Obchodní dopis. Struktura obchodních dopisů. Dopisy ministerstev nelze použít, protože mají informační charakter a nejsou normativními právními dokumenty

Za prvé, toto je „záhlaví“, tedy to, co je již vytištěno v horní části dopisu s podrobnostmi o vaší společnosti (pokud samozřejmě píšete z nějaké společnosti a ne svým jménem). Zde je příklad.
Obchodní dům MAGATON
12745 Bullet Strip
Los Angeles, Kalifornie 941474
21. června 1994
Za druhé je to „datum“, které je umístěno několik řádků pod záhlavím (i když to není důležité a je umístěno jak nahoře, tak za záhlavím).
Inkasní agentura Cetrum
4376 Hollywood Boulevard
Los Angeles, Kalifornie 947661
Za třetí, toto je interní adresa. Přestože je adresa vašeho partnera již na obálce, musí být v dopise uvedena.
Vážený Johne Mitchelle:
Za čtvrté, toto je pozdrav: Vážený pane, pokud nevíte, koho oslovujete; Adresa Pánové/Pánové a dámy je přijatelná pouze v případech, kdy je váš dopis zcela diplomatického a oficiálního charakteru.
Za páté, toto je samotný text a za šesté, toto je podpis: S pozdravem, opravdu s pozdravem, s úctou, s pozdravem a tak dále. V podpisu, jakkoli to může znít paradoxně, je hlavní váš podpis. Ano ano! Budeme-li věřit jen jiným úřední pečeti, pak na západě je nejdůležitější váš podpis pod vším, co bylo napsáno výše. Vaše adresa, telefon (fax) a váš podpis jsou ceněny především našimi pečetěmi.
A konečně sedmá jsou iniciály osoby, která napsala tento dopis, MG/vr. Je to jako zdvořilá připomínka toho, kdo pracoval na sestavení tohoto dokumentu, vaše iniciály a po pomlčce nebo dvojtečce iniciály sekretářky, toho, kdo to všechno napsal.
Slíbil jsem ti, že ti řeknu, kdy budeš moci psát dopisy ručně. Vidíš, nezapomněl jsem. V zásadě je vždy možné psát rukou, pokud píšete černou tuhou a tištěnými, čitelnými písmeny, zvláště když píšete sami. Pak se dopis ukáže jako intimnější, důvěrnější. Dáváte tím najevo, že věc, o které píšete, se o vás opravdu zajímá. To je zvláště důležité vzít v úvahu, když vy, student z nízkopříjmové rodiny nebo například přeživší Černobyl, máte možnost jet na charitativní stáž nebo si prostě odpočinout na mládežnickém táboře. Zde je dokonce vhodné napsat vaši referenci ručně:
Vážený pane,
Byl bych vaší společnosti velmi vděčný, kdybych mohl využít tak úžasnou příležitost absolvovat studijní praxi v USA, kde bych si mohl zlepšit angličtinu a poznat nové přátele.
Taková zpráva vypadá srdečněji a zajímavěji než například zpráva vytištěná na laserové tiskárně a představuje si spíše úspěšného mladého asistenta než chudého studenta, který potřebuje pomoc. Ale nezapomeňte, že zároveň jsou zachovány všechny kánony a forma konstrukce obchodního dopisu: záhlaví, datum, pozdrav, samotný text a podpis. Všimněte si také, že v anglický jazyk Již dávno se nepoužívá, jako v ruském jazyce, písemně, s různými zákrutami, kudrlinami a nakloněním doprava. Všechno píší rovně, hůlkovým písmem, bez jakéhokoli sklonu, a pokud ano, je to více doleva. Ještě jsem se ocitl v době, kdy nás ve škole učili neexistující písanku, jak se později ukázalo. V ústavu nám přímo řekli: "Zapomeňte, co jste se naučili ve škole." Šikmé písmo však existuje, používá se v některých speciálních případech: když vám blahopřejeme k výročí nebo svatbě, nebo když je vám předáváno vyznamenání anglické královny nebo čestný kříž... To samozřejmě neplatí. ohrožovat nás (i když, kdo ví?). No a písanka ve všem kopíruje tištěná písmena. A nezapomeňte, že je lepší psát černým perem.
To samozřejmě není problém, pokud je váš dopis vytištěn. Na Západě jsou lidé na počítače tak zvyklí, že si i přátelé píší dopisy na počítačích, což je pro ně (a pro mnohé z nás) známější a rychlejší. Pokud si ale obchodně nebo pracovně dopisujete, a to i s člověkem, se kterým máte celkem dobrý vztah, pak i tehdy jsou dodržovány všechny zásady obchodní korespondence. Podívejte se, co vyniká na dopise od mého amerického ředitele prázdninového tábora, který se mnou jednal jako se svým synem.
8. října 1992
ahoj Michaele,
Žádám vás o pomoc! Poštovní úřad nám doporučil, abychom vám poslali dva dopisy. Jeden adresovaný vám v Bělorusku a druhý adresovaný na stejné jméno, stejnou adresu a místo „Bělorusko“ Bělorusko, Rusko.
Zašlete nám prosím kartu nebo dopis, jakmile tento dopis obdržíte spolu s datem obdržení. Bylo nám řečeno, že pokud adresa není aktuální, opravte ji, e-mail nedostanete. Vaše košile je připravena k odeslání poštou, ale nechceme ji ztratit, nebo nechcete, abyste ji obdrželi.
Všechno nejlepší a hodně lásky od všech v Camp Aldersgate a zvláště od Thomas Family,
Jeffrey C.
Thomas ředitel
JCT:v
Jak vidíte, přátelský dopis je však veden ve standardním rámci obchodní korespondence. Jen Ahoj místo oficiální adresy.
Ale vraťme se k tradičnímu obchodnímu dopisu.
Další věcí, kterou je třeba při psaní obchodního dopisu udělat, je zbavit se touhy znít příliš obchodně. Zde je například fráze.
Podle vašeho požadavku naleznete v příloze šek v hodnotě 16,49 $.
Výrazy jako zde a podle nevytvářejí nic jiného než nadměrnou prvoplánovost. Ale my si prostě potřebujeme odpočinout. Čím přirozeněji písmeno vypadá, tím lépe bude zachováno mezi přátelským a formálním tónem.
Jak jste požadovali, přikládám šek na 16,49 $.
Druhý příklad je jasnější a produktivnější. A bylo vynaloženo mnohem méně slov. A dál. Zapomeňte dovnitř obchodní korespondence všechny hovorové zkratky. Nepište „Ne“, ale „Ne“ a vše ve stejném duchu.
Se vším, co bylo řečeno, se podívejte na tento seznam slov, kterým se v obchodním psaní vyhnout:
podle našich záznamů
potvrdit příjem
pokud jde o, s odkazem na
pokud jde o
s ohledem na
po ruce, po ruce
Na této stránce naleznete
přiložené k tomuto
tímto přiloženo
přiložené najdete
prosit informovat, prosit sdělit
pro vaši informaci
tímto, dosud, tímto
Mám tvůj dopis
Chci poděkovat/mohu poprosit
v pravý čas
v řádném čase
v příjmu
v blízké budoucnosti
z pohledu
naše paní Johnsonová
dovolte mi říct
podle
Děkuji ještě jednou
Děkuji předem
na tom
Všechny tyto příklady jsou převzaty z archivů americké obchodní korespondence a sami Američané si navzájem radí, aby tato „slova“ nepoužívali. A zde je seznam slov a výrazů (levý sloupec), kterým byste se měli vyhnout, a místo toho použijte ty v pravém sloupci.
Místo toho pište, poraďte/informujte řekněte/řekněte/dejte nám vědět tímto způsobem, jako na objednávku jako/podle včasného data/brzy/dnes/příštího týdne/nejdříve konkrétní datum v tuto dobu/v současnosti nyní/v současné době/při tomto vypisování šekem na krytí šekem na z důvodu, že za účelem předání zasílejte zdarma zdarma v souladu s předem/před dříve v souladu s tím, jak jste požadovali v částka za v případě, že pokud/v případě laskavě prosím nedávného data nedávná parly osoba/konkrétní jméno následující po/od pisatele/níže podepsaný Já/já až do tohoto psaní až dosud A nyní čtu dvě verze jedné písmeno a uvidíte, jak se druhá možnost příznivě srovnává s první.
Vážený pane Fergussone,
S odkazem na vaši objednávku videokamery Nashito dostáváme váš šek a vracíme jej.
Rád bych vás informoval, že naše společnost jako výrobce prodává videokamery pouze prodejcům. V souladu s naší velkoobchodní dohodou považujeme za nejlepší zdržet se přímého obchodu se soukromými spotřebiteli.
Pro vaši informaci, ve vašem okolí je mnoho prodejců, kteří nosí videokamery Nashito. V příloze s potěšením naleznete seznam zmíněných prodejců.
Doufám, že rozumíte.
S pozdravem...
První chybou této možnosti je, že se používají slova řekl, totéž, čemuž je třeba se obecně vyhnout a místo deem je lepší napsat Věřit. A participiální fráze Těšíme se na vaši brzkou odpověď, Doufám, že se brzy ozvete, Poděkování za váš zájem NELZE použít při ukončení dopisu. Napište celé věty: Těšíme se na vaši brzkou odpověď, doufám, že se brzy ozvete, Děkuji za váš zájem. Nyní si přečteme opravenou verzi.
Vážený pane Fergussone,
Obdrželi jsme vaši objednávku videokamery Nashito, ale bohužel vám musíme vrátit šek.
Jako výrobce prodáváme pouze prodejcům, se kterými máme velmi explicitní velkoobchodní smlouvy.
Přesto si upřímně vážíme vašeho zájmu o produkty Nashito. Proto přikládáme seznam prodejců ve vaší komunitě, kteří mají kompletní řadu našich videokamer. Kdokoli z nich vás rád obslouží.
S pozdravem vaše...
Druhý příklad je jasnější a zároveň zdvořilejší. Napsáním Je nám líto nebo Oceňuji, vytváříte příznivé obchodní atmosféra písmena. Nikdy neobviňujte svého klienta výrazy jako: vaše chyba / vaše selhání. Pokud napíšete Protože jste odmítli zaplatit dlouho splatnou fakturu, vaše bonita je v ohrožení, bude to vypadat příliš agresivně. Zde je diplomatičtější přístup: Protože zůstatek 435 USD na vašem účtu je nyní více než šedesát dní po splatnosti, je vaše bonita ohrožena.
Pro pozitivní perspektivu spolupráce udržujte tón dopisu přirozený. I když vytahujete nepříjemná témata, buďte taktní a zdvořilí. V každém dopise by měl adresát vidět vaše dobré úmysly, aby s vámi mohl obchodovat i dálniční bandita. Žert.
Jakýkoli společenský dopis bude teplejší, když napíšete obvyklé prosím nebo děkuji... Místo Obdrželi jsme vaši objednávku, můžete napsat Děkujeme za vaši nedávnou objednávku. Nebo místo neosobního Kontrolování našich záznamů jsme ověřili chybu ve vašem vyúčtování za září, raději napište Přijměte prosím naši upřímnou omluvu za chybu ve vašem vyúčtování za září.
Druhý příklad je také úspěšnější, protože neexistují žádné okamžité nároky vůči osobě, která bude číst tento dopis. Slušnost je naší zbraní.
Váš dopis by měl být především zaměřen na klienta a jakoby měl vyjadřovat jeho názor. Například Přijměte prosím naši omluvu za zpoždění je zdvořilý formulář. Doufáme však, že jste nebyli tímto zpožděním vážně znepokojeni, čímž je jasné, že se staráte o záležitosti svého klienta a podílíte se na nich.
To samozřejmě neznamená, že byste se měli vyhýbat zájmenům já a my, ale pokud je používáte, zvažte následující.
Pište I, když mluvíte svým jménem, ​​a My, když mluvíte jménem společnosti. NEPOUŽÍVEJTE název společnosti, stejně jako výraz naše společnost, stejně jako výše uvedené výrazy – to vše zní poněkud pompézně. Je to stejné, když se odesílatel neustále nazývá celým jménem místo „já“...
Buďte opatrní a nepoužívejte v dopise příliš často jméno příjemce. Pokud to nebudete hlídat, obávám se, že váš dopis bude příliš blahosklonný. Nyní porovnejte dvě možnosti písmen a pokuste se určit, co dělá druhou možnost osobnější.
Možnost jedna
Vážená paní Mitchellová
Po provedení standardního úvěrového šetření jsme dospěli k závěru, že by nebylo moudré, abychom vám v tuto chvíli úvěr poskytli.
Věříme, že rozsah vašich současných závazků z vás činí špatné úvěrové riziko.
Jak jistě chápete, je v našem nejlepším zájmu udělovat zpoplatněné účty pouze těm zákazníkům, kteří mají prokázanou schopnost platit.
Přijměte prosím naši upřímnou lítost a pokračujte v nakupování u Allen's za hotové.
S pozdravem Váš...
Možnost dvě
Vážená slečno Mitchellová,
S lítostí vám oznamuji, že vaše žádost o účet Allen's charge byla zamítnuta.
Naše úvěrové oddělení se domnívá, že vzhledem k vašim současným závazkům může být pro vás v tuto chvíli obtížné vyřídit další úvěr.
Vaše kreditní pověst je příliš cenná na to, aby byla ohrožena. Samozřejmě budeme rádi, když v budoucnu znovu zvážíme vaši žádost, pokud by vaše finanční povinnosti byly zrušeny.
Doufáme, že do té doby budete i nadále nakupovat u Allen's, kde je naším hlavním zájmem KAŽDÝ zákazník.
S pozdravem Váš...

Tato stránka obsahuje stručné anotace soudních rozhodnutí k projednávanému tématu a odkazy na spisy s úplným zněním soudního rozhodnutí.

Poznámka:

Rozhodnutí soudu ve prospěch auditované organizace jsou označena indexem (a);

Rozhodnutí soudu ve prospěch regulačního orgánu jsou označena indexem (b).

a) Technické specifikace FSBN odhalily zneužití dotací na státní podpora malé a střední podniky - přidělení finančních prostředků právnické osobě zabývající se výrobou alkoholických výrobků, tj. která nemá nárok na finanční podporu z těchto fondů, z důvodu omezení stanovených v části 4 článku 14 federálního zákona N 209 -FZ.
Soud zjistil, že část 4 článku 14 federálního zákona č. 209-FZ ukládá zákaz dotovat pouze malé a střední podniky, které současně vyrábějí a prodávají zboží podléhající spotřební dani. Odkaz na technické specifikace FSBN na dopisy Ministerstva hospodářského rozvoje Ruska ze dne 10. prosince 2008 N D05-5638, ze dne 27. července 2009 N D05-3697, ze dne 14. dubna 2010 N D05-1084 okresem soudu okresní soud zamítá, neboť tyto dopisy mají informační charakter.
P-VVO61

(b) Přepočet nákladů na stavební a instalační práce provedené dodavatelem na běžné ceny by měl být proveden pomocí indexů stanovených v dopisech Federální agentury pro výstavbu a bydlení a komunální služby, protože tyto dopisy jsou akty vlády orgán nebo úřední závazný pro neurčitý počet osob (bez ohledu na jejich formu a další podmínky - státní registrace, zveřejnění v úřední publikaci).
P-VSO30

(b) Dopis Ministerstva financí Ruské federace ze dne 12. března 2009 N 02-05-10/1191 má informační charakter s odkazem na závazné vedení Pokynů k postupu při uplatňování rozpočtové klasifikace tis. Ruská Federace. Dopis je výkladový, obsahuje stanovisko výkonného orgánu k výkladu zákona a není odvolacím soudem na základě smyslu čl. 311 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace důvodně považován za nově zjištěnou okolnost. .
P-SZO66

(a) Závěry technických specifikací FSFBN: Instituce přijala zneužívání federálních prostředků. Platba za pojistku byla provedena CASCO pro pojištění automobilu pronajatého institucí.
Soud zjistil:
- pojištění na základě smlouvy o dobrovolném pojištění pronajatého vozidla proti poškození a odcizení (CASCO) je legální způsob pojištění výhradně pokladního majetkusubjekt Ruské federacev souladu s jeho tržní hodnotou;
- pro řádné plnění smluvních povinností je nájemce povinen provést komplexní dobrovolné pojištění vozidla jako předmětu majetku v oblasti Ťumeň. Pouze přítomnost politik OSAGO a CASCO je vhodnou metodou provedeníInstitucezávazky ze smlouvypronajmout si.
Odkaz na technické předpisy FSFBN na dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 13. prosince 2011 N 14-01-07/151-1301-1455 soud nepřijímá, protože uvedený dopis není normativním právním předpisem. aktu a má doporučující (informační) charakter.
P-ZSO88

(b) Specifikace FSBN během prohlídkyinformace o příjemcích měsíčních peněžních náhrad (MMC) přidělených vojenskému personálu, občanech povolaných k vojenskému výcviku a jejich rodinných příslušnících, kterým důchodové zabezpečení poskytuje Penzijní fond Ruské federace,zjistil, že Centrumbezdůvodněodmítla přidělit EBC občanovi Z. a občanovi K., a proto tito občané EBC neobdrželi.

NaZ. podal žádost včetně osvědčení vydaného v Ukrajinské republice, kterým se poprvé konstatovala invalidita druhé skupiny v důsledku zranění na frontě za druhé světové války.
SSoudy dospěly k závěru, že na území by mělo být akceptováno osvědčení vydané v Ukrajinské republiceRFjako potvrzení nároku na sociální dávky.GR. Z. měl právo obdržet EDC ode dne předložení certifikátu zamítnutého Centrem.
Soudy také potvrdily, že gr. NA.je členem rodiny zesnulého účastníka 2. světové války a osoby se zdravotním postižením skupiny 1 2. světové války a od 1. 1. 2012 měl právo na EDC.
Odkaz ve stížnosti na dopis Ministerstva práce Ruska ze dne 24. července 2014 N 13-7/B-757 je neudržitelný, protože se nejedná o normativní právní akt, ale má poradní charakter.
P-SZO90

(b) Vedoucí oddělení přešel do správní odpovědnosti podle čl. 15.15.7 Kodex správních deliktů Ruské federace za porušení postupu účtování rozpočtových závazků.
Soud zjistil následující. Argumenty, že operace pro sestavení a poskytování informací o závazku se netýkají operací pro zaúčtování rozpočtového závazku, s odkazem na dopisy Ministerstva financí Ruské federace, jsou neudržitelné. Dopisy Ministerstva financí Ruské federace nejsou regulačními právními akty definujícími postup účtování rozpočtových závazků a mají pouze poradní charakter. Argumenty, že exekutivní orgány nejsou pověřeny účtováním rozpočtových závazků, jsou založeny na nesprávném výkladu hmotného práva.
R-SOYU61

(b) Závěry TU FS FBN, potvrzené soudy: prostředky federálního rozpočtu přidělené Úřadu podle KBK 244,225 „Práce, služby pro údržbu majetku“ byly použity na výdaje stanovené podle KBK 243,225 „Nákup zboží, prací, služeb“. za účelem velkých oprav státního majetku“, což je v souladu s článkem 289 rozpočtového zákoníku Ruské federace nepřiměřeným výdajem finančních prostředků.
Soudy také stanovily následující. Odkaz odboru na dopis Ministerstva pro místní rozvoj Ruské federace ze dne 5. července 2013 N 11921-vl/10 soud neakceptuje, neboť Ministerstvo pro místní rozvoj Ruské federace nemá právo nahradit funkce Ministerstva financí Ruské federace a vysvětlit možnost použití Předpisů o provádění plánovaných preventivních oprav průmyslových budov a staveb. Tento dopis má navíc pouze informativní charakter a není povinným právním úkonem.
P-APS14

(b) Závěry technických specifikací Rosfinnadzor. Instituce nedodržela zásadu účelného využití rozpočtových prostředků, a to: při kalkulaci počátečních (maximálních) nákladů na státní zakázku byla jejich hodnota nadhodnocena v důsledku nesprávné aplikace indexů změny nákladů na základní cenovou hladinu, což mělo za následek dodatečné výdaje prostředků federálního rozpočtu ve výši 66,1 mil. rub. Rozhodčí soud Východosibiřského distriktu uznal za legitimní závěry předchozích soudů o nezákonném použití rozpočtových prostředků ve výši 66,1 milionů rublů.
Soudy konstatovaly, že Instituce použila indexy poskytnuté dopisem Ministerstva hospodářského rozvoje Ruské federace ze dne 21. srpna 2007 č. 12529-GG/DOZ, přičemž za účelem vytvoření počáteční (maximální) nabídkové ceny při přípravě zadávací dokumentaci, musí být použity indexy změn předpokládaných nákladů uvedených ve čtvrtletních dopisech Ministerstvo pro místní rozvoj Ruské federace.
Argumenty o absenci TU FSFBN právo vykonávat kontrolu nad odůvodněním počáteční (maximální) smluvní ceny, o výpočtu počáteční (maximální) smluvní ceny v souladu s ustanoveními zákona N 94-FZ, že dopisy ze Ministerstva pro místní rozvoj Ruské federace se nevztahují na zákony ani jiné předpisy právní úkony, byly zamítnuty Nejvyšším soudem Ruské federace.

... Hrál se "Generální inspektor" - a moje duše byla taková nejasná, tak zvláštní... Čekal jsem, věděl jsem předem, jak se věci vyvinou, a přes to všechno se mě zmocnil smutný a otravně bolestivý pocit. Můj výtvor mi připadal hnusný, divoký a jako by vůbec nebyl můj. Hlavní role byla pryč: to jsem si myslel. Dur ani trochu nechápal, co je Khlestakov zač. Z Khlestakova se stalo něco jako Alnaskarov, něco jako celá řada vaudevillových darebáků, kteří k nám přicházeli z pařížských divadel. Stal se jen obyčejným lhářem – bledou tváří, vystupující ve stejném obleku po dvě století. Opravdu ze samotné role není jasné, co je Khlestakov zač? Nebo se mě předčasně zmocnila slepá pýcha a moje síla ovládat tuto postavu byla tak slabá, že na herce nezůstal ani stín či náznak? Ale zdálo se mi to jasné. Khlestakov vůbec nepodvádí; není živnostenským lhářem; sám zapomíná, že lže, a už skoro věří tomu, co říká. Otočil se, je v duchu, vidí, že všechno jde dobře, poslouchají ho - a už jen proto mluví hladčeji, volněji, mluví od srdce, mluví zcela upřímně a lže, ukazuje se přesně takový, jaký je. Naši herci obecně vůbec neumí lhát. Představují si, že lhát znamená jednoduše mluvit. Lhát znamená lhát tónem tak blízkým pravdě, tak přirozeným, tak naivním, jak je možné mluvit jen pravdu; a to je přesně to, kde leží všechny komické lži. Jsem si téměř jistý, že Khlestakovovi by prospělo více, kdybych tuto roli přidělil jednomu z nejprůměrnějších herců a řekl bych mu jen to, že Khlestakov je chytrý muž, dokonalý comme il faut, inteligentní a možná i ctnostný. a co mu zbývá, představ si to tak. Khlestakov nelže vůbec chladně nebo fanfárově-divadelně; leží s citem, jeho oči vyjadřují potěšení, které z toho dostává. To je obecně nejlepší a nejpoetičtější okamžik jeho života – téměř jakási inspirace. A alespoň něco z toho bylo vyjádřeno! Chudák Khlestakov rozhodně nedostal žádný charakter, tedy obličej, tedy viditelný vzhled, tedy fyziognomii. Samozřejmě je nesrovnatelně jednodušší karikovat staré úředníky v ošuntělých uniformách s odřenými límečky; ale zachytit ty rysy, které jsou docela věrohodné a nevyčnívají jako ostré úhly z běžného světského kruhu, je dílem silného mistra. S Khlestakovem by se nemělo nic vyjadřovat ostře. Patří do tohoto okruhu, který se zjevně neliší od ostatních mladých lidí. Někdy se dokonce dobře nosí, někdy dokonce mluví s váhou, a jen v případech, kdy je vyžadována duchapřítomnost nebo charakter, se projevuje jeho poněkud podlá, bezvýznamná povaha. Rysy role nějakého starosty jsou pevnější a jasnější. Je již ostře označen svým vlastním, neměnným, bezcitným zjevem a částečně potvrzuje svůj charakter. Rysy Khlestakovovy role jsou příliš plynulé, subtilnější, a proto obtížněji rozeznatelné. Co je, když se na to opravdu podíváte, Khlestakov? Mladý muž, úředník a prázdný, jak tomu říkají, ale obsahující mnoho vlastností patřících lidem, které svět nenazývá prázdnými. Odhalit tyto vlastnosti u lidí, kteří mimochodem nejsou bez dobrých ctností, by byl hřích ze strany spisovatele, protože by je tím vyburcoval k všeobecnému smíchu. Je lepší nechat každého, aby v této roli našel kousek sebe a zároveň se beze strachu a strachu rozhlížel kolem sebe, aby na něj někdo neukázal prstem a neoslovil ho jménem. Stručně řečeno, tato tvář musí být typem mnoha, které jsou rozptýleny v různých ruských znacích, ale které se zde náhodně spojily v jednu osobu, jak se v přírodě velmi často vyskytuje. Každý, alespoň na minutu, ne-li na několik minut, byl nebo se stává Khlestakovem, ale přirozeně si to jen nechce přiznat; této skutečnosti se dokonce rád zasměje, ovšem pouze v kůži jiného, ​​nikoli ve své. A z chytrého strážního důstojníka se někdy vyklube Khlestakov a ze státníka se někdy vyklube Khlestakov a z našeho bratra, hříšného spisovatele, se někdy vyklube Khlestakov. Jedním slovem je vzácné, že jím někdo alespoň jednou v životě nebude - jediné je, že se poté velmi chytře otočí, a jako by to nebyl on. Takže na mém Khlestakovovi není nic z toho vidět? Je to opravdu jen bledá tvář a já jsem si v záchvatu chvilkové pýchy pomyslel, že mi jednoho dne herec s obrovským talentem poděkuje za kombinaci tolika různorodých pohybů v jedné osobě a dá mu příležitost náhle ukázat všechny různé stránky jeho talentu. A tak Khlestakov hrál dětskou, bezvýznamnou roli! Je to těžké, jedovaté a otravné. Od samého začátku představení hry jsem už seděl v divadle znuděně. Nezajímalo mě potěšení a přijetí veřejnosti. Ze všech lidí v divadle jsem se bál jen jednoho soudce – a tím soudcem jsem byl já sám. Slyšel jsem v sobě výčitky a reptání proti mé vlastní hře, které přehlušilo všechny ostatní. A veřejnost byla vesměs spokojená. Polovina z ní hru přijala i s účastí; druhá polovina ji jako obvykle vyhubovala – z důvodů, které však s uměním nesouvisejí. Jak nám vynadala, o tom si povíme na prvním rande s vámi; Je tu spousta poučných i vtipných věcí. Dokonce jsem si něco zapsal; ale to je stranou. Obecně se zdálo, že starosta zcela smířil „generálního inspektora“ s veřejností. Tím jsem si byl jistý už dříve, protože pro talent, jako je Sosnitsky, nemohlo v této roli zůstat nic nevysvětleného. Jsem alespoň rád, že jsem mu dal příležitost ukázat svůj talent v plném rozsahu, o kterém se již začalo lhostejně mluvit a stavěl ho na stejnou úroveň jako mnoho herců, kteří jsou tak štědře odměňováni potleskem v každodenním životě. vaudevilles a další zábavné hry. Doufal jsem i ve sluhu, protože jsem u herce zaznamenal velký důraz na slova a velikost. Ale oba naši přátelé, Bobchinsky a Dobchinsky, dopadli nad očekávání špatně. Sice jsem si myslel, že budou špatní, protože při tvorbě těchto dvou mužíčků jsem si představoval Ščepkina a Rjazanceva v jejich kůži, ale přesto jsem si myslel, že jejich vzhled a postavení, ve kterém se nacházejí, je nějak snesou a nebudou tak karikovaní. . Stal se opak: byla to karikatura, která vyšla. Už před začátkem představení, když jsem je viděl v kostýmu, jsem zalapal po dechu. Tito dva malí muži, ve své podstatě docela úhlední, baculatí, s decentně uhlazenými vlasy, se ocitli v jakýchsi nepohodlných, vysokých šedých parukách, rozcuchaných, neupravených, rozcuchaných, s obrovskými vytahanými předními košilemi; a na jevišti se z nich vyklubaly takové dovádění, že se to prostě nedalo vydržet. Obecně byla kostýmní výprava po většinu hry velmi špatná a nestydatě karikovaná. Zdálo se, že jsem to tušil, když jsem požádal o provedení alespoň jedné zkoušky v kostýmech; ale začali mi říkat, že to není vůbec nutné a není to zvykem, a že herci už znají svou věc. Když jsem si všiml, že mým slovům dávají malou hodnotu, nechal jsem je na pokoji. Ještě jednou opakuji: melancholie, melancholie. Nevím, proč mě ta melancholie přemáhá. Během představení jsem si všiml, že začátek čtvrtého dějství byl chladný; zdá se, jako by tok hry, dosud plynulý, byl zde přerušen nebo se líně pohyboval; Přiznám se, že i během čtení mi jeden znalý a zkušený herec poznamenal, že to nebylo tak chytré, že Chhlestakov jako první požádal o půjčku peněz a že by bylo lepší, kdyby mu ji nabídli sami úředníci . Respektuji však poněkud jemnou poznámku, která má své férové ​​stránky, neviděl jsem však důvod, proč by se Khlestakov, jelikož je Khlestakov, nemohl zeptat první. Ale pointa byla vyslovena; "Takže," řekl jsem si, "tuhle scénu jsem provedl špatně"; a jistě, teď během představení jsem jasně viděl, že začátek čtvrtého dějství byl bledý a nesl známky jakési únavy. Po návratu domů jsem se hned pustil do předělání. Nyní se zdá, že to přijde o něco silnější, alespoň přirozenější a více k věci. Ale nemám sílu se obtěžovat začleněním této pasáže do hry. Jsem unavený; a když si vzpomenu, že k tomu potřebuješ cestovat, ptát se a klanět se, tak mu Bůh žehnej – bylo by to lepší s druhým vydáním nebo obnovením The Inspector General. Ještě slovo k poslední scéně. Vůbec nevyšla. Opona se v určitém nejasném okamžiku zatáhne a hra jako by neskončila. Ale není to moje chyba. Nechtěli mě poslouchat. Už teď říkám, že poslední scéna nebude úspěšná, dokud nepochopí, že je to jen němý obraz, že to všechno má představovat jednu zkostnatělou skupinu, že tady drama končí a je nahrazeno otupělou mimikou, že dvě tři minuty nesmí spadnout opona, že to vše musí probíhat za stejných podmínek, jaké vyžaduje tkzv živé obrázky. Ale odpověděli mi, že by to herce svazovalo, že by skupinu bylo potřeba svěřit choreografovi, což je pro herce i poněkud ponižující atd. atd. atd. Mnoho dalších ostatní Viděl jsem miny, které byly otravnější než ty slovní. Navzdory tomu všemu ostatní, já Stojím si za svým a stokrát říkám: ne. To není vůbec svazující, není to ponižující; i nechat choreografa skládat a utvářet skupinu, jen když je schopen cítit skutečnou pozici každého člověka. Talent nezastaví hranice, které mu byly naznačeny, stejně jako žulové břehy nezastaví řeku: naopak, když do nich vstoupí, pohybuje svými vlnami rychleji a úplněji. A v póze, která je mu dána, může citový herec vyjádřit vše. Nikdo mu tu na obličej nedával okovy, byla rozmístěna jen jedna skupina; jeho tvář bude volně vyjadřovat jakýkoli pohyb. A v této otupělosti rozmanitosti je pro něj propast. Strach každé z postav si není podobný, stejně jako si nejsou podobné jejich charaktery a míra strachu a strachu, kvůli velikosti hříchů, kterých se každá dopustila. Jiným způsobem zůstává zasažen starosta, jiným způsobem jeho manželka a dcera. Obzvláště se vyděsí soudce, zvlášť se vyděsí poručník, poštmistr atd. Obzvláště ohromeni zůstanou Bobčinskij a Dobčinskij a zde se neprozradili a obrátili se k sobě s otupělou otázkou na rtech. Stejným způsobem lze omráčit pouze hosty, ale na obrázku, který je jedním tahem štětce obkreslen a překryt jednou barvou, jsou vzdálení. Stručně řečeno, každý bude napodobovat jeho roli a i když se zjevně podřídil choreografovi, vždy může zůstat skvělým hercem. Ale už nemám sílu se rozčilovat a hádat. Jsem unavená na duši i na těle. Přísahám, že nikdo neví a neslyší mé utrpení. Bůh s nimi všemi. Byl jsem znechucen svou hrou. Rád bych teď utekl bůhví kam a cesta přede mnou, loď, moře a další vzdálené nebe mě může jen osvěžit. Toužím po nich jako bůh ví po čem. Proboha, přijďte rychle. Nepůjdu, aniž bych se s tebou rozloučil. Ještě vám musím říct spoustu věcí, které tento nesnesitelný, chladný dopis nemůže říct... 1836, 25. května. St. Petersburg.

99 -

.... Na auditora se hrálo – a moje duše je tak nejasná, tak zvláštní ... Čekal jsem, dopředu jsem věděl, jak se věci vyvinou, a k tomu všemu se mě zmocnil smutný a otravně bolestivý pocit. Můj výtvor mi připadal hnusný, divoký a jako by vůbec nebyl můj. Hlavní role byla pryč; To jsem si myslel. Dur ani trochu nechápal, co je Khlestakov zač. Z Khlestakova se stalo něco jako Alnaskarov, něco jako celá řada vaudevillových darebáků, kteří k nám přišli z pařížských divadel. Stal se jen obyčejným lhářem – bledou tváří, vystupující ve stejném obleku po dvě století. Opravdu ze samotné role není jasné, co je Khlestakov zač? Nebo se mě předčasně zmocnila slepá pýcha a moje síla ovládat tuto postavu byla tak slabá, že na herce nezůstal ani stín či náznak? Ale zdálo se mi to jasné. Khlestakov vůbec nepodvádí; není živnostenským lhářem; sám zapomíná, že lže, a už skoro věří tomu, co říká. Otočil se, je v duchu, vidí, že všechno jde dobře, poslouchají ho - a už jen z tohoto důvodu mluví hladčeji, volněji, mluví od srdce, mluví zcela upřímně a lže. , ukazuje se přesně takový, jaký je. Ve skutečnosti máme herce

100 -

Vůbec nevědí, jak lhát. Představují si, že lhát znamená jednoduše mluvit. Lhát znamená lhát tónem tak blízkým pravdě, tak přirozeným, tak naivním, jak je možné mluvit jen pravdu; a to je přesně to, kde leží všechny komické lži. Jsem si téměř jistý, že Khlestakov by vyhrál víc, kdybych tuto roli přidělil jednomu z nejprůměrnějších herců a řekl bych mu jen to, že Khlestakov je chytrý, světský muž, dokonalý comme il faut, inteligentní a možná dokonce ctnostný, a že si to tak prostě musí představovat. Khlestakov nelže vůbec chladně nebo fanfárově-divadelně; leží s citem, jeho oči vyjadřují potěšení, které z toho dostává. To je obecně nejlepší a nejpoetičtější okamžik jeho života – téměř jakási inspirace. A alespoň něco z toho bylo vyjádřeno! Chudák Khlestakov rozhodně nedostal žádný charakter, tedy obličej, tedy viditelný vzhled, tedy fyziognomii. Samozřejmě je nesrovnatelně jednodušší karikovat staré úředníky v ošuntělých uniformách s odřenými límečky; ale zachytit ty rysy, které jsou docela věrohodné a nevyčnívají jako ostré úhly z obyčejného světského kruhu, je dílem silného mistra. S Khlestakovem by se nemělo nic vyjadřovat ostře. Patří do tohoto okruhu, který se zjevně neliší od ostatních mladých lidí. Někdy se dokonce dobře nosí, někdy dokonce mluví s váhou, a jen v případech, kdy je vyžadována duchapřítomnost nebo charakter, se projevuje jeho poněkud opravdová, bezvýznamná povaha. Rysy role nějakého starosty jsou pevnější a jasnější. Je již ostře označen svým vlastním, neměnným, bezcitným zjevem a částečně potvrzuje svůj charakter. Rysy Khlestakovovy role jsou příliš plynulé, subtilnější, a proto obtížněji rozeznatelné. Co je, když se na to opravdu podíváte, Khlestakov? Mladý muž, úředník a prázdný, jak tomu říkají, ale obsahující mnoho vlastností patřících lidem, které svět nenazývá prázdnými. Odhalit tyto vlastnosti u lidí, kteří mimochodem nejsou bez dobrých ctností, by byl hřích ze strany spisovatele, protože by je tím vyburcoval k všeobecnému smíchu. Je lepší, aby si to každý našel

101 -

kus sebe v této roli a přitom se beze strachu a strachu rozhlížet kolem sebe, aby na něj někdo neukázal prstem a neoslovil ho jménem. Stručně řečeno, tato tvář musí být typem mnoha, které jsou rozptýleny v různých ruských znacích, ale které se zde náhodně spojily v jednu osobu, jak se v přírodě velmi často vyskytuje. Každý, alespoň na minutu, ne-li na pár minut, byl nebo se stává Khlestakovem, ale přirozeně si to jen nechce přiznat; této skutečnosti se dokonce rád zasměje, ovšem pouze v kůži jiného, ​​nikoli ve své. A z chytrého strážního důstojníka se někdy vyklube Khlestakov a ze státníka se někdy vyklube Khlestakov a z našeho bratra, hříšného spisovatele, se někdy vyklube Khlestakov. Jedním slovem je vzácné, že jím někdo alespoň jednou v životě nebude - jediné je, že se poté velmi chytře otočí, a jako by to nebyl on.

Takže na mém Khlestakovovi není nic z toho vidět? Je to opravdu jen bledá tvář a já jsem si v záchvatu chvilkové pýchy pomyslel, že mi jednoho dne herec s obrovským talentem poděkuje za kombinaci tolika různorodých pohybů v jedné osobě a dá mu příležitost náhle ukázat všechny různé stránky jeho talentu. A tak Khlestakov hrál dětskou, bezvýznamnou roli! Je to těžké, jedovaté a otravné.

Od samého začátku představení hry jsem už seděl v divadle znuděně. Nezajímalo mě potěšení a přijetí veřejnosti. Ze všech lidí v divadle jsem se bál jen jednoho soudce – a tím soudcem jsem byl já sám. Slyšel jsem v sobě výčitky a reptání proti mé vlastní hře, které přehlušilo všechny ostatní. A veřejnost byla vesměs spokojená. Polovina z ní hru přijala i s účastí; druhá polovina ji jako obvykle vyhubovala z důvodů, které se však netýkaly umění. Jak nám vynadala, o tom si povíme na prvním rande: je tu spousta poučných věcí a docela dost vtipných věcí. Dokonce jsem si něco zapsal; ale to je stranou.

Obecně se zdá, že starosta zcela smířil „generálního inspektora“ s veřejností. Tím jsem si byl jistý už dříve, protože talentu, jako je Sosnitsky, nemohlo nic jiného zbýt.

102 -

v této roli nevysvětlené. Jsem alespoň rád, že jsem mu dal příležitost ukázat svůj talent v plném rozsahu, o kterém se již začalo lhostejně mluvit a stavěl ho na stejnou úroveň jako mnoho herců, kteří jsou tak štědře odměňováni potleskem v každodenním životě. vaudevilles a další zábavné hry. Doufal jsem i ve sluhu, protože jsem u herce zaznamenal velký důraz na slova a velikost. Ale oba naši přátelé, Bobchinsky a Dobchinsky, dopadli nad očekávání špatně. Sice jsem si myslel, že budou špatní, protože při tvorbě těchto dvou mužíčků jsem si představoval Ščepkina a Rjazantsova v jejich kůži, ale přesto jsem si myslel, že jejich vzhled a postavení, ve kterém se nacházejí, je nějak snesou a nebudou tak karikovaní. . Stal se opak: byla to karikatura, která vyšla. Už před začátkem představení, když jsem je viděl v kostýmu, jsem zalapal po dechu. Tito dva malí muži, ve své podstatě docela úhlední, baculatí, s decentně uhlazenými vlasy, se ocitli v jakýchsi nepohodlných, vysokých šedých parukách, rozcuchaných, neupravených, rozcuchaných, s obrovskými vytahanými předními košilemi; a na jevišti se z nich vyklubaly takové dovádění, že se to prostě nedalo vydržet. Obecně byla kostýmní výprava po většinu hry velmi špatná a nestydatě karikovaná. Měl jsem to tak trochu předtuchu, když jsem požádal o provedení alespoň jedné zkoušky v kostýmech; ale začali mi říkat, že to není vůbec nutné a není to zvykem a že herci už svou práci znají. Když jsem si všiml, že mým slovům dávají malou hodnotu, nechal jsem je na pokoji. Ještě jednou opakuji: melancholie, melancholie. Nevím, proč mě ta melancholie přemáhá.

Během představení jsem si všiml, že začátek čtvrtého dějství byl chladný; zdá se, jako by tok hry, dosud plynulý, byl zde přerušen nebo se líně pohyboval; Přiznám se, že i během čtení mi jeden znalý a zkušený herec poznamenal, že to nebylo tak chytré, že Chhlestakov jako první požádal o půjčku peněz, a že by bylo lepší, kdyby ji nabídli sami úředníci mu. S respektem k poněkud subtilní poznámce, která má své férové ​​stránky, jsem však neviděl důvod, proč Khlestakov, jelikož je Khlestakov,

103 -

nemohl požádat o první. Ale poznámka zazněla, proto jsem si řekl, že jsem tuto scénu provedl špatně; a jistě, teď během představení jsem jasně viděl, že začátek čtvrtého dějství byl bledý a nesl známky jakési únavy. Po návratu domů jsem se hned pustil do předělání. Nyní se zdá, že to přijde o něco silnější, alespoň přirozenější a více k věci. Ale nemám sílu se obtěžovat začleněním této pasáže do hry. Jsem unavený; a když si vzpomenu, že k tomu potřebujete cestovat, ptát se a klanět se, pak Bůh s ním - bylo by to lepší s druhým vydáním nebo obnovením „Generálního inspektora“.

Ještě slovo k poslední scéně. Vůbec nevyšla. Opona se v určitém nejasném okamžiku zatáhne a hra jako by neskončila. Ale není to moje chyba. Nechtěli mě poslouchat. Už teď říkám, že poslední scéna nebude úspěšná, dokud nepochopí, že je to jen němý obraz, že to všechno má představovat jednu zkostnatělou skupinu, že tady drama končí a je nahrazeno otupělou mimikou, že dvě tři minuty nesmí spadnout opona, že to vše musí probíhat za stejných podmínek, jaké vyžaduje tkzv živé obrázky. Ale odpověděli mi, že by to herce svazovalo, že by skupinu bylo potřeba svěřit choreografovi, což je pro herce i poněkud ponižující atd. atd. atd. Mnoho dalších ostatní Viděl jsem miny, které byly otravnější než ty slovní. Navzdory tomu všemu jiný, stojím si za svým a říkám stokrát: ne. To není vůbec svazující, není to ponižující; i nechat choreografa skládat a utvářet skupinu, jen když je schopen cítit skutečnou pozici každého člověka. Talent nezastaví hranice, které mu byly naznačeny, stejně jako žulové břehy nezastaví řeku: naopak, když do nich vstoupí, pohybuje svými vlnami rychleji a úplněji. A v póze, která je mu dána, může citový herec vyjádřit vše. Nikdo mu tu na obličej nedával okovy, byla rozmístěna jen jedna skupina; jeho tvář bude volně vyjadřovat jakýkoli pohyb. A v této otupělosti rozmanitosti je pro něj propast. Strach každé z postav si není podobný, stejně jako si nejsou podobné jejich charaktery a míra strachu a strachu,

104 -

kvůli velikosti hříchů spáchaných každým. Jiným způsobem zůstává zasažen starosta, jiným způsobem jeho manželka a dcera. Obzvláště se lekne soudce, zvlášť se lekne poručník, poštmistr atd. atd. Bobčinskij a Dobčinskij zůstanou zvláště ohromeni a zde se neprozradili a obrátili se k sobě s otupělou otázkou na rtech. Stejným způsobem lze omráčit pouze hosty, ale na obrázku, který je jedním tahem štětce obkreslen a překryt jednou barvou, jsou vzdálení. Jedním slovem, každý bude napodobovat svou roli, a přestože se zjevně podřídil choreografovi, může vždy zůstat skvělým hercem. Ale už nemám sílu se rozčilovat a hádat. Jsem unavená na duši i na těle. Přísahám, že nikdo neví a neslyší mé utrpení. Bůh s nimi všemi. Jsem znechucen svou hrou. Rád bych teď utekl bůhví kam a cesta přede mnou, loď, moře a další vzdálené nebe, mě může jen osvěžit. Toužím po nich jako bůh ví po čem. Proboha, přijďte rychle. Nepůjdu, aniž bych se s tebou rozloučil. Ještě vám toho musím hodně říct, že tento nepříjemný, chladný dopis nemůže říct. ...

Esina L.V.

Oficiální obchodní styl je jedním z funkčních stylů moderního ruského literárního jazyka. Jedná se o soubor jazykových nástrojů, které se používají výhradně ve sféře oficiálních obchodních vztahů.

Oficiální obchodní styl slouží čistě oficiálním a mimořádně důležitým oblastem lidských vztahů: vztahům mezi vládou a obyvatelstvem, mezi zeměmi, mezi podniky, institucemi a organizacemi, mezi jednotlivci a společností. Ve skutečnosti je člověk od narození do smrti v rámci oficiální obchodní řeči. Tento styl komunikace se také používá při navrhování různých aktů státního, společenského, politického a ekonomického života země.

Existuje řada okolností, kdy je uchovávání písemných informací nejen žádoucí, ale i nezbytné. Toto prohlášení platí konkrétně pro oficiální obchodní styl komunikace. Obchodní řeč je realizována ve formě písemných dokumentů sestavených podle zvláštních pravidel. Obsah rozhovoru může být zapomenut, špatně zapamatován, nepochopen a dokonce i záměrně překroucen. Ale pokud byl text zachován v písemné podobě a zaznamenán podle těchto zvláštních pravidel, pak si každý, kdo tento text použije, může být jistý správností informací v něm obsažených.

Regulovaný proces zaznamenávání informací na papír nebo jiné médium, který zajišťuje jejich právní sílu, se nazývá dokumentace. V obchodní komunikaci má dokumentace zvláštní význam.

Pokud se totiž člověk odvolává na nějakou ústní dohodu nebo ústní příkaz, pak lze jeho slova vyvrátit nebo zpochybnit. Pokud je však tato dohoda nebo objednávka ve formě dokumentu, pak je odkaz na ni právně oprávněný. Dokumentační pravidla jsou stanovena právními akty každého státu nebo vytvořena tradicí.

Výsledkem dokumentace je vytvoření dokumentu. Společensky je jakýkoli úřední dokument multifunkční, tzn. plní současně několik funkcí, což mu umožňuje uspokojovat různé lidské potřeby. Mezi funkcemi dokumentu se rozlišují obecné a speciální. NA obecné funkce Dokument obsahuje funkce jako:

• komunikativní funkce - dokument je prezentován jako prostředek komunikace mezi jednotlivými prvky sociální struktury, zejména mezi institucemi;
• informační funkce - hlavní úkol dokumentu je vyjádřen v uchování informací;
• sociální funkce - dokument je společensky významným objektem, protože je generován tou či onou sociální potřebou;
• kulturní funkce - dokument působí jako prostředek upevňování a předávání kulturních tradic a vývojových etap
  civilizace. Například vědecká a technická dokumentace odráží úroveň vědeckotechnického rozvoje společnosti.

Mezi speciální funkce dokumentu patří:

• právní funkce - dokument je prostředkem k upevnění a změně právních norem a právních vztahů ve společnosti. Právní funkci plní legislativní a právní předpisy, jakož i listiny, které právní funkci nabývají na čas. Takže pro použití jako soudní důkaz to může být jakýkoli dokument;
• řídící funkce - dokument funguje jako nástroj řízení; tato funkce je svěřena tzv
  řídicí dokumenty (plánovací, výkaznictví, organizační a administrativní dokumenty atd.), vytvořené speciálně pro účely řízení;
• funkce historického pramene - dokument působí jako zdroj historických informací o vývoji společnosti.

Uvedené funkce určují obecné požadavky na dokument. V Rusku jsou moderní požadavky na přípravu organizační a administrativní (administrativní) dokumentace stanoveny státní normou - GOST R6.30 - 97 „Jednotné systémy dokumentace. Systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci."

Na formální obchodní dopis jsou kladeny zvláštní požadavky. Tyto požadavky jsou zase určeny podmínkami obchodní komunikace, které zahrnují např. oficiální povahu, zacílení, opakovatelnost situací řízení, tematické omezení. Tyto požadavky jsou základem takového konceptu, jako je kultura úřední korespondence, jejíž vznik je spojen s rozvojem světových zkušeností v oblasti psaní a vyřizování obchodních dopisů.

Můžeme tedy zdůraznit následující standardní požadavky nebo hlavní rysy stylu obchodní komunikace:

• přesnost prezentace informací;
• standardizace a sjednocení jazykových a textových prostředků;
• formálnost a přísnost jazyka a stylu obchodního psaní;
• stručnost a dostatečnost informačního obsahu;
• logika, objektivita a strukturovaná prezentace.

Nyní si promluvme podrobněji o každé komponentě. Funkce společenské regulace, která hraje nejdůležitější roli v oficiální obchodní řeči, klade na odpovídající texty požadavek jednoznačné četby. V tomto ohledu by se měl každý text vyznačovat takovou přesností v podání informací, která by nepřipouštěla ​​možnost různých výkladů.

Úřední dokument splní svůj účel, pokud je jeho obsah pečlivě promyšlen a jeho jazyk je bezvadný. Právě tento cíl určuje skutečné jazykové rysy oficiální obchodní řeči, stejně jako její složení, rubrikaci, výběr odstavců atd., tedy standardizaci mnoha obchodních dokumentů. A to je zase jedna z povinných vlastností úředního obchodního psaní. Standardizace úředních písemností spočívá ve stanovení optimálních pravidel a požadavků na tvorbu a zpracování dokumentů ve státním měřítku. Tato pravidla jsou přijata v souladu se zavedeným postupem pro obecné a opakované použití v kancelářské práci. Výsledky vývoje jsou formalizovány ve formě mezistátních (GOST), státních (GOST R), oborových (OST) standardů a také standardů podniků a institucí (STP). Právě standardizace a unifikace v té či oné míře charakterizuje všechny typy obchodních dokumentů a určuje přísnou kompoziční korelaci a konsolidaci částí obchodního dopisu.

Stačí si pamatovat potvrzení o zaplacení bydlení a komunálních služeb, osobní záznamy atd. Jasnosti a jednoznačnosti jazyka sdělení je dosaženo věcnou a komunikativní přesností. Předmětovou přesností rozumíme správnost skutečnosti, shodu s označeným. Z hlediska jazykové úpravy výpovědi se věcné správnosti dosahuje přesností užití slov, tedy užíváním slov v souladu s jejich lexikálním významem. Používání slov bez zohlednění jejich významu může vést k nesprávné interpretaci nebo nesmyslnosti.

Například: zkrátit data (sloveso zkrátit má význam „Záměrně špatně počítat, nedodat“, např.: zkrátit kupujícího. Správnější by bylo říci: zpracovat data); nebo odmítnout pod příznivou záminkou (přídavné jméno příznivý má dva významy: „Prosazovat, něčemu pomáhat; k něčemu vhodný“, např.: příznivý okamžik, příznivé podmínky; „Dobrý, schvalující“, např.: příznivá recenze. Měli byste napsat : odmítnout pod věrohodnou záminkou).

Komunikační přesnost je přesnost realizace záměru pisatele. Dosahuje se jí vztahem mezi významem slov, kontextem, gramatickou strukturou a vztahem částí textu. Porušení komunikační přesnosti sdělení vede k nepochopení a komplikuje vnímání obsahu sdělení. Například: Měli byste se seznámit se zjištěními komise provedené před rokem.

Tato fráze je obtížně srozumitelná, protože nesplňuje požadavek na přesnost: obsahuje gramatické, stylistické a textové chyby. Podstatné jméno komise tedy může tvořit fráze se slovesy tvořit, jmenovat, volit, volit, ale není kombinováno se slovesem vést, a tedy s příčestí z něj vytvořeným. Navíc není důležité, že komise vznikla, ale že fungovala a došla k určitým závěrům. Správnější by tedy bylo říci: ...se závěry komise, která pracovala před rokem. Místo slovesa seznámit se, což znamená: „Seznámit se s někým“; „Přijímat informace, získávat znalosti o něčem,“ bylo by vhodnější použít sloveso seznámit se, protože má oficiální obchodní konotaci a používá se pouze ve významu „Přijímat informace, získávat znalosti o něčem. .“ Ve výsledku by tento návrh měl vypadat takto: Měli byste se seznámit se závěry komise, která pracovala před rokem.

Formálnost a přísnost obchodního dopisu znamená nejpřísnější a nejzdrženlivější prezentaci informací. To zase vylučuje možnost použití výrazových a emocionálně nabitých jazykových prostředků (například hovorové slovní zásoby nebo citoslovce), obrazných prostředků nebo slov používaných v přeneseném smyslu v textech obchodní řeči. To by odporovalo požadavku na přesnost obchodní řeči. Obchodní sdělení by také mělo odrážet skutečný stav věcí a poskytovat nezaujaté, nezaujaté hodnocení událostí. Tato okolnost splňuje požadavek spolehlivosti či objektivity informace.

Jeden z charakteristické rysy obchodní dopisy je stručné psaní textu. Dopis by neměl přesáhnout jednu nebo dvě stránky, jinak bude vnímání informací obtížné. Lakonismus se v obchodních dopisech spojuje s požadavkem na úplnost informací, přesněji řečeno se zásadou jejich dostatku. Požadavek na úplnost znamená, že dokument musí obsahovat dostatečné informace, aby bylo možné učinit informované rozhodnutí. Hloubka prezentace problematiky závisí na cílech dokumentu: v informačním dopise stačí pojmenovat fakta a události, v poptávkovém dopise musí být přesně uveden a plně zdůvodněn předmět dopisu.

Tyto a některé další rysy charakterizují úřednický substyl oficiálního obchodního stylu. Všechny tyto specifické (a
textové a lingvistické) rysy oficiálního obchodního stylu jsou zakotveny v GOST a manuálech, což zajišťuje vysokou úroveň standardizace a sjednocení textů obchodní dokumentace.

Každý z nás se alespoň jednou v životě (a často mnohem častěji) potýká s nutností sepsat úřední obchodní dopis, například podat žádost, sepsat plnou moc apod. Ale zároveň pokaždé, když se setkáváme s obtížemi spojenými se znalostí (nebo spíše neznalostí) formy dokumentu. Ukazuje se tedy, že obsah řečové kultury ve vztahu k obchodní komunikaci nelze omezit pouze na rámec lingvistiky, jde nejen o výběr jazykových prostředků, ale i o volbu správné formy dokumentu. .

První, s čím se při psaní obchodního dopisu setkáváme, je volba žánru dokumentu. Tato volba přímo závisí na povaze aktuální oficiální obchodní situace, která vás nutí napsat obchodní dopis. Tato situace diktuje výběr vhodného dokumentu: pokud potřebujete nějakou organizaci (vedení této organizace) o něco požádat, požadovaný dokument se ukáže jako prohlášení; pokud jste pro tuto organizaci udělali nějakou práci a chcete za ni dostat zaplaceno, bude to faktura atd.

Volba žánru dokumentu vyžaduje znalost formy odpovídajícího dokumentu. Forma dokumentu je komplexní pojem. Formou dokumentu se rozumí součet jeho detailů a obsahově-kompozičního schématu - jejich vztahu, posloupnosti a uspořádání. Zde jsou nejčastější formy dokumentů v naší životní praxi. První je prohlášení.

Složky tohoto typu dokumentu jsou ve svém pořadí následující: jméno adresáta; jméno žadatele; název dokumentu, znění žádosti (stížnosti, návrhu) a pokud možno stručný, ale obsažný argument; datum a podpis.

Dalším běžným žánrem obchodních dokumentů je plná moc. Plná moc je postoupení nebo převod určitých úkonů nebo práv zmocnitele na někoho. Forma tohoto dokumentu, stejně jako žádosti, je zcela standardní a má následující podobu: název dokumentu; jméno zmocnitele (příjmení, jméno, příjmení, funkce nebo adresa); jméno oprávněné osoby (příjmení, jméno, příjmení, funkce nebo adresa); přesné a úplné vymezení rozsahu svěřených pravomocí nebo práv; datum a podpis.

V tomto případě plná moc nabude právní moci, až když podpis zmocnitele ověří nějaká organizace - podpis úředníka a razítko organizace.

Například:

PLNÁ MOC

Já, Andreeva Svetlana Fedorovna, bydlící na adrese: Syktyvkar, st. Sovětská, 76, apt. 382, pas (série, číslo, vydaný...) Důvěřuji Anně Petrovna Naděždině, bydlící na adrese: Syktyvkar, st. Valovaya, 76, apt. 251, pas (řada, číslo, vystaven...) uzavření smlouvy s nakladatelstvím "Dětská literatura" mým jménem.

8.4.2007 Andreeva

Někdy se v obchodním životě používají takové typy dokumentů jako standardní texty a textové šablony. Toto je nejméně pracný způsob sestavení oficiálního dopisu, který je použitelný pouze pro přenos stejného typu opakujících se informací. Je třeba poznamenat, že rozmanitost moderních obchodních vztahů, nárůst počtu nestandardních situací odrážejících se v obchodní korespondenci, snižuje možnost použití šablonových textů jako metody obchodní komunikace.

Text modelu je jako vzorový text používaný jako příklad nebo základ pro vytvoření nového dokumentu. Metoda vytváření dokumentů podle stereotypního modelu se nazývá typizace dokumentů. Používá se ke konstrukci textů podobného obsahu odpovídajících podobným situacím obchodní komunikace ve výrobě, obchodu, státních úřadech atd.

Text šablony předává informace jako text s mezerami navrženými tak, aby byly vyplněny proměnnými informacemi, které závisí na konkrétní situaci. Příkladem vzorovaných textových forem jsou formuláře pro certifikáty z HR oddělení, cestovní certifikáty apod. V obchodní korespondenci se vzorované texty používají také např. ve zvacích dopisech, přihláškách apod. Texty dohod, dohod a smluv jsou vypracovány pomocí šablonové metody. Použití šablonových formulářů výrazně snižuje čas strávený sepisováním dokumentů. Šablonová metoda sepisování dokumentů navíc eliminuje možnost vícenásobné interpretace textu.

V moderním životě, v podmínkách ostré konkurence na trhu práce, se lidé musí stále více zapojovat do sebepropagace, tzn.
napsat životopis. Tato okolnost vedla k tomu, že dnes lze životopis zařadit i jako zvláštní formu obchodního dokumentu.

Životopis je „stručné písemné shrnutí biografických údajů charakterizujících vzdělání, profesní aktivity a osobní kvality osoby ucházející se o konkrétní práci nebo pozici“. Na rozdíl od žádosti o zaměstnání, která vyžaduje pouze vyplnění prázdných polí, je psaní životopisu kreativní proces.

Proto neexistuje jednotný standardní nebo rigidní formulář pro jeho psaní, i když existují Obecné požadavky za napsání životopisu. Mezi tyto požadavky patří:

• osobní údaje autora (příjmení, jméno, rodokmen, datum a místo narození, rodinný stav);
• adresy a telefonní čísla žadatele s uvedením času pro kontakty (můžete uvést e-mail);
• název volného místa, o které se autor životopisu uchází;
• seznam míst výkonu práce a (nebo) studia v chronologickém pořadí (od posledního místa výkonu práce) s uvedením úplného
  oficiální název organizace, funkční období, název zastávané pozice (název vzdělávací specializace);
• dodatečné informace(pracovní zkušenosti na volné noze, sociální aktivity, profesní rekvalifikace);
• další informace (související znalosti a dovednosti: cizí jazyky, cestování do zahraničí, počítačové dovednosti, řízení);
• vyznamenání a ocenění, akademické tituly (sekce je volitelná);
• zájmy, sklony související se zamýšlenou profesní činností žadatele (tato část je nepovinná);
• doporučení (informace o doporučeních);
• datum sepsání životopisu;
• podpis kompilátoru.

Při přípravě životopisu zvažte následující pokyny. Název (slovo shrnutí) se většinou neuvádí. Místo toho uveďte příjmení, jméno a příjmení, datum a místo narození žadatele. Příjmení se doporučuje psát velkými písmeny, aby bylo dobře čitelné.

Uvedené formy dokumentů jsou textovými normami úředního obchodního jazyka, které upravují konstrukci textu dokumentu. Textové normy upravují vzory struktury informací a pravidla pro sepisování obchodních dokumentů, tzn. určit sémantickou a formální organizaci textu dokumentu a jeho částí.

Po zvolení formy dokumentu přichází nejtěžší část práce – naplnění tohoto dokumentu informacemi. S přechodem na prezentaci obsahu obchodního textu se zvyšují možnosti volby jazykových prostředků k vyjádření konkrétních okolností případu – a v souladu s tím se zvyšují i ​​potíže, kterým čelí sestavovatel textu dokumentu. Obtíže takové volby se týkají především dvou lingvistických aspektů: volby slovní zásoby a lexikálních vzorců pro tvorbu obchodního dopisu a volby gramatických prostředků – především syntaktických struktur obchodního textu.

Jazykové normy oficiálního obchodního stylu tedy zahrnují následující součásti:

• gramatické normy;
• syntaktické normy;
• lexikální normy.

Každý z uvedených lingvistických aspektů si zaslouží podrobné zvážení. Gramatické normy jsou poměrně rozmanité a mají určité nuance. V oblasti tvarosloví se obchodní řeč vyznačuje převahou slovesných podstatných jmen pro pojmenování jednání, zejména jména. V oficiálním obchodním stylu je takových podstatných jmen více než v jiných stylech. V obchodním dopise je tedy obvyklé psát o poskytování pomoci, zajištění bydlení, službě obyvatelstvu, doplňování rozpočtu, přijímání opatření atd. (v běžné řeči to bude vypadat takto: poskytnout pomoc, poskytnout životní prostor, doplnit rozpočet atd.).

Složité pojmenovací předložky jsou také široce používány v obchodní řeči. Zpravidla se používají buď s genitivem (co?) nebo dativem (co?). Například: podél linie, na předmět, aby se zabránilo, při dosažení, při návratu, v platnosti, ve vztahu k, podle, podle, podle toho, v rozporu s atd.

Předložková spojení s přechodným významem - „po něčem“ (pohlaví) - se píší na konci s a: na konci školy, po skončení smlouvy, po příjezdu delegace, po návratu ze služební cesty, pokud obsahují předložku „ By“.

Předložková spojení s dočasným významem počínaje předložkou „před“ mají - i (g.p.) na konci: před uplynutím pětidenní lhůty, před rozhodnutím, do ukončení doby přestavby. Stejnému principu pádů podléhají také takzvané lingvistické vzorce. Jedná se zpravidla o stabilní jazykové výrazy šablon, které umožňují s vysokou přesností reflektovat pravidelně se opakující situace obchodní komunikace. Jazykové vzorce umožňují jasně a výstižně uvést motivy, důvody a cíle oficiální zprávy: formulovat žádost, varování, příkaz, odmítnutí, ujištění atd. Kombinace jazykových vzorců v určité posloupnosti, které odrážejí sémantické aspekty sdělení, umožňuje můžete modelovat text dokumentu a jeho strukturu; zjednodušuje postup vytváření úředního papíru.

Mezi takové lingvistické vzorce, přiřazené k jednomu gramatickému tvaru pádu, patří: potvrzení (čeho?) naší dohody, abychom poskytli (čeho?) pomoc, v souladu s (čem?) dříve učiněným rozhodnutím, na základě (čeho?) stávající potřeby, v souladu s (jakým?) dopisem zákazníka apod. Spolu s úřednickými frazeologickými jednotkami (vzít v úvahu, vzít na vědomí, dát hlasovat, upozornit atd.) tvoří tyto fráze tuhý textový rámec, projevující se ve vzájemné závislosti textových částí a fragmentů věty.

Kromě jazykových modelů, které odrážejí určité situace obchodní komunikace, existují také stabilní figury řeči, které jsou pevně zakotveny v oficiálním obchodním stylu: nejlepší výsledek...; nejméně složité...; nejdůležitější...; šek...; vytvořit potřebné podmínky...; vedení to považuje za možné...; organizace nic nenamítá...; zajistit realizaci...; optimální řešení...; pravděpodobné načasování...; potvrdit účtenku...; nahlásit údaje...; připravit k odeslání...; za daných okolností...; kromě výše uvedeného...atd.

Ke gramatickým normám obchodního stylu patří i sjednocení gramatické stavby slovních spojení a slovních tvarů. Vybraná možnost je přiřazena jako reference pro každou kompoziční část textu.

Například v textu příkazu každý odstavec začíná uvedením adresáta v dativním případě - „komu?“ a poté „vykonat co?“: Vedoucí finančního oddělení M. S. Bodryakové udělte bonus S. D. Bolshov ve výši platu za práci o víkendech v období od 1. 10. 6. do 2. 10. 6.

Vrchnímu vedoucímu redakčního a vydavatelského oddělení D. G. Chesnovovi připravte reklamní materiál k vydání

Gramotnost je jednou z nejdůležitějších vlastností obchodní řeči, která určuje efektivitu obchodní komunikace. Gramotnost znamená nejen znalost pravidel užívání slov, gramatické kompatibility, větných vzorů, ale také vymezení oblastí užívání jazyka. Moderní ruský jazyk má velké množství variant forem. Některé převládají v knižních a psaných stylech řeči, jiné - v hovorové a každodenní řeči. V oficiálním obchodním stylu se používají formy kodifikované písemné řeči, protože pouze jejich dodržování může zajistit přesnost přenosu informací.

Existuje však mnoho chyb kvůli špatné volbě tvaru slova, porušení ve struktuře frází nebo vět. Jednou z nejčastějších chyb je používání hovorových tvarů množného čísla v psaní. včetně podstatných jmen končících na -а /-я namísto normativních koncových na -ы/-и. V hovorové řeči se tedy říká smlouvy, instruktor, korektor atd. Kdežto při psaní obchodního dopisu je nutné používat jiné formy těchto slov: smlouvy, instruktoři, korektorky. Zvláštní zmínku je třeba věnovat formě „dohoda – dohoda“. Tato gramatická norma je spojena s přízvukem, který v hovorové verzi nutně připadá na první slabiku. V praxi se často setkáváme se směsí forem „dohoda“ a „dohoda“, což odporuje veškeré logice. Při volbě požadovaného tvaru množného čísla často dochází k váhání. včetně podstatných jmen v genitivu: kilogramy/kilogram. S

Je třeba si uvědomit, že následující skupina podstatných jmen má tvar s nulovým koncem:

• jména vojenských skupin (voják, kadet, partyzán);
• názvy spárovaných věcí - boty, boty, punčochy (ale ponožky);
• jména národností, územní příslušnost (Arméni, Baškirové, Britové, Bulhaři, jižané, Kyjevité);
• názvy jednotek měření (ampér, volt, watt, arshin, mikron, rentgen, nogram, kilogram).

Počet syntaktických rysů obchodní řeči je největší. Je to dáno přítomností sady hotových syntaktických konstrukcí, které jsou osvědčenými konstruktivními prostředky pro vyjádření standardních významových prvků. Můžeme rozlišit řadu modelů syntaktických konstrukcí a možností jejich realizace, např.: Upozorňujeme nebo Připomínáme, že..., Ptáme se + infinitiv; V případě akuzativu řídíme nebo garantujeme + předmět.

Měli byste si pamatovat syntaktické rysy vytváření frází. Většina slov v psané obchodní řeči se tedy používá pouze s jedním slovem nebo omezenou skupinou slov. Například: kontrola - přiděleno; objednávka - vydaná; cena - sada; dluh - splacen; faktura - vystavená (uhrazena); stížnost (reklamace) - předložena; platba - provedena; platba - provedena (zaručena); cenzura - uložená; jsou stanoveny oficiální platy; dohoda - dosaženo; kredit je přidělen atd. - slovesné kombinace; ceny - nízké, vysoké; argumenty jsou přesvědčivé; slevy - významné, nevýznamné; nutnost - naléhavá; spolupráce - oboustranně výhodná, plodná, úspěšná; výpočty - předběžné, konečné; rentabilita - vysoká, nízká atd. - kombinace podstatných jmen.

Při psaní obchodního dopisu se dává přednost pasivním konstrukcím před skutečnými. Například: neuděláme to, ale uděláme to; Nejste to vy, kdo nabízíte, ale to, co navrhujete. Pasivní mluva se obvykle používá, když je potřeba zdůraznit skutečnost, že akce byla dokončena (garantována platba, schválena nabídka). Aby byl text přesvědčivější, stejně jako v případech, kdy je třeba jako předmět právní odpovědnosti označit konkrétní osobu či organizaci, je však vhodnější forma aktivní zástavy (Závod Metallist narušuje dodávky surovin, v případě, že je třeba uvést konkrétní osobu nebo organizaci, je nutné se ujistit, že se jedná o jinou osobu). Vedoucí družstva nezajistil bezpečnostní opatření apod. ).

V obchodním psaní převládají jednoduché věty. Takové věty obsahují poměrně velké množství informací a jsou určeny pro opakované čtení. Věty v obchodním psaní jsou často komplikovány homogenními členy, participiálními a participiálními frázemi. Může zabrat (zejména v příkazech, usneseních, nařízeních) celý odstavec a někdy i stránku.

Pasivní konstrukce se aktivně používají, jako ve vědecké řeči, velké místo zaujímají složité věty s vedlejšími větami:

„Postup při provádění jednání a provádění dalších důkazů, pokud byly odvolacímu soudu předloženy, určuje předsedající. Obecně platí, že nejprve jsou vyslechnuta vysvětlení od osob zúčastněných na případu a jejich zástupců. Nejprve hovoří ten, kdo odvolání podal, a jeho zástupce. V případě odvolání proti rozhodnutí bude za obě strany jednat nejprve žalobce“ (Ekonomie a právo. 1997. č. 1).

Přísná logika a přesnost prezentace určují sled akcí v prezentované situaci. Tento text slouží jako nařízení a stanoví postup pro posuzování odvolání. Nemenší pozornost je věnována pořadí slov ve větě. V obchodní řeči převažuje přímé pořadí hlavních členů věty - předmět - přísudek (vydává se příkaz); umístit okolnost nebo dodatek na první místo slouží k jejich zdůraznění; místo dohodnuté definice je před slovem, které se definuje (úvěrové vztahy), a nejednotná definice je za slovem, které se vymezuje (naléhavá záležitost, velkoobchodní trh; záležitost prvořadého významu, trh velkoobchodních produktů); místo adverbiálního stupně je před adjektivem a doplněk je za ním; místo předmětu je za slovesem v pořadí „přímý – nepřímý“ (předat + co + komu); místo adverbiálního způsobu děje (příslovce v -о, -е), míra a stupeň, příčina a účel - před predikátovým slovesem (pokud na ně nepadá logický důraz) a místo okolností způsobu děje, vyjádřeno jinak, je za slovesem.

V neosobních větách a pasivních konstrukcích je na prvním místě místo podmětu obvykle vedlejší člen věty. Například: Bylo fakturováno sto padesát jednotek hotových výrobků. S pořadím slov jsou spojeny i samostatné textové vzorce, například posloupnost uspořádání „projev vůle pisatele + znění objednávky + termín“.

Například: Nařizuji T.L. Ivanovovi, aby podal zprávu dne 5.1.2007.

Syntaktické vlastnosti zahrnují také speciální rozložení textu – to znamená rubrikaci. Je spojena s dělením textu na odstavce a pododstavce. Obvykle se tato struktura dokumentu používá při sestavování dohod, dohod a smluv. Podle složitosti dělení se volí jedno-, dvou- nebo třímístné označení položky nebo podpoložky (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).

Volba možnosti číslování závisí na obsahu textu, jeho objemu, skladbě a kompoziční struktuře. V jednoduché texty používá se stejný typ znaků - arabská čísla nebo písmena. Texty složité organizace vyžadují označení částí různými prostředky.

Oddíly větší než odstavce (část, oddíl, kapitola, odstavec) jsou označeny římskými nebo arabskými číslicemi a pojmenovány.

Například:
1. Obecná ustanovení.
2. Odpovědnosti.
3. Práva.

Při dělení textu do nadpisů dostává každá část odpovídající pojmům odstavce a pododstavce své vlastní číslo (používají se arabské číslice), za kterým je umístěna tečka. Číslo každé složky zahrnuje všechna čísla odpovídajících složek vyšších divizních úrovní.

Například:

1. Obecná ustanovení.

1.1. Osoba odpovědná za požární bezpečnost, je jmenován a odvoláván příkazem generálního ředitele.

1.2. Osoba odpovědná za požární bezpečnost je podřízena přímo generálnímu řediteli.

S dalším rozdělením textu do pododstavců se počet znaků označujících číslování zvýší: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

Nadpisy a podnadpisy odstavců dávají obchodním textům důrazně logický, analytický charakter. Název dokumentu je nedílnou součástí každého obchodního dopisu, který vypovídá o povaze nebo předmětu dokumentu (Objednávka, Popis práce, Smlouva, Směrnice atd.). Hlavní sémantickou zátěž nese název dokumentu.

Pouze v obchodní korespondenci se název dokumentu neuvádí. Název by měl být krátký a neměl by přesáhnout dva řádky. V obchodních dopisech není vždy uveden smysluplný nadpis. V řadě obchodních dopisů o etiketě a v dopisech informačního charakteru se záhlaví nepoužívá.

V obchodní korespondenci je však naprosto nezbytné:
O dodání zboží.
O dodání nákladu.
O placení účtu.

Funkčně je záhlaví velmi důležitou součástí textu, což značně usnadňuje práci s dokumenty: řazení, zpracování a v případě potřeby přesměrování.

Z hlediska souboru detailů je celý text dokumentu rozdělen do následujících částí:

• záhlaví dokumentu: adresa firmy (ulice, dům, město, PSČ, číslo telefonu a faxu), druh dokumentu (neuvádí se ve všech dokumentech), datum;
• hlavní část dokumentu: název (umístěný za údaji „datum“ a „index dokumentu“ vlevo), text samotného dokumentu, příloha;
• formální část dokumentu: funkce a příjmení autora, telefon do jeho kanceláře, podpis, razítko (ne vždy).

Požadavky na registraci podrobností jsou stanoveny v GOST 6.30-97 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci." Vztahují se na všechny typy dokumentů.

Žádný dokument však není připraven s kompletní sadou podrobností. Jejich složení závisí na účelu dokumentu. Oficiální dopisy tedy neoznačují název typu dokumentu. Ve všech ostatních dokumentech je jméno uvedeno.

Například: Smlouva, Objednávka, Vyhláška atd. Obchodní dopisy se obvykle píší na hlavičkový papír.

Formulář je firemní list papíru, na kterém jsou zpravidla již uvedeny podrobnosti o podniku. Všechny ostatní údaje jsou do formuláře zapsány na stroji a uspořádány v určitém pořadí. Existují dva typy organizačních hlavičkových papírů – hranatý a podélný. Liší se umístěním detailů předcházejících textu dopisu.

Lexikální skladba textů v oficiálním obchodním stylu má své vlastní charakteristiky. Za prvé se jedná o přesnost použití slov, tzn. používat slova podle jejich významu.

Slovo v textu dokumentu by mělo být použito pouze v jednom významu, což nepřipouští žádné jiné výklady nebo nejednoznačnosti. A za druhé je to použití speciální terminologie charakteristické pro obchodní styl. V textech tohoto stylu se tedy používají slova a slovní spojení, která mají výraznou funkční a stylistickou konotaci, například žalobce, žalovaný, protokol, popis práce, zadržení, doručení, průkaz totožnosti, vědecký
zaměstnance apod., mezi nimi značné množství odborných termínů. Mnoho sloves obsahuje téma předpisu nebo povinnosti: zakázat, povolit, nařídit, zavázat, přidělit atd. Je třeba poznamenat, že v oficiální obchodní řeči je mezi souhláskovými formami nejvyšší procento použití infinitivu. Je to také kvůli imperativnosti oficiálních obchodních textů.

Podívejme se na příklad:
„Při studiu jakékoli mezinárodní smlouvy, a zejména smlouvy o zamezení dvojího zdanění, je v první řadě nutné jasně definovat rozsah jejího působení ve dvou aspektech:

• daně, na které se dohoda vztahuje;
• území, na která se vztahuje dohoda." (Konzultant. 1997. č. 24).

V tomto příkladu můžete najít následující rysy obchodní slovní zásoby: slova a fráze s oficiální právní konotací (mezinárodní smlouva, dvojí zdanění, daně); fráze vyjadřující povinnost, potřeba určit; a můžeme také vyzdvihnout takové rysy obchodního textu, jako je přísnost ve vyjadřování myšlenek, nestranná prohlášení a úplná neosobnost prezentace.

Použití konkrétních výrazů ukládá autorovi další povinnosti. Autor musí zajistit, aby byl pojem srozumitelný nejen jemu, ale i adresátovi. Pokud se termín používá zřídka a jeho význam může být nejasný, měli byste se uchýlit k jedné z navrhovaných metod:

• uveďte oficiální definici pojmu, např.: faktoring - prodej práva vymáhat pohledávky;
• upřesnit, rozšířit obsah pojmu o slova neutrální slovní zásoby, např.: ... nesplnění smlouvy je způsobeno
  okolnosti vyšší moci (silné deště vymyly komunikační trasy se závodem);
• odstranit výraz a nahradit jej obecně srozumitelným slovem nebo výrazem.

Vnímání textu může komplikovat i neoprávněné používání přejatých slov. Nejtypičtější chybou je nemotivované používání cizích slov místo známých slov, která již existují k označení pojmů, např.: odvolání místo odvolání; publicita (PR) místo reklamy, výsady místo výhradních práv; exkluzivní místo exkluzivní atd.

Slova a výrazy, které se nepoužívají (archaismy a historismy), by se v dokumentech neměly používat. V obchodním dopise byste měli napsat nikoli v tomto bodě my řídíme, ale my řídíme; ne letos, ale letos (aktuální rok); tímto neinformujeme, ale informujeme, akt se tímto nevypracovává, ale akt se sepisuje; ne který, ale který; nikoli výše zmíněný, ale výše uvedený.

Obchodní jazyk je charakterizován složitými slovy tvořenými ze dvou nebo více slov: nájemce, zaměstnavatel, materiální a technický, opravy a údržba, nahoře, dole atd. Tvoření takových slov se vysvětluje touhou obchodního jazyka přesně zprostředkovat význam a jednoznačný výklad. Stejnému účelu slouží slovní spojení „neidiomatického“ charakteru, např. vysoká škola, daňové přiznání, akciová společnost, bytové družstvo apod. Jednotnost těchto frází a jejich vysoká opakovatelnost vede ke klišé použitý jazykový prostředek, který dává textům oficiálního obchodního stylu standardizovaný charakter.
U úředního dokumentu je důležitá právní podstata, proto se upřednostňují obecné pojmy, např. přijet (přiletět, přiletět, přijet atd.), vozidlo (autobus, letadlo, Žiguli atd.), vypořádání (vesnice , město, vesnice atd.) atd. Pokud je třeba v textu uvést jméno osoby, pak se k tomu používají podstatná jména označující osobu na základě vlastnosti určené nějakým postojem nebo jednáním (patolog Antipov T.N., svědek Stolyarov T.P. , rektor univerzity Sergeeva E.I. atd.).

Při použití jakýchkoli přídavných jmen v obchodním dopise byste měli vzít v úvahu zvláštnosti frazeologie, která se vyvinula v oficiální obchodní řeči. Při použití srovnávacího stupně je výhodnější komplexní forma: méně důležitá, složitější (spíše než nejdůležitější, nejsložitější). Při vyjádření stupně superlativu je nejčastější tvar s předponou: největší účinek, nejmenší výsledek nebo kombinace stupně kladného s příslovcem „nejvíce“: nejdůležitější.

Oficiální termíny obchodního stylu zahrnují také velkou vrstvu nomenklaturní slovní zásoby, která se poměrně často objevuje v obchodních dopisech.

Taková slovní zásoba zahrnuje:

• nomenklatura pozic (generální ředitel, reklamní manažer, finanční ředitel atd.);
• nomenklatura jmen (OOO "VEK", IP Melnikov, FSB, soukromá bezpečnostní společnost "Družba" atd.);
• sortiment (benzín L-76, CNC stroje, ZIL-130 atd.).

Mezi standardní aspekty jazyka obchodního psaní patří sjednocení zkratek nejčastěji používaných v obchodních dopisech. Slova a fráze vyznačující se vysokou frekvencí používání jsou zkráceny, stejně jako termíny, názvy organizací, známé právní akty, kodexy zákonů, textové symboly atd. Všechny zkratky používané v textech dokumentů podléhají určitým pravidlům:

• Zkratky musí být v celém dokumentu stejné. Nemůžete stejné slovo nebo frázi zkrátit jinak nebo je napsat celé na jednom místě a zkrácené na jiné;
• Není přípustné používat v textu zkratku, pokud to může vést k odlišnému výkladu nebo nejednoznačnosti ve vnímání fráze; nemůžete zkrátit slovo, pokud je jediným členem věty;
• Slova nelze zkracovat na jedno písmeno, s výjimkou tradičních textových zkratek. Například: g. (rok), g. (město), l. (list, listy), str. (ves), r. (řeka), položka (bod) atd. Také různé zkratky lze klasifikovat jako oficiální obchodní terminologii. V obchodních textech se používají všelijaké zkratky názvoslovných znaků různých vlastností.
• názvy známých právních úkonů: UG (trestní zákoník), občanský zákoník (občanský zákoník);
• názvy organizací: MMF (Mezinárodní měnový fond), CBR (Centrální banka Ruska);
• názvy označující formu vlastnictví podniku, zahrnuté jako klasifikátor v názvech podniků: LLC (Company with omezené ručení), OJSC (otevřená akciová společnost);
• pracovní pozice: EO - herectví;
• názvy technických zařízení: ACS (automatický řídicí systém), účinnost (faktor účinnosti).

Kromě odborných termínů se v obchodních dopisech často používá tzv. procesní slovní zásoba. Jedná se o slovní zásobu se zobecněným významem, která v textu dokumentu představuje konkrétní akci, předmět nebo rys v oficiálním právním výkladu. V obchodní řeči se tedy používají následující obecné výrazy: porušení pracovní kázně (může to být zpoždění, absence, příchod do práce opilý atd.), narušení harmonogramu dodávek (zpoždění v tranzitu, předčasné odeslání zboží atd.). ).), nést odpovědnost (podléhat pokutám, finančním postihům, trestnímu stíhání v případě porušení atd.). Procedurální slovník může zahrnovat i některé zobecněné pojmy: podnik (společnost, koncern, holding, kartel, syndikát), zboží (konzervy, termosky, auta, boty atd.).

Termíny, procedurální slovník a nomenklaturní slovník tvoří hlavní stylotvorný slovník jazyka dokumentu. Používají se paralelně v textu dokumentů, vzájemně se doplňují (ve smlouvách se obvykle používají termíny a procesní slovní zásoba, v přílohách smluv se obvykle používá nomenklaturní slovník).

Jak již bylo zmíněno, nejdůležitějším rysem obchodní slovní zásoby je, že slovo v textu musí být použito pouze v jednom možném významu. Jednoznačnost kontextového použití je dána tématem dokumentu. Neznalost nebo nepřesná znalost lexikálního významu slov však s sebou nese spoustu chyb, které znesnadňují vnímání textu dokumentu nebo dokonce zkreslují jeho význam.

Jednou z nejčastějších chyb je nerozlišování mezi paronymními slovy (slovy, která jsou si zvukově blízká, ale liší se významem). Mezi tato slova patří: garantovaný – garantovaný, přítomný – poskytovat, efektivní – efektivní, provádět – vyrábět, hospodárný – hospodárný, pojistitel – pojištěný atd.

Například je třeba rozlišovat:

• zaručený odpočinek (něčím zajištěný) - záruční list(slouží jako záruka);
• představit nového zaměstnance do týmu (prezentovat, ukázat) - poskytnout certifikát (dát něco k použití,
  objednat);
• uspořádat shromáždění (něco provést) - vyrobit konzervy (vyrobit, vyrobit něco).

Neschopnost používat synonymní slova může také vést k sémantickým porušením v textech dokumentů. Například slova stavět (stylisticky neutrální), vztyčený (stylistická konotace „vysoký“), konstruovat (vytvářet něco technicky složitého); vztyčené (postavit něco významného; vysoké) se liší stylistickými barvami, odstíny významu a v důsledku toho mají různou kompatibilitu. Měli byste napsat - postavte sportoviště, postavte pomník, postavte dům. Nesprávný pravopis: postavte garáž, postavte palác, postavte věž.

Výše uvedené příklady chyb nejsou zdaleka jediné chyby, kterých se pisatelé obchodních dopisů dopouštějí. Chyby jako nesprávný slovosled ve větě, posun ve struktuře jednoduchých a souvětí, neschopnost používat participiální a participiální spojení, porušování lexikálních norem v ustálených a terminativních spojeních, tautologie a mnohé další, často vedou k negativní důsledky, tj. k potížím s vnímáním dokumentu a v nejhorším případě k nesprávné interpretaci významu prezentovaných informací.

Je tedy zřejmé, jakou kolosální roli hrají jazykové normy při přípravě obchodních dokumentů. Nepozornost vůči základním normám dnes vede ke „znečišťování“ oficiálního obchodního jazyka, který má nebo měl staleté tradice.

V písemné obchodní komunikaci hraje důležitou roli obchodní etiketa, která je nejdůležitějším nástrojem k dosažení komunikačního cíle. Obchodní etiketa se projevuje ve formě a obsahu dokumentů a především ve vzorcích odvolání, vyjadřování žádostí, odmítnutí, reklamací, způsobu argumentace, znění pokynů atd. V obchodní korespondenci je používání prostředků etikety tzv. také regulované.

Důležitým prvkem obchodního dopisu je adresa adresáta. Upoutat jeho pozornost a hlavně zaujmout je hlavním úkolem apelu. Odvolání je povinným prvkem obchodní korespondence. V poslední době se často používá v úřední korespondenci, pokud situace vyžaduje přímé kontaktování úředníka.

Vážený pane... (příjmení)!
Vážená paní... (příjmení)!
Vážení!

Uvedené příklady jsou nejobecnější inverzní vzorce. Existují však některé nuance, které je třeba vzít v úvahu při přístupu k obchodnímu partnerovi: jeho oficiální postavení, oblast činnosti, stupeň osobní známosti.

Existují nevyslovená pravidla obchodní etikety, která je třeba dodržovat v obchodní korespondenci. Tato pravidla zahrnují následující aspekty:

• při formulaci žádostí, žádostí, návrhů, stanovisek atd. Obvykle používají výraz v první osobě množného čísla: Předkládáme nový návrh zákona k posouzení a schválení... Upozorňujeme na novou knihu Vorontsové D.L. "Okno" ...
  Informujte nás prosím o možnosti nákupu komerčního vybavení...;
• v dopisech s důvěrným obsahem a v dokumentech na hlavičkovém papíře úředníci, používá se vzorec adresy v 1. osobě jednotného čísla: žádám, nabízím, zvu;
• Nemůžete začínat dopis slovy odmítnutí. Slušnější je nejprve uvést důvody přijatého rozhodnutí (Naše společnost je nucena odmítnout spolupráci kvůli přemrštěným cenám výrobků, kvůli kterým je jejich prodej v našem regionu nerentabilní);
• Nedoporučuje se naznačovat obchodnímu partnerovi jeho nepozornost a vnucovat mu předem naplánovaný výsledek jakékoli záležitosti (Prosím, pečlivě zvažte tento návrh...; Doufáme v příznivý výsledek našeho obchodu...);
• pokud text dokumentu začíná vzorcem pro osobní adresu adresáta, pak by na konci textu před podpisem mělo být
  být konečný vzorec zdvořilosti: S pozdravem;
• Není taktní používat v dopisech slova „naléhavě“ nebo „okamžitě“, čímž nutíte adresáta, aby se rychle rozhodl. Přijatelnější výrazy mohou být: žádám vás, abyste odpověděli do takového a takového data; Žádáme Vás, abyste nás o svém rozhodnutí neprodleně informovali.

Vypracování obchodního dokumentu není snadný úkol. Jedná se o práci, která vyžaduje poměrně vysokou úroveň jazykových znalostí. Bez znalosti textových a jazykových norem formálního obchodního stylu nelze napsat obchodní dopis. Abyste mohli správně skládat úřední dokumenty, musíte si psaní obchodních dopisů co nejvíce procvičit a hlavně je potřeba toto těžké umění nastudovat a znovu se naučit.

Seznam použitých materiálů:

Koltunová M.V. Obchodní dopis. Co kompilátor potřebuje vědět. M., 1999.

Rogozhin M.Yu. Dokumenty obchodní komunikace. M., 1999.

Tepper R. Jak zvládnout umění obchodního psaní. 250 dopisů a poznámek na pomoc manažerovi. M., 1994.

Článek byl připraven s pomocí agentury pro obchodní literaturu "IP ER MEDIA"