Всяко от вашите места на работа, както и продължителността на престоя на определена длъжност се записват в трудовата книжка. Именно този документ ще бъде обсъден в тази статия. Но преди да говорим за характеристиките на дизайна и съдържанието на документа, е необходимо да дадем определение.

Трудовата книжка е официален документ, съдържащ информация за местата на работа. По-специално, работодателят, периодът на работа и причината за уволнението.

Важността на този документ се състои в необходимостта работодателят да получи пълна и достоверна информация за новоизпечения кандидат за конкретна позиция. залог успешно интервюе трудов стаж и положителна "трудова" история.

Външен вид на документа

Този документ има стандартна форма, еднаква за всички. Външно TC може да бъде два вида:

• Размер 10x14 см - това показва освобождаването през 1977 г.
• Размерът е 8,8x12,5 см, което показва нова проба от 2003 г., одобрена с Постановление на правителството "За трудовите книжки".

В резултат на това може да има разлики в цвета: сиви, тъмносини и тъмнозелени TC.

По-долу е външен видТЗ, както и заглавната страница:

Руското законодателство относно трудовите книжки

Трябва да се отбележи отделно постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 „За трудовите книжки“ (вижте връзката www.consultant.ru), което регулира общ реддействия с този документ (ред за регистрация, правила за поведение, както и издаване след уволнение), както и чл. 2-3 се установява формата на ТС и вложката в ТС.

Освен това Кодексът на труда на Руската федерация определя практическото значение на трудовата книжка. Какъв е чл. 63, чл. 66, чл. 77. (вижте връзката rulaws.ru)

Законодателят отделно отдели инструкции за попълване на документа, одобрен от Министерството на труда на Руската федерация на 10.10.03 г. № 69 (вижте връзката normativ.kontur.ru)

основни параметри

Проблемът, с който работодателите се страхуват да се сблъскат, е фалшив документ за работа. И така, на оригиналния документ има отличителна черта- воден знак на всяка страница.

• За търговски центрове в стар стил това е змиевиден знак, който може да се види през светлината.
• ТК на новия образец има комбинация от буквите "ТК", които също се виждат на светлината.

Следващата разлика между стария и новия образец е в броя на страниците. В стария търговски център те са 40, а в новия - 46.

По правило в TC има три раздела:

• Информация за служителя (име, дата на раждане, местоживеене - цялата информация се попълва на заглавната страница и се подкрепя с печат).
• Данни за заетостта. По-специално наемането, както и прехвърлянето, уволнението и причините за тях. Всеки запис трябва да съдържа името на длъжността, фирмата и, разбира се, датата. Предоставената информация се потвърждава от печата на организацията и номера на поръчката.
• Награди и постижения (отделно записва факта на получаване на награда за всяко постижение на заеманата длъжност, подкрепено с датата и номера на заповедта).

Всеки запис има свой собствен сериен номер. Ако един от разделите е напълно попълнен в основната работна книга, тогава специалист в отдела за персонал изготвя и поставя вложка.

Трябва да се отбележи особеността на дизайна на датите: те са написани изключително арабски цифри. Правила за писане:

• Година - XXXX.
• Месец и ден - XX.

В резултат на това получаваме, че служителят, нает на 1 март 2017 г., ще има следното записано в трудовата книжка: 01.03.2017 г.

Езикът на попълване е официалният език на страната/републиката.

важно! Има отделно изискване за химикала, с който се попълва документът: той трябва да е лилав, син или черен химикал. Не се допускат гел химикалки!

Освен това в документа не трябва да има никакви съкращения, всяка дума е изписана изцяло, за точност на разбирането.

Трябва да знаете и условията за издаване на трудова книжка:

• След 5 дни след като служителят изпълни непосредствените си задължения, работодателят е длъжен да впише съответната информация в Кодекса на труда.
• Ако служителят за първи път е получил работа, на работодателя се дават 7 дни за издаване на трудова книжка.

Валидността на самата трудова книжка не е ограничена. През цялото време служителят изпълнява своите служебни задълженияТЗ се съхранява от работодателя и се издава само след уволнение. Често обаче в държавни органиили банките изискват копие от Кодекса на труда, за да потвърдят трудовата дейност на гражданин. В този случай се прилагат следните периоди:

• Общият срок на валидност на копие от TC е 1 месец.
• Изключение е заверено копие от трудовата книжка за банката - сроковете в този случай са ограничени до две седмици.

На законодателно ниво се установява и минимална възраст, когато е възможно да се издаде трудова книжка.

от общо правило, документът се съставя от работодателя след 5 дни, когато служителят изпълни служебните си задължения.

Общоприето е, че официалната работа е възможна само след навършване на 18 години. Но кодексът на труда установява, че тийнейджър, който е навършил 14 години, може да получи работа и съответно да състави трудова книжка, но при следните условия:

• писмено съгласие на един от родителите.
• работата няма да пречи на обучението.

От 15-годишна възраст юношата може да си намери работа сам, без специалното съгласие на родителите си, но за работа, която е призната за лесна.

От 16-годишна възраст гражданинът има право самостоятелно да сключва трудов договор и заедно с него да съставя трудов договор.

Издаване на празен формуляр (изтегляне в doc)

Съгласно параграф 3 от Правителствен указ № 225 (виж връзката по-горе), организацията трябва да предостави на служителя празен формуляр на трудовата книжка на установената форма. От това следва, че предприятието придобива този документ за своя сметка и го изготвя за нов служител в следните случаи:

• ако гражданин е получил работа за първи път.
• ако преди това са загубили трудовата си книжка.

Ето как изглежда чистият TK формуляр:

важно! Формулярът не може да се използва в работата като документ, а само за информационни цели.

Въвеждане на данни в документ

Информацията за новото място на работа се въвежда от специалист в отдела по персонала в съответствие с клауза 8 от Указ на Министерството на труда на Русия № 69 (виж връзката по-горе). Служителят е длъжен само да предостави необходимите и надеждни документи.

Трябва да се отбележи, че наемането на служител за нова позициязапочва не с вписване в трудовата му книжка, а с издаване на заповед за скл. трудов договор. Впоследствие номерът на тази поръчка ще бъде записан в търговския център.

важно! Трудовата книжка не се попълва от самото лице, тоест от нейния собственик. Това се извършва изключително от упълномощено лице на организацията-работодател.

• образование.
• Дата на раждане.
• Специалност, присъдена след дипломиране.
• Дата на завършване.
• Подпис.

Необходими документи за попълване

Както бе споменато по-горе, регистрацията на трудовата книжка се извършва от специалист в отдела за персонал. За да направите това, трябва да предоставите списък с документи:

• Паспорт на служител.
• Документ за висше или средно образование.

Въз основа на тези документи се попълва заглавната страница.

Шаблон за заглавна страница

Не е необходимо да се пише заявление за издаване на формуляр на трудова книжка, тъй като се изготвя съгласно закона, а не по лично желание на служителя. Изключение, когато се изисква изявление, е ситуацията, когато предишният документ е изгубен.

Списъкът по-горе е изчерпателен. Допълнителен списък с документи може да бъде допълнен в случай на загуба на TC, ако е необходимо да се възстановят данни за предишното място на работа.

Електронна трудова книжка

Днес, с развитието на технологиите и въвеждането в живота ни електронна технологияМинистерството на труда разработва план за e-TC. Това е база данни за трудовата активност на населението.

Изтъкваме основните отличителни черти на електронната трудова книжка:

Това също трябва да бъде практически пример за разграничаване на ТС в електронна и хартиена форма:

• Електронната версия включва съхраняване на информация в определена база данни без необходимост от физически носител, докато хартиената версия предполага само наличието на самата книга.
• Информацията в електронната книга се съхранява в разпечатан вид. Докато на хартия - само писмено, на ръка.
• Връзка с другите обществени услугивъзможно само в електронния търговски център.
• Автоматизацията на процесите също се използва изключително в електронна форма.

Какво е значителното предимство електронен документ? Не подлежи на износване на материала, както и възможността да бъде изгубен или откраднат. Рискът от незаконни действия също е значително намален.

Трябва да се каже, че активно се разработва план за въвеждане на електронни трудови книжки. Все още обаче не са внесени за разглеждане проекти на съответни правни актове.

По този начин трудовата книжка е важен и съществен атрибут, потвърждаващ трудова дейностграждани. Правилното попълване на всички раздели помага на работодателя да получи точна представа за новия служител.

Експертно мнение

Адвокат със специалност гражданско право. Работи в Кинелския районен съд на Самарска област - секретар на съдебното заседание.

Министерството на труда говори за въвеждането на електронни трудови книжки миналата година. Тази година се планира постепенно преминаване към нов формат, като се запази обичайната хартиена версия.

От средата на тази година влизат в сила нови правила относно заверката на копие от трудовата книжка (GOST-2016), но те са доброволни.

Друго нововъведение ще бъде възможността за сключване на електронен трудов договор чрез портала www.gosuslugi.ru, с дистанционни специалисти, при взаимно съгласие на работодателя и служителя. Подписването на такова споразумение ще се осъществи чрез засилени електронен подпис. За да получите хартиено копие на документа, ще трябва да се свържете с MFC.

Междувременно мнозина говорят за плюсовете и минусите на преминаването към електронен документооборот, предлагам да си припомня какви нововъведения се случиха през 2017 г.: през февруари Министерството на труда позволи на работодателите да изпращат електронни фишове за заплати на служителите си, а от юли започна да се използва електронен отпуск по болест.

В момента трудова книжка се издава на служител не само при уволнение. Служителят има право да получи оригинал, а не копие или извлечение от трудовата книжка, както беше досега, за да кандидатства за пенсия. В този случай е необходимо да се състави заявление във всякаква форма.

Как да попълните трудова книжка, така че нито вие, нито служителят да имате проблеми в бъдеще.

От статията ще научите:

Формуляри на трудови книжки

Съвременните форми на трудови книжки, одобрени с Постановление на правителството на Русия № 225 от 16 април 2003 г., са в обращение от 2004 г. Днес всеки може да изтегли формата на работна книга във формат Word и да се запознае подробно с нея. Заглавната страница съдържа информация за служителя:

Не пропускайте: основната статия на месеца от водещи специалисти на Министерството на труда и Rostrud

Енциклопедия за дизайн на трудови книжки до ключ от системата Kadra.

паспортни данни;

степен на образование, професия и специалност;

образец на личен подпис.

Изтеглете свързани документи:

Серийните номера на вписванията във вложката трябва да продължават последователността, посочена преди това в работната книга. Не се допуска повторно започване на номерирането.

Ако формулярът е фалшив...

Процедурата за работодателя, който е открил фалшиви формуляри сред книгите на склад, зависи пряко от обстоятелствата на откриването им. Ако се открие фалшификат наемане на нов служителсъстояние, трябва да се вземат незабавни мерки.

Ако във фалшивия формуляр, издаден от бившия работодател при първото наемане на служителя, са направени истински, верни трудови записи, трябва да започнете нова книга.

За да прехвърлите информация за професионалния опит на неговия собственик в ново копие с пълно право, ще трябва да съберете подкрепящи документи от предишни места на работа (клауза 33 от Правилата, член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация) . Тази процедура по никакъв начин не възпрепятства наемането на работа.

Ако организацията вече е успяла да наеме служител, който е предоставил фалшива работна ръка, все още трябва да смените документа. Но не бързайте да уволнявате служителя „по член“ (клауза 11, част 1, член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация) - първо трябва да разберете дали той наистина е замесен във факта на фалшификация. Ако вината е изцяло на трети страни, няма основания за уволнение.

Служител, който съзнателно предостави фалшив документ, може да бъде уволнен, но само въз основа на резултатите от официално разследване.

Отчитане и съхранение на формуляри

Общите принципи за работа с попълнени и празни формуляри са заложени в същите „Правила“. За осигуряване на точни записи на документацията е необходимо да имате:

В книгата за приходите и разходите се записва информация за всяка операция, свързана с получаването и разходването на непопълнени формуляри (с посочване на техните номера и серии). Отговорностите за неговото изпълнение обикновено се възлагат на счетоводния персонал, докато книгата за отчитане на движението на труда се поддържа по-често от службата за персонал. (формуляр, готов за работа или попълнен документ) в сейф или специален шкаф - надеждно заключен и осигуряващ защита от повреди (влага, насекоми, пожар и др.). Лице, отговорно за воденето на документация кадрово обслужванеОтчита се ежемесечно в счетоводството.

Всички форми, неподходящи за по-нататъшна употреба, по-специално повредени по време на пълнене, се унищожават съгласно акта. В него се посочва точният брой на унищожените документи със списък на сериите и номерата, както и информация за състава на комисията, потвърдила тяхната непригодност.

Изтеглете в.doc

Изтеглете в.doc

Процедурата за придобиване, съхраняване и попълване на формуляр за трудова книжка (нюанси)

Формулярът на трудовата книжка е личен документ, който отразява цялата информация за трудовата дейност на дадено лице. Как се придобиват формулярите за трудова книжка и какви са характеристиките на тяхното съхранение и попълване, ще разкажем в нашата статия.

Трудова книжка (къде да изтеглите формуляра безплатно)

Вписване в трудовата книжка се прави за всеки служител, който е работил в предприятието повече от 5 дни (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация). Освен това е необходимо да се състави този документ за служител, който току-що е започнал професионалната си дейност, тоест който е намерил работа за първи път.

Законово установеният образец на документа е даден в Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 (наричани по-долу Правилата), се състои от 44 страници съдържащи специални защитни водни знаци. Страниците са закрепени една към друга със специален шев за предотвратяване на фалшификация на документа.

Основната цел на трудовата книга:

1. Фиксиране на човешката дейност. Всички данни, вписани в книгата, трябва да бъдат заверени с печат и подпис на отговорното лице, което от своя страна гарантира достоверността на посочената в нея информация.
2. Разкриване на информация за предишни взаимоотношения на служителя с работодателя, тоест опит, постижения, благодарност, както и причините за уволнение, които са решаващ критерий за по-нататъшна работа.
3. Осигуряване на пенсионно бъдеще. Трудовата книжка е единственият документ, който може да потвърди реалния опит.

Актовете, които уреждат разпространението на този документ, са следните:

• Кодекс на труда RF;
• Постановление на правителството на Руската федерация „За трудовите книжки“ от 16 април 2003 г. № 225;
• инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 септември 2003 г. № 69;
• Кодекс за административните нарушения на Руската федерация в частта, която установява отговорност за нарушение на трудовото законодателство.

Закупуване на трудова книжка

В съответствие с чл. 45 от Правилника, работодателят е отговорен за издаването на книжни формуляри.

Заповед на Министерството на финансите на Русия от 22 декември 2003 г. № 117n одобрена поръчкаосигуряване на администрации на предприятия формуляри за трудови книжки, както и вложки за тях (само в предприятията на асоциацията Goznak).

Юридическите лица и предприемачите могат да получат формуляри въз основа на споразумение, сключено между тях и дистрибуторски организации, които отговарят на изискванията на производителя (клаузи 3, 4 от заповед № 117n).

Също така, в съответствие с поръчка № 117n, е възможно да се доставят книги на организация, използвайки специализирани компании за доставка. продукти за печатсъс защита.

При издаване на книга или вложка администрацията има право да възстанови от служителя сумата, изразходвана за закупуването й, с изключение на някои ситуации:

1. Имаше огромна загуба на документи поради извънредни ситуации.
2. Формулярът е повреден без вина на служителя (например служител на отдела за персонала е направил грешка при попълването му).

Член 44 от Правилата гласи, че всеки работодател е длъжен да разполага с достатъчен брой работна ръка, необходима за работа. На практика обаче тази разпоредба много често се нарушава и при наемане на работа за първи път администрацията просто предлага на служителя да закупи формуляра сам.

Ред за съхранение на книгата

Всички периоди професионална дейносткнижката на служителя се съхранява от неговия работодател. Забранено е да се дава оригиналът му в ръцете на гражданин, докато той е посочен като работещ в предприятието. Изключение правят случаите на регистрация на пенсия при достигане на определена възраст.

Във всички останали случаи работодателят е длъжен по искане на служителя да издаде извлечение от документа или копие от него.

Условията за съхраняване на формуляри също са залегнали в действащото законодателство, въз основа на което работодателите са длъжни да поддържат:

1. Счетоводна книга, която отразява всички операции, свързани с получаването, разхода формуляри за трудови книжки.
2. Книга за отчитане на трудови книжки и вложки. Отразява цялата информация относно труда, идващ от наети служители, както и новорегистрирани, при наемане за първи път.

Инструкциите за попълване на трудови книжки съдържат унифицирани формитези списания се препоръчват за попълване.

Когато работите с тях, трябва да обърнете внимание на правилния им дизайн. Дневниците трябва да бъдат:

• зашит;
• с номерирани страници;
• трябва да бъде заверен с подписа на ръководителя;
• запечатан с восъчен печат или печат (при липса на восъчен печат е разрешено самостоятелно да се направи печат, основното изискване за което е невъзможността за незабележимо нарушение).

Неспазването на правилата за поддържане на тези документи може да доведе до налагане на голяма глоба на администрацията на предприятието (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Ако трудът не е получен от служителя поради смърт, той трябва да се съхранява в предприятието, докато не бъде потърсен.

Характеристики на попълване на труд

Основни положения за правилно пълнене и поддръжка формуляри за трудови книжкипосочени в Правилата.

Списъкът с функции, които трябва да се следват, е както следва:

1. Датите се записват с арабски цифри. Ден и месец - две цифри, година - четири.
2. Мастилото за пълнене може да бъде черно, синьо, лилаво. Разрешено е използването на гел, химикалки, химикалки със светлоустойчиво мастило.
3. Всички записи трябва да бъдат направени без съкращения. Не се допускат поправки, зачерквания, зачертавания, освен установените в раздел IIIПравила (например при смяна на фамилия).
4. Всички записи са направени на руски език.
5. Информация се въвежда само въз основа на съответната поръчка.
6. Служител, който кандидатства за позиция за първи път, трябва да има разрешение за работа в рамките на 1 седмица след назначаването му.
7. Данните се въвеждат по ред със задаване на номер.

Клауза 20 от Правилата гласи, че по искане на служителя информация за работа на непълно работно време може да бъде въведена в работния лист (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Има няколко характеристики за поддържане на трудови книжки за предприемачи:

1. Индивидуалният предприемач принадлежи към категорията на работодателите, което означава, че той трябва да съставя, поддържа и съхранява шаблони за трудова книжкана всички свои служители в съответствие със закона.
2. IP не прави никакви записи в собствената си книга. Това не може да се направи само поради факта, че включва информация за труда (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация), а не за предприемаческата дейност.

Трудова книжка - документ строга отчетност, който отразява цялата информация относно трудовата дейност на служителя, следователно са установени строги правила за нейното поддържане, попълване и съхранение, залегнали на законодателно ниво.

В статията, използвайки примера на Selena LLC, авторът ще говори за процедурата за издаване на трудова книжка за служител, който постъпва на работа за първи път, както и въз основа на кои документи и как работодателят трябва да води записи на трудови книжки и отписване на повредени формуляри на трудови книжки (вложки в работната книга).

Задължение на работодателя за издаване на трудова книжка

Трудовата книжка е основният документ за трудовата дейност и трудовия опит на служителя. Формулярите на трудовата книжка и формулярите на вложките в трудовите книжки са документи със строга отчетност.

Работодател (с изключение на работодателите - лица) е длъжен да води трудова книжка за всеки служител, който е работил в организация повече от пет дни, ако работата в тази организация е основна за служителя (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация).

При сключване на трудов договор лицето, което постъпва на работа за определена длъжност (по професия), представя на работодателя трудова книжка, освен в случаите на работа на непълно работно време или когато служителят постъпва на работа по трудов договор за за първи път (част 1 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация) .

Регулаторни и методически документирегламентиране на дизайна и отписването на формуляри за строга отчетност

1. Заповед на Министерството на финансите на Русия от 22 декември 2003 г. № 117n „За трудовите книжки (заедно с Процедурата за предоставяне на работодателите на формуляри за трудови книжки и вложка в трудовата книжка).

2. Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 (с измененията на 19 май 2008 г.) „За трудовите книжки“ (заедно с Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодатели с тях).

3. Инструкции за попълване на трудови книжки (одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. № 69).

4. Писмо на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 30 август 2006 г. № 5140-17 „Относно процедурата за поддържане на трудови книжки от индивидуални предприемачи след влизане в сила федерален законот 30 юни 2006 г. № 90-FZ.

Членове от Кодекса на труда на Руската федерация, регулиращи проектирането и отписването на формуляри за строга отчетност

Регистрация на трудова книжка за служител, който постъпва на работа за първи път

В съответствие с част 5 на чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация, Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях (одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225; по-нататък към Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки) и Инструкции за попълване на трудови книжки (одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. № 69) за служители, наети за първи път, работодателят трябва да издаде трудова книжка.

На 12 август 2009 г. Арутюнов И. Б. е приет в Selena LLC като настройчик на CNC машини от 3-та категория. Арутюнов И. Б. отива на работа за първи път след дипломирането си образователна институцияи няма трудова книжка. Регистрацията на трудова книжка за служител, нает за първи път, се извършва в присъствието на служителя не по-късно от една седмица от датата на работа.Служител на службата за персонал изготвя трудова книжка въз основа на представените документи (оригинали) - паспорт и документ за образование.

При изготвяне на трудова книжка (както и вложка в нея) работодателят начислява на служителя такса, чийто размер се определя от размера на разходите за закупуване на формуляри. Плащането се извършва в касата на организацията или се приспада стойността на формуляра заплатиработник. Удържането на разходите за формуляра от заплатата на служителя е възможно само по негово писмено заявление. В книгата за приходите и разходите се прави запис за отчитане на формулярите на трудовата книжка и вложката в нея за издаването на трудовата книжка на служителя (или вложката в трудовата книжка) и по този начин формулярът за стриктно отчитане се отписва.

Отчитане на формуляри на трудови книжки и вложка в тях в предприятието

Счетоводството за получаване, разход и движение на трудови книжки и вложки в тях се поддържа от всеки работодател.

Доскоро индивидуални предприемачите не са имали право да водят трудови книжки на служителите, но от 6 октомври 2006 г. член 309 от Кодекса на труда на Руската федерация им възлага това задължение.

За да записват трудови книжки, както и формуляри за трудови книжки и вложка в тях, работодателите трябва да съхраняват:

1) книга за приходите и разходите за отчитане на формуляри на трудова книга и вложка в нея;

2) книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях.

Формулярите на тези книги са дадени в Приложения № 2 и 3 към Инструкциите за попълване на трудови книжки.

Книга за приходите и разходите за счетоводни форми на трудовата книжка и вложка към неясе води счетоводство. Отговорността за поддържането, съхранението, отчитането и издаването на трудови книжки се носи от специално упълномощено лице, назначено със заповед на работодателя (пример 1). Формулярите на трудовата книжка и вложката към нея се съхраняват в счетоводния отдел като документи за строга отчетност и се издават на лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки, по негово искане. Работодателят винаги трябва да има на разположение необходимо количествоформуляри на трудовата книжка и вложка към нея.

AT книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тяхподдържани от службата за персонал, всички трудови книжки, приети от служители при допускане до работа, както и трудови книжки и вложки в тях, издадени на служители, се регистрират, като се посочват серията и номерът на формуляра. При уволнение служителят се подписва в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вписва в тях, че трудовата книжка е получена от него (клауза 41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки).

Ако в деня на уволнението на служителя (прекратяване на трудовия договор) е невъзможно да се издаде трудова книжка поради отсъствието на служителя или неговия отказ да получи трудовата книжка в ръцете си, служителят по персонала съставя акт за отказ за получаване на трудовата книжка от служителя и изпраща на служителя ценно писмо (с описание на прикачения файл и известие за доставка) за необходимостта да се яви за трудова книжка или да даде съгласието си да го изпрати по пощата (клауза 36 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки и член 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). От датата на изпращане на такова уведомление работодателят се освобождава от отговорност за късното издаване на трудова книжка (примери 2-4).

Отписване на повредени бланки на трудови книжки

Формулярите на трудовите книжки и вложките в тях, развалени по време на попълването, подлежат на унищожаване със съставянето на подходящ акт (пример 5).

В случай на неправилно първоначално попълване на трудовата книжка или вложка в нея, както и в случай на повреда не по вина на служителя, цената на повредената форма се заплаща от работодателя (клауза 48 от Правилата за поддържане и съхраняване на трудови книжки).

Обобщаване

1. Трудови книжкии вложките в тях трябва да бъдат закупени от работодателя.

2. Предприятието трябва да води стриктна отчетност и да отписва правилно формулярите за трудови книжки, тъй като това са строги формуляри за отчитане.

3. В случай на регистрация на трудова книжка за първи път, цената на формуляра се таксува от служителя.

4. Ако формулярът е бил повреден по време на регистрацията от служителя на службата за персонал, тогава той се отписва за сметка на работодателя.

Е. Н. Малкова, специалист по кадрова работаООО "Алгоритъм"

История на заетостта - Това е основният документ, потвърждаващ трудовата дейност и трудовия стаж на служителя.. От време на време започват дискусии за необходимостта от отмяната им поради факта, че служителите вече се регистрират индивидуално и информацията за прехвърлените за тях застрахователни премии се съхранява в PFR и FSS. Много въпроси възникват поради фалшиви трудови книжки, неточни записи в тях, сложността на тяхното поддържане. Въпреки това, този документ продължава да действа, както и регламентирегламентиране на реда за попълване и съхранение на трудови книжки.

Бихме искали да обърнем внимание на факта, че до 2006 г. индивидуалните предприемачи, които наемат служители, не могат да правят записи в трудовата книжка. Сега те имат практически същите задължения и права на работодателя като организациите, поради което водят трудови книжки според общите правила.

Съгласно член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация процедурата за водене на трудови книжки се определя от упълномощения федерален изпълнителен орган. Основният документ, уреждащ тази процедура е Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225,който одобри формата и образците на трудовите книжки и вложките в тях, инструкциите за попълването им, правилата за тяхното поддържане, реда за придобиване и счетоводство.

Отговорността за поддържане на трудови книжки е на работодателя и може да бъде:

• административно по чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация (от 1 до 5 хиляди рубли за длъжностни лица; от 30 до 50 хиляди рубли за организации; административно спиране на дейност до 90 дни);
• дисциплинарно (дисквалификация на ръководителя за период от една до три години);
• материални, ако служителят е нанесен материални щетипоради несвоевременно издаване на трудовата книжка.

В какви случаи е необходимо да се водят трудови книжки

Работни книжки трябва да се съхраняват за всеки служител, който е работил с работодателя повече от пет дни и тази работа е основната за него, докато служителят трябва да бъде нает от. Ако е така, тогава те не правят записи в трудовата книжка.

Що се отнася до записите за работа, те се вписват по искане на служителя в трудовата книжка на мястото на основната работа. Например, основната работа в малко предприятие е юрисконсулт, а вътрешен служител на непълно работно време изпълнява и функциите на офис мениджър. След това първо се прави запис за основната работа, а след нея запис за поемане на работа на непълно работно време.

Трудовата книжка е документ, посочен в задължителен списъкпри кандидатстване за работа. Ако служителят не може да представи трудова книжка (изгубена, повредена, неиздадена от предишен работодател и т.н.), тогава той трябва да подаде молба до предишното си работно място за нейния дубликат. В случай, че това не е възможно (например организация или индивидуален предприемач е прекратил дейността си или е бил разпуснат), работодателят трябва да издаде нова трудова книжка по писмено искане на служителя, като посочи причината за отсъствието му. Работодателят не може да въвежда информация за предишни места на работа в новата книга от думите на служителя. Първият запис на работа ще бъде мястото на работа, на което е издадена нова трудова книжка.

Ако внезапно служител намери изгубена трудова книжка със записи на предишни места на работа и поиска да анулира нова книга, тогава трябва да знаете, че за работодателя ще бъде проблематично да направи това. Трудовите книжки се класифицират като строги отчетни документи, а записите за тяхното движение се вписват в специална счетоводна книга. Процедурата за анулиране на трудова книжка не е регламентирана по никакъв начин.

Нито един негативни последициза работник като в неизвестност старшинство, наличието на две трудови книжки не носи. Информация за застрахователните премии, прехвърлени за него от всички предишни работодатели, е в базата данни на PFR, MHIF и FSS. Новата книжка не обезсилва предишната трудова книжка. Можете просто да дадете на служителя копие от заявлението му за нова трудова книжка, заверено от работодателя, ако той трябва да обясни на друго място на работа защо има две книжки.

Актуални форми на трудови книжки

Указ на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225, от 1 януари 2004 г. бяха въведени нови трудови книжки. Заедно с това нова формавалидни са трудовите книжки, чиято форма е одобрена:

• Постановление на Съвета на народните комисари на СССР от 20 декември 1938 г. № 1320 „За въвеждане на трудови книжки“;
• Постановление на Съвета на министрите на СССР, Всесъюзния централен съвет на профсъюзите от 6 септември 1973 г. № 656 „За трудовите книжки на работниците и служителите“;
• Постановление на Министерския съвет на СССР № 310 от 21 април 1975 г. „За трудовите книжки на колхозниците“;

Работните книжки на тези проби, които вече са започнати от служителите, продължават да са валидни и не е необходимо да ги променяте. Ако служителят е получил първата си трудова книжка след 2004 г., тогава при кандидатстване за нея могат да се използват само нови формуляри.

Правене на записи в трудовата книжка

Съгласно Инструкцията, одобрена с постановление на Министерството на труда от 10 октомври 2003 г. № 69, вписванията в трудовата книжка могат да се правят с черно, синьо или лилаво мастило с фонтан, гел или химикалка. Не се допускат съкращения като "пр." вместо "заповед", ​​"ст." вместо „чл.“, „ТЗ“ вместо „Кодекс на труда“ и др. Датите се обозначават с арабски цифри във формат: ден и месец - двуцифрен, година - четирицифрен.

В разделите на трудовата книга „Информация за работата“ и „Информация за наградата“ е неприемливо да се задраскат неточни, неправилни или невалидни записи. Ако е необходимо, след последния запис в книгата, въведете "Записът за номер такъв и такъв е невалиден", след което направете правилния запис. Ако има запис в трудовата книжка за уволнение или прехвърляне на друг постоянна работа, тогава по писмено искане на служителя му се дава дубликат на трудовата книжка, без да се прави такъв запис в нея.

Когато лицето, с което са сключили, вече е работило, той носи трудова книжка, чиято заглавна страница е попълнена. В случай, че трудовата книжка се попълва за първи път, тя трябва да бъде издадена в рамките на една седмица.

Информация за служителяв заглавната страница се въвеждат по правилата:

• фамилията, името и отчеството се изписват изцяло, без инициали, както е посочено в документа за самоличност;
• информация за образованието: общо, средно професионално, висше, следдипломно се въвеждат въз основа на документи за образование (удостоверение, сертификат, диплома и др.);
• ако служителят все още учи, тогава се прави запис за непълно образование въз основа на сертификат образователна институция, записна книга, студентска карта.

След въвеждане на тези данни и посочване на датата на попълване на трудовата книжка, служителят трябва да удостовери с подписа си на заглавната страница верността на информацията за него, след което заглавната страница се подписва от лицето, отговорно за издаването на трудовите книжки и от поставя се печат на организацията или службата за персонал. Трудова книжка без печат на заглавната страница ще бъде невалидна.

По-нататъшни промени в основната информация за служителя се извършват въз основа на документи (паспорт, свидетелство за брак или развод, промяна на фамилия, собствено име, бащино име и др.) С позоваване на техния номер и дата. Предишното фамилно име, име, бащино име, дата на раждане се задраскват с един ред и се записват нови данни. Връзките към документите, въз основа на които са направени промените, се вписват на вътрешната корица на трудовата книжка и се заверяват с подписа на работодателя или упълномощено от него лице и печата на организацията (служба за персонал). При допълване на записи за образование, професия, специалност на заглавната страница предишните записи не се изтриват, а само се допълват с нови. На вътрешната страница не трябва да се правят връзки към нови документи за образование, това не е предвидено в правилата.

При въвеждане на информация за работапосочете пълното и съкратеното наименование на организацията. След това се прави трудова книжка структурно подразделениеработодател, длъжност (професия, специалност), както и датата и номерът на заповедта или друго решение, с което служителят е нает.

Името на длъжността, специалността, професията трябва да съответстват персоналработодател. Ако условията на труд предполагат предимства или ограничения, тогава това име трябва да бъде записано, както е посочено в ръководства за квалификация. В трудовата книжка на служител, който е получил нова категория (клас, категория) или втора професия (специалност, квалификация) по време на работа, се прави подходящо вписване.

Трудовите книжки и вложките в тях са документи за строга отчетност, поради което трябва да се съхраняват в сейфове, метални шкафове или други условия, за да се гарантира тяхната безопасност. Законът не забранява издаването на трудови книжки на служителите, но работодателят ще носи отговорност за загубата.

Издаване на трудова книжка на служител при уволнение

Трудовата книжка трябва да бъде издадена на служителя в деня на прекратяването. Ако това не е възможно, т.к служителят откаже да го получи или изобщо отсъства от работното място, работодателят трябва да изпрати писмено известие за необходимостта да се яви за трудовата книжка или да се съгласи да го изпрати по пощата. Такова уведомление освобождава работодателя от отговорност за забавянето на издаването на трудова книжка. Когато издава трудова книжка в ръцете си, служителят трябва да се подпише в личната си карта и в счетоводната книга за движението на трудовите книжки и вложките в тях. Трудовите книжки, вложките и техните дубликати, които не са получени от служителите при уволнение, се съхраняват от работодателя при поискване, а непотърсени - 75 години.