Što treba raditi tehnička tajnica? Dužnosti tajnika. Profesija nedvojbeno ima prevagu u prednostima

Svaki javni ured treba osobu koja će dočekati posjetitelje. Izvrsne vještine telefoniranja i e-pošte ključne su za recepcionare, ali sposobnost osobne komunikacije je ono što razlikuje tajnicu od voditelja računa. Uostalom, kada osoba (dobavljač, potrošač, partner) uđe u ured, prvo što vidi je tajnica, a prvi dojam je uvijek bitan.

Koraci

Potrebne kvalifikacije

Morate imati vrhunske organizacijske sposobnosti. Tajnica je lice tvrtke. To je osoba s kojom klijent prvo razgovara, a kolege se obraćaju za razne informacije. Osim primanja poziva i posjetitelja, tajnice često komuniciraju s klijentima, organiziraju događanja, sastanke i slično. Kako bi se nosio sa svim tim dužnostima, tajnik mora znati organizirati svoje vrijeme, jer mora kontrolirati nekoliko predmeta istovremeno. Osoba neće dugo izdržati kao tajnica ako ne može žonglirati s više od jednog zadatka odjednom i odrediti im prioritete.

• Sjajan način da organizirate svoj radni prostor je da odvojite vrijeme za organiziranje dokumenata redoslijedom koji vam odgovara. Vrlo je važno znati kakve dokumente i informacije mogu trebati vašem šefu, kolegama ili klijentima. Držite sve dokumente u posebnim datotekama. Mogu biti i na ekranu vašeg računala iu papirnatom obliku. Razvrstajte dokumente redoslijedom koji vama odgovara. Ako trebate višebojne naljepnice, upotrijebite ih.
• Biti organiziran također znači tražiti motivaciju za rad u sebi. Ne treba vam netko drugi da vas kontrolira. Ako ste organizirani, znat ćete koje zadatke trebate obaviti dnevno, a koje prve.
• Držite telefonske brojeve pri ruci. Ima ih jako, jako puno, na primjer telefonski brojevi zaposlenika, izvođača radova, partnera, hitni kontakti i tako dalje. Trebat će vam u svakom trenutku. Čuvajte ih u programu Rolodex ili drugom odgovarajućem računalnom programu.

1. Naučite moderne tehnologije. Uređaj broj jedan s kojim tajnica radi je telefon, stoga naučite sve tipke i značajke. Računalna pismenost također je važna: većina tajnica trebala bi znati koristiti e-poštu i raditi s njom elektronički dokumenti. Također je korisno znati izraditi tablicu u Excelu i moći koristiti industrijske programe.

   • Imajte na umu da ako se fotokopirni stroj, skener, printer nalazi pored vaše radne površine, tada ćete ih stalno koristiti (i pomoći kolegama koji imaju problema s njihovim korištenjem). Nakon što saznate koji se strojevi koriste u vašem uredu, upoznajte se s glavnim funkcijama tih strojeva, kao i kako riješiti najčešće probleme.

2. Budite pouzdan zaposlenik. Svi uvijek računaju na tajnicu. Ako nitko ne odgovara na pozive tvrtke ili postoji cijeli red ljudi koji čekaju odgovor, onda je to manifestacija slabosti tvrtke. Rješavanje takvih problema trebao bi vam biti prioritet. Ako vaš menadžment zna da se na vas može osloniti i da ste uvijek tu da pomognete, tada ćete postati nezamjenjivi.

   Naučiti dobro slušaj . Velik dio posla tajnice je slušati ljude. Čuti pitanje klijenta telefonom, dobiti potrebne informacije - sve je to samo manifestacija sposobnosti slušanja. Sposobnost da ispravno čujete informacije učinit će vas učinkovitijima. Moći ćete brže riješiti probleme ako jasno razumijete što točno osoba od vas traži.

   Vodite bilješke o svemu. Ako vas šef traži da nešto učinite, zapišite detalje. Ako klijent zove, zapišite podatke o njemu (ime, kontakt informacije, svrha poziva i tako dalje). Bilješke su odličan način da ostanete organizirani i podsjetit će vas na sve sitnice koje ćete bez ovih bilješki zaboraviti za nekoliko sati. Vodite bilješke u bilježnicu i imajte je uvijek uza se. Iznenadit ćete se koliko su vam pomogli, pogotovo ako se pokušavate sjetiti što je htjela osoba koja vas je nazvala prije pet sati.

   • Provjerite jeste li detaljno zapisali poruku i ponovno pročitajte što ste napisali. I što je najvažnije - nemojte se bojati još jednom provjeriti poruku i kontakt podatke osobe koja vas zove. Jedino tako možete biti sigurni da ste sve ispravno zapisali.

3. Odgovorite na telefon pristojno koristeći standardne pozdrave. Na primjer: “[ime tvrtke], dobar dan. Moje ime je XXX, kako vam mogu pomoći?" Pokušajte odgovoriti nakon prvog ili drugog zvona telefona. Nedopustivo je tjerati ljude da čekaju duže od jedne minute (vjerujte mi na riječ, ovo je mnogo duže nego što mislite).

   • Pažljivo slušajte imena onih koji vas zovu. Ponovite ime pozivatelja ako je potrebno. Mobilni telefoni često iskrivljuju zvukove. Zapišite ime osobe s kojom razgovarate ako vam je teško izgovoriti.
   • Ako prenosite poziv drugom pretplatniku, učinite to koristeći standardne fraze: "Molimo pričekajte jednu minutu." Ako je pretplatnik zauzet, možete reći: "Oprostite, XXX je sada na telefonu. Hoćeš li pričekati dok ne bude besplatno ili želiš ostaviti poruku? Ljubazno zahvalite pozivatelju i postupite u skladu s njegovim željama.

4. Pozdravite sve dostavljače ili ljude iz dostavne službe s jednakim profesionalizmom i poštovanjem kao i sve ostale posjetitelje. Provjerite je li vaš potpis čitljiv. Možda će kuriri trebati upute gdje ostaviti pakete. Obratite se odgovarajućem osoblju s ovim problemom.

   Ponašajte se ljubazno prema klijentima koji dolaze u vaš ured. Nakon što se posjetitelj predstavi i kaže kod koga je došao, kontaktirajte onoga kod koga je posjetitelj došao i obavijestite da su došli kod njega. Standardna fraza za takav slučaj je: "Tatjana Ivanovna, došao vam je gospodin Petrov iz korporacije XXX. Imate dogovoren termin u 14 sati. Uvijek saznajte ime i prezime posjetitelja, kao i tvrtku koju predstavlja. Također je korisno znati ima li dogovoren termin. Zaposlenik kojem je posjetitelj došao mora vam reći gdje da idete do posjetitelja i koliko dugo čekati na sastanak. Možete reći posjetitelju: „Tatjana Ivanovna će doći za 5 minuta. Sjednite, molim vas".

   Ispravno ponašanje

   1. Biti pozitivan. Tajnica je lice tvrtke. Njegov klijent prvi vidi, a ujedno i prvi odgovara na poziv. Nitko ne želi biti pozdravljen s kiselim izrazom lica ili ljutitim tonom. Postavite si pravilo da uvijek trebate biti nasmijani i biti vedra i optimistična osoba. Ne zaboravite biti strpljivi s teškim klijentima, čak i ako je vaše strpljenje na granici.

      • Čak i ako se suočite s teškim klijentom, podsjetite se da ste jaki, sretan čovjek. Recite sebi da činite sve kako biste im pomogli. Bolje je biti smiren i uravnotežen nego eksplodirati i izgledati ljuto i neugodno.

   2. Uvijek budite spremni ljubazno pozdraviti klijenta. Uvijek je važno pozdraviti kupce na prijateljski način. Čak i ako morate završiti posao prije nego što možete pomoći osobi, važno je pozdraviti je kako bi se osjećala primijećenom i znala da ćete joj uskoro pomoći.

      • Najbolje je koristiti izraze poput "Zdravo! Dobrodošli u [ime tvrtke]" ili " Dobro jutro! Sjedni. Pomoći ću ti za minutu."

   3. Biti pristojan . Pokažite poštovanje prema ljudima. Tretirajte svakoga kao najvažniju osobu koja je tog dana ušla u vaš ured. To je tvoj posao. Nitko ne mari ako ste ujutro zapeli u prometu, ako vam je nova torbica pokvarena ili ste izgubili svoj omiljeni CD. Ostavite sve osobne stvari kod kuće. Čak i ako vam se ne sviđa klijent ili njegovo ponašanje, pretvarajte se da ste sretni što ga vidite. Provjerite je li osoba potpuno opuštena i sretna u interakciji s vama.

   4. Odjenite se prikladno. Vi predstavljate svoju tvrtku, stoga se morate prikladno odjenuti. Kupite odjeću prikladnu za ured. Ako ste tajnica u određenoj vrsti poduzeća (kao što je trgovina odjećom), možete kupiti neke od stvari koje vaša trgovina nudi. Pokušajte se odijevati konzervativno osim ako radite na mjestu gdje su moda, stil ili drugi čimbenici u prvom planu.

      • Provjerite ima li tvrtka za koju radite posebna pravila odijevanja. Možda će ležeran stil biti dovoljan, ali nemojte pretjerati s neformalnim odijevanjem (trenirka se nikako ne smije nositi na posao).
   • Ne miješajte osobno s poslom. Ovo pravilo vrijedi i za korištenje Mobiteli i E-mail. Odjel informacijske tehnologije može pratiti vašu aktivnost na računalu.
   • Zapamtite tko vam isplaćuje plaću i uvijek ih poštujte.
   • Budite pristojni prema nadređenima i pitajte ih možete li im pomoći s dodatnim zadacima u svoje slobodno vrijeme.
   • Napišite bilješke na karbonski papir i dajte drugi primjerak osobi kojoj je namijenjen. Ili upotrijebite bilježnicu koja se lako koristi da zapamtite ime ili broj telefona.
   • Razvrstavanje pošte obično je dio posla tajnice. Prvog dana saznajte kako pošta stiže, tko je dostavlja i kada.
   • Nađite nekoga tko vas može zamijeniti kada idete na WC, na sastanak, ručak, odmor. Tako ćete izbjeći pojavu ljutitih ljudi koji čekaju vaš povratak.
   • Pitajte kolege treba li im pomoć oko nečega. Bolje je steći prijatelje pomažući ljudima nego neprijatelje koji će se žaliti na tebe.
   • Uvijek pokažite želju za obavljanjem novih, kao i rutinskih zadataka. Znanje dolazi s iskustvom.

Poziva se tajnica vjerni pomoćnik i desna ruka šefa, i to s dobrim razlogom, jer dužnosti tajnice ravnatelja uključuju osiguranje učinkovitog upravljanja i administrativne djelatnosti. Tajnica voditelja bavi se pripremom i izvođenjem poslovnih papira i dokumenata, pomaže šefu u poslovanju i rješava mnoga organizacijska pitanja.

Položaj pomoćnika tajnika također se može smatrati reprezentativnim, jer je on lice tvrtke - susreće goste, odgovara na pozive i pisma. Za takav posao potrebno je puno pribranosti, komunikativnosti i organiziranosti. Iz tog razloga profesija tajnice može obećati velike izglede - u budućnosti stručnjak može postati voditelj ureda, a zatim jedan od direktora ili vrhunskih menadžera.

Radno mjesto izvršnog tajnika potrebno je u gotovo svakoj tvrtki koja ima ured za klijente i posjetitelje. To mogu biti i velika poduzeća i mala poduzeća.

Povijest profesije

S vremenom su se ovlasti tajnika znatno proširile i danas mogu obavljati najrazličitije funkcije. Dakle, pojavila se potreba za stručnjacima uže specijalizacije, zbog čega su se pojavila zanimanja tajnik-referent, službenik, tajnik-prevoditelj i voditelj ureda.

Odgovornosti tajnika

Odgovornosti pomoćnika tajnika uključuju:

• prijem posjetitelja;
• primanje telefonskih poziva;
• vođenje evidencije;
• planiranje radnog dana voditelja;
• organizacija sastanaka;
• naručivanje karata i rezervacija hotela za upravitelja i ostale zaposlenike tijekom poslovnog putovanja;
• naručivanje tiskanice za ured;
• ispunjavanje zahtjeva upravitelja.

Ponekad funkcije tajnika glave uključuju korespondenciju na engleskom jeziku.

zahtjevi za tajnika

Uvjeti za tajnika-referenta su:

• srednje ili visoko obrazovanje;
• vlasništvo osobnog računala;
• poznavanje osnova uredskog rada;
• znanje engleskog jezika(ponekad).

Također, mjesto tajnice zahtijeva sljedeće vještine:

• točnost;
• sposobnost dobrog izgleda (prezentabilnost);
• organizacija.

predložak životopisa tajnice

Uzorak životopisa

Kako postati tajnica

Kako postati tajnica? Može biti vlasnik bilo kojeg više obrazovanje koji je prošao tečajeve pomoćnih tajnika ili se osposobio neposredno na radnom mjestu. U pravilu, poslodavci ne postavljaju posebne zahtjeve za kandidatovu specijalnost, već se usredotočuju na činjenicu da podnositelj zahtjeva ima potrebne osobne kvalitete te je mogao obavljati dužnosti na odgovarajućoj razini.

tajnička plaća

Plaća tajnice može biti različita - od 15 do 45 tisuća rubalja. Primanja ovise o opsegu poslova zaposlenika i regiji u kojoj radi. Prosječna plaća pomoćnik tajnika je 30 tisuća rubalja.

Povratak na odgovornosti vodstva

Tajnik obavlja sljedeće poslove:

- Obavlja poslove organizacijske i tehničke potpore administrativno-administrativnim poslovima pročelnika.

- Prihvaća dolaznu korespondenciju na razmatranje od strane voditelja, prenosi je u skladu s odluka u strukturne jedinice ili određenog izvođača za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.

- Prima dokumente i osobne izjave na potpis voditelju.

- Odgovara na telefonske pozive, evidentira i prenosi službene informacije pročelniku, organizira telefonske razgovore pročelnika.

- U ime pročelnika sastavlja dopise, zahtjeve i druge dokumente.

- Obavlja poslove na pripremi sjednica i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihova registracija), vodi i sastavlja zapisnike sjednica i sastanaka.

— Provodi kontrolu nad izvršavanjem izdanih naloga i naloga od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa voditelja koji su uzeti pod kontrolu.

- Pruža radno mjesto voditelj s potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, pisaćim materijalom, stvara uvjete koji pogoduju učinkovitom radu voditelja.

- Organizira prijem posjetitelja, doprinosi promptnom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.

– Formira predmete prema odobrenoj nomenklaturi, brine o njihovoj sigurnosti i predaje ih u arhivu u utvrđenim rokovima.

— Organizira službena putovanja voditelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.

- Obavlja posebne službene poslove neposrednog rukovoditelja.

Tajnik ima pravo:

- Primati informacije, uključujući i povjerljive, u mjeri potrebnoj za rješavanje zadataka.

— Davati prijedloge upravi za poboljšanje svog rada i rada društva.

- Zatražiti osobno ili u ime voditelja od odjela poduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.

— Zahtijevati od uprave da stvori normalne uvjete za provedbu službene dužnosti te sigurnost svih dokumenata koji nastaju kao rezultat poslovanja tvrtke.

- Donosi odluke iz svoje nadležnosti.

Tajnik je odgovoran:

— za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nemarno obavljanje svojih dužnosti.

— Za nepoštivanje važećih uputa, naloga i naloga za čuvanje poslovne tajne i povjerljivih podataka.

— Za kršenje internih pravila radni raspored, radna disciplina, sigurnosni propisi i zaštita od požara.

Dužnosti ravnatelja
Bivši ravnatelj
Vanjska kontrola
operativni menadžment
Kontrolni sustav

Natrag | | Gore

©2009-2018 Centar za financijsko upravljanje. Sva prava pridržana. Objavljivanje materijala
dopušteno uz obvezno navođenje poveznice na stranicu.

Ono što tajnik treba znati i umjeti navedeno je u kvalifikacijskom profilu.

Kvalifikacijska karakteristika- ovo je normativni dokument, utvrđujući što bi ovaj ili onaj zaposlenik trebao raditi na svom radnom mjestu, što bi za to trebao znati i biti sposoban te koja bi trebala biti razina njegove obuke.

Odgovornosti na poslu(tajnica mora biti sposobna) Obavljanje tehničkih funkcija za osiguranje i servisiranje rada voditelja poduzeća (ili odjela), pomoć u planiranju radnog dana voditelja. Primite informacije potrebne za upravitelja od odjela ili izvođača, nazovite zaposlenike u njegovo ime. Organizirati telefonske razgovore s pročelnikom, primati i slati telefonske poruke, evidentirati primljene poruke u njegovoj odsutnosti i upoznati pročelnika s njihovim sadržajem. Organizirajte putovanja i poslovna putovanja voditelja. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, prijavljivanje istih), vođenje i sastavljanje zapisnika. Osigurajte radno mjesto upravitelja uredskim materijalom, organizacijskom opremom, stvorite uvjete koji pogoduju njegovom učinkovitom radu. Prijenos i primanje informacija putem interkoma, brzi ispis prema uputama upravitelja raznih materijala. Vodite dokumentacijski rad, prihvaćajte korespondenciju upućenu voditelju, organizirajte je u skladu s postupkom usvojenim u poduzeću i nakon razmatranja je prenesite šefovima odjela ili određenim izvođačima za korištenje u procesu njihovog rada ili za pripremu odgovora. Vijesti informativni servis voditelja i zaposlenika (usmeno, dokumentarno, pisati recenzije tiska, osigurati preslike zanimljivih članaka). Pridržavati se rokova za ispunjavanje uputa pročelnika o osobnim očitovanjima građana. Organizirati prijem posjetitelja, pokazivati ​​takt i pažnju prema njima, pridonijeti brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika, formirati predmete prema odobrenoj nomenklaturi predmeta, osigurati njihovu sigurnost i pravodobno ih predati arhivi. . Stvaranje i korištenje baza podataka (uključujući internetske informacije).

Tajnik mora znati: djelatnosti društva te dužnosti i nadležnosti zaposlenika; propisi i upute za dokumentacijska podrška; strojopis; rad na osobnom računalu, suvremeni računalni editori (Word, Excel i dr.); pravila pravopisa i interpunkcije; redoslijed rasporeda građe pri ispisu raznih dokumenata; pravila za rad uredske opreme (faksovi, mini-ATS, fotokopirni uređaji, diktafoni, magnetofoni); pravila uporabe prijamnih i interfonskih uređaja; standardi jedinstvenog sustava organizacijske i upravne dokumentacije; interni pravilnik o radu; osnove znanstvene organizacije tajničkog rada; psihologija ljudi i zakonitosti učinkovite komunikacije; uredski bonton; pravila i norme zaštite na radu, sigurnosne mjere, industrijske sanitarne uvjete i zaštita od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu RF.

Za razvoj i specifikaciju kvalifikacijska karakteristika poduzeća (firme) razvijaju opise poslova.

Opis poslova - glavni organizacijski i pravni dokument koji regulira aktivnosti tajnika, definira njegova prava, položaj u organizaciji, prirodu posla. Tajnik se oslanja na ovaj dokument u svojim odnosima sa zaposlenicima. Što u opis posla zapisano, onda će se pitati koja su prava data u njemu, ona koja ima tajnik.

Opis poslova tajnika je individualni dokument, budući da radno mjesto tajnika ima više stupnjeva. U maloj organizaciji (ili tvrtki) bit će jedan tajnik (tajnik-referent). U većim organizacijama voditelj i njegovi zamjenici mogu imati tajnike u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje tajnici odbora, znanstveni tajnici znanstvenih vijeća itd. Svaki tajnik uvijek, na temelju djelokruga i specifičnosti djelatnosti organizacije, zahtjeva voditelja i njegovog povjerenja u tajnika, razvija vlastiti niz dužnosti i prava. , razne kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih oblika rada. Istodobno, postoji tipičan skup upravljačkih poslova za dokumentarne i nedokumentarne usluge koje obavljaju sve tajnice. Osim toga, osobitost i složenost sastavljanja opisa poslova tajnika posljedica su svestranosti njegovih aktivnosti. Stoga je nemoguće govoriti o nekom jedinstvenom standardu opisa poslova tajnika (tajnika-referenta).

Međutim, kao i svaki opis posla, podliježe Opći zahtjevi. Prije svega, ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, odnosno dijelove:

1. Opće odredbe;

2) funkcije;

3) službene dužnosti;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) komunikacije po položaju.

Može se dodati odjeljak "Vrednovanje rada" i u posljednjih godina sve se češće pojavljuje rubrika “Organizacija rada (dnevna rutina)”.

Poglavlje " Opće odredbe» sadrži točan naziv radnog mjesta u skladu s kadroviranje, mjesto u sustavu upravljanja, odnosno naziv ustrojstvene jedinice i subordinacije, postupak imenovanja i razrješenja te postupak zamjene. U velikim organizacijama koje imaju DOW službu, tajnik ima dvostruku podređenost – izravno svom voditelju i voditelju DOW službe. Tajnike imenuje i razrješava nalogom pročelnik (in velika organizacija- na prijedlog voditelja službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove).

U istom odjeljku navedeni su uvjeti za stručnu spremu i radno iskustvo. Danas se odnos prema tajniku i zahtjevima za njega dramatično promijenio. Firme traže tajnicu s višom ili srednjom stručnom spremom koja poznaje strani jezik i tečno se služi računalom. Sve češće se od tajnice, kao i u inozemstvu, traži da zna ne jednu, nego dvije ili više njih strani jezici, jer tvrtke imaju brojne kontakte s inozemnim partnerima, a tajnica s njima komunicira. Također sadrži naznake glavnih zakonodavnih, regulatornih, regulatornih, metodoloških, organizacijskih, administrativnih dokumenata kojima se tajnik rukovodi u svom radu.

U rubrici "Funkcije" navedeni su glavni poslovi tajnika (tajnika-referenta), npr.: informacijska i dokumentacijska potpora pročelniku, organizacijska potpora radu pročelnika, sudjelovanje u pripremi izložbi i prezentacija i sl.

U odjeljku "Odgovornosti" navedene su sve vrste poslova, operacija i tehnologija korištenih u njihovoj provedbi. U njemu su u logičnom slijedu navedeni poslovi koje obavlja tajnik. Sve vrste radova podijeljene su na operacije s naznakom tehnologije izvođenja. Na primjer, funkcija "informacijska i dokumentacijska potpora" podijeljena je na dva dijela: dokumentacija i rad s dokumentima. Dokumentacija pak uključuje pripremu dopisa (pozivnica, opomena i sl.), telegrama i sl. po uputama voditelja projekta; ispis dokumenata glave na računalu; provjera ispravnosti izvršenja dokumenata kada se predaju na potpis voditelju (vize, dostupnost i ispravnost detalja u skladu sa zahtjevima standarda itd.); izrada i ovjera kopija dokumenata i sl. Rad s dokumentima uključuje zaprimanje pristiglih dokumenata (sati su naznačeni npr. u 09 i 16 sati), zaprimanje faksova i e-mailova (tijekom dana); primarna obrada zaprimljenih dokumenata u skladu sa zahtjevima uredskih uputa za rad; pretpregled dokumenti (ako su povjereni tajniku); registracija dokumenata prema pravilima koje je utvrdila organizacija; izvješće o dokumentima voditelju itd.

Odjeljak "Prava" možda je najvažniji. Ističe mjesto tajnika u sustavu upravljanja, njegov značaj, položaj u organizaciji. Kroz prava su vidljive ovlasti koje pročelnik prenosi na tajnika i stupanj njegove samostalnosti. Ovaj odjeljak omogućuje tajniku da oslobodi vrijeme menadžera za rješavanje glavnih strateških i taktičkih zadataka.

Upravo ovaj dio opisa poslova tajniku (tajniku-referentu) daje veće ili manje ovlasti i određuje stupanj njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je u strogom skladu sa zakonom.

Odjeljak „Odnosi (veze po položaju)” također je vrlo važan za organizaciju rada bilo kojeg djelatnika upravnog aparata, a prije svega zbog aktivne provedbe automatizirani sustavi, koji zahtijevaju detaljnu naznaku koje informacije, u kojem obliku, kome se prenose i od koga dolaze.

Posljednjih se godina u opisima poslova često pojavljuje odjeljak o procjeni poslova. Obično označava kriterije za pravodobnost rada i njegovu kvalitetu, na primjer: odsutnost pritužbi, potraživanja i pritužbi; odsutnost pogrešaka u dokumentima; poštivanje rokova za izvršenje uputa uprave i sl.

U pravilu, opis posla završava naznakom postupka njegove revizije. Uvjeti za izmjenu opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije koje su podrazumijevale preraspodjelu poslova zaposlenika, promjenu vrsta poslova koje obavlja tajnik te uvođenje računalne tehnologije. Ali mnogo češće ukazuje na razdoblje obvezne revizije ili ponovnog odobrenja upute (3 godine ili 5 godina).

Izborna rubrika je "Organizacija rada", ali je u posljednje vrijeme vrlo popularna i sve češća. Daje okvirni dnevni raspored rada tajnika. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVICA RADNOG DANA:

1) doći na posao 10 minuta prije voditelja, kako bi provjerio stanje na radnom mjestu (svoje i glave), doveo se u red, napravio ili razjasnio plan za naredni dan;

2) pokupiti prema planu potrebni dokumenti i djela;

3) primati korespondenciju, upoznavati se sa sadržajem, odlagati dokumente za koje je potrebna prioritetna odluka voditelja;

4) telegrame, hitne faksove i telefonske poruke odmah proslijediti pročelniku;

5) priprema opcije mogućih odgovora ili rješenja za ostalu dokumentaciju, raspodjeljuje među izvršiteljima;

6) pregledati pristigle recenzije, izvješća, pozive i dr.

d.; Zabilježite datume i vremena svih događaja u svoj dnevnik-kalendar;

7) čuva dokumentaciju potrebnu za tekući informativno-priručni rad;

8) izvješćuje upravitelja o primljenim dopisima;

9) zajedno s voditeljem razjašnjava sadržaj planiranih aktivnosti za tekući dan;

10) prenositi telefonom i osobno upute pročelnika nadležnim izvršiteljima i podsjećati na isteke rokova za izvršenje dokumenata.

POSLIJEPODNE:

1) prikupljanje i priprema za potpisivanje izvršenih dokumenata;

2) izvješćuje upravitelja o izvršenim dokumentima, preuzima od upravitelja dokumente koje obrađuje;

3) obrađuje i šalje izlazne dokumente;

4) planirati aktivnosti za sljedeći dan.

Tijekom cijelog radnog dana su:

a) rad s posjetiteljima, telefonski razgovori;

b) zavođenje izvršenih isprava u predmete;

c) obavljanje rada na računalu;

d) organiziranje umnožavanja dokumenata prema uputama voditelja.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledajte svoj dnevnik i obavijestite nadležne službe o potrebi pripreme za određene aktivnosti;

2) ako voditelj ostaje raditi nakon završetka radnog dana, potrebno mu je pružiti sve potrebne podatke, materijale;

3) pospremiti svoje radno mjesto, ukloniti dokumente, zaključati sef i sve ormare za spise na ključ, isključiti elektroničku i tehničku opremu iz mreže.

Opis poslova je sastavni dio cjelokupnog paketa dokumenata potrebnih za organizaciju rada upravnog aparata.

SAVJET. Organizirajte svoj radni dan tako da možete učiniti sve i biti korisni svima. Prepustite se svom poslu, ali ne zaboravite da postoje pitanja koja nisu u vašoj nadležnosti. Stoga, činite samo ono što morate.

Sumirati: treba još jednom napomenuti da je opis poslova tajnice individualni dokument, budući da radno mjesto tajnice ima mnogo stupnjevanja. Svaki tajnik, ovisno o djelokrugu i specifičnostima djelatnosti organizacije, zahtjevima voditelja i njegovom povjerenju prema tajniku, ima svoj niz dužnosti i prava, različite kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta poslova.

Glavni inženjer poduzeća obično se smatra desnom rukom direktora, a zamjenik za trgovinu lijevom, ali kada nema tajnice, direktor je potpuno bez ruku.

Pojam tajnice i sorte
Koncept "tajnice" dovoljno širok. U prijevodu s latinskog, riječ "secretarius" znači "povjerljiva osoba".

Obično je odnos između tajnice i upravitelja prilično povjerljiv, i tako bi trebalo biti, jer. obvezuju službene ovlasti.

Koncept tajnice danas je prilično složen i ima mnogo stupnjeva, a ja ću dati primjer nekih od njih:
Tehnički tajnik- radi s uredskom opremom (faks, multifunkcionalni uređaj, osobno računalo), koristi se internetom, obavlja instrukcije za rukovoditelje i zaposlenike, poziva poduzeća i ustanove u ime voditelja, prima i šalje poruke sredstvima komunikacije.
recepcionar– prima dolazna pisma i faksove, e-mail poruke, odgovara na telefonske pozive, prosljeđuje ih odjelima ili određenim zaposlenicima, susreće posjetitelje.
uredski tajnik- prima i analizira korespondenciju, izvršava upute voditelja i njegovih zamjenika, slaže tekstove dokumenata, vodi dokumentaciju.
pomoćnik tajnika- ne samo tajnik, već i stručnjak koji je dobro upoznat s aktivnostima tvrtke, koji u nekim slučajevima može donijeti neke neovisne odluke. Tajnik-referent priprema izvješća pročelnika, traži potrebna dokumentacija za voditelja planira radni dan upravitelja, rješava administrativna pitanja iz svoje nadležnosti.
Upravitelj ureda– osigurava funkcioniranje cjelokupnog ureda: priprema materijale za prezentacije, osigurava nesmetanu transportnu uslugu, jasnu komunikaciju, osigurava rad uredske opreme i dostupnost tiskaničkog materijala. Voditelj ureda je odgovoran za izgled ureda, u maloj ustanovi može istovremeno obavljati i poslove kadrovskog referenta.
U malom komercijalne organizacije tajnice, kako god se zvale, razlikuju se po tome što moraju obavljati univerzalne poslove.
Zanimanje tajnice možda je najbliže zanimanju glumca. Specifičnost i složenost posla tajnika je činjenica da je on uvijek na vidiku, u središtu komunikacije s menadžmentom, kolegama, klijentima. Osmijeh, ugodan glas, uredan izgled, sigurne geste i dobra volja, bez obzira na raspoloženje, stvaraju posebnu atmosferu u uredu.

Opis posla tajnice

ODOBRITI
direktor tvrtke
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Tajnika na dužnost imenuje i razrješuje odlukom generalni direktor društva.
1.3. Tajnik je izravno odgovoran izvršnom direktoru/ voditelj strukturnog odjela tvrtke.
1.4. Za vrijeme odsutnosti tajnika, njegova prava i dužnosti prenose se na drugog službeno, što je objavljeno u nalogu za organizaciju.
1.5. Na radno mjesto tajnika imenuje se osoba koja ispunjava sljedeće uvjete: stručna sprema - viša, nepotpuna viša ili srednja stručna sprema, iskustvo na sličnim poslovima od šest mjeseci, poznavanje uredske opreme (fax, fotokopirni uređaj, skener, printer), Microsoft Office programa. (Word, Excel).
1.6. Tajnik se u svom radu rukovodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
— Statut tvrtke, Pravilnik o internom radu, ostalo propisi tvrtke;
- naredbe i upute uprave;
- ovaj opis posla.

2. Poslovi tajnika

Tajnik obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove organizacijske i tehničke potpore upravnim i upravnim poslovima pročelnika.
2.2. Prihvaća dolaznu korespondenciju na razmatranje od strane voditelja, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.
2.3. Prima dokumente i osobne izjave na potpis voditelju.
2.4. Odgovara na telefonske pozive, evidentira i prosljeđuje službene podatke pročelniku, organizira telefonske razgovore pročelnika.
2.5. U ime pročelnika sastavlja pisma, zahtjeve i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Provodi kontrolu nad izvršavanjem izdanih naloga i naloga od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa voditelja preuzetih pod kontrolu.
2.8. Osigurava radno mjesto voditelja potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, pisaćim materijalom, stvara uvjete koji pogoduju učinkovitom radu voditelja.
2.9. Organizira prijem posjetitelja, pridonosi promptnom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
2.10. Formira predmete prema odobrenoj nomenklaturi, brine o njihovoj sigurnosti i pravodobno ih predaje arhivi.
2.11. Organizira poslovna putovanja voditelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12.

Obavlja pojedine službene poslove neposrednog rukovoditelja.

3. Prava tajnika

Tajnik ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive podatke, u mjeri potrebnoj za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Upravi davati prijedloge za unapređenje svog rada i rada društva.
3.3. Zatražite osobno ili u ime voditelja od odjela poduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.
3.4. Zahtijevati od uprave da stvori normalne uvjete za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata koji proizlaze iz djelatnosti tvrtke.
3.5. Donosite odluke iz svoje nadležnosti.

4. Odgovornost tajnika

Tajnik je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nemarno obavljanje svojih dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputa, naloga i naloga za čuvanje poslovne tajne i povjerljivih podataka.
4.3. Za kršenje pravila internog rada, radne discipline, sigurnosti i zaštite od požara.

Ako nakon čitanja ovog članka niste dobili jasan odgovor, brzo potražite pomoć.

Imenik kvalifikacija radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika, odobren. Dekret Ministarstva rada Rusije od 21. kolovoza 1998. br. 37 klasificira poziciju tajnika glave kao tehničkog izvođača.

TAJNIK je izvršni pomoćnik zadužen za dokumentarnu podršku rada čelnika, ustrojstvene jedinice, organizacije u cjelini, koji samostalno, bez neposredne kontrole od strane čelnika, odlučuje i prosuđuje o pitanjima iz svoje nadležnosti.

Međunarodno udruženje tajnika

Kvalificirana tajnica oslobađa do 30% radnog vremena voditelja, daje potrebne informacije svakom četvrtom posjetitelju i samostalno rješava do polovicu svih telefonskih upita

Ali profesionalni zadaci i funkcije tajnika uvelike su određeni smjerom i specifičnostima aktivnosti organizacije, njezinom korporativnom kulturom, stilom rada menadžera i nekim drugim čimbenicima.

Imenik kvalifikacija za radna mjesta rukovoditelja, specijalista i ostalih djelatnika sadrži kvalifikacijske karakteristike sljedećih djelatnika tajništva:

daktilografkinje;

tajnica-daktilografkinja;

tajnik pročelnika;

tajnica-stenografkinja;

administrator;

znanstveni tajnik.

Svaka kvalifikacijska karakteristika sadržana u Priručniku je normativni dokument kojim se uređuje sadržaj funkcija koje zaposlenik obavlja.

Usklađenost radnika kvalifikacijski zahtjevi je nužan, ali ne i dovoljan uvjet za njegovo učinkovito djelovanje. Ovisno o opsegu organizacije, njezinoj korporativnoj kulturi, organizacijska struktura, veličina, kontrolni popis stilova funkcionalne dužnosti tajnika mogu biti različiti, a za njihovu učinkovitu provedbu potrebna je ne samo odgovarajuća razina stručnog znanja, već i određene vještine, sposobnosti, poslovne i osobne kvalitete.

Tajnik u komercijalnoj organizaciji

U suvremenim trgovačkim strukturama ne postoji jasna podjela tajnika prema kvalifikacijama, kako je predviđeno Kvalifikacijskim vodičem, a pojam "tajnik" koristi se u odnosu na tajnike različitih razina.

Tržište rada tajnica danas je zastupljeno takvim pozicijama kao što su tajnica na telefonu, tajnica-recepcija; uredski tajnik; tajnik-referent; tajnik-činovnik; voditelj ureda (administrator); tajnik-prevoditelj; pomoćnik (osobni tajnik) pročelnika; šef tajništva.

Razmotrite glavne radne odgovornosti i zahtjeve za ove kategorije radnika.

Tajnica na telefonu. Ključne radne obveze uključuju odgovaranje na telefonske pozive, njihovo prosljeđivanje i primanje faksova. Tajnica na telefonu mora poznavati osnovna pravila za vođenje telefonskih razgovora, tečno govoriti, te znati koristiti uredsku opremu. Dodatni uvjet je prisutnost ugodnog glasa.

NA strane tvrtke i Ruske firme rad sa stranim klijentima, pozicija slična po prirodi posla može se nazvati tajnica-recepcija. Osim javljanja na telefonske pozive, njezine dužnosti uključuju sastanke s klijentima, organiziranje pregovora. Jedan od glavnih uvjeta za kandidate za ovo radno mjesto je poznavanje stranog jezika na dobroj konverzacijskoj razini.

Tajnica voditelja (ureda) obavlja prilično značajnu količinu dužnosti: prima telefonske pozive, sastaje se s klijentima, obavlja uredske poslove, opskrbljuje ured priborom i potrošnim materijalom. Tajnik pročelnika mora poznavati sustav upravljanja dokumentacijom, poslovni bonton, služiti se računalom, računalni programi i internetskih resursa.

U poslove pomoćnika tajnika, osim gore navedenih, spada i planiranje radnog vremena voditelja, priprema i organiziranje sastanaka te izvršavanje odgovornih zadataka. S tim u vezi, pomoćnik tajnika trebao bi dobro poznavati djelokrug tvrtke i njezin menadžment tim, znati raditi s informacijskim i pravnim sustavima.

NA velike tvrtkečesto se uvodi i mjesto voditelja ureda (administratora) čije dužnosti uključuju rješavanje svih pitanja osiguranja života ureda (nabavka papirnatog materijala i Pribor, organiziranje čišćenja prostorija), vođenje kurira i tajnika, praćenje poštivanja radnog rasporeda itd. Voditelj ureda mora poznavati osnove marketinga, menadžmenta, organizacije proizvodnje, znati organizirati rad ureda, pripremiti prezentacije, pregovarati. Dobre organizacijske sposobnosti su neophodne.

Radno mjesto tajnika-prevoditelja predviđeno je u tvrtkama koje aktivno vanjskoekonomska djelatnost. Osim tečnog poznavanja stranog jezika, od stručnjaka se zahtijeva poznavanje posebne terminologije, sposobnost pregovaranja, vladanje tehnikom usmenog i pismenog prevođenja te sposobnost pratnje menadžera na službenim putovanjima. Poznavanje poslovnog bontona je preduvjet.

Pomoćnik (osobni tajnik) pročelnika prati izvršavanje uputa, odluka, poštivanje internog pravilnika o radu, pomaže pročelniku u donošenju konstruktivnih odluka, organizira sastanke i pregovore, planira i organizira radni dan pročelnika. Pomoćnik poslovođe mora imati znanja iz područja menadžmenta, upravljanja dokumentacijom, mora poznavati osnove organizacije rada, ekonomije i tehnologije. Dodatni zahtjevi su psihološka kompatibilnost s vođom, poznavanje pravila bontona.

Radno mjesto voditelja tajništva uvodi se, u pravilu, u velikim tvrtkama s minimalno 5-8 tajnika u uredu. Osnovne radne obveze su postavljanje, organizacija, koordinacija rada tajnika i nadzor nad njihovim radom. U nekim tvrtkama dužnosti voditelja tajništva djelomično su kombinirane s funkcijama administratora (voditelja ureda).

Posljednjih godina, u kontekstu nove ekonomske i društvene stvarnosti, počeli su se stvarati integrirani zahtjevi za tajnike. Zapravo, mnogi poslodavci počinju nametati međunarodne zahtjeve zaposlenicima. profesionalni standardi. Osnova profesionalnih standarda u Europi i SAD-u je standard ISO-9000 - temelji se na sustavima upravljanja kvalitetom u čijem je središtu certificirani zaposlenik.

Svaka kvalifikacijska karakteristika uključena u imenik je regulatorni dokument koji uređuje sadržaj funkcija koje obavlja zaposlenik.

U modernim komercijalnim strukturama ne postoji jasna podjela tajnika prema kvalifikacijama, kako je predviđeno kvalifikacijski priručnik, a izraz "tajnik" koristi se u odnosu na tajnike različitih razina

Tržište rada tajnica danas je zastupljeno takvim radnim mjestima kao što su tajnica na telefonu, tajnica na recepciji, tajnica ureda, pomoćnica tajnice, tajnica referentica, voditeljica ureda, tajnica prevoditeljica, pomoćnica voditeljice, voditeljica tajništva.

Pravno uređenje poslova tajnika provodi se uz pomoć opisa poslova. Opis poslova tajnika sastavljen je tako da obuhvati cjelokupna stručna prava i obveze ovog djelatnika. Njime se uređuju njegova prava i dužnosti, te odgovornost za neizvršenje ili neuredno obavljanje radne funkcije.

Vrijednost opisa posla tajnika je vrlo visoka. Prvenstveno je potrebno izbjegavati kršenja Zakon o radu i kojim se preciziraju poslovi navedenog djelatnika, jer sadrži temeljne uvjete za tajnika u pogledu posebnih znanja, poznavanja zakona, određenih metoda i sredstava koje tajnik mora znati primjenjivati ​​u obavljanju svojih službenih poslova.

Opis poslova tajnika ima poseban obrazac. Istodobno, kada ga razvija, poslodavac bi se trebao osloniti na odredbu o strukturnoj jedinici organizacije. Opis poslova i pravilnik o ustrojstvenoj jedinici međusobno su povezani dokumenti koji se međusobno nadopunjuju. Ovaj odnos se može pratiti u činjenici da dužnosti svakog tajnika proizlaze iz zadataka i funkcija ustrojstvene jedinice same organizacije.

Opis poslova sastavlja se na zajedničkom obrascu. Tekst opisa poslova tajnika sastoji se od sljedećih dijelova:

1. Opće odredbe«;

2) "Funkcije";

3) "Odgovornosti";

4) "Prava";

5) "Odgovornost".

Također treba napomenuti da učinkovit timski rad voditelja i tajnika moguće je samo ako između njih postoji potpuno međusobno povjerenje. Ovo povjerenje temelji se na jedinstvu stavova, zajedničkom razumijevanju ciljeva i zadataka rada, predanosti poslu, želji za postizanjem visoke učinkovitosti u radu svoje organizacije, dovoljnoj stručnoj osposobljenosti, marljivosti i pouzdanosti tajnika, asimilacija individualnog stila rada menadžera, sposobnost razumijevanja i predviđanja tijeka njegovih misli i logike prosudbi. , međusobno poštovanje.

Također važni faktori Uspjeh rada osobnog tajnika je sposobnost ophođenja s ljudima i sposobnost stvaranja dojma koji podiže autoritet vođe. Tajnik bi trebao biti važna karika u sustavu kontakata svog rukovoditelja, osiguravajući učinkovitu komunikaciju i pravovremeno donošenje potrebnih radnji. Tajnik je osobni predstavnik svog menadžera, a obavljanje ove ključne uloge zahtijeva sposobnost da se ostavi povoljan dojam na zaposlenike organizacije i predstavnike drugih tvrtki. Uloga izvršnog tajnika, kako je definirano u brošuri Europske udruge profesionalnih tajnika, jest poznavati bit aktivnosti svog menadžera i biti u stanju preuzeti značajan dio tog posla.

Ono što tajnik treba znati i umjeti navedeno je u kvalifikacijskom profilu.

Kvalifikacijska karakteristika- ovo je regulatorni dokument koji utvrđuje što bi ovaj ili onaj zaposlenik trebao raditi na svom poslu, što bi trebao znati i biti sposoban učiniti za to i koja bi trebala biti razina njegove obuke.

Odgovornosti na poslu (tajnica mora biti sposobna) Obavljanje tehničkih funkcija za osiguranje i servisiranje rada voditelja poduzeća (ili odjela), pomoć u planiranju radnog dana voditelja. Primite informacije potrebne za upravitelja od odjela ili izvođača, nazovite zaposlenike u njegovo ime. Organizirati telefonske razgovore s pročelnikom, primati i slati telefonske poruke, evidentirati primljene poruke u njegovoj odsutnosti i upoznati pročelnika s njihovim sadržajem. Organizirajte putovanja i poslovna putovanja voditelja. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, prijavljivanje istih), vođenje i sastavljanje zapisnika. Osigurajte radno mjesto upravitelja uredskim materijalom, organizacijskom opremom, stvorite uvjete koji pogoduju njegovom učinkovitom radu. Odašiljati i primati informacije na prijemnim i interkom uređajima, brzo ispisivati ​​razne materijale po uputama voditelja. Vodite dokumentacijski rad, prihvaćajte korespondenciju upućenu voditelju, organizirajte je u skladu s postupkom usvojenim u poduzeću i nakon razmatranja je prenesite šefovima odjela ili određenim izvođačima za korištenje u procesu njihovog rada ili za pripremu odgovora. Obavljati informativne usluge za voditelja i zaposlenike (usmeno, dokumentarno, pisati recenzije za tisak, osigurati preslike zanimljivih članaka). Pridržavati se rokova za ispunjavanje uputa pročelnika o osobnim očitovanjima građana. Organizirati prijem posjetitelja, pokazivati ​​takt i pažnju prema njima, pridonijeti brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika, formirati predmete prema odobrenoj nomenklaturi predmeta, osigurati njihovu sigurnost i pravodobno ih predati arhivi. . Stvaranje i korištenje baza podataka (uključujući internetske informacije).

Tajnik mora znati: djelatnosti društva te dužnosti i nadležnosti zaposlenika; odredbe i upute za dokumentacijsku potporu; strojopis; rad na osobnom računalu, suvremeni računalni editori (Word, Excel i dr.); pravila pravopisa i interpunkcije; redoslijed rasporeda građe pri ispisu raznih dokumenata; pravila za rad uredske opreme (faksovi, mini-ATS, fotokopirni uređaji, diktafoni, magnetofoni); pravila uporabe prijamnih i interfonskih uređaja; standardi jedinstvenog sustava organizacijske i upravne dokumentacije; interni pravilnik o radu; osnove znanstvene organizacije tajničkog rada; psihologija ljudi i zakonitosti učinkovite komunikacije; uredski bonton; pravila i norme zaštite na radu, sigurnosne mjere, industrijske sanitarne uvjete i zaštita od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu Ruske Federacije.

Za razvoj i specifikaciju kvalifikacijskih karakteristika u poduzećima (firmama) razvijaju se opisi poslova.

Opis poslova - glavni organizacijski i pravni dokument koji regulira aktivnosti tajnika, definira njegova prava, položaj u organizaciji, prirodu posla. Tajnik se oslanja na ovaj dokument u svojim odnosima sa zaposlenicima. Što piše u opisu posla, onda će se pitati koja su prava u njemu data, tajnica ih ima.

Opis poslova tajnika je individualni dokument, budući da radno mjesto tajnika ima više stupnjeva. U maloj organizaciji (ili tvrtki) bit će jedan tajnik (tajnik-referent). U većim organizacijama voditelj i njegovi zamjenici mogu imati tajnike u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje tajnici odbora, znanstveni tajnici znanstvenih vijeća itd. Svaki tajnik uvijek, na temelju djelokruga i specifičnosti djelatnosti organizacije, zahtjeva voditelja i njegovog povjerenja u tajnika, razvija vlastiti niz dužnosti i prava. , razne kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih oblika rada. Istodobno, postoji tipičan skup upravljačkih poslova za dokumentarne i nedokumentarne usluge koje obavljaju sve tajnice. Osim toga, osobitost i složenost sastavljanja opisa poslova tajnika posljedica su svestranosti njegovih aktivnosti. Stoga je nemoguće govoriti o nekom jedinstvenom standardu opisa poslova tajnika (tajnika-referenta).

Međutim, kao i za svaki opis posla, za njega postoje opći zahtjevi. Prije svega, ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, odnosno dijelove:

1. Opće odredbe;

2) funkcije;

3) službene dužnosti;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) komunikacije po položaju.

Može se dodati rubrika "Vrednovanje posla", a posljednjih godina sve je više rubrika "Organizacija rada (dnevni raspored)".

Odjeljak "Opće odredbe" sadrži točan naziv radnog mjesta prema rasporedu, mjesto u sustavu upravljanja, odnosno naziv ustrojstvene jedinice i subordinacije, postupak imenovanja i razrješenja te postupak zamjene. U velikim organizacijama koje imaju DOW službu, tajnik ima dvostruku podređenost – izravno svom voditelju i voditelju DOW službe. Tajnici se imenuju i razrješuju nalogom voditelja (u velikoj organizaciji - na prijedlog voditelja službe DOW). U istom odjeljku navedeni su uvjeti za stručnu spremu i radno iskustvo. Danas se odnos prema tajniku i zahtjevima za njega dramatično promijenio. Firme traže tajnicu s višom ili srednjom stručnom spremom koja poznaje strani jezik i tečno se služi računalom. Sve češće se od tajnice, kao iu inozemstvu, traži poznavanje ne jednog, već dva ili više stranih jezika, budući da tvrtke imaju brojne kontakte sa stranim partnerima, a tajnica s njima komunicira. Također sadrži naznake glavnih zakonodavnih, regulatornih, regulatornih, metodoloških, organizacijskih, administrativnih dokumenata kojima se tajnik rukovodi u svom radu.

U rubrici "Funkcije" navedeni su glavni poslovi tajnika (tajnika-referenta), npr.: informacijska i dokumentacijska potpora pročelniku, organizacijska potpora radu pročelnika, sudjelovanje u pripremi izložbi i prezentacija i sl.

U odjeljku "Odgovornosti" navedene su sve vrste poslova, operacija i tehnologija korištenih u njihovoj provedbi. U njemu su u logičnom slijedu navedeni poslovi koje obavlja tajnik. Sve vrste radova podijeljene su na operacije s naznakom tehnologije izvođenja. Na primjer, funkcija "informacijska i dokumentacijska potpora" podijeljena je na dva dijela: dokumentacija i rad s dokumentima. Dokumentacija pak uključuje pripremu dopisa (pozivnica, opomena i sl.), telegrama i sl. po uputama voditelja projekta; ispis dokumenata glave na računalu; provjera ispravnosti izvršenja dokumenata kada se predaju na potpis voditelju (vize, dostupnost i ispravnost detalja u skladu sa zahtjevima standarda itd.); izrada i ovjera kopija dokumenata i sl. Rad s dokumentima uključuje zaprimanje pristiglih dokumenata (sati su naznačeni npr. u 09 i 16 sati), zaprimanje faksova i e-mailova (tijekom dana); primarna obrada zaprimljenih dokumenata u skladu sa zahtjevima uredskih uputa za rad; pregled dokumenata (ako je povjeren tajniku); registracija dokumenata prema pravilima koje je utvrdila organizacija; izvješće o dokumentima voditelju itd.

Odjeljak "Prava" možda je najvažniji. Ističe mjesto tajnika u sustavu upravljanja, njegov značaj, položaj u organizaciji. Kroz prava su vidljive ovlasti koje pročelnik prenosi na tajnika i stupanj njegove samostalnosti. Ovaj odjeljak omogućuje tajniku da oslobodi vrijeme menadžera za rješavanje glavnih strateških i taktičkih zadataka.

Upravo ovaj dio opisa poslova tajniku (tajniku-referentu) daje veće ili manje ovlasti i određuje stupanj njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je u strogom skladu sa zakonom.

Odjeljak “Odnosi (veze po položaju)” također je vrlo važan za organiziranje rada bilo kojeg zaposlenika administrativnog aparata, a prije svega, to je zbog aktivnog uvođenja automatiziranih sustava koji zahtijevaju detaljnu naznaku o tome koje informacije, u u kojem obliku, na koga se prenosi i od koga dolazi.

Posljednjih se godina u opisima poslova često pojavljuje odjeljak o procjeni poslova. Obično označava kriterije za pravodobnost rada i njegovu kvalitetu, na primjer: odsutnost pritužbi, potraživanja i pritužbi; odsutnost pogrešaka u dokumentima; poštivanje rokova za izvršenje uputa uprave i sl.

U pravilu, opis posla završava naznakom postupka njegove revizije. Uvjeti za izmjenu opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije koje su podrazumijevale preraspodjelu poslova zaposlenika, promjenu vrsta poslova koje obavlja tajnik te uvođenje računalne tehnologije. Ali mnogo češće ukazuje na razdoblje obvezne revizije ili ponovnog odobrenja upute (3 godine ili 5 godina).

Izborna rubrika je "Organizacija rada", ali je u posljednje vrijeme vrlo popularna i sve češća. Daje okvirni dnevni raspored rada tajnika. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVICA RADNOG DANA:

1) doći na posao 10 minuta prije voditelja, kako bi provjerio stanje na radnom mjestu (svoje i glave), doveo se u red, napravio ili razjasnio plan za naredni dan;

2) odabrati potrebne dokumente i predmete u skladu s planom;

3) primati korespondenciju, upoznavati se sa sadržajem, odlagati dokumente za koje je potrebna prioritetna odluka voditelja;

4) telegrame, hitne faksove i telefonske poruke odmah proslijediti pročelniku;

5) priprema opcije mogućih odgovora ili rješenja za ostalu dokumentaciju, raspodjeljuje među izvršiteljima;

6) pregledava pristigle recenzije, izvješća, pozive i sl.; Zabilježite datume i vremena svih događaja u svoj dnevnik-kalendar;

7) čuva dokumentaciju potrebnu za tekući informativno-priručni rad;

8) izvješćuje upravitelja o primljenim dopisima;

9) zajedno s voditeljem razjašnjava sadržaj planiranih aktivnosti za tekući dan;

10) prenositi telefonom i osobno upute pročelnika nadležnim izvršiteljima i podsjećati na isteke rokova za izvršenje dokumenata.

POSLIJEPODNE:

1) prikupljanje i priprema za potpisivanje izvršenih dokumenata;

2) izvješćuje upravitelja o izvršenim dokumentima, preuzima od upravitelja dokumente koje obrađuje;

3) obrađuje i šalje izlazne dokumente;

4) planirati aktivnosti za sljedeći dan.

Tijekom cijelog radnog dana su:

a) rad s posjetiteljima, telefonski razgovori;

b) zavođenje izvršenih isprava u predmete;

c) obavljanje rada na računalu;

d) organiziranje umnožavanja dokumenata prema uputama voditelja.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledajte svoj dnevnik i obavijestite nadležne službe o potrebi pripreme za određene aktivnosti;

2) ako voditelj ostaje raditi nakon završetka radnog dana, potrebno mu je pružiti sve potrebne podatke, materijale;

3) pospremiti svoje radno mjesto, ukloniti dokumente, zaključati sef i sve ormare za spise na ključ, isključiti elektroničku i tehničku opremu iz mreže.

Opis poslova je sastavni dio cjelokupnog paketa dokumenata potrebnih za organizaciju rada upravnog aparata.

SAVJET. Organizirajte svoj radni dan tako da možete učiniti sve i biti korisni svima. Prepustite se svom poslu, ali ne zaboravite da postoje pitanja koja nisu u vašoj nadležnosti. Stoga, činite samo ono što morate.

Sumirati: treba još jednom napomenuti da je opis poslova tajnice individualni dokument, budući da radno mjesto tajnice ima mnogo stupnjevanja. Svaki tajnik, ovisno o djelokrugu i specifičnostima djelatnosti organizacije, zahtjevima voditelja i njegovom povjerenju prema tajniku, ima svoj niz dužnosti i prava, različite kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta poslova.

Glavni inženjer poduzeća obično se smatra desnom rukom direktora, a zamjenik za trgovinu lijevom, ali kada nema tajnice, direktor je potpuno bez ruku.

Tajnica potrebe svake organizacije, pa je stoga opis posla tajnice koristan svakoj tvrtki. Važno je jasno definirati radne obveze tajnice, koje se ne svode samo na primanje poziva i slatke osmijehe. Nudimo vam ogledni opis poslova za tajnicu voditelja - generalnog direktora, voditelja odjela, direktora podružnice itd.

Opis posla tajnice

ODOBRITI
direktor tvrtke
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Tajnika na dužnost imenuje i razrješuje odlukom generalni direktor društva.
1.3. Tajnik je izravno odgovoran generalnom direktoru / voditelju strukturnog odjela tvrtke.
1.4. Za vrijeme odsutnosti tajnika, njegova prava i dužnosti prenose se na drugog službenika, što se objavljuje u nalogu za organizaciju.
1.5. Na radno mjesto tajnika imenuje se osoba koja ispunjava sljedeće uvjete: stručna sprema - viša, nepotpuna viša ili srednja stručna sprema, iskustvo na sličnim poslovima od šest mjeseci, poznavanje uredske opreme (fax, fotokopirni uređaj, skener, printer), Microsoft Office programa. (Word, Excel).
1.6. Tajnik se u svom radu rukovodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
- Statut tvrtke, Pravilnik o internom radu, drugi regulatorni akti tvrtke;
- naredbe i upute uprave;
- ovaj opis posla.

2. Poslovi tajnika

Tajnik obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove organizacijske i tehničke potpore upravnim i upravnim poslovima pročelnika.
2.2. Prihvaća dolaznu korespondenciju na razmatranje od strane voditelja, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.
2.3. Prima dokumente i osobne izjave na potpis voditelju.
2.4. Odgovara na telefonske pozive, evidentira i prosljeđuje službene podatke pročelniku, organizira telefonske razgovore pročelnika.
2.5. U ime pročelnika sastavlja pisma, zahtjeve i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Provodi kontrolu nad izvršavanjem izdanih naloga i naloga od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa voditelja preuzetih pod kontrolu.
2.8. Osigurava radno mjesto voditelja potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, pisaćim materijalom, stvara uvjete koji pogoduju učinkovitom radu voditelja.
2.9. Organizira prijem posjetitelja, pridonosi promptnom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
2.10. Formira predmete prema odobrenoj nomenklaturi, brine o njihovoj sigurnosti i pravodobno ih predaje arhivi.
2.11. Organizira poslovna putovanja voditelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12. Obavlja pojedine službene poslove neposrednog rukovoditelja.

3. Prava tajnika

Tajnik ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive podatke, u mjeri potrebnoj za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Upravi davati prijedloge za unapređenje svog rada i rada društva.
3.3. Zatražite osobno ili u ime voditelja od odjela poduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.
3.4. Zahtijevati od uprave da stvori normalne uvjete za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata koji proizlaze iz djelatnosti tvrtke.
3.5. Donosite odluke iz svoje nadležnosti.

4. Odgovornost tajnika

Tajnik je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nemarno obavljanje svojih dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputa, naloga i naloga za čuvanje poslovne tajne i povjerljivih podataka.
4.3. Za kršenje pravila internog rada, radne discipline, sigurnosti i zaštite od požara.