Kadrovsko računovodstvo u DOO od nule - upute korak po korak. Upravljanje HR dokumentima od nule: upute korak po korak Upravljanje HR dokumentima od nule upute korak po korak

Reći ćemo vam kako kompetentno organizirati rad s dokumentima kompanije, kao i njihovo računovodstvo i skladištenje. Korak po korak upute za 2019. će vam pomoći.

Iz članka ćete naučiti:

Regulatorni okvir

Kancelarijski rad je prepoznat kao takva djelatnost koja obezbjeđuje dokumentaciju (izrada službenih dokumenata) i utvrđuje postupak organizacije rada sa službenim dokumentima. Naravno, kada je teško pronaći određeni dokument, postavlja se pitanje da li je potrebno razmisliti o proceduri rada sa dokumentima. S jedne strane, treba nam biti drago što se kompanija razvija i raste, ali s druge strane, na dnevnom redu je novi zadatak - kako pravilno i povoljno organizirati tok dokumenata.

Stručnjak časopisa "Priručnik sekretara" govoriće o glavnim vrstama pisama u organizaciji.

Lakše je sa kancelarijskim radom u zvaničnim institucijama - tamo je taj proces posebno regulisan pravila:

• Naredba Ministarstva pravde Rusije od 16. aprila 2014. br. 78 „O odobravanju Pravila za notarski rad” (zajedno sa Pravilima za rad u notarskim kancelarijama odobrenim odlukom Odbora FNP-a od 17. decembra, 2012, Naredba Ministarstva pravde Rusije od 16. aprila 2014. br. 78) odobrila pravila za tok dokumenata kod notara;
• Odluka Odbora Evroazijske ekonomske komisije od 05.05.2015. br. 46 „O Pravilima za upravljanje internim dokumentima u Evroazijskoj ekonomskoj komisiji“ definiše pravila za rad sa dokumentima u EEZ;
• Naredba Pravosudne službe vrhovni sud RF od 29.04.2003. br. 36 usvojio Uputstvo o vođenju sudske evidencije u okružnom sudu;
• Uredbom CIK-a Rusije br. 321/1831-6 od 20. januara 2016. godine usvojeno je Uputstvo o kancelarijskom radu u Centralnoj izbornoj komisiji Ruske Federacije;
• Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477 odobrena su Pravila kancelarijskog rada u saveznim izvršnim organima.

Postoje i posebni propisi gdje se spominje koliko vrijedi organizovati kancelarijski rad u određenim organizacijama, npr. saveznog zakona od 15. aprila 1998. br. 66-FZ „O hortikulturi, hortikulturi i zemlji neprofitna udruženja građani” propisuje postupak obavljanja kancelarijskog posla u tim subjektima.

U privatnim firmama o svim pitanjima organizacije kancelarijskog posla odlučuju vlasnici. Ili bolje rečeno, razviti uredski rad od nule: upute korak po korak 2019. je povjerena konkretnim izvođačima - nekad kadrovima, nekad sekretaricama. Pošto je takvo uputstvo sazrelo, to znači da zaista postoji potreba za takvom regulativom.

Kako organizovati posao

Kancelarijski posao: uputstva korak po korak za 2019. pomoći će vam da odlučite odakle početi i kojem rezultatu treba težiti. U idealnom slučaju, organizacija treba da usvoji interni dokument- poslovna uputstva. Ako je preduzeće veliko, sa ograncima, filijalama, onda je opravdano donošenje nekoliko lokalnih akata koji regulišu ova pitanja.

Korak 1.

Prije svega, potrebno je odlučiti koji će dokumenti biti obuhvaćeni uputstvima koja regulišu tok posla. Podsjetimo da je cjelokupna masa papira u organizaciji podijeljena na interne (lokalne), odlazne i dolazne. Redoslijed rada s njima bit će drugačiji, pa ga vrijedi opisati u različitim odjeljcima.

Korak 2

Uputstva za pisanje (njegove dijelove). Posebno predvidjeti lokalne akte: kako se donose, kako su zaposleni upoznati s njima, gdje i kod koga se čuvaju lokalni akti. Prema ulaznoj dokumentaciji potrebno je opisati ko i gdje registruje ulaznu dokumentaciju, u kojim rokovima, kako se evidentira predaja dokumenta na izvršenje, gdje se pohranjuje ulazni dokument nakon odgovora na njega i druge proceduralne tačke. Za odlazne - na sličan način riješite pitanje procedure registracije, pravila za slanje, potpisivanje.

Korak 3

Uputstva moraju naznačiti koji dokumenti su odobreni standardni obrazac, a pri čijoj pripremi se treba rukovoditi odobrenim GOST-om.

Korak 4

Određujemo odgovorne osobe za implementaciju svakog dijela uputstva. Mi odlučujemo kojim redoslijedom, gdje, pod čijom odgovornošću će dokumenti biti pohranjeni.

Korak 5

Utvrđujemo potrebu za dodatnim odjeljcima uputstava. Ovisno o specifičnostima aktivnosti organizacije, može biti potrebno naznačiti postupak izrade kopija, postupak rada sa pečatima i pečatima, postupak razmjene dokumenata između odjeljenja.

Određeni broj dokumenata može potpasti pod djelokrug drugih lokalnih akata, na primjer, u okviru odobrene procedure za rad sa ličnim podacima ili procedure za čuvanje poslovne tajne organizacije. Poželjno je da se upućuju na ove lokalne akte. Osim toga, rad sa dokumentima u brojnim organizacijama može biti regulisan i posebnim zakonima - na primjer, upravljanje dokumentima u kreditna institucija potpada pod Federalni zakon "O bankama i bankarstvu", koji reguliše postupak postupanja sa bankarskom tajnom. Ove točke također treba uzeti u obzir prilikom sastavljanja instrukcija.

Korak 6

Usvajanje uputstava i dovođenje na znanje zaposlenika. Nakon ove faze, lokalni akt stupa na snagu, a njegovo izvršavanje postaje obavezno za sve zaposlene u kompaniji.

Kako organizovati HR

Jednako je važno da kompanija razmotri rad kadrovske kancelarije, upute korak po korak 2019 će pomoći u tome.

Faze organizacije kadrovskog toka rada u principu se ne razlikuju od faza formiranja kancelarijskog rada u cjelini. Takođe je definisana lista dokumenata koji će se sastavljati, modifikovati, kopirati i distribuirati u skladu sa uputstvima za vođenje kadrovske evidencije. Ovdje je potrebno uzeti u obzir da organizacija ima mnogo manje prostora za "fantaziju" u odnosu na kadrovska dokumenta - ono što mora biti prisutno u kompaniji za kadrovsku evidenciju je naznačeno u Zakon o radu RF i drugi propisi. A za nepostojanje ili netačno izvršenje kadrovskih dokumenata predviđene su znatne novčane kazne. Stoga se pripremi ovog uputstva treba pristupiti sa punom ozbiljnošću.

Odjeljci uputstva o vođenju kadrovske evidencije treba da sadrže podatke o razvijenim standardnim dokumentima u preduzeću (na primjer, odobreni obrazac ugovora o radu, nalozi), kao i o postupku upoznavanja zaposlenih sa dokumentima. Također je potrebno odražavati specifične aspekte aktivnosti određene organizacije: ako se sastavljaju rasporedi, onda kada i kojim redoslijedom se dostavljaju na odobrenje, ako se izdaje zaštitna oprema, onda kojim redoslijedom će se voditi evidencija, itd.

Takođe treba uzeti u obzir da za organizacija kancelarijskog rada, uključujući osoblje, razvijeni su posebni softverski alati za automatizaciju ovih procesa. Velike kompanije trenutno se koriste, ali ova činjenica ne negira potrebu za razvojem i praćenjem uputstava.

Razgovarali smo o tome šta je kancelarijski posao u našoj organizaciji i dali primjer uputstava za kancelarijski rad. Istovremeno, u okviru opšteg kancelarijskog rada u organizaciji mogu se izdvojiti samostalne sekcije, od kojih je jedan kadrovski kancelarijski rad.

Upravljanje kadrovskom evidencijom može se shvatiti kao aktivnost koja obezbjeđuje dokumentaciju, tok posla, operativno skladištenje i korištenje dokumenata za kadrovska pitanja. U zavisnosti od obima i karakteristika aktivnosti organizacije, i zaposleni u računovodstvu (na primjer, zamjenik glavnog računovođe) i zaposleni posebno angažirani za ove svrhe (na primjer,) mogu biti imenovani odgovorni za vođenje kadrovske dokumentacije.

Trebate li HR vodstvo?

Uputstvo o vođenju kadrovske evidencije nije obavezan dokument u organizaciji. Istovremeno, njegovo prisustvo će obezbijediti odgovarajuću kontrolu nad potpunošću, blagovremenošću i ispravnošću izvođenja i održavanja kadrovske dokumentacije. Organizacija samostalno razvija uputstva korak po korak za vođenje kadrovske dokumentacije, uzimajući u obzir njene specifičnosti, obim kadrovske dokumentacije i broj zaposlenih odgovornih za vođenje ovog odjeljka upravljanja evidencijom.

Upravljanje kadrovskom dokumentacijom obično uključuje održavanje dokumentacije za sljedeće glavne dijelove:

• zaključivanje ugovora o radu i radni odnos;
• promjena ugovora o radu i prelazak na drugo radno mjesto;
• raskid ugovora o radu i otpuštanje radnika;
• odobravanje odmora zaposlenima;
• ohrabrenje i disciplinarna akcija;
• zaštita ličnih podataka zaposlenih.

Procedura za rad sa kadrovskom dokumentacijom može se predvidjeti u opisu posla kod službenika koji je zadužen za ovu oblast kancelarijskog rada.

Organizacija takođe može propisati oblike dokumenata koji se koriste za kadrovsku evidenciju u svom pravilniku o vođenju kadrovske evidencije. Štaviše, ako se za evidentiranje osoblja koriste jedinstveni obrasci, dovoljno je to naznačiti, a ne davati same obrasce. Upotreba jedinstvenih obrazaca kadrovskih dokumenata, gdje je to moguće, pogodna je ne samo zato što ne zahtijeva samostalnu izradu sličnih oblika dokumenata, već i zato što takvi obrasci obično sadrže upute za njihovo popunjavanje, koje su u suštini korak po korak. instrukcije. Tako, na primjer, da biste sastavili pojedinačne dokumente o kadrovskoj evidenciji (na primjer, nalog za zapošljavanje, lična karta zaposlenog ili tabela osoblja), možete se obratiti na Uredbu Državnog odbora za statistiku od 01.05. 2004. br. 1.

A u nekim slučajevima je obavezno korištenje odobrenih obrazaca i korištenje jedinstvene procedure za njihovo izvršenje. Na primjer, upute korak po korak za održavanje radne knjižice u organizaciji, kao i sam obrazac radne knjižice nalazi se u odobrenom obrascu

Odjel za ljudske resurse je jedna od najvažnijih karika u bilo kojoj moderna organizacija. Samo zahvaljujući stručnjacima ove usluge to je moguće efektivno upravljanje aktivnosti preduzeća.

Upravljanje HR dokumentima od nule, upute korak po korak

Ali da bi se pravilno organiziralo njegovo funkcioniranje, potrebno je:

• jasno definisati službene dužnosti zaposleni odgovorni za izradu i pripremu potrebnih dokumenata; da poznaju pravila za formiranje izvršnih organa i imenovanje
• lideri;
• pravilno zapošljavati nove zaposlenike, premještati ih i otpuštati;
• rad na osnovu važećih zakona iz oblasti vođenja kadrovske evidencije;
• kreirati potrebne akte i propise na nivou preduzeća.

Organizirati brzo i kompetentno efikasan rad kadrovskom odjelu se preporučuje da razvije i koristi poseban algoritam za izvođenje potrebnih radnji.

Ko je zadužen za poslovanje u kompaniji?

Pre nego što kreirate plan za organizovanje efikasnog toka posla, morate da odlučite o izvođaču uloge kadrovski specijalista. Čak iu malom preduzeću za unutar-organizacijski radni tok osoblje obično se uvodi pozicija sekretara ili referenta.

Dva su glavna razloga za to:

• veliki obim dokumentarnog posla sa kojim odgovorno lice svakodnevno posluje;
• potreba za užom specijalizacijom u radu sa dokumentima, poželjno je da dodeljeni radnik ima obrazovanje u specijalnosti sekretar-pomoćnik, kadrovski menadžer ili referent.

Naravno, u praksi je dozvoljeno dodjeljivanje dodatne odgovornosti neko ko radi i sa dokumentima, kao što je advokat ili računovođa. Međutim, to može ozbiljno umanjiti efikasnost glavne djelatnosti zaposlenika, jer kancelarijski posao zahtijeva veliku pažnju.

Moguća je preopterećenost odgovorne osobe i pojava kobnih grešaka u njegovom radu. Stoga se najčešće daje prednost uvođenju posebne pozicije.

Faze i vodiči

Organizacija svakog sistema vođenja kadrovske dokumentacije sastojaće se od sledećih faza:

Potrebni dokumenti

Da biste uspostavili stabilan rad činovničke službe, morat ćete kreirati sljedeće dokumente:

• Raspored osoblja. Sadrži informacije o pozicijama koje postoje u organizaciji. Za izradu dokumenta potrebno je pozvati se na važeće zakonodavstvo, jer je njegov oblik potpuno jedinstven za sva preduzeća na teritoriji Ruske Federacije;
• Vrijeme je vrijedan resurs. Kako ne biste svaki put trošili na ručno sastavljanje novog ugovora ili opisa posla, pripremite šablone za svaku poziciju sa liste zaposlenih;
• Kreiranje nomenklature predmeta ili unošenje izmjena. Nomenklaturom predmeta obično se naziva lista svih vrsta dokumenata stvorenih u organizaciji i naznaka njihove lokacije i perioda skladištenja. Obično sadrži mnogo odjeljaka, od kojih bi jedan trebao biti posvećen vođenju kadrovske dokumentacije;
• Pravila internog raspored rada, prema kojem će biti organizovan dnevni radni red, vrijeme odmora i još mnogo toga.

Registracija glave

Ako organizacija još nije imenovala vođu, to će se prvo uraditi. On će biti:

• formirati administrativno osoblje;
• registar konstitutivnih dokumenata;
• potpisuje organizacione i administrativne i druge dokumente.

Registracija rukovodioca se vrši u skladu sa odlukom koju osnivač donosi na kolegijum ili pojedinačno. Oni izdaju nalog u odnosu na osobu koju imenuje prva osoba preduzeća.

Pravila

Za pravilnu organizaciju U radu službe kadrovske evidencije biće potrebno koristiti glavne propise važećeg zakonodavstva:

Računovodstveni dokumenti

Postoji nekoliko glavnih vrsta računovodstvenih dokumenata, zbog čijeg održavanja se osigurava pravilan postupak toka dokumenata:

• Računovodstveni list (ili knjiga) osoblja preduzeća. Uneseno je kratke informacije o broju zaposlenih;
• Upisni dnevnik ugovora o radu. Omogućava vam praćenje zaključivanja svih ugovora sa zaposlenima. Čuvanje ovog dnevnika osigurava pouzdanost skladištenja dokumenata. Ništa neće biti izgubljeno bez traga, može se koristiti za praćenje prisutnosti ili odsustva ugovora o radu;
• Dnevnik registracije neophodan za operativno praćenje kadrovskih promjena;
• Dnevnici obračuna ulaznih i odlaznih pošiljki. U njima možete vidjeti istoriju raznih poslovnu korespondenciju i razjasniti slanje ili primanje raznih pisama;
• Računovodstvena knjiga ličnih kartica, koja sadrži podatke o obrascima sa ličnim podacima zaposlenih. Potreban je kada postoji potreba za proučavanjem ličnih podataka zaposlenog.

Radne knjižice i njihovo čuvanje

Rad sa radnim knjižicama ima dvije glavne karakteristike koje se moraju uzeti u obzir.
Zaposleni koji je primljen u radni odnos dužan je poslodavcu dostaviti svoju knjižicu. Nju će zadržati do prestanka ugovora o radu.

Ako je posao u preduzeću skraćeno radno vreme, onda se knjiga ne prenosi na skladištenje, ali se daju njene ovjerene kopije sa glavnog mjesta rada.

U ovom dokumentu sekretar bilježi da je zaposlenik primljen u radni odnos u organizaciji, navodi njen organizacioni oblik i naziv. Zatim ovaj zapisnik ovjerava rukovodilac preduzeća.

Registracija zaposlenih

Da biste pravilno registrirali zaposlenika, dovoljno je slijediti jednostavan algoritam:

• Uzmite izjavu od zaposlenog u kojoj će navesti podatke za koju poziciju konkuriše, za koju visinu stope je zainteresovan i od kog datuma počinje da radi.
• Pribavite od zaposlenog potrebne kopije dokumenata, kao što su pasoš, SNILS, TIN, bankovni podaci za transfer plate.
• Zaključiti ugovor o radu i izdati opis posla sa ličnim potpisom. Ovim dokumentima se uspostavlja pravni odnos između zaposlenog i poslodavca.
• Čuvajte lični dosije, koji će uključivati ​​prijavu i kopije dokumenata. Popunite karticu u T2 obrascu, u koju ćete upisati sve potrebne podatke.
• Izdati nalog po kojem se radnik prima u radni odnos.

Zaključak

Dakle, za kreiranje službe za vođenje kadrovske evidencije dovoljno je koristiti gore navedena uputstva za organizaciju njenog rada. Glavna stvar prilikom kreiranja takve usluge je osloniti se na odredbe važećeg zakonodavstva i uzeti u obzir potrebe preduzeća, ovisno o njegovim organizacijskim karakteristikama.

U kontaktu sa

Svaka organizacija kreira dokumente koji odražavaju različite aspekte njenih aktivnosti: upravljanje (planiranje, regulacija, kontrola, itd.), osiguranje neophodna sredstva(ljudska, finansijska, sirovinska, materijalna, oprema i dr.), glavna, odnosno proizvodna, djelatnost (trgovina, transportne usluge, osiguranje, bankarstvo itd.). Svaka organizacija vrši razmjenu informacija sa drugim organizacijama, primajući razne dokumente ( poslovna pisma, sporazumi, protokoli, akti itd.). Da bi rad organizacije bio efikasan, a rad sa dokumentima uređenim i organizovanim, u organizaciji se kreira sistem kancelarijskog rada.

Hajde da definišemo pojmove

Pod kancelarijskim sistemom podrazumevamo skup organizacionih, informacionih, tehničkih, tehnoloških mera koje obezbeđuju dokumentovanje aktivnosti organizacije (izrada dokumenata), prijem ili slanje dokumenata, njihovu obradu, čuvanje i korišćenje.

Kancelarijski rad je složen sistem, dakle, za efektivna organizacija Nije dovoljno posla staviti dokumente u fascikle i pohraniti ih u ormare ili na stolove. Dokumente je potrebno sistematizirati, registrovati, kontrolisati za njihovo izvršenje, odrediti rokove njihovog čuvanja, formirati u spise, arhivirati ili uništiti nakon što izgube vrijednost i isteka rokova njihovog čuvanja utvrđenog podzakonskim aktima. I sve se to mora raditi, vođeno određenim principima, prema određenim pravilima, tako da u svakom trenutku možete pronaći potreban dokument te da se ovaj dokument može koristiti kao pravni osnov za usvajanje upravljačke odluke kao dokaz na sudu ili u bilo koju drugu svrhu.

Prema definiciji utvrđenoj u tački 2.1 GOST R 51141-98 „Kancelarski rad i arhiviranje. Termini i definicije, kancelarijski rad ( podrška dokumentaciji menadžment) - grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Gotovo slična definicija sadržana je u GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informacije, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi„: upravljanje evidencijama – skup sistematskih i efektivnih radnji za kreiranje, korišćenje, skladištenje i uništavanje dokumenata u organizacijama u cilju dokazivanja poslovanja (upravljanja)“ (tačka 3.20).

Dokumentovanje aktivnosti organizacije (izrada dokumenata) je aktivnost u koju su u ovoj ili onoj mjeri uključeni gotovo svi zaposleni u organizaciji. Organizacija rada s dokumentima (obrada dokumenata, njihovo čuvanje, korištenje) - to su vrste poslova koje obavlja specijalizovani odjel organizacije ili, ako je organizacija mala, zaposleni (dokumentolog, službenik) koji djeluje kao organizator rada sa dokumentima ili dokument menadžer.

Bilješka Po našem mišljenju, moguće je reći da organizacija ima sistem toka posla ako: među zaposlenima u organizaciji raspodjeljuju se funkcije upravljanja dokumentima (izrada, obrada, čuvanje i korištenje dokumenata) i utvrđuje se odgovornost za njihovo nepoštovanje; organizovani tok dokumenata, tj. kretanje dokumenata od trenutka kada su kreirani ili primljeni od strane organizacije do završetka izvršenja, slanja dokumenta i/ili prijenosa u datoteku radi skladištenja; uspostavljen je sistem za evidentiranje (računovodstvene) dokumentacije (ulazne, interne, odlazne) i omogućena pretraga dokumenata; izvršena dokumenta stavljaju se na čuvanje u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta.

Organizacija kancelarijskog rada

Ako govorimo o organizaciji kancelarijskog rada kao nizu radnji koje se moraju izvršiti u organizaciji, onda je prvi korak kreiranje zasebna divizija(nazovimo to odjel za kancelarijsko upravljanje) ili, uz malu količinu toka posla, imenovanje službenika čije će dužnosti uključivati ​​organizaciju rada sa dokumentima. U maloj organizaciji to može biti sekretar rukovodioca, kome su, pored funkcija informisanja, dokumentacije i organizaciono-tehničke službe za rukovodioca, poverene i funkcije organizacije rada sa dokumentima.

Stvaranje specijalizovane jedinice za kancelarijski rad - odeljenja za kancelarijski rad - praćeno je nizom uzastopnih radnji.

Korak 1: izrada i usvajanje pravilnika o odjeljenju za kancelarijski rad i opis poslova za službenike odjeljenja.

Pravilnikom o odjeljenju za kancelarijsko poslovanje utvrđuje se status ove jedinice (pravni status), poslovi, funkcije, prava, odgovornosti, kao i priroda odnosa sa drugim jedinicama.

Opisi poslova utvrđuju raspodjelu cjelokupnog obima poslova koje obavlja jedinica između zaposlenih, uzimajući u obzir njihove kvalifikacije, tehnologiju obavljanja kancelarijskih poslova i njihov obim.

Korak 2: imenovanje službenika odgovornih za vođenje evidencije u strukturnim odjeljenjima organizacije.

Preduslov za uspešan rad sa dokumentima je imenovanje zaposlenih u čije dužnosti spada i vođenje evidencije u strukturnim odeljenjima.

Ne može svaka strukturna jedinica organizacije tvrditi da ima zaposlenog koji će se baviti samo vođenjem evidencije (sekretar ili službenik). Ako je veličina jedinice mala, obim dokumenata je takođe mali, kancelarijski posao strukturne jedinice može se povjeriti jednom od zaposlenika jedinice, po pravilu, koji zauzima najniže radno mjesto specijaliste, koji obavljaće kancelarijske poslove uporedo sa dužnostima na svom položaju. Imenovanje službenika odgovornih za vođenje evidencije u strukturnim odjeljenjima vrši se po nalogu rukovodioca organizacije.

Korak 3: izrada i usvajanje uputstva za dokumentarnu podršku (činovništvo) organizacije (u daljem tekstu - Uputstvo za DOW).

Uputstva za predškolsko obrazovanje su glavna normativni dokument, koji reguliše proceduru i tehnologiju rada sa dokumentima od trenutka kada su kreirani ili primljeni od strane organizacije pa do slanja dopisnicima ili prenošenja u skladište. Uputstvo za DOW treba da definiše procese i procedure za obradu dokumenata u svim fazama njihove životni ciklus. Uputstvo je regulatorni dokument organizacije, odobren od strane rukovodioca organizacije i obavezan je za sve zaposlene.

Trenutno jedini metodološki dokument koji utvrđuje postupak izrade Uputstva za predškolsku obrazovnu ustanovu je Smjernica za izradu uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti (odobrena naredbom Federalnog arhiva od 23. decembra 2009. godine br. 76). Smjernice su namijenjene saveznim organima izvršne vlasti, međutim ovaj dokument mogu koristiti i drugi organi, državne i nedržavne organizacije, ali uz odgovarajuća prilagođavanja.

Uprkos prisustvu metodološke preporuke, programer instrukcije treba da uradi mnogo preliminarnih radova kako bi odabrao određenu konfiguraciju sistema kancelarijskog toka posla koja odražava posebnosti rada sa dokumentima u ovoj konkretnoj organizaciji.

Izrada Uputstva za DOW je zadatak službe za vođenje evidencije (zaposlenik zadužen za rad sa dokumentima). Svrha izrade Uputstva za DOW je uspostavljanje tehnologije za rad sa dokumentima u organizaciji.

• Pravila dokumentacije aktivnosti upravljanja organizacije(sastavljanje i izvođenje glavnih setova upravljačkih dokumenata, uključujući zahtjeve za obrasce, sastav detalja i njihovo izvršenje);
• Pravila za organizaciju toka rada organizacije(kretanje dokumenata u procesu njihovog kreiranja i izvršenja, prijem i slanje dokumenata, uključujući registraciju dokumenata, kontrolu izvršenja dokumenata, referentni rad na dokumentima);
• Pravila za organizaciju skladištenja dokumenata(sistematizacija izvršenih dokumenata u skladu sa nomenklaturom predmeta, formiranje predmeta, čuvanje predmeta, predaja dokumenata na arhivsko čuvanje, uništavanje dokumenata sa isteklim rokovima čuvanja).

Prilikom izrade Uputstva za DOW potrebno je zasnivati ​​se na odredbama zakonskih i drugih regulatornih pravnih akata koji regulišu dokumentarnu podršku i arhiviranje, na odredbama konstitutivnih dokumenata organizacije, posebno statuta ili pravilnika (u ovim dokumenata za koje se utvrđuje nadležnost menadžmenta, fiksira se pravo rukovodioca da izdaje određene dokumente), identifikuje i analizira skup regulatornih pravnih akata, administrativnih dokumenata o različitim pitanjima upravljanja i organizacije rada sa dokumentima (za na primjer, naredba organizacije o raspodjeli odgovornosti između rukovodstva ili o delegiranju prava potpisivanja, naredba o postupku računovodstva, skladištenja i uništavanja obrazaca, pečata i pečata organizacije itd.). Identifikacija ovog skupa dokumenata neophodna je ne samo da se analiziraju one norme i pravila u radu sa dokumentima koji su već uspostavljeni u organizaciji, već i da bi se nakon odobrenja uputstva (a neke od odredbi iz ovih dokumenata mogle promeniti sadržano u Uputstvu o DOW-u) može se izdati nalog da se neki od ovih dokumenata priznaju kao nevažeći.

Korak 4: izrada nomenklature predmeta, koja služi kao osnova za sistematizaciju dokumenata u predmete, formiranje predmeta i obavljanje poslova traženja informacija o dokumentima.

Nomenklatura predmeta je sistematizovana lista naslova predmeta formiranih u organizaciji, sa naznakom uslova njihovog skladištenja. Nomenklatura predmeta neophodna je za kvalitetno formiranje dokumentarnog fonda organizacije. Dokumentarni fond organizacije sastoji se od dokumenata formiranih u njenim aktivnostima, kako stvorenih u organizaciji, tako i primljenih od drugih organizacija. Nomenklatura predmeta vam omogućava da dokumente formirate u predmete na način da u budućnosti možete efikasno tražiti dokumente ako postoji potreba da ih koristite. Osim toga, nomenklatura predmeta obavlja i drugo bitnu funkciju- Određuje periode zadržavanja.

U izradi nomenklature predmeta, osim pisarnice, učestvuju svi strukturne jedinice organizacije. Tačnije, prvo strukturni odjeli organizacije izrađuju nomenklature poslova odjeljenja, zatim odjel za vođenje evidencije formira tzv. objedinjenu nomenklaturu predmeta, tj. nomenklatura poslova organizacije. Nomenklaturu predmeta je bolje staviti na snagu od 1. januara tekuće godine, jer se kancelarijski rad u organizacijama obavlja po godinama.

Nomenklatura predmeta je osnova za sistematizaciju dokumenata i organizaciju njihovog naknadnog skladištenja prije nego što se prenesu u arhiv organizacije ili unište nakon isteka utvrđenih rokova skladištenja.

Pošto je razvoj Uputstva za DOW dovoljan težak zadatak, a kada se prvi put možda ne pokaže zadovoljavajućom verzijom Uputstva sa svih strana, može se preporučiti da se prvo izradi i odobri privremeno uputstvo za predškolsku obrazovnu ustanovu. Rad sa privremenim uputstvom će vam omogućiti da provjerite njegove odredbe, identifikujete slabosti, a nakon odgovarajuće revizije, Uputstvo o DOW-u već može biti odobreno kao trajno.

Prošle godine usvojene izmjene i dopune Zakona o radu uticale su na mnoga kadrovska dokumenta koja bi trebalo da budu u organizaciji u 2019. godini. One se odnose na promjenu uslova zapošljavanja, naknade, utvrđivanje stepena kvalifikacija kandidata za određeni broj pozicija, obezbjeđivanje nekih socijalne garancije.

Brojne inovacije olakšavaju i pojednostavljuju vođenje kadrovske dokumentacije u 2019. godini, što bi trebalo pozitivno uticati na stanje malih preduzeća. Razmotrite šta treba pripremiti za zaposlene u kadrovskim službama.

Menadžment ljudskih resursa u 2019

Upravljanje kadrovskom evidencijom je skup mjera koje uključuju izradu i održavanje dokumentacije koja se odnosi na osoblje. Većina zahtjeva za kadrovska dokumenta u 2019. godini ostala je nepromijenjena. Vođenje kadrovske evidencije je obavezno za apsolutno sve poslodavce, iako neki od njih imaju mogućnost da to rade u nešto skraćenom obliku.

Zabrana agencijskog rada uvedena još 2016. godine i dalje je na snazi. To znači da svi radnici rade radna funkcija ugovor o radu mora biti zaključen na teritoriji poslodavca. Jedini izuzetak može biti eksternalizacija niza sporednih funkcija, za koje se zaključuje građanskopravni ugovor.

Što se tiče samog vođenja kadrovske evidencije, sva dokumenta koja se moraju voditi u vezi sa kadrovima sastavljaju se u skladu sa zahtjevima Zakona o radu, niza podzakonskih akata i resornih uputstava. Odgovorni (ili odgovorni) za obavljanje takvog posla imenuje se naredbom organizacije.

Upravljanje kadrovskom evidencijom u 2019.: ključni dokumenti

Da bismo shvatili koji dokumenti o vođenju kadrovskih evidencija treba da budu u organizaciji, analiziramo radno zakonodavstvo i rezultat predstavljamo u obliku tabele. Za većinu njih postoje jedinstveni obrasci koje je izradio i odobrio Državni komitet za statistiku. Njihova upotreba nije obavezna, ali značajno olakšava rad kadrovskih službenika.

Upravljanje kadrovskom evidencijom-2019: glavni dokumenti

Dokument	Normativna osnova
osoblje
Interni propisi o radu	Art. 189 Zakona o radu Ruske Federacije
Opisi poslova
Uredba o zaštiti ličnih podataka	Art. 86 Zakona o radu Ruske Federacije
Pravilnik o naknadama i stimulacijama zaposlenih	Odjeljak 6 Zakona o radu Ruske Federacije
Uputstva o zaštiti na radu i dnevnici o brifingu	Odjeljak 10 Zakona o radu Ruske Federacije
Raspored odmora	Art. 123 Zakona o radu Ruske Federacije, unificirani oblik odobren Uredbom Državnog odbora za statistiku br. 1 2004. godine
Ugovori o radu	Art. Art. 16, 56, 67 Zakona o radu Ruske Federacije
Lične karte	Jedinstveni obrazac odobren je Uredbom Državnog odbora za statistiku br. 1 2004. godine.
Naređenja osoblja	Jedinstveni obrasci odobreni su Uredbom Državnog odbora za statistiku br. 1 2004. godine.
Radne knjižice	Art. 66 Zakona o radu Ruske Federacije
Knjiga obračuna radnih knjižica i priloga	Uredba Ministarstva rada br. 69 iz 2003. godine
satnica	Jedinstveni obrazac odobren je Uredbom Državnog odbora za statistiku br. 1 2004. godine.
Kolektivni ugovor	Odjeljak 2 Zakona o radu Ruske Federacije
Spisak pozicija za koje je određen neredovan dan	Art. 101 Zakona o radu Ruske Federacije
Raspored smjena za pogone kontinuirane proizvodnje	Art. 103 Zakona o radu Ruske Federacije
Dogovori na kompletnu prostirku. odgovornost	Art. 244 Zakona o radu Ruske Federacije
Pravilnik o poslovnim i drugim tajnama	Relevantni savezni zakoni
Pravilnik o certificiranju (ako se provodi)	Art. 81 Zakona o radu Ruske Federacije
Dnevnici za registraciju naloga, certifikata itd.

Kadrovske promjene u 2019

Rusko radno zakonodavstvo je dinamičan sistem koji se stalno poboljšava. Niz normi ovog dokumenta, koji je stupio na snagu 2018. godine, odnosi se i na obavezne dokumente za vođenje kadrovske evidencije. Razmotrite šta tačno treba promijeniti u radu kadrovske službe.

1. Povećanje vrijednosti minimalne plate. Od 1. jula iznosiće 7800 rubalja, što je 4% više od prethodne vrednosti. Za poslodavce će to značiti preispitivanje uslova zarada i uključivanje odredbi u ugovore o radu zaključenim sa novozaposlenim radnicima koje uzimaju u obzir ovu promjenu. Podsjetimo, poslodavac nema pravo na isplatu manje od minimalne zarade za puno radno vrijeme, smjenu ili sedmicu.
2. Pojednostavljenje kadrovske evidencije za mala preduzeća koja potpadaju pod kriterijume mikro preduzeća. U nastavku ćemo, na primjeru individualnog poduzetnika, detaljno razmotriti ovu inovaciju i imenovati potrebne kadrovske dokumente, uzorke i obrasce za 2018.
3. Nezavisna procjena kvalifikacija. Savezni zakon kojim se reguliše njegova primjena usvojen je u julu 2016. godine, a stupio je na snagu 01. 01. 2017. Podnosioci zahtjeva ga donose ili o svom trošku ili po nalogu poslodavca. Evaluacija se vrši u obliku ispita, koji rezultira izdavanjem uvjerenja. Negativni rezultati se ogledaju u zaključku sa preporukama za unapređenje znanja. Passing Initiative nezavisna evaluacija može doći od poslodavca. Ali za slanje zaposlenog na ispit potrebna je njegova pismena saglasnost. Za vrijeme ispita zaposleni zadržava radno mjesto i platu, a nadoknađuju se putni troškovi.
4. Pooštreni su rokovi za isplatu plata. Ako su ranije poslodavci sami mogli da ih instaliraju, sada u čl. 136. Zakona o radu utvrđuju se rokovi - najkasnije do 15. u mjesecu koji slijedi nakon odrađenog.

1. Povećana je veličina odgovornosti poslodavca za kašnjenje u plaćanju zaposlenih. Naknada koja se duguje zaposlenima za svaki dan izostanka transfera ili isplate plata, regresa za godišnji odmor ili drugih sredstava se udvostručila i već je iznosila 1/150 stope refinansiranja Centralne banke Ruske Federacije. Obračun takve kazne počinje narednog dana od dana plaćanja utvrđenog zakonom ili internim aktom i nastavlja se do stvarnog dana plaćanja.
2. Radne knjižice nisu bile ovjerene okruglim pečatom. Odgovarajuća izmjena uputstva za popunjavanje izvršena je Naredbom Ministarstva rada od 31.10.2016. Za ovjeru evidencije prijema, premeštaja i sl. dovoljno je koristiti pečat kadrovske službe, ako dostupan.
3. Dopunjena je lista razloga za neplaniranu posjetu predstavnika inspekcije rada. Sada da izvršimo provjeru usklađenosti poslodavca radno pravo inspektori Državnog inspektorata imaju dovoljno informacija o postojećim kašnjenjima plata i drugih isplata ili utvrđivanju njihove veličine ispod minimalne granice propisane zakonom. Osim naknade radnicima, takav poslodavac će platiti i kaznu koju mu izriče inspekcija rada.
4. u opštinskim i vladine organizacije(ustanove i preduzeća), plate direktora i šefova računovođa bile su "vezane" za zarade ostalih zaposlenih. Ograničujuću "viljušku" imenuje Vlada Ruske Federacije i subjekti ili lokalne samouprave.
5. Na listi dokumenata potrebnih za sklapanje ugovora o radu nalazi se još jedna potvrda - o nepostojanju administrativnih kazni za upotrebu supstanci koje se odnose na opojne ili psihotropne supstance. Takav dokument nije obavezan za sve, ali samo ako je takav zahtjev za zaposlenog utvrđen zakonom. Relevantni dodaci su uključeni u čl. 65 Zakona o radu Ruske Federacije.
6. Smanjen je dozvoljeni udio privlačenja stranih radnika u pojedinim djelatnostima. Tako je u oblasti kopnenog prevoza putnika i robe smanjen na 30%. strani vozači moraju imati vozačke dozvole ruskog tipa. Zabrana korišćenja vozačkih dozvola stranih država za zaposlene u saobraćajnoj industriji stupa na snagu od 01.06.2017. godine, tako da poslodavci imaju vremena da se pripreme.

1. Uslovi zahtjeva za neke radne sporove su promijenjeni. Konkretno, sada je moguće ostvariti pravdu u slučaju neisplate plate ili njenog dijela, posebno po otkazu, ne u roku od tri mjeseca, kao što je to bilo ranije, već u roku od godinu dana. Ova mjera ima za cilj da zaštiti zaposlene od samovolje. nepošteni poslodavci koji su uživali smanjenu zastarelost takvih potraživanja.
2. Promjene u dizajnu i isplati invalidnina. Papir bolovanjeće zamijeniti elektronski dokument. Ovo će smanjiti vrijeme za obradu isplata po njima za kadrovske službenike i računovođe. Osim toga, gotovo je nemoguće krivotvoriti ili izgubiti takav dokument. Istovremeno, službenici povećavaju radni staž potreban za primanje invalidnine u potpunosti. U 2017 njegov mandat će se povećati na 9 godina. Planirano je da se postepeno dovede do 15 godina. Za one koji su radili 8-15 godina, naknada će biti 80%, a do 8 godina - 60% zarade.

Uputstvo za administraciju ljudskih resursa

Kadrovska dokumenta za individualne preduzetnike u 2019

Za individualni preduzetnik vođenje kadrovske evidencije postaje neophodno samo kada on djeluje kao poslodavac. Ako prima prihode samo od svojih preduzetničku aktivnost, onda nema potrebe za bilo kakvom dokumentacijom osim računovodstvene i poreske.

Neki Kadrovska dokumenta za individualne preduzetnike u 2019 više nisu obavezni. Takva inovacija je predviđena Zakonom od 3. jula 2016. br. 348-FZ. Prema njegovim odredbama, takozvana mikro preduzeća su izuzeta od potrebe vođenja kadrovske evidencije. Ova kategorija može uključivati ​​i pojedinačne vlasnike i pravna lica. Kriterijume za konkretno upućivanje na mikro preduzeća zakon naziva sljedeće karakteristike:

• broj zaposlenih do 15 ljudi;
• ukupan godišnji prihod ne prelazi 120 miliona rubalja;
• za DOO među osnivačima učešće ostalih pravnih lica ne prelazi 49%.

Popust za mala preduzeća ne znači mogućnost da se kadrovska evidencija uopšte ne vodi. Riječ je samo o nizu lokalnih akata, kao što su PWTR, odredbe o platama i bonusima, rasporedu godišnjih odmora i smjena itd. Međutim, svi uslovi koji se obično nalaze u takvim dokumentima moraju biti precizirani u ugovorima o radu koji se sklapaju sa zaposlenima. . Njihovo prisustvo je i dalje neophodno.

I dalje su potrebni sljedeći dokumenti:

• osoblje;
• kadrovske naredbe (o prijemu, premeštaju, otpuštanju, odsustvu, itd.);
• satnica;
• osobne kartice;
• radne knjižice.

fragment)

Sva preduzeća regulisana mikropreduzećima osnovana 2018. godine i kasnije moraju narediti zabranu upotrebe Kadrovska evidencija, spisak dokumenata koji se mogu izostaviti. Isti individualni preduzetnici koji su prethodno bili registrovani takođe mogu da pojednostave svoj posao. Ali u naredbi će se takođe morati naznačiti da prethodno prihvaćeni dokumenti gube snagu.

Kako bi se osiguralo da odbijanje kompletiranja kadrovske dokumentacije u malim preduzećima ne dovede do masovnog kršenja prava zaposlenih u takvim preduzećima, Vlada očekuje da izradi i odobri standardni ugovor o radu, koji će uzeti u obzir sve potrebne nijanse u pogledu uslova rada, njegove naknade i socijalnih garancija. Odgovarajuće izmjene i dopune koje se tiču ​​posebnosti zapošljavanja u mikro preduzećima pojaviće se iu Zakonu o radu u vidu posebnog poglavlja.

Rastom osoblja ili povećanjem profita, odnosno prelaskom u kategoriju malog ili srednjeg preduzeća, ustupci u pogledu kadrovske evidencije postaju nevažeći. Preduzetniku je dato četiri mjeseca da u potpunosti pokrene vođenje kadrovske dokumentacije, praktično od nule.

Obim promjena koje utiču na upravljanje kadrovskom evidencijom u 2018. je prilično velik. To ukazuje na želju države da smanji broj zloupotreba od strane poslodavaca i da što više zaštiti prava obe strane. radnih odnosa. Koliko će inovacije biti uspješne, pokazat će praksa provođenja zakona.