Analiza trenutnog stanja globalnog tržišta EDMS - NT1300: Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima - Poslovna informatika. EDMS tržište postaje tržište ruskih proizvođača Svjetsko tržište elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima

12.04.2020

Osnovni zahtjevi koje sustav mora zadovoljiti upravljanje elektroničkim dokumentima:

Pouzdana pohrana i jednostavno pretraživanje dokumentacije.
Podrška i obavljanje administrativnih poslova.
Pravovremena kontrola izvršenja dokumenata i njihovog usmjeravanja.
Izrada analitičkih izvješća.
Osiguravanje informacijske sigurnosti.

Moderni EDMS također ima funkcije za interakciju s kupcima, obradu njihovih zahtjeva i dodatne korisne alate koji vam omogućuju rješavanje mnogih primijenjenih problema.

Vrste sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Postoje različite vrste klasifikacija sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima, ali je najindikativnija klasifikacija podjela EDMS-a prema funkcionalnosti naziva. Programer je pozicionirao svaki EDMS kao prvenstveno dizajniran za obavljanje određene vrste zadatka. To ne znači da ne predviđa nikakve dodatne tehnologije svojstvene većini "braće". Samo skup alata svakog elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima ima svoje prednosti i slabosti. U klasifikaciji prema funkciji naslova samo se uzima u obzir snage SEDov.

Dakle, to izgleda ovako:

EDMS dizajniran za stvaranje i rad s njim elektronička dokumentacija, kao i digitalni analozi papirnatih dokumenata.
Računovodstveni sustavi koji automatiziraju registraciju događaja i dokumenata tijekom cijelog životnog ciklusa (elektronički kartotečni ormari).
EDMS, čiji je glavni zadatak automatizirati rad s velikim korporativnim repozitorijima informacija.
Sustavi za upravljanje elektroničkim arhivima s dokumentacijom.
EDMS, čija je funkcionalnost specijalizirana za izvlačenje potrebnih informacija iz arhiva i drugih elektroničkih izvora.
Sustavi koji upravljaju korporativnim procesima, obradom dokumenata i aktivnostima zaposlenika organizacije koji su uključeni u rad s poslovnim dokumentima.
Informacijski EDMS koji upravlja uređajima za pohranu podataka.

Postoji također kratka klasifikacija EDMS prema zemlji porijekla, koristi se samo u Rusiji. Prema njemu, elektronički sustavi za upravljanje dokumentima u našoj zemlji podijeljeni su na domaće, uvezene i ruske, razvijene na stranoj platformi Lotus / Domino. Naš pregled uključuje primjere samo dva strana EDMS-a - EMC Documentum i Lotus Domino.Doc. Svi ostali EDMS imaju "državljanstvo" Rusije.

TOP-10 elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima

Evaluirali smo sustave za elektroničko upravljanje dokumentima, fokusirajući se na usporedbu pet parametara koji su odlučujući pri odabiru EDMS-a za automatizaciju upravljanja dokumentima u poduzeću. Ljestvica je deseterostupanjska.

Mjesto	Program/usluga	Cijena	Jednostavnost učenja	Funkcionalnost	Računovodstvo prema ruskom zakonodavstvu	tehnički podrška	Cjelokupna ocjena
1	Posao	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Arhiva	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logike	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Eufrat	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Napomena: konačna ocjena sustava u tablici ne tvrdi da je 100% objektivna i odražava mišljenje autora, temeljeno na dubinskoj analizi ove teme. Ovaj pregled sustava za elektroničko upravljanje dokumentima napravljen je samo među visokokvalitetnim programskim proizvodima koji se sa sigurnošću mogu odabrati za korištenje u različitim vrstama poslovanja.

POSAO

Ovaj elektronički sustav upravljanja dokumentima priznat je lider u svom segmentu na cijelom postsovjetskom prostoru. I najveći holdingi i korporacije i male tvrtke uspješno obavljaju promet dokumenata i uredski rad u njemu. U odnosu na ovaj sustav primjereno je primijeniti tautologiju: "DELO" zna svoj posao. Doista, ovaj je softver idealan za duboku automatizaciju uredskog rada i tijeka rada.

profesionalci

Mogućnost praćenja svih faza kretanja bilo kojeg elektroničkog dokumenta.
Jednostavnost i praktičnost u izradi dokumentacijskih projekata.
Općenito otklanjanje pogrešaka i funkcionalnost sustava.

minusi

"Razvučeni" minusi uključuju pomalo arhaično sučelje i određene poteškoće u svladavanju.

Koliko košta?

Cijena licence za korištenje sustava "DELO" unutar jednog radnog mjesta (DBMS - Oracle) ovisi o planiranom ukupnom broju tih mjesta i varira od 11 000 rubalja (201-500 r / m) do 13 400 rubalja (1-5 r /m). Ako organizacija koristi Microsoft SQL Server DBMS, onda licenca za jedan radno mjesto koštat će od 7200 do 9500 rubalja, respektivno.

Logike

Program EDMS Logic do 2012. zvao se Boss-Referent i bio je jedan od najpopularnijih ruskih elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima, ozbiljan konkurent Delovom EDMS-u. Promjena naziva nije utjecala na kvalitetu ovog softverskog proizvoda, te je i dalje pouzdan i funkcionalan sustav za upravljanje uredom u poduzećima bilo koje vrste i veličine.

profesionalci

Sposobnost izgradnje složenih ruta na više razina za odobrenje dokumenata.
Visok stupanj zaštite korisničkih podataka.
Relativna lakoća svladavanja glavnih komponenti sustava.
Fleksibilni i prilagodljivi procesi obrade dokumenata.

minusi

Neprikladna diferencijacija prava pristupa s ozbiljnom fluktuacijom osoblja.
Nije najsavjesniji rad tehničke podrške.
Arhaično sučelje.

Koliko košta?

Cijena jedne licence za korištenje ovog programa ovisi o broju zaposlenih koji su na njega povezani. Ako njihov broj ne prelazi 49 ljudi, tada će cijena biti 5.900 za svako radno mjesto; od 50 do 199 povezanih radnika - 5.200 rubalja; a ako ima više od 200 poslova, tada će cijena jedne licence biti minimalna - 4900 rubalja.

Eufrat

Ovaj elektronički sustav upravljanja dokumentima razvijen je u potpunosti u skladu sa zahtjevima standarda kvalitete ISO 9000 i ruskim GOST-ovima u području uredskog rada. Od svojih "kolega" "EUFRATS" se razlikuje po prisutnosti mnogih vlastitih jedinstvenih softverskih razvoja koji se ne mogu naći u konkurentskim EDMS. Čisto tehnološki ovaj sustav je jedan od "najnaprednijih" EDMS na modernom ruskom tržištu.

profesionalci

Komplet isporuke ovog sustava uključuje ugrađeni Nika DBMS, koji automatski oslobađa korisničku organizaciju od kupnje dodatnih softver.
Prijateljsko sučelje s lijepim nezaboravnim dizajnom.
Ugrađeni mehanizam uloga za upravljanje pravima pristupa.

minusi

Prilično spora brzina, pogotovo na slabim računalima.
Povremeni kvarovi u radu i spora tehnička podrška.

Koliko košta?

Standardna licenca s instalacijom sustava na vlastitom poslužitelju organizacije košta od 5200 do 7300 rubalja po radnoj stanici, više korisnika - cijena je niža. No, postoji i mogućnost postavljanja poslužiteljske komponente na opremu proizvođača. U ovom slučaju primjenjuje se sustav pretplate - četiri tarife, koje koštaju od 10 000 do 95 000 rubalja mjesečno.

1C: Arhiva

Ovo je jedan od najboljih i sigurno najsvestranijih programa za upravljanje dokumentima poduzeća. 1C:Arhiva pruža pouzdanu i, što je najvažnije, centraliziranu pohranu poslovne dokumentacije različitih formata, kojoj pristupaju ovlaštene osobe koje mogu uređivati datoteke.

profesionalci

Ispravljeni algoritam za brzo pronalaženje potrebnih podataka.
Mogućnost pohranjivanja dokumenata bilo koje vrste - od teksta i grafike, do audio i video datoteka.
Najšira skalabilnost koja vam omogućuje uspješno korištenje ovog softvera u velikim i malim poduzećima.
Glavna prednost 1C:Archive, koja razlikuje ovaj program od konkurenata, je optimalna kombinacija cijene proizvoda i mogućnosti njegove funkcionalnosti.
Podrška za integraciju s vanjskim aplikacijama.

minusi

Troši puno resursa sustava.
Povećana težina svladavanja čak i za iskusne korisnike.

Koliko košta?

Cijena "montaže" ovog programa varira od 12 000 do 57 000 rubalja, a prvi iznos morat će se platiti isključivo za nadogradnju prethodne verzije 1C: Arhiva.

DIRECTUM

Jednostavan i funkcionalan EDMS DIRECTUM bit će izvrsno rješenje za male i srednje tvrtke. Zahvaljujući ovom sustavu, elektroničko upravljanje dokumentima može se uspješno kombinirati s tradicionalnim papirnatim radnim procesom kako bi se naknadno “bezbolno” u potpunosti prebacila organizacija na rad u DIRECTUM-u. Napredna tehnologija tijeka rada omogućuje učinkovita automatizacija Poslovni procesi.

profesionalci

Dostupnost specijaliziranih softverskih alata koji u najvećoj mogućoj mjeri pojednostavljuju pretraživanje i identifikaciju dokumentacije.
Široke mogućnosti za samostalnu modifikaciju sustava za određene zadatke.
Proširene mogućnosti integracije s drugim programima.

minusi

Orijentacija sustava na upravljanje poduzećem - običnim službenicima je teže raditi u njemu.
Pomalo zbunjujuća i nejasna politika cijena.

Koliko košta?

Licence za korištenje ovog EDMS-a kupuju se zasebno ili kao dio paket ponude. Najjeftinija osnovna klijentska licenca košta 7800 rubalja. Troškovi licencnih paketa kreću se od 148 200 rubalja (osnovni za 20 zaposlenika) i idu do 2 010 000 rubalja (za 200 zaposlenika).

OPTIMA-WorkFlow

Ovaj elektronički sustav za upravljanje dokumentima jak je srednji seljak u svom segmentu. U stalnom je razvoju i zasad se ne može ravnopravno natjecati s priznatim mastodontima tržišta. Međutim, OPTIMA-WorkFlow ima brojne "trikove u rukavu" - jedinstvene tehnologije koje ga izdvajaju iz gomile.

profesionalci

Implementacija funkcije serijskog unosa istih vrsta dokumenata i njihovih registracijskih podataka.
Skeniranje antivirusnim programom.
Indeksiranje običnih i šifriranih dokumenata po vašem izboru.
Višejezično korisničko sučelje.

minusi

Nedostaci tipičnih funkcionalnost, koji se trajno uklanjaju odlaznim ažuriranjima.

Koliko košta?

Tipična rješenja temeljena na ovoj platformi koštaju od 55.000 do 75.000 rubalja.

EMC Documentum

Ovu platformu za automatizaciju radnih procesa razvio je svjetski lider u IT industriji, EMC. Snažna funkcionalnost u kombinaciji s fleksibilnom prilagodbom pojedinačnih alata čini EMC Documentum najboljim stranim EDMS-om dostupnim na ruskom tržištu.

profesionalci

Visok stupanj pogodnosti u upravljanju projektnim dokumentima.
Implementacija mehanizma prijave/odjave koji vam omogućuje upravljanje raspodjelom prava pristupa.
Prisutnost funkcije koja vam omogućuje provedbu postupka odobravanja na nekoliko razina.
Podrška za uređaje za skeniranje i prepoznavanje dokumenata.

minusi

Radi samo s Internet Explorer preglednikom.
Nedostatak javno dostupne tehničke i praktične dokumentacije o sustavu.
Česte "kočnice" i kašnjenja s velikim opterećenjem sustava.

Koliko košta?

Ne postoje fiksne cijene za korištenje ove platforme. Trošak njegove implementacije dogovara se pojedinačno sa svakim kupcem.

LanDocs

Razvijena 1997. godine od strane domaće tvrtke LANIT, ova platforma za automatizirano upravljanje dokumentima i dalje je tražena od strane mnogih poduzeća i institucija do danas. LanDocs vam omogućuje izgradnju ugodnog tijeka rada i okruženja tijeka rada, pružajući svim kategorijama korisnika potreban skup alata za upravljanje.

profesionalci

Dostupnost integriranih alata za kriptografsku zaštitu.
Mogućnost uključivanja zaposlenika iz udaljenih podružnica u proces rada.
Prisutnost funkcije skupnog skeniranja papirnate dokumentacije.

minusi

Prilično uobičajeni problemi s performansama.
Slabe mogućnosti proširenja funkcionalnosti.
Poteškoće u svladavanju sustava od nule.

Koliko košta?

Cijena poslužiteljske licence varira od 30.000 do 216.000 rubalja. Korisničke licence mogu se kupiti po cijeni od 5600 do 8400 rubalja.

CompanyMedia

CompanyMedia je čitav niz softverskih rješenja namijenjenih automatizaciji poslovnih procesa, tijeka rada i uredskog rada. Ovaj EDMS razlikuje se od konkurencije svojom nenadmašnom fleksibilnošću postavki i prisutnošću neovisnih modula koji se mogu odvojeno instalirati.

profesionalci

Mogućnost uspješan rad sustava u poduzećima sa složenom korporativnom strukturom i teritorijalnom strukturom.
Neviđena pouzdanost sustava, koja mu omogućuje da aktivno radi 24 sata dnevno, 365 dana u godini.
Automatizirana podrška za rad s nekoliko vrsta poslova.
Diferencijacija prava pristupa, prema hijerarhijskoj strukturi organizacije.

minusi

Web sučelje ima ograničenu podršku za neke preglednike, posebice za FireFox.
Fokus sustava uglavnom je na srednjim i velikim poduzećima.

Koliko košta?

Konačna cijena ovog softvera sastoji se od mnogih komponenti, uključujući obuku osoblja, instalaciju dodatnih modula i prijenos prava na korištenje sustava. Gornja granica ukupnog iznosa je 99.000 rubalja. Najjeftiniji tematski modul koštat će 4000 rubalja.

Lotus Domino.Doc

Ovaj EDMS je aplikacija za dobro poznatu platformu Notes/Domino, koja ima sustav sigurnosti podataka na visokoj razini. Lotus Domino.Doc također ima naprednu elektroničku arhivu koja vam omogućuje implementaciju velikog repozitorija korporativne dokumentacije.

profesionalci

Dostupnost jedinstvenih replikacijskih sustava dizajniranih za složeno rješavanje zadataka upravljanja protokom dokumenata u distribuiranom okruženju.
Mogućnost pretraživanja dokumenata u zasebnim dijelovima pohrane podataka.
LDAP direktoriji se skaliraju do korporativne razine.

minusi

Nedostaci ovog sustava uglavnom proizlaze iz njegovog zapadnog podrijetla - postoje određena pitanja o sučelju i implementaciji nekih funkcija.

Koliko košta?

Trošak korisničkih i poslužiteljskih licenci izračunava se pojedinačno na web stranici platforme.

Eventualno

Rezimirajući određeni redak pod recenzijom, želio bih primijetiti važnu nijansu: uvođenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima u vaše poslovanje uopće ne jamči trenutno povećanje njegove profitabilnosti, au nekim slučajevima to može učiniti naštetiti. Ako vaša organizacija uspješno funkcionira i ostvaruje profit radeći bez EDMS-a, razmislite tisuću puta prije nego što se odlučite za njihovu implementaciju. Nema potrebe juriti za "progresivnom modom" i instalirati ove sustave bez ozbiljne potrebe za njima. No, širenjem poslovanja i velikim opterećenjem zaposlenika, elektronički sustav upravljanja dokumentima može postati svojevrsna slamka spasa koja će tvrtki pomoći da ispliva iz vrtloga papirologije.

Analitičari IDC-a primjećuju sljedeće trendovi razvoja globalnog EDMS tržišta :

1. Daljnji razvoj tržišta, njegova konsolidacija, pojava novih sudionika na tržištu, diferencijacija ponude sudionika na tržištu. Na tržištu EDMS nastavljaju se spajanja i akvizicije, i to u velikoj mjeri - od strane svjetski poznatih IT tvrtki (Oracle, Microsoft, SAP, Baan itd.) koje su ušle u novo polje djelovanja.

2. Integracija EDMS-a s uobičajenim korporativnim aplikacijama. Integracija poslovnih podataka i aplikacija jedan je od najvećih izazova s kojima se današnje tvrtke suočavaju i nastavit će biti problem u budućnosti. Prema analitičarima IDC-a, u eri e-poslovanja uspjet će samo ona poduzeća koja će najpromišljenije formulirati strategiju upravljanja svojim korporativnim informacijama (Enterprise Information Management - EIM). Cilj EIM strategije za svako poduzeće je omogućiti jednostavan i brz pristup svim korporativnim znanjima i podacima te mogućnost upravljanja korporativnim informacijama s bilo kojeg mjesta (moraju biti ažurni i dostupni u svim kontekstima). Ta će poduzeća trebati duboku integraciju svih svojih poslovnih aplikacija koje međusobno komuniciraju.

S tim u vezi, od posebne je važnosti mogućnost integracije EDMS-a s drugim korporativnim aplikacijama (vlastitim i tuđim programerima). Unatoč trenutnoj ekonomskoj krizi, analitičari IDC-a vjeruju da će poduzeća nastaviti sudjelovati u integracijskim projektima iz sljedećih razloga:

integracija poslovnih aplikacija omogućuje bolje korištenje složeni sustavi;

· očuvana je potreba za zajedničkim radom naslijeđenih sustava s novim aplikacijama;

· Tekuća spajanja i akvizicije na globalnom IT tržištu prisiljavaju poduzeća da integriraju aplikacije u svoje korporativne informacijske sustave.

IT industrija se aktivno bavi pitanjima objedinjavanja razvoja EDMS-a i njihove integracije sa zajedničkim operativni sustavi, aplikacije, različita okruženja sučelja. Mijenjaju se i načini integracije koje nude pružatelji integracijskih rješenja. Trenutačno je glavni integracijski sloj (virtualizacija) API koji pruža jedan pružatelj infrastrukture za upravljanje poslovnim sadržajem. Međutim, u budućnosti se očekuje prijelaz s integracije putem API-ja na sveprisutnu integraciju putem web usluga temeljenih na komunikaciji putem XML poruka korištenjem vokabulara i protokola neovisnih o sustavu. To će eliminirati ovisnost poduzeća o jednom dobavljaču, iako će zahtijevati stvaranje novih standarda.

3. Stalna potražnja za OMS sustavima. Potražnja za OMS-sustavima u srednjoročnom razdoblju ostat će velika, jer većina korisnika ERP-sustava ne želi imati problema s formiranjem i ispisom raznih izvješća i dokumenata. Određeni poticaj razvoju OMS sustava dat će daljnje širenje elektroničkog poslovanja koje je vrlo zahtjevno u pogledu dostupnosti distribuiranog generiranja izlaznih dokumenata u informacijskim sustavima poduzeća.

4. Tehnološke promjene u IT industriji:

EDMS s dvoslojnom arhitekturom "klijent-poslužitelj" sada je zamijenjen sustavi s troslojnom arhitekturom, koje se puno lakše integriraju s drugim korporativnim aplikacijama putem API-ja (iako ostaju mogućnosti sučelja CORBA, COM/DCOM itd.),

Pojednostavljeno upravljanje dokumentima u mnogim EDMS.

IDC predviđa da će se fokus u budućnosti pomaknuti s čistog EDMS-a na tehnologije suradnje s elektroničkim upravljanjem dokumentima, upravljanjem znanjem i rješenjima za upravljanje sadržajem i informacijama (portali). Sada, u velikoj većini EDMS-a, kako bi se postigla tržišna privlačnost, višejezičnost.

5. Promjene u preferencijama potrošača. Povećana funkcionalnost EDMS-a sada u mnogim slučajevima jednostavno nije tražena od strane potrošača. Prilično velik broj EDMS jednostavno je prezasićen funkcionalnošću koja često nije potrebna tipičnom poduzeću. U vezi s ovom okolnošću, jeftina osnovna funkcionalnost upravljanja dokumentima(implementiran npr. u niz softverskih proizvoda Microsofta, Lotusa, Oraclea itd.) postaje sve privlačniji potrošačima.

U isto vrijeme, tržište nastavlja zahtijevati složena vertikalna EDMS rješenja za farmaceutsku, građevinsku, osiguravajuću i druge industrije. Brojne industrije (kao što su proizvodnja medicinske opreme, zrakoplovstvo, transport, pravo itd.) općenito zahtijevaju posebno strogu kontrolu nad određenim dokumentima i njihovim sadržajem.

Analitičari predviđaju intenzivna potražnja za tehnologijom tijeka rada, uglavnom za njihovu upotrebu u integraciji aplikacija i automatizaciji poslovnih procesa.

Ideja nabave EDMS-a od strane korporativnih korisnika iz malih tvrtki postaje sve manje popularna. Kao rezultat toga, postoje povoljne prilike za brzi razvoj velikih i poznatih dobavljača u industriji razvoja softvera na ovom tržištu.

6. Razvoj internetski orijentiranih EDMS. Ključni uvjet za uspjeh EDMS-a na svjetskom tržištu je njihova web-orijentacija. Sustavi za upravljanje web sadržajem počinju igrati središnju ulogu, a njihova će se funkcionalnost u budućnosti samo povećavati. Doprinos razvoju Web-orijentiranih EDMS-ova bit će sve veća popularnost mobilnog pristupa Internetu – za isporuku različitih sadržaja putem ovih sustava na mobilne uređaje. Stoga se u ovim sustavima sada implementiraju funkcije mobilnog pristupa. Uz to, razvoj sustava za upravljanje web sadržajem bit će ubrzan kontinuiranom specijalizacijom i integracijom industrije.

Također postoji postupan prijelaz s tehnologija upravljanja sadržajem na tehnologije upravljanja znanjem.

7. Brza promjena tržišne orijentacije EDMS programera. Dinamična promjena tržišne orijentacije EDMS programera postala je redoslijed dana, ali njihov glavni zadatak ostaje rješavanje problema upravljanja kritičnim korporativnim informacijama.

8. Ponuda vodećih EDMS programera univerzalna rješenja za velika poduzeća za upravljanje svim njihovim korporativnim informacijama. Dobavljači EDMS nude usluge u rasponu od isporuke uredskih rješenja do implementacije cjelovitog korporativnog rješenja (od obrade dolaznih E-mail na intranet/ekstranet i internetski sadržaj). Industrijski analitičari napominju da je maštoviti projekt stvaranja "potpuno kolaborativnog" poduzeća (čiji svi zaposlenici koriste mogućnosti EDS-a) još uvijek na razini lijepe ideje. Najbliža stvar njegovoj provedbi sada je Zapadna Europa.

9. Povećanje intenziteta aktivnosti programera na izradi i promicanju zajedničkih rješenja

10. Zajednički razvoj industrijski standardi. To je održivi trend u razvoju IT industrije. Posebno možemo primijetiti rad na stvaranju protokola za sinkronizaciju otvorenih podataka SyncML, u kojem sudjeluju tvrtke kao što su IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion i Starfish Software.

11. Daljnji razvoj ECM koncepta- Enterprise Content Management ("enterprise content management", ne korporativno elektroničko upravljanje dokumentima), koje je postalo sve popularnije od 2001. godine.

Iz perspektive analitičara, ECM koncept nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sustav koji integrira sav sadržaj i procesno orijentirane tehnologije unutar poduzeća pruža zajedničku infrastrukturu za upravljanje protokom dokumenata, smanjujući potrebu za implementacijom i podrškom višestrukih tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija .

Bit ovog pristupa (naziva se infrastrukturni) je da korporativni sadržaj ne bi trebao pripadati samo jednoj aplikaciji ili sustavu – on bi trebao biti dostupan velikom broju aplikacija i slobodno se distribuirati između njih.

ECM je strateška infrastruktura i tehnička arhitektura za podršku jedinstvenog životnog ciklusa nestrukturiranih informacija (sadržaja) različitih vrsta i formata. ECM sustavi sastoje se od aplikacija koje mogu komunicirati jedna s drugom, kao i koristiti se i prodavati neovisno. Sljedeće ključne komponente implementirane su u moderne ECM sustave:

· upravljanje dokumentima - izvoz/uvoz, kontrola verzija, sigurnost i knjižnične usluge za poslovne dokumente;

· upravljanje slikama dokumenata (Document Imaging) - snimanje, transformacija i upravljanje papirnatim dokumentima;

upravljanje zapisima (ili, u skladu s najnovijim prijevodom standarda IEEE 15489 - GOST R ISO 15489-1-2007, "upravljanje dokumentima") - dugoročno arhiviranje, automatizacija politika čuvanja i usklađenost s regulatornim tijelima, osiguravanje usklađenosti s zakonodavni i industrijski standardi;

Upravljanje tijekovima rada - podrška poslovnim procesima, prijenos sadržaja duž ruta, dodjela radnih zadataka i stanja, izrada audit logova;

· upravljanje web sadržajem (WCM) - automatizirajte ulogu webmastera, upravljajte dinamičkim sadržajem i interakcijom korisnika;

· upravljanje multimedijskim sadržajem (DAM) - upravljanje grafičkim, video i audio datotekama, raznim marketinškim materijalima, poput flash bannera, reklama;

· upravljanje znanjem (Knowledge Management) - sustavi podrške za prikupljanje i isporuku poslovno relevantnih informacija;

· interakcija usmjerena na dokumente (Collaboration) - dijeljenje dokumenata od strane korisnika i podrška projektnim timovima.

Važno svojstvo ECM infrastrukture je njezino neovisnost o jednoj univerzalnoj trgovini sadržaja. ECM infrastruktura integrira mnoge specijalizirane pohrane podataka, uključujući, ali ne ograničavajući se na pohranu elektronički dokumenti informacije o proizvodu, e-poštu, repozitorije web sadržaja, datotečne sustave, pa čak i DBMS-ove.

Osim toga, korištenjem ECM infrastrukture implementiraju se takve usluge upravljanja sadržajem poduzeća kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje korisničkim dozvolama itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sustava).

Mogućnosti ECM sustava mogu se podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:

· opće funkcije upravljanja sadržajem, koji se odnosi na sposobnost upravljanja različitim elektroničkim objektima (slike, uredski dokumenti, grafike, crteži, web sadržaj, e-pošta, video, audio i multimedija). ECM sustav pruža repozitorij za sve te vrste elektroničkih objekata s različitim knjižničnim uslugama (profiliranje sadržaja, kontrola verzija, povijest revizija, sigurnost pristupa dokumentima itd.), kao i mogućnost upravljanja tim objektima tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa;

· funkcije procesno upravljanje, koji se odnosi na sposobnost automatizacije i upravljanja poslovnim procesima i tijekovima rada;

· integracija s drugim ECM sustavima, što podrazumijeva mogućnost integracije ECM sustava s vanjskim ERP sustavima, uredskim aplikacijama, repozitorijima sadržaja i drugim EDMS-ovima. Integracija se može izvesti korištenjem različitih pristupa, uključujući upotrebu objektno orijentiranih sučelja (kao što su EJB), konektora, API-ja, tehnologija integracije poslovnih aplikacija EAI (Enterprise Application Integration) i tako dalje.

ECM do sada postoji samo kao koncept, a ECM infrastruktura danas je u velikoj mjeri samo pogled na perspektive razvoja EDMS tržišta.

12. Razvoj tehnologija upravljanja dokumentima i znanjem. Koncept sustava upravljanja znanjem, prema IDC-u, uključuje razvoj i korištenje poznatih i novih tehnologija za upravljanje informacijama i znanjem (prema silaznom redoslijedu važnosti):

slanje poruka,

· E-pošta,

upravljanje dokumentima,

alati za pretraživanje,

korporativni informacijski portali,

Pohrana podataka,

alate za timski rad

tehnologije tijeka rada,

Web obuka.

Smjer razvoja tehnologija upravljanja dokumentima i znanjem prikazan je na sljedeći način (uzlaznim redoslijedom implementacije):

komunikacijska infrastruktura (omogućuje razmjenu poruka, baze podataka za zajedničku uporabu, kataloge, imenike, elektroničke oblike dokumenata, sigurnost),

upravljanje radnim procesom (za usmjeravanje obrazaca i ulaznih dokumenata putem e-pošte, praćenje Poslovni procesi, pružanje alata za suradnju),

alati za pretraživanje i upravljanje dokumentima (za pretraživanje i izdvajanje dokumenata iz internih i eksternih izvora informacija),

· alati za upravljanje interakcijom s klijentima - CRM-sustavi (za implementaciju upravljanja prodajom, korisničku podršku, terensko osoblje, marketing, e-trgovinu).

Dakle, EDMS i EMIS dio su šireg koncepta upravljanja znanjem koji podrazumijeva stalno jačanje uloge informacija i stručnosti u postizanju četiri poslovna cilja: inovativnost, kompetentnost, učinkovitost, responzivnost. Dokumenti predstavljaju značajan dio znanja organizacije, a upravljanje njima osigurava učinkovito korištenje znanja i iskustva.

Rusko EDMS tržište također ima svoje karakteristike. Potreba ruskih poduzeća i organizacija za optimizacijom tijeka rada ostaje velika i nastavlja rasti. Posljednjih godina u Rusiji su se pojavili deseci tvrtki koje se bave razvojem i isporukom EDMS-a, stranih i vlastitog dizajna. Prva velika implementacija EDMS-a (uglavnom pilot) u Rusiji već postoji. Možemo pretpostaviti da su temelji ruskog tržišta softvera za upravljanje dokumentima formirani.

Izgledi za rusko EDMS tržište poboljšani su usvajanjem zakona o elektroničkom prometu digitalni potpis, stvaranje pravni temelj za distribuciju EDMS-a u međukorporacijskoj interakciji.

Prema klasifikaciji IDC-a, većina domaćih EDMS-ova pripada klasi sustava usmjerenih na poslovne procese (često s kontrolom tijeka rada). Različiti izvori napominju da su sljedeće funkcije implementirane u većini domaćih EDMS:

obrada/čuvanje dokumenata;

Upravljanje tijekovima rada (prijenos dokumenata između izvođača);

nadzor nad izvršenjem dokumenata;

pretraživanje dokumenata po atributima i pretraživanje cijelog teksta;

rad s povezanim dokumentima;

reguliranje prava pristupa;

otpis dokumenata;

integracija s vanjskim sustavima elektroničke pošte itd.

Glavna prednost domaćeg EDMS-a je uvažavanje ruskih specifičnosti i tradicije rada s dokumentima, koji su izvorno ugrađeni u njihovu poslovnu logiku.

Glavni trendovi razvoja ruskog EDMS tržišta :

1. ulazak na domaće tržište EDMS-a diverzificiranih IT tvrtki(tablica 5) .

Tablica 5 - Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima

Proizvod	Društvo	Kratki opis

Strani sustavi
dokumentum	Documentum (odjel EMC-a), www.documentum.ru	Platforma za izgradnju poslovnih aplikacija za kreiranje, pohranu i korištenje nestrukturiranih informacija te automatizaciju poslovnih procesa
DOCS Fusion		Elektronička arhiva s mogućnošću usmjeravanja dokumenata i kontrole izvršenja
DOCS Otvori	Hummingbird www.hummingbirdsolutions.com	Klijent-poslužitelj elektronički sustav za upravljanje dokumentima
ruski sustavi stvoren korištenjem stranih proizvoda
CompanyMedia		Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima, automatizaciju poslovnih procesa i informacijska podrška proizvodne i ekonomske aktivnosti u organizacijama bilo koje veličine
OfficeMedia	InterTrust, www.intertrust.ru	Izvan kutije rješenje za radne grupe do 70 korisnika
ŠEF-Referent	IT, www.it.ru	Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima i uredsku automatizaciju za velika geografski raspoređena poduzeća i za srednja poduzeća
Pepeljuga	STC IRM, www.mdi.ru	Skup modula za automatizaciju tijeka rada u organizacijama bilo koje veličine

Nastavak tablice 5.


ESCADO	InterProcomLan, www.interprocom.ru	Kompletan sustav automatizacije tijeka rada za velike ili male tvrtke
Ruski sustavi stvoreni bez korištenja stranih proizvoda
DocsVision	Digitalni dizajn, www.digdes.ru, www.docsvision.com	Sustav za automatizaciju uredskog i uredskog poslovanja, izradu elektroničke arhive, vođenje projektne i projektne dokumentacije
LanDocs	LANIT, www.landocs.ru	Program za integriranu automatizaciju procesa uredskog rada i izradu elektroničkih arhiva u organizacijama različitih veličina
Lotsia PLM	Lotsia Soft, www.lotsia.ru	Upravljanje inženjerskom dokumentacijom i sustav upravljanja poslovnim procesima
OPTiMA-Tijek rada	Optima www.optima.ru	Program za automatizaciju glavnih postupaka uredskog rada, organiziranje tijeka rada, upravljanje procesima stvaranja, obrade, umnožavanja i pohranjivanja dokumenata ili drugih informacijskih objekata
Veliki dok	Granit centar, www.granit.ru	Specijalizirani sustav za automatizaciju uredskog rada i tijek rada u upravi i općinske strukture upravljanje
Posao	Elektronički uredski sustavi (EOS), www.eos.ru	Sveobuhvatno rješenje koje implementira mješoviti, papirno-elektronički tijek rada i automatizira sve aspekte dokumentacijska podrška aktivnosti upravljanja poduzećima i organizacijama
DockManager	SoftIntegro, www.softintegro.ru	Sustav za automatizaciju rada ureda: evidentiranje dokumenata, organiziranje njihovog kretanja, praćenje izvršenja i upravljanje dokumentima (pohrana, pretraga, koordinacija pristupa, brisanje)

Kraj tablice 5.


Eufrat-Upravljanje dokumentima		Univerzalni sustav za organiziranje pohrane, računovodstva i održavanja bilo koje vrste elektroničkih i papirnatih dokumenata, dizajniran za rad u malom odjelu i općenito u organizaciji sa složenom shemom protoka informacija
Elektronička arhiva Eufrat	Kognitivne tehnologije, www.cognitive.ru	Program za organiziranje pohrane, računovodstva i održavanja svih vrsta elektroničkih i papirnatih dokumenata
Upravljanje kodnim dokumentima	Šifra, www.kodeks.net	Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima i uredskog rada, usmjeren na tradiciju ruskog uredskog rada
1C: Arhiva	1S, www.1c.ru	Program za kolektivni rad s arhivom elektroničkih dokumenata i kontrolu izvedbene discipline na razini poduzeća

Među stotinama ruskih IT tvrtki koje čvrsto zauzimaju svoje mjesto na domaćem IT tržištu, brojne velike raznolike tvrtke ozbiljno shvaćaju EDMS tržište i diverzificiraju svoje aktivnosti nudeći vlastita rješenja u području automatizacije tijeka rada. Ovdje možemo spomenuti tvrtke kao što su IBS, Aquarius (podružnica Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT itd.;

2. zajednički rad na standardizaciji EDMS-a.

Red ruske tvrtke(STC IRM, InterTrust, EOS) surađuju na području standardizacije EDMS protokola interakcije. U travnju 2002. u tu su svrhu osnovali posebnu stalnu "Radnu skupinu za standardizaciju protokola";

3. porast interesa za rusko tržište stranih programera i dobavljača EDMS-a . Taj se interes očituje ulaskom stranih EDMS dobavljača na rusko tržište preko partnerskih tvrtki. Primjer je kanadska tvrtka Hummingbird koja preko svog partnera, ruske tvrtke HBS, promovira sustav DOCS Open/Fusion, sustav za upravljanje znanjem Fulcrum, alat za integraciju podataka Genio te Hummingbird EIP portal. FileNet je također ušao na rusko tržište (posebno uz pomoć Galaktike, koja je postala FileNetov partner u promicanju Panagon EDMS-a na ruskom tržištu);

4. razvoj integriranih rješenja. Prisutnost na ruskom tržištu nekoliko desetaka EDMS-a prisiljava programere da stvore alate za njihovu integraciju. Primjer toga je izdanje XML pristupnika od strane IT Co. u svom BOSS-Referent EDMS-u, koji će omogućiti integraciju EDMS-a izgrađenog na različitim platformama i korištenjem različitih formata podataka u jedinstveni informacijski prostor;

5. suradnja i zajedničko promicanje integriranih rješenja. Neke ruske tvrtke nude svoje EDMS u obliku OEM verzija unaprijed instaliranih na računalima koja je sastavio njihov partner. Primjer za to je suradnja ruskih tvrtki IT Co. i Inel-Data, koje svojim korisnicima nude integrirano rješenje, a to je OEM verzija BOSS-Referent EDMS-a unaprijed instaliranog na osobnom računalu Excimer.

Alexander Glinskikh (dr.sc.)

Uvod
Osnovni pojmovi sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima
- Svrha EDMS-a
- Glavna svojstva EDMS-a
- Opća klasifikacija EDMS-a
Analiza trenutnog stanja globalnog EDMS tržišta
- opći pregled
Rusko EDMS tržište
- opći pregled
Primjeri korištenja EDMS-a u svijetu
- EDMS u zdravstvu
- EDMS u farmaceutici
- EDMS u području kredita
- EDMS u području patentiranja
- EDMS u području dizajna
- Primjeri primjene OMS sustava
Integracija EDMS-a s drugim aplikacijama
Značajke izbora i implementacije EDMS
zaključke

Uvod

Razvoj ljudska civilizacija popraćeno nevjerojatnim povećanjem količine stvorenih, obrađenih i pohranjenih informacija. Primjerice, prema časopisu ASAP, godišnje se u svijetu pojavi oko 6 milijardi novih dokumenata. Prema Delphi Consulting Groupu, trenutno se samo u Sjedinjenim Državama dnevno kreira više od milijardu stranica dokumenata, a više od 1,3 trilijuna već je pohranjeno u arhivima. razni dokumenti.

Treba napomenuti da su korporativni tokovi informacija izrazito raznoliki u pogledu izvora i oblika njihove prezentacije. Međutim, prema obliku pohrane mogu se uvjetno klasificirati: elektronički i papirnati dokumenti. Postoje procjene da je trenutno samo oko 30% svih korporativnih informacija pohranjeno u u elektroničkom obliku(i strukturirane - u bazama podataka, i nestrukturirane). Sve ostale informacije (oko 70%) pohranjene su na papiru, što stvara znatne poteškoće u pronalaženju istih. No, taj se omjer postupno mijenja u korist elektroničkog oblika pohrane (osobito razvojem sustava elektroničke arhive). Prema Delphi Consulting Groupu, količina korporativnih elektroničkih tekstualnih informacija udvostručuje se svake 3 godine. Prema prognozi istog časopisa ASAP, do 2004. godine samo oko 30% korporativnih informacija ostat će u papirnatom obliku, a 70% informacija bit će pohranjeno u elektroničkom obliku. Malo je vjerojatno, naravno, da će jednog dana svi dokumenti postati samo elektronički, ali nema sumnje da će u budućnosti prevladati elektronički oblik pohrane dokumenata.

Ove impresivne brojke i podaci samo govore da su za svako poduzeće ili organizaciju pitanja optimizacije protoka dokumenata i kontrole nad obradom informacija od ključne važnosti. Ovu tvrdnju mogu potvrditi sljedeći podaci. Prema Siemens Business Services, menadžer provodi do 80% svog radnog vremena radeći s informacijama, do 30% radnog vremena zaposlenika troši na kreiranje, pretraživanje, odobravanje i slanje dokumenata, svaki interni dokument se u prosjeku kopira , do 20 puta i do 15 % korporativnih dokumenata biva nepovratno izgubljeno (istodobno, prema časopisu ASAP, prosječni zaposlenik provede do 150 sati svog radnog vremena godišnje u potrazi za izgubljenim informacijama). Procjenjuje se i da na rad s dokumentima morate potrošiti i do 40%. radna sredstva i do 15% prihoda poduzeća.

Zato učinkovitost upravljanja poduzećima i organizacijama Ne manje važno, o pravilnom rješavanju problema ovisi brzo i kvalitetno formiranje elektroničkih dokumenata, kontrola njihova izvršenja, kao i promišljena organizacija njihove pohrane, pretraživanja i korištenja. Potreba za učinkovitim upravljanjem elektroničkim dokumentima dovela je do stvaranja elektronički sustavi za upravljanje dokumentima (EDMS) kojoj je posvećen ovaj članak. Glavna svrha članka je pružiti čitateljima Jet Info retrospektivu trenutnog stanja globalnog tržišta EDMS-a, izglede za njegov razvoj, kao i prilično velik broj primjera korištenja EDMS-a u svijetu. Možete saznati više o svim pitanjima vezanim uz EDMS pomoću prilično velikog broja specijaliziranih web resursa (i na ruskom i na engleskom), na primjer, www.document.ru, www.docflow.ru, web stranice programera EDMS-a itd. .

Osnovni pojmovi sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima

Svrha EDMS-a

Prema industrijskim analitičarima, upravljanje elektroničkim dokumentima uključuje: stvaranje dokumenata, njihovu obradu, prijenos, pohranu, izlaz informacija koje kruže u organizaciji ili poduzeću, na temelju korištenja računalnih mreža. Pod upravljanjem elektroničkim upravljanjem dokumentima, u općem slučaju, uobičajeno je razumjeti organizaciju kretanja dokumenata između odjela poduzeća ili organizacije, grupa korisnika ili pojedinačnih korisnika. Istodobno, kretanje dokumenata ne znači i njihovo fizičko kretanje, već prijenos prava na njihovo korištenje uz obavijest određenim korisnicima i nadzor nad njihovim izvršenjem.

IDC definira koncept ERMS-a na sljedeći način (odnosi se na EDMS - Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima): "EDMS pruža proces stvaranja, upravljanja pristupom i distribucije velikih količina dokumenata računalne mreže, a također osiguravaju kontrolu nad protokom dokumenata u organizaciji. Često su ti dokumenti pohranjeni u posebnim spremištima ili u hijerarhiji datotečnog sustava. Vrste datoteka koje ERMS obično podržava uključuju: tekstualne dokumente, slike, proračunske tablice, audio podatke, video podatke i web dokumente. Uobičajene značajke EDMS uključuju stvaranje dokumenata, kontrolu pristupa, konverziju podataka i sigurnost podataka.

Glavna svrha EDMS-a je organizacija pohrane elektroničkih dokumenata, kao i rad s njima.(osobito njihovo pretraživanje i po atributima i po sadržaju). EDMS bi trebao automatski pratiti promjene u dokumentima, rokove za izvršenje dokumenata, kretanje dokumenata, te kontrolirati sve njihove verzije i podverzije. Sveobuhvatni EDMS trebao bi pokriti cijeli ciklus uredskog rada poduzeća ili organizacije - od postavljanja zadatka za izradu dokumenta do njegovog otpisivanja u arhivu, osigurati centraliziranu pohranu dokumenata u bilo kojem formatu, uključujući složene složene dokumente. EDMS bi trebao kombinirati različite protoke dokumenata iz geografski udaljenih poduzeća u jedan sustav. Moraju osigurati fleksibilno upravljanje dokumentima, kako kroz kruto definiranje prometnih ruta, tako i kroz slobodno usmjeravanje dokumenata. EDMS mora provoditi striktno razgraničenje pristupa korisnika različitim dokumentima ovisno o njihovoj kompetenciji, poziciji i ovlastima koje su im dodijeljene. Osim toga, EDMS mora biti usklađen s postojećom organizacijskom strukturom i sustavom uredskog rada poduzeća, kao i integriran s postojećim korporativnim sustavima.

Glavni korisnici EDMS-a su veliki državne organizacije, poduzeća, banke, velike industrijska poduzeća i sve ostale strukture čije djelovanje prati veliki obujam izrađenih, obrađenih i pohranjenih dokumenata.

Glavna svojstva EDMS-a

otvorenost

Svi EDMS izgrađeni su na modularnoj osnovi, a njihovi API-ji su otvoreni. To vam omogućuje dodavanje novih značajki u EDMS ili poboljšanje postojećih. Trenutno je razvoj aplikacija integriranih s EDMS-om postao odvojen pogled poslovanja u industriji proizvodnje softvera, a mnoge tvrtke trećih strana spremne su ponuditi svoje usluge u ovom segmentu tržišta. Mogućnost relativno jednostavnog dodavanja mnogih modula trećih strana u EDMS uvelike proširuje njihovu funkcionalnost. Na primjer, za EDMS su razvijeni moduli za unos dokumenata sa skenera, komunikaciju s e-poštom, programi za prosljeđivanje faksa itd.

Visok stupanj integracije s aplikacijskim softverom

Ključna značajka EDMS-a je visok stupanj njihovu integraciju s različitim programskim aplikacijama korištenjem tehnologija OLE automatizacija, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI i dr. I izravno kada radite s dokumentima, uopće nema potrebe za korištenjem EDMS uslužnih programa. Korisnici rade samo s običnim aplikacijskim programima: u trenutku instalacije klijentskog dijela EDMS-a, aplikacijski programi se nadopunjuju novim funkcijama i stavkama izbornika. Na primjer, korisnik programa za obradu teksta MS Word, otvarajući datoteku, odmah vidi biblioteke i mape s EDMS dokumentima (odakle odabire dokument koji mu je potreban). Kada spremite dokument, on se automatski postavlja u bazu podataka EDMS. Isto vrijedi i za ostale uredske i specijalizirane programe.

Također treba napomenuti da je u većini uobičajenih EDMS implementirana integracija s najpoznatijim ERP sustavima (osobito sa SAP R / 3, Oracle Applications itd.). Upravo je sposobnost integracije s različitim aplikacijama jedno od karakterističnih svojstava EDMS-a. Zahvaljujući njemu, EDMS može djelovati kao poveznica između različitih korporativnih aplikacija, stvarajući tako osnovu za organiziranje uredskog rada u poduzeću. Neki industrijski analitičari čak vjeruju da bi EDMS mogao postati osnova korporativnog informacijskog sustava poduzeća ili organizacije (postoje i druga mišljenja).

Značajke pohrane dokumenata

EDMS uglavnom radi na temelju distribuiranih arhitektura i koristi različite kombinacije tehnologija za prikupljanje, indeksiranje, pohranjivanje, pretraživanje i pregled elektroničkih dokumenata. Većina EDMS implementira hijerarhijski sustav pohrane dokumenata (prema principu "ormar/polica/mapa"). Svaki se dokument nalazi u mapi, koja se pak nalazi na polici itd. Broj razina ugniježđivanja prilikom pohranjivanja dokumenata nije ograničen. Isti dokument može biti uključen u nekoliko mapa i polica zahvaljujući korištenju mehanizma povezivanja ( izvorni dokument u tom slučaju ostaje nepromijenjen i pohranjuje se na mjesto koje odredi administrator ESUD-a). Određeni broj EDMS-a implementira još snažnije mogućnosti pohrane organiziranjem veza između dokumenata (te se veze mogu postavljati i uređivati grafički).

Svaki dokument u EDMS-u ima određeni skup atributa (na primjer, njegov naziv, autor dokumenta, vrijeme njegovog stvaranja itd.). Skup atributa može se mijenjati od jedne vrste dokumenta do druge (ostaje nepromijenjen unutar jedne vrste dokumenta). U EDMS-u, atributi dokumenta pohranjeni su u relacijsku bazu podataka. Za svaku vrstu dokumenta pomoću vizualnih alata kreira se predložak kartice, gdje su nazivi atributa dokumenta prikazani u razumljivom grafičkom obliku. Kada se dokument unese u EDMS, uzima se traženi predložak i popunjava kartica (upisuju se vrijednosti atributa). Jednom popunjena kartica je povezana sa samim dokumentom.

U većini slučajeva poslužiteljski dio EDMS-a sastoji se od sljedećih logičkih komponenti (koje se mogu nalaziti na jednom ili više poslužitelja):

Spremnici atributa dokumenata (kartice);
Pohranjivanje dokumenata;
Usluge indeksiranja cijelog teksta.

Spremište dokumenata obično se shvaća kao spremište sadržaja dokumenta. Spremište atributa i spremište dokumenata često se spajaju pod općim nazivom "arhiva dokumenata". Za pohranjivanje atributa u većini EDMS-a koriste se Oracle, Sybase, MS SQL Server i Informix DBMS koji omogućuju pretraživanje dokumenata po atributima.

Za pohranu stvarnog sadržaja dokumenata u većini EDMS-a koriste se datotečni poslužitelji MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX itd. U ovom slučaju mogu se implementirati i heterogene kombinacije mrežnih okruženja. Na primjer, baza podataka s atributima dokumenta može pokrenuti UNIX na TCP/IP mreži, dok sami dokumenti mogu biti pohranjeni na Novell NetWare OS na IPX/SPX mreži. Treba napomenuti da su velike prednosti EDMS-a pohranjivanje dokumenata u izvornom formatu i automatsko prepoznavanje mnogih formata datoteka.

Nedavno je pohranjivanje dokumenata zajedno s atributima u bazu podataka postalo sve popularnije. Ovaj pristup ima svoje prednosti i nedostatke. Prednost je značajno povećanje sigurnosti pristupa dokumentima, a glavni nedostatak niska učinkovitost rada s dokumentima s velikom količinom pohranjenih informacija. Ovaj pristup također zahtijeva korištenje snažnih poslužitelja s velikim volumenom. RAM memorija i tvrdi diskovi. Osim toga, u slučaju kvara baze podataka, bit će vrlo teško vratiti dokumente pohranjene u njoj. Također je potrebno biti striktno vezan za određeni DBMS.

Značajke usmjeravanja dokumenata

EDMS moduli odgovorni za tijek dokumenata obično se nazivaju moduli za usmjeravanje dokumenata. U općem slučaju koriste se koncepti "slobodnog" i "tvrdog" usmjeravanja dokumenata. Kod "besplatnog" usmjeravanja svaki korisnik koji sudjeluje u tijeku rada može prema vlastitom nahođenju promijeniti postojeću rutu za prolazak dokumenata (ili postaviti novu rutu). Kod "tvrdog" rutiranja rute prolaska dokumenata su strogo regulirane i korisnici ih nemaju pravo mijenjati. Međutim, s "tvrdim" usmjeravanjem, logičke operacije se mogu obraditi kada se ruta promijeni kada su ispunjeni neki unaprijed definirani uvjeti (na primjer, slanje dokumenta menadžmentu kada određeni korisnik prekorači svoje službene ovlasti). U većini EDMS modul za usmjeravanje je uključen u paket, u nekim EDMS mora se kupiti zasebno. Potpuno funkcionalne module za usmjeravanje razvijaju i isporučuju treće strane.

Kontrola pristupa

EDMS implementira pouzdane načine razgraničenja ovlasti i kontrole pristupa dokumentima. U većini slučajeva uz njihovu pomoć definiraju se sljedeće vrste pristupa (skup dodijeljenih dopuštenja ovisi o specifičnom EDMS-u):

Potpuna kontrola nad dokumentom;
Pravo na uređivanje, ali ne i uništavanje dokumenta;
Pravo na izradu novih verzija dokumenta, ali ne i na njegovo uređivanje;
Pravo na komentiranje dokumenta, ali ne i na njegovo uređivanje ili stvaranje novih verzija;
Pravo na čitanje dokumenta, ali ne i na njegovo uređivanje;
Pravo pristupa kartici, ali ne i sadržaju dokumenta;
Potpuno odsustvo prava pristupa dokumentu (prilikom rada s EDMS-om, svaka radnja korisnika se bilježi, pa se tako može lako kontrolirati cjelokupna povijest njegovog rada s dokumentima).

Praćenje verzija i subverzija dokumenata

Kada više korisnika radi s dokumentom odjednom (posebice kada ga treba koordinirati u raznim instancama), vrlo zgodna funkcija EDMS-a je korištenje verzija i subverzija dokumenta. Pretpostavimo da je izvođač izradio prvu verziju dokumenta i proslijedio je sljedećem korisniku na pregled. Drugi je korisnik izmijenio dokument i na temelju njega izradio novu verziju. Zatim je proslijedio svoju verziju dokumenta na sljedeću instancu trećem korisniku koji je stvorio treću verziju. Nakon određenog vremena, nakon čitanja komentara i ispravaka, prvi izvršitelj dokumenta odlučuje modificirati izvornu verziju i na temelju nje izrađuje subverziju prve verzije dokumenta. Prednost EDMS-a je mogućnost automatskog praćenja verzija i podverzija dokumenata (korisnici uvijek mogu odrediti koja je verzija/podverzija dokumenta najrelevantnija po redoslijedu ili vremenu nastanka).

Pomoćni programi za pregled dokumenata različitih formata

Većina EDMS-a uključuje pomoćne programe za pregled dokumenata (tzv. preglednike), koji razumiju mnogo desetaka formata datoteka. Uz njihovu pomoć, vrlo je prikladno raditi, posebno s grafičkim datotekama (na primjer, s datotekama crteža u CAD sustavima). Osim osnovnog skupa uslužnih programa za gledanje (uključenih u svaki EDMS), dodatni uslužni programi mogu se kupiti od trećih strana koji se dobro integriraju s EDMS-om.

Bilješka dokumenta

Kada organizirate grupni rad na dokumentima, mogućnost njihovog označavanja obično je vrlo korisna. Budući da su u nekim slučajevima korisnici lišeni prava bilo kakvih izmjena dokumenta u procesu njegova odobravanja, mogu iskoristiti mogućnost da ga komentiraju. U većini EDMS-ova, bilješke se implementiraju uključivanjem atributa za bilješke u karticu dokumenta i prijenosom prava za uređivanje polja takve kartice na korisnike. Ali takvo rješenje nije uvijek prihvatljivo (posebno kod označavanja grafičkog dokumenta). S tim u vezi, u nekim EDMS-ima postoji takozvana funkcija "crvene olovke", pomoću koje možete grafički označiti nedostatke na samoj slici. Softverski alati koji implementiraju funkciju "crvene olovke" široko su dostupni od trećih strana.

Podrška za razne klijentske programe

Većina EDMS klijenata mogu biti računala s operativnim sustavima MS Windows, Windows NT. Neki EDMS također koriste UNIX i Macintosh platforme. Osim toga, svi moderni EDMS omogućuju rad s dokumentima putem standardnih web-navigatora. Budući da web preglednici mogu biti smješteni na različitim klijentskim platformama, ovo olakšava rješavanje problema podrške ERMS-u u heterogenim mrežnim okruženjima. Kada koristi internetske tehnologije, EDMS ima još jednu komponentu poslužitelja odgovornu za pristup dokumentima putem web navigatora.

Opća klasifikacija EDMS-a

ECM koncept

Pitanje klasifikacije EDMS dosta je komplicirano zbog brzog razvoja tržišta ovih sustava. Štoviše, od 2001. koncept of "Enterprise Content Management (ECM)", a ne elektroničko upravljanje dokumentima (prema "Forrester TechRankings"). Termin ECM pojavio se laganom rukom trgovačkog udruženja AIIM International i pokriva sve korporativne sustave upravljanja informacijama.

U isto vrijeme, ako Forrester Research definira ECM kao integrirani pristup upravljanju dokumentima i web sadržajem, tada je za konzultantsku tvrtku Doculabs ECM enterprise content management "kategorija koja objedinjuje mogućnosti sustava upravljanja korporativni dokumenti i sustavi za upravljanje sadržajem s mogućnošću upravljanja punim životnim ciklusom poslovnog sadržaja (uz kontinuirani rast broja vrsta sadržaja)" .

Iz perspektive industrijskih analitičara, ECM koncept nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sustav koji integrira sav sadržaj i procesno orijentirane tehnologije unutar poduzeća pruža zajedničku infrastrukturu za upravljanje protokom dokumenata, smanjujući potrebu za implementacijom i podrškom višestrukih tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija. Suština ovog pristupa (naziva se i infrastruktura) je da korporativni sadržaj ne bi trebao pripadati samo jednoj aplikaciji ili sustavu. Trebao bi biti dostupan mnogim aplikacijama i slobodno se distribuirati između njih. Važno svojstvo ECM infrastrukture (koja uključuje odgovarajuće aplikacije većine dobavljača u industriji) je neovisnost o jednoj univerzalnoj trgovini sadržaja. ECM infrastruktura integrira mnoge specijalizirane (ili naslijeđene) repozitorije podataka (čak i od konkurentskih dobavljača), uključujući, ali ne ograničavajući se na, elektroničke repozitorije dokumenata proizvoda, e-poštu, repozitorije web sadržaja, datotečne sustave, pa čak i DBMS. Na ovaj način, ECM infrastruktura pruža zajednički integracijski (ili virtualizacijski) sloj za svako spremište podataka(omogućujući im postavljanje upita s bilo kojeg mjesta u cijelom poduzeću), čime se minimizira potreba za integracijom elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima i sustava za upravljanje sadržajem više dobavljača. Osim toga, korištenjem ECM infrastrukture implementiraju se takve usluge upravljanja sadržajem poduzeća kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje korisničkim dozvolama itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sustava).

Mogućnosti ECM sustava mogu se podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:

Opće značajke upravljanja sadržajem, koji se odnosi na sposobnost upravljanja različitim elektroničkim objektima (slike, uredski dokumenti, grafike, crteži, web sadržaj, e-pošta, video, audio i multimedija). Sustav ECM pruža repozitorij za sve ove vrste elektroničkih objekata s različitim knjižničnim uslugama (profiliranje sadržaja, funkcije prijave/odjave, kontrola verzija, povijest revizija, sigurnost pristupa dokumentima itd.), kao i mogućnost da upravljati podatkovnim objektima tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa.

Funkcije upravljanja procesima, što se odnosi na sposobnost automatizacije i upravljanja poslovnim procesima i tijekovima rada.

Integracija s drugim ECM sustavima, što podrazumijeva mogućnost integracije ECM sustava s vanjskim ERP sustavima, uredskim aplikacijama, repozitorijima sadržaja i drugim EDMS-ovima. Integracija se može izvesti korištenjem različitih pristupa, uključujući upotrebu objektno orijentiranih sučelja (kao što su EJB), konektora, API-ja, tehnologija integracije poslovnih aplikacija EAI (Enterprise Application Integration) i tako dalje.

Treba napomenuti da je ECM do sada postojao samo kao koncept, te ECM infrastruktura danas u Velikoj mjeri je samo pogled na izglede za razvoj EDMS tržišta. Na primjer, neki proizvođači govore mnogo o upravljanju sadržajem, ali svoje sustave usmjeravaju samo na upravljanje web sadržajem ili uredskim dokumentima. Nedostaje im i jasna vizija kako stvoriti otvorenu ECM infrastrukturu koja integrira specijalizirana spremišta u cijelom poduzeću. Prema analitičarima Doculabsa (koji su proučavali rješenja vodećih EDMS programera), iako dobavljači prepoznaju važnost ECM koncepta, još su daleko od njegove pune implementacije u svoje sustave.

EDMS klasifikacija

Prema analitičarima IDC-a, trenutno postoje sljedeće glavne vrste EDMS-a (istodobno, neki od EDMS-a mogu istovremeno pripadati nekoliko vrsta, budući da imaju funkcije koje im odgovaraju):

EDMS usmjeren na poslovne procese (business-process EDM). Oni su u središtu ECM koncepta. Sustavi ove vrste (EDMS) dizajnirani su za specifične vertikalne i horizontalne primjene (ponekad imaju i industrijske primjene). EDMS sustavi pružaju potpuni životni ciklus dokumenta, uključujući upravljanje slikama, zapisima i tijekovima rada, upravljanje sadržajem itd. EDMS sustavi omogućuju pohranjivanje i dohvaćanje 2-D dokumenata u izvornim formatima (slike, CAD datoteke, proračunske tablice itd.) s mogućnošću grupirajući ih u mape. Postoji mišljenje nekih industrijskih analitičara da (ovisno o shemi indeksiranja i korištenim aplikacijama) ovaj pristup orijentiran na dokumente može pružiti do 80% funkcionalnosti PDM sustava u nizu EDMS sustava uz niže troškove implementacije. Najpoznatiji EDMS programeri su Documentum (sustav Documentum), FileNet (sustavi Panagon i vodeni žig), Hummingbird (sustav PC DOCS) i drugi. njegove aktivnosti na implementaciji u EDMS takvih funkcija kao što su upravljanje predlošcima, upravljanje dinamičkim prezentacijama i objavljivanje web sadržaja. Treba napomenuti da dok gotovo svi EDMS sustavi pružaju dobru razinu implementacije repozitorija i knjižničnih usluga za upravljanje elektroničkim sadržajem (primjerice, slikama i uredskim dokumentima), svaki od njih je najjači u svom području. Na primjer, u sustavima tvrtki Open Text i iManage najbolje je razvijeno upravljanje uredskim dokumentima. S druge strane, sustavi tvrtki Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech posebno su jaki u upravljanju velikim količinama slika proizvoda.

Korporativni EDMS (Enterprise-centric EDM). Sustavi ove vrste pružaju korporativnu infrastrukturu (dostupnu svim korporativnim korisnicima) za kreiranje dokumenata, suradnju na njima i njihovo objavljivanje. Osnovne funkcije korporativnog EDMS-a slične su funkcijama EDMS-a usmjerenog na poslovne procese. U pravilu, korporativni EDMS nisu usmjereni samo na korištenje u određenoj industriji ili na rješavanje uskog problema. Implementiraju se kao tehnologije za cijelu tvrtku. Razvojem i promicanjem korporativnog EDMS-a bave se Lotus (sustav Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sustav LiveLink), Keyfile, Oracle (sustav Context), iManage itd. Primjerice, Open Text Sustav Livelink omogućuje zajednički rad na projektnim dokumentima za vanjske i interne korisnike, online rasprave, distribuirano planiranje i rutiranje dokumenata itd.

Sustavi za upravljanje sadržajem. Sustavi ove vrste omogućiti stvaranje sadržaja, pristup i upravljanje sadržajem, isporuku sadržaja (do razine odjeljaka dokumenata i objekata za njihovu naknadnu ponovnu upotrebu i kompilaciju). Dostupnost informacija ne u obliku dokumenata, već u obliku manjih objekata olakšava proces razmjene informacija između aplikacija. Upravljanje web sadržajem zahtijeva sposobnost upravljanja različitim objektima sadržaja koji se mogu uključiti u web prezentaciju (npr. HTML stranice i web grafika). Dodatno, upravljanje web sadržajem zahtijeva mogućnost izrade prezentacijskih predložaka koji omogućuju prezentaciju dinamičkog sadržaja i njegovu personalizaciju (na temelju korisničkih preferencija, profila i sl.). Na svjetskom tržištu poznati su sustavi za upravljanje sadržajem Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette i dr. FileNet, Tower i Identitech također nude određenu razinu upravljanja web sadržajem. S druge strane, IBM implementira funkcije upravljanja web sadržajem temeljene na rješenjima Interwoven i Open Market (kroz partnerstvo s njima), a Tower je integrirao svoj softver za elektroničko upravljanje dokumentima sa Stellentovim rješenjima za upravljanje web sadržajem.

Sustavi upravljanja informacijama - portali. Takvi sustavi omogućuju agregaciju informacija, upravljanje informacijama i njihovu isporuku putem Interneta/intraneta/ekstraneta. Uz njihovu pomoć ostvaruje se sposobnost akumulacije (i primjene) iskustva u distribuiranom korporativnom okruženju na temelju korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka. Portali također omogućuju pristup kroz standardni web preglednik brojnim aplikacijama za e-trgovinu (obično kroz sučelje ERP sustava). Primjeri portala su sustavi Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Sustavi za upravljanje slikom/slikama (sustavi za slikanje). Uz njihovu pomoć, podaci skenirani s papirnatog medija pretvaraju se u elektronički oblik (obično u TIFF formatu). Ova tehnologija je temelj digitalizacije informacija iz svih naslijeđenih papirnatih dokumenata i mikrofilmova. Osnovne funkcije standardnog sustava za obradu slika uključuju skeniranje, pohranu, niz mogućnosti pretraživanja slika i više.

Sustavi upravljanja tijekovima rada. Sustavi ove vrste dizajnirani su za pružanje usmjeravanja tijekova rada bilo koje vrste (određivanje staza usmjeravanja datoteka) unutar korporativnih strukturiranih i nestrukturiranih poslovnih procesa. Koriste se za poboljšanje učinkovitosti i upravljivosti poslovnih procesa poduzeća. Workflow sustavi obično se kupuju kao dio rješenja (npr. EDMS ili PDM sustavi). Ovdje možemo spomenuti programere kao što su Lotus (sustavi Domino / Notes i Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, itd. Dobru razinu upravljanja tijekovima rada u svojim rješenjima također pružaju FileNet, IBM (kroz integraciju s MQ softver). Series Workflow), Identitech, Tower (kroz integraciju sa softverom Plexus i Staffware), Gauss (putem integracije sa softverom Staffware), itd.

Klasifikacija EDMS-a koju je predložio IDC može se dopuniti kao i korporativnih sustava za upravljanje elektroničkim zapisima. Tržišni segment softvera za upravljanje poslovnim zapisima star je oko 5 godina. Korporacijski zapisi su vremenski određeni i nepromjenjivi. Oni su dokaz o poslovnim transakcijama, raznim pravima i obvezama itd. Korporativni korisnici moraju sami odrediti koji će sadržaj činiti korporativni zapis (takva odluka zahtijeva procjenu budućih potreba njihovog poslovanja). Rješenja za poduzeća koja zahtijevaju zadržavanje sadržaja uključuju glavne poslovne sustave, uključujući ERP i računovodstvene sustave, sustave za poštu (kao što je MS Exchange), sustave za izvješćivanje i upravljanje izlazom, sustave za e-trgovinu, softver za suradnju (sustavi za upravljanje projektima, internetske konferencije, itd.) . Primjeri sustava za upravljanje zapisima uključuju softver uhvatiti tvrtke Tower Software iRIMS iz OpenTexta i Prije svega od TrueArc.

Mnoge važne funkcije upravljanja zapisima u EDMS-u prije nisu postojale (na primjer, funkcije klasifikacije). Metode za fizičko brisanje zapisa i indeksa na kraju njihovog životnog ciklusa (ako je potrebno) također nisu implementirane. Prema Gartner grupi, korporativni korisnici moraju proširiti svoje web stranice značajkama sustava za upravljanje zapisima. Brojni programeri sustava za upravljanje web sadržajem koji podržavaju zapise o web stranicama već proširuju svoju funkcionalnost uz pomoć sustava za upravljanje zapisima. Rad u tom smjeru postao je posebno zamjetan 2002. godine. Na primjer, Stellent je integrirao svoj softver za upravljanje sadržajem sa sustavom za upravljanje zapisima Foremost tvrtke TrueArc (treba napomenuti da je integracija softvera za upravljanje zapisima s EDMS-om vrlo teška, jer je potrebno riješiti problemi dupliciranja funkcija i repozitorija). Ovom integracijom postalo je moguće napraviti "snimke" web stranice i upravljati njima poput zapisa. Implementirane su i zanimljive značajke, poput snimanja zaslona na koje se naiđe tijekom online transakcije (na primjer, u softveru WebCapture tvrtke Tower Technology). Open Text kupio je PS Software (programer sustava za upravljanje zapisima) i izgradio svoj iRIMS softver kao modul u svom LiveLink softveru. Documentum, IBM i Interwoven (među ostalim dobavljačima softvera za upravljanje sadržajem, među ostalim dobavljačima softvera za upravljanje sadržajem) također nadopunjuju svoj softver za upravljanje sadržajem funkcionalnošću sustava za upravljanje zapisima.

Mnogi poslovni korisnici žele prikupiti podatke iz različitih aplikacija koje rade u heterogenom okruženju i elektronički generirati izvješća. Ova mogućnost posebno je potrebna tvrtkama koje koriste ERP sustave (koji uvijek prikupljaju i pohranjuju puno informacija, ali nemaju uvijek mogućnost generiranja svih potrebnih izvješća na fleksibilan način).

Zbog toga tzv sustavi upravljanja izlazom (OMS), čija je glavna svrha generiranje izlaznih dokumenata. U nekim OMS-sustavima dodatno je implementirana mogućnost arhiviranja i dugotrajne pohrane izlaznih izvješća i dokumenata. S tim u vezi, Gartner Group klasificira mnoge OMS sustave kao integrirani sustavi za arhiviranje i pretraživanje dokumenata (IDARS). Ipak, glavni razlog popularnosti OMS sustava i dalje je tržišna niša koju zauzimaju – generiranje dokumenata i izvješća u informacijskim sustavima poduzeća i organizacija izgrađenih pomoću ERP sustava. Prema analitičarima Gartner Grupe, jedna od slabosti modernih ERP sustava je upravo loše upravljanje generiranjem izlaznih dokumenata (programeri ERP sustava više su fokusirani na poboljšanje funkcionalnosti ključnih modula svog softvera nego na "manje" probleme osiguravanje izrade izvještaja o rezultatima koji, po njihovom mišljenju, nemaju dobre tržišne izglede). Ovaj nedostatak ERP-sustava poslužio je kao glavni faktor u pojavi i brzom razvoju tržišta za OMS-sustave. Određeni broj OMS-sustava odgovoran je samo za distribuciju i isporuku izlaznih dokumenata (u elektroničkom obliku - u HTML, XML i PDF formatima). Vrlo često, OMS sustavi su integrirani sa softverskim paketima za skeniranje dokumenata i slika. Korisna značajka nekih OMS sustava je interakcija s naslijeđenim korporativnim sustavima.

Također se može primijetiti posebni moduli za upravljanje elektroničkim dokumentima ugrađeni u ERP sustave (SAP R/3, Baan, itd.). Međutim, mogućnosti ovih modula su prilično ograničene, jer je gotovo nemoguće stvoriti univerzalan i potpuno funkcionalan ERP sustav.

Prednosti korištenja EDMS-a

Prema Forrester Researchu, 38% tvrtki s liste Fortune 500 vjeruje da je kupnja modernog EDMS-a ključna za uspjeh njihova poslovanja. Sukladno mišljenju analitičara iz industrije (postoji dosta takvih mišljenja koja se međusobno razlikuju u određenim točkama), koristi za korporativne korisnike od implementacije EDMS-a vrlo su raznolike. Na primjer, prema Siemens Business Services, kada koristite EDMS:

Produktivnost osoblja se povećava za 20-25%;
Cijena arhivske pohrane elektroničkih dokumenata niža je za 80% u odnosu na cijenu pohrane papirnate arhive.

Također je općenito prihvaćeno da se taktičke i strateške koristi stječu implementacijom EDMS-a. Taktičke prednosti određeni su smanjenjem troškova implementacije EDMS-a vezanih uz: oslobađanje fizičkog prostora za pohranu dokumenata; smanjenje troškova kopiranja i dostave dokumenata u papirnatom obliku; smanjenje troškova osoblja i opreme itd. K strateški uključuju koristi povezane s poboljšanjem učinkovitosti poduzeća ili organizacije. Ove prednosti uključuju:

Pojava mogućnosti kolektivnog rada na dokumentima (što je nemoguće kod uredskog rada na papiru);
Značajno ubrzanje pretraživanja i selekcije dokumenata (po različitim atributima);
Povećanje sigurnosti informacija s obzirom na to da je rad u EDMS-u s neregistrirane radne stanice nemoguć, a svakom korisniku EDMS-a dodijeljena su vlastita prava pristupa informacijama;
Povećanje sigurnosti dokumenata i praktičnosti njihove pohrane, budući da su elektronički pohranjeni na poslužitelju;
Poboljšanje kontrole nad izvršenjem dokumenata.

Analiza trenutnog stanja globalnog EDMS tržišta

opći pregled

Globalno tržište EDMS uskoro će napuniti 20 godina. Vrlo je fragmentiran jer uključuje i svjetski poznate raznolike IT tvrtke i relativno malo poznate (ili poznate samo u svojoj tržišnoj niši) tvrtke. Po razne procjene u svijetu ih je sada nekoliko stotina softverske aplikacije(koji se mogu klasificirati kao EDMS), međusobno se razlikuju kako po funkcionalnosti tako i po tehnološkim rješenjima. Stotine tvrtki u svijetu razvijaju aplikacije u području upravljanja elektroničkim dokumentima, među kojima su najpoznatije (abecednim redom): ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax Technologies, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Ixos Software, Jetform , Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, OIT, OpenText, Optio Software, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, SER Solutions, Saperion, Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Tower Software, Tower Technology, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies itd.

Analitičari IDC-a razmatraju izglede za globalno tržište tehnologija za upravljanje dokumentima i sadržajem ( tehnologije dokumenata i sadržaja - DCT) prilično povoljno (izvješće "Projekcija i analiza aplikacija tehnologija dokumenata i sadržaja, 2000.-2004.") zbog kontinuiranog rasta potrebe korporativnih korisnika za poboljšanjem učinkovitosti zajedničkog rada s korporativnim dokumentima (prema GartnerGroup, do kraja 2001. bilo je oko 40 milijuna korisnika EDMS-a). U ovom izvješću IDC ističe sljedeće segmente DCT tržišta: sam EDMS; sustavi za upravljanje sadržajem za poslovne portale i sustavi za upravljanje sadržajem za e-trgovinu. Prema prognozi IDC-a, veličina globalnog DCT tržišta trebala bi se povećati s 1,1 milijarde dolara u 1999. na gotovo 4,4 milijarde dolara u 2004. s prosječnom godišnjom stopom rasta od 32% (za usporedbu, prema IDC-ovom izvješću "Pregled tržišta upravljanja dokumentima"). i Prognoza: 1998-2003", 1998. godine obujam svjetskog EDMS tržišta bio je oko 750 milijuna dolara, uključujući 200 milijuna dolara za zapadnoeuropsko tržište). Razvoj DCT tržišta također je potaknut stalnim širenjem e-trgovine i sve većom potrebom poduzeća za web-kompatibilnim, integriranim alatima za pristup informacijama. Istodobno, osobito brzo raste potražnja potrošača za alatima za prikupljanje, pretraživanje i analizu informacija, uz pomoć kojih je moguće brže obraditi heterogene zbirke tekstualnih datoteka, grafičkih datoteka, video i audio datoteka. Prema IDC-u, prodaja EDS-a trenutno čini osnovu prihoda na DCT tržištu. Međutim, segment aplikacija za e-trgovinu i dalje raste brže. Godine 1998.-1999 obujam ovog segmenta porastao je za 143,1%. Za usporedbu, obujam segmenta EDMS u promatranom razdoblju porastao je za samo 19,5%, a obujam segmenta aplikacija za poslovne portale - za 64,6%.

Novija prognoza IDC-a ("Pregled tržišta i analiza tehnologija dokumenata i sadržaja, Sažetak, 2001.-2005.") procjenjuje izglede za globalno tržište sustava za upravljanje dokumentima i sadržajem tijekom ekonomske krize (i s ponovnom procjenom nakon 11. rujna). I premda globalno tržište ovih sustava nije ponovilo izvanredan rast od 89% (kao 2000.), IDC mu predviđa dobre izglede za razvoj. Početna prognoza IDC-a temelji se na podacima prikupljenim 2000. i prvom tromjesečju 2001. Predviđa se da će ovo tržište rasti po godišnjoj stopi od 47,2% (od 2 milijarde dolara u 2000. do preko 14 milijardi dolara u 2005.). Nakon tragedije 11. rujna prognoza je revidirana naniže. Analitičari IDC-a vjeruju da će planovi za poslovne korisnike da nabave sustave za upravljanje dokumentima i sadržajem biti stavljeni na čekanje u prva tri kvartala 2002. Očekuje se da će se tržište oporaviti do kraja 2002. i tijekom 2003.-2005. Prema Gartner grupi, potražnja za poslovnim sustavima za upravljanje dokumentima nastavit će se, ali su njihovi programeri pod pritiskom tržišnih uvjeta (koji zahtijevaju daljnje smanjenje cijena), stalne diferencijacije proizvoda i potrebe za VAR mogućnostima. Popularnost portala će i dalje rasti. Prema prognozi IDC-a (izvješće "Prognoza i analiza softvera za svjetski informacijski portal poduzeća, 2001.-2006."), veličina svjetskog tržišta softvera za izradu korporativnih informacijskih portala ( informacijski portal poduzeća - EIP) porast će s 550,4 milijuna dolara u 2001. na 3,1 milijardu dolara u 2006. S druge strane, prema predviđanju Gartner grupe, prosječna godišnja stopa rasta tržišnog segmenta portala u sljedećih 5 godina bit će 30% (dok analitičari Ovuma vjeruju da u trenutnoj teškoj situaciji u globalnoj ekonomiji, mnoge inicijative "portala" jednostavno će biti "na policama"). Također raste interes za sustave za upravljanje slikama.

Analitičari IDC-a nisu zaobišli ni tržište usluga u području upravljanja sadržajem i dokumentima (izvješće „Prognoza tržišta usluga upravljanja sadržajem i dokumentima, 2001.-2006.“). Prema prognozi IDC-a, ovo će tržište godišnje rasti po prosječnoj stopi rasta od 44% kako bi dosegnulo 24,4 milijarde dolara do 2006. IDC-ov popis takvih usluga uključuje usluge planiranja i dizajna, kao i usluge implementacije, obuke i podrške koje se pružaju korisnicima. pomoći im u učinkovitom upravljanju poslovnim sadržajem.

Prema općem mišljenju analitičara, važnost uvođenja suvremenih EDMS-a za osiguranje uspješnog poslovanja je ostala, au dogledno vrijeme će njihova važnost samo rasti.

Glavni trendovi u razvoju globalnog tržišta EDMS

Daljnji razvoj tržišta, njegova konsolidacija, pojava novih sudionika na tržištu, diferencijacija ponude sudionika na tržištu

Na tržištu EDMS nastavljaju se spajanja i akvizicije, i to u velikoj mjeri - od strane svjetski poznatih IT tvrtki (Oracle, Microsoft, SAP, Baan itd.) koje su ušle u novo polje djelovanja. Zamjetan je proces preuzimanja EDMS programera od strane velikih IT tvrtki i ugradnje njihovih tehnologija u vlastita rješenja. Na primjer, u travnju 2001., Microsoft je kupio Ncompass Labs iz Vancouvera, Kanada, razvojnog sustava za upravljanje web sadržajem Resolution, koji je postao osnova za Microsoft Content Management Server 2001, objavljen početkom kolovoza 2001. Dobavljači sustava za upravljanje webom - kreiraju sadržaj saveze s programerima portala (ili ih steći). Ovo stvara svojevrsnu sinergiju između sustava za upravljanje web sadržajem i portala (ova konvergencija sustava za upravljanje web sadržajem i portala stvara novi oblik timskog rada). Također su se počela stvarati partnerstva između programera sustava za upravljanje dokumentima i sadržajem i dobavljača sustava za upravljanje slikama (na primjer, Artesia i Vignette).

Mnogi dobavljači razlikuju svoje ponude, razvijaju ili poboljšavaju vlastite komponente tijeka rada. Tako posluje, primjerice, tvrtka Oracle koja je softveru Oracle Applications Suite dodala komponentu workflow. JBA International (www.jbaworld.com), razvijač ERP sustava za srednja poduzeća, također je svom sustavu dodao modul za tijek rada. U isto vrijeme, Lotus Development nudi sustav tijeka rada koji se može koristiti za automatizaciju aplikacija za korisničku podršku temeljenih na Dominu. U rujnu 2001. Vignette je izdao Vignette Content Suite V6, koji objedinjuje prethodno samostalno upravljanje web sadržajem, personalizaciju, integraciju aplikacija, agregaciju sadržaja i distribuciju, te analizu i izvješćivanje prometa web stranice.

EDMS integracija s uobičajenim korporativnim aplikacijama

Integracija poslovnih podataka i aplikacija jedan je od najvećih izazova s kojima se današnje tvrtke suočavaju i nastavit će biti problem u budućnosti. Prema analitičarima IDC-a (Izvješće "Surviving the eBusiness Transition: Strategies for Enterprise Information Management"), samo će ona poduzeća uspjeti u eri e-businessa koja najpromišljenije formuliraju strategiju za upravljanje svojim korporativnim informacijama ( Upravljanje informacijama u poduzeću - EIM). Cilj EIM strategije za svako poduzeće je omogućiti jednostavan i brz pristup svim korporativnim znanjima i podacima te mogućnost upravljanja korporativnim informacijama s bilo kojeg mjesta (moraju biti ažurni i dostupni u svim kontekstima). Ta će poduzeća trebati duboku integraciju svih svojih poslovnih aplikacija koje međusobno komuniciraju.

S tim u vezi, od posebne je važnosti mogućnost integracije EDMS-a s drugim korporativnim aplikacijama (vlastitim i tuđim programerima). Prema IDC-u (izvješće "Enterprise Integration Software Forecast & Analysis, 2001-2005"), globalno tržište softvera za integraciju poduzeća poraslo je za 88,4% od 1999. do 2000. godine, potvrđujući tako važnost integriranih rješenja za poduzeća. Iako će njegova stopa rasta pasti tijekom sljedećih 5 godina zbog izazovnih globalnih gospodarskih uvjeta, IDC vjeruje da će ovo tržište nastaviti nadmašivati cijelu industriju razvoja softvera do 2005. godine (s godišnjom stopom rasta od 43,9%).

Unatoč trenutnoj ekonomskoj krizi, analitičari IDC-a vjeruju da će poduzeća nastaviti sudjelovati u integracijskim projektima iz sljedećih razloga:

Integracija poslovnih aplikacija omogućuje bolje korištenje složenih heterogenih sustava;
Ostala je potreba za naslijeđenim sustavima za rad s novim aplikacijama;
Tekuća spajanja i akvizicije na globalnom IT tržištu prisiljavaju poduzeća da integriraju aplikacije u svoje heterogene korporativne informacijske sustave.

Treba reći da industrija aktivno rješava pitanja objedinjavanja razvoja EDMS-a i njihove integracije sa zajedničkim operativnim sustavima, aplikacijama, različitim okruženjima sučelja (posebno to čini konzorcij Workflow Management Coalition naporno raditi na stvaranju odgovarajućih standarda). Trenutačno deseci IT tvrtki nude svoja rješenja za integraciju poslovnih aplikacija temeljena na različitim (i ponekad nekompatibilnim) tehnologijama. Ova raznolikost ponude često otežava poslovnim korisnicima odabir prave strategije integracije i pružatelja rješenja integracije.

Zanimljivo je primijetiti da se metode integracije koje nude pružatelji integracijskih rješenja također mijenjaju. Trenutačno je primarni integracijski (virtualizacijski) sloj prvenstveno API koji pruža jedan dobavljač infrastrukture za upravljanje sadržajem poduzeća. Odnosno, čak i ako su repozitoriji sadržaja mnogih tvrtki integrirani, pružatelj API-ja postaje primarni dobavljač infrastrukture za cijelo poduzeće. Međutim u budućnosti se planira prijeći s integracije putem API-ja(koji su ovisni o sustavu) na integraciju putem web usluga temeljenih na komunikaciji putem XML poruka korištenjem rječnika i protokola neovisnih o sustavu (jednu od prvih - još 2000. godine - ideju o web uslugama promovirao je Microsoft u svom .NET-u rješenje , ovu ideju sada podržavaju Sun Microsystems, HP i Oracle, koji uključuju alate i komponente za web usluge u svoje J2EE platforme). To će eliminirati ovisnost poduzeća o jednom dobavljaču (ako je potrebno, integrirati korporativne aplikacije), iako će zahtijevati stvaranje novih standarda. Programeri infrastrukture za upravljanje poslovnim sadržajem planiraju izložiti svoj softver kao web usluge počevši od 2002. koristeći standarde kao što su SOAP, ebXML ili UDDI. Industrijski analitičari vjeruju da bi IBM i Documentum u budućnosti mogli postati vodeći pružatelji infrastrukture poslovnog sadržaja. Obje tvrtke već su implementirale integriranu funkcionalnost pretraživanja i upravljanja sadržajem za više repozitorija. Na primjer, Documentum je integrirao softver Lotus Domino, dok je IBM integrirao softver Documentum 4i i softver FileNet Panagon.

Primjer integracije je suradnja Documentuma i PricewaterhouseCoopersa. Ugradili su sve funkcionalnosti softvera Documentum 4i eBusiness Edition u SAP/R3 ERP sustav i softver mySAP.com. Ova integracija omogućuje korisnicima SAP R/3 stvaranje dvosmjernih poveznica s informacijama i sadržajem između softvera SAP R/3 i web stranice tvrtke. Dodatno, integracija omogućuje korisnicima SAP R/3 arhiviranje sadržaja za platformu Documentum 4i kako bi se optimizirala izvedba SAP R/3. Softver koji se koristi za integraciju eConnector za SAP razvio Documentum - integrirani skup usluga za upravljanje sadržajem za SAP R/3 okruženje. Tu je i primjer "bešavne" integracije softvera Documentum 4i platforma za e-poslovanje sa softverom Siebelove aplikacije za e-poslovanje 7, koji omogućuje pružanje jedinstvenog pregleda podataka o klijentu i dokumenata koji odražavaju povijest odnosa s njim (kao što su pisma, komercijalne ponude, ugovori, financijski dokumenti itd.), kao i upravljanje tim distribuiranim informacijama.

Zauzvrat, Informative Graphics je integrirao Brava! (Java Viewing and Annotation Solution) sa softverom Documentum 4i eBusiness Edition, koji vam omogućuje pregled dokumenata i crteža pohranjenih u bazi podataka Documentum putem standardnih web preglednika. I IBM je integrirao svoju aplikaciju za obradu poziva Corepoint sa softverom MQSeries Workflow.

IDC vjeruje da će programeri softvera za integraciju poslovnih aplikacija nastaviti imati snažne prilike za rast prihoda na ovom tržištu u sljedećih 5 godina. Među njima će prednjačiti proizvođači poslovnog softvera, aplikacijskih poslužitelja i baza podataka.

Stalna potražnja za OMS sustavima

Budući da većina korisnika ERP sustava ne želi imati problema s formiranjem i ispisom raznih izvještaja i dokumenata, onda potražnja za OMS sustavima ostat će velika u srednjem roku. Prema predviđanjima Gartner Grupe, u nadolazećim godinama prosječna godišnja stopa rasta tržišnog segmenta sustava za upravljanje izvještajima i sustava za upravljanje izlaznim podacima bit će 30%. Određeni poticaj razvoju OMS sustava dat će daljnje širenje elektroničkog poslovanja koje je vrlo zahtjevno u pogledu dostupnosti distribuiranog generiranja izlaznih dokumenata u informacijskim sustavima poduzeća.

Tehnološke promjene u industriji

EDS je doživio neke tehnološke promjene u posljednjih nekoliko godina. Na primjer, EDMS s dvoslojnom arhitekturom "klijent-poslužitelj" sada se zamjenjuje sustavi s troslojnom arhitekturom. Takve sustave puno je lakše integrirati s drugim korporativnim aplikacijama putem API-ja (iako ostaju mogućnosti sučelja CORBA, COM/DCOM itd.).

Još jedna značajna promjena je pojednostavljenje upravljanja dokumentima u mnogim SED-ovima. Ovaj trend započeo je prije nekoliko godina kada je Lotus Development izdao softver Domino, koji omogućuje jeftino upravljanje revizijama osnovnih dokumenata. 2000. godine to je počela činiti i tvrtka Microsoft koja je radila na poboljšanju funkcionalnosti upravljanja dokumentima i znanjem (u sklopu projekta Tahoe). Kao rezultat implementacije projekta, besplatno je osigurana osnovna funkcionalnost upravljanja dokumentima za Microsoft Office aplikacije (ista funkcionalnost je implementirana u MS Site Server i MS Exchange softver). Zauzvrat, Oracle iFS (Internet File System) softver također nudi besplatnu osnovnu provjeru verzije i check in/check out funkcionalnost temeljenu na Oracle8i DBMS.

Prema analitičarima IDC-a i GartnerGroupa, tradicionalni EDMS će se u bliskoj budućnosti suočiti s određenim poteškoćama zbog činjenice da će dobavljači infrastrukturnog softvera (Lotus i/ili Microsoft) ponuditi EDMS funkcionalnost temeljenu na njihovim temeljnim tehnologijama bez potrebe za dodatnim ulaganjima u implementacija aplikacija za upravljanje dokumentima (koje imaju vlastiti trošak). Osim toga, IDC predviđa (izvješće "Collaborative ApplicationsMarket Forecast and Analysis, 2000-2004") da će u budućnosti doći do pomaka fokusa s "čistog" EDMS-a na tehnologije za kolaborativni rad s elementima upravljanja elektroničkim dokumentima, upravljanje znanjem i sadržajem rješenja za upravljanje i informacije (portali).

Također treba napomenuti da sada u velikoj većini EDS-a, kako bi se postigla tržišna atraktivnost, višejezičnost.

Promjene u preferencijama potrošača

Povećana funkcionalnost EDMS-a sada u mnogim slučajevima jednostavno nije tražena od strane potrošača. Prilično velik broj EDMS jednostavno je prezasićen funkcionalnošću koja često nije potrebna tipičnom poduzeću. Zbog ove okolnosti (kao što je gore navedeno), jeftina osnovna funkcionalnost upravljanja dokumentima(implementiran, na primjer, u nizu softverskih proizvoda Microsofta, Lotusa, Oraclea itd.) postaje sve privlačnija potrošačima.

Istovremeno, tržište stalna potražnja za složenim vertikalnim EDMS rješenjima za farmaceutsku, građevinsku, osiguravajuću i druge industrije. Brojne industrije (kao što su proizvodnja medicinske opreme, zrakoplovstvo, transport, pravo itd.) općenito zahtijevaju posebno strogu kontrolu nad određenim dokumentima i njihovim sadržajem.

Analitičari predviđaju intenzivna potražnja za tehnologijom tijeka rada, uglavnom za njihovu upotrebu u integraciji aplikacija i automatizaciji poslovnih procesa.

Ideja nabave EDMS-a od strane korporativnih korisnika iz malih tvrtki postaje sve manje popularna. Kao rezultat toga, postoje povoljne prilike za brzi razvoj velikih i poznatih dobavljača u industriji razvoja softvera na ovom tržištu.

Razvoj internetski orijentiranih EDMS

Ključni uvjet za uspjeh EDMS-a na svjetskom tržištu je njihova web-orijentacija. Sustavi za upravljanje web sadržajem počinju igrati središnju ulogu, a njihova će se funkcionalnost u budućnosti samo povećavati. Analitičari Gartner Grupe predviđaju da će globalno tržište softvera za upravljanje web sadržajem narasti sa 4 milijarde dolara u 2001. na 6 milijardi dolara u 2003. Do kraja 2002. godine 80% tvrtki Global 2000 imat će sustave za upravljanje web sadržajem.

Razvoj web-orijentiranog EDMS-a pospješit će i sve veća popularnost mobilnog pristupa internetu - za isporuku različitih sadržaja putem ovih sustava na mobilne uređaje. Stoga se u ovim sustavima sada implementiraju funkcije mobilnog pristupa. Uz to, razvoj sustava za upravljanje web sadržajem bit će ubrzan kontinuiranom specijalizacijom i integracijom industrije. Također postoji postupan prijelaz s tehnologija upravljanja sadržajem na tehnologije upravljanja znanjem.

Brza promjena tržišne orijentacije EDMS programera

Dinamična promjena tržišne orijentacije programera EDMS-a postala je svakodnevnica. Primjerice, Documentum je započeo kao tvrtka za sustave za upravljanje dokumentima, zatim se razvio u tvrtku za sustave za upravljanje znanjem, a potom i sustave za upravljanje sadržajem (sljedeći korak je implementacija ECM koncepta). I sve te metamorfoze dogodile su se unutar samo 18 mjeseci. Treba napomenuti da se sam izraz "upravljanje dokumentima" sada može naći na web stranicama samo nekoliko dobavljača EDMS (većina programera EDMS više ne koristi ovu terminologiju). No, kako god se ovi sustavi zvali - upravljanje dokumentima, upravljanje znanjem ili sadržajem (s prefiksom "e" ispred sebe), njihova glavna zadaća ostaje rješavanje problema upravljanja kritičnim korporativnim informacijama.

Tradicionalni dobavljači EDMS-a sada preispituju svoju poziciju na tržištu. Neke tvrtke su počele proizvoditi rješenja za vertikalna tržišta, druge nastavljaju razvijati jezgru svojih sustava i nude drugim programerima softvera da je ugrade u svoje proizvode, treće se bave razvojem međuprograma koji omogućava integraciju različitih aplikacija (sustava računovodstvo, razni MRP/ERP sustavi, CAD sustavi itd.). Brojni poznati dobavljači EDMS-a mogli bi se vratiti u vertikalne tržišne niše. Drugi dobavljači proširit će funkcionalnost svojih sustava širenjem na Internet.

Ponuda vodećih EDMS programera univerzalnih rješenja za velika poduzeća za upravljanje svim njihovim korporativnim informacijama

Dobavljači EDMS-a izlaze iz svojih vertikalnih niša i pokušavaju ponuditi zajedničko rješenje za upravljanje poslovnim sadržajem. Oni prelaze s isporuke uredskih rješenja (još uvijek prilično profitabilnih za njih) na implementaciju cjelovitog poslovnog rješenja (od obrade dolazne e-pošte do intranet/extranet sadržaja i interneta). Industrijski analitičari napominju da je maštoviti projekt stvaranja "potpuno kolaborativnog" poduzeća (čiji svi zaposlenici koriste mogućnosti EDS-a) još uvijek samo na razini lijepe ideje. Najbliža stvar njegovoj provedbi sada je Zapadna Europa.

Povećanje intenziteta aktivnosti programera na stvaranju i promicanju zajedničkih rješenja

Primjer za to je izlazak 2000. godine zajedničkog rješenja za upravljanje informacijskim sadržajem u B2B rješenjima, temeljenog na Documentum 4i eBusiness Edition i softveru ATG Dynamo (razvijen od strane Art Technology Group).

Zajednički razvoj industrijskih standarda

To je održivi trend u razvoju industrije. Posebno možemo primijetiti rad na stvaranju protokola za sinkronizaciju otvorenih podataka SyncML, u kojem sudjeluju tvrtke kao što su IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion i Starfish Software.

Razvoj ESM koncepta

To je novi trend u razvoju cjelokupne industrije (posebno je postao zamjetan 2002. godine). U isto vrijeme, ECM postaje tehnologija na razini poduzeća, a ne odjela. Najpoželjniji način da se dođe do korisnika (dostava informacija) u implementaciji ECM tehnologija bit će portali.

Rusko EDMS tržište

opći pregled

Potreba ruskih poduzeća i organizacija za optimizacijom tijeka rada ostaje velika i nastavlja rasti. Posljednjih godina u Rusiji su se pojavili deseci tvrtki koje se bave razvojem i isporukom EDMS-a, stranih i vlastitog dizajna. Prve velike implementacije EDMS-a (iako, uglavnom, pilotske) već su u Rusiji. Možemo pretpostaviti da su temelji ruskog tržišta softvera za upravljanje dokumentima formirani. Prema IDC-u, obujam ruskog EDMS tržišta (domaći EDMS zajedno sa stranim EDMS) u 1999. godini iznosio je oko 2 milijuna dolara.Prema analitičarima, od 1999. godine godišnja stopa rasta ruskog EDMS tržišta bila je najmanje 30%. Također postoji mišljenje da je od 1998. godine došlo do skoro dvostrukog godišnjeg povećanja obujma ruskog EDMS tržišta. Izgledi za rusko tržište EDMS-a poboljšani su usvajanjem zakona o elektroničkom digitalnom potpisu, koji stvara pravnu osnovu za distribuciju EDMS-a u međukorporacijskoj interakciji. Postoji mišljenje niza industrijskih analitičara da je potencijalni obujam ruskog EDMS tržišta stotine milijuna dolara (uz uspješan razvoj ruskog gospodarstva).

Treba napomenuti da je trenutačno opažena mala veličina ruskog EDMS tržišta povezana ne samo s relativnom beznačajnošću udjela elektroničkog upravljanja dokumentima u ukupnom prometu dokumenata ruskih poduzeća i organizacija (koje si mogu priuštiti kupnju EDMS-a po cijeni od nekoliko desetaka do nekoliko stotina tisuća dolara). U velikoj većini slučajeva ruskim poduzećima dominiraju papirnati dokumenti. Ova se okolnost objašnjava ne samo tradicijom i određenim konzervativizmom, već i teškim financijskim i tehničkim stanjem većine ruskih poduzeća i organizacija. Treba reći da je na ruskom tržištu prisutan niz poznatih stranih sustava (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes itd.). Od domaćeg softvera, u Rusiji su najpoznatiji sljedeći: programski sustavi i njihovi dobavljači: BOSS-Referent (IT); Šifra: Tijek dokumenata (Konzorcij „Šifra“); Grand Dock (Granit), Eufrat (Sognitive Technologies); Kućište (EOS); LanDocs (Lanit); Kron (Ankey); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Garant International); N.System (Computer Technology Center), LS Flow (Lotsiya-Soft), Optima (Optima Workflow), ESKADO (InterprocomLan), 1C:Document Management i 1C:Archive (1C), Circular and VisualDOC (CentreInvest Soft), Document- 2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) i niz drugih.

Treba napomenuti da su neki domaći EDMS stvoreni u okruženju Lotus Domino/Notes (iz raznih objektivnih i subjektivnih razloga, što je postalo prilično rašireno u Rusiji): BOSS-Referent (IT), obitelj proizvoda Pepeljuga i DIS-Assistant ( Moskovski razvojni institut), CompanyMedia i OfficemMedia (InterTrust), N.System (Centar za računalne tehnologije), Papirologija (KSK) itd.

Obrada/skladištenje dokumenata;
Upravljanje tijekovima rada (prijenos dokumenata između izvođača);
Kontrola izvršenja dokumenata;
Pretraživanje dokumenata po atributima i pretraživanje cijelog teksta;
Rad s povezanim dokumentima;
Reguliranje prava pristupa;
Otpis dokumenata;
Integracija s vanjskim sustavima e-pošte itd.

Glavna prednost domaćeg EDMS-a je određeno razmatranje ruskih specifičnosti i tradicije rada s dokumentima (u početku postavljeno u njihovoj poslovnoj logici).

Glavni trendovi u razvoju ruskog tržišta EDMS

Ulazak na domaće tržište EDMS-a diverzificiranih IT tvrtki

Među stotinama ruskih IT tvrtki koje čvrsto zauzimaju svoje mjesto na domaćem IT tržištu, brojne velike diverzificirane tvrtke ozbiljno shvaćaju EDMS tržište i diverzificiraju svoje aktivnosti nudeći vlastita rješenja u području automatizacije tijeka rada. Ovdje možemo spomenuti tvrtke kao što su IBS, Aquarius (njegova podružnica Aquarius Consulting), R-Style, Lanit i druge (da ne spominjemo IT Co.).

Zajednički rad na standardizaciji EDMS-a

Brojne ruske tvrtke (STC IRM, InterTrust, EOS) surađuju na području standardizacije EDMS protokola interakcije. U travnju 2002. u tu su svrhu osnovali posebnu stalnu "Radnu skupinu za standardizaciju protokola".

Rast interesa za rusko tržište stranih programera i dobavljača EDMS-a

Taj se interes očituje ulaskom stranih EDMS dobavljača na rusko tržište preko partnerskih tvrtki. Primjer je kanadska tvrtka Hummingbird koja preko svog partnera, ruske tvrtke HBS, promovira sustav DOCS Open/Fusion, sustav za upravljanje znanjem Fulcrum, alat za integraciju podataka Genio te Hummingbird EIP portal. Tvrtka FileNet također je odlučila ući na rusko tržište (posebno uz pomoć tvrtke Galaktika, koja je postala partner FileNeta u promociji Panagon EDMS na ruskom tržištu).

Razvoj integriranih rješenja

Prisutnost na ruskom tržištu nekoliko desetaka EDMS-a prisiljava programere da stvore alate za njihovu integraciju. Primjer toga je izdanje XML pristupnika u svom EDMS BOSS-Referentu od strane IT Co. u ožujku 2002., koji će omogućiti integraciju EDMS-a izgrađenog na različitim platformama i korištenjem različitih formata podataka u jedinstveni informacijski prostor.

Suradnja i zajednička promocija integriranih rješenja

Zanimljivo je da neke ruske tvrtke nude svoje EDMS u obliku OEM verzija unaprijed instaliranih na računalima koja sklapa njihov partner. Primjer za to je suradnja ruskih tvrtki IT Co. i Inel-Data, koje svojim korisnicima nude integrirano rješenje, a to je OEM verzija BOSS-Referent EDMS-a unaprijed instaliranog na Excimer PC.

Primjeri korištenja EDMS-a u svijetu

EDMS u zdravstvu

Sa sjedištem u Danvilleu, Geisinger Health System pruža zdravstvenu skrb za 2 milijuna ljudi u 31 okrugu Pennsylvanije, od ruralne prve pomoći do složenih dijagnostičkih i tretmanskih postupaka u medicinskom centru Geisinger.

Geisinger Health System implementirao je EDMS TORANJ IDM(umjesto Document Imaging System) koji je razvila tvrtka TOWER tehnologija, koji je integriran s Ambulantnim sustavom raspoređenim u mreži klinika Geisinger Health System u zapadnoj, središnjoj i sjeveroistočnoj Pennsylvaniji. Relevantne Geisingerove usluge dobile su stabilan i pouzdan pristup financijskim, medicinskim, osiguravajućim i izvještajnim dokumentima. Prije uvođenja softvera TOWER, Geisingerov sustav je obrađivao i pohranjivao do 2 milijuna slika dokumenata i 12.000 COLD izvješća godišnje. Nakon implementacije softvera TOWER očekuje se povećanje opterećenja sustava na 4 milijuna slika (već u prvoj godini). Dokumentiran je rad više od 7.000 zaposlenika Geisingera, gotovo 24.000 godišnjih hospitalizacija i 1,4 milijuna posjeta pacijenata liječnicima.

Osim toga, Geisinger Health System je implementirao softver TOWER Portal za dokumente, preko kojeg su liječnici dobili web pristup podacima o mnogo tisuća pacijenata. Budući da je sustav proširen na web, tradicionalni papirnati dokumenti su spojeni s web informacijama. A to Geisingeru omogućuje objedinjavanje postupaka za pohranjivanje i korištenje informacija.

EDMS u farmaceutici

Novartis je velika farmaceutska tvrtka nastala 1996. godine spajanjem svjetski poznatih švicarskih tvrtki Sandoz i Ciba. Jedna od glavnih aktivnosti Novartisa je istraživanje stvaranja novih lijekova (Novartis godišnje u to područje ulaže više od 2,9 milijardi švicarskih franaka).

Nakon spajanja, Novartis se susreo s problemom - potrebom da objedini informacijske resurse i znanje dviju do tada neovisnih kompanija i njima učinkovito upravlja. Treba napomenuti da za svaku farmaceutsku tvrtku pitanje upravljanja dokumentima za stvorene lijekove zahtijeva posebnu pozornost. Za Novartis je cijena izdavanja bila još viša, budući da se uprava Novartisa s pravom bojala da bi se nakon spajanja kompanija mogli izgubiti (ili pretjerano duplicirati) informacijski resursi velike količine (osobito u nedostatku interakcije između geografski udaljenih projekata timovi koji prethodno nisu međusobno surađivali).

Prije spajanja, osoblje Sandoza pohranilo je istraživačku dokumentaciju na papir, računala, poslužitelje korporativna mreža, kao i u aplikacijama koje rade pod VMS OS-om. Mnogi zaposlenici Sandoza nisu mogli učinkovito raditi s VMS-om zbog složenosti njegovog korisničkog sučelja. Stoga su ovi djelatnici, kako bi došli do informacija drugog znanstvenika ili skupine istraživača, bili prisiljeni kontaktirati njihove autore telefonom, slati zahtjeve e-mailom ili te podatke tražiti faksom. Često projektna dokumentacija dupliciran. Osim toga, kada su zaposlenici iz bilo kojeg razloga napustili tvrtku, informacije (znanje) koje su oni stvorili postale su teško razumljive (ili čak izgubljene).

Slična situacija je i u Cibi. Njegovi su zaposlenici također koristili papirnate i elektroničke dokumente pohranjene na lokalnim računalima. Kad je postalo potrebno opisati novi lijek, morali smo provoditi cijele dane tražeći relevantne informacije (ili stvarajući ih iznova). Time je znatno produljeno ukupno vrijeme ulaska novog lijeka na tržište, što je smanjilo njegovu konkurentnost.

Stoga je Novartis želio pronaći sredstva za spajanje i upravljanje informacijskom imovinom dviju prethodno neovisnih kompanija. Osim repozitorija znanja, Novartis je trebao EDMS koji bi top menadžmentu omogućio pregled informacija o istraživanju i donošenje odluka o tome koliko će financirati. Osim toga, EDMS bi trebao biti jednostavan za korištenje za zaposlenike tvrtke.

Novartis je odabrao EDMS kao rješenje svojih problema dokumentum(koji je počela koristiti već 1994. kao prototip za SED). Organiziranjem zajedničkog korporativnog repozitorija - docbase- (za sve istraživačke i dizajnerske dokumente) Documentum EDMS je omogućio pristup korporativnim istraživačkim informacijama za Novartisove odjele diljem svijeta. Nakon spajanja dviju kompanija, svi dokumenti vezani uz Cibu i Sandoz prebačeni su u repozitorij Docbase. Mnogi deseci tisuća dokumenata trenutno su pohranjeni u Docbase. Do kraja 1998. broj korisnika Documentuma u Novartisu dosegnuo je 1000.

Kada je novi lijek spreman za opis, sve informacije potrebne za to od programera već su katalogizirane i pohranjene u Docbase (treba ih samo prenijeti u opći sustav pretplate). Sva izvješća o istraživanju također se dostavljaju na standardni način putem Docbase (što uvelike olakšava pristup istima). Kada je potrebno revidirati znanstvene radove, sve prethodne verzije radova mogu se pregledati kako bi se izbjeglo dupliciranje rada.

Novartis je imao velike koristi od uvođenja Documentum EDMS. Prvo, eliminira se sama mogućnost umnožavanja izvješća i smanjuju se troškovi distribucije dokumenata i upravljanja informacijama povezani s izradom godišnjih istraživačkih programa. Drugo, uštede su ostvarene i zbog razgradnje naslijeđenog VMS sustava, što je zahtijevalo znatne troškove za njegovo održavanje (uzimajući u obzir i da je relativno mali broj zaposlenika tvrtke konstantno koristio njegove mogućnosti). Ipak, Novartisova najveća korist dolazi od ukupnog povećanja produktivnosti istraživačkog i razvojnog osoblja tvrtke i voditelja istraživačkih programa, koji imaju trenutačni pristup informacijama koje su im potrebne.

Uprava Novartisa procijenila je puni povrat ulaganja u Documentum EDMS na tri godine.

EDMS u području kredita

GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) pruža osigurane komercijalne zajmove i jedan je od najvećih u svom području djelovanja u SAD-u (60 ureda, servisira više od 47.000 zajmova). Došao je trenutak kada je GMACCM odlučio implementirati EDMS, budući da je obrada velike količine dokumenata, kako u papirnatom tako iu elektroničkom obliku, znatno otežavala njihovu kontrolu.

Kako bi riješio svoje probleme upravljanja dokumentima, GMACCM je instalirao EDMS na bazi razvoja poduzeća Hyland softver, koji upravlja svim korporativnim informacijama (MS Word dokumenti i njihove slike, Excel proračunske tablice, e-mail poruke, PDF datoteke i preko 1800 vrsta AS/400 izvješća). Osim što tvrtki daje globalni web pristup svojoj mreži skladišta podataka u OnBase-u, GMACCM je stvorio vlastiti sloj pristupa podacima (s prilagođenim sučeljem) za brojne svoje specijalizirane odjele. Oko 2000 zaposlenika tvrtke ima pristup sustavu diljem svijeta (njihova autentifikacija se provodi u Windows NT okruženju).

Trenutno tvrtka obrađuje oko 100.000 dokumenata dnevno (više od 20 radnih procesa). Istodobno se oko 3600 vrsta dokumenata (90% zaprimljenih dokumenata) skenira i obrađuje na dan zaprimanja i evidentiranja. Softver se koristi za skeniranje, čišćenje slika dokumenata, čitanje crtičnih kodova, prepoznavanje znakova i indeksiranje Snimanje uspona razvoja poduzeća Kofax. Tehnologija elektroničkog potpisa koristi se u svakoj fazi odobravanja dokumenata ApproveIt od tvrtke Silanis. Već u kolovozu 2001. više od 2,3 milijuna elektroničkih dokumenata (ukupno više od 16 milijuna stranica) upravljano je pomoću OnBase EDMS-a.

EDMS u području komunalnih usluga

Alliant Energy (sa sjedištem u Madisonu, Virginia) pruža komunalije i opslužuje više od milijun kupaca na Srednjem zapadu SAD-a. Za učinkovito upravljanje informacije potrebne za obavljanje osnovnih poslovnih operacija, Alliant Energy je nabavio EDMS dokumentum, na temelju čega je kreiran zajednički korporativni repozitorij.

Uz Documentum EDMS, Alliant Energy je centralizirao upravljanje informacijama i kritičnim poslovnim dokumentima. Prije uvođenja Documentuma, Alliant Energy nije mogao indeksirati online pretraživanje. U mnogim su slučajevima njezini zaposlenici bili prisiljeni tražiti papirnate kopije dokumenata. Za širenje promjena u dokumentima, Alliant Energy implementirao je prilagođeni tijek rada (dizajniran u Visual Basicu) kroz koji se dolazni i odlazni dokumenti mogu provjeriti, označiti i usmjeriti. Pregledani dokumenti iscrtavaju se za odobrenje. Odobreni dokumenti pohranjuju se u bazu podataka Documentum i potom distribuiraju elektroničkim putem.

Budući planovi tvrtke Alliant Energy za korištenje Documentuma uključuju upravljanje ugovorima, korespondenciju, razne opise poslova i sve druge dokumente koji zahtijevaju redoviti pregled.

EDMS u području patentiranja

Seed Intellectual Property Law Group, sa sjedištem u Seattleu, bavi se patentima. Jedan od razloga uvođenja novih tehnologija kao što su kolaboracija (collaboration) i obrada slika dokumenata (document imaging), bila je potreba za smanjenjem troškova fotokopiranja i faksiranja. Valja reći da je ranije Seed Law Group, kako bi smanjio svoju ovisnost o papirnatim dokumentima, već uložio stotine tisuća dolara u sustav za upravljanje sadržajem. iManage WorkSite for Legal razvoja poduzeća ja upravljam. Međutim, iz sigurnosnih razloga (i niza drugih razloga), veliki korporativni klijenti Seed Law Group i dalje radije šalje neke dokumente (kao što su patenti i zaštitni znakovi) u papirnatom obliku. Kako bi poboljšao učinkovitost obrade ovih dokumenata, Seed je odlučio svoje digitalne skenirane slike učiniti dostupnima na webu posvuda (pomoću softvera iManage). Za to su korišteni digitalni fotokopirni strojevi. Canon Image Runner zajedno s tehnologijom skeniranja eCopy, koji uključuje dodirnu ploču malog formata koja se spaja izravno na ImageRunner. Pomoću ove ploče moguće je pregledati i zamijeniti loše skenirane digitalne slike, kao i upravljati (putem izbornika) kopiranjem, radom s e-poštom i/ili izvozom slika dokumenata u pozadinsko spremište (Lotus Domino.Doc, PC Docs ili iManage ). Nakon skeniranja, digitalne slike dokumenata postaju web-dostupne svim korisnicima iManage EDMS-a (pravnici tvrtke, njeni klijenti itd.). Dokumenti u iManageu se indeksiraju i pretražuju prema imenu klijenta i broju predmeta.

Upravljanje sadržajem pomoću iManagea osiguralo je sigurnost elektroničke interakcije korporativnih korisnika (za pregled dokumenata - često nakon primanja e-pošte s poveznicom na dokument - korisnici ulaze u EDMS putem lozinke), smanjio je broj problema povezanih s verzijom kontrola dokumenata i slanje/primanje e-pošte. Po primitku dokumenti se skeniraju na ImageRunner uređajima opremljenim eCopy tehnologijom. Nakon skeniranja, papirnati originali dokumenata šalju se u posebne prostore za njihovu pohranu, a digitalne slike dokumenata odmah postaju dostupne (putem web preglednika) svim korporativnim korisnicima s odgovarajućim pravima pristupa.

Koristeći dva digitalna fotokopirna stroja s mogućnošću skeniranja, Seed Law Group sada dnevno obrađuje između 500 i 800 dokumenata, od kojih neki imaju čak 300 stranica. U budućnosti se također planira integrirati iManage EDMS sa softverom za upravljanje poslovnim zapisima. Također treba napomenuti da je uvođenje eCopy-a Seed-u pružilo praktičnu i jeftinu alternativu elektroničkoj naplati. Seed je već imao rješenje za generiranje ispisanih računa prema specifikacijama kupaca. Dupliciranje ovog rješenja elektroničkim sustavom naplate s istim stupnjem prilagodbe postalo bi prilično skupo i oduzelo bi puno vremena. Umjesto toga, Seed skenira sve ispisane fakture i sprema ih kao PDF datoteke, šaljući (na zahtjev) elektroničke fakture putem e-pošte svojim klijentima.

EDMS u području dizajna

BOC Gases, sa sjedištem u Murray Hillu, New York, projektira i gradi postrojenja za preradu prirodnog plina u 60 zemalja. Godine 1997. BOC Gases odlučio je standardizirati svoj rad. Tvrtka je uspjela smanjiti troškove izgradnje korištenjem tzv proizvodni paketi("paketi dokumenata potrebnih za građenje"). Svaki takav "paket" uključuje stotine stavki sadržaja, uključujući 2-D i 3-D CAD datoteke, fotografije, standardne operativne postupke, financijske i marketinške dokumente, prezentacije i više. Za upravljanje složenim procesom sklapanja takvog "paketa" " za svako novo postrojenje, njegovo rutiranje i odobrenje, BOC je implementirao Documentum EDMS. Čak i prije uvođenja Documentuma, većina informacija potrebnih za projektiranje i izgradnju tvornica postojala je u elektroničkom obliku, ali je bila razbacana na mnogo mjesta i pohranjena na različitim platformama. Implementacija Documentuma u cijeloj tvrtki pomogla je u standardizaciji tijeka rada, poboljšanju tijeka rada i upravljanja revizijom dokumenata te ponovnoj upotrebi informacija u novom dizajnu postrojenja.

Web-bazirana verzija Documentuma predstavljena je od samog početka. U proljeće 2000. godine nadograđen je na Documentum 4i EDMS koji pokreće MS Windows NT. U 2000. godini u repozitoriju (Oracle baza podataka) bilo je pohranjeno više od 90.000 dokumenata (oko 30 GB).

Kao rezultat uvođenja Documentum EDMS-a, BOC je smanjio troškove rada za razvoj projekta srednje veličine za oko 50% (s 4140 sati na 2033 sata). Standardizacija projektiranja i izvedbenih radova smanjila je BOC troškove u izgradnji postrojenja u prosjeku za 20%.

Primjeri primjene OMS sustava

Pilot Travel Centers upravlja s 235 turistička središta te 70 skladišta za raznu robu. Pilot Travel Centres morali su bolje reagirati na potrebe cijena i inventara. U isto vrijeme, Pilot Travel Centers je svaki mjesec morao generirati od 250 do 350 izvještaja iz svog ERP sustava. Lawson, koji je integriran sa specijaliziranim vertikalnim aplikacijama. Pilot Travel Centres trebao je rješenje koje bi olakšalo generiranje izvješća korištenjem Interneta za dostavu informacija.

Implementiran je softver za generiranje izvješća ViewDirect razvoja poduzeća Mobiusovi sustavi upravljanja. Sa softverom ViewDirect, Pilot Travel Centers sada generira dva velika izvješća, automatski odvaja određene dijelove tih izvješća (na temelju unaprijed definiranih uvjeta korisničkog pristupa) i šalje korisnicima e-poštu s hipervezama na dijelove izvješća koji su im potrebni. Eliminacijom velike količine posla na izvješćivanju, sortiranju podataka, ispisu i isporuci tiskanih kopija izvješća (distribucija), Pilot Travel Centers štedi značajne financijske i vremenske resurse (procjenjuje se da će tijekom 3 godine uštede biti do 200.000 $ ). Izvješćima se pristupa pomoću standardnih web preglednika.

Professional Service Industries, sa sjedištem u Oakbrook Terraceu, Illinois, pruža usluge geoinženjeringa i verifikacije građevinskog projekta. Budući da tvrtka ima više od 140 ureda u SAD-u i Kanadi, Professional Service Industries (PSI) smatra da je za tvrtku previše rastrošno i dugotrajno gotovo ručno generirati različita izvješća tjedno (na temelju informacija iz svog ERP sustava), kao i tiskati ih i distribuirati u svim svojim uredima. Kako bi riješio ovaj problem, PSI je implementirao softver Monarch/ES Report Portal razvoja poduzeća datawatch. Stotine zaposlenih i deseci regionalni menadžeri tvrtke su putem standardnih web-navigatora dobile pristup izvješćima s različitih lokacija (uredi, građevinske prikolice, kućna računala, hoteli itd.). Softver Monarch/ES Report Portal također je omogućio pristup arhiviranim korisničkim datotekama, analitičkim i računovodstvenim informacijama pohranjenim u naslijeđenoj aplikaciji Texas Instrumentsa. Osim toga, softver Monarch/ES Report Portal omogućuje pristup informacijama o radnom vremenu, omogućavajući menadžerima poduzeća analizu vremena utrošenog na određeni projekt od strane inženjera i podizvođača s različitim radnim iskustvom (također možete pratiti dinamiku samog rada) . Podaci su korisnicima dostupni u Excel ili Seagate Crystal Reports (bez povećanja opterećenja ERP sustava).

Industrije profesionalnih usluga sada mogu generirati privremene fakture koje je moguće pregledati i ispraviti prije nego što se pošalju svojim kupcima. Vrlo je zgodno da se podaci svake večeri prenose u sustav Monarch/ES Report Portal iz ERP sustava, pružajući korisnicima - ažurne informacije. Povrat ulaganja (ROI) Industrije profesionalnih usluga procjenjuje se na 800.000 USD (zbog smanjenih troškova upravljanja projektom, eliminacije troškova slanja izvješća u papirnatom obliku, itd.).

Newport News Shipbuilding najveća je privatna brodograđevna tvrtka u Sjedinjenim Državama za Ministarstvo obrane SAD-a. Prilikom uvođenja SAP R/3 ERP sustava u tvrtku 1998. godine, otkriveno je da je potrebno unaprijediti tehnologiju za generiranje i distribuciju korporativnih izvješća. Zapravo, bilo je potrebno stvoriti korporativno okruženje za generiranje i distribuciju izvješća. Osim toga, pojavio se i niz drugih problema. Prvo, neke od potrebnih informacija još uvijek su bile u naslijeđenim sustavima. Dugogodišnji zaposlenici tvrtke navikli su na pristup ovim informacijama, no novi zaposlenici radije su radili samo sa sustavom SAP R/3. Osim toga, utvrđeno je da alati za izvješćivanje u SAP R/3 nisu zadovoljili sve potrebe tvrtke.

Zbog toga je 1999. Newport News Shipbuilding započeo implementaciju softvera za upravljanje rezultatima i izvješćivanje iz tvrtke. Čempres(Rochester Hills, Michigan), preko kojeg je Newport News namjeravao eliminirati ručno tiskanje i distribuciju izvješća. Ako je u studenom 1999. 2000 zaposlenika iz različitih odjela tvrtke radilo sa sustavom Cypress, tada je do listopada 2001. njihov broj dosegao 3700.

Kroz jedinstveno sučelje zaposlenici tvrtke imaju pristup svim generiranim korporativnim izvješćima, bez obzira na njihov izvor. Tisuće izvještaja se automatski generiraju u sustavu (samo jednom) i isporučuju se korisnicima prema rasporedu pomoću softvera Cypress. Tijekom svog rada Cypress softver bilježi tijek izvješća koja se ispisuju i omogućuje određivanje primatelja svakog pojedinog izvješća te način njegove dostave korisniku (udaljeni printer ili faks, red čekanja poslova, e-pošta itd.). .). Implementacijom Cypressa, Newport News štedi do 500.000 USD godišnje (zbog eliminacije troškova tiskanja i distribucije izvješća). Newport News Shipbuilding trenutno prelazi na MS Windows NT i Cypress Web, modul za isporuku web dokumenata koji pruža personaliziranu stranicu portala za korisnike (kojoj se pristupa putem web preglednika MS Internet Explorer). Očekuje se da će cijeli projekt implementacije biti dovršen do srpnja 2002. godine.

Velika američka tvrtka Hill's Pet Nutrition (Topeka, Kansas), koja ima više od 250 distribucijskih centara, svoje je poslovanje izgradila na isporuci raznih proizvoda za kućne ljubimce veterinarskim stanicama diljem zemlje.Naravno, važnu ulogu u uspjehu Hillov poslovni model "s Pet Nutrition" igra na vrijeme isporuke proizvoda i bez zastoja vozila. Softver za upravljanje ispisom dokumenata koji je razvila tvrtka koristi se za obavještavanje distribucijskih centara o narudžbama za utovar HP/Dazel, koji ima standardno sučelje s ERP sustavima (ako poduzeće ne koristi ERP sustav, dokumenti se šalju e-mailom ili faksom). Prema HP/Dazelu, oko 30% kvarova poslovnih procesa poduzeća i organizacija događa se upravo zbog problema s dostavom dokumenata. Ti kvarovi gotovo uvijek rezultiraju izgubljenim vremenom i novcem.

Korištenje ovog softvera sprječava kvar pisača (ispis narudžbe za preuzimanje) u bilo kojem od 250 distribucijskih centara Hill's Pet Nutritiona da prođe nezapaženo od strane središnjeg ureda, koji će sljedećeg dana poslati kombi za dostavu u ovaj centar po narudžbu. Ako se kvar pisača pokaže kao Ako se ne primijeti, narudžba ne bi bila pripremljena na vrijeme, a let bi bio prazan (s odgovarajućim gubicima za tvrtku). HP / Dazel softver ima funkciju slanja potvrde na središnjem uredu o stvarnom ispisu narudžbe na mrežnom pisaču distribucijskog centra.centar nije uspio, tada se narudžba šalje u fax centar.Ako narudžba također nije poslana faksom, tada se ispisuje u centrali ured s napomenom o potrebi slanja narudžbe e-mailom.

Zauzvrat, softver e.ComPresent Web Portal koji je razvila tvrtka Optio softver omogućuje korisnicima i poslovnim partnerima upravljanje procesom dostave dokumenata (uključujući dostavu dokumenata u elektroničkom obliku). Klijent definira ne samo adresu e-pošte primatelja, već i format dostave, kao i pravila autentifikacije. Informacije iz ERP sustava slijede putem softvera Web Portala. Nakon što je odredište identificirano, informacije se usmjeravaju prema uputama pošiljatelja. Optio Software nudi i OMS sustav Opcijašto uvelike olakšava rad s dokumentima. Na primjer, može generirati popise inventara koji su razumljivi čak i korisnicima koji nisu upoznati s šiframa artikala ili brojevima računa (Optio dopunjuje te popise opisima artikala preuzetim iz drugih aplikacija i priprema potpuno razumljiv dokument). Često postoje situacije kada tvrtka - veleprodajni dobavljač - treba na određeni način modificirati neke standardne izlazne dokumente (primjerice, fakture, popratne dokumente itd.) na zahtjev kupaca-kupaca koji te dokumente žele sastaviti u način koji njima odgovara (i kako je nekad). S ovakvom situacijom često se suočavaju tvrtke za robu široke potrošnje koje svoje proizvode isporučuju velikom broju kupaca iz maloprodaja. Na primjer, trgovac može inzistirati da popratna (dostavna) naljepnica bude dizajnirana kako on želi. U velikoj većini slučajeva ERP sustav dobavljača ne pruža takvu mogućnost. U ovom slučaju, funkcije objedinjavanja i formiranja svih potrebnih informacija na otpremnoj etiketi (na temelju podataka ekstrahiranih iz ERP sustava i drugih aplikacija) preuzima OMS sustav (posebno Optio).

Sustavi kao što je e.ComPresent Web Portal pružaju nove mogućnosti za izgradnju web-baziranih korisničkih aplikacija temeljenih na samoposluživanju korisnika. Web dostava već se pokazala učinkovitom u smanjenju troškova ispisa i poštarine. Umjesto slanja izvješća na više stranica e-poštom stotinama ureda, korisnici ga mogu vidjeti putem interneta/intraneta. Neki sustavi za upravljanje izlazom također vam omogućuju definiranje određenih stranica ili odjeljaka koje korisnik želi. Osim toga, budući da korisnici obično ne moraju vidjeti cijelo izvješće, koristeći softver Cypress Web informacije možete slati stranicu po stranicu u komprimiranom obliku. Slična tehnika može se koristiti za distribuirano izvješćivanje putem e-pošte. Umjesto samog izvješća, primatelj dobiva obavijest da je spreman za pregled. Klikom na HTML vezu, on pokreće sesiju sa softverom Čempres Docuvault i pogledajte izvješće.

Informacije koje korisnik želi uključiti u izvješće moguće je dobiti ne samo iz ERP sustava. Prije prikazivanja izvješća, korisnici mogu zatražiti od OMS sustava (uključujući i putem Interneta) sve indeksirane informacije pohranjene u zajedničkom repozitoriju. Ako korisnici trebaju redovito generirati izvješća, mogu generirati upite tako da se tražene informacije automatski prikupljaju, pohranjuju i dostavljaju na korisničko računalo (ova značajka OMS sustava često se naziva "skupna obrada"). NEN Life Science Products, tvrtka koja opskrbljuje kemikalije proizvođačima lijekova, koristi ovu funkciju (osobito u sustavu Optio OMS) za nadzor repozitorija i traženje takozvanih "točaka okidanja" (trigger-points), što dovodi do stvaranja određenih zahtjeva (na primjer, o sigurnosti zračenja isporučene kemikalije). Takav se zahtjev generira ako ukupna radioaktivnost isporučene kemikalije premaši određenu graničnu vrijednost. Slično, Optio softver mogu koristiti osiguravajuća društva koja prikupljaju statističke podatke o bolestima svojih potencijalnih klijenata.

Integracija EDMS-a s drugim aplikacijama

Govoreći o praktičnoj primjeni EDMS-a, ne možemo ne razmotriti detaljnije problem njihove integracije s drugim korporativnim aplikacijama. Rješenje ovog problema je vrlo važno za moderno poduzeće, pogotovo ako koristi nekoliko korporativnih aplikacija u isto vrijeme. Trenutno je EDMS najčešće integriran sa sljedećim vrstama aplikacija: ERP sustavi, uredske aplikacije i front-end aplikacije (primjerice, CRM).

Što se tiče ERP sustava, jedna od njihovih slabosti je određena redundancija dokumenata generiranih u glavnim modulima ERP sustava (pored gore navedenih nerazvijenih mogućnosti za fleksibilno generiranje izvješća). Implementacija centraliziranog repozitorija (temeljenog na EDMS-u), koji svakom modulu ERP sustava osigurava potrebne dokumente, pomaže smanjiti operativne troškove poduzeća i ubrzava povrat ulaganja. Odnosno, integracija EDMS i ERP sustava daje veću IRR vrijednost nego što se može dobiti samostalnom upotrebom ovih sustava. Kako bi osigurali ovu integraciju, brojni EDMS programeri (primjerice, FileNet, IBM, Hyland, Identitech itd.) stupaju u partnerstva s programerima vodećih ERP sustava (SAP R/3, PeopleSoft i Oracle).

Kada je EDMS integriran s uredskim aplikacijama, korisnicima se nudi mogućnost pristupa uslugama knjižnice izravno iz uobičajenih uredskih aplikacija (primjerice MS Word, MS Excel i MS PowerPoint). Osim toga, u gotovo svim uobičajenim EDMS postoji mogućnost rada preko MS Internet Explorer Web navigatora.

Integracija s front office aplikacijama također je prilično česta. Primjeri uključuju Documentum i IBM, koji nude integraciju sa Siebelovim CRM razvojnim sustavom.

Industrijski analitičari primjećuju da neki od arhitektonskih pristupa implementiranih u brojne moderne EDMS pojednostavljuju integraciju. Na primjer, EDMS temeljen na Java ili COM objektnim modelima pruža najbolje rješenje za integraciju s poslovnim aplikacijama na više platformi. Dodatno, J2EE kompatibilan ERMS može se postaviti na J2EE aplikacijske poslužitelje (na primjer, BEA WebLogic ili IBM WebSphere), koji pojednostavljuje integraciju ESUD-a s aplikacijama e-poslovanja postavljenim u okruženju poslužitelja aplikacija. Objektno orijentirani pristup olakšava korištenje EAI poslužitelja (npr. od Tibco, Vitria i webMethods) koji minimiziraju integraciju od točke do točke pri komunikaciji s mnogo zasebnih aplikacija. Podrška za industrijske standarde (kao što je XML) također može olakšati dijeljenje sadržaja i razmjenu podataka između poslovnih aplikacija, unutar i izvan poduzeća.

Treba napomenuti da se većina EDMS-a u svom razvoju kreće prema otvorenim standardima. Na primjer, FileNet je predan pružanju API-ja temeljenog na Javi u svom Panagon EDMS-u. iManage se također fokusira na Javu, što će mu omogućiti pokretanje svog EDMS-a na više platformi. XML podrška izvorno je ugrađena u Open Text aplikaciju. OTG je implementirao COM-orijentirani API u svoj softver i nedavno je započeo rad na pružanju XML mogućnosti u svojim softverskim alatima. Identitech također planira implementirati Java-based API i XML mogućnosti u svoj softver u budućnosti. Softver koji je razvio OIT izvorno je stvoren u C-u, ali ima mogućnost integracije putem XML-a. Većina drugih EDMS-ova ima C API-je koji se također mogu koristiti za integraciju s poslovnim aplikacijama, ali objektno orijentirani pristupi zahtijevaju manje resursa.

Integracija EDMS-a s ERP sustavima

Prema analitičarima, trenutno je više od 80% informacijske imovine poduzeća i organizacija pohranjeno u obliku nestrukturiranih dokumenata koji su nedostupni modernim ERP sustavima (tj. većina ERP sustava pokriva samo oko 20% svih aspekata aktivnosti poduzeća). svojom funkcionalnošću). Uz obradu nestrukturiranih informacija, EDMS je sada najbolje rukovati.

Integracija ERP sustava s EDMS pruža podršku poslovnim procesima cijelog poduzeća – kroz operativno upravljanje dokumentima, slikama, tijekovima rada, korporativnim izvješćima itd. Uz pomoć EDMS sve potrebne informacije i podaci postaju dostupni unutar ERP sustava – fakture , zahtjevi kupaca (dokumenti, faksovi i e-mailovi), crteži, itd. U ovom slučaju, EDMS djeluje kao neka vrsta koncentratora koji korisnicima omogućuje pristup potrebnim informacijama. Velika prednost integracije EDMS-a s ERP sustavima je mogućnost rada korisnika u okruženju poznatih aplikacija.

Trenutačno je niz stranih EDMS već integriran putem API-ja s najčešćim stranim ERP sustavima (uključujući SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan itd.). U isto vrijeme, neki programeri ERP sustava nude vlastito sučelje za integraciju (na primjer, SAP AG - standardno sučelje SAP ArchiveLink, omogućavajući pristup repozitoriju SAP R / 3) i čak certificirati EDMS za integraciju s njihovim sustavima.

Postoje različiti pristupi implementaciji i dijeljenju EDMS i ERP sustava. Ako neka poduzeća integriraju tehnologije elektroničkog upravljanja dokumentima nakon uvođenja ERP sustava, onda mnoga druga implementiraju ERP sustave već koristeći različite EDMS. Međutim, često kada poduzeće odluči implementirati ERP sustav, te naslijeđene aplikacije za upravljanje dokumentima ostaju (obično na razini odjela). Na primjer, to je upravo ono što je tvrtka učinila Sherwin-Williams iz grada Clevelanda, bavi se proizvodnjom boja. Softver ostavljen u Sherwin-Williamsu Hyland OnBase, čije su mogućnosti korištene za upravljanje generiranjem korporativnih izvješća u novoinstaliranom ERP sustavu SAP R/3(zamjena naslijeđenog sustava za obradu podataka). Time je Sherwin-Williams zadržao prednost korištenja jednog EDMS-a za pristup svim dokumentima (bez potrebe za dodatnom obukom svojih zaposlenika za rad sa SAP R/3).

Gotovo ista situacija je iu poduzeću Industrijska keramika Kyocera iz Vancouvera. Prije implementacije SAP R/3, tvrtka je također intenzivno koristila OnBase (konkretno, odjel računovodstva koristio je OnBase za skeniranje dolaznih faktura i njihovo pohranjivanje na korporativni poslužitelj). Nakon uvođenja SAP R/3 (čiji je cilj bio automatizirati proizvodne i pozadinske procese tvrtke), odjel računovodstva proširio je svoje mogućnosti dodavanjem funkcija upravljanja korporativnim izvješćivanjem. U isto vrijeme, poseban poslužitelj je dodijeljen za OnBase softver. Izlazni čekovi za plaćanja sada se izvršavaju u računovodstvenoj aplikaciji SAP R/3, zapisuju se u datoteku koja se učitava na OnBase. Kada se obradi u OnBase, faksimilna slika originalne potvrde može se ponovno generirati za ispis ili slanje e-poštom.

Društvo oštra elektronika zamijenio naslijeđene sustave u svim svojim uredima SAP R/3 ERP sustavom. Tijekom ovog projekta Sharp Electronics je reinžinjerirao operacije najma/zakupa kako bi poboljšao učinkovitost postupaka naplate. Sharpov proces naplate redizajniran je tako da su svi potpisani dokumenti povezani sa zapisima pohranjenim u ERP sustavu za automatizirano naplatu kupaca i praćenje plaćanja trgovaca. Da bi to učinili, Sharpovi zaposlenici stvorili su poseban sustav (uz pomoć Accenture, IBM i Kofaxovi slikovni proizvodi). Razvijena je automatizirana procedura koja obrađuje ulazne financijske dokumente na temelju potpisanih ugovora. Kada se izvrši narudžba, generiraju se upute i dokument s crtičnim kodom SAP R/3. Nakon što kupac potpiše dokument, on se šalje natrag Sharpu putem faksa ili e-pošte. Tim dokumentima (i faksiranim i skeniranim) upravlja softver Kofax Ascent Capture, koji čita bar kodove dokumenta i provjerava ih u odnosu na informacije pohranjene u bazi podataka. Slike dokumenata i indeksirani podaci zatim se šalju pomoću softvera Ascent putem sustava za upravljanje sadržajem IBM Common Store u skladištu podataka SAP R/3, gdje se odvija njihova serijska obrada. Dokumentima u SAP R/3 se u mnogim slučajevima pristupa za manje od 3 sekunde. Sharp je napravio velika ulaganja u ERP sustav, a softver IBM Common Store je relativno jeftin dodatak koji štedi investiciju.

kršćanski neprofitna organizacija Usredotočite se na obitelj(sa sjedištem u Colorado Springsu) proizvodi radijske programe, izdaje knjige, časopise, video zapise i filmove srodnog sadržaja (s ukupnim brojem pretplatnika od oko 2,5 milijuna ljudi), a također aktivno komunicira s različitim vladinim organizacijama. Focus on the Family implementirao je tehnologije upravljanja sadržajem i grupnog rada istovremeno s ERP sustavom kako bi povećao učinkovitost svog poslovanja. J D. Edwards OneWorld. OneWorldov ERP sustav upravlja pretplatom i ispunjavanjem narudžbi, praćenjem pretplatnika i primljenih donacija, evidentiranjem događaja, kao i generiranjem računovodstvenih izvještaja pozadinskog ureda i upravljanjem raznim poslovnim funkcijama. Zauzvrat, udio softvera za upravljanje sadržajem Acorde(razvoj tvrtke Optika) moraju kontrolirati dolaznu papirnatu korespondenciju, e-poštu i telefonski promet.

Za Focus on the Family primarna briga nije financijska ušteda (iako je i ona važna), već najučinkovitije korištenje svojih ljudskih resursa (osobito osoblja na telefonskoj liniji) koji se moraju nositi s velikom količinom dolaznih poziva i upiti. Imajte na umu da ljudi koji nazovu ili pišu Fokusu na obitelj ne naručuju uvijek pretplatu ili knjigu. Vrlo često jednostavno traže pomoć, savjet ili obično ljudsko suosjećanje za svoje probleme.

U ovom primjeru, kombiniranje mogućnosti upravljanja sadržajem i usmjeravanja poziva rezultiralo je značajnim povećanjem učinkovitosti osoblja Focus on the Family. Prilikom obrade dolaznog poziva, softver Acorde čita telefonski broj i traži sve informacije povezane s njim (možda ne prvi poziv s tog telefonskog broja) u bazi podataka kojom također upravlja Acorde. Ako takva informacija postoji, odmah se prikazuje na zaslonu monitora računala zaposlenika Focus on the Family koji upravlja pozivom. Time softver Acorde oslobađa zaposlenike Focus on the Family potrebe za dugom potragom za dokumentima prilikom rješavanja problema osobe koja je pozvala kršćansku organizaciju. Osim toga, kada se koristi softver Acorde, potrebno je prosječno 30 sekundi za obradu jednog telefonskog poziva. S do 5000 poziva dnevno, Focus on the Family rezultira značajnom uštedom vremena za svoje zaposlenike.

U nastavku ćemo ukratko pregledati opće informacije o integrabilnosti nekih stranih EDMS-ova s uobičajenim ERP sustavima.

Datamax Technologies

SED VisiFlow(razvoj tvrtke Datamax Technologies) je distribuirano rješenje koje se kreće od malih radnih grupa do velikih poduzeća. Integriran je s većinom stranih ERP sustava i certificiran za SAP ArchiveLink sučelje. Integrira sljedeće funkcije: upravljanje tijekovima rada, upravljanje dokumentima, COLD-ERM, CTI i prepoznavanje obrasca izvješća.

Kada je integriran s ERP sustavom, VisiFlow upravlja svim vrstama dokumenata izvan i unutar ERP sustava. Uvodi se relacijska baza podataka (repozitorij) u kojoj se obrada informacija odvija paralelno s ERP sustavom. Dokumenti se mogu pretraživati i pregledavati iz klijenta ERP sustava pomoću posebnih programa (od Datamaxa). Također je moguće pretraživati i pregledavati informacije izvan ERP sustava putem Windows i Web sučelja. Podržano je indeksiranje i pretraživanje cijelog teksta.

FileNet

Društvo FileNet također integrirao svoj EDMS Panagon s vodećim ERP sustavima i razvijenim prilagođenim integracijskim rješenjima. Ova rješenja uključuju softver Panagon skladište dokumenata za SAP R/3 i web orijentiran Panagon za softver J.D Edwards OneWorld.

Softver Panagon Document Warehouse je samostalan softverski proizvod koji radi uz ERP sustav. Panagon Document Warehouse Software za SAP R/3 omogućuje pristup bilo kojem dokumentu s bilo koje radne površine u vašoj organizaciji. Omogućuje snimanje, indeksiranje, arhiviranje i upravljanje svim R/3 objektima, uključujući dokumente generirane u SAP R/3, kao i razne vrste slika (uključujući faksirane i skenirane).

Korisnici Panagon Document Warehousea mogu se povezati s poslovnim tokovima SAP R/3 za distribuciju dokumenata unutar određenog ERP sustava. Sustav pruža jedinstveno sučelje za upravljanje eksternim i internim dokumentima (generiranim unutar ERP sustava) kako za klijent-poslužitelj tako i za web orijentirane R/3 korisnike. Brojne funkcije (prijava/odjava, uređivanje i distribucija dokumenata u cijeloj tvrtki) dostupne su korisnicima MS Officea, Lotus Notesa i drugih poslovnih aplikacija.

Sustav ne pohranjuje podatke u bazu ERP sustava. Repozitoriji dokumenata dostupni su putem upravljane relacijske baze podataka (Oracle ili MS SQL Server) koja se održava u Panagon Document Warehouse. Kao rezultat, korisnici mogu fleksibilno upravljati dokumentima i objektima izvan ERP sustava. Podaci u ERP sustavu mogu se povezati s relevantnim dokumentima. Panagon Document Warehouse također podržava indeksiranje cijelog teksta i pretraživanje dokumenata.

Jednostavan softver

Integracija s ERP sustavima glavna je djelatnost tvrtke Jednostavan softver. SED Jednostavno arhiviranje njegov razvoj integriran je kroz certificirano SAP ArchiveLink sučelje, kao i kroz API sučelje (s Baan, Sage, J.D. Edwards i Navision ERP sustavima). Dodatno, sustav Easy Archive integriran je sa softverom Lotus Notes i softverom Staffware.

Kada je integriran sa SAP R / 3, Easy Archive EDMS omogućuje vam pretraživanje podataka i dokumenata u bilo kojem od modula ovog ERP sustava (uključujući upravljanje materijalima, prodaju i distribuciju te proizvodnju i planiranje). Easy Archive sadrži kompletno snimanje podataka i dokumenata, arhiviranje, upravljanje dokumentima i grupni rad preko Interneta. Kroz Easy Archive također je moguće pristupiti dokumentima s mobilnih uređaja putem WAP protokola.

Dokumenti i podaci (i izvan i unutar ERP sustava) dostupni su preko klijentskog programa ERP sustava. Repozitorij je baza podataka punog teksta tvrtke Verity. Vanjski dokumenti (skenirani, faksirani, elektronički) automatski se indeksiraju i povezuju s određenim transakcijama unutar ERP sustava (što eliminira potrebu za ručnim indeksiranjem). Easy Archive EDMS može se integrirati sa SAP Business Workflow(za dodjelu dokumenata njihovim primateljima).

Hyland softver

U SED-u na bazi proizvodnja poduzeća Hyland softver implementirano upravljanje slikama, COLD-ERM, upravljanje tijekovima rada i pristup webu. Može se integrirati s većinom ERP sustava putem njihovih API-ja. Osim toga, Hyland je nedavno izdao softver OnBase arhivski poslužitelj za SAP R/3, integriran s ovim ERP sustavom putem sučelja SAP ArchiveLink i dizajniran za pružanje funkcija arhiviranja i pretraživanja u SAP R/3 (upotrebom mogućnosti OnBase EDMS).

Kada koristite softver Archive Server, dokumentima generiranim unutar SAP R/3 (liste ispisa, odlazni dokumenti, arhivirani podaci, itd.) može se upravljati putem OnBase EDMS-a na isti način kao skeniranim dokumentima, datotekama desktop aplikacija i e-poštom. OnBase pruža mogućnost rada sa svim vrstama dokumenata unutar ERP sustava. Svi podaci i dokumenti dostupni su putem jedinstvenog sučelja kako vanjskim aplikacijama tako i aplikacijama u ERP sustavu.

Na temelju OnBase EDMS-a može se implementirati potpuno upravljanje radnim procesom u ERP sustavu. Također se može koristiti kao pretraživač za front-end aplikacije. Na temelju OnBase-a postavljeno je spremište koje podržava MS SQL Server, Oracle i Sybase SQL Anywhere. Repozitorij je integriran s ERP sustavom putem OnBase API-ja, a korisnici mogu pristupiti distribuciji, pohranjivanju i dohvaćanju informacija unutar i izvan ERP sustava. Kao klijentsko sučelje koriste se OnBase alati ili klijentski program u ERP sustavu. Također je podržano indeksiranje cijelog teksta i pretraživanje dokumenata.

IBM

Društvo IBM nudi rješenje Upravitelj sadrzaja, dizajniran za upravljanje elektroničkim dokumentima u SAP R / 3 i omogućuje vam arhiviranje, distribuciju i upravljanje podacima. IBM Content Manager CommonStore za SAP je certificiran za najnoviju verziju sučelja SAP ArchiveLink. Uz pomoć CommonStorea, veličina SAP R / 3 baze podataka je pojednostavljena, pristup poslovnim dokumentima je ubrzan, poslovni procesi su poboljšani, rutinski zadaci i distribucija dokumenata su automatizirani. Poslovni dokumenti koji dolaze iz SAP R/3 i drugih poslovnih aplikacija (fakture, narudžbe, otpremnice, pisma, faksovi, proračunske tablice, e-pošta, itd.) mogu se povezati, indeksirati i pohraniti u dijeljene elektroničke mape kako bi se osigurao pristup njima od strane svim korisnicima poduzeća. Implementirana je i mogućnost spremanja podataka iz drugih aplikacija.

CommonStore arhivira podatke pomoću softvera Tivoli Storage Manager. Također postoji mogućnost spremanja slika i dokumenata izravno u IBM Content Manager. Nakon što se dokument arhivira pomoću CommonStorea, može se dohvatiti u bilo kojem trenutku putem SAP R/3 ili CommonStore Content Managera. Pohranjene informacije također su dostupne putem Lotus Notesa, Internet/intranet navigatora ili bilo koje druge poslovne aplikacije integrirane s IBM Content Managerom.

Repozitorij (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand ili Tivoli Storage Manager) radi paralelno s ERP sustavom. Na strani klijenta, dokumenti se pretražuju kroz SAP R/3 GUI, IBM Content Manager ili Content Manager OnDemand. Sustav podržava pretraživanje cijelog teksta.

Ixos softver

Vodeći dobavljač tehnologija za arhiviranje podataka i dokumenata za SAP R/3 je tvrtka Ixos softver. Posebno treba napomenuti da su sučelje SAP ArchiveLink (sučelje između R/3 ERP sustava i repozitorija dokumenata i podataka trećih strana) zajednički razvili Ixos i SAP AG. NA Arhiv Ixos stvoren je posebno za poboljšanje funkcionalnosti R/3. Umjesto integracije dvaju sustava putem API-ja (kao što je učinjeno za brojne EDMS), SAP ArchiveLink podržava brzu integraciju između R/3 i Ixos Archive. Kao rezultat toga, Ixos Archive ne zahtijeva namjenski preglednik, dodatni tijek rada i kodiranje sustava za upravljanje dokumentima ili dodatno programiranje.

Softver Ixos Archive pruža rješenja za upravljanje dokumentima na razini poduzeća za standardne klijente, poslužitelje i intranete. Automatizira obradu slika i dokumenata, arhiviranje, dohvaćanje, distribuciju, isporuku i ponovnu upotrebu. Zauzvrat, pomoću softvera Ixos-Mobile/3 Implementiran daljinski pristup dokumentima u SAP R/3.

Ixos Archive pruža mogućnost rada s papirnatim dokumentima, elektroničkim datotekama, standardnim R/3 izvješćima, eksterno generiranim objektima i R/3 objektima. Dokumenti se usmjeravaju pomoću softvera R/3 Business Workflow, pregledavaju se kroz preglednik i njima se upravlja izravno iz R/3. Kroz Ixos Archive također možete upravljati arhiviranjem podataka i konverzijom R/3 objekata za web prezentacije.

Ixos također nudi niz aplikacijskih mehanizama koji se mogu integrirati u grupni softver (Lotus, MS Exchange) i drugi integrirani EDMS. Dokumentima se pristupa i upravlja preko SAP R/3 klijentskog sučelja. Također postoji mogućnost sinkronizacije određenih podskupova podataka iz ERP sustava s vanjskom aplikacijom za obradu dokumenata.

Sam Ixos Archive EDMS ne podržava pretraživanje dokumenata u punom tekstu, ali se ova značajka može implementirati integracijom sa softverom Verity.

EDMS integracija s CRM aplikacijama

Sustavi za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) također zauzimaju istaknuto mjesto na suvremenom tržištu poslovnih aplikacija. Konkretno, CRM aplikacije nude tvrtke kao što su Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems, itd. Čak i programeri ERP sustava (na primjer, Oracle, SAP, Peoplesoft i Baan) izdaju (ili planiraju izdati) CRM aplikacije kao dodatak njihovim sustavima.

Naravno, programeri EDMS-a nisu zanemarili ovaj obećavajući segment tržišta. Prema prevladavajućem mišljenju na tržištu, EDMS bi trebao djelovati kao poseban integracijski sloj koji omogućuje povezivanje različitih skladišta podataka i pozadinskih aplikacija s istim poslovnim procesima s kojima komunicira front-office CRM aplikacija. ESUD mora podržavati širok raspon formata podataka i komunikacijskih standarda koji se mogu koristiti u CRM aplikacijama. Korisniku nije bitno na koji način komunicira s prodavateljem: registracijom na stranici, slanjem e-mail poruke, korištenjem automatiziranog telefonskog sustava, slanjem faksa ili pismenog zahtjeva ili razgovorom s predstavnikom prodavatelja u pozivnom centru .

Za integraciju EDMS i CRM aplikacija koriste se različite metode. Rašireno korištenje komponentnih modela(COM, CORBA i JavaBeans). Tako djeluju primjerice Staffware, Identitech i Plexus. Drugi pristup je stvaranje predložaka aplikacija, koji se može koristiti u raznim scenarijima. Ovako FileNet i Lucent (www.mosaix.com) nude predloške aplikacija koje se mogu ponovno koristiti u raznim sustavima - od CRM do ERP.

EDMS koji se koristi u kombinaciji s CRM aplikacijama također mora osigurati pouzdanu obradu velikih količina informacija i skalabilnost u aplikacijama za e-trgovinu. Brojne tvrtke (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM i Oracle) implementirale su ovaj zahtjev putem primjena komponenti međuprograma(Poslužitelji web aplikacija, monitori obrade transakcija i usluge naručivanja poruka u redu). Na primjer, Keyfile (www.keyfile.com) integrirao je svoj EDMS sa softverom MS Commerce Server. Plexus i Staffware integrirali su svoje proizvode s transakcijskim platformama Tuxedo i WebLogic tvrtke BEA Systems. Oracle je integrirao svoj modul tijeka rada sa svojim uslugama razmjene poruka Advanced Queues. IBM je integrirao svoje rješenje za tijek rada MQSeries Workflow u vlastiti međuware MQSeries.

U bliskoj budućnosti očekuje se da će EDMS biti više integriran s CRM aplikacijama. Mnogi EDMS programeri općenito vjeruju da je CRM tržište glavna prilika za njihov razvoj. Stoga ili "otvaraju" svoje sustave trećim stranama ili sklapaju partnerstva s dobavljačima CRM-a. Na primjer, FileNet i Siebel Systems potpisali su ugovor prema kojem FileNetov softver Panagon VisualWorkFlo upravlja radnim procesom između različitih modula Siebel Systemsa (proizvodnja, pozivni centar i služba za korisnike). Staffware također ima ugovore s mnogim CRM dobavljačima (uključujući Siebel i Vantive) koji ugrađuju funkcionalnost Staffware softvera u te CRM aplikacije.

Značajke izbora i implementacije EDMS

Glavne značajke izbora EDMS-a

Prema industrijskim analitičarima, EDMS postaje neophodan kada ukupna količina dokumenata koji se godišnje obrađuju u poduzeću ili organizaciji dosegne 4000-5000. Treba reći da uvođenje EDMS-a nije lijek za sve probleme poduzeća. Glavni cilj njegove provedbe je povećati učinkovitost tijeka rada poduzeća ili organizacije, a samim tim, u određenoj mjeri, i učinkovitost njihovog rada u cjelini. Postoji i mišljenje da Glavni cilj implementacija EDMS-a je stvaranje učinkovitog okruženja za upravljanje i funkcioniranje poduzeća ili organizacije.

Prije odabira EDMS-a, neophodno je formulirati popis zadataka koji bi trebali pomoći u rješavanju njegove implementacije. Osim toga, potrebno je izraditi detaljan organizacijski plan za njegovu provedbu. Isporuku i implementaciju EDMS-a trebala bi izvršiti vanjska tvrtka koja snosi punu zakonsku odgovornost prema poduzeću za uspjeh projekta implementacije. Odabiru tvrtke dobavljača i implementatora EDMS-a mora se pristupiti vrlo skrupulozno, jer nakon potpisivanja ugovora, uplate eventualnih sredstava i početka implementacije EDMS-a, neće biti lako prekinuti odnose s tom tvrtkom ako tvrtka u potpunosti ne zadovolji kvalitetu svog rada. Zapravo, u slučaju pogrešnog odabira izvođača, novac, vrijeme i živci bit će izgubljeni. Naravno, prilikom odabira EDMS-a potrebno je pažljivo proučiti sve ponude dostupne na tržištu, te obavezno provesti natječaj. Također je vrlo važno razmotriti ima li dobavljač EDMS-a iskustva u uspješnim implementacijama i koliko ono odgovara specifičnostima poduzeća ili organizacije. Prilikom odabira EDMS-a potrebno je uzeti u obzir niz sljedećih važnih točaka:

Dovoljno velika raznolikost EDMS (domaći i strani razvoj) predstavljen na ruskom tržištu;
Pouzdanost dobavljača EDMS-a i uvjeta isporuke, implementacije i održavanja koje nudi (u nekoliko godina postojanja domaćeg informatičkog tržišta već je bilo slučajeva kada su prilično poznate i naizgled prosperitetne tvrtke ili su napustile tržište - primjer je odlazak u proljeće 2002. godine s domaćeg tržišta poslovnog NikosSoft softvera - odnosno prestanak razvoja i modernizacije svog softvera, što znači, zapravo, napuštanje tržišta - primjer je prestanak razvoja softver BOSS-Corporation od IT Co. u proljeće 2002.);
Mogućnost finalizacije EDMS-a u razumnom roku (uz prihvatljive cjenovne uvjete) za specifičnosti poduzeća.

Općenito, pri odabiru dobavljača i implementatora EDMS-a treba uzeti u obzir sljedeće zahtjeve:

Ozbiljnost tvrtke (prisutnost poznatog imena na tržištu, stalni ured, želja za održavanjem i jačanjem tržišnog imidža kroz uspješnu provedbu sljedećeg projekta implementacije EDMS-a, itd.);
Veličina poduzeća, dostupnost dovoljnih resursa za provedbu izvedbenog projekta u ugovorenim uvjetima;
Prisutnost u tvrtki dovoljno velikog i stabilnog tima programera i implementatora EDMS-a;
Iskustvo tvrtke u razvoju i implementaciji EDMS-a u sličnim poduzećima i organizacijama (najbolje od svega, ako je moguće vidjeti implementirani EDMS u radu i komunicirati s njihovim korisnicima);
Ima li razvojna tvrtka tehnološke i programske standarde, kako su formalizirani (legalizirani) i podržani;
Ima li tvrtka koja provodi implementaciju tehnologiju implementacije i kako je ona dokumentirana.

U isto vrijeme, EDMS odabran za implementaciju mora ispunjavati sljedeće opće zahtjeve:

Arhitektura sustava temelji se na poslovnim procesima(radni tijekovi) tijekom kojih se kreiraju i premještaju dokumenti;
SED mora imati uzimaju se u obzir specifičnosti ruskog protoka dokumenata i uredskog rada(vertikalna organizacija tijeka rada, usklađenost s ruskim GOST-ovima itd.);
SED je trebao implementirane mogućnosti suradnje(raspored grupa, razmjena informacija, oglasne ploče, forumi itd.);
Mora biti provodi funkcije operativnog nadzora izvršenja dokumenata i radova(prijenos rada između izvođača u skladu s određenom tehnologijom, praćenje stanja procesa koji je u tijeku, utvrđivanje odstupanja procesa od njegovog normativnog tijeka, predviđanje utjecaja tih odstupanja na vjerojatni rok završetka cjelokupnog procesa u cjelini itd.) );
Jednostavnost i fleksibilnost u instalaciji, konfiguraciji i radu;
Korištenje zajedničkih platformi za organiziranje grupnog rada s dokumentima;
Dostupnost sredstava za organiziranje povjerljivog tijeka rada uz zaštitu informacija od neovlaštenog pristupa;
Kompatibilnost s certificiranim alatima za informacijsku sigurnost;
Mogućnost istovremenog korištenja elektroničkih i papirnatih dokumenata;
Sposobnost integracije s uobičajenim platformama;
Dobra skalabilnost;
Dostupnost automatiziranog prikupljanja i analize statističkih podataka o kretanju dokumenata;
EDMS se temelji na otvorenoj arhitekturi klijent-poslužitelj;
Mogućnost integracije s drugim aplikacijama (CAD sustavi, MRP/ERP sustavi, financijski i upravljačko računovodstveni sustavi, sustavi elektroničke pošte i dr.);
Dostupnost EDMS baze podataka za druge aplikacije;
Modularnost EDMS-a i mogućnost povećanja njegovih osnovnih mogućnosti korištenjem ugrađenih alata;
Mogućnost distribuirane obrade dokumenata, "transparentne" za sve korisnike EDMS-a;
Prisutnost u EDMS modula za skeniranje dokumenata (ili mogućnost integracije s profesionalnim sustavima za upravljanje slikama);
Sposobnost rada putem interneta/intraneta;
Sposobnost rada s mobilnim (udaljenim) korisnicima i korisničkim grupama;
Podrška za ruski jezik, uključujući zaslonske poruke i savjete, sortiranje podataka i traženje informacija o različitim riječima i izrazima;
Pristupačnost u pogledu isporuke, implementacije i održavanja.

Glavne značajke implementacije EDMS-a

Zauzvrat, pri implementaciji EDMS-a, potrebno je suočiti se sa sljedećim glavnim problemima, čije rješenje određuje uspjeh cjelokupnog projekta implementacije:

u većini slučajeva, potreba za velikom reorganizacijom poduzeća;
slaba formalizacija poslovnih procesa i nedostatak korporativnih standarda;
EDMS se mora implementirati i koristiti u cijelom poduzeću (svugdje gdje se informacije stvaraju, ispravljaju i pohranjuju), inače će uspjeh njegove implementacije biti minimalan (ako uopće);
prisutnost određenog otpora uvođenju EDMS-a od strane zaposlenika poduzeća ( "otpor promjenama"), često uzrokovano nespremnošću na bilo kakvu "transparentnost" njihovog djelovanja;
nedostatak potrebne razine obuke među zaposlenicima poduzeća (uključujući menadžere niže, srednje i više razine) za rad s EDMS-om.

Uvođenje EDMS-a treba provoditi postupno, počevši od najvažnije karike u tijeku rada (dobro opisane i razumljive), čija će automatizacija brzo dati pozitivan učinak. U procesu implementacije EDMS-a potrebno je osigurati mogućnost rada i s novom i sa starom tehnologijom, kako ne bi ometali svakodnevne aktivnosti poduzeća. Igra vrlo važnu ulogu prava podrška upravljanje poduzećem projektom implementacije (tzv "faktor prvog lica"). U nedostatku takve podrške (na primjer, čak iu organizaciji dobivanja svih potrebnih informacija tijekom istraživanja poduzeća), sustav će se u najboljem slučaju implementirati samo u pojedinačne divizije poduzeća (malo je vjerojatno da se od toga može očekivati neki zamjetan povrat ulaganja).

Problem "otpora promjenama" može se riješiti postupnim i sustavnim uvođenjem elemenata elektroničkog upravljanja dokumentima, počevši od najjednostavnijih (primjerice osposobljavanje zaposlenika za rad s elektroničkom poštom i intranetom, organiziranje elektroničke arhive i sl.). ) i provođenje potrebnih radova objašnjenja. Tijekom implementacije EDMS-a nužno je organizirati obuke za zaposlenike poduzeća, kao i savjetovanja za njegovu upravu o organiziranju prelaska na elektronički oblik uredskog rada.

Velikoj implementaciji EDMS-a mora nužno prethoditi pilot projekt, tijekom kojeg se razjašnjavaju glavni problemi koji se mogu susresti izravno tijekom implementacije. Glavni cilj pilot projekta je utvrditi postoji li (ili bi trebao biti) opipljiv učinak od implementacije EDMS-a. U slučaju uspjeha pilot projekta (tzv. "pilot"), konačna odluka o implementaciji EDMS-a, pravi projekt implementacije se razvija zajedno s puni plan implementacija. Obično trošak pilot projekta doseže 10% troška stvarnog projekta.

U pravilu, implementacija EDMS-a u poduzeću uključuje sljedeće glavne faze:

Temeljita analiza poslovnih procesa poduzeća, stanje opreme i tehnologija koje se koriste;
Razvoj informacijsko-funkcionalnog modela poduzeća, reinženjering njegovih poslovnih procesa;
Analiza moguće konfiguracije hardvera i softvera potrebnog za implementaciju EDMS.
Provedba pilot projekta;
Odobrenje rezultata pilot projekta i izrada plana implementacije EDMS-a;
Odabir i nabava hardvera i softvera potrebnog za implementaciju EDMS-a;
Isporuka i ugradnja EDMS-a;
Adaptacija i podešavanje EDMS-a;
Prijenos i konverzija podataka iz naslijeđenih sustava;
Obrazovanje administratori sustava i korisnici koji rade s EDMS-om;
Priprema kontrolnog primjera, programa i metoda ispitivanja, potpuno testiranje EDMS-a;
Izrada dizajnerske, programske, tehničke i korisničke dokumentacije.
Završetak implementacije EDMS-a, puštanje u komercijalni rad;
Prateći SED.

zaključke

Budućnost je za EDMS, u kojem je ECM koncept najpotpunije implementiran. Istodobno, prema analitičarima, rješenja koja su najbliža ECM konceptu sada nude Documentum i FileNet.
U sljedećih nekoliko godina nastavit će se povoljni izgledi za daljnji razvoj tržišta sustava za upravljanje sadržajem. Prema studiji Forrester Research iz 1999. godine, 38% tvrtki s liste Fortune 500 reklo je da je kupnja sustava za upravljanje sadržajem ključna za njihovo poslovanje. Prema Meta Grupi, tržište sustava za upravljanje sadržajem će do 2004. porasti na 10 milijardi dolara (s godišnjom stopom rasta od 20%).
U isto vrijeme, prema analitičarima Ovuma, tehnologije upravljanja papirnatim dokumentima bit će tražene na tržištu još mnogo godina.
Nastavit će se razvijati aplikacije koje integriraju mogućnost generiranja izvješća i pretraživanja informacija u korporativnim bazama podataka s objavljivanjem dokumenata i grafičkih slika na Internetu.
Mogućnosti progresivnog razvoja zadržat će samo najveći i tržišno promišljeni EDMS programeri. Tvrtke koje se ne uspiju prilagoditi novim tržišnim uvjetima ili će stagnirati ili će biti potpuno istisnute s tržišta.

Mnogi od vas već dugo koriste EDMS u svom radu, neki su u procesu implementacije, ali ima i onih koji još uvijek razmišljaju. Ipak, poznavanje suvremenih poslovnih zapisa i sustava upravljanja informacijama bit će korisno i početnicima i iskusnim korisnicima. Kriteriji odabira EDMS-a

Nije tajna da su dobro osmišljeni i optimizirani poslovni procesi ključ uspjeha tvrtke. Jedan od najvažnijih i resursno najzahtjevnijih procesa je proces podrške upravljanju dokumentacijom. Prije svega, to su vremenski troškovi (koordinacija, odobrenje, potpisivanje, kontrola izvršenja), troškovi rada (potreba za postojanjem stručnjaka odgovornog za upravljanje dokumentima na osoblju), a da ne spominjemo troškove potrošnog materijala i uredske opreme. EDMS su dizajnirani da optimiziraju ovaj proces i stoga značajno smanje troškove njegove pružanja.

Unatoč teškim gospodarskim uvjetima, EDMS na tržištu informacijske tehnologije i dalje su među najpopularnijim sustavima, jer omogućuju:

povećati učinkovitost upravljanja poduzećem pružajući menadžmentu sve potrebne informacije za donošenje odluka;
optimizirati rad zaposlenika s dokumentima;
očuvati kritične informacije i nematerijalnu imovinu tvrtke (informacije koje mogu biti izgubljene zbog otpuštanja ili smanjenja broja zaposlenih), odnosno osigurati kontinuitet poslovanja ili poslovnih procesa.

Naravno, informacije o korisnosti suvremenih tehnologija za službenike nisu nove. Ako čitate ove retke, onda vam je ova tema bliska. Možda mnogi od vas već duže vrijeme koriste EDMS u svom radu, netko je u procesu implementacije, ali ima onih koji još uvijek razmišljaju.

Ipak, poznavanje suvremenih poslovnih zapisa i sustava upravljanja informacijama bit će korisno i početnicima i iskusnim korisnicima.

Tržište se aktivno razvija, postoji mnogo proizvoda, poslovnih rješenja, dodatne opcije dizajniran za rješavanje raznih problema. Čak i ako vaša tvrtka već ima rješenje za automatizaciju ureda i timski rad zaposlenika, vjerojatno sada razmišljate kako ga optimizirati.

Važno je razumjeti da sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima implementirani u poduzeću nisu zamrznuti subjekt, već živi organizam koji zahtijeva značajnu pažnju, kontrolu i razvoj. Ako se sustav ne razvije na vrijeme, vrlo brzo će zastarjeti i zaposlenici ga više neće koristiti.

DOW usluga - EDMS korisnik

Možda sada postavljate pitanje: "Zašto mi - službenici - razumijemo tržište EDMS-a, ako postoje "IT ljudi" i njihov je kruh birati programe?".

Naivno je vjerovati da će vam informatičari riješiti ovaj problem! Većina dokumenata danas se izrađuje, obrađuje i pohranjuje elektronički. Zaposlenici koordiniraju dosta dokumenata koristeći ICQ, Skype, e-mail. Osim toga, dokumenti se izrađuju i spremaju u različitim formatima. A zadaća je službenika da upravljaju tim podacima.

Znam mnogo slučajeva kada su službenici zapravo postali programeri sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, propisujući zahtjeve za sustav od nule. Bio je to početak njihovog puta kroz muku i duge procese razvoja, usavršavanja i implementacije sustava.

U početku su djelovali kao poslovni analitičari - opisujući sve procese cirkulacije dokumenata. Zatim u ulozi ispitivača, prihvaćajući rezultate. Pa, i onda u ulozi učitelja, podučavajući zaposlenike svoje organizacije kako raditi sa sustavom. Naravno, svi su ti procesi vrlo dugotrajni i traju značajno vrijeme - u najboljem slučaju nekoliko mjeseci, u najgorem slučaju godine. Kasnije su mi priznali da bi, da su mogli ranije sudjelovati u procesu odabira, uštedjeli sebi puno truda i vremena, a svojoj tvrtki pristojan novac! Ali najvažnije je da bi se davno organizirali zajednički rad u sustavu - vlastiti i zaposlenici tvrtke.

Programeri prilagođenih rješenja u većini slučajeva vode se zahtjevima korisnika. Samo ne uzimaju u obzir da korisnici često ne znaju koje zahtjeve postaviti i koji su načini provedbe svojih zadataka.

Poznavanje proizvoda predstavljenih na tržištu, razumijevanje principa njihovog rada daje prednost pri odabiru i, u konačnici, omogućuje vam da odaberete najučinkovitije rješenje i uštedite snagu, živce i novac za tvrtku.

Koje rješenje odabrati?

Dakle, odlučili ste razumjeti situaciju na tržištu EDMS i pronaći odgovarajući sustav za rješavanje vaših problema. Otvoriš internet i tamo...

A imena, opisa, grafikona analitičkih tvrtki, raznih usporedbi ima toliko da se jednostavno možete utopiti u tom moru informacija. Evo samo nekih brojki o broju proizvoda na ruskom tržištu.

Za veljaču 2010. u katalogu sustava za elektroničko upravljanje dokumentima na web stranici TAdviser bilo je oko 179 naziva, popis kataloga Docflow sadrži 170 proizvoda, također postoje različiti neovisni portali o sustavima za upravljanje dokumentima gdje popis rješenja sadrži 45 imena. DSS Consulting ističe rješenja 15-ak-20 tvrtki koje imaju višestruke i uspješne implementacijske projekte kroz nekoliko razdoblja.

Kao što vidite, rusko tržište ima veliki izbor rješenja koja se odnose na klasu sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Sustavi se mogu nazvati različito: "sustav za automatizaciju ureda", "elektronički ured", "sustav upravljanja poslovanjem poduzeća", "sustav upravljanja sadržajem", "ECM sustav" itd.

Čini se, u čemu je razlika? Naposljetku, svi sustavi rade gotovo istu stvar - omogućuju elektroničko upravljanje dokumentima. A upravljanje dokumentima je prilično formalizirano područje i sva rješenja za njegovu automatizaciju trebala bi biti vrlo slična jedno drugom.

Međutim, tržište softverskih proizvoda vrlo je raznoliko - postoje skupi sustavi i rješenja ekonomske klase, postoje visoko specijalizirani sustavi i dizajneri koji vam omogućuju realizaciju bilo koje ideje klijenta. Sva ta tržišna raznolikost proizlazi iz činjenice da se isti funkcionalni zahtjevi implementiraju na različite načine, na različitim platformama, koristeći različite tehnologije.

Trenutačno je tržište doseglo određenu fazu zrelosti, među EDMS-ima su se pojavili njihovi lideri, nastavljaju se pojavljivati nova rješenja, što ukazuje da se proces razvoja sustava nastavlja. Za razliku od tržišta računovodstvenog softvera, gdje je 1C nesumnjivo vodeći, EDMS tržište nije toliko polarizirano, kupac ima izuzetno širok izbor: od vodećih svjetskih proizvođača do razvoja po narudžbi koji uzimaju u obzir specifičnosti određenog kupca. Teško je to shvatiti, zar ne?

Problem odabira EDMS-a

Obilje ponude na tržištu uredskog softvera stvara problem izbora. Ali zbog nedostatka objektivnih kriterija i općeprihvaćenih metoda za procjenu kvalitete predloženog EDMS-a i njihove usklađenosti sa stvarnim potrebama organizacije, postoji rizik stjecanja "pogrešnog" sustava: preslab ili, naprotiv, , suvišan za rješavanje specifičnih problema. Rizik se može čak i povećati tijekom faze implementacije dobar sustav može se konfigurirati tako da rad u njemu neće biti učinkovit.

Kao rezultat toga, većina organizacija odabire softverska rješenja u području upravljanja elektroničkim dokumentima na vlastitu odgovornost, vođena vlastitim kriterijima, intuicijom ili vjerujući obećanjima programera i stručnjaka koji implementiraju sustav.

Najčešće razlog neuspjeha nije toliko kvaliteta softverskog rješenja, koliko njegov pogrešan odabir i pogreške nastale tijekom implementacije zbog nedostatka dobro formuliranih zahtjeva za EDMS.

Krajem 2008. - početkom 2009. DSS Consulting proveo je istraživanje među tvrtkama - korisnicima EDMS-a koje su implementirale EDMS 2008. godine. Na pitanje: "Kako tvrtke biraju EDMS?" najpopularniji odgovori bili su:

odabrano prema preporukama;
analizirane informacije na internetu;
odabrao prvo dostupno rješenje;
odluka „spuštena odozgo“.

Iskustvo mnogih tvrtki pokazuje da posljedice neuspješnog izbora EDMS-a nisu samo materijalni, privremeni, organizacijski gubici, već i, što je najvažnije, neuspjeh organizacije da postigne svoje ciljeve i zaostajanje u razvoju.

Stoga postoji stvarna potreba za informacijama koje bi omogućile: na temelju analize sustava dokumentacijske potpore za upravljanje i poslovne procese organizacije, formulirati zahtjeve za EDMS, na temelju objektivnih kriterija za ocjenu i usporedbu prikazanih EDMS-a. na tržištu, odabrati odgovarajući proizvod i osigurati njegovu učinkovitu upotrebu.

Kriteriji odabira EDMS-a

Prije nego što se upustimo u prilično opširnu temu pregleda Trenutna situacija na ruskom i međunarodnom tržištu informacijskih rješenja ove klase, kao i na analizi specifičnih rješenja, zadržat ćemo se na glavnim kriterijima na koje treba obratiti pozornost, bez obzira na klasu softverskog proizvoda i zauzeti tržišni udio .

EDMS organizacije mora rješavati širok raspon zadataka, au isto vrijeme biti prikladan i fleksibilan u prilagodbi kako bi ga kupac mogao podržati. Naravno, možete uzeti ECM platformu i dobiti fino podešeno rješenje koje uzima u obzir sve poslovne procese tvrtke, ali implementacija takvih sustava u pravilu traje od nekoliko mjeseci do godinu dana ili više i zahtijeva znatne financijske troškove . Međutim, uvijek želite da vrijeme implementacije bude minimalno, a obuka osoblja brza i po mogućnosti bez prekida proizvodnih aktivnosti.

Najčešće se odabir EDMS-a temelji na sljedećim kriterijima:

trošak EDMS licenci i ostalih potrebnih komponenti (hardver, DBMS);
trošak implementacije i podrške EDMS-a;
mogućnost proširenja sustava dodatnim modulima i integracijom s drugim proizvodima;
Sigurnost informacija;
platforma i tehnologije koje se koriste;
ugled razvijača i dobavljača (organizacije koja implementira sustav);
funkcionalna potpunost.

Razmotrite značenje gore navedenih kriterija.

Cijena licence uvijek je bila jedan od glavnih kriterija pri odabiru sustava. Kupci EDS-a odavno znaju da jeftin proizvod nije uvijek i dobar.

Sustav bi trebao biti dostupan tako da kupac može sam izvršiti neke postavke sustava, na primjer, samostalno povezati i konfigurirati rječnike, imenike, standardne rute dokumenata itd., bez ponovnog pribjegavanja uslugama programera ili sistemskih integratora. Troškovi rada sustava bit će niži.

Sustav bi trebao biti rješenje koje omogućuje njegovo daljnje proširenje dodavanjem novih modula i mogućnosti.

Raspon mogućnosti proširen dodatnim modulima može uključivati kako integraciju s određenim aplikacijama tako i proširenje funkcionalnosti sustava.

Prilikom odabira sustava posebna se pozornost posvećuje njegovoj informacijskoj sigurnosti, kako su implementirana načela zaštite povjerljivih podataka, kako je organiziran sustav kontrole pristupa, podržava li sustav korištenje elektroničkog potpisa i enkripcije.

Pri odabiru sustava u pravilu se uzima u obzir na kojoj je platformi izgrađen i koje se tehnologije koriste. I ovdje se prednost ne daje novosti, već stabilnosti i pouzdanosti. Ne posljednju ulogu u izboru igraju korišteni sustav za upravljanje bazom podataka (DBMS) i razvojni alati.

Ako organizacija već ima korporativni standard za DBMS, onda je logičnije da ga EDMS slijedi. Neželjeno je proširivati popis podržanih DBMS-a osim ako je to apsolutno neophodno. Isto vrijedi i za razvojne alate. Što su poznatiji i rašireniji, to će ih više stručnjaka posjedovati i moći će razviti dodatne komponente za EDMS, a rizik od neuspjeha projekta zbog nedostatka takvih stručnjaka manji je.

Prilikom odabira programera EDMS-a, u pravilu se ocjenjuju čimbenici kao što su razdoblje rada na tržištu EDMS-a, ugled među korisnicima i konkurentima, kvaliteta tehničke podrške i učestalost izdavanja ažuriranja sustava. Jednako je važan izbor pouzdane tvrtke - dobavljača EDMS-a, ako tvrtka programer ne radi izravno s kupcima.

U fazi odabira potrebno je detaljno procijeniti iskustvo uspješnih projekata i implementacija, razinu kvalifikacije osoblja. Upravo od tvrtke dobavljača ovisi mogućnost finalizacije informacijskog sustava u razumnom roku (uz prihvatljive cjenovne uvjete) o specifičnostima poduzeća.

Možda najvažniji kriterij je funkcionalna cjelovitost sustava. Koliko god sustav bio dobar u svim drugim aspektima, njegova glavna zadaća je osigurati obavljanje funkcija upravljanja elektroničkim dokumentima.

Do sada su kupci rijetko koristili sustavan pristup procjeni funkcionalne potpunosti EDMS-a, oslanjajući se na svoje subjektivno mišljenje temeljeno na proučavanju marketinških materijala ili, u najboljem slučaju, na površnom upoznavanju proizvoda na eksperimentalnom postolju. To nije dovoljno za uspješnu praktičnu upotrebu EDMS-a.

Praktički je nemoguće napraviti pravi izbor bez provedbe sveobuhvatne procjene i usporedbe sustava, prvenstveno u smislu funkcionalnih parametara, bez uzimanja u obzir strateških ciljeva i trenutnih zadataka kupca.

U rješavanju ovog problema može pomoći preliminarna analiza tržišta: početno upoznavanje s njegovim glavnim sudionicima, proizvodima na tržištu, ključnim tehnologijama i sistematizacija prema glavnim parametrima.

RUSKO EDMS TRŽIŠTE: PROBLEMI I PERSPEKTIVE RAZVOJA OZNAKA SUSTAVA ELEKTRONIČKOG PROMETA: PROBLEMI I PERSPEKTIVE RAZVOJA

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Južnoruski institut za menadžment - podružnica Ruske akademije za nacionalno gospodarstvo i javnu upravu

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Južno-ruski institut za menadžment - podružnica ruskog predsjednika

Narodno gospodarstvo i javna uprava

Sažetak: U članku se analiziraju problemi i izgledi za razvoj EDMS tržišta u Rusiji. Razmatraju se koncepti sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, njihova namjena i aktualizacija u suvremenom svijetu, prikazuju se statistički podaci o razvoju i korištenju pojedinih sustava upravljanja elektroničkim dokumentima, kako u trgovačkoj strukturi, tako iu javnom sektoru. Izvode se zaključci o problematici EDMS-a i potrebi njihova razvoja, poboljšanja i korištenja u organizacijama i državnim tijelima kako bi se povećala njihova učinkovitost i djelotvornost.

Ključne riječi: elektroničko upravljanje dokumentima, elektronički sustav upravljanja dokumentima, EDMS tržište, EDMS funkcionalnost, EDMS u javnom sektoru.

Napomena: U članku se analiziraju problemi i perspektive tržišnog razvoja sustava elektroničkog prometa u Rusiji. Riječ je o sljedećim pojmovima: sustavima elektroničkog prometa dokumenata, njihovim ciljevima i aktualizaciji u suvremenom svijetu, daju se statistički podaci o razvoju i korištenju konkretnih sustava prometa elektroničkih dokumenata kako u poslovnom tako iu javnom sektoru. Izvode se zaključci o problematici sustava elektroničkog prometa te nužnosti njihovog razvoja, unapređenja i korištenja u organizaciji i državnim tijelima za podizanje njihove učinkovitosti i rezultatskosti.

Ključne riječi: elektronički dokumentarni promet, sustav elektroničkog prometa dokumenata, tržište sustava e-prometa dokumenata, sustavi prometa e-dokumenata u javnom sektoru.

U suvremenom svijetu razvoj tehnologija i njihovo široko uvođenje doveli su do toga da elektroničko upravljanje dokumentima i arhivski rad zauzimaju vodeće mjesto u odnosu na papirnate. Danas možemo primijetiti porast broja i obima dokumenata koji se koriste u svijetu. Štoviše, omjer elektroničkih i papirnatih dokumenata s vremenom se mijenja u korist potonjih.

U 2014. godini EDMS tržište proslavilo je 20. godišnjicu postojanja. Njegov nastanak i formiranje uzrokovano je prije svega potrebom za automatizacijom rada državnih tijela – prva domaći sustavi upravljanje elektroničkim dokumentima nastali su po njihovim nalozima.

Sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima (EDMS) je organizacijski i tehnički sustav koji osigurava proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribuciju elektroničkih dokumenata u računalnim mrežama, kao i pružanje kontrole nad protokom dokumenata u organizaciji.

EDMS na tržištu informacijske tehnologije i dalje su među najpopularnijim sustavima jer omogućuju:

Povećati učinkovitost upravljanja poduzećem pružajući menadžmentu sve potrebne informacije za donošenje odluka;

Optimizirati rad zaposlenika s dokumentima;

imovine poduzeća (podaci koji mogu biti izgubljeni kao posljedica otpuštanja ili smanjenja broja zaposlenih), odnosno za osiguranje kontinuiteta poslovanja ili poslovnih procesa.

U 2013. rusko tržište EDMS-a, uključujući usluge u implementaciji, poraslo je za 20% u odnosu na obujam iz 2012. na 30,72 milijarde rubalja. Zadržao je visoke stope rasta u razdoblju od 2011. do 2013. godine: od 20 do 35% Za razliku od ostalih segmenata tržišta poslovnog softvera, gdje je prema TLöyBer-u započeo blagi pad (B1 sustavi) ili zaustavljen rast (BIR sustavi), tržištu EDMS-a i na kraju 2014. trebao bi pokazati dvoznamenkasti rast: glavni pokretač ovog tržišta je javni sektor, gdje se projekti na području automatizacije upravljanja elektroničkim dokumentima provode velikim intenzitetom. U broju projekata, udio javnog sektora na EDMS tržištu je do 25%, u monetarni uvjeti- do 40%. .

Pozitivnu dinamiku tržišta u 2013. potvrđuju podaci o prihodima integratora. Među onim tvrtkama koje su dostavile podatke o prihodima na tržištu EDMS-a, uključujući usluge implementacije (u rubljima s PDV-om), povećanje u 2013. u odnosu na prethodnu godinu iznosilo je 15% ili više za većinu tvrtki. (Stol 1) .

Tablica 1. Prihodi sistemskih integratora na tržištu EDMS u

Rusija, 2012-2013, tisuća rubalja

Tvrtka V a ruchka 2013. Projekti 2013. Prihod 2012. Projekti 2012. Rast prihoda 2012.-2013.

1S (u svim primateljima franšize) 1.240.742.103 3 1.041.691.948 19,1%

Poslovna logika 760.000 88.534.900 86 42,1%

KRO K 545.970 51.473.553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%

ID Control Technologies 380,970 - 238,035 - 60%

Lani t 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56.000 105 38.000 - 47,4%

Izvlačenje 50 54 28 49 73,6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS (FTS) 38.000 9 34.500 5 10,1%

1 PITAJ NA 23.200 57 17.600 35 31,8%

Ukupno 4.219.775 3.257.835 29,5%

Najaktivnije uvođenje EDMS-a u Rusiji provodi se u javnom sektoru, prije svega, to se odnosi na vlasti, ali i na tvrtke s državnim sudjelovanjem.

Među državnim tvrtkama za razdoblje od početka 2013. do rujna 2014., sustav za elektroničko upravljanje dokumentima u sklopu GAS Pravosuđa, koji radi na platformi Delo (EOS) (više od 67 tisuća korisnika), kao i implementacija EMC Documentuma u Rosatomu (30 tisuća) i uvođenje Etlasa (EDO) u Odjelu za zdravstvo i socijalni razvoj Orelske regije za 10 tisuća radnih stanica. U komercijalnom sektoru, najveći projekt EDMS-a je implementacija DocsVision-a u Sberbanku Ruske Federacije, replikacija sustava još uvijek je u tijeku: prema vlastitim procjenama banke, sada 100.000 zaposlenika banke već radi u EDMS-u na ovoj platformi (Tablica 2) .

Tablica 2. 5 najboljih EDMS/ESM projekata u ruskom javnom sektoru prema broju korisnika u 2013. - prva tri kvartala 2014.

GAS Justice Case EOS 67 835

Korisnik Integrator sustava Broj korisnika

Rosatom EMC Documentum CROC 30.000

Odjel za zdravstvo i socijalni razvoj regije Oryol Etlas (EDO) Atlas-Soft (AtlasSoft) 10.000

Glavno tužiteljstvo Ruske Federacije AIK Nadzor EOS 9 123

Vlada Rostovske regije Delo (EOS) EOS 7,639

U EDMS industriji razvila se paradoksalna situacija: obično

zakonodavstvo je kočnica primjeni novih tehnologija. Danas zakonodavni okvir ispred tehničkih mogućnosti većine implementiranih sustava. S druge strane, mogućnosti samih ECM platformi, na kojima su izgrađeni EDMS (i uvozni i domaći), u načelu omogućuju rješavanje svih novih zadataka. Danas razvoj koči najčešće nedostatak kompetentnosti funkcionalnih kupaca, koji se još uvijek pridržavaju konzervativnih pogleda na upravljanje dokumentima.

Očito je da na razini sustava postoji razumijevanje važnosti ovog zadatka: Uredba Vlade Ruske Federacije od 6. rujna 2012. N 890 „O mjerama za poboljšanje upravljanja elektroničkim dokumentima u tijelima državna vlast» utvrđeno je da prijelaz na EDF u tijelima mora biti dovršen prije 31. prosinca 2017. godine

Ali trenutno stanje stvari ostavlja prostora za sumnju - velika ulaganja u ICT u javnom sektoru, više od 1 trilijuna. trljajte., dok ne daju opipljiv praktični rezultat.

Nažalost, danas ne postoji niti jedna pravno značajna javna usluga koja podrazumijeva obavljanje nekih pravno značajnih radnji - izdavanje dokumenta, promjena statusa građanina i sl. - prevedena u elektronički oblik. Sve usluge koje pruža EPGU su informativne prirode.

EDMS sustavi usmjereni su na poboljšanje aktivnosti organizacije, ali svaki od njih ima svoju široku funkcionalnost koja uključuje niz karakteristika. Tijekom istraživanja bili smo

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C:Upravljanje dokumentima* Šef referent

■ KUĆA ■ EUFRA T ■ MOTIV

Identificirano je 9 sustava. Prikazat ćemo njihovu funkcionalnu opremljenost, na temelju koje ćemo istaknuti prednosti i nedostatke sustava (slika 1.2). Riža. 1. Tehničke mogućnosti suvremenog EDMS-a

Riža. 2. Trošak licenci za 100 korisnika, isključujući trošak DBMS-a, dodatnih modula i popusta

Kada se uspoređuje funkcionalnost EDMS-a, prihvaćaju se sljedeće oznake: "+" - mogućnost je implementirana; "+/-" - značajka je dostupna s ograničenom funkcionalnošću ili je potrebno kupiti dodatni softver; "-" - mogućnost nije implementirana.

Prema funkciji "Rad s dokumentima", vodeće pozicije zauzimaju takvi EDMS kao što su: Boss-referent, Delo i Efrat. Grassroots razinu zauzeo je PayDox (Tablica 3).

RAD S DOKUMENTIMA S Directum DocsVision Globus PayDox 1S: Document Boss-CASE EUPHRATS MOTIV

Ugrađeni alati

pogledajte priložene datoteke

Mijenjanje priloga

Rad s nacrtima dokumenata /- /- /-

Tablica 3. Rad s dokumentima

Prema razvoju funkcije "Pretraživanje i analiza informacija", lideri su takvi EDMS kao što su: Efrat, Delo i DocsVision. Posljednje pozicije zauzimaju 1C, Directum, GlobusProfessional (Tablica 4).

PRETRAGA I ANALIZA INFORMACIJA Directum DocsVision Globus PayDox 1S:Documentoo

Pretraga atributa (pretraga po detaljima dokumenta)

Pretraživanje zadataka i uputa (uključujući rokove, izvođače, kontrolore)

Pretraživanje cijelog teksta uzimajući u obzir morfologiju ruskog jezika /- /- /- /- /-

Izvođenje različitih vrsta pretraživanja u jednom upitu /-

Tablica 4. Pretraživanje analize informacija

Tablica 5. Informacijska sigurnost

SIGURNOST INFORMACIJA Directum DocsVision Globus PayDox 1S:Documento

podrška razne načine ovjera /- /- /- /- /- /- /-

Dodjela korisničkih prava

Dodjeljivanje prava korisničkim grupama

Podrška za korisničke uloge

Prema razvijenosti funkcije "Informacijska sigurnost" prednjače Boss-Referent, Eufrat, Delo i DocsVision. Na posljednjim pozicijama: 1C i Globus Professional (Tablica 5).

Na temelju analize može se izdvojiti nekoliko EDMS-a s najvećom funkcionalnom opremljenošću. Tu spadaju: Eufrat, koji je neupitni lider, također Delo i DocsVision. Od 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox istaknuli su se nedovoljnom funkcionalnom opremom. Ostatak EDMS-a zauzeo je srednju nišu.

Zaključno, možemo reći da je EDMS neophodan u suvremenom svijetu i da je njegovo stalno usavršavanje također važan kriterij. Elektronički sustavi za upravljanje dokumentima dobro su poznati na ruskom tržištu. Danas je njihova implementacija postala raširena i dosegla vrhunac produktivnosti. Daljnji rast

tržištu moguća je ne zbog rasta broja korisnika ECM-a, već zbog poboljšanja njihove funkcionalnosti. Danas su među glavnim razlozima zamjene postojećih rješenja problemi s performansama, nedostatak funkcionalnosti, visoki troškovi razvoja i podrške postojećeg rješenja, zatvoreni kod platforme, nezgodno sučelje, problemi s teritorijalnom distribucijom i integracijom, kao i vezanje na zastarjeli softver i hardverske platforme.

Bibliografija:

1. Mansurova N.A., Veselov P.S. Preduvjeti i faze implementacije sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima za mala i srednja poduzeća / / Ekonomska istraživanja 2010 br. 1 - str. 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Upravljanje elektroničkim dokumentima u sustavu izobrazbe i usavršavanja stručnjaka // State and općinska vlast. Znanstvene bilješke SKAGS-a. 2009. br. 4. S. 66-75

3. [Elektronički izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Elektronički izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Elektronički izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Khasheva I. A. Praksa korištenja informacijskih i komunikacijskih tehnologija u pružanju javne službe// Državno i općinsko upravljanje. Znanstvene bilješke SKAGS-a. 2009. broj 4. S. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Elektroničke tehnologije u državno-političkom i sustavnom upravljanju poslovima aparata: procjena preduvjeta // Državno i općinsko upravljanje. Znanstvene bilješke SKAGS-a. 2009. br. 1. S. 56-61.

8. [Elektronička građa]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Najnoviji članci

2022-03-20 06:19:03
Plan proizvodnje poduzeća: što je to?
2022-03-14 22:16:45
Licenca salona za tetoviranje
2022-03-09 19:16:05
Za početnike: uzgoj brojlera kod kuće Kuhana voda za brojlere

Popularni članci

Izbor urednika

2022-01-23 12:56:25

crteži brigantina (bez naslova)
Osnovni podaci o jahti Ukupna dužina (s pramčanim spritom), m 10,00 Ukupna duljina trupa, m 8,65 DWL duljina, m 7,00 Ukupna širina (sa...
2022-01-18 11:39:17

Licenciranje aktivnosti
U Rusiji je za određene vrste poslovnih aktivnosti potrebna dozvola ili licenca. Sve na spisku...
2022-01-13 15:41:32

Vlastiti kućni posao Kontekstualno oglašavanje za webmastera
Danas želim razgovarati o načinima unovčavanja stranice, tj. ne razmotrite sve moguće mogućnosti zarađivanja novca na internetu (već sam pisao o njima), naime ...
2022-01-03 14:59:18

Proljev u brojlera: uzroci i što učiniti?
Uzgoj zdravog, produktivnog potomstva tovnih pilića u moći je svakog farmera. Ali za to nije dovoljno posjedovati veliku stoku, morate biti u mogućnosti ...
2021-12-29 20:06:11

Elektronička knjižnica Instituta svjetske književnosti Ruske akademije znanosti
Jedna od prvih i najpopularnijih elektroničkih knjižnica na ruskom jeziku, otvorena je 1994. godine. Autori i čitatelji svakodnevno popunjavaju knjižnicu na ...