de stat a Federației Ruse;

02 - stema unei entități constitutive a Federației Ruse;

03 - emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);

04 - cod de organizare;

05 – numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice;

06 – numărul de identificare fiscală/codul motiv pentru înregistrare (TIN/KPP);

07 – cod formular document;

08 - denumirea organizației;

09 – informații de referință despre organizație;

10 – denumirea tipului de document;

11 - data documentului;

12 - numărul de înregistrare al documentului;

14 - locul întocmirii sau publicării documentului;

15 - destinatar;

16 - ștampila de aprobare a documentului;

17 – rezoluție;

18 - titlul textului;

19 - marca de control;

20 – textul documentului;

21 - marcaj despre prezența aplicației;

22 – semnătură;

23 - ștampila de aprobare a documentului;

24 - aprobarea documentului de viză;

25 – amprenta de etanșare;

26 - marca pe certificarea copiei;

27 - nota despre interpret;

28 - marcare asupra executării documentului și trimiterii acestuia la dosar;

29 - marcarea la primirea documentului de către organizație;

30 – identificatorul copiei electronice a documentului.

Locația detaliilor pe o foaie standard de hârtie și dimensiunile câmpurilor alocate pentru acestea sunt prezentate în Fig. 2 și Fig. 3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 Fig. 2. Localizarea detaliilor pe formularul de colț în format A4 20 01 02 03 16 03 16 01 7 0 12 13 18 18 20 21 22 22 24 40 28 30 Fig. 3. Localizarea detaliilor pe formatul A4 al unui formular longitudinal Cerința 01 - Emblema de stat a Federației Ruse Emblema de stat este plasată pe formularele documentelor organelor și instituțiilor de stat, în conformitate cu Legea constituțională federală din 25 decembrie 2000 „ Pe emblema de stat a Federației Ruse”. Formularele cu imaginea stemei Federației Ruse pot fi produse numai prin imprimare în modul stabilit în Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 „Cu privire la eficientizarea producției, utilizării, depozitării și distrugerii sigilii și formulare cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse” (modificată prin decretul din 08.06 .2001 nr. 450). Emblema de stat a Federației Ruse este plasată pe documentele ministerelor, departamentelor, precum și ale organismelor guvernamentale: instanțe, procurori, autorități superioare management, etc.

Props 02 - Stema unei entități constitutive a Federației Ruse Stema unei entități constitutive a Federației Ruse va fi plasată pe formulare de document în conformitate cu actele juridice ale entităților constitutive ale Federației Ruse. În acest caz, este recomandabil să indicați pe formularul de document numele statului - „Federația Rusă”.

Pe formularele de documente pot fi reproduse suplimentar imaginile aprobate corespunzător (stemele) ale teritoriilor și așezărilor Cerința 03 - Emblema organizației sau marca comercială Emblema întreprinderii este simbolică imagine grafică. De regulă, o marcă comercială este folosită ca emblemă. Nu este permisă înlocuirea denumirii unei întreprinderi sau instituții cu o emblemă. Emblema este plasată în conformitate cu statutul (regulamentele organizației) la nivelul denumirii organizației sau în câmpul de sus al documentului. Emblema trebuie să fie înregistrată și nu trebuie să apară pe un document decât dacă organizația are permisiunea oficială. De asemenea, emblema nu este reprodusă atunci când se plasează steme pe antetul organizației.

Cerința 04 - Codul organizației Toate întreprinderile înregistrate au un cod conform Clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO). Este un fel de confirmare a competenței organizației - autorul documentului.

Cerința 05 - Numărul principal de înregistrare de stat al unei persoane juridice Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice se aplică în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.

Cerința 06 - Numărul de identificare fiscală/Codul motiv pentru înregistrare (TIN/KPP) Numărul de identificare fiscală/Codul motiv pentru înregistrare (TIN/KPP) se introduce în conformitate cu documentele emise de autoritățile fiscale.

Cerința 07 - Codul formularului de document În scopul unificării și standardizării documentației organizaționale și administrative, există un Clasificator al documentației de gestiune (OKUD), care stabilește clasificarea formelor specifice de documente. Codul OKUD este aplicat numai documentelor unificate, al căror denumire a formularelor este inclusă în clasificatorul documentației de gestiune. De exemplu, 0222152 - tabel de personal, 0276030 - program de concediu etc.

Cerința 08 - Denumirea organizației Numele organizației care este autorul documentului trebuie să corespundă cu numele consacrat în documentele constitutive.

Deasupra numelui organizației indicați numele prescurtat, iar în absența acestuia - numele complet al organizației-mamă (dacă există).

Toate aceste nume sunt date la caz nominativ. Numele prescurtat al organizației este dat în cazurile în care este consacrat în actele constitutive ale organizației. Numele prescurtat (în paranteze) este plasat sub sau după numele complet, de exemplu:

MINISTERUL CULTURII AL FEDERATIEI RUSĂ BUGETARE DE STAT FEDERALĂ INSTITUȚIA DE ÎNVĂȚĂMÂNTUL SUPERIOR PROFESIONAL „UNIVERSITATEA DE STAT DE CINEMA ȘI TELEVIZIUNEA SAN PETERSBURG”

(SPbGUKiT) Numele organizațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse care au, împreună cu limba rusă ca limbă de stat, o limbă națională sunt tipărite în două limbi.

Numele organizației în limba de stat a subiectului Federației Ruse sau în altă limbă este situat sub sau în dreapta numelui în rusă.

Denumirea filialei, reprezentanței, biroului teritorial, unității structurale a organizației este indicată dacă este autorul documentului și se află sub denumirea organizației.

Detaliu 09 - Informații de referință despre organizație Acest detaliu este indicat doar cu litere. Datele de referință obligatorii sunt adresa poștală și numerele de telefon (adresa legală). La discreția organizației, pot fi indicate date de referință suplimentare - numere de fax, adresă E-mail etc. Detaliile bancare sunt solicitate doar pe antetele referitoare la decontare și tranzacții monetare, de exemplu pe scrisorile de garanție.

Adresa poștală se efectuează în conformitate cu cerințele reglementărilor poștale ale Ministerului Comunicațiilor, i.e. sunt indicate strada, numarul locuintei, orasul, codul postal.

Atributul 10 - Denumirea tipului de document Acest atribut este unul dintre cele mai importante, deoarece permite să se judece scopul acestui document, determină compoziția detaliilor și structura textului. Denumirea tipului de document este reglementată de cartă (regulamentele organizației) și este atașată tuturor documentelor, cu excepția literelor.

Excepția este scrisoare de garantie, care indică numele documentului. Denumirea tipului de document trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de OKUD (clasa 0200000).

Numele tipului de document este tipărit cu majuscule, de exemplu:

ACȚI, ORDINE.

Detaliu 11 - Data documentului Data este unul dintre principalele detalii ale unui document care îi asigură forța juridică.

Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru protocol - data ședinței (luarea deciziei), pentru act - data evenimentului.

Documentele emise de două sau mai multe organizații trebuie să aibă aceeași dată (unică).

Data documentului este scrisă cu cifre arabe în următoarea ordine: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct;

an – cu patru cifre arabe. De exemplu, data 12 februarie 2013 trebuie introdusă ca: 02/12/2013.

Este permisă formatarea datei în următoarea secvență: an, luna, ziua lunii. Corespunde standarde internaționaleși este folosit în mod obișnuit în corespondența internațională. În plus, este permisă o metodă verbal-numerică de formatare a datei (fără ghilimele), de exemplu: 12 februarie 2013.

Cerința 11 - Numărul de înregistrare al documentului Numărul de înregistrare este simbolul documentului sub care este introdus în sistemul de regăsire a informațiilor al organizației.

Denumirea poate fi digitală, alfabetică sau combinată.

Pentru documentele interne (comenzi, protocoale, instrucțiuni etc.) acesta este de obicei un număr de serie de la începutul anului. În instituțiile de învățământ, documentele interne pot fi numerotate pe an universitar, adică. Din septembrie.

Numărul scrisorii constă, de obicei, din numărul de serie al scrisorii în sine conform jurnalului de înregistrare, indexul unității structurale (sau funcționarului) care a întocmit documentul și numărul cazului în care este depusă o copie a documentului trimis.

De exemplu: Nr. 150/22-01, unde 150 este numărul de serie conform jurnalului de înregistrare, 22 este indexul unității, 01 este numărul cazului. Numerele de ordine sunt atribuite separat literelor de intrare și de ieșire.

Numărul de înregistrare al unui document întocmit în comun de mai multe organizații este format din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea în care sunt indicați autorii în document.

Acest detaliu este plasat de la marginea marginii din stânga sub detaliile „data documentului” și „număr de înregistrare a documentului”.

Condiția 14 - Locul întocmirii sau publicării documentului Locul întocmirii sau publicării este indicat în fiecare document, cu excepția unei scrisori care are o adresă poștală.

Detaliile se află sub data și numărul de înregistrare a documentului.

La înregistrarea detaliilor se ține cont de împărțirea administrativ-teritorială a țării, de exemplu: „oraș. Priozersk, regiunea Leningrad.” Trebuie amintit că înainte de a indica orașele Moscova și Sankt Petersburg, precum și orașele ale căror nume se termină cu „-grad” și „-burg”, litera „g”. nu este instalat. Numele altor așezări sunt precedate de denumirea prescurtată a orașului, orașului etc.

Cerința 15 - Destinatar Destinatarul poate fi organizații, diviziile lor structurale, funcționari sau persoane fizice. Numele organizației și unitatea sa structurală sunt indicate în cazul nominativ, funcția și prenumele persoanei căreia i se adresează documentul - în cazul dativ, inițialele sunt indicate înaintea numelui, de exemplu:

SA „Videotehnika”

Contabilitate sau director general al SA „Videotekhnika”

V.A. Belov Dacă un document este trimis către mai multe organizații omogene sau către mai multe divizii structurale ale unei organizații, atunci acestea ar trebui să fie indicate în general, de exemplu:

Administrațiile districtelor din Sankt Petersburg Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru adrese. Cuvântul „COPIE” nu este indicat înainte de a doua, a treia, a patra adresă. Dacă există mai mulți destinatari, se creează o listă de distribuție a documentelor.

Dacă este necesar, detaliile „Destinatar” pot include o adresă poștală. Elementele de adresă sunt indicate în ordinea stabilită de Regulile Poștale.

Dacă scrisoarea este adresată unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, de exemplu:

Institutul rusesc de cercetare științifică pentru documentare și arhivă str. Profsoyuznaya str., 25, Moscova. Când se adresează unei persoane, indicați numele de familie și inițialele destinatarului, apoi adresa poștală, de exemplu:

Beglov K.V.

Sf. Sadovaya, 80, ap. 4, Sankt Petersburg, În cazul în care scrisoarea este adresată unei organizații științifice sau unei instituții de învățământ superior și destinatarul are un titlu academic, se indică înaintea numelui de familie, de exemplu:

rector al Sankt Petersburgului universitate de stat cinema și televiziune către profesorul A.D. Evmenov Este permisă centrarea fiecărei linii a atributului „destinatar” în raport cu cea mai lungă linie.

Cerinţa 16 - Ştampila de aprobare a documentului Documentul este aprobat de un oficial (funcţionari) sau de un document special eliberat. La aprobarea unui document de către un funcționar, ștampila de aprobare trebuie să fie compusă din cuvântul APROBAT (fără ghilimele), titlul funcției persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării, de exemplu:

APROBAT de directorul JSC Kino

A.V. Stepanov 20_ Este permisă centrarea elementelor de recuzită în raport cu cea mai lungă linie.

Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel.

La aprobarea unui document prin rezoluție, decizie, ordin, protocol, ștampila de aprobare este formată din cuvântul APROBAT (APROBAT, APROBAT, APROBAT) (fără ghilimele), denumirea actului de aprobare în cazul instrumental, data și numărul acestuia, de exemplu:

APROBAT prin procesul-verbal al adunării generale a acționarilor din data de 15 februarie 2013 Nr. Ștampila de aprobare se află în colțul din dreapta sus al documentului.

Lista aproximativă a documentelor supuse aprobării /12/:

SARCINI (pentru proiectarea instalațiilor, structurilor tehnice, construcție capitală, tehnic etc.);

INSTRUCȚIUNI (oficiale, muncă de birou, siguranță, interne reglementările muncii etc.);

STANDARDE (consum de materii prime, consumabile, energie electrică, număr de angajați etc.);

RAPOARTE (pe activități de producție, călătorii de afaceri, științifice muncă de cercetare Oh);

LISTE (posturile angajaților cu program de lucru neregulat;

documente standard generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare etc.);

PLANURI (lucrări de producție, construcție și instalare, lucrări de cercetare științifică, lucrări ale consiliului științific și tehnic etc.);

REGULAMENTE (de organizare, unitate structurală, bonusuri etc.);

PREȚURI (pentru muncă etc.);

COST ESTIMARE (pentru întreținerea aparatului de management, utilizarea fondurilor din fondul întreprinderii, pentru construcția capitalului etc.);

STANDARDE (stat, industrie, conditii tehnice);

STRUCTURA SI PERSONALUL;

TARIFE TARIFARE;

FORME de documente unificate;

Prop 17 - Rezoluție Rezoluția este scrisă pe intrare și documente interne, considerată de conducere, în partea dreaptă sus a documentului între destinatar și textul de pe prima filă a documentului. Hotărârea cuprinde numele și parafa executorilor, conținutul ordinului, termenul de executare, semnătura și data, de exemplu:

N.V. Morozova, K.P. Stepanova Vă rugăm să pregătiți un proiect de acord cu SA NORD

până la 15.02. Semnătura personală 02.02. Dacă rezoluția indică mai mulți executori, primul executor indicat în listă este responsabil de executare.

Dacă este necesar să scrieți a doua rezoluție și următoarele, acestea sunt situate pe orice spațiu liber din fața documentului.

Este permis să scrieți rezoluția pe o foaie separată.

Recuzita 18 - Titlul textului Titlul textului este un scurt rezumat al sensului principal al textului documentului. Titlul este în concordanță gramatical cu titlul documentului, de exemplu:

ORDIN privind reorganizarea unei intreprinderi sau INSTRUCTIUNI DE MUNCĂ pentru secretarul-asistent Pe documente în format A5 este permisă neindicarea titlului textului.

Detaliu 19 - Marca de control Acest detaliu este aplicat numai pe documentele a căror executare a fost luată sub control. Marca include litera „K” sau cuvântul „CONTROL”, ștampilat cu un pix colorat (creion) sau o ștampilă specială.

Marcajul este plasat în colțul din dreapta sus al documentului.

Cerința 20 - Textul documentului Textul documentului este redactat în limba rusă sau în limba națională, în conformitate cu legislația Federației Ruse și a entităților constitutive ale Federației Ruse privind limbile de stat.

Textele documentelor sunt scrise numai în limba rusă atunci când sunt trimise către organismele guvernamentale federale, organismele guvernamentale ale entităților constitutive ale Federației Ruse, întreprinderilor care nu se află sub jurisdicția unei anumite entități constitutive a Federației Ruse sau care nu se află pe teritoriul altor constituenți. entități ale Federației Ruse.

Textul documentului în ceea ce privește structura, formularea acceptată, frazele stabile și structurile sintactice este direct legat de tipul documentului. Cu toate acestea, în practica muncii de birou, s-au dezvoltat cerințe generale care se aplică textelor majorității documentelor de management:

Concizia și acuratețea prezentării informațiilor, eliminând dubla interpretare;

Obiectivitate în ceea ce privește fiabilitatea informațiilor;

Întocmirea, dacă este posibil, de documente simple, adică care conțin o singură întrebare, pentru a facilita și accelera lucrul cu acestea;

Structurarea textului documentului, împărțirea acestuia în părți semantice precum introducerea, dovada, concluzia;

Utilizarea pe scară largă a serigrafiei și texte standard atunci când descriu situaţii recurente de management.

Concizia se realizează prin utilizarea propozițiilor simple, excluzând repetările și detaliile inutile. Textele scrisorilor și faxurilor nu trebuie să aibă mai mult de o pagină. Dacă un document conține mai mult de o pagină de text, paginile sunt numerotate începând cu a doua. Numărul paginii este plasat în mijlocul câmpului de sus, fără liniuțe sau puncte.

Acuratețea prezentării esenței documentului depinde de utilizarea corectă a cuvintelor și expresiilor. Când compilați documente, ar trebui să vă referiți mai des la dicționare (explicative, ortografice, cuvinte străine).

Textele mari sunt de obicei împărțite în secțiuni, paragrafe, subparagrafe, folosind cifre arabe cu puncte după ele:

Serviciile de resurse umane folosesc pe scară largă documente de formulare de cerere care conțin informații constante sub formă de întrebări și spațiu pentru informații variabile de răspuns, unde opțiunile de răspuns pot fi plasate pentru selecție.

Formularele de chestionar sunt adesea folosite în documentele de marketing.

Textele sub formă de tabele sunt utilizate în documente de planificare, financiare, de raportare și alte documente. Un titlu este plasat deasupra tabelului, reflectând conținutul acestuia. Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate; pe paginile următoare sunt tipărite numai numerele coloanei. Dacă există mai multe tabele, atunci deasupra tabelului din dreapta scrieți cuvântul „Tabel” și indicați numărul său de serie (fără semnul Nr.). Textul documentului trebuie să conțină legături către toate tabelele conținute în acesta.

Cerința 21 - Marcarea prezenței unui atașament Dacă documentul are o atașare specificată în text, atunci se întocmește marcajul prezenței atașării într-o formă prescurtată:

Aplicare: 4 l. in 2 exemplare.

Cuvântul Anexă, indiferent de numărul de documente atașate, se folosește întotdeauna la singular și se află după textul de la marginea marginii din stânga.

Dacă un document are atașamente care nu sunt denumite în text, acestea sunt listate indicând numele, numărul de foi din fiecare atașament și numărul de copii, de exemplu:

Anexă: 1. Certificat de recepție a lucrării conform contractului nr. 1 din 18 ianuarie 2013, 4 pagini. in 2 exemplare.

2. Certificat de recepție a lucrării în baza contractului nr. 124 din data de 23.05.2013 la l. în 1 exemplar.

Dacă atașarea la document este într-o singură copie, atunci numărul de copii nu este indicat. Dacă cererile sunt legate, numărul de foi nu este indicat.

În anexa la documentul administrativ, pe prima pagină din colțul din dreapta sus, scrieți „Anexa Nr.” indicând numele documentului administrativ, data și numărul de înregistrare, de exemplu:

Anexa Nr. la ordinul directorului OJSC „Kino” din data de 02.12.2013 Nr. În cazul în care la document este atașat un alt înscris, care are și atașament, se întocmește o notă despre prezența atașamentului astfel:

Anexă: scrisoarea Ministerului Culturii al Federației Ruse din 12 ianuarie 2013 Nr. 02-6/172 și anexa acesteia, 20 de pagini în total.

Dacă aplicația nu este trimisă la toate adresele specificate în document, atunci se emite o notă despre disponibilitatea acesteia, după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 l. în 1 exemplar. la prima adresă.

Este permisă tipărirea cuvântului „ANEXĂ” cu majuscule și, de asemenea, centrarea acestei expresii, numele documentului, data și numărul de înregistrare în raport cu cea mai lungă linie.

Detaliu 22 - Semnătura Atributul „Semnătură” cuprinde: titlul funcției persoanei care a semnat documentul (complet dacă documentul nu este executat pe un formular, și prescurtat pentru un document executat pe un formular);

semnătura personală;

decriptarea semnăturii (inițiale, prenume), de exemplu:

Director SA „Nord” Semnătura personală I.L. Sidorov Sau pe formular:

Director Semnătura personală I.L. Sidorov La întocmirea unui document pe antetul unui funcționar, poziția persoanei respective nu este indicată.

La semnarea unui document de către mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute, de exemplu:

Director General Semnătură personală A. A. Kotov Contabil șef Semnătura personală a lui K. I. Bykov Atunci când semnează un document de către mai mulți funcționari cu poziții egale, semnăturile lor sunt plasate la același nivel, de exemplu:

Director General Director General OJSC Kino OJSC Videoservice Semnătură personală G.V. Sidorov Semnătura personală K.V. Vasiliev La semnarea unui document comun, prima foaie nu este întocmită pe antet.

Documentele întocmite de comisie nu indică funcțiile persoanelor care au semnat documentul, ci responsabilitățile acestora în cadrul comisiei, de exemplu:

Președintele comisiei Semnătură personală A.A.Grigoriev Membrii comisiei Semnătură personală I.V.Golubev Semnătură personală A.S. Petrov Semnătura personală V.O. Belyakov Documentul poate fi semnat de un funcționar în exercițiu, indicând funcția și numele de familie. Nu este permisă introducerea prepoziției „Pentru”, inscripția de mână „Deputat” sau o bară oblică înaintea titlului postului.

Cerinţa 23 - Ştampila de aprobare a documentului Aprobarea este o luare în considerare preliminară a aspectelor cuprinse în proiectul de document. Coordonarea poate fi externă și internă. Avizul extern se eliberează cu ștampilă de aprobare, aprobarea internă - cu viză.

Ștampila de aprobare a documentului este formată din cuvântul ACORD, poziția persoanei cu care se aprobă documentul (inclusiv numele organizației), semnătura personală, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume) și data aprobării, pt. exemplu:

DE ACORD Deputat Președintele Gosstandart Semnătura personală a lui V.V. Kotov 05.02. Dacă aprobarea se realizează prin scrisoare, protocol etc., ștampila de aprobare se întocmește după cum urmează:

ACORDAT Procesul-verbal al ședinței comitetului sindical din 21.02.2013 Nr. Cerința 24 - Vize de aprobare a documentului Aprobarea internă se eliberează cu o „viză”, care conține semnătura girantului, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume) și data . Dacă este necesar, indicați poziția titularului vizei, de exemplu:

Şef Departament Juridic Semnătură personală N.V. Gorohov 21.02. Dacă există comentarii, acestea pot fi întocmite pe o fișă separată cu mențiunea „Comentariile sunt atașate” atunci când sunt aprobate.

Vizele se aplică pe ultima foaie a primului exemplar al documentului administrativ, în documentele de ieșire - pe ultima foaie a exemplarului care va rămâne organizației.

Este permisă, la discreția organizației, să vizeze documentul și atașamentele sale pagină cu pagină.

Condiția 25 - Amprenta sigiliului O amprentă a sigiliului atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documentele prevăzute de reglementări speciale care atestă drepturile persoanelor care consemnează fapte legate de active financiare.

Amprenta sigiliului este aplicată astfel încât să surprindă o parte din titlul postului celui care a semnat documentul, o parte din semnătura sa personală și să fie clar lizibilă.

Documentele sunt certificate cu sigiliul organizației. ÎN organizatii guvernamentaleÎn acest scop este folosit sigiliul oficial; organizațiile neguvernamentale folosesc un sigiliu al companiei, care este echivalent cu sigiliul oficial.

Lista aproximativă a documentelor certificate de sigiliul oficial (sau sigiliul organizației) /12/:

ACTE (acceptarea obiectelor finalizate, echipamentelor, lucrărilor efectuate, anularea, examinarea etc.);

împuterniciri (pentru primirea inventarului, efectuarea afacerilor etc.);

CONTRACTE (cu privire la răspundere financiară, bunuri, contracte, chirie, muncă etc.);

SARCINI (pentru proiectare, construcție capitală, tehnice etc.);

APLICAȚII (pentru echipamente, invenții etc.);

APLICAȚII (pentru acreditiv, refuz de acceptare etc.);

CONCLUZII ȘI RECENZII ale organizațiilor pe disertații și rezumate;

CUVINTE DE EXECUTARE;

CERTIFICATE DE CĂLĂTORIE;

MOSTRE de amprente de sigiliu și semnături ale angajaților îndreptățiți să desfășoare activități financiare și economice;

DEMISĂRI și petiții (pentru acordarea de ordine și medalii ale Federației Ruse);

SCRISORI (garanție asupra executării lucrărilor, serviciilor etc.);

COMENZI (bancare, buget, plata etc.);

REGULAMENTE (cu privire la ministere, departamente);

PROTOCOLE (aprobări, planuri de aprovizionare etc.);

REGISTRE (cecuri, comenzi bugetare);

ESTIMATE (costuri pentru întreținerea aparatului de management, pentru costurile în baza contractului, pentru construcția capitalului);

CERTIFICATE (cu privire la salariile acumulate, plata sumelor de asigurare, utilizarea alocațiilor bugetare etc.);

PROGRAMUL PERSONALULUI și modificările aduse acestuia.

Detaliu 26 - Marcarea pe certificarea copiei Când se certifică că o copie a unui document corespunde cu originalul, sub detaliul „Semnătură”, se pune inscripția de certificare „Adevărat”, poziția persoanei care a certificat copia, o semnătură personală , o transcriere a semnăturii (inițiale, prenume) și data certificării, de exemplu:

Adevărat Secretar-referent Semnătură personală A.S. Sergheva 22.02. Este permisă certificarea unei copii a documentului cu un sigiliu determinat la discreția organizației.

Cerința 27 - Marcaj despre executor Numele și inițialele executorului înscrisului și numărul de telefon al biroului acestuia sunt plasate pe fața sau spatele ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, de exemplu:

SI. Novikov 545 25 Cerința 28 - Marcare pe execuția documentului și trimiterea acestuia la dosar Un marcaj este plasat pe documentele executate care sunt supuse ștergerii în dosar pentru stocarea și utilizarea ulterioară în scopuri de referință.

Marca include: informații scurte despre executare (dacă nu există un document care să dovedească executarea), dacă există un document - un link către numărul și data, cuvintele „Pentru dosar”, numărul cazului în care va fi stocat documentul . Marca trebuie să fie semnată și datată de către executantul documentului sau șeful unității structurale în care a fost executat documentul, de exemplu:

In cazul 4/ Problema a fost rezolvata dar telefonic cu Ch. contabil al OJSC „UNI-PRINT”

22.02.2013 II semnătură Condiția 29 - Marcarea la primirea unui document de către organizație Marca la primire conține numărul de serie și data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute) și se aplică manual pe documentele primite sau folosind o ștampilă specială de înregistrare.

Ștampila de înregistrare include numele organizației, un loc pentru data primirii documentului și un loc pentru numărul său de intrare, de exemplu:

SA „Nota”

Data in. numărul Cerința 30 - Identificatorul copiei electronice a documentului Identificatorul copiei electronice a documentului este un marcaj (subsol) plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține denumirea fișierului pe suport informatic, data și alte date de căutare instalate în organizație.

4. SISTEME DE DOCUMENTARE 4.1. Documentația constitutivă a sistemului Întreprinderea începe să existe din momentul înregistrării de stat ca persoană juridică. Articolul 51 din Codul civil al Federației Ruse prevede că „nerespectarea actelor constitutive cu legea atrage după sine refuzul înregistrării de stat a unei persoane juridice” /4/.

Cum interpretează legea conceptul de „acte constitutive”? Clauza 1 a articolului 52 din Codul civil al Federației Ruse denumește documentele pe baza cărora acționează persoanele juridice.

Aceste documente definesc statut juridic persoană juridică și se numesc constitutive, deoarece reprezintă o condiție prealabilă necesară pentru apariția persoanelor juridice /4/.

Majoritatea persoanelor juridice funcționează pe baza unui statut individual, de exemplu societăți pe acțiuni, organizații publice etc.

Statutele multor persoane juridice trebuie elaborate pe baza unor statute – charte standard (model) aprobate de organele guvernamentale. De exemplu, există o prevedere standard privind instituție educațională, care stă la baza elaborării de carte ale unor astfel de instituții.

Pentru alte grupuri de persoane juridice, legea prevede atât existența unui acord constitutiv, cât și a unui statut, de exemplu, pentru o societate cu răspundere limitată (LLC), o asociație, un sindicat etc. Unele persoane juridice acționează numai pe baza unui acord constitutiv. Acestea sunt parteneriate comerciale (societate deplin și în comandită) (articolele 70 și 83 din Codul civil).

„Acordul constitutiv al unei persoane juridice este încheiat, iar carta este aprobată de fondatorii (participanții) acesteia”, spune articolul 52 din Codul civil al Federației Ruse. Diferitele proceduri de adoptare a actului constitutiv și a statutului indică natura juridică diferită a acestor documente. Acordul constitutiv privind crearea unei persoane juridice este un acord de drept civil cu caracter multilateral, care se încheie prin întocmirea unui singur document semnat de toți participanții săi. Ca regulă generală, este obligatoriu pentru fondatori, precum și pentru persoana juridică creată pe baza acesteia.

Carta, prin natura sa juridică, este un act normativ local special, care se aprobă de către fondatori. În același timp, pentru fiecare tip de organizație se stabilește o anumită procedură de aprobare: de exemplu, o carte cooperativa de consumatori trebuie aprobat de adunarea generală a membrilor săi, statutul societate pe actiuni- de către adunarea constituantă cu trei sferturi din voturi.

Carta este obligatorie nu numai pentru persoana juridică în sine și fondatorii acesteia, ci și pentru toți terții care intră în relații civile și de altă natură cu aceasta. Instanțele de arbitraj în hotărârile lor pornesc de la faptul că prevederile cartei, în cazul în care se abate de la termenii acordului constitutiv, au forță juridică mai mare.

Legiuitorii prevăd direct cazurile în care o entitate juridică este creată de un fondator și are doar o cartă aprobată de acesta ca document constitutiv.

Articolul 52 din Codul civil al Federației Ruse prevede că documentele constitutive determină „numele persoanei juridice, locația acesteia (adresa juridică), procedura de gestionare a activităților persoanei juridice și, de asemenea, conțin alte informații prevăzute de lege. pentru persoanele juridice de tipul corespunzător.

Astfel, conținutul actelor constitutive este determinat de articolul 52 „Actele constitutive ale persoanelor juridice”, precum și articolele speciale privind persoanele juridice (articolul 70 pentru o societate în nume colectiv, articolul 83 pentru o societate în comandită, articolul 89 pentru o societate cu răspundere limitată. societate, Art. 98 pentru o societate pe acțiuni, articolul 116 pentru o cooperativă de consum) și legile relevante (Legea băncilor, Legea burselor, Legea organizațiilor publice etc.).

Carta unei persoane juridice constă din mai multe secțiuni:

1) Dispoziții generale (se indică numele complet, fondatorii și adresa persoanei juridice).

2) Proprietatea unei persoane juridice.

3) Tipuri de activități.

4) Structura persoanei juridice.

5) Drepturile și obligațiile unei persoane juridice.

6) Conducerea și controlul activităților financiare și economice.

7) Reorganizarea si lichidarea unei persoane juridice.

MINISTERUL AGRICULTURII AL FEDERATIEI RUSE

Instituția de învățământ de stat federală

studii profesionale superioare

„UNIVERSITATEA DE STAT DE INGINERIE AGRICOLĂ CHELYABINSK”

Management educațional și metodologic

Departamentul Managementul Productiei Agricole

DOCUMENTAREA ACTIVITĂȚILOR DE MANAGEMENT

(Programe de formare și lucru, materiale didactice)

Specialitatea 080502 - Economia si managementul intreprinderilor (complex agroindustrial)

Celiabinsk

Complexul educațional și metodologic pentru disciplina „Documentarea activităților de management” este întocmit în conformitate cu cerințele componentei federale pentru conținutul minim obligatoriu și nivelul de pregătire a unui specialist certificat în ciclul disciplinelor profesionale generale ale standardului educațional de stat. de învățământ profesional superior, aprobat de Ministerul Educației al Federației Ruse la 17 martie 2000 Nr. 238 eq/ asociere în participație pe baza programului aproximativ al disciplinei „Documentarea activităților de management”, aprobat de Ministerul Educației din Federația Rusă și ținând cont program de lucru disciplina academica aprobata la ChSAU pentru specialitatea 080502 Economia si managementul intreprinderilor (complex agroindustrial) din 20 martie 2003.

Complexul educațional este destinat studenților care obțin calificarea „economist-manager”.

Întocmită de art. profesor

Departamentul de Management al Producției Agricole V. A. Okunev

Complexul educațional și metodologic a fost discutat în cadrul unei ședințe a departamentului de conducere a întreprinderii agricole „____” ___________ 2006 (proces-verbal nr. ____).

Complexul educațional și metodologic a fost aprobat de Consiliul Academic al Facultății de Științe Economice „____” __________ 2006 (protocol Nr. _____).

	Standardele de stat ale învățământului profesional superior cerințelor pentru minimul obligatoriu pregătire de specialitate………………………………………………………………………
	Program de antrenament…………………………………………………….
		Scop și sarcini……………………………………………………
	Program de lucru…………………………………………………….
		Domeniul disciplinei și tipurile de activitate academică……………….
		Repartizarea timpului de studiu pe secțiuni și subiecte.
	Materiale metodologice…………………………………………………………………….
		Evoluții educaționale și metodologice……………………………
		Minimum terminologic………………………………..
		Cerințe pentru credit ………………………………………………………
		Întrebări pentru testare………………………………………………………….
	Suport material și tehnic al disciplinei………….

1. Standardele de stat pentru învățământul profesional superior cerințele pentru minimul obligatoriu

pregătire de specialitate

În standardul educațional de stat al învățământului profesional superior (Standard educațional de stat pentru învățământul profesional superior) specialitatea 080502 - Economia și managementul unei întreprinderi (complex agricol) din 17 martie 2000. Nr. 238 eq/sp se dă următorul cuprins al disciplinei:

	Numele disciplinelor și secțiunile lor principale	Total ore
	Documentatia activitatilor de management: Sisteme de documentare și documentare; documentație de management: cerințe pentru compilare și execuție, formularul de eșantion, compoziția și localizarea detaliilor; intocmirea si executarea documentelor de baza: acorduri, contracte, ordine, memorii, protocoale, acte, certificate si documente de provenienta personala; organizarea fluxului de documente; sistematizarea documentelor, nomenclatorul pentru formarea și păstrarea acestora; metode moderneși tehnici de creare a documentelor; scrisori de afaceri și comerciale: clasificare, structură, fraze și expresii standard; reguli și forme de corespondență comercială cu partenerii străini; corespondență legată de evenimente periodice și alte corespondențe; organizarea muncii cu documente care conțin informații confidențiale.

2. Curriculum

2.1. Scop și sarcini

2.1.1. Locul disciplinei academice în procesul de învățământ

şi importanţa acesteia în formarea unui economist-manager

Cunoașterea teoriei și stăpânirea abilităților de întocmire și prelucrare a documentelor de management stă la baza disciplinei „Documentarea activităților de management” și ocupă un loc important în pregătirea unui economist-manager.

2.1.2. Scopul disciplinei academice

Scopul predării disciplinei este de a oferi cunoștințele necesare pregătirii și executării corecte a documentelor create în procesul de luare și implementare a deciziilor de management, de a stăpâni vocabularul și stilul general acceptat de corespondență de afaceri.

2.1.3. Obiectivele disciplinei academice

Obiectivele studiului disciplinei:

prezenta elevilor principii generale suport de documentare pentru activitățile unei întreprinderi de complex agroindustrial, cu procedura de documentare a informațiilor;

învață elevii să organizeze informațiile în categorii separate;

să familiarizeze studenții cu organizarea mișcării raționale a documentelor la o întreprindere complexă agroindustrială;

învață elevii regulile și formele corespondenței de afaceri.

2.1.4. Cerințe pentru nivelul de pregătire a elevului

Ca urmare a studierii disciplinei, studenții trebuie:

am o idee

despre istoria dezvoltării sistemului de management al înregistrărilor de stat în Rusia;

privind organizarea muncii cu documente la o întreprindere complex agroindustrial;

privind organizarea deplasării documentelor la o întreprindere complexă agroindustrială.

GOST R 6.30 – 97. USD. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. – M.: Editura Standarde, 1997;

documente de reglementare privind standardizarea în domeniul muncii de birou, valabile pe teritoriul Federației Ruse;

sisteme de documentare, cerințe pentru întocmirea și executarea documentelor, metode și tehnici moderne de creare a documentelor;

reguli și forme de corespondență comercială.

să elaboreze în mod competent documentele de management utilizate în activitățile întreprinderilor agricole;

utilizați software aplicat și echipamente de birou în activitățile dvs.

au aptitudini

intocmirea actelor de management la o intreprindere complex agroindustrial;

lucrați pe un computer pentru a pregăti documente electronice.

Secțiunea 1.Organizarea muncii cu documente la o întreprindere complex agroindustrial

1.1. Istoria dezvoltării sistemului de funcții publice în Rusia

Munca de birou în statul rus antic. Comanda acte. Sisteme de gestionare a dosarelor colegiului. Sistemul de lucru al biroului ministerial. Istoria muncii de conducere și de birou în perioada de după octombrie 1917 până în prezent.

1.2. Reguli generale de întocmire a documentelor de gestiune

Sprijin documentar pentru întreprinderile agricole. Clasificarea documentelor. Standarde de stat pentru documentare. Cerințe pentru formularele de documente ale întreprinderii. Componența detaliilor documentului, cerințe pentru executarea acestora.

1.3. Organizarea fluxului de documente la o întreprindere complexă agroindustrială

Conceptul de flux de documente. Recepția și prelucrarea primară a documentelor. Distribuirea documentelor primite. Înregistrarea documentelor. Controlul asupra executării documentelor. Trimiterea documentelor.

1.4. Sistematizarea și stocarea curentă a documentelor. Procesare pentru stocare ulterioară

Nomenclatorul cazurilor. Formarea și stocarea curentă a fișierelor. Examinarea valorii documentelor. Înregistrarea cazurilor. Arhivarea documentelor.

1.5. Protecția informațiilor din document

Componența informațiilor confidențiale. Instrucțiuni pentru protejarea informațiilor din document. Cursuri pentru restricționarea accesului la informații. Surse și canale pentru dezvăluirea informațiilor confidențiale. Măsuri de protecție a informațiilor din document.

Sectiunea 2. Intocmirea si executarea documentelor de baza de management

Documentele organizatorice ale intreprinderii complexului agroindustrial

Scopul și componența documentației organizaționale. Documentele organizatorice ale diferitelor întreprinderi forme organizatorice. Masa de personal. Fișele postului angajaților. Reguli.

Acte administrative ale intreprinderii complexului agroindustrial

Scopul și componența documentației administrative. Procedura de emitere a actelor administrative. Intocmirea si executarea actelor emise in mediu colegial. Intocmirea si executarea actelor emise in baza unitatii de comanda.

Documente de referință - informaționale și de referință - analitice ale întreprinderii complexului agroindustrial

Scopul și componența documentației de referință și analitică. Tipuri de corespondență, reguli de întocmire a scrisorilor oficiale, telegrame, mesaje telefonice, faxuri, mesaje electronice. Înregistrarea actelor.

Documente privind personalul întreprinderii complex agroindustrial

Documente de angajare (cerere, chestionar, autobiografie, CV) si reguli de intocmire a acestora. Contracte de munca. Specificul emiterii ordinelor pentru personal.

Principal:

1) Culegere de legislație a Federației Ruse.1994 - 1997

2) GOST R 6.30 – 97. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. M.: Editura Standarde, 1997

3) Schimbarea nr. 1 GOST R 6.30 – 97. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor” cu data de intrare în vigoare la 1 aprilie 2000.

4) GOST 6.01.1 – 87. Sistem unificat de clasificare și codificare a informațiilor tehnice și economice. – M.: Editura Standarde, 1987.

5) GOST 6.10.4 – 84. Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor pe suporturi dactilografiate și tipogramelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază. – M.: Editura Standarde, 1984.

6) GOST 6.10.5 – 87. Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru construirea unui formular eșantion.- M.: Editura Standarde, 1987.

7) GOST 6.10.7 – 90. Sistem unificat de documentare a comerțului exterior. Formular - eșantion.- M.: Editura Standarde, 1990.

8) GOST 16487 –83. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții.- M.: Editura Standarde, 1983.

9) Clasificator integral rus al documentației de management. .- M.: Editura Standarde, 1994.

10) Sistemul de stat de documentare suport pentru management. Prevederi de bază, cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. – M.: VNIIDAD, 1991.

11) Instrucțiuni standard pentru munca de birou în ministere și departamente ale Federației Ruse. – M.: Rosarhiv, 1994.

12) Andreeva V.I. Munca de birou: un ghid practic, ediția a VII-a, - M.: JSC Business School „Intel-sintez”, 2000.

13) Andreeva V.I. Munca de birou in serviciul de personal. Ghid practic cu modele de documente, ediția a II-a, corectată. completat.- M.: JSC Business School „Intel-sintez”, 1998.

14) Andreeva V.I. Exemple de documente în munca de birou: cerințe pentru fluxul de documente al unei companii (pe baza GOST-urilor Federației Ruse) - M. Business School „Intel-sintez”, 1997.

15) Basakov M.I. Fundamentele muncii de birou în întrebări și răspunsuri: un manual pentru studenții colegiilor și universităților. – Rostov-pe-Don: Phoenix, 1997.

16) Basakov M.I. Munca de birou și corespondența în întrebări și răspunsuri, un manual pentru studenții universităților și colegiilor economice - ed. a II-a, revizuită. si suplimentare – Rostov-pe-Don: Phoenix, 2000.

17) Bondareva T.M. Lucrări de secretariat: practice. indemnizatie. – M.: Liceu, 1989.

18) Verkhovtsev A.V. Munca de birou in serviciul de personal. –M.: INFRA – M., 1999.

19) Kirsanova M.V. Lucru modern de birou în serviciul de personal. – M.: INFRA – M., 2000.

20) Kuznetsova T.V. și altele.Munca de birou (organizarea și tehnologia suportului documentației pentru management): un manual pentru universități. – M.: UNITATE – DANA, 2000.

21) Documente și lucrări de birou: manual de referință / Kuznetsova T.V. şi alţii/ - M.: Economie, 1991.

22) Koltunova M.V. Scrisoare de afaceri: ceea ce trebuie să știe scriitorul. - M. Delo, 1998.

23) Kudryaev V.A. Organizarea muncii cu documente: manual M.: INFRA - M., 1998.

24) Kudryaev V.A. Organizarea muncii cu documente: manual M.: INFRA - M., 1999.

25) Pechnikova T.V., Pechnikova A.V., Suport documentar pentru activitățile organizației. Tutorial. – M.: „Tandem” – EKMOS, 1999.

26) Pechnikova T.V., Pechnikova A.V. Exersați lucrul cu documente într-o organizație. Tutorial. - M.: Tandem - ECMOS, 1999.

27) Stenyukov M.V. Exemple de documente privind munca de birou: Orientări pentru compilare conform noului standard GOST R 6.30 - 97.- M.: PRIOR, 1998.

28) Stenyukov M.V. Manualul Secretarului. – M.: ANTERIOR, 1998.

Adiţional:

1) Andreeva V.I., Batyuk S.N. Instructiuni pentru suportul documentarii activitatilor companiei: lucrari practice. manual pentru actorii nestatali. –M.: SA „Technolux - 2”, 1995.

2) Veselov P.V. Scrierea modernă de afaceri în industrie. – Ediția a III-a revizuită. si suplimentare – M.: Editura Standarde, 1990.

3) Veselov P.V. Sunteți secretar. - M.: Editura Standards, 1993

4) Jay Ross. Cum se scriu propuneri și rapoarte care aduc rezultate / trans. din engleza/. Mn.: Amalthea, 1997.

5) Dobson N. Cum să scrieți scrisori de afaceri: un ghid practic pentru toată lumea. /pe. din engleză / - Chelyabinsk: Ural LTD, 1997.

6) Fișele postului. . – M.: ANTERIOR, 2000.

7) Zagorskaya A.P. etc. Carte de scrisori pentru corespondența de afaceri: în rusă și engleză. limbi - M.: muncitor de la Moscova, 1992.

8) Kuznetsova A.N. Dactilografiere și muncă de birou. – Ed. a II-a. – M: DOSAAF, 1987.

9) Tepper R. Cum să stăpânești arta scrierii în afaceri: 250 de scrisori și note pentru a ajuta managerul: trad. din engleza – M.: UNITATE, 1994.

10) Feller M.D., Poltorak Yu.L. Întocmirea documentelor de producție de text. .- M.: Editura Standarde, 1990.

11) Felser A.B., Misserman M.A. Munca de birou. Manual de referință. – K.: Liceu, 1990.

12) Enciclopedia biroului: practică. manual pentru secretară /comp. I.V. Samykina/.- M.: BINOM, 1995.

3. Program de lucru

3.1. Domeniul disciplinei și tipurile de activitate academică

Intensitatea totală de muncă a disciplinei academice este distribuită între principalele tipuri de muncă academică și semestre în conformitate cu curriculum, aprobată de Consiliul Academic al ChSAU la 10 mai 2001, după cum urmează.

	Tipul muncii educaționale	Total ore	Inclusiv pe semestru
	Intensitatea totală de muncă a disciplinei
	Lecții auditive
	Prelegeri
	Lecții practice
	Muncă independentă
	Test
	Teme pentru acasă
	Controlul final
	Test

3.2. Repartizarea timpului de studiu pe secțiuni și subiecte

	Denumirea secțiunii și a subiectului			Lecții la clasă, oră		Student la muncă independentă, oră
					Prak-tich. zan.
Secțiunea 1. Organizarea muncii cu documente la o întreprindere complex agroindustrial
	Istoria dezvoltării sistemului de funcții publice în Rusia
	Reguli generale de întocmire a documentelor de gestiune
	Organizarea fluxului de documente la o întreprindere complexă agroindustrială
	Sistematizarea și stocarea curentă a documentelor. Procesarea cazurilor pentru depozitare ulterioară