Какво трябва да прави техническият секретар? Задълженията на секретар. Професията несъмнено е с превес в предимствата

Всяка обществена служба се нуждае от човек, който да посреща посетителите. Отличните умения за телефон и имейл са от съществено значение за рецепционистите, но способността да общуват лично е това, което отличава секретаря от мениджъра на акаунти. В крайна сметка, когато човек (доставчик, потребител, партньор) влезе в офиса, първото нещо, което вижда, е секретарката, а първото впечатление винаги е важно.

стъпки

Необходими квалификации

Трябва да имате първокласни организационни умения.Секретарката е лицето на компанията. Това е човекът, с когото клиентът първо разговаря, а колегите се обръщат за различна информация. В допълнение към приемането на обаждания и посетители, секретарите често общуват с клиенти, организират събития, срещи и т.н. За да се справи с всички тези задължения, секретарят трябва да може да организира времето си, тъй като трябва да контролира няколко случая едновременно. Човек няма да издържи дълго като секретар, ако не може да управлява повече от една задача наведнъж и да ги приоритизира.

• Чудесен начин да организирате работното си пространство е да отделите време, за да организирате документите си в реда, който ви харесва. Много е важно да знаете какви документи и информация може да са необходими на вашия шеф, колеги или клиенти. Съхранявайте всички документи в отделни файлове. Те могат да бъдат както на екрана на вашия компютър, така и на хартиен носител. Сортирайте документите в реда, който ви харесва. Ако имате нужда от многоцветни стикери, използвайте ги.
• Да бъдеш организиран също означава да търсиш мотивацията да работиш в себе си. Не е нужно някой друг да ви контролира. Ако сте организирани, ще знаете кои задачи да вършите ежедневно и кои да вършите първи.
• Дръжте телефонните номера под ръка. Има много, много много от тях, например телефонни номера на служители, изпълнители, партньори, спешни контакти и т.н. Ще имате нужда от тях всеки момент. Съхранявайте ги в програмата Rolodex или друга подходяща компютърна програма.

1. Научете модерни технологии.Устройството номер едно, с което работи секретарката, е телефонът, така че научете всички бутони и функции. Компютърната грамотност също е важна: повечето секретарки трябва да могат да използват електронна поща и да работят с нея електронни документи. Също така е полезно да знаете как да създадете таблица в Excel и да можете да използвате индустриални програми.

   • Имайте предвид, че ако копирната машина, скенерът, принтерът са разположени до вашия работен плот, тогава ще ги използвате постоянно (и ще помагате на колеги, които имат проблеми с тях). След като разберете кои машини се използват във вашия офис, запознайте се с основните функции на тези машини, както и как да коригирате най-често срещаните проблеми.

2. Бъдете надежден служител.Всеки винаги разчита на секретарката. Ако никой не отговаря на обаждания към компанията или има цяла опашка от чакащи отговор, то това е проява на слабост на компанията. Решаването на подобни проблеми трябва да бъде приоритет за вас. Ако вашето ръководство знае, че на вас може да се разчита и винаги сте там, за да помогнете, тогава ще станете незаменими.

   Уча добре слушай . Голяма част от работата на секретаря е да изслушва хората. Да чуете въпроса на клиента по телефона, да получите необходимата информация - всичко това е само проява на умението да слушате. Способността да чувате информацията правилно ще ви направи по-ефективни. Ще можете да разрешавате проблемите по-бързо, ако ясно разберете какво точно ви моли човекът.

   Водете си бележки за всичко.Ако вашият шеф ви помоли да направите нещо, запишете подробностите. Ако се обади клиент, запишете информация за него (име, Информация за връзка, целта на обаждането и т.н.). Бележките са чудесен начин да останете организирани и ще ви напомнят за всички малки неща, които без тези бележки ще забравите след няколко часа. Водете си бележки в тетрадка и я дръжте със себе си през цялото време. Ще се изненадате колко полезни са те, особено ако се опитвате да си спомните какво е искал човекът, който ви се е обадил преди пет часа.

   • Проверете дали сте записали съобщението подробно и прочетете отново написаното. И най-важното - не се страхувайте да проверите отново съобщението и информацията за контакт на лицето, което ви се обажда. Само така можете да сте сигурни, че сте записали всичко правилно.

3. Отговорете на телефона учтиво, като използвате стандартни поздрави.Например: „[име на фирма], добър ден. Казвам се XXX, как мога да ви помогна?“ Опитайте се да отговорите след първото или второто позвъняване на телефона. Недопустимо е хората да чакат повече от една минута (повярвайте ми на думата, това е много повече, отколкото си мислите).

   • Слушайте внимателно имената на тези, които ви се обаждат. Повторете името на обаждащия се, ако е необходимо. Мобилните телефони често изкривяват звуците. Запишете името на човека, с когото говорите, ако е трудно за произнасяне.
   • Ако прехвърляте повикване към друг абонат, направете го, като използвате стандартните фрази: „Моля, изчакайте една минута“. Ако абонатът е зает, можете да кажете: „Извинете, XXX е на телефона в момента. Ще изчакате ли да стане безплатно или искате да оставите съобщение? Учтиво благодарете на обаждащия се и действайте в съответствие с неговите желания.

4. Поздравете всички куриери или хора от службата за доставка със същия професионализъм и уважение, както всеки друг посетител. Уверете се, че подписът ви е четлив. Може би куриерите ще имат нужда от инструкции къде да оставят пакетите. Уверете се, че сте се свързали с подходящия персонал с този проблем.

   Отнасяйте се учтиво към клиентите, които идват във вашия офис.След като посетителят се представи и каже при кого е дошъл, свържете се с този, при когото е дошъл, и уведомете, че са дошли при него. Стандартната фраза за такъв случай е: „Татяна Ивановна, г-н Петров от XXX Corporation дойде при вас. Имате уговорка за 14 часа. Винаги получавайте името и фамилията на посетителя, както и фирмата, която представлява. Също така е полезно да знаете дали има уговорена среща. Служителят, при когото дойде посетителят, трябва да ви каже къде да отидете при посетителя и колко време да чакате за срещата. Можете да кажете на посетителя: „Татяна Ивановна ще дойде след 5 минути. Седнете, моля".

   Правилно поведение

   1. Бъди позитивен.Секретарката е лицето на компанията. Клиентът му вижда първи и той е първият, който отговаря на обаждането. Никой не иска да бъде посрещнат с кисело изражение или раздразнен тон. Поставете си правило винаги да се усмихвате и да бъдете весел и оптимистичен човек. Не забравяйте да бъдете търпеливи с трудни клиенти, дори ако търпението ви е на предела си.

      • Дори да се сблъскате с труден клиент, напомняйте си, че сте силни, щастлив човек. Кажете си, че правите всичко, за да им помогнете. По-добре е да сте спокойни и уравновесени, отколкото да избухвате и да изглеждате ядосани и неприятни.

   2. Винаги бъдете готови да поздравите учтиво клиента.Винаги е важно да поздравявате клиентите по приятелски начин. Дори ако трябва да приключите работата си, преди да можете да помогнете на човека, важно е да го поздравите, за да се почувства забелязан и да знае, че скоро ще му помогнете.

      • Най-добре е да използвате фрази като „Здравей! Добре дошли в [име на фирма]" или " Добро утро! Седнете. Ще ти помогна след минутка."

   3. Бъда учтив . Покажете уважение към хората. Отнасяйте се към всеки като към най-важния човек, който е влязъл в офиса ви този ден. Това е твоя работа. Никой не се интересува дали сте заседнали в задръстване сутринта, дали новата ви чанта е счупена или сте загубили любимия си диск. Оставете всички лични въпроси у дома. Дори и да не харесвате клиента или неговото поведение, преструвайте се, че се радвате да го видите. Уверете се, че човекът е напълно отпуснат и щастлив да общува с вас.

   4. Облечи се подходящо.Вие представлявате вашата компания, така че трябва да се облечете подходящо. Купете дрехи подходящи за офиса. Ако сте секретар в определен тип компания (като магазин за дрехи), можете да закупите някои от нещата, които вашият магазин предлага. Опитайте се да се обличате консервативно, освен ако не работите на място, където модата, стилът или други фактори са на преден план.

      • Проверете дали компанията, в която работите, има специфичен дрескод. Може би небрежният стил ще е достатъчен, но не прекалявайте, като се обличате неформално (в никакъв случай не трябва да се носи анцуг на работа).
   • Не смесвайте личното с работата. Това правило важи и за употребата мобилни телефонии електронна поща. Отдел информационни технологииможе да следи дейността ви на компютъра.
   • Помнете кой ви плаща заплатата и винаги го уважавайте.
   • Бъдете учтиви с ръководителите и попитайте дали можете да им помогнете с допълнителни задачи в свободното си време.
   • Напишете бележки на копирна хартия и дайте второ копие на лицето, за което е предназначено. Или използвайте лесен за справка бележник, за да запомните име или телефонен номер.
   • Сортирането на пощата обикновено е част от работата на секретарката. Разберете в първия си ден как пристига пощата, кой я доставя и кога.
   • Намерете някой, който може да ви замести, когато отидете до тоалетна, на среща, обяд, почивка. Така ще избегнете появата на ядосани хора, които чакат вашето завръщане.
   • Попитайте колеги, ако имат нужда от помощ за нещо. По-добре е да създаваш приятели, като помагаш на хората, отколкото врагове, които ще се оплакват от теб.
   • Винаги показвайте желание за извършване на нови задачи, както и на рутинни задачи. Знанието идва с опит.

Извиква се секретарката верен помощники дясната ръка на шефа и има защо, защото задълженията на секретаря на ръководителя включват осигуряване на ефективно управленско и административни дейности. Секретарят на ръководителя се занимава с подготовката и изпълнението на бизнес документи и документи, помага на шефа в бизнеса и решава много организационни въпроси.

Позицията на помощник-секретаря също може да се счита за представителна, тъй като той е лицето на компанията - посреща гости, отговаря на обаждания и писма. Такава работа изисква много хладнокръвие, комуникативност и организираност. Поради тази причина професията на секретар може да обещае големи перспективи - в бъдеще специалист може да стане офис мениджър, а след това един от директорите или топ мениджърите.

Позицията отговорен секретар се изисква в почти всяка компания, която има офис за клиенти и посетители. Това могат да бъдат както големи предприятия, така и малки предприятия.

История на професията

С течение на времето правомощията на секретаря се разшириха значително и днес те могат да изпълняват голямо разнообразие от функции. И така, имаше нужда от специалисти с тясна специализация, в резултат на което се появи професията на секретар-референт, чиновник, секретар-преводач и офис мениджър.

Отговорности на секретаря

Отговорностите на помощник секретаря включват:

• приемане на посетители;
• приемане на телефонни обаждания;
• водене на отчетност;
• планиране на работния ден на ръководителя;
• организиране на срещи;
• поръчване на билети и резервиране на хотели за мениджъра и други служители по време на командировка;
• поръчка на канцеларски материали за офиса;
• изпълнение на исканията на управителя.

Понякога функциите на секретаря на ръководителя включват кореспонденция на английски език.

изисквания за секретар

Изискванията към секретар-референта включват:

• средно или висше образование;
• Притежаване на компютър;
• познаване на основите на офис работата;
• знания на английски език(понякога).

Освен това длъжността секретар изисква следните умения:

• точност;
• способността да изглеждате добре (представимост);
• организация.

шаблон за автобиография на секретар

Примерна автобиография

Как се става секретар

Как се става секретарка? Може да бъде собственик на всеки висше образованиекойто е преминал курсове за помощник секретари или е преминал обучение директно на работното място. По правило работодателите не налагат специални изисквания към специалността на кандидата, а се фокусират върху факта, че кандидатът има необходимите лични качестваи беше в състояние да изпълнява задълженията на подходящо ниво.

секретарска заплата

Заплатата на секретар може да бъде различна - от 15 до 45 хиляди рубли. Доходът зависи от обхвата на задълженията на служителя и региона, в който работи. средна работна заплатапомощник секретар е 30 хиляди рубли.

Обратно към лидерските отговорности

Секретарят изпълнява следните задължения:

- Извършва работа по организационната и техническата поддръжка на административната и административна дейност на ръководителя.

- Приема входящата кореспонденция за разглеждане от ръководителя, прехвърля я в съответствие с решениев структурни звенаили конкретен изпълнител за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.

- Приема документи и лични становища за подпис от ръководителя.

- Отговаря на телефонни обаждания, записва и предава служебна информация на ръководителя, организира телефонните разговори на ръководителя.

- От името на ръководителя съставя писма, искания и други документи.

- Извършва работа по подготовката на срещите и срещите, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.

— Осъществява контрол върху изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и заповеди, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя, взети под контрол.

- Осигурява работно мясторъководител с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната работа на ръководителя.

- Организира приемането на посетителите, допринася за бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите.

– Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в установените срокове.

— Организира командировки на ръководителя: поръчва самолетни и железопътни билети, резервира хотели.

- Изпълнява отделни служебни задачи на прекия си ръководител.

Секретарят има право:

- Получава информация, включително поверителна, доколкото е необходима за решаване на задачите.

— Дават предложения на ръководството за подобряване на тяхната работа и работата на компанията.

- Изисква лично или от името на ръководителя от отделите на предприятието и други специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на неговите задължения.

— Изискване от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение служебни задълженияи безопасност на всички документи, генерирани в резултат на дейността на дружеството.

- Взема решения в рамките на своята компетентност.

Секретарят отговаря:

— За неизпълнение и/или ненавременно, небрежно изпълнение на задълженията си.

— За неспазване на действащите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговската тайна и поверителна информация.

— За нарушение на вътрешните правила работен график, трудова дисциплина, правила за безопасност и пожарна безопасност.

Задължения на директора
Бивш директор
Външно управление
оперативно управление
Контролна система

Назад | | нагоре

©2009-2018 Център за финансово управление. Всички права запазени. Публикуване на материали
допуска се при задължително посочване на линк към сайта.

Това, което секретарят трябва да знае и умее, е описано в квалификационния профил.

Квалификационна характеристика- това е нормативен документ, установявайки какво трябва да прави този или онзи служител на работата си, какво трябва да знае и може да прави за това и какво трябва да бъде нивото на неговата подготовка.

Работни задължения(секретарят трябва да може)Изпълнява технически функции за осигуряване и обслужване на работата на ръководителя на предприятието (или отдела), помага при планирането на работния ден на ръководителя. Получавайте необходимата информация за мениджъра от отдели или изпълнители, обаждайте се на служители от негово име. Организирайте телефонни разговори с ръководителя, приемайте и предавайте телефонни съобщения, записвайте получените съобщения в негово отсъствие и довеждайте тяхното съдържание до вниманието на ръководителя. Организиране на пътувания и командировки на ръководителя. Извършване на работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето, мястото и дневния ред на срещата или срещата, регистриране), водене и съставяне на протоколи. Осигурете работното място на ръководителя с канцеларски материали, организационно оборудване, създайте условия, благоприятстващи ефективната му работа. Предавайте и получавайте информация чрез домофони, бързо отпечатвайте според указанията на мениджъра различни материали. Водете документална работа, приемайте кореспонденция, адресирана до ръководителя, организирайте я в съответствие с процедурата, приета в предприятието, и я предавайте след разглеждане на ръководителите на отдели или конкретни изпълнители за използване в процеса на тяхната работа или за изготвяне на отговор. Новини информационно обслужванемениджър и служители (устно, документално, пишете рецензии в пресата, предоставяйте копия на интересни статии). Спазвайте сроковете за изпълнение на указанията на началника по лични изявления на граждани. Организира приемането на посетителите, като същевременно проявява такт и внимание към тях, допринася за бързото разглеждане на молбите и предложенията на служителите, оформя дела в съответствие с утвърдената номенклатура на делата, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива своевременно . Създавайте и използвайте бази данни (включително интернет информация).

Секретарят трябва да знае:дейността на фирмата и задълженията и компетенциите на служителите; наредби и инструкции за документална поддръжка; машинопис; работа на персонален компютър, съвременни компютърни редактори (Word, Excel и др.); правописни и пунктуационни правила; реда на подреждане на материала при отпечатване на различни документи; правила за работа на офис оборудване (факсове, мини-ATS, фотокопирни машини, диктофони, магнетофони); правила за използване на приемни и домофонни устройства; стандарти на единната система за организационна и административна документация; правилник за вътрешния трудов ред; основи на научната организация на секретарската работа; психологията на хората и законите на ефективната комуникация; офис етикет; правила и норми за защита на труда, мерки за безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита; чужд език на клиенти и партньори; Кодекс на труда RF.

За разработка и уточняване квалификационна характеристикапредприятия (фирми) разработват длъжностни характеристики.

Длъжностна характеристика - основният организационен и правен документ, регламентиращ дейността на секретаря, определящ неговите права, длъжност в организацията, естеството на работата. Секретарят разчита на този документ в отношенията си със служителите. Какво в описание на работатазаписано, тогава ще се пита какви права са дадени в него, тези, които има секретарят.

Длъжностната характеристика на секретар е индивидуален документ, тъй като длъжността секретар има много степени. В малка организация (или фирма) ще има един секретар (секретар-референт). В по-големите организации ръководителят и неговите заместници могат да имат секретари във всяко структурно звено. Има секретари на борда, научни секретари на научни съвети и др. Всеки секретар винаги, въз основа на обхвата и спецификата на дейността на организацията, изискванията на ръководителя и доверието му в секретаря, развива своя собствена гама от задължения и права , различни комбинации от творчески, логически и технически видове работа. В същото време има типичен набор от управленски операции за документарни и бездокументални услуги, които извършват всички секретари. В допълнение, особеностите и сложността на съставянето на длъжностната характеристика на секретаря се дължат на гъвкавостта на неговите дейности. Поради това е невъзможно да се говори за някакъв стандарт на длъжностната характеристика на секретар (секретар-референт).

Въпреки това, както при всяка длъжностна характеристика, тя подлежи на Общи изисквания. На първо място, той има вече установена унифицирана структура на текста, а именно разделите:

1. Общи положения;

2) функции;

3) служебни задължения;

5) отговорност;

6) взаимоотношения;

7) комуникации по позиция.

Може да се добави раздел "Оценка на работата", а в последните годинивсе по-често се появява разделът “Организация на работа (дневен режим)”.

глава " Общи положения» съдържа точното наименование на длъжността в съответствие с персонал, място в системата за управление, т.е. наименованието на структурната единица и подчинението, процедурата за назначаване и освобождаване и процедурата за заместване. В големите организации, които имат служба DOW, секретарят е на двойно подчинение - директно на своя ръководител и на ръководителя на службата DOW. Секретарите се назначават и освобождават със заповед на ръководителя (в голяма организация- по предложение на ръководителя на службата на предучилищната образователна институция).

В същия раздел са посочени изискванията за професионална подготовка и трудов стаж. Днес отношението към секретаря и изискванията към него се промениха драматично. Фирмите търсят секретарка с висше или средно специално образование, владееща чужд език и владееща компютър. Все по-често от секретарката, както и в чужбина, се изисква да познава не една, а две и повече чужди езици, тъй като фирмите имат много контакти с чуждестранни партньори и секретарят комуникира с тях. Той също така съдържа указания за основните законодателни, регулаторни, регулаторни, методически, организационни, административни документи, от които секретарят се ръководи в работата си.

В раздела "Функции" са изброени основните дейности на секретаря (секретар-референт), например: информационна и документационна поддръжка на ръководителя, организационна поддръжка на работата на ръководителя, участие в подготовката на изложби и презентации и др.

В раздел „Отговорности“ са изброени всички видове работи, операции и технологии, използвани при тяхното изпълнение. В него се изброява в логическа последователност извършената от секретаря работа. Всички видове работа са разделени на операции с посочване на технологията на изпълнение. Например функцията "информационна и документационна поддръжка" е разделена на две части: документация и работа с документи. Документирането от своя страна включва изготвяне на писма (писма-покани, напомнителни писма и др.), телеграми и др., по указания на ръководителя на проекта; печат на документи на главата на компютър; проверка на правилността на изпълнението на документите, когато са представени за подпис на ръководителя (визи, наличие и коректност на данните в съответствие с изискванията на стандарта и др.); изработка и заверка на копия на документи и др. Работата с документи включва получаване на входящи документи (посочени са часове, например: в 09 и 16 часа), получаване на факсове и електронна поща (през деня); първична обработка на получените документи в съответствие с изискванията на деловодните инструкции; предварителен прегледдокументи (ако са поверени на секретаря); регистрация на документи в съответствие с правилата, установени от организацията; доклад на документи до ръководителя и др.

Секцията "Права" е може би най-важната. Той подчертава мястото на секретаря в системата на управление, неговото значение, позиция в организацията. Именно чрез правата се виждат правомощията, делегирани от ръководителя на секретаря и степента на неговата независимост. Този раздел дава възможност на секретаря да освободи време на мениджъра за решаване на основните стратегически и тактически задачи.

Именно този раздел от длъжностната характеристика дава на секретаря (секретар-референт) по-големи или по-малки правомощия и определя степента на неговите възможности.

Раздел "Отговорност" е съставен в строго съответствие със закона.

Разделът „Взаимоотношения (връзки по длъжност)“ също е много важен за организирането на работата на всеки служител на административния апарат и на първо място това се дължи на активното изпълнение автоматизирани системи, които изискват подробно посочване каква информация, под каква форма, на кого се предава и от кого идва.

През последните години в длъжностните характеристики често се появява раздел за оценка на работата. Обикновено посочва критериите за навременност на работата и нейното качество, например: липса на оплаквания, рекламации и оплаквания; липса на грешки в документите; спазване на сроковете за изпълнение на указания от ръководството и др.

По правило длъжностната характеристика завършва с посочване на процедурата за нейното преразглеждане. Условията за преразглеждане на длъжностната характеристика могат да бъдат промени в структурата на организацията, което води до преразпределение на задълженията на служителите, промяна в видовете работа, извършвани от секретаря, и въвеждане на компютърни технологии. Но много по-често се посочва периодът на задължително преразглеждане или повторно одобрение на инструкцията (3 години или 5 години).

Незадължителна секция е "Организация на работата", но напоследък е много популярна и се среща все по-често. Дава приблизителен дневен график за работата на секретаря. Може да изглежда така.

ПЪРВАТА ПОЛОВИНА НА РАБОТНИЯ ДЕН:

1) дойде на работа 10 минути преди ръководителя, за да провери състоянието на работното място (своето и главата), да се приведе в ред, да състави или изясни план за следващия ден;

2) вземете според плана задължителни документии дела;

3) получавате кореспонденция, запознавате се със съдържанието, оставяте настрана документи, които изискват приоритетно решение на ръководителя;

4) телеграми, спешни факсове и телефонни съобщения за незабавно предаване на главата;

5) подготвя варианти за възможни отговори или решения по останалите документи, разпределя между изпълнителите;

6) преглед на получени рецензии, доклади, покани и др.

д.; Записвайте датите и часовете на всички събития във вашия дневник-календар;

7) съхранява документите, необходими за текущата информационно-справочна работа;

8) докладва на ръководителя за получената кореспонденция;

9) изяснява, заедно с ръководителя, съдържанието на планираните дейности за текущия ден;

10) предава по телефона и лично инструкциите на ръководителя на съответните изпълнители и напомня за изтичащите срокове за изпълнение на документите.

СЛЕДОБЕД:

1) събиране и подготовка за подписване на изпълнени документи;

2) докладва на ръководителя за изпълнените документи, взема обработените от него документи от ръководителя;

3) обработва и изпраща изходящи документи;

4) планирайте дейности за следващия ден.

През целия работен ден са:

а) работа с посетители, телефонни разговори;

б) завеждане на изпълнени документи по дела;

в) извършване на работа на компютър;

г) организиране на копирането на документи в съответствие с инструкциите на ръководителя.

КРАЙ НА РАБОТНИЯ ДЕН:

1) прегледайте дневника си и информирайте съответните отдели за необходимостта от подготовка за определени дейности;

2) ако ръководителят остане да работи след края на работния ден, е необходимо да му се предостави цялата необходима информация, материали;

3) подредете работното си място, извадете документите, заключете сейфа и всички картотеки с ключ, изключете електронното и техническо оборудване от мрежата.

Длъжностната характеристика е неразделна част от целия пакет от документи, необходими за организиране работата на административния апарат.

СЪВЕТ.Организирайте работния си ден така, че да можете да правите всичко и да сте полезни на всички. Отдайте се на работата си, но не забравяйте, че има въпроси, които не са от вашата компетентност. Затова правете само това, което трябва.

Обобщаване:трябва отново да се отбележи, че длъжностната характеристика на секретаря е индивидуален документ, тъй като длъжността секретар има много степени. Всеки секретар, въз основа на обхвата и спецификата на дейността на организацията, изискванията на ръководителя и доверието му в секретаря, има свой набор от задължения и права, различни комбинации от творчески, логически и технически видове работа.

Главният инженер на предприятието обикновено се счита за дясната ръка на директора, а заместник-търговецът е лявата, но когато няма секретар, директорът е напълно без ръце.

Концепцията за секретар и разновидности
Понятието "секретар"достатъчно широк. В превод от латински думата "secretarius" означава "довереник".

Обикновено отношенията между секретаря и мениджъра са доста доверчиви и трябва да бъде така, защото. задължават официални правомощия.

Концепцията за секретар днес е доста сложна и има много градации, ще дам пример за някои от тях:
Технически секретар- работи с офис техника (факс, многофункционално устройство, персонален компютър), използва интернет, изпълнява инструкции на ръководители и служители, обажда се на фирми и институции от името на ръководителя, получава и изпраща съобщения чрез средства за комуникация.
рецепционист– получава входящи писма и факсове, e-mail съобщения, отговаря на телефонни обаждания, препраща ги към отдели или конкретни служители, посреща посетители.
офис секретар- приема и анализира кореспонденция, изпълнява инструкциите на ръководителя и неговите заместници, набира текстове на документи, поддържа документация.
Помощник секретар- не само секретар, но и специалист, който е добре запознат с дейността на компанията, който в някои случаи може да вземе някои самостоятелни решения. Секретар-референт изготвя отчети на ръководителя, издирва необходимата документацияза управителя, планира работния ден на управителя, решава административни въпроси от неговата компетентност.
Офис мениджър– осигурява функционирането на целия офис: подготвя материали за презентации, осигурява непрекъснато транспортно обслужване, ясна комуникация, осигурява работата на офис оборудването и наличието на канцеларски материали. Офис мениджърът отговаря за външен видофис, в малка институция може едновременно да изпълнява функциите на служител по персонала.
В малки търговски организациисекретарките, както и да се наричат, се отличават с това, че трябва да изпълняват универсална работа.
Професията на секретарката е може би най-близка до професията на актьора. Специфичността и сложността на работата на секретаря се дължи на факта, че той винаги е в полезрението, в центъра на комуникацията с ръководството, колегите, клиентите. Усмивка, приятен глас, спретнат външен вид, уверени жестове и добронамереност, независимо от настроението, създават специална атмосфера в офиса.

Длъжностна характеристика на секретар

ОДОБРЯВАМ
изпълнителен директор
Фамилия I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Общи положения

1.1. Секретарят принадлежи към категорията технически изпълнители.
1.2. Секретарят се назначава и освобождава от длъжност със заповед на генералния директор на дружеството.
1.3. Секретарят се отчита директно до главен изпълнителен директор/ ръководител на структурно поделение на дружеството.
1.4. По време на отсъствието на секретаря неговите права и задължения се прехвърлят на друг официален, което е обявено в заповедта за организацията.
1.5. На длъжността секретар се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше, незавършено висше или средно специално, опит на подобна работа от шест месеца, познаване на офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), програми на Microsoft Office. (Word, Excel).
1.6. В дейността си секретарят се ръководи от:
- законодателни актове на Руската федерация;
— Уставът на дружеството, правилникът за вътрешния трудов ред и др регламентикомпании;
- заповеди и разпореждания на ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Задължения на секретаря

Секретарят изпълнява следните задължения:
2.1. Извършва работа по организационната и техническата поддръжка на административната и административна дейност на ръководителя.
2.2. Приема входящата кореспонденция за разглеждане от ръководителя, прехвърля я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретен изпълнител за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.
2.3. Приема документи и лични становища за подпис от ръководителя.
2.4. Отговаря на телефонни обаждания, записва и предава служебна информация на ръководителя, организира телефонните разговори на ръководителя.
2.5. От името на ръководителя той съставя писма, искания и други документи.
2.6. Извършва работа по подготовката на срещите и срещите, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.
2.7. Осъществява контрол върху изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и заповеди, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя, взети под контрол.
2.8. Осигурява работното място на ръководителя с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната работа на ръководителя.
2.9. Организира приемането на посетителите, допринася за бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите.
2.10. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.
2.11. Организира командировки на ръководителя: поръчва самолетни и железопътни билети, резервира хотели.
2.12.

Изпълнява индивидуални служебни задачи на прекия си ръководител.

3. Права на секретаря

Секретарят има право:
3.1. Получава информация, включително поверителна, доколкото е необходима за решаване на възложените задачи.
3.2. Дават на ръководството предложения за подобряване на тяхната работа и работата на компанията.
3.3. Изисквайте лично или от името на ръководителя от отделите на предприятието и други специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на неговите задължения.
3.4. Изискване от ръководството за създаване на нормални условия за изпълнение на служебните задължения и опазване на всички документи, произтичащи от дейността на дружеството.
3.5. Вземете решения в рамките на вашата компетентност.

4. Отговорност на секретаря

Секретарят отговаря:
4.1. За неизпълнение и/или ненавременно, немарливо изпълнение на задълженията си.
4.2. За неспазване на действащите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговската тайна и поверителна информация.
4.3. За нарушаване на правилника за вътрешния трудов ред, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и пожарна безопасност.

Ако след като прочетете тази статия не сте получили ясен отговор, потърсете бърза помощ.

Указател за квалификация на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, одобрен. Постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. № 37 класифицира длъжността секретар на ръководителя като технически изпълнител.

СЕКРЕТАРЯТ е изпълнителен помощник, който отговаря за документалното осигуряване на дейността на ръководителя, структурното звено, организацията като цяло, работи самостоятелно, без пряк контрол от ръководителя, взема решения и изразява мнения по въпроси от неговата компетентност.

Международна асоциация на секретарите

Квалифициран секретар освобождава до 30% от работното време на мениджъра, предоставя необходимата информация на всеки четвърти посетител и самостоятелно решава до половината от всички телефонни запитвания

Но професионалните задачи и функции на секретаря до голяма степен се определят от посоката и спецификата на дейността на организацията, нейната корпоративна култура, стила на работа на мениджъра и някои други фактори.

Квалификационният справочник за длъжностите на ръководители, специалисти и други служители съдържа квалификационните характеристики на следните служители на секретариата:

машинописки;

секретар-машинописец;

секретар на ръководителя;

секретар-стенограф;

администратор;

научен секретар.

Всяка квалификационна характеристика, включена в наръчника, е нормативен документ, регламентиращ съдържанието на функциите, изпълнявани от служителя.

Съответствие на работниците квалификационни изискванияе необходимо, но не достатъчно условие за ефективното му функциониране. В зависимост от обхвата на организацията, нейната корпоративна култура, организационна структура, размер, контролен списък за стил функционални задължениясекретар могат да бъдат различни и ефективното им изпълнение изисква не само подходящо ниво на професионални знания, но и определени умения, способности, бизнес и лични качества.

Секретар в търговска организация

В съвременните търговски структури няма ясно разделение на секретарите по квалификация, както е предвидено в Ръководството за квалификация, а терминът "секретар" се използва по отношение на секретари от различни нива.

Пазарът на труда на секретарите днес е представен от такива позиции като секретар по телефона, секретар-рецепция; офис секретар; секретар-референт; секретар-деловодител; офис мениджър (администратор); секретар-преводач; помощник (личен секретар) на ръководителя; шеф на секретариата.

Помислете за основните длъжностни отговорности и изисквания за тези категории работници.

Секретар на телефона. Основните длъжностни отговорности включват отговаряне на телефонни обаждания, препращането им и получаване на факсове. Секретарят по телефона трябва да знае основните правила за провеждане на телефонни разговори, да владее речта и да може да използва офис оборудване. Допълнително изискване е наличието на приятен глас.

AT чужди компаниии руски фирмиработа с чуждестранни клиенти, позиция, подобна по естество на работа, може да се нарече секретар-рецепция. Освен да отговаря на телефонни обаждания, нейните задължения включват срещи с клиенти, организиране на преговори. Едно от основните изисквания към кандидатите за тази позиция е владеене на чужд език на добро разговорно ниво.

Секретарят на ръководителя (офиса) изпълнява доста голям брой задължения: приемане на телефонни обаждания, срещи с клиенти, провеждане на офис работа, снабдяване на офиса с канцеларски материали и консумативи. Секретарят на ръководителя трябва да познава системата за управленска документация, бизнес етикета, да може да използва компютър, компютърни програмии интернет ресурси.

Сред задълженията на помощник-секретаря, в допълнение към изброените по-горе, са планирането на работното време на ръководителя, подготовката и организирането на срещи и изпълнението на отговорни задачи. В тази връзка помощник-секретарят трябва да познава добре обхвата на компанията и нейния управленски екип, да може да работи с информационни и правни системи.

AT големи компаниичесто се въвежда длъжността офис мениджър (администратор), чиито задължения включват решаване на всички въпроси за осигуряване на живота на офиса (закупуване на канцеларски материали и Консумативи, организиране на почистване на помещения), управление на куриери и секретари, следене за спазване на работния график и др. Офис мениджърът трябва да знае основите на маркетинга, управлението, организацията на производството, да може да организира работата на офиса, да изготвя презентации, преговори. Добрите организационни умения са задължителни.

Позицията секретар-преводач е предвидена във фирми, които са активно външноикономическа дейност. В допълнение към владеенето на чужд език, от специалиста се изисква познаване на специална терминология, способност за преговори, владеене на техниката на устен и писмен превод и способност да придружава мениджър в командировки. Познаването на бизнес етикета е задължително условие.

Помощникът (личен секретар) на ръководителя наблюдава изпълнението на инструкциите, решенията, спазването на вътрешните трудови разпоредби, помага на ръководителя да формира конструктивни решения, организира срещи и преговори, планира и организира работния ден на ръководителя. Помощник-мениджърът трябва да има познания в областта на управлението, управлението на документацията, да познава основите на организацията на труда, икономиката и технологията. Допълнителни изисквания са психологическа съвместимост с лидера, познаване на правилата на етикета.

Позицията на ръководител на секретариата се въвежда, като правило, в големи компании с персонал от секретари в офиса от поне 5-8 души. Основните длъжностни задължения са разположението, организацията, координацията на работата на секретарите и контролът върху тяхната дейност. В някои компании задълженията на ръководителя на секретариата са частично съчетани с функциите на администратор (офис мениджър).

През последните години, в контекста на новите икономически и социални реалности, започнаха да се формират интегрирани изисквания към секретарите. Всъщност много работодатели започват да налагат международни изисквания на служителите. професионални стандарти. Основата на професионалните стандарти в Европа и САЩ е стандартът ISO-9000 - той се основава на системи за управление на качеството, в центъра на които е сертифициран служител.

Всяка квалификационна характеристика, включена в указателя, е регулаторен документ, регулиращ съдържанието на функциите, изпълнявани от служителя.

В съвременните търговски структури няма ясно разделение на секретарите по квалификация, както е предвидено наръчник за квалификация, а терминът "секретар" се използва по отношение на секретари от различни нива

Пазарът на труда на секретарите днес е представен от такива позиции като секретар по телефона, секретар на рецепцията, секретар в офиса, помощник-секретар, секретар-служител, офис-мениджър, секретар-преводач, помощник-управител, ръководител на секретариата.

Правното регулиране на дейността на секретаря се осъществява с помощта на длъжностни характеристики. Длъжностната характеристика на секретаря е съставена така, че да обхваща цялата гама от професионални права и задължения на този служител. Той определя неговите права и задължения, както и отговорността за неизпълнение или неправилно изпълнение на трудовата функция.

Стойността на длъжностната характеристика на секретаря е много висока. Преди всичко е необходимо да се избягват нарушения трудовото законодателствои конкретизиране на задълженията на посочения служител, като съдържа основните изисквания към секретаря във връзка със специални знания, познаване на закона, определени методи и средства, които секретарят трябва да може да прилага при изпълнение на служебните си задължения.

Длъжностната характеристика на секретаря има определена форма. В същото време, когато го разработва, работодателят трябва да разчита на разпоредбата за структурното звено на организацията. Длъжностната характеристика и наредбата за структурното звено са взаимосвързани документи, които се допълват взаимно. Тази връзка може да се проследи във факта, че задълженията на всеки секретар произтичат от задачите и функциите на структурното звено на самата организация.

Длъжностната характеристика се съставя на общ формуляр. Текстът на длъжностната характеристика на секретаря включва следните раздели:

1. Общи положения”;

2) "Функции";

3) „Отговорности“;

4) "Права";

5) „Отговорност“.

Трябва също да се отбележи, че ефективният съвместна дейностръководител и секретар е възможно само ако между тях има пълно взаимно доверие. Това доверие се основава на единство на възгледите, общо разбиране на целите и задачите на работата, отдаденост на бизнеса, желание за постигане на висока ефективност в работата на тяхната организация, достатъчно професионално обучение, усърдие и надеждност на секретаря, усвояване на индивидуалния стил на работа на мениджъра, способност за разбиране и прогнозиране на хода на неговите мисли и логиката на преценките, взаимно уважение.

Също важни факториУспехът на работата на личния секретар е способността да се държи с хората и способността да създава впечатление, което повишава авторитета на лидера. Секретарят трябва да бъде важно звено в системата за контакти на своя ръководител, осигурявайки ефективна комуникация и своевременно предприемане на необходимите действия. Секретарят е личен представител на неговия мениджър и изпълнението на тази ключова роля изисква способността да се направи благоприятно впечатление на служителите на организацията и представители на други фирми. Ролята на изпълнителния секретар, както е дефинирана в брошурата на Европейската асоциация на професионалните секретари, е да познава същността на дейността на своя ръководител и да може да поеме значителна част от тази работа.

Това, което секретарят трябва да знае и умее, е описано в квалификационния профил.

Квалификационна характеристика- това е нормативен документ, който установява какво трябва да прави този или онзи служител на работата си, какво трябва да знае и може да прави за това и какво трябва да бъде нивото на неговото обучение.

Длъжностни отговорности (секретарят трябва да може)Изпълнява технически функции за осигуряване и обслужване на работата на ръководителя на предприятието (или отдела), помага при планирането на работния ден на ръководителя. Получавайте необходимата информация за мениджъра от отдели или изпълнители, обаждайте се на служители от негово име. Организирайте телефонни разговори с ръководителя, приемайте и предавайте телефонни съобщения, записвайте получените съобщения в негово отсъствие и довеждайте тяхното съдържание до вниманието на ръководителя. Организиране на пътувания и командировки на ръководителя. Извършване на работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето, мястото и дневния ред на срещата или срещата, регистриране), водене и съставяне на протоколи. Осигурете работното място на ръководителя с канцеларски материали, организационно оборудване, създайте условия, благоприятстващи ефективната му работа. Предавайте и получавайте информация за приемни и домофонни устройства, бързо отпечатвайте различни материали по указание на ръководителя. Водете документална работа, приемайте кореспонденция, адресирана до ръководителя, организирайте я в съответствие с процедурата, приета в предприятието, и я предавайте след разглеждане на ръководителите на отдели или конкретни изпълнители за използване в процеса на тяхната работа или за изготвяне на отговор. Провеждайте информационни услуги за мениджъра и служителите (устни, документални, пишете рецензии в пресата, предоставяйте копия на интересни статии). Спазвайте сроковете за изпълнение на указанията на началника по лични изявления на граждани. Организира приемането на посетителите, като същевременно проявява такт и внимание към тях, допринася за бързото разглеждане на молбите и предложенията на служителите, оформя дела в съответствие с утвърдената номенклатура на делата, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива своевременно . Създавайте и използвайте бази данни (включително интернет информация).

Секретарят трябва да знае:дейността на фирмата и задълженията и компетенциите на служителите; разпоредби и инструкции за документално осигуряване; машинопис; работа на персонален компютър, съвременни компютърни редактори (Word, Excel и др.); правописни и пунктуационни правила; реда на подреждане на материала при отпечатване на различни документи; правила за работа на офис оборудване (факсове, мини-ATS, фотокопирни машини, диктофони, магнетофони); правила за използване на приемни и домофонни устройства; стандарти на единната система за организационна и административна документация; правилник за вътрешния трудов ред; основи на научната организация на секретарската работа; психологията на хората и законите на ефективната комуникация; офис етикет; правила и норми за защита на труда, мерки за безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита; чужд език на клиенти и партньори; Кодекс на труда на Руската федерация.

За разработването и уточняването на квалификационните характеристики в предприятията (фирмите) се разработват длъжностни характеристики.

Длъжностна характеристика - основният организационен и правен документ, регламентиращ дейността на секретаря, определящ неговите права, длъжност в организацията, естеството на работата. Секретарят разчита на този документ в отношенията си със служителите. Каквото пише в длъжностната характеристика, тогава ще се пита какви права има в нея, секретарката има такива.

Длъжностната характеристика на секретар е индивидуален документ, тъй като длъжността секретар има много степени. В малка организация (или фирма) ще има един секретар (секретар-референт). В по-големите организации ръководителят и неговите заместници могат да имат секретари във всяко структурно звено. Има секретари на борда, научни секретари на научни съвети и др. Всеки секретар винаги, въз основа на обхвата и спецификата на дейността на организацията, изискванията на ръководителя и доверието му в секретаря, развива своя собствена гама от задължения и права , различни комбинации от творчески, логически и технически видове работа. В същото време има типичен набор от управленски операции за документарни и бездокументални услуги, които извършват всички секретари. В допълнение, особеностите и сложността на съставянето на длъжностната характеристика на секретаря се дължат на гъвкавостта на неговите дейности. Поради това е невъзможно да се говори за някакъв стандарт на длъжностната характеристика на секретар (секретар-референт).

Въпреки това, както при всяка длъжностна характеристика, и към нея има общи изисквания. На първо място, той има вече установена унифицирана структура на текста, а именно разделите:

1. Общи положения;

2) функции;

3) служебни задължения;

5) отговорност;

6) взаимоотношения;

7) комуникации по позиция.

Може да се добави раздел „Оценка на работата“, а през последните години се увеличава броят на разделите „Организация на работата (дневен график)“.

Разделът "Общи положения" съдържа точното наименование на длъжността в съответствие с щатното разписание, мястото в системата за управление, т.е. наименованието на структурното звено и подчинението, процедурата за назначаване и освобождаване и процедурата за заместване. В големите организации, които имат служба DOW, секретарят е на двойно подчинение - директно на своя ръководител и на ръководителя на службата DOW. Секретарите се назначават и освобождават със заповед на ръководителя (в голяма организация - по предложение на ръководителя на службата DOW). В същия раздел са посочени изискванията за професионална подготовка и трудов стаж. Днес отношението към секретаря и изискванията към него се промениха драматично. Фирмите търсят секретарка с висше или средно специално образование, владееща чужд език и владееща компютър. Все по-често от секретаря, както и в чужбина, се изисква да знае не един, а два или повече чужди езика, тъй като фирмите имат многобройни контакти с чуждестранни партньори и секретарят комуникира с тях. Той също така съдържа указания за основните законодателни, регулаторни, регулаторни, методически, организационни, административни документи, от които секретарят се ръководи в работата си.

В раздела "Функции" са изброени основните дейности на секретаря (секретар-референт), например: информационна и документационна поддръжка на ръководителя, организационна поддръжка на работата на ръководителя, участие в подготовката на изложби и презентации и др.

В раздел „Отговорности“ са изброени всички видове работи, операции и технологии, използвани при тяхното изпълнение. В него се изброява в логическа последователност извършената от секретаря работа. Всички видове работа са разделени на операции с посочване на технологията на изпълнение. Например функцията "информационна и документационна поддръжка" е разделена на две части: документация и работа с документи. Документирането от своя страна включва изготвяне на писма (писма-покани, напомнителни писма и др.), телеграми и др., по указания на ръководителя на проекта; печат на документи на главата на компютър; проверка на правилността на изпълнението на документите, когато са представени за подпис на ръководителя (визи, наличие и коректност на данните в съответствие с изискванията на стандарта и др.); изработка и заверка на копия на документи и др. Работата с документи включва получаване на входящи документи (посочени са часове, например: в 09 и 16 часа), получаване на факсове и електронна поща (през деня); първична обработка на получените документи в съответствие с изискванията на деловодните инструкции; предварителен преглед на документи (ако е поверен на секретаря); регистрация на документи в съответствие с правилата, установени от организацията; доклад на документи до ръководителя и др.

Секцията "Права" е може би най-важната. Той подчертава мястото на секретаря в системата на управление, неговото значение, позиция в организацията. Именно чрез правата се виждат правомощията, делегирани от ръководителя на секретаря и степента на неговата независимост. Този раздел дава възможност на секретаря да освободи време на мениджъра за решаване на основните стратегически и тактически задачи.

Именно този раздел от длъжностната характеристика дава на секретаря (секретар-референт) по-големи или по-малки правомощия и определя степента на неговите възможности.

Раздел "Отговорност" е съставен в строго съответствие със закона.

Разделът „Взаимоотношения (връзки по длъжност)“ също е много важен за организиране на работата на всеки служител на административния апарат и на първо място това се дължи на активното въвеждане на автоматизирани системи, които изискват подробно посочване на каква информация, в под каква форма, на кого се предава и от кого идва.

През последните години в длъжностните характеристики често се появява раздел за оценка на работата. Обикновено посочва критериите за навременност на работата и нейното качество, например: липса на оплаквания, рекламации и оплаквания; липса на грешки в документите; спазване на сроковете за изпълнение на указания от ръководството и др.

По правило длъжностната характеристика завършва с посочване на процедурата за нейното преразглеждане. Условията за преразглеждане на длъжностната характеристика могат да бъдат промени в структурата на организацията, което води до преразпределение на задълженията на служителите, промяна в видовете работа, извършвани от секретаря, и въвеждане на компютърни технологии. Но много по-често се посочва периодът на задължително преразглеждане или повторно одобрение на инструкцията (3 години или 5 години).

Незадължителна секция е "Организация на работата", но напоследък е много популярна и се среща все по-често. Дава приблизителен дневен график за работата на секретаря. Може да изглежда така.

ПЪРВАТА ПОЛОВИНА НА РАБОТНИЯ ДЕН:

1) дойде на работа 10 минути преди ръководителя, за да провери състоянието на работното място (своето и главата), да се приведе в ред, да състави или изясни план за следващия ден;

2) подбира необходимите документи и дела в съответствие с плана;

3) получавате кореспонденция, запознавате се със съдържанието, оставяте настрана документи, които изискват приоритетно решение на ръководителя;

4) телеграми, спешни факсове и телефонни съобщения за незабавно предаване на главата;

5) подготвя варианти за възможни отговори или решения по останалите документи, разпределя между изпълнителите;

6) преглед на получени рецензии, доклади, покани и др.; Записвайте датите и часовете на всички събития във вашия дневник-календар;

7) съхранява документите, необходими за текущата информационно-справочна работа;

8) докладва на ръководителя за получената кореспонденция;

9) изяснява, заедно с ръководителя, съдържанието на планираните дейности за текущия ден;

10) предава по телефона и лично инструкциите на ръководителя на съответните изпълнители и напомня за изтичащите срокове за изпълнение на документите.

СЛЕДОБЕД:

1) събиране и подготовка за подписване на изпълнени документи;

2) докладва на ръководителя за изпълнените документи, взема обработените от него документи от ръководителя;

3) обработва и изпраща изходящи документи;

4) планирайте дейности за следващия ден.

През целия работен ден са:

а) работа с посетители, телефонни разговори;

б) завеждане на изпълнени документи по дела;

в) извършване на работа на компютър;

г) организиране на копирането на документи в съответствие с инструкциите на ръководителя.

КРАЙ НА РАБОТНИЯ ДЕН:

1) прегледайте дневника си и информирайте съответните отдели за необходимостта от подготовка за определени дейности;

2) ако ръководителят остане да работи след края на работния ден, е необходимо да му се предостави цялата необходима информация, материали;

3) подредете работното си място, извадете документите, заключете сейфа и всички картотеки с ключ, изключете електронното и техническо оборудване от мрежата.

Длъжностната характеристика е неразделна част от целия пакет от документи, необходими за организиране работата на административния апарат.

СЪВЕТ.Организирайте работния си ден така, че да можете да правите всичко и да сте полезни на всички. Отдайте се на работата си, но не забравяйте, че има въпроси, които не са от вашата компетентност. Затова правете само това, което трябва.

Обобщаване:трябва отново да се отбележи, че длъжностната характеристика на секретаря е индивидуален документ, тъй като длъжността секретар има много степени. Всеки секретар, въз основа на обхвата и спецификата на дейността на организацията, изискванията на ръководителя и доверието му в секретаря, има свой набор от задължения и права, различни комбинации от творчески, логически и технически видове работа.

Главният инженер на предприятието обикновено се счита за дясната ръка на директора, а заместник-търговецът е лявата, но когато няма секретар, директорът е напълно без ръце.

секретарвсяка организация има нужда и следователно длъжностната характеристика на секретар е полезна за всяка компания. Важно е ясно да се определят служебните задължения на секретаря, които не се ограничават до приемане на обаждания и сладки усмивки. Предлагаме Ви примерна длъжностна характеристика на секретаря на ръководителя - генерален директор, началник отдел, директор на филиал и др.

Длъжностна характеристика на секретар

ОДОБРЯВАМ
изпълнителен директор
Фамилия I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Общи положения

1.1. Секретарят принадлежи към категорията технически изпълнители.
1.2. Секретарят се назначава и освобождава от длъжност със заповед на генералния директор на дружеството.
1.3. Секретарят се отчита директно на генералния директор / ръководител на структурното подразделение на компанията.
1.4. По време на отсъствието на секретаря неговите права и задължения се прехвърлят на друго длъжностно лице, което се обявява в заповедта за организацията.
1.5. На длъжността секретар се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше, незавършено висше или средно специално, опит на подобна работа от шест месеца, познаване на офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), програми на Microsoft Office. (Word, Excel).
1.6. В дейността си секретарят се ръководи от:
- законодателни актове на Руската федерация;
- Устава на дружеството, правилника за вътрешния трудов ред, други нормативни актове на дружеството;
- заповеди и разпореждания на ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Задължения на секретаря

Секретарят изпълнява следните задължения:
2.1. Извършва работа по организационната и техническата поддръжка на административната и административна дейност на ръководителя.
2.2. Приема входящата кореспонденция за разглеждане от ръководителя, прехвърля я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретен изпълнител за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.
2.3. Приема документи и лични становища за подпис от ръководителя.
2.4. Отговаря на телефонни обаждания, записва и предава служебна информация на ръководителя, организира телефонните разговори на ръководителя.
2.5. От името на ръководителя той съставя писма, искания и други документи.
2.6. Извършва работа по подготовката на срещите и срещите, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.
2.7. Осъществява контрол върху изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и заповеди, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя, взети под контрол.
2.8. Осигурява работното място на ръководителя с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната работа на ръководителя.
2.9. Организира приемането на посетителите, допринася за бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите.
2.10. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.
2.11. Организира командировки на ръководителя: поръчва самолетни и железопътни билети, резервира хотели.
2.12. Изпълнява индивидуални служебни задачи на прекия си ръководител.

3. Права на секретаря

Секретарят има право:
3.1. Получава информация, включително поверителна, доколкото е необходима за решаване на възложените задачи.
3.2. Дават на ръководството предложения за подобряване на тяхната работа и работата на компанията.
3.3. Изисквайте лично или от името на ръководителя от отделите на предприятието и други специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на неговите задължения.
3.4. Изискване от ръководството за създаване на нормални условия за изпълнение на служебните задължения и опазване на всички документи, произтичащи от дейността на дружеството.
3.5. Вземете решения в рамките на вашата компетентност.

4. Отговорност на секретаря

Секретарят отговаря:
4.1. За неизпълнение и/или ненавременно, немарливо изпълнение на задълженията си.
4.2. За неспазване на действащите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговската тайна и поверителна информация.
4.3. За нарушаване на правилника за вътрешния трудов ред, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и пожарна безопасност.