Опишете основните предимства на автоматизирането на бизнес процесите. Бизнес автоматизация: Как CRM, ERP и BPM могат да помогнат на вашата компания да расте. Бизнес процесът като ключ към успеха

Днес това е една от концепциите на тяхното управление, отличителна чертакоето е използването на информационни технологии. Той предвижда широко използване на компютри и софтуер и осигурява управление на информация, ресурси и действия с минимално или никакво човешко участие в тези процедури по принцип.
Основната задача, която се предвижда да бъде изпълнена проектиране на автоматизация на процеси- това е извеждане на показателите за качество на процесите на фундаментално по-високо ниво. Това се постига основно благодарение на факта, че основното предимство на автоматизирания режим пред ръчния е неговата по-голяма надеждност.

Което от своя страна допринася за:

Ръст в производителността;
- ускорение;
- по-евтино;
- повишаване на точността и стабилността.
Към днешна дата автоматизация на процеситев света се използва навсякъде - от координирането на най-сложните индустрии до извършването на покупки в супермаркетите. Посоката на компанията, както и нейният мащаб, в този случай не са фундаментални: автоматизацията буквално прониква във всяка от тях. И благодарение на използването на процесорния подход, единни принципи на автоматизация се прилагат към целия набор от процеси.

Принципи

Въпреки че автоматизацията на процесите има способността да се прилага върху различни нива, неговите принципи за всеки от тях, както и за всеки от процесите, са еднакви. Това обстоятелство създава условия за най-ефективно изпълнение на процесите, извършвани в автоматичен режим, и определя принципите на тяхното управление чрез автоматизация.
Тези принципи включват:
1. Последователност. В процес, който се управлява от автоматизация, всички операции трябва да бъдат координирани както взаимно, така и с неговите входове и изходи. Неспазването на това условие често води до неуспехи в изпълнението на задачата.
2. Интеграция. Процесът под контрола на автоматизацията трябва да може да се интегрира в цялостната система на организацията. В зависимост от нивото на автоматизация, такава интеграция може да се реализира по различни начини. Това обаче не променя същността на самия принцип, който остава непроменен. Целта на автоматизирането на всеки процес е да се осигури взаимодействието му с външната за него среда.
3. Независимост на изпълнение.

Всеки процес, реализиран чрез автоматизация, трябва да се изпълнява без човешко участие или с ниво на контрол, упражняван от оператора, сведено до минимум. При условие, че процесът е изпълнен правилно, човешка намеса в него не трябва да има.
Заслужава да се отбележи, че принципите, изброени по-горе, могат да бъдат значително детайлизирани в зависимост от вида на процесите и нивото на автоматизация.

По този начин автоматизацията на производствените процеси предвижда такива принципи като:

Приемственост;
- специализация;
- пропорционалност и др.
Нива
Автоматизацията на процесите е необходимо условиеподкрепа за управление на компанията, засягаща всички нива на йерархията й, като нивото на автоматизация се определя в съответствие с нивото на управление. Има три основни нива на управление:
- оперативни;
- тактически;
- стратегически.
Въз основа на описаната по-горе класификация се разграничават следните нива на автоматизация:
1. Нивото на изпълнителите. Характерни процеси за него са тези, които се извършват редовно. Тяхната автоматизация работи за постигане на оперативни цели (например изпълнение на един от производствените процеси), поддържане на зададените параметри (например автопилот на самолет) и поддържане на желания режим на работа (например температурни индикатори на котела).
2. Нивото на управление на производството. В този случай целта на автоматизацията е правилното разпределение на задачите между процесите, които са по-ниски в йерархичната стълба. Пример за това е внедряването на производствено и сервизно планиране, както и процеси за управление на ресурсите, документация и др.
3. Нивото на управление на предприятието. Автоматизацията, извършена на това ниво, решава проблеми, свързани с анализа и прогнозирането. Основната му цел е да допринася за ефективната работа на най-високото ниво в йерархията на предприятието във финансово-икономическата сфера.
Що се отнася до внедряването на автоматизация на процеси на всяко от горните нива, това е възможно чрез използването на системи като:

- CRM - система за управление на взаимоотношенията с клиентите;
- OLAP - аналитична обработка в реално време;
- ERP - управление на ресурсите на предприятието.

Всяка от системите за автоматизация може да бъде приписана на един от трите основни типа:

1. Неизменен. По време на процеса зададената последователност от действия не подлежи на корекции.
2. Програмируем. В зависимост от използваната програма и характеристиките на процеса, последователността от действия може да варира. Изборът на желаната последователност зависи от набора от инструкции, от които се ръководи системата.
3. Самоконфигуриране. Необходимите опции за решаване на проблема могат да бъдат избрани по преценка на системата по време на работа. Промяната на тяхната последователност и условията на изпълнение се извършва чрез наблюдение на хода на процеса.
Тези видове автоматизация на процеси могат да се използват отделно или като част от комбинирана система: всичко зависи от ситуацията.

Видове

Според разположението на предприятията в преработвателната верига природни ресурси, всички те могат да попаднат в една от трите категории.
Първият е "миньорите" и производителите на суровини. Като пример, ето представители селско стопанствоили въглеводородната индустрия.
Вторият е тези, които преработват първо добитите суровини. Тази категория включва производители на автомобили, предприятия, занимаващи се с производство на електроенергия, стомана, електроника и др.
Третият са представители на сектора на услугите: развлечения, медицински, образователни, финансови и други институции и институции.
За всяко предприятие, независимо към коя от описаните групи принадлежи, има общи категории процеси, свързани с тяхната дейност.

Тези процеси са:

1. Бизнес. Или бизнес процеси, както още ги наричат. Тяхната задача е да осигурят ефективно взаимодействие както в рамките на предприятието, така и с различни външни заинтересовани страни (потребители на стоки или услуги, доставчици на продукти, регулаторни органи и др.). Типични бизнес процеси са всички видове планиране, маркетинг и счетоводство, както и дейности за контакт с клиенти.
2. Проектиране и разработка. Такива процеси включват събиране и анализ на първоначална информация, изпълнение на проекта, осигуряване на контрол върху неговото изпълнение и др.
3. Производство. Всички процеси за изпълнение на производството на стоки или услуги трябва да бъдат причислени към тази категория. Същото може да се каже и за процесите, свързани с различни видовепланиране, доставка, обслужване и др.
4. Мониторинг и анализ. Събирането и обработката на данни, свързани с изпълнението на процеси, е основната задача на процесите в тази категория. Примери - осъществяване на контрол на качеството на стоки или услуги, управление, запаси.
Който иска да се запознае с примери за различни техническо заданиеза автоматизиране на фирмени подсистеми, можете да ги разгледате и закупите в онлайн магазин Управление на качеството.

Стратегия

Като трудна и доста времеемка задача, автоматизацията на процесите изисква стриктно спазване на определена стратегия, което допринася за повишаване на ефективността на операциите и получаване на значителен брой очевидни ползи.
За да се формира стратегия, процесът трябва:
1. Разберете. Въз основа на внимателно проведен анализ можете да получите най-пълната картина на процеса, до най-малките детайли. Така че трябва да получите данни за неговите входове и изходи, последователността на операциите, наличието на комуникация с други процеси, състава на неговите ресурси и т.н.
2. Опростете. Това може да стане чрез премахване на операции, които нямат стойност. Някои операции могат да се комбинират, да се извършват паралелно и т.н. Тук е добре дошло всичко, което е най-рационално - например подобряването на технологията за реализиране на процеса или пълната му подмяна.
3. Автоматизирайте. Към тази точка трябва да се пристъпи едва след като предишната е завършена. Причината за това е проста: колкото по-опростен е процесът, толкова по-лесен е за автоматизиране и толкова по-стабилен и ефективен ще бъде.

Предимства

Практиката го показва автоматизация на процеситев по-голямата част от случаите допринася за осезаемо подобряване на качеството както на продуктите, така и на управлението на тяхното производство. При прилагането на управлението на СУК позволява на компанията да подобри качествените показатели на своята работа. Въпреки това, преди да приеме окончателно решениепо отношение на въвеждането на автоматизация, препоръчително е да се запознаете с основните му предимства.
И така, основните предимства на автоматизацията на процесите са:
1. Ускоряване на изпълнението на операции, които се повтарят. Автоматиката в процеса на своята работа не е подложена на умора, което гарантира безпроблемната й работа, независимо от продължителността на дейността. В допълнение, той изпълнява задачи от същия тип много по-бързо от човек.
2. Подобряване на качествените показатели за изпълнение. Основната причина за това е липсата човешки фактор, което помага да се намали броят на различни видове грешки в пъти.
3. Подобрена точност на управление. Благодарение на приложените информационни технологии, количеството данни за процеса може да бъде много голямо, което допринася за по-точното изпълнение.
4. Възможност за едновременно изпълнение на няколко задачи. Паралелното решение на такива действия с помощта на автоматизация значително увеличава производителността, без да прави компромис с точността и качеството.
5. Повишаване скоростта на вземане на решения в ситуации, които са типични. Това предимство гарантира, че няма несъответствия в следващите етапи на процеса.

Когато автоматизацията може да не е оправдана

Трябва обаче да се има предвид, че в някои ситуации използването на автоматизация на процеса не е оправдано. Това е възможно, когато:
1. Извършваните действия са твърде сложни технологично или икономически.
2. Продуктът е с къс кръговат на живота. В случай, че продуктите бъдат създадени и пуснати на пазара възможно най-бързо или търсенето им ще бъде краткотрайно, автоматизацията може да се окаже по-малко рационална от ръчното изпълнение на процесите.
3. Изделията са единични, ръчна изработка от майстора.
4. Търсенето на даден продукт е обект на прекомерни колебания. Това обстоятелство води до промени в обемите на продукцията, което прави използването на автоматизация неоправдано.
Във всеки случай, преди да вземете окончателно решение относно целесъобразността на използването на автоматизация, трябва да се извърши най-задълбочен анализ, за ​​да се изключи възможността за неправилно направено заключение.

Какво е автоматизация на бизнес процесите на предприятие?Това е способността да се освобождават ресурси, да се реагира своевременно на промените на пазара, бързо да се вземат решения и да се планират по-нататъшни действия. Това е важно за всяка организация, която ще расте и се развива съвременни условияжестока конкуренция и постоянна многозадачност. Това е част от успеха, без това трудно ще постигнете резултати. Остава да разберем как внедряването ще се отрази върху подобряването на представянето на компанията.

Какво е

Често ръководството на предприятието полага големи усилия, за да се придвижи към постигането на целта и да повиши ефективността на колективната работа на персонала. Те осъзнават колко много зависи от ясното и координирано изпълнение на функциите на всеки служител в цялата организация.

Опитът на един отдел да изпълни своята част от задачата, без да взаимодейства с други отдели, носи повече вреда, отколкото полза. Служителите се стремят да се справят със задачата, без да мислят за разрешаването на проблема или постигането на обща цел - в резултат на това получават няколко различни, лошо изпълнени части от едно цяло.

Автоматизираните бизнес процеси позволяват на работниците да визуализират собствената си роля в създаването на крайния продукт. Това носи положителна динамика, защото хората ясно виждат какво ще се случи в крайна сметка, ако действат заедно.

Автоматизацията може да се прилага във всяка област на организацията. Наред с поставянето на цели, това е HR, продажби, маркетинг, подготовка на единица продукция, дори сливане с малка компания.

За да постигнете оптимизация, трябва да създадете правилната основа:

Определете какви данни и материали са необходими за завършване на пълния производствен цикъл на единица продукция, осигурете тяхната наличност.

Създайте проверен алгоритъм без ненужни елементи, според който програма или човек ще работи през цялото време.

Определете предварително резултата, за който са изразходвани времеви ресурси и са положени усилия.

Процесът на управление на бизнеса е концепция за развитие на организацията. Основната му задача е да въведе автоматизация в управлението и да подобри ефективността на бизнеса.

Какво прави VRM:

изучава какво прави компанията, какво се случва вътре в нея;

търси несъответствия, трудности, забавяне на операциите, използването на ръчен труд, когато може да се използва механизиран или автоматичен;

търси начини за подобряване на всяко установено нарушение.

Използването на система за автоматизация на бизнес процесите на компанията позволява на организацията да бъде гъвкава и бързо да се адаптира към промените в бизнес средата. С тяхна помощ се идентифицират слабостите и уязвимите места на единиците и се избират начини за укрепване.

Това е частично или пълно прехвърляне на повтарящи се цикли и задачи под контрол. В резултат на това се освобождават време и финанси на служителите, повишава се производителността на труда и ефективността също става по-висока.

История на създаването

Терминът е използван за първи път от машинни инженери през 20-те години на миналия век. Първоначално се прилага само по отношение на етапите на производство, сега е преосмислен и използван много по-широко.

През 80-те години е разработен малко по-различен подход към теорията, подкрепен от икономически изчисления и компютърни технологии. По това време имаше копирни машини и печатарски машинии след това компютър. Още по-голям пробив беше постигнат с развитието на Интернет. Сега те се използват за разработване на оригинални подходи за автоматизиране на бизнес процеси, поставяне на нови задачи и тяхното решаване.

В съвременната бизнес среда тя се развива активно и за нея има необичайни сфериизползване. Така се оказва, че се постига оптимизация в много отдели. Това е възможно благодарение на разделянето на отделни етапи за внедряване и внедряване на разработките.

Основни насоки за развитие

По правило се извършва в 2 еднакво важни области:

Производствени бизнес процеси. В зависимост от дейността на компанията, това може да бъде продажба, комуникация с посетители, производство. Свежда се до директно увеличение на показателя - увеличаване на обема или качеството, рентабилността на предприятието като цяло.

Поддържащ. Не по-малко сериозна индустрия. Това включва отчетност, деловодство, счетоводство и други. Това не засяга пряко увеличаването на печалбите, но с помощта на автоматизацията става възможно да се намалят часовете и финансите, изразходвани за повтаряща се работа.

Цели и задачи на автоматизацията на бизнес процесите

Тази система има за цел да автоматизира всичко, което е бавно или лошо функциониращо, да премахне несъответствията и елементите, които забавят производството. Това може да бъде допълнителен заместител с минимален наборзадължения, без които документите отиват директно при директора и се решават бързо.

Това включва посредници трети страни, които забавят доставката до крайния потребител и начисляват такса за съхранение. Статистиката показва, че често е достатъчно да имате един доказан превозвач, отколкото много малки необвързващи компании, които могат да фалират в неочакван момент.

Такъв възпиращ елемент е старото оборудване, отдалеченият склад, липсата на допълнително обучение за нови служители, дори твърде дългата конвейерна лента влияе върху скоростта на производството и създава пропуснати ползи. Това е само част от оптимизацията.

Сред основните задачи са:

организиране на безопасно съхранение на информация и програмни елементи;

поддръжка за производителност на високо ниво;

бърза подготовка и печат на документи за доставчици, партньори, контрагенти от фактура до бизнес предложение;

формиране на отчет за състоянието на компанията за произволен период от време;

преразглеждане на финансовите разходи по отношение на служителите, повишаване на ефективността на използването на часовете на служителите чрез въвеждане на същия тип часове в автоматичен режим;

подобряване на качеството на обслужване на клиентите;

Примери и идеи

Така става възможно освобождаването на човешки и финансови ресурси, производителността на труда се увеличава, стратегията за развитие работи по-ефективно.

Повечето фирми не следват ясна последователност от действия. В резултат на това мениджърите са постоянно заети, никой не знае кога ще бъде завършен проектът и на какъв етап е днес, много задачи и служители за проверка се дублират. Оказва се, че всички са заети, а процесът е изключително бавен.

Но трябва да действаме по различен начин. Един мениджър трябва да побере в дневния планировчик толкова проекти, колкото реалистично може да изпълни. Целта му е да ги контролира, да наблюдава изпълнението им и да докладва за резултатите. Ако намалите повече върху него, тогава всички или някои от тях ще се влошат или по-бавно. Но в много организации една и съща задача се проверява от няколко души наведнъж.

Всички служители, които взаимодействат помежду си или с производството по някакъв начин, участват в бизнес процесите. Затова оптимизацията често започва от персонала.

Понякога процедурата помага да се установят дори прости, но отнемащи време задачи:

изчисляване на отстъпки;

водене на статистика;

обработка на входящи поръчки;

систематизиране на всякакви данни.

Има много истории за успехприложението му. Ако въвеждате материали или продукти за продажба в поръчки, тогава няма да има престой и претоварване на складове с един и същ вид стоки.

Основни предимства

Какво е необходимо - основното тук е да се установи ефективна работа, максимална възвръщаемост и печалби. Той не цели да замени или преразпредели служители, извършващи същия тип операции с роботи. Благодарение на оптимизацията, тези работници ще се отърват от ежедневните рутинни малки отчети и повтарящи се действия, които само предприемат работно времеи да им попречи да преминат към по-смислени, интересни или изследователски задачи.

Хората се координират по-добре съвместни дейности, защото работят заедно и чрез едни и същи програми. Консистенцията ще бъде по-висока, а резултатът по-точен. Все повече и повече организации, големи и малки, сега приемат автоматизация поради тези причини. Основни предимства:

действията на служителите ще бъдат по-координирани;

ще намалее броят на грешките, дължащи се на човешкия фактор;

ръчната рутинна работа ще бъде заменена с механична или автоматична машина и ще се ускори възпроизвеждането на цикли;

отвътре предприятието ще стане по-прозрачно и технологично напреднало;

ще се повиши качеството на изпълняваните задачи;

ще бъде по-лесно да се вземат решения за стандартни ситуации;

големият обем ще бъде по-лесен за работа.

Тенденции, технологии и опит в автоматизацията на бизнес процеси

Постепенно се появяват доказани пътища, движението по които води до увеличаване на печалбите и минимизиране на загубите. Един от тях е използването на специални Low-code платформи.

Такива програми позволяват на мениджърите да решават проблемите с развитието на бизнеса доста бързо. За тази цел са вградени няколко удобни потребителски инструмента. Могат да се използват за моделиране текущо състояниеи правете промени. Така че става реално радикално да се намали времето за внедряване на ИТ решения, които помагат на организациите да се адаптират към постоянно актуализирана среда.

Какви функции може да са необходими

Тъй като всички бизнес процеси обикновено се състоят от различни действия, извършвани от различни хора, софтуерът трябва да може да представя всички елементи в графична и визуална форма. Така персоналът разбира какво трябва да се направи и как. И ръководството търси къде да оптимизира.

Всички програми се нуждаят от интуитивни менюта и лесна употреба. Следователно способността за използване на софтуер от всеки служител е важна за средни и големи фирми, системи от съхранение в облака. Наличието на достъп тук се отваря навсякъде по света, без да е обвързано с конкретни компютри или таблети.

Софтуерът трябва да има известия за участниците в оптимизацията и възможност за изпращане на известия за завършен етап. Изисква се способност за управление на няколко бизнес процеса едновременно, водещи до обща цел. Така че въвеждането на отстъпки за групи стоки и паралелното отписване на баланси води до оптимизираща процедура и увеличаване на печалбите.

Контролът на достъпа работи отделно. Не всички служители се нуждаят от цялата аналитична информация едновременно, така че такива данни изискват отделно въвеждане по роля.

Как да автоматизирам бизнес

На първо място, разберете какво е необходимо. Когато печалбите спрат да растат, се появят чести и неприятни усложнения на прости процеси - време е да коригирате ситуацията. Важно е да не спирате и постоянно да се развивате, за да не изпреварват конкурентите. Повечето мениджъри започват процедурата с това, което отнема много часове и често е от един и същи вид: счетоводство и инвентарен контрол, управление на документи, маркетинг.

Как да започнете:

Облачни технологии. Ако компанията няма собствен сървър, тогава това страхотен начинза малкия и среден бизнес.

Междумашинно взаимодействие. Опциите между две различни машини или сложни бизнес процеси елиминират човешката грешка.

Обикновено се използва в големи организации за опростяване на обработката на бази данни.

анализ в момента. Постепенно софтуерът се развива и наблюдението на промените и отчетите става достъпно, когато е удобно. Това ви позволява да вземате бързи решения.

За да разберете как най-добре да автоматизирате вашето предприятие, трябва да се свържете с Cleverens. Компанията ще ви помогне да анализирате производството и да изберете по-добри начиниза оптимизиране на разходите и увеличаване на рентабилността.

Етапи на автоматизация на бизнес процеси

Има няколко последователни точки:

Подготвителен. Търсене и описание на съществуващи проблеми, броя на служителите, които ще използват програмите.

Анализ. Разработчиците изучават вътрешните разпоредби, провеждат интервюта с ръководители на отдели, определят реалната ситуация.

Изготвяне на ТЗ. Това е документ, който ще посочи всички нюанси и функционалност на бъдещия софтуер.

Подготовка на помещения. Всички места, където се въвеждат иновации.

Инсталиране и конфигуриране на системата. След това всичко се тества.

образование. За да бъде всичко създадено с причина, персоналът трябва да бъде обучен как да използва софтуера.

Преглед. Тук работниците тестват функционирането на автоматизацията под наблюдението на създателите.

Корекция. Редакциите се извършват по желание на клиента.

Въвеждане в експлоатация.

Ключови области и софтуер

Важно е да разберете, че трябва да подходите към задачата по цялостен начин и да се фокусирате не върху структурата на компанията, а върху процесите, протичащи в нея. Този подход ще направи бизнеса по-гъвкав, ще намали времето за реакция при внезапни затруднения и ще ускори създаването на крайния продукт. Всичко, което се случва в една организация, е индивидуално. Но основните разделения винаги са подобни.

контрол

бюджетен контрол;

сигурност на информацията и икономиката;

управление;

правна подкрепа.

Автоматизацията на бизнес процесите понякога изглежда като вълшебна пръчка. Но как да автоматизираме бизнес процесите по най-добрия начин? За да е аргументирана работата, да не се губят книжата, правилниците да помагат, екипът да действа като добре смазан механизъм?

В статията ще анализираме нюансите на изграждане и автоматизиране на бизнес процеси, ще разгледаме как да избегнем грешки, какви са целите и целите на автоматизирането на бизнес процесите и откъде да започнем. Ако мислите за подобряване на бизнес процесите и може би за въвеждане електронна системауправлявайки ги, прочетете внимателно статията. И вземете молив!

Три кита на хаоса в бизнеса: как да автоматизираме процеси, които не съществуват

Преди да говорим за това какви възможности отваря автоматизацията на бизнес процесите, нека помислим какви трудности срещате сега.

Трите лоши "стълба", които поддържат хаоса в бизнеса, са универсални. Най-вероятно и вие сте запознати с тях:

• Редовни грешки.Петров направи печатна грешка, Сидоров завери непроверен документ, Васечкина изпрати фактура с неверни данни. Такива грешки носят временни и финансови загуби, потрепване на очите и работа през нощта.
• Престой.Документът се одобрява една седмица, след това втората, работата си заслужава. Ключов служител е в отпуск или напуска, без да предаде случая.
• Общо объркване.Къде отидоха документите? Защо секретарката в купчината листове не забеляза спешния документ? Къде трябва да избяга специалист, когато клиент се свърже с него, ако не е на разположение правилният човек? Това объркване и тичане по коридорите с вързопи хартии е досадно и със сигурност не допринася за продуктивната работа.

Дори преди 10 години моделирането на бизнес процеси изглеждаше скъпо, отнема много време и следователно ненужно за повечето компании. Някои хора мислят така дори сега, след като са прочели ужасяващи истории за недовършени проекти и похарчени милиони или дори подход към автоматизацията от грешната страна. Но се оказа, че компаниите, работещи по автоматизация на бизнес процеси, растат по-бързо, преодоляват по-добре времената на криза и превъзхождат конкурентите. В такива компании служителите се чувстват по-комфортно, което създава правилната работна атмосфера в екипа. Примери са историите на Toyota, Amazon, McDonalds, както и нашите клиенти, чиито отзиви за автоматизация на бизнес процеси.

Днес способността за изграждане на бизнес процеси и знанието как да ги автоматизирате се превръщат във важно конкурентно предимство.

Бизнес процеси: какво автоматизираме, другари?

Понякога ръководството на компанията, заето със стратегически въпроси, се заблуждава: при нас всичко е наред. Но ако Петров знае, че при маркетингова задача трябва да се свържете с Иванова, това не е бизнес процес. Но конкретна карта на действие, която универсално описва стъпките, през които преминават служителите, за да постигнат определен резултат, това вече изглежда като бизнес процес.

Една схема на дейност, за да я наречем бизнес процес, трябва да вземе предвид три фактора:

1. Стабилността на описаните връзки:взема се предвид множеството избор на действия, преходи, условия.
2. Регулиране на действията по време на процеса:обаждания, писма, прикачени файлове, призиви, наблюдения.
3. Логично завършване:конкретна постижима цел.

Ясно моделиран бизнес процес ще ви позволи да видите резултата и да контролирате работата на всички етапи, за да предотвратите загуби и грешки „на нисък старт“.

В зависимост от появата на „тънки петна“ бизнес процесът се променя, коригират се неговите етапи и се гледа кои връзки са слаби. Ако имате затруднения с разработването на алгоритми, ние сме готови да ви помогнем. В крайна сметка развитието на бизнес процесите е подготовка за проекта за тяхната автоматизация.

Здраво ли е сърцето на вашия бизнес?

Свържете се днес и получете индивидуална оферта Бизнес процесите са сърцето на компанията. Как да разберете дали вашият бизнес е във форма? Свържете се с нас и научете как да извлечете максимума от бизнес процесите и да разгърнете пълния потенциал на вашата компания.

Поръчайте консултация

Основната цел на развитието на бизнес процесите е магическата трансформация на хаотично изплетени вериги от междуфирмени взаимодействия в подредени, последователни и разбираеми алгоритми. Нека има ред в работата, офиса, в съзнанието на служителите и в съзнанието на ръководителите!

Ури, къде е копчето? Цели на автоматизацията на бизнес процесите

Сега въпросът е: как да управляваме всичко това? Е, имате нужда от цял ​​щат от служители - да си държите пръста на пулса и внимателно да следите "тънките места", "слабите звена" и изпълнението на всичко, което трябва да бъде изпълнено!

Една четвърт от компаниите следват този път, разгръщайки отдели за качество, разширявайки управленския и секретарския персонал. Но много по-полезно е да се запитате как да автоматизирате бизнес процесите и да прехвърлите контролната функция върху тях в едно пространство. Такава система за управление на бизнес процеси ще бъде едновременно конструктор, механизъм за наблюдение и контролер, който дава сигнали, когато нещо не върви по план. Но за да работи „вълшебният бутон“, все още трябва да работите усилено.

Разбира се, целите на автоматизацията на бизнес процесите не са само удобен начин за контрол. В резултат на това използването на автоматизирана система за управление на бизнес процеси ще помогне:

• Организирайте редовни задачи.
• Минимизирайте човешкия фактор.
• Ясно разделени области на отговорност в процесите.
• Дръжте под контрол всички детайли на процеса.
• Включете в схемата за взаимодействие с клиента.
• Създайте единна ИТ инфраструктура с различни права за достъп.
• Спестете време, Ваше и Вашите служители.
• В резултат на това - да се спестят пари за управлението на компанията.

Както можете да видите, целите на автоматизацията на бизнес процесите са в много отношения същите като вашите!

Управление на бизнес процеси - система на една компания

За да стане още по-ясно, нека да разгледаме специфични функциисистеми за управление на бизнес процеси - "1C: Управление на документи 8" - на примери.

Ясно видяхме какво автоматизиран бизнес процессе различава от "напечатаното на коляното". Остава да разберем как да стигнем до това ниво на автоматизация.

Тайната съставка: Как да автоматизирате бизнес процесите без загуби

Вероятно сте чували истории за компания N, която имплементира супер система, бърка си в нея и плюе обратно към Excel. Това се случва, когато една компания срещне непредвидени трудности. Че служителите саботират необичайния начин на работа. Че уредените процеси по никакъв начин не се поддават на регулация. Че бюджетът за изпълнение е извън желания. Тогава самата система е тежка и неразбираема, но е необходимо „тук има бутон, натискам го и всичко работи“.

Мениджърите често забравят правилото: първият етап, от който се изгражда автоматизацията на бизнес процесите, са задачите. Системата за управление на документи има огромна функционалност, която може да задоволи изискванията и на най-капризния бизнес. Но първо тези изисквания трябва да бъдат представени.

Нашето изследване потвърждава, че 70% от бизнес трудностите възникват точно на етапа на определяне на изискванията и резултатите. Затова предоставяме първоначални консултации, както и предлагаме услугата предпроектно проучване. Тази стъпка помага:

• идентифициране на "тънки точки" в компанията,
• определи какви са целите система за автоматизация,
• разбере дали стандартната функционалност е подходяща за компанията или трябва да се направят промени,
• разберете какъв набор от функции ще бъде оптимален за бизнеса,
• определя кои процеси да се автоматизират на първо място и кои могат да бъдат отложени. Например областите, които забавят работата на цялата компания, трябва да бъдат приоритетни, дори ако работата по тях не е от най-лесните.

Правилното улавяне на системните изисквания и резултати е тайната съставка за успеха на един проект за автоматизация. Понякога на този етап става ясно, че има проблем с бизнес процесите. След това трябва да ги модифицирате или да изградите от нулата.

След като решихме задачите, които стоят пред автоматизацията на бизнес процесите, пристъпваме към формирането на екип по проекта и към изпълнението на проекта.

Искате ли да знаете какви резултати може да постигне вашият бизнес? Свържете се с нас за безплатна консултация- ще ви кажем!

Около термина "бизнес автоматизация" се разви доста голям броймитове, стереотипи и предразсъдъци. Например, че автоматизацията е необходима само за големи компании, а малките предприятия могат без нея. Или че системите за автоматизация са изключително скъпи и не е сигурно, че разходите някога ще се изплатят. За тази статия сме събрали въпроси, които предприемачите често задават за автоматизацията, и сме подготвили лесни за разбиране отговори.

Автоматизация на бизнеса - какво е това

Автоматизацията на бизнеса е преходът на една компания от трудоемки ръчни операции към използването на съвременни информационни технологии в оперативната работа. Автоматизацията означава и въвеждането на съвременни технологии там, където те изобщо не са били използвани преди.

В малките предприятия автоматизацията обикновено се използва в два случая:

• в основните бизнес процеси - това например може да бъде автоматизация на продажбите или автоматизация на взаимодействието с клиентите (това също е внедряване на CRM);
• в подпомагане на процеси, които не влияят пряко върху увеличаването на приходите, но са задължителни за бизнеса – например счетоводство и отчетност.

Съответно мотивите и целите на автоматизацията могат да бъдат различни - в първия случай е необходимо да се увеличи рентабилността на бизнеса, във втория - да се намалят времето и парите.

Какво представляват системите за автоматизация и как работят?

Системите за автоматизация са самите програми и услуги, които се използват за преминаване от ръчен труд към информационни технологии. С други думи, както комплексната ERP система, така и облачната услуга за онлайн магазин са система за автоматизация.

Всяка система за автоматизация се състои от два ключови елемента: събиране (въвеждане) на данни и предоставяне на събраната и обработена информация във вида, обема, формата, в който е необходима на мениджър или специализиран специалист.

Например, ако въведете информация за контакти с потенциални клиенти в системата, след това посочете на какъв етап са преговорите с всеки от тях, внимателно въведете данни за резултатите от преговорите и за извършените транзакции, след това в добра автоматизация система за управление на продажбите можете незабавно да получите "фуния за продажби", а с натрупването на някои статистики - и прогноза за продажбите, в зависимост от това колко интензивно са работили вашите мениджъри днес.

Колкото по-голям и по-сложен е бизнесът, толкова повече основна информация е необходима и толкова по-разнообразни и подробни трябва да бъдат окончателните отчети.

По подобен начин системите за автоматизация работят и за други процеси. Мениджърът може незабавно да получи информация за състоянието на нещата в компанията: колко пари има в сметките, колко дължите и колко дължите, каква е структурата на разходите и рентабилността на проекта, колко студени обаждания са направени по служители, каква е реалната ефективност на всеки ръководител и др.

Защо изобщо е необходима автоматизация, какво дава тя на компанията

Накратко, правилно внедрената автоматизация ви позволява да правите следното:

• ефективно подпомага оперативната дейност - организира счетоводството и контрола;
• бързо и коректно изготвяне на документи за клиенти, контрагенти и партньори - от търговско предложениепреди акта за помирение;
• да получават своевременно всякакви доклади за реалното състояние на дейността на компанията;
• оптимизират разходите за персонал, използват по-ефективно работното време и компетенциите на служителите, освобождавайки ги от рутинна работа;
• подобряване на бизнес процесите в компанията;
• минимизиране на негативното влияние върху бизнеса на „човешкия фактор“;
• сигурно съхранява информация - всеки служител работи само с данните, до които му е предоставен достъп;
• подобряване на скоростта и качеството на обслужване на клиентите.

AT малък бизнестези ефекти обикновено се забелязват след няколко седмици.

Какви бизнес процеси могат и трябва да бъдат автоматизирани

Обикновено автоматизацията започва с масивни трудоемки рутинни операции, с процеси, които оказват най-голямо влияние върху приходите и печалбата на компанията, или с най-проблемните области.

Първо, възможно е да се автоматизират задачи, които са много трудоемки или невъзможни за ръчно изпълнение - вземете предвид оборота на дребно, анализирайте движението на стоки, планирайте парични потоци, планират и отчитат работното време, изчисляват себестойността и др.

Второ, можете да автоматизирате работата на служителите, които извършват стандартни рутинни операции (телемаркетинги, логистици, мениджъри по продажбите и т.н.) или дори да премахнете определена работа от служителите (например да настроите автоматично синхронизиране на данни за наличността на стоки в склада и на интернет витрината).-магазин).

Трето, автоматизацията може да се използва за „почистване на къщата“ - поемане на контрол върху вземанията, инвентара, заетостта на служителите, спазването на стандартите за разговори и срещи с клиенти и др.

Не е необходимо да автоматизирате всички бизнес процеси наведнъж. Можете постепенно да увеличите автоматизацията във вашата компания, ако е необходимо. И създайте последователно единна система за управление.

Основното нещо е да запомните целите, за които е стартирана автоматизацията. Автоматизацията в името на автоматизацията е загуба на време и ресурси.

Как да изберем софтуерен продукт за автоматизация

Когато избирате система за автоматизация, можете да отидете по два начина: 1. Използвайте типичен (в кутия) продукт. 2. Разработване и внедряване на индивидуално софтуерно решение.

Стандартното решение е по-лесно за изпълнение и по-евтино. Но трябва да имате предвид, че не всеки типичен продукт може да бъде модифициран, за да отговаря на вашите задачи - в редица програми възможностите за персонализиране са силно ограничени или напълно изключени. Между другото, същото важи и за облачните услуги.

Изборът на конкретна програма е доста отговорен въпрос, ще е необходимо да се изработи доста значителен набор от информация. На пазара има много софтуерни продукти, всеки със своите характеристики и предимства. Трябва да получите отговори на следните важни въпроси:

• какви конкретни задачи и процеси се предвижда да бъдат автоматизирани;
• дали функционалността на системата отговаря на задачите, които ще трябва да бъдат решени с нейна помощ;
• възможно ли е да персонализирате системата за вашата бизнес практика;
• дали ще бъде възможно при промяна на бизнес процесите или бизнес условията бързо да се промени системата, без да се спира нейната работа;
• Колко проста и лесна е системата за използване?
• възможно ли е да се интегрира системата с други приложения или услуги;
• дали системата се поддържа от таблети, смартфони;
• кой и как ще техническа поддръжка;
• Колко струва внедряването и поддръжката?

За да отговорите на тези въпроси, препоръчително е да се консултирате с представители на доставчици (т.е. компании за разработка на софтуер). Ако е възможно, общувайте и с колеги предприемачи, които решават подобни проблеми; техният опит ще ви даде ценна информация, която ще ви помогне да направите избор в полза на конкретен софтуерен продукт.

Колко струва една система за автоматизация

Това е риторичен въпрос и на него няма еднозначен отговор. Колко струва един ремонт? Може да се направи за 100 хиляди рубли или може да се направи за милион, всичко зависи от площта на стаята, задачите, качеството на материалите и т.н. Цената на конкретно софтуерно решение също ще зависи от много променливи: какви задачи ще се решават с помощта на системата, типичен продукт ли е или персонализиран, какви ресурси ще са необходими за внедряване, колко работни места ще бъдат свързани към системата и т.н.

Цената на автоматизацията се състои от няколко компонента:

• цената на самата система (цената на кутията или наемните плащания - в случай на използване на "облачни" приложения);
• разходите за настройка на системата и обучение на персонала;
• разходите за редовна поддръжка.

Към това се добавят косвени разходи - например времето, прекарано от директора и ключовите потребители за участие в проекта.

Как протича внедряването на системата за автоматизация и докак да изберем изпълнител

Внедряването е процесът на адаптиране на софтуера към бизнеса и отчасти на бизнеса към софтуера.

За прости задачи или процеси „внедряването“ ще се състои само от инсталиране на софтуер на вашия компютър (или регистрация в „облачна“ услуга) и въвеждане на първоначална информация. Веднага след това можете да започнете издаване на документи, попълване на клиентска база или издаване на задачи.

За още предизвикателни задачи(например изчисляване на планираната доходност на поръчките към момента на сключване на сделката - за да не се работи на загуба), може да се наложи прецизиране на системата за условията и практиките, които са се развили в търговско дружество. Една добре подбрана система обикновено ще поддържа някакъв тип процес за такава задача. Но на практика всяка компания има собствена методика. Именно тази специфика ще трябва да бъде отразена в процеса на внедряване.

Изпълнението може да се извърши самостоятелно или да се поканят специалисти. Но не се надявайте, че изпълнителят ще направи всичко по възможно най-добрия начин без вашето участие; ключовите служители и ръководството на компанията ще трябва да участват активно в почти всички етапи, колкото по-дълбоко се потопите в процеса на изпълнение, успехът на проекта до голяма степен ще зависи.

Трябва да изберете партньор за изпълнение почти по същия начин, както екип за ремонт на апартамент. Наблюдавайте пазара и идентифицирайте фирми, чиито компетенции са достатъчни за решаване на вашите проблеми и чиито условия са оптимални по отношение на съотношението цена/качество. Желателно е вашият потенциален партньор да притежава сертификат за съответствие на системата за управление на качеството с международния стандарт ISO 9001:2008. Провеждайте срещи със специалисти от компании от този кратък списък (включително не забравяйте да говорите със служителя, който ще придружава вашия проект). Разгледайте портфолиото Специално вниманиеотносно това дали изпълнителят има опит в успешното внедряване на система за автоматизация във фирми, чиято специализация и предмет на дейност съвпадат с вашите. Също така е препоръчително да общувате с висшите служители на тези компании и да разберете тяхното мнение за вашия потенциален партньор - дали внедряването е било успешно, дали са доволни от резултатите от работата, добре ли е организирано гаранционното обслужване, какви трудности срещат те срещнаха и т.н.

Също така, когато избирате изпълнител, има смисъл да използвате принципа на пропорционалност: ако имате малка компания, тогава е препоръчително да правите бизнес с малка фирма- всички одобрения ще бъдат по-бързи, по-лесно ще се съгласуват спорни въпроси с равностоен партньор и др.

Какви са рисковете при внедряване на система за автоматизация

Разбира се, при внедряването на система за автоматизация съществуват определени рискове – от неспазване на срокове и надхвърляне на бюджета, до съпротива на персонала и необходимост от промяна на отделни бизнес процеси, за да отговарят на изискванията на системата. Но повечето от проблемите могат да бъдат избегнати, ако правилно идентифицирате задачите, които изискват автоматизация, наблюдавайте съществуващите по качествен начин. софтуерни продуктии внимателно подхождайте към избора на партньор за изпълнение. Също така, важно условие за успешното изпълнение на проекта е личното участие на първия човек на компанията / собственика на бизнеса, в този случай рисковете от „объркане“ са значително намалени.

Що се отнася до съпротивата на персонала, тук е много важно, от една страна, да се извърши висококачествена работа, за да се обяснят ползите и предимствата на автоматизацията за компанията и всички служители, а от друга страна, да се създаде силно чувство за неизбежност за всички служители, включително висшето ръководство. Ако има случаи на нарушаване на някои процеси, е необходимо да се сортират и премахнат препятствията по горещо преследване. Добър инструмент за внедряване е да възнаградите служителите за участие в проекта и за някои крайъгълни постижения, това ще помогне да се постигне лоялността на останалите членове на екипа.