Fișa postului de arhivar – prevederi generale. Fișa postului unui arhivar Fișa postului unui arhivar bancar

Ce este un arhivar?

Un arhivist (arhivist) este un angajat al arhivei sau, într-un sens mai larg, un custode al documentelor. Fondul arhivistic al Rusiei include atât arhive de stat, cât și non-statale; în acest caz, cele de stat pot fi împărțite în:

• la arhivele federale;
• arhivele subiectelor Federației;
• arhivele diferitelor departamente.

Datorită faptului că multe documente însoțitoare activitate antreprenorială orice organizație (rapoarte fiscale, comenzi, documente contabile, documente de birou etc.) necesită păstrare pentru o anumită perioadă de timp; companiile private pot solicita și un specialist care să organizeze activitatea arhivei și să sistematizeze fluxul documentelor din aceasta. Exact asta face un arhivar.

Astfel, el poate fi angajat atât al unei instituții de stat (bugetare), cât și al unei întreprinderi private. În special, arhiviștii sunt destul de solicitați în asigurări și companiile financiare, bănci, întreprinderi de stat. Această diversitate are un efect vizibil asupra cercului responsabilitatile locului de munca specialist, și deci asupra conținutului fișei postului în fiecare caz concret.

Structura și conținutul fișei postului unui arhivar

Descrierea postului Arhivarul nu trebuie doar să respecte structura standard adoptată în afaceri pentru astfel de documente, ci și să ia în considerare cerințe profesionale la angajat și specificul muncii organizației pentru al cărui angajat este întocmit.

O descriere tipică a postului pentru un arhivar ar putea arăta astfel:

Nu-ți cunoști drepturile?

1. Documentul începe cu note privind aprobarea și aprobarea fișei postului, precum și semnăturile persoane responsabileși datele (aprobare și aprobare), introduse în casetele corespunzătoare din colțul din dreapta sus al primei pagini.
2. Urmează secțiunea „Dispoziții generale”, care include cerințe privind vârsta și aptitudinile profesionale ale angajatului. Prevederile generale includ și informații despre locul în care se află funcția de arhivar în structura de personal a companiei, adică se clarifică cui raportează angajatul, ce fel de angajați îi aparține funcția de arhivar (tehnic, managerial etc.). Această secțiune enumeră actele legislative și documente interne organizații cu care angajatul trebuie să fie familiarizat și, de asemenea, să stabilească regulile de angajare, concediere și înlocuire a angajatului în timpul absenței.
3. Urmează o secțiune care descrie responsabilitățile și drepturile postului arhivarului. Aceasta este cea mai importantă secțiune a documentului care necesită un studiu atent: nu este suficient să enumerați responsabilitățile tipice ale postului inerente unui arhivar - trebuie să le faceți ajustări ținând cont de specificul activității organizației și, de asemenea, să le includeți în sfera obligațiilor funcții care pot corespunde profesiei, dar pe care salariatul va trebui să le îndeplinească în procesul muncii. În ceea ce privește drepturile oficiale, ele înseamnă gama de competențe care decurg din îndatoririle oficiale și oferite salariatului pentru executarea lor promptă.
4. Următoarea secțiune discută responsabilitățile arhivistului pentru neîndeplinirea corectă a sarcinilor sale. Atentie: gradul de responsabilitate nu poate depasi limitele specificate legislatia muncii.
5. Fișa postului se termină cu un loc pentru note (date și semnăturile angajaților) care indică familiarizarea cu documentul.

Cerințe tipice pentru un arhivar

Poți obține specialitatea de arhivist urmând cursul „Managementul documentelor” (“Arhiv Science”) sau „Arhival Science”. De asemenea, puteți beneficia de formare prin cursuri de scurtă durată oferite, de exemplu, de bursa de muncă. Certificatul de absolvire a unor astfel de cursuri este una dintre principalele cerințe pentru un candidat la postul de arhivar.

Alte cerințe care permit angajatorului să aleagă un specialist potrivit dintre candidații pentru postul de arhivar includ:

1. Un anumit nivel de educație. Pe lângă faptul că dețin un certificat de calificare ca arhivar, unii angajatori pot solicita acest lucru institutii de invatamant pe care candidatul la post trebuie să-l absolve. Așadar, pentru unii, va fi suficient un învățământ gimnazial sau gimnazial de specialitate, pentru alții să fie mulțumiți de un învățământ superior incomplet, iar pentru alții va fi nevoie doar de un specialist în managementul documentelor care a absolvit o instituție de învățământ superior.
2. Experienţă.
3. Vârstă. O anumită limită de vârstă poate fi discutată în cazul în care se caută un specialist pentru funcția de șef al arhivei sau altul poziție de conducereîn domeniul organizării arhivelor la o întreprindere.
4. Cunoașterea documentației de reglementare referitoare la chestiuni de arhivă.
5. Cunoștințe de calculatoare, inclusiv programele de birou necesare.

De asemenea, unui specialist în domeniul afacerilor arhivistice i se poate cere să:

• capacitatea de a lucra cu echipamente de birou;
• abilități de a lucra cu cantități semnificative de informații;
• Limbajul corect oral și scris;
• alte aptitudini determinate de specificul muncii unei anumite întreprinderi.

Responsabilitățile postului unui arhivar

Cerc funcțiile postului Un arhivist ar trebui să includă în primul rând acele responsabilități care sunt direct legate de specializarea sa profesională, deoarece tocmai din cauza acestor abilități speciale este angajat un angajat. În plus, fiecare angajator este liber să includă în munca salariatului responsabilități și alte funcții de muncă, diferite de cele standard, care pot fie să corespundă aptitudinilor profesionale ale salariatului și să fie doar ușor ajustate în conformitate cu specificul și caracteristicile muncii organizației, fie poate să nu aibă legătură cu specializarea sa.

Responsabilitățile tipice ale unui arhivar includ:

1. Organizare si management managementul arhivelor la întreprindere (atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic).
2. Recepția și înregistrarea documentelor primite în arhivă.
3. Stocarea documentelor arhivate.
4. Participarea la compilare cerințele de reglementare privind contabilitatea și utilizarea documentației de arhivă.
5. Asigurarea accesului angajatilor la arhiva, emiterea documentelor de arhiva solicitate.
6. Realizarea raportului.
7. Mentinerea documentelor contabile si de raportare (reviste, registre etc.).

Responsabilitățile postului care nu sunt legate de competențe care pot fi incluse într-o descriere a postului includ:

1. Diverse cerințe de conformitate organizațională reglementările muncii In organizatie.
2. Responsabilități legate de menținerea locului de muncă și a camerei de arhivă în ordine corespunzătoare (de exemplu, menținerea securității la incendiu).
3. Obligațiile de a coopera și de a interacționa cu diverse departamente organizatii.

Elaborarea și adoptarea unei fișe de post pentru un arhivar

Procedura de creare a fișei postului pentru un arhivar poate fi împărțită în următoarele etape:

1. Elaborarea unui proiect de document. Acest lucru este realizat de obicei fie de către angajații departamentului în care specialistul va trebui să lucreze, fie de către angajații unui departament special, ale cărui responsabilități includ, printre altele, elaborarea diferitelor instrucțiuni.
2. Aprobarea documentului. Proiectul de fișă a postului trebuie convenit cu toate serviciile interesate. De obicei, acestea includ:

• structura în care va lucra specialistul (în cazul nostru, aceasta este o arhivă sau un departament de arhivă la o întreprindere);
• Departamentul legal;
• serviciul de personal.

Aprobarea instrucțiunilor de către conducerea organizației. Versiunea finală a documentului, după acordul cu toți specialiștii, este prezentată spre semnare directorului întreprinderii pentru aprobare.

O fișă de post aprobată la o întreprindere este utilizată, de regulă, până când cerințele privind condițiile de muncă sau gama de responsabilități ale unui specialist se modifică. În concluzie, vă invităm să vă familiarizați cu fișa postului unui arhivar disponibilă pe site-ul nostru.

DESCRIEREA POSTULUI

arhivar

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Această fișă a postului definește responsabilități funcționale, drepturile și responsabilitățile arhivistului „____________” (denumită în continuare „Organizația”).

1.2. Arhivarul este numit în funcție și eliberat din funcție în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al șefului Organizației.

1.3. Arhivirul raportează direct Organizației _____________.

1.4. O persoană care are o calificare inițială este numită în funcția de arhivar educatie profesionala fără cerințe pentru experiență de muncă sau secundar (complet) educatie generalaȘi antrenament special conform programului stabilit fără prezentarea cerinţelor de experienţă în muncă.

1.5. Arhivarul trebuie să știe:

de reglementare acte juridice, regulamente, instrucțiuni, alte materiale de orientare și documente privind managementul arhivistic la întreprindere;

Procedura de primire și depunere a documentelor la arhivă, păstrarea și utilizarea acestora;

Unit sistem de stat munca de birou;

Procedura de întocmire a descrierilor documentelor de depozitare permanentă și temporară și a actelor de distrugere a documentelor;

Procedura de înregistrare a fișierelor și pregătirea acestora pentru stocare și utilizare;

Procedura de menținere a înregistrărilor și raportare;

Structura organizatiei;

Fundamentele organizării muncii;

Reguli de exploatare a mijloacelor tehnice;

Fundamentele legislației muncii;

Reglementări interne ale muncii, reguli și reglementări privind protecția muncii.

1.6. În perioada de absență temporară a arhivistului, atribuțiile acestuia sunt atribuite ____________.

2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE

2.1. Arhivarul îndeplinește următoarele atribuții:

2.1.1. Realizează lucrări de arhivă în cadrul Organizației.

2.1.2. Organizeaza stocarea si asigura siguranta documentelor primite in arhiva.

2.1.3. Primește și înregistrează depozitele primite de la diviziuni structurale documente completate prin munca de birou.

2.1.4. Participă la elaborarea listelor de cazuri, verifică corectitudinea formării și execuției la transferarea lor în arhivă.

2.1.5. În conformitate cu regulile actuale, criptează unitățile de stocare, sistematizează și plasează fișiere și ține evidența acestora.

2.1.6. Întocmește inventare sumare ale unităților cu perioade de depozitare permanente și temporare, precum și acte de transfer de documente pentru depozitarea de stat, pentru radierea și distrugerea materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat.

2.1.7. Efectuează lucrări pentru a crea un aparat de referință pentru documente, asigură căutarea comodă și rapidă a acestora.

2.1.8. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă.

2.1.9. Monitorizează starea documentelor, promptitudinea restaurării acestora și respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora.

2.1.10. Monitorizează respectarea regulilor protecție împotriva incendiilorîn camera de arhivă.

2.1.11. Emite copii și documente de arhivă în conformitate cu solicitările primite, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă, întocmește date pentru raportarea activității arhivei.

2.1.12. Ia măsurile necesare pentru utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.

3. DREPTURI

3.1. Arhivarul are dreptul:

3.1.1. Solicitați și primiți materialele necesareși documente legate de activitățile arhivistului.

3.1.2. Intră în relații cu departamentele instituțiilor și organizațiilor terțe pentru a rezolva problemele operaționale activitati de productie, care este de competența arhivistului.

3.1.3. Reprezintă interesele Organizației în organizații terțe pe probleme legate de activitățile sale profesionale.

4. RESPONSABILITATE

4.1. Arhivarul este responsabil pentru:

4.1.1. Neîndeplinirea îndatoririlor sale funcționale.

4.1.2. Informații inexacte despre starea lucrării.

4.1.3. Nerespectarea ordinelor, instrucțiunilor și instrucțiunilor din partea șefului Organizației.

4.1.4. Neluarea măsurilor pentru a suprima încălcările identificate ale reglementărilor de siguranță, siguranța la incendiu și alte reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile Organizației și ale angajaților săi.

4.1.5. Neexecutarea disciplina muncii.

5. CONDIȚII DE MUNCĂ

5.1. Programul de lucru al arhivistului se stabilește în conformitate cu Regulamentul Intern al Muncii stabilit în Organizație.

5.2. Din cauza necesitatea de productie Arhivarul este obligat să plece în călătorii de afaceri (inclusiv locale).

6. DREPTUL DE SEMNĂTURA

6.1. Pentru asigurarea activității sale, arhivarului i se acordă dreptul de a semna documente organizatorice și administrative pe probleme cuprinse în responsabilitățile sale funcționale.

Am citit instrucțiunile ___________________/_________________/ (semnătură)

Fișa postului arhivarului oferă o explicație extinsă a parametrilor contractului de muncă, în special în ceea ce privește responsabilitățile postului angajatului. Fiind un document căutat în practica de afaceri, recomandat pentru utilizare de către Rostrud, instrucțiunea necesită o atenție deosebită la calitatea pregătirii sale.

Exemplu de descriere a postului pentru un arhivar

I. Prevederi generale

1. Arhivarul raportează șefului compartimentului de gestionare a evidențelor.
2. În cazul absenței temporare a unui specialist (examen medical, concediu, etc.), funcțiile sale de muncă sunt îndeplinite de un alt angajat selectat de șeful departamentului de management al biroului.
3. Un arhivar este angajat și eliberat din funcție de către conducerea șefului organizației, la recomandarea șefului compartimentului de evidență.
4. Un candidat pentru acest post trebuie să îndeplinească următoarele cerințe de calificare:
   • studii medii de specialitate în domeniul managementului documentelor sau al afacerilor de arhivă;
   • Cel puțin un an de experiență în lucrul cu arhive.
5. Arhivarul trebuie să înțeleagă următoarele aspecte profesionale:
   • legislația și reglementările industriei care reglementează procesul de păstrare a arhivelor;
   • reguli de funcționare sistem automatizat fluxul documentelor;
   • sistem de sortare a documentelor în funcție de diverși parametri;
   • standarde de acceptare a documentelor în arhivă;
   • standarde pentru stocarea documentației în arhivă;
   • reguli de manipulare a echipamentelor de birou și informatice necesare arhivării, precum și a programelor relevante;
   • reguli de ținere a evidenței documentelor stocate și de întocmire a certificatelor asupra acestora;
   • reguli pentru conversia fișierelor pe hârtie în baze de date electronice;
   • reguli de verificare a corectitudinii documentației;
   • calendarul lucrării principale cu documente;
   • procedura de acces al personalului la categorii de dosare de arhivă;
   • procedura de radiere și lichidare a documentelor;
   • standardele de muncă și disciplina.
6. Arhivarul se concentrează pe:
   • legile actuale;
   • standarde de profil;
   • prevederile prezentei instrucțiuni;
   • documentele relevante ale organizației.

II. Responsabilitati

Arhivarul este responsabil pentru următoarea gamă de probleme :

1. Asigurarea securității documentației arhivate.
2. Găsirea documentației stocate în arhivă la cererea legitimă a angajaților.
3. Traducerea documentelor în formular electronic, folosind programul corespunzător al organizației.
4. Întocmirea rapoartelor necesare privind documentele de arhivă.
5. Participarea la intocmirea unui inventar al documentelor disponibile.
6. Control asupra radierii și distrugerii documentelor necesare.
7. Structurarea documentației stocate conform parametrilor specificați.
8. Interacțiunea cu alți angajați pe probleme legate de lucrul cu documente.
9. Monitorizarea respectării confidențialității în zona documentației stocate.
10. Încărcarea de copii ale documentelor în retea locala organizatii.
11. Participarea la crearea unui director accesibil public al documentației arhivate.
12. Monitorizarea stării documentelor din arhivă.
13. Eliberarea de copii ale documentației stocate la solicitarea angajaților.
14. Participarea la elaborarea opiniilor de specialitate cu privire la valoarea documentelor relevante.
15. Monitorizarea respectării regulilor de securitate la incendiu în arhivă.
16. Asigurarea ordinii și curățeniei la locul de muncă.

III.Drepturi

Arhivarul are următoarele drepturi:

1. Semnează documente în limitele autorității tale.
2. Faceți sugestii pentru a îmbunătăți starea de fapt în arhivă.
3. Obține de la ceilalți angajați informații necesare pentru munca în curs de desfășurare.
4. Informați conducerea despre problemele problematice observate în lucrare.
5. Solicitați managerilor să mențină condițiile necesare pentru o muncă de înaltă calitate.

IV.Răspunderea

Arhivarul este responsabil în următoarele cazuri :

1. Pentru neîndeplinirea lor functiile muncii- in forma specificata in legislatia si regulile organizatiei.
2. Pentru dezvăluirea informațiilor interne - în limitele definite în părțile relevante ale legii.
3. Pentru încălcări ale legilor și reglementărilor comise în timpul îndeplinirii activității lor - în conformitate cu secțiunile legislației în vigoare.
4. Pentru prejudiciul cauzat angajatorului din vina acestuia - în limitele specificate în părțile relevante ale legii.

FIȘIERE

Opțiuni de compunere a documentului

În standardele actuale dreptul muncii Nu există instrucțiuni pentru întocmirea fișelor postului. Ca ghid, puteți folosi adecvat standarde profesionale, recomandat pentru utilizare prin articolele 195.1-195.3 din Codul muncii. Pentru profesia de arhivist, puteți folosi standardele unui funcționar (07.002) și al unui specialist arhivă (07.009). Deoarece aceste standarde profesionale sunt în mare parte de natură consultativă, angajatorii își pot adapta conținutul pentru a se potrivi, ținând cont de caracteristicile lor.

• O parte comună.
• Responsabilitatile unui specialist.
• Drepturile sale de muncă.
• Răspunderea pentru încălcări.

Dacă angajatorul este companie mare, concentrându-se pe formalizarea relațiilor sale cu angajații, apoi se pot adăuga și alte părți:

• Caracteristicile relațiilor oficiale.
• Conditii de munca pentru un specialist.
• Parametrii prin care sunt evaluate rezultatele muncii sale.

Atenţie! Formatarea instrucțiunilor trebuie să respecte standardele documentației oficiale. Trebuie să conțină data scrierii, detaliile de bază ale companiei angajatoare etc. Se recomandă tipărirea lui pe antetul oficial al companiei.

Sectiunea generala

O parte introductivă dedicată descrierii aspectelor de bază ale activităților angajatului. Contine:

• procedura de angajare și concediere a acestuia;
• procedura de înlocuire temporară a acestuia;
• aptitudinile pe care trebuie să le posede;
• standardele de calificare.

Abilitățile necesare, educația și experiența specialistului trebuie să asigure îndeplinirea funcțiilor postului, care sunt descrise în partea următoare.

Atenţie! Deoarece instrucțiunile sunt considerate un supliment la contract de muncă, parametrii descriși în secțiunile sale nu trebuie să contrazică conținutul prezentului acord sau să depășească limitele acestuia.

Responsabilitati

Deși responsabilitățile primare ale unui arhivist se schimbă rareori, funcțiile secundare pot varia semnificativ în funcție de diferite companii. Pe lângă menținerea unei arhive, unui specialist i se poate încredința traducerea lucrărilor în formă electronică, participarea la examinările documentelor etc. Toate aceste diferențe sunt determinate de specificul întreprinderii angajatoare: dimensiunea acesteia, structura organizationala, domeniul de activitate și alți factori.

În mod tradițional, obligația angajatului de a respecta regulile de disciplină a muncii și de securitate (tehnică) la incendiu este prescrisă separat.

Atenţie! Dacă angajatorul are mulți angajați cu propriile fișe personalizate de post, se recomandă aprobarea unui regulament separat care prescrie algoritmul pentru acceptarea, ajustarea și alte acțiuni ale acestora.

Drepturi

Iată o listă cu drepturile pe care le are un specialist. Această listă nu trebuie să o copieze pe cea prevăzută la art. 21 TK. Mai degrabă, această listă poate fi considerată drept drepturi suplimentare acordate de către angajator specialistului. Deci, aici puteți prescrie posibilitatea de a primi anumite beneficii pe cheltuiala angajatorului.

Responsabilitate

Lista încălcărilor și sancțiunilor este prescrisă într-o formă generală. O anumită responsabilitate a angajatului apare numai după finalizarea procedurilor administrative și legale, eventual chiar finalizate în instanță. În această secțiune, puteți extinde lista de încălcări menționând responsabilitatea pentru nerespectarea termenelor, ignorarea parametrilor de manipulare a documentelor etc. În general, această parte joacă mai degrabă un rol disciplinar, încurajând angajatul să fie mai atent la sarcinile sale.

Fișa postului, după redactarea sa inițială, trebuie demonstrată specialiștilor relevanți. De obicei, acest proces implică un avocat, un angajat serviciul de personalși șeful departamentului relevant. După luarea în considerare a ajustărilor acestora, documentul este trimis șefului organizației. Specialistul însuși obține acces la acesta în timpul angajării sale. Pentru a pune în vigoare instrucțiunea, aceasta trebuie să fie semnată de toate părțile: specialistul însuși, directorul organizației, precum și alte persoane care au participat la pregătirea acesteia.

CEO

SA „___________”

_______________ ___________.

___ __________ 20__

Fișa postului arhivar Nr. __

Dispoziții generale

1. Un arhivar aparține categoriei specialiștilor tehnici.

2. În funcția de arhivar este numită o persoană care are studii profesionale primare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform unui program stabilit fără cerințe de experiență în muncă.

3. Numirea în funcția de arhivar și eliberarea din aceasta se face prin ordin director generalîntreprinderi la recomandarea șefului departamentului de personal.

4. Arhivistul trebuie să știe:

• Acte juridice de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și documente privind gestionarea arhivelor la întreprindere.
• Procedura de primire și depunere a documentelor la arhivă, păstrarea și utilizarea acestora.
• Un sistem de stat unificat de evidență.
• Procedura de întocmire a descrierilor documentelor de depozitare permanentă și temporară și a actelor de distrugere a documentelor.
• Procedura de înregistrare a fișierelor și pregătirea acestora pentru stocare și utilizare.
• Procedura de ținere a evidențelor și de întocmire a rapoartelor.
• Structura întreprinderii.
• Bazele organizării muncii.
• Reguli de funcționare a echipamentelor tehnice.
• Legislația muncii.
• Reglementări interne ale muncii.
• Reguli si regulamente de protectie a muncii, securitate la incendiu, salubritate industriala.

5. Arhivarul în activitățile sale este ghidat de:

Reglementări privind arhiva.

Această descriere a postului.

6. Arhivistul raportează direct șefului departamentului resurse umane.

7. În lipsa arhivistului (vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al directorului general al întreprinderii, care răspunde de buna executare a acestora.

8. Persoanele care au promovat un control medical, instrucțiuni introductive și inițiale privind protecția muncii și siguranța la incendiu și care au Grupa 1 la securitatea electrică au voie să lucreze ca arhivar.

9. Arhivareste obligat să aibă grijă de securitatea și sănătatea personală, precum și securitatea și sănătatea persoanelor din jur în timpul efectuării oricărei lucrări; prudență la deplasarea pe teritoriul portului fluvial, în clădirea administrativă și în camera de arhivă.

10. Arhivarul nu trebuie să atingă părțile sub tensiune, firele, cablurile și echipamentele electrice sub tensiune cu mâinile sau obiectele sale.

11. Lucrările peste 1 metru se efectuează utilizând scări sau scări portabile deservite, testate și instalate în siguranță, folosirea diferitelor obiecte (scaune, butoaie, cutii) în acest scop este interzisă.

12. Scarile trebuie sa aiba pantofi de cauciuc pe snur. Este interzisă efectuarea oricărei lucrări de pe o scară susținută de un alt muncitor.

14. Asigurați stivuirea stabilă a documentelor de arhivă pe rafturile de sus.

15. Formarea unui teanc de documente de arhivă pe nivelurile superioare nu trebuie permisă pentru a evita prăbușirea acestora.

16. Este interzisă tragerea documentelor de arhivă de pe rafturile adiacente în timp ce se află pe o scară sau scară; de asemenea, scoateți documentele de pe rafturile superioare în timp ce sunt în partea de jos pentru a evita prăbușirea lor.

17. Nu blocați pasajele cu diverse documente de arhivă și alte obiecte.

Responsabilitati

Principalele sarcini ale arhivistului sunt:

1. Asigurarea selectării, organizării, achiziționării, utilizării și siguranței documentelor acceptate în arhivă (inclusiv documentele în scopuri practice completate prin documente).

2. Crearea unui aparat de referință pentru ei.

3. Întocmirea și transferul la timp în stocarea de stat a documentelor întreprinderii generate în activitățile organizației.

4. Monitorizarea formării și înregistrării cazurilor în activitatea de birou a diviziilor organizației.

2. Pentru a îndeplini sarcinile de mai sus, arhivistul:

1. Organizează depozitarea și asigură siguranța documentelor primite în arhivă.

2. Acceptă și înregistrează documentele primite spre depozitare de la diviziile structurale, finalizate cu lucrări de birou.

3. Participă la elaborarea nomenclatorului dosarelor, verifică corectitudinea formării și executării acestora la transferarea în arhivă.

4. În conformitate cu legislația în vigoare, criptează unitățile de stocare, sistematizează și plasează fișiere și ține evidența acestora.

5. Întocmește inventare sumare ale unităților de depozitare permanentă și temporară, precum și acte de transfer de documente pentru depozitare de stat, de radiere și distrugere a materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat.

6. Efectuează lucrări pentru a crea un aparat de referință pentru documente, asigură căutarea comodă și rapidă a acestora.

7. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă.

8. Monitorizează starea documentelor, oportunitatea restaurării acestora și respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora.

9. Monitorizează respectarea regulilor de securitate la incendiu în incinta arhivei.

10. Eliberează copii și documente de arhivă în conformitate cu solicitările primite, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă, întocmește date pentru raportarea activității arhivei.

11. Participă la lucrările de examinare a valorii documentelor de arhivă, participă la inventarierea efectuată în compartiment.

12. Ia măsurile necesare pentru utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.

13. Dacă este necesar, pregătește date pentru raportarea activității arhivei.

14. Planifică-ți ziua în mod rațional.

Drepturi

Arhivarul are dreptul:

1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.

2. Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.

3. În limitele competenței dumneavoastră, informați șeful departamentului de personal despre toate deficiențele din activitățile întreprinderii (divizii structurale, lucrători individuali), identificate în procesul de îndeplinire a drepturilor și îndatoririlor lor oficiale și fac propuneri pentru eliminarea acestora.

4. Solicită personal sau în numele șefului departamentului de personal de la șefii de departamente ai întreprinderii și de la alți specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

5. Să solicite conducerii întreprinderii să acorde asistență în îndeplinirea atribuțiilor și drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului, precum și să creeze condiții adecvate pentru asigurarea funcționării normale.

6. Ajustați-vă activitățile de muncă în funcție de circumstanțe în schimbare.

Responsabilitate

Arhivarul este responsabil pentru:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare.

2. Pentru infractiunile savarsite in cursul desfasurarii activitatii lor - in limitele determinate de legislatia administrativa, penala si civila in vigoare.

3. Pentru a provoca daune materiale- in limitele determinate de legislatia in vigoare.

4. Arhivarpoartă responsabilitatea personală pentru încălcarea cerințelor prevăzute în prezenta instrucțiune în conformitate cu legislația în vigoare, șiresponsabil personal pentru acțiunile acestora în ceea ce privește respectarea cerințelor tehnice și de securitate la incendiu.

5. Pentru asigurarea materială completă pentru siguranța bunurilor de valoare care i-au fost încredințate.

Cerințe de calificare

1. Un arhivist trebuie să aibă studii profesionale primare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform unui program stabilit fără cerințe de experiență în muncă.

Cerințe de siguranță în situații de urgență

1. În caz de urgență, informați imediat supervizorul imediat, administrația sau conducerea portului și acționați în conformitate cu instrucțiunile acestora.
2. În cazul unui accident, opriți imediat munca și raportați incidentul supervizorului dvs. imediat.

De acord:

_______________________

_______________________

_______________________

_______________________

I. Prevederi generale

1. Un arhivar aparține categoriei specialiștilor tehnici.

2. În funcția de arhivar este numită o persoană care are studii profesionale primare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform unui program stabilit fără cerințe de experiență în muncă.

3. Numirea în funcția de arhivar și eliberarea din aceasta se fac prin ordin al directorului întreprinderii la recomandarea conducătorului arhivei.

4. Arhivistul trebuie să știe:

4.1. acte juridice de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și documente privind managementul arhivistic la întreprindere.

4.2. Procedura de primire și depunere a documentelor la arhivă, păstrarea și utilizarea acestora.

4.3. Un sistem de stat unificat de evidență.

4.4 Procedura de întocmire a descrierilor documentelor de depozitare permanentă și temporară și a actelor de distrugere a documentelor.

4.5. Procedura de înregistrare a fișierelor și pregătirea acestora pentru stocare și utilizare.

4.6. Procedura de ținere a evidențelor și de întocmire a rapoartelor.

4.7. Structura întreprinderii.

4.8. bazele organizării muncii.

4.9. Reguli de funcționare a echipamentelor tehnice.

4.10. Legislația muncii.

4.11. Reglementări interne ale muncii.

4.12. Reguli si regulamente de protectie a muncii, protectia impotriva incendiilor.

5. Arhivarul în activitățile sale este ghidat de:

5.1. Reglementări privind arhiva.

5.2. Această descriere a postului.

II. Responsabilitatile locului de munca

1. Sarcinile principale ale arhivistului sunt:

1.1. Asigurarea selectării, organizării, achiziționării, utilizării și siguranței documentelor acceptate în arhivă (inclusiv documentele în scopuri practice completate prin documente).

1.2. Crearea unui aparat de referință pentru ei.

1.3. Pregătirea și transferul în timp util la stocarea de stat a documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse generate în activitățile organizației.

1.4. Exercitarea controlului asupra formării și înregistrării cazurilor în activitatea de birou a diviziilor organizației.

2. Pentru a îndeplini sarcinile de mai sus, arhivistul:

2.1. Organizeaza stocarea si asigura siguranta documentelor primite in arhiva.

2.2. Primește și înregistrează documentele primite pentru depozitare de la diviziile structurale care au fost finalizate prin lucrări de birou.

2.3. Participă la elaborarea nomenclatorului cazurilor, verifică corectitudinea formării și executării acestora atunci când sunt transferate în arhivă.

2.4. În conformitate cu legislația în vigoare, criptează unitățile de stocare, sistematizează și plasează fișiere și ține evidența acestora.

2.5. Întocmește inventare sumare ale unităților cu perioade de depozitare permanente și temporare, precum și acte de transfer de documente pentru depozitarea de stat, pentru radierea și distrugerea materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat.

2.6. Efectuează lucrări pentru a crea un aparat de referință pentru documente, asigură căutarea comodă și rapidă a acestora.

2.7. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă.

2.8. Monitorizează starea documentelor, promptitudinea restaurării acestora și respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora.

2.9. Monitorizează respectarea normelor de protecție împotriva incendiilor în incinta arhivei.

2.10. Emite copii și documente de arhivă în conformitate cu solicitările primite, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă, întocmește date pentru raportarea activității arhivei.

2.11. Participă la lucrările de evaluare a valorii documentelor de arhivă.

2.12. Ia măsurile necesare pentru utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.

III. Drepturi

Arhivarul are dreptul:

1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.

2. Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.

3. În limitele competenței sale, informează șeful arhivei despre toate deficiențele din activitățile întreprinderii (divizii structurale, angajați individuali) identificate în procesul de îndeplinire a drepturilor și îndatoririlor sale oficiale și face propuneri pentru eliminarea acestora.

4. Solicită personal sau în numele directorului de arhivă de la șefii de departamente ai întreprinderii și de la alți specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

5. Solicitați ca conducerea întreprinderii să acorde asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului.

IV. Responsabilitate

Arhivarul este responsabil pentru:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele determinate de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

3. Pentru cauzarea de prejudicii materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă în vigoare a Federației Ruse.