Jedinstveni obrazac t 14

Zakon o radu Ruske Federacije obvezuje poslodavce da vode evidenciju o vremenu koje zaposlenici rade (članak 91. Zakona o radu Ruske Federacije). Za to je predviđen jedinstveni obrazac T-13 "Razbroj" (odobren Odlukom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 01.05.2004. N 1). Odražava podatke o pojavljivanjima i odsutnostima (iz različitih razloga) zaposlenika na poslu, kao i o količini vremena koje su stvarno radili. Zahvaljujući vremenskom listu, poslodavac može pratiti pridržavanje zaposlenika utvrđenog radnog vremena.

Ako većina zaposlenika radi u isto radno vrijeme, tada kadrovska služba (ili računovodstvo) organizacije može voditi jedinstveni raspored radnog vremena za sve zaposlenike. Ako odjeljci tvrtke rade na različite načine, tada svaki od njih može održavati vlastiti vremenski raspored. To radi ovlaštena osoba, a potom podatke prenosi kadrovskoj službi i/ili računovodstvu. Plaće zaposlenicima treba izračunati uzimajući u obzir podatke navedene u vremenskom listu.

Imajte na umu da primjena obrasca T-13 komercijalne organizacije nije potrebno. Tvrtka također može razviti vlastiti obrazac, ali ga mora odobriti voditelj (Pismo Rostruda od 14. veljače 2013. N PG / 1487-6-1, dio 4. članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. N 402 -FZ).

Popunjavanje obrasca T-13

Obrazac T-13 može se popuniti na dva načina: ili se u njega evidentiraju svi dolasci i izostanci zaposlenika metodom kontinuirane evidencije ili se samo odstupanja od opće utvrđenog načina rada (izostanci, prekovremeni rad i sl.) naznačeno. Za to se koriste posebni kodovi (Upute o bilježenju radnog vremena i nagodbama s osobljem za plaće, odobrene Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 1. svibnja 2004. N 1).

U stupcu 4 vremenskog lista dodijeljene su 2 ćelije za svaki datum u mjesecu: na vrhu se stavlja šifra koja označava prisutnost ili nedolazak zaposlenika, na dnu - količinu vremena koje je radio na taj dan. Ako je zaposlenik bio odsutan s posla (bio je na godišnjem odmoru, službenom putu i sl.), donja ćelija ostaje prazna.

Simboli – šifre – dani su na naslovnoj stranici obrasca N T-12. Postoje dvije vrste: abecedni i numerički. Poslodavac može koristiti jedno ili drugo prema vlastitom nahođenju. Na primjer, trajanje dnevnog rada označeno je oznakom "I" ili "01", osnovni godišnji plaćeni dopust označen je oznakom "OT" ili "09", a službeno putovanje označeno je oznakom "K " ili "06".

Ako se, osim podataka o izgledu i radnom vremenu, prema mišljenju poslodavca, u obrascu moraju navesti i drugi podaci, tada se vremenskom listu mogu dodati dodatni reci.

U svakoj organizaciji, vremenski list je obavezan. Pravila za oblikovanje ovog dokumenta, njegova svrha i gotov primjer koji se može koristiti kao uzorak - sve se to raspravlja u nastavku.

Glavna svrha

Planirano trajanje smjene i ukupan broj radnih dana u mjesecu će se gotovo uvijek razlikovati od sati i dana koji su stvarno odrađeni. Da bi se evidentirala činjenica, vodi se vremenski list: omogućuje vam prikupljanje svih podataka o radnom vremenu koje je stvarno odrađeno.

Svrha ovog dokumenta je dvojaka:

1. Dobijte informacije o cijelom radnom razdoblju.
2. Dobiti podatke o izostancima za isto razdoblje.

Takve informacije korisne su prije svega računovođi. Također, nekim će inspektorima biti potrebne informacije – odgovarajući opis dat je u tablici.

računovođa	obračun svih isplata koje je potrebno prenijeti zaposlenicima: plaća, regres, putni troškovi itd.
predstavnik Federalne porezne službe	inspektori su zainteresirani za ispravnost obračuna uplata i poreza od njih: često se tvrtka provjerava je li porezna osnovica podcijenjena
službenik FSS-a	radni sati su od interesa za fond u vezi s obračunom socijalnih naknada (primjerice za skrb o djeci)
inspektor rada	inspektore zanima jesu li povrijeđena prava radnika
Predstavnik Rosstata	zaposlenici Rosstata prikupljaju statističke podatke - na primjer, prema podacima s kartice izvješća, oni sastavljaju jedinstveni

Obrazac: prazan i uzorak

Svako poduzeće ima pravo koristiti i vlastiti uzorak i voditi evidenciju radnog vremena na posebnom obrascu. T-12. Možete uzeti kao osnovu upravo njegov oblik (naveden je u nastavku) i prilagoditi ga potrebama tvrtke.

Dokument se sastoji od 3 glavna dijela:

1. Naslovna stranica sadrži jedinstveni sustav šifri, koji označavaju, na primjer, dodatne slobodne dane (zbog prekovremenog rada), bolovanje, prekid rada zbog krivnje poslodavca itd. Svaka okolnost ima abecednu i numeričku šifru.
2. Drugi (tabelarni) dio je stvarni obračun radnog vremena. Provodi se svakodnevno (uključujući slobodne dane i praznike).
3. I treći dio također je prikazan u obliku tablice. Pruža informacije o isplati plaća (iznosi, sati i dani, stopa).

Ovako izgleda prazan obrazac T-12.

Uz obrazac T-12 postoji i obrazac T-13. Nedostaje mu zadnji (treći) dio – odnosno ovaj dokument je običan vremenski list za utvrđivanje radnog vremena, bez obračuna plaća. Gotov primjer dokument je prikazan u nastavku.

Red ponašanja

Ispravu vode posebno imenovani djelatnici: evidentiraju radno vrijeme za svaki dan. U pravilu, osoba odgovorna za ispravan dizajn je direktor strukturne jedinice (na primjer, odjel prodaje). Odgovornost može dijeliti i njegov zamjenik. Ako je tvrtka dovoljno velika, uvedu posebnu poziciju mjeritelja vremena, koji bilježi sve podatke.

U svakom slučaju, odgovorne osobe uvijek imenuje pročelnik, što je naznačeno odgovarajućom naredbom (besplatni uzorak) - na primjer, dokument prikazan u nastavku.

BILJEŠKA. Sve odgovorne osobe dužne su se upoznati s tekstom naloga te staviti svoj potpis i datum.

Općenito, poredak izgleda ovako:

1. Odgovorna osoba bilježi podatke za svaki dan.
2. Nakon popunjavanja (nakon mjesec dana), dokument se prenosi u kadrovsku službu.
3. Nakon kadrovske službe ulazi u računovodstvo.
4. Posljednji potpis ostaje kod voditelja ustrojstvene jedinice.

BILJEŠKA. Kada je dokument ispunjen i potpisan od strane svih odgovornih osoba, isti se arhivira i šalje u arhiv na čuvanje. Minimalni rok skladištenja je 5 godina. Ali ako se rad u poduzeću odvija u opasnim i štetnim uvjetima, vrijeme skladištenja je značajno povećano - najmanje 75 godina.

Kako ispuniti vremenski list: upute korak po korak

Prilikom popunjavanja koristi se jedinstven sustav označavanja. U evidenciji radnog vremena evidentira se odrađeno vrijeme prema pravilu „jedno radno mjesto namijenjeno je jednom radnom mjestu“. U obzir se uzimaju samo oni zaposlenici koji imaju ugovor o radu, uključujući interne honorarne radnike - za njih je, naime, potrebno dvaput prijaviti podatke.

Sljedeći zaposlenici nisu uzeti u obzir:

• radnici neslužbeno;
• vanjski partneri;
• radeći na temelju građanskog ugovora.

Postupak popunjavanja osigurava pravilan dizajn naslovne stranice i stvarnog tabelarnog dijela.

Naslovnica

Ovdje se bilježe sljedeće informacije:

1. Naziv tvrtke (dopuštena je kratka verzija, na primjer, Alpha LLC).
2. Kodovi za OKUD i OKPO.
3. Broj - tvrtka samostalno odabire sustav numeriranja. Na primjer, uobičajena je varijanta sekvencijalnog dodjeljivanja brojeva tijekom kalendarske godine.
4. Razdoblje izvještavanja - tj. mjesec s datumima početka i završetka održavanja dokumenta.
5. Datum sastavljanja odnosi se na zadnji dan nakon kojeg ga moraju potpisati svi odgovorni zaposlenici. Dokument se zatim prenosi u arhivu.

tablični dio

Ovdje morate ispuniti sve stupce:

Podaci o plaćama

Ako se vodi obrazac T-12, tada se popunjava i ovaj odjeljak. Ovdje se bilježe podaci uglavnom o 2 oblika plaćanja:

1. Sama plaća (označena 4-znamenkastim kodom 2000).
2. Plaćanja za dani odmora(označeno šifrom 2012).

Svi iznosi terete se s tzv. offset računa - bit će isti, bez obzira na vrstu plaćanja.

Kao i obično, radno vrijeme je fiksno uzimajući u obzir ukupan broj dana i sati.

Na kraju dokumenta svi ovlašteni djelatnici potpisuju se:

• osoba koja drži dokument (ako postoji)
• predstavnik kadrovske službe;
• voditelj Odjela.

Video upute za registraciju

Video komentar na punjenje:

Dodatni list

Postoji nekoliko slučajeva kada sam raspored radnog vremena nije dovoljan, jer računovodstvo uključuje popravljanje dodatne informacije. Zatim biste trebali izdati još jedan list:

1. Ako zaposlenik da otkaz sredinom mjeseca ili na početku. U tom slučaju svi stvarno odrađeni dani i sati bilježe se na dodatnom listu. I u obrascu unose "Otpušten" točno na datum kada je došlo do otkaza. Zatim se dokument predaje zajedno s dodatnim listom.
2. Također će biti potrebno kada zaposlenik nije radio, ali u isto vrijeme nije stupio u kontakt i nije obavijestio razloge svoje odsutnosti. Ako se nije pojavio (ili nije uzeo dokumente koji potvrđuju valjanost razloga), a došlo je vrijeme za predaju dokumenta, stavlja se šifra 30 (oznaka slova "NN").

U takvim slučajevima, bolje je napraviti sve oznake olovkom. Ako se kasnije ispostavi da je zaposlenik, na primjer, dobio bolovanje, treba staviti oznaku na šifru 19 (slovo "B").

Zbirno računovodstvo: značajke obračuna

Ako se normalni broj sati (8 sati dnevno i 40 sati tjedno) ne može poštovati, tada se ukupno stvarno odrađeno vrijeme utvrđuje kao jednostavan zbroj. Ovaj postupak postoji u poduzećima koja:

• rad 24 sata dnevno, u smjenama;
• koristiti fleksibilan raspored;
• organizirati metoda pomaka raditi.

Tada obračunsko razdoblje postaje glavni koncept. – kalendarski mjesec, 1 kvartal ili cijela godina. Određeni interval odabire se ovisno o karakteristikama poduzeća. Na primjer, ako se očekuje rad u opasnim i štetnim uvjetima, tada se kao osnova uzima razdoblje od 1 kvartala.

Ako tijekom bilo kojeg vremena zaposlenik nije obavljao rad na dobri razlozi, tada se ovo vrijeme ne uzima u obzir (tj. potpuno se isključuje).

Nestandardne situacije: što učiniti

U većini slučajeva vrlo je jednostavno sastaviti dokument, budući da se računovodstvo temelji na jedinstvenoj, jednakoj raspodjeli radnog vremena za svakog zaposlenika. Međutim, ovaj se postupak često krši zbog određenih okolnosti, na primjer:

1. Ako kolega zatraži slobodno vrijeme, a voditelj nema ništa protiv, tada se bilježe samo stvarno odrađeni sati (cijeli broj). Odsutnost se označava oznakom "I" ili dvama brojevima "01".
2. Ako je bolestan, onda stavljaju "B", a dno polja ostavljaju praznim. Naravno, prisutnost bolovanja obavezan je uvjet za takvu oznaku.
3. Ako je planirano, a zaposlenik ga je preuzeo prema dogovoru, u skladu s važećom procedurom stavlja oznaku "NV" (u digitalnoj verziji šifra "28"). Postoje trenuci kada su pravi razlozi odsutnosti privremeno nepoznati. Zatim možete staviti "NN", ali u slučaju razjašnjenja situacije odabire se odgovarajuća oznaka, a "NN" se precrtava.
4. Ako je kolega otišao na službeni put, označite "K". Kad se službeno vrati i započne svoje uobičajene dužnosti, stave slovo "I".

Kako napraviti promjene

Računovodstvo radnog vremena uključuje fiksiranje informacija koje se mogu promijeniti tijekom dana ili tjedna, stoga vremenski list također pruža mogućnost izmjena. Moraju se izvršiti prilagodbe kako bi odražavale stvarnu situaciju, čija je istinitost dokumentirana.

Tablica radnog vremena je dizajnirana za unos podataka o stvarnom vremenu koje su zaposlenici organizacija odradili. Moram reći da obrazac radnog vremena nije strogo obavezan - u načelu može biti proizvoljan, odnosno svako poduzeće može slobodno koristiti svoj vremenski list ako se pojavi takva potreba. Međutim, obrazac je razvijen i preporučen za korištenje od strane Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije i ima prednost.

DATOTEKE

Tko ispunjava vremenski list

Obrazac ispunjava ili zaposlenik kadrovske službe, ili voditelj ustrojstvene jedinice, ili mjerač vremena posebno angažiran za tu funkciju. Na temelju podataka unesenih u njega, stručnjaci računovodstvenog odjela obračunavaju zaposlenicima organizacije plaće i ostala plaćanja. Zapravo, evidencija radnog vremena jedan je od najvažnijih računovodstvenih dokumenata. A ako male tvrtke mogu bez toga, onda velika poduzeća obavezno je voditi takav vremenski list.

Ovisno o sustavu računovodstva osoblja usvojenom u poduzeću, vremenski list može se formirati ili jedan za sve zaposlenike organizacije ili se čuvati zasebno u svakoj jedinici.

Evidencija radnog vremena je redoviti dokument, odnosno svaki mjesec se mora sastaviti novi primjerak, tako da će redni broj radnog vremena biti jednak rednom broju mjeseca u kojem je izrađen. Razdoblje vremenskog lista pokriva sve dane u mjesecu.

Listu radnog vremena možete ispuniti elektronički i pismeno. No, nakon unosa svih potrebnih podataka, morat će se još isprintati za potpis odgovornih osoba.

Obrazac T-13. Značajke obrasca

Počnimo s obrascem T-13, koji se sada mnogo češće koristi za vođenje radnog vremena.

Jedinstveni obrazac T-13 ili elektronički vremenski list dobro je poznat zaposlenicima kadrovske službe. Nije jedini, ali definitivno najveći standardni način uzeti u obzir odrađene sate. Ako evidenciju vodite ručno, treba koristiti obrazac T-12.

Time sheet je poznati alat za praćenje prisutnosti zaposlenika. Obrazac T-13 omogućuje vam detaljno bilježenje razloga izostanaka, uključujući studentski dopust za vrijeme trajanja sesije, usavršavanje i nekoliko vrsta invalidskog dopusta. Rok za koji se popunjava dokument može biti kraći od 31 dana.

Popunjeni T-13 je osnova za obračun plaća.

Format za popunjavanje radnog vremena u T-13

Za razliku od proizvoljnih tablica sličnog sadržaja, T-13 sadrži podatke o poduzeću, uključujući oblik vlasništva i OKPO. Broj dokumenta stavlja se u skladu s interni zahtjevi na vođenje evidencije.

Na vrhu je također naznačen naziv odjela. Mora se imati na umu da voditelj ovog odjela (čak i ako ispunjavanje rasporeda radnog vremena nije dio njegovih ili njezinih dužnosti) treba potpisati ispunjeni obrazac.

Redoslijed zaposlenika utvrđuje se odlukom odgovorne osobe. Najčešće je sortiranje po abecedi, kao u našem primjeru, ali je moguća varijanta rasporeda po matičnom broju (kolona 3).

U koloni 4 stavljamo oznake po danima:

JA SAM- (nastup) radni dan,
NA- slobodan dan,
IZ- odmor,
RP- izlaznost na slobodan dan (radni dan),
Do- Poslovni put,
PC- obuka,
Na — studijski dopust uz poziv obrazovne ustanove,
B- bolovanje s bolovanjem,
T- neplaćeno bolovanje bez bolovanja.

Ispod oznake stavio sam broj odrađenih sati tog dana. U stupac 5 sažimamo broj I u retku i broj sati. Dobivamo 4 vrijednosti za 2 polovice mjeseca. U stupcu 6 sažimamo vrijednosti i dobivamo konačnu brojku za rad za mjesec.

Broj sati za V, OT, K, B i ostale predmete nije naveden u četvrtom stupcu. Da biste to učinili, postoje stupci 10-13.

Obračunavanje bolovanja, godišnjih odmora ili odsutnosti iz drugih razloga

Kodovi oznaka mogu biti različiti (na primjer, numerički). Zakonski nije propisan poseban format popunjavanja.

Oznaka X pokazuje da ne uzimamo u obzir ovaj dan: radi praktičnosti, mjesec je podijeljen u dva retka s nejednakim vrijednostima. Za mjesece koji imaju 30 dana (na primjer, studeni, stupac će izgledati ovako (radi praktičnosti, "nepostojeći" 31. broj označen je crvenom bojom):

T-13 za studeni

Analogno tome, T-13 se popunjava za posjete u veljači.

U stupce 7-9 upisuje se šifra plaćanja, broj dana i vrsta naknada. U našem primjeru, kodovi su:

• 2000 - Zajednički radni dan,
• 2300 - bolovanje (invalidnina),
• 2012 - odmor.

Alternativno rješenje

Neka poduzeća odobravaju malo pojednostavljenu verziju rasporeda radnog vremena bez detaljnog navođenja razloga za izostavljanje. U stupcu 4 navedena su samo 2 koda:

• JA SAM- radni dan,
• H- neradni dan.

Ova metoda može biti nezgodna jer ne bilježi bolovanje.

Posebni slučajevi

1. Kako ispuniti T-13 za zaposlenike koji sudjeluju na konferencijama i drugim edukacijama?

Ovisi o položaju poduzeća. Ti se dani mogu računati kao radni dani (I) ili se mogu računati kao napredna obuka (PC). Plata također može varirati.

2. Može li šifra I imati vrijednost veću od 8 sati?

Da. Može, ako postoji poseban nalog za produženo radno vrijeme. Prekovremeni sati mogu se označiti oznakom C.

3. Koja je razlika između T-12 i T-13 tablica radnog vremena?

Prvi je ručni obrazac za pohađanje nastave. drugo - elektronskim putem. Mnogi računovodstveni odjeli danas su prešli na T-13, jer se može automatski prikupljati pomoću posebnog programa.

Obrazac T-12

Prije svega, kao iu bilo kojem drugom dokumentu kadrovske evidencije, najprije morate unijeti pojedinosti o organizaciji u vremenski list: njezino puno ime s kodom OKPO (mora se uzeti iz dokumenata o registraciji), organizacijski i pravni status (IP , LLC, CJSC, OJSC), kao i strukturnu jedinicu (odjel) za koju se održava ovaj vremenski list (ako je potrebno).

Zatim u odgovarajući stupac trebate unijeti broj dokumenta za interni tijek rada, kao i naznačiti razdoblje izvješćivanja koje uzima u obzir ovaj vremenski list.

Brojčane i slovne šifre u vremenskom listu

Ovaj dio vremenskog lista uključuje abecedne i numeričke šifre koje se koriste za popunjavanje potrebnih podataka o zaposlenicima, kao i njihovo dekodiranje. Moraju se unijeti u glavni dio vremenskog lista kako bi se ukratko i jasno prikazalo vrijeme koje je jedan ili drugi zaposlenik stvarno proveo na radnom mjestu, kao i razlozi njegove odsutnosti s posla. U slučaju da specijalisti Odjel za osoblje potrebno je unijeti neke dodatne šifre u ovaj obrazac vremenskog lista, one se mogu izraditi samostalno i unijeti u ovu tablicu.

Obračun radnog vremena u T-12

Ovaj odjeljak u izvještaju je glavni - u njemu se vodi evidencija radnog vremena. Najprije morate unijeti serijski broj zaposlenika u prvi stupac ovog odjeljka, a zatim u drugom stupcu njegovo puno ime (po mogućnosti puno ime i patronim, kako ne bi bilo zabune i pogrešaka). U treći stupac trebate umetnuti Broj osoblja zaposlenika koji mu je dodijeljen tijekom radnog odnosa (pojedinačan je i ne ponavlja se).

Za svakog zaposlenika u kartici izvješća dodijeljena su dva retka - sadrže šifrirane podatke o prisutnosti ili odsutnosti na radnom mjestu svakog kalendarskog dana u mjesecu. Osim toga, potrebno je navesti i razlog nedolaska na radno mjesto ako je instaliran.

U gornjem retku nasuprot imena zaposlenika naveden je razlog, au donjem retku - broj stvarno odrađenih sati, a ako se zaposlenik nije pojavio na radnom mjestu, donja ćelija može ostati prazna.

Sljedeći korak je izračunavanje ukupnog broja stvarno odrađenih sati i dana za dvotjedna razdoblja, a na kraju tablice - rezultat izračuna za mjesec.

Istodobno, trebali biste pažljivo pratiti da se ukupan broj kalendarskih dana u mjesecu podudara s količinom rada, vikenda i praznika naznačenih za svakog zaposlenika.

Treba reći da ponekad osobe odgovorne za popunjavanje radnog vremena unose u njega samo one podatke koji se odnose na dane kada je zaposlenik bio odsutan s radnog mjesta. Međutim, ova opcija može dovesti do kadrovskih i računovodstvenih pogrešaka, pa je nije preporučljivo koristiti.

Datum i potpisi odgovornih osoba

Nakon popunjavanja radnog vremena, zaposlenik koji je odgovoran za to mora navesti svoje radno mjesto, kao i staviti potpis u odgovarajuće ćelije uz obavezni prijepis. Šef strukturne jedinice ili direktor poduzeća također mora odobriti raspored radnog vremena - također navodeći položaj i potpis s prijepisom. Zadnje što trebate staviti je datum popunjavanja vremenskog lista.

Svako trgovačko društvo i poduzetnik koji djeluje kao poslodavac, prilikom korištenja rada zaposlenika, mora voditi računa o njihovom radnom vremenu. Zakonodavstvo u te svrhe predviđa korištenje posebnog obrasca koji se naziva evidencija radnog vremena. Dužnost ispunjavanja je na odgovornim službenicima.

Zakon o radu Ruske Federacije utvrđuje da svaki poslodavac, bez obzira na oblik vlasništva, mora voditi evidenciju o radnim satima svojih zaposlenika. Zbog nedostatka vremenskih tablica predviđena je administrativna kazna i za samu organizaciju i za njezine odgovorne zaposlenike.

Time sheet je obrazac koji sadrži podatke o radnim danima za svakog zaposlenika, kao io nedolasku na posao iz dobrih ili loših razloga. To se može učiniti na dva načina:

1. Svi podaci o prisutnosti ili odsutnosti zaposlenika vode se svakodnevno.
2. Podaci se upisuju u vremenski list u slučaju odstupanja, tj. u odsutnosti, odsutnosti, kašnjenju i sl.

Na temelju podataka u ovom dokumentu izračunava se platni spisak svih zaposlenika tvrtke. Omogućuje vam kontrolu poštivanja radne discipline, kao i normu trajanja radnog tjedna, trajanje, obavljanje dužnosti vikendom.

Zakon utvrđuje 40-satni radni tjedan za petodnevni rad i 36-satni radni tjedan za šest dana. Uz sažeto računovodstvo, norma se može prekršiti, glavni uvjet je da odgovara određenom iznosu za izvještajno razdoblje, na primjer, tromjesečje.

Kada inspekcija rada dođe u poduzeće, glavni dokument koji traže je tablica radnog vremena. To je također glavni izvor za formiranje statističko izvještavanje za rad i osoblje.

Postupak korištenja vremenskog lista

Tabelarni prikaz je dodijeljen određenog zaposlenika, koju kontrolira voditelj njezine ustrojstvene jedinice. Unosi u raspored rada vrše se svaki dan.

Prema normama zakona, gospodarski subjekt ima pravo koristiti obrazac u obrascu T-12 ili T-13, koji je odobrio Rosstat. Prva opcija koristi se i za obračun razdoblja rada i za izračun plaća. Drugi dokument se može koristiti ako se odraz radnog vremena događa automatski.

Također, tvrtka može izraditi vlastiti dokument, uzimajući u obzir postojeće potrebe. Istodobno, mora sadržavati niz obveznih detalja. Programi za kadrovska evidencija sadrže jedinstvene oblike.

Dnevni list se može ispuniti ručno ili pomoću računala. U potonjem slučaju svi podaci se unose u program, a sam obrazac se ispisuje na kraju mjeseca.

U tom slučaju koriste se posebne oznake u izvješću. Oni su abecedni i numerički. Na primjer, rad zaposlenika unutar normalnog raspona odražava se slovom I ili šifrom 01. U dokumentu se prvo upisuje šifra, a zatim trajanje rada. Ne možete samo tako koristiti šifre, one se moraju ispuniti na temelju popratnih dokumenata ili na drugi način.

Timesheet odražava cijelo vrijeme, uključujući poslovna putovanja, godišnje odmore, bolovanja itd. Možete upisati šifru za vrstu naknade u timesheet, a to je četveroznamenkasti digitalni kod. Na primjer, šifra 2000 koristi se za plaće, 2010 za građanskopravne ugovore, 2012 za godišnji odmor i naknade, 2300 za bolovanje itd.

Zatvaranje vremenskog lista događa se zadnjeg dana u mjesecu ili sljedećeg dana. Odgovorna osoba ga dostavlja na ovjeru i potpis voditelju odjela, a zatim ga šalje u kadrovsku službu. Kadrovska služba provjerava podatke iz dostavljenog vremenskog lista s dokumentima o kadrovima. Nakon toga se evidencija radnog vremena šalje u računovodstvo na obračun plaća.

Pritom treba imati na umu da se evidencija radnog vremena provodi u dva dijela, od kojih je prva polovica mjeseca predviđena za obračun akontacije plaće, a druga polovica za obračun pune plaće na temelju rezultati mjeseca radili.

Obrađeni dokument polaže se u posebne mape, a na kraju godine predaje se u arhiv, gdje se može čuvati do pet godina. Ako tvrtka, u skladu s posebna procjena postoje štetni opasna stanja rada, takav se obrazac mora čuvati do 75 godina.

Popunjavanje uzorka radnog vremena

Imajte na umu da smo radi praktičnosti i bolje informativnosti primjera malo izmijenili vremenski list - neki redci su uklonjeni, a neki su dodani, dok opće značenje nije promijenjeno. Na kraju stranice možete preuzeti ogledne tablice radnog vremena u Excel formatu.

Morate početi ispunjavati od zaglavlja dokumenta. Ovdje je naveden puni naziv poduzeća i njegov kod prema imeniku OKPO, u sljedećem retku - za koju strukturnu jedinicu se sastavlja ovaj vremenski list.

Zatim se bilježi serijski broj dokumenta, datum sastavljanja, kao i razdoblje na koje se odnosi (obično kalendarski mjesec).

Nakon toga se popunjava glavni dio dokumenta.

Stupac 1 - broj po redoslijedu retka u ovoj kartici izvješća

Stupci 2 i 3 - Puno ime zaposlenik, njegov položaj, dodijeljeni broj osoblja.

U stupac 4 upisuje se dnevni nastup ili odsutnost radnika. Za svaki dan dodijeljene su dvije ćelije, jedna ispod druge - u gornjoj je naznačena šifra, obično u obliku slova ili brojke, u donju se upisuje broj odrađenih sati ili se može ostalo prazno.

Glavni kodovi za popunjavanje prisutnosti:

• I - ako je zaposlenik u cijelosti odradio radni dan.
• K - ako je zaposlenik na službenom putu.
• B - ovaj kod označava vikend i Praznici.
• OD - kada je radnik na glavnom godišnjem plaćenom odmoru.
• B - U slučaju bolesti zaposlenika (bolovanje) ili privremene spriječenosti.
• TO - ako je zaposlenik uzeo godišnji odmor bez plaće (na vlastiti trošak).
• P - dopust koji se odobrava radnici zbog trudnoće i poroda.
• OZh - dopust za njegu djeteta mlađeg od 3 godine.
• HH - u slučaju nedolaska zaposlenika na radno mjesto iz neobjašnjenih razloga. Možete ostaviti prazan prostor ili označiti ovu šifru dok se ne razjasni razlog nedolaska, ako su valjani, tada će biti potrebno upisati šifru koja odgovara razlogu.

Stupac 5 pokazuje koliko je dana i sati odrađeno za svaku polovicu mjeseca - dani na vrhu, sati na dnu.

U stupac 6 upisuju se isti podaci, ali za cijeli mjesec.

Stupci 7-9 koriste se za određivanje informacija namijenjenih obračunu plaća. Ako se za sve zaposlenike koji su uključeni u vremenski list koristi ista šifra plaće i odgovarajući konto, tada u zaglavlju ove tablice morate popuniti odgovarajuće istoimene stupce. Istodobno, stupci 7-8 izravno u retku zaposlenika ostaju prazni, a podatke trebate navesti samo u stupcu 9.

Ako se tijekom mjeseca šifre i računi zaposlenika razlikuju, tada se u stupac 7 upisuje digitalna šifra koja odgovara traženoj vrsti naknade. Nakon toga u stupac 8 potrebno je upisati broj računa prema Kontnom planu koji odgovara ovoj vrsti plaćanja. U stupac 9 upisuje se broj dana, odnosno sati koji su odrađeni za evidentiranu vrstu plaće.

Osnovne šifre plaća:

• 2000. - kod isplate plaća po standardnim ugovorima o radu i putnih naknada.
• 2010. - kod primanja po ugovorima građanskog prava.
• 2012. - ako je radniku isplaćen godišnji odmor.
• 2300 - kod isplate bolovanja i privremene nesposobnosti.

U stupce 10-13 upisuju se podaci o odsutnosti zaposlenika na radnom mjestu - ovdje je potrebno navesti šifru koja odgovara razlogu, kao i na koliko dana ili sati se odnosi.

U dnu lista s lijeve strane nalazi se prezime, funkcija i osobni potpis osobe koja ga je popunila. Nasuprot njemu s desne strane, dokument potpisuje šef odjela, prema kojem se sastavljaju vremenski list i zaposlenik kadrovskog odjela, s naznakom njihovih podataka. Ovdje je naveden datum potpisivanja svake od odgovornih osoba.

Nijanse

Dodatni list može se dodati glavnom vremenskom listu, koji se mora ispuniti za zaposlenika nakon njegovog otkaza. Na kraju mjeseca prilaže se općoj vremenskoj tablici u koju se unosi upis za umirovljenog zaposlenika "Otpušten".

Odsutnost zaposlenika s posla

Ako se zaposlenik nije pojavio na poslu iz nepoznatog razloga, tada u vremenskom listu u stupcu 4 morate staviti šifru „HH” ili „30” - „Odsutnost iz nepoznatih razloga”. Nakon što zaposlenik potvrdi razlog izostanka - bolovanje, izostanak itd., ispravljaju se tablice radnog vremena i šifra "HH" mijenja se u odgovarajući razlog izostanka.

Bolest tijekom odmora

Ako se zaposlenik razboli dok je u godišnji odmor te je po povratku s istog donio bolovanje, pri čemu su naznačeni dani bolovanja u kartonu označeni oznakom (B) umjesto označenih dana godišnjeg odmora (OT). U tom slučaju, godišnji odmor će se produžiti za vrijeme trajanja bolesti zaposlenika.

Odmor za vrijeme odmora

Ako je u skladu s proizvodni kalendar Praznici padaju na razdoblje godišnjeg odmora, na primjer, svibanjski praznici, tada ti dani nisu uključeni u godišnji odmor - umjesto njih treba unijeti šifru (B). Preostali dani također su označeni odgovarajućom šifrom (OD). Tako, na primjer, godišnji odmor može pasti na dan Rusije ako se uzima od 11. do 18. lipnja. U ovom slučaju 13. lipnja označen je šifrom (B).

Zakon o radu Ruske Federacije (članak 91) utvrđuje obvezu poslodavca da vodi evidenciju o radnom vremenu zaposlenika. Za ovo postoje unificirani oblici vremenski listovi za 2019. (TURV), odobreni Uredbom Državnog odbora za statistiku od 01.05.2004 br. 1. Korištenje ovih obrazaca nije obavezno, tako da poslodavac može razviti svoje. Najčešće se koristi obrazac broj T-13 koji se koristi u automatiziranoj obradi vjerodajnica. U nastavku se nalazi obrazac rasporeda radnog vremena za 2019. godinu.

Nalogom Ministarstva financija Ruske Federacije od 30. ožujka 2015. br. 52n odobren je obrazac OKUD 0504421 za korištenje od strane javnih tijela ( tijela vlasti), organi lokalna uprava, tijela upravljanja državnih izvanproračunskih fondova, državne (općinske) ustanove. Istom naredbom određen je postupak njegovog ispunjavanja i primjene. Nudimo vam da odaberete odgovarajuću i preuzmete tablicu radnog vremena (jednostavni obrazac).

Obrazac T-12

Obrazac T-13

Obrazac OKUD 0504421

Kako evidentirati odrađene sate

Za bilo koju duljinu radnog dana, bez obzira na utvrđene načine rada, radno vrijeme može se prikazati u računovodstvenoj tablici na dva načina:

• način kontinuiranog evidentiranja prisutnosti i odsutnosti s posla;
• evidentiranjem samo odstupanja (izostanci, prekovremeni sati i sl.).

Ako je duljina radnog dana (smjena) nepromijenjena, mogu se evidentirati samo odstupanja, jer uvjeti ugovor o radu ili interna pravila radni raspored utvrđuje se broj radnih sati za svaki dan rada.

U slučaju kada broj sati rada u različitim danima (smjenama) može biti različit, na primjer, kada se obračunavaju ukupni sati rada, treba koristiti metodu kontinuiranog evidentiranja. To će omogućiti, nakon završetka obračunskog razdoblja, identificirati moguće prekovremeni rad, kao i prilagoditi daljnje uključivanje radnika u rad u okviru utvrđene norme za ovu kategoriju radnih sati.

Oznake u vremenskom listu o razlozima izostanka, rad u načinu rada skraćeno radno vrijeme ili na inicijativu zaposlenika ili poslodavca, skraćeno radno vrijeme i sl. donose se na temelju uredno obavljenih dokumenata (potvrda o nesposobnosti za rad, potvrda o ispunjavanju državnog odn. javne dužnosti, pisano upozorenje o zastoju, prijava za rad s nepunim radnim vremenom, pisani pristanak radnika u slučajevima utvrđenim zakonom i sl.).

Kako ispuniti kalendar (list) radnog vremena za 2019

Prilikom sastavljanja potrebno je voditi se Uputama za primjenu i popunjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovu isplatu, odobrenih Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije od 05.01.2004 br. 1 (u daljnjem tekstu Upute). U ovom slučaju koriste se. Dakle, kada se prikazuje količina odrađenih sati, abecedni (Y) ili numerički (01) kod stavlja se nasuprot prezimena zaposlenika, a trajanje rada navedeno je u donjim redcima. Ako rad prema rasporedu pada noću, tada je moguće dopuniti obrazac stupcima kako bi se naznačili potrebni detalji.

Uzorak popunjavanja obrasca OKUD 0504421

Tko ispunjava vremenski list

Dnevni list, čiji prazan obrazac možete preuzeti gore, popunjava ovlaštena osoba. Ako se TURV za svaki odjel organizacije provodi zasebno, tada je preporučljivo, prilikom imenovanja odgovorne osobe, izdati nalog u kojem će se navesti položaj, prezime, ime, patronim zaposlenika odgovornog za sastavljanje vremena list za svaki strukturna jedinica, te osoba koja ga zamjenjuje za vrijeme njegove odsutnosti.

Uzorak naloga za imenovanje odgovorne osobe

Vikendi i praznici u izvještaju za 2019

Oni se odražavaju u skladu s, koji uzima u obzir sve utvrđene praznike i njihove prijenose u skladu s uredbama Vlade. Slobodni dani za različite kategorije zaposlenika razlikuju se ovisno o rasporedu rada koji im je postavljen. Knjigovodstvena šifra praznika u dokumentu može biti drugačija. Ovisi o tome kako organizacija plaća te dane i na kojoj osnovi su osigurani.

Slobodan dan u skladu s rasporedom zaposlenika označava se slovnom (B) ili brojčanom (26) oznakom. Ne utječe na visinu plaće.

Ako na inicijativu tvrtke zaposlenici dobiju dodatni dan odmora, a tvrtka im mjesečno smanji stopu rada, tada zaposlenici dobivaju punu plaću, a te dane tvrtka ne plaća. Za takve dane izvještajna kartica sadrži abecedni (B) ili numerički (26) kod.

Drugi slučaj određivanja dodatnog slobodnog dana od strane tvrtke je kada zaposlenici odu na slobodan dan, a tvrtka te dane plaća prema prosjeku. Ispada da zaposlenici za odrađene dane dobivaju plaću, a za dodatno plaćene slobodne dane - prosječnu plaću. Za takav slučaj, izvještajna kartica daje abecedni (OB) ili digitalni (27) kod.

Razdoblje čuvanja radnog vremena

Takva računovodstvena tabela je kadrovski dokument koji se odnosi na organizaciju rada, za koji je čl. 22.1. Zakona o arhivskom gradivu utvrđuje se poseban rok čuvanja, i to:

• pet godina od isteka godine u kojoj je sastavljen, ako je u rasporedu računan rad samo onih radnika koji rade u normalnim uvjetima rada;
• 50 godina od dana sastavljanja TDT-a, ako je uzeo u obzir rad zaposlenika koji se bave opasnim ili opasnim poslovima.

Računovodstvo i porezi

Na temelju podataka u tablici računovodstvo obračunava plaće i razne naknade. Ovi podaci utječu i na plaćanje poreza. Pogledajmo glavne rizike.

Prilikom prolaska poreznih kontrola, uključujući porez na dohodak, tvrtka mora pružiti pouzdane podatke o broju dana i sati rada svakog zaposlenika kako bi se potvrdila ispravnost obračuna. Ako se utvrde povrede, iznos poreza na dohodak naveden u izvješćima bit će priznat kao netočan, što će povlačiti za sobom izricanje kazni.

Iz zarade zaposlenika, organizacija, kao porezni agent, mora saznati je li ta osoba porezni rezident Ruske Federacije kako bi koristila ispravnu poreznu stopu pri izračunu. To je izvještajna kartica koja će moći potvrditi stvarnu lokaciju zaposlenika u zemlji. Posebno treba uzeti u obzir ovu značajku oni poslodavci koji šalju zaposlenike na poslovna putovanja u Bjelorusiju ili Kazahstan, jer ne stavljaju nikakve oznake u putovnicu građanina prilikom prelaska tih granica. U slučaju spora tvrtka će moći dokazati da je u cijelosti primijenila ispravnu stopu, obustavila i obračunala porez na dohodak.

Ispravno popunjavanje radnog vremena jamči tvrtki mogućnost FSS-a da izračuna troškove bolovanja, jer neće biti moguće službeno potvrditi broj odrađenih dana, koji su izuzetno važni pri izračunavanju ovih iznosa.