Upitnik za ispitivanje i sl. Predprojektno istraživanje: primjer provođenja, izvješće. Automatizirani sustavi projektiranja

Izradi projekta za novu zgradu, strukturu ili rekonstrukciju objekta nužno prethodi niz pripremnih mjera koje vam omogućuju da uzmete u obzir sve značajke i početne podatke strukture, zemljišna parcela i inženjerske komunikacije. Početna faza faze idejnog projekta je predprojektna anketa, koja omogućuje, u procesu daljnjeg razvoja dizajna i tehničkih rješenja, da se u potpunosti poštuju zahtjevi važećeg SNiP-a i propisa, svi uvjeti Kupca i njegove želje. Preliminarne aktivnosti će ovisiti spoj nacrt dizajna , rok izrade projektno tehničke dokumentacije i složenost posla.

Obilježja postupka i njegove značajke

Predprojektno istraživanje - kompleks specijaliziranih radova na prikupljanju, obradi i sustavnoj analizi objekata različitih namjena. Na temelju prikupljenih podataka daje se cjelovito opravdanje izgradnje ili rekonstrukcije, njihova izvedivost, pojava moguće poteškoće i probleme. Za postizanje najpouzdanijih i najučinkovitijih rezultata u procesu provođenja ankete koriste se različite vrste visokotehnoloških alata i opreme.

Profesionalci koji izvode istraživački rad mora imati specijalizirano obrazovanje, imati službene dozvole državnih tijela i struktura SRO sustava.

Zašto se provodi anketa prije projekta:

1. Procijeniti stvarno stanje objekta prije njegove rekonstrukcije, proširenja, dovršenja ili modernizacije.
2. U slučaju gubitka projektne i tehničke dokumentacije.
3. Kod pogrešaka u pripremi projekta.
4. Prilikom prilagodbe tijekom procesa izgradnje, koje se nisu odrazile na crtežima iu stvarnom radu.
5. Prilikom procjene fizičkog i moralnog propadanja konstrukcija i inženjerskih mreža.

Danas se često naručuje predprojektna dokumentacija u predinvesticijskoj fazi radi obrazloženog opravdanja financijska ulaganja, njihovu svrsishodnost i sustavnu provedbu projekta.

Glavne faze rada:

• Pripremna faza: proučavanje želja kupca, prikupljanje potrebna dokumentacija i druge podatke.
• Upoznavanje s objektom, usklađivanje uvjeta i cijene usluga, izrada programa aktivnosti i izrada TOR-a (detaljno projektni zadatak).
• Sveobuhvatni vizualni i instrumentalni pregled objekta.
• Analiza dobivenih rezultata i izvođenje potrebnih proračuna.
• Izrada zaključka o stanju predmeta.

Gdje naručiti predprojektni pregled?

Diverzificirana tvrtka "Region" pruža pojedincima, građevinskim i izvođačkim organizacijama, investicijskim i razvojnim tvrtkama cijeli niz usluga preliminarnog snimanja objekata, gradilišta, izgradnje u tijeku i inženjerski sustavi. Vrijeme predprojektnih radova i trošak nacrta ovisi o konstrukcijskoj složenosti objekta, količini posla koji treba obaviti i njihovom sastavu, lokaciji Gradilište te dostupnost pouzdanih podataka o stvarnom stanju tla, inženjerskih autocesta i komunikacija.

Informativna anketa važan je korak u optimizaciji predškolske odgojno-obrazovne ustanove i implementaciji EDMS-a. Uostalom, kvaliteta odluka donesenih za optimizaciju procesa i razvoj zahtjeva za funkcionalnost EDMS-a izravno ovisi o primljenim informacijama i kvaliteti njihove prezentacije.

U tom smislu, potrebno je pridržavati se glavnog načela ankete - dobiti potpunu, pouzdanu i ažurne informacije o procesima koji se planiraju automatizirati.

Anketa prije projekta

Sa stajališta konzultantske tvrtke koja nudi svoje usluge savjetovanja i implementacije EDMS-a na tržištu, tj. implementacija EDMS-a za analitičara je vanjski projekta, predprojektna anketa se smatra dijelom metodologije prodaje (kao jedna od faza "pretprodaje"). No, najveći dio posla u ovoj fazi obavlja analitičar, kao iu fazi analize predviđenoj metodologijom provedbe. Zbog toga se predprojektno istraživanje također smatra dijelom metodologije provedbe.

Provođenje predprojektne ankete također može biti korisno za analitičare koji rade na implementaciji EDMS-a kao unutarnje projekt poduzeća (organizacije), tj. analitičar je zaposlenik tvrtke u kojoj se EDMS implementira.

Shema rezultata predprojektne ankete

Ciljevi predprojektno istraživanje su:

• primanje opće informacije o predmetu implementacije EDMS-a;
• definiranje ciljeva provedbe;
• definiranje općih ključnih zahtjeva za EDMS i granice projekta;
• utvrđivanje općeg stanja organizacije prometa dokumenata i uredskog poslovanja;
• identifikacija glavnih korisnika (službenici, menadžeri, itd.);
• određivanje ukupne razine složenosti potencijalnog projekta;
• procjena potreba za migracijom podataka i integracijom s drugim softverom;
• prikupljanje informacija potrebnih za pripremu učinkovite i pobjedničke Komercijalna ponuda[ako radove izvodi tvrtka izvan objekta provedbe] .

Kako bi se dobile potrebne informacije o projektu, provodi se anketa i intervju glavnih korisnika (Kupac, voditelj projekta, voditelji odjela, glavni korisnici).

ogledna pitanja Upitnici, čiji će odgovori omogućiti dobivanje primarnih informacija od Kupca i budućih korisnika EDMS-a, prikazani su u odjeljku „Pitanja za upitnike i intervjue”.

Kao rezultat predprojektno istraživanje se provodi:

• procjena opsega poslova potrebnih za implementaciju EDMS-a;
• izrada elaborata o predprojektnom izvidu;
• priprema i demonstracija rješenja prototipa (po potrebi);
• priprema komercijalne ponude.

1. Ciljevi i ciljevi implementacije EDMS-a;
2. Granice projekta implementacije EDMS-a;
3. Ostale informacije primljene.

Nakon provođenja predprojektne ankete, postaje moguće procijeniti opseg analitičkih i tehnički rad koje će trebati provesti, kao i kakve rezultate treba postići.

Kao rezultat, razvija se dokument koji sadrži opis glavnih zahtjeva za ESUD, granice projekta i druge identificirane informacije. Ako informativno istraživanje provodi organizacija izvan Kupca, priprema se i prototip rješenja za demonstraciju Kupcu (ako je potrebno) i komercijalnu ponudu.

U ovoj fazi, na temelju primljenih primarnih informacija, Voditelj projekta (PM) izrađuje osnovni plan rada, hijerarhijsku strukturu rada (WBS), kao i Povelju projekta. U ovoj fazi također se može dogoditi izbor platforme na kojoj će se razvijati EDMS.

Istraživanje i analiza informacija

Koristeći rezultate predprojektne ankete kao Polazna točka, tijekom Informacijske ankete pojašnjavaju se ranije primljene informacije, istražuju se i opisuju postojeći poslovni procesi (“kakav jest” - “kakav jest”), predlažu se budući, optimizirani poslovni procesi (“biti” - “kako bi trebao biti) “), a također opisuje sve potrebne izmjene u sustavu za podršku ovim poslovnim procesima i EDMS sučeljima.

Shema rezultata informativne ankete

Ciljevi informativno istraživanje su:

• proučavanje i točan opis poslovnih procesa koje treba automatizirati;
• definicija i opis modifikacija sustava, sučelja, uklj. sučelja s vanjskim sustavima i načinima prijenosa podataka iz postojećih programa koji će se razviti i implementirati tijekom projekta;
• izrada projektnog zadatka (TOR);
• izrada preporuka za reinženjering (optimizaciju) tijekova dokumenata i organizacije cirkulacije dokumenata i uredskog poslovanja.

Svrha ove faze je identificirati zahtjeve Kupca za rezultate implementacije, dakle, zatvoriti timski rad Kupac, ključni korisnici i analitičar tijekom faze istraživanja informacija i analize. Obično je Informacijska anketa sljedeći korak nakon Due Diligencea i uključuje detaljnu studiju svih područja poslovanja koja će biti pogođena tijekom projekta, a ne identificira samo glavna funkcionalna područja i vitalne aplikacije (" ubojite aplikacije"), kao što se radi u fazi Due Diligence. .

U svrhu dobivanja potrebnih informacija provodi se anketa i intervju glavnih korisnika (Kupac, voditelj projekta, voditelji odjela, glavni korisnici) slično predprojektnoj anketi, ali na detaljnijoj razini. Primjeri pitanja Upitnika, čiji će odgovori omogućiti dobivanje informacija od Kupca i budućih korisnika EDMS-a, prikazani su u odjeljku „Pitanja za upitnike i intervjue”.

rezultate radovi se odražavaju u dokumentu "Funkcionalni zahtjevi" (FT) ili Izvješću, odnosno projektnom zadatku (ovisno o složenosti projekta).

Završni dokument mora sadržavati:

1. Funkcionalni zahtjevi za EDMS;
2. Opis EDMS sučelja;
3. Opis poslovnih procesa;
4. Preporuke za reinženjering (optimizaciju) tijeka rada;
5. Ostali podaci dobiveni tijekom istraživanja i analize.

Kao rezultat obavljenog rada na organiziranju učinkovitog uredskog rada i tijeka rada i odluka o implementaciji sustava upravljanje elektroničkim dokumentima projektni tim formulira zahtjeve za automatizirani sustav, sastavlja popis procesa koje treba automatizirati, određuje prioritete i redoslijed njihove automatizacije.

Nakon definiranja ciljeva, zadataka, granica projekta za implementaciju EDMS-a, počinje rad na razvoju i implementaciji automatizirani sustav upravljanje elektroničkim dokumentima.

S ciljem učinkovita automatizacija preporuča se rad s dokumentima:

1. Napravite popis postojećih vrste dokumenata U organizaciji
2. Čini ispitivanje svake vrste dokument (vidi dolje)*
3. Sastaviti popis odgovornih zaposlenika za izradu dokumenata (tko izrađuje koje vrste dokumenata)
4. Sastaviti popis zaposlenika koji indosiraju, potpisuju, odobravaju dokumenti (tko, koje vrste dokumenata; uvjeti pod kojima je potrebna viza, potpis)
5. Na temelju ovih popisa napraviti opći itinerer prolaz dokumenata s uvjetima prolaza - algoritam (Operogram ili Shema grafičkog tijeka rada)
6. Odredite potrebne knjigovodstvene isprave(izvješća): uvjeti za izradu izvješća i njihovi obrasci
7. Odrediti koje vrste dokumenata je potrebno staviti pod kontrolu (odrediti rokove, oblike obavijesti, obrazac kontrolnog kartona, uvjete za skidanje kontrole)
8. Na temelju anketa napisati upute za DOE ako je potrebno
9. Napravite nomenklaturu predmeta(uz naznaku rokova čuvanja i načela za formiranje predmeta) ako je potrebno
10. Napravite popis koji odražava mehanizam pristupa različite vrste dokumenti (ovisno o poziciji)

Ispitivanje svake vrste dokumenta:

• opisati tehnologiju dokumentacije (sastavljanje): skup detalja, njihov položaj, metode popunjavanja (ako je potrebno);
• opisati oblike registracijsko-kontrolnih kartica (RCC): skup i raspored polja u kartici;
• pokazati uvjete za kretanje dokumenata (prisutnost potpisa, viza, ovjera itd.);
• pokazati shemu kretanja dokumenata (rutu) ili popis glavnih odobravatelja, potpisnika itd.;
• opisati način evidentiranja, šifre koje se dodjeljuju raznim vrstama dokumenata

Pitanja za upitnike i intervjue

Ovdje su navedena pitanja koja se mogu koristiti u upitnicima ili prilikom intervjuiranja korisnika prilikom provođenja ankete ERMS-a. Pitanja su savjetodavna. Ne postoje jasni zahtjevi za provođenje ankete, stoga analitičar mora biti kreativan u dobivanju potrebnih informacija, njihovom strukturiranju i prikazivanju.

Potrebno je automatizirati proces upravljanja dokumentima:

1. Koji su dugoročni i kratkoročni ciljevi uvođenja sustava?
2. Koji su glavni kriteriji za uspjeh projekta implementacije sustava za upravljanje dokumentima?
3. Kada je poželjno implementirati sustav? Koji su razlozi za te rokove?
4. Tko je glavni inicijator projekta: u interesu kojeg odjela ili rukovoditelja (menadžera) se planira implementirati sustav?
5. Tko su glavni kupci EDMS-a (koji odsjeci) i glavni sudionici EDMS-a?
6. Planira li se prilikom implementacije sustava potpuno ili djelomično preći na bespapirnu tehnologiju uredskog rada i protoka dokumenata? Opišite kako to vidite.
7. Planira li se koristiti sustave kriptografske zaštite informacija i elektroničkih digitalni potpis(SKZI i EDS)? Ako je odgovor DA, navedite naziv ili vrstu prioritetnih sustava.
8. Obrada, koje se vrste dokumenata, formata i tipova planiraju automatizirati putem sustava?
8.1. Ukratko opišite glavne parametre svakog od njih, navedite razlike.
8.2. Navedite prioritete
9. Koliko se radnih mjesta planira odmah instalirati?
10. Koliko radnih mjesta se planira (općenito) povezati sa sustavom?
11. U kojim odjelima se planira implementacija EDMS-a?
12. Opišite glavno funkcionalne odgovornosti odjeli - glavni sudionici EDS-a.

Organizacijska pitanja:

13. Postoje li tehnički stručnjaci koji će voditi projekt od strane kupca?
14. Postoje li PEI stručnjaci koji će voditi projekt od Kupca?

Pitanja o predškolskom obrazovanju:

15. Postoje li odobreni propisi, upute, pravilnici ili drugi regulativni dokumenti koji reguliraju rad s dokumentima (opisi uredskog rada i toka dokumenata)?
15.1. Koliko su dobro razvijeni i relevantni?
15.2. Planiraju li se promijeniti?
15.3. Ako takvi dokumenti postoje, dostavite ih na analizu.
16. Ako takvih pravila (pravilnika, uputa, metoda) nema ili nisu relevantni, je li potrebno provesti istraživanje, opis i optimizaciju postojećih procesa?
16.1. Postoji li razumijevanje potrebe i pravovremenosti takvih akcija?
16.2. Ili se planira automatizirati procese "kao što je"?
16.3. Ako će se provoditi istraživanje i optimizacija, definirati područja istraživanja, ciljeve i kriterije optimizacije.
17. Kako se vodi evidencija?
17.1. centralno;
17.2. decentralizirano;
17.3. Mješoviti.
18. Koji odjel ili zaposlenik je odgovoran za rukovanje dokumentima?
19. Tko organizira rad s dokumentima u poduzeću (koji odjel)?
20. Koje funkcije (procese, rad) je potrebno automatizirati za navedene vrste dokumenata? Opišite ih (ukratko)
21. Koliki je okvirni opseg protoka dokumenata godišnje/mjesečno za svaku navedenu vrstu dokumenata?
22. Navedite vrste dokumenata za koje se koriste obrasci i predlošci s kojima se rad planira automatizirati?
23. Koji se oblici računovodstva i registracije koriste za svaku vrstu dokumenata? Opišite njihovu strukturu, pravila popunjavanja, pravila za generiranje matičnih brojeva.
24. Koji dokumenti zahtijevaju dodatnu kontrolu? Opišite njihove karakteristike i zahtjeve kontrole.
25. Koje vrste i tipove izvješćivanja treba implementirati za svaku vrstu dokumenata?
26. Vrste radova koji se obavljaju na svakoj vrsti dokumenta. Promjene koje se događaju na dokumentu tijekom poslovnog procesa.
27. Opišite službene dužnosti o obradi dokumenata zaposlenika – sudionika u tijeku dokumenata.
28. Opišite postojeću tehnologiju rada s dokumentima u organizaciji, odjelu:
28.1. postupak prosljeđivanja obrade i evidentiranja ulaznih dokumenata;
28.2. postupak razmatranja ulaznih dokumenata od strane uprave i izdavanje rješenja;
28.3. strukturu rezolucije;
28.4. postupak stavljanja dokumenata pod kontrolu;
28.5. vrste kontrole;
28.6. rokovi;
28.7. popis dokumenata čiji je napredak predmet kontrole;
28.8. tehnologija za praćenje izvršenja dokumenata;
28.9. postupak računovodstva dokumenata primljenih za izvršenje u strukturnim odjelima;
28.10. postupak skidanja dokumenata s kontrole;
28.11. postupak pregleda nacrta dokumenata od strane uprave, njihovo odobrenje raznih odjela i izjave;
28.12. postupak registracije i obrade prosljeđivanja izlaznih dokumenata;
28.13. redoslijed razvoja interni dokumenti;
28.14. organiziranje pohrane dokumenata u strukturnim odjelima iu središnjem arhivu organizacije.
29. Što je potrebno promijeniti u radu s dokumentima?
30. Koji se oblici računovodstva i registracije koriste za svaku vrstu dokumenata?
30.1. Opišite njihovu strukturu i pravila popunjavanja (ako postoje).
30.2. Pravila formiranja matičnog broja
31. Koje vrste i tipove izvješćivanja treba implementirati za svaku vrstu dokumenata?
31.1. izvješća o tekućem poslovanju;
31.2. završna poslovna izvješća;
31.3. statistička poslovna izvješća;
32. Sposobnost uspostavljanja i praćenja veza između dokumenata

Pitanja o arhiviranju:

33. Postoji li arhiva kao strukturna podjela?
34. Tko je odgovoran za pravovremenu pohranu dokumenata?
35. Postoje li upute za pohranu dokumenata? U prisutnosti normativni dokumenti molimo dostavite ih.
36. Je li izrađena Nomenklatura predmeta (svake godine)?
37. Koja podjela ( izvršni) odgovoran je za sastavljanje i odobravanje objedinjene nomenklature predmeta.
38. Provodi li se vještačenje vrijednosti isprava i uništavanje isprava?
39. Postoji li znanstveni referentni aparat? Tko ga vodi? Opišite njegovu strukturu.
40. Postoji li politika o pristupu dokumentima, posebno povjerljivim?
41. Planira li se prebaciti arhivu "papirnatih" dokumenata u sustav?
41.1. Navedite okvirni broj, oblik i vrste dokumenata.
41.2. Je li arhiva dokumenata geografski raspoređena? Ako DA, gdje se nalaze mjesta za pohranu dokumenata?
41.3. Navedite potreban vremenski okvir za prijenos informacija u sustav.
42. Koja se pravila primjenjuju za otpis dokumenata u predmetima, prijenos u arhivu, koji su standardi čuvanja?
43. Pravila za rad s Nomenklaturom predmeta jedinice, njezinom strukturom i organizacijom pohrane dokumenata u jedinici, rad s kojim je podložan automatizaciji.

Opis strukture organizacije:

Za provođenje početne procjene zahtjeva potrebni su podaci o organizacijskoj strukturi poduzeća. Opis organizacijske strukture mora biti dijagram (u Visio, ARIS formatu ili nekom drugom sličnom formatu). Moguć je i tekstualni opis. Shema (ili tekstualni opis) organizacijske strukture treba odražavati:

44. Popis organizacija najviše razine ( Društvo za upravljanje, popis kompleksa, podružnica, pojedinačnih pravnih osoba. osobe (na primjer, uredi tvrtke), itd.), uključujući:
44.1. naziv organizacija;
44.2. geografski položaj organizacija;
44.3. odnosi između organizacija (hijerarhija);
44.4. sfere djelovanja organizacija.
45. Organizacijske strukture organizacija najviše razine koje trebaju sadržavati:
45.1. strukturu odjela;
45.2. međusobni odnosi podjela;
45.3. funkcije odjela;
45.4. divizijske odgovornosti.

Prije svega, zanimaju nas informacije o strukturnim jedinicama koje će biti uključene u implementaciju sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

IT infrastruktura organizacije:

46. ​​​​Što tehnička podrška dostupno je: karakteristike poslužitelja, klijentska mjesta?
47. Koristi li se informacijski sustav(i) trenutno za automatizaciju tekućih zadataka?
47.1. Ako DA, koje su funkcije implementirane u njemu?
47.2. Što ne odgovara / trenutni problemi?
47.3. Planira li se potpuna ili djelomična zamjena?
47.4. Migracija podataka: kako se planira izvršiti prijenos akumuliranih informacija:
- ne izdrži
- prijenos ručno
- prijenos automatski.
47.5. Ukoliko se planira automatizirani prijenos “starih” podataka u novi sustav, potrebno je osigurati podatke o strukturi i formatima pohrane te formulirati zahtjeve za konverziju podataka.
48. Je li potrebna integracija s drugim sustavima?
49. Koja je tipična konfiguracija klijentskih radnih stanica (procesor, radna memorija, operacijski sustav itd.)?
50. Je li popis standardnih softver instaliran na uredskim računalima? Ako je odgovor DA, navedite ovaj popis.
51. Koje su karakteristike temeljnog hardvera poslužitelja?
52. Koriste li zaposlenici poduzeća korporativnu e-poštu u svakodnevnom radu? Koji poslužitelj pošte i klijent koristite?
53. Navedite verziju i programera poslužiteljskog softvera tvrtke E-mail.
54. Koja je vaša mrežna topologija:
1.1. Je li lokalna mreža temeljena na Windows NT domeni?
1.2. Koliko radnih stanica ima u vašem lokalna mreža?
1.3. Postoji li teritorijalna rasprostranjenost mreže? Ako ima:
1.3.1. Kakva je raspodjela radnih stanica po poslovnicama (uredima)?
1.3.2. Kolika je propusnost komunikacijskih kanala između mrežnih segmenata?
55. Postoji li namjenski poslužitelj datoteka dizajniran za pohranu dokumenata? Koja je približna količina dokumenata pohranjenih na ovom poslužitelju?
56. Postoji li strategija za pohranu nestrukturiranih informacija (osobna računala, namjenski poslužitelji datoteka, podsustavi za pohranu, itd.)
57. Koja je prosječna količina dokumenata pohranjenih na klijentskim radnim stanicama?
58. Što korporativno Informacijski sustavi(CIS) koriste u poduzeću?
59. Postoje li licencirani DBMS i kako se koriste? Navedite programere i verzije DBMS-a koji se koriste u poduzeću.
60. Koriste li se imeničke usluge za identifikaciju korisnika? Ako DA, navedite koje.
61. Postoji li usluga tehnička podrška korisnici (helpdesk)? Postoji li propis za ovu uslugu?
62. Koliko zaposlenika ima odjel (odjel, uprava). informacijske tehnologije? Koji su glavni zadaci ove divizije?
63. Navedite sustave s kojima treba integrirati sustav za upravljanje dokumentima.
64. Navedite okvirni omjer zaposlenika koji imaju pristup dokumentima samo radi upoznavanja s brojem zaposlenika koji imaju pravo mijenjati i obavljati određene radnje.

SED zahtjevi:

65. Što funkcionalni zahtjevi do novi sustav Najvažnije smatrate, navedite i opišite.
66. Sastav atributa svake kartice dokumenta:
- Ime
- Opis
- Oznaka na obrascu (ime na obrascu)
- Vrsta podataka
- Način popunjavanja (ručno, iz imenika, ...)
67. Pretraživanje dokumenata po atributima registracijskih kartica Popis detalja tražilice
68. Potreba za formiranjem povijesti rada s dokumentima, praćenje tijeka izvršenja i procesa odobravanja itd.
69. Potrebni filteri u sustavu
70. Zahtjevi za informacijama koje sustav mora zadovoljiti

Predlažemo da podatke dobivene anketom objavite u obrascu operogrami ili u obliku algoritam. Kao primjer, predlažemo da razmotrimo životni ciklus naloga za glavnu djelatnost. Tehnologija rada s ovom vrstom dokumenata je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim poduzećima.

Primjeri procesa rada s dokumentom

Predlažemo izdati podatke dobivene kao rezultat ankete u obliku operograma ili u obliku algoritma. Kao primjer, predlažemo da razmotrimo životni ciklus naloga za glavnu djelatnost. Tehnologija rada s ovom vrstom dokumenata je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim poduzećima.

Operagram životni ciklus nalog za glavnu djelatnost

Kliknite na sliku mišem da je povećate

Algoritam za obradu naloga za glavnu djelatnost

Razvoj funkcionalnih zahtjeva

Na temelju gore navedenih informacija, analitičar razvija funkcionalne zahtjeve za EDMS ili TOR za razvoj EDMS-a. Konkretno, analitičar mora izraditi zahtjeve za format i sastav registracijskih i kontrolnih kartica (skup i raspored polja u kartici, metode popunjavanja EDMS-a, itd.), rute za kretanje dokumenata i druge potrebne zahtjeve za postavljanje i razvoj EDMS-a.

Automatizacija rada i, sukladno tome, postavljanje zadataka za razvoj softvera treba se provoditi uz prisutnost regulatornih dokumenata koji uređuju rad s dokumentima: upute, propisi, albumi obrazaca itd.

U nedostatku takvih dokumenata, potrebno je izraditi dokument(e) koji utvrđuje osnovna pravila za rad s dokumentima, s kojima se rad planira automatizirati.

Dokumentacija

Tijekom izvida izrađuje se sljedeća dokumentacija:

1. Izvješće o informativnoj anketi (infološki model)

Svrha:
Snimanje informacija dobivenih tijekom ankete, intervjuiranje zaposlenika Naručitelja u svrhu izrade tehničkih specifikacija za izradu i konfiguraciju automatiziranog sustava

Uključuje:

• Opis opće karakteristike Kupac;
• Opis organizacijska struktura;
• Opis tehničke opreme;
• Opis poslovnih procesa koje treba automatizirati;
• Opis korisničkih zahtjeva;
• Preporuke za unapređenje poslovnih procesa.

2. Projektni zadatak za izradu automatiziranog sustava (model podataka)

Svrha:
Izrada tehničkih zahtjeva za funkcionalnost automatiziranog sustava, njegova arhitektura

Uključuje opis:

• radne stanice;
• funkcije sustava;
• atributi kartice;
• sučelja;
• imenici;
• akcijski gumbi;
• uvjeti obavijesti;
• drugo tehnički zahtjevi u SED.

Odjeljci gore opisane dokumentacije mogu se dodavati i mijenjati kao razvoj dokumentacije je kreativan proces, a također ovisi o profesionalnosti analitičara koji razvija te dokumente.

SAVJETOVANJE

Prilikom automatizacije poslovnih procesa kupca, informatička tvrtka vrlo često treba provesti predprojektno istraživanje. Ovaj problem automatski otvara niz međusobno povezanih pitanja.

1. Je li uopće potrebno provoditi takvu anketu? Što će dati kupcu i samoj IT tvrtki?

2. Koji su ciljevi predprojektne ankete?

3. Kakav bi trebao biti njegov rezultat?

4. Trebam li napraviti predprojektno istraživanje besplatno ili uzeti novac za to?

5. Kako kupcu opravdati učinkovitost takve ankete, može li se isplatiti?

Ovdje svaka tvrtka odlučuje na svoj način: netko takvo ispitivanje općenito smatra neprikladnim („ući ćemo u bitku, a onda ćemo vidjeti...“); drugi, vodeći ga tijekom provedbe, ne izdvajaju ovaj rad u zasebnom članku; treći ga provode kao samostalnu fazu rada, ali za to ne uzimaju novac; četvrti s pravom smatraju predprojektno istraživanje zasebnim komercijalnim proizvodom. Moje iskustvo voditelja i konzultanta pokazuje da je predprojektna anketa nužna komponenta rada gotovo svake IT tvrtke vezane uz implementaciju sustava automatizacije. I od pravilna organizacija a provedba ove faze ponekad ovisi o uspjehu cijelog projekta.

U okviru ovog članka pokušat ću odgovoriti na gore navedena pitanja, na temelju vlastite prakse i iskustva klijenata s kojima sam morao komunicirati, uvodeći tehnologiju provođenja predprojektne ankete od nule.

Potreba za predprojektnim istraživanjem

Pristup nekih IT tvrtki automatizaciji poslovanja dobro ilustrira ova anegdota.

U komisiju dolazi izumitelj i nudi novi aparat za brijanje za ulicu.

"Ali kako vaš uređaj radi?" - pitaju ga članovi komisije.

"Vrlo jednostavno", odgovara izumitelj. “Ubacite novčić u otvor, stavite glavu u mašinu i dvije oštrice vas počnu brijati.”

“Oprostite, kolega, ali ljudi imaju različite oblike lica!” - upućuju mu primjedbe članovi komisije.

“Da,” kaže izumitelj, “ali ovo je samo prije prvog brijanja...”

Glavni zadatak svake automatizacije je zadržati jedinstvenost konkurentska prednost automatizirano poduzeće. Ne smijemo dopustiti da, kao u ovom vicu, sve tvrtke nakon automatizacije postanu ista osoba. Stoga, ako želimo zadržati jedinstvene konkurentske prednosti poslovanja kupca, tada je kod svake modernizacije poslovnih procesa nužno provesti predprojektno istraživanje.

Naravno, može se napraviti duboka analiza razloga koji određuju takvu potrebu. To mogu biti visoka procijenjena cijena projekta, potreba za promjenom postojećih poslovnih procesa tijekom automatizacije, uključivanje poslova u projekt čiji se opseg ne može unaprijed odrediti itd. No, sjetite se kako je u jednoj vrlo poučnoj priči zapovjednik je prekinuo generalov izvještaj o uzroku poraza:

Naš poraz bio je iz više razloga, započeo je general. - Prvo, barut je bio sirov...

Dosta, - zaustavi ga komandir.

I ovdje je slična situacija, budući da je za predprojektno istraživanje sasvim dovoljno da kupac ima jedinstvene poslovne karakteristike (a svaka tvrtka bi ih trebala imati, inače jednostavno ne bi opstala na tržištu i ustupila mjesto konkurenciji).

Dakle, globalno gledano, pitanje potrebe za ovakvim poslovima rješava se prilično jednostavno - moraju se provoditi ako je automatizirana tvrtka na konkurentnom tržištu.

Što predprojektna anketa daje kupcu i samoj IT tvrtki

Kao što svi dobro znamo, bilo koji posao ili usluga bit će traženi na tržištu samo ako je koristan i za kupca i za izvođača. Stoga, razmotrimo ukratko što, zapravo, daje obojici predprojektno istraživanje.

Tijekom predprojektne ankete, kupac može:

Dobiti Detaljan opis postojeće poslovne procese u poduzeću i usporediti pravi posao sa svojom idejom o njemu;

Optimizirati postojeće poslovne procese koristeći praktična iskustva koja su konzultanti iz informatičke tvrtke stekli tijekom prethodnih implementacija u sličnim tvrtkama;

Procijenite stupanj usklađenosti funkcionalnost predloženi sustav na stvarne poslovne procese kupca;

Pravovremeno istaknite svoje jedinstvene prednosti i uzmite ih u obzir u fazi implementacije sustava, a ne nakon što je pušten u komercijalni rad;

Pojasniti proračun i rokove za implementaciju projekta automatizacije, uzimajući u obzir moguća poboljšanja sustava za jedinstvene značajke njihovih poslovnih procesa;

Procijenite resurse (tehničke i ljudske) koji će biti potrebni tijekom faze implementacije sustava. Rasporedite raspodjelu ovih resursa na vrijeme kako biste dovršili projekt optimalno vrijeme i bez prekoračenja budžeta;

Procijeniti moguće rizike koji mogu utjecati na kvalitetu rada;

Optimizirati troškove implementacije sustava zbog moguće implementacije dijela posla samostalno;

Dobijte bolju procjenu ekonomski učinak i povrat ulaganja.

Prednosti due diligencea za IT tvrtku:

Povećanje razine zadovoljstva kupca usklađivanjem njegovih očekivanja formiranih u fazi pretprodaje (kada prodavači nude „san“) sa stvarnim mogućnostima sustava za podršku određenim poslovnim procesima;

Pojašnjenje vremenskog rasporeda implementacije sustava i resursa potrebnih za to, što vam omogućuje da unaprijed planirate njihovu raspodjelu;

Pravodobno pojašnjenje jedinstvenih prednosti kupca kako bi ih se uzeli u obzir prilikom konfiguriranja ili finalizacije sustava automatizacije;

Smanjite vrijeme implementacije i smanjite rizik izvršenja besplatni radovi. Nužna poboljšanja sustava provodit će se prije ili usporedo s njegovom implementacijom, a ne nakon završetka faze probnog rada, koja obično otkriva nedostatke. Situacija kada se neusklađenost u funkcionalnosti otkrije u fazi dovršenosti projekta automatski povlači dodatni neplanirani posao. Istovremeno, kupac obično ima poteškoća s financiranjem takvih radova, a da bi se projekt uspješno završio, oni se često moraju obaviti besplatno;

Identifikacija mogućih rizika koji mogu utjecati na kvalitetu i vrijeme provedbe. Pravodobno poduzimanje mjera potrebnih za minimiziranje utjecaja ovih rizika na uspjeh projekta;

Dobivanje podataka za opravdanje broja licenci i strukture projekta;

Utvrđivanje trenutnog stanja u automatiziranim jedinicama i glavnih parametara njihovog rada opravdat će učinkovitost predloženog sustava;

Uspostava osobnih kontakata konzultanata s glavnim izvršiteljima naručitelja na projektu dodatno će pojednostaviti njihov zajednički rad;

Proširenje baze znanja (ako postoji) o glavnim poslovnim procesima kupaca u ovoj industriji.

Naravno, ovdje nisu navedeni svi argumenti u korist predprojektne ankete, međutim, kako pokazuje praksa, to je sasvim dovoljno da se kupac uvjeri u njegovu nužnost.

Glavni zadaci predprojektnog istraživanja

Svaka tvrtka ima svoj pogled na prioritet zadataka povezanih s predprojektnim istraživanjem, ali najvažniji od njih, po mom mišljenju, je proučavanje osnovnih poslovnih procesa kupca i razjašnjavanje glavnih problema koji želio bi riješiti uz pomoć sustava automatizacije. Najučinkovitiji alat za to obično je posebno dizajniran upitnik temeljen na stvarnoj praksi provođenja predprojektne ankete. Omogućuje konzultantu da zaposlenicima kupca postavi sva potrebna pitanja u vezi s glavnim aktivnostima automatiziranih jedinica, a da ništa ne zaboravi. Toplo preporučujem da za svaku stavku intervjuirate zaposlenike različitih rangova - od izvođača do najvišeg menadžmenta. Vrlo često sam se morao susresti sa situacijom u kojoj je vrhovni menadžment vjerovao da se određeni poslovni procesi odvijaju onako kako su izvorno zamišljeni, au stvarnosti se posao u tvrtki odvijao na potpuno drugačiji način. Istovremeno, srednji menadžeri imali su vlastito mišljenje o funkcioniranju procesa, koje se razlikovalo kako od ideja top menadžera, tako i od stvarnih aktivnosti pojedinih izvođača koji sudjeluju u tim poslovima. Ovakvo stanje stvari obično izaziva puno emocija prilikom čitanja due diligence izvješća. Saznati pravo stanje i iskazati ga u obliku jasnog dokumenta pomaže u izgradnji povjerenja u vanjske konzultante i uspostavljanju odnosa povjerenja kako s menadžmentom klijenta tako i s običnim zaposlenicima.

Očito je da je sljedeći najvažniji zadatak predprojektne ankete identificirati jedinstvene konkurentske prednosti kupca. Kao što pokazuje praksa, oko 75% poslovnih procesa koje koristi kupac podudara se s procesima u sličnim tvrtkama u istoj industriji, 10% ostvaruje svoje jedinstvene konkurentske prednosti, a preostalih 15% rezultat su drugog zakona termodinamike: ) (posljedica “prirodnog rasta kaosa”) i treba ih eliminirati tijekom projekta. Ali onih konkurentnih 10% koji su tako važni za poslovanje jednostavno treba sačuvati svakom automatizacijom (naravno, pod uvjetom da se te prednosti mogu formalizirati). Najčešće se ovo pitanje rješava konfiguriranjem sustava za kupca, ali ponekad su potrebne usluge programera kako bi se uzele u obzir jedinstvene značajke poslovanja. Napominjem da ovdje ne govorimo o razvoju po narudžbi, već o uvođenju sustava automatizacije cirkulacije.

Razumijevanjem načina na koji će se podržati konkurentska prednost korisnika, IT tvrtka će moći procijeniti potrebu i cijenu usavršavanja proizvoda, kao i razumjeti koji dodatni resursi mogu biti potrebni za to.

Važan cilj predprojektne ankete je dijagnosticirati stanje kupčevog IT okruženja, odnosno procijeniti računalnu opremu, softver, komunikacije koje on koristi, razinu vještina IT stručnjaka itd. U ovoj fazi, potrebno je razumjeti ima li kupac dovoljno resursa za uspješnu implementaciju automatizacije sustava. Ovdje dolazimo do još jedne zadaće predprojektne ankete - analize potencijalnih rizika projekta i opisa njihovih mogućih posljedica. Istovremeno, konzultanti ne bi trebali samo evidentirati sve moguće rizike, već i ponuditi kupcu načine za smanjenje svakog od njih.

Svaki CIS uključuje prikupljanje informacija o operativnim aktivnostima odjela, tako da bi sljedeća tema predprojektne ankete trebala biti prikupljanje zahtjeva za automatizirane odjele.

Informacije akumulirane u sustavu ostat će mrtvi teret ako ih nije moguće analizirati, stoga je vrlo važno tijekom predprojektne ankete saznati koje su vrste i oblici izvješćivanja korisniku potrebni. Obično alati za automatizaciju već uključuju standardni skup izvješća, ali svaki kupac s pravom smatra svoje poslovanje jedinstvenim, pa stoga zahtijeva jedinstveni sustav ove vrste, implementiran, u pravilu, pomoću posebnog generatora izvješća.

Hitan zadatak predprojektne ankete je razjasniti konačni proračun projekta i vrijeme njegove provedbe, uzimajući u obzir sve primljene podatke. Na ove uvjete mogu utjecati razni čimbenici, kao što su spremnost upravljačkog aparata klijenta da sudjeluje u projektu, motivacija predstavnika naručitelja i izvođača, vjerojatnost sabotaže od strane zaposlenika automatiziranih odjela, mogući otkaz (ili, obrnuto, zapošljavanje) upravitelj ključeva neko vrijeme nakon početka projekta, nedostatnost postojećeg računalnog parka i tehnološke baze za postizanje svih ciljeva automatizacije, nedostatak proračuna za nabavu potrebna oprema i mnogo više. Stoga konzultant mora detaljno saznati sve te okolnosti i prikazati ih u izvješću, uključujući i za unutarnju upotrebu. Sastavljanje drugog - internog - izvješća omogućit će vam da detaljno odražavate sve nijanse odnosa i preporuke za stručnjake odjela za implementaciju i integraciju.

Još jedno važno pitanje koje treba riješiti u fazi istraživanja prije projekta je izrada preporuka o izboru metoda provedbe projekta. Ovdje je važno jasno utvrditi koji se od problema koje je prethodno formulirao kupac ne mogu riješiti uz pomoć predloženog sustava automatizacije i predložiti organizacijske ili druge načine izlaska iz ove situacije.

Svaka tvrtka može lako dodati još desetak zadataka koje bi željela riješiti u fazi ankete, ali, kako pokazuje stvarna praksa, dobivanje odgovora na gore navedena pitanja već čini anketu prije projekta vrlo učinkovitom.

Što je obično rezultat ankete prije projekta

Glavni rezultat je završno izvješće o izvedenim radovima, koje su usuglasili i potpisali naručitelj i izvođač. Pogledajmo potrebne dijelove takvog izvješća. Ako se ne zadržavate na standardnim odjeljcima na uvodne riječi, popis kratica, akronima i kratica, tada se u izvješću mogu razlikovati sljedeće osnovne komponente:

- opis postojećih poslovnih procesa kupca;

- popis glavnih zadataka koje je potrebno riješiti pomoću sustava automatizacije;

- procjena poslovnih procesa korisnika i preporuke za promjenu ili optimizaciju rada odjela, uzimajući u obzir prednosti koje pruža IS;

- jedinstvene konkurentske prednosti kupca, koje se moraju uzeti u obzir pri implementaciji sustava;

- analizu postojećeg informatičkog okruženja za usklađenost sa zahtjevima sustava korporativno upravljanje, preporuke za njegovu promjenu;

- procjena rada na integraciji CIS-a u postojeću IT infrastrukturu naručitelja;

- opis automatiziranih jedinica i zahtjeva za analitiku;

- procjena mogućih rizika u provedbi projekta i određivanje mjera potrebnih za minimiziranje njihovog utjecaja;

– opis želja kupca koje se ne mogu implementirati u predloženi sustav upravljanja, a zahtijevat će poboljšanje, procjenu vremena i troškova tog poboljšanja;

- prijedlog za provedbu projekta s obrazloženjem predložene opcije, određivanjem broja radnih mjesta potrebnih za naručitelja i pojašnjenjem proračuna projekta.

Poseban dokument predprojektne ankete trebao bi biti preliminarni raspored radova, uključujući, između ostalog, dogovoreni popis odgovornih osoba (i od naručitelja i od izvođača), njihova područja odgovornosti i osnovna pravila interakcije između ih. Za učinkovitu implementaciju sustava preporuča se izraditi propis o razmjeni informacija između zaposlenika korisnika i stručnjaka informatičke tvrtke koja provodi anketu, te, što je još važnije, propisati vrijeme i postupak praćenja uspješnosti rada .

Neke tvrtke (najčešće one koje se bave razvojem po narudžbi) po završetku predprojektne ankete kupcu daju nacrt specifikacije.

Napraviti predprojektno istraživanje besplatno ili uzeti novac za to?

Odgovor na ovo pitanje uvelike ovisi o ciljevima ankete. Ako je ta svrha brza anketa za "namamljivanje" klijenta (obično na način da klijent ispuni upitnik), onda se čini razumnim to učiniti besplatno.

Ako svrha istraživanja odgovara gore opisanim zadacima, tada će zahtijevati preusmjeravanje značajnih resursa tvrtke i mora se nužno platiti. Ova predprojektna anketa potpuna je konzultantska usluga koja omogućuje ne samo procjenu potrebe, vremena i proračuna za automatizaciju, već i optimizaciju postojećih poslovnih procesa korisnika.

Kao što je praksa pokazala, nije teško prodati usluge anketiranja prije projekta ako je tvrtka implementirala odgovarajuću tehnologiju i prodavači jasno znaju (i mogu jasno objasniti klijentu) svrhu ankete i koje će koristi imati kupac iz toga.

Kako kupcu opravdati učinkovitost predprojektne ankete

Pitanje ocjenjivanja učinkovitosti predprojektne ankete, kao i svake druge usluge, jedno je od najtežih u poslovanju, budući da njen rezultat nije uvijek očit kupcu i često se percipira vrlo subjektivno. Da bi se opravdao ekonomski učinak konzultantskih usluga – a predprojektna anketa je, kao što je gore navedeno, upravo konzultantska usluga – svaki poslovni segment ima svoje jedinstvene algoritme i metode. Međutim, ovdje ćemo razmotriti druge, jednostavnije i univerzalnije metode koje kupcu omogućuju grubu procjenu učinkovitosti ankete prije projekta.

Razmotrite potencijalne kanale uštede, čije razmatranje može pomoći u opravdavanju potrebe za istraživanjem prije projekta.

1. Ušteda radne snage i vremena:

Prilikom finalizacije sustava za jedinstvene konkurentske prednosti kupca u početnoj fazi implementacije, a ne nakon puštanja u rad;

U fazi integracije sustava u IT infrastrukturu kupca, zbog činjenice da se sve informacije o stanju IT okruženja poduzeća i nijansama integracije razjašnjavaju prije početka, a ne tijekom implementacije;

Zahvaljujući pravovremenom izdvajanju materijalnih i ljudskih resursa kako od strane izvođača tako i od strane naručitelja;

Zbog rane procjene mogućih rizika koji mogu utjecati na proces implementacije sustava, te izrade mjera potrebnih za minimiziranje njihovih negativnih posljedica.

Svako kašnjenje u napretku projekta dovodi do ozbiljnih dodatnih troškova za kupca, koji se mogu prilično lako izračunati u svakom konkretnom slučaju.

2. Moguće smanjenje troškova implementacije:

Identificiranjem usluga i radova koje naručitelj može izvesti sam;

Prilagodbom vremena nekih radova nakon razjašnjavanja njihovog stvarnog intenziteta rada.

3. Poboljšanje učinkovitosti CIS-a i produktivnosti zaposlenika optimizacijom poslovnih procesa, uzimajući u obzir jedinstvene karakteristike kupca.

4. Odbijanje korištenja automatiziranog sustava, ako se u fazi predprojektne ankete pokaže da neće omogućiti rješavanje zadataka kupca ili će njegovo dovršenje koštati previše.

U mojoj praksi bio je slučaj kada je klijentu s vrlo specifičnim poslovnim procesima, na temelju rezultata ankete prije projekta, preporučeno da ne implementira CIS, već da provede organizacijske promjene te optimizirati tehnologiju rada sa svojim korisnicima, budući da učinak implementacije sustava (zahtijevala je skupu reviziju) ne bi isplatio troškove. Time je naručitelj uštedio desetke tisuća dolara, a predprojektno istraživanje isplatilo se samo poboljšanjem učinkovitosti odjela koji je promijenio tehnologiju rada zaposlenika na preporuku konzultanata.

Nedostatak predprojektne faze istraživanja u većini slučajeva dovodi do značajnog kašnjenja u provedbi projekata i povećanja njihove cijene, kako zbog organizacijskih tako i zbog tehničkih problema koji se javljaju tijekom provedbe. Nerijetko takvi projekti uglavnom završavaju potpunim neuspjehom. Prema studiji Standish Groupa, gotovo trećina od 2,5 tisuća IT projekata koje su analizirali nisu bili samo neuspješni * 1, već uopće nisu dovršeni. U Rusiji je takve podatke puno teže dobiti, ali siguran sam da udio neuspješnih implementacija neće biti manji.

*1 Neuspješnim projektima smatraju se projekti u kojima su propušteni rokovi, prekršen proračun ili nisu postignuti očekivani rezultati.

Stoga, ako konzultantska tvrtka ne želi imati nerealizirane projekte u svojoj evidenciji, onda jednostavno mora provesti predprojektno istraživanje poslovanja kupaca. Bolje je odbiti ugovor u početnoj fazi nego se zaglaviti u poslu i završiti s mrljom na svom ugledu.

Ključne riječi: istraživanje poduzeća, intervjuiranje i ispitivanje, registar dolaznih informacija, registar internih informacija, registar odlaznih informacija, izvješće o brzom istraživanju poduzeća, referentni model, puni poslovni model organizacije, model funkcionalne domene.

Zadaci i faze predprojektne inspekcije objekta automatizacije

Istraživanje poduzeća važna je i odlučujuća faza u dizajnu IS-a. Trajanje pregleda je obično 1-2 tjedna. Tijekom tog vremena, analitičar sustava trebao bi ispitati najviše 2-3 vrste aktivnosti (računovodstvo osoblja, računovodstvo, prijevoz, marketing itd.).

Prikupljanje informacija za izgradnju cjelovit poslovni model organizaciječesto se svodi na proučavanje dokumentiranih tokova informacija i funkcija odjela, a provodi se i kroz intervjue i upitnike.

Do početka ankete organizacija obično dostavlja skup dokumenata koji obično uključuje:

Sažeti podaci o djelatnosti poduzeća.

Podaci o administrativnoj, financijsko-ekonomskoj, proizvodnoj djelatnosti poduzeća.

Podaci o računovodstvenoj politici i izvješćivanju.

Redovan protok dokumenata poduzeća.

Registar ulaznih informacija.

Registar internih informacija.

Registar odlaznih informacija.

Podaci o informacijsko-računalnoj infrastrukturi poduzeća.

Podaci o odgovornim osobama.

REGISTAR DOLAZKIH INFORMACIJA
(Naziv tvrtke)		(Naziv odjela)
		Tko rukuje	Odakle dolazi	Intenzitet rada	Periodičnost, regulacija	Kako dobiti
REGISTAR INTERNIH PODATAKA
(Naziv tvrtke)		(Naziv odjela)		Karakteristike obrade dokumenata
	Naziv i svrha dokumenta	Tko rukuje	Kome	Intenzitet rada	Periodičnost, regulacija	Kako dobiti

REGISTAR ODLAZNIH INFORMACIJA
(Naziv tvrtke)		(Naziv odjela)		Karakteristike obrade dokumenata
	Naziv i svrha dokumenta	Tko rukuje	Kamo ide	Intenzitet rada	Periodičnost, regulacija	Kako dobiti

Popisi pitanja za intervjue i upitnici sastavljen za svaku ispitanu jedinicu i odobren od strane čelnika poduzeća. Ovo se radi kako bi se:

sprječavanje pristupa povjerljivim informacijama;

jačanje ciljanja istraživanja;

minimiziranje ometanja zaposlenika poduzeća od obavljanja njihovih dužnosti.

Opći popis pitanja(s njihovim naknadnim detaljima) uključuje sljedeće stavke:

glavne zadaće postrojbi;

prikupljene i registrirane informacije;

izvještavanje;

interakcija s drugim odjelima.

Upitnici za menadžere i stručnjake može uključivati ​​sljedeća pitanja:

Koji bi (sa stajališta vašeg odjela) trebali biti ciljevi stvaranja integriranog sustava upravljanja poduzećem?

Organizacijska struktura jedinice.

Zadaci odjela.

Redoslijed radnji pri izvođenju zadataka.

S kojim vrstama vanjskih organizacija (banka, kupac, dobavljač itd.) jedinica komunicira i koje se informacije razmjenjuju?

Koji referentni materijal koristite?

Koliko vremena (u minutama) provodite obavljajući osnovne operacije? Koji su udarni dani? (periodičnost po mjesecu, kvartalu, godini itd.) Tehnička opremljenost jedinice (računala, mreža, modem itd.). korišteno softverski proizvodi za automatizaciju poslovnih procesa.

Koja izvješća i koliko često pripremate za menadžment? Ključni stručnjaci divizije koji mogu odgovoriti na sva pitanja o poslovnim procesima koji se koriste u diviziji.

Karakteristike objekata daljinskog upravljanja.

Dokumentacija na radnom mjestu.

Podaci prikupljeni na ovaj način u pravilu ne pokrivaju sve značajne aspekte organizacijskog djelovanja i imaju visok stupanj subjektivnost. I što je najvažnije, takva istraživanja ne otkrivaju stabilne čimbenike povezane sa specifičnim karakteristikama organizacije, na koje se može utjecati samo metodama funkcionalne prilagodbe organizacijskog sustava.

Analiza anketa voditelja anketiranih organizacija i poduzeća pokazuje da su njihove ideje o strukturi organizacije, općim i lokalnim ciljevima funkcioniranja, zadacima i funkcijama odjela, kao i subordinaciji zaposlenika, ponekad kontradiktoran. Osim toga, te ideje ponekad odstupaju od službeno deklariranih ciljeva i pravila ili su u suprotnosti sa stvarnim aktivnostima.

Ako se struktura protoka informacija može identificirati uzorcima dokumenata i konfiguracija računalne mreže i baze podataka, struktura stvarnih mikroprocesa koje provodi osoblje u informacijskim kontaktima (uglavnom nedokumentirano) ostaje nepoznata.

Odgovore na ova pitanja može dati strukturno-funkcionalna dijagnostika koja se temelji na metodama kontinuiranog (ili selektivnog) snimanja radnog vremena osoblja. Svrha dijagnostike je dobivanje pouzdanih spoznaja o organizaciji i organizacijskim odnosima njezinih funkcionalnih elemenata.

U tom smislu najvažniji zadaci funkcionalne dijagnostike organizacijskih struktura su:

klasifikacija subjekata funkcioniranja (kategorije i skupine radnika);

klasifikacija elemenata procesa funkcioniranja (radnje, postupci);

klasifikacija pravaca (problema koji se rješavaju), ciljeva funkcioniranja;

klasifikacija elemenata informacijskih tokova;

provođenje ankete o aktivnostima osoblja organizacije;

proučavanje distribucije (vremenski i učestalosti) organizacijskih karakteristika: postupaka, kadrovskih kontakata, aktivnosti, elemenata informacijskih tokova - pojedinačno iu međusobnoj kombinaciji prema kategorije radnika, vrste postupaka i njihov smjer (prema rezultatima i logici istraživanja);

prepoznavanje stvarne strukture funkcionalnih, informacijskih, hijerarhijskih, privremenih, problematičnih odnosa između menadžera, zaposlenika i odjela;

uspostavljanje strukture za raspodjelu radnog vremena za menadžere i osoblje u odnosu na funkcije, probleme i ciljeve organizacije;

identifikacija glavnih tehnologija funkcioniranja organizacije ( informacijski procesi, uključujući nedokumentirane), njihovo postavljanje ciljeva u usporedbi s deklariranim ciljevima organizacije;

identificiranje homogenih u smislu specifične djelatnosti, ciljne orijentacije i stvarne podređenosti skupina radnika, formiranje stvarnog modela organizacijske strukture i njezina usporedba s deklariranom;

utvrđivanje razloga neslaganja deklarirane i stvarne strukture organizacijskih odnosa.

Kontinuirana "fotografija" radnog vremena je kontinuirano promatranje i bilježenje karakteristika radnika u procesu funkcioniranja tijekom cijelog radnog dana. U tom se slučaju prikazani parametri sekvencijalno unose u unaprijed pripremljeni radni list. Ispod je obrazac radnog lista analitičara sustava:

Neposredno po završetku ispitnog postupka, tablica se nadopunjuje dodatnim karakteristikama: tehnološka grana, funkcija sustava, subjekt, aspekt, emocionalna pozadina itd.

Dio pokazatelja, onih označenih zvjezdicom, popunjava se tijekom pregleda, ostatak - nakon. Sadržaj unosa je sljedeći:

broj (po redu);

agent (pozicija ispitivanog radnika);

vrijeme tijekom kojeg je postupak obavljen;

postupak (naziv sadržaja skupa elementarnih radnji objedinjenih općenitošću pojedinog zadatka koji se rješava);

informacija (smjer protoka informacija između agenta i druge ugovorne strane);

inicijativa (inicijator pokretanja ovog postupka);

druga ugovorna strana (pozicija zaposlenika koji je u kontaktu sa subjektom);

odnos (koji odražava podređenost agenta i druge ugovorne strane, oblik interakcije u ovom postupku);

problem (verbalni opis problema koji se rješava).

Rezultat predprojektne ankete treba doći" Izvješće o brzom pregledu poduzeća», čija je struktura navedena u nastavku.

Kratak shematski opis poslovnih procesa, na primjer:

nabava i upravljanje zalihama;

kontrola proizvodnje;

upravljanje prodajom;

upravljanje financijskim sredstvima.

Osnovni zahtjevi i prioriteti automatizacije.

Procjena resursa kupca potrebnih za osiguranje projekta.

Razred mogućnosti automatizacije, prijedlozi za stvaranje automatiziranog sustava s procjenom okvirnog vremena i troškova.

Dokumenti uključeni u izvješće o istraživanju mogu se prikazati u obliku tekstualnog opisa ili tablica, čiji je okvirni oblik naveden u nastavku.

Glavni poslovni procesi poduzeća

	B-P Naziv poslovnog procesa
	Prodaja: mreža, veleprodaja
	Plan nabave
	Narudžba za proizvodnju
	Vlastita proizvodnja
	Kupnja sirovina